e ACTIVOS MINEROSArea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGiSTICA Códigc CYFOS Versió 01Proceso PAGOS Fecha 26.07.13Nombre del GESTIÓN DE PAGOS CON FONDOS DEL FIDEICOMISO AMBIENTALProcedimiento:Objetivo: Gestionar tos pagos que la Empresa efectúa con fondos del Fldelcomlso ambiental por gastos efectuados en el marco de lo dispuesto en el D.S. Nº 058-2006-EMAlcance: Se inicia desde que se reciben los requerimientos de pago hasta la reallzaclón del pago y verificación de que los Interese pagados por el Fiduciario sean los acordados.Base Legal : Decreto Supremo Nº 058-2006-EM PARTICIPANTES Nº DESCRIPCIÓN Entrada JFC CON ECON GAF CAF FC Tiempo OBSERVACIONESOrdon GG (AMSAC, (GG,GA, estimad CR SCAF ETES F Salida FO NA FE, GO) o PROINV. \"I L_J 9El Jefe de Departamento de Finanzas y Contabilidad (JFC) Documento 1uslenlo, ¿Revisa los documentos de sustento, Contratos, Término de El Jefe de Departamento de Finanzas y Contabilidad (JFC)1 Recibe los documentos de pago de la Gerencia de Operaciones y de Conlr.:ilo, 1 dia la Gerencia de Administración y Finanzas. Tiirmlnode relerencla2 referencia e Información adiciona! que recaba del sistema SIELSE: 1 día (º)Dal<1Ger11ncloodmlnl:otrotlvo Contratos y órdenes de servicios, SEACE: Bases administrativas :ooroclbe lnformaclóndeal· qull11rdocamlonct;,:;yvlvlan· duy:ocrvlclo:opUbllco:o,atc. Integradas, vigencia de Cartas Fianzas y Área de Logística {oferta del Proveedor). El Jefe de Departamento de Finanzas y Contabilidad (JFC) 9 1 día3 Verifica que la documentación de requerimiento de pago solicitado ó 9 1 día cumpla con lo especificado en los documentos de sustento. 9 1 día 1 día El Jefe de Departamento de Finanzas y Contabilidad (JFC) L_-Q Registra en el sistema SIELSE la Información requerida para emitir 1 día el reporte de Relación de Conformidades de Pago con Fondos de L ff 1 día Fideicomiso, que contiene Información como: 1 día4 - Nº de conformidad de pago 1 - Nº de factura y - Nº de contrato - Monto a pagar. y LJ5 El Jefe de Departamento de Finanzas y Contabilidad (JFC) o Elabora memorándum con la relaclón de conformidades de pago. El Jefe de Departamento de Finanzas y Contabilidad (JFC) Remite al Contador: Memorándum, formato SIELSE y expedientes6 El Contador (CON):7 Revisa y remite la documentación al Especialista en Contabilidad El Especialista en Contabilidad (ECON): Verifica que el comprobante de pago cumpla con los requisitos8 exigidos por la SUNAT y calcula las retenciones y detracciones correspondientes a los comprobantes de pago . Anotando en el comprobante de pago tas las tasas y montos. El especialista en Tesorería (ETES):9 Elabora cuadro resumen por proveedor en formato Excel para su 9 remisión al Contador. 9 El Especialista en Tesorería (ETES): 910 Verifica si el expediente está completo e Ingresa a registro de pago a proveedores de SUNAT para verificación que el proveedor no 1 tenga deuda con SUNAT. El Especialista en Tesorería (ETES):11 Realiza el pago de la detracción y retención que correspondan y lo remite a Contabilidad para su provisión contable. El Contador (CON):12 Revisa y valida la Información y la remite a la Supervisión de Control Financiero de Fideicomiso Ambiental El Jefe de Departamento de Finanzas y Contabilidad (JFC)13 Efectúa la conciliación de la Información remitida por et Contador (cuadro resumen en formato Excel) con Ja Información registrada en el formato SIELSE. El Jefe de Departamento de Finanzas y Contabilidad (JFC)14 Elabora el Informe del Comité de Revisión del cual es Integrante.
-· - ·- - -- - - -- - - - - -- PARTICIPANTES CAF FC Tiempo (GG, GA, Nº DESCRIPCIÓN (AMSAC, F Salida estimad OBSERVACIONESOrden GO) Entrada SCFFA CON ECON CR GAF GG !.?~-~:.~· SCAF ETES o 1 El Comité de Revisión (CR): 9 l día15 Revisa, vallda y elabora memorándum de cuadro resumen de pagos L -y con detalle y Jo remiten al Gerente de Administración y Finanzas El Gerente de Administración y Finanzas (GAF) :16 Revisa y aprueba el lnrorme y lo remite al Gerente General. 17 El Gerente General ( GG) L rQ 1 día Aprueba y solicita el pago al Comité de Administración del 1 día 18 Fideicomiso L -y 1 día- El Comité de Admi nistración del Fideicomiso (CAF) L -9 Revisa y autoriza el pago . Comunica al Adelcomlsarlo mediante Acta 6 1 19 de su sesión realizada . Q 1 día 20 El Secretario del Comité de Administración del Fideicomiso (SCAF) D-LJ- Comunica al Fideicomisario mediante copla del Acta de la sesión realizada por el CAF. 21 El Secretario del Comité de Administración del Fideicomiso (SCAF)- Coordina con el EspecJallsta en Tesorería (ETES) la preparación de carta de Instrucción al Fiduciario para el pago respectivo. Entrega copla del Acta de Sesión del CAF a la SCAF El Especialista en Tesorería (ETES) Prepara carta de Instrucción al Banco y lo remite para la firma del Fldelcomltente.22 El Fideicomitente (FC) 1 día UI cart11 do ln:;trucclOn dcbcra contar Firma la carta de Instrucción. con 2 firma:; 11utorlz11dM (Geren te General, Gerente do Admlnl:;tradón y Fln1:1ni:11:; y e n au:;enc l11 de uno de ello:; el Gerente de Operaclone:;)>--- El Especialista en Tesorería (ETES) - r9 1 día23 Remite las cartas al Fiduciario y copla del cargo al Supervisor de 2 días Fideicomiso Ambienta!.>--- El Fiduciario (F) - 0 -L_ ~oj:~~do Procede al pago . 24 1 -D-__J El Especialista en Tesorería (ETES)>--- Verifica la ejecución de pagos 9 25>--- El Jefe de Departamento de Finanzas y Contabilidad (JFC) 2 días26 Revisa de forma mensual los estados de cuenta, cartas de Instrucción y verifica que el pago de los interés sea n los acordados.>--- 9 2 días El Jefe de Departamento de Finanzas y Contabilidad (JFC) 27 Elabora cuadro resumen para el cálculo dlarlo de los Intereses a fin de compararlos con los Intereses reportados por el Aduclario.1- ? Roponodo 2 días ln!o r0303 El Jefe de Departamento de Finanzas y Contabilidad (JFC) 28 Si no coinciden los Intereses se comunica con el Fiduciario para el Rooju~to do lo~ lntoró ' reajuste de tos Intereses- c=i ~ FINLeyenda : Jefe d~ ~epar:_amen~o de Finanzas y Contabilidad (JFC), Secretario del Comit~ de Administraci~n. del Fide'.c\".'miso_ ~CAF), c_on~ado~ (CON), Esp.eci~list~ en Contabili~ad _(E~O IJl)'izó~J~~) isión (CR);Gerente de Admm1strac1on y Finanzas (GAF)¡ Gerente GeneraTesoreria (ETES)Fecha: Fecha : Elaborado
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Código: CYF06Proceso COBRANZAS Versión: 01 Fecha: 08.07.13Nombre del EMISIÓN Y CONTROL DE COMPROBANTES DE PAGO GENERADOS POR LA EM PRESAProcedimiento:Objetivo: Verificación y control de comprobantes de pagoAlcance:Base Legal : Se inicia cuando los usuarios envían la solicitud de emisión de comprobante de pago (factura, Boleta de Venta, Notas de Débito y Notas de Crédito) y finaliza con el registro del asiento de ingreso a la contabilidad y la emisión del comprobante de pago. Ley, Reglamento y modificatorias de la normativa de Comprobantes de Pago. Nº DESCRIPCIÓN Entrada PARTICIPANTES ETES Salida Tiempo OBSERV ACIONESOrden estimado usu ECON CON GAF INICIO Solicitud de LJ emisión de El área Usuaria ( USU) : Comprobante ó-~1 Recibe la solicitud de emisión de comprobante de pago y lo solicita al Especialista en ri e_pagn 9 Contabilidad. El Especialist a en Contabilidad (ECON ):2 Verifica la solicitud, contratos y convenios suscritos El Especialista en Contabilidad ( ECON): ó La facturación se ..!t3 Procede a emitir el comprobante de pago visando conjuntamente con el Contador. real iza de acuerdo .,.. --1 .,.. --1 9 a los contratos e::::> El Especia lista en Contabil idad ( ECON ) : vigentes y CD4 Provisiona contablemente el comprobante de pago teniendo en <P consideración la El Especialista en Contabilidad ( ECON) : D1-1-eH=:J información5 Elabora carta al cliente para el envío de los comprobantes de pago. 9o remitida por el El Contador ( CON) :6 Visa y envía la carta para firma de la Gerencia de Administración y Finanzas para área de Post posteriormente remitir el comprobante de pago al cliente. Privatización o el El Especialista en Tesorería ( ETES) : ..._ Carta al cliente I área de Logística7 Con el apoyo del Especialista en Contabilidad monitorea seguidamente el cobro al cliente. \"\"' Comprobante (Usuarios) .8 El Especia lista e n Contabi l idad ( ECON ): Registro del Confirmado el cobro al cliente, procede a realizar el registro contable del depósito. Asiento Contable El Especialista e n Contabilidad ( ECON ) : Comunica al área Usuaria la conformidad de la cobranza realizada. FIN<f/> óLey enda : ( CON) Contad or, ( ECON) Especia lista e n Contabilidad,/ 1 /Tesor e ría, (USU) Area Us u aria. Especia l ist a en Tesorería, ( GA F) Gerencia de A dministración y Fina n zas, i l lS) / <:~~ / e-. ~~ Fecha : '7>-0~. i \-oº Jk:¡ LMJl(j) y GIJ:Jfa~'f)Fecha: .:e r·éJ ¡ ,~, Fecha: / .A '. '- ~::::.:t22 ':!;7~,f'~j Ela b orado Revisado '-\" AprDliadÓ ~
;.:::-:;::::;:)Q ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Cód igo: CYF07Proceso CUSTODIA DE VALORES Versión: 01 Fecha: 08.07.13Nombre del CUSTODIA DE CARTA FIANZASProcedimiento:Objetivo: Tener un control y seguimientos de las cartas fianzas para su devolución y ejecución de ser el caso.Al c a n c e : Se inicia cuando el Usuario remite la carta fianza para su custodia y finaliza con la devolución o ejecución de la carta fianza cuando la fecha se encuentre vencida.Base Legal: Ley General del Sistema Nacional de Tesorería y modificatorias, Directiva de Verificación y Custodia de Cartas Fianzas emitidas a favor de AMSAC. Nº DESCRIPCIÓN OBSERVACIONESOrden ani~~·,'1-\\"''·cH· U\" )~r.; INICIO V\" 1 \"\"-.:. ..)?.. :-::::_/ ·/ / La Gerencia de Administración y Finanzas (GAF): Aprobadt> ~ Remite al Contador la carta fianza de seriedad y oferta en tanto se firme el contrato. El Contador (CON):2 Recibe la carta fianza remitida por el Administrador de contrato del área Usuaria, remitiendo a el Esoecialista en Tesorería.34 El Especia lista en Tesorería (ETE):5 Emite alertas antes del vencimiento de la Carta Fianza vía correo a los responsables de los contratos para que prevén la renovación y/o ejecución de la Carta Fianza El Especialista en Tesorería (ETE): Emite mensualmente un estado de Cartas Fianzas al corte de mes, para que la Gerencia6 de Administración y Finanzas remita a todas las áreas usuarias el estado de las cartas fianza y tomen las medidas necesarias para realizar las renovaciones oportunas, trámites de devolución o ejecución de las mismas. El área Usuaria (USU):7 Solicitan la devolución de las Cartas Fianzas mediante memorando. El Especialista en Tesorería (ETE):8 Prepara la carta que el Contador firmará para proceder con la devolución de la carta fianza al proveedor y descargar del Sistema SIELSE. El Especialista en Tesorería (ETE):9 En el caso de haber vencido la Carta Fianza y no habiéndose renovado, previa coordinación con el área usuaria, se procede a ejecutar la fianza. FINLeye nda : (CON) Contador, (GAF) Gerencia de Administración y Finanzas, (ETE), El Especialista en Tesor~a, (USU) Área Usuaria. -- \JFecha: Fecha: /, Fecha: Elaborado Revisado
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Código: CYFOSProceso FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Versión : 01 Fecha: 08.07.13Nombre del OPERACIONES RECIPROCAS CON EMPRESAS DEL GRUPO FONAFEProcedimiento:Objetivo: Conciliar todas las operaciones reciprocas que mantienen las empresa bajo el ámbito fe FONAFEAl c a n c e : Se inicia cuando el Especialista en Contabilidad determina las operaciones realizadas durante un trimestre y finaliza cuando se envía a FONAFE el informe Trimestral.Base Legal: Oficio Circular Nº 002-2006/DE FONAFE Nº DESCRIPCIÓN PARTICIPANTES Tiempo OBSERVACIONESOrden CON ECON EH FO NAFE GAF Entrada GG Salida estimado 1 INICIO Requerimiento L,J 2 de Conciliación El Especialista en Contabilidad (ECON) : Q 3 Determina las operaciones realizadas en forma trimestrasl con las empresas del Holding de de 4 FONAFE. Operaciones o1ó 5 6 El Especialista en Contabilidad (ECON) : y Se efectúa Prepara reportes de las cuentas por cobrar, pagar, ingresos, gastos y otros vinculados con las empresas del Holding del FONAFE en forma trimestral. Las remite al Contador. íó durante los 10 El Contador ( CONT): L primeros días Revisa y envía solicitud de confirmación de saldos a las empresas bajo el ámbito de FONAFE. 1 del mes sub Empresas del Holding de FONAFE (EHFONAFE): Revisan y rem iten confirmación o especifican diferencias al Contador, el cual lo remite al ó siguiente del Especialista en Contabilidad. trimestre a El Especialista en Contabilidad ( ECON): Revisa y elabora el reporte final consolidado y se remite al Contador. informar. El Contador {CON) : >CJ-K=l-~ R-;~;; Fi~~i-f Envía a la Gerencia de Administración y Finanzas y posteriormente a la Gerencia General Consolidado 1 oara ser remitido a FONAFE vía hoia de envío S!ED. - . -- . __I FIN(Et-~AFE) Fina ~~~:¡~G)Leyenda : (CON) Contador, ( ECON ) Especialista en Contabilidad, Empresas del Holding de FONAFE, (GAF) Gerencia de Administración y Ge¡ ncia Genera l. 11 r!t ~¡f•t:c:,,...:,'::i/ - -!.?s _ ~. ..... f/ ¡t}'- (YO~~¿¡ F~oJ ' ¡ ~ (-)¡Fecha: Fecha: '<)<.o~. \ ~ ~s- . o:>,/' Fecha: \/ -/'%.~~:.,_\",,,.. _ ,.~;, s}/ Elaborado Revisado ~bladº~<º· . 're>····'y. 000119
!.·e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Código: CYF09Proceso FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Versión: 01 Fecha: 08.07.13Nombre del ANÁLISIS DE CUENTAS CONTABLESProcedimiento:Objetivo: Verificar la consistencia de los Estados Financieros de Ja empresaAlcance:Base Legal: Se inicia con el termino del ingreso de la totalidad de las operaciones contables realizadas por la empresa de manera mensual y termina con la verificación detallada de Jos rubros incluidos en los Estados Financieros de la empresa. Política de Fortalecimiento del Control Interno de la empresa Nº PARTICIPANTES TiempoOrden estimado DESCRIPCIÓN Entrada CONT ECONT Salida OBSERVACIONES 2 horas INICIO Reporte LJ 2 horas El Especialista en Contabilidad (ECON): contables 2 días1 Imprime los reportes del sistema contable. Q Q 1 día El Especialista en Contabilidad (ECON) : 1 día2 Verifica que Jos saldos sean consistentes. Q El Especialista en Contabilidad (ECON): Q3 Realiza la verificación con cada una de las cuentas que sustentan los Estados Financieros 1ó de la empresa. El Especialista en Contabilidad (ECON): ~4 Realiza Jos ajustes contables que sean necesarios, así como el ajuste por diferencia de cambio. y El Especialista en Co ntabilidad (ECON): o5 Elabora un expediente que contiene los análisis de cuentas y lo remite al Contador.6 El Contador ( CONT) : EEFF V B Verifica con los análisis de cuentas que los EEFF sean consistentes. FINLeyenda : (CON) Contador, (ECON) Especialista en Contabilidad º LM M J\/':) <~~/~:.::.·::> /),, ~·-~ ~ :J. ~, Bº ·r.,\ ~~ r~e~d; (/ ~ \.,.,, . ,Sr ~'1 .Fecha :?,S· O 7. 13 ~ li-oJ. n ./ Fecha: \Y:'!S-t:J::iF~ ~-\"'~Y.:-~~/Fecha: \ I'-< I / Elaborado Revisado t._k pr~ _/ \"-~ 000120
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Código: CYF10Proceso FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Versión: 01Nombre del IMPRESIÓN DE LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES Fecha: 08.07.13Procedimiento:Objetivo: Cumplir con la normativa Contable/ TributariaAlcance:Base Legal: Se inicia según la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/ SUNAT sobre la administración de libros tributarios y finaliza cuando el especialista en Contabilidad envía los libros contables al Archivo Central. Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/ SUNAT; Resolución de Superintendencia Nº 239-2008/ SUNAT; Resolución de Superintendencia Nº 286-2009/SUNAT y normas que las modifican. Nº DESCRIPCIÓN Entrada PARTICIPANTES Salida Tiempo OBSERVACIONESOrden ECON estimado INICIO L_J Los libros contables se legalizan de acuerdo a la Normativa Tributaria vigente . EL Especialista en Contabilidad {ECON): Tomando como referencia las normas modificatorias para gestión de libros contables, Resolución ,¡, revisa la información mensual e imprime los siguiente registros: Registro Compras (libro electrónico) J,'1 Registros de Ventas (libro electrónico) Libro Diario General Q El tiempo es determinado de acuerdo a la Libro Mayor General Normativa Tributaria vigente. Libro de Inventarios y Balances ~~ Libro Caja y Bancos ,_,, El Especia lista en Contabilidad {ECON):2 Envía los libros contables para su empastado. o1 ' ' Y -7 c;~~~~fes El Contador {CON):3 Revisión y conformidad de los libros contables. El Especialista en Contabilidad {ECON):4 Envía los libros contables al Archivos Central una vez terminado la auditoria Contable Financiera la cual se realiza de forma anual. FINLeyenda : ( ECON) Especialista Contable. () . ./1 A - -~ Fecha: ~~ éY._¿ df/¡_ q; ( ~ oóA lfti)F~) Elaborado \",~J--t::J.:J / ) Y ¡v \"/ ~ 1 Fecha : W · <J 1 • \ 7 Fecha: V \"-..' / \>¡cy 1,, ...~$/'!}} Revisado 1 ,,Á~roba~:::~~:.S.'.>··y -· 00012 1
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE A DMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Código: CYF11 Versión: 01Proceso FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Fecha: 08.07.13Nombre del CONCILIACIONES BANCARIASProcedimiento:Objetivo: Cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro bancos del sistema contable / Identificar cada transacción bancaria de la empresa .Alcance: Desde la recepción de los estados de cuenta bancaria hasta la Conciliación de las cuentas y entrega al Contador para su VºBºBase Legal : Ley General del Sistema Nacional de Tesorería y modificatorias. AREAS ORGANICAS Nº DESCRIPCIÓN Entrada TES ECON CON Tiempo OBSERVACIONESOrden Salida estimado INICIO 11 Tesorería ( TES) Estado 11 Recepciona los estados de cuenta bancaria de cuenta bancaria ¡SJ2 Tesorería ( TES) 9 Ingresa los gastos bancarios al sistema contable. El Especialista en contabilidad ( ECON): r 9L_ Este procedimiento se realiza de3 Emite el reporte Libro Bancos del Sistema Contable. forma mensual durante lo 12 días calendarios del siguiente mes. El Especialista en contabilidad (ECON): 64 Efectúa el cruce de información (Contable y bancaria) de operaciones no cobradas/ O-y Ingresos no reconocidos. ...,,5 El Especialista en contabilidad ( ECON): Cuentas Concilia las cuentas y procede a entregar al Contador para el VºBº bancarias conciliadas CYF10 11Leye nda : (CON) Contador, ( ECON) Especia lista en Contabilidad, (TES) Tesorería.Fecha: Fecha: Elaborado 000122
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Código: CYF12Proceso FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Versión: 01Nombre del PROCESAMIENTO CONTABLE DE DOCUMENTOS INTERNOS Fecha: 08.07.13Procedimiento:Objetivo: Provisionar los documentos para pagoAlcance: Desde la recepción en Contabilidad de los documentos fuentes de las Áreas usuarias hasta el archivo del voucher de pago.Base Legal : Ley, Reglamento y modificatorias de la normativa de Comprobantes de Pago, así como Directivas internas y externas de la empresa . AREAS ORGANICAS Tiempo estimado Nº DESCRIPCIÓN Entrada usu LOG ECON ETE TES Salida OBSERVACIONESOrden L INICIO L__J 1 La Gerencia de Administración y Finanzas (GAF): : óExpediente 2 Recibe de cada usuario el expediente de pago conteniendo: la conformidad del servicio o de Pago 3 bien adquirido (dando fe de que el servicio o bien entregado ha sido realizado de manera 4 satisfactoria y de acuerdo a lo solicitado), comprobante del proveedor, orden de servicio 9 Los miércoles y/o compra y/o contrato y el informe del sustento de la realización del trabajo, en el caso de cada de bienes la guía de remisión con sello de recepción del almacén. Remitiendo el 1 semana expediente al área de Logística. Los días El Especialista en Contabilidad (ECON): jueves de Verifica que los expedientes de pago enviados por Logística estén completos y conformes cada semana y de acuerdo a la normativa contable y tributaria, calcula el monto de la detracción, si fuere el caso. Los días jueves y El Especialista en Tesorería (ETE): viernes de Verifica si el expediente está completo e ingresa a registro de pago a proveedores de cada semana SUNAT para verificación que el proveedor no tenga deuda con SUNAT Una vez ingresado al El Especialista en Tesorería (ETE): sistema C\"'} Realiza el pago de la detracción que corresponde y lo remite a Contabilidad para su contable provisión contable. N Los días .....-1 El Especialista en Contabilidad (ECON): ~ jueves y5 Provisiona contablemente los documentos fuente para lo cual es imprescindible contar con viernes de Cl ó cada semana el número de la detracción. ~ ~ El Especialista en Contabilidad (ECON):6 Compagina los vouchers contables con cada documento recibido en referencia a las provisiones ingresadas y remite finalmente a tesorería los comprobantes y sustentos para el pago respectivo. El Especialista en Tesorería (TES): 1 Después de Concluida la auditoria externa, se Genera el voucher de pago en el sistema contable, con visto bueno de: Tesorería, realizado el7 Contador, Gerencia de Administración y Finanzas. De acuerdo al régimen de poderes para 9 procede el envio al Archivo Central manejo de las cuentas bancarias, se procede con las firmas que correspondan, así como pago de ser el caso de la Resolución Coactiva por parte de SUNAT. y1 ~~~-~Z\"'A El Especialista en Tesorería (TES): Lf9=f Vouchcr8 Procede al pago vía cheque o transferencia bancaria generando el comprobante de Pago de pago .archivado El Especialista en Tesorería (ETE):9 Remite copia del comprobante de pago a Logística, con la finalidad actualice el file del L'.::J expediente de contratación. El Especialista en Tesorería (ETE):10 Una vez realizado el pago respectivo, archiva los voucher de pago y comprobante de pago para posteriormente enviarlos al Archivo Central FINLeyenda: (ECON) Especialista Contable, (LOG) Logística, (TES) TesieJa, (USU) Usuarios, (ETE) Especialista en Presupttesto ¡_~¡,~ - • t'\ 1&' / ~ni ' . \"· r~ é(C4~~~? - - - _,, _,.....!.Í/l1 f.- V - ~.Fecha: Fecha: \")~- \]~' \ \ - - _S:orlia: Elab ~,,•obad<- 1 _evisa ..... _
0 2ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Código: CYF13 Versión: 01Proceso FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Fecha: 08.07.13Nombre del FORMULACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOSProcedimiento:Objetivo: Formular los Estados Financieros proyectados en función al Presupuesto aprobado.Alcance: Desde la recepción del presupuesto institucional del área de Presupuesto hasta la revisión y aprobación de los Estados financieros .Base Legal: Directiva de Formulación, Gestión Presupuesta!, Ley Anual de Presupuesto. Nº AREAS ORGANICAS TiempoOrden estimado DESCRIPCIÓN Entrada EPRE ECON CON GAF GG Salida OBSERVACIONES 1 2 INICIO Presupuesto ~ 1D Institucional 3 El Especialista en Presupuesto (EPRE) Recibe el presupuesto institucional y lo conserniente a la formulación de los estados L 179 20 financieros los deriva al Especialista en Contabilidad. 6--o-f---0 1D En los meses de setiembre /octubre del El Especialista en Contabilidad (ECON): año anterior se elabora el proyecto de Prepara los Estados Financieros Proyectados (Estado de Ganancias y Pérdidas y Balance presupuesto cuya aprobación se realiza en General) en función al Presupuesto Formulado. diciembre del mismo año. El Especialista en Contabilidad (ECON): Verifica los Estados Financieros Proyectados de acuerdo a la información registrada en el presupuesto de Ingresos y gastos y lo entrega al Contador para revisión y ser presentado a la Gerencia de Administración y Finanzas así como elevarlo a la Gerencia General para su aprobación. El Gerente General (GG): i T- Estados 4 Aprueba los Estados financieros financieros Aprobados,- 1 FINLeyenda: (ECON) Especialista en Contabilidad, (EPRE) Especialista e supuesto, (GG) Gerencia General.Fecha: Fecha: Fecha: Elaborado Revisado 000 12 4
·---·~e~·.~•J'·... -• -···e ACTIVOS MINEROSÁrea: GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Código: CYF14 FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Versión 01Proceso:Nombre del MODIFICATORIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS Fecha: 08.07.13Procedimiento:Objetivo: Reformular los Estados Financieros en función a las Modificatorias PresupuestalesAlcance: Desde la recepción de las modificaciones presupuestales de acuerdo a Directiva de formulación de FONAFE hasta la revisión y aprobación de los Estados financieros reformuladosBase Legal : Principios Contables, Normas Internacionales de Contabilidad, Normas Internacionales de Información Financiera, Directiva de Formulación, Gestión Presupuesta! y Ley Anual de Presupuesto. Nº DESCRIPCIÓN Entrada EPRE AREAS ORGANICAS GG Salida Tiempo OBSERVACIONESOrd en ECON CON GAF estimado INICIO r----11 -1- - - - - - -- - -- 1- - 11-' - - -•-¡ --' + - - - - + - - - - + - - - - + - - - - - t - - -1- - - - - 1- ~1 El Especialista en Presupuesto (EPRE): ~r:~~~c:!~:i:~ Recibe las modificaciones presupuestales de acuerdo a Directiva de formulación de FONAFE (hasta 3 veces al año) El Especialista en Presupuesto (EPRE): 1D Las modificatoria de acuerdo a Directivas de2 Ajusta a los Estados Financieros en función a la modificación del presupuesto 1D FONAFE establecen que se efectuarán hasta el último día del mes de agosto de cada ejercicio. El Especialista en Contabilidad (ECON): Verifica los Estados Financieros Proyectados y reformulados de acuerdo a la información Estados3 registrada en el presupuesto modificado de Ingresos y gastos y procede a entregarlos al financieros Contador para revisión y presentación a la Gerencia de Administración y Finanzas y Proyectados elevarlos a la Gerencia General. Aprobados Gerencia General (GG):4 Aprueba los ajustes realizados a los Estados Financieros Proyectados en función a la modificación del presupuesto. FINLeyenda : ( ECON) Especia lista en Contabilidad, (EPRE) Especialista en Presupues · , GAF) Gerencia de Administración y Finanzas, (GG) Gerencia General.Fecha: Fecha: Fecha: Elaborado Revisado 000125
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Código: CYFlSProceso FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Versión: 01Nombre del EVALUACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Fecha:Procedimiento:Objetivo: Evaluar los Estado Financieros contra la ejecución del Ingreso y Gasto.Alcance: Desde la emisión del reporte de ejecución presupuesta! y financiero hasta la entrega de los estados financieros a la Gerencia de Administración para ser elevados a la Gerencia GeneralBase Legal : Principios Contables, Normas Internacionales de Contabilidad, Normas Internacionales de Información Financiera, Directiva de Formulación, Gestión Presupuesta! y Ley Anual de Presupuesto. Nº AREAS ORGANICAS TiempoOrden estimado DESCRIPCIÓN Entrada EPRE ECON CON TES GAF Salida OBSERVACIONES 1 2 INICIO 1 3 4 El Especialista en Contabilidad (ECON): ~eporte de 'Ó - 5 6 Recibe el reporte de ejecución presupuesta! y financiero y lo envía a Contabilidad para ejecución lD 7 resupuestal y verificación. financiera ,.,....---- El Especialista en Contabi lidad (ECON): -~V------ 1D Verifica los Estados Financieros de ser necesario se realizaran los ajustes :o D ------ ------- El Especialista en Presupuesto (EPRE), El Especialista en Contabilidad (ECON) o 2D Tesorería (TES): D 1H Ajustan los Estados financieros dependiendo del origen del ajuste l------ ------- ------ ------ 1D La Evaluación de tos Estados El Especialista en Contabilidad (ECON): o Financieros se realiza cada mes Mayoriza los Estados Financieros y de acuerdo a Directiva de FONAFE. El Especialista en Contabilidad (ECON): Obtiene los Estados Financieros El Contador (CON ) : L_r=? Revisa los estados financieros y lo remite a la Gerencia de Administración y Finanzas 1 Gerencia de Administración y Finanzas {GAF): V Estados Recibe los Estados Financieros y los eleva a la Gerencia General financieros Evaluados FIN 1Le y end a: ( CO N) Contador, ( ECO N ) Especialista en Contabilidad,Gen eral, ( TES) Tesorería. (Fecha: Fecha: Elaborado Revisado 000 126
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Código: CYF16Proceso SUBASTA DE FONDOS Versión: 01 Fecha: 08.07.13Nombre del SUBASTA DE FONDOSProcedimiento:Objetivo: Realizar inversiones de los fondos de la empresa en entidades financierasAlcance:Base Legal: Se inicia con la Resolución Directora!, se nombra al Comité de Gestión de Activos y finaliza cuando tesorería prepara las cartas de transferencia de fondos a la entidades financieras ganadoras. \"Lineamientos para la Gestión Global de Activos y Pasivos\" y el \"Reglamento de Depósitos\" Anexos 1 y 2 y sus modificatorias. Nº DESCRIPCIÓN Entrada PARTICIPANTES Salida Tiempo OBSERVACIONESOrden GG 1 CGAP 1 ETE estimado INICIO D La Gerencia General (GG): ót--- Cada vez que realice algún Comunica al Comité de Gestión de Activos y Pasivos que ha sido designado mediante Directivas de cambio o adición en la Acuerdo de Directorio. Gestión de _d_e_sian a.(:j_ó_n__11 •!~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~1 fondos Al sexto día 1 habil del mes El Comité de Gestión de Activos y Pasivos Financieros (CGAP): ir- rldía siguiente N Evalúa los fondos de la empresa y determina las acciones de acuerdo al Manual de Activos ...-12 y Pasivos aprobados por el Directorio para el manejo de los fondos excedentes, de acuerdo de la sesión del CGAP o al informe que emite el Especialista en Tesorería, determinando el monto a ser subastado. C> El Especialista en Tesorería (ETE): Recibe el acta que contiene los acuerdos del Comité de Gestión de Activos y Pasivos o3 Financieros, comunica al Ministerio de Economía y Finanzas el cronograma de subastas a realizar adjuntando el flujo de caja proyectada a 12 meses. El Especialista en Tesorería (ETE): NO 1 En fecha Elabora las cartas de invitación a las entidades financieras en la que se detalla las bases establecida en4 de la subasta y a la vez prepara memorando de la Gerencia de Administración y Finanzas cronograma al OCI, invitándolo a participar como veedor en el proceso de subasta . aprobada en acta de CGAP El Comité de Gestión de Activos y Pasivos Financieros (CGAP): En fecha establecida enS 1 Realiza el proceso de subasta pública. En caso de que el monto ofertado no haya cubierto cronograma aprobado en el monto total subastado, se debe continuar con las subastas hasta cubrir dicho monto. _ª-.ct.a___d_e_C_GH.....__ El Especialista en Tesorería (ETE): En fecha establecida en Prepara las cartas de transferencia de fondos a entidades Financieras ganadoras para la Carta de6 constitución del instrumento Financiero y coordina con dichas entidades financieras todos ransferencia cronograma de Fondos los documentos necesarios que requieran dichas entidades para la constitución de los aprobado en Q acta de CGAP oroductos financieros constituidos. Finalizado el mes7 El Especialista en Tesorería (ETE): Realiza la verificación de los intereses en forma mensual El Especialista en Tesorería (ETE): 9 d_--~\" \,~_..:-/' ''~,'.;:~- ·..-... 8 Realiza el seguimiento del vencimiento de los depósitos a plazo fijo para su recuperación i:t( \!?ar1 \'~'l [5 oportuna ~specialista en Tesorería. FIN / \Leyenda: (CGAP) Comité de Gestión Activos y Pasivos Financieros, (G~) Gerencia General, C~¡i;E C!f/BPl~ y~ ~'V ~\"'\"''''.)A\" :2<lfd):;,,..../~c-j~ (Fecha: !>< /Fecha: Fecha: V - -----, y Eli.'l:tnr:.rio - --- Revi~~,.\"' - - - •prob-~-
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/ CONTABILIDAD Y FINANZAS Código: CYF17Proceso PAGO DE TRIBUTOS E IMPUESTOS Versión: 01Nombre del LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS Fecha: 08.07.13Procedimiento:Objetivo: Liquidar y pagar los impuestos a la SUNATAlcance: Desde la emisión de los registro de: Compra, Ventas, Planillas, Honorarios hasta el ingreso al sistema contable de Activos Mineros y generación de los comprobantes de pagoBase Legal: Normativa Tributaria AREAS ORGANICAS Tiempo estimado Nº DESCRIPCIÓN Entrada EPRE ECON CON ETES Salida OBSERVACIONESOrden INICIO 11 El Especialista en Contabilidad (ECON): Requerimiento 9o1 Emite los reportes de Compra, Ventas, Planillas, Honorarios del sistema contable de Pago de Impuestos Y---G El Especialista en Contabilidad (ECON): Mínimo 2 días antes2 Realiza el cálculo de los impuestos a pagar y elabora los PDTs respectivos en función a los del vencimiento según cronograma de reportes generados. SUNAT El Contador (CON): -9D-- Mínimo 1 días antes3 Revisa los cálculo de los impuestos a pagar y en coordinación con el Especialista en ~ del vencimiento según cronograma de Tesorería verifican la disponibilidad de los fondos SUNAT El Contador (CON): V Comprobantes Al día siguiente del Ingresa al sistema de SUNAT, presenta los impuestos ,realiza el pago y luego imprime la w4 Constancia de Presentación y pago y remite una copia al Especialista en Contabilidad para de pago pago realizado su archivo 1 1 El Contador (CON):5 Remite a Tesorería la Constancia de Presentación de SUNAT y los cálculos. Especialista en Tesorería (ETES)6 Ingresa al sistema contable de Activos Mineros y genera los comprobantes de pago FINLey enda: ( CON) Contador, ( ECON) Especialista en Contabilidad, (EP . E) specialista en Presupuesto, (TES) Tesorería.Fecha: Fecha: Fecha: Elaborado Revisado
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/ CONTABILIDAD Y FINANZAS Código: CYF18Proceso PAGO DE TRIBUTOS E IMPUESTOS Versión: 01 Fecha: 08.07.13Nombre del PAGO DE TRIBUTOSProcedimiento:Objetivo: Realizar los pagos de los tributos en las fechas establecida y los montos correspondientes frente a los organismos recaudadoresAlcance : Se inicia cuando contabilidad imprime los documentos sustentatorios para el pago de los tributos y finaliza cuando Tesorería genera el comprobante de pagoBase Legal: Ley General del Sistema Nacional de Tesorería y modificatorias. Nº AREAS ORGANICASOrden DESCRIPCIÓN Entrada EPRE ECON CON ETES Tiempo estimado OBSERVACIONES 1 Salida 2 INICIO lr----i 3 4 El Especialista en Contabilidad (ECON): ~Requerimiento 5 Emite Jos reportes de Compra, Ventas, Planillas, Honorarios del sistema contable de Pago de 6 Impuestos El Especialista en Contabilidad (ECON): o -1 - Realiza el cálculo de los impuestos a pagar y elabora los PDTs respectivos en función a Mínimo 2 días antes del los reportes generados. vencimiento según cronograma de SUNAT El Contador (CON) : ,¡, Revisa los cálculo de los impuestos a pagar y en coordinación con el Especialista en Tesorería verifican la disponibilidad de los fondos ]\"--G El Contador (CON): Ingresa al sistema de SUNAT, presenta los impuestos ,realiza el pago y luego imprime la ~-Q Mínimo 1 días antes del Constancia Presentación y pago y remite una copia al Especialista en Contabilidad para su archivo 9 vencimiento según LT El Contador (CON) : cronograma de SUNAT Remite a Tesorería la Constancia de Presentación de SUNAT y los cálculos . c::=J Comprobantes Especialista en Tesorería (ETES) Ingresa al sistema contable de Activos Mineros y genera los comprobantes de pago de pago Al día siguiente del FIN pago realizadoLeyenda : ( CON) Contador, (ECON) Especialista en Contabilidad, ( E{>Jspecia lista en Tesorería. s~ / -\" C'l~i Ú, akÁ~ /1 \"' .'\"e' ~~ Ji! -s • t'J '). • I<' / ~ {(~~,,,'/~ 114 ~·, ,'>Fecha: Fecha: \"!\".ro. ' '} Fecha: i-.. V '\\ :'f;:\"e.0P:',:'> ,_,,-,¡ Elaborado Revisado ~proq)dQ...~
PS 05:PRESUPUESTO1NSTITUCIONAL
PS 05 Presupuesto Institucional PS 05.1 Formulación y Modificación presupuesta! PINOl Formulación del presupuesto operativo y consolidación con el plan operativo PIN02 Elaboración de la modificación presupuesta! PS 05.2 Información Presupuesta! PIN03 Realización del control presupuestario por área PS 05.3 Evaluación y Control PIN04 Información sobre disponibilidad presupuesta! PINOS Evaluación de la ejecución presupuesta! y financiera PS 05.4 Cierre Presupuesta! PIN06 Ejecución del Cierre y Conciliación presupuesta!1' 000130
e ACTIVOS MINEROSÁ rea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Código: PIN01 FORMULACIÓN Y MODI FCACIÓN PRESUPUESTAL Versión 01Proceso Fecha: 08.07.13Nombre del FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO OPERATIVO Y CONSOLIDACION CON EL PLAN OPERATIVOProcedimiento:Objetivo: Contar con un presupuesto operativo que permita el cumplimlento de los objetivos y metas empresariales.Alcance: Desde la Recepción de la Directiva de Formulación emitida por FONAFE hasta la remisión a FONAFE del presupuesto ratificado por el DirectorioBase Legal: Ley Anual del presupuesto del sector públlco. Directivas Programación FormulacJón y Aprobación del Plan ope rativo y Presupuesto para empresas bajo el ámbito de FONAFE Nº PARTICIPANTES TiempoOrden estimado DESCRIPCIÓN Entrada FONAFE PRES CON GAF GL GG DIR Salida OBSERVACIONES 1 2 INICIO L,J Solicitud do E~ta act!vldiid se realiza de forma 3 lnformoción mens ual 4 El área de Presupuesto (PRES): r9 Recibe la directiva de Formulación de FONAFE, emitida el mes de setiembre de cada año Directiva - 1 ,--, do s do Noce&ldadn La Gerencia de Administración y Finanzas (GAF): 1 6 Emite memorandum a fin de solicita r la Información de las necesidades de las áreas . Formulación 8 rY 1 9 El área de Presupuesto (PRES): -Nec e s l d l H ! H $ 7 días 10 Recopila en formato preestablecido la informaclon de las necesidades de las áreas. 3 días 11 doln i ren o 3 días 12 El área de Presupuesto (PRES) : L -?O-1 Analiza que los requerimientos estén de acuerdo a la directiva de formulación de FONAFE. Q El área de Presupuesto (PRES): Prepara et Informe técnico que sustente el proyecto de presupuesto. L -y EL Contador (CON): Plan Revisa el Informe técnico y lo remite a ta Gerencia de Administración y Finanzas. Operativo La berenc1a de Adm1n1strac16n y Finanzas (GAF): r9l_ 1 dias Sevünpr09r<1ma Eleva el informe técnico y el proyecto de Presupuesto y Plan Operativo (formulado por la l_ Oficina de Planeamlento v Control de Gestión) a la Gerencia General. Solicita a la Gerencia ru9 De acuerdo a o Directiva~ la Gerencia Legal (GL): Emite el Informe legal en relación al Presupuesto y Plan Operativo. la Gerencia General (GG): Revisa y aprueba el proyecto de Presupuesto y Plan Operativo para ser elevado al Directorio coniuntamente con el-Informe de la Gerencia Leoal . El Directorio (DIR) : Revisa y aprueba el proyecto de Presupuesto y Plan Operativo y emite el Acuerdo de Directorio El área de Presupuesto (PRES) : ~l Registra la Información aprobada por el Directorio en el Sistema FONAFE Web. la Gerencia General (GG): 1 913 Remite a FONAFE vla Oficio SIED, el Presupuesto desagregado aprobado por el Dlrectorlo. 1 El Directorio de FONAFE: ó 9- 614 Aprueba el presupuesto de las empresas del ámbito FONAFE, publica en las normas 60 días MesdeOlclembrc legales del Diario \"El Peruano\" y comunica via oficio SIED a nivel general de acuerdo a 1 formatos preestablecidos . o-1 ó1 La Gerencia General (GG):15 Recibe la aprobación Presupuestar y lo deriva al área de Presupu esto por medio de la Gerencia de Administración y Fina nzas. 16 El área de Presupuesto (PRES): 9 4 Recibe el presupuesto y se aj usta a las cifras aprobadas por FONAFE de corresponder, y 17 remite a la Gerencia de Ad m inistración y Finanzas 1 1 La Gerencia de Administración y Finanzas (GAF): 18 Convoca al Comité de Gerencia para su revisión. Remite el presupuesto ajustado al 1 20 día es1osere<1llzohnfln~dccncrode1 Directorio a través de la Gerencia General. 19 El Directorio (DIR): 9 \"slgulenle al'to de acuerdo a Ratifica et presupuesto aprobado por FONAFE- 1 directiva El área de Presupuesto (PRES): 20 Registra la Información ratificado por el Directorio en el Sistema FONAFE We b. 1 Prc1upuc1to ~~ /,:. 'y y').- la Gerencia General (GG): - deugrcgodo Remite a FONAFE vla Oficio SIED, el Presupuesto desagregado ratificado por el Directorio. aprobado por Fech; FIN \"DirectorioLeyenda : (DIR) Directorio, (GAF) Gerencia de Administración y Finanzas, (GG) Gerencia General , (PRES) Presupuesto. - lI\"'°-Y1' .,...ñi:! ºBº/ Y~\ ·\"'-[~roL ~O-(_. M.,Á))L Ák okl:·W:_\fJjl:~i) ::rFecha: l'Je/ / , ?.A I 3 r> .r-Fecha: Revisado l / '::X: ___',7._,.,, .·''/ Elaborado ~a do
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Código: PIN02 Versión 01Proceso FORMULACIÓN Y MODIFCACIÓN PRESUPUESTAL Fecha: 08.07.13Nombre del ELABORACIÓN DE LA MODIFICACIÓN PRESUPUESTALProcedimiento:Objetivo: Efectuar los cambios o modificaciones presupuestales requeridos para el cumplimiento de los objetivos y metas de la empresa.Alcance: Desde la evalúa la ejecución presupuesta! por Área (a fines de Abril), hasta la remisión del presupuesto modificado a FONAFE ratificado por el Directorio.Base Legal : Ley Anual del presupuesto del sector público. Directiva de Gestión de FONAFE y modificatorias. Nº PARTICIPANTES TiempoOrden estimado DESCRIPCIÓN Entrada PRES CON GAF GG DIR FONAFE Salida OBSERVACIONES 1 2 INICIO ic,:::::J 1 Esta actividad se realiza de forma anual 3 I~ 9 4 El área de Presupuesto (PRES): Ejecución 5 T ~ 6 Evalúa la ejecución presupuestal por Área, una vez terminada la evaluación del primer Prcsupuestal 2D 7 rrr1mestr<1I do 1 8 trimestre (a finales de Abril) 9 las Areas 10 11 La Gerencia de Administración y Finanzas (GAF): ?D De la evaluación efectuada por el área de Presupuesto, solicita a las áreas las nuevas necesidades de corresponder, de acuerdo a la ejecución real por áreas. El área de Presupuesto (PRES): 9 2D Prepara informe técnico y proyecto de modificación presupuesta! y lo remite al Contador. L -79 1D EL Contador (CON): 2H Revisa el informe técnico y proyecto de modificación presupuesta! y lo remite a la Gerencia L -G--0-1 de Administración y Finanzas. 1 -ó La Gerencia de Administración y Finanzas (GAF): o Remite informe técnico y proyecto de modificación presupuesta! a la Gerencia General para su aprobación por parte del Directorio. 30 D ( Plazos dependen del FONAFE) El Directorio (DIR): Evalúa el proyecto y finalmente aprueba la modificación mediante Acuerdo de Directorio. Gerencia General (GG): Remite el proyecto de modificación a FONAFE vía oficio SIED y espera la aprobación de la misma . El Directorio de FONAFE: Recibe el Oficio SIED conteniendo el Proyecto de Modificación Presupuesta! Aprobada por Activos Mineros. El Directorio de FONAFE: Evalúa y aprueba nuevos montos de ingresos y de gastos, haciendo los ajustes al proyecto de Modificación presupuestal y lo remite a Activos Mineros. La Gerencia General (GG): ~f-D Recibe el Proyecto de Modificación Presupuesta! y lo deriva al área de Presupuesto por medio de la Gerencia de Administración y Finanzas. El área de Presupuesto (PRES): 9- 1 Recibe oficio, efectúa los ajuste y prepara el informe de presupuesto modificado y lo remite a la Gerencia de Administración y Finanzas. 3D Olrectorlo dcl mes de j unlo12 La Gerencia de Administración y Finanzas {GAF): n1 ,>[]---fe-- Remite a la Gerencia General para ser elevado al Directorio. 1~13 El Direct orio (DIR): Ratifica el presupuesto Modificado aprobado por FONAFE ó-re? 614 Gerencia General (GG) Presupuesto 15 D Se envfa con 13 evaluación al !I tr!mestrc, Remite el presupuesto modificado a FONAFE vía oficio SIED ratificado por el Directorio . modificado e n c l m c s d e j ull o <lprobado por el Directorio FIN . ~0~~%~01:~~~ªm~~l~r:~1u:~áo~Leyenda : (DIR) Directorio, (GAF) Gerencia de Administración y Finanzas, (GG) Gerencia General , (PRES) Presupuesto. .6.-::'-'. S\endoí a-i:tlttrnll ~odlticacl6n el último d'fa M bll del mc).{e:~~o. m{pkr<l a;~ ~ /,}J.,,¡ [j ºº~~ ~.o/(,)-¡ m<J>O \e/\ /r·~ -~ ~;·1 ~Fecha: Fecha: ? <:: /n.:¡/7rir3 Fecha: J / :;;;<.- ·.- ..... .·. J.r' J Elaborado Revisado ~d6ado ~
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Código: PIN03 Versión: 01Proceso INFORME PRESUPUESTAL Fecha: 08.07.13Nombre del REALIZACIÓN DEL CONTROL PRESUPUESTARIO POR ÁREAProcedimiento:O bj e ti v o : Controlar la ejecución del presupuesto por Área para toma de decisiones correspondientes.Alcance: Desde la evaluación mensual de la ejecución del presupuesto de cada área, con la información del Sistema Contable hasta la comunicación a las Áreas respectivas, la ejecuciónBase Legal : presupuesta! para su revisión y toma de acción correspondiente. Directiva de Gestión de FONAFE y modificatorias. Nº DESCRIPCIÓN Entrada PRES PARTICIPANTES Salida Tiempo OBSERVACIONESOrden estimado CON GAF usu INICIO 1 Este procedimiento se realiza de forma mensual 1 .-r!!SlfpUl!1aO-ó1 Evalúa mensualmente la ejecución del presupuesto con la información del Sistema Contable aprobado El área de Presupuesto (PRES): desagregado 30 En el sistema contable se t iene la información de cada área y la remite al Contador. Presupuesto .. odificado-- EL Contador {CON): - 1792 Revisa la información de la evaluación de la ejecución presupuesta! y lo remite a la Gerencia de Administración y Finanzas. La Gerencia de Administración y Finanzas {GAF): L -cJ Solicitud 1D3 En los casos que la ejecución presupuestaria tenga variaciones significativas se comunica a Informe de Variación las Áreas correspondientes para su revisión y toma de acción correspondiente Presupuesta! El área Usuaria (USU): - 1794 Realiza Informe sobre la variación presupuesta!. -9 La Gerencia de Administración y Finanzas {GAF): Informe de \V Fecha:5 Remite al área de Presupuesto el informe para su incorporación a la información presentada Variación Presupuesta! a FONAFE FINLey enda : ( CON ) Contador, {GA) Gerencia de Administración y Finanzas, (PRES) Presupuesto, (USU) Área Usuaria. / .s~ I ~~~~ ~ -¿i:¿ÁL 1\"•_ ~,/81~~~\ Fecha: ,RS/O-:J/20/3 ~} 'P\"-\"'Y:r1:.:;'Y7' '\"'\/D ..:__!Fecha: ~ \ t?V',o . / $'. d El a b o r a d o Revisado r o~ltbadQ '·'o~;:::ir~¿1:·.--:.::'.~\" /
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Código: PIN04 Versión: 01Proceso EVALUACIÓN Y CONTROL Fecha: 08.07.13Nombre del INFORMACIÓN SOBRE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTALProcedimiento:Objetivo.: Dar disponibilidad para las convocatorias de procesos de selección hasta laAlcance:Base Legal: Desde la solicitud mediante memorando informe de la existencia de recursos presupuestales para realizar un proceso de contrataciones determinado emisión del disponibilidad o modificatoria presupuesta!. Ley Anual del presupuesto del sector público. Directiva de Gestión de FONAFE y modificatorias. Nº PARTICIPANTES TiempoOrden estimado DESCRIPCIÓN Entrada GAF CON PRES Salida OBSERVACIONES INICIO 11 Esta actividad se realiza cada vez que se requiera. La Gerencia de Administración y Finanzas (GAF):1 Recibe del área de Logística la Solicitud de Disponibilidad Presupuesta! (Zona de aprobación de la Ficha de Autorización o Ficha de Autorización-Contratación).2 El área de Presupuesto (PRES): Analiza si lo solicitado se encuentra dentro del Presupuesto aprobado. El área de Presupuesto (PRES): Solicitud de 3 En caso se encuentre dentro del presupuesto, conjuntamente con el Contador emiten la Disponibilidad Presupuesta! Conformidad y lo eleva a la Gerencia de Administración y Finanzas. aprobada El área de Presupuesto (PRES): En caso de no estar contemplando dentro del Presupuesto, y de la verificación efectuada de \J Documento 4 la evaluación al Presupuesto del área solicitante, se señala que se incluirá el mayor valor en ?-t~~~-+~~~-71~ la Modificación presupuesta! y que se ejecutará contra la menor ejecución del presupuesto de comunicándose a la Gerencia de Administración y Finanzas. \"\"' Modificatoria FIN Presupuesta!Leyenda : (CON) Contador, (GAF) Gerencia de Administración y Finanzas, (PRES) Presupuesto. 11Fecha: Fecha : .2.5¡;:¡/u;¡~ ,.., Fecha: tT--- I / \;;; \.,,¿ I,fi.>i Elaborado /• A'priij>ado~~::=.:.z:r:~Es~;:.'.:· ~i~~ Revisado -~
,_... •_,.:·:_':;'-'\":' ,...-... ·-· ..., - 1 ,...-------ª ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE A DMINISTRACIÓN Código: PINOSProceso EVALUACIÓN Y CONTROL Versión: 01Nombre del EVALUACIÓN DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL Y FINANCIERA Fecha: 08.07.13Procedimiento:Objetivo : Asegurar el cumplimiento de la Directiva de Gestión y Proceso Presupuestario para empresas bajo el ámbito de FONAFEAlcance:Base Legal: Desde la evaluación mensual de la ejecución del gasto de acuerdo a la directiva de gestión presupuestaria del FONAFE hasta la remisión del reporte de Gestión al Directorio para su conocimiento Directiva de Gestión de FONAFE y modificatorias. Nº DESCRIPCIÓN Entrada PRES PARTICIPANTES DIR FONAFE Salida Tiempo BSERVACIONEOrden GG GAF CON estimado INICIO 1 c:ste proceaim1ento se realiza de forma I rlm e:c;tral El área de Presupuesto (PRES): Directiva de r=?respecto a lo presupuestado en el año en curso1 De acuerdo a la Directiva de Gestión de FONAFE y modificatorias, elabora el Informe de Gestión y 1D evaluación financiera presupuestal haciendo el análisis de las variaciones de las partidas Proceso Presupuestario El área de Presupuesto (PRES): ~ -~ ,.,2 Remite el Informe de evaluación financiera presupuestal al Contador. ~ ~ El Contador ( CON): Q1 1D3 Recibe y revisa el informe, da su VºBº y lo remite a la Gerencia de Administración y 1D :::::> 1 HJ-u 2H e:> Finanzas e:> 9 La Gerencia de Administración y Finanzas (GAF): Reporte de4 Recibe y revisa el informe, da su VºBº y lo eleva a Gerencia General para su revisión y ,' Gestión aprobación, a través del Sistema SIED. Presupuestaria La Gerencia General ( GG ) :5 Remite a FONAFE la ejecución presupuestaria mensual y trimestral, vía Oficio SIED. EN FORMA TRIMESTRAL o1 1 El área de Presupuesto (PRES) : 1 HJ-D6 Consolida trimestralmente en el Reporte de Gestión la información mensual. Q EL Contador (t:C>N) :7 Revisa el Reporte de Gestión y lo remite a la Gerencia General a través de la Gerencia de Administración v Finanzas La Gerencia General ( GG ) :8 Remite el reporte de Gestión al Directorio para su conocimiento. FIN 1 1Leye nda : ( CON) Co ntador, (DIR) Directorio, (GAF) Gerencia de Administración y Finanzas, (GG) Gerencia General, (PRES) Presupuesto.Fecha: Fecha: Elaborado Revisado
@ ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Código: PIN06Proceso CIERRE PRESUPUESTAL Versión: 01Nombre del EJECUCIÓN DEL CIERRE Y CO NCILIACIÓN PRESUPUESTAL Fecha: 08.07.13Procedimiento:Objetivo : Información financiera y presupuesta! de cierre anual después de auditoria externaAlcance:Base Legal : Desde la emisión de la ejecución del cierre del año anterior en base al Informe de la Auditoria externa anual hasta remisión de las actas de conciliación patrimonial y presupuesta!, con el VºBº del Gerente de Administración y firma del Gerente General Directiva de Gestión de FONAFE y modificatorias. Nº PARTICIPANTES TiempoOrden estimado DESCRIPCIÓN Entrada FONA FE PRES CON GAF GG Salida OBSERVACIONES INICIO 1 Esta actividad se realiza de forma anual El área d e Presupuesto (PRES) : \~ 30 D Luego de la presentació n de Informe de ' ta información Financiera y Presupuesta! al IV Trimestre1 Del resultado de la auditoria externa a la Información presupuesta!, se determina si es que Auditoría Se efectú a un Cierre Preliminar con fecha 15 de hubiere ajustes necesarios a realizar, con respecto a lo informado al IV Trimestre Externa anual Enero del año siguiente, teniendo como plazo máximo el último día hábil del mes de Febrero con la validación de El área de Presupuesto (PRES) : Información 11/ financiera2 Analiza la información financiera y realiza de corresponder los ajuste necesarios y lo remite 9 L rcJ---7Q-- al Contador. 9 \"..-. :-o-- -ó------- EL Contador ( CON) : ,_____ ___D__~_ .. 10 D ( ';\")3 Revisa la información presupuesta! y lo remite a la Gerencia General, por medio de la ' -1 Gerencia de Adminsitración y Finanzas. :=> La Gerencia General (GG) : Reporta al sistema de FONAFE WEB la información de cierre financiero y presupuesta! de - '·4 acuerdo a la Directiva de Gestión de FONAFE y modificatorias (antes del 28 de febrero de cada año) e> La Gerencia Genera l ( GG ) : Firma y remite la informe de cierre de la información financiera y presupuesta! a FONAFE, 3D5 vía oficio SIED (el tercer día hábil de marzo), con los VºBº del Contador y Gerencia de Administración v Finanzas. FONAFE: Con los estados financieros y presupuestarios de cierre, remite las actas de conciliación6 patrimonial y presupuesta!, para su visado por el Contador, Gerencia de Administración y Gerencia General 7 El Contador (CON), Gerencia de Administración y Finanzas ( GAF) y Gerencia D º~,- - - -- - -------- Actas de General (GG): 1 -- ---- 1 Conciliación--- Visan las actas de conciliación patrimonial y presupuesta!, y lo remiten a FONAFE Presupuesta! L-- - -- FIN o _.....-; ~Ley enda: (GAF) Gerencia d e Admini stración y Finanzas, (GG) Gerencia Genera l, (PRES) Presupuesto. ~~~~/;:::. ..... / ·y ..l °t~~ -8~°1_,- ~ /l~ 1-~k v.~~~ ~.' ~\.' -· '.J.J. .. 7~..,,·t_ ' ·~•••, ~~!!,\~.Fecha: Fecha: 2~/~ I O -~ Fecha: 1 / '..::,t¿,11,,;st~ / E l a b o ra d o Revisado Revisado
PS 06: , GESTION DE ,TECNOLOGIA DE , INFORMACION
PS 06 Gestión de Tecnologías de Información PS 06.1 Planificación GTIOl Plan Estratégico Informático y Plan Operativo Informático GTI02 Gestión de proyectos de tecnología PS 06.2 Gestión de Tecnología de las Información y Comunicaciones GTI03 Administración y evaluación de software GTI04 Gestión de recursos informáticos GTIOS Evaluación y ejecución el plan de contingencias GTI06 Actualización de la información en la web GTI07 Gestión de controles de seguridad informática GTI08 Gestión de respaldo y recuperación GTI09 Administración y control de hardware PS 06.3 Gestión de Soporte Técnico GTilO Mantenimiento preventivo de equipos de cómputo GTill Mantenimiento correctivo de equipos de cómputo GTI12Mantenimiento de sistemas de información 00013 7
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA OE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES Código: GTIOlProceso PLANIFICACIÓN Versión: 01Nombre del PLAN ESTRATÉGICO INFORMÁTICO Y PLAN OPERATIVO INFORMÁTICO Fecha: 08.07.13Procedimiento:Objetivo: Formular el Plan Estratégico y Operativo Informático para la empresaAlcance:Base Legal: Desde la solicitud de autorización a la Gerencia General para la formulación del Plan Estratégico y Plan Operativo Informático hasta la rem isión de Plan Estratégico y Plan Operativo Informático aprobado por la Gerencia General Resolución Ministerial Nº 019-2011-PCM que aprueba la formulación y evaluación del Plan Operativo Informático de las entidades de la Administraci ón Pública y su Guía de Elaboración Nº DESCRIPCIÓN Entrada PARTICIPANTES Tiempo OBSERVACIONESOrden JTIC GAF ERC ESI GG Salida estimado INICIO L__ El Jefe del Departamento de Tecnología de la I nformación y Comun icaciones (JTIC):ó1 Informa a la Gerencia de Administración y Finanzas para la elaboración o actualización del Plan Estratégico Informático y el Directivas ld Plan Operativo Informático ONGEI ld 1La Gerencia de Administración y Finanzas (GAF): ld lsí o2 Autoriza y comunica a las áreas a través del Jefe de Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones ls 9 2d El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (JTIC):3 Coordina la realización del trabajo con el Especialista en Redes y Comunicaciones y el Especialista en Sistemas de Información El Jefe de Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (JTIC), el Especialista en Redes y 9 o- Comunicaciones (ERC) y el Especialista en Sistemas de Información (ESI): ~4 Presenta a la Gerencia de Administración y gerencias que correspondan el plan y metodología de trabajo del Plan Estratégico Informático y el Plan Operativo Informático El Jefe de Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (JTIC) el Especialista en Redes y 9 e- Comunicaciones (ERC) y el Especialista en Sistemas de Información (ESI): ~5 Consolida la información de hardware, software, comunicaciones, sistemas, recursos y proyectos, y formula o actualiza el ~ Plan Estratégico Informático y Plan Operativo Informático y lo remite a la Gerencia de Administración y Finanzas La Gerencia de Administración y Fi nanzas (GAF) Ly Plan6 Revisa y valida el Plan Estratégico Informático. Aprueba el Plan Operativo Informático Oper.1tl VO Aprobado La Gerencia de Administración y Finanzas (GAF): 9 ld Envia el Plan Estratégico Informático a la Gerencia General La Gerencia General (GG): 1 9 Plan 2d Revisa y aprueba el Plan Estratégico Informático ls y E s tr.1t~ lco El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (JTIC): Aprobados los Planes, ingresa la información al Sistema Virtual de ONGEI Aprob;,do 1 El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones .CJTIC): 9 Informe de - Realiza revisiones periódicas de la ejecución del Plan Estratégico Informático y/o el Plan Operativo Informático Ejecución de - ~ El Jef e del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (JTIC): los Planes8 Informa periodicamente a ONGEI, FONAFE, la Gerencia General, la Gerencia de Administración y otros organismos que lo requieran, sobre la ejecución del Plan Estratégico Informático y/o el Plan Operativo Informático FIN C=:J ~Ley enda: (GAF) Gerencia de Administr ación y Finanzas, (GG) Gerencia General, (ERC) Especialista en Redes y Comunicaciones, (ESI) Especialista en Sistemas de Información, (JTIC) Jefe del DepartamentO:C!e-T-éc.rfo!~ de ~ ~.la Información y Comunicaciones \" / ' 1. - AJ: iTht( [u 1 1't\"h'~-7lJ,'.;~-\1Fecha : Fecha: / -/-e /V1 / VP' ( Fecha: A \"\"'-º/_ y ,., _/.,,,,/.SI Revisado - ·Apr91faco Elaborado r~~r:.~-:v - '--
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES Código: GTI02 Versión: 01Proceso PLANIFICACION Fecha: 08.07.13Nombre del GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLOGIAProcedimiento:Objetivo: Implementar proyectos informáticos en software o hardware requeridas por las áreas de la empresa.Alcance: Desde la identificación de un proyecto de tecnología de la información y comunicaciones del área Usuaria hasta el cierre y conformidad del proyecto .Base Legal: Resolución Jefatura! Nº 181-2002-INEI. Resolución Ministerial Nº 019-2011-PCM Nº DESCRIPCIÓN Entrada usu JTIC PARTICIPANTES GAF GG Salida Tiempo OBSERVACIONESOrden ESI ERC estimado INICIO El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones Proyecto de tecnologfa1 (JTIC): ld Recibe el requerimiento del área usuaria catalogada por su magnitud como un proyecto de tecnología que involucra software, hardware y gestión. El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (A) Procedimiento de (JTIC):2 Evalúa si es un proyecto, una adquisición o un mantenimiento. Si es un proyecto se lh mantenimiento de información integra al catálogo de proyectos del área. Si es un mantenimiento de sistema de información se procede según procedimiento de mantenimiento de información (*) . GTI11 El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones ----- ls (JTIC): ls-2s __\"~~-----+------:,_D____ -D----·:3 Se integra al Plan estratégico y al Plan operativo informático y lo remite a la Gerencia de Administración y Finanzas y Gerencia General (de ser el caso) para su aprobación cr-~_g gj respectiva. El Jefe del departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (JTIC):4 Realiza el estudio de factibilidad en coordinación con los especialistas en Sistemas de Información v Redes v Comunicaciones El Jefe del departamento de Tecnología de la Información y Comunicacioness (JTIC): Gestiona la asignación de recursos a través de la Gerencia de Administración y Finanzas El Jefe de Departamento de Tecnolog1a de la Informacion y Comunicaciones -E5---.,.¡~!«-+--- ~ D - D: ls-2s (JTIC):6 Elabora cronograma del proyecto en coordinación con el área usuaria, los especialistas en l- - - - - - - - - - - - - - - - - _1 Sistemas de Información y Redes y Comunicaciones y la Gerencia de Administración y Finanzas. ?- ¡'L -~---------i -_o----_--- ',: El Jete ae1 Departamento ae Tecno1og1a ae la Informac1on y Comun1cac1ones7 S(JuTpIeCrv)i:sa y efectúa el seguimiento a la ejecución del proyecto informático efectuado por los Especialistas en Sistemas de Información y Redes y Comunicaciones, según la naturaleza del oro~=º--------------------------- 1------l·----+----+---+----f-----+----+----f------~ll------l------------I _rl,El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (JTIC): ConfonnidadT8 Ejecuta el cierre y emite la conformidad del proyecto informático e informa al área usuaria f--+----f-----+----+----i> del Proyecto ..,._+---')! ls-2s intonnático el resultado del proyecto implementado, sus responsabilidades y el mantenimiento de ser el caso FINLeyenda: (JDTIC) Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones, (ESI) Especialista en Sistema de Información, (USU) Área Usuari~.,-:(6~ Gerencia de/é:>Administración y Finanzas, (GG) Gerencia General . ,., h!Mt:.¡>o,, uFecha: Fecha: Fecha: Elaborado
-~~ --- -•·\"\"\" --l\"\"--':J ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES Código: GTI03 Versión: 01Proceso GESTION DE SISTEMAS Fecha: 08.07.13Nombre del ADMINISTRACIÓN Y EVALUACIÓN DE SOFTWAREProcedimiento:Objetivo: Adquirir software legal y asegurar su mantenimiento y calidadAlcance: Desde la Solicitud de las Áreas Usuarias de la necesidad de adquirir software hasta la elaboración de informes de revisiones y legalidad del software instalado.Base Legal: Decreto Supremo 013-2003-PCM y modificatorias Ley Nº 28612 y su Reglamento Nº DESCRIPCIÓN Tiempo OBSERVACIONESOrden estimado INICIO ld El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones1 (JTIC): Recibe la solicitud del Área Usuaria de adquirir software con el sustento pertinente. El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones 2d (JTIC}:2 Coordina con el Especialista en Sistemas de Información la revisión preliminar de la legalidad, disponibilidad económica, factibilidad técnica y calidad del software propuesto. El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones o (JTIC}: C*l Ley que norma una adquisición - .:t'3 Determina las especificaciones técnicas en coordinación con el área usuaria, elabora y publica el Informe Previo de Evaluación de Software, en el caso de ser factible la ls y adecuación del software en la ~ adquisición. Ley Nº 28612 y su Reglamento c·i Administración Pública. e:>1---1--L-ogística (LOG): e:>4 Adquiere el Software siguiendo el procedimiento correspondiente, de acuerdo a la Ley de (*l En algunos casos, la e:> Contrataciones del Estado y lo envía al Jefe del Departamento de Tecnología de la adquisición se realiza a través del Información v Comunicaciones procedimiento de compra corporativa de FONAFE. El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones ld5 (JTIC}: Verifica la legalidad del software con la Orden de Compra y recepciona el software. El área Usuaria (USU): ·lt ld-ls c·i Se realiza el proceso de6 Verifica la correcta funcionalidad del software adquirido, con la asistencia del personal del 9 asignación de licencias y se emite Departamento TIC para la instalación (*) la conformidad de ta adquisición. El Especialista en Sistemas de Información (ESI): Ó,__,___ __,., Informe de ls En coordinación con el Especialista en Redes y Comunicaciones realiza revisiones periódicas \"' Revisiones y7 del software instalado en los equipos de cómputo de la empresa para asegurar que éste sea legal y mantiene el inventario del software instalado en la empresa. legalidad de Software FINLeyenda: (JTIC} Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones, (ESI} Especia lista en Sistemas de Información, (LOG) ~q~~) Área Usuaria. /;._\"~ '\f\ ('Fecha: Fecha: Fecha: Elaborado Revisado
--- ~ )G ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES Código: GTI04 Versión 01Proceso GESTION DE SISTEMAS Fecha: 08.07.13Nombre del GESTIÓN DE RECURSOS INFORMATICOSProcedimiento:Objetivo: Optimizar los recursos Informáticos a fin de garantizar una operación de calidad, confiabilidad y fácil acceso para los usuarios.Alcance: Desde la identificación de recursos informáticos hasta la emisión de conformidad del servicio.Base Legal: NTP-ISO/IEC 17799:2007 EDI v2 para la Gestión de Seguridad de la Información. Nº PARTICIPANTES TiempoOrden estimado DESCRIPCIÓN Entrada PROV ERC JTIC LOG Salida OBSERVACIONES 1 INICIO , [=:J Reporte 2 Técnico l. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DE LA RED Reporte El Especialista en Redes y Comunicaciones {ERC): o:--- --- ------ Técnico En coordinación con el Jefe del Departamento de Tecnología Informática se administra, Requerimiento '' de '------ ______¡ revisa y mantiene: -Derechos de acceso y utilización de los recursos de la red para cada área usuaria Administración ld -Revisa y valida al usuario en el controlador de dominio. de recursos -Revisa tos permisos del usuario en el Controlador de dominio. -Revisa las reglas aplicadas al grupo y al usuario en el controlador de dominio. -Realiza pruebas de funcionamiento 1.1. EQUIPOS ACTIVOS DE RED El Especialista en Redes y Comunicaciones {ERC): Requerimiento ld -Revisa la conexión del punto de red en el rack de comunicaciones. de Equipos de ld -Revisa los puerto de comunicaciones del equipo Activo. -Revisa la configuración del puerto (LAN) y su funcionamiento . Red -Revisa funcionamiento general del switch de comunicaciones. -Realiza pruebas de comunicación. -Actualiza el firewall de la red . 1.2. SERVICIOS DE RED IMPLEMENTADOS El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): -Revisa los parámetros de configuración de los respectivos servicios. Requerimiento de Servicios de3 -Revisa el servicio DNS (Servidor de nombres de dominio) . Reporte -Revisa los servicios de IP en DHCP (Asignación dinámica de direcciones IP) . Red Técnico Implementados -Realiza pruebas de funcionamiento 1.3. CONECTIVIDAD RED LAN El Especialista en Redes y Comunicaciones {ERC): -Monitorea la red de área local -LAN, -Verifica la topología . -Verifica la correcta conexión física. -Verifica los parámetros de conectividad. -Revisa la configuración de red del equipo del usuario. Requerimiento de4 -Revisa las actualizaciones del so~ware de seguridad (Antivirus y actualizaciones de , Reporte ld Técnico Sistema Operativo) en el equipo del usuario. Conectlvld<1d -Revisa la conexión física del equipo a la red. Red LAN -Revisa la asignación de direccionamiento IP al equipo. -Revisa la conexión a los equipos de comunicación y analiza el requerimiento técnico solicitado.
A ACTIVOS MINEROSArea 1 GERENCIA DE ~DMINISTRACION Y FINANZAS / TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES Código 1 1 GESTION DE SISTEMAS Versión 01 1Pn>eeso Fecha:Nombre del EVALUACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE CONTINGENCIASProcedimiento:Objetivo: Proteger los recursos Informáticos de la Empresa frente a amenazas.Alcance: ~de el Inicio del Plan de Contingencia, h•st• et reporte de culminación del Plan de contingencia..Botse Leg;ml: NTP-ISO/IEC 17799:2007 EDI v2 para la Gestión de Seguridad de la Información. Normas Técnicas de Control Interno, aprobadas por Resoluclón de Contralorla Nº 320-2006-CG. Gula Práctica para el desarrollo de Planes de Contingencia de Sistemas de Información - ONGEIOnl•n PA~TICIPANTES Tiempo estimado DESCRIPCIÓN Entrada JTIC ERC ESI RESP Sallda OBSERVACIONES INICIO El Jefe del Departamento de Tecnologla de la Información y Comunicaciones 2h (JTIC)' ld En base a los lineamientos del Plan de Contingencia, da las directivas para la ejecución. ld ld El Jefe del Departamento de Tecnolog a de l a Intormaclon y Comunicaciones (JTIC)' Elabora el Plan de Riesgos considerando todas las posibles eventualidades Identificando todos los riesoos conocidos en coordinación con su oersonal El Jefe del Departamento de Tecnologla de la Información y Comunicaciones (JTIC)' Se analiza los riesgos conocidos calculando posibilidades de que ocurran cosas negativas y estimar el costo que supondría contrastar el costo de protección de la Información de anállsls, en coordlnactón con su personal El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): En coordinación con el Especialista en Sistemas de Información, analiza las fallas de seguridad estudiando el so1'tware, hardware, redes, locatlzaclón y utilización, Identificando los reoulsltos en la seauridad oue suoonen rlesoo El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): ld Presenta respuestas en forma personalizada, para cada riesgo se determina la probabilidad del factor riesgo según factores de riesgo determinados. El Jefe del Departamento da Tecnologfa de la Información y Comunicaciones Cuando el Plan de acción~ (JTIC)' ,,total cvalu::iclón de dl!tlos Elabora el Plan de Acción en coordinación con el Especlatlsta en Redes y Comunicaciones y genernl ycontemplaun<ipcrdlda el Especlalsta en Sistemas de Información teniendo en cuenta los procedimientos de Sistemas e Información, Equipos de Computo, obtención y almacenamiento de los ,,.. ,,ld Respaldos de Información (BACKUPS) Políticas (norma y procedimiento de BACKUPS) y lo rellles y su compamclóncontra C'l\") aprueba. phm llsta \" \" '\"llctlvld<ides ~ El Jefe del Departamento de Tecnologfa de la Información y Comunicaciones rl?llll?ar, (JTIC)' 'prlorl?ando las actlvldl!des r-1 Crea equipos de trabajo para realizar las actividades previamente planificadas en el Plan de ' ,, ,,estrategias ur11entes :::::> acción, cada equipo cuenta con un Responsable 'Institución e=> e:> o--n 2H El Especlotllsta en Redes y Comunicaciones (ERC): 2d Ejecuta el plan de acción en coordinación con el Responsable designado El Responsable (RES): ld Reporta el avance de los trabajos de recuperación al Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones Se 11ener11 unll slmulaclón de ld fallHp.:irncomprot>:ir elpll!ndc El Especlallsta en Redes y Comunicaciones (ERC):10 Se Inicia el trabajo de recuperación restaurando el servicio usando recursos de la Contingencia Institución local o de respaldo El Especlallsta en Redes y Comunicaciones (ERC): Debe ~r suficientemente rápido11 Conjuntamente con los Responsables vuelven a contar con los recursos en las cantidades y y eficiente ¡>lira no pcf]udlair el lugares propios del sistema de Información 'lh buen scrvlclo lm311cn lnstltuCIOMl El Especlallsta en Redes y Comunicaciones (ERC): · l--~-_-__-_-t'f__q ___ Conjuntamente con el Especialista en Sistemas de Información y los Responsables evalúan lh Sccvalúlldcformaobjetlvll12 los resultados luego de la slmulación de Recuperación de los sistemas que fueron afectados por el siniestro que tan bien se hicieron que tiempo tomaron, que circunstancias modificaron la actividades del plan de Acción El Especlallsta en Redes y Comunicaciones (ERC) :13 Conjuntamente con el Especialista en Sistemas de Información y los Responsables elaboran lh la lista de recomendaciones para minimizar los riesgos y perdidas que ocasionaron el lh 2h siniestro cr~1__ -_-_-_-_-_-_-_ --~---_-_-_-_ -_er El Jefe deil Departamento de Tecnolog(a de la Información y Comunicaciones Confotmd•d d•l,.l1nd•14 (JTIC)' Contln11•ncl• Conjuntamente con los Responsables retroallmentan el Plan de Acción, con las evaluaciones de resultados oara ootlmlzar el o!an de acción orialnal El Especlallsta en Redes y Comunicaciones (ERC):15 Reporta al Jefe de Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones sobre la culminación del Plan de contingenciaFectta: Fechot: \"h.)/ D-t-/ ?4>1 ¡- Elaborado Reivlsado
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES Código: GTI06 Versión: 01Proceso GESTIÓN DE SISTEMAS Fecha: 08.07.13Nombre del ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA WEBProcedimiento:Objetivo: Presentar la información actualizada en las secciones correspondiente de la página Web.Alcance :Base Legal : Desde la coordinación del Jefe de Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones con el Supervisor de Imagen Institucional y Promoción sobre los temas que deben publicarse en la página web hasta la actualización en la página web. Ley de Transparencia del Estado Peruano. Directiva de FONAFE de Tra nsparencia . Nº PARTICIPANTES TiempoOrden estimado DESCRIPCIÓN Entrada JTIC ERC SIIC ET Salida OBSERVACIONES 2 3 INICIO 4 El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones Requerimientos ld (JTIC): de actualización Coordina con el Supervisor de Imagen Institucional y Promoción (SIIC), la información de la información El 20 de cada mes se realiza esta y temas que deben presentarse en la página web en la web ld labor en los portales del Estado El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones Peruano y Portal de Transparencia (JTIC) : Coordina con el Encargado de Transparencia la información a publicar en la página web de la empresa de acuerdo a las directivas de Transparencia El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones 2h (JTIC): Coordina con el especialista en Redes y Comunicación las actividades técnicas para la publicación de la información El Supervisor de Imagen Institucional y Promoción (SIIC) y Encargado de -~·- --D---Dr-----~ ----, Conformidad Transparencia (ET): de publicación Aprueban y dan la conformidad para la publicación en la web de la Empresa de información en la web El Especialista en Redes y Comunicación (ERC): Publicación de ld5 Realiza la publicación de la información según las coordinaciones del Jefe de ~----+---,;.. información en Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones la web FINLeyenda: (ERC) Especialista en Redes y Comunicaciones, (JTIC) El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones ,(s:g~}.~ ervisor /{:;\":>,~;l\McA>~~· ~de Imagen Institucional y Promoción, (ET) Encargado de Transparencias.Fecha: Fecha: Fecha: Elaborado Revisado 00014 4
.···: ...-----~~--- .':',z'{t... ~ ~~ ~:~~'-~ ~e ACTIVOS MINEROSÁrea: GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES Código: GTI07 Versión 01Proceso: GESTIÓN DE SISTEMAS Fecha: 08.07.13Nombre del GESTIÓN DE CONTROLES DE SEGURIDAD INFORMÁTICAProcedimiento:Objetivo: Implementar Controles de seguridad Informática que garanticen la confldenclalldad , dlsponibilldad e Integridad de la InformaciónAlcance: Desde la determinación de la apllcabllldad de un control de Seguridad Informática hasta la ejecución de revisiones periódicas de los controles de seguridad implementados.Base Legal: Norma Técnica Peruana ISO 27001 y Norma Técnica Peruana ISO 17799 Nº PARTICIPANTES TiempoOrdan estimado DESCRIPCIÓN Entrada JDTIC ESI USU LOG PROV ERC Salida OBSERVACIONES INICIO Roquerlmlento ld ele Control ele El Jefe de Deparbmento de Tecnologfa de l3 lnfonnación y Comunicaciones (JTIC): Determinan la aplicabilidad de un control de seguridad informática basada en las normas técnicas. Sogurtct.c:i El Jefe de Departamento de Tecnología de la lnfonnación y Comunic.:1ciom~s (JTIC): ld Coordina con el Especialista en Sistema de Información , área o las áreas usuarias donde se presentan o se implementarán el control de seguridad informática. El Jefe del Departamento de Tecnologia de la lnfonnación y Comunicaciones (JTIC): ld Determina si ta implementación del control lo realizará personal de del Departamento o si se encargará a un tercero. El Jefe del Oep31'bmento de Tecnologfa de la lnfonnación y Comunicaciones (JTIC): ld4 Coordina con el Especialista en Sistema de Información, el personal designado a la tarea, tiempos, costos y otros de la implementación. El Especialista en Sistemas de lnfonnación (ESI): ld-ls Comunica a la Jefe de departamento de Tecnologra de la Información y Comunicaciones y al área usuaria (de ser el caso) el cronograma y alcance del de la implementación. • Dcpcncllcncloclcl\1complcjlcl11clclcl rcqu cr1m tcnto El Especialista en Sistemas de lnfonnación (ESI): Conformidad6 En coordinación con el Especialista en Redes y Comunicaciones, implementa el control garantizando la clelConlrolcle disponibilidad e integridad de la información; el cual es validado por el Jefe de departamento de Seguridad Tecnologfa de ta Información y Comunicaciones. Implementado El Especialista en Sistemas de lnfonnación (ESI):7 Coordina con el Jefe del Departamento de Tecnologla de la Información y Comunicaciones su verificación periódica una vez implementado el control. El Especialista en Sistemas de lnfonnación (ESI):8 Comunica al área usuaria del control implementado y se le comunican sus responsabilidades. El Jefe del Dep:utimento de Tecnologfa de 13 Información y Comunicaciones (JTIC): _ _,;~·' -r---_--_-_¡-_,-._--_-_-_L_-__.-.._r--_i--_-_-~-.·.\":+----+~ ls9 Coordina con el Especialista en Sistemas de Información la elaboración de los TdR y contratación del ~¡--7L_..J servicio que implemente el control y to deriva a Loglstica.-~=10 ó¡~-+----+---+-< Realiza la contratación siguiendo el procedimiento correspondiente, de acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado y lo Informa al Jefe del Departamento de Tecnologia de la T~Mrmact6nyCo~e.s.~------------------->-----t--=0i~~-==~~~---t----+-----i----t------>----t----------, l~ ~rrr_-:---r----t->1 El Jefe de Departamento de Tecnologla de la lnfonnación y Comunicaciones (JTIC):11 Coordina con el Especialista en Sistemas de Información la supervisión de la ejecución del servicio externo con la Orden de Contratación de la Gerencia de Administración. El Especialista en Sistemas de lnfonnación (ESI):12 Coordina con el Jefe del Departamento de Tecnologla de la Información y Comunicaciones y el Especialista en Redes y Comunicaciones la verificación del servicio y ta ejecución de pruebas sobre el control implementado hasta que sean satisfactorias, una vez finalizada la implementación. El Jefe del Departamento de Tecnología de la lnfonnación y Comunicaciones (JTIC): Conformidad ld-ls13 Emite la conformidad del servicio y de ser el caso informa al área usuaria el resultado del control clelControlclc implementado y sus responsabilidades. Seguridad lmplcmcntoclo14 El Especialista en Sistemas de lnfonnación (ESI): L-yH--+--+---+-----7 Expec!Jcnlede Elabora el expediente de pago y to remite al área de Loglstica pago El Jefe del Departamento de Tecnologfa de la lnfonnación y Comunicaciones (JTIC):15 En coordinación con los especialistas de Sistemas de Información y Redes y Comunicaciones, realiza revisiones periódicas de los controles de seguridad implementados para asegurar que éstos funcionen de acuerdo a lo establecido.en \ f \Leyenda: (JDTIC) Jefe de departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones, (ESI) Especialista en Sistemas de Información, (ERC) Especialista Rec!_e~_yf;;/> P\Comunicaciones, (LOG) Logistica, (PROV) Proveedor ( ·-''\"Fecha: Fecha: Fecha: Elaborado
L__e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE AOMJNISTRACION Y FINANZAS / TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES Código : GTIOS Versión 01Proceso GESTIÓN DE SISTEMAS Fecha : 08.07.13Nombre del GESTIÓN DE RESPALDO Y RECUPERACIÓNProcedimiento:Objetivo: Proteger los recursos de Información y la tecnolog{a utillzada para su procesa miento, frente a amenazas Internas o externas, deliberadas o accldentales, con et fin de asegurar el cumpllmlento de la confidencialidad, Integridad, disponibilidad y legalidad de la Información a través de la gestión de respaldo de datos y recuperación de la Información.Alcance : Desde la elaboración de copias de respaldo hasta la conformidad de los BackupsBase Legal: NTP-150/ IEC 17799 :2007 EDI v2 para la Gestión de Seguridad de la Información Nº DESCRIPCIÓN Entrada PART I C I P A N T E S Salida Tiempo OBSERVACIONESOrden INICIO estimado usu ERC ESI BACKUPS DE SOFTWARE L.,-J El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): Requeri miento nI~1 Determina si el sortware es de desarrollo Interno o es externo (compra de Jlcenclas de uso) b11ckupde software ~~ El Especialista en Redes y Comuni caciones (ERC): 6NO f----' SI En el caso de software desarrollado en coordinación con el Especialista en Siste mas de 2h2 Información, se genera una copla de respaldo de la apllcaclón original por cada nueva versión o corrección; guardando registro del nombre del aplicativo, la fecha de modificación y los ca mbios realizados. E1 Especialista en Redes y Comun1cOJ1c1ones (EifCJ: -93 En el caso de software propietario, se genera una copla de respaldo cuando el software se o 2h encuentra en disco magnético; conservando el orlglnal en el gabinete del Departamento de lh Tecnoloaia v Comunicaciones4 El Especlallsta en Redes y Comunicaciones (ERC): Conformld 11d El backup es almacenado en los equipos NAS (StorCenter) delbackup BACKUPS DE DATOS DE SERVIDORs El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC) : Requerimiento 9 lh Realiza backups diarios programados de los datos administrados por los servidores. deb:lckupdll lh Q 2h d1tosdet 2h servidor 6 lh El Especialista en Redes y Comunicaci ones (ERC): 3h6 almacena en el servidor en una unidad Independiente del siste ma operativo cuyo nombre lh debe tener la siguiente estructura <NOMBRE BACKP>_YYYYMMOO < EXTENSION> El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): Conformld.1d delb:lckup7 Realiza prueba de corrección los dlas viernes o sábados copiando los backups a los equipos NAS (StorCenter) 1 BACKUP DE DATOS DE USUARIO Conformld1d dttlb:ickup8 El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): Requerimiento T Proporciona al usuario el acceso al servidor deb11ckupd11 ~atosde u1u11rlo y Las ~reas Usuarias (USU): L -G9 Los usuarios que manejan información catalogada como importante, almacenan bajo responsabilidad coplas de esta Información en el servidor de archivos, al que se accede a t ravés de la unidad de red ma~eada con la tetra B:) El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC):10 En caso de Información del sistema de gestión de calidad (o:/SIG), se realizará un backup semanal y cuando se requiera Las áreas Usuarias (USU): Ir ---...::.,. 1 1\" ¡,:¡r ,... ... En caso de correo electrónico, los usuarios depurarán a diario la Información que reciben en11 su bandeja de entrada a fin de evitar dai'ios en el archivo de al macenamlento, en estricto 9 cumpllendo las disposiciones Internas vigentes ~ El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC) :12 Ante ta ocurrencia de falla del equipo y/o traslado, se reallzará un backup completo de la c::::::J In formación, para luego ser restaurada en el nuevo equipo si fuese necesario El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC):1 3 En caso sea cese del trabajador el área de personal comunica oportunamente para la realización del backup respectivo FINLeyenda : (ERC) Especialista en Redes y Comunicaciones, (ESI) Especialista en Sistemas de Información, (USU) Usuarios. Fecha : fc-:;h¡r: Fecha: Elaborado
(-_) ACTIVOS MINEROS Área f GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES Código GTI09 1 1 Versión 01 11 Proceso GESTION DE SISTEMAS Fecha: 08.07.13Nombre del ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE HARDWAREProcedimiento:Objetivo : Adquirir hardware y garantizar su control y vigenciaAlcance : Desde la Solicitud de las Áreas Usuarias de la necesidad de adquirir hardware hasta la elaboración de informes de revisiones y control del hardware de la empresa...Base Legal : NTP-150/IEC 17799:2007 EDI v2 para la Gestión de Seguridad de la InformaciónOrden PARTICIPANTES Tiempo estimado DESCRIPCIÓN Entrada USU JTIC ERC LOG 1 Salida OBSERVACIONES INICIO IL..,-lEl Jefe del Departamento de Tecnologfa de la Información y Comunicaciones Rtquei1mltnto Id(JTIC): dt H1rctNue 2dRecibe fa soHcitud del Área Usuaria de adquirir ha rdwa re con el sustento pertinente.El Jefe del Departamento de Tecnologfa de la Información y Comunicaciones 1---079spe-clfle1done1 IS(JTIC):Coordina con el Especialista en Redes y Comunicaciones la revisión prelimlnar de la dtlHuct.vuevigencia tecnológica, disponibilidad económica, factibilidad técnica y alternativas para elhardware requerido. ~-+---+-·El Jefe del Departamento de Tecnologia de la Información y Comunicaciones(JTIC):Determina las especificaciones técnicas en coordinación con el área usuaria. Log1st1ca (LOG): ¡•¡ En algunos usos, 11 Adquie re el Hardware siguiendo el procedimiento correspondiente, de acuerdo a la Ley de adquis ici6 n serullu1 tr1vhdtl4 Contrataciones del Estado y lo envía al Jefe del Departamento de Tecnología de la procedimiento de com pra Información v Comunicaciones corporaliva deFOtlAFE.El Jefe del Departamento de Tecnologfa de la Información y Comunicaciones 1-6-o Id(JTIC):Coordina con el Especial ista en Redes y Comunicaciones para verificar el hardwareadquirido con la Orden de Compra y las especificaciones técnicas, y recepciona el equipo.El área Usuaria (USU): 69 ld-ls l'J Se ruliu el procuo dtVerifica la correcta funclonalldad del software adquirido, con la asistencia del personal del n!gnul6n dtl equipo y 11Departamento TIC para la instalación(•) confo1m!d1ddel1adqu!sic!6n.El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): ISEn coordinación con el Especialista en Sistemas de Información reall za revisionesperiódicas del hardware interno y externo de los equipos de cómputo como actividad decontrol, y mantiene el Inventarlo del hardware en la empresa FIN lc::\".:::J- / Lul..V.,k_..¡_¡,\¡~~/~~{óLeyenda: (JTICJ Jefe del Departamento de Tecnología de la lnfo•madón v Comunicaciones, (ERC) Especialista en Redes v Comunicaciones, (LOGJ Logfslica, (USUJ Á<ea '/~ ~/'.>.J-///_,..,/rt' (a ~~º' \)~nFecha:Fecha : Fecha: /~ '- \"\ 1 Elaborado Revisado ¡/ Aprobado . \"\"' ...;. ,.... _ ~ j ?]. - ·'\"íq;~~~~~:,~ ,1111s:1acon·¡\\\.·
e ACTIVOS MINEROS1 Area 1 GERENCIA DE ADMINISTRACION y FINANZAS I TECNOLOGIA DE LA INFORMACION y COMUNICACIONES 1 Código ! 1 Verslónl GTI10 11 Proceso 1 GESTION DE SOPORTE TECNICO E INFORMATICO 01 1 Fecha :Nombre del MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTO oe.01.13Procedimiento:Objetivo : Reallz<lr una gestión y control del mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo, que garantice el correcto funcionam iento de los equipos.Alcance: Desde la planlnaiclón del mantenimiento preventivo h•st• la emisión del Informe de Mantenimiento Preventivo y le conformidad del servicioBese Leval: NTP-ISO/IEC 17799: 2007 EDI v2 p<lre la Gestión de Segurld<ld de la Información PARTICIPANTES Tiempo estimado DESCRIPCIÓN Entrada ERC JTIC LOG PROY usu Sallda OBSERVACIONES 2d INICIO [J PLANIFICACIÓN 1 \"'' o;;Spccu111st111 en Redes y ...omun1cac1ones ~-·--,: Elabora la planlflcac!ón de las actividades para el mantenimiento preventivo tomando como bese el lnvent<lrlo actu<lUzado de ros equipos de cómputo y Comunicaciones y el catálogo del Proveedor. El E•peclallsta en Redes y Comunicaciones (ERC): Genera el programa de Mentenlmlento Preventivo de acuerdo a la dlsponlbllld11d de los equipos sln afectar las actividades cotidlan11s de los usuarios con aprob11clón del Jefe de Departamento de Tecnologla de la Información y Comunlcllclones El Jefe del Depert.mento de Tecno oV • de a Informaclon y Comunicaciones (JTIC): En coordinación con el Especialista en Redes y Comunicaciones, revisa, eva1ú'1 y Olprueba el plan de mantenimiento prevent ivo según recursos Internos y determinan el mantenimiento que se reaUzar6 de maneni Interna v de manerll e)(terna . EJECUCION El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): Elabora los TDR del mantenimiento programado y los envla lll Jefe del Departamento de Tecnologla de la Información y Comunlcaclones El Jefe de Departamento de Tecnologfa de la Información y Comunicaciones (JTIC): Revise y aprul!ba los TOR, genera sollcltud de sl!rvlclo y envla a Loglstlca Lavfstlca (LOG): Selecciona al provl!edor de acuerdo a los procedimientos de contr:it:iclón y comunlc:i :il Jefe del Departamento de Tecnologl:i de la lntormoclón y Comunlceclones- -e·~epartamcntO\"'CIC\"\"recnologl• de I• Inform11c16n y Comun1cac1ones (JTIC): Coordina activld11des p:ini l:i re:illzaclón del mantenimiento preventivo de acuerdo al nronrama con el Esnecl:illsta de Redes v Comunlc:iclón v e1 Provel!dor. Proveedor (PROV): Ejecuta el mantenimiento preventivo en conformlded '11 prognima establecido, coordinando las actividades con el Departamento TIC. Proveedor (PROV): 1.-+---+---+16+-• fnfOlllltOt El proveedor verifica todos los equipos de cómputo y detl!rmln<l l:is condiciones del equipo Mt n1UllllltM6 de cómputo, la existencia de fallas y si la solución requiere la adquisición de repuestos p11ra surl!facclón.10 El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): Ór-+---+-----+----il ld Verifica e1 cumplimiento de las actividades de mantenimiento l!Stoblecldas en el programa . lnfonneoe 1d M1n1enl m! e n t o lh P RY9n!IVO Proveedor (PROV): 1.-+--~Ó12 Entrega el Reporte de Mantenimiento orlgln:il al Jefe del Departamento de Tecnologl:i de l:i Información y Comunicaciones para llevar un control cronológico de las actividades El Jefe del Departamc:nto de Tocnologfa de 1• Inform•cl6n y Comunicaciones Confo1111 1010 lh de$el'Yl(JO13 (JTIC): O:i el Visto Bueno por la conformidad dl!I servicio en coordinación ct1n El Especlallsta en LJf-+--+--+---l---t~ ~~~;~.. a· Rl!des y Comunicaciones (ERC)14 El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): Elabora el expediente de pago y lo remite al áru de Loglstlca El Jefe de Oepartamcnto de Tccnologta de la Información y Comunicaciones T&'?r~1~a15 actividades para la realización del mantenimiento preventivo di! llCUerdo al programa con el Especlallsta de Redes y Comunlceclón . El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC):16 Ejecuta el plan de m11ntenlmlento preventivo, rl!:illza y entrega el reporte di! Mentenlmll!nto preventivo 111 Jefe de Departamento di! Tecnologl11 de la lnform11clón y Comunlaiclones El Jefe del Departamento de Tccnologfa de la Información y Comunicaciones17 (JTIC): Recibe, revls:i y remite e1 reporte de mentenlmlento preventivo al área usuaria ? '\"1 Confonn1d1d m1n\"' n!ml1n10 óFlNLeyenda: (ERC) Especialista en Redes y Comunicaciones, (JTIC) Jefe de Departamento de Tecnología de la Información,(LOG) Logística, (PROV)f oveedor. / ~Fecha: Fcc:::ha: fe1;ha: \ I Elaborado Revisado Aprob•..__.., j
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES Código: GTill Versión 01Proceso GESTION DE SOPORTE TECNICO E INFORMATICO Fecha: 08.07.13Nombre del MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPOS DE CÓMPUTOProcedimiento:Objetivo: Realizar una gestión y control del mantenimiento correctivo de los equipos de computo a fin de recuperar la operatividad de los mismosAlcance: Desde la planificación del mantenimiento correctivo del equipo de cómputo según el informe del Proveedor y cuando se presente fallas en los equipos de cómputo, hasta Ja emisión de la conformidad del servicioBase Legal: realizado . NTP-150/IEC 17799:2007 EDI v2 para la Gestión de Seguridad de la Información Nº PARTICIPANTES TiempoOrden estimado DESCRIPCIÓN Entrada usu ERC JTIC LOG PROV GAF Salida OBSERVACIONES 1 ld 2 INICIO C:J 9 Requerimiento lh 3 lH 4 El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): Informe de r - -9 ,..:>L., Informe de lh 5 Genera el mantenimiento correctivo de los equipos de cómputo y envía el Informe al Jefe Mt1ntcnlmlento 9 M<intenimiento 6 del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones correctivo 1 2h 1 Conformidad lh 7 El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): Reporte de del Servicio Genera solicitud de mantenimiento correctivo de un equipo de cómputo o periférico según r.:ulas Expediente de ld 8 el informe del Proveedor o del Usuario y/o cuando se presente fallas en los equipos de lh 9 cómnuto p~~ Pago lh El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): lh Para el caso de equipos con garantía se contactará con el servicio técnico del nSI ~l-0- representante de la marca y se procede de acuerdo a los procedimientos internos del ).., renresentante de la marca 1 El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (JTIC): -K Revisa y aprueba el Plan y envía solicitud de mantenimiento correctivo a Logística L1-a Logística (LOG): Solicita al proveedor la cotización, características de las partes, remplazos de piezas del equipo El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): Asigna equipos de remplazo al usuario en caso que el mantenimiento correctivo no se pueda brindar solución inmediata con la finalidad de no afectar la continuidad del trabajo del área usuaria El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (JTIC): Elabora el pase de salida en original y dos copias para trasladar el equipo de computo y recaba la firma del Responsable del Área y del responsable de trasladar el equipo de cómputo Proveedor (PROV): Corrige las fallas del equipo de computo dentro de las instalaciones de la empresa, en caso que no se requiera que los equipos salgan de las instalaciones para que sea entregado dentro los plazos establecidos Proveedor (PROV): Traslada los equipos de cómputo hasta las áreas usuarias para su entrega e instalación e informa del mantenimiento 10 El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): 9 Verifica el cumplimiento de las actividades de mantenimiento establecidas en el Plan. 11 L rY El Jefe del Departamento de Tecnolog ía de la Información y Comunicaciones 12 (JTIC): ~'-- Da el Visto Bueno por la conformidad del servicio o El Especialista en Redes y Comunicaciones (ERC): Elabora el expediente de pago y lo remite al área de Logística FINLeyenda: (ERC) Especialista en Redes y Comunicaciones, (GAF) Gerencia de Administración y Finanzas, (JTIC) Jefe del Departamento de Tecnología de la Información, (LOG) Logística, (PROV) Proveedor (USU)Usuario.Fecha: Fecha: Fecha: Elaborado Revisado Aprobado
e ACTIVOS MINEROSArcia GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS/ TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES 1 Código J GTI12 1 Versión 01Proceso GESTlON DE SOPORTE TECNICO E INFORMATICO Fecha: OS.07.13Nombre del MANTENIMIENTO OE SISTEMAS DE INFORMACIÓNProcedimiento: Objetivo: Cubrir las necesidades de mantenimiento de los sistemas de Información (MSI) Alcance: Desde la Solicitud del área Usuaria al Jefe de Departamento de Tecnologia de la Información y Comunicaciones del mantenimiento de Jos sistemas de Información que gestiona la empresa hasta la conformidad del servicio y conformidad del..Base L11gal: mantenimiento realizado. Norma Técnica Peruana ISO 12207Orden DESCRIPCIÓN Entrada usu JTIC PARTICIPANTES PROV PROV ERP Salida Tiempo OBSERVACIONES INICIO 1 _J ESI LOG estimado El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (JTIC): Sollclludd• ld Recepclona la sollcltud de Mantenimiento de Información del área Usuaria (la necesidad de realizar una corrección, Mllnt1nlml•nto modificación, actuallzaclón, configuración o Implementación en las apllcaclones, bases de datos y/o reportes de los d•3l1t.m11 d• sistemas de Información que la empresa gestiona). ll'lform.clOn El Jef11 del Departamento de Tecnologia de la Información y Comunicaciones (JTIC): lh Evalüa si procede administrativamente el requerimiento. En caso de NO; la Jefatura de Sistemas comunica a1 área usuaria que no corresponde a MSI. El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (JTIC): lh3 Deriva el requerimiento al Especialista en Sistemas de I nformación para la evaluación de factlbllldad técnica. El Especialista en Sistemas de Información (ESI): .--------HÓ lh Determ ina si el requerimiento es técnicamente atendlble. lh4 En caso de NO, comunica a la Jefe de Departamento de Tecnología de ta Información y Comunicaciones y al área ~o....~.... ·~·,, lh usuaria de su apllcabllldad. El Especlalista en Sistemas de Información (ESI): Claslflca el requerimiento dependiendo de su tipo (aplicación, base de datos, reporte, otro). urgencia, magnitud ; e Informa al Jefe de Deoartamento de Tecnolocia de la InformacJ6n v Comunicaciones. El Jefe del Departamento de Tecnologia de la Información y Comunicaciones (JTIC): Determina si el mantenimiento lo reali zará Sistemas o e1 proveedor de ERP o si se encargará a un tercero.7 El Jefe del Departamento de Tecnologi<11 de la Información y Comunicaciones (JTIC): lnt~rno Coordina con el Proveedor de ERP la ejecución del mantenimiento requeridoa El Ptov11edot de ERP: o 2d Ejecuta el mantenimiento requerido El Especialista en Sistemas de Información (ESI):9 Supervisa la ejecución del mantenimiento a cargo del Proveedor de ERP y remite Informe al Jefe de Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones10 El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (JTIC): Recibe, anallza, da su conformidad y elabora el expediente de pago11 El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (JT7C): Í~l----l-. lh-ld •Dependiendo de la Coordina con Sistemas el personal designado a la tarea, tiempos, costos y otros del mantenimiento. lh-2d ur9cncl11ycv.llul)cl6n clc o El Especialista en Sistemas de Información (ESI): • Ocpcndlcndodela ur9cncll)YCY.llul)Cl6n dc12 Comunica al Jefe de departamento de Tecnologla de la Información y Comunicaciones y al área usuaria el crononrama v alcance del mantenimiento. El Especialista en Sistemas de Información (ESI):13 Reallza el mantenimiento garantizando la dtsponlbllldad e Integridad de la Información. El Especialista en Sistemas de Información (ESI):14 Coordina con el Jefe de Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones sobre ta verificación del lh-ld lh-ld proceso y la ejecución de pruebas Internas una vez flnallzado el manten imiento D r---t_g___________ Qj lh-2d -El Espec1ahsta en Sistemas de Informac16n (l::S.1J: 1S15 Entrega al área usuaria el resultado del mantenimiento, previa conformidad del Jefe de departamento de Ter-nolonfa tf,. •a rnfnrmaclón v Com nlcaciones16 El área usuaria (USU): _ _ _ _ _ _ jgj-rSJ[]!-+----+--+-+---+-~ Conformldodd•l Da la conformidad al mantenim iento realizado. M:lnt.nlml•nto ~~= ••Iludo El Jefe del Departamento de Tecnología de Ta Información y Comunicaciones (JTIC): l~--+--+-ip17 Coordina con el Especlallsta en Sistema de Información la contratación del servicio de mantenimiento requerido, elabora el TdR y ro deriva a Logística. Logística (LOG):18 Reallza la contratación siguiendo el procedim iento correspondiente, de acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado y lo Informa al Jefe de departamento de Tecnologia de la Información y Comunicaciones El Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones (JTIC) [g::::::::::::: :::::~¡_¡_;_..¡.,¡19 En coordinación con el Especialista en Sistemas de Informac16n supervisan 1a ejecución del mantenimiento a cargo del Proveedor de acuerdo a los requisitos especlfl~dos en la contratación El Especialista en Sistemas de Información (ESI): ?º20 Coordina con e1 Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones, la verificación del proceso y la ejecución de pruebas Internas hasta que sean satisfactorias, una vez flnallzado el mantenimiento.21 El Jefe del Departamento de Tecnologia de la Información y Comunicaci ones (JTIC) : Conformld11d do1 ld-ls Emite la conformidad del servicio y entrega al área usuaria el resultado del mantenimiento. S.rvlclo El área usuaria (USU) Q'-f--------t---+---t--+----f-;>'E~p.c! l•nl•d•22 Da la conformidad al mantenimiento realizado y elabora el expediente de pago. 1 f'•go l óFIN1~: \"'Leyenda: (JTIC) Jefe del Departamento de Tecnología de la Información y Comunicaciones, (ESI) Especialista en Sistemas de Información, (USU) Área Usuarict (LOG) Logí .ticÍ,r.f·~':RYOV) Pr: veedo\.':o.,'..\.\ ,r) ~ f •\"1:1 '67 D O \ ·n\ F11cha: Fecha: Fecha: Elaborado - Apro~do 1
1 11 PS 07: , GESTION DE-1¡ DOCUMENTOS
PS 07 Gestión de Documentos PS 07 .1 Recepción de documentos GDOOl Recepción y Distribución de documentos PS 07.2 Registro y conservación de documentos GD002 Selección de la documentación GD003 Organización de la documentación GD004 Registro de la documentación CGDOS Conservación preventiva de la documentación PS 07.3 Préstamo de documentos GD006 Servicio documentario a usuarios 000151
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Código: GD001Proceso RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Versión: 01Nombre del RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Fecha:Procedimiento:Objetivo: Recepcionar y registrar correctamente la documentación remitida de entidades públicas o privadas y remitirla en forma oportuna al área y/o personal de AMSAC.Al ca nce:Base Legal: Desde la recepción de documentación y el cargo de entrega correspondiente de Entidades públicas o privadas hasta el envío de la documentación física a l área o personal de la Empresa Directiva Nº 004-2011 Procedimiento de Trámite Documentario Nº PARTICIPANTES Tiempo estimadoOrden DESCRIPCIÓN Ent rada R USU ESP Salida OBSERVACIONES INICIO 1 La Recepcionista (R) : Documentacióny ~ Cargo de entrega de1 Recepciona la documentación y el cargo de entrega correspondiente de Entidades públicas o Entidades públicas 1 min privadas. y/o privadas 9-c_._JL ~ La Recepcionista (R) : ;: Cargo 2 min :~r,.-.i.2 Sella el cargo y a la documentación entregada y coloca Nº de registro de ingreso, fecha y u .., hora. Entrega cargo de entrega sellado al usuario.~-0--~~~~~~~~~~~~~~~~-~~-·-~o~~--+---~>--~~1 ~~-1 -~~~~1 --c=>3 La Recepcionista (R): min (*) como máximo las 20 - Escanea carta de presentación, documentación y adjuntos(*) primeras hojas 10 o La Recepcionista (R): Registra información relevante de la documentación (Nombre de la empresa y del 4 min4 remitente, tipo de documento, Nº de hojas, carácter, referencias, observaciones, etc.) en el sistema SITRADOC, le adjunta carta de presentación escaneada y lo guarda en el sistema La Recepcionista (R): 1 min 5 Imprime del sistema SITRADOC una Hoja de ruta con un Nº de expediente de ingreso Oocumentacion 1 min La Recepcionista (R): escaneada 2 min 6 Adjunta a la hoja de ruta impresa, la carta de presentación, la documentación y los remitida por 2 min E-mail 2 min adjuntos La Recepcionista (R) : Documentación 7 Remite vía e-mail corporativo la carta de presentación, documentación y adjuntos física remitida escaneados al personal o área de destino de la Empresa . a destinatario La Recepcionista (R) : Registra en el cuaderno de cargo del área J os datos relevantes . de la documentación 8 recepcionada (Nombre de la empresa remitente, nombre del área de remisión, Nº de registro generados en el SITRADOC) La Recepcionista (R) : 9 Coordina con el Jefe de Departamento de Administración y Logística el envío de la documentación física al área o personal de la Empresa. FINLeyenda: (R) Recepcionista, (USU) Area Usuaria, (GAF) Gerencia de Administración y Finanzas Fecha : Fecha: .2' • ....... Elaborado Revisado
._, •.!-.__Área GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Código: GOD02 REGISTRO Y CONSERVACION DE DOCUMENTOS Versión: 01Proceso SELECCIÓ N DE LA DOCUME NTACION Fecha:Nombre delProcedimiento:Objetiv o: Transferir organizadamente la documentación de las áreas al Archivo CentralAlcance: Se inicia con la recepción de las Directivas y Normativas y se finaliza con la conformidad de la recepción de los formatos de inventario.Base Legal : Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº25323 y su Reglamento DS-008-92-JUS Nº DESCRIPCIÓN Entrada PARTICIPANTES Salida Tiempo OBSERVACIONES estimadoOrden usu ARCH INICIO 1 ~ 2 El área de Archivo (ARCH ): Directivas y 1H Recibe las Directivas y Normativas de Archivo y prepara el cronograma de transferencia de Normativas de ~ 3 documentos al archivo central 4 Archivo 1~ 5 El área de Archivo (ARCH): 6-f-- S' Directiva Archivo Institucional de Efectúa el comunicado general mediante el correo electrónico sobre el cronograma de Activos Mineros 05-2010-AMSAC transferencia de documentos a los Usuarios Usuario (USU): 2D Define el orden y contenido que deben cumplir los documentos y archivos de gestión a cargo de los responsables de las áreas de acuerdo al orden pre establecido (Contenido y Forma) en la Directiva Vigente y siguiendo el cuadro de clasificación documentaria establecido. El área de Archivo (ARCH): Documentos o o\I/ 1D Recepciona los archivos de gestión transferidas por las áreas archivos de _ gestión -- Se expide tres copias una copia par el usuario, una copia par el El área de Archivo (ARCH): Formato de archivo, el archivo excel se remite Revisa los documentos recepcionados verificando que lo consignado en el formato de inventario de vía electrónica inventario de transparencia documental este acorde al contenido físico de las cajas file. transparencia 1' El área de Arch ivo (ARCH): ~ Conformidad 6 Efectúa la firma de conformidad de recepción de los formatos de inventario de recepción (_] de documentos FINLey enda: (ARCH ) Área de Archivo, (USU) Área Usuaria.Fecha: Fecha: QS :; f.3 Fecha: Elaborado Revisado 000 153
Área GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Código: GOD03Proceso REGISTRO Y CONSERVACION DE DOCUMENTOS Versión: 01Nombre del ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACION Fecha:Procedimiento:Objetivo: Mantener organizada la documentación y que permita una fácil identificaciónAlcance: Se inicia con la clasificación de los documentos y se finaliza con la preparación de las cajas file numerándolas/codificándolas para suBase Legal : Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº25323 y su Reglamento DS-008-92-JUS Nº PARTICIPANTES TiempoOrden estimado DESCRIPCIÓN Entrada ARCH Sa lida OBSERVACIONES 1 2 INICIO Documentos de LJ 1D De acuerdo al cuadro de clasificación de 3 El área de Archivo (ARCH): las áreas de la directiva de archivos institucionales 4 Clasifica los documentos por secciones/ áreas administrativas, de acuerdo a la estructura la empresa o~ oroánica de la emoresa El área de Archivo (ARCH): ~ ;;i.. Cajas archiveras 1H I dentifica las series documentales, agrupándolos por áreas y asuntos, formando piezas preparadas documentales. 2' El á r ea de Archivo (ARCH) : Numera los piezas documentales 10' En el caso que requiera recambio o por reclasificación El área de Archivo (ARCH) : Prepara las cajas file numerándolas/codificándolas para su ubicación topográfica. FINLeyenda: (ARCH) Área de Archivo.Fecha: Fecha: :;¡ 13 Fecha: Elaborado Revisado 000154
Área GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Código: GOD04 REGISTRO Y CONSERVACION DE DOCUMENTOS Versión: 01Proceso REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN Fecha:Nombre delProcedimiento:Objetivo: Identificar Ja documentación que permita su archivamiento en forma organizada .Alcance:Base Legal: Se inicia con Ja elaboración de Jos formatos de inventario y finaliza con la ubicación de las cajas archiveras topográficamente en las estanterías numeradas correlativamente. Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº25323 y su Reglamento DS-008-92-JUS Nº PARTICIPANTES TiempoOrden estimado DESCRIPCIÓN Entrada ARCH Salida OBSERVACIONES INICIO Documentación L...,...._J 1D El área de Archivo (ARCH): de la empresa Según Directiva1 Elabora el formato de inventario general ¡Q 1D El área de Archivo (ARCH): ºoo 1D2 Registra de acuerdo a las series documentales en el formato de inventario general ~ Cajas archiveras El área de Archivo (ARCH): ubicadas3 Coloca las piezas documentales en las cajas archiveras c:=i ~ El área de Archivo (ARCH):4 Actualiza los registros en la Base de Datos del archivo El área de Archivo (ARCH):5 Ubicar las cajas Archiveras topográficamente en las estanterías numeradas correlativamente FINLeyenda: (ARCH) Área de Archivo. ·.. .~-~~.....,. ! ~~ ~~ 0[~~ ,(,),} I /ko~ ~/Jlj).· ,~. ',/ <;) - _¿. lf/Fecha: Fecha : 7 ,'í / J./¡ ~ Fecha: '~ / X _,..,,\".'::t-;;;;;;:::-..,:;;{/ El a b o r a d o Revisado \../ prObatro 000155
r_ _e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Cód i go: GODOS Versión: 01Proceso REGISTRO Y CONSERVACION DE DOCUMENTOS Fecha:Nombre del CO NSERVACIO N PREVENTIVA DE LA DOCUMENTACIÓNProcedimiento:Objetivo: Mantener y conservar adecuadamente los documentosAl ca n ce: Se inicia con Ja revisión de Ja Normatividad Aplicable y finaliza con el mantenimiento preventivo de Ja documentación preparadaBase Legal : Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº25323 y su Reglamento DS-008-92-JUS Nº PARTICIPANTES TiempoOrden estimado DESCRIPCIÓN Entrada ARCH PROV Salida OBSERVACIONES INICIO Normativa Aplicable El área d e Archivo (ARCH) : 1 Revisa Ja normativa aplicable 1D El area de Archivo (ARCH} : Q 1D Se coordina con la Gerencia de 2 Efectúa la separación de Jos elementos metálicos, plásticos y otros que deterioren el soporte 1D Administración y Finanzas para la ó contratación del servicio según Jos de documento (papel) procedimientos esta blecidos El área d e Archivo (ARCH): 3 Realiza periódicamente la custodia física de Ja documentación1-------<1---~El área d e Archivo (ARCA) : Efectúa la programación periódica de trabajos de mantenimiento y fumigación a cargo de 4 empresas especializadas en depósito documental y adecuación de las condiciones ambientales El área de Archivo (ARCH) : Documentación El área de Arch ivo planifica y ejecuta5 Supervisa la fumigación y los trabajos preventivos realizados por terceros contratistas preparada medidas preventivas y correctivas contra eventos de caso fortuito y fuerza mayor tales como incendios, inundaciones, terremotos, conflictos sociales entre otros, evaluando riesgos asociados a la gestión del archivo FINLe y enda: (ARCH} Área de Archivo.Fecha: Fecha: (} .\ ¡ -:¡ 11? ---TJ - Fecha: Elaborado V Aprobado ~ Revisado 000156
e ACTIVOS MINEROSÁrea GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS / ADMINISTRACIÓN Y LOGÍSTICA Código: GD006 Versión: 01Proceso PRESTAMO DE DOCUMENTOS Fecha:Nombre del SERVICIO DOCUMENTARIO A USUARIOSProcedimiento:Objetivo: Facilitar la documentación por los usuarios de manera ágil y ubicación del documento a su ubicación de origenAlcance: Se inicia con la recepción de la solicitud de préstamo de los usuarios y/o consulta de documentos mediante vía e-mail y se finaliza con la reubicaBase Legal : Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº25323 y su Reglamento DS-008-92-JUS Nº PARTICIPANTES TiempoOrden estimado DESCRIPCIÓN Entrada usu ARCH Salida OBSERVACIONES 1 2 INICIO Solicitud o 1D 3 de préstamo I 4 El área de Arch ivo (ARCH): 9o 5 Recepciona la solicitud de préstamo de los Usuarios y/o consulta de documentos mediante consultas &f-7 Documentos 6 vía e-mail solicitado 1D El área de Archivo (ARCH): Documento 1D Efectúa la ubicación del documento solicitado devuelto Q El área de Archivo (ARCH): Comunica al Usuario la ubicación del documento en el Archivo Central para que pueda ~ Documentos recepcionar el mismo mediante un formato de préstamo del documento y/o la reub icados consulta en los ambientes del archivo topográficamente El área Usuaria (USU): o Entrega el documento al solicitante, previa suscripción del formato de préstamo El área de Archivo (ARCH): Recpeciona y verifica la devolución del documento(s) prestado(s) El área de Archivo (ARCH): En caso de ped idos extern os co mo la Efectúa la ubicación del documento a su ubicación de origen ONP la soli citud debe realizar a t ravés del área a fin FINLeyenda: (ARCH) Área de Archivo (USU) Área Usuaria. /l // /.~n\"\"-----~-... . Fecha: l f tr-To4c.,,.'l {µJI.U oru1 ~.d,. ~~'\" ~#J\~\"·~~\\J Elaborado Fecha: 2 f . tJ-t ./3 ..,/ 1/ l y \ ..~«=, ~~~o/,,~º/ Fecha: ~&A)ro'l>ado Revisado ~stra<;.~~-
PS 08: CONTROLl 1NSTITUCIONAL 1
PS 08 Control Institucional PS 08.1 Acciones de Control CINOl Absolución de consultas CIN02 Promoción de cumplimiento de la agenda de compromiso de la empresa CIN03 Participación en la comisión Especial de cautela \ ' 00015 3
Área ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Código: CIN01Proceso ACTIVIDADES DE CONTROL Versión : 01Nombre del ABSOLUCION DE CONSULTAS Fecha: 26.07.13Procedimiento:Objetivo: Absolver consultas de la Alta Dirección.Al c a n c e : Desde el requerimiento de la absolución de consulta efectuada por la Alta Dirección, hasta la respuesta brindada por el Órgano de Control InstitucionalBase Legal : Directiva Nº 002-2009-CG/CA, Ejercicio del control preventivo por la CGR y los OC!, aprobada con Resc lución de Contraloría Nº 094-2009-CG. Nº PARTICIPANTES TiempoOrde estimado DESCRIPCIÓN Entrada OCI PD GG AUD CGR Salida OBSERVACIONES n INICIO LJ 2 El Presidente del Directorio (PD) o Gerente General (GG): ---------A--------- Cabe precisar que para la ejecución de este 3 Mediante requerimiento escrito remitido a la Jefatura del Órgano de Control Institucional, ~~- 1 -~iConsulta o procedimiento relacionado con e! ejercicio del Control solicita la absolución de consulta relacionada a la aplicación de la normativa en materia de 1 día Preventivo en su modalidad Absolución de Consulta, el control gubernamental en la Empresa. requerimiento 2 horas Órgano de Control Institucional requiere de la de absolución participación de un Auditor Abogado. de consulta c.n El Organo de Control Institucional (OCI): Recepciona el documento de requerimiento de absolución de consulta y lo deriva al Auditor- l'----t---------_,----, o Abogado para el análisis del aspecto consultado. o El Auditor - Abogado (AUD): Como consecuencia de su análisis determina que la consulta está relacionada con aspectos 1 día sujetos a la competencia de otros entes rectores u organismos especializados, emite su informe en ese sentido y se comunica a través del Organo de Control Institucional a la Presidencia del Directorio o Gerente General, sobre cual es el Órgano competente para su atención correspondiente. El Auditor - Abogado (AUD): r--+------+---+-10 3 días El plazo es referencia!, sobre todo si se efectúa las Como consecuencia de su análisis determ ina que la consulta debe ser absuelta por el Organo coordinac iones con la Contra loría General de la de Control Institucional, emite su informe en ese sentido . Al respecto, de ser necesario se República .4 efectúa las consultas o coordinaciones con la Contraloría General de la República para tener en cuenta las opiniones del Órg2no Superior de Control en asuntos similares; y luego emite el Informe respectivo y lo eleva al Organo de Control Institucional para su rev isión y aprobación. El Organo de Control Institucional (OCI): Absolución Recepciona el informe del Auditor-Abogado, lo revisa y aprueba y procede a formular el Oficio ~e la consu lta o Memcrando para remitir el informe de absolución de consulta a la Alta Dirección, en5 términos generales, ilustrativo y de orientación, significándole que esta no afecta el ejercicio 1 día del control posterior a cargo de la Jefatura del Órgano de Control Institucional o de la Contraloria General de la Republica. El Presidente del Directorio (PD) o Gerente General (GG): 1 día6 Reciben la absolución de la consulta por parte de la Jefatura del Órgano de Control o Institucional FINLeyenda : (OCI) Organo de Control Instituciona l, (PD) Presidencia del Directorio, (GG) Gerente General, (CGR) Contraloría General de la República y (AUD) Auditor-Abogado.Fecha: Fecha : Fecha: Elaborado Revisado Aprobado
......__ ;.~_. :_._ ).'® ACTIVOS MINEROSÁrea ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Código: CIN02Proceso ACTIVIDADES DE CONTROL Versión: 01Nombre del PROMOCION DE CUMPLIMIENTO DE LA AGENDA DE COMPROMISO DE LA EMPRESA Fecha : 26.07.13Procedimiento:Objetivo: Promover el cumplimiento de las obligaciones que debe cumplir la Empresa de acuerdo a los plazos señalados por normas expresas.Alcance : Desde el requerimiento del Órgano de Control Institucio nal a las Gerencias de la empresa a fin que formulen sus respectivas Agendas de Compromisos y su oportuno cumplimiento.Base Legal : Directiva Nº 002-2009-CG/CA Ejercicio del Control Preventivo por la CGR y los OCI aprobada con Resolución de Contraloria Nº 094-2009-CG. N' DESCRIPCIÓN Entrada OCI PARTICIPANTES Salida Tiempo OBSERVACIONESOrden INICIO PO GG GEM estimado LJ El Organo de Control Institucional (OCI): Requerimiento 1 día Solicita por escrito a las gerencias de la empresa formu len y remitan sus Agendas de de Agendas de compromiso -1 Compromiso - Documento en el que se encuentran registradas las obligaciones de entrega de Información que deben cumplirse en determinados plazos señalados por no rmas Documento expresas - a fin de coadyuvar en el monltoreo de su cumplimiento. 1 Las Gerencias de la empresa (GEM): 92 Remiten al Organo de Control Institucional sus respectivas Agendas de Compromiso, Agendas de 3 días debidamente suscritos por el responsable de la formulación y con la aprobación del Gerente compromiso - 1 Documento del área . El Organo de Control Institucional (OCI): y 2 días El mon ltoreo se efectUa teniendo en consideración los plazos Obtenidas las Agendas de Compromisos de las Gerencias de la empresa , monitorea 3 días establecldos por la normativa expresa apllcable a. la3 oportunamente a la Gerencia respectiva sobre el cumplimiento de los plazos de su Agenda empresa . de Compromiso . -- El Organo de Control Institucional (OCI): ó Evidencia (mediante requerimiento de Información ) que pese a los monitoreos que efectua ,4 la{s) Gerencia ( s) viene(n) Incumpliendo con la Agenda de Compromiso, comunica tal situaclon a la Presidencia del Directorio y/o Gerencia General a fin de que se adopten las medidas que correspondan respecto al Incumplimiento de la Agenda de Compromiso . La Presidencia de Directorio (PO) y/o Gerencia General (GG.): :_g_r---------- --c~r: Medidas para el - 2 días El tiempo es referencia! y depende de la agenda de la Recibe la com unicación del Organo de Control Institucional respecto al incumplimiento de la Cumplimiento Presidencia del Directorio o Gerencia General.5 Agenda de Compromiso y dispone a la Gerencia que corresponda las medidas correctivas __, ----------..! del caso . . Agenda efe Compromiso FIN 6 Cabe precisar que el eje rcicio de esta modalidad del Control Prevent ivo, se erectüa sin perjuicio de la responsabilidad que compete a tos funcionarios de velar por el cumplimiento de los compromisos de la empresaLeyenda : (OCI) Organo de Control Institucional, (DT) Presidencia del Directorio, (GG) Gerente General, (GEM) Gerencia de las EmpresasFecha : Fecha: - Elaborado Fecha : Revisado Aprobado 00
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