Manual del Sistema de Información de Adultos

ReportesPara generar el/los reportes de información del centro el usuario debe presionar el enlaceReportes en el menú de la izquierda de Organización Escolar y el sistema mostrará lasiguiente pantalla.Ilustración 39. ReportesPara generar algún reporte que presente información del centro el usuario deberá seleccionarlas opciones y presionar el botón de [Generar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 47

Calendario AcadémicoPara configurar el calendario académico, el usuario debe presionar el enlace CalendarioAcadémico en el menú de la izquierda de Organización Escolar. El sistema mostrará lasiguiente pantalla.Ilustración 40. Buscar Calendario AcadémicoEl usuario debe seleccionar un Año Académico y/o un Término. Luego, presione el botón de[Buscar] .El sistema presentará los resultados en una tabla parecida a la siguiente pantalla:Ilustración 41. Calendario Académico Manual del Usuario – SIASistema de Información de Adultos 48

Para definir y configurar las excepciones de clases o periodos especiales en el calendario elusuario debe presionar el enlace de Excepciones/Límites y el sistema mostrará la siguientepantalla:Ilustración 42. Excepciones y LímitesExcepciones de ClasesPara configurar una excepción de clase, el usuario debe completar los siguientes campos:  Comienzo de Excepción (fecha mes/día/año)  Fin de Excepción (fecha mes/día/año)  Tipo de Excepción  Descripción  Si el tipo de excepción es un día sin clases, el usuario debe marcar la casilla que dice [Sin Clases].Una vez haya terminado, presione [Guardar] . En caso de no querer grabar los cambios debepresionar el botón de [Cancelar] .El sistema presentará los detalles de la excepción, en una tabla bajo Excepciones de Clase. Elusuario puede editar la excepción, presionando el botón de editar bajo la columna deEditar. El usuario puede eliminar la excepción, presionando el botón de eliminar bajo lacolumna de Eliminar.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 49

Fechas Límites o Periodos EspecialesPara configurar un periodo especial, el usuario debe completar los siguientes campos:  Comienzo del Límite  Fin del Límite  Tipo de Periodo  Descripción.Una vez haya terminado, presione [Guardar] .En caso de no querer grabar los cambios debepresionar el botón de [Cancelar] .El sistema presentará los detalles del periodo especial, en una tabla bajo Fechas Límites oPeriodos Especiales. El usuario puede editar el periodo, presionando el botón de editar bajola columna de Editar. El usuario puede eliminar el periodo, presionando el botón de eliminarbajo la columna de Eliminar.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 50

Secciones de ClasesPara configurar o definir las secciones de las clases el usuario debe presionar el enlaceSecciones en el menú de la izquierda de Organización Escolar y el sistema mostrará lasiguiente pantalla.Ilustración 43. Buscar SeccionesSi desea buscar una sección en específico, el usuario debe completar los criterios de búsqueday presionar el botón de [Buscar] . El sistema presentará las secciones definidas en eltérmino académico seleccionado. Si desea crear una nueva sección, el usuario debe presionarel botón de [Crear] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 51

El sistema le presentará la siguiente pantalla.Ilustración 44. Crear o definir seccionesPara definir una sección de clases se deberá completar los siguientes campos:  Término  Sesión  Organización (Ofrecimiento)  Nivel  Curso  Edificio  Salón  Día(s)  Desde (Hora)  Hasta (Hora)Una vez haya completado o seleccionado los campos presione [Guardar] . En caso de noquerer grabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .En caso de ser una misma sección en múltiples días con distintos horarios se debe primerocrear un día con su horario, grabar y luego volver presionando el enlace de ‘Asignar’,seleccionar el otro día con su otro horario y finalmente presionar el botón de [Guardar] .En caso de no querer grabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 52

V. Personal Este módulo tendrá la funcionalidad de registrar al personal, sus destrezas e información personal. Asignará según el contrato del centro a la vacante disponiblePara acceder a este módulo el usuario debe presionar el enlace de Personal en el menúprincipal. El sistema presentará la siguiente pantalla.Ilustración 45. Menú PersonalEste es el menú principal del módulo de Personal. En este módulo se registra la informacióndel personal contratado, la información de su contrato, se asignan las secciones a cadaprofesor y se generan reportes o informes del personal. DEBERÁN OBSERVAR LAS REGLAS DE ORTOGRAFÍA EN LA ENTRADA DE INFORMACIÓN AL SISTEMA.Ejemplo en cuanto a los nombres: Rodríguez Rodríguez, José AlfredoEjemplo en cuanto a direcciones: Condominio Los Árboles Apt. 111, San Juan PR 00987Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 53

Información de PersonalRecuerde que para poder cumplimentar la Plataforma de SIA se debe tener a la mano elFormulario de Recopilación de Datos del Personal y Contrato del Personal. Estosdocumentos son necesarios para tener la información y poder registrar los datos solicitadosen el sistema (Apéndice C).Para crear o buscar la información personal de un empleado, el usuario debe presionar elenlace de Información Personal en el menú a la izquierda de la pantalla del módulo dePersonal. El sistema mostrará la siguiente pantalla.Ilustración 46. Búsqueda de PersonalSi el usuario desea buscar un empleado en específico debe completar al menos un criterio debúsqueda para luego presionar [Buscar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 54

Si el usuario desea crear un nuevo empleado, debe presionar el botón de [Crear] . Lasiguiente pantalla será presentada:Ilustración 47. Crear Personal Los campos a completar o seleccionar son los siguientes:  Número de Empleado  Nombre  Segundo Nombre  Apellido Paterno  Género  Fecha de Nacimiento  Estado Civil  Tipo de Registración  Seguro Social o Número de Visa  Tipo de Visa (si aplica)  Puesto  Ubicación puesto Regular  Categoría de Puesto  País de Procedencia  Número de Certificación (si aplica)  Preparación Académica  Años de Experiencia en Educación de Adultos  Fecha en que comenzó a trabajar en el Programa de AdultoLuego de completar los campos, presione el botón de [Guardar] . En caso de no querer grabarlos cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 55

DirecciónIlustración 48. Crear DirecciónPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Dirección en el menú dePersonal. Esta pantalla permitirá el registro de las direcciones del personal. Para crear unnuevo registro se deberá presionar el botón de [Crear], para editar algún registro se debepresionar el botón de editar bajo la columna de Editar.Los campos a completar o seleccionar son los siguientes:  Tipo de Dirección  País  Pueblo  Dirección  Código PostalUna vez el usuario complete todos los campos, presione [Guardar] . En caso de no querergrabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 56

TeléfonosIlustración 49. Crear TeléfonosPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Teléfonos en el menú dePersonal. Esta pantalla permitirá el registro de los números telefónicos del personal. Para crearun nuevo registro se deberá presionar el botón de [Crear] , para editar algún registro se debepresionar el botón de editar bajo la columna de Editar.Los campos a completar o seleccionar son los siguientes:  Área (código de área)  Teléfono  Tipo de TeléfonoUna vez el usuario complete todos los campos, presione [Guardar] . En caso de no querergrabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 57

Correo ElectrónicoIlustración 50. Crear Correo ElectrónicoPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Correo Electrónico en elmenú de Personal. Esta pantalla permitirá el registro de los correos electrónicos del personal.Para crear un nuevo registro se deberá presionar el botón de [Crear] , para editar algúnregistro se debe presionar el botón de editar bajo la columna de Editar.Los campos a completar o seleccionar son los siguientes:  Correo Electrónico  Tipo de Correo ElectrónicoUna vez el usuario complete todos los campos, presione [Guardar] . En caso de no querergrabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 58

ContactosIlustración 51. Crear ContactosPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Contactos en el menú dePersonal. Esta pantalla permitirá el registro de los contactos del personal. Para crear un nuevoregistro se deberá presionar el botón de [Crear] , para editar algún registro se debepresionar el botón de editar bajo la columna de Editar.Los campos a completar o seleccionar son los siguientes:  Nombre  Apellido Paterno  Área (código de área)  TeléfonoUna vez el usuario complete todos los campos, presione [Guardar] . En caso de no querergrabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 59

DestrezasIlustración 52. DestrezasPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Destrezas en el menú dePersonal. Esta pantalla permitirá el registro de las destrezas del personal. Para crear un nuevoregistro se deberá presionar el botón de [Crear] , para editar algún registro se debepresionar el botón de editar bajo la columna de Editar.Una vez el usuario seleccione la destreza presiona el botón de [Guardar] . En caso de noquerer grabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 60

Contratos del PersonalIlustración 53. ContratoPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Contrato de Persona en elmenú de Personal. Esta pantalla permitirá el registro de la información del contrato delpersonal. Para crear un nuevo registro se deberá presionar el botón de [Crear] .Los campos a completar o seleccionar son los siguientes:  Número de Contrato  Posición a Ocupar  Fecha de Comienzo  Fecha de Terminación  Compensación por Hora  Total de Horas en el Contrato  Total de horas a Trabajar  Periodo de Pago  Cifra de CuentaUna vez el usuario complete todos los campos presiona el botón de [Guardar] . En caso deno querer grabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 61

DocumentosPara tener acceso a esta pantalla, el usuario debe presionar el enlace de Documentos en elmenú de la izquierda de Organización Escolar. El sistema mostrará la siguiente pantalla.Ilustración 54. DocumentosPara cargar un documento del centro el usuario deberá seguir los siguientes pasos:  Completar los campos de Fecha de Vencimiento del Documento y Tipo de Documento.  Presionar [Browse] para localizar el documento (Choose File)Una vez el documento se haya localizado, presione [Guardar] para cargar el documento. Sino desea guardar el documento, presione [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 62

Asignar SeccionesPara asignar las secciones a un profesor el usuario debe acceder a la pantalla de AsignarSecciones presionando el enlace de Asignar Secciones en el menú a la izquierda de la pantallaen el módulo de Personal. El sistema le mostrará la siguiente pantalla:Ilustración 55. Seleccionar ProfesorEn esta pantalla el usuario debe seleccionar al profesor que desee asignarle las seccionespresionando el enlace de Seleccionar .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 63

La siguiente pantalla se presentará en sistema:Ilustración 56. Asignar SeccionesEl usuario debe seleccionar un Término, una Sesión y los Cursos Asignados para que elsistema presente las secciones disponibles para el curso seleccionado.Una vez verifique la sección o las secciones a asignar, debe seleccionarla marcando elencasillado a la extrema derecha de la sección correspondiente. Luego oprima [Añadir] . Elsistema presentará en la parte inferior de la pantalla las secciones asignadas a ese profesor. Sidesea eliminar alguna sección, marque la sección a eliminar y presione el botón de [Eliminar] . Una vez termine de asignar las secciones presione el botón de [Guardar] . En caso deno querer grabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 64

ReportesPara generar el/los reportes de información del personal del centro el usuario debe presionar elenlace Reportes en el menú de la izquierda de Personal y el sistema mostrará la siguientepantalla.Ilustración 57. ReportesPara generar algún reporte que presente información del personal del centro el usuario deberáseleccionar las opciones y presionar el botón de [Generar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 65

VI. AdmisionesPara poder cumplimentar esta sección debes tener a la mano el Formulario Oficial deMatrícula y Recopilación de Datos del Participante (véase Apéndice C).Este módulo registra a los participantes, verifica los requisitos de elegibilidad y procesa laadmisión. Se mantiene el control de recibo de documentos. Se genera el expedienteelectrónico del participante al programa en que fue admitido. Se registrará toda lainformación solicitada en el formulario oficial de matrícula del participante.Para acceder a este módulo el usuario debe presionar el enlace de Admisiones en el menúprincipal. Se presentará la siguiente pantalla.Ilustración 58. Menú AdmisionesEste es el menú principal del módulo de Admisiones. Para crear o buscar la informacióndemográfica de un participante, el usuario debe presionar el enlace de InformaciónParticipante en el menú a la izquierda de la pantalla del módulo de Admisiones. El sistemamostrará la siguiente pantalla.DEBERÁN OBSERVAR LAS REGLAS DE ORTOGRAFÍA EN LA ENTRADA DE INFORMACIÓN AL SISTEMA.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 66

Información ParticipanteIlustración 59. Búsqueda de participantesSi el usuario desea buscar un participante en específico debe completar al menos un criterio debúsqueda para luego presionar [Buscar] . Una vez se presenten los resultados puedeescoger el participante deseado presionando el enlace de Seleccionar .Si el usuario desea crear un nuevo participante, debe presionar el botón de [Crear] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 67

La siguiente pantalla será presentada: Ilustración 60. Crear Participante Existen dos métodos para llenar la información general del participante: I. Interface del Sistema de Información Estudiantil (SIE) Para buscar la información del participante, el usuario debe escribir el número con el que el participante es reconocido en el SIE (Número de SIE). Luego debe presionar el botón de [Buscar en Sistema SIE] al lado del campo de Número de SIE. El sistema cargará la información correspondiente al participante, pero de no existir información el sistema presentará el siguiente mensaje: El número de SIE del participante no se encontró. Por favor verificar el número del SIE correspondiente.II. Registro de Nuevo Participante Si un participante no tiene número de SIE ya que no fue estudiante del sistema regular del Departamento de Educación, el usuario deberá completar o seleccionar los siguientes campos:  Seguro Social (si aplica) Manual del Usuario – SIA  Tipo de Visa ( si aplica) 68  Número de Visa (si aplica)  Nombre  Inicial (favor escriba el segundo nombre, si aplica)  Apellido Paterno  Sexo  Fecha de NacimientoSistema de Información de Adultos

Si el usuario completa el campo de Seguro Social, el sistema desaparecerá los campos deNúmero de Visa y Tipo de Visa de la pantalla. De lo contrario será requerido completar estoscampos. El sistema calculará la edad de acuerdo a la fecha de nacimiento del participante. Siel participante es menor de dieciséis (16) años, el sistema no permitirá registrar lainformación. Si se desea añadir una foto del participante, el usuario debe localizar la fotopresionando el botón de [Browse]. Este archivo debe ser en un formato .jpg o .png o .gif.Una vez haya completado la información presione [Guardar] . La información y la foto seránregistradas. Si no desea registrar la información presione [Cancelar] . Si desea crear otroparticipante puede presionar el botón de [Crear Nuevo Participante] desde esta pantalla. Sidesea buscar a un participante puede presionar el botón de [Búsqueda] en la parte superiorde la pantalla.Para crear información adicional del participante, presione los enlaces de InformaciónDemográfica, Educación, Dirección, Teléfono, Correo Electrónico, Contactos, Documento.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 69

Información DemográficaIlustración 61. Información DemográficaPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Información Demográfica(Apéndice C) en el menú de Admisiones. Esta pantalla permitirá el registro de la informacióndemográfica del participante. Si no ha seleccionado al participante debe completar loscriterios de búsqueda y presione [Buscar] . Una vez aparezcan los resultados, seleccioneun participante. No podrá acceder a este enlace si no se ha creado el participante.Los campos a completar o seleccionar son los siguientes:  Estado Civil  Número de Personas en el Hogar (escriba un cero)  Número de Hijos (escriba un cero)  Número de Hijos en Cuido (escriba un cero)  Lugar de Residencia  Zona  País de Origen  Grupo Poblacional  Estado Laboral  Nombre de Agencia o Patrono (si aplica)  Puesto que desempeña (si aplica)  Meta Primaria  Meta Secundaria (deberá der diferente a la Meta Primaria)Una vez el usuario complete los campos presiona el botón de [Guardar] . En caso de noquerer grabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 70

EducaciónIlustración 62. EducaciónPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Educación en el menú deAdmisiones. Si no ha seleccionado al participante debe completar los criterios de búsqueda ypresione [Buscar] . Una vez aparezcan los resultados, seleccione un participante. No podráacceder a este enlace si no se ha creado el participante.Una vez, haya seleccionado el participante y estando en la pantalla de educación, el usuariodebe completar los siguientes campos:  Último grado escolar aprobado  País de la última escuela a la que asistió  Estado de la última escuela a la que asistió  Pueblo de la última escuela a la que asistióUna vez haya completado los campos, presione [Guardar] . Si no desea registrar lainformación, presione [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 71

DirecciónIlustración 63. DirecciónPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Dirección en el menú deAdmisiones. Si no ha seleccionado al participante debe completar los criterios de búsqueda ypresione [Buscar] . Una vez aparezcan los resultados, seleccione un participante. No podráacceder a este enlace si no se ha creado el participante. Una vez, haya seleccionado elparticipante y estando en la pantalla de dirección, el usuario debe presionar el botón de[Crear] .Para registrar la dirección del participante el usuario debe completar los siguientes campos:  Tipo de Dirección  País  Estado  Pueblo  Dirección  Código PostalUna vez haya completado los campos, presione [Guardar] . Si no desea registrar lainformación, presione [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 72

TeléfonosIlustración 64. TeléfonoPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Teléfono en el menú deAdmisiones. Si no ha seleccionado al participante debe completar los criterios de búsqueda ypresione [Buscar] . Una vez aparezcan los resultados, seleccione un participante. No podráacceder a este enlace si no se ha creado el participante.Una vez, haya seleccionado el participante y estando en la pantalla de teléfono, el usuariodebe presionar el botón de [Crear] .Para registrar el número de teléfono del participante el usuario debe completar los siguientescampos:  Área (código de área)  Teléfono  Tipo de teléfonoUna vez haya completado los campos, presione [Guardar] . Si no desea registrar lainformación, presione [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 73

Correo ElectrónicoIlustración 65. Correo ElectrónicoPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Correo Electrónico en elmenú de Admisiones. Si no ha seleccionado al participante debe completar los criterios debúsqueda y presione [Buscar] . Una vez aparezcan los resultados, seleccione unparticipante. No podrá acceder a este enlace si no se ha creado el participante.Una vez, haya seleccionado el participante y estando en la pantalla de correo electrónico, elusuario debe presionar el botón de [Crear] . Para registrar el correo electrónico delparticipante el usuario debe completar los siguientes campos: Correo Electrónico Tipo de Correo ElectrónicoUna vez haya completado los campos, presione [Guardar] . Si no desea registrar lainformación, presione [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 74

ContactosIlustración 66. Contactos de EmergenciaPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Contactos en el menú deAdmisiones. Si no ha seleccionado al participante debe completar los criterios de búsqueda ypresione [Buscar] . Una vez aparezcan los resultados, seleccione un participante. Nopodrá acceder a este enlace si no se ha creado el participante. Una vez, haya seleccionado elparticipante y estando en la pantalla de contactos, el usuario debe presionar el botón de[Nuevo Contacto] . Para registrar las personas contacto del participante el usuario debecompletar los siguientes campos:  Nombre  Apellidos  Área (código de área)  Teléfono  Tipo de TeléfonoUna vez haya completado los campos, presione [Guardar] . Si no desea registrar lainformación, presione [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 75

DocumentosIlustración 67. DocumentosPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Documentos en el menú deAdmisiones. Si no ha seleccionado al participante debe completar los criterios de búsqueda ypresione [Buscar] . Una vez aparezcan los resultados, seleccione un participante. No podráacceder a este enlace si no se ha creado el participante. Para cargar un documento del centro elusuario deberá seguir los siguientes pasos:  Completar los campos de Fecha de Vencimiento del Documento y Tipo de Documento.  Presionar [Browse] para localizar el documento (Choose File)Una vez el documento se haya localizado, presione [Guardar] para cargar el documento. Sino desea guardar el documento, presione [Cancelar] . El sistema le permite ver eldocumento cargado presionando el enlace de Ver al lado del documento. El usuario puedeeditar los campos completados presionando el botón de editar .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 76

Admisión Ilustración 68. Admisión Para acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Admisión en el menú de Admisiones. Esta es la pantalla que se utiliza para admitir a un participante. Todos los campos deben ser completados o seleccionados.  Categoría  Organización (Ofrecimiento)  Nivel  Año Académico  Término Académico  Sesión  Fecha de Matrícula  Fecha de Efectividad  Estatus de MatrículaUna vez los campos estén completados, el usuario debe presionar el botón de [Guardar] . Elsistema presentará una tabla con toda la información de admisión del participante además decambiar su estatus. Si no desea registrar la información, presione [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 77

ReportesIlustración 69. ReportesPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Reportes en el menú deAdmisiones. Esta pantalla se utiliza para generar los reportes correspondientes a la admisiónde los participantes como el reporte que indica los documentos requeridos y/o entregados parala admisión de los participantes según el ofrecimiento.Para generar el/los informes de admisión el usuario deberá seleccionar el informe deseado enel campo de ‘Seleccione un Informe’ y luego presionará el botón de [Generar] , de locontrario deberá presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 78

Informe de Estatus de ParticipantesIlustración 70. Informe de Estatus de ParticipantesPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Informe de Estatus deParticipantes en el menú de Admisiones. Esta pantalla se utiliza para generar las listas departicipantes según los criterios seleccionados, las opciones son por:  Organización (Ofrecimiento)  Nivel  EstatusLuego de seleccionar las opciones deseadas se deberá presionar el botón de [Generar] . Sepresentará el informe en pantalla.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 79

VII. RegistraduríaEn este módulo es donde se registran los candidatos hasta llegar a ser matriculados, registra las notas, computa el aprovechamiento académico y registra la asistencia. Puede dar alta, bajas parciales y bajas administrativas.Para acceder a este módulo el usuario debe presionar el enlace de Registraduría en el menúprincipal. Se presentará la siguiente pantalla:Ilustración 71. RegistraduríaEste es el menú principal del módulo de Registraduría. Aquí parecen los enlaces a lasdiferentes pantallas que componen este módulo. DEBERÁN OBSERVAR LAS REGLAS DE ORTOGRAFÍA EN LA ENTRADA DE INFORMACIÓN AL SISTEMA.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 80

Asignación de CursosEl primer enlace que aparece es el de Asignación de Cursos. Para llegar a esta pantalla debehaber seleccionado anteriormente a un participante. De lo contrario, le aparecerá la siguientepantalla.Ilustración 72. Búsqueda ParticipanteEn esta pantalla el usuario debe seleccionar un participante al cual le serán asignados loscursos. Una vez se haya seleccionado al participante podrá continuar con la asignación decursos.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 81

La siguiente pantalla es la que se utiliza para asignar los cursos al participante.Ilustración 73. Cursos AsignadosPara comenzar con la asignación de cursos, el participante debe estar matriculado en uncentro. Primero el usuario deberá asegurarse de seleccionar los campos de ‘Año Académico’ y‘Término’ correspondientes, en la parte superior de la pantalla. Luego la pantalla presentará elcentro al cual ha sido admitido el participante y organización (ofrecimiento). Para asignar uncurso debe primero seleccionarlo en el campo de ‘Curso’ y llenar el campo de ‘Fecha DeEfectividad’ con la fecha a la cual la asignación del curso será efectiva. Luego el sistemapresentará una tabla en el área de Secciones Disponibles, con el curso que fue seleccionado ysu información básica (código, sección, salón, etc.).Una vez se presente la información, el usuario debe marcar el encasillado ubicado a la derechade la tabla de la sección a registrarle al participante y luego presione la flecha hacia abajopara añadir la sección. El curso será asignado por el sistema y podrá ser visto en la pantalla enel área de Cursos Asignados. El sistema presentará el siguiente mensaje: Curso asignadoexitosamente. El usuario debe continuar asignando cursos. Si desea eliminar un cursoasignado, podrá hacerlo marcando la casilla a la derecha del curso que desea eliminar en elárea de Cursos Asignados. Una vez el curso esté marcado presione [Eliminar] . Una vezfinalice la asignación de cursos, presione [Guardar] . Si no desea guardar la informaciónpresione [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 82

Nota: Una vez guardada la información del curso del participante y de haber registradonotas, el sistema no permitirá eliminar cursos.Convalidar CursosPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Convalidar Curso(Apéndice C) en el menú de Registraduría. La siguiente pantalla es utilizada para convalidaro transferir cursos. En la pantalla se presentan los cursos disponibles para la organización(ofrecimiento) en el cual el participante está matriculado. El usuario debe seleccionar el cursoa convalidar presionando el botón de Seleccionar al lado de dicho curso.Ilustración 74. Convalidar CursosNotará que al seleccionar el curso aparecerán unos campos de información en la parte inferiorde la pantalla. Estos campos deben ser completados para poder finalizar la convalidaciónexitosamente.  Institución – Lugar en el que fue aprobado el curso a convalidar.  Puntuación – La puntuación obtenida del curso a convalidar.  Nota obtenida – La nota obtenida en el curso a convalidar.  Comentarios – Si desea escribir algún comentario.Una vez completados los campos, presione el botón de [Transferir Curso] en la parte mediade la pantalla. El sistema guardará la información y la misma será mostrada en la parteinferior de la pantalla que lee ‘Cursos Convalidados’. Si no desea guardar la información,presione [Cancelar] .Al finalizar de transferir o convalidar los cursos correspondientes el usuario deberá presionarel botón de [Guardar] . Si no desea guardar la información presione [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 83

BajasPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Bajas en el menú deRegistraduría. En esta pantalla se podrá dar de baja a un participante.La Baja Parcial es utilizada para sacar al participante de la lista de algún curso al que estématriculado. La Baja total saca al participante de la organización al que esté matriculado. Elusuario debe seleccionar el tipo de baja que desea realizar.Baja Parcial (Por el momento las bajas parciales no son permitidas en el PEA)Ilustración 75. Bajas ParcialesSi el usuario selecciona baja parcial, el sistema presentará las clases actuales del participante ypodrá marcar la casilla de la clase a dar de baja. Una vez la casilla de la clase a dar de bajaesté marcada, presione la flecha dirigida hacia abajo . El sistema creará una tabla en lacual estarán registrados los cursos a dar de baja. Al finalizar el proceso de baja presione elbotón de [Guardar] para que el sistema registre la baja en el expediente electrónico delparticipante. Se presentará el siguiente mensaje: Cambios guardados satisfactoriamente. Si nodesea guardar la información presione [Cancelar] .Esta pantalla también es utilizada para readmitir el participante de nuevo el curso que fuedado de baja. Marque la casilla del curso a ser matriculado nuevamente, en la tabla ubicada enel área de Bajas del Participante. Utilice la flecha en dirección hacia arriba para regresarel curso al área de Clases Actuales del Participante. Complete el campo de Razón deSistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 84

Readmisión. Una vez complete el campo presione [Guardar] . Se presentará el siguientemensaje: Cambios guardados satisfactoriamente. Si no desea que el sistema guarde loscambios presione [Cancelar] .Baja Total (aplica si el participante ha cumplido doce horas contacto o más)Ilustración 76. Bajas TotalesSi el usuario selecciona baja total, se presentarán unos campos de información los cualesdeben ser completados por el usuario tales como: Último día de Asistencia, Fecha deEfectividad de la Baja, Tipo de Baja y Razón de Baja Total. Una vez completados los campos,presione [Guardar] para registrar la baja total en el expediente del participante. Sepresentará el siguiente mensaje: Cambios guardados satisfactoriamente. Nota: El estatus delparticipante cambiará a Baja.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 85

ReadmisiónPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Readmisión en el menú deRegistraduría. Para que un participante pueda ser readmitido en el sistema, debe tener unestatus de Baja.Ilustración 77. ReadmisiónPara readmitir al participante con la misma organización (ofrecimiento) en el cual fue dado debaja, presione [Readmitir] . El sistema presentará el siguiente mensaje: La readmisión seha completado satisfactoriamente. El sistema automáticamente cambiará el estatus delparticipante y matriculará las clases que anteriormente se le habían asignado.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 86

Progreso AcadémicoEl progreso académico es un proceso que actualiza la información de un participante, calculael promedio y las notas en cada periodo que se ejecute. Para entrar a esta pantalla el usuariodebe presionar el enlace de Progreso Académico en el menú de la izquierda de la pantalla deRegistraduría y el sistema le presentará la siguiente pantalla.Ilustración 78. Progreso AcadémicoEl usuario debe seleccionar un año académico, un término académico y la fecha para la cual elproceso de progreso académico será efectivo. Si anteriormente se había ejecutado este procesoaparecerá en pantalla una lista de todas las corridas ejecutadas del Progreso Académico.Para ejecutar el proceso de Progreso Académico, luego de seleccionar el año, términoacadémico y fecha de efectividad, el usuario debe presionar [Generar] . El sistemapresentará el siguiente mensaje: El proceso sometido ha sido completado exitosamente. Si elproceso a ejecutar es final, antes de presionar el botón de [Generar] debe marcar la casillaFinal ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla.Podrá generar los informes de Certificación de Matricula y Lista de Participantes por estatus.Para generar dichos informes, seleccione primero el informe y luego presione el botón bajola columna de Ver Informe.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 87

Certificación de MatrículaEl proceso de ‘Certificación de Matrícula’ calculará las horas presenciales de los participantesy determinará cuales de estos cumplen con las horas mínimas requeridas para ser consideradosActivos. Para entrar a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Certificación deMatrícula en el menú de la izquierda de la pantalla de Registraduría y el sistema le presentarála siguiente pantalla.Ilustración 79. Certificación de MatrículaEl usuario debe seleccionar un año académico, un término académico y la fecha para la cual elproceso de Certificación de Matrícula será efectivo. Si anteriormente se había ejecutado esteproceso aparecerá en pantalla una lista de todas las corridas ejecutadas de la Certificación deMatrícula.Para ejecutar el proceso de Certificación de Matrícula, luego de seleccionar el año, términoacadémico y fecha de efectividad, el usuario debe presionar [Generar] . El sistemapresentará el siguiente mensaje: El proceso sometido ha sido completado exitosamente.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 88

Proceso de GraduaciónEl ‘Proceso de Graduación’ durante el término académico determinará los candidatos agraduación y al final del término graduará a los participantes que cumplan con los requisitosdel ofrecimiento. Para entrar a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Proceso deGraduación en el menú de la izquierda de la pantalla de Registraduría y el sistema lepresentará la siguiente pantalla.Ilustración 80. Proceso de GraduaciónEl usuario debe seleccionar un año académico, un término académico y la fecha para la cual elProceso de Graduación será efectivo. Si anteriormente se había ejecutado este procesoaparecerá en pantalla una lista de todas las corridas ejecutadas del Proceso de GraduaciónPara generar el informe de Candidatos a Graduación el proceso debe ser corrido durante eltérmino sin marcar el encasillado ‘Final’ en la parte superior de la pantalla, de lo contrario elproceso debe correrse al final del termino académico luego de someter todas las notas finales,se debe marcar el encasillado ‘Final’ en la parte superior de la pantalla.Para ejecutar el ‘Proceso de Graduación’, luego de seleccionar el año, término académico yfecha de efectividad, el usuario debe presionar [Generar] . El sistema presentará elsiguiente mensaje: El proceso sometido ha sido completado exitosamente.Podrá generar el informe de Candidatos a Graduación. Para generar dicho informe,seleccione primero el informe y luego presione el botón bajo la columna de Ver Informe.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 89

Transcripción de CréditosNota: Antes de generar alguna transcripción de créditos el centro debe correr al menos unavez el proceso de Progreso Académico para el término correspondiente.Para generar la transcripción de créditos de un participante debes presionar el enlace deTranscripción de Créditos en el menú de la izquierda de la pantalla de Registraduría. De haberseleccionado un participante el sistema te mostrara la pantalla de búsqueda para seleccionar elparticipante. Luego debe seleccionar el tipo de transcripción a generar. Si es la copia oficialdebe completar los campos de Nombre y Dirección a quien va a ser enviada la transcripción.Si desea generar la transcripción de créditos no oficial, seleccione “Recoger Personalmente”.En ambos casos presione [Generar] para generar la transcripción.Ilustración 81. Transcripción de CréditosSi desea imprimir la transcripción de créditos lo podrá hacer presionando el icono deimpresora en la barra de menú localizada en la parte superior de la pantalla de presentaciónpreliminar. Si desea guardar la información, presione el icono de exportar en la pantallade presentación preliminar y seleccione el formato al cual guardar. Si el usuario desearegresar a la pantalla de selección de informes presione el enlace Volver en la parte superiorizquierda de la pantalla.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 90

Informes de ParticipantesPara generar los informes relacionados a los participantes el usuario debe presionar el enlacede Informes de Participantes. Nota: Recuerde que debe haber seleccionado un participanteantes de acceder esta pantalla. Aparecerá el menú de selección de informes.Ilustración 82. Informes ParticipantesLas opciones de ‘Informes de Participantes’ son las siguientes:  Programa de Clases  Informe de Notas  Certificación de MatrículaLuego de seleccionar el informe, presione [Generar] . Se presentará el informe en pantalla.Si desea imprimir la transcripción de créditos lo podrá hacer presionando el icono deimpresora en la barra de menú localizada en la parte superior de la pantalla de presentaciónpreliminar. Si desea guardar la información, presione el icono de exportar en la pantallade presentación preliminar y seleccione el formato al cual guardar. Si el usuario desea regresara la pantalla de selección de informes presione el enlace Volver en la parte superior izquierdade la pantalla.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 91

Ver/Cambiar Notas FINAL (Por el momento los maestros no registrarán información enel SIA)Si un maestro necesita ver o cambiar una nota final de un participante, podrá realizar dichocambio, en coordinación con el Auxiliar Administrativo, accediendo a la pantalla de Ver/Cambiar Notas. Le aparecerá la pantalla de búsqueda de maestros (si el usuario es eladministrador del producto y no el maestro).Ilustración 83. Búsqueda ProfesorSistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 92

Si aparece esta pantalla, se debe seleccionar a un maestro. La siguiente pantalla es la pantallade Ver/Cambiar Notas.Ilustración 84. Ver/Cambiar NotasEl maestro, en coordinación con el Auxiliar Administrativo, podrá hacerlo seleccionando unaño académico y un término en los campos de la parte superior de la pantalla. Luego debe deseleccionar el curso y la sección en la cual aparece el participante al que se le cambiará lanota. Observe que la lista de participantes aparecerá en pantalla una vez seleccione loscampos antes mencionados.En la columna de Nota final aparece la nota que fue asignada al participante en ese curso. Enla columna de Sobrescribir seleccione la nota por la cual será cambiada la nota final. Debeescribir la razón por la cual está modificando la nota. Si el participante no completó el cursodebe marcar la casilla que aparece al lado del nombre del participante en la columna deIncompleto. Si desea ver el detalle de las notas parciales de un participante presione VerDetalles . En la parte inferior de la pantalla aparecerán las notas parciales de dichoparticipante. Una vez realice todos los cambios, presione [Guardar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 93

AsistenciaPara registrar la asistencia de un participante, el profesor, en coordinación con el AuxiliarAdministrativo, podrá hacerlo presionando el enlace de Asistencia. Le aparecerá la siguientepantalla.Ilustración 85. AsistenciaDebe seleccionar el tipo de asistencia, la sesión, el curso y la sección. Si el tipo de asistenciaes diaria, debe seleccionar la fecha de la asistencia y presionar [Buscar] . Se presentará lasiguiente pantalla:Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 94

Ilustración 86. Asistencia DiariaEl auxiliar administrativo debe marcar la casilla de acuerdo a la asistencia del participante (siestuvo presente, ausente o llegó tarde) en la Hoja de asistencia Diaria de Horas Contactos porGrupo, Educación Básica o Secundaria, según corresponda (véase Apéndice C), ademástendrán las opciones de indicar si algún día no se ofreció clases o el profesor estuvo ausente.Una vez finalice de registrar la asistencia diaria presione [Guardar] . El sistema presentaráel siguiente mensaje: Record guardado exitosamente.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 95

Asignar NotasPara asignar notas a un participante, el maestro, en coordinación con el AuxiliarAdministrativo, podrá hacerlo presionando el enlace de Asignar Notas. Se presentará lasiguiente pantalla:Ilustración 87. Asignación de NotasEl auxiliar administrativo deberá seleccionar el curso y la sección.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 96