เอกสารประกอบการสอน การจัดซื้อเบื้องต้น

ห ลั ก ก า ร จั ด ซื้ อ จั ด จ้ า ง ผสุ้ อน นายกฤษฐนชนม์ หาระไชย โทร 088 4967127

สารบญั 01 ความรเู้ กี่ยวกบั หลกั การจดั ซื้อ 06 การจดั เกบ็ และการควบคมุ สินค้าคงคลงั 02 นโยบายการจดั ซื้อ 07 คณุ สมบตั ิและจรรยาบรรณผซู้ ื้อ 03 บทบาทของหน่วยงานจดั ซื้อ 08 การนาเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยกุ ต์ 04 กฎระเบียบ กระบวนการจดั ซื้อ และวิธี ใช้ในการจดั ซื้อ ปฏิบตั ิในการจดั ซื้อ 09 เทคโนโลยีสารสนเทศกบั การจดั ซื้อทาง 05 เจรจาต่อรอง อินเทอรเ์ น็ต

หน่1วยที่ ความรเู้ กี่ยวกบั หลกั การจดั ซื้อ

ความหมายของการจดั ซื้อ การจัดซื้อ (Purchasing) หมายถึง การดําเนินกิจกรรมเพ่ือให้ได้มาซ่ึง สินค้าหรือบริการวัตถุดิบ ตลอดจน เคร่ืองจกั ร เคร่อื งมือ เพ่ือต้องการให้ บรรลุวัตถุประสงค์ของธุรกิจอย่างมี จงั หวะและมตี น้ ทุนทม่ี ปี ระสทิ ธภิ าพ

การจัดหา (Procurement) หมายถึง การเช่า การซ่อม การผลติ ขน้ึ มาและอ่นื ๆ เพ่อื ใหไ้ ดม้ าซ่งึ สง่ิ ท่ีต้องการ อนั จะทําให้บรรลุวตั ถุประสงค์ของ กจิ การ โดยไม่ไดห้ มายถงึ การซอ้ื เพยี งอย่างเดยี ว สว่ นมากคาํ วา่ “การจดั หา” มกั ใชใ้ นกจิ การทหาร

การจดั ซื้อแบง่ ออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ 1 การซื้อเพื่อจาํ หน่ายต่อ : เป็นการซอ้ื ของตวั แทนจาํ หน่าย พอ่ คา้ สง่ พอ่ คา้ ปลกี ซง่ึ เป็น การซอ้ื สนิ คา้ สาํ เรจ็ รปู มาเพอ่ื จาํ หน่ายต่อไปยงั ผบู้ รโิ ภคอกี ทหี น่ึง

2 การซื้อเพื่อใช้หรอื เปล่ียนสภาพ : เป็นการซอ้ื ของกจิ การอุตสาหกรรมทซ่ี อ้ื วสั ดอุ ุปกรณ์ต่างๆ เพอ่ื ใชเ้ ป็นเครอ่ื งมอื ในการแปรรปู วตั ถุดบิ และซอ้ื วตั ถุดบิ เพอ่ื นํามาแปรสภาพใหก้ ลายเป็นสนิ คา้ สาํ เรจ็ รปู

ความสาํ คญั ของการจดั ซื้อ 1 เพื่อสร้างกําไรให้กับกิ จการ การสร้างกาํ ไรให้แก่กิจการ 2 เพ่ิมประสิทธิภาพในการดาํ เนินงาน

3 เพื่อสรา้ งภาพลกั ษณ์ของกิจการ 4 เพื่อสรา้ งข้อได้เปรียบในการแข่งขนั ทางการตลาด

5 เพื่อสรา้ งการรบั รขู้ ้อมลู ของกิจการ 6 เพื่อกาํ หนดกลยทุ ธข์ องกิจการ และนโยบายทางสงั คม

วตั ถปุ ระสงคข์ องการจดั ซื้อ 1. เพ่ือให้กิจการมีสินค้า วัตถุดิบ ตลอดจน เคร่อื งจกั ร อุปกรณ์ต่างๆ ไวใ้ ชโ้ ดยไม่ขาดมอื อนั จะส่งผลให้การดําเนินงานเป็ นไปโดยไม่ หยดุ ชะงกั 2. เพ่ือให้กิจการได้รบั สนิ ค้า วตั ถุดิบ เคร่ืองจกั ร อุปกรณ์ต่างๆ ไดใ้ นเวลาอนั สมควร คุณภาพถูกต้อง ปรมิ าณเหมาะสม ราคาเหมาะสม และผู้จําหน่ายท่ี เหมาะสม

3. เพื่อเป็ นการบริหารเกี่ยวกบั การเงินไม่ให้เงิน จมอยู่กบั สินค้าคงเหลือมากเกินไป ตลอดจนไม่ ต้องเส่ียงภยั กบั สินค้าเสื่อมคณุ ภาพและล้าสมยั 4. เพ่อื ให้กจิ การได้รบั ทราบขอ้ มูลเก่ียวกบั สนิ ค้า วัตถุดิบ วัสดุอุปกรณ์ สินค้าใหม่ ราคาใหม่และ เทคโนโลยใี หม่ๆ ซ่ึงข้อมูลเหล่าน้ีได้มาจากการท่ี ฝ่ายจดั ซอ้ื ตดิ ต่อสอ่ื สารกบั ผจู้ าํ หน่าย

การจดั ซื้อของกิจการ 01 การจดั หน่วยงาน ฝ่ ายขาย ฝ่ ายผลิต ฝ่ ายการเงิน

02 การแบง่ งานและบคุ คลท่ีทาํ หน้าท่ี หวั หน้าคนงาน ผจู้ ดั การโรงงาน ใครกต็ ามท่ีต้องการใช้วสั ดุ หรอื อปุ กรณ์

หลกั การจดั ซื้อ 1 คณุ ภาพท่ีถกู ต้อง 4 ซื้อในราคาท่ีถกู ต้อง (Right Quality) (Right Price) 2 จาํ นวนท่ีถกู ต้อง (Right Quantity) 3 การซื้อจากผขู้ ายท่ีถกู ต้อง 5 ซื้อในเวลาที่ถกู ต้อง (Right Time) (Right Source of Supply)

หน่2วยท่ี นโยบายการจดั ซื้อ

ความหมายของนโยบายการจดั ซื้อ นโยบายการจดั ซื้อ หมายถงึ การจดั ซ้อื ตามเกณฑ์ท่กี ําหนดอย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ และประสทิ ธผิ ล โดยพจิ ารณาจากคุณภาพ ราคา ปริมาณ การให้บริการ และความ รวดเรว็ ในการสง่ มอบสนิ คา้ และบรกิ าร

กิจการต่างๆ มีนโยบายการจดั ซื้อที่มีลกั ษณะดงั นี้ 1 คาํ นึงถึงคณุ ภาพ ราคา ปริมาณ การให้บริการ และความรวดเรว็ ในการตอบสนอง

2 มีความโปรง่ ใส เป็นธรรม ตรวจสอบได้ รวมทงั้ ปฏิบตั ิตามระเบียบ ข้อกาํ หนด และกฎหมายท่ีเกี่ยวข้อง

3 ไม่เอาเปรียบคู่ค้าให้ข้อมูลที่ครบถ้วน ถกู ต้อง ชดั เจน เปิ ดเผย และปฏิบตั ิต่อคู่ค้า อย่างเท่าเทียมกนั รวมทงั้ รบั ฟังความคิดเหน็ ข้อเสนอแนะของค่คู ้าเพ่ือการปรบั ปรงุ

4 รว่ มมือปฏิบตั ิกนั อย่างจริงจงั และต่อเนื่องเพื่อให้เกิดประโยชน์สงู สดุ กบั กิจการ

5 เป็นมิตรกบั ส่ิงแวดล้อม (Green Procurement)

ฝ่ ายจดั ซื้อจะต้องมีการตดั สินใจเก่ียวกบั นโยบายการจดั ซื้อ ดงั นี้ 1 การผลิตเองหรอื การซื้อ 2 การจดั ซื้อจากแหล่งเดียวหรือจากหลายแหล่ง 3 การซื้อจากผผู้ ลิตหรือคนกลาง

4 ใช้การเจรจาต่อรองหรอื การประมลู ราคา 5 สญั ญาระยะสนั้ หรอื ระยะยาว 6 การซื้อต่างตอบแทน 7 ส่วนลดการซื้อ

8 การรวมกนั ซื้อ 9 การซื้อล่วงหน้า 10 การจดั ซื้อตามงบประมาณ

นโยบายตามหลกั เกณฑก์ ารจดั ซื้อ 1 แนวทางการปฏิบตั ิในการจดั ซื้อสินค้าและบริการ 2 แนวทางวิธีตกลงราคา

3 แนวทางและการจดั ซื้อด้วยวิธีระบบตลาด 4 แนวทางการจดั ซื้อด้วยวิธีระบบประกวดราคา อิเลก็ ทรอนิกส์ (Electronic Market: e-market) อิเลก็ ทรอนิกส์ (Electronic Bidding: E-Bidding)

การจดั ซื้อจดั จ้างและการบริหารพสั ดุ สินค้า หมายถงึ วสั ดุ ครุภณั ฑ์ ท่ดี นิ สง่ิ ปลกู สรา้ ง และทรพั ยส์ นิ อ่นื ใด รวมทงั้ งาน บรกิ ารทร่ี วมอยใู่ นสนิ คา้ นนั้ ดว้ ย แต่มลู คา่ ของงานบรกิ ารต้องไม่สูงกว่ามูลค่าของ สนิ คา้ นนั้

งานบริการ หมายถงึ งานจา้ งบรกิ าร งานจา้ ง เหมาบรกิ าร งานจา้ งทาํ ของและการรบั ขนตาม ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชยจ์ ากบุคคล ธรรมดาหรอื นิตบิ คุ คล

การจดั ซื้อจดั จ้าง หมายถึง การดําเนินการ เพ่ือให้ได้มาซ่ึงพัสดุโดยการซ้ือ จ้าง เช่า แลกเปลย่ี น หรอื โดยนิตกิ รรมอ่นื ตามทก่ี าํ หนด ในกฎกระทรวง

พสั ดุ หมายถงึ สนิ คา้ งานบรกิ าร งานก่อสรา้ ง งาน จา้ งทป่ี รกึ ษาและงานจา้ งออกแบบ หรอื ควบคุมงาน ก่อสรา้ ง รวมทงั้ การดาํ เนินการอ่นื ตามทก่ี ําหนดใน กฎกระทรวง

การจดั ซื้อจดั จ้างตามราคากลาง ราคากลาง หมายถึง ราคาเพ่อื ใช้ เป็นฐานสาํ หรบั เปรยี บเทยี บราคาท่ี ผู้ ย่ื น ข้ อ เ ส น อ ไ ด้ ย่ื น เ ส น อ ไ ว้ ซ่ึ ง สามารถจดั ซอ้ื จดั จา้ งไดจ้ รงิ

หลกั การจดั ซื้อจดั จ้างและการบริหารพสั ดขุ องหน่วยงานของรฐั (1) ค้มุ ค่า (2) โปรง่ ใส (3) มีประสิทธิภาพ (4) ตรวจสอบได้ และประสิทธิผล

วิธีการจดั ซื้อจดั จ้างของภาครฐั (2) วิธีคดั เลือก (1) วิธีประกาศ เชิญชวนทวั่ ไป (3) วิธีเฉพาะเจาะจง

การส่ือสารองคก์ ร เพ่ือให้ทุกคนในองค์กรได้รับทราบ นโยบายและแนวทางการป้องกนั การ ทุ จ ริต ใ น ก า ร จัด จ้ า ง บ ริษัท จ ะ ดํ า เ นิ น ก า ร โ ด ย เ ผ ย แ พ ร่ น โ ย บ า ย ต่อต้านการคอร์รัปชัน ผ่านช่อง ทางการส่ือสารของบริษัท เช่น จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-Mail) เวบ็ ไซต์ของบรษิ ัท ส่อื โซเชยี ลมเี ดยี ของบรษิ ทั

ช่องทางการรบั แจ้งเบาะแส หรอื ร้องเรียนการทจุ ริตและคอรร์ ปั ชนั สามารถร้องเรยี นการกระทําท่ีอาจทําให้ เกิดความสงสยั ได้ว่าเป็นการทุจริตและ คอร์รปั ชนั ท่เี กดิ ขน้ึ กบั บรษิ ทั ทงั้ ทางตรง หรอื ทางออ้ ม โดยผา่ นชอ่ งทางการรบั เร่อื ง ทไ่ี ดก้ าํ หนดไวใ้ นนโยบายฉบบั น้ี

บทกาํ หนดโทษ พนักงานหรือผู้ท่ีเก่ียวข้องทางธุรกิจใดๆ ก็ตามท่ีฝ่ าฝืน หรอื ไมป่ ฏบิ ตั ติ ามนโยบายและแนวทางการป้องกนั การทุจรติ ในการจดั ซ้อื จดั จ้างหรอื ใหส้ นิ บน จะถูกลงโทษทางวนิ ัยขนั้ รนุ แรง รวมถงึ ถกู ไลอ่ อกยกเลกิ สญั ญาจา้ ง แลว้ แต่กรณี และ นอกจากนัน้ ยังอาจถูกฟ้องร้องดําเนินคดีตามกฎหมาย ต่อตา้ นการทุจรติ คอรร์ ปั ชนั ทเ่ี กย่ี วขอ้ งอกี ดว้ ย โดยบรษิ ทั จะ เป็นผพู้ จิ ารณาบทลงโทษตามความเหมาะสม

หน่3วยที่ บทบาทของ หน่วยงานจดั ซื้อ

ความหมาย และแนวคิดการดาํ เนินการของหน่วยจดั ซื้อ หน่วยจดั ซื้อ (Procurement) หมายถงึ หน่วยงานหลักท่ีสําคัญทัง้ ในงานธุรกิจ เพราะหากมกี ารบรหิ ารงานฝ่ายจดั ซอ้ื ใหม้ ี ประสิทธิภาพดี จะทําให้กิจการเกิด ความสามารถทางการแขง่ ขนั ในทางธุรกจิ ไดใ้ นดา้ นการลดตน้ ทุน

แนวคิดการดาํ เนินการของหน่วยจดั ซื้อ มีดงั นี้ 1 สามารถประสานงานได้ทงั้ ภายในและภายนอกองคก์ ร 2 แสวงหาวิธีในการลดต้นทนุ ค่าใช้จ่าย 3 มีแนวความคิดและวิธีคิดด้านประสิทธิภาพผขู้ ายมากขึน้

4 ทราบปัญหาจากพฤติกรรมการสงั่ ซื้อของตนท่ีทาํ ให้เกิดค่าใช้จ่าย 5 กาํ หนดและมีวิธีเลือกผขู้ ายท่ีมีประสิทธิภาพ 6 พิจารณาด้วยตนเองว่าผขู้ ายมีแนวคิดอย่างไรต่อตนเอง 7 นําแนวคิดทางการตลาดมาใช้ให้มากขึน้

8 เข้าไปสงั เกตการณ์และให้ความช่วยเหลือผขู้ าย 9 นําเอาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology: IT) เข้ามาประยุกต์ใช้ในงาน กระบวนการจดั ซื้อเพ่ือให้เกิดประสิทธิภาพที่ดีขึน้ 10 มีการทาํ วิจยั วดั ประสิทธิภาพการจดั ซื้ออย่างต่อเน่ือง 11 ต้องมีนโยบายที่เก่ียวกบั สงั คมและส่ิงแวดล้อม

ความรบั ผิดชอบของหน่วยงานจดั ซื้อ ระบบปฏิบตั ิในการจดั ซื้อของแต่ละ กิ จ ก า ร ย่ อ ม แ ต ก ต่ า ง กั น ไ ป เนื่ องจากแต่ ละกิ จการมีความ แตกต่างกันไปในนโยบาย สินค้า และบริการที่ผลิต ทรพั ยากรต่างๆ ดงั นัน้ จึงไม่สามารถกาํ หนดรปู แบบ ที่ดีได้แน่นอน แต่โดยทวั่ ไประบบ ปฏิ บัติ ในการจัดซื้อที่สมบูรณ์จะ ประกอบด้วยพืน้ ฐาน ดงั นี้

1. รบั การวิเคราะหใ์ บขอให้ซื้อ (Purchase Requisition) ซึ่งจะวิเคราะหถ์ ึงประเภทของส่ิงของและจาํ นวนท่ีซื้อ 2. ศึกษาถึงสภาตลาด แหล่งที่จะจดั ซื้อ และผขู้ าย 3. ส่งใบขอให้เสนอราคา (Request for Quotations) ไปยงั ผขู้ ายหลายๆ แหล่ง 4. รบั และวิเคราะหใ์ บขอให้เสนอราคาจากผขู้ าย 5. เลือกผขู้ ายท่ีเสนอราคาและเง่ือนไขต่างๆ ท่ีดีท่ีสดุ

6. คาํ นวณราคาของสิ่งของที่จะสงั่ ซื้อให้ถกู ต้อง 7. ส่งใบสงั่ ซื้อ (Purchase Order) ไปยงั ผขู้ ายที่ต้องการจะซื้อ 8. ติดตามผลให้เป็นไปตามท่ีได้ติดต่อหรอื ตามสญั ญา 9. วิเคราะหร์ ายงานการรบั รองของ 10. วิเคราะหแ์ ละตรวจสอบใบกาํ กบั สินค้า (Invoice) ของผขู้ ายเพื่อการจ่ายเงิน

หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกบั การจดั ซื้อ 1.แผนกคลงั สินค้า 2.แผนกจดั ซื้อ 3.แผนกรบั สินค้า 4.แผนกบญั ชี 5.แผนกการเงิน

หลกั ของการจดั หน่วยงาน ส่ิงท่ีจะต้องระมดั ระวงั ในการจดั หน่วยงาน มีดงั นี้ 1 การบรรจพุ นักงานเข้าไปรบั ผิดชอบหน้าที่ 2 ความละเอียดถ่ีถ้วนของการจดั หน่วยงาน

การรวมอาํ นาจกบั การกระจายอาํ นาจ การรวมอาํ นาจ คือ กจิ การจะทําการรวบรวมความต้องการ วสั ดุของแต่ละแผนกไวใ้ หเ้ ป็นหน้าทข่ี องฝ่ายจดั ซ้อื ของกจิ การ แต่เพยี งฝ่ายเดยี ว การกระจายอาํ นาจนนั้ ผจู้ ดั การของแต่ละแผนกจะดาํ เนินการ เกย่ี วกบั การจดั ซอ้ื วสั ดทุ ต่ี อ้ งการเอง ซง่ึ มขี อ้ ดคี อื จะไดร้ บั ความ สะดวกรวดเรว็ กวา่ การรวมอาํ นาจ

รปู แบบของการจดั หน่วยงาน 1 กิจการที่มีขนาดไม่ใหญ่มากนัก ฝ่ ายจดั ซื้ออาจถกู จดั ให้ขึ้น ตรงต่อผบู้ ริหารสงู สดุ ของกิจการเทียบเท่ากบั ฝ่ ายอ่ืนๆ ดงั นี้

2 กิจการที่มีหน้าท่ีในการจดั ซื้อไม่มากนัก ฝ่ ายจดั ซื้ออาจถกู จดั เข้าไป เป็นหน่วยงานหน่ึงของฝ่ ายการเงิน ดงั นี้