EDocForWindowsUserManual

E-Document for Windows User Manual Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 101 of 126

E-Document for Windows User Manual เครือ่ งมอื อานวยความสะดวก Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 102 of 126

E-Document for Windows User Manual หน้าจอการสแกนเอกสาร แถบเมนู “ทวั่ ไป” 1. ผลลัพธก์ ารสแกนเอกสาร ให้ผใู้ ช้เลอื ก นามสกลุ ของไฟล์ท่ีจะสแกน การเลือกนามสกลุ ไฟล์ คอื การ เลอื กความละเอียดของเอกสารท่ีจะสแกนออกมาจากต้นฉบับ 2. ชื่อไฟล์ จากน้นั เลือกการตั้งชื่อไฟล์ท่จี ะสแกน ว่าตอ้ งการกาหนดเอง หรอื ใหร้ ะบบกาหนดให้ โดย ใช้วันที่และเวลา เป็นตวั กาหนด Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 103 of 126

E-Document for Windows User Manual แถบเมนู “ตงั้ คา่ ” 3. อปุ กรณ์ / สแกนเนอร์ เมื่อกดเลือกก็จะปรากฎหน้าตา่ งสาหรับการตั้งค่าเครือ่ งสแกนข้ึนมา โดย หากมกี ารตอ่ เคร่ืองสแกนมากกว่า 1 เครื่องข้นึ ไป ให้ผใู้ ช้ระบเุ ครือ่ งสแกนทตี่ ้องการใช้ 4. ความละเอียดของภาพ ทั้งนี้ระบบจะกาหนดไว้ให้เรยี บร้อยแล้ว โดยส่วนมากผ้ใู ช้จงึ ไมจ่ าเป็นตอ้ ง ตั้งคา่ ในสว่ นน้ี หากเม่ือไดเ้ ลอื กนามสกุลไฟล์ที่มคี วามละเอียดสูงไวแ้ ลว้ เช่น เลอื ก > ( .PDF ) 5. สี หากเคร่ืองสแกนเนอร์ สามารถสแกนสีได้ ระบบก็มเี มนรู องรับการสแกนสี เช่นกนั 6. สแกนเอกสารและการแปลงไฟล์ ระบบสามารถให้สแกนและแปลงเอกสารออกเปน็ ไฟล์ .PDF ได้ ทงั้ น้เี พ่ือป้องกันการแก้ไขไฟล์ต่างๆ จากไฟลข์ องต้นฉบบั โดยสามารถเลอื กแนวและขนาดกระดาษ ได้ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 104 of 126

E-Document for Windows User Manual แถบเมนู “คณุ ภาพ” 7. คุณภาพไฟล์ ผู้ใช้สามารถเลอื กคุณภาพไฟล์ นามสกุลตา่ งๆ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 105 of 126

E-Document for Windows User Manual วธิ กี ารสแกนเอกสาร 1 2 3 1. เลือกรูปแบบไฟลจ์ ากการสแกน o Image file (JPG) - ผลจากการสแกน จะไดไ้ ฟล์รปู ภาพ จะได้หนง่ึ ไฟล์ต่อหนงึ่ หน้ากระดาษ o Adobe Acrobat Document (PDF) - ผลจากการสแกน จะได้ไฟล์ PDF ไฟลป์ ระเภท นส้ี ามารถบรรจุหลายๆหน้ากระดาษในหน่ึงไฟล์ สามารถอ่านและพิมพ์เป็นชุดได้ โดย เครือ่ งทจี่ ะเปดิ ไฟล์ประเภทนี้ไดน้ ัน้ จะต้องติดตั้งโปรแกรม Acrobat reader ก่อน o Multi-Page Fax Document (TIFF) - ผลจากการสแกน จะได้ไฟล์ TIFF ไฟล์ประเภท นสี้ ามารถบรรจุหลายๆหน้ากระดาษในหน่ึงไฟล์ สามารถอ่านและพิมพ์เป็นชุดได้ ภาพที่ ได้เปน็ เอกสารขาวดา ขนาดเลก็ เหมาะสาหรบั เอกสารทีป่ ระกอบดว้ ยตัวหนังสอื เป็นสว่ น ใหญ่ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 106 of 126

E-Document for Windows User Manual 2. ระบชุ ือ่ ไฟล์ทเ่ี กิดจากการสแกนเอกสาร 3. กดปมุ่ ภาพที่ได้จากการสแกนจะปรากฏในรายการในช่องด้านล่าง 4. กดป่มุ เมอื่ คุณสแกนเอกสารครบตามต้องการ การแปลงไฟล์ 1 2 1. หากตอ้ งการ แปลงไฟล์ให้กดที่ปมุ่ 2. ระบบจะปรากฎหนา้ ต่างขน้ึ ผูใ้ ช้ต้องการแปลงไฟล์เป็นแบบใด ให้กดเลอื กไฟลน์ ามสกลุ ที่ ต้องการ และเมื่อกดก็จะปรากฎ หนา้ ต่างขนึ้ เพื่อให้กรอกชื่อไฟล์ใหมท่ ่ีต้องการสร้าง 3. กรอกช่ือไฟลใ์ นชอ่ ง และกดปุ่ม 4. โปรแกรมจะแปลงไฟล์รูปภาพทผ่ี า่ นการสแกน ใหเ้ ป็นไฟล์ PDF หรอื TIFF ตามตอ้ งการ สมดุ รายช่อื โดยเลอื กท่ี เคร่ืองมือ > สมุดรายช่ือ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 107 of 126

E-Document for Windows User Manual ● จะปรากฎสมดุ รายชือ่ ดังภาพดา้ นลา่ ง ● 8. เลือกสมุดรายชื่อใน > ช่องสมุดรายชอ่ื ของ ซึง่ ในส่วนนจ้ี ะมีผลในกรณีท่ีผู้ใชง้ านได้ทาการสรา้ งกลุ่ม ปลายทางผู้รบั เอาไวใ้ ช้งานเป็นการส่วนตวั หากเลือกสมุดรายช่อื ที่ไมถ่ กู ตอ้ งกจ็ ะไม่แสดงรายการ กลุ่มดังกลา่ วที่ได้สร้างเอาไว้ โดยปกติจะมี 1 รายการ คือสมุดรายชื่อส่วนตวั ของบุคคล คุณ สามารถท่ีจะสรา้ งและบนั ทึกปลายทางหรือกลมุ่ ปลายทางทผ่ี ู้ใช้ส่งถึงบอ่ ยๆ โดยรายชอ่ื ท่ีอยใู่ นสมดุ รายชอ่ื ของผใู้ ช้ จะไม่สามารถดูหรอื ใชง้ านได้โดยบคุ คลอื่น และในกรณที ค่ี ุณมรี ายการใน “สมุด รายช่อื ของ” มากกวา่ 1 รายการ รายการท่เี พมิ่ ขึน้ นัน้ คือ สมดุ รายช่อื ของหนว่ ยงานที่ผ้ใู ช้ รับผดิ ชอบ ผู้ใช้สามารถจัดการสมดุ รายชื่อของหนว่ ยงานได้ โดยการเลอื กสมุดรายการของ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 108 of 126

E-Document for Windows User Manual หนว่ ยงานในช่องเลือก สมดุ รายชอ่ื ของหน่วยงานจะมีประโยชน์อย่างมากในกรณีทหี่ นว่ ยงานของ คุณต้องการทจ่ี ะจัดทารายชอื่ และกล่มุ ใหเ้ ป็นมาตรฐานเดยี วกันท้งั หนว่ ยงาน เพราะสมุดรายชือ่ หนว่ ยงานสามารถอนุญาตให้บคุ คลในหน่วยงานเข้าใช้งานได้ ทุกคนกจ็ ะมีรายชื่อกลุม่ เหมือนกนั ถา้ มกี ารแกไ้ ขก็จะแก้ไขทจ่ี ดุ เดยี ว ทุกๆคนกเ็ ห็นความเปลย่ี นแปลง ในส่วนบนนี้ยังรวมไปถึงการ กาหนดเงื่อนไขในการคน้ หารายชอ่ื ทีต่ อ้ งการ (จะอธิบายในสว่ นต่อไป) ● 9. เลอื กกลุ่มรายชือ่ ในกรอบทางซา้ ยมือ มีกลมุ่ พ้ืนฐานทร่ี ะบบจดั เตรียมเอาไว้คือ o รายชือ่ ท้งั หมด ในกล่มุ น้ีจะรวบรวมรายชื่อท้งั หมดทีม่ ี จากทุกๆกลุ่มในสมดุ รายชื่อของ ผใู้ ชท้ ่ถี กู สรา้ งขึ้นมาแสดงร่วมกนั กลมุ่ นี้จะช่วยในการค้นหารายช่อื ทั้งหมดทม่ี ีอยใู่ นระบบ (จะกลา่ วถึงในส่วนถดั ไป) o กลมุ่ สง่ ตอ่ เอกสาร กลมุ่ น้จี ะช่วยอานวยความสะดวกในกรณที ี่จาเปน็ จะตอ้ งมีการส่ง เอกสารต่อไปยังหลายๆปลายทางผูร้ ับและเปน็ ปลายทางผู้รับกล่มุ เดียวกัน หรือชว่ ยใน การกระจายเอกสาร กลมุ่ นจี้ ะทาหน้าท่จี ดั เก็บรายช่อื บคุ คลหรอื หนว่ ยงานที่มักจะใชใ้ น การกระจายเอกสารออกไป o รายชอ่ื ลา่ สดุ คือกล่มุ ที่ผ้ใู ชง้ านสง่ เอกสารไปให้ล่าสุด o กลมุ่ โดยภายในกลุม่ นจ้ี ะมี Folder กลุ่มยอ่ ย เช่น รายชอ่ื ทใ่ี ช้ประจา หรือกลุ่มอื่นๆ แล้วแต่ทีผ่ ู้ใช้จะกาหนด โดยจะช่วยอานวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ ในกรณที ี่มีปลายทางผรู้ ับ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 109 of 126

E-Document for Windows User Manual ใดๆ ทีม่ ีการใชง้ านบ่อยครั้ง ผู้ใชส้ ามารถเพ่ิมรายช่ือปลายทางผูร้ บั นนั้ เขา้ ในกล่มุ นไ้ี ด้ เพ่ือ ลดขั้นตอนในการค้นหาปลายทางผูร้ บั ได้ o ถังขยะ ในกรณีท่ตี ้องการลบรายช่อื บคุ คลหรือกล่มุ ใดๆ สามารถทาไดโ้ ดยคลิ้กทร่ี ายการที่ ตอ้ งการลบแลว้ ลากมาใส่ไวท้ ี่ถงั ขยะ ผ้ใู ชส้ ามารถเพิ่มกลุ่มได้โดยการกดปมุ่ หรือลบกลุ่ม ได้ (โดยจะไมส่ ามารถลบกลุ่มท่ีระบบจดั เตรียมให้ได้) o สามารถสรา้ งกลุ่มเพ่ิมเติมได้โดยการกดที่ปุ่ม โปรแกรมจะแสดงหน้าตา่ งขน้ึ มา ใหผ้ ู้ใชก้ รอกช่ือกล่มุ ใหม่ทต่ี ้องการสร้าง แลว้ กดที่ปุ่ม ระบบจะทาการเพ่ิมกลุ่มรายชือ่ ทสี่ รา้ งเข้าสู่ กลุ่ม ดัง ภาพตวั อย่าง Powered by Vision Net Co., Ltd. ● Page 110 of 126

E-Document for Windows User Manual ดงั ตวั อย่าง จะมีรายชือ่ กลุ่ม VN เพ่มิ เข้ามาใน กลุ่มรายช่ือ o หรอื ต้องการลบกลุ่มรายชื่อที่สรา้ งข้ึนกส็ ามารถทาไดโ้ ดยการคลิกท่ีกลมุ่ รายช่อื ที่ตอ้ งการ แล้วลากมาวางท่ี “ถังขยะ” o เม่อื เลอื กกลุ่มรายชื่อในชอ่ ง “รายชอ่ื ทง้ั หมด” ช่อง “รายช่ือท้ังหมด” (ชอ่ งกลาง) จะ แสดงรายช่ือท่ีอย่ภู ายใต้กลุ่มน้นั ๆ o สามารถเลือกค้นหารายชื่อได้โดยระบชุ อ่ื ทีต่ ้องการคน้ หาลงในช่อง o สามารถระบุขอบเขตในการค้นหาไดด้ ้วยการคลิกทรี่ ปู แว่นขยาย จากนน้ั จงึ เลือกกาหนด ขอบเขตที่ต้องการคน้ หา ดงั ภาพ คน้ หาทั้งหมด คน้ หาในสังกดั เดียวกัน ค้นหาในสงั กดั เดียวกันและระดับตา่ กว่า ดังภาพ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 111 of 126

E-Document for Windows User Manual เลขรบั และส่งเอกสาร เปน็ ตวั แทนของตราประทบั ออกเลขรบั /ส่ง ท่ีอยใู่ นรปู แบบดจิ ิตอล เพ่ือใช้ในการรับสง่ เอกสาร แต่ ไม่จาเป็นว่าผู้ทจี่ ะรบั หรือส่งเอกสารจาเปน็ ต้องมีตราประทับ เพราะโปรแกรมสามารถให้คณุ รบั หรือส่ง เอกสารโดยไมต่ อ้ งออกเลขรับหรือเลขสง่ ได้ 10. เข้าสู่หน้าจอการใช้งาน (สร้างและแก้ไข) ได้โดย เมนเู ครือ่ งมอื > เลขรบั /ส่งเอกสาร 11. สามารถทจ่ี ะเพิ่มตราประทบั โดยการกดปุ่ม เพ่ือเปิดหน้าต่าง “Create new running number” ● Page 112 of 126 Powered by Vision Net Co., Ltd.

E-Document for Windows User Manual 1.1 13 3.2 3.1 2 3.3 3.4 2.1 2.2 3.5 3.6 1. ข้อมลู ทว่ั ไป 1.1 ระบุชื่อลงในช่อง สรา้ งให้กับ วา่ จะสร้างตราประทับให้ใคร เหตุท่ตี อ้ งเลือกบุคคลเพราะ ตราประทบั ทสี่ รา้ งข้นึ น้ันจะใชแ้ ยกกันแต่ละหน่วยงาน จะไม่มกี ารใช้ปนกัน 2. ประเภท 2.1 เลขรบั ผู้ใช้สามารถตง้ั ว่าจะให้หน่วยงานหรือบคุ คลอืน่ เหน็ หมายเลขรบั นหี้ รือไม่ กรณที ี่ สรา้ งเลขรบั เอกสารเฉพาะหน่วยงาน โดยทม่ี ิใชห่ นว่ ยงานกลาง ที่ออกเลขให้กบั ทาง มหาวทิ ยาลยั 2.2 เลขส่ง 3. การสร้างรหสั 3.1 ระบปุ ที ่ี : ใชส้ าหรบั การสร้างรหัส ในช่อง “ปีท”่ี 3.2 ระบุเล่มท่ี : ใชส้ าหรบั การสร้างรหสั ในชอ่ ง “เลม่ ท”่ี 3.3 ระบขุ นึ้ เล่มใหมเ่ ลขท่ี : จานวนเลขสงู สุดเมื่อถงึ เลขนแ้ี ล้ว เลขใน “เลม่ ท”ี่ จะถูกปรบั ขึ้น หน่ึงหมายเลข และ ”เลขปัจจุบนั ” จะถูกปรบั เป็นเลข 1 ถ้าคุณไม่ตอ้ งการให้มกี ารปรบั เลขใหก้ รอกเป็น “9999999” 3.4 ระบเุ ลขปจั จุบัน : เลขที่จะถูกประทับสเู่ อกสาร และจะปรับข้ึนหนึง่ หมายเลขหลงั จากการ ประทับ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 113 of 126

E-Document for Windows User Manual 3.5 ระบุ รปู แบบการสรา้ งรหัส : โปรแกรมจะใชร้ ูปแบบในช่องน้ใี นการประทบั เลขบนเอกสาร ถ้าชอ่ งนี้ไม่ถูกกรอกขอ้ ความใดๆโปรแกรมจะไมป่ ระทับเลขใดบนเอกสาร ดังนัน้ จึงต้อง กาหนดรปู แบบการสรา้ งรหัสให้กับตราประทับ (สามารถศึกษารปู แบบในการสรา้ งรหัสได้ ในภาคผนวก) 3.6 ทาเคร่ืองหมายถูกที่ “ใช้ระบบต้ังตน้ เลขอัตโนมตั ิ” ในกรณีที่ตอ้ งการใชง้ าน (สามารถระบุ การต้ังตน้ เลขได้อัตโนมตั ิ ไดโ้ ดยการระบวุ นั ท่ี) มอบและถอนอานาจ เป็นการมอบอานาจใหบ้ ุคคลอ่ืน สามารถเข้ามากระทาการตา่ งๆแทนได้ จะใชใ้ นกรณีที่มอบอานาจ ใหบ้ คุ คลในหน่วยงานเขา้ มาจัดการเอกสารของหน่วยงาน 1. เขา้ ใชง้ านไดโ้ ดยกดทีเ่ มนู เครื่องมือ > มอบและถอนอานาจ 1 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 114 of 126

E-Document for Windows User Manual 2 3 2. เลือกผู้มอบอานาจหรือบทบาทของ (ผู้มอบอานาจ) รายชอื่ ในรายการจะขึ้นช่อื หน่วยงานหรือบุคคล ที่คุณมีสิทธิ์จัดการ 3. กดที่ปุ่ม “แก้ไข” Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 115 of 126

E-Document for Windows User Manual 46 5 A 4. เลอื กที่ปุ่ม “เพ่ิม” จะข้นึ หนา้ สมดุ รายชอื่ มาให้เลือก ให้ทาการเลอื กรายช่ือบคุ คลหรอื หนว่ ยงานที่ ต้องการ 5. กรอบดา้ นบนเลือกช่ือบคุ คลหรือหน่วยงานทตี่ ้องการ กรอบดา้ นล่างทาเครื่องหมาย ท่หี นา้ ชอ่ ง อานาจหรอื บทบาทจากรายการข้างล่าง แล้วกดปุ่ม หมายเหตุ: เม่ือคลิกชอ่ื รายการใหข้ ึ้นแถบสี จะปรากฏคาอธิบายรายการในข้อความใต้กรอบ (A) 6. สามารถถอนอานาจออกโดยเลือกรายชอ่ื ในกรอบด้านบน และกดปุ่มลบ สง่ เอกสารอัตโนมัติ ควบคุมสง่ สาเนาเอกสารอตั โนมัตไิ ปยังปลายทาง ตามเงือนไขท่ีกาหนด Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 116 of 126

E-Document for Windows User Manual 1. จะปรากฎหน้าจอดังภาพด้านล่าง เลอื กทช่ี ื่อหนว่ ยงานหรือบคุ คล หากต้องการสง่ เอกสารอัตโนมตั ิไปยัง บคุ คล 1 หรอื หน่วยงานใด ให้กดทปี่ ุม่ 2. จะขน้ึ หน้าจอสง่ เอกสารอตั โนมัติ 2.1 ให้ผู้ใชท้ าการเลือกวา่ ตอ้ งการส่งเอกสารต่อเม่ือมีเอกสารเข้ามา หรอื มีการสง่ เอกสารออก 2.2 เงอ่ื นไข ให้ผใู้ ช้กาหนด เม่ือสง่ ออกอัตโนมตั ิมีหรอื ไม่กาหนด Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 117 of 126

E-Document for Windows User Manual 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.3 ส่งไปที่ ให้กดที่ จะปรากฎสมดุ รายชอ่ื ขึน้ มาให้ผใู้ ชท้ าการเลอื กรายช่อื บุคคลหรอื หน่วยงาน 2.4 ลงนาม / สง่ั การ ใหร้ ะบุเป้าหมายในการส่งเอกสารวา่ ต้องการให้ผู้รบั ลงนาม เลือก “เป้าหมายเพือ่ ” กดปมุ่ ระบุเปา้ หมายของการส่งเอกสาร ถ้าไมร่ ะบุจะใชเ้ ป้าหมาย เดียวกับการส่งเอกสารเข้าส่หู น่วยงาน หรอื ส่งเอกสารออกจากหน่วยงาน 2.5 จากนัน้ กดที่ป่มุ เป็นอนั เสร็จสนิ้ กระบวนการ และหากต้องการลบรายชอ่ื ใดใหท้ าการกดไปท่ีรายชื่อนนั้ และกดป่มุ ระบบจะข้ึนหน้าต่าง ยืนยัน ดังภาพ ใหท้ าการกดที่ ปุ่ม รายชื่อนน้ั จะหายไป จากน้ันเม่ือทาการกาหนดค่าตา่ ง ๆ เรยี บรอ้ ยแล้วให้ กดที่ เพ่มิ ทาการปิดหน้าต่างการต้งั ค่าการสง่ เอกสารอัตโนมตั ิ การคน้ หาเอกสาร คลกิ เลอื กท่ีกล่องเอกสารท่ีต้องการค้นหา (ดูตัวอยา่ งจากภาพประกอบ) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 118 of 126

E-Document for Windows User Manual คลกิ ท่รี ปู แว่นขยาย แล้วเลอื กกาหนดขอบเขตการค้นหา ในหวั ขอ้ “คน้ หาขอ้ ความในเอกสาร” กาหนดประเภทการคน้ หา (Quick search หรือ Advance search) เลอื กประเภทการกาหนดเงื่อนไขในการคน้ หา โดยตา่ งกันทคี่ วามสามารถในการเพ่ิมเง่อื นไขใน การคน้ หา มดี ้วยกันสองประเภทคือ Quick search : เป็นการค้นหาทร่ี วดเร็วและง่าย โดยระบุคาทีต่ ้องการค้นหา ช่วงวนั ที่ ต้องการค้นหาเอกสาร และ Folder ทีค่ น้ หา Advance search : เป็นการคน้ หาทม่ี ีความละเอยี ดสงู สามารถระบุเงอ่ื นไขทต่ี ้องการค้นหา ได้มากกวา่ การค้นหาทั่วไป เชน่ วันทเ่ี อกสารเข้า, วันท่สี ่งเอกสาร, หัวเรอื่ ง, บทคัดยอ่ , หน่วยงานที่ส่งเอกสารมา, หนว่ ยงานท่รี ับเอกสาร, ประเภทเอกสาร, ชน้ั ความลับ, เลขรับ- เลขสง่ เปน็ ตน้ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 119 of 126

E-Document for Windows User Manual หรือคุณสามารถใชว้ ิธีค้นหาอยา่ งง่ายไดโ้ ดยการกรอกคาท่ตี ้องการค้นหาลงในชอ่ งว่าง แลว้ กดปมุ่ Enter บนคยี บ์ อรด์ ระบบจะทาการแสดงผลจากการคน้ หาขึน้ ท่ีรายการเอกสารในกล่องทคี่ ุณเลือก ● Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 120 of 126

E-Document for Windows User Manual ภาคผนวก Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 121 of 126

E-Document for Windows User Manual ภาคผนวก ก คาอธบิ ายรายการสทิ ธิ์ สาหรบั การมอบสทิ ธิ์หรอื มอบอานาจ รายการสทิ ธ์ิ คาอธิบาย เปน็ เจา้ ของ สามารถกระทาการใดๆ กบั หน่วยงานท่มี อบสิทธิ์เสมอื นเป็น เจา้ ของ มอบและถอนอานาจ มีสิทธ์มิ อบและถอนอานาจในหน่วยงานทเ่ี ปน็ เจ้าของ เข้าถึงโฟลเดอรท์ ่ีควบคุมสทิ ธิ์ มสี ิทธิ์เขา้ ถึงทกุ โฟลเดอร์ถึงแม้จะทาการควบคุมสทิ ธ์ิ รบั สืบทอดอานาจ ไดร้ บั สบื ทอดรายการสทิ ธ์ิต่างๆ จากหน่วยงานทม่ี อบสิทธ์ิให้ กล่าวคอื ผูม้ อบสิทธไิ์ ด้รับการมอบสทิ ธจิ์ ากบุคคลหรือหนว่ ยงาน ใดๆ สิทธิเ์ หลา่ น้ันจะสบื ทอดจะมอบตอ่ ไปยังผูร้ ับมอบสทิ ธิ์ด้วย ผดู้ แู ลระบบย่อย มีสิทธใ์ิ นการมอบสทิ ธิค์ วามเป็นเจา้ ของ (Owner) และสทิ ธ์ิ อ่ืนๆ ของหน่วยงานทตี่ นดูแล ใหก้ บั บคุ คลอ่นื อ่านเอกสารเขา้ มสี ิทธเ์ิ ข้าส่ถู าดรายการเอกสารขาเข้า (Inbox) ของหน่วยงานท่ี มอบสิทธิใ์ ห้ เพ่ืออา่ นรายการเท่าน้ัน ใช้สมุดลงรบั มีสทิ ธิใ์ ชง้ านสมุดลงรบั ของหนว่ ยงานทีม่ อบสิทธ์ไิ ด้ ลงรับเอกสาร มีสทิ ธิ์ลงทะเบยี นรับเอกสารของหนว่ ยงานท่ีมอบสิทธ์ิให้ จดั การรายการขาเขา้ มสี ทิ ธิจ์ ัดการรายการในถาดรายการขาเขา้ (Inbox) ของ หน่วยงานทมี่ อบสิทธิ์ให้ เช่น ย้ายรายการสโู่ ฟลเดอร์ การ จัดการโฟลเดอร์ e-mail แจ้งเมือ่ มีเอกสารเข้า มสี ทิ ธิ์ในการรับ E-mail แจง้ เตอื น เมื่อมเี อกสารเข้าสถู่ าด รายการขาเข้า (Inbox) อ่านเอกสารออก มสี ทิ ธิ์เข้าสถู่ าดรายการเอกสารขาออก (sent box) ของ หนว่ ยงานที่มอบสทิ ธ์ิให้ เพ่ืออ่านรายการเทา่ น้นั ใชส้ มุดบันทกึ เอกสารขาออก มสี ทิ ธิ์ใชส้ มดุ บนั ทกึ เอกสารขาออก ของหนว่ ยงานท่ีมอบสิทธ์ิได้ สง่ เอกสาร มีสทิ ธ์ิสง่ ออกเอกสารของหนว่ ยงานท่ีมอบสิทธ์ใิ ห้ สง่ เอกสารผ่าน TH-eGIF มีสทิ ธ์ใิ นการส่งออกเอกสารไปยังองค์กรภายนอกผา่ นโครงข่าย TH-eGIF จดั การรายการขาออก มสี ทิ ธจิ์ ดั การรายการในถาดรายการขาออก (Sent box) ของ หน่วยงานท่ีมอบสทิ ธิ์ให้ เชน่ ยา้ ยรายการสโู่ ฟลเดอร์ การ จดั การโฟลเดอร์ ถอนรายการส่งเอกสาร มสี ิทธใิ์ นการถอนรายการสง่ เอกสารของหนว่ ยงานที่มอบสิทธิ์ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 122 of 126

E-Document for Windows User Manual อา่ นรายการนาเข้า ตามเงื่อนไขการถอนเอกสารขององค์กร สรา้ งงานนาเข้า มสี ทิ ธ์ิในการเข้าถงึ ถาดรายการนาเข้า (Upload box) ของ หน่วยงานทมี่ อบสิทธใิ์ ห้ เพอื่ อ่านรายการเท่านัน้ แก้ไขงานนาเขา้ มีสทิ ธิ์ในการสรา้ งรายการในถาดรายการนาเข้า (Upload box) จดั การรายการนาเขา้ ของหน่วยงานที่มอบสิทธใิ์ ห้ โดยสทิ ธ์ินเ้ี ป็นคนละสิทธิ์กบั การ สรา้ งเอกสาร ลบรายการนาเข้า มีสิทธใ์ิ นการแกไ้ ขรายการในถาดรายการนาเขา้ (Upload อ่านรายการเอกสารสรา้ ง box) ของหนว่ ยงานทม่ี อบสิทธใ์ิ ห้ สรา้ งเอกสาร มสี ทิ ธจ์ิ ดั การรายการในถาดรายการนาเขา้ (Upload box) แกไ้ ขเอกสาร ของหน่วยงานท่ีมอบสทิ ธ์ใิ ห้ เช่น ย้ายรายการสูโ่ ฟลเดอร์ การ จัดการรายการเอกสารสร้าง จดั การโฟลเดอร์ มีสิทธ์ิลบรายการในถาดรายการนาเขา้ (Upload box) ของ แผยแพรส่ ่กู ล่องเอกสารสาธารณะ หน่วยงานท่ีมอบสิทธิ์ให้ แผยแพร่เอกสารส่ภู ายนอก มสี ิทธิ์เข้าสู่ถาดรายการเอกสารสรา้ ง (Document box) ของ ลบเอกสาร หน่วยงานท่มี อบสิทธิ์ให้ เพือ่ อ่านรายการเท่านั้น มสี ทิ ธใิ์ นการสร้างเอกสารและบันทกึ สูร่ ายการเอกสารสรา้ ง อา่ นรายการเอกสารสาธารณะ (Document box) ของหน่วยงานที่มอบสทิ ธใิ์ ห้ มีสทิ ธิ์ในการแก้ไขรายการในถาดรายการเอกสารสร้าง (Document box) ของหนว่ ยงานทีม่ อบสิทธิ์ให้ มีสิทธจิ์ ัดการรายการในถาดรายการเอกสารสรา้ ง (Document box) ของหน่วยงานที่มอบสทิ ธิ์ให้ เชน่ ยา้ ยรายการสูโ่ ฟลเดอร์ การจัดการโฟลเดอร์ มสี ิทธิ์ในการเผยแพรเ่ อกสารของหนว่ ยงานท่ีมอบสทิ ธิ์ใหส้ ู่ กลอ่ งเอกสารสาธารณะ (Public box) มีสทิ ธิ์ในการเผยแพรเ่ อกสารของหนว่ ยงานที่มอบสทิ ธ์ิใหส้ ู่ ภายนอก มสี ิทธ์ลิ บเอกสารในถาดรายการเอกสารสรา้ ง (Document box) ของหนว่ ยงานที่มอบสทิ ธใิ์ ห้ โดยเอกสารนนั้ ต้องยังไม่เคย ส่งออก มสี ิทธิ์เขา้ ส่ถู าดรายการเอกสารสาธารณะ (Public box) ของ หนว่ ยงานที่มอบสทิ ธใิ์ ห้ เพ่ืออ่านรายการเท่าน้ัน Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 123 of 126

E-Document for Windows User Manual จัดการรายการเอกสารสาธารณะ มีสิทธิจ์ ัดการรายการในถาดรายการเอกสารสาธารณะ (Public box) ของหน่วยงานทีม่ อบสทิ ธ์ใิ ห้ เชน่ ยา้ ยรายการส่โู ฟลเดอร์ การจัดการโฟลเดอร์ จัดการสมดุ คุมเลขหนงั สือ มสี ทิ ธิ์จัดการสมุดคุมเลขหนังสอื เช่น การจองเลข และสามารถ ควบคุมสิทธ์กิ ารขอหมายเลขหนังสือ สง่ E-Mail จากระบบ สง่ E-Mail จากระบบ (ในกรณมี รี ะบบ Send mail client) ใชง้ านสมดุ รายช่ือ มีสทิ ธใ์ิ ช้งานสมดุ รายชือ่ ของหนว่ ยงานทม่ี อบสทิ ธใิ์ ห้ จดั การสมุดรายชอ่ื มีสทิ ธจ์ิ ดั การสมดุ รายชอ่ื เชน่ สร้างกลมุ่ จดั รายช่ือในกลุ่ม ของ หนว่ ยงานที่มอบสิทธใ์ิ ห้ แสดง 'แทน' ในข้อความท้ายเอกสาร แสดงข้อความ 'แทน' หน้าชื่อหน่วยงานที่ลงท้ายในข้อความ ทา้ ยเอกสาร ทส่ี ่งในนามของหน่วยงานทีม่ อบสทิ ธิใ์ ห้ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 124 of 126

E-Document for Windows User Manual ภาคผนวก ข ความหมายของสัญลักษณ์ตา่ งๆ โดยจะแยกไดเ้ ปน็ กลมุ่ ต่าง ๆ ดงั น้ี แสดงสถานะเอกสาร เอกสารเข้าท่ียงั ไม่ได้เปดิ อา่ น คอื จะเป็นรูป “ซองจดหมายปิดสีเหลอื งเขม้ ท่ยี งั ไม่มีการเปิดซอง” เอกสารท่ีผู้สง่ ยงั ไม่ไดท้ าการส่งแต่จะต้องมีการสง่ ไปยงั ผ้รู บั แน่นอน คือจะเป็นรูป “ซองจดหมาย ดา้ นทอ่ี ยผู่ รู้ ับ” (สัญลักษณ์น้ีจะเห็นไดใ้ นกลอ่ ง Document box ของผู้สรา้ งเทา่ น้ัน) เอกสารรบั ทีเ่ ปิดอ่านแล้ว คอื จะเป็นรูป “ซองจดหมายสีขาวท่มี ีการเปิดซองแล้ว” เอกสารรบั ท่เี ปิดอา่ นและได้ทาการลงรบั แล้ว คือจะเป็นรปู “ซองจดหมายสีขาวที่มีการเปิดซอง แลว้ และมเี อกสารแนบอยู่ข้างซอง” เอกสารทไี่ ดต้ อบกลับหรอื ส่งต่อไปยังบุคคลหรอื หนว่ ยงานอนื่ คือจะเปน็ รูป “ซองจดหมายสีขาว ที่มกี ารเปิดและมีลกู ศรชีอ้ อก” เอกสารเข้ามายังหน่วยงานซง่ึ คณุ ได้รบั สิทธ์ิในการเขา้ ถึงเอกสารนน้ั และคณุ ยังไม่ไดเ้ ปดิ อา่ น เอกสารรายการนนั้ คือจะเปน็ รปู “ซองจดหมายปดิ สีขาวที่ยงั ไมม่ ีการเปดิ ซอง” เอกสารรายการนมี้ ีการแก้ไข แสดงสถานะการสง่ ตอ่ เอกสารโดยอัตโนมตั ิ ระบบได้ทาการสง่ สาเนาเอกสารฉบับนีอ้ อกโดยอตั โนมัติเมื่อผรู้ ับไดร้ ับเอกสาร คือจะมีสัญลักษณ์ รูป “cc สนี ้าเงนิ ” ทม่ี ุมล่างซ้ายของสถานะเอกสารต่างๆ ดังตวั อย่างต่อไปน้ี ระบบได้ทาการสง่ สาเนาเอกสารฉบบั น้ีออกโดยอัตโนมัติเม่ือผสู้ ง่ ไดส้ ่งเอกสาร คือจะ มีสัญลักษณร์ ปู “cc สีเขียว” ที่มุมลา่ งซ้ายของสถานะเอกสารต่างๆ ดงั ตัวอยา่ งต่อไปนี้ แสดงสถานะการยกเลกิ เอกสาร ระบบได้ทาการยกเลกิ เอกสารฉบับน้ีแลว้ โดยสญั ลกั ษณร์ ปู จะปรากฎท่มี ุมบนขวาของสถานะ เอกสารตา่ ง ๆ แสดงสถานะการระงับเอกสาร ระบบได้ทาการระงบั เอกสารฉบับนี้ โดยสญั ลักษณ์รูปเครื่องหมาย “กุญแจล็อค” จะปรากฎท่ี หน้าเน้ือหาเอกสารท่ีได้ทาการระงบั ไว้ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 125 of 126

E-Document for Windows User Manual ภาคผนวก ค ความหมายของสัญลกั ษณ์ที่ใชใ้ นการกาหนดรูปแบบของตราประทับ พร้อมแสดงตวั อยา่ งการประยุกตใ์ ช้ สัญลักษณ์ คาอธิบาย %Y เลขปีที่ ทร่ี ะบุในช่องกรอก %B เลขเล่มที่ ที่ระบุในชอ่ งกรอก %N เลขปัจจบุ ัน ท่ีระบุในช่องกรอก %y ปี ค.ศ. ปัจจบุ นั ของระบบ %b ปี พ.ศ. ปัจจุบันของระบบ %% เคร่ืองหมาย “%” กรอกหมายเลขระหวา่ งเครื่องหมาย “%” กับ “สัญลักษณ์” เพอ่ื กาหนดจานวนหลักของหมายเลข ตัวอย่างการสรา้ งรหัส การประยุกตใ์ ช้ ตวั อยา่ งขอ้ มูล ปีท่ี ท่ีระบใุ นตราประทับของคณุ คือ 2546 เล่มที่ ที่ระบุในตราประทบั ของคณุ คือ 2 เลขปัจจุบนั ที่ระบใุ นตราประทบั ของคุณคอื 471 ปี พ.ศ.ปัจจุบันคอื 2547 รปู แบบการสรา้ งรหัส เลขทจ่ี ะประทับในเอกสาร %5N 00471 %N/%b 471/2547 %2b-%N 47-471 %2B-%N/%Y 02-471/2546 ศธ 0520.207/%4N ศธ 0520.207/0471 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 126 of 126