EDocForWindowsUserManual

E-Document for Windows User Manual E-Document for windows user manual คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ การเขา้ ส่รู ะบบ......................................................................................................................................4 หน้าแรก (HOME) ................................................................................................................................8 เมนูการใช้งาน ....................................................................................................................................10 ประเภทกล่องเอกสารและการใชง้ าน...................................................................................................20 กลอ่ งสรา้ งเอกสาร (DOCUMENT BOX) ...........................................................................................25 สร้างเอกสาร DOCUMENT .................................................................................................................... 26 สรา้ งเอกสารแลว้ สง่ ออก ...................................................................................................................... 37 รับเอกสาร............................................................................................................................................ 41 รับเอกสารแลว้ ส่งออก.......................................................................................................................... 43 กล่องเอกสารเขา้ (INBOX).................................................................................................................45 กลอ่ งเอกสารเข้า.................................................................................................................................. 46 การรับเอกสาร ..................................................................................................................................... 51 การตอบกลบั เอกสาร ........................................................................................................................... 53 การส่งต่อ ............................................................................................................................................. 57 การตอบกลบั แบบงา่ ย.......................................................................................................................... 59 ยกเลิกรายการ ..................................................................................................................................... 60 เมนเู พ่มิ เตมิ ......................................................................................................................................... 63 การรับเอกสารเปน็ ชดุ .......................................................................................................................... 64 กลอ่ งเอกสารออก (SENT BOX)........................................................................................................66 กลอ่ งเอกสารออก ................................................................................................................................ 67 การยกเลิกการสง่ เอกสาร.................................................................................................................... 68 กลอ่ งเอกสารสาธารณะ (PUBLIC BOX)............................................................................................69 กลอ่ งไฟล์เอกสารเผยแพร่ (SHARED BOX)......................................................................................71 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 1 of 126

E-Document for Windows User Manual การเผยแพร่ (SHARE) .......................................................................................................................... 72 จดั กลุ่มผมู้ สี ทิ ธิเ์ ข้าถงึ ข้อมูล.................................................................................................................. 72 การเพ่ิมกล่มุ ผู้มสี ิทธ์ิเข้าถึงขอ้ มลู ........................................................................................... 73 การเพ่ิมสมาชกิ กลุ่มผู้มีสทิ ธเ์ิ ข้าถงึ ข้อมลู ............................................................................... 74 มอบสิทธ์ิการเข้าถึง .............................................................................................................................. 74 การแกไ้ ขเอกสาร ................................................................................................................................76 การแก้ไขเนือ้ หา .................................................................................................................................. 77 แนบเอกสารต้นเร่อื ง ............................................................................................................................ 78 การสง่ ต่อเอกสาร................................................................................................................................. 79 การระงับเอกสาร ................................................................................................................................. 79 การเผยแพร่เอกสาร ............................................................................................................................. 81 TEMPLATE DOCUMENT................................................................................................................82 การสแกนเอกสารโดยไม่เขา้ สู่งานสารบรรณ........................................................................................84 การจองและขอเลขเอกสาร .................................................................................................................87 เครื่องมืออานวยความสะดวก........................................................................................................... 102 การปรับแต่งการใชง้ านของโปรแกรม................................................. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. หน้าจอการสแกนเอกสาร................................................................................................................... 103 แถบเมนู “ทว่ั ไป” ................................................................................................................ 103 แถบเมนู “ตงั้ ค่า”................................................................................................................. 104 แถบเมนู “คุณภาพ” ............................................................................................................ 105 วธิ กี ารสแกนเอกสาร........................................................................................................... 106 การแปลงไฟล์ ..................................................................................................................... 107 สมุดรายชื่อ ........................................................................................................................................ 107 เลขรับและส่งเอกสาร......................................................................................................................... 112 มอบและถอนอานาจ.......................................................................................................................... 114 สง่ เอกสารอตั โนมตั ิ ............................................................................................................................ 116 การคน้ หาเอกสาร .............................................................................................................................. 118 ภาคผนวก........................................................................................................................................ 121 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 2 of 126

E-Document for Windows User Manual ภาคผนวก ก....................................................................................................................................... 122 ภาคผนวก ข....................................................................................................................................... 125 ภาคผนวก ค....................................................................................................................................... 126 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 3 of 126

E-Document for Windows User Manual การเขา้ ส่รู ะบบ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 4 of 126

E-Document for Windows User Manual เปิดโปรแกรม Internet Explorer จากนั้น ระบุ URL ของระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ในชอ่ ง Address (โดยที่ URL ทีจ่ ะระบุนน้ั จะ แตกตา่ งกันออกไปในแต่ละ Site) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 5 of 126

E-Document for Windows User Manual จากนน้ั ทาตามข้ันตอนดังต่อไปนี้ 1. คลกิ ท่ีปุ่ม Windows Application 1 2. กรอกขอ้ มลู ใหค้ รบถ้วน ในหน้า Login 2.1 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 6 of 126

E-Document for Windows User Manual 2.1 กรณีทม่ี ี Password กรอก Login และ Password ใหถ้ ูกต้อง แลว้ กด 2.2 กรณไี มม่ ี Password กรอกเฉพาะ Login แลว้ กด จะปรากฎหน้าจอแจ้งให้ ทราบถงึ การต้งั Password เรม่ิ ต้นใหก้ ด 2.2 2.3 ในหน้า Change Password กรอก password ท่ีใช้ในปัจจุบัน ในช่อง Old password กอ่ น แล้วจงึ กรอก password ทตี่ ้องการเปล่ียนใหมใ่ นชอ่ ง New password และช่อง Confirm new password โดยตอ้ งกรอกใหเ้ หมือนกนั จากนน้ั กด 2.3 2.4 จะปรากฎหนา้ จอแจ้งยนื ยนั การเปล่ียนแปลง password เมือ่ กด ก็จะเสร็จสิ้น ขนั้ ตอนการเปลี่ยนแปลง 2.4 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 7 of 126

E-Document for Windows User Manual หนา้ แรก (Home) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 8 of 126

E-Document for Windows User Manual หน้าแรกเมื่อเขา้ สู่การใชง้ านระบบ แบง่ ส่วนการใช้งานออกเป็น 3 ส่วน คือ 1. สว่ นเมนกู ารใชง้ าน ซง่ึ ประกอบไปด้วยเมนู ไฟล์, มุมมอง , รายงาน ,เครอ่ื งมือ , ชว่ ยเหลอื ซ่งึ จะ อธบิ ายในสว่ นถัดไป 2. ส่วนแสดงกลอ่ งเอกสาร ซ่ึงจะแสดงรายชือ่ กลอ่ งเอกสาร ที่ผใู้ ชง้ านสามารถเขา้ ใช้งานหรือไดร้ ับสิทธ์ิ ตา่ งๆในการดาเนนิ งานในกล่อง กล่องน้ันได้ 3. สว่ นแสดงผล จะเปล่ยี นแปลงแสดงผลไปตามการทางานในแตล่ ะส่วน ในหน้าแรกนี้ จะแสดงรายชอ่ื เอกสารทย่ี ังไม่ได้เปิดอ่านในกล่อง Inbox โดยแบ่งตามสทิ ธิ์ในการเขา้ ดเู อกสาร ดงั ตวั อย่าง 1 2 3 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 9 of 126

E-Document for Windows User Manual เมนกู ารใชง้ าน Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 10 of 126

E-Document for Windows User Manual เมนกู ารใช้งานแบง่ ออกเป็น 4 หมวด หลกั ๆ คือ 1 เมนู ไฟล์ ประกอบด้วย รายการดงั นี้ 1.1 บนั ทกึ : บนั ทกึ เอกสารทีต่ ้องการ 1.2 พิมพ์ : ส่ังพิมพเ์ อกสารท่ตี ้องการ 1.3 ตรวจสอบเอกสารใหม่ : สาหรับให้โปรแกรมตรวจสอบว่า มเี อกสารใหม่เขา้ มาหรอื ไม่ 1.4 เปลีย่ นรหสั ผา่ น : เพ่ือเปลย่ี นรหัสผ่าน 1.5 Lock Screen : เพ่อื ทาการปกปอ้ งการเข้าถึงหน้าจอ โดยการแสดงหนา้ ต่างยืนยนั รหสั ผา่ น 1.6 ปิด : ออก : ออกจากโปรแกรม เปลี่ยนผู้ใช้งาน : สาหรับการออกจากระบบและใหบ้ คุ คลอื่นเขา้ ใช้งาน ปิดและตงั้ ต้นโปรแกรม : เพ่ือปิดหนา้ การใชง้ านโปรแกรมระบบสารบรรณนที้ ง้ั หมด 2 เมนู มมุ มอง เมนูในกลุ่มของ “มุมมอง” ประกอบไปดว้ ยฟังก์ชน่ั การทางานต่างๆ ดงั ต่อไปน้ี 2.1 แสดง/ซ่อนแถบ Folders : ซอ่ นแสดงรายการ Folders ในกรอบทางซา้ ยมือ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 11 of 126

E-Document for Windows User Manual 2.2 ขนาดอักษร : ปรับขนาดตวั อักษรในหนา้ การแสดงผลท่วั ไป โดยขนาดอกั ษรจะมีขนาดตั้งแต่ เล็กถึงใหญ่ที่สุดจานวน 5 ระดบั 2.3 แม่แบบเอกสารและเอกสารสาคัญ : เรยี กดตู น้ แบบเอกสาร และเอกสารสาคัญท่ีเกบ็ อย่ใู น ระบบ (ถา้ มี) 3 เมนู รายงาน สาหรบั การพิมพ์เอกสารให้ออกมาเป็นรปู แบบรายงาน เม่ือกดเลอื กจะปรากฎหวั ข้อ 3.1 รายงานมาตรฐานประจาระบบ โดยมสี ่วนย่อยเพื่อสาหรับเลือกพิมพ์เอกสาร ตวั อย่าง ดังต่อไปนี้ 3.1.1 รายงานเอกสารการสง่ ออก กรองหนว่ ยงาน [SYS.STD.01.1] 3.1.2 รายงานเอกสารการสง่ ออก กรองหนว่ ยงาน [SYS.STD.01.2] 3.1.3 รายงานเอกสารการสง่ ออก กรองหมายเลขส่ง [SYS.STD.02.1] 3.1.4 รายงานเอกสารการสง่ ออก กรองหมายเลขส่ง [SYS.STD.02.2] 3.1.5 รายงานเอกสารรบั เข้า กรองหนว่ ยงาน [SYS.STD.03.1] 3.1.6 รายงานเอกสารรบั เขา้ กรองหนว่ ยงาน [SYS.STD.03.2] 3.1.7 รายงานเอกสารรบั เข้า กรองหน่วยหมายเลขรบั [SYS.STD.04.1] 3.1.8 รายงานเอกสารรบั เข้า กรองหนว่ ยหมายเลขรบั [SYS.STD.04.2] 3.1.9 รายงานรบั เอกสารแยกสรปุ ตามหนว่ ยงานตน้ ทาง [SYS.STD.05.1] 3.1.10 รายงานรบั เอกสารแยกสรุปตามหนว่ ยงานตน้ ทาง [SYS.STD.05.2] 3.1.11 รายงานรบั เอกสารแยกสรุปตามหนว่ ยงานต้นทาง และกรองหมายเลขรบั [SYS.STD.06.1] 3.1.12 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามหนว่ ยงานตน้ ทาง และกรองหมายเลขรบั [SYS.STD.06.2] Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 12 of 126

E-Document for Windows User Manual 3.1.13 รายงานเอกสารท่ีดาเนินการแลว้ เสรจ็ / ระหวา่ งดาเนินการ [SYS.STD.07.1] 3.1.14 รายงานเอกสารทีด่ าเนนิ การแลว้ เสร็จ / ระหว่างดาเนินการ [SYS.STD.07.2] หมายเหตุ สามารถเลอื กพมิ พร์ ายงานแบบ ไฟลน์ ามสกุล .PDF และสามารถเลอื กพิมพ์แบบไฟล์ นามสกุล .XLS ซ่ึงจะมเี น้ือหารายงานเหมือนกนั โดยแตกต่างกนั เฉพาะไฟลน์ ามสกลุ ท่ีตอ้ งการสั่ง พมิ พ์เท่านนั้ (ดูสญั ลักษณ์ภาพประกอบ) 4 เมนู เครื่องมือ ประกอบไปดว้ ยฟังก์ชน่ั การทางานต่างๆ ดังต่อไปน้ี 4.1 ปดิ หนา้ ตา่ งทง้ั หมด : เม่ือกดปุ่มน้ี จะปิดหน้าการทางานของระบบทง้ั หมด 4.2 สมุดรายช่ือ : จะแสดงรายชื่อผูใ้ ชง้ านหรือหนว่ ยงานที่ใช้โปรแกรมในระบบท้ังหมด เพื่อใชใ้ น การค้นหารายช่อื และจดั กลุม่ รายชื่อหรอื หนว่ ยงาน กรุณาดูรายละเอยี ดการใชง้ านทหี่ วั ข้อ เครอื่ งมอื อานวยความสะดวก Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 13 of 126

E-Document for Windows User Manual 4.3 เลขรบั และส่งเอกสาร : สาหรับการสร้างและแก้ไข เลขรบั และเลขสง่ เอกสาร กรุณาดู รายละเอียดการใช้งานทหี่ วั ข้อเคร่ืองมืออานวยความสะดวก 4.4 มอบและถอนอานาจ : มอบอานาจใหบ้ ุคคลอน่ื สามารถเข้ามากระทาการตา่ งๆ แทนตนเอง และสามารถทาการถอนอานาจทไี่ ด้ทาการมอบใหบ้ ุคคลอนื่ ได้เช่นกัน ในส่วนของหนว่ ยงานก็ ดาเนินการวิธีเดียวกนั นี้ กรุณาดรู ายละเอียดการใชง้ านทห่ี ัวขอ้ เคร่ืองมืออานวยความสะดวก 4.5 ส่งเอกสารอัตโนมตั ิ : ควบคมุ การสง่ เอกสารอัตโนมัติ โดยสามารถกาหนดการสง่ ไปยังบุคคล หรือหน่วยงานได้ กรุณาดรู ายละเอยี ดการใช้งานท่ีหัวข้อเครื่องมืออานวยความสะดวก Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 14 of 126

E-Document for Windows User Manual 4.6 ขอ/จองเลขเอกสาร : การขอจองเลขทีห่ นงั สือเพื่อใชส้ าหรับการออกเลขรบั หรอื เลขส่ง เอกสารประเภทต่างๆ กรณุ าดรู ายละเอียดการใช้งานท่หี วั ข้อการจองและขอเลขเอกสาร ขอ/จองเลขเอกสาร 4.7 Administrative Tools : สาหรับผู้ดแู ลระบ เมนนู จี้ ะปรากฏก็ตอ่ เมอื่ ผูใ้ ชง้ านผนู้ น้ั ไดร้ ับสิทธิ์ เปน็ ผู้ดูและระบบ เมื่อกดแลว้ ระบบจะให้กรอกรหัสผา่ นดงั ภาพ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 15 of 126

E-Document for Windows User Manual 4.8 ตวั เลอื ก : ชว่ ยในการปรับแต่งหน้าจอและการใช้งานให้เหมาะสมตามความต้องการ ทง้ั รูปแบบการแสดงผลของโปรแกรม การแจ้งเตือนเมื่อมีเอกสารเขา้ อุปกรณ์ Scanner รวมถงึ การปรับค่าการใชง้ าน โดยสามารถอนญุ าตใหห้ นว่ ยงานอื่นสามารถทาการค้นหาเอกสารทุก คร้งั ทีส่ รา้ งหรอื รบั เอกสารอัตโนมัติ เครือข่าย : เลอื กเคร่ืองแม่ข่ายที่ทาการจดั เกบ็ เอกสาร และการจัดเกบ็ ไฟล์เอกสาร ชว่ั คราว การแสดงผล Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 16 of 126

E-Document for Windows User Manual o กาหนดการแสดงหน้าเริม่ ต้นของโปรแกรม ระหว่างหน้าสรุปรายการ (Home) หรอื ไปยังหนา้ รายการเอกสารขาเข้าของหนว่ ยงาน o กาหนดแสดงรายการเอกสารเข้าใหมใ่ นหน้าแรกของโปรแกรม โดยสามารถตั้ง รายการแสดงเอกสารได้สงู สดุ ถงึ 250 รายการ o กาหนดจานวนการจาข้อความลา่ สดุ ของช่องกรอกขอ้ มลู (Text AutoComplete) o กาหนดชุดช่ือประเภทถาดเอกสารท่ีต้องการแสดง แจง้ เตือน o สามารถกาหนดระยะเวลาการแจ้งเตอื นเอกสารเขา้ ใหม่ได้ ตงั้ แต่ ไม่แจ้งเตือน จนถึง 1 ชัว่ โมง o กาหนดเสียงทีใ่ ช้งานการแจ้งเตอื น o กาหนด E-Mail แจ้งเตือนเอกสาร โดยระบบงานจะสรปุ จานวนเอกสารเขา้ ใหม่ และเจ้าเตือนไปยงั E-Mail ท่ีระบุ ระบบการแจ้งเตอื นจะทางานเม่ือเปิดโปรแกรมนไี้ ว้เท่านั้น ดงั น้นั ถ้าต้องการให้โปรแกรมน้ี แจ้งเตือนทกุ คร้ังท่มี เี อกสารเข้า สามารถทาได้โดยเปิดโปรแกรมนเ้ี ม่ือเริ่มใชง้ าน คอมพิวเตอร์ เม่ือโปรแกรมนี้ถูกยอ่ ลง โปรแกรมจะกลายเป็น tray icon แตผ่ ใู้ ช้ยังสามารถ ใชโ้ ปรแกรมไดโ้ ดยการ Double click ท่ี icon ของโปรแกรม ดังภาพ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 17 of 126

E-Document for Windows User Manual สแกนเนอร์ : ต้ังคา่ เครอ่ื งสแกนเอกสารว่าตัวเครือ่ งเปน็ การทางานแบบ คือ แบบปกติ หรือ อัตโนมัติ ความปลอดภัย : สามารถกาหนดระยะเวลาการล็อคหนา้ จอเม่ือไม่มีการใชง้ านได้ ตัง้ แต่ ไม่ต้องลอ็ คหน้าจอ จนถึง 1 ชั่วโมง ลายเซน็ : สามารถแนบรปู ลายเซน็ ตท์ ่จี ะปรากฎท้ายข้อความแนบทา้ ยได้ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 18 of 126

E-Document for Windows User Manual ขั้นสูง : สามารถอนญุ าตใหห้ นว่ ยงานอน่ื ทาการคน้ หาเอกสารท่สี รา้ ง/รบั เอกสารอตั โนมตั ิ ได้ o กาหนดคา่ ตั้งตน้ ความเป็นส่วนตวั ของเอกสารทีส่ ร้างข้นึ o กาหนดใหแ้ สดงข้อมลู รายการล่าสุด เม่อื คลิกกลับมายงั หน้าแสดงรายกา 5 ชว่ ยเหลือ แสดงคูม่ ือการใช้งาน เพอื่ อานวยความสะดวกในการใช้งานแกผ่ ใู้ ช้หรอื หน่วยงานที่ใช้ใน การศึกษาข้นั ตอนหรือวธี กี ารใชง้ านระบบ 5.1 About : เปิดหน้าแสดงขอ้ มูลเก่ยี วกบั ระบบงาน 5.2 View user manual : จะแสดงคูม่ ือการใช้งานโปรแกรม ซง่ึ จะเปน็ ไฟล์ .pdf โดยผู้ใช้ ระบบหรอื หนว่ ยงานสามารถสง่ั พิมพเ์ ปน็ เอกสารได้ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 19 of 126

E-Document for Windows User Manual ประเภทกล่องเอกสารและการใชง้ าน Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 20 of 126

E-Document for Windows User Manual ก่อนทจ่ี ะเรมิ่ ใช้งานระบบนนั้ ผู้ใชค้ วรทาความรูจ้ กั กบั ส่วนประกอบหนา้ จอการทางานต่างๆของระบบ เสยี ก่อน ปมุ่ คาส่งั ในการสงั่ งาน ประกอบไปดว้ ยปุม่ จากทางซ้ายไปขวาตามลาดบั ดงั ต่อไปนี้ 2 3 1 1. ปมุ่ ดภู าพก่อนพิมพ์ โดยสามารถพิมพห์ น้ารายงาน , รายการข้อมลู ในสว่ นหน้าแสดง รายละเอยี ดออกสเู่ ครื่องพมิ พ์ได้ 2. ปุม่ Refresh สาหรับการเรียกดรู ายการในกลอ่ งเอกสารจาก Server อีกคร้ัง โดยให้ Server ส่งขอ้ มูลลา่ สดุ มาให้ 3. ปุ่มค้นหา เพื่อการค้นหาเอกสารหรอื รายการต่างๆ หรอื เป็นการกาหนดเงื่อนไขในการแสดง รายการเอกสาร ใชง้ านไดโ้ ดยการคลิกทร่ี ูปแว่นขยาย หรอื พิมพค์ าท่ีตอ้ งการคน้ หาลงในช่องว่างหลงั รปู แว่นขยาย จากน้ันกด [Enter] Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 21 of 126

E-Document for Windows User Manual รายการกลอ่ งเอกสารของผู้ใชแ้ ละของหนว่ ยงาน คือรายชอื่ บุคคลของผู้ใช้กล่องเอกสารนั้น หากเปน็ หนว่ ยงานหรือตาแหน่ง จะเป็นสัญลกั ษณ์ดงั ภาพ ภายในกลอ่ งเอกสารแตล่ ะกล่องจะ ประกอบไปดว้ ยส่วนตา่ งๆ ดังน้ี : รายการเอกสารเข้า เก็บรายการเอกสารท่สี ง่ เข้ามายงั ผใู้ ช้หรือหนว่ ยงาน โดยใน inbox สามารถสร้าง Folder ยอ่ ย ๆ ได้อีก : รายการเอกสารออก เก็บรายการเอกสารท่ีผ้ใู ช้หรอื หนว่ ยงานส่งออก : รายการเอกสารทสี่ รา้ งขึน้ หรอื จัดเก็บกอ่ นการสง่ เอกสารออกไปยงั ผู้อื่น หรือหนว่ ยงานอนื่ เพือ่ ความสะดวกต่อการใชง้ านของผูใ้ ช้ : กล่องรายการเอกสารทบี่ ุคคลหรือหนว่ ยงานเผยแพร่เอกสารส่สู าธารณะ : เป็นกล่องเอกสารทใี่ ช้สาหรบั เอกสารท่ีถูกส่งเข้า หรอื สง่ ออกจากสิทธผิ์ ถู้ อื ครองตาแหน่งนัน้ ๆ (ซ่ึงแตล่ ะสถาบันจะกาหนดสิทธ์ของผู้ถือ ครองตาแหนง่ น้ันหรือไม่กไ็ ด้ โดยจะข้ึนอยู่กับความเหมาะสมของแตล่ ะหน่วยงาน) : เป็นกลอ่ งเอกสารทใี่ ชส้ าหรับเอกสารท่ีถูกสง่ เขา้ หรือ สง่ ออกจาก หน่วยงานของผูใ้ ชร้ ะบบ : รายเอกสารทผ่ี ู้ใชห้ รือหน่วยงานเปิดชอ่ งทางให้ผู้ทตี่ ้องการทราบสามารถสืบคน้ ได้ แตต่ ้องไดร้ ับสิทธ์ใิ นการเข้าดูเอกสารจากหน่วยงานหรอื บุคคลผสู้ รา้ งเอกสารนน้ั : เม่อื ผใู้ ชห้ รอื หน่วยงานไม่ตอ้ งการเอกสารชน้ิ ใด สามารถไปยังกล่องเก็บ เอกสารท่ีไมต่ ้องการนน้ั ๆ แล้วเลอื กเอกสารทต่ี ้องการจะลบดูจาก List ของเอกสารกลอ่ งๆ นัน้ (ดังภาพตวั อย่าง จะเป็น List ของกล่องเอกสาร Sentbox) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 22 of 126

E-Document for Windows User Manual แล้วกดท่ปี ่มุ Delete บนแป้นพมิ พ์ จะมหี นา้ ต่างแสดงข้ึนมาทห่ี นา้ จอระบบเพ่ือถามวา่ “คุณ แน่ใจหรือทจ่ี ะทาการยา้ ยรายการหลกั น้ไี ปยัง Recycle Bin” ดงั ภาพตัวอยา่ ง ให้ผใู้ ชก้ ดที่ปุม่ yes เพ่ือยนื ยันการยา้ ยเอกสารไปยังถงั ขยะ โดยที่จะเอกสารเหล่าน้ันจะยงั อยู่ ในระบบ แต่จะอยู่ในส่วนทเ่ี ป็น Recycle Bin หากทาการซ่อนไวก้ จ็ ะมองไม่เหน็ เอกสารใน กลอ่ งนี้ รายการเอกสารทอ่ี ยู่ในกลอ่ งตา่ งๆ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 23 of 126

E-Document for Windows User Manual ผู้ใชส้ ามารถคลิก เพือ่ ดูเอกสารในแตล่ ะรายการ ได้ เมื่อกดเลอื กที่ตวั เอกสารแลว้ ทาการกดทป่ี ุ่ม ทางดา้ นขวามอื จะปรากฎ หนา้ ต่างของเอกสารทเ่ี ลือกโดยสงั เขป และหากต้องการซ่อนใหท้ าการกดทีป่ ุ่ม อีกครง้ั หนา้ ตา่ งท่ปี รากฎข้ึนกจ็ ะหายไป ● Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 24 of 126

E-Document for Windows User Manual กลอ่ งสร้างเอกสาร (Document box) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 25 of 126

E-Document for Windows User Manual สรา้ งเอกสาร Document 1. เลอื กว่าตอ้ งการสรา้ งเอกสารในนามของใคร (กรณีทคี่ ณุ ได้รับมอบสิทธิ์จากบุคคลหรือ หนว่ ยงานใดๆ) โดยการกดทร่ี ายชอ่ื หรือโฟลท์ ี่อยภู่ ายใต้ ในกรอบทางซ้าย 2. กดท่ีปมุ่ 1 เลอื กประเภทเป็น 2 Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 26 of 126

E-Document for Windows User Manual 3 5 4 3. พมิ พ์หัวเรื่องเอกสารในช่องของ “หวั เรือ่ ง” 4. กรอกข้อความรายละเอียดต่างๆในช่อง “บทคดั ย่อ” 5. กดท่ีปมุ่ เพอ่ื ระบุรายละเอียดปลีกย่อยเพ่มิ เติม โดยจะมีชอ่ งให้กรอก รายละเอยี ดต่างๆ (ดังภาพประกอบ) วันทเี่ ข้า วนั ท่ผี ้ใู ชห้ รอื หน่วยงานทาการสรา้ งเอกสาร หรือวันท่เี อกสารเขา้ ใน inbox ใน กรณีผ้ใู ช้หรอื หน่วยงานเป็นผู้รับ ประเภทเอกสาร สามารถกดเลือกระบุประเภทของเอกสารท่ีสรา้ ง เลขหนังสือ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 27 of 126

E-Document for Windows User Manual กรณีใชเ้ ลขท่มี ีอยู่ เมอ่ื กดที่ปมุ่ “หมายเลขทมี่ อี ยู่” จะปรากฎหน้าต่าง จะมี ปมุ่ และ ท้ังนผ้ี ู้สรา้ งเอกสารจะต้องทาการขอหรือทาการจองเลขกอ่ น กรณกี ารขอเลขจากหน้าจอ ในกรณที ี่ได้รบั สทิ ธ์ิการขอเลขหนังสอื จากเจา้ ของเลขหนังสือนนั้ ผใู้ ชง้ านสามารถขอเลขหนังสือ ผา่ นระบบเองได้โดย เลอื กรายการเลขหนังสือท่ตี อ้ งการขอเลข สาหรับเลขหนังสือทบ่ี ุคคลหรอื หน่วยงานได้รบั สิทธิใ์ นการขอเลขจากเจ้าของเลขน้ัน จะแสดงสถานะความเปน็ การไดร้ บั สทิ ธ์โิ ดยมี รปู แบบการแสดงเปน็ รูปแบบ ชื่อบคุ คลหรือหนว่ ยงานเจา้ ของเลข ● ช่ือเล่ม ● ผไู้ ดร้ บั สทิ ธใ์ิ ช้เลข ตัวอย่าง หนว่ ยงาน ● เลขสง่ หนงั สือภายนอก ● ขอให้กบั Vision Net Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 28 of 126

คลิกท่ีปุ่ม E-Document for Windows User Manual จากนั้นกรอกข้อมูลหนงั สอื ทีต่ อ้ งการจะขอเลข โดย 1. เลือกรูปแบบเลขหนังสอื ท่ีต้องการ 2. กรอกชื่อเร่อื งของหนังสือ 3. กรอกวันทห่ี นังสือ 4. กรอกในส่วนของ เรียน 5. กรอกในส่วนของ จาก 6. กรอกในส่วนของ หมายเหตุ 7. ในส่วนบคุ คลหรอื หน่วยงานผู้ใชเ้ ลขจะถูกกาหนดโดยสิทธท์ิ ่ีเจ้าของเลขกาหนดมาไมส่ ามารถ เลือกได้ 8. คลิกทปี่ ุ่ม เพอื่ บันทึกการขอเลขหนงั สอื 9. รายการเลขหนงั สือทข่ี อไดจ้ ะแสดงในหน้าแรกดงั รปู Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 29 of 126

E-Document for Windows User Manual ● โดยสว่ นนจ้ี ะมีไวส้ าหรบั ผู้ใชท้ ่ีมีสิทธ์ิเป็นผู้ถอื สมดุ คุมเลข โดยระบบจะแสดงให้เหน็ วา่ ได้มีการ จองเลขใดไว้แตย่ ังไม่ได้นาเลขท่ีของหนงั สอื นัน้ ไปใช้ โดยสังเกตจากสัญลกั ษณ์ ดังกล่าว และ หากเลขหนงั สอื ที่ได้ทาการจอง และ มีการนาเลขน้นั ไปใชจ้ ะสังเกตจากสญั ลักษณ์ ดงั ภาพ โดย จะมีเคร่ืองหมายถกู ในชอ่ ง ดงั ภาพตัวอยา่ ง Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 30 of 126

E-Document for Windows User Manual ระดับช้ันความเร็ว (สามารถกด เพือ่ ทาการเลือกระดบั ช้ันความเร็วได้) ระดบั ชั้นความลบั (สามารถกด เพ่อื ทาการเลือกระดบั ช้ันความลับได)้ วันทเี่ อกสาร (คือวันทท่ี ี่ระบใุ นตวั เอกสาร) เรียน ( ในส่วนของชอ่ งน้สี ามารถกรอกตัวอักษรหรือกดทีป่ ุ่ม ก็ได้จะปรากฎสมดุ รายช่ือ / Address Book และเมื่อต้องการจะลบรายช่อื ที่ได้เลอื กไปแล้วเพ่ือทาการแก้ไข ใหก้ ดท่ีปุ่ม จะลบรายชอ่ื น้ันออก แล้วจึงทาการเลือกรายชอ่ื ใหม่เข้าไป ) o อธบิ าย (เรียน) (ในส่วนของชอ่ งนผี้ ู้สรา้ งเอกสารสามารถพมิ พ์ตัวอักษรตา่ งๆได้ โดย จะเป็นการขยายความเข้าใจ ในช่อง “เรยี น” ) อา้ งถึง (ขอ้ ความ) (ในท่นี ี้อาจกรอกรายละเอียดหรอื ไม่กรอกกไ็ ด้) o อา้ งถึง (รายการ) (ในทีน่ ี้คือการแนบส่งิ ทอ่ี ้างถงึ เปน็ ไฟลข์ ้อมูลที่ต้องการเข้าส่รู ะบบ) กดท่ี มีสองส่วนใหเ้ ลอื ก คือ หากทาการเลอื กที่ เช่อื มโยงหนงั สอื เดมิ ที่มีอยู่ในระบบจะปรากฎหน้าต่าง ดังภาพ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 31 of 126

E-Document for Windows User Manual ให้ผใู้ ช้ทาการคน้ หาเอกสารจากกล่องเอกสร้าง (Document box) หรอื กล่อง เอกสารเข้า (Inbox) แล้วจึงกดเลือกเงื่อนไขในการค้นหาเอกสาร เชน่ ถา้ กดปมุ่ จะเป็นการค้นหาเอกสารอยา่ งรวดเรว็ ตัวอย่างดงั ภาพ ใหผ้ ูใ้ ช้งานกาหนดเงื่อนไข คือ คาคน้ หา และช่วงวนั ที่ ท่ตี ้องการและกดที่ ปุ่ม แต่หากต้องการคน้ หาแบบ Quick Search คอื สามารถระบแุ หล่งท่ี ค้นหาเอกสารไดใ้ ห้กดปุ่ม Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 32 of 126

E-Document for Windows User Manual จะปรากฎหน้าจอดงั ภาพ โดยผูใ้ ช้ตอ้ งทาการกาหนดแหล่งท่คี น้ หา และจึงกดป่มุ หรอื หากต้องการคน้ หาแบบอื่นก็สามารถกดปมุ่ ได้ เช่น ถา้ เลือกการ ค้นหาแบบ Advance Search จะปรากฎหน้าจอดังภาพ ซึ่งเป็นการค้นหาเอกสาร อย่างละเอียด โดยผใู้ ชส้ ามารถกดท่สี ญั ลกั ษณ์ เพื่อกาหนดหัวข้อในการค้นหาดูตัวอย่าง ภาพประกอบ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 33 of 126

E-Document for Windows User Manual ซึง่ สามารถค้นหาได้จากวนั ทเี่ ขา้ ของเอกสาร, หวั เรือ่ ง, เลขเอกสาร, ประเภทเอกสาร, ระดบั ชั้นความลับ, ระดับชั้นความเรว็ , บทคดั ยอ่ , Full text search, วันที่เอกสาร, วนั ท่รี ับ, วนั ที่สง่ , วันทสี่ รา้ ง, เรยี น, อธิบาย(เรยี น) , จาก อธิบาย (จาก) , ผ้สู ง่ เอกสาร , เลขรับ, สถานะการรับเอกสาร, หมายเหตุ, Folder ท่คี น้ หา,แหลง่ ที่คน้ หา หรอื หากไมต่ ้องการกาหนดหัวข้อในการคน้ หาให้กดสัญลักษณ์ เพอื่ เปน็ การปดิ หวั ข้อที่ไมต่ ้องการใช้คน้ หา Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 34 of 126

E-Document for Windows User Manual สง่ิ ท่สี ่งมาด้วย (ท้ังนจ้ี ะมหี รือไม่ก็ได)้ จาก (ก็ใชว้ ิธีการเดยี วกนั กบั “เรียน” คือสามารถกรอกตวั อกั ษร หรือกดท่ปี มุ่ ก็ได้จะ ปรากฎสมดุ รายชอื่ ) และหากต้องการลบก็ให้กดสญั ลกั ษณ์ อธบิ าย (จาก) (ในสว่ นของช่องนีผ้ ู้สรา้ งเอกสารสามารถพิมพต์ ัวอักษรตา่ งๆได้ โดยจะเป็น การขยายความเขา้ ใจ ในชอ่ ง “จาก”) จานวนหนา้ (สามารถกรอกจานวนหนา้ ไดใ้ นกรณีท่ีเอกสารทแ่ี นบมีจานวนมากกว่าหนึ่ง) เวลาดาเนินการ (ผู้สร้างสามารถเลือกไดท้ ้ัง แบบกาหนดระยะเวลา และไม่กาหนด) อายเุ อกสาร เรม่ิ ใชง้ านตั้งแต่ (โดยจะมใี ห้เลือกท้งั วนั ที่ปัจจบุ นั หรือ สามารถกาหนดวันท่ี ได้เอง) หมายเหตุ สามารถกรอกรายละเอียดเพ่มิ เติมได้ตามต้องการ ความเปน็ ส่วนตัวของเอกสาร เลือกระดบั ความเปน็ ส่วนตวั หรอื เผยแพร่ / อนญุ าตให้ หนว่ ยงานอ่นื ๆ ทาการค้นหาเอกสารน้ไี ด้ เชน่ o เอกสารส่วนตัว: เอกสารฉบับนจี้ ะเห็นเฉพาะหนว่ ยงานตนเองเท่าน้นั o อนุญาตใหบ้ ุคคลหรอื หน่วยงานต่างๆคน้ หาไดเ้ ท่านัน้ : หนว่ ยงานอื่นสามารถใช้ เคร่ืองมอื ในการค้นหา ระบหุ น่วยงานทีต่ ้องการคน้ หาเพ่ือค้นหาเอกสารฉบับน้ีได้ o แสดงในรายการเอกสารสาธารณะ และอนญุ าตใหบ้ คุ คลหรือหน่วยงานตา่ งๆ ค้นหา: หนว่ ยงานอนื่ สามารถใชเ้ ครอื่ งมือในการค้นหา ระบุหน่วยงานท่ีตอ้ งการ คน้ หาเพื่อคน้ หาเอกสารฉบับน้ีได้ และเอกสารฉบบั นจ้ี ะปรากฏที่ “Public Box” Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 35 of 126

E-Document for Windows User Manual ขอ้ มลู เพ่มิ เติมและดัชนีสบื คน้ ผใู้ ชส้ ามารถกรอกไดต้ ามต้องการ ตามแต่ละประเภทของ เอกสาร โดยสามารถกาหนดให้เอกสารแตล่ ะประเภทมีดชั นแี ละข้อมูลเพ่ิมเตมิ ได้ โดยต้อง ติดต่อ Admin ของระบบและเมอื่ ทาการเล่อื นเมาท์ลงมาดา้ นล่างสุดในส่วนของการกรอก รายละเอียดทเ่ี ป็นเนื้อหาจะเป็นสว่ นของสทิ ธใิ์ นการแนบเอกสารเพม่ิ เตมิ สิทธใ์ิ นการแนบเอกสารเพิ่มเติม ผใู้ ช้ต้องกาหนดสิทธ์ิในการแนบเอกสารสาธารณะของ ผูร้ บั เอกสาร โดยอนญุ าตใหผ้ ูร้ บั ทกุ คน แนบเอกสารเพมิ่ เติมได้ หรอื จะอนุญาตบางบุคคล หรอื หน่วยงานทจ่ี ะสามารถแนบเอกสารเพิม่ ได้ โดยกด จะเข้าสหู่ น้า “สมุดรายช่อื ” เพื่อทาการเลือกรายชื่อที่ตอ้ งการ จากนัน้ ใหท้ าการ กดท่ี ปุ่ม ทม่ี ุมขวามือเพ่อื ปิดหน้าจอนี้ ระบบจะทาการบนั ทกึ ขอ้ มูลที่ กรอกไปแล้วขา้ งตน้ โดยอตั โนมตั ิ และจะกลบั เข้าสหู่ น้าการสร้างเอกสาร 1.8 1.7 Page 36 of 126 Powered by Vision Net Co., Ltd.

E-Document for Windows User Manual 1.7 สามารถทาการแนบเอกสารเพ่ิมเติมไดโ้ ดยกดที่ปุ่ม แล้วเลอื กประเภทการ แนบเอกสารตามความตอ้ งการ ตวั อย่างดังภาพ 1.8 เมอ่ื กรอกรายละเอยี ดต่างๆในเอกสารครบถว้ นแล้ว ให้กดที่ปมุ่ ระบบจะทา การสรา้ งเอกสาร แล้วเก็บเอกสารท่ถี กู สรา้ งน้นั ไวใ้ นกล่อง เป็นอันจบ ขนั้ ตอนการสร้างเอกสาร 1.8 สร้างเอกสารแลว้ ส่งออก 2.1 เลือกว่าต้องการสรา้ งเอกสารในนามของใคร (กรณีที่คุณได้รับมอบสทิ ธ์ิจากบุคคลหรือ หน่วยงานใดๆ) โดยการกดเลือกทรี่ ายช่ือในกรอบทางซา้ ย กรณตี ัวอยา่ งดังภาพ จะเป็นการสรา้ งเอกสารจากกล่อง ในนามของบคุ คล ชอื่ ผพู้ ัฒนาระบบ 1 Vision Net 2.1 2.2 2.2 กดที่ปมุ่ เลอื กประเภทการสรา้ งเอกสารเปน็ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 37 of 126

E-Document for Windows User Manual 2.4 2.3 2.5 2.8 2.6 2.7 2.3 พิมพห์ ัวเร่ืองเอกสารท่ีต้องการสร้าง ในช่องของ “หวั เรื่อง” 2.4 กดท่ี เพอื่ ระบรุ ายละเอยี ดปลกี ยอ่ ยเพ่ิมเติม (ดังมีรายละเอียดที่ได้กล่าวไวใ้ น ข้นั ตอนการสรา้ งเอกสาร) 2.5 กรอกขอ้ มูลรายละเอียดเนื้อหาเอกสารอยา่ งย่อลงในช่อง “บทคดั ย่อ/เนื้อหาเอกสาร (Abstract)” 2.6 กดที่ปุ่ม เพอื่ ระบุปลายทางผู้รบั เอกสาร ระบุจุดมงุ่ หมายในการสง่ เอกสาร รวมทง้ั ระบรุ ายละเอียดปลีกย่อยอ่ืนๆแยกตามรายบคุ คล ระบบจะทาการเปิดหน้าตา่ งหนา้ ใหม่ ขนึ้ มา ซ่ึงสามารถทาเพิ่มเติมรายช่อื ปลายทางผูร้ บั ได้ในหน้านี้ โดยจะอธิบายในข้อ 2.9 2.7 กรอกรายละเอยี ดลงในชอ่ งข้อความแนบทา้ ย (ถ้ามี) 2.8 แนบเอกสารสาธารณะ โดยกดทป่ี ุ่ม ผู้ทีไ่ ด้รับเอกสารฉบับนท้ี ุกคน จะ สามารถมองเหน็ ไฟลน์ ี้ ไม่วา่ จะเกิดการส่งต่อไปอีกก่ีครั้ง ผู้รับทุกคนกจ็ ะสามารถมองเหน็ ไฟล์ น้ีได้ 2.9 ในหนา้ ส่งถึงจะเปดิ เข้าส่หู น้าจอ เพอ่ื เพม่ิ รายการปลายทางผู้รบั Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 38 of 126

E-Document for Windows User Manual โดยเลอื กรายชือ่ บุคคลหรือหนว่ ยงานท่ีตอ้ งการ แลว้ กดแถบเมาท์ไปทีช่ อ่ื น้นั เพื่อให้ชอ่ งดา้ น ขวามือแสดงรายละเอยี ดดงั ภาพด้านล่าง แล้วจงึ กด ซึ่งวธิ ีใชง้ านหน้า “สมุด รายชื่อ” อยา่ งละเอยี ดจะอธิบายในภายหลงั และเมื่อกด แลว้ ระบบจะบนั ทกึ ชอ่ื หรือหน่วยงานท่ีผใู้ ชเ้ ลอื กและออกมาสหู่ นา้ Forward & Reply Document ตัวอยา่ งดงั ภาพประกอบ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 39 of 126

E-Document for Windows User Manual 2.10 เลือกกาหนดเป้าหมายในการส่ง แยกตามรายบุคคลหรือหน่วยงาน 2.18 2.11 เลอื กกาหนดระดบั การส่ง แยกตามรายบุคคลหรอื หน่วยงาน 2.14 2.13 2.9 2.10 2.11 2.12 2.16 2.15 2.17 2.12 เลือกกาหนดวันทต่ี ้องเปดิ อ่าน, วันท่ีตอ้ งรับ, วันทีต่ อ้ งส่งต่อ แยกตามรายบคุ คลหรอื หน่วยงาน 2.13 สามารถปรบั แต่งลาดับรายชอื่ ก่อนหลัง (ลาดับนจ้ี ะมผี ลต่อลาดบั ในการสง่ เอกสารในกรณีท่ี เลือกประเภทวธิ ีการส่งออกเปน็ แบบ “ตามขน้ั ตอน” หรอื เลือกรปู แบบการสง่ เอกสารเป็นแบบ “ตามลาดับ”) 2.14 กรณีท่มี ีการเพิม่ ปลายทางผรู้ บั ผดิ พลาด สามารถลบออกได้ โดยกดไปท่ปี ่มุ นี้ 2.15 กาหนดรปู แบบการสง่ เอกสารออก ว่าตอ้ งการสง่ เอกสารแบบใด 2.16 กาหนด “การออกเลขส่ง” 2.17 เพิ่มเอกสารแนบ ซ่ึงเอกสารที่แนบในสว่ นน้ี ไม่ได้ถูกแนบติดไปกับตน้ ฉบบั เอกสาร ผ้ทู ีไ่ ด้รับ ไฟล์แนบน้ีมเี พียงผู้ท่ีมีรายชือ่ อยใู่ นรายการปลายทางผรู้ ับ ทจ่ี ะรับเอกสารเทา่ นัน้ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 40 of 126

E-Document for Windows User Manual หากเกดิ การส่งเอกสารฉบับนี้ออกไปอกี ผู้ที่รับต่อกจ็ ะไม่เห็นไฟล์แนบนี้ ทาได้โดยการกดปมุ่ จากนัน้ เลือก ประเภทการแนบไฟล์ แลว้ ทาตามขน้ั ตอนเลือกไฟลท์ ่ี ต้องการแนบ 2.18 เม่อื ระบรุ ายละเอียดครบถว้ นตามต้องการแลว้ จงึ กดปิดหน้าจอนี้ 2.19 เม่ือตรวจสอบจนแน่ใจวา่ ไดร้ ะบุรายละเอียดครบถว้ น พรอ้ มสง่ แล้ว จึงกดท่ีปุ่ม รบั เอกสาร 3.1 3.2 3.1 เลอื กว่าตอ้ งการสร้างเอกสารในนามของใคร (กรณีทค่ี ณุ ไดร้ ับมอบสิทธ์ิจากบคุ คลหรือ หน่วยงานใดๆ) โดยการกดเลือกที่รายช่ือในกรอบทางซ้าย 3.2 กดที่ปมุ่ เลือกประเภทการสร้างเอกสารเป็น Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 41 of 126

3.9 E-Document for Windows User Manual 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.3 เลอื กระบุประเภทการออกเลขรับ วา่ จะออกหมายเลขรับหรือไม่ โดยถ้าเลือกออก หมายเลขรบั สามารถทาการปรับเลขได้ โดยทาการกดท่ีป่มุ 3.4 เลอื กระบเุ ป้าหมาย ตามจริงของเอกสาร โดยกดท่ีปุ่ม เพือ่ เลอื ก 3.5 ระบหุ ัวเร่ืองเอกสารที่ต้องการรับ 3.6 กดท่ปี มุ่ เพือ่ ระบรุ ายละเอยี ดปลีกย่อยเพม่ิ เติม (ดงั มรี ายละเอยี ดท่ไี ด้กล่าว ไว้ในขน้ั ตอนการสร้างเอกสาร) 3.7 กรอกเน้ือความโดยสังเขปของเอกสารท่ตี อ้ งการ ลงในช่อง “บทคัดย่อ” 3.8 แนบเอกสารเพิ่มเตมิ ไดโ้ ดยการกดทปี่ มุ่ 3.9 เมือ่ ตรวจสอบว่าไดก้ รอกขอ้ มูลจนครบถว้ นแลว้ จงึ กดปุม่ ระบบจะทา การบนั ทกึ ขอ้ มลู การรบั เอกสาร Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 42 of 126

E-Document for Windows User Manual รบั เอกสารแลว้ ส่งออก 4.1 4.2 4.1 เลอื กวา่ ตอ้ งการสร้างเอกสารในนามของใคร (กรณีที่คณุ ได้รับมอบสทิ ธิ์จากบคุ คลหรือ หนว่ ยงานใดๆ) โดยการกดเลือกท่ีรายช่ือในกรอบทางซา้ ย 4.2 กดที่ปุ่ม เลอื กประเภทการสรา้ งเอกสารเป็น 4.11 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.3 เลือกระบปุ ระเภทการออกเลขรับ วา่ จะออกหมายเลขรับหรอื ไม่ โดยถ้าเลอื กออก หมายเลขรบั สามารถทาการปรับเลขได้ โดยทาการกดท่ีป่มุ 4.4 เลือกระบุเป้าหมาย ตามจรงิ ของเอกสาร โดยกดทีป่ ุ่ม เพอื่ เลอื ก Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 43 of 126

E-Document for Windows User Manual 4.5 ระบหุ วั เรือ่ งเอกสารท่ีตอ้ งการรบั 4.6 กดท่ปี มุ่ เพอื่ ระบรุ ายละเอียดปลกี ยอ่ ยเพ่มิ เติม (ดังมีรายละเอียดท่ีได้กล่าว ไวใ้ นขัน้ ตอนการสร้างเอกสาร) 4.7 กรอกเนื้อความโดยสังเขปของเอกสารท่ีตอ้ งการ ลงในชอ่ ง “บทคดั ย่อ” 4.8 กดที่ปมุ่ เพ่ือระบปุ ลายทางผรู้ ับเอกสาร ระบุจุดมุ่งหมายในการสง่ เอกสาร รวมทัง้ ระบรุ ายละเอียดปลีกย่อยอนื่ ๆแยกตามรายบคุ คล ระบบจะทาการเปิดหน้าต่างใหม่ ข้นึ มา ซึง่ สามารถทาการเพ่มิ เตมิ รายชอ่ื ปลายทางผ้รู ับได้ในหนา้ น้ี วธิ ีการใชง้ านดังทไี่ ด้กล่าว ไวใ้ นขอ้ สร้างเอกสารแลว้ ส่งออก 4.9 กรอกรายละเอียดลงในชอ่ งข้อความแนบทา้ ย (ถ้ามี) 4.10 แนบเอกสารสาธารณะ ผูท้ ี่ได้รับเอกสารฉบับน้ีทกุ คน จะสามารถมองเหน็ ไฟลน์ ้ี ไม่วา่ จะ เกดิ การส่งต่อไปอีกก่ีคร้งั ผู้รบั ทุกคนกจ็ ะสามารถมองเห็นไฟล์นี้ได้ โดยการกดปุ่ม 4.11 เมอ่ื ตรวจสอบว่ากรอกข้อมลู จนครบถ้วนแล้ว จึงกดปมุ่ ระบบจะทาการ บนั ทกึ การสร้างเอกสารรับแล้วส่งออกกจ็ ะเสร็จสมบรู ณ์ Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 44 of 126

E-Document for Windows User Manual กลอ่ งเอกสารเขา้ (Inbox) Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 45 of 126

E-Document for Windows User Manual กล่องเอกสารเข้า 1. เขา้ ส่กู ล่องเอกสารเข้าโดยการ คลกิ ที่ 1 2 สามารถเลอื กได้ว่าจะเข้าไปดเู นือ้ หา เอกสารโดยกดเลือกจาก หมายเลข รบั ,เรือ่ ง หรือส่งมาจากทใ่ี ดก็ สามารถทาได้ 2. เมื่อต้องการเข้าไปดเู นื้อหาเอกสารอย่างครบถว้ น ใหด้ ับเบิ้ลคลกิ ทีร่ ายการเอกสาร 3 3. สามารถกดปุ่ม เพอ่ื ทาการซ่อนแสดงหนา้ จอรายละเอยี ด เอกสารอย่างย่อ โดยในหน้ารายละเอยี ดเอกสารจะเห็นรายละเอยี ดตา่ งๆ ดังภาพตวั อยา่ ง Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 46 of 126

E-Document for Windows User Manual 4 5 4. ขอ้ มูลของผสู้ ง่ โดยระบบจะแสดงเลขทสี่ ง่ สง่ จาก วันทีส่ ง่ ระดับการสง่ และวตั ถปุ ระสงค์ลง นาม/ส่ังการของการส่งเอกสารฉบับนัน้ 5. ข้อมลู เอกสาร ระบบจะแสดง เลขเอกสาร ระดบั ชนั้ ความเร็ว ระดบั ชน้ั ความลับ ประเภท เอกสาร วันท่ีท่ีระบใุ นเอกสาร เรียนถงึ อา้ งถงึ ส่งิ ที่สง่ มาดว้ ย จานวนหนา้ (ถา้ มี) เจ้าของ เอกสาร (บุคคลหรอื หน่วยงาน) วันที่สรา้ งเอกสารฉบบั นน้ั Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 47 of 126

E-Document for Windows User Manual 6 8 9 10 6. บทคัดย่อ หรือ เน้อื หาเอกสาร 7. หมายเหตุ (ถ้ามี) 8. ข้อมลู เพ่ิมเติมและดชั นีสบื คน้ 9. สถานะการดาเนนิ การแล้วเสร็จ จะแสดงสถานะและรายละเอยี ดของการดาเนนิ งาน 10. ประวตั กิ ารแก้ไข จะมี Link แถบสัญลักษณ์ เพ่ือแสดงข้อมูล หากกดแล้วไม่มีการแก้ไขเอกสาร ระบบจะแจ้งว่า “ไม่มีรายการ / No record” Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 48 of 126

E-Document for Windows User Manual 11 12 13 11. ข้อความแนบทา้ ย แสดงข้อความทผี่ สู้ ง่ ส่งมา สามารถกด Link แถบสญั ลกั ษณใ์ ห้กดเพ่ือแสดง รายการในหนา้ ใหม่ 12. เอกสารแนบจากต้นเร่ือง ผู้รับสามารถกดที่ Link เพ่ือแสดงขอ้ มูลท่ีต้นเรื่องแนบมากับเอกสาร ฉบับน้ีได้คุณสามารถเรียกดู ไฟลต์ ่างๆที่ถกู แนบมากับเอกสารโดยกดทีร่ ายชื่อไฟลท์ ่ีแนบมา กรณีไฟลท์ ่แี นบมาเปน็ ภาพ จะเปิดหน้าต่างการแสดงภาพข้ึนมา และสามารถพิมพ์ออกสู่ เครื่องพมิ พไ์ ด้ กรณีไฟล์ท่ีแนบเปน็ ไฟล์ประเภทเอกสารเช่น Word, PowerPoint, Excel ฯลฯ โปรแกรมจะเปลีย่ นจากการเปิดหน้าตา่ งแสดงภาพเอกสาร เปน็ การใหค้ ุณบนั ทกึ (Save) เอกสารสู่คอมพวิ เตอร์ของคุณ เพื่อให้คณุ สามารถเปดิ ดูในภายหลัง 13. ขอ้ มลู การรับเอกสาร ระบบจะแสดงข้อมลู วันท่ีและบคุ คลท่ีเกย่ี วกบั การรบั เอกสาร รายการผ้อู ่านท้ังหมด ทีเ่ ข้าอ่านเอกสารฉบับนี้ ประวัตกิ ารรับเอกสาร ที่ไดเ้ คยรบั ในเอกสารเร่ืองนี้ รายการขาเข้าทัง้ หมด ทไ่ี ด้เข้ามายงั หน่วยงานน้ี Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 49 of 126

E-Document for Windows User Manual 14 15 16 17 18 14. ผลการลงนาม/ส่ังการ ท้ังนผี้ ู้สง่ จะเปน็ ผ้รู ะบุเปา้ หมายเพ่ือให้ผูร้ ับลงนาม หากผสู้ ่งไม่ไดร้ ะบุ เป้าหมายระบบจะ แจง้ เป็น เพอ่ื ทราบ 15. หมายเหตุ หากผสู้ ่งมกี ารหมายเหตุ ข้อความจะแสดงทีส่ ่วนน้ี 16. การปฏิบตั ิ 17. ขอ้ มูลการสง่ เอกสาร หากมีการตงั้ แสดง 18. ทางเดนิ เอกสาร ผรู้ ับและผู้ส่งสามารถกด Link เพื่อแสดงข้อมลู ทางเดินเอกสารได้ ว่าไดม้ กี าร ส่งเอกสารต่อไปยังบคุ คลหรือหนว่ ยงานอื่นๆหรือไม่อยา่ งไร โดยระบบจะแสดงเปน็ กราฟ และ สามารถตรวจดสู ถานะเอกสารในแตล่ ะเส้นทางไดด้ ว้ ยการกดทร่ี ายการทางเดนิ เอกสารทีค่ ุณ สนใจ จะแสดงหน้า “Route Information” ขน้ึ มา Powered by Vision Net Co., Ltd. Page 50 of 126