Skripsi Akbar Riski

2.2.4 Komponen Sistem Informasi Menurut (Hutahaean, 2015), sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu: 1. Blok masukkan (input block). Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode- metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar. 2. Blok model (model block). Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan metode matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang sudah diinginkan. 3. Blok keluaran (output block). Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok teknologi (technology block). Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari beberapa unsur utama, yaitu: 19

a. Teknisi (humanware atau brainware). b. Perangkat lunak (software). c. Perangkat keras (hardware). 5. Blok basis data (database block). Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok kendali (control block). Banyak faktor yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana alam, api, temperatur tinggi, air, debu, kecurangan-kecurangan, kejanggalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, sabotase dan sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi. 2.3 Konsep Knowledge Management 2.3.1 Pengertian Knowledge (Deshpande & Kulkarni, 2014) mendefinisikan pengetahuan atau knowledge adalah turunan dari informasi tetapi lebih kaya dan lebih bernilai dari informasi. Di dalamnya memuat kebiasaan, kesadaran, dan pemahaman yang diperoleh melalui pengalaman atau belajar, dan hasil 20

dari pembuatan perbandingan, identifikasi akibat, dan pembuatan koneksi. Beberapa pakar menyertakan kebijaksanaan dan wawasan dalam definisi mereka terhadap pengetahuan. Dalam istilah organisasi, pengetahuan umumnya dianggap “know how” atau “aksi terapan”. Pengetahuan berbeda dengan data maupun informasi, data mengacu kepada fakta-fakta kosong tanpa konteks, misalnya nomor telepon. Informasi adalah data dengan konteks, misalnya buku telepon. Pengetahuan adalah informasi yang dapat memfasilitasi suatu tindakan, misalnya individu yang merupakan pakar dalam suatu organisasi (Fernandez & Sabherwal, 2010). 2.3.2 Macam-Macam Knowledge (Darudiato & Setiawan, 2013) membagi knowledge menjadi 3 jenis, yaitu: 1. Tacit Knowledge, merupakan suatu pengetahuan yang tidak mudah digambarkan dan dibagikan, Pengetahuan ini berupa suatu pengalaman dan keahlian yang dimiliki oleh masing- masing individu dimana pengetahuan tersebut belum terdokumentasikan, pengetahuan ini didapatkan atau berkembang melalui interaksi dan komunikasi dengan orang lain. 2. Explicit Knowledge, merupakan suatu pengetahuan yang telah berhasil terdokumentasikan, yang memiliki suatu sifat 21

struktural, sistematis dan mudah untuk dikomunikasikan dan dibagikan kepada orang lain. Pengetahuan ini dapat berupa buku, jurnal, karya ilmiah, referensi atau lainnya. Pengetahuan ini didapatkan dan berkembang dari isi dan informasi yang ada di dalamnya. 3. Potential Knowledge, merupakan suatu pengetahuan yang digunakan untuk melakukan suatu analisis data dan mengubah data menjadi sebuah pengetahuan. Pengetahuan ini didapatkan dan berkembang dari hasil analisis terhadap data yang ada. 2.3.3 Konversi Pengetahuan Nonaka, I. dan Takeuchi, H mengungkapkan pada (Darudiato & Setiawan, 2013) bahwa diperlukan suatu model konseptual yang diperlukan untuk meningkatkan basis pengetahuan. Model ini dikenal dengan model SECI (Socialization , Externalization, Combination, dan Internalization). Model tersebut menjelaskan mengenai bagaimana basis pengetahuan tersebut dapat ditingkatkan dengan cara melakukan konversi knowledge dari satu bentuk knowledge ke bentuk knowledge yang lain. Menurut (Sapruwan, 2017), konversi knowledge dapat dijelaskan sebagai berikut: 22

1. Socialization: From Tacit to Tacit. Sosialisasi merupakan proses berbagi pengetahuan dari individu pemilik pengetahuan kepada individu lain yang bertindak sebagai penerima. Proses konversi tidak selalu berjalan mulus. Salah satu masalah klasik tidak semua individu mau membagi pengetahuannya kepada yang lain. Memiliki pengetahuan yang strategis bagi perusahaan tetapi eksklusif bagi individu, sering dianggap sebagai nilai kompetitif yang membuat posisi seorang pegawai “aman”. Pada saat pegawai tersebut tidak lagi menempati posisinya karena penugasan dibidang yang baru, pindah ke perusahaan lain, pensiun, atau meninggal dunia, perusahaan kewalahan mencari pengganti karena sulit menemukan pegawai lain yang memiliki pengetahuan sama. Saat itulah, pengetahuan sebagai aset berharga, meninggalkan perusahaan. Masalah lainnya, pegawai yang memiliki pengetahuan atau mau membaginya seringkali tidak mengetahui cara yang tepat untuk membagikan pengetahuannya. Di samping itu, dengan konversi alamiah, pengetahuan tidak akan tersebar secara cepat dan merata di dalam perusahaan. Seorang pegawai, tidak mungkin membagi pengetahuannya secara langsung kepada seluruh pegawai lain yang ada di perusahaan, terlebih untuk perusahaan perusahaan besar yang tersebar luas. 23

2. Externalization: From Tacit to Explicit Eksternalisasi adalah proses mengartikulasikan Tacit Knowledge menjadi sebuah konsep yang eksplisit. Misalnya menuangkan pengetahuan individu ke dalam tulisan atau gambar sehingga menjadi jelas untuk ditangkap oleh individu lain. Pada proses ini berupaya mendokumentasikan pengetahuan. Fungsi ini terutama sekali terkait proses transformasi dari Tacit Knowledge individu menjadi Explicit Knowledge. 3. Combination: From Explicit to Explicit Kombinasi adalah proses mentransformasi konsep-konsep kelimuan yang ada ke dalam suatu sistem pengetahuan. Model konversi kombinasi melibatkan berbagai bentuk Explicit Knowledge seperti pertukaran dokumen, pengelompokan informasi, penambahan data, rekonfigurasi data manual menjadi database dan sebagainya. Konversi dengan model kombinasi ini dapat berupa bulletin bulanan perusahaan, focus group discussion, community of practice, fasilitas e-learning, workshop accounting, dan banyak lagi. 4. Internalization: From Explicit to Tacit Konversi internalisasi merupakan proses setiap individu dalam mengakuisisi Explicit Knowledge menjadi Tacit Knowledge. Ketika pengalaman yang diperoleh individu dari proses sosialisasi, eksternalisasi dan kombinasi pengetahuan diinternalisasikan ke dalam 24

Tacit Knowledge individu tersebut, membentuk sebuah sikap mental dan pemahaman praktis dalam melakukan pekerjaan sehari-hari, saat itulah pengetahuan menjadi aset yang sangat berharga 2.3.4 Pengertian Knowledge Management Dalam mengikuti pertumbuhan suatu informasi, tentu tidak hanya langsung menerapkannya tetapi harus melalui adanya suatu proses pengolahan serta pemanfaatan dari informasi yang ada. Agar sebuah informasi menjadi sesuatu yang bernilai, kemudian tumbuh menjadi sebuah pengetahuan di dalam organisasi atau perusahaan, maka dibutuhkannya suatu sistem atau konsep yang dikenal dengan Knowledge Management (KM) (Darudiato & Setiawan, 2013). Sedangkan Turban menjelaskan dalam (Lestari, 2018) bahwa KM adalah proses yang membantu organisasi mengidentifikasi, memilih, mengorganisir, menyebarluaskan dan mentransfer informasi dan kepakaran, termasuk bagian dari memory organisasi dan umumnya berada pada organisasi dalam pola yang tidak terstruktur. Menurut (Sugiarti, Kumaladewi, Rahmawati, & Nanang, 2019) dalam knowledge management terdapat empat proses yaitu menangkap, menyimpan, menyebarluaskan, dan menggunakan pengetahuan. Oleh karena itu proses ini harus diarahkan dan dikendalikan agar manajemen pengetahuan dapat berjalan dengan baik. 25

Menurut (Sulaiman, 2015) KM merupakan penciptaan sebuah sistem yang memungkinkan suatu organisasi mampu untuk menampung atau memanfaatkan knowledge, pengalaman dan kreativitas dari para staf/karyawannya untuk dapat meningkatkan kinerja mereka. Sedangkan menurut (Sari & Tania, 2014) KM adalah usaha untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam organisasi, diantaranya membiasakan budaya berkomunikasi antar personel, memberikan kesempatan untuk belajar, dan menggalakan saling berbagi knowledge. Dimana usaha ini akan menciptakan dan mempertahankan peningkatan nilai dari inti kompetensi bisnis dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada. (Turban, Sharda, & Delen, 2010) memiliki pandangan tersendiri akan KM sebagai suatu keahlian yang dimiliki oleh suatu organisasi berdasarkan dua sisi, yaitu secara operasional dan strategis. KM secara operasional artinya manajemen pengetahuan merupakan aktivitas perusahaan atau organisasi dimana terjadi pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan, sedangkan KM secara strategis artinya manajemen pengetahuan merupakan langkah untuk memantapkan setiap organisasi atau perusahaan sebagai perusahaan yang berbasis pengetahuan. Selain itu, menurut Sezgin dan Iplik pada (Virgilio, 2017) KM juga dapat diartikan sebagai pendekatan terintegrasi dan sistematis yang menyertakan keahlian dan pengalaman individu sebagai basis data, 26

dokumen, kebijakan dan prosedur dengan tujuan menentukan, mengelola, dan berbagi semua aset informasi sebuah bisnis. Secara garis besar, pengelolaan KM memiliki tujuan agar perusahaan ataupun organisasi dapat berkembang dengan meningkatkan kemampuan dari sumber daya manusianya, sehingga perusahaan atau organisasi tersebut dapat terus meningkatkan daya saingnya dalam jangka waktu yang panjang. Dengan KM, perusahaan juga dapat memanfaatkannya menjadi elemen yang dapat mendukung dalam pengambilan keputusan, menyusun strategi kedepannya, serta menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi di dalam organisasi ataupun di luar organisasi. Hal ini dapat dicapai karena KM memiliki peran besar dalam meningkatkan pengetahuan dari sumber daya manusia organisasi. Hal ini diperkuat dengan perkataan (Wulantika, 2012), bahwa pengetahuan seluruh anggota di seluruh level dari suatu organisasi perlu dikelola, dengan tujuan: a. Mengetahui kekuatan (dan penempatan) seluruh SDM. b. Penggunaan kembali pengetahuan yang sudah ada (ditemukan) alias tidak perlu mengulang proses kegagalan. c. Mempercepat proses penciptaan pengetahuan baru dari pengetahuan yang ada. d. Menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun terjadi arus keluar masuk sumber daya manusia. 27

2.3.5 Proses Knowledge Management Menurut (Fernandez & Sabherwal, 2010) Ada empat proses manajemen pengetahuan utama, dan setiap proses terdiri dari dua sub- proses: 28

a. Knowledge Discovery Terdapat 2 sub-proses, yaitu combination dan socialization. Knowledge Discovery dapat didefinisikan sebagai pengembangan pengetahuan tacit atau explicit baru dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan sebelumnya. Penemuan pengetahuan explicit baru sangat bergantung pada combination, sedangkan penemuan pengetahuan tacit baru sangat bergantung pada socialization. Pengetahuan explicit baru ditemukan melalui combination, di mana banyak badan pengetahuan explicit (data dan informasi) disintesis untuk menciptakan kumpulan pengetahuan explicit baru yang lebih kompleks seperti perkataan Nonaka pada (Fernandez & Sabherwal, 2010). Ini terjadi melalui komunikasi, integrasi, dan sistemisasi berbagai aliran pengetahuan explicit. Pengetahuan explicit yang ada, data, dan informasi yang ada dikonfigurasi ulang, dikategorikan ulang, dan dikontekstualisasikan ulang untuk menghasilkan pengetahuan explicit baru. Menurut Nonaka pada (Fernandez & Sabherwal, 2010), dalam kasus pengetahuan tacit, integrasi berbagai aliran untuk penciptaan pengetahuan baru terjadi melalui mekanisme socialization. Socialization adalah sintesis pengetahuan tacit 29

antar individu, biasanya melalui aktivitas bersama daripada instruksi tertulis atau verbal. b. Knowledge Capture Knowledge Capture adalah proses di mana pengetahuan diubah dari tacit menjadi bentuk explicit (berada di dalam orang, artefak atau entitas organisasi) dan sebaliknya melalui sub-proses externalization dan internalization. Pengetahuan yang ditangkap mungkin berada di luar batas organisasi termasuk konsultan, pesaing, pelanggan, pemasok, dll. Externalization adalah sub-proses di mana organisasi menangkap pengetahuan tacit yang dimiliki pekerjanya sehingga dapat didokumentasikan, diucapkan, dan dibagikan. Ini adalah proses yang sulit karena pengetahuan tacit seringkali sulit untuk diartikulasikan. Internalization adalah sub-proses di mana pekerja memperoleh pengetahuan tacit. Ini mewakili gagasan belajar tradisional. Penangkapan pengetahuan juga dapat dilakukan di luar organisasi. c. Knowledge Sharing Knowledge Sharing adalah proses di mana pengetahuan explicit atau tacit dikomunikasikan kepada individu lain. Contoh knowledge sharing: 30

- Menulis buku atau makalah penelitian - Memberikan ceramah atau membuat pidato atau presentasi - Berpartisipasi dalam dialog sambil minum kopi atau makan siang - Berpartisipasi dalam komunitas praktik - Mentoring staf baru Bergantung pada apakah pengetahuan explicit atau tacit sedang dibagikan, sub-proses exchange atau socialization digunakan. Proses exchange digunakan untuk mengkomunikasikan atau mentransfer pengetahuan explicit antara individu, kelompok dan organisasi. d. Knowledge Application Knowledge Application adalah ketika pengetahuan yang tersedia digunakan untuk membuat keputusan dan melakukan tugas melalui direction dan routines. Direction mengacu pada proses di mana individu yang memiliki pengetahuan mengarahkan tindakan individu lain tanpa mentransfer pengetahuan yang mendasari arahan kepada individu itu. Lebih dari itu seseorang yang memiliki pengetahuan menasihati orang lain. Misalnya, direction adalah proses yang digunakan ketika seorang pekerja produksi memanggil seorang ahli untuk 31

menanyakan bagaimana memecahkan masalah tertentu dengan mesin dan kemudian melanjutkan untuk menyelesaikan masalah berdasarkan instruksi yang diberikan oleh ahli tersebut. Routines melibatkan pemanfaatan pengetahuan yang tertanam dalam prosedur, aturan, norma, dan proses yang memandu perilaku di masa depan. Baik direction dan routines berlaku baik untuk pengetahuan tacit maupun explicit. Knowledge application tidak membutuhkan orang yang menerapkan pengetahuan untuk memahaminya. 2.3.6 Manfaat Knowledge Management Keuntungan/manfaat dari manajemen pengetahuan dalam organisasi adalah sebagai berikut (Nawawi, 2012): 1. Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. 2. Meningkatkan kualitas penanganan pelanggan. 3. Mempercepat terhadap respon isu bisnis yang penting. 4. Meningkatkan keterampilan karyawan. 5. Meningkatkan produktivitas. 6. Meningkatkan profit. 32

7. Meningkatkan berbagai best practices. 8. Mengurangi biaya. 9. Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan. 10. Cara kerja yang lebih baik. 11. Meningkatkan pangsa pasar. 12. Menciptakan peluang bisnis baru. 13. Menyempurnakan pengembangan produk baru. 14. Sistem retensi karyawan lebih baik. 15. Meningkatkan mutu produk dan layanan. Anantatula berpendapat dalam (Nawawi, 2012) bahwa keuntungan dan manfaat yang diharapkan oleh organisasi dalam penerapan knowledge management adalah meningkatkan kolaborasi dalam organisasi, meningkatkan keterampilan karyawan, dan meningkatkan mutu produk dan layanan. 2.3.7 Pengertian Knowledge Management System Menurut Nonaka dan Takeuchi dalam (Wijaya, 2017) mengatakan bahwa perusahaan yang sukses adalah yang konsisten menciptakan pengetahuan baru, membaginya ke seluruh organisasi, dan semua orang tahu akan teknologi baru dan hasilnya. 33

Knowledge Management System (KMS) merupakan integrasi teknologi dan mekanisme yang dikembangkan untuk mendukung empat proses pada KM, yaitu Knowledge Discovery, Knowledge Capture, Knowledge Sharing, dan Knowledge Application (Fernandez & Sabherwal, 2010). Alle dalam (Husna, 2019) juga memiliki pendapat yang mirip, yaitu KMS adalah framework integrasi elemen-elemen organisasi dalam budaya organisasi, infrastruktur teknologi informasi organisasi dan penyimpanan pengalaman individu dan kolektif, pembelajaran, wawasan, nilai, dan lain-lainnya dari organisasi. Selain itu, Ahlawat dalam (Subagja, 2011) berpendapat bahwa KMS adalah penggunaan teknologi informasi modern untuk sisematisasi, meningkatkan dan mempercepat pengelolaan pengetahuan di dalam dan antar organisasi. KMS merupakan sistem yang berbasiskan teknologi informasi yang dikembangkan untuk mendukung proses-proses inti dari KM yaitu, penciptaan knowledge (knowledge creation), penyimpanan knowledge (knowledge storage), pemindahan knowledge (knowledge transfer), dan pengaplikasian knowledge tersebut (knowledge application) dalam organisasi. Adanya penekanan terhadap tujuan utama dari KMS untuk meningkatkan keefektifan organisasional dengan adanya manajemen sistematis terhadap sebuah pengetahuan (Wijaya, 2017). 34

Rancangan inisiatif KM membutuhkan konsep pemodelan untuk 4 komponen menurut Hädrich dan Maier pada (Schwartz & Te’eni, 2011), yaitu : 1. Proses yang menggambarkan rancangan organisasi, yaitu tugas-tugas, aliran, peran dan sumber daya pengetahuan. 2. Orang (personel), dengan menangkap fakta tentang orang, yaitu keterampilannya, komunikasi dan kooperasi dalam jaringan (network) dan komunitas. 3. Produk, yaitu jenis pengetahuan, struktur, taksonomi, ontologi dan metadata. 4. Alat bantu (tool) produktifitas, yaitu arsitektur, fungsi dan interaksi dari alat bantu TIK untuk mendukung KM. Menurut Debowski pada (Nainggolan, 2018), KMS bisa menyediakan teknologi untuk efisiensi knowledge management. Teknologi yang mendukung KMS akan memfasilitasi interaksi, distribusi, pengambilan, dan penyimpanan knowledge. Sistem KMS harus dibuat semudah mungkin agar user dapat memiliki komitmen terhadap knowledge management untuk membagi dan mengakses sumber daya knowledge yang ada dalam organisasi. Tujuan dari KMS yaitu memfasilitasi dukungan teknis yang memungkinkan untuk meng-capture dan bertukar knowledge secara bebas di antara sumber daya manusia yang ada dalam organisasi. KMS 35

juga digunakan untuk memperoleh, mendokumentasikan, mentransfer, menciptakan, dan menggunakan knowledge agar sesuai dengan prioritas knowledge dalam organisasi. KMS yang baik memastikan bahwa tidak adanya rintangan bagi user untuk mencari, membagi, atau memperoleh knowledge dari berbagai sumber yang ada. 2.4 Siklus Knowledge Management Siklus knowledge management yaitu mengambarkan proses yang dilalui pada manajemen pengetahuan. Pada siklus ini digambarkan dengan tahapan yang dilakukan secara berurutan (Andy, Sugiarto, & Hetharia, 2012). Siklus knowledge management menurut Turban dalam (Andy et al., 2012) sebagai berikut: 1. Create (penciptaan) yaitu bahwa pengetahuan diciptakan sebagaimana manusia menentukan cara baru dari melakukan sesuatu atau mengembangkan cara tindak (know how). 2. Capture (penangkapan) yaitu bahwa pengetahuan baru harus diidentifikasi sesuai dengan nilainya dan disajikan dalam suatu cara yang layak. 3. Refine (penyaringan) memiliki arti bahwa pengetahuan baru harus diletakkan secara kontekstual sehingga dapat ditindaklanjuti. 36

4. Store (penyimpanan) yaitu pengetahuan yang berharga harus disimpan dalam format yang layak pada knowledge repositories sehingga anggota organisasi lainnya dapat mengakses. 5. Manage (pengelolaan) yaitu bahwa pengetahuan harus dikelola dan dimutakhirkan seperti halnya perpustakaan. 6. Disseminate (penyebaran) memiliki arti bahwa pengetahuan harus dibuat dan tersedia dalam format yang dapat berguna bagi semua anggota organisasi yang membutuhkan, kapanpun dan dimanapun. Siklus knowledge management di atas adalah siklus manajemen pengetahuan secara garis besar. Secara khususnya, terdapat empat pendekatan utama, yaitu Zack dan Meyer, Bukowitz dan Williams, Wiig, dan McElroy. 2.4.1 Siklus Knowledge Management Zack dan Meyer Siklus knowledge management Zack menurut (H. K. Mohajan, 2016) ini dibuat oleh Michael H. Zack dan Michael H. Meyer pada tahun 1996 dari pekerjaan desain dan pengembangan produk-produk informasi, dimana mereka menggunakan istilah informasi untuk menyertakan konten pengetahuan. Mereka memasukkan informasi yang diedarkan baik secara internal maupun eksternal, dalam bentuk elektronik (misalnya sistem informasi) atau dalam bentuk formulir tercetak. 37

Gambar 2.1 Siklus Knowledge Management Zack dan Meyer (Dalkir, 2017) Siklus Knowledge Management Meyer dan Zack adalah salah satu deskripsi paling lengkap dari elemen-elemen penting yang terlibat dalam model KM. Menurut Zack dan Meyer dalam (Dalkir, 2017) gagasan perbaikan adalah tahap penting dalam siklus Knowledge Management dan yang sering diabaikan. Siklus ini lebih menekankan pada distribusi pengetahuan terutama melalui cara-cara teknologi, bukan hanya merujuk pada pengumpulan konten atau agregasi (Evans, Dalkir, & Bidian, 2014). Pada siklus ini, jaringan di antara setiap tahap dirancang secara logical dan terstandarisasi. Produk fisik mengikuti suatu organisasi dan dapat diterapkan pada manajemen aset pengetahuan. Siklus ini mengusulkan agar penelitian dan pengembangan tentang desain produk informasi fisik dapat diperluas ke ranah intelektual untuk dijadikan dasar 38

bagi siklus knowledge management. Siklus ini menyediakan sejumlah analogi yang bermanfaat, seperti gagasan dari sebuah platform produk (repositori pengetahuan) dan platform pemrosesan informasi (kilang pengetahuan) untuk menekankan gagasan value-added processing yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dari suatu organisasi. Proses siklus ini terdiri dari teknologi, fasilitas, dan proses untuk pembuatan produk dan layanan (Dalkir, 2017). Repositori menjadi fondasiperusahaan untuk menciptakan ‘family and knowledge products’. Meskipun siklus knowledge management Zack menyediakan informasi tentang produk fisik, namun siklus ini juga dapat dengan mudah diperluas ke produk-produk pengetahuan (Mohapatra, Agrawal, & Satpathy, 2016). 2.4.2 Tahapan-tahapan Siklus Knowledge Management Zack dan Meyer Tahapan-tahapan menurut Meyer dan Zack tentang Siklus Knowledge Management dalam (Dalkir, 2017) yaitu: 1. Acquisition Pada proses ini, data atau informasi difokuskan pada persoalan mengenai sumber bahan “mentah” (seperti kepercayaan/kredibilitas, ketelitian, ketepatan waktu, dan biaya). Sumber data harus memiliki kualitas yang tinggi agar produk intelektual yang dihasilkan berkualitas tinggi. 39

2. Refine Merupakan tahapan proses yang penting dalam proses Knowledge Management, berupa tindakan fisik yang misalnya memindahkan dari satu tempat ke tempat yang lain secara logis seperti menstruktur ulang, memberi penanda ulang, dan mengintegrasikan. Tahap ini juga melakukan standarisasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan. Dengan tahap ini objek dari knowledge lebih siap dimanfaatkan dan lebih fleksibel untuk kebutuhan kedepannya. Pada tahap penyempurnaan pengetahuan ini, biasanya dilakukan dengan menggunakan model knowledge conversion Nonaka dan Takeuchi, yang memiliki 4 dimensi, yaitu Socialization, Externalization, Combination, dan Internalization. Pada dimensi socialization, terjadi konversi pengetahuan dari tacit ke tacit, dimana pengetahuan dalam bentuk pengalaman dan pemahaman yang dimiliki mahasiswa atau dosen dapat dibagikan ke mahasiswa ataupun dosen lain. Pada dimensi externalization, terjadi konversi pengetahuan dari tacit ke explicit, di mana pengetahuan yang berupa pengalaman dan pemahaman tersebut didokumentasikan, sehingga memiliki bentuk nyata, biasanya dalam bentuk tulisan, gambar, video, ataupun hal lain. 40

Pada dimensi combination, terjadi konversi pengetahuan dari explicit ke explicit. Di mana pengetahuan yang telah terdokumentasi dapat ditingkatkan kualitasnya dengan cara melakukan pengkategorian pengetahuan. Pada dimensi internalization, terjadi konversi pengetahuan dari explicit ke tacit. Di mana pengetahuan yang terdokumentasi tersebut dapat diakses oleh seseorang, dan kemudian ia dapat mempelajarinya sehingga menciptakan pemahaman bagi orang tersebut, dan nantinya pengetahuan yang sudah dipahami tersebut dapat ia terapkan di kehidupan sehari-hari. 3. Storage/Retrieval Merupakan tahap menyimpan dan mengambil kembali yang menjadi jembatan antara proses acquisition dan refine di sisi hulu yang menjadi masukkan bagi repository dengan product generation di sisi hilir. Data yang disimpan dapat berupa data fisik (file folders, printed information) atau digital (database, knowledge management software). 4. Distribution Proses distribusi yang menunjukkan bagaimana informasi itu dapat diberikan kepada pengguna, tidak hanya media yang digunakan saja melainkan juga frekuensi, waktu, bahasa dan bentuknya. 41

5. Presentation/Use Langkah terakhir adalah presentasi atau penggunaan. Pada tahap ini semua proses yang telah dilalui akan dinilai atau dievaluasi. Pengetahuan yang telah dibuat pun dapat diakses melalui menu tertentu, contohnya menu pencarian. 2.4.3 Alasan Penggunaan Siklus Knowledge Management Zack dan Meyer Peneliti menggunakan siklus knowledge management (KM) zack dan meyer dikarenakan menurut (Dalkir, 2017), pendekatan ini memberikan sejumlah analogi yang berguna, seperti gagasan tentang platform produk (knowledge repositories) dan platform proses informasi (knowledge refinery) untuk menekankan gagasan pemrosesan nilai tambah yang diperlukan untuk memanfaatkan pengetahuan organisasi. Siklus ini menciptakan ‘produk pengetahuan’ bernilai tambah yang lebih tinggi pada setiap tahap pemrosesan pengetahuannya. Siklus KM Meyer dan Zack adalah salah satu deskripsi paling lengkap dari elemen kunci yang terlibat dalam model manajemen pengetahuan. Kekuatannya terutama berasal dari paradigma pemrosesan informasi yang komprehensif, yang hampir sepenuhnya dapat disesuaikan dengan konten berbasis pengetahuan. Siklus ini dapat diartikan sebagai siklus knowledge management yang sudah mencakup secara keseluruhan elemen-elemen kunci pada 42

KM, yang juga cocok digunakkan untuk produk informasi, dan konten pengetahuan. Jika dibandingkan dengan siklus Bukowitz dan William yang lebih mengutamakan pemanfaatan pengetahuan untuk dasar menciptakan inovasi. Menurut (Dalkir, 2017), siklus ini berkaitan dengan bagaimana menggabungkan informasi dengan cara baru dan menarik untuk mendorong inovasi organisasi. Fokus utamanya adalah pada individu dan kemudian pada kelompok. Fokus sempit pada inovasi sebagai alasan penggunaan aset intelektual agak membatasi dalam hal ini. Sedangkan siklus KM McElroy dan Wiig sudah sangat baik, namun lebih sering penggunaannya pada perusahaan yang membutuhkan pengetahuan sebagai dasar berbisnis ataupun pengambilan keputusan, sehingga saya lebih memilih siklus KM Zack dan Meyer yang lebih relevan dengan penelitian saya karena berfokus pada pengelolaan produk informasi dan konten pengetahuan. 2.4.4 Alasan Penggunaan Model Knowledge Conversion Nonaka dan Takeuchi Dalam tahap penyempurnaan materi kuliah ini, dapat dianalisa menggunakan model konversi pengetahuan Nonaka dan Takeuchi yang terdiri dari Socialization, Externalization, Combination, dan Internalization, atau yang juga dikenal sebagai model SECI. Menurut (Dalkir, 2017), model Nonaka dan Takeuchi berfokus pada transformasi pengetahuan antara pengetahuan tacit dan eksplisit, yang mana hal ini dibutuhkan dalam proses penyempurnaan pengetahuan pada siklus KM 43

Zack dan Meyer. Menurut (H. Mohajan, 2017), model konversi pengetahuan hanya dimiliki oleh model Nonaka dan Takeuchi. 2.5 Materi Perkuliahan Program Studi Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan suatu kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (Anggraeni & Irviani, 2017). Sehingga dapat diartikan bahwa materi perkuliahan sistem informasi adalah materi-materi pembelajaran dalam perkuliahan yang mempelajari disiplin ilmu sistem informasi. Program Studi Sistem Informasi adalah program studi yang mencakup 2 domain, yaitu Bisnis dan Teknologi Informasi. Sistem Informasi juga merupakan bidang ilmu yang menjembatani antara komponen teknis (TI) dan non teknis (manajemen dan bisnis). Pada Program Studi Sistem Informasi akan dipelajari tentang bagaimana mendesain sistem yang tepat berdasarkan tujuan organisasi atau perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis. Sederhananya, mahasiswa sistem informasi dididik untuk memahami dan memenuhi keinginan dan kebutuhan klien atau user akan sistem IT untuk kepentingan bisnis atau organisasi. 44

2.6 Forum Diskusi 2.6.1 Forum Forum merupakan tempat atau wadah untuk membicarakan kepentingan bersama atau tempat pertemuan dan bertukar fikiran antar pengguna. Forum ini merupakan tempat pengguna untuk mencari informasi yang relevan dan memberikan masukan-masukan sesama antar pengguna. Forum mempunyai aturan-aturan di dalamnya agar pengguna bisa berbicara dengan sopan tanpa menyakiti hati pengguna lainnya, forum juga mempunyai administrator atau bisa juga disebut dengan moderator (Juari, 2013). 2.6.2 Forum Diskusi Forum diskusi merupakan tempat untuk memberikan pendapat atau mencari informasi yang akurat dan saling berbagi antar pengguna forum, forum diskusi kelompok melibatkan lebih dari satu individu d alam berdiskusi dalam sebuah forum. Forum diskusi menurut Ahmad Yani dalam (Juari, 2013) adalah proses, pengetahuan, pembelajaran untuk memberikan arti internalisasi nilai-nilai kepada perserta diskusi atau melihat keadaan diskusi pada forum tersebut. Forum diskusi menurut Kinciray dalam (Juari, 2013) juga mempunyai aturan-aturan yang berlaku kepada penggunanya sesuai forum tersebut yaitu: 1. Tidak bersinggung dengan kekerasan. 45

2. Tidak menggunakan huruf besar kecil pada tulisannya atau seluruh kata. 3. Berdiskusi dalam suasana dewasa, saling menghargai dan tidak menyerang pribadi-pribadi. 4. Moderator atau admin berhak melakukan penghapusan topik diskusi ataupun respon yang ada tanpa penjelasan jika terlihat topik diskusi yang ada bertentangan dengan aturan dan etika forum yang ada. 5. Moderator berhak memblokir member ID yang secara nyata mengganggu suasana diskusi yang ada. Dari aturan-aturan di atas maka dapat disimpulkan bahwa forum diskusi mempunyai aturan-aturan kepada penggunanya agar pengguna tidak saling menyalahkan dalam berdiskusi demi menjaga kualitas forum tersebut dan tidak ada saling mencela antar pengguna forum diskusi. 2.6.3 Forum Diskusi Online Forum online adalah sebuah sarana komunikasi bagi penggunanya, dimana di dalam forum tersebut terbagi menjadi poin-poin dari forum itu, maksudnya di dalam forum tersebut ada pembagian kategori yang dibuat untuk memudahkan penggunanya dalam berinteraksi. Menurut (Juari, 2013) kegunaan dari forum online sendiri sangat banyak, diantaranya pengguna bisa mencari informasi yang pengguna butuhkan, khusunya forum online yang sudah besar dan sudah 46

sangat terkenal dengan jumlah pengguna yang banyak, banyak pilihan yang bisa pengguna dapatkan dari informasi yang pengguna butuhkan tersebut. Forum online juga biasa dijadikan tempat untuk bersilaturahmi antar pengguna dan saling bersapa satu sama lain dalam melakukan aktivitas yang berbeda di dalam sebuah forum online. Menurut Lisa Sulistriyani dalam (Juari, 2013) forum online adalah sebuah sarana komunitas di internet yang biasanya di bentuk dengan merekrut pengguna untuk membahas topik-topik yang disukai masing-masing pengguna pada bagian pembahasan di forum tersebut. 2.7 Pelayanan Akademik Program Studi 2.7.1 Pengertian Pelayanan Akademik Dalam Undang-Undang nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi disampaikan bahwa bentuk lembaga pendidikan tinggi atau perguruan tinggi meliputi Universitas, Institut, Sekolah Tinggi, Politeknik, Akademi dan Akademi Komunitas. Stakeholder dalam sebuah perguruan tinggi antara lain yayasan pengelola, struktural/manajemen operasional, mahasiswa, masyarakat dan pemerintah. Semua pihak tersebut saling membutuhkan sehingga perlu diatur agar semua pihak bisa mendapatkan pelayanan dengan sebaik- baiknya serta memuaskan semua pihak. 47

Menurut (Supriyanta, 2014) pelayanan akademik dalam perguruan tinggi meliputi berbagai bentuk pelayanan diantaranya mulai dari proses pendaftaran mahasiswa baru, jadwal kuliah, pelaksanaan ujian, informasi hasil ujian, masalah pembayaran mahasiswa, data mahasiswa yang aktif, kalender akademik dan lain-lain. Banyaknya pihak yang terkait dengan kebutuhan yang berbeda-beda dan latar belakang yang tidak sama harus dilayani semuanya dengan baik, cepat dan lancar, sehingga tidak timbul masalah-masalah yang tidak diinginkan. Jika terjadi masalah komunikasi saja, bisa menimbulkan dampak yang besar, misalnya mahasiswa tidak tahu ada perubahan jadwal ujian, maka dampaknya timbul protes dari mahasiswa. Pelayanan akademik dalam pekerjaan teknis administrasi, menurut (Lee & Kotler, 2011) setiap kegiatan yang ditawarkan dan dilakukan baik secara fisik maupun logical dan pelayanan yang ditawarkan oleh pihak akademik atau admisi kepada mahasiswa dan civitas akademika yang lain, pada dasarnya tidak menghasilkan kepemilikan. 2.7.2 Pelayanan Akademik Program Studi Sistem Informasi UIN Jakarta Pada penelitian ini, peneliti berfokus hanya pada pengembangan KMS pelayanan akademik di tingkat program studi, khususnya Program Studi Sistem Informasi UIN Jakarta. Peneliti berfokus mengelola informasi mengenai tata cara mendapatkan atau mengurus pelayanan- pelayanan akademik yang memiliki hubungan dengan Kepala Program 48

Studi, seperti bagaimana proses pengajuan proposal laporan PKL, proses apa saja yang harus dilalui dalam penyusunan laporan PKL, bagaimana proses mengurus Kartu Rencana Studi(KRS), proses apa saja yang harus dilalui dalam penyusunan skripsi dari awal hingga selesai, bagaimana proses dalam melakukan pengulangan mata kuliah apabila ada yang tidak lulus, serta pelayanan-pelayanan akademik yang mendukung kegiatan perkuliahan seperti bagaimana proses-proses yang harus dilakukan untuk melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL), bagaimana mengurus perizinan ketidakhadiran dalam perkuliahan bagi organisasi, bagaimana mengurus cuti kuliah, dan sebagainya. 2.8 Sistem Operasi Mobile 2.8.1 Android Menurut (Arifianto, 2011), Android merupakan perangkat bergerak pada sistem operasi untuk telepon seluler yang menggunakan Linux. Android merupakan OS (Operating System) mobile yang tumbuh di tengah OS lainnya yang juga berkembang dewasa ini. Akan tetapi, OS yang ada ini berjalan dengan memprioritaskan aplikasi inti yang dibangun sendiri tanpa melihat potensi yang cukup besar dari aplikasi pihak ketiga. Oleh karena itu, adanya keterbatasan dari aplikasi pihak ketiga untuk mendapatkan data asli ponsel, berkomunikasi antar proses, serta keterbatasan distribusi aplikasi pihak ketiga untuk paltform mereka. Menurut (Irawan, Risa, & Noor, 2018), smartphone dengan OS android memilik jumlah pengguna terbanyak saat ini. Android 49

merupakan sebuah sistem operasi berbasis Linux dan merupakan perangkat seluler yang bersifat open source sehingga pengguna dapat membuat aplikasi baru di dalamnya. Saat ini, android memiliki beberapa versi, yaitu 1.5 (Cupcake), 1.6 (Donut), 2.0 (Eclair), 2.3 (Gingerbread), 3.0 (Honeycomb), 4.0 (Ice Cream Sandwich), 4.1 (Jelly Bean), 4.4 (KitKat), 5.0 (Lollipop), 6.0 (Marshmallow), 7.0 (Nougat), 8.0 (Oreo), 9.0 (Pie), 10, dan yang terbaru saat ini adalah versi 11. 2.9 Metode Pengumpulan Data Menurut (Anwas & Sugiarti, 2020) metode pengumpulan data dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang dikumpulkan langsung dari sumber utama penelitian. Sedangkan data sekunder adalah data yang sumbernya diambil dari penelitian orang lain untuk tujuan yang berbeda. Metode yang digunakan oleh peneliti dalam proses pengumpulan data untuk proses analisis dalam penelitian ini yaitu: 2.9.1 Studi Pustaka Studi Pustaka berkaitan dengan kajian teoritis dan referensi lain yang berkaitan dengan nilai, budaya, dan norma yang berkembang pada situasi sosial yang diteliti, selain itu studi pustaka sangat penting dalam melakukan penelitian, hal ini dikarenakan penelitian tidak akan lepas dari literatur ilmiah (Anwas & Sugiarti, 2020). 50

2.9.2 Wawancara Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data dengan melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah responden sedikit/kecil (Anwas & Sugiarti, 2020). 2.9.3 Observasi Observasi adalah dasar semua ilmu pengetahuan, para ilmuan hanya dapat bekerja berdasarkan data, yaitu fakta mengenai dunia kenyataan yang diperoleh melalui observasi, data itu dikumpulkan dan sering dengan bantuan berbagai alat yang sangat canggih, sehingga benda-benda yang sangat kecil (proton dan electron) maupun yang sangat jauh dapat diobservasi dengan jelas (Anwas & Sugiarti, 2020). 2.10 Rapid Application Development (RAD) 2.10.1 Definisi RAD Pada penelitian ini, peneliti menggunakan metode pengembangan sistem Rapid Application Development (RAD). RAD adalah suatu pendekatan berorientasi objek terhadap pengembangan sistem yang mencakup suatu metode pengembangan perangkat lunak. RAD secara konseptual bertujuan mempersingkat waktu yang biasanya diperlukan 51

dalam Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS) tradisional antara perancangan dan penerapan sistem informasi (Kendall & Kendall, 2011). Beberapa developers melihat RAD sebagai pendekatan yang membantu dalam ecommerce baru, pada lingkungan sistem berbasis web, yang merupakan status penggerak pertama dari suatu bisnis. Dengan kata lain, untuk mengirimkan aplikasi ke web sebelum pesaing mereka, para pebisnis mungkin ingin tim pengembang mereka bereksperimen dengan RAD (Kendall & Kendall, 2011). 2.10.2 Tahapan-tahapan RAD Terdapat tiga fase dalam RAD yang melibatkan analis dan pengguna dalam tahap penilaian, perancangan, dan penerapan. Adapun ketiga fase tersebut adalah requirements planning, design workshop, dan implementation. Menurut (Putra, Syahroni, Sari, & Gunawan, 2018) pada tahap perencanaan atau requirements planning, peneliti mengumpulkan informasi tentang gambaran umum perusahaan. Selain itu, peneliti juga telah memulai proyek dengan membuat perencanaan mengenai apa saja yang menjadi kebutuhan sistem yang menjelaskan tentang kebutuhan bisnis, persyaratan, dan nilai dari sistem yang diusulkan. Model proses bisnis dan fungsional yang dibuat dapat menghasilkan use case dan activity diagram, model struktural telah menghasilkan objek potensial dan class diagram, dan model perilaku telah menghasilkan sequence 52

diagram dan matriks Create Read Update Delete (CRUD). Selanjutnya pada tahap desain, peneliti telah menyelesaikan desain sistem yang meliputi desain database, desain input dan output, dan desain interface. Desain database telah menghasilkan pemetaan objek domain masalah ke dalam format RDBMS (Relational Database Management System), skema database, dan spesifikasi database. Desain input dan output menghasilkan perancangan input dan output dari sistem. Sedangkan desain interface menghasilkan struktur menu dan rancangan antarmuka. Tahap-tahap pengembangan aplikasi secara rinci dari tiap-tiap fase pengembangan aplikasi adalah sebagai berikut (Kendall & Kendall, 2011): 1. Requirements Planning Dalam fase ini, pengguna dan analis bertemu untuk mengidentifikasikan tujuan-tujuan aplikasi atau sistem serta untuk mengidentifikasikan syarat-syarat informasi yang ditimbulkan dari tujuan-tujuan tersebut. Orientasi dalam fase ini adalah menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi pada objek penelitian. Pada fase ini, dilakukan analisis sistem berjalan, lalu dilakukan identifikasi masalah berdasarkan analisis tersebut, lalu dari hasil identifikasi masalah tersebut, dibuat analisis sistem usulan dan analisis kebutuhan sistem. 2. Workshop Design 53

Fase ini adalah fase untuk merancang dan memperbaiki yang bisa digambarkan sebagai workshop. Analis dan programmer dapat bekerja membangun dan menunjukkan representasi visual desain dan pola kerja kepada pengguna. Pada fase ini dilakukan perancangan proses, database, dan interface dari sistem yang akan dibangun. Selama workshop desain RAD, pengguna merespon prototype yang ada dan analis memperbaiki modul-modul yang dirancang berdasarkan respon yang diberikan oleh pengguna. 3. Implementation Pada fase implementasi ini, programmer mengembangkan desain suatu program yang telah disetujui oleh user dan analis. Sebelum diaplikasikan pada suatu organisasi terlebih dahulu dilakukan proses pengujian terhadap program tersebut apakah ada kesalahan atau tidak. Pada tahap ini user biasa memberikan tanggapan akan sistem yang sudah dibuat serta mendapat persetujuan mengenai sistem tersebut (Aswati, Ramadhan, Firmansyah, & Anwar, 2018). 2.10.3 Kelebihan dan Kekurangan RAD RAD memiliki kelebihan dan kelemahan sebagai sebuah metodologi pengembangan aplikasi. Beberapa keuntungan dalam 54

menggunakan metode RAD adalah sebagai berikut (Rosa & Shalahuddin, 2011): 1. Proses pengiriman menjadi lebih mudah, hal ini dikarenakan proses pembuatan lebih banyak menggunakan potongan- potongan script. 2. Mudah untuk diamati karena menggunakan model prototype, sehingga user lebih mengerti akan sistem yang dikembangkan. 3. Lebih fleksibel karena pengembang dapat melakukan proses desain ulang pada saat yang bersamaan. 4. Keterlibatan user semakin meningkat karena merupakan bagian dari tim secara keseluruhan, 5. Mempercepat waktu pengembangan sistem secara keseluruhan karena cenderung mengabaikan kualitas. 6. Tampilan yang lebih standard dan nyaman dengan bantuan software-software pendukung. 7. RAD mengikuti tahapan pengembangan sistem seperti pada umumnya, tetapi mempunyai kemampuan untuk menggunakan kembali komponen yang ada (reusable object) sehingga pengembang tidak perlu membuat dari awal lagi dan waktu lebih singkat. 55

Dapat diketahui bahwa kekurangan penerapan metode RAD adalah sebagai berikut (Kendall & Kendall, 2011): 1. Dengan metode RAD, analis berusaha mempercepat proyek dengan terburu-buru. 2. Kelemahan yang berkaitan dengan waktu dan perhatian terhadap detail. Aplikasi dapat diselesaikan secara lebih cepat, tetapi tidak mampu mengarahkan penekanan terhadap permasalahan-permasalahan perusahaan yang seharusnya diarahkan. 3. RAD menyulitkan programmer yang tidak berpengalaman menggunakan perangkat ini dimana programmer dan analis dituntut untuk menguasai kemampuan-kemampuan baru sementara pada saat yang sama mereka harus bekerja menggunakan sistem. 2.10.4 Alasan Penggunaan RAD Alasan Peneliti menggunakan metode pengembangan RAD, yaitu: 1. RAD dapat mempersingkat waktu, sehingga dapat menghemat biaya yang dikeluarkan tanpa mengorbankan kualitas sistem secara drastis. 2. RAD mempunyai kemampuan untuk menggunakan kembali komponen yang ada (reusable object), sehingga peneliti tidak 56

perlu membuat dari awal lagi. Misalnya dalam hal coding untuk fungsi input, penulis dapat menggunakan source code yang sudah pernah dibuat pada sistem sebelumnya dan penggunaan template yang sudah tersedia dan bisa digunakan berulang-ulang. 3. Tahapan RAD dapat dimulai secara bersamaan dan berulang tanpa harus menunggu satu tahapan itu harus selesai terlebih dahulu. Selain itu, menurut (Dennis et al., 2015) ada beberapa kriteria yang dapat dijadikan dasar dalam melakukan pemilihan metodologi pengembangan sistem, yang dipaparkan pada Gambar 3.1. Gambar 3.1 Kriteria untuk Memilih Metodologi Pengembangan Sistem (Dennis et al., 2015) Dari kriteria tersebut, RAD Throwaway Prototyping mendapat skor yang sangat baik pada aspek with unclear user requirements, with unfamiliar technology, that are complex, dan cukup baik pada aspek with 57

a short time schedule. Sehingga, hal ini juga menjadi alasan saya menggunakan metodologi pengembangan sistem RAD. 2.11 Unified Modeling Language (UML) Unified Modeling Language adalah sebuah “bahasa” yang telah menjadi standard dalam industri untuk visualisasi, merancang, dan mendokumentasikan sistem peranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem (Sugiarti, 2013). UML mempunyai sejumlah elemen grafis yang bisa dikombinasikan menjadi diagram. Karena ini merupakan sebuah bahasa, UML memiliki sejumlah aturan untuk menggabungkan atau mengkombinasikan elemen-elemen tersebut. Dengan UML, diagram dan spesifikasi dibuat, dipelajari, ditinjau, dan dimodifikasi oleh tim dengan cara yang sama-sama dimengerti. Diagram dan model ini mudah dijadikan sebagai alat pemodelan, juga disebut alat rekayasa perangkat lunak berbasis komputer, untuk memungkinkan sekelompok pengguna, analis, perancang, dan penguji untuk bekerja sama (Unhelkar, 2018). 2.11.1 Diagram UML 1. Use Case Diagram 58

Use case diagram secara grafis menggambarkan interaksi antara sistem, sistem eksternal, dan pengguna. Dengan kata lain, use case diagram secara grafis mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna (user) mengharapkan interaksi dengan sistem itu (Sugiarti, 2013). Menurut (Unhelkar, 2018) use case diagram adalah model persyaratan sistem pada tingkat tinggi. Use case diagram digunakan untuk memvisualisasikan kasus penggunaan, sektor terkait, dan interaksinya. Diagram itu sendiri bukanlah use case, melainkan visual aktor dan sekelompok use case terkait. Model visual kasus penggunaan memfasilitasi pemahaman proses bisnis dan bantuan dalam komunikasi para pemangku kepentingan. Spesifikasi dan dokumentasi kasus penggunaan yang ditunjukkan dalam diagram kasus penggunaan membentuk inti dari pemodelan persyaratan. Use case diagram bersifat behavioral-static. Ini karena use case diagram membantu mengatur dan mengevaluasi persyaratan sistem dalam ruang lingkup masalah. Aspek perilaku persyaratan tidak terlihat dalam diagram use case. Karena hubungan antara dua use case, atau antara actor dan use case, tidak merepresentasikan konsep waktu, use case diagram dikategorikan sebagai diagram statis. Oleh karena itu, kehati-hatian menjadi keharusan untuk mempertimbangkan diagram use case yang menggambarkan aliran atau perilaku suatu sistem. Alur proses 59

adalah bagian dari dokumentasi tekstual dalam kasus penggunaan dan diagram aktivitas terkait. Penamaan pada use case didefinisikan sesederhana mungkin dan mudah untuk dipahami. Ada dua hal utama dalam use case, yaitu aktor dan use case (Seftiani, 2018). 1. Aktor: orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri. Meskipun simbol dari aktor berbentuk orang, tapi aktor belum tentu merupakan orang. 2. Use case: fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor. Tabel 2.1 Simbol Use Case Diagram (Sugiarti, 2013) 60

Gambar 2.2 Contoh Use Case Diagram 2. Activity Diagram Activity diagram secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut (Sugiarti, 2013). 61

Tabel 2.2 Simbol Activity Diagram (Sugiarti, 2013) 62

Gambar 2.3 Contoh Activity Diagram 3. Class Diagram Class diagram digunakan untuk menggambarkan struktur dalam objek sistem. Diagram ini menunjukkan class object yang menyusun sistem dan juga hubungan antara class object (Sugiarti, 2013). Class diagram merupakan inti dari proses pemodelan objek. Class diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas- kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas memiliki apa yang disebut atribut dan metode atau operasi. Atribut adalah variabel- variabel yang mendeskripsikan properti dengan bentuk sebaris teks dalam kelas tersebut, sedangkan metode adalah fungsi yang dimiliki oleh 63

kelas yang dalam class diagram dilambangkan menggunakan simbol- simbol (Sugiarti, 2013). Gambar 2.4 Contoh Class Diagram 4. Sequence Diagram Sequence diagram menggambarkan perilaku objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. Oleh karena itu, untuk menggambarkan sequence diagram, maka harus diketahui objek-objek yang terlibat didalam sebuah use case beserta metode yang dimiliki kelas yang diinstansi menjadi objek itu (Sugiarti, 2013). 64

Tabel 2.3 Simbol Sequence Diagram (Sumarna, 2019) Gambar 2.5 Contoh Sequence Diagram 65

2.12 Konsep Basis Data 2.12.1 Pengertian Basis Data Database atau basis data adalah sekumpulan data yang saling berhubungan, yang dirancang agar dapat memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi (Connolly, Thomas, & Carolyn, 2014). Menurut (Sutanta, 2011) basis data merupakan sekumpulan dari bermacam-macam tipe record yang memiliki hubungan antar-record dan rincian data terhadap objek tertentu. Database digunakan untuk menangani sekumpulan data dalam suatu sistem organisasi dalam hal pengolahan data seperti penyimpanan data, mengubah data, dan menghapus data. Dalam pembuatan basis data, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, diantaranya adalah penentuan model basis data yang digunakan, perancangan sampai pembuatan basis data di dalam suatu Database Management System (DBMS) yang sesuai dengan model basis data yang dipilih. Komponen dari basis data diantaranya (Fadhillah, 2019) : 1. Entity atau entitas: objek yang informasinya direkam. 2. Atribut atau field: keterangan yang dimiliki oleh entity. 3. Data Value: isi dari field/atribut. 4. Record atau Tuple: kumpulan dari data value yang menginformasikan entity secara lengkap. 66

5. File: kumpulan dari record–record yang sejenis tetapi berbeda data valuenya. 6. Database atau basis data: rangkaian file yang berelasi secara logis dan terintegrasi, diorganisasi dan dipelihara sehingga mampu menyajikan informasi yang dibutuhkan. 7. Database Management System (DBMS): basis data bersama program pengelolanya. 2.13 Prototyping 2.13.1 Pengertian Prototyping Prototyping adalah suatu teknik yang sangat berguna untuk mengembangkan informasi tertentu mengenai syarat-syarat informasi pengguna secara cepat. Dengan menggunakan prototyping, analis sistem berupaya memperoleh reaksi awal dari para pengguna dan pihak manajemen terhadap prototype, saran-saran pengguna terhadap perubahan atau pemecahan masalah sistem yang dibuat prototypenya, sehingga memungkinkan dilakukan inovasi mengenai prototype tersebut, serta rencana-rencana revisi yang mendetail dengan bagian-bagian sistem yang perlu dilakukan lebih dulu (Ali, 2012). Sebuah prototype adalah versi awal dari sistem perangkat lunak yang digunakan untuk mendemonstrasikan konsep-konsep, percobaan rancangan, dan menemukan lebih banyak masalah dan solusi yang memungkinkan. 67

Sistem prototype memperbolehkan pengguna untuk mengetahui bagaimana sistem berjalan dengan baik. Penggunaan metode prototyping di dalam penelitian ini bertujuan agar peneliti mendapatkan gambaran aplikasi yang akan dibangun melalui tahap pembangunan aplikasi prototype terlebih dahulu yang akan dievaluasi oleh user (Pradipta, Prasetyo, & Ambarsari, 2015). Gambar 2.6 Metode Prototyping (Pradipta et al., 2015) Gambar di atas menjelaskan bahwa metode prototyping dimulai dengan mendengarkan kebutuhan dan masukan dari pengguna. Pengembang dan pengguna bertemu dan bersama-sama menentukan tujuan keseluruhan untuk perangkat lunak dan mengidentifikasi apapun persyaratan yang diperlukan. Lalu pengembang membuat sebuah gambaran tentang aplikasi yang selanjutnya dapat dipresentasikan kepada pelanggan. Gambaran tersebut berfokus pada representasi aspek- aspek aplikasi yang akan terlihat oleh pelanggan/pengguna. Beberapa keunggulan dalam menggunakan metode prototyping : 68