SE PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI DJCK

Direktorat Kepatuhan Intern Direktorat Jenderal Cipta Karya



Direktorat Kepatuhan Intern Direktorat Jenderal Cipta Karya













7 LAMPIRAN SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL CIPTA KARYA NOMOR TENTANG PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI DI DIREKTORAT JENDERAL CIPTA KARYA PETUNJUK PELAKSANAAN MONITORING DAN EVALUASI DI DIREKTORAT JENDERAL CIPTA KARYA A. KETENTUAN UMUM 1. Prosedur Monitoring dan Evaluasi dapat diterapkan oleh seluruh Direktorat Teknis, yang meliputi : a. Direktorat Bina Penataan Bangunan; b. Direktorat Air Minum; c. Direktorat Pengembangan Kawasan Permukiman; d. Direktorat Sanitasi; dan e. Direktorat Prasarana Strategis. Dalam kondisi tertentu, Monitoring dan Evaluasi dapat melibatkan Direktorat terkait, yang meliputi: a. Sekretariat Direktorat Jenderal Cipta Karya; b. Direktorat Sistem dan Strategi Penyelenggaraan Infrastruktur Permukiman; c. Direktorat Bina Teknik Permukiman dan Perumahan; d. Direktorat Kepatuhan Intern. dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) di bawah koordinasi Direktorat Jenderal Cipta Karya, yang meliputi : a. Balai Prasarana Permukiman Wilayah; b. Balai Teknologi Air Minum; c. Balai Teknologi Sanitasi; d. Balai Bahan dan Struktur Bangunan Gedung;

8 e. Balai Sains Bangunan; dan f. Balai Kawasan Permukiman dan Perumahan. 2. Prosedur ini diterapkan untuk pelaksanaan monitoring dan evaluasi terhadap pekerjaan pembangunan infrastruktur fisik. 3. Penggunaan aplikasi maupun perangkat teknologi informasi dan komunikasi serta sistem informasi tertentu yang relevan dapat digunakan sepanjang memenuhi kriteria dalam prosedur ini. B. ISTILAH DAN DEFINISI 1. Dokumentasi : Pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan. 2. Integrated e- : Sistem Informasi yang terpadu secara teknologi Monitoring informasi maupun organisasi, yang merepresentasikan proses bisnis mulai dari perencanaan, pemrograman, penganggaran, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi secara elektronik untuk berbagai sumber anggaran (APBN, SBSN, dan PHLN). 3. Evaluasi : Rangkaian kegiatan membandingkan realisasi masukan (input), keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana dan standar. 4. Final Hand : Suatu kegiatan serah terima akhir pekerjaan dari Over (FHO) penyedia jasa kepada direksi pekerjaan setelah penyedia jasa menyelesaikan semua kewajibannya selama masa pemeliharaan. 5. Monitoring : Kegiatan mengamati perkembangan pelaksanaan rencana pembangunan, mengidentifikasi serta mengantisipasi permasalahan yang timbul dan/atau akan timbul untuk dapat diambil tindakan sedini mungkin. 7. Provisional : Serah Terima Pertama Pekerjaan suatu kegiatan Hand Over serah terima dari seluruh pekerjaan yang telah (PHO) dilaksanakan oleh penyedia jasa kepada direksi pekerjaan.

9 7. Readiness : Ukuran yang menjadi dasar penilaian terhadap Criteria (RC) kesiapan teknis dan adminisratif yang ditentukan sebelum pelaksanaan kegiatan. 8. Risiko 8. SIMAK BMN : Kemungkinan terjadinya suatu peristiwa atau kejadian yang dapat mengganggu pencapaian tujuan 9. SIPPa organisasi. 10. SI Ri-Co : Sistem Manajemen Informasi dan Akuntansi Barang Milik Negara yang dibuat oleh Kementerian 11. Survei Keuangan untuk mencatat dan mengorganisir 12. Unit barang milik negara, mulai dari pembelian, transfer keluar masuk antar instansi, sampai penghapusan Pelaksana dan pemusnahan barang milik negara. Teknis (UPT) : Sistem Informasi Perencanaan dan Penganggaran merupakan sistem informasi berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang mengelola proses perencanaan serta penyusunan program dan anggaran bidang Cipta Karya. : Sistem informasi konsultasi internal, verifikasi kegiatan, pencatatan pengaduan masyarakat, pemetaan dan pengendalian risiko di lingkungan Direktorat Jenderal Cipta Karya. : Teknik riset dengan memberi batas yang jelas atas data. : Satuan kerja yang bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional tertentu dan/atau tugas teknis penunjang tertentu di Kementerian PUPR. UPT di bawah koordinasi Direktorat Jenderal Cipta Karya terdiri atas : a. Balai Prasarana Permukiman Wilayah; b. Balai Teknologi Air Minum; c. Balai Teknologi Sanitasi; d. Balai Bahan dan Struktur Bangunan Gedung; e. Balai Sains Bangunan; dan f. Balai Kawasan Permukiman dan Perumahan.

10 C. TANGGUNG JAWAB 1. Direktur Teknis atau Kepala UPT bertanggung jawab untuk memastikan program monitoring dan evaluasi dilaksanakan efektif dan menghasilkan keluaran (output) yang diperlukan untuk pengambilan keputusan terkait pengendalian program baik dari aspek fisik, maupun manfaat yang diterima masyarakat. 2. Kepala Sub Direktorat (Kasubdit) pada Direktorat Teknis atau Kepala Seksi (Kasi) pada UPT bertanggung jawab dalam menetapkan lokasi/target pelaksanaan monitoring dan evaluasi berdasarkan laporan dari Ketua Pelaksana. Kepala Sub Direktorat Wilayah pada Direktorat Teknis atau Kepala Seksi pada UPT juga bertanggung jawab untuk memastikan kegiatan monitoring dan evaluasi berjalan efektif, memenuhi target yang ditetapkan serta laporan hasil monitoring dan evaluasi telah memenuhi kriteria untuk dapat digunakan dalam pengambilan keputusan terkait pengendalian dan tindak lanjut program yang ditetapkan. 3. Kepala UPT dan/atau Kepala Satuan Kerja (Satker) dan/atau Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) bertanggung jawab untuk penyediaan data- data yang lengkap dan benar sesuai realisasi pelaksanaan di lapangan. Kepala UPT/Kepala Satker/PPK juga bertanggung jawab untuk menyediakan sarana dan prasarana untuk mendukung pelaksanaan monitoring dan evaluasi (seperti ruang pertemuan, dan sebagainya) berjalan efektif dan efisien. 4. Ketua Pelaksana bertanggung jawab untuk memastikan kegiatan monitoring dan evaluasi berjalan efektif serta memastikan laporan hasil monitoring dan evaluasi memenuhi kriteria untuk dapat digunakan dalam pengambilan keputusan oleh Pimpinan unit organisasi terkait pengendalian dan tindak lanjut program yang ditetapkan. 5. Anggota Pelaksana bertanggung jawab menyusun draft laporan hasil monitoring dan evaluasi serta nota dinas sebagai dokumentasi dari kegiatan monitoring dan evaluasi. Anggota Pelaksana juga bertanggung jawab untuk membantu Ketua Pelaksana dalam melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi agar berjalan efektif dan efisien.

11 D. TIMELINE PENGGUNAAN PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI Bagan 1. Timeline Penggunaan Prosedur Monitoring & Evaluasi Monitoring dan evaluasi perencanaan dilaksanakan sebelum ditetapkannya rencana pembangunan dengan tujuan untuk memilih dan menentukan skala prioritas dalam mencapai tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi perencanaan ini dilakukan setelah terpilihnya lokasi kegiatan dalam Konsultasi Regional sampai dengan sebelum proses lelang dimulai. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan dilaksanakan pada tahap pelaksanaan pembangunan untuk menentukan tingkat kemajuan pelaksanaan dibandingkan dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Proses ini menjadi tolak ukur untuk menentukan rencana tindak lanjut dalam pelaksanaan. Monitoring dan evaluasi pasca pelaksanaan dilaksanakan setelah tahap pelaksanaan berakhir, dalam rangka memastikan pencapaian (keluaran/hasil/dampak) program sesuai dengan tujuan dan sasaran pembangunan. Monitoring dan evaluasi ini digunakan untuk menilai efisiensi (keluaran/hasil dibandingkan masukan), efektivitas (hasil dan dampak terhadap sasaran), ataupun manfaat (dampak terhadap kebutuhan) dari program yang ditetapkan. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pasca pelaksanaan dilaksanakan pada waktu diantara Provisional Hand Over (PHO) atau Serah Terima Pertama dan Final Hand Over (FHO) atau Serah Terima Akhir yang disebut dengan masa pemeliharaan.

12 E. PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI PERENCANAAN OLEH UNIT KERJA DIREKTORAT a) Persiapan Dokumen Pendukung Monitoring dan Evaluasi 1. Direktur Teknis menugaskan pelaksanaan monitoring dan evaluasi perencanaan kepada Kasubdit. 2. Kasubdit menerima penugasan dan mendisposisikan pelaksanaan monitoring dan evaluasi kepada Ketua Pelaksana. 3. Ketua Pelaksana menerima disposisi penugasan dan berkoordinasi dengan Anggota Pelaksana terkait pelaksanaan monitoring dan evaluasi. 4. Anggota Pelaksana melakukan pengecekan: ● skoring Readiness Criteria (RC) dalam aplikasi Sistem Informasi Perencanaan dan Penganggaran (SIPPa) dan/atau; ● Profil risiko dalam tahapan Perencanaan pada aplikasi Sistem Informasi Kepatuhan Intern dan Manajemen Risiko (SI Ri-Co) dengan berkoordinasi dengan Tim Manajemen Risiko UPT dan/atau Direktorat Kepatuhan Intern. serta melaporkan hasil skoring kepada Ketua Pelaksana. 5. Ketua Pelaksana memeriksa laporan hasil pengecekan skoring RC dan Profil Risiko dari Anggota Pelaksana dan berkoordinasi dengan Kepala UPT untuk konfirmasi kendala, tantangan dan hambatan. ● Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menyampaikan laporan hasil skoring RC dan Profil Risiko kepada Kasubdit. ● Jika tidak setuju, maka Ketua Pelaksana mengembalikan laporan kepada Anggota Pelaksana untuk diperbaiki/diperiksa kembali. 6. Kasubdit memeriksa laporan hasil pengecekan skoring RC dan Profil kegiatan dari Ketua Pelaksana. ● Jika setuju, maka Kasubdit memberikan arahan kepada Ketua Pelaksana untuk kegiatan monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan serta memberikan rekomendasi tindak lanjut terhadap hambatan/kendala yang ada.

13 ● Jika tidak setuju, maka Kasubdit mengembalikan laporan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan. 7. Kasubdit menetapkan target lokasi monitoring dan evaluasi berdasarkan hasil skoring RC yang paling lengkap dan/atau kesesuaian Profil Risiko. Hasil penetapan lokasi serta rencana jadwal kegiatan monitoring dan evaluasi selanjutnya disampaikan kepada Ketua Pelaksana untuk dikonfirmasi dengan Kepala UPT. 8. Ketua Pelaksana mengkonfirmasi jadwal pelaksanaan monitoring dan evaluasi dengan Kepala UPT dan Kasi. Jadwal monitoring dan evaluasi yang telah dikonfirmasi selanjutnya disampaikan kepada Kasubdit. 9. Kasubdit memverifikasi target lokasi dan jadwal pelaksanaan monitoring dan evaluasi sesuai dengan hasil koordinasi Ketua Pelaksana dengan UPT. ● Jika setuju, maka Kasubdit menugaskan Ketua Pelaksana untuk menyusun Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi. ● Jika tidak setuju, maka Kasubdit mengembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk dilakukan konfirmasi ulang. 10. Ketua Pelaksana menyusun draft Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi yang ditujukan kepada Kepala UPT. Draft surat selanjutnya disampaikan kepada Kasubdit. 11. Kasubdit memeriksa draft Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi yang disusun oleh Ketua Pelaksana. ● Jika setuju, maka selanjutnya draft surat difinalisasi dan disampaikan kepada Direktur Teknis. ● Jika tidak setuju, maka Kasubdit mengembalikan draft surat kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan berdasarkan arahan dan masukan dari Kasubdit. 12. Direktur Teknis menandatangani Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi dan menyampaikan surat kepada Kasubdit.

14 13. Kasubdit menyampaikan surat yang sudah ditandatangan oleh Direktur Teknis kepada Ketua Pelaksana untuk disampaikan kepada Kepala UPT. 14. Ketua Pelaksana menyampaikan Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi kepada Kepala UPT. b) Pelaksanaan dan Pelaporan Monitoring dan Evaluasi 1. Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Kepala UPT, Kasi, Kepala Satker dan Pemerintah Daerah (Pemda) terkait melakukan Opening Meeting pelaksanaan monitoring dan evaluasi sesuai dengan agenda dan jadwal yang telah ditentukan. 2. Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Kepala UPT, Kasi, Kepala Satker dan Pemda melakukan survei lapangan terhadap lokasi/wilayah/ daerah yang telah ditentukan. Survei lapangan yang dilakukan meliputi survei lahan dan lokasi, kesiapan Pemda untuk menerima aset dan dokumen-dokumen perencanaan lainnya. 3. Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Kepala UPT, Kasi, Kepala Satker dan Pemda melakukan pembahasan terkait hasil survei lapangan yang telah dilakukan serta melakukan Closing Meeting pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Hasil kegiatan monitoring dan evaluasi dituangkan dalam Berita Acara Hasil Monitoring dan Evaluasi yang ditandatangani oleh seluruh perwakilan baik dari UPT, Satker maupun Pemda terkait. 4. Anggota Pelaksana mendokumentasikan hasil kegiatan monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan serta menyusun draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Perencanaan (dengan melampirkan Berita Acara Hasil Monitoring dan Evaluasi serta dokumentasi kegiatan). Draft laporan kemudian disampaikan kepada Ketua Pelaksana. 5. Ketua Pelaksana memeriksa draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Perencanaan. ● Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menandatangani laporan dan menyampaikannya kepada Kasubdit. ● Jika tidak setuju, maka Ketua Pelaksana mengembalikan laporan kepada Anggota Pelaksana untuk

15 diperbaiki/disempurnakan sesuai arahan dari Ketua Pelaksana. 6. Kasubdit memeriksa dan memverifikasi Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Perencanaan dari Ketua Pelaksana yang mencakup : a. Kecukupan/kelengkapan laporan beserta data dukung yang relevan, yang dapat menginformasikan kondisi aktual di lapangan. b. Rekomendasi teknis dari tim pelaksana monitoring dan evaluasi untuk bahan penetapan kebijakan selanjutnya. ● Jika setuju, maka Kasubdit memberikan arahan untuk pembuatan nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi. ● Jika tidak setuju, maka Kasubdit mengembalikan laporan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan sesuai arahan dari Kasubdit. c) Tindak Lanjut Monitoring dan Evaluasi 1. Ketua Pelaksana menindaklanjuti arahan dari Kasubdit dan menugaskan Anggota Pelaksana untuk menyusun draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi. 2. Anggota Pelaksana menyusun draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi dan menyampaikannya kepada Ketua Pelaksana. 3. Ketua Pelaksana memeriksa draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi. ● Jika setuju, maka Ketua Pelaksana memaraf dan menyampaikan nota dinas kepada Kasubdit. ● Jika tidak setuju, maka Ketua Pelaksana mengembalikan draft kepada Anggota Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan sesuai arahan dari Ketua Pelaksana.

16 4. Kasubdit memeriksa draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi dari Ketua Pelaksana. ● Jika setuju, maka Kasubdit menandatangani nota dinas dan melaporkannya kepada Direktur Teknis. ● Jika tidak setuju, maka Kasubdit mengembalikan nota dinas kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan sesuai arahan dari Kasubdit. 5. Direktur Teknis menerima nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi perencanaan dari Kasubdit dan menetapkan arahan/kebijakan untuk proses berikutnya. 6. Kasubdit menindaklanjuti arahan/kebijakan dari Direktur Teknis dan mendisposisikan tindakan pengendalian yang harus dilakukan kepada Ketua Pelaksana. 7. Ketua Pelaksana berkoordinasi dengan Kepala UPT dan/atau Kepala Satker untuk melaksanakan tindakan pengendalian sesuai dengan arahan/kebijakan Direktur Teknis. Hasil dari tindakan pengendalian yang telah dilakukan selanjutnya dilaporkan kepada Kasubdit. 8. Kasubdit melaporkan hasil pengendalian monitoring dan evaluasi kepada Direktur Teknis 9. Direktur Teknis menerima laporan dan mendokumentasikan tindakan pengendalian terhadap hasil monitoring dan evaluasi perencanaan. F. PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI PELAKSANAAN OLEH UNIT KERJA DIREKTORAT a) Persiapan Dokumen Pendukung Monitoring dan Evaluasi 1. Direktur Teknis menugaskan pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kepada Kasubdit. 2. Kasubdit menerima penugasan dan mendisposisikan pelaksanaan monitoring dan evaluasi kepada Ketua Pelaksana.

17 3. Ketua Pelaksana menerima disposisi penugasan dan berkoordinasi dengan Anggota Pelaksana terkait pelaksanaan monitoring dan evaluasi. 4. Anggota Pelaksana melakukan pengecekan: ● progres keuangan dan fisik kegiatan pada aplikasi i-e Monitoring dan/atau; ● Profil risiko dalam tahapan Pelaksanaan pada aplikasi Sistem Informasi Kepatuhan Intern dan Manajemen Risiko (SI Ri-Co) dengan berkoordinasi dengan Tim Manajemen Risiko UPT dan/atau Direktorat Kepatuhan Intern. serta melaporkan hasil pengecekan kepada Ketua Pelaksana. 5. Ketua Pelaksana memeriksa laporan hasil pengecekan i- eMonitoring dan Profil Risiko dari Anggota Pelaksana dan berkoordinasi dengan Kepala UPT untuk konfirmasi kendala, tantangan dan hambatan. ● Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menyampaikan laporan hasil pengecekan i-eMonitoring dan Profil Risiko kepada Kasubdit. ● Jika tidak setuju, maka Ketua Pelaksana mengembalikan laporan kepada Anggota Pelaksana untuk diperbaiki/diperiksa kembali. 6. Kasubdit menerima dan memeriksa laporan hasil pengecekan i- eMonitoring dan Profil Risiko dari Ketua Pelaksana. ● Jika setuju, maka Kasubdit memberikan arahan kepada Ketua Pelaksana untuk kegiatan monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan serta memberikan rekomendasi tindak lanjut terhadap hambatan/kendala yang ada. ● Jika tidak setuju, maka Kasubdit mengembalikan laporan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan. 7. Kasubdit menetapkan target lokasi monitoring dan evaluasi berdasarkan deviasi (selisih realisasi dan perencanaan) yang paling tinggi dari daftar lokasi terpilih dan/atau kesesuaian Profil Risiko. Hasil penetapan lokasi serta rencana jadwal

18 kegiatan monitoring dan evaluasi selanjutnya disampaikan kepada Ketua Pelaksana untuk dikonfirmasi dengan Kepala UPT. 8. Ketua Pelaksana mengkonfirmasi jadwal pelaksanaan monitoring dan evaluasi dengan Kepala UPT dan Kasi. Jadwal monitoring dan evaluasi yang telah dikonfirmasi selanjutnya disampaikan kepada Kasubdit. 9. Kasubdit memverifikasi target lokasi dan jadwal pelaksanaan monitoring dan evaluasi sesuai dengan hasil koordinasi Ketua Pelaksana dengan UPT. ● Jika setuju, maka Kasubdit menugaskan Ketua Pelaksana untuk menyusun Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi. ● Jika tidak setuju, maka Kasubdit mengembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk dilakukan konfirmasi ulang. 10. Ketua Pelaksana menyusun draft Surat Pengantar Monitoring dan evaluasi yang ditujukan kepada Kepala UPT. Draft surat selanjutnya disampaikan kepada Kasubdit. 11. Kasubdit memeriksa draft Surat Pengantar Monitoring dan evaluasi yang disusun oleh Ketua Pelaksana. ● Jika setuju, maka selanjutnya draft surat difinalisasi dan disampaikan kepada Direktur Teknis. ● Jika tidak setuju, maka Kasubdit mengembalikan draft surat kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan berdasarkan arahan dan masukan dari Kasubdit. 12. Direktur Teknis menandatangani Surat Pengantar Monitoring dan evaluasi dan menyampaikan surat kepada Kasubdit. 13. Kasubdit menyampaikan surat yang sudah ditandatangan oleh Direktur Teknis kepada Ketua Pelaksana untuk disampaikan kepada Kepala UPT. 14. Ketua Pelaksana menyampaikan Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi kepada Kepala UPT.

19 b) Pelaksanaan dan Pelaporan Monitoring dan Evaluasi 1. Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Kepala UPT, Kasi, Kepala Satker dan PPK melakukan Opening Meeting pelaksanaan monitoring dan evaluasi sesuai dengan agenda dan jadwal yang telah ditentukan. Dalam Opening Meeting juga dilakukan pembahasan terkait permasalahan-permasalahan kegiatan yang timbul pada kegiatan dengan data deviasi yang paling tinggi. 2. Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Kepala UPT, Kasi, Kepala Satker dan PPK melakukan survei lapangan terhadap kondisi eksisting lokasi/wilayah/daerah yang telah ditentukan. Survei lapangan yang dilakukan meliputi progres pelaksanaan kegiatan, permasalahan-permasalahan yang ada, pengendalian dan pengawasan teknik. 3. Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Kepala UPT, Kasi, Kepala Satker dan PPK melakukan pembahasan terkait hasil survei lapangan yang telah dilakukan serta melakukan Closing Meeting pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Hasil kegiatan monitoring dan evaluasi dituangkan dalam Berita Acara Hasil Monitoring dan Evaluasi yang ditandatangani oleh seluruh perwakilan baik dari UPT, Satker dan PPK. 4. Anggota Pelaksana mendokumentasikan hasil kegiatan monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan serta menyusun draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan (dengan melampirkan Berita Acara Hasil Monitoring dan Evaluasi serta dokumentasi kegiatan) serta draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Draft laporan dan nota dinas kemudian disampaikan kepada Ketua Pelaksana. 5. Ketua Pelaksana memeriksa draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan dan draft nota dinas. ● Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menandatangani laporan, memaraf nota dinas dan menyampaikannya kepada Kasubdit. ● Jika tidak setuju, maka Ketua Pelaksana mengembalikan laporan kepada Anggota Pelaksana untuk

20 diperbaiki/disempurnakan sesuai arahan dari Ketua Pelaksana. 6. Kasubdit memeriksa dan memverifikasi Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan dan nota dinas dari Ketua Pelaksana yang mencakup: a. Kecukupan/kelengkapan laporan beserta data dukung yang relevan, yang dapat menginformasikan kondisi aktual di lapangan. b. Rekomendasi teknis dari tim pelaksana monitoring dan evaluasi untuk bahan penetapan kebijakan selanjutnya. ● Jika setuju, maka Kasubdit menandatangani nota dinas dan menyampaikannya kepada Direktur Teknis. ● Jika tidak setuju, maka Kasubdit mengembalikan laporan dan nota dinas kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan sesuai arahan dari Kasubdit. 7. Direktur Teknis menerima nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan dari Kasubdit dan menetapkan arahan/kebijakan untuk proses berikutnya. c) Tindak Lanjut Monitoring dan Evaluasi 1. Kasubdit menindaklanjuti arahan/kebijakan dari Direktur Teknis dan mendisposisikan tindakan pengendalian yang harus dilakukan kepada Ketua Pelaksana. 2. Ketua Pelaksana berkoordinasi dengan Kepala UPT dan/atau Kepala Satker dan PPK untuk melaksanakan tindakan pengendalian sesuai dengan arahan/kebijakan Direktur Teknis. Hasil dari tindakan pengendalian yang telah dilakukan selanjutnya dilaporkan kepada Kasubdit. 3. Kasubdit melaporkan hasil pengendalian hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi kepada Direktur Teknis 4. Direktur Teknis menerima laporan dan mendokumentasikan kegiatan pengendalian terhadap hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan.

21 G. PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI PASCA PELAKSANAAN OLEH UNIT KERJA DIREKTORAT a) Persiapan Dokumen Pendukung Monitoring dan Evaluasi 1. Direktur Teknis menugaskan pelaksanaan monitoring dan evaluasi pasca pelaksanaan kepada Kasubdit Perencanaan Teknis (Kasubdit Rentek), Kasubdit Wilayah dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha. 2. Kasubdit Rentek, Kasubdit Wilayah dan Kasubbag Tata Usaha menerima penugasan dari Direktur Teknis dan mendisposisikan pelaksanaan monitoring dan evaluasi kepada Staf Analisa Teknik, Ketua Pelaksana serta Staf Tata Usaha. 3. Ketua Pelaksana mendisposisikan pelaksanaan kegiatan kepada Anggota Pelaksana. 4. Staf Analisa Teknik, Anggota Pelaksana serta Staf Tata Usaha melakukan pengecekan data pada sistem dan melaporkan status hasil konstruksi/aset kepada Ketua Pelaksana dengan rincian sebagai berikut: ● Staf Analisa Teknik: pengecekan dan pelaporan realisasi penyerapan anggaran. ● Anggota Pelaksana: pengecekan dan pelaporan data pada i- eMonitoring dan Profil risiko dalam tahapan Pasca Pelaksanaan pada aplikasi Sistem Informasi Kepatuhan Intern dan Manajemen Risiko (SI Ri-Co) dengan berkoordinasi dengan Tim Manajemen Risiko UPT dan/atau Direktorat Kepatuhan Intern. ● Staf Tata Usaha: pengecekan dan pelaporan data pada Simak BMN, dengan berkoordinasi dengan Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT. 5. Ketua Pelaksana memeriksa laporan hasil pengecekan konstruksi/aset dengan berkoordinasi dengan UPT untuk konfirmasi kendala, tantangan dan hambatan. ● Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menyampaikan laporan kepada Kasubdit Wilayah.

22 ● Jika tidak setuju, maka Ketua Pelaksana mengembalikan laporan kepada Anggota Pelaksana untuk diperbaiki/diperiksa kembali. 6. Kasubdit Wilayah menerima laporan hasil konstruksi/aset berkoordinasi dengan Kasubdit Rentek dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha. ● Jika setuju, maka Kasubdit memberikan arahan kepada Ketua Pelaksana untuk menentukan kegiatan monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan serta memberikan rekomendasi tindak lanjut terhadap hambatan/kendala yang ada. ● Jika tidak setuju, maka Kasubdit mengembalikan laporan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan. 7. Kasubdit menetapkan target lokasi monitoring dan evaluasi di lokasi yang sudah selesai 100% (seratus persen). Hasil penetapan lokasi serta rencana jadwal kegiatan monitoring dan evaluasi selanjutnya disampaikan kepada Ketua Pelaksana untuk dikonfirmasi dengan Kepala UPT. 8. Ketua Pelaksana mengkonfirmasi jadwal pelaksanaan monitoring dan evaluasi dengan Kepala UPT dan Kasi. Jadwal monitoring dan evaluasi yang telah dikonfirmasi selanjutnya disampaikan kepada Kasubdit. 9. Kasubdit memverifikasi target lokasi dan jadwal pelaksanaan monitoring dan evaluasi sesuai dengan hasil koordinasi Ketua Pelaksana dengan UPT. ● Jika setuju, maka Kasubdit menugaskan Ketua Pelaksana untuk menyusun Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi. ● Jika tidak setuju, maka Kasubdit mengembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk dilakukan konfirmasi ulang. 10. Ketua Pelaksana menyusun draft Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi yang ditujukan kepada Kepala UPT. Draft surat selanjutnya disampaikan kepada Kasubdit Wilayah. 11. Kasubdit Wilayah memeriksa draft Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi yang disusun oleh Ketua Pelaksana.

23 ● Jika setuju, maka Kasubdit Wilayah menyampaikan draft surat yang telah difinalisasi kepada Direktur Teknis terkait. ● Jika tidak setuju, maka Kasubdit Wilayah mengembalikan draft surat kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan berdasarkan arahan dan masukan dari Kasubdit. 12. Direktur Teknis menandatangani Surat Pengantar Monitoring dan evaluasi dan menyampaikan surat kepada Kasubdit. 13. Kasubdit menyampaikan surat yang sudah ditandatangan oleh Direktur Teknis kepada Ketua Pelaksana untuk disampaikan kepada Kepala UPT. 14. Ketua Pelaksana menyampaikan Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi kepada Kepala UPT. b) Pelaksanaan dan Pelaporan Monitoring dan Evaluasi 1. Staf Analisa Teknik, Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Staf Tata Usaha, Kepala UPT, Kasi serta Kasubbag Tata Usaha UPT melakukan Opening Meeting pelaksanaan monitoring dan evaluasi sesuai dengan agenda dan jadwal yang telah ditentukan dan membahas status pekerjaan di lokasi yang sudah 100% selesai. 2. Staf Analisa Teknik, Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Staf Tata Usaha, Kepala UPT, Kasi serta Kasubbag Tata Usaha UPT melakukan survei kondisi eksisting terkait pekerjaan yang telah dilaksanakan. Survei lapangan yang dilakukan meliputi survei pelaksanaan konstruksi, pemanfaatan hasil konstruksi serta pasca konstruksi. 3. Staf Analisa Teknik, Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Staf Tata Usaha, Kepala UPT, Kasi serta Kasubbag Tata Usaha UPT melakukan pembahasan terkait hasil survei lapangan yang telah dilakukan serta melakukan Closing Meeting pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Hasil kegiatan monitoring dan evaluasi dituangkan dalam Berita Acara Hasil Monitoring dan Evaluasi yang ditandatangani oleh seluruh perwakilan.

24 4. Anggota Pelaksana mendokumentasikan hasil kegiatan monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan serta menyusun draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pasca Pelaksanaan (dengan melampirkan Berita Acara Hasil Monitoring dan evaluasi serta dokumentasi kegiatan) dan draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi untuk disampaikan kepada Ketua Pelaksana. 5. Ketua Pelaksana memeriksa draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pasca Pelaksanaan dan draft nota dinas. ● Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menandatangani laporan, memaraf nota dinas dan menyampaikannya kepada Kasubdit Wilayah. ● Jika tidak setuju, maka Ketua Pelaksana mengembalikan laporan kepada Anggota Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan sesuai arahan dari Ketua Pelaksana. 6. Kasubdit Wilayah memeriksa dan memverifikasi Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan dan nota dinas dari Ketua Pelaksana. Laporan harus mencakup : a. Kecukupan/kelengkapan laporan beserta data dukung yang relevan, yang dapat menginformasikan kondisi aktual di lapangan. b. Rekomendasi teknis dari tim pelaksana monitoring dan evaluasi untuk bahan penetapan kebijakan selanjutnya. ● Jika setuju, maka Kasubdit Wilayah menandatangani nota dinas dan menyampaikannya kepada Direktur Teknis. ● Jika tidak setuju, maka Kasubdit mengembalikan laporan dan nota dinas kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan sesuai arahan dari Kasubdit Wilayah. 7. Direktur Teknis menerima nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan dari Kasubdit dan menetapkan arahan/kebijakan untuk proses berikutnya.

25 c) Tindak Lanjut Monitoring dan Evaluasi 1. Kasubdit Wilayah menindaklanjuti arahan/kebijakan dari Direktur Teknis dan mendisposisikan tindakan pengendalian yang harus dilakukan kepada Ketua Pelaksana. 2. Ketua Pelaksana berkoordinasi dengan Kasubdit Rentek, Kasubdit, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala UPT, serta Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT untuk melaksanakan tindakan pengendalian sesuai dengan arahan/kebijakan Direktur Teknis. Hasil dari tindakan pengendalian yang telah dilakukan selanjutnya dilaporkan kepada Kasubdit Wilayah. 3. Kasubdit Wilayah melaporkan hasil pengendalian hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi kepada Direktur Teknis 4. Direktur Teknis menerima laporan dan mendokumentasikan kegiatan pengendalian terhadap hasil monitoring dan evaluasi pasca pelaksanaan. H. PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI PERENCANAAN OLEH UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT) a) Persiapan Dokumen Pendukung Monitoring dan Evaluasi 1. Kepala UPT menugaskan pelaksanaan monitoring dan evaluasi perencanaan kepada Kasi. 2. Kasi menerima penugasan dan mendisposisikan pelaksanaan monitoring dan evaluasi kepada Ketua Pelaksana. 3. Ketua Pelaksana menerima disposisi penugasan dan berkoordinasi dengan Anggota Pelaksana terkait pelaksanaan monitoring dan evaluasi. 4. Anggota Pelaksana melakukan pengecekan: ● skoring Readiness Criteria (RC) dalam aplikasi Sistem Informasi Perencanaan dan Penganggaran (SIPPa) dan/atau; ● Profil risiko dalam tahapan Perencanaan pada aplikasi Sistem Informasi Kepatuhan Intern dan Manajemen Risiko (SI Ri-Co) dengan berkoordinasi dengan Tim Manajemen Risiko UPT.

26 Serta melaporkan hasil skoring kepada Ketua Pelaksana. 5. Ketua Pelaksana memeriksa laporan hasil pengecekan skoring RC dan Profil Risiko dari Anggota Pelaksana dan berkoordinasi dengan Kepala Satker untuk konfirmasi kendala, tantangan dan hambatan. ● Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menyampaikan laporan hasil skoring RC dan Profil Risiko kepada Kasi. ● Jika tidak setuju, maka Ketua Pelaksana mengembalikan laporan kepada Anggota Pelaksana untuk diperbaiki/diperiksa kembali. 6. Kasi memeriksa laporan hasil pengecekan skoring RC dan Profil Risiko kegiatan dari Ketua Pelaksana. ● Jika setuju, maka Kasi memberikan arahan kepada Ketua Pelaksana untuk kegiatan monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan serta memberikan rekomendasi tindak lanjut terhadap hambatan/kendala yang ada. ● Jika tidak setuju, maka Kasi mengembalikan laporan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan. 7. Kasi menetapkan target lokasi monitoring dan evaluasi sesuai hasil skoring readiness criteria (RC) dari yang paling lengkap dan/atau kesesuaian Profil Risiko. Hasil penetapan lokasi serta rencana jadwal kegiatan monitoring dan evaluasi selanjutnya disampaikan kepada Ketua Pelaksana untuk dikonfirmasi dengan Kepala Satker. 8. Ketua Pelaksana mengkonfirmasi jadwal pelaksanaan monitoring dan evaluasi dengan Kepala Satker dan PPK. Jadwal monitoring dan evaluasi yang telah dikonfirmasi selanjutnya disampaikan kepada Kasubdit. 9. Kasi memverifikasi target lokasi dan jadwal pelaksanaan monitoring dan evaluasi sesuai dengan hasil koordinasi Ketua Pelaksana dengan Satker. ● Jika setuju, maka Kasi menugaskan Ketua Pelaksana untuk menyusun Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi.

27 ● Jika tidak setuju, maka Kasi mengembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk dilakukan konfirmasi ulang. 10. Ketua Pelaksana menyusun draft Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi yang ditujukan kepada Kepala Satker. Draft surat selanjutnya disampaikan kepada Kasi. 11. Kasi memeriksa draft Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi yang disusun oleh Ketua Pelaksana. ● Jika setuju, maka selanjutnya draft surat difinalisasi dan disampaikan kepada Kepala UPT. ● Jika tidak setuju, maka Kasi mengembalikan draft surat kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan berdasarkan arahan dan masukan dari Kasi. 12. Kepala UPT menandatangani Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi dan menyampaikan surat kepada Kasi. 13. Kasi menyampaikan surat yang sudah ditandatangan oleh Kepala UPT kepada Ketua Pelaksana untuk disampaikan kepada Kepala Satker. 14. Ketua Pelaksana menyampaikan Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi kepada Kepala Satker. b) Pelaksanaan dan Pelaporan Monitoring dan Evaluasi 1. Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Kepala Satker, PPK, Direksi, Pengawas dan Pemerintah Daerah (Pemda) terkait melakukan Opening Meeting pelaksanaan monitoring dan evaluasi sesuai dengan agenda dan jadwal yang telah ditentukan. 2. Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Kepala Satker, PPK, Direksi, Pengawas dan Pemda melakukan survei lapangan terhadap lokasi/wilayah/ daerah yang telah ditentukan. Survei lapangan yang dilakukan meliputi survei lahan dan lokasi, kesiapan Pemda untuk menerima aset dan dokumen-dokumen perencanaan lainnya. 3. Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Kepala Satker, PPK, Direksi, Pengawas dan Pemda melakukan pembahasan terkait hasil survei lapangan yang telah dilakukan serta melakukan

28 Closing Meeting pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Hasil kegiatan monitoring dan evaluasi dituangkan dalam Berita Acara Hasil Monitoring dan Evaluasi yang ditandatangani oleh seluruh perwakilan baik dari UPT, Satker maupun Pemda terkait. 4. Anggota Pelaksana mendokumentasikan hasil kegiatan monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan serta menyusun draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Perencanaan (dengan melampirkan Berita Acara Hasil Monitoring dan Evaluasi serta dokumentasi kegiatan). Draft laporan kemudian disampaikan kepada Ketua Pelaksana. 5. Ketua Pelaksana memeriksa draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Perencanaan. ● Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menandatangani laporan dan menyampaikannya kepada Kasi. ● Jika tidak setuju, maka Ketua Pelaksana mengembalikan laporan kepada Anggota Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan sesuai arahan dari Ketua Pelaksana. 6. Kasi memeriksa dan memverifikasi Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Perencanaan dari Ketua Pelaksana, yang mencakup : a. Kecukupan/kelengkapan laporan beserta data dukung yang relevan, yang dapat menginformasikan kondisi aktual di lapangan. b. Rekomendasi teknis dari tim pelaksana monitoring dan evaluasi untuk bahan penetapan kebijakan selanjutnya. ● Jika setuju, maka Kasi memberikan arahan untuk pembuatan nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi. ● Jika tidak setuju, maka Kasi mengembalikan laporan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan sesuai arahan dari Kasi.

29 c) Tindak Lanjut Monitoring dan Evaluasi 1. Ketua Pelaksana menindaklanjuti arahan dari Kasi dan menugaskan Anggota Pelaksana untuk menyusun draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi. 2. Anggota Pelaksana menyusun draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi dan menyampaikannya kepada Ketua Pelaksana. 3. Ketua Pelaksana memeriksa draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi. ● Jika setuju, maka Ketua Pelaksana memaraf dan menyampaikan nota dinas kepada Kasi. ● Jika tidak setuju, maka Ketua Pelaksana mengembalikan draft kepada Anggota Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan sesuai arahan dari Ketua Pelaksana. 4. Kasi memeriksa draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi dari Ketua Pelaksana. ● Jika setuju, maka Kasi menandatangani nota dinas dan melaporkannya kepada Kepala UPT. ● Jika tidak setuju, maka Kasi mengembalikan nota dinas kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan sesuai arahan dari Kasi. 5. Kepala UPT menerima nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi perencanaan dari Kasi dan menetapkan arahan/kebijakan untuk proses berikutnya. 6. Kasi menindaklanjuti arahan/kebijakan dari Kepala UPT dan mendisposisikan tindakan pengendalian yang harus dilakukan kepada Ketua Pelaksana. 7. Ketua Pelaksana berkoodinasi dengan Kepala Satker dan PPK untuk melaksanakan tindakan pengendalian sesuai dengan arahan/kebijakan Kepala UPT. Hasil dari tindakan pengendalian yang telah dilakukan selanjutnya dilaporkan kepada Kasi.

30 8. Kasi melaporkan hasil pengendalian monitoring dan evaluasi kepada Kepala UPT. 9. Kepala UPT menerima laporan dan mendokumentasikan tindakan pengendalian terhadap hasil monitoring dan evaluasi perencanaan. I. PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI PELAKSANAAN OLEH UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT). a) Persiapan Dokumen Pendukung Monitoring dan Evaluasi 1. Kepala UPT menugaskan pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kepada Kasi. 2. Kasi menerima penugasan dan mendisposisikan pelaksanaan monitoring dan evaluasi kepada Ketua Pelaksana. 3. Ketua Pelaksana menerima disposisi penugasan dan berkoordinasi dengan Anggota Pelaksana terkait pelaksanaan monitoring dan evaluasi. 4. Anggota Pelaksana melakukan pengecekan: ● progres keuangan dan fisik kegiatan pada laporan konsultan pengawas dan/atau; ● Profil risiko dalam tahapan Pelaksanaan dalam aplikasi Sistem Informasi Kepatuhan Intern dan Manajemen Risiko (SI Ri-Co) dengan berkoordinasi dengan Tim Manajemen Risiko UPT. Serta melaporkan hasil kepada Ketua Pelaksana. 5. Ketua Pelaksana memeriksa laporan dari Anggota Pelaksana dan berkoordinasi dengan Satker (dalam hal ini dilakukan dengan Kepala Satker atau fungsi lainnya sesuai arahan Kepala Satker) untuk konfirmasi kendala, tantangan dan hambatan. ● Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menyampaikan laporan hasil pengecekan kepada Kasi. ● Jika tidak setuju, maka Ketua Pelaksana mengembalikan laporan kepada Anggota Pelaksana untuk diperbaiki/diperiksa kembali.

31 6. Kasi menerima dan memeriksa laporan hasil pengecekan dari Ketua Pelaksana. ● Jika setuju, maka Kasi memberikan arahan kepada Ketua Pelaksana untuk kegiatan monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan serta memberikan rekomendasi tindak lanjut terhadap hambatan/kendala yang ada. ● Jika tidak setuju, maka Kasi mengembalikan laporan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan. 7. Kasi menetapkan target lokasi monitoring dan evaluasi berdasarkan deviasi (selisih realisasi dan perencanaan) yang paling tinggi dari daftar lokasi terpilih dan/atau kesesuaian Profil Risiko. Hasil penetapan lokasi serta rencana jadwal kegiatan monitoring dan evaluasi selanjutnya disampaikan kepada Ketua Pelaksana untuk dikonfirmasi dengan Kepala Satker. 8. Ketua Pelaksana mengkonfirmasi jadwal pelaksanaan monitoring dan evaluasi dengan Kepala Satker dan PPK. Jadwal monitoring dan evaluasi yang telah dikonfirmasi selanjutnya disampaikan kepada Kasi. 9. Kasi memverifikasi target lokasi dan jadwal pelaksanaan monitoring dan evaluasi sesuai dengan hasil koordinasi Ketua Pelaksana dengan Satker. ● Jika setuju, maka Kasi menugaskan Ketua Pelaksana untuk menyusun Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi. ● Jika tidak setuju, maka Kasi mengembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk dilakukan konfirmasi ulang. 10. Ketua Pelaksana menyusun draft Surat Pengantar Monitoring dan evaluasi yang ditujukan kepada Kepala Satker. Draft surat selanjutnya disampaikan kepada Kasi. 11. Kasi memeriksa draft Surat Pengantar Monitoring dan evaluasi yang disusun oleh Ketua Pelaksana. ● Jika setuju, maka selanjutnya draft surat difinalisasi dan disampaikan kepada Kepala UPT.

32 ● Jika tidak setuju, maka Kasi mengembalikan draft surat kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan berdasarkan arahan dan masukan dari Kasi. 12. Kepala UPT menandatangani Surat Pengantar Monitoring dan evaluasi dan menyampaikan surat kepada Kasi. 13. Kasi menyampaikan surat yang sudah ditandatangan oleh Kepala UPT kepada Ketua Pelaksana untuk disampaikan kepada Kepala Satker. 14. Ketua Pelaksana menyampaikan Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi kepada Kepala Satker. b) Pelaksanaan dan Pelaporan Monitoring dan Evaluasi 1. Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Kepala Satker, PPK dan Direksi melakukan Opening Meeting pelaksanaan monitoring dan evaluasi sesuai dengan agenda dan jadwal yang telah ditentukan. Dalam Opening Meeting juga dilakukan pembahasan terkait permasalahan-permasalahan kegiatan yang timbul pada kegiatan dengan data deviasi yang paling tinggi. 2. Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Kepala Satker, PPK dan Direksi melakukan survei lapangan terhadap kondisi eksisting lokasi/wilayah/daerah yang telah ditentukan. Survei lapangan yang dilakukan meliputi progres pelaksanaan kegiatan, permasalahan-permasalahan yang ada, pengendalian risiko dan pengawasan teknik. 3. Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Kepala Satker, PPK dan Direksi melakukan pembahasan terkait hasil survei lapangan yang telah dilakukan serta melakukan Closing Meeting pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Hasil kegiatan monitoring dan evaluasi dituangkan dalam Berita Acara Hasil Monitoring dan Evaluasi yang ditandatangani oleh seluruh perwakilan baik dari UPT maupun Satker. 4. Anggota Pelaksana mendokumentasikan hasil kegiatan monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan serta menyusun draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan (dengan melampirkan Berita Acara Hasil Monitoring dan Evaluasi

33 serta dokumentasi kegiatan) serta draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Draft laporan dan nota dinas kemudian disampaikan kepada Ketua Pelaksana. 5. Ketua Pelaksana memeriksa draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan dan draft nota dinas. ● Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menandatangani laporan, memaraf nota dinas dan menyampaikannya kepada Kasi. ● Jika tidak setuju, maka Ketua Pelaksana mengembalikan laporan kepada Anggota Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan sesuai arahan dari Ketua Pelaksana. 6. Kasi memeriksa dan memverifikasi Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan dan nota dinas dari Ketua Pelaksana. Yang mencakup : a. Kecukupan/kelengkapan laporan beserta data dukung yang relevan, yang dapat menginformasikan kondisi aktual di lapangan. b. Rekomendasi teknis dari tim pelaksana monitoring dan evaluasi untuk bahan penetapan kebijakan selanjutnya. ● Jika setuju, maka Kasi menandatangani nota dinas dan menyampaikannya kepada Kepala UPT. ● Jika tidak setuju, maka Kasi mengembalikan laporan dan nota dinas kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan sesuai arahan dari Kasi. 7. Kepala UPT menerima nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan dari Kasubdit dan menetapkan arahan/kebijakan untuk proses berikutnya.

34 c) Tindak Lanjut Monitoring dan Evaluasi 1. Kasi menindaklanjuti arahan/kebijakan dari Kepala UPT dan mendisposisikan tindakan pengendalian yang harus dilakukan kepada Ketua Pelaksana. 2. Ketua Pelaksana berkoodinasi dengan Kepala Satker dan PPK untuk melaksanakan tindakan pengendalian sesuai dengan arahan/kebijakan Kepala UPT. Hasil dari tindakan pengendalian yang telah dilakukan selanjutnya dilaporkan kepada Kasi. 3. Kasi melaporkan hasil pengendalian hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi kepada Kepala UPT. 4. Kepala UPT menerima laporan dan mendokumentasikan kegiatan pengendalian terhadap hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan. J. PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI PASCA PELAKSANAAN OLEH UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT) a) Persiapan Dokumen Pendukung Monitoring dan Evaluasi 1. Kepala UPT menugaskan pelaksana monitoring dan evaluasi pasca pelaksanaan kepada Kasi dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT. 2. Kasi dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT menerima penugasan dari Kepala UPT dan mendisposisikan pelaksanaan monitoring dan evaluasi kepada Ketua Pelaksana serta Staf Tata Usaha. 3. Ketua Pelaksana mendisposisikan pelaksanaan kegiatan kepada Anggota Pelaksana. 4. Anggota Pelaksana serta Staf Tata Usaha melakukan pengecekan laporan penyedia dan Profil Risiko serta melaporkan status hasil konstruksi/aset kepada Ketua Pelaksana dengan rincian sebagai berikut : ● Anggota Pelaksana: pengecekan dan pelaporan data pada i- eMonitoring dan Profil risiko dalam tahapan Pasca Pelaksanaan dalam aplikasi Sistem Informasi Kepatuhan

35 Intern dan Manajemen Risiko (SI Ri-Co) dengan berkoordinasi dengan Tim Manajemen Risiko UPT. ● Staf Tata Usaha: pengecekan dan pelaporan data pada Simak BMN 5. Ketua Pelaksana memeriksa laporan hasil pengecekan konstruksi/aset dengan berkoordinasi dengan Satker (dalam hal ini dengan Ketua Satker atau fungsi/bagian lainnya sesuai arahan Kepala Satker) untuk konfirmasi kendala, tantangan dan hambatan. ● Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menyampaikan laporan kepada Kasi. ● Jika tidak setuju, maka Ketua Pelaksana mengembalikan laporan kepada Anggota Pelaksana untuk diperbaiki/diperiksa kembali. 6. Kasi menerima laporan aset dan berkoordinasi dengan Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT. ● Jika setuju, maka Kasi memberikan arahan kepada Ketua Pelaksana untuk menentukan kegiatan monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan serta memberikan rekomendasi tindak lanjut terhadap hambatan/kendala yang ada. ● Jika tidak setuju, maka Kasi mengembalikan laporan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan. 7. Kasi menetapkan target lokasi monitoring dan evaluasi di lokasi yang sudah selesai 100% (seratus persen). Hasil penetapan lokasi serta rencana jadwal kegiatan monitoring dan evaluasi selanjutnya disampaikan kepada Ketua Pelaksana untuk dikonfirmasi dengan Kepala Satker. 8. Ketua Pelaksana mengkonfirmasi jadwal pelaksanaan monitoring dan evaluasi dengan Kepala Satker dan PPK. Jadwal monitoring dan evaluasi yang telah dikonfirmasi selanjutnya disampaikan kepada Kasi.

36 9. Kasi memverifikasi target lokasi dan jadwal pelaksanaan monitoring dan evaluasi sesuai dengan hasil koordinasi Ketua Pelaksana dengan Satker. ● Jika setuju, maka Kasi menugaskan Ketua Pelaksana untuk menyusun Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi. ● Jika tidak setuju, maka Kasi mengembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk dilakukan konfirmasi ulang. 10. Ketua Pelaksana menyusun draft Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi yang ditujukan kepada Kepala Satker. Draft surat selanjutnya disampaikan kepada Kasi. 11. Kasi memeriksa draft Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi yang disusun oleh Ketua Pelaksana. ● Jika setuju, maka Kasi menyampaikan draft surat yang telah difinalisasi kepada Kepala UPT. ● Jika tidak setuju, maka Kasi mengembalikan draft surat kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan berdasarkan arahan dan masukan dari Kasi. 12. Kepala UPT menandatangani Surat Pengantar Monitoring dan evaluasi dan menyampaikan surat kepada Kasi. 13. Kasi menyampaikan surat yang sudah ditandatangan oleh Kepala UPT kepada Ketua Pelaksana untuk disampaikan kepada Kepala Satker. 14. Ketua Pelaksana menyampaikan Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi kepada Kepala Satker. b) Pelaksanaan dan Pelaporan Monitoring dan Evaluasi 1. Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Staf Tata Usaha, Kepala Satker, PPK dan Direksi melakukan Opening Meeting pelaksanaan monitoring dan evaluasi sesuai dengan agenda dan jadwal yang telah ditentukan dan membahas status pekerjaan di lokasi yang sudah 100% selesai. 2. Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Staf Tata Usaha, Kepala Satker, PPK dan Direksi melakukan survei kondisi eksisting terkait pekerjaan yang telah dilaksanakan. Survei lapangan yang

37 dilakukan meliputi survei pelaksanaan konstruksi, pemanfaatan hasil konstruksi serta pasca konstruksi. 3. Ketua Pelaksana, Anggota Pelaksana, Staf Tata Usaha, Kepala Satker, PPK dan Direksi melakukan pembahasan terkait hasil survei lapangan yang telah dilakukan serta melakukan Closing Meeting pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Hasil kegiatan monitoring dan evaluasi dituangkan dalam Berita Acara Hasil Monitoring dan Evaluasi yang ditandatangani oleh seluruh perwakilan. 4. Anggota Pelaksana mendokumentasikan hasil kegiatan monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan serta menyusun draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pasca Pelaksanaan (dengan melampirkan Berita Acara Hasil Monitoring dan evaluasi serta dokumentasi kegiatan) dan draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi. 5. Ketua Pelaksana memeriksa draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pasca Pelaksanaan dan draft nota dinas. ● Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menandatangani laporan, memaraf nota dinas dan menyampaikannya kepada Kasi. ● Jika tidak setuju, maka Ketua Pelaksana mengembalikan laporan kepada Anggota Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan sesuai arahan dari Ketua Pelaksana. 6. Kasi memeriksa dan memverifikasi Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan dan nota dinas dari Ketua Pelaksana, yang mencakup : a. Kecukupan/kelengkapan laporan beserta data dukung yang relevan, yang dapat menginformasikan kondisi aktual di lapangan. b. Rekomendasi teknis dari tim pelaksana monitoring dan evaluasi untuk bahan penetapan kebijakan selanjutnya. ● Jika setuju, maka Kasi menandatangani nota dinas dan menyampaikannya kepada Kepala UPT.

38 ● Jika tidak setuju, maka Kasi mengembalikan laporan dan nota dinas kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/ disempurnakan sesuai arahan dari Kasi. 7. Kepala UPT menerima nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan dari Kasi dan menetapkan arahan/kebijakan untuk proses berikutnya. c) Tindak Lanjut Monitoring dan Evaluasi 1. Kasi menindaklanjuti arahan/kebijakan dari Kepala UPT dan mendisposisikan tindakan pengendalian yang harus dilakukan kepada Ketua Pelaksana. 2. Ketua Pelaksana berkoordinasi dengan Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT, Kepala Satker, serta PPK untuk melaksanakan tindakan pengendalian sesuai dengan arahan/kebijakan Kepala UPT. Hasil dari tindakan pengendalian yang telah dilakukan selanjutnya dilaporkan kepada Kasi. 3. Kasi melaporkan hasil pengendalian hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi kepada Kepala UPT. 4. Kepala UPT menerima laporan dan mendokumentasikan kegiatan pengendalian terhadap hasil monitoring dan evaluasi pasca pelaksanaan. K. KETERANGAN BAGAN ALIR KEGIATAN Bagan alir kegiatan ini menggunakan simbol-simbol dasar dan penghubung, yaitu 5 (lima) simbol dasar (basic symbols) dan 1 (satu) simbol penghubung halaman (off-page connector). Kelima simbol yang digunakan serta bagan alir kegiatan monitoring dan evaluasi di lingkup Direktorat Jenderal Cipta Karya dijabarkan sebagai berikut :

39 No. Simbol Keterangan Simbol kapsul/terminator 1. Digunakan untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir. Simbol kotak/process 2. Digunakan untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi. Simbol belah ketupat/decision 3. Digunakan untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan. Simbol anak panah/arrow 4. Digunakan untuk mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan). Simbol anak panah putus-putus/dashed arrow Digunakan untuk mendeskripsikan proses/ 5. kegiatan koordinasi yang melibatkan lebih dari satu pelaksana Simbol segilima/off-page connector 6. Digunakan untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

L. PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI OLEH UNIT KERJA DIREKTORAT DI DIREKTORAT JENDERAL CIPTA KARYA 1. Monitoring dan Evaluasi Perencanaan NO KEGIATAN DIREKTUR KASUBDIT KETUA PELAKSANA KASI KEPALA PEMDA KELENGKAPAN MUTU BAKU OUTPUT KETERANGAN TEKNIS PELAKSANA STAF PIC KEPALA UPT SATKER WAKTU 6.1 Persiapan Dokumen Pendukung Monitoring dan Evaluasi 1 Menugaskan pelaksanaan monitoring dan evaluasi perencanaan Format/Blanko Disposisi Disposisi kepada Kasubdit. Disposisi Disposisi Disposisi 2 Menerima penugasan dan mendisposisikan pelaksanaan monitoring 1 hari dan evaluasi kepada Ketua Pelaksana. Disposisi 3 Menerima disposisi dan berkoordinasi dengan Staf PIC terkait 1. Disposisi pelaksanaan monitoring dan evaluasi. 2. Format skoring RC dari SIPPa 3. Profil Risiko Melakukan pengecekan skoring readiness criteria (RC) dalam Sistem Informasi Perencanaan dan Penganggaran (SIPPa) dan/atau Profil 4 risiko dalam tahapan Perencanaan pada aplikasi Sistem Informasi Tidak 1 hari Laporan Skoring RC & Profil Risiko On desk job Kepatuhan Intern dan Manajemen Risiko (SI Ri-Co) dengan Tidak Kegiatan berkoordinasi dengan Tim Manajemen Risiko UPT dan/atau Direktorat Kepatuhan Intern serta melaporkannya kepada Ketua Pelaksana. Memeriksa laporan hasil skoring readiness criteria (RC) dan Profil Laporan Skoring RC & Profil Risiko 1 hari Laporan Skoring RC & Profil Risiko Risiko kegiatan dan berkoordinasi dengan UPT untuk konfirmasi Kegiatan Kegiatan (yang telah diparaf oleh 5 kendala, tantangan & hambatan. (Jika setuju, maka laporan disampaikan kepada Kasubdit. Jika tidak setuju, Ketua Pelaksana) maka dikembalikan kepada Staf PIC untuk diperbaiki/disempurnakan) Memeriksa laporan hasil pengecekan skoring RC dan Profil Risiko Ya Laporan Skoring RC & Profil Risiko 2 hari Laporan Skoring RC & Profil Risiko kegiatan. Ya Kegiatan (yang telah diparaf oleh Kegiatan (yang telah disetujui) (Jika setuju, maka Kasubdit memberikan arahan kepada Ketua Pelaksana 6 untuk kegiatan monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan serta memberikan Ketua Pelaksana) rekomendasi tindak lanjut terhadap hambatan/kendala yang ada. Jika tidak setuju, maka laporan dikembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan). Menetapkan target lokasi dan jadwal monitoring dan evaluasi Laporan Skoring RC & Profil Risiko 1 hari Rencana target lokasi dan jadwal Kegiatan (yang telah disetujui) monitoring dan evaluasi berdasarkan hasil skoring readiness criteria (RC) yang paling 7 lengkap dan/atau kesesuaian Profil Risiko. Hasil penetapan lokasi dan jadwal monitoring dan evaluasi disampaikan kepada Ketua Pelaksana untuk dikonfirmasi dengan Kepala UPT. Mengkonfirmasi jadwal pelaksanaan monitoring dan evaluasi dengan Tidak Rencana target lokasi dan jadwal 2 hari Konfirmasi target lokasi dan jadwal 8 Kepala UPT. Jadwal monitoring dan evaluasi hasil konfirmasi dengan Ya monitoring dan evaluasi monitoring dan evaluasi Kepala UPT selanjutnya disampaikan kepada Kasubdit. Konfirmasi target lokasi dan jadwal Lokasi dan jadwal monitoring dan monitoring dan evaluasi evaluasi Memverifikasi target lokasi dan jadwal monitoring dan evaluasi sesuai hasil koordinasi Ketua Pelaksana dengan UPT. 9 (Jika setuju, maka Kasubdit menugaskan Ketua Pelaksana untuk menyusun Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi. Jika tidak setuju, maka dikembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk dilakukan konfirmasi ulang) 10 Menyusun draft Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi (ditujukan Lokasi dan jadwal monitoring dan 0,5 Hari Draft Surat Pengantar Monitoring dan kepada Kepala UPT). evaluasi Evaluasi AA

NO KEGIATAN DIREKTUR KASUBDIT KETUA PELAKSANA KASI KEPALA PEMDA KELENGKAPAN MUTU BAKU OUTPUT KETERANGAN TEKNIS PELAKSANA STAF PIC KEPALA UPT SATKER WAKTU A A Memeriksa draft Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi. (Jika setuju, Tidak Draft Surat Pengantar Monitoring dan Draft Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi Evaluasi 11 maka selanjutnya draft surat difinalisasi dan disampaikan kepada Direktur 0,5 Hari Teknis. Jika tidak setuju, maka dikembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan. Ya 12 Menandatangani Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi dan Draft Surat Pengantar Monitoring dan 1 hari Surat Pengantar Monitoring dan menyampaikan surat kepada Kasubdit. Evaluasi Evaluasi 13 Menyampaikan surat yang sudah ditandatangan oleh Direktur Teknis Surat Pengantar Monitoring dan 1 hari Surat Pengantar Monitoring dan kepada Ketua Pelaksana untuk disampaikan kepada Kepala UPT. Evaluasi Evaluasi 14 Menyampaikan surat kepada Kepala UPT. Surat Pengantar Monitoring dan 1 hari Surat Pengantar Monitoring dan 6.2 Pelaksanaan dan Pelaporan Monitoring dan Evaluasi Evaluasi Evaluasi 1 Melakukan opening meeting pelaksanaan monitoring dan evaluasi. 1. Surat Pengantar Monitoring dan 1 hari Notulensi dan dokumentasi opening Evaluasi meeting 2. Laporan Skoring RC & Profil Risiko Kegiatan 3. Format monitoring dan evaluasi 4. Media telekonferensi (jika monitoring dan evaluasi dilakukan secara virtual) Melakukan survei kondisi eksisting. Format monitoring dan evaluasi 3 hari (per- Format monitoring dan evaluasi On field job 2 (survei meliputi lahan dan lokasi, kesiapan Pemda untuk menerima aset, dan lokasi (survey dilakukan secara dokumen-dokumen perencanaan) bersama-sama) 3 Melakukan pembahasan terkait hasil survei dan closing meeting Format monitoring dan evaluasi 1 hari 1. Notulensi dan dokumentasi closing pelaksanaan monitoring dan evaluasi. meeting 2. Berita Acara Hasil Monitoring dan Evaluasi Mendokumentasikan hasil kegiatan monitoring dan evaluasi serta 1. Notulensi dan dokumentasi 3 hari Draft Laporan Hasil Monitoring dan 4 menyusun draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi perencanaan. monitoring dan evaluasi Evaluasi perencanaan Tidak 2. Berita Acara Hasil Monitoring dan Draft laporan kemudian disampaikan kepada Ketua Pelaksana. Evaluasi Ya Memeriksa draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi perencanaan. Laporan Hasil Monitoring dan BB Evaluasi Perencanaan (yang telah 5 (Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menandatangani laporan dan Draft Laporan Hasil Monitoring dan 1 hari ditandatangan oleh Ketua Pelaksana) menyampaikannya kepada Kasubdit. Jika tidak setuju, maka laporan Evaluasi perencanaan dikembalikan kepada Staf PIC untuk diperbaiki/disempurnakan).

NO KEGIATAN DIREKTUR KASUBDIT KETUA PELAKSANA KASI KEPALA PEMDA KELENGKAPAN MUTU BAKU OUTPUT KETERANGAN TEKNIS PELAKSANA STAF PIC KEPALA UPT SATKER WAKTU Jika terdapat perbaikan, maka Memeriksa dan memverifikasi Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi B B perbaikan dilakukan selama 2 perencanaan, mencakup : Tidak (dua) minggu 1. Kecukupan/kelengkapan laporan beserta data dukung yang relevan, yang dapat menginformasikan kondisi lapangan. Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Perencanaan (yang telah 6 2. Rekomendasi teknis dari tim pelaksana monitoring dan evaluasi ditandatangan oleh Ketua Pelaksana) 3 hari Disposisi untuk bahan penetapan kebijakan selanjutnya. (Jika setuju, maka Kasubdit memberikan arahan untuk pembuatan Ya nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Jika tidak setuju, maka laporan dikembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan). 6.3 Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi Menindaklanjuti arahan dan menugaskan Staf PIC untuk menyusun Disposisi 1 hari Disposisi 1 draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Menyusun draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil 1. Disposisi 1 hari Draft nota dinas 2 pelaksanaan monitoring dan evaluasi dan menyampaikannya kepada 2. Laporan Hasil Monitoring dan Tidak Evaluasi Perencanaan 1 hari Draft nota dinas (yang telah diparaf Ketua Pelaksana. Tidak oleh Ketua Pelaksana) Draft nota dinas Memeriksa draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil Ya pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Ya Draft Nota Dinas (yang telah diparaf 1 hari Nota Dinas (yang telah 3 (Jika setuju, maka Ketua Pelaksana memparaf dan menyampaikan nota dinas Ketua Pelaksana) ditandatangan oleh Kasubdit Wilayah) kepada Kasubdit. Jika tidak setuju, maka dikembalikan kepada Staf PIC untuk diperbaiki). Nota dinas (yang telah ditandatangan 1 hari Arahan/kebijakan tindak lanjut oleh Kasubdit Wilayah) Memeriksa draft nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi. 4 (Jika setuju, maka Kasubdit menandatangani dan melaporkannya kepada Direktur Teknis. Jika tidak setuju, maka dikembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki). Menerima nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan 5 monitoring dan evaluasi perencanaan dan menetapkan arahan/kebijakan untuk proses berikutnya. Menindaklanjuti arahan/kebijakan dari Direktur Teknis dan Arahan/kebijakan tindak lanjut 1 hari Arahan/kebijakan tindak lanjut 6 mendisposisikan tindakan pengendalian yang harus dilakukan kepada Ketua Pelaksana. Melaksanakan tindakan pengendalian sesuai arahan/kebijakan Waktu tindakan pengendalian disesuaikan dengan 7 Direktur Teknis dan Kasubdit dengan berkoordinasi dengan Kepala Arahan/kebijakan tindak lanjut - Tindakan pengendalian UPT dan/atau Kepala Satker. Hasil tindakan pengendalian selanjutnya 1 hari Tindakan pengendalian arahan/kebijakan yang Tindakan pengendalian ditetapkan dilaporkan kepada Kasubdit. Tindakan pengendalian 8 Melaporkan hasil tindakan pengendalian kepada Direktur Teknis. 9 Menerima laporan dan mendokumentasikan tindakan pengendalian 2 hari Dokumentasi kegiatan pengendalian terhadap hasil monitoring dan evaluasi perencanaan.

2. Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan NO KEGIATAN DIREKTUR KASUBDIT KETUA PELAKSANA KASI KEPALA PPK KELENGKAPAN MUTU BAKU OUTPUT KETERANGAN TEKNIS PELAKSANA STAF PIC KEPALA UPT SATKER WAKTU 6.1 Persiapan Dokumen Pendukung Monitoring dan Evaluasi 1 Menugaskan pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Format/Blanko Disposisi Disposisi kepada Kasubdit. Disposisi Disposisi Disposisi Disposisi 2 Menerima penugasan dan mendisposisikan pelaksanaan monitoring 1 hari dan evaluasi kepada Ketua Pelaksana. Disposisi 3 Menerima disposisi dan berkoordinasi dengan Staf PIC terkait pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Melakukan pengecekan progres keuangan dan fisik kegiatan pada i- eMonitoring dan/atau Profil risiko dalam tahapan Pelaksanaan pada 4 aplikasi Sistem Informasi Kepatuhan Intern dan Manajemen Risiko (SI Tidak 1 hari Laporan Progress Pelaksanaan berupa profil kegiatan Ri-Co) dengan berkoordinasi dengan Tim Manajemen Risiko UPT Tidak Pekerjaan & Profil Risiko dan/atau Direktorat Kepatuhan Intern serta melaporkannya kepada Ketua Pelaksana. Memeriksa laporan hasil pengecekan i-eMonitoring dan Profil Risiko Laporan Progress Pelaksanaan 1 hari Laporan Progress Pelaksanaan serta berkoordinasi dengan UPT untuk konfirmasi kendala, tantangan Pekerjaan & Profil Risiko Pekerjaan & Profil Risiko (yang telah 5 & hambatan. (Jika setuju, maka dilaporkan kepada Kasubdit. Jika tidak setuju, maka diparaf oleh Ketua Pelaksana) dikembalikan kepada Staf PIC untuk diperbaiki/disempurnakan). Memeriksa laporan hasil pengecekan i-eMonitoring dan Profil Risiko. (Jika setuju, maka Kasubdit memberikan arahan kepada Ketua Pelaksana Ya Laporan Progress Pelaksanaan Laporan Progress Pelaksanaan Ya Pekerjaan & Profil Risiko (yang telah Pekerjaan & Profil Risiko (yang telah 6 untuk kegiatan monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan serta memberikan 2 hari rekomendasi tindak lanjut terhadap hambatan/kendala yang ada. Jika tidak diparaf oleh Ketua Pelaksana) disetujui) setuju, maka dikembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan). Menetapkan target lokasi dan jadwal monitoring dan evaluasi berdasarkan deviasi (selisih realisasi dan perencanaan) paling Laporan Progress Pelaksanaan Pekerjaan & Profil Risiko (yang telah 7 tinggi dari daftar lokasi terpilih dan/atau kesesuaian Profil Risiko. 1 hari Rencana target lokasi dan jadwal Hasil penetapan lokasi serta jadwal monitoring dan evaluasi disetujui) monitoring dan evaluasi disampaikan kepada Ketua Pelaksana untuk dikonfirmasi dengan Ketua UPT. Mengkonfirmasi jadwal pelaksanaan monitoring dan evaluasi dengan Tidak Rencana target lokasi dan jadwal Konfirmasi target lokasi dan jadwal 8 Kepala UPT. Jadwal monitoring dan evaluasi hasil konfirmasi dengan monitoring dan evaluasi monitoring dan evaluasi Kepala UPT selanjutnya disampaikan kepada Kasubdit. Konfirmasi target lokasi dan jadwal Lokasi dan jadwal monitoring dan monitoring dan evaluasi evaluasi 2 hari Memverifikasi target lokasi dan jadwal monitoring dan evaluasi sesuai Ya hasil koordinasi Ketua Pelaksana dengan UPT. 9 (Jika setuju, maka Kasubdit menugaskan Ketua Pelaksana untuk menyusun A Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi. Jika tidak setuju, maka dikembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk dilakukan konfirmasi ulang) 10 Menyusun draft Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi yang Lokasi dan jadwal monitoring dan 0,5 Hari Draft Surat Pengantar Monitoring dan ditujukan kepada Kepala UPT. evaluasi Evaluasi A

NO KEGIATAN DIREKTUR KASUBDIT KETUA PELAKSANA KASI KEPALA PPK KELENGKAPAN MUTU BAKU OUTPUT KETERANGAN TEKNIS PELAKSANA STAF PIC KEPALA UPT SATKER WAKTU A A Memeriksa draft Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi. Tidak Draft Surat Pengantar Monitoring dan Draft Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi Evaluasi 11 (Jika setuju, maka selanjutnya draft surat difinalisasi dan disampaikan kepada Ya 0,5 Hari Direktur Teknis. Jika tidak setuju, maka dikembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan). 12 Menandatangani Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi dan Draft Surat Pengantar Monitoring dan 1 hari Surat Pengantar Monitoring dan menyampaikan surat kepada Kasubdit. Evaluasi Evaluasi 13 Menyampaikan surat yang sudah ditandatangan oleh Direktur Teknis Surat Pengantar Monitoring dan 1 hari Surat Pengantar Monitoring dan kepada Ketua Pelaksana untuk disampaikan kepada Kepala UPT. Evaluasi 1 hari Evaluasi 14 Menyampaikan surat kepada Kepala UPT. Surat Pengantar Monitoring dan Surat Pengantar Monitoring dan 6.2 Pelaksanaan dan Pelaporan Monitoring dan Evaluasi Evaluasi Evaluasi Melakukan opening meeting pelaksanaan monitoring dan evaluasi dan 1. Surat Pengantar Monitoring dan 1 hari Notulensi dan dokumentasi opening 1 membahas permasalahan-permasalahan yang timbul pada kegiatan Evaluasi meeting 2. Laporan Progress Pelaksanaan dengan deviasi yang paling tinggi. Pekerjaan 3. Format monitoring dan evaluasi 4. Media telekonferensi (jika monitoring dan evaluasi dilakukan secara virtual) Melakukan survei lapangan terhadap kondisi eksisting. Format monitoring dan evaluasi 3 hari (per- Format monitoring dan evaluasi On field job 2 (survei meliputi progres pelaksanaan pekerjaan, permasalahan, pengendalian lokasi) (survey dilakukan secara & pengawasan teknik) bersama-sama) 3 Melakukan pembahasan terkait hasil survei dan closing meeting Format monitoring dan evaluasi 1 hari 1. Notulensi dan dokumentasi closing pelaksanaan monitoring dan evaluasi. meeting 2. Berita Acara Hasil Monitoring dan Evaluasi Mendokumentasikan hasil kegiatan serta menyusun draft Laporan 1. Notulensi dan dokumentasi 3 hari 1. Draft Laporan Hasil Monitoring dan monitoring dan evaluasi Evaluasi Pelaksanaan Hasil Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan dan draft nota dinas Tidak 2. Berita Acara Hasil Monitoring dan 2. Draft nota dinas 4 rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Evaluasi Ya Draft laporan dan nota dinas kemudian disampaikan kepada Ketua BB Pelaksana. Memeriksa draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan 1. Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan (yang telah dan draft nota dinas. 1. Draft Laporan Hasil Monitoring dan ditandatangan Ketua Pelaksana) Evaluasi Pelaksanaan 2. Draft nota dinas (yang telah diparaf 5 (Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menandatangani laporan dan 2. Draft nota dinas 1 hari Ketua Pelaksana) memparaf draft nota dinas serta menyampaikannya kepada Kasubdit. Jika tidak setuju, maka dikembalikan kepada Staf PIC untuk diperbaiki/ disempurnakan).

NO KEGIATAN DIREKTUR KASUBDIT KETUA PELAKSANA KASI KEPALA PPK KELENGKAPAN MUTU BAKU OUTPUT KETERANGAN TEKNIS PELAKSANA STAF PIC KEPALA UPT SATKER WAKTU Memeriksa dan memverifikasi Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi B B pelaksanaan dan draft nota dinas. Laporan harus mencakup : Tidak 1. Kecukupan/kelengkapan laporan beserta data dukung yang relevan, Ya 1. Laporan Hasil Monitoring dan 1. Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan (yang telah Evaluasi Pelaksanaan (yang yang dapat menginformasikan kondisi lapangan. ditandatangan Ketua Pelaksana) ditandatangan Ketua Pelaksana) 2. Draft nota dinas (yang telah diparaf 2. Nota dinas (yang telah 6 2. Rekomendasi teknis dari tim pelaksana monitoring dan evaluasi Ketua Pelaksana) 1 hari ditandatangan Kasubdit Wilayah) untuk bahan penetapan kebijakan selanjutnya. (Jika setuju, maka Kasubdit menandatangani nota dinas dan menyampaikannya kepada Direktur Teknis. Jika tidak setuju, maka dikembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan). Menerima nota dinas rekomendasi tindak lanjut hasil pelaksanaan 1. Laporan Hasil Monitoring dan 1 hari Arahan/kebijakan tindak lanjut 7 monitoring dan evaluasi pelaksanaan dan menetapkan Evaluasi Pelaksanaan (yang ditandatangan Ketua Pelaksana) arahan/kebijakan untuk proses berikutnya. 2. Nota dinas (yang telah ditandatangan Kasubdit Wilayah) 6.3 Tindak Lanjut Monitoring dan Evaluasi Arahan/kebijakan tindak lanjut 1 hari Arahan/kebijakan tindak lanjut Menindaklanjuti arahan/kebijakan dari Direktur Teknis dan Arahan/kebijakan tindak lanjut 1 mendisposisikan tindakan pengendalian yang harus dilakukan kepada Tindakan pengendalian Tindakan pengendalian Ketua Pelaksana. Melaksanakan tindakan pengendalian sesuai arahan/kebijakan Waktu tindakan pengendalian 2 Direktur Teknis dan Kasubdit dengan berkoordinasi dengan Kepala - Tindakan pengendalian disesuaikan dengan UPT dan/atau Kepala Satker serta PPK terkait. Hasil tindakan arahan/kebijakan yang pengendalian selanjutnya dilaporkan kepada Kasubdit. ditetapkan 3 Melaporkan hasil tindakan pengendalian kepada Direktur Teknis. 1 hari Tindakan pengendalian 4 Menerima laporan dan mendokumentasikan tindakan pengendalian 2 hari Dokumentasi kegiatan pengendalian terhadap hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan.

3. Monitoring dan Evaluasi Pasca Pelaksanaan NO KEGIATAN DIREKTUR KASUBDIT STAF ANALISA KASUBDIT KETUA PELAKSANA KASUBBAG TATA STAF TATA KEPALA UPT KASI KASUBBAG TATA KELENGKAPAN MUTU BAKU OUTPUT KETERANGAN TEKNIS RENTEK TEKNIK WILAYAH PELAKSANA STAF PIC USAHA USAHA USAHA UPT WAKTU 6.1 Persiapan Dokumen Pendukung Monitoring Evaluasi Menugaskan pelaksanaan monitoring dan evaluasi Format/Blanko Disposisi Disposisi 1 pasca pelaksanaan kepada Kasubdit Rentek, Kasubdit Disposisi Disposisi Disposisi Disposisi Wilayah dan Kasubbag Tata Usaha. 2 Menerima penugasan dan mendisposisikan 1 hari pelaksanaan monitoring dan evaluasi. 3 Mendisposisikan penugasan pelaksanaan monitoring dan evaluasi kepada Staf PIC. Melakukan pengecekan dan melaporkan status hasil konstruksi/aset kepada Ketua Pelaksana dengan rincian : a. Staf Analisa Teknik : pengecekan dan pelaporan realisasi penyerapan anggaran a aa aa Tidak b. Staf PIC : pengecekan dan pelaporan i-eMonitoring Tidak 4 dan Profil risiko dalam tahapan Pasca Pelaksanaan Ya 1. Disposisi 1 hari Laporan Hasil Konstruksi/Aset pada aplikasi Sistem Informasi Kepatuhan Intern dan 2. Data Status Aset & Profil Risiko Ya Manajemen Risiko (SI Ri-Co) dengan berkoordinasi dengan Tim Manajemen Risiko UPT dan/atau Direktorat Kepatuhan Intern c. Staf Tata Usaha : pengecekan dan pelaporan Simak BMN (berkoordinasi dengan Kasubbag Tata Usaha UPT) Memeriksa Laporan Hasil Konstruksi/Aset & Profil Laporan Hasil Konstruksi/Aset 1 hari Laporan Hasil Konstruksi/Aset Risiko dan berkoordinasi dengan UPT untuk konfirmasi & Profil Risiko & Profil Risiko (yang telah kendala, tantangan & hambatan. 5 (Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menyampaikan diparaf oleh Ketua Pelaksana) laporan kepada Kasubdit Wilayah. Jika tidak setuju, maka dikembalikan kepada Staf PIC untuk diperbaiki/disempurnakan). Memeriksa laporan hasil konstruksi/ aset berkoordinasi dengan Kasubdit Rentek dan Kasubbag Tata Usaha. (Jika setuju, maka Kasubdit Wilayah memberikan arahan Laporan Hasil Konstruksi/Aset Laporan Hasil Konstruksi/Aset & Profil Risiko (yang telah & Profil Risiko (yang telah 6 kepada Ketua Pelaksana untuk kegiatan monitoring dan 1 hari disetujui) evaluasi yang akan dilakukan serta memberikan rekomendasi diparaf oleh Ketua Pelaksana) tindak lanjut terhadap hambatan/kendala yang ada. Jika tidak setuju, maka dikembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan). Menetapkan target lokasi monitoring dan evaluasi di Laporan Hasil Konstruksi/Aset 1 hari Rencana target lokasi dan & Profil Risiko (yang telah jadwal monitoring dan lokasi yang sudah selesai 100% (seratus persen). disetujui) evaluasi 7 Hasil penetapan lokasi serta jadwal monitoring dan evaluasi disampaikan kepada Ketua Pelaksana untuk dikonfirmasi dengan Kepala UPT. Mengkonfirmasi jadwal pelaksanaan monitoring dan Rencana target lokasi dan Konfirmasi target lokasi dan jadwal monitoring dan jadwal monitoring dan 8 evaluasi dengan Ketua UPT. Jadwal monitoring dan evaluasi evaluasi evaluasi hasil konfirmasi dengan Kepala UPT Tidak selanjutnya disampaikan kepada Kasubdit Wilayah. Memverifikasi target lokasi dan jadwal monitoring dan 2 hari evaluasi sesuai hasil koordinasi Ketua Pelaksana dengan UPT. Konfirmasi target lokasi dan jadwal monitoring dan 9 (Jika setuju, maka Kasubdit Wilayah menugaskan evaluasi Lokasi dan jadwal monitoring Ketua Pelaksana untuk menyusun Surat Pengantar dan evaluasi Monitoring dan Evaluasi. Jika tidak setuju, maka dikembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk dilakukan Ya konfirmasi ulang). A 10 Menyusun draft Surat Pengantar Monitoring dan Lokasi dan jadwal monitoring 0,5 Hari Draft Surat Pengantar Evaluasi yang ditujukan kepada Kepala UPT. dan evaluasi Monitoring dan Evaluasi A

NO KEGIATAN DIREKTUR KASUBDIT STAF ANALISA KASUBDIT KETUA PELAKSANA KASUBBAG TATA STAF TATA KEPALA UPT KASI KASUBBAG TATA KELENGKAPAN MUTU BAKU OUTPUT KETERANGAN TEKNIS RENTEK TEKNIK WILAYAH PELAKSANA STAF PIC USAHA USAHA USAHA UPT WAKTU Memeriksa draft Surat Pengantar Monitoring dan A A Evaluasi. Tidak Draft Surat Pengantar Draft Surat Pengantar Monitoring dan Evaluasi Monitoring dan Evaluasi 11 (Jika setuju, maka selanjutnya draft surat difinalisasi dan 0,5 Hari disampaikan kepada Direktur Teknis. Jika tidak setuju, maka dikembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan). Ya Menandatangani Surat Pengantar Monitoring dan Draft Surat Pengantar 1 hari Surat Pengantar Monitoring 12 Evaluasi dan menyampaikan surat kepada Kasubdit Monitoring dan Evaluasi dan Evaluasi Wilayah. Menyampaikan surat yang sudah ditandatangan oleh Surat Pengantar Monitoring 1 hari Surat Pengantar Monitoring 13 Direktur Teknis kepada Ketua Pelaksana untuk dan Evaluasi dan Evaluasi disampaikan kepada Kepala UPT. 14 Menyampaikan surat kepada Kepala UPT. Surat Pengantar Monitoring 1 hari Surat Pengantar Monitoring 6.2 Pelaksanaan dan Pelaporan Monitoring Evaluasi dan Evaluasi dan Evaluasi Melakukan opening meeting pelaksanaan monitoring 1. Surat Pengantar Monitoring 1 hari Notulensi dan dokumentasi 1 dan evaluasi serta membahas status pekerjaan di dan Evaluasi opening meeting 2. Laporan Laporan Hasil lokasi yang sudah 100% selesai. Konstruksi/Aset & Profil Risiko 3. Media telekonferensi (jika monitoring dan evaluasi dilakukan secara virtual Melakukan survei kondisi eksisting. Format monitoring dan 3 hari (per- Format monitoring dan On field job 2 (survei meliputi pelaksanaan konstruksi, pemanfaatan hasil evaluasi lokas) evaluasi (survey dilakukan secara konstruksi, dan pasca konstruksi) bersama-sama) 3 Melakukan pembahasan hasil survei dan closing Format monitoring dan 1 hari 1. Notulensi dan dokumentasi meeting pelaksanaan monitoring dan evaluasi. evaluasi closing meeting 2. Berita Acara Hasil Monitoring dan Evaluasi Mendokumentasikan hasil kegiatan serta menyusun draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi pasca 1. Notulensi dan dokumentasi 1. Draft Laporan Hasil closing meeting Monitoring dan Evaluasi 4 pelaksanaan dan draft nota dinas rekomendasi tindak Tidak 2. Berita Acara Hasil 3 hari Pasca Pelaksanaan lanjut hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Draft Tidak Monitoring dan Evaluasi 2. Draft nota dinas laporan dan nota dinas kemudian disampaikan kepada Ketua Pelaksana. Memeriksa draft Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi 1. Draft Laporan Hasil 1 hari 1. Laporan Hasil Monitoring pasca pelaksanaan dan draft nota dinas. Monitoring dan Evaluasi dan Evaluasi Pasca (Jika setuju, maka Ketua Pelaksana menandatangani Pasca Pelaksanaan Pelaksanaan (yang telah 5 laporan dan memparaf draft nota dinas serta 2. Draft nota dinas ditandatangan Ketua menyampaikannya kepada Kasubdit Wilayah. Jika tidak Pelaksana) setuju, maka dikembalikan kepada Staf PIC untuk 2. Draft nota dinas (yang telah diperbaiki/ disempurnakan). diparaf Ketua Pelaksana) Memeriksa dan memverifikasi Laporan Hasil Monitoring Ya 1. Laporan Hasil Monitoring 1. Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi pasca pelaksanaan dan draft nota dinas. dan Evaluasi Pasca dan Evaluasi Pasca Laporan harus mencakup : Pelaksanaan (yang telah 1 hari Pelaksanaan (yang telah 1. Kecukupan/kelengkapan laporan beserta data ditandatangan Ketua ditandatangan Ketua dukung yang relevan, yang dapat menginformasikan Ya Pelaksana) Pelaksana) kondisi lapangan. 2. Draft nota dinas (yang telah 2. Nota dinas (yang telah 6 2. Rekomendasi teknis dari tim pelaksana monitoring B diparaf Ketua Pelaksana) ditandatangan Kasubdit dan evaluasi untuk bahan penetapan kebijakan Wilayah) selanjutnya. (Jika setuju, maka Kasubdit Wilayah menandatangani nota dinas dan menyampaikannya kepada Direktur Teknis. Jika tidak setuju, maka dikembalikan kepada Ketua Pelaksana untuk diperbaiki/disempurnakan).