FAIL MEJA PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT UNIT PENTADBIRAN________________________________________ KOLEJ MARA SEREMBAN MAJLIS AMANAH RAKYAT 2018 ___________________________
FAIL MEJA PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMATNAMA MD AMIRULLAH BIN KASMANNO. KAD PENGENALAN 741126-01-5039JAWATAN PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMATGRED F 29BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN UNIT MAKMAL KOMPUTER / PENTADBIRANPUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) KOLEJ MARA SEREMBANTARIKH MEMEGANG JAWATANTARIKH PENEMPATAN(Tarikh penempatan di Bahagian /Seksyen / jabatan berkenaan)NO. TELEFON 06-7622372 / 06-7622373EMAIL [email protected] [email protected] 06-7634891TARIKH DIBUKA 201NO. SEMAKAN 00TARIKH DIKEMASKINI 2018*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atauportfolio tugas.FAIL MEJA
ARAHAN 1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan. 2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah: (a) Maklumat organisasi; (b) Struktur organisasi; (c) Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ); (d) Struktur organisasi PTJ; (e) Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai pegawai lain; (f) Proses kerja (untuk setiap senarai tugas); (g) Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas); (h) Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan; (i) senarai semakan (mengikut senarai tugas); (j) Senarai jawatankuasa yang dianggotai; (k) Senarai borang-borang yang digunakan; (l) Norma-norma kerja; (m) Senarai tugas dan tanggungjawab; (n) Senarai tugas harian. 3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) . 4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini dikaji semula dan dikemaskini:- (a) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan (b) berlaku perubahan dalam dasar dan undang-undang kerajaan yang melibatkan jabatan/pejabat tersebut. (c) sekurang-kurangnya setahun sekali. FAIL MEJA
ISI KANDUNGAN Halaman Bil Perkara 1.0 MAKLUMAT ORGANISASI 1.1 Latar belakang KMS 1.2 Punca kuasa 1.3 Objektif penubuhan KMS 1.4 Visi KMS 1.5 Misi KMS 1.6 Matlamat KMS 1.7 Piagam pelanggan KMS2.0 STRUKTUR ORGANISASI KMS3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) 3.1 Latar belakang PTJ 3.2 Fungsi utama 3.3 Dasar Kualiti 3.4 Wawasan 3.5 Misi 3.6 Matlamat 3.7 Piagam Pelanggan4.0 STRUKTUR ORGANISASI PTJ 4.1 Carta Organisasi PTJ 4.2 Objektif Kualiti PTJ5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN7.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)FAIL MEJA
Bil Perkara Halaman8.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS)9.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI10.0 NORMA-NORMA KERJA11.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB12.0 SENARAI TUGAS HARIANFAIL MEJA
AppendixDEFINISI POLISI, STANDARD, GARIS PANDUAN DAN PROSEDUR1. Polisi Polisi adalah kenyataan atau arahan ringkas yang menggambarkan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai. Ia biasanya ringkas supaya senang difahami dan diingati untuk dipatuhi oleh semua yang terlibat. Polisi adalah tahap kenyataan yang paling tinggi (higher-level requirement statements) berbanding dengan standard, walaupun kedua duanya hendaklah dipatuhi.2. Standard Standard memberi arahan atau keperluan yang lebih khusus dan lebih jelas (detailed) supaya ciri-ciri perlaksanaannya dapat difahami dan dipatuhi. Standard boleh dibentuk khusus untuk sesuatu situasi atau keperluan, sesuai dengan suasana operasi yang disasarkan. Polisi kebiasaannya jarang-jarang bertukar tetapi standard boleh bertukar mengikut perkembangan masa, teknologi, perubahan sistem, suasana atau lokasi kerja, ancaman dan risiko.3. Garis Panduan Garis Panduan adalah gabungan cadangan atau ‘best practices’ yang digalakkan untuk pematuhan, tetapi tidak diwajibkan. (Garis Panduan tidak disediakan dalam siri dokumen ini sebab ada banyak garis panduan umum berkaitan kegunaan emel, perlindungan virus dan lain-lain yang sedia ada.)4. Prosedur Prosedur kadangkala dipanggil ‘operating procedures’, ‘standard operating procedures’ atau SOP. Prosedur adalah langkah-langkah yang khusus dan tepat bagaimana sesuatu polisi atau standard hendaklah dilaksanakan. Ini termasuk langkah-langkah yang lebih terperinci (detailed steps), siap dengan borang-borang yang perlu diguna, jadual- jadual semakan, aliran proses (process or workflow) dan lain-lain. Dalam siri dokumen- dokumen ini hanya prosedur-prosedur ‘common’ sahaja disediakan. Contoh berikut berkaitan akses logikal memberi gambaran perbezaan antara polisi, standard, garis panduan dan prosedur. a. Polisi menerangkan keperluan untuk menguruskan akses logikal. b. Standard menerangkan aktiviti minima yang hendaklah dilakukan untuk menguruskan akses logikal. (Bergantung kepada domain polisi, standard mungkin tidak perlu diwujudkan.) c. Garis Panduan mencadangkan ciri ciri atau cara terbaik untuk menguruskan akses logikal. d. Prosedur menerangkan cara terperinci untuk menguruskan akses logikal, termasuk penimpanan rekod dan pemantauan.a) Inisiatif Baru Inisiatif baru bermaksud projek pengkomputeran yang melibatkan salah satu atau gabungan aktiviti-aktiviti perolehan perkakasan, perisian atau perkhidmatan ICT, untuk membangunkan inisiatif ICT: (i) Pembangunan sistem aplikasi adalah sistem aplikasi yang dibangunkan dengan menggunakan perisian pembangunan atau pun pakej sedia ada (off-the-shelf) untuk kegunaan tertentu dan seumpamanya (contoh : Sistem Perakaunan, Sistem Personel, Sistem Pengurusan Inventori). (ii) Perkakasan komputer yang dimaksudkan merangkumi semua jenis alat-alat input atau output (contoh: pencetak, pengimbas), pemprosesan, storan data, peralatan rangkaian dan multimedia (contoh: persidangan video (video FAIL MEJA
conferencing)) kecuali alatalat seperti komponen alat ganti, barang pakai habis (consumable item), aksesori dan perabot komputer. (iii) Perisian komputer yang dimaksudkan merangkumi semua jenis perisian sistem dan perisian aplikasi. Perisian system merangkumi sistem operasi, pangkalan data dan perisian bagi membangunkan sistem. Perisian aplikasi atau automasi pejabat adalah yang digunakan untuk menyokong kerja-kerja harian. (iv) Perkhidmatan ICT yang dimaksudkan merangkumi semua jenis perkhidmatan teknikal yang diperoleh daripada syarikat perunding swasta, kontraktor dan syarikat-syarikat lain yang berkaitan. Di antara contoh-contoh perkhidmatan teknikal ialah: • pembangunan sistem • pemasangan sistem • infrastruktur rangkaian, • talian Internet • web hosting • kemasukan data • pemindahan data • migrasi sistem • pemulihan data • langganan maklumat dalam talian dan seumpamanya.b) Peningkatan Sistem Peningkatan sistem bermaksud mempertingkatkan keupayaan perkakasan, perisian, rangkaian, aplikasi atau perkhidmatan ICT. Contoh adalah seperti peningkatan perkakasan dari segi konfigurasi dan kapasiti, pengemaskinian fungsi- fungsi di dalam sistem ICT sedia ada kepada tahap yang lebih baik, peningkatan saiz jalur lebar (bandwidth) serta peluasan rangkaian, pertambahan skop perkhidmatan sedia ada kepada yang lebih baik dan seumpamanya.c) Pertambahan Peralatan Pertambahan peralatan bermaksud menambahkan bilangan bagi mana-mana perkara di bawah kategori perkakasan, perisian atau rangkaian bagi inisiatif ICT sedia ada.d) Perluasan Sistem Perluasan (roll-out) sistem bermaksud memperkembangkan pelaksanaan inisiatif ICT daripada lokasi sedia ada ke lokasi-lokasi lain atau dengan menambah bilangan pengguna di lokasi yang sama atau pun kedua-duanya sekali. FAIL MEJA
1.0 MAKLUMAT ORGANISASIAgensi : Majlis Amanah Rakyat (MARA)Kementerian : Kementerian Pembangunan Luar BandarTaraf Agensi : Badan BerkanunAktiviti Organisasi :1) Pendidikan2) Pelaburan3) KeushawananMotto :To increase the number of human capital among bumiputera who are knowledgeable,patriotic and competitive in the fields of science and technology.Peranan dan Fungsi:-1) Rujuk www.mara.gov.my > infoMARA untuk sebarang kemaskini maklumatOperasi PengeluaranOperasi MARA dijalankan melalui pusat operasi di seluruh negeri dan luar negara. Pusat-pusat operasi ini merangkumi seperti jadual berikut:Nama Pusat Operasi BilanganIbu Pejabat 25MARA Negeri 14MARA Daerah 117MARA Luar Negara 8Institut Latihan Kecemerlangan MARA (ILKM) 1MARA Ketengah International College (MKIC) 1Pusat Kepimpinan Pelajar (PUSKEP) 1Kolej Profesional MARA 6Kolej MARA 5Kolej Kemahiran Tinggi MARA (KKTM) 11Institut Kemahiran MARA (IKM) 13Maktab Rendah Sains MARA (MRSM) 50GIATMARA 14 Negeri / 231 CawanganFAIL MEJA
Visi KorporatMenjadi organisasi amanah yang unggul dan diberkati untuk mengangkat martabatbangsaMisi KorporatMenerajui bidang keusahawanan, pendidikan dan pelaburan untuk penguasaan ekuitiBumiputeraObjektif Dan Strategi OBJEKTIF• Membangunkan usahawan berjaya dan inovatif• Melahirkan modal insan global dan berintegriti• Menyumbang kepada pemilikan ekuiti• Memudahkan sistem penyampaianSTRATEGI• i-Usahawan• i-Pekerja• i-Pelaburan• i-OrganisasiPIAGAM PELANGGAN MARAKami warga MARA sentiasa amanah dalam melaksanakan perkhidmatan yang berintegriti,berkualiti dan berkesan untuk memudahkan sistem penyampaian. Kami berjanji untukmelaksanakan tanggungjawab yang telah diamanahkan seperti berikut: i. Permohonan Pembiayaan Perniagaan, Pinjaman Pelajaran dan Kemudahan Latihan Keusahawanan yang lengkap diputuskan dalam tempoh 14 hari. ii. Permohonan Sewaan Premis yang lengkap diputuskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh tutup iklan.iii. Keputusan permohonan kemasukan ke MRSM diketahui mengikut peringkat seperti berikut: a. Tingkatan Satu - 30 hari selepas tarikh akhir ujian dan temu duga. b. Tingkatan Empat - 30 hari selepas tarikh keputusan PMR diumumkan. FAIL MEJA
iv. Keputusan permohonan kemasukan ke Institusi Pendidikan Tinggi MARA (lKM, KKTM, KPM, GMl, KPTM dan UniKL) diketahui dalam tempoh 30 hari dari tarikh permohonan ditutup. FAIL MEJA
FAIL MEJA
2.0 STRUKTUR ORGANISASI : MARA
3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWABNama PTJ :Kolej MARA SerembanAlamat :Jalan Aminuddin Baki, 70100 Seremban, Negeri Sembilan Darul KhususNo Tel : 06-7622372 / 7622373Fax : 06-7634891
VISI, MISI DAN OBJEKTIF : KOLEJ MARA SEREMBAN VISI Menjadi pusat kecemerlangan pendidikan yang inovatif dan bertaraf dunia MISI Untuk menghasilkan barisan pemimpin dan tenaga manusia Bumiputera yang berpengetahuan dan berdaya saing dan penuh belas kasihan sesama insan. OBJEKTIF Memastikan kecemerlangan akademik dengan mendapat 100% pelajar layak ditaja ke Universiti Luar Negara oleh MARA, iaitu mendapat gred poin >= 13 bagi A-Level dan >= 35 poin bagi IB. Memastikan penggunaan 100% Bahasa Inggeris dalam P&P. Memastikan kemudahan peralatan pengajaran dan pembelajaran menepati piawaian yang ditetapkan pihak berkenaan dan pihak MARA. Memastikan program pembangunan pelajar dijalankan seperti perancangan. Menjalankan program pembangunan staf dan guru secara berterusan bagi meningkatkan pengetahuan, kemahiran, motivasi dan semangat kerja berkumpulan. Meningkatkan kemudahan perkhidmatan dan kebajikan pelajar dan staf. Meningkatkan kemudahan perkhidmatan dan kebajikan pekerja dan staf berkumpulan. Meningkatkan kemudahan CAS dab ko-kurikulum. Meningkatkan program bersama komuniti luar termasuk di peringkat antarabangsa.FAIL MEJA
4.0 STRUKTUR ORGANISASI PUSAT TANGG Penga Hal Ehwal PelajarWarden Khidmat Pengurusan Kaunselor Unit Pusat Unit Pens Sumber Makmal F Unit Unit Pens Teknikal Asrama Ki Unit Pens Pentadbir Bio Awam UnitElektronik Pemandu Elektrik ICT PERKHIDMATAN SYARIKAT SWASTA Perkhidmatan Kawalan Perkhidmatan Cuci & Keselamatan Membersih Kawasan FAIL MEJA
GUNGJAWAB : KOLEJ MARA SEREMBAN arah Hal Ehwal Akademik Jabatan Jabatan Jabatan Sains Jabatan Sains Matematik Sosial Bahasa syarah Pensyarah Pensyarah PensyarahFizik Matematik Ekonomi Bahasa Inggeris syarah Pensyarah imia Perakaunan Pensyarah Bahasa syarah Pensyarah ICT Melayu ologi Pensyarah Pensyarah Pengajian Islam TOK Pensyarah Ko-kurikulum Pensyarah CAS Pensyarah Thingking Skills Pensyarah Visual Arts PerkhidmatanMakanan Bermasak Islam
4.1 CARTA ORGANISASI KOLEJ MARA SEREMBAN FAIL MEJA
4.2 OBJEKTIF KUALITI UNIT ICT KOLEJ MARA SEREMBANVISI UNIT ICT • Membantu dalam pembentukkan pelajar dan guru Celik Teknologi Maklumat (IT) dengan penggunaan komputer sebagai alat pembelajaran dan pengajaran. • Menjadi Pusat ICT yang inovatif dalam penyediaan prasarana berkualiti dan perkhidmatan ICT yang terbaik kepada Universiti selaras dengan Dasar ICT NegaraMISI UNIT ICT • Menyediakan fasiliti perkomputeran untuk guru dan pelajar KMS • Menyediakan infrastruktur dan perkhidmatan ICT berasaskan teknologi terkini untuk meningkatkan kualiti dan keupayaan pencapaian maklumat dalam semua aktiviti pengurusan, pengajaran-pembelajaran, penyelidikan dan keselamatan telekomunikasi sejajar dengan misi dan objektif Universiti. • Menyediakan kemudahan ICT dalam konteks memberi suatu kemudahan yang memudahkah pengguna ICT iaitu dengan cara suatu kemudahan itu dipermudahkan polisi, tatacara, standard, capaian, SOP, kepuasan perkhidmatan dan menjimatkan masa pengguna ICT. • Melaksanakan langkah penjimatan secara mapan dalam hal-hal melibatkan masa menunggu, tenaga yang dihasilkan secara gandaan masa, mengurangkan hal keadaan kekerapan ulang alik golongan sasaran. • Penyebaran maklumat secara bijaksana dengan melaksanakan suatu konsep kesepaduan sistem maklumat dan kemudahan akses kepada kesepaduan sistem yang dijana.OBJEKTIF • Menyediakan kemudahan komputer untuk pelajar, guru dan kakitangan KMS • Menyediakan perisian dan peralatan seperti CD pembelajaran dan pengajaran (P & P), LCD Projektor untuk kegunaan murid dan guru. • Menyediakan makmal yang selesa. • Mempastikan semua proses teras Universiti memanfaatkan teknologi ICT terkini secara efisyen. • Mempastikan kemudahan ICT yang disediakan lengkap dan sentiasa baik bagi menyokong kelancaran semua aktiviti pentadbiran dan pembangunan akademik Universiti. • Mempastikan sistem, data dan maklumat Universiti sentiasa cekap, kemaskini, selamat dan memuaskan semua pihak. • Menyedia perkhidmatan teknikal dan latihan berterusan untuk menjana budaya ICT dalam komuniti Universiti. • Menjalin kerjasama teknikal dan perkongsian kepakaran dengan pihak-pihak yang berkepentingan. • Mempastikan pengurusan kualiti ICT Universiti sentiasa memenuhi piawai ISO 9001:2000. FAIL MEJA
• Memberi pendedahan teknologi baru serta pengalaman kerja di kalangan profesional ICT • Memanfaatkan kemudahan dan penggunaan ICT di universiti di dalam urusan pentadbiran, pembelajaran, pengajaran dan penyelidikanMATLAMAT • Menggalakkan guru mempelbagaikan kaedah pengajaran dan pembelajaran dengan menggunakan makmal komputer sekolah. • Murid berpeluang mengikuti proses pengajaran dan pembelajaran dengan lebih menarik, interaktif dan berkesan.TUGAS UTAMA • Memastikan semua aduan pengguna ICT diambil perhatian dan diberikan penyelesaian segera • Memastikan Laman Web Hospital dikemaskini setiap masa • Memastikan semua aplikasi dapat dicapai dan diakses sepanjang masa • Memastikan Rangkaian Setempat (LAN)beroperasi dengan baik dan boleh dicapai sepanjang masa • Memastikan pengguna dapat membuat capaian internet • Memastikan aktiviti housekeeping terhadap semua komputer dibuat setiap enam (6) bulan • Memberikan khidmat nasihat dan sokongan teknikal kepada semua pengguna yang memerlukan.PIAGAM PELANGGAN • Membangunkan sistem secara inhouse untuk kegunaan pengguna ICT. • Memastikan 100% aduan pengguna ICT bagi urusan kewangan (di dalam skop) diselesaikan dalam masa 4 jam • Memastikan 100% aduan pengguna ICT yang lain (di dalam skop) diselesaikan dalam masa 5 hari • Semua urusan pengwujudan, pengaktifan, pembatalan, pemindahan dan tukar kata laluan hendaklah diselesaikan dalam masa tiga hari bekerja dari tarikh permohonan. • Memberikan layanan mesra dan perkhidmatan terbaik kepada setiap pelanggan kami yang datang berurusan serta dapat menyelesaikannya dalam tempoh yang singkat. • Memastikan semua surat menyurat rasmi dapat diselesaikan dan dijawab tidak lebih dari tiga hari dari tarikh surat diterima. • Memastikan guru-guru dan kakitangan sokongan yang baru dilantik atau ditukarkan ke sekolah ini menerima gaji pertama mereka tidak lewat dari dua bulan setelah menerima perlantikan atau pertukaran. • Memastikan konsep Budaya Kerja Cemerlang Dan Berkualiti” untuk meningkatkan ketrampilan diri, prestasi dan imej guru-guru, kakitangan sokongan dan sekolah. FAIL MEJA
Perlindungan Data dan Keselamatan Storan• Semua storan elektronik dan penghantaran data peribadi akan dilindungi dan disimpandengan menggunakan teknologi keselamatan yang sesuai• Teknologi terkini termasuk penyulitan data adalah digunakan untuk melindungi data yang dikemukakan dan pematuhan kepada standard keselamatan yang ketat adalah terpakai untuk menghalang capaian yang tidak dibenarkan.FAIL MEJA
5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI UNIT KOMPUTER / ICT PENGARAH TIMB.PENGARAH HAL EHWAL PELAJAR PENOLONG PEGAWAI TADBIR KANAN PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT F29 JURUTEKNIK KOMPUTER FT19FAIL MEJA
TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PPTM DENGAN PIHAK LAINBil. Proses Kerja Pegawai yang Seksyen Meluluskan/ Undang- Pentadbiran undang Dirujuk Peraturan Penolong pegawai teknologi maklumat adalah pengurusan kumpulan sokongan II. Tugas utama mereka adalh mentadbir dan melicinkkan urusan Client mereka. Client bagi PPTM adalah seperti berikut :1. i) Semua staf yang menggunakan perkhidmatan dan kemudahan ict ii) Semua pelajar yang berubah setiap semester. iii) Kakitangan swasta yang berada secara kontrak dalam bangunan kolej. Penjawatan KMS adalah salah satu daripada 10 pusat pendidikan tinggi dalam MARA. Jadi arahan adalah tertakluk dari mara & kerajaan. Berikut adalah arahan dari atas yang perlu2. dipatuhi: i) Kerajaan Malaysia atau Agung ii) Suruhanjaya Perkhidmatan Awam iii) Jabatan Perkhidmatan Awam iv) Majlis Amanah Rakyat v) Kolej MARA Seremban – Pengarah, TP, Ketua Jabatan, PPTK. Arahan dari atas ini juga disebut ‘Arahan dari semasa ke semasa’. Ianya datang dari beberapa bentuk :- i) Perlembagaan Malaysia dan Akta ii) Pekeliling Perbendaharaan iii) Surat edaran iv) Surat Arahan Bertulis v) Arahan melalui mel elektronik dan telefon vi) Arahan terus samada melalui keputusan mesyuarat atau tidak.FAIL MEJA
Perkhidmatan Sekiranya anda dilantik sebagai Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Kolej MARA Seremban, maka anda secara automatiknya adalah : i) Ketua / representative bagi unit ICT. ii) Orang yang bertanggungjawab dalam hal ehwal aset ict dan perolehan ICT iii) Pembangunan ICT iv) Keselamatan pengguna/ premis/3. fasiliti ICT dan pengurus yang mengendalikan tentang isu keselamatan dalam ICT v) Admin server & pengurus bilik server vi) Admin email & kemudahan network. vii) Penyelenggaraan & memantau pengguna/ premis/ fasiliti ICT viii) Admin cpanel dan website kms Jadi sila ambil maklum semua perkara ini sehingga peringkat ‘master’. FAIL MEJA
Tugas Tugas pegawai lain yang adaBil. pegawai Tugas dan Kuasa yang hubungan serta atasan yang tanggungjawab diberi jenis hubungan ada hubungan Melulus, Juruteknik Mengesahkan Komputer1. Pengarah Ketua Unit dan Pakar Membuat tugasan Rujuk ICT (Peringkat dan Penyelenggaraan Menerima Pusat). Menyokong perkakasan Arahan Mengenai 1. Meluluskan Arahan kerja Menyediakan Melapor Tugas-Tugas Lebih Masa bagi Anggota surat-surat kerosakan aplikasi Yang Perlu Kerja. rasmi untuk serta sistem Dilaksanakan. urusan ICT operasi. 2. Mengesahkan Borang Memangku tugas Semua Arahan Kerja Lebih Masa Pegawai PPTM. mengenai anggota kerja. pentadbir perihal Sistem HRMIS Hubungan Luar Meluluskan & 3. Mengesah dan BPT MARA Mengesahkan Menyokong permohonan Meminit Mengesahkan Dokumen ICT cuti anggota kerja mesyuarat spesifikasi kertas kumpulan Sokongan. kerja dalam JICT. bidang ICT & Timbalan 4. Mengesahkan Borang bukan ICT Pengarah HEA Laporan Penilaian Semua Prestasi bagi Anggota BTM MARA mengenai kerja. Mengesahkan perihal spesifikasi memperaku 5. Memperakukan kertaskerja dalam serta Permohonan Skim bidang ICT sahaja. menyokong. Pinjaman Pengajian Secara Sambilan. Pen.Peg 6. Urusan Jawatankuasa BAP MARA Tadbir (K) Pembuka Sebutharga Mengesahkan Semua tertakluk kepada Spesifikasi mengenai Pekeliling Kewangan kertaskerja dalam perihal MARA yang bidang selain ICT menyokong, dikuatkuasakan dari memperaku semasa ke semasa. serta membuat semakan akhir. 7. Menjadi Setiausaha Jawatankuasa Analisa sebutharga Peringkat Pusat. 8. Menjadi Setiausaha JICT(1).2. Pengarah Pengurusan Perolehan Mengesahkan Juruteknik tuntutan/ Komputer Semua ICT & Hubungan Dengan inbois/ bil Membuat tugasan pembekal/ Penyelenggaraan mengenai Pembekal perkakasan perkhidmatan perihal 1. Menyediakan kertas untuk tujuan Melapor Meluluskan & cadangan untuk urusan pembayaran kerosakan aplikasi Mengesahkan ICT. BPT bagi pusat. serta sistem Pembelian operasi. Timbalan 2. Membuat pembelian Pengarah HEA berkaitan peralatan komputer dan perisian. BPT** Per.1-Per.8 : Bidang dan tugas kerja PPTM KMS (lantikan pusat)(1) JICT - Jawatankuasa Teknologi Maklumat & Komunikasi KMS.FAIL MEJA
Tugas Tugas pegawai lain yang adaBil. pegawai Tugas dan Kuasa yang hubungan serta atasan yang tanggungjawab diberi jenis hubungan ada hubungan Pegawai Memangku tugas Menerima PPTM. Semua 3. Mengesahkan perimaan mengenai barang-barang dan perihal kesempurnaan kerja memperaku pembaikan mengikut permohonan di Borang Pen.Peg Pengesahan Tadbir (K) Pernerimaan/ Semua Perkhidmatan (Delivery mengenai Order atau pesanan perihal Tempatan). menyokong, memperaku 4. Mengesahkan serta membuat semakan akhir. perkhidmatan telah disempurnakan atau bekalan telah diterima dan pembayaran belum dijelaskan pada baucar bayaran yang disediakan oleh Pusat Kolej BPT.3. Pengarah Pengurusan Harta Modal & Kawalan penuh Juruteknik Semua Inventori ICT ke atas bilik Komputer mengenai 1. Memantau dan server, Membuat tugasan perihal mengawasi perkakasan rangkaian, penyelenggaraan Meluluskan & dan perisian yang komputer serta perkakasan Mengesahkan terdapat dalam Peralatan ICT naik taraf yang lain. Melapor prasarana ICT. rangkaian sistem. kerosakan aplikasi Timbalan 2. Menguruskan baikpulih Menyediakan serta sistem Pengarah HEA laporan operasi. Semua peralatan, perisian dan rangkaian. JICT tindakan/ mengenai 3. Mengawalselia Aduan. Juruteknik perihal penggunaan alatan yang Bangunan memperaku sedia ada dan Pegawai menjadualkan Pelupusan dan Penyenggara Pen.Peg senggaraannya. JICT Penggantian Premis ICT Tadbir (K) 4. Membuat pengawasan, aset Semua senggaraan, pelupusan mengenai Juruteknik perihal dan penggantian ke atas Elektrik menyokong, alatan komputer. BPT Pegawai Penyenggara memperaku 5. Memastikan server dan penghawa dingin serta membuat Operating System dalam dan gangguan semakan akhir. rangkaian Kolej bekalan elektrik beroperasi dengan baik. Staff dan BPT Kakitangan 6. ‘Troubleshoot' dan Pusat bertindak terhadap masalah yang dihadapi.BPLMFAIL MEJA
Tugas Tugas pegawai lain yang adaBil. pegawai Tugas dan Kuasa yang hubungan serta atasan yang tanggungjawab diberi jenis hubungan ada hubungan Juruteknik Komputer4. Pengurusan Computer Pentadbir Membuat tugasan Penyelenggaraan Files dan Capaian Data. Sistem perkakasan Maklumat dan Melapor kerosakan aplikasi 1. Menguruskan pengkalan rangkaian. serta sistem operasi. data KMS dan menyelia keselamatannya untuk kegunaan guru dan pelajar, mengikut kepentingan masing- masing. JICT 2. Sumber maklumat dan memberi laporan rekod serta data mengikut keperluan kolej. 3. Mengurus dan mengawal file Sharing serta perkongsian maklumat. 4. Memastikan juga yang data dapat diperolehi oleh pengguna tanpa gangguan. BPLM 5. Merancang dan membuat 'backup/recovery'. BPLM5. Kualiti Perkhidmatan dan Admin Firewall Juruteknik FAIL MEJA Keselamatan ICT Komputer Admin Core Membuat tugasan 1. Merancang peningkatan switch Penyelenggara-an sistem, perkakasan dan perkakasan perisian selaras dengan Admin Proxy keperluan Kolej. BPT Server Melapor kerosakan aplikasi 2. Membuat analisis dan Admin Router serta sistem menyelesaikan isu-isu operasi. berkaitan dengan rangkaian internet di Kolej termasuk masalah yang tidak dijangka. BPT 3. Memastikan keselamatan sistem rangkaian berada dalam keadaan baik. Data-data yang disimpan tidak diubah melainkan dengan kebenaran. BPT 4. Mengkaji keperluan peralatan yang bersesuaian dan mempunyai nilai keberkesanan untuk dibeli dan digunakan. JICT
Tugas Tugas pegawai lain yang adaBil. pegawai Tugas dan Kuasa yang hubungan serta atasan yang tanggungjawab diberi jenis hubungan ada hubungan6 Pengurusan Pengguna Pentadbir Juruteknik ICT dan Premis ICT (Admin) Komputer 1. Melatih Penggunaan kepada Active Membuat tugasan alatan teknologi Directories user Penyelenggaraan pendidikan, teknologi & Computers. perkakasan maklumat dan e-mail Melapor Administrator kerosakan aplikasi komunikasi sedia ada. serta sistem JICT 2. Mengadakan kelas-kelas operasi. komputer mengajar guru dan staf meggunakan perkhidmatan sedia ada. JICT 3. Mengadakan taklimat dan penerangan mengenai penggunaan komputer, rangkaian dan internet di Kolej. BPT7 Membangunkan dan Laporan Status mengemaskini laman Pelaksanaan Web rasmi Kolej, Sistem Sesuatu maklumat dan aplikasi Pembangunan Sistem. 1. Mewujudkan dan menyelenggara laman Pentadbir web rasmi KMS (dwi Laman web bahasa) dengan maklumat terkini. JICT 2. Membangunkan dan mengemaskini laman sesawang rasmi (website) Kolej BPT, BPLM 3. Menyelenggara sistem applikasi yang telah sedia selagi ianya boleh menampung teknologi semasa. 4. Membuat dokumentasi terhadap sistem yang telah dibina. BPLM8. Pengurusan Fail (File Management). FAIL MEJA
Tugas Tugas pegawai lain yang adaBil. pegawai Tugas dan Kuasa yang hubungan serta atasan yang tanggungjawab diberi jenis hubungan ada hubungan 1. Membuat perancangan tentang Pengurusan Fail (File Management) dalam sistem di Kolej BPT 2. Merancang dan memastikan Standard Operation Procedure (SOP) dipatuhi. BPT9. Lain-lain tugas yang Sumber diarahkan dari semasa arahan. ke semasa: - BPT MARA. membantu guru komputer - Pengarah atau guru-guru lain dalam - PPTK membuat sebarang - Surat persediaan yang diperlukan Arahan apabila terdapat sebarang majlis di Pusat. BPT Membantu dan memberi tunjuk ajar kepada guru, kakitangan dan pelajar menggunakan peralatan komputer. BPTFAIL MEJA
1. TATACARA MENEMPAH BILIK MULTIMEDIA Guru/Pelajar Tempahan hendaklah dibuat sehari atau 2 hari sebelum Isi borang tempahan multimedia di bilik PPTM Bilik TIDAK Tempahan Multimedi selesai a Penuh? YA Tempah Bilik MultimediaFAIL MEJA
2. MENGURUSKAN SENGGARAAN ( RANGKAIAN, KOMPUTER, SERVER, PRINTER, SWITCH NETWORKING DAN SCANNER) Guru Laporan dari guru atau pelajar PPTM / Juruteknik Tentukan tahap kerosakan Tentuaka MAJOR PPTM n tahap kerosaka Jalankan kerja pembaikan nJalankan kerja MINOR Boleh YA pembaikan Juruteknik dibaiki? YA Boleh TIDAK dibaiki? Hubungi vendorFAIL MEJA
3. MENGURUSKAN PENYEMAKAN STOK PPTM / Menyemak jumlah / kuantiti JURUTEKNIK stok PPTM / Menyemak jumlah bahan JURUTEKNIK yang terdapat dalam rak simpanan PPTK Membuat pengesahanFAIL MEJA
4. MENGURUSKAN PINJAMAN ALATAN KOMPUTER PPTM / Menerima tempahan bahan Juruteknik dan butir-butir yang diperlukan.dari guru Dalaman Isi Borang Pinjaman Alatan Luaran Isi Borang Pinjaman Alatan Pengesahan dari Lulus Alatan dikeluarkan Pengarah sehari sebelum digunakan GagalFAIL MEJA
5. MENGURUSKAN PEMULANGAN ALATAN KOMPUTER PPTM / Menerima alatan yang Juruteknik dipinjam Dalaman Tandatangan Pemulamgan dalam borang pinjaman Luaran Tandatangan pemulangan pada borang pinjaman Simpan alatanFAIL MEJA
6.MENGURUS KEROSAKAN TALIAN INTERNET / SERVER PPTM Terima laporan dari guru / pelajar SERVER Periksa konfigurasi di Server Boleh TIDAK VENDOR diatasi? YAFAIL MEJA
7. MEREKOD ALATAN PPTM Terima alatan komputer PPTM / Juruteknik Membuat rekod ke dalam buku stokFAIL MEJA
Perkara 1 Ketua Unit dan Pakar Rujuk ICT Peringkat Pusat Perkara 1 Ketua Unit dan Pakar Rujuk ICT Peringkat Pusat1. Meluluskan Arahan kerja Lebih Masa bagi Anggota Kerja2. Mengesahkan Borang Arahan Kerja Lebih Masa anggota kerja3. Mengesah dan Menyokong permohonan cuti anggota kerja kumpulan Sokongan.4. Mengesahkan Borang Laporan Penilaian Prestasi bagi Anggota kerja.5. Memperakukan Permohonan Skim Pinjaman Pengajian Secara Sambilan.6. Urusan Jawatankuasa Pembuka Sebutharga tertakluk kepada Pekeliling Kewangan MARA yang dikuatkuasakan dari semasa ke semasa.7. Menjadi Setiausaha Jawatankuasa Analisa sebutharga Peringkat Pusat.8. Menjadi Setiausaha JICT. FAIL MEJA
1.1 Tugasan Umum sebagai ketua UnitBil Perkara Tandakan Catatan (√ )1. Menyemak jadual tempahan penggunaan alatan komputer2. Memeriksa alat keperluan supaya berada dalam keadaan baik untuk digunakan Membersih makmal komputer dan mengatur3. segala kerusi untuk kemudahan pelajar apabila hendak mengikuti kelas komputer4. Set up alatan komputer atau lain-lain alat untuk kegunaan guru-guru.5. Meminta guru yang berkenaan berada makmal komputer6. Menghubungi PPTM menyalin data ke dalam backup server7. Memastikan alatan komputer yang dipinjam oleh guru dipulangkan dalam keadaan baik8. Memeriksa alatan yang rosak untuk pelupusan9. Membuat maintainance alatan sistem komputer10. Menyediakan stok dan penyemakan stok11. Memastikan file sharing dijalankan tanpa ada gangguan12. Membuat / merancang menyalin data pada backup server dan tape13. Mendapatkan bahan-bahan / berita-berita terbaru untuk dimuatkan dalam laman web rasmi14. Memastikan capaian ke internet dapat dilakukan15. Menyemak tempahan makmal komputer untuk tujuan pembelajaranFAIL MEJA
1.2 Permohonan & Melaksanakan Projek ICT 1.2.1 Penyediaan Kertas Kelulusan PerolehanBil Perkara Tandakan Catatan (√ )1. Kertas kerja mengandungi butiran berikut: a) Tujuan kelulusan perolehan & nyatakan jumlah peruntukan (bedasarkan BOQ yang dibuat). b) Latar belakang organisasi Rujuk lampiran : Kertas_Kerja_ICT.d c) Pelan strategik ICT ocx Mengambil kira aspek penjawatan, pembesaran struktur organisasi, penggantian peralatan yang Rujuk pekeliling rosak, usang dan lapuk teknologi, perisian tatacara komputer mengikut keperluan semasa dan akan menyediakan datang kurikulum (khususnya institusi kertas kerja pendidikan MARA), pembangunan fizikal pusat- dari semasa ke pusat baru, perpindahan pusat-pusat dan lain- semasa lain perkara. Rujuk PTM HQ d) Rasional yang membawa kepada cadangan bagi projek ICT – hal yang perlu disentuh adalah mendapatkan spt; kelebihan projek kepada pusat & kepada contoh BOQ & proses P&P. Nyatakan kemudahan ict sedia ada Spesifikasi mengikut unit bahagian. teknikal terkini. e) Maklumat lengkap tentang cadangan projek ICT – nama projek, objektif, fungsi,anggaran kos dll. f) Faedah jangka pendek & panjang. Sediakan BOQ yang mengandungi maklumat kerja2. kerja yang akan dilaksanakan, anggaran kuantiti bahan, anggaran harga, dan anggaran jumlah keseluruhan. Perlu diambil kira amaun 10% dari jumlah harga3. keseluruhan kerana harga boleh berubah semasa proses kelulusan berlaku.4. BOQ perlu disertakan sekali bersama-sama kertas kerja sebagai lampiran.FAIL MEJA
1.2.2 Penyediaan Jadual Kadar Harga (BOQ) Butiran kerja menghimpunkan kerja-kerja yang sama, akan tetapi bagi tempat yang berbeza.Bil Perkara Tandakan Catatan (√ )1. Mengandungi item :- a) Butiran kerja b) Unit c) Kuantiti d) Harga seunit e) Jumlah Harga2. Dapatkan quotation dari pembekal. Sekurang- kurangnya 3 quotation.3. Pembekal perlu dipanggil ke tapak projek (kecil atau besar) untuk mendapatkan gambaran menyeluruh. – Lawatan Tapak1.2.3 Penyediaan Kertas Kerja Rangkaian Tandakan Catatan (√ ) Bil Perkara 1. Pegawai ICT perlu menyediakan gambarajah/pelan bangunan/peta kawasan bagi projek ict yang ingin dijalankan. Gambarajah mengandungi maklumat :- a) Pelan antara server ke tapak projek b) Jenis laluan (indoor / outdoor) c) Ada ukuran adalah lebih baik d) Jenis kable yg diguna e) Lokasi baru rak (jika ada) 2. Dapatkan bantuan jt bangunan bagi mendapatkan jenis conduit atau trunking. 3. Bagi rack, dapatkan maklumat saiz rack 6U, 9U 12U etc. Lokasi pemasangan. Ambil kira poin elektrik yang akan diambil. 4. Saiz switch bedasarkan jumlah poin network yang digunakan. Spesifikasi switch boleh diperoleh dari HQ (BTM). 5. Jenis kable perlu mengikut spesifikasi. Rujuk HQ utk semua spesifikasi. 6. Dapatkan quotation dari pembekal. Sekurang- kurangnya 3 quotation.Menyediakan spesifikasi kerja FAIL MEJA
Pembentangan Laporan Analisa Sebutharga/Tender ICT kepada pegawai pengawalpusatSila Bawa bersama dokumen berikut:Bil Perkara Tandakan Catatan (√ )1. Surat kelulusan, Lampiran G & Lampiran F2. Borang Jadual Sebut Harga Pembuka Sebutharga3. Borang Latarbelakang Penyebutharga Analisa4. Jadual Analisa sebutharga sebutharga5. Surat Keputusan Jawatankuasa Pemilihan Peringkat Pusat6.FAIL MEJA
Perkara 2 Pengurusan Aset & Inventori ICTPerkara 2 Pengurusan Aset & Inventori ICT • senarai aset boleh didapatkan melalui PT Stor. Unit ict boleh dapatkan salinan senarai aset yg perlu disenggara oleh unit ICT. • Boleh juga merujuk pptk utk senarai aset melalui sistem SPA (sistem perolehan elektronik). • Peg ICT perlu senarai aset untuk merangka lokasi aset terkini dan memantau keperluan aset pada suatu lokasi seterusnya memudahkan senggaraan. FAIL MEJA
2.1 Pelupusan, Kehilangan Dan Hapuskira Aset2.1.1 Pelupusan Aset (Peringkat Pusat, Kos per Aset kurang RM5k)Bil Perkara Tandakan Catatan (√ ) Ambil gambar aset yang hendak dilupuskan.1. pastikan kod harta jelas. Sekiranya tidak jelas, print kod harta pada sehelai kertas dan ambil gambar cetakan tadi beserta kod aset. Cetak gambar aset yang hendak dilupuskan dalam2. kertas A4. Sertakan kod harta, nama aset, no siri alatan. Isi borang MARA PA17. a) Rujuk PPTK a) No rujukan Permohonan adalah kod yg b) Rujuk PPTK diberi oleh pegawai aset. untuk mengenal-3. b) Syor kaedah pelupusan biasanya Jual pasti Skrap pegawai pemeriksa c) Pegawai Pemeriksa; perlu merujuk kepada Jawatankuasa Pemeriksa4. Dapatkan tandatangan dari pegawai di 3)5. Suatu mesyurat pelupusan akan diadakan (jika ada) Isikan borang MARA PA-166. a) Nyatakan butiran penambaikaikan (jika ada) b) Nyatakan sebab2 perlu dilupuskan7. Dapatkan tandatangan dari pegawai di 6)8. Semak borang yg telah ditandatangani. Pastikan semua telah ditandatangani9. Serahkan kepada pptk untuk dihantar ke BAP2.2 Pengurusan Perolehan ICT & Hubungan Dengan Pembekal FAIL MEJA
Bil Perkara Tandakan Catatan10. (√ )11.12.FAIL MEJA
2.3 Pengurusan Harta Modal & Inventori ICTProsedur restart server dalam waktu bekerjaBil Perkara Tandakan Catatan (√ )1. Pastikan adanya bekalan elektrik sebelum restart server.2. Pastikan semua server telah Shutdown sebelum restart Sekiranya domain server yang bermasalah. Shutdown semua server (file,proxy & AV) – ini3. kerana domain server di-install sekali DNS (naming) & DHCP (ip distribution) selain AD (manage user) – xmau ada user yang login domain Pastikan tiada user yang login menggunakan Domain (AD). Sekiranya ada:- a. cabut internal network dari core switch. –4. sila tag untuk elakkan tersalah pasang balik. b. Clear user kat DHCP (semua VLAN). Mulakan start dengan server domain. Pastikan5. server domain telah beroperasi sepenuhnya sebelum start server lain-lain.6. Kemudian proxy pastu baru file@ AV server.FAIL MEJA
Perkara 3 Pengurusan Kerja-kerja Senggaraan & Troubleshoot (Services)Perkara 3 Pengurusan Kerja-kerja Senggaraan & Troubleshoot(Services) 3.1 Melakukan kerja-kerja sengaraan berkala 3.2 Merujuk kerosakkan kepada vendor yang berkaitan 3.3 Membuat laporan serta kertas kerja berkaitan sekrianya sebarang penggantian diperlukan. FAIL MEJA
Perkara 4 Pengurusan Pengguna ICT & Premis ICTFAIL MEJA
Perkara 4 Pengurusan Pengguna ICT & Premis ICT 4.1 Menerima maklumat lengkap kakitangan atau pelajar bagi cadangan kemasukan baru.Bil Perkara Tandakan Catatan (√ ) Sekiranya staff atau pensyarah, dapatkan1. maklumat lengkap seperti nama penuh, ic, jabatan @ unit, jawatan & no gaji. Sekiranya pelajar, dapatkan list pengambilan baru Rujuk tatacara2. pelajar dalam bentuk softcopy (format xlsx) dari import data dari sistem sistem pendaftaran pelajar. pendaftaran. Bagi pelajar, hanya kemasukan Individu sahaja yg Rujuk Pendaftaran3. menggunakan kaedah ini. Untuk kemasukan pelajar secara batch pada semester baru, gunakan kaedah kemasukan pelajar secara berkelompok. Lengkapkan borang maklumat Individu4. kakitangan/Pelajar dan simpan ke fail Maklumat Staff dan/atau Maklumat Pelajar.5. Kemaskini maklumat pada Senarai Staff Kolej / Senarai Pelajar yang terdapat dalam file di (3).6. Daftar maklumat email, ADUC7. Bagi pensyarah, dapatkan Laptop dan serahkan berserta borang serah alatan.4.2 Mengurus dan Menyelaras Pengguna melalui Aplikasi Active Directories User &ComputersFAIL MEJA
Bil Perkara Tandakan Catatan (√ )1. Pastikan anda adalah administrator kepada server Rujuk kaedah domain & administrator kepada AD UC. utk login ke domain server.2. Dapatkan username dan password untuk access Rujuk appendix ke server domain pada Appendix Userid & Password.xlsx3. Rujuk Tatacara Access ke Domain Server serta Rujuk lampiran tatacara membuka aplikasi AD UC4. Daftar Id Pengguna mengikut kategori yg N=negeri 9 disediakan: 129=kod pusat L=pensyarah Kumpulan Pengguna AD User ID A=pentadbiran Pengajar N129L<NO_GAJI> Pelajar N129<NO_PELAJAR> Staff N129A<NO_GAJI>5. Default Password adalah no.gaji atau no.pelajar6. Pastikan arahan “penukaran kata laluan pada Keselamatan login kali pertama” diaktifkan. ICT7. Daftar Kumpulan Pengguna AD (group) Mengikut Penting bagi kategori:- pengguna yang terdiri daripada Kumpulan Pengguna AD Group Naming mentor Pengajar Pengajar Pelajar Student_IB Student_AL Staff Pentadbiran8. Pengurusan Map drive untuk Pengguna Active Map folder Directories : boleh di akses melalui :- Kumpulan Pengguna Folder Name \\kmnsfile\<fol Pengajar Pengajar\ der Name>\ <AD User ID> Pelajar Pelajar\ atau pada K:\ drive Staff Pentadbiran\FAIL MEJA
Search
