คู่มือปฏิบัติงานธุรการ

ตราชือ่ สว่ ใหป้ ระทบั ตราชือ่ สว่ นราชการด ใหผ้ ู้รบั ผิดชอบลงลายมือชอ่ื ยอ่ ก อกั ษรไทยช่ือกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการทีเ่ รียกชือ่ อย่างอ่ืน และมีฐานะเป็นกรม หรือจงั หวัด อยู่ขอบล่างของตรา ส่วนราชการใดทีม่ ีการตดิ ต่อกับตา่ งประเทศ จะใหม้ ชี โดยใหอ้ กั ษรไทยอย่ขู อบบน และอักษรโรมันอยขู่ อบล

วนราชการ ด้วยหมกึ แดง กำกบั ตรา ช่ือภาษาต่างประเทศเพ่มิ ข้ึนด้วยก็ได้ ล่างของตรา

หนงั สอื ปร หนังสือประทบั ตรา ใหใ้ ชไ้ ดท้ ง้ั ระหวา่ ระหวา่ งสว่ นราชการกับบคุ คลภายนอ ๑. การขอรายละเอยี ดเพม่ิ ๒. การส่งสำเนาหนงั สอื สิ่งของ เอกสาร หรอื บ ๓. การตอบรบั ทราบทไี่ มเ่ กี่ยวกับราชการสำคัญ ๔. การแจ้งผลงานทไ่ี ด้ดำเนินการไปแลว้ ใหส้ ว่ ๕. การเตือนเร่อื งท่คี ้าง ๖. เรอื่ งซง่ึ หวั หน้าส่วนราชการระดับกรมขน้ึ ไป

ระทับตรา างสว่ นราชการกบั สว่ นราชการ และ อก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เร่อื งสำคัญ ไดแ้ ก่ บรรณสาร ญ หรือการเงิน วนราชการที่เกี่ยวขอ้ งทราบ ปกำหนดโดยทำเป็นคำส่งั ใหใ้ ช้หนงั สือประทบั ตรา

หนงั สอื ให้ใช้ตามแบบทีก่ ำหนดไว้ใน กำหนดแบบไวโ้ ดยเฉพาะ มี ๓ ชนดิ ได้แก่ คำสง่ั ระเบ

อส่งั การ นระเบียบน้ี เวน้ แต่จะมกี ฎหมาย บียบ และขอ้ บงั คับ

คำสัง่ บรรดาขอ้ ความทผ่ี บู้ งั คับบญั ชา สั่งการให้ปฏบิ ัติโดยชอบดว้ ย กฎหมาย ใชก้ ระดาษตราครฑุ จดั ทำตามแบบที่ ๔ ทา้ ยระเบียบ



ระเบยี บ บรรดาขอ้ ความทผี่ มู้ อี ำนาจหนา้ ท่ี ไดว้ างไว้ โดยจะอาศยั อำนาจของ กฎหมายหรอื ไมก่ ็ได้ เพอ่ื ถอื เปน็ หลกั ปฏบิ ตั งิ านประจำ ใช้กระดาษตราครฑุ จดั ทำตามแบบที่ ๕ ท้ายระเบียบ



ขอ้ บงั คบั บรรดาขอ้ ความทผี่ มู้ อี ำนาจหนา้ ท่ี ไดก้ ำหนดใหใ้ ช้โดยอาศยั อำนาจ ของกฎหมายทบี่ ญั ญตั ใิ หก้ ระทำได้ ใชก้ ระดาษตราครุฑ จดั ทำตามแบบที่ ๖ ทา้ ยระเบยี บ



หนงั สอื ประ ใหใ้ ช้ตามแบบท่ีกำหนดไวใ้ น กำหนดแบบไว้โดยเฉพาะ มี ๓ ชนดิ ได้แก่ ประกาศ แ

ะชาสมั พันธ์ นระเบยี บน้ี เว้นแต่จะมีกฎหมาย แถลงการณ์ และขา่ ว

ประกาศ บรรดาข้อความที่ทางราชการ ประกาศหรือชแ้ี จงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏบิ ัติ ใชก้ ระดาษตราครฑุ จดั ทำตามแบบที่ ๗ ทา้ ยระเบยี บ



แถลงการณ์ บรรดาขอ้ ความทท่ี างราชการ แถลงเพ่อื ทำความเขา้ ใจใน กจิ การของทางราชการ หรือ เหตุการณ์ หรือกรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยทัว่ กัน ใชก้ ระดาษตราครุฑ จดั ทำตามแบบท่ี ๘ ทา้ ยระเบยี บ



ขา่ ว บรรดาขอ้ ความท่ที างราชการ เห็นสมควรเผยแพร่ใหท้ ราบ ใช้กระดาษตราครุฑ จดั ทำตามแบบท่ี ๙ ทา้ ยระเบยี บ อาจจดั ทำแบบขา่ วโดยมีรปู แบบ แตกตา่ งไปจากแบบทกี่ ำหนดได้ โดยมีสาระสำคัญของหวั ขอ้ ขา่ ว ตามท่รี ะเบยี บกำหนด



หนังสือท่ีเจา้ หรือรบั ไว้เปน็ หล คอื หนังสอื ท่ีทางราชการทำขนึ้ นอกจ ทห่ี นว่ ยงานอน่ื ใดซงึ่ มิใชส่ ว่ นราชการ และส่วนราชการรบั ไว้เปน็ หลกั ฐานข มี ๔ ชนดิ ไดแ้ ก่ คือ หนังสอื รบั รอง ร

าหนา้ ที่ทำข้ึน ลกั ฐานในราชการ จากทก่ี ล่าวมาแลว้ ข้างตน้ หรอื หนงั สอื หรอื บคุ คลภายนอกมมี าถงึ สว่ นราชการ ของทางราชการ รายงานการประชมุ บนั ทึก และหนังสอื อ่นื

หนังสือรับรอง หนังสอื ท่สี ว่ นราชการออกใหเ้ พอ่ื รับรอง แก่บุคคล นติ ิบคุ คลหรอื หน่วยงาน เพื่อวัตถปุ ระสงคอ์ ยา่ งหนึ่งอยา่ งใด ใหป้ รากฏแกบ่ ุคคลโดยทว่ั ไปไมจ่ ำเพาะ เจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ จดั ทำตามแบบท่ี ๑๐ ท้ายระเบยี บ



รายงานการประชมุ การบนั ทกึ ความคดิ เหน็ ของผูม้ าประชมุ ผเู้ ขา้ ร่วมประชุม และมตขิ องทป่ี ระชมุ ไวเ้ ปน็ หลักฐาน จดั ทำตามแบบที่ ๑๑ ทา้ ยระเบียบ



รายงานกา รายงานการประชมุ ....... ครั้งท.ี่ ..... เมอื่ ................. ณ ....................

ารประชมุ .................................... ............... ๑/๒๕๕๗ .....................๒..๐. ๕ - ๑/๒๕๕๗ .........................

ผมู้ าประชมุ ให้ลงช่ือและหรอื ตำแหนง่ ของผ้ไู ด้รบั แต่งต้งั เป ๑. นาย...................... (ตำแหนง่ )............ ๒. นางสาว................ (ตำแหน่ง)............ ๓. นาง....................... ผู้แทน.................. (ตำแหนง่ )........... แทนผแู้ ทน........... ผู้ไมม่ าประชมุ ให้ลงชอ่ื และหรือตำแหนง่ ของผ้ไู ดร้ บั แต่งตั้งเป ใหท้ ราบวา่ เปน็ ผแู้ ทนจากหนว่ ยงานใด พร้อมท้ัง ๑. นาย...................... (ตำแหนง่ ).......... ๒. นางสาว................ (ตำแหน่ง).......... ผ้แู ทน................

ป็นคณะทปี่ ระชุม ซงึ่ มาประชุม .......... ประธานกรรมการ .......... กรรมการ .......... กรรมการ ............ ............ ป็นคณะท่ปี ระชุม ซงึ่ มิไดม้ าประชมุ โดยระบุ งเหตผุ ล ถา้ หากทราบด้วยก็ได้ ............ ติดราชการ ลาประชมุ ............ .............

ผ้เู ข้ารว่ มประชมุ ให้ลงชื่อและหรือตำแหนง่ ของผู้ทิี่มไิ ด้รับแ ประชุม และหนว่ ยงานทส่ี งั กัด ถา้ มี ๑. นางสาว.................... (ต ๒. นาง........................... (ห เจ เร่มิ ประชุมเวลา เรม่ิ ป

แต่งต้งั เปน็ คณะทปี่ ระชุม ซ่งึ ไดเ้ ขา้ ร่วม ตำแหน่ง).................... หน่วยงาน).................. จ้าหนา้ ท่ี.................... ประชมุ เวลา ๐๙.๐๐ น.

(ขอ้ ความ)............................... ใหบ้ นั ทึกขอ้ ความท่ีประชมุ โดยปกตใิ เร่อื งท่ปี ระชุมกับมติหรือขอ้ สรุปของทป่ี ระช ระเบยี บวาระท่ี ๑ เรื่องประธา ระเบยี บวาระที่ ๒ เรื่องการรับ ระเบียบวาระที่ ๓ เรื่องที่เสนอ ระเบยี บวาระท่ี ๔ เรื่องท่เี สนอ ระเบียบวาระที่ ๕ เรอื่ งอนื่ ๆ

....................................... ใหเ้ รม่ิ ดว้ ยประธานกลา่ วเปดิ ประชมุ และ ชมุ ในแตล่ ะเรื่องประกอบด้วยหวั ข้อ ดงั น้ี านแจง้ ใหท้ ีป่ ระชุมทราบ บรองรายงานการประชมุ อใหท้ ่ีประชุมทราบ อให้ที่ประชุมพจิ ารณา (ถา้ ม)ี

เลกิ ประชมุ เวลา เลกิ ป ผู้จดรายงานการประชมุ (ลงชื่อ) ( กรรมการและเลขานกุ า

ประชมุ เวลา ๑๒.๐๐ น. (……………………………….……) าร (ตำแหน่ง) เลขานุการ ผูจ้ ดรายงานการประชมุ

การจดรายงา ๑. จดละเอยี ดทกุ คำพูดขอ ทุกคน พร้อมดว้ ยมติ ๒. จดย่อคำพูดท่เี ปน็ ประเ ผู้เขา้ ร่วมประชุม อันเป็นเหตุผลนำไ ๓. จดแตเ่ หตุผลกับมติขอ

านการประชมุ องกรรมการ หรอื ผู้เขา้ ร่วมประชมุ เดน็ สำคัญของกรรมการหรอื ไปส่มู ติของท่ปี ระชมุ พรอ้ มด้วยมติ องท่ปี ระชุม

การรบั รองรายง ๑. รบั รองในการประชมุ ครั้งนน้ั ใช้สำหรบั กรณีเร่ืองเรง่ ดว่ น ใหป้ ระธ ให้ทปี่ ระชุมพจิ ารณารบั รอง ๒. รบั รองในการประชุมคร้ังต่อไ ประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงาน รบั รอง ๓. รับรองโดยการแจง้ เวยี น ใช้ในกรณีทไ่ี มม่ กี ารประชุมคร้งั ต่อไป หรอื มรี ะยะเวลาหา่ งจากการประชมุ ครง้ั นนั้ มาก ในคณะกรรมการพจิ ารณารบั รอง ภายในระยะ

งานการประชมุ ธานหรือเลขานกุ ารของทีป่ ระชุมอ่านสรปุ มติ ไป นการประชมุ ครั้งทีแ่ ลว้ มาใหท้ ีป่ ระชมุ พจิ ารณา ป หรือมีแตย่ งั กำหนดเวลาประชมุ ครงั้ ตอ่ ไปไม่ได้ ใหเ้ ลขานกุ ารสง่ รายงานการประชมุ ไปใหบ้ คุ คล ะเวลาทก่ี ำหนด

บัน บันทกึ คือ ขอ้ ความซึ่งผู้ใตบ้ งั คบั บญั ชา ผู้บงั คบั บญั ชาสง่ั การแก่ผใู้ ต ขอ้ ความซ่งึ เจา้ หนา้ ที่หรือหน ราชการระดบั กรมติดต่อกันใ โดยปกตใิ หใ้ ช้กระดาษบันทกึ ขอ้

นทึก าเสนอต่อผู้บงั คบั บัญชา หรอื ตบ้ งั คับบญั ชา หรือ น่วยงานระดบั ต่ำกว่าสว่ น ในการปฏิบัตริ าชการ อความ

หัวขอ้ ขอ บนั ทกึ ใหม้ หี ัวขอ้ ดังตอ่ ไปนี้ ๑. ชอ่ื หรือตำแหน่งทบ่ี ันทกึ ถึง โดยใช้คำข้ึนต้นตามท่ีกำหนดไว ๒. สาระสำคญั ของเร่อื ง ใหล้ งใจความของเรื่องทบี่ ันทกึ ๓. ชอ่ื และตำแหนง่ ใหล้ งลายมือช่อื และตำแหนง่ ข บันทกึ ข้อความ ใหล้ งวัน เดอื น

องบนั ทกึ ว้ในภาคผนวก ๒ กถ้ามีเอกสารประกอบกใ็ หร้ ะบไุ ว้ด้วย ของผบู้ นั ทึก และในกรณที ไ่ี มใ่ ช้กระดาษ- น ปี ท่ีบนั ทึกไว้ด้วย

บันท สว่ นราชการ…..………………………………………สก… ท่…ี .น.…ร…๐…๑…๐…๖…/๔…๕…๖…๗…...…...……............………. เรือ่ ง….ค.…ำอ…ธ…ิบ…าย…ก…า…รพ…มิ …พ…์ห…น…งั ส…อื …ร…าช…ก…า…รภ…า…ษ…า และตวั อยา่ งการพมิ พ์ เรยี น ปนร. ผา่ น ร.ปนร. (.............................) (ขอ้ ความ) …………………………… ……………………………………………………………………

ทึกข้อความ ก…ร…. …โ…ทร…..๒…๖…๓……………..……….....................…………. ...วันท.่ี .…๓...๐.....พ...ฤ..ศ..จ...ิก..า…ย…น…๒…๕…๕…๓…..………………… …าไ…ท…ยด…ว้ …ย…โป…ร…แ…กร…ม…ก…าร…พ…ิม…พ…ใ์ น..เ.ค...ร.ื่อ...ง..ค..อ..ม...พ..วิ...เ…ตอ…ร…์ . ) …..….……………………………………………..………………. ……………………………………………………………………… (………………………..) ผอ.สกร.

หนงั ส หนังสอื อ่ืน คอื หนงั สือหรือเอกสารอื่นใดท่ีเก เพ่ือเป็นหลกั ฐานในราชการ รวมถงึ ภาพถ่าย ฟลิ ์ม แถบบันทกึ เสียง แถบ หรอื หนงั สอื ของบคุ คลภายนอก ทยี่ นื่ ตอ่ เจา้ หน ของทางราชการแลว้ มรี ปู แบบตามทกี่ ระทรวง เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องใหท้ ำต สญั ญา หลกั ฐานการสบื สวนและสอบสวน แ ส่อื กลางบนั ทึกขอ้ มลู ดงั กลา่ วข้างตน้ หมายค อุปกรณท์ างอิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผน่ บันทึก แผน่ ซีด-ี อา่ นอย่างเดียว หรอื แผน่ ดจิ ทิ ัลอเนก

สืออ่ืน กดิ ขนึ้ เนอ่ื งจากการปฏบิ ตั งิ านของเจ้าหน้าที่ บบันทกึ ภาพ และส่อื กลางบันทกึ ข้อมูลดว้ ย นา้ ท่ี และเจา้ หนา้ ทีไ่ ดร้ บั เขา้ ทะเบยี นรบั หนงั สอื ทบวง กรม จะกำหนดขน้ึ ใชต้ ามความเหมาะสม ตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง และคำรอ้ ง เปน็ ตน้ ความถึง สื่อใด ๆ ทีอ่ าจใชบ้ นั ทึกข้อมลู ได้ด้วย กขอ้ มลู เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก กประสงค์ เป็นต้น

การพมิ พห์ น พมิ พไ์ มต่ ก ตวั การันต์