คู่มือปฏิบัติงานธุรการ

นงั สือราชการ มีความร้ใู นตวั สะกด ตวั ยอ่

การพิมพห์ น การพิมพห์ นงั สอื ราชการท่ีต้องใช ๑ หนา้ หน้าต่อไปใหใ้ ชก้ ระดาษไมม่ ีตราครฑุ กบั แผ่นแรก การพิมพ์หนงั สอื ที่มหี ลายหนา้ ต กระดาษไวร้ ะหว่างเครื่องหมายยัติภังค์ ( - ) -๑ ……………………………………………………… ……………………………………………….

นงั สอื ราชการ ชก้ ระดาษตราครุฑ ถา้ มีข้อความมากกวา่ ฑ แต่ให้มีคณุ ภาพเชน่ เดียวหรอื ใกล้เคียง ตอ้ งพิมพเ์ ลขหนา้ โดยใหพ้ ิมพ์ตวั เลขหน้า ) ท่ีกึ่งกลางดา้ นบนของกระดาษ ๑- ………………………………………………..

การพิมพห์ น ถา้ คำสดุ ท้ายของบรรทดั มีหลาย เดียวกันได้ ให้ใชเ้ ครอ่ื งหมายยตั ภิ ังค์ ( - ) -๒ …………………………………………………… อิสรยิ าภรณ.์ ............. ……………………………………..……………… สำนักนายกรฐั มนตรี…………………………

นังสือราชการ ยพยางค์ ไม่สามารถพิมพจ์ บคำในบรรทัด ) ระหว่างพยางค์ ๒- …………………….…………… เครอ่ื งราช- ………………..………….สำนักงานปลัด- ……..

การพมิ พ์หน การพมิ พ์หนงั สอื ทมี่ ีความสำคญั แ ของขอ้ ความทจี่ ะยกไปพมิ พห์ นา้ ใหมไ่ วด้ า้ นล … (จุด ๓ จดุ ) โดยปกติใหม้ ใี หเ้ ว้นระยะห และควรจะตอ้ งมขี อ้ ความของหนังสือเหลือ กอ่ นพมิ พ์คำลงทา้ ย ……………………………………..…………………… …………………………………………………………

นงั สอื ราชการ และมจี ำนวนหลายหนา้ ใหพ้ มิ พค์ ำตอ่ เน่อื ง ลา่ งทางมมุ ขวาของหนา้ นน้ั ๆ แลว้ ตามดว้ ย หา่ งจากบรรทัดสุดท้าย ๓ ระยะบรรทัดพมิ พ์ อไปพิมพ์ในหน้าสุดท้ายอยา่ งนอ้ ย ๒ บรรทดั …………..…………….……………………………… ………………………….………………………………. สำนักนายกรัฐมนตรี...

การกำหนดตวั เลขส ๒.๕ ซม. ๑. ๑.๑ ๑.๑.๑ ๑.๑.๑.๑ ๑.๑.๑.๑ (๑) ๑.๑.๑ การจำแนกหวั ข้อช่วงที่ ๑ การจำแนกหัวข้อช่วง

สำหรับใช้เป็นหัวข้อ ๑.๑ (๑.๑) ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑) ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) ฯลฯ งท่ี ๒

การเวน้ การเวน้ วรรคโดยท่ัวไปเวน้ ๒ การเว้นวรรคระหว่างหวั ขอ้ เร การเวน้ วรรคในเน้ือหา เร่ืองที่พมิ พ์มเี นือ้ หาเด เรื่องท่พี ิมพม์ ีเนื้อหาตา่

นวรรค ๒ จงั หวะเคาะ รอ่ื งกบั เรื่อง ให้เวน้ ๒ จงั หวะเคาะ ดียวกัน ใหเ้ วน้ ๑ จังหวะเคาะ างกัน ให้เว้น ๒ จังหวะเคาะ

๒ จงั หวะเคาะ เรอื่ ง ขอเชิญประชมุ คณะกรรมการรถราชการ คร ๒ จังหวะเคาะ เรยี น ปลดั สำนกั นายกรฐั มนตรี ๑ จงั สำนักนายกรฐั มนตรพี ิจารณาแล้วเห็นว งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๘ กำหนดให้……… ห้ามเว้นวรรค ด้วยสำนักนายกรฐั มนตรีพจิ ารณาเหน็ สม ตามหนงั สอื ทอี่ า้ งถงึ สำนกั นายกรฐั มนตร โดยเห็นสมควรให้ใชค้ ำข้ึนตน้ สรรพนาม คำลงท้า ความละเอยี ดแจง้ แลว้ นน้ั ๒ จงั หวะเคาะ

ร้งั ที่ ๑/๒๕๕๗ งหวะเคาะ ว่า ตามระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรีวา่ ด้วย ….. มควรใหม้ ีหลกั เกณฑ์และวิธปี ฏิบัตใิ นการ....... รไี ดแ้ จง้ การแกไ้ ขเพมิ่ เตมิ ภาคผนวก ๒ ขอ้ ๓.๑ ายในหนงั สอื ราชการ......................................

การเวน้ ข้อใดเวน้ วร ก. ที่ นร ๐๑๐๖/๑๒๓๔ ข. ท่ี นร๐๑๐๖/๑๒๓๔ ค. ที่ นร ๐๑๐๖/ ๑๒๓๔

นวรรค รรคได้ถกู ต้อง ก. ที่ นร ๐๑๐๖/ ว๑๒๓๔ ข. ท่ี นร ๐๑๐๖/ว ๑๒๓๔ ค. ที่ นร ๐๑๐๖/ ว ๑๒๓๔

๓ ซม. ประมาณ ที่ นร ๐๑๐๖/๑๒๓๔๕ ๓ ซม. เรื่อง …………………………………………………………………..…………………. (คำขนึ้ ต้น) ………………………….....................…… อา้ งถึง (ถา้ ม)ี ……………………………………………………………………………………. สิ่งทสี่ ง่ มาด้วย (ถา้ ม)ี ………………………………………………………………………… (ภาคเหตุ) ……….…………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… (ภาคความประสงค์) ………………………………………..….… ………………………………………………………………………………………………………… (ภาคสรปุ ) ………………………………………..….……………… (…… ป สำนกั งานปลัดสำนกั นายกรฐั มนตรี สำนกั กฎหมายและระเบียบกลาง โทร. ๐ ๒๒๘๒ ๒๖๙๔ โทรสาร ๐ ๒๒๘๒ ๗๘๙๖

ณ ๑.๕ ซม. ๒ ซม. ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๐ สำนกั นายกรัฐมนตรี ทำเนียบรฐั บาล กทม. ๑๐๓๐๐ . ……………. …………………………………….......................................................………………….….. ………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………….......................................................………………….….. ……………………………………………………………. ………………………………………….…………….….. ขอแสดงความนับถอื ……………………………………….) ปลดั สำนกั นายกรฐั มนตรี

๓ ซม. ประมา ตวั หนา บนั ทึก ขนาด ๒๐ สว่ นราชการ..ส…ำ…น…กั …น…าย…ก…ร…ัฐม…น…ต…ร…ี …ส…ำน…ัก…ง…าน… พอยด์ ท…ี่ .น.…ร…๐…๑…๐…๖…/ว……๒…๐…๒…๐…………………..........….... เรอ่ื ง..…ค…ำอ…ธ…บิ …า…ยก…า…ร…พ…ิม…พ…์ห…น…ังส…ือ…ร…าช…ก…า…รภ…า…ษ…า และตัวอยา่ งการพิมพ์ เรยี น ……….…………………………………………………… ๒.๕ ซม. (ข้อความ) ……………………………..… ………………………………………………………………………

าณ ๑.๕ ซม. ๒ ซม. กขอ้ ความ ตัวหนาขนาด ๒๙ พอยด์ น…ป…ล…ัด…ส…ำ…น…ักน…า…ย…ก…รัฐ…ม…น…ต…รี…โ…ท…ร…. ๐……๒…๒..๘..๒.....๒..๖...๙...๔....... .วันที่.…๓…๐……พ…ฤ…ศ…จ…ิก.า.…ยน……๒…๕…๕…๓………………….............. …า…ไท…ย…ด…้ว…ยโ…ป…ร…แก…ร…ม…ก…าร…พ…ิม…พ…์ใ…น…เค..ร..อื่ ..ง..ค..อ...ม...พ...วิ ..เ.ต...อ.…ร์…… ……………………………….….. ….………………………………………………………………….….….. …………………………………………….…………………………..…… (ลงช่อื ) (…………………………………….) ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี

ประมาณ ๓ ซม. ท่ี ……………………………….. ถึง ………………………………………..………………… ๒.๕ ซม. (ขอ้ ความ) ……….………………………… ………………………………………………………………………………… ๑ (สว่ นราชการเจา้ ของเรอ่ื ง) โทร. ……………………. โทรสาร ……………………..

ณ ๑.๕ ซม. ๒ ซม. ………………………………………………………………………………….….. ……………………………………………………………………………………. สำนกั นายกรฐั มนตรี ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๐ ลงชือ่ ยอ่ กำกบั ตรา

สำเ สำเนา คอื เอกสารทจ่ี ัดทำ ทำจากต้นฉบบั สำเนาคู่ฉบ แบ่งออกเปน็ ๒ ประเภท

เนา ำขึน้ เหมือนกบั ตน้ ฉบบั ไมว่ ่าจะ บับ หรอื จากสำเนาอกี ชน้ั หน่ึง คอื สำเนาคู่ฉบับ และสำเนา

สำเนา เป็นสำเนาทีจ่ ัดทำพรอ้ มกบั ตน้ ฉ ผ้ลู งลายมือชอ่ื ในตน้ ฉบับจะลงล และให้ผรู้ ่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจ ไวท้ ี่ข้างทา้ ยขอบลา่ งดา้ นขวา ตรวจ/ ……………………… รา่ ง/ ………………………… พิมพ์/ ……………………… ชอื่ แฟ้ม/ ………….………

าคู่ฉบับ ฉบบั และเหมอื นต้นฉบับ ลายมอื ช่อื หรอื ลายมอื ชอ่ื ย่อไว้ จลงลายมือช่ือ หรือลายมือช่ือย่อ ตรวจ/ - ร.ปนร./หน.ผต.นร. ………………. - ผอ.สำนัก/กอง …………………….. ….. - ผอ.ส่วน ………………………………. ….. รา่ ง/ …………………………………….……….. …… พิมพ/์ …………………………………..……….. ……. ช่อื แฟ้ม/ ……………………………….……..…

ที่ ………………….. เรอื่ ง …………………………………………………………………..………… (คำข้ึนต้น) ……………………………… อ้างถงึ (ถา้ ม)ี ………………………………………………………………… สง่ิ ท่สี ง่ มาด้วย (ถ้ามี) ……………………………………………………… (ขอ้ ความ) ……….……………………………… ……………………………………………………………………………………… (ลงชอ่ื ) (สว่ นราชการเจา้ ของเร่ือง) โทร. ……………………. โทรสาร …………………….. สำเนาส่ง (ถ้าม)ี

(สว่ นราชการเจ้าของหนังสือ) (ท่ตี ัง้ ) (วนั เดอื น ป)ี …………. ……………………. ………………………………. ……………………………………………………………………………………….….. …………………………………………………………………………………………. (คำลงทา้ ย) (พมิ พช์ อ่ื เต็ม) ตรวจ/ (ตำแหน่ง) - ร.ปนร./หน.ผต.นร. …..……………. - ผอ.สำนัก/กอง …..………………….. - ผอ.สว่ น .………………………………. ร่าง/...……….…………………………………….. พิมพ์/....…….…………………………………….. ช่ือแฟม้ /…....…………………………………..…

ส่วนราชการ ………ส…ำน…กั …น…า…ย…กร…ฐั …ม…น…ต…รี…ส…ำ…น…กั …ง…าน… ที่ …น…ร…๐…๑…๐…๖…/ว……๒๐…๒…๐…………………………………….. ว เร่ือง ……ค…ำอ…ธ…บิ …า…ย…ก…าร…พ…มิ …พ…์ห…น…ัง…ส…ือร…า…ช…ก…าร…ภ…า…ษ…า และตวั อยา่ งการพิมพ์ เรียน ……….……………………………………………………… (ขอ้ ความ) ……………….................... ………………………………………………………………………

น…ป…ล…ดั …ส…ำ…น…กั น…า…ย…ก…ร…ัฐม…น…ต…ร…ี …โท…ร….…๐…๒…๒…๘..…๒…๒…๖…๙…๔……. วนั ท่ี ……๓…๐……พ…ฤศ…จ…กิ ..า…ย…น……๒…๕…๕…๓……………………………… …าไ…ท…ย…ด…้ว…ยโ…ป…ร…แ…กร…ม…ก…า…รพ…มิ…พ…์ใ…น…เค…ร…ื่อ…ง…คอ…ม…พ…ิว…เ…ตอ…ร…์ …. …………………………….….. ......……………..….……………………………………………….... …..…………………………………………………………………..…… (ลงชอ่ื ) (พิมพ์ช่ือเตม็ ) ตำแหน่ง ตรวจ/ - ร.ปนร./หน.ผต.นร. …..……………. - ผอ.สำนัก/กอง …..………………….. - ผอ.ส่วน .………………………………. ร่าง/...……….…………………………………….. พิมพ์/....…….…………………………………….. ช่อื แฟ้ม/…....…………………………………..…

ชน้ั ความเรว็ (ถา้ มี) ที่ ……………………………….. ถงึ ………………………………………..………………… (ข้อความ) ……….………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… (สว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ ง) (โทร. หรอื ทต่ี งั้ )

………………………………………………………………………………….….. ………………………………………………………………….……………………. ………………………………………………………………….……………………. สำนกั นายกรัฐมนตรี ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๐ ลงช่ือย่อกำกับตรา ตรวจ/.……………….……….. รา่ ง/….……………….……….. พมิ พ์/.………………….……… ชื่อแฟ้ม/….………….….…….

สำเนา เปน็ สำเนาทส่ี ว่ นราชการหรอื เจา้ หนา้ ทจ่ี ดั ทำขนึ้ สำเนานอ้ี าจทำขนึ้ ดว้ ยการถา่ ย คดั อดั สำเนา หรือด้วยวิธีการอนื่ ใด สำเนาชนิดนี้โดยปกติ ต้องมีการรับรอง การรบั รองสำเนาให้มีคำรับรองว่า “สำเนา ถกู ต้อง” และให้เจา้ หน้าที่ตั้งแต่ระดับ ๒ หรือเทยี บเท่าขึ้นไป ซึง่ เป็นเจา้ ของเรอื่ งทที่ ำ สำเนานนั้ ขน้ึ ลงลายมอื ชอื่ รบั รอง พร้อมท้งั ลงช่ือตวั บรรจง ตำแหน่ง และวนั เดือน ปี ทรี่ ับรอง โดยปกติใหม้ คี ำวา่ “สำเนา” ไวท้ กี่ งึ่ กลางหนา้ เหนือบรรทัดแรกของสำเนาหนงั สือดว้ ย

สำเนา สำเนาถูกต้อง สพุ ิชฌาย์ กลน่ิ หอม (นางสาวสุพิชฌาย์ กลิ่นหอม) นิตกิ รชำนาญการ ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๐

การรับห หนังสอื รบั คอื หนงั สอื ท่ไี

หนังสือ ได้รบั เขา้ มาจากภายนอก

การรบั ห จดั ลำดบั ความสำคัญและ เพ่อื ดำเนนิ ก ให้ผู้เปิดซองตรวจเอก หากไม่ถกู ต้องใหต้ ดิ ตอ่ ถูกต ส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง หรอื หน่วยงานท่ีออกหนังสือ ประทบั ตรา เพ่ือดำเนินการให้ถูกต้อง

หนังสอื ะความเรง่ ดว่ นของหนงั สอื การก่อนหลัง กสารวา่ ถูกตอ้ งหรอื ไม่ ตอ้ ง บันทกึ ขอ้ บกพรอ่ ง ไว้เป็นหลกั ฐาน ารบั หนังสือ

ประทบั ตรารับหนงั สือตามแบบท ท้ายระเบยี บ ที่มมุ บนดา้ นขวาของห ลงทะเบยี น ในทะเบียนรบั หนงั สือตา จัดแยกหนังสอื ทลี่ งทะเบยี นรับ แลว้ ส

ที่ ๑๒ (ชอ่ื ส่วนราชการ) หนังสอื เลขรับ........................................ วนั ท.ี่ .......................................... เวลา…………………………..………… นรบั หนงั สอื ามแบบท่ี ๑๓ ท้ายระเบยี บ สง่ ให้สว่ นราชการทเ่ี กี่ยวขอ้ งดำเนนิ การ

การส่งห หนังสือสง่ คือ หนงั สอื

หนังสือ อท่ีสง่ ออกไปภายนอก

การส่งห ให้เจา้ ของเรื่องตรวจสอบความเรียบรอ้ ใหค้ รบถ้วน แล้วส่งเรื่องใหเ้ จ้าหนา้ ท่ีขอ เมอ่ื เจ้าหน้าทขี่ องหน่วยงานสารบรรณกล ในทะเบียนหนงั สือ ลงเลขท่ี และวัน เดือน ปี ในหนงั สือท่จี ะ ใหต้ รงกับเลขทะเบียนหนังสอื สง่ แล

หนังสอื อยของหนงั สอื รวมทัง้ ส่งิ ของที่จะสง่ ไป องหนว่ ยงานสารบรรณกลางเพอ่ื ส่งออก ลางไดร้ บั เร่อื งแล้วให้ลงทะเบียนสง่ หนงั สอื อสง่ ตามแบบที่ ๑๔ ะส่งออก ทัง้ ในตน้ ฉบับ และสำเนาคฉู่ บับ ละวัน เดอื น ปี ในทะเบียนหนงั สือส่ง

ก่อนบรรจซุ อง ให้เจ้าหนา้ ทขี่ องหนว่ ยงา ของหนังสอื ตลอดจนสิง่ ที่ส่งไป ส่งหน กรณที ่ีส่วนราชการเปน็ ผูจ้ ัดสง่ หนังส ผูส้ ่งตอ้ งให้ผูร้ ับลงลายมอื ช่ือในสมุดส่งหน ใบรบั หนงั สือ แล้วแต่กรณี หากเปน็ ใบร ให้นำมาผนกึ ไวก้ บั สำเนาค่ฉู บับ กรณที ีส่ ว่ ให ท่ีก

านสารบรรณกลางตรวจความเรยี บร้อย ปด้วยอีกครัง้ หนง่ึ แล้วปิดผนกึ นงั สอื สือเอง นังสือ หรอื รบั หนังสอื วนราชการจดั สง่ หนงั สอื โดยทางไปรษณยี ์ ห้ถอื ปฏิบตั ิตามระเบียบหรอื วิธกี าร การสอ่ื สารแหง่ ประเทศไทยกำหนด

สมดุ สง่ หนงั สอื แ

และใบรับหนงั สอื

การจ่าหนา้ ซองกรณีที่สว่ น (ชนั้ ความเรว็ ) (ส่วนราชการทอี่ อกหนังสอื ) ที่ คำขึ้นต้น ชือ่ หรือ สถานท ที่ตัง้ รหสั ไป

นราชการจดั สง่ หนงั สอื เอง อตำแหนง่ ของผูร้ ับ ที่ ปรษณีย์

การจ่าหนา้ ซองกรณที ่สี ่วนราชกา 40 mm. (ช้นั ความเรว็ ) 20 mm. (สว่ นราชการท่อี อกหนังสอื ) (ท่ีตั้ง) ท่ี คำขึ้นต้น ชือ่ สถ ท่ตี รห เว้น