หน่วยที่ 5

คอมพิวเตอร์เพ่ืองานอาชพี (2001-0001)   บทที การใช้โปรแกรมตารางงาน วิไลวรรณ ศรแี สงอ่อน แผนกวิชาคอมพิวเตอรธ์ รุ กิจ วิทยาลยั เทคนิคลพบรุ ี หน่วยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พื่องานอาชีพ (2001-0001) 258 สาระการเรียนรู้ 1. ความหมาย คุณลกั ษณะ และประโยชนข์ องโปรแกรมตารางทาํ การ 2. การสร้างสมุดงาน (Workbook) โดยการใชโ้ ปรแกรมตารางทาํ การ 3. การจดั การสมุดงาน 4. การจดั การเก่ียวกบั สูตร 5. การสร้างแผนภูมิ 6. การพิมพต์ ารางออกทางเคร่ืองพมิ พ์ แนวคดิ โปรแกรมตารางทาํ การเป็ นโปรแกรมที่นิยมใชใ้ นธุรกิจต่าง ๆ เพราะโปรแกรมตาราง ทาํ การเป็นโปรแกรมที่มีจุดเด่นในการทาํ งานดา้ นคาํ นวณ ต้งั แต่การคาํ นวณอยา่ งง่ายไปจนถึงการ คาํ นวณที่ซบั ซอ้ นเปรียบเสมือนเครื่องคิดเลขที่มีตารางคาํ นวณขนาดใหญ่ การใชส้ ูตรและฟังกช์ น่ั วิเคราะห์ขอ้ มูลดา้ นต่าง ๆ ทางดา้ นสถิติและดา้ นการเงิน โดยสามารถสร้างแผนภูมิประกอบการ นาํ เสนอขอ้ มูล และการพมิ พง์ านในรูปแบบของตาราง จุดประสงค์การเรียนรู้ เม่ือศึกษาหน่วยท่ี 5 จบแลว้ ผเู้ รียนสามารถ 1. อธิบายความหมาย คุณลกั ษณะ และประโยชน์ของโปรแกรมตารางทาํ การ 2. สร้างสมุดงานโดยการใชโ้ ปรแกรมตารางทาํ การได้ 3. จดั การกบั สมดุ งานได้ 4. จดั การเกี่ยวกบั กบั สูตรได้ 5. สร้างแผนภูมิได้ 6. พิมพต์ ารางออกทางเครื่องพมิ พไ์ ด้ หน่วยที่ 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอร์เพื่องานอาชีพ (2001-0001) 259 แบบทดสอบกอ่ นเรียน หนว่ ยที่ 5 คาํ ชี้แจง จงทาํ เคร่อื งหมายกากบาท ( X ) ลงหน้าขอ้ ทีถ่ กู ตอ้ งที่สุดเพยี งข้อเดยี วในกระดาษคาํ ตอบ 1. ขอ้ ใดคือคุณสมบตั ิท่ีสาํ คญั ของโปรแกรมไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศเอก็ เซล ก. เป็นโปรแกรมท่ีใชใ้ นการพิมพง์ าน ข. เป็นโปรแกรมที่ใชใ้ นการออกแบบรูปภาพต่าง ๆ ค. เป็นโปรแกรมที่ช่วยในการตกแต่งภาพและตวั อกั ษรไดด้ ี ง. เป็นโปรแกรมท่ีจดั การขอ้ มูลในตารางไดเ้ ป็นอยา่ งดี 2. สมชายตอ้ งการบนั ทึกขอ้ มูล สามารถทาํ ไดโ้ ดย ก. คลิกท่ี ข. คลิกที่ ป่ ุมออฟฟิ ศ --> สร้าง ค. คลิกที่ป่ ุม Ctrl + D ง. สมชายสามารถทาํ ไดท้ ้งั 3 วธิ ี 3. ขอ้ มูลประเภทขอ้ ความ ปกติจะอยสู่ ่วนใดของเซลลท์ ่ีป้อน ก. ชิดขวา ข. ขวาล่าง ค. กลางเซลล์ ง. ชิดซา้ ย 4. ป่ ุมคาํ สง่ั คือการจดั ขอ้ ความแบบใด ก. การผสานและจดั ก่ึงกลางเซลล์ ข. การจดั ชิดซา้ ยของเซลล์ ค. การจดั ก่ึงกลางเซลล์ ง. การจดั ชิดขวาเซลล์ 5. การพิมพส์ ูตร ตอ้ งเร่ิมตน้ ดว้ ยเครื่องหมายใด ก. * ข. # ค. = ง. / หนว่ ยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอรเ์ พ่ืองานอาชพี (2001-0001) 260 6. ขอ้ ใดเป็นผลลพั ธท์ ี่ไดจ้ ากการคาํ นวณ 5*2+(8/2) ก. 9 ข. 10 ค. 12 ง. 14 7. คาํ สง่ั ใด คือคาํ สง่ั ในการหาคา่ ผลรวม ก. STDEV ข. SUM ค. MIN ง. MAX 8. ป่ ุม ใชเ้ พ่ืออะไร ก. สร้างแฟ้มขอ้ มูลใหม่ ข. สร้างแผนภูมิแท่ง ค. สร้างแผนภูมิคอลมั น์ ง. สร้างแผนภูมิพ้ืนที่ 9. การกาํ หนดค่าตวั เลขบนแท่งแผนภูมิ คือขอ้ ใด ก. คลิกท่ีแทบ็ เคา้ โครง --> ป้ายชื่อขอ้ มูล ข. คลิกที่แทบ็ เคา้ โครง --> ชื่อตารางแผนภูมิ ค. คลิกที่แทบ็ เคา้ โครง --> คาํ อธิบายแผนภูมิ ง. คลิกท่ีแทบ็ เคา้ โครง --> ชื่อแผนภูมิ 10. ป่ ุม ช่วยจดั การเอกสารดา้ นใด ก. การสง่ั พิมพส์ มุดงาน ข. แสดงการยอ่ เอกสาร ค. แสดงการขยายเอกสาร ง. แสดงตวั อยา่ งก่อนพิมพ์ คะแนนเตม็ 10 ทาํ ได้ .....................คะแนน หนว่ ยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอรเ์ พื่องานอาชพี (2001-0001) 261 การวัดและประเมินผล แบบทดสอบกอ่ นเรียน หน่วยท่ี 5 เกณฑ์การให้คะแนน ตอบถูก ไดข้ อ้ ละ 1 คะแนน เกณฑ์การประเมนิ ผล ระดบั คุณภาพ คะแนนทไ่ี ด้ ดีมาก ทาํ แบบทดสอบ ไดค้ ะแนน 9 – 10 คะแนน ดี ทาํ แบบทดสอบ ไดค้ ะแนน 7 – 8 คะแนน พอใ ช้ ทาํ แบบทดสอบ ไดค้ ะแนน 5 – 6 คะแนน ปรับปรุง ทาํ แบบทดสอบ ไดค้ ะแนนนอ้ ยกวา่ 5 คะแนน หนว่ ยท่ี 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอร์เพ่ืองานอาชีพ (2001-0001) 262 1. การความหมาย คุณลกั ษณะ และประโยชน์ของโปรแกรมตารางทาํ การ 1.1 ความหมายของโปรแกรมตารางทาํ การ ตารางทําการ หรือ สเปรดชีต (Spreadsheet) เป็ นลักษณะขอ้ มูลที่มีการจัดเรียงใน ลกั ษณะตารางสี่เหลี่ยม ท่ีใชใ้ นการคาํ นวณเป็ นหลกั และบางคร้ังใชใ้ นการเก็บขอ้ มูล บางคนเรียก โปรแกรมน้ีว่า กระดาษทดเลขอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากตวั โปรแกรมจะมีความสามารถในการ คาํ นวณทางคณิตศาสตร์มาก โปรแกรมประเภทน้ีรุ่นแรก ๆ มีช่ือว่า วิสิแคล (VisiCalc) ต่อมาก็มี การพฒั นาให้ดีข้ึนมาเป็ น ซุปเปอร์แคล (SuperCalc) ต่อมาไดม้ ีการพฒั นาจนเป็ นที่นิยมแพร่หลาย มากคือ โลตสั 1-2-3 จนไมโครซอฟตเ์ ห็นถึงความสามารถของโปรแกรมประเภทน้ีจึงพฒั นาของ ตนเองข้ึนเป็น ไมโครซอฟตเ์ อก็ เซล โปรแกรมตารางทาํ การ มีประโยชน์กับผูค้ นทุกสาขาอาชีพ ไม่ว่าจะเป็ นบญั ชี ซ่ึง สามารถนาํ โปรแกรมตารางทาํ การ มาช่วยคาํ นวณรายรับรายจ่ายและงบการเงินได้ นักวิเคราะห์ การตลาด ที่จะนําโปรแกรมตารางทาํ การมาช่วยในการสรุปขอ้ มูลแบบสอบถามจาํ นวนมาก ๆ วิศวกรสามารถนาํ ขอ้ มูลจากการทดลองมาสร้างเป็ นแผนภูมิลงในรายงานของตนเองได้ง่าย ๆ แมก้ ระทงั่ ครูอาจารยก์ ็ยงั สามารถคาํ นวณ เกรดของนักศึกษาไดด้ ว้ ย และนอกจากที่กล่าวมาแลว้ โปรแกรมตารางทาํ การยงั สามารถประยกุ ตใ์ ชก้ บั งานอ่ืน ๆ ไดอ้ ีกมากมาย 1.2 คุณลกั ษณะของโปรแกรมตารางทาํ การ 1.2.1 สร้างและแสดงรายงานของขอ้ มูล ตวั อกั ษร และตวั เลข โดยมีความสามารถใน การจดั รูปแบบใหส้ วยงามน่าอ่าน เช่น การกาํ หนดสีพ้นื การใส่แรเงา การกาํ หนดลกั ษณะและสีของ เสน้ ตาราง การจดั วางตาํ แหน่งของตวั อกั ษร การกาํ หนดรูปแบบและสีตวั อกั ษร เป็นตน้ 1.2.2 อาํ นวยความสะดวกในดา้ นการคาํ นวณต่าง ๆ เช่น การบวก ลบ คูณ หารตวั เลข และยงั มีฟังกช์ นั ที่ใชใ้ นการคาํ นวณอีกมากมาย เช่น การหาผลรวมของตวั เลขจาํ นวนมาก การหาค่า ทางสถิติและการเงิน การหาผลลพั ธ์ของโจทยท์ างคณิตศาสตร์ เป็นตน้ 1.2.3 สร้างแผนภูมิ (Chart) ในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อใชใ้ นการแสดงและการเปรียบเทียบ ขอ้ มูลไดห้ ลายรูปแบบ เช่น แผนภูมิคอลมั น์ (Column Chart หรือ Bar Chart) แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิวงกลม (Pie Chart) ฯลฯ 1.2.4 มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help) ท่ีจะคอยช่วยให้คาํ แนะนํา ช่วยให้ผูใ้ ช้ สามารถทาํ งานไดอ้ ยา่ งสะดวกและรวดเร็ว เช่น หากเกิดปัญหาเกี่ยวกบั การใชง้ านโปรแกรม หรือ หนว่ ยที่ 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พ่ืองานอาชพี (2001-0001) 263 สงสัย เก่ียวกับวิธีการใช้งาน แทนท่ีจะต้องเปิ ดหาในหนังสือคู่มือการใช้งานของโปรแกรม กส็ ามารถขอความช่วยเหลือจากโปรแกรมไดท้ นั ที 1.2.5 มีความสามารถในการคน้ หาและแทนท่ีขอ้ มูล โดยโปรแกรมจะตอ้ งมีความ สามารถในการคน้ หาและแทนที่ขอ้ มูล เพื่อทาํ การแกไ้ ขหรือทาํ การแทนท่ีขอ้ มูลไดส้ ะดวกและ รวดเร็ว 1.2.6 มีความสามารถในการจดั เรียงลาํ ดบั ขอ้ มูล โดยเรียงแบบตามลาํ ดบั จาก A ไป Z หรือจาก 1 ไป 100 และเรียงยอ้ นกลบั จาก Z ไปหา A หรือจาก 100 ไปหา 1 1.2.7 มีความสามารถในการจัดการขอ้ มูลและฐานข้อมูล ซ่ึงเป็ นกลุ่มของข้อมูล ขา่ วสาร ที่ถูกรวบรวมเขา้ ไวด้ ว้ ยกนั ในตารางที่อยใู่ นแผน่ งาน ลกั ษณะของการเกบ็ ขอ้ มูลเพ่ือใชเ้ ป็น ฐานขอ้ มูลบนโปรแกรมตารางงานจะเกบ็ ขอ้ มูลในรูปแบบของตาราง โดยแต่ละแถวของรายการจะ เป็นระเบียนหรือเรคอร์ด (Record) และคอลมั นจ์ ะเป็นฟิ ลด์ (Field) 1.3 ประโยชน์ของโปรแกรมตารางทาํ การ 1.3.1 ความสามารถดา้ นการคาํ นวณ ป้อนสูตรการคาํ นวณทางคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เป็นตน้ 1.3.2 ความสามารถดา้ นใชฟ้ ังกช์ นั เช่น ฟังกช์ นั เก่ียวกบั ตวั อกั ษร ตวั เลข วนั ที่ ฟังกช์ นั เก่ียวกบั การเงิน หรือเก่ียวกบั การตดั สินใจ 1.3.3 ความสามารถในการสร้างกราฟ ดว้ ยการนาํ ขอ้ มูลที่ป้อนลงในตารางมาสร้าง เป็นกราฟไดท้ นั ที 1.3.4 ความสามารถในการตกแต่งตารางขอ้ มูลหรือกราฟ ด้วยภาพสี และรูปแบบ ตวั อกั ษรต่าง ๆ เพื่อใหเ้ กิดความสวยงามและทาํ ใหแ้ ยกแยะขอ้ มูลไดง้ ่ายข้ึน 1.3.5 ความสามารถในการเรียงลาํ ดบั ขอ้ มูล โดยคดั เลือกเฉพาะขอ้ มูลที่ตอ้ งการมา วิเคราะห์ได้ 1.3.6 ความสามารถในการพิมพง์ านออกทางเครื่องพิมพ์ ท้งั ขอ้ มูลและรูปภาพ หรือ กราฟออกทางเครื่องพมิ พไ์ ดท้ นั ที ซ่ึงทาํ ใหง้ ่ายต่อการสร้างรายงาน 1.3.7 ความสามารถในการแปลงขอ้ มูลในตารางให้เป็ นเว็บเพจ เพื่อนาํ ไปแสดงใน โฮมเพจ หน่วยท่ี 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พื่องานอาชีพ (2001-0001) 264 2. การสร้างสมุดงานโดยการใช้โปรแกรมตารางทาํ การ โปรแกรมตารางทาํ การ เป็ นเครื่องมือสาํ หรับการจดั เก็บขอ้ มูล การคาํ นวณ ค่าใชจ้ ่าย ในแต่ละวนั หรือแมแ้ ต่ที่เก่ียวขอ้ งกบั ทางดา้ นธุรกิจ เช่น ขอ้ มูล การซ้ือขายหลกั ทรัพย์ ยอดขาย สินคา้ ของบริษทั ตวั เลขรายรับรายจ่ายหรือปริมาณสินคา้ คงคลงั ซ่ึงขอ้ มูลเหล่าน้ีมกั จะถูกออกแบบ ให้อยู่ในรูปแบบของตารางเสียส่วนใหญ่ ซ่ึงในปัจจุบันน้ีมีโปรแกรมตารางทาํ การอยู่หลาย โปรแกรม เช่น StarOffice, GNOME Office, NeoOffice และ OpenOffice.org เป็ นต้น ในท่ีน้ีขอ ยกตวั อย่างการใชง้ านของโปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิ ศเอ็กเซล 2007 (Microsoft Office Excel 2007) ซ่ึงเป็นโปรแกรมหน่ึงของไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศของบริษทั ไมโครซอฟต์ 2.1 การเรียกใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิ ศเอก็ เซล 2007 สามารถเรียกใชไ้ ด้ 2 แบบ ดงั น้ี 2.1.1 เรียกใช้จากไอคอนโปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิ ศเอก็ เซลบนเดสก์ทอป (ภาพท่ี 5.1) มีข้นั ตอน ดงั น้ี ดบั เบิลคลิกท่ีไอคอนบนเดสกท์ อป ภาพท่ี 5.1 แสดงการเรียกใชโ้ ปรแกรมไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศเอก็ เซล 2007 บนเดสกท์ อป หนว่ ยที่ 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอร์เพ่ืองานอาชพี (2001-0001) 265 2.1.2 เรียกใช้จากป่ ุม (ภาพท่ี 5.2) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 2. คลิกเลือก All Programs เล่ือนเมาส์ไปท่ี Microsoft Office แลว้ คลิกเลือก Microsoft Office Excel 2007 1. คลิกเมาส์ที่ป่ ุม Start 3. โปรแกรม Microsoft Office Excel 2007 ท่ีถูกเรียกข้ึนมา พร้อมใหใ้ ชง้ าน ภาพที่ 5.2 แสดงข้นั ตอนการเรียกใชง้ านโปรแกรมไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศเอก็ เซล จากป่ ุม Start 2.2 ส่วนประกอบของโปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิ ศเอก็ เซล 2007 เม่ือโปรแกรมไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศเอก็ เซล 2007 ถูกเปิ ดข้ึนมาแลว้ จะใชช้ ่ือไฟลว์ า่ สมุดงาน1 เสมอ แต่ถา้ เปิ ดแฟ้มใหม่ต่อไปอีกกจ็ ะใชช้ ่ือเป็น สมุดงาน2 สมุดงาน3 ต่อไปเร่ือย ๆโดย มีส่วนประกอบของโปรแกรมไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศเอก็ เซล 2007 (ภาพท่ี 5.3) ดงั น้ี หน่วยที่ 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอร์เพ่ืองานอาชพี (2001-0001) 266 2. ป่ ุม Office 3. แถบเคร่ืองมือด่วน 1. แถบชื่อเร่ือง 4. แถบเครื่องมือริบบอน 9. คอลมั น์ 5. แถบสูตร 11. เซลล์ 10. แถว 6. แถบสถานะ 8. แผน่ งาน 7. มุมมองและยอ่ ขยาย ภาพท่ี 5.3 แสดงส่วนประกอบโปรแกรมไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศเอก็ เซล 2007 ส่วนประกอบของโปรแกรมไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศเอก็ เซล 2007 มีรายละเอียด ดงั ต่อไปน้ี 2.2.1 แถบชื่อเร่ือง (Title bar) เป็นส่วนที่แสดงช่ือของโปรแกรม และช่ือไฟลส์ มุดงาน ท่ีเราเรียกใช้ 2.2.2 ป่ ุม Office เป็นป่ ุมรายการที่รวบรวมคาํ สง่ั หลกั ในการใชง้ านพ้นื ฐานเก่ียวกบั การทาํ งานของแฟ้มงาน เช่น สร้าง เปิ ด บนั ทึก บนั ทึกเป็น พิมพ์ ฯลฯ รายการเอกสารล่าสุด ป่ ุม ตวั เลือก 2.2.3 แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access)) เป็นส่วนท่ีแสดงคาํ สง่ั ท่ีใชบ้ ่อย ๆ อยู่ ดา้ นบนซา้ ยของหนา้ ต่าง ท่ีแสดงในรูปของป่ ุมรูปภาพ หรือไอคอน 2.2.4 แถบเคร่ืองมือริบบอน (Ribbon) เป็นส่วนท่ีแสดงคาํ สงั่ ต่าง ๆ แบ่งออกเป็น แทบ็ ๆ แทบ็ ในแต่ละแทบ็ จะมีกลุ่มช่ือ/ ชุดคาํ สง่ั อยดู่ า้ นล่าง และมีป่ ุมคาํ สง่ั ไวใ้ ชง้ านแทนเมนูแบบ เก่า ๆ โดยบางแทบ็ จะมีป่ ุมนอ้ ย ๆ หรือ จุดมุมดา้ นล่างขวามือไวส้ าํ หรับเรียกกล่องโตต้ อบออกมาใช้ งานไดล้ ะเอียดมากข้ึน ประกอบดว้ ย หนว่ ยที่ 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พื่องานอาชพี (2001-0001) 267 1) แทบ็ หน้าแรก เป็นแทบ็ แรกท่ีใหม้ าเม่ือเปิ ดโปรแกรม/งานเขา้ มา ซ่ึงจะเป็น คาํ สงั่ มาตรฐาน ท่ีจาํ เป็นตอ้ งใชง้ านบ่อย ๆ มีกลุ่มคาํ สงั่ ไดแ้ ก่ คลิปบอร์ด แบบอกั ษร การจดั แนว ตวั เลข ลกั ษณะ เซลล์ และการแกไ้ ข เป็นตน้ (ภาพที่ 5.4) ภาพท่ี 5.4 แสดงแทบ็ แรกบนแถบเคร่ืองมือริบบอน 2) แทบ็ แทรก เป็นแทบ็ ที่มีกลุ่มคาํ สง่ั ใชง้ านในการแทรกงานต่าง ๆ ไดแ้ ก่ ตาราง ภาพประกอบ แผนภูมิ การเช่ือมโยง และขอ้ ความ เป็นตน้ (ภาพที่ 5.5) ภาพที่ 5.5 แสดงแทบ็ แทรกบนแถบเครื่องมือริบบอน 3) แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ เป็ นแท็บที่มีกลุ่มคาํ สั่งใช้งานในการจัดการ หน้ากระดาษต่าง ๆ ไดแ้ ก่ ชุด รูปแบบ ต้งั ค่าหนา้ กระดาษ ปรับพอดี ตวั เลือกของแผ่นงาน และ จดั เรียง เป็นตน้ (ภาพที่ 5.6) ภาพท่ี 5.6 แสดงแทบ็ เคา้ โครงหนา้ กระดาษบนแถบเครื่องมือริบบอน 4) แท็บสูตร เป็ นแท็บที่มีกลุ่มคาํ สั่งใช้งานในการจดั การเก่ียวกับสูตรหรือ ฟังก์ชนั ต่าง ๆ ไดแ้ ก่ ไลบรารีฟังก์ชนั ช่ือท่ีกาํ หนด ตรวจสอบสูตร และการคาํ นวณ เป็ นตน้ (ภาพท่ี 5.7) ภาพท่ี 5.7 แสดงแทบ็ สูตรบนแถบเครื่องมือริบบอน หนว่ ยท่ี 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอร์เพ่ืองานอาชพี (2001-0001) 268 5) แทบ็ ข้อมูล เป็นแทบ็ ท่ีมีกลุ่มคาํ สงั่ ใชง้ านในการจดั การขอ้ มูลต่าง ๆ ไดแ้ ก่ รับขอ้ มูล ภายนอก การเชื่อมต่อ เรียงลาํ ดบั และกรอง เคร่ืองมือขอ้ มูล และเคา้ ร่าง เป็นตน้ (ภาพที่ 5.8) ภาพท่ี 5.8 แสดงแทบ็ ขอ้ มูลบนแถบเคร่ืองมือริบบอน 6) แทบ็ ตรวจทาน เป็นแทบ็ ที่มีกลุ่มคาํ สงั่ ใชง้ านในการตรวจทานพิสูจนอ์ กั ษร สร้างขอ้ คิดเห็น และการเปลี่ยนแปลง (ภาพท่ี 5.9) ภาพท่ี 5.9 แสดงแทบ็ ตรวจทานบนแถบเครื่องมือริบบอน 7) แท็บมุมมอง ป็ นแท็บท่ีมีกลุ่มคาํ สั่งใช้งานในการจัดการมุมมองของ หนา้ กระดาษ/แผน่ งาน/ สมุดงาน ไดแ้ ก่ มุมมองสมุดงาน แสดง/ซ่อน ยอ่ /ขยาย หนา้ ต่าง และแมโคร เป็นตน้ (ภาพที่ 5.10) ภาพท่ี 5.10 แสดงแทบ็ มุมมองบนแถบเคร่ืองมือริบบอน หนว่ ยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอร์เพ่ืองานอาชีพ (2001-0001) 269 8) แทบ็ ตามบริบท แท็บคาํ ส่ังตามบริบท เป็ นแท็บคาํ สั่งที่จะปรากฏตาม บริบทของงาน คือวตั ถุท่ีกาํ ลงั ทาํ งานดว้ ยหรืองานท่ีกาํ ลงั ทาํ อยู่ แทบ็ น้ีจะมีสีสันและมีคาํ สั่งที่เหมาะ สาํ หรับนาํ ไปใชก้ บั ส่ิงที่ เรากาํ ลงั ทาํ งานอยมู่ ากที่สุด (ภาพท่ี 5.11) ภาพท่ี 5.11 แสดงแทบ็ คาํ สงั่ ตามบริบท ที่ปรากฏตามบริบทของงาน 2.2.5 แถบสูตร เป็ นแถบเครื่องมือที่มีพ้ืนที่ใชง้ านอยู่ 3 ส่วน คือ ดา้ นซา้ ยเป็ นท่ีใชใ้ น การแสดงตาํ แหน่ง เซลลห์ รืออา้ งอิงเซลล์ ท้งั น้ีเม่ือพมิ พเ์ ครื่องหมาย = หรือคลิกป่ ุมเครื่องหมาย fx ท่ีตาํ แหน่งเซลล์ หรืออา้ งอิงเซลล์น้ี จะเปล่ียนเป็ นช่ือสูตรหรือฟังก์ชันและการใช้สูตรท่ีใช้ใน เร็ว ๆ น้ี ถัดไปเป็ นป่ ุม เคร่ืองหมายกากบาทใช้ยกเลิก ป่ ุมเคร่ืองหมายถูกใช้ป้อนค่า และป่ ุม เคร่ืองหมาย fx ใชแ้ ทรกฟังกช์ นั ช่องพ้ืนท่ีดา้ นขวาสุดเป็ นที่ท่ีแสดงขอ้ ความ ตวั เลข และสูตรท่ีอยู่ เบ้ืองหลงั ตวั เลข (ภาพที่ 5.12 – 5.13) ภาพท่ี 5.12 แสดงแถบเคร่ืองมือสูตรอา้ งอิงเซลล์ A1 แสดงขอ้ ความผลิตภณั ฑ์ หนว่ ยที่ 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอร์เพื่องานอาชพี (2001-0001) 270 ภาพท่ี 5.13 แสดงแถบเครื่องมือสูตรแสดงสูตรล่าสุดที่ใชแ้ ลว้ และป่ ุมยกเลิก ป้อนค่า แทรกฟังกช์ นั 2.2.6 แถบสถานะ (Status bar) เป็ นแถบดา้ นล่างสุดของหน้าต่าง ซ่ึงแบ่งพ้ืนที่ ออกเป็ น 2 ส่วน คือ ส่วนซ้ายเป็ นส่วนที่แสดงการใชง้ านขณะน้ัน เช่น การคดั ลอก และการพิมพ์ งานออกทางเคร่ืองพมิ พ์ เป็นตน้ และส่วนขวาแสดงมุมมอง (ภาพท่ี 5.14) ภาพที่ 5.14 แสดงแถบสถานะที่แสดงการใชง้ าน 2.2.7 พืน้ ทแี่ สดงมุมมองและย่อ/ขยาย เป็นแถบมุมมองที่อยทู่ างดา้ นขวามือของแถบ สถานะ ซ่ึงใชใ้ นการสลบั มุมมอง และยอ่ /ขยาย (ภาพที่ 5.15 – 5.18) มุมมองปกติ ภาพที่ 5.15 แสดงหนา้ ตา่ งตวั อยา่ งแสดงมุมมองปกติ หน่วยท่ี 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอร์เพื่องานอาชพี (2001-0001) 271 มุมมองเคา้ โครงหนา้ กระดาษ ภาพท่ี 5.16 แสดงหนา้ ต่างตวั อยา่ งแสดงมุมมองเคา้ โครงหนา้ กระดาษ มุมมองตวั อยา่ งตวั แบ่งหนา้ ภาพที่ 5.17 แสดงหนา้ ตา่ งตวั อยา่ งแสดงมุมมองตวั อยา่ งตวั แบ่งหนา้ ซ่ึงจะยอ่ ลงเป็น 60% หนว่ ยที่ 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พื่องานอาชพี (2001-0001) 272 ภาพที่ 5.18 แสดงหนา้ ตา่ งตวั อยา่ งแสดงมุมมองปกติ แต่ไดข้ ยายข้ึนเป็น 170% 2.2.8 แผ่นงานหรือชีท (Sheet) เป็นพ้ืนที่ทาํ งานของสมุดงาน ในแต่ละสมุดงานจะมีกี่ แผ่นงานก็ได้ โดยโปรแกรมเร่ิมตน้ ให้มา 3 แผ่นงานก่อน ซ่ึงสามารถเพ่ิมไดโ้ ดยใชเ้ มนูลดั ที่แผ่น งานเลือกแทรก...\\แผน่ งาน หรือคลิก แผน่ งานทา้ ย (ป่ ุมแทรกแผน่ งาน) ซ่ึงในแผน่ งานหน่ึง ๆ จะมี ลกั ษณะเป็นตาราง ประกอบไปดว้ ย (ภาพที่ 5.19 – 5.20) ชื่อแผน่ งาน ภาพท่ี 5.19 แสดงแผน่ งานที่ต้งั ช่ือแลว้ และแผน่ สุดทา้ ยเป็นแทรกแผน่ งานใหม่ หน่วยที่ 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอร์เพ่ืองานอาชีพ (2001-0001) 273 แผน่ งานท่ีไม่ไดต้ ้งั ช่ือ แทรกแผน่ งาน ภาพที่ 5.20 แสดงการแทรกแผน่ งาน และเมนูลดั การจดั การแผน่ งาน 2.2.9 คอลัมน์ (Column) เป็ นช่องขอ้ มูลท่ีเรียงอยู่ในแนวต้งั ดา้ นบน ต้งั แต่ A, B, C,…,Z แลว้ ต่อดว้ ยอกั ษร 2 และ 3 ตวั ซ่ึงมีท้งั หมด 16,384 คอลมั น์ (ภาพที่ 5.21) ภาพที่ 5.21 แสดงชื่อคอลมั น์เป็นตวั อกั ษรภาษาองั กฤษ หนว่ ยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอร์เพื่องานอาชพี (2001-0001) 274 2.2.10 แถว (Row) เป็นช่องขอ้ มูลท่ีเรียงอยทู่ างแนวนอนดา้ นซา้ ย ใชต้ วั เลขแทนชื่อ ของแถว เริ่มต้งั แต่ 1 ไปจนถึง 1,048,576 แถว (ภาพที่ 5.22) ภาพท่ี 5.22 แสดงช่ือแถวเป็นตวั เลข 2.2.11 เซลล์ (Cell) เป็ นช่องสาํ หรับใส่ขอ้ มูล มีชื่ออา้ งอิงเซลล์ แบบปกติท่ีนิยมใชก้ นั คือ ช่ือ คอลมั น์ตามดว้ ยชื่อแถว เช่น A1 เป็ นเซลล์ที่อยู่ในคอลมั น์ A และอยู่ในแถวท่ี 1 เป็ นตน้ ภายในหน่ึงเซลล์จะมีขอ้ มูลได้เพียงแค่ตวั เดียว โดยขอ้ มูลจะเป็ นตวั เลข ขอ้ ความ ตวั เลขปน ข้อความ หรื อสูตรก็ได้ และตําแหน่งป้อนข้อมูลจะเป็ นเซลล์ที่มีกรอบเข้มกว่าเซลล์อ่ืน ๆ (ภาพที่ 5.23) ภาพที่ 5.23 แสดงการอา้ งอิงเซลล์ ณ ตาํ แหน่ง A9 หน่วยที่ 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอร์เพื่องานอาชีพ (2001-0001) 275 2.2.12 แกลเลอรี เป็นตวั ควบคุมใหม่ท่ีจะแสดงตวั เลือกแบบเห็นภาพ เพ่ือใหเ้ รา สามารถเห็นผลลพั ธท์ ่ีเราจะไดร้ ับ แกลเลอรีทาํ ใหเ้ ราสามารถเลือกผลลพั ธ์ไดโ้ ดยไม่ตอ้ งกงั วลวา่ จะตอ้ งทาํ อยา่ งไรถึง จะไดผ้ ลลพั ธน์ ้นั (ภาพที่ 5.24) ภาพท่ี 5.24 แสดงแกลเลอรี ตวั ควบคุมใหม่ที่แสดงตวั เลือกแบบเห็นภาพ เม่ือนาํ เมาส์เลื่อนผา่ นไป 2.2.13 แถบเคร่ืองมือขนาดเล็ก มีองคป์ ระกอบคลา้ ยกบั แถบเครื่องมือ โดยจะปรากฏ เป็ นแบบโปร่งใสอยู่เหนือขอ้ ความท่ีเราเลือก เมื่อเล่ือนเมาส์ไปที่แถบเคร่ืองมือ จะแสดงให้เห็น ชดั ข้ึน เพ่ือให้เราสามารถใชก้ ารจดั รูปแบบไดอ้ ย่างง่ายดาย เช่น ตวั หนาหรือตวั เอียง หรือเปล่ียน แบบอกั ษร (ภาพที่ 5.25) ภาพท่ี 5.25 แสดงแถบเคร่ืองมือขนาดเลก็ โปร่งใสอยเู่ หนือขอ้ ความที่เลือก หน่วยท่ี 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พ่ืองานอาชีพ (2001-0001) 276 2.3 การสร้างสมุดงานใหม่ การสร้างสมุดงานใหม่ ในโปรแกรมไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศเอก็ เซล 2007 เป็ นสมุดงาน เปล่า โดยไม่มีขอ้ มูลใด ๆ อยใู่ นสมุดงาน พร้อมท่ีจะให้ผใู้ ชพ้ ิมพง์ านตามที่ตอ้ งการ (ภาพที่ 5.26) มีข้นั ตอนดงั น้ี 1. คลิกป่ ุมออฟฟิ ศ 3. คลิกเลือก สมุดงานเปล่า 2. คลิกคาํ สัง่ สร้าง 4. คลิกคาํ สงั่ สร้าง ภาพที่ 5.26 แสดงข้นั ตอนการสร้างสมุดงานใหม่ 2.4 การต้งั ค่าหน้ากระดาษ เป็นการกาํ หนดขนาดรูปร่างหรือรูปแบบกระดาษท่ีเหมาะสม และควร ทาํ ก่อนมีการสง่ั พมิ พ์ มีรายละเอียด ดงั น้ี 2.4.1 การกําหนดระยะขอบ เป็ นการปรับระยะห่างของขอ้ ความจากขอบกระดาษ (ภาพท่ี 5.27) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกป่ ุมคาํ สงั่ ระยะขอบ ท่ีแทบ็ เคา้ โครงหนา้ กระดาษ 2. ถา้ ตอ้ งการกาํ หนดระยะขอบเอง ใหค้ ลิกที่คาํ ส่งั ระยะขอบแบบ กาํ หนดเอง... หน่วยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอรเ์ พ่ืองานอาชีพ (2001-0001) 277 3. จะปรากฏกล่องโตต้ อบ ใหก้ าํ หนด ระยะขอบเองท้งั สี่ดา้ น และระยะ หวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ การจดั ก่ึงกลางหนา้ กระดาษ 4. เสร็จแลว้ คลิก ตกลง ภาพที่ 5.27 แสดงข้นั ตอนการกาํ หนดระยะขอบกระดาษ 2.4.2 การวางแนวของกระดาษ เป็นการปรับการวางแนวกระดาษที่จะใชใ้ นการพมิ พ์ ขอ้ มูล (ภาพท่ี 5.28) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกป่ ุมคาํ ส่งั การวางแนว ที่ แทบ็ เคา้ โครงหนา้ กระดาษ 2. คลิกเลือกรูปแบบการ วางแนวที่ตอ้ งการ ภาพที่ 5.28 แสดงข้นั ตอนการกาํ หนดการวางแนวของกระดาษ หนว่ ยที่ 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พ่ืองานอาชพี (2001-0001) 278 2.4.3 การกาํ หนดขนาดกระดาษ เป็นการกาํ หนดขนาดกระดาษที่จะใชใ้ นการพมิ พ์ ขอ้ มูล ใหเ้ หมาะสมกบั ขอ้ มลู ท่ีพมิ พ์ (ภาพที่ 5.29) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกป่ ุมคาํ สั่ง ขนาด ที่แทบ็ 2. คลิกเลือกขนาดของ เคา้ โครงหนา้ กระดาษ กระดาษที่ตอ้ งการ ภาพท่ี 5.29 แสดงข้นั ตอนการกาํ หนดขนาดของกระดาษ 2.5 การบันทกึ สมุดงาน เมื่อเปิ ดโปรแกรมและพิมพข์ อ้ มูลลงในสมุดงาน ตอ้ งการบนั ทึกขอ้ มูลเกบ็ ไวใ้ นส่ือ บนั ทึกขอ้ มูล เช่น แฟลชไดร์ฟ ฮาร์ดดิสก์ ฯลฯ สามารถปฏิบตั ิได้ 2 กรณี คือ 2.5.1 การบนั ทกึ ไฟล์เปิ ดใหม่ ในการเปิ ดโปรแกรมพิมพข์ อ้ มลู ใหม่ จะใชช้ ่ือไฟลว์ า่ สมุดงาน1 เมื่อตอ้ งการบนั ทึกไฟล์ (ภาพที่ 5.30) มีข้นั ตอน ดงั น้ี หน่วยที่ 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พื่องานอาชีพ (2001-0001) 279 1. คลิกป่ ุมออฟฟิ ศ 3. เลือกตาํ แหน่งท่ีอยทู่ ี่ตอ้ งการบนั ทึก 2. เลือกคาํ สงั่ บนั ทึกเป็น 4. ต้งั ช่ือไฟลใ์ นช่อง ช่ือแฟ้ม 5. บนั ทึกชนิดเป็น Excel Workbook 6. คลิกป่ ุม บนั ทึก ภาพที่ 5.30 แสดงข้นั ตอนการบนั ทึกสมุดงานเปิ ดใหม่ 2.5.2 การบนั ทกึ สมุดงานเดมิ เม่ือเปิ ดสมุดงานเดิมข้ึนมาพมิ พข์ อ้ มูลเพิ่มเติม หรือ แกไ้ ขขอ้ มูลเดิม เมื่อเสร็จแลว้ ตอ้ งมีการบนั ทึกการเปล่ียนแปลง (ภาพท่ี 5.31) มีข้นั ตอน ดงั น้ี คลิกป่ ุมบนั ทึกท่ีเป็นรูปแผน่ ดิสกบ์ นแถบเคร่ืองมือด่วน ภาพที่ 5.31 แสดงการบนั ทึกสมุดงานเดิม หน่วยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอร์เพื่องานอาชีพ (2001-0001) 280 2.6 การปิ ดแฟ้มสมุดงาน แฟ้มสมุดงานที่เปิ ดทิ้งไวแ้ ละไม่ไดใ้ ชง้ านแลว้ ควรปิ ดไป เพอ่ื ไม่ใหเ้ กิดความสบั สน ในการใชง้ าน และยงั ทาํ ใหเ้ ครื่องคอมพิวเตอร์ชา้ ลงอีกดว้ ย (ภาพที่ 5.32) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกป่ ุม 3. หรือคลิกป่ ุม ออฟฟิ ศ close 2. คลิกคาํ ส่ัง ปิ ด 4. ในกรณีที่มีการแกไ้ ขสมุดงานแลว้ ยงั ไม่ไดม้ ีการบนั ทึก โปรแกรมจะปรากฏหนา้ ต่าง เตือนวา่ ตอ้ งการบนั ทึกการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ - คลิก ใช่ เพ่อื บนั ทึก - คลิก ไม่ใช่ ไม่ตอ้ งการบนั ทึก - คลิก ยกเลกิ จะยกเลิกการปิ ดและกลบั ไปทาํ งานตอ่ อีก ภาพที่ 5.32 แสดงข้นั ตอนการปิ ดแฟ้มสมุดงาน หน่วยท่ี 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอร์เพื่องานอาชพี (2001-0001) 281 2.7 การออกจากโปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิ ศเอก็ เซล 2007 เมื่อทาํ งานเสร็จแลว้ ควรออกจากโปรแกรมไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศเอก็ เซล 2007 อยา่ ง ถูกตอ้ ง เพื่อป้องกนั การเกิดปัญหาของโปรแกรมในการใชง้ านคร้ังต่อไป (ภาพท่ี 5.33) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกป่ ุมออฟฟิ ศ 2. คลิกคาํ สั่ง ออกจาก Excel ภาพที่ 5.33 แสดงข้นั ตอนการออกจากโปรแกรมไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศเอก็ เซล 2007 2.8 การเปิ ดสมุดงานเดมิ เม่ือตอ้ งการนาํ สมุดงานเดิมข้ึนมาใชง้ านหรือทาํ การแกไ้ ขเปลี่ยนแปลง (ภาพท่ี 5.34) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. เปิ ดโปรแกรมไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศเอก็ เซล 2. คลิกป่ ุม Office 3. คลิกคาํ สง่ั เปิ ด หน่วยที่ 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พ่ืองานอาชีพ (2001-0001) 282 4. คลิกเลือกตาํ แหน่งตน้ ทางของ ท่ีอยไู่ ฟลส์ มุดงาน 5. คลิก เลือกไฟลเ์ อกสารที่ตอ้ งการ 6. คลิกป่ ุม เปิ ด ภาพท่ี 5.34 แสดงข้นั ตอนการเปิ ดไฟลส์ มุดงานเดิม 3. การจดั การสมุดงาน สมุดงานเป็นกลุ่มของเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวขอ้ งกนั ซ่ึงถูกจดั เกบ็ รวบรวมไวด้ ว้ ยกนั เป็นชุด โดยปกติเมื่อเปิ ดโปรแกรมไมโครซอฟตเ์ อก็ เซล โปรแกรมจะเตรียมสมุดงานช่ือ สมุดงาน1 ไวใ้ ห้ และในสมุดงานเร่ิมตน้ จะมีแผน่ งานไวใ้ ห้ 3 แผน่ คือ Sheet1, Sheet2 และ Sheet3 3.1 การจดั การข้อมูล 3.1.1 ชนิดของข้อมูล ขอ้ มูลในแผน่ งานน้นั มี 2 ชนิด คือ 1) ค่าคงที่ (Constant) หมายถึง ขอ้ มูลที่ใส่ลงในเซลล์โดยตรง อาจเป็ น ตวั เลข วนั เวลา หรือขอ้ ความ โดยขอ้ มูลน้ีจะไม่เปล่ียนแปลงค่าจนกว่าผูใ้ ช้จะทาํ การแกไ้ ข ขอ้ มูลเอง 2) สูตรการคํานวณ (Formula) หมายถึง นิพจน์ที่เกิดจากค่าคงท่ี, ชื่อเซลล,์ ฟังกช์ นั หรือเครื่องหมายคาํ นวณมาประกอบกนั เพ่ือใหเ้ กิดค่าใหม่ ขอ้ มูลชนิดน้ีจะตอ้ งข้ึนตน้ ดว้ ย เครื่องหมาย = เสมอ และคา่ ของผลลพั ธจ์ ะแปรเปลี่ยนไปตามค่าที่เกี่ยวขอ้ ง หนว่ ยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พื่องานอาชพี (2001-0001) 283 3.1.2 การป้อนข้อมูล การพิมพง์ านหรือการป้อนขอ้ มูลในแผ่นงานน้ัน มีการป้อน ขอ้ มูลอยหู่ ลายลกั ษณะดว้ ยกนั ดงั ต่อไปน้ี 1) การพมิ พ์คร้ังแรก (ภาพท่ี 5.35) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. เลือกเซลล์ แลว้ พมิ พข์ อ้ มูลที่ตอ้ งการ 3. ถา้ เซลลด์ า้ นขวามือมีขอ้ มูลอยู่ เซลลท์ ่ี พิมพจ์ ะถูกซ่อนไวใ้ นเซลลน์ ้นั 2. ถา้ ขอ้ มูลยาวกวา่ ความกวา้ งคอลมั น์ จะไปทบั 4. เม่ือพมิ พข์ อ้ มูลเสร็จแลว้ กดแป้น Enter หรือกดป่ ุม เซลลท์ างดา้ นขวามือต่อไปเร่ือย ๆ ลูกศรท่ีคียบ์ อร์ด เซลลพ์ อยน์เตอร์จะเล่ือนลงมา ภาพท่ี 5.35 แสดงข้นั ตอนการพมิ พค์ ร้ังแรก 2) การพมิ พ์คร้ังต่อไปในเซลล์เดิมด้วยการป้อนข้อมูลใหม่ท้งั เซลล์ (ภาพท่ี 5.36) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 2. พมิ พข์ อ้ มูลใหม่ทบั ไดเ้ ลยเช่นเดียวกบั การพิมพใ์ หม่ 1. เลือกเซลลข์ อ้ มูลเดิม 3. ขอ้ มูลใหม่จะทบั ลงไปในเซลลเ์ ดิม ภาพที่ 5.36 แสดงข้นั ตอนการพิมพค์ ร้ังต่อไปในเซลลเ์ ดิมดว้ ยการป้อนขอ้ มูลใหม่ท้งั เซลล์ หนว่ ยที่ 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอร์เพื่องานอาชีพ (2001-0001) 284 3) การพมิ พ์คร้ังต่อไปในเซลล์เดมิ ด้วยการแก้ไขข้อมูลเพยี งบางส่วน (ภาพที่ 5.37) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 2. ดบั เบิลคลิกที่เซลล์ หรือกดฟังคช์ น่ั F2 เคอร์เซอร์จะอยใู่ นเซลลท์ ี่พิมพ์ 1. เลือกเซลลข์ อ้ มูลเดิม 3. หรือนาํ พอยน์เตอร์ไปคลิกที่แถบสูตร 4. เสร็จแลว้ กดป่ ุม Enter ภาพที่ 5.37 แสดงข้นั ตอนการพิมพค์ ร้ังต่อไปในเซลลเ์ ดิมดว้ ยการแกไ้ ขขอ้ มูลเพียงบางส่วน 3.1.3 ตาํ แหน่งของข้อมูลในเซลล์ 1) ตาํ แหน่งการพมิ พ์ตัวอกั ษรล้วน จะอยชู่ ิดทางดา้ นซา้ ยของเซลล์ (ภาพท่ี 5.38) ภาพท่ี 5.38 แสดงตาํ แหน่งการพมิ พต์ วั อกั ษรลว้ น หน่วยที่ 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอร์เพ่ืองานอาชพี (2001-0001) 285 2) ตาํ แหน่งการพมิ พ์ตวั อกั ษรปนตัวเลข จะอยชู่ ิดทางดา้ นซา้ ยของเซลล์ (ภาพที่ 5.39) ภาพที่ 5.39 แสดงตาํ แหน่งการพิมพต์ วั อกั ษรปนตวั เลข 3) ตําแหน่งการพมิ พ์ตวั เลขล้วน จะอยชู่ ิดทางดา้ นขวาของเซลล์ (ภาพท่ี 5.40) ภาพที่ 5.40 แสดงตาํ แหน่งการพิมพต์ วั เลขลว้ น 4) ตําแหน่งการพมิ พ์เซลล์ตัวเลขประเภทพเิ ศษ การป้อนค่าตวั เลข นิยมป้อน แต่ตวั เลขท้งั หมด ถา้ ตอ้ งการจดั รูปแบบตวั เลข เช่น สกุลเงิน ค่าเปอร์เซ็นต์ จุลภาค เพ่ิม/ลดทศนิยม เป็ นตน้ ก็ใช้ชุดคาํ สั่งตวั เลข ท่ีแท็บหน้าแรกของแถบเครื่องมือริบบอน และการพิมพ์ตวั เลข 0 นาํ หนา้ จะไม่แสดงเลข 0 ออกมา เช่น 001 จะแสดงเป็น 1 (ภาพท่ี 5.41) ภาพท่ี 5.41 แสดงตาํ แหน่งการพิมพเ์ ซลลต์ วั เลขประเภทพเิ ศษ 3.1.4 การลบข้อมูล ใหน้ าํ เซลลพ์ อยนเ์ ตอร์ไปไวย้ งั ตาํ แหน่งเซลลข์ อ้ มูลท่ีจะลบ แลว้ กดป่ ุม Delete ท่ีคียบ์ อร์ด หน่วยที่ 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอรเ์ พื่องานอาชพี (2001-0001) 286 3.2 การทาํ งานกบั เซลล์ แถว และคอลมั น์ 3.2.1 การเลือก ก่อนที่จะทาํ การปรับแต่งรายละเอียดใด ๆ ในตารางท่ีสร้าง เช่น กาํ หนดสีหรือปรับความกวา้ งของช่องตาราง จาํ เป็นตอ้ งเลือกเซลล์ แถว คอลมั น์ หรือท้งั แผน่ งานที่ จะทาํ งานดว้ ยก่อนใชค้ าํ สง่ั น้นั มีรายละเอียด ดงั น้ี 1) การเลือกเซลล์ มี 3 รูปแบบ คือ การเลือกเซลล์เดยี ว ใหค้ ลิกเลือกเซลลท์ ี่ตอ้ งการ (ภาพที่ 5.42) ภาพท่ี 5.42 แสดงการเลือกเซลล์ A2 เซลลเ์ ดียว การเลือกหลายเซลล์ติดกนั มีข้นั ตอน ดงั น้ี (ภาพที่ 5.43) 1. คลิกเลือกเซลลเ์ ริ่มตน้ 2. คลิกเมาส์ลากใหค้ รอบคลุมเซลลท์ ่ีตอ้ งการ แลว้ จึงปลอ่ ยเมาส์ ภาพที่ 5.43 แสดงข้นั ตอนการเลือกหลายเซลลแ์ ละเริ่มตน้ ที่เซลล์ A1 ลากไปที่ D4 การเลือกหลายเซลล์ทไ่ี ม่ตดิ กนั (ภาพท่ี 5.44) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกเลือกเซลลเ์ ริ่มตน้ 2. กดแป้น Ctrl ท่ีคียบ์ อร์ดคา้ งไว้ แลว้ คลิกเมาส์เลือกเซลลท์ ี่ตอ้ งการ ภาพที่ 5.44 แสดงข้นั ตอนการเลือกหลายเซลลท์ ี่ไม่ติดกนั หน่วยที่ 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอรเ์ พื่องานอาชพี (2001-0001) 287 2) การเลือกแถว มี 3 รูปแบบ ดงั น้ี การเลือกแถวเดยี ว ใหค้ ลิกเลือกที่หวั แถวตวั เลขที่ตอ้ งการ (ภาพท่ี 5.45) ภาพท่ี 5.45 แสดงการเลือกแถวท่ี 1 เพียงแถวเดียว การเลือกหลายแถวติดกนั (ภาพท่ี 5.46) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกเลือกแถวเร่ิมตน้ 2. คลิกลากเมาส์ใหค้ รอบคลุมแถวที่ตอ้ งการ แลว้ จึงปล่อยเมาส์ ภาพท่ี 5.46 แสดงข้นั ตอนการเลือกหลายแถวติดกนั โดยเร่ิมตน้ ท่ีแถว 1 ลากไปที่ แถว 4 การเลือกหลายแถวทไ่ี ม่ติดกนั (ภาพท่ี 5.47) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกเลือกแถวเร่ิมตน้ 2. กดแป้น Ctrl ท่ีคียบ์ อร์ดคา้ งไว้ แลว้ คลิกเมาส์เลือกแถวท่ีตอ้ งการ ภาพท่ี 5.47 แสดงข้นั ตอนการเลือกหลายแถวท่ีไม่ติดกนั โดยเลือกแถวที่ 1, 3 และ 5 หนว่ ยที่ 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอร์เพ่ืองานอาชีพ (2001-0001) 288 3) การเลือกคอลมั น์ มี 3 รูปแบบ ดงั น้ี การเลือกคอลมั น์เดยี ว ใหค้ ลิกเลือกท่ีหวั คอลมั นต์ วั อกั ษรท่ีตอ้ งการ (ภาพท่ี 5.48) ภาพท่ี 5.48 แสดงการเลือกคอลมั น์ B เพียงคอลมั น์เดียว การเลือกหลายคอลมั น์ตดิ กนั (ภาพที่ 5.49) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกเลือกคอลมั น์เร่ิมตน้ 2. คลิกลากเมาส์ใหค้ รอบคลุมคอลมั นท์ ี่ตอ้ งการ แลว้ จึงปลอ่ ยเมาส์ ภาพที่ 5.49 แสดงข้นั ตอนการเลือกหลายคอลมั นต์ ิดกนั โดยเร่ิมตน้ ท่ีคอลมั น์ A ลากไปที่ คอลมั น์ D การเลือกหลายคอลมั น์ทไี่ ม่ตดิ กนั (ภาพท่ี 5.50) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกเลือกคอลมั นเ์ ริ่มตน้ 2. กดแป้น Ctrl ท่ีคียบ์ อร์ดคา้ งไว้ แลว้ คลิกเมาส์เลือกแถวที่ตอ้ งการ ภาพที่ 5.50 แสดงข้นั ตอนการเลือกหลายคอลมั น์ที่ไม่ติดกนั โดยเลือกคอลมั น์ A C และ E หนว่ ยที่ 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พื่องานอาชพี (2001-0001) 289 4) การเลือกทุกเซลล์ ใหค้ ลิกเลือกที่วา่ งมุมบนซา้ ยมือบนหวั แถวที่ 1 หรือหนา้ หวั คอลมั น์ A (ภาพท่ี 5.51) ภาพท่ี 5.51 แสดงการเลือกท้งั แผน่ งาน 5) การยกเลกิ การเลือก ใหค้ ลิกท่ีเซลลใ์ ดเซลลห์ น่ึง หรือกดป่ ุม ESC ขอบเขตท่ี เลือกไวจ้ ะหายไปทนั ที 3.2.2 การแทรก เป็นการจดั การแทรกส่วนที่เลือก เช่น แทรกเซลล์ หรือ แทรกแถว หรือแทรกคอลมั นท์ ่ีเลือกไว้ เป็นตน้ 1) การแทรกเซลล์ เป็ นการเพ่ิมเซลล์ใหม่ลงไป ระหว่างเซลล์เดิมท่ีพิมพ์ ขอ้ ความไวแ้ ลว้ เพื่อให้เกิดเซลล์ว่างข้ึนมา และสามารถพิมพข์ อ้ ความลงไปได้ (ภาพที่ 5.52) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 2. คลิกเปิ ดแทบ็ หนา้ แรก 3. คลิกป่ ุมคาํ ส่งั แทรก เลือกคาํ สั่ง แทรกเซลล์... 1. คลิกเลือกเซลลท์ ี่จะแทรก หน่วยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พ่ืองานอาชพี (2001-0001) 290 3. จะปรากฎกล่องโตต้ อบ 4. ผลลพั ธ์ท่ีไดจ้ ากการใชค้ าํ สัง่ แทรกเซลล์ แทรก ใหเ้ ลือกคาํ สั่ง เล่ือนเซลล์ไปทางขวา หรือเลื่อนเซลล์ลง แลว้ คลิก ตกลง ภาพที่ 5.52 แสดงข้นั ตอนการแทรกเซลล์ 2) การแทรกแถว เป็นการแทรกใหม่ท้งั แถวตรงที่กาํ หนดไว้ จะทาํ ใหเ้ กิดแถว วา่ งข้ึนมา 1 แถว (ภาพท่ี 5.53) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 2. คลิกเปิ ดแทบ็ หนา้ แรก 3. คลิกป่ ุมคาํ สั่ง แทรก เลือกคาํ สั่ง แทรกแถวในแผ่นงาน... 1. คลิกเลือกเซลลท์ ่ีตอ้ งการแทรกแถว 4. ผลลพั ธ์ที่ไดจ้ ากการใชค้ าํ ส่งั แทรกแถว โดยแถวที่แทรก จะเป็นแถววา่ งบนแถวท่ีเลือก ภาพท่ี 5.53 แสดงข้นั ตอนการแทรกแถว หนว่ ยท่ี 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอร์เพื่องานอาชีพ (2001-0001) 291 3) การแทรกคอลมั น์ เป็นการขยบั คอลมั นไ์ ปทางซา้ ย เพือ่ ใหเ้ กิดคอลมั นว์ า่ ง ๆ ข้ึนมา 1 คอลมั น์ (ภาพท่ี 5.54) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 2. คลิกเปิ ดแทบ็ หนา้ แรก 3. คลิกป่ ุมคาํ สัง่ แทรก เลือกคาํ สง่ั แทรกคอลมั น์ในแผ่นงาน... 1. คลิกเลือกเซลลท์ ่ีตอ้ งการแทรกคอลมั น์ 4. ผลลพั ธ์ที่ไดจ้ ากการใชค้ าํ สั่ง แทรกคอลมั น์ โดย คอลมั น์ที่แทรกจะอยดู่ า้ นหนา้ ของคอลมั น์ท่ีเลือก ภาพที่ 5.54 แสดงข้นั ตอนการแทรกคอลมั น์ 3.2.3 การลบ เป็ นการจดั การลบส่วนที่เลือก เช่น จะลบเซลล์ หรือลบแถบ หรือลบ คอลมั น์ที่ไดเ้ ลือกไว้ โดยใชค้ าํ ส่ังลบ ที่ชุดคาํ สั่งเซลลข์ องแท็บหน้าแรก จะมีชุดคาํ สั่งอยู่ 4 คาํ สั่ง ไดแ้ ก่ ลบเซลล์ ลบแถวในแผน่ งาน ลบคอลมั น์ในแผน่ งาน และลบแผน่ งาน มีรายละเอียด ดงั น้ี หนว่ ยที่ 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอร์เพ่ืองานอาชพี (2001-0001) 292 1) การลบข้อมูลในเซลล์ การลบขอ้ มูลหรือขอ้ ความหรือคาํ ในเซลล์ใด ๆ ใหค้ ลิกเลือกเซลลต์ ามวธิ ีการเลือกเซลล์ แลว้ กดป่ ุม Delete ท่ีแป้นพิมพ์ 2) การลบเซลล์ เป็นการลบเซลลท์ ี่เลือก แลว้ ใหเ้ ซลลท์ ี่อยทู่ างขวาเลื่อนเซลล์ ไปทางซา้ ย หรือใหเ้ ซลลท์ ี่อยดู่ า้ นล่างเล่ือนเซลลข์ ้ึน (ภาพท่ี 5.55) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 2. คลิกเปิ ดแทบ็ หนา้ แรก 3. คลิกป่ ุมคาํ สั่ง ลบ เลือกคาํ ส่งั ลบเซลล์... 1. คลิกเลือกเซลลท์ ่ีจะลบ 4. จะปรากฎกล่องโตต้ อบ ลบ ซ่ึงมีคาํ สง่ั ให้ 5. ผลลพั ธ์ท่ีไดจ้ ากการลบเซลล์ โดยให้ เลือก 2 แบบ คือ เลื่อนเซลล์ไปทางซ้าย หรือ เล่ือนเซลล์ขึน้ เล่ือนเซลล์ขึน้ เสร็จแลว้ คลิก ตกลง ภาพท่ี 5.55 แสดงข้นั ตอนการลบเซลล์ หนว่ ยที่ 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอร์เพื่องานอาชพี (2001-0001) 293 3) การลบแถว เป็ นการลบแถวที่เลือกออกจากแผ่นงาน แถวท่ีอยู่ถดั ไปจะ เล่ือนข้ึนมาแทนที่ (ภาพที่ 5.56) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 3. คลิกป่ ุมคาํ สงั่ ลบ เลือกคาํ สง่ั ลบแถวในแผ่นงาน 2. คลิกเปิ ดแทบ็ หนา้ แรก 1. คลิกเลือก แถวท่ีจะลบ 4. ผลลพั ธ์ที่ไดจ้ ากการลบแถว แถวท่ีอยถู่ ดั ไปจะเลื่อนข้ึนมาแทนท่ี ภาพที่ 5.56 แสดงข้นั ตอนการลบแถว 4) การลบคอลัมน์ เป็ นการลบคอลมั น์ที่เลือกออกจากแผ่นงาน คอลมั น์ท่ีอยู่ ทางดา้ นขวา จะเลื่อนเขา้ มาแทนท่ี (ภาพที่ 5.57) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 3. คลิกป่ ุมคาํ สั่ง ลบ เลือกคาํ สัง่ ลบคอลมั น์ในแผ่นงาน 2. คลิกเปิ ดแทบ็ หนา้ แรก 1. คลิกเลือกคอลมั น์ที่จะลบ หน่วยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอรเ์ พ่ืองานอาชพี (2001-0001) 294 4. ผลลพั ธ์ท่ีไดจ้ ากการลบคอลมั น์ คอลมั น์ที่อยดู่ า้ นขวาจะเลื่อนมาแทนท่ี ภาพท่ี 5.57 แสดงข้นั ตอนการลบคอลมั น์ 3.2.4 การปรับความกว้างคอลมั น์และความสูงของแถว 1) การปรับความกว้างคอลมั น์ เม่ือพิมพข์ อ้ ความท่ีมีความยาวเกินขนาดความ กวา้ งของเซลล์ จะทาํ ให้ขอ้ ความน้ันเกินออกมากินพ้ืนที่ของเซลล์ที่อยู่ติดทางขวา ถา้ เซลล์น้ันมี ขอ้ มูลอยแู่ ลว้ จะไม่สามารถแสดงขอ้ มูลที่เกินออกมาได้ สาํ หรับขอ้ มูลที่เป็ นตวั เลข ถา้ จาํ นวนหลกั และทศนิยมมีความยาวมากกว่าความกวา้ งจะแสดง ###### แทนตวั เลขจาํ นวนน้ัน (ภาพท่ี 5.58) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. เล่ือนเมาส์ไปยงั ชื่อคอลมั นท์ ่ีตอ้ งการปรับความกวา้ ง ตรงเส้นแบ่งคอลมั นท์ างขวา เมาส์จะเปล่ียนเป็น 2. กดป่ ุมซา้ ยของเมาส์คา้ งไว้ และลากเมาส์ ไปทางขวาหรือซา้ ย เพื่อปรับขนาดคอลมั น์ 3. เมื่อไดค้ วามกวา้ งที่ตอ้ งการใหป้ ล่อยเมาส์ ภาพท่ี 5.58 แสดงข้นั ตอนการปรับความกวา้ งคอลมั น์ หน่วยที่ 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พ่ืองานอาชีพ (2001-0001) 295 2) การปรับความสูงของแถว การกาํ หนดขนาดความสูงของแถว จะทาํ ใหแ้ ถว ท่ีปรากฏบนจอภาพมีขนาดความสูงเพมิ่ ข้นึ (ภาพท่ี 5.59) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกเมาส์บริเวณเสน้ แบ่งแถว เมาส์จะเปลี่ยนเป็ น 2. คลิกลากเมาส์ปรับความสูงของแถว 3. แถวจะมีความสูงตามท่ีกาํ หนด ภาพที่ 5.59 แสดงข้นั ตอนการปรับความสูงของแถว 3.3 การคดั ลอกและการย้ายข้อมูล โปรแกรมไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศเอก็ เซล 2007 มีการป้อนขอ้ มูลลงในเซลล์ การคดั ลอก และการยา้ ยขอ้ มูลจึงทาํ ไดง้ ่ายและยดื หยนุ่ สามารถทาํ ไดท้ ้งั แผน่ งาน เฉพาะแถวหรือคอลมั น์ หรือ เฉพาะเซลล์ มีรายละเอียด ดงั น้ี 3.3.1 การคัดลอกข้อมูล หมายถึง การทาํ ให้ขอ้ มูลท่ีมีอยู่ในเซลล์น้ัน หรือในพ้ืนท่ี หน่ึงไปเกิดข้ึนในเซลลห์ รือในพ้ืนท่ีอ่ืน ๆ โดยที่ขอ้ มูลเดิมยงั คงอยู่ (ภาพที่ 5.60) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกเลือกเซลลท์ ี่จะคดั ลอก 2. คลิกป่ ุมคาํ สั่ง คดั ลอก ที่แทบ็ หนา้ แรก 5. คลิกป่ ุมคาํ สง่ั วาง ท่ีแทบ็ หนา้ แรก หน่วยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอร์เพื่องานอาชีพ (2001-0001) 296 3. จะปรากฎเสน้ ประสีดาํ ลอ้ มรอบเซลลท์ ่ีเลือก 4. คลิกเลือกตาํ แหน่งที่จะนาํ ขอ้ มูลไปจดั วาง 6. ขอ้ มูลถูกนาํ ไปวางในเซลลท์ ่ีเลือก เสร็จแลว้ กดแป้น Rnter ภาพท่ี 5.60 แสดงข้นั ตอนการคดั ลอกขอ้ มูล 3.3.2 การคดั ลอกข้อมูลด้วยการใช้ตวั จับเตมิ เป็นการคดั ลอกขอ้ มูลหรือเพื่อเติมเซลล์ ท่ีติดกนั ดว้ ยชุดขอ้ มูล (ภาพท่ี 5.61) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คล3ิก.เ3ล.ือ3กเซลลท์ ่ีจะคดั ลอก 2. นาํ เมาส์ไปช้ีท่ีสี่เหล่ียมสีดาํ มุมล่าง ขวามือ เปล่ียนเป็นรูป 3. ลากจุดจบั เติมไปยงั ตาํ แหน่งเซลลท์ ี่ตอ้ งการ 4. ผลลพั ธ์ที่ได้ ภาพที่ 5.61 แสดงข้นั ตอนการคดั ลอกขอ้ มูลดว้ ยการใชต้ วั จบั เติม 3.3.4 การย้ายข้อมูล หมายถึง การยา้ ยขอ้ มูลในเซลลห์ น่ึงไปยงั อีกเซลลห์ รือพ้ืนที่ใหม่ การยา้ ยต่างจากการสาํ เนา คือ การทาํ สาํ เนาจะทาํ ใหม้ ีขอ้ มูลหรือสูตรเพิ่มข้ึนจากเดิม ส่วนการยา้ ยจะ ไม่ทาํ ให้ขอ้ มูลเพิ่มข้ึนเพียงแต่เป็ นการยา้ ยขอ้ มูลจากบริเวณเดิมไปสู่บริเวณใหม่ (ภาพท่ี 5.62) มีข้นั ตอน ดงั น้ี หนว่ ยที่ 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พ่ืองานอาชีพ (2001-0001) 297 1. คลิกเลือกเซลลท์ ี่จะยา้ ย 2. คลิกป่ ุมคาํ สัง่ ตดั ที่แทบ็ หนา้ แรก 5. คลิกป่ ุมคาํ ส่งั วาง ที่แทบ็ หนา้ แรก 3. จะปรากฎเสน้ ประสีดาํ ลอ้ มรอบเซลลท์ ่ีเลือก 4. คลิกเลือกตาํ แหน่งท่ีจะนาํ ขอ้ มูลไปจดั วาง 6. ขอ้ มูลถูกยา้ ยจากที่เดิม ไปวางในเซลลท์ ี่เลือก ภาพท่ี 5.62 แสดงข้นั ตอนการยา้ ยขอ้ มูล 3.4 การทาํ งานกบั แผ่นงาน ปกติแฟ้มงานของโปรแกรมไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศเอก็ เซล 2007 จะแสดงแผน่ งานมา 3 แผน่ งานใหใ้ ชง้ าน ถา้ ตอ้ งการเพ่มิ แผน่ งาน ลบแผน่ งาน คดั ลอกแผน่ งาน ฯลฯ มีรายละเอียด ดงั น้ี 3.4.1 การเพมิ่ แผ่นงาน เป็นการเพม่ิ แผน่ งานใหม่เขา้ มาแทนที่แผน่ งานที่ทาํ การแทรก โดยแผน่ งานท่ีเลือกจะขยบั ไปทางดา้ นขวาของแผน่ งานใหม่ท่ีแทรกเขา้ มา (ภาพที่ 5.63) มีข้นั ตอน ดงั น้ี หนว่ ยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอรเ์ พื่องานอาชพี (2001-0001) 298 1. คลิกเปิ ดแทบ็ หนา้ แรก 2. คลิกป่ ุมคาํ ส่งั แทรก เลือกคาํ ส่งั แทรกแผ่นงาน 3. ผลลพั ธ์ที่ไดจ้ ากการใชค้ าํ ส่งั แทรกแผน่ งาน โดย แผน่ งานใหม่จะอยดู่ า้ นหนา้ ของแผน่ งานที่เลือก หรือคลิกป่ ุมคาํ สงั่ แทรกแผ่นงาน แผน่ งานที่แทรกจะอยหู่ นา้ ป่ ุมคาํ สงั่ แผน่ งานท่ีเพ่มิ มาใหม่ ป่ ุมคาํ สงั่ แทรกแผน่ งาน ภาพท่ี 5.63 แสดงข้นั ตอนการเพิ่มแผน่ งาน หน่วยที่ 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พื่องานอาชพี (2001-0001) 299 3.4.2 การลบแผ่นงาน เป็นการลบแผน่ งานท่ีไม่ไดใ้ ชแ้ ลว้ และเม่ือลบแผน่ งานแลว้ จะ ไม่สามารถเรียกกลบั มาใชง้ านไดอ้ ีก (ภาพท่ี 5.64) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 2. คลิกเปิ ดแทบ็ หนา้ แรก 3. คลิกป่ ุมคาํ สั่ง ลบ เลือกคาํ สง่ั ลบแผ่นงาน 1. คลิกเลือกแผน่ งานที่จะลบ 4. จะปรากฎกล่องโตต้ อบ แจง้ รายละเอียดเกี่ยวกบั การลบ ถา้ ตอ้ งการลบ ใหค้ ลิก ลบ 5. แผน่ งานท่ีเลือกจะถูกลบ ออกไปจากสมุดงาน ภาพที่ 5.64 แสดงข้นั ตอนการลบแผน่ งาน หน่วยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พื่องานอาชีพ (2001-0001) 300 3.4.3 การคดั ลอกแผ่นงาน เป็นการทาํ สาํ เนาแผน่ งานจากตาํ แหน่งหน่ึงไปยงั อีก ตาํ แหน่งหน่ึง (ภาพท่ี 5.65) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกเมาส์ขวาท่ีแผน่ งาน เลือก คาํ สง่ั ย้ายหรือคดั ลอก... 2. เลือกแผน่ งานที่จะนาํ 4. เสร็จแลว้ คลิก ตกลง แผน่ งานที่คดั ลอกไปจดั วาง 3. เชค็ บลอ็ กซ์ที่หวั ขอ้ สร้างสําเนา 5. ผลลพั ธ์ที่ได้ แผน่ งานที่คดั ลอกจะอยถู่ ดั ไปจากแผน่ งานที่เลือก ภาพท่ี 5.65 แสดงข้นั ตอนการคดั ลอกแผน่ งาน หนว่ ยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พ่ืองานอาชพี (2001-0001) 301 3.4.4 การย้ายแผ่นงาน เป็นการสลบั ตาํ แหน่งของแผน่ งาน (ภาพที่ 5.66) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกเมาส์ขวาท่ีแผน่ งาน เลือก คาํ สั่ง ย้ายหรือคดั ลอก... 2. เลือกแผน่ งานที่จะนาํ แผน่ งานยา้ ยไปจดั วาง 3. เสร็จแลว้ คลิก ตกลง 4. ผลลพั ธ์ที่ได้ ภาพท่ี 5.66 แสดงข้นั ตอนการยา้ ยแผน่ งาน 3.4.5 การเปลยี่ นสีแถบช่ือแผ่นงาน (ภาพท่ี 5.67) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 2. เลือกคาํ สง่ั สีแทบ็ (Tab Color) แลว้ เลือกสีที่ตอ้ งการ 1. คลิกเมาส์ขวาที่แถบช่ือแผน่ งาน 3. แถบสีแผน่ งานจะถูกปรับเปล่ียนสีตามที่กาํ หนด ภาพที่ 5.67 แสดงข้นั ตอนการเปล่ียนสีแถบชื่อแผน่ งาน หนว่ ยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพวิ เตอรเ์ พ่ืองานอาชีพ (2001-0001) 302 3.4.6 การเปลยี่ นชื่อแผ่นงาน มีข้นั ตอน ดงั น้ี 2. เลือกคาํ ส่งั เปลยี่ นช่ือ 3. จะปรากฎแถบสีดาํ ข้ึนมา ใหพ้ มิ พช์ ื่อใหม่ แทนที่ชื่อเก่า เสร็จแลว้ กดแป้น Enter หรือ คลิกเมาส์ท่ีเซลล์ 1. คลิกเมาส์ขวาที่แถบช่ือแผน่ งาน 4. ช่ือแผน่ งานจะถูกเปล่ียนไปตามที่ตอ้ งการ ภาพท่ี 5.68 แสดงข้นั ตอนการเปลี่ยนช่ือแผน่ งาน 3.4.7 การเลือกแผ่นงาน ในการป้อนหรือแก้ไขขอ้ มูลบนแผ่นงานหลาย ๆ แผ่น พร้อมกนั สามารถจดั กลุ่มแผน่ งานได้ โดยการเลือกแผน่ งานต่าง ๆ นอกจากน้ียงั สามารถจดั รูปแบบ หรือพิมพแ์ ผน่ งานท่ีเลือกไวพ้ ร้อมกนั มีรายละเอียด ดงั น้ี 1) เลือกแผ่นงานเดยี ว ใหค้ ลิกที่แผน่ งานน้นั หากไม่พบแผน่ งานที่ตอ้ งการ ใหค้ ลิกป่ ุมเล่ือนเพอื่ แสดงแผน่ งาน จากน้นั คลิกแผน่ งานท่ีตอ้ งการ แผน่ งานที่เลือก ป่ ุมเล่ือนเพื่อแสดงแผน่ งาน หนว่ ยท่ี 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พื่องานอาชีพ (2001-0001) 303 2) เลือกแผ่นงานสองแผ่นหรือมากกว่าทอี่ ยู่ตดิ กนั ใหค้ ลิกแผน่ งานแรก แลว้ กดป่ ุม Shift ที่คียบ์ อร์ดคา้ งไว้ และคลิกแผน่ งานสุดทา้ ยท่ีตอ้ งการเลือก 3) เลือกแผ่นงานสองแผ่นหรือมากกว่าทไ่ี ม่อยู่ตดิ กนั ใหค้ ลิกแผน่ งานแรก แลว้ กดป่ ุม Ctrl ท่ีคียบ์ อร์ดคา้ งไว้ และคลิกแผน่ งานอื่น ๆ ท่ีตอ้ งการเลือก 4) เลือกแผ่นงานท้งั หมดในสมุดงาน ใหค้ ลิกขวาที่แผน่ งาน แลว้ เลือกคาํ สง่ั เลือกแผ่นงานท้งั หมด 5) การยกเลกิ การเลือกแผ่นงาน ใหค้ ลิกแผน่ งานอ่ืนท่ีไม่ไดเ้ ลือกไว้ แต่ถา้ ไม่มี แผน่ งานท่ีไมถ่ ูกเลือกเลย ใหค้ ลิกขวาบนแผน่ งานท่ีเลือกไว้ แลว้ คลิก ยกเลกิ การจดั กลุ่มแผ่นงาน วิธีการพมิ พ์ข้อความในเซลล์เดียวแต่หลายบรรทัด พมิ พข์ อ้ ความท่ีต้องการจนถึงคาํ ทตี่ อ้ งการขั้นบรรทัดใหม่ ให้ กดปมุ่ Alt + Enter เมอ่ื เสร็จแล้วกดแปน้ Enter 3.5 การปรับแต่งตาราง จุดเด่นของโปรแกรมไมโครซอฟตอ์ อฟฟิ ศเอก็ เซล 2007 คือ ตาราง ดงั น้นั หลงั จาก การบนั ทึกขอ้ มูลเสร็จแลว้ ข้นั ตอนต่อไป คือ การตกแต่งตารางใหด้ ูสวยงาม ซ่ึงดูจะเป็นเร่ืองท่ี สาํ คญั ไม่นอ้ ย เพราะจะทาํ ใหเ้ อกสารของเราดูน่าสนใจยง่ิ ข้ึน มีรายละเอียด ดงั น้ี 3.5.1 การใช้เครื่องมือสําเร็จรูปในการตกแต่งตาราง โปรแกรมไมโครซอฟต์ ออฟฟิ ศเอก็ เซล 2007 ไดเ้ ตรียมรูปแบบของการตกแต่งตารางไวม้ ากมาย ที่เรียกวา่ “จดั รูปแบบเป็น ตาราง” สามารถคลิกเลือกเพื่อตกแต่งแผน่ งานใหโ้ ดยอตั โนมตั ิ (ภาพท่ี 5.69) มีข้นั ตอน ดงั น้ี หน่วยท่ี 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอรเ์ พื่องานอาชีพ (2001-0001) 304 1. คลิกเลือกช่วงของเซลล์ 2. คลิกป่ ุมคาํ สัง่ จดั รูปแบบเป็ นตาราง ที่แทบ็ หนา้ แรก 3. เลือกรูปแบบที่ตอ้ งการ 5. จะไดร้ ูปแบบตารางท่ีกาํ หนด พร้อมกบั ตวั กรองตรง ส่วนหวั ของตาราง เพอ่ื ใชใ้ นการคน้ หา 4. จะปรากฎกล่องโตต้ อบ ใหร้ ะบุตาํ แหน่ง 6. ถา้ ตอ้ งการเอาตวั กรองออก ใหค้ ลิกที่ ของขอ้ มูล เสร็จแลว้ คลิก ตกลง ป่ ุมคาํ ส่ัง ตวั กรอง ท่ีแทบ็ ขอ้ มูล ภาพท่ี 5.69 แสดงข้นั ตอนการใชเ้ คร่ืองมือสาํ เร็จรูปในการตกแตง่ ตาราง หนว่ ยที่ 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอร์เพื่องานอาชพี (2001-0001) 305 3.5.2 การตเี ส้นขอบให้กบั ตาราง (ภาพท่ี 5.70) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกเลือกกลุ่มเซลลท์ ่ีตอ้ งการตีเส้นขอบ 2. คลิกป่ ุมคาํ สั่ง เส้นขอบ ของกลุ่มคาํ ส่ัง แบบอกั ษร ที่แทบ็ หนา้ แรก 3. คลิกเลือกลกั ษณะเสน้ ขอบและ สีเส้นขอบท่ีจะใช้ โดยการคลิก ป่ ุมภายในค่าที่ต้งั ไว้ คลิกภายใน ไดอะแกรมตวั อยา่ ง หรือคลิกที่ ป่ ุมตา่ ง ๆ ขา้ งบน 4. กาํ หนดเรียบร้อยแลว้ คลิก ตกลง 5. ผลลพั ธ์ท่ีไดจ้ ากการตีเสน้ ขอบ ภาพที่ 5.70 แสดงข้นั ตอนการตีเสน้ ขอบใหก้ บั ตาราง หน่วยท่ี 5 การใชโ้ ปรแกรมตารางงาน

คอมพิวเตอร์เพ่ืองานอาชพี (2001-0001) 306 3.5.3 การจัดรูปแบบข้อมูลในเซลล์ (ภาพท่ี 5.71) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกเลือกเซลลท์ ่ีตอ้ งการจดั รูปแบบ 3. รูปแบบตวั อกั ษรท่ีไดจ้ าก การใชค้ าํ ส่งั แบบอกั ษร 2. เลือกแบบอกั ษร ขนาด ลกั ษณะตวั อกั ษร และสีจากกลุม่ คาํ สง่ั แบบอกั ษร ท่ีแทบ็ หนา้ แรก ขนาดแบบอกั ษร เพ่มิ ขนาดแบบอกั ษร แบบอกั ษร ลดขนาดแบบอกั ษร ตวั หนา สีแบบอกั ษร ตวั เอียง ขีดเสน้ ใต้ สีเติม ภาพท่ี 5.71 แสดงข้นั ตอนการจดั รูปแบบขอ้ มูลในเซลล์ 3.5.4 การจดั รูปแบบข้อมูลตวั เลข (ภาพที่ 5.72) มีข้นั ตอน ดงั น้ี 1. คลิกเลือกเซลลท์ ี่ 2. คลิกเลือกรูปแบบที่ตอ้ งการในกลุ่มคาํ สงั่ ตวั เลข ที่แทบ็ หนา้ แรก ตอ้ งการจดั รูปแบบ ลกั ษณะจุลภาค ลดตาํ แหน่งทศนิยม รูปแบบตวั เลขทางบญั ชี ลกั ษณะเปอร์เซ็นต์ เพม่ิ ตาํ แหน่งทศนิยม 3. ผลลพั ธ์ที่ไดจ้ ากการใชค้ าํ สั่งจดั รูปแบบตวั เลข ภาพท่ี 5.72 แสดงข้นั ตอนการจดั รูปแบบขอ้ มูลตวั เลข หนว่ ยท่ี 5 การใช้โปรแกรมตารางงาน