Book13_งานสารบรรณ

วชิ า บร. (PA) ๒๑๓๐๔ งานสารบรรณ

ตาํ ÃÒàÃÂÕ ¹ ËÅ¡Ñ ÊÙμà ¹¡Ñ àÃÕ¹¹ÒÂÊºÔ ตําÃǨ ÇÔªÒ ºÃ. (PA) òñóðô §Ò¹ÊÒúÃó เอกสารนี้ “໹š ¤ÇÒÁÅºÑ ¢Í§·Ò§ÃÒª¡ÒÔ หา มมใิ หผหู นงึ่ ผใู ดเผยแพร คัดลอก ถอดความ หรอื แปลสว นหนง่ึ สว นใด หรอื ทง้ั หมดของเอกสารนเี้ พอื่ การอยา งอน่ื นอกจาก “à¾Í×è ¡ÒÃÈ¡Ö ÉÒͺÃÁ” ของขาราชการตํารวจเทาน้ัน การเปดเผยขอความแกบุคคลอื่นที่ไมมีอํานาจหนาที่จะมีความผิดตาม ประมวลกฎหมายอาญา ¡Í§ºÞÑ ªÒ¡ÒÃÈ¡Ö ÉÒ สาํ ¹¡Ñ §Ò¹ตํา¾ÃÇ.Ȩá.òËõ‹§ªöÒóμÔ

1

คาํ นาํ หลักสูตรนักเรียนนายสิบตํารวจ (นสต.) เปนหลักสูตรการศึกษาอบรมท่ีมีเปาหมาย เพื่อเสริมสรางใหบุคคลภายนอกผูมีวุฒิประกาศนียบัตรมัธยมศึกษาตอนปลาย (ม.๖) หรือ ประกาศนียบัตรวิชาชีพ (ปวช.) หรือเทียบเทา ท่ีเขารับการฝกอบรมมีความรู ความสามารถ และ ทักษะวิชาชีพตํารวจ รวมถึงพัฒนาบุคลิกภาพรางกายใหเหมาะสมสําหรับการปฏิบัติงานตํารวจ ในกลุมสายงานปองกันปราบปราม ตลอดจนเตรียมความพรอมทางดานจิตใจและวุฒิภาวะใหมี จติ สํานึกในการใหบ ริการเพื่อบําบัดทกุ ขบ าํ รุงสขุ ของประชาชนเปน สาํ คัญ กองบัญชาการศึกษา ไดรวมกับ ครู อาจารย และครูฝก ในสังกัดกองบังคับการ ฝก อบรมตาํ รวจกลาง และกลมุ งานอาจารย กองบญั ชาการศกึ ษา ศนู ยฝ ก อบรมตาํ รวจภธู รภาค ๑ - ๙ และกองบัญชาการตํารวจตระเวนชายแดน ตลอดจนผูทรงคุณวุฒิจากภายนอก จัดทําตําราเรียน หลกั สตู รนกั เรยี นนายสบิ ตาํ รวจชดุ นี้ ซงึ่ ประกอบดว ยองคค วามรตู า งๆ ทจี่ าํ เปน ตอ การพฒั นาศกั ยภาพ ของนกั เรยี นนายสบิ ตาํ รวจใหเ ปน ขา ราชการตาํ รวจทพ่ี งึ ประสงคข องประชาชน เพอ่ื ใชส าํ หรบั ประกอบ การเรียนการสอนนักเรียนนายสิบตํารวจใหมีความพรอมทั้งดานความรู ความสามารถ กําลังกาย และจติ ใจ จนสามารถเปน ขา ราชการตาํ รวจทป่ี ฏบิ ตั งิ านใหบ รกิ ารสงั คมและประชาชนไดอ ยา งตรงตาม ความตอ งการอยา งแทจรงิ และมคี วามพรอมในการเขา สปู ระชาคมอาเซยี น ขอขอบคุณครู อาจารย ครูฝก และผูทรงคุณวุฒิทุกทาน ที่ไดรวมกันระดมความคิด ใหคําปรึกษา คําแนะนํา ประสบการณท่ีเปนประโยชน รวมถึงการถายทอดองคความรู ท่ีเปนประโยชน จนทําใหการจัดทําตําราเรียนหลักสูตรนักเรียนนายสิบตํารวจสําเร็จลุลวงไดดวยดี ซึ่งกองบัญชาการศึกษาหวังเปนอยางย่ิงวาตําราเรียนชุดนี้คงเปนประโยชนตอการจัดการเรียน การสอนและการจดั การฝกอบรมของครู อาจารย และครฝู ก รวมตลอดถึงใชเปนคูมือการปฏบิ ัตงิ าน ของขาราชการตํารวจ อันจะสงผลทําใหสํานักงานตํารวจแหงชาติสามารถสรางความเชื่อม่ัน ศรัทธา และความผาสุกใหแกประชาชนไดอ ยา งแทจ รงิ พลตํารวจโท ( อภิรตั นยิ มการ ) ผูบ ัญชาการศกึ ษา

1

ÊÒúÞÑ ÇªÔ Ò §Ò¹ÊÒúÃó ˹ŒÒ º··Õè ๑ »ÃÐÇμÑ Ô ¤ÇÒÁ໚¹ÁҢͧ§Ò¹ÊÒúÃó ñ - ประวตั ิระเบียบงานสารบรรณ ๑ - ความหมายของงานสารบรรณ ๒ - ความสาํ คัญของงานสารบรรณ ๒ - ประโยชนของงานสารบรรณ ๓ õ º··èÕ ò ÃÐàºÂÕ ºสํา¹Ñ¡¹ÒÂ¡Ã°Ñ Á¹μÃÕ ÇÒ‹ ´ŒÇ§ҹÊÒúÃó ๕ - ชนดิ ของหนงั สอื ๖ - หนังสอื ภายนอก ๙ - หนงั สือภายใน ๑๑ - หนังสือประทับตรา ๑๓ - หนงั สอื สงั่ การ ๑๙ - หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ ๒๕ - หนังสือทีเ่ จาหนา ที่ทําขนึ้ หรือรับไวเปน หลกั ฐานในราชการ ๒๙ - บทเบ็ดเตลด็ ๓๐ - การจดั ทาํ สําเนาหนังสือ ๓๐ - การจดั ทาํ หนงั สอื เวียน ๓๐ - การรับและสง หนงั สือ ๓๔ - บัตรตรวจคน ๓๔ - การเก็บรักษา ๓๕ - วธิ ีการเกบ็ หนงั สือ ๓๖ - อายกุ ารเกบ็ หนังสือ ๓๗ - การสงมอบหนงั สอื ๓๙ - การยืมหนังสือ ๔๐ - การทาํ ลายหนงั สอื ๔๒ - มาตรฐานตรา แบบพิมพ และซอง ๔๓ - ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส ôõ Ẻ·ÒŒ ÂÃÐàºÂÕ º

ÀÒ¤¼¹Ç¡ ˹ŒÒ ภาคผนวก ๑ การกาํ หนดเลขทห่ี นังสอื ออก ภาคผนวก ๒ คาํ ขึ้นตน สรรพนาม คําลงทายฯ ๖๙ ๗๕ º··èÕ ó ÊÒúÃóตําÃǨ ÷ù - งานสารบรรณตาํ รวจ ๗๙ - การใชบนั ทกึ ขอ ความ ๘๑ - การจัดทาํ หนงั สือ ๘๒ - การเสนองาน ๘๓ - การรบั และการสง หนังสอื ๘๔ - การคัดสาํ เนา และการลงชอ่ื ตรวจ ๘๕ - การกาํ หนดเลขประจาํ หนวยงานภายในสาํ นักงานตํารวจแหงชาติ ๘๕ - การใชค าํ ยอ ในราชการตํารวจ ๘๙ - ไปรษณยี ส นามของตาํ รวจชายแดน ๑๐๒ º··èÕ ô ¡ÒúÑÞÞμÑ ÈÔ Ñ¾·À ÒÉÒÍѧ¡ÄɪèÍ× Ë¹Ç‹ §ҹ ÂÈ áÅÐตาํ á˹‹§ ñð÷ ã¹สํา¹Ñ¡§Ò¹ตําÃǨáË‹§ªÒμÔ ññù º··Õè õ ˹§Ñ ÊÍ× ÃÒª¡ÒÃÅºÑ ๑๑๙ - หนังสือราชการลบั ๑๒๑ - การปฏิบัติเกย่ี วกบั เอกสารลับ ñòó ๑๒๓ º··èÕ ö ¡ÒÃÃÒ‹ §áÅСÒÃà¢Õ¹˹§Ñ ÊÍ× ÃÒª¡Òà ๑๓๕ - การเขยี นหนงั สอื ราชการ ñó÷ - บันทกึ ฝา ยอาํ นวยการ ๑๓๗ ๑๔๐ º··Õè ÷ ¡ÒþÁÔ ¾Ë¹§Ñ ÊÍ× ÃÒª¡Òà ๑๔๓ - การพมิ พหนงั สอื ราชการ - การพิมพหนังสือราชการภาษาไทยดว ยโปรแกรมการพิมพ ในเครื่องคอมพวิ เตอร - ตัวอยา งการพิมพหนังสือราชการ

๑ º··Õè ñ »ÃÐÇÑμÔ ¤ÇÒÁ໹š ÁҢͧ§Ò¹ÊÒúÃó ÇÑμ¶»Ø ÃÐʧ¤ ๑. เพื่อใหผูเรียนมีความรู ความเขาใจและสามารถอธิบายประวัติ ความเปนมา ความสําคัญและประโยชนของงานสารบรรณไดอ ยา งถูกตอง ๒. เพอ่ื ใหผ เู รยี นมคี วามรคู วามเขา ใจ และสามารถอธบิ ายความหมายของงานสารบรรณ ไดอยางถูกตอ ง ¡Å‹ÒÇนาํ งานสารบรรณ เปนการส่ือสารที่เปนลายลักษณอักษรที่สวนราชการตองถือปฏิบัติและ จดั ทําตามรูปแบบท่กี ําหนดของการจัดทําเอกสารราชการ เชน หนงั สือราชการ บันทึกขอ ความ คําสั่ง ประกาศ ขา ว หนังสือรบั รอง เปน ตน »ÃÐÇμÑ ÔÃÐàºÕº§Ò¹ÊÒúÃó กอนป ๒๔๙๗ ยังไมมีการกําหนดระเบียบงานสารบรรณขึ้นมาโดยเฉพาะ แตละ สวนราชการ ตางมีระเบียบเกี่ยวกับการรางหนังสือ การเก็บรักษาเอกสารตาง ๆ ของตนโดยเฉพาะ ตางคนตางทําไมมีหลักการที่แนนอน และในป ๒๔๙๖ รัฐบาลจึงไดจัดต้ังคณะกรรมการรางระเบียบ งานสารบรรณ ตอมาในป ๒๕๐๒ ก็ไดมีการพิจารณาปรับปรุงระเบียบงานสารบรรณอีกครั้งหนึ่ง โดยไดนําเอาขอเสนอแนะและปญหาตาง ๆ จากการใชระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ.๒๔๙๗ และ ๒๔๙๘ มาปรับปรุงใหเหมาะสมยิ่งขึ้น เมื่อไดพิจารณาปรับปรุงระเบียบงานสารบรรณเรียบรอยแลว ก็ไดเสนอใหคณะรฐั มนตรีพิจารณา คณะรัฐมนตรีไดมีมติเหน็ ชอบเมอื่ วนั ที่ ๒๔ ธันวาคม ๒๕๐๖ และ เรยี กระเบยี บน้ีวา ระเบยี บสาํ นกั นายกรฐั มนตรีวา ดว ยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๐๖ โดยใหม ีผลบงั คบั ใช ตั้งแตวนั ที่ ๑ มกราคม ๒๕๐๗ เปนตนไป แตร ะเบยี บงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๐๖ ไมครอบคลุมถึงงานสารบรรณท่ปี ฏิบัติอยทู ั้งหมด ประกอบกบั มสี ว นราชการตา ง ๆ ไดห ารอื แนวทางปฏบิ ตั เิ กย่ี วกบั งานสารบรรณมายงั สาํ นกั นายกรฐั มนตรี อยูเสมอ สํานักนายกรัฐมนตรีก็ไดพิจารณาแลวเห็นวา ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีที่ออกใชบังคับ และเปน หลกั ในการปฏบิ ตั งิ านนน้ั มอี ยหู ลายระเบยี บดว ยกนั บางระเบยี บไดอ อกมาใชบ งั คบั เปน เวลานาน ทําใหว ิธีปฏบิ ตั บิ างตอน บางเร่อื งลาสมยั ระเบียบตา ง ๆ กระจัดกระจายอยใู นท่ตี าง ๆ มิไดป ระมวล เขาเปนระเบียบปฏิบัติในเรื่องเดียวกัน ทําใหเปนอุปสรรคกับการปฏิบัติงาน ระเบียบบางฉบับไมได

๒ กาํ หนดใหส ว นราชการใดเปน ผรู กั ษาระเบยี บรบั ผดิ ชอบโดยเฉพาะ ทาํ ใหเ กดิ ปญ หาไมม ผี วู นิ จิ ฉยั ตคี วาม และติดตามการปฏิบัติตามระเบียบ สํานักนายกรัฐมนตรีจึงไดเสนอใหรัฐบาลพิจารณาและแตงต้ัง คณะกรรมการพจิ ารณาปรบั ปรงุ และพฒั นาระเบยี บสาํ นกั นายกรฐั มนตรโี ดยมปี ลดั สาํ นกั นายกรฐั มนตรี เปนประธานกรรมการในป ๒๕๑๘ คณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบสํานักนายก รฐั มนตรี ไดแ ตง ตง้ั คณะกรรมการวชิ าการขน้ึ เพอื่ ปรบั ปรงุ ระเบยี บงานสารบรรณโดยเฉพาะในปเ ดยี วกนั ตอ มาคณะกรรมการวชิ าการไดเ ปลย่ี นชอื่ เปน คณะอนกุ รรมการปรบั ปรงุ ระเบยี บงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๐๖ และไดเสนอรางระเบียบงานสารบรรณข้ึนมาใหม ใหคณะกรรมการพิจารณาปรับปรุง และพัฒนาระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีพิจารณา คณะกรรมการไดนํารางระเบียบสารบรรณเสนอให คณะรัฐมนตรีพิจารณาเม่ือเดือนเมษายน ๒๕๒๖ ซึ่งคณะรัฐมนตรีก็ไดมีมติเห็นชอบและใหมีผลใช บังคบั ตั้งแต ๑ มิถุนายน ๒๕๒๖ เปน ตน ไป ตอมา เพ่ือใหเหมาะสมกับสภาวการณในปจจุบันท่ีมีการปฏิบัติงานสารบรรณดวยระบบ สารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สแ ละเปน การสอดคลอ งกบั การบรหิ ารราชการแนวทางใหมท มี่ งุ เนน ผลสมั ฤทธิ์ ความคมุ คา และลดขน้ั ตอนในการปฏบิ ตั งิ านและเพอ่ื ใหร ะบบงานสารบรรณมคี วามรวดเรว็ มปี ระสทิ ธภิ าพ จงึ วางระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดว ยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ.๒๕๔๘ มีผลบงั คบั ใชต้งั แต วันท่ี ๒๔ กนั ยายน ๒๕๔๘ เปน ตนไป ¤ÇÒÁËÁÒ¢ͧ§Ò¹ÊÒúÃó “งานสารบรรณ” หมายถึง “งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเร่ิมตั้งแตการจัดทํา การรบั การสง การเก็บรักษา การยมื จนถงึ การทาํ ลาย” ซง่ึ เปน การกาํ หนดขนั้ ตอนและขอบขายของ งานสารบรรณวา เกยี่ วขอ งกบั เรอ่ื งอะไรบา ง แตใ นทางปฏบิ ตั กิ ารบรหิ ารงานเอกสารทง้ั ปวง จะเรม่ิ ตง้ั แต การคดิ อา น รา ง เขยี น แตง พมิ พ จด จาํ ทาํ สาํ เนา สง หรือสอ่ื ขอความ รบั บันทกึ จดรายงานการ ประชุม สรุป ยอเรอื่ ง เสนอ ส่ังการ ตอบ ทํารหัส เก็บเขา ที่ คนหา ติดตามและทําลาย ท้ังนี้ ตองเปน ระบบท่ใี หค วามสะดวก รวดเร็ว ถูกตอง และมปี ระสทิ ธภิ าพเพอื่ ประหยัดเวลา แรงงาน และคา ใชจา ย ผทู จ่ี ะทาํ งานสารบรรณไดด จี าํ เปน ตอ งรงู านธรุ การดว ย เชน การตดิ ตอ โตต อบ และประสานงาน รจู กั ความควรหรอื ไมค วร มคี วามคลอ งแคลว วอ งไว นอกจากนน้ั ตอ งมคี วามรทู างดา นภาษาเปน อยา งดี โดยเฉพาะอยา งยง่ิ ภาษาไทย และควรรรู ะบบขา วสารทง้ั ปวง สามารถพมิ พด ดี ได เมอ่ื มคี วามจาํ เปน จะ ตองกระทาํ การปฏิบตั ิงานสารบรรณ หากมีสว นเกย่ี วของงานทางเทคนคิ ควรติดตอ ประสานกับผูที่มี ความรทู างเทคนคิ นนั้ ๆ โดยตรงดว ย ผทู ท่ี าํ งานสารบรรณทเ่ี กยี่ วกบั การประชมุ จะตอ งมคี วามสามารถ ในการจดรายงานการประชมุ และสามารถถอดความคดิ เหน็ ของทปี่ ระชมุ ออกมาไดถ กู ตอ งและเขา ใจไดด ี ¤ÇÒÁสํา¤ÞÑ ¢Í§§Ò¹ÊÒúÃó ๑. ใชเปน เคร่ืองมอื ในการบริหารงาน ๒. ใชใหเปน สอื่ ในการติดตอ ทาํ ความเขา ใจระหวา งหนวยงาน

๓ ๓. ใชเปนหลักฐานอางอิงในการติดตอหรือทําความตกลง ๔. เอกสารทําขนึ้ เปนเสมอื นเครื่องเตอื นความจาํ ของหนว ยงาน ๕. เอกสารท่ที าํ ข้นึ เปนสิ่งทมี่ คี ณุ คา ในการศกึ ษาคน ควาในอนาคต »ÃÐ⪹¢ ͧ§Ò¹ÊÒúÃó ๑. ทําใหก ารปฏบิ ัติงานเปนระบบและมคี วามเปนระเบยี บ ๒. เกิดการประหยดั ๓. เกิดความสะดวกในการอางองิ และคน หา ๔. เกดิ ความตอเนือ่ งในการทํางาน ๕. ทาํ ใหระบบการทํางานมปี ระสิทธิภาพ º·ÊÃ»Ø งานสารบรรณนบั เปน หวั ใจสาํ คญั ในการปฏบิ ตั งิ านดา นหนงั สอื เพราะตอ งใชใ นการตดิ ตอ สอ่ื สารและประสานงานระหวา งสว นราชการ หนว ยงาน หรอื บคุ คล การทจี่ ะปฏบิ ตั งิ านราชการเกย่ี วกบั หนงั สือไดด ีนั้นจะตอ งรูแ ละเขา ใจระเบยี บกอน แลวจงึ นาํ ไปสูก ารปฏบิ ัตใิ หถ ูกตองและมีประสิทธภิ าพ ¡¨Ô ¡ÃÃÁ แบงกลุมรวมทํากิจกรรมเกี่ยวกับเน้ือหาท่ีเรียนไดอยางเหมาะสมตามจุดประสงค ในการเรยี นการสอน

๔

๕ º··èÕ ò ÃÐàºÂÕ ºสาํ ¹¡Ñ ¹Ò¡ÃÑ°Á¹μÃÕ ÇÒ‹ ´ÇŒ §ҹÊÒúÃó ÇμÑ ¶»Ø ÃÐʧ¤ ๑. เพื่อใหผเู รยี นมีความรู ความเขา ใจ และสามารถอธบิ ายหนังสือราชการทง้ั ๖ ชนิด และสามารถบอกความแตกตา งไดอ ยางถกู ตอง ๒. เพอื่ ใหผูเรยี นมีความรู ความเขาใจ และสามารถอธบิ ายระดับชั้นความเรว็ การจดั ทาํ ทําสําเนา และหนังสอื เวียน ไดอ ยางถูกตอง ๓. เพือ่ ใหผูเรียนมีความรู ความเขาใจ และสามารถอธิบายการจดั ทําการรับและการสง หนงั สอื ราชการดวยระบบแบบปกติและดว ยระบบอเิ ล็กทรอนิกสไดอ ยางถกู ตอง ๔. เพอ่ื ใหผ เู รยี นมคี วามรู ความเขา ใจ และสามารถอธบิ ายวธิ กี ารปฏบิ ตั เิ กยี่ วกบั การเกบ็ รักษา การยมื และการทาํ ลายหนงั สอื ไดอยา งถกู ตอ ง ๕. เพื่อใหผูเรียนมีความรู ความเขาใจ และสามารถอธิบายมาตรฐานตรา แบบพิมพ และซอง ไดอยางถกู ตอง ʋǹนํา ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ ๒๕๒๖ เปนระเบียบที่เก่ียวของใน การจดั ทาํ หนงั สอื ราชการแตล ะชนดิ จะมรี ปู แบบของหนงั สอื ทแี่ ตกตา งกนั และ ฉบบั ท่ี ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ ไดมีแกไขเพ่ิมนยิ ามคําวา “อิเลก็ ทรอนิกส” และคําวา “ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส” ระหวางนิยาม คาํ วา “หนงั สือ” และ “สวนราชการ” ª¹´Ô ¢Í§Ë¹Ñ§Ê×Í ¢ŒÍ ù หนงั สอื ราชการ คอื หนงั สอื ราชการทีเ่ ปน หลกั ฐานของทางราชการ ไดแ ก ๙.๑ หนังสือทีม่ ีไปมาระหวางสวนราชการ ๙.๒ หนงั สือทสี่ ว นราชการมีไปถงึ หนว ยงานอ่ืนใดซึ่งมิใชส ว นราชการ หรือท่ีมี ไปถงึ บุคคลภายนอก ๙.๓ หนังสอื ท่หี นว ยงานอ่ืนใดซึง่ มิใชสว นราชการ หรอื บคุ คลภายนอกมมี าถึง สวนราชการ ๙.๔ เอกสารที่ทางราชการจดั ทาํ ข้ึนเพื่อเปนหลักฐานในราชการ ๙.๕ เอกสารท่ีทางราชการจดั ทาํ ข้ึนตามกฎหมาย ระเบียบ หรอื ขอบงั คับ ๙.๖ ขอมูลขา วสารหรือหนงั สอื ทไ่ี ดรบั จากระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส

๖ (ความในขอ ๙ แกไขโดย ระเบยี บสํานกั นายกรัฐมนตรี วา ดวยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ลงวันท่ี ๒๑ มถิ ุนายน พ.ศ. ๒๕๔๘) ¢ÍŒ ñð หนงั สอื มี ๖ ชนิด คอื ๑๐.๑ หนงั สอื ภายนอก ๑๐.๒ หนงั สือภายใน ๑๐.๓ หนงั สอื ประทบั ตรา ๑๐.๔ หนงั สือส่งั การ ๑๐.๕ หนงั สือประชาสมั พันธ ๑๐.๖ หนังสือท่ีเจาหนา ทท่ี ําข้นึ หรือรับไวเปน หลกั ฐานในราชการ ˹§Ñ ÊÍ× ÀÒ¹͡ ¢ŒÍ ññ ˹ѧÊ×ÍÀÒ¹͡ คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีโดยใชกระดาษ ตราครฑุ เปน หนงั สอื ตดิ ตอ ระหวา งสว นราชการ หรอื สว นราชการมถี งึ หนว ยงานอนื่ ใดซง่ึ มใิ ชส ว นราชการ หรอื ท่มี ีถงึ บคุ คลภายนอก ใหจ ัดทาํ ตามแบบท่ี ๑ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ ๑๑.๑ ที่ ใหล งรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาํ ของเจา ของเรอื่ ง ตามทก่ี าํ หนด ไวในภาคผนวก ๑ ทับเลขทะเบียนหนังสือสง สําหรับหนังสือของคณะกรรมการใหกําหนดรหัสตัว พยัญชนะเพม่ิ ขึน้ ไดต ามความจาํ เปน ๑๑.๒ สว นราชการเจา ของหนงั สอื ใหล งชอื่ สว นราชการ สถานทร่ี าชการ หรอื คณะกรรมการ ซงึ่ เปนเจาของหนงั สอื น้ัน และโดยปกตใิ หลงทต่ี ัง้ ไวดวย ๑๑.๓ วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขป พทุ ธศักราชที่ออกหนงั สือ ๑๑.๔ เรอื่ ง ใหล งเรอื่ งยอ ทเ่ี ปน ใจความสนั้ ที่สุดของหนงั สอื ฉบบั นน้ั ในกรณี ทเี่ ปนหนังสอื ตอเนอื่ ง โดยปกตใิ หล งเร่อื งของหนังสือฉบับเดมิ ๑๑.๕ คําขึ้นตน ใหใชคําขึ้นตนตามฐานะของผูรับหนังสือตามตารางการใช คาํ ขึ้นตนสรรพนามและคําลงทา ย ท่กี ําหนดไวใ นภาคผนวก ๒ แลวลงตาํ แหนงของผทู ่หี นงั สอื น้นั มถี ึง หรือช่ือบุคคลในกรณที มี่ ีถึงตัวบุคคลไมเก่ยี วกบั ตาํ แหนงหนา ที่ ๑๑.๖ อางถึง (ถามี) ใหอางถึงหนังสือท่ีเคยมีติดตอกันเฉพาะหนังสือท่ีสวน ราชการผูรับหนังสือไดรับมากอนแลว จะจากสวนราชการใดก็ตาม โดยใหลงช่ือสวนราชการเจาของ หนงั สอื และเลขท่หี นังสือวนั ที่ เดอื น ปพุทธศักราช ของหนงั สือนัน้ การอางถึง ใหอางถึงหนังสือฉบับสุดทายท่ีติดตอกันเพียงฉบับเดียว เวนแตมีเร่ืองอ่ืนที่เปนสาระสําคัญตองนํามาพิจารณา จึงอางถึงหนังสือฉบับอ่ืน ๆ ท่ีเก่ียวกับเร่ืองนี้ โดยเฉพาะใหทราบดวย

๗ ๑๑.๗ ส่งิ ที่สง มาดว ย (ถาม)ี ใหลงช่ือสง่ิ ของ เอกสาร หรอื บรรณสารทีส่ งไป พรอ มกับหนงั สือนน้ั ในกรณที ไ่ี มส ามารถสง ไปในซองเดียวกนั ได ใหแจง ดว ยวา สงไปโดยทางใด ๑๑.๘ ขอความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมี ความประสงคห ลายประการใหแ ยกเปน ขอ ๆ ๑๑.๙ คาํ ลงทาย ใหใ ชค าํ ลงทายตามฐานะของผูรับหนังสือตามตารางการใช คาํ ขึ้นตน สรรพนามและคําลงทาย ทก่ี ําหนดไวใ นภาคผนวก ๒ ๑๑.๑๐ ลงช่อื ใหล งลายมือชือ่ เจา ของหนังสือ และใหพิมพช่อื เต็มของเจาของ ลายมอื ช่อื ไวใตลายมือชือ่ ๑๑.๑๑ ตําแหนง ใหลงตําแหนงของเจา ของหนงั สอื ๑๑.๑๒ สวนราชการเจาของเรื่อง ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง หรือ หนวยงานท่ีออกหนังสือ ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกระทรวง หรือทบวง ใหลงชื่อ สวนราชการเจาของเรื่อง ท้ังระดับกรมและกอง ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกรมลงมา ใหลงชอ่ื สว นราชการเจาของเรือ่ งเพยี งระดบั กองหรอื หนวยงานท่ีรบั ผดิ ชอบ ๑๑.๑๓ โทร. ใหล งหมายเลขโทรศพั ทข องสว นราชการเจา ของเรอ่ื ง หรอื หนว ยงาน ทอี่ อกหนงั สอื และหมายเลขภายในตูสาขา (ถา มี) ไวด วย *โทรสาร ใหล งหมายเลขโทรสารของสว นราชการเจา ของเรอ่ื งหรอื หนว ยงาน ทอ่ี อกหนงั สอื ตอ จากหมายเลขโทรศพั ท (*เพมิ่ เตมิ ตามหนงั สอื สาํ นกั นายกรฐั มนตรี ที่ นร ๑๐๐๒/ว ๑๗ ลงวนั ที่ ๓๑ กรกฎาคม ๒๕๓๔) ๑๑.๑๔ สําเนาสง (ถามี) ในกรณีที่ผูสงจัดทําสําเนาสงไปใหสวนราชการ หรือ บุคคลอ่นื ทราบและประสงคจ ะใหผ ูรับทราบวา ไดม สี ําเนาสง ไปใหผูใดแลว ใหพิมพชือ่ เต็ม หรอื ชือ่ ยอ ของสวนราชการหรือชื่อบุคคลที่สงสําเนาไปให เพื่อใหเปนที่เขาใจระหวางผูสงและผูรับ ถาหากมี รายช่ือที่สงมากใหพ มิ พวา สง ไปตามรายช่ือทีแ่ นบ และแนบรายช่อื ไปดวย

๘

๙ ˹ѧÊ×ÍÀÒÂã¹ ¢ŒÍ ñò ˹§Ñ ÊÍ× ÀÒÂã¹ คอื หนงั สอื ตดิ ตอ ราชการทเี่ ปน แบบพธิ นี อ ยกวา หนงั สอื ภายนอก เปนหนงั สือตดิ ตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวัดเดียวกนั ใชกระดาษบนั ทกึ ขอ ความ และให จดั ทาํ ตามแบบที่ ๒ ทายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๑๒.๑ สวนราชการ ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเร่ือง หรือหนวยงานที่ออก หนังสือ โดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกรมข้ึนไป ใหลงช่ือสวนราชการเจาของเร่ืองท้ังระดับกรมและกอง ถาสวนราชการท่ีออกหนังสืออยูในระดับ ตํ่ากวากรมลงมา ใหลงช่ือสวนราชการเจาของเรื่องเพียงระดับกอง หรือสวนราชการเจาของเรื่อง พรอมทั้งหมายเลขโทรศัพท (ถา มี) ๑๒.๒ ที่ ใหล งรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาํ ของเจา ของเรอ่ื ง ตามทกี่ าํ หนดไวใ น ภาคผนวก ๑ ทบั เลขทะเบยี นหนงั สอื สง สาํ หรบั หนงั สอื ของคณะกรรมการใหก าํ หนดรหสั ตวั พยญั ชนะ เพิ่มขึน้ ไดตามความจาํ เปน ๑๒.๓ วนั ท่ี ใหล งตวั เลขของวนั ท่ี ชอื่ เตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปพ ทุ ธศกั ราช ท่ีออกหนังสือ ๑๒.๔ เร่ือง ใหลงเร่ืองยอท่ีเปนใจความส้ันท่ีสุดของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณี ทเ่ี ปนหนังสอื ตอ เนอ่ื ง โดยปกตใิ หล งเร่อื งของหนงั สอื ฉบบั เดิม ๑๒.๕ คําขึ้นตน ใหใชคําขึ้นตนตามฐานะของผูรับหนังสือตามตารางการใช คาํ ขึน้ ตนสรรพนามและคําลงทาย ทีก่ ําหนดไวในภาคผนวก ๒ แลว ลงตาํ แหนงของผูทีห่ นังสอื น้ันมีถงึ หรือช่ือบุคคลในกรณที ่มี ถี ึงตวั บุคคลไมเ กีย่ วกับตําแหนง หนาท่ี ๑๒.๖ ขอความ ใหลงสาระสําคัญของเร่ืองใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมี ความประสงคหลายประการ ใหแยกเปนขอ ๆ ในกรณีท่ีมีการอางถึงหนังสือท่ีเคยมีติดตอกัน หรือมสี ิง่ ทสี่ งมาดว ย ใหร ะบไุ วใ นขอนี้ ๑๒.๗ ลงชอื่ และตาํ แหนง ใหป ฏบิ ตั ติ ามขอ ๑๑.๑๐ และขอ ๑๑.๑๑ โดยอนโุ ลม ในกรณีท่กี ระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวดั ใดประสงคจ ะกําหนดแบบการเขยี น โดยเฉพาะ เพื่อใชตามความเหมาะสมก็ใหก ระทาํ ได

๑๐

๑๑ ˹§Ñ ÊÍ× »ÃзºÑ μÃÒ ¢ŒÍ ñó ˹ѧÊ×Í»ÃзѺμÃÒ คือ หนังสือท่ีใชประทับตราแทนการลงช่ือของหัวหนา สว นราชการระดบั กรมขน้ึ ไป โดยใหห วั หนา สว นราชการระดบั กอง หรอื ผทู ไ่ี ดร บั มอบหมายจากหวั หนา สว นราชการระดับกรมขน้ึ ไป เปน ผรู บั ผดิ ชอบลงช่อื ยอ กาํ กบั ตรา หนงั สอื ประทบั ตราใหใ ชไ ดท ง้ั ระหวา งสว นราชการกบั สว นราชการ และระหวา งสว นราชการ กบั บุคคลภายนอก เฉพาะกรณที ่ไี มใชเ รือ่ งสําคญั ไดแก ๑๓.๑ การขอรายละเอียดเพ่มิ เตมิ ๑๓.๒ การสง สาํ เนาหนังสอื ส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสาร ๑๓.๓ การตอบรบั ทราบทีไ่ มเกยี่ วกบั ราชการสาํ คัญ หรอื การเงิน ๑๓.๔ การแจง ผลงานทไ่ี ดด ําเนนิ การไปแลว ใหสวนราชการท่เี กย่ี วขอ งทราบ ๑๓.๕ การเตอื นเร่ืองท่ีคา ง ๑๓.๖ เรื่องซึ่งหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไปกําหนดโดยทําเปนคําสั่ง ใหใ ชหนงั สือประทับตรา ¢ÍŒ ñô ˹§Ñ ÊÍ× »ÃзºÑ μÃÒ ใชก ระดาษตราครฑุ และใหจ ดั ทาํ ตามแบบท่ี ๓ ทา ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี ๑๔.๑ ที่ ใหล งรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาํ ของเจา ของเรอ่ื ง ตามทกี่ าํ หนด ไวในภาคผนวก ๑ ทับเลขทะเบยี นหนงั สือสง ๑๔.๒ ถงึ ใหลงชอ่ื สวนราชการ หนว ยงาน หรอื บุคคลท่ีหนังสือนัน้ มถี ึง ๑๔.๓ ขอ ความ ใหลงสาระสําคญั ของเรือ่ งใหช ัดเจนและเขาใจงา ย ๑๔.๔ ชอ่ื สว นราชการทสี่ ง หนงั สอื ออก ใหล งชอื่ สว นราชการทสี่ ง หนงั สอื ออก ๑๔.๕ ตราชอ่ื สว นราชการ ใหป ระทบั ตราชอื่ สว นราชการตามขอ ๗๒ ดว ยหมกึ แดง และใหผรู ับผิดชอบลงลายมือชอ่ื ยอ กาํ กบั ตรา ๑๔.๖ วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือนและตัวเลขของป พุทธศักราชทอ่ี อกหนังสือ ๑๔.๗ สว นราชการเจา ของเรอื่ ง ใหล งชอ่ื สว นราชการเจา ของเรอ่ื ง หรอื หนว ยงาน ท่ีออกหนงั สอื ๑๔.๘ โทร. หรือที่ตั้ง ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสวนราชการเจาของเรื่อง และหมายเลขภายในตสู าขา (ถา ม)ี ดว ย ในกรณที ไี่ มม โี ทรศพั ท ใหล งทต่ี ง้ั ของสว นราชการเจา ของเรอื่ ง โดยใหลงตําบลที่อยูตามความจําเปน และแขวงไปรษณีย (ถามี) และใหลงหมายเลขโทรสารของ สวนราชการเจาของเร่ืองตอ จากหมายเลขโทรศพั ท ทาํ นองเดียวกับหนงั สือภายนอก

๑๒

๑๓ ˹ѧÊÍ× Ê§èÑ ¡Òà ¢ÍŒ ñõ ˹ѧÊ×ÍÊÑ觡Òà ใหใชตามแบบท่ีกําหนดไวในระเบียบน้ี เวนแตจะมีกฎหมาย กําหนดแบบไวโดยเฉพาะ หนังสอื สั่งการมี ๓ ชนดิ ไดแ ก คาํ สัง่ ระเบยี บ และขอ บงั คบั ¢ÍŒ ñö คาํ ʧÑè คอื บรรดาขอ ความทผ่ี บู งั คบั บญั ชาสงั่ การใหป ฏบิ ตั โิ ดยชอบดว ยกฎหมาย ใชกระดาษตราครุฑ และใหจ ัดทาํ ตามแบบท่ี ๔ ทายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี ๑๖.๑ คําสงั่ ใหล งชื่อสว นราชการ หรอื ตําแหนงของผูมีอํานาจทอ่ี อกคาํ ส่ัง ๑๖.๒ ที่ ใหล งเลขทที่ อี่ อกคาํ สง่ั โดยเรม่ิ ฉบบั แรกจากเลข ๑ เรยี งเปน ลาํ ดบั ไป จนสน้ิ ปป ฏทิ ิน ทบั เลขปพ ุทธศักราชท่อี อกคําส่ัง ๑๖.๓ เรอ่ื ง ใหล งชือ่ เร่ืองทอ่ี อกคําส่ัง ๑๖.๔ ขอ ความ ใหอ า งเหตทุ อ่ี อกคาํ สง่ั และอา งถงึ อาํ นาจทใี่ หอ อกคาํ สง่ั (ถา ม)ี ไวดว ยแลวจงึ ลงขอความที่สง่ั และวันใชบังคบั ๑๖.๕ สง่ั ณ วนั ที่ ใหลงตวั เลขของวันท่ี ชอื่ เต็มของเดือน และตัวเลขของป พุทธศักราชทีอ่ อกคาํ สง่ั ๑๖.๖ ลงช่ือ ใหลงลายมือช่ือผูออกคําส่ัง และพิมพช่ือเต็มของเจาของ ลายมอื ชอ่ื ไวใตล ายมอื ช่ือ ๑๖.๗ ตําแหนง ใหลงตาํ แหนงของผอู อกคําสัง่

๑๔ ·∫∫∑Ë’ Ù ·∫∫§” ßË— (μ“¡√–‡∫¬’ ∫¢Õâ Òˆ) §” Ë—ß (™ËÕ◊  «à π√“™°“√À√◊Õμ”·ÀπàߢÕߺ¡Ÿâ Õ’ ”π“®∑Õ’Ë Õ°§” —ßË ) ∑.Ë’ ........................./ (‡≈¢ªïæÿ∑∏»—°√“™∑ËÕ’ Õ°§” —ßË ) ‡√◊ÕË ß................................................................................. (¢âÕ§«“¡)........................................................................................................................ .................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................. ∑—Èßπ’È μ—ßÈ ·μ.à .......................................................................................................................  —Ëß ≥ «π— ∑.’Ë ...............................æ.». ............... (≈ß™ËÕ◊ ) (æ‘¡æ™å Õ◊Ë ‡μÁ¡) (μ”·Àπàß)

๑๕ ¢ÍŒ ñ÷ ÃÐàºÕº คือ บรรดาขอความท่ีผูมีอํานาจหนาท่ีไดวางไว โดยจะอาศัยอํานาจ ของกฎหมายหรือไมก็ได เพ่ือถือเปนหลักปฏิบัติงานเปนการประจํา ใชกระดาษตราครุฑ และให จัดทาํ ตามแบบ ท่ี ๕ ทา ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๑๗.๑ ระเบียบ ใหล งช่อื สว นราชการทอ่ี อกระเบียบ ๑๗.๒ วา ดว ย ใหล งชื่อของระเบยี บ ๑๗.๓ ฉบับท่ี ถาเปนระเบียบท่ีกลาวถึงเปนคร้ังแรกในเรื่องน้ัน ไมตองลงวา เปน ฉบบั ที่เทา ใด แตถาเปน ระเบียบเรื่องเดยี วกันที่มกี ารแกไขเพ่ิมเติมใหลงเปน ฉบับที่ ๒ และที่ถดั ๆ ไปตามลําดับ ๑๗.๔ พ.ศ. ใหล งตัวเลขของปพุทธศกั ราชท่อี อกระเบียบ ๑๗.๕ ขอความ ใหอา งเหตุผลโดยยอ เพอื่ แสดงถงึ ความมงุ หมายท่ตี องออก ระเบียบและอา งถึงกฎหมายท่ใี หอ าํ นาจออกระเบยี บ (ถา มี) ๑๗.๖ ขอ ใหเ รยี งขอความทีจ่ ะใชเปน ระเบียบเปน ขอ ๆ โดยใหข อ ๑ เปนชื่อ ระเบียบ ขอ ๒ เปนวนั ใชบังคับกําหนดวา ใหใ ชบ งั คบั ตง้ั แตเ มอื่ ใด และขอ สดุ ทาย เปน ขอ ผรู ักษาการ ระเบยี บใดถา มมี ากขอ หรอื หลายเรอื่ ง จะแบง เปน หมวดกไ็ ด โดยใหย า ยขอ ผรู กั ษาการไปเปน ขอ สดุ ทา ย กอ นท่จี ะขนึ้ หมวด ๑ ๑๗.๗ ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล งตวั เลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดอื น และตวั เลข ของปพ ทุ ธศกั ราชที่ออกระเบยี บ ๑๗.๘ ลงช่ือ ใหลงลายมือช่ือผูออกระเบียบ และพิมพช่ือเต็มของเจาของ ลายมอื ช่ือไวใ ตล ายมอื ช่ือ ๑๗.๙ ตําแหนง ใหล งตําแหนง ของผูออกระเบียบ

๑๖ ·∫∫∑’Ë ı ·∫∫√–‡∫¬’ ∫ (μ“¡√–‡∫¬’ ∫¢Õâ Ò˜) √–‡∫¬’ ∫ (™◊ÕË  «à π√“™°“√∑ÕË’ Õ°√–‡∫¬’ ∫) «à“¥â«¬................................................................................. (©∫—∫∑.Ë’ ................∂“â ¡‡’ √Ë◊Õ߇¥’¬«°π— ‡°π‘ °«“à Ò ©∫∫— ) æ.». .................... (¢âÕ§«“¡) „ÀâÕâ“߇Àμÿº≈‚¥¬¬àÕ‡æË◊Õ· ¥ß∂÷ߧ«“¡¡àÿßÀ¡“¬∑’ËμâÕßÕÕ°√–‡∫’¬∫ ·≈–Õ“â ß∂÷ß°ÆÀ¡“¬∑Ë’„ÀâÕ”π“®ÕÕ°√–‡∫¬’ ∫ (∂“â ¡’) ¢Õâ Ò √–‡∫¬’ ∫π‡’È √¬’ °«“à ç√–‡∫¬’ ∫......................................................æ.». .....................é ¢Õâ Ú √–‡∫¬’ ∫π„È’ À„â ™∫â ß— §∫— μßÈ— ·μ.à .....................................................................‡ªπì μπâ ‰ª .......................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................. ¢Õâ ( ¥ÿ ∑⓬) ºŸâ√°— …“°“√μ“¡√–‡∫¬’ ∫ (∂â“¡°’ “√·∫ßà ‡ªπì À¡«¥„Àπâ ”¢âÕ¡Ÿ≈º√Ÿâ °— …“°“√ μ“¡√–‡∫¬’ ∫‰ª°”À𥇪πì ¢Õâ  ¥ÿ ∑“â ¬°Õà π∑®Ë’ –¢πÈ÷ À¡«¥ Ò).................................................................. ....................................................................................................................................................................... ª√–°“» ≥ «π— ∑.’Ë ......................................................æ.». ......................... (≈ß™Ë◊Õ) (æ‘¡æ™å ◊ÕË ‡μ¡Á ) (μ”·Àπßà )

๑๗ ¢ÍŒ ñø ¢ÍŒ º§Ñ ¤Ñº คือ บรรดาขอความท่ผี มู ีอํานาจหนาที่กาํ หนดใหใชโ ดยอาศยั อาํ นาจ ของกฎหมายท่ีบัญญัติใหกระทําได ใชกระดาษตราครุฑ และใหจัดทําตามแบบท่ี ๖ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี ๑๘.๑ ขอบังคบั ใหลงชื่อสวนราชการที่ออกขอ บงั คบั ๑๘.๒ วา ดวย ใหลงชื่อของขอบังคับ ๑๘.๓ ฉบบั ที่ ถา เปน ขอ บงั คบั ทก่ี ลา วถงึ เปน ครงั้ แรกในเรอื่ งนน้ั ไมต อ งลงวา เปน ฉบับท่เี ทา ใด แตถ า เปน ขอ บงั คับเรอ่ื งเดยี วกนั ทม่ี กี ารแกไขเพ่ิมเตมิ ใหล งเปนฉบบั ที่ ๒ และท่ีถัด ๆ ไป ตามลาํ ดับ ๑๘.๔ พ.ศ. ใหลงตวั เลขของปพุทธศักราชท่อี อกขอ บงั คับ ๑๘.๕ ขอความ ใหอางเหตุผลโดยยอเพื่อแสดงถึงความมุงหมายที่ตองออก ขอ บังคับและอางถงึ กฎหมายท่ีใหอํานาจออกขอ บงั คับ ๑๘.๖ ขอ ใหเ รยี งขอ ความทจี่ ะใชบ งั คบั เปน ขอ ๆ โดยให ขอ ๑ เปน ชอ่ื ขอ บงั คบั ขอ ๒ เปน วนั ทใ่ี ชบ งั คบั กาํ หนดวา ใหใ ชบ งั คบั ตง้ั แตเ มอื่ ใด และขอ สดุ ทา ยเปน ขอ ผรู กั ษาการ ขอ บงั คบั ใด ถามีมากขอหรือหลายเร่ืองจะแบงเปนหมวดก็ได โดยใหยายขอผูรักษาการไปเปนขอสุดทายกอนที่ จะขน้ึ หมวด ๑ ๑๘.๗ ประกาศ ณ วันท่ี ใหลงตวั เลขของวันท่ี ชอ่ื เต็มของเดือน และตวั เลข ของปพ ทุ ธศกั ราชทอี่ อกขอบงั คบั ๑๘.๘ ลงชื่อ ใหลงลายมือช่ือผูออกขอบังคับ และพิมพช่ือเต็มของเจาของ ลายมอื ชอื่ ไวใตลายมือช่อื ๑๘.๙ ตาํ แหนง ใหล งตาํ แหนง ของผอู อกขอ บงั คับ

๑๘ ·∫∫∑Ë’ ˆ ·∫∫¢Õâ ∫ß— §∫— (μ“¡√–‡∫¬’ ∫¢âÕ Ò¯) ¢Õâ ∫ß— §∫— (™ËÕ◊  à«π√“™°“√∑’ËÕÕ°¢Õâ ∫ß— §∫— ) «à“¥«â ¬................................................................................. (©∫—∫∑.’Ë ................∂â“¡‡’ √◊ËÕ߇¥¬’ «°π— ‡°‘π°«“à Ò ©∫—∫) æ.». .................... (¢âÕ§«“¡) „ÀâÕâ“߇Àμÿº≈‚¥¬¬àÕ‡æ◊ËÕ· ¥ß∂÷ߧ«“¡¡àÿßÀ¡“¬∑Ë’μâÕßÕÕ°¢âÕ∫—ߧ—∫ ·≈– Õâ“ß∂÷ß°ÆÀ¡“¬∑’Ë„ÀâÕ”π“®ÕÕ°¢âÕ∫—ߧ—∫ ¢Õâ Ò ¢Õâ ∫ß— §∫— π‡È’ √¬’ °«“à ç¢Õâ ∫ß— §∫— ....................................................æ.». .....................é ¢âÕ Ú ¢Õâ ∫ß— §∫— π„’È À„â ™∫â ß— §∫— μßÈ— ·μ.à .....................................................................‡ªπì μπâ ‰ª ......................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ¢Õâ ( ¥ÿ ∑“â ¬) º√⟠°— …“°“√μ“¡¢Õâ ∫ß— §∫— (∂“â ¡°’ “√·∫ßà ‡ªπì À¡«¥„Àπâ ”¢Õâ º√Ÿâ °— …“°“√ ‰ª°”À𥇪πì ¢Õâ  ¥ÿ ∑“â ¬°Õà π∑®’Ë –¢π÷È À¡«¥ Ò)......................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ª√–°“» ≥ «—π∑’Ë........................................................æ.». ....................... (≈ß™Ë◊Õ) (æ¡‘ æ™å ÕË◊ ‡μ¡Á ) (μ”·Àπßà )

๑๙ ÊÇ‹ ¹·Õè õ ˹§Ñ ÊÍ× »ÃЪÒÊÁÑ ¾Ñ¹¸ ¢ÍŒ ñù ˹ѧÊ×Í»ÃЪÒÊÑÁ¾Ñ¹¸ ใหใชตามแบบที่กําหนดไวในระเบียบนี้ เวนแตจะมี กฎหมายกําหนดแบบไวโดยเฉพาะ หนังสือประชาสมั พันธม ี ๓ ชนดิ ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว ¢ÍŒ òð »ÃСÒÈ คือ บรรดาขอความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงใหทราบ หรือ แนะแนวทางปฏิบัติ ใชกระดาษครฑุ และใหจ ัดทาํ ตามแบบท่ี ๗ ทายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ด ดงั นี้ ๒๐.๑ ประกาศ ใหล งชอ่ื สวนราชการท่อี อกประกาศ ๒๐.๒ เรอ่ื ง ใหลงช่อื เรอ่ื งทปี่ ระกาศ ๒๐.๓ ขอ ความ ใหอ า งเหตผุ ลที่ตอ งออกประกาศและขอ ความท่ปี ระกาศ ๒๐.๔ ประกาศ ณ วันท่ี ใหลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลข ของปพทุ ธศกั ราชที่ออกประกาศ ๒๐.๕ ลงช่ือ ใหลงลายมือช่ือผูออกประกาศ และพิมพช่ือเต็มของเจาของ ลายมือช่ือไวใตลายมือชอื่ ๒๐.๖ ตาํ แหนง ใหลงตาํ แหนง ของผอู อกประกาศ ในกรณีที่กฎหมายกําหนดใหทําเปนแจงความ ใหเปลี่ยนคําวาประกาศ เปน แจง ความ

๒๐ ·∫∫∑’Ë ˜ ·∫∫ª√–°“» (μ“¡√–‡∫¬’ ∫¢Õâ Ú) ª√–°“» (™Ë◊Õ «à π√“™°“√∑’ËÕÕ°ª√–°“») ‡√◊ËÕß................................................................................. (¢Õâ §«“¡)........................................................................................................................ ....................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................ ª√–°“» ≥ «π— ∑.’Ë ....................................................æ.». ......................... (≈ß™◊ÕË ) (æ‘¡æå™◊ËÕ‡μ¡Á ) (μ”·Àπàß)

๒๑ ¢ŒÍ òñ á¶Å§¡Òó คอื บรรดาขอ ความทที่ างราชการแถลงเพอื่ ทาํ ความเขา ใจในกจิ การ ของทางราชการ หรอื เหตุการณ หรือกรณใี ด ๆ ใหท ราบชัดเจนโดยทัว่ กัน ใชกระดาษตราครฑุ และ ใหจ ัดทําตามแบบท่ี ๘ ทา ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้ ๒๑.๑ แถลงการณ ใหล งชอื่ สวนราชการที่ออกแถลงการณ ๒๑.๒ เรือ่ ง ใหล งชอื่ เรื่องที่ออกแถลงการณ ๒๑.๓ ฉบับท่ี ใชในกรณีที่จะตองออกแถลงการณหลายฉบับในเร่ืองเดียว ทตี่ อเน่ืองกนั ใหลงฉบบั ท่เี รียงตามลําดบั ไวดวย ๒๑.๔ ขอ ความ ใหอ า งเหตผุ ลทตี่ อ งออกแถลงการณแ ละขอ ความทแ่ี ถลงการณ ๒๑.๕ สว นราชการทอ่ี อกแถลงการณ ใหล งชอื่ สว นราชการทอี่ อกแถลงการณ ๒๑.๖ วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของ ปพ ทุ ธศักราชที่ออกแถลงการณ

๒๒ ·∫∫∑’Ë ¯ ·∫∫·∂≈ß°“√≥å (μ“¡√–‡∫’¬∫¢Õâ ÚÒ) ·∂≈ß°“√≥å (™◊ÕË  «à π√“™°“√∑ËÕ’ Õ°·∂≈ß°“√≥)å ‡√ËÕ◊ ß................................................................................. ©∫—∫∑.Ë’ .....................(∂â“¡)’ (¢Õâ §«“¡)........................................................................................................................ ......................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ( «à π√“™°“√∑’ËÕÕ°·∂≈ß°“√≥å) («—𠇥Õ◊ π ª)ï

๒๓ ¢ŒÍ òò ¢‹ÒÇ คือ บรรดาขอความท่ีทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใหทราบ ใหจัดทํา ตามแบบที่ ๙ ทา ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ ๒๒.๑ ขา ว ใหล งช่ือสวนราชการทอ่ี อกขาว ๒๒.๒ เรอ่ื ง ใหลงชื่อเรอ่ื งทอี่ อกขาว ๒๒.๓ ฉบบั ท่ี ใชใ นกรณที จี่ ะตอ งออกขา วหลายฉบบั ในเรอื่ งเดยี วทตี่ อ เนอื่ งกนั ใหล งฉบบั ที่เรียงตามลําดับไวดว ย ๒๒.๔ ขอ ความ ใหล งรายละเอยี ดเก่ยี วกบั เร่อื งของขาว ๒๒.๕ สว นราชการทีอ่ อกขาว ใหล งช่ือสว นราชการท่อี อกขา ว ๒๒.๖ วนั เดือน ป ใหลงตวั เลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตวั เลขของ ปพ ทุ ธศักราชทีอ่ อกขา ว

๒๔ ·∫∫∑’Ë ˘ ·∫∫¢“à « (μ“¡√–‡∫’¬∫¢âÕ ÚÚ) ¢à“« (™Ë◊Õ à«π√“™°“√∑Ë’ÕÕ°¢à“«) ‡√◊ÕË ß................................................................................. ©∫∫— ∑.’Ë .......................(∂â“¡)’ (¢Õâ §«“¡)....................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ( «à π√“™°“√∑’ËÕÕ°¢à“«) («—𠇥Õ◊ π ª)ï

๒๕ ʋǹ·èÕ ö ˹§Ñ ÊÍ× ·àèÕ ¨ÒŒ ˹Ҍ ·Õทè าํ ¢Öé¹ËÃ×ÍÃѺänj໚¹ËÅÑ¡°Ò¹ã¹ÃÒª¡Òà ¢ÍŒ òó ˹§Ñ ÊÍ× ·àèÕ ¨ÒŒ ˹Ҍ ·ทÕè าํ ¢¹éÖ ËÃÍ× ÃºÑ äÇàŒ »¹š ËÅ¡Ñ °Ò¹ã¹ÃÒª¡Òà คอื หนงั สอื ทที่ าง ราชการทําขึ้นนอกจากที่กลาวมาแลวขางตน หรือหนังสือที่หนวยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใชสวนราชการ หรือ บุคคลภายนอกมมี าถึงสว นราชการ และสว นราชการรับไวเปนหลักฐานของทางราชการ มี ๔ ชนิด คือ หนังสือรับรองรายงานการประชมุ บนั ทกึ และหนงั สอื อนื่ ¢ŒÍ òô ˹§Ñ ÊÍ× ÃºÑ Ãͧ คอื หนงั สอื ทส่ี ว นราชการออกใหเ พอ่ื รบั รองแก บคุ คล นติ บิ คุ คล หรือหนวยงาน เพ่ือวัตถุประสงคอยางหน่ึงอยางใดใหปรากฏแกบุคคลโดยท่ัวไปไมจําเพาะเจาะจง ใชกระดาษตราครฑุ และใหจดั ทาํ ตามแบบท่ี ๑๐ ทา ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ ๒๔.๑ เลขท่ี ใหล งเลขทขี่ องหนงั สอื รบั รองโดยเฉพาะ เรมิ่ ตงั้ แตเ ลข ๑ เรยี งเปน ลําดับไปจนถึงสิ้นปปฏิทิน ทับเลขปพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง หรือลงเลขที่ของหนังสือทั่วไป ตามแบบหนงั สอื ภายนอกอยา งหนง่ึ อยา งใด ๒๔.๒ สว นราชการเจา ของหนงั สอื ใหลงชือ่ ของสวนราชการซึง่ เปนเจาของ หนงั สอื นน้ั และจะลงสถานที่ตัง้ ของสวนราชการเจา ของหนังสือดวยก็ได ๒๔.๓ ขอความ ใหลงขอความข้ึนตนวา ˹ѧÊ×Í©ºÑº¹éÕãËŒäÇŒà¾è×ÍÃѺÃÍ§Ç‹Ò แลว ตอ ดว ยชอื่ บคุ คล นติ บิ คุ คล หรอื หนว ยงานทที่ างราชการรบั รอง ในกรณเี ปน บคุ คลใหพ มิ พช อ่ื เตม็ โดยมี คํานําหนานาม ชื่อ นามสกุล ตําแหนงหนาที่ และสังกัดหนวยงานท่ีผูนั้นทํางานอยูอยางชัดแจง แลว จงึ ลงขอ ความทีร่ ับรอง ๒๔.๔ ใหไ ว ณ วันท่ี ใหล งตัวเลขของวันท่ี ชอื่ เต็มของเดอื น และตัวเลขของ ปพทุ ธศักราชท่อี อกหนังสอื รับรอง ๒๔.๕ ลงชอื่ ใหล งลายมอื ชอ่ื หวั หนา สว นราชการผอู อกหนงั สอื หรอื ผทู ไ่ี ดร บั มอบหมายและพิมพชื่อเตม็ ของเจา ของลายมอื ชือ่ ไวใ ตลายมือชอ่ื ๒๔.๖ ตาํ แหนง ใหลงตําแหนงของผลู งลายมือช่ือในหนังสอื ๒๔.๗ รปู ถา ยและลายมอื ชอื่ ผไู ดร บั การรบั รอง ในกรณที ก่ี ารรบั รองเปน เรอื่ งสาํ คญั ทอ่ี อกใหแ กบ คุ คล ใหต ดิ รปู ถา ยของผทู ไ่ี ดร บั การรบั รอง ขนาด ๔ x ๖ เซนตเิ มตร หนา ตรงไมส วมหมวก ประทับตราช่ือสวนราชการท่ีออกหนังสือบนขอบลางดานขวาของรูปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษ และใหผ ูนน้ั ลงลายมือชอ่ื ไวใ ตรปู ถายพรอมทง้ั พมิ พชอ่ื เตม็ ของเจาของลายมอื ช่ือไวใตล ายมอื ชื่อดว ย

๒๖

๒๗ ¢ÍŒ òõ ÃÒ§ҹ¡ÒûÃЪÁØ คอื การบนั ทกึ ความคดิ เหน็ ของผมู าประชมุ ผเู ขา รว มประชมุ และมตขิ องทป่ี ระชุมไวเ ปนหลักฐาน ใหจ ัดทําตามแบบที่ ๑๑ ทายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ ๒๕.๑ รายงานการประชุม ใหลงชอื่ คณะทป่ี ระชุม หรือชอ่ื การประชมุ น้นั ๒๕.๒ คร้ังท่ี ใหล งครัง้ ทีป่ ระชุม ๒๕.๓ เมือ่ ใหล งวัน เดอื น ปท่ปี ระชมุ ๒๕.๔ ณ ใหลงสถานที่ทีป่ ระชมุ ๒๕.๕ ผมู าประชมุ ใหล งชอ่ื และหรอื ตาํ แหนง ของผไู ดร บั แตง ตงั้ เปน คณะทป่ี ระชมุ ซงึ่ มาประชมุ ในกรณที ม่ี ผี มู าประชมุ แทนใหล งชอื่ ผมู าประชมุ แทน และลงวา มาประชมุ แทนผใู ดหรอื ตาํ แหนง ใด ๒๕.๖ ผไู มม าประชมุ ใหล งชอ่ื และหรอื ตาํ แหนง ของผทู ไ่ี ดร บั การแตง ตงั้ เปน คณะทป่ี ระชุม ซ่ึงมิไดม าประชุมพรอมทงั้ เหตผุ ล (ถาม)ี ๒๕.๗ ผเู ขา รว มประชุม ใหล งชื่อและหรือตําแหนง ของผทู มี่ ไิ ดรับการแตง ตงั้ เปนคณะที่ประชุมซึ่งไดเขารว มประชมุ (ถา ม)ี ๒๕.๘ เรม่ิ ประชุมเวลา ใหลงเวลาที่เริ่มประชมุ ๒๕.๙ ขอความ ใหบันทกึ ขอ ความท่ปี ระชุม โดยปกติใหเ ริม่ ตนดวยประธาน กลา วเปด ประชมุ และเรอื่ งที่ประชุมกับมติหรอื ขอ สรปุ ของทปี่ ระชุมในแตละเรื่องตามลําดับ ๒๕.๑๐ เลิกประชมุ เวลา ใหล งเวลาท่เี ลกิ ประชุม ๒๕.๑๑ ผูจดรายงานการประชุม ใหล งชื่อผจู ดรายงานการประชมุ ครั้งน้นั

๒๘

๒๙ ¢ŒÍ òö º¹Ñ ·¡Ö คอื ขอ ความซง่ึ ผใู ตบ งั คบั บญั ชาเสนอตอ ผบู งั คบั บญั ชา หรอื ผบู งั คบั บญั ชา สง่ั การแกผ ใู ตบ งั คบั บญั ชา หรอื ขอ ความทเ่ี จา หนา ที่ หรอื หนว ยงานระดบั ตา่ํ กวา สว นราชการระดบั กรม ตดิ ตอ กนั ในการปฏบิ ตั ิราชการ โดยปกติใหใชกระดาษบันทกึ ขอความ และใหม ีหัวขอดงั ตอไปน้ี ๒๖.๑ ชอื่ หรอื ตาํ แหนง ทบ่ี นั ทกึ ถงึ โดยใชค าํ ขนึ้ ตน ตามทก่ี าํ หนดไวภ าคผนวก ๒ ๒๖.๒ สาระสําคัญของเร่ือง ใหลงใจความของเรื่องท่ีบันทึก ถามีเอกสาร ประกอบกใ็ หระบุไวด วย ๒๖.๓ ชอื่ และตาํ แหนง ใหล งลายมอื ชอื่ และตาํ แหนง ของผบู นั ทกึ และในกรณี ท่ีไมใชก ระดาษบันทกึ ขอความ ใหลงวนั เดอื น ปท่ีบนั ทึกไวด วย การบนั ทกึ ตอ เนอื่ ง โดยปกตใิ หผ บู นั ทกึ ระบคุ าํ ขนึ้ ตน ใจความบนั ทกึ และลงชอ่ื เชน เดยี วกบั ทีไ่ ดกลาวไวขา งตน และใหลงวนั เดือน ป กาํ กับใตล ายมอื ชื่อผบู นั ทึก หากไมมีความเห็นใดเพ่มิ เตมิ ใหล งช่ือและวัน เดือน ป กาํ กับเทา นัน้ ¢ÍŒ ò÷ ˹§Ñ ÊÍ× Í¹×è คอื หนงั สอื หรอื เอกสารอน่ื ใดทเี่ กดิ ขน้ึ เนอื่ งจากการปฏบิ ตั งิ านของ เจา หนา ท่เี พอ่ื เปนหลกั ฐานในราชการ ซ่ึงรวมถงึ ภาพถาย ฟล ม แถบบนั ทกึ เสียง แถบบนั ทึกภาพ และ สอ่ื กลางบันทกึ ขอ มูลดว ย หรอื หนงั สือของบคุ คลภายนอก ท่ีย่นื ตอเจา หนา ท่ี และเจาหนา ทไ่ี ดร บั เขา ทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแลว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกําหนดข้ึนใชตาม ความเหมาะสม เวนแตมีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรอ่ื งใหทาํ ตามแบบ เชน โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สญั ญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคํารอง เปนตน ส่อื กลางบนั ทกึ ขอมลู ตามวรรคหน่ึง หมายความถงึ สอ่ื ใด ๆ ทีอ่ าจใชบ นั ทกึ ขอมูลไดด ว ย อปุ กรณท างอเิ ลก็ ทรอนกิ ส เชน แผน บนั ทกึ ขอ มลู เทปแมเ หลก็ จานแมเ หลก็ แผน ซดี ี – อา นอยา งเดยี ว หรือแผน ดจิ ิทลั อเนกประสงค เปน ตน (ความในขอ ๒๗ แกไขโดย ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ลงวันท่ี ๒๑ มิถุนายน พ.ศ. ๒๕๔๘) º·àºç´àμÅç´ หนงั สอื ทตี่ อ งปฏบิ ตั ใิ หเ รว็ กวา ปกติ เปน หนงั สอื ทตี่ อ งจดั สง และดาํ เนนิ การทางสารบรรณ ดว ยความรวดเร็วเปน พเิ ศษ แบงเปน ๓ ประเภท คือ ๑. ดวนทส่ี ดุ ใหเ จาหนา ที่ปฏบิ ัตใิ นทันทีทไี่ ดรบั หนังสือนน้ั ๒. ดว นมาก ใหเ จาหนา ที่ปฏบิ ัตโิ ดยเร็ว ๓. ดว น ใหเ จา หนาทีป่ ฏิบัติเรว็ กวาปกติ เทาท่จี ะทาํ ได ใหระบุชั้นความเร็วดวยตัวอักษรสีแดงขนาดไมเล็กกวาตัวพิมพโปง ๓๒ พอยท ใหเห็น ไดชดั บนหนังสอื และบนซอง โดยใหระบคุ ําวา ดว นที่สุด ดว นมาก หรอื ดวน แลวแตก รณี

๓๐ ในกรณีท่ีตองการใหหนังสือสงถึงผูรับภายในเวลาท่ีกําหนด ใหระบุคําวา ดวนภายใน แลวลงวัน เดือน ป และกําหนดเวลาที่ตองการใหหนังสือนั้นไปถึงผูรับ กับใหเจาหนาท่ีสงถึงผูรับ ซ่งึ ระบบุ นหนาซองภายในเวลาทก่ี าํ หนด ¡Òè´Ñ ทําสาํ à¹Ò˹ѧÊÍ× หนงั สือที่จดั ทําข้ึนโดยปกติใหม ีสาํ เนาคูฉบบั เก็บไวท ี่ตนเร่ือง ๑ ฉบับ และใหม สี ําเนาเกบ็ ไวทห่ี นวยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบับ สําเนาคฉู บบั ใหผ ูลงชอ่ื ลงลายมือช่อื หรอื ลายมอื ชื่อยอ และใหผรู า ง ผูพมิ พ และผตู รวจ ลงลายมอื ช่ือหรือลายมอื ชอ่ื ยอ ไวท ่ขี า งทา ยขอบลางดานขวาของหนงั สอื หนงั สอื ทเ่ี จา ของหนงั สอื เหน็ วา มสี ว นราชการอน่ื ทเ่ี กยี่ วขอ งควรไดร บั ทราบดว ย โดยปกติ ใหส ง สาํ เนาไปใหท ราบโดยทําเปนหนงั สอื ประทับตรา สําเนาหนังสือน้ีใหมีคํารับรองวา สําเนาถูกตอง โดยใหเจาหนาท่ีต้ังแตระดับ ๒ หรือเทียบเทาข้ึนไปซึ่งเปนเจาของเรื่องลงลายมือชื่อรับรอง พรอมทั้งลงชื่อตัวบรรจง และตําแหนง ทข่ี อบลา งของหนังสือ ¡ÒèѴทํา˹§Ñ ÊÍ× àÇÕ¹ หนงั สือเวยี น คือ หนงั สือทม่ี ถี งึ ผูรบั เปน จํานวนมาก มีใจความอยางเดยี วกนั ใหเพ่ิมรหัส ตวั พยญั ชนะ ว หนา เลขทะเบยี นหนงั สอื สง ซงึ่ กาํ หนดเปน เลขทหี่ นงั สอื เวยี นโดยเฉพาะ เรมิ่ ตงั้ แตเ ลข ๑ เรียงเปนลําดับไปจนถึงสิ้นปปฏิทิน หรือใชเลขท่ีของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอก อยา งหน่ึงอยา งใด เมื่อผูรับไดรับหนังสือเวียนแลวเห็นวาเรื่องนั้นจะตองใหหนวยงาน หรือบุคคลใน บังคับบัญชาในระดับตาง ๆ ไดรับทราบดวย ก็ใหมีหนาที่จัดทําสําเนา หรือจัดสงใหหนวยงาน หรอื บุคคลเหลา นนั้ โดยเรว็ ¡ÒÃÃѺáÅÐʧ‹ ˹ѧÊ×Í ñ. ¡ÒÃÃѺ˹ѧÊÍ× หนงั สอื รบั คอื หนงั สอื ทไ่ี ดร บั เขา มาจากภายนอก ใหเ จา หนา ทข่ี องหนว ยงานสารบรรณ กลางปฏิบตั ิ ดงั น้ี ๑.๑ การรับหนังสือท่ีมีช้ันความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ดวยระบบสารบรรณ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส ใหผูใ ชง านหรือผปู ฏบิ ัติงานทีไ่ ดรบั การแตง ตงั้ ใหเขา ถงึ เอกสารลบั แตล ะระดับ เปน ผูร ับ ผา นระบบการรกั ษาความปลอดภยั โดยใหเ ปน ไปตามระเบยี บวา ดว ยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ

๓๑ ๑.๒ จัดลําดับความสําคัญและความเรงดวนของหนังสือเพื่อดําเนินการกอนหลัง และใหผ ูเ ปด ซองตรวจเอกสาร หากไมถ กู ตอ งใหต ิดตอ สว นราชการเจา ของเรือ่ ง หรือหนวยงานทอ่ี อก หนังสือ เพื่อดําเนินการใหถูกตองหรือบันทึกขอบกพรองไวเปนหลักฐาน แลวจึงดําเนินการเรื่องนั้น ตอไป ประทบั ตรารบั หนงั สอื ทมี่ มุ บนดา นขวาของหนงั สอื เพอ่ื ลงเลขทะเบยี นรบั หนงั สอื ตามแบบท่ี ๑๒ ทายระเบียบ มลี ักษณะเปนรปู สเี่ หลีย่ มผืนผา ขนาด ๒.๕ เซนติเมตร x ๕ เซนติเมตร มชี ่อื สวนราชการอยูตอนบนรายละเอียดดังนี้ ๑.๒.๑ เลขรบั ใหลงเลขทีร่ บั ตามเลขทร่ี บั ในทะเบียน ๑.๒.๒ วนั ท่ใี หลงวนั เดอื น ปท ี่รับหนงั สอื ๑.๒.๓ เวลาใหล งเวลาทร่ี ับหนังสือ ๑.๓ ลงทะเบยี นรบั หนงั สอื ในทะเบยี นหนงั สอื รบั ใชส าํ หรบั ลงรายการหนงั สอื ทไี่ ดร บั เขาเปน ประจําวันโดยเรียงลาํ ดับลงมาตามเวลาท่ไี ดร บั หนังสอื มขี นาดเอ ๔ พิมพส องหนา มสี องชนดิ คอื ชนดิ เปน เลมและชนดิ เปน แผน รายละเอยี ดดังน้ี ๑.๓.๑ ทะเบยี นหนังสือรับ วนั ที่ เดือน พ.ศ. ใหลงวนั เดอื น ปท ล่ี งทะเบียน ๑.๓.๒ เลขทะเบยี นรบั ใหล งเลขลาํ ดบั ของทะเบยี นหนงั สอื รบั รองลาํ ดบั ตดิ ตอ กันไปตลอดปป ฏิทนิ เลขทะเบยี นของหนังสือรบั จะตองตรงกบั เลขท่ใี นตรารับหนงั สอื ๑.๓.๓ ที่ใหล งเลขท่ีของหนงั สอื ท่ีรับเขามา ๑.๓.๔ ลงวนั ท่ี ใหล งวัน เดือน ปข องหนงั สอื ทร่ี ับเขามา ๑.๓.๕ จาก ใหล งตาํ แหนง เจา ของหนงั สอื หรอื ชอื่ สว นราชการ หรอื ชอื่ บคุ คล ในกรณที ีไ่ มมตี ําแหนง ๑.๓.๖ ถึง ใหลงตําแหนงของผูท่ีหนังสือนั้นมีถึง หรือช่ือสวนราชการ หรือ ชอ่ื บคุ คลในกรณที ไี่ มม ตี าํ แหนง ๑.๓.๗ เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีท่ีไมมีชื่อเร่ืองใหลง สรุปเรอ่ื งยอ ๑.๓.๘ การปฏิบตั ิ ใหบ นั ทึกการปฏบิ ัตเิ กยี่ วกบั หนงั สือฉบบั นน้ั ๑.๓.๙ หมายเหตุ ใหบ ันทกึ ขอ ความอ่นื ใด (ถาม)ี ๑.๔ จัดแยกหนังสือท่ีลงทะเบียนรับแลวสงใหสวนราชการท่ีเก่ียวของดําเนินการ โดยใหลงช่ือหนวยงานที่รับหนังสือนั้นในชอง การปฏิบัติ ถามีชื่อบุคคล หรือตําแหนงท่ีเก่ียวของกับ การรบั หนงั สือ ใหล งชอ่ื หรอื ตําแหนงไวด ว ย การสงหนังสือท่ีลงทะเบียนรับแลวไปใหสวนราชการท่ีเกี่ยวของดําเนินการ ตามวรรคหน่ึง จะสง โดยสมดุ สงหนงั สอื หรือใหผรู บั หนังสือลงชือ่ และวัน เดือน ปท่ีรบั หนังสือไวเ ปน หลักฐานในทะเบียนรับหนงั สือกไ็ ด

๓๒ การดําเนินการตามขั้นตอนนี้ จะเสนอผานผูบังคับบัญชาผูใดหรือไม ใหเปน ไปตามท่หี ัวหนาสวนราชการกําหนด ถา หนงั สอื รบั นน้ั จะตอ งดาํ เนนิ เรอ่ื งในหนว ยงานนน้ั เองจนถงึ ขน้ั ไดต อบหนงั สอื ไปแลว ใหล งทะเบียนวาไดส ง ออกไปโดยหนังสือท่ีเทา ใด วนั เดือน ปใด ๑.๕ การรับหนังสือภายในสวนราชการเดียวกัน เมื่อผูรับไดรับหนังสือจาก หนวยงานสารบรรณกลางแลวใหปฏบิ ตั ติ ามวธิ ีการทีก่ ลา วขางตน โดยอนโุ ลม ò. ¡ÒÃʧ‹ ˹§Ñ Ê×Í หนงั สือสง คอื หนงั สอื ที่สงออกไปภายนอก ใหปฏิบตั ิดังนี้ การสง หนงั สอื ทมี่ ชี น้ั ความลบั ในชนั้ ลบั หรอื ลบั มาก ดว ยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส ใหผ ใู ชง านหรอื ผปู ฏบิ ตั งิ านไดร บั การแตง ตง้ั ใหเ ขา ถงึ เอกสารลบั แตล ะระดบั เปน ผสู ง ผา นระบบการรกั ษา ความปลอดภยั โดยใหเปนไปตามระเบยี บวา ดว ยการรกั ษาความลับของทางราชการ ๒.๑ ใหเจาของเรื่องตรวจความเรียบรอยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งท่ีจะสงไปดวย ใหครบถวน ๒.๒.๑ ลงทะเบยี นหนงั สอื ในทะเบยี นหนงั สอื สง ทะเบยี นหนงั สอื สง ใชส าํ หรบั ลงรายการหนงั สอื ทไ่ี ดส ง ออกเปน ประจาํ วนั โดยเรยี งลาํ ดบั ลงมาตามเวลาทไ่ี ดส ง หนงั สอื มขี นาดเอ ๔ พิมพส องหนา มีสองชนดิ คอื ชนิดเปนเลม และชนิดเปน แผน ตามแบบท่ี ๑๔ ทายระเบยี บ ๑) ทะเบียนหนังสือสง วันท่ี เดือน พ.ศ.ใหลงวัน เดือน ป ท่ีลง ทะเบยี น ๒) เลขทะเบยี นสง ใหล งเลขลาํ ดบั ของทะเบยี นหนงั สอื สง เรยี งลาํ ดบั ติดตอกันไปตลอดปป ฏิทิน ๓) ท่ี ใชลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจําของสวนราชการ เจาของเร่อื งในหนงั สอื ท่จี ะสง ออก ถา ไมม ีทดี่ ังกลาว ชอ งนจ้ี ะวาง ๔) ลงวันท่ี ใหล งวัน เดือน ปท จี่ ะสง หนังสอื นั้นออก ๕) จาก ใหล งตาํ แหนงเจา ของหนงั สอื หรอื ชอ่ื สวนราชการ หรือชอื่ บคุ คลในกรณที ่ไี มม ีตําแหนง ๖) ถึง ใหลงตําแหนงของผูท่ีหนังสือน้ันมีถึง หรือช่ือสวนราชการ หรอื ชื่อบคุ คลในกรณที ไี่ มมีตาํ แหนง ๗) เร่ือง ใหลงชื่อเร่ืองของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีที่ไมมีชื่อเร่ือง ใหล งสรุปเรอ่ื งยอ ๘) การปฏิบัติ ใหบ ันทึกการปฏบิ ตั เิ กีย่ วกับหนังสอื ฉบบั นน้ั ๙) หมายเหตุ ใหบ นั ทกึ ขอ ความอื่นใด (ถาม)ี

๓๓ ๒.๒.๒ ลงเลขที่ และวัน เดือน ปในหนังสือท่ีจะสงออกท้ังในตนฉบับ และสาํ เนาคูฉ บบั ใหตรงกบั เลขทะเบยี นสง และวัน เดอื น ปใ นทะเบยี นหนงั สือสง ๒.๓ กอ นบรรจขุ อง ใหเ จา หนา ทข่ี องหนว ยงานสารบรรณกลางตรวจความเรยี บรอ ย ของหนงั สือตลอดจนสิ่งทีส่ ง ไปดว ยอกี ครง้ั หนง่ึ แลวปดผนกึ หนงั สอื ทไี่ มม คี วามสาํ คญั มากนกั อาจสง ไปโดยวธิ พี บั ยดั ตดิ ดว ยแถวกาว กาว เย็บดวยลวดหรอื วธิ ีอื่นแทนการบรรจซุ อง ๒.๔ การจา หนา ซอง ใหป ฏบิ ัติตามระเบียบ สําหรบั หนงั สือทต่ี องปฏบิ ตั ิใหเ รว็ กวา ปกติ ใหป ฏบิ ัติตามท่ีกําหนด ในกรณีทไี่ มใชส มดุ สงหนังสอื ใหม ีใบรบั หนงั สอื แนบติดซองไปดว ย ๒.๕ การสงหนังสือโดยทางไปรษณีย ใหถือปฏิบัติตามระเบียบ หรือวิธีการท่ี การสอ่ื สารแหง ประเทศไทยกําหนด การสงหนังสือซ่ึงมิใชเปนการสงโดยทางไปรษณีย เมื่อสงหนังสือใหผูรับแลว ผสู ง ตองใหผูรับลงชือ่ รบั ในสมุดสงหนังสือ หรือใบรบั แลวแตกรณี ถาเปน ใบรับใหนาํ ไปรับนนั้ มาผนกึ ตดิ ไวทสี่ าํ เนาคูฉบบั ๒.๖ หนังสือท่ีไดลงทะเบียนสง ในกรณีท่ีเปนการตอบหนังสือซึ่งรับเขามาให ลงทะเบียนวาหนงั สอื น้ันไดต อบตามหนังสือรับทเี่ ทา ใด วนั เดือน ปใด ๒.๗ สมุดสงหนังสือและใบรบั หนังสอื ใชส ําหรบั ลงรายการละเอยี ดเกีย่ วกบั การสง หนังสือ โดยใหผ ูนําสงถือกาํ กับไปกบั หนังสอื เพ่ือใหผูรบั เซน็ รบั แลว รับกลับคนื มา สมุดสงหนังสือ เปนสมุดสําหรับใชลงรายการหนังสือ มีขนาดเอ ๕ พิมพ สองหนา รายละเอียดดังนี้ ๑.๗.๑ เลขทะเบียน ใหล งเลขทะเบียนหนงั สือสง ๑.๗.๒ จาก ใหลงตาํ แหนง หรือชอ่ื สว นราชการ หรอื ชอื่ บุคคลทีเ่ ปน เจาของ หนงั สอื ๑.๗.๓ ถึง ใหลงตําแหนงของผูท่ีหนังสือนั้นมีถึง หรือช่ือสวนราชการ หรือ ช่อื บคุ คลในกรณีทไ่ี มม ีตาํ แหนง ๑.๗.๔ หนวยรับ ใหลงชือ่ สวนราชการที่รับหนงั สอื ๑.๗.๕ ผูรับ ใหผ รู ับหนังสอื ลงชอื่ ท่ีสามารถอานออกได ๑.๗.๖ วันและเวลา ใหผรู ับหนงั สือลงวนั เดือน ปและเวลาทรี่ ับหนงั สอื ๑.๗.๗ หมายเหตุ ใหบนั ทึกขอความอนื่ ใด (ถา ม)ี ๒.๘ ใบรบั หนงั สอื ใชส าํ หรบั กาํ กบั ไปกบั หนงั สอื ทน่ี าํ สง โดยใหผ รู บั เซน็ ชอื่ รบั แลว รบั กลบั คืนมา โดยนาํ ใบรบั หนังสอื น้ันมาตดิ ผนึกกับสําเนาคฉู บับมีขนาด เอ ๘ พมิ พหนาเดียว ตามแบบ ที่ ๑๗ ทายระเบียบ ๒.๘.๑ ที่ ใหลงเลขทีข่ องหนังสอื ฉบบั นั้น

๓๔ ๒.๘.๒ ถึง ใหลงตําแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อสวนราชการ หรอื ช่อื บุคคลในกรณที ี่ไมม ตี ําแหนง ๒.๘.๓ เร่ือง ใหลงช่ือเรื่องของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีที่ไมมีช่ือเรื่องใหลง สรปุ เร่อื งยอ ๒.๘.๔ รับวนั ท่ี ใหผูรับหนังสือลงวนั เดอื น ปท ่ีรบั หนังสอื ๒.๘.๕ เวลา ใหผูรับหนงั สือลงเวลาทรี่ บั หนงั สอื ๒.๘.๖ ผูรบั ใหผ ูรบั หนงั สือลงชอื่ ท่สี ามารถอา นออกได ºμÑ ÃμÃǨ¤¹Œ เพื่อใหการรับและการสงหนังสือดําเนินไปโดยสะดวกเรียบรอยและรวดเร็ว สวนราชการ จะกําหนดหนาท่ีของผูปฏิบัติตลอดจนแนวทางปฏิบัตินั้นไวดวยก็ได ทั้งนี้ ใหมีการสํารวจทะเบียน หนงั สือรับเปน ประจาํ วาหนงั สือตามระเบียบรบั นนั้ ไดม กี ารปฏิบัตไิ ปแลว เพยี งใด และใหมกี ารตดิ ตาม เร่ืองดวย ในการน้ีสวนราชการใดเห็นสมควรจะจัดใหมีบัตรตรวจคนสําหรับหนังสือรับและหนังสือสง เพ่ือความสะดวกในการคนหาก็ไดต ามความเหมาะสม บัตรตรวจคนเปนบัตรกํากับหนังสือและรายการเพ่ือใหทราบวาหนังสือน้ัน ๆ ไดมีการ ดําเนินการตามลําดับ ขั้นตอนอยางไร จนกระทั่งเสร็จส้ิน บัตรน้ีเก็บเรียงลําดับกันเปนชุดในท่ีเก็บ โดยมีกระดาษติดเปนบัตรดรรชนี ซ่ึงแบงออกเปนตอน ๆ เพื่อสะดวกแกการตรวจคน มีขนาดเอ ๕ พมิ พส องหนา รายละเอยี ดดงั น้ี ๑. เรื่อง รหัส ใหล งเร่อื งและรหัสตามหมวดหมูของหนังสือ ๒. เลขทะเบียนรบั ใหล งเลขทะเบยี นตามทีป่ รากฏในทะเบียนหนงั สอื รับ ๓. ท่ี ใหลงเลขทีข่ องหนงั สอื ๔. ลงวนั ที่ ใหล งวนั เดอื น ปข องหนงั สอื ๕. รายการ ใหลงเร่อื งยอ ของหนงั สือเพ่ือใหทราบวา หนงั สือนั้นมาจากท่ใี ด เร่อื งอะไร ๖. การปฏิบตั ิ ใหบันทกึ การปฏิบัตเิ กีย่ วกบั หนงั สือนั้นเพอื่ ใหท ราบวาสงไปทใี่ ด เมือ่ ใด ¡ÒÃà¡çºÃÑ¡ÉÒ การเก็บหนังสือแบงออกเปน การเก็บระหวางปฏิบัติ การเก็บเม่ือปฏิบัติเสร็จแลว และการเกบ็ ไวเพ่ือใชใ นการตรวจสอบ ๑.๑ การเก็บระหวางปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติยังไมเสร็จใหอยูใน ความรบั ผดิ ชอบของเจา ของเรอ่ื งโดยใหก าํ หนดวธิ กี ารเกบ็ ใหเ หมาะสมตามขน้ั ตอนของการปฏบิ ตั งิ าน ๑.๒ การเก็บเม่ือปฏิบัติเสร็จแลว คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว และไมมีอะไรท่จี ะตอ งปฏิบัติตอ ไปอีก ใหเจา หนา ที่ของเจาของเร่ืองปฏบิ ตั ดิ งั น้ี

๓๕ ๑.๒.๑ จัดทําบัญชีหนังสือสงเก็บอยางนอยใหมีตนฉบับและสําเนาคูฉบับ สําหรบั เจาของเรือ่ งและหนว ยเกบ็ เก็บไวอ ยา งละฉบบั รายละเอยี ดดงั น้ี ๑) ลาํ ดบั ที่ ใหลงเลขลาํ ดับเรื่องของหนงั สอื ท่เี กบ็ ๒) ท่ี ใหลงเลขที่ของหนงั สอื แตละฉบบั ๓) ลงวันที่ ใหล งวันท่ี เดือน ป ของหนงั สือแตล ะฉบับ ๔) เรื่อง ใหล งช่อื เร่อื งของหนังสือแตล ะฉบบั ในกรณที ไี่ มม ีชอื่ เรอื่ ง ใหลงสรปุ ยอเรื่อง ๕) อายกุ ารเกบ็ หนงั สอื ใหล งวนั เดอื น ปท จี่ ะเกบ็ ถงึ ในกรณใี หเ กบ็ ไวต ลอดไป ใหลงคาํ วา หามทาํ ลาย ๖) หมายเหตุ ใหบนั ทึกขอ ความอนื่ ใด (ถาม)ี ๑.๒.๒ สงหนงั สอื และเรอ่ื งปฏิบัตทิ ง้ั ปวงทีเ่ กย่ี วขอ งกับหนังสือนั้น พรอ มทง้ั บัญชหี นังสือสงเกบ็ ไปใหหนวยเกบ็ ทส่ี วนราชการนน้ั ๆ กาํ หนด ๑.๓ การเกบ็ ไวเ พอื่ ใชใ นการตรวจสอบ คอื การเกบ็ หนงั สอื ทป่ี ฏบิ ตั เิ สรจ็ เรยี บรอ ยแลว แตจ าํ เปน จะตอ งใชใ นการตรวจสอบเปน ประจาํ ไมส ะดวกในการสง ไปเกบ็ ยงั หนว ยเกบ็ ของสว นราชการ ใหเ จาของเรือ่ งเก็บเปน เอกเทศ โดยแตงตงั้ เจาหนา ทข่ี ้นึ รบั ผิดชอบกไ็ ด เม่ือหมดความจาํ เปนท่จี ะตอ ง ใชในการตรวจสอบแลว ใหจัดสงหนังสือนั้นไปยังหนวยเก็บของสวนราชการโดยใหถือปฏิบัติตาม เชน เดยี วกับการเก็บเมือ่ ปฏิบตั เิ สรจ็ แลว Ç¸Ô Õ¡ÒÃࡺç ˹ѧÊ×Í เมอื่ ไดร บั เรอ่ื งจากเจา ของเรอื่ งแลว ใหเ จา หนา ทผ่ี รู บั ผดิ ชอบในการเกบ็ หนงั สอื ปฏบิ ตั ดิ งั น้ี ๑) ประทบั ตรากาํ หนดเกบ็ หนงั สอื ไวท ม่ี มุ ลา งดา นขวาของกระดาษแผน แรกของหนงั สอื ฉบบั น้ัน และลงลายมอื ชอื่ ยอกํากบั ตรา ๑.๑ หนังสือท่ีตอ งเกบ็ ไวต ลอดไป ใหประทบั ตราคําวา หา มทาํ ลายดวยหมกึ สีแดง ๑.๒ หนงั สอื ที่เกบ็ โดยมีกําหนดเวลา ใหป ระทบั ตราคาํ วา เกบ็ ถงึ พ.ศ.... ดว ยหมึก สนี าํ้ เงนิ และลงเลขของปพุทธศักราชท่ีใหเกบ็ ถงึ ๑.๒.๓ ลงทะเบยี นหนงั สือเกบ็ ไวเ ปน หลกั ฐานรายละเอียดดงั น้ี ๑) ลาํ ดับท่ี ใหล งเลขลาํ ดับเร่ืองของหนงั สอื ทีเ่ ก็บ ๒) วันเก็บ ใหลงวัน เดอื น ปทน่ี ําหนงั สือนน้ั เขาทะเบียนเก็บ ๓) เลขทะเบียนรับ ใหล งเลขทะเบียนรับของหนงั สือแตล ะฉบับ ๔) ที่ ใหล งเลขที่ของหนังสือแตล ะฉบบั ๕) เร่อื ง ใหลงชอื่ เร่อื งของหนังสือแตล ะฉบบั ในกรณที ่ไี มมีชอ่ื เรอ่ื ง ใหล งสรปุ เรื่องยอ

๓๖ กําหนดเกบ็ หนังสือ ๖) รหัสแฟม ใหล งหมายเลขลําดบั หมูข องการจดั แฟม เก็บหนังสือ ๗) กําหนดเวลาเก็บ ใหลงระยะเวลาการเก็บตามที่กําหนดในตรา ๘) หมายเหตุ ใหบนั ทึกขอ ความอืน่ ใด (ถาม)ี ÍÒÂØ¡ÒÃà¡çºË¹§Ñ Ê×Í ๑. อายกุ ารเกบ็ หนังสอื โดยปกติใหเ กบ็ ไวไ มน อ ยกวา ๑๐ ป เวนแตหนังสือดังตอ ไปนี้ ๑.๑ หนงั สอื ทตี่ องสงวนเปนความลบั ใหปฏิบตั ิตามกฎหมาย ระเบียบวา ดวยการ รักษาความปลอดภยั แหงชาติ หรือระเบยี บวา ดว ยการรักษาความลบั ทางราชการ ๑.๒ หนงั สอื ทเี่ ปน หลกั ฐานทางอรรถคดี สาํ นวนของศาลหรอื ของพนกั งานสอบสวน หรอื หนงั สอื อนื่ ใดทไี่ ดม กี ฎหมายหรอื ระเบยี บแบบแผนกาํ หนดไวเ ปน พเิ ศษแลว การเกบ็ ใหเ ปน ไปตาม กฎหมายและระเบยี บแบบแผนวา ดว ยการน้นั ๑.๓ หนงั สอื ทม่ี คี ณุ คา ทางประวตั ศิ าสตรท กุ สาขาวชิ าและมคี ณุ คา ตอ การศกึ ษาคน ควา วจิ ยั ใหเ กบ็ ไวเ ปน หลกั ฐานสาํ คญั ทางประวตั ศิ าสตรข องชาตติ ลอดไป หรอื ตามทส่ี าํ นกั หอจดหมายเหตุ แหงชาติ กรมศิลปากร กําหนด ๑.๔ หนังสือที่ไดปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแลว และเปนคูสําเนาท่ีมีตนเร่ืองจะคนไดจาก ท่อี ่ืนใหเ กบ็ ไวไ มน อยกวา ๕ ป ๑.๕ หนังสือที่เปนเร่ืองธรรมดาสามัญซึ่งไมมีความสําคัญ และเปนเรื่องท่ีเกิดขึ้น เปน ประจาํ เมือ่ ดําเนนิ การแลว เสร็จใหเ ก็บไวไ มนอยกวา ๑ ป ๒. หนงั สอื หรอื เอกสารทเี่ กย่ี วกบั การรบั เงนิ การจา ยเงนิ หรอื การกอ หนผ้ี กู พนั ทางการเงนิ ทไี่ มเปนหลักฐานแหง การกอ เปลีย่ นแปลง โอน สงวน หรอื ระงับซงึ่ สิทธิในทางการเงิน รวมถึงหนงั สอื หรือเอกสารเก่ียวกับการรับเงิน การจายเงิน หรือการกอหน้ีผูกพันทางการเงินท่ีหมดความจําเปน ในการใชเปนหลักฐานแหงการกอ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน เพราะ ไดมีหนังสือหรือเอกสารอ่ืนท่ีสามารถนํามาใชอางอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกลาวแลว เมอ่ื สาํ นกั งานการตรวจเงนิ แผน ดนิ ตรวจสอบแลว ไมม ปี ญ หา และไมม คี วามจาํ เปน ตอ งใชป ระกอบการตรวจ หรือเพอื่ การใด ๆ อีก ใหเ กบ็ ไวไ มนอ ยกวา ๕ ป หนังสอื เกย่ี วกับการเงนิ ซง่ึ เห็นวา ไมจําเปน ตอ งเก็บไวถงึ ๑๐ ป หรือ ๕ ป แลว แตกรณี ใหทาํ ความตกลงกบั กระทรวงการคลงั

๓๗ ¡ÒÃÊ‹§Áͺ˹§Ñ Ê×Í ๑. ทกุ ปป ฏทิ นิ ใหสว นราชการจัดสง หนังสอื ทม่ี อี ายคุ รบ ๒๐ ป นับจากวนั ท่ีไดจ ัดทําขน้ึ ทเี่ กบ็ ไว ณ สว นราชการใด พรอ มทง้ั บญั ชสี ง มอบหนงั สอื ครบ ๒๐ ป ใหส าํ นกั หอจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศลิ ปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปถัดไป เวนแตห นงั สือดังตอ ไปนี้ ๑.๑ หนังสือท่ีตองสงวนเปนความลับใหปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบวาดวยการ รักษาความปลอดภยั แหงชาติ หรือระเบียบวา ดว ยการรกั ษาความลับของทางราชการ ๑.๒ หนังสือท่ีมีกฎหมาย ขอบังคับ หรือระเบียบท่ีออกใชเปนการทั่วไปกําหนดไว เปนอยา งอ่ืน ๑.๓ หนงั สอื ทส่ี ว นราชการมคี วามจาํ เปน ตอ งเกบ็ ไวท ส่ี ว นราชการนน้ั ใหจ ดั ทาํ บญั ชี หนงั สือครบ ๒๐ ป ที่ขอเกบ็ เอง สง มอบใหส าํ นกั หอจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศิลปากร ๒. บญั ชสี ง มอบหนงั สอื ครบ ๒๐ ป และบญั ชหี นงั สอื ครบ ๒๐ ปท ขี่ อเกบ็ เอง อยา งนอ ย ใหมีตนฉบับและสําเนาคูฉบับ เพื่อใหสวนราชการผูมอบและสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศลิ ปากรผรู ับมอบยึดถอื ไวเ ปนหลักฐานฝายละฉบบั ๒.๑ บัญชีสงมอบหนงั สอื ครบ ๒๐ ป รายละเอียดดงั นี้ ๒.๑.๑ ช่ือบัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๐ ป ประจําป ใหลงตัวเลขของป พุทธศักราชทจ่ี ัดทาํ บญั ชี ๒.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล งช่อื สว นราชการที่จัดทาํ บญั ชี ๒.๑.๓ วันท่ี ใหลงวัน เดอื น ปท จ่ี ัดทาํ บัญชี ๒.๑.๔ แผน ท่ี ใหลงเลขลาํ ดบั ของแผนบัญชี ๒.๑.๕ ลาํ ดับท่ี ใหลงเลขลําดบั เรอ่ื งของหนังสอื ท่สี งมอบ ๒.๑.๖ รหสั แฟม ใหลงหมายเลขลาํ ดับหมูของการจัดแฟม เกบ็ หนงั สอื ๒.๑.๗ ที่ ใหลงเลขทีข่ องหนังสือแตล ะฉบบั ๒.๑.๘ ลงวันท่ี ใหลงวัน เดอื น ปข องหนังสือแตล ะฉบบั ๒.๑.๙ เลขทะเบยี นรับ ใหล งเลขทะเบียนรับของหนงั สอื แตละฉบับ ๒.๑.๑๐ เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ใหล งสรุปเร่อื งยอ ๒.๑.๑๑ หมายเหตุ ใหบ ันทึกขอ ความอื่นใด (ถา มี) ๒.๑.๑๒ ลงช่ือผูมอบ ใหผูมอบลงลายมือช่ือและวงเล็บช่ือและนามสกุล ดวยตัวบรรจงพรอมท้ังลงตาํ แหนงของผูมอบ ๒.๑.๑๓ ลงชอื่ ผรู บั มอบ ใหผ รู บั มอบลงลายมอื ชอื่ และวงเลบ็ ชอ่ื และนามสกลุ ดวยตวั บรรจงพรอ มทัง้ ลงตาํ แหนง ของผูรับมอบ

๓๘ ๒.๒ บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปท ีข่ อเกบ็ เอง รายละเอียดดงั น้ี ๒.๒.๑ ชอื่ บญั ชหี นังสอื ครบ ๒๐ ป ทีข่ อเกบ็ เองประจําป ใหลงตวั เลขของป พุทธศักราชที่จดทาํ บญั ชี ๒.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงช่อื สว นราชการท่ีจดั ทําบญั ชี ๒.๒.๓ วันท่ี ใหล งวัน เดือน ปทีจ่ ดั ทําบัญชี ๒.๒.๔ แผน ท่ี ใหล งเลขลําดับของแผน บัญชี ๒.๒.๕ ลําดับท่ี ใหลงเลขลาํ ดับเร่ืองของหนงั สือขอเกบ็ เอง ๒.๒.๖ รหสั แฟม ใหล งหมายเลขลําดบั หมขู องการจดั แฟมเก็บหนงั สือ ๒.๒.๗ ท่ี ใหล งเลขที่ของหนงั สอื แตล ะฉบบั ๒.๒.๘ ลงวันท่ี ใหล งวนั เดือน ปข องหนังสอื แตละฉบับ ๒.๒.๙ เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีท่ีไมมีชื่อเร่ือง ใหล งสรุปเร่ืองยอ ๒.๒.๑๐ หมายเหตุ ใหบนั ทกึ ขอความอ่ืนใด (ถาม)ี ๓. หนังสือที่ยังไมถึงกําหนดทําลาย ซึ่งสวนราชการเห็นวาเปนหนังสือท่ีมีความสําคัญ และประสงคจะฝากใหส ํานักจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศิลปากร เกบ็ ไว ใหปฏิบตั ดิ ังน้ี ๓.๑ จัดทําบัญชีฝากหนังสืออยางนอยใหมีตนฉบับและสําเนาคูฉบับ โดยกรอก รายละเอยี ดดังนี้ ๓.๑.๑ ช่ือบัญชีฝากหนังสือประจําป ใหลงตัวเลขของปพุทธศักราช ที่จดทาํ บัญชี ๓.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล งชือ่ สวนราชการทีจ่ ดั ทาํ บญั ชี ๓.๑.๓ วันท่ี ใหลงวนั เดือน ปที่จัดทาํ บญั ชี ๓.๑.๔ แผนท่ี ใหลงเลขลําดับของแผน บญั ชี ๓.๑.๕ ลาํ ดบั ที่ ใหล งเลขลําดับเรอื่ งของหนงั สอื ๓.๑.๖ รหสั แฟม ใหล งหมายเลขลําดบั หมูของการจดั แฟมเก็บหนงั สอื ๓.๑.๗ ที่ ใหล งเลขทีข่ องหนังสือแตละฉบบั ๓.๑.๘ ลงวันที่ ใหลงวัน เดอื น ปข องหนงั สือแตล ะฉบบั ๓.๑.๙ เลขทะเบยี นรบั ใหลงเลขทะเบยี นรับของหนงั สือแตล ะฉบบั ๓.๑.๑๐ เรื่อง ใหลงช่ือเร่ืองของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเร่ือง ใหล งสรุปเร่อื งยอ ๓.๑.๑๑ หมายเหตุ ใหบ นั ทกึ ขอความอื่นใด (ถามี) ๓.๑.๑๒ ลงชอื่ ผฝู าก ใหผ มู อบลงลายมอื ชอ่ื และวงเลบ็ ชอ่ื และนามสกลุ ดว ยตวั บรรจงพรอมท้ังลงตาํ แหนงของผูฝาก

๓๙ ๓.๑.๑๓ ลงช่ือผูรับฝาก ใหผูรับฝากลงลายมือช่ือและวงเล็บช่ือและนามสกุล ดวยตัวบรรจงพรอมทัง้ ลงตาํ แหนงของผูรบั ฝาก ๓.๒ สง ตน ฉบบั และสาํ เนาคฉู บบั บญั ชฝี ากหนงั สอื พรอ มกบั หนงั สอื ทจ่ี ะฝากใหส าํ นกั หอจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศลิ ปากร ๓.๓ เมื่อกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศลิ ปากร ตรวจหนังสือและรบั ฝากหนงั สือ แลวใหลงนามในบัญชีฝากหนังสอื แลวคนื ตนฉบับใหสว นราชการผูฝากเกบ็ ไวเปน หลกั ฐาน หนังสือท่ีฝากเก็บไวท่ีสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ใหถือวา เปนหนังสือของสวนราชการผูฝาก หากสวนราชการผูฝากตองการใชหนังสือหรือขอคืน ใหทําได โดยจดั ทาํ หลักฐานตอ กันไวใ หช ดั เจน เมื่อถึงกําหนดการทาํ ลายแลว ใหสว นราชการผูฝ ากดําเนนิ การทาํ ลายหนังสือ ๔. การรกั ษาหนงั สอื ใหเ จา หนา ทร่ี ะมดั ระวงั รกั ษาหนงั สอื ใหอ ยใู นสภาพใชร าชการไดท กุ โอกาส หากชาํ รดุ เสียหาย ตองรบี ซอมใหใชราชการไดเหมือนเดิม หากสญู หายตองหาสาํ เนามาแทน ถาชํารุดเสียหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดิมได ใหรายงานผูบังคับบัญชาทราบและให หมายเหตไุ วในทะเบียนเกบ็ ถา หนงั สอื ทส่ี ญู หายเปน เอกสารสทิ ธติ ามกฎหมายหรอื หนงั สอื สาํ คญั ทเ่ี ปน การแสดง เอกสารสทิ ธิกใ็ หดาํ เนินการแจงความตอพนักงานสอบสวน การยืมหนังสอื ๑. การยืมหนงั สอื ท่ีสง เก็บแลว ใหป ฏบิ ัตดิ ังน้ี ๑.๑ ผยู ืมจะตองแจง ใหทราบวา เร่ืองทยี่ มื นนั้ จะนําไปใชในราชการใด ๑.๒ ผูยืมจะตองมอบหลักฐานการยืมใหเจาหนาที่เก็บ แลวลงช่ือรับเรื่องที่ยืมไว ในบัตรยมื หนงั สอื และใหเจาหนา ทเ่ี ก็บรวบรวมหลักฐานการยมื เรยี งลาํ ดบั วัน เดือน ปไวเ พอ่ื ตดิ ตาม ทวงถาม สวนบตั รยมื หนงั สือน้ันใหเกบ็ ไวแ ทนท่หี นังสอื ทีถ่ ูกยืมไป ๑.๓ การยมื หนงั สือระหวางสว นราชการ ผยู มื และผอู นุญาตใหย มื ตอ งเปนหัวหนา สว นราชการระดบั กองข้ึนไป หรอื ผทู ไ่ี ดร บั มอบหมาย ๑.๔ การยืมหนังสือภายในสวนราชการเดียวกัน ผูยืมและผูอนุญาตใหยืมตองเปน หวั หนา สวนราชการระดบั แผนกข้นึ ไป หรอื ผูท ไี่ ดร ับมอบหมาย ๒. บัตรยืมหนังสอื รายละเอียดดงั นี้ ๒.๑ รายการ ใหลงช่ือเรือ่ งหนงั สอื ที่ขอยมื ไปพรอ มดว ยรหัสของหนงั สือนน้ั ๒.๒ ผยู มื ใหล งช่ือบคุ คล ตําแหนง หรอื สว นราชการทยี่ มื หนงั สือนนั้ ๒.๓ ผูรับใหผูรับหนังสือนั้นลงลายมือชื่อ และวงเล็บช่ือกํากับพรอมดวยตําแหนง ในบรรทดั ถดั ไป

๔๐ ๒.๔ วันยืม ใหลงวนั เดอื น ปทย่ี ืมหนังสอื น้นั ๒.๕ กําหนดสง คนื ใหล งวัน เดอื นป ท่จี ะสงหนงั สอื นนั้ คนื ๒.๖ ผสู งคนื ใหผ สู ง คนื ลงลายมือช่ือ ๒.๗ วนั สงคนื ใหลงวนั เดือน ปท ่ีสง หนงั สือคนื ๓. การยมื หนงั สือท่ปี ฏิบตั ิยังไมเ สร็จหรือหนังสอื ทเี่ ก็บไวเ พื่อใชในการตรวจสอบ ใหถ อื ปฏบิ ัตติ ามการยมื หนงั สอื ทส่ี ง เก็บโดยอนโุ ลม ๔. การใหบุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทํามิได เวนแตจะใหดูหรือคัดลอกหนังสือ ท้งั นีจ้ ะตองไดร ับอนุญาตจากหัวหนาสวนราชการระดบั กองขน้ึ ไป หรือผูท ่ไี ดร บั มอบหมายกอ น การทําลายหนงั สอื ๑. การทาํ ลายหนงั สอื ใหด าํ เนนิ การภายใน ๖๐ วนั หลงั จากวนั สนิ้ ปป ฏทิ นิ ใหเ จา หนา ท่ี ผูรับผิดชอบในการเก็บหนังสือสํารวจหนังสือท่ีครบกําหนดอายุการเก็บในปน้ัน ไมวาจะเปนหนังสือ ที่เก็บไวเองหรือที่ฝากเก็บไวท่ีสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร แลวจัดทําบัญชีหนังสือ ขอทําลายเสนอหวั หนาสวนราชการระดับกรมเพอ่ื พจิ ารณาแตง ต้งั คณะกรรมการทาํ ลายหนงั สอื บญั ชหี นังสอื ขอทําลายอยางนอ ยใหมีตนฉบับและสําเนาคฉู บับรายละเอยี ดดังนี้ ๑.๑ ชอื่ บญั ชหี นงั สอื ขอทาํ ลาย ประจาํ ป ใหล งตวั เลขของปพ ทุ ธศกั ราชทจ่ี ดทาํ บญั ชี ๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชือ่ สว นราชการทจี่ ัดทาํ บญั ชี ๑.๓ วันท่ี ใหลงวนั เดอื น ปทจ่ี ัดทําบญั ชี ๑.๔ แผน ท่ี ใหลงเลขลาํ ดบั ของแผนบัญชี ๑.๕ ลําดับท่ี ใหล งเลขลําดับเร่อื งของหนังสอื ๑.๖ รหสั แฟม ใหลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟมเก็บหนังสือ ๑.๗ ท่ี ใหล งเลขท่ขี องหนังสอื แตละฉบบั ๑.๘ ลงวันท่ี ใหลงวัน เดอื น ปข องหนงั สือแตละฉบบั ๑.๙ เลขทะเบยี นรับ ใหลงเลขทะเบยี นรบั ของหนงั สือแตล ะฉบบั ๑.๑๐ เรอ่ื ง ใหล งชอื่ เรอื่ งของหนงั สอื แตล ะฉบบั ในกรณที ไ่ี มม ชี อ่ื เรอื่ งใหล งสรปุ เรอ่ื งยอ ๑.๑๑ การพิจารณา ใหค ณะกรรมการทําลายหนังสือเปนผูกรอก ๑.๑๒ หมายเหตุ ใหบ นั ทกึ ขอ ความอ่ืนใด (ถาม)ี ๒. ใหหัวหนาสวนราชการแตงต้ังคณะกรรมการทําลายหนังสือประกอบดวยประธาน กรรมการและกรรมการอีกอยางนอยสองคน โดยปกติใหแตงต้ังจากขาราชการตั้งแตระดับ ๓ เทียบเทาข้นึ ไป ถาประธานกรรมการไมสามารถปฏิบัติหนาที่ไดใหกรรมการที่มาประชุมเลือกกรรมการ คนหนงึ่ ทาํ หนา ท่ีประธาน มติของคณะกรรมการใหถือเสียงขางมาก ถากรรมการผูใดไมเห็นดวยใหทําบันทึก ความเหน็ แยง ไว

๔๑ ๓. คณะกรรมการทําลายหนังสอื มหี นาที่ดงั น้ี ๓.๑ พจิ ารณาหนังสือท่ีจะขอทําลายตามบัญชหี นังสอื ขอทาํ ลาย ๓.๒ ในกรณีท่ีคณะกรรมการมีความเห็นวาหนังสือฉบับใดไมควรทําลาย และควร จะขยายเวลาการเก็บไว ใหลงความเห็นวาจะขยายเวลาการเก็บไวถึงเม่ือใด ในชอง การพิจารณา ตามขอ ๑.๑๑ ของบญั ชีหนังสอื ขอทําลาย แลว ใหแกไ ขอายุการเกบ็ หนังสือในตรากาํ หนดเกบ็ หนงั สอื โดยใหป ระธานกรรมการทาํ ลายหนงั สอื ลงลายมือชือ่ กาํ กบั การแกไข ๓.๓ ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นวาหนังสือเรื่องใดควรใหทําลาย ใหกรอก เครื่องหมายกากบาท (X) ลงในชอ งการพิจารณาของบัญชหี นังสอื ขอทําลาย ๓.๔ เสนอรายงานผลการพจิ ารณาพรอ มทงั้ บนั ทกึ ความเหน็ แยง ของคณะกรรมการ (ถา มี) ตอ หัวหนา สวนราชการระดบั กรมเพอื่ พิจารณาสงั่ การ ๓.๕ ควบคมุ การทาํ ลายหนงั สอื ซง่ึ ผมู อี าํ นาจอนมุ ตั ใิ หท าํ ลายไดแ ลว โดยการเผาหรอื วธิ อี นื่ ใดทจี่ ะไมใ หห นงั สอื นนั้ อา นเปน เรอ่ื งได และเมอื่ ทาํ ลายเรยี บรอ ยแลว ใหท าํ บนั ทกึ ลงนามรว มกนั เสนอผูม ีอํานาจอนมุ ัติทราบ ๔. เม่อื หัวหนา สวนราชการไดร บั รายงานแลว ใหพ จิ ารณาส่งั การ ดงั น้ี ๔.๑ ถา เห็นวา หนงั สอื เรอื่ งใดยังไมควรทําลาย ใหสั่งการใหเ กบ็ หนงั สือนนั้ ไวจนถึง เวลาการทําลายงวดตอไป ๔.๒ ถาเห็นวาหนังสือเรื่องใดควรทําลาย ใหสงบัญชีหนังสือขอทําลายให กองจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศิลปากร พิจารณากอ น เวน แตหนงั สือประเภทที่สว นราชการนน้ั ไดขอ ทําความตกลงกับกรมศลิ ปากรแลว ไมต อ งสง ไปใหพ จิ ารณา ๕. ใหสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการในบัญชีหนังสือ ขอทาํ ลายแลวแจงใหสวนราชการที่สงบัญชีหนงั สือขอทาํ ลายทราบดังน้ี ๕.๑ ถาสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบดวย ใหแจงให สวนราชการน้ันดําเนินการทําลายหนังสือตอไปได หากสํานักหอจดหมายแหงชาติ กรมศิลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายในกําหนดเวลา ๖๐ วัน นับแตวันที่สวนราชการนั้นไดสงเร่ืองให สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ใหถือวาสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไดใ หความเหน็ ชอบแลว และใหส ว นราชการทําลายหนงั สอื ได ๕.๒ ถาสํานักหอจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศลิ ปากร เหน็ วาหนงั สือฉบบั ใดควรจะ ขยายเวลาการเกบ็ ไวอ ยา งใดหรอื ใหเ กบ็ ไวต ลอดไป ใหแ จง ใหส ว นราชการนนั้ ทราบ และใหส ว นราชการ น้ันๆ ทําการแกไขตามที่สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร แจงมา หากหนังสือใด สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห็นควรใหส ง ไปเกบ็ ไวท ส่ี ํานักหอจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศลิ ปากร กใ็ หสวนราชการนัน้ ๆ ปฏบิ ตั ิตาม เพอื่ ประโยชนใ นการนส้ี าํ นกั หอจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศลิ ปากร จะสง เจา หนา ทมี่ ารว ม ตรวจสอบหนังสือของสว นราชการนัน้ ก็ได

๔๒ ÁÒμðҹμÃÒ áºº¾ÔÁ¾ áÅЫͧ ¢ŒÍ ÷ñ μÃÒ¤ÃرÊíÒËÃѺẺ¾ÔÁ¾ มี ๒ ขนาด คอื ๗๑.๑ ขนาดตวั ครุฑสงู ๓ เซนติเมตร ๗๑.๒ ขนาดตัวครุฑสงู ๑.๕ เซนตเิ มตร ¢ŒÍ ÷ò μÃÒª×èÍʋǹÃÒª¡Òà มีลักษณะเปนรูปวงกลมสองวงซอนกันเสนผา ศูนยกลางวงนอก ๔.๕ เซนติเมตร วงใน ๓.๕ เซนติเมตร ลอมครุฑตามขอ ๗๑.๑ ระหวางวงนอก และวงในมีอักษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือสวนราชการที่เรียกชื่ออยางอื่นท่ีมีฐานะเปนกรม หรือจงั หวัดอยูข อบลา งของตรา สวนราชการใดท่ีมีการติดตอกับตางประเทศ จะใหมีชื่อภาษาตางประเทศ เพมิ่ ขน้ึ ดวยก็ได โดยใหอักษรไทยอยขู อบบนและอกั ษรโรมนั อยูข อบลางของตรา ¢ÍŒ ÷ó μÃÒ¡Òí ˹´à¡ºç ˹§Ñ ÊÍ× คอื ตราทใี่ ชป ระทบั บนหนงั สอื เกบ็ เพอ่ื ใหท ราบกาํ หนด ระยะเวลาการเกบ็ หนงั สือนน้ั มีคําวา เก็บถงึ พ.ศ. ... หรือคําวา หา มทําลาย ขนาดไมเล็กกวาตัวพิมพ ๒๔ พอยท ¢ÍŒ ÷ô ÁÒμðҹ¡ÃдÒÉáÅЫͧ ๗๔.๑ มาตรฐานกระดาษโดยปกตใิ หใ ชก ระดาษปอนดข าว นา้ํ หนกั ๖๐ กรมั ตอ ตารางเมตร มี ๓ ขนาด คอื ๗๔.๑.๑ ขนาด เอ ๔ หมายความวา ขนาด ๒๑๐ มิลลิเมตร x ๒๙๗ มิลลเิ มตร ๗๔.๑.๒ ขนาด เอ ๕ หมายความวา ขนาด ๑๔๘ มิลลิเมตร x ๒๑๐ มิลลเิ มตร ๗๔.๑.๓ ขนาด เอ ๘ หมายความวา ขนาด ๕๒ มลิ ลเิ มตร x ๗๔ มิลลเิ มตร ๗๔.๒ มาตรฐานซอง โดยปกติใหใชกระดาษสีขาวหรือสีน้ําตาล น้ําหนัก ๘๐ กรมั ตอตารางเมตร เวน แตซองของขนาด ซี ๔ ใหใ ชก ระดาษนํา้ หนกั ๑๒๐ กรมั ตอตารางเมตร มี ๔ ขนาด คอื ๗๔.๒.๑ ขนาดซี ๔ หมายหมายวา ขนาด ๒๒๙ มิลลิเมตร x ๓๒๔ มิลลเิ มตร ๗๔.๒.๒ ขนาดซี ๕ หมายหมายวา ขนาด ๑๖๒ มิลลิเมตร x ๒๒๙ มิลลิเมตร ๗๔.๒.๓ ขนาดซี ๖ หมายหมายวา ขนาด ๑๑๔ มิลลิเมตร x ๑๖๒ มิลลเิ มตร ๗๔.๒.๔ ขนาดดีแอล หมายหมายวา ขนาด ๑๑๐ มิลลิเมตร x ๒๒๐ มลิ ลิเมตร

๔๓ ¢ŒÍ ÷õ ¡ÃдÒɤÃر ใหใชกระดาษขนาดเอ ๔ พิมพครุฑดวยหมึกสีดํา หรือทําเปน ครุฑดนุ ทีก่ ่งึ กลางสวนบนของกระดาษ ¢ÍŒ ÷ö ¡ÃдÒɺѹ·¡Ö ¢ÍŒ ¤ÇÒÁ ใหใชก ระดาษขนาด เอ ๔ หรือ ขนาด เอ ๕ พิมพครฑุ ดว ยหมึกสีดาํ ท่ีมุมบนดานซาย ตามแบบที่ ๒๙ ทายระเบียบ ¢ŒÍ ÷÷ «Í§Ë¹Ñ§ÊÍ× ใหพ มิ พค รุฑดวยหมกึ สดี ําทมี่ มุ บนดา นซายของซอง ๗๗.๑ ขนาดซี ๔ ใชสําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ โดยไมตองพับ มชี นดิ ธรรมดาและขยายขา ง ๗๗.๒ ขนาดซี ๕ ใชสําหรับบรรจุหนงั สือกระดาษตราครุฑพับ ๒ ๗๗.๓ ขนาดซี ๖ ใชสําหรบั บรรจุหนงั สือกระดาษตราครฑุ พบั ๔ ๗๗.๔ ขนาดดแี อล ใชส าํ หรับบรรจหุ นังสอื กระดาษตราครุฑพบั ๓ สว นราชการใดมคี วามจาํ เปน ตอ งใชซ องสาํ หรบั สง ทางไปรษณยี อ ากาศโดยเฉพาะ อาจใชของพิเศษสําหรับสงทางไปรษณียอากาศและพิมพตราครุฑตามที่กลาวขางตนไดโดยอนุโลม ดวยโลกในปจจุบนั อาจเรยี กไดวา เปน โลกแหง ยคุ ดิจิทลั หรือโลกไรพ รมแดน อันเปน ผลสืบเนอื่ งจาก การพัฒนาเทคโนโลยีทางดานการส่ือสาร โดยเฉพาะเทคโนโลยีทางดานสารสนเทศ (Information Technology : IT) ท่สี ําคัญและมีการนํามาใชกันอยางแพรหลายทัว่ ทกุ หนแหงบนโลก ทเ่ี รารจู กั กันดี ไดแ ก อนิ เทอรเ นต็ โทรศพั ทม อื ถอื จาน-ดาวเทยี ม เปน ตน โดยเฉพาะอยา งยง่ิ เทคโนโลยอี นิ เทอรเ นต็ อาจกลา วไดว า เปน เทคโนโลยที สี่ าํ คญั แหง ยคุ และเปน พนื้ ฐานสาํ หรบั การพฒั นาดา นตา ง ๆ ของประเทศ ดงั นนั้ จะเนน ถงึ การใชเ ทคโนโลยพี นื้ ฐานทางดา นอนิ เทอรเ นต็ ในสว นทเ่ี กยี่ วขอ ง กบั การปฏบิ ตั §ิ Ò¹ÊÒúÃó วา มสี ว นประกอบพนื้ ฐานอะไรบา งทตี่ อ งปฏบิ ตั งิ านสารบรรณในยคุ ปจ จบุ นั ควรรูเ พอื่ เปน แนวทางสาํ หรับการพฒั นาตนเอง มคี วามรูความเขาใจถงึ ความสาํ คัญ และความจําเปน ของระบบงานสารบรรณเพอ่ื ใชเ ปน แหลง อา งองิ และเปน เครอ่ื งมอื พน้ื ฐานสาํ หรบั การเรยี นรดู ว ยตนเอง ในการพัฒนาทักษะการปฏิบัติงานสารบรรณที่เกี่ยวของกับงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกสไดอยางมี ประสทิ ธภิ าพและประสิทธผิ ล ÃкºÊÒúÃóÍàÔ Å¡ç ·Ã͹ԡʏ การตดิ ตอ ราชการนอกจากการจะดาํ เนนิ การโดยหนงั สอื ทเี่ ปน เอกสารสามารถดาํ เนนิ การ ดว ยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สไ ด ในกรณีท่ีติดตอราชการดวยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ใหผูสงตรวจสอบผลการสง ทุกคร้ังและใหผูร บั แจง ตอบรบั เพอื่ ยืนยนั วาหนงั สือไดจัดสง ไปยังผรู ับเรียบรอยแลว และสว นราชการ ผสู งไมต องจัดสง หนงั สือเปน เอกสาร เวน แตกรณเี ปนเร่ืองสําคญั จําเปน ตองยนื ยันเปนเอกสาร ใหทาํ เอกสารยนื ยนั ตามใบทนั ที