Leader Development Program Pupuk Indonesia

PUPUK INDONESIA

Daftar Isi  .....................................................................................................  i  A. Problem Solving dan Decision Making   .................................................... 1  B. Leading Successful Change  ..................................................................... 28  C. Global Business Expansion Managing Director Lembaga Management Feb UI  ......................................................................................................  44  D. Global Business   ...................................................................................... 76  E. Treaning Leadership Development Program (PIHC)  ............................ 133 F. Marketing Strategy and Tactic  .............................................................. 153  G. Supply Chain 101   .................................................................................. 172  H. Business Landscape Analysis   ............................................................... 180  I. Exercise PDB for Pupuk Indonesia Products  ......................................... 193  J. Strategic Management Process  ............................................................ 196  K Introduction to Corporate Level Strategy  ............................................ 214  L. Diversification and Corporate Parenting  .............................................. 226  M. Portofolia Strategy CFO Pupuk Indonesia  ............................................ 250  N. Creative Thinking and Problem Solving  ................................................ 262  O. Leadership in VUCA Era  ........................................................................ 281  P. Strategy Competitive Adventage ........................................................... 309  Q. Internasional Takeovers and Restructuring Through Merger and Acquisition  ............................................................................................  351   PUPUK INDONESIA

Problem Solving & Decision Making Presented by: Ekuslie Goestiandi for Pupuk Indonesia Holding Company Ekuslie Goestiandi Is a corporate practitioner in the field of organization & leadership development and innovation management. He is a graduate of School of Psychology, University of Gadjah Mada – Yogyakarta in 1990, and since then has earned lots of professional experiences in several companies, i.e. : Kalbe Farma, Orang Tua Group, Jaya Group, Gitaswara (Guinness) Indonesia, and Astra Group. He accomplished his professional career journey as the Head of Astra Management Development Institute – the Learning & Development Center of PT. Astra International Tbk - for 2009-2019 Now is becoming an independent and associate consultant for management and leadership deve-lopment projects. He is also the author of several management books (Ikan koq Disuruh Terbang; Do What I Say, But...; Profesional atau Budak; Pembelajaran T. P. Rachmat; and T. P. Rachmat on Excellence). And, now he still regularly contributes management-essay, ideas & opinions for Kontan Weekly. 1

APA ITU PROBLEM ? Beberapa Pandangan Umum : Problem sebagai 2

Paradigma Sikap Perilaku Problem Semata-Mata Sebagai Sasaran Ideal GAP Kenyataan Aktual 3

“Problems are only opportunities in work-clothes” (Henry J Kaiser) “The way you see the problems is one of the problems” 4

6 (+) Langkah Pemecahan Masalah 5

0. Analisa Situasi Kasus : • Penjualan semester pertama melampaui 50% • Peningkatan volume-produksi dari target awal. Penyebab utamanya karena 3 mengakibatkan karyawan sering bekerja- bulan yang lalu ditunjuk sebagai “sepatu resmi” lembur. Di satu pihak, mereka senang karena POR Lokal yang berlangsung selama 1 bulan mendapatkan pendapatan lembur yang tinggi, namun beberapa karyawan mulai jatuh sakit • Mulai awal tahun depan, akan ada merek internasional “PELE” yang diluncurkan ke pasar • Sampai sekarang, tagihan terhadap customer oleh pesaing. Varian sepatu merek “PELE” jauh berjalan lancar. Tidak terjadi penunggakan yang lebih banyak dari “Naikin” signifikan • Dengan kenaikan penjualan yang sangat • Kelihatannya, hingga akhir tahun, perusahaan tinggi, pabrik dapat lebih maksimal akan mencatat keuntungan yang tinggi. memanfaatkan kapasitas 5 mesin baru. Sejak Perusahaan siap untuk melakukan ekspansi dibeli 3 tahun lalu, kapasitas-terpakai rata-rata usaha, dan juga pemberian bonus akhir tahun hanya sekitar 60% dari “kapasitas-terpasang” kepada karyawan • Pasokan bahan-baku utama (karet sintetis) • Sales kemungkinan juga terancam, karena • Marketing perusahaan pemasok lebih memilih ekspor, • Produksi akibat permintaan pasar luar-negeri yang • Procurement meningkat tajam • HRD • Top Management 6

4 Perspektif Balanced Scorecard 1. Perumusan Masalah “Masalah yang dirumuskan dengan baik adalah masalah yang setengah terpecahkan” 7

A. Susun Pernyataan Masalah (Problem Statement) B. Rumuskan pernyataan keadaan yang diinginkan (Target Statement) A. Susun Pernyataan Masalah • Objektif • Jelas Cakupannya • Mudah dipahami Tips : - Hindari memasukkan “ Sebab tak langsung ” dalam pernyataan masalah - Hindari memasukkan “ Solusi tak langsung ” dalam pernyataan masalah - Sederhana - Dapat menjawab pertanyaan “ So What ? ” 8

Contoh : • “ Masalah dana promosi dan kualitas produk saat ini telah menurunkan tingkat kepuasan pelanggan ” • “ Strategi periklanan perlu diubah untuk meningkatkan kepuasan pelanggan ” Contoh : • “ Kualitas produk yang baik akan berpengaruh positif pada kepuasan pelanggan ” • “ Target indeks kepuasan pelanggan sebesar angka 80, tak tercapai selama 6 bulan terakhir ” 9

B. Rumuskan Pernyataan Keinginan • Specific • Measurable • Ambitious • Relevant • Time Bound Contoh : • “ Indeks kepuasan pelanggan harus meningkat tajam sampai akhir tahun ini “ • “ Kepuasan pelanggan meningkat 50 % dari tahun-tahun sebelumnya “ 10

Contoh : • “ Indeks kepuasan pelanggan meningkat dari 80 ke 90 “ • “ Meningkatkan indeks kepuasan pelanggan menjadi rata-rata 90 selama bulan Juli sampai Desember 2012 “ 2. Analisa Sebab – Sebab Potensial “ Kita seringkali merasa bahwa kita mengetahui penyebab dari sebuah masalah tanpa menyediakan waktu dan upaya yang secukupnya untuk menggali lebih dalam. Itu sama artinya dengan mengambil kesimpulan tanpa melakukan diagnosa ” 11

Teknik : • Brainstorming • Diagram Tulang Ikan Brainstorming Prinsip : ¾ Tidak ada kritik/evaluasi saat ide diutarakan ¾ Suasana untuk berbicara secara bebas ¾ Makin banyak ide makin baik (Quantity breeds quality) 12

Diagram Tulang Ikan Prinsip : ¾ Ada “Akibat”, ada “Sebab” (Cause-Effect diagram) ¾ Mengikuti kategorisasi permasalahan (Terfokus pada 5 faktor utama : 4 M 1 E) • Man ( Manusia ) • Material ( Material / bahan ) • Method ( Metoda & cara ) • Machine ( Mesin & alat ) • Environtment ( lingkungan ) Mesin Manusia Jumlah line Jumlah tenaga Telepon keluhan technical support pelanggan yg sedikit kurang Mesin produksi Salesman Indeks Yg sudah tua Tidak qualified kepuasan pelanggan Saluran telepon Penanggulangan yang Yang putus Keluhan pelanggan menurun mendadak tidak tuntas 13 Perubahan Cara Survei Penanggulangan Mutu produk Jenis produk Rendah Sedikit Keluhan pelanggan lambat Lingkungan Metoda Material

3. Identifikasi Sebab Utama Teknik : • Diagram Pareto • 5 Why : why, why, why, why and why 14

Diagram Pareto Prinsip : ¾ Setiap penyebab mempunyai tingkat kontribusi yang berbeda terhadap suatu masalah ¾ Yang “utama“ ≠ yang “gampang dilihat” ¾ “First things first“ Teknik : ¾ Urutkan seluruh sebab-sebab potensial, mulai dari yang paling besar hingga yang paling kecil pengaruhnya terhadap kemunculan masalah ¾ Kualifikasikan tingkat pengaruh tersebut ke dalam angka presentase ¾ Visualisasikan angka pengaruh tersebut ke dalam bagan pareto 15

Contoh : Dari studi, disimpulkan bahwa 3 sebab paling tinggi secara berurutan adalah : 1. Keluhan pelanggan tidak dipecahkan tuntas ( 40 %) 2. Keluhan pelanggan tidak ditanggapi dengan cepat ( 25 %) 3. Kualitas produk yang rendah ( 20 %) Akar Penyebab Masalah Kebijakan rekruitmen & Ketiadaan prioritas Ketiadaan kesadaran pengembangan CRO yang dukungan TS dalam pentingnya saluran lebih berfokus kepada sisi upaya penanggulangan komunikasi yang “orang” dan mengabaikan sisi keluhan pelanggan efektif antara bagian “teknis“ CR & bagian produksi 16

4. Usulan Solusi Kreatif “Harus Bagaimana??” 17

Penghambat Kreativitas Saya baru bisa kreatif, nanti kalau... 18

Teknik : • Brainstorming • SCAMPER Brainstorming Prinsip : ¾ Tidak ada kritik/evaluasi saat ide diutarakan ¾ Suasana untuk berbicara secara bebas ¾ Makin banyak ide makin baik (Quantity breeds quality) 19

SCAMPER ● S – ubstitute : menggantikan ● C – ombine : menggabungkan ● A – dapt : menyesuaikan ● M – odify : memperbaharui ● P – ut to another use : memanfaatkan untuk ● E – liminate keperluan / kegunaan lain ● R – everse : menghilangkan : membolak-balik SCAMPER umumnya dipakai untuk proses pengembangan produk Contoh : : Menggantikan komponen/ material produk ● S – ubstitute dengan bahan lain ● C – ombine : Menggabungkan kegunaan yang satu dengan yang lainnya ● A – dapt : Menyesuaikan kegunaan atau komponen ● M – modify produk dengan kondisi tertentu ● P – ut to another use ● E – liminate : Memperbaharui dalam hal ukuran, bentuk atau warna ● R – everse : Memanfaatkan untuk keperluan / kegunaan lain : Menghilangkan atau mengurangi elemen ataupun fungsi-fungsi tertentu : Membolak-balik untuk kegunaan yang berbeda 20

SCAMPER ( contoh ) Mengembangkan fungsi Customer Relation yang lebih baik ●S : Mengganti personel Customer Relation dengan orang baru yang ●C : lebih mengerti masalah teknis ●A : ●M: Menggabungkan fungsi Customer Relation dengan Technical ●P : Support ●E : Menyesuaikan kembali pola rekruitmen & pelatihan bagian ●R: Customer Relation Memperbaharui job description Customer Relation Memanfaatkan fungsi lain Technical Support sebagai Customer Relation Officer Menghilangkan prosedur / gimick-gimick / souvenir Customer Relation yang tidak perlu Membolak-balik schedule kerja karyawan bagian TS; pagi di bagian CR, sore di bagian TS 5. Memilih Solusi Paling Efektif “Keputusan ibarat sebuah kapal besar. Dan, anda adalah kaptennya. Anda yang menetapkan arah dan mengatur kecepatan. Saat memilih dan memutuskan, pastikan bahwa anda memiliki kompas yang tepat” 21

Teknik : Analisa Cost & Benefit Benefit ( Manfaat ) T K1 K2 R K4 K3 RT Cost ( Biaya ) Benefit : Derajat “Penyelesaian Masalah” yang dapat dihasilkan oleh solusi tersebut “Semakin tinggi semakin bagus” Cost : dapat berupa : ƒ “Derajat Kerumitan” implementasi solusi tersebut akibat faktor : - keterbatasan sumber daya - kemungkinan resistensi kendala eksternal ƒ “Kemungkinan konsekuensi negatif” tersebut akibat implementasi solusi “Semakin rendah semakin bagus” 22

Prinsip dalam memilih : 1. Pilihan “pertama” ditujukan kepada solusi yang benefitnya setinggi - tingginya dan biayanya serendah-rendahnya 2. Pilihan “terakhir” ditujukan kepada solusi yang benefitnya serendah- rendahnya dan biayanya setinggi-tingginya 3. Pilihan “antara” tergantung kepada situasi dan kondisi Teknik : 9Buatlah Matriks Benefit vs Cost yang terdirI dari 4 kuadran besar 9 Sepakati pengertian Cost & Benefit sehingga semua mempunyai pandangan yang sama. Ingat : “ Lihat Cost & Benefit dari sisi /kepentingan organisasi secara keseluruhan, bukannya kepentingan individu ataupun fungsi tertentu saja” 9Masukkan semua alternatif solusi kedalam Matrix Benefit vs Cost, sehingga akhirnya terlihat sebuah “peta – solusi” (solution map) 9Pilih solusi – solusi terbaik dengan pembobotan ( kuantitatif ) yang mengacu kepada : - prinsip pemilihan - ketentuan otoritas ataupun norma yang berlaku - kemampuan organisasi 23

Contoh “ Solution Map “ Benefit (Manfaat) S-1 K1 S-2 K2 S-3 S-8 RT S-5 S - 11 S-7 S - 12 S - 10 S - 14 S-6 S-4 K3 S - 13 S - 9 K4 S - 16 S - 15 R T Cost (Biaya) 6. Menyusun Rencana Tindakan Atas Solusi “dream is good..., reality is better!” 24

Teknik : 3W+1H What : Langkah – langkah kegiatan implementasi solusi Who : Penanggung jawab untuk setiap langkah kegiatan When : Kapan langkah kegiatan tersebut “dimulai“ dan “diselesaikan“ How much / : Sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan How many kegiatan tersebut Action Plan Untuk merealisasikan Sasaran SMART (Specific, Measurable, Ambitious, Relevant, Time-bound) anda, jabarkan lebih lanjut langkah-langkah kegiatan untuk mewujudkannya. Langkah2 PIC Waktu Potensi Dukungan/ Kegiatan Kegiatan Penyelesaian Hambatan/ Sumber-daya Yang Diperlukan - Urutkan - Tetapkan - Tetapkan Kendala langkah- siapa yang waktu - Persiapkan langkah menjadi PIC/ penyelesaian/ - Identifikasi dukungan/ kegiatan untuk penanggung- pelaksanaan potensi sumber-daya mencapai jawab setiap langkah hambatan yang yang diperlukan sasaran pelaksanaan kegiatan dapat muncul untuk mengatasi tersebut masing- dalam kemungkinan masing pelaksanaan kendala tersebut kegiatan kegiatan 25

4 Disiplines Focus on Wildly Important Goals Act on lead-measure Score-board Accountability Ringkasan Tahap Teknik Tujuan • Analisa Situasi • Melihat “hutan”, bukan hanya “pohon” • “Helicopter View” • Perumusan Masalah • Balanced-Scorecard • Perumusan Masalah • Objektif, jelas, mudah dipahami • Analisa Sebab2 • Problem Statement Potensial • Target Statement • Ada “akibat”, ada “sebab” Æ 4M+1E • Identifikasi Sebab • Brainstorming Utama • Diagram Tulang Ikan • “80% akibat muncul dari 20% sebab” • Temukan “akar permasalahan” • Diagram Pareto • 5 Why • Temukan ide “out of the box”; “solusi lama” tidak bisa menyelesaikan • Usulan Solusi Kreatif • Brainstorming “masalah baru” • SCAMPER • Pilihlah solusi yang mendatangkan • Memilih Solusi Paling • Analisa Cost vs Benefit manfaat sebesar-besarnya, dan biaya Efektif serendah-rendahnya • Menyusun Rencana • 3W + 1H • Harus ada langkah-kegiatan, Tindakan Atas Solusi penanggung-jawab, batas-waktu untuk tindak-lanjut yang jelas 26

Peran Pemimpin : Membangun Semangat Perbaikan dan Penyelesaian Problem 27



LEADING SUCCESSFUL CHANGE Moh Subagio OJK on “Strategic Communication” Sekolah Konglomerat “Strategic Execution” Universitas Indonesia on Total Bangun Persada: “Becoming World Class “Welcome to Professional Life” Organization” 28

Program Objectives In this training, we will learn to: 1. Have positive mind-set and attitudes toward changes in organization/team 2. Understand and accept the change positively 3. Be a change role model within the team 4. Get committed in executing the management initiatives proactively 5. Initiate actions and permeate positive energy towards the team members WHAT WHY HOW 29

Change Management is an approach to change individuals, teams and organizations to desired future conditions. -John P. Kotter 5 WHAT WHY HOW 30

Today’s Challenges: Double Disruptions MILLENNIALS DIGITAL Disruption (1) – Digital! 31

Industry 4.0 Mechanization, Mass Productivity, Automation, Cyber Physical steam power, assembly line, computers and System, internet of weaving loom things, networks electrical energy electronics Industries Disrupted by Digital Source: Digital Vortex and Harvard Business Review 32

Disruption (2) – Millennials! 33

Generations? No Name of Generation Years A group of individuals of 1. Puritan 1588-1617 similar ages whose members 2. Cavalier 1618-1647 have experienced a noteworthy 3. Giorious 1648-1673 historical event within a set 4. Enlightement 1674-1700 period of time. 5. Awakening 1701-1723 6. Liberty 1724-1741 Karl Mannheim. 7. Republican 1742-1766 Problems of Generations. 1928. 8. Compromise 1767-1791 9. Trancendental 1792-1821 10. Gilded 1822-1842 11. Progressive 1843-1859 12. Missionary 1860-1882 13. Lost 1883-1900 14. GI 1901-1924 15. Silent 1925-1942 16. Boom 1943-1960 17. X 1962-1981 18. Millennial 1982-2005 19. Homeland 2005-? Who is Millennials? Adalah wadah pemikir nonpartisan Amerika Serikat yang berpusat di Washington, D.C. Pusat penelitian ini merilis informasi tentang tren isu sosial, opini publik, dan demografi di Amerika Serikat dan dunia. 34

Millennials’ Characters 1. Tech Savvy 2. Actively engage in social media 3. Learn by exploring 4. Want continuous feedback 5. Expect and demand instant gratification 6. Committed to their personal learning and development 7. Are lifelong learners -- from various sources Stakeholders in Organizations X’ERS = <40% MILLENNIALS = >60% PI 2019 = 44% PI 2019 = 56% 35

Working Ethics Differences GEN X’s GENY’s (MILLENNIALS) 1. Work comes first 1. Life comes first 2. Follow the rules no matter 2. Follow rules that work what (why?) 3. The boss deserves respect 3. Equality and respect must be 4. Seniority=promotion earned 5. 9 to 5 4. Talent=promotion 6. Work is based on hours 5. No defined work clock 7. Face-to-face contact 6. Once I am finished, I can leave 8. Dress the part at all times 7. Digital contact 9. 8. Will change to meet the needs of 9. Dress the part as necessary the organization Expect organization to change to meet their needs 36

What ‘s Happening Today? - World of Paradox 1. Global and local business demands 2. Need for change (flexibility, adaptability) and stability (standardization) 3. Taking time to gather information and making timely decisions 4. Internal and external hiring 5. Individual employee needs and collective organizational goals 6. Internal focus on employees and external focus on customers and investors 7. Top down organizational control and bottom up employee empowerment. Navigating Paradox 1. Deal with cognitive complexity 2. Be socially endearing 3. Be socially connected 4. Be personally aware 5. Be grounded in strong set of values 6. Surround self with better & different people 7. Encourage divergence & convergence 8. Use a decision protocol 9. Have a growth mindset 10. Zoom out and zoom in Dave Ulrich and Wayne Brockbank 37

Why Big Organizations Decline? 1. A&P 2. Addressograph 3. Ames 4. Bank of America 5. Circuit City 6. HP 7. Merck 8. Motorola 9. Rubbermaid 10. Scott Paper 11. Zenith Why Big Organizations Decline? In the Collin’s research project in “How the mighty fall” book, he has uncovered five stages of decline that is consistent from the studied companies. The are 5 stages: 1. Hubris born of success 2. Undisciplined pursuit of more 3. Denial of risk and peril 4. Grasping for salvation 5. Capitulation to irrelevance or death 38

WHAT WHY HOW Managing Change – How 1. Change Preference 2. Principles of Change Management 39

Generic Rensponses toward Change Typical Response: Self Assessment 40

What is Our Typical Response? LOGICAL POSITIVE DETACHED CREATIVE 1. Logical thinking 1. Like new experiences 2. Objective approach 2. Enjoy newness 3. Based on facts and empirical 3. Loves challenges data PEOPLE FOCUS SAFETY CONTROL 1. Focus on others impacts 2. Emotion approach to others 1. Minimize the risks 3. Actively seeks for friends’ opinion 2. Secure effects Sources:The four quadrant graphic and whole brain, Herrmann Global 3. Well structured analysis Managing Change – How 1. Change Preference 2. Principles of Change Management 41

The 8 Principles 1. Help others see the need for change through a bold, aspirational opportunity statement that communicates the importance of acting immediately. 2. A volunteer army needs a coalition of effective people – born of its own ranks – to guide it, coordinate it, and communicate its activities. 3. Clarify how the future will be different from the past and how you can make that future a reality through initiatives linked directly to the vision. The 8 Principles 4. Large-scale change can only occur when massive numbers of people rally around a common opportunity. They must be bought-in and urgent to drive change – moving in the same direction. 5. Removing barriers such as inefficient processes and hierarchies provides the freedom necessary to work across silos and generate real impact. 6. Wins are the molecules of results. They must be recognized, collected and communicated – early and often – to track progress and energize volunteers to persist. 42

The 8 Principles 7. Press harder after the first successes. Your increasing credibility can improve systems, structures and policies. Be relentless with initiating change after change until the vision is a reality. 8. Articulate the connections between the new behaviors and organizational success, making sure they continue until they become strong enough to replace old habits. www.msco.co.id 43



Global Business Expansion PUPUK INDONESIA GROUP BOGOR , 22 OKTOBER 2019 Dr TOTO PRANOTO MANAGING DIRECTOR LEMBAGA MANAGEMENT FEB UI © McGraw-Hill Education. GLOBALIZATION 44 © McGraw-Hill Education.

GLOBALIZATION © McGraw-Hill Education. BUMN GOING GLOBAL 45 © McGraw-Hill Education.

WHY COMPANIES DECIDE TO ENTER FOREIGN MARKETS To gain access to To further exploit To gain access to new customers core competencies lower-cost inputs of and meet current customer needs production To achieve lower costs To gain access to through economies of scale, resources and experience, and increased capabilities located in purchasing power foreign markets © McGraw-Hill Education. Jump to Appendix 1 long image description WHY COMPETING ACROSS NATIONAL BORDERS MAKES STRATEGY-MAKING MORE COMPLEX 1. Different countries with different home-country 46 advantages in different industries 2. Location-based value chain advantages for certain countries 3. Differences in government policies, tax rates, and economic conditions 4. Currency exchange rate risks 5. Differences in buyer tastes and preferences for products and services © McGraw-Hill Education.