วิชา คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี ระดับ ปวช.

97 อธิบายการบนั ทกึ หน้าที่ 2 รหัสแบบฟอรม์ ทใี่ ชพ้ มิ พเ์ ช็คลาดับท่ี 1-5 ระบุรหัสแบบฟอร์มพิมพ์เช็คท่ีเคยออกแบบไว้แล้วซ่ึงอาจ กาหนดไวห้ ลายแบบโดยมใี ห้กาหนดได้ถงึ 5 แบบ รหสั แบบฟอรม์ พมิ พ์ (ใบนาฝากหนา้ แรก) ระบุรหัสแบบฟอรม์ พมิ พใ์ บนาฝากหน้าแรกทเ่ี คยออกแบบ รหสั แบบฟอร์มพิมพ์ (ใบนาฝากหนา้ หลงั ) ระบรุ หัสแบบฟอร์มพิมพใ์ บนาฝากหน้าหลังที่เคยออกแบบ รหสั บญั ชี (จากผังบัญช)ี ใสร่ หสั บญั ชีถ้ามกี ารทารายการสมดุ บัญชีเลม่ นี้ กรณใี บนาฝาก ลงบัญชที ่ีสมดุ รายวนั เมื่อบนั ทกึ ใบนาฝากจะใหบ้ นั ทกึ บัญชีท่สี มุดรายวันเล่มใด กรณีกลบั รายการเช็คจ่าย ลงบญั ชที ่สี มุดรายวนั * เมื่อนาเงินเข้าบัญชีสาหรับเช็คที่ได้จ่ายไปจะให้บันทึก บัญชีทสี่ มดุ รายวันเลม่ ใด บญั ชีเชค็ จ่าย* ก ร ณี เ ป็ น บั ญ ชี ก ร ะ แ ส ร า ย วั น เ ม่ื อ มี ก า ร จ่ า ย เ ช็ ค จ ะ ใ ห้ บั น ทึ ก บญั ชหี นา้ ท่ี “เชค็ จา่ ย” ตรงกบั บญั ชชี ่อื อะไรในผังบัญชี บัญชเี ชค็ รบั * กรณีเป็นบัญชีที่นาฝากเช็คเข้าบัญชีเงินฝาก จะให้บันทึกบัญชี หน้าท่ี “เชค็ รบั ” ตรงกับบญั ชชี อ่ื อะไรในผงั บญั ชี หัวข้อท่ีมีสัญลักษณ์* ให้ใช้ตามค่าท่ีโปรแกรมข้ึนให้อัตโนมัติไปก่อน การเปล่ียนแปลงค่าน้ีควรทาโดย นกั บัญชี

98 5. การเตรยี มฐานข้อมูลของระบบสินทรัพย์และค่าเส่อื มราคา 5.1 การเพิม่ รายการสินทรพั ย์ 1) เข้าที่ ระบบสินทรัพย์ ➠ ฐานข้อมูล (Setup Master Files) ➠ เมนู เพ่ิม/แก้ไข รายการสินทรัพย์ 2) กดปุ่ม F3-เพม่ิ เพอ่ื เพิ่มรายการ 3) บนั ทกึ รายละเอยี ดของสินทรพั ย์ตามต้องการ 4) กดปุ่ม F10-Save เพือ่ เกบ็ ข้อมลู

99 อธบิ ายการบนั ทกึ หนา้ ท่ี 1 รหสั สนิ ทรัพย์ ใสร่ หัสของสินทรัพย์ทก่ี าหนด (ถ้าวา่ งไวโ้ ปรแกรมจะสรา้ งใหอ้ ัตโนมัต)ิ ช่ือสนิ ทรัพย์ (ไทย) ใสช่ ือ่ สินทรพั ย์ท่กี าหนด ชื่อสนิ ทรพั ย์ (ภาษา 2) ใสช่ ่อื สินทรพั ยท์ ใ่ี ชเ้ ป็นภาษาที่ 2 เปน็ สนิ ทรัพย์ของแผนก ระบุแผนกท่ีใช้สินทรัพย์น้ันอยู่ กรณีท่ีทา Cost Center ซ่ึงโปรแกรมจะลง รายการบัญชแี ยกตามแผนกตามท่ีระบุไวใ้ ห้ด้วย รหัสบญั ชีสนิ ทรัพย์ หมายถงึ รหัสบัญชีสินทรัพย์น้ัน เช่น เก้าอี้ จดั อยู่ในบัญชีสนิ ทรัพย์ช่ือ “บัญชี อุปกรณ์สานักงาน” รหัสบัญชีสินทรัพย์เดียวกันอาจจะมีสินทรัพย์ได้ หลายรายการและเม่อื สง่ั พิมพ์รายงานตารางค่าเส่ือมราคาโปรแกรมก็จะพิมพ์ โดยเรียงตามรหัสบญั ชสี นิ ทรพั ยท์ ่ีระบุไวท้ น่ี ่ี Dr-บัญชคี า่ เสอ่ื ม ใส่รหัสหรือช่ือบัญชีท่ีใหโ้ ปรแกรมเดบติ บัญชีค่าเส่ือมราคา Cr-บญั ชคี า่ เส่อื มสะสม ราคาตลาด ใส่รหัสหรือชอ่ื บัญชีทใ่ี หโ้ ปรแกรมเครดิตบัญชีค่าเสอื่ มราคาสะสม ราคาซอื้ คา่ ใช้จา่ ยในการขนส่ง ใส่ราคาของสนิ ทรัพยต์ ามท้องตลาดทัว่ ไปมกั เปน็ ราคาจรงิ ตามท้องตลาด คา่ ติดตั้ง ใขสณร่ าะคนาน้ั ทซี่ อ้ื มา ซง่ึ อาจจะไมใ่ ชร่ าคาท่ีจะใช้ในการคานวณค่าเสอ่ื มราคากไ็ ด้ คา่ ใชจ้ า่ ยเบด็ เตล็ด ราคาซ้อื +ค่าใชจ้ า่ ย ใส่ค่าใช้จ่ายที่เสียไปในการขนสง่ สินทรพั ยน์ น้ั ราคาซ้อื หรอื ไดม้ า ใส่ค่าใช้จ่ายที่เสียไปในการติดต้งั สินทรพั ย์ มูลค่าสนิ ทรัพย์ ใส่ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตลด็ อน่ื ๆทเ่ี สยี ไปเพือ่ ใหไ้ ด้สินทรัพยม์ า ในส่วนน้โี ปรแกรมจะคานวณคา่ ใช้จ่ายตา่ งๆ ท้งั หมด แล้วนาผลรวมทไ่ี ด้มาไว้ ให้เองโดยอัตโนมตั ิ ผใู้ ช้ไม่สามารถเขา้ ไปแกไ้ ขในสว่ นนีไ้ ด้ และจานวนเงนิ ของ ช่องน้ีจะเปล่ียนแปลงไป ถ้ามีการเปล่ียนแปลงการบันทึกค่าใช้จ่ายในช่องใด ชอ่ งหนึง่ หมายถงึ ราคาซ้ือหรอื ไดม้ าท่ใี ชแ้ สดงในตารางคา่ เส่ือม ใส่มูลค่าของสนิ ทรัพย์ท่ผี ู้ใช้ต้องการนามาใช้ในการคานวณค่าเสื่อมราคา อาจ เป็นราคาที่เกิดจากการนาค่าใช้จ่ายส่วนต่างๆ มารวมด้วยก็ได้หรือจะนา เฉพาะ ราคามูลคา่ สนิ ทรัพยจ์ รงิ ก็ได้

100 วันทซ่ี ้อื ใส่วันท่ซี อ้ื หรอื ได้สนิ ทรพั ยน์ ้ันมา ซ่งึ อาจจะไมใ่ ชว่ นั ทเ่ี รม่ิ คานวณคา่ เสอ่ื มราคากไ็ ด้ วนั เรม่ิ คานวณค่าเสือ่ ม ใส่วันที่จะให้โปรแกรมเริ่มคานวณค่าเสื่อม เช่น วันที่ซ้ือทรัพย์สินมาจริงคือ 01/08/2556 อาจจะเร่ิมคานวณค่าเส่ือมราคาวันท่ี 01/08/2558 แต่โปรแกรม จะใสว่ นั ทเี่ รม่ิ ใชร้ ะบบที่เคยระบุไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู บรษิ ทั ใหก้ ่อน วิธคี านวณคา่ เสื่อม ถา้ ใสค่ า่ 1 คอื เลือกคานวณโดยใช้วิธีเสน้ ตรง ถา้ ใส่คา่ 2 คอื เลือกคานวณโดยใช้วธิ ลี ดนอ้ ยถอยลง การลงบญั ชคี ่าเส่อื ม หมายถึงการกาหนดการลงบญั ชคี ่าเสื่อมให้เปน็ แบบ เดอื นละคร้งั หรือปีละครงั้ อัตราคา่ เส่อื ม ใส่อัตราค่าเส่ือมราคาท่ีให้โปรแกรมใช้คานวณ มีท้ังแบบเปอร์เซ็นต์ต่อเดือน หรอื เปอร์เซน็ ตต์ ่อปกี ็ได้ ราคาซาก ใส่ราคาซากของสินทรัพย์ท่ีคาดว่าจะมีราคาเหลืออยู่เท่าใด ณ วันที่หมดอายุ การใชง้ าน ค่าเสื่อมสะสมกอ่ นวัน เริม่ คานวณค่าเสอ่ื ม ใส่ค่าเสื่อมราคาสะสมก่อนทจ่ี ะมาใชซ้ อฟตแ์ วร์หรอื บางครัง้ อาจเปน็ คา่ เสื่อมราคา- สะสมยกมาต้นรอบบัญชี บวกกับค่าเส่ือมราคาในงวดบัญชีปัจจุบันบางส่วน วันท่ขี ายไป เชน่ ในกรณีทจี่ ะเริ่มคานวณค่าเสอื่ มราคาไม่ตรงกบั วนั เริ่มใชร้ ะบบ ใส่วันที่ขายสินทรัพย์น้ันไป ซึ่งจะใช้ในกรณีที่มีการจาหน่ายสินทรัพย์ออกไป เท่าน้ัน แต่ถ้าจาหน่ายสินทรัพย์น้ันแล้ว และมาใส่วันที่ขายสินทรัพย์ที่น่ี โปรแกรมจะหยดุ การคานวณนบั จากวันทีข่ ายไป

101 ราคาขาย ใสร่ าคาขายทจ่ี าหนา่ ยสนิ ทรัพยอ์ อกไป สาหรบั การบันทกึ รายการบญั ชีนัน้ ผใู้ ช้งานตอ้ งทาการบนั ทึกรายการด้วยท่ีเมนู “ลงรายวัน” เลขท่เี อกสารประกอบการขาย ใสเ่ ลขท่ีของเอกสารที่เกดิ จากการขายสินทรพั ย์นั้นๆ รายละเอียดในหน้าที่ 3 เป็นรายละเอียดเพ่ิมเติมเก่ียวกับสินทรัพย์แต่ไม่มีผลต่อการคานวณ ค่าเสื่อมราคาของสนิ ทรัพย์จะไมร่ ะบุค่าก็ได้ รายละเอยี ดในหนา้ ที่ 4 เปน็ การเก็บภาพสนิ ทรัพย์เข้าไปในระบบทาโดยใช้เมาสค์ ลกิ ทีช่ ่องสี่เหลยี่ ม - คลิกที่ Load เพื่อนาภาพสนิ ทรพั ย์เกบ็ เขา้ ระบบ - คลกิ ท่ี Clear เพือ่ ลบภาพสินทรัพยท์ ่เี คยเกบ็ ออกจากระบบ

102 6. การเตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบบัญชแี ยกประเภท 6.1 เพม่ิ และแก้ไขผงั บัญชี 1) เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท ➠ ฐานข้อมูล (Setup Master Files) ➠ เมนู เพิ่ม และแกไ้ ขผงั บญั ชี 2) กดปุ่ม F3-เพิม่ เพอ่ื เพิม่ รายการ 3) บันทึกรายละเอียดเสรจ็ แล้วกดปุ่ม F10-Save เพือ่ เกบ็ ข้อมลู อธบิ ายการบนั ทึกรายละเอยี ดผังบัญชี รหัส ใส่รหัสบัญชี ชอื่ บญั ชี (ภาษาไทย) ใส่ช่ือบญั ชี ชอ่ื บญั ชี (ภาษา 2) ใสช่ ่ือบญั ชที ่ีเปน็ ภาษาท่ี 2 หมวดบญั ชี ใ ห้ เ ลื อ ก A ห รื อ 1 = สิ น ท รั พ ย์ , L ห รื อ 2 = ห นี้ สิ น , C ห รื อ 3 = ทุ น , R หรอื 4 = รายได้, X หรือ5=ค่าใชจ้ า่ ย, M หรอื 6 = ค่าใชจ้ ่ายในการผลติ ชนิดของบญั ชี ถ้าใสค่ า่ D หมายถึงบัญชยี ่อย คือบญั ชีท่ีใชใ้ นการบันทึกรายการ ถ้าใสค่ า่ G หมายถงึ กลมุ่ บัญชี จะเปน็ การดงึ ค่ายอดรวมของบญั ชีทอ่ี ยูใ่ นกล่มุ น้ี มาแสดง เมอื่ สัง่ พิมพ์รายงานเป็นกลุ่มบญั ชีหรอื เมอ่ื ออกแบบงบการเงิน 6.2 สร้างแบบฟอร์มการบนั ทึกบญั ชีเพอื่ ชว่ ยลงรายการซา้ ๆ 1) เข้าท่ี ระบบบัญชีแยกประเภท ➠ ฐานข้อมูล (Setup Master Files) ➠ เมนู เพิ่ม/ แกไ้ ขแบบฟอรม์ การบันทกึ บญั ชรี ปู แบบทใ่ี ชบ้ ่อยๆ 2) ทาการเพิม่ รายการโดย กดปมุ่ F3-เพม่ิ 3) บนั ทกึ รายละเอียดของแบบฟอรม์ บัญชที ่ีตอ้ งการ เสรจ็ แลว้ กดปุ่ม F10-Save เพื่อเกบ็ ขอ้ มลู

103 อธิบายการบนั ทกึ รายละเอยี ดผงั บญั ชี รหัสแบบฟอรม์ ใส่รหสั ของแบบฟอรม์ ช่อื แบบฟอรม์ ใส่ชอ่ื ของแบบฟอรม์ ประเภทแบบฟอร์ม ใสค่ ่า S ถา้ เป็นแบบฟอรม์ บญั ชแี บบทว่ั ไป ใสค่ ่า A ถา้ เปน็ แบบฟอร์มบญั ชแี บบ Allocate (แยกตามแผนก) รายละเอียด (ส่วนหัว) ใสร่ ายละเอียดท่ีใช้อธิบายรายการรายวนั จานวนเงนิ เดบติ /เครดิต ให้ใสค่ า่ 1 ไว้เพอื่ ให้ทราบว่าบัญชีนัน้ อยูด่ ้านเดบติ หรอื เครดิต หรือจะไม่ใสก่ ็ได้ P ใช้สาหรับการกาหนดสดั ส่วนของยอดเงินในการ Allocate ค่าใชจ้ ่าย แผนก ถ้ามีการ Allocate คา่ ใชจ้ า่ ยจาแนกเขา้ แต่ละแผนก ให้ใส่รหัสแผนกไว้ โปรแกรมจะทาการกระจายคา่ ใชจ้ ่ายให้เอง 6.3 การกาหนดหนา้ ท่ีของบญั ชตี ามสภาวะทวั่ ไป 1) เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท ➠ ฐานข้อมูล (Setup Master Files) ➠ กาหนดหน้าท่ี ของบญั ชตี ามสภาวะทัว่ ไป (Mapping Account Chart To Account Function) 2) เขา้ ไประบรุ หัสบญั ชีหรอื ชอื่ บญั ชีทีต่ รงกบั หน้าทที่ ่มี ีไว้ให้ 3) บันทกึ รายละเอยี ดเสรจ็ แล้วกดปมุ่ F10-Save เพ่ือเกบ็ ขอ้ มูล

104 ป ก ติ โ ป ร แ ก ร ม จ ะ ก า ห น ด ห น้ า ที่ ข อ ง บั ญ ชี ต า ม ส ภ า ว ะ ทั่ ว ไ ป ส า ห รั บ ก ร ณี บั น ทึ ก บั ญ ชี สิ น ค้ า คงเหลอื แบบ Periodic ไว้แลว้ ถ้าไมม่ กี ารเพมิ่ บัญชีในผังบัญชีกไ็ ม่ต้องแกไ้ ขรายการ แตถ่ ้ามี การ เพิ่มบัญชีในผังบัญชี เช่น ต้องการเพิ่มบัญชี “ค่าขนส่งเข้า” ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายท่ีเป็นต้นทุนขาย จะต้อง ดาเนนิ การดงั น้ี (1) เพ่ิมช่ือบัญชี “ค่าขนส่งเข้า” ในผังบัญชี โดยเข้าทางานท่ี ระบบบัญชีแยกประเภท ➠ ฐานขอ้ มลู (Setup Master Files) ➠ เมนู เพิม่ /แก้ไขผังบญั ชี

105 (2) กาหนดหน้าท่ีของผังบัญชีในสภาวการณ์ทั่วไปโดยจับคู่ช่ือหน้าที่ “ค่าใช้จ่ายท่ีเป็นต้นทุนขาย” กบั ชือ่ บัญชี “คา่ ขนส่งเขา้ ” แต่หากกิจการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Perpetual เมื่อทาการกาหนดวิธีการบันทึก บัญชีสินค้าคงเหลือเป็นแบบ Perpetual ที่เมนูเพ่ิมแก้ไขรายชื่อบริษัทแล้ว จะต้องแก้ไขการจับคู่หน้าที่ บญั ชีทีต่ ้องใชง้ านแบบ Perpetual ทเ่ี มนู “กาหนดหนา้ ท่บี ัญชีตามสภาวะทวั่ ไป” และจบั คูห่ นา้ ทีบ่ ญั ชี “สว่ นลด รบั ” กับชื่อบัญชี “สนิ คา้ สาเร็จรปู ” ดังภาพที่ 5.37 ส่วนหนา้ ท่ีบัญชีอ่ืนๆ ได้แก่ ซ้ือสด ซอื้ เช่ือ และ สินค้าส่งคืน และส่วนลด โปรแกรมจะจับคกู่ บั บญั ชี “สินค้าสาเรจ็ รปู ” ให้อัตโนมัติ

106 6.4 การกาหนดหน้าท่ขี องบัญชีที่จะใช้งานในแบบเฉพาะ (สภาวการณ)์ 1) เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท➠ ฐานข้อมูล (Setup Master Files) ➠ กาหนดหน้าที่ ของบญั ชีแยกตามสภาวการณ์ 2) ทาการเพมิ่ รายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 3) ใส่รหัสสภาวการณแ์ ละชอ่ื สภาวการณท์ ตี่ ้องการ 4) กาหนดรหัสบัญชีและชื่อบัญชีตรงหน้าที่ที่ต้องการเปล่ียนแปลง เช่น หน้าท่ี “ขายเชื่อ” ตามสภาวการณ์ท่ัวไปจะจับคู่กับบัญชี “ขายเชื่อ” แต่ต้องการท่ีจะเปลี่ยนเป็นบัญชี “ขายเช่ือ-ประเทศ เมยี นมา” กใ็ หเ้ ลอื่ นไปท่ีหนา้ ท่ี “ขายเชอ่ื ” และใส่รหสั บัญชีหรอื ชื่อบญั ชี “ขายเชือ่ -ประเทศเมียนมา” เข้าไป 5) บันทกึ รายละเอยี ดเสร็จแลว้ กดปมุ่ F10-Save เพ่อื เกบ็ ขอ้ มูล

107 แบบฝกึ ปฏิบตั ทิ ้ายหน่วยที่ 5 เร่อื ง การเตรยี มฐานข้อมลู ในแต่ละระบบ ตอนที่ 1 จงตอบคาถามต่อไปนี้ 1. จงอธบิ ายการเตรยี มฐานขอ้ มูลของระบบบริหารสนิ คา้ คงคลังโดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. จงอธบิ ายการเตรยี มฐานข้อมูลของระบบซ้ือและระบบเจา้ หน้ีโดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. จงอธบิ ายการเตรียมฐานขอ้ มูลของระบบขายและระบบลกู หนี้โดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. จงอธบิ ายการเตรยี มฐานข้อมูลของระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคารโดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5. จงอธบิ ายการเตรยี มฐานข้อมูลของระบบสนิ ทรัพย์และคา่ เส่ือมราคาโดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6. จงอธิบายการเตรียมฐานข้อมูลของระบบบัญชีแยกประเภทโดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

108 ตอนที่ 2 1. คาส่งั จงเติมคาในช่องวา่ งให้ถูกตอ้ ง 1. การบนั ทึกรายการสินคา้ ท่ีบรษิ ัทจาหนา่ ยต้องเริ่มเข้าทร่ี ะบบ____________________________ 2. การบันทกึ รายชอ่ื ผจู้ าหน่ายตอ้ งเรม่ิ เขา้ ที่ระบบ______________________________________ 3. การบนั ทึกรายช่อื ลกู ค้าต้องเริม่ เข้าที่ระบบ_________________________________________ 4. การบนั ทึกรายช่ือเจา้ หนีต้ ้องเร่มิ เข้าท่ีระบบ________________________________________ 5. การบันทกึ รายชื่อลกู หน้ีตอ้ งเรม่ิ เข้าท่ีระบบ_________________________________________ 6. การบันทกึ สมุดบัญชเี งนิ ฝากธนาคารต้องเร่ิมเขา้ ทรี่ ะบบ________________________________ 7. การบนั ทึกรายการสินทรพั ย์ต้องเริ่มเข้าที่ระบบ______________________________________ 8. การเพิม่ รายการผังบญั ชตี อ้ งเร่มิ เข้าที่ระบบ_________________________________________ 9. การกาหนดหนา้ ทขี่ องผังบญั ชีในสภาวการณ์ท่วั ไปตอ้ งเร่ิมเขา้ ที่ระบบ______________________ 10. การกาหนดหน้าทขี่ องบัญชีแยกตามสภาวการณ์ตอ้ งเร่ิมเข้าท่ีระบบ________________________ 2. คาส่ัง จงปฏบิ ตั ิดังตอ่ ไปนี้ 1. ให้ผู้เรียนเปิดโปรแกรม Smartbiz เลือกบริษัทท่ีเป็นช่ือของผู้เรียนที่ทาไว้ในกิจกรรมหน่วย การเรยี นรทู้ ี่ 4 แล้วทาการจดั เตรยี มฐานข้อมลู ของระบบตา่ งๆ ดังข้อมลู ทก่ี าหนดให้ ขอ้ มูลทกี่ าหนดให้มดี งั น้ี 1) รายการสนิ คา้ ทีบ่ รษิ ัทจาหนา่ ย รหัส ชื่อสนิ คา้ ประเภท ราคาทนุ กลุ่มสินคา้ หน่วยนบั ราคาขาย สนิ คา้ สินคา้ มาตรฐาน G1 Notebook Touch (01) 25,000 สนิ ค้า 19,000 (01) เครื่อง screen สาเร็จรูป คอมพวิ เตอร์ 15,500 G2 Blueray Player 35,000 G3 Smart Phone 8,500 และอุปกรณ์ 4,200 G4 External Harddisk 23,000 ไอที 1,800

109 2) รายชอื่ ผู้จาหนา่ ย รหสั ชื่อผ้จู าหนา่ ย ทอ่ี ยู่ เลขผู้เสยี ภาษี รหัส ชอื่ สาขา สาขา S1 บริษัทวีแอล จากัด 15 กรงุ เทพฯ 10150 สานกั งานใหญ่ S2 บริษัทนาเจริญ จากดั 12 ถ.วิภาวดี เขตดินแดง 310234567890 00000 สานักงานใหญ่ 210967654321 00000 กรุงเทพฯ 10200 S3 บริษัทเฮง เฮง จากดั 30 ถ.พระราม 6 310333333333 00002 สาขาประเทศไทย เขตพญาไท กรุงเทพฯ 310999999999 00000 สานกั งานใหญ่ S4 บริษัทครสิ ตัล จากดั 65 อาคารจิตตอ์ ุทัย ช้นั 9 099400165290 00000 สานกั งานใหญ่ ถ.รามคาแหง แขวงหัวหมาก 088400165463 00007 สาขาสขุ ุมวิท กรงุ เทพฯ 10240 S5 การไฟฟา้ นครหลวง ปทมุ วนั กรงุ เทพฯ 10330 S6 การประปานครหลวง หลักส่ี กรุงเทพฯ 10210 S7 บรษิ ทั ทีโอที จากดั หลักส่ี กรงุ เทพฯ 10210 010754500151 00000 สานกั งานใหญ่ (มหาชน) 3) รายชอ่ื ลกู คา้ ท่อี ยู่ เลขผ้เู สยี ภาษี รหัส ชอ่ื สาขา รหสั ชอื่ ผ้จู าหนา่ ย C1 บริษัทไทยรุง่ เรือง สาขา C2 บรษิ ทั เอเอส จากัด C3 บริษัทบที ยี ู จากดั 58 อ.สามพราน 1101045100123 00001 สาขา จ.สมทุ รปราการ 73160 สมุทรปราการ 110 เขตทวีวฒั นา 210107700969 00000 สานกั งานใหญ่ กรงุ เทพฯ 10170 88 อ.นคิ ม จ.ระยอง 21180 312075100777 00002 สาขาระยอง

110 4) สมดุ บญั ชีเงินฝากของบรษิ ัททีใ่ ชท้ ารายการกบั ธนาคาร (1) บัญชีเงินฝากกระแสรายวนั (Current) รหสั 001 เลขท่ีบัญชี 081-1-14260-7 ชือ่ สมดุ (บัญชีเงินฝาก) บรษิ ทั (ชือ่ ผเู้ รยี น) (C) ธนาคาร/สาขา กรงุ เทพ/สาขาบางขุนเทียน ประเภทบญั ชี กระแสรายวัน วนั ทเ่ี ปดิ บัญชี 01/02/57 ยอด Balance 76,400 บาท ณ วันท่ี 01/08/60 รหัสบัญชี(จากผังบัญชี) เงนิ ฝากกระแสรายวัน กรณีใบนาฝาก ลงบญั ชีท่ีสมุดรายวนั GJ สมดุ รายวันท่วั ไป กรณกี ลบั รายการเช็ค ลงบญั ชีทส่ี มดุ รายวัน GJ สมดุ รายวนั ทั่วไป บญั ชีเชค็ จา่ ย เช็คจ่ายรอนาเงินเข้าบัญชี บญั ชเี ชค็ รบั เชค็ รับรอนาฝาก (2) บัญชีเงินฝากออมทรพั ย์ (Saving) รหัส 002 เลขทบ่ี ัญชี 081-2-79910-9 ช่ือสมดุ (บัญชเี งินฝาก) บรษิ ทั (ชือ่ ผูเ้ รียน) (S) ธนาคาร/สาขา กรุงเทพ/สาขาบางขนุ เทยี น ประเภทบญั ชี ออมทรพั ย์ วันทเี่ ปดิ บญั ชี 01/02/57 ยอด Balance 21,000 บาท ณ วันที่ 01/08/60 รหสั บญั ช(ี จากผงั บญั ชี) เงนิ ฝากออมทรัพย์ กรณีใบนาฝาก ลงบัญชีที่สมดุ รายวัน GJ สมดุ รายวันทั่วไป กรณกี ลบั รายการเชค็ ลงบญั ชีท่ีสมุดรายวัน GJ สมดุ รายวันทั่วไป บัญชเี ช็คจา่ ย เช็คจ่ายรอนาเงนิ เข้าบญั ชี บญั ชีเช็ครับ เชค็ รบั รอนาฝาก

111 5) รายการสินทรพั ย์ รหัสสนิ ทรัพย์ A001 ชื่อสินทรพั ย์ คอมพวิ เตอร์โน๊ตบ๊คุ เป็นสนิ ทรพั ย์ของแผนก ไมร่ ะบุ รหสั บัญชสี นิ ทรัพย์ เครอ่ื งคอมพวิ เตอรแ์ ละอปุ กรณ์ Dr. บญั ชคี ่าเสือ่ ม คา่ เส่ือมราคาเครือ่ งคอมพิวเตอร์และอปุ กรณ์ Cr. บัญชคี ่าเส่อื มสะสม ค่าเสอ่ื มราคาสะสมเครอ่ื งคอมพวิ เตอร์และอปุ กรณ์ ราคาซื้อ 54,000 บาท ราคาทีซ่ ้อื หรอื ไดม้ า 54,000 บาท มูลค่าสนิ ทรพั ย์ 54,000 บาท วันท่ซี ือ้ 01/08/2560 วันเร่มิ ต้นคานวณคา่ เส่ือม 01/08/2558 วิธีการคานวณคา่ เส่อื ม เสน้ ตรง ความถีใ่ นการบันทึกบัญชี เดอื นละคร้งั อัตราค่าเสือ่ ม 20% ต่อปี ราคาซาก 1 บาท ค่าเส่ือมราคาสะสมก่อนวันเริม่ คานวณค่าเส่อื ม 21,600 บาท 2. ให้ผูเ้ รยี นสรุปวธิ กี ารเตรียมฐานขอ้ มูลของระบบต่างๆ ตามลาดบั ข้ันตอนท่ีปฏิบัติในขอ้ 1. 2.1 วธิ ีการเตรยี มฐานข้อมูลรายการสินค้าทบี่ รษิ ัทจาหน่าย 2.2 วธิ ีการเตรยี มฐานข้อมลู รายชอ่ื ผู้จาหน่าย/เจา้ หน้ี 2.3 วิธีการเตรยี มฐานข้อมูลรายชื่อลูกค้า/ลกู หน้ี 2.4 วิธีการเตรยี มฐานขอ้ มูลสมุดบญั ชีเงนิ ฝากของบรษิ ทั ทใี่ ชท้ ารายการกบั ธนาคาร 2.5 วิธกี ารเตรยี มฐานข้อมูลรายการสนิ ทรพั ย์

112 3. คาส่ัง จงปฏบิ ัตดิ ังต่อไปน้ี ตอ่ ไปนี้เป็นฐานขอ้ มลู ของบรษิ ทั เอบซี ี จากดั (ที่ทาไว้ในกิจกรรมเสรมิ ทกั ษะหน่วยการเรียนรูท้ ี่ 4) 1) รายการสินค้าที่บริษัทจาหนา่ ย รหัสสนิ ค้า ช่อื สนิ คา้ ประเภทสินคา้ ราคาทนุ มาตรฐาน กลมุ่ สนิ คา้ หนว่ ยนับ ราคาขาย สินค้า 5,000 (01) ตัว 6,500 G1 โต๊ะทางาน สาเรจ็ รูป 1,800 เฟอรน์ เิ จอร์ ตวั 2,700 3,000 สานักงาน หลัง 4,500 G2 เกา้ อ้ีสานักงาน 8,000 ชุด 10,000 G3 ตู้เอกสาร G4 ชุดรบั แขก 2) รายชอื่ ผู้จาหนา่ ย รหัส ชอ่ื ผจู้ าหน่าย ทีอ่ ยู่ เลขผ้เู สียภาษี รหัสสาขา ช่ือสาขา S1 บรษิ ัท นาโชค จากดั 00000 สานกั งานใหญ่ S2 บริษทั ฟอร์ร่า จากดั 12 เขตดินแดง กรุงเทพฯ 10400 211111154321 00000 สานกั งานใหญ่ S3 บริษัท ไคฟง จากัด 52 อาคารอทุ ัย ช้ัน 2 เขตหัวหมาก 310999966666 S4 การไฟฟา้ นครหลวง กรุงเทพฯ 10240 S5 การประปานครหลวง S6 บรษิ ทั ทีโอที จากัด 3 เขตบางคอแหลม กรุงเทพฯ 310333344444 00002 สาขาประเทศไทย (มหาชน) 10330 ปทุมวัน กรงุ เทพฯ 10330 099400165290 00000 สานกั งานใหญ่ 00000 สานักงานใหญ่ หลักส่ี กรงุ เทพฯ 10210 088400165463 00000 สานกั งานใหญ่ หลกั สี่ กรงุ เทพฯ 10210 010754500151 3) รายชือ่ ลูกค้า รหัส ชื่อลูกคา้ ท่ีอยู่ เลขผูเ้ สยี ภาษี รหัสสาขา ชื่อสาขา C1 บรษิ ัท ไทยไทย จากัด 50 เขตดินแดง กรุงเทพฯ 10400 1101045100123 00000 สานักงานใหญ่ C2 บรษิ ทั เอสวี จากัด 11 เขตปทมุ วัน กรงุ เทพฯ 10330 210107700969 00000 สานักงานใหญ่ C3 บรษิ ทั บีบี จากัด 77 อ.แก่งคอย จ.สระบุรี 18110 312075100777 00002 สาขาสระบรุ ี

113 4) สมดุ บญั ชีเงินฝากของบริษทั ท่ีใชท้ ารายการกบั ธนาคาร (1) บัญชีเงนิ ฝากกระแสรายวนั (Current) (2) บัญชีเงินฝากออมทรพั ย์ (Saving) รหสั 001 รหสั 002 เลขทีบ่ ัญชี 081-1-14260-5 เลขท่ีบญั ชี 081-2-79910-6 ชื่อสมดุ (บญั ชีเงินฝาก) บริษทั เอบซี ี จากดั (C) ช่อื สมดุ (บญั ชีเงนิ ฝาก) บรษิ ทั เอบีซี จากดั (S) ธนาคาร/สาขา กรงุ เทพ/สาขายานนาวา ธนาคาร/สาขา กรุงเทพ/สาขายานนาวา ประเภทบญั ชี กระแสรายวนั ประเภทบญั ชี ออมทรพั ย์ วันที่เปดิ บัญชี 01/04/58 วนั ท่ีเปดิ บญั ชี 01/04/58 ยอด Balance 70,000 บาท ณ วันท่ี 01/03/59 ยอด Balance 20,000 บาท ณ วันที่ 01/03/59 รหัสบัญช(ี จากผงั บญั ชี) เงินฝากกระแสรายวนั รหัสบญั ชี(จากผังบญั ชี) เงินฝากออมทรพั ย์ กรณใี บนาฝาก ลงบัญชีที่สมุดรายวนั GJ สมุดรายวนั ท่วั ไป กรณใี บนาฝาก ลงบญั ชีทีส่ มุดรายวัน GJ สมดุ รายวนั ทว่ั ไป กรณีกลบั รายการเชค็ ลงบญั ชีทส่ี มดุ รายวนั GJ สมุดรายวันทว่ั ไป กรณกี ลับรายการเชค็ ลงบัญชีทสี่ มุดรายวัน GJ สมดุ รายวนั ทวั่ ไป บญั ชีเชค็ จา่ ย เช็คจ่ายรอนาเงนิ เขา้ บญั ชี บญั ชเี ช็คจา่ ย เช็คจ่ายรอนาเงินเขา้ บัญชี บญั ชีเชค็ รบั เช็ครบั รอนาฝาก บญั ชเี ชค็ รับ เช็ครับรอนาฝาก 5) รายการสนิ ทรัพย์ รหัสสนิ ทรพั ย์ A001 ชื่อสนิ ทรพั ย์ คอมพวิ เตอร์ เป็นสินทรพั ย์ของแผนก ไม่ระบุ รหัสบัญชีสินทรัพย์ เครือ่ งคอมพิวเตอร์และอปุ กรณ์ Dr. บัญชคี ่าเสอ่ื ม คา่ เส่ือมราคาเคร่ืองคอมพวิ เตอร์ Cr. บญั ชคี ่าเสื่อมสะสม คา่ เส่ือมราคาสะสม-เครื่องคอมพิวเตอร์ ราคาซ้อื 30,000 บาท ราคาทีซ่ ้ือหรือได้มา 30,000 บาท มลู ค่าสินทรพั ย์ 30,000 บาท วนั ท่ีซ้ือ 01/03/2558 วันเริม่ ต้นคานวณค่าเส่อื ม 01/03/2559 วิธีการคานวณคา่ เสอ่ื ม เสน้ ตรง ความถใี่ นการบันทึกบัญชี เดอื นละครง้ั อตั ราคา่ เส่อื ม 20% ต่อปี ราคาซาก 1 บาท ค่าเส่ือมราคาสะสมกอ่ นวนั เรม่ิ คานวณค่าเสอื่ ม 6,000 บาท

114 ใหท้ า 1. เปิดโปรแกรมบัญชี SmartBiz เลือกบริษัท เอบีซี จากัด (ที่ทาไว้ในกิจกรรมเสริมทักษะหน่วยท่ี 4) จัดเตรยี มฐานข้อมูลของระบบต่างๆ ทกี่ าหนดให้ 2. ให้ผู้เรียนแต่ละกลุ่มช่วยกันกาหนดฐานข้อมูลของบริษัท ประกอบด้วย รายการสินค้า รายชื่อ ผู้จาหน่าย รายชื่อลูกค้า สมุดบัญชีเงินฝากของบริษัทที่ใช้ทารายการกับธนาคาร และรายการ สินทรัพย์ พิมพ์ใส่กระดาษ A4 แล้วทาการบันทึกข้อมูลลงในโปรแกรมบัญชี Smartbiz โดยใช้ ข้อมูลของบรษิ ัททีท่ าไว้ในกจิ กรรมเสริมทกั ษะหน่วยที่ 4 เปน็ ข้อมูลเรม่ิ ต้น

115 แบบทดสอบหลงั เรยี น หนว่ ยการเรยี นรู้ท่ี 5 การเตรยี มฐานข้อมลู ในแต่ละระบบ คาชแี้ จง : ให้เลือกคาตอบทถ่ี ูกต้องที่สุดเพียงข้อเดยี วและทาเครอ่ื งหมายกากบาท (X) ลงในกระดาษคาตอบ 1. การบนั ทกึ รายการสนิ คา้ ทีบ่ รษิ ัทจาหน่าย จะต้องเร่มิ เขา้ ทร่ี ะบบอะไร ก. ระบบซือ้ ข. ระบบขาย ค. ระบบบริหารสนิ คา้ คงคลงั ง. ระบบสินทรัพยแ์ ละคา่ เสอ่ื มราคา 2. การบันทกึ รายช่อื ผจู้ าหนา่ ย จะต้องเริม่ เขา้ ท่รี ะบบอะไร ก. ระบบซือ้ ข. ระบบขาย ค. ระบบบริหารสินค้าคงคลงั ง. ระบบภาษีมลู คา่ เพ่มิ 3. การบนั ทกึ รายช่ือเจา้ หนี้ จะตอ้ งเร่มิ เข้าท่ีระบบอะไร ก. ระบบลกู หน้ี ข. ระบบเจ้าหน้ี ค. ระบบบรหิ ารสินค้าคงคลัง ง. ระบบบัญชแี ยกประเภท 4. การบนั ทึกรายช่อื ลูกค้า จะต้องเริ่มเขา้ ทร่ี ะบบอะไร ก. ระบบภาษมี ูลค่าเพ่มิ ข. ระบบบรหิ ารสินค้าคงคลงั ค. ระบบซื้อ ง. ระบบขาย 5. การบันทึกสมุดบัญชเี งนิ ฝากธนาคาร จะตอ้ งเร่ิมเขา้ ที่ระบบอะไร ก. ระบบบัญชี ข. ระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร ค. ระบบบริหารสนิ คา้ คงคลัง ง. ระบบสินทรพั ยแ์ ละค่าเสื่อมราคา

116 6. การบนั ทึกรายการเครอ่ื งใช้สานักงาน จะตอ้ งเรมิ่ เข้าทรี่ ะบบอะไร ก. ระบบสินทรัพย์และค่าเส่อื มราคา ข. ระบบขาย ค. ระบบบรหิ ารสินค้าคงคลงั ง. ระบบโครงสร้างองค์กร 7. การเพ่มิ รายการผังบัญชี จะตอ้ งเรมิ่ เข้าทรี่ ะบบอะไร ก. ระบบซ้ือ ข. ระบบขาย ค. ระบบผังบญั ชี ง. ระบบบญั ชแี ยกประเภท 8. การสร้างแบบฟอร์มการบนั ทกึ บัญชเี พื่อชว่ ยลงรายการซา้ ๆ จะตอ้ งเริ่มเข้าทร่ี ะบบอะไร ก. ระบบผงั บญั ชี ข. ระบบบญั ชแี ยกประเภท ค. ระบบบรหิ ารสนิ ค้าคงคลงั ง. ระบบสินทรัพยแ์ ละค่าเสอื่ มราคา 9. การกาหนดหน้าที่ของผังบญั ชีในสภาวการณ์ทั่วไป จะตอ้ งเรมิ่ เขา้ ทีร่ ะบบอะไร ก. ระบบผังบญั ชี ข. ระบบบริหารสนิ ค้าคงคลัง ค. ระบบบัญชแี ยกประเภท ง. ระบบสนิ ทรพั ย์และคา่ เสือ่ มราคา 10. ขน้ั ตอนการเตรียมฐานขอ้ มูลทุกระบบ เม่อื เปดิ Work Flow ของระบบแล้ว คลิกป่มุ อะไร ก. Setup Master Files ข. Set Balance Data ค. Entry Transactions ง. Organization Structure

117 หนว่ ยท่ี 6 การบนั ทกึ ยอดยกมาในแตล่ ะระบบ 1.สาระสาคญั การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบเป็นการบนั ทึกยอดยกมาของรายการคา้ ทเ่ี กิดขนึ้ ก่อนเรม่ิ ใชง้ านโปรแกรม แต่ถา้ ธุรกิจใดเรม่ิ ใช้โปรแกรมพร้อมกบั การจดทะเบียนจัดตั้งบรษิ ัทฯกไ็ ม่ตอ้ งทาข้ันตอนน้ี โดยจะบนั ทึกเฉพาะยอดท่ี ยกมาต้นงวดเม่ือเริ่มใช้ระบบเพียงคร้ังเดียวส่วนยอดยกมาในรอบบัญชีถัดไปโปรแกรมจะทาการยกยอดให้เองโดย อัตโนมัติ แม้จะยังไม่ปิดงวดบัญชีก็ตาม กรณีท่ีผู้ใช้ยังหายอดยกมาจากรอบบัญชีก่อนไม่ได้สามารถ ลงรายการรายวันเพ่ือเริ่มทางานไปก่อนได้ และเมื่อหายอดยกมาได้แล้วจึงค่อยย้อนกลับมาบันทึกย้อนหลังและ สามารถเริม่ งานใหม่ได้โดยไมต่ ้องรอยอดยกมา 2. สมรรถนะประจาหน่วย 1. แสดงความรู้เก่ียวกับการบนั ทึกยอดยกมาในแตล่ ะระบบ 2. ประยกุ ตใ์ ชค้ วามรูเ้ ก่ียวกับการบนั ทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ ในชีวิตประจาวันและการประกอบอาชพี 3. จดุ ประสงค์การเรยี นรู้ จุดประสงคท์ ั่วไป เพื่อให้ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจเก่ียวกับการบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ ตลอดจนมีคุณธรรม จรยิ ธรรม คา่ นิยมและคณุ ลกั ษณะอันพงึ ประสงคด์ าเนินชีวติ โดยยึดหลักปรชั ญาของเศรษฐกจิ พอเพียง จุดประสงคเ์ ชิงพฤติกรรม 1. อธบิ ายการบันทกึ ยอดยกมาตน้ งวดของบัญชแี ยกประเภทได้ 2. อธิบายการบนั ทึกเจ้าหนี้ยกมาต้นงวดได้ 3. อธบิ ายการบันทกึ ลกู หนยี้ กมาต้นงวดได้ 4. อธบิ ายการบนั ทึกสนิ คา้ คงเหลอื ยกมาต้นงวดได้ 5. ปฏบิ ตั ิงานดว้ ยความมีวนิ ยั ขยัน ซ่ือสัตย์ รับผิดชอบ สุภาพ ดาเนินชวี ิตโดยยดึ หลกั ปรัชญาของ เศรษฐกิจพอเพียง 4. สาระการเรยี นรู้ 1. การบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท 2. การบนั ทกึ เจา้ หนย้ี กมาต้นงวด 3. การบนั ทึกลกู หน้ยี กมาต้นงวด 4. การบันทกึ สนิ ค้าคงเหลือยกมาตน้ งวด

118 1. การบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชแี ยกประเภท การใส่ยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภทจะใส่เฉพาะยอดที่ยกมาต้นงวดเมื่อเร่ิมใช้ระบบ เพียงครั้งเดียว ส่วนยอดยกมาในรอบบัญชีถัดไปโปรแกรมจะทาการยกยอดให้เองโดยอัตโนมัติ แม้จะยัง ไม่ปิดงวดบัญชีก็ตาม บางครั้งผู้ใช้อาจไม่ได้เร่ิมใช้งานตรงกับวันท่ีเริ่มรอบบัญชีก็ได้ เช่น เร่ิมรอบบัญชี วันท่ี 01/01 แต่อาจเร่ิมใช้โปรแกรมทางานตอนกลางปี (1 มิถุนายน) ก็ให้ระบุวันเร่ิมใช้ระบบเป็น 01/06 และเริ่มใส่ยอดยกมาในวันนี้ โดยนายอดยกไปของงบทดลองหลังปิดบัญชี (งบแสดงฐานะการเงิน) ณ วนั ที่ 31/05 มาระบลุ งไป กรณีท่ีผู้ใช้ยังหายอดยกมาจากรอบบัญชีกอ่ นไม่ได้สามารถลงรายการรายวันเพื่อเริ่มทางานไปก่อนได้ แ ล ะ เ มื่ อ ห า ย อ ด ย ก ม า ไ ด้ แ ล้ ว จึ ง ค่ อ ย ย้ อ น ก ลั บ ม า บั น ทึ ก ย้ อ น ห ลั ง ท า ใ ห้ ผู้ ใ ช้ ส า ม า ร ถ เ ริ่ ม ง า น ใ ห ม่ ไ ด้ โดยไม่ต้องรอยอดยกมา 1) เข้าท่ี ระบบบัญชีแยกประเภท ➠ ฐานข้อมูล (Setup Master Files) ➠ บันทึกยอดยกมา ต้นงวดของบัญชีแยกประเภท หรือ เปิด Work Flow ➠ Set Balance Data ➠ ใส่ยอดยกมาเร่ิม ตน้ ตัง้ บรษิ ทั และสาขา 2) เล่ือนแถบสวา่ งหรอื ใชเ้ มาสค์ ลกิ ไปยังรายการบญั ชที ่จี ะเขา้ ไปบันทึกรายการ 3) กดปุม่ F2-แก้ไข เพื่อเข้าไปใสย่ อดยกมาตน้ งวดของบญั ชีน้นั 4) บันทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบญั ชซี ง่ึ อาจจะเป็นยอดยกมาด้านเดบติ หรือเครดติ ก็ได้ 5) บนั ทกึ รายละเอยี ดเสร็จแลว้ กดปุ่ม F10-Save เพอื่ เกบ็ ขอ้ มลู

119

120 2. การบันทึกเจ้าหน้ียกมาตน้ งวด เมือ่ เร่ิมใช้งานโปรแกรมบัญชีครง้ั แรกหากธุรกิจทด่ี าเนินกิจการมาแลว้ จะมีเจ้าหน้ีที่ยังค้างชาระหนี้ อยู่ จานวนหน่ึง จึงจาเป็นต้องบันทึกยอดหนี้ของเจ้าหน้ียกมาต้นงวด ซ่ึงจะทาเพียงคร้ังแรกเมื่อเร่ิมใช้ระบบ เท่านน้ั สาหรบั ยอดเจ้าหน้ีในงวดถัดไปโปรแกรมจะทาการยกยอดใหอ้ ัตโนมตั ิ การบันทึกยอดยกมาของเจ้าหน้ีจะเข้ามาบันทึกหลังจากออกเอกสารซื้อไปแล้วก็ได้ นั่นคือ เราสามารถเรม่ิ ทางานไปไดโ้ ดยไม่ตอ้ งรอยอดยกมาของเจา้ หน้ี การบนั ทกึ ยอดยกมาตน้ งวดเลอื กบันทึกได้ 2 แบบคอื วิธที ี่ 1 บันทึกรายการ Invoice ท่ียงั ไมไ่ ด้ถูกชาระหนต้ี ามที่มที ้ังหมด ขอ้ ดี จะแสดงรายละเอียดว่ายอดหน้ีท่ียกมาเกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เป็นวันที่เท่าใด ยอดเงินเท่าใด ขอ้ เสยี ถ้ามีปริมาณ Invoice ยกมาจานวนมากจะใชเ้ วลาในการบนั ทึกมาก วิธีที่ 2 ทารายการรวมยอดหน้ีของเจ้าหนี้รายเดียวกันบันทึกรวมเป็น Invoice ยกมาเพียง 1 รายการ ข้อดี ใช้เวลาน้อยในการบันทึกยอดยกมา ขอ้ เสีย จะไม่เห็นรายละเอียดว่ายอดหน้ีท่ียกมาเกิดจาก Invoice ใบใดบ้างเป็นวันท่ีเท่าใด เพราะเป็นการสรปุ ยอดหน้ียกมา โดยใช้วนั ทก่ี ่อนวันเร่ิมใชร้ ะบบวนั เดยี ว (แนะนาให้ใช้วิธีที่ 1 หากจะเลือกใช้วิธีที่ 2 ควรปรึกษาผู้วางระบบบัญชีหรือผู้ตรวจสอบบัญชีของบริษัทว่า ควรใชว้ ธิ ีนี้หรือไม่ เพือ่ ใหก้ ารบันทึกบัญชีของธรุ กิจเปน็ ไปอย่างถูกต้องตามหลกั การบญั ชที ี่รับรองท่วั ไป) 2.1 การบันทกึ รายละเอยี ดเจา้ หน้ยี กมาต้นงวด มรี ายละเอยี ดดังนี้ 1) เข้าท่ี ระบบเจ้าหนี้ ➠ ฐานข้อมูล (Setup Master Files) ➠ เมนู บันทึก Invoice ซ้ือยกมาต้นงวด หรือ เปิด Work Flow ➠ Set Balance Data ➠ เมนู เพิ่ม/แก้ไขข้อมูล Invoice คา้ งชาระยกมา 2) เลอื กสาขาทจี่ ะเข้าไปทางานในท่นี ้ีเลือก “สานกั งานใหญ่” 3) เลอื กประเภทเอกสารทมี่ ียอดหน้ียกมา เชน่ - มี Invoice ซอ้ื เชื่อยกมาจะใชเ้ อกสารเปน็ BI - มี ใบลดหนี้ ซอื้ เชื่อยกมาจะใชเ้ อกสารเป็น BM - มี ใบเพ่ิมหน้ี ซ้อื เช่ือยกมาจะใช้ประเภทเอกสารเป็น BX 4) เลือกเล่มเอกสารที่เคยสร้างไว้ หากเป็นเอกสารที่เป็นรายการยกมาต้นงวด ควรจะ แยกเลม่ ของเอกสารไว้เฉพาะสาหรับรายการประเภทนี้ เพือ่ ใหต้ รวจสอบรายการไดง้ า่ ย 5) กดป่มุ F3-เพมิ่ เพ่ือเพมิ่ รายการ

121 6) บันทกึ รายละเอยี ดจนครบ กดปมุ่ F10-Save เพ่ือเก็บขอ้ มูล 7) จากน้ันจะกลับมาท่ีหน้าต่างรายการ Invoice ซื้อยกมา หากมีรายการอื่นก็ให้ทารายการ เพมิ่ เข้าไปจนหมด 3. การบันทึกลกู หนีย้ กมาตน้ งวด

122 เม่ือเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชีครั้งแรกหากธุรกิจท่ีดาเนินกิจการมาแล้วจะมีลูกหน้ีท่ียังค้างชาระ อยู่จานวนหนึ่ง จึงจาเป็นต้องบันทึกยอดหน้ีของลูกหนี้ยกมาต้นงวดซึ่งจะทาเพียงคร้ังแรกเมื่อเริ่มใช้ระบบ เท่านั้น สาหรบั ยอดลกู หนี้ในงวดถัดไปโปรแกรมจะทาการยกยอดใหอ้ ัตโนมตั ิ การบันทึกยอดยกมาของลูกหนี้จะเข้ามาบันทึกหลังจากออกเอกสารขายไปแล้วก็ได้ นั่นคือ สามารถ เริ่มทางานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของลูกหน้ี เพราะในความเป็นจริงหากเราหยุดงานทั้งหมดเพื่อ ปิดบญั ชลี ูกหนเ้ี ดิมให้เสรจ็ กอ่ นจึงเร่ิมระบบใหม่ไดก้ ็คงเปน็ เรอ่ื งทว่ี ุ่นวายอย่ไู มน่ อ้ ย การบันทึกยอดยกมาต้นงวดเลือกบันทึกได้ 2 แบบ คอื วธิ ีที่ 1 บันทึกรายการ Invoice ท่ยี ังไม่ไดถ้ ูกชาระหน้ีตามทีม่ ที ง้ั หมด ข้อดี แสดงรายละเอียดว่ายอดหน้ีที่ยกมาเกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เป็นวันท่ีเท่าใด ยอดเงนิ เท่าใด ข้อเสยี ถ้ามีปริมาณ Invoice ยกมาจานวนมากจะใชเ้ วลาในการบนั ทึกมาก วธิ ีท่ี 2 ทารายการรวมยอดหน้ีของลูกหน้ีรายเดียวกันบันทึกรวมเป็น Invoice ยกมาเพียง 1 รายการ ข้อดี ใช้เวลานอ้ ยในการบนั ทกึ ยอดยกมา ขอ้ เสยี จะไม่เห็นรายละเอียดว่ายอดหนี้ท่ียกมาเกิดจาก Invoice ใบใดบ้างเป็นวันท่ีเท่าใด เพราะเป็นการสรปุ ยอดหนยี้ กมา โดยใชว้ นั ท่ีกอ่ นวันเรมิ่ ใชร้ ะบบวันเดียว (แนะนาให้ใช้วิธีที่ 1 หากจะเลือกใช้วิธีท่ี 2 ควรปรึกษาผู้วางระบบบัญชีหรือผู้ตรวจสอบบัญชีของบริษัทว่า ควรใชว้ ธิ ีน้ีหรือไม่ เพ่อื ให้การบันทกึ บัญชีของธุรกจิ เป็นไปอย่างถกู ต้องตามหลกั การบญั ชีท่รี ับรองทั่วไป) 3.1 การบันทกึ รายละเอยี ดลูกหน้ยี กมาตน้ งวด 1) เข้าท่ี ระบบลูกหนี้ ➠ ฐานข้อมูล (Setup Master Files) ➠ เมนู บันทึก Invoice ขายยกมาต้นงวด หรือ เปิด Work Flow ➠ Set Balance Data ➠ เมนู เพิ่ม/แก้ไขข้อมูล Invoice คา้ งชาระยกมา 2) เลือกสาขาที่จะเขา้ ไปทางานในที่นี้เลือก “สานกั งานใหญ่” 3) เลือกประเภทเอกสารที่มยี อดหนย้ี กมา เชน่ - มี Invoice ขายเชือ่ ยกมาใช้เอกสารเป็น SI - มี ใบลดหนี้ขายเชือ่ ยกมาใช้เอกสารเปน็ SM - มี ใบเพ่ิมหนขี้ ายเชอ่ื ยกมาใชป้ ระเภทเอกสารเป็น SX 4) เลือกเล่มเอกสารท่ีเคยสร้างไว้หากเป็นเอกสารที่เป็นรายการยกมาต้นงวดควรจะแยกเล่ม ของเอกสารไวเ้ ฉพาะสาหรับรายการประเภทนี้ เพื่อให้ตรวจสอบรายการได้งา่ ย 5) กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพ่อื เพิ่มรายการ

123 6) บนั ทึกรายละเอยี ดจนครบ กดปุม่ F10-Save เพื่อเกบ็ ขอ้ มูล 7) จากน้ันจะกลับมาที่หน้าต่างรายการ Invoice ขายยกมา หากมีรายการอื่นก็ให้ทารายการ เพิม่ เข้าไปจนหมด 4. การบนั ทึกสินค้าคงเหลือยกมาตน้ งวด

124 เมื่อจัดเตรียมฐานข้อมูลของระบบแล้ว หัวข้อน้ีจะเป็นการบันทึกยอดยกมาต้นงวดของสินค้า- คงเหลือ ซึ่งจะทาเพียงครั้งแรกที่เร่ิมใช้งานโปรแกรมเท่านั้น สาหรับเดือนต่อๆ ไป หรืองวดบัญชีถัดไป โปรแกรมจะทาการยกยอดให้เองอตั โนมตั ิ การบันทกึ ยอดสนิ คา้ ยกมาตน้ งวดมขี ัน้ ตอนดงั นี้ 1) เข้าไปท่ีเมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ➠ บันทึก (Edit) ➠ บันทึกปรับปรุงยอดสินค้า หรือ เปดิ Work Flow ➠ Set Balance Data ➠ ใบปรบั ยอด 2) เลอื ก “สาขา” ที่จะเขา้ ทางานโดยกดปุ่ม Enter 3) เลือกเล่มเอกสาร “ใบปรับยอด” ที่เคยสร้างไว้ท่ีทะเบียนเล่มเอกสาร (โปรแกรมจะสร้างไว้ให้แล้ว 1 เล่ม สามารถใชร้ ่วมกบั รายการปรบั ยอดท่ัวไปได้) 4) จะเขา้ มาท่ีรายการใบปรบั ยอดใหท้ าการเพิม่ รายการ โดยกดป่มุ F3-เพิ่ม 5) บันทึกวันท่ีเอกสารใบปรับยอดจะต้องเป็นวันที่ก่อนเริ่มใช้ระบบ 1 วัน (หรือวันท่ีตามงบแสดง- ฐานะการเงิน) เช่นถ้าเริ่มใช้ระบบวันที่ 01/08/58 ก็จะต้องลงวันที่ในใบปรับยอดสินค้าเป็นวันท่ี 31/07/58 ซ่ึงเมื่อบันทึกวันที่แล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างแจ้งรูปแบบการ Post เป็น N คือ ไม่มีการบันทึกบัญชี (ภาพท่ี12) ใหค้ ลกิ OK 6. บนั ทกึ รายการสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด โดยบันทึกจานวนสนิ ค้าในช่อง “จานวนเพ่ิม” เสร็จแล้ว กดปุม่ F10-Save เพ่ือเกบ็ รายการ

125

126 แบบฝกึ ปฏบิ ัตทิ ้ายหนว่ ยท่ี 6 เร่อื ง การบนั ทึกยอดยกมาในแตล่ ะระบบ ตอนที่ 1 จงตอบคาถามตอ่ ไปนี้ 1. จงอธบิ ายการบันทกึ ยอดยกมาตน้ งวดของบัญชแี ยกประเภทโดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. จงอธบิ ายการบันทึกเจ้าหนยี้ กมาตน้ งวดโดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. จงอธบิ ายการบันทกึ ลกู หนีย้ กมาต้นงวดโดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. จงอธิบายการบนั ทกึ สนิ ค้าคงคลังคงเหลือยกมาตน้ งวดโดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

127 ตอนท่ี 2 1. คาสัง่ จงเติมคาในชอ่ งว่างใหถ้ ูกต้อง 1. การบันทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบญั ชีแยกประเภทต้องเร่มิ เข้าท่รี ะบบ______________________ 2. การบนั ทกึ เจา้ หน้ยี กมาตน้ งวดต้องเร่มิ เข้าท่ีระบบ____________________________________ 3. การบนั ทึกเจา้ หนย้ี กมาต้นงวดต้องบันทึกท่เี มนู______________________________________ 4. การบันทกึ ลกู หนย้ี กมาตน้ งวดตอ้ งเรมิ่ เข้าทร่ี ะบบ_____________________________________ 5. การบนั ทึกลกู หน้ียกมาตน้ งวดต้องบนั ทกึ ท่ีเมนู_______________________________________ 6. การบันทกึ สินค้ายกมาตน้ งวดต้องเร่มิ เขา้ ท่รี ะบบ_____________________________________ 7. การบันทกึ สินค้ายกมาต้นงวดต้องบนั ทกึ ท่เี มนู_______________________________________ 8. กรณีมยี อดเจ้าหน้ยี กมาท่ีมี Invoice ซื้อเช่ือยกมาตอ้ งเลือกใช้เอกสารประเภท________________ 9. กรณีมยี อดเจา้ หนยี้ กมาท่มี ีใบเพม่ิ หน้ีซอ้ื เชอ่ื ยกมาตอ้ งเลอื กใชเ้ อกสารประเภท________________ 10. กรณมี ียอดลกู หน้ียกมาท่ีมี Invoice ขายเชอื่ ยกมาตอ้ งเลือกใช้เอกสารประเภท________________

128 2. คาสงั่ จงปฏิบัติดังตอ่ ไปนี้ 1. ให้ผู้เรียนเปิดโปรแกรม Smartbiz เลือกบริษัทที่เป็นช่ือของผู้เรียนที่ทาไว้ในกิจกรรมเสริมทักษะ หน่วยการเรียนรู้ท่ี 4 แล้วทาการบันทึกยอดยกมาของระบบต่างๆ ได้แก่ ยอดยกมาต้นงวดของบัญชี แยกประเภท เจ้าหนี้ ยกมาต้นงวด ลูกหน้ียกมาต้นงวด และสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวดดังข้อมูล ทกี่ าหนดให้ ข้อมลู ท่ีกาหนดให้มีดงั นี้ 1) ยอดยกมาตน้ งวดของบัญชแี ยกประเภท งบแสดงฐานะการเงนิ ณ วันที่ 31/07/60 รหสั บญั ชี ชอ่ื บญั ชี เดบิต เครดิต 101101 เงินสด 28,200 101102 เงนิ ทดรองจ่าย 10,000 21,600 101201 เงนิ ฝากกระแสรายวนั 76,400 43,200 101202 เงนิ ฝากออมทรัพย์ 21,000 60,000 101303 ลกู หนี้การคา้ 25,000 175,900 101401 สนิ คา้ สาเรจ็ รูป 167,000 80,900 102007 เครอื่ งคอมพิวเตอร์และอปุ กรณ์ 54,000 381,600 102008 คา่ เสอ่ื มราคาสะสม-เคร่ืองคอมพวิ เตอรแ์ ละอปุ กรณ์ 201102 เจา้ หนก้ี ารคา้ 381,600 202001 เงินกู้ยมื ธนาคารระยะยาว 31001 ทนุ จดทะเบียน 31003 กาไรสะสม

129 2) เจ้าหนีย้ กมาตน้ งวด ประเภทเอกสาร BI ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจ้งหน้ี (ซอื้ ) เลขที่ 001 เลขท่อี า้ งอิง 77101 วนั ที่ 24/07/60 ชอื่ แผนก ไม่ระบุ ชอื่ ผู้จาหนา่ ย บริษัทนาเจรญิ จากัด ยอดเงนิ ยกมาสทุ ธิ 43,200 บาท 3) ลูกหนี้ยกมาตน้ งวด ประเภทเอกสาร SI ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจ้งหนี้ (ขาย) เลขที่ 001 เลขท่ีอา้ งอิง 99801 วนั ท่ี 10/07/60 ชือ่ แผนก ไม่ระบุ ชอื่ ลูกค้า บรษิ ทั บีทียู จากัด ยอดเงินยกมาสทุ ธิ 25,000 บาท 4) สินคา้ คงเหลอื ยกมาต้นงวด (ณ วนั ที่ 31/07/60) รหสั บญั ชี ชอื่ สินคา้ ราคาทนุ จานวน รวม 19,000 5 95,000 G1 Notebook Touchscreen 8,500 2 17,000 23,000 2 46,000 G2 Blueray Player 1,800 5 9,000 167,000 G3 Smart Phone G4 External Harddisk รวม (หมายเหต:ุ สนิ คา้ คงเหลือต้นงวด) 2. ให้ผูเ้ รียนสรปุ วิธกี ารบนั ทกึ ยอดยกมาของระบบตา่ งๆ ตามลาดบั ขนั้ ตอนทป่ี ฏิบัติในข้อ 1 2.1 การบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบญั ชแี ยกประเภท 2.2 การบันทกึ เจา้ หนีย้ กมาตน้ งวด 2.3 การบนั ทกึ ลูกหนย้ี กมาตน้ งวด 2.4 การบันทกึ สินคา้ คงเหลอื ยกมาตน้ งวด

130 116,400 บาท 20,000 งบแสดงฐานะการเงนิ 21,400 70,000 บริษัท เอบซี ี จากัด ณ วันที่ 29 กุมภาพันธ์ 2559 30,000 121,000 6,000 348,800 สนิ ทรัพย์ 42,800 24,000 สนิ ทรัพยห์ มุนเวียน 24,000 80,000 372,800 เงนิ สด 372,800 เงนิ ฝากกระแสรายวัน 50,000 เงนิ ฝากออมทรัพย์ 92,800 ลกู หน้กี ารคา้ สนิ ค้าสาเรจ็ รปู 200,000 รวมสินทรพั ยห์ มนุ เวยี น 280,000 สินทรัพย์ไม่หมนุ เวยี น เครอื่ งคอมพิวเตอร์และอปุ กรณ์ หัก คา่ เสอื่ มราคาสะสม-เครอื่ งคอมพิวเตอรแ์ ละอปุ กรณ์ รวมสินทรพั ยไ์ มห่ มนุ เวยี น รวมสินทรัพย์ หน้ีสนิ และส่วนของเจ้าของ หนี้สนิ หมนุ เวยี น เจา้ หนก้ี ารค้า เงินก้ยู ืมธนาคารระยะยาว รวมหน้ีสินหมนุ เวยี น ส่วนของผถู้ ือหนุ้ ทนุ จดทะเบียน กาไรสะสม รวมส่วนของผ้ถู ือหนุ้ รวมหน้ีสินและสว่ นของผถู้ อื หนุ้

131 • เจ้าหน้ียกมาต้นงวด ประเภทเอกสาร BI ใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบแจง้ หนี้ (ซอื้ ) เลขที่ 001 เลขทีอ่ ้างอิง 7701 วนั ท่ี 24/02/59 ชอื่ แผนก ไมร่ ะบุ ช่อื ผจู้ าหนา่ ย บริษทั นาโชค จากดั ยอดเงนิ ยกมาสุทธิ 42,800 บาท • ลูกหน้ียกมาตน้ งวด ประเภทเอกสาร SI ใบสง่ ของ/ใบกากับภาษี/ใบแจง้ หน้ี (ขาย) เลขที่ 001 เลขทีอ่ ้างอิง 8801 วันท่ี 10/02/59 ชือ่ แผนก ไมร่ ะบุ ชือ่ ลกู ค้า บรษิ ัท บีบี จากดั ยอดเงนิ ยกมาสุทธิ 21,400 บาท • สินคา้ คงเหลอื ยกมาตน้ งวด (ณ วนั ที่ 29/02/59) รหัสบัญชี ช่ือสินคา้ ราคาทุน จานวน รวม 5,000 5 25,000 G1 โต๊ะทางาน 1,800 10 18,000 3,000 10 30,000 G2 เก้าอีส้ านักงาน 8,000 6 48,000 121,000 G3 ตเู้ อกสาร G4 ชุดรับแขก รวม (หมายเหตุ : สินค้าคงเหลอื ต้นงวด) ใหท้ า 1. เปิดโปรแกรมบัญชี SmartBiz เลือกบริษัท เอบีซี จากัด (จากกิจกรรมเสริมทักษะหน่วยท่ี 4) บนั ทกึ ยอดยกมาของระบบตา่ งๆ ท่กี าหนดให้ 2. ให้ผู้เรียนแต่ละกลุ่ม ช่วยกันกาหนดยอดยกมาต้นงวดของบริษัท ประกอบด้วย ยอดยกมา ต้นงวดของบัญชีแยกประเภท เจ้าหน้ียกมาต้นงวด ลูกหนี้ยกมาต้นงวด และสินค้าคงเหลือยกมา ต้นงวด พิมพ์ใส่กระดาษ A4 แล้วทาการบันทึกข้อมูลลงในโปรแกรมบัญชี Smartbiz โดยใช้ข้อมูล ของบรษิ ทั ทท่ี าไว้ในกจิ กรรมเสริมทกั ษะหน่วยการเรยี นรูท้ ่ี 4 เปน็ ขอ้ มลู เร่มิ ต้น

132 แบบทดสอบหลงั เรียน หนว่ ยการเรียนรูท้ ี่ 6 การบันทกึ ยอดยกมาในแต่ละระบบ คาช้ีแจง : ให้เลอื กคาตอบที่ถกู ต้องทีส่ ุดเพยี งขอ้ เดียวและทาเครื่องหมายกากบาท (X) ลงในกระดาษคาตอบ 1. ถ้ากิจการมีวันเร่ิมรอบบัญชีวันท่ี 1 มกราคม และส้ินงวดบัญชีวันท่ี 31 ธันวาคม เริ่มใช้ระบบวันที่ 1 กรกฎาคม 2558 การบันทกึ ยอดยกมาต้นงวด จะต้องใชง้ บแสดงฐานะการเงนิ ณ วันทีเ่ ทา่ ไร ก. วนั ที่ 30 มิถุนายน 2558 ข. วันที่ 31 ธันวาคม 2557 ค. วันที่ 1 มกราคม 2558 ง. วนั ที่ 1 กรกฎาคม 2558 2. การบันทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบัญชแี ยกประเภท จะต้องเร่ิมเข้าที่ระบบอะไร ก. ระบบลูกหน้ี ข. ระบบเจ้าหน้ี ค. ระบบบญั ชแี ยกประเภท ง. ระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั 3. การบันทึกเจา้ หน้ียกมาตน้ งวด จะต้องเริ่มเขา้ ทีร่ ะบบอะไร ก. ระบบซื้อ ข. ระบบเจา้ หน้ี ค. ระบบบญั ชแี ยกประเภท ง. ระบบลูกหนี้ 4. กรณที มี่ ี INVOICE ซ้ือเช่อื (สนิ ค้า) ยกมาตน้ งวด จะต้องเลือกใชเ้ อกสารประเภทใด ก. BV ข. BM ค. BR ง. BI 5. กรณที มี่ ีใบเพ่มิ หนี้จากการซือ้ เชอื่ สินคา้ ยกมาต้นงวด จะตอ้ งเลือกใช้เอกสารประเภทใด ก. BX ข. BM ค. BR ง. BV

133 6. การบันทึกลกู หนจี้ ากกยกมาต้นงวด จะตอ้ งเรม่ิ เข้าที่ระบบอะไร ก. ระบบขาย ข. ระบบลูกหน้ี ค. ระบบเจา้ หน้ี ง. ระบบบญั ชีแยกประเภท 7. กรณที ่มี ี INVOICE ขายเช่ือ (สินค้า) ยกมาต้นงวด จะตอ้ งเลือกใชเ้ อกสารประเภทใด ก. SX ข. SR ค. SI ง. SV 8. การบนั ทกึ สินค้าคงเหลอื ยกมาต้นงวด จะตอ้ งเรมิ่ เขา้ ท่รี ะบบอะไร ก. ระบบลกู หนี้ ข. ระบบเจ้าหน้ี ค. ระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั ง. ระบบสินทรัพยแ์ ละค่าเสือ่ มราคา 9. ถา้ กิจการมวี ันเร่มิ รอบบัญชวี นั ท่ี 1 มกราคม และสิ้นงวดบญั ชีวนั ท่ี 31 ธนั วาคม เริ่มใชร้ ะบบวนั ท่ี 1 เมษายน 2558 พนักงานเร่ิมบันทึกรายการซ้ือสินค้าลงโปรแกรมบัญชีวันที่ 15 เมษายน 2558 การบันทึกรายการ สนิ ค้าคงเหลอื ต้นงวด จะตอ้ งลงวนั ท่ีอย่างไร ก. วนั ท่ี 1 มกราคม 2558 ข. วนั ที่ 31 มนี าคม 2558 ค. วันท่ี 31 ธันวาคม 2557 ง. วนั ท่ี 1 เมษายน 2558 10. การบนั ทกึ รายการสนิ ค้าคงเหลอื ยกมาต้นงวด รูปแบบการ Post จะเปน็ N หมายความว่าอยา่ งไร ก. รายการนีจ้ ะถกู บนั ทกึ บัญชีใหท้ นั ที ข. รายการนี้จะถกู บนั ทึกบัญชีไว้ที่สมุดรายวันท่ัวไป ค. รายการน้ีจะไม่มีการบนั ทึกบญั ชี ง. รายการนจี้ ะถกู บันทกึ บญั ชแี ต่ยังไม่ผ่านไปยังบญั ชแี ยกประเภท

134 หน่วยท่ี 7 การบันทึกรายการรายวนั 1.สาระสาคัญ การบันทึกรายการรายวัน (Entry Transaction) เป็นการบนั ทึกรายการคา้ ตา่ งๆ ท่ีเกดิ ขน้ึ ในแต่ละวัน เช่น ซ้ือ ขาย สินค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหน้ี และการรับชาระหน้ี รวมทั้งการทารายการฝากถอนเงินกับธนาคาร ซ่งึ โปรแกรมบญั ชี Smartbiz จะมกี ารเชือ่ มโยงระหว่างระบบต่างๆ โดยผ้ใู ช้สามารถบนั ทกึ รายการรายวนั ทรี่ ะบบย่อยที่ เก่ียวข้องแล้วโปรแกรมจะทาการลงบัญชีท่ีระบบบัญชีแยกประเภทให้อัตโนมัติ หรือจะบันทึกท่ีระบบบัญชี แยกประเภทโดยตรงกไ็ ด้ 2. สมรรถนะประจาหน่วย 1. แสดงความรเู้ ก่ียวกับการบันทึกรายการรายวัน 2. ประยกุ ตใ์ ชค้ วามร้เู ก่ยี วกับการบันทึกรายการรายวนั ในชีวติ ประจาวันและการประกอบอาชีพ 3. จุดประสงค์การเรยี นรู้ จดุ ประสงคท์ ั่วไป เพอื่ ให้ผูเ้ รยี นมคี วามรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับการบนั ทึกรายการรายวัน ตลอดจนมีคุณธรรม จริยธรรม คา่ นิยมและคุณลกั ษณะอนั พึงประสงคด์ าเนินชวี ิตโดยยึดหลักปรชั ญาของเศรษฐกิจพอเพียง จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. อธิบายการบนั ทกึ รายการรายวนั ในระบบยอ่ ยแต่ละระบบได้ 2. อธิบายการบนั ทึกรายการรายวนั ในระบบบัญชีแยกประเภทได้ 3. ปฏิบตั งิ านดว้ ยความมีวินัย ขยนั ซือ่ สัตย์ รบั ผิดชอบ สุภาพ ดาเนนิ ชีวิตโดยยดึ หลักปรัชญาของ เศรษฐกิจพอเพยี ง 4. สาระการเรียนรู้ 1. การบันทกึ รายการรายวนั ในระบบยอ่ ย 2. การบนั ทึกรายการรายวนั ในระบบบญั ชีแยกประเภท

135 การบันทึกรายการรายวนั (Entry Transaction) เป็นการบนั ทึกรายการค้าต่างๆ ทเี่ กดิ ขึน้ ในแต่ละวัน เชน่ ซ้อื ขาย สนิ คา้ หรอื บริการ การจา่ ยชาระหนี้ การรบั ชาระหนี้ การจ่ายคา่ ใช้จา่ ยต่างๆ รวมถงึ การทารายการ ฝากถอนเงินกับธนาคาร โดยโปรแกรมบัญชี Smartbiz จะเตรียมสมุดรายวันไว้ให้ 5 เล่ม ได้แก่ สมุดรายวัน ท่วั ไป สมุดรายวนั เงินสดจ่าย สมุดรายวันเงินสดรับ สมุดรายวันซ้ือเช่อื และสมุดรายวันขายเช่ือ ไว้ให้เลือกเข้า ทางาน ซงึ่ ส่วนใหญ่รายการรายวันเหลา่ นีจ้ ะเกดิ จากการลงบัญชอี ตั โนมตั ิ มาจากระบบต่างๆ ตามภาพแสดงการ เช่ือมโยงระหวา่ งระบบต่างๆ (ภาพที่ 7.1) ซึ่งจะเห็นว่ามีการบนั ทึก บัญชีอัตโนมตั ิมาจากระบบต่างๆ เข้ามาที่ ระบบบัญชีแยกประเภท โดยผูใ้ ชส้ ามารถบันทึกรายการรายวนั ท่ีระบบย่อยที่เกี่ยวขอ้ งแล้วโปรแกรมจะทาการ ลงบญั ชีท่รี ะบบบัญชีแยกประเภทใหอ้ ัตโนมัติ หรอื จะบันทึกท่รี ะบบบญั ชแี ยกประเภทโดยตรงก็ได้ 1. การบันทึกรายการรายวันในระบบยอ่ ย เม่ือมีการซื้อขายสินค้าหรือบริการการจ่ายชาระหนี้ การรับชาระหนี้ การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมถึง การทารายการฝากถอนเงินกับธนาคาร ผู้ใช้สามารถบันทึกรายการเหล่าน้ีในระบบย่อยแต่ละระบบเพ่ือให้ โปรแกรมลงบัญชีให้อัตโนมัติโดยเข้าระบบท่ีเกี่ยวข้องแล้วเลือกใช้เมนูในกลุ่ม Entry Transaction ของ ระบบนั้นๆ ดังน้ี 1.1 ระบบซอื้ (Purchase Order System) จะมีการบันทึกรายการท่ีเก่ียวกับการซ้ือสินค้า และบริการอาจจะเร่ิมตั้งแต่การทาใบเสนอ ขออนุมัติ จดั ซื้อ การส่ังซ้ือสินค้า การซื้อสินค้าและบริการ ท้ังการซอ้ื สด ซ้ือเชอื่ การสง่ คืนสินค้า และได้รับ ใบลดหนี้จาก เจา้ หนี้

136 เม่ือทาการบันทึกข้อมูลในระบบซื้อแล้ว โปรแกรมจะเช่ือมโยงข้อมูลไปท่ีระบบอ่ืนท่ีเกี่ยวข้อง ดงั ต่อไปนี้ ระบบซอ้ื ระบบอน่ื ท่ีเก่ียวขอ้ ง ตงั้ เจา้ หน้ี (ซอ้ื เชื่อ) ระบบเจ้าหนี้ เพ่มิ สินคา้ ในสตอ๊ ก ระบบบรหิ ารสินค้าคงคลงั ลงรายวันซ้ือเชือ่ ระบบบัญชีแยกประเภท เพม่ิ ภาษซี ้ือ รายงานภาษมี ลู ค่าเพิม่ ตวั อย่าง การบนั ทึกรายการในระบบซอ้ื ตวั อย่างที่ 1 การทาใบสงั่ ซื้อ วันท่ี 11 ส.ค. 60 ออกใบสั่งซื้อเลขท่ี 001 ให้บริษัท นาเจริญ จากัด เพอื่ สั่งซ้อื Smart Phone จานวน 2 เครอ่ื ง เครอื่ งละ 22,000 บาท ตอ้ งการสินค้าวนั ท่ี 18 ส.ค. 60 1) เขา้ ท่ี ระบบซื้อ ➠ เปิด Work Flow ระบบซือ้ ➠ เมนูใบสง่ั ซอื้ 2) เลอื กสาขาท่จี ะเข้าไปทางาน 3) เลอื กเลม่ เอกสาร “ใบสง่ั ซือ้ ” ทตี่ อ้ งการ 4) จะเป็นหนา้ ตา่ ง “ใบสั่งซือ้ ” ให้กดปุ่ม F3-เพิม่ เพอ่ื เพม่ิ รายการใหม่ 5) จะเข้าสู่หน้าตา่ งการบันทกึ ใบส่งั ซ้ือ ทาการบันทกึ รายละเอยี ดตา่ งๆ ในหน้าตา่ ง

137 6) ถ้าไม่มีรายการรับชาระเงินมัดจาท่ีจ่ายล่วงหน้า กดปุ่ม F10-Save เพ่ือเก็บข้อมูลเข้าระบบ คอมพิวเตอร์ แต่ถ้ามีรายการรับชาระเงินมัดจาล่วงหน้าให้เปิดหนา้ ต่าง “รายการชาระเงินมัดจา” แล้วบันทึก รายละเอียดการรับเงินมดั จา 7) กดปุม่ F10-Save เพื่อเก็บข้อมูลเขา้ ระบบ ตวั อยา่ งที่ 2 การซื้อสนิ คา้ เป็นเงนิ เช่อื โดยคน้ ใบส่งั ซอ้ื และไดร้ บั สว่ นลด วันท่ี 18 ส.ค. 60 บริษัท นาเจริญ จากัด นาสินค้าที่สั่งซื้อไว้เมอ่ื วันท่ี 11 ส.ค. ตามใบส่ังซื้อเลขท่ี 001 มาส่ง มีรายการสินค้าคือ Smart Phone จานวน 2 เครื่อง ได้รับส่วนลด 1% และได้รับ Gift Voucher 500บาท นามาใช้เป็นส่วนลดดว้ ย ได้รบั ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจ้งหน้ี เลขที่ 8341 1) เขา้ ทเ่ี มนู ระบบซือ้ ➠ เปดิ Work Flow ➠ Invoice สินค้า ➠ ซ้ือเช่อื 2) เลือกสาขาที่จะเขา้ ไปทางาน 3) เลือกเล่มเอกสาร “ซื้อเชอื่ ” ท่จี ะใช้งาน

138 4) จะเห็นรายการ “ใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหน้ี” ท่ีเคยสร้างไว้ให้กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพ่ิม รายการใหม่ 5) ทาการค้นใบส่ังซ้ือแบบระบุเป็นใบโดยท่ีช่องค้นเอกสาร ใส่ค่า “Y” เพ่ือเข้าไปค้นใบสั่งซื้อโดย เลือกป่มุ “คน้ ระบเุ ป็นใบ” จะข้ึนหนา้ ตา่ งระบุเลขท่เี อกสารให้เลือกรายการใบสัง่ ซือ้ สนิ ค้าท่ีจะอา้ งอิง 6) บนั ทกึ รายการซ้ือเชือ่ และรายการชาระเงนิ มดั จา (ถา้ มี) กดปุ่ม F10-Save เพอ่ื เก็บขอ้ มูล

139 ตวั อยา่ งที่ 3 การซือ้ สดงานบริการ และทาการหกั ภาษี ณ ที่จ่าย วันท่ี 13 ส.ค. 60 จ่ายค่าจัดอบรมสัมมนาให้บริษัท คริสตัล จากัด จานวน 1 ครั้ง มูลค่า 10,000 บาท โดยชาระเป็นเงินสด ได้รับใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เลขที่ 1301 จากผู้ให้บริการ ทาการหัก ภาษี ณ ท่ีจ่ายในอัตรา 3% ตามมาตรา 3 เตรส เอกสารหักภาษี ณ ที่จ่ายเลขท่ี 001 (V01 = ค่าอบรมสัมมนา ชนิดสินคา้ = คา่ ใช้จา่ ยอื่นๆกล่มุ สินคา้ = งานบริการลงบญั ชี = ค่าอบรมสัมมนา) 1) เขา้ ที่เมนู ระบบซือ้ ➠ เปดิ Work Flow Invoice บริการ ➠ ซอ้ื สด 2) เลือกสาขาทีจ่ ะเข้าไปทางาน 3) เลือกเล่มเอกสาร “ซื้อสด” ทจ่ี ะใช้งาน 4) กดปุ่ม F3-เพิม่ เพือ่ เพ่มิ รายการใหม่ 5) บันทกึ รายการซอ้ื สดที่ Tab รายการสินค้าใหค้ รบถ้วน 6) บันทึกรายละเอียดการหักภาษี ณ ท่ีจ่าย ให้คลิกเม้าส์ที่ช่อง “บันทึกภาษีหัก ณ ท่ีจ่าย” ท่ีอยู่ สว่ นลา่ งของรายการยอ่ ยด้านขวามือและใสค่ า่ “Y” เพื่อเข้าไปใสร่ ายละเอยี ดของใบภาษี 7) กดปมุ่ F10-Save เพื่อเกบ็ ขอ้ มูล

140 1.2 ระบบขาย (Sales Order System) จะมีการบันทึกรายการค้าและการจัดทา ร า ย ง า น ที่ เ ก่ี ย ว กั บ ก า ร ข า ย สิ น ค้ า แ ล ะ บ ริ ก า ร อาจจะเริ่มตั้งแต่การทาใบเสนอราคา การรับคาสั่งขาย การขายสินค้าและบริการ ที่เป็นการขายสด ขายเชื่อ การรับคืนสนิ ค้าจากลูกคา้ และออกเป็นใบลดหน้ใี ห้ กับ ลูกหน้ี โดยข้ันตอนและวิธีการทางานจะเหมือนกับ การ ทางานในระบบซ้อื

141 เม่ือทาการบันทึกข้อมูลในระบบขายแล้วโปรแกรมจะเช่ือมโยงข้อมูลไปที่ระบบอื่นท่ีเกี่ยวข้อง ดังต่อไปน้ี ระบบขาย ระบบอน่ื ท่เี กยี่ วขอ้ ง ตง้ั เจา้ หนี้ (ขายเชอ่ื ) ระบบลูกหนี้ ลดสินคา้ ในสตอ๊ ก ระบบควบคมุ สินค้าคงคลัง ลงรายวนั ขายเชื่อ ระบบบัญชแี ยกประเภท เพ่ิมภาษีขาย รายงานภาษมี ูลค่าเพม่ิ ตัวอยา่ ง การบันทกึ รายการในระบบขาย ตวั อย่างท่ี 1 การทาใบเสนอราคา วันที่ 1 ส.ค. 60 ออกใบเสนอราคา เลขที่ 001 ให้กับบริษัท ไทยรุ่งเรือง จากัด มีรายการสินค้า คือ Notebook Touchscreen จานวน 2 เคร่ือง ราคาเคร่ืองละ 25,000 บาท และ External Harddisk จานวน 2 เคร่ือง เครือ่ งละ 4,000 บาท 1) เข้าท่ี ระบบขาย ➠ เปิด Work Flow ➠ เมนู ใบเสนอราคา 2) เลอื กสาขาท่จี ะเข้าไปทางาน 3) เลอื กเลม่ เอกสารท่ีตอ้ งการ 4) จะเป็นหน้าต่างเอกสารใบเสนอราคา ให้กดปุ่ม F3-เพ่ิม เพ่ือเพิม่ รายการใหม่ 5) จะเข้าสู่หน้าต่างการบันทึกรายการ ทาการ บนั ทึกรายละเอยี ดต่างๆ ในหนา้ ต่าง 6) กดปุม่ F10-Save เพื่อเกบ็ ขอ้ มลู เข้าระบบ

142 ตวั อย่างที่ 2 การรบั คาส่ังซอื้ จากลูกคา้ (ทาใบสง่ั ขาย) โดยค้นใบเสนอราคา วันที่ 2 ส.ค. 60 บริษัทไทยรุ่งเรือง จากัด สั่งซื้อสินค้าตามใบเสนอราคา เลขท่ี 001 ออกใบรับ คาสัง่ ซ้อื หรอื ใบสงั่ ขาย (Sale order) เลขท่ี 001 กาหนดส่งของวนั ท่ี 3 ส.ค.60 1) เข้าที่ ระบบขาย ➠ เปดิ Work Flow ➠ เมนู ใบส่ังขาย 2) เลอื กสาขาที่จะเขา้ ไปทางาน 3) เลือกเลม่ เอกสารขายเชอ่ื 4) กดปมุ่ F3-เพมิ่ เพ่อื เพ่มิ รายการใหม่ 5) จะเข้าสู่หนา้ ต่างการบันทกึ รายการ มรี ายละเอียดการบนั ทกึ รายการคลา้ ยกับใบเสนอราคา แต่มกี าร อา้ งอิงใบเสนอราคาที่เคยทาไว้ เพอ่ื มาตดั รายการทีเ่ คยเสนอราคาไวโ้ ดยเข้าไปที่ “คน้ ใบเสนอราคา” 6) เมอื่ ไดร้ ายการใบเสนอราคาที่ต้องการแลว้ ใหก้ ดป่มุ Enter เพือ่ เลอื กรายการนน้ั โปรแกรม ก็จะดึง รายละเอียดสินค้าท่เี คยบนั ทกึ ไว้มาให้อตั โนมตั ิ 7) บนั ทึกรายละเอียดอ่ืนๆ ในใบส่ังขาย กดป่มุ F9-แก้ไขอื่น หรือ พมิ พ์ “Y” ที่ชอ่ งแก้ไข รายละเอยี ด อื่น เพอื่ บันทึกกาหนดวันท่ีส่งของ 8) กดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บข้อมูล เขา้ ระบบ

143 ตวั อย่างที่ 3 การขายสินคา้ เปน็ เงินสดโดยค้นใบสง่ั ขายทลี่ กู คา้ เคยสงั่ ไว้ วันท่ี 3 ส.ค. 60 ออกใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เลขท่ี 001 ให้บริษัท ไทยรุ่งเรือง จากัด จากการขายสนิ ค้าเป็นเงินสดตามใบสั่งขาย เลขที่ 001 ส่งสินคา้ ใหค้ รบ 1) เข้าที่ ระบบขาย ➠ เปิด Work Flow ➠ Invoice สนิ ค้า ➠ ขายสด 2) เลือกสาขาทจี่ ะเข้าไปทางาน 3) เลอื กเลม่ เอกสาร “ขายสด” ท่ีต้องการ 4) กดปมุ่ F3-เพม่ิ เพอื่ เพม่ิ รายการใหม่ 5) จะเข้าสู่หน้าต่างการบันทึกรายการค้นเอกสารใบส่ังขายท่ีเคยทาไว้ เพ่ือมาตัดรายการโดย เข้าไปท่ี “คน้ เอกสาร SO” 6) เมื่อได้รายการใบสั่งขายที่ต้องการแล้วให้ กดปุ่ม Enter เพื่อเลือกรายการน้ันโปรแกรมก็จะดึง รายละเอยี ดสินค้าที่เคยบันทกึ ไวม้ าให้อัตโนมตั ิ 7) บันทึกรายละเอียดอื่นๆ ในใบขายสดจน ครบ 8) กดป่มุ F10-Save เพื่อเกบ็ ข้อมลู เขา้ ระบบ

144 ตวั อย่างที่ 4 การรับใบสง่ั ซือ้ นามาทาใบสั่งขาย วันท่ี 7 ส.ค. 60 ได้รับใบส่ังซ้ือ เลขที่ 227 จากบริษัท บีทียู จากัด นามาทาใบรับคาส่ังซื้อจากลูกค้า (Sale order) เลขที่ 002 มีรายการสินคา้ Notebook Touchscreen จานวน 1 เคร่ือง เคร่ืองละ 25,000 บาท และ External Harddisk จานวน 3 เคร่ือง เครือ่ งละ 4,200 บาท ตอ้ งการสินค้าวนั ท่ี 14/08/60 1) เขา้ ท่ี ระบบขาย ➠ เปิด Work Flow ➠ เมนู ใบสั่งขาย 2) เลอื กสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน 3) เลอื กเลม่ เอกสารใบสง่ั ขาย 4) กดปุ่ม F3-เพมิ่ เพ่ือเพ่ิมรายการใหม่ 5) จะเขา้ ส่หู น้าต่างการบันทึกรายการ ในใบสั่งขาย 6) กดปุ่ม F9-แก้ไขอ่ืน หรือ พิมพ์ “Y” ท่ีช่องแก้ไขรายละเอียดอ่ืนเพ่ือบันทึกกาหนดวันท่ีต้องการ สนิ ค้า 7) กดปุ่ม F10-Save เพอื่ เก็บข้อมูลเขา้ ระบบ

145 ตัวอย่างท่ี 5 การขายสินคา้ เปน็ เงนิ เช่ือ โดยค้นใบสั่งขาย ส่งสินค้าได้ไม่ครบ วันที่ 14 ส.ค. 60 ออกใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหน้ี เลขที่ 002 ให้กับ บริษัท บีทียูจากัด ตามใบส่งั ซ้อื เลขที่ 227 ทส่ี ง่ั ซ้ือไวเ้ ม่อื วันที่ 7 ส.ค. ท้ังนบี้ รษิ ัทฯ สามารถส่งสินคา้ ได้เฉพาะ External Harddisk จานวน 2 เครื่อง 1) เขา้ ท่ี ระบบขาย ➠ เปิด Work Flow ➠ Invoice สินคา้ ➠ ขายเชอื่ 2) เลือกสาขาทีจ่ ะเขา้ ไปทางาน 3) เลอื กเล่มเอกสาร “ขายเชื่อ” ทีต่ ้องการ 4) กดปมุ่ F3-เพ่ิม เพือ่ เพิ่มรายการใหม่ 5) จะเข้าสู่หน้าต่างการบันทึกรายการ ค้นเอกสารใบสั่งขายท่ีเคยทาไว้ เพื่อมาตัดรายการโดย เขา้ ไปที่ “คน้ เอกสาร SO” 6) เมื่อได้รายการใบสั่งขายท่ีต้องการแล้ว ให้กดปุ่ม Enter เพื่อเลือกรายการนั้น โปรแกรมก็จะ ดึงรายละเอียดสินค้าทเ่ี คยบันทกึ ไว้มาใหอ้ ตั โนมัติ 7) ลบรายการสินค้าที่ไม่สามารถจัดส่งได้ และแก้ไขจานวนสินค้าที่จัดส่ง บันทึกรายละเอียดอ่ืนๆ ในใบขายเชื่อจนครบ 8) กดปมุ่ F10-Save เพ่อื เก็บข้อมูลเข้าระบบ

146 ตัวอยา่ งที่ 6 การลดหนี้ขายเชอ่ื และรบั คืนสินค้าจากลูกค้า วันท่ี 20 ส.ค. 60 ออกเป็นใบลดหน้ี เลขท่ี 001 ให้บริษัทบีทียูจากัดเพ่ือรับคืน External Harddisk ท่ีขายตามใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจง้ หน้ี เลขท่ี SI0001/002 เน่อื งจากสนิ คา้ ชารุด จานวน1 เคร่ือง 1) เข้าที่ ระบบขาย ➠ เปิด Work Flow ➠ ใบลดหนีส้ นิ ค้า ➠ ใบลดหน้ี ขายเชือ่ 2) เลือกสาขาท่ีจะเข้าไปทางาน 3) เลือกเล่มเอกสาร “ใบลดหน้ขี ายเช่อื ” ท่ีตอ้ งการ 4) กดปมุ่ F3-เพ่ิม เพ่ือเพิ่มรายการใหม่ 5) บันทึกรายละเอียดของใบลดหนี้ ค้น Invoice ขายเชื่อท่ีทาให้เกิดการลดหน้ีครั้งนี้ โดย เขา้ ไปท่ีช่อง “คน้ เอกสาร” ซึ่งมีรายละเอียดการบนั ทึกตามหัวขอ้ “ลดหนีโ้ ดยอา้ งอิงใบสง่ ของ” 6) เมื่ออ้างอิงใบส่งของที่ต้องการแล้ว จะมีหน้าต่างโต้ตอบถามว่า “ต้องการลดจานวน” ถ้ามี การสง่ คนื สนิ คา้ ใหเ้ ลือก “Yes” แต่ถา้ ไม่มีการสง่ คนื สินค้าให้เลือก “No” (ในกรณีนเ้ี ลอื ก “Yes”) 7) แก้ไขจานวนสินค้าที่จะลดหน้ี หรือรับคืนจากลูกค้า เช่น ขายสินค้าไป 2 เคร่ือง แต่รับคืนมา 1 เคร่ือง ก็ให้แก้ตัวเลขในช่องจานวนเป็น “1” (ถ้าไม่มีการส่งคืนสินค้า แต่ลดหน้ีให้เป็นจานวนเงิน ใหล้ บจานวนสนิ ค้าออก แลว้ ใสจ่ านวนเงนิ ทล่ี ดหนใ้ี ห้ในชอ่ ง “มลู ค่าสินคา้ ”) 8) กดปมุ่ F10-Save เพอื่ เกบ็ ข้อมูล