วิชา คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี ระดับ ปวช.

147 1.3 ระบบลูกหน้ี (Account Receivable System) ก าร บัน ทึก ร าย ก า ร ใ น ร ะ บบ ลูก หน้ี จ ะ ท า ใ บ ว า ง บิ ล ห รื อ ไ ม่ ท า ก็ ไ ด้ แ ล ะ เ ม่ื อ ถึ ง ก า ห น ด ช า ร ะ ห นี้ ก็ จ ะ เ ต รี ย ม ใ บ เ ส ร็ จ รั บ เ งิ น เ พื่ อ ไ ป รั บ เ งิ น จากลูกหนี้ หลังจากท่ีได้รับชาระหน้ีอาจจะเป็น เช็คเงินสด หรือการโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากธนาคาร รวมถงึ กรณีถกู หกั ภาษี ณ ทีจ่ า่ ยดว้ ย

148 ตัวอยา่ ง การบนั ทกึ รายการในระบบลกู หนี้ ตวั อย่างที่ 1 การจดั ทาใบวางบิล วันที่ 21 ส.ค. 60 จัดทาใบวางบิลเลขที่ 001 เพื่อไปวางบิล บริษัท บีทียู จากัด สาหรับเอกสารท่ี ยังค้างชาระ 2 ใบ คือ ใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหน้ี เลขที่ 002 และ ใบลดหน้ีเลขท่ี 001 นัดชาระ วนั ที่ 29 ส.ค. 60 1) เขา้ ที่ ระบบลกู หนี้ ➠ เปดิ Work Flow ➠ ใบวางบิล 2) เลือกสาขาที่จะเข้าไปทางาน 3) เลือกเลม่ “ใบวางบิล” ที่จะใช้งาน 4) กดปุ่ม F3-เพ่มิ เพอ่ื เพ่ิมใบวางบิลใหม่ 5) บันทึกรายละเอียดของใบวางบิล กดปุ่มใดๆ ท่ีช่องเลขท่ีอ้างอิง เพ่ือเรียกรายการ Invoice ที่จะวางบิลข้ึนมา แล้วเลือกรายการ Invoice ท่ีจะนามาทาใบวางบิล 6) กดปมุ่ F10-Save เพื่อเกบ็ รายการ

149 ตวั อยา่ งที่ 2 การรับชาระหน้ีตามใบวางบลิ เปน็ เงินโอนเขา้ บญั ชีเงนิ ฝากของกิจการ วันท่ี 29 ส.ค. 60 ออกใบเสร็จรับเงิน เลขที่ 002 ให้กับบริษัทบีทียู จากัด เพ่ือรับชาระหนี้ตาม ใบวางบิล เลขที่ 001 โดยลกู หนโี้ อนเงินเข้าบัญชีออมทรัพยข์ องบรษิ ัท ใบโอนเลขที่ 001 1) เข้าไปท่ี ระบบลกู หน้ี ➠ เปดิ Work Flow ➠ ใบเสรจ็ สนิ ค้า 2) เลือกสาขาทีจ่ ะเข้าไปทางาน 3) เลือกเล่ม “ใบเสรจ็ รับเงิน” ท่ีจะใชง้ าน 4) กดปุ่ม F3-เพ่ิม เพือ่ เพ่ิมรายการ 5) ค้นใบวางบิล บันทึกรายละเอียดของใบเสร็จรับเงิน และรายการชาระเงินโดยการโอนเงินเข้า บัญชี 6) กดปมุ่ F10-Save เพ่อื เกบ็ รายการ

150 1.4 ระบบเจ้าหน้ี (Account Payable System) การบันทึกรายการในระบบเจ้าหนี้ มี ขั้นตอนวิธีการเช่นเดียวกับการบันทกึ รายการในระบบ ลูกหนี้ ถ้าเจ้าหน้ีทาใบวางบิลมาก็จะทาใบรับวางบิล ก่อน และเม่ือถึงกาหนดชาระหนี้ก็จะบันทึกรายการ ใบเสร็จรับเงิน ซึ่งการจ่ายชาระหนี้อาจจะเป็นเงินสด เช็ค หรือการโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากธนาคาร รวมถึง กรณีหักภาษี ณ ท่ีจ่าย ก็จะมาบันทึกรายละเอียด การจา่ ยเงนิ ตวั อยา่ ง การบันทึกรายการในระบบเจ้าหนี้ ตวั อย่างท่ี 1 การรบั ใบวางบลิ วันท่ี 19 ส.ค. 60 ได้รับใบวางบิลเลขที่ 1160 จากบริษัท นาเจริญ จากัด สาหรับเอกสารซ้ือเช่ือ ท่ียังค้างชาระ ดังน้ี ใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหน้ี เลขที่อ้างอิง 77101 และ ใบส่งของ/ใบกากับภาษี เลขที่ 8341 นดั ชาระวนั ท่ี 25/08/60 1) เขา้ ที่ ระบบเจ้าหนี้ ➠ เปิด Work Flow ➠ ใบรับวางบลิ 2) เลอื กสาขาท่ีจะเขา้ ไปทางาน 3) เลือกเล่ม “ใบรบั วางบลิ ” ทจ่ี ะใช้งาน 4) กดปุม่ F3-เพม่ิ เพื่อเพ่ิมใบวางบลิ ใหม่ จะเขา้ มาทหี่ นา้ ตา่ งใบรับวางบิล 5) บันทกึ รายละเอยี ดของใบรับวางบิล กดปมุ่ F10-Save เพ่อื เกบ็ ขอ้ มลู

151 ตวั อยา่ งท่ี 2 การจา่ ยชาระหน้ตี ามใบวางบลิ เป็นเงินโอนจากบัญชีเงินฝากธนาคารและเช็ค วันท่ี 25 ส.ค. 60 ได้รับใบเสร็จรับเงิน เลขที่ 2160 จากบริษัท นาเจริญ จากัด จากการชาระหนี้ ตามใบวางบิล เลขที่อ้างอิง 1160 บริษัทฯ จ่ายโดยโอนเงินจากบัญชีบัญชีออมทรัพย์เข้าบัญชีเจ้าหนี้ จานวน 40,000 บาท ท่ีเหลือจ่ายเปน็ เช็คเลขท่ี 4567129 ลงวนั ท่ี 15/09/60 1) เข้าไปที่ ระบบเจา้ หนี้ ➠ เปิด Work Flow ➠ ใบเสรจ็ สนิ ค้า 2) เลือกสาขาท่จี ะเข้าไปทางาน 3) เลือกเล่ม “ใบเสรจ็ รับเงิน” ที่จะใช้งาน 4) กดปุ่ม F3-เพ่ิม เพื่อเพิ่มรายการ 5) ค้นใบวางบิลบันทึกรายละเอียดของ ใบเสรจ็ รับเงนิ และรายการชาระเงนิ 6) กดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ

152

153 1.5 ระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร (Cheque and Bank Account System) ระบบเช็คและเงินฝากธนาคารเป็นระบบที่เชื่อมโยงกับระบบขาย ระบบซื้อ ระบบลูกหน้ี ระบบเจ้าหนี้ ซ่ึงที่ผ่านมาจะเห็นว่า ส่วนใหญ่จะบันทึกรายการรับเงินจากลูกหน้ี และรายการจ่ายชาระเงิน ให้เจ้าหนี้ ได้จากระบบนั้น เมื่อบันทึกรายการรับเงิน ซ่ึงอาจเป็นเช็ค เงินสด หรือการโอนเงินเข้าบัญชี ก็จะมาเป็นรายการในระบบเช็คและเงินฝากให้อัตโนมัติ แต่อย่างไรก็ตามอาจจะมีรายการเช็คหรือรายการ ธนาคารอ่นื ๆ ซึ่งเปน็ รายการภายในของบริษัท และต้องการบนั ทึกเพ่ือใหร้ ายการในบญั ชีเงินฝากครบถ้วน ตัวอย่าง การบันทกึ รายการในระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร ตวั อย่างท่ี 1 การทาใบนาฝากเงนิ สด วันที่ 9 ส.ค. 60 นาเงินสดฝากเข้าบัญชีเงินฝากออมทรัพย์ของบริษัท จานวน 10,000 บาท ใบนาฝากเลขที่ 001 1) เข้าที่ ระบบเชค็ ➠ เปิด Work Flow ➠ ใบนาฝาก 2) เลือกสาขาที่จะเข้าไปทารายการ และสมดุ เงนิ ฝากธนาคารทจี่ ะนาฝากเงินสด 3) บันทกึ รายการฝากเงินสดเมอ่ื บนั ทกึ เสร็จแลว้ กดป่มุ F10-Save เพ่ือเกบ็ รายการ

154 ตัวอย่างท่ี 2 การทาใบนาฝากเช็ค และบันทกึ เช็คผ่าน วันที่ 15 ส.ค. 60 ทาใบนาฝากเลขท่ี 002 ฝากเช็คเลขท่ี 4481234 ธนาคารกรุงไทย สาขาระยอง ทไี่ ดร้ บั จากบริษัท บีทยี ู จากดั เขา้ บญั ชอี อมทรพั ย์ของบรษิ ัท ธนาคารคดิ ค่าธรรมเนียม 30 บาท (เชค็ ผา่ น) 1) เข้าที่ ระบบเช็ค ➠ เปิด Work Flow ➠ ใบนาฝาก 2) เลอื กสาขาท่ีจะเข้าไปทารายการ และสมุดเงินฝากธนาคารท่จี ะนาฝากเช็ค 3) บันทึกรายการฝากเช็ค เม่ือบนั ทึกเสรจ็ แล้ว กดปมุ่ F10-Save เพอื่ เกบ็ รายการ 4) บันทึกสถานะเชค็ รับผ่านโดย เปดิ Work Flow ระบบเชค็ ➠ บนั ทกึ เช็ครับทผี่ ่าน 5) จะให้เลอื กขอ้ มลู รายการเช็คทต่ี อ้ งการเปลี่ยนสถานะดงั น้ี - เลือกสาขาที่จะเขา้ ไปทารายการ - เลือกธนาคารของสมุดเงินฝาก - เลือกสมุดเงินฝากธนาคาร โดยคลกิ เลอื กท่หี นา้ รายการสมุดบัญชเี งินฝาก - เรยี กดูรายการเช็ค โดยให้เรียงตามเลขท่เี ช็ค หรือวนั ท่ี ถงึ กาหนดหรอื วันทร่ี ับเชค็ นน้ั มา 6) เ ลื อ ก ร า ย ก า ร เ ช็ ค ที่ ต้องการแล้วระบุวันท่ีเช็คผ่าน โดย กดปุ่ม Enter หรือใช้เมาส์คลิกปุ่ม Enter-เลือก

155 1.6 ระบบสนิ ทรัพย์และค่าเสื่อมราคา (Fixed Assets and Depreciation) การทางานในระบบสินทรัพย์เป็นการคานวณค่าเส่ือมราคาสินทรัพย์ โดยผู้ใช้งานเพียงแค่ส่ัง ประมวลค่าเส่ือมราคาสินทรัพย์ในช่วงเดือนท่ีต้องการเท่าน้ัน แล้วโปรแกรมก็จะทาการคานวณค่าเสื่อม ราคาให้ละเอียดตามจานวนวันของแต่ละเดือน และทาการลงบัญชีให้อัตโนมัติไปยังระบบบัญชีแยกประเภท

156 ให้ด้วย แต่ในกรณีท่ีผู้ใช้งาน ต้องการปรับปรุงตัวเลขค่าเส่ือมราคาท่ีได้จากการคานวณต้องมาทาการ ปรบั ปรุงทร่ี ะบบสินทรพั ยใ์ หเ้ รียบรอ้ ยกอ่ น แล้วโปรแกรมจะ Update รายการไปลงบัญชีใหถ้ ูกต้อง ส่วนการซื้อสินทรัพย์เพิ่มให้ทาการบันทึกรายการท่ีระบบซื้อ เช่นเดียวกับการซ้ือสินค้าแล้วไปบันทึก รายการสินทรพั ย์ทซี่ อ้ื เพิม่ ที่ระบบสนิ ทรพั ย์ (ดูวธิ กี ารบันทกึ รายการฐานข้อมลู สินทรัพยใ์ น หน่วยการเรียนร้ทู ่ี 5) 2. การบนั ทึกรายการรายวนั ในระบบบัญชีแยกประเภท การบันทึกรายการรายวันในระบบบัญชีแยกประเภทจะบันทึกที่เมนูลงรายวันและผู้ใช้จะต้องเลือก สมุดรายวันท่ีจะบันทึกรายการซึ่งโปรแกรมเตรียมไว้ให้ 5 เล่มได้แก่สมุดรายวันทั่วไป (GJ) สมุดเงินสด- จ่าย (PC) สมุดซื้อเช่ือ (PD) สมุดเงินสดรับ (SC) และสมุดขายเชื่อ (SD) และการบันทึกรายการในระบบ บญั ชแี ยกประเภท มีปมุ่ ฟังก์ชนั ท่ีสาคญั สาหรบั การบันทึกรายการดงั น้ี F2-สมดุล ส่ังให้โปรแกรมทาการคานวณยอดเงินด้านเดบิต และเครดิตให้ดุลกัน โดยจะนา ยอดทที่ าใหด้ ุลไปใส่ทรี่ ายการบัญชีสดุ ทา้ ย F4-ลบบรรทัด ใช้ลบรายการยอ่ ยบรรทัดท่ีไมต่ อ้ งการ F5-พมิ พ์ สั่งพิมพ์ Voucher ใบท่ี ทารายการอยู่ F7-Link ใชส้ าหรับเข้าไปดูเอกสาร ประกอบการลงบัญชีท่ี ทามาจากระบบอ่ืน หรือ เข้าไ ปบัน ทึกเอ กสาร เพ่มิ เติม

157 การบันทึกรายการรายวันในระบบบัญชีแยกประเภทกรณีท่ีมีเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี ผู้ใช้ จะต้องเลือกประเภทของเอกสารให้ถูกต้อง ซ่ึงกลุ่มของเอกสารประกอบการลงบัญชีที่นิยมใช้โดยทั่วไป จะแบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม หลักๆ คือกลุ่มท่ีขึ้นต้นด้วยตัว P กลุ่มนี้จะเกี่ยวข้องกับระบบซ้ือและระบบ เจา้ หน้ี และกลมุ่ ทีข่ ึน้ ตน้ ด้วยตวั S กลมุ่ น้จี ะเกย่ี วข้องกบั ระบบขายและระบบลกู หน้ี ดงั นี้ คาอธบิ ายกลมุ่ P PBILL ใบเสรจ็ รบั เงนิ (ซ้อื :ธุรกิจซือ้ มา-ขายไป) PBILL_VAT ใชส้ าหรับบันทกึ ใบเสรจ็ รับเงิน เม่ือจา่ ยชาระหนค้ี ่าสนิ ค้าใหก้ ับเจ้าหนี้ PINVC_SERV ใบเสร็จรบั เงิน/ใบกากับภาษี (ซือ้ -ธุรกิจบรกิ าร) PINVD_SERV ใชส้ าหรับบันทึกใบเสรจ็ รับเงนิ /ใบกาากบั ภาษี เม่อื จ่ายชาาระหนค้ี า่ บริการให้กับเจา้ หนี้ PINV_PROD ใuบgส่งของ/ใบกากับภาษ-ี สด (ซื้อ-ธุรกิจบรกิ าร) PTAX_353 ใชส้ าหรบั บันทกึ ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี กรณีซ้อื สดของธรุ กจิ บรกิ าร ใบสง่ ของ/ใบกากับภาษ-ี เชอ่ื (ซอ้ื -ธรุ กิจบริการ) ใชส้ าหรับบนั ทกึ ใบส่งของ/ใบแจง้ หนี้ กรณีซือ้ เช่ือของธรุ กิจบรกิ าร ใบสง่ ของ/ใบกากับภาษีสด-เชื่อ (ซอ้ื -ธรุ กิจซื้อมา-ขายไป) ใช้สาหรบั บันทึกรายการซอื้ สด-ซอ้ื เชอ่ื สินค้า (ตง้ั หน้)ี หรอื ค่าใช้จ่ายอ่ืนๆ ใบหักภาษี ณ ท่ีจ่าย (เราหกั เขา) ใชส้ าหรับบนั ทึกเอกสารใบหักภาษี ณ ที่จ่าย คาอธิบายกล่มุ S SBILL ใบเสร็จรับเงิน (ขาย:ธุรกจิ ซอ้ื มา-ขายไป) SBILL_VAT ใชส้ าหรบั บันทกึ ใบเสร็จรบั เงิน เมอ่ื รบั ชาระหนีค้ า่ สินคา้ จากลูกหนี้ SINVC_SERV SINVD_SERV ใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากับภาษี (ขาย-ธุรกจิ บรกิ าร) SINV_PROD ใชส้ าหรับบันทกึ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี เมอื่ รับชาระหน้ีค่าบริการจากลูกหน้ี STAX_353 ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษ-ี สด (ขาย-ธุรกิจบรกิ าร) ใชส้ าหรับบนั ทึกใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี กรณีขายสดของธุรกิจบริการ ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษ-ี เชื่อ (ขาย-ธุรกิจบรกิ าร) ใช้สาหรบั บันทกึ ใบสง่ ของ/ใบแจ้งหนี้ กรณขี ายเช่ือของธุรกิจบริการ ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษีสด-เช่ือ (ขาย-ธุรกิจซอ้ื มา-ขายไป) ใชส้ าหรับบนั ทึกรายการขายสด-ขายเช่ือสินค้า (ต้ังหนี้) หรือรายได้อน่ื ๆ ใบหักภาษี ณ ท่ีจ่าย(เราถกู หัก) ใชส้ าหรับบนั ทกึ เอกสารใบหกั ภาษี ณ ทจี่ า่ ยทเ่ี ราถูกหกั

158 ตวั อยา่ ง การบันทกึ รายการในระบบบญั ชีแยกประเภท 1. บนั ทกึ รายการรายวันแบบไมม่ ีเอกสารประกอบการลงบัญชี ตวั อย่างท่ี 1 วันที่ 30 ส.ค. 60 จ่ายเงินเดือนพนักงาน เป็นเงินสด 10,000 บาท ทาการหักภาษี ณ ท่ีจ่าย พนักงานไว้ 200 บาท หกั เงนิ ประกันสงั คมไว้ 500 บาท ใหบ้ ันทกึ รายการทส่ี มุดเงนิ สดจา่ ย 1) เขา้ ที่ ระบบบัญชี ➠ เปิด Work Flow ➠ ลงรายวนั 2) เลอื ก “สมุดรายวนั เงนิ สดจา่ ย” ทีจ่ ะเข้าไปบันทกึ รายการ 3) ทาการเพม่ิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพ่ิม 4) บนั ทกึ รายละเอียดตามแบบฟอร์มบัญชเี สรจ็ แล้วกดปุ่ม F10-Save เพือ่ เกบ็ ข้อมลู

159 2. การบนั ทึกรายการรายวันแบบมเี อกสารประกอบการลงบญั ชี ตวั อยา่ งท่ี 2 การขายสนิ ค้าเป็นเงินสด วันท่ี 8 ส.ค. 60 ออกใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เลขที่ 002 ให้บริษัท เอเอส จากัด มีรายการสินคา้ คอื Blueray Player จานวน 1 เคร่ือง เครื่องละ 15,500 บาท ให้สว่ นลด 500 บาท 1) เข้าท่ีเมนู ระบบบัญชีแยกประเภท ➠ เปิด Work Flow ➠ ลงรายวัน ➠ สมุดเงินสดรับ ➠ กดปมุ่ OK ➠ F3-เพิม่ เพอื่ เพิม่ รายการ 2) บนั ทกึ วันท่ลี งบัญชี และรายละเอยี ด ➠ กด F7-Link ➠ F3-เพมิ่ ➠ เลอื กกล่มุ ชนดิ เอกสาร SINV_PROD ➠ กด Enter-เลอื ก 3) บันทกึ รายการขายสดสนิ คา้ กดปุม่ F10-SAVE เพอื่ เกบ็ ขอ้ มลู 4) ที่หน้าเอกสารประกอบการลงบัญชี กดปมุ่ F9 หรอื Sum หน้า link ➠ กด Yes 5) ทห่ี นา้ แกไ้ ขรายวนั กดปมุ่ F10-บันทึก ➠ กด Esc-ออก

160

161 ตวั อย่างที่ 3 การซือ้ สินค้าเป็นเงินเช่ือ วันท่ี 12 ส.ค. 60 ได้รับใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหนี้ เลขท่ี 21611 จากบรษิ ัท เฮง เฮง จากัด มรี ายการสนิ ค้าคอื External Harddisk จานวน 8 เครื่อง เครอ่ื งละ 1,800 บาท 1) เข้าท่ีเมนู ระบบบัญชีแยกประเภท ➠ เปิด Work Flow ➠ ลงรายวัน ➠ สมุดซื้อเช่ือ ➠ กดปุม่ OK ➠ F3-เพ่ิม เพือ่ เพม่ิ รายการ 2) บันทึกวันที่ลงบัญชี และรายละเอียด ➠ กด F7-Link ➠ F3-เพิ่ม ➠ เลือกกลุ่มชนิด เอกสาร PINV_PROD ➠ กด Enter-เลอื ก 3) บันทึกรายการขายสดสนิ คา้ กดปุ่ม F10-SAVE เพอื่ เกบ็ ข้อมลู 4) ที่หน้าเอกสารประกอบการลงบญั ชี กดปมุ่ F9 หรอื Sum หนา้ link ➠ กด Yes 5) ทห่ี นา้ แกไ้ ขรายวนั กดปมุ่ F10-บันทึก ➠ กด Esc-ออก

162

163 ตัวอย่างท่ี 4 การรับชาระหนเ้ี ป็นเช็ค วันท่ี 4 ส.ค.60 ออกใบเสร็จรับเงิน เลขท่ี 001 ให้กับบริษัท บีทียูจา กัด เพ่ือรับชาระหนี้ สาหรับ Invoice ขาย เลขที่ 99801 โดยได้รับเช็คธนาคารกรุงไทย สาขาระยอง เลขที่ 4481234 ลงวันท่ี 15/08/58 รบั ชาระเตม็ จานวน 1) เข้าท่ีเมนู ระบบบัญชีแยกประเภท➠ เปิด Work Flow ➠ ลงรายวัน ➠ สมุดเงินสดรับ ➠ กดปุ่ม OK ➠ F3-เพิ่ม เพ่ือเพ่มิ รายการ 2) บันทกึ วันทล่ี งบญั ชี และรายละเอยี ด ➠ กด F7-Link ➠ F3-เพิ่ม ➠ เลอื กกลุ่ม ชนดิ เอกสาร SBILL ➠ กด Enter-เลอื ก 3) บันทกึ รายการรับชาระหน้คี ่าสนิ คา้ กดป่มุ F10-SAVE เพอื่ เกบ็ ขอ้ มูล 4) ท่ีหน้าเอกสารประกอบการลงบัญชี ➠ F3-เพ่ิม ➠ เลือกกลุ่มชนิดเอกสาร CHQ_RCV ➠ กด Enter-เลอื ก 5) บันทกึ รายการรบั เชค็ กดปมุ่ F10-SAVE เพื่อเกบ็ ขอ้ มูล 6) ท่หี นา้ เอกสารประกอบการลงบญั ชี กดปมุ่ F9 หรอื Sum หนา้ link ➠ กด Yes 7) ที่หน้าแก้ไขรายวันแก้ไขช่ือบัญชี “เงินสด” เป็น “เช็ครับรอนาฝาก” กดปุ่ม F10-บันทึก ➠ กด Esc-ออก

164

165 ตัวอยา่ งที่ 5 บนั ทึกรายการรายวันแบบมีเอกสารประกอบการลงบัญชี วนั ที่ 28 ส.ค. 60 จา่ ยค่าน้า คา่ ไฟ ค่าโทรศพั ท์ เปน็ เงินสด - ค่าน้าประปา ได้รับใบส่งของ/ใบกากับกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เลขที่ 1287 เป็นเงิน 2,100 บาท + ภาษมี ูลคา่ เพ่ิม 7% - ค่าไฟฟ้า ได้รับใบส่งของ/ใบกากับกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เลขที่ 8982 เป็นเงิน 3,100 บาท + ภาษมี ูลคา่ เพิ่ม 7% - ค่าโทรศัพท์ ได้รับใบส่งของ/ใบกากับกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (บริการ) เลขท่ี 3894 เป็นเงิน 1,200 บาท + ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% บริษัทฯ หักภาษี ณ ที่จ่าย ไว้ในอัตรา 3% และออกเอกสารภาษี หกั ณ ทจี่ ่ายเลขท่ี 002 1) เข้าท่ี ระบบบญั ชี ➠ เปดิ Work Flow ➠ ลงรายวนั 2) เลอื ก “สมุดรายวนั เงนิ สดจ่าย” ท่จี ะเข้าไปบนั ทึกรายการ

166 3) ทาการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 4) เม่อื อยูท่ ี่หนา้ ต่างบันทกึ รายการรายวัน ให้กดปมุ่ F7-Link 5) ทาการเพมิ่ รายการโดยกดปุ่ม F3-เพิม่ 6) เลือกกล่มุ เอกสารประกอบการลงบัญชี PINV_PROD (บันทกึ คา่ นา้ ประปา) 7) เม่ือบันทึกรายละเอียดของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม F10-บันทึก กจ็ ะกลับมาที่หน้าต่างบนั ทึกเอกสารประกอบการลงบญั ชี เพม่ิ รายการอกี โดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 8) เลือกกลมุ่ เอกสารประกอบการลงบัญชี PINV_PROD (บนั ทกึ ค่าไฟฟ้า) 9) เม่ือบันทึกรายละเอียดของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม F10-บันทึก กจ็ ะกลับมาทีห่ น้าต่างบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี เพิ่มรายการอีกโดยกดปมุ่ F3-เพมิ่ 10) เลือกกลมุ่ เอกสารประกอบการลงบญั ชี PINVC_SERV (บันทกึ ค่าโทรศัพท)์ 11) เมื่อบันทึกรายละเอียดของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม F10-บันทึก กจ็ ะกลับมาท่หี นา้ ต่างบันทกึ เอกสารประกอบการลงบญั ชี เพิม่ รายการอกี โดยกดปุ่ม F3-เพ่มิ 12) เลอื กกล่มุ เอกสารประกอบการลงบญั ชี PTAX_353 (บันทกึ ใบหักภาษี ณ ทจี่ ่าย) 13) เมื่อบันทึกรายละเอียดของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม F10-บันทึก กจ็ ะกลบั มาทห่ี น้าตา่ งบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี 14) กดปมุ่ F9-Sum หนา้ Link โปรแกรมจะทาการวิเคราะหบ์ ญั ชี และลงรายการให้อตั โนมัติ 15) เมื่อกลบั สหู่ นา้ ตา่ งบันทึกรายวัน ซึง่ จะบันทึกเป็นชื่อบญั ชี “ซื้อสด” ให้ลบช่ือบัญชี “ซื้อสด” ออก แล้วแกไ้ ขชือ่ บญั ชคี ่าใชจ้ า่ ยและจานวนเงนิ ใหถ้ กู ต้อง หากต้องการเพ่มิ บรรทดั ใหก้ ดปมุ่ F3-แทรกบรรทัด 16) กดปุ่ม F10-Save เพ่ือเก็บรายการ Vouche

167

168

169 แบบฝกึ ปฏิบตั ทิ ้ายหนว่ ยที่ 7 เรื่อง การบันทกึ รายการรายวนั ตอนท่ี 1 จงตอบคาถามตอ่ ไปนี้ 1. จงอธบิ ายการบนั ทกึ รายการรายวนั ในระบบย่อยแต่ละระบบโดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. จงอธบิ ายการบันทึกรายการรายวันในระบบบญั ชีแยกประเภทโดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ตอนท่ี 2 1. คาส่ัง จงทาเครอื่ งหมาย ✓ หน้าขอ้ ความท่ถี ูกตอ้ ง และทาเครื่องหมาย ✗ หนา้ ขอ้ ความท่ีผิด 1. _____ การบันทึกรายการค้าที่เกิดข้ึนในแตล่ ะวันในระบบย่อย จะต้องเข้าระบบทเี่ กี่ยวข้องแล้วเลือก ใชเ้ มนใู นกลมุ่ Entry Transaction ของระบบนั้นๆ 2. _____ หากซื้อสินค้า ได้รับเอกสารใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหน้ีต้องบันทึกรายการท่ีเมนู ซื้อเชื่อ (สนิ ค้า) 3. _____ หากส่งคืนสนิ ค้าท่ีซื้อเป็นเงินสดต้องบนั ทกึ รายการท่ีระบบเจ้าหน้ี เมนใู บลดหนซี้ อื้ สด (สนิ คา้ ) 4. _____ หากตอ้ งการออกใบสงั่ ซ้อื สินคา้ ต้องบันทึกรายการที่เมนูซือ้ สด (สินค้า) 5. _____ จ่ายค่าอบรมโปรแกรมบญั ชีเปน็ เงนิ สดต้องบันทกึ รายการทเี่ มนซู อ้ื สด (บรกิ าร) 6. _____ การออกใบสงั่ ขายสินค้าต้องทารายการทีเ่ มนูขายสด (สนิ ค้า) 7. _____ การออกเอกสารใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ ค่าอบรมโปรแกรมบัญชีต้องทารายการที่เมนูขายเชื่อ (บริการ) 8. _____ การขายสนิ ค้าเป็นเงินสดจะไดร้ ับเอกสารเปน็ ใบสง่ ของ/ใบกากับภาษ/ี ใบแจ้งหน้ี 9. _____ หากจะออกใบลดหน้ี เนอ่ื งจากคดิ ราคาสินค้าผดิ ตอ้ งทารายการลดหนท้ี ่ีระบบลกู หน้ี 10. _____ การรับชาระหนี้ กรณีที่มีการจัดทาใบวางบิลมาก่อน ขั้นตอนการทาใบเสร็จรับเงินต้องทาการ ค้นใบวางบิลก่อนเพอื่ ตดั ใบวางบิลทไี่ ด้รับชาระเงินแล้ว

170 11. _____ การบนั ทึกเอกสารธนาคาร ถา้ เป็นรายการรบั หรอื ฝากเข้าบัญชีต้องใสค่ า่ W 12. _____ กรณเี ชค็ รบั ยงั ไมร่ ะบเุ งินเขา้ ธนาคารต้องเลือกค่าสถานะเปน็ B 13. _____ กรณเี ชค็ รบั ถ้าในช่องสถานะใส่คา่ P แสดงว่า เช็คผ่าน 14. _____ กิจการสามารถนาใบส่งของที่ได้รับจากเจ้าหนี้มาใช้ในการจัดทาเช็คจ่าย โดยไม่ต้องให้เจ้าหนี้ มาวางบิลกไ็ ด้ 15. _____ การถอนเงินสดจากบัญชีเงินฝากเพ่ือใช้ในกิจการต้องบันทึกรายการที่เมนูบันทึกใบนาฝาก เชค็ เข้าธนาคาร 16. _____ เม่ือมีสินทรัพย์เดิมท่ีเคยสั่งคานวณค่าเสื่อมราคามาแล้วส่วนหนึ่ง จะต้องบันทึกรายละเอียด คา่ เสอื่ มราคาสะสมยกมาของสนิ ทรพั ยไ์ วด้ ว้ ย โดยบนั ทกึ ทเ่ี มนู “เพิ่ม/แกไ้ ขรายการสนิ ทรพั ย์” 17. _____ ถ้าสินทรัพย์นั้นมีราคาซ้ือกับมูลค่าของสินทรัพย์ท่ีจะใช้คานวณค่าเส่ือมไม่เท่ากันจะต้องใส่ ราคาซือ้ จรงิ ไว้ท่ี “มลู คา่ สนิ ทรพั ยท์ ี่ใชค้ านวณค่าเส่ือมราคา” 18. _____ เอกสารท่ีได้จากการบันทึกบัญชีจากระบบ Front End ผู้ใช้งานจะไม่สามารถแก้ไขรายการ ทีร่ ะบบบัญชีแยกประเภทได้ 19. _____ จ่ายค่าโทรศัพท์ได้รบั ใบกากับภาษ/ี ใบแจ้งหน้ี/ใบเสรจ็ รบั เงิน เลขท่ี 2000 เป็นเงนิ 1,000 บาท + VAT7% จะบันทกึ รายการทส่ี มุดรายวนั ท่ัวไป 20. _____ การจ่ายเงินเดือนพนักงาน มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย และหักเงินประกันสังคมบันทึกรายการ ทส่ี มุดรายวันทัว่ ไป 2. ให้ผู้เรียนเปิดโปรแกรม Smartbiz เลือกบริษัทที่เป็นชื่อของผู้เรียนท่ีทาไว้ในกิจกรรมเสริมทักษะ ในหนว่ ยการเรยี นรทู้ ่ี 4 แลว้ ทาการบนั ทึกรายการดงั ต่อไปนี้ รายการค้าเดอื นสงิ หาคม 2560 1 ออกใบเสนอราคา เลขท่ี 001 ให้กบั บริษทั ไทยร่งุ เรือง จากดั มรี ายการสินคา้ คอื Notebook Touch screen จานวน 2 เคร่ือ ง ราคาเครื่อง ละ 25,000 บาท และ External Harddisk จานวน 2 เคร่ือง เครอื่ งละ 4,000 บาท 2 บริษทั ไทยรุ่งเรอื ง จากัด สงั่ ซอ้ื สนิ ค้าตามใบเสนอราคา เลขท่ี 001 ออกใบรับคาส่ังซอ้ื หรือใบสั่งขาย (Sale order) เลขท่ี 001 กาหนดส่งของวนั ท่ี 3 ส.ค. 60 3 ออกใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เลขท่ี 001 ให้บริษัท ไทยรุ่งเรือง จากัด จากการขาย สนิ ค้าเป็นเงนิ สดตามใบส่งั ขาย เลขที่ 001 สง่ สนิ ค้าใหค้ รบ 4 ออกใบเสร็จรบั เงิน เลขที่ 001 ให้กบั บริษทั บีทยี ู จากัด เพ่ือรับชาระหน้ีสาหรับ Invoice ขาย เลขที่ 99801 โดยได้รับเช็คธนาคารกรุงไทย สาขาระยอง เลขท่ี 4481234 ลงวันที่ 15/08/60 รับชาระ เต็มจานวน

171 7 ได้รับใบสั่งซื้อ เลขท่ี 227 จากบริษัท บีทียู จากัด นามาทาใบรับคาสั่งซื้อจากลูกค้า (Sale Order) เลขท่ี 002 มีรายการสินค้า Notebook Touchscreen จานวน 1 เคร่ือง เคร่ืองละ 25,000 บาท และ External Hard disk จานวน 3 เครือ่ ง เคร่อื งละ 4,200 บาทตอ้ งการสินค้าวนั ท่ี 14/08/60 8 ออกใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เลขที่ 002 ให้บริษัท/เอเอส/จากัด มีรายการสินค้า คอื Blueray player จานวน 1 เครือ่ ง เครือ่ งละ 15,000 บาท ให้ส่วนลด 500 บาท 9 นาเงินสดฝากเขา้ บัญชเี งินฝากออมทรัพยข์ องบรษิ ัท จานวน 10,000 บาท ใบนาฝากเลขที่ 001 11 ออกใบส่ังซ้ือเลขที่ 001 ให้บริษัท นาเจริญ จากัด เพ่ือส่ังซื้อ Smart Phone จานวน 2 เคร่ือง เครอ่ื งละ 22,000 บาท ตอ้ งการสินคา้ วนั ท่ี 18/08/60 12 ได้รับใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหน้ี เลขที่ 21611 จากบริษัท เฮง เฮง จากัด มีรายการสินค้า คือ External Harddisk จานวน 8 เครอื่ ง เคร่อื งละ 1,800 บาท 13 จ่ายค่าจัดอบรมสัมมนาให้บริษัทคริสตัล จากัด จานวน 1 ครั้ง มูลค่า 10,000 บาท โดยชาระเป็น เงินสดได้รบั ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี/ใบเสร็จรับเงนิ เลขท่ี 1301 จากผู้ให้บรกิ าร ทาการหักภาษี ณ ท่จี ่ายในอตั รา 3% ตามมาตรา 3 เตรส เอกสารหักภาษี ณ ท่ีจา่ ยเลขที่ 001 (V01 = ค่าอบรม สัมมนา ชนิดสนิ ค้า = ค่าใช้จ่ายอน่ื ๆ กลมุ่ สินค้า = งานบรกิ าร ลงบญั ชี = คา่ อบรมสัมมนา 14 ออกใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหนี้ เลขท่ี 002 ให้กับ บริษัท บีทียู จากัด ตามใบส่ังซ้ือ เลขท่ี 227 ที่สง่ั ซื้อไว้เม่ือวันที่ 7ส.ค. ท้ังน้ี บริษัทฯ สามารถส่งสินค้าได้เฉพาะ External Harddisk จานวน 2 เคร่อื ง 15 ทาใบนาฝากเลขท่ี 002 ฝากเช็คเลขที่ 4481234 ธนาคารกรุงไทย สาขาระยอง ที่ได้รับจากบริษัท บที ียู จากดั เขา้ บญั ชีออมทรพั ย์ของบริษทั ธนาคารคิดคา่ ธรรมเนียม 30 บาท (เชค็ ผา่ น) 18 บริษัท นาเจริญ จากดั นาสินค้าทีส่ ง่ั ซ้ือไวเ้ ม่ือวันที่ 11 ส.ค. ตามใบส่ังซือ้ เลขที่ 001 มาสง่ มีรายการ สินค้าคือ Smart Phone จานวน 2 เครื่อง ได้รับส่วนลด 1% และได้รับ Gift Voucher 500 บาท นามาใชเ้ ปน็ สว่ นลดดว้ ย ได้รับใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหนี้ เลขท่ี 8341 19 ได้รับใบวางบิลเลขที่ 1160 จากบริษัท นาเจริญ จากัด สาหรับเอกสารซ้ือเชื่อที่ยังค้างชาระดังน้ี ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจง้ หนี้ เลขทีอ่ ้างอิง 77101 และ ใบส่งของ/ใบกากับภาษี เลขที่ 8341 นดั ชาระวันที่25/08/60 20 ออกเป็นใบลดหน้ี เลขที่ 001 ให้บริษัท บีทียู จากัด เพื่อรับคืน External Harddisk ท่ีขายตาม ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบแจ้งหนี้ เลขท่ี SI0001/002 เนอื่ งจากสนิ ค้าชารุด จานวน 1 เครอ่ื ง 21 จัดทาใบวางบิลเลขที่ 001 เพื่อไปวางบิลบริษัท บีทียู จากัด สาหรับเอกสารท่ียังค้างชาระ 2 ใบ คือ ใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหน้ี เลขท่ี 002 และ ใบลดหน้ี เลขท่ี 001 นัดชาระวันท่ี 29 ส.ค. 60

172 25 ได้รับใบเสร็จรับเงิน เลขท่ี 2160 จากบริษัท นาเจริญ จากัด จากการชาระหนี้ตามใบวางบิล เลขที่ อา้ งองิ 1160 บรษิ ัทฯ จ่ายโดยโอนเงินจากบัญชบี ัญชีออมทรัพยเ์ ขา้ บญั ชีเจา้ หน้ี จานวน 40,000 บาท ทเ่ี หลอื จ่ายเป็นเช็คเลขท่ี 4567129 ลงวนั ที่ 15/09/60 28 จา่ ยคา่ น้า คา่ ไฟ ค่าโทรศัพท์ เป็นเงนิ สด - ค่าน้าประปา ได้รับใบส่งของ/ใบกากับกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เลขท่ี1287 เป็นเงิน 2,100 บาท + ภาษีมลู ค่าเพม่ิ 7% - ค่าไฟฟ้า ได้รับใบส่งของ/ใบกากับกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เลขท่ี 8982 เป็นเงิน 3,100 บาท + ภาษมี ลู คา่ เพิม่ 7% - ค่าโทรศัพท์ได้รับใบส่งของ/ใบกากับกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (บริการ) เลขที่ 3894 เป็นเงิน 1,200 บาท + ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% บริษัทฯ หักภาษี ณ ที่จ่าย ไว้ในอัตรา 3% และออกเอกสาร ภาษีหัก ณ ทีจ่ ่ายเลขท่ี 002 29 ออกใบเสร็จรับเงิน เลขที่ 002 ให้กับบริษัท บีทียู จากัด เพื่อรับชาระหน้ีตามใบวางบิล เลขที่ 001 โดยลูกหนโี้ อนเงนิ เขา้ บญั ชีออมทรพั ย์ของบรษิ ัท ใบโอนเลขท่ี 001 30 จ่ายเงินเดือนพนักงาน เป็นเงินสด 10,000 บาท ทาการหักภาษี ณ ที่จ่ายพนักงานไว้ 200 บาท หกั เงินประกันสังคมไว้ 500 บาท 3. คาส่ัง ให้ผู้เรียนแต่ละกลุ่ม ช่วยกันกาหนดรายการค้าของบริษัทท่ีสร้างข้ึน ประกอบด้วยรายการ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งกับระบบซอ้ื ระบบขาย ระบบลกู หน้ี ระบบเจา้ หนี้ ระบบเชค็ ระบบสินทรัพย์ และ ระบบ บัญชแี ยกประเภท ระยะเวลา 1 เดือน จานวนไม่นอ้ ยกวา่ 20 รายการ พมิ พ์ใสก่ ระดาษ A4 แล้วทา การบันทึกขอ้ มูลลงในโปรแกรมบญั ชี Smartbiz โดยใชข้ อ้ มูลของบริษัทที่ทาไว้ในกจิ กรรมเสริม ทกั ษะ หน่วยที่ 4 เปน็ ขอ้ มลู เรม่ิ ตน้

173 แบบทดสอบหลังเรยี น หนว่ ยการเรียนรู้ที่ 7 การบนั ทึกรายการรายวัน คาช้แี จง : ให้เลอื กคาตอบท่ีถกู ตอ้ งที่สุดเพยี งขอ้ เดียวและทาเครอื่ งหมายกากบาท (X) ลงในกระดาษคาตอบ 1. หากซอ้ื สนิ ค้าเป็นเงินสด จะไดร้ บั เอกสารในขอ้ ใด ก. ใบลดหน้ี ซือ้ สด ข. ใบเพ่มิ หน้ี ซอ้ื สด ค. ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจ้งหน้ี ง. ใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบเสร็จรบั เงิน 2. หากสนิ คา้ ท่ีซื้อมาชารุดต้องการสง่ คนื เมือ่ โปรแกรมถามวา่ “ตอ้ งการลดจานวน” จะตอ้ งเลอื กข้อใด ก. Yes ข. OK ค. No ง. F10 3. หากขายสินค้าเป็นเงนิ เช่ือ จะตอ้ งออกเอกสารในขอ้ ใด ก. ใบวางบลิ ข. ใบลดหนี้ เงนิ สด ค. ใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหน้ี ง. ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบเสร็จรบั เงิน 4. ออกใบสง่ ของ/ใบแจ้งหนี้ ค่าบริการติดตง้ั ระบบบัญชใี หล้ กู ค้า จะตอ้ งบันทึกรายการทเี่ มนใู ด ก. ใบสั่งขาย (Sale order) ข. Invoice บริการ (ขายสด) ค. Invoice สนิ ค้า (ขายเชื่อ) ง. Invoice บริการ (ขายเช่อื ) 5. พบว่าคดิ ราคาสินคา้ ให้ลูกค้าตามใบสง่ ของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหน้ี เลขที่ 0123 ตา่ ไป 2,000 บาท จะตอ้ ง จดั ทาเอกสาร และบนั ทกึ รายการทเี่ มนูใด ก. 2. ใบเพม่ิ หน้ี สนิ คา้ (ขายเช่ือ) ข. 3. ใบลดหนี้ สินค้า (ขายสด) ค. 5. Invoice สินคา้ (ขายเชอื่ ) ง. ใบเพม่ิ หน้ี สินคา้ (ขายสด)

174 6. สมมติเม่ือวันที่ 3 มกราคม 2557 กิจการจาหน่ายสนิ ค้าเป็นเงินเช่ือ และลูกค้านาเช็คมาชาระหนี้ในวันที่ 5 มกราคม 2557 เป็นเช็คเลขท่ี 1234567 ลงวันท่ี 15 มกราคม 2557 และกิจการนาเช็คไปฝากเข้าธนาคาร วันที่ 16 มกราคม 2557 ถ้าพนักงานบันทึกรายการรับเช็คลงในโปรแกรมบัญชีเมื่อวันที่ 6 มกราคม 2557 จะตอ้ งบันทึกวนั ที่เชค็ /เอกสาร DUE เปน็ วันท่ีเท่าไร ก. 03/01/57 ข. 15/01/57 ค. 05/01/57 ง. 16/01/57 7. เมอ่ื ได้รับชาระคา่ สนิ คา้ จากลูกหนี้เป็นเช็ค จะตอ้ งเข้าไปบันทึกทเ่ี มนูใด ก. เช็ครับ ข. ใบเสร็จสินค้า ค. Invoice สนิ ค้า (ขายเชื่อ) ง. Invoice สนิ คา้ (ขายสด) 8. เม่อื ไดร้ บั ชาระหน้คี า่ เช่าหน้าร้าน จะต้องเข้าไปบันทกึ ทเ่ี มนูใด ก. 3. ใบวางบลิ ข. 4. ใบเสรจ็ บริการ ค. 5. ใบเสรจ็ สนิ คา้ ง. Invoice บริการ (ขายสด) 9. กรณีใดทก่ี ิจการตอ้ งบนั ทึกรายการ ภาษี หัก ณ ทจี่ ่าย ก. ทาใบวางบิลค่าโฆษณา ข. ทาใบวางบิลค่าสินค้า ค. รบั ชาระหน้เี ปน็ เชค็ ตา่ งจงั หวัด ง. รับชาระหนค้ี า่ โฆษณา 10. เม่ือจา่ ยชาระเงินคา่ สนิ ค้าให้เจา้ หน้ี กิจการจะได้รบั เอกสารอะไร ก. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี ข. ใบสง่ ของ/ใบกากับภาษี ค. ใบเสรจ็ รับเงิน ง. ใบลดหน้ี

175 หน่วยท่ี 8 การปรับปรงุ รายการบญั ชแี ละการปดิ บญั ชี 1.สาระสาคญั การปรับปรุงรายการบัญชีเป็นการปรับปรุงจานวนเงนิ ท่ีบันทึกไว้ในบัญชีใหถ้ ูกต้องก่อนการจดั ทางบการเงิน โดยจะทาในวันสิ้นงวดบัญชีหรือกอ่ นปิดบัญชี ซ่ึงการปรับปรุงรายการบัญชีและการปิดบัญชีจะบันทึกทีส่ มุดรายวัน ท่ัวไป และเม่ือผู้ใช้งานตรวจสอบรายการต่างๆ จนเรียบร้อยดีแล้ว จะส่ัง Post รายการ Voucher เข้าบัญชี แยกประเภท แต่เมื่อส่ัง Post รายการแล้ว ผ้ใู ช้จะเข้าไปแก้ไขรายการ Voucher อกี ไม่ได้ ตามประกาศกรมสรรพากร ฉบับท่ี 63 ดังนน้ั กอ่ น Post จงึ ควรตรวจใหแ้ นใ่ จกอ่ นว่าไมม่ ีอะไรต้องแกไ้ ขแล้ว 2. สมรรถนะประจาหนว่ ย 1. แสดงความร้เู กย่ี วกับการปรับปรุงรายการบัญชีและการปดิ บัญชี 2. ประยกุ ตใ์ ชค้ วามรเู้ กีย่ วกับการปรบั ปรุงรายการบัญชีและการปิดบัญชี ในชีวิตประจาวันและ การประกอบอาชพี 3. จดุ ประสงค์การเรียนรู้ จดุ ประสงค์ทั่วไป เพื่อให้ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับการปรับปรุงรายการบัญชีและการปิดบัญชี ตลอดจนมี คุณธรรม จริยธรรม ค่านยิ มและคุณลักษณะอนั พึงประสงค์ดาเนนิ ชีวิตโดยยดึ หลกั ปรัชญาของเศรษฐกจิ พอเพยี ง จุดประสงคเ์ ชิงพฤติกรรม 1. บอกเมนูในการปรับปรงุ รายการบญั ชีและการปิดบัญชไี ด้ 2. อธบิ ายการปรบั ปรงุ รายการบัญชีได้ 3. อธิบายการปดิ บญั ชีได้ 4. อธบิ ายการส่งั Post รายการเขา้ บญั ชีแยกประเภทได้ 5. ปฏิบัตงิ านดว้ ยความมวี นิ ัย ขยัน ซือ่ สตั ย์ รบั ผิดชอบ สภุ าพ ดาเนินชีวติ โดยยดึ หลักปรัชญาของ เศรษฐกิจพอเพียง 4. สาระการเรยี นรู้ 1. เมนูในการปรับปรุงรายการบัญชี และปดิ บญั ชี 2. การปรับปรงุ รายการบญั ชี 3. การปดิ บญั ชี 4. การสั่ง Post รายการเข้าบัญชีแยกประเภท

176 1. เมนใู นการปรับปรงุ รายการบญั ชแี ละปดิ บญั ชี การปรับปรุงรายการบัญชีเป็นการปรับปรุงจานวนเงินท่ีบันทึกไว้ในบัญชีให้ถูกต้อง ก่อนการจัดทา งบการเงินโดยจะทาในวันสิ้นงวดบัญชีหรือก่อนปิดบัญชีซ่ึงการปรับปรุงรายการบัญชี และการปิดบัญชี จะบันทึกท่ีสมุดรายวนั ท่วั ไปโดยใชเ้ มนลู งรายวันในระบบบัญชีแยกประเภท 2. การปรบั ปรุงรายการบัญชี ก่อนทาการปิดบัญชีจะต้องทาการปรับปรุงรายการบัญชีต่างๆ ได้แก่ รายได้รับล่วงหน้า รายได้ ค้างรับ ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย หนี้สูญและหน้ีสงสัยจะสูญ วัสดุสานักงานใช้ไป และ ค่าเส่อื มราคาสินทรพั ย์ โดยจะบนั ทกึ รายการท่ีสมุดรายวันทัว่ ไป ตัวอย่าง การบันทกึ รายการปรับปรงุ บญั ชี ตัวอย่างที่ 1 ตัง้ คา้ งจา่ ยเงินสมทบ ประกนั สังคม สว่ นท่ีบริษัทสมทบให้กบั พนกั งาน 500 บาท 1) เข้าท่ี ระบบบัญชแี ยกประเภท ➠ เปดิ Work Flow ➠ เมนู ลงรายวนั 2) เลือก “สมดุ รายวันท่ัวไป” 3) ทาการเพ่มิ รายการโดยกดปมุ่ F3-เพม่ิ 4) บนั ทกึ รายละเอียดของแบบฟอร์มบญั ชที ีต่ อ้ งการเสร็จแล้วกดปมุ่ F 10-Save เพ่อื เกบ็ ข้อมลู

177 ตวั อยา่ งที่ 2 คานวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ เดือน สงิ หาคม 2560 ในการปรับปรุงค่าเส่ือมราคาสินทรัพย์ โปรแกรมบัญชี Smartbiz จะทาการคานวณค่าเสื่อมราคา สนิ ทรัพย์ และลงบญั ชีทีส่ มดุ รายวันทว่ั ไปใหอ้ ัตโนมัติโดยทาตามข้นั ตอนดงั นี้ 1) เข้าที่ ระบบสินทรพั ย์ ➠ เปิด Work Flow ➠ เมนู สั่งคานวณคา่ เส่ือมราคา 2) กาหนดเดือน และ ปี ท่ีต้องการคานวณคา่ เส่ือมราคาทีห่ น้าต่าง ประมวลผลค่าเสอ่ื ม 3) โปรแกรมจะทาการคานวณค่าเสอ่ื มราคาของสินทรัพยท์ งั้ หมดให้เมอื่ เสรจ็ แลว้ กดปุ่ม OK 4) ค่าเส่ือมราคาสินทรัพย์ที่โปรแกรมคานวณ จะถูกบันทึกไว้ท่ีสมุดรายวันทั่วไปโดยอัตโนมัติ แต่ถ้าจะแก้ไขรายการจะต้องกลับไปแก้ไขท่ีระบบสินทรัพย์ เมนูปรับปรุงรายการค่าเส่ือมท่ีได้จาก การคานวณ

178 3. การปิดบัญชี 3.1 การปิดบัญชีภาษซี ือ้ -ภาษีขาย การปิดบัญชีภาษีซ้ือและภาษีขายเข้าบัญชีลูกหนี้สรรพากรหรือเจ้าหน้ีสรรพากร หากภาษีขาย สูงกว่าภาษีซื้อกิจการจะต้องนาส่งส่วนต่างระหว่างภาษีขายกับภาษีซื้อ แต่ถ้าภาษีซื้อสูงกว่าภาษีขายกิจการ สามารถขอคนื ภาษีหรอื ขอเครดติ ภาษไี ว้ใช้ในเดือนถัดไป 1) มลู ค่าภาษขี ายเรยี กดูจากรายงานภาษขี ายรวมยน่ื เพม่ิ เตมิ ทร่ี ะบบภาษีมูลค่าเพิม่

179 2) มูลค่าภาษีซอ้ื เรยี กดูจากรายงานภาษีซื้อรวมย่นื เพ่มิ เตมิ ที่ระบบภาษมี ูลคา่ เพ่มิ

180 3) ทาการบนั ทึกบญั ชที ่ี ระบบบัญชีแยกประเภท ➠ บนั ทกึ รายการและปิดบัญชี ➠ บนั ทึก รายการรายวนั หรือ เปิด work flow ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠ ลงรายวนั ➠ สมดุ รายวันทั่วไป ดงั น้ี (1) กรณภี าษขี ายมากกวา่ ภาษีซ้อื (ตอ้ งนาสง่ ภาษีให้สรรพากร) Dr. ภาษีขาย xxx Cr.ภาษซี อ้ื xxx เจา้ หนสี้ รรพากร xxx (2) กรณีภาษีซอื้ มากกว่าภาษีขาย (ขอคนื ภาษี) Dr. ภาษขี าย xxx ลกู หนสี้ รรพากร xxx Cr.ภาษซี ้อื xxx 3.2 การปิดบัญชสี ินคา้ คงเหลอื แบบ Periodicและบัญชรี ายได้-คา่ ใช้จา่ ย เมื่อผู้ใช้งานบันทึกรายวันต่างๆ เสร็จแล้ว หากจะปิดบัญชีสินค้าคงเหลือในกรณีบันทึกบัญชี แบบ Periodic ปิดบัญชีรายได้-ค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกาไร -ขาดทุน ก็ให้โปรแกรมทาการปิดบัญชี โดยมขี ั้นตอนดงั นี้ 1) เข้าท่ี เมนูระบบบัญชี ➠ บันทึกรายการและปิดบัญชี ➠ บันทึกรายการรายวัน หรือ เปดิ Work Flow ระบบบัญชแี ยกประเภท ➠ ลงรายวนั 2) เลือก “สมดุ รายวนั ” ท่จี ะเข้าไปบนั ทกึ รายการ (สมดุ รายวันท่วั ไป) 3) ทาการเพ่ิมรายการโดยกดปุ่ม F3-เพม่ิ 4) ใส่คา่ “C” ทช่ี อ่ ง Type ซ่ึงหมายถงึ Voucher ประเภท ปิดบัญชี 5) ใส่วนั ที่ของการปิดบัญชี เช่น ปิดบญั ชีเมอ่ื สิ้นปี ให้ใส่วนั ท่ี 31/12/XX หรอื ถา้ ปดิ บัญชที กุ เดอื นก็ ใหใ้ ส่วนั ที่ของเดือนนั้น เช่น 30/08/60

181 6) จากนน้ั โปรแกรมจะให้เลือกรปู แบบการปดิ บัญชีซงึ่ มีให้เลือก 6 หวั ข้อ คอื แบบท่ี 1 ปดิ สนิ ค้าคงเหลอื ปลายงวด (กรณPี eriodic) แบบท่ี 2 ปดิ บญั ชีวสั ดุสน้ิ เปลอื ง แบบที่ 3 ปิดเฉพาะบัญชีรายไดก้ ็คือ ใหโ้ ปรแกรมช่วยรวมยอดจาก Voucher ใบอ่นื ๆ ทีอ่ ยู่ใน งวดบัญชที ร่ี ะบุแตด่ ึงมาเฉพาะ “หมวดบัญชีรายได้” ที่กาหนดไวใ้ นผงั บัญชี แบบท่ี 4 ปิดเฉพาะบัญชคี ่าใชจ้ า่ ยคล้ายแบบท่ี 2 แตด่ ึงมาเฉพาะ “หมวดบญั ชคี ่าใชจ้ ่าย” แบบท่ี 5 ปิดทั้งบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย คือ การรวบรายการท้ังแบบที่ 2 และแบบที่ 3 มาอยูใ่ น Voucher ใบเดยี วกนั แบบท่ี 6 ต้องการลงรายการเอง มีไว้ในกรณีท่ีต้องการปิดบัญชีเองหรือบันทึกรายการ ปดิ บญั ชีอ่ืนๆ เพ่มิ เติม เช่น บนั ทึกจ่ายเงินปันผล บันทึกตัง้ ค้างจา่ ยภาษีนติ บิ คุ คล 7) เม่ือเลือกตัวเลือกตามทีต่ ้องการแลว้ โปรแกรมจะทาการปิดบัญชีท้ังหมดในรอบบญั ชีท่ีระบุมา ให้เม่ือได้รายการเสร็จเรียบรอ้ ยแลว้ กดปมุ่ F10-Save เพ่อื เก็บรายการปิดบัญชนี ี้

182

183 3.3 การปดิ บญั ชกี าไร-ขาดทนุ สุทธิ เข้าบัญชีกาไร-ขาดทนุ สะสม การปิดบัญชีกาไร-ขาดทุนสุทธิเข้าบัญชีกาไร-ขาดทุนสะสม จะดูตัวเลขกาไร-ขาดทุนสุทธิจาก การปดิ บญั ชีรายไดแ้ ละคา่ ใชจ้ ่าย ซึ่งตัวเลขน้จี ะอยู่ด้านเดบติ หรือเครดิตกไ็ ด้ ทาการบันทึกบัญชีที่ ระบบบัญชีแยกประเภท ➠ บันทึกรายการและปิดบัญชี ➠ บันทึก รายการรายวัน หรอื เปดิ Work Flow ระบบบัญชีแยกประเภท ➠ ลงรายวัน ➠ สมุดรายวันทัว่ ไป การปิดบญั ชีกาไร-ขาดทุนสุทธิน้ีจะทาหลังจากการปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย ดงั น้ันจึงต้องระบุ ค่า “Type” ให้เป็น “C” ระบุเดือนปีที่ปิดบัญชี และเลือกหัวข้อการปิดบัญชี “ต้องการลงรายการเอง” แล้ว บนั ทกึ บญั ชี ดงั นี้ 1) กรณมี กี าไรสุทธิ Dr. กาไรสุทธิประจาปี xxx Cr.กาไรสะสม xxx 2) กรณีขาดทุนสุทธิ Dr.กาไรสะสม xxx Cr.กาไรสทุ ธิประจาปี xxx

184 3.4 การยกเลกิ การปดิ บญั ชี การยกเลิกการปิดบัญชีทาเหมือนการลบ Voucher ทั่วไป ก็คือ เข้าไปที่เมนู “ลงรายวัน” สมดุ รายวนั ท่ัวไป และเล่อื นแถบสวา่ งไปยงั Voucher ปิดงวด แลว้ กดปมุ่ F4-ลบ (ถ้า Voucher ปิดบัญชีใบนั้นถูกสั่ง Post แล้ว จะลบรายการปิดบัญชีไม่ได้ ดังนั้น Voucher ปิดบัญชีและ Voucher ที่บันทึกรายการทั้งหมด ให้ระบุรูปแบบการ Post เป็น I คือ ยังไม่ Post รายการ เพื่อที่วา่ หากรายการในรอบบญั ชที ปี่ ิดยงั ไม่ถกู ตอ้ ง จะไดย้ กเลกิ การปิดบญั ชี และเขา้ ไปแก้ไขรายการได้) 4. การสง่ั Post รายการเข้าบญั ชแี ยกประเภท การสั่ง Post รายการเขา้ บญั ชีแยกประเภท สามารถทาได้ 2 แบบ คอื 1. สั่ง POST รายการบัญชีที่เป็นช่วง (BATCH) เม่ือผู้ใช้งานตรวจสอบรายการต่างๆ จนเรียบร้อย ดีแล้ว จะสั่ง Post รายการ Voucher ก็ให้เข้าท่ีระบบเมนู ระบบบญั ชี ➠ ฐานข้อมูล ➠ Post รายการเข้า บญั ชีแยกประเภท ซ่งึ สามารถสั่ง Post Voucher ได้ครั้งละหลายๆ ใบ 2. สั่ง Post รายการบัญชี นอกจากการสั่ง Post รายการที่เมนูแล้วยังสามารถเลือก Post รายการ บัญชีเป็นใบๆ ได้โดยเข้าไปที่ Voucher ใบท่ีต้องการ และเปลี่ยนรูปแบบการ Post เป็นค่า “ว่าง” ข้อสาคัญคือ เม่ือส่ัง Post รายการแล้ว ผู้ใช้จะเข้าไปแก้ไขรายการ Voucher อีกไม่ได้แล้ว ตามประกาศ สรรพากร ฉบบั ที่ 63 ดงั น้ัน กอ่ น Post จงึ ควรตรวจให้แน่ใจก่อนว่าไมม่ ีอะไรตอ้ งแก้ไขแลว้

185 แบบฝกึ ปฏิบัตทิ ้ายหนว่ ยท่ี 8 เรือ่ ง การปรับปรุงรายการบญั ชี และการปดิ บญั ชี ตอนที่ 1 จงตอบคาถามตอ่ ไปนี้ 1. จงบอกเมนใู นการปรับปรงุ รายการบัญชี และการปิดบัญชีโดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. จงอธบิ ายการปรบั ปรงุ รายการบัญชโี ดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. จงอธบิ ายการปดิ บัญชโี ดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. จงอธิบายการสัง่ Post รายการเขา้ บัญชแี ยกประเภทโดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

186 ตอนท่ี 2 1. คาสง่ั จงทาเครอ่ื งหมาย ✓ หน้าข้อความท่ีถกู ตอ้ ง และทาเครื่องหมาย ✗ หนา้ ขอ้ ความที่ผิด 1. _____ การตัง้ ค่าใชจ้ ่ายคา้ งจ่าย จะบันทึกรายการที่สมุดรายวนั ทั่วไป 2. _____ ถ้าในระหว่างงวดบัญชีกิจการบันทึกรายได้ค่าบริการรับล่วงหนา้ ไว้ เมื่อปิดงวดบัญชีจะต้องเข้า บนั ทกึ รายการปรับปรุงที่ระบบขาย (บรกิ าร) 3. _____ การคานวณคา่ เส่ือมราคาสินทรพั ย์โดยให้โปรแกรมคานวณให้อัตโนมตั ิ ถา้ สง่ั ผดิ สามารถแก้ไข รายการได้ที่สมุดรายวันทว่ั ไป 4. _____ การปิดบัญชีภาษีซ้ือจะบันทึกรายการที่สมุดรายวันซื้อ 5. _____ การปิดบญั ชีภาษขี ายจะบันทึกรายการทสี่ มุดรายวนั ขาย 6. _____ การปิดบญั ชีรายได้จะบันทกึ รายการทส่ี มุดรายวันรบั เงนิ 7. _____ การปิดบัญชคี า่ ใช้จ่ายจะบนั ทกึ รายการทสี่ มุดรายวนั จา่ ยเงิน 8. _____ การปิดบญั ชีสนิ คา้ คงเหลอื จะบันทึกรายการท่ีสมดุ รายวนั ทั่วไป 9. _____ การปดิ บัญชกี าไร-ขาดทุนจะต้องเลอื กแบบ “ต้องการลงรายการเอง” 10._____ เมื่อส่งั Post รายการแลว้ ผูใ้ ช้จะเข้าไปแก้ไขรายการ Voucher อีกไมไ่ ด้ ตามประกาศ สรรพากร ฉบบั ท่ี 63 2. คาสั่ง จงปฏบิ ตั ดิ ังตอ่ ไปนี้ 1. ให้ผู้เรียนเปิดโปรแกรม Smartbiz เลือกบริษัทท่ีเป็นช่ือของผู้เรียนที่ทาไว้ในกิจกรรมเสริมทักษะหน่วย การเรยี นรู้หนว่ ยท่ี 4 แลว้ จัดทารายการดงั ตอ่ ไปนี้ 2560 ส.ค. 31 ปรับปรงุ รายการคา้ งรับ–ค้างจา่ ยตา่ งๆ และปดิ บญั ชี โดยบันทกึ รายการทส่ี มุดรายวนั ให้ถูกตอ้ ง 1. บริษัทฯ ออกเงินสมทบประกันสังคมให้พนักงาน ยอดเงิน 500 บาท ให้ต้ังค้างจ่ายไว้ก่อนเพ่ือรอนาส่ง เงินสมทบทัง้ ส่วนของพนกั งาน และสว่ นของบรษิ ัทฯ ในเดือนถัดไป 2. คานวณค่าเสือ่ มราคาสนิ ทรพั ย์ เดือน สิงหาคม 2560 (ใหโ้ ปรแกรมคานวณและบันทึกบญั ชใี หอ้ ตั โนมตั ิ) 3. ปิดบัญชีภาษีซ้ือ และภาษีขาย เดือน สิงหาคม 2560 หากมีการขอคืนภาษี ให้ทาการต้ังลูกหน้ี กรมสรรพากรเอาไว้ เพื่อทาการขอคืนภาษีในเดือนถัดไป แต่ถ้ามีภาษีท่ีต้องนาส่งให้ทาการตั้งเจ้าหน้ี สรรพากรเอาไวเ้ พอ่ื รอการนาสง่ และชาระเงนิ ค่าภาษีในเดือนถัดไป 4. บันทกึ ปดิ มูลค่าสนิ คา้ คงเหลือตน้ งวด และบันทกึ มูลคา่ สินคา้ คงเหลอื ปลายงวด 5. ทาการปดิ บัญชี รายได้-ค่าใชจ้ า่ ย เข้าบัญชกี าไรสุทธิ 6. ทาการปดิ บัญชี กาไรขาดทนุ สุทธิเข้าบญั ชกี าไรสะสม 3. คาสั่ง ให้ผูเ้ รยี นแตล่ ะกล่มุ ช่วยกนั กาหนดรายการปรบั ปรุงบัญชี และปดิ บญั ชี พิมพใ์ สก่ ระดาษ A4 แล้ว ทาการบนั ทึกขอ้ มลู ลงในโปรแกรมบญั ชี Smartbiz โดยใชข้ ้อมูลของบริษทั ทท่ี าไว้ในกจิ กรรม เสริม ทกั ษะหนว่ ยการเรยี นรู้ที่ 4 เป็นข้อมลู เรมิ่ ตน้

187 แบบทดสอบหลังเรยี น หน่วยการเรียนรทู้ ่ี 8 การปรบั ปรงุ รายการบัญชี และการปดิ บญั ชี คาช้แี จง : ให้เลือกคาตอบทีถ่ กู ต้องทีส่ ุดเพียงข้อเดยี วและทาเครอ่ื งหมายกากบาท (X) ลงในกระดาษคาตอบ 1. การปรับปรงุ รายการค่าใช้จา่ ยค้างจา่ ย จะตอ้ งเลอื กใช้เมนูของระบบใด ก. ระบบซื้อ ข. ระบบขาย ค. ระบบบัญชีแยกประเภท ง. ระบบบริหารสินค้าคงคลงั 2. การปรับปรงุ รายการค่าใช้จา่ ยจ่ายลว่ งหน้า จะตอ้ งเลอื กใช้สมดุ รายวันเล่มใด ก. สมดุ รายวนั ทว่ั ไป ข. สมุดรายวันรับเงนิ ค. สมดุ รายวนั ซอื้ ง. สมุดรายวนั ขาย 3. การปรบั ปรงุ รายการรายได้รบั ล่วงหน้า จะต้องเลอื กใช้เมนูของระบบใด ก. ระบบบัญชแี ยกประเภท ข. ระบบซ้ือ ค. ระบบขาย ง. ระบบเจา้ หนี้ 4. การตัง้ รายการคา้ งจ่ายเงินสมทบกองทนุ ประกันสงั คม จะต้องเลือกใชส้ มุดรายวันเล่มใด ก. สมดุ รายวนั ขาย ข. สมุดรายวันจ่ายเงนิ ค. สมุดรายวันรบั เงนิ ง. สมุดรายวันทั่วไป 5. การคานวณคา่ เส่อื มราคาสินทรพั ย์ โดยใหโ้ ปรแกรมคานวณให้อตั โนมตั ิ โปรแกรมจะบนั ทึกรายการค่าเส่อื ม ไวท้ ส่ี มดุ รายวนั ในขอ้ ใด ก. สมดุ รายวนั ซื้อ ข. สมุดรายวันขาย ค. สมุดรายวนั ท่วั ไป ง. สมดุ รายวันรบั เงิน

188 6. การปดิ บญั ชีภาษซี ื้อ-ภาษีขาย จะตอ้ งเรยี กดูมูลค่าภาษีซื้อจากระบบใด ก. ระบบซื้อ ข. ระบบบญั ชแี ยกประเภท ค. ระบบภาษมี ลู ค่าเพ่ิม ง. ข้อ 1. และ ข้อ 2. ถูก 7. การปิดบญั ชีภาษีซ้ือ-ภาษีขาย กรณที ภี่ าษซี ื้อมากกวา่ ภาษขี าย จะบนั ทึกบัญชอี ยา่ งไร ก. Dr. ภาษขี าย xx Dr. ลูกหน้สี รรพากร xx Cr. ภาษีซื้อ xx ข. Dr. ภาษีซือ้ xx Dr. ลูกหนส้ี รรพากร xx Cr. ภาษขี าย xx ค. Dr. ภาษีซอื้ xx Dr. เจา้ หนส้ี รรพากร xx Cr. ภาษขี าย xx ง. Dr. ภาษีขาย xx Cr. ภาษซี ้ือ xx Cr. เจา้ หนีส้ รรพากร xx 8. การปิดบัญชีสนิ คา้ คงเหลอื กรณีบันทกึ บัญชีแบบ Periodic โดยใหโ้ ปรแกรมลงรายการอัตโนมัติ จะตอ้ งใสค่ ่า อะไรในชอ่ ง Type ก. A ข. N ค. C ง. X 9. การปิดบญั ชี จะต้องทาท่สี มุดรายวนั เล่มใด ก. สมุดรายวนั ท่ัวไป ข. สมุดรายวันขาย ค. สมุดรายวนั ซอ้ื ง. สมุดรายวนั รับเงนิ 10. การปิดบญั ชีกาไร-ขาดทนุ สุทธิ เข้าบัญชีกาไรสะสม กรณีมีกาไรสทุ ธิ จะบันทกึ บญั ชอี ยา่ งไร ก. Dr. กาไรสะสม xx Cr. กาไรสทุ ธปิ ระจาปี xx ข. Dr. กาไรสทุ ธปิ ระจาปี xx Dr. รายได้จากการขาย xx

189 Cr. กาไรสะสม xx ค. Dr. กาไรสะสม xx xx xx Cr. ทุนจดทะเบียน xx Cr. กาไรสุทธปิ ระจาปี ง. Dr. กาไรสุทธิประจาปี xx Cr. กาไรสะสม

190 หนว่ ยท่ี 9 การออกรายงานและการจดั ทางบการเงิน 1.สาระสาคัญ เมื่อบันทึกรายการในแต่ละวันเรียบร้อยแลว้ โปรแกรม Smartbiz Accounting จะมกี ารประมวลผลเพื่อออก รายงาน และงบการเงินให้อัตโนมัติ ผู้ใช้งานควรพิมพ์รายงาน เพ่ือช่วยในการตรวจสอบรายการออกมาดว้ ย และเม่ือ ตรวจสอบเรยี บร้อยแลว้ ก็ควรสัง่ พิมพ์เพ่ือเกบ็ ไวเ้ ป็น Hard copy เผ่ือไว้ด้วย ซงึ่ โปรแกรมได้เตรียมเครื่องมือเพือ่ ช่วย ในการดู และพิมพ์รายงานตา่ งๆ ไว้ หลายอยา่ ง เช่น การ Lock ข้อความในแนวคอลัมน์ และแนวนอน ให้คงท่ี หรือการ แสดงลายกระดาษเพื่อชว่ ยในการดรู ายงานทม่ี ีขอ้ มลู ในแนวยาวทาใหก้ ารดรู ายงานงา่ ยขน้ึ เป็นต้น 2. สมรรถนะประจาหนว่ ย 1. แสดงความรูเ้ ก่ยี วกบั การพิมพร์ ายงาน และงบการเงนิ 2. ประยุกต์ใช้ความรู้เก่ียวกับการพิมพ์รายงาน และงบการเงินในชีวิตประจาวัน และการประกอบ อาชพี 3. จุดประสงค์การเรยี นรู้ จดุ ประสงคท์ ่ัวไป เพื่อให้ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจเก่ียวกับการออกรายงานและการจัดทางบการเงิน ตลอดจนมี คณุ ธรรม จรยิ ธรรม คา่ นยิ มและคณุ ลกั ษณะอันพงึ ประสงคด์ าเนนิ ชวี ิตโดยยดึ หลักปรชั ญาของเศรษฐกจิ พอเพียง จุดประสงคเ์ ชิงพฤตกิ รรม 1. อธิบายรายงานของระบบตา่ งๆ ได้ 2. อธิบายเครอื่ งมอื ที่ใชใ้ นการดูและพิมพ์รายงานได้ 3. อธบิ ายการพมิ พ์รายงาน และงบการเงนิ ออกทางจอภาพได้ 4. อธิบายการพมิ พร์ ายงาน และงบการเงินออกเปน็ ไฟลไ์ ด้ 5. อธบิ ายการพิมพร์ ายงาน และงบการเงนิ ออกทางเครื่องพิมพไ์ ด้ 6. ปฏบิ ัตงิ านดว้ ยความมวี นิ ยั ขยนั ซอ่ื สัตย์ รบั ผิดชอบ สภุ าพ ดาเนนิ ชีวิตโดยยึดหลักปรัชญาของ เศรษฐกิจพอเพยี ง 4. สาระการเรียนรู้ 1. รายงานของระบบต่างๆ 2. เคร่ืองมือทใ่ี ช้ในการดูและพิมพ์รายงาน 3. การพมิ พ์รายงาน และงบการเงินออกทางจอภาพ 4. การพมิ พ์รายงาน และงบการเงินออกเป็นไฟล์ 5. การพมิ พ์รายงาน และงบการเงนิ ออกทางเครอ่ื งพมิ พ์ 1. รายงานของระบบต่างๆ

191 เมื่อผู้ใช้งานบันทึกรายการในแต่ละวันเรียบร้อยแล้วควรพิมพ์รายงาน เพ่ือช่วยในการตรวจสอบ รายการออกมาด้วย และเมื่อตรวจสอบรายงานเรียบร้อยแล้ว ก็ควรพิมพ์รายงานเพื่อเก็บไว้เป็น Harddisk Copy เผอ่ื ไว้ดว้ ย รายงานทมี่ ีใหใ้ นระบบจะแบ่งเปน็ 3 ประเภทหลักๆ ไดแ้ ก่ 1) รายงานเพื่อการตรวจสอบรายการเอกสาร เพ่ือใช้ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร และ เก็บเปน็ สาเนากระดาษไว้ เป็นการ Backup หลงั จากบันทึกรายการเขา้ ไปแลว้ 2) รายงานเพอ่ื การติดตามงาน เชน่ รายการสินคา้ ค้างรับ รายงานสนิ คา้ ค้างส่ง 3) รายงานเพื่อการวิเคราะห์ จะเป็นรายการที่เกิดจากการรวมยอดจากหลายๆ เอกสาร เพ่ือนามา ใช้เปน็ ข้อมลู ประกอบในการบริหารงาน หรอื วางแผนในอนาคต 1.1 รายงานของระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลัง 1.1.1 รายงานเพื่อการตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานของระบบบริหารสินค้าคงคลัง มีให้ เลอื กพิมพห์ ลายรายงานในทน่ี ขี้ อเลือกบางรายงานทใี่ ชบ้ ่อยๆ ดงั น้ี 1) รายงานสินค้าและวัตถุดิบแบบ FIFO รายงานน้ีเป็นการควบคุมปริมาณท่ีรับเข้า และจ่ายออกซึ่งในตัวรายงานจะแสดงให้ทราบว่า มีปริมาณสินค้าและวัตถุดิบท่ีรับเข้าและจ่ายออกไปเป็น เท่าใด และปริมาณท่ีคงเหลืออยู่ยังคงมีเท่าใด โดยจะคานวณ สินค้า/วัตถุดิบและต้นทุนโดยใช้หลักการว่า ถ้าซ้ือเข้ามาก่อนก็จะตัดสินค้าและวัตถุดิบน้ันออกไปก่อนตามลาดับ โดยจะแสดงให้เห็นวันท่ีของรายการ ที่เกิดข้ึน และเลขที่ใบสาคัญรับและใบสาคัญจ่าย นอกจากน้ียังบอกให้ทราบถึงต้นทุนต่อหน่วยของสินค้า และต้นทุนรวมทงั้ หมดดว้ ย 2) รายงานสินค้าและวัตถุดิบแบบ Average รายงานนี้เป็นการควบคุมปริมาณ สินค้าที่รับเข้าและจ่ายออกเช่นเดียวกับรายงานแบบ FIFO เพียงแต่จะแตกต่างกันที่ วิธีคานวณราคาสินค้า ที่ต่างออกไป ส่วนรายละเอียดที่แสดงให้เห็นในรายงานจะมีเหมือน กัน โดยจะคานวณสินค้า/วัตถุดิบ รวมท้ังต้นทุนด้วยวิธีเฉลี่ยจากการซื้อและการขายทุกครั้ง โดยจะแสดงให้เห็นเลขท่ีของใบสาคัญรับ-จ่าย ของแต่ละวันท่ีมีการรับสินค้าเข้า และจ่ายออกพร้อมท้ังแสดงต้นทุนของสินค้าต่อหน่วยและต้นทุนเฉล่ีย ทั้งหมดดว้ ย 3) รายงานสินค้าและวัตถุดิบ ดูเฉพาะจานวนสินค้า รายงานนี้เป็นการควบคุมปริมาณ สินค้ารับเข้าและจ่ายออกเช่นเดียวกับแบบ FIFO, Average แต่ต่างกันตรงท่ีรายงานสินค้าน้ีจะแสดง เฉพาะปริมาณสินค้าที่รับเข้าและจ่ายออก และปริมาณสินค้าคงเหลือโดยจะแสดงให้เห็นวันที่ของรายการ ที่เกิดข้ึนและเลขที่ของใบสาคัญรับ – สาคัญจ่าย ไม่แสดงราคาต้นทุนต่อหน่วยของสินค้าและราคาทุนรวม ของสินคา้ 4) รายงานสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือแยกหรือรวมคลัง รายงานน้ีเป็นการแสดงปริมาณ สินค้าคงเหลือในช่วงเวลาท่ีตอ้ งการจะทราบซ่ึงผใู้ ช้จะทราบ วัน เดอื น ปี ของเอกสารจากใบสาคัญรับและจ่าย

192 โดยจะแสดงปริมาณที่รับหรือจ่ายในแต่ละเอกสาร ส่วนราคา ต้นทุนหรือต้นทุนเฉล่ียและต้นทุนรวม ในรายงานสนิ คา้ แบบแยกหรอื รวมคลังจะไม่แสดงในรายงานนี้ 5) รายงานสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือตามคลังต่างๆ รายงานนี้จะแสดงให้ทราบถึง ยอดคงเหลือของสินค้าและวัตถุดิบตามคลังต่างๆ ที่มีอยู่ โดยจะแสดงชื่อสินค้า รหัสสินค้าและ ยอดคงเหลือของสินค้าท่ีมีเหลืออยู่ตามคลังต่างๆ รวมท้ังจะแสดงมูลค่าคงเหลือ และราคาต่อหน่วยให้ ทราบด้วย 6) รายงานมูลค่าสินค้าคงเหลือ รายงานนี้เป็นการแสดงปริมาณยอดคงเหลือสินค้า และวัตถุดิบ ซ่ึงจะแสดงชื่อสินค้า รหัสสินค้า ยอดคงเหลือของสินค้าตามหน่วยนับมาตรฐานที่ได้บันทึก ยอดยกมาของสินคา้ จานวนสินค้าท่ซี อ้ื เขา้ จานวนสินค้าท่ขี ายออก ปรมิ าณสินค้าท่ีปรับปรุงแล้ว ยอด คงเหลอื ของสินค้า มูลคา่ ยกมาของสินค้า มูลคา่ สินค้าท่ีขายไดแ้ ละมลู ค่าคงเหลอื ทัง้ สิ้น 1.1.2 รายงานเพอ่ื การติดตามงาน ได้แก่ 1) รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามสินค้า เป็นรายงานท่ีแสดงปริมาณสินค้าที่ยังไม่จัดส่ง ให้ลูกค้า ซึ่งจะทาให้ผู้ประกอบการทราบว่ามีสินค้าและวัตถุดิบชนิดใดบ้างที่ถึงกาหนดส่งและยังไม่จัดส่ง ให้ลูกค้าโดยรายงานจะแสดงให้ทราบวันท่ีถึงกาหนดส่งสินค้า เลขที่ของใบรับคาสั่งขาย ชื่อลูกค้า ยอดสัง่ ซ้อื จานวนท่ีค้างส่ง และหน่วยนบั มาตรฐานในใบรับคาสงั่ ซื้อ 2) รายงานสินค้าค้างรับแยกตามสินค้า เป็นรายงานการท่ีแสดงรายงานสินค้าค้างรับ แบบแยกตามสินค้าจะทาให้ทราบถึงวันท่ีถึงกาหนดรับสินค้า เลขท่ีใบสั่งซื้อ บริษัทผู้จาหน่าย ปริมาณ สนิ คา้ ทีส่ ่งั ซ้อื ปริมาณสนิ ค้าค้างรบั และหนว่ ยนบั มาตรฐานในการส่ังซ้อื สนิ ค้า 3) รายงานสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือ ค้างรับ/ค้างส่งและต้นทุนเฉล่ีย เป็นรายงาน ท่ีแสดงให้ทราบความเคล่ือนไหวของสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือทั้งแบบค้างรับและค้างส่ง รวมทั้งแสดง ต้นทุนเฉล่ียให้ทราบด้วย รายละเอียดท่ีผู้ใช้จะทราบได้จากรายงานน้ี คือ ช่ือสินค้า รหัสสินค้า ปริมาณ คงเหลือ หน่วยนับมาตรฐาน ราคาต่อหน่วย มูลค่าคงเหลือทั้งส้ิน จานวนสินค้าค้างรับ จานวนสินค้าค้างส่ง และยอดเงินสทุ ธทิ ัง้ สิน้ ซ่ึงการตรวจสอบสินค้าค้างรบั /คา้ งสง่ น้ี ผูใ้ ชส้ ามารถเลือกดตู ามท่ตี อ้ งการได้ 1.1.3 รายงานเพื่อการวเิ คราะห์ รายงานที่แนะนามดี ังนี้ 1) รายงานสินค้าและวัตถดุ ิบท่ีใหก้ าไรหรอื มูลค่าขายสงู เรียงลาดับ เป็นรายงานทแี่ สดงการ วเิ คราะห์สนิ ค้าและวตั ถดุ บิ ท่ีสรา้ งกาไรหรือมปี ริมาณการจาหน่ายสูงสดุ ซึ่งสามารถเลอื ก การ แสดงรายงานตามลาดับได้ตงั้ แต่ลาดับที่ 1 ถึงลาดับที่ 10 หรอื ต้องการให้แสดงทุกลาดับของสินค้า ท่ี สนใจ หรือของสนิ คา้ ทั้งหมดก็ไดโ้ ดยรายงานจะแสดงให้ทราบช่ือสินค้า รหัสสินค้า หนว่ ยนับมาตรฐาน ปริมาณ สนิ ค้าท่จี าหนา่ ยไป มลู ค่าการจาหนา่ ยต้นทุนขายและกาไรขน้ั ตน้ ซ่งึ สามารถดไู ด้ทงั้ ทีค่ ดิ เปน็ จานวน เงิน หรือ คดิ เปน็ เปอร์เซน็ ต์

193 2) รายงานสินค้าที่ไม่มีการขาย รายงานน้ีเป็นการแสดงรายงานสินค้าที่ไม่มีการขาย โดยจะแสดงเฉพาะสินค้าที่มียอดคงคลังเท่าน้ัน หากสินค้าใดที่ไม่มียอดคงเหลืออยู่รายงานน้ีจะไม่แสดง รายการให้เห็นเลย แม้ว่าจะเป็นสินค้าท่ีไม่มีการขายก็ตาม โดยรายงานจะแสดงให้ทราบชื่อสินค้า รหัสสินค้า หนว่ ยนับมาตรฐาน ยอดคงเหลอื วันท่ขี ายลา่ สุด ยอดขายจากตน้ ปี และมูลคา่ ท่ขี ายได้ทงั้ หมด 3) รายงานสินค้าและวัตถุดิบที่ถึงจุดส่ังซื้อ เป็นรายงานแสดงสินค้าและวัตถุดิบ ที่ถึงจุดส่ังซ้ือ ซึ่งจะมีประโยชน์ต่อการบริหารงานด้านการควบคุมสต๊อกสินค้าและการวางแผนการขาย และโปรโมชัน นอกจากจะแสดงชื่อสินค้า รหัสสินค้า หน่วยนับของสินค้า ยอดคงเหลือ ปริมาณสินค้าที่ถึง จุดส่ังซ้ือ แล้วยังแสดงให้ทราบปริมาณสินค้า/วัตถุดิบค้างรับ–ค้างส่ง และยอดส่ังเพิ่มด้วย นอกจากนั้น ยังแสดงให้ทราบราคาต้นทุนทีซ่ ื้อสนิ คา้ ชุดล่าสดุ ดว้ ย 4) รายงานการเคลื่อนไหวของสินค้า รายงานนี้เป็นรายงานแสดงการเคลื่อนไหวของ สินค้า แสดงให้เห็นถึงยอดซ้ือเข้า ขายออก ลดหนี้ เพ่ิมหนี้ โดยแสดงเป็นยอดรวมของจานวนสินค้า ท่มี กี ารเคลอ่ื นไหวในช่วงเวลาท่กี าหนด 1.2 รายงานของระบบซอ้ื 1.2.1 รายงานเพ่อื ตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานประเภทน้ีผู้ใช้งานสามารถเลือกพิมพ์เรียง ตามวันท่ีของเอกสาร หรือเรียงตามเลขท่ีของเอกสาร ทาให้ตรวจสอบได้ว่าจา นวนเอกสารจริง มีครบถ้วนตามที่บันทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่ โดยในท้ายรายงานจะแสดงยอดรวมของ จานวน เอกสาร ช่วยในการตรวจนับเอกสารจริงได้สะดวกขึ้น นอกจากนี้ยังเลือกพิมพ์โดยดูเฉพาะส่วนหัวของ เอกสาร หรือจะเลือกพิมพ์รายละเอียดของเอกสารออกมาด้วย เป็นการตรวจสอบละเอียดข้ึนว่า รายการ สินค้าท่ีบันทึกเข้าไปตรงกันหรือไม่ ตัวอย่างของรายงานท่ีจัดอยู่ในประเภทนี้ เช่น พิมพ์รายการใบส่ังซ้ือ ของผู้จาหน่าย พิมพ์รายการบิลซื้อสด พิมพ์รายการใบส่งของซ้ือเชื่อ พิมพ์รายการใบส่งของซื้อเช่ือ พิมพ์ใบแจ้งหนี้แยก พิมพ์รายการใบลดหนี้ซ้ือสด พิมพ์รายการใบลดหนี้ซื้อเชื่อ พิมพ์รายการใบเพ่ิมหน้ี ซือ้ สด พมิ พร์ ายการใบเพมิ่ หนซ้ี อ้ื เช่อื 1.2.2 รายงานเพื่อช่วยในการติดตามงาน รายงานประเภทนี้ใช้ในการติดตามงานหรือบริหาร จัดการภายใน เช่น 1) รายงานสินค้าค้างรับแยกตามผู้จาหน่าย เป็นรายงานท่ีใช้สาหรับตรวจสอบว่า มีสินค้ารายการใดท่ียังไม่ได้รับจากผู้จาหน่ายรายน้ีบ้าง โดยรายงานจะแสดงรหัสสินค้า ช่ือสินค้า จานวน สินค้าที่ค้างส่ง หน่วยนับของสินค้า วันที่สินค้านั้นควรจะถูกส่งมายังบริษัท เลขที่ใบส่ังซื้อของผู้จาหน่าย หรอื ใบสั่งซอ้ื หากสนิ คา้ รายการนน้ั ค้างส่งจากหลายใบสัง่ ซอื้ กจ็ ะแสดงยอดรวมให้เหน็ 2) รายงานสินค้าค้างรับแยกตามสินค้า เป็นรายงานที่ใช้สาหรับตรวจสอบว่ามีสินค้า รายการใดที่ค้างส่งจาแนกตามสินค้า โดยแสดงวันที่จะส่ง เลขท่ีใบส่ังซื้อ ชื่อผู้จาหน่าย ยอดที่ส่ังไว้ทั้งหมด

194 ยอดท่ียังค้างรับ และช่ือหน่วยนับทาให้ทราบว่าสินค้ารายการน้ันค้างรับเป็นจานวนท้ังหมดเท่าใด จะได้ ทาการส่ังซอื้ เพ่ิมเตมิ ไดต้ รงกบั ความต้องการ 3) รายงานสินค้าค้างแยกตามใบส่ังซื้อ เป็นรายงานที่ใช้ตรวจสอบรายการสินค้า ค้างรับ แต่ดูว่ารายการท่ีต้องรับในวันที่ต่างๆ มีรายการอะไรบ้าง แยกเป็นใบส่ังซื้อแต่ละใบ โดยรายงาน จะแสดงรหสั สินคา้ ชอื่ สนิ คา้ ยอดสงั่ ยอดท่ีคา้ งรบั และหนว่ ยนับ 1.2.3 รายงานวิเคราะห์เพ่ือช่วยในการบริหารงาน เป็นรายงานท่ีใช้ในการบริหารและ การวางแผนงาน เช่น รายงานวเิ คราะห์ยอดซอ้ื แยกตามผูจ้ าหน่าย เป็นต้น 1.3 รายงานของระบบขาย 1.3.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร เป็นรายงานที่ใช้ตรวจสอบว่าจานวนเอกสารจริง มีครบถ้วนตามที่บันทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่ ผู้ใช้งานสามารถเลือกพิมพ์เรียงตามวันที่ของเอกสาร หรือเรียงตามเลขท่ีของเอกสาร โดยในท้ายรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสารช่วยในการตรวจนับ เอกสารจริงได้สะดวกขึ้น นอกจากนี้ยังเลือกพิมพ์โดยดูเฉพาะส่วนหัวของเอกสาร หรือจะเลือกพิมพ์ รายละเอียดของเอกสารออกมาด้วย เป็นการตรวจสอบละเอียดข้ึนว่า รายการสินค้าที่บันทึกเข้าไปตรงกัน หรือไม่ ตัวอย่างของรายงานท่ีจัดอยู่ในประเภทนี้เช่น พิมพ์รายการใบส่ังซ้ือของลูกค้า พิมพ์รายการบิล ขายสด พิมพ์รายการใบส่งของขายเช่ือ พิมพ์รายการใบส่งของขายเชื่อ พิมพ์ใบแจ้งหน้ีแยก พิมพ์รายการ ใบลดหนี้ขายสด พิมพ์รายการใบลดหนี้ขายเช่ือ พิมพ์รายการใบเพิ่มหนี้ขายสด พิมพ์รายการใบเพ่ิมหนี้ ขายเชื่อ 1.3.2 รายงานเพ่ือช่วยในการติดตามงาน เป็นรายงานที่ใช้ในการติดตามงาน หรือบริหาร จดั การภายในเชน่ 1) รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามลูกค้า ใช้สาหรับตรวจสอบว่ามีสินค้ารายการใดที่ ยังไม่ได้ส่งให้ลูกค้ารายใดบ้าง โดยรายงานจะแสดงรหัสสินค้า ช่ือสินค้า จานวนสินค้าท่ีค้างส่ง หน่วยนับ ของสินค้า วันที่สินค้าน้ันควรจะส่งให้ลูกค้า เลขที่ใบส่ังขายของลูกค้า หรือใบสั่งขายหากสินค้ารายการนั้น ค้างส่งจากหลายใบส่ังซือ้ ก็จะแสดงยอดรวมใหเ้ หน็ 2) รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามสินค้า ใช้สาหรับตรวจสอบว่ามีสินค้ารายการใด ท่ีค้างส่งจาแนกตามสินค้า โดยแสดงวันที่จะส่ง เลขท่ีใบส่ังขาย ชื่อลูกค้า ยอดที่ส่ังไว้ท้ังหมด ยอดท่ี ยังค้างส่งและช่ือหน่วยนับ ทาให้ทราบว่าสินค้ารายการนั้นค้างส่งเป็นจานวนท้ังหมดเท่าใดจะได้ทาการส่งให้ เพ่ิมเตมิ ได้จนครบ 3) รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามใบส่ังขาย ใช้ตรวจสอบรายการสินค้าค้างส่ ง แยกเป็นใบสั่งขายแต่ละใบ ดูว่ารายการที่ต้องส่งในวันท่ีต่างๆ มีรายการอะไรบ้าง โดยรายงานจะแสดง รหัสสนิ คา้ ช่อื สนิ คา้ ยอดส่ัง ยอดท่คี า้ งสง่ และหนว่ ยนบั

195 4) รายงานใบส่งของต่างๆ เช่น รายงานใบส่งของแยกตามลูกค้า รายงานใบส่งของ แยกตามพนักงานขาย รายงานใบส่งของแยกตามทีมขายและพนักงานขายยอดขายสินค้าเรียงตาม ใบสง่ ของแยกตามลูกค้า 1.3.3 รายงานวิเคราะห์เพ่ือช่วยในการบริหารงาน เป็นรายงานที่ใช้ในการบริหารและ การวางแผนงาน ได้แก่ รายงานสรุปต้นทุน-กาไรขั้นต้นของสินค้าแต่ละรายการ รายงานตรวจสอบสินค้า ท่ีเคยขายจากเอกสารขาย สรุปยอดขายประจางวดแยกตามลูกค้า สรุปยอดขายแยกตามลูกค้าเปรียบเทียบ แต่ละเดือนรายงานสินค้าที่ขายสูงสุดเรียงตามกาไรและยอดขายจากมากไปน้อยรายงานสินค้าที่ขายสูงสุด เรียงตามกาไรและยอดขายจากน้อยไปมาก 1.4 รายงานของระบบลูกหนี้ 1.4.1 รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการเอกสาร เป็นรายงานที่ใช้ตรวจสอบว่าจานวนเอกสารจริง มีครบถ้วนตามท่ีบันทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่ โดยในท้ายรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวน เอกสารช่วยในการตรวจนับเอกสารจริงได้สะดวกขึ้น ผู้ใช้งานสามารถเลือกพิมพ์เรียงตามวันที่ของเอกสาร หรือเรียงตามเลขท่ีของเอกสาร นอกจากน้ียังเลือกพิมพ์โดยดูเฉพาะส่วนหัวของเอกสาร หรือเลือกพิมพ์ รายละเอียดของเอกสารออกมาด้วยเป็นการตรวจสอบละเอียดเพิ่มขึ้น เพ่ือดูว่ารายการที่บันทึกเข้าไป ตรงกันหรือไม่ ตัวอย่างรายงานประเภทน้ีเช่นรายการใบเสร็จ (ธุรกิจซ้ือมา-ขายไป) ในแต่ละวัน รายการ ใบเสร็จ (ธุรกจิ บรกิ าร) ในแตล่ ะวนั รายการใบวางบิล 1.4.2 รายงานเพื่อช่วยในการติดตามงาน ได้แก่ รายการใบวางบิลครบกาหนดรับเงิน รายการ ใบส่งของท่ีครบกาหนดแยกตามลูกค้า รายงานลูกหน้ีเกินวงเงิน รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตามลูกค้า แบบละเอยี ด รายงานวิเคราะหอ์ ายุหน้แี ยกตามลูกค้าแบบสรุป (ดูยอดหน้ีปัจจบุ ันเท่าท่คี ้างชาระ) 1.4.3 รายงานวิเคราะห์เพ่ือช่วยในการบริหารงาน ได้แก่ รายงานสถานะลูกหน้ี รายงาน วิเคราะห์อายุหน้ีแยกตามลูกค้า แบบละเอียด (ย้อนวันที่) รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตามลูกค้า แบบสรุป (ย้อนวันท่ี) การ์ดลูกหน้ี สรุปรายการเอกสารของลูกหน้ีรายตัว รายงานยอดค้างรับจากลูกหน้ี พรอ้ มรายละเอยี ด 1.5 รายงานของระบบเจา้ หน้ี 1.5.1 รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการเอกสาร เป็นรายงานที่ใช้ตรวจสอบว่าจานวนเอกสารจริง มีครบถ้วนตามท่ีบันทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่ โดยในท้ายรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวน เอกสารช่วยในการตรวจนับเอกสารจริงได้สะดวกขึ้น รายงานท่ีจัดอยู่ในประเภทนี้ ได้แก่ รายการใบเสร็จ รบั เงิน (ธรุ กิจซ้ือมา-ขายไป) ในแต่ละวัน รายการใบเสร็จรบั เงิน (ธรุ กิจบริการ) ในแต่ละวัน รายการ ใบวางบิล 1.5.2 รายงานเพื่อช่วยในการติดตามงาน รายงานท่ีจัดอยู่ในประเภทนี้ ได้แก่ รายการ ใบวางบิลครบกาหนดจ่ายเงิน รายการใบส่งของท่ีครบกาหนดแยกตามผู้ขาย รายงานเจ้าหน้ีเกินวงเงิน

196 รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตามผู้จาหน่ายแบบละเอียด รายงานวิเคราะห์อายุหน้ีแยกตามผู้จาหน่าย แบบสรปุ (ดยู อดหนี้ปจั จุบนั เท่าทีค่ ้างชาระ) 1.5.3 รายงานวิเคราะห์เพื่อช่วยในการบริหาร งานรายงานท่ีจัดอยู่ในประเภทนี้ได้แก่ รายงาน สถานะเจ้าหนี้ รายงานวิเคราะห์อายุหน้ีแยกตามผู้จาหน่ายแบบละเอียด (ย้อนวันที่) รายงานวิเคราะห์ อายุหนี้แยกตามผู้จาหน่ายแบบสรุป (ย้อนวันท่ี) การ์ดเจ้าหน้ีสรุปรายการเอกสารของเจ้าหน้ีรายตัว รายงาน ยอดค้างจ่ายเจ้าหน้ีพรอ้ มรายละเอียด 1.6 รายงานของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร รายงานท่ีใช้ในการตรวจสอบว่าข้อมูลที่เราบันทึกเข้าไปนั้นครบถ้วน และถูกต้องเพียงใด มีให้เลือกพิมพ์หลายรายงาน เช่น รายงานเช็ครับเรียงตามวันท่ีเช็ค รายงานสถานะเช็ครับแยกตามลูกค้า รายงานเช็คจ่ายเรียงตามวันท่ีจ่ายเช็ค รายงานเช็คจ่ายเรียงตามเลขท่ีเช็ค รายงานสถานะเช็คจ่ายแยก ตามเจา้ หนี้ รายงาน Bank statement ทะเบยี นเชค็ รายวนั เรียงตามบญั ชแี ละเลขท่ี Voucher เมื่อตรวจสอบรายการแล้วหากพบว่าเช็ค หรือเอกสารธนาคารรายการใดมีปัญหาต้องปรับปรุง ให้เข้าไปทาการปรับปรงุ รายการใหถ้ กู ต้อง 1.7 รายงานของระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละค่าเสื่อมราคา หลั งจากที่ ผู้ ใช้ ง าน บันทึ ก ราย การสิ น ทรั พ ย์เข้าไ ปแล้ ว สิ่ง ที่ ต้อ งทาก่อ น จะ ส่ั งคานว ณค่าเสื่อ ม - ราคา ควรจะพิมพ์รายงาน “ทะเบียนสินทรัพย์ที่มีทั้งหมด” ออกมาตรวจสอบเบ้ืองต้นก่อนว่ามีการบันทึก รายละเอียดของสินทรัพย์ผิดพลาดหรือไม่ เช่น บันทึกช่ือบัญชีของสินทรัพย์ผิด หรือ บันทึกมูลค่าของ สินทรัพย์ที่ใช้ในการคานวณค่าเสื่อมราคาผิดไป เป็นต้น และเม่ือสั่งคานวณค่าเสื่อมราคาแล้ว ก็ควรพิมพ์ “รายงานตารางค่าเส่ือมราคาสะสม” ตรวจสอบว่ามีรายการค่าเส่ือมราคาใดท่ีไม่ถูกต้องซ่ึงมักจะเกิดจาก การบันทึกรายละเอียดสินทรัพย์ที่ไม่ถูกต้องเป็นส่วนใหญ่ เช่น ระบุบัญชีท่ีจะบันทึกบัญชี ด้านเดบิต ผิดบัญชี หรือระบุอัตราค่าเสื่อมราคาผิดไป ความผิดพลาดเหล่าน้ีจะหมดไปถ้าได้ตรวจสอบ การบันทึก รายละเอียดของสนิ ทรัพยไ์ ด้ครบถว้ น 1.8 รายงานของระบบบัญชแี ยกประเภท เมื่อผู้ใช้งานบันทึกรายการรายวันแล้วในแต่ละวันควรพิมพ์รายงานเพ่ือช่วยในการตรวจสอบ รายการออกมาดว้ ย ซงึ่ รายงานท่ีจาเปน็ และมกั จะต้องใช้งานกันสว่ นใหญ่มีดงั น้ี 1.8.1 รายงานรายวันเรียงวันท่ี เป็นการพิมพ์รายการรายวันที่เราบันทึกเข้าไป โดยเรียง ตามวันท่ีของ Voucher ใช้สาหรับตรวจสอบรายการเบ้ืองต้น ซึ่งควรจะต้องทาก่อนท่ีจะทาการปิดบัญชี หรอื สงั่ Post รายการ 1.8.2 รายงานรายวันเรียงเลขที่ เป็นการพิมพ์รายการรายวันที่เราบันทึกเข้าไป โดยเรียงตาม เลขที่ของ Voucher ใช้สาหรับตรวจสอบรายการเบ้ืองต้นเช่นกัน แต่ช่วยตรวจสอบจานวนเอกสาร