วิชา คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี ระดับ ปวช.

47 2) กรอกรายละเอียดของผู้ใช้งานโดยเฉพาะช่องท่ีจาเป็นต้องใส่ให้ครบ จากน้ัน กดปุ่ม “F10- Register” เพ่อื ทาการลงทะเบยี น 6. การเข้าเมนูเพ่อื ใช้งานโปรแกรม การเข้าเมนูเพ่ือใชง้ านโปรแกรมบญั ชี Smartbiz สามารถเลือกเขา้ เมนูได้ 4 วิธคี ือ 1) เข้าตาม Work Flow ที่โปรแกรมเตรียมให้ วิธีนี้เหมาะสาหรับผู้เริ่มใช้งานโปรแกรมประกอบด้วย Overview Flow แสดงภาพรวมการใช้งานโปรแกรม และ Work Flow ของ 8 ระบบหลัก ซ่ึงจะเน้นการ ทางานในขั้นตอนการเตรียมฐานข้อมูล การบันทึกยอดยกมาเม่ือเริ่มต้นใช้งานคร้ังแรก และการบันทึก รายการคา้ 2) เข้าตาม My Work Flow คือ Work Flow ที่ผู้ใช้งานจัดทาข้ึนมาเองได้หรือได้รับการออกแบบ มาจากที่ปรึกษา หรือผู้วางระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ออกแบบไว้เพื่อทางานเฉพาะ ซ่ึงผู้ใช้งานสามารถ ออกแบบ Work Flow เองได้ไม่จากัด และออกแบบ Work Flow ได้หลาย Level ซ่ึงการมี My Work Flow จะช่วยลดการเรียนรู้ของพนักงานใหม่ ทาให้พนักงานใหม่สามารถทางานตามข้ันตอนท่ีถูกต้องได้ โดยเดินตาม My Work Flow ทีว่ างระบบเอาไว้

48 3) เข้าตามMenuเหมาะกับการพิมพ์รายงานและ Export File ต่างๆ เน่ืองจากโปรแกรมมีรายงาน ให้เลอื กใช้จานวนมาก อาจใสใ่ น Work Flow แบบที่ 1 ไดไ้ ม่หมดการเข้าเมนมู ี 2 ตาแหน่ง คอื (1) เมนูดา้ นลา่ ง เป็นวิธีการเขา้ แบบเมนทู แี่ นะนาใหใ้ ช้ (2) เมนูด้านบน 4) เข้าโดยการค้นหาด้วยรหัสเมนู (Shortcut) โดยการพิมพ์รหัสเมนู ที่ช่อง Search menu แล้ว กดปมุ่ คน้ หา วิธนี เี้ ป็นวธิ กี ารเขา้ เมนูที่รวดเร็วทสี่ ดุ ป่มุ ฟังก์ชันท่ีสาคญั F2-แกไ้ ข เมือ่ ตอ้ งการแก้ไขรายการทบี่ ันทึกไปแลว้ F3-เพมิ่ เมอ่ื ต้องการเพิ่มรายการใหม่ F5-พมิ พ์ สั่งพมิ พ์ Voucher ใบท่ที ารายการอยู่ F7-Link ใช้สาหรับเข้าไปดูเอกสารประกอบการลงบญั ชที ่ที ามาจากระบบอน่ื หรือเขา้ ไป บันทกึ เอกสารเพม่ิ เตมิ F9 การเปดิ หน้าตา่ งเพ่ือแกไ้ ขรายละเอยี ดอนื่ F10-บันทึก เม่อื ต้องการบันทึกรายการ F11 การเปดิ ใช้งานเครอ่ื งคานวณ (Calculator) Esc การออกจากหนา้ ต่างที่ทางานอยู่หรือการออกจากโปรแกรม

49 7. การ Copy ขอ้ มูลเพื่อยา้ ยไปทาเครื่องอื่นและการนาขอ้ มลู ที่ Copy ไว้มาใช้ การ Copy ข้อมูล เพื่อย้ายไปทาเคร่ืองอ่ืนหรือจัดเก็บไว้ตาแหน่งอื่น และการนาข้อมูลท่ี Copy ไว้ มาใช้ เป็นการ Backup ข้อมูลวิธีหน่ึง แต่ทาได้รวดเร็วและง่ายกว่าการใช้ Backup1 ในโปรแกรมสามารถ ทาได้โดยไม่ต้องเข้าใช้งานโปรแกรม Smartbiz เช่นการ Copy ข้อมูลเพื่อต้องการย้ายไปทางานเครื่องอื่น การ Copy ข้อมูลเก็บไว้ก่อนจะติดต้ังโปรแกรม Version ใหม่ โดยเลือกติดตั้งแบบ Update ข้อมูลเดิม การ Copy ข้อมูลเพ่ือส่งให้สานักงานบัญชี สาหรับโปรแกรมท่ีไม่รองรับ Accounting Onlineแบบที่มีใน โปรแกรม Smartbiz เปน็ ตน้ ซึ่งการ Copy ข้อมลู จะทาเหมือนการ Copy Folder ตามปกติ ดงั น้ี 1) เปดิ ไดรฟท์ ่เี กบ็ ข้อมูลบรษิ ัท 2) เลือก Folder ชอ่ื บรษิ ัทท่ีตอ้ งการ 3) เลอื กคาส่ัง Copy 4) เปิดตาแหน่งที่จะใช้เกบ็ ข้อมลู ทคี่ ัดลอกมา 5) เลอื กคาสัง่ Paste

50 8. การบารุงรกั ษาข้อมลู เมนูการบารุงรักษาข้อมูล (Maintenance Data System) เป็นเมนูสาหรับการทาสาเนาข้อมูล และ การนาข้อมูลกลับมาใช้เมื่อจาเป็น รวมทั้งการจัดเรียงข้อมูล และการส่ังให้โปรแกรมทาการคานวณค่าสถิติ ตา่ งๆ ใหม่อีกครง้ั (ภาพท่ี3.23) 8.1 การ Backup ข้อมลู เพ่ือทาสาเนาขอ้ มลู การทาสาเนาข้อมูลไว้เป็นเรื่องสาคัญมาก และควรทาสม่าเสมอต่อเน่ืองเป็นประจา เช่น ทาทุก สัปดาห์หรือถ้าช่วงใดท่ีมีการบันทึกข้อมูลมากเป็นพิเศษก็ควรทาสาเนาข้อมูลไว้ หรือท่ีเรียกว่า Backup Data และควรทาสาเนาไว้ในสื่อเก็บข้อมูลนอกเคร่ืองคอมพิวเตอร์ที่ทางาน เช่น ใส่ CD-ROM, Flash Drive เป็นต้น เพราะถา้ หากว่าเคร่ืองคอมพิวเตอร์เกิดความเสียหายจะได้มีสาเนาข้อมูลท่ีเก็บไว้ และนาข้อมูลมาทางานต่อไป ได้ ซ่ึงถ้าทาสาเนาไว้เป็นประจา ข้อมูลท่ีสาเนาไว้ก็จะ Update ได้ใกล้เคียง กับข้อมูลในระบบมากย่ิงข้ึน วิธกี าร Backup ขอ้ มูล มีข้ันตอนดังน้ี 1) เข้าไปทเี่ มนู “บารงุ รกั ษาขอ้ มลู ” 2) เขา้ ไปที่เมนู “BACKUP1 – ป้องกันขอ้ มลู สูญหาย” 3) โปรแกรมจะให้ระบุที่เก็บข้อมูลชุดสาเนา โดยระบุชื่อ Directory มาให้อัตโนมัติ ท้ังนี้เพ่ือ ความรวดเร็วในการ Backup ข้อมูล จะเก็บไว้ที่ฮาร์ดดิสก์ท่ีใช้งานก่อน แล้วจึงคัดลอก ไปใส่ในส่ือเก็บ ขอ้ มลู อนื่ นอกเครือ่ ง ควรจะต้ังชื่อ Directory ที่จะเก็บข้อมูล เพ่ือให้สะดวกในการจดจา และการค้นหาข้อมูลท่ี ทาสาเนาไว้ เช่น ทาข้อมูลของวันที่ 01/11/2557 ก็ต้ังชื่อ Directory เป็น 25571101 โดยเรียงด้วยปี พ.ศ. ตามด้วยเดอื นและวันท่ี โดยเขา้ ไประบุชือ่ Directory ที่เราตอ้ งการ

51 4) หลังจากนั้นโปรแกรมจะทาการ Backup ข้อมูลให้และจะแสดงข้อความให้ทราบว่า ได้ทาการ Backup ข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว เราก็จะคัดลอก ข้อมูลใน directory ท้ังหมดไว้ในแผ่น CD-ROM หรือส่ือเก็บข้อมูลอ่ืน โดยอย่าลืมเขียนวันที่ทาสาเนาไว้ด้วยจะได้ไม่สับสนเม่ือจาเป็น ต้องนากลับมาใชภ้ ายหลงั 8.2 การ Restore ขอ้ มลู กลับมาใชเ้ มอื่ จาเปน็ การนาข้อมูลท่ีเคย Backup กลับมาใช้ เรียกว่า Restore Data จะทาเม่ือข้อมูลในระบบ เสียหายไม่สามารถใช้งานได้ และจาเป็นต้องนาข้อมูลท่ีเคย Backup ไว้ชุดล่าสุดกลับมาใช้งานโปรดระวังว่า จะได้ข้อมูลเท่าท่ีเคย Backup ไว้เท่านั้น ดังน้ันจึงควรมอบหมายให้ผู้ใช้งานท่ีมีความระมัดระวัง เป็นผู้รับผิดชอบในการทาเรื่องน้ี โดยกาหนดสิทธิการทางานเมนูน้ีให้กับบุคคลท่ีมีหน้าท่ีน้ีเท่านั้น ไม่ควร ให้ผทู้ ี่ไม่เก่ียวข้องเข้าไปทางาน ซึ่งการ Restore ขอ้ มลู กลบั มาใช้ มขี ั้นตอนดังนี้ 1) เขา้ ไปท่ีเมนู “บารงุ รักษาข้อมลู ” 2) เข้าไปทเี่ มนู “Restore1 – เรียกขอ้ มูลจาก Backup1” 3) โปรแกรมจะให้ระบุ Directory หรือสื่อทเ่ี กบ็ ขอ้ มลู Backup ทจ่ี ะนามาใช้งาน 4) หลังจากน้ันโปรแกรมก็จะทาการ Restore ข้อมูลให้และจะแสดงข้อความให้ทราบว่า ได้ทาการ Restore ข้อมลู เสร็จเรยี บร้อยแล้ว 8.3 การ Reindex ใน ใช้ การ Reindex เปน็ การจัดเรยี งข้อมลู ท่อี ยใู่ นฐานข้อมลู ใหม่อีกครง้ั เพ่ือให้เกิดความรวดเรว็ การดึงข้อมูลต่างๆ มาใช้งาน และเพื่อตรวจสอบว่าฐานข้อมูลเสียหายหรือไมโ่ ดยปกติแล้วผู้ใช้งานควร เมนู Reindex สัปดาหล์ ะครัง้ หรือทกุ คร้ังท่เี ขา้ โปรแกรมกไ็ ด้ ขนึ้ อยกู่ ับปรมิ าณข้อมลู ทีไ่ ดบ้ นั ทกึ เขา้ ไป 8.4 การ Recalculate– ประมวลผลขอ้ มลู สถติ ิ การ Recalculate เป็นการสั่งใหโ้ ปรแกรมทาการคานวณค่าสถิติต่างๆ ใหมอ่ ีกครงั้ มกั ใชใ้ นกรณที ่ีเคยทางานแลว้ เครอื่ งแฮงค์ หรือเลิกงานไมถ่ กู วิธี หรือบางคร้งั ขาดการ Reindex ฐานข้อมูล น้ันนานๆ แล้วทาใหก้ ารเก็บข้อมลู ไม่ถูกตอ้ งกจ็ ะมาทางานทีเ่ มนูนีก้ ่อน แล้วจึงเรยี กดูรายงาน อีกครั้ง การ Recalculate ประกอบดว้ ยรายการต่างๆ ดงั นี้ 8.4.1 ป รั บ ป รุ ง ข้ อ มู ล บั ญ ชี แ ย ก ป ร ะ เ ภ ท ( Recalculate all General Ledger Data) รายการนี้เป็นการปรับปรุงข้อมูลบัญชีแยกประเภทซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรับปรุงเฉพาะ บางบัญชีหรือทั้งหมดก็ได้ 8.4.2 การปรับปรุงยอดหน้ีปัจจุบันของลูกหนี้ ( Recalculate all A/R Transections) รายการนี้เป็นการปรับปรุงยอดหน้ีคงค้างของลูกหน้ีรายตัว ซ่ึงผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรับปรุง เฉพาะลกู หนบ้ี างรายหรอื ทงั้ หมดก็ได้

52 8.4.3 การปรับปรุงยอดหนี้ปัจจุบันของเจ้าหนี้ ( Recalculate all A/P Transections) รายการนี้เป็นการปรับปรุงยอดหน้ีคงค้างของเจ้าหนี้รายตัว ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรับปรุง เฉพาะเจ้าหนบี้ างราย หรือท้งั หมดก็ได้ 8.4.4 การปรับปรุงยอดคงคลังปัจจุบนั และยอดต้นทนุ ขาย (Recalculate Stock and Cost) รายการนี้เป็นการปรับปรุงยอดสินค้าคงคลัง และยอดต้นทุนขายล่าสุดให้ใหม่ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือก ได้ว่าต้องการปรับปรุงสินค้าเฉพาะบางรายการ หรือท้ังหมดท่ีต้องการโดยเรียงตามรหัสสินค้า หรือ ชื่อสนิ ค้าก็ได้ 8.4.5 การปรับปรุงยอดค้างส่งใบสั่งซื้อ/ใบสั่งขาย (Recalculate Back orders) รายการน้ี เป็นการปรับปรุงยอดค้างส่งใบส่ังซ้ือ (PO) หรือยอดค้างส่งในสั่งขาย (SO) ซ่ึงผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่า ตอ้ งการปรบั ปรงุ รายการไหน โดยระบชุ ว่ งวันทท่ี ่ตี อ้ งการให้มกี ารคานวณ 8.5 การ Lock ข้อมลู หา้ มแกไ้ ขและการยกเลกิ การ Lock ข้อมลู เป็นเมนูที่ใช้สั่งห้ามการเข้าทางานในช่วงเวลาท่ีถูก Lock ไว้การ Lock ข้อมูลโดยท่ัวไป มีจุดประสงค์ เพ่ือต้องการไม่ให้ผู้อื่นเข้ามาเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลในช่วงวันเวลาที่ Lock ข้อมูลได้ เช่น ฝ่ายบัญชีทาการ ตรวจสอบบัญชีมาถึงส้ินเดือนมีนาคม 2557 แล้ว ถ้าจะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเข้ามาแก้ไขรายการ บัญชีท่ีทาการ ปรบั ปรุงและตรวจสอบไวด้ ีแลว้ กใ็ หท้ าการ Lock ข้อมูลถงึ วันที่ 31 มีนาคม 2557 เปน็ ตน้ โดยเข้าท่ีเมนูบารุงรักษาข้อมูล ➠Lockข้อมูลห้ามแก้ไขเมื่อเข้ามาแล้วให้ใส่วันที่ท่ีต้องการ ให้ Lock หา้ มแกไ้ ขไว้ (31 มีนาคม 2557) การยกเลิกการ Lock ข้อมูล ทาโดยเข้าไปท่ีเมนูบารุงรักษาข้อมูล ➠ เปลี่ยนวันท่ี Lock ข้อมูล และเปล่ียนวันที่ใหถ้ อยไปจนถึงวันท่ีท่ีต้องการ เช่น เดิม Lock ไว้ถึงวันที่ 31 มีนาคม 2557 แต่ ต้องการแก้ไข รายการในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ กใ็ ห้เปลยี่ นวนั ท่ี Lock ข้อมลู เปน็ วนั ที่ 31 มกราคม 2557 เป็นตน้

53 9. การแกไ้ ขปญั หาโปรแกรมแสดงภาษาไมถ่ กู ตอ้ ง หากทาการติดต้ังโปรแกรม Smartbiz แล้วโปรแกรมแสดงภาษาไม่ถูกตอ้ ง มีวิธีแก้ไข 2 วธิ ี ดงั นี้ 9.1 เปลี่ยน System Location (กรณที ่เี ปน็ Windows Thai) 1) เขา้ ไปที่ Control Panel และเขา้ ไปที่ Clock and Region 2) ใน Tab Formats เลือกThai (Thailand)

54 3) ใน Tab Administrative ให้คลกิ เลอื ก Change system locale...จากนั้นใหเ้ ลือก Thai (Thailand) 4) เลือก Restart now เพ่ือ Reboot Windows ใหม่ 5) เมอ่ื เขา้ โปรแกรมใหม่อีกครง้ั กจ็ ะแสดงภาษาไทย 9.2 ตดิ ต้ัง Font (กรณีทไ่ี ม่ใช่Windows Thai) 1) ติดตั้ง Font Microsoft Sans Serif (ssee874.fon) ที่รองรับ Script Thai (เน่ืองจาก ไม่ใช่ Windows Thai จงึ ไม่มี Script Thai) 2) ดับเบ้ิลคลิกไฟล์ชื่อ ssee874.fon (ไฟล์น้ีมีให้ Download หรือจะ Copy จาก :\\Windows\\ Fonts จากเครือ่ งที่เป็น Windows Thai ก็ได)้

55 แบบฝึกปฏบิ ตั ิท้ายหนว่ ยท่ี 3 เรอื่ ง การติดต้งั และการเร่มิ ใชง้ านโปรแกรม Smartbiz Accounting ตอนที่ 1 จงตอบคาถามตอ่ ไปน้ี 1. จงอธบิ ายการตดิ ตง้ั โปรแกรม Smartbiz Accounting โดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. จงอธบิ ายการกาหนดการภาษาของโปรแกรมและการทาเปน็ รูปแบบปี พ.ศ./ค.ศ. โดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. บอกสาเหตุของการติดตัง้ โปรแกรมไม่สาเรจ็ โดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. จงอธิบายการยกเลิกหรอื ถอนการติดตงั้ (Uninstall) โดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5. จงอธิบายการลงทะเบยี น Register Online โดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

56 6. จงอธิบายการเขา้ เมนเู พื่อใช้งานโปรแกรมโดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 7. จงอธิบายการ Copy ขอ้ มลู เพอ่ื ย้ายไปทาเคร่ืองอ่ืนและการนาขอ้ มลู ที่ Copy ไว้มาใชโ้ ดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 8. จงอธบิ ายการบารงุ รกั ษาข้อมูลโดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 9. จงอธิบายการแกไ้ ขปัญหาโปรแกรมแสดงภาษาไม่ถูกต้องโดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

57 ตอนที่ 2 1. คาสง่ั จงทาเครือ่ งหมาย ✓ หน้าขอ้ ความทถี่ ูกตอ้ ง และทาเคร่อื งหมาย ✗ หน้าขอ้ ความที่ผิด 1. ______ การติดตัง้ โปรแกรม Smartbiz Accounting แบง่ ขน้ั ตอนการติดต้ังออกเป็น 2 ส่วน คือ การติดตั้งซอฟต์แวร์พื้นฐาน และการตดิ ต้งั โปรแกรมบัญชีสาเรจ็ รปู 2. ______ เมือ่ ทาการติดตงั้ โปรแกรม Smartbiz Accounting สว่ นของโปรแกรมจะถกู ตดิ ตัง้ ในชื่อ SMARTBIZALL.WIN 3. ______ เม่ือทาการติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting สว่ นของฐานขอ้ มูลจะถกู ตดิ ต้ัง ในชือ่ SMARTBIZ.WIN\\FMDATA 4. ______ ไฟล์ท่ีใช้ในการตดิ ต้ังโปรแกรม Smartbiz Accounting คอื Setup.exe 5. ______ User Name สาหรบั เปิดใชง้ านโปรแกรม Smartbiz Accounting ครง้ั แรก คอื BIGBOSS 6. ______ Password สาหรับเปดิ ใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accounting ครงั้ แรก คอื ADMINS 7. ______ การ Backup ขอ้ มูลคอื การเรยี กขอ้ มลู ที่สาเนาไว้กลบั มาใช้ 8. ______ การ Restore ข้อมูลคอื การเก็บขอ้ มลู ไว้ใน CD-ROM 9. ______ การ Reindex ขอ้ มลู คือ การจัดเรียงขอ้ มูลทอี่ ย่ใู นฐานขอ้ มูลใหม่อกี ครั้ง 10. ______ การ Recalculate คอื การส่ังให้โปรแกรมทาการคานวณค่าสถิตติ ่างๆ ใหม่อกี ครัง้

58 2. คาส่งั จงตอบคาถามต่อไปน้ี 1. ให้ทาการติดต้ังโปรแกรม Smartbiz Accounting ลงในเคร่ืองคอมพิวเตอร์ของผู้เรียน โดยเลือก การติดต้ังฐานข้อมูล แบบท่ี 3 เก็บข้อมูลไว้ท่ีไดรฟ์ D พร้อมท้ังเปล่ียนเมนูจากภาษาอังกฤษ เป็นเมนภู าษาไทย และเปลย่ี นปี ค.ศ. เป็น ปี พ.ศ. 2. สรปุ วธิ ีการตดิ ต้ังโปรแกรม Smartbiz Accounting ตามขน้ั ตอนทผี่ เู้ รยี นปฏิบัติในขอ้ 1. 3. อธบิ ายวิธกี ารเปลีย่ นเมนูจากภาษาองั กฤษ เป็นเมนูภาษาไทย 4. อธิบายวธิ กี ารเปล่ียนปี ค.ศ. เป็น ปี พ.ศ.

59 แบบทดสอบหลงั เรยี น หน่วยการเรยี นรทู้ ี่ 3 การตดิ ตงั้ และการเรมิ่ ใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accounting คาชี้แจง : ใหเ้ ลอื กคาตอบท่ีถกู ต้องที่สุดเพียงข้อเดยี วและทาเครอ่ื งหมายกากบาท (X) ลงในกระดาษคาตอบ 1. ถา้ ผใู้ ช้งานมีความเข้าใจในการใช้งานโปรแกรมพอสมควรแล้ว และต้องการท่ีจะเรม่ิ ทางานจริง การติดต้ังใน ส่วนของฐานข้อมลู ควรเลือกติดตงั้ แบบใด ก. แบบท่ี 1 “Update new version with retain existing data” ข. แบบท่ี 2 “New Installation with example data” ค. แบบที่ 3 “New Installation with default forms and chart of account” ง. แบบที่ 4 “New Installation with default forms but without chart of account” 2. ถา้ ผู้ใช้งานได้มกี ารใช้โปรแกรม Version เกา่ อยกู่ ่อนแลว้ เม่ือติดต้งั โปรแกรมใหม่กวา่ การติดต้งั ในส่วนของ ฐานข้อมูลควรเลือกติดต้งั แบบใด ก. แบบท่ี 1 “Update new version with retain existing data” ข. แบบท่ี 2 “New Installation with example data” ค. แบบท่ี 3 “New Installation with default forms and chart of account” ง. แบบที่ 4 “New Installation with default forms but without chart of account” 3. เม่ือทาการติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting ส่วนข้อมูลของบริษัท ยังไม่ระบุเจ้าของ [Undefined] จะถูกเกบ็ ไวท้ ่ี Folder ในข้อใด ก. FMDATA ข. USER ค. Undefined ง. SMARTBIZALL.WIN 4. User Name สาหรบั เปดิ ใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accounting ครัง้ แรก คืออะไร ก. ADMINS ข. BIGBOSS ค. 1234567 ง. SMARTBIZ

60 5. การเปลี่ยนเมนูเปน็ ภาษาไทย เม่ือเข้าท่ีเมนู Organization Structure หัวขอ้ Configuration แลว้ เลือกเมนู ใด ก. Change menu’s language ข. Change screen interface’s language ค. Change report header language ง. Change data directory 6. ขอ้ ใดไม่ใช่สาเหตุทที่ าให้การตดิ ตัง้ โปรแกรม Smartbiz ไมส่ าเร็จ ก. เคร่ืองคอมพิวเตอร์ทที่ าการติดต้งั โปรแกรมมีการติดต้ังโปรแกรมปอ้ งกนั ไวรสั ข. Window XP บางรุ่นไม่มี Visual Foxpro Library ค. เครอื่ งคอมพวิ เตอรท์ ีท่ าการติดต้งั โปรแกรมใชร้ ะบบปฏบิ ตั กิ าร IOS ง. มีการกาหนดสทิ ธิ์ไวท้ ่ี Window ให้เป็น User Account แบบ Limited 7. การยกเลกิ หรือถอนการติดต้ัง (Uninstall) สว่ นของโปรแกรม Smartbiz จะต้องลบไฟล์ในขอ้ ใด ก. FMDATA ข. FMSB8 ค. SMARTBIZALL.WIN ง. ไม่มขี อ้ ใดถกู 8. การลงทะเบียน Register Online ต้องเลือกเมนูใด ก. เมนู ADD ON ข. เมนู Smartbiz Register ค. เมนู Security System ง. เมนู Organization Structure 9. หากต้องการเปดิ ใชง้ านเคร่อื งคานวณ (calculator) ของโปรแกรม Smartbiz จะตอ้ งใชป้ ุ่มฟังกช์ ัน่ ใด ก. F2 ข. F3 ค. F11 ง. F12 10. การคัดลอกข้อมูลบัญชีของบริษัท เพื่อส่งให้สานักงานบัญชี สาหรับโปรแกรมที่ไม่รองรับ Accounting Online จะตอ้ งใช้คาสั่งในข้อใด ก. COPY ข. BACKUP ค. RESTORE ง. REINDEX

61 หนว่ ยท่ี 4 การเพ่ิมชือ่ บริษทั การกาหนดโครงสรา้ งองคก์ ร และนโยบายการบญั ชี 1.สาระสาคัญ ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz ผู้ใช้งานจะต้องทาการเพิ่มชื่อบริษัท กาหนดโครงสรา้ งองคก์ ร เช่น ข้อมูลเก่ียวกับบริษัท สาขา ฝ่าย และแผนกรวมถึงนโยบายทางบัญชี และข้อมลู สาคัญท่ไี ด้แจ้งจดไว้กับกรมทะเบียน- การค้าหรือกรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท หรือกรณีที่เป็นธุรกิจซื้อขายสินค้าก็ต้องระบุวิธี การคานวณราคาสินค้าคงเหลอื การบนั ทึกบัญชีต้นทุนขายซึ่งข้อมูลเหลา่ น้จี ะไม่ค่อยเปลี่ยนแปลง แตเ่ ม่ือกาหนดแล้ว จะมผี ลกับการทางานท้ังบริษัท ซงึ่ ค่าทก่ี าหนดเป็นนโยบายบัญชีของบริษัท หากเป็นค่าที่แก้ไขภายหลังไม่ได้ หรอื อาจ มผี ลกระทบมาก ตอ้ งระมัดระวังในการบันทกึ ควรปรกึ ษากับผวู้ างระบบบญั ชีของบริษัท หรอื ตรวจสอบจากเอกสารท่ี ไดจ้ ดทะเบยี นไว้กับหน่วยงานราชการก่อนบันทกึ ลงไป 2. สมรรถนะประจาหน่วย 1. แสดงความรูเ้ กีย่ วกับการเพ่ิมชอื่ บรษิ ทั การกาหนดโครงสรา้ งองค์กร และนโยบายการบัญชี 2. ประยุกต์ใช้ความรู้เกี่ยวกับการเพิ่มช่ือบริษัท การกาหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายการบัญชี ในชวี ิตประจาวันและการประกอบอาชพี 3. จุดประสงค์การเรยี นรู้ จุดประสงค์ท่ัวไป เพ่ือให้ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจเก่ียวกับการการเพิ่มช่ือบริษัทการกาหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบาย การบัญชี ตลอดจนมีคุณธรรม จริยธรรม ค่านิยมและคุณลักษณะอันพงึ ประสงค์ดาเนินชีวิตโดยยึดหลักปรัชญา ของเศรษฐกจิ พอเพยี ง จุดประสงค์เชิงพฤตกิ รรม 1. อธิบายการใช้เมนูในการกาหนดโครงสร้างองคก์ ร และนโยบายการบัญชีได้ 2. อธิบายการเพิม่ ชอ่ื บริษัท กาหนดข้อมลู บรษิ ัท และนโยบายทางบัญชีทส่ี าคัญได้ 3. อธิบายการเพม่ิ /แก้ไขรายละเอียดสาขาได้ 4. อธิบายการเพิ่ม/แกไ้ ขรายช่อื ฝ่ายได้ 5. อธบิ ายการเพ่มิ /แกไ้ ขรายชือ่ แผนกได้ 6. ปฏบิ ัตงิ านด้วยความมวี นิ ัย ขยัน ซอื่ สตั ย์ รบั ผดิ ชอบ สุภาพ ดาเนินชีวิตโดยยึดหลกั ปรัชญาของ เศรษฐกจิ พอเพียง 4. สาระการเรยี นรู้ 1. การใช้เมนูในการกาหนดโครงสรา้ งองค์กร และนโยบายการบัญชี 2. การเพ่ิมช่ือบริษัท การกาหนดขอ้ มูลบรษิ ทั และนโยบายทางบญั ชีทสี่ าคญั

62 3. การเพิ่ม/แก้ไขรายละเอียดสาขา 4. การเพิ่ม/แกไ้ ขรายชื่อฝา่ ย 5. การเพมิ่ /แก้ไขรายชอื่ แผนก 1. การใชเ้ มนูในการกาหนดโครงสร้างองคก์ รและนโยบายการบัญชี ก่อนเร่ิมใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz ผู้ใช้งานจะต้องกาหนดโครงสร้างองค์กร เช่น ข้อมูล เก่ียวกับบริษัท สาขา ฝ่าย และแผนก รวมถึงนโยบายทางบัญชี และข้อมูลสาคัญที่ได้แจ้งจดไว้กับ กรมทะเบียนการค้าหรือกรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท หรือกรณีท่ีเป็นธุรกิจ ซื้อขายสินค้าก็ต้องระบุวิธีการคานวณราคาสินค้าคงเหลือ การบันทึกบัญชีต้นทุนขาย ซ่ึงข้อมูลเหล่านี้ จะไม่ค่อยเปล่ียนแปลง แต่เมื่อกาหนดแล้วจะมีผลกับการทางานท้ังบริษัท ซึ่งค่าที่กาหนดเป็นนโยบายบัญชี ของบริษัท หากเป็นค่าที่แก้ไขภายหลังไม่ได้ หรืออาจมีผลกระทบมากต้องระมัดระวังในการบันทึก ควรปรึกษากับผู้วางระบบบัญชีของบริษัท หรือตรวจสอบจากเอกสารที่ได้จดทะเบียนไว้กับหน่วยงาน ราชการก่อนบันทกึ ลงไป ซง่ึ เมนใู นการกาหนดโครงสร้างองคก์ รและนโยบายการบญั ชี (ภาพท่ี4.1)

63 2. การเพ่มิ บรษิ ทั การกาหนดข้อมูลบริษทั และนโยบาย ทางบญั ชีทส่ี าคญั ก่อนเริ่มใช้งานในแต่ละระบบจะต้องทาการเพิ่มช่ือบริษัท กาหนดข้อมูลประจาบริษัท และกาหนด นโยบายทางบญั ชีท่ีมผี ลในระดับบรษิ ทั ดังนี้ 1) เข้าที่ระบบ โครงสร้างองค์กร (Organization Structure) เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายช่ือบริษัท หรือ เข้าที่ระบบ โครงสร้างองค์กร ➠ เปิด Work Flow ➠Organization Structure➠เพ่ิม/แก้ไข รายละเอยี ดของบรษิ ัท 2) ปกติเมื่อติดตั้งโปรแกรมแล้วจะมีบริษัทให้แล้ว 1 บริษัท ชื่อว่า “ยังไม่ระบุเจ้าของ” ให้กดปุ่ม F2-แก้ไข แล้วเปลี่ยนเป็นบริษัทท่ีต้องการ แต่ถ้าต้องการเพิ่มบริษัทมากกว่า 1 บริษัทให้กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพ่ือ เพม่ิ รายชอ่ื บริษทั 3) บนั ทกึ รายละเอียดของบรษิ ทั ในหนา้ ตา่ งๆ 4) กดปมุ่ F 10-SAVE เพือ่ ให้โปรแกรมเก็บรายละเอียดท่บี ันทกึ เขา้ เครอ่ื ง

64 อธิบายการบันทกึ หน้าท่ี 1 เปน็ การบนั ทึกข้อมูลท่วั ไป เช่น รหสั บริษทั ชื่อบรษิ ัท ท่ีอยู่ เปน็ ตน้ มหี วั ขอ้ ท่ีสาคัญดังนี้ วันเร่มิ รอบบญั ชี วันเริ่มต้นของรอบระยะเวลาบัญชีท่ีบริษัทเคยระบุไว้เม่ือจัดต้ังบริษัท จากโจทย์ รอบระยะเวลาบัญชี คือ วันท่ี 1 เดือน มกราคม จะบันทึกค่าวันเร่ิมรอบบัญชี เปน็ 01/01 (ใส่เฉพาะวันและเดอื นทเี่ ริ่มรอบบญั ช)ี (*วันเร่ิมรอบบัญชี หากบันทึกรายการรายวันแล้ว ไม่สามารถแก้ไขได้ จึงควร ตรวจสอบวา่ ไดแ้ จ้งจดรอบบญั ชบี ริษัทกบั กรมทะเบียนการค้าไว้เป็นแบบใด) วนั ทีเ่ ร่มิ ใชร้ ะบบ วันที่ยอดยกมาของข้อมูล (ไม่ใช่วันที่เริ่มใช้ซอฟต์แวร์น้ี) ซ่ึงมีได้ 2 ลักษณะคือ 1. ยกยอดข้อมูลมา เริ่มงานต้นรอบบัญชี วันเร่ิมใช้ระบบก็จะเป็น 01/01/25xx 2. ยกยอดข้อมูลมาไม่ใช่เริ่มต้นรอบบัญชี เช่น ยกยอดมากลางรอบบัญชี ดังนั้น วันเร่ิมใช้ระบบก็จะเป็น 01/08/25xx มักใช้เม่ือมีการทางานไปแล้วบางส่วน จากระบบงานเดิม แล้วมาเร่ิมใช้ซอฟต์แวร์นี้ และอาจไม่มีเวลาบันทึกรายการ รายวันย้อนหลัง ก็จะทาการสรุปยอดรายการทงั้ หมดมาบนั ทึกคร้งั เดยี ว (*วันท่ีเริ่มใช้ระบบ แม้จะบันทึกรายการรายวันแล้ว ยังทาการแก้ไขวันเริ่มใช้ ระบบย้อนหลังได้แต่แก้ไขให้วันที่เร่ิมใช้ระบบเร็วข้ึนกว่าเดิมไม่ได้ เช่น สามารถ แกไ้ ขวนั ทีเ่ ริ่มใชร้ ะบบ 01/08/60 ใหเ้ ปน็ 01/01/60 ได้) **หัวข้อต้ังแต่หน้า 2 เป็นต้นไป ผู้ใช้งานไม่จาเป็นต้องใส่รายละเอียดทั้งหมด เลือกแก้ไขเฉพาะ ค่าทต่ี ้องการใช้งานในธุรกจิ เทา่ นั้น สามารถเลือกใชค้ า่ ทโ่ี ปรแกรมกาหนดมาแล้วกไ็ ด*้ *

65 จานวนหลกั ตวั เลขสูงสุดที่ใชแ้ สดงในการบนั ทึกขอ้ มลู เป็นการกาหนดจานวนหลักของตวั เลขเพอ่ื ใช้ ในการบันทึกข้อมูลควรกาหนดค่าให้เหมาะสมสาหรับธุรกิจ หากกาหนดมากเกินไปก็จะ ทาใหห้ นา้ ต่างแสดงข้อมลู รายการอน่ื ได้น้อยลงไป แผนก (DEFAULT) หมายถึงรหัสแผนกที่ให้โปรแกรมดึงมาอัตโนมัติเมื่อทาการบันทึกรายการ โดยทั่วไปจะกาหนดไว้ใหเ้ ปน็ แผนกที่มักจะใช้บ่อยๆ การนับยอดสตอ๊ ก ระบวุ ิธีการนบั ยอดสต๊อก มีให้เลือก 3 แบบ คอื ค่า 1 หมายถึงสนิ ค้ารายการนีใ้ หเ้ รม่ิ นบั ยอดสต๊อก และไมใ่ หม้ ยี อดสต๊อกตดิ ลบ ถ้า ไม่มสี นิ ค้ากจ็ ะทาการขายไมไ่ ด้ ค่า 2 หมายถึงสินค้ารายการนี้ให้เร่ิมนับยอดสต๊อก แต่ยอมให้มียอดสต๊อกติดลบได้ (ใช้กรณีเร่ิมต้นระบบงาน และไม่สามารถท่ีจะบันทึกรายการซ้ือสินค้าเข้าได้ทัน ตามเอกสารซื้อ การกาหนดค่าแบบนี้ขอให้ใช้เป็นการช่ัวคราว และเร่งทาการบันทึก เอกสารซ้ือเขา้ ให้ถกู ตอ้ งโดยเร็วท่ีสุด แล้วเปล่ยี นเปน็ การนบั ยอดสตอ๊ กแบบที่1) ค่า 3 หมายถึงสินค้ารายการน้ีแม้จะทา การซ้ือสินค้าหรือขายออกก็ตาม จะไม่มีผล ต่อยอดสต๊อก (ใช้กรณีสินค้าชนิดที่เป็นงานบริการซึ่งเป็นสินค้าที่ไม่ต้องสนใจ ยอดสต๊อก)

66 อธบิ ายการบนั ทึกหน้าท่ี 3 (การกาหนดคา่ ที่เก่ียวกับนโยบายบัญชีของบริษัททส่ี าคัญ) วธิ คี านวณต้นทุนสนิ คา้ และวัตถดุ บิ ถา้ ใสค่ า่ F จะเปน็ การคานวณแบบเข้าก่อนออกกอ่ นหรอื FIFO ถ้าใส่คา่ A จะเป็นการคานวณแบบเฉล่ียหรือ Weight Average โปรแกรมจะคานวณ ถา้ ใสค่ า่ T ให้แบบ Moving Weight Average คือคานวณย้อนหลังไปให้แม้จะมีรายการ ย้อนหลังเกนิ กวา่ 1 รอบบัญชี ทาใหไ้ ด้ตน้ ทนุ ที่ละเอียดตามจรงิ มากทีส่ ดุ จะเป็นการคานวณแบบเฉพาะเจาะจง หรือ Specific Lot วธิ กี ารลงบัญชีสนิ คา้ สาเรจ็ รปู และวตั ถดุ บิ ถา้ ใสค่ า่ P จะเปน็ การบันทกึ บญั ชแี บบต่อเนอ่ื ง (Perpetual)* ถ้าใสค่ า่ R จะเป็นการบันทึกบัญชีแบบสิน้ งวด (Periodic) หมายเหตุ: *การกาหนดเพ่ิมเติมกรณีบันทึกบัญชีสินคา้ สาเรจ็ รูปและวัตถดุ ิบแบบต่อเน่ือง (Perpetual) เมื่อกาหนดรูปแบบการการบันทึกบัญชีสินค้าสาเร็จรูปและวัตถุดิบแบบต่อเนื่อง (P) ท่ีหน้าที่ 3 แล้ว ให้ตรวจสอบการจับคู่หน้าที่บัญชีท่ีต้องใช้งานแบบ Perpetual ท่ี ระบบบัญชีแยกประเภท เมนู กาหนด หนา้ ทบ่ี ัญชีตามสภาวะท่วั ไป โดยจบั คหู่ น้าที่บัญชี “สว่ นลดรับ” กบั “บัญชสี ินค้าสาเร็จรูป” ดงั ภาพท่ี4.7

67 อธบิ ายการบนั ทึกหนา้ ที่ 4 กรณีที่มกี ารขออนุมัติใช้แบบพมิ พ์คอมพวิ เตอรแ์ ทนใบต่อแบบ ภ.ง.ด.3,53 ของสรรพากร ให้ใส่เลขที่ วันที่ หนังสือที่ได้รับอนุมัติจากสรรพากร ชื่อผู้จ่ายเงิน และตาแหน่งผู้จ่ายเงินเพื่อใช้ แสดงในรายงาน การกาหนดค่าเพ่อื ใชใ้ นระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละคา่ เสอ่ื มราคา กรณสี ินทรัพย์ลงบญั ชที ่ีสมุดรายวนั (Asset Voucher Which Journal) เปน็ การกาหนดสมดุ รายวัน เพ่อื ใหโ้ ปรแกรมบนั ทึกรายการรายวันให้อตั โนมัติ หลังจากสง่ั คานวณ ค่าเสอ่ื มราคาสินทรัพยใ์ นระบบสนิ ทรพั ย์

68 จานวนหลกั ตัวเลขสงู สุดที่ใชแ้ สดงในรายงาน เป็นการกาหนดจานวนหลักของตัวเลขเพื่อใช้ในการ พิมพ์รายงาน ควรกาหนดให้เหมาะสมกับธุรกิจ หากกาหนดมากเกินไปก็ทาให้รายงานแสดง ข้อมูลรายการอื่นได้น้อยลง เช่น ความกว้างของชื่อสินค้าเล็กลง แต่ถ้ากาหนดไว้น้อยเกินไป เมอ่ื พิมพร์ ายงานจะเหน็ เปน็ สญั ลักษณ์ ***** กใ็ หม้ าขยายความกว้างของหลักตวั เลขท่นี ี่ ความยาวของรหสั ในการออกรายงาน เป็นการกาหนดจานวนหลักของรหัสฐานข้อมูลต่างๆ เพ่ือใช้ ในการพิมพ์รายงานสามารถกาหนดได้ต้ังแต่ 4 ตัวอักษร จนถึงจานวนหลักที่มากที่สุด ของความกว้างของรหัสฐานข้อมลู ประเภทน้ันๆ โหมดสีในการพิมพร์ ายงาน หากใชเ้ ครือ่ งพมิ พส์ สี ามารถเลอื กใหพ้ มิ พส์ อี ่นื ๆ ได้ นอกจากสีขาวดา

69 อธิบายการบนั ทกึ หนา้ 6 เป็นการกาหนดอัตราภาษีเงินได้นิติบุคคล ซึ่งกิจการสามารถแก้ไขอัตราภาษีตามนโยบายของรัฐบาล เพื่อใหโ้ ปรแกรมนาไปใชใ้ นการคานวณต่อไป อธบิ ายเพ่มิ เติมการเพ่ิมบรษิ ัทใหม่ 1) หลังจากที่กดปุ่มF10-SAVEเพ่ือให้โปรแกรมบันทึกข้อมูลแล้วโปรแกรมจะถามว่าเก็บข้อมูล ไว้ที่ใด ซ่ึงปกติโปรแกรมจะทาการเก็บข้อมูลไว้ที่ C:\\SMARTBIZ.WIN (ชื่อบริษัทท่ีต้ังไว้) แต่ผู้ใช้งาน สามารถแกไ้ ขเปลยี่ นแปลงไดใ้ นที่นจ้ี ะเกบ็ ข้อมลู ไว้ที่ D:\\SMARTBIZ.WIN\\ บรษิ ทั เอสทีวซี ี จาากัด 2) โปรแกรมจะให้ผู้ใช้งานเลือกว่าจะใช้ข้อมูลอะไรบ้างจากบริษัทที่จะเอามาเป็นต้นฉบับ หลังจาก ทีก่ ดปุ่ม OK แลว้ โปรแกรมจะข้ึนช่อื บริษทั ท่ีจะนามาเปน็ ตน้ ฉบับให้เลือก 3) คลิกเลือกชื่อบริษัทท่ีต้องการใช้เป็นต้นฉบับในท่ีนี้คือบริษัท (ยังไม่ระบุเจ้าของ) หลังจากเลือก บริษัทต้นฉบับแล้ว โปรแกรมจะทาการคัดลอกข้อมูลให้รอจนกว่าโปรแกรมจะขึ้นข้อความท่ีมุมขวา ด้านบนวา่ “เกบ็ ข้อมลู แลว้ ...เพ่ิมได้อีกทนั ที”

70 4) กด Esc เพือ่ ออกจากโปรแกรม *** เม่ือเพ่ิมบรษิ ัทใหม่เสรจ็ แล้ว ให้ทาการออกจากโปรแกรมทนั ที แลว้ จงึ เขา้ อีกคร้ัง *** 5) เข้าโปรแกรมอีกครั้งหากเข้าโปรแกรมแล้วไม่เห็นชื่อบริษัทที่เพิ่มไว้ ให้คลิกท่ี (ลูกศร ช้ี1) และเลือกชอ่ื บรษิ ทั ในโฟลเดอร์ SMARTBIZ.WIN (ลกู ศรชี้2) หลงั จากน้นั ก็จะปรากฏชอ่ื บรษิ ัทท่ี เพ่ิม ไว้ข้ึนมาใหเ้ ลือกทาการคลกิ เลอื กชื่อบริษัทที่สร้างไว้ (ลูกศรชี้3) จะเห็นว่ามบี ริษัทเพ่ิมเข้ามา ซึ่งจะมีชือ่ Folder ท่ีเก็บข้อมูลซ้ากับบริษัทที่นามาเป็นต้นฉบับ ให้เลือกชื่อบริษัท และช่ือ Folder ที่จะใช้งานให้ ถูกต้อง หลงั จากนัน้ โปรแกรมจะทาการลบข้อมูลของบรษิ ัทท่ีไม่เก่ียวข้องออกให้ และเมอ่ื เขา้ โปรแกรมใน ครงั้ ตอ่ ไป กจ็ ะเหลือเพียงบริษทั ที่จะใช้งานเทา่ นน้ั 6. เม่ือเลือกบริษัทที่ต้องการทางานแล้ว ที่ Title Bar จะแสดงชื่อบริษัท และตาแหน่งที่จัดเก็บ ข้อมูลบริษทั

71 7) บริษัทที่สร้างขึ้นใหม่จะมีผังบัญชี แบบฟอร์มงบ และแบบฟอร์มพิมพ์ เหมือนบริษัทต้นฉบับ (ยังไม่ระบุเจ้าของ) ตรวจสอบโดยเข้าท่ีระบบ บัญชีแยกประเภท ➠เปิด Work Flow ➠Setup Master File ➠เมนู เพม่ิ /แก้ไขผงั บัญชี 3. การเพ่ิม/แก้ไขรายละเอียดสาขา 1) เข้าที่ระบบ โครงสร้างองค์กร ➠โครงสร้างองค์กร ➠เมนู เพ่ิม/แก้ไขรายละเอียดสาขา หรือ เปิด Work Flow ➠Organization Structure ➠เพิม่ /แกไ้ ขรายละเอยี ดสาขา 2) ถ้าบริษัทมีสานักงานใหญ่แห่งเดียว ให้กดปุ่ม F2-แก้ไข เพื่อเข้าไปแก้ไขรายละเอียดสาขา “สานักงานใหญ่” แตถ่ ้ามสี าขาอืน่ ๆ ดว้ ยให้กดปมุ่ F3-เพิ่ม เพอื่ เพิม่ รายชื่อสาขา 3) บันทึกรายละเอียดของสาขา รหสั สาขา ช่ือสาขา ที่อยู่ ฯลฯ 4) เม่ือบนั ทกึ รายละเอยี ดครบแล้ว กดปุ่ม F10-Save เพอื่ บนั ทกึ ข้อมลู เขา้ เคร่อื ง

72 อธบิ ายการบนั ทกึ หนา้ 1 คลงั ซอ้ื หลกั ชือ่ คลงั สนิ ค้าทใี่ หโ้ ปรแกรมแสดงข้ึนมาให้อัตโนมัติ เม่อื มกี ารบันทกึ ซอ้ื สินคา้ เข้า คลงั ขายหลกั ชื่อคลงั สินค้าท่ีให้โปรแกรมแสดงข้นึ มาใหอ้ ัตโนมัติ เมื่อมกี ารบันทกึ ขายสนิ คา้ เข้า รูปแบบการ Post ค่า 1 หมายถึงเมื่อบันทึก Voucher แล้ว รายการดังกล่าวจะยังไม่ถูก Post ไปยังระบบบัญชี แยกประเภททาให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบรายการให้เรียบร้อยก่อน Post เพราะถ้า Post แล้ว จะเข้าไปแก้ไขรายการเดิมไม่ได้ต้องใช้วิธีการบันทึกรายการปรับปรุง (เป็น รูปแบบท่ีแนะนาใหใ้ ช)้ คา่ วา่ ง หมายถึงเมื่อบันทึก Voucher แล้ว รายการดังกล่าวจะถูก Post ไปยังระบบบัญชี แยกประเภททันทีท่ าใหร้ ายการนน้ั ไม่สามารถแกไ้ ขได้ ค่า X หมายถึงเมื่อบนั ทึกรายการจากโปรแกรม Front End เช่น บันทกึ Invoice ขาย จากระบบ ขายจะยังไม่บันทึก Voucher ในระบบบัญชีแยกประเภทต้องมีการเปล่ียน รูปแบบการ Post ของรายการเหล่าน้ี (ท้ังรูปแบบการ Post แบบ I และ X สามารถสั่ง Post รายการภายหลังได้โดยจะมีรายการสาหรับ Post รายการรายวัน เพื่อส่ังให้ Post รายการเป็นช่วง (Batch) หรือจะสั่ง Post ทีละ Voucher ก็ได้) สมุดบัญชีเงินฝาก (กรณีเช็คจ่าย) ใส่สมุดบัญชีเงินฝากธนาคารท่ีใช้สาหรับจ่ายเช็คเป็นประจา (จะบันทึก ได้กต็ ่อเมอ่ื บนั ทกึ ฐานข้อมูลสมุดบัญชเี งินฝากกระแสรายวนั แล้ว)

73 อธบิ ายการบนั ทึกหน้า2 ใบนาฝากบนั ทกึ บญั ชีแบบ คา่ วา่ ง หมายถึง ใหบ้ ันทึกบญั ชโี ดยใชย้ อดรวมของใบนาฝาก ค่า 1 หมายถึง ให้บันทึกบญั ชแี บบแตกยอดเงนิ ตามรายการเช็ค คา่ 2 หมายถงึ ให้บนั ทกึ บัญชแี บบแตกยอดเงินตามรายการเชค็ และสมุดธนาคาร การอนุมตั เิ อกสารผ่านทาง Mail (Mobile Approve) ใบรบั คาสง่ั ซอ้ื จากลูกค้า วา่ ง=ไม่ต้อง Approve , A =ต้อง Approve จงึ จะค้นได้ บันทึกใบขอซื้อ ว่าง=ไม่ตอ้ ง Approve , A =ตอ้ ง Approve จึงจะคน้ ได้ ใบเสนอราคาขาย ว่าง=ไม่ต้อง Approve , A =ตอ้ ง Approve จงึ จะค้นได้ บนั ทึกใบส่งั ซอื้ สนิ ค้า วา่ ง=ไมต่ อ้ ง Approve , A =ตอ้ ง Approve จึงจะค้นได้ การแสดงการบนั ทึกบัญชี ค่า ว่าง หมายถึง แสดงเฉพาะระดับ Top และการบนั ทกึ แบบ Periodic ค่า 1 หมายถงึ แสดงเฉพาะระดบั Top และการบนั ทึกบญั ชีทุกแบบ ค่า 2 หมายถึง แสดงทุกระดบั Top และการบนั ทึกบญั ชที กุ แบบ ลงบญั ชีเอกสารใบนาฝาก ค่า ว่าง หมายถงึ ลงบัญชีแบบปกติ คา่ A หมายถึง ลงบญั ชีคา่ ธรรมเนียมธนาคารทเี่ อกสารใบนาฝาก ระบุการกาหนดราคาในเอกสารซอ้ื /ขาย ค่า วา่ ง หมายถึง ใช้ราคาตามลาดับขัน้ การกาหนดราคา ค่า 1 หมายถึง ใช้ราคาตามเอกสารอ้างองิ อธิบายการบนั ทึกหน้า 3 เป็นการกาหนดสมุดรายวันเพ่ือให้โปรแกรมบันทึกรายการ กรณี Revalue ลงบัญชีท่ีสมุดรายวัน รายวันให้อัตโนมัติหลังจากสั่ง Revalue ใช้ในกรณีท่ีใช้ Multi Currency และ ต้อ ง ก า ร ท า ก า ร Revalue ตอ น สิ้นงวดบญั ชี

74 4. การเพม่ิ /แก้ไขรายช่ือฝ่าย 1) เข้าที่ระบบ โครงสร้างองค์กร ➠โครงสร้างองค์กร ➠เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อฝ่าย หรือ เปดิ Work Flow ➠Organization Structure ➠เพ่มิ /แก้ไขรายช่ือฝา่ ย 2) กดปุม่ F3-เพิ่ม เพอื่ เพม่ิ รายชื่อฝา่ ย 3) บันทกึ รายละเอยี ดของฝ่าย เชน่ รหสั ฝ่าย ช่ือฝา่ ย 4) เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอยี ดครบแลว้ กดปมุ่ F10-Save เพ่ือบนั ทกึ ข้อมลู เข้าเคร่ือง 5. การเพม่ิ /แก้ไขรายช่ือแผนก 1) เข้าที่ระบบ โครงสร้างองค์กร ➠โครงสร้างองค์กร ➠เมนู เพ่ิม/แก้ไขรายชื่อแผนก หรือ เปดิ Work Flow ➠Organization Structure ➠เพม่ิ /แก้ไขรายชือ่ แผนก 2) กดป่มุ F3-เพิ่ม เพื่อเพม่ิ รายชือ่ แผนก 3) บันทกึ รายละเอียดของแผนก เช่น รหสั แผนก ช่ือแผนก รหสั ฝา่ ย 4) เมื่อบันทึกรายละเอียดครบแล้ว กดปมุ่ F10-Save เพื่อบนั ทึกขอ้ มลู เข้าเคร่ือง

75 แบบฝึกปฏิบัตทิ ้ายหน่วยท่ี 4 เรอ่ื ง การเพมิ่ ชื่อบริษทั การกาหนดโครงสรา้ งองคก์ ร และนโยบายการบญั ชี ตอนที่ 1 จงตอบคาถามตอ่ ไปนี้ 1. จงอธิบายการใชเ้ มนใู นการกาหนดโครงสร้างองคก์ รและนโยบายการบญั ชโี ดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. จงอธบิ ายการเพิม่ ชอ่ื บรษิ ทั การกาหนดขอ้ มลู บรษิ ทั และนโยบายทางบัญชีโดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. จงอธิบายการเพม่ิ /แกไ้ ขรายละเอยี ดสาขาโดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. จงอธบิ ายการเพมิ่ /แกไ้ ขรายชอื่ ฝา่ ยโดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5. จงอธบิ ายการเพิ่ม/แก้ไขรายช่อื แผนกโดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

76 ตอนท่ี 2 1. คาส่ัง จงทาเคร่ืองหมาย ✓ หน้าขอ้ ความทีถ่ กู ต้อง และทาเครือ่ งหมาย ✗ หน้าขอ้ ความท่ีผิด 1. ______ วันเริม่ รอบบญั ชี หมายถงึ วนั เรม่ิ ต้นของรอบระยะเวลาบญั ชีทบี่ ริษัทเคยระบุไวเ้ มอ่ื จดั ตงั้ บรษิ ัท 2. ______ วนั ท่ีเรมิ่ ใช้ระบบ หมายถึงวนั ทกี่ จิ การเร่ิมมีรายการค้า 3. ______ วธิ กี ารนับยอดสตอ๊ ก โดยเลือกค่า 2 หมายความวา่ สนิ คา้ รายการนีเ้ ป็นสนิ ค้าทไ่ี มต่ อ้ ง สนใจยอดสต๊อก 4. ______ ถ้าตอ้ งการให้คานวณต้นทนุ สินคา้ และวัตถุดบิ แบบเฉพาะเจาะจง จะต้องกาหนดคา่ เปน็ A 5. ______ ถา้ ต้องการบนั ทกึ บัญชีสนิ ค้าแบบต่อเน่ืองจะตอ้ งกาหนดค่าเป็น P 6. ______ โดยปกติโปรแกรม Smartbiz จะเกบ็ ข้อมูลการเพ่ิมบรษิ ัทใหม่ไว้ทโ่ี ฟลเดอร์ SMARTBIZ. WIN 7. ______ การเลือกรูปแบบการ POST โดยใส่ค่า I หมายความวา่ เมอ่ื บนั ทึก Voucher แลว้ รายการดังกลา่ วจะถกู POST ไปยงั ระบบบัญชีแยกประเภททนั ที 8. ______ การเพิ่มบริษัทใหม่จะต้องเร่มิ เข้าที่เมนโู ครงสรา้ งองคก์ ร 9. ______ การแกไ้ ขรายละเอียดสาขาจะต้องเริม่ เข้าท่รี ะบบบญั ชแี ยกประเภท 10. ______ การเพ่มิ รายชอื่ แผนกจะต้องเรม่ิ เข้าท่รี ะบบบญั ชแี ยกประเภท

77 2. คาส่งั จงปฏิบตั ดิ ังต่อไปนี้ 1. ให้ผู้เรียนเปิดโปรแกรม Smartbiz แล้วทาการเพ่ิมบริษัทใหม่เป็นช่ือของผู้เรียน และกาหนดข้อมูล ของบริษัท และนโยบายทางบญั ชที ส่ี าคญั ดังข้อมลู ประจาบรษิ ัทท่กี าหนดใหต้ อ่ ไปน้ี ขอ้ มลู ประจาบริษัท มดี งั นี้ รหสั บริษทั .....(รหสั ผู้เรยี น)…… ชื่อบริษัท บรษิ ทั ..........(ช่ือผูเ้ รียน)........... จากัด ทอ่ี ยู่ 70 พระราม 2 ซอย 75 ถนนพระราม 2 แขวงแสมดา เขตบางขุนเทยี น กรุงเทพฯ 10150 โทรศพั ท์ 0-2451-6397 โทรสาร 0-2451-6398 วนั เรมิ่ รอบบัญชี 01/01 วนั ทเี่ ริ่มใช้ระบบ 01/08/2560 เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี 3032635479 เลขทะเบยี นการคา้ 1335579 Crystal user account (ใส่ E-Mail ของผูเ้ รียน) อัตราภาษมี ลู ค่าเพมิ่ ประเภท 1 VAT 7% คานวณต้นทุนสนิ ค้าและวตั ถดุ บิ คงเหลือ FIFO (First-in,First-out) การลงรายการบญั ชีสินค้าและวัตถดุ ิบ Periodic (R) ขอ้ มูลเพ่ิมเตมิ 1) กิจการต้องการควบคุมยอดสต๊อก และไม่ให้มีการขายสินค้าหากจานวนสินค้าในระบบ มไี มเ่ พียงพอ 2) หากมีการนาฝากเช็คให้โปรแกรมบันทึกบัญชีแบบแตกรายการตามเช็ค (ไม่ต้องแยกตาม สมดุ บญั ชีเงินฝาก) 3) หากมีการจ่ายค่าธรรมเนียมเช็คต่างจังหวัด ให้ใส่ค่าธรรมเนียมเม่ือนาฝากเช็ค และให้ลงบัญชี คา่ ธรรมเนยี มอตั โนมตั ิ (ให้เลือกเก็บข้อมูลท่ีไดรฟ์ D และคัดลอกข้อมูลต้นฉบับจากบริษัท “ไม่ระบุเจ้าของ” เม่ือเสร็จแล้ว ออกจากโปรแกรมกอ่ น แล้วจงึ เข้าโปรแกรมใหมอ่ ีกครง้ั หนง่ึ ) 1) บนั ทึกขอ้ มูลบรษิ ัท...(ชอื่ ผเู้ รียน)...จากัด ลงในโปรแกรมบญั ชี Smartbiz 2) ให้ผู้เรียนสรุปวิธีการเพิ่มบริษัท การกาหนดข้อมูลของบริษัท และนโยบายทางบัญชีท่ีสาคัญ ตามลาดับข้นั ตอนท่ปี ฏิบตั ิในขอ้ 1

78 3. คาสง่ั จงปฏบิ ตั ดิ ังตอ่ ไปนี้ บริษัท เอบีซี จากัด ดาเนินธุรกิจจาหน่ายเฟอร์นิเจอร์และเครื่องใช้สานักงาน ได้ตัดสินใจนาโปรแกรม บัญชี Smartbiz มาใชใ้ นงานบัญชี มขี อ้ มลู และนโยบายทางบัญชีท่สี าคัญ ดังนี้ รหัสบริษัท 002 ทอี่ ยู่ 30 ถ.พระราม 3 เขตยานนาวา กรุงเทพฯ 10120 โทรศัพท์ 0-2450-6788 โทรสาร 0-2450-6789 วันเริ่มรอบบญั ชี 01/01 วันทีเ่ ร่มิ ใชร้ ะบบ 01/03/2559 เลขประจาตวั ผ้เู สยี ภาษี 3032679432 เลขทะเบียนการค้า 13355222 Crystal user account [email protected] อตั ราภาษีมูลค่าเพิม่ ประเภท 1 VAT 7% คานวณต้นทุนสนิ คา้ และวัตถดุ บิ คงเหลือ FIFO (First-in,First-out) การลงรายการบัญชสี นิ คา้ และวัตถดุ ิบ Periodic (R) ขอ้ มูลเพม่ิ เติม 1) กจิ การตอ้ งการควบคมุ ยอดสตอ๊ ก และไมใ่ ห้มกี ารขายสนิ ค้าหากจานวนสนิ คา้ ในระบบมไี มเ่ พยี งพอ 2) หากมกี ารนาฝากเช็ค ใหโ้ ปรแกรมบนั ทึกบัญชแี บบแตกรายการตามเชค็ (ไม่ต้องแยกตามสมุดบญั ชีเงนิ ฝาก) 3) หากมีการจ่ายค่าธรรมเนียมเช็คต่างจังหวัด ให้ใส่ค่าธรรมเนียมเม่ือนาฝากเช็ค และให้ลงบัญชี ค่าธรรมเนยี มอัตโนมัติ ให้ทา 1. บนั ทกึ ขอ้ มูลบริษทั เอบซี ี จากดั ลงในโปรแกรมบัญชี Smartbiz 2. ให้ผู้เรียนแบ่งกลุ่ม กลุ่มละ 3-4 คน ช่วยกันกาหนดข้อมูลของบริษัท และนโยบายทางบัญชีที่สาคัญ พิมพใ์ ส่กระดาษ A4 แล้วทาการเพิม่ บรษิ ัท และบนั ทกึ ข้อมูลลงในโปรแกรมบญั ชี Smartbiz

79 แบบทดสอบหลังเรยี น หน่วยการเรยี นรูท้ ่ี 4 การเพิ่มช่อื บริษทั การกาหนดโครงสรา้ งองค์กร และนโยบายการบญั ชี คาช้ีแจง : ใหเ้ ลอื กคาตอบทีถ่ กู ต้องทสี่ ุดเพียงขอ้ เดยี วและทาเคร่ืองหมายกากบาท (X) ลงในกระดาษคาตอบ 1. การกาหนดโครงสรา้ งองคก์ รและนโยบายการบัญชขี องกิจการ จะต้องเขา้ ทางานท่เี มนูใด ก. โครงสรา้ งองคก์ ร ข. ระบบบญั ชีแยกประเภท ค. บารุงรกั ษาข้อมลู ง. ส่วนเพม่ิ เติมระบบ 2. การเพมิ่ ชอ่ื บรษิ ทั ใหม่ จะตอ้ งเลือกใชเ้ มนูใด ก. เพ่มิ และแก้ไขผังบัญชี ข. เพม่ิ และแกไ้ ขรายช่ือบรษิ ัท ค. เพม่ิ และแกไ้ ขทะเบยี นสมดุ รายวนั ง. เพม่ิ และแก้ไขรายละเอยี ดของสาขา 3. ในการกาหนดข้อมลู ประจาบริษทั วนั เรม่ิ รอบบญั ชี หมายถึงขอ้ ใด ก. วันทยี่ อดยกมาของขอ้ มลู เมอ่ื เร่ิมใช้โปรแกรมบญั ชี ข. วันท่ี 1 มกราคม 25xx ค. วันเริ่มต้นของรอบระยะเวลาบัญชที ี่บริษัทเคยระบไุ ว้เม่อื จัดตงั้ บริษัท ง. ถกู ทุกขอ้ 4. ในการกาหนดขอ้ มูลประจาบริษัท วนั ท่ีเร่มิ ใช้ระบบ หมายถึงข้อใด ก. วันทยี่ อดยกมาของขอ้ มูลเมอ่ื เรมิ่ ใช้โปรแกรมบัญชี ข. วนั เรม่ิ ต้นของรอบระยะเวลาบัญชที บี่ รษิ ัทเคยระบุไวเ้ มอ่ื จัดตั้งบริษัท ค. วนั ที่ 1 มกราคม 25xx ง. ถูกทุกข้อ 5. วิธีการนบั ยอดสตอ๊ ก โดยเลอื กค่า 1 หมายความว่าอยา่ งไร ก. สนิ คา้ รายการนี้ ไม่มกี ารนบั ยอดสตอ๊ ก ข. สนิ คา้ รายการน้ีให้เร่ิมนับยอดสตอ๊ ก และไม่ให้มยี อดสต๊อกติดลบ ค. สินคา้ รายการน้ี แม้จะทาการซอ้ื สินค้าหรือขายออกก็ตาม จะไม่มผี ลต่อยอดสต๊อก ง. สนิ ค้ารายการน้ีให้เร่ิมนบั ยอดสตอ๊ ก แต่ยอมใหม้ ยี อดสตอ๊ กติดลบได้

80 6. ถ้าตอ้ งการให้คานวณต้นทุนสินคา้ และวตั ถดุ บิ แบบเขา้ กอ่ นออกกอ่ น จะตอ้ งกาหนดค่าในข้อใด ก. R (Periodic) ข. T (Specific Lot) ค. F (FIFO) ง. P (Perpetual) 7. การลงบญั ชสี ินค้าสาเรจ็ รูปและวตั ถดุ บิ ถา้ ใช้การบนั ทึกบัญชีแบบสน้ิ งวด จะต้องกาหนดค่าในขอ้ ใด ก. R (Periodic) ข. A (Average) ค. F (FIFO) ง. P (Perpetual) 8. กรณีบนั ทกึ บญั ชีสนิ คา้ แบบต่อเนื่อง จะต้องตรวจสอบการจับคหู่ นา้ ทบี่ ัญชีทต่ี ้องใช้งานทีเ่ มนใู ด ก. เพ่ิม/แก้ไขรายละเอียดของสาขา ข. เพิ่ม/แก้ไขรายละเอยี ดของบรษิ ัท ค. กาหนดหนา้ ท่บี ัญชีแยกตามสภาวการณ์ ง. กาหนดหนา้ ท่ีบัญชีตามสภาวะทัว่ ไป 9. โดยปกติโปรแกรมบญั ชี Smartbiz จะเกบ็ ข้อมลู การเพมิ่ บริษทั ใหมไ่ ว้ทโ่ี ฟลเดอร์ในขอ้ ใด ก. TEMP ข. CSGROUP ค. MSSOAP ง. SMARTBIZ.WIN 10. การเลอื กรูปแบบการ POST โดยใสค่ ่า I หมายความวา่ อยา่ งไร ก. เมอ่ื บันทกึ Voucher แล้ว รายการดงั กลา่ วจะถูก POST ไปยงั สมดุ รายวันทันที ข. เม่ือบนั ทกึ Voucher แล้ว รายการดังกลา่ วจะยังไม่ถกู POST ไปยังระบบบัญชแี ยกประเภท ค. เมื่อบันทกึ Voucher แลว้ รายการดังกลา่ วจะถูก POST ไปยงั ระบบบญั ชแี ยกประเภททันที ง. เมื่อบนั ทึก Voucher แลว้ รายการดงั กล่าวจะถกู POST ไปยังระบบภาษมี ูลคา่ เพ่ิมทันที

81 หน่วยที่ 5 การเตรียมฐานขอ้ มลู ในแตล่ ะระบบ 1.สาระสาคญั กอ่ นเริม่ ใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz ต้องมีการกาหนดฐานข้อมูลในแต่ละระบบกอ่ น เนื่องจากขณะท่ีเรา บนั ทกึ ข้อมูลแต่ละระบบ เชน่ ระบบซื้อ ระบบขาย ระบบลกู หน้ี และระบบเจ้าหนี้ เป็นต้น ต้องมกี ารเลือกฐานข้อมูล มาใช้งานจึงต้องมีการเตรียมฐานข้อมูลไว้ก่อน แต่ฐานข้อมูลบางระบบสามารถเพ่ิมเติมขณะบันทึกข้อมูลได้ โดย ข้นั ตอนการเตรยี มฐานข้อมลู ทกุ ระบบ เม่ือเข้าไปท่ีระบบที่ต้องการเตรียมฐานข้อมลู แล้วเลือกเมนูฐานข้อมูลหรือเปิด Work Flow แลว้ คลิกปมุ่ Setup Master Files 2. สมรรถนะประจาหนว่ ย 1. แสดงความรเู้ กีย่ วกับการเตรียมฐานขอ้ มูลในแต่ละระบบ 2. ประยุกต์ใชค้ วามรเู้ กยี่ วกบั การเตรยี มฐานขอ้ มูลในแต่ละระบบ ในชวี ิตประจาวนั และการประกอบอาชพี 3. จุดประสงค์การเรียนรู้ จุดประสงค์ท่ัวไป เพื่อให้ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจเก่ียวกบั การเตรียมฐานข้อมูลในแต่ละระบบ ตลอดจนมีคุณธรรม จริยธรรม คา่ นยิ มและคณุ ลกั ษณะอนั พงึ ประสงคด์ าเนินชีวิตโดยยดึ หลกั ปรชั ญาของเศรษฐกจิ พอเพยี ง จุดประสงคเ์ ชิงพฤตกิ รรม 1. เตรียมฐานข้อมูลของระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลังได้ 2. เตรยี มฐานขอ้ มูลของระบบซื้อ และระบบเจ้าหนี้ได้ 3. เตรียมฐานขอ้ มูลของระบบขาย และระบบลูกหนไี้ ด้ 4. เตรียมฐานข้อมูลของระบบเชค็ และเงินฝากธนาคารได้ 5. เตรยี มฐานข้อมลู ของระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละคา่ เส่ือมราคาได้ 6. เตรยี มฐานข้อมลู ของระบบบัญชีแยกประเภทได้ 7. ปฏิบัตงิ านด้วยความมวี นิ ยั ขยัน ซอ่ื สตั ย์ รับผดิ ชอบ สภุ าพ ดาเนนิ ชีวติ โดยยดึ หลักปรชั ญาขอ เศรษฐกจิ พอเพียง 4. สาระการเรียนรู้ 1. การเตรียมฐานข้อมูลของระบบบรหิ ารสนิ ค้าคงคลงั 2. การเตรยี มฐานข้อมูลของระบบซ้อื และระบบเจ้าหน้ี 3. การเตรยี มฐานขอ้ มูลของระบบขาย และระบบลูกหน้ี 4. การเตรียมฐานขอ้ มูลของระบบเช็ค และเงนิ ฝากธนาคาร 5. การเตรียมฐานขอ้ มูลของระบบสินทรัพย์ และค่าเสือ่ มราคา 6. การเตรยี มฐานข้อมูลของระบบบัญชีแยกประเภท 1. การเตรยี มฐานขอ้ มูลของระบบบริหารสนิ ค้าคงคลัง

82 เมื่อจะใช้งานระบบบริหารสินค้าคงคลัง ขั้นตอนแรกคือการเตรียมฐานข้อมูลท่ีต้องใช้ในระบบ มีข้ันตอนท่ีต้องเข้าไปบนั ทึกรายการก่อนเริ่มทาการคา้ โดยเข้าไปที่ ระบบบริหารสนิ ค้าคงคลัง ➠ฐานข้อมูล (Setup Master Files) ดังภาพท่ี5.1 1.1 การเพม่ิ และแก้ไข รายชอื่ สนิ คา้ และวตั ถดุ ิบ 1) เข้าไปท่ีเมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง➠ ฐานข้อมูล (Setup Master Files) ➠ เมนู เพ่ิม/แกไ้ ขรายชอ่ื สนิ คา้ และวัตถดุ ิบ 2) ทาการเพมิ่ รายการโดยกดปุ่ม F3-เพมิ่ 3) บันทึกรายละเอียดของสินคา้ ทั้ง 8 หน้า ตามลาดบั 4) บนั ทึกเสรจ็ แล้วกดปมุ่ F10-Save เพ่ือเกบ็ รายการ

83 อธบิ ายการบนั ทึก หนา้ ท่ี 1 รหัส ใส่รหัสของสินค้า สามารถบันทึกได้ 20 ตัวอักษร ท้ังตัวเลข ตัวอักษรภาษาไทย และตวั อกั ษรภาษาองั กฤษ ช่อื ไทย ชื่อสนิ คา้ ที่เป็นภาษาไทย (สามารถบนั ทึกได้ 50 ตัวอกั ษร) ชื่อยอ่ ภาษาไทย ชอ่ื ย่อของสินค้าท่ีเป็นภาษาไทย (จะมีประโยชน์ในการแสดงรายงานเมื่อต้องการให้ แสดงเฉพาะช่อื ยอ่ ) ชนดิ สินคา้ ชนดิ ของสนิ ค้า เม่ือใช้ Hot Seek โปรแกรมจะแสดงชนิดสนิ คา้ มาใหเ้ ลือก ราคาทุนมาตรฐาน ราคาทุนมาตรฐานหรือราคาซื้อของสินค้า โดยราคานี้จะปรากฏข้ึนมาเมื่อมีการซ้ือ สนิ คา้ รายการนี้หากไมม่ รี าคาซอื้ ทเี่ ปน็ มาตรฐานก็ไมต่ อ้ งใส่ค่า รหัสกลมุ่ สนิ คา้ ใส่รหสั กลุม่ ของสนิ ค้า เม่ือใช้ Hot Seek จะมีหน้าตา่ งฐานข้อมลู ของกลุ่มสนิ ค้าขึ้นมา หากยังไม่มกี ารบันทกึ ฐานขอ้ มลู กลมุ่ สินค้า ก็สามารถทาการเพิ่มท่ีหนา้ ตา่ งนี้ไดท้ นั ที ชื่อกล่มุ สนิ ค้า เป็นช่ือกลุ่มของสินค้า เม่ือกาหนดรหัสกลุ่มสินค้าแล้วช่ือสินค้าก็จะปรากฏข้ึนด้วย ราคาเปน็ แบบภาษีแยกนอกหรอื รวมใน ใส่ค่า Y หมายถึง เปน็ ราคาแบบคิดภาษมี ูลคา่ เพิม่ แยกต่างหาก ใส่ค่า N หมายถงึ เปน็ ราคาท่รี วมภาษีมลู คา่ เพ่มิ แล้ว การนับยอดสต๊อก ระบวุ ธิ กี ารนบั ยอดสต๊อก มีใหเ้ ลือก 4 แบบ คอื ใส่ค่า 1 หมายถึงสินค้ารายการน้ีให้เริ่มนับยอดสต๊อก และไม่ให้มียอดสต๊อกติดลบ ถา้ ไม่มีสนิ คา้ ก็จะทาการขายไมไ่ ด้ ใส่ค่า 2 หมายถึงสินคา้ รายการนใ้ี หเ้ รมิ่ นบั ยอดสตอ๊ ก แต่ยอมใหส้ ต๊อกติดลบได้ ใส่ค่า 3 หมายถึงสินค้ารายการนี้ แม้จะทาการซ้ือเข้าหรือขายออกก็ตามจะไม่มีผล ต่อยอดสต๊อก ใสค่ ่า 0 หมายถึงให้ใช้วิธีการนับยอดสต๊อกเหมือนท่เี คยกาหนดไว้ทีฐ่ านข้อมูลบริษัท เป็นสินค้าเพ่ือออกรายงานสินค้าคงเหลือด้วยหรือไม่ หมายถึงต้องการให้สินค้าชนิดนั้นออกรายงาน สินค้าคงเหลือ ถ้าใช่ให้ใส่ค่า Y เช่น สินค้าที่ส่งสรรพากร แต่ถ้าเป็นวัสดุส้ินเปลือง ใช้ไปไม่ได้สง่ รายงานให้กับสรรพากรกใ็ สค่ ่า N

84 อธิบายการบนั ทึกรายการ หน้าที่ 2 หน่วยนับมาตรฐาน ใสห่ นว่ ยนบั มาตรฐานซึ่งควรเป็นหนว่ ยทีเ่ ลก็ ทส่ี ุด หนว่ ยซ้อื สว่ นใหญ่ ใส่หน่วยนับของสินค้าทซี่ ้อื เข้าเป็นส่วนใหญ่ หน่วยขายส่วนใหญ่ ใสห่ น่วยนับของสนิ คา้ ทใ่ี ชข้ ายเปน็ สว่ นใหญ่ บัญชีซ้อื สด* ถา้ มกี ารซอ้ื สนิ ค้ากลมุ่ น้ีเปน็ เงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่น นอกเหนอื จากบัญชีซื้อสดใหร้ ะบุรหัสบัญชที ต่ี อ้ งการ บัญชีซอ้ื เช่ือ* ถา้ มกี ารซอ้ื สินคา้ กลุ่มนเี้ ปน็ เงนิ เช่อื และตอ้ งการให้ลงบัญชีเปน็ แบบอื่น นอกเหนือจากบัญชซี ือ้ เช่ือให้ระบุรหสั บัญชที ี่ต้องการ บญั ชขี ายสด* ถ้ามีการขายสนิ ค้ากลมุ่ น้ีเปน็ เงินสด และตอ้ งการให้ลงบัญชีเปน็ แบบอื่น นอกเหนอื จากบัญชขี ายสดใหร้ ะบรุ หสั บัญชที ี่ต้องการ บญั ชีขายเชือ่ * ถา้ มกี ารขายสนิ คา้ กลมุ่ นีเ้ ปน็ เงนิ สด และต้องการให้ลงบัญชีเปน็ แบบอื่น นอกเหนอื จากบญั ชขี ายเช่ือให้ระบุรหสั บัญชที ่ีต้องการ หมายเหตุ*ควรให้ผู้วางระบบบญั ชเี ปน็ ผ้กู าหนดให้ ผูใ้ ชง้ านควรใช้ตามทโี่ ปรแกรมจดั เตรียมไว้ให้ไปก่อน อธิบายการบันทึกรายการ หน้าที่ 3 ราคาขายมาตรฐาน ใส่ราคาขายมาตรฐานซ่ึงสามารถกาหนดได้ 5 ราคา สาหรับหน่วยขายทต่ี ่างกัน บรรทัดแรกสุดเป็นราคาขายต่อหน่วยนับมาตรฐาน ส่วน 4 ช่องถัดมาเป็น ราคาขายต่อหน่วยนับอ่ืน ราคาตา่ สุด ใสร่ าคาขายต่าสดุ ตามหน่วยนับมาตรฐาน ห้ามขายต่ากวา่ ราคาท่กี าหนด

85 อธิบายการบนั ทกึ รายการ หน้าท่ี 4 และหน้าท่ี 5 ราคาขาย A ใส่ราคาขายสาหรับเกรด A สาหรับหน่วยนับแบบต่างๆ คือบรรทัดแรกสุดเป็นราคาขาย เกรด A เม่ือขายที่หน่วยนับมาตรฐาน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขายเกรด A เม่ือขายที่ หน่วยนับแบบอ่นื ๆ ราคาขาย B ใส่ราคาขายสาหรับเกรด B สาหรับหน่วยนับแบบต่างๆ คือบรรทัดแรกสุดเป็นราคาขาย เกรด B เม่ือขายที่หน่วยนับมาตรฐาน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขายเกรด B เม่ือขายที่ หนว่ ยนบั แบบอื่นๆ ราคาขาย C ใส่ราคาขายสาหรับเกรด C สาหรับหน่วยนับแบบต่างๆ คือบรรทัดแรกสุดเป็นราคาขาย เกรด C เม่ือขายที่หน่วยนับมาตรฐาน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขายเกรด C เม่ือขายท่ี หน่วยนบั แบบอ่ืนๆ ราคาขาย D ใส่ราคาขายสาหรับเกรด D สาหรับหน่วยนับแบบต่างๆ คือบรรทัดแรกสุดเป็นราคาขาย เกรด D เมื่อขายท่ีหน่วยนับมาตรฐาน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขายเกรด D เมื่อขายท่ี หนว่ ยนบั แบบอนื่ ๆ อธบิ ายการบนั ทึกรายการ หนา้ ท่ี 6 หมายเหตุ 1-10 ใส่หมายเหตุประจาสินค้าแต่ละรายการที่มีการเรียกใช้บ่อย และต้องการ ให้โปรแกรม ดึงไปอัตโนมัติเมื่อทาการบันทึกเอกสารขาย เพ่ือลดเวลาการคีย์หมายเหตุขณะ ออกเอกสารทุกครัง้

86 อธบิ ายการบันทึกรายการ หนา้ ที่ 7 ใส่รูปของสินค้าไว้โดยต้องมีไฟล์ภาพของสินค้าเตรียมไว้ก่อน (นามสกุล BMP, JPEG ) มักใช้กับ สินค้าที่มีลักษณะเฉพาะ มูลค่าสูง อธิบายยาก จาเป็นต้องมีรูปภาพประกอบ หากต้องการใส่รูปภาพให้คลิก ที่เคร่ืองหมายกากบาท คาสั่ง “Load” หากต้องการยกเลิกรูปภาพน้ันให้คลิกท่ีเคร่ืองหมายกากบาท คาส่ัง “Clear” หากใช้งานระบบ LAN ซึ่งมีผู้ใช้งานหลายคนจะต้องเก็บไฟล์รูปภาพไว้ที่ Saver ที่เก็บข้อมูล Formula ด้วย หากเก็บรูปภาพไวท้ ี่เครื่องคอมพวิ เตอร์ทใ่ี ช้งานอย่เู คร่ืองเดยี วจะทาให้ผูใ้ ชง้ านคนอื่น ไม่ เห็นรูปภาพสินค้า อธบิ ายการบันทกึ รายการ หน้าท่ี 8 ใชส้ าหรับบนั ทึกรายละเอียดสนิ คา้ กรณีผลิตสินคา้ เพ่อื จาหนา่ ย (ใชใ้ นโปรแกรม MRP) 1.2 การเพม่ิ และแก้ไขรายการกลุม่ สนิ คา้ 1) เข้าไปท่ีเมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ➠ฐานข้อมูล (Setup Master Files) ➠ เมนู เพม่ิ /แกไ้ ข รายการกลุ่มสนิ คา้ 2) ทาการเพ่มิ รายการโดยกดปุม่ F3-เพิ่ม 3) บนั ทึกรายละเอยี ดกลมุ่ สนิ คา้ ตามลาดบั 4) บนั ทกึ เสรจ็ แลว้ กดปมุ่ F10-Save เพอื่ เกบ็ รายการ

87 อธบิ ายการบันทกึ รายการ รหสั ใส่รหสั ของกลมุ่ สนิ คา้ ชอื่ ไทย ใส่ช่ือกลมุ่ สินคา้ เป็นภาษาไทย ช่อื (ภาษา 2) ใส่ชือ่ กลมุ่ สนิ คา้ เป็นภาษาที่2 บัญชซี ้อื สด* ถ้ามีการซื้อสินค้ากลุ่มน้ีเป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอ่ืนนอกเหนือจาก บญั ชซี อ้ื สดใหร้ ะบรุ หสั บัญชที ต่ี ้องการ บัญชซี ือ้ เชอื่ * ถ้ามีการซื้อสินค้ากลุ่มน้ีเป็นเงินเชื่อ และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอ่ืนนอกเหนือจาก บญั ชีซอื้ เช่ือใหร้ ะบุรหัสบญั ชีที่ต้องการ บญั ชขี ายสด* ถ้ามีการขายสินค้ากลุ่มน้ีเป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอ่ืนนอกเหนือจาก บญั ชขี ายสดให้ระบุรหสั บัญชที ี่ตอ้ งการ บญั ชขี ายเชือ่ * ถ้ามีการขายสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอ่ืนนอกเหนือจาก บญั ชีขายเช่ือใหร้ ะบรุ หัสบญั ชที ต่ี อ้ งการ หมายเหตุ* ควรให้ผวู้ างระบบบัญชเี ป็นผกู้ าหนดให้ ผู้ใชง้ านควรใช้ตามทโ่ี ปรแกรมจัดเตรยี มไว้ให้ไปก่อน 1.3 เพ่ิมและแก้ไข รายการหนว่ ยนบั ของสนิ ค้า 1) เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ➠ ฐานข้อมูล (Setup Master Files) ➠ เมนู เพ่ิม/แกไ้ ข รายการหนว่ ยนบั 2) ทาการเพิ่มรายการโดยกดปุม่ F3-เพม่ิ 3) บนั ทกึ รายละเอยี ดของหนว่ ยนบั ตามลาดับ 4) บนั ทกึ เสรจ็ แล้วกดปมุ่ F10-Save เพื่อเกบ็ รายการ

88 2. การเตรียมฐานขอ้ มลู ของระบบซ้อื และระบบเจ้าหน้ี เม่ือจะใช้งานระบบซ้ือหรือระบบเจ้าหนี้ ข้ันตอนแรกคือการเตรียมฐานข้อมูลที่ต้องใช้ในระบบ คือ การเพิ่ม/แก้ไขรายช่ือผู้จาหน่าย (ฐานข้อมูล “เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อผู้จาหน่าย” ในระบบซื้อนี้ เป็นฐานข้อมูล เดียวกับเมนู “เพิ่ม/แก้ไขทะเบียนเจ้าหน้ี” ในระบบเจ้าหนี้ วิธีการทางานเหมือนกันซึ่งผู้ใช้จะบันทึกข้อมูล ทีใ่ ดทีห่ น่ึงก็ได้ เพราะข้อมลู จะเชอื่ มโยงถงึ กันทง้ั 2 เมน)ู 1) เข้าที่ ระบบซ้ือ หรือเข้าท่ี ระบบเจ้าหนี้ ➠ ฐานข้อมูล (Setup Master Files) ➠ เมนู เพ่ิมและแกไ้ ขรายชื่อผ้จู าหนา่ ย 2) ทาการเพ่มิ รายการโดยกดป่มุ F3-เพมิ่ 3) บนั ทึกรายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ กดปุม่ F10-Save เพอ่ื เกบ็ ข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์

89 อธบิ ายการบันทกึ หนา้ ที่ 1 รหสั ใสร่ หสั ของผู้จาหนา่ ย (ถา้ ว่างไว้โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัต)ิ ช่อื ภาษาไทย ใส่ชอ่ื ผจู้ าหน่ายภาษาไทย ชื่อย่อภาษาไทย ใสช่ ื่อยอ่ ผ้จู าหนา่ ยเพือ่ ช่วยในการค้นหาขณะบันทึกรายการ ที่อยภู่ าษาไทย ใสท่ ี่อย่ขู องผจู้ าหนา่ ยที่เป็นภาษาไทย ชื่อภาษา 2 ใสช่ ่ือผู้จาหน่ายที่ใชเ้ ป็นภาษาท่ี 2 ชอ่ื ย่อภาษา 2 ใส่ชอื่ ย่อของผ้จู าหน่ายที่ใชเ้ ปน็ ภาษาท่ี 2 ทอ่ี ยู่ภาษา 2 ใสท่ ่อี ยู่ของผจู้ าหนา่ ยที่ใช้เป็นภาษาท่ี 2 รหัสไปรษณีย์ ใส่รหัสไปรษณยี ์ โทรศัพท์ ใสห่ มายเลขโทรศัพท์ FAX ใส่หมายเลขโทรสาร .

90 อธบิ ายการบันทึก หน้าที่ 2 เป็นนติ ิบุคคล ถา้ ผ้จู าหน่ายเป็นนิติบคุ คลใหใ้ สค่ า่ “Y” ถ้าเป็นบคุ คลธรรมดาให้ใส่ค่า “N” เลขผเู้ สยี ภาษี เลขประจาตัวผ้เู สยี ภาษี ใช้ในรายงานสง่ สรรพากร เช่น ภงด.53 เลขท่บี ตั รประชาชน หากเป็นบุคคลธรรมดาให้ใสเ่ ลขท่ีบตั รประชาชนเพอ่ื ใช้รายงานใน ภงด.3 รหสั บัญช*ี ระบรุ หสั บัญชีที่ใชใ้ นการบันทกึ บญั ชที ่ที าหน้าที่ “เจ้าหน้ีการค้า” ทอ่ี ยทู่ ีใ่ ช้ตดิ ต่อ ท่ีอยูภ่ าษาไทย ทอ่ี ยู่ในการติดต่อหากไมต่ รงกับท่ีอยู่ในหน้าแรก ที่อยู่ภาษา 2 ท่ีอยใู่ นการติดต่อหากไม่ตรงกับทีอ่ ยู่ในหนา้ แรกภาษาที่ 2 รหัส ปณ. ใส่รหัสไปรษณยี ์ หมายเหตุใบรบั วางบิล ใสห่ มายเหตุทจ่ี ะให้แสดงในใบรบั วางบลิ เฉพาะของผ้จู าหนา่ ยรายนี้ หมายเหตุภาษาไทย หมายเหตุอ่ืนๆ ท่ีตอ้ งการบันทกึ เกบ็ ไว้ หมายเหตุภาษา 2 หมายเหตภุ าษา 2 Email Email Address ของผจู้ าหน่าย หมายเหต*ุ ควรปรึกษาผวู้ างระบบบัญชกี ่อนทจ่ี ะเปล่ียนแปลง หรือใชต้ ามทโ่ี ปรแกรมจัดเตรยี มใหไ้ ปก่อน อธบิ ายการบันทึก หนา้ ที่ 3 ระบุเครดิตเทอมท่ีไดร้ ับจากผจู้ าหนา่ ยรายนี้ เครดิตเทอม วงเงนิ เครดิตที่ได้รับจากผู้จาหน่ายรายน้ี วงเงนิ เครดติ ผูท้ ี่ติดต่อประจาเมอ่ื ต้องการติดต่อกับผูจ้ าหนา่ ยรายน้ี ช่ือผตู้ ิดตอ่ ใส่เงอ่ื นไขในการวางบลิ กาหนดวางบลิ ใสเ่ งอ่ื นไขในการเกบ็ เงิน กาหนดเก็บเงนิ ผูจ้ าหนา่ ยรายนีเ้ ปน็ นติ ิบคุ คล ได้จดทะเบยี นภาษีมูลค่าเพมิ่ เป็นแบบใด ชนิด VAT Y=ใช่ N =ไมใ่ ช่ สาขาสานกั งานใหญห่ รอื ไม่ ระบุรหสั สาขาเพ่ือใช้ในรายงานภาษี รหสั สาขาในรายงานภาษี ระบชุ ื่อสาขาเพ่อื ใช้ในรายงานภาษี ชื่อสาขาในรายงานภาษี

91 3. การเตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบขายและระบบลกู หนี้ การเตรียมฐานข้อมูลของระบบขายเป็นการบันทึกฐานข้อมูลของระบบขาย แต่เม่ือบันทึกแล้วจะ เชื่อมโยงไปใช้กับระบบลูกหนี้ด้วย เช่น ฐานข้อมูลรายชื่อลูกค้าเม่ือบันทึกที่ระบบน้ีแล้ว ก็จะไปเป็น ฐานขอ้ มลู ของลกู หน้ดี ว้ ย ขน้ั ตอนการเตรียมฐานข้อมูลของระบบขายมดี ังน้ี 3.1 บันทกึ รายช่ือลูกค้า 1) เข้าท่ี ระบบขาย ➠ ฐานข้อมูล ( Setup Master Files) ➠ เมนู เพิ่มและแก้ไข รายชื่อลูกค้า หรือ เข้าที่ ระบบลูกหน้ี ➠ ฐานข้อมลู ➠ เมนู เพิ่ม/แกไ้ ข ทะเบยี นลูกหนี้ 2) ทาการเพม่ิ รายการโดยกดปุม่ F3-เพิม่ 3) บนั ทกึ รายละเอยี ดเสรจ็ แล้วกดปมุ่ F10-Save เพอื่ เก็บข้อมลู เข้าระบบคอมพิวเตอร์

92 อธิบายการบนั ทกึ หนา้ ที่ 1 รหัส ใส่รหสั ของลูกค้า (ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะสรา้ งใหอ้ ตั โนมตั )ิ ชอ่ื ภาษาไทย ใส่ชอ่ื ลูกค้าภาษาไทย ชอื่ ย่อภาษาไทย ใส่ชื่อยอ่ ลูกคา้ เพอ่ื ชว่ ยในการค้นหาขณะบันทึกรายการ ที่อยู่ภาษาไทย ใสท่ ่อี ยขู่ องลูกคา้ ท่ีเปน็ ภาษาไทย ชื่อภาษา 2 ใสช่ อ่ื ลกู ค้าท่ใี ชเ้ ปน็ ภาษาท่ี 2 ชื่อย่อภาษา 2 ใสช่ ่อื ย่อของลูกคา้ ทีใ่ ชเ้ ป็นภาษาที่ 2 ท่ีอยภู่ าษา 2 ใส่ท่อี ยขู่ องลกู คา้ ที่ใช้เปน็ ภาษาที่ 2 รหัสไปรษณีย์ ใส่รหัสไปรษณยี ์ โทรศัพท์ ใสห่ มายเลขโทรศัพท์ FAX ใส่หมายเลขโทรสาร อธิบายการบนั ทกึ หนา้ ท่ี 2 เลขผ้เู สยี ภาษี เลขประจาตวั ผเู้ สยี ภาษีของลูกค้าเพ่อื ใชบ้ ันทกึ ภาษีหกั ณ ทจ่ี า่ ย เป็นนติ บิ คุ คล ถ้าลกู ค้าเป็นนติ ิบคุ คลใหใ้ สค่ ่า “Y” ถา้ เป็นบคุ คลธรรมดาใหใ้ สค่ ่า “N” ชอ่ื ผูต้ ดิ ตอ่ ใสช่ อ่ื บคุ คลเมอ่ื ต้องติดต่อกบั ลูกค้ารายน้ี รหสั บัญช*ี ระบุรหัสบญั ชีทใี่ ช้ในการบันทึกบญั ชีท่ที าหนา้ ท่ี “ลกู หน้กี ารคา้ ” ทอ่ี ยทู่ ีใ่ ชต้ ดิ ต่อ ที่อย่ภู าษาไทย ทีอ่ ยู่ในการตดิ ตอ่ หากไมต่ รงกับทอี่ ยใู่ นหน้าแรก ท่ีอยู่ภาษา 2 ทีอ่ ยใู่ นการติดต่อหากไม่ตรงกบั ท่ีอยู่ในหนา้ แรกภาษาท่ี 2 รหสั ปณ. ใสร่ หสั ไปรษณีย์ หมายเหตุใบวางบิล ใสห่ มายเหตทุ ีจ่ ะให้แสดงในใบวางบลิ หมายเหตุภาษาไทย หมายเหตขุ องลูกคา้ ที่เป็นภาษาไทย หมายเหตภุ าษา 2 หมายเหตุของลกู ค้าทเี่ ปน็ ภาษาที่ 2 หมายเหตุ * ควรปรกึ ษาผ้วู างระบบบัญชีก่อนทจี่ ะเปล่ยี นแปลงหรือใชต้ ามท่ีโปรแกรมจดั เตรยี มให้ไปกอ่ น

93 อธิบายการบันทึก หน้าที่ 3 กล่มุ ลกู ค้า ระบุรหสั กลมุ่ ลูกคา้ ทเ่ี คยบันทึกไว้ โปรแกรมจะดงึ ชอ่ื กลมุ่ ลกู ค้ามาให้อตั โนมตั ิ เขตลูกคา้ ระบรุ หัสเขตลกู ค้าท่ีเคยบนั ทึกไว้ โปรแกรมจะดึงช่ือเขตลูกคา้ มาใหอ้ ตั โนมตั ิ พนักงานขาย ระบุรหสั พนกั งานขายทเ่ี คยบนั ทกึ ไว้ โปรแกรมจะดงึ ชือ่ พนักงานขายมาใหอ้ ัตโนมตั ิ วงเงนิ เครดิต ใส่วงเงนิ เครดติ ทีใ่ หก้ บั ลูกค้ารายนีเ้ พอ่ื ใช้ตรวจสอบวงเงินเครดิต BLACK LIST จัดเปน็ ลกู ค้าท่อี ยูใ่ น Blacklist หรอื ไม่ เครดติ เทอม (วัน) ระบเุ ครดติ เทอมท่ีใหก้ ับลกู คา้ รายนี้เพื่อใชร้ ะบุในเอกสารขาย ใช้ราคาขายเกรด ลูกค้ารายน้ีจะใช้ราคาขายท่ีเคยกาหนดไว้ท่ีฐานข้อมูลสินค้า ว่าเป็นราคาขายเกรดใด ศกั ยภาพ ลูกค้ารายนี้มีศักยภาพอยู่ในข้ันใด เช่น A = ศักยภาพดีเลิศ B = ดี C = ปานกลาง D = ค่อนข้างมีปัญหา กาหนดวางบลิ ใสเ่ งื่อนไขในการวางบิล กาหนดเกบ็ เงนิ ใสเ่ งื่อนไขในการเก็บเงิน วธิ ีชาระเงิน ใส่ค่า “Q” ถ้าส่วนใหญ่ชาระเป็นเช็ค ค่า “C” ถ้าส่วนใหญ่ชาระเป็นเงินสด และใส่ค่า “T” ถา้ ส่วนใหญ่ชาระโดยการโอนเงนิ เขา้ บญั ชี สาขาสานักงานใหญ่หรอื ไม่ Y = ใช่ N = ไม่ใช่ รหสั สาขาในรายงานภาษี ระบรุ หัสสาขาเพือ่ ใชใ้ นรายงานภาษี ชอ่ื สาขาในรายงานภาษี ระบชุ ือ่ สาขาเพอื่ ใช้ในรายงานภาษี 3.2 กาหนดราคาขายประจาลกู คา้ แต่ละราย ในการขายสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้าอาจมีราคาขายที่แตกต่างกันไปในลูกค้าแต่ละราย เช่น ลูกค้าท่ีซื้อประจา ลูกค้าที่มีการชาระเงินตรงเวลา จะได้ราคาพิเศษ โดยให้เป็นส่วนลดที่มากกว่าลูกค้า รายอ่ืนก็ได้ โดยจะกาหนดราคาขายและส่วนลดของลูกค้าแต่ละรายไว้ล่วงหน้า เพ่ือลดความผิดพลาด ในการให้ส่วนลดแก่ลกู ค้า

94 1) เข้าที่ ระบบขาย ➠ ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files) ➠ กาหนดราคาขายประจา ลูกคา้ แตล่ ะราย (Set Price For Each Customer) 2) เลือกลูกค้าทีจ่ ะกาหนดราคาขายและสว่ นลดเป็นพิเศษ 3) กดปมุ่ F3-เพม่ิ เพื่อเลือกสนิ ค้าทจี่ ะกาหนดราคาและส่วนลดให้สาหรบั ลกู ค้ารายนี้ 4) เม่ือบันทึกเสร็จแต่ละรายการสินค้าแล้ว ให้กดปุ่ม F10-Save เพ่ือเก็บข้อมูลเข้าระบบ คอมพิวเตอร์ แล้วกลับไปทารายการข้อ 3 เพื่อกาหนดราคาและส่วนลดของสินค้ารายการอื่นตามต้องการ จนครบทกุ รายการ เม่ือกลบั มาท่ีหน้าตา่ งรายการสนิ ค้ากจ็ ะเหน็ สินคา้ ทเ่ี รากาหนดไปแล้ว ดังภาพท่ี 5.22

95 4. การเตรียมฐานข้อมูลของระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร เม่ือจะใชง้ านระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคารจะเริม่ ด้วยการเตรยี มฐานข้อมลู ทต่ี อ้ งใช้ในระบบดังน้ี 4.1 การบันทกึ รายชือ่ ธนาคาร 1) เข้าที่ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร ➠ ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files) ➠ เมนู เพ่ิม/แกไ้ ขรายช่ือธนาคาร 2) ทาการเพิม่ รายการโดยกดปมุ่ F3-เพ่ิม 3) บันทกึ รายละเอียดของธนาคาร 4) บนั ทกึ รายละเอยี ดเสร็จแลว้ กดปมุ่ F10-Save เพ่อื เกบ็ รายการ 4.2 การบนั ทกึ รายการสมดุ บัญชเี งินฝากและยอดยกมาต้นงวด 1) เข้าท่ี ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร ➠ ฐานข้อมูล (Setup Master Files) ➠ เมนู เพมิ่ /แก้ไขบญั ชเี งนิ ฝาก 2) ทาการเพมิ่ รายการโดยกดปุม่ F3-เพิ่ม 3) บนั ทึกรายละเอยี ดของสมุดบญั ชีเงินฝาก 4) บนั ทึกรายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ กดปมุ่ F10-Save เพอื่ เก็บรายการ

96 อธบิ ายการบนั ทึก หนา้ ที่ 1 รหัส ใสร่ หสั บญั ชีเงนิ ฝาก (ถา้ ว่างไว้โปรแกรมจะสรา้ งใหอ้ ัตโนมัติ) เลขทบ่ี ัญชี ใสเ่ ลขที่บญั ชีเงนิ ฝากธนาคาร ชือ่ สมดุ (ไทย) ใส่ชอ่ื สมุดบญั ชเี งนิ ฝากแตล่ ะเลม่ ช่ือสมดุ (ภาษา 2) ใส่ชอื่ สมดุ บญั ชีเงินฝากแต่ละเลม่ ทใี่ ช้เปน็ ภาษาท่ี 2 ธนาคาร ใส่รหัส / ช่อื ธนาคารของสมดุ บัญชีใช้ Hotseek คน้ หาจากฐานข้อมูลธนาคาร ชอื่ สาขาของธนาคาร ใสช่ ือ่ สาขาของธนาคาร ประเภทบัญชี S = Saving - ออมทรพั ย์ C = Current - กระแสรายวัน F = Fixed - ฝากประจา วันทีเ่ ปิดบญั ชี ใสว่ ันทเ่ี ปิดบญั ชเี งินฝากซึ่งอาจจะเปดิ บัญชีเล่มนีไ้ วก้ ่อนมาใช้ระบบกไ็ ด้ ยอดเงนิ Balance ใสย่ อดเงนิ ฝากยกมาต้นงวด ณ วันทที่ ร่ี ะบุในชอ่ งถดั ไป ณ วันที่ ใส่วนั ท่ีของยอดเงินฝากธนาคารยกมา