คู่มือ EMAIL ธุรกิจ EBOOK[3rd]

Business Email Handbook พิ มพ์ ครงั ที 3 : 3RD EDITION “คมู่ ือ EMAIL ธรุ กจิ ” Kru J < Business Email with ครเู จ >

สารบัญ เรอื ง หน้า ตวั อยา่ งการเขยี น Email 1. greetings at the beginning 1 2. Self introduction (การแนะนาํ ตวั เอง) 3 3. greeting at the end (อวยพรในตอนท้าย) 6 4. purpose of sending mail (วตั ถปุ ระสงคใ์ นการสง่ จดหมาย) 8 5. appointment (การนดั หมาย) 11 6. meeting notification (การแจง้ เตอื นการประชุม) 14 7. out-of-office notification(การแจง้ เตอื นเมือไม่อยทู่ สี าํ นกั งาน) 16 8. change/ relocation notice (แจง้ เปลยี น/ย้ายทตี งั ใหม)่ 18 9. notice of job transfer (ประกาศการย้ายงาน) 20 10. request for information materials (การขอเอกสารข้อมูล) 22 11. instruction (คําแนะนาํ ) 25 12. mail reply urging (ตอบจดหมายเร่งดว่ น) 28 13. request for a quote (ขอใบเสนอราคา) 30 14. Discount negotiation (การเจรจาตอ่ รองสว่ นลด) 33 15. Order (สงั ซอื ) 35 16. receive an order (รับออเดอร)์ 37 17. notification of shipping (การแจง้ เตอื นการจดั ส่ง) 39 18. notification of arrival (การแจง้ เตือนของการมาถึง) 41 19. payment (การชาํ ระเงนิ ) 42 20. make a complaint (ทาํ การร้องเรยี น) 44 21. exprees gratitude (ซาบซึง) 48 < Business Email with ครูเจ >

เรอื ง หนา้ 22. apologize (ขอโทษ) 51 23. praise (สรรเสรญิ ) 54 24. attention/warning (ความสนใจ/คาํ เตอื น) 56 25. celebration (งานเฉลมิ ฉลอง) 59 26. inquiry/condolence(สอบถามรายละเอยี ด/แสดงความเสยี ใจ) 62 27. invitation (คาํ เชญิ ) 65 28. attendance/absence (การเข้าร่วมได้/เขา้ รว่ มไมไ่ ด)้ 67 29. Computer คอมพิวเตอร์ 69 30. Email subject example (ตัวอย่างหัวเรอื งของอเี มล) 71 31. abbreviations (ตวั ย่อ) 75 32. title (หัวขอ้ ) 79 33. department (แผนก) 82 Bonus Upgrade เนือหา 87 88 ใชต้ ามเรืองจ่ายเงนิ และทวงหนี 89 1. กอ่ นถึงดวิ นดั ชําระ 90 2. เมือลูกค้าผดิ นัดไมก่ วี นั 91 3. เมือลูกคา้ เงยี บไปเลย 4. เมือลูกค้าจ่ายมา 5. บทสรุป < Business Email with ครเู จ >

เรือง หน้า การเปรียบเทยี บระหว่าง Casual กับ Formal 94-101 ➢ #1 - #14 Model ไว้เขยี น Email 102 1. Number 1 104 2. Number 2 108 3. Number 3 111 4. Number 4 114 5. Number 5 การเขยี น Email ใหด้ ูดี แบบสง่ ภายในบริษทั กนั เอง 117 ➢ ใหจ้ ํา 7 คํา 118 ➢ ตัวอยา่ ง 119 ➢ สรุป รวบรวมประโยคไวเ้ ขยี น Email ตามงาน 120 ■ เกรินแบบกันเอง, เกรินแบบทางการ, ไวแ้ จง้ เรอื งดีๆ 121 ■ ไวแ้ จ้งอะไรทเี ปนปญหาอย,ู่ ใหแ้ นวทางแกป้ ญหาด้วย 122 ■ ไวป้ ดทา้ ย < Business Email with ครเู จ >

เรอื ง หน้า เกร็ดการเขียน email ธรุ กิจ 123 ■ สรปุ โดยครเู จ 124-133 ■ ตัวอย่าง 1 - 10 134 สรุปการเขียน 5 เรอื งหลกั ๆ ทตี ้องรู้ 139 1. เลือกบริบทใหเ้ หมาะสม 142 2. ให้ใช้ Passive Voice เมือจาํ เปน 146 3. ความเรยี บงา่ ย และกระชบั คอื หัวใจ 147 4. เลยี งการใช้ There is/are ในการเริมต้นประโยค 5. การใช้ Verbs ชดั เจนกวา่ การใช้ Nouns 2nd Upgrade Version 153 159 ตีแตกระดบั ความสุภาพในการสือสาร 163 1. Formal - แบบเปนทางการ 2. Semi Formal - แบบครงึ ๆ กลางๆ 165 3. Informal - แบบสบายๆ 167 Structure สาํ หรบั request emails ➢ request emails แบบงา่ ยๆ สนั ๆ ➢ ตวั อย่าง request emails < Business Email with ครูเจ >

เรอื ง หนา้ ตัวอย่าง Email 168 ■ ไว้สง่ เพือสมัครงาน 169 ■ ไว้แจง้ ลาออกล่วงหนา้ 171 ■ ไวต้ อ่ รองราคา 174 การเขยี นเปดใน Email แบบไม่จาํ เจ 175 ➢ เพืออา้ งถึงทคี ยุ กันกอ่ นหนา้ นี 176 ➢ เพือตอบกลบั เรืองทีขอมา, เพือทาํ ความร้จู ักกันใหม่ 177 ➢ เพือขอบคณุ , เพือนาํ ส่งรายละเอียด 178 ➢ เพือเปนการยืนยัน, เพือขอขอ้ มลู เพิมเติม ➢ เพืออธบิ าย, เพือใหค้ าํ แนะนํา 179 180 การเขียนลงท้าย Email แบบไม่จาํ เจ ➢ เพือขอบคุณ, เพือตดิ ตาม 181 ➢ เพือแสดงความมีนําใจ 185 190 ใชอ้ ะไรไดอ้ ีกบา้ ง ? ■ นอกจาก “Please find attached” ■ นอกจาก “As soon as possible” ■ อยา่ ใช้ Thank you inadvance < Business Email with ครูเจ >

เรอื ง หนา้ เกรด็ เพิ มเติม 195 ■ คาํ บา้ นๆ ทีช่วยแจง้ ปญหาใหด้ ู soft ลง 197 ■ ยคุ 5G ทาํ ให้การเขยี นอีเมลเปลียนไป 201 ■ การเขียนอีเมลแบบเทพๆ 228 ■ ลสิ ต์ประโยคทสี ามารถใช้สลับกันได้ 233 ■ คําศัพท์ทใี ช้สลับกันได้ < Business Email with ครูเจ >

< Business Email with ครเู จ >

Examples of Business Email Writing in English ตัวอย่างการเขยี นอีเมลธุรกจิ เปนภาษาอังกฤษ < Business Email with ครเู จ >

-1- 1. greetings at the beginning I apologize for the delay in my reply. ฉันขอโทษสาํ หรบั ความลา่ ชา้ ในการตอบกลับของฉัน Thank you for your request for a quotation. ขอบคณุ สาํ หรับคําขอใบเสนอราคา Thank you for your interest. ขอขอบคณุ สาํ หรบั ความสนใจของคณุ . Thank you for your inquiry about our products. ขอบคุณสําหรบั คําถามของคุณเกยี วกับผลิตภัณฑข์ องเรา I haven’t seen you for a long time. ฉันไมเ่ จอคุณมานานเลย I received your request. ฉนั ได้รบั คําขอของคุณเรยี บรอ้ ย Thank you for your continued support. ขอบคณุ สําหรับการสนบั สนนุ อย่างตอ่ เนือง < Business Email with ครูเจ >

-2- I haven’t seen you for some time, but I hope you are well. ฉนั ไม่เหน็ คุณมาซักพัก แต่หวงั วา่ คณุ จะสบายดี It’s been a long time since we met last time. I hope you are doing fine. เปนเวลานานแลว้ ทเี ราพบกันครงั ล่าสดุ ฉันหวงั ว่าคุณจะสบายด.ี How have you been? คุณเปนอย่างไรบ้าง? How are you doing? เปนอย่างไรบ้าง? It was a pleasure meeting you at the meeting yesterday. ยินดที ีได้พบคุณทีประชมุ เมือวานนี It was nice meeting you the other day. ยนิ ดที ีได้พบคุณวนั กอ่ น I hope things are well with you. ฉนั หวังว่าทกุ อย่างของคณุ ดาํ เนนิ ไปไดด้ ว้ ยดี Sorry for the delay in replying. ขออภยั ในความลา่ ชา้ ในการตอบกลบั < Business Email with ครูเจ >

-3- 2. Self introduction (การแนะนาํ ตวั เอง) Our company was founded in 1975, and it is one of the most famous health food distributors in Canada. บริษัท ของเราก่อตงั ขึนในป 1975 และเปนหนงึ ในผูจ้ ดั จําหน่ายอาหารเพือ สุขภาพทมี ีชอื เสยี งทีสุดในแคนาดา I was given your email address by a common acquaintance of ours, Mr.Johnson. ฉันไดร้ บั ทีอยูอ่ เี มลของคณุ จากคุณจอห์นสนั ทีเปนคนสนิทของฉัน To learn more about us, please refer to the attached company profile. หากต้องการเรยี นร้เู พิมเติมเกยี วกบั เราโปรดดูข้อมูลบริษทั ทแี นบมานี I am writing to tell you a little bit about my company and the work we do. ฉันเขียนมาเพือแนะนาํ เกยี วกับบริษัทของฉนั และงานทีเราทํา I received your email address from Steve. ฉันไดร้ บั ทีอย่อู เี มลของคุณจากสตีฟ I am writing this email because I was referred to you by Mr.Johnson of ABC Co. ฉนั เขยี นอีเมลนีมาหาคุณเพราะคุณจอหน์ สนั จากบรษิ ัท ABC แนะนาํ มา < Business Email with ครูเจ >

-4- My name is David Smith and I am the project manager of the Engineer Department at XYZ Co. ฉนั ชือ David Smith และฉันเปนผู้จดั การโครงการของแผนกวศิ วกรที XYZ Co. I am in charge of marketing at XYZ Co. ฉันรับผดิ ชอบดา้ นการตลาดที บรษิ ทั XYZ My name is Yasuko Wilson. ฉนั ชอื Yasuko Wilson < Business Email with ครเู จ >

-5- Sample Email (ตัวอย่างอเี มล) Subject: Corporate Profile for XYZ Co. My name is David Smith and I am in charge of marketing at XYZ Co. I was given your email address by a common acquaintance of ours, Mr.Carl Johnson from CZ. I am writing to tell you a little bit about my company and the work we do. Our company was founded in 1975, and it is one of the most famous health food distributors in Canada. To learn more about us, please refer to the attached company profile. Sincerely, =============================================== < Business Email with ครูเจ >

-6- 3. greeting at the end (อวยพรในตอนท้าย) We look forward to your continued hard work and support. เราหวงั เปนอย่างยิงว่าจะไดร้ ับความทมุ่ เทและสนบั สนุนจากคณุ อย่างตอ่ เนือง We look forward to your continued support and patronage. เราหวงั ว่าจะได้รับการสนบั สนนุ และอุปถมั ภจ์ ากทางคุณอย่างต่อเนือง I look forward to meeting you in London next week. ฉันหวังว่าจะได้พบคณุ ทลี อนดอนในสปั ดาห์หน้า Please take good care of yourself. โปรดดแู ลตวั เองให้ดี I hope this will help. ฉนั หวงั ว่านีจะช่วยได้ We would like to get your feedback. เราต้องการได้รบั ความคิดเหน็ ของคุณ Please let me know what you think. โปรดแจ้งใหเ้ ราทราบว่าคุณคิดอย่างไร < Business Email with ครเู จ >

-7- Thank you for your consideration. ขอขอบคณุ สําหรบั การพิจารณาของคณุ . Please confirm. กรณุ ายืนยนั Please get back to me. โปรดตอบกลบั มาหาฉนั Please confirm your participation by return. กรณุ ายืนยนั การมีสว่ นร่วมของคุณโดยการตอบกลับ Please reply at your earliest convenience. โปรดตอบกลับโดยเร็วทสี ุด I look forward to hearing from you soon. ฉันหวงั วา่ จะได้รับข่าวสารจากคณุ เรว็ ๆน.ี I look forward to hearing from you. ฉันหวังว่าจะไดร้ ับขา่ วสารจากคุณ. =============================================== < Business Email with ครเู จ >

-8- 4. purpose of sending mail (วตั ถุประสงค์ในการสง่ จดหมาย) This is just to let you know that… นีเพือเปนการแจง้ ให้คุณทราบว่า … We are sorry to inform you that … เราขออภัยทีต้องแจ้งให้คณุ ทราบวา่ ... We are pleased to inform you… เรายินดที ีจะแจง้ ให้คุณทราบ ... This is to inform you… นเี พือแจ้งใหค้ ุณทราบ … I’m writing to ask about your new product. ฉนั เขียนมาเพือถามถงึ เกยี วกบั เรอื งผลติ ภัณฑใ์ หมข่ องคณุ I’m writing to ask you a favor. ฉนั เขียนมาเพือขอความกรณุ าจากคณุ I’d like to get some information from you. ฉันต้องการไดร้ บั ขอ้ มูลบางอย่างจากคณุ < Business Email with ครเู จ >

-9- I’m writing to let you know about a price increase on our items. ฉนั เขียนมาเพือแจง้ ใหค้ ุณทราบเกียวกับการขนึ ราคาสินค้าของเรา I’m writing to …/ This is to … ฉันเขยี นมาเพือ ... / นีคอื เพือ ... < Business Email with ครเู จ >

- 10 - Sample Email (ตวั อย่างอเี มล) Subject : Payment confirmation (PO # 223) เรอื ง: การยืนยนั การชาํ ระเงิน (PO # 223) Dear Ms.Smith, เรยี นคณุ สมิธ This is to inform you that we have received your payment for invoice No.223 . นคี อื เพือแจง้ ใหค้ ณุ ทราบวา่ เราได้รบั การชําระเงินของคณุ สาํ หรับใบแจง้ หนี เลขที 223 Your order will be shipped by air freight within two days. สินค้าจะถูกจดั ส่งโดยขนส่งสินคา้ ทางอากาศภายในสองวนั We appreciate your prompt payment. ขอขอบคณุ สําหรับการชําระเงิน Regards, ดว้ ยความนบั ถอื , =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 11 - 5. appointment (การนัดหมาย) I will be going on business to Shanghai, from March 3rd to 10th , for the opening of our new shop in China. ฉนั จะไปทําธรุ กจิ ทเี ซยี งไฮต้ ังแต่วันที 3 ถงึ 10 มนี าคมเพือเปดรา้ นใหมใ่ น ประเทศจีน Would it be possible to reschedule our appointment to this Friday? จะเปนไปได้ไหมทีจะเปลยี นตารางนัดหมายของเราเปนวันศกุ ร์น?ี I’m sorry, but something urgent came up and I cannot visit you tomorrow. ฉันขอโทษ แต่มบี างอยา่ งเรง่ ด่วนเกดิ ขนึ และฉันไม่สามารถมาหาคุณไดใ้ นวนั พรุ่งนี I’m afraid I have another appointment at that time. ฉนั เกรงวา่ ฉนั จะตดิ ภารกจิ อกี อนั นึง ณ ช่วงเวลานัน I look forward to seeing you. ฉันหวังวา่ จะได้เจอคุณ I look forward to meeting you. ฉนั หวงั วา่ จะได้พบคุณ Are you available on June 17, at 2:00 pm? คณุ ว่างในวนั ที 17 มถิ นุ ายนเวลา 14.00 น. หรือไม่ < Business Email with ครูเจ >

- 12 - I will be available on May 16, from 11:00 am to 12:00 pm. ฉนั จะว่างในวนั ที 16 พฤษภาคมตังแตเ่ วลา 11:00 น. ถึง 12:00 น. I will be free on Tuesday in the afternoon. ฉันจะวา่ งวนั องั คารในตอนบา่ ย Are there any other days that are convenient for you? มีวนั อนื ๆทคี ณุ สะดวกหรอื ไม่? I’ll adjust my schedule accordingly. ฉนั จะปรบั ตารางเวลาให้เหมาะสม Please let me know when is convenient for you. โปรดแจง้ ให้เราทราบวา่ ชว่ งเวลาใดทีสะดวกสําหรบั คณุ Please let me know if you are available on Wednesday afternoon. โปรดแจ้งใหเ้ ราทราบหากคณุ วา่ งในบ่ายวนั พุ ธ I would like to meet with you sometime next week, whenever it is convenient for you. ฉนั อยากจะพบคุณสักชว่ งนึงในสัปดาหห์ น้าเมอื ใดก็ตามทีคุณสะดวก < Business Email with ครูเจ >

- 13 - Sample Email (ตวั อยา่ งอเี มล) Subject: My visit to Shanghai เรือง: ทริปไปประเทศจนี Dear Mr. Chen, เรียนคุณเฉิน I will be going on business to Shanghai, from March 3rd to 10th , for the opening of our new shop in China. I was wondering if it would be possible for me to take this opportunity to visit your company, in order to discuss our collaboration project. ฉันจะไปทาํ ธรุ กจิ ทเี ซียงไฮต้ งั แต่วนั ที 3 ถงึ 10 มนี าคมเพือเปดร้านใหม่ใน ประเทศจนี ไมท่ ราบวา่ จะพอเปนไปไดห้ รอื ไมท่ ีฉันจะใชโ้ อกาสนใี นการเยียมชม บรษิ ัท ของคณุ เพือหารือเกียวกบั โครงการความร่วมมอื ของเรา If so, I would appreciate it if you could let me know any dates that might be suitable for you. ถา้ เปนเช่นนัน ฉันจะขอบคณุ ถ้าคุณสามารถแจง้ ใหเ้ ราทราบวันทที สี ะดวก สําหรับคณุ Sincerely, ขอแสดงความนับถือ =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 14 - 6. meeting notification (การแจ้งเตอื นการประชุม) I will inform you when the schedule is finalized. ฉันจะแจ้งใหค้ ณุ ทราบเมอื กาํ หนดการสินสดุ We hope to see you at the meeting. เราหวังว่าจะไดพ้ บคณุ ในทีประชมุ Please send this information to your team members. กรุณาส่งขอ้ มลู นไี ปยังสมาชกิ ในทมี ของคุณ The purpose of this meeting is to discuss our new reservation system with all members. จดุ ประสงคข์ องการประชุมครังนคี อื เพือหารอื เกยี วกับระบบการจองใหม่กับ สมาชิกทุกคน Our meeting is scheduled as below: การประชุมของเรามีกาํ หนดดงั นี All employees are required to attend. พนักงานทกุ คนต้องเข้ารว่ ม We will hold a meeting Monday, April 3, from 10:00 am to 12:00 pm in the conference room. เราจะจดั การประชุมในวันจนั ทรท์ ี 3 เมษายนเวลา 10.00 น. ถึง 12.00 น. ในหอ้ งประชมุ < Business Email with ครูเจ >

- 15 - Sample Email (ตัวอย่างอีเมล) Subject: Team meeting : April 3 เรอื ง: การประชมุ ทมี : 3 เมษายน Hi George, สวสั ดีจอรจ์ We will hold a meeting Monday, April 3, from 10:00 am to 12:00 pm at room #512. The purpose of this meeting is to discuss our new reservation system with all members. เราจะจดั การประชมุ ในวนั จันทร์ที 3 เมษายนเวลา 10.00 น. ถึง12.00 น. ที หอ้ ง # 512 จดุ ประสงคข์ องการประชุมครังนีคือเพือหารอื เกียวกับระบบ การจองใหมก่ บั สมาชกิ ทกุ คน Please send this information to your team members. We hope to see you at the meeting . กรณุ าส่งขอ้ มลู นไี ปยงั สมาชิกในทมี ของคณุ เราหวงั วา่ จะได้พบคุณในที ประชุม Thank you, ขอขอบคณุ , =============================================== < Business Email with ครูเจ >

- 16 - 7. out-of-office notification (การแจ้งเตือนเมอื ไมอ่ ยูท่ ีสํานักงาน) I will respond to your message on my return. ฉนั จะตอบข้อความของคณุ เมือฉนั กลับมา During my absence, please contact Takanori Yamaguchi at yamataka@ xxx.xx. ในระหวา่ งทฉี ันไม่อยู่โปรดติดตอ่ Takanori Yamaguchi ที yamataka @ xxx.xx. I will be taking my summer vacation from August 2 to August 9. ฉันกําลังจะลาพักรอ้ นตังแต่ 2 สงิ หาคมถึง 9 สิงหาคม For urgent matters, you can reach me at 090-xxxx-xxxx. สําหรับเรอื งเร่งด่วนคณุ สามารถติดต่อฉนั ได้ที 090-xxxx-xxxx I will be visiting Korea from February 10 on a four day business trip. I expect to return back to work after March 2. ฉันจะไปเกาหลีตงั แต่วนั ที 10 กมุ ภาพันธ์เพือไปตดิ ต่องานเปนเวลาสวี ัน ฉันคาดวา่ จะกลบั มาทาํ งานหลงั จากวนั ที 2 มนี าคม I will be out of the office from October 22 through October25. ฉนั จะไมอ่ ยูท่ ีสาํ นกั งานตังแตว่ ันที 22 ตลุ าคมถึง 25 ตลุ าคม < Business Email with ครูเจ >

- 17 - Sample Email (ตัวอยา่ งอเี มล) Subject: Out of office notification เรือง: การแจ้งเตอื นเมอื ไม่อย่ทู สี าํ นกั งาน I will be out of the office from October 22 through October 25. I expect to return back to work after October 28. During my absence, please contact Takanori Yamaguchi at [email protected]. ฉนั จะไมอ่ ยูท่ สี ํานกั งานตังแตว่ นั ที 22 ตลุ าคมถงึ 25 ตุลาคม ฉนั คาดว่าจะ กลับมาทํางานหลงั วนั ที 28 ตลุ าคม ในระหว่างทีฉนั ไม่อย่โู ปรดตดิ ตอ่ Takanori Yamaguchi ที [email protected] Thank you. ขอขอบคุณ. =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 18 - 8. Change / relocation notice (แจง้ เปลียน / ย้ายทตี งั ใหม่) Please be advised that our hours of operation will be changed to the following from April 1 2013. โปรดทราบว่าเวลาทาํ การของเราจะเปลียนไปตามนตี ังแตว่ นั ที 1 เมษายน 2013 เปนต้นไป Our telephone and fax numbers will remain the same. หมายเลขโทรศัพท์และโทรสารของเราจะยงั คงเหมือนเดิม The following is our new address and phone number: ตอ่ ไปนคี ือทีอยใู่ หมแ่ ละหมายเลขโทรศพั ท์ของเรา: AAA inc is pleased to announce that we will be moving to our new office on April 1. AAA inc ยนิ ดที จี ะประกาศวา่ เราจะย้ายไปทสี ํานักงานแห่งใหม่ของเราในวัน ที 1 เมษายน Please update your address book. โปรดอัปเดตสมดุ ทอี ยขู่ องคุณ Please note that my email address has changed to [email protected] โปรดทราบวา่ ทอี ยูอ่ ีเมลของฉันได้เปลยี นเปน [email protected] < Business Email with ครูเจ >

- 19 - Sample Email (ตัวอยา่ งอีเมล) Subject: New Email Address เรือง: ทีอย่อู เี มลใหม่ Please note that my email address has changed to [email protected] Effective immediately, please use the new one. The old one will become inactive at the end of this month . โปรดทราบวา่ ทอี ย่อู เี มลของฉนั ได้เปลยี นเปน [email protected] และมีผล บังคบั ใชท้ ันที โปรดติดตอ่ ผ่าน ทีอย่eู mailใหม่ ทอี ยเู่ ก่าจะสนิ สุดการใช้งาน สินเดอื นนี Sincerely, ขอแสดงความนบั ถอื =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 20 - 9. notice of job transfer (ประกาศการย้ายงาน) I hope I will have the opportunity to work with you again. ฉันหวงั วา่ ฉนั จะมโี อกาสไดร้ ่วมงานกบั คุณอีกครงั Your continued support will be greatly appreciated. ขอบพระคุณอย่างมากทใี หก้ ารสนับสนุนอย่างตอ่ เนอื งมาโดยตลอด I transferred to work in the Human Resources Department as of October 1. ฉันยา้ ยไปทํางานในแผนกทรพั ยากรบคุ คลตงั แต่วนั ที 1 ตลุ าคมทีผา่ นมา Paul Wilson will be taking over me. พอลวิลสันจะเขา้ มาทาํ งานแทนฉนั I will be transferred to the Chicago branch as a sales manager, effective October 1. ฉันจะถูกโอนยา้ ยไปยงั สาขาชิคาโกในฐานะผจู้ ดั การฝายขายมผี ล 1 ตุลาคม < Business Email with ครเู จ >

- 21 - Sample Email (ตัวอย่างอเี มล) Subject: Transfer to Osaka branch เรอื ง: แจ้งย้ายไปยงั สาขาโอซาก้า Dear Mr. Brown เรียนคณุ บราวน์ I will be transferred to the Osaka branch as a technical manager, effective October 1. Masahiro Kawakami will be taking over me and he will be in touch with you soon. Your continued support will be greatly appreciated. ฉนั จะถกู โอนยา้ ยไปยงั สาขาโอซาก้าในฐานะผจู้ ัดการด้านเทคนิคโดยมีผล ตังแตว่ ันที 1 ตุลาคม คณุ Masahiroจะเข้ามาทํางานแทนฉัน และเขาจะ ตดิ ตอ่ มาทคี ณุ เรว็ ๆ นี ขอบพระคณุ เปนอยา่ งมากทีให้การสนับสนุนอย่าง ตอ่ เนอื งมาโดยตลอด =============================================== < Business Email with ครูเจ >

- 22 - 10. request for information materials (การขอเอกสารขอ้ มูล) Please let me know if there are any questions. โปรดแจ้งให้เราทราบหากมขี อ้ สงสยั Attached is the current price list. สงิ ทแี นบมาคือรายการราคา ณ ปจจบุ ัน Thank you for your interest. ขอขอบคุณสาํ หรบั ความสนใจของคุณ. Thank you for your inquiry about our products. ขอบคุณสําหรับคําถามของคุณเกียวกับผลิตภัณฑ์ของเรา Would you provide us further information on this seminar? รบกวนจดั ทําข้อมูลเพิมเติมเกียวกับการสมั มนาครังนใี หด้ ้วย We would greatly appreciate it if you could send us some samples of your products. เรายินดีเปนอยา่ งยงิ หากคุณสามารถส่งตัวอยา่ งผลติ ภัณฑข์ องคณุ มาให้ เราได้ < Business Email with ครูเจ >

- 23 - Please send us your new product catalog and a price list, including packing and shipping costs. กรณุ าส่งแคตตาลอ็ กผลติ ภัณฑ์ใหมข่ องคณุ และรายการราคารวมถงึ คา่ บรรจุหบี ห่อและคา่ จดั สง่ I read an article about your new product in the March 10, xx Newspaper and I am very interested in your company. ฉันอา่ นบทความเกยี วกับผลิตภณั ฑใ์ หมข่ องคณุ ในหนงั สอื พิมพ์วันที 10 มีนาคม xx และฉนั สนใจบรษิ ทั ของคุณมาก < Business Email with ครูเจ >

- 24 - Sample Email (ตัวอยา่ งอีเมล) Subject: Request for a Catalog เรอื ง: ขอแคตตาล็อก Dear Sir or Madam, I read an article about your new product in the March 10,xx Newspaper and I am very interested in your company. Please send us your new product catalog and a price list, including packing and shipping costs. ฉนั อา่ นบทความเกยี วกบั ผลติ ภัณฑ์ใหม่ของคณุ ในหนงั สือพิมพ์วันที 10 มนี าคม xx และฉนั สนใจบริษทั ของคณุ มาก กรณุ าส่งแคตตาลอ็ ก ผลติ ภัณฑใ์ หม่ของคณุ และรายการราคารวมถงึ ค่าบรรจุหบี หอ่ และคา่ จัดส่ง I look forward to hearing from you. ฉนั หวงั ว่าจะได้รบั ข้อมลู จากคุณ. =============================================== < Business Email with ครูเจ >

- 25 - 11. instruction (คาํ แนะนํา) I would appreciate it if you could fill in the necessary fields in the attached file, and send it to back to me by October 25th ฉันจะขอบคณุ มาก ถา้ คณุ สามารถกรอกข้อมูลในสว่ นทจี าํ เปนทีอยู่ในไฟล์ แนบ และส่งมนั กลบั มาให้ฉันภายในวันที 25 ตลุ าคม I would appreciate it if you could use diagrams and graphs to make it easier to understand. ฉันจะขอบคุณมาก ถา้ คณุ สามารถใช้ไดอะแกรมและกราฟ เพือทาํ ให้เข้าใจ งา่ ยขึน I do apologize for the short notice, but could you write the report by Friday morning please? ฉันขอโทษทตี อ้ งแจ้งมาสันๆ แต่รบกวนคุณช่วยเขียนรายงานในเช้าวันศกุ ร์ ให้ดว้ ย Please let me know by when you think this can be done. โปรดแจง้ ให้เราทราบดว้ ยว่า เมอื ไหร่ทคี ณุ คิดว่าสามารถทาํ เรอื งนีได้ I’d like you to make presentation handout materials by next friday. ฉันต้องการให้คณุ จดั ทาํ เอกสารประกอบคําบรรยายในวนั ศุกรห์ น้า < Business Email with ครูเจ >

- 26 - Would you mind if I ask you to help me out with entering sales slip data on Excel? คุณจะรังเกียจไหมถา้ ฉันขอให้คณุ ชว่ ยฉันปอนข้อมูลสลิปการขายใน Excel? Please investigate the situation right away and let XYZ know the outcome. โปรดตรวจสอบสถานการณท์ ันทีและแจง้ ให้ XYZ ทราบถงึ ผลลพั ธ์ I look forward to your progress. ฉันหวงั วา่ จะไดเ้ ห็นความคบื หน้าของคุณ Please submit your report no later than May 9. กรณุ าส่งรายงานของคุณไม่เกิน 9 พฤษภาคม I know you are busy, but I need you to update the customer database by tomorrow morning. ฉนั ร้วู า่ คุณไม่วา่ ง แตฉ่ ันต้องการใหค้ ุณอัปเดตฐานขอ้ มูลลกู คา้ ในเช้าวนั พรุง่ นี Please book a hotel room for me ASAP. กรณุ าจองหอ้ งพักโรงแรมใหฉ้ ันโดยเร็ว < Business Email with ครเู จ >

- 27 - Sample Email (ตวั อย่างอีเมล) Subject: Report request (เรอื ง: คาํ ขอรายงาน) Hi Taylor, I do apologize for the short notice, but could you write the report by Friday morning please? ฉนั ขอโทษทีแจ้งมาสันๆ แต่รบกวนคุณช่วยเขียนรายงานในเชา้ วันศุกรใ์ หด้ ว้ ย I need this report for next week’s management meeting. Where I will be giving a project progress report to the management team. I would appreciate it if you could use diagrams and graphs to make it easier to understand. Please refer to the attached file for details on what should be included in the report. ฉันตอ้ งการรายงานนีสาํ หรับการประชุมการจัดการในสัปดาหห์ น้า ฉนั จะให้ รายงานความคืบหน้าโครงการกบั ทมี ผู้บริหาร ฉนั จะขอบคุณถา้ คณุ สามารถ ใชไ้ ดอะแกรมและกราฟเพือทาํ ใหก้ ารนําเสนอเขา้ ใจงา่ ยขึน โปรดใชไ้ ฟล์ทีแนบ มาเพือดูรายละเอียดเกียวกับสิงทคี วรรวมอยู่ในรายงานดว้ ย Feel free to contact me any time if you have any questions. อย่าลังเลทจี ะตดิ ตอ่ ฉันไดต้ ลอดเวลาหากคณุ มีคาํ ถามใดๆ Thank you,ขอขอบคุณ, ============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 28 - 12. mail reply urging (ตอบจดหมายเร่งด่วน) I would appreciate it if you could fill in the necessary fields in the attached file, and send it back to me by October 25th ฉันจะขอบคุณถา้ คุณสามารถกรอกขอ้ มลู ในฟลดท์ ีจําเปนในไฟล์แนบและส่ง มนั กลับมาใหฉ้ นั ภายในวนั ที 25 ตุลาคม I just want to make sure that you received my email sent on October 11. ฉนั แค่ตอ้ งการใหแ้ นใ่ จวา่ คุณได้รบั อเี มลของฉันทีส่งไปเมอื วนั ที 11 ตุลาคม I would appreciate it if you could send me a reply by January 20th ฉันจะขอบคณุ ถ้าคณุ สามารถสง่ การตอบกลบั ภายในวันที 20 มกราคม Would you please confirm that you received my email sent on Nov 2.? คุณชว่ ยกรณุ ายนื ยนั วา่ คุณได้รับอีเมลของฉันทสี ง่ เมือ 2 พฤศจกิ ายน I am concerned that you did not receive the email sent last week. ฉันกังวลวา่ คุณไมไ่ ดร้ บั อเี มลทีสง่ ไปเมอื สปั ดาหท์ แี ล้ว I just want to make sure that you received my email sent last week. ฉนั แคต่ อ้ งการให้แนใ่ จว่าคุณไดร้ ับอีเมลของฉันส่งเมอื สปั ดาห์ ทแี ล้ว < Business Email with ครูเจ >

- 29 - Sample Email (ตัวอย่างอีเมล) Subject : [Resent] Request for filling out the application form เรอื ง: [ส่งใหม่] ขอให้กรอกแบบฟอร์มใบสมคั ร Dear Ms.Smith, เรียนคุณสมิธ I just want to make sure that you received my email sent on October 11. ฉันแคต่ อ้ งการให้แน่ใจวา่ คณุ ไดร้ บั อเี มลของฉันส่งไปเมือวันที 11 ตุลาคม If you have received it successfully then I would appreciate it if you could fill in the necessary fields in the attached file, and send it back to me by October 25th . หากคุณได้รับเรยี บรอ้ ยแลว้ ฉนั จะขอบคุณ ถ้าคุณสามารถกรอกข้อมูลใน ส่วนทีจาํ เปนในไฟลแ์ นบและส่งมันกลบั มาใหฉ้ ันภายในวนั ที 25 ตุลาคม Just in case, I am attaching the file again. Please let me know if you have any questions. เผอื ว่าคณุ ไมไ่ ด้รับอเี มลก่อนหน้านี ฉันจะแนบไฟลม์ าดว้ ยอกี ครัง โปรดแจง้ ใหเ้ ราทราบหากคุณมขี ้อสงสยั ใดๆ =============================================== < Business Email with ครูเจ >

- 30 - 13. request for a quote (ขอใบเสนอราคา) The quotation is valid for 60 days. ใบเสนอราคานี ยืนราคาเพียง 60 วนั We look forward to receiving your order in the near future. เราหวังวา่ จะได้รับการสงั ซือของคุณในอนาคตอนั ใกลน้ ี We are delighted to know that you are interested in our product. Our quotation is as follows. เรามคี วามยนิ ดีทีไดท้ ราบวา่ คณุ มีความสนใจในผลติ ภัณฑ์ของเรา ใบเสนอ ราคาของเรามดี ังนี Thank you for your request for a quotation. ขอบคณุ สาํ หรบั คาํ ขอใบเสนอราคา Please send us the quotation for the logo design by October 31. กรณุ าส่งใบเสนอราคาสําหรบั การออกแบบโลโก้ให้เราภายในวันที 31 ตลุ าคม We would like to know the price for product No. 123. เราต้องการทราบราคาสินคา้ No 123 < Business Email with ครเู จ >

- 31 - We would like to have a quotation for 30 Units of paper shredders. เราต้องการขอใบเสนอราคาสาํ หรับเครอื งทาํ ลายเอกสาร 30 เครือง We would like a price quote on the following items. เราต้องการใบเสนอราคาในรายการต่อไปนี < Business Email with ครเู จ >

- 32 - Sample Email (ตวั อยา่ งอีเมล) Subject: Request for a quotation เรอื ง: ขอใบเสนอราคา Dear Ms. Davis, เรยี นคุณเดวิส Please send us the quotation for the items below by June 22. กรุณาสง่ ใบเสนอราคาสาํ หรบั รายการดา้ นล่างโดยวันที 22 มถิ ุนายน Item : Hyper Shredder GZ รายการ: Hyper Shredder GZ Quantity : 10 units จํานวน: 10 ชนิ Please include any shipping fees in your quote, กรณุ ารวมคา่ ธรรมเนยี มการจัดสง่ ใดๆในใบเสนอราคาของคณุ ดว้ ย Sincerely, ดว้ ยความนับถอื =============================================== < Business Email with ครูเจ >

- 33 - 14. Discount negotiation (การเจรจาต่อรองสว่ นลด) We would appreciate it if you could consider a 10% discount on the overall price. เราจะยินดมี าก ถา้ คณุ สามารถพิจารณาสว่ นลด 10% จากราคารวมทีเสนอ มา We have carefully considered your quotation and concluded that the price seems to be rather high. เราพิจารณาใบเสนอราคาของคณุ อยา่ งรอบคอบและไดข้ ้อสรปุ ว่าราคาคอ่ น ขา้ งสูง Thank you very much for sending the quotation for the products. ขอบคณุ มากทีสง่ ใบเสนอราคาสาํ หรบั ผลติ ภัณฑม์ าใหพ้ ิจารณา < Business Email with ครูเจ >

- 34 - Sample Email (ตัวอยา่ งอีเมล) Subject: Re : Request for a quotation เรอื ง: ขอใบเสนอราคา Dear Ms. Davis, Thank you very much for sending the quotation dated June 18 for the products. ขอบคณุ มากสําหรับการสง่ ใบเสนอราคาลงวนั ที 18 มถิ ุนายนสําหรับ ผลติ ภณั ฑ์มาให้พิจารณา We have carefully considered your quotation and concluded that the price seems to be rather high. We would appreciate if you could consider a 5% discount on the overall price, เราพิจารณาใบเสนอราคาของคุณอย่างรอบคอบและได้ข้อสรปุ วา่ ราคาคอ่ น ขา้ งสงู เราจะยนิ ดหี ากคุณสามารถพิจารณาส่วนลด 5% สาํ หรบั ราคาโดย รวมทีเสนอมา Regards, ขอแสดงความนบั ถอื =============================================== < Business Email with ครูเจ >

- 35 - 15. Order (สังซือ) Please deliver these items to our logistics center in Funabashi before July 10. กรุณาจดั สง่ รายการเหลา่ นไี ปยังศูนย์โลจสิ ติกสข์ องเราใน Funabashi กอ่ นวนั ที 10 กรกฎาคม Please let us know the delivery date. โปรดแจง้ ให้เราทราบวนั ทีส่งมอบดว้ ย We would like to order 10 units of paper shredders from your catalogue. เราตอ้ งการสงั ซอื เครอื งทําลายเอกสาร 10 เครอื งจากแคตตาล็อกของคณุ We are pleased to place an order as follows. เรายินดที จี ะสงั ซอื สินคา้ ดังต่อไปนี < Business Email with ครูเจ >

- 36 - Sample Email (ตวั อย่างอเี มล) Subject: Purchase order 1011 หวั เรอื ง: ใบสงั ซอื 1011 Dear Ms. Davis, We are pleased to place an order as follows: เรายนิ ดีทีจะสังซอื สินคา้ ดงั ตอ่ ไปน:ี Item : Hyper Shredder GZ สงิ ของ :ไฮเปอร์ เครอื งทาํ ลายเอกสาร GZ Quantity: 10 units จํานวน: 10 เครอื ง Unit Price :$1,500 ราคาต่อหนว่ ย: $ 1,500 Please deliver these items to our logistics center in Singapore before May 10. กรณุ าสง่ สินค้าเหลา่ นีไปยังศนู ยโ์ ลจสิ ตกิ ส์ของเราในสงิ คโปรก์ ่อนวันที 10 พฤษภาคม Regards, ขอแสดงความนับถือ =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 37 - 16. receive an order (รบั ออเดอร)์ Your order will be shipped by air freight within two days. สนิ ค้าจะถกู จดั สง่ โดยขนส่งสินคา้ ทางอากาศภายในสองวนั The product you ordered is out of stock. สนิ ค้าทคี ุณสงั ซอื หมด Thank you for shopping with us. ขอขอบคณุ ทีมาชอ้ ปปงกบั เรา. Your order will be shipped after confirmation of payment. สนิ คา้ ของคณุ จะถกู จดั ส่งหลงั จากยนื ยันการชาํ ระเงนิ Your order should arrive in 3 to 4 days. สนิ คา้ ของคุณนา่ จะถึงภายใน 3 ถึง 4 วนั Your order will be shipped tomorrow. สินค้าของคณุ จะถูกจัดสง่ ในวนั พรุ่งนี Thank you for ordering 20 flash memories. ขอบคุณสาํ หรับการสงั ซือหนว่ ยความจําแฟลช 20 อนั Thank you for your order of ABC flash memory. ขอขอบคณุ สาํ หรบั การสังซือหนว่ ยความจําแฟลช ABC < Business Email with ครเู จ >

- 38 - Sample Email (ตวั อย่างอีเมล) Subject: Re: Purchase order 1011 Dear Mr.Zhang Thank you for ordering 10 flash memories. Your order will be shipped tomorrow and should arrive in 3 to 4 days. Thank you for shopping with us. ขอบคณุ สาํ หรับการสังซือหน่วยความจาํ แฟลช 10 เครอื ง สินคา้ จะถูกจัด ส่งในวันพรุ่งนแี ละน่าจะถงึ ภายใน 3 ถึง 4 วัน ขอขอบคุณทมี าช้อปปงกบั เรา. Best Regards, ขอแสดงความนับถอื อยา่ งสงู , =============================================== < Business Email with ครเู จ >

- 39 - 17. notification of shipping (การแจง้ เตอื นการจัดส่ง) Your order will be shipped by air freight within two days. สนิ ค้าจะถกู จดั ส่งโดยขนสง่ สินค้าทางอากาศภายในสองวนั Please be advised that your order has been air freighted to you today. โปรดทราบวา่ สินค้าทคี ุณสังซือได้ส่งทางเครืองบินมาถึงคณุ แล้ววนั นี This is to inform you that your order has been shipped. นีเพือแจ้งให้คุณทราบวา่ สินคา้ ทคี ุณสังซอื ได้รบั การจดั สง่ แล้ว < Business Email with ครูเจ >

- 40 - Sample Email (ตัวอยา่ งอีเมล) Subject: Shipment of Hyper Shredder GZ เรือง: แจง้ การจดั ส่งเครืองทาํ ลายเอกสาร GZ Dear Ms. Tanaka, This is to inform you that your order has been shipped. The following are the details: นเี พือแจ้งให้คุณทราบวา่ สินค้าทคี ณุ สังซือได้รบั การจัดส่งแล้วโดยมีราย ละเอยี ดดังตอ่ ไปน:ี Purchase Order : No.1011 คําสงั ซอื : No.1111 Shipmen Date : June 12 วนั ทีจดั ส่ง : 12 มถิ นุ ายน Estimated Arrival Date : June 17 วนั ทีไดร้ ับสินค้า : 17 มิถุนายน Please let us know when you receive your order. For further information, please contact service @xx.xxx. โปรดแจง้ ให้เราทราบเมือคุณไดร้ ับสนิ ค้า สําหรับข้อมลู เพิมเติมกรุณาตดิ ตอ่ service @ xx.xxx Best Regards, ขอแสดงความนับถอื อย่างสูง, =============================================== < Business Email with ครูเจ >