Учебник по ДОУ

ОПЕРОГРАММА ПИСЬМА-ОТВЕТА Входящее Рассмотрение письмо руководителем Резолюция Направление на исполнение Изучение Сбор информации материалов исполнителем по поисковым данным, ссылка Подготовка проекта на номер и дату письма-ответа Представление проекта письма руководителю Замечания Внесение Подписание коррективов письма Регистрация письма Направление Хранение адресату 101

ФОРМУЛЯР СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА (с продольным расположением реквизитов) Наименование организации Справочные данные об организации Заголовочная часть Адресат: документа Наименование организации (в именительном падеже — что?) Наименование должности (в дательном падеже — кому?) Фамилия И. О. (в дательном падеже) ___________* № ________** На № ____ от _________*** Основная часть Заголовок к тексту**** документа (отвечает на вопрос, о чем?) текст Констатирующая (вводная) часть текста письма Основная часть текста письма Отметка о наличии приложения Оформляющая часть Должность подпись И. О. Фамилия документа Отметка об исполнителе (Фамилия Имя Отчество, номер телефона, наименование: должности, структурного подразделения, электронный адрес исполнителя) ∗ дата регистрации служебного письма; ∗∗ порядковый номер из журнала регистрации служебного письма; ∗∗∗ ссылка на номер и дату оформляется в письмах-ответах (ссылочные, поисковые данные); ∗∗∗∗ может отсутствовать в письмах короткого содержания. 102

ФОРМУЛЯР СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА (с угловым расположением реквизитов) Наименование организации Адресат: Заголовочная часть Справочные данные Наименование организации документа об организации (в именительном падеже — что?) Наименование должности ___________* № ________** (в дательном падеже — кому?) На № ____ от _________*** Фамилия И. О. (в дательном падеже) Заголовок к тексту**** (отвечает на вопрос, о чем?) текст Констатирующая (вводная) часть текста письма Основная часть Основная часть текста письма документа Отметка о наличии приложения Оформляющая часть Должность подпись И. О. Фамилия документа Отметка об исполнителе (Фамилия Имя Отчество, номер телефона, наименование: должности, структурного подразделения; электронный адрес исполнителя) ∗ дата регистрации служебного письма; ∗∗ порядковый номер из журнала регистрации служебного письма; ∗∗∗ ссылка на номер и дату оформляется в письмах-ответах (ссылочные, поисковые данные); ∗∗∗∗ может отсутствовать в письмах короткого содержания. 103

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА Публичное акционерное общество Техническому директору «Торгпотребсоюз» ООО «Дело» Мягкову А. В. (ПАО «Торгпотребсоюз») Лесная ул., д. 18, г. Москва, 117123 тел./факс. 8 (495) 234-56-00 ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 09876543321/123456789 23.03.2019 № 45 от На № Об отправке документации Уважаемый Александр Васильевич! Направляем необходимые Вам документы, содержащие инфор- мацию о цене комплекта научно-технической документации на хо- лодильное оборудование. Предлагаем выслать техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного оборудования. В случае принятия Вами положительного решения о закупке оборудования просим направить соответствующее письмо руково- дителю отдела сбыта Наумову С. П. Приложение: спецификация на 28 л. в 1 экз. Начальник отдела маркетинга подпись В. А. Комаров Полякова Марина Юрьевна, маркетолог 8 (495) 345-56-09, е-mail: [email protected] 104

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА Бюджетное учреждение высшего образования Ханты-Мансийского автономного округа — Югры «Сибирская академия государственной службы» Мира ул., д. 6, г. Сургут, 628400 тел.: 8 (3462) 789-09-88, факс: 8 (3462) 789-09-89, е-mail: [email protected] ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 09876543321/123456789 Руководителям субъектов Российской Федерации Сибирского Федерального округа 23.03.2019 № 45 На № от Уважаемые коллеги! Приглашаем Вас принять участие III Всероссийской научно- практической конференции «Эффективный документооборот, в ор- ганах государственного управления: от традиционного к электрон- ному», которая состоится 28–30 марта 2019 года в Сибирской ака- демии государственной службы. В работе конференции могут принять участие представители регионов России, территориальных округов, муниципальных образований, Государственной Думы и Совета Федерации Российской Федерации, крупнейших российских предприятий, банков, компаний. Организаторы конференции про- сят направить на конференцию руководителей и сотрудников дело- производственных служб. Приложение: 1. Программа семинара на 2 л. в 1 экз. 2. Программа выставки «Технические средства авто- матизации делопроизводства» на 3 л. в 1 экз. Ректор подпись И. М. Михайлов Игнатов Игорь Александрович, доцент кафедры документоведения 8 (383) 789-09-80, е-mail: [email protected] 105

ТЕЛЕГРАММА Телеграммы — документы, передаваемые по каналам телеграф- ной связи. Заверенная Правитель- ственная С оплаченным С уведомлением ответом о вручении Простая Телеграммы Срочная Доставляется адресату Доставляется адресату в течение 6 часов в течение 3 часов ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАММ В реквизите указывается – город «Адресат» – номер почтового отделения – улица – дом – наименование учреждения – фамилия получателя В телеграмме, направленной Если телеграмма направляется более по нескольким адресам, чем по четырем адресам, каждый адрес указывается прилагается указатель рассылки индивидуально 106

ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ Телеграмма составляется в двух экземплярах.  — тчк , — зпт знаки препинания : — двтч  — квч Текст () — скб Оформление на чистом листе бумаги предельно сжато (не более 50 слов) Начало текста на одной стороне После текста прописными буквами через 2 интервала между словами пропуск в 2 удара начинается с абзаца (далее абзацы не допускаются) проставляется разграничительная черта, под которой указывается адрес отправителя телеграмма заверяется печатью 107

ФОРМУЛЯР ТЕЛЕГРАММЫ (с угловым расположением реквизитов) Заголовочная часть Наименование организации Адресат: документа ТЕЛЕГРАММА Наименование организации (в именительном падеже — что?) Наименование должности (в дательном падеже — кому?) Фамилия И. О. (в дательном падеже) текст (требования к оформлению текста смотреть на стр. 108) Основная часть документа Полный адрес отправителя Оформляющая часть Должность подпись И. О. Фамилия документа печать Отметка об исполнителе (Фамилия Имя Отчество, телефон, наименование: должности, структурного подразделения, электронный адрес исполнителя) 108

ДОКЛАДНАЯ (СЛУЖЕБНАЯ), ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКИ Докладная (служебная), объяснительная записки — докумен- ты деловой переписки между структурными подразделениями пред- приятия или должностными лицами, содержащие изложение вопро- са, объяснение факта с выводами, просьбами и предложениями. Побудить руководите- Информировать Дать объяснение ля принять решение о сложившейся ситуации каким-либо фактам По собственной Докладные По поручению инициативе (служебные), руководителя объяснительные На общем Машинописным бланке записки способом На чистом листе Оформляются Рукописным бумаги способом ВИДЫ ДОКЛАДНЫХ (СЛУЖЕБНЫХ), ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК Виды докладных (служебных), объяснительных записок Внутренняя Внешняя Направляется руководителю Направляется руководителю организации или руководителю вышестоящей организации структурного подразделения Автор (составитель) Руководитель Докладную (служебную), объяснительную записки подписывает 109

ТЕКСТ ДОКЛАДНОЙ (СЛУЖЕБНОЙ), ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСОК Текст докладной (служебной), объяснительной записок 1 Вводная 2 Основная часть часть СТРУКТУРА ТЕКСТА Излагаются факты, события, послужившие поводом написания служебной записки Обычно используются обороты: 1 Вводная часть • «Довожу до Вашего сведения…»; • «Ставлю Вас в известность…»; • «Извещаю Вас о…»; • «Информирую Вас о…» • «По факту…поясняю, что…» Указывается: • Что … • Где … • Когда ...произошло Описывается суть вопроса Вносятся предложения, просьбы, рекомендации Делаются выводы, при этом используются следующие обо- 2 Основная часть роты: • «На основании вышеизложенного считаю необходи- мым…»; • «Предлагаю…» 110

Заголовочная часть ФОРМУЛЯР ДОКЛАДНОЙ (СЛУЖЕБНОЙ) ЗАПИСКИ документа (с продольным расположением реквизитов) Наименование организации или Наименование структурного подразделения Адресат: Наименование организации (в именительном падеже — что?) Наименование должности (в дательном падеже — кому?) Фамилия И. О. (в дательном падеже) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ____________* № ________** Заголовок к тексту*** (отвечает на вопрос, о чем?) Основная часть текст документа Констатирующая (вводная) часть текста записки Излагаются факты, события, послужившие поводом написания слу- жебной записки. Обычно используются обороты: «Ставлю Вас в из- вестность…», «Довожу до Вашего сведения…», «Извещаю Вас о…», «Информирую Вас о…». Указывается: Что …, Где …, Когда ... произошло. Основная часть текста записки Описывается суть вопроса. Вносятся предложения, просьбы, реко- мендации. Делаются выводы, при этом используются следующие обороты: «На основании вышеизложенного считаю необходимым…», «Предлагаю…». Оформляющая часть Должность подпись И. О. Фамилия документа ∗ дата регистрации или дата написания записки; ∗∗ порядковый номер из журнала регистрации записок (может отсутствовать); ∗∗∗ заголовок к тексту может отсутствовать. 111

Заголовочная часть ФОРМУЛЯР ДОКЛАДНОЙ (СЛУЖЕБНОЙ) ЗАПИСКИ документа (с угловым расположением реквизитов) Основная часть Наименование организации документа или Наименование структурного подразделения Адресат: Наименование организации (в именительном падеже — что?) Наименование должности (в дательном падеже — кому?) Фамилия И. О. (в дательном падеже) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ____________* № __________** Заголовок к тексту*** (отвечает на вопрос, о чем?) текст Констатирующая (вводная) часть текста записки Излагаются факты, события, послужившие поводом написания слу- жебной записки. Обычно используются обороты: «Ставлю Вас в известность…», «Довожу до Вашего сведения…», «Изве- щаю Вас о…», «Информирую Вас о…». Указывается: Что …, Где …, Когда ...произошло. Основная часть текста записки Описывается суть вопроса. Вносятся предложения, просьбы, рекомендации. Делаются выводы, при этом используются следующие обороты: «На основании вышеизложенного считаю необходимым…», «Предлагаю…». Оформляющая Должность подпись И. О. Фамилия часть документа ∗ дата регистрации или дата написания записки; ∗∗ порядковый номер из журнала регистрации записок (может отсутствовать); ∗∗∗ заголовок к тексту может отсутствовать. 112

СПРАВКА Справка — документ, отражающий факты, события. Справки, содержащие информацию Справки, выдаваемые гражданам о фактах и событиях служебного и учреждениям для удостоверения характера того или иного юридического факта Виды справок На бланке На бланке для внутренних для внешних документов документов Внутренние Справки Внешние Заверяются печатью Руководителем Специалистом Справки, Справки структурного (составителем) подтверждающие финансового подразделения сведения характера библиографиче- ского и служебного характера Лицом, уполномоченным Руководителем Главным руководителем бухгалтером 113

ФОРМУЛЯР СПРАВКИ (с продольным расположением реквизитов) Наименование организации СПРАВКА*** Заголовочная часть ____________* № ________** документа Место издания Основная часть документа Заголовок к тексту**** (отвечает на вопрос, о чем?) текст Фамилия, имя, отчество лица, о котором сообщаются сведения. Необходимая информация. Справка дана для предъявления по месту требования или указывается наименование организации, куда она представля- ется. Оформляющая часть Должность подпись И. О. Фамилия документа печать ∗ дата регистрации справки или ее написания; ∗∗ порядковый номер из журнала регистрации справок (справочно-информационных документов); ∗∗∗ наименование вида документа может не указываться; ∗∗∗∗ заголовок к тексту может не указываться. 114

ФОРМУЛЯР СПРАВКИ (с угловым расположением реквизитов) Заголовочная часть Наименование организации Адресат: документа СПРАВКА*** Наименование организации ____________* № __________** (в именительном падеже — что?) Наименование должности (в дательном падеже — кому?) Фамилия И. О. (в дательном падеже) Место издания Заголовок к тексту**** (отвечает на вопрос, о чем?) текст Фамилия, имя, отчество лица, о котором сообщаются сведения. Основная часть Необходимая информация. документа Справка дана для предъявления по месту требования или указывается наименование учреждения, куда она представляется. Оформляющая часть Должность подпись И. О. Фамилия документа печать ∗ дата регистрации справки или ее написания; ∗∗ порядковый номер из журнала регистрации справок (справочно-информационных документов); ∗∗∗ наименование вида документа может не указываться; ∗∗∗∗ заголовок к тексту может не указываться. 115

ТЕЛЕФОНОГРАММА Телефонограмма — документ, содержащий оперативную ин- формацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Полу- ченное сообщение адресат записывает от руки. Приглашения Извещения, Экстренного уведомления сообщения Телефонограммы Рукописным способом В журнале или на бланке Исходящие Входящие (отправляемые) (принимаемые) Инициативные Телефонограммы – ответы ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕФОНОГРАММ Требования к тексту Содержит не более Не употребляются Не употребляются 50 слов труднопроизносимые слова сложные обороты Телефонограмму подписывает Руководитель Руководитель Специалист структурного подразделения (составитель) 116

ОПЕРОГРАММА ВХОДЯЩЕЙ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ Входящая телефонограмма Рассмотрение руководителем Направление на исполнение Резолюция Контроль за исполнением ОПЕРОГРАММА ИСХОДЯЩЕЙ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ Постановка цели написания телефонограммы Автор По инициативе руководства Подготовка проекта телефонограммы Представление проекта телефонограммы руководителю Внесение коррективов Подписание телефонограммы Регистрация Хранение Передача по телефону* * После передачи телефонограммы передающая сторона: — предлагает прочесть записанное; — называет свою должность, фамилию; — предлагает назвать должность и фамилию принявшего телефонограмму и произво- дит их запись. 117

ФОРМУЛЯР ТЕЛЕФОНОГРАММЫ (с угловым расположением реквизитов) Наименование организации Адресат: Наименование организации Заголовочная часть (в именительном падеже — что?) документа Наименование должности (в дательном падеже — кому?) Фамилия И. О. (в дательном падеже) Передал Принял Наименование должности Наименование должности (в именительном падеже — кто?) (в именительном падеже — кто?) Фамилия И. О. Фамилия И. О. Номер телефона Номер телефона ТЕЛЕФОНОГРАММА Дата регистрации Дата и время передачи Регистрационный номер Основная часть текст документа Содержит не более 50 слов. Не употребляются труднопроизносимые слова. Не употребляются сложные обороты. Оформляющая часть Должность подпись И. О. Фамилия документа 118

Контрольные вопросы 1. АКТ 1.1. Укажите, к какой группе документов относится акт. 1.2. Укажите, кем составляется акт. 1.3. Укажите, какие бланки применяются для оформления акта. 1.4. Укажите, что может послужить основанием (причиной) со- ставления акта. 1.5. Укажите состав реквизитов акта. 1.6. Укажите требования к тексту акта. 1.7. Укажите, кто подписывает акт. 1.8. Укажите, какие акты утверждаются и кем. 1.9. Укажите способы утверждения акта. 1.10. Укажите, на каких бланках оформляется акт. 1.11. Укажите требования к оформлению даты и номера акта. 2. ПРОТОКОЛ 2.1. Укажите, в каких случаях составляется протокол. 2.2. Перечислите виды протоколов. 2.3. Перечислите функции протоколов. 2.4. Процедура заседания коллегиального органа. 2.5. Процедура проведения заседания коллегиального органа. 2.6. Укажите требования к тексту протокола. 2.7. Укажите требования к постановляющей части протокола. 2.8. Укажите, кто подписывает протокол. 2.9. Перечислите состав реквизитов протокола. 2.10. Укажите, на каких бланках оформляется протокол. 2.11. Укажите требования к оформлению даты и номера прото- кола. 3. СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО 3.1. Укажите, к какой группе документов относятся служебные письма. 3.2. Классифицируйте письма по содержанию. 3.3. Назовите разницу между входящими и исходящими письмами. 3.4. Перечислите требования к бланкам писем. 3.5. Укажите, кто готовит служебное письмо. 3.6. Укажите, кто подписывает письма. 3.7. Перечислите требования к тексту писем. 3.8. Укажите особенности оформления реквизита «Отметка о наличии приложения». 3.9. Перечислите требования к заголовку писем. 3.10. Перечислите требования к реквизиту «Адресат». 3.11. Укажите, на каком бланке оформляется служебное письмо. 119

4. ТЕЛЕГРАММА 4.1. Перечислите виды телеграмм. 4.2. Сформулируйте требования к тексту телеграммы. 4.3. Поясните, может ли телеграмма быть предъявлена в судеб- ном заседании как подлинный документ. 5. ДОКЛАДНАЯ (СЛУЖЕБНАЯ), ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКИ 5.1. Укажите цели составления докладной (служебной), объяс- нительной записок. 5.2. Перечислите способы оформления докладной (служебной), объяснительной записок. 5.3. Перечислите виды докладных (служебных), объяснитель- ных записок. 5.4. Укажите, кто готовит служебную записку. 5.5. Укажите, кто подписывает служебную записку. 5.6. Перечислите требования к тексту докладной (служебной), объяснительной записок. 6. СПРАВКА 6.1. Перечислите виды справок. 6.2. Перечислите состав реквизитов справки. 6.3. Укажите требования к оформлению текста справки. 6.4. Укажите, кто подписывает справки. 6.5. Назовите, каким образом осуществляется регистрация справок. 7. ТЕЛЕФОНОГРАММА 7.1. Перечислите виды телефонограмм. 7.2. Укажите, в каких случаях используются телефонограммы. 7.3. Укажите порядок оформления телефонограмм. 7.4. Перечислите требования к тексту телефонограмм. 7.5. Укажите, кто подписывает телефонограмму. 120

Контрольные задания 1. АКТ Составьте акт: ревизии кассы; сдачи-приема ремонтных ра- бот; уничтожения дел; списания материальных ценностей; инвентаризации; Ваш вариант. 2. ПРОТОКОЛ Составьте протокол заседания: Совета директоров; правле- ния дачного кооператива; общего собрания жильцов дома; педагогического совета; Ваш вариант. 3. СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО 3.1. Подготовьте инициативное письмо с предложением о со- трудничестве. 3.2. Подготовьте письмо-ответ: согласие сотрудничать и отказ сотрудничать. 3.3. Подготовьте сопроводительное письмо. 3.4. Подготовьте гарантийное письмо. 4. ТЕЛЕГРАММА 4.1. Подготовьте служебную телеграмму. 5. ДОКЛАДНАЯ (СЛУЖЕБНАЯ), ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКИ 5.1. Составьте докладную (служебную) записку: с предложением по реорганизации производства; в связи с заменой оборудо- вания; Ваш вариант. 5.2. Составьте объяснительную записку: в связи с задержкой от- четности; в случае нарушения трудовой дисциплины (опоз- дание на работу); Ваш вариант. 6. СПРАВКА Составьте справку: внутреннюю; финансовую; с места жи- тельства; с места учебы; Ваш вариант. 7. ТЕЛЕФОНОГРАММА 7.1. Оформите несколько вариантов входящих телефонограмм: а) о штормовом предупреждении; б) приглашение на сове- щание; в) о временном отключении инженерного обеспече- ния (водоснабжения, электроэнергии) и др. 7.2. Оформите исходящую телефонограмму. 7.3. Разработайте схемы, которые, на Ваш взгляд, смогли бы до- полнить данный раздел. 121

Ты морочить мне мозги Даже думать не моги! Лучше всю свою подлючесть На работу напряги! ∗∗∗ Прикажи — и хоть куды, Хоть на добычу руды! Буду вкалывать задаром, Без питья и без еды! ∗∗∗ А полезешь на рожон — Выну саблю из ножон! Ты хотя мне и подруга, Но порядок быть должен! Л. Филатов Раздел 6. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Документы по личному составу — совокупность документов, отражающих трудовые отношения работника с работодателем. Трудовой договор Трудовая книжка Приказы и вкладыш в нее о движении кадров Личная карточка работника Документы Лицевой счет по личному по заработной плате составу Личное дело Резюме, работника автобиография 122

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельно- сти и трудовом стаже работника. Трудовой договор — добровольное соглашение между работни- ком и работодателем, устанавливающее их взаимные права и обя- занности. Личная карточка работника — основной учетный документ, со- держащий персональные данные работника. Личное дело (досье) — совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Автобиография — документ, содержащий описание основных этапов жизни соискателя в хронологическом порядке. Резюме — документ, составленный соискателем и представляе- мый работодателю с целью трудоустройства, содержащий информа- цию об образовании, квалификации, опыте работы, умениях и навы- ках. Сведения об образовании и опыте работы указываются в обратном хронологическом порядке. Лицевой счет по заработной плате — открывается бухгалтери- ей организации на каждого работника, в который заносятся данные о начисленной ему заработной плате, о произведенных из нее удержа- ниях и зачетах, о сумме, подлежащей выдаче работнику. ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ Трудовые отношения — отношения между работником и рабо- тодателем, оформленные соответствующим образом, возникающие в процессе выполнения трудовых обязанностей. Прием работника на работу Заключение трудового договора Издание приказа (распоряжения) Оформление личного дела работника Внесение записи в трудовую книжку работника 123

Перевод работника на другую работу Временный Постоянный Заявление работника или Письмо-обращение уведомление работодателя о переводе работника Заявление (согласие) работника о переводе работника о переводе Издание приказа (распоряжения) к другому работодателю о переводе работника на другую работу Увольнение работника По инициативе По инициативе работника работодателя Заявление об увольнении Акт, служебная записка и др. Издание приказа (распоряжения) Издание приказа (распоряжения) Внесение записи в трудовую Внесение записи в трудовую книжку работника книжку работника 124

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования Паспорт или Документ иной документ, об образовании удостоверяющий личность Документы, предъявляемые при заключении трудового договора Трудовая книжка, Документы воинского за исключением случаев, учета — для когда трудовой договор военнообязанных заключается впервые и лиц, подлежащих или работник поступает призыву на военную на работу на условиях службу совместительства Дополнительные документы (в случаях, специально предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ) 125

ФОРМУЛЯР РЕЗЮМЕ Область…, город…, номер телефона… электронная почта… ФАМИЛИЯ ИМЯ ОТЧЕСТВО СВЕДЕНИЯ О СЕБЕ____________________________________________________________ Дата и место рождения: Семейное положение: Дети: ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ_____________________________________________ 0000 — настоящее время Наименование организации, местонахождение организации Должность: ОБРАЗОВАНИЕ_________________________________________________________________ 0000 Наименование образовательного учреждения, его местонахождение Специальность: Квалификация: СВЕДЕНИЯ О ПОВЫШЕНИИ КВАЛИФИКАЦИИ_________________________ 0000 Наименование образовательного учреждения, его местонахождение Свидетельство (удостоверение, сертификат) участника семинара: «Наименование семинара» ЗНАНИЯ И УМЕНИЯ___________________________________________________________ ИНТЕРЕСЫ И УВЛЕЧЕНИЯ__________________________________________________ ДЕЛОВЫЕ И ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА__________________________________________ ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ______________________________________ ЦЕЛЬ_____________________________________________________________________________ Должность 126

ФОРМУЛЯР ТРУДОВОГО ДОГОВОРА (с продольным расположением реквизитов) Заголовочная часть ТРУДОВОЙ ДОГОВОР* документа Место издания документа Дата документа Основная часть текст документа 1. Предмет договора 2. Права и обязанности сторон 3. Режим рабочего времени и времени отдыха 4. Виды и условия социального страхования 5. Оплата труда 6. Ответственность сторон 7. Заключительные положения 8. Адреса, реквизиты и подписи сторон Оформляющая часть Работодатель Работник документа Наименование организации Фамилия, имя и отчество Справочные данные Паспортные данные об организации Должность Телефон подпись И. О. Фамилия подпись И. О. Фамилия печать ∗ трудовой договор оформляется в соответствии с Трудовым кодексом Российской Фе- дерации. 127

ИЗДАНИЕ ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) О ПРИЕМЕ РАБОТНИКА НА РАБОТУ Унифицированная форма Утверждена приказом руководителя от ___________ № _______ Форма по ОКУД Код по ОКПО 0301001 наименование организации Номер Дата документа составления ПРИКАЗ (распоряжение) Дата о приеме работника на работу с по Принять на работу Табельный номер фамилия, имя, отчество в структурное подразделение должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации условия приема на работу, характер работы с тарифной ставкой (окладом) цифрами руб. коп. надбавкой цифрами руб. коп. с испытанием на срок месяца (ев) Основание: № Трудовой договор от « » 20 г. расшифровка подписи » 20 г. Руководитель организации должность личная подпись С приказом (распоряжением) « работник ознакомлен личная подпись 128

ФОРМУЛЯР ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ЛИЧНОГО ДЕЛА РАБОТНИКА Наименование организации ЛИЧНОЕ ДЕЛО № ______ Фамилия имя отчество работника ________________ год _____________ листов срок хранения ______ 129

Внутренняя опись — учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов личного дела № ____________ № Индекс Дата Заголовок документов, Номера Примечание п/п документа документа краткое содержание листов дела Итого ______________________________________ документов Количество листов внутренней описи _______________________________ цифрой, прописью __________________ ___________ _______________________ должность подпись расшифровка подписи «____» _________________ 20___ г. 130

Фамилия АНКЕТА Отчество Дата рождения Имя Телефон Семейное положение 1. Сведения о кандидате Раб. Дом. Домашний адрес Конт. Возраст детей Наличие Водительского удостоверения Автомобиля Заграничного паспорта 2. Цель анкеты Укажите, кем бы Вы хотели работать Как относитесь Можете ли 3. Дополнительные сведения Структура и размер Желаемый к командировкам Вы работать С какого заработной платы уровень в другую местность полный времени Вы можете на последнем заработной рабочий день приступить к работе месте работы платы 4. Знание иностранных языков Поставьте в таблице цифры, соответствующие вашему уровню владения языком (по пятибалльной системе) Язык Степень знания Читаю и перевожу со словарем Тип компьютера Читаю и могу объясниться IBM-совместимые Владею свободно 5. Работа с компьютером С какими программами Вы работали Apple Macintosh Другие: Год поступления/окончания 6. Образование (основное и дополнительное) Квалификация Место учебы Специальность 7. Трудовая деятельность (укажите места работы за последние 5 лет в обратном порядке, начиная с последнего) Год пост. Год ухода Наименование компании Отдел, Причина (без сокращений), основные направления должность перехода на другую работу деятельности Служебные обязанности/характер выполняемой работы (подробно) ______________________________________________________________________________________________________________________________________________ Год пост. Год ухода Наименование компании Отдел, долж- Причина (без сокращений), основные направления ность перехода на другую работу деятельности Служебные обязанности/характер выполняемой работы (подробно) ______________________________________________________________________________________________________________________________________________ Рекомендации Наименование компании Должность, ФИО Телефон (без сокращений) Настоящей подписью удостоверяю, что ответил на все вопросы правильно и без искажений. _______________________________ дата, подпись 131

ХАРАКТЕРИСТИКА Характеристика — документ, оформляемый работодателем, от- ражающий трудовую деятельность работника, его деловые и личные качества. Характеристика оформляется на бланке письма или на чистом листе бумаги. ФОРМУЛЯР ХАРАКТЕРИСТИКИ Наименование организации Справочные данные об организации __________ № ______ ХАРАКТЕРИСТИКА Фамилии, имя, отчество (в дательном падеже) Наименование должности работника Дата рождения Место жительства работника Фамилия, имя, отчество работника; период работы в организации. Квалификация работника. Отношение работника к выполнению должностных обязанностей. Качество выполняемой работы. Соблюдение трудовой дисциплины. Взаимоотношения в коллективе. Деловые и личные качества работника. Руководитель подпись И. О. Фамилия печать 132

АВТОБИОГРАФИЯ – ФИО соискателя, дата и место рождения; _________________________________ – образование (какие образовательные учрежде- _________________________________ ния окончил, периоды учебы, результат); _________________________________ – трудовая деятельность работника; _________________________________ – сведения о близких родственниках (муж/жена, _________________________________ дети, мать/отец, братья/сестры); _________________________________ – периоды воинской службы (для мужчин); _________________________________ – иные сведения, которые работник считает нуж- _________________________________ ным предоставить работодателю; _________________________________ – паспортные данные, домашний адрес и телефон. _________________________________ _________________________________ _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _____________________________ дата, подпись 133

ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК по учету кадров Место для фотокарточки 1. Фамилия Имя Отчество 3. Год и месяц рождения село, деревня, город, район, область 2. Пол 4. Место рождения 5. Образование наименование учебного заведения, год окончания, полученная специальность 6. Какими иностранными языками владеете читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясниться, владеете свободно 7. Ученая степень, ученое звание 8. Какие имеете научные труды и изобретения 9. Участие в различных выборных органах 10. Какие имеете правительственные награды 11. Отношение к воинской обязанности и воинское звание 12. Семейное положение перечислить членов семьи с указанием возраста 134

13. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу и работу по совме- стительству). При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указа- нием должности. Месяц и год Должность с указанием учреждения, Местонахождение вступления ухода организации, предприятия, учреждения, организации, а также министерства (ведомства) предприятия 14. Домашний адрес и телефон _______________________________________________ 15. Паспорт подпись подпись дата 135 Инспектор отдела кадров

ДОПОЛНЕНИЕ к личному листку по учету кадров Фамилия ________________ Имя ___________ Отчество ____________________ 1. Данные о работе после заполнения личного листа Должность с указанием Местонахождение вступления вступления наименования учре- учреждения, орга- в должность в должность ждения, организации, низации, предприя- тия (город, район, ухода ухода предприятия, главного с должности с должности управления, министер- область, край, Дата республика) Дата ства или ведомства 2. Данные об изменении в учетных признаках работника после заполнения лич- ного листка (в данном разделе производятся отметки об изменении в следующих учетных признаках: награждение орденами, взыскание, образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания и др.) Дата происшедшего изменения Характер изменения Основание записи Личное дело проверено ______________________________________ дата, подпись 136

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА Унифицированная форма Утверждена приказом руководителя от __________ № ______ наименование организации Форма по ОКУД Код по ОКПО 0301002 Дата Табельный Идентификационный Номер страхового Алфавит Характер Вид работы (ос- Пол составления номер номер налогопла- свидетельства работы новная, (мужской тельщика государственного по совместитель- / пенсионного ству) женский) страхования ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА 1. Общие сведения Трудовой договор (контракт) Номер Дата 1. Фамилия ___________________ Имя ______________ Отчество ___________________ Код 2. Дата рождения По ОКАТО 3. Место рождения По ОКИН 4. Гражданство По ОКИН 5. Знание иностранного языка наименование степень знания По ОКИН наименование степень знания По ОКИН 6. Образование среднее (полное, общее), начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее Наименование образовательного учреждения Диплом, серия, номер Год окончания Квалификация по диплому Направление или специальность по диплому Наименование образовательного учреждения Код по ОКСО Квалификация по диплому Диплом, серия, номер Год окончания Направление или специальность по диплому Код по ОКСО Послевузовское профессиональное образование Код по ОКИН Год окончания Наименование образовательного, научного учреждения Удостоверение, номер, дата выдачи Специальность Код по ОКСО 137

7. Профессия По ОКПДТР Код По ОКПДТР _____________________________________________________ Год основная рождения другая 3 8. Стаж работы (по состоянию на «______» __________________________ _______ г.): Общий _________ дней __________ месяцев _____________ лет Непрерывный _________ дней __________ месяцев _____________ лет Дающий право на надбавку за выслугу лет________ дней _________ месяцев ___________ лет 9. Состояние в браке Код по ОКИН 10. Состав семьи: Фамилия, имя, отчество 2 Степень родства (ближайшие родственники) 1 11. Паспорт: серия _______ № __________________ Дата выдачи «______» ___________________ _______ г. Выдан _________________________________________________________________________________________ наименование органа, выдавшего паспорт 12. Адрес места жительства: Почтовый По паспорту индекс Фактический Почтовый индекс Дата регистрации по указанному месту жительства «______» _____________________ _______ г. Номер телефона _________________________________ 2. Сведения о воинском учете 1. Категория запаса _____________________________ 6. Наименование военного комиссариата по месту 2. Воинское звание _____________________________ жительства _________________________ 3. Состав (профиль) ____________________________ 7. Состоит на воинском учете: ______________ 4. Полное кодовое обозначение ВУС ________ а) общем (номер команды, партии) _______ 5. Категория годности к военной службе___ б) специальном______________ 8. _____________________________________________ отметка о снятии с воинского учета Работник кадровой службы __________________ __________ ________________________ должность подпись расшифровка подписи Работник __________________________ личная подпись «______» __________________________ _______ г. 3. Прием на работу и переводы на другую работу 138

Дата Структурное Профессия Оклад Основание Подпись 1 подразделение (должность), разряд, (тарифная став- 5 владельца ка), надбавка, руб. трудовой 2 класс (категория) квалификации 4 книжки 3 6 4. Аттестация Дата Решение комиссии Документ (протокол) Основание аттестации 2 5 номер дата 1 34 5. Повышение квалификации Дата Наименование Документ Вид образовательного (удостоверение, повышения учреждения, место свидетельство) Основание начала окончания квалификации серия, 8 обучения обучения его наименование номер дата 3 нахождения 7 1 2 56 4 6. Профессиональная переподготовка Дата Специальность Документ Основание (направление, (диплом, свидетельство) 7 начала окончания перепод- наименование номер дата переподготовки готовки профессия) 2 3 4 56 1 Наименование награды 7. Поощрения и награды Документ дата 1 номер 4 наименование 3 2 8. Отпуск 139

Вид отпуска Период Количество Дата (ежегодный, учебный, работы дней без сохранения заработ- с по начала окончания Основание 23 отпуска 5 6 7 ной 4 платы и др.) 1 9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством Наименование льготы Документ дата Основание 1 выдачи 4 номер 23 10. Дополнительные сведения 11. Основание прекращения трудового договора (увольнения) __________________________________________________________________________________________________ Дата увольнения «______» __________________________ _______ г. Приказ (распоряжение) _______________________________ Работник кадровой службы ________________ __________ ____________________ должность подпись расшифровка подписи Работник _________________________ личная подпись 140

ВНЕСЕНИЕ ЗАПИСИ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ РАБОТНИКА Трудовая книжка работника Трудовая книжка ТК № 0000000 Фамилия________________________________________ Имя ______________________________________________ Отчество ________________________________________ Дата рождения ________________________________ (число, месяц, год) Образование ___________________________________ Профессия, специальность __________________ Дата заполнения «_____» _______ 20 ___ г. Подпись владельца книжки_________________ Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек м. п. _______________________________________ (разборчиво) 1 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ № записи Дата Сведения о приеме на работу, о перево- На основании чего дах на другую работу и об увольнении внесена (с указанием причин и со ссылкой запись (документ, на статью, пункт закона) его дата и номер) число месяц год 12 34 23 141

СВЕДЕНИЯ О НАГРАЖДЕНИЯХ № записи Дата Сведения о награждении орденами На основании чего число месяц год и медалями, о присвоении почетных внесена званий запись (документ, его дата и номер) 12 34 22 23 Все записи в трудовую книжку вносятся должностным лицом ор- ганизации (сотрудником кадровой службы) в строгом соответствии с «Инструкцией по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. 142

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ РАБОТНИКА Основания расторжения трудового договора по инициативе работника по инициативе работодателя ИЗДАНИЕ ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) ОБ УВОЛЬНЕНИИ РАБОТНИКА Унифицированная форма Утверждена приказом руководителя от __________ № ______ наименование организации Форма по ОКУД Код по ОКПО 0301006 Номер Дата документа составления ПРИКАЗ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Прекратить действие трудового договора от « » 20 г. № , уволить « » 20 г. (ненужное зачеркнуть) Табельный номер фамилия, имя, отчество структурное подразделение должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) Основание(документ, номер, дата): заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т. д. Руководитель организации должность личная подпись расшифровка подписи С приказом (распоряжением) « » 20 г. работник ознакомлен личная подпись Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа в письменной форме (от « » г. № ) рассмотрено 20 143

Контрольные вопросы 1. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ 1.1. Укажите, какие документы относятся к документам по лич- ному составу. 1.2. Укажите, к какой группе документов относится трудовая книжка. 2. ПРИЕМ РАБОТНИКА НА РАБОТУ 2.1. Укажите, что является основанием для приема работника на работу. 2.2. Укажите состав реквизитов трудового договора. 2.3. Укажите, какие документы входят в состав личного дела ра- ботника. 2.4. Укажите назначение и порядок оформления личного листка по учету кадров. 2.5. Укажите назначение и порядок оформления личной карточки работника. 3. УВОЛЬНЕНИЕ РАБОТНИКА 3.1. Назовите основания увольнения работника. 3.2. Укажите порядок оформления документов при расторжении трудового договора по инициативе работника. 3.3. Укажите порядок оформления документов при расторжении трудового договора по инициативе работодателя. Контрольные задания 1. Составьте резюме. 2. Оформите приказ о приеме работника на работу. 3. Сформируйте личное дело работника. 4. Оформите автобиографию. 5. Заполните личный листок по учету кадров. 6. Оформите личную карточку работника в унифицированной форме. 7. Подготовьте все необходимые документы при увольнении работника по инициативе работника. 8. Подготовьте все необходимые документы при увольнении работника по инициативе работодателя. 9. Оформите трудовую книжку работника. Внесите в трудовую книжку сведения о приеме, переводе, увольнении. 10. Разработайте схемы, которые, на Ваш взгляд, смогли бы до- полнить данный раздел. 144

Довелось мне как-то раз Прочитать один рассказ. При царе все это было. Думал, время изменило Нравы, веру и законы. На плечах не те погоны. Нет тщеславия и мзды. Есть зарплата за труды. Есть любовь, и есть доверье. Места нет высокомерью. Словом, все равны пред богом, И широкая дорогая Всем открыта для проезда. Но вошел в один подъезд я… И. Лившиц Раздел 7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ВНУТРЕННИЕ И ВНЕШНИЕ ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ Деловая переписка, справки Входящие Исходящие Внешние Документы Акты Приказы Протоколы Распоряжения каза 145

ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ Документооборот — движение документов в организации с мо- мента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Организация работы с документами Использование Организация Хранение документов документооборота — документов в текущей организация движения в текущей документов на предприятии деятельности деятельности с момента их создания или полу- организации организации чения до завершения использо- вания или отправления Прием Предварительное Регистрация Организация и текущая рассмотрение документов движения обработка документов документов входящих документов Исполнение Информационно- Обработка поручений справочная исполненных (документов), работа и отправляемых контроль документов их исполнения 146

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ Внутренний документ — официальный документ, не выходя- щий за пределы подготовившей его организации. ОПЕРОГРАММА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА (ПРИКАЗА) Подготовка проекта приказа Визирование и внесение коррективов Представление документа руководителю Подписание руководителем Регистрация приказа 147

ПРОЦЕДУРА ОФОРМЛЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА (на примере формуляра приказа) Наименование организации ПРИКАЗ № _______1 ____________2 Место издания документа Заголовок к тексту3 Текст Должность руководителя подпись И. О. Фамилия4 ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Регистрацион- Дата Краткое Подписываю- Исполни- Примеча- ный номер докумен- содержа- щий тель ние 1 4 5 6 та ние 2 3 1 — приказу присваивается номер в соответствии с порядковым номером в журнале реги- страции приказов; 2 — датой приказа является дата внесения записи в журнал регистрации приказов; 3 — реквизит «заголовок к тексту» вносится в журнал регистрации приказов в графу «краткое содержание»; 4 — в графе «подписывающий» журнала регистрации приказов указываются инициалы и фамилия руководителя организации либо исполняющего обязанности руководителя; 5 — в графе «исполнитель» журнала регистрации приказов указываются должность, ини- циалы и фамилия лица, подготовившего приказ; 6 — в графе «примечание» журнала регистрации приказов может указываться дополни- тельная информация. 148

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ Входящий документ — документ, поступивший в организацию. ОПЕРОГРАММА ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА Регистрация документа Рассмотрение документа руководителем (резолюция) Передача документа Контроль исполнения исполнителю Исполнение документа Подшивка в дело 149

ПРОЦЕДУРА ОФОРМЛЕНИЯ ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА (на примере формуляра служебного письма) Наименование организации3 Адресат: Справочные данные Наименование организации об организации Наименование должности Фамилия И. О. _______6 № _______5 Резолюция7 Заголовок к тексту4 (исполнитель9, …, срок исполнения8) Текст Отметка о наличии приложения Должность руководителя подпись И. О. Фамилия4 Вх. № ______1 от ______2 Фамилия Имя Отчество, должность исполнителя, структурное подразделение, номер телефона, эл. почта ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ Регистраци- Дата Корреспон- Краткое Исходя- Исхо- Резолю- Срок Исполни- Отмет- онный номер доку- дент содер- щий дящая ция испол- тель ка о мента 3 жание номер дата 7 нения 9 1 5 получе- 2 4 6 8 нии 10 1 — входящему письму присваивается номер в соответствии с порядковым номером в журнале регистрации входящих документов; 2 — датой входящего документа является дата внесения записи в журнал регистрации входящих документов; 3 — в графу «корреспондент» вносятся сведения об организации, направившей документ; 4 — реквизит «заголовок к тексту» вносится в журнал регистрации входящих документов в графу «краткое содержание». В случае отсутствия заголовка лицо, регистрирующее документ, формулирует его содержание самостоятельно и вносит в графу «краткое содержание». 5 — проставляется в соответствии с номером, указанным в реквизите «номер документа» на входящем доку- менте; 6 — проставляется в соответствии с датой документа, указанной в реквизите «дата документа» на входящем документе; 7 — в графе «резолюция» записывается содержание поручения руководителя; 8 — в графе «срок исполнения» записывается срок исполнения документа в соответствии со сроком, указанным в реквизите «резолюция»; 9 — в графе «исполнитель» указываются инициалы и фамилии должностных лиц, которым поручено исполне- ние документа. Данная информация берется из реквизита «резолюция»; 10 — в графе «отметка о получении» проставляется подпись должностного лица, которому поручено исполнение документа. 150