Учебник по ДОУ

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Штатное расписание — правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, перечень должностей и размер оплаты. В штатном расписании фиксируются сведения: — структурное подразделение (наименование и код); — профессия (должность); — количество штатных единиц; — оклад (тарифная ставка); — надбавки; — месячный фонд заработной платы; — примечания. Утверждено приказом руководителя от ________ № ______ Форма по ОКУД Код по ОКПО 0301017 наименование организации Номер Дата документа составления ШТАТНОЕ УТВЕРЖДЕНО РАСПИСАНИЕ Приказом организации от “ ” 20 г. № на период с“ ” 20 г. Штат в количестве ____ единиц Структурное Должность Количество Тарифная Надбавки, Всего, руб. подразделение (специальность, штатных ставка руб. (гр. 5 + гр. 6 + Примеча-ние наименова-ние код профессия), разряд, единиц (оклад) гр. 7 + гр. 8) класс (категория) 4 и пр., 12 квалификации руб. 67 8 9 10 5 3 Итого Руководитель должность личная подпись расшифровка подписи кадровой службы личная подпись расшифровка подписи Г лавный бухгалтер 51

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ Правила внутреннего трудового распорядка — правовой акт, устанавливающий обязательные для выполнения нормы и требо- вания. В соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами Правила внутреннего трудового распорядка регламен- тируют: — порядок приема и увольнения работников; — основные права, обязанности и ответственность сторон тру- дового договора; — время отдыха; — применяемые к работникам меры поощрения и взыскания; — иные вопросы регулирования трудовых отношений. ОПЕРОГРАММА РАЗРАБОТКИ ПРАВИЛ ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА Кадровая служба Создание проекта документа Юридической службой Согласование проекта с документа Бухгалтерией Заинтересованными Предоставление документа на утверждение руководителю лицами 52

ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ Положение о структурном подразделении — правовой акт, уста- навливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов организации. Положения Структурных подразделений Коллегиальных и совещательных органов Типовые Разрабатываются для Индивидуальные однотипных организаций и структурных подразделений Примерная структура текста положения Общие положения Содержится полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании кото- Основные задачи рого создано соответствующее подразделение, чем руковод- Функции ствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому под- Права чиняется, какие печати и официальные бланки имеет и обязанности Формулируются цели, стоящие перед подразделением, или про- Ответственность блемы, которые призвано решить подразделение в своей дея- тельности Взаимоотношения Перечисляются действия или виды работ, которые должно вы- полнить подразделение для решения поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику дея- тельности подразделения Перечисляются действия, которые обязано осуществлять под- разделение в лице его руководителя для выполнения возло- женных на него функций Устанавливаются виды дисциплинарной, административной и при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей Регламентируются информационные и документационные по- токи подразделения; основные документы, создаваемые им, перечень организаций, с которыми осуществляет взаимодей- ствие 53

ФОРМУЛЯР ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИИ (с угловым расположением реквизитов) Наименование организации Гриф утверждения∗ Заголовочная часть ПОЛОЖЕНИЕ документа Заголовок к тексту (отвечает на вопрос о чем?, об…) Место издания документа 1. Общие положения текст Основная часть 2. Основные задачи документа 3. Функции 4. Права и обязанности 5. Ответственность 6. Взаимоотношения Должность сотрудника, подпись И. О. Фамилия составившего положение Оформляющая часть документа С положением ознакомлен:∗∗ Наименование должности подпись И. О. Фамилия дата ознакомления ∗ положение о структурном подразделении утверждается руководителем и заве- ряется печатью организации; ∗∗ сотрудника с положением знакомят под расписку с выдачей копии положения. Первый экземпляр хранится у руководства. 54

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Примерная структура текста должностной инструкции Общие положения – наименование должности с обозначением структурного под- Функции разделения; Должностные обязанности – должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник; Права – порядок назначения и освобождения от должности; Ответственность – перечень нормативных, методических и других документов, Взаимоотношения которыми руководствуется работник; – квалификационные требования; – требования к специальным знаниям и навыкам – действия или виды работ, которые должен выполнить ра- ботник для решения поставленных перед ним задач – участок работы, закрепленный за работником (группа реша- емых вопросов, перечень курируемых объектов); – виды работ, выполняемых работником («руководит», «гото- вит», «исполняет», «рассматривает», «обеспечивает») – право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в преде- лах компетенции; – право обращаться с предложениями к вышестоящему руко- водителю; – право представительствовать от имени подразделения или организации; – право участвовать в совещаниях; – право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию; – право требовать определенных действий от других работни- ков – критерии оценки работы (качество и своевременность вы- полнения работы), мера персональной ответственности ра- ботника; – виды дисциплинарной, административной и при необходи- мости уголовной ответственности – от кого, в какие сроки и какую информацию получает работ- ник; – кому, какую и в какие сроки представляет; – с кем согласовывает проекты подготавливаемых докумен- тов; – взаимосвязь работника с подразделениями, организациями 55

ФОРМУЛЯР ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ (с угловым расположением реквизитов) Наименование организации Гриф утверждения* Заголовочная часть ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ документа Заголовок к тексту (отвечает на вопрос кого?, наименование должности) Место издания документа текст 1. Общие положения 2. Функции Основная часть 3. Должностные обязанности документа 4. Права 5. Ответственность 6. Взаимоотношения Должность сотрудника, подпись И. О. Фамилия составившего Оформляющая часть должностную инструкцию документа С должностной инструкцией ознакомлен:** Наименование должности подпись И. О. Фамилия дата ознакомления ∗ должностная инструкция утверждается руководителем и заверяется печатью организации; ∗∗ сотрудника с инструкцией знакомят под подпись с выдачей копии. Первый эк- земпляр хранится у руководства. 56

Контрольные вопросы 1. УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ 1.1. Укажите, к какой группе документов относится устав. 1.2. Укажите функции устава. 1.3. Перечислите виды уставов. 1.4. Назовите порядок разработки и утверждения устава. 1.5. Сформулируйте структуру текста устава. 1.6. Укажите, в чем заключается процедура регистрации устава. 2. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ 2.1. Назовите функции структуры и штатной численности. 2.2. Назовите порядок разработки и утверждения структуры. 3. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ 3.1. Укажите функции штатного расписания. 3.2. Укажите сведения, содержащиеся в штатном расписании. 3.3. Применение унифицированной формы для составления штатного расписания. 3.4. Назовите порядок разработки и утверждения штатного рас- писания. 4. ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ 4.1. Назовите функции правил внутреннего трудового распорядка. 4.2. Назовите порядок разработки и утверждения правил внут- реннего трудового распорядка. 5. ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ 5.1. Укажите функции положения о структурном подразделении. 5.2. Перечислите виды положений. 5.3. Укажите структуру текста положения о структурном подраз- делении. 5.4. Назовите порядок разработки и утверждения положения о структурном подразделении. 6. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 6.1. Укажите функции должностной инструкции. 6.2. Укажите структуру текста должностной инструкции. 6.3. Назовите порядок разработки и утверждения должностной инструкции. 6.4. Назовите порядок ознакомления с должностной инструкцией. 57

Контрольные задания 1. Разработайте устав организации. 2. Сравните уставы организаций различных организационно- правовых форм. 3. Разработайте структуру организации. 4. Составьте положение о структурном подразделении. 5. Разработайте правила внутреннего трудового распорядка. 6. Составьте должностную инструкцию (должность на Ваш выбор). 7. Разработайте штатное расписание Вашей организации. 58

Исхитрись-ка мне добыть То — Чаво — Не — Может — Быть! Запиши себе названье, Чтобы в спешке не забыть! ∗∗∗ А не выполнишь к утру — В порошок тебя сотру. Потому как твой карахтер Мне давно не по нутру! ∗∗∗ Ну, Федот, теперь держись! Дело верное, кажись! Вот уж энтого заданья Ты не выполнишь ни в жисть!.. Л. Филатов Раздел 4. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ КЛАССИФИКАЦИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Распорядительные документы — документы, посредством ко- торых решаются важнейшие вопросы управления. Основное требование к распорядительным документам — строгое соответствие закону (отсутствие положений, противореча- щих закону). Приказ Распоряжение Распорядительные документы Решение Постановление Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основании единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. 59

Распоряжение — правовой акт, издаваемый по вопросам инфор- мационно-методического и оперативного характера, а также по во- просам, связанным с организацией исполнения приказов, инструк- ций и др. нормативных документов данной организации или вышестоящих органов. Решение — правовой акт, принимаемый некоторыми коллеги- альными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; совместный акт, издаваемый не- сколькими неоднородными органами управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными, обще- ственными и др.). Постановление — правовой акт, принимаемый органами колле- гиального управления в целях разрешения наиболее важных и прин- ципиальных задач, установления норм, правил. ПРИКАЗ Посредством издания приказа решаются основные оперативные задачи, стоящие перед органом управления (министерство, ведом- ство, управление, организация, учреждение…). ЦЕЛЬ ИЗДАНИЯ ПРИКАЗА Постановка основных задач Указание путей решения перед работником принципиальных вопросов ЮРИДИЧЕСКОЕ ОСНОВАНИЕ ДЛЯ ИЗДАНИЯ ПРИКАЗА Документ Необходимость Поручение органа власти осуществления вышестоящего и управления исполнительной и распорядительной органа деятельности ПРОЕКТ ПРИКАЗА ГОТОВЯТ Одно или несколько Отдельные структурных подразделений должностные лица 60

СТАДИИ ПОДГОТОВКИ ПРОЕКТА ПРИКАЗА 1. Определение круга вопросов, которые необходимо отразить законодательные акты и решения 2. Изучение материалов по существу ведомственные нормативные акты предшествующие распорядительные документы отчеты 3. Сбор и изучение необходимой справки информации, в качестве которой докладные и объяснительные записки могут служить информационно- акты справочные документы служебная переписка 4. Определение цели издания приказа 5. Составление проекта приказа Главное условие, обеспечивающее качество документа — ком- петентность лиц, его готовящих. ТЕКСТ ПРИКАЗА Текст приказа Констатирующая Распорядительная (вводная) часть (основная) часть КОНСТАТИРУЮЩАЯ ЧАСТЬ ПРИКАЗА Констатирующая (вводная) часть — введение в существо рассматриваемого вопроса Перечисление фактов, Пересказ акта вышестоящего событий, оценка ситуации органа, для исполнения которого издается приказ (приводятся поисковые данные, т. е. указывается вид акта, его автор, заголовок, дата, номер) Констатирующая часть может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснение 61

РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ ПРИКАЗА Распорядительная излагается в повелительной форме (основная) часть несет начинается словом приказываю основную нагрузку после слова приказываю ставится двоеточие (:) Основное внимание следует сконцентрировать на формулировках основных положений и конкретного решения. Формулировки распоряди- конкретными (следует избегать неконкретных выра- тельной части должны жений: «повысить», «усилить», «улучшить», «обратить быть внимание», «принять меры»…) не противоречащими по смыслу ранее изданным распорядительным документам исключающими различные толкования В каждом пункте исполнитель в дательном падеже (кому?), структурное распорядительной части подразделение, конкретное должностное лицо. Можно указывается указывать обобщенно («начальникам цехов») предписываемое действие, выраженное глаголом в В последнем пункте неопределенной форме (что сделать?) («подготовить», приказа «зачислить», «организовать»…) срок исполнения, соответствующий объему выполня- емых работ (следует учитывать время доведения ин- формации до конкретных исполнителей) указывается лицо, на которое возлагается контроль исполнения документа Приказ подписывает Руководитель Исполняющий обязанности (в случае отсутствия руководителя) Приказ обязателен для исполнения всеми работниками! 62

ФОРМУЛЯР ПРИКАЗА (с продольным расположением реквизитов) Заголовочная часть Герб РФ, герб республики документа (если государственная организация) Наименование министерства (если государственная организация) Наименование организации ПРИКАЗ ___________* № ________** Место издания документа Заголовок к тексту приказа (отвечает на вопрос о чем?) Основная часть текст документа Констатирующая (вводная) часть текста приказа — введение в существо рассматриваемого вопроса, отделяется от распоряди- тельной части словом п р и к а з ы в а ю: Распорядительная часть текста приказа — состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов, в каждом из которых указывается: — исполнитель — предписываемое действие (поручение) — сроки исполнения В последнем пункте указываются инициалы, фамилия должностного лица, на которое возложен контроль исполнения. Оформляющая часть Должность руководителя подпись И. О. Фамилия документа Визы должностных лиц (указывают на оборотной стороне последнего листа документа) * дата регистрации приказа; ∗∗ порядковый номер из журнала регистрации приказов. 63

ОПЕРОГРАММА ПРИКАЗА По директивным По собственной указаниям инициативе Администрация организации (определение круга вопросов) Изучение Сбор Контроль материалов информации исполнения Составление Размножение проекта приказа Хранение Рассылка Корректировка и визирование Подписание приказа Регистрация в картотеке или журнале 64

ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЙ К ПРИКАЗУ Приказ, как и другие распорядительные документы, может иметь приложения. Реквизит «Приложение» после текста распорядитель- ных документов самостоятельно не оформляется. В приложении к приказу на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядитель- ного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение № 2 к приказу Ректора от 05.03.2019 № 2722 Если в приложении к приказу даны документы другой организа- ции, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись: Приложение к приказу руководителя «Наименование организации» от ________ № _____ (Инструкция Минфина РФ от 13.03.2019 № 134/56) Страницы приказа и приложений нумеруются как единый доку- мент. 65

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА Публичное акционерное общество «Север» ПРИКАЗ 15.01.2019 № 01 г. Сургут Об утверждении порядка работы организации в 2019 году В связи с _________________________________________________________________________ (основание) ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ п р и к а з ы в а ю: 1. Утвердить … __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 2. …________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 3. Признать утратившим силу … _____________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … ____ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ Руководитель организации подпись И. О. Фамилия 66

ПРИМЕР ПРИКАЗА О НАЗНАЧЕНИИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ОБРАЩЕНИЕ С БЛАНКАМИ ОРГАНИЗАЦИИ Публичное акционерное общество «Север» ПРИКАЗ 12 января 2019 г. № 01 г. Сургут О назначении ответственного за обращение с бланками организации В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности организации, обеспечения надлежащего порядка обращения с бланками организации, руковод- ствуясь предоставленными полномочиями, п р и к а з ы в а ю: 1. Назначить ответственным за обращение с бланками организа- ции, (указать наименование должности, фамилию, имя, отчество ра- ботника) и возложить на него на период до 01.07.2019 организацию работы по получению, хранению, учету и выдаче бланков организа- ции. 2. Утвердить проект инструкции ответственного за обращение с бланками организации (Приложение 1). 3. В своей работе ответственному за обращение с бланками орга- низации руководствоваться инструкцией в соответствии с п. 2 насто- ящего приказа. 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Фирсова П. Ф. Генеральный директор подпись А. А. Агеев Начальник юридического отдела подпись Б. В. Горина 11.01.2019 67

ПРИМЕР ПРИКАЗА О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Публичное акционерное общество «Север» ПРИКАЗ 21.03.2019 № 315 г. Сургут О внесении изменений в штатное расписание организации В целях совершенствования организационной структуры, опти- мизации численного состава организации, п р и к а з ы в а ю: 1. Создать с 01.07.2019 в организации службу документационного обеспечения управления (службу ДОУ). Установить предельную чис- ленность состава службы на 2019 год — 22 должностные единицы, в том числе: — административная группа — 2 чел. — отдел делопроизводства — 10 чел. — отдел хранения документов — 5 чел. — отдел технического исполнения документов — 10 чел. — отдел обеспечения — 5 чел. 2. Начальнику отдела кадров Жур Д. Е. к 01.04.2019 во взаимо- действии с председателем аттестационной комиссии организации Силиным И. Н. представить предложения по укомплектованию служ- бы ДОУ, а также кандидатуры на должности начальника службы и его заместителя. До 01.06.2019 во взаимодействии с заместителем генерального директора по управлению Фирсовым П. Ф. и главным бухгалтером Ильницкой А. С. обеспечить внесение необходимых изменений в дей- ствующее штатное расписание организации, утвержденное приказом от 15.12.2018 № 982. 3. Ввести в действие с 01.07.2019 уточненное штатное расписа- ние организации (Приложение 1). 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Фирсова П. Ф. Генеральный директор подпись А. А. Агеев 68

(Оборотная сторона, либо лист согласования) Начальник юридического отдела подпись Б. В. Горина 20.03.2019 Начальник отдела кадров подпись Д. Е. Жур 20.03.2019 69

ПРИМЕР ПРИКАЗА Ремонтно-эксплуатационное муниципальное управление № 15 (РЭМУ № 15) ПРИКАЗ 21.03.2019 № 315 г. Москва О подготовке к уборке территорий в зимний период На основании постановления Правительства Москвы от 08.09.2015 № 908 «О готовности служб городского хозяйства к убор- ке территорий г. Москвы в зимний период» п р и к а з ы в а ю: 1. Главному инженеру Николаеву Б. В. составить график двух- сменной работы по уборке тротуаров и дворовых территорий в срок до 01.10.2019. 2. Заместителю директора Прохорову Т. И. разработать и согла- совать в префектуре округа план уборки территорий с привлечением людей и техники ведомственных предприятий, расположенных на территории округа в срок до 15.10.2019. 3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой. Директор подпись О. Д. Зотов 70

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА Выписка — заверенная копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распо- рядительной части. Из распорядительной части выбирается информа- ция по интересующему вопросу, затем следует реквизит подпись. ФОРМУЛЯР ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА (с продольным расположением реквизитов) Заголовочная часть Наименование организации документа ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА ___________* № ________** Место издания документа Заголовок к тексту приказа (отвечает на вопрос о чем?) Основная часть текст документа Констатирующая (вводная) часть текста приказа — вве- дение в существо рассматриваемого вопроса, отделяется от распорядитель- ной части словом п р и к а з ы в а ю: Распорядительная часть текста приказа — указывается ин- формация по интересующему вопросу Оформляющая часть Должность руководителя И. О. Фамилия документа ВЕРНО *** Должность подпись И. О. Фамилия дата * дата регистрации приказа; ∗∗ порядковый номер из журнала регистрации приказов; ∗∗∗ выписка заверяется должностным лицом проставлением отметки о заверении копии. 71

ПРИМЕР ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА Непубличное акционерное общество «Стройдеталь» (НАО «Стройдеталь») ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 11.03.2019 № 45 г. Сургут О создании экспертной комиссии В целях обеспечения качественного отбора на дальнейшее хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности НАО «Стройдеталь», приказываю: 1. Создать экспертную комиссию в составе: председатель — заведующий канцелярией Михайлова И. И., Члены комиссии: — документовед Мишина О. Л., — делопроизводитель Воронова Н. А., — архивариус Лисицина Е. С. 4. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя генерального директора Демина П. О. Генеральный директор ВЕРНО К. В. Ивлев Секретарь подпись М. В. Смирнова 20.03.2019 72

РАСПОРЯЖЕНИЕ По текущим оперативным вопросам повседневной производ- ственно-хозяйственной и административной деятельности руково- дитель организации (его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения, которые составляются аналогично приказу. ТЕКСТ РАСПОРЯЖЕНИЯ Констатирующая часть (составляется аналогично приказу) Распорядительная часть (составляется аналогично приказу) Слово Предлагаю: Приказываю Обязываю: заменяется Считаю необходимым: словами: Рекомендую: Распоряжение подписывает Руководитель Руководитель Заместитель структурного руководителя подразделения 73

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ Публичное акционерное общество «Север» РАСПОРЯЖЕНИЕ 15.01.2019 № 01 г. Сургут Об утверждении порядка работы организации в 2019 году Во исполнение… ___________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ (основание) 1. Утвердить … _____________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 2. Признать утратившим силу … ________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ Заместитель подпись И. О. Фамилия руководителя 74

Контрольные вопросы 1. КЛАССИФИКАЦИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 1.1. Перечислите известные Вам распорядительные документы. 1.2. Укажите, какие вопросы решают распорядительные доку- менты. 1.3. Назовите стадии подготовки распорядительных докумен- тов. 1.4. Укажите, каким образом и кем заверяется выписка (копия) распорядительного документа. 2. ПРИКАЗ 2.1. Укажите, какие задачи решаются посредством приказа. 2.2. Укажите, что может послужить основанием для издания приказа. 2.3. Укажите, кто готовит проект приказа. Основные стадии подготовки проекта приказа. 2.4. Назовите, из каких частей состоит текст приказа. 2.5. Назначение вводной части приказа. 2.6. Перечислите основные требования к распорядительной ча- сти приказа. 2.7. Укажите процедуру визирования приказа. 2.8. Укажите, кто подписывает приказ. Требования к реквизиту подпись. 2.9. Укажите процедуру регистрации приказа. Укажите, когда приказ приобретает юридическую силу. 2.10. Укажите, каким образом знакомят с приказом персонал ор- ганизации. 2.11. Перечислите состав реквизитов приказа, расположение реквизитов. 2.12. Укажите порядок оформления приложений к приказу. 3. ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 3.1. Укажите порядок оформления выписки из приказа. 3.2. Укажите назначение выписки из приказа. 4. РАСПОРЯЖЕНИЕ 4.1. Укажите, к какой группе документов относится распоряже- ние. 4.2. Укажите порядок оформления распоряжения. 75

Контрольные задания 1. Подготовьте проект приказа по основной деятельности организа- ции: — о расширении производства; — о сокращении штатной численности работающих; — в связи с несчастным случаем на производстве; — в связи с хищением материальных ценностей; — о проведении инвентаризации; — Ваш вариант. 2. Зарегистрируйте приказ. 3. Оформите выписку из приказа. 4. Ознакомьте с приказом сотрудников организации. 5. Разработайте схемы, которые, на Ваш взгляд, смогли бы допол- нить данный раздел. 76

Я давно уж тут стою, У крылечка на краю, Жду, покамест ты закончишь Совещанию свою! ∗∗∗ Докладай без всяких врак, Почему на сердце мрак, — Я желаю знать подробно, Кто, куда, чаво и как! ∗∗∗ Хороша, плоха ли весть — Докладай мне все как есть! Лучше горькая, но правда, Чем приятная, но лесть! ∗∗∗ Только если энта весть Снова будет не Бог весть — Ты за эдакую правду Лет на десять можешь сесть!.. Л. Филатов Раздел 5. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ КЛАССИФИКАЦИЯ СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ Справочно-информационные документы — документы, игра- ющие важную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побудить к действию или приниматься к сведению. К информационно-справочным документам относятся: акты, протоколы, справки, сводки, докладные (служебные) и объясни- тельные записки, обзоры, телеграммы, телефонограммы, служеб- ные письма. 77

АКТ Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтвер- ждающий факт, событие, действие. 78

ТЕКСТ АКТА Текст акта 1 Вводная 2 Основная 3 Заключительная часть часть часть СТРУКТУРА ТЕКСТА 1. Вводная часть основание составления акта состав комиссии информация о присутствии заинтересованных лиц цели задачи 2. Основная часть констатация каких-либо фактов (может быть табли- ца), указывается: • что... • где... • когда… произошло 3. Заключительная выводы часть рекомендации предложения информация о количестве экземпляров и месте их нахождения информация об ознакомлении присутствующих с ак- том 79

ФОРМУЛЯР АКТА (с продольным расположением реквизитов) Заголовочная часть Наименование организации документа Гриф утверждения*** АКТ ___________* № ________** Место издания документа Заголовок к тексту (отвечает на вопрос о чем? чего?, указывается сущность рассматриваемого вопроса) Основная часть текст документа Констатирующая (вводная) часть текста акта Основание: указывается основание работы комиссии (может быть ссылка на распорядительный документ — приказ руководителя, какие- либо события). Председатель — Фамилия И. О. Члены комиссии: перечисляются Фамилии И. О. (могут указываться должности) или — Комиссия в составе председателя Фамилия И. О. и членов ко- миссии Фамилии И. О.; в присутствии должность, Фамилия И. О. заин- тересованного лица… Основная часть текста акта Указывается суть проведенной работы: - сроки работы комиссии; - что фактически обнаружено — ссылка на нормативные документы, которыми руководствуются проверяемые. Отражаются положитель- ные и отрицательные стороны работы. Заключительная часть текста акта Выводы (предложения, рекомендации) комиссии: или — На основании вышеизложенного комиссия предлагает (реко- мендует, считает возможным)… Акт составлен в … экз. (указывается местонахождение каждого экзем- пляра). Оформляющая часть Председатель подпись И. О. Фамилия документа Члены комиссии подпись И. О. Фамилия подпись И. О. Фамилия С актом ознакомлен: (тот, кого проверяли) Наименование должности подпись И. О. Фамилия дата ознакомления ∗ дата окончания работы комиссии и подписания акта; ∗∗ номер (в случае регистрации акта); ∗∗∗ акты финансового характера утверждаются руководителем. 80

ФОРМУЛЯР АКТА (с угловым расположением реквизитов) Наименование организации Заголовочная часть Гриф утверждения*** документа АКТ № ________** ___________* Место издания документа Заголовок к тексту (отвечает на вопрос о чем?, чего?, указывается сущность рассматриваемого вопроса) Основная часть текст документа Констатирующая (вводная) часть текста акта Основание: указывается основание работы комиссии (может быть ссылка на распорядительный документ — приказ руководителя, ка- кие-либо события). Председатель — Фамилия И. О. Члены комиссии: перечисляются Фамилии И. О. (могут указывать- ся должности) или — Комиссия в составе председателя Фамилия И. О. и членов комиссии: Фамилии И. О.; в присутствии должность, Фамилия И. О. заинтересованного лица… Основная часть текста акта Указывается суть проведенной работы: - сроки работы комиссии; - что фактически обнаружено — ссылка на нормативные документы, которыми руководствуются проверяемые. Отражаются положи- тельные и отрицательные стороны работы. Заключительная часть текста акта Выводы (предложения, рекомендации) комиссии: или — На основании вышеизложенного комиссия предлагает (реко- мендует, считает возможным)… Акт составлен в … экз. (указывается местонахождение каждого эк- земпляра). Оформляющая часть Председатель подпись И. О. Фамилия документа Члены комиссии подпись И. О. Фамилия подпись И. О. Фамилия С актом ознакомлен: (тот, кого проверяли) Наименование должности подпись И. О. Фамилия дата ознакомления ∗ дата окончания работы комиссии и подписания акта; ∗∗ номер (в случае регистрации акта); ∗∗∗ акты финансового характера утверждаются руководителем. 81

ОПЕРОГРАММА АКТА Администрация Создание Представление комиссии на ознакомление, Составление утверждение акта (оформление) акта Подписание акта Ознакомление присутствующих под подпись УТВЕРЖДЕНИЕ АКТОВ Акты, требующие утверждения Ликвидация организации Финансовые, списание материальных ценностей, уничтожение дел Руководителем Руководителем организации вышестоящего органа Акт утверждается 82

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ АКТА Публичное акционерное общество УТВЕРЖДАЮ «Юморина» Руководитель организации (ПАО «Юморина») подпись И. О. Фамилия АКТ 00.00.0000 00.00.0000 № 00 г. Сургут О реализации плана мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ Основание: приказ (иное управленческое решение) руководителя организа- ции от 00.00.0000 № 000. Акт составлен комиссией в составе: Председатель комиссии — Члены комиссии: В период с 00.00.0000 по 00.00.0000 комиссией были проверены ход и результаты реализации плана мероприятия по совершенствованию дея- тельности службы ДОУ организации. Комиссия установила, что предусмотренные указанным планом меро- приятия выполнены полностью. В процессе работы комиссией выявлены следующие недостатки: (при отсутствии недостатков указывается «Недостатков не выявлено») Акт составлен в экземплярах. 1-й экз. — 2-й экз. — 3-й экз. — Председатель комиссии подпись И. О. Фамилия Члены комиссии подпись И. О. Фамилия подпись И. О. Фамилия подпись И. О. Фамилия 83

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ АКТА Непубличное акционерное обще- УТВЕРЖДАЮ С. Ю. Титов ство «Информационные ресурсы» Директор подпись (НАО «Инфоресурс») 26.03.2019 АКТ 25.03.2019 № 09 г. Сургут О проверке сохранности документов Основание: приказ директора от 05.03.2019 № 76 «О мерах по обеспечению сохранности документов» Составлен комиссией: Председатель — начальник канцелярии Михайлова Р. И. Члены комиссии: документовед Тихонова С. И., архивариус Меньшикова О. А. 16 марта 2019 г. Комиссия провела проверку организации и условий хра- нения управленческой документации. В ходе проверки было установлено: 1. Документы хранятся в структурных подразделениях. 2. Заголовки дел не всегда соответствуют заголовкам по номенклатуре дел. 3. Отмечен случай повреждения документов вследствие небрежного хра- нения. Комиссия рекомендует: 1. Установить централизованный порядок хранения документов в кан- целярии. 2. Выделить и оборудовать специальное помещение для архивохрани- лища. Акт составлен в 2-х экземплярах: 1-й экз. — в канцелярию; 2-й экз. — в архив. Председатель подпись Р. И. Михайлова Члены комиссии С. И. Тихонова подпись О. А. Меньшикова подпись 84

ПРОТОКОЛ Протокол — документ, отражающий работу коллегиальных ор- ганов. Пленумах Собраниях Конференциях Протоколы Совещаниях Съездах Заседаниях На общем Оформляются Машинопис- бланке ным способом Рукописным На чистом листе бумаги способом Виды протоколов Полные Краткие Оформляются все заседания Оформляются: • только оперативные совещания; • если тексты выступлений прилагаются или имеются стенограммы высказываний 85

ФУНКЦИИ ПРОТОКОЛОВ Содержится информация о том, Содержится перечень принятых когда и кто поднимал те или иные решений с указанием сроков вопросы, как они были решены исполнения и ответственных лиц Справочно-информационная Распорядительная Функции протоколов Контрольная Плановая Осуществляется в отношении запланированных мероприятий Содержится информация о запланированных действиях в рамках и принятых решений решения обозначенных проблем ПРОЦЕДУРА ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА Определяется дата заседания Готовится Подготовка к заседанию Готовятся повестка дня коллегиального органа списки участников Ведет заседание Накануне заседания всем участникам направляется информационный материал Перед заседанием проводится регистрация участников Проведение заседания Конспектирует, коллегиального органа стенографирует Председатель + Секретарь или записывает на диктофон содержа- Протокол подписывают ние докладов и выступлений по каж- дому вопросу 86

ТЕКСТ ПРОТОКОЛА Текст протокола 1 Вводная 2 Основная часть часть Констатирующая (вводная) часть текста протокола Председатель — Фамилия И. О. председателя Секретарь — Фамилия И. О. секретаря Присутствовали: Фамилии И. О. присутствующих членов коллегиального органа [если присутствующих более 10, то количество присутствую- щих указывается цифрой, а далее в скобках делается запись (Список прилагается)] Приглашенные: должности Фамилии И. О. приглашенных (лиц, не являющихся Повестка дня: членами данного коллегиального органа). В протоколах засе- даний совета директоров указывают инициалы и фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества Вопросы повестки (о чем?) 1. информация о докладчике (должность, Фамилия И. О. 2. лица, готовящего доклад по данному вопросу), могут … быть содокладчики Слушали: Основная часть текста протокола после двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся иници- Выступили: алы и фамилия и через тире ( — ) указывается: Постановили: — краткое изложение выступления; — текст доклада прилагается Фамилия И. О. выступившего по вопросу повестки, краткое содержание выступления. Вопросы и ответы на них в порядке выступления (Кому? Что сделать? К какому сроку?) 87

ФОРМУЛЯР ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА (с продольным расположением реквизитов) Наименование организации Заголовочная часть ___________* ПРОТОКОЛ № ________** документа Место издания документа Основная часть Заголовок к тексту (отвечает на вопрос чего?, документа указывается наименование коллегиального органа) Оформляющая часть текст документа Констатирующая (вводная) часть текста протокола Председатель — Фамилия И. О. Секретарь — Фамилия И. О. Присутствовали: Фамилии И. О. или [количество человек (список прилагается), если присутствующих больше 10]. Приглашенные: должность, Фамилии И. О. приглашенных. Повестка дня: 1. О чем? Фамилия И. О. докладчика (содокладчика), можно указывать должность. 2. Об… Основная часть текста протокола 1. Слушали: Фамилия И. О. докладчика (содокладчика) — краткое из- ложение текста доклада от третьего лица в единственном числе по первому вопросу повестки или (текст доклада прилагается). Выступили: Фамилия И. О. — краткое изложение текста выступле- ния или (текст выступления прилагается). Постановили (решили): 1.1. Кому? Что сделать? К какому сроку? 1.2. … 2. Слушали: … Выступили: … Постановили (решили): … По каждому вопросу повестки записываются результаты голосования. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосований по каждой кандидатуре отдельно. Председатель подпись И. О. Фамилия Секретарь подпись И. О. Фамилия ∗ дата проведения заседания коллегиального органа; ∗∗ порядковый номер заседания коллегиального органа с начала календарного года ли- бо выборного периода. 88

Заголовочная часть ФОРМУЛЯР ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА документа (с угловым расположением реквизитов) Основная часть Наименование организации документа ПРОТОКОЛ ___________* № ________** Место издания документа Заголовок к тексту (отвечает на вопрос чего?, указывается наименование коллегиального органа) текст Констатирующая (вводная) часть текста протокола Председатель — Фамилия И. О. Секретарь — Фамилия И. О. Присутствовали: Фамилии И. О. или [количество человек (список прилагается), если присутствующих больше 10]. Приглашенные: должность, Фамилии И. О. приглашенных. Повестка дня: 1. О чем? Фамилия И. О. докладчика (содокладчика), можно указывать должность. 2. Об… Основная часть текста протокола 1. Слушали: Фамилия И. О. докладчика (содокладчика) — краткое изложение текста доклада от третьего лица в единственном числе по первому вопросу повестки или (текст доклада прилагается). Выступили: Фамилия И. О. — краткое изложение текста выступ- ления или (текст выступления прилагается). Постановили (решили): 1.1. Кому? Что сделать? К какому сроку? 1.2. … 2. Слушали: … Выступили: … Постановили (решили): … По каждому вопросу повестки записываются результаты голосова- ния. При выборах должностных лиц в протоколе указываются ре- зультаты голосований по каждой кандидатуре отдельно. Оформляющая Председатель подпись И. О. Фамилия часть документа Секретарь подпись И. О. Фамилия * дата проведения заседания коллегиального органа; ∗∗ порядковый номер заседания коллегиального органа с начала календарного года ли- бо выборного периода. 89

Заголовочная часть ФОРМУЛЯР КРАТКОГО ПРОТОКОЛА документа (с угловым расположением реквизитов) Основная часть Наименование организации документа ПРОТОКОЛ ___________* № ________** Место издания документа Заголовок к тексту (отвечает на вопрос чего?, указывается наименование коллегиального органа) текст Констатирующая (вводная) часть текста протокола Председатель — Фамилия И. О. Секретарь — Фамилия И. О. Присутствовали: Фамилии И. О. или [количество человек (список прилагается), если присутствующих больше 10]. Приглашенные: должность, Фамилии И. О. приглашенных. Рассмотренные вопросы: 1. О чем? 2. Об… Основная часть текста протокола Принятые решения: 1.1. Кому? Что сделать? К какому сроку? 1.2. … Оформляющая часть Председатель подпись И. О. Фамилия документа Секретарь подпись И. О. Фамилия * дата проведения заседания коллегиального органа; ∗∗ порядковый номер заседания коллегиального органа с начала календарного года либо выборного периода. 90

Заголовочная часть ФОРМУЛЯР ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА документа (с угловым расположением реквизитов) Основная часть Наименование организации документа ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ___________* № ________** Место издания документа Заголовок к тексту (отвечает на вопрос чего?, указывается наименование коллегиального органа) текст Констатирующая (вводная) часть текста протокола Председатель — Фамилия И. О. Секретарь — Фамилия И. О. Присутствовали: Фамилии И. О. или [количество человек (список прилагается), если присутствующих больше 10]. Приглашенные: должность, Фамилии И. О. приглашенных. Повестка дня: 3. О чем? Фамилия И. О. докладчика (содокладчика), можно указывать должность. Об… Основная часть текста протокола 3. Слушали: Фамилия И. О. докладчика (содокладчика) — кратко из- лагается суть вопроса. Постановили (решили): 3.1. Кому? Что сделать? К какому сроку? Оформляющая часть Председатель И. О. Фамилия документа Секретарь И. О. Фамилия ВЕРНО *** Секретарь подпись И. О. Фамилия дата ∗ дата проведения заседания коллегиального органа; ∗∗ порядковый номер заседания коллегиального органа с начала календарного года либо выборного периода; ∗∗∗ выписка заверяется должностным лицом проставлением отметки о заверении копии. 91

ОПЕРОГРАММА ПРОТОКОЛА Подготовка по- Решение о проведении Определение вестки дня заседания даты заседания Подготовка заседания Рассылка Подготовка Оповещение раздаточного списков о проведении материала заседания Регистрация участников накануне заседания Проведение заседания Ведение Оформление заседания протокола Председатель Секретарь + Подписание протокола Проверка испол Регистрация нения решений протокола Размножение Хранение Рассылка 92

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА Общество с ограниченной ответственностью «Астрея» (ООО «Астрея») ПРОТОКОЛ заседания Совета директоров 12.08.2019 № 29 Санкт-Петербург Председатель — Румянцев О. А. Секретарь — Белова Н. Д. Присутствовали — Востряков С. Т., Студнев П. Д., Лебедев И. М., Антонов П. Л., Шептунова В. Г., Тимофеев А. А., Стулова М. И. ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О ходе рекламной кампании в 3 квартале 2019 г. 2. О переходе на новую систему выплаты премиальных. 1. СЛУШАЛИ: Начальника отдела рекламы Вострякова С. Т. (текст сообщения был передан сек- ретарю заседания Беловой Н. Д.) ВЫСТУПИЛИ: 1. Начальник отдела кадров Антонов П. Л. одобрил новую систему выплаты пре- миальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.2019. 2. Финансовый директор Тимофеев А. А. одобрил увеличение расходов на наруж- ную рекламу в 3 квартале 2019 г. на 5 %. 2. СЛУШАЛИ: Стулова М. И. (текст сообщения прилагается) ВЫСТУПИЛИ: Директор по продажам Лебедев И. М. предложил доработать новую систему вы- платы премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Одобрить работу отдела рекламы в 3 квартале 2019 г. 2. Провести общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на но- вую систему выплаты премиальных 15.08.2019. 3. Ответственным за подготовку собрания назначить заведующего канцелярией Шептунова В. Г. Председатель подпись О. А. Румянцев Секретарь подпись Н. Д. Белова 93

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА Наименование организации ПРОТОКОЛ заседания экспертной комиссии г. Сургут 00.00.0000 № _______ Председатель — Фамилия И. О. (председателя ЭК) Секретарь — Фамилия И. О. (одного из членов ЭК, которому на время заседания или на постоянной основе поручено исполнение обязанностей секретаря) Присутствовали: 1. Фамилия И. О. — председателя ЭК 2. Фамилия И. О. — член ЭК 3. (и т. д.) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О рассмотрении описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в ар- хив организации. 2. О рассмотрении описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив организации. 3. О рассмотрении акта о выделении дел (документов), не подлежащих дальней- шему хранению, к уничтожению. 1. СЛУШАЛИ: Выступление члена ЭК Фамилия И. О. о состоянии описей дел постоянного хране- ния, подлежащих передаче в архив организации (текст выступления прилагается). ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И. О., член ЭК — предложил одобрить представленные на рассмотрение заседания комиссии описи дел постоянного хранения, как отвечающие установленным требованиям. 2. СЛУШАЛИ: ____________________________________________________________________________________________________________ 3. СЛУШАЛИ: ____________________________________________________________________________________________________________ ПОСТАНОВИЛИ: 1. Одобрить описи дел постоянного хранения № …, …, подлежащих передаче в архив организации. 2. … (указать конкретно, что именно решили по данному вопросу). Председатель подпись И. О. Фамилия Секретарь подпись И. О. Фамилия 94

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА Общество с ограниченной ответственностью «Астрея» (ООО «Астрея») ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА № 29 заседания Совета директоров 12.08.2019 Санкт-Петербург Председатель — Румянцев О. А. Секретарь — Белова Н. Д. Присутствовали — Востряков С. Т., Студнев П. Д., Лебедев И. М., Антонов П. Л., Шептунова В. Г., Тимофеев А. А., Стулова М. И. ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О переходе на новую систему выплаты премиальных. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Провести общее собрание трудового коллектива по во- просу о переходе на новую систему выплаты премиальных 15.08.2019. 1.2. Ответственным за подготовку собрания назначить заве- дующего канцелярией Шептунова В. Г. Председатель О. А. Румянцев Секретарь Н. Д. Белова Верно Секретарь подпись Н. Д. Белова 20.03.2019 95

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческой документации различного содержания, которая слу- жит средством общения с учреждениями, организациями, частными лицами. Письма- Сопроводительные Информационные подтверждения письма письма Письма- Письма- ответы сообщения Письма- Письма- извещения приглашения Письма- Гарантийные запросы письма Служебные Оформляются письма Машинописным способом На бланке для внешних документов (писем) Входящие Исходящие (принимаемые) (отправляемые) Инициативные Письма-ответы 96

Особенности оформления служебных писем согласно их классификации Наименование Содержание Применяемые писем писем обороты информирует адресата о «Представляем Вам…» направлении в его адрес доку- (в вышестоящую организа- ментов, товара… цию); Сопроводительное «Направляем Вам…» письмо (в подведомственную органи- обязательный реквизит — зацию); отметка о наличии приложения «Высылаем Вам…» (в сторон- предлагает адресату принять нюю организацию) участие в мероприятии Письмо-приглашение «Приглашаем Вас…» Письмо-извещение близко к письмам- «Мы рады будем видеть Вас Письмо- приглашениям на…»; может иметь приложение «Обращаем Ваше внимание…»; подтверждение может подписываться несколь- «Извещаем Вас…» кими руководителями содержит сообщение о получе- «Подтверждаем…» нии какого-либо документа (предварительную догово- может заканчиваться просьбой, ренность, согласие на…) пожеланием, предложением содержит сведения официаль- Информационное ного характера «Сообщаем…»; письмо приводятся отдельные поло- «Просим Вас довести данную жения правовых документов, информацию…» могут содержаться рекоменда- ции и предложения могут содержать приложения цель — получение официаль- Письмо-запрос ных сведений или документов «Просим Вас предоставить…»; содержит обоснование необхо- «Просим Вас сообщить…» димости предоставления ин- формации Письмо-ответ документ, являющийся отве- «Рассмотрев Ваше предложе- Письмо-просьба том на письмо-запрос или ние…»; письмо-просьбу «В связи с…»; Письмо-сообщение «Сообщаем Вам…» цель — получение информа- ции, услуг, товаров «Просим Вас предоставить…»; содержит обоснование просьбы «Надеемся на положительное и саму просьбу решение вопроса…» автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, «Сообщаем Вам…»; представляющих взаимный «Доводим до Вашего сведения, интерес что…»; может быть инициативным «Считаем необходимым по- или являться ответом на пись- ставить Вас в известность мо-просьбу или письмо-запрос о…» 97

Наименование Содержание Продолжение табл. писем писем Применяемые содержит предложение обороты о сотрудничестве, коммерче- ские предложения «Наша фирма…»; «За время работы наша фирма Письмо-предложение если направляется адресату зарекомендовала себя как…»; впервые, также содержит ин- «Мы имеем возможность…» формацию об организации- авторе «Напоминаем Вам…»; «Вторично напоминаем Вам…»; используется в случаях, когда «Обращаем Ваше внимание организация-партнер не вы- на…»; Письмо-напоминание полняет взятые на себя обяза- «Ставим Вас в известность, тельства или принятые дого- что…» воренности «Требуем выполнить взятые Письмо-требование цель — заставить адресата на себя обязательства…»; выполнить взятые на себя «Требуем немедленно выпол- обязательства в условиях, нить…»; когда имеются серьезные «В противном случае мы не нарушения ранее принятых несем ответственности за договоренностей последствия…» излагаются условия заклю- ченных договоренностей Письмо- выражение благодарности за «Благодарим за…»; благодарность совершенное действие «Позвольте Вас поблагода- рить…» Письмо- составляется в торжественных «Поздравляем Вас с…»; поздравление случаях «Примите наши искренние Гарантийное поздравления…» документ, обеспечивающий письмо исполнение обязательств «Оплату (предоставление подписывается руководите- услуг и т. д.) гарантируем» лем, главным бухгалтером и заверяется печатью 98

ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ Служебные письма готовят 1 Автор 2 Исполнитель (составитель) по заданию руководителя Служебные письма Не заверяются печатью 2 Главный 1 Руководитель 2 Лицо, уполномоченное бухгалтер руководителем + Гарантийные письма Заверяются печатью ТЕКСТ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА Текст служебного письма 1 Вводная 2 Основная часть часть 99

ОПЕРОГРАММА ИНИЦИАТИВНОГО ПИСЬМА Постановка цели написания письма Автор По инициативе руководства Подготовка проекта письма Представление проекта письма руководителю Внесение коррективов Подписание письма Регистрация письма Направление Хранение адресату 100