Dua Dasawarsa Pembangunan Kearsipan di Jawa Timur

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Workshop Arsip Perbatasan, 27 Juni 2013 (Sumber: Dispersip Jatim) Penjurian Lomba Foto Dokumentasi Bersejarah, 28 Agustus 2013 (Sumber: Dispersip Jatim) Penjurian Lomba Film Dokumenter, 9 Agustus Workshop Penyelamatan Arsip, 15-17 Maret 2016 (Sumber: Dispersip Jatim) 2016 (Sumber: Dispersip Jatim) 90

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Sosisliasi Kearsipan di PW Muhammadiyah Surabaya Pemberian buku oleh PW Muhammadiyah, Dr. Nadjib Hamid, (Sumber: Dipersip Jatim) disaksikan Komisi E DPRD Jatim, Drs. Suli Daim (Sumber: Dispersip) (Sumber: Dispersip) Ketua Komisi E DPRD Jatim, dr. Agung Haryanto Tim sosialisasi dengan Pengasuh Ponpes Darrusalam dalam Sosialisasi Kearsipan di ponpes Darussalam , Kebonagung Banyuwangi (Sumber: Dispersip Jatim) Banyuwangi (Sumber: Dipersip Jatim) (Sumber: Dipersip Jatim) (Sumber: Dispersip) Ketua Komisi E DPRD, dr. Agung haryanto usai dalam sosialisasi kearsipan ponpes Ihya Ulumiddin, Banyuwangi (Sumber: Dispersip Jatim) 91

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur . Anggota Komisi E DPRD Provinsi, Kiai M. Husni, dalam Sosisliasi Kearsipan di Ponpes Tremas , Pacitan (Sumber: Dispersip Jatim) FKMSA Univwersitas Brawijaya Sosialisasi di ponpes, Al Fitriyah Malang, 2017 (Sumber: Dispersip) Sesi presentasi peserta lomba FKMSA, 2015 (Sumber: Penyerahan hadiah lomba FKMSA, 2015 (Sumber: Dispersip Jatim) Dispersip Jatim) 92

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Penyerahan hadiah lomba FKMSA oleh Gubernur Jatim , 2015 (Sumber: Dispersip Jatim) Usai penyerahan hadiah lomba FKMSA oleh Gubernur Jatim, 2015 (Sumber: Dispersip Jatim) 93



Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 6 Kinerja Penyelamatan dan Pemanfaatan Arsip Tugas pokok lembaga kearsipan daerah adalah melaksanakan pengelolaan dan pendayagunaan sumber arsip statis yang berhasil diselamatkan. Dalam kurun waktu dua puluh tahun menjalankan fungsi penyelenggaraan kearsipan, lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur dilaluinya dengan menjalankan 3 (tiga) regulasi kearsipan, yaitu Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengolaan Arsip Statis, dan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Kehadiran Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tidak dapat dipisahkan dari kekosongan hukum1 dalam pengelolaan arsip statis di daerah setelah diberlakukan otonomi daerah tahun 2001 yang mengharuskan urusan kearsipan nasional (pengelolaan arsip statis) di daerah diserahkan ke pemerintah daerah, baik pemerintah provinsi maupun kabupaten/kota. Dalam pasal 4 Keputusan Presiden yang dimaksud, pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh dan menjadi tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia, lembaga kearsipan provinsi, dan/atau lembaga kearsipan kabupaten/kota. Sedangkan kegiatan pengelolaan arsip statis meliputi enam kegiatan, yaitu pengumpulan, penyimpanan, 1 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 yang berlaku saat itu tidak mengatur bahwa Pemerintah Daerah berwenang dan bertanggung jawab dalam urusan pengelolaan arsip statis. Akibatnya selama 4 tahun sejak otonomi daerah 2001–2004 sebenarnya belum ada peraturan bahwa lembaga kearsipan menjalankan fungsi pengelolaan arsip statis. 95

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur perawatan, penyelamatan, penggunaan, dan pembinaan atas pelaksanaan serah terima arsip statis.2 Keputusan Presiden tersebut hanya berlaku lima tahun, bersamaan dengan ditetapkannya Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009. Dalam undang-undang tersebut yang dimaksud dengan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.3 Di samping bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip statis, lembaga kearsipan daerah juga bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip inaktif dari perangkat daerah yang memiliki jangka simpan sekurang-kurangnya 10 tahun.4 Selama menjalankan dua regulasi di atas, lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur telah menjalankan dua peran, yaitu mengelola arsip inaktif dan arsip statis. Minimal adalah arsip inaktif yang sudah dikelola semasa keberadaan KAD dan pengelolaan arsip statis hasil akuisisi pada masa ANRIWIL Jawa Timur dan akuisisi masa Badan Arsip tahun 2001 dan sesudahnya. A. Pengelolaan Arsip Inaktif Badan Arsip, sesuai regulasi Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 berlaku sampai terbitnya Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004, tidak memiliki kewajiban mengelola arsip inaktif. Amanat untuk mengelola arsip inaktif baru terwujud setelah lahir Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009. Hal itupun sebenarnya hanya sebatas pada arsip-arsip inaktif yang memiliki jangka simpan sekurang-kurangnya 10 tahun. Pengelolaan arsip inaktif oleh lembaga kearsipan saat itu karena 2 Pasal 3 Keputusan Presiden 105 Tahun 2004. 3 Dalam UU ini istilah pengumpuan diganti akuisisi dan tidak termasuk kegiatan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis. 4 Pasal 23 Huruf a UU Nomor 43 Tahun 2009. 96

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 adanya limpahan arsip inaktif yang sebelumnya dikelola KAD. Ketika itu arsip-arsip yang sudah terlanjur dikelola KAD tidak ada pembedaan antara arsip yang berusia kurang dari sepuluh atau atau lebih dari 10 tahun. Oleh karena itu, selama delapan tahun Badan Arsip harus berkonsentrasi menangani dua urusan pengelolaan arsip, yaitu pengelolaan inaktif yang secara formal bukan menjadi tanggung jawabnya dan mengelola arsip statis yang secara formal5 menjadi tanggung jawabnya. Pengelolaan arsip inaktif yang dilaksanakan oleh lembaga kearsipan daerah meliputi kegiatan pemindahan dan penyimpanan, penilaian, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang bernilai guna kepada lembaga kearsipan.6 1. Pemindahan dan Penyimpanan Arsip Inaktif Pemindahan dan penyimpanan arsip inaktif dilakukan terhadap arsip inaktif perangkat daerah provinsi, baik yang yang memiliki jangka simpan kurang dari sepuluh tahun dan arsip yang memiliki jangka simpannya lebih dari 10 tahun. Hal tersebut terjadi karena beberapa masalah: Pertama, arsip inaktif yang dikelola lembaga kearsipan memang berasal dari arsip inaktif yang sebelumnya dikelola KAD yang saat pengelolaanya tidak ada batasan jangka waktu simpan. Kedua, selama periode awal Badan Arsip kecenderungan arsip-arsip inaktif perangkat daerah saat dipindahkan ke lembaga kearsipan dalam keadaan tidak teratur, sehingga praktis tidak dikenali jangka simpannya. Bahkan hampir semua arsip inaktif perangkat daerah yang dipindahkan ke lembaga kearsipan saat itu tidak didasarkan pada jangka simpan arsipnya, mengingat perangkat daerah atau Pemerintah Provinsi Jawa 5 Sesuai Keputusan Presiden 105 Tahun 2004 dan Undang-Undang 43 Tahun 2009. 6 Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tidak ditemukan definisi atau ruang lingkup pengelolaan arsip inaktif. 97

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Timur tidak memiliki Jadwal Retensi Arsip yang implementatif. Ketiga, tingginya ketergantungan perangkat terhadap lembaga kearsipan provinsi untuk melakukan pemindahan, penataan, dan penyimpanan arsip inaktifnya sesuai kaidah dan standar yang benar. a. Arsip Inaktif Perangkat Daerah Provinsi Secara keseluruhan, volume arsip inaktif tekstual tersimpan di pusat arsip inaktif Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebanyak 18.345 boks atau setara dengan 3.510,1 meter linier. Jumlah tersebut tersimpan di dua tempat pusat arsip, yaitu di Jalan Jagir Wonokromo Surabaya dan di Jalan Raya Pandaan Pasuruan: Tabel 11: Volume Arsip Inaktif Perangkat Daerah di Pusat Arsip Jagir s.d. Tahun 2020 No Pencipta Arsip Volume Tahun 1 Dinas Koperasi UMKM NO Boks Ml Pemindahan 2 DITSOSPOL 19 3,8 3 BIRO OTODA 4 DINAS PU PENGAIRAN 10 2 5 BAPEPROP 6 INSPEKTORAT 48 9,6 7 Biro Hukum 8 Biro Perekonomian 10 2 9 RS SUMBERGLAGAH 10 BANGDA 1 0,2 11 BAWASPROP 12 BADAN DIKLAT 1 0,2 13 Pemb.Gub.Bojonegoro 14 Pemb.Gub. Madiun 51 15 DINAS PETERNAKAN 16 BP 7 1 0,2 17 BIRO KESRA 18 Biro Pemerintahan Umum 1 0,2 19 Dinas Perkebunan 20 KANTOR ARSIP DAERAH 14 2,8 21 BAWASPROP 51 3 0,6 51 34 6,8 2 0,4 1 0,2 13 2,6 1 0,2 83 16,6 46 9,2 351 70,2 98

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 22 Biro Adm. Pembangunan 60 12 23 BKLH 9 1,8 24 SEKRETARIAT DPRD 26,8 25 Dinas Pemukiman 134 2,8 26 Dinas Perhubungan 14 5,6 27 Biro Kepegawaian 28 2,2 28 DLLAJ 11 24 29 Biro Keuangan 163 30 Biro Pemerintahan Umum 120 2,6 31 RS SUDONO 815 0,2 32 BP 7 1,2 33 RS Dungus 13 5,2 34 Dinas Kehutanan 1 0,4 35 Dinas PU Bina Marga Suramadu 6 0,4 36 BAKESBANG 0,2 37 DISPERINDAG 26 0,2 38 Dinas Sosial 2 0,2 39 Dispenda Tulungagung 2 0,4 40 Biro Kerjasama 1 0,2 41 P3D JATIM 1 0,4 42 BLKI 1 0,2 43 ESDM 2 0,2 44 DINAS PU Cipta Karya 1 0,2 45 BAPEDA 2 3,8 46 BIRO PEM.DESA 1 0,2 47 KASDA 1 8,6 48 PHBN 1 10 49 Biro Perlengkapan 50 Pemb.Gubernur Kediri 19 4 1 2,6 JUMLAH 43 410,4 50 20 13 2.052 99

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Grafik 3: Volume Arsip Inaktif Perangkat Daerah di Pusat Arsip Jagir s.d. Tahun 2020 (5 OPD dengan Arsip Terbanyak) Volume Arsip Inaktif Perangkat Daerah di Pusat Arsip Jagir s.d. Tahun 2020 1200 1000 163 800 815 600 Meter Linier (ML) Jumlah Boks 400 70,2 351 16,6 83 200 26,8 24 Disbun 134 120 0 Biro Bawasprop Setwan DLLAJ Keuangan Tabel 12: Volume Arsip Inaktif Perangkat Daerah Provinsi di Pusat Arsip Pandaan s.d. Tahun 2020 No Berkas Volume Ml Ket Pencipta Arsip Boks 823,8 1 RSUD Dr. Soetomo (R.Medik) 4.119 69,6 2 RSUD Dr. Soetomo (Umum) 348 19,6 3 Dinas Sosial 98 74,8 4 Bappeda 374 5 Biro Kepegawaian 27 5,4 6 Dinas Kehutanan 425 85 7 Biro Bangda 266 53,2 8 Pemb. Gubernur Wil VI 91 18,2 Pamekasan 194 38,8 9 Biro Kesmas 105 21 10 Biro Umum / Setwilda 3 11 Badan Arsip (PAI & Sungram) 15 12 Dinas Perikanan 64 12,8 13 Itwil/Bawas 627 125,4 14 Dispenda 24 15 Kasda 670 4,8 16 Kasda (Boks Kecil) 1.589 134 158,9 100

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 17 Dinas Kominfo 838 167,6 18 Dinas PU Pengairan 140 28 19 Biro Keuangan 2.146 20 Biro Adm. Pembangunan 1.626 429,2 21 Biro Humas Dan Protokol 325,2 21 Kanwil Parpostel 53 22 Biro Pemerintahan 5 10,6 23 Badan Narkotika Daerah 1 24 Bapemas 331 25 Dinas PU Bina Marga 116 66,2 26 Biro Hukum 23,2 27 Dinas Perkebunan 85 28 BPM (UPT-P2T) 236 17 29 Dinas Kesehatan 190 47,2 30 Biro Binsos 31 Biro Pemerintahan Desa 71 38 411 14,2 JUMLAH 100 82,2 6 20 10 1,2 15.404 2 2.921,9 Grafik 4: Volume Arsip Inaktif OPD di Pusat Arsip Pandaan s.d. Tahun 2020 (5 OPD dengan Arsip Terbanyak Volume Arsip Inaktif OPD di Pusat Arsip Pandaan s.d. Tahun 2020 6000 5000 823,8 4000 4119 3000 2000 429,2 325,2 158,9 1000 2146 0 1626 1589 838 167,6 Meter Linier (ML) Jumlah Boks 101

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur b. Arsip Komisi Pemilihan Umum dan Panitia Pengawas Pemilu Di samping arsip-arsip perangkat daerah provinsi yang secara langsung berada dibawah otoritas Gubernur yang harus dikelola lembaga kearsipan provinsi Jawa Timur juga mengelola arsip-arsip dari instansi vertikal yang dipindahkan ke lembaga kearsipan provinsi. Pengelolaan arsip-arsip inaktif dari KPU tersebut sebagai bagian dari upaya menyelamatkan arsip-arsip pelaksanaan pesta demokrasi pemilihan presiden, pemilihan gubernur, pemilihan legislatif di provinsi Jawa Timur tahun 2008, 2009 dan 2014. Tabel 13: Volume Arsip Inaktif Hasil Pemindahan dari KPU Dan Panwaslu Pencipta Tahun Jumlah Volume Jenis arsip No Arsip penarikan pencipta Berkas boks Ml Pilkada 1 KPU 2010 23 - 170 34 Pilkada 2 PANWAS 2010 14 - 42 8,4 Pileg 2009, 2014 3 KPU 31 - 104 Pileg 4 Panwas 16 - 23 20,8 Pilpres 5 KPU 34 - 96 4,6 Pilpres 6 Panwas 26 - 258 Pilgub 7 KPU 7 - 70 19,2 Pilgub 8 Panwas 39 - 122 51 Pilbup/wali 9 KPU 4 - 4 14 194 - 889 24,4 0,8 JUMLAH 177,8 Tabel 14: Total Keseluruhan Arsip Inaktif di Pusat Arsip Inaktif Lembaga Kearsipan Provinsi No Berkas Volume Ml Ket. Tempat Simpan - Boks 410,4 - 2.921,9 PD 1 Pusat Arsip Jagir Wonokromo 2.052 177,8 PD 2 Pusat Arsip Pandaan - 15.404 KPU 3 Pusat Arsip Jagir 3.510,1 889 JUMLAH 18.345 102

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 2. Penilaian Arsip Inaktif Penilaian arsip dan penyusutan adalah dua rangkain kegiatan yang berbeda. Penilaian adalah melakukan seleksi, menilai dan verifikasi kadar nilai guna arsip inaktif yang tersimpan di lembaga kearsipan atau dari perangkat daerah dalam rangka pemusnahan, maupun proses penyerahan arsip yang bernilaiguna ke lembaga kearsipan. Kegiatan penilaian arsip tercatat dimulai tahun 2013 dan dilaksanakan secara khusus oleh Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif. Ketika itu (2009-2016), penilaian arsip dilaksanakan terhadap arsip- arsip inaktif yang tersimpan di lembaga kearsipan provinsi, baik sejak masa atau periode KAD maupun Badan Arsip. Bahkan hingga tahun 2020 ini penilaian juga masih difokuskan pada arsip-arsip inaktif yang masih disimpan di lembaga kearsipan provinsi. Selama 4 tahun hingga tahun 2016 penilaian arsip murni dilakukan oleh personel lembaga kearsipan provinsi dan instansi pencipta. Mulai tahun 2017 sejak lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur direstrukturisasi menjadi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dan digabungnya dua bidang, yaitu Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif dengan Bidang Penyelamatan Arsip Statis menjadi Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan, kegiatan penilaian arsip tidak seintensif tahun-tahun sebelumnya. Hal ini terjadi karena tugas Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan lebih memprioritaskan pengelolaan arsip statis dengan tidak mengabaikan dalam pengelolaan arsip inaktif. Pada tahun 2017, tim kerja penilaian arsip yang dilaksanakan oleh Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan mulai melibatkan anggota dari unsur perguruan tinggi dan organisasi profesi Arsiparis. Pelibatan ini adalah untuk menguatkan peran serta masyarakat dalam penyelamatan arsip-arsip serta memberikan legitimasi dari proses penilaian dan penyelamatan arsip. Pelibatan unsur masyarakat masih terbatas dari elemen perguruan tinggi. Perguruan tinggi yang dilibatkan berasal dari Fakultas Ilmu Budaya UNAIR, Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum UNESA, dan fakultas ADAB UINSA Surabaya. Sedangkan 103

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur organisasi profesi yang dilibatkan adalah Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Wilayah Jawa Timur. Berikut data kinerja penilaian arsip sebagaimana dalam tabel di bawah ini. Tabel 15: Data Kinerja Penilaian Arsip Inaktif s.d. Tahun 2019 No Tahun Pencipta Arsip Volume Arsip Dinilai Ket ? Penilaian No. Boks Ml 1 2013 10 Pencipta Arsip - 2 2014 10 Pencipta Arsip 10.703 - 3 2015 10 Pencipta Arsip 4 2016 10 Pencipta Arsip 15.732 - - 5 2017 2 Pencipta Arsip 293.393 - - 12.461 - - 240 6 2018 3 Pencipta Arsip 3.152 7 2019 4 4 Pencipta Arsip 2.694 JUMLAH Grafik 5: Kinerja Penilaian Arsip Inaktif s.d. Tahun 2019 1000000 Kinerja Penilaian Arsip Inaktif s.d. Tahun 2019 100000 293393 10000 1000 15732 12461 3152 100 240 10703 2694 Jumlah Nomor Arsip 10 1 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 3. Penyusutan Arsip Inaktif Penyusutan arsip merupakan salah satu tanggung jawab kinerja yang wajib dilakukan oleh lembaga kearsipan Provinsi. Penyusutan 104

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 adalah proses memindahkan arsip inaktif dari perangkat daerah Provinsi Jawa Timur, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna yang disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dan atau menerima penyerahan arsip statis dari perangkat daerah provinsi yang tersimpan di lembaga kearsipan provinsi. Kondisi eksisting kegiatan penyusutan arsip inaktif dapat dilihat pada tebel berikut: Tabel 16: Data Kinerja Pemindahan Arsip Inaktif s.d. Tahun 2019 No Tahun Pencipta Arsip Volume Arsip Dinilai Ket Penilaian Nomor Boks Ml 1 2018 - Diskominfo 609 257 51,4 413 82,5 - KPID 1.049 100 20 - Dinkes 13.124 2. 2019 --- JUMLAH 20.263 770 153,9 Grafik 6: Data Kinerja Pemindahan Arsip Inaktif s.d. Tahun 2019 14000 13.124 Diskominfo 12000 KPID 10000 609 1.049 Dinkes 8000 Jumlah Nomor 6000 257 413 100 4000 Jumlah Boks 2000 0 105

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Tabel 17: Data Kinerja Pemusnahan Arsip Inaktif s.d. Tahun 2019 No Tahun Pencipta Arsip Volume Arsip Dinilai Ket Penilaian Nomor Boks Ml 7 4 5 6 - 12 3 - - 1 2014 21 Pencipta Arsip 10.011 - - - 2 2015 20 Pencipta Arsip 315.933 - - 3 2016 18 Pencipta 19.587 - - JUMLAH 345.531 - - Grafik 7: Pemusnahan Arsip Inaktif s.d. Tahun 2019 Pemusnahan Arsip Inaktif s.d. Tahun 2019 2014 2015 2016 315933 21 20 18 10011 19587 Jumlah OPD Jumlah Nomor B. Pengelolaan Arsip Statis Inti keberadaan dan pembentukan lembaga kearsipan termasuk di daerah adalah untuk menyelamatkan dan melestarikan arsip statis sebagai bahan pertanggung jawaban nasional, memori kolektif bangsa, rekonstruksi sejarah, dan sumber informasi bagi generasi yang akan datang. Bagi pemerintah daerah, baik provinsi maupun kabupaten/kota otoritas dan tanggung jawab mengelola arsip statis secara formal baru diatur dalam Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang 106

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Pengelolaan Arsip Statis. Peraturan tersebut dicabut dengan diberlakukannya Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009. Artinya sejak Badan Arsip berdiri di Jawa Timur tahun 2000 dalam menjalankan tugas pengelolaan arsip statis tidak memiliki landasan hukum yang kuat. Pengelolaan arsip statis dilakukan setelah ANRIWIL Jawa Timur telah dibubarkan seiring pembentukan Badan Arsip atau implementasi otonomi daerah. 1. Akuisisi Arsip Statis Akuisisi merupakan kegiatan utama lembaga kearsipan provinsi Jawa Timur. Akuisisi adalah kegiatan awal dalam menyelamatkan arsip yang bernilaiguna tinggi dengan cara mengumpulkan, menarik, menerima penyerahan arsip dari perangkat daerah provinsi, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik atau perorangan. Kegiatan akuisisi arsip statis sudah dilaksanakan sejak saat adanya ANRI Wilayah Jawa Timur. Saat Pemerintah Provinsi Jawa Timur mendirikan Badan Arsip dan beroperasi pada tahun 20011, kegiatan akuisisi terus dilanjutkan. Pada awal tahun pendirian Badan Arsip, akuisisi dilakukan hanya dengan variabel ukuran berkas. Namun sejak tahun 2017 volume arsip diukur dengan 3 (tiga) variabel, yaitu meter linier, boks dan berkas. Indikator ukuran dengan tiga variabel ini terus dipakai secara berkelanjutan. Perubahan itu dilakukan karena mengukur volume hanya dengan variabel berkas ternyata menyulitkan lembaga kearsipan, khususnya dalam memprediksi kebutuhan ruangan dan fasilitas simpan, memproyeksikan kebutuhan tempat simpan dan mengukur kapasitas daya tampung ruang dan fasilitas simpan arsip. Perubahan variabel satuan ukuran volume arsip tersebut tidak secara serta merta mudah dilakukan, karena seluruh potensi harus dikerahkan untuk menghitung ulang volume arsip dan nama-nama pencipta arsip yang sudah menyerahkan arsip statisnya ke lembaga kearsipan provinsi. 107

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Beberapa kendala yang dihadapi dalam implementasi akuisisi arsip statis antara lain adalah: (1) saat diakuisisi dari instansi pencipta arsip umumnya dalam keadaan tidak teratur; (2) minimnya kemampuan sumber daya manusia dalam bahasa sumber (terutama bahasa Belanda); (3) keterbatasan analisis potensi dalam melakukan pelacakan pemilik sumber-sumber arsip. Tabel 18: Rekapitulasi Khazanah Arsip Hasil Akuisisi Tahun 2000–2019 Tahun VOLUME TEKSTUAL FOTO Peta/Gamb Audio Ket. Akuisisi (Lembar) ar teknik Video Berkas Boks Meter (Lembar) (judul) 2000 32.743 2001 Bs Kc Linier 108 69 23 2002 6 - - 2003 2.197 -- - - 4 2004 635 13 - 2005 2.089 -- - - 2006 1.905 - 14 2007 2.597 -- - 343 118 2008 - 35 2009 779 - - - 724 84 2010 4.939 32 2011 561 - - - 870 - 653 2012 260 - 5.550 2013 4.096 -- - 148 36 2014 1.587 366 14 2015 468 - - - 1071 2016 26.853 - - 2017 2.220 -- - - - 2018 518 136 92 2019 2.011 -- - 2.000 `93 2.531 12 62 JUMLAH 1.120 -- - - - - - 2.088 -- - - - - 534 - - - - 1.783 - 2.920 -- - 111.642 6.775 4.963 -- - 7.833 -- - 5.076 -- - 2.274 -- - 2.245 -- - 2.088 159 61 11,3 2.940 - 81 10,8 58.408 -- - 108

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Grafik 8: Khazanah Arsip Tekstual Hasil Akuisisi Tahun 2000-2019 Data Khazanah Arsip Tekstual Hasil Akuisisi Tahun 2000-2019 9000 8000 7833 7000 6000 4960 5076 5000 4000 4096 Volume akuisisi arsip statis 2000 - 2019 3000 2197 2089 2220 2088 2920 2245 2940 2000 2088 1000 2089 2274 0 2011 1120 779 561 468 534 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Grafik 9: Rekapitulasi Khazanah Arsip Foto Hasil Akuisisi Tahun 2000-2019 35000 Rekapitulasi Khazanah Arsip Foto Hasil Akuisisi 30000 Tahun 200-2019 25000 32743 26853 20000 15000 Volume Akuisisi Arsip Foto 10000 4939 2531 5000 1905 1587 1071 5182000 0 0 635 343 108 6 870260 0 0 0 0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 109

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Grafik 10: Rekapitulasi Khazanah Arsip Peta/Gambar dan Audio/Video Hasil Akuisisi Tahun 2000-2019 6000 2000 2001 5000 2002 2003 4000 2004 2005 3000 2006 2007 2000 2008 2009 1000 724 2010 2011 653 2012 2013 69 13 35 366 23 4 14 84 36 92 2014 0 136 2015 2016 Peta/Gambar Teknik (Lembar) Auido/Video (Judul) 2017 2018 2019 2. Pengolahan Informasi Pengolahan informasi adalah kegiatan mengolah informasi dari fisik dan informasi arsip statis hasil akuisisi. Output dari pengolahan adalah alat temu balik arsip dalam bentuk inventaris, daftar atau guide arsip statis. Output inilah yang digunakan oleh publik untuk melakukan penelusuran sumber arsip yang disimpan di Lembaga Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Muaranya adalah akan diketahui berapa banyak arsip statis yang dapat diakses oleh publik dan dari mana arsip tersebut berasal. Berdasarkan rekapitulasi akhir tahun 2019 telah dihasilkan alat temu balik sebanyak 106 buah. Sedangkan arsip statis yang dapat diakses oleh publik sebanyak 64.931 (enam puluh empat ribu sembilan ratus tiga puluh satu) nomor. 110

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Selama kurun waktu 2001-2016, pengelolaan arsip dilaksanakan oleh tim kerja yang dibentuk berdasarkan keputusan kepala lembaga kearsipan. Setiap anggota tim kerja masih mendapatkan kompensasi finansial dalam pembuatan temu balik ini. Konsekuensinya pengolahan arsip statis bukan tugas utama Arsiparis, tetapi lebih karena sebagai tim kerjayang dibentuk oleh kepala lembaga kearsipan. Sejak tahun 2017, seiring dengan kebijakan pemerintah provinsi, pengolahan arsip adalah tanggung jawab dan fungsi yang harus dijalankan tanpa diberi kompensasi finansial. Dengan demikian sejak 2017 pengolahan informasi/arsip menjadi tugas fungsional Arsiparis, khususnya Arsiparis yang bertugas di Bidang Penyelamatan Dan Pendayagunaan Kearsipan. Pada tahun 2019 oleh Kepala Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan dicanangkan “satu Arsiparis satu produk inventaris”. Artinya, dalam 1 tahun anggaran 1 arsiparis harus dapat menghasilkan output alat temu balik minimal 1 (satu) karya. Pencanangan ini tidak terlepas dari adanya fakta bahwa kecepatan akuisisi arsip statis yang dilaksanakan oleh lembaga tidak sebanding dengan kecepatan dalam mengolah arsip. Volume arsip yang diakuisisi jauh lebih banyak dari kemampuan lembaga kearsipan mengolah fisik dan informasi arsip statis. Dampaknya sampai dengan tahun 2017 masih terdapat sekitar 40% yang telah diakuisisi tidak dapat diakses oleh publik. Dengan prinsip satu Arsiparis satu karya inventaris diharapkan problem utama dalam penyelesaian pengolahan arsip statis yang sudah lama diakuisisi dan belum diolah dapat segera dibuatkan alat temu baliknya dan disajikan kepada publik. 111

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Tabel 19: Data Kinerja Pengolahan Informasi s.d. Tahun 2019 No Nama Khazanah Jumlah Jumlah Arsip Pencipta dapat Akses (no) 1 Arsip Lembaga Pemerintah 2 Periode Hindia Belanda (1815-1949) 40 27.183 3 Arsip/Perusahaan/ 18 7.340 13 9.198 Swasta/BUMD)/Ormas/Orpol 4 Arsip Perorangan 7 230 5 Arsip Media Baru 28 21.018 106 64.931 JUMLAH Grafik 11: Kinerja Pengolahan Informasi Berdasarkan Pencipta Arsip s.d. Tahun 2019 Kinerja Pengolahan Infomasi berdasarkan Pencipta Arsip s.d Tahun 2019 28 Jumlah Pencipta Arsip 7 Media Baru 13 Perorangan 18 BUMN/BUMD/ORMAS Hindia Belanda Lembaga Pemerintah 40 0 10 20 30 40 50 112

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Grafik 12: Kinerja Pengolahan Informasi Berdasarkan Arsip yang Diakses s.d. Tahun 2019 Kinerja Pengolahan Informasi berdasarkan Jumlah Akses Arsip s.d. Tahun 2019 Media Baru Perorangan BUMN/BUMD/ORMAS Hindia Belanda Lembaga Pemerintah 230 21018 27183 Jumlah Arsip yang dapat Diakses 9198 7340 Tabel 20: Data Kinerja Pengolahan Arsip Statis s.d. Tahun 2019 No Tahun Jumlah JumlahTemu Balik Arsip Keterangan provenance Inventaris Daftar Arsip 1 2000 terakuisisi 2 2001 2- 3 2002 2 6- 4 2003 6 8- 5 2004 8 12 6 2005 3 36 7 2006 9 16 8 2007 8 - 11 9 2008 11 33 10 2009 6 22 11 2010 4 31 12 2011 7 23 13 2012 5 25 14 2013 7 46 15 2014 17 33 16 2015 27 35 17 2016 24 22 18 2017 24 -5 19 2018 22 5- 20 2019 - 3- 23 11 - JUMLAH 23 64 60 236 124 113

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Grafik 13: Kinerja Pembuatan Alat Temu Balik Arsip s.d. Tahun 2019 Data Pembuatan Alat Temu Balik Arsip Statis dalam Bentuk 12 Daftar Arsip s.d. Tahun 2019 11 10 8 Daftar Arsip 6 66 6 5 55 4 333 222 2 10 1 0 00 000 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Data Pembuatan Alat Temu Balik Arsip Statis dalam Bentuk 12 Inventaris s.d. Tahun 2019 11 10 88 66 Inventaris 5 44 3 3 3 33 3 22 2 22 2 11 00 0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 3. Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip adalah kegiatan rutin yang harus dilakukan lembaga kearsipan. Kegiatan pemeliharaan meliputi pemeliharaan fisik arsip, ruang simpan arsip, pengaturan fisik arsip. Pemeliharaan dilakukan secara preventif untuk menghindari segala kemungkinan yang berpotensi akan merusak fisik atau penempatan arsip yang salah. 114

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Tindakan pemeliharaan dalam bentuk preventif yang dilakukan sejak tahun 2001-2019 jika dihitung rerata adalah sebagai berikut: 1. Fumigasi arsip : 1.600 m3/tahun 2. Pengamanan dan pengawasan ruang simpan : 5 kl/minggu 3. Penggantian boks arsip yang rusak : 50 boks/tahun 4. Pemberian kamper/kapur barus : 3 kl/tahun 5. Pemberian silica gel untuk arsip media baru : 1 kl/minggu 6. Pengaturan suhu/kelembaban : 1 kl/minggu 7. Kebersihan ruang simpan arsip : 2 kl/hari Pemeliharaan yang tidak dilaksanakan secara rutin, baik dan teratur dapat berdampak pada kondisi arsip yang tidak diinginkan, seperti datangnya serangga atau binatang perusak arsip, tingkat suhu dan kelembaban ruang simpan yang tidak stabil yang mempermudah kerusakan arsip, banyaknya debu yang dapat menggangu kesehatan pegawai dan lain sebagainya. 4. Pelestarian/Restorasi Arsip Pelestarian juga merupakan kegiatan yang mutlak harus dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah. Pelestarian merupakan bentuk kegiatan kuratif dari arsip-arsip yang mengalami kerusakan atau untuk mencegah terjadinya kerusakan fisik. Fokus kegiatan pelestarian arsip adalah arsip-arsip statis yang dikelola lembaga kearsipan. Restorasi adalah kegiatan perawatan dan perbaikan fisik arsip, baik tekstual maupun media baru seperti foto maupun film. Beberapa bentuk kegiatan pelestarian arsip statis adalah enkapsulasi arsip, laminasi, pencucian/rewashing arsip foto, penjilidan arsip dalam bentuk buku yang sudah rusak, bahkan rekonstruksi penyimpanan arsip statis. Kinerja restorasi dapat dilihat pada tabel di bawah ini. 115

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Tabel 21: Data Kinerja Restorasi Arsip Statis Tahun 2001–2019 NO Tahun JENIS RESTORASI VOLUME Periode (Item) Resorasi Enkapsulasi/ Rewashing Penjilidan Rekonst Laminasi(lb) ruksi 3.300 1 2001 Negatif (eksp) (item) 5.212 2 2002 0 Foto(lb) 100 0 10.129 3 2003 112 0 11.500 4 2004 3.200 0 5 2005 29 0 6 2006 1.000 5.000 130 0 5.500 7 2007 0 8 2008 0 10.000 100 0 0 9 2009 250 0 2.572 10 2010 10.000 500 0 1.300 11 2011 0 0 2.698 12 2012 0 00 35 ml 2.200 13 2013 100 0 2.200 14 2014 500 5.000 250 929 1.069 15 2015 100 0 4.692 16 2016 100 00 0 5.254 17 2017 40 0 4.384 18 2018 83 2.526 46 2.335 4.258 19 2019 335 0 1.389 280 1.000 200 8.479 17.103 JUMLAH 339 10.814 84.760 198 2.000 198 1.948 5.414 2.000 100 2.000 100 0 100 4.609 0 4.704 215 4.000 104 1.584 0 1.091 100 6.470 206 65.184 2.449 116

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Grafik 14: Data Kinerja Restorasi Arsip Statis (Enkapsulasi/Laminasi dan Penjilidan) Tahun 2001–2019 2500 2001 2002 2000 2003 2004 1500 2005 2006 1.000 2007 1000 2008 2009 500 500 2010 500 2011 2012 250 335 339 250 198 2013 46 2014 112 4083 198 215 2015 101030 2016 100 100 2017 0 0 0 00 2018 0 2019 Enkapsulasi/Laminasi (Lbr) Penjilidan 117

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 12.000 Grafik 15: 2001 10.000 Data Kinerja Restorasi Arsip Statis (Rewashing) 2002 2003 Tahun 2001–2019 2004 2005 10.000 2006 2007 8.000 2008 2009 6.000 2010 2011 5.000 5.000 4.6049.704 2012 2013 4.000 2014 2015 3.200 2016 2017 2.000 2.526 1.584 2018 2.000 1.091 2019 0 00 Rewashing Arsip Foto 5. Digitalisasi/Alih Media Arsip Statis Digitalisasi adalah kegiatan alih media fisik arsip statis dari bentuk tekstual ke dalam bentuk atau media lain (non tekstual). Alih media dimulai tahun 2003 dengan sasaran pertama adalah arsip-arsip foto dan buku-buku berbahasa Belanda. Sedangkan alih media arsip baru dimulai tahun 2009. Hal itu terjadi karena arsip arsip teksutal masih sangat terbatas yang dialihmediakan. Alih media dalam bentuk kertas setiap tahun selalu dikerjakan oleh bidang yang menjalankan fungsi penyelamatan arsip statis. Setidaknya hingga tahun 2019 saja pegawai lembaga kearsipan provinsi telah mengalihmediakan sebanyak 1.188.983 item lembar arsip dalam media kertas, 10 rol, 649 buku. 118

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Tabel 22: Data Kinerja Alih Media Arsip Statis Tahun 2017–2019 No Tahun Media Simpan (Lembar) Volume KET. Kegiatan (Pencipta) Tekstual Foto Peta 6 12 3 4 5 6 roll 7 1 2003 0 6 roll 0 4 roll 3 2 2004 0 - 3 2005 0 4 roll 0 0 4 2006 467 buku 3 5 2007 0 00 0 0 6 2008 1 7 2009 467 buku 00 182 buku 7 8 2010 0 00 400 berkas 2 9 2011 00 2 10 2012 182 buku 150 0 2533 3 11 2013 400 berkas 00 2003 5 12 2014 17.050 3 13 2015 2533 4.713 3 14 2016 4.606 7 15 2017 1591 412 0 2.449 3 16 2018 16.300 750 0 1.404 3 17 2019 3.543 0 3.750 6 1.170 2.448 0 34.470 JUMLAH 1.158 72.284 51 2.029 420 0 118.893 lb 1.177 227 0 649 buku 1.949 1.801 0 32.571 1.899 0 400 berkas 10 roll 66.501 5.783 0 126.979 lb 17.433 649 buku 10 roll 400 berkas 6. Pengelolaan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) Pengelolaan informasi dalam bentuk digital sebenarnya pernah dilakukan pada tahun 2004–2008 melalui desain aplikasi yang di bangun oleh lembaga kearsipan (Badan Arsip). Operasionalisasi Pembangunan Jaringan Informasi Kearsipan Provinsi Jawa Timur ditandai dengan “launching” situs www.arsipjatim.go.id oleh Gubernur Jawa Timur, Imam Utomo di Grahadi 1‎ 0 November 2‎ 004. Jaringan Informasi Kearsipan Daerah antara lain, berisi: a. Situs resmi: www.arsipjatim.go.id. b. SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis). 119

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur c. SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) pada saat itu ANRI membangun SIPATI (Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi). Adapun dari JIKD ini yang aktif adalah SIKS dan situs www.arsipjatim.go.id, sedangkan SIKD tidak aktif karena tidak ada komitmen dari penerusnya. Bahkan sumber-sumber rujukan di Wikipedia, dll. tentang Jawa Timur banyak yang bersumber dari www.arsipjatim.go.id, seperti informasi tentang Gubernur Jawa Timur, foto-foto, arsip-arsip masa Hindia Belanda, dll. Pada masa Badan Arsip telah dilaksanakan operasionalisasi JIKD dengan mengunggah arsip statis yang sudah diunggah ke jaringan 120

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 mencapai lebih dari 200.000 (dua ratus ribu) lembar. Selain JIKD, ditampilkan juga produk-produk literasi, seperti buku Naskah Sumber Arsip dan buletin kearsipan yang pernah disusun pada masa Badan Arsip. Pada tahun 2009 saat bergabung dengan urusan perpustakaan beberapa kendala pengelolaan jaringan mulai muncul. Pertama, masing- masing lembaga sebelumnya sudah memiliki situs resmi. Badan Arsip dengan alamat situs www.arsipjatim.go.id, sedangkan perpustakaan dengan situs www.perpusjatim.go.id. Saat penggabungan, ada salah satu pihak yang tidak ingin dijadikan menjadi satu alamat situs. Pada awal penggabungan lembaga alamat dua situs berjalan sendiri-sendiri. Secara perlahan akhirnya konten perpustakaan setuju untuk disatukan menjadi www.baperpusip.go.id. Kedua, pengelolaan dan pemeliharaan jaringan oleh sekretariat berdampak pada pengelolaan konten sehingga tidak berjalan secara maksimal. Di awal masa Baperpusip, konten data-data kearsipan seperti JIKD, naskah sumber, buletin, dan lainnya masih ada meski sudah tidak terintegrasi lagi dengan SIKS. Semenjak menjadi www.baperpusip.go.id praktis isi konten kearsipan hanya berisi berita-berita kearsipan yang tidak “up to date” sehingga secara otomatis SIKS mati suri. Aplikasi mulai tidak terintegrasi dan update data SIKS berhenti. Kendala ketiga adalah kurangnya komitmen lembaga untuk menjalankan sistem informasi, mahalnya biaya untuk akses internet dan mahalnya biaya peremajaan server saat itu, menambah beban lembaga dalam menjalankan sistem informasi kearsipan yang sudah ada. Saat situs lembaga berubah dari www.baperpusip.go.id menjadi www.disperpusip.go.id, internet dan harga server menjadi lebih murah. Namun demikian, lemahnya komitmen bersama akhirnya konten www.disperpusip.go.id, lebih dominan berisi konten perpustakaan. Sedangkan data JIKD/SIKS (arsip statis), di aplikasi SIKS hilang, bahkan SIKD tidak jalan. SIKD mulai diaktifkan kembali tahun 2020 seiring dengan pergantian pimpinan yang baru. 121

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Meski dengan segala keterbatasan, pada tahun 2017 pengelolaan jaringan mulai diurai kembali permasalahnnya dan dirintis kembali dengan memanfatkan aplikasi yang didesain oleh ANRI. Tujuannya adalah untuk memudahkan akses informasi arsip statis oleh masyarakat. Pemanfaatan desain aplikasi tersebut dilakukan setelah pada akhir tahun 2017 lembaga kearsipan provinsi terdaftar sebagai simpul JIKN. Inisiatif ini dilakukan mengingat selama ini lembaga kearsipan provinsi belum tercatat sebagai simpul JIKN yang dikelola ANRI. Pengajuan permohonan sebagai simpul jaringan ini disampaikan berdasarkan surat Kepala Dinas Perpustakaan dan KearsipanNomor: 045/7206/119.5/2017 tanggal 10 Agustus 2017. Keanggotaan Lembaga Kearsipan Provinsi Jawa Timur pada simpul jaringan ini ditetapkan oleh kepala ANRI pada tanggal 29 September 2017. Penyerahan sertifikat Keanggotaan JIKN tersebut dilakukan oleh kepala ANRI, Dr. Mustari Irawan, M.PA. pada Rapat Kerja Nasional SIKN dan JIKN di Batam. Sebagai konsekuensi dari simpul Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) yang berpusat di ANRI lembaga kearsipan provinsi selalu menjalankan input data. Data utama yang dimasukkan adalah arsip statis yang telah diolah dan dapat diakses oleh publik. Bentuk 122

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 giatnya adalah memasukkan data dari deskripsi arsip yang terdapat dalam inventaris arsip dan mengunggah hasil alih media. Tabel 23: Data Input dan Unggahan dalam JIKN s.d. Tahun 2019 No Periode Input Data ∑ Data ∑ Data Ket 1 2017 Input Publish 0 Menjadi simpul JIKN per 3.309 September 2017 2 2018 13.309 18 3 2019 7.207 8.394 JUMLAH 20.516 8.410 Grafik 16: Data Input dan Unggahan dalam JIKN s.d. Tahun 2019 14.000 13.309 2017 12.000 2018 10.000 3.309 2019 8.000 Data Input 0 18 6.000 4.000 Upload Data 2.000 0 7. Pengelolaan jaringan Local Area Network (LAN) Pengelolaan dalam LAN ini hakekatnya adalah backup jaringan yang sudah dibangun dengan aplikasi JIKN yang didesain oleh ANRI. Pengelolaan dilakukan dengan melakukan pengolahan data. Pengolahan data dilakukan dengan input data sebagaimana input data JIKN. Pengelolaan LAN ini dilakukan akibat pusat Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) di Arsip Nasional RI sering mengalami kendala 123

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur pada server jaringan. Data utama yang dimasukkan adalah arsip statis sebagaimana versi SIKN. JIKN versi LAN dimulai tahun 2020, dengan mengimpor database ANRI, alamat JIKN/SIKN versi LAN: http://192.168.88.6/index.php/. Data dapat diakses secara khusus dari ruang Layanan Arsip. Tabel 24: Data Input dan Unggahan dalam LAN s.d. Tahun 2019 No Periode Input Data ∑ Data Input ∑ Data Publish 12 3 4 1 2018 13.309 18 2 2019 7.207 8.394 3. 2020 4.121 16.225 JUMLAH 24.637 24.637 Grafik 17: Data Input dan Upload dalam JIKN versi LAN s.d. Tahun 2019 18.000 13.309 8.394 2018 16.000 7.207 2019 14.000 18 2020 12.000 Data Input Upload Data 10.000 8.000 6.000 4.000 2.000 0 C. Layanan Informasi Kearsipan Layanan informasi adalah pelayanan publik yang wajib dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Kegiatan di layanan dilaksanakan setiap hari kerja. Bukti sementara layanan informasi sumber arsip sudah dijalankan sejak 124

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 tahun 2004. Meskipun data peminjaman ketika itu tidak terekam dalam administrasi obyek layanan adalah sumber arsip statis dan informasi yang dimiliki dan disimpan Dinas. Pengguna mayoritas adalah mahasiswa, dan para profesional di bidangnya, seperti peneliti, dosen, konsultan hukum dan sebagian masyarakat umum yang benar-benar membutuhkan. Jenis layanan yang diberikan kepada pengguna antara lain adalah layanan konsultasi sumber arsip, layanan peminjaman arsip, layanan penggandaan dan reproduksi arsip, layanan alih media arsip, dan layanan penelusuran sumber arsip. Dalam layanan konsultasi, masyarakat dapat mendapatkannya secara gratis, sedangkan layanan lainnya dilaksanakan dengan biaya sesuai standar Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 15 Tahun 2013.7 Tabel 25: Data Kinerja Pelayanan Pengguna Arsip s.d. Tahun 2019 No Periode ∑Pengguna ∑Peminjaman Keterangan Layanan (Orang) (Kali) 345 - 1 2004 265 - 2 2005 482 - 3 2006 286 - 4 2007 288 - 5 2008 217 217 6 2009 392 392 7 2010 933 933 8 2011 710 710 9 2012 1240 1.240 10 2013 1346 1.179 11 2014 1.827 1.374 12 2015 1.673 1.673 13 2016 1.574 1.838 14 2017 1.400 1.542 15 2018 1.558 2.407 16 2019 7 Tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 1 Tahun 2012 tentang Retribusi Daerah. 125

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Grafik 18: Grafik Data Kinerja Pelayanan Pengguna Arsip s.d. Tahun 2019 3000 2500 2.407 2009 2010 2000 1.827 1.838 2011 1500 1.574 1.558 1.374 2012 1000 933 2013 2014 500 392 392 2015 217 217 2016 2017 0 Jumlah Peminjaman (kali) 2018 2019 Jumlah Peminjam (orang) 126

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Dokumentasi Kinerja Penyelamatan dan Pemanfaatan Arsip Penyerahan Arsip oleh mantan Sekretarus PW NU Penyerahan Arsip PWNU, 2007 Jatim, H. Sholeh Hayat, 2008 (Sumber: Dispersip Jatim) (Sumber: Dispersip Jatim) Penyerahan arsip, 2007 Penyerahan arsip Dinas Telekomunikasi dan Informatika (Sumber: Dispersip Jatim) 2010 (Sumber: Dispersip Jatim) Penyerahan Arsip (..,), 2012 Penndatanganan kerjasama, 2013 (Sumber: Dispersip Jatim) (Sumber:Dispersip Jatim) 127

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Penyerahan penghargaan kepada perangkat daerah Prov Jatim dalam penyerahan arsip personel pejabat eselon II, 2019 (Sumber: Dispersip Jatim) Pengolahan arsip statis (Sumber: Dispersip Jatim) Penyimpanan arsip film (Sumber: Dispersip Jatim) Pengolahan arsip foto (Sumber: Dispersip Jatim) Pengolahan arsip foto (Sumber: Dispersip Jatim) 128

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Laminasi Arsip di Pondok pesantren (Sumber: Dispersip Jatim) Digitalisasi arsip (Sumber: Dispersip Jatim) Penyemprotan Arsip dengan cairan etanol (Sumber: Dispersip Jatim) Evakuasi dan perlindungan arsip pasca bencana di Pemulihan arsip pasca bencana di Situbondo Situbondo (Sumber: Disperpusip Jatim) (Sumber: Disperpusip Jatim) 129

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Pemberian sumbangan bencana banjir di Penanganan arsip pasca bencana di Pacitan Pacitan (Sumber: Dispersip Jatim) (Sumber: Dispersip Jatim) Penanganan arsip pasca bencana di Pacitan (Sumber: Deasidifikasi (Sumber: Dispersip Jatim) Dispersip Jatim) Penanganan arsip pasca bencana di KPU Ponorogo (Sumber: Disperpusip Jatim) 130

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Wawancara sejarah lisan dengan K.H Shalahuddin Wahid (Sumber: Disperpusip Jatim) Wawancara simultan saksi korban penggerebegan Beberapa contoh sarana temu balik arsip statis pelatihan Pelajar Islam Indonesia oleh PKI di Kanogoro, (Sumber: Dispersip Jatim) Kediri (Sumber: Dispersip Jatim) Suasana layanan penggunaan arsip Pemanfaatan arsip oleh mahasiswa (Sumber: Dispersip Jatim) (Sumber: Dispersip Jatim) 131



Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 7 Inovasi Kearsipan Bagian ini menguraikan produk inovasi urusan kearsipan yang pernah dan terus berproses yang diluncurkan dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur. Inovasi bidang kearsipan tidak terlepas dari kebijakan pemerintah provinsi Jawa Timur di bawah kepemimpinan Gubernur Soekarwo tahun (2009-2019). Pada awal periode II kepemimpinnya, diinstruksikan bahwa setiap perangkat daerah wajib membuat minimal satu inovasi, “one agency one Innovation”. Kebijkan tersebut juga paralel dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 30 Tahun 2014 tentang Pedoman Inovasi Pelayanan Publik. Instruksi Gubernur tersebut kemudian direspons dengan baik oleh Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan ketika itu, Drs. A. Mudjib Afan, M.MARS., dengan menginstruksikan agar setiap unit kerja setingkat bidang, baik urusan kearsipan maupun perpustakaan masing-masing mengajukan minimal satu jenis inovasi. Gayung bersambut, beberapa usulan inovasi bidang kearsipan yang diajukan antara lain, Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip (FKMSA) oleh Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan dan Wisata Arsip dan Pendidikan Pengguna Arsip oleh Bidang Publikasi, Promosi Perpustakaan dan Layanan Jasa Kearsipan. Beberapa usulan inovasi tersebut ada yang bersifat kebaruan, melanjutkan dan mengembangkan kondisi yang sudah dilakukan dengan mengemas lebih baik sesuai dengan semangat dan nilai-nilai standar inovasi pelayanan publik. Pilihan pertama yang menjadi prioritas Kepala Dinas, Drs. Mudjib Affan, MARS tahun 2014 adalah inovasi wisata arsip untuk anak 133

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur sekolah. Alasan utamanya terhadap prioritas inovasi ini antara lain, inovasi bersifat kebaruan, telah didukung fasilitas pameran arsip, berpotensi banyak menarik minat pengunjung arsip, lebih mendekatkan lembaga kearsipan dengan masyarakat, dan mudah diukur hasilnya. Di samping inovasi dikerjakan lintas sektoral dan akan melibatkan banyak stakeholder sekaligus mengoptimalkan dan mengembangkan ruang pamer arsip yang sudah dibangun sebelum inovasi wisata arsip diwujudkan. A. Wisata Arsip Untuk Anak-Anak Sekolah (WARAS) Inovasi Wisata Arsip diluncurkan tahun 2015. Bentuk kegiatan inovasi ini adalah pemutaran film dokumenter, sounding pengelolaan dan penyimpanan arsip, pameran arsip di lembaga kearsipan provinsi, tur ke tempat bersejarah atau lokasi penyimpanan arsip/dokumen bersejarah, seperti Dinas Pepustakaan Kota Surabaya, Museum Sepuluh November, Museum Kota Surabaya, Museum Mpu Tantular, Museum Pusat Penerbangan Angkatan Laut, dan tempat lain yang berpotensi 134

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 menyimpan arsip atau dokumen bahkan benda-benda bersejarah lainnya. Tujuannya adalah memberikan edukasi kearsipan dan sejarah, membangun karakter dan jati diri generasi muda, serta peningkatan kualitas pelayanan publik. Kegiatan utama dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi. Wisata Arsip dilaksanakan pada hari Selasa dan Kamis, dengan sasaran pelajar SD, SMP dan SMA/SMK. Wisata Arsip didukung dengan fasilitas bus wisata arsip dengan brand mark “Archive Heritage Track”, pemanduan wisata, makanan ringan secara gratis. Manfaatnya adalah mampu meningkatan kesadaran kearsipan dan sejarah generasi muda peserta wisata. Leading sector kegiatan pada awal pengembangan dilaksanakan seksi pelayanan arsip Bidang Promosi, Publikasi Perpustakaan dan Layanan Jasa Kearsipan. Nama WARAS, baru ditetapkan tahun 2017 ketika inovasi Wisata Arsip akan diikutsertakan dalam kompetisi layanan publik “SINOVIK” tingkat nasional yang dilaksanakan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tahun 2017. Dalam kompetisi tersebut, inovasi WARAS berhasil meraih TOP 99, bahkan dalam level selanjutnya mampu meraih penghargaan TOP 40 Inovasi Tingkat Nasional. Untuk dapat mencapai prestasi tersebut inovasi WARAS harus mengikuti presentasi dihadapan 9 (sembilan) anggota dewan juri. Beberapa Juri diantaranya adalah: Prof. Dr. Eko Prasodjo, Prof. Dr. Refly Harun, SH., dan Prof. Dr. Siti Zuhro. Presentasi WARAS di hadapan dewan juri tersebut dilakukan oleh Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Timur, Dr. H.A. Ahmad Sukardi, MSi di kantor Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Jakarta. Presentasi didampingi oleh kepala Dinas, Drs. Sudjono, MM dan Kepala Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan selaku leading sector inovasi WARAS. Sebelum mengikuti kompetisi tersebut di tingkat provinsi, inovasi WARAS mendapat penghargaan TOP 25. 135

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Sebagai apresiasi regulasi wisata arsip Gubernur Jawa Timur telah menetapkan diatur dalam bentuk Peraturan Gubernur Nomor 86 Tahun 2018 tentang Wisata Arsip. Inovasi ini juga telah direplikasi dengan nama-nama yang berbeda di Kabupaten Tuban, Kabupaten Sampang, Kabupaten Nganjuk, dan Kabupaten Banyuwangi. Bukti eksistensi inovasi WARAS adalah mendapat pengakuan Top 12 Kovablik dari Gubernur Jawa Timur tahun 2016, Top 99 dan Top 40 Sinovik dari Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, tahun 2017. 136

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Sebagai bentuk komitmen terhadap berkelanjutan inovasi WARAS ini, pada tahun 2020 dibuat inovasi desain aplikasi fitur/pendaftaran WARAS berbasis android dengan nama e-WARAS. Melalui aplikasi ini calon peserta wisata arsip dapat mendaftarkan diri secara daring melalui perangkat handpone yang dimiliki calon peserta. Aplikasi ini digunakan untuk melakukan pencatatan pendaftaran peserta wisata arsip, perekaman evaluasi kepuasan peserta wisata, serta pelaporan giat WARAS secara berkala. Sebagai gambaran perkembangan inovasi WARAS ini dapat dilihat dari grafik dan tabel di bawah ini. Tabel 26: Data Peserta Wisata Arsip Anak Sekolah Tahun 2015-2019 No Periode Peserta Jumlah Jumlah Jumlah Tahun (org) Siswa Pendamping Pemandu LP LP 1 2015 1.240 382 618 LP 92 58 1.240 1.000 29 51 2 2016 744 206 395 160 744 80 55 41 3 2017 1.783 600 18 30 1.783 587 898 96 4 2018 1.825 48 118 62 1.825 1.485 40 78 5 2019 1.650 676 1.149 180 1.650 118 155 65 1.825 48 98 705 945 220 146 32 66 1.650 66 66 198 132 137

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Grafik 19: Data Peserta Wisata Arsip Anak Sekolah Tahun 2015-2019 2019 1.650 1500 2000 2018 1.825 2017 2016 1.485 2015 744 0 1240 500 1000 B. Restorasi Arsip Aset Desa (Rest Area) Restorasi arsip aset desa atau disingkat REST AREA adalah penamaan dari salah satu inovasi pelayanan publik bentuk lain. Inovasi Rest Area diinisiasi, diusulkan dan dilaksanakan oleh Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan. Inovasi ini mulai diluncurkan tahun 2017. Meski demikian tahun 2016 sudah mulai dirintis dengan melakukan pelatihan restorasi arsip. Rintisan pertama dilaksanakan dengan melibatkan kelurahan di Kota Probolinggo, dengan capaian 60 lembar sampling arsip yang direstorasi dan 40 perangkat kelurahan yang dilatih. Saat itu pelatihan juga dilaksanakan di pemerintahan Kabupaten Probolinggo dengan peserta lebih dari 300 (tiga ratus) orang perangkat desa. 138

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Tahun 2018 inovasi dikemas dengan lebih serius, meskipun tidak sepenuhnya didukung anggaran inovasi secara khusus atau memadai. Dengan segala keterbatasan inovasi ini terus dilanjutkan dengan melengkapi beberapa instrument untuk menemukan standar inovasi. Instrumen tersebut diantaranya meliputi kebijakan penetapan inovasi, pembentukan tim kerja, pembuatan pedoman kerja, pembuatan SOP pelaksanaan REST AREA, penetapan daerah rintisan inovasi, penyediaan bahan-bahan dan peralatan pendukung inovasi, pelaksanaan inovasi di lapangan, pembuatan film inovasi dan bahan paparan inovasi, serta pencatatan dan pelaporan giat inovasi REST AREA. Bentuk giat inovasi ini adalah melakukan perbaikan letter C, krawangan/peta desa, dan pelatihan restorasi terhadap perangkat desa. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kualitas fisik dan informasi arsip aset/arsip vital desa yang mengalami kerusakan fisik arsip dalam rangka peningkatan kualitas layanan publik pemerintahan desa. Inovasi dilaksanakan di lokasi desa terpilih yang ditunjuk oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten/Kota. Waktu kegiatan dilakukan dengan menyesuaikan kesepakatan antara Dinas Kearsipan Provinsi dan Dinas Kearsipan Kebupaten Kota yang ditunjuk. 139