Dua Dasawarsa Pembangunan Kearsipan di Jawa Timur

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Sasarannya adalah sekretaris atau perangkat desa di wilayah kecamatan dari kabupaten/kota terpilih. Fasilitas yang diberikan oleh Dinas Kearsipan Provinsi selaku pelaksana inovasi adalah alat/bahan restorasi arsip, serta narasumber/pelatih. Sampai saat ini inovasi REST AREA ditetapkan berdasarkan keputusan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Sejauh ini pula pelaksanaan REST AREA dengan membuat sampling atau pilot project. Lokasi pilot project inovasi yang dilaksanakan sampai tahun 2019 baru menjangkau 24 (dua puluh empat) desa dari 20 (dua puluh) kabupaten/kota. Output arsip aset desa yang berhasil direstorasi sebanyak 4.737 (empat ribu tujuh ratus tiga puluh tujuh) lembar, dan terlatihnya 941 (sembilan ratus empat puluh satu) perangkat desa dalam merestorasi arsip desa. Manfaat yang dapat dipetik dari inovasi ini adalah arsip aset desa secara fisik menjadi lebih baik, informasi yang terekam lebih mudah terbaca (jelas), bahkan perangkat desa merasa nyaman dalam melayani warga yang berhubungan dengan pemanfaatan arsip aset desa. Inovasi ini juga telah direplikasi di Kabupaten Probolinggo, Kota Probolinggo, dan Kabupaten Pasuruan. Sebagai bentuk pengakuan Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat, tahun 2018 Inovasi REST AREA mendapat penghargaan TOP 25 dari Gubernur Jawa Timur dalam kompetisi layanan publik (KOVABLIK). Pada tahun yang sama di tingkat nasional REST AREA mendapat penghargaan Terbaik II Nasional dalam Inovative Government Award (IGA) dari Menteri Dalam Negeri. Penghargaan IGA oleh Menteri 140

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Dalam Negeri diserahkan kepada Gubernur Jawa Timur, Dr. Soekarwo pada bulan Desember 2018. Tabel 27: Hasil Kegiatan REST AREA Tahun 2018–2019 No Kab/Kota Nama Desa Tahun Hasil Workshop 1 Kota Probolinggo (Lembar) (Orang) 2 Kab, Probolinggo Kelurahan Kota 2016 40 3 Kab Pasuruan - 2017 60 330 4 Kab.Magetan - 2017 - 8 Ds. Candirejo 2018 102 30 5 Kab. Tuban Ds. Wringinanom 2018 96 - 6 Kab.Banyuwangi 2018 239 20 7 Kab. Nganjuk Kelurahan Karang 175 8 Kab.Sumenep 2018 30 6 Kab. Bondowoso Ds. Licin 2018 148 20 7 Kab. Gresik 2018 131 8 Kab. sidoarjo Ds. Begadung 2018 15 9 Kota Blitar 2018 62 25 10 Kab. Bojonegoro Ds. Kalianget Timur 2018 258 25 11 Kab. Madiun Ds. Tapen 2018 126 20 12 Kota Madiun Kel. Tlogopojok 2019 151 20 Kel. Bulusidokare 2019 154 50 13 Kab. Blitar Kel. Gedog 2019 194 - 2019 154 - 14 Kab, Lumajang Ds. Ngujo 525 - Ds. Garon 2019 24 14 Kab. Jombang Kel Josenan 2019 Ds. Gotekan dan - 40 15 Kab. Pacitan Kel.Mojorejo 2019 446 11 Bakorwil Madiun 16 Kab. Mojokerto Kel. Kalipang dan Kel. 2019 124 36 Jengglong 17 Kab Kediri Kel. Pasirian, Kec. 2019 202 100 Pasirian 18 Kab. Trenggalek Ds. Jabon, Kec. 2020 294 20 19 Kota Batu Jombang 20 Kab. Situbondo Kel. Pacitan, Kec. 2020 112 14 Pacitan Ds. Bendungjati, 2020 227 24 Pacet 2020 Ds. Darungan, dan 2020 299 40 Desa Pelem, Pare 270 32 Ds. Suruh, Mlinjon 185 10 Ds. Junrejo, Jun Rejo Ds. Peleyen, 4.737 941 Pamanukan JUMLAH 141

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Grafik 20: Hasil Kegiatan Rest Area Tahun 2018–2019 berdasarkan Lokasi Grafik 21: Hasil Kegiatan Rest Area Tahun 2018–2019 berdasarkan Peserta yang Mengikuti Pelatihan 142

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Grafik 22: Hasil Kegiatan Rest Area Tahun 2018–2019 berdasarkan Volume Arsip yang Direstorasi 2000 1712 1964 893 volume arsip 1800 1600 2018 2019 2020 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 C. Digitalisasi Arsip Kelulusan Siswa Sekolah Menengah Atas dan Sederajat (GITARKU SMART) Dorongan pengembangan inovasi pelayanan publik dalam urusan kearsipan yang dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi terus diupayakan dengan lebih bervariasi. Di samping melanjutkan inovasi- inovasi yang sudah dilaksanakan, melalui Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan diluncurkan jenis inovasi baru Digitalisasi Arsip Kelulusan Siswa SMA Sederajat yang kemudian disingkat dengan nama GITARKU SMART. Inovasi ini tepatnya dimulai pada awal tahun 2018. Inovasi ini diinisisasi tanpa anggaran khusus. Sebagaimana inovasi lainnya, meski dengan segala keterbatasan inovasi ini dikelola wajar dengan mencukupi instrumen inovasi yang menjadi standar administrasi sebuah inovasi. Diantaranya adalah tentang kebijakan penetapan inovasi, pembentukan tim kerja, pembuatan pedoman kerja, pembuatan SOP pelaksanaan inovasi, penetapan sekolah-sekolah rintisan inovasi, penyediaan bahan- 143

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur bahan dan peralatan pendukung inovasi, pelaksanaan inovasi di lapangan, pembuatan film inovasi dan bahan paparan inovasi, serta pencatatan dan pelaporan giat inovasi. Inovasi GITARKU SMART tersebut masih berbasis pada proses penyelamatan arsip-arsip vital di Jawa Timur. Khususnya adalah arsip vital sekolah tingkat menengah atas dan sederajat. Argumentasinya adalah karena pada tahun 2017 Pemerintah Provinsi termasuk Jawa Timur menerima limpahan kewenangan untuk mengelola SMA/SMK yang sebelumnya menjadi kewenangan Pemerintah Kabupaten/Kota. Pelimpahan wewenang tersebut sebagai konsekuensi pemberlakuan UU 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah. Pada faktanya, saat pelimpahan wewenang pengelola sekolah SMA/SMK dari pemerintah kabupaten/kota ke pemerintahan provinsi tidak di sertai dengan data tentang arsip vital sekolah. Lembaga kearsipan provinsi yang bertanggung jawab dalam membantu gubernur berkepentingan untuk berkontribusi menyelamatkan dan mengamankan arsip-arsip vital sekolah pasca penyerahan kewenangan kepada pemerintah provinsi. Tujuannya adalah penduplikasian guna melindungi arsip vital sekolah dari segala potensi pemalsuan ijazah dan penyalahgunaan arsip vital sekolah dari hal-hal yang melawan hukum. Bentuk kegiatan inovasi GITARKU SMART adalah alih media/digitalisasi arsip vital sekolah. Kegiatan dilakukan di SMA/SMK terpilih yang ditunjuk oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Waktu pelaksanaan didasarkan pada kesepakatan dengan pihak sekolah. Fasilitas yang disediakan untuk melaksanakan inovasi ini adalah peralatan alih media dan media simpan arsip, dan tenaga ahli alih media/digitalisasi. Sejauh ini regulasi yang mendasari giat inovasi ini berupa Keputusan kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Sepanjang pelaksanaan inovasi telah dilakukan alih media arsip induk siswa sebanyak 53.054 lembar yang berasal dari 16 (enam belas) sekolah. 144

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Tabel 28: Hasil Alih Media Arsip Register Kelulusan Siswa SMA/SMK Tahun 2017–2020 No Periode Tahun Jumlah Sasaran Volume Keterangan (Sekolah) (Lembar) 1 2017 3 2 2018 2.940 3 2019 6 4 2020 24.965 5 JUMLAH 22.753 2 5.336 16 53.054 Grafik 23: Hasil Alih Media Arsip Register Kelulusan Siswa SMA/SMK berdasarkan Jumlah Lembar dan Sekolah Tahun 2017–2020 Hasil Alih Media Arsip Register Kelulusan Siswa SMA/SMK Tahun 2017-2020 25000 24965 22753 20000 15000 10000 Jumlah Lembar 5000 0 2940 5336 2017 2018 2020 2019 145

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Pada tahun 2019 dan 2020, inovasi GITARKU SMART mengikuti Kompetisi Inovasi Layanan Publik (Kovablik) yang diselenggarakan Biro Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur. Namun demikian inovasi GITARKU SMART belum berhasil menembus batas minimal untuk dapat memperoleh penghargaan dari Gubernur Jawa Timur, sebagaimana yang pernah diraih dalam inovasi WARAS dan REST AREA. Beberapa persoalan yang menyebabkan ketidakmampuan inovasi GITARKU SMART dalam memperoleh penghargaan Kovablik dari Gubernur tersebut antara lain, inovasi belum dilakukan pengukuran dan evaluasi, film inovasi tidak cukup baik menggambarkan dan menjelaskan manfaat dan dampak dari inovasi, belum memanfaatkan teknolagi informasi untuk desain aplikasi program inovasi, dan minimnya kolaborasi inovasi dengan stakeholder/pemangku kepentingan lain. D. Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip (FKMSA) FKMSA diinisiasi tahun 2014 oleh Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan kearsipan. Inovasi ini merupakan bagian dari tanggung jawab lembaga Kearsipan provinsi untuk mendorong munculnya 146

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 partisipasi/peran serta masyarakat di Jawa Timur dalam penyelenggaraan kearsipan, sebagaimana amanah pasal 71-73 Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Inovasi ini makin kuat posisinya setelah terbit Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan, khususnya pasal 54. Inovasi ini dilakukan dengan bersinergi dengan perguruan tinggi yang memiliki Tri Darma Perguruan Tinggi, yang salah satunya adalah pengabdian kepada masyarakat. Inovasi FKMSA dirancang untuk mendorong partisipasi masyarakat di tingkat perguruan tinggi untuk ikut aktif dan berpartisipasi dalam urusan kearsipan, khususnya di Jawa Timur. Perguruan tinggi diharapkan dapat mendorong mahasiswa melaksanakan tugas pengabdian secara khusus di bidang kearsipan saat melaksanakan kerja nyata, atau bahkan perguruan tinggi memberikan fasilitas membentuk Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) sebagai bagian dari organisasi internal kemahasiswaan. Inovasi FKMSA berfokus bagaimana menggerakkan mahasiswa dalam urusan kearsipan di Jawa Timur Inovasi ini belum pernah dikembangkan bahkan tidak dimiliki oleh pemerintah daerah provinsi lain, termasuk pemerintah kabupaten/kota. Sampai saat ini, inovasi belum direplikasi daerah lain. Ragam kegiatan dari inovasi ini, antara lain: a. Pembentukan forum komunitas berbasis mahasiswa; b. Pelatihan kearsipan terhadap anggota komunitas; c. Mengadakan lomba/kompetisi antar forum komunitas; dan d. Pembentukan forum pembina forum komunitas. Tujuan inovasi adalah terwujudnya peran serta masyarakat dalam urusan kearsipan dan meningkatnya peran serta masyarakat dalam urusan kearsipan. Stakeholder dari FKMSA ini adalah peserta forum komunitas yang masing-masing terdiri dari 4-5 orang mahasiswa. Saat ini sudah terbentuk 22 perguruan tinggi yang masing-masing didampingi oleh seorang atau lebih dosen pembimbing. Setidaknya sejak inovasi ini diluncurkan tahun 2014 telah dilaksanakan pelatihan terhadap forum komunitas sebanyak tiga kali, dan lomba antar komunitas sebanyak 2 (dua) kali, dan rapat koordinasi 147

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur antar anggota FKMSA. Manfaat yang dapat dipetik dari inovasi ini adalah makin tingginya minat mahasiswa dalam berpartisipasi terhadap urusan kearsipan, meningkatnya sosialisasi kearsipan yang melibatkan mahasiswa, dan tingginya permintaan magang mahasiswa dalam bidang kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip Jawa Timur bahkan telah mendapat pengakuan dari Gubernur Jawa Timur, Soekarwo dengan diterbitkan Keputusan Gubernur Nomor 188/520/KPTS/013/2016 tanggal 8 September 2016. Dengan terbitnya Keputusan Gubernur tersebut lembaga kearsipan provinsi dapat lebih bersinergi dan membangun kemitraan dengan elemen Perguruan Tinggi dalam mengedukasi masyarakat dalam penyadaran kearsipan, penyelenggaraan kearsipan, penyelamatan, pemasyarakatan, bahkan kemungkinan pemberian layanan jasa kearsipan. Banyaknya ide-ide kreatif mahasiswa untuk memasyarakatkan arsip, serta terbentuknya Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) di beberapa perguruan tinggi peserta forum komunitas. Berbagai bentuk kegiatan peran serta masyarakat dalam urusan kearsipan yang dilakukan mahasiswa melalui forum komunitas sangat bervariasi dan dapat dijadikan inspirasi terhadap lembaga pemerintah, antara lain: a. Sosialisasi arsip keluarga maupun pemerintahan desa; b. Edukasi cara menata dan memelihara arsip keluarga; c. Pembuatan aplikasi pengelolaan arsip keluarga; d. Lomba mencari arsip keluarga; e. Fragmen penyadaran kearsipan kepada masyarakat; f. Penyebaran leaflet dan pamflet kearsipan; g. Bantuan restorasi arsip pemerintahan desa; h. Seminar kearsipan bagi masyarakat sekitar perguruan tinggi berada; i. Seminar kearsipan berbasis virtual; j. Pembagian dokumen keeper untuk menyimpan arsip keluarga; dan k. Pembentukan unit kegiatan mahasiswa, dll. 148

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Tabel 29: Data Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip Jatim No Nama Perguruan Tinggi Tahun Prestasi 1 Univ Airlangga Giat Juara I, 2014 2014 2 ITS 2014 Juara II, 2014 3 Univ. Brawijaya 2014 Kuara III, 2014, Juara I, 2015 4 Univ Bhayangkara 2014 Juara Harapan I, 2015 5 UPN Veteran Surabaya 2014 Juara II, 2015, Penghargaan kepala ANRI mencipta lagu jingle Arsip 6 Univ. Pawyatan Dhaha 2014 7 Univ. 17 Agustus Sby 2014 8 Univ. Jember 2014 Juara Harapan I, 2014 9 UNESA 2014 10 UINSA 2014 11 Univ Wiraraja Sumenep 2014 Juara III, 2014 12 IAIN Jember 2014 Juara Harapan II, 2015 13 Univ Darul Ulum Jombang 2015 14 STAIN Ponorogo 2015 15 STAIN Pamekasan 2015 16 Univ Sunan Bonang 2015 17 STAIN kediri 2015 18 STAIN Tulung Agung 2015 Juara III, 2015 19 Univ Madura 2015 20 Univ Sunan Giri 2015 21 Institut Adhitama sby 2015 22 Institut Agama Islam 2015 Darussalam Banyuwangi Sejak diluncurkan tahun 2014 inovasi ini belum pernah diikutsertakan dalam kompetisi, baik di tingkat provinsi (Kovablik) maupun tingkat nasional, Sinovik dan IGA. Untuk dapat mengikuti kompetisi inovasi ini harus dapat direkontruksi ulang, dievaluasi dan dikemas dengan lebih baik lagi. Tentu melalui buku ini nantinya inovasi tersebut dapat dirancang ulang agar lebih bernilai baik dari sisi instrumen inovasi, kemasan dan regulasi kebijakannya. Akan sangat disayangkan jika inovasi ini layu di tengah perjalanan. Sesungguhnya inovasi ini memiliki potensi untuk mendorong percepatan kesadaran kearsipan kepada masyarakat di Jawa Timur. Beberapa poin penting dari inovasi ini diantaranya: 149

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 1. Bersifat unik, bersifat kebaruan dan tidak ada di daerah lain, bahkan dalam skala nasional pun juga tidak dibentuk oleh ANRI selaku institusi pembina kearsipan secara nasional; 2. Hasil inovasi dapat diukur secara kuantitatif; 3. Nilai kemanfaatan juga mudah diukur dan dirasakan baik oleh lembaga kearsipan, lembaga pencipta arsip maupun segi kaderisiasi penggerak masyarakat di bidang kearsipan; 4. Tingkat kolaborasi dan sinergitas sangat kuat untuk meraih keberhasilan; 5. ANRI telah memberikan apresiasi dan penghargaan kepada salah satu komunitas yang telah menciptakan lagu “jingle kearsipan” binaan FKMSA Universitas Veteran Pembangunan Nasional Surabaya. Inovasi ini memerlukan komitmen bersama termasuk dari stakeholder, karena dari sisi keanggotaan harus terus dilakukan regenerasi, fasilitas dari pemerintah daerah juga tidak dicukupi. Akibatnya forum komunitas selama ini dijalankan oleh setiap kelompok komunitas secara mandiri tanpa difasilitasi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur selaku inisiator pembentukan. E. Pelatihan Pengguna Arsip di Perguruan Tinggi Pelatihan Pengguna Arsip dilakukan oleh dinas, sebagai bagian tanggung jawab untuk promosi, publikasi dan peningkatan layanan pemanfaatan sumber arsip bagi pengguna arsip, khususnya di kalangan mahasiswa. Inovasi ini mulai dilaksanakan tahun 2009 oleh bidang Promosi, Publikasi Perpustakaan dan Jasa Kearsipan, dengan seksi layanan karsipan sebagai leading sector pelaksana. Secara formal tidak ada tanggung jawab hukum bagi lembaga kearsipan untuk melatih, mendidik para calon pengguna arsip, terutama mahasiswa. Calon pengguna arsip secara mandiri seharusnya telah dilatih oleh perguruan tinggi tempat studi untuk melakukan penelitian sumber arsip. 150

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Namun demikian sebagai tanggung jawab moral dan ilmiah lembaga kearsipan provinsi merasa berkepentingan untuk mendeseminasikan sumber arsip yang dimiliki dan dapat di akses publik, serta mensosialisasikan mekanisme dan prosedur penelitian sumber arsip di lembaga kearsipan. Hal ini penting untuk membantu calon pengguna mempersiapkan diri dalam melakukan penelusuran dan sumber arsip. Kepentingan lainnya adalah agar lembaga kearsipan dapat lebih dirasakan eksitensi dan manfaatnya oleh masyarakat. Esensinya inovasi ini lebih bersifat edukatif dan motivatif. Sejak tahun 2009 sampai saat ini inovasi ini belum dikemas sebagaimana layaknya sebuah inovasi. Inovasi ini juga belum cukup dijalankan secara disiplin sesuai standar inovasi. Bahkan inovasi ini juga belum diberi nama yang mudah dikenal oleh masyarakat. Setidaknya berdasarkan data tahun 2009 sampai laporan hingga tahun 2020, Lembaga Kearsipan Provinsi Jawa Timur telah melakukan pelatihan terhadap calon pengguna arsip sebanyak 1.716 (seribu tujuh ratus enam belas) orang. Pola pelatihan dilaksanakan dengan berbagai macam. Ada yang dilakukan di internal dinas dengan mengundang mahasiswa dari beberapa perguruan tinggi, mendatangi perguruan tinggi bahkan khusus tahun 2020 dilaksanakan secara virtual meeting. Dalam giat virtual meeting dari segi kuantitas juga lebih mudah untuk menarik minat peserta dibanding tatap muka langsung dengan audiens. Di samping itu pelatihan secara virtual dapat menjangkau jauh ke daerah lain, bahkan seluruh Indonesia. Sedangkan jika dilaksanakan dengan model tatap muka non virtual, sering terkendala tempat atau fasilitas. Daftar lengkap peserta pelatihan pengguna arsip yang dapat direkam sejak tahun 2009 hingga tahun 2020 sebagaimana tabel di bawah ini. 151

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Tabel 30: Data Pelatihan Pengguna Arsip s.d. Tahun 2020 No Tahun Sasaran Jumlah Peserta 40 1 2009 Universita Airlangga - 40 2 2010 - 30 40 3 2011 Universitas Dr. Soetomo 40 Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya 40 60 4 2012 Universitas negeri Surabaya 65 IAIN Sunan Ampel 70 70 5 2013 Universitas Airlangga 83 Universitas Wijaya Kusuma 100 6 2014 STIE Perbanas Surabaya -- Universitas Brawijaya 100 7 2015 Universitas Negeri Surabaya 100 Universitas Brawijaya 25 8 2016 Universitas Negeri Surabaya 25 25 9 2017 Tidak ada kegiatan (diganti hari kunjung) 25 100 10 2018 1. Universitas Negeri Surabaya 100 538 2. Universitas Negari Malang 1.716 11 2019 1. Universitas Airlangga 2. Universitas Negeri Surabaya 3. Institut Teknologi Sepuluh November 4. Univenrsitas Islam Sunan Ampel 5. Universitas Negeri jember 2020 1. Melalui Virtual meeting I 2. Virtual meeting JUMLAH 152

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Dokumentasi Inovasi Kearsipan Dewan Juri SINOVIK inovasi pelayanan public saat WARAS presentasi dalam kompetisi nasional di Kementarian PAN dan RB 2017 (Sumber: Bapersip Jatim) Gubernur Jatim menerima penghargaan TOP 90 inovasi pelayanan public WARAS oleh Menteri Kementarian PAN dan RB, Asman Abnur, 2018 (Sumber: Bapersip Jatim) 153

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Aktifitas WARAS (Sumber: Bapersip Jatim) 154

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Kepala Bapersip Jatim usai pemaparan inovasi restorasi arsip asset desa dihadapan dewan Juri KOVABLIK Provinsi Jatim 2018 (Sumber: Bapersip Jatim) 155

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Penyerahan hasil restorasi arsip asset desa oleh Bupati Jombang kepada perangkat desa tahun 2019 (Sumber: Bapersip Jatim) Kegiatan inovasi Rest Area di Magetan 2018 (Sumber: Bapersip Jatim) Kegiatan inovasi Rest Area di Pasuruan 2018 (Sumber: Bapersip Jatim) 156

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Kegiatan inovasi Giterku Samart di SMA, 2017-2019 (Sumber: Bapersip Jatim) Pembukaan Pendidikan Pengguna Arsip di FISH Penyerahan Cinderamata pada Pendidikan UNESA, 2018 (Sumber: Bapersip Jatim) Pengguna Arsip di FIS UNM, 2018 (Sumber: Bapersip Jatim) 157

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Pendidikan Pengguna Arsip di FISH UNESA, 2018 (Sumber: Bapersip Jatim) Pendidikan Pengguna Arsip di FIS UNM, 2018 (Sumber: Bapersip Jatim) Pendidikan Pengguna Arsip di FIB Universitas Jember, 2019 (Sumber: Bapersip Jatim) 158

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 8 Literasi Kearsipan Literasi dalam konteks buku ini adalah proses mengumpulkan/ menghimpun informasi, sumber-sumber referensi bacaan yang telah berhasil dikumpulkan, memahami isinya sampai pada produk atau sesuatu yang bermanfaat terhadap orang lain. Literasi Kearsipan merupakan bagian dari langkah lembaga kearsipan provinsi dalam mempromosikan, mempublikasikan potensi informasi dan sumber-sumber informasi yang disimpan, dikelola, dan dimiliki oleh lembaga kearsipan provinsi. Tujuannya adalah dalam rangka menyajikan dan menyebarluaskan informasi sumber arsip yang terdapat di khasanah arsip lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur, sehingga bermanfaat bagi kepentingan publik. Program literasi ini telah dirintis sejak awal tahun berdirinya Badan Arsip tahun 2000. Ada tiga kategori jenis literasi yang dihasilkan lembaga kearsipan provinsi dalam bentuk penerbitan atau karya yang telah dihasilkan dari kinerja kearsipan antara 2000-2019. Ketiga kategori literasi dimaksud adalah: a. Penerbitan buku naskah sumber arsip; b. Penerbitan buku bersifat historiografi (sejarah); dan c. Penerbitan buletin kearsipan. A. Penerbitan Naskah Sumber Arsip Penerbitan sumber arsip merupakan salah satu fungsi dan tugas pokok yang dilakukan lembaga kearsipan. Bahkan kegiatan literasi tersebut sudah berlaku sejak adanya ANRI di Jawa Timur tahun 1997. Bahkan 159

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur dalam struktur organisasi ANRIWIL saat itu sudah ada sub bidang tersendiri yang bertanggung jawab menerbitkan Naskah Sumber Arsip (NSA). Hingga sekarang penerbitan naskah sumber arsip masih terus dilaksanakan secara rutin. Program penerbitan naskah sumber arsip pada periode karena sepanjang 3 (tiga) tahun ada ANRIWIL, jabatan yang terkait dengan fungsi tersebut tidak diisi. Di samping itu ANRIWIL ketika itu juga belum memiliki arsip statis yang harus dipublikasikan. Penerbitan naskah sumber arsip bertujuan penyebarluasan informasi sumber-sumber arsip statis yang dimiliki oleh lembaga kearsipan. Tugas dan fungsi penerbitan naskah sumber arsip pada periode Badan Arsip (2001-2008) ditangani oleh Bidang Penyuluhan dan Layanan Jasa Kearsipan, dan pada tahun 2009-2016 dilaksanakan Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan. Sedang pada periode 2017-2020 dilaksanakan oleh Bidang Penyelamatan dan pendayagunaan Kearsipan. Pada awal kegiatan penerbitan sumber arsip tidak cukup banyak sumber arsip statis di lembaga kearsipan provinsi yang dapat ditampilkan dalam bentuk buku naskah sumber arsip karena di awal pendirian Badan Arsip, khasanah arsip statis yang sesuai tema dipilih masih sangat terbatas. Oleh karena itu basis informasi sumber arsip pada periode awal berdirinya lembaga kearsipan adalah sumber-sumber arsip dari ANRI. Meski dengan segala keterbatasan sumber, lembaga kearsipan provinsi tetap berkomitmen membuat dan menerbitkan buku sebagai bagian tanggung jawab literasi. Bersyukur kinerja literasi kearsipan oleh lembaga kearsipan ini secara berkelanjutan terus diwujudkan. Bentuk literasi yang dibuat tidak hanya dalam bentuk buku, tetapi juga berbentuk film. Berikut catatan produk literasi lembaga kearsipan dalam bentuk penerbitan naskah sumber arsip. 160

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Tabel 31: Data Literasi Penerbitan Naskah Sumber Arsip NO Judul Nomor ISBN Tahun Format Terbit Buku 1 Jawa Timur Pada Masa Revolusi 979-96760-0-2 2001 Buku Kemerdekaan Republik Indonesia, 2002 Buku 1947-1949 2003 Buku 2004 Buku 2 Pembentukan Negara Madura 979-96760-1-0 2004 Buku Tahun 1948 dan Dampaknya 2005 Buku 2005 Terhadap Republik film 2006 Buku 3 Profil Gubernur Jawa Timur Masa 979-96760-4-5 2007 Film 2008 Buku Hindia Belanda, 1928-1942 2009 Buku 2010 4 Pemilu 1955 di Jawa Timur - Buku 2011 Buku (Kumpulan Arsip Foto) 2012 Buku 2014 5 Gubernur Jawa Timur 1945-1967 - (Situasi Sosial Politik dan Ekonomi) 6 Bencana Alam di Jawa Timur 979-776-001-4 1890-1977 7 Dinamika Pembangunan dan 979-776-000-6 Perekonomian Masyarakat Jawa Timur 1952-1977 (Kumpulan Arsip Foto) 8 Potret Surabaya Dalam Perjalanan - Waktu 9 Transportasi di Surabaya Masa 978-979-16945-1-3 Hindia Belanda sampai Republik 10 Pemerintah Jawa Timur Dari Masa - ke Masa (1945-2008) 11 Pendidikan di Jawa Timur Masa 978-979-16945-5-1 Hindia Belanda 12 Pendidikan Kedokteran di 978-979-16945-6-8 Surabaya dari Nias sampai berdirinya fakultas kedokteran UNAIR, 1913-1954 13 Dinamika Pendidikan Islam di 978-979-16945-7-5 Jawa Timur 14 Dinamika Kesehatan Masyarakat 978-979-16945-7-6 Jawa Timur 15 Kebijakan Perkebunan di Jawa 978-602-14618 161

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Timur Masa Hindia Belanda 978-602-14618-3-9 2015 Buku 16 Pahlawan Nasional dari Jawa - 2016 Buku Timur 17 Pahlawan Nasional dari Jawa - 2018 Buku - 2018 Buku Timur Edisi ke-2 - 2019 Buku 18 Citra Daerah Pasuruan 19 Citra Daerah Nganjuk 20 Industri Kreatif Anak Bangsa Kepala Dispersip Jatim, Dr. H Abdul Hamid menyerahkan Buku Citra Daerah PASURUAN kepada Walikota Pasuruan 162

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Kepala Bidang PPK, mewakili Kepala Dispersip Jatim, menyerahkan Buku Citra Daerah PASURUAN kepada Bupati Pasuruan B. Penerbitan Buku Sejarah Penerbitan literasi dalam bentuk penulisan sejarah sebenarnya bukan bagian tugas pokok dari lembaga kearsipan sebagaimana penerbitan naskah sumber arsip. Kegiatan ini lebih bersifat suplemen dari kebutuhan untuk merespons beberapa kebijakan tertentu Pemerintah Provinsi Jawa Timur atau menyikapi kondisi yang sedang menjadi sorotan masyarakat. Misalkan penulisan buku “Riwayat Hari Jadi Provinsi Jawa Timur” adalah ditulis berdasarkan instruksi dari kepala Badan Arsip saat itu, M Hakim, untuk mendokumentasikan riwayat penelusuran hari jadi Provinsi Jawa Timur tahun 2006-2007. Penulisan buku ini juga tidak terlepas dari dinamika yang hangat akibat tajamnya perbedaan pendapat antara tim kerja pemerintah provinsi dengan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi sebagai akibat usulan alternatif hari jadi Provinsi Jawa Timur dari tim kerja eksekutif ditolak oleh DPRD yang lebih memilih sesuai pendapat DPRD dan mengabaikan usulan 163

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur tim kerja eksekutif.1 Alasan kedua dari penulisan buku tersebut tidak lain adalah untuk menjaga akurasi informasi narasi dengan bukti-bukti sejarah tentang penelusuran riwayat hari jadi tersebut. Oleh karena itu buku tersebut banyak memuat informasi sumber arsip. Pada bagian lain penulisan buku batik juga terkait dengan fenomena semangat pemerintah provinsi untuk menggerakan produksi batik daerah Jawa Timur. Buku “5 tahun Gubernur Jawa Timur, Pakdhe Karwo” ditulis sebagai representasi apresiasi lembaga kearsipan provinsi terhadap Gubernur selama satu periode kepimpinan pertama. Sedangkan buku “Runtuhnya Lokalisasi di Jawa Timur:, juga ditulis dalam konteks kebijakan pemerintah Provinsi Jawa Timur yang menutup beberapa lokalisasi yang tersebar di Kabupaten/Kota di Jawa Timur. Tabel 32: Data Literasi Penerbitan Buku Sejarah No Tema/Judul ISBN Tahun Terbit 2008 1 Riwayat Hari Jadi Provinsi Jawa Timur 978-979-16945-0-6 2012 2 Batik Jawa Timur, Legenda dan 978-979-16945-3-2 2015 2016 Kemegahannya 3 5 Tahun Pakdhe Karwo-Gus Ipul 978-602-14618-1-5 4 Runtuhnya Lokalisasi di Jawa Timur 978-602-14618-2-2 C. Penerbitan Buletin Kearsipan Sebagaimana penerbitan literasi dalam bentuk buku sejarah, literasi dalam bentuk penerbitan buletin kearsipan sudah dimulai tahun 2001 saat tahun pertama lembaga kearsipan didirikan. Dengan semangat yang tinggi, atas persetujuan kepala badan, diupayakan mempublikasikan usaha-usaha yang telah dilakukan oleh lembaga kearsipan. Penerbitan buletin yang kemudian diberi nama “SUARA BADAR” dimaksudkan untuk mempublikasi 1 Badan Arsip Provinsi Jawa Timur. Riwayat Hari Jadi Provinsi Jawa Timur, 2008. 164

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 kegiatan kearsipan lembaga kearsipan provinsi dan kabupaten/kota, memberikan ruang pada pegawai atau Arsiparis dalam menuangkan ide dan pikirannya guna pengembangan potensi, mengekspos kebijakan- kebijakan yang dijalankan pemerintah provinsi khususnya dalam bidang kearsipan, mengekspos tokoh atau figur yang memiliki peran penting dalam kearsipan, baik dalam skala internasional, nasional, dan regional. Pada awal penerbitan, buletin “SUARA BADAR” pada tahun 2001–2008 dikelola oleh Bidang Penyuluhan dan Layanan Jasa Kearsipan, tahun 2009- 2010 dikelola Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan, dan pada tahun 2011 oleh Sekretariat Badan Perpustakaan dan Kearsipan. Selama kurun waktu sepuluh tahun “SUARA BADAR” diterbitkan, tahun 2001 dan 2004 mampu terbit sebanyak tiga edisi, atau dalam waktu satu tahun dapat terbit sebanyak tiga kali. Pada tahun 2010 buletin “SUARA BADAR” bermetamorfosa menjadi buletin “PUSAR”. Perubahan nama tersebut sebagai konsekuensi restrukturisasi dan bergabungnya Badan Arsip dan Badan Perpustakaan menjadi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Tabel 33: Data Literasi Penerbitan Buletin Kearsipan No Tema/Judul ISSN Tahun Edisi Terbit I 1 Mengenal Badan Arsip Provinsi Jawa 1412-3495 2001 II Timur 2001 III 2001 2 Akses dan Keterbukaan Arsip 1412-3495 IV 2002 V 3 Aspek Legal Dokumen Hasil Alih 1412-3495 2002 VI Media 2003 VII 4 Merumuskan Jadwal Retensi Arsip 1412-3495 2003 VIII 5 Arsip Kelembagaan dan Lembaga 1412-3495 2004 Kearsipan 6 Tantangan dan Harapan Baru Bagi 1412-3495 Arsiparis 7 Penyelamatan dan Pendayagunaan 1412-3495 Arsip 8 Gelar Lomba Karya Tulis Ilmiah 1412-3495 165

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Kearsipan 9 Citra Daerah dalam Arsip 1412-3495 2004 IX 2004 X 10 Pengamanan Arsip vital 1412-3495 2005 XI 2006 XII 11 Gelar Karya Tulis Ilmiah Kearsipan 1412-3495 2006 XIII 12 Medical Record 1412-3495 2007 XIV 2008 XV 13 Mengelola Arsip Untuk Perang 1412-3495 2008 VI Terhadap Korupsi 2009 XVII 14 Trasnparansi Kearsipan 1412-3495 2010 XVIII 15 Dampak Penerapan PP 41/2007 1412-3495 Terhadap Lembaga Kearsipan 16 Arsip, Budaya, dan Komitmen 1412-3495 Kebangsaan 17 Peran Manajemen Kearsipan dalam 1412-3495 Reformasi Birokrasi 18 Mengupas UU Nomor 43 Tahun 2009 1412-3495 tentang Kearsipan 166

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 9 Pengakuan Dedikasi Pengakuan dedikasi ini adalah wujud nyata dari hasil kinerja urusan kearsipan yang dilaksanakan Pemerintah Provinsi Jawa Timur melalui capaian kinerja lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur. Setidaknya selama kurun waktu 20 tahun dalam urusan kearsipan dilaksanakan oleh Pemerintah Provinsi Jawa Timur, geliat dan semangat terus dipupuk dan terus diupayakan untuk ditingkatkan. Pada awal periode pembangunan kearsipan di Jawa Timur, khususnya pada periode 2001-2009, secara nasional masih berlaku Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971. Undang-undang tersebut belum mengatur secara eksplisit tentang kewajiban setiap pemerintah daerah membentuk lembaga kearsipan dan atau penyelenggaraan kearsipan yang harus dilaksanakan. Di satu sisi, dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999, pada tahun 2001 sudah harus melaksanakan otonomi daerah. Namun dari sisi Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, belum diatur tentang kewajiban, tanggung jawab, dan tugas serta fungsi pemerintah daerah dalam penyelenggaraan kearsipan. Kewenangan daerah dalam urusan kearsipan diatur terpisah dalam Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 2000. Kondisi riel dalam penyelenggaraan kearsipan masih terus mencari bentuk. Saat itu, dengan berlakunya otonomi daerah, lembaga kearsipan vertikal yang ada di daerah, tidak terkecuali yang terjadi di Jawa Timur, juga dihapus dan diserahkan kepada pemerintah daerah. Di level provinsi penyerahan organisasi/lembaga disertai penyerahan personel, 167

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur perlengkapan, pembiayaan, dan dokumen dari lembaga kearsipan yang dihapus atau dibubarkan. Jika dianalogikan, keberadaan lembaga kearsipan saat itu seperti bayi yang baru lahir, yang mendapatkan kesempatan untuk mengkonsumsi makanan orang dewasa dan melaksanakan kewajiban dan tanggung jawab sebagaimana layaknya orang dewasa. Artinya, pemerintah daerah yang sebelumnya hanya terbatas mengurusi arsip inaktif sekretariat daerah, tiba-tiba dengan pelaksanaan otonomi daerah dituntut untuk melaksanakan kewajiban dan tanggung jawab yang sebelumnya hanya dilaksanakan oleh Arsip Nasional RI. Sementara keberadaan ANRI Wilayah yang didirikan pemerintah di Jawa Timur dan baru berusia 3 (tiga) tahun diserahkan ke Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Dalam situasi seperti itu, lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur lebih memprioritaskan melakukan penataan lembaga dengan menyelaraskan visi dan misi kepala daerah, serta penyesuai diri dengan tugas-tugas baru dalam penyelenggaraan kearsipan yang sebelumnya tidak pernah dilakukan oleh pemerintah daerah. Lembaga kearsipan (Badan Arsip) tidak berorientasi pada pencapaian pengakuan dalam bentuk penghargaan, akan tetapi lebih pada memaksimalkan potensi yang ada untuk menunjukkan bukti kinerja baik sebagai lembaga kearsipan, serta membangun citra lembaga kearsipan yang masih “dipersepsi” sebagai lembaga pemerintah daerah yang serba minor dan inferior. Tidak sedikit perangkat daerah yang memandang negatif terhadap lembaga kearsipan. Ketika itu lembaga kearsipan dipersepsi sebagai “tempat pembuangan” pegawai yang tidak berprestasi, bermasalah, melakukan kesalahan, anggaran kecil, instansi kering, dan stigmatisasi lainnya. Kesan minor tersebut juga sering kali dirasakan oleh pegawai yang ditugaskan atau ditempatkan di lembaga kearsipan (Badan Arsip). Dalam beberapa kesempatan, ketika terjadi pergantian pimpinan dan saat pertama kali ditugaskan di lembaga kearsipan, baik masih 168

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 bernama Badan Arsip maupun Badan Perpustakaan dan Kearsipan, pada awalnya ada perasaan “dibuang”.1 Namun demikian perasaan tersebut hilang seiring dengan luas dan kompleksnya kewajiban, kewenangan, tugas, dan fungsi yang dihadapi lembaga kearsipan. Termasuk diantaranya adalah resiko yang dihadapi, seperti resiko kesehatan, resiko terjerat hukum karena salah urus arsip dan lain sebagainya. Stigma-stigma negatif dan resiko kerja itu tidak menyurutkan semangat pegawai Badan Arsip dalam memberikan kontribusinya kepada Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Saat kepemimpinan M Hakim, ditegaskan bahwa “pengakuan dalam bentuk penghargaan niscaya akan didapat kalau seluruh elemen pegawai melakukan tugasnya dengan sungguh-sungguh.” Bahkan ketika di Arsip Nasional, selaku pembina kearsipan, memiliki kebijakan2 memberikan tunjangan kesehatan yang didasarkan pada resiko kerja namun tidak berlaku secara nasional, tidak berdampak pada semangat kerja pegawai lembaga kearsipan. Pada bagian lain, ketika kearsipan pemerintah pusat melaksanakan kegiatan kompetisi kearsipan bagi pemerintah daerah, lembaga kearsipan provinsi tidak cukup concern terhadap harapan-harapan untuk memperoleh penghargaan, baik dalam skala provinsi maupun nasional. Lembaga kearsipan provinsi masih fokus pada pengembangan dan konsolidasi kearsipan baik internal maupun eksternal lembaga. Namun, selama dua dasawarsa lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur dibentuk, telah memperoleh pengakuan, baik tingkat provinsi maupun nasional. Dalam skala nasional lembaga kearsipan mendapat pengakuan berupa penghargaan sebanyak 12 (dua belas) kali, sedangkan penghargaan dalam skala provinsi sebanyak 3 (tiga) kali. 1 Untuk menjaga privasi dan kerahasian atas perasaan tersebut, sengaja tidak dicantumkan nama pengkisah. 2 Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2005 tentang Tunjangan Pengelolaan Arsip Statis Bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. 169

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur A. Penghargaan Nasional Tabel 34: Data Penghargaan Kearsipan Lembaga Kearsipan Provinsi Jawa Timur No Nama Penghargaan Pemberi Bentuk Tahun 1 Penghargaan Pembinaan Penghargaan Piagam Penerimaan Kepala Arsip 2006 Sistem Kearsipan Nasional RI 2 Arsiparis Teladan Nasional Kepala ANRI Piagam dan 2010 Juara III notebook 3 Akreditasi Penyelenggaraan Kepala Arsip Sertifikat 2013 Kearsipan “Akreditasi A Nasional RI 4 Juara Harapan I Lomba Kepala Arsip Sertifikat 2013 Penyelenggaraan Kearsipan Nasional RI Nasional 5 Pemenang Pertama Pemilihan Kepala Arsip Piagam 2015 Lembaga Kearsipan Daerah Nasional RI Tingkat Provinsi Wilayah Direktorat Kearsipan Daerah II 6 Terbaik I Akreditasi Kepala Arsip Piagam 2016 Pengawasan Kearsipan Nasional RI Tahun 2016 7 Top 90 Inovasi Pelayanan Mentari PAN/RB Piagam 2017 Publik Inovasi Layanan “WARAS” Tahun 2017 8 Top 40 Inovasi Pelayanan Mentari PAN/RB Piala 2018 Publik Inovasi Layanan “WARAS” Tahun 2017 9 Terbaik ke dua Inovative Menteri Dalam Piala 2018 Government award (IGA) Negeri “Rest Area” 10 Terbaik IV Penyelenggaraan Kepala Arsip Piagam 2018 Kearsipan Nasional Nasional RI berdasarkan Hasil Pengawasan Nasional 11 Terbaik II Penyelenggaraan Kepala Arsip Piagam 2019 Kearsipan Nasional Nasional RI 12 Arsiparis Teladan Nasional Kepala ANRI Piagam 2019 Juara III 170

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 B. Penghargaan Tingkat Provinsi Tabel 35: Daftar Penghargaan Kearsipan Tingkat Provinsi s.d. Tahun 2019 No Nama Penghargaan Pemberi Bentuk Tahun Penghargaan Piagam Penerimaan 1 Pengabdian dalam Bidang Gubernur Jawa Piagam Budaya 2007 Timur 2 Top 12 Kompetisi Inovasi 2016 Pelayanan Publik Provinsi Gubernur Jawa Jawa Timur Tahun 2016 Timur “Layanan WARAS” Gubernur Jawa Piagam dan 2018 3 Top 25 Kompetisi layanan Timur Piala publik “Rest Area” Tahun 2018 171

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 172

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Pengakuan Kinerja Kearsipan Tingkat Nasional dan Provinsi 173

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 174

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 175

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 176

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 177

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Kepala Dispersip Jatim, Drs. Soepratomo, MSi., saat menerima pengharagaan SAKIP katergori A dari Gubenur Jatim tahun 2020 178

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 10 Penyelenggaraan Kearsipan di Kabupaten/Kota A. Nomenklatur Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota Nomenklatur atau penamaan yang digunakan setiap daerah terhadap lembaga kearsipan di daerah kabupaten/kota di Jawa Timur sejak awal pembentukan tahun 2000 sangat bervariasi. Pada awal tahun pelaksanaan otonomi daerah tidak semua pemerintah daerah memiliki lembaga kearsipan. Kondisi tersebut berlangsung hingga akhir tahun 2008. Pada tahun 2009 mulai bertambah pemerintah kabupaten/kota di Jawa Timur yang membentuk lembaga kearsipan, meski hanya setingkat kantor (eselon 3). Meski membentuk lembaga kearsipan, akan tetapi mayoritas daerah menggabungkannya dengan urusan perpustakaan. Pada periode tersebut hanya terdapat dua daerah yang membentuk lembaga kearsipan secara mandiri, yaitu Kabupaten Probolinggo dan Ponorogo. Pada tahun 2016 ketika lembaga teknis direstrukturisasi menjadi dinas, terdapat daerah yang menempatkan urusan kearsipan mandiri terpisah dengan urusan perpustakaan, dan ada daerah yang digabung urusannya dengan perpustakaan; bahkan ada urusan kearsipan yang tanpa mencantumkam nomenklatur kearsipan, tetapi dimasukkan dalam nomenklatur lembaga perpustakaan. Penamaan lembaga kearsipan daerah tersebut sebagaimana dalam tabel di bawah ini. 179

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Tabel 36: Kondisi Eksisting Nomenklatur Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota se-Jawa Timur 2017 s.d. Tahun 2019 No Nama Daerah Numenklatur Lembaga Kearsipan Daerah 1 Bangkalan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 2 Banyuwangi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 3 Batu, Kota Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 4 Bojonegoro Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 5 Bondowoso Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 6 Blitar Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 7 Blitar, Kota Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 8 Gresik Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 9 Jombang Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 10 Jember Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 11 Kediri Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 12 Kediri, Kota Dinas Perpustakaan dan Arsip 13 Lamongan Dinas Kearsipan 14 Lumajang Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 15 Madiun, Kota Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 16 Madiun Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 17 Malang Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 18 Malang, Kota 19 Mojokerto Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah 20 Mojokerto, Kota Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 21 Magetan Dinas Perpustakaan dan Arsip 22 Nganjuk Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 23 Ngawi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 24 Pacitan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 25 Pamekasan Dinas Perpustakaan 26 Pasuruan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 27 Pasuruan, Kota Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 28 Ponorogo Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 29 Probolinggo Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 30 Probolinggo, Kota Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 31 Sampang Dinas Perpustakaan dan Arsip 32 Sidoarjo Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 33 Situbondo Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 34 Sumenep Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 35 Surabaya, Kota Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 180

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 36 Trenggalek Dinas Kearsipan dan Perpustakaan 37 Tuban Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 38 Tulungagung Dinas Perpustakaan dan Kearsipan B. Pengelolaan Dua Urusan dalam Satu Lembaga Disadari atau tidak, keberadaan lembaga kearsipan yang digabung dengan urusan perpustakaan telah mengalami banyak masalah dalam mengembangkan kinerjanya. Hal tersebut terjadi karena setiap pemimpin harus menetukan pilihan sulit mengambil keseimbangan dan menentukan skala prioritas kerja di antara keduanya. Dalam beberapa temuan kasus di daerah kabupaten/kota di Jawa Timur sulit menemukan kuantitas SDM kearsipan lebih banyak dari SDM perpustakaan, anggaran kearsipan lebih besar dari anggaran perpustakaan, fasilitas kerja kearsipan lebih baik dari fasilitas perpustakaan.1 Meski keduanya merupakan urusan wajib pemerintah daerah, akan tetapi tidak dapat dinafikan bahwa urusan kearsipan masih dipandang tidak berpengaruh pada hajat hidup orang banyak, tidak langsung berkaitan dengan kebutuhan hidup warga negara, dan lain sebagainya. Dampak paling dapat dilihat adalah pada bukti dan jejak kinerja kearsipan, khususnya dalam pengelolaan arsip, baik pengelolaan arsip inaktif maupun statis. Dalam beberapa temuan di lapangan, masih banyak lembaga kearsipan kabupaten/kota yang tidak cukup menaruh perhatian pada urusan kearsipan, baik dalam konteks penyediaan regulasi teknis kearsipan yang akan menjadi pedoman kerja setiap lembaga pencipta arsip di daerah, dan pengelolaan arsip inaktif maupun statis. Kenyataan tersebut dapat dilihat dari tiga tabel di bawah ini. Berdasarkan tugas dan fungsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota memiliki kesamaan dengan lembaga kearsipan provinsi. Perbedaan terjadi 1 Tidak ada penelitian khusus terhadap perbandingan kondisi ini, meski demikian hal tersebut sering kali menjadi keluhan insan kearsipan yang ada di banyak daerah. 181

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur hanya pada aspek wilayah kerjanya semata. Sementara tugas-tugas pembinaan, pemasyarakatan, pengelolaan arsip inaktif, dan pengelolaan arsip statis menjadi tugas pokok yang sama dengan lembaga kearsipan provinsi. C. Pengelolaan Arsip Kabupaten/Kota Data giat pengelolaan arsip inaktif dan penyelamatan arsip statis yang dihimpun oleh Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan tahun 2018-2019 sebagaimana tabel di bawah ini. Daerah yang belum terisi datanya dikarenakan sampai akhir tahun 2019 beberapa lembaga kearsipan tersebut belum dilakukan pendataan. Tabel 37: Data Pengelolaan Arsip Inaktif Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota se-Jawa Timur s.d. Tahun 2019 No Nama Luas Volume Arsip Inaktif Jumlah Jumlah Kabupaten/Kota Pusat Ml Boks Berkas Pencipta Daftar 1 Bangkalan Arsip (M2) 579 2895 - 4 2 462 - - - 18 - - - 8,973 12 12 2 Banyuwangi 48 40,000 4 167 835 - 3 5 3 Batu Kota 138 240 1,000 4,952 116 16 120.6 15,000 15 4 Blitar 120 300 603 - 16 2 1,500 16,151 35 10 5 Blitar, Kota 130 20 11191 2 197.8 100 - 2 71 6 Bojonegoro 105 989 11,968 10 3 58.4 292 70 5 7 Bondowoso 150 583 2,916 - 2 - 52,962 69 - 8 Gresik 75 90 30 995 2 5.6 28 100,511 5 14 9 Jombang 166 - 5 - 3,315 - 10 Jember 456 663 66 56 13.2 3,600 2 11 Kediri 201,5 300 49 12 Kediri, Kota 16,5 13 Lamongan, 30 14 Lumajang, - 15 Madiun ,Kota - 16 Madiun, 864 17 Malang 500 182

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 18 Malang ,Kota 120 26 131 2358 6 3 19 Mojokerto 210 - 6 - 56 - 20 Mojokerto ,Kota 120 - 19 14 21 Magetan 197 985 - - 22 Nganjuk - - - - - 44 23 Ngawi 150 22 2 24 Pacitan 780 3,900 8400 31 25 Pamekasan 12 84 420 107 2 6 26 Pasuruan 277 3.6 18 846 31 14 27 Pasuruan, Kota 157 25 28 Ponorogo 72 31.4 13,992 - 13 29 Probolinggo 879 475 2,375 14 109 30 Probolinggo, Kota 458.4 2,292 10,675 17 25 31 Sampang 78 228.2 1,141 182,965 16 5 32 Sidoarjo - 2744 13,720 109 - 33 Situbondo 65.2 8,263 12 - 34 Sumenep 2810 50.6 326 1,818 22 - 35 Surabaya, Kota 2520 253 - - 36 Trenggalek - - 4 37 Tuban 72 3.6 - 107 - 13 38 Tulungagung - 38.4 18 17521 7 17 - 6,113.8 192 26 JUMLAH 35 91.6 30,569 - 4 16,953 2.096,81 482.4 458 - 21 117 357 2,412 72,297 4 21,96 3,570 18,728 52 15,568 792 81,112 600,850 12,227.45 Tabel 38: Data Pengelolaan Arsip Statis Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota se- Jawa Timur s.d. Tahun 2019 No Nama Luas Volume Arsip Statis Di Jumlah Jumlah Kabupaten/ Depo Lkd Lembaga Inventaris Kota Arsip Penyerah Statis Ml Boks Berkas Arsip 1 Bangkalan (M2) Arsip 2 Banyuwangi 3 Batu Kota 40 - - - - - 4 Blitar - - - 63 - 5 Blitar, Kota 96 - 557 - 6 Bojonegoro - - - 3 - 7 Bondowoso 138 21 105 - - - 8 Gresik - - 116 - 9 Jombang 420 - - - - - 10 Jember 280 - - - 2 948 32.2 1400 - 18 4 - 161 - 3 - - - - - 300 60 - 183

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 11 Kediri 45.5 36 180 - 2 - 12 Kediri, Kota 35 96 251 2735 2 1 13 Lamongan 181.4 907 8838 22 17 14 Lumajang 240 - - 15 Madiun - - -- 8 - 16 Madiun, Kota 12.8 64 973 1 - 139.2 81 651 17 Malang 1197 16 2 - 18 Malang, Kota 640 30212 6 - 19 Mojokerto 40 53 193 3864 - - 20 Mojokerto, Kota 198 38 19 - 21 Magetan 28.2 -- - - 22 Nganjuk 120 - 348 - 8 1 23 Ngawi 69.6 2 - 24 Pacitan - -- - - 25 Pamekasan 40 - -- - - 26 Pasuruan 521 1 40 2 - 27 Pasuruan, Kota - 0.2 -- 3 - 28 Ponorogo - -- 16 - 29 Probolinggo 54 - 32 564 26 1 30 Probolinggo, Kota 8 - 10 15 - 31 Sampang 20 7 10 1837 1 - 32 Sidoarjo 182 2 - 4097 - - 33 Situbondo 165 2 59 300 - - 34 Sumenep 56 - 220 391 - - 35 Surabaya, Kota 160 12 -- 12 16 36 Trenggalek - 44 -- - - 37 Tuban 96 - -- 10 4 38 Tulungagung - - 251 11114 4 - 20 - -- - 50.2 139 10975 364 46 1456 - 210 32326 20 27.8 21 JUMLAH 6,321.9 1,523.2 5,262 109,474 D. Regulasi Penyelenggaraan Kearsipan Kabupaten/Kota Hingga paruh kedua tahun 2020, pemerintah daerah kabupaten/kota yang telah memiliki peraturan daerah tentang penyelenggaraan kearsipan berjumlah 23 kabupaten/kota. Sedangkan 15 kabupaten/kota lainnya belum memiliki peraturan daerah. Diantaranya adalah Kabupaten Bangkalan, Kota Batu, Kabupaten Bojonegoro, Kabupaten Bondowoso, Kabupaten Jember, Kabupaten Jombang, Kabupaten Kediri, Kabupaten Magetan, Kota Malang, Kabupaten Nganjuk, Kabupaten Pacitan, Kabupaten 184

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Pamekasan, Kabupaten Ponorogo, Kabupaten Sampang, dan Kabupaten Situbondo. Regulasi penyelenggaraan kearsipan dalam bentuk peraturan daerah merupakan indikator komitmen dari setiap lembaga kearsipan dan pemerintah kabupaten/kota dalam menyelenggaraan kearsipan. Tabel 39: Data Peraturan Daerah Penyelenggaraan Kearsipan Provinsi/Kabupaten/Kota se- Jawa Timur per Agustus Tahun 2020 No. Wilayah Judul Perda Termuat 1. Provinsi Perda Nomor 4 Tahun 2015 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2015 Nomor 4 2. Bangkalan Seri D. 3. Banyuwangi - - 4. Batu, Kota Perda Nomor 2 Tahun 2016 tentang Lembaran Daerah 5. Blitar Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2016 Nomor 7. - - 6. Blitar, Kota Perda Nomor. 8 Tahun 2018 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaran Kearsipan Tahun 2018 Nomor 34. 7. Bojonegoro Perda Nomor 3 Tahun 2017 tentang Lembaran Daerah 8. Bondowoso Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2017 Nomor 3. 9. Gresik - - - - 10. Jember Perda Nomor 4 Tahun 2013 tentang Lembaran Daerah 11. Jombang Penyelenggaraan Kearsipan Daerah. Tahun 2013 Nomor 4. 12. Kediri - 13. Kediri, Kota - - - - 14. Lamongan Perda Nomor 2 Tahun 2018 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2018 Nomor 2. 15. Lumajang Perda Nomor 2 Tahun 2019 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2019 Nomor 2. 16. Madiun Perda Nomor 13 Tahun 2017 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2017 Nomor 13. 17. Madiun, Kota Perda Nomor 12 Tahun 2015 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2016 Nomor 2. Perda Nomor 3 Tahun 2019 tentang Lembaran Daerah 185

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2019 Nomor 2/D 18. Magetan - - 19. Malang Perda Nomor 11 Tahun 2015 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2016 Nomor 9 Seri D. 20. Malang, Kota - - 21. Mojokerto Perda Nomor 3 Tahun 2019 tentang Lembaran Daerah Kearsipan Daerah, Tahun 2019 Nomor 3 22. Mojokerto, Kota Perda Nomor 4 Tahun 2019 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaraan Kearsipan Tahun 2019 Nomor 4 23. Nganjuk - - 24. Ngawi Perda Nomor 8 Tahun 2017 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2017 Nomor 08. 25. Pacitan - - 26. Pamekasan - - 27. Pasuruan Perda Nomor 6 Tahun 2018 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2018 Nomor 6. 28. Pasuruan, Kota Perda Nomor 9 Tahun 2017 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2017 Nomor 9. 29. Ponorogo - - 30. Probolinggo Perda Nomor 09 Tahun 2015 Lembaran Daerah Tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2019 Nomor 31. Probolinggo, Kota Perda Nomor 8 Tahun 2018 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2018 Nomor 8 32. Sampang - - 33. Sidorjo Perda Nomor 1 Tahun 2020 Lembaran Daerah Tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2020 Nomor 107. 34. Situbondo - - 35. Sumenep Perda Nomor 12 Tahun 2018 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaraan Kearsipan Tahun 2018 Nomor 2 36. Surabaya, Kota Perda Nomor 3 Tahun 2013 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2013 Nomor 3. 37. Trenggalek Perda Nomor 2 Tahun 2018 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2018 Nomor 2. 38. Tuban Perda Nomor 24 Tahun 2018 tentang Lembaran Daerah Penyelenggaraan Kearsipan. Tahun 2018 Seri E Nomor 84. 39. Tulungagung Perda Nomor 12 Tahun 2015 tentang Lembaran Daerah Perubahan Atas Perda Nomor 17 Tahun Tahun 2016 Nomor 1 2012 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Seri E. 186

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 E. Distribusi Arsiparis Kabupaten/Kota Hingga paruh kedua tahun 2020, pejabat fungsional Arsiparis di pemerintah Kabupaten/Kota se-Jawa Timur berjumlah 129 orang yang tersebar di 28 kabupaten/kota, sedangkan 10 pemerintah kabupaten/kota belum memiliki Arsiparis. Tabel 40: Data Arsiparis Kabupaten/Kota se-Jawa Timur s.d Tahun 2020 No. Wilayah Jumalah Kategori 1. Bangkalan Arsiparis Keahlian Terampil 2. Banyuwangi - 3. Batu, Kota 1 -- 4. Blitar 12 5. Blitar, Kota 7 1- 6. Bojonegoro 9 7. Bondowoso - 10 2 8. Gresik - 9. Jember 2 25 10. Jombang - 11. Kediri - 72 12. Kediri, Kota 1 13. Lamongan - -- 14. Lumajang 5 15. Madiun 4 -- 16. Madiun, Kota 2 17. Magetan 5 02 18. Malang 8 19. Malang, Kota 1 -- 20. Mojokerto 4 21. Mojokerto, Kota - -- 22. Nganjuk - 23. Ngawi 3 10 24. Pacitan 1 25. Pamekasan 1 -- - 05 04 02 05 53 -1 04 -- -- 30 01 01 -- 187

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 26. Pasuruan -- - 27. Pasuruan, Kota 22 0 28. Ponorogo 31 2 29. Probolinggo 31 2 30. Probolinggo, Kota 19 3 16 31. Sampang 72 5 32. Sidorjo 10 0 10 33. Situbondo 21 1 34. Sumenep 22 0 35. Surabaya, Kota 11 0 36. Trenggalek 1- 1 37. Tuban 20 2 38. Tulungagung 11 2 9 JUMLAH 129 44 85 F. Penyelenggaraan Kearsipan Kabupaten/Kota Kondisi eksisting penyelenggaraan kearsipan seluruh Kabupaten/Kota se-Jawa Timur, didasarkan pada hasil audit/pengawasan ekternal yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Selama kurun waktu tiga tahun berturut-turut dengan nilai dari penyelenggaraan kearsipan dan kategori sebagaimana tabel terlampir. Tabel 41: Data Penyelenggaraan Kearsipan di Kabupaten/Kota Berdasarkan Hasil Pengawasan Eksternal Tahun 2017-2019 No Nama Nilai Hasil Pengawasan Kabupaten/Kota 2017 Kategori 2018 Kategori 2019 Kategori 1 Bangkalan 35,41 Buruk 50,91 Buruk 57,44 Cukup 2 Banyuwangi 61,48 Cukup 3 Batu, Kota 61,48 Cukup 69,98 Cukup 62,68 Baik 4 Blitar 61,96 Cukup Sangat Baik 5 Blitar, Kota 66,51 Cukup 79,07 Baik 76,41 Sangat Baik 6 Bojonegoro 57,89 Kurang Sangat Baik 7 Bondowoso 41,87 Buruk 70,19 Cukup 71,79 8 Gresik 61,00 Cukup Cukup 9 Jember 51,20 Kurang 69,81 Cukup 76,15 Kurang 62,20 Cukup 55,91 Baik Kurang 57,78 Kurang 41,99 70,69 Cukup 67,22 51,94 Kurang 47,32 188

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 10 Jombang 42,34 Buruk 48,80 Buruk 40,19 Kurang 11 Kediri 43,30 Buruk 54,26 Kurang 63,8 Baik 12 Kediri, Kota 51,20 Kurang 59,74 Kurang 66 Baik 13 Lamongan 50,96 Buruk 64,21 Cukup 76,99 14 Lumajang 67,70 Cukup 71,05 Cukup 64,83 Sangat Baik 15 Madiun 35,65 Buruk 68,21 Cukup 67,94 Baik 16 Kota Madiun 67,22 Cukup 72,06 Cukup 67,75 Baik 17 Magetan 64,35 Cukup 77,44 71,77 Baik 18 Malang 78,95 Baik 80,77 Baik 70,14 19 Malang, Kota 47,37 Buruk 58,18 Baik 58,59 Sangat Baik 20 Mojokerto 44,98 Buruk 65,55 Kurang 74,81 Sangat Baik 21 Mojokerto, Kota 61,72 Cukup 63,97 Cukup 63,04 22 Nganjuk 65,07 Cukup 77,73 Cukup 64,04 Cukup 23 Ngawi 61,48 Cukup 61,94 Baik 45,36 Sangat Baik 24 Ponorogo 53,59 Kurang 81,89 Cukup 75,12 25 Probolinggo 79,90 Baik 80,86 Baik 82,82 Baik 25 Probolinggo, Kota 76,79 Baik 82,39 Baik 76,79 Baik 27 Pacitan 51,20 Kurang 57,99 Baik 64,04 Kurang 28 Pamekasan 40,19 Buruk 50,43 Kurang 49,95 Sangat Baik 29 Pasuruan 53,83 Kurang 62,15 Buruk 79,67 Memuaskan Cukup Sangat Baik 30 Pasuruan, Kota 61,00 Cukup 70,72 88,47 Baik 31 Sampang 44,74 Buruk 57,89 Cukup 50,45 Kurang 32 Sidoarjo 55,26 Kurang 62,99 Kurang 60,67 Sangat Baik 33 Situbondo 40,19 Buruk 49,35 Cukup 64,62 34 Sumenep 51,91 Kurang 58,49 Buruk 57,63 Memuaskan 35 Surabaya, Kota 80,14 Baik 88,28 Kurang 86,34 Cukup 36 Trenggalek 33,97 Buruk 52,89 63,33 Baik 37 Tuban 77,51 Baik 82,78 Baik 73,54 Baik 38 Tulungagung 67,70 Cukup 72,72 Kurang 59,67 Cukup Baik Memuaskan Cukup Baik Sangat Baik Baik 189