Dua Dasawarsa Pembangunan Kearsipan di Jawa Timur

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Jagir Wonokromo No. 350 Surabaya. Alasannya adalah kebutuhan mendesak untuk tempat kerja sekaligus agar program gubernur di bidang kearsipan dapat segera terealisasi. Usaha tersebut ternyata membawa hasil. Bahkan sudah lebih dari dua dasawarsa lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur masih berada di lokasi tersebut. Selama masa kepemimpinan Drs. Suprijanto H.S., KAD melakukan pembenahan internal sekaligus melakukan pembinaan ke daerah tingkat II baik kelembagaan, sistem, maupun SDM kearsipan. Untuk meningkatkan kinerja, banyak dilakukan rapat koordinasi teknis dengan lembaga kearsipan pusat maupun di tingkat II. Kunjungan kerja/studi banding di dalam maupun di luar negeri juga tidak ketinggalan. Untuk peningkatan SDM, di era kepemimpinan Gubernur Basofi Sudirman, Pemerintah Provinsi Jawa Timur mengadakan kerja sama dengan Universitas Gadjah Mada (UGM) Program Pendidikan Diploma III Kearsipan. Sebagai tindak lanjut dari kerja sama tersebut, selama 3 tahun berturut-turut (1995-1997) Pemerintah Provinsi Jawa Timur mengirimkan sejumlah pegawai dari seluruh daerah di Jawa Timur, baik daerah provinsi maupun kabupaten/kota mengikuti pendidikan program Diploma III Kearsipan di UGM. Dari tiga angkatan tersebut tidak kurang 79 (tujuh puluh sembilan) pegawai mendapat tugas belajar. Peserta Program yang berhasil lulus, pada tahun 1999 oleh Gubernur Jawa Timur Imam Utomo, sebagian diangkat menjadi pejabat fungsional Arsiparis dengan jabatan setingkat Asisten Arsiparis. Masa kepemimpinan Drs. Suprijanto H.S berakhir tahun 1999 saat yang bersangkutan memasuki masa purna tugas. Dengan berakhirnya masa kepemimpinan Drs. Suprijanto H.S., oleh Gubernur Jawa Timur, Imam Utomo, diangkat seorang pejabat perempuan dari Sekretariat Daerah, Dra. Joehartati. Dra. Joehartati, memiliki perhatian terhadap SDM kearsipan, diantaranya dengan mengirimkan staf KAD mengikuti pendidikan dan pelatihan jabatan fungsional Arsiparis tingkat ajun ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan pembinaan maupun koordinasi dengan Arsip Nasional Wilayah Republik Indonesia (ANRIWIL) Jawa Timur yang baru didirikan ANRI tahun 1997. Di samping itu, KAD juga aktif mengirimkan staf 40

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 mengikuti kursus bahasa Belanda ke Erasmus Huis dan mengundang tenaga ahli dari Erasmus Huis untuk menerjemahkan arsip-arsip berbahasa Belanda yang tersimpan di KAD Provinsi. Kepemimpinan Joehartati tidak berlangsung lama dan berakhir setelah terjadi restrukturisasi lembaga pemerintah daerah akibat berlakunya otonomi daerah. Adapun struktur organisasi KAD 1994- 2000, terdiri dari Kepala kantor, dibantu oleh dua bidang pelaksana fungsi substantif, yaitu Bidang Penataan dan Inventarisasi serta Bidang Pengelolaan. Kedua Bidang tanpa membawahi sub bidang. Dalam fungsi fasilitatif kepala kantor dibantu Bagian Tata Usaha, yang membawahi 2 (dua) sub bagian, yaitu Sub Bagian Keuangan, Program dan Evaluasi, serta Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. B. Arsip Nasional RI Wilayah Jawa Timur Pembentukan dan pendirian lembaga kearsipan wilayah juga tidak dapat dipisahkan dari regulasi pusat, khususnya sejak ditetapkannya Undang-Undang 7 Tahun 1971. Dalam Undang-undang tersebut diamanahkan bahwa pemerintah wajib membentuk Perwakilan Arsip Nasional RI di seluruh daerah provinsi. Pembentukan ANRI Wilayah Jawa Timur juga tidak lepas dari semangat Arsip Nasional RI menjalankan amanat undang-undang yang sudah lebih dua puluh tahun di Jawa Timur belum terealisasi. Kehadiran lembaga kearsipan sekaligus upaya menyelamatkan arsip-arsip bernilai guna tinggi di wilayah Jawa Timur. Meskipun amanat Undang-undang yang dimaksud telah ditetapkan pada tanggal 18 Mei 1971, namun dalam realitasnya membentuk lembaga kearsipan setingkat perwakilan tidak semudah yang diharapkan. Banyak kendala yang dihadapi ANRI untuk mendirikan perwakilan Arsip Nasional. Pembentukan perwakilan Arsip Nasional RI sebelum di bentuk di Jawa Timur telah lebih dahulu didirikan di Provinsi Sulawesi Selatan, Daerah Istimewa Aceh, Jawa Tengah, dan Jawa Barat. Rencana pembentukan ANRIWIL Jawa Timur mulai dirintis Arsip Nasional RI tahun 1984, semasa kepemimpinan Dra. Soemartini, Kepala 41

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Arsip Nasional ke-5. Pada masa Soemartini, kepala Arsip Nasional meminta kepada Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Menteri Sekretaris Negara Republik Indonesia melalui Surat Nomor: TU 30.1/233/1984 tanggal 6 Oktober 1984 untuk membentuk Perwakilan Arsip Nasional Daerah di Banda Aceh, Surabaya, dan Semarang. Permohonan Kepala Arsip Nasional tersebut mendapat persetujuan melalui Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: D- 825/I/MENPAN/10/84 tanggal 24 Oktober 1984 dan Surat Menteri Sekretaris Negara RI Nomor: P.127/M.Sesneg/10/1984 tanggal 29 Oktober 1984. Persetujuan pendirian Arsip Nasional Wilayah disetujui dengan catatan pembentukan perwakilan Arsip Nasional dilaksanakan secara bertahap. Bahkan sampai berakhir masa kepemimpinannya tahun 1992 lembaga kearsipan perwakilan Jawa Timur belum dapat diwujudkan. Alasan yang melatarbelakangi keterlambatan dari pembentukan perwakilan Arsip Nasional di Jawa Timur tentu masih perlu digali lebih lanjut.2 Usaha perintisan pendirian perwakilan lembaga kearsipan dalam bentuk Arsip Nasional Wilayah Jawa Timur ditindaklanjuti kembali oleh Kepala ANRI, Dr. Noerhadi Magetsari, MA (1992–1998). Berdasarkan persetujuan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Menteri Sekretaris Negara, melalui Surat Nomor: OT.00/047/1996 tanggal 18 Januari 1996, kepala ANRI, Dr. Noerhadi Magetsari, MA menyampaikan kepada Gubernur Jawa Timur tentang pendirian Kantor Arsip Nasional RI Wilayah. Kepala Arsip Nasional RI meminta bantuan Gubernur untuk membantu menyediakan tanah guna pembangunan gedung dan depo arsip seluas sekitar 7.500 m² dengan lokasi yang sesuai dengan standar gedung arsip statis. Surat Kepala ANRI tersebut mendapat respons positif Gubernur Jawa Timur, Imam Utomo. Melalui disposisi kepada Sekretaris Wilayah Daerah, tanggal 22 Januari 1996. Gubernur memerintahkan “untuk dipelajari dan jika memungkinkan untuk dapat membantunya.” 2 Hingga buku ini selesai ditulis, belum ditemukan penyebab keterlambatan pembentukan lembaga kearsipan wilayah di Jawa Timur. 42

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Pada waktu sebelumnya Sekretaris ANRI melalui Surat Nomor: OT.00/046/1996 meminta kepada Kepala KAD Tingkat I Jawa Timur untuk menginformasikan rencana Sekretaris ANRI menghadap Gubernur Jawa Timur. Gayung bersambut, rencana pendirian perwakilan Arsip Nasional di Jawa Timur mendapat dukungan penuh Menteri Dalam Negeri. Dukungan tersebut disampaikan melalui surat yang ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal Departemen Dalam Negeri Nomor: 061/1433/SJ tanggal 9 Mei 1996. Sambil menanti segala infrasruktur kantor atau Gedung sebagai tempat operasional kantor Arsip Nasional RI Wilayah, Kepala ANRI menerbitkan Keputusan Nomor: OT.00/02.A/1997 tanggal 3 Maret 1997 untuk membentuk ANRIWIL Jatim. Keputusan tersebut sekaligus menetapkan Surabaya sebagai tempat kedudukan ANRI Wilayah Jawa Timur dan mengangkat Drs. H. Boimin, MM, mantan Sekretaris Daerah Kota Mojokerto.3 Pada bulan Agustus 1997, proses penyediaan lahan untuk pembangunan gedung ANRIWIL Jawa Timur mulai terjawab dengan adanya Surat Bupati Kepala Daerah Tingkat II Pasuruan kepada Gubernur Jawa Timur Nomor: 580.353.2-2796 tanggal 8 Agustus 1997. Melalui surat tersebut, Bupati menyetujui penetapan lokasi pembangunan atas nama Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur di atas tanah seluas ± 10.000 m² di Desa Karangjati, Kecamatan Pandaan, Kabupaten Pasuruan. Surat tersebut merupakan jawaban Surat Gubernur Nomor: 011/2059/044/1997 tanggal 30 Mei 1997 yang meminta Bupati Pasuruan memberikan persetujuan penetapan lokasi pembangunan untuk pembangunan Gedung Arsip Nasional Wilayah Jawa Timur. Selama menunggu proses penyediaan lahan, ANRIWIL Jawa Timur menyewa dan menempati rumah di Perumahan Pondok Jati Blok AL-17 Kabupaten Sidoarjo. Pada tahun 1999 ANRIWIL Jawa Timur pindah 3 ANRIWIL Jawa Timur mulai aktif menjalankan fungsinya setelah dilantik pejabat eselon III dan IV tanggal 21 November 1997 oleh Kepala ANRIWIL Jawa Timur. Kantor sementara ANRI wilayah menumpang di Kantor Arsip Daerah Provinsi Jalan Jagir Wonokromo Surabaya. Kemudian selama 2 tahun mengontrak sebuah rumah di perumahan Pondok Jati Sidoarjo. 43

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur kantor ke Blok AI-6. Adapun organisasi dan tata kerja ANRIWIL Provinsi Jawa Timur didasarkan pada Keputusan Kepala ANRI Nomor: OT.00/390/36/1994 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja ANRI. Fungsi ANRIWIL saat dibentuk adalah melaksanakan: 1. Pembinaan bidang kearsipan dalam rangka pelaksanaan sebagian tugas dan fungsi ANRI di lingkungan wilayah kerjanya; 2. Akuisisi dan penarikan arsip serta pengolahan arsip statis yang diserahkan oleh badan-badan pemerintah, swasta, dan perorangan; 3. Pelestarian, pemeliharaan, dan pengamanan serta pengolahan arsip statis yang telah diserahkan untuk dapat digunakan bagi kegiatan pemerintah, penelitian, dan kepentingan umum; 4. Pembinaan tenaga fungsional Arsiparis dan penyelenggaraan penyuluhan kepada masyarakat di lingkungan wilayah kerjanya; dan 5. Pemberian layanan jasa informasi dan penerbitan sumber-sumber kearsipan. Kelima fungsi yang dimaksud dijalankan oleh lembaga dengan susunan organisasi sebagai berikut: 1. Bagian Tata Usaha membawahi Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian, Sub bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga, dan Sub Bagian Humas dan Kerjasama; 2. Bidang penyuluhan dan Pelayanan membawahi 3 (tiga) sub bidang, yaitu Sub Bidang Penyiapan Naskah Sumber Arsip, Sub Bidang Diklat dan penyuluhan, dan Sub Bidang Ruang Baca; 3. Bidang Akuisisi dan Pengolahan membawahi 3 (tiga) sub bidang, yaitu Sub Bidang Penilikan, Sub Bidang Akuisisi, dan Sub Bidang Pengolahan; dan 4. Bidang Pemeliharaan dan Pelestarian, membawahi 2 (dua) sub bidang, yaitu Sub Bidang Pemeliharaan, dan Sub Bidang Pelestarian. Operasionalisasi ANRIWIL baru dilaksanakan setelah dilantiknya pejabat eselon III dan IV pada tanggal 21 November 1997 oleh Kepala ANRIWIL Jawa Timur, Drs. H. Boimin, MM. Pada tahun 1997 ANRIWIL Jawa Timur hanya didukung oleh 9 orang, tahun 1998 bertambah menjadi 20 orang, dan pada tahun 2000 bertambah lagi menjadi 26 44

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 orang, dengan rincian 12 pejabat struktural, 6 Arsiparis, 6 orang staf, umum dan 3 tenaga honorer. Keberadaan Arsip Nasional Wilayah ini hanya berlangsung selama 3 (tiga) tahun sampai bulan Desember tahun 2000 bersamaan dengan implementasi otonomi daerah bulan Januari tahun 2001. ANRIWIL Jawa Timur merupakan salah satu instansi tingkat pemerintah pusat yang terkena imbas dari kehadiran Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah. Berdasarkan undang-undang tersebut Arsip Nasional menjadi salah satu lembaga pemerintah pusat yang harus dilebur dan diserahkan pengelolaanya kepada Pemerintah Daerah. Meskipun hanya seumur jagung, dengan segala keterbatasan anggaran, prasarana dan sarana, serta sumber daya manusia dalam menjalankan fungsi dan perannya, setidaknya berdasarkan laporan tahunan 1998/1999, ANRIWIL Jawa Timur telah melaksanakan berbagai macam peran, antara lain: a. Pembinaan kearsipan; b. Penyelamatan arsip statis; dan c. Kerja sama dan koordinasi dengan jajaran di bawah kewenangannya baik di lingkungan instansi pemerintah pusat, daerah, maupun BUMN di wilayah kerjanya yang meliputi Jawa Timur dan Bali. C. Badan Arsip Provinsi Jawa Timur Badan Arsip Provinsi Jawa Timur dibentuk sebagai konsekuensi logis pemberlakuan Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah. Badan arsip dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Jawa Timur Nomor 41 Tahun 2000, tentang Badan Arsip Provinsi Jawa Timur yang disahkan tanggal 18 Desember 2000.4 Pembentukan Badan Arsip merupakan upaya memenuhi kebutuhan regulasi pemerintah dan penyelamatan fungsi lembaga kearsipan yang sudah ada sebelumnya, yaitu Kantor Arsip Daerah Provinsi Jawa Timur dan ANRIWIL Jawa Timur. Badan Arsip Provinsi Jawa Timur dipimpin oleh seorang Kepala dengan tingkat eselonering IIA. Dalam menjalankan tugasnya, Kepala Badan bertanggung jawab pada Gubernur Jawa Timur. 4 Lembaran Daerah Provinsi Jawa Timur tanggal 2 Januari 2001 Nomor 15 Tahun 2001 Seri D. 45

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Sesuai Peraturan Daerah tersebut, Badan Arsip memiliki tugas membantu Gubernur Jawa Timur dalam menyelenggarakan tugas pemerintah daerah di bidang kearsipan. Adapun fungsinya adalah: 1. Perumusan kebijaksanaan teknis pembinaan kearsipan; 2. Pembinaan dan pelaksanaan koordinasi di bidang kearsipan; 3. Pengkajian dan pengembangan sistem kearsipan; 4. Penyelenggaraan akuisisi, pelestarian, dan pendayagunaan arsip statis; 5. Pemindahan, pemusnahan, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip inaktif; 6. Pelaksanaan hubungan dan kerja sama dengan lembaga/badan/ instansi sesuai dengan kebijaksanaan pemerintah dan peraturan perundang–undangan; 7. Penyelenggaraan pembinaan sumber daya manusia kearsipan dan evaluasi informasi kearsipan; 8. Pemasyarakatan dan pelayanan informasi serta jasa teknis kearsipan; dan 9. Pelaksanaan tugas-tugas ketatausahaan. Untuk menjalankan roda organisasi, pada bulan Februari 2001 Gubernur Jawa Timur, Imam Utomo, menunjuk dan mengangkat Drs. Boimin, MM yang sebelumnya sebagai kepala ANRIWIL Jatim, sebagai Kepala Badan Arsip yang didampingi oleh M. Hakim, SH., MM sebagai Wakil Kepala. Sebagai Kepala pertama, tentu harus bekerja keras menyelaraskan visi misi pengembangan kearsipan di Provinsi Jawa Timur. Masa kepemimpinan Drs. Boimin, MM di Badan Arsip hanya berlangsung selama 8 bulan hingga bulan Agustus 2001. Gubernur kemudian mengangkat H.M. Hakim, SH., MM sebagai Kepala Badan Arsip menggantikan Drs. H. Boimin, MM yang menjalani tugas sebagai Kepala Badan Koordinasi Wilayah Pamekasan. Masa kepimpinan H.M. Hakim, SH., MM berlangsung selama 8 (delapan) tahun (2001-2008). Dalam menjalankan tugas, Kepala Badan Arsip dibantu oleh: 46

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 1. Sekretaris, membawahi 4 (empat) sub bagian, yaitu Sub Bagian Keuangan, Sub Bagian Kepegawaian, Sub Bagian Perlengkapan, dan Sub Bagian Umum; 2. Bidang Penyusunan Program, membawahi 3 (tiga) sub bidang, yaitu Sub Bidang Perencanaan, Sub Bidang jaringan Informasi, dan Sub Bidang Evaluasi dan Pelaporan; 3. Bidang Pengembangan, membawahi 3 (tiga) sub bidang, yaitu Sub Bidang Pembinaan Bina Aparatur Kearsipan, Sub Bidang Pengembangan Tata Kearsipan, dan Sub Bidang Standardisasi Prasarana dan Sarana; 4. Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif, membawahi 3 (tiga) sub bidang, yaitu Sub Bidang Pengolahan, Sub Bidang Penyimpanan dan Pengendalian, dan Sub Bidang Penyusutan; 5. Bidang Penyelamatan Arsip Statis, membawahi 3 (tiga) sub bidang, yaitu Sub Bidang Akuisisi, Sub Bidang Pengolahan dan Penyimpanan dan Sub Bidang Pelestarian; dan 6. Bidang Penyuluhan dan Layanan Jasa Kearsipan, membawahi 3 (tiga) sub bidang, yaitu Sub Bidang Penyuluhan dan Layanan Arsip, Sub Bidang Penerbitan Naskah Sumber Arsip, dan Sub Bidang Layanan Jasa Teknis Kearsipan. Dalam menjalankan fungsinya, Badan Arsip memiliki kelompok jabatan fungsional yang secara struktur langsung berada di “sarang tawon” di bawah Kepala Badan Arsip. Namun demikian, dalam prakteknya kelompok pejabat fungsional hanya pernah berada di “sarang tawon” sebagaimana struktur organisasi yang resmi 1 (satu) tahun sebelum Badan Arsip digabung dengan Badan Perpustakaan pada tahun 2008. Selama kepemimpinan H.M. Hakim, Badan Arsip fokus pada urusan kearsipan, pada amanat dan wewenang pemerintah daerah provinsi sesuai Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 dan Peraturan Presiden 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis. Selama masa tersebut, banyak hal-hal yang sudah dilakukan untuk membangun kearsipan di Jawa Timur, sehingga lembaga kearsipan mulai dikenal 47

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur oleh masyarakat luas dan diakui eksistensinya. Beberapa peran penting Badan Arsip masa kepemimpinan H.M. Hakim, antara lain: 1. Pelibatan Arsiparis dalam penemuan foto figur Gubernur Jawa Timur masa Hindia Belanda, Mr. Hartevelt (2002); 2. Keterlibatan Badan Arsip dalam penelusuran hari jadi Provinsi Jawa Timur (2006-2007), yang kemudian dilanjutkan dengan penulisan buku “Riwayat Hari Jadi Provinsi Jawa Timur” (2007); 3. Atas dukungan Gubernur, Imam Utomo, membangun kantor dan depot arsip di Jalan Jagir Wonokromo (2001-2002) serta Depot Arsip Inaktif di Pandaan, Pasuruan (2007); 4. Secara rutin menguatkan literasi kearsipan dengan menerbitkan buletin kearsipan “SUARA BADAR” sebagai media promosi dan literasi kearsipan, yang kemudian setelah lembaga kearsipan bergabung dengan urusan perpustakaan tahun 2010 bermetamorfosa menjadi bulletin “PUSAR”; 5. Secara berkala setiap tahun menerbitkan buku-buku naskah sumber arsip sebagai bagian inti dari wujud literasi lembaga keasipan, baik dalam bentuk buku maupun film; 6. Secara berkelanjutan mengolah informasi dan menyajikan informasi sumber arsip yang dapat diakses oleh publik setiap saat; 7. Membangun sistem aplikasi berbasis teknologi komunikasi dan informasi untuk kepentingan pelayanan publik tahun 2004. Namun sayang, sistem tersebut mengalami kelambatan gerak dan bahkan berhenti secara perlahan seiring penggabungan urusan kearsipan dan urusan perpustakaan; 8. Penarikan arsip-arsip inaktif dari perangkat daerah provinsi. Bahkan oleh karena begitu banyaknya arsip inaktif yang ditarik atau dipindahkan dari perangkat daerah, Badan Arsip sempat mengontrak rumah untuk tempat simpan arsip inaktif selama beberapa tahun;5 dan 9. Akuisisi arsip statis dari berbagai lembaga pencipta arsip yang sudah dimulai pada periode ANRIWIL Jawa Timur terus dilakukan, 5 Data pengelolaan arsip inaktif dapat dilihat di bagian kinerja pengelolaan arsip. 48

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 meskipun secara formal, belum ada aturan hukum nasional yang memberikan mandat. Padahal saat itu depot arsip statis belum dimiliki oleh Badan Arsip.6 Sebagai lembaga yang murni menjalankan fungi kearsipan, pada era H.M. Hakim, di samping fokus menjalankan tugas dan fungsi dalam bidang kearsipan, juga dihidupkan fungsi peningkatan kesejahteraan pegawai dengan menginisiasi dan memfasilitasi pembentukan koperasi pegawai. Pendirian koperasi pegawai Badan Arsip ini kiranya tidak lepas dari latar belakang tugas kedinasan H.M. Hakim sebagai PNS yang pernah lama bertugas di bidang perkoperasian. Di tahun 2001 inilah kemudian dibentuk koperasi pegawai Badan Arsip dengan nama “Koperasi Citra Sejahtera”. Dalam masa kepemimpinannya koperasi mendapat kesempatan dan peluang usaha yang relatif baik untuk bermitra dengan kegiatan dan program Badan Arsip.7 Koperasi ini dapat bertahan hingga tahun 2019, dan oleh Kepala Badan era kepemimpinan Drs. Soejono, MM., koperasi CS dilebur dengan Koperasi “Manfaat” yang dibentuk pada masa Badan Perpustakaan.8 D. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Lembaga kearsipan dengan nomenklatur Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dibentuk sebagai konsekuensi Undang- Undang Nomor 32 Tahun 2004 dan Peraturan Pemerintah No. 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Badan Perpustakaan dan Kearsipan merupakan hasil penggabungan dari dua lembaga daerah 6 Data pengelolaan arsip statis dapat dilihat di bagian kinerja pengelolaan arsip. 7 Meski hanya dengan anggota yang terbatas, simpanan pokok dan wajib yang relatif kecil sampai akhir tahun 2008 di masa kepemimpinannya aset koperasi CS yang dimiliki mencapai lebih dari Rp.500.000.000 (lima ratus juta rupiah). “Koperasi Citra Sejahtera” ini terpaksa harus vakum beraktifitas tahun 2018. Berhentinya aktivitas koperasi pegawai tersebut adalah karena kebijakan masa kepemimpinan Drs. Soejono, MM. untuk menyatukan dua koperasi pegawai eks pegawai arsip, dan koperasi eks pegawai perpustakaan yang bernama “Koperasi Manfaat” yang sudah sama-sama dibentuk sebelum bergabungnya urusan kearsipan dan perpustakaan tahun 2009. Sebagai ganti, maka dibentuk “Koperasi Manfaat Citra Sejahtera”. 8 Sebagai ganti Koperasi CS, dibentuk koperasi pegawai Badan Perpustakaan dan Kearsipan dengan nama “Manfaat Citra Sejahtera”. 49

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur provinsi yaitu Badan Arsip dan Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 10 Tahun 2008 tanggal 20 Agustus 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Timur. Sedangkan tugas dan fungsi diatur dalam Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 108 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas Sekretariat, Bidang, Sub Bagian, Sub Bidang Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Sebagai Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan pertama adalah Ir. Gentur Prihantono, S. MT yang sebelumnya menjabat sebagai Wakil Kepala Dinas PU. Bina Marga. Pengangkatan yang bersangkutan didasarkan pada Keputusan Gubernur Jawa Timur Nomor 821.2/1764/042/2008 tanggal 22 Desember Tahun 2008. Kepemimpinan Ir. Gentur Prihantono, S. MT dilanjutkan oleh Ir. H. Masruri (2010-2011) yang sebelumnya menjabat sebagai Wakil Kepala Dinas Pengairan. Kepemimpinan Ir. Masruri berhenti saat yang bersangkutan sakit, hingga tugas-tugas harus dilaksanakan oleh Dr. Idrus dan Dr. Akmal Budiarto selaku Pelaksana Tugas. Kedudukan dua pelaksana tugas tersebut berakhir saat tanggal 5 Januari 2012 Gubernur menunjuk Drs. H A. Mudjib Afan, MARS sebagai Kepala Dinas definitif. Penetapan tersebut berdasarkan Keputusan Gubernur Jawa Timur Nomor: 821.2/2735/212/2011 tanggal 29 Desember 2011. Badan Perpustakaan dan Kearsipan memiliki tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik, yaitu di bidang perpustakaan dan kearsipan. Sedangkan fungsinya adalah: 1. Perumusan kebijakan teknis dibidang arsip dan perpustakaan; 2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah; 3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas sesuai dengan lingkup tugasnya; dan 4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan gubernur. 50

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Pemilihan penggabungan dua lembaga menjadi satu lembaga yang menjalankan dua urusan adalah keputusan kepala daerah atau gubernur untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi organisasi. Tidak cukup jelas alasan yang dapat ditemukan dari sumber arsip atau bahkan pernyataan lisan dari kepala daerah untuk menggabungkan dua urusan tersebut.9 Namun demikian, faktanya meski kedua urusan tersebut dalam sejarah selama ini tidak pernah mengalami penggabungan, akan tetapi kedua urusan tersebut di era otonomi daerah harus digabung ditangani oleh satu lembaga. Mungkin saja pertimbangan utama dalam penggabungan dua lembaga tersebut adalah bahwa urusan antara kearsipan dan perpustakaan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 dijadikan satu rumpun. Dalam aspek struktur, Badan Perpustakaan dan Kearsipan dipimpin seorang kepala yang berkedudukan setara dengan pejabat setingkat eselon II A. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Badan dibantu oleh 1 (satu) sekretaris dan 7 (tujuh) kepala bidang, yaitu Bidang Publikasi, Promosi, Perpustakaan dan Jasa Kearsipan, Bidang Deposit, Pengembangan dan Pengolahan Bahan Pustaka, Bidang Pembinaan Perpustakaan, Bidang Layanan Perpustakaan dan Informasi, Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif, Bidang Penyelamatan Arsip Statis, serta Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan. Sesuai penamaan bidang, tiga bidang mengurusi masalah perpustakaan dan tiga bidang mengurusi masalah kearsipan. Sedangkan satu bidang memiliki dua kaki dengan menjalankan urusan perpustakaan dan urusan kearsipan. Berdasarkan struktur organisasi perubahan kebijakan organisasi ini terlihat seperti pemekaran struktur. Namun demikian akibat meluasnya fungsi lembaga yang harus mengurusi dua urusan wajib, maka struktur organisasi dimaksud sesungguhnya cukup ramping. Semangatnya adalah kaya struktur dan kaya fungsi. Dengan demikian dalam perspektif tugas dan fungsi lembaga kearsipan saat bernama Badan Arsip dibanding dengan saat digabung dengan urusan 9 Hingga buku ini selesai ditulis belum ditemukan arsip, dokumen atau statement lisan terkait dengan alasan mengapa lembaga kearsipan dan lembaga perpustakaan Jawa Timur digabung. 51

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur perpustakaan, unit kerja urusan kearsipan mengalami proses perampingan, yaitu dari 5 (lima) unit kerja substantif setingkat yang eselon III menjadi hanya 3 unit kerja substantif. Setiap unit kerja subtantif dibantu oleh dua pejabat setingkat sub bidang (eselon IVa). Sama seperti saat bernama Badan Arsip, Badan Perpustakaan dan Kearsipan memiliki kelompok jabatan fungsional yang secara struktur langsung dibawah Kepala Badan. Namun dalam prakteknya kelompok pejabat fungsional (Arsiparis dan Pustakawan) ini tidak berada di “sarang tawon” sebagaimana struktur organisasi yang berlaku. Kebijakan setiap pimpinan Badan Perpustakaan dan Kearsipan adalah pejabat fungsional ditempatkan di setiap unit kerja substantif sesuai profesionalitasnya dan sebagian kecil bertugas membackup fungsi fasilitatif di sekretariat, utamanya di penyusunan program dan tata usaha. Pada awal realisasi kegiatan tahun 2009 Badan Perpustakaan dan Kearsipan menetapkan visi “Jawa Timur Membaca dan Tertib Arsip Tahun 2014”. Adapun misinya adalah membangun sinergi dengan seluruh lapisan dan stakeholder di Provinsi Jawa Timur untuk: 1. Meningkatkan pembinaan, pengembangan dan pendayagunaan serta pengawasan sumber daya perpustakaan dan kearsipan di Jawa Timur; 2. Meningkatkan pemasyarakatan dan pelayanan publik bidang jasa perpustakaan dan kearsipan; 3. Memfasilitasi peningkatan kesejahteraan masyarakat melalui program penanggulangan kemiskinan; dan 4. Meningkatkan upaya penyelamatan, pelestarian bahan pustaka dan arsip yang bernilai guna. Dalam menjalankan tugas, Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan dibantu oleh: 1. Sekretaris, membawahi 3 (tiga) sub bagian, yaitu Sub Bagian Keuangan, Sub Bagian Tata Usaha, dan Sub Bagian Penyusunan Program; 52

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 2. Bidang Publikasi, Promosi Perpustakaan, dan Jasa Kearsipan, membawahi 2 (dua) sub bidang, yaitu Sub Bidang Publikasi dan Promosi Perpustakaan serta Sub Bidang Jasa Kearsipan; 3. Bidang Deposit, Pengembangan, dan Pengolahan Bahan Pustaka, membawahi 2 (dua) sub bidang, yaitu Sub Bidang Deposit dan Preservasi serta Sub Bidang Pengolahan; 4. Bidang pembinaan Perpustakaan, membawahi 2 (dua) sub bidang, yaitu Sub Bidang SDM dan Sub Bidang Kelembagaan; 5. Bidang Layanan Perpustakaan dan Informasi, membawahi 2 (dua) sub bidang, yaitu Sub Bidang Layanan Perpustakaan dan Sub Bidang Otomasi Perpustakaan; 6. Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif, membawahi 2 (dua) sub bidang, yaitu Sub Bidang Pengolahan dan Penyimpanan Arsip Inaktif serta Sub Bidang Penyusutan dan Pemeliharaan; 7. Bidang Penyelamatan Arsip Statis, membawahi 2 (dua) sub bidang, yaitu Sub Bidang Akuisisi dan Sub Bidang Pengolahan dan Pelestarian; dan 8. Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan, membawahi 2 (dua) sub bidang, yaitu Sub Bidang Pembinaan Kearsipan dan Sub Bidang pemasyarakatan Kearsipan. 10 E. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Penamaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak dapat dilepaskan dari regulasi pemerintah. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, perangkat daerah yang bersifat teknis diwadahi dengan nama Dinas. Restrukturisasi Lembaga kearsipan dari bentuk „badan‟ menjadi „dinas‟ juga disertai dengan beberapa perubahan. Diantaranya adalah perampingan struktur di tingkat bidang, dari 7 (tujuh) bidang menjadi 5 (lima) bidang, dan pemekaran struktur jabatan pada tingkat sub bidang (eselon IV), yaitu dari 2 (dua) unit kerja menjadi 3 (tiga) seksi setiap bidang. Struktur organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, ditetapkan berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 10 Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Buku Informasi, 2014 53

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 11 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah.11 Susunan organisasi terdiri dari Kepala dinas yang dibantu oleh 1 (satu) sekretariat dan 5 (lima) bidang, yaitu Bidang Deposit, Akuisisi, Pelestarian dan Pengolahan Bahan Perpustakaan, Bidang Pelayanan Perpustakaan dan Informasi, Bidang Pengembangan Sumber Daya, Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan, dan Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan. Masing-masing bidang membawahi tiga seksi. Sesuai penamaan bidang, dua bidang mengurusi masalah perpustakaan dan dua bidang murni mengurusi masalah kearsipan. Sedangkan satu bidang memiliki dua kaki dengan menjalankan urusan perpustakaan dan urusan kearsipan. Meski terjadi restrukturisasi lembaga, kelompok jabatan fungsional yang berada dalam garis komando kepala dinas, juga tidak di implementasikan sebagaimana susunan organisasi lembaga. Sebagaimana kebijakan-kebijakan sebelumnya kelompok fungsional ditempatkan di unit kerja substantif, dan sebagian di sekretariat. Adapun struktur organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah: 1. Sekretariat, membawahi 3 (tiga) sub bagian, yaitu Sub Bagian Keuangan, Sub Bagian Tata Usaha, dan Sub Bagian Penyusunan Program; 2. Bidang Deposit, Akuisisi, Pengolahan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan, membawahi 3 (tiga) seksi, yaitu Seksi Deposit, Seksi Akuisisi dan Alih Media Bahan Perpustakaan, dan Seksi Pengolahan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan; 3. Bidang Pelayanan Perpustakaan dan Informasi, membawahi 3 (tiga) seksi, yaitu Seksi Pelayanan Perpustakaan, Seksi Pelayanan Ekstensi dan Otomasi Perpustakaan, dan Seksi Promosi dan Pengembangan Budaya Baca; 11 Pengaturan uraian tugas sekretariat, bidang, sub bagian, sub bidang Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur diatur dalam Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 64 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi,Uraian Tugas dan Fungsi,serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. 54

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 4. Bidang Pengembangan Sumber Daya, membawahi 3 (tiga) seksi, yaitu Seksi Kerja sama Perpustakaan dan Kearsipan, Seksi Pengembangan Kearsipan, dan Seksi Pengembangan Perpustakaan; 5. Bidang Penyelamatan Arsip Statis, membawahi 3 (tiga) seksi, yaitu Seksi Akuisisi dan Pengolahan Arsip, Seksi Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip, serta Seksi Layanan Kearsipan; dan 6. Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, membawahi 3 (tiga) seksi, yaitu Seksi Pembinaan Kearsipan, Seksi pengawasan Kearsipan, dan Seksi pemasyarakatan Kearsipan. Selama bernama Dinas, pimpinan lembaga dijabat oleh Drs. Soedjono, MM selama tahun 2014-2018. Soedjono diangkat sebagai Kepala Dinas berdasarkan Keputusan Gubernur Nomor: 821.2/2108/212/2016, tanggal 26 Desember 2016. Masa kepemimpinan Soedjono berakhir di tahun 2018 saat yang bersangkutan mengajukan diri sebagai Pustakawan Utama. Posisi tersebut kemudian digantikan oleh Dr. H. Abdul Hamid, MP selama tahun 2018-2020. Abdul Hamid diangkat berdasarkan Keputusan Gubernur Nomor 821.2/1673/204/2018 tanggal 31 Agustus 2018, setelah yang bersangkutan sebelumnya menjabat sebagai Asisten Administrasi Umum. Kepemimpinan Abdul Hamid digantikan oleh Drs. Supratomo, MM selama periode 2020-sekarang. Kepemimpinan Supratomo dimulai tanggal 5 Agustus 2020, saat H. Abdul Hamid memasuki masa purna tugas dan beralih ke pejabat Fungsional Peneliti. Penetapan Supratomo sebagai Plt. Kepala Dinas ditetapkan berdasarkan Surat Perintah Tugas Gubernur Nomor 821.2/65981/204.4/2020. F. Kantor Arsip Daerah Kabupaten/Kota Pembentukan dan pendirian organisasi atau lembaga kearsipan di pemerintahan daerah kabupaten/kota juga tidak dapat dipisahkan dari regulasi dan kebijakan pemerintah pusat. Sistem sentralisasi pemerintahan sebelum lahirnya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 juga menjadi stimulasi lahirnya lembaga kearsipan di daerah kabupaten/kota. Sebelum otonomi daerah diberlakukan, organisasi 55

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur kearsipan yang dapat dibangun oleh setiap pemerintah daerah kabupaten/kota sesuai pasal 8 ayat (1) hanya dalam bentuk Unit Kearsipan, yaitu sebuah unit kerja yang hanya bertanggung jawab mengelola arsip inaktif yang diciptakan setiap pemerintah daerah. Dalam prakteknya pembentukan unit kearsipan di daerah kabupaten/kota diatur dengan peraturan Menteri Dalam Negeri, sebagai Pembina nasional dalam urusan pemerintahan di daerah ketika itu. Seiring dengan kebutuhan organisasi kearsipan di daerah, pemerintah pusat membentuk organisasi kearsipan di kabupaten/kota. Hal ini diawali dengan dikeluarkannya Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 70 Tahun 1995 tentang Pembentukan 69 (Enam Puluh Sembilan) Kantor Arsip Daerah Kabupaten/Kotamadya Daerah Tingkat II. Keputusan ini sebagai tindak lanjut Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri dan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 34 Tahun 1994 tentang Pedoman Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Tingkat II. Berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 70 Tahun 1995 pada lampiran 1, di Jawa Timur dibentuk 11 Kantor Arsip Daerah Tingkat II. Daerah yang ditetapkan sebagai percontohan awal adalah Kotamadya Surabaya, Kotamadya Malang, Kotamadya Mojokerto, Kabupaten Jember, Kabupaten Banyuwangi, Kabupaten Lumajang, Kabupaten Malang, Kabupaten Sumenep, Kabupaten Lamongan, Kabupaten Tulungagung, dan Kabupaten Gresik. Menurut Keputusan Menteri Dalam Negeri tersebut masing-masing kabupaten dan kotamadya harus menyusun Peraturan Daerah untuk memberikan kekuatan hukum terhadap keberadaan KAD. Namun sampai tahun 1997, kantor arsip daerah yang mendapat pengesahan melalui peraturan masing masing daerah hanya sembilan (9) daerah kabupaten/kotamadya. Kesembilan KAD yang dibentuk berdasarkan perda adalah: 1. KAD Kotamadya Mojokerto, Perda Nomor 3 Tahun 1996; 56

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 2. KAD Kabupaten Lumajang, Perda Nomor 12 Tahun 1996; 3. KAD Kotamadya Surabaya, Perda Nomor 16 Tahun 1996; 4. KAD Kabupaten Banyuwangi, Perda Nomor 14 Tahun 1996; 5. KAD Kabupaten Lamongan, Perda Nomor 9 Tahun 1997; 6. KAD Kabupaten Jember, Perda Nomor 2 Tahun 1997; 7. KAD Kotamadya Malang, Perda Nomor 2 Tahun 1997; 8. KAD Kabupaten Tulungagung, Perda Nomor 12 Tahun 1997; dan 9. KAD Kabupaten Gresik, Perda Nomor 4 Tahun 1997. Sementara itu, 3 kabupaten/kota yang belum memiliki peraturan daerah sampai tahun 1997 adalah Kabupaten Sumenep, Kabupaten Malang, dan Kabupaten Pamekasan. Perkembangan pesat pendirian organisasi kearsipan di daerah kabupaten/kota di Jawa Timur terjadi masa otonomi daerah tahun 2001. Setidaknya sampai akhir tahun 2007 sudah terdapat 29 lembaga kearsipan yang berfungsi sebagai layaknya lembaga kearsipan pemerintah daerah provinsi dengan nomenklatur dan struktur organisasi yang bermacam-macam, dengan rincian: 1. 9 (Sembilan) diantaranya dengan nomenklatur Kantor Arsip Daerah; 2. 13 (tiga belas) bernama Kantor Arsip dan Perpustakaan; 3. 1 (satu) lembaga bernama Badan Arsip dan Perpustakaan; 4. 2 (dua) lembaga bernama Dinas Informasi dan Arsip; dan 5. 4 (empat) lembaga bernama Kantor Arsip dan Pengelola Data Elektronik. Dengan demikian, hingga tahun 2008 masih terdapat 9 (sembilan) daerah yang belum memiliki lembaga kearsipan. Kesembilan daerah tersebut penyelenggaraan kearsipannya hanya ditangani oleh Sub Bagian (setingkat eselon IVb) pada Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota. Bervariasinya nomenklatur lembaga kearsipan tersebut adalah buah dari pelaksanaaan otonomi daerah dan tidak adanya pedoman penamaan lembaga kearsipan saat itu. Seiring dengan ditetapkannya Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, perkembangan eksistensi lembaga 57

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur kearsipan di Jawa Timur mulai semakin mendapatkan perhatian dari kepala daerah. Dalam undang-undang tersebut urusan kearsipan menjadi salah satu urusan wajib pemerintah daerah.12 Kewajiban tersebut semakin diperkuat dengan ditetapkannya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang mewajibkan setiap pemerintah daerah membentuk Arsip Daerah Kabupaten/Kota.13 Dengan berlakunya dua UU tersebut, keberadaan lembaga kearsipan kabupaten/kota makin mendapat perhatian dan dibentuk oleh pemerintah daerah. Pada periode tahun 2009-2016, lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota umumnya berbentuk Kantor setingkat eselon 3. Eksistensinya saat itu mayoritas menangani dua urusan, kearsipan dan perpustakaan. Namun demikian, di Jawa Timur terdapat dua daerah yang membentuk lembaga kearsipan mandiri tanpa penggabungan dengan urusan perpustakaan. Bahkan ada daerah berbentuk “Badan” setingkat eselon II yaitu Kota Surabaya. Eksistensi lembaga kearsipan kabupaten/kota mengalami perubahan signifikan dari sisi bentuk, eselonering terjadi tahun 2017 seiring dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014. Undang-undang tersebut salah satunya menguatkan sebagai urusan wajib yang harus ditangani oleh lembaga yang berbentuk dinas. Dengan berlakunya undang-undang tersebut, maka semua daerah kabupaten/kota di Jawa Timur merestrukturisasi lembaga kearsipan. Lembaga kearsipan kabupaten/kota yang sebelumnya berada dalam tingkat eselon III B dinaikan level eseloneringnya menjadi eselon II B. Naiknya level eselonering lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota memberikan peluang positif untuk menaikkan performa lembaga kearsipan di kabupaten/kota. Setidaknya kenaikan eselonering akibat 12 Urusan kearsipan merupakan salah satu dari 18 urusan konkuren yang wajib dilaksanakan setiap pemerintah daerah meskipun bukan merupakan pelayanan dasar. 13 Nomenklatur lembaga kearsipan jika sesuai dengan UU 43 Tahun 2009 adalah “Arsip Daerah”. 58

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 restrukturisasi lembaga dapat mengatasi masalah. Kurangnya kepercayaan diri pimpinan lembaga kearsipan kabupaten/kota terhadap perangkat daerah lain yang eseloneringnya lebih tinggi. Kondisi tersebut dapat memotivasi lembaga kearsipan dalam melaksanakan kewajiban kearsipan menjalankan amanat undang-undang 59

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur SOTK Kantor Arsip Daerah Provinsi Jawa Timur 1994-2000 (Sumber: Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 70 Tahun 1995 tentang Pembentukan 69 Kantor Arsip Daerah Kabupaten/Kotamadya Daerah Tingkat II) SOTK ANRIWIL Jawa Timur 1994-2000 (Sumber: Peraturan Kepala ANRI Nomor OT. 00/390/36/1994 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja ANRI) 60

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 SOTK Badan Arsip Provinsi Jawa Timur 2001-2008 (Sumber: Peraturan Daerah Jawa Timur Nomor 41 Tahun 2000 tentang Badan Arsip Provinsi Jawa Timur) SOTK Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur 2009 – 2016 (Sumber: Perda Prov. Jawa Timur Nomor 10 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Timur; Pergub Jatim Nomor 108 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas Sekretariat, Bidang, Sub Bagian, Sub Bidang Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur) 61

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur SOTK Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur 2017-Sekarang (Sumber: Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor II Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah; Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 64 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi, serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur) 62

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 5 Kinerja Pengembangan, Pembinaan, Pemasyarakatan, dan Pengawasan Kearsipan Menghitung, mengukur atau bahkan menjabarkan kinerja kearsipan sepanjang dua puluh tahun tentu bukan merupakan hal yang mudah. Hal tersebut karena ada banyak kinerja yang hanya dilaksanakan dalam satu tahun, dua, tiga atau lima tahun kegiatan. Akan tetapi terdapat kegiatan yang dilakukan secara kontinyu dari tahun ke tahun selama masa dua dasawarsa tersebut. Buku ini tidak hanya akan menguraikan kegiatan dan hasil kinerja yang secara signifikan bernilai historis dan memiliki dampak yang kuat dalam menginspirasi, mewujudkan capaian tugas, fungsi lembaga kearsipan, baik bagi kepentingan Pemerintah Provinsi Jawa Timur, pemangku kepentingan lain, akan tetapi juga menggambarkan secara global tentang jenis kegiatan yang dilakukan lembaga kearsipan dalam menjalankan tugas, fungsi, dan kewenangannya. Tujuannya adalah upaya memacu perbaikan kegiatan maupun kinerja kearsipan sebagai wujud tanggung jawab melaksanakan kewajiban sebagaimana diamanatkan oleh peraturan perundangan dan amanat operasional lainnya. Tentu pada bagian ini diuraikan seluruh aspek tanggung jawab, tugas, dan fungsi lembaga kearsipan provinsi. Dengan demikian hal-hal apa saja dari tugas dan fungsi yang belum dapat terlaksana dengan baik selama dua dasawarsa penyelenggaraan kearsipan di Jawa Timur. Kinerja penyelenggaaraan kearsipan oleh lembaga kearsipan di Jawa Timur tentu 63

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur diwarnai batas-batas kewenangan lembaga kearsipan pada masanya. Misalnya, penggambaran capaian kinerja penyelenggaraan kearsipan pada periode awal tahun 2000 hingga 2008 akan berbeda dengan periode tahun sebelumnya, karena sebelum 2000 penyelenggaraan kearsipan di Jawa Timur hanya sebatas mengelola arsip inaktif semata. Demikian juga penggambaran kinerja lembaga kearsipan periode delapan tahun tersebut berbeda dengan periode sesudahnya setelah terjadi penggabungan urusan kearsipan dan perpustakaan oleh satu lembaga. Untuk membahas lebih dalam perihal capaian kinerja atau kegiatan dalam membantu gubernur menjalankan tugas penyelenggaraan kearsipan secara kronologis tugas dan fungsi lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur dapat diuraikan dalam 5 (lima) masa: 1. Kantor Arsip Daerah, 1995–2000. Secara garis besar amanat dan tugas lembaga kearsipan daerah ini adalah hanya mengelola arsip inaktif Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur. 2. Arsip Nasional Republik Indonesia Wilayah Jatim, 1998–2000. Secara garis besar amanat dan tugas-tugas lembaga kearsipan adalah membina kearsipan Jawa Timur dan Bali, dan penyelamatan arsip statis di Provinsi Jawa Timur. 3. Badan Arsip Provinsi, 2000-2008. Secara garis besar Badan Arsip Provinsi memiliki amanat dan tugas perumusan regulasi kearsipan Provinsi Jawa Timur, pembinaan kearsipan di perangkat daerah provinsi dan lembaga kearsipan kabupaten/kota se-Jawa Timur, pemasyarakatan kearsipan dan penyelamatan arsip statis, dan pelayanan informasi sumber arsip. 4. Badan Perpustakaan dan Kearsipan, 2008–2016. Secara garis besar memiliki tugas pengembangan dan perumusan regulasi kearsipan Provinsi Jawa Timur; pembinaan, pemasyarakatan, dan pengawasan penyelenggaraan kearsipan di perangkat daerah provinsi dan lembaga kearsipan kabupaten/kota se-Jawa Timur; penyelamatan, pemanfaatan, dan pelayanan informasi sumber arsip; serta pengelolaan arsip inaktif 64

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 perangkat daerah yang sekurangnya memiliki jangka simpan ≥ 10 tahun. 5. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, 2016–sekarang, memiliki lingkup tugas dan tanggung jawab dalam pengembangan dan perumusan regulasi kearsipan provinsi Jawa Timur, pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan kearsipan di perangkat daerah provinsi dan lembaga kearsipan kabupaten/kota se-Jawa Timur, pengelolaan arsip inaktif perangkat daerah yang memiliki jangka simpan ≥ 10 tahun, dan penyelamatan dan pemanfaatan arsip statis pemerintah Provinsi Jawa Timur, serta pelibatan peran serta masyarakat dalam urusan kearsipan A. Pengembangan dan Regulasi Kearsipan Salah satu tugas dan fungsi utama lembaga kearsipan adalah menyiapkan instrumen penyelenggaraan kearsipan dalam bentuk peraturan atau regulasi teknis. Regulasi itulah yang menjadi bagian penting dalam penyelenggaraan kearsipan, pengelolaan arsip dinamis, dan pengelolaan arsip statis di Jawa Timur. Regulasi yang dimaksud dalam bagian ini adalah produk hukum yang disusun dan ditetapkan Gubernur Jawa Timur sebagai bagian kewenangan daerah dalam mengatur urusan penyelenggaraan kearsipan di Provinsi Jawa Timur. Regulasi dimaksud berupa peraturan daerah, peraturan gubernur, keputusan gubernur bahkan pedoman teknis lain yang ditetapkan kepala lembaga kearsipan. Secara fungsional, penyediaan konsep peraturan atau regulasi kearsipan tahun 2000-2008 tanggung jawab Bidang Pembinaan dan Pengembangan, tahun 2008-2016 tanggung jawab Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan. Sedangkan tahun 2016-2020, tanggung jawab Bidang Pengembangan Sumber Daya. Selama kurun waktu pertama 2000-2008, berhasil diterbitkan 4 (empat) peraturan gubernur, tahun 2008-2016 diterbitkan 8 (delapan) dalam bentuk peraturan gubernur, dan 1 (satu) peraturan daerah. 65

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Sementara itu, tahun 2016-2020 berhasil diterbitkan 16 (enam belas) peraturan gubernur. Salah satu hal yang bernilai historis dalam perumusan peraturan adalah perumusan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2015. Sesungguhnya perintisan raperda telah dimulai sejak tahun 2012, semasa kepempimpinan A. Mudjib Afan. Saat itu kepala dinas berkeinginan agar perda perpustakaan dan kearsipan dirumuskan menjadi satu rancangan perda. Selama dua tahun penyusunan 2012-2013 rancangan yang diharapkan selalu kandas. Karena masing-masing urusan, baik perpustakaan dan kearsipan memiliki dasar hukum yang berbeda. Kedua urusan masing- masing memiliki latar belakang, filosofi dasar, maksud tujuan dan kegiatan yang berbeda pula. Menyadari kebuntuan dalam pembahasan raperda gabungan perpustakaan dan kearsipan, akhirnya pada tahun 2014 Badan Perpustakaan dan Kearsipan, Biro Hukum Sekretariat Daerah, serta DPRD Provinsi Jawa Timur menyepakati pemisahan raperda perpustakaan dan kearsipan menjadi dua rancangan peraturan daerah. Konsekuensinya, rancangan peraturan kearsipan yang tidak cukup didukung oleh anggaran harus menjadi prioritas kedua dalam penyusunan raperda. Sedangkan raperda perpustakaan menjadi prioritas pertama, sekaligus menjadi raperda inisiatif eksekutif. Berbeda dengan penyusunan raperda penyelenggaraan perpustakaan, raperda penyelenggaraan kearsipan disusun dengan anggaran yang relatif minim. Pada akhir tahun 2014, pasca pergantian kepala dari A. Mudjib Afan ke Soejono, Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan yang ketika itu menjadi leading sektor penyusunan peraturan kearsipan mengusulkan agar raperda penyelenggaraan kearsipan yang sudah cukup matang naskah raperdanya disampaikan ke Komisi E DPRD untuk menjadi hak inisiatif Dewan. 66

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Gayung bersambut kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan ketika itu, Drs. Soejono, MM menyetujui pola seperti itu. Persetujuan kepala Badan tersebut menguatkan Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan untuk menyiapkan penyempurnaan naskah akademik dan raperda penyelenggaraan kearsipan yang sejak tahun 2012. Seiring berjalannya waktu di awal tahun 2015 oleh kepala lembaga kearsipan diterbitkan Keputusan Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan, Nomor: 188/15/210.8/2015, tanggal 9 Januari 2015 tentang Tim Kerja Penyusunan Naskah Akademik Rancangan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur tentang Penyelenggaraan Kearsipan.1 Konsekuensinya naskah akademik dan rancangan raperda penyelenggaraan kearsipan yang dibuat Badan harus dikirim dan diikhlaskan menjadi hak inisiatif Dewan. Bersyukur ternyata pola tersebut mendapat respons sangat positif dari DPRD, khususnya Komisi E. Dalam waktu tiga sampai empat bulan, mulai bulan Februari 2015, Komisi E sudah mempersiapkan pembahasan raperda penyelenggaraan kearsipan. Puncak dari pembahasan raperda penyelenggaraan kearsipan terjadi pada tanggal 18 Mei 2015 saat DPRD Provinsi menggelar sidang paripurna menetapkan raperda kearsipan dimaksud menjadi Peraturan Daerah.2 Tabel 4: Data Kumpulan Peraturan Penyelenggaraan Kearsipan Pemerintah Provinsi Jawa Timur s.d. 2020 No Bentuk Nomor/Tahun Perihal di 1 Perda Terbit Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah 2 Perda 11/2016 Penyelenggaraan Kearsipan 3 Kepgub 4/2015 Pedoman Teknis Pengelolaan Arsip Foto 21/2004 Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur 1Laporan Tahunan TA 2015 Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan. 2Penetapan ini bertepatan dengan peringatan Hari Kearsipan Nasional. 67

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 4 Kepgub 29/2004 Penyelamatan Arsip di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur 5 Pergub 18/2005 JRA Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara Pemerintah Provinsi Jawa Timur 6 Pergub 17/2007 JRA Keuangan Pemerintah Provinsi Jawa Timur 7 Pergub 26/2009 Tata Kearsipan 8 Pergub 23 /2013 Pedoman Pengelolaan Arsip Vital 9 Pergub 40/2013 JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian Pemerintah Provinsi Jawa Timur 10 Pergub 7/2016 Tugas dan Fungsi Unit Kearsipan Perangkat Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Timur 11 Pergub 10/2016 Pedoman Penyusutan Arsip Pemerintah Provinsi Jawa Timur 12 Pergub 23/2016 Pengelolaan Arsip Aset Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur 13 Pergub 64/2016 Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi, serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan 14 Pergub 91/2016 Kearsipan Prov. Jatim 15 Pergub 124/2016 Pedoman Pengawasan Kearsipan Pedoman Pemberian Ganti Rugi dan Imbalan Dalam 16 Pergub 10/2017 Akuisisi Arsip Statis Pemerintah Provinsi Jawa 17 Pergub 93/2017 Timur 18 Pergub 94/2017 JRA Substantif Urusan Kearsipan dan 19 Pergub 95/2017 Perpustakaan JRA Substantif Urusan Kelautan dan Perikanan 20 Pergub 6/2018 Pemerintah Provinsi Jawa Timur JRA Substantif Urusan Koperasi, Usaha Kecil dan 21 Pergub 95/2018 Menengah Pemerintah Provinsi Jawa Timur 22 Pergub 118/2018 JRA Substantif Urusan Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, dan Kependudukan Pemerintah 23 Pergub 122/2018 Provinsi Jawa Timur Layanan Wisata Arsip Pemerintah Provinsi Jawa 24 Pergub 73/2019 Timur. Pergub Jatim Tata Naskah Dinas Pedoman Pengelolaan Arsip Terjaga Pemerintah Provinsi Jawa Timur Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip Dinamis Pemerintah Provinsi Jawa Timur JRA Substantif Urusan Kesehatan Pemerintah 68

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 25 Pergub 74/2019 Provinsi Jawa Timur JRA Substantif Urusan Sosial Pemerintah Provinsi 26 Pergub 88/2019 Jawa Timur 27 Pergub 89/2019 JRA Substantif Urusan Kepegawaian JRA Substantif Urusan Bencana, Kecelakaan dan 28 Pergub 90/2019 Kondisi Bahaya Pemerintah Provinsi Jawa Timur JRA Substantif Urusan Peternakan Pemerintah 29 Pergub 52/2020 Provinsi Jawa Timur JRA Substantif Urusan Pertanian dan Ketahanan Pangan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur B. Pembinaan Kearsipan Dalam penyelenggaraan kearsipan di daerah salah satu tugas dan fungsi yang menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah melaksanakan pembinaan sumber daya manusia, pembinaan sarana dan prasarana, serta pembinaan dalam tata kearsipan. Pembinaan ini secara komprehensif baru dapat diwadahi ketika Arsip Nasional RI Wilayah Jawa Timur dibentuk di Jawa Timur tahun 1997. Meski demikian, pembinaan dari sisi sumber daya manusia telah dimulai dan menjadi prioritas sejak tahun 1995, ketika pemerintah Provinsi menjalin kerja sama dengan Universitas Gadjah Mada untuk mengirimkan beberapa pegawai provinsi dan kabupaten/kota mengikuti pendidikan program Diploma III Kearsipan. Program tersebut berlangsung selama 3 (tiga) periode angkatan. Proyeksinya para alumni dapat diangkat menjadi pejabat fungsional Arsiparis di Jawa Timur. Kehadiran Arsip Nasional RI Wilayah Jawa Timur sebagai representasi perwakilan pemerintah pusat di Jawa Timur juga belum banyak berbuat dan sangat terbatas dalam melaksanakan pembinaan SDM. Pembinaan oleh Arsip Nasional RI ketika itu belum sampai pada tahap pencapaian kuantitas dan kualitas Arsiparis. Pembinaan masih bersifat teknis pada aspek pengelolaan arsip dinamis. Banyak faktor yang berpengaruh terhadap pembinaan SDM, antara lain keterbatasan anggaran Arsip Nasional Wilayah Jawa Timur, dan masa kinerja ANRI wilayah yang hanya 69

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 3 tahun. Arsip Nasional Wilayah Jawa Timur juga saat itu belum memiliki kantor tetap.3 Pembinaan sumber daya Arsiparis maupun tenaga pengelola arsip mulai makin ditingkatkan ketika berlaku kebijakan otonomi daerah tahun 2001. Saat itu, urusan kearsipan menjadi salah satu urusan pemerintahan yang diserahkan kepada pemerintah daerah. Konsekuensinya, Kantor Arsip Daerah yang berada di bawah pemerintah Provinsi dan Arsip Nasional RI Wilayah dilebur dan direstrukturisasi oleh pemerintah Provinsi Jawa Timur menjadi satu untuk kemudian dibentuk lembaga kearsipan baru dengan nomenklatur Badan Arsip. Restrukturisasi dua lembaga kearsipan ini berimplikasi pada struktur organisasi Badan Arsip. Penataan struktur organisasi tersebut juga berimbas pada tata kerja organisasi karena harus mengakomodasi seluruh tugas dan fungsi KAD dan ANRIWIL Jawa Timur. Dampaknya Struktur Badan Arsip terlihat kaya struktur dan kaya fungsi. Hal tersebut terjadi karena Badan Arsip yang sesungguhnya ketika itu tidak memiliki tugas mengelola arsip inaktif, akan tetapi keberadaan arsip inaktif yang sebelumnya sudah dikelola KAD harus dikelola oleh Badan Arsip. Oleh karena itu, unit kerja di Badan Arsip untuk mengelola arsip inaktif harus dibentuk. Seiring dengan terbentuknya Badan Arsip, maka program-program pembinaan dan sejenisnya makin dikuatkan. Pada periode Badan Arsip (2000-2008) pembinaan kearsipan, baik dalam SDM, tata kearsipan, sarana dan prasarana kearsipan dilaksanakan oleh Bidang Pembinaan dan Pengembangan. Pembinaan SDM Kearsipan dilaksanakan dalam beberapa model: 1. Bimbingan Teknis Kearsipan. Bimbingan teknis dilakukan kepada tenaga pengelola arsip dan Arsiparis, baik di lingkungan pemerintah provinsi maupun kabupaten/kota, yang dilaksanakan secara mandiri oleh Badan Arsip. 3 Bahkan masih mengontrak dan beberapa kali pindah tempat hanya karena mencari mencari lokasi kantor yang lebih murah dan sedikit representatif. 70

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Pola pembinaan melalui bimbingan teknis merupakan kegiatan yang paling sering dilakukan. Bahkan kegiatan ini dilaksanakan setiap tahun, dengan objek prioritas pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Pelaksanan bimbingan teknis yang diharapkan dapat mendukung pengelolaan arsip di setiap perangkat daerah provinsi maupun kabupaten/kota, ternyata tidak cukup efektif menjalankan peran dan fungsinya pasca bimbingan. Hal itu terjadi karena pegawai yang sudah dilatih tidak banyak yang ditugaskan mengelola arsip dinamis. Bahkan ditugaskan untuk urusan lain yang menurut lembaga pengirim dianggap lebih penting dibanding hanya sekedar mengurusi arsip. 2. Pendampingan Pengelolaan Arsip Dinamis. Kegiatan pendampingan dilakukan dalam pengelolaan arsip aktif, inaktif, dan penyusutan arsip di perangkat daerah provinsi. Pendamping dilaksanakan Badan Arsip secara intensif di perangkat daerah pencipta arsip. Leading sektor kegiatan ini dilaksanakan Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif meski secara formal adalah fungsi Bidang Binmas. Pendampingan umumnya hanya dilakukan maksimal 4 (empat) hari kerja. Pembinaan model ini dilakukan agar setiap tenaga pengelola arsip perangkat daerah dapat berdiskusi, mencontoh, dan praktik langsung tata cara mengelola arsip, baik aktif, inaktif maupun penyusutan. Model pembinaan seperti ini sebenarnya cukup implementatif. Namun sayang berdasarkan laporan dan temuan dibanyak perangkat daerah tenaga yang didampingi tidak cukup fokus menjalankan fungsinya.Sering kali dalam masa pendampingan mereka mendapat tugas-tugas lain dari atasannya, bahkan tidak jarang mereka kurang peduli dengan kegiatan pendampingan tersebut. 3. Pendidikan dan pelatihan penciptaan jabatan fungsional Arsiparis. Diklat tersebut ada yang dilaksanakan melalui bekerja sama ANRI maupun Badan Diklat Provinsi Jawa Timur. Setidaknya diklat penciptaan Arsiparis di Jawa Timur telah melatih 134 (seratus tiga 71

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur puluh empat) calon Arsiparis dari 5 (lima) kali pelatihan, dengan rincian 4: a. Tahun 2001, Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Keahlian, dilaksanakan Badan Diklat Prov Jatim bersama ANRI, diikuti oleh 30 orang; b. Tahun 2003, Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Keahlian, dilaksanakan Badan Arsip bersama ANRI, diikuti oleh 30 orang; c. Tahun 2007, Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Keahlian, dilaksanakan oleh Badan Arsip bersama ANRI, diikuti oleh 29 orang; d. Tahun 2011, Diklat Arsiparis Tingkat Keterampilan,dilaksanakan Badan Diklat Provinsi Jawa Timur, diikuti oleh 30 orang; dan e. Tahun 2016, Diklat Arsiparis Tingkat Keterampilan oleh Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, diikuti oleh 15 orang. Di samping melaksanakan diklat penciptaan Arsiparis, lembaga kearsipan juga mengikutsertakan pegawainya mengikuti diklat penciptaan Arsiparis melalui program yang diprogramkan oleh ANRI. Meskipun diklat penciptaan Arsiparis telah dilaksanakan beberapa kali, namun dalam praktiknya minat untuk menjadi Arsiparis masih sangat rendah, setidaknya hingga tahun 2008. Bahkan banyak pegawai pemerintah provinsi maupun pemerintah kabupaten/kota yang telah diikutsertakan dalam diklat fungsional Arsiparis, akan tetapi tidak diangkat menjadi fungsional Arsiparis. Sampai tahun 2020, jumlah Arsiparis di Jawa Timur tercatat sebanyak 168 orang, berasal dari 28 (dua puluh delapan) daerah kabupaten/kota dan satu provinsi. Sedangkan daerah yang belum memiliki arsiparis terdapat 10 (sepuluh) daerah kabupaten/kota. Kesepuluh daerah yang belum memiliki dan mengangkat Arsiparis adalah Kabupaten Bangkalan, Bojonegoro, Bondowoso, Jember, 4 Kesaksian para peserta diklat pada setiap periode pelatihan. 72

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Jombang, Kabupaten dan Kota Mojokerto, Kabupaten dan Kota Pasuruan, serta kota Kediri. Tabel 5: Data Sebaran Arsiparis se-Jawa Timur sampai Tahun 2020 No. Nama Daerah Jumlah Kategori jenjang Ket. Arsiparis 1. Pemprov Keahlian Keterampilan 2. Banyuwangi 39 28 11 3. Kota Batu 1 4. Blitar 12 10 5. Blitar, Kota 7 10 2 6. Gresik 9 7. Kediri 2 25 8. Lamongan 1 72 9. Lumajang 5 10. Madiun 4 02 11. Madiun, Kota 2 10 12. Magetan 5 13. Malang 8 05 14. Kota Malang 1 04 15. Nganjuk 4 16. Ngawi 3 02 17. Pacitan 1 18. Pamekasan 1 05 19. Ponorogo 2 53 20. Probolinggo 3 01 21. Probolinggo, Kota 3 04 22. Sampang 19 23. Sidoarjo 7 30 24. Situbondo 10 01 25. Sumenep 2 01 26. Surabaya, Kota 2 20 27. Trenggalek 1 28. Tuban 1 12 29. Tulungagung 2 12 11 JUMLAH 3 16 168 25 0 10 11 20 10 01 02 29 72 96 73

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 4. Pelatihan Tenaga Pelatih Kearsipan/Training of Trainer (TOT). TOT ini dilaksanakan sebagai bagian dari upaya meningkatkan kompetensi dan kapasitas Arsiparis Jawa Timur dalam membina, khususnya dalam program arsip masuk desa (AMD). Setidaknya TOT kearsipan ini pernah dilaksanakan secara mandiri oleh Badan Perpustakaan dan Kearsipan tahun 2010, 2011, dan 2012. 5. Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis. Kegiatan penilaian prestasi kerja Arsiparis merupakan kegiatan wajib dan dilakukan secara rutin oleh lembaga kearsipan. Penilaian kinerja dilakukan dalam rangka pembinaan Arsiparis. Tanpa adanya penilaian kinerja maka Arsiparis mustahil dapat meniti karier yang baik dan terprogram. Pada tahun 2001-2017, penilaian kinerja arsiparis dilaksanakan dua kali setiap tahun. Sedangkan mulai tahun 2018 dilaksanakan hanya satu kali setiap tahun. Hal tersebut tidak terlepas dari peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Jabatan Fungsional Arsiparis. Data penilaian kinerja Arsiparis sebagaimana tabel di bawah ini. Tabel 6: Data Output Penilaian Kinerja Arsiparis Tahun 2010 - 2019 No Tahun Penilaian Output Penilaian Kinerja Arsiparis Jumlah Periode I Periode II P. Tambahan 1 2010 8 11 19 2 2011 99 18 3 2012 11 13 - 24 4 2013 26 25 - 51 5 2014 28 15 9 52 6 2015 38 32 11 81 7 2016 41 42 - 83 8 2017 43 60 103 9 2018 97 97 10 2019 111 111 74

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 6. Pemilihan Arsiparis Teladan Nasional. Program pemilihan Arsiparis Teladan Nasional dilaksanakan setiap tahun oleh ANRI. Program pemilihan dimulai tahun 2009. Selama kegiatan tersebut, lembaga kearsipan Jawa Timur selalu aktif mengirimkan Arsiparis sebagai peserta. Arsiparis yang dikirim mengikuti pemilihan teladan nasional diawali dengan seleksi tingkat provinsi. Selama mengikuti program tersebut, Jawa Timur sempat memperoleh penghargaan Arsiparis Teladan Nasional tahun 2010 atas nama Dra. Diah Ismiatun, M Hum, dan tahun 2019 atas nama Fery Trimudah, SE. MM. 7. Lomba-lomba Kearsipan. Lomba kearsipan diantaranya adalah lomba unit kearsipan kategori pemerintahan desa, perangkat daerah provinsi, dan lembaga kearsipan kabupaten/kota, bahkan lomba yang diikuti oleh masyarakat, baik perorangan maupun kelompok. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip dinamis dan memberikan apresiasi atas keberhasilan dalam hal tertentu. Kegiatan lomba mulai aktif dilaksanakan pada masa Badan Perpustakaan dan Kearsipan. Beberapa jenis lomba yang dilaksanakan antara lain 5: a. Lomba Unit Kearsipan Pemerintahan Desa tahun 2013, 2014, 2015, 2016; b. Lomba Unit Kearsipan Perangkat Daerah Provinsi tahun 2011, 2015; c. Lomba Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota tahun 2012; d. Lomba Pidato Kearsipan Antar Sekolah tahun 2010; e. Lomba Karya Tulis Kearsipan Tingkat Mahasiswa dan Umum, tahun 2010; 5 Sumber dari 7 (tujuh) Laporan Tahunan (annual report) Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan TA. 2010 s.d. 2016. 75

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur f. Lomba Pidato Sejarah Tingkat Pelajar SMA/SMK, tahun 2010. Penyerahan hadiah pada tanggal 29 November 2010 oleh Bapak Gubernur Jawa Timur Dr. H. Soekarwo, SH. M.Hum di Gedung Negara Grahadi Surabaya; g. Lomba Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip (FKMSA), tahun 2014 dan 2015. Penyerahan hadiah oleh Gubernur Jawa Timur Dr. H. Soekarwo, SH. M.Hum tanggal 29 November 2014 dan 2015 oleh Bapak di Gedung Negara Grahadi Surabaya; dan h. Lomba Pembuatan Poster Kearsipan Tingkat Pelajar SMP dan SMA tahun 2018, bekerja sama dengan Pengurus Wilayah Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Jawa Timur. C. Pemasyarakatan Kearsipan Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, salah satu tugas dan fungsi lembaga kearsipan daerah adalah pemasyarakatan kearsipan. Pemasyarakatan kearsipan dilakukan dalam berbagai bentuk kegiatan, seperti pameran kearsipan, penerbitan buletin, penerbitan naskah sumber arsip, penerbitan buku-buku sejarah atau hal-hal yang bersifat khusus, pembuatan brosur dan pamflet, lomba–lomba kearsipan, sosialisasi kearsipan kepada stakeholder (perangkat daerah, ormas, pondok pesantren, perguruan tinggi, forum komunitas kearsipan, sekolah-sekolah), dan lain- lain. Pemasyarakatan kearsipan dilakukan sejak lembaga kearsipan bernama Badan Arsip. Banyak fakta giat pemasyarakatan yang pernah dilakukan lembaga kearsipan provinsi sepanjang dua puluh tahun tersebut walau tidak secara berkelanjutan, akan tetapi disesuaikan dengan kondisi anggaran yang tersedia dan kebijakan pimpinan lembaga pada masanya. 76

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 D. Pengawasan Kearsipan Pengawasan kearsipan secara formal sudah diamanahkan sejak terbitnya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Namun demikian dalam implementasinya baru dilaksanakan setelah limatahun undang-undang tersebut ditetapkan. Hal tersebut juga tidak terlepas dari kebutuhan instrumen untuk menjalankan pengawasan. Di Jawa Timur implementasi pengawasan diawali dengan sosialisasi Pedoman Pengawasan Tahun 2014. Pengawasan kearsipan terdiri dari pengawasan eksternal dan pengawasan internal. Pengawasan eksternal merupakan otoritas dari Arsip Nasional RI sebagai lembaga pembina kearsipan secara nasional. Sasarannya adalah adalah lembaga kearsipan provinsi dan lembaga kearsipan kabupaten/kota. Sedangkan objek pengawasan eksternal di daerah adalah seluruh aspek penyelenggaraan kearsipan yang menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan provinsi dan kabupaten/kota. Meskipun pengawasan eksternal menjadi otoritas ANRI, namun pelaksanaan pengawasan eksternal terhadap lembaga kearsipan kabupaten/kota didelegasikan kepada pemerintah provinsi sebagai tugas pembantuan pemerintah pusat. Proses pendelegasian berlangsung mulai tahun 2016. Sedangkan proses audit oleh lembaga kearsipan baru dilaksanakan tahun 2017. Biaya pelaksanaan pengawasan eksternal berasal dari dana dekonsentrasi. Jenis pengawasan kedua adalah pengawasan internal. Pengawasan internal adalah otoritas setiap lembaga pemerintah pusat atau lembaga negara, lembaga kearsipan pemerintah daerah provinsi, dan kabupaten/kota. Sasarannya adalah unit kearsipan perangkat daerah atau lembaga/badan usaha daerah yang menjadi otoritas wilayah binaanya. Pembiayaan pengawasan internal murni berasal dari APBD pemerintah Provinsi Jawa Timur. 77

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Berdasarkan hasil pengawasan eksternal atas penyelenggaraan kearsipan di seluruh kabupaten/kota se-Jawa Timur diperoleh hasil perkembangan sebagaimana tabel di bawah ini: Tabel 7: Data Penyelenggaraan Kearsipan Pemerintah Kabupaten/Kota berdasarkan Hasil Pengawasan Kearsipan Eksternal Tahun 2017-2019 No Nama Nilai Hasil Pengawasan Kabupaten/Kota 2017 Kategori 2018 Kategori 2019 Kategori 1 Bangkalan 35,41 Buruk 50,91 Buruk 57,44 Cukup 2 Banyuwangi 61,48 Baik 3 Batu, Kota 61,48 Cukup 69,98 Cukup 62,68 4 Blitar 61,96 Sangat Baik 5 Blitar, Kota 66,51 Cukup 79,07 Baik 76,41 Sangat Baik 6 Bojonegoro 57,89 Sangat Baik 7 Bondowoso 41,87 Cukup 70,19 Cukup 71,79 8 Gresik 61,00 Cukup 9 Jember 51,20 Cukup 69,81 Cukup 76,15 Kurang 10 Jombang 42,34 11 Kediri 43,30 Kurang 62,20 Cukup 55,91 Baik 12 Kediri, Kota 51,20 Kurang 13 Lamongan 50,96 Buruk 57,78 Kurang 41,99 Kurang 14 Lumajang 67,70 15 Madiun 35,65 Cukup 70,69 Cukup 67,22 Baik 16 Kota Madiun 67,22 Baik 17 Magetan 64,35 Kurang 51,94 Kurang 47,32 Sangat Baik 18 Malang 78,95 Baik 19 Malang, Kota 47,37 Buruk 48,80 Buruk 40,19 Baik 20 Mojokerto 44,98 Baik 21 Mojokerto, Kota 61,72 Buruk 54,26 Kurang 63,8 Sangat Baik 22 Nganjuk 65,07 Sangat Baik 23 Ngawi 61,48 Kurang 59,74 Kurang 66 Cukup 24 Ponorogo 53,59 Sangat Baik 25 Probolinggo 79,90 Buruk 64,21 Cukup 76,99 Baik 25 Probolinggo, Kota 76,79 Baik 27 Pacitan 51,20 Cukup 71,05 Cukup 64,83 Kurang 28 Pamekasan 40,19 Sangat Baik 29 Pasuruan 53,83 Buruk 68,21 Cukup 67,94 Memuaskan Sangat Baik Cukup 72,06 Cukup 67,75 Baik Kurang Cukup 77,44 Baik 71,77 Sangat Baik Baik 80,77 Baik 70,14 Buruk 58,18 Kurang 58,59 Buruk 65,55 Cukup 74,81 Cukup 63,97 Cukup 63,04 Cukup 77,73 Baik 64,04 Cukup 61,94 Cukup 45,36 Kurang 81,89 Baik 75,12 Baik 80,86 Baik 82,82 Baik 82,39 Baik 76,79 Kurang 57,99 Kurang 64,04 Buruk 50,43 Buruk 49,95 Kurang 62,15 Cukup 79,67 78

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 30 Pasuruan, Kota 61,00 Cukup 70,72 Cukup 88,47 Memuaskan 31 Sampang 44,74 Buruk 57,89 Kurang 50,45 Cukup 32 Sidoarjo 55,26 Kurang 62,99 Cukup 60,67 Baik 33 Situbondo 40,19 Buruk 49,35 Buruk 64,62 Baik 34 Sumenep 51,91 Kurang 58,49 Kurang 57,63 Cukup 35 Surabaya, Kota 80,14 Baik 88,28 86,34 36 Trenggalek 33,97 Buruk 52,89 Baik 63,33 Memuaskan 37 Tuban 77,51 Baik 82,78 Kurang 73,54 Baik 38 Tulungagung 67,70 Cukup 72,72 59,67 Baik Sangat Baik Cukup Baik Berbeda dengan pengawasan eksternal, pengawasan internal di Provinsi Jawa Timur didasarkan pada Peraturan Gubernur Nomor 91 Tahun 2016 tentang Pengawasan Kearsipan. Keterlambatan pelaksanaan pengawasan internal ini murni disebabkan karena tahun 2017 fokus pada pengawasan eksternal yang dibebankan kepada lembaga kearsipan provinsi dan menanti aturan pelaksanaanya. Akibatnya pengawasan internal belum dapat dilaksanakan secara menyeluruh terhadap perangkat daerah provinsi. Pengawasan internal oleh lembaga kearsipan Jawa Timur terhadap perangkat daerah provinsi secara menyeluruh dilaksanakan mulai tahun 2018. Berdasarkan hasil pengawasan internal dalam penyelenggaraan kearsipan dan pengelolaan arsip dinamis pada perangkat daerah provinsi tahun 2018 dan 2019 dapat dilihat pada tabel dibawah ini. Tabel 8: Data Penyelenggaraan Kearsipan dan Pengelolaan Arsip Perangkat Daerah Provinsi Hasil Pengawasan Tahun 2018 dan 2019 No. Instansi Nilai Kategori 1 Biro Umum 70 Baik (B) 2 Biro Hukum 70 Baik (B) 3 Biro Organisasi 55 Cukup (CC) 4 Biro Adm. Kesejahteraan Sosial Kurang (C) 5 Sekretariat DPRD 39,29 Baik (B) 6 Inspektorat Provinsi 67,61 Sangat Baik (BB) 7 Dinas PU Sumber Daya Air Baik (B) 8 Dinas Lingkungan Hidup 74 Kurang (C) 60,12 48 79

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 9 Dinas Perindustrian dan Pedagangan 57 Cukup (CC) 10 Dinas Energi Sumber Daya Mineral 46,43 Kurang (C) 11 Dinas Kebudayaan dan Pariwisata 51,21 Cukup (CC) 12 Dinas Kepemudaan dan Olah Raga Kurang (C) 13 Dinas Pendidikan 44 Kurang (C) 14 Dinas Perkebunan 49 Cukup (CC) 15 Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi 60 Kurang (C) 16 Dinas Perumahan Rakyat, Kawasan 33,70 61 Baik (B) Pemukiman dan Cipta Karya 17 Dinas Kesehatan 70,82 Sangat Baik (BB) 18 Dinas Perikanan dan Kelautan 75 Sangat Baik (BB) 19 Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa 74 Sangat Baik (BB) 20 Dinas Komunikasi dan Informatika 62 21 Dinas Perhubungan 64 Baik (B) 22 Dinas Penanaman Modal dan PTSP 70 Baik (B) 23 Dinas Permberdayaan Perempuan, Sangat Baik (BB) 33,70 Kurang (C) Perlindungan anak dan Kependudukan 24 Dinas Sosial 69 Baik (B) 25 Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah 80,56 Memuaskan (A) 26 Dinas Kehutanan 69,99 27 Dinas Peternakan Baik (B) 28 Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan 62 Baik (B) 29 Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga 71 Sangat Baik (BB) 30 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 61 Baik (B) 31 Satuan Polisi Pamong Praja 90,21 Memuaskan (A) 32 Badan Pendapatan Daerah 50 Cukup (CC) 33 Badan Penanggulangan Bencana Daerah 53 Cukup (CC) 34 Badan Pengembangan SDM 47 Kurang (C) 35 Badan Penghubung di Jakarta 58 Cukup (CC) 36 Badan Kesatuan Bangsa dan Politik 60,55 Baik (B) 37 Badan Kepegawaian Daerah 62,18 Baik (B) 38 Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah 65 Baik (B) 39 Badan Perencanaan Pembangunan Daerah 73 Sangat Baik (BB) 40 Badan Penelitian dan Pengembangan 62 Baik (B) 41 Badan Koordinasi Wilayah I Madiun 63 Baik (B) 42 Badan Koordinasi Wilayah II Bojonegoro 60,97 Baik (B) 43 Badan Koordinasi Wilayah III Malang 62,20 Baik (B) 44 Badan Koordinasi Wilayah IV Pamekasan 70 Sangat Baik (BB) 45 Badan Koordinasi Wilayah V Jember 60,81 Baik (B) 56 Cukup (CC) 80

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 46 Rumah Sakit Dr. Soetomo Surabaya 68 Baik (B) 47 Rumah Sakit Saiful Anwar Malang 83 Memuaskan (A) 48 Rumah Sakit Dr. Soedono Madiun 82 Memuaskan (A) 49 Rumah Sakit Jiwa Menur 66 50 Rumah Sakit Haji Surabaya 62,45 Baik (B) Baik (B) E. Pelatihan Sekretaris Desa Dalam hal pembinaan, di samping terhadap sumber daya manusia di perangkat daerah provinsi dan kabupaten kota, tahun 2010 Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur melaksanakan pelatihan kearsipan pada para sekretaris desa. Kegiatan ini adalah respon positif pemerintah provinsi terhadap program nasional Arsip Masuk Desa (AMD) yang dicanangkan Presiden RI, Susilo Bambang Yudhoyono. Badan Arsip yang sudah bermetamorfosa menjadi Badan Perpustakaan dan Kearsipan juga melaksanakan program AMD. Program dilaksanakan selama 6 (enam) tahun hingga tahun 2015. Kegiatan ini juga mendapat respon positif di hampir semua pemerintah kabupaten/kota. Hal tersebut dibuktikan dengan aktifnya lembaga kearsipan kabupaten/kota melaksanakan pelatihan yang sama sebagaimana yang dilakukan pemerintah provinsi. Pelatihan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota dikhususkan pada sekretaris atau perangkat desa yang belum dilatih oleh pemerintah provinsi. Kegiatan ini bertujuan untuk memperkuat kemampuan administrasi dan pengelolaan arsip pemerintah desa dan posisi sekretaris desa yang pada tahun 2009 oleh pemerintah diangkat sebagai pegawai negeri sipil (PNS). Kegiatan ini merupakan jawaban dari kebijakan pemerintah untuk melaksanakan program arsip masuk desa. Program ini secara nasional berakhir tahun 2014, sedangkan di Jawa Timur terus dilaksanakan sampai tahun 2015. 81

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Berikut data output pelaksanaan pelatihan sekretaris desa dan potensi desa yang masih belum mendapatkan pelatihan kearsipan tahun sampai tahun 2016. Tabel 9: Data Peserta Diklat Kearsipan Pemerintahan Desa Tahun 2010–2015 ∑ Desa Peserta Desa Blm Ikut Desa/ Bimtek Kearsipan No. Nama Daerah Bimtek Kearsipan Kel 1 Bangkalan Kab/ 2 Banyuwangi 281 3 Blitar Provinsi Kota Jumlah % Jumlah % 4 Bojonegoro 217 5 Bondowoso 58 223 281 100% 0 0% 6 Gresik 248 7 Jember 39 178 217 100% 0 0% 8 Jombang 430 9 Kediri 26 222 248 100% 0 0% 10 Lamongan 219 11 Lumajang 42 325 367 85% 63 15% 12 Madiun 356 13 Magetan 47 172 219 100% 0 0% 14 Malang 248 15 Mojokerto 306 34 111 145 41% 211 59% 16 Nganjuk 344 17 Ngawi 474 30 218 248 100% 0 0% 18 Pacitan 205 70 236 306 100% 0 0% 19 Pamekasan 206 100% 0 0% 20 Pasuruan 235 44 300 344 371 78% 21 Ponorogo 390 103 0 103 22% 0 0% 22 Probolinggo 304 100% 0 0% 23 Sampang 284 49 156 205 100% 0 0% 24 Sidoarjo 217 20 186 206 100% 133 34% 25 Situbondo 171 0 0% 26 Sumenep 189 13 222 235 66% 0 0% 27 Trenggalek 365 100% 56 26% 28 Tuban 303 115 142 257 100% 67 39% 330 86 46% 186 94 210 304 74% 149 41% 353 61% 0 0% 136 25 259 284 54% 131 40% 332 59% 155 83% 157 46 115 161 100% 73 21% 328 60% 30 22% 36 68 104 17% 128 39% 79% 121 77% 24 79 103 78% 154 47% 61% 67 149 216 23% 53% 19 284 303 49 150 199 31 0 31 53 244 280 44 72 106 24 180 204 36 0 36 64 110 174 82

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 29 Tulungagung 271 78 193 271 100% 0 0% 22 0 22 85% 4 15% 30 Kota Batu 26 15 6 21 0 16 43 100% 3 0% 31 Kota Blitar 21 23 27 27 93% 0 7% 16 4 57 0 0% 32 Kota Kediri 46 16 17 100% 1 0% 15 41 34 100% 0 6% 33 Kota Madiun 27 20 1 20 9 0% 14 94% 0 31% 34 Kota Malang 57 19 163 100% 0% 1537 0 1918 35 Kota Mojokerto 18 6588 69% 23% 149 100% 36 Kota Pasuruan 34 5051 77% 37 Kota Probolinggo 29 38 Kota Surabaya 163 JUMLAH 8506 F. Sosiliasasi Kearsipan di Pondok Pesantren Pembinaan kearsipan di pondok pesantren pertama kali dilakukan tahun 2009, tahun pertama terbentuknya Badan Perpustakaan dan Kearsipan. Pembinaan saat itu menghadirkan 80 utusan pondok pesantren. Pola pembinaan dengan menghadirkan pengurus pondok pesantren tahun 2011 diubah dengan mendatangi pondok pesantren secara langsung. Kegiatannya antara lain, sosialisasi dan bimbingan pengelolaan arsip pondok pesantren, terkadang juga dilakukan sampling restorasi arsip. Kegiatan ini dilanjutkan secara kontinu hingga tahun 2019, meskipun dengan volume dan frekuensi yang bervariasi bergantung dengan kondisi anggaran yang tersedia. Melalui kegiatan ini setidaknya sudah dilakukan di 32 (tiga puluh dua) pondok pesantren dengan peserta sebanyak 1.616 orang. Tabel 10: Data Sosialisasi Kearsipan di Pondok Pesantren 2009-2016 No. Wilayah Nama Pondok Pesantren Waktu Peserta (Orang) 1. Surabaya Mengundang 80 ponpes 2009 2. Ponorogo Gontor 2011 85 3. Jombang Tebuireng 2011 4. Jombang Darul Ulum 2011 30 30 30 83

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 5. Tuban Langitan 2012 30 6. Malang An-nur 2012 30 7. Kediri Lirboyo 2012 30 8. Jombang Mamba’ul Ma’arif 2013 30 9. Probolinggo Zainul Hasan 2013 30 10. Lamongan Sunan Drajat 2013 30 11. Jombang Rabithah Ma’ad Al-Islamiyah 2013 70 12. Jombang Tarbiyatunnasi’in 2014 30 13. Jombang Bahrul Ulum 2014 30 14. Pamekasan Az– Zubair Sumber Anyar 2014 30 15 Tuban Rahmatan Lil – ’Alamin 2014 25 16. Jember Al – Qodiri 2014 70 17. Malang Mahasiswa Al-Hikam 2014 25 18. Malang Fathul Huda 2014 25 19. Malang Salafiyah Bihaaru Bahri’Asali 2014 16 Fadlaalir Rahman Turen 20. Banyuwangi Darussalam, Blok Agung 2015 75 21. Banyuwangi Ihya Ulumiddin 2015 60 22. Kediri Al-Ikhlas 2015 60 23. Malang Al-Fithriyah 2015 60 24 Nganjuk Sabilil Muttaqien 2015 60 25. Situbondo Adz-Dzikraa 2015 60 26. Pacitan Tremas 2015 35 27. Pacitan Kikil 2015 30 28 Ngawi Arba’i Khohar Jambangan 2015 80 29 Banyuwangi An-Najahiyah, Pakistaji, Kabat 2016 70 30 Nganjuk Baitul Ati-ieq 2017 80 31 Pacitan Al-Fattah 2018 100 32 Ponorogo Al-Amin 2018 100 33 Surabaya Assalafi Al-Fitrah 2019 80 JUMLAH 1.616 84

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Dokumentasi Pembinaan dan Pemasyarakatan kearsipan Kepala BAPEDA Jatim usai presentasi Lomba Penyerahan Hadiah Lomba Kearsipan Perangkat Kearsipan Perangkat Daerah Provinsi, 2015 Daerah Provinsi, oleh Gubernur Jatim 2015 (Sumber: Dispersip Jatim) (Sumber: Dispersip Jatim) Peserta Dlklat arsip, 2016 (Sumber: Dispersip) Pelatihan Arsip Desa di Madiun, 2012 (Sumber: Dispersip) Pameran Arsip di Gedung Balai Pemuda dibuka, Drs. M Sosialisasi Kearsipan di TVRI, M. Hakim dan Prof. Damanhuri, 2008 (Sumber: Disperpusip) Aminudin Kasdi, MS. (Sumber: Disperpusip) 85

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Sosialisasi Program Arsip Masuk Desa si bukA Kepala Pameran Arsip di Hotel Mercure Surabaya, 2009 Bapersip Jati, Ir. Gentur Prihantono, MT (Sumber: Disperpusip) (Sumber: Disperpusip) Sosialisasi Kearsipan oleh Kepala Bapersip, Ir. Masruri Gubernur Jawa Timur, Soekarwo, Meninjau Pameran di JTV (Sumber: Disperpusip) Arsip di Taman Krida Budaya, Malang, 2010 (Sumber: Disperpusip) Lomba Orasi Kearsipan, 2011 Lomba Orasi Kearsipan, 2011 (Sumber: Disperpusip) (Sumber: Disperpusip) 86

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Pameran Arsip di Masjid Al Akbar, 2010 Pameran Arsip di GOR Sidoarjo, dibuka Kepala (Sumber: Disperpusip) Bapersip, Dr. Idrus, 2011 (Sumber: Dispersip) Pameran dan Penyerahan Hadiah Lomba oleh Wagub, Wagub, Jawa Timur, Drs. Saifullah Yusuf, didampingi Drs. Saifullah Yusuf, 2012 (Sumber: Dispersip) Drs. Mudjib Affan, MMARS (Sumber: Dispersip) Lomba Orasi Kearsipan bagi Pelajar Peserta Lomba Orasi Kearsipan bersama Dewan Juri (Sumber: Dispersip) (Sumber: Dispersip) 87

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Sosialisasi Kearsipan di Ngawi, dibuka Bupati, Ir. Boedi Dr. Suko Widodo dalam Tour Sosialisasi Kearsipan di Sulistyo, 2014 (Sumber: Dispersip) Kab Malang, 2012 (Sumber: Dispersip) Tour Sosialisasi Kearsipan di Kab Nganjuk, 2012 Sosialisasi Restorasi Arsip Pondok Pesantren (Sumber: Dispersip) (Sumber: Dispersip) Kunjungan Tamu Prof. Hendriek Niemejer dan Mantan Kepala ANRI, Djoko Utomo (Sumber: Dispersip) 88

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Pameran Arsip di Balai Pemuda, 15-19 Mei 2016 (Sumber: Disperpusip) Pameran Arsip di Gor Sidoarjo, 6 Oktober 2011 (Sumber: Dispersip) Presentasi Peserta Diklat Pengangkatan Arsiparis Launching buku Batik. 9 April 2013, oleh Kepala (Sumber: Dispersip Jatim) Bapersip Drs. A. Mudjib Affan, MARS. (Sumber: Dispersip Jatim) 89