Microsoft Excel เพื่องานธุรกิจ

ดร.สาวิตรี บญุ มี ส่วนท่ี 4 การนาเสนอขอ้ มลู และสารสนเทศดว้ ย Microsoft Excel 235 ภาพที่ 10.35 เคร่ืองมอื สรา้ งแผนภมู ิกระจาย 10.5.2 ตารางขอ้ มูลแผนภูมิกระจาย ตารางข้อมลู แผนภูมกิ ระจายนนั้ ไม่มคี อลมั น์ที่ใชเ้ ปน็ ป้ายชื่อเหมือนแผนภมู ิอ่ืน แต่คอลัมน์ซา้ ยมือสุด จะใช้เป็นค่าสาหรับพล็อตในแกนนอนหรือแกน x และคอลัมน์ถัดๆ ไปคือค่าสาหรับพล็อตในแกนตั้งหรือ แกน y โดยสามารถมไี ดห้ ลายชุดขอ้ มลู ซง่ึ วธิ กี ารพลอ็ ตจะใชค้ า่ ทง้ั สองแกนรว่ มกนั ในการพล็อต ดังนั้นการ สร้างแผนภูมิกระจายท่ีมีหลายชุดข้อมูล ค่าของข้อมูลท่ีอยู่ในแกนต้ังแต่ละชุดนั้นควรมีหน่วยท่ีไม่ต่างกัน มากเนื่องจากใช้คา่ ในแกนรว่ มกนั ดงั ตวั อย่างในภาพท่ี 10.36 ภาพท่ี 10.36 ตารางข้อมูลสาหรบั แผนภูมกิ ระจาย 10.6 การเลือกใช้แผนภมู ิ เนอ่ื งจากใน Excel มีแผนภูมใิ ห้เลอื กใช้หลากหลาย การเลอื กใชแ้ ผนภมู ใิ หเ้ หมาะสมกับข้อมูลจะช่วย ให้สามารถนาเสนอข้อมูลได้ชัดเจนและถูกต้องยิ่งขึ้น จากภาพที่ 10.37 ได้สรุปว่าแต่ละแผนภูมิมีความ เหมาะสมในการนาเสนอขอ้ มลู แบบใดบ้าง

236 บทที่ 10 การนาเสนอขอ้ มูลและสารสนเทศทางธุรกจิ แผนภมู เิ สน้ • ใช้กับขอ้ มลู ท่มี คี วามตอ่ เนอ่ื งในหว้ งของเวลา ถ้าการเปลี่ยนแปลงจากแต่ละช่วงเวลามีคา่ น้อย ควรใช้แผนภมู เิ ส้นมากกว่าแผนภูมแิ ท่ง แผนภูมิวงกลม • เปรยี บเทียบสัดส่วนกบั ทั้งหมดของชุดข้อมลู เดยี ว ไมส่ ามารถแสดงการเปลีย่ นแปลงเม่ือเวลา เปล่ียนได้ แผนภมู ิแท่ง/คอลัมน์ • เหมาะกับกบั การเปรียบเทยี บหลายๆ ชุดข้อมลู เปรียบเทยี บขอ้ มูลหลายประเภท หรอื ถ้า เปรียบเทียบการเปลี่ยนแปลงควรใช้เมื่อการเปลีย่ นแปลงมคี วามแตกตา่ งมาก แผนภูมพิ ืน้ ท่ี • เหมาะเมื่อใชแ้ ผนภูมพิ ้ืนทแี่ บบเรยี งซ้อน 100% เพื่อสามารถเปรยี บเทยี บการเปลยี่ นแปลง เม่อื เวลาเปลีย่ นไดข้ องสดั สว่ นขอ้ มลู หลายชดุ แผนภมู กิ ระจาย • ใชเ้ พื่อแสดงความสัมพนั ธ์ระหวา่ ง 2 ตวั แปร (คา่ X-Y) ภาพที่ 10.37 เปรียบเทยี บการเลือกใช้แผนภมู ิ 10.7 แผนภูมิอน่ื ๆ นอกจากแผนภูมิวงกลม เส้น แท่ง และคอลัมน์ที่ใช้บ่อยได้กับเรื่องทั่วไปแล้ว Excel ยังมีแผนภูมิ เพม่ิ เติมที่นา่ สนใจและสามารถนามาใชเ้ ฉพาะเรือ่ งไดด้ ้วย เช่น แผนภมู ิเรดาห์ แผนภูมิห้นุ 10.7.1 แผนภูมิโดนทั (Doughnut chart) แผนภูมิโดนัทแสดงความสัดส่วนระหว่างค่าต่าง ๆ กับผลรวม เช่นเดียวกับแผนภูมิวงกลม แตกต่างท่ีแผนภูมิโดนัทแสดงข้อมูลในวงแหวน โดยแต่ละวงแหวนแทนชุดของข้อมูล ทาให้สามารถแสดง ชุดขอ้ มลู ได้มากกวา่ แผนภูมวิ งกลม ดังภาพท่ี 10.38 แผนภมู มิ ีความสวยงาม แตต่ ้องระมดั ระวังในการใช้งานและแปลผลจากรูปของแผนภูมิโดนัท เนื่องจากขนาดของสัดส่วนชุดข้อมูลที่อยู่ในวงแหวนรอบนอกจะมีขนาดใหญ่กว่าชุดข้อมูลที่อยู่ในวงแห วนรอบในทง้ั ท่ีมีสัดส่วนเท่ากนั ดังตัวอย่างจากภาพท่ี 10.38 ขนาดสดั สว่ นของน้าชาเขียวของวงแหวนใน สุดมีขนาดเล็กกว่า ขนาดของสัดส่วนของน้าชาเขียวในวงแหวนตรงกลาง ท้ังท่ีสัดส่วนของวงแหวนด้านใน มีจานวนสัดสว่ นคอื 22% ซึง่ มากกว่าวงแหวนตรงกลางคอื 21%

ดร.สาวติ รี บญุ มี สว่ นท่ี 4 การนาเสนอขอ้ มลู และสารสนเทศด้วย Microsoft Excel 237 ภาพท่ี 10.38 แผนภูมิโดนัท 10.7.2 แผนภูมเิ รดาร์ (Radar chart) แผนภูมิเรดาร์มีลักษณะเฉพาะคือรวมหลายแกน แล้วแสดงเป็นเป็นรูปรัศมีเดียว สาหรับแต่ ละรูป ข้อมูลจะถูกจุดตามแกนที่แยกต่างหาก ท่ีเร่ิมต้นที่จุดก่ึงกลางของแผนภูมิ ตัวอย่างการใช้ แผนภูมิชนิดนี้มักจะใช้ในการแสดงค่า KPI จากการประเมินในแต่ละด้าน เน่ืองจากสามารถแสดง ความสงู ต่าของแต่ละดา้ นได้น่าสนใจย่งิ ข้นึ มากกว่าแสดงโดยใช้แผนภูมิคอลัมนท์ ว่ั ไป ข้อมูลในแต่ละแกนควรมีค่าสูงสุดและต่าสุดเท่ากัน รวมถึงค่าของระยะห่างระหว่างจุดด้วย เช่น จากภาพที่ 10.39 แต่ละแกนแสดงค่าคะแนนจากการประเมินในแตล่ ะดา้ น โดยมคี า่ ตา่ สดุ คือ 0 และค่าสูงสุดคือ 5 โดยค่าระยะหว่างระหว่างคะแนนคือ 1 มีมูลค่าเท่ากันในทุกแกน ชุดข้อมูล ประกอบดว้ ย 2 ชุดคือ เกณฑ์ และคะแนนที่ได้ ภาพท่ี 10.39 แผนภูมเิ รดาห์ 10.7.3 แผนภูมฟิ อง (Bubble chart) แผนภูมิฟอง คือ แผนภูมิ xy ที่แสดงข้อมูลได้ 3 ด้าน คือ แกน x แกน y และขนาดของฟอง ซึ่งช่วยเพ่ิมมิติในการนาเสนอข้อมูล แผนภูมิลักษณะน้ีมักจะถูกใช้ในการนาเสนอเชิงกลยุทธ์ โดยในการ สรา้ งจะตอ้ งมีโครงสร้างตารางขอ้ มูลเฉพาะ ประกอบดว้ ย 4 คอลมั น์ คอื ปา้ ยชือ่ ค่าแกน x คา่ แกน y และ ขนาดของฟอง ตามลาดบั

238 บทท่ี 10 การนาเสนอขอ้ มูลและสารสนเทศทางธุรกิจ ภาพที่ 10.40 แผนภมู ิฟอง 10.7.4 แผนภูมิหุ้น (Stock chart) แผนภูมิหุ้น เป็นแผนภูมิที่ใช้เฉพาะทางเพื่อการวิเคราะห์การเปล่ียนแปลงของราคาหุ้น หมายความวา่ ผูใ้ ชค้ วรมีความรู้เกีย่ วกบั การซ้าขายหุน้ เพ่ือใหส้ ามารถตีความแผนภมู ิได้ โดยแผนภูมิหนุ้ แบ่ง ออกเป็น 4 ชนิด คือ High-Low-Close Open-High-Low-Close Volume-High-Low-Close และ Volume-Open-High-Low-Close ดังน้ัน ตารางข้อมูลที่สร้างจะต้องมีคอลัมน์สอดคล้องกับชนิดของ แผนภูมิหุ้นท่ีสร้างแผนภูมิจึงจะแสดงผลได้ถูกต้อง เช่น จากภาพที่ 10.41 เป็นแผนภูมิหุ้นชนิด Open- High-Low-Close ตารางที่สร้างจะต้องประกอบด้วย 5 คอลัมน์ คือ วันท่ี ราคาเปิด ราคาสูงสุด ราคา ต่าสุด และราคาปิด ตามลาดับ จากภาพ แท่งสีดาหมายถึงราคาเปิดสูงกว่าราคาปิด และในทางกลับกัน สี ขาวหมายถงึ ราคาปิดสูงกว่าราคาเปิด ขีดท่ีต่อออกมาจากตัวแท่งคือเสน้ บอกความต่างระหว่างราคาสูงสุด และราคาต่าสดุ กบั ราคาเปิดและราคาปิด ภาพท่ี 10.41 แผนภูมิหุ้น 10.7.5 แผนภูมิแกนตัง้ สองแกน (Combo chart)

ดร.สาวติ รี บญุ มี ส่วนที่ 4 การนาเสนอขอ้ มลู และสารสนเทศดว้ ย Microsoft Excel 239 แผนภูมิแกนตั้งสองแกน เป็นแผนภูมิท่ีมีแกนตั้ง 2 แกน คือ แกนหลัก (primary axis) และ แกนรอง (secondary axis) สาเหตุท่ีตอ้ งมี 2 แกน เน่ืองจาก สเกลของคา่ ในชุดข้อมลู 2 ชดุ มคี วามตา่ งกัน มาก ทาให้เม่ือจุดค่าลงในแผนภูมิแล้ว ขาดความสมดุลย์ในการแสดงผลคือค่าที่น้อยกว่ามากจะแสดงอยู่ ด้านล่างของแผนภูมิ เมื่อปรับให้เป็น 2 แกนแล้วจึงสามารถแสดงชุดท้ังสองชุดข้อมูลได้อย่างสมดุลย์ และ นอกจากน้ียงั สามารถแสดงกราฟเปน็ คนละชนิดได้อกี ดว้ ย ดังตัวอย่างในภาพที่ 10.42 ภาพท่ี 10.42 แผนภูมแิ กนตง้ั สองแกน 10.8 วิธกี ารปรับแตง่ แผนภมู ิ แผนภมู ิท่ีสร้างขน้ึ สามารถปรับแตง่ ให้สวยงามหรือตรงตามความตอ้ งการผู้ใชไ้ ด้ เม่ือคลกิ ท่ีแผนภูมิจะ มีแถบริบบอนที่เป็นเคร่ืองมือเฉพาะของแผนภูมิปรากฏข้ึนมาก 2 แถบ คือ ริบบอนออกแบบ (Design) และ รบิ บอนรปู แบบ (Format) 10.8.1 รบิ บอนออกแบบ ริบบอนออกแบบใช้สาหรับแก้ไของค์ประกอบ สี รูปแบบการนาเสนอของแผนภูมิ ประกอบ ดา้ ยกลุ่มเครื่องมอื 8 กลุ่ม ดังภาพที่ 10.43       ภาพท่ี 10.43 รบิ บอนออกแบบของแผนภูมิ หมายเลข  Add Chart Element ใช้เพ่ิมองค์ประกอบต่าง ๆ ในแผนภูมิ เช่น แกน ป้าย ชอื่ แกน ช่ือแผนภมู ิ ป้ายชอื่ ขอ้ มลู คาธิบายขอ้ มลู เปน็ ตน้ หมายเลข  Quick Layout ใช้เปล่ียนเค้าโครงของแผนภูมิจากเคา้ โครงทก่ี าหนดไวล้ ่วงหน้า

240 บทที่ 10 การนาเสนอขอ้ มูลและสารสนเทศทางธรุ กิจ หมายเลข  Change Colors ใช้เปลยี่ นชุดสขี องแผนภูมิจากชุดสีท่ีกาหนดไวล้ ่วงหนา้ หมายเลข  Chart Styles ใชเ้ ลอื กลักษณะและรูปแบบของแผนภมู ทิ ่ีกาหนดไว้ล่วงหนา้ หมายเลข  Swithch Rows/Colums ใชส้ าหรบั สลับแกนจากขอ้ มลู ในตาราง หมายเลข  Select Data ใชส้ าหรบั เลอื กหรอื แกไ้ ขขอ้ มลู เพิม่ เตมิ หมายเลข  Change Chart Type ใช้สาหรับเปล่ียนชนดิ ของแผนภมู ิ หมายเลข  Move Chart ใช้สาหรบั เคลอื่ นย้ายแผนภมู ไิ ปยงั แผ่นงานหรอื สมดุ งานอน่ื 10.8.2 รบิ บอนรูปแบบ ริบบอนรูปแบบใช้สาหรับจัดการเก่ียวกับการเติมสี เส้นกรอบ รูปแบบตัวอักษร หรือการ จดั เรยี งรูปร่างต่าง ๆ ในแผนภูมิ ประกอบดว้ ยกลุ่มเครือ่ งมือ 6 กลุ่ม ดังภาพท่ี 10.44     ภาพที่ 10.44 ริบบอนเคา้ โครงของแผนภมู ิ หมายเลข  Current Selection ใช้สาหรับเลือกและแสดงวัตถุท่ีกาลังเลือกในแผนภูมิ และสามารถจัดรูปแบบเพิ่มเตมิ หรอื ต้งั คา่ รปู แบบใหม่ หมายเลข  Insert Shapes ใช้สาหรบั แทรกรูปรา่ งเพ่ิมเติม หรือเปล่ียนรูปร่าง หมายเลข  Shapes Styles ใช้สาหรบั จดั รูปแบบรูปร่าง เช่น สีเส้นขอบ สเี ตมิ หมายเลข  WordArt Styles ใชส้ าหรับจัดรปู แบบตดั อกั ษร เชน่ สีเสน้ ขอบอกั ษร สีเตมิ หมายเลข  Arrange ใชส้ าหรบั จดั วางวัตถตุ ่าง ๆ เชน่ เรียงลาดบั หน้าหลงั ในการแสดง หมายเลข  Size ใช้กาหนดขนาดของวัตถุทกี่ าลังเลอื ก 10.8.3 บานหน้าตา่ งจัดรูปแบบ (Format Pane) นอกเหนอื ไปจากการจัดรูปแบบของแผนภูมิจากรบิ บอนแลว้ Excel ยงั มีบานหนา้ ตา่ งสาหรับ จดั รูปแบบเพ่มิ เตมิ ที่นอกเหนอื ไปจากในริบบอน

ดร.สาวติ รี บญุ มี ส่วนท่ี 4 การนาเสนอขอ้ มลู และสารสนเทศด้วย Microsoft Excel 241 บานหน้าต่างจัดรูปแบบสามารถเรียกใช้ได้ 2 วิธี คือ วิธีท่ี 1 เรียกจากริบบอนรูปแบบของ แผนภูมิ กลุ่มเครื่องมือ Current Selection หรือหมายเลข  ตามภาพที่ 10.44 เลือกเครื่องมือ ช่ือ Format Selection วิธีท่ี 2 เลือกวัตถุที่ต้องการจัดรูปแบบแล้วคลิกเม้าส์ปุ่มขวา เพ่ือเปิดเมนู ดว่ น แล้วเลือกคาสั่งท่ขี ้ึนตน้ ดว้ ยคาว่า Format xxx ซง่ึ Excel จะระบชุ ่อื วัตถุท่ีเลือกไว้ต่อท้ายคาว่า format จากน้ัน Excel จะแสดงบานหน้าต่างจัดรูปแบบทางขวาของหน้าจอ ให้สามารถเลือก จัดรปู แบบได้ ตามตวั อย่างในภาพท่ี 10.45 ภาพท่ี 10.45 ตัวอย่างบานหนา้ ต่างจัดรปู แบบของแผนภูมิ 10.9 สรุป การนาเสนอข้อมูลและสารสนเทศแก่ผู้บริหารนั้น มักจะใช้การนาเสนอในรูปแบบกราฟฟิกหรือ แผนภูมิเพ่ือให้สามารถเข้าใจสารสนเทศได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง การทาแผนภูมิด้วย Excel ที่ใช้บ่อย นัน้ มักจะประกอบด้วยแผนภมู ิวงกลม แผนภมู ิเสน้ แผนภูมคิ อลมั น์หรอื แท่ง และแผนภมู ิกระจาย แผนภมู ิ แตล่ ะชนิดมีความเหมาะสมในการใช้งานท้ังคลา้ ยคลึงและแตกต่างกัน ในการนาเสนอสัดส่วนของค่าข้อมูล ตอ่ ผลรวมของข้อมูลทั้งหมด ส่วนใหญม่ กั จะใช้แผนภูมิในการนาเสนอสาหรบั ข้อมูลชดุ เดียว แต่ถา้ ตอ้ งการ เสนอสัดส่วนของข้อมูลหลายชุด สามารถใช้แผนภูมิชนิดแท่ง คอลัมน์ หรือ พื้นที่ แบบเรียงซ้อน 100% หรือแผนภูมิโดนัททดแทนได้ตามความเหมาะสม ถ้าหากต้องการนาเสนอการเปรียบเทียบข้อมูลที่ เปล่ียนแปลงตามเวลาหรือวิเคราะห์แนวโน้มของข้อมูล โดยส่วนใหญ่มักจะนาเสนอด้วยแผนภูมิเส้น หรือ แผนภูมิคอลัมน์ในกรณีที่มีความต่างของแต่ละช่วงเวลาค่อนข้างมาก แต่ถ้าต้องการเปรียบเทียบข้อมูล หลายชุดหลายประเภทจากตาราง Crosstab มักจะนาเสนอด้วยแผนภูมิคอลัมน์หรือแท่ง สาหรับการ นาเสนอความสัมพันธ์ของข้อมูล 2 ชุด หรือ 2 ตัวแปร จากสมการต่าง ๆ เช่น สมการเส้นตรง แผนภูมิท่ี ต้องใช้คือแผนภูมิกระจาย นอกจากนี้ Excel ยังมีแผนภูมิท่ีใช้เฉพาะทางอีกหลายชนิดให้เลือกใช้ เช่น

242 บทที่ 10 การนาเสนอข้อมูลและสารสนเทศทางธุรกิจ แผนภูมิเรดาห์ แผนภูมิหุ้น เป็นต้น ทั้งนี้การนาเสนอข้อมูลในรูปแบบแผนภูมิที่กล่าวถึงในบทนี้เป็นเพียง เบื้องต้นเท่านั้น Excel ยังมีเครื่องมือท่ีเป็นประโยชน์อีกมาในการนาเสนอช้อมูล เช่น การสร้างเส้นแนว โน้ม การใช้ Sparkline การใช้ PivotTable และ Pivot Chart ท่แี นะนาใหศ้ ึกษาเพม่ิ เติมต่อไป

ดร.สาวิตรี บญุ มี สว่ นท่ี 4 การนาเสนอขอ้ มลู และสารสนเทศดว้ ย Microsoft Excel 243 แบบฝึกหดั ท้ายบทท่ี 10 ตอนท่ี 1 คาศพั ทท์ ้ายบท คาชแ้ี จง จากเนือ้ หาจงระบชุ ่ือภาษาไทยและความหมายของคาศัพท์ต่อไปนี้ ลงในชอ่ งว่างทีเ่ วน้ ไว้ 1. Chart 2. Line chart 3. Stacked line chart 4. 100% Stack line chart 5. Pie chart 6. Pie of pie 7. Bar of pie 8. Doughnut 9. Bar chart 10. Column chart 11. Scatter chart 12. Bubble chart 13. Radar chart 14. Stock chart 15. Combo chart ตอนท่ี 2 ฝกึ ปฏิบตั ดิ ้วยตนเอง 1) ดาวนโ์ หลดไฟล์ ch10chart.xlsx จากเว็บไซต์ academic.udru.ac.th/sawitree 2) เปิดแผ่นงาน “Rating” - จงทาแผนภูมแิ สดงการเปรียบเทียบเรตตงิ้ ยอดผูช้ มทวี แี ตล่ ะช่อง โดยใชแ้ ผนภูมิ 3) เปิดแผน่ งาน “ยอดขายตามประเภท” - จงทาแผนภูมเิ ปรยี บเทียบยอดขายแยกตามประเภทสนิ คา้ โดยใช้แผนภูมิ - จงทาแผนภมู แิ สดงสดั สว่ นยอดขายแยกตามภูมิภาค โดยใช้แผนภูมิ - จงทาแผนภูมเิ ปรยี บเทยี บยอดขายแยกตามภูมิภาค โดยใชแ้ ผนภมู ิ

244 บทท่ี 10 การนาเสนอขอ้ มูลและสารสนเทศทางธรุ กจิ - จงทาแผนภูมแิ สดงสดั ส่วนของพนักงานแยกตามเพศ โดยใช้แผนภูมิ 4) เปดิ แผน่ งาน “ยอดขายย้อนหลัง” - จงทาแผนภูมแิ สดงแนวโนม้ ยอดขายสินคา้ แยกตามพนื้ ทข่ี ายสนิ คา้ โดยใชแ้ ผนภูมิ 5) เปิดแผ่นงาน “Crosstab” - จงทาแผนภมู เิ ปรียบเทียบยอดขายแยกตามภูมภิ าค โดยใชแ้ ผนภูมิ - จงทาแผนภูมเิ ปรยี บเทียบยอดขายแยกตามสนิ ค้า โดยใช้แผนภูมิ 6) เปิดแผน่ งาน “Radar” - จงทาแผนภมู เิ ปรยี บเทยี บทักษะ 5 ดา้ นกับเกณฑ์ โดยใช้แผนภมู ิ 7) เปดิ แผน่ งาน “จุดคมุ้ ทนุ ” - จงทาแผนภมู แิ สดงความสมั พันธ์ระหวา่ งราคาขายและกาไร โดยใชแ้ ผนภมู ิ 8) เปดิ แผน่ งาน “อัตราแลกเปลี่ยน” - จงทาแผนภูมแิ สดงแนวโนม้ ของอตั ราแลกเปลี่ยน โดยใช้แผนภมู ิ 9) เปิดแผน่ งาน “ราคาห้นุ ” - จงทาแผนภมู แิ สดงแนวโน้มและขอ้ มลู หุ้น โดยใช้แผนภูมิ

บทท่ี 11 การสรุปขอ้ มลู ด้วย PivotTable เบ้อื งต้น นอกจากฟังก์ชันท่ีมีให้เลือกประยุกต์ใช้ได้หลายศาสตร์แล้ว Excel ยังมีเคร่ืองมือขั้นสูงอีกมากที่ช่วย ในการวเิ คราะหข์ ้อมลู วิเคราะห์แบบจาลอง และนาเสนอข้อมลู อย่างมอื อาชีพ เช่น การจดั กลมุ่ ข้อมลู การ วิเคราะห์แบบ What-if การทาแบบจาลองข้อมลู ด้วย Power Pivot การพยากรณ์ หรอื PivotTable เป็น ต้น ซง่ึ ท้งั หมดทก่ี ลา่ วมาลว้ นเป็นเครอ่ื งมือขนั้ สูงสาหรับผใู้ ช้ทม่ี ีความเช่ยี วชาญ แต่ท้ังน้ีมหี น่งึ เครือ่ งมือที่ใช้ งานบ่อย มีประโยชน์ และท่ีสาคัญคือใช้งานง่าย คือ PivotTable ซ่ึงเป็นเคร่ืองมือที่ช่วยในการสรุปข้อมลู ให้ทาได้ง่ายและรวดเร็ว ในบทสุดท้ายนี้จึงอธิบายเบื้องต้นเกี่ยวกับเครื่องมือมือนี้เพื่อเป็นประโยน์ในการ ประยกุ ต์ใช้ต่อไป ตัวอย่างท่ีจะใช้ในบทน้ีเป็นตัวอย่างข้อมูลการวิจัยตลาดเพื่อวิเคราะห์ความพึงพอใจของลูกค้าท่ีมีต่อ ผลิตภัณฑ์อาหารใหม่ ซ่ึงเป็นข้อมูลสมมติจากการตอบแบบสอบถามของกลุ่มตัวอย่างจานวน 200 คน ประกอบด้วย 2 หัวข้อคือ หัวข้อข้อมูลส่วนบุคคลในด้านเพศ อายุ การศึกษา และภูมิลาเนา โดยมีชนิด ข้อมูลเปน็ แบบกลุ่มข้อมูลท่ีกรอกมาผ่านการกาหนดรหัสเพื่อให้ง่ายต่อการกรอกข้อมูลในโปรแกรม Excel และหัวข้อความพึงพอใจในด้านรูปลกั ษณ์ รสชาติ ราคา และบรรจุภัณฑ์ โดยชนิดข้อมูลเป็นแบบระดับคา่ คะแนนจาก 1 หมายถึงพึงพอใจนอ้ ยทสี่ ุด และ 5 หมายถึงพงึ พอใจมากทส่ี ดุ  ในบทน้ีใช้ไฟล์ประกอบเน้ือหาเพ่ือใช้ในการฝึกปฏิบัติ ชื่อ ch11pivot.xlsx จาก CD หรือ สามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้จากเว็บไซต์ academic.udru.ac.th/sawitree 11.1 การจัดการฐานขอ้ มลู ด้วยตารางข้อมูล Excel PivotTable เป็นเคร่ืองมือท่ีเน้นการทางานกับข้อมูลจานวนมาก ดังนั้นก่อนฝึกใช้ PivotTable จึง ควรทาความเขา้ ใจเกี่ยวกับวธิ กี ารจดั การข้อมูลจานวนมากดว้ ยตารางข้อมูลของ Excel กอ่ น เคร่ืองมือตาราง (Table) ของ Excel นั้น ไม่ได้หมายถึงแค่เซลล์หลาย ๆ เซลล์ท่ีมีการเติมเส้นขอบ หรือสีให้เป็นตารางเท่าน้ัน แต่หมายถึง ตารางท่ีมีลักษณะการทางานใกล้เคียงกับในฐานข้อมูล (Database) กลา่ วคอื เปน็ ตารางท่ีมีชอ่ื ให้เรียกใช้ และประกอบดว้ ยคอลมั นท์ ี่อยใู่ นรูปแบบฟลิ ด์ของตาราง ทม่ี ีชอื่ ให้เรยี กใชไ้ ดเ้ ชน่ กนั ดงั ภาพท่ี 11.1

246 บทท่ี 11 การสรุปขอ้ มลู ด้วย PivotTable เบอ้ื งตน้ ภาพที่ 11.1 ตวั อยา่ งตาราง จากภาพท่ี 11.1 เป็นภาพของตารางช่ือ Customer ประกอบด้วยฟิลด์หรือคอลัมน์จานวน 4 ฟิลด์ ลักษณะเด่นท่ีสาคญั ของตารางนี้คือจดจาขอ้ มลู เปน็ ตารางหรือเปน็ ฟลิ ดแ์ ทนทจ่ี ะจดจาข้อมลู เปน็ เซลล์หรือ ช่วงเซลล์ นน่ั หมายความวา่ เมอ่ื มีแถวข้อมูลเพิ่มข้นึ จงึ ไม่จาเป็นต้องแก้ไขช่วงเซลล์ในสูตร ยกตัวอย่างเช่น ฟงั กช์ ัน VLOOKUP ถ้าตอ้ งการคน้ หาขอ้ มูลท่อี ยู่ของลูกค้าจากในตารางโดยใช้รหสั ลกู คา้ สูตรจะมีลกั ษณะ ดังนี้ =VLOOKUP(“UD1001”,A1:D5,4,FALSE) แต่ถ้าใช้ตาราง จะใช้ชื่อตารางแทนท่ีช่วงเซลล์ ทาให้ สูตรจะมีลักษณะ ดังน้ี =VLOOKUP(“UD1001”,Customer,4,FALSE) เม่ือมีการเพิ่มข้อมูลไปในแถวที่ 6 ถ้าเป็นวิธีการใช้ช่วงเซลล์จะต้องแก้ไขสูตรให้ช่วงเซลล์ครอบคลุมถึงแถวใหม่ จาก A1:D5 เป็น A1:D6 ในขณะท่ีการใช้ตารางเป็นการระบุช่ือท้ังตารางอยู่แล้ว เมื่อมีการเพ่ิมข้อมูลแถวใหม่ Excel จะขยาย ขอบเขตของตารางให้อัตโนมัติ โดยไม่จาเป็นต้องแก้ไขสูตร เพราะระบุช่ือตารางเท่าน้ันไม่ด้มีการระบุแถว เหมือนแบบชว่ งเซลล์ ดังน้ัน การใช้ตาราง จะมีประโยชน์มากในกรณีท่ีใช้ Excel เก็บข้อมูลจานวนมาก โดยข้อมูลมี ลกั ษณะเปน็ แถวหรอื ระเบียน (record) ที่ประกอบด้วยฟิลด์หลายฟลิ ด์ หรอื การนาข้อมลู เข้ามาจากแหล่ง อ่ืนท่ีเป็นฐานข้อมูล เน่ืองจากสามารถอัพเดตข้อมูลได้ง่าย และเรียกใช้ง่ายอีกด้วย ในกรณีที่ไม่ควรนาการ จัดรูปแบบเป็นตารางมาใชค้ ือข้อมูลไม่ได้มีการจัดเก็บเป็นระเบียนเป็นแค่การกรอกข้อมูลในเซลลธ์ รรมดา เทา่ น้นั 11.1.1 การสร้างตาราง การสร้างตารางทาได้ 2 วธิ ี ดงั น้ี  วิธีท่ี 1 สร้างจากริบบอนเมนูหน้าแรก (Home) กลุ่มเครื่องมือลักษณะ (Styles) เครือ่ งมอื จัดรูปแบบเปน็ ตาราง (Format as Table) ตามภาพที่ 11.2

ดร.สาวิตรี บญุ มี ส่วนที่ 4 การนาเสนอขอ้ มลู และสารสนเทศดว้ ย Microsoft Excel 247 ภาพที่ 11.2 เครื่องมือจดั รปู แบบเป็นตาราง  วิธีที่ 2 สรา้ งโดยใช้ป่มุ ลัด Ctrl+t โดยมีข้นั ตอนการสรา้ งดงั นี้ 1. จากไฟล์ ch11pivot.xlsx เปดิ แผน่ งาน MarketSurvey 2. คลิกที่เซลล์ใด ๆ ท่ีมีข้อมูล แล้วไปท่ี ริบบอนเมนูหน้าแรก >กลุ่มเคร่ืองมือลักษณะ > เครื่องมือ จดั รูปแบบเปน็ ตาราง เลือกสแี ละรปู แบบตามความตอ้ งการ ตามภาพที่ 11.3 ภาพที่ 11.3 รูปแบบตาราง 3. เมื่อคลกิ เลอื กสแี ละรูปแบบแล้วจะมหี นา้ ต่างสรา้ งตารางปรากฏ ตามภาพที่ 11.4 ภาพที่ 11.4 หนา้ ตา่ งสร้างตาราง

248 บทที่ 11 การสรุปขอ้ มูลดว้ ย PivotTable เบ้อื งต้น จากภาพที่ 11.4 หน้าต่างสร้างตาราง Excel จะเลือกช่วงของข้อมูลที่จะรวมอยู่ในตารางให้ อัตโนมัติ โดยเลือกจากข้อมูลท่ีเป็นเซลล์ติดกัน นอกจากนี้ Excel จะเลือกให้ว่าตารางมีส่วนหัว หรือ ชื่อ คอลัมน์ ให้อัตโนมัติเช่นกัน ก่อนคลิกตกลง ควรตรวจสอบว่าช่วงเซลล์ที่เลือก และส่วนหัวตารางมีการ เลอื กครบถ้วนถูกตอ้ งตามท่ตี อ้ งการ 4. จากน้ัน คลิกตกลง Excel จะจัดรูปแบบให้ตามที่เลือก และเปิดเมนูเครื่องมือออกแบบตารางมา ใหเ้ พม่ิ เตมิ ตามภาพที่ 11.5 ซง่ึ สามารถตัง้ คา่ เปลี่ยนสี และรูปแบบการแสดงผลได้ภายหลงั ภาพท่ี 11.5 เมนูออกแบบของเครื่องมอื ตาราง 5. ในเมนูเคร่ืองมือตาราง (Table Tools) > ออกแบบ (Design) ให้ไปที่กลุ่มเคร่ืองมือคุณสมบัติ (Properties) แลว้ เปลย่ี นชอ่ื ตารางจาก Table1 เปน็ SurveyData ตามภาพท่ี 11.6 ภาพที่ 11.6 คุณสมบัติช่ือตาราง 6. เปดิ แผน่ งาน Coding แล้วจัดรูปแบบช่วงเซลล์ตอ่ ไปนี้ใหเ้ ปน็ ตาราง และต้งั ชอ่ื ตามทกี่ าหนด - ชว่ งเซลล์ A1:B3 ตัง้ ชือ่ ตารางวา่ Gender ภาพที่ 11.7 การสร้างตาราง Gender

ดร.สาวติ รี บญุ มี สว่ นท่ี 4 การนาเสนอข้อมลู และสารสนเทศด้วย Microsoft Excel 249 - ชว่ งเซลล์ D1:E6 ตงั้ ช่อื ตารางว่า Age ภาพที่ 11.8 การสร้างตาราง Age - ช่วงเซลล์ G1:H6 ต้งั ช่อื ตารางวา่ Education ภาพท่ี 11.9 การสร้างตาราง Education - ช่วงเซลล์ I1:K8 ต้งั ช่อื ตารางวา่ Location ภาพที่ 11.10 การสร้างตาราง Location

250 บทที่ 11 การสรปุ ข้อมูลดว้ ย PivotTable เบือ้ งต้น 11.1.2 การอา้ งอิงและเรียกใช้ตาราง การเรียกใช้ตารางและข้อมูลในตาราง มีลักษณะการเรียกใช้แบบทั้งตาราง หรือทั้งคอลัมน์ หรือ ทั้งแถว หรือ เฉพาะคอลัมน์ในแต่ละแถว ซึ่งแตกต่างจากการอ้างอิงเซลล์ท่ีกล่าวถึงในบทท่ี 5 ท่ี สามารถอ้างอิงแบบระบุเป็นช่ือเซลล์ได้ วิธีการอ้างอิงตารางแบบน้ีน้ัน มีช่ือเรียกว่า การอ้างอิงแบบ โครงสร้าง (Structured References) โดยสามารถสรุปวธิ ีการใชง้ านทใี่ ช้บอ่ ยได้ดังตารางท่ี 11.1 ตารางที่ 11.1 การอ้างองิ แบบโครงสรา้ ง รปู แบบ การใช้งาน ตัวอยา่ ง Location ทง้ั ตาราง พิมพ์ชื่อตารางได้โดยตรง โดยไม่ต้องมี [ Code ] เครอ่ื งหมายอญั ประกาศ “” กากบั [ Code ] : [ Name ] [ Code ] , [ Name ] ทัง้ คอลมั น์ ระบุชื่อคอลัมน์ภายในวงเล็บสี่เหล่ียม [ ] Location[ Code ] มักจะใช้เมื่ออ้างอิงคอลัมน์ในตาราง [ @Code ] เดยี วกับที่กาลงั ทางานอยู่ ช่วงของคอลัมน์ที่อยู่ ใช้ : คั่นชื่อของคอลัมน์แรกทางซ้ายสุด ตดิ กัน และขวาดสดุ ช่วงของคอลัมน์ท่ีไม่ ใช้ , ค่ันชื่อของคอลัมน์แรกทางซ้ายสุด อยู่ตดิ กนั และขวาดสดุ คอลัมนใ์ นตาราง ระบุช่ือตารางและตามด้วยชื่อคอลัมน์ใน วงเล็บสี่เหล่ียม [ ] มักจะใช้เมื่ออ้างถึง ขอ้ มูลในตารางจากภายนอกตาราง แถวปัจจุบันในแต่ละ ใส่เครื่องหมาย @ ตามด้วยชื่อคอลัมน์ คอลัมน์ ภายในวงเล็บส่ีเหลี่ยม [ ] โดยวิธีการเรียกใช้เม่ือสร้างสูตรน้ันทาได้ 2 วิธีคือ ใช้เมาส์คลิกเลือกซ่ึง Excel จะเติมชื่อ ตารางและคอลมั นใ์ หอ้ ัตโนมตั ิ หรือใช้วธิ กี ารพมิ พ์ ตามขน้ั ตอนดงั นี้ 1. พมิ พ์เคร่ืองหมายเทา่ กับ = ในเซลล์ทีต่ อ้ งการสรา้ งสูตร 2. ถ้าตอ้ งการนบั จานวนใหใ้ ส่ฟงั ก์ชนั ทีต่ ้องการก่อน เช่น =COUNT(… ดงั ภาพท่ี 11.11 ภาพที่ 11.11 ตวั อย่างการพมิ พ์สรา้ งสูตร

ดร.สาวิตรี บญุ มี ส่วนท่ี 4 การนาเสนอขอ้ มลู และสารสนเทศดว้ ย Microsoft Excel 251 3. จากนนั้ พิมพช์ อื่ ตารางลงไป ตามตวั อยา่ งนคี้ ือ ตาราง location ระหวา่ งทพ่ี ิมพ์ Excel จะขึ้นชื่อท่ี เกี่ยวขอ้ งใหเ้ ลอื ก ท้ังชอื่ ฟังกช์ นั และชือ่ ตาราง ใหส้ งั เกตท่ีสัญลกั ษณ์รูปตาราง ดงั ภาพที่ 11.12 ภาพท่ี 11.12 ตัวอย่างการอ้างองิ ช่อื ตาราง 4. ใชเ้ มาสด์ ับเบิ้ลคลกิ ท่ชี ือ่ ตาราง location ที่ต้องการ หรือ ใช้ปุ่มลกู ศรบนคีย์บอรด์ เลื่อนขึ้นลงแล้ว กดป่มุ แท็บ (tab) เพอ่ื เลอื กช่อื ทตี่ อ้ งการ 5. จากน้ันพิมพ์เปิดวงเล็บสี่เหล่ียม “[“ โดย Excel จะแสดงชื่อฟิลด์ท่ีสามารถเลือกได้ของตารางน้ี มาแสดงใหด้ ู เลือกฟิลด์ Code ตามภาพที่ 11.13 ภาพท่ี 11.13 ตัวอย่างการอา้ งอิงฟลิ ด์ในตาราง 6. พิมพ์ปิดวงเล็บสี่เหล่ียม “]” ของช่ือฟิลด์ แล้วปิดวงเล็บ “)” ของฟังก์ชัน เพ่ือเสร็จสิ้นการสร้าง สูตรด้วยฟังกช์ นั 7. เม่ือกดปุ่ม Enter จะได้ผลลัพธ์จากการสร้างสูตรโดยการอ้างอิงแบบโครงสร้าง คือ =COUNT(Location[Code]) ซ่ึงหมายถงึ การนับจานวนตัวเลขท้งั หมดทีอ่ ยใู่ นคอลมั น์ชือ่ Code ของตารางชอ่ื Locaton หมายเหตุ วิธีการอ้างอิงเซลล์แบบโครงสร้างนี้ ไม่สามารถใช้ในบานหน้าต่างฟังก์ชันได้ ต้องเป็นการ พิมพส์ ร้างฟงั กช์ ันในเซลลโ์ ดยตรงเทา่ นัน้ 11.1.3 การเพิ่มแถวผลรวมข้อมูลในตาราง ตารางของ Excel น้ันสามารถทาการคานวณเพ่ือสรุปข้อมลู ให้ในแถวสุดท้ายของตาราง โดย ไม่กระทบต่อข้อมูลในตาราง และสามารถเปิดปิดการแสดงได้ตามต้องการ โดยมีข้ันตอนในการเพ่ิมแถว ผลรวม (Total Row) ดงั น้ี 1. คลกิ เลอื กเซลลใ์ ดเซลลห์ นงึ่ ในตาราง SurveyData ในแผ่นงาน MarketSurvey

252 บทที่ 11 การสรปุ ข้อมลู ดว้ ย PivotTable เบ้ืองตน้ 2. ไปที่เมนูออกแบบ ของ ริบบอนเครื่องมือตาราง กลุ่มเครื่องมือ ตัวเลือกรูปแบบตาราง (Table Style Options) ทาเครอื่ งหมาย  ท่ีกล่องแถวผลรวมตามภาพท่ี 11.14 ภาพท่ี 11.14 การเพ่ิมแถวผลรวม 3. Excel จะทาการเพิม่ แถวผลรวมเปลา่ ใหอ้ ตั โนมัติ ตามภาพที่ 11.15 ภาพท่ี 11.15 แถวผลรวม 4. ในแถวผลรวมที่เพิ่มมาจะเว้นว่างให้ผู้ใช้เลือกใช้วิธีการคานวณตามที่ต้องการ เน่ืองจากแม้จะช่ือ ว่าแถวผลรวม แต่สามารถคานวณไดท้ ้ัง การนบั การหาผลรวม เปน็ ตน้ ดงั ภาพท่ี 11.16 ภาพท่ี 11.16 ฟังก์ชนั การคานวณทใี่ ชใ้ นแถวผลรวม

ดร.สาวติ รี บญุ มี สว่ นที่ 4 การนาเสนอข้อมลู และสารสนเทศด้วย Microsoft Excel 253 5. ให้เลือกใช้ COUNT ในฟิลด์หรือคอลัมน์ รหัสเพศ รหัสอายุ รหัสการศึกษา รหัสภูมิลาเนา เพ่ือ นับจานวนผู้ตอบ (ข้อมูลเหล่าน้ีแม้เป็นแสดงเป็นตัวเลข แต่ชนิดข้อมูลเป็นแบบกลุ่ม ไม่สามารถ หาค่าเฉลยี่ ได)้ 6. ใหเ้ ลอื กใช้ AVERAGE ในฟิลด์ ความพึงพอใจในรปู ลักษณ์ ความพงึ พอใจในรสชาติ ความพึงพอใจ ในราคา และความพึงพอใจในบรรจุภณั ฑ์ เพอื่ หาคา่ เฉลย่ี ของระดับความพึงพอใจในแตล่ ะด้าน 7. ผลลัพธใ์ นแถวผลรวมเป็นดงั ภาพท่ี 11.17 ภาพท่ี 11.17 ผลลัพธ์แถวผลรวม 11.1.4 การแปลงตารางกลบั เป็นช่วงเซลล์ รูปแบบตารางทีส่ ร้างขึ้นสามารถแปลงกลับเป็นชว่ งเซลล์ธรรมดาได้ โดยยังคงรูปแบบการเติม สีและเสน้ ไว้ โดยมขี นั้ ตอนดงั น้ี 1. เลือกตารางท่ีต้องการแปลงเปน็ ชว่ งเซลล์ 2. ไปที่เมนูออกแบบ กลุ่มเคร่ืองมือชื่อ เคร่ืองมือ (Tools) เลือก แปลงเป็นช่วง (Convert to Range) ตามภาพที่ 11.18 ภาพท่ี 11.18 เคร่ืองมือแปลตารางเปน็ ช่วงเซลล์ 3. จะปรากฏหนา้ ตา่ งให้ยนื ยัน ให้คลิกตกลง ตามภาพที่ 11.19 ภาพที่ 11.19 หน้ายืนยันการแปลงตารางเป็นชว่ งเซลล์

254 บทที่ 11 การสรปุ ข้อมูลดว้ ย PivotTable เบอื้ งต้น 11.2 การเตรียมข้อมูลเพ่อื ทา PivotTable จากข้อมูลการวิจัยสารวจความพึงพอใจของลูกค้าท่ีมีต่อผลิตภัณฑ์อาหารใหม่ท่ีกรอกมาน่ัน จะ พบวา่ มีการแปลงตัวเลือกเป็นรหสั เพือ่ ความสะดวกในการกรอกขอ้ มลู ดังน้ัน ข้อมลู จึงแบง่ เปน็ 2 แผ่นงาน คือ แผ่นงาน MarketSurvey ที่มีข้อมูลจากการสารวจ และแผ่นงาน Coding ท่ีเก็บข้อมูลสาหรับการ แปลงรหัส ในการทานาเสนอข้อมูลรายงานสรุปน้ัน ไม่ควรนาเสนอเป็นรหัสที่ผู้อ่านไม่สามารถเข้าใจได้ ดังน้ัน รหัสท่กี รอก เช่น เพศ มขี ้อมูลรหสั คอื 1 และ 2 น้ัน จึงควรไดร้ บั การแปลงให้เปน็ ข้อความท่สี ามารถเข้าใจ ได้เสียก่อน ไม่เฉพาะข้อมูลการวิจัยเท่านั้น โดยเฉพาะข้อมูลที่นาเข้ามาจากฐานข้อมูล เน่ืองจากด้วย กระบวนการออกแบบฐานข้อมูลนั้นจะมีการแยกตารางเพื่อลดความซ้าซ้อนของข้อมูลและใช้รหัสในการ เช่อื มโยงข้อมูลจากทง้ั สองตาราง ดังน้ัน ก่อนการใช้ PivotTable สรุปข้อมูล จึงควรเตรียมข้อมูลด้วยการทาให้รหัสต่าง ๆ ที่มี กลายเป็นข้อความเสียก่อน โดยใน Excel นั้น สามารถทาได้โดยใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP ท่ีศึกษามาแล้วใน บทที่ 9 11.2.1 การรวมข้อมูลหลายตารางดว้ ย VLOOKUP ในบทท่ี 9 น้ันได้อธิบายเรื่องการใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP ค้นหาข้อมูลจากข้อมูลที่อยู่ในช่วง เซลล์ ในบทนจี้ ะนาฟังกช์ ัน VLOOKUP มาประยกุ ตใ์ ช้ร่วมกบั ตารางของ Excel โดยมีขน้ั ตอนดังน้ี 1. จากไฟล์ ch11pivot.xlsx เปิดแผ่นงาน MarketSurvey ท่ีจัดรูปแบบเป็นตารางไว้แล้ว 2. ไปที่เซลล์ J2 ทเี่ ป็นขอ้ มูลแถวแรกของฟลิ ด์เพศ (คอลมั น์ J) 3. ใสส่ ูตร =VLOOKUP([@รหัสเพศ],Gender,2,FALSE) สูตรท่ีสร้างหมายถึง นารหัสเพศของแต่ละแถว (คอลัมน์ B) ไปค้นหาจากตาราง Gender โดยใช้ ผลลพั ธ์จากคอลัมน์ที่ 2 ของตาราง Gender และค้นหาแบบตรงกนั ทุกประการ 4. สงั เกตวา่ เม่อื Enter แล้วตารางจะเติมสูตรให้เองทั้งตารางโดยท่ไี ม่ตอ้ งคดั ลอกสตู ร 5. ใส่สูตรเซลล์ K2 =VLOOKUP([@รหัสอาย]ุ ,Age,2,FALSE) สูตรท่ีสร้างหมายถึง นารหัสอายุของแต่ละแถว (คอลัมน์ C) ไปค้นหาจากตาราง Age โดยใช้ ผลลพั ธ์จากคอลมั น์ที่ 2 ของตาราง Age และคน้ หาแบบตรงกนั ทุกประการ 6. ใส่สูตรเซลล์ L2 =VLOOKUP([@รหสั การศึกษา],Education,2,FALSE) สูตรทสี่ ร้างหมายถึง นารหสั การศึกษาของแตล่ ะแถว (คอลัมน์ D) ไปค้นหาจากตาราง Education โดยใชผ้ ลลัพธ์จากคอลมั น์ท่ี 2 ของตาราง Education และค้นหาแบบตรงกันทกุ ประการ 7. ใส่สูตรเซลล์ M2 =VLOOKUP([@รหัสภมู ิลาเนา],Location,2,FALSE) สูตรท่ีสร้างหมายถึง นารหัสภูมิลาเนาของแต่ละแถว (คอลัมน์ E) ไปค้นหาจากตาราง Location โดยใช้ผลลัพธ์จากคอลัมนท์ ่ี 2 ของตาราง Location และคน้ หาแบบตรงกนั ทกุ ประการ

ดร.สาวิตรี บญุ มี สว่ นที่ 4 การนาเสนอข้อมลู และสารสนเทศดว้ ย Microsoft Excel 255 11.2.2 การคานวณในตารางข้อมูล นอกจากในตารางของ Excel ยังสามารถนาแต่ละฟิลด์ในตารางมาทาการคานวณอื่น ๆ ได้ อีก เช่น นามาบวก ลบ คูณ หาร ในตัวอย่างการวิจัยสารวจความพึงพอใจของลูกค้านั้น ในฟิลด์ค่าเฉลี่ย ความพงึ พอใจ ตอ้ งการคานวณคา่ เฉล่ียของความพงึ พอใจทั้ง 4 ด้าน โดยมีข้ันตอนดังนี้ 1. จากตาราง SurveyData ในแผ่นงาน MarketSurvey 2. ไปท่ีเซลล์ N2 ทเ่ี ปน็ ข้อมลู แถวแรกของฟิลด์ค่าเฉลย่ี ความพงึ พอใจ (คอลัมน์ N) 3. สรา้ งสตู ร =AVERAGE([@[ความพงึ พอใจในรูปลักษณ]์ :[ความพึงพอใจในบรรจภุ ณั ฑ]์ ]) คาอธบิ ายสูตร [ความพึงพอใจในรูปลักษณ์]:[ความพึงพอใจในบรรจุภัณฑ์] หมายถึง ช่วงตั้งแต่คอลัมน์ F:I หรือ คอลมั น์ F, G, H และ I [ @[ ]: [ ] ] หมายถึง สัญลักษณ์ @ ใช้เพ่ือระบุว่าเป็นช่วงท้ังหมดในแถวแต่ละแถว จึงต้องมี วงเลบ็ ส่ีเหลี่ยม [@ … ] ซ้อนอีกช้ันหนงึ่ ตัวอย่างผลลพั ธท์ ไี่ ดจ้ ากการคานวณทั้งหมด อยู่ในภาพที่ 11.20 ภาพที่ 11.20 ผลลพั ธจ์ ากการสร้างสตู รในตารางข้อมูลสารวจความพงึ พอใจ 11.3 การสรุปข้อมูลดว้ ย PivotTable PivotTable เป็นเคร่ืองมือท่ีมีช่ือเสียงของ Excel เน่ืองจากสามารถทางานสรุปข้อมูลท่ีมีอยู่จานวน มากไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ โดยทีผ่ ู้ใชไ้ มจ่ าเปน็ ต้องมีความรู้เกี่ยวกับการใช้งานฟังก์ชันหรือวธิ ีการสร้างสตู รคานวณ นอกจากน้ียังมีความยืดหยุ่นสามารถแก้ไขหรือปรับเปลี่ยนการแสดงผลได้ง่ายเพียงใช้การลากแล้วปล่อย (drag and drop) เท่านั้น PivotTable จะทาการสรุปข้อมูลให้อยู่รูปแบบของตาราง Crosstab ที่อธิบายในบทท่ี 10 เก่ียวกับ ตารางทใ่ี ช้ในการสร้างแผนภมู ิ ดังตวั อย่างในภาพท่ี 11.21

256 บทท่ี 11 การสรปุ ข้อมูลดว้ ย PivotTable เบ้ืองตน้ ภาพที่ 11.21 ตวั อย่างตารางทสี่ ร้างจาก PivotTable จากภาพที่ 11.21 แสดงถงึ การสรุปขอ้ มลู ค่าเฉลย่ี ความพึงพอใจของผลติ ภัณฑใ์ หม่ในดา้ นรสชาติแยก ตามระดับการศึกษาและเพศ ซึ่งถ้าทาการสรุปโดยใช้วิธีการสร้างสูตรจะต้องใช้ฟังก์ชันชื่อ AVERAGEIFS ซ่ึงไม่ได้ครอบคลุมในตาราเล่มนี้ เพราะเป็นการหาค่าเฉลี่ยโดยมีเง่ือนไขมากกว่าหน่ึงเง่ือนไข หรือ 2 เง่ือนไขน่ันเองคือ เพศ และการศึกษา ทาให้ใช้ AVERAGEIF ธรรมดาซึ่งหาค่าเฉล่ียได้เพียงเงื่อนไขเดียว ไม่ได้ ดงั นน้ั การใช้ PivotTable จะช่วยให้ผใู้ ช้ทารายงานสรปุ ข้อมูลในรปู แบบนไี้ ด้ง่ายและรวดเรว็ ยง่ิ ขนึ้ ในหวั ข้อน้จี ะกลา่ วถึงวธิ กี ารใช้งาน PivotTable เบ้อื งตน้ คอื โครงสร้างพืน้ ทกี่ ารทางาน วธิ ีการสร้าง PivotTable การใช้ Filter กบั Slicer และการแทรก Pivot Chart 11.3.1 โครงสรา้ งของ PivotTable PivotTable มีพื้นที่ท่ีใช้ทางานต่างจากแผ่นงานปกติท่ัวไป เนื่องจากเน้นการใช้เม้าส์เลือก ขอ้ มูลแทนทก่ี ารพิมพ์สูตรตาม โครงสร้างของพืน้ ทขี่ อง PivotTable สามารถแบ่งออกได้ 3 สว่ นหลกั ตาม ภาพท่ี 11.22 ดงั น้ี ส่วน A พน้ื ทแ่ี สดงผล ถา้ ไมค่ ลกิ ในสว่ นนี้ส่วน B และ C จะไม่ปรากฏ ส่วน B รายการเขตข้อมูลหรือฟิลด์ทั้งหมด ซึ่งนาเข้าชื่อมาจากหัวคอลัมน์ของตาราง เป็นส่วนที่ใช้ เลอื กฟลิ ดท์ ี่ตอ้ งการนาเสนอในรายงานสรปุ ส่วน C ส่วนกาหนดเงื่อนไขการสร้างตาราง โดยการนาฟิลด์จากส่วน B มาใส่ในช่องต่างๆ ตามที่ ต้องการใหแ้ สดงผล

ดร.สาวติ รี บญุ มี ส่วนท่ี 4 การนาเสนอขอ้ มลู และสารสนเทศด้วย Microsoft Excel 257 B A C ภาพที่ 11.22 พนื้ ทใี่ นการทางานของ PivotTable ในส่วน C สามารถอธบิ ายเพ่มิ เติมได้ตามภาพที่ 11.23 ดังน้ี ตัวกรองข้อมลู ส่วนคอลัมน์ FILTERS COLUMNS สว่ นแถว ข้อมูลท่ีตอ้ งการสรุป ROWS VALUES ภาพท่ี 11.23 พ้ืนท่ีกาหนดเง่ือนไขการสร้างตาราง ส่วนคอลัมน์ ใช้สาหรับลากฟิลด์จากส่วน B มาใส่เพื่อกาหนดป้ายช่ือประเภทที่ต้องการแสดงผลตาม แนวต้ังหรอื แนวคอลัมน์ ส่วนแถว ใช้สาหรับลากฟิลด์จากส่วน B มาใส่เพ่ือกาหนดป้ายช่ือประเภทที่แสดงผลตามแนวนอน หรือแถว ส่วนข้อมูล ใช้สาหรับลากฟิลด์จากส่วน B มาใส่เพื่อคานวณค่าตามเงื่อนไขส่วนของคอลัมน์และแถว ส่วนน้จี าเป็นตอ้ งมไี ม่เช่นน้ัน PivotTable ทส่ี รา้ งจะไมม่ ีข้อมลู นาเสนอ ส่วนตวั กรอง ใชส้ าหรับลากฟิลดจ์ ากสว่ น B มาใส่เพอ่ื กรองประเภทของผลลัพธ์ ส่วนน้ไี ม่จาเป็นต้อง มกี ส็ ามารถสร้าง PivotTable ได้ ถ้านาภาพที่ 11.21 ซึง่ เป็นส่วน A มาตัดแบ่งเปน็ 4 ส่วนตามส่วน C จะไดต้ ามภาพที่ 11.24

258 บทท่ี 11 การสรุปขอ้ มลู ดว้ ย PivotTable เบื้องต้น ส่วนตวั กรอง ส่วนคอลัมน์ สว่ นแถว สว่ นขอ้ มลู ท่ีตอ้ งการสรุป ภาพที่ 11.24 ความสอดคลอ้ งของการแบง่ ส่วนของตารางในส่วน A และสว่ น C จากภาพท่ี 11.24 เมือ่ เปรยี บเทียบความสอดคล้องของการแบ่งสว่ นพืน้ ที่การแสดงผลในส่วน A และการแบ่งส่วนของส่วน C แล้ว แสดงให้เห็นว่าในแนวนอนหรือแถวต้องใส่ฟิลด์ระดับการศึกษา ใน แนวตั้งหรือส่วนคอลัมน์ต้องใส่ฟิลด์เพศ ในส่วนข้อมูลต้องใส่ฟิลด์ระดับความพึงพอใจในรสชาติ และใน ส่วนตัวกรองตอ้ งใสฟ่ ิลด์ภูมิลาเนา ดงั ภาพที่ 11.25 ภาพท่ี 11.25 ตัวอย่างวิธกี ารต้ังคา่ ฟลิ ดเ์ พ่ือแสดงผลลพั ธ์ใน PivotTable 11.3.2 การสรา้ ง PivotTable โดยใช้ PivotTable ท่แี นะนา Excel มีเคร่ืองมือที่ใช้แนะนา PivotTable หมายถึง เลือกฟิลด์ต่าง ๆ ให้อัตโนมัติ และ สามารถปรับแต่งได้ภายหลัง ซ่ึงเคร่ืองมือน้ีเร่ิมใช้ใน Excel 2013 ขั้นตอนในการสร้าง PivotTable โดยใช้ PivotTable ทแ่ี นะนา มดี งั นี้ 1. เลอื กเซลลใ์ ดกไ็ ด้ในตาราง SurveyData

ดร.สาวติ รี บญุ มี ส่วนท่ี 4 การนาเสนอขอ้ มลู และสารสนเทศด้วย Microsoft Excel 259 2. ไปที่ริบบอนเมนู แทรก (Insert) > กลุ่มเคร่ืองมือตาราง (Tables) > เครื่องมือ PivotTable ทแี่ นะนา (Recommened PivotTables) ตามภาพที่ 11.26 ภาพที่ 11.26 เคร่ืองมือPivotTable ที่แนะนา 3. Excel จะวเิ คราะหข์ อ้ มลู และแสดงตัวเลือกหลายแบบให้เลอื กใช้ ให้เลือกตามภาพท่ี 11.27 ภาพท่ี 11.27 ตัวอย่างหนา้ ตา่ ง PivotTable ท่ี Excel แนะนา 4. เม่ือคลิกตกลงแล้ว Excelจะสรา้ ง PivotTable ขน้ึ มาให้ในแผน่ งานใหม่ 5. ให้ลาก ผลรวมของเลขทีแ่ บบสอบถาม ออก ใหเ้ หลอื ฟิลดต์ ามภาพที่ 11.28 เนื่องจากปกติไม่ นาเลขที่มาหาผลรวม แต่การนับใช้ได้เพราะทาใหท้ ราบจานวนผู้ตอบของแต่ละระดับการศกึ ษา ภาพที่ 11.28 การปรบั เปล่ยี นฟลิ ด์

260 บทท่ี 11 การสรุปขอ้ มูลดว้ ย PivotTable เบอื้ งตน้ 6. จากน้ันต้ังค่าผลรวมค่าเฉลี่ยความพึงพอใจให้เป็น ค่าเฉล่ีย เน่ืองจากปกติแล้วผลการสรุป ความพึงพอใจมักจะนามาหาค่าเฉล่ียในภาพรวมไม่ใชผ่ ลรวม โดยคลกิ ทฟ่ี ิลดผ์ ลรวมค่าเฉลยี่ ความพงึ พอใจ แลว้ เลือก การตั้งคา่ เขตข้อมูล (Value Field Settings…) ตามภาพที่ 11.29 ภาพที่ 11.29 การตัง้ ค่าเขตข้อมลู 7. ในบานหนา้ ตา่ ง การตงั้ คา่ เขตขอ้ มลู ใหเ้ ลอื ก คา่ เฉลยี่ ตามภาพท่ี 11.30 ภาพท่ี 11.30 การเปลี่ยนฟงั ก์ชันการคานวณหาผลรวม 8. คลิกตกลงจะได้ผลลัพธ์ PivotTable ตามภาพท่ี 11.31 ภาพที่ 11.31 ตวั อย่างผลลพั ธ์เคร่ืองมือ PivotTable ท่ีแนะนา

ดร.สาวติ รี บญุ มี สว่ นท่ี 4 การนาเสนอข้อมลู และสารสนเทศด้วย Microsoft Excel 261 11.3.3 การสร้าง PivotTable ด้วยตนเอง 1. เลือกเซลล์ใดกไ็ ด้ในตาราง SurveyData 2. ไปท่ีริบบอนเมนู แทรก (Insert) > กลุ่มเครื่องมือตาราง (Tables) > เครื่องมือ PivotTable ตามภาพท่ี 11.32 ภาพท่ี 11.32 เครื่องมือPivotTable 3. กลอ่ งโต้ตอบ “สรา้ ง PivotTable” จะเปิดข้นึ ตามภาพที่ 11.33 ภาพที่ 11.33 บานหน้าต่างสร้าง PivotTable 4. [เลือกตารางหรอื ชว่ ง] จะถูกเลือกไวใ้ หแ้ ล้ว ในทนี่ ้ีจะเป็นชอ่ื ของตาราง SurveyData 5. ในสว่ น กลอ่ ง [ตาราง/ชว่ ง] จะแสดงชว่ งของขอ้ มลู ที่เลือก [สรา้ งแผ่นงาน] จะถูกเลอื กไว้ด้วย โดยเป็นตาแหน่งท่ีจะวางรายงาน สามารถคลิก แผ่นงานที่มีอยู่ ในกรณีน้ีให้เลือก วางรายงานไว้ในแผ่น งานใหม่ 6. Excel จะสรา้ งแผน่ งานใหม่ พรอ้ มสรา้ งพ้นื ทที่ ี่ใชส้ าหรับทา PivotTable ตามภาพท่ี 11.22 7. ตัวอย่าง ต้องการสรุปข้อมูลค่าเฉลี่ยความพึงพอใจของผลิตภัณฑ์ใหม่ในด้านรสชาติแยกตาม ระดับการศึกษาและเพศ โดยแสดงผลลัพธ์ตามภาพท่ี 11.21 8. คลกิ เลือกเขตข้อมูลต้องการใชจ้ ากกล่อง “รายการเขตข้อมูลของ PivotTable” หรอื ส่วน B ด้วยการลากเขตข้อมลู นน้ั ๆ ลงในกล่องสว่ น C ในชอ่ งทต่ี อ้ งการ

262 บทที่ 11 การสรุปขอ้ มูลดว้ ย PivotTable เบ้ืองตน้ 9. จากตัวอย่าง เลือก การศึกษา ลงในช่องป้ายแถว เพศ ลงในช่องป้ายคอลัมน์ และ ความพึง พอใจดา้ นรสชาติ ลงในชอ่ ง “ค่า” ตาม ภาพที่ 11.34 ตวั อย่างการเลือกฟิลด์ในการสรา้ ง PivotTable ด้วยตนเอง 10. สังเกตว่า Excel จะกาหนดการ “นับ” ให้อัตโนมัติกับฟิลด์ท่ีเป็นข้อความ และ “รวม” กับฟิลด์ที่เป็นตัวเลข ซ่ึงสามารถต้ัง”ค่า” ของเขตข้อมูลได้ว่าต้องการให้แสดง การนับ ผลรวม ค่าเฉล่ีย หรือค่าอ่ืนๆ ได้ด้วยการ คลิกที่เขตข้อมูลน้ันในช่อง “ค่า” เลือก ”การต้ังค่าเขตข้อมูล” ซึ่งจะสามารถตั้ง ชื่อเขตข้อมูลใหม่ได้ รวมถึงเลือกค่าที่ต้องการ ตามขั้นตอนในการหัวข้อการสร้าง PivotTable โดยใช้ PivotTable ที่แนะนา 11.3.4 การใช้ Filter และ Slicer Filter และ Slicer ตา่ งก็เป็นเครื่องมอื ที่ใชใ้ นการกรองข้อมลู ที่อยู่ในตาราง PivotTable การ กรองหมายถึงการเลือกให้แสดงข้อมูลบางค่า เช่นเดียวกับการกรองที่อธิบายในบทท่ี 3 ซ่ึงเลือกมาจาก ฟิลดเ์ ดยี วหรอื หลายฟลิ ดก์ ็ได้ และไมจ่ าเปน็ ต้องเปน็ ฟลิ ด์ท่กี าลังแสดงอยู่ในตาราง PivotTable Filter และ Slicer แตกต่างกนั ตรงท่ี Filter เป็นสว่ นหน่ึงของ PivotTable อยู่ในช่องมุมซา้ ย บน วิธีการแสดงผลจะแสดงเหมือนกล่องคาสั่งผสม (Combo box) ต้องกดปุ่มกรองเพ่ือแสดงรายการที่ ตอ้ งการเลอื ก ดงั ภาพที่ 11.35 ภาพที่ 11.35 ตาแหนง่ และการใช้ Filter

ดร.สาวติ รี บญุ มี สว่ นท่ี 4 การนาเสนอขอ้ มลู และสารสนเทศด้วย Microsoft Excel 263 โดย Filter สามารถใช้ได้หลายฟิลด์ แต่ไม่สามารถเป็นฟิลด์เดียวกันกับส่วนป้ายคอลัมน์ หรือ ป้ายแถว ได้ วธิ กี ารสร้าง Filter มขี นั้ ตอนดังต่อไปน้ี 1. คลกิ ที่ PivotTable ท่ีสรา้ งไวก้ อ่ นหนา้ น้ี 2. ในกล่องตวั กรอง หรอื Filter ใหล้ ากฟิลด์ อายุ มาใสด่ งั ภาพที่ 11.36 ภาพท่ี 11.36 การสร้าง Filter 3. จะได้ผลลัพธ์ตามภาพท่ี 11.35 สาหรับ Slicer น้ัน เป็นเคร่ืองมือใหม่มีเพ่ิมเติมมาต้ังแต่เวอร์ช่ัน 2013 ช่วยให้ผู้ใช้ท่ีไม่รู้ วิธกี ารแก้ไข PivotTable เพอื่ สร้าง Filter ได้สามารถสรา้ งและใช้ตัวกรองได้งา่ ยขึ้น นอกจากนย้ี ังปรบั ปรุง รูปลักษณ์ให้เป็นมิตรกับผู้ใช้ และที่สาคัญสามารถเลือกฟิลด์ท่ีซ้ากับฟิลด์ท่ีอยู่ในส่วนป้ายคอลัมน์ หรือ ปา้ ยแถวได้ ส่วนประกอบของ Slicer ตามภาพที่ 11.37 มดี ังน้ี    ภาพที่ 11.37 ตัวอย่าง Slicer หมายเลข  คือ ส่วนหวั ของ Slicer แสดงชอื่ ฟลิ ดท์ ่ีใช้ในการกรอง หมายเลข  คอื ตัวเลือกหลายรายการ (Multi-select) ถา้ คลิกอยจู่ ะทาใหเ้ ลือกปุ่มรายการ กรองได้หลายอัน ถ้าไมค่ ลิกจะเลือกไดค้ รัง้ ละ 1 รายการ หมายเลข  คือ ป่มุ ลบตัวกรอง สาหรับ reset ค่าการกรองอออกทงั้ หมด หมายเลข  คือ ปมุ่ รายการกรอง ถา้ มีไฮไลท์แสดงวา่ กาลังเลอื ก ถา้ สขี าวคอื ไม่ถูกเลือก

264 บทท่ี 11 การสรุปข้อมูลดว้ ย PivotTable เบอ้ื งตน้ วิธกี ารสร้าง Slicer มขี ั้นตอนดังต่อไปน้ี 1. ไปท่ีเมนูเครื่องมือของ PivotTable (PivotTable Tools) > ริบบอน การวิเคราะห์ (Analyze) กลมุ่ เคร่ืองมือ ตัวกรอง (Filter) > คลกิ ปุม่ เครอื่ งมือ Slicer 2. ในหนา้ ต่างแทรก Slicer ให้คลิกเลือก เพศ อายุ และการศึกษา 3. จะได้ Slicer ที่มลี ักษณะตามภาพที่ 11.37 4. วธิ กี ารลบ Slicer ทาได้โดยคลิกท่ี Slicer ท่ีตอ้ งการลบ แลว้ กดป่มุ Delete บนแปน้ พิมพ์ 11.3.5 การแทรก Pivot Chart เนื่องจากตารางของ PivotTable มีรูปแบบเดียวกับตารางท่ีใชส้ ร้างแผนภูมิตามท่ีอธิบายใน บทท่ี 10 น้ัน ทาให้ เคร่ืองมือ PivotTable จึงมาพร้อมกับความสามารถในการสร้างแผนภูมิเรียกว่า PivotChart ซึ่งเป็นแผนภูมทิ ีม่ คี ุณสมบัติเหมือน PivotTable ทม่ี คี วามยดื หย่นุ และปรับเปล่ยี นไดอ้ ัตโนมัติ ตามฟลิ ดท์ ่เี ลือกใช้ ขัน้ ตอนการสรา้ ง PivotChart มดี ังน้ี 1. คลิก PivotTable ทีส่ ร้างไวใ้ นตัวอย่างท่แี ล้ว 2. ไปท่ีเมนูเคร่ืองมือของ PivotTable (PivotTable Tools) > ริบบอน การวิเคราะห์ (Analyze) กล่มุ เครื่องมอื Tools > คลกิ ปมุ่ เคร่อื งมือ PivotChart 3. Excel จะแนะนาแผนภูมิมาให้ เลือกแผนภมู ิคอลัมนแ์ บบเป็นกล่มุ (Clustered Column)

ดร.สาวติ รี บญุ มี สว่ นที่ 4 การนาเสนอขอ้ มลู และสารสนเทศด้วย Microsoft Excel 265 4. จะได้แผนภูมติ ามภาพที่ 11.38 เมอื่ ทดลองเปลี่ยนตัวเลือกใน Slicer จะพบว่าแผนภมู ิจะ เปลี่ยนการแสดงผลตามไปด้วย ภาพที่ 11.38 ตวั อย่าง PivotChart 11.4 ตวั อย่างการสรา้ ง PivotTable เพิม่ เตมิ ตัวอย่างท่ี 1 ต้องการแสดงจานวนระดับการศึกษาของผู้ตอบแบบสารวจ สามารถสรา้ งจากการต้ังคา่ ฟลิ ด์ ดังนี้

266 บทท่ี 11 การสรุปข้อมลู ดว้ ย PivotTable เบื้องต้น ตวั อย่างท่ี 2 ตอ้ งการเปรยี บเทียบจานวนผู้ตอบแบบสารวจแยกตามเพศและภมู ิลาเนา สามารถสรา้ งจากการตงั้ ค่าฟลิ ด์ ดังน้ี ตัวอยา่ งที่ 3 ต้องการเปรยี บเทียบจานวนผตู้ อบแบบสอบถามแยกตาม ระดบั การศกึ ษา เพศ และอายุ

ดร.สาวิตรี บญุ มี สว่ นที่ 4 การนาเสนอขอ้ มลู และสารสนเทศดว้ ย Microsoft Excel 267 สามารถสร้างจากการตง้ั ค่าฟลิ ด์ ดงั นี้ ตวั อยา่ งท่ี 4 ต้องการแสดงเปรียบเทียบค่าเฉลี่ยความพึงพอใจในด้านราคาและรูปลักษณ์แยกตามระดับ การศกึ ษาและเพศ สามารถสร้างจากการตง้ั ค่าฟิลด์ ดงั นี้

268 บทท่ี 11 การสรปุ ขอ้ มูลดว้ ย PivotTable เบอ้ื งตน้ ตัวอย่างที่ 5 ต้องการเปรียบเทียบความพึงพอใจในภาพรวมแยกตามภูมิลาเนาและอายุ สามารถสรา้ งจากการตง้ั ค่าฟลิ ด์ ดังน้ี 11.5 สรปุ เม่อื ตอ้ งสรุปข้อมูลจานวนมากเพื่อไปนาเสนอต่อผู้บรหิ าร และไมม่ ีความรู้ด้านการจัดการฐานข้อมูล และการเขียนโปรแกรม ทางเลือกทีผ่ ใู้ ชใ้ นสานักงานธรุ กิจส่วนใหญ่เลือกมักจะเปน็ PivotTable ใน Excel เน่ืองจากเป็นเคร่ืองมือท่ีใช้งานง่าย มีความยืดหยุ่นและไม่จาเป็นต้องมีความรู้ในการใช้ฟังก์ชันหรือสร้าง สูตรคานวณ โดยแหล่งข้อมูลท่ีสามารถนามาสร้าง PivotTable ได้น้ันจะต้องอยู่ในรูปแบบตารางท่ีมีหัว

ดร.สาวิตรี บญุ มี ส่วนท่ี 4 การนาเสนอข้อมลู และสารสนเทศดว้ ย Microsoft Excel 269 คอลัมน์และเก็บข้อมูลเป็นแถวซึ่งเป็นลักษณะการเก็บข้อมูลใน Excel อยู่แล้ว เพ่ือให้จัดการข้อมูลใน ตารางง่ายขึ้น Excel มเี ครื่องมือท่ีจดั รปู แบบข้อมูลให้อยใู่ นรูปตารางทม่ี ีช่ือตาราง และชอ่ื คอลมั นห์ รือฟิลด์ ให้เรียกใช้งาน เช่นเดียวกันกับการใช้งานฐานข้อมูล ทาให้การอ้างถึงข้อมูลในตารางง่ายข้ึนเพราะเป็นการ อ้างอิงแบบโครงสร้างท่ีอ้างถึงท้ังตาราง ไม่ใช่การอ้างอิงเซลล์ที่ต้องระบุช่วงเซลลแ์ ละต้องแก้ไขการอ้างอิง เมื่อมีการเพ่ิมข้อมูลแถวใหม่ ในขณะท่ีการอ้างอิงแบบตารางไม่ต้องแก้ไขสูตร การทางานกับตารางของ Excel นั้นมีลักษณะเหมือนตารางในฐานข้อมูล คือ สามารถนาชื่อฟิลด์มาใช้ในการคานวณเพ่ือสร้างเป็น ฟิลด์ใหม่ได้ และสามารถรวมข้อมูลหลายตารางมาไว้ในตารางเดียวกันได้โดยใช้วิธีการสร้างความสัมพันธ์ เช่นเดยี วกนั กบั ฐานข้อมูล แตเ่ น่อื งจากเป็นวิธีการข้ันสงู ต้องมีความเข้าใจในเร่ืองฐานข้อมลู มากอ่ น เน้อื หา ในบทนี้จึงแนะนาการใช้ VLOOKUP ค้นหาข้อมูลมาเติมในฟิลด์แทนซึ่งได้ผลลัพธ์ไม่ต่างกัน เมื่อเตรียม แหล่งข้อมูลพร้อมแล้ว สามารถนา PivotTable มาสรุปข้อมูลได้ในทั้งรูปแบบตาราง Crosstab และ แผนภูมิ ด้วยวิธีการ drag and drop คือลากฟิลด์มาเลือกลงในส่วนที่ต้องการนาเสนอ ประกอบด้วยป้าย คอลัมนต์ ามแนวตง้ั ปา้ ยแถวตามแนวนอน และค่าของข้อมลู ทแี่ สดงผลการสรุปไดท้ ้ังการรวม การนบั การ หาค่าเฉล่ีย และการคานวณอื่น ๆ ตารางและแผนภูมิท่ีสรุปมาแล้วยังสามารถกรองข้อมูลได้โดยใช้ filter และ slicer ได้อีกด้วย นอกเหนือจากที่กล่าวมาข้างต้นนั้น PivotTable ยังสามารถต้ังค่าเพ่ิมเติมได้อีก หลากหลาย เช่น เปลี่ยนค่าเป็น % เปิดปิดการแสดงผลรวม แทรก Timeline เป็นต้น ซ่ึงแนะนาให้ศึกษา เพ่มิ เติมเพอ่ื ใช้ PivotTable ไดอ้ ยา่ งเตม็ ประสิทธภิ าพ

270 บทท่ี 11 การสรปุ ข้อมูลดว้ ย PivotTable เบ้อื งต้น แบบฝกึ หัดท้ายบทที่ 11 1. สรา้ งแผน่ งาน “SUBJECT” จัดรปู แบบให้เปน็ ตารางขอ้ มลู โดยต้งั ช่ือตารางวา่ SUBJECT subcode subname credit BC10101 คอมพวิ เตอรธ์ รุ กจิ 101 3 BC10102 คอมพิวเตอรธ์ รุ กจิ 102 3 BC10103 คอมพิวเตอรธ์ รุ กิจ103 3 BC10104 คอมพวิ เตอร์ธุรกจิ 104 3 2. สรา้ งแผ่นงาน “STUDENT” จดั รูปแบบให้เป็นตารางข้อมลู โดยตัง้ ช่ือตารางว่า STUDENT SID sname gender 57040427101 นักศึกษา1 ชาย 57040427102 นักศึกษา2 หญิง 57040427103 นกั ศกึ ษา3 ชาย 57040427104 นักศกึ ษา4 หญิง 57040427105 นักศึกษา5 ชาย 57040427106 นกั ศึกษา6 หญงิ 57040427107 นักศกึ ษา7 ชาย 57040427108 นกั ศึกษา8 หญิง 57040427109 นกั ศกึ ษา9 ชาย 57040427110 นกั ศกึ ษา10 หญิง 3. สร้างแผน่ งาน “REGISTER” จัดรปู แบบให้เปน็ ตารางขอ้ มลู โดยตั้งช่ือตารางว่า REGISTER subcode sid term midterm final grade BC10101 57040427101 2557/1 40 20 C BC10101 57040427102 2557/2 45 25 B BC10101 57040427103 2557/1 50 30 A BC10101 57040427104 2557/2 40 20 C BC10102 57040427101 2557/1 45 25 B BC10102 57040427102 2557/2 50 30 A

ดร.สาวติ รี บญุ มี ส่วนท่ี 4 การนาเสนอข้อมลู และสารสนเทศด้วย Microsoft Excel 271 subcode sid term midterm final grade 40 20 C BC10102 57040427103 2557/1 45 25 B 50 30 A BC10102 57040427104 2557/2 40 20 C 45 25 B BC10102 57040427105 2557/1 50 30 A 40 20 C BC10102 57040427106 2557/2 45 25 B 50 30 A BC10103 57040427103 2557/1 40 20 C 45 25 B BC10103 57040427104 2557/2 50 30 A 40 30 B BC10103 57040427105 2557/1 45 25 B 50 20 B BC10103 57040427106 2557/2 40 20 C 45 15 C BC10104 57040427101 2557/1 50 10 C BC10104 57040427102 2557/2 BC10104 57040427103 2557/1 BC10104 57040427104 2557/2 BC10104 57040427105 2557/1 BC10104 57040427106 2557/2 BC10104 57040427107 2557/1 BC10104 57040427108 2557/2 BC10104 57040427109 2557/1 BC10104 57040427110 2557/2 4. ในแผน่ งาน “REGISTER” ในทาการเพิม่ คอลัมน์ F, G , H และ I ตามภาพ และใชฟ้ ังกช์ ่ัน VLOOKUP ค้นหาข้อมูลจากแผ่นงาน “SUBJECT” “STUDENT” มาเติมให้ครบถว้ น 5. จากนัน้ สร้างฟลิ ดใ์ หมช่ ือ่ Total คานวณจาก midterm + final

272 บทที่ 11 การสรปุ ข้อมลู ดว้ ย PivotTable เบอื้ งต้น ใช้ขอ้ มูลจากแผ่นงาน “REGISTER” สรา้ ง PivotTable ตามภาพต่อไปน้ี

ดร.สาวิตรี บญุ มี 273 บรรณานกุ รม ฐาปนา ฉ่ินไพศาล. (2560). การเงินธุรกิจ (พิมพ์คร้ังที่ 29). กรุงเทพฯ : ศูนย์หนังสือจุฬาลงกรณ์ มหาวิทยาลยั . ณัฐกร สงคราม. (2552). PowerPoint เพ่ือการนาเสนออย่างมีประสทิ ธิภาพ. วารสารพัฒนาการเกษตร. ปที ่ี 1 ฉบับที่ 2. เบญจวรรณ รกั ษ์สุธ.ี (2540). การเงินธุรกจิ . กรุงเทพฯ: โรงพมิ พ์ชวนพมิ พ์. พนดิ า พานชิ กลุ และ พายัพ ขาวเหลือง. (2546). การจัดการธุรกจิ ดว้ ย Excel. กรงุ เทพฯ : เคทพี ี คอมพ์ แอนด์ คอนซัลท.์ 448 หนา้ . พายัพ ขาวเหลอื ง. (2555). บริหารงานบคุ คลอยา่ งเหนือชั้นดว้ ย Excel. นนทบรุ ี : ไอดซี ฯี . 296 หน้า. ศักดิ์สิทธิ์ ศุขสุเมฆ. (2557). สร้างแบบจาลองเพื่อการตัดสินใจ Optimazation Modeling ด้วย Excel (Solver). กรุงเทพฯ: ซเี อด็ ยูเคช่ัน. ศูนยส์ ง่ เสรมิ การพัฒนาความรตู้ ลาดทุน สถาบนั กองทุนเพื่อพัฒนาตลาดทุน ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศ ไทย. (2553). การเงนิ ธรุ กิจ. กรงุ เทพฯ: ตลาดหลกั ทรพั ยแ์ หง่ ประเทศไทย. Baltzan, P and Phillips, A. (2015). Essentials of business driven information systems (พิมพ์ ครงั้ ที่ 5th). New York: McGraw-Hill/Irwin. Google. (สบื ค้นเมือ่ 1 สิงหาคม 2559). Google Drive. สบื คน้ จาก https://drive.google.com. Laudon, K.C. and Laudon, J.P. (2014). Management Information Systems Managing the Digital Firm (พมิ พ์ครง้ั ที่ 13th). Boston: Pearson. Microsoft. (สืบค้นเม่ือ 1 สิงหาคม 2559). Excel Help. สืบค้นจาก https://support.office.com/en- us/excel Microsoft. (สบื คน้ เม่อื 1 สงิ หาคม 2559). OneDrive. สืบค้นจาก https://onedrive.live.com. Microsoft. (สบื คน้ เมื่อ 1 สิงหาคม 2559). PowerPoint Help. สืบค้นจาก https://support.office.com/en-us/powerpoint. Microsoft. (สืบคน้ เมื่อ 1 สงิ หาคม 2559). Word Help. สบื คน้ จาก https://support.office.com/en- us/word. O'Brien J.A. and Markus G.M. (2011). Management Information Systems (10th Edition). New York: McGraw-Hill/Irwin.

274 O'Learly, T.J., O'Learly, L.I. and O'Learly, D.A. (2015). คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ สมัยใหม่ Computing Essentials 2015. (ศศลักษณ์ ทองขาว และคณะ, ผู้แปล) กรุงเทพฯ: แมคกรอ-ฮิล อนิ เตอร์เนช่ันแนล เอน็ เตอร์ไพรส์ แอลแอลซ.ี Subramanyam, K. R. และ Wild, J.J. (2009). Financial Statement Analysis (พิมพ์ครั้งท่ี 10th). New York: McGraw-Hill/Irwin.