Microsoft Excel เพื่องานธุรกิจ

ดร.สาวิตรี บญุ มี ส่วนท่ี 1 บทนา 35 8) ล้างรปู แบบในเซลล์ A2 9) ลา้ งเนื้อหาในเซลล์ H2 10) เปิดแผน่ งาน Sheet1 แบบฝึกปฏิบตั เิ ตมิ สี ล้างรปู แบบในเซลล์ I16:J16 2.6 การแทรกและลบเซลล์ แถว หรือ คอลัมน์ ใน Excel มีจานวนแถวและคอลัมน์สูงสุดที่กาหนดไว้แล้ว ในขณะที่ Word มีการเพิ่มเซลล์แถวหรือ คอลัมน์ท่ีมีตารางท่ีกาลังสร้าง เช่น จาก 5 แถวเป็น 7 แถว แต่ใน Excel น้ัน ไม่มีการเพ่ิมเนื่องจากมี ลักษณะการทางานเป็นตารางอยู่แล้ว ผู้ใช้สามารถเพ่ิมข้อมูลลงในแถวที่ว่างอยู่ได้ทันที ดังน้ัน Excel จึงมี เฉพาะการแทรกและลบแถวหรือคอลมั น์ 2.6.1 การแทรก (Insert) หมายถงึ การแทรกเซลล์ แถว หรอื คอลมั นใ์ หม่ ระหว่างแถวหรือคอลัมน์ที่มีขอ้ มูลอยู่แล้ว ถา้ เป็นการแทรกเซลล์จะเป็นการเล่ือนเซลล์ไปทางขวาหรือลงล่างทางใดทางหน่ึงเท่านั้นและไม่เล่ือนทั้งแถว หรือคอลมั น์ เล่อื นเพยี งเซลล์เดยี วเทา่ น้นั ถ้าเปน็ การแทรกแถวจะเลื่อนแถวปัจจุบันท้งั แถวลงด้านล่างเพื่อ เพ่ิมแถวใหม่ในตาแหน่งที่เลือก ถ้าเป็นการเพ่ิมคอลัมน์จะเล่ือนคอลัมน์ทั้งคอลัมน์ไปด้านขวาเพื่อเพ่ิม คอลัมนว์ า่ งในตาแหน่งที่เลอื ก วธิ ีการแทรก เซลล์ คอลมั น์ หรอื แถว สามารถทาได้ 2 วธิ ี จากริบบอน และจากเมนูลดั  วิธีที่ 1 แทรกจากริบบอน เลือกเซลล์ หรือ หัวคอลัมน์ หรือ หัวแถว ในแผ่นงานตรงที่ ต้องการแทรก เชน่ คอลัมน์ C ตามภาพท่ี 2.23 ภาพท่ี 2.23 ตัวอย่างการเลือก จากนั้นไปที่ริบบอน “หน้าแรก” เลือกเครื่องมือ “แทรก” (Insert) ในตัวเลือก ให้เลือก “แทรกคอลมั น์ในแผ่นงาน” หรอื “แทรกแถวในแผน่ งาน” ตามภาพที่ 2.24 ภาพที่ 2.24 ตัวอย่างการแทรกคอลัมน์จากรบิ บอน

36 บทท่ี 2 ความรู้เบือ้ งตน้ เกีย่ วกบั Microsoft Excel (1) แผ่นงานหลงั จากแทรกแลว้ จะมีลกั ษณะตามภาพที่ 2.25 ภาพท่ี 2.25 ตัวอยา่ งแผ่นงานหลังจากแทรกคอลัมน์  วิธีท่ี 2 แทรกจากเมนูลัด ใช้เม้าส์คลิกท่ีหัวแถว หรือ หัวคอลัมน์ที่ต้องการแทรก คลิก เมา้ สป์ มุ่ ขวา จากเมนูลัดเลอื กแทรก ตามภาพท่ี 2.26 ภาพที่ 2.26 ตวั อย่างการแทรกโดยใช้เมนูลดั 2.6.2 การลบ (Delete) หมายถงึ การทาให้เซลล์ แถว หรอื คอลมั น์ท่เี ลือกหายไป ถ้าเปน็ การลบเซลลจ์ ะเปน็ การเลอ่ื น เซลล์ไปทางซ้ายหรอื เล่อื นข้ึนทางใดทางหนึ่งเท่านั้นและไม่เลื่อนทั้งแถวหรือคอลมั น์ เลื่อนเพียงเซลล์เดียว เท่าน้นั ถา้ เป็นการลบแถว แถวปจั จบุ นั จะหายไปแลว้ แถวดา้ นลา่ งท้ังแถวจะเลื่อนขึ้นมาแทนท่ี ถา้ เปน็ การ ลบคอลมั น์ คอลัมน์ปัจจุบันจะหายไปและคอลมั น์ทงั้ คอลัมน์ท่ีอยู่ทางขวามอื จะเลอ่ื นมาแทนท่ี วิธีการลบ เซลล์ คอลัมน์ หรือแถว สามารถทาได้จาก ริบบอน และจากเมนูลัดเช่นเดียวกัน เพยี งแต่การลบจากริบบอนต้องไปท่ีเคร่ืองมือ “ลบ” (Delete) ตามภาพท่ี 2.27 ภาพที่ 2.27 ตวั อย่างการลบจากริบบอน เทคนคิ การแทรกเพ่มิ เติม ถ้าต้องการแทรกคร้ังละมากกว่าหน่ึงแถวหรือคอลัมน์ให้เลือกแถวหรือคอลัมน์ตามจานวนที่ ตอ้ งการแทรกแลว้ จึง Insert

ดร.สาวิตรี บญุ มี สว่ นท่ี 1 บทนา 37 2.7 การคัดลอกข้อมลู ใน Microsoft Excel การคัดลอกใน Excel น้ันแตกต่างจากการคัดลอกในชุดโปรแกรม Microsoft Office อื่น ด้วยมี ความสามารถในการคัดลอกท่ีหลากหลายและใช้ประโยชน์ได้มากกว่า เนื่องจากการคัดลอกใน Excel คือ กิจกรรมหลักท่ีจาเป็นและช่วยให้ทางานในการสร้างสูตรคานวณได้รวดเร็วมีประสิทธิภาพมากย่ิงขึ้น วธิ กี ารคดั ลอกหลักท่สี าคญั ใน Excel มี 2 วิธี คอื การคดั ลอกโดยใช้คลปิ บอรด์ และการคัดลอกโดยใชเ้ ม้าส์  วิธีที่ 1 การคัดลอกโดยใช้คลิปบอร์ด (Clipboard) เมื่อเลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่ ต้องการคัดลอกแล้ว การคัดลอกโดยใช้ Clipboard จะแบ่งเป็นสองส่วนคือ การคัดลอก หรือตัด และการวาง ซ่งึ สามารถทาไดจ้ ากหลายวธิ ี ดังนี้ ตารางที่ 2.1 วิธีการคัดลอกเซลล์โดยใช้คลิปบอรด์ วธิ กี าร คัดลอก ตดั วาง แปน้ พิมพ์ลัด Ctrl+C Ctrl+X Ctrl+V แท็บ หน้าแรก ในกลุม่ Clipboard เมนลู ดั จากการคลิกเมา้ ส์ปุ่มขวา โดยการคัดลอกโดยใช้คลิปบอรด์ นนั้ ยังมีการทางานเพิ่มเติม คอื การวางแบบพิเศษ (Paste Special) ซงึ่ อนญุ าตใหผ้ ู้ใชเ้ ลอื กวางเฉพาะสิง่ ท่ตี อ้ งเท่าน้นั เชน่ วางเฉพาะสูตร วางเฉพาะคา่ วางเฉพาะรปู แบบ วาง เฉพาะข้อคิดเห็น วางโดยข้ามเซลล์ท่ีว่าง วางโดยกลับคอลัมน์เป็นแถวหรือแถวเป็นคอลัมน์ เป็นต้น ซึ่ง สามารถทาได้จากแทบ็ เมนู หรือเมนลู ัดเท่านนั้ ตามภาพที่ 2.28 ภาพท่ี 2.28 หนา้ ต่างโต้ตอบการวางแบบพิเศษ

38 บทท่ี 2 ความรู้เบ้ืองต้นเกี่ยวกับ Microsoft Excel (1)  วธิ ที ี่ 2 การคดั ลอกโดยใชเ้ ม้าส์ โดยการนาเม้าส์ไปช้ตี รงมุมขวาล่างของกรอบช่วงเซลล์ท่ี เลือกไว้ จนตัวเม้าส์พอยต์เตอร์เปลี่ยนเป็นเคร่ืองหมายบวก + แล้วคลิกเม้าส์ปุ่มซ้ายคา้ ง ไว้และลากไปยังเซลล์ที่ต้องการ สามารถใช้ได้ทั้งการคัดลอกข้อความและสูตรท่ีสร้างไว้ ในเซลล์ ดังตวั อย่างในภาพที่ 2.29 ภาพที่ 2.29 ตวั อย่างการคัดลอกโดยใชเ้ มาส์ 2.8 การเตมิ ชดุ ขอ้ มูลอตั โนมัติ Excel ช่วยสนบั สนนุ การทางานในการกรอกข้อมลู ใหเ้ รว็ ยิ่งขึ้นด้วยการเติมชุดข้อมูลอัตโนมัติ โดยจะ มรี ูปแบบ 3 รปู แบบ ดังน้ี รูปแบบที่ 1 ชุดข้อมูลท่ีกาหนดไว้ล่วงหน้า เป็นชุดข้อมูลใช้บ่อยที่ถูกกาหนดไว้ใน Excel สามารถ นามาใช้เติมชุดข้อมูลได้อัตโนมัติโดยไม่ต้องพิมพ์เอง เช่น วัน เดือน ทั้งแบบย่อและแบบเต็ม ยกตัวอย่าง เชน่ Jan, Feb, … หรอื January, February โดยสามารถกาหนดชดุ ขอ้ มลู เหลา่ นี้เพมิ่ เตมิ ไดอ้ ีกด้วย รูปแบบที่ 2 ชุดข้อมูลลาดับเลขอัตโนมัติ เป็นชุดข้อมูลที่เกิดจากการใช้ตัวเลข หรือการใช้ตัวอักษร ผสมตัวเลขต่อท้าย เมื่อทาการคัดลอก Excel จะทาการเพ่ิมลาดับเลขให้อัตโนมัติ ตามช่วงลาดับเลขที่ กาหนดไวต้ อนเร่ิมตน้ รูปแบบที่ 3 ชุดข้อมูลแบบ Series เป็นชุดข้อมูลท่ีเกิดขึ้นจากสมการคณิตศาสตร์ เช่น สมการเชิง เส้น หรือ ชุดข้อมลู วนั ท่ี ซึ่งผู้ใชส้ ามารถกาหนดเงอื่ นไขในการเพม่ิ ได้เอง 2.8.1 ข้นั ตอนการเติมชุดข้อมูลท่กี าหนดไวล้ ว่ งหน้า การเติมชุดข้อมูลที่กาหนดไวล้ ว่ งหน้า คือ ข้อมูลที่มีความต่อเน่ืองกันท่ีกาหนดไวใ้ นค่าเรมิ่ ต้น ของ Excel เวลานามาใช้สามารถพิมพ์ข้อมูลอันใดอันหน่ึงแล้ว เม่ือคัดลอก Excel จะเติมข้อมูลในชุดท่ี เหลือให้อัตโนมัติ 1) สร้างแผ่นงานใหมต่ ั้งชื่อ “เติม” 2) เลือกเซลล์ A1 พมิ พข์ อ้ ความตามภาพที่ 2.30

ดร.สาวติ รี บญุ มี สว่ นท่ี 1 บทนา 39 ภาพท่ี 2.30 ข้อความที่สามารถใชก้ ารเตมิ อัตโนมัติ 3) เลือกเซลล์ A1 และนาเม้าส์ไปช้ีตรงมุมขวาล่างของกรอบตามภาพ จนตัวเม้าส์พอยต์ เตอร์เปลี่ยนเปน็ เคร่อื งหมายบวก + แลว้ คลกิ เมา้ สป์ ่มุ ซา้ ยค้างไว้ 4) ลากเม้าสไ์ ปตามแนวตง้ั จนถึงเซลล์ A10 ผลทไี่ ด้คือ Tuesday Wednesday, … Sunday ครบทง้ั 7 วัน และจะวนซา้ ไปตามจานวนเซลลท์ ค่ี ดั ลอก 5) เมื่อทาครบทุกคอลัมน์จะได้ผลลัพธ์ ตาม ภาพท่ี 2.31 ภาพท่ี 2.31 ผลลพั ธ์จากการเตมิ อัตโนมัติ 6) ทาแบบข้อ 3) ใหม่อีกครั้ง แต่คร้ังนี้ให้กดปุ่ม Ctrl บนคีย์บอร์ดค้างไว้ขณะที่ทาการลาก เม้าส์ เม้าส์พอยต์เตอร์จะเปลี่ยนเป็นเครื่องหมายบวกสองอัน ผลท่ีได้จะเป็นการคัดลอกคาว่า “Monday” ไปทกุ เซลล์ 7) เมื่อทาครบทกุ คอลัมน์จะไดผ้ ลลัพธ์จากการกดปุ่ม Ctrl ตามภาพ

40 บทที่ 2 ความรเู้ บอื้ งตน้ เก่ียวกบั Microsoft Excel (1) ภาพท่ี 2.32 ผลลัพธจ์ ากการยกเลกิ การเตมิ อัตโนมัติโดยใชป้ ุ่ม Ctrl 2.8.2 ข้นั ตอนการเตมิ ลาดับเลขอัตโนมัติ (AutoFill) AutoFill เปน็ การเติมชุดข้อมลู ท่เี รยี งลาดบั โดยอัตโนมตั ิ โดยท่ีไมไ่ ดม้ ีการกาหนดชดุ ข้อมูลไว้ ล่วงหนา้ แต่ Excel จะเติมลาดบั ให้ตามข้อมูลแรกโดยเพิ่มทีละ +1 ถ้าไมม่ ีการกาหนดไวเ้ ป็นอย่างอน่ื 1) แผ่นงานเดิม เลอื กเซลล์ I1 พมิ พ์ข้อความตามภาพท่ี 2.33 ภาพที่ 2.33 ตวั อย่างการเติมลาดับเลขอัตโนมัติ 2) เลอื กเซลล์ I1 และนาเมา้ ส์ไปชตี้ รงมุมขวาลา่ งของกรอบตามภาพ จนตวั เมา้ ส์พอยต์เตอร์ เปล่ียนเปน็ เคร่ืองหมายบวก + แล้วคลกิ เม้าส์ปมุ่ ซา้ ยค้างไว้ 3) ลากเม้าส์ไปตามแนวต้ังจนถึงเซลล์ I10 ผลท่ีได้คือ ก1, ก2, ..., ก10 โดยลาดับเริ่มต้น จาก 1 จนถึง 10 ตามจานวนเซลลท์ ี่คดั ลอก 4) ทาแบบข้อ 3) ใหม่อีกครั้ง โดยคอลัมน์ M ให้เลือกช่วงเซลล์ M1:M2 ก่อนคัดลอก เม่ือ ทาครบทุกคอลมั น์จะไดผ้ ลลพั ธ์ ตามภาพที่ 2.34

ดร.สาวติ รี บญุ มี ส่วนที่ 1 บทนา 41 ภาพที่ 2.34 ผลลัพธจ์ ากการเติมลาดบั ตัวเลขอัตโนมัติ 5) ทาใหม่อีกครั้ง แต่คร้ังนี้ให้กดปุ่ม Ctrl บนคีย์บอร์ดค้างไว้ขณะที่ทาการลากเม้าส์ เม้าส์ พอยต์เตอร์จะเปล่ียนเป็นเคร่ืองหมายบวกสองอัน เม่ือทาครบทุกคอลัมน์จะได้ผลลัพธ์จากการกด ปุ่ม Ctrl ตามภาพที่ 2.35 ภาพที่ 2.35 ผลลพั ธ์จากการใชป้ ุม่ Ctrl 6) สังเกตจากผลัพธ์จะพบว่า ข้อความที่เป็นการผสมระหว่างตัวอักษรและลงท้ายด้วย ตวั เลข Excel จะเตมิ ชุดขอ้ มูลใหอ้ ัตโนมตั ิ ขอ้ ความที่เป็นตวั เลขอยา่ งเดยี ว Excel จะคัดลอกขอ้ ความจาก เซลลเ์ ริม่ ตน้ ในขณะท่ีเมอื่ กดปมุ่ Ctrl จะใหผ้ ลลัพธ์สลับกนั 2.8.3 ขนั้ ตอนการเตมิ ชุดข้อมูลแบบ Series 1) พิมพ์ 1 ลงในเซลล์ N1 2) ไปท่ีริบบอน”หน้าแรก” (Home) กรอบเคร่ืองมือ “การแก้ไข” (Editing) เลือกปุ่ม “เติม” (Fill) และเลอื กเมนู “ชุดข้อมูล” (Series) ตามภาพท่ี 2.36

42 บทที่ 2 ความรเู้ บอ้ื งต้นเกี่ยวกบั Microsoft Excel (1) ภาพท่ี 2.36 เมนู Series 3) จากนั้นเลือกตัวเลือก ตามภาพที่ 2.37 จะเป็นการเพ่ิมคร้ังละ 1 ไปจนถึง 1000 ตาม แนวตง้ั ภาพที่ 2.37 ตวั อย่างการเติมชุดข้อมลู เพมิ่ ทลี ะ 1 4) ตัวอย่าง ถ้าต้องการเติมข้อมูลในแถว โดยเร่ิมจาก 5 และเพ่ิมครั้งละ 5 ไปจนถึง 55 จะต้องเลือกตัวเลอื ก ตามภาพท่ี 2.38 ภาพท่ี 2.38 ตัวอยา่ งการเติมชดุ ข้อมลู เพ่มิ ทีละ 5

ดร.สาวติ รี บญุ มี ส่วนที่ 1 บทนา 43 2.9 สรปุ Excel เน้นรูปแบบการทางานท่ีเรียกว่า “แผ่นงาน” หรือ sheet ซ่ึงเก็บข้อมูลในลักษณะตาราง เรียกว่า “เซลล์” โดยผู้ใช้สามารถจัดการแผ่นงาน เช่น การเพ่ิม ลบ เปล่ียนชือ และย้ายหรือคัดลอกแผ่น งาน ได้หลายวิธี ท้ังจากริบบอน และจากเมนูลัด การทางานกับเซลล์น้ันจะเน้นการเลือกเซลล์เพ่ือทางาน เป็นกลุ่มเซลล์ได้หลายเซลล์พร้อมกัน โดยสามารถเลือกเซลล์ได้จากทั้งการใช้เมาส์และการใช้กล่องช่ือ เพ่ือให้สามารถจัดรูปแบบสีพ้ืนหลงั และเติมเส้นขอบได้ ในขณะเดียวกันการกรอกข้อมูลลงในเซลลน์ ั้นควร กดปุ่ม Enter เมื่อสิ้นสุดการกรอกข้อมูล หรือปุ่ม Esc เพื่อยกเลิกการกรอกข้อมูล อีกส่ืงหนึ่งที่มีความ พิเศษในทางานกับข้อมูลในเซลล์คือการล้างเซลล์ ที่สามารถเลือกล้างเฉพาะเนื้อหา ล้างเฉพาะรูปแบบ หรือล้างทั้งเนื้อหาและรูปแบบก็ได้ และประเด็นสุดท้ายในบทน้ีได้กล่าวถึงคุณสมบัตทิ ี่มีประโยชน์มากของ Excel คือ การเติมชุดข้อมูลอัตโนมัติ ท่ีทาได้ท้ังการเติมชุดข้อมูลตัวอักษรท่ีถึงกาหนดไว้แล้ว ข้อมูล ตัวอักษรผสมตัวเลข และชุดข้อมูลตัวเลข ถ้าหากเข้าใจการใช้งานนี้จะช่วยให้การทางานกับข้อมูลจานวน มากได้รวดเรว็ มากย่งิ ขนึ้

44 บทท่ี 2 ความรเู้ บอื้ งต้นเก่ยี วกับ Microsoft Excel (1) แบบฝกึ หดั ทา้ ยบทท่ี 2 ตอนที่ 1 คาศพั ทป์ ระจาบท จากเนอื้ หาในบทท่ี 2 จงช่ือภาษาไทยหรือความหมายของคาศัพท์ต่อไปนี้ และเขยี นลงในชอ่ งวา่ งท่ีเว้นไว้ 1. Cell 2. Row 3. Column 4. Sheet/Worksheet 5. Book/Workbook 6. Now() 7. Delete 8. Copy 9. Cut 10. Paste 11. Fill 12. Row height 13. Column Width 14. Format 15. Clear ตอนที่ 2 เขียนคาว่า True ในประโยคท่ีเป็นจริงและ False ในประโยคท่ีเป็นเท็จ และแก้ไขใหถ้ กู ตอ้ ง 1. ปุ่ม Enter ใช้สง่ั ให้ทาการคานวณ 2. ปมุ่ Shift ใช้เลอื กเซลลห์ ลาย ๆ เซลลท์ อ่ี ยตู่ ดิ กนั 3. ปุ่ม Ctrl ใชเ้ ลือกเซลล์หลาย ๆ เซลล์ทอ่ี ยูต่ ิดกัน 4. ปุ่ม Esc ใชเ้ ม่ือตอ้ งการยกเลกิ การแกไ้ ขเซลล์ 5. การกรอกวนั ทค่ี วรกรอกเปน็ ปพี ุทธศักราช 6. เมื่อพมิ พช์ ้อมลู ชนิดขอ้ ความในเซลล์ข้อมูลจะถูกจดั ชิดซา้ ย 7. เม่อื พิมพค์ าวา่ “Mon” ในเซลล์ A1 เม่ือคดั ลอกลงมาจะไดข้ ้อความวา่ “Tue” 8. เมื่อพิมพ์เลข “100” ในเซลล์ A1 เมื่อกดปุ่ม Ctrl พร้อมกับคัดลอกลงมาจะ ไดต้ ัวเลข “100” 9. การคดั ลอกใน Excel สามารถเลอื กวางเฉพาะรูปแบบได้ 10. Excel สามารถเติมสีเซลลเ์ ปน็ ลวดลายได้

ดร.สาวติ รี บญุ มี สว่ นท่ี 1 บทนา 45 ตอนท่ี 3 ทบทวนการใช้ Microsoft Excel เบ้อื งต้น ทบทวนการจดั การแผ่นงาน 1. สร้างแผ่นงานใหม่ ตามวิธีการในหัวข้อ 2.2.1 2. เปลยี่ นชือ่ แผ่นงานใหม่เปน็ ช่ือของนักศกึ ษา ตามวธิ ีการในหัวขอ้ 0 3. เปลย่ี นสีแท็บแผ่นงานเปน็ สีแดง ตามวิธีการในหัวขอ้ 0 4. คดั ลอกแผน่ งานท่ีสร้างใหม่นีไ้ ปยงั สมดุ งานใหม่ ตามวิธีการในหัวข้อ 2.2.4 5. ลบแผ่นงานที่ย้ายไป ตามวิธกี ารในหัวข้อ 2.2.2 ทบทวนการเลือกเซลล์และชว่ งเซลล์ 6. เลอื กเซลล์ Z300 โดยใชเ้ ม้าส์ ตามวธิ กี ารในขอ้ 2.3.1 7. เลอื กเซลล์ Z300 โดยใชก้ ล่องช่อื ตามวธิ กี ารในขอ้ 2.3.2 8. เลอื กเซลล์ B10:D50 โดยใช้เมา้ ส์ ตามวิธีการในข้อ 2.3.1 9. เลือกเซลล์ B10:D50 โดยใชก้ ล่องช่ือ ตามวิธกี ารในขอ้ 2.3.2 10. เลือกเซลล์ที่ไม่ติดกัน ดังต่อไปน้ี C3:C5, H3:H5, B10:B13, C13:C15, D15:D16, E16:F17, G15:G16, H13:H15, I10:I13 ตามวิธกี ารในขอ้ 2.3.1 ทบทวนการจัดรปู แบบเซลล์ 11. จากวิธีการจัดรปู แบบเซลลท์ ่กี ลา่ วมา สามารถนามาประยกุ ต์ใชไ้ ด้ดงั นี้ 12. สร้างสมดุ งานใหม่ โดยเลอื กเมนู File > New เลือก Blank Workbook 13. ก่อนเรม่ิ ใหต้ ้งั ความกว้างคอลัมน์ เป็น 3.00 (29 pixel) 14. เติมสดี า ในเซลลต์ ่อไปนี้ B7:B17, C5:C6, C18:D18, D13:D16, E3:F3, E13, E17, G2:L2, F12:M12, G13:G14, L13:L14, I16:J16, F18:M18, M3:N3, N13:O13, O4, N17, O14:O16, O18:P18, P5:P6, Q7:Q17 โดยใช้วิธกี ารในขอ้ 2.4.1 15. เติมสีเขียวอ่อน (Light green) ในเซลล์ต่อไปนี้ I4:M11, D9:H11, F8, N5:O12, P7:P16, C7:C16 โดยใชว้ ธิ ีการในขอ้ 2.4.1 16. เติมสีเขียวเข้ม 25% (Green, Accent 6, Darker 25% ) ในเซลล์ต่อไปน้ี D12:E12, C17:D17, O17:P17, G3:L3, E4:G4, N4, F5, F7, E8, G8 โดยใชว้ ธิ กี ารในขอ้ 2.4.1 17. เติมสีแดง (Red) ลวดลายตารางสีขาว (Pattern style: Thin horizontal crosshatch; Pattern color: White) ในเซลล์ตอ่ ไปนี้ D4:D8, E5:E7, G5:H7, D8, F6, H4, H8 โดยใช้วิธีการในข้อ 2.4.1 18. เติมเส้นขอบรอบนอกแบบหนา (Thick outside borders) และเตมิ สสี ้มเข้ม 25% (Orange, Accent 2, darker 25%) ในเซลล์ตอ่ ไปนี้ U2:U18, U2:AK2, AK2:AK18, U18:AK18, AC2:AC18, U10:AK10 โดยใชว้ ิธกี ารในขอ้ 2.4.2

46 บทท่ี 2 ความรู้เบือ้ งตน้ เกี่ยวกบั Microsoft Excel (1) 19. เติมเส้นทแยงมุมซ้ายและขวา ในเซลล์ต่อไปน้ี U2, AC2, AK2, U10, AC10, AK10, U18, AC18, AK18 โดยใชว้ ธิ กี ารในข้อ 2.4.2 ทบทวนการแทรกและลบเซลล์ แถว หรือ คอลมั น์ 20. เปิดแผน่ งาน “Sheet1” จากการทบทวนเติมสี ลบคอลัมน์ AC และแถว 10 21. เปิดแผน่ งาน “ประวตั ิ” แทรกคอลัมน์ทางซา้ ยของคอลัมน์ D 22. แทรกแถวทางด้านบนของแถว 3 23. ลบคอลัมน์ท่มี ขี ้อมลู สาขาวิชาทง้ั คอลัมน์ 24. ลบแถวทีม่ รี หัสนักศึกษา 58000427101 ทบทวนการคดั ลอกขอ้ มลู 25. สรา้ งแผน่ งานใหม่ต้งั ชอื่ วา่ “คดั ลอก” 26. เปดิ แผน่ งาน “Sheet1” เลือกช่วงเซลล์ A1:AJ18 คัดลอกข้อมูลโดยใช้คลิปบอรด์ 27. เปิดแผ่นงาน “คดั ลอก” ทดลองวางแบบพเิ ศษ โดยวางค่า 28. ทดลองวางแบบพเิ ศษ โดยวางรปู แบบ สงั เกตความแตกต่าง 29. เปดิ แผ่นงาน “ประวตั ิ” เลอื กขอ้ มลู ทัง้ หมดในแผน่ งานน้ี คดั ลอกข้อมลู โดยใช้คลปิ บอรด์ 30. เปดิ แผน่ งาน “คดั ลอก” ทดลองวางแบบพเิ ศษ โดยวางคา่ สงั เกตผลจากการวาง 31. เลอื กเซลล์หน่วยกิตสะสมลา่ งสดุ คัดลอกลงมา โดยใช้เม้าส์ 32. เลอื กเซลลใ์ ดกไ็ ดท้ มี่ กี ารจัดรปู แบบ คัดลอกลงมา โดยใชเ้ มา้ ส์ 33. เลือกเซลล์วันเดอื นปีเกิดเซลลล์ ่างสดุ คัดลอกลงมา โดยใช้เมา้ ส์ สงั เกตผลลพั ธ์

ดร.สาวิตรี บญุ มี ส่วนท่ี 1 บทนา 47 ตอนท่ี 3 ฝกึ ปฏิบัติจดั รปู แบบเซลล์ดว้ ยตนเอง เตมิ สีพนื้ หลังและเสน้ ขอบตามข้อมลู ตอ่ ไปน้ี (COLUMN WIDTH 3.0) Blue, accent 5, darker 50% A1:AR26 White, background 1, darker 15% A27:AR:30, D26:N26, T26:AR26, C19:O25, D18:N18, E17:N17, D16:M16, G15:L15, F14:M14, F13:N13, E9:N12, F7:M8, G6:L6, H5:K5 Orange, accent 2, darker 50% , Black Top/ right outside double border, Black Bottom/left outside single border T26:U30, Y26:Z30, AD26:AE30, AI26:AJ30, AN26:AO30 Orange, accent 2, darker 25% , Black Top/ right outside double border, Black Bottom/left outside single border S27:AR27, S29:AR29 BLACK H10, L10 RED G15:G16, H16:M16, H17:L17, L15:L20, K18:K21 Fill effect: from center two colors, Color1 white, background 1, darker 15%, Color2 blue, accent 5, darker 50% A7, C3, Q2, T10, U2, W6, W15, AC6, AD13, AD20, AI7

48 บทท่ี 2 ความร้เู บือ้ งตน้ เก่ียวกบั Microsoft Excel (1) ตอนที่ 4 ฝึกปฏบิ ัตเิ ตมิ ชุดข้อมูลอตั โนมัติดว้ ยตนเอง 1. ใช้การเตมิ ชุดข้อมูลอตั โนมัติสรา้ งปฏทิ ินปปี จั จบุ ัน โดยใช้รูปแบบตามตวั อยา่ ง 2. และเตมิ สีตามความเหมาะสม 2 0 17 J a n Fe b Ma r Ap r Ma y J u n J u l Au g S e p Oc t No v De c Sun 1 11 1 1 1 1 Mo n 2 22 2 2 2 2 Tue 3 33 3 3 3 3 We d 4 4 41 41 41 4 4 Thu 5 5 52 52 5 21 5 5 6 6 63 6 31 6 32 6 6 Fr i 7 7 74 7 42 7 43 7 7 Sat 8 8 85 8 53 8 54 8 8 Sun 9 9 96 9 64 9 65 9 9 Mo n 10 10 10 7 10 7 5 10 7 6 10 10 Tue 11 11 11 8 11 8 6 11 8 7 11 11 We d 12 12 12 9 12 9 7 12 9 8 12 12 Thu 13 13 13 10 13 10 8 13 10 9 13 13 14 14 14 11 14 11 9 14 11 10 14 14 Fr i 15 15 15 12 15 12 10 15 12 11 15 15 Sat 16 16 16 13 16 13 11 16 13 12 16 16 Sun 17 17 17 14 17 14 12 17 14 13 17 17 Mo n 18 18 18 15 18 15 13 18 15 14 18 18 Tue 19 19 19 16 19 16 14 19 16 15 19 19 We d 20 20 20 17 20 17 15 20 17 16 20 20 Thu 21 21 21 18 21 18 16 21 18 17 21 21 22 22 22 19 22 19 17 22 19 18 22 22 Fr i 23 23 23 20 23 20 18 23 20 19 23 23 Sat 24 24 24 21 24 21 19 24 21 20 24 24 Sun 25 25 25 22 25 22 20 25 22 21 25 25 Mo n 26 26 26 23 26 23 21 26 23 22 26 26 Tue 27 27 27 24 27 24 22 27 24 23 27 27 We d 28 28 28 25 28 25 23 28 25 24 28 28 Thu 29 29 26 24 29 26 25 29 29 30 29 26 30 27 25 30 27 26 30 30 Fr i 31 30 27 31 28 26 31 28 27 31 Sat 31 28 Sun 29 27 29 28 Mo n 29 30 28 30 29 Tue 30 We d 29 30 Thu 30 31 31 Fr i Sat Sun Mo n

บทที่ 3 ความรู้เบ้อื งตน้ เกีย่ วกับ Microsoft Excel (2) จากบทท่ี 2 ได้กล่าวถึงการทางานกับแผ่นงานและเซลล์ การจัดรูปแบบเซลล์เบ้ืองต้น การกรอก ขอ้ มูลในเซลล์ และการเตมิ ชดุ ข้อมลู อัตโนมัติ ในบทที่นจ้ี ะกล่าวถึงความรู้เบ้ืองต้นเกยี่ วกบั Excel เพ่มิ เติม ที่จาเป็นต้องทราบเพ่ือให้สามารถใช้งานเกี่ยวกับการสร้างสูตรและฟังก์ช่ันได้อย่างคล่องแคล่ว เน้ือหาใน บทน้ีจึงประกอบด้วย การจัดรูปแบบแถวและคอลัมน์ การจัดรูปแบบเซลล์เพ่ิมเติม คือ การจัดรูปแบบ ตวั เลข และการจัดรูปแบบตามเง่อื นไข  ในบทนี้ใช้ไฟล์ประกอบเนื้อหาเพื่อใช้ในการฝึกปฏิบัติ ชื่อ ch3Employee.xlsx จาก CD หรือ สามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้จากเวบ็ ไซต์ academic.udru.ac.th/sawitree 3.1 การจดั รปู แบบแถว และคอลัมน์ เมื่อกรอกข้อมูลในแผ่นงานท้ังที่เป็นข้อความหรือตัวเลข ในบางครั้งถ้าข้อความยาวเกินความกว้าง ของคอลัมน์ เซลล์จะแสดงข้อความเฉพาะส่วนที่อยู่ในความกว้างของคอลัมน์ และไม่แสดงข้อความท่ียาว เกนิ ความกวา้ ง ในขณะเดียวกันถ้าขอ้ มูลในเซลล์เปน็ ตวั เลขท่ีมีความยาวเกนิ ความกวา้ งของคอลมั น์ ตวั เลข ในเซลล์จะแสดงเป็นสญั ลักษณ์ ###### แทนทต่ี วั เลขนัน้ ดงั ภาพที่ 3.1 ดังน้นั จึงควรปรบั ความกวา้ งของ คอลมั น์ให้เหมาะสมกับความยาวของข้อมลู ในเซลล์ ภาพท่ี 3.1 ตวั อยา่ งขอ้ มลู ความยาวเกินความกวา้ งของเซลล์ การกาหนดขนาดความสูงของแถว (Row height) และความกว้างของคอลัมน์ (Column width) สามารถทาได้ 4 วธิ ีดังน้ี  วิธที ี่ 1 ใช้เมา้ ส์ เลือกคอลัมน์ท่ีต้องการปรบั ความกว้าง หรอื แถวทต่ี อ้ งการปรบั ความสูง ใช้ เม้าส์ช้ีท่ีเส้นขอบขอบด้านขวาของคอลัมน์หรือขอบล่างของแถว ตามภาพที่ 3.2 เม่ือเม้าส์ ปรากฏลูกศรสองหัวให้ดับเบ้ิลคลิกเม้าส์ปุ่มซ้ายค้างไว้ลากเพ่ือกาหนดขนาดตามต้องการ หรือสามารถดับเบิ้ลคลิกแทนการลากเพ่ือกาหนดความสูงและความกว้างปรับพอดี อัตโนมตั ิ

50 บทที่ 3 ความรู้เบือ้ งตน้ เกย่ี วกับ Microsoft Excel (2) ภาพท่ี 3.2 แสดงตัวอยา่ งการปรับขนาดความกวา้ งคอลัมน์ดว้ ยเมาส์  วธิ ีท่ี 2 ใช้รบิ บอน เลอื กคอลัมน์ทีต่ ้องการปรับความกว้าง หรอื แถวที่ต้องการปรับความสูง ไปที่แท็บริบบอนหน้าแรก กลุ่มเครื่องมือเซลล์ เลือกเครื่องมือ รูปแบบ แล้วเลือกคาส่ังท่ี ตอ้ งการ เชน่ ความสูงของแถว หรือ ความสงู ปรับพอดีอตั โนมัติ เพ่ือปรับขนาดตามแนวต้ัง ของแถวท่ีเลอื ก ตามภาพที่ 3.3 ภาพท่ี 3.3 แสดงตัวอย่างการปรับขนาดความกว้างคอลัมน์ด้วยรบิ บอน  วิธีที่ 3 ใช้เมนูลัด เลือกคอลัมน์ที่ต้องการปรับความกว้าง หรือแถวที่ต้องการปรับความสูง คลิกเม้าส์ปุ่มขวาจะปรากฏเมนูลัด ตามภาพที่ 3.4 (ก) เลือกความสูงของแถว หรือความ กวา้ งของคอลมั น์ ในหนา้ ต่างตอบโตใ้ หพ้ ิมพ์ตัวเลขลงไปตามต้องการ ตามภาพท่ี 3.4 (ข) (ก)

ดร.สาวติ รี บญุ มี ส่วนท่ี 1 บทนา 51 (ข) ภาพท่ี 3.4 แสดงตวั อยา่ งการปรับขนาดความกวา้ งคอลมั น์ด้วยเมนูลัด  วิธีท่ี 4 ปรบั ขนาดพอดีอัตโนมัติ ทาได้โดยเลือกทุกคอลัมน์ท่ตี ้องการปรับความกว้าง แล้ว ดับเบ้ิลคลิก ท่ีขอบหัวคอลัมน์ด้านขวาตามภาพท่ี 3.2 แต่ละคอลัมน์จะถูกปรับความกว้าง ให้พอดีอัตโนมัติ สาหรับแถวให้เลือกแถวที่ต้องการปรับความสูง แล้วดับเบิ้ลคลิก เช่นเดียวกัน หรือ ทาได้โดยเลือกเมนูปรับพอดีอัตโนมัติ (Autofit Column Width/ Autofit Row Height) ในรบิ บอนตามวธิ ที ่ี 2 3.2 การจดั รปู แบบขอ้ มูลตัวเลข การจัดรูปแบบข้อมูลตัวเลขของ Excel นั้น เป็นคุณสมบัติพิเศษท่ีสาคัญของ Excel เน่ืองจาก โปรแกรมในชุด Microsoft Office อื่น ๆ นั้น สิ่งท่ีพิมพ์ในเอกสารท่ีทางานและสิ่งท่ีแสดงในเอกสาร มี ลักษณะเหมือนกัน ในขณะที่ Excel เมื่อพิมพ์ตัวเลข 1 ลงไปในเซลล์ ผู้ใช้สามารถกาหนดรูปแบบการ แสดงข้อมูลได้หลายหลายตรงความต้องการโดยไม่ต้องจัดรูปแบบใหม่ทุกคร้ังท่ีพิมพ์ เช่น 100%, 1/1/2014, ฿1.00 หรือ 1.00E+00 เป็นต้น จะเห็นได้ว่าเมื่อนารูปแบบต่างๆ ไปใช้กับตัวเลข ลักษณะท่ี ปรากฏของตัวเลขสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่เปลี่ยนแปลงค่าของตัวเลขน้ัน รูปแบบของตัวเลขจะไม่มี ผลต่อค่าในเซลล์ตามจริงที่ Excel ใชใ้ นการคานวณ ค่าตามจริงจะแสดงอยใู่ นแถบสูตร ดังตวั อยา่ งในภาพ ท่ี 3.5 ภาพท่ี 3.5 แสดงตวั อยา่ งตวั เลขทถี่ กู จัดรปู แบบในเซลล์และค่าตามจริงในแถวสูตร วิธีการจัดรูปแบบตัวเลขในเซลล์นั้นมี 2 วิธีที่มีความละเอียดต่างกัน คือ การจัดรูปแบบจากริบบอน และการจดั รูปแบบจากหน้าต่างจดั รปู แบบเซลล์

52 บทที่ 3 ความรู้เบื้องต้นเก่ียวกับ Microsoft Excel (2)  วิธีท่ี 1 การจัดรูปแบบตัวเลขโดยใช้ริบบอนจะมีเฉพาะรูปแบบตัวเลขท่ีใช้งานบ่อย เช่น ตวั เลขทวั่ ไป ตวั เลขแบบญั ชี วนั ที่ เวลา เป็นตน้ สามารถทาไดโ้ ดย o เลอื กเซลล์หรอื ช่วงท่ีต้องการจัดรูปแบบ o ไปท่รี ิบบอนหนา้ แรก เลอื กกล่มุ เครอื่ งมอื ตวั เลข (Number) o คลิกลกู ศรที่กล่องรปู แบบตวั เลขแลว้ เลอื กรปู แบบท่ีต้องการ ตามภาพที่ 3.6 ซงึ่ ในตวั เลือกจะแสดงตวั อยา่ งของการจัดรูปแบบตัวเลขที่เลือกไวใ้ ห้ในเมนู ภาพท่ี 3.6 แสดงตวั อยา่ งการจัดรปู แบบตวั เลขจากรบิ บอน นอกจากนี้ในริบบอนยังมีเคร่ืองมือลัดเพ่ิมเติม เพื่อช่วยให้ทางานได้รวดเร็วขึ้น เช่น ถ้าต้องการ จัดรูปแบบตัวเลขให้มีลูกน้าคั่นที่หลักพันและไม่มีทศนิยม เช่น “2,000” สามารถใช้เครื่องมือในกรอบ เคร่ืองมอื “ตวั เลข” เพ่อื กาหนดลกู น้าและจานวน  วิธีท่ี 2 การจัดรูปแบบจากหน้าต่างจดั รูปแบบเซลล์ ซ่ึงจะมีตัวเลือกรูปแบบตัวเลขท่ีพร้อม ใชง้ านมากกว่าท่แี สดงบนริบบอน Excel มีรูปแบบตัวเลขท่ีพร้อมใชง้ านอยู่ 11 รูปแบบ ใน แต่ละรูปแบบเหมาะกับการใช้งานต่างกัน สามารถเข้าถึงหน้าต่างการจัดรูปแบบเซลล์ได้ จาก การคลิกเมาสป์ มุ่ ขวา หรอื คลิกปุ่มการตั้งค่าเพ่ิมเติมตรงมุมขวาลา่ งของกลมุ่ เคร่ืองมือ จัดรูปแบบตัวเลข โดยในแต่ละรูปแบบจะมีรูปแบบย่อยท่ีกาหนดไว้แล้วให้เลือกอีก หลายหลายตามการใช้งาน ตามภาพท่ี 3.7

ดร.สาวติ รี บญุ มี ส่วนท่ี 1 บทนา 53 ภาพที่ 3.7 แสดงหน้าตา่ งจัดรูปแบบเซลล์แท็บตัวเลข โดยแตล่ ะรปู แบบมีรายละเอยี ดตามตารางท่ี 3.1 ตารางที่ 3.1 แสดงรูปแบบตวั เลขทีพ่ ร้อมใชง้ าน รูปแบบ คาอธิบาย ทั่วไป รปู แบบตวั เลขเรมิ่ ต้นท่ี Excel นาไปใชเ้ มอื่ พมิ พต์ วั เลข โดยส่วนใหญ่แล้ว ตวั เลขท่ี General จดั รปู แบบตามรปู แบบ ทว่ั ไป จะแสดงเหมือนกับที่พิมพ์ อย่างไรกต็ าม ถ้าเซลลน์ นั้ ไม่ กว้างพอท่จี ะแสดงตัวเลขท้ังหมด รปู แบบ ทัว่ ไป จะปัดตัวเลขท่ีมีทศนิยม นอกจากนี้ ตวั เลข รปู แบบตวั เลขทัว่ ไป จะใชส้ ัญกรณ์ทางวิทยาศาสตร์ (เอ็กซ์โพเนนเชยี ล) สาหรับตวั Number เลขทมี่ ีคา่ มากๆ เช่น 20000000000 จะแสดงเป็น 2E+10 เนื่องจากเปน็ รปู แบบ เรม่ิ ต้น รปู แบบชนดิ นี้ไม่สามารถเปลยี่ นแปลงการต้ังค่าได้ สกุลเงนิ Currency ใช้สาหรบั การแสดงตัวเลขโดยท่วั ไป สามารถระบุจานวนตาแหน่งทศนิยมท่ีต้องการ ระบกุ ารใช้ตัวคนั่ หลักพัน และระบุวิธที ี่ต้องการใช้แสดงค่าลบ เชน่ 42734 สามารถ บญั ชี แสดงเป็น 42734.00 หรอื 42,734.0000 ได้ Accouning วนั ที่ ใช้สาหรับคา่ ทางการเงินทัว่ ไป และแสดงสญั ลักษณ์สกลุ เงนิ เรมิ่ ต้นพร้อมกับตวั เลข Date สามารถระบจุ านวนตาแหนง่ ทศนยิ มที่ต้องการ ระบุการใช้ตัวค่นั หลักพัน และระบวุ ิธีท่ี ต้องการใชแ้ สดงคา่ ลบ เชน่ 42734 สามารถแสดงเป็น $42734.00 หรือ ฿42,734.00 ใชก้ บั คา่ ทางการเงิน คลา้ ยรปู แบบสกลุ เงนิ บงั คับใชต้ ัวคัน่ หลักพัน จดั แนวสญั ลักษณ์ สกลุ เงนิ ชดิ ซา้ ยและตวั เลขชดิ ขวาของเซลล์ เช่น ฿ 42,734.00 แสดงเลขลาดบั ของวนั ท่แี ละเวลาเปน็ คา่ วันท่ี ตามชนดิ และตาแหน่งทต่ี ้ัง (สถานท่ี) รูปแบบวันท่ที ข่ี น้ึ ต้นด้วยเคร่ืองหมายดอกจนั (*) จะตอบสนองต่อการเปล่ียนแปลงการ

54 บทที่ 3 ความรู้เบ้ืองต้นเกยี่ วกบั Microsoft Excel (2) รูปแบบ คาอธิบาย ตัง้ ค่าวันทแ่ี ละเวลาของภมู ิภาคท่ีระบุไวใ้ นแผงควบคุม รูปแบบทีไ่ ม่มีเครื่องหมายดอก เวลา จนั จะไม่ไดร้ บั ผลกระทบจากการตัง้ ค่าในแผงควบคุม เชน่ 42734 สามารถแสดงเปน็ Time 2016 年 12 月 30 日 จากตาแหนง่ ท่ีตง้ั ญป่ึ ุ่น หรือ ๓๐ ธ.ค. ๕๙ จากท่ีต้งั ไทย เปอรเ์ ซน็ ต์ แสดงเลขลาดบั ของวันท่แี ละเวลาเปน็ คา่ เวลา ตามชนดิ และตาแหน่งทตี่ ัง้ (สถานท่ี) ท่ี Percent คณุ ระบุ รูปแบบเวลาทขี่ ้ึนต้นดว้ ยเครือ่ งหมายดอกจนั (*) จะตอบสนองต่อการ เศษส่วน เปลยี่ นแปลงการตง้ั ค่าวันท่แี ละเวลาของภมู ภิ าคทร่ี ะบุอยู่ในแผงควบคุม รปู แบบท่ไี มม่ ี Fraction เคร่ืองหมายดอกจนั จะไม่ไดร้ ับผลกระทบจากการตั้งคา่ ในแผงควบคุม เชน่ 0.54321 เชงิ จะแสดงเปน็ 13:02 น. จากท่ีตง้ั ไทย 오후 1:02 จากทีต่ ้ังเกาหลี วิทยาศาสตร์ Scientific คูณคา่ ในเซลลด์ ว้ ย 100 แล้วแสดงผลลพั ธท์ มี่ สี ญั ลกั ษณ์เปอรเ์ ซน็ ต์ (%) สามารถระบุ จานวนตาแหน่งทศนิยมทตี่ ้องการใช้ได้ เช่น 0.54321 สามารถแสดงเปน็ 54.32% ข้อความ Text แสดงตวั เลขเปน็ เศษสว่ นตามชนดิ ของเศษส่วนทค่ี ุณระบุ เชน่ 0.54321 สามารถแสดง พิเศษ เปน็ 44/81 ถ้ากาหนดเลขเศษส่วนสองหลกั หรือ ½ ถ้ากาหนดเลขเศษสว่ นหนง่ึ หลัก Special แสดงตัวเลขในรูปแบบสญั ลกั ษณ์เอ็กซ์โพเนนเชียล โดยแทนที่ส่วนหนึ่งของตวั เลขด้วย E+n โดยที่ E (ซงึ่ ยอ่ มาจาก Exponent) จะคณู ตัวเลขที่นาหน้าด้วย 10 ยกกาลัง n ตัวอยา่ งเช่น รูปแบบ เชิงวทิ ยาศาสตร์ ท่ีมที ศนิยมสองตาแหน่งจะแสดง 12345678901 เปน็ 1.23E+10 ซ่งึ เทา่ กับ 1.23 คูณ 10 ยกกาลงั 10 สามารถระบุ จานวนตาแหนง่ ทศนยิ มทต่ี ้องการได้ จะถือวา่ เนอื้ หาในเซลล์เปน็ ข้อความ และแสดงเน้ือหาดังกลา่ วเหมือนกบั ที่คณุ พิมพ์ รวมถงึ เมื่อคณุ พมิ พต์ วั เลขด้วย รูปแบบชนิดนไี้ ม่สามารถเปล่ยี นแปลงการตง้ั ค่าได้ แสดงตัวเลขเป็นรหัสไปรษณยี ์ หมายเลขโทรศัพท์ หรือหมายเลขประกนั สงั คม เชน่ หมายเลขบัตรประชาชนไทย เลข 1111111111111 เปน็ ๑ ๑๑๑๑ ๑๑๑๑๑ ๑๑ ๑ ทม่ี า ดัดแปลงจาก Microsoft Office Online Support 3.2.1 ตัวอยา่ งการจัดรูปแบบตัวเลขดว้ ยรูปแบบตัวเลขท่พี ร้อมใชง้ าน 1) ในไฟล์ ch3Employee.xlsx แผ่นงาน employee เลอื กชว่ งเซลล์ E2:E101 2) จากน้นั ไปทรี่ ิบบอน “หนา้ แรก” กรอบเครื่องมือ “ตัวเลข” (Number) ในกลอ่ ง Dropdown ท่ีมี คาวา่ ทั่วไป (General) ให้คลกิ ทลี่ ูกศรดา้ นข้างและเลอื ก “วันท่ีแบบยาว” (Date) 3) เลอื กชว่ งเซลล์ F2:F101 แลว้ จดั รปู แบบตัวเลขใหเ้ ปน็ แบบ “ตวั เลข” 4) ทดลองเปลี่ยนเป็นจัดรูปแบบตัวเลขแบบ “สกุลเงิน” ให้ผลลัพธ์ต่างจากแบบ “ตัวเลข” คือมี สญั ลกั ษณ์ของสกุลเงินเพิม่ ขึ้นมา 5) ทดลองปฏิบัติเลือกสกุลเงินจาก กลุ่มเครื่องมือตัวเลข เปล่ียน เปอรเ์ ซ็นต์ และเพมิ่ ลดทศนยิ ม

ดร.สาวิตรี บญุ มี ส่วนท่ี 1 บทนา 55 6) เลือกช่วงเซลล์ F2:F101 ทดลองจัดรูปแบบตัวเลขหมายเลขโทรศัพท์ โดยเปิดหน้าต่างการ จัดรูปแบบเซลล์ด้วยวิธีในบทที่ผ่านมา เช่น คลิก ที่มุมขวาล่างของกรอบเครื่องมือ “ตัวเลข” หรอื คลิกขวาทเี่ ซลล์เลือกจดั รปู แบบเซลล์ จะปรากฏหน้าตา่ งการจัดรปู แบบเซลล์ 7) เลือกช่วงเซลล์ F2:F101 จัดให้เปน็ รูปแบบตวั เลข ใช้ตวั คน่ั หลักพนั และไมม่ ที ศนิยม 8) เลือกช่วงเซลล์ E2:E101 จดั ให้เปน็ วนั ทร่ี ูปแบบ ดังน้ี “1 มกราคม 2560” 3.2.2 การจัดรูปแบบตวั เลขแบบกาหนดเอง นอกจากการจัดรูปแบบตัวเลขด้วยรูปแบบตัวเลขท่ีพร้อมใช้งานแล้ว ยังสามารถจัดรูปแบบ ตัวเลขแบบกาหนดเอง (Custom) ได้อีกด้วย ซึ่งรูปแบบตัวเลขใน Excel สามารถมีโค้ดได้ถึงส่ีส่วนซ่ึงคั่น ด้วยเคร่ืองหมายอัฒภาค “;” ส่วนของโค้ดเหล่าน้ีจะกาหนดรูปแบบของจานวนบวก จานวนลบ ค่าศูนย์ และขอ้ ความ ตามลาดับ <POSITIVE>;<NEGATIVE>;<ZERO>;<TEXT> ตัวอย่าง ถ้าต้ังค่า [Blue]#,##0.00_);[Red](#,##0.00);0.00; @\"บาท\" ตามภาพท่ี 3.8 (ก) สามารถอธิบายความหมายไดด้ ังนี้  เมอื่ คา่ ในเซลล์เป็น “บวก” จะแสดงคา่ เปน็ สีนา้ เงนิ และทศนยิ มสองตาแหนง่  เมื่อค่าในเซลลเ์ ป็น “ลบ” จะแสดงคา่ เปน็ สีแดง ในวงเล็บ และทศนยิ มสองตาแหนง่  เมอ่ื คา่ เซลลเ์ ป็น “ศนู ย์” จะแสดงคา่ เป็นสปี กติ และทศนิยมสองตาแหน่ง  เมื่อค่าในเซลล์เป็น “ตวั อกั ษร” จะแสดง คาวา่ บาทตอ่ ท้ายขอ้ ความ  จากตัวอย่างดังกล่าวเมอื่ กรอกข้อมูลลงในเซลลต์ รงตามทกี่ าหนด จะได้ผลลัพธต์ ามภาพที่ 3.8 (ก)

56 บทที่ 3 ความร้เู บอ้ื งตน้ เกี่ยวกบั Microsoft Excel (2) (ข) ภาพท่ี 3.8 แสดงตวั อย่างการจดั รปู แบบตวั เลขแบบกาหนดเอง 3.2.3 ตัวอยา่ งการจัดรูปแบบตัวเลขแบบกาหนดเอง 1) สร้างแผ่นงานใหม่ทดลองทาตามตัวอย่างในภาพที่ 3.8 2) แกไ้ ขรูปแบบทที่ าขนึ้ โดยทดลองเปล่ียนรปู แบบของค่า 0 เปน็ “-” 3.3 การจดั รูปแบบตามเง่อื นไข Conditional Formatting การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้ตอบคาถามที่เจาะจงท่ีเกี่ยวกับข้อมูล สามารถใช้การจัดรูปแบบ ตามเงื่อนไขกับช่วงของเซลล์ ตารางข้อมูลใน Microsoft Excel หรือรายงาน PivotTable เป็นการเน้นสี เซลล์หรือช่วงของเซลล์ท่ีน่าสนใจ เน้นค่าท่ีไม่ปกติ และทาให้ข้อมูลมองเห็นได้โดยการใช้แถบข้อมูล ระดับสี และชุดไอคอน การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของช่วงของเซลล์ตาม ถ้า เงื่อนไขเป็นจริง ช่วงของเซลล์จะถูกจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จ ช่วงของเซลล์จะไม่ถูก จัดรูปแบบตามเง่ือนไขนั้น ตัวอย่างเช่น ต้องการทราบว่าเดือนใดท่ีมียอดขายสูงกว่าค่าเฉล่ียของยอดขาย ท้ังหมดบ้าง สามารถเลือกใช้การเน้นกฏของเซลล์ที่ค่ามากกว่าค่าเฉลี่ย โดยท่ีไม่ต้องทาการคานวณเอง กอ่ นการเปรยี บเทียบ และ Excel จะทาการเน้นสีให้ตามสที ีเ่ ลือก ดังภาพท่ี 3.9 ภาพท่ี 3.9 แสดงตัวอยา่ งการเน้นสียอดขายท่สี งู กวา่ ค่าเฉลย่ี  วิธีการจัดรูปแบบตามเง่ือนไข ทาได้โดยเลือกช่วงของเซลล์ ตาราง หรือแผ่นงานท้ังหมดที่ ต้องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ไปท่ีแท็บริบบอนหน้าแรก เลือก “การจัดรูปแบบตาม เง่ือนไข” (Conditional formatting) แลว้ เลอื กการจดั รปู แบบที่ตอ้ งการ ตามภาพที่ 3.10

ดร.สาวิตรี บญุ มี สว่ นที่ 1 บทนา 57 ภาพที่ 3.10 แสดงตวั อย่างวธิ กี ารจัดรปู แบบตามเง่ือนไขจากรบิ บอน โดย Excel มีตัวเลือกรูปแบบให้เลือก 5 รูปแบบ คือ เน้นกฎของเซลล์ กฎบน/ล่าง แถบข้อมูล ระดบั สี และชุดไอคอน โดยมีรายละเอียดการใชง้ านตามตารางที่ 3.2 ตารางที่ 3.2 แสดงตวั เลือกรูปแบบตามเง่ือนไขและการใชง้ าน ตวั เลอื ก การใช้งาน เมนู เน้นกฎของเซลล์ เน้นค่าในเซลล์ที่ระบุ เช่น ค่าท่ี Highlight cells rules มากกว่า 50 ค่าท่ีน้อยกว่า 100 หรือ ค่าระหว่าง 50 และ 100 ค่าที่เท่ากับ 50 ข้อความท่ีประกอบด้วย “การ” วันท่ีหลังจากสัปดาห์นี้ หรือ เน้นค่าท่ี ซ้ากนั

58 บทที่ 3 ความรเู้ บอ้ื งตน้ เก่ียวกบั Microsoft Excel (2) ตวั เลือก การใช้งาน เมนู กฎบน/ล่าง เน้นค่าสูงสุดหรือต่าสุดในเซลล์ที่ระบุ Top/Bottom rules เช่น 10 รายการด้านบน.. 10% ด้าน บน.. 10 รายการด้านล่าง.. 10% ด้าน ล่าง.. สูงกว่าค่าเฉลี่ย.. หรือ ต่ากว่า ค่าเฉลยี่ ... แถบขอ้ มูล เน้นค่าท่ีเปรียบเทียบค่าท้ังหมดที่อยู่ Data bars ในชว่ งของเซลล์ และแสดงแถบสี คา่ ที่ มากที่สุดแถบสีจะยาวที่สุด คล้าย ระดบั สี แผนภูมิแท่ง เช่น การเปรียบเทียบ Color scales ราคา หรือจานวนประชากรในเมืองที่ ใหญท่ สี่ ุด เน้นค่าที่เปรียบเทียบค่าทั้งหมดท่ีอยู่ ในช่วงของเซลล์ โดยใช้ระดับความ เขม้ ของสี เพอื่ แสดงใหเ้ ห็นถึงตาแหน่ง ค่าด้านบนหรือด้านล่างของช่วง เช่น การกระจายการขายทั่วภูมิภาค

ดร.สาวิตรี บญุ มี สว่ นท่ี 1 บทนา 59 ตวั เลอื ก การใชง้ าน เมนู ชดุ ไอคอน เน้นการแสดงค่าในช่วงของเซลล์ท่ีมี Icon sets ค่า 3 - 5 กลุ่ม โดยที่แต่ละกลุ่มมี ขีดจากัดของตัวเอง เช่น กาหนดชุดท่ี มีไอคอน 3 ไอคอน เพ่ือเน้นเซลล์ท่ี แสดงยอดขายท่ีต่ากว่า $80,000 ต่า กว่า $60000 และต่ากว่า $ 40,000 หรือกาหนดระบบการให้คะแนน 5 คะแนน สาหรับรถยนต์ และใช้ชุดที่มี ไอคอน 5 ไอคอน ท่มี า ดัดแปลงจาก Microsoft Office Online Support 3.3.1 ตวั อยา่ งการจัดรูปแบบตามเง่ือนไข ตวั อยา่ งการใช้การเน้นกฎของเซลล์ เพือ่ เนน้ ค่าเงินเดอื นที่มากกว่า 20,000 บาท 1) เปิดแผ่นงาน employee เลือก คอลัมน์เงินเดือน ไปท่ีริบบอนเมนูหน้าแรก กลุ่มเครื่องมือ ลักษณะ เลอื ก การจัดรปู แบบตามเงอ่ื นไข 2) เลือกการทาสีเพ่ือเน้นค่าข้อมูลในเซลล์ (Highlight Cell Rules > Greater Than.. ) ระบุตัวเลข 20000 และเลอื กรูปแบบตามความต้องการ ตัวอย่างการใช้กฎบน/ล่าง เพือ่ เนน้ เงินเดอื นท่ีมคี า่ สูงกว่าค่าเฉล่ยี ของเงินเดือนทั้งหมด 3) เลือกคอลัมน์เดิม แล้วเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขแบบ Top/Bottom Rules > Below Average และเลือกรูปแบบตามความต้องการ ตวั อยา่ งการใชแ้ ถบข้อมลู และระดับสี เพือ่ ทาสีเปรียบเทียบตามคา่ ขอ้ มลู ในช่วงเซลล์ทั้งหมด 4) เลอื กคอลมั น์เดมิ แลว้ เลอื ก Color Scales แล้วเลอื ก Red-White หมายถึง เงนิ เดือนท่ีมากท่ีสุด จะเป็นสีแดงสดและจางลงจนเป็นสีขาวซ่ึงหมายถึงเงินเดือนน้อยที่สุด เม่ือเทียบกับข้อมูล เงินเดือนท้งั หมด 5) เลือกคอลัมน์เดิม แล้วเลือก Data Bars แบบ Solid Fill สีเขียว แถบสีที่ยาวท่ีสุดหมายถึงมี เงินเดอื นมากท่ีสดุ ในทางตรงกนั ข้ามเซลลท์ ่ีมีแถบสขี ้อมลู สั้นที่สุด หมายถึงมีเงินเดือนต่าทสี่ ุด ตัวอย่างการใช้การเนน้ กฎของเซลล์ เพ่ือจดั กลมุ่ แต่ละวุฒิการศึกษาใหเ้ ป็นสีเดยี วกัน

60 บทที่ 3 ความรเู้ บ้อื งตน้ เกย่ี วกบั Microsoft Excel (2) 6) เลือกคอลัมน์การศึกษา เลือกการจัดรูปแบบตามเง่ือนไขลักษณะเน้นค่าข้อมูลในเซลล์ ชนิด ข้อความที่ประกอบดว้ ย.. (Texts that contain…) พมิ พ์ dip แล้วเลอื ก 1 รูปแบบ 7) ทาซ้าแบบเดยี วกนั กบั คา่ Doc, Deg, Mas แตเ่ ลือกคนละสี ตัวอย่างการใชช้ ุดไอคอน เพือ่ จัดกลมุ่ ข้อมูล หรือแสดงสถานะของการถูกประเมิน 8) เลือกคอลมั นค์ ะแนนประเมนิ เลือก ชุดไอคอน เลือก Rating : 5-Ratings นอกจากน้ยี งั สามารถสรา้ งกฎการจดั รปู แบบตามเง่อื นไขแบบกาหนดเอง โดยมขี ั้นตอนดังน้ี 1) เลอื กชว่ งของเซลล์ ตาราง หรอื แผ่นงานทง้ั หมดที่ตอ้ งการจดั รูปแบบตามเงอ่ื นไข 2) บนแท็บ หน้าแรก ใหค้ ลิก การจดั รูปแบบตามเงื่อนไข จากนน้ั คลิก กฎใหม่ (New rule…) 3) เลือกเงื่อนไข และกาหนดรูปแบบตามท่ีต้องการ ดังตัวอย่างในภาพท่ี 3.11 ที่กาหนดให้เติมสี เหลืองท้งั แถวทีม่ คี า่ เงินเดอื นในคอลัมน์ F ตา่ กว่า 20000 ภาพท่ี 3.11 ตวั อยา่ งการสร้างกฎการจัดรปู แบบตามเงื่อนไขโดยใช้สตู ร เทคนิคการคดั ลอกการจดั รูปแบบเพ่ิมเตมิ จากน้ันเลือกเซลล์ที่ต้องการวางการ เลือกเซลล์ต้นแบบ คลิกปุ่มวางรูปแบบ จดั รปู แบบ 3.3.2 การค้นหาเซลลท์ ่ีมกี ารจดั รูปแบบตามเงื่อนไข ถ้าในแผ่นงานมีการจัดรูปแบบตามเง่ือนไขแต่ไม่ทราบตาแหน่ง สามารถค้นหาเพื่อระบุ ตาแหน่งของเซลล์ท่ีมีการจัดรูปแบบไว้ เพ่ือคัดลอก เปล่ียน หรือลบการจัดรูปแบบของเซลล์เหล่านั้นได้ โดยมีขัน้ ตอนดังนี้

ดร.สาวติ รี บญุ มี ส่วนท่ี 1 บทนา 61 1) เลือกแผน่ งานทีต่ อ้ งการคน้ หาการจดั รปู แบบ 2) บนริบบอนหน้าแรก กลุ่มเคร่ืองมือ แก้ไข (Editing) ให้คลิก ค้นหา (Find) จากนั้นคลิก ไปท่ี (Go to..) ตามภาพท่ี 3.12 ภาพท่ี 3.12 แสดงเคร่อื งมอื ค้นหา 3) บนหน้าต่างไปท่ี คลิก พิเศษ (Special) จากน้ัน ในหน้าต่างไปท่ีพิเศษ (Go To Special ) คลิก การจัดรูปแบบตามเงอื่ นไข (Conditional formats) ตามภาพท่ี 3.13 ภาพที่ 3.13 แสดงหน้าต่างไปท่ี 4) ถ้าต้องการค้นหาตาแหน่งแค่เซลล์ที่มีการจัดรูปแบบตามเง่ือนไขเหมือนกับเซลล์ที่เลือก ใน ข้ันตอนท่ี 1 ให้เลือกเซลล์ท่ีมีการจัดรูปแบบที่ต้องการค้นหา แล้วในหน้าต่าง ไปท่ีพิเศษ ให้ คลิก เหมอื นกัน (Same) ตามภาพที่ 3.13 3.3.3 การลา้ งการจัดรปู แบบตามเงือ่ นไขจากส่วนท่เี ลือก 1) เลอื กเซลล์ท่มี กี ารจัดรปู แบบตามเงือ่ นไขท่ตี ้องการล้าง 2) บนแท็บริบบอน หน้าแรก ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเง่อื นไข เลือก ล้างกฎ จากนั้นคลิกตัวเลือก โดยสามารถเลือกล้างได้ทัง้ แผน่ งาน หรอื เฉพาะเซลล์ท่ีเลอื ก 3.3.4 การจดั การกฎการจัดรูปแบบตามเงือ่ นไข ถา้ ต้องการเพิม่ แก้ไข หรือลบกก สามารถทาไดใ้ นหน้าตา่ งการจดั การกฎ (Manage Rules…) 1) คลกิ ชว่ งท่ีมีกฎการจัดรปู แบบตามเงอื่ นไขที่ต้องการ

62 บทท่ี 3 ความรเู้ บือ้ งตน้ เกย่ี วกบั Microsoft Excel (2) 2) บนแทบ็ ริบบอน หน้าแรก ใหค้ ลกิ การจดั รปู แบบตามเงือ่ นไข จากน้ันคลกิ จัดการกฏ 3) เลอื กกฎท่ตี อ้ งการ จากนั้นคลกิ เพ่มิ กฎ แกไ้ ขกฎ หรอื ลบกฎ ตามภาพที่ 3.14 ภาพที่ 3.14 แสดงหน้าต่างจัดการกฎของการจัดการรูปแบบตามเงื่อนไข นอกจากน้ี Excel ยังสามารถสร้างรูปแบบเองนอกเหนือจากการใช้ชุดรูปแบบข้างต้น ซึ่งทุก รูปแบบท่ีกล่าวมาจะเป็นการจัดรูปแบบจากค่าท่ีอยู่ในเซลล์เท่าน้ัน ถ้าหากต้องการจัดรูปแบบเซลล์ตาม เงอื่ นไขท่อี ย่คู นละเซลลส์ ามารถกาหนดรูปแบบตามเงื่อนไขได้จากการสร้างสตู ร เชน่ จากภาพท่ี 3.11ภาพ ท่ี 3.11 ที่กาหนดให้เติมสีเหลืองทัง้ แถวทีม่ คี า่ เงนิ เดือนในคอลมั น์ F ต่ากว่า 20000 ทั้งน้ีในบทเรียนนี้ไม่ครอบคลุมเร่ืองดังกล่าวเน่ืองจากยังไม่มีพ้ืนฐานการสร้างสูตรใน Excel และ เหมาะสาหรับผศู้ กึ ษา Excel ขน้ั สูงข้นึ ไป 3.4 การตรงึ แนว (Freeze panes) ในตารางที่มีข้อมลู จานวนมากเกินหนา้ จอ เมอ่ื เล่อื นไปดูข้อมูลในสว่ นทีล่ ้นหน้าจอออกไป ช่ือคอลัมน์ ท่ีตั้งไว้ หรือชื่อในแต่ละแถวมักจะหายไปจากจอทาให้ไม่สามารถทราบได้ว่าข้อมูลท่ีกาลังดูเป็นข้อมูลของ แถวไหน หรือ ข้อมูลเร่ืองอะไร การตรึงแนวสามารถช่วยตรึงให้แถว หรือ คอลัมน์ ที่มีช่ืออยู่กับท่ี ไม่เล่ือน หายไปจากจอในขณะทเี่ ลือ่ นดขู ้อมูล ส่ิงทคี่ วรเขา้ ใจก่อนเร่มิ ตรึงแนว คือ  สามารถตรงึ ไดเ้ ฉพาะแถวที่อยดู่ ้านบนและเฉพาะคอลมั น์ทอ่ี ยู่ทางดา้ นซา้ ยสุดของแผน่ งานเท่านน้ั ไม่ สามารถตรงึ แถวและคอลัมน์ตรงกลางของแผน่ งานได้  คาส่ัง ตรึงแนว จะใช้งานไม่ได้ถ้าอยู่ในโหมดการแก้ไขเซลล์ หรือเมื่อมีการป้องกันแผ่นงาน เม่ือ ตอ้ งการยกเลกิ โหมดการแกไ้ ขเซลล์ ใหก้ ด Enter หรอื Esc การตรึงแนว สามารถเลือกท่ีจะตรึงเฉพาะแถวบนสุดของแผ่นงาน คือ แถว 1 หรือเฉพาะ คอลัมน์ซ้ายของแผ่นงาน คือ คอลัมน์ A หรือจะเลือกตรึงหลายๆ แถวและหลายๆ คอลัมน์พร้อมกันก็ได้ แต่ถ้าตรึงแถว 1 แล้วเปลี่ยนกลับไปตรงึ คอลัมน์ A แทน แถว 1 ก็จะไม่ถูกตรึงอีกต่อไป ถ้าต้องการตรึงท้งั แถวและคอลัมน์พร้อมกัน จะต้องตรึงทั้งแถวและคอลัมน์ในเวลาเดียวกัน โดยสรุปสามารถตรึงแนวได้ 3 แบบ ดังนี้

ดร.สาวติ รี บญุ มี สว่ นที่ 1 บทนา 63  ตรงึ แถว 1 ไว้เพอื่ ให้แสดงช่ือคอลัมน์ ชือ่ นามสกุล เพศ ฯลฯ ตาม ภาพที่ 3.15 แสดงตวั อย่างการตรงึ แถวบนสุด  ตรึงคอลัมน์ A เพือ่ ใหแ้ สดงช่ือของแต่ละคน ตามภาพท่ี 3.16 ภาพที่ 3.16 แสดงตวั อยา่ งการตรึงแถวบนสดุ  ตรึงทั้งแถวท่ี 1 และ คอลมั น์ A ตามภาพที่ 3.17 ภาพท่ี 3.17 แสดงตวั อย่างการตรึงแนวแบบกาหนดเอง วิธีการตรึงแนวสามารถทาได้โดยเลือกเซลล์ในตารางแล้วให้ไปที่ แถบริบบอน “มมุ มอง” กลุ่ม เครื่องมือ “หนา้ ต่าง” เมื่อคลิกปมุ่ เคร่ืองมือ ตรึงแนว (Freeze Panes) จะมตี วั เลอื กให้เลอื กสามแบบ ตามภาพที่ 3.18

64 บทท่ี 3 ความรูเ้ บอ้ื งตน้ เกยี่ วกบั Microsoft Excel (2) ภาพท่ี 3.18 แสดงตวั เลอื กจากเมนูตรีงแนว  “ตรงึ แถวบนสดุ ” (Freeze Top Row) คือ ตรึงแถว 1 ถา้ ต้องการตรงึ แถวที่ 1 เท่านน้ั เลอื กเซลล์ใดกไ็ ด้แล้วเลือกตวั เลอื กน้ี  “ตรงึ คอลมั น์แรก” (Freeze First Column) คอื ตรึงคอลมั น์ A ถ้าต้องการตรงึ คอลมั น์ A เทา่ นัน้ เลอื กเซลล์ใดก็ได้แลว้ เลอื กตัวเลือกน้ี  “ตรงึ แนว” (Freeze Panes) คือ การตรึงท้งั แถวทั้งคอลมั น์พร้อมกัน ถ้าต้องการตรึงทั้งแถวท้ังคอลัมน์พร้อมกัน หรือ ตรึงมากกว่า 1 แถว หรือ 1 คอลัมน์ จะต้อง เลือกเซลล์ แถว หรอื คอลัมน์ก่อน โดยมหี ลักการในการเลือก ดังนี้ o ถ้าตอ้ งการตรงึ แถวที่ 1 และ2 ใหเ้ ลือกแถวทอ่ี ยู่ดา้ นลา่ ง ในกรณีนค้ี ือคือแถวที่ 3 o ถ้าต้องการตรึงคอลัมน์ A และ B ให้เลือกคอลัมน์ถัดไปทางขวาของคอลัมน์ที่ ตอ้ งการตรงึ ในกรณนี ้ีคอื คอลมั น์ C o ถ้าต้องการตรึงทั้งคอลัมน์ A และ แถวที่ 1 ให้เลือกเซลล์ที่อยู่ด้านล่างของแถวที่ 1 และขวามือของคอลัมน์ A ซึง่ ในกรณนี ี้คอื เซลล์ B2  ถ้าต้องการยกเลิกการตรึงแนว ให้คลิกเลือกเซลล์ในตาราง แล้วไปท่ีเมนูเดิม เลือก “ยกเลิก ตรึงแนว” (Unfreeze panes) 3.5 การแยก (Split) การแยกหน้าจอจะเป็นการแยกแผ่นงานที่ทางานอยู่ออกเป็นหน้าจอย่อยท่ีเป็นอิสระต่อกัน ผู้ใช้ สามารถเลื่อนหนา้ จอย่อยน้นั ๆ เพื่อทางานได้โดยไม่กระทบหน้าจออื่น ๆ การแยกน้ันสามารถแยกหน้าจอ ได้ 2 หรือ 4 จอ ซ่งึ ทาได้ สามแบบ ดังนี้  กดเลือกหัวแถว 9 ไปท่ีเมนู ริบบอน “มุมมอง” กลุ่มเครื่องมือ “หน้าต่าง” คลิก ปุ่ม “แยก” (Split) แผน่ งานจะถูกแยกออกเป็นสองฝ่ังตามแนวนอน ตามภาพท่ี 3.19

ดร.สาวติ รี บญุ มี สว่ นท่ี 1 บทนา 65 ภาพที่ 3.19 ตัวอยา่ งการแยกสองจอด้านบนและล่าง จากนน้ั เอาการแยกออกไดโ้ ดยคลกิ ท่ีปมุ่ “แยก” ซ้าอีกครงั้  กดเลือกหัวคอลัมน์ F ไปที่เมนู ริบบอน “มุมมอง” กลุ่มเคร่ืองมือ “หน้าต่าง” คลิก ปุ่ม “แยก” แผ่นงานจะถูกแยกออกเป็นสองฝัง่ ตามแนวตงั้ ตามภาพที่ 3.20 ภาพท่ี 3.20 ตัวอย่างการแยกสองจอด้านซ้ายและขวา จากนัน้ เอาการแยกออกไดโ้ ดยคลิกท่ีปุ่ม “แยก” ซ้าอีกครง้ั  เลือกเซลล์ F9 ไปท่ีเมนู ริบบอน “มุมมอง” กลมุ่ เครื่องมอื “หน้าต่าง” คลิก ปุม่ “แยก” แผน่ งาน จะถูกแยกออกเปน็ สจ่ี อยอ่ ย ตามภาพที่ 3.21

66 บทท่ี 3 ความรเู้ บ้ืองต้นเกยี่ วกับ Microsoft Excel (2) ภาพท่ี 3.21 ตวั อยา่ งการแยกทัง้ สจ่ี อ จากนนั้ เอาการแยกออกไดโ้ ดยคลกิ ท่ีปุ่ม “แยก” ซา้ อีกคร้ัง 3.6 การจัดเรยี งข้อมูล (Sort) การจัดเรียงข้อมูลสามารถทาได้หลายวิธี โดยเลือกเซลล์ใดเซลล์หน่ึงในคอลัมน์ท่ีต้องการเรียงลาดับ ในตาราง  การเรยี งแบบอตั โนมตั ิ จะสามารถเรยี งไดท้ ีละคอลัมน์  วิธีท่ี 1 จากไฟล์ตัวอย่างต้องการเรียงข้อมูลทั้งตารางตามชื่อจริง (คอลัมน์ A) ให้คลิกที่เซลล์ ใดๆ ในคอลัมน์ A จากน้ันไปท่ีริบบอน “หน้าแรก” กลุ่มเครื่องมือ “การแก้ไข” (Editing) เลือกปุ่ม “เรียงลาดับและการกรอง” (Sort&Filter) เมื่อกดแล้วจะมีตัวเลือกมาให้ว่าจะเรียง จาก ก ถึง ฮ หรือ ฮ ถึง ก ให้เลือก จาก ก ถึง ฮ (ถ้าเป็นข้อมูลตัวเลขจะเป็น น้อยไปมาก หรือมากไปน้อย) ภาพท่ี 3.22 การเรียงโดยใช้ริบบอนหน้าแรก เครื่องมอื เรียงลาดบั และการกรอง

ดร.สาวิตรี บญุ มี ส่วนท่ี 1 บทนา 67  วธิ ีท่ี 2 ไปท่ีริบบอน “หนา้ แรก” กลุม่ เครอ่ื งมือ “การแกไ้ ข” (Editing) เลอื กปุ่ม “ตวั กรอง” (Filter) จากน้ันไปที่คอลัมน์ A ที่ตอ้ งการเรียงข้อมูล ให้คลกิ ท่ีลกู ศรของช่ือคอลัมน์ท่ีต้องการ จะเรยี ง เมื่อคลกิ แล้วจะมตี วั เลือกมาให้วา่ ตอ้ งการเรยี งแบบใด ให้เลือกจาก ฮ ถึง ก ภาพที่ 3.23 การเรยี งโดยใช้รบิ บอนหนา้ แรก เคร่ืองมอื ตัวกรอง  วธิ ีที่ 3 รบิ บอน “ขอ้ มลู ” กล่มุ เคร่ืองมอื “เรียงลาดับและการกรอง” เลอื กปุ่มที่ต้องการ ภาพท่ี 3.24 การเรยี งโดยใช้ริบบอนข้อมลู  การเรยี งลาดับตามสี ถ้าในช่วงเซลล์ท่ีต้องการเรียงลาดับมีการเติมสีไว้ หรือใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข สามารถเรียง ข้อมูลตามสีท่ีต่างกนั ได้ โดยให้สเี ดียวกันเรยี งอยตู่ ดิ กนั  ไปทร่ี ิบบอน “หนา้ แรก” กลมุ่ เครื่องมอื “การแกไ้ ข” (Editing) เลือกป่มุ “ตวั กรอง” (Filter) จากน้ันไปที่คอลัมน์ การศึกษา ท่ีเคยจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในหัวข้อก่อนหน้านี้ แล้วเลือก เรยี งตามสี

68 บทท่ี 3 ความรู้เบ้อื งตน้ เกีย่ วกบั Microsoft Excel (2) ภาพที่ 3.25 การเรียงข้อมลู ตามสี  การเรียงลาดบั แบบกาหนดเอง (Custom sort) เม่ือต้องการจัดเรียงข้อมูลโดยใช้คอลัมน์อ้างอิงมากกว่าสองคอลัมน์ สามารถทาได้โดยใช้การ เรยี งลาดบั แบบกาหนดเอง จากตัวอย่าง ต้องการร้วู ่าใครเงินเดอื นมากทีส่ ดุ ในแตล่ ะแผนก จึงต้องเรียงจาก แผนก กอ่ น แล้วจงึ เรยี งจาก เงินเดือน โดยสามารถทาไดจ้ ากวธิ กี ารทง้ั สามวธิ ขี องการเรียงแบบอัตโนมตั ิ แต่เลือก...  วธิ ีท่ี 1 จากกลุ่มเครอื่ งมอื “การแกไ้ ข” เลือกเรยี งลาดบั แบบกาหนดเอง  วธิ ที ่ี 2 จากการกรอง ทีห่ ัวคอลมั น์ เลอื ก > เรยี งลาดับตามสี > การเรียงลาดบั แบบกาหนดเอง  วิธที ี่ 3 เลือกปมุ่ “เรียงลาดับ”  ทั้งสามวิธีจะทาการเปิดหน้าต่าง “การเรียงลาดับ” ให้เลือกตามภาพ โดยใช้ปุ่ม เพ่ิมระดับ เมื่อต้องการเพ่ิมเง่ือนไข หรือปุ่ม ลบระดับ เมื่อต้องการลบ และ คัดลอก เมื่อตอ้ งการคดั ลอก ภาพท่ี 3.26 หนา้ ต่างการเรียงลาดับ

ดร.สาวิตรี บญุ มี ส่วนที่ 1 บทนา 69 3.7 การกรองข้อมูล (Filter) การใช้ตัวกรองอัตโนมัติเพื่อกรองข้อมูลเป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายในการค้นหาข้อมูลในช่วงของเซลล์ หรือคอลัมน์ตาราง ข้อมูลที่ผ่านการกรองจะแสดงข้ึนเฉพาะแถวที่ตรงกับเงื่อนไขที่ระบุและซ่อนแถวท่ีไม่ ตอ้ งการใหแ้ สดง หลงั จากท่ีกรองขอ้ มูลแลว้ สามารถคน้ หา แก้ไข จดั รูปแบบ ทาแผนภูมิ และพิมพ์ขอ้ มูลท่ี ผ่านการกรองได้โดยไม่ต้องจัดเรียงใหม่หรือย้ายข้อมูล และยังสามารถกรองตามคอลัมน์ได้มากกว่าหน่ึง คอลมั นอ์ ีกด้วย  วิธกี ารกรองขอ้ มลู ให้เลือกเซลล์ใดๆ ในตารางทมี่ ขี อ้ มูล แลว้ ไปทร่ี บิ บอน “หนา้ แรก” กลุม่ เครื่องมือ “การแก้ไข” (Editing) เลอื กปุ่ม “ตวั กรอง” (Filter) ตามภาพท่ี 3.23  การกรองตามสี ถ้าในช่วงเซลล์ที่ต้องการกรองมีการเติมสีไว้ หรือใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข สามารถกรองข้อมูล ใหแ้ สดงเฉพาะสที ่กี าหนดได้  ไปทคี่ อลัมน์ การศกึ ษา เลอื ก กรองตามสี ภาพท่ี 3.27 การกรองตามสี  วิธีการลา้ งตัวกรอง ทาได้โดย คลกิ ทล่ี ูกศรของคอลัมนท์ ี่จะเอาตัวกรองออก เลอื ก “ล้างตัวกรองออกจาก “การศกึ ษา” ภาพที่ 3.28 การล้างตัวกรอง

70 บทที่ 3 ความรู้เบอ้ื งตน้ เก่ียวกับ Microsoft Excel (2)  การกรองจากตัวเลือก คลิกเคร่ืองหมายลูกศร ตรงคอลัมน์ “แผนก” จะมีรายการให้เลือก ด้านบนจะเป็นการเรียงลาดับ ด้านลา่ งจะเปน็ ตวั กรอง โดยทีต่ วั เลอื กทกุ ตัวจะถกู เลือกไว้ ให้เลอื กเพียงแค่แผนกบญั ชีและแผนกขาย ภาพท่ี 3.29 การกรอกจากตวั เลอื ก โดยเมื่อมีการกรอฃ Excel จะแสดงผลให้ดวู ่ามีก่ีขอ้ มลู ท่ผี ่านเง่อื นไขตรงแถบสถานะดา้ นลา่ ง  การกรองหลายคอลมั น์และระบเุ ง่ือนไขการจอง นอกจากนี้ยังสามารถกรองข้อมูลได้คร้ังละหลายคอลัมน์พร้อมๆ กัน จากไฟล์ตัวอย่าง ถ้าต้องการ ทราบว่าพนกั งานหญงิ ในฝ่ายบญั ชีและการเงินทมี่ ีเงินเดือนมากกว่า 30,000 บาท  คลกิ เคร่ืองหมายลกู ศร ที่คอลัมน์ “ฝา่ ย” เลือกเฉพาะ “ฝ่ายบัญชแี ละการเงิน”  คลิกเคร่ืองหมายลูกศร ที่คอลัมน์ “เงินเดือน” เลือกคาว่า “ตัวกรองตัวเลข” จากน้ันเลือก ” มากกว่า...” ตามภาพ

ดร.สาวติ รี บญุ มี สว่ นที่ 1 บทนา 71  จากหนา้ ตา่ ง “ตัวกรองอัตโนมัติทีก่ าหนดเอง” กรอก 30000 แล้วกดปุ่มตกลง ผลลัพธท์ ี่ไดพ้ นักงานหญงิ ในฝา่ ยบญั ชีและแผนกการเงนิ ท่มี เี งินเดือนมากกว่า 30,000 บาท คอื  ล้างตัวกรองออกท้ังหมด โดยไปท่ี ริบบอน “หน้าแรก” กลุ่มเคร่ืองมือ “การแก้ไข” (Editing) เลอื กปุ่ม “ลา้ ง” (Clear) 3.8 สรุป Excel มีลักษณะเฉพาะอีกประการท่ีสาคัญ คือ การกรอกข้อมูล และการแสดงข้อมูลในเซลล์ไม่ จาเป็นต้องเหมือนกัน ดังนั้นกาเรียนรู้วิธีการจัดรูปแบบตัวเลขเพื่อให้ตรงตามการใช้งานจึงเป็นเรื่องที่เป็น พื้นฐานท่ีควรปฏิบัติได้ และ Excel ยังเป็นโปรแกรมที่เน้นการทางานกับข้อมูลจานวนมาก อย่างรวดเร็ว ดังนั้น Excel จึงสามารถจัดรูปแบบเซลล์ได้ตามเง่ือนไขเพื่อเน้นข้อมูล หรือ แสดงผลข้อมูลให้ดูและ วิเคราะห์ได้ง่ายและรวดเร็วข้ึน รวมไปถึงการจัดเรียงและการกรองข้อมูลเพ่ือใช้งานตามต้องการ นอกจากนี้ Excel ยังอนุญาตให้แยกหน้าจะหรือตรึงแนวเพื่อใช้ในการทางานกับข้อมูลจานวนมากให้ได้ สะดวกมากยิง่ ขน้ึ อกี ดว้ ย

72 บทท่ี 3 ความรเู้ บ้ืองตน้ เกยี่ วกับ Microsoft Excel (2) แบบฝกึ หดั ท้ายบทท่ี 3 ตอนท่ี 1 คาศพั ท์ประจาบท คาช้แี จง จากเน้ือหาในบทที่ 1 จงช่ือภาษาไทยหรือความหมายของคาศัพท์ต่อไปน้ี และเขียนลงใน ชอ่ งวา่ งท่เี ว้นไว้ 1. Conditional Formatting 2. Styles 3. Rule 4. Freeze 5. Split 6. Percent 7. Positive 8. Negative 9. Zero 10. Text 11. Number 12. Filter 13. Sort 14. Ascending 15. Descending ตอนท่ี 2 เขียนคาวา่ True ในประโยคทเ่ี ปน็ จริงและ False ในประโยคทเ่ี ป็นเทจ็ และแก้ไขให้ถกู ต้อง 1. ถา้ ข้อความยาวเกนิ ความกวา้ งของคอลัมนจ์ ะแสดงเป็น ###### 2. การกรองสามารถเลือกกรองตามสีได้ 3. ถา้ ต้องการตรงึ คอลัมน์ A และ B ต้องเลอื กตรึงทคี่ อลัมน์ B 4. การจดั รปู แบบตามเง่ือนไขสามารถไล่สเกลสีตามค่าในเซลล์ได้ 5. การตรงึ แถวบนสดุ คอื การตรงึ แถว 1 6. เมอื่ ตรงึ แนวแลว้ ไมส่ ามารถยกเลกิ ได้

ดร.สาวิตรี บญุ มี สว่ นที่ 1 บทนา 73 7. การตรึงแนวคอื การแยกหนา้ จอ 8. Excel อนุญาตใหแ้ ยกหนา้ จอได้สงู สุด 4 หน้าจอ 9. ถ้าเลอื กคอลัมนแ์ ล้วคลิกป่มุ แยกจะแยกหนา้ จอเป็นสองฝัง่ ซ้ายขวา 10. การเรยี งขอ้ มลู สามารถเรียงได้เฉพาะตัวเลขเท่านั้น 11. การเรยี งขอ้ มูลสามารถเรียงโดยทีละคอลมั นแ์ ตใ่ ช้ก่ีคอลมั น์กไ็ ด้ 12. การเรยี งข้อมูลสามารถเรยี งตามสตี วั อกั ษรได้ 13. การกรองข้อมลู จะทาให้ขอ้ มูลท่ไี ม่ตรงเงอ่ื นไขถูกซ่อนไว้ 14. การกรองข้อมูลสามารถเลอื กกรองค่าสงู กวา่ คา่ เฉล่ียไดอ้ ัตโนมัติ 15. การกรองข้อมลู ไมส่ ามารถกรองได้มากกวา่ หนง่ึ คอลมั น์ ตอนท่ี 3 ฝกึ ปฏบิ ตั ิการจดั รูปแบบเซลล์ตามเงือ่ นไขดว้ ยตนเอง 1) สรา้ งแผน่ งานใหมต่ ้ังช่ือ flag 2) พมิ พต์ วั เลขและตีกรอบตามภาพ 3) เลอื กชว่ งเซลล์ B2:L16 แลว้ ไปท่เี มนหู น้าแรก Home กลมุ่ เคร่อื งมือ ลักษณะ Styles เลือก การ จดั รูปแบบตามเง่อื นไข Conditional Formatting 4) เลอื ก ระดับสี (Color scales) เลือก Blue-White-Red color scale สงั เกตผลลัพธ์ 5) สรา้ งแผ่นงานใหม่ต้งั ชอ่ื ว่า Tree 6) ต้งั ขนาดความกว้างของคอลมั น์เป็น 20 แลว้ พิมพ์ตัวเลข และจัดรปู แบบตามภาพ

74 บทท่ี 3 ความรู้เบื้องต้นเกย่ี วกบั Microsoft Excel (2) 7) เลือกเซลล์ C2:C23 ไปท่ีเมนูหน้าแรก Home กลุ่มเคร่ืองมือ ลักษณะ Styles เลือก การ จัดรูปแบบตามเงอื่ นไข Conditional Formatting 8) เลอื ก แถบข้อมูล (Data bars) เลือกสเี ขียว Solid fill: Green data bar 9) เลือกเซลล์ B2:B23 ทาซ้าข้ันตอนเดิม แต่เม่ือเติมแถบข้อมูลเสร็จแล้วให้เลือก เมนูการจัดการกฎ (Manage Rules..) ตอ่ ทนั ที 10) ในหนา้ ต่างจัดการกฎ คลิก เลอื กกฎ และคลิกปุม่ แก้ไข 11) ในหน้าต่างแก้ไขกฎ เปล่ียนทิศทางแถบ (Bar Direction) เป็นขวาไปซ้าย (Right-to-left) คลิก ปมุ่ ตกลงทง้ั หมด สงั เกตผลลพั ธ์

ดร.สาวิตรี บญุ มี สว่ นท่ี 1 บทนา 75 ตอนท่ี 4 ฝึกปฏบิ ตั ดิ ว้ ยตนเองการเรยี งและการกรองขอ้ มูล จงใช้การเรียงและการกรองข้อมูลในแผ่นงาน Employee จากไฟล์ ch3Employee.xlsx เพื่อตอบ คาถามตอ่ ไปน้ี (ล้างตัวกรองออกท้ังหมดกอ่ นตอบคาถามแต่ละข้อ) 1. คนที่มีเงนิ เดือนมากทสี่ ุดในแผนกบญั ชีชอื่ ได้เงินเดอื น.................... บาท 2. พนกั งานทอ่ี ายงุ านนอ้ ยทสี่ ดุ ช่อื เรม่ิ ทางานวนั ที่ 3. พนักงานทอ่ี ายุงานน้อยทสี่ ดุ ในแผนกการตลาดชื่อ เริ่มทางานวันท่ี 4. พนกั งานหญิงทีเ่ งนิ เดอื นน้อยท่ีสดุ ในแผนกบญั ชีช่ือ ไดเ้ งนิ เดอื น บาท 5. พนกั งานระดบั Executive ที่เงนิ เดือนต้งั แต่ 90,000 บาท มีจานวน คน อยูฝ่ า่ ยอะไรบา้ ง 6. พนกั งานวเิ คราะหร์ ะบบท่ีเรมิ่ งานเดือนมกราคม 2555 ชอื่ บาท 7. พนกั งานประเภท Contract ที่จบระดบั Doctorate ไดร้ ับเงนิ เดอื น

76 บทที่ 3 ความรู้เบอ้ื งต้นเกย่ี วกบั Microsoft Excel (2) บาท คน 8. พนักงานทเี่ ริ่มงานเดอื นมีนาคม 2555 และมีเงนิ เดือนสูงกวา่ ค่าเฉล่ยี ช่อื บาท เงนิ เดอื น 9. มพี นกั งานท่เี งนิ เดอื นสงู กวา่ ค่าเฉลยี่ อยู่ คนทม่ี ีเงนิ เดอื นน้อยทส่ี ุดในกลมุ่ ทมี่ ีเงนิ เดือนสูงกว่าคา่ เฉลีย่ นี้ไดร้ บั เงนิ เดอื น อย่แู ผนก 10. มีพนกั งานเงินเดอื นต่ากวา่ ค่าเฉลย่ี คน คนท่มี ีเงนิ เดือนมากที่สุดในกลุม่ ทม่ี เี งินเดือนต่ากวา่ คา่ เฉลย่ี น้ีไดร้ บั เงินเดอื น บาท อยแู่ ผนก

ส่วนท่ี 2 หลักการสรา้ งแบบจาลอง และสตู รคานวณ ใน Microsoft Excel

78 วัตถุประสงค์การเรยี นรู้ของส่วนท่ี 2  เพ่อื ใหเ้ ข้าใจหลักการสรา้ งแบบจาลองทางธุรกจิ  เพ่ือให้เข้าใจเครื่องหมายและตัวดาเนนิ การและความสาคญั ในการสร้างสตู รคานวณ  เพื่อฝึกการนาการอา้ งอิงเซลลแ์ บบสมั บูรณ์และการอ้างอิงแบบสมั พัทธ์ ตัวอย่างการประยกุ ตใ์ นงานธุรกจิ  การสรา้ งงบกาไรขาดทุน  การวเิ คราะห์จุดคมุ้ ทนุ  การคานวณดอกเบีย้ ทบตน้  การวิเคราะห์งบการเงินแบบแนวโน้ม  การวเิ คราะห์งบการเงนิ แบบย่อสว่ น เนอ้ื หาในสว่ นท่ี 2 บทที่ 4 การสรา้ งแบบจาลองทางธุรกิจด้วย Microsoft Excel บทที่ 5 การวเิ คราะห์งบการเงินดว้ ย Microsoft Excel

บทที่ 4 การสรา้ งแบบจาลองทางธรุ กจิ ด้วย Microsoft Excel ความรู้จากบทท่ี 2 3 และ 4 ที่ผ่านมาน้ันเป็นเพียงการทางานพื้นฐานที่ต้องทราบก่อนเริ่มนา Excel มาประยุกต์ใช้ในงานต่าง ๆ รวมถึงงานทางด้านธุรกิจ ด้วยแนวคิดทางธุรกิจนั้นมักจะเกี่ยวข้องกับการ คานวณเพ่ือวเิ คราะห์ทางเลือกทเ่ี หมาะสมทีส่ ดุ กบั วัตถุประสงคก์ ารทาธุรกจิ ผใู้ ชค้ วรมคี วามเข้าใจหลักการ และแนวคิดทางธุรกิจอย่างถ่องแท้เสียก่อนจึงสามารถนา Excel มาประยุกต์ใช้สร้างแบบจาลองทางธุรกจิ ได้ เน่ืองจาก Excel เป็นเพียงเคร่ืองมือเท่าน้ัน ในตาราเล่มนี้จะเน้นสร้างทักษะให้สามารถนาเครื่องมือใน Excel ไปประยุกต์ใช้โดยไม่เน้นแนวคิดทางธุรกิจท่ีซับซ้อน เพื่อให้เข้าใจในตัวเครื่องมือและสามารถนาไป ประยุกต์ใช้ได้กับทุกแนวคิด ในบทน้ีจะกล่าวถึงหลักการสร้างแบบจาลองทางธุรกิจด้วย Excel วิธีการ สรา้ งสูตร การแปลงสมการคณิตศาสตรเ์ ป็นสูตร และการสรา้ งสูตรโดยการอา้ งอิงเซลล์  ในบทน้ีใช้ไฟล์ประกอบเน้ือหาเพื่อใช้ในการฝึกปฏิบัติ ชื่อ ch4formula.xlsx เปิดจาก CD หรอื สามารถดาวนโ์ หลดไฟล์ได้จากเวบ็ ไซต์ academic.udru.ac.th/sawitree 4.1 แบบจาลองทางธุรกจิ (Business modelling) คาวา่ แบบจาลอง หรอื Model ในภาษาอังกฤษนัน้ มีหลายความหมาย ในกรณนี ห้ี มายถึง การสร้าง รูปแบบการจาลองสถานการณ์หรือปัญหา โดยนาโลกแห่งความจริงที่มีรายละเอียดซับซ้อนและปัจจัยท่ี เกี่ยวข้องจานวนมากมาจัดทาให้อยู่ในรูปแบบท่ีเข้าใจง่ายข้ึน (ศักดิ์สิทธ์ิ ศุขสุเมฆ, 2557) และสามารถนา แบบจาลองท่ีสร้างข้ึนมาใช้สนับสนุนการตัดสินใจได้รวดเร็วมากข้ึนกว่าการทาความเข้าใจสถานการณ์นน้ั ใหม่ทุก ๆ คร้ังที่มีการตัดสินใจ โดยนาข้อมูลนาเข้ามาสร้างเป็นสมการทางคณิตศาสตร์ และนาเสนอผล การคานวณในรูปแบบท่ีเข้าใจง่ายต่อผู้ใช้ ทั้งน้ีการสร้างสมการทางคณิตศาสตร์นั้นครอบคลุมทั้งการ คานวณด้วยตัวดาเนินการ การเปรียบเทียบตามหลักตรรกศาสตร์ และการใช้ฟังก์ชันหรือสูตรในการ คานวณ วัตถุประสงค์หลักของการสร้างแบบจาลองทางธุรกิจใน Excel นั้นเพ่ือให้สามารถนาแบบจาลอง กลบั มาใช้ซา้ ได้ โดยผู้ใชไ้ ม่ต้องทาการคานวณที่ซับซ้อนใหม่อีกครั้ง ลดความผิดพลาดจากการคานวณและ เพมิ่ ความรวดเร็วในคานวณเพอ่ื การสนบั สนนุ การตดั สนิ ใจได้ ตัวอยา่ งแนวคิดทางธุรกิจที่สามารถนา Excel มาช่วยสร้างเป็นแบบจาลองได้ เช่น ตัวแบบแถวคอย ตัวแบบมาร์คอฟ การจาลองปัญหา การพยากรณ์ แขนงการตัดสนิ ใจ เป็นต้น

80 บทท่ี 4 การสร้างแบบจาลองทางธุรกจิ ดว้ ย Microsoft Excel 4.2 หลักการสรา้ งแบบจาลองด้วย Microsoft Excel การสร้างแบบจาลองใน Excel นั้น สามารถนาหลักการของแบบจาลอง IPO หรือ Input Process Output model มาประยุกต์ใชใ้ นการแบ่งพ้นื ทีก่ ารทางานของแบบจาลองออกเป็น 3 ส่วนหลัก คือ 1. สว่ นนาเช้าขอ้ มูล (Input) ใช้รับขอ้ มลู ท่ตี ้องใชใ้ นการคานวณ ตัง้ ค่าเบอื้ งต้นในแบบจาลอง อาจจะเป็นได้ทงั้ ค่าคงท่ีและคา่ ที่เป็นตวั แปร 2. ส่วนคานวณหรอื ประมวลผล (Calculation or Process) ใชใ้ นการประมวลผลเท่านัน้ ใน ส่วนนี้ไม่ควรใช้ค่าคงท่ี ค่าท่ีใช้ในสูตรคานวณ ควรเป็นการอ้างอิงค่ามาจากเซลล์ในส่วน นาเข้าขอ้ มูล 3. ส่วนแสดงผลลัพธ์ (Output) ใช้ในการแสดงผลการคานวณที่ผู้ใช้ต้องการทราบ และควร เปน็ การอา้ งอิงคา่ มาจากเซลลท์ ีม่ ผี ลลพั ธ์จากการคานวณในส่วนคานวณ โดยที่ทั้งสามส่วนอาจจะอยู่ในแผ่นงานเดียวกันถ้าแบบจาลองมีความซับซ้อนน้อย แต่ทั้งนี้แต่ละ ส่วนไม่จาเป็นต้องอยู่ในแผ่นงานเดียวกันเสมอไป โดยเฉพาะเมื่อมีการคานวณท่ีซับซ้อนมากควรแยกแผ่น งานท่ีใชค้ านวณออกจากแผน่ งานอ่นื ซ่ึงจะชว่ ยป้องกันไม่ให้ผใู้ ช้แก้ไขสตู รโดยพลการได้ จากภาพที่ 4.1 เป็นตัวอย่างแบบจาลองอย่างง่ายใช้สาหรับวิเคราะห์จุดคุ้มทุน ที่มีส่วนนาเข้า ข้อมูล ส่วนคานวณ และส่วนผลลัพธ์อยู่ในแผ่นงานเดียวกัน ซ่ึงส่วนนาเข้าข้อมูลจะมีเซลล์ให้ผู้ใช้กรอกค่า ของข้อมูลตามท่ีต้องการ โดยค่าจากเซลล์ในส่วนนาเข้าท้ังหมดจะถูกอ้างอิงไปคานวณในสูตรของส่วน คานวณ และผลลัพธก์ ารวิเคราะห์จุดคุ้มทุนจะนามาแสดงในส่วนของผลลัพธ์ ภาพที่ 4.1 ตัวอยา่ งแบบจาลองอย่างงา่ ย

ดร.สาวิตรี บญุ มี ส่วนที่ 2 หลกั การสรา้ งแบบจาลองและสตู รคานวณใน Microsoft Excel 81 4.3 ตวั ดาเนนิ การในการคานวณ (Operator) ในการสร้างแบบจาลองนั้น มีวัตถปุ ระสงค์เพ่ือใช้ในการคานวณที่ต้องมีการใช้ตัวดาเนินการประกอบ ในการสร้างสูตรของสมการคณิตศาสตร์ ในโปรแกรม Microsoft Excel มีการใช้เคร่ืองหมายในการ คานวณต่างๆ เหล่านี้ เรียกว่าตัวดาเนินการ (Operators) ซ่ึงบางเครื่องหมายอาจจะมีวิธีการเขียนต่าง ออกไปจากสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ปกติเพ่ือความสะดวกในการใช้งาน โดยสิ่งสาคัญที่ต้องทราบคือ เครื่องหมายท่ีใช้ในการสร้างสมการคณิตศาสตร์และความสาคัญของแต่ละตัวดาเนินการ เนื่องจากแต่ละ เครอ่ื งหมายมีระดบั ความสาคญั ที่ไม่เทา่ กันเม่ืออยู่ในสมการคานวณเดยี วกัน ตัวดาเนินการ สามารถแบ่งได้เป็น 3 ประเภท คือ ตัวดาเนินการทางคณิตศาสตร์ ตัวดาเนินการ เปรยี บเทียบ และตวั ดาเนนิ การกับข้อความ ตัวดาเนินการเหล่าน้ีจะใช้งานได้เม่ืออยู่ในสูตรคานวณหลังเครื่องหมาย “=” ท่ีขึ้นต้นในเซลล์นั้น ๆ ซ่ึงหมายถงึ การเร่ิมต้นในการคานวณ โดยมีรายละเอียด ดงั น้ี 4.3.1 ตวั ดาเนนิ การทางคณติ ศาสตร์ ตัวดาเนินการทางคณิตศาสตร์ ใช้เม่ือต้องการทาการคานวณทางคณิตศาสตร์ ซึ่งจะให้ ผลลัพธ์เป็นค่าท่ีได้จากการคานวณ ซ่ึงตัวดาเนินการมีวิธีการเขียนเหมือนและแตกต่างจากสัญลักษณ์ทาง คณติ ศาสตร์ ดงั แสดงในตารางที่ 4.1 ตารางท่ี 4.1 เปรยี บเทียบสญั ลกั ษณท์ างคณิตศาสตร์และตัวดาเนินการคานวณใน Excel สญั ลกั ษณค์ ณติ ศาสตร์ ตวั ดาเนนิ การ ความหมาย ตัวอย่างการใช้ + + บวก 3+3 - - ลบ 3–1 หรือ -1 x * คณู 3*3 ÷ / หาร 3/3 % % เปอร์เซน็ ต์ 20% (เท่ากบั 0.20) 32 ^ ยกกาลัง 3^2 (3 ยกกาลงั 2) 4.3.2 ตัวดาเนินการเปรยี บเทยี บ ตัวดาเนินการเปรียบเทียบ ใช้เม่ือต้องการเปรียบเทียบค่าสองค่า ซ่ึงจะให้ผลลัพธ์เป็น TRUE (จริง) หรอื FALSE (เท็จ) ดังแสดงในตารางท่ี 4.2

82 บทที่ 4 การสร้างแบบจาลองทางธุรกิจด้วย Microsoft Excel ตารางที่ 4.2 เปรยี บเทียบสญั ลกั ษณ์ทางคณิตศาสตร์และตัวดาเนินการเปรียบเทียบใน Excel สัญลักษณค์ ณิตศาสตร์ ตัวดาเนนิ การ ความหมาย ตัวอย่างการใช้ = = เทา่ กบั A1= B1 > > มากกวา่ A1> B1 < < นอ้ ยกวา่ A1< B1 ≥ >= มากกวา่ หรือเท่ากับ A1>= B1 ≤ <= น้อยกวา่ หรอื เทา่ กับ A1<= B1 ≠ <> ไมเ่ ท่ากับ A1<> B1 4.3.3 ตัวดาเนินการกับข้อความ (Text Operator) จะใช้เม่ือต้องการแสดงผลข้อความร่วมกับสูตรคานวณต่างๆ สามารถเป็นได้ท้ังตัวอักษร ประโยค หรือช่องว่าง โดยท่ีข้อความท้ังหมดต้องอยู่ในเคร่ืองหมาย “” หรือเม่ือต้องการเชื่อมผลจากสูตรคานวณ หลายๆ สตู รเข้าดว้ ยกนั ดงั ตวั อยา่ งในตารางที่ 4.3 ตารางที่ 4.3 ตวั ดาเนนิ การกับข้อความ ตัวดาเนินการ ความหมาย ตวั อย่างการใช้ & นาข้อความ หรือ สูตร ต้ังแต่ 2 ข้อความขึ้น =“รวมเป็นเงิน ” & sum(D1:D5) & ไปมาต่อเปน็ ข้อความเดยี วกนั “ บาท” 4.3.4 ลาดับสาคัญในการคานวณ ในสมการเดียวกันสามารถมีการคานวณด้วยเครื่องหมายหรือตัวดาเนินการหลายตัว Excel จะทาการคานวณตามลาดับความสาคัญของเคร่ืองหมาย ถ้าเครื่องหมายสองเครื่องหมายมีความสาคัญ เท่ากัน Excel จะคานวณจากซ้ายไปขวา ดังน้ัน ถ้าต้องการบังคับให้คานวณส่วนใดก่อนให้ใช้เคร่ืองหมาย วงเลบ็ เชน่ (1+2)*3 = 9 ในขณะที่ 1+2*3 = 7 ลาดับความสาคญั ของตวั ดาเนนิ การดงั แสดงตารางที่ 4.4 ตารางท่ี 4.4 ลาดับความสาคัญของตัวดาเนนิ การ ระดบั ตวั ดาเนินการ หมายเหตุ 1 - คอื เครื่องหมายทีแ่ สดงค่าลบของตวั เลข เชน่ -2 2 % เปอร์เซน็ ต์ 3 ^ ยกกาลงั 4 * และ / คูณ และหาร 5 + และ - บวก และลบ

ดร.สาวิตรี บญุ มี สว่ นท่ี 2 หลักการสร้างแบบจาลองและสตู รคานวณใน Microsoft Excel 83 ระดับ ตวั ดาเนินการ หมายเหตุ 6 & เชื่อมข้อความหลายๆ ขอ้ ความเป็นขอ้ ความเดยี ว 7 = < > <= => <> เปรยี บเทยี บ ท่ีมา: About calculation operators http://office.microsoft.com/en-us/excel-help/about-calculation-operators- HP005198697.aspx?CTT=1 ในตารางท่ี 4.5 แสดงตัวอยา่ งการคานวณตามลาดบั ความสาคญั ของตวั ดาเนินการ ตารางท่ี 4.5 ตัวอยา่ งการคานวณตามลาดบั ความสาคญั ของตัวดาเนินการ ข้อ สูตรคานวณ ลาดบั การคานวณ ผลลัพธ์ 7 1 = 1 + 2 * 3 เรม่ิ จาก 2 คูณ 3 ได้ 6 แลว้ จึงบวก 1 9 20 2 = (1 + 2) * 3 เรม่ิ จาก 1 บวก 2 ได้ 3 แล้วจึงคูณ 3 33 312 3 = 200 * 10% เรม่ิ จากคานวณ 10% ได้ 0.10 แลว้ จงึ คูณ 200 4 = 1 + 2 ^ 3 * 4 เร่มิ จาก 2 ยกกาลงั 3 ได้ 8 นาไปคูณ 4 ได้ 12 แลว้ จงึ บวก 1 5 = 1 + 2 & 3 * 4 เริ่มจาก 3 คูณ 4 ได้ 12 จากนั้นนา 1 + 2 ได้ 3 แล้วจงึ นา ผลลัพธ์จากคหู่ น้ามาต่อกบั ผลลัหธ์จากคหู่ ลัง 4.4 การแปลงสมการคณิตศาสตร์เป็นสตู รใน Microsoft Excel การสร้างสูตรใน Excel นั้น จะต้องมีความเข้าใจและสามารถแปลงสูตรคานวณท่ีเป็นสมการ คณิตศาสตร์ที่มีความซับซ้อนให้เขียนเป็นบรรทัดเดียวกันได้ เนื่องจากสูตรใน Excel ต้องเขียนเรียงเป็น บรรทัดเดยี วโดยใช้ “( )” เครอื่ งหมายวงเล็บกาหนดลาดบั การคานวณ ดังตวั อย่างในตารางท่ี 4.6 ตารางที่ 4.6 ตวั อย่างการแปลงสมการคณิตศาสตรเ์ ปน็ สตู รใน Excel ช่อื สตู รคานวณ รปู แบบสูตร สตู รใน Excel = πr2 = π*(r^2) พ้นื ทร่ี ปู วงกลม =a^2+b^2 หรอื =(a^2)+(b^2) พีธากอรัส (C2) = a2 + b2 =PV*((1+i)^n) มูลค่าเงนิ ในอนาคต (FV) = PV(1 + i)n มลู ค่าเงินปัจจุบนั (PV) =FV/((1+i)^n) = (1 FV i)n + จะเห็นได้ว่าการแปลงสมการคณิตศาสตร์เป็นสูตรใน Excel นั้น จะต้องแปลงสัญลักษณ์ทาง คณติ ศาสตรใ์ หต้ รงกบั ตวั ดาเนนิ การในคอมพิวเตอร์ และใชเ้ ครื่องหมายวงเล็บกากับลาดับการคานวณ โดย สมการทอ่ี ยู่ในวงเลบ็ ในสดุ จะถกู คานวณก่อน

84 บทท่ี 4 การสร้างแบบจาลองทางธรุ กิจดว้ ย Microsoft Excel เทคนิคการใช้เครื่องหมายวงเลบ็ วธิ กี ารตรวจสอบว่าปิดวงเล็บครบทุกค่สู ามารถดจู ากสีวงเลบ็ วงเล็บคนู่ อกสุดจะเปน็ สีดาเสมอ 4.5 การสร้างสตู รใน Microsoft Excel Excel เป็นโปรแกรมที่พัฒนามาเพ่ือใช้ในการคานวณเป็นหลัก โดยเฉพาะการคานวณข้อมูลปริมาณ มากท่ีใช้วิธีการคานวณเดียวกัน หรือ การคานวณที่ซับซ้อนจากตัวแปรจานวนมาก วิธีการสร้างสูตรอย่าง ง่ายเพือ่ บวก ลบ คูณ หรือหารนัน้ สูตรใน Excel จะเริ่มต้นดว้ ยเครื่องหมายเท่ากบั (=) เสมอ แลว้ ตามดว้ ย ค่าคงที่ที่เป็นค่าตัวเลขและตัวดาเนินการการคานวณ เช่น เครื่องหมายบวก (+) เคร่ืองหมายลบ ( -) เครื่องหมายดอกจนั (*) เพ่อื ใช้ในการคูณ หรอื เคร่อื งหมายทบั (/) เพอ่ื ใช้ในการหาร จากลาดับความสาคัญของเคร่ืองหมายท่ีกล่าวมาก่อนหน้า เม่ือใส่สูตร =1+2*3 Excel จะคูณ ตัวเลขสองตัวสุดท้าย และบวกตัวเลขแรกกับผลลัพธ์ ตามลาดับมาตรฐานของการดาเนินการทาง คณิตศาสตร์ ตอ้ งทาการคณู ก่อนการบวก ซ่ึงมวี ิธีการสรา้ งสูตรอยา่ งง่าย ดงั น้ี 4.5.1 ตวั อยา่ งการสร้างสูตรอยา่ งง่ายใน Microsoft Excel 1) สร้างสมุดงานใหม่ ลว้ เลอื ก sheet1 2) ให้คลิกเซลลท์ ่ีตอ้ งการจะใส่สตู ร เชน่ A1 3) พิมพ์ = (เคร่ืองหมายเท่ากับ) แล้วตามดว้ ยค่าคงท่ี และตวั ดาเนินการที่ต้องการใช้ในการ คานวณ โดยไม่จาเป็นตอ้ งเวน้ วรรค เชน่ =1+2*3 ดงั ภาพที่ 4.2 ซง่ึ Excel อนญุ าตให้ใส่ ค่าคงท่ีและตวั ดาเนินการไดม้ ากเท่าทต่ี ้องการ แต่สูงสดุ ไมเ่ กนิ 8192 อกั ขระ ภาพที่ 4.2 การสร้างสตู รในเซลลโ์ ดยใชค้ า่ คงที่ 4) เมอื่ ใส่สตู รครบถว้ นตามต้องการแล้วให้กดปุ่ม Enter 5) สร้างสูตรต่อไปให้ครบตามตัวอย่างการใช้ตัวดาเนินการในการคานวณ ในตารางที่ 4.5 หรือตามภาพที่ 4.3 ภาพท่ี 4.3 ตัวอย่างการสรา้ งสตู รอยา่ งงา่ ย