เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการจัดการอาชีพ

เรียงลาํ ดับตามคอลมั น์หรือแถวมากกว่าหนึ่งคอลมั น์หรือหน่ึงแถว คุณอาจตอ้ งการเรียงลาํ ดบั ตามคอลมั น์หรือแถวมากกวา่ หน่ึงคอลมั นห์ รือหน่ึงแถว เม่ือ คุณมีขอ้ มูลท่ีคุณตอ้ งการจดั กลุม่ ตามคา่ เดียวกนั ในน่ึงคอลมั นห์ รือแถว แลว้ เรียงอีกลาํ ดบั คอลมั น์หรือแถวภายในกล่มุ ของค่าเดียวกนั น้นั ตวั อยา่ งเช่น ถา้ คุณมีคอลมั นแ์ ผนก และ คอลมั นพ์ นกั งาน คุณอาจเรียงลาํ ดบั ตามแผนกก่อน (เพ่ือจดั กลุ่มพนกั งานท้งั หมดใน แผนกเดียวกนั ไวด้ ว้ ยกนั ) แลว้ เรียงลาํ ดบั ตามช่ือ (เพอ่ื วางชื่อตามลาํ ดบั ตวั อกั ษรภายในแต่ ละแผนก) คุณสามารถเรียงลาํ ดบั ตามคอลมั นห์ รือแถวไดถ้ ึง 64 คอลมั น์ หมายเหต:ุ เพอื่ ใหไ้ ดผ้ ลลพั ธ์ท่ีดีท่ีสุด ช่วงของเซลลท์ ่ีคุณเรียงลาํ ดบั ควรมีส่วนหวั ของคอลมั น์ดว้ ย 1. เลือกช่วงของเซลลท์ ี่มีขอ้ มลู อยา่ งนอ้ ยสองคอลมั น์ หรือตรวจสอบใหแ้ น่ใจวา่ เซลลท์ ี่ ใชง้ านอยอู่ ยใู่ นตารางที่มีอยา่ งนอ้ ยสองคอลมั น์ 2. บนแทบ็ ขอ้ มลู ในกลมุ่ เรียงลาํ ดบั และกรอง ใหค้ ลิก เรียงลาํ ดบั กล่องโตต้ อบ เรียงลาํ ดบั จะปรากฎข้ึน 3. ภายใต้ คอลมั น์ ในกล่อง เรียงลาํ ดบั ตาม ใหเ้ ลือกคอลมั น์แรกที่คุณตอ้ งการเรียงลาํ ดบั 4. ภายใต้ เรียงลาํ ดบั ใหเ้ ลือกชนิดการเรียงลาํ ดบั แลว้ ใหเ้ ลือกทาํ อยา่ งใดอยา่ งหน่ึงตอ่ ไปน้ี o เม่ือตอ้ งการเรียงลาํ ดบั ตามขอ้ ความ ตวั เลข หรือวนั ท่ีและเวลา ใหเ้ ลือก ค่า o เม่ือตอ้ งการเรียงลาํ ดบั ตามรูปแบบ ใหเ้ ลือก สีของเซลลส์ ีแบบอกั ษร หรือ ไอคอนของเซลล์ 5. ภายใต้ ลาํ ดบั ใหเ้ ลือกวิธีที่คุณตอ้ งการเรียงลาํ ดบั แลว้ ใหเ้ ลือกทาํ อยา่ งใดอยา่ งหน่ึงต่อไปน้ี o สาํ หรับคา่ ขอ้ ความ ใหเ้ ลือก ก ถึง ฮ หรือ ฮ ถึง ก o สาํ หรับคา่ ตวั เลข ใหเ้ ลือก เรียงลาํ ดบั จากนอ้ ยท่ีสุดไปหามากท่ีสุด หรือ มากที่สุดไปหานอ้ ยท่ีสุด

o สาํ หรับคา่ วนั ท่ีหรือเวลา ใหเ้ ลือก เก่าท่ีสุดไปหาใหม่ที่สุด หรือ ใหม่ที่สุดไปหาเก่าที่สุด o เมื่อตอ้ งการเรียงลาํ ดบั ตามรายการแบบกาํ หนดเอง ใหเ้ ลือก รายการที่กาํ หนดเอง 6. เมื่อตอ้ งการเพม่ิ อีกคอลมั นใ์ นการเรียงลาํ ดบั ใหค้ ลิก เพม่ิ ระดบั แลว้ ทาํ ซ้าํ ต้งั แตข่ ้นั ตอน 3 ถึง 5 7. เม่ือตอ้ งการคดั ลอกคอลมั น์ที่จะเรียงลาํ ดบั ตาม ใหเ้ ลือกรายการ แลว้ คลิก คดั ลอกระดบั 8. เมื่อตอ้ งการลบคอลมั น์ที่จะเรียงลาํ ดบั ตาม ใหเ้ ลือกรายการ แลว้ คลิก ลบระดบั หมายเหตุ: คุณตอ้ งเก็บรายการอยา่ งนอ้ ยหน่ึงรายการ 9. เม่ือตอ้ งการเปล่ียนลาํ ดบั ท่ีคอลมั น์ถูกเรียงลาํ ดบั อยู่ ใหเ้ ลือกรายการใดรายการหน่ึง แลว้ คลิกลกู ศร ข้ึน หรือ ลง เพอ่ื เปล่ียนลาํ ดบั ของรายการน้นั รายการที่อยสู่ ูงกวา่ ในรายการจะถูกเรียงลาํ ดบั ก่อนรายการที่อยตู่ ่าํ กวา่ ในรายการ 10. เม่ือตอ้ งการนาํ การเรียงลาํ ดบั มาใชใ้ หม่หลงั จากที่คุณเปล่ียนแปลงขอ้ มูล ให้ คลิกที่เซลลใ์ นช่วงหรือตาราง จากน้นั บนแทบ็ ขอ้ มูล ในกลมุ่ เรียงลาํ ดบั และ ตวั กรอง ใหค้ ลิก นาํ ไปใชใ้ หม่ เรียงลาํ ดับตามค่าเพยี งบางส่วนในคอลมั น์ เมื่อตอ้ งการเรียงลาํ ดบั ตามส่วนหน่ึงของคา่ ในคอลมั น์หน่ึง เช่น รหสั หมายเลขอะไหล่ (789-WDG-34), นามสกลุ (Carol Philips) หรือช่ือ (Philips, Carol) ข้นั แรกคุณจะตอ้ งแยก คอลมั นอ์ อกเป็นอยา่ งนอ้ ยสองคอลมั น์ เพ่ือใหค้ า่ ท่ีคุณตอ้ งการเรียงลาํ ดบั อยใู่ นคอลมั น์ ของตวั เอง เมื่อตอ้ งการทาํ เช่นน้ี คุณสามารถใชฟ้ ังกช์ นั ขอ้ ความตา่ งๆ เพื่อแยกส่วนของ เซลล์ หรือคุณจะใชต้ วั ช่วยสร้างการแปลงขอ้ ความเป็นคอลมั นก์ ็ได้ สาํ หรับตวั อยา่ งและ ขอ้ มลู เพิม่ เติม ใหด้ ู แยกข้อความลงในเซลล์ต่างๆ และ แยกข้อความลงในคอลมั น์โดยใช้ ฟังก์ชัน เรียงลาํ ดบั คอลมั น์หนง่ึ คอลมั น์ในช่วงของเซลล์โดยไม่มีผลกระทบต่อเซลล์อ่ืน

คําเตือน: ใหร้ ะมดั ระวงั ขณะใชค้ ุณลกั ษณะน้ี การเรียงลาํ ดบั คอลมั นห์ น่ึงคอลมั นใ์ นช่วง อาจใหผ้ ลลพั ธท์ ี่คุณไม่ตอ้ งการ เช่นการยา้ ยเซลลใ์ นคอลมั นน์ ้นั ไปจากเซลลอ์ ่ืนในแถว เดียวกนั หมายเหตุ: คุณไมส่ ามารถทาํ ข้นั ตอนตอ่ ไปน้ีในตารางได้ 1. เลือกคอลมั นใ์ นช่วงของเซลลท์ ่ีมีคอลมั น์อยา่ งนอ้ ยสองคอลมั น์ 2. เม่ือตอ้ งการเลือกคอลมั น์ท่ีคุณตอ้ งการเรียงลาํ ดบั ใหค้ ลิกส่วนหวั ของคอลมั น์ 3. บนแทบ็ หนา้ แรก ในกลมุ่ การแกไ้ ข ใหค้ ลิก เรียงลาํ ดบั & กรอง แลว้ คลิกคาํ สั่ง การเรียงลาํ ดบั คาํ สัง่ ใดคาํ สัง่ หน่ึงท่ีมีอยู่ กล่องขอ้ ความ คาํ เตือนการเรียงลาํ ดบั จะปรากฎข้ึน 4. ใหเ้ ลือก ทาํ ต่อไปกบั ส่ิงที่เลือกปัจจุบนั 5. คลิก เรียงลาํ ดบั 6. เลือกตวั เลือกการเรียงลาํ ดบั อ่ืนๆ ท่ีคุณตอ้ งการในกลอ่ งโตต้ อบ เรียงลาํ ดบั แลว้ คลิก ตกลง ถา้ ผลลพั ธไ์ ม่ไดต้ ามที่คุณตอ้ งการ ใหค้ ลิก เลิกทาํ ศึกษาเพม่ิ เติมเกยี่ วกบั ปัญหาทว่ั ไปในการเรียงลาํ ดบั ถา้ คุณไดผ้ ลลพั ธท์ ี่ไม่คาดคิดเม่ือเรียงลาํ ดบั ขอ้ มูลของคุณ ใหท้ าํ ดงั ตอ่ ไปน้ี ตรวจสอบเพ่ือดูว่าค่าที่ส่งกลบั จากสูตรเปลยี่ นแปลงหรือไม่ ถา้ ขอ้ มูลท่ีคุณเรียงลาํ ดบั มี สูตรมากกวา่ หน่ึงสูตร คา่ ที่ส่งกลบั จากสูตรเหลา่ น้ีอาจเปล่ียนแปลงเมื่อแผน่ งานถกู คาํ นวณใหม่ ในกรณีน้ี ใหต้ รวจสอบใหแ้ น่ใจวา่ คุณไดน้ าํ การเรียงลาํ ดบั ไปใชเ้ พือ่ ให้ ไดผ้ ลลพั ธ์ท่ีเป็นปัจจุบนั ยกเลกิ การซ่อนแถวและคอลมั น์ก่อนทคี่ ณุ จะเรียงลําดบั คอลมั น์ท่ีซ่อนจะไมถ่ กู ยา้ ย เม่ือคุณเรียงลาํ ดบั คอลมั น์ และแถวท่ีซ่อนจะไมถ่ กู ยา้ ยเม่ือคุณเรียงลาํ ดบั แถว ก่อนคุณ เรียงลาํ ดบั ขอ้ มูล เป็นความคิดที่ดีที่จะยกเลิกการซ่อนคอลมั น์และแถวที่ซ่อนอยู่

ตรวจสอบการต้ังค่าประจาํ ท้องที่ ลาํ ดบั การจดั เรียงจะแตกต่างกนั ไปตามการต้งั คา่ ตาํ แหน่งกระทาํ การ ใหต้ รวจสอบใหแ้ น่ใจวา่ คุณมีการต้งั ค่าตาํ แหน่งกระทาํ การท่ี เหมาะสมใน การต้งั ค่าภูมิภาค หรือ ตวั เลือกภมู ิภาคและภาษา ใน แผงควบคุม ในเคร่ือง คอมพวิ เตอร์ของคุณ สาํ หรับขอ้ มลู เกี่ยวกบั การเปล่ียนการต้งั ค่าตาํ แหน่งกระทาํ การ ให้ ดูท่ีระบบวธิ ีใชข้ อง Windows ป้อนส่วนหวั ของคอลัมน์ในแถวเดยี วเท่าน้ัน ถา้ คุณตอ้ งการป้ายช่ือท่ีมีหลายบรรทดั ใหต้ ดั ขอ้ ความภายในเซลล์ เปิ ดหรือปิ ดแถวหวั เรื่อง โดยปกติจะเป็นการดีที่สุดท่ีจะมีแถวหวั เร่ืองเมื่อคุณเรียงลาํ ดบั คอลมั นเ์ พื่อใหง้ ่ายตอ่ การเขา้ ใจความหมายของขอ้ มลู ตามคา่ เร่ิมตน้ คา่ ในหวั เรื่องไม่ได้ รวมอยใู่ นการเรียงลาํ ดบั ในบางโอกาสคุณอาจจาํ เป็ นตอ้ งเปิ ดหรือปิ ดหวั เรื่อง เพอ่ื ใหค้ ่าใน หวั เร่ืองจะอยหู่ รือไมอ่ ยใู่ นการเรียงลาํ ดบั ใหเ้ ลือกทาํ อยา่ งใดอยา่ งหน่ึงต่อไปน้ี • เม่ือตอ้ งการคดั แถวขอ้ มูลแถวแรกออกจากการเรียงลาํ ดบั เนื่องจากเป็นส่วนหวั ของ คอลมั น์ บนแทบ็ หนา้ แรก ในกลมุ่ การแกไ้ ข ใหค้ ลิก เรียงลาํ ดบั & กรอง ให้ คลิก เรียงลาํ ดบั แบบกาํ หนดเอง แลว้ เลือก ขอ้ มลู ของฉนั มีส่วนหวั • เม่ือตอ้ งการรวมแถวขอ้ มลู แถวแรกในการเรียงลาํ ดบั เน่ืองดว้ ยไม่ใช่ส่วนหวั ของ คอลมั น์ ในแทบ็ หนา้ แรก ในกลมุ่ การแกไ้ ข ใหค้ ลกิ เรียงลาํ ดบั & กรอง คลิก เรียงลาํ ดบั แบบกาํ หนดเอง แลว้ ลบ ขอ้ มลู ของฉนั มีส่วนหวั 5.2 การแทรกเลข หัว/ท้ายกระดาษ เพม่ิ หมายเลขหน้า ใชว้ ิธีการน้ีเพ่อื ใส่หมายเลขหนา้ ทกุ หนา้ หรือยกเวน้ หนา้ ช่ือเรื่อง (หนา้ แรก) 1. บนแทบ็ แทรก ใหค้ ลิก หมายเลขหนา้

2. เลือกตาํ แหน่งในเอกสารที่คุณตอ้ งการแสดงหมายเลขหนา้ เช่น ดา้ นบนของหนา้ (หวั กระดาษ) ดา้ นลา่ ง ของหนา้ (ทา้ ยกระดาษ) ระยะขอบกระดาษ (ดา้ นขา้ ง) หรือ ตาํ แหน่งปัจจุบนั การเลือก ตาํ แหน่งปัจจุบนั จะแทรกหมายเลขหนา้ ในตาํ แหน่งที่เคอร์เซอร์ของคุณวางอยใู่ นเอกสาร 3. ในรายการแบบหล่นลง ใหเ้ ลือกรูปแบบหมายเลขหนา้ 4. เม่ือตอ้ งการกลบั ไปที่เน้ือความของเอกสาร ใหก้ ด Esc หรือคลิก ปิ ดหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ บน แทบ็ ออกแบบ เมื่อตอ้ งการยกเวน้ การใส่หมายเลขหนา้ ในหนา้ ชื่อเร่ือง ภายใต้ เคร่ืองมือหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ บน แทบ็ ออกแบบ ใหต้ รวจสอบวา่ เลือกกล่องกาเคร่ืองหมาย หนา้ แรกต่างกนั แลว้

เพมิ่ หมายเลขหน้า X จาก Y เช่น หน้า 1 จาก 25) แสดงหมายเลขหนา้ ปัจจุบนั พร้อมจาํ นวนหนา้ ท้งั หมดในเอกสารของคุณ 1. บนแทบ็ แทรก ใหค้ ลิก หมายเลขหนา้ 2. เลือกตาํ แหน่งในเอกสารที่คุณตอ้ งการแสดงหมายเลขหนา้ เช่น ดา้ นบนของเพจ (หวั กระดาษ) ดา้ นลา่ ง ของหนา้ (ทา้ ยกระดาษ) หรือ ตาํ แหน่งปัจจุบนั การเลือก ตาํ แหน่งปัจจุบนั จะแทรกหมายเลขหนา้ ในตาํ แหน่งที่เคอร์เซอร์ของคุณวางอยใู่ นเอกสาร 3. ในรายการแบบหลน่ ลง ภายใต้ X จาก Y ใหเ้ ลือก ตวั เลขแบบตวั หนา 1ตวั เลขแบบตวั หนา 2 หรือ ตวั เลข แบบตวั หนา 3

4. เมื่อตอ้ งการเปลี่ยนสไตลล์ าํ ดบั เลข ภายใต้ เคร่ืองมือหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ บนแทบ็ ออกแบบ ให้ คลิก หมายเลขหนา้ และ จดั รูปแบบหมายเลขหนา้ 5. ในรายการ รูปแบบหมายเลขหนา้ ใหเ้ ลือกสไตลท์ ่ีคุณตอ้ งการ แลว้ คลิก ตกลง เพม่ิ หมายเลขหน้าคีแ่ ละคู่ ใชว้ ิธีการน้ีเพ่ือวางหมายเลขหนา้ ค่ีทางขวาของทา้ ยกระดาษของหนา้ และวางหมายเลขคูไ่ วท้ างซา้ ยของทา้ ย กระดาษของหนา้ 1. คลิกหนา้ หมายเลขค่ี เช่น หนา้ แรกของเอกสารท่ีคุณตอ้ งการใหม้ ีหมายเลขหนา้ 2. บนแทบ็ แทรกใหค้ ลิก ทา้ ยกระดาษ 3. ในรูปแบบ ท่ีมีอยแู่ ลว้ ภายใน ใหเ้ ลือก แบบเรียบ (หนา้ คี่)

4. ภายใตแ้ ทบ็ เคร่ืองมือหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ บนแทบ็ ออกแบบ ใหเ้ ลือกกล่องกาเคร่ืองหมาย หนา้ คี่ และหนา้ คู่ต่างกนั เม่ือตอ้ งการยกเวน้ การใส่หมายเลขหนา้ ในหนา้ ช่ือเรื่อง ภายใต้ เคร่ืองมือหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ บน แทบ็ ออกแบบ ใหต้ รวจสอบวา่ เลือกกล่องกาเครื่องหมาย หนา้ แรกตา่ งกนั แลว้ 5. ภายใต้ เคร่ืองมือหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ บนแทบ็ ออกแบบ ใหค้ ลิก ถดั ไป เพ่อื ขยบั เคอร์เซอร์ไปยงั ทา้ ยกระดาษของหนา้ หมายเลขคู่

6. ภายใต้ เคร่ืองมือหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ บนแทบ็ ออกแบบ ใหค้ ลิก ทา้ ยกระดาษ 7. ในรูปแบบ ท่ีมีอยแู่ ลว้ ภายใน ใหเ้ ลือก แบบเรียบ (หนา้ คู่) เพม่ิ หมายเลขหน้าในส่วนต่างๆ ของเอกสาร บางคร้ังเอกสารขนาดใหญจ่ าํ เป็นตอ้ งใชร้ ูปแบบหมายเลขหนา้ ในแตล่ ะส่วนใหแ้ ตกต่างกนั คุณอาจไมต่ อ้ งการ หมายเลขหนา้ ในหนา้ ชื่อเรื่อง (หนา้ แรก) คุณอาจใชต้ วั เลขโรมนั (i., ii., iii) ในหนา้ สารบญั และใชต้ วั เลขอารบิก (1, 2, 3) ในเอกสารหลกั ใชว้ ธิ ีการน้ีเพือ่ ต้งั คา่ รูปแบบการใส่หมายเลขหนา้ ในเอกสารใหแ้ ตกตา่ งกนั 1. เม่ือตอ้ งการแสดงสัญลกั ษณ์อกั ขระท้งั หมดที่ซ่อนอยใู่ นเอกสารของคุณ บนแทบ็ หนา้ แรก ใหค้ ลิกสญั ลกั ษณ์อกั ซ่อนอยู่ วธิ ีน้ีจะช่วยใหค้ ุณมองเห็นตวั แบง่ ส่วนที่คุณจะเพิ่มเขา้ ไป 2. เล่ือนลงไปดา้ นล่างของหนา้ ชื่อเร่ืองหรือหนา้ แรก 3. บนแทบ็ เคา้ โครงหนา้ กระดาษ ใหค้ ลิก ตวั แบ่ง และภายใต้ ตวั แบง่ ส่วน ใหค้ ลิก หนา้ ถดั ไป

4. หนา้ ชื่อเรื่องคือ ส่วนที่ 1 และหนา้ ที่เหลือในเอกสารคือ ส่วนท่ี 2 5. เล่ือนลงไปดา้ นล่างของหนา้ แรกของ ส่วนท่ี 2 (สารบญั ) แลว้ ดบั เบิลคลิกเพอื่ เปิ ดทา้ ยกระดาษ คุณจะเห็น ลิงก์ เหมือนกบั ก่อนหนา้ ท่ีคุณตอ้ งการยกเลิกการลิงก์ 6. ขณะวางเคอร์เซอร์ไวท้ ี่ทา้ ยกระดาษ ใหค้ ลิก ลิงกไ์ ปก่อนหนา้ ภายใต้ เครื่องมือหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ บน แทบ็ ออกแบบ วธิ ีน้ีจะแบง่ การลิงกร์ ะหวา่ ง ส่วนที่ 1 (หนา้ ช่ือเร่ือง) กบั ส่วนที่ 2 (สารบญั )

7. เล่ือนลงไปดา้ นล่างของหนา้ สุดทา้ ยของ ส่วนที่ 2 (สารบญั ) 8. บนแทบ็ เคา้ โครงหนา้ กระดาษ ใหค้ ลิก ตวั แบ่ง และภายใต้ ตวั แบง่ ส่วน ใหค้ ลิก หนา้ ถดั ไป 9. ขณะวางเคอร์เซอร์ไวท้ ี่ทา้ ยกระดาษ ใหค้ ลิก ลิงกไ์ ปก่อนหนา้ ภายใต้ เครื่องมือหวั กระดาษและทา้ ย กระดาษ บนแทบ็ ออกแบบ วิธีน้ีจะแบ่งการลิงกร์ ะหวา่ ง ส่วนท่ี 2 (สารบญั ) กบั ส่วนที่ 3 (หนา้ ท่ีเหลือในเอกสาร) 10. คลิกที่ใดกไ็ ดใ้ นสารบญั และบนแทบ็ แทรก ใหค้ ลิก หมายเลขหนา้ แลว้ คลิก ดา้ นลา่ งของหนา้ จากน้นั ใน รายการแบบหลน่ ลงใหเ้ ลือก ตวั เลขธรรมดา 2 11. ภายใต้ เคร่ืองมือหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ บนแทบ็ ออกแบบ ใหค้ ลิก หมายเลขหนา้ และ จดั รูปแบบ หมายเลขหนา้

12. ในรายการ รูปแบบหมายเลขหนา้ ใหเ้ ลือกรูปแบบตวั เลขโรมนั แลว้ คลิก ตกลง 13. เลื่อนลงไปท่ีทา้ ยกระดาษของหนา้ แรกของ ส่วนท่ี 3 (ส่วนที่เหลือของเอกสาร) 14. บนแทบ็ แทรก ใหค้ ลิก หมายเลขหนา้ แลว้ คลิก ดา้ นล่างของหนา้ จากน้นั ในรายการแบบหล่นลงให้ เลือก ตวั เลขธรรมดา 2 หมายเหต:ุ ถา้ หมายเลขหนา้ ที่ปรากฏเป็นหมายเลขอ่ืนที่ไม่ใช่ '1' ใหเ้ ปล่ียนหมายเลขดว้ ยวิธีต่อไปน้ี: o ภายใต้ เคร่ืองมือหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ บนแทบ็ ออกแบบ ใหค้ ลิก หมายเลข หนา้ และ จดั รูปแบบหมายเลขหนา้ o ภายใต้ การใส่หมายเลขหนา้ ในกลอ่ ง เร่ิมที่ ใหป้ ้อนหมายเลข 1 แลว้ คลิก ตกลง

หมายเหตุ: ขอ้ จาํ กดั ความรับผดิ ชอบของการแปลดว้ ยเคร่ือง: บทความน้ีมีการแปลดว้ ยระบบคอมพิวเตอร์โดย ไมม่ ีการดาํ เนินการโดยบุคคล Microsoft จดั ใหม้ ีการแปลดว้ ยเคร่ืองน้ีเพือ่ ช่วยใหผ้ ใู้ ชท้ ่ีไมไ่ ดพ้ ดู ภาษาองั กฤษ สามารถใชป้ ระโยชนจ์ ากเน้ือหาเก่ียวกบั ผลิตภณั ฑ์ บริการและเทคโนโลยขี อง Microsoft เนื่องจากบทความมี การแปลดว้ ยเครื่อง อาจมีขอ้ ผดิ พลาดดา้ นคาํ ศพั ท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค 5.3 การสร้างจดหมายเวยี นและซองจอดหมาย ข้นั ตอนท่ี 1: เร่ิมจดหมายเวียน 1. ในWord เลือกไฟล์ >ใหม่ >เอกสารเปล่า 2. บนแทบ็ การส่งจดหมาย ในกลมุ่ เร่ิมจดหมายเวียน เลือกเริ่มจดหมายเวียน น้นั แลว้ เลือกชนิดของการ ผสานท่ีคุณตอ้ งการเรียกใช้

3. เลือกเลือกผรู้ ับ >ใชร้ ายการที่มีอยู่ 4. เรียกดูสเปรดชีตของคุณExcel น้นั แลว้ เลือกเปิ ด 5. ถา้ Word พร้อมทใ์ หค้ ุณ เลือกSheet1$ >ตกลง หมายเหต:ุ ตอนน้ี สเปรดชีExcel ถูกเชื่อมต่อกบั เอกสารจดหมายเวียนท่ีคุณสร้างในWord แกไ้ ขรายชื่อผรู้ ับของคุณ คุณสามารถจาํ กดั ผรู้ ับจดหมายของคุณ 1. เลือก แกไ้ ขรายช่ือผรู้ ับ

2. ในกล่องโตต้ อบผรู้ ับจดหมายเวียน ลา้ งกล่องกาเครื่องหมายท่ีอยถู่ ดั จากชื่อของบุคคลใด ๆ ที่คุณไม่ ตอ้ งการรับส่งจดหมายของคุณ หมายเหต:ุ คุณยงั สามารถเรียงลาํ ดบั หรือกรองรายการเพอ่ื ทาํ ใหง้ ่ายตอ่ การคน้ หาชื่อและที่อยู่ สาํ หรับขอ้ มูล เพ่มิ เติมเกี่ยวกบั การเรียงลาํ ดบั และกรองรายการ ดูเรียงลาํ ดบั และกรองข้อมูลสําหรับจดหมายเวียน ข้ันตอนที่ 2: แทรกเขตข้อมูลผสาน คุณสามารถแทรกเขตขอ้ มลู จดหมายเวียนอยา่ ง นอ้ ยหน่ึงท่ีดึงขอ้ มูลจากสเปรดชีตของคุณลงในเอกสารของคุณ เมื่อตอ้ งการแทรกบลอ็ กอยสู่ าํ หรับซอง ป้ายช่ือ ขอ้ ความอีเมล หรือตวั อกั ษร 1. บนแทบ็ การส่งจดหมาย ในกลมุ่ เขตขอ้ มลู เขียนและแทรก ใหเ้ ลือก บลอ็ กที่อยู่ 2. ในกล่องโตต้ อบแทรกช่องที่อยู่ เลือกรูปแบบสาํ หรับชื่อของผรู้ ับจะปรากฏบนซองจดหมาย

3. เลือก ตกลง 4. เลือก ไฟล์ > บนั ทึก เมื่อตอ้ งการแทรกบรรทดั แสดงคาํ ทกั ทายในขอ้ ความอีเมลหรือตวั อกั ษร 1. บนแทบ็ การส่งจดหมาย ในกลมุ่ เขียนและแทรกเขตขอ้ มลู เลือกบรรทดั แสดงคาํ ทกั ทาย 2. ในกล่องโตต้ อบแทรกบรรทดั แสดงคาํ ทกั ทาย ทาํ ส่ิงตอ่ ไปน้ี: o ภายใตร้ ูปแบบบรรทดั แสดงคาํ ทกั ทาย เปลี่ยนคาํ ทกั ทายถา้ จาํ เป็น ดว้ ยการเลือกคาํ ทกั ทาย (คา่ เร่ิมตน้ คือเรียน ) รูปแบบสาํ หรับชื่อผรู้ ับ และเครื่องหมายวรรคตอนส้ินสุด (เครื่องหมายจุลภาค เป็นคา่ เร่ิมตน้ ) และ o ภายใตบ้ รรทดั สาํ หรับชื่อผรู้ ับที่ไมถ่ กู ตอ้ งแสดงคาํ ทกั ทาย เลือกตวั เลือกในรายการคาํ ข้ึนตน้ 3. เลือก ตกลง

4. เลือก ไฟล์ > บนั ทึก เมื่อตอ้ งการแทรกขอ้ มูลจากสเปรดชีตของคุณในขอ้ ความอีเมลหรือตวั อกั ษร 1. บนแทบ็ การส่งจดหมาย ในกล่มุ เขียนและแทรกเขตขอ้ มลู เลือกแทรกเขตขอ้ มูลผสาน 2. ในกล่องโตต้ อบแทรกเขตขอ้ มูลผสาน ภายใตเ้ ขตขอ้ มลู เลือกช่ือเขตขอ้ มูล (ชื่อคอลมั น์ในสเปรดชีตของ คุณ), แลว้ เลือกแทรก 3. ทาํ ซ้าํ ข้นั ตอนที่ 2 ตามตอ้ ง และเลือกปิ ด เม่ือเสร็จเรียบร้อยแลว้ 4. เลือก ไฟล์ > บนั ทึก สาํ หรับขอ้ มูลเพม่ิ เติมเกี่ยวกบั การเพ่มิ เขตขอ้ มลู จากสเปรดชีตของคุณลงในเอกสารเวียน ดูท่ีแทรกเขตข้อมูล จดหมายเวียน และถา้ คุณสนใจเรียนรู้เพ่มิ เติมเกี่ยวกบั ตวั เลือกการต้งั ค่าขอ้ ความอีเมล ดูจดหมายเวยี น อเิ ลก็ ทรอนิกส์ใน Word ข้นั ตอนที่ 3: แสดงตัวอย่าง และเสร็จสิ้นการจดหมายเวยี น หลงั จากท่ีคุณแทรกเขตขอ้ มูลผสานคุณตอ้ ง แสดงตวั อยา่ งผลลพั ธ์เพ่ือยนื ยนั วา่ เน้ือหาที่ไมเ่ ป็นไร แลว้ คุณก็ พร้อมที่จะทาํ ใหเ้ สร็จสมบรู ณ์กระบวนการผสาน 1. บนแทบ็ การส่งจดหมาย เลือกแสดงตวั อยา่ งผลลพั ธ์ 2. เลือกถดั ไป หรือป่ ุมการระเบียน ก่อนหนา้ เพอ่ื ยา้ ยไปตามระเบียนในแหลง่ ขอ้ มูลของคุณ และดูวา่ ระเบียนจะปรากฏในเอกสาร 3. ในกลมุ่ เสร็จสิ้น เลือกเสร็จส้ิน และผสาน และเลือกพิมพเ์ อกสาร หรือส่งขอ้ ความอีเมล

ข้นั ตอนท่ี 4: บนั ทกึ จดหมายเวียนของคณุ เม่ือคุณบนั ทึกเอกสารจดหมายเวยี น ยงั คงเช่ือมตอ่ กบั แหลง่ ขอ้ มูลของคุณ คุณสามารถนาํ เอกสารจดหมายเวียนเพ่ือ ส่งจดหมายเป็นกลมุ่ ของคุณถดั ไป • เปิ ดเอกสารจดหมายเวียน แลว้ เลือกใช่ เมื่อWord พร้อมทใ์ หค้ ุณสามารถเกบ็ การเชื่อมต่อ 5.4 การพมิ พ์เอกสารออกทางเครื่องพมิ พ์ คุณสามารถดูลกั ษณะเอกสารท่ีจะพมิ พ์ ต้งั คา่ ตวั เลือกการพมิ พ์ รวมท้งั พมิ พไ์ ฟลข์ องคุณไดท้ ้งั หมดในที่เดียว 1. คลิกแทบ็ ไฟล์ และคลิก พมิ พ์ 2. ทาํ ดงั ตอ่ ไปน้ี o ภายใต้ พิมพ์ ในกล่อง สาํ เนา ใหใ้ ส่จาํ นวนสาํ เนาที่คุณตอ้ งการพิมพ์ o ภายใต้ เครื่องพิมพ์ ตรวจสอบใหแ้ น่ใจวา่ เลือกเครื่องพมิ พท์ ่ีคุณตอ้ งการแลว้

o ภายใต้ การต้งั คา่ การต้งั ค่าการพมิ พเ์ ร่ิมตน้ สาํ หรับเคร่ืองพิมพถ์ กู เลือกไวใ้ หค้ ุณแลว้ ถา้ คุณตอ้ งการเปล่ียน ต้งั ค่าที่คุณตอ้ งการเปลี่ยน แลว้ เลือกการต้งั ค่าใหมท่ ่ีคุณตอ้ งการ 3. เมื่อปรับเปลี่ยนการต้งั คา่ จนพอใจแลว้ ใหค้ ลิก พมิ พ์ หน่วยที่ 6 การประยกุ ต์ใช้โปรแกรมคาํ นวณทางธุรกจิ ด้วยโปรแกรม Microsoft Excel 6.1 ความรู้เบือ้ งต้นเกย่ี วโปรแกรม Microsoft Excel สร้างเวริ ์กบุ๊กใหม่ เอกสาร Excel เรียกวา่ เวิร์กบกุ๊ แตล่ ะเวริ ์กบุ๊กจะมีเวิร์กชีต ซ่ึงโดยปกติจะเรียกวา่ สเปรดชีต คุณสามารถเพม่ิ เวริ ์ก ชีตลงในเวิร์กบกุ๊ ไดม้ ากเทา่ ท่ีคุณตอ้ งการ หรือคุณสามารถสร้างเวริ ์กบุ๊กใหม่เพอื่ เก็บขอ้ มลู ของคุณแยกต่างหาก ก็ได้ 1. คลิก ไฟล์ > ใหม่ 2. ภายใต้ ใหม่ ใหค้ ลิกที่ เวริ ์กบุก๊ เปล่า ใส่ข้อมูลของคณุ 1. คลิกตรงเซลลท์ ี่วา่ ง ตวั อยา่ งเช่น เซลล์ A1 บนเวริ ์กชีตใหม่ เซลลถ์ ูกอา้ งอิงโดยตาํ แหน่งท่ีต้งั ของเซลลใ์ นแถวและคอลมั น์บนเวิร์กชีต ดงั น้นั เซลล์ A1 จะอยใู่ นแถวแรกของ คอลมั น์ A 1. พมิ พข์ อ้ ความหรือตวั เลขลงในเซลล์ 2. กด Enter หรือ Tab เพ่อื ยา้ ยไปยงั เซลลถ์ ดั ไป

เรียนรู้เพ่มิ เติมเกี่ยวกบั วิธีการใส่ข้อมูลด้วยตัวเองลงในเซลล์ของเวริ ์กชีต ใช้ ผลรวมอตั โนมตั ิ เพ่ือรวมข้อมูล เมื่อคุณไดใ้ ส่ตวั เลขในเวริ ์กชีตของคุณ คุณอาจตอ้ งการบวกตวั เลขเหลา่ น้นั วิธีท่ีรวดเร็วในการทาํ คือใช้ ผลรวม อตั โนมตั ิ 1. เลือกเซลลท์ ี่อยทู่ างดา้ นขวาหรือดา้ นล่างของตวั เลขที่คุณตอ้ งการรวม 2. คลิก หนา้ แรก > ผลรวมอตั โนมตั ิ หรือกดแป้น Alt+= ผลรวมอตั โนมตั ิจะบวกตวั เลขตา่ งๆ และแสดงผลลพั ธใ์ นเซลลท์ ี่คุณเลือกไว้ สร้างสูตรอย่างง่าย การบวกตวั เลขเป็นเพยี งหน่ึงในสิ่งที่คุณสามารถทาํ ได้ แต่ Excel ยงั สามารถทาํ การคาํ นวณทางคณิตศาสตร์ อ่ืนๆ ไดด้ ว้ ย ลองใชส้ ูตรงา่ ยๆ บางสูตรเพอ่ื บวก ลบ คูณหรือหารตวั เลขของคุณ 1. เลือกเซลลแ์ ละพมิ พเ์ คร่ืองหมายเท่ากบั (=) ซ่ึงจะบอกให้ Excel ทราบวา่ เซลลน์ ้ีจะมีสูตรอยู่ 2. พมิ พต์ วั เลขและตวั ดาํ เนินการการคาํ นวณรวมกนั เช่น เคร่ืองหมายบวก (+) สาํ หรับการบวก เครื่องหมายลบ (-) สาํ หรับการลบ เครื่องหมายดอกจนั (*) สาํ หรับการคูณ หรือเครื่องหมายทบั (/) สาํ หรับการหาร ตวั อยา่ งเช่น ใส่ =2+4, =4-2, =2*4 หรือ =4/2 1. กด Enter เพื่อทาํ การคาํ นวณ นอกจากน้ี คุณยงั สามารถกด Ctrl+Enter หากคุณตอ้ งการใหเ้ คอร์เซอร์อยบู่ นเซลลท์ ี่ใชง้ านอยู่ เรียนรู้เพม่ิ เติมเก่ียวกบั การสร้างสูตรอย่างง่าย

นาํ รูปแบบตัวเลขไปใช้ เมื่อตอ้ งการแยกความแตกตา่ งระหวา่ งชนิดตวั เลขที่แตกต่างกนั ใหเ้ พม่ิ รูปแบบ เช่น สกุลเงิน เปอร์เซ็นต์ หรือ วนั ท่ี 1. เลือกเซลลท์ ่ีคุณมีตวั เลขที่ตอ้ งการจดั รูปแบบ 2. คลิก หนา้ แรก > ลูกศรถดั จาก ทวั่ ไป 1. เลือกรูปแบบตวั เลข

ถา้ ไมม่ ีรูปแบบตวั เลขท่ีตอ้ งการใช้ ใหค้ ลิกท่ี รูปแบบตวั เลขเพม่ิ เติม เรียนรู้เพ่มิ เติมเก่ียวกบั วิธีการจดั รูปแบบตวั เลข ใส่ข้อมูลของคณุ ลงในตาราง วิธีที่งา่ ยในการใชค้ วามสามารถซ่ึงมีอยา่ งมากมายของ Excel คือการวางขอ้ มลู ของคุณลงในตาราง ซ่ึงจะช่วยให้ คุณสามารถกรอง หรือเรียงลาํ ดบั ขอ้ มลู ของคุณเพอื่ นาํ ไปใชต้ อ่ ไป 1. เลือกขอ้ มูลของคุณโดยคลิกที่เซลลแ์ รก แลว้ ลากไปยงั เซลลส์ ุดทา้ ยในขอ้ มูลของคุณ ถา้ จะใชค้ ียบ์ อร์ด ใหก้ ด SHIFT คา้ งไวข้ ณะที่คุณกดแป้นลูกศรเพ่ือเลือกขอ้ มลู ของคุณ 1. คลิกที่ป่ ุม การวิเคราะห์อยา่ งรวดเร็ว ท่ีมมุ ขวาลา่ งของสิ่งที่เลือก 1. คลิก ตาราง แลว้ ยา้ ยเคอร์เซอร์ของคุณไปที่ ป่ ุม ตาราง เพื่อใหค้ ุณสามารถเห็นลกั ษณะที่ปรากฏของ ขอ้ มูลของคุณได้ ถา้ คุณชอบสิ่งที่คุณเห็น ใหค้ ลิกที่ป่ ุมดงั กลา่ ว

1. ขณะน้ีคุณสามารถทาํ ส่ิงตา่ งๆ กบั ขอ้ มูลของคุณ ไดแ้ ก่ กรองเพือ่ ดูเฉพาะขอ้ มูลที่คุณตอ้ งการ หรือ เรียงลาํ ดบั เช่น จากค่ามากท่ีสุดไปหาค่านอ้ ยที่สุด คลิกที่ลูกศร ในส่วนหวั คอลมั น์ของตาราง 2. ถา้ จะกรองขอ้ มลู ใหย้ กเลิกการเลือกกล่อง เลือกท้งั หมด เพอื่ ลา้ งเคร่ืองหมายท่ีเลือกท้งั หมด แลว้ กา เครื่องหมายในกลอ่ งของขอ้ มลู ท่ีคุณตอ้ งการใหแ้ สดงในตารางของคุณ 1. ถา้ จะเรียงลาํ ดบั ขอ้ มูล ใหค้ ลิก เรียงลาํ ดบั จาก ก ถึง ฮ หรือ เรียงลาํ ดบั จาก ฮ ถึง ก

เรียนรู้เพ่มิ เติมเก่ียวกบั การกรองข้อมูลในตาราง Excel แสดงผลรวมของตัวเลขของคณุ เครื่องมือการวิเคราะห์อยา่ งรวดเร็วจะทาํ ใหค้ ุณสามารถหาผลรวมตวั เลขของคุณไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว ไม่วา่ คุณจะ ตอ้ งการหาผลรวม คา่ เฉล่ีย หรือนบั จาํ นวน Excel จะแสดงผลการคาํ นวณใตห้ รือถดั จากตวั เลขของคุณ 1. เลือกเซลลท์ ่ีมีตวั เลขท่ีคุณตอ้ งการเพม่ิ หรือนบั จาํ นวน 2. คลิกที่ป่ ุม การวเิ คราะห์อยา่ งรวดเร็ว ท่ีมมุ ขวาลา่ งของสิ่งท่ีเลือก 3. คลิก ผลรวม ยา้ ยเคอร์เซอร์ของคุณไปที่ป่ ุมเพ่ือดูผลการคาํ นวณของขอ้ มลู ของคุณ จากน้นั คลิกท่ีป่ ุมเพอ่ื นาํ ผลรวมไปใช้

ทําให้ข้อมูลของคณุ มคี วามหมายมากขนึ้ การจดั รูปแบบตามเงื่อนไขหรือใชเ้ สน้ แบบประกายไฟสามารถเนน้ ขอ้ มลู ท่ีสาํ คญั ที่สุดของคุณ หรือแสดง แนวโนม้ ของขอ้ มลู ได้ ใชเ้ คร่ืองมือการวเิ คราะหอ์ ยา่ งรวดเร็วสาํ หรับการแสดงตวั อยา่ งแบบสดเพอื่ ลองดูผลลพั ธ์ 1. เลือกขอ้ มลู ท่ีคุณตอ้ งการตรวจสอบใหล้ ะเอียดข้ึน 2. คลิกป่ มุ การวิเคราะหอ์ ยา่ งรวดเร็ว ซ่ึงปรากฏท่ีมุมขวาล่างของส่ิงท่ีคุณเลือก 3. สาํ รวจตวั เลือกบนแท็บ การจดั รูปแบบ และ เสน้ แบบประกายไฟ เพือ่ ดูวา่ ขอ้ มลู ของคุณจะแสดงผล อยา่ งไร ตวั อยา่ งเช่น เลือกระดบั สีในแกลเลอรี การจดั รูปแบบ เพอ่ื แยกแตกต่างระหวา่ งอุณหภมู ิสูง กลางและต่าํ 1. คลิกตวั เลือกที่คุณชอบ เรียนรู้เพ่มิ เติมเก่ียวกบั วธิ ีการนาํ การจัดรูปแบบตามเง่ือนไขไปใช้ หรือวิเคราะห์แนวโน้มในข้อมูลโดยใช้เส้น แบบประกายไฟ แสดงข้อมูลของคุณในแผนภูมิ เครื่องมือการวเิ คราะห์อยา่ งรวดเร็วจะแนะนาํ แผนภมู ิท่ีเหมาะกบั ขอ้ มูลของคุณ และช่วยนาํ เสนอขอ้ มลู เป็นภาพ ดว้ ยการคลิกเพียงไม่กี่คร้ัง 1. เลือกเซลลท์ ี่มีขอ้ มูลท่ีคุณตอ้ งการแสดงในแผนภมู ิ

2. คลิกป่ ุม การวิเคราะห์อยา่ งรวดเร็ว ซ่ึงปรากฏที่มุมขวาล่างของส่ิงท่ีคุณเลือก 3. คลิก แผนภูมิ ใหเ้ ล่ือนเมาส์ไปตามแผนภูมิท่ีแนะนาํ เพ่ือดูวา่ แผนภูมิใดเหมาะที่สุดสาํ หรับขอ้ มลู ของคุณ แลว้ คลิกแผนภูมิท่ีคุณตอ้ งการ หมายเหตุ: Excel จะแสดงแผนภูมิตา่ งๆ ในแกลเลอรีน้ี ท้งั น้ีข้ึนอยกู่ บั ส่ิงที่ไดแ้ นะนาํ ใหส้ าํ หรับขอ้ มูลของคุณ เรียนรู้วิธีอ่ืนๆ ในการสร้างแผนภูมิ บนั ทึกงานของคณุ 1. คลิกป่ มุ บนั ทึก บน แถบเครื่องมือด่วน หรือกดแป้น Ctrl+S ถา้ คุณไดบ้ นั ทึกงานของคุณไวก้ ่อนหนา้ แลว้ ก็ถือวา่ เสร็จเรียบร้อย 1. ถา้ น่ีเป็นการบนั ทึกคร้ังแรก ใหด้ าํ เนินการในข้นั ตอนถดั ไปเพอ่ื ทาํ ใหเ้ สร็จสมบูรณ์ 1. ภายใต้ บนั ทึกเป็น เลือกตาํ แหน่งที่ต้งั ที่คุณตอ้ งการบนั ทึกเวิร์กบุ๊ก แลว้ เรียกดูไปยงั โฟลเดอร์ 2. ในกลอ่ ง ชื่อไฟล์ ใหป้ ้อนชื่อเวิร์กบุ๊กของคุณ 3. คลิก บนั ทึก เพือ่ ใหเ้ สร็จสมบรู ณ์ การพมิ พ์ 1. คลิก ไฟล์ > พมิ พ์ หรือกดแป้น Ctrl+P 2. ดูตวั อยา่ งก่อนพมิ พโ์ ดยคลิกลกู ศร หนา้ ถดั ไป และ หนา้ ก่อน

หนา้ ตา่ งแสดงตวั อยา่ งจะแสดงตวั อยา่ งหนา้ ในรูปแบบขาวดาํ หรือสี ข้ึนอยกู่ บั การต้งั คา่ เครื่องพมิ พข์ องคุณ ถา้ คุณไมพ่ อใจตวั อยา่ งการพิมพท์ ี่ไดเ้ ห็น คุณสามารถเปลยี่ นระยะขอบกระดาษ หรือเพมิ่ ตวั แบ่งหน้าได้ 3. คลิก พมิ พ์ 6.2 ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel ส่วนประกอบของ Microsoft Excel ปกติการเรียกใชง้ าน Excel เปิ ดแฟ้มคือสมดุ งานข้ึนมาซ่ึงสมุดงานจะประกอบดว้ ยแผน่ งาน หลาย ๆแผน่ รวมกนั ซ่ึงในไฟลข์ องสมดุ งานแต่ละไฟลจ์ ะมีแผน่ งานไดส้ ุงสุด 255 แผน่ โดยการแทรกแผน่ งาน การแทรกแผน่ งาน คลิกท่ีคาํ ส่งั แทรก(Insert) > แผน่ งาน(Work sheet) หรือคลิกท่ีช่ือแผน่ งาน(work sheet) แลว้ คลิกขวา > คลิก แทรก โครงสร้างของแผน่ งาน (Work Sheet) จะมีลกั ษณะเป็นตารางขนาดใหญ่ โดยมีการแบ่งพ้นื ที่ทางแนวนอนออ เป็นส่วน ๆ เรียกวา่ แถว (Row) จะใชต้ วั เลขเป็นตวั ระบุตาํ แหน่งขอแถว เร่ิมตน้ ที่ 1 และส้้ินสุดท่ี 65,536 (ถา้ เป็นExcel 97 จะได1้ 6,384) และแบ่งพ้นื ท่ีทางแนวต้งั ออกเป็นส่วน ๆ เรียกวา่ สดมภC์ olumn) จะมีท้งั หมด 256 สดมภ์ โดยจะใชต้ วั อกั ษรภาษาอกั ฤษเป็นตวั ระบุตาํ แหน่งเร่ิมจาก A – IV สดมน์และแถวมาตดั กนั เป็นช่องเลก็ ๆ เรียกวา่ เซลล์ (Cell)ซ่ึงมีจาํ นวนเซลลเ์ ทา่ กบั จาํ นวนแถวคูณดว้ ยจาํ นวนสดมภแ์ ละมีช่ือเรียกตามชื่อคอลมั น์ ตามดว้ ยชื่อแถว เช่น A1หมายถึงอย◌่ ู ท่ีคอลมั น์ Aแถวท่ี 1 ส่วนประกอบของ Microsoft Excel เมื่อเขา้ สู่การทาํ งานของ Excel แลว้ จะปรากฎหนา้ ตา่ งการทาํ งานซ่ึงประกอบดว้ ยส่วนตา่ ง ๆ ดงั รูป

แถบเคร่ืองมือ 1. แถบช่ือ (Title Bar) คือส่วนที่แสดงช่ือ ของโปรแกรมน้นั ซ่ึงคือ Microsoft Excel แสดงช่ือของแฟ้มหรือ สมุดงานแทน 2. แถบคาํ ส่ัง (Menu Bar) คือแถวที่รวมคาํ สั่งท่ีใชใ้ นการทาํ งานไดแ้ ก่ แฟ้ม(File) แกไ้ ข(Edit) มุมมอง (View) แทรก(Insert) รูปแบบ(Format) เครื่องมือ(Tool) ขอ้ มลู (Data) หนา้ ต่าง(Window) ตวั ช่วย(Help) 3. แถบเคร่ืองมือ(Tool Bar) เป็นแถบท่ีใชแ้ สดงเครื่องมือสาํ หบั สง่ั ให้ Microsoft Excel ทาํ งานในเร่ืองตา่ ง ๆ ไดแ้ ก่ 3.1 แถบเคร่ืองมือมาตรฐาน(Standard Tool Bar) 3.2 แถบเครื่องมือจดั รูปแบบ (Formating Tool Bar)

3.3 แถบเครื่องมือรูปวาด (Drawing Tppl Bar) 4. แถบสูตร (Formular Bar) เป็นส่วนที่ใชแ้ สดงขอ้ มูลและสูตรตา่ ง ๆ ในเซลลท์ ี่เรากาํ ลงั ทาํ งานอยู่ ใชป้ ้อน ขอ้ มลู และแกไ้ ขขอ้ มูล 5. แถบชีตงาน (Sheet Bar) แสดงชื่อชีทงานท่ีใชง้ านอยู่ 6. แถบสถานะ (Status Bar) เป็นส่วนท่ีแสดงสถานะการทาํ งานของ Excel และแป้นพิมพ์ 7. แถบเล่ือน (Scroll Bar) ใชเ้ ล่ือนเอกสารไปซา้ ย – ขวา หรือ เลื่อนข้ึน – ลง 8. ตวั ชีเ้ ซลล์ (Active Cell) คือเซลลืที่กาํ ลงั ถกู ใชง้ านในขณะน้นั เซลลท์ ี่เป็นแอกทีพเซลลจ์ ะมีเสน้ กรอบแบบสี ดาํ ลอ้ มรอบอยู่ 9. สมุดงาน (Work Book)คือ ไฟลท์ ี่สร้างจากExcel ซ่ึงประกอบ Work sheet หลายแผน่ มารวมกนั 10. แผ่นงาน(Work Sheet) หมายถึงพ้นื ที่ส่วนท่ีใชเ้ ป็ฯกระดาษคาํ นวณมีลกั ษณะเป็นตาราง เราสามารถป้อน ขอ้ มูลและสูตร 6.3 การกาํ หนดขอบเขตของข้อมูล เอกสาร Excel เรียกวา่ เวิร์กบุก๊ แต่ละเวิร์กบุ๊กจะมีเวิร์กชีต ซ่ึงโดยปกติจะเรียกวา่ สเปรดชีต คุณสามารถเพม่ิ เวริ ์ก ชีตลงในเวริ ์กบกุ๊ ไดม้ ากเท่าที่คุณตอ้ งการ หรือคุณสามารถสร้างเวริ ์กบกุ๊ ใหม่เพ่อื เกบ็ ขอ้ มูลของคุณแยกตา่ งหาก กไ็ ด้

1. คลิก ไฟล์ > ใหม่ 2. ภายใต้ ใหม่ ใหค้ ลิกท่ี เวริ ์กบุ๊กเปลา่ 1. คลิกตรงเซลลท์ ี่วา่ ง ตวั อยา่ งเช่น เซลล์ A1 บนเวิร์กชีตใหม่ เซลลถ์ กู อา้ งอิงโดยตาํ แหน่งท่ีต้งั ของเซลลใ์ นแถวและคอลมั น์บนเวริ ์กชีต ดงั น้นั เซลล์ A1 จะอยใู่ นแถวแรกของ คอลมั น์ A 1. พิมพข์ อ้ ความหรือตวั เลขลงในเซลล์ 2. กด Enter หรือ Tab เพ่ือยา้ ยไปยงั เซลลถ์ ดั ไป เรียนรู้เพม่ิ เติมเกี่ยวกบั วิธีการใส่ข้อมูลด้วยตวั เองลงในเซลล์ของเวริ ์กชีต 6.4 การคาํ นวณและการใช้สูตรฟังก์ชัน Excel ทาํ สิ่งเหลา่ น้ีโดยใชส้ ูตรในเซลล์ สูตรจะดาํ เนินการการคาํ นวณหรือการดาํ เนินการอ่ืนๆ บนขอ้ มลู ใน เวริ ์กชีตของคุณ สูตรจะเร่ิมตน้ ดว้ ยเครื่องหมายเทา่ กบั (=) เสมอ ซ่ึงอาจตามดว้ ยตวั เลข ตวั ดาํ เนินการทาง คณิตศาสตร์ (เช่น เคร่ืองหมาย + หรือ - สาํ หรับการบวกหรือการลบ) และ ฟังก์ชัน Excel ที่มีอยภู่ ายใน ซ่ึง ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของสูตร ตวั อยา่ งเช่น สูตรต่อไปน้ีจะคูณ 2 ดว้ ย 3 แลว้ จึงบวก 5 เขา้ กบั ผลลพั ธท์ ่ีไดก้ จ็ ะไดค้ าํ ตอบเทา่ กบั 11 =2*3+5 ต่อไปน้ีเป็นตวั อยา่ งเพ่มิ เติมบางตวั อยา่ งที่คุณสามารถใส่ลงในเวริ ์คชีตได้

• =A1+A2+A3 บวกค่าในเซลล์ A1, A2 และ A3 • =SUM (A1:A10) ใช้ ฟังก์ชัน SUM เพ่อื คืนค่าผลรวมของคา่ ใน A1 ถึง A10 • =TODAY () จะคืนคา่ วนั ท่ีปัจจุบนั • =UPPER (” hello”) แปลงขอ้ ความ “hello” เป็น “HELLO” แปลงขอ้ ความ “hello” เป็น “HELLO” โดยใชฟ้ ังกช์ นั UPPER • =IF(A1>0) ใช้ ฟังก์ชัน IF เพอื่ ทดสอบเซลล์ A1 เพ่ือตรวจสอบวา่ เซลลม์ ีคา่ ที่มากกวา่ 0 หน่วยที่ 7 การจัดรูปแบบข้อมูล การแก้ไข ลบ คัดลอก และเคลื่อนย้ายข้อมูล 7.1 การจัดรูปแบบประเภทของข้อมูล หลงั จากที่คุณไดม้ ีการกรอกขอ้ มูลอนั มากมายมหาศาลเรียบร้อยแลว้ ทีน้ีกม็ าสู่วธิ ีการจดั รูปแบบเซลล์ และ คดั กรองขอ้ มลู ที่จะช่วยใหค้ ุณวิเคราะห์ไดง้ ่ายข้ึน โดย 1. เลือกเซลลข์ อ้ มลู ที่คุณตอ้ งการวเิ คราะห์ โดยการลากคลมุ ในพ้นื ที่เซลลท์ ี่คุณตอ้ งการท้งั หมด 2.เม่ือคลมุ พ้นื ที่เซลลข์ อ้ มูลแลว้ ป่ มุ ’การวิเคราะห์อยา่ งรวดเร็ว’ กข็ ้ึนมาโดยอตั โนมตั ิท่ีมุมขวาลา่ ง ของพ้นื ท่ีเซลลท์ ่ีทาํ การเลือกไว้ 3.ทาํ การคลิกป่ ุม ‘การวเิ คราะหอ์ ยา่ งรวดเร็ว’ (หรือกด CRTL + Q) หลงั จากคลิกป่ ุมแลว้ โปรแกรมก็ จะทาํ การแสดงหนา้ ตา่ งใหเ้ ราเลือกเคร่ืองมือการจดั การเซลลข์ อ้ มลู ท่ีเราเลือกน้นั วา่ จะทาํ อะไร 4. ในแถบเครื่องมือ การวิเคราะห์อยา่ งรวดเร็ว จะปรากฏฟังกช์ นั่ โดยแยกเป็นแทบ็ เพอ่ื ใหค้ ุณเลือกใช้ เคร่ืองมือที่ตอ้ งตอ้ งการจะทาํ ตวั อยา่ งเช่น เลือกจดั รูปแบบเซลล์ เพ่อื คน้ หาขอ้ มูลและทาํ ใหข้ อ้ มูลน้นั โดด เด่นตามเงื่อนไขท่ีคุณตอ้ งการ หรือเลือกใชแ้ ผนภมู ิ ทาํ กราฟสถิติ เป็นตน้ 5. แตใ่ นกรณี การจดั รูปแบบเซลล์ เพอื่ ใหง้ ่ายในการหาคาํ ตอบของขอ้ มูล คุณจะตอ้ งเลือกแทบ็ การ จดั รูปแบบ และหลงั จากน้นั ก็เลือกฟังกช์ นั่ ในการจดั รูปแบบเซลลท์ ี่คุณตอ้ งการ (ในกรณีที่คุณไม่มน่ั ใจวา่

ฟังกช์ นั่ ไหนจะวเิ คราะห์ขอ้ มลู ใหค้ ุณอยา่ งไร คุณสามารถวางเมา้ ส์ท่ีฟังกช์ นั่ น้นั ๆ โปรแกรมจะแสดง ตวั อยา่ งใหค้ ุณดูก่อนท่ีจะคล๊ิกเลือก) 6.โดยฟังกช์ นั่ ต่างๆ จะสามารถเป็นตวั ช่วยใหค้ ุณไดด้ งั น้ี a.ฟังก์ช่ันจดั รูปแบบเซลล์แบบแถบข้อมูล เป็นฟังกช์ นั่ ท่ีจะปรากฏแถบสีแนวนอนในเซลล์ เพื่อใชใ้ นการวิเคราะห์ใหนส่วนของลาํ ดบั คา่ มาก-นอ้ ย ถา้ หากเซลลใ์ นบริเวณที่คุณเลือก เซลลใ์ ดมีค่ามากที่สุด แถบสีก็จะปรากฏกวา้ งเตม็ ช่องเซลล์ และเซลลท์ ่ีมีคา่ นอ้ ยกวา่ ความกวา้ งของแถบสีกจ็ ะลดหลนั่ ลงมาตามลาํ ดบั โดยวิธีการทาํ คือ ใหค้ ุณคลิ๊กป่ มุ ลดั การวเิ คราะหข์ อ้ มลู อยา่ งรวดเร็ว > คลิ๊ก ‘แถบการจดั รูปแบบเซลล‘์ > คลิ๊ก ‘ฟังกช์ นั่ แถบสี‘ ระบบก็จะแสดงผลแ◌ุ ถบสีในช่องเซลลแ์ ตล่ ะเซลลใ์ หโ้ ดยทนั ที โดยการใชเ้ ครื่องมือแถบขอ้ มูลน้ี ก็จะช่วยใหค้ ุณวเิ คราะหไ์ ดง้ ่ายข้ึนวา่ ในตารางสถิติที่คุณดูอยนู่ ้นั ช่องในมี ค่านอ้ ยที่สุด ช่องไหนมีค่ามากท่ีสุด b. ฟังก์ชั่น จดั รูปแบบเซลล์โดยใช้ระดับสี ระดบั สีคือตวั ช่วยดา้ นการมองใหค้ ุณเขา้ ใจการแจกแจงขอ้ มลู และรูปแบบขอ้ มลู ท่ีแตกตา่ งกนั ไดง้ ่ายข้ึน โดยคุณสามารถระบุไดว้ า่ จะใชส้ ีก่ีสีในการแบ่งขอ้ มูล ช่วยใหค้ ุณเปรียบเทียบช่วงของเซลลโ์ ดยใชล้ าํ ดบั ของสีได้ อยา่ งกรณีของการจดั รูปแบบเซลลแ์ บบสองสี เฉดของสีจะแสดงคา่ ที่สูงกวา่ หรือต่าํ กวา่ ตวั อยา่ งเช่น ใน ระดบั สีเขียวและสีเหลือง ดงั แสดงดา้ นลา่ ง คุณสามารถระบุไดว้ า่ เซลลท์ ่ีมีค่าที่สูงกวา่ จะมีสีเขียวมากกวา่ และเซลลท์ ี่มีค่าท่ีต่าํ กวา่ จะมีสีเหลืองกวา่ การเลือกเง่ือนไขของระดบั สีน้นั สามารถทาํ ไดโ้ ดยการ เลือกท่ีแถบเมนูหนา้ แรก ที่อยดู่ า้ นบนของโปรแกรม > คลิ๊ก ‘การจดั รูปแบบตามเงื่อนไข‘ > คลิ๊ก ‘ระดบั สี‘ > คลิ๊กเลือกเงื่อนไขของสีท่ีคุณตอ้ งการแบง่ ช่วงของคา่ ในเซลล์ 7.2 การแก้ไขข้อมูลบนเซลล์

การแกไ้ ขขอ้ มลู บนเซลล์ ซ่ึงมีกลุม่ ยอ่ ยประกอบดว้ ย แบบอกั ษร การจดั แนว ตวั เลข ลกั ษณะ เซลล์ และ การ แกไ้ ข การกาํ หนดรูปแบบของขอ้ ความในเซลลบ์ างอยา่ ง ไมส่ ามารถทาํ ไดเ้ ม่ืออยใู่ นสถานะป้อนคาํ หรือ แกไ้ ข ซ่ึงสังเกตไดจ้ ากแถบสถานะขา้ งล่าง หรือลกั ษณะกรอบลอ้ มรอบเซลลท์ ่ีเป็นเส้นสีดาํ บาง และ เคอร์เซอร์ท่ีกาํ ลงั กระพริบพร้อมรับการพมิ พ์ แถบแสดงสถานะแกไ้ ข ลกั ษณะเคอร์เซอร์กระพริบ การออกจากสถานะป้อนคาํ หรือ แกไ้ ข ทาํ ไดโ้ ดยการกดแป้น Enter หรือกด Ctrl + Enter หรือคลิกที่ เคร่ืองหมายถกู หนา้ แถบสูตร ก็ได้ หลกั การในการกาํ หนดรูปแบบขอ้ ความ คือการเปลี่ยนรูปแบบของเซลล์ ดงั น้นั เมื่อตอ้ งการเปล่ียนลกั ษณะ ของขอ้ ความ จึงตอ้ งเลือกเซลลท์ ี่ขอ้ ความน้นั ๆ เสียก่อน จากน้นั จึงกาํ หนดลกั ษณะใหเ้ ป็นไปตามท่ีกาํ หนด 7.3 การคดั ลอกเซลล์ ลบ และเคลื่อนย้ายข้อมูล ย้ายหรือคดั ลอกท้งั เซลล์ เม่ือคุณยา้ ยหรือคดั ลอกเซลล์ Excel จะยา้ ยหรือคดั ลอกเซลลท์ ้งั เซลล์ รวมท้งั สูตรและค่าผลลพั ธ์ รูปแบบ เซลล์ และขอ้ คิดเห็นของเซลล์ 1. เลือกเซลลท์ ่ีคุณตอ้ งการจะยา้ ยหรือคดั ลอก วธิ ีการเลือกเซลลห์ รือช่วง ตอ้ งการจะ ใหท้ าํ ดงั น้ี เลือก เซลลเ์ ดียว คลิกท่ีเซลล์ หรือกดแป้นลกู ศรเพือ่ ยา้ ยไปยงั เซลลน์ ้นั

ช่วงของเซลล์ คลิกท่ีเซลลแ์ รกในช่วง แลว้ ลากไป ยงั เซลลส์ ุดทา้ ย หรือกด SHIFT คา้ ง ช่วงกวา้ งของ ไวข้ ณะกดแป้นลูกศรเพอื่ ขยายส่วน เซลล์ ที่เลือก เซลลท์ ้งั หมด บนแผน่ งาน คุณยงั สามารถเลือกเซลลแ์ รกในช่วง ของเซลล์ แลว้ จึงกด F8 เพ่ือขยาย ส่วนท่ีเลือกโดยใชป้ ่ มุ ลูกศรได้ เม่ือ ตอ้ งการหยดุ การขยายส่วนท่ีเลือก ใหก้ ด F8 อีกคร้ัง คลิกเซลลแ์ รกในช่วง จากน้นั ใหก้ ด SHIFT คา้ งไวใ้ นขณะท่ีคุณคลิก เซลลส์ ุดทา้ ยในช่วง คุณสามารถ เล่ือนเพอ่ื ทาํ ใหม้ องเห็นเซลลส์ ุดทา้ ย คลิกป่ ุม เลือกท้งั หมด เม่ือตอ้ งการเลือกท้งั แผน่ งาน คุณ สามารถกด CTRL+A ไดด้ ว้ ย ถา้ แผน่ งานมีขอ้ มูล CTRL+A จะ เลือกขอบเขตปัจจุบนั การกด CTRL+A คร้ังท่ีสองจะเลือกท้งั แผน่ งาน

เซลลห์ รือช่วง เลือกเซลลห์ รือช่วงของเซลลแ์ รก เซลลท์ ี่ไม่ จากน้นั ใหก้ ด CTRL คา้ งไวใ้ น ติดกนั ขณะท่ีคุณเลือกเซลลห์ รือช่วงอื่น ท้งั แถวหรือ นอกจากน้นั คุณยงั สามารถเลือก คอลมั น์ เซลลห์ รือช่วงของเซลลแ์ รก แลว้ กด SHIFT+F8 เพ่ือเพ่มิ เซลลห์ รือช่วงที่ ไม่ติดกนั ใหก้ บั ส่วนท่ีเลือก เม่ือ ตอ้ งการหยดุ การเพม่ิ เซลลห์ รือช่วง ในส่วนท่ีเลือก ให้กด SHIFT+F8 อีก คร้ัง คุณไมส่ ามารถยกเลิกการเลือกเซลล์ หรือช่วงของเซลลใ์ นส่วนที่เลือกที่ ไมต่ ิดกนั โดยไมไ่ ดย้ กเลิกการเลือก ท้งั หมดได้ คลิกส่วนหวั ของแถวหรือคอลมั น์ 1. ส่วนหวั ของแถว 2. ส่วนหวั ของคอลมั น์ คุณยงั สามารถเลือกเซลลใ์ นแถวหรือ คอลมั น์ไดด้ ว้ ยโดยเลือกเซลลแ์ รก แลว้ กด CTRL+SHIFT+แป้นลูกศร

แถวหรือ (ลูกศรขวาหรือลกู ศรซา้ ยสาํ หรับ คอลมั นท์ ี่ แถว ลกู ศรข้ึนหรือลกู ศรลงสาํ หรับ ติดกนั คอลมั น)์ แถวหรือ ถา้ แถวหรือคอลมั นม์ ีขอ้ มูลอยู่ การ คอลมั นท์ ี่ไม่ กดป่ มุ CTRL+SHIFT+แป้นลกู ศรจะ ติดกนั เลือกแถวหรือคอลมั น์ไปที่เซลล์ สุดทา้ ยท่ีใชง้ าน การกด เซลลแ์ รกหรือ CTRL+SHIFT+แป้นลูกศรคร้ังท่ี เซลลส์ ุดทา้ ย สองจะเลือกท้งั แถวหรือท้งั คอลมั น์ ลากขา้ มส่วนหวั ของแถวหรือ คอลมั น์ หรือเลือกแถวหรือคอลมั น์ แรก จากน้นั ใหก้ ด SHIFT คา้ งไวใ้ น ขณะท่ีคุณเลือกแถวหรือคอลมั น์ สุดทา้ ย คลิกส่วนหวั ของคอลมั น์หรือแถว ของแถวหรือคอลมั นแ์ รกในส่วนท่ี เลือกของคุณ จากน้นั ใหก้ ด CTRL คา้ งไวใ้ นขณะท่ีคุณคลิกส่วนหวั ของ คอลมั น์หรือแถวของแถวหรือ คอลมั น์อื่นท่ีคุณตอ้ งการเพ่มิ ส่วนที่ เลือก เลือกเซลลห์ น่ึงในแถวหรือคอลมั น์ น้นั แลว้ กด CTRL+แป้นลูกศร

ในแถวหรือ (ลกู ศรขวาหรือลกู ศรซา้ ยสาํ หรับ คอลมั น์ แถว ลกู ศรข้ึนหรือลกู ศรลงสาํ หรับ คอลมั น์) เซลลแ์ รกหรือ เซลลส์ ุดทา้ ย กด CTRL+HOME เพ่ือเลือกเซลล์ ในแผน่ งาน แรกในแผน่ งานหรือในรายการ หรือในตาราง Excel Microsoft Office Excel กด CTRL+END เพ่ือเลือกเซลล์ สุดทา้ ยในแผน่ งานหรือในรายการ เซลลต์ ่างๆ Excel ที่มีขอ้ มูลหรือการจดั รูปแบบ ไปจนถึงเซลล์ อยู่ สุดทา้ ยที่ถูก ใชใ้ นแผน่ เลือกเซลลแ์ รก แลว้ กด งาน (มมุ ลา่ ง CTRL+SHIFT+END เพ่ือขยายส่วน ขวา) ที่เลือกไปยงั เซลลส์ ุดทา้ ยท่ีถูกใชใ้ น แผน่ งาน (มมุ ล่างขวา) เซลลต์ า่ งๆ ไปจนถึงเซลล์ เลือกเซลลแ์ รก แลว้ กด เริ่มตน้ ของ CTRL+SHIFT+HOME เพื่อขยาย แผน่ งาน ส่วนของเซลลท์ ่ีเลือกไปยงั จุดเร่ิมตน้ ของแผน่ งาน เซลลม์ ากกวา่ หรือนอ้ ยกวา่ กด SHIFT คา้ งไวใ้ นขณะที่คุณคลิก เซลลส์ ุดทา้ ยที่คุณตอ้ งการรวมใน

การเลือกท่ีใช้ การเลือกใหม่ ช่วงแบบ งานอยู่ สี่เหล่ียมผนื ผา้ ระหวา่ งเซลลท์ ี่ใชง้ าน และเซลลท์ ี่คุณคลิกจะเป็ นการเลือก ใหม่ เมื่อตอ้ งการยกเลิกการเลือกเซลล์ ใหค้ ลิกเซลลใ์ ดๆ บนแผน่ งาน 2. บนแทบ็ หนา้ แรก ในกลมุ่ คลิปบอร์ด ใหเ้ ลือกทาํ อยา่ งใดอยา่ งหน่ึงต่อไปน้ี o เม่ือตอ้ งการยา้ ยเซลล์ ใหค้ ลิก ตดั คียล์ ดั คุณยงั สามารถกด Ctrl+X ไดอ้ ีกดว้ ย o เม่ือตอ้ งการคดั ลอกเซลล์ ใหค้ ลิก คดั ลอก คียล์ ดั คุณยงั สามารถกด Ctrl+C ไดอ้ ีกดว้ ย 3. เลือกเซลลม์ มุ บนซา้ ยของพ้ืนที่ที่จะวาง เคลด็ ลบั เม่ือตอ้ งการยา้ ยหรือคดั ลอกส่วนท่ีเลือกไปยงั แผน่ งานหรือสมุดงานอื่น ใหค้ ลิกแทบ็ แผน่ งานอ่ืนหรือ สลบั ไปยงั สมุดงานอ่ืน แลว้ เลือกเซลลซ์ า้ ยบนของพ้นื ท่ีที่จะวาง 4. บนแทบ็ หนา้ แรก ในกลมุ่ คลิปบอร์ด ใหค้ ลิก วาง คียล์ ดั คุณยงั สามารถกด Ctrl+V ไดอ้ ีกดว้ ย หมายเหตุ

• เมื่อตอ้ งการเลือกตวั เลือกหน่ึงเม่ือคุณวางเซลล์ คุณสามารถคลิกลูกศรท่ีอยดู่ า้ นลา่ ง วาง แลว้ คลิก ตวั เลือกที่คุณตอ้ งการ ตวั อยา่ งเช่น คุณสามารถคลิก วางแบบพิเศษ หรือ รูปภาพ ได้ • ตามค่าเร่ิมตน้ Excel จะแสดงป่ มุ วางแบบพเิ ศษ บนแผน่ งานจดั เตรียมใหค้ ุณพร้อมตวั เลือกพิเศษเมื่อคุณ วางเซลล์ เช่น รักษาการจดั รูปแบบตามตน้ ฉบบั ถา้ คุณไมต่ อ้ งการให้ Excel แสดงป่ ุมน้ีในทุกคร้ังที่คุณ วางเซลล์ คุณกส็ ามารถปิ ดตวั เลือกน้ีได้ คลิกแทบ็ ไฟล์ แลว้ คลิก ตวั เลือก ในประเภท ข้นั สูง ภายใต้ ตดั คดั ลอก และวาง ใหล้ า้ งกลอ่ งกาเคร่ืองหมาย แสดงป่ มุ ตวั เลือกการวาง เม่ือวางเน้ือหาลงในขอ้ ความ • Excel จะแทนที่ขอ้ มูลท่ีมีอยใู่ นพ้นื ท่ีการวางเม่ือคุณตดั และวางเซลลเ์ พ่อื จะยา้ ยเซลล์ • เมื่อคุณคดั ลอกเซลล์ การอา้ งอิงเซลลจ์ ะถูกปรับโดยอตั โนมตั ิ อยา่ งไรกต็ าม เมื่อคุณยา้ ยเซลล์ การอา้ งอิง เซลลจ์ ะไม่ถูกปรับ และเน้ือหาของเซลลเ์ หล่าน้นั และของเซลลใ์ ดๆ ท่ีช้ีไปท่ีเซลลเ์ หลา่ น้นั อาจถูกแสดง เป็นขอ้ ผิดพลาด ในกรณีน้ี คุณจาํ เป็นตอ้ งปรับการอา้ งอิงดว้ ยตนเอง • ถา้ พ้นื ที่ที่จะคดั ลอกที่เลือกรวมเซลลท์ ่ีซ่อนอยดู่ ว้ ย Excel ก็จะคดั ลอกเซลลท์ ี่ถูกซ่อนดว้ ยเช่นกนั คุณอาจ ตอ้ งการยกเลิกการซ่อนเซลลท์ ี่คุณไม่ตอ้ งการรวมชวั่ คราวเมื่อคุณคดั ลอกขอ้ มลู ถา้ พ้นื ที่ท่ีจะวางมีแถวหรือคอลมั นท์ ี่ซ่อน คุณอาจตอ้ งยกเลิกการซ่อนพ้ืนท่ีท่ีจะวางเพือ่ ดูเซลลท์ ่ีถูกคดั ลอกท้งั หมด ยา้ ยหรือคดั ลอกเซลลท์ ้งั เซลลโ์ ดยใชเ้ มาส์ ตามคา่ เริ่มตน้ การแกไ้ ขแบบลากแลว้ ปล่อยจะถกู เปิ ดอยู่ เพอื่ ใหค้ ุณสามารถใชเ้ มาส์เพ่อื ยา้ ยและคดั ลอกเซลลไ์ ด้ 1. เลือกเซลลห์ รือช่วงของเซลลท์ ี่คุณตอ้ งการยา้ ยหรือคดั ลอก วิธีการเลือกเซลลห์ รือช่วง ตอ้ งการจะ ใหท้ าํ ดงั น้ี เลือก เซลลเ์ ดียว คลิกที่เซลล์ หรือกดแป้นลกู ศรเพ่ือ ยา้ ยไปยงั เซลลน์ ้นั

ช่วงของเซลล์ คลิกท่ีเซลลแ์ รกในช่วง แลว้ ลากไป ยงั เซลลส์ ุดทา้ ย หรือกด SHIFT คา้ ง ช่วงกวา้ งของ ไวข้ ณะกดแป้นลูกศรเพอื่ ขยายส่วน เซลล์ ที่เลือก เซลลท์ ้งั หมด บนแผน่ งาน คุณยงั สามารถเลือกเซลลแ์ รกในช่วง ของเซลล์ แลว้ จึงกด F8 เพ่ือขยาย ส่วนที่เลือกโดยใชป้ ่ มุ ลูกศรได้ เม่ือ ตอ้ งการหยดุ การขยายส่วนท่ีเลือก ใหก้ ด F8 อีกคร้ัง คลิกเซลลแ์ รกในช่วง จากน้นั ใหก้ ด SHIFT คา้ งไวใ้ นขณะท่ีคุณคลิก เซลลส์ ุดทา้ ยในช่วง คุณสามารถ เล่ือนเพือ่ ทาํ ใหม้ องเห็นเซลลส์ ุดทา้ ย คลิกป่ ุม เลือกท้งั หมด เม่ือตอ้ งการเลือกท้งั แผน่ งาน คุณ สามารถกด CTRL+A ไดด้ ว้ ย ถา้ แผน่ งานมีขอ้ มลู CTRL+A จะ เลือกขอบเขตปัจจุบนั การกด CTRL+A คร้ังท่ีสองจะเลือกท้งั แผน่ งาน

เซลลห์ รือช่วง เลือกเซลลห์ รือช่วงของเซลลแ์ รก เซลลท์ ่ีไม่ จากน้นั ใหก้ ด CTRL คา้ งไวใ้ น ติดกนั ขณะที่คุณเลือกเซลลห์ รือช่วงอื่น ท้งั แถวหรือ นอกจากน้นั คุณยงั สามารถเลือก คอลมั น์ เซลลห์ รือช่วงของเซลลแ์ รก แลว้ กด SHIFT+F8 เพ่ือเพ่มิ เซลลห์ รือช่วงท่ี ไม่ติดกนั ใหก้ บั ส่วนท่ีเลือก เม่ือ ตอ้ งการหยดุ การเพม่ิ เซลลห์ รือช่วง ในส่วนที่เลือก ใหก้ ด SHIFT+F8 อีก คร้ัง คุณไม่สามารถยกเลิกการเลือกเซลล์ หรือช่วงของเซลลใ์ นส่วนท่ีเลือกที่ ไมต่ ิดกนั โดยไม่ไดย้ กเลิกการเลือก ท้งั หมดได้ คลิกส่วนหวั ของแถวหรือคอลมั น์ 1. ส่วนหวั ของแถว 2. ส่วนหวั ของคอลมั น์ คุณยงั สามารถเลือกเซลลใ์ นแถวหรือ คอลมั นไ์ ดด้ ว้ ยโดยเลือกเซลลแ์ รก แลว้ กด CTRL+SHIFT+แป้นลกู ศร (ลกู ศรขวาหรือลกู ศรซา้ ยสาํ หรับ

แถวหรือ แถว ลกู ศรข้ึนหรือลกู ศรลงสาํ หรับ คอลมั น์ท่ี คอลมั น)์ ติดกนั ถา้ แถวหรือคอลมั นม์ ีขอ้ มูลอยู่ การ แถวหรือ กดป่ มุ CTRL+SHIFT+แป้นลูกศรจะ คอลมั นท์ ่ีไม่ เลือกแถวหรือคอลมั น์ไปที่เซลล์ ติดกนั สุดทา้ ยท่ีใชง้ าน การกด CTRL+SHIFT+แป้นลกู ศรคร้ังที่ เซลลแ์ รกหรือ สองจะเลือกท้งั แถวหรือท้งั คอลมั น์ เซลลส์ ุดทา้ ย ในแถวหรือ ลากขา้ มส่วนหวั ของแถวหรือ คอลมั น์ คอลมั น์ หรือเลือกแถวหรือคอลมั น์ แรก จากน้นั ใหก้ ด SHIFT คา้ งไวใ้ น ขณะที่คุณเลือกแถวหรือคอลมั น์ สุดทา้ ย คลิกส่วนหวั ของคอลมั น์หรือแถว ของแถวหรือคอลมั น์แรกในส่วนท่ี เลือกของคุณ จากน้นั ใหก้ ด CTRL คา้ งไวใ้ นขณะท่ีคุณคลิกส่วนหวั ของ คอลมั น์หรือแถวของแถวหรือ คอลมั นอ์ ่ืนท่ีคุณตอ้ งการเพม่ิ ส่วนท่ี เลือก เลือกเซลลห์ น่ึงในแถวหรือคอลมั น์ น้นั แลว้ กด CTRL+แป้นลูกศร (ลูกศรขวาหรือลกู ศรซา้ ยสาํ หรับ

เซลลแ์ รกหรือ แถว ลูกศรข้ึนหรือลกู ศรลงสาํ หรับ เซลลส์ ุดทา้ ย คอลมั น)์ ในแผน่ งาน หรือในตาราง กด CTRL+HOME เพื่อเลือกเซลล์ Microsoft แรกในแผน่ งานหรือในรายการ Office Excel Excel เซลลต์ า่ งๆ กด CTRL+END เพ่อื เลือกเซลล์ ไปจนถึงเซลล์ สุดทา้ ยในแผน่ งานหรือในรายการ สุดทา้ ยที่ถูก Excel ที่มีขอ้ มูลหรือการจดั รูปแบบ ใชใ้ นแผน่ อยู่ งาน (มุมลา่ ง ขวา) เลือกเซลลแ์ รก แลว้ กด CTRL+SHIFT+END เพื่อขยายส่วน เซลลต์ ่างๆ ท่ีเลือกไปยงั เซลลส์ ุดทา้ ยท่ีถกู ใชใ้ น ไปจนถึงเซลล์ แผน่ งาน (มมุ ลา่ งขวา) เร่ิมตน้ ของ แผน่ งาน เลือกเซลลแ์ รก แลว้ กด CTRL+SHIFT+HOME เพ่อื ขยาย เซลลม์ ากกวา่ ส่วนของเซลลท์ ี่เลือกไปยงั จุดเร่ิมตน้ หรือนอ้ ยกวา่ ของแผน่ งาน การเลือกที่ใช้ งานอยู่ กด SHIFT คา้ งไวใ้ นขณะท่ีคุณคลิก เซลลส์ ุดทา้ ยท่ีคุณตอ้ งการรวมใน การเลือกใหม่ ช่วงแบบ สี่เหล่ียมผืนผา้ ระหวา่ งเซลลท์ ี่ใชง้ าน

และเซลลท์ ่ีคุณคลิกจะเป็ นการเลือก ใหม่ เม่ือตอ้ งการยกเลิกการเลือกเซลล์ ใหค้ ลิกเซลลใ์ ดๆ บนแผน่ งาน 2. ใหเ้ ลือกทาํ อยา่ งใดอยา่ งหน่ึงต่อไปน้ี o เมื่อตอ้ งการยา้ ยเซลลห์ รือช่วงของเซลล์ ใหช้ ้ีไปที่เส้นขอบของส่วนที่เลือก เมื่อตวั ช้ีกลายเป็นตวั ช้ี การยา้ ย ใหล้ ากเซลลห์ รือช่วงของเซลลไ์ ปยงั ตาํ แหน่งที่ต้งั อ่ืน o เมื่อตอ้ งการคดั ลอกเซลลห์ รือช่วงของเซลล์ ใหก้ ดป่ ุม CTRL คา้ งไวข้ ณะช้ีไปท่ีเสน้ ขอบของส่วน ท่ีเลือก เมื่อตวั ช้ีกลายเป็นตวั ช้ีการคดั ลอก ใหล้ ากเซลลห์ รือช่วงของเซลลไ์ ปยงั ตาํ แหน่งที่ต้งั อ่ืน หมายเหตุ • Excel จะแทนที่ขอ้ มลู ท่ีอยใู่ นพ้นื ที่วางเมื่อคุณยา้ ยเซลล์ • เม่ือคุณคดั ลอกเซลล์ การอา้ งอิงเซลลจ์ ะถูกปรับโดยอตั โนมตั ิ อยา่ งไรก็ตาม เมื่อคุณยา้ ยเซลล์ การอา้ งอิง เซลลจ์ ะไม่ถกู ปรับ และเน้ือหาของเซลลเ์ หล่าน้นั และของเซลลใ์ ดๆ ที่ช้ีไปท่ีเซลลเ์ หล่าน้นั อาจถูกแสดง เป็นขอ้ ผิดพลาด ในกรณีน้ี คุณจาํ เป็นตอ้ งปรับการอา้ งอิงดว้ ยตนเอง • ถา้ พ้นื ที่ท่ีจะคดั ลอกที่เลือกรวมเซลลท์ ่ีซ่อนอยดู่ ว้ ย Excel กจ็ ะคดั ลอกเซลลท์ ี่ถูกซ่อนดว้ ยเช่นกนั คุณ อาจตอ้ งการยกเลิกการซ่อนเซลลท์ ี่คุณไม่ตอ้ งการรวมชวั่ คราวเมื่อคุณคดั ลอกขอ้ มูล ถา้ พ้นื ท่ีที่จะวางมีแถวหรือคอลมั น์ที่ซ่อน คุณอาจตอ้ งยกเลิกการซ่อนพ้ืนที่ท่ีจะวางเพื่อดูเซลลท์ ี่ถูกคดั ลอกท้งั หมด แทรกเซลลท์ ่ียา้ ยหรือคดั ลอกระหวา่ งเซลลท์ ่ีมีอยู่ 1. เลือกเซลลห์ รือช่วงของเซลลท์ ่ีมีขอ้ มูลที่คุณตอ้ งการยา้ ยหรือคดั ลอก วธิ ีการเลือกเซลลห์ รือช่วง

ตอ้ งการจะ ใหท้ าํ ดงั น้ี เลือก เซลลเ์ ดียว คลิกที่เซลล์ หรือกดแป้นลูกศรเพ่อื ช่วงของเซลล์ ยา้ ยไปยงั เซลลน์ ้นั ช่วงกวา้ งของ คลิกท่ีเซลลแ์ รกในช่วง แลว้ ลากไป เซลล์ ยงั เซลลส์ ุดทา้ ย หรือกด SHIFT คา้ ง ไวข้ ณะกดแป้นลูกศรเพือ่ ขยายส่วน เซลลท์ ้งั หมด ที่เลือก บนแผน่ งาน คุณยงั สามารถเลือกเซลลแ์ รกในช่วง ของเซลล์ แลว้ จึงกด F8 เพ่ือขยาย ส่วนที่เลือกโดยใชป้ ่ มุ ลกู ศรได้ เม่ือ ตอ้ งการหยดุ การขยายส่วนที่เลือก ใหก้ ด F8 อีกคร้ัง คลิกเซลลแ์ รกในช่วง จากน้นั ใหก้ ด SHIFT คา้ งไวใ้ นขณะที่คุณคลิก เซลลส์ ุดทา้ ยในช่วง คุณสามารถ เล่ือนเพือ่ ทาํ ใหม้ องเห็นเซลลส์ ุดทา้ ย คลิกป่ ุม เลือกท้งั หมด เม่ือตอ้ งการเลือกท้งั แผน่ งาน คุณ สามารถกด CTRL+A ไดด้ ว้ ย

เซลลห์ รือช่วง ถา้ แผน่ งานมีขอ้ มูล CTRL+A จะ เซลลท์ ่ีไม่ เลือกขอบเขตปัจจุบนั การกด ติดกนั CTRL+A คร้ังที่สองจะเลือกท้งั แผน่ งาน ท้งั แถวหรือ คอลมั น์ เลือกเซลลห์ รือช่วงของเซลลแ์ รก จากน้นั ใหก้ ด CTRL คา้ งไวใ้ น ขณะท่ีคุณเลือกเซลลห์ รือช่วงอื่น นอกจากน้นั คุณยงั สามารถเลือก เซลลห์ รือช่วงของเซลลแ์ รก แลว้ กด SHIFT+F8 เพ่ือเพ่มิ เซลลห์ รือช่วงท่ี ไมต่ ิดกนั ใหก้ บั ส่วนที่เลือก เม่ือ ตอ้ งการหยดุ การเพ่มิ เซลลห์ รือช่วง ในส่วนที่เลือก ให้กด SHIFT+F8 อีก คร้ัง คุณไมส่ ามารถยกเลิกการเลือกเซลล์ หรือช่วงของเซลลใ์ นส่วนที่เลือกท่ี ไม่ติดกนั โดยไมไ่ ดย้ กเลิกการเลือก ท้งั หมดได้ คลิกส่วนหวั ของแถวหรือคอลมั น์ 1. ส่วนหวั ของแถว 2. ส่วนหวั ของคอลมั น์

แถวหรือ คุณยงั สามารถเลือกเซลลใ์ นแถวหรือ คอลมั น์ที่ คอลมั น์ไดด้ ว้ ยโดยเลือกเซลลแ์ รก ติดกนั แลว้ กด CTRL+SHIFT+แป้นลูกศร (ลูกศรขวาหรือลูกศรซา้ ยสาํ หรับ แถวหรือ แถว ลูกศรข้ึนหรือลูกศรลงสาํ หรับ คอลมั น์ท่ีไม่ คอลมั น)์ ติดกนั ถา้ แถวหรือคอลมั นม์ ีขอ้ มูลอยู่ การ กดป่ มุ CTRL+SHIFT+แป้นลกู ศรจะ เลือกแถวหรือคอลมั น์ไปที่เซลล์ สุดทา้ ยท่ีใชง้ าน การกด CTRL+SHIFT+แป้นลกู ศรคร้ังท่ี สองจะเลือกท้งั แถวหรือท้งั คอลมั น์ ลากขา้ มส่วนหวั ของแถวหรือ คอลมั น์ หรือเลือกแถวหรือคอลมั น์ แรก จากน้นั ใหก้ ด SHIFT คา้ งไวใ้ น ขณะท่ีคุณเลือกแถวหรือคอลมั น์ สุดทา้ ย คลิกส่วนหวั ของคอลมั น์หรือแถว ของแถวหรือคอลมั นแ์ รกในส่วนท่ี เลือกของคุณ จากน้นั ใหก้ ด CTRL คา้ งไวใ้ นขณะที่คุณคลิกส่วนหวั ของ คอลมั นห์ รือแถวของแถวหรือ คอลมั นอ์ ่ืนที่คุณตอ้ งการเพม่ิ ส่วนที่ เลือก

เซลลแ์ รกหรือ เลือกเซลลห์ น่ึงในแถวหรือคอลมั น์ เซลลส์ ุดทา้ ย น้นั แลว้ กด CTRL+แป้นลูกศร ในแถวหรือ (ลกู ศรขวาหรือลูกศรซา้ ยสาํ หรับ คอลมั น์ แถว ลูกศรข้ึนหรือลูกศรลงสาํ หรับ คอลมั น)์ เซลลแ์ รกหรือ เซลลส์ ุดทา้ ย กด CTRL+HOME เพื่อเลือกเซลล์ ในแผน่ งาน แรกในแผน่ งานหรือในรายการ หรือในตาราง Excel Microsoft Office Excel กด CTRL+END เพื่อเลือกเซลล์ สุดทา้ ยในแผน่ งานหรือในรายการ เซลลต์ า่ งๆ Excel ที่มีขอ้ มูลหรือการจดั รูปแบบ ไปจนถึงเซลล์ อยู่ สุดทา้ ยท่ีถูก ใชใ้ นแผน่ เลือกเซลลแ์ รก แลว้ กด งาน (มุมลา่ ง CTRL+SHIFT+END เพ่ือขยายส่วน ขวา) ที่เลือกไปยงั เซลลส์ ุดทา้ ยท่ีถกู ใชใ้ น แผน่ งาน (มุมล่างขวา) เซลลต์ า่ งๆ ไปจนถึงเซลล์ เลือกเซลลแ์ รก แลว้ กด เร่ิมตน้ ของ CTRL+SHIFT+HOME เพื่อขยาย แผน่ งาน ส่วนของเซลลท์ ี่เลือกไปยงั จุดเร่ิมตน้ ของแผน่ งาน เซลลม์ ากกวา่ หรือนอ้ ยกวา่ กด SHIFT คา้ งไวใ้ นขณะที่คุณคลิก เซลลส์ ุดทา้ ยท่ีคุณตอ้ งการรวมใน

การเลือกท่ีใช้ การเลือกใหม่ ช่วงแบบ งานอยู่ ส่ีเหล่ียมผืนผา้ ระหวา่ งเซลลท์ ่ีใชง้ าน และเซลลท์ ่ีคุณคลิกจะเป็ นการเลือก ใหม่ เม่ือตอ้ งการยกเลิกการเลือกเซลล์ ใหค้ ลิกเซลลใ์ ดๆ บนแผน่ งาน 2. บนแทบ็ หนา้ แรก ในกล่มุ คลิปบอร์ด ใหเ้ ลือกทาํ อยา่ งใดอยา่ งหน่ึงตอ่ ไปน้ี o เมื่อตอ้ งการยา้ ยส่วนท่ีเลือก ใหค้ ลิก ตดั คียล์ ดั คุณยงั สามารถกด Ctrl+X ไดอ้ ีกดว้ ย o เม่ือตอ้ งการคดั ลอกส่วนที่เลือก ใหค้ ลิก คดั ลอก คียล์ ดั คุณยงั สามารถกด Ctrl+C ไดอ้ ีกดว้ ย 3. คลิกขวาเซลลม์ ุมบนซา้ ยของพ้นื ที่ที่จะวาง แลว้ คลิก แทรกเซลลท์ ี่ตดั หรือ แทรกเซลลท์ ี่คดั ลอก บน เมนูทางลดั เคลด็ ลบั เม่ือตอ้ งการยา้ ยหรือคดั ลอกส่วนที่เลือกไปยงั แผน่ งานหรือสมดุ งานอ่ืน ใหค้ ลิกแทบ็ แผน่ งานอ่ืนหรือ สลบั ไปที่สมดุ งานอ่ืน แลว้ เลือกเซลลท์ ่ีอยมู่ มุ บนซา้ ยของพ้นื ที่วาง 4. ในกลอ่ งโตต้ อบ วางแทรก ใหค้ ลิกทิศทางท่ีตอ้ งการเล่ือนเซลลข์ า้ งเคียงไป หมายเหตุ ถา้ คุณแทรกแถวท้งั แถวหรือคอลมั นท์ ้งั คอลมั น์ แถวและคอลมั นข์ า้ งเคียงจะถกู เลื่อนลงและไปทาง ดา้ นซา้ ยตามลาํ ดบั การคดั ลอกเฉพาะเซลลท์ ี่มองเห็น

ในกรณีท่ีเซลล์ แถว หรือคอลมั นใ์ ดๆ ในแผน่ งานไมถ่ กู แสดง คุณสามารถเลือกที่จะคดั ลอกเซลลท์ ้งั หมดหรือ เซลลท์ ่ีปรากฏเทา่ น้นั ตวั อยา่ งเช่น คุณสามารถเลือกท่ีจะคดั ลอกขอ้ มลู สรุปที่ถกู แสดงอยใู่ นแผน่ งานท่ีจดั เคา้ ร่าง เทา่ น้นั 1. เลือกเซลลท์ ี่คุณตอ้ งการคดั ลอก วิธีการเลือกเซลลห์ รือช่วง ตอ้ งการจะ ใหท้ าํ ดงั น้ี เลือก เซลลเ์ ดียว คลิกท่ีเซลล์ หรือกดแป้นลูกศรเพอื่ ยา้ ยไปยงั เซลลน์ ้นั ช่วงของเซลล์ คลิกที่เซลลแ์ รกในช่วง แลว้ ลากไป ยงั เซลลส์ ุดทา้ ย หรือกด SHIFT คา้ ง ไวข้ ณะกดแป้นลกู ศรเพอ่ื ขยายส่วน ท่ีเลือก คุณยงั สามารถเลือกเซลลแ์ รกในช่วง ของเซลล์ แลว้ จึงกด F8 เพอ่ื ขยาย ส่วนที่เลือกโดยใชป้ ่ ุมลกู ศรได้ เมื่อ ตอ้ งการหยดุ การขยายส่วนที่เลือก ใหก้ ด F8 อีกคร้ัง ช่วงกวา้ งของ คลิกเซลลแ์ รกในช่วง จากน้นั ใหก้ ด เซลล์ SHIFT คา้ งไวใ้ นขณะท่ีคุณคลิก เซลลส์ ุดทา้ ยในช่วง คุณสามารถ เล่ือนเพื่อทาํ ใหม้ องเห็นเซลลส์ ุดทา้ ย