เอกสารประกอบการเรียน การบัญชีชั้นกลาง 1

32 รายได้อ่ืน และเก็บข้อมูลของพนักงานแต่ละคนในขณะปฏิบัติงานไว้เพ่ือสรุปผลของการปฏิบัติงาน หากมีเงินสดขาดและเงินสดเกินเป็นจานวนมาก กิจการอาจต้องมีวิธีตักเตือนพนักงานคนนั้น เนือ่ งจากเปน็ สว่ นหนึง่ ของการควบคมุ เงินสดทีเ่ ปน็ ระบบต่อไป 4. การใชร้ ะบบของเอกสารต่างๆ เพอ่ื ทาให้เกดิ การควบคมุ เช่น 4.1 การเปิดบัญชีเงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวัน คือ เม่ือกิจการมีเงินสดเข้ามา ในแต่ละวัน กิจการไม่ควรเก็บเงินสดไว้เองท้ังหมด กิจการต้องกาหนดจานวนเงินสดขั้นต่าที่มีความ จาเป็นต้องใช้ในแต่ละวัน และในส่วนท่ีเกินกว่าจานวนเงินสดข้ันต่าให้นาไปฝากธนาคาร เน่ืองจากว่า เม่ือกิจการนาเงินสดไปฝากธนาคาร จะมีหลักฐานในการฝากคือ ใบนาฝาก( pay- in slip) และ หลักฐานในการถอนคอื สาเนาเช็ค เพอื่ ประกอบการบันทกึ บัญชี 4.2 เมือ่ กจิ การได้รับเงินสดจากลูกค้า กิจการต้องออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าเพื่อเป็น หลักฐานว่ากิจการได้รับเงินสดจากลกู คา้ แลว้ และลกู คา้ ไดจ้ ่ายเงนิ ให้กิจการแล้วเช่นกัน จากน้ันกิจการ ต้องนาใบเสรจ็ รับเงนิ ไปบนั ทกึ บัญชีวา่ ได้รบั เงนิ สดเรียบร้อย ส่วนใบเสร็จรับเงินที่ยังไม่ได้ใช้ต้องเก็บไว้ เป็นอย่างดี หากมีการยกเลิกใบเสร็จรับเงินกิจการต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานไม่ควรนาใบเสร็จรับเงินที่ ยกเลกิ แล้วไปทิ้ง 5. การใชเ้ ทคโนโลยี เช่น 5.1 การนากล้องวงจรปิดมาใช้ เช่น ตรวจสอบการทางานของพนักงานรับเงินสดใน ขณะท่ีรับเงนิ สดจากลูกคา้ เปน็ ต้น 5.2 การนาโปรแกรมสาเร็จรูปมาใช้ เช่น การบันทึกข้อมูลทางการบัญชีเพ่ือประมวลผล เปน็ ข้นั ตอนและสามารถรายงานผลได้อยา่ งแม่นยาและตรวจสอบไดใ้ นทนั ที การควบคมุ เงนิ สดด้านจ่าย เม่ือกิจการมีความจาเป็นต้องใช้เงิน เช่น การนาเงินสดไปซื้อสินค้า การนาเงินไปชาระหนี้ให้ เจ้าหน้ีการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ เป็นต้น ซ่ึงหมายถึงการที่เงินสดจะออกจากกิจการ กิจการต้องมีวิธี ปฏิบตั ิเกย่ี วกับเงนิ สดดา้ นจา่ ยใหถ้ ูกตอ้ ง เพ่ือจะไดป้ ฏบิ ัติให้ถูกต้องกับเงินท่ีกาลังจะจ่ายออกไป อีกท้ัง ยงั เป็นการปอ้ งกันการสญู หาย การทุจรติ และการควบคุมการใช้เงินของกิจการ กิจการควรปฏิบัติ ดังนี้

33 1. การนาระบบการควบคมุ โดยเอกสารมาใช้ เชน่ 1.1 การเปิดบัญชีเงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวัน กิจการต้องกาหนดจานวนเงิน สดข้ันต่าท่ีจะต้องใช้ในแต่ละวันข้ึนมาจานวนหน่ึง หากกิจการมีความจาเป็นต้องใช้เงินสดเกินกว่า จานวนขั้นต่าที่กาหนดไว้ ควรจ่ายโดยใช้เช็คและกิจการจะถอนเงินฝากธนาคารได้จะต้องถอนโดยผู้มี อานาจหรือเจ้าของกิจการเท่านั้นและ การจัดทางบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร เพื่อตรวจสอบจานวน เงินท่ีกิจการมีอยู่จริงท่ีธนาคารและหากพบข้อผิดพลาดระหว่างกิจการและธนาคารจะได้แก้ไขได้ ในทันที 1.2 ระบบใบสาคัญจ่าย (Voucher System) เป็นระบบท่ีคิดค้นเพ่ือการตรวจสอบ รายการจ่ายเงินทุกกรณีของกิจการ เป็นการควบคุมด้านการจ่ายของเงินสด กิจการต้องจัดทาเอกสาร ภายในขึ้นมาเพ่ือกรอกรายละเอียดของการจ่ายเงิน เรียกว่า “ใบสาคัญจ่าย” แล้วแนบไปกับเอกสารที่ ต้องจ่ายเงิน จากน้ันนาไปเขียนเช็ค ซ่ึงจะต้องตรวจสอบเอกสารให้ครบถ้วนก่อนจ่ายเช็ค เป็นระบบท่ี เหมาะแก่การนามาใช้ควบค่กู ับการฝากเงินประเภทกระแสรายวัน 1.3 ระบบเงินสดย่อย (Petty Cash System) วิธีนี้สามารถนามาใช้กับกิจการท่ีใช้บริการ ฝากและถอนประเภทกระแสรายวัน เมื่อกิจการมีค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ท่ีเกิดขึ้นเป็นประจา การถอน เงนิ จากธนาคารจึงเป็นเร่ืองยุ่งยาก หลายข้ันตอน กิจการต่างๆ จึงได้นาระบบเงินสดย่อยมาใช้ เพ่ือให้ เกิดความสะดวกโดยไม่ต้องเบิกจ่ายผ่านธนาคารบ่อยคร้ัง และประหยัดค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการเขียน เชค็ อีกด้วย 2. ทุกคร้ังที่จ่ายเช็คจะต้องถ่ายเอกสารเช็คที่ส่ังจ่ายแล้วเก็บไว้เป็นหลักฐานประกอบการ ลงบญั ชี เรียกว่า “สาเนาเชค็ ” 3. เอกสารตา่ งๆ ทจี่ ่ายเงินแลว้ จะตอ้ งประทบั ตรา “จ่ายแลว้ ” เพื่อป้องกันการเบิกจ่ายเงนิ ซา้ 4. การใชเ้ ทคโนโลยี เชน่ 4.1 กลอ้ งวงจรปดิ เพื่อ ตรวจสอบการทางานของพนักงาน การป้องกันสินทรัพย์สญู หาย 4.2 โปรแกรมสาเร็จรปู เมื่อมีการบนั ทกึ ขอ้ มลู อยา่ งมรี ะบบจะทาให้กิจการได้ข้อมูลอย่าง เป็นปจั จบุ ัน หากเกดิ ขอ้ ผิดพลาดก็สามารถแกไ้ ขไดท้ ันที

34 ระบบใบสาคญั จ่าย (The Voucher System) ระบบน้ีเป็นระบบหนึ่งของการควบคุมเกี่ยวกับเงินสดของกิจการเป็นการควบคุมการจ่ายเงิน ทุกรายการของกิจการก่อนท่ีจะออกจากกิจการยกเว้นรายการท่ีต้องจ่ายจากเงินสดย่อย ซ่ึงจะกล่าว ถัดไป ระบบใบสาคัญจ่ายน้ีสามารถนามาใช้ในธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่ได้ ซึ่งจะต้องมีการ เตรียมสมุดบนั ทึก แฟ้มทใ่ี ช้จดั เกบ็ เอกสาร ตามความเหมาะสมและตามขนาดของกจิ การด้วย ขั้นตอนในการปฏบิ ัตขิ องระบบใบสาคัญจ่าย 1. เม่ือกิจการมรี ายการจา่ ยเงนิ กจิ การจะทาการตรวจสอบความถกู ต้องของเอกสาร โดยการ จัดทาใบสาคัญจ่ายของกิจการเองมากรอกข้อมูลให้ตรงกับเอกสารการจ่ายเงินนั้น แล้วจัดทาเป็นชุด ตดิ กันไว้ ใบสาคัญ 1 ใบ สาหรบั รายจ่าย 1 รายการ 2. นาใบสาคัญท่ีทาไว้เป็นชุด มาบันทึกใน ทะเบียนใบสาคัญจ่าย (The Voucher Register) ซ่งึ ทะเบียนใบสาคัญจา่ ย คือสมดุ บญั ชขี ัน้ ต้น แต่เป็นสมดุ รายวันเฉพาะ 3. รายการใดทีต่ อ้ งจ่ายเงินทันทีจะถูกนาไปเขียนเช็ค โดยผู้มีอานาจของกิจการเท่าน้ันจึงจะ ลงลายมือช่ือในเช็คได้ และบันทึกรายการน้ันลงในทะเบียนจ่ายเช็ค ซ่ึงทะเบียนจ่ายเช็คก็คือ สมุด บัญชีขั้นต้น เป็นสมุดรายวันเฉพาะเช่นกัน ส่วนเอกสารที่จ่ายเงินแล้ว จะถูกแยกเก็บในแฟ้มและ ประทบั ตราวา่ “จา่ ยแล้ว” 4. รายการใดท่ียังไม่ครบกาหนดชาระเงิน จะถูกแยกไปเก็บในแฟ้ม “รอจ่าย” ต้องเรียง ตามลาดับวันท่ีทีถ่ งึ กาหนดจา่ ยเงิน การตรวจสอบรายการที่คา้ งชาระ 1. ใบสาคัญจ่ายชุดที่ยังไม่ได้ชาระเงินให้ตรวจสอบที่ทะเบียนใบสาคัญ โดยดูในช่องวันที่ ช่องเลขท่เี ชค็ จะยงั ไมไ่ ด้กรอกขอ้ ความใดๆ 2. นาข้อมูลท่ียงั ไมไ่ ด้ชาระเงินน้ี มาสรปุ เป็นรายการคา้ งจา่ ยในวนั สิน้ เดือน เพื่อทราบจานวน เงินและช่อื กิจการ 3. เมื่อรวมจานวนเงินที่ยังไม่ได้จ่ายชาระจะต้องมีจานวนเงินตรงกับบัญชีแยกประเภท เจา้ หนี้ และจะต้องมีรายละเอียดตรงกนั กับเอกสารที่ถูกเก็บในแฟม้ ใบสาคัญที่รอการจา่ ย

35 เอกสารรายการจา่ ยเงิน จดั ทาใบสาคัญจ่ายแนบ เขียนเช็คถ้า ทะเบยี นจา่ ยเชค็ ประทบั ตรา กับเอกสารการจา่ ยเงนิ จา่ ยเงินทนั ที ในเอกสาร วา่ ”จ่าย บนั ทกึ ในทะเบียน แลว้ ”และ ใบสาคัญจ่าย เก็บในแฟ้ม จา่ ยเงนิ แลว้ เกบ็ เอกสารรายการจ่ายเงินท่ีแนบ ใบสาคญั จ่ายในแฟ้มรอจา่ ยเงิน ถ้ายงั ไมค่ รบกาหนดชาระเงนิ ภาพท่ี 2.1 ระบบใบสาคัญจ่าย ตัวอย่างท่ี 2-2 บริษัท หนองฉิม จากัด นาระบบใบสาคัญจ่ายมาใช้ มีรายการค้าในเดือนกุมภาพันธ์ ดังนี้ ก.พ. 1 ซอ้ื สนิ คา้ จากบรษิ ทั บ้านหว้ ย จากดั จานวน 25,000 บาท เงอื่ นไข 2/10 n/30 5 ซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ จากบริษัท หมากแข้ง จากัดจานวน 60,000 บาท ตกลง จ่ายเงิน 2 งวดในวันท่ี 10 มีนาคม 35,000 บาท และท่ีเหลือจ่ายในวันท่ี 10 เมษายน 25,000 บาท 7 ได้รบั ใบแจง้ หนค้ี ่าขนสง่ สินคา้ จากบรษิ ทั หนองบัว จากดั จานวน 1,250 บาท 9 จ่ายชาระค่าขนสง่ สนิ คา้ ใหบ้ ริษัท หนองบวั จากัด 10 จา่ ยชาระคา่ สนิ คา้ ให้บริษทั บา้ นห้วย จากัด ได้รับสว่ นลดตามเงอื่ นไข 18 ซื้อสนิ ค้าจากบรษิ ทั บ้านถอ่ น จากัด 50,000 บาท เง่ือนไขการชาระหน้ี 2/10, n/30

36 20 ซื้อวสั ดสุ านกั งาน 750 บาท จากบรษิ ัท สามพร้าว จากดั 22 จ่ายชาระค่าซือ้ วสั ดุสานกั งานให้บรษิ ทั สามพรา้ ว จากดั 28 รับใบแจ้งหนค้ี ่าโฆษณาจากบรษิ ทั บา้ นจน่ั จากัด จานวน 10,000 บาท 28 จา่ ยชาระคา่ สินค้าให้บริษทั บ้านถอ่ น จากดั ได้รบั ส่วนลด ตามเง่อื นไข ทะเบียนจา่ ยเช็ค พ.ศ. 2557 เลขที่ รายการ เลขท่ี เดบิต เครดิต เชค็ ใบสาคญั ใบสาคัญจ่าย สว่ นลดรับ ธนาคาร ก.พ. 9 2111 บริษทั หนองบัว จากดั 2-4 1,250 1,250 10 2112 บรษิ ัท บ้านหว้ ย จากดั 2-1 25,000 500 24,500 22 2113 บรษิ ทั สามพร้าว จากดั 2-6 750 750 28 2114 บรษิ ทั บ้านถอ่ น จากดั 2-5 50,000 1,000 49,000 77,000 1,500 75,500 201 504 102

ทะเบียนใบสาค พ.ศ. เลขทใี่ บ ผูร้ บั เงิน คาอธบิ าย เงื่อนไข 2557 สาคญั บรษิ ทั บา้ นหว้ ย จากัด ซอื้ สินค้าเปน็ เงินเช่ือ 2/10 n/30 ก จ่าย บรษิ ัท หมากแขง้ จากัด ซื้อเคร่ืองคอมพวิ เตอร์ ก.พ. 1 2-1 บริษัท หมากแขง้ จากดั ซอ้ื เครื่องคอมพิวเตอร์ ก บรษิ ัท หนองบวั จากัด คา่ ขนส่งเขา้ 2/10 n/30 ก 5 2-2 บริษทั บา้ นถอ่ น จากัด ซอื้ สนิ ค้าเป็นเงนิ เชื่อ บรษิ ัท สามพรา้ ว จากัด ซอ้ื วัสดสุ านกั งาน ก 5 2-3 บริษทั บา้ นจั่น จากดั คา่ โฆษณา 7 2-4 18 2-5 20 2-6 28 2-7

37 คญั (Voucher Register) การจา่ ยเงนิ เครดติ เดบิต วันท่ี เลขที่ ใบสาคัญ ซ้อื สินค้า ค่าขนส่ง บัญชอี น่ื ๆ เช็ค จา่ ย เขา้ ชอื่ บญั ชี เลขที่ จานวนเงิน ก.พ.10 2112 25,000 25,000 เคร่ืองใชส้ านักงาน 112 35,000 ก.พ.9 2111 35,000 เครื่องใช้สานกั งาน 112 25,000 ก.พ.28 2114 25,000 ก.พ.22 2113 1,250 1,250 50,000 50,000 วัสดุสานักงาน 108 750 750 คา่ โฆษณา 510 10,000 10,000 147,000 75,000 1,250 70,750 201 501 502 37

38 รายละเอียดใบสาคญั ค้างจ่าย วนั ที่ 28 กุมภาพันธ์ 2557 ใบสาคัญเลขที่ ผู้รบั เงนิ จานวนเงนิ ( บาท ) 2-2 บริษทั หมากแข้ง จากดั 35,000 2-3 บริษทั หมากแข้ง จากัด 25,000 2-7 บริษทั บ้านจน่ั จากดั 10,000 รวม 70,000 จานวนเงิน 70,000 บาท คือรายละเอียดท่ียังไม่ได้ชาระเงิน โดยเก็บรายละเอียดมาจาก ทะเบียนใบสาคัญจ่าย ซึ่งจะต้องมีจานวนเท่ากันกับจานวนเงินในบัญชีแยกประเภททั่วไปของบัญชี เจ้าหน้ี ระบบเงนิ สดยอ่ ย (Petty Cash) เป็นระบบท่ีกิจการนามาใช้ในกรณีท่ีกิจการนาเงินสดท่ีได้รับมาท้ังหมดไปฝากธนาคาร เม่ือมี ความจาเป็นต้องใช้เงินจะถอนออกมา ซ่ึงระบบน้ีเป็นการควบคุมภายในด้านจ่ายท่ีประหยัดเวลาและ ประหยัดค่าใชจ้ ่ายของกจิ การ ระบบเงินสดย่อย หมายถึง จานวนเงินสดท่ีกิจการได้กันออกมาจากบัญชีเงินฝากธนาคาร ของกิจการ เพ่ือใช้สาหรับการจ่ายค่าใช้จ่ายที่มีจานวนเล็กน้อยและเกิดขึ้นเป็นประจา เช่น ค่าพาหนะ ค่าไปรษณีย์ ค่าขนส่ง เป็นต้น ในการกาหนดจานวนเงินที่จะให้มีไว้เพ่ือใช้จ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ เหล่าน้ี เราจะเรียกว่า “กาหนดจานวนเงินสดย่อย” ซึ่งการกาหนดจานวนเงินสดย่อยนี้จะมีจานวนตามความ เหมาะสมสาหรบั ค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่เกิดข้ึนในช่วงเวลาหน่ึงของกิจการ เมื่อกิจการกาหนดจานวนเงิน สดยอ่ ยได้แล้ว กิจการจะตอ้ งแตง่ ตง้ั “ผู้รักษาเงินสดย่อย” จานวน 1 คน ซ่ึงจะเป็นใครก็ได้ในกิจการแต่ ต้องไม่ใชพ่ นักงานบัญชีของกิจการ เพื่อเป็นคนถือเงินสดย่อยจานวนน้ีไว้ เมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นในแต่ ละแผนกก็จะไปขอเบิกเงินจานวนนั้นจากผู้รักษาเงินสดย่อย และผู้รักษาเงินสดย่อยจะทาการจด บันทกึ รายการต่างๆ เหลา่ นเี้ อาไว้เองและเก็บหลักฐานในการจ่ายเงินซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการลงใน สมุดบันทึกของผู้รักษาเงินสดย่อย เรียกว่า “สมุดเงินสดย่อย” โดยที่สมุดเงินสดย่อยไม่จาเป็นต้อง จดั ทาตามหลักบญั ชีแตอ่ ยา่ งใด จนกระทั่งเมื่อจานวนเงินสดย่อยใกล้จะหมด อาจเป็น 2 สัปดาห์ หรือ 1 เดือน ก็แล้วแต่ ผู้รักษาเงินสดย่อยก็จะเก็บรวบรวมหลักฐานที่ได้รับจากการจ่ายเงินน้ัน (หลักฐาน

39 บางอย่างไม่มี ก็ต้องจัดทาเอกสารข้ึนมาเอง เช่น ใบเสร็จรับเงินจากรถโดยสาร เป็นต้น) เพื่อนาไปขอ เบิกเงินสดมาถือไว้ให้มีจานวนเท่ากับจานวนที่กาหนดเงินสดย่อยไว้ต้ังแต่ครั้งแรกเพ่ือนามาไว้สาหรับ ค่าใช้จา่ ยท่จี ะเกิดขน้ึ ในงวดถดั ไป วิธีน้เี ป็นวธิ ที ี่นยิ มใช้ เรียกวา่ Impress System ซึ่งมีขั้นตอน คือ การ กาหนดจานวนเงินสดย่อย การแต่งตั้งผู้รักษาเงินสด และการจ่ายเงินสดย่อยและการเบิกคืนเงินสด ย่อย แสดงรายละเอียดได้ ดงั นี้ 1. การกาหนดจานวนเงินสดย่อย ในการกาหนดจานวนเงินสดย่อยมักขึ้นอยู่กับความ จาเปน็ และขนาดของธุรกิจที่จะต้องมีรายการใช้จ่าย ในช่วงเวลาที่กาหนด เช่น 2 สัปดาห์หรือ 1 เดือน เป็นต้น ซ่ึงผู้มีอานาจในการสั่งจ่ายเงินก็จะเขียนเช็คตามจานวนรายจ่ายท่ีเกิดข้ึนเป็นประจาในแต่ละ ช่วงเวลาและจานวนรายจ่ายท่ีเกิดขึ้นเป็นประจานี้เองที่เป็นตัวกาหนดจานวนของเงินสดย่อยซ่ึงการ กาหนดจานวนเงินสดย่อยน้สี ามารถเพ่มิ หรอื ลดจานวนตามความจาเปน็ ของรายจ่าย 2. การแต่งตั้งผู้รักษาเงินสดย่อย เมื่อกิจการสามารถกาหนดจานวนเงินสดย่อยได้แล้ว กิจการจะต้องหาผู้มารักษาหรือถือเงินจานวนนี้ไว้ เรียกว่า “ผู้รักษาเงินสดย่อย” โดยผู้มีอานาจของ กิจการจะเขียนเช็คตามจานวนเงินสดย่อยที่ได้กาหนดไว้ และมอบเช็คให้ผู้รักษาเงินสดย่อยเพ่ือจะได้ นาเชค็ ไปเบิกเป็นเงนิ สดมาถือไว้ 3. การจ่ายเงินสดย่อยและการเบิกคืนเงินสดย่อย เม่ือมีค่าใช้จ่ายของกิจการเกิดข้ึนที่ แผนกใดก็ตาม เม่ือเกิดขึ้นแล้ว แผนกนั้นๆ สามารถนาหลักฐานมาเบิกเงินสดสาหรับค่าใช้จ่ายนั้นกับ ผู้รักษาเงินสดย่อย และผู้รักษาเงินสดย่อยจะต้องทาการจดบันทึกไว้เอง ตามหลักฐานท่ีเกิดจริง แต่ หากไม่มีหลักฐาน เช่น ไม่มีใบเสร็จรับเงิน ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องจัดทาเอกสารขึ้นมาเองเพ่ือเป็น หลักฐานว่าได้เกิดรายจ่ายนั้นจริงและให้ผู้ที่จ่ายเงินน้ันลงลายมือชื่อไว้ในเอกสารเพ่ือเก็บไว้เป็น หลักฐานต่อไป และในระยะเวลาหน่ึงเมื่อครบกาหนด ผู้รักษาเงินสดย่อยจะรวบรวมหลักฐานท้ังหมด ตามที่ได้จ่ายเงินสดไปแล้วนั้นมาให้พนักงานบัญชีบันทึกรับรู้รายจ่ายที่ได้จ่ายไป เนื่องจากเป็น ค่าใช้จ่ายของกิจการ และผู้รักษาเงินสดย่อยจะได้รับเช็คฉบับใหม่ไปเท่ากับจานวนเงินท่ีนาหลักฐาน มาขอเบกิ นน่ั เอง และจะทาใหเ้ งนิ สดย่อยมีจานวนเท่ากบั ท่ีไดต้ ั้งกาหนดจานวนเงนิ ไว้

40 ตวั อย่างที่ 2-3 บรษิ ทั นักเรียน จากดั ผู้บริหารของกิจการได้กาหนดจานวนเงินสดย่อย 1,000 บาทใน วนั ท่ี 1 ก.พ. 2557 ด้วยเช็คเลขท่ี 1111 ก.พ. 5 แผนกบญั ชีส่งจดหมายไปให้ลกู หน้ีและจา่ ยค่าไปรษณยี ล์ งทะเบยี น 200 บาท 10 แผนกบุคคล จา่ ยค่าพาหนะ 500 บาท 25 แผนกธรุ การ จ่ายค่าขยะใหเ้ ทศบาล 100 บาท 28 แผนกธรุ การ จ่ายคา่ ใชจ้ ่ายเบด็ เตล็ด 100 บาท ม.ี ค. 1 ผ้รู กั ษาเงนิ สดย่อย เบิกชดเชยเงินสดย่อย จากรายจา่ ยทง้ั หมด 900 บาท และไดร้ ับเช็คเลขท่ี 1150 จากกจิ การ สมุดรายวนั ทวั่ ไป (บนั ทึกโดยพนกั งานบญั ชขี องกิจการ) พ.ศ. รายการ เลขท่ี เดบิต เครดิต บัญชี 2557 1,000 - ก.พ. 1 เงนิ สดยอ่ ย เงินฝากธนาคาร 1,000 - กาหนดจานวนเงินสดย่อย ด้วยเชค็ เลขท่ี 1111 สมุดเงินสดย่อย (บันทกึ โดยผู้รักษาเงนิ สดยอ่ ย) พ.ศ. รบั จา่ ย คงเหลือ 2557 รายการ จานวน รายการ จานวนเงนิ จานวนเงนิ เงนิ ก.พ. 1 จานวนเงินสดยอ่ ย 200 1,000 5 1,000 500 800 10 100 300 25 ค่าไปรษณีย์ 100 200 28 ค่าพาหนะ 100 มี.ค. 1 เบิกชดเชยเงินสดย่อย ค่าขยะ 1,000 คา่ ใชจ้ ่ายเบด็ เตล็ด 900

41 สมดุ รายวันทวั่ ไป (บันทกึ โดยพนักงานบญั ชขี องกิจการ) พ.ศ. รายการ เลขท่ี เดบิต เครดติ 2557 บัญชี มี.ค. 1 คา่ ไปรษณีย์ 200 - 500 - คา่ พาหนะ 100 - 100 - คา่ ขยะ คา่ ใชจ้ า่ ยเบด็ เตล็ด เงนิ ฝากธนาคาร 900 - บันทึกการจ่ายชดเชยเงินสดย่อยให้ผู้รักษาเงินสด ย่อย ด้วยเช็คเลขที่ 1150 กจิ การ อนุมัติ กิจการ แต่งตงั้ ผู้รักษา เมอื่ มคี า่ ใชจ้ า่ ยของกจิ การซึ่งมจี านวนเงิน จานวนเงินสดย่อย เงินสดยอ่ ยและมอบเช็ค เล็กน้อยเกดิ ขึ้น ใหไ้ ปเบิกเงินสดกับผู้รักษา และทาเชค็ เพ่อื ไปขน้ึ เงนิ สดมาถอื ไว้ เงินสดย่อยโดยกจิ การไมต่ ้องเขียนเชค็ บาท และพนกั งานบัญชีจะเขยี นเช็ค ผรู้ กั ษาเงนิ สดยอ่ ยนาหลักฐานซ่ึงเป็น เมอื่ จานวนเงนิ สด ฉบบั ใหม่ซงึ่ มจี านวนเงนิ เทา่ กบั คา่ ใช้จา่ ยของกจิ การ(900บาท)มาให้ ย่อยใกลจ้ ะหมด เช่น หลกั ฐานท้งั หมด(900 บาท ) พนกั งานบญั ชขี องกิจการบันทึกบญั ชี เหลือ 100 บาท ผู้รกั ษาเงนิ สดยอ่ ยได้รับเชค็ ฉบบั ใหม่แล้วนาไปข้ึนเงนิ สด เมอ่ื นาเงนิ สดที่ได(้ 900 บาท ) มารวมกบั เงนิ สดทเ่ี หลอื (100 บาท)จะต้องเทา่ กบั จานวนที่ กิจการอนุมัตไิ ว(้ 1,000 บาท ) ภาพที่ 2.2 ขัน้ ตอนของระบบเงินสดย่อย

42 เมื่อได้กล่าวถึงการควบคุมภายในท้ังด้านรับและด้านจ่ายแล้ว จะเห็นว่ามีวิธีการมากมายท่ี กิจการจะนามาใช้ เพ่ือความเป็นระบบ ทาให้ง่ายต่อการตรวจสอบ การนาเงินสดไปฝากธนาคาร ประเภทกระแสรายวัน เป็นวิธีหน่ึงในการควบคุมเงินสดของกิจการ เน่ืองจากมีความสะดวกในการ ดาเนนิ ธรุ กจิ หลายประการ ดังน้ี สมดุ เงนิ สด (Cash Book) สมุดเงินสด เป็นสมุดบัญชีขั้นต้น ท่ีกิจการใช้บันทึกรายการท่ีเกี่ยวกับการรับและจ่ายเงินใน เล่มเดียวกัน ท้ังนี้เพราะสมุดเงินสด เป็นสมุดบัญชีที่เอนกประสงค์มากจะใช้บันทึกท้ังรายการเงินสด และเงินฝากธนาคาร เป็นสมุดบัญชีข้ันต้นและสมุดบัญชีข้ันปลายในเล่มเดียวกัน เมื่อกิจการเปิดสมุด เงินสดไว้ใช้ในกิจการแล้ว กิจการไม่จาเป็นต้องมีสมุดบัญชีแยกประเภทท่ัวไปของเงินสดและเงินฝาก ธนาคาร สมุดเงินสดแบบ 1 ช่อง เป็นสมุดเงินสดท่ีเมื่อรับเงินสดเข้ามาจะนาเงินสดฝากธนาคารทันที และหากจะใช้เงิน จะถอนออกมาจากธนาคารโดยผู้มีอานาจ ซ่ึงเหมาะกับการควบคุมภายในของ กจิ การทั้งดา้ นรับและดา้ นจ่าย ตัวอย่างท่ี 2-4 บริษัท โขงเจียม จากัด เปิดบัญชีเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน เพ่ือความสะดวกใน การควบคุมภายในเก่ียวกับเงนิ สดและสะดวกต่อการดาเนินงานของกจิ การเอง อธิบายได้ ดงั น้ี 1. เมือ่ กิจการได้รบั เงินสด กิจการจะบันทึกลงในสมุดเงินสดด้านเดบิต หรือด้านซ้าย เช่น รับ เงินจากการขายสินคา้ รบั ชาระหน้จี ากลกู หน้ี กู้ยืมเงนิ จากธนาคาร เป็นตน้ 2. เมอ่ื กิจการมคี วามจาเป็นต้องใช้เงิน กจิ การจะถอนเงินจากธนาคารมาใช้โดยการเขียนเช็ค เรียงตามลาดับเลขที่เช็ค กิจการจะบันทึกลงในสมุดเงินสดด้านเครดิต หรือด้านขวา เช่น จ่ายเงินเพ่ือ ซอ้ื สินค้า จา่ ยชาระหนีใ้ ห้เจ้าหน้ี จา่ ยคา่ ใชจ้ ่ายตา่ งๆ เปน็ ตน้

43 สมดุ เงินสด บริษัท โขงเจียม จากดั พ.ศ. รายการ เลขท่ี เงนิ ฝาก พ.ศ. รายการ เลขที่ เลขที่ เงินฝาก เช็ค บญั ชี ธนาคาร 2557 บัญชี ธนาคาร 2557 3011 17,500 3012 7,500 ม.ค. 1 ยอดยกมา  40,000 ม.ค. 2 บัญชีคา่ เชา่ 3013 12,000 2 บัญชขี ายสินคา้ 4 บญั ชลี ูกหนี้ 10,000 5 บัญชเี จ้าหนี้การค้า 3014 14,000 การคา้ 9 บญั ชลี กู หนี้ 22,500 8 บัญชเี จ้าหนีก้ ารคา้ การคา้ 30 บญั ชีขายสินค้า 15,000 25 บญั ชเี จ้าหนี้การค้า 50,500 29 บญั ชเี งินเดอื น 3015 39,000 138,000 30 บญั ชคี า่ ไฟฟา้ 3016 6,000 31 ยอดยกไป 42,000  138,000 การนาเงินสดไปฝากธนาคาร เมื่อกิจการไดก้ าหนดจานวนเงินขั้นต่าที่ต้องใช้หมุนเวียนในกิจการในแต่ละวันแล้วนั้น กิจการ ควรนาเงินสดไปฝากธนาคาร การนาเงินสดไปฝากธนาคารมีหลายประเภท แล้วแต่ความสะดวก เช่น เงินฝากประเภทออมทรัพย์ เงินฝากประเภทประจา เงินฝากประเภทกระแสรายวันหรือเดินสะพัด เป็น ต้น โดยที่เงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวันมีความสะดวกและคล่องตัวเหมือนเงินสด เช่น เมื่อ กิจการนาเงินสดไปฝากธนาคาร ต้องเขียนใบนาฝาก โดยกิจการต้องเก็บสาเนาใบนาฝากเป็น หลกั ฐานประกอบการบันทึกบัญชี และเม่ือต้องการใช้เงินก็จะถอนเงินสดออกมาจากธนาคารโดยการ เขียนเช็ค โดยท่ีเช็คหรือใบถอนเงินน้ี กิจการสามารถมอบให้กับบุคคลท่ีต้องการจ่ายเงินให้ไปเบิกเงิน เองท่ีธนาคาร เป็นต้น ดังนั้น ธุรกิจโดยทั่วไปจึงมักใช้บริการธนาคารพาณิชย์เป็นเงินฝากธนาคาร ประเภทกระแสรายวนั

44 เมอื่ กจิ การไดร้ ับเงินสดมา กจิ การอาจนาเงินสดไปฝากธนาคาร เชน่ เดบิต เงินฝากธนาคาร xx เครดิต เงินสด xx เม่อื กจิ การมคี วามจาเปน็ ตอ้ งใช้เงิน กิจการจะถอนเงนิ จากธนาคารมาใช้ ดงั น้ี เดบติ เจา้ หนหี้ รือคา่ ใชจ้ า่ ย xx เครดิต เงินฝากธนาคาร xx เงินฝากธนาคารมีหลายประเภทให้เลือกใช้ตามความเหมาะสม เพราะแต่ละวันกิจการจะต้อง มีรายการรับและรายการจ่ายเงินสดจานวนหลายรายการ อาจได้รับมาจากการขายสินค้าหรือลูกหน้ี นามาชาระ เพื่อเป็นการป้องกันเงินสดสูญหายในเบื้องต้น กิจการควรนาเงินสดที่กิจการได้รับไปฝาก ธนาคารและถ้ากิจการต้องการใช้เงินท่ีนาไปฝากไว้ท่ีธนาคารก็สามารถถอนเงินสดออกมาใช้ได้โดยท่ี กิจการไม่ตอ้ งไปทาธรุ กรรมทธี่ นาคารด้วยตนเอง ข้ันตอนการฝากเงินสามารถอธิบายได้ดังนี้ เริ่มตั้งแต่การเปิดบัญชีเงินฝากธนาคาร โดย ธนาคารจะกาหนดจานวนเงินขั้นต่าเองในการเปิดบัญชีครั้งแรก กิจการจะไม่ได้รับสมุดคู่ฝากเป็น หลกั ฐานในการฝากเงนิ แตอ่ ยา่ งใด และกิจการจะไม่ได้รับดอกเบี้ยจากการฝากเงินประเภทน้ี การฝาก เงินจะต้องเขียนใบนาฝาก (pay in slip) โดยกิจการต้องเก็บสาเนาใบนาฝากน้ีไว้เป็นหลักฐานในการ ฝากเงิน ประกอบการบันทกึ บญั ช(ี อาจฝากเปน็ เงินสดหรือเชค็ ก็ได้และการถอนเงินจะต้องเขียนใบถอน เงนิ ซงึ่ ใบถอนเงนิ ในท่ีน้ีคือ เช็ค โดยเช็คจะต้องซ้อื จากธนาคารเท่านั้น ธนาคารจะทาเป็นเล่ม มีทั้งเล่ม เล็กและเล่มใหญ่ เรียกว่า “สมุดเช็ค” และในวันส้ินเดือนหรือต้นเดือนของทุกเดือน ธนาคารจะสรุป รายละเอียดในการฝากและถอนมาให้กิจการเรียกว่า “ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร” (Bank Statement) เม่ือกิจการได้รับใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคารแล้ว กิจการต้องตรวจสอบความถูกต้อง ระหว่างสมุดบัญชีของกิจการที่ได้บันทึกรายการฝากเงินและถอนเงินเอาไว้กับใบแจ้งยอดเงินฝาก ธนาคารว่ามียอดตรงกนั หรือไม่ หากยอดเงินมีจานวนไมต่ รงกันกิจการต้องทาการตรวจสอบว่าเกิดจาก สาเหตใุ ด เพอ่ื จะได้ทราบจานวนเงินฝากธนาคารทถ่ี ูกต้องต่อไป การเปิดบัญชีเงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวัน ในวันส้ินเดือนเม่ือธนาคารจะส่งใบ รายงานแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Statement) มาให้กิจการ เพื่อแจ้งว่ากิจการมีเงินฝาก ธนาคารอยู่จานวนเท่าใด กิจการจะต้องนาจานวนเงินท่ีธนาคารแจ้งยอดมาไปเปรียบเทียบกับสมุด บัญชีท่ีกิจการได้บันทึกบัญชีไว้เกี่ยวกับการฝากและถอนเงิน ว่ามีจานวนตรงกันหรือไม่หากไม่ตรงกัน

45 ในทางปฏิบัติยอดคงเหลือท้ังสองยอดมักไม่ตรงกัน กิจการต้องหาสาเหตุว่ามีสาเหตุใดท่ีทาให้จานวน เงินท่ีกิจการได้บันทึกบัญชีไว้เองกับจานวนเงินท่ีธนาคารแจ้งมาไม่ตรงกันแล้วจัดทาเป็นรายงาน เพ่ือ สรปุ สาเหตุของแตล่ ะเดือน การจดั ทางบพิสจู นย์ อดเงนิ ฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) กิจการต้องจัดทางบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร เพื่อตอบคาถามว่า กิจการมีเงินฝากธนาคาร อย่จู านวนเท่าใด ซึ่งมสี าเหตุทท่ี าให้จานวนเงินทง้ั สองทไ่ี มเ่ ทา่ กนั ดงั นี้ ตารางท่ี 2.1 สาเหตุที่ทาให้จานวนเงินระหวา่ งกิจการและธนาคารไม่เทา่ กัน กจิ การ ธนาคาร 1. กิจการบันทึกบัญชีแล้ว แต่ ธนาคารยัง 1. ธนาคารบันทึกบัญชีแล้ว แต่ กิจการยัง ไม่ไดบ้ นั ทกึ ในบัญชใี ห้ เชน่ ไมไ่ ดบ้ ันทกึ บัญชี เชน่ 1.1 เงินฝากระหว่างทาง (Deposit in Transit) 1.1 เอกสารทางการเงินที่กิจการใช้บริการ กิจการนาเงินสดหรือเช็คไปฝากธนาคาร และ ธนาคารเรียกเก็บให้ เมื่อธนาคารเก็บเงินได้ กิจการได้บันทึกบัญชีลงในสมุดของกิจการแล้วใน แล้วธนาคารจะบันทึกบัญชีว่าเงินฝากธนาคาร เดือนนั้นว่าเงินของกิจการเพ่ิมข้ึน แต่ธนาคารยัง ของกิจการเพ่ิมขึ้น แต่กิจการยังไม่ทราบและ ไม่ได้ทาการบันทึกบัญชีเพ่ือเพิ่มยอดเงินฝากให้ ยังไมไ่ ดท้ าการบันทึกบัญชี กิจการ ในเดือนเดียวกัน ส่งผลให้ จานวนเงินใน สมุดของกจิ การสงู กว่าจานวนเงินที่ธนาคารบันทึก ส่งผลให้จานวนเงินที่ธนาคารบันทึกไว้สูงกว่า ไว้ จานวนเงนิ ทกี่ จิ การบนั ทกึ ในสมุดของกจิ การ 1.2. เช็คค้างจ่าย (Outstanding Check) 1.2. ค่ าใ ช้ จ่า ยต่ า งๆ ที่หั กผ่ า นบั ญ ชี กจิ การได้สง่ั จา่ ยเช็คเพื่อจ่ายชาระและบันทึกบัญชี ธนาคาร เช่น กิจการมอบอานาจให้ธนาคาร ในสมุดของกิจการเรียบร้อยแล้วในเดือนนั้นว่าเงิน จ่ายค่าไฟฟ้าแทนกิจการ ธนาคารสามารถหัก ฝากธนาคารของกิจการลดลง แต่ผู้ท่ีได้รับเช็ค บัญชีเงินฝากธนาคารของกิจการได้ ส่งผลให้ จากกิจการ ยังไม่ได้นาเช็คไปเบิกเงินจากธนาคาร เงินฝากธนาคารที่ธนาคารบันทึกไว้มีจานวน ในเดือนเดียวกัน ส่งผลให้ จานวนเงินในสมุดของ ต่ากว่าจานวนเงินที่กิจการบันทึกในสมุดของ กิจการ กิจการต่ากวา่ จานวนเงินท่ธี นาคารบันทึกไว้

46 กจิ การ ธนาคาร 1. กจิ การบันทกึ บัญชแี ลว้ แต่ธนาคาร 1. ธนาคารบันทึกบัญชีแล้ว แต่ กิจการยังไม่ได้ ยังไม่ไดบ้ ันทึกในบัญชีให้ เชน่ บันทึกบญั ชี เช่น 1.3.เช็คคืน กิจการได้นาเช็คท่ีได้รับมาจากลูกค้าไปฝาก ธนาคาร และได้ทาการบันทึกลงในสมุดบัญชีของกิจการ แล้วว่าเงินฝากธนาคารของกิจการเพ่ิมข้ึน รวมทั้ง ธนาคารก็ได้บันทึกการเพ่ิมขึ้นของเงินฝากแล้วด้วย เช่นเดียวกัน และเม่ือธนาคารนาเช็คนั้นไปเรียกเก็บเงิน จากเจ้าของเช็ค พบว่าไม่มีเงินหรือมีเงินแต่ไม่พอจ่าย ธนาคารจะบันทึกลดยอดบัญชีเงินฝากของกิจการ โดยท่ี กิจการเองยังไม่ได้บันทึกบัญชีรายการท่ีถูกหักน้ี ส่งผลให้ ส่งผลให้ เงินฝากธนาคารท่ีธนาคารบันทึกไว้มีจานวนต่า กว่าจานวนเงินทก่ี ิจการบนั ทกึ ในสมุดของกิจการ 2. กิจการบันทกึ บญั ชผี ิด 2. ธนาคารบันทกึ บัญชผี ดิ 2.1.กิจการบันทึกบัญชีจานวนเงินใน 2.1.ธนาคารบันทึกบัญชีจานวนเงินไม่ตรงกับรายการท่ี สมุดของกิจการไม่ตรงกับจานวนเงินท่ี กิจการระบุมา ส่งผลให้ จานวนเงินในสมุดของกิจการสูง นาไปฝากหรือถอนกับธนาคาร ส่งผลให้ กวา่ จานวนเงินทธี่ นาคารบันทกึ ไว้ หรือ จานวนเงินในสมุดของกิจการสูงกว่า จานวนเงินในสมุดของกจิ การตา่ กว่าจานวนเงินท่ีธนาคาร จานวนเงินที่ธนาคารบนั ทึกไว้ หรือ บันทึกไว้ จานวนเงินในสมุดของกิจการต่ากว่า 2.2.ธนาคารบนั ทกึ จานวนเงนิ ผิดบญั ชี อาจเกิดจากความ จานวนเงนิ ท่ีธนาคารบนั ทกึ ไว้ ซ้ากันในชื่อของสถานประกอบการเช่น บริษัทจากัด หรือ ห้างหุ้นส่วนจากัด เป็นต้น หรือ กิจการมีชื่อคล้ายกัน ส่งผลให้ จานวนเงินในสมุดของกิจการสูงกว่าจานวนเงิน ท่ธี นาคารบันทึกไว้ หรอื จานวนเงินในสมดุ ของกิจการตา่ กวา่ จานวนเงินท่ีธนาคาร บนั ทกึ ไว้

47 ตัวอยา่ งท่ี 2-5 การเปรยี บเทียบสมุดบญั ชีของกจิ การและใบแจง้ ยอดเงินฝากธนาคาร กรณีจานวนเงนิ ตามสมุดของกจิ การและจานวนเงินตามใบแจ้งยอดเงนิ ฝากธนาคารมจี านวนเทา่ กัน สมดุ รายวนั ทั่วไปของกิจการ หนา้ ... เครดิต พ.ศ. รายการ เลขที่ เดบิต 100,000 - 100,000 - 2557 บญั ชี 50,000 - 50,000 - ต.ค. 1 เงินสด 101 1,000 - 1,000 - ทนุ -ฟลิ ม์ 301 2,000 - 2,000 - เจ้าของกจิ การนาเงนิ สดมาลงทนุ 5 เงินฝากธนาคาร 102 เงนิ สด 101 นาเงนิ สดฝากธนาคารกระแสรายวนั 30 ค่าเชา่ 501 เงินฝากธนาคาร 102 เขียนเชค็ เลขที่ 001 เพอ่ื จา่ ยเป็นค่าเช่า 31 เงนิ ฝากธนาคาร 102 รายไดจ้ ากการรบั จ้าง 401 รับเงนิ จากการรบั จา้ งนาฝากธนาคารทนั ที บัญชี เงินฝากธนาคาร เลขท่ี 102 พ.ศ.2557 รายการ หน้า เดบิต พ.ศ.2557 รายการ ห น้ า เครดิต บญั ชี บาท - บญั ชี บาท - ต.ค. 5 เงนิ สด รว.1 50,000 - ต.ค. 30 คา่ เช่า รว.1 1,000 - 31 รา ย ได้ จ าก ก า ร รว.1 2,000 - 1,000 รบั จ้าง 52,000 51,000

48 Bank Statement ท่ีธนาคารสง่ มาให้ วัน เดอื น ปี รายการ เลขทเ่ี ชค็ ฝาก ถอน คงเหลอื 2557 ต.ค. 5 เงนิ สด 50,000 50,000 30 เงนิ สด 001 1,000 49,000 31 เงนิ สด 2,000 51,000 สรปุ วา่ 1. จานวนเงินท่ีกิจการบันทกึ บัญชไี ดใ้ นวนั สิน้ เดือน ตุลาคม 2557 มีจานวน 51,000 บาท 2. จานวนเงินท่ีธนาคารรายงานในวันส้ินเดอื น ตลุ าคม 2557 มจี านวน 51,000 บาท ตามกรณนี ้ีไม่เปน็ ปัญหาแตอ่ ย่างใด ตัวอย่างที่ 2-6 การเปรยี บเทยี บสมดุ บัญชีของกจิ การและใบแจง้ ยอดเงนิ ฝากธนาคาร กรณจี านวนเงินตามสมดุ ของกิจการและจานวนเงนิ ตามใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคารมจี านวนไม่ตรงกนั สมุดรายวันทัว่ ไปของกิจการ พ.ศ. รายการ เ ล ข ที่ เดบิต เครดิต 100,000 100,000 2557 บญั ชี 50,000 50,000 ต.ค. 1 เงนิ สด 1,000 1,000 2,000 2,000 ทนุ -ฟลิ ม์ เจ้าของกิจการนาเงนิ สดมาลงทนุ 5 เงนิ ฝากธนาคาร เงนิ สด นาเงินสดฝากธนาคารกระแสรายวัน 30 คา่ เช่า เงินฝากธนาคาร เขียนเช็คเลขท่ี 001 เพอ่ื จ่ายเป็นคา่ เชา่ 31 เงินฝากธนาคาร รายได้จากการรบั จ้าง รับเงนิ จากการรบั จ้างนาฝากธนาคารทนั ที

49 พ.ศ.2557 รายการ หนา้ บญั ชี เงินฝากธนาคาร หน้า เลขที่ 102 บัญชี บญั ชี เดบิต พ.ศ.2557 รายการ เครดิต ต.ค. 5 เงินสด รว.1 บาท - รว.1 บาท - 31 รายได้จากการ รว.1 50,000 - ต.ค. 30 ค่าเชา่ 1,000 - 2,000 - 1,000 รบั จา้ ง 51,000 52,000 หมายเหตุ วันท่ี 31 ตลุ าคม 2557 นายฟิล์มนาเงินไปฝากธนาคารในขณะที่ธนาคารปิดทาการแล้ว ทาให้ธนาคารนาเงินจานวน 2,000 บาท ไปบนั ทึกเปน็ ของเดือนพฤศจิกายนแทน ส่งผลให้รายงานของ ธนาคารเดอื น ตุลาคม เป็นดังนี้ Bank Statement ท่ธี นาคารส่งมาให้ วัน เดือน ปี รายการ เลขทเี่ ชค็ ฝาก ถอน คงเหลอื 2557 ต.ค. 5 เงนิ สด 50,000 50,000 30 เงนิ สด 001 1,000 49,000 วันที่ 31 ตลุ าคม 2557 ซ่งึ เปน็ วนั ท่กี ิจการได้รบั รายงานจากธนาคาร (Bank Statement) กิจการจะต้อง นาสมดุ บญั ชขี องกิจการมาเปรยี บเทียบกับรายงานที่ธนาคารส่งมาให้ ดงั นี้ วันท่ี 31 ตลุ าคม 2557 กิจการบันทึกบญั ชีเอง ธนาคารแจง้ จานวนเงิน 51,000 บาท 49,000 บาท

50 การพิสจู น์เพอื่ คานวณหายอดเงนิ ฝากธนาคารทถี่ ูกต้อง จดั ทาตามขน้ั ตอน ดังน้ี 1. นาใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคารมาเปรียบเทียบกับสมุดรายวันท่ัวไปในวันสิ้นเดือน ว่ามี จานวนเงินเท่าใด 2. จากการเปรียบเทียบพบว่าจานวนเงินในใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคารมีจานวน 49,000 บาท และจานวนเงินในสมุดบัญชีของกิจการมีจานวน 51,000 บาท ซ่ึงไม่ตรงกัน โดยมีสาเหตุมาจาก กจิ การนาเงินสดไปฝากธนาคารในวันท่ี 31 ตลุ าคม 2557 จานวน 2,000 บาท ในขณะที่ธนาคารปิดทา การแลว้ แตใ่ นใบแจ้งยอดเงนิ ฝากธนาคารไม่พบจานวนเงินดังกล่าว ซึ่งสอบถามธนาคารแล้วธนาคาร นาเงนิ จานวนนไี้ ปบนั ทกึ เป็นของเดอื นถัดไปแทนคือเดือน พฤศจิกายน 3. ตรวจสอบสาเหตุทท่ี าให้จานวนเงินทงั้ สองไม่ตรงกนั ว่าเป็นสาเหตุทถ่ี ูกต้องหรือไม่ 3.1 ตรวจสอบจากยอดของกิจการ ไปยังยอดของธนาคาร วิธีการคือ นาจานวนเงินของ กิจการ เป็นตัวตั้ง ซ่ึงจานวนเงิน 51,000 บาท ได้รวม 2,000 บาท แล้ว ดังน้ันจึงต้องพิสูจน์ว่า ถ้าหัก เงิน 2,000 บาท จะมียอดเท่ากับท่ีธนาคารแจ้งมาให้ทราบหรือไม่ ถ้าเท่ากัน แสดงว่า 2,000 บาท เป็น สาเหตขุ องการไม่ตรงกนั ดงั นี้ จานวนเงนิ ตามสมุดของกจิ การ 51,000 หกั เงินฝากระหว่างทาง 2,000 จานวนเงินทีธ่ นาคารแจง้ มาใหท้ ราบ 49,000 หรอื 3.2 ตรวจสอบจากยอดของธนาคาร ไปยังยอดของกิจการ วิธีการคือ นาจานวนเงินของ ธนาคารเป็นตัวต้ัง ซึ่งจานวนเงิน 49,000 บาท ยังไม่ได้รวม 2,000 บาทเลย ดังน้ันจึงต้องพิสูจน์ว่า ถ้า บวกเงิน 2,000 บาท จะมียอดเท่ากับท่ีกิจการบันทึกไว้เองหรือไม่ ถ้าเท่ากัน แสดงว่า 2,000 บาท เป็น สาเหตขุ องการไมต่ รงกนั ดงั นี้ จานวนเงนิ ตามรายงานของธนาคาร 49,000 บวก เงินฝากระหว่างทาง 2,000 จานวนเงนิ ตามสมดุ ของกจิ การ 51,000 จากข้อ 3.1 และ 3.2 ทาให้ทราบว่า จานวนเงินฝากระหว่างทางเป็นสาเหตุที่ทาให้เงินสอง จานวนไม่ตรงกัน เนอ่ื งจากสามารถยืนยันยอดระหว่างธนาคารกับกจิ การและกจิ การกับธนาคารได้ 4. คานวณหาจานวนเงินฝากธนาคารท่ถี กู ตอ้ งว่ามีจานวนเท่าใด

51 จานวนเงนิ ของกจิ การ วนั ที่ 31 ตลุ าคม 2557 49,000 เงินฝากธนาคารท่ถี ูกตอ้ ง 2,000 51,000 จานวนเงนิ ของธนาคาร บวก เงนิ ฝากระหวา่ งทาง 51,000 51,000 เงินฝากธนาคารทีถ่ กู ตอ้ ง เงินจานวน 2,000 บาท กิจการได้บันทึกบัญชีในเดือนตุลาคมแล้วว่ากิจการนาเงินไปฝาก ธนาคาร แต่ธนาคารไม่สามารถบันทกึ เงินจานวนนใี้ หอ้ ยูใ่ นเดือนตุลาคมได้ ธนาคารได้ทาการบันทึกใน เดือนพฤศจกิ ายนแทน แต่ ณ วันท่ี 31 ตุลาคม กิจการต้องการทราบว่า จานวนเงินที่กิจการมีฝากอยู่ท่ี ธนาคารมีจานวนเท่าใด ดังน้ัน ในขั้นตอนการพิสูจน์ จึงต้องนาจานวนเงิน 2,000 บาท มาบวกเพ่ิม ยอดท่ีธนาคารแจง้ มา จะเห็นได้ว่า จานวนเงินท่ีกิจการบันทึกบัญชีเองมีจานวน 51,000 บาท แต่ จานวนเงินในใบ แจง้ ยอดเงนิ ฝากธนาคารมีจานวน 49,000 บาท เมื่อพบปัญหาและได้ทาการพิสูจน์แล้ว พบว่า กิจการ มีเงินฝากธนาคารจริง ณ วันที่ วันที่ 31 ตุลาคม 2557 คือ 51,000 บาท ซ่ึงเป็นคาตอบท่ีกิจการต้อง ทราบนั่นเอง กิจการไม่ต้องปรับปรุงรายการบัญชีแต่อย่างใด เพียงแค่รอใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร เดือนพฤศจิกายน วา่ ธนาคารได้บันทึกเพ่มิ ยอดเงนิ ฝากจานวน 2,000 บาท ให้กิจการหรือไม่ ข้นั ตอนในการจดั ทางบพสิ ูจนย์ อดเงนิ ฝากธนาคาร จากตัวอย่างสามารถสรุปว่าทุกวันส้ินเดือน กิจการต้องจัดทางบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร เพ่ือตอบคาถามวา่ ส้ินเดอื นน้ีกิจการมเี งินฝากธนาคารอยู่จานวนเท่าใด มีรายการใดบ้างท่ีไม่ครบถ้วน หรอื มีรายการที่ต้องปรบั ปรุง จะไดป้ ฏบิ ัตใิ หถ้ ูกต้องตามขนั้ ตอน ดงั น้ี 1. เมื่อกิจการได้รับใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคารในวันสิ้นเดือน ให้นาใบแจ้งยอดเงินฝาก ธนาคารมาเปรียบเทยี บกบั สมดุ บัญชีของกจิ การวา่ มีจานวนเงนิ เทา่ ใด 2. เมอ่ื พบวา่ จานวนเงินในใบแจง้ ยอดเงินฝากธนาคารกบั จานวนเงินในสมุดบัญชีของกิจการ มจี านวนไม่ตรงกนั ใหห้ าสาเหตแุ ละสรปุ สาเหตไุ ว้เป็นข้อๆ 3. ตรวจสอบสาเหตทุ ี่ทาใหจ้ านวนเงินทั้งสองไมเ่ ท่ากนั ว่าเป็นสาเหตุที่ถูกตอ้ งหรือไมโ่ ดย 3.1 ตรวจสอบจากยอดของกจิ การ ไปยงั ยอดของธนาคาร หรอื 3.2 ตรวจสอบจากยอดของธนาคาร ไปยงั ยอดของกิจการ เลือกทามาเพยี งวิธเี ดียวเทา่ นนั้ ระหวา่ ง 3.1 และ 3.2

52 4. คานวณหาจานวนเงินฝากธนาคารท่ีถูกต้องว่ามีจานวนเท่าใด โดยจัดทาเป็นรายงานชื่อ “งบพสิ จู นย์ อดเงินฝากธนาคาร” โดยมีวิธคี ิดคอื “ฝ่ายใดทาสิ่งใดแลว้ ก็แล้วไป ฝ่ายใดทาผิดก็แก้ไข” 5. ปรับปรุงรายการเฉพาะในส่วนของกิจการในสมุดรายวันท่ัวไปสาหรับรายการท่ีกิจการยัง ไมไ่ ด้บนั ทึกบญั ชี หรือกิจการบันทกึ บัญชีไว้ ตัวอย่างท่ี 2-7 รายละเอียดในสมุดเงินสดและรายงานเงินฝากธนาคารประจาเดือนมกราคม และ เดอื นกมุ ภาพนั ธ์ 2557 ดงั นี้ สมุดเงนิ สด บรษิ ัท โขงเจียม จากดั พ.ศ. รายการ เลขท่ี เงินฝาก พ.ศ. รายการ เลขท่ี เลขที่ เงนิ ฝาก 2557 เช็ค บัญชี ธนาคาร บญั ชี ธนาคาร 2557 3011 17,500 ม.ค. 1 ยอดยกมา 3012 7,500 2 บญั ชขี ายสินคา้  40,000 ม.ค. 2 บัญชีคา่ เช่า 3013 12,000 4 บัญชีลกู หน้กี ารค้า 3014 14,000 9 บญั ชีลกู หนีก้ ารค้า 10,000 5 บญั ชเี จา้ หนกี้ ารคา้ 30 บญั ชีขายสินคา้ 3015 39,000 22,500 8 บญั ชเี จ้าหนก้ี ารค้า 3016 6,000 15,000 25 บัญชเี จา้ หน้ีการค้า  42,000 50,500 29 บัญชเี งินเดือน 30 บัญชีคา่ ไฟฟา้ 31 ยอดยกไป 138,000 138,000

53 บรษิ ัท โขงเจยี ม จากดั ธนาคารไทย รายงานบญั ชกี ระแสรายวนั เลขท่ี 1234567 2557 รายการ เลขทเี่ ชค็ ถอน ฝาก คงเหลือ ม.ค. 1 ยอดยกมา 40,000 3 ฝาก 10,000 50,000 3 ถอน 3011 17,500 32,500 4 ฝาก 22,500 55,000 6 ถอน 3012 7,500 47,500 10 ฝาก 15,000 62,500 15 ฝาก(เก็บเงินตามต๋ัวเงินรับพร้อมดอกเบ้ีย 5,150 67,650 รบั 300 บาท) 30 ถอน 3015 39,000 28,650 30 ค่าธรรมเนียมธนาคาร 250 28,400 31 เชค็ คนื 15,000 13,400 จากขอ้ มลู ท่โี จทยใ์ หม้ า สามารถนารายงานที่ธนาคารส่งมาให้กิจการในวันสิ้นเดือนมาเปรียบเทียบกับ สมุดบัญชีท่กี จิ การได้บนั ทึกบัญชีไวเ้ อง เพ่อื 1. ตรวจสอบจานวนเงินท่ีกิจการบันทึกได้เองในสมุดบัญชีและตรวจสอบจานวนเงินตาม รายงานที่ธนาคารแจง้ มาว่ามีจานวนตรงกนั หรอื ไม่ โดยปกติมกั จะมีจานวนไมต่ รงกนั 2. หาสาเหตุท่ีทาให้จานวนเงินไม่ตรงกัน โดยรายการใดตรวจพบทั้งสองด้านให้ใส่ เครื่องหมายทั้งสองด้านหากรายการใดตรวจแล้วพบว่ามีรายการเพียงด้านเดียวให้ใส่เคร่ืองหมาย แลว้ สรปุ สาเหตุทไ่ี ด้มาเป็นข้อๆ 3. ให้ตรวจสอบวา่ สาเหตุทไ่ี ด้ในข้อ 2 เปน็ ข้อๆ นัน้ เปน็ สาเหตุท่ีแทจ้ รงิ หรือไม่ 4. คานวณหาจานวนเงินฝากธนาคารท่ีถูกต้องโดยจัดทาเป็น “งบพิสูจน์ยอดเงินฝาก ธนาคาร”

54 5. ปรับปรงุ รายการในส่วนของกิจการในสมุดรายวันทั่วไปเท่าน้ัน เพราะในส่วนของธนาคาร ธนาคารจะดาเนินการเองท้ังหมด ดังนั้นกิจการต้องบันทึกบัญชีเพื่อเพ่ิมยอดเงินฝากธนาคารและลด ยอดเงนิ ฝากธนาคารซง่ึ หมายถึงรายการที่กจิ การยังไมไ่ ดบ้ ันทึกบญั ชหี รือบนั ทึกบญั ชีไมถ่ กู ต้อง สรุปผลการตรวจสอบจากรายงานใบแจง้ ยอดเงนิ ฝากธนาคารและสมุดบญั ชีของกจิ การได้ ดังน้ี ปญั หา สาเหตุ ชื่อ จานวนเงนิ (บาท) 1 กิจการนาเงินสดฝากธนาคารแล้ววันท่ี 29 ม.ค. เงนิ ฝากระหว่างทาง 50,500 2 กิจการสง่ั จา่ ยเช็คใหเ้ จา้ หนีก้ ารคา้ แลว้ ดว้ ยเช็คเลขท่ี# 3013 เช็คค้างจา่ ย 3 ฉบับ 12,000 กิจการสง่ั จ่ายเช็คให้เจ้าหนก้ี ารค้าแลว้ ดว้ ยเช็คเลขท่ี # 3014 14,000 กจิ การสงั่ จา่ ยเช็คให้คา่ ไฟฟา้ แลว้ ด้วยเชค็ เลขที่# 3016 6,000 3 กจิ การใหธ้ นาคารเรียกเก็บเงนิ จากตว๋ั เงินรับมูลคา่ หนา้ ต๋ัว ตั๋วเงินรับ 5,000 กิจการใหธ้ นาคารเรียกเกบ็ เงินจากตวั๋ เงนิ รับและมีดอกเบยี้ รบั ดอกเบย้ี รับ 150 4 ธนาคารคิดค่าธรรมเนยี มกับกิจการ ค่าธรรมเนยี ม 250 5 กจิ การได้รบั เชค็ แตใ่ นเชค็ ไมม่ เี งิน ทาใหก้ ิจการไมไ่ ดร้ ับเงนิ เชค็ คนื 15,000 การตรวจสอบจดุ ทีแ่ ตกต่างกันระหวา่ งสมุดของกจิ การกับใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร สมุดเงนิ สด บรษิ ัท โขงเจียม จากัด พ . ศ . รายการ เลขท่ี เงินฝาก พ . ศ . รายการ เลขที่ เลขท่ี เงินฝาก 2557 บัญชี ธนาคาร 2557 เชค็ บญั ชี ธนาคาร 3011 17,500 ม.ค. 1 ยอดยกมา  40,000 ม.ค. 2 บญั ชีคา่ เชา่ 3012  7,500 2 บัญชีขายสนิ ค้า 10,000 5 บญั ชเี จ้าหน้กี ารค้า 3013 4 บั ญ ชี ลู ก ห น้ี 22,500 8 บญั ชเี จา้ หน้กี ารคา้ 12,000 การคา้ 3014 9 บั ญ ชี ลู ก ห น้ี 15,000 25 บญั ชีเจ้าหนกี้ ารคา้ 14,000 การค้า 3015 3016 39,000 30 บญั ชขี ายสนิ ค้า 50,500 29 บัญชีเงนิ เดือน  6,000 30 บญั ชคี ่าไฟฟ้า 42,000 31 ยอดยกไป 138,000 138,000

55 บริษัท โขงเจยี ม จากดั ธนาคารไทย รายงานบญั ชกี ระแสรายวัน เลขท่ี 1234567 2557 รายการ เลขท่เี ชค็ ถอน ฝาก คงเหลือ ม.ค. 1 ยอดยกมา 40,000 3 ฝาก 10,000 50,000 3 ถอน 3011 17,500 32,500 4 ฝาก 22,500 55,000 6 ถอน 3012 7,500 47,500 10 ฝาก 15,000 62,500 15 ฝาก (เก็บเงินตามต๋ัวเงินรับพร้อม 5,150 67,650 ดอกเบ้ยี รับ 300 บาท) 30 ถอน 3015 39,000 28,650 30 คา่ ธรรมเนยี มธนาคาร 250 28,400 31 เช็คคนื 15,000 13,400 ตรวจสอบความถูกต้องของสาเหตุจานวน 5 ขอ้ เลือกทาเพยี ง 1 วิธี ระหวา่ ง ก. หรือ ข. ก. จากธนาคารไปกจิ การ ข. จากกิจการไปธนาคาร รายงานธนาคาร 13,400 สมดุ บัญชกี จิ การ 42,000 ปัญหาข้อ 1 50,500 + ปญั หาข้อ 1 50,500 - ปญั หาข้อ 2 12,000 - ปัญหาข้อ 2 12,000 + 14,000 - 14,000 + ปัญหาข้อ 3 6,000 - ปญั หาข้อ 3 6,000 + 5,000 - 5,000 + ปญั หาข้อ 4 ปญั หาข้อ 4 ปญั หาข้อ 5 150 - ปญั หาข้อ 5 150 + สมุดบญั ชีกิจการ 250 + รายงานธนาคาร 250 - 15,000 + 15,000 - 42,000 13,400

56 จากข้อ ก. นายอดท่ีธนาคารรายงานมาเป็นตัวตั้ง จากนั้นจึงพิจารณาสาเหตุทั้ง 5 ข้อ ทีละข้อ เป้าหมายคือยอดตามสมดุ ของกิจการ โดยทาตามกิจการทั้งหมด เพื่อจานวนเงินท่ีธนาคารรายงานมา จะได้ตรงกับสมุดของกิจการ ไมว่ า่ กจิ การจะทาไวอ้ ย่างไร ถกู หรอื ผดิ ก็ตาม ดงั นี้ ปญั หา ชือ่ ขอ้ พิจารณา ตอ้ ง 1 เงินฝากระหว่างทาง ธนาคารยังไม่ได้บันทึกบัญชี แต่กิจการบันทึกบัญชี นามา บวกแล้ว บวก 2 เช็คค้างจ่าย ธนาคารยังไมไ่ ด้บันทกึ บญั ชี แต่กจิ การบันทึกบัญชีหัก นามาหกั แล้ว 3 ตั๋วเงินรับ+ดอกเบ้ีย ธนาคารบันทึกบัญชีบวกแล้ว แต่กิจการยังไม่ได้ นามาหัก รบั บันทกึ บญั ชี 4 ค่าธรรมเนียม ธนาคารบันทึกบัญชีหักแล้ว แต่กิจการยังไม่ได้บันทึก นามา บญั ชี บวก 5 เชค็ คนื ธนาคารบันทึกบัญชีหักแล้ว แต่กิจการยังไม่ได้บันทึก นามา บญั ชี บวก จากข้อ ข. นายอดจากสมุดของกิจการมาเป็นตัวต้ัง จากน้ันจึงพิจารณาสาเหตุท้ัง 5 ข้อ ทีละ ข้อ เป้าหมายคือยอดตามรายงานของธนาคาร โดยทาตามธนาคารทั้งหมด เพื่อจานวนเงินตามสมุด ของกิจการจะได้ตรงกับรายงานของธนาคาร ไมว่ ่าธนาคารจะทาไวอ้ ยา่ งไร ถูกหรอื ผิดกต็ าม ดังน้ี ปญั หา ชอื่ ข้อพจิ ารณา ต้อง กจิ การบันทกึ บญั ชีบวกแล้ว แตธ่ นาคารยงั ไม่ไดบ้ ันทึกบัญชี นามาหกั 1 เงนิ ฝากระหว่างทาง กจิ การบันทึกบญั ชหี ักแลว้ แตธ่ นาคารยงั ไม่ได้บนั ทกึ บญั ชี นามาบวก 2 เช็คคา้ งจ่าย กจิ การยงั ไมไ่ ด้บันทกึ บัญชี แตธ่ นาคารบนั ทกึ บญั ชีบวกแล้ว นามาบวก กิจการยังไม่ได้บนั ทึกบญั ชี แตธ่ นาคารบันทึกบัญชหี กั แลว้ นามาหัก 3 ตว๋ั เงนิ รบั +ดอกเบ้ยี รับ กิจการยงั ไมไ่ ดบ้ ันทึกบัญชี แต่ธนาคารบันทึกบัญชีหกั แล้ว นามาหัก 4 คา่ ธรรมเนยี ม 5 เช็คคืน

57 ต่อไป คือ คานวณหาจานวนเงนิ ฝากธนาคารทกี่ ิจการมอี ย่จู ริง ณ วันที่ 31 ม.ค. ดังนี้ ค. จากธนาคารไปหายอดทถี่ ูกต้อง ง. จากกิจการไปหายอดทถี่ กู ต้อง รายงานธนาคาร 13,400 สมดุ บญั ชกี ิจการ 42,000 ปญั หาข้อ 1 ปญั หาข้อ 3 5,000 + ปัญหาข้อ 2 50,500+ ปญั หาข้อ 2 ปญั หาข้อ 4 150 + 12,000 - ปัญหาขอ้ 5 250 - ปัญหาข้อ 2 14,000 – ยอดเงนิ ฝากธนาคารท่ีถกู ต้อง 15,000 - ยอดเงินฝากธนาคารท่ีถกู ตอ้ ง 6,000 - 31,900 31,900 จากข้อ ค. นายอดที่ธนาคารรายงานมาเปน็ ตัวต้ัง จากนั้นจึงพิจารณาสาเหตุทั้ง 5 ข้อ ทีละข้อว่า ข้อใด ที่ธนาคารยงั ไมไ่ ด้บันทึกบญั ชีหรือต้องแก้ไข ให้ทาใหถ้ กู ต้องตรงตามความเป็นจริง ดังนี้ ปัญหา ช่ือ ขอ้ พจิ ารณา ธนาคารต้อง 1 เงินฝากระหว่าง กิจการบันทึกบัญชีบวกแล้ว ธนาคารต้องบันทึก นามาบวก ทาง บัญชีบวก เพราะว่า กิจการนาเงินไปฝากธนาคาร ในเดือนมกราคม จานวนเงินนี้ต้องเป็นของเดือน มกราคม เทา่ นัน้ 2 เช็คคา้ งจา่ ย กิจการบันทึกบัญชีหักแล้ว ธนาคารต้องบันทึก นามาหกั บัญชีหกั เพราะว่า กิจการนาเงินบันทึกถอนเงินในในเดือน มกราคม จานวนเงินนี้ต้องเป็นรายจ่ายของเดือน มกราคม เท่าน้นั

58 จากข้อ ง. นายอดตามสมุดของกิจการมาเป็นตัวตั้ง จากนั้นจึงพิจารณาสาเหตุทั้ง 5 ข้อ ทีละข้อว่า ข้อ ใดทกี่ ิจการยังไมไ่ ดบ้ ันทึกบัญชหี รอื ตอ้ งแกไ้ ข ให้ทาใหถ้ ูกตอ้ งตรงตามความเป็นจริง ดงั นี้ ปัญหา ช่ือ ขอ้ พจิ ารณา กิจการ ตอ้ ง 3 ตั๋วเงินรับ+ดอกเบี้ย กิจการยังไม่ได้บันทึกบัญชี แต่ธนาคารบันทึกบัญชี นามาบวก รบั บวกแล้ว เพราะตั๋วเงินรับเป็นสินทรัพย์ท่ีทาให้เงิน ของกจิ การเพิม่ ข้นึ 4 คา่ ธรรมเนียม กิจการยังไม่ได้บันทึกบัญชี แต่ธนาคารบันทึกบัญชี นามาหัก หักแล้ว เพราะค่าธรรมเนียมเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ ทาให้ เงนิ ฝากธนาคารของกิจการลดลง 5 เช็คคนื กิจการยังไม่ได้บันทึกบัญชี แต่ธนาคารบันทึกบัญชี นามาหัก หักแล้ว เพราะ เจ้าของเช็คไม่สามารถจ่ายเงินให้ กิจการได้ ธนาคารจึงหักยอดนีอ้ อก ข้อ ก. – ง. เป็นเพียงกระดาษทดเลข กิจการต้องนาข้อมูลมาจัดทางบเพื่อการรายงานสาเหตุที่เกิดข้ึน ของเดือนมกราคม ดงั น้ี นาขอ้ มูลจากข้อ ก. มาจดั ทาเปน็ งบนา หรือนาขอ้ มูลจากข้อ ข. มาจัดทาเป็นงบเพือ่ รายงาน ดังน้ี

59 บริษัท โขงเจียม จากดั งบพิสูจนย์ อดเงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวนั เลขท่ี 1234567 จากกิจการไปธนาคาร วันที่ 31 มกราคม 2557 ยอดคงเหลอื ตามสมุดเงนิ สดของกิจการ 12,000 หนว่ ย : บาท บวก เช็คค้างจา่ ย # 3013 14,000 42,000 6,000 # 3014 5,000 37,150 79,150 # 3016 150 65,750 ตั๋วเงินรับทีใ่ ห้ธนาคารเรยี กเกบ็ 50,500 13,400 ดอกเบ้ียรบั 250 หกั เงินฝากระหว่างทาง 15,000 ค่าธรรมเนียมธนาคาร เช็คคืน ยอดคงเหลอื ตามรายงานของธนาคาร

60 บริษัท โขงเจยี ม จากัด งบพสิ จู นย์ อดเงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวัน เลขที่ 1234567 จากธนาคารไปกิจการ วันที่ 31 มกราคม 2557 ยอดคงเหลือตามรายงานของธนาคาร 50,500 หนว่ ย : บาท บวก เงินฝากระหว่างทาง 250 13,400 คา่ ธรรมเนยี มธนาคาร 15,000 65,750 เช็คคนื 79,150 12,000 หกั เชค็ คา้ งจา่ ย # 3013 14,000 37,150 # 3014 6,000 42,000 5,000 # 3016 ตั๋วเงินรบั ทใ่ี ห้ธนาคารเรยี กเกบ็ 150 ดอกเบ้ยี รับ ยอดคงเหลอื ในสมดุ เงนิ สดของกจิ การ

61 นาขอ้ มูลจากข้อ ค. และ ง. มาจดั ทาเป็นรายงาน ดงั นี้ บรษิ ทั โขงเจียม จากดั งบพสิ จู นย์ อดเงนิ ฝากธนาคารประเภทกระแสรายวนั เลขท่ี 1234567 เพ่อื หายอดท่ีถูกตอ้ ง วนั ท่ี 31 มกราคม 2557 หนว่ ย : บาท ยอดคงเหลอื ตามสมุดเงินสดของกจิ การ 42,000 บวก ต๋วั เงนิ รับทใี่ หธ้ นาคารเรียกเก็บ(3) 5,000 ดอกเบ้ียรับ(3) 150 5,150 47,150 หกั คา่ ธรรมเนียมธนาคาร(4) 250 15,250 เชค็ คนื (5) 15,000 31,900 ยอดเงินฝากธนาคารท่ีมีอยู่จรงิ ยอดคงเหลอื ในรายงานของธนาคาร 13,400 บวก เงินฝากระหว่างทาง(1) 13,000 37,500 50,500 หกั เชค็ ค้างจ่าย # 3013(2) 63,900 12,000 # 3014 14,000 # 3016 6,000 32,000 ยอดเงนิ ฝากธนาคารทมี่ อี ยจู่ รงิ 31,900 อธิบายเพิม่ เติม 1. กิจการใช้สมุดเงินสดซึ่งเป็นสมุดรายวันเฉพาะ เมื่อได้ทาการพิสูจน์แล้วพบว่ามีรายการที่ กิจการต้องปรับปรุง จะตอ้ งปรบั ปรงุ รายการในสมุดรายวนั ทว่ั ไป 2. การบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป รายการท่ีทาให้เงินฝากธนาคารเพิ่มจะเดบิต สมุดเงิน สด สว่ นรายการที่ทาให้เงินฝากธนาคารลดลงจะเครดิต สมุดเงินสด เนื่องจากว่าสมุดเงินสด เป็นสมุด

62 รายวนั เฉพาะท่ีเปน็ สมดุ รายวนั ทวั่ ไปและสมดุ แยกประเภททวั่ ไปในเล่มเดียวกัน เมื่อบันทึกบัญชีโดยใช้ คาวา่ สมดุ เงนิ สด รายการนจ้ี ะถูกผา่ นรายการจากสมดุ รายวนั ทว่ั ไปไปยังสมดุ เงนิ สด สมุดรายวนั ทั่วไป บรษิ ทั โขงเจยี ม จากดั หนา้ .... พ.ศ. 2557 รายการ เลขท่ี เดบติ เครดิต ก.พ. 1 บญั ชี สมุดเงินสด 5,150 - ตัว๋ เงินรับ 5,000 - ดอกเบยี้ รับ 150 - บันทกึ รับเงินจากตัว๋ เงนิ รบั พร้อมดอกเบย้ี รับ คา่ ธรรมเนียม 150 - ลกู หน้ี ( เชค็ คนื ) 15,000 - สมดุ เงนิ สด 15,150 - บนั ทึกค่าธรรมเนยี มและเช็คคืน ต่อไปน้ีเป็นข้อมูลของบริษัท โขงเจียม จากัด ในเดือน กุมภาพันธ์ ซ่ึงต่อเนื่องจากเดือน มกราคมโดยที่ในวันสิ้นเดือนกุมภาพันธ์ กิจการจะได้รับใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร กิจการจะต้อง ตรวจสอบรายการที่ธนาคารแจ้งมากับรายการท่ีกิจการบันทึกไว้เองตามสมุดเงินสดของกิจการ ตามปกติ เพียงแต่ในเดือนกุมภาพันธ์ เป็นเดือนท่ีต่อเน่ืองจากเดือนมกราคม ต้องตรวจสอบก่อนว่า มี รายการใดบ้างทเี่ ป็นปัญหาของเดือนมกราคม และ ณ ขณะนี้ส้ินเดือน กุมภาพันธ์ ได้รับการแก้ไขหรือ ยงั จากน้ันจงึ ทาการหาข้อแตกตา่ งตามปกติตอ่ ไป

63 สมุดเงนิ สด บรษิ ัท โขงเจียม จากัด พ.ศ. รายการ เลขที่ เงินฝาก พ.ศ. รายการ เลขท่ี เลขท่ี เงินฝาก 2557 เช็ค บญั ชี ธนาคาร บัญชี ธนาคาร 2557 ก.พ. 1 ยอดยกมา 1 ตวั๋ เงนิ รบั  42,000 ก.พ. 1 บญั ชีคา่ ธรรมเนียม 250 ดอกเบี้ยรับ 5 บัญชลี ูกหน้ีการคา้ 5,000 1 บญั ชลี ูกหนก้ี ารค้า 15,000 15 บญั ชขี ายสนิ ค้า 20 บัญชขี ายสินคา้ 150 16 บญั ชคี ่าโฆษณา 3017 14,500 28 บัญชลี กู หนก้ี ารคา้ 18,000 18 บัญชเี จา้ หนก้ี ารคา้ 3018 42,000 59,500 25 บญั ชีเจา้ หน้กี ารค้า 3019 14,500  78,400 24,000 28 ยอดยกไป 16,000 164,650 164,650 บรษิ ัท โขงเจยี ม จากดั ธนาคารไทย รายงานบญั ชกี ระแสรายวนั เลขท่ี 1234567 2557 รายการ เลขที่เช็ค ถอน ฝาก คงเหลือ ก.พ. 1 ยอดยกมา 13,400 1 ฝาก 13,000 26,400 1 ฝาก 37,500 63,900 5 ฝาก 31,500 95,400 6 ถอน 3016 6,000 89,400 15 ฝาก 59,500 148,900 17 ถอน 3017 14,500 134,400 21 ฝาก 24,000 158,400 25 ถอน 3019 14,500 143,900 28 ค่าธรรมเนียมเช็ค 250 143,650

64 รายละเอยี ดเพิม่ เติม วันท่ี 5 ก.พ. 25x1 กิจการนาเงินท่ีได้จากลูกหนี้การค้าไปฝากธนาคารจานวน 31,500 บาท แต่พนักงานของกจิ การบนั ทึกจานวนเงินผิดเป็น 18,000 บาท เนื่องจากพนักงานของกิจการ สับสนชื่อ ของลกู หนีก้ ารค้า การตรวจสอบจุดทแี่ ตกตา่ งกันระหวา่ งสมดุ ของกจิ การกับใบแจง้ ยอดเงินฝากธนาคาร สมดุ เงินสด บรษิ ัท โขงเจียม จากัด พ.ศ. รายการ เลขที่ เงินฝาก พ.ศ. รายการ เลขท่ี เลขที่ เงินฝาก 2557 บัญชี ธนาคาร 2557 เชค็ บญั ชี ธนาคาร ก.พ. 1 ยอดยกมา  42,000 ก.พ. 1 บัญชคี ่าธรรมเนียม 250 1 ตั๋วเงนิ รบั 5,000 1 บัญชีลูกหนีก้ ารค้า 15,000 ดอกเบ้ยี รับ 150 16 บัญชีค่าโฆษณา 3017 14,500 5 บญั ชีลูกหนก้ี ารค้า 18,000 18 บญั ชีเจา้ หน้ีการคา้ 15 บัญชีขายสนิ คา้ 3018 42,000 20 บัญชีขายสินค้า 59,500 25 บญั ชเี จ้าหนีก้ ารค้า 28 บัญชลี ูกหนีก้ ารคา้ 24,000 28 ยอดยกไป 3019 14,500 16,000  78,400 164,650 164,650 บริษัท โขงเจยี ม จากัด ธนาคารไทย รายงานบัญชกี ระแสรายวนั เลขท่ี 1-006008-9 2557 รายการ ฝาก คงเหลอื ก.พ. 1 ยอดยกมา เลขท่เี ชค็ ถอน 1 ฝาก 5 ฝาก 50,500 13,400 63,900 6 ถอน 31,500 95,400 15 ฝาก 17 ถอน 3016 6,000 59,500 89,400 21 ฝาก 148,900 25 ถอน 3017 14,500 28 ค่าธรรมเนียมเช็ค 24,000 134,400 3019 14,500 158,400 250 143,900 143,650

65 สรุปสาเหตเุ ดือนกมุ ภาพันธ์ ได้ 4 ขอ้ 1. เชค็ ค้างจ่าย 3 ฉบบั 1.1 เดือนมกราคม 2 ฉบับ คือ # 3013 = 12,000 และ# 3014 = 14,000 1.2 เดือนกมุ ภาพันธ์ 1 ฉบบั คือ # 3018 = 42,000 2. วันท่ี 5 ก.พ. นาเงินฝากธนาคาร 31,500 บาท ซึ่งรายการท่ีธนาคารแจ้งมาถูกต้องแต่ พนักงานของกิจการบันทึกในสมุดของกิจการผิดเป็น 18,000 บาท ดังนั้น กิจการบันทึกผิดจานวน 13,500 บาท 3. เงนิ ฝากระหว่างทาง 16,000 บาท และ 4. ค่าธรรมเนยี มเชค็ 250 บาท การตรวจสอบความถกู ต้องของสาเหตุ 4 ข้อ เลือกทาเพียง 1 วิธี ระหว่าง ก หรือ ข เทา่ นั้น ก. จากธนาคารไปกิจการ ข. จากกจิ การไปธนาคาร รายงานธนาคาร 143,650 สมดุ บัญชกี ิจการ 78,400 ปัญหาข้อ 1 12,000 - ปญั หาข้อ 1 12,000 + 14,000 - 14,000 + ปัญหาข้อ 2 42,000 - ปัญหาข้อ 2 42,000 + ปญั หาข้อ 3 13,500 - ปญั หาข้อ 3 13,500 + ปัญหาข้อ 4 16,000 + ปญั หาข้อ 4 16,000 - สมดุ บญั ชีกิจการ รายงานธนาคาร 250 + 250 - 78,400 143,650 เมื่อสามารถยืนยันได้แล้วว่า สาเหตุท่ีทาให้เงินทั้งสองท่ีไม่เท่ากัน คือปัญหาท้ัง 4 ข้อแล้ว ให้ จัดทาข้ันตอนต่อ ท้ัง ค.และ ง. คือ คานวณหาจานวนเงินฝากธนาคารที่กิจการมีอยู่จริง ณ วันท่ี 28 ก.พ. ดังนี้

66 ค. จากธนาคารไปยอดท่ีถกู ต้อง ง. จากกจิ การไปยอดทถี่ ูกต้อง รายงานธนาคาร 143,650 สมุดบัญชีกิจการ 78,400 ปัญหาข้อ 1 12,000 - ปัญหาข้อ 2 13,500+ 14,000 - ปัญหาข้อ 4 250 - 42,000 - ปัญหาข้อ 3 16,000 + ยอดเงินฝากธนาคารที่ถูกตอ้ ง 91,650 ยอดเงนิ ฝากธนาคารท่ีถูกต้อง 91,650 กิจการควรนาคาตอบที่ไดม้ าจดั ทาเป็นงบพสิ ูจนย์ อดเงินฝากธนาคาร ตามขอ้ ก. หรือ ข. ดังน้ี บรษิ ัท โขงเจียม จากดั งบพสิ จู นย์ อดเงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวัน เลขที่ 1234567 จากกิจการไปธนาคาร วนั ท่ี 28 กุมภาพนั ธ์ 2557 หนว่ ย : บาท ยอดคงเหลือในสมดุ เงนิ สดของกจิ การ 78,400 บวก เชค็ ค้างจ่าย # 3013 12,000 # 3014 14,000 # 3018 42,000 81,500 กจิ การบนั ทกึ บญั ชผี ิด 13,500 159,900 หกั เงนิ ฝากระหวา่ งทาง 16,000 16,250 คา่ ธรรมเนยี มธนาคาร 250 143,650 ยอดคงเหลือตามรายงานของธนาคาร

67 บริษัท โขงเจียม จากัด งบพสิ จู นย์ อดเงนิ ฝากธนาคารประเภทกระแสรายวนั เลขท่ี 1234567 จากกิจการไปธนาคาร วนั ท่ี 28 กุมภาพันธ์ 2557 หนว่ ย : บาท ยอดคงเหลอื ในสมุดเงนิ สดของกจิ การ 143,650 บวก เงนิ ฝากระหว่างทาง 16,000 16,250 คา่ ธรรมเนียมธนาคาร 250 159,900 หกั เช็คค้างจา่ ย # 3013 12,000 # 3014 14,000 # 3018 42,000 81,500 กิจการบนั ทึกบญั ชีผดิ 13,500 ยอดคงเหลือตามรายงานของธนาคาร 78,400 กจิ การควรนาคาตอบท่ีได้มาจดั ทาเป็นงบพิสูจน์ยอดเงนิ ฝากธนาคาร ตามข้อ ค. และ ง. ดังน้ี บรษิ ทั โขงเจยี ม จากดั งบพิสจู นย์ อดเงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวัน เลขท่ี 1234567 เพือ่ หายอดท่ถี ูกต้อง วนั ท่ี 28 กมุ ภาพนั ธ์ 25x1 ยอดคงเหลือในสมดุ เงินสดของกจิ การ หน่วย : บาท 78,400 บวก วนั ที่ 5 ก.พ. บันทึกรับเงินจากลกู หน้นี อ้ ยไป 13,500 91,900 หกั ค่าธรรมเนยี มเช็ค 250 ยอดเงนิ ฝากธนาคารทม่ี ีอยจู่ รงิ 91,650

68 ยอดคงเหลือในรายงานของธนาคาร 12,000 143,650 บวก เงนิ ฝากระหวา่ งทาง 14,000 16,000 42,000 159,650 หกั เชค็ ค้างจา่ ย # 3013 # 3014 68,000 91,650 # 3018 ยอดเงินฝากธนาคารทม่ี ีอยูจ่ รงิ เม่ือสามารถหาคาตอบได้ว่า วันท่ี 28 ก.พ. กิจการมีเงินฝากธนาคารจานวน 91,650 บาท กจิ การตอ้ งปรบั ปรุงรายการทก่ี จิ การยงั ไม่ไดบ้ ันทึกบัญชีหรือรายการที่กิจการบันทึกบัญชไี วผ้ ิด ดังนี้ สมุดรายวันทั่วไป บริษัท โขงเจยี ม จากัด หนา้ ...... เดบิต เครดิต พ.ศ. รายการ เลขที่ 2557 บัญชี 13,500 - 13,500 - มี.ค. 1 สมดุ เงินสด ลูกหนี้การคา้ กิจการบนั ทกึ การรบั เงนิ จากลกู หนีเ้ พิม่ ขน้ึ จากเดิม ค่าธรรมเนียม สมดุ เงินสด 250 - บนั ทกึ คา่ ธรรมเนียมเช็ค 250 -

69 ตัวอย่างที่ 2-8 บริษัท ไหบ้านเชียง จากัด ได้รับใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคารจากธนาคารเม่ือวันท่ี 31 มี.ค. 2557 ปรากฏว่ายอดเงินฝากธนาคารเหลืออยู่ 63,132 บาท แต่ยอดเงินฝากธนาคารตามสมุด บัญชีของกิจการมียอด 52,180 บาท หลังจากที่ได้ทาการเปรียบเทียบรายการในใบแจ้งยอดเงินฝาก ของธนาคาร กบั ยอดในสมุดบัญชขี องกจิ การแล้ว พบข้อมลู ตอ่ ไปนี้ 1. เช็คจานวน 23,300 บาท ท่ีกิจการนาฝากธนาคารเมื่อวันที่ 30 มีนาคม 2557 ยังไม่ ปรากฏในใบแจง้ ยอดของธนาคาร 2. จากรายงานของธนาคารพบวา่ เช็คฉบบั หนง่ึ ซ่งึ รบั จากลูกค้าช่ือนายสร้างคอม เป็นเช็คท่ี ขาดความเช่ือถือ ธนาคารจงึ คืนเชค็ มามลู คา่ 7,800 บาท 3. เช็คที่กิจการสั่งจ่ายชาระหนี้ให้เจ้าหน้ีไปแล้ว แต่ผู้รับเช็คยังไม่นาไปขอข้ึนเงินจาก ธนาคาร มดี ังนี้ 3.1 เช็คเลขที่ 111110 จานวน 3,840 บาท 3.2 เชค็ เลขท่ี 111118 จานวน 17,548 บาท 4. ธนาคารหักบญั ชเี งนิ ฝากธนาคารของกจิ การเพ่ือจ่ายค่านา้ คา่ ไฟ 1,400 บาท 5. ต๋ัวเงนิ รับฉบบั หนึ่งมูลค่า 24,000 บาท ดอกเบ้ีย 6 % ต่อปี อายุ 3 เดือน กิจการได้มอบให้ ธนาคารเป็นผู้เก็บเงินให้ ธนาคารเก็บเงินได้แล้วและธนาคารคิดค่าธรรมเนียมในการเรียกเก็บตั๋ว 336 บาท 6. เชค็ รบั จากการขายสนิ ค้ามูลค่า 2,160 บาท กิจการนาฝากธนาคารแล้ว แต่พนักงานบัญชี ของกิจการบนั ทกึ ในสมุดเงินสดของกิจการเป็น 1,620 บาท 7. ธนาคารนาเช็คของบริษัท หม้อบ้านเชียง จากัด 2,500 บาท มาหักบัญชีเงินฝากธนาคาร ของกจิ การ ให้ทา 1. งบพิสจู นค์ วามถูกต้องของสาเหตุระหว่างกิจการไปหาธนาคารหรือระหว่างธนาคารไปหา กิจการ 2. งบพิสูจน์ยอดเงนิ ฝากธนาคารเพื่อหายอดเงินฝากธนาคารท่ีถกู ต้อง 3. ปรบั ปรงุ รายการในสมดุ รายวนั ทั่วไป

70 การตรวจสอบความถูกตอ้ งของสาเหตุ 4 ข้อ เลือกทาเพยี ง 1 วธิ ี ระหวา่ ง ก หรือ ข เท่านัน้ ก. จากธนาคารไปกจิ การ ข. จากกจิ การไปธนาคาร รายงานธนาคาร 63,132 สมดุ บญั ชีกจิ การ 52,180 ปัญหาข้อ 1 23,300 + ปญั หาข้อ 1 23,300 - ปญั หาข้อ 2 7,800 + ปญั หาข้อ 2 7,800 - ปัญหาข้อ 3 3,840 - ปัญหาข้อ 3 3,840 + 17,548 - 17,548 + ปญั หาข้อ 4 1,400 + ปญั หาข้อ 4 1,400 - ปญั หาข้อ 5 24,000 - ปญั หาข้อ 5 24,000 + 360 - 360 + ปัญหาข้อ 6 336 + ปญั หาข้อ 6 336 - ปญั หาข้อ 7 540 - ปญั หาข้อ 7 540 + สมดุ บญั ชีกิจการ 2,500 + รายงานธนาคาร 2,500 - 52,180 63,132 เม่ือสามารถยืนยันได้แล้วว่า สาเหตุที่ทาให้เงินท้ังสองที่ไม่เท่ากัน คือปัญหาท้ัง 7 ข้อแล้ว ให้ จัดทาข้ันตอนต่อไปทั้ง ค.และ ง. คือ คานวณหาจานวนเงินฝากธนาคารที่กิจการมีอยู่จริง ณ วันท่ี 31 มีนาคม ดังน้ี ค. จากธนาคารไปยอดท่ีถกู ตอ้ ง ง. จากกจิ การไปยอดที่ถูกต้อง รายงานธนาคาร 63,132 สมุดบญั ชกี ิจการ 52,180 ปญั หาข้อ 1 ปัญหาข้อ 2 7,800 - ปัญหาข้อ 3 23,300 + ปญั หาข้อ 4 1,400 - 3,840 – ปญั หาข้อ 5 24,000 + ปญั หาข้อ 7 17,548 – 2,500 + ปญั หาข้อ 6 360 + ยอดเงนิ ฝากธนาคารท่ีถูกตอ้ ง 336 – ยอดเงนิ ฝากธนาคารท่ีถกู ตอ้ ง 67,544 540 + 67,544

71 งบพิสูจน์ความถูกตอ้ งของสาเหตรุ ะหวา่ งกิจการไปหาธนาคารหรือระหวา่ งธนาคารไปหากจิ การ บรษิ ทั ไหบ้านเชยี ง จากัด งบพิสูจนย์ อดเงนิ ฝากธนาคารจากกิจการไปหาธนาคาร วนั ที่ 31 มนี าคม 2557 ยอดเงนิ ฝากธนาคารตามสมุดของกิจการ หน่วย : บาท บวก เชค็ ค้างจา่ ย # 111110 52,180 3,840 # 111118 17,548 46,288 24,000 98,464 ตั๋วเงินรับ ดอกเบยี้ รบั 360 กจิ การบนั ทึกรบั เงนิ จากการขายสินค้าผิด 540 หกั เงนิ ฝากระหวา่ งทาง 23,300 35,336 เช็คคนื 7,800 63,132 คา่ นา้ คา่ ไฟ 1,400 คา่ ธรรมเนียมในการเรียกเก็บตวั๋ 336 ธนาคารนาเช็คของบริษทั อืน่ มาหักผิดบัญชี 2,500 ยอดเงนิ ฝากธนาคารตามใบแจง้ ยอดเงินฝากธนาคาร

72 บริษทั ไหบ้านเชียง จากัด หนว่ ย : บาท งบพสิ จู น์ยอดเงินฝากธนาคารจากธนาคารไปหากิจการ 63,132 วันที่ 31 มนี าคม 2557 35,336 98,468 ยอดเงนิ ฝากธนาคารตามใบแจง้ ยอดเงนิ ฝากธนาคาร 23,300 7,800 บวก เงนิ ฝากระหว่างทาง 1,400 เช็คคืน 336 คา่ น้าค่าไฟ 2,500 ค่าธรรมเนียมในการเรียกเก็บตว๋ั ธนาคารนาเช็คของบรษิ ทั อ่นื มาหักผิดบัญชี 3,840 หัก เช็คคา้ งจ่าย # 111110 # 111118 17,548 46,288 24,000 52,180 ตว๋ั เงนิ รับ ดอกเบ้ียรบั 360 กจิ การบนั ทึกรบั เงนิ จากการขายสินคา้ ผดิ 540 ยอดเงินฝากธนาคารตามสมุดของกิจการ

73 งบพสิ ูจน์ยอดเงินฝากธนาคารเพอ่ื หายอดเงนิ ฝากธนาคารท่ีถูกต้อง บริษทั ไหบ้านเชียง จากัด หนว่ ย : บาท งบพสิ จู น์ยอดเงนิ ฝากธนาคารเพอื่ หายอดท่ีถกู ตอ้ ง 63,132 วันที่ 31 มีนาคม 2557 25,800 88,932 ยอดเงนิ ฝากธนาคารตามใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร 23,300 บวก เงินฝากระหว่างทาง 2,500 21,388 67,544 เช็คบรษิ ทั หม้อบ้านเชยี ง จากัด หกั เชค็ คา้ งจ่าย # 111110 3,840 ยอดเงนิ ฝากธนาคารทถี่ กู ตอ้ ง # 111118 17,548 ยอดเงินฝากธนาคารตามสมดุ ของกจิ การ 24,000 52,180 บวก ตวั๋ เงนิ รบั 360 540 24,900 ดอกเบยี้ รบั 77,080 กิจการบันทึกบญั ชีผิดวา่ ได้รับเงนิ นอ้ ยเกนิ ไป 7,800 1,400 9,536 หกั เช็คคนื - นายสร้างคอม 67,544 ค่าน้าคา่ ไฟฟา้ 336 คา่ ธรรมเนยี ม ยอดเงินฝากธนาคารทถ่ี กู ต้อง ข้ันตอนต่อไปคือ การปรับปรุงรายการในสมุดรายวันทั่วไป เฉพาะรายการท่ีกิจการยังไม่ได้ บนั ทึกบญั ชี กจิ การบันทึกเพ่ิมยอดเงินฝากธนาคาร โดยเดบิต เงินฝากธนาคาร หรือบันทึกลดยอดเงิน

74 ฝากกธนาคารโดย เครดิต เงินฝากธนาคาร เนื่องจากโจทย์ไม่ได้ระบุว่ากิจการใช้สมุดเงินสดหรือไม่ กิจการจึงบันทึกรายการตามปกติในสมุดรายวันท่ัวไป แล้วจึงผ่านรายการไปสมุดแยกประเภทท่ัวไป ตามขัน้ ตอนปกติ ปรบั ปรุงรายการในสมุดรายวนั ท่วั ไป หนา้ … สมุดรายวนั ท่ัวไป พ.ศ. รายการ เลขที่ เดบิต เครดิต 2557 บญั ชี เม.ย. 1 เงนิ ฝากธนาคาร (สมดุ เงนิ สด) 24,900 ตว๋ั เงินรับ 24,000 ดอกเบย้ี รับ 360 ขายสนิ ค้า 540 บั น ทึ ก ร า ย ก า ร ป รั บ ป รุ ง เ พิ่ ม ย อ ด เ งิ น ฝ า ก ธนาคาร ลูกหนก้ี ารคา้ 7,800 ค่านา้ -คา่ ไฟฟ้า 1,400 คา่ ธรรมเนียม 336 เงนิ ฝากธนาคาร (สมุดเงินสด) 9,536 บนั ทกึ รายการปรับปรุงลดยอดเงินฝากธนาคาร

75 วงเงินกเู้ บกิ เกนิ บญั ชี ความหมายของวงเงินกู้เบิกเกินบัญชี อธิบายได้ดังน้ี เม่ือกิจการนาเงินสดไปฝากธนาคาร ประเภทกระแสรายวนั กิจการสามารถตกลงกับธนาคารในเรื่องของการขอสินเช่ือเพ่ือเพ่ิมสภาพคล่อง ให้กับกิจการ คือกิจการสามารถเขียนเช็คเพ่ือเบิกเงินสดจากธนาคารในขณะที่กิจการไม่มีเงินสด เหลอื อยู่ในบัญชีเลย หมายความว่ากิจการเป็นหนี้ธนาคาร กิจการจะต้องเสียดอกเบี้ยให้ธนาคารตาม จานวนเงินที่เป็นหน้ีและต่อมาเมื่อกิจการมีเงินสดกิจการจะนาเงินสดไปฝากธนาคารได้ตามปกติ ทา ให้จานวนท่ีกิจการเป็นหนี้ธนาคารมียอดลดลง จานวนดอกเบี้ยท่ีต้องจ่ายให้ธนาคารจะมียอดลดลง ตามไปดว้ ย ซึ่งถือว่ามีความสะดวกในการดาเนนิ ธรุ กจิ เป็นอยา่ งมาก ในการพิสูจน์ยอดเงินเบิกเกินบัญชีธนาคารน้ัน จะพิจารณาตรงกันข้ามกับ งบพิสูจน์ยอดเงิน ฝากธนาคาร เนื่องจากธนาคารแจ้งมาว่า กิจการเป็นลูกหน้ีของธนาคาร ไม่ใช่ กิจการเป็นเจ้าหน้ีของ ธนาคาร นอกเหนือจากน้นั มหี ลกั เกณฑ์เหมือนกับการทางบพิสจู นย์ อดเงนิ ฝากธนาคารทุกประการ การแสดงรายการในงบแสดงฐานะการเงิน และการเปิดเผยข้อมูลในหมายเหตุ ประกอบงบการเงนิ การบรหิ ารจัดการรายการเงินสดและรายการเทียบเทา่ เงินสดเปน็ สง่ิ ที่มีความจาเป็น เนื่องจาก รายการรบั และจ่ายในแตล่ ะวนั ของกจิ การตอ้ งมีการวางแผนใหเ้ พยี งพอในแต่ละวนั และความสาคัญ อกี อยา่ งหนงึ่ คอื การเปิดเผยขอ้ มลู เกีย่ วกับรายการของเงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดให้ผู้อ่านงบ การเงินได้ทราบว่ารายการเหล่านั้นประกอบด้วยรายการใดบ้าง ขอยกตัวอย่าง การแสดงรายการเงิน สดและรายการเทยี บเท่าเงินสด ในหมายเหตุประกอบงบการเงิน ของบริษัท ซีพีออลล์ จากัด (มหาชน) และบรษิ ทั ย่อย ดังน้ี

76 บรษิ ทั ซีพี ออลล์ จากดั (มหาชน) และบริษัทย่อย งบการเงนิ สาหรบั ปสี ิน้ สดุ วนั ที่ 31 ธันวาคม 2556 และรายงานของผสู้ อบบญั ชีรบั อนญุ าต (ท่ีมา: บริษัท ซีพี ออลล์ จากัด (มหาชน) และบริษัทย่อย งบการเงินสาหรับปีส้ินสุดวันที่ 31 ธันวาคม 2556) 7 เงินสดและรายการเทยี บเท่าเงนิ สด (หน้า 56) งบการเงนิ รวม งบการเงนิ เฉพาะกจิ การ 2556 2555 2556 2555 (ล้านบาท) เงินสดในมือ 14,027 8,752 11,399 8,751 เงินฝากสถาบนั การเงนิ ประเภทกระแสรายวนั 687 489 498 301 เงนิ ฝากสถาบันการเงนิ ประเภทออมทรัพย์ 7,664 7,449 3,645 5,224 เงินลงทุนระยะสั้นท่มี สี ภาพคลอ่ งสูง 2,254 6,395 100 5,092 รวม 24,632 23,085 15,642 19,368 หมายเหตุประกอบงบการเงิน (จ) เงนิ สดและรายการเทียบเทา่ เงินสด (หน้า 28) เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสดในงบกระแสเงินสดประกอบด้วย ยอดเงินสด ยอดเงินฝากสถาบัน การเงินประเภทเผื่อเรียกและเงินลงทุนระยะสั้นท่ีมีสภาพคล่องสูง เงินเบิกเกินบัญชีซึ่งจะต้องชาระคืน เม่อื ทวงถามถือเป็นสว่ นหนึ่งของกิจกรรมจัดหาเงนิ ในงบกระแสเงินสด

77 สรปุ เมอ่ื กจิ การตอ้ งการความสะดวก ปลอดภัยและตรวจสอบได้ ในการบริหารจัดการเก่ียวกับเงิน สด ไม่ว่าจะเป็นการควบคุมเงินสดด้านรับหรือการควบคุมเงินสดด้านจ่าย กิจการมักจะใช้บริการเงิน ฝากธนาคารประเภทกระแสรายวัน สิ่งหน่ึงในการบริหารจัดการเกี่ยวกับเงินสดน้ันจาเป็นท่ีจะต้องมี ระบบทส่ี ามารถตรวจสอบได้มาควบคุมการทางานของพนักงาน เช่น ระบบเงินสดย่อย ซ่ึงเป็นระบบท่ี งา่ ย สะดวกและสามารถตรวจสอบได้โดยการสุม่ มคี วามยืดหยุ่นสูง เหมาะกับการควบคุมเงินสดท่ีมีไว้ ใช้จ่ายเล็กๆน้อยๆ และต่อมาระบบใบสาคัญสั่งจ่าย เป็นระบบที่เมื่อกิจการมีรายจ่ายเกิดขึ้น กิจการ ต้องตง้ั เปน็ เจ้าหน้ีไวก้ ่อนเพ่ือตรวจสอบให้แนใ่ จ แล้วจงึ จา่ ยเงนิ การพิสูจน์เงินสดในแต่ละสิ้นวันทาการ ทาใหส้ ามารถสรุปยอดเงนิ สดคงเหลอื ในแต่ละวันซึ่งมีความสาคญั เพราะกิจการต้องวางแผนในการใช้ จา่ ยในแต่ละวันให้เพยี งพอ ซึ่งไม่ใชเ่ รอื่ งง่าย และเรอ่ื งสุดท้ายการจัดทางบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร เป็นการตรวจสอบว่า เงินสดท่ีกิจการนาไปฝากธนาคารไว้ หรือเมื่อกิจการถอนเงินจากธนาคารมาใช้ แล้ว ยอดเงินฝากธนาคารท่ีธนาคารแจ้งมาให้กิจการทราบในแต่ละเดือนเป็นตัวเลขจานวนเดียวกับท่ี กิจการได้บันทึกบัญชีไว้เองหรือไม่ เป็นต้น ส่ิงท่ียกตัวอย่างข้างต้นล้วนแล้วแต่มีความจาเป็นในการ นามาใช้ในการปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อพนักงานจะได้ทาหน้าท่ีของตนให้สมบูรณ์และกิจการจะได้ ข้อมูลที่ตรงไปตรงมาและสามารถตรวจสอบได้ สิ่งสาคัญคือต้องใช้ระบบที่เหมาะสมกับขนาดและ ลกั ษณะของกจิ การ โดยศึกษาวิธกี ารของระบบอย่างครบถ้วน เพือ่ ความมปี ระสิทธิภาพของการทางาน

78 แบบฝึกหดั บทท่ี 2 เงนิ สดและการควบคมุ ขอ้ 1. บอกความหมายของเงินสด รายการเทยี บเท่าเงนิ สดและรายการทไี่ มถ่ ือเปน็ เงนิ สดพร้อมกับ ยกตัวอยา่ ง ขอ้ 2. อธิบายวธิ กี ารควบคุมเงนิ สดท้งั ดา้ นรับและด้านจา่ ย ขอ้ 3. ใหว้ างแผนการควบคมุ เงินสดสาหรบั กิจการหนึ่งขึน้ มา โดยการสมมติกจิ การเป็นรา้ นเสริมสวย ทัง้ ดา้ นรับและดา้ นจา่ ย ข้อ 4. อธิบายถึงความสาคญั ในการใชบ้ รกิ ารเงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวัน ข้อ 5. อธิบายวิธีการจัดทางบพิสูจนย์ อดเงินฝากธนาคาร ข้อ 6. ธนาคารส่งใบรายงานแจ้งยอดเงินฝากธนาคารในวันท่ี 31 ม.ค. 2556 ให้บริษัท ดอกบวั แดง จากัด วา่ มยี อดเงินฝากธนาคารคงเหลือ 20,000 บาท แตย่ อดเงนิ คงเหลือใน บญั ชเี งินฝากธนาคารตามสมุดบัญชขี องกจิ การ ณ วันเดียวกันมีจานวน 15,000 บาท จาก การตรวจสอบของบรษิ ัท ดอกบวั แดง จากัด พบข้อแตกตา่ งระหว่างทงั้ สองฝ่าย ดงั นี้ 1. วันที่ 31 ม.ค. 2556 บริษัท ดอกบัวแดง จากัด นาเงินฝากธนาคารจานวน 3,000 บาท แต่ ธนาคารยงั ไมไ่ ดบ้ ันทึกการฝากในบญั ชใี ห้ 2. กิจการจ่ายเช็คเม่ือวันที่ 31 ม.ค. 2556 จานวน 2 ฉบับ ให้กับเจ้าหน้ี แต่เจ้าหนี้ยังไม่นาไป ขน้ึ เงิน เปน็ เชค็ ค้างจา่ ย มดี งั นี้ 2.1 เลขท่ี 521 จานวนเงนิ 1,575 บาท 2.2 เลขท่ี 526 จานวนเงนิ 625 บาท 3. กิจการให้ธนาคารเรียกเก็บเงินตามต๋ัวเงินให้และธนาคารเก็บเงินได้แล้วได้นาฝากในบัญชี ให้จานวนเงิน 1,500 บาท และธนาคารคิดค่าธรรมเนียมในการเรียกเก็บตั๋วเงิน 200 บาท แต่กจิ การยงั ไมไ่ ด้บันทึกบญั ชี 4. กิจการจ่ายเช็คเลขท่ี 523 จานวน 1,600 บาท เพื่อชาระหน้ีให้กับเจ้าหนี้ แต่พนักงานบัญชี บันทึกรายการจ่ายเชค็ ในสมุดเงินสดเป็นจานวนเงิน 6,100 บาท

79 ให้ทา 6.1 ตรวจสอบความถูกต้องของสาเหตุระหว่างกิจการไปหาธนาคารหรือระหว่างธนาคารไป หากิจการ 6.2 งบพิสูจนย์ อดเงนิ ฝากธนาคารเพ่อื หายอดเงนิ ฝากธนาคารที่ถูกต้อง 6.3 บันทึกรายการปรบั ปรงุ ทีเ่ กยี่ วข้องในสมดุ รายวนั ทว่ั ไปของบริษัท ดอกบัวแดง จากดั ข้อ 7. บริษัท ขอนแก่น จากัด มีรายละเอียดในสมุดบัญชีเงินสดและรายงานเงินฝากธนาคาร ประจาเดอื นมกราคม และ เดอื นกมุ ภาพนั ธ์ 2557 ให้ทา 7.1 การเปรียบเทียบรายการในสมุดเงินสดและในรายงานของธนาคาร เพ่ือหารายการที่ไม่ ตรงกัน 7.2 การพสิ ูจนค์ วามถูกตอ้ งของสาเหตรุ ะหว่างกจิ การไปหาธนาคารหรือระหวา่ ง ธนาคารไปหากิจการ 7.3 งบพสิ ูจนย์ อดเงนิ ฝากธนาคารเพอ่ื หายอดเงินฝากธนาคารที่ถกู ต้อง 7.4 ปรบั ปรงุ รายการในสมุดรายวนั ทว่ั ไป

80 ตอ่ ไปนี้เป็นรายละเอียดของเดอื นมกราคม 25x1 สมดุ เงนิ สด บริษัทขอนแกน่ จากัด พ.ศ. รายการ เลขท่ี เงนิ ฝาก พ.ศ. รายการ เลขท่ี เลขที่ เงินฝาก 2557 บญั ชี ธนาคาร 2557 เชค็ บญั ชี ธนาคาร 301 100,000 ม.ค. 1 ยอดยกมา  160,000 ม.ค. 2 บัญชีเจา้ หนก้ี ารคา้ 302 48,000 2 บัญชขี ายสนิ ค้า 40,000 8 บัญชคี ่าโฆษณา 303 90,000 4 บญั ชีลูกหนก้ี ารคา้ 90,000 16 บัญชเี จา้ หนี้การค้า 304 56,000 9 บัญชีลกู หนก้ี ารคา้ 60,000 25 บัญชีเจา้ หนี้การค้า 305 66,000 30 บญั ชีขายสนิ ค้า 202,000 29 บญั ชเี งินเดือน 306 24,000 30 บญั ชีค่าสาธารณปู โภค  168,000 31 ยอดยกไป 552,000 552,000 Bank Statement บรษิ ัท ขอนแก่น จากัด ธนาคารไทยไทย รายงานบญั ชกี ระแสรายวนั เลขท่ี 2345678 พ.ศ. รายการ เลขทเ่ี ชค็ ถอน ฝาก คงเหลอื 2557 ม.ค. 1 ยอดยกมา 160,000 3 ฝาก 40,000 200,000 3 ถอน 301 100,000 100,000 4 ฝาก 90,000 190,000 10 ฝาก 60,000 250,000 15 ฝาก(เรยี กเก็บเงนิ ตามตั๋วเงนิ และดอกเบี้ย 600 บาท) 20,600 270,600 20 ถอน 303 90,000 180,600 30 ถอน 305 66,000 114,600 30 ค่าธรรมเนียม 1,000 113,600 31 เช็คคืน 60,000 53,600 ต่อไปนเี้ ปน็ รายละเอียดของเดอื นกมุ ภาพันธ์ 25x1