BUKU PANDUAN STAFF USM

BUKU PANDUAN STAF USM iv. Bidang yang dipohon adalah bersesuaian dengan perancangan dan keperluan Pusat Pengajian / Hospital USM / IPPT Kaedah Latihan Program Sub Kepakaran ini dilaksanakan menerusi kaedah berikut: i. Kombinasi Dalam dan Luar Negara Latihan ini dijalankan di dalam negara bagi tempoh dua (2) atau tiga (3) tahun dan satu (1) tahun di luar negara dalam bidang berkaitan. ii. Sepenuhnya Dalam Negara Latihan ini dijalankan sepenuhnya di dalam negara sahaja bagi tempoh tiga (3) atau empat (4) tahun di hospital KKM/hospital pengajar/institusi latihan yang diluluskan. Kategori Program i. Program Sub Kepakaran Bergaji Penuh Dijalankan secara sepenuh masa dan menerima gaji penuh daripada Universiti sepanjang tempoh yang diluluskan. Ikatan perjanjian akan dikenakan. 88

BUKU PANDUAN STAF USM SISTEM PENILAIAN PRESTASI PERGERAKAN GAJI PENGESAHAN DALAM JAWATAN PILIHAN FAEDAH PERSARAAN KENAIKAN PANGKAT Definisi kenaikan pangkat Peningkatan secara hakiki dari satu gred ke suatu gred yang lebih tinggi dalam perkhidmatan dan skim perkhidmatan yang sama dengan kelulusan Lembaga Kenaikan Pangkat. Bilakah pegawai layak dinaikkan pangkat? Seseorang pegawai hanya layak dipertimbangkan kenaikan pangkat sekiranya telah memenuhi semua syarat kenaikan pangkat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatannya dan jika terdapat kekosongan jawatan kenaikan pangkat itu, melainkan jika skim perkhidmatan memperuntukkan selainnya. Faktor yang menentukan seseorang pegawai layak dinaikkan pangkat Mengikut Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat Dan Penamatan Perkhidmatan 2005 [P.U.(A)176/2005], faktor untuk seseorang pegawai dipertimbangkan kenaikan pangkat adalah seperti berikut: i. Kecekapan dan prestasi kerja pegawai itu; ii. Kelayakan, pengetahuan, kemahiran dan pengalaman pegawai itu; 89

BUKU PANDUAN STAF USM iii. Sifat-sifat peribadi, termasuk kesesuaiannya dengan jawatan kenaikan pangkat itu, keutuhan, potensi dan kepimpinan pegawai itu; iv. Kegiatan luar dan sumbangan pegawai itu kepada negara dan masyarakat; dan v. Aspek lain yang difikirkan relevan oleh Lembaga Kenaikan Pangkat. Syarat-syarat umum kenaikan pangkat i. Disahkan dalam jawatan; ii. Diperakukan oleh Ketua Jabatan; iii. Bebas daripada hukuman tatatertib; iv. Telah mengisytiharkan harta; v. Lulus tapisan keutuhan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) vi. Bebas daripada disenaraikan sebagai peminjam tegar dari institusi pinjaman pendidikan; vii. Markah Purata Laporan Penilaian Pretasi Tahunan [LPPT] bagi tiga tahun terakhir hendaklah mencapai 80% dan ke atas. Sebarang maklumat lanjut berkenaan Kenaikan Pangkat bolehlah layari laman web rasmi Bahagian Sumber Manusia di bsm.usm.my KRITERIA KENAIKAN PANGKAT STAF BUKAN AKADEMIK 90

BUKU PANDUAN STAF USM PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN Peperiksaan Perkhidmatan Universiti diadakan bagi tujuan:- i. Pengesahan dalam jawatan ii. Peningkatan Secara Lantikan (PSL) Staf USM yang baru dilantik ke jawatan tetap perlu lulus peperiksaan perkhidmatan sebagai salah satu syarat untuk tujuan pengesahan dalam perkhidmatan Staf USM yang baru dilantik ke jawatan tetap perlu lulus Peperiksaan Perkhidmatan Universiti sebagai salah satu syarat untuk tujuan pengesahan dalam jawatan. Staf USM yang sedang berkhidmat dan telah disahkan dalam jawatan boleh menduduki peperiksaan Peningkatan Secara Lantikan (PSL) sebagai salah satu syarat lantikan ke skim perkhidmatan dan gred gaji yang lebih tinggi. Peperiksaan ini bertujuan menggantikan kelulusan akademik yang diperlukan. Peperiksaan Perkhidmatan Universiti Sains Malaysia untuk pengesahan dalam jawatan diadakan dua (2) kali setahun manakala peperiksaan PSL diadakan sekali dalam setahun dan staf perlu memohon dengan mengisi borang yang boleh dicapai melalui bsm.usm.my dan dimajukan kepada Bahagian Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar di ketiga-tiga kampus. Sila layari laman web rasmi Bahagian Sumber Manusia di alamat : bsm.usm.my untuk maklumat lanjut berkaitan Peperiksaan Perkhidmatan Universiti Sains Malaysia. 91

BUKU PANDUAN STAF USM PERTUKARAN STAF Pertukaran staf bertujuan memberi pengalaman menyeluruh kepada seseorang staf di samping mendedahkan staf kepada latihan sambil bertugas (in service-training). Pertukaran staf terbahagi kepada dua kategori iaitu:- Pertukaran dalam kampus iaitu dari satu jabatan/pusat pengajian/unit ke satu jabatan/pusat pengajian/unit yang lain dalam kampus yang sama. Pertukaran antara kampus iaitu dari Kampus Induk, Pulau Pinang ke Kampus Kesihatan/Kejuruteraan dan sebaliknya. Permohonan pertukaran akan dipertimbangkan berdasarkan keperluan/kesesuaian staf untuk tempat yang akan di tukar, kekosongan jawatan dan alasan-alasan peribadi munasabah serta setelah staf itu berkhidmat selama lima (5) tahun. Proses pertukaran perlu dilaksanakan dari semasa ke semasa atas sebab-sebab berikut:- Penempatan asal seseorang staf mungkin dibuat tanpa mengetahui latarbelakang dan kebolehan seseorang staf secara mendalam dan penempatan tersebut mungkin menimbulkan ketidaksesuaian tempat dan suasana staf itu ditempatkan; Untuk membolehkan seseorang staf itu memperolehi pengalaman luas dan boleh menjadi pelengkap (complementry). 92

BUKU PANDUAN STAF USM PELETAKAN JAWATAN Staf Yang Tiada Ikatan Dengan Universiti Staf yang hendak meletak jawatan, perlu memberi notis secara bertulis seperti berikut: Staf yang telah disahkan dalam jawatan, perlu memberi sebulan notis atau membayar sebulan gaji sebagai ganti notis. Staf dalam tempoh percubaan atau staf sementara/sambilan perlu memberi sebulan notis atau membayar sebulan gaji sebagai ganti notis. Staf kontrak perlu mengikut syarat-syarat dalam kontrak. Notis peletakan jawatan hendaklah dihantar melalui Ketua Jabatan dan dikemukakan kepada Bahagian Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar untuk tindakan selanjutnya. PENAMATAN KERJA Staf yang memberi maklumat palsu atau tidak benar (maklumat peribadi atau pendidikan dan sebagainya) semasa permohonan jawatan atau tidak memberi kenyataan benar dalam borang pemeriksaan kesihatan atau pengakuan sumpah (borang akuan) boleh ditamatkan perkhidmatan dengan serta-merta oleh pihak Universiti. 93

BUKU PANDUAN STAF USM Staf dalam tempoh percubaan yang gagal disahkan dalam jawatan kerana tidak mendapat perakuan daripada Ketua Jabatan atau kerana tidak lulus peperiksaan yang disyaratkan, sama ada telah diberi lanjutan tempoh percubaan atau tidak, juga boleh ditamatkan perkhidmatannya. Universiti boleh menamatkan perkhidmatan staf yang bukan dalam perjawatan berpencen dengan memberi notis yang sesuai dengan syarat-syarat pelantikannya termasuk notis penamatan jawatan. Staf sementara dan staf bukan dalam perjawatan berpencen yang lain, boleh ditamatkan perkhidmatan dengan notis satu bulan. PENCEN DAN SARAAN PERSARAAN WAJIB Mencapai umur 55/56/58/60 tahun Namun begitu bagi pegawai/pekerja berpencen yang sedang menghadapi suatu perbicaraan jenayah atau tindakan tatatertib yang mungkin berkeputusan dengan ia disabitkan atau dibuang kerja belum lagi selesai, mereka tidak dibenarkan bersara dengan perkhidmatannya di lanjut dan disifatkan sebagai cuti tanpa gaji sehingga keputusan kesnya diperolehi. Umur persaraan ditetapkan mengikut: 94

BUKU PANDUAN STAF USM Umur 55 tahun Lantikan sebelum atau pada 1.10.2001 Umur 56 tahun Lantikan pada atau selepas 1.10.2001 Umur 58 tahun Lantikan pada atau selepas 1.07.2008 Umur 60 tahun Lantikan pada atau selepas 1.01.2012 Dokumen yang diperlukan : Salinan kad pengenalan bakal pesara dan pasangan jika berkaitan; Salinan surat nikah/daftar perkahwinan jika berkaitan; Salinan sijil kematian pasangan atau surat perakuan cerai jika berkaitan; Salinan sijil kelahiran dan salinan kad pengenalan anak yang belum berkahwin (sekiranya berkaitan) seperti berikut: *Anak dibawah umur 21 tahun; *Anak angkat dibawah umur 21 tahun serta salinan sijil anak angkat; o Anak cacat (tiada had umur) serta sijil OKU *Anak 21 tahun yang sedang belajar pada peringkat Ijazah pertama serta surat tawaran pengajian 95

BUKU PANDUAN STAF USM Salinan buku akaun bank / maklumat akaun bank yang dikeluarkan oleh pihak bank bagi akaun perseorangan yang ada dinyatakan: *Nama (sama seperti di kad pengenalan); *Nombor kad pengenalan baru dan *Nombor Akaun Borang permohonan pelantikan wakil skim A (bagi bakal pesara berstatus bujang/duda/janda) dan disertakan bersama salinan kad pengenalan wakil; Borang maklumat pesara mengemukakan alamat, no. telefon dan emel terkini bakal pesara dan pasangan. PERSARAAN PILIHAN Mengikut Seksyen 12, Akta Pencen 1980 (Akta 227 / 239) memperuntukkan kemudahan untuk anggota perkhidmatan awam bersara secara pilihan. Syarat-Syarat Permohonan : Berumur 40 tahun dan ke atas. Mempunyai tempoh perkhidmatan tidak kurang daripada 10 tahun yang boleh dimasukira. Telah disahkan dalam jawatan. Telah diluluskan Pemberian Taraf Berpencen. 96

BUKU PANDUAN STAF USM Bebas daripada tindakan tatatertib/tindakan mahkamah. Tiada sebarang ikatan perjanjian dengan USM. Bebas daripada sebarang rekod kesalahan rasuah (Gred 29 dan ke atas). Menyelesaikan semua hutang piutang USM sebelum tarikh bersara pilihan. Mendapat perakuan Ketua Jabatan. Tatacara Permohonan : Permohonan melalui Campus Online sistem E-Retirement iaitu 6 bulan sebelum tarikh kuatkuasa persaraan pilihan; Permohonan staf akan diperakukan oleh Ketua Jabatan melalui sistem. Staf perlu mengemukakan dokumen yang diperlukan untuk persaraan pilihan dalam tempoh sebulan selepas permohonan. Dokumen Yang Diperlukan Untuk Persaraan Pilihan : Salinan kad pengenalan bakal pesara dan pasangan jika berkaitan; Salinan surat nikah/daftar perkahwinan jika berkaitan; Salinan sijil kematian pasangan atau surat perakuan cerai jika berkaitan; 85

BUKU PANDUAN STAF USM Salinan sijil kelahiran dan salinan kad pengenalan anak yang belum berkahwin (sekiranya berkaitan) seperti berikut: *Anak dibawah umur 21 tahun; *Anak angkat dibawah umur 21 tahun serta salinan sijil anak angkat; *Anak cacat (tiada had umur) serta sijil OKU o Anak 21 tahun yang sedang belajar pada peringkat Ijazah pertama serta surat tawaran pengajian. Salinan buku akaun bank / maklumat akaun bank yang dikeluarkan oleh pihak bank bagi akaun perseorangan yang ada dinyatakan: * Nama (sama seperti di kad pengenalan); * Nombor kad pengenalan baru dan * Nombor Akaun Borang perisytiharan harta yang telah ditandatangani oleh bakal pesara; Borang permohonan pelantikan wakil skim A (bagi bakal pesara berstatus bujang/duda/janda) dan disertakan bersama salinan kad pengenalan wakil; Borang maklumat pesara mengemukakan alamat, no. telefon dan emel terkini bakal pesara dan pasangan; 98

BUKU PANDUAN STAF USM Borang maklumat pesara mengemukakan alamat, no. telefon dan emel terkini bakal pesara dan pasangan; Borang permohonan persaraan pilihan yang dicetak dari sistem dan ditandatangani oleh bakal pesara. Bayaran Faedah Persaraan Pilihan Tarikh Lantikan Sebelum 12 April 1991 Pada dan Selepas 12 April 1991 Ganjaran Pada tarikh persaraan Pada tarikh persaraan Wang Gantian Pada tarikh persaraan Pada tarikh persaraan Cuti Rehat Pencen Bulanan Apabila mencapai Apabila mecapai umur 45 tahun bagi umur 55 tahun bagi semua pegawai pegawai lelaki dan perempuan dan bagi perempuan pegawai lelaki di jawatan Pegawai perkhidmatan Bomba berpangkat rendah Jururawat lelaki di Hospital mental Apabila mencapai umur 50 tahun bagi pegawai lelaki selain yang dinyatakan di atas PERSARAAN ATAS SEBAB KESIHATAN Anggota berpencen yang didapati tidak berupaya menjalankan kewajipan jawatannya kerana kelemahan akal atau tubuh yang kekal hendaklah dihadapkan ke Lembaga Perubatan mengikut lunas-lunas Pekeliling Perkhidmatan Bil. 10 Tahun 1995 dan sekiranya diperakukan oleh Lembaga tersebut, anggota berkenaan boleh dibersarakan. 99

BUKU PANDUAN STAF USM Keadaan berikut membolehkan seseorang anggota dihadapkan kepada lembaga perubatan untuk dipertimbangkan untukdibersarakan atas sebab kesihatan : Semua cuti sakit tahunan telah habis dan masih tidak sihat v. Mengambil cuti 45 hari setahun, 3 tahun berturut-turut Pegawai perubatan berpendapat tidak ada harapan sembuh Kesiuman otak dan kesihatan tubuh badan diragui Tercedera semasa bertugas dan bukan dengan kecuaiannya Pegawai perubatan mengesahkan sakit tibi, kusta atau barah Dokumen yang diperlukan bagi Persaraan Atas Sebab Kesihatan : 1. Salinan kad pengenalan bakal pesara dan pasangan (jika berkaitan); 2. Salinan surat nikah/daftar perkahwinan (jika berkaitan); 3. Salinan sijil kematian pasangan atau surat perakuan cerai (jika berkaitan); 100

BUKU PANDUAN STAF USM 4. Salinan kad pengenalan dan sijil kelahiran anak di bawah umur 21 tahun. Bagi anak yang berumur 21 tahun dan ke atas yang sedang menuntut sehingga peringkat ijazah pertama di Institusi Pengajian Tinggi hendaklah juga disertakan satu salinan kad pengenalan, sijil kelahiran dan surat tawaran kemasukan ke Institut Pengajian Tinggi. (jika berkaitan); 5. Salinan buku akaun bank/ Maklumat akaun bank/ Penyata akaun bank terkini yang dikeluarkan oleh pihak bank bagi akaun perseorangan yang ada dinyatakan : i. Nama (sama seperti di kad pengenalan); ii. Nombor kad pengenalan baru dan iii. Nombor Akaun 6. Bagi bakal pesara yang belum berkahwin, telah bercerai atau pasangan telah meninggal dunia, lengkapkan Borang Wakil Skim A (JPA.BP.SKP.B08) dan kemukakan bersama satu salinan kad pengenalan wakil yang dilantik. (jika berkaitan); 7. Mengemukakan alamat, no. telefon dan emel terkini bakal pesara dan pasangan. 8. Laporan Lembaga Perubatan - Lampiran A kepada Pekeliling Perkhidmatan bilangan 10/95 9. Surat Persetujuan Pegawai - Lampiran \"C-1\" kepada Pekeliling Perkhidmatan bilangan 10/95 101

BUKU PANDUAN STAF USM PERSARAAN ATAS SEBAB KEMATIAN Jika seseorang anggota/pegawai berpencen mati @ meninggal semasa dalam perkhidmatan, faedah terbitan boleh diberi kepada tanggungan gemulah yang layak mengikut undang-undang pencen seperti berikut : Ganjaran Terbitan diperuntukan di bawah Seksyen 14 Akta Pencen 1980 (Akta 227) dan Seksyen 15 Akta Pencen Pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980 (Akta 239) Pencen Terbitan diperuntukan di bawah Seksyen 14 & 15 Akta Pencen 1980 (Akta 227) dan Seksyen 15 & 16 Akta Pencen Pihak-pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980 (Akta 239) Pencen Tanggungan di peruntukan di bawah Seksyen 18 Akta Pencen 1980 (Akta 227) dan Seksyen 20 Akta Pencen Pihak pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980 (Akta 239) Tanggungan gemulah layak dipertimbangkan Ganjaran Terbitan dan Pencen Terbitan. Orang yang layak menerima faedah-faedah tersebut ialah : Pencen Terbitan Balu/Duda/Anak Balu/duda ertinya isteri atau suami yang masih hidup kepada seseorang anggota mati yang mana perkahwinannya diiktiraf di Malaysia sebagai suatu perkahwinan yang sah di bawah manamana undang-undang bertulis, agama, adat atau kelaziman. 102

BUKU PANDUAN STAF USM Anak pula ertinya anak anggota yang di bawah umur 21 tahundan masih belum berkahwin termasuk anak kandung, anak tiri tanggungan, anak tak sah taraf, anak angkat dan anak cacat. Ganjaran Terbitan i. Balu/duda/anak; ii. Ibu gemulah dan jika ibunya telah mati, kepada bapa tanggungannya; iii. Jika tiada orang yang berkelayakan, akan dibayar kepada wakil diri yang sah di sisi undang-undang. iv. Bagi anggota bujang yang meninggal dunia, hanya Ganjaran Terbitan yang akan dibayar kepada ibu/bapa atau wakil diri yang sah di sisi undang-undang. Sekiranya anggota meninggal dunia, waris hendaklah memaklumkan Ketua Jabatan gemulah dengan segera. Waris dipohon untuk memberikan kerjasama dengan menyediakan dan mengemukakan dokumen-dokumen berikut kepada Jabatan gemulah : Bagi Gemulah yang telah berkahwin, penyediaan dokumen adalahseperti berikut : 1. Salinan sijil kematian gemulah 2. Salinan sijil lahir gemulah 3. Salinan kad pengenalan gemulah 103

BUKU PANDUAN STAF USM 4. Salinan sijil perakuan perkahwinan atau perceraian pasangan kepada gemulah (jika berkaitan) 5. Salinan kad pengenalan pasangan. (jika berkaitan) 6. Salinan maklumat akaun bank pasangan. Salinan akaun tersebut hendaklah tertera nama penuh, nombor akaun dan nombor kad pengenalan baru. Ejaan nama hendaklah sama seperti dalam kad pengenalan. (jika berkaitan) 7. Surat akaun balu / duda yang sah (jika berkaitan) 8. Salinan kad pengenalan anak kandung dan sijil kelahiran anak kandung / anak angkat di bawah umur 21 tahun. Bagi anak yang berumur 21 tahun dan ke atas sedang menuntut pada peringkat ijazah pertama di Institusi Pengajian Tinggi hendaklah juga disertakan satu (1) salinan kad pengenalan, sijil kelahiran dan surat tawaran kemasukan ke Institut Pengajian Tinggi. (jika berkaitan) 9. Salinan kad pengenalan ibu atau bapa kepada gemulah 10. Salinan sijil lahir ibu atau bapa kepada gemulah 11. Salinan sijil kematian ibu atau bapa kepada gemulah (jika berkaitan). 12. Salinan maklumat akaun bank ibu atau bapa kepadagemulah. Salinan akaun tersebut hendaklah tertera namapenuh, nombor akaun dan nombor kad pengenalan baru. Ejaannama hendaklah sama seperti dalam kad pengenalan. (jika berkaitan). 104

BUKU PANDUAN STAF USM 2. Bagi Gemulah yang belum berkahwin, penyediaan dokumen adalah seperti berikut : 1. Salinan kad pengenalan gemulah 2. Salinan sijil kematian gemulah 3. Salinan sijil lahir gemulah 4. Mengisi borang wakil skim A dan satu salinan kad pengenalan wakil 5. Salinan kad pengenalan ibu atau bapa kepada gemulah 6. Salinan sijil lahir ibu atau bapa kepada gemulah 7. Salinan sijil kematian ibu atau bapa kepada gemulah (jika berkaitan). 8. Salinan maklumat akaun bank ibu atau bapa kepada gemulah.Salinan akaun tersebut hendaklah tertera nama penuh, nombor akaun dan nombor kad pengenalan baru. Ejaan nama hendaklah sama seperti dalam kad pengenalan. (jika berkaitan). PINJAMAN KE AGENSI LUAR Peminjaman - bermaksud pelantikan mana-mana pegawai mengikut Fasal(1) Perkara 132 Perlembagaan Persekutuan iaitu pegawai dalam perkhidmatan angkatan tentera, perkhidmatan kehakiman dan perundangan, perkhidmatan awam am persekutuan, pasukan polis dan perkhidmatan pelajaran ke:- 105

BUKU PANDUAN STAF USM a. perkhidmatan awam tiap-tiap satu Negeri; b. pihak berkuasa berkanun; c. pihak berkuasa tempatan; atau d. mana-mana organisasi di dalam Malaysia atau Antarbangsa untuk tempoh tertentu* tanpa memutuskan ikatan pegawai dengan perkhidmatan hakikinya, termasuk pelantikan pegawai perkhidmatan awam bersama ke perkhidmatan Pihak Berkuasa Berkanun, Pihak Berkuasa Tempatan atau mana-mana organisasi di dalam atau Antarabangsa. *Tempoh peminjaman yang pertama boleh diluluskanantara satu (1) hingga tiga (3) tahun. Tempoh keseluruhannya tidak digalakkan melebihi lima (5) tahun untuk memastikan sesuatu peminjaman itutidak berpanjangan. Syarat-syarat pinjaman : 1. Dilantik tetap dan disahkan dalam jawatan. 2. Mempunyai prestasi kerja di tahap yang baik. 3. Memenuhi syarat pelantikan yang ditetapkan untuk jawatan pinjaman; dan 4. Mempunyai kompetensi yang sesuai dengan bidang tugas jawatan pinjaman. 106

BUKU PANDUAN STAF USM Prosedur peminjaman ke Agensi Luar : 1. Bahagian Sumber Manusia (BSM) akan menerima permohonan daripada agensi peminjam dan BSM akan menyemak status ikatan kontrak RLKA/RPTKA staf tersebut sebelum diberi kelulusan untuk dipinjamkan ke agensi luar. 2. Pihak Bahagian Sumber Manusia (BSM) akan memajukan surat permohonan daripada agensi peminjam kepada Ketua Jabatan dan Pendaftar bagi perakuan serta Naib Canselor untuk kelulusan. 3. Untuk pinjaman Antarabangsa, setelah mendapat pelepasan daripada Pihak Berkuasa Melantik agensi pembekal (USM), Permohonan pinjaman tersebut akan dikemukakan kepada Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT), Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA)untuk kelulusan. 4. Bahagian Sumber Manusia (BSM) akan mengemukakan persetujuan peminjaman kepada agensi peminjam dan pegawai hendaklah menandatangani surat persetujuan dan syarat pinjaman sebelum dipinjamkan ke agensi luar. 107

BUKU PANDUAN STAF USM SKIM KUMPULAN WANG SIMPANAN PEKERJA (KWSP) DAN SKIM PENCEN PERKARA PERBANDINGAN ANTARA SKIM KWSP DAN PILIHAN PENCEN,GANJARAN ATAU FAEDAH-FAEDAH LAIN PERKARA 1. ASAS PERUNDANGAN SKIM KWSP SKIM PENCEN (PENCEN, GANJARAN ATAU 2. SKIM CARUMAN FAEDAH-FAEDAH LAIN) (a) Caruman Akta Kumpulan Wang 1.Akta Pencen Pihak-Pihak Kerajaan (majikan) SimpananPekerja (KWSP) Berkuasa Berkanun dan (b) Caruman 1991 (Akta 452) Tempatan 1980 (Akta NOTA:Tertakluk kepada pindaan 239); dan pekerja yang berkuat kuasa dari Akta Penyelarasan semasa ke semasa. 3.PEMBERIAN TARAF 2.Pencen 1980 (Akta 238). BERPENCEN(PTB) a. Caruman oleh Kerajaan NOTA:Tertakluk kepada pindaan (majikan) atas kadar 12% yang berkuat kuasa dari semasa emolumen (iaitu gaji dan ke semasa. imbuhan tetap) sepanjang tempoh perkhidmatan pekerja. a.Caruman oleh Kerajaan (majikan) atas kadar 12% b. Caruman oleh pekerja atas emolumen (iaitu gaji dan kadar 11% emolumen (iaitu gaji imbuhan tetap). dan imbuhan tetap) sepanjang tempoh perkhidmatan pekerja. b.Caruman oleh pekerja atas NOTA: Tertakluk kepada kadar 11% emolumen (iaitu gaji apa-apa kadar caruman yang dan imbuhan tetap). ditetapkan di bawah Akta NOTA: Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) 1991(Akta 452). i. Tertakluk kepada apa-apa kadar caruman yang ditetapkan di bawah Akta Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) 1991 (Akta 452). ii.Caruman dihentikan apabila pekerja diberi taraf berpencen. Jumlah caruman Kerajaan (majikan) berserta faedahnya dikembalikan kepada Kerajaan apabila faedah persaraan atau faedah terbitan di bawah undang-undang pencen diberi kepada pekerja atau tanggungannya, atau semasa pekerja mengeluarkan carumannya berserta faedah melalui Skim Pengeluaran Pekerja Berpencen KWSP. TIADA konsep “Pemberian Taraf Taraf pekerja berpencen diberi Berpencen”. oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam selepas pekerja disahkan dalam perkhidmatan dan mempunyai sekurang-kurangnya 3 tahun tempoh perkhidmatan. 108

BUKU PANDUAN STAF USM NOTA:Taraf pekerja berpencen melayakkan pekerja diberi faedah persaraan sekiranya berlaku persaraan (kecuali bagi maksud persaraan atas sebab kesihatan dan persaraan setelah dilantik untuk berkhidmat dalam pertubuhan yang mana syarat pengesahan dalam perkhidmatan sahaja adalah memadai). Faedah terbitan boleh diberi dengan syarat telah disahkan dalam perkhidmatan sahaja. 4.FAEDAH PERSARAAN/ 1. Faedah persaraan yang boleh FAEDAH TERBITAN diberi apabila pekerja bersara ialah – 5. SEKIRANYA TAMAT (i) pencen (bulanan) PERKHIDMATAN TANPA BERSARA (ii) ganjaran (sekaligus) (CONTOHNYA, LETAK JAWATAN ATAU DIBUANG KERJA) 2. Faedah terbitan yang boleh diberi jika (i) pekerja meninggal dunia dalam perkhidmatan (a) pencen terbitan (b) ganjaran terbitan (sekaligus) (ii) pekerja meninggal dunia dalam persaraan ialah – (a) pencen terbitan 3. Faedah-faedah lain yang boleh diberi kepada pekerja ialah (i) pencen hilang upaya sebagai pemberian tambahan kepada pencen di 1(i); atau (ii) pencen tanggungan sebagai pemberian tambahan kepada pencen terbitan di 2(i)(a); atau (iii) elaun tanggungan sebagai menggantikan pencen yang dihentikan dalam keadaan pesara Pemberian Wang Tunai Sebagai Gantian Cuti Rehat (GCR) dibayar kepada semua pekerja sama ada yang memilih Skim KWSP atau pencen, ganjaran atau faedah-faedah lain atas kadar 1/30 x gaji yang akhir diterima (termasuk imbuhan tetap) x jumlah hari Cuti Rehat (atau Cuti Rehat Khas, bagi Pegawai Perkhidmatan Pendidikan) yang dikumpulkan, tertakluk kepada had maksimum 150 hari. Jumlah caruman Kerajaan (majikan) Pekerja tidak diberi pencen, dan caruman pekerja kepada ganjaran atau faedah- faedah KWSP, berserta faedah ke atasnya lain. Jumlah caruman Kerajaan kekal dalam akaun KWSP pekerja (majikan) dan caruman pekerja untuk ditambahkan kepada kepada KWSP, berserta faedah caruman semasa pekerjaan ke atasnya sebelum pekerja seterusnya dan boleh dikeluarkan memperolehi taraf berpencen, oleh pekerja mengikut peruntukan kekal dalam akaun KWSP undang-undang KWSP yang pekerja untuk ditambahkan berkuat kuasa. kepada caruman KWSP semasa pekerjaan seterusnya dan boleh dikeluarkan oleh pekerja mengikut peruntukan undangundang KWSP yang berkuat kuasa. 109

BUKU PANDUAN STAF USM PERUBATAN STAF Kelayakan Semua staf tetap, sementara dan kontrak serta tanggungan mereka yang layak boleh menerima kemudahan perubatan mengikut peraturan Skim Perkhidmatan Perubatan Warga USM. \"Tanggungan\" bererti suami/isteri-steri, anak, anak tiri dan anak angkat yang diambil secara sah dan belum berkahwin di bawah umur 18 tahun atau masih belajar sepenuh masa dan di bawah umur 21 tahun juga layak menerima kemudahan perubatan mengikut peraturan di atas. Mengikut Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1993, berkuat kuasa 1 Januari 1992, kemudahan rawatan perubatan dipanjangkan kepada ibu bapa sah bagi staf yang memilih opsyen Sistem Saraan Baru di Hospital Kerajaan mengikut kelayakan staf berkenaan. Sumber Rawatan Rawatan perubatan boleh diperolehi dari:- Pusat Kesihatan (Kampus Induk, Kampus Kejuruteraan), IPPT, dan Hospital Universiti Sains Malaysia; Panel Klinik Universiti yang menjadi pilihan staf, berkahwin diberi 2 pilihan panel klinik dan staf bujang diberi 1 pilihan panel klinik. Semasa panel klinik itu tidak beroperasi rawatan boleh diperolehi dari Panel Klinik 24 Jam dalam senarai Panel Klinik USM. Senarai Klinik Panel USM dikemas kini setiap 2 tahun sekali dan dipaparkan dalam Portal Rasmi BSM. 110

BUKU PANDUAN STAF USM Hospital/Klinik Kesihatan Kerajaan dan Hospital Pengajar. Hospital Swasta setelah dirujuk oleh Hospital Kerajaan dan juga tertakluk kepada kelulusan Naib Canselor. Prosedur Untuk Mendapatkan Rawatan Perubatan Staf perlu:- Jenis Perubahan Dokumen Yang Dikehendaki i. Berkahwin 1 salinan sijil nikah ii. Bercerai 1 salinan sijil cerai iii. Pertambahan anak 1 salinan sijil lahir iv. Kematian 1 salinan sijil kematian (suami/isteri/ v. Anak angkat & anak) 1 salinan sijil anak angkat dari badan berkuasa vi. Pertukaran klinik Mengisi borang pertukaran panel klinik yang boleh didapati dari Portal Rasmi BSM vii. Anak staf yang berumur Surat pengesahan persekolahan 18 tahun penuh masa viii. Anak staf berumur Nama akan dikeluarkan dari senarai 21 tahun kelayakan Untuk rawatan di Hospital Kerajaan, staf dan tanggungan staf perlu mendapatkan Surat Jaminan Perubatan/Surat Rawatan Pergigian Staf. Surat-surat jaminan ini akan dicetak oleh pihak hospital melalui sistem HRMIS atau dari kaunter BSM bagi staf kontrak bukan warganegara. Rawatan di Hospital Swasta boleh dipertimbangkan oleh universiti sekiranya mendapat rujukan dari Pusat Kesihatan atau Hospital Kerajaan. 111

BUKU PANDUAN STAF USM Untuk tujuan ini staf perlu mengemukakan surat rujukan dari mana-mana pihak tersebut ke BSM, Jabatan Pendaftar dan seterusnya mendapatkan Surat Jaminan Rawatan Perubatan/Pemeriksaan di Hospital Swasta. Staf dan tanggungan staf juga boleh menerima rawatan di Hospital Kerajaan di luar stesen yang sama, sekiranya mendapat rujukan dari Pusat Kesihatan atau Hospital Kerajaan. Untuk tujuan ini mereka boleh menuntut elaun-elaun mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1992. Di dalam keadaan luar biasa, Naib Canselor adalah berkuasa membuat keputusan atas sebarang keadaan luar biasa yang tidak dilindungi oleh peraturan Skim Perkhidmatan Perubatan Warga USM. Untuk tujuan ini staf boleh membuat rayuan bertulis melalui BSM, Jabatan Pendaftar. Rawatan Yang Dibiayai Rawatan di Pusat Kesihatan dan Panel Klinik adalah ditanggung oleh universiti. Universiti menanggung bayaran perundingan, spesimen (yang dirujuk oleh Pusat Kesihatan) dan laporan lembaga perubatan di Hospital Kerajaan. Rawatan Yang Tidak Dibiayai Bayaran rawatan-rawatan berikut tidak dibiayai di bawah Skim Perkhidmatan Perubatan Warga USM:- 112

BUKU PANDUAN STAF USM Rawatan pergigian melainkan apabila rawatan pergigian disyorkan oleh seorang doktor perubatan sebagai sebahagian dari rawatan seorang pesakit itu. Walau bagaimanapun, rawatan pergigian yang percuma (tidak termasuk pembekalan gigi palsu) boleh didapati di Hospital Kerajaan. Bayaran untuk gigi palsu, ‘braces’, ‘surgical appliances’, cermin mata, pemeriksaan kesihatan keseluruhan, ‘circumcision’, ‘IUD’, ‘menstrual regulations’, ‘cosmetic surgery’, ‘family planning pills’dan lain-lain. Kelayakan Wad Bagi Staf dan Tanggungan Kelayakan wad di Hospital Kerajaan yang ditetapkan kepada staf dan tanggungan dalam Pekeliling Perkhidmatan bilangan 12 Tahun 2001 dan Pekeliling Perkhidmatan bilangan 4 Tahun 2010 adalah seperti berikut:- Kumpulan/Gred Kelayakan Wad Pengurusan Tertinggi Kelas 1 Bilik seorang Kelas 1 Bilik Seorang 45 – 54 Kelas 1 Bilik Berdua 31 – 44 Kelas 1 Bilik Bertiga 21 – 30 Kelas 2 1–20 Jika staf atau ahli keluarga atau ibu bapa yang sah meminta untuk dimasukkan ke dalam wad yang lebih tinggi dari kelayakannya, maka staf berkenaan akan dikehendaki membayar bayaran wad mengikut kadar yang dikenakan kepada orang awam. Staf juga dikehendakimembayar deposit sebelum dimasukkan ke wad yang lebih tinggi mengikut kadar yang ditetapkan. 113

BUKU PANDUAN STAF USM PAKAIAN SERAGAM PEMATUHAN PAKAIAN SEMASA BEKERJA A. PEKELILING – PEKELILING BERKAITAN i. Pekeliling Perkhidmatan 2 Tahun 1985 – “ Pakaian Masa Bekerja dan Semasa Menghadiri Upacara-upacara Rasmi bagi Pegawai-Pegawai Awam “. ii. Memorandum USM. 20/3 Jld. VI betarikh 18 April 1996 bertajuk “ Peraturan Pakaian Seragam “ telah dikeluarkan oleh Pendaftar. iii.Surat Pekeliling Perkhidmatan 1 Tahun 2006 – “ Fesyen Pakaian Alternatif Sebagai Pakaian Semasa Bekerja dan Menghadiri Upacara Rasmi “. B. PAKAIAN SEMASA BEKERJA i. Pakaian Lelaki a. Pegawai-pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi, Pengurusan & Profesional dan Kumpulan Sokongan I. i. Lounge suit atau bush – jacket dengan bahan kain dan warna yang sesuai; atau ii. Baju kemeja dan seluar panjang serta bertali leher. Sekiranya baju dipakai berlengan panjang maka tangan baju janganlah dilipat. 114

BUKU PANDUAN STAF USM b.Untuk kelihatan kemas dan rapi baju dimasukkan ke dalam dan sekiranya berlengan panjang ianya janganlah dilipat. c.Sekiranya baju Melayu dipakai maka ianya perlu lengkap dengan bersampin dan bersongkok. Songkok mestilah bewarna hitam. Staf lelaki digalakkan memakai baju Melayu lengkap pada hari Jumaat. Pakaian baju Melayu dengan kain sarung tidak dibenarkan. d.Pada hari Khamis setiap bulan atau semasa menghadiri upacara rasmi yang mensyaratkan pemakaiannya, staf lelaki digalakkan memakai pakaian Batik Malaysia berlengan panjang alternatif bagi staf lelaki yang boleh dipakai pada hari atau upacara tersebut ialah : i. Berkolar Baju Melayu Cekak Musang Berbutang Tiga. ii. Berkolar Baju Melayu Cekak Musang Berbutang Lima. iii. Berkolar Nehru Berbutang Terselindung. iv. Berkolar Mandarin Berbutang Tiga. e.Kasut kulit berstokin atau lain-lain kasut yang sejenis dengannya hendaklah dipakai semasa bekerja. f. Staf lelaki dibenarkan memakai songkok hitam semasa bekerja. 115

BUKU PANDUAN STAF USM ii. Pakaian Wanita a) Staf wanita Muslim amatlah digalakkan menutup aurat sepenuhnya. b) Pakaian bagi staf wanita mestilah bersopan dan tidak menjolok mata. Staf wanita USM amat digalakkan memakai baju kurung semasa bekerja. c) Memandangkan pegawai-pegawai awam terdiri dari berbilang bangsa di Malaysia khususnya di USM, maka pakaian Kebangsaan atau pakaian mengikut kaum masing-masing yang sesuai semasa bekerja boleh dipakai semasa bekerja. d) Kasut yang bertutup sepenuhnya hendaklah dipakai semasa bekerja. e) Staf wanita yang memakai pakaian kasual, pakaian tersebut mestilah longgar dan bajunya melepasi punggung serta kainnya tidak berbelah. C) PAKAIAN SERAGAM (LELAKI DAN WANITA) i. Pakaian seragam hendaklah sentiasa dipakai semasa bekerja bagi staf yang dibekalkan dengannya. Keengganan mana-mana staf yang perlu memakainya merupakan satu kesalahan tatatertib. ii. Pakaian seragam hendaklah dipakai secara sopan, lengkap dan kemas. Pakaian seragam yang lusuh dan luntur warnanya tidak dibenarkan dipakai di pejabat. 116

BUKU PANDUAN STAF USM D. PAKAIAN DAN PEMAKAIAN YANG TIDAK DIBENARKAN i. Staf wanita tidak dibenarkan memakai pakaian yang menjolok mata antaranya berbaju kebaya ketat dan singkat, berbaju T, baju ketat, berlengan lebar, leher luas dan tidak berlengan. Skirt ketat, singkat (mini) dan berbelah juga tidak dibenarkan. Seluar jeans, seluar pendek, tights separuh singkat dan seluar sukan serta apa-apa pakaian yang menutup muka tidak dibenarkan dipakai di pejabat. ii. Staf wanita Islam yang memakai tudung hendaklah menutup aurat sepenuhnya. iii. Staf lelaki pula tidak dibenarkan memakai jubah dan serban semasa waktu pejabat. iv. Kuku, rambut dan anggota lain tidak dibenar diwarnakan melainkan atas sebab-sebab tertentu. v. Staf lelaki juga tidak dibenarkan bertindik atau memakai subang. vi. Selipar, kasut getah, kasut kanvas dan kasut sukan tidak boleh dipakai semasa bekerja di dalam waktu pejabat. vii. Staf yang menjalankan tugas lebih masa adalah dikehendaki memakai pakaian yang sopan. E. PAKAIAN LAIN (STAF LELAKI DAN WANITA) i) Pakaian-pakaian jenis lain yang berbeza dari perenggan (A), (B), (C) dan (D) di atas termasuk jenis kasut, boleh dipakai oleh staf semasa bekerja jika tugas-tugas semasa memerlukan pakaian sedemikian dan dibenarkan oleh Ketua Jabatan. 117

PAKAIAN DAN UNIFORM SEMASA BUKU PANDUAN STAF USM BEKERJA UNTUK LELAKI KEMEJA LENGAN LOUNGE SUIT PANJANG KEMEJA LENGAN KEMEJA BATIK PENDEK T-SHIRT KOLAR KEMEJA LENGAN BULAT PANJANG KEMEJA LENGAN BAJU ???? PENDEK BERKOLAR T-SHIRT LENGAN PENDEK BERKOLAR 118

BUKU PANDUAN STAF USM BAJU KURUNG BERSAMA BLAZER PAKAIAN DAN UNIFORM SEMASA BEKERJA UNTUK PEREMPUAN LOUNGE SUIT BAJU KURUNG T-SHIRT LENGAN BATIK PANJANG BERKOLAR KEMEJA LENGAN T-SHIRT LENGAN PANJANG KOLAR BULAT PAKAIAN DAN UNIFORM STAF KESIHATAN PEMBANTU PERAWATAN KETUA JURURAWAT KESIHATAN PANGKAT JURURAWAT (GRED) JURURAWAT U29 119

PAKAIAN DAN UNIFORM SEMASA BUKU PANDUAN STAF USM BEKERJA UNTUK PEREMPUAN JURURAWAT U32 PENOLONG PEGAWAI PERUBATAN PEGAWAI PERUBATAN PEGAWAI FARMASI (DOKTOR) PENOLONG PEGAWAI PENGAWAL KESELAMATAN FARMASI (PEREMPUAN) PAKAIAN DAN UNIFORM STAF KESELAMATAN PENGAWAL KESELAMATAN (LELAKI) 120

BUKU PANDUAN STAF USM PAKAIAN DAN UNIFORM STAF MAKMAL KOT MAKMAL PINJAMAN KENDERAAN DAN PINJAMAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR (SMARTPHONES) BIL SYARAT KENDERAAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR 1 Kelayakan i. Staf tetap sahaja i. Staf tetap sahaja ii. Staf expatriate ii. Pinjaman kedua layak selepas 3 iii.Pinjaman kedua layak tahun hutang pinjaman pertama selepas 5 tahun hutang diselesaikan pinjaman pertama diselesaikan 2 Jumlah Pinjaman i. Kereta i. Skim Saraan Baru (SSB) - Amaun pinjaman yang RM5,000 dibenarkan tertakluk kepada Pinjaman Kereta bagi staf pengiraan jumlah potongan yang bergaji tidak kurang ii. USM (staf expatriate) - RM3,500 gaji tidak melebihi 60% daripada RM1,620.00. daripada gaji pokok Kadar had pinjaman i. Skim Saraan Baru (SSB) – 48 Bulan + elaun tetap. ii. USM – 18 Bulan Jawatan-Jawatan Utama dan Jawatan RM70,000 i. 1 orang penjamin yang sama Gred Khas gred atau lebih tinggi dan telah disahkan jawatan Kumpulan Pengurusan RM65,000 ii. 1 orang penjamin yang sama gred atau lebih tinggi dan telah dan Profesional disahkan jawatan Kumpulan Pelaksana RM55,000 bagi kereta: ii. Motosikal – RM10,000.00 3 Tempoh Pinjaman i. Kereta 4 Syarat Penjamin bagi a. Baru - 9 tahun pemohon yang i. Sah dalam jawatan b. Terpakai - 8 tahun ii. Belum disahkan * perlu dinilai oleh JKR ii. Motosikal a. Baru - 5 tahun b. Terpakai - 4 tahun * perlu dinilai oleh JKR i. Tidak perlu penjamin ii. 2 orang penjamin yang sama gred atau lebih tinggi dan telah disahkan jawatan 121

BUKU PANDUAN STAF USM BIL SYARAT KENDERAAN KOMPUTER & TELEFON PINTAR 5 Nilai i. Baiajil - RM10 (stamping) Stamping RM5 bagi setiap pinjaman RM1,000 + yuran ii. Biasa - RM5 setiap setem RM10 bagi penjamin pinjaman RM1,000 + yuran setem RM10 bagi penjamin (sekiranya berkaitan) 6 Dokumen sokongan i. 2 salinan kad pengenalan i. 2 salinan kad pengenalan pemohon pemohon ii. 2 salinan kad pengenalan ii. 2 salinan kad pengenalan penjamin (sekiranya penjamin berkaitan) iii. Salinan penyata gaji terkini iii. Salinan penyata gaji pemohon terkini pemohon iv. Salinan penyata gaji terkini iv. Salinan penyata gaji penjamin terkini penjamin (sekiranya berkaitan) v. Sebutharga v. Sebutharga 7 Amaun Perlindungan Insurans Mesti melebihi jumlah - pinjaman. 8 Anggaran bayaran balik JUMLAH PINJAMAN JUMLAH PINJAMAN RM10,000.00 RM5,000.00 Tempoh Bulan Amaun Bulan Tempoh Bulan Amaun Bulan 60 RM184.17 60 RM92.08 48 RM225.79 48 RM112.90 36 RM295.24 36 RM147.62 RM434.25 RM217.12 24 RM851.50 24 RM425.75 12 12 121

BUKU PANDUAN STAF USM TABUNG KEBAJIKAN STAF Tabung Kebajikan Staf ditubuhkan berdasarkan falsafah bahawa staf USM adalah satu keluarga dan bekerja dalam suasana dan semangat kekeluargaan yang sentiasa mengambil berat soal kebajikan masingmasing. Keahlian Tabung terbuka kepada semua staf tetap, sementara/kontrak dan sambilan yang sedang berkhidmat dengan USM. Caruman atas kadar RM5.00 sebulan untuk staf Kumpulan Sokongan dan RM10.00 sebulan untuk staf Kumpulan Pengurusan dan Profesional termasuk staf akademik. Caruman dibuat melalui potongan gaji secara bulanan. Ahli tabung berkelayakan menerima faedah/sumbangan berikut:- Sumbangan kematian staf : RM10,000.00 Sumbangan kematian suami/isteri/anak staf : RM500.00 Dermasiswa Pendidikan Bantuan bencana alam dan kebakaran. KEMUDAHAN PENGURUSAN JENAZAH Kemudahan mengurus jenazah bagi staf yang meninggal dunia semasa dalam perkhidmatan diberi sebagai tanda penghormatan terakhir dan untuk menghargai bakti mereka kepada universiti dan negara. 122

BUKU PANDUAN STAF USM Sejumlah RM3,000.00 diberi kepada keluarga staf bagi tujuan menguruskan jenazah, disamping tambang pengangkutan jenazah yang perlu dituntut oleh keluarga staf. Bagi tujuan tambang kaedah pengangkutan jenazah yang sesuai dan berpatutan hendaklah digunakan. Kemudahan ini tidak meliputi ahli keluarga yang meninggal dunia dan juga tambang untuk pengiring. TATATERTIB PEKERJA TATAKELAKUAN pekerja Universiti Sains Malaysia adalah tertakluk kepada Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605). Tindakan tatatertib boleh diambil ke atas staf yang melanggar peraturan, tatakelakuan serta larangan-larangan yang terdapat dalam Akta 605. Tatakelakuan (kawalan tatatertib) merupakan satu alat pengurusan yang penting untuk memastikan pekerja universiti :- i. melaksanakan tugas dengan cekap, amanah, bertanggungjawab; ii. mengelakkan penyelewengan serta penyalahgunaan kuasa dan meletakkan kepentingan universiti lebih utama dari-pada kepentingan diri sendiri; iii. menjaga imej perkhidmatan Universiti; dan iv. yang melakukan kesalahan/melanggar peraturan, dihukum 123

BUKU PANDUAN STAF USM Menurut Peraturan 3, Jadual Kedua, Bahagian II, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605), tatakelakuan membawa maksud:- 1. Seseorang pekerja hendaklah pada setiap masa memberikan taat setia yang tidak berbelah bahagi kepada Yang Dipertuan Agong Negara, Kerajaan dan Badan Badan Berkanun 2. Seseorang pekerja tidak boleh :- a.membelakangkan kewajipannya kepada badan bekanun demi kepentingan peribadinya; b.berkelakuan dengan sedemikian cara yang mungkin menyebabkan kepentingan peribadinya bercanggah dengan kewajipannya kepada badan berkanun; c. berkelakuan dengan apa-apa cara yang mungkin menyebabkan syak yang munasabah; d.berkelakuan dengan cara yang boleh memburukkan/ mencemar nama badan berkanun; e. Kurang cekap atau kurang berusaha; f. Tidak jujur atau tidak amanah; g. Tidak bertanggungjawab; h. Membawa atau cuba membawa apa-apa bentuk pengaruh atau tekanan luar untuk menyokong atau memajukan apa-apa tuntutan berhubung dengan atau terhadap badan berkanun, sama ada tuntutan itu ialah tuntutannya sendiri atau tuntutan mana mana pegawai lain. 124

BUKU PANDUAN STAF USM i. Ingkar perintah; dan Cuai dalam melaksanakan tugas-tugasnya LARANGAN-LARANGAN LAIN Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) telah memperuntukkan sebanyak 12 larangan mutlak dan 6 larangan dengan kebenaran yang perlu dipatuhi oleh pekerja. Larangan-larangan yang dimaksudkan di dalam Akta 605 ini terbahagi kepada dua (2) kategori seperti berikut:- Per JENIS LARANGAN 6 Menyalahguna Dadah 8 Menerima/Memberi Keraian 10 Menyenggara Taraf Hidup Melebihi Daripada Emolumen Rasmi Dan Pendapaan Persendirian Yang Sah 11 Meminjam Wang/Menjadi Penjamin Kepada Pinjaman Tidak Berlesen 12 Keterhutangan Kewangan Yang Serius 14 Meminjamkan Wang Dengan Faedah 15 Penglibatan Dalam Pasaran Hadapan 16 Loteri 17 Penerbitan Buku Berdasarkan Maklumat Terperingkat 19 Penyunting Akhbar/Majalah/Jurnal 20 Kegiatan Politik Pegawai 23 Tidak Hadir Bertugas Tanpa Cuti/Kebenaran/Sebab Yang Munasabah (Pekeliling Perkhidmatan Bil. 26 Tahun 2001) Per PENGECUALIAN KUASA MEMBERI KEBENARAN 4 Pekerjaan Luar Naib Canselor (Semua Peringkat Kumpulan Staf) 5 Etika Pakaian Ketua Jabatan 7 Menerima Hadiah/ Keraian Naib Canselor 9 Pemunyaan Harta Jawatankuasa Tatatertib 18 Penyataan Awam Menteri 20 Kegiatan Politik Lembaga Gabenor Universiti 125

BUKU PANDUAN STAF USM PENAMATAN DEMI KEPENTINGAN AWAM Berdasarkan kepada Seksyen 10 (1), Bahagian III, Akta BadanBadan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605), Jawatankuasa Tatatertib boleh memperakukan kepada Lembaga Gabenor Universiti supaya perkhidmatan seseorang pekerja itu ditamatkan demi kepentingan awam walaupun tiada prosiding tatatertib telah dijalankan di bawah Akta ini. JENIS HUKUMAN Peraturan 40, Bahagian VI, Jadual Kedua, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 200 (Akta 605), pekerja yang didapati bersalah atas sesuatu kesalahan tataterib, Jawatankuasa Tatatertib boleh mengenakan mana-mana satu atau apa-apa gabungan dua atau lebih hukuman yang berikut:- i.Amaran ii.Denda iii.Lucut hak emolumen iv.Tangguh pergerakan gaji v.Turun gaji vi.Turun pangkat vii.Buang Kerja 115

BUKU PANDUAN STAF USM RAYUAN Jika seseorang pekerja didapati bersalah atas sesuatu kesalahan tatatertib oleh suatu Jawatankuasa Tatatertib maka pekerja boleh merayu terhadap keputusan itu. HUKUMAN TATATERTIB DAN IMPLIKASINYA Pekerja yang dikenakan tindakan tatatertib dan dikenakan hukuman yang lebih berat daripada hukuman amaran pada sesuatu tahun, tidak layak dipertimbangkan untuk urusan Kenaikan Pangkat dan tidak layak diberi Imbuhan Tahunan. Hukuman Tempoh Tidak Layak Dinaikkan Amaran Pangkat / Urusan Kenaikan Pangkat 6 bulan/1urusan, mana yang terdahulu Denda 12 bulan/1urusan, mana yang terdahulu Lucut Hak Emolumen 18 bulan/1urusan, mana yang terdahulu 30 bulan/1urusan, mana yang terkemudian Tangguh Pergerakan Gaji 18 bulan/1urusan, mana yang terdahulu Turun Pangkat 48 bulan/ 2 urusan, mana yang terkemudian 116

BUKU PANDUAN STAF USM Hukuman Buang Kerja adalah hukuman paling berat dikenakan ke atas pekerja yang didapati melakukan kesalahan serius. Implikasi terhadap hukuman buang kerja menyebabkan pekerja secara automatik bukan lagi sebagai pekerja. Maka pekerja tidak layak terhadap gaji, elaun dan kemudahan yang disediakan kerajaan. Pekerja juga tidak akan menerima apa-apa faedah pencen atau ganjaran walaupun pekerja telah lama berkhidmat di dalam perkhidmatan Universiti. Di samping itu, pekerja juga tidak boleh dilantik semula dalam Universiti (perkhidmatan awam). PANDUAN PROSES TINDAKAN TATATERTIB Secara umumnya, proses tindakan tatatertib adalah seperti berikut: Laporan Awal oleh Ketua Jabatan / PTJ / BSM; Semakan Urusetia Tatatertib / Siasatan Dalaman; Penentuan oleh Pengerusi JKTT (sama ada tindakan tatatertib dengan tujuan buang kerja; atau bukan dengan tujuan buang kerja; atau tindakan secara pentadbiran); Kertas Penentuan Wujud Suatu Kesalahan / Kes Prima Facie; Surat Pertuduhan; *Representasi (diberi tempoh 21 hari untuk menjawab pertuduhan) *Kertas Kerja Keputusan / Hukuman JKTT; dan *Surat Keputusan 117

BUKU PANDUAN STAF USM CONTOH – CONTOH KES TATATERTIB Tidak Hadir Bertugas Tanpa Cuti Peraturan 23, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) menjelaskan maksud tidak hadir termasuklah tidak hadir bagi apa-apa jua tempoh masa dan tempat pekerja itu dikehendaki hadir bagi melaksanakan tugas-tugas seperti yang telah diarahkan kepadanya. Ketua Jabatan apabila mendapat tahu pekerja di bawah pentadbirannya telah melakukan kesalahan tidak hadir bertugas tanpa cuti, pekerja tersebut hendaklah diberi nasihat dan teguran. Tindakan tatatertib adalah langkah terakhir jika tindakan awal nasihat dan teguran) tidak berkesan atau kesalahan masih berulang-ulang. Penyalahgunaan Dadah (Peraturan 6, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) menjelaskan apabila seseorang pekerja yang disahkan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan menyalahgunakan atau menagih dadah, pekerja boleh dikenakan tindakan tatatertib dengan tujuan buang kerja. Walau bagaimanapun ia terpulang kepada budi bicara Jawatankuasa Tatatertib berkenaan sama ada tindakan tatatertib yang dikenakan terhadap pekerja bagi tujuan buang kerja atau bukan tujuan buang kerja kerana ianya berdasarkan kepada merit kes atau mitigating factors. Keterhutangan Kewangan Yang Serius Maksudnya bila mana jumlah hutang yang tidak bercagar dan melebihi 10 kali emolumen bulanannya. Ini bermaksud baki gaji akhir adalah kurang daripada 40%. 118

BUKU PANDUAN STAF USM Maksudnya bila mana jumlah hutang yang tidak bercagar dan melebihi 10 kali emolumen bulanannya. Ini bermaksud baki gaji akhir adalah kurang daripada 40%. Oleh yang demikian pekerja hanya dibenarkan berhutang 60% daripada emolumen dan mempunyai baki Peraturan 12, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) menjelaskan seseorang pekerja tidak boleh dengan apa-apa jua cara menyebabkan dirinya berada dalam keterhutangan kewangan yang serius. Jenayah Jika Ketua Jabatan mendapat tahu pekerja di bawah pentadbirannya terlibat dengan perbuatan jenayah, hendakalh mendapatkan laporan polis/mahkamah dan kemukakan maklumat tersebut ke Pejabat Perundangan (Urusetia Jawatankuasa Tatatertib).Dalam masa yang sama, Ketua Jabatan dikehendaki membuat perakuan Tahan Kerja atau tidak terhadap pekerja Setelah prosiding jenayah selesai dan pekerja didapati bersalah/tidak bersalah/rayuan ditolak; Ketua Jabatan perlu dapatkan laporan mahkamah dan serahkan kepada Pejabat Perundangan (Urusetia Jawatankuasa Tatatertib) untuk tindakan seterusnya. SURCAJ Surcaj – Seksyen 14 hingga 22, Akta 605 119

BUKU PANDUAN STAF USM Seseorang yang adalah atau pernah berada dalam penggajian sesuatu badan berkanun boleh disurcaj jika orang itu: – a. tidak atau telah gagal untuk memungut apa-apa wang yang terhutang kepada badan berkanun itu yang bagi pemungutannya dia adalah atau telah dipertanggung jawabkan; b. adalah atau telah dipertanggungjawabkan bagi apa-apa pembayaran wang yang tidak sepatutnya daripada badan berkanun itu atau bagi apa-apa pembayaran wang yang tidak diluluskan dengan sewajarnya; c. adalah atau telah dipertanggungjawabkan, secara langsung atau tidak langsung, bagi apa-apa kekurangan dalam, atau bagi pemusnahan, apa-apa wang, barang-barang simpanan atau harta lain badan berkanun itu; d. sebagai atau sebagai seorang yang pernah menjadi seorang pegawai akaun, tidak atau telah gagal untuk menyimpan atau memantau akaun atau rekod yang sepatutnya bagi badan berkanun itu; atau e. tidak atau telah gagal untuk membuat apa-apa pembayaran, atau adalah atau telah bertanggungjawab bagi apa-apa kelewatan berkanun itu kepada mana-mana orang yang kepadanya bayaran itu kena dibayar di bawah mana-mana undang-undang atau di bawah mana-mana kontrak, perjanjian atau perkiraan yang dibuat antara orang itu dengan badan berkanun itu. 120

BUKU PANDUAN STAF USM Setiap laporan pelanggaran tatatertib pekerja hendaklah dengan menggunakan Borang Laporan Pelanggaran Tatatertib Pekerja (bersertakan dokumen sokongan) yang boleh diperolehi melalui laman sesawang Pejabat Perundangan di http://legal.usm.my. Urusetia Jawatankuasa Tatatertib Pejabat Perundangan Aras 2, Bangunan E42, Canselori II Universiti Sains Malaysia 11800 USM PULAU PINANG Tel: 604-653 6599 Faks: 604-653 6597 | Emel: [email protected] PANDUAN MENJALANKAN KERJA LUAR 1.0 DEFINISI 1.1 Kerja Luar bermaksud:- a. mengambil bahagian, sama ada secara langsung atau tidak langsung, dalam pengurusan atau urusan apa-apa pengusahaaan kormersial, pertanian atau perindustrian; b. mengusahakan bagi mendapatkan upah apa-apa kerja dengan mana-mana institusi, syarikat, firma atau individu persendirian; dan c. sebagai seorang pakar, memberikan apa-apa laporan atau memberikan apa-apa keterangan, sama ada secara percuma atau dengan dibayar upah. 1.2 Kerja Perundingan juga termasuk dalam definisi Kerja Luar dan ia bermaksud:- 121

BUKU PANDUAN STAF USM a. Satu kegiatan yang melibatkan seseorang atausekumpulan orang untuk memberikan khidmat nasihat,khidmat profesional, penyelidikan berkontrak, khidmatpakar atau kemahiran kepada pihak yang memerlukan dengan mendapat bayaran, dan perlu diluluskan permohonannya terlebih dahulu oleh USAINS di mana perunding menerima upah ayau yuran profesional. Perundingan tersebut boleh dalam bentuk analisis, rekabentuk, laporan, kertas kerja, perisian ataupun produk yang dihasilkan; dan b. Kerja Perundingan dalam konteks Universiti Sains Malaysia (USM) ialah perundingan yang mempunyai geran atau akaun di USAINS. 2.0 TUJUAN Panduan ini bertujuan menjelaskan mengenai peraturanmelaksanakan pekerjaan luar bagi pekerja Universiti Sains Malaysia mengikut Peraturan 4, Jadual Kedua Bahagian II, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605] 3.0 RUJUKAN DAN PUNCA PERUNDANGAN 3.1 Peraturan 4, Jadual Kedua Bahagian II, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605]. 3.2 Badan Berkanun dalam konteks Akta 605 ialah Universiti Sains Malaysia. 121

BUKU PANDUAN STAF USM 4.0 TABUNG KEBAJIKAN STAF 4.1 Seseorang pekerja Universiti yang ingin melakukan pekerjaan luar hendaklah terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan masing-masing. 4.2 Dalam menimbangkan permohonan pekerjaan luar, Ketua Jabatan perlulah mengambil kira tatakelakuan pekerja berkenaan seperti yang ditetapkan di bawah Akta 605 serta syarat-syarat wajib lain. 5.0 SYARAT-SYARAT WAJIB PERMOHONAN PEKERJAAN LUAR 5.1 Kegiatan dan aktiviti pekerjaan luar tidak mengganggu tugas harian dan tugas hakiki pekerja. 5.2 Segala pekerjaan luar hendaklah dilakukan di luar waktu pejabat. 5.3 Jika pekerjaan luar melibatkan waktu pejabat, maka pekerja berkenaan hendaklah memohon cuti dengan mengikut peraturan yang ditetapkan. 5.4 Tidak dibenarkan menggunakan sebarang harta benda Universiti bagi tujuan pekerjaan luar tersebut. 5.5 Tidak menjejaskan kebergunaan dan tugas hakiki pekerja sebagai pekerja Universiti. 5.6 Tidak bercanggah dengan kepentingan Universiti, atau tidak selaras dengan kedudukan pekerja. 122

BUKU PANDUAN STAF USM 5.7 Segala pekerjaan luar hendaklah selaras dengan Peraturan 4,Jadual Kedua Bahagian II, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605]. 6.0 PEMATUHAN SYARAT-SYARAT WAJIB 6.1 Sekiranya syarat-syarat ini tidak dipatuhi, Ketua Jabatan dan/atau Universiti boleh menarik balik keputusan kelulusan dan pekerja berkenaan boleh dikenakan tindakan tatatertib di bawah Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605]. 6.2 Penetapan syarat-syarat diatas adalah untuk memastikan pekerjaan luar yang dilakukan oleh pekerja tidak akan menjejaskan kepentingan penyampaian perkhidmatan Universiti dan produktiviti pekerja Universiti. 6.3 Setiap permohonan kerja luar hendaklah menggunakan Borang Permohonan Kerja Luar yang boleh didapati di laman web Pejabat Perundangan http://legal.usm.my. 7.0 JAWATANKUASA PENILAIAN PERMOHONAN KERJA LUAR 7.1 Untuk makluman, semua permohonan kerja luar yang diisi lengkap akan dirujuk kepada Jawatankuasa Penilaian Kerja Luar. 7.2 Jawatankuasa Penilaian Kerja Luar ini dibahagikan kepada 2 kategori iaitu: a. Jawatankuasa Penilaian Kerja Luar (Klinikal) b. Jawatankuasa Penilaian Kerja Luar (Bukan Klinikal) 123

BUKU PANDUAN STAF USM 8.0 URUSETIA 8.1 Setiap borang permohonan yang lengkap diisi hendaklah dihantar kepada Pejabat Perundangan sama ada secara pos atau emel kepada: Penasihat Undang-Undang Universiti Sains Malaysia Pejabat Perundangan, Aras 2, Bangunan E42, Canselori II, 11800 USM, Pulau Pinang Tel : 604-653 6607 | Fax : 604-653 6597 | email : [email protected] 9.0 CARA MEMOHON 9.1 Lengkapkan borang permohonan pekerjaan luar yang boleh diperolehi melalui laman sesawang Pejabat Perundangan di http://legal.usm.my/index.php/2013-08-19-04-30-22/forms# 9.2 Pejabat Perundangan bertindak selaku urusetia bagi mendapatkan ulasan Jawatankuasa Penilaian Kerja Luar (Klinikal/Bukan Klinikal) dan kelulusan Naib Canselor untuk sebarang permohonan yang dilakukan oleh pekerja. 9.3 Pemakluman keputusan permohonan pekerjaan luar akan dikemukakan kepada pekerja terbabit oleh Pejabat Perundangan setelah mendapat ulasan Jawatankuasa Penilaian Pekerjaan Luar (Klinikal/Bukan Klinikal) dan kelulusan Naib Canselor. 124