คู่มือบัญชีกองทุนหมู่บ้านและชุมชน

2 บทที่ 4 งบการเงนิ งบกาไรขาดทุนดงั กล่าว เป็ นงบท่ีจดั ทาข้ึนในรอบระยะเวลา 1 ปี ของ ปี 25xx ผลกาไรหรือ ขาดทุนที่ไดจ้ ะเป็ นผลการดาเนินงานเฉพาะช่วงระยะเวลา 1 ปี ของ ปี 25xx เท่าน้นั งบดุล เป็นงบที่แสดงฐานะทางการเงินของกองทุนหมบู่ า้ น ณ เวลาใดเวลาหน่ึง ๆ เช่น กองทุนหมูบ่ า้ นหญา้ แพรก หมู่ 1 งบดุล ณ วนั ท่ี 31 ธนั วาคม 25xx งบดุลจะเป็ นงบการเงินท่ีแสดงให้ผูอ้ ่านรายงานทางการเงิน หรือ ผูใ้ ช้งบการเงิน ทราบว่า ณ วนั ที่ 31 ธนั วาคม 25xx กองทุนหมู่บา้ นมีฐานะทางการเงิน หรือสภานภาพทางการเงินเป็ นอยา่ งไร มีสินทรัพย์ หน้ีสิน ทุน เทา่ ไร ข้นั ตอนในการจัดทางบการเงิน 1. นายอดคงเหลือจากบญั ชีแยกประเภททุกรายการ ใส่ไวใ้ น งบทดลอง ตามช่องรายการท่ีระบุไว้ 2. นายอดรวมรายไดป้ ระจาปี (ม.ค.-ธ.ค.) จากบญั ชีสรุปรายได้ ใส่ไวใ้ นงบทดลองเป็ นรายช่ือบญั ชี 3. นายอดรวมค่าใชจ้ ่ายประจาปี (ม.ค.-ธ.ค.) จากบญั ชีสรุปค่าใชจ้ ่ายประจาปี ใส่ไวใ้ นงบทดลอง เป็นรายช่ือบญั ชี 4. รวมตวั เลขของงบทดลอง ถา้ ถูกตอ้ ง ตวั เลขของท้งั สองขา้ งจะตอ้ งเท่ากนั ตวั อยา่ งหนา้ 5 5. นางบทดลองที่ลงตวั (ตวั เลขเท่ากนั ท้งั สองขา้ ง) มาจดั ทางบกาไรขาดทุนและงบดุล ดงั น้ี

3 บทที่ 4 งบการเงนิ 5.1 งบกาไรขาดทุน จัดทาจาก บัญชี รายได้ และค่าใช้จ่าย (หมวดท่ี 4 และหมวดที่ 5) กรณีที่ กองทุนมีรายได้ มากกว่า ค่าใช้จ่าย ผลต่างที่ได้เรียกว่า กาไรสุทธิ การที่ งบกาไรขาดทุนของกองทุนหมู่บา้ นแสดงผลการดาเนินงานออกมาเป็ น กาไรสุทธิ แสดงให้เห็นถึง ความสามารถในการบริหารจดั การได้ในระดับหน่ึง กาไรสุทธิ ที่ได้ จะมีผลทาให้เงินกองทุนของ หมบู่ า้ นเพ่ิมข้ึน ดงั น้นั จึงตอ้ งนากาไรสุทธิที่ได้ ไปแสดงไวเ้ ป็นส่วนเพ่ิมของเงินกองทุนในงบดุล 5.2 งบดุล จัดทาจาก หมวดสินทรัพย์ หนีส้ ิน และเงินกองทนุ (หมวดที่ 1 2 และ 3) คาว่า “ดุล” หมายถึงความเท่ากนั เสมอกนั ดังน้ัน “งบดุล” จึงแสดงให้เห็นถึงความ เท่ากนั ของตวั เลข และสอดคลอ้ งกบั สมการบญั ชีท่ีวา่ สมการบัญชี งบดุล จะแสดงให้ผูอ้ ่านรายงานทราบว่า ปัจจุบัน ฐานะทางการเงินของกองทุน หมู่บา้ น เป็นอยา่ งไร มีสินทรัพย์ หน้ีสิน และส่วนของทุนเพิ่มข้ึนจากเดิมหรือลดลงเทา่ ไร ผู้จัดทางบการเงนิ ต้องนาผลการดาเนินงาน (กาไรสุทธิ หรือ ขาดทนุ สุทธ)ิ แสดงไว้เป็ นส่วน เพม่ิ หรือ หกั จากส่วนของทุน ในงบดุล ทาไมสินทรัพย์จึงเท่ากบั หนี้สิน บวก ส่วนของทนุ ในทางบญั ชี การท่ีกิจการจะมีสินทรัพยไ์ ด้ ตอ้ งอาศยั เงินทุนของตวั เอง ถา้ มีทุนพอ ก็ไมต่ อ้ งก่อภาระหน้ีสิน แต่ถา้ เงินทุนท่ีมีอยไู่ ม่เพยี งพอก็ตอ้ งก่อภาระหน้ีสิน ดงั น้นั เพ่อื สะทอ้ นภาพที่ แทจ้ ริงของการไดม้ าของสินทรัพย์ จึงแสดงออกมาในรูปของสมการบญั ชี ตวั อย่าง ตอ้ งการซ้ือบา้ นราคา 500,000 บาท เงินทุนของตวั เองมีอยเู่ พยี ง 300,000 บาท ดงั น้นั เมื่อไม่พอ ก็ตอ้ งขอกเู้ งินจากสถาบนั การเงินอีก 200,000 บาท สามารถแสดงในรูปของสมการ บญั ชีไดด้ งั น้ี สินทรัพย์ = หน้ีสิน + ส่วนของทุน/เงินกองทุน (บ้าน ) 500,000 = (เงนิ กู้) 200,000 + (ทุน) 300,000 กรณี ถ้ามีเงินทุนพอ สมการบญั ชีจะแสดงได้ ดงั นี้ สินทรัพย์ = หน้ีสิน + ส่วนของทุน/เงินกองทุน (บ้าน ) 500,000 = (เงนิ กู้) 0 + (ทุน) 500,000

4 บทที่ 4 งบการเงนิ ตวั อย่างการจัดทางบการเงิน: งบทดลอง ข้นั ตอนที่ 1 นายอดคงเหลือจากบญั ชีแยกประเภททุกรายการ ใส่ไวใ้ นงบทดลอง ตามช่องรายการท่ีระบุไว้ จากตวั อยา่ งเดิมในบทท่ี 3 ไดบ้ นั ทึกบญั ชีจนถึงสิ้นปี เรียบร้อยแลว้ ใหน้ ายอดคงเหลือบญั ชีแยก ประเภทหมวด สินทรัพย์ หน้ีสิน และ ทุน มาจดั ทางบทดลองโดยเรียงตามลาดบั เลขที่บญั ชี แสดงตัวอย่างการจัดทางบการเงนิ ของกองทุนหมู่บ้านหญ้าแพรก หมู่ 1 บัญชีชุดท่ี 1 (1) จัดทางบทดลองบัญชีชุดท่ี 1(1) บญั ชีชุดท่ี 1 1 เขียนช่ือบญั ชีและเลขที่บญั ชีจากบญั ชี แยกประเภทหมวดสินทรัพย์ หน้ีสิน (ถา้ มี) ทุน 2 เขียนยอดคงเหลือจากบญั ชีแยกประเภทโดย แยกบญั ชีหมวดสินทรัพยใ์ ส่ช่องดา้ นซา้ ย หมวด หน้ีสิน(ถา้ มี) หมวดทุน ใส่ช่องดา้ นขวา

5 บทท่ี 4 งบการเงนิ ข้นั ตอนที่ 2 นายอดรวมรายไดป้ ระจาปี (ม.ค.-ธ.ค.) จากบญั ชีสรุปรายได้ ใส่ไวใ้ นงบทดลองเป็ นรายช่ือ บญั ชี ดงั น้ี จากตวั อยา่ งเดิมในบทท่ี 3 ใหน้ ายอดรวมรายไดข้ องแตล่ ะช่ือบญั ชี มาจดั ทางบทดลองโดยเรียง ตามลาดบั เลขท่ีบญั ชี ดงั น้ี หมายเหตุ: สาหรับข้ันตอนท่ี 3 นายอดรวมค่าใช้จ่ายประจาปี (ม.ค.-ธ.ค.) จากบญั ชีสรุปค่าใช้จ่าย ประจาปี ใส่ไวใ้ นงบทดลองเป็ นรายชื่อบญั ชี จากตวั อยา่ งเดิมน้นั กิจกรรมของบญั ชีชุดที่ 1 (1) ไม่มีรายการ บญั ชีท่ีเป็นค่าใชจ้ ่าย ดงั น้นั ในงบทดลองจึงไม่ตอ้ งลงรายการที่เป็นค่าใชจ้ ่าย บญั ชีชุดท่ี 1 2 นาจานวนเงินรวมของแตล่ ะช่ือบญั ชี เขียนในช่องยอดคงเหลือของหมวดบญั ชี 1 นาช่ือบญั ชีและเลขที่บญั ชีมา เขียนในงบทดลองตามลาดบั รายได้ ข้นั ตอนที่ 4 รวมตวั เลขของงบทดลอง ยอดรวม ท้งั 2 ช่อง ต้องมยี อดเท่ากนั

6 บทที่ 4 งบการเงนิ ตวั อย่างการจัดทางบการเงิน: งบกาไรขาดทุน งบกาไรขาดทุน เป็ นการนาตวั เลขเฉพาะบญั ชีท่ีอยใู่ นหมวดของรายได้ และค่าใชจ้ ่ายมาจดั ทา จากงบทดลองจะเห็นไดว้ า่ ในปี น้ี กองทุน ฯ มีรายไดจ้ ากดอกเบ้ียเงินกู้ จานวน 13,400 บาทและ ดอกเบ้ียเงินฝากธนาคารจานวน 1,000 บาท ส่วนค่าใช้จ่ายนั้นยงั ไม่เกดิ ข้ึนในปี นี้ ดงั น้นั สามารถแสดง เป็นงบกาไรขาดทุนได้ ดงั น้ี จัดทางบกาไรขาดทุน บัญชีชุดท่ี 1 บญั ชีชุดท่ี 1 ข้อสังเกต: อาจดจู ากเลขทบี่ ญั ชีท่ีขนึ้ ต้น ด้วยเลข 4 จะเป็ นบญั ชีหมวดรายได้ และ เลข 5 เป็ นหมวดค่าใช้จ่าย ยอดรวมรายได้ หกั ยอดรวมค่าใช้จ่าย

7 บทที่ 4 งบการเงนิ หลงั จากจดั ทางบกาไรขาดทุนเรียบร้อยแลว้ งบกาไรขาดทุนดงั กล่าวจะแสดงใหท้ ราบวา่ ใน งวดบญั ชีน้ี กองทุนหมบู่ า้ นมีผลการดาเนินงานที่ผา่ นมาเป็ นอยา่ งไร จากน้นั ใหน้ าผลกาไรหรือขาดทุน ดงั กล่าวไปแสดงไวใ้ น “บญั ชีกาไรสะสมและการจัดสรรประจาปี ” ดงั น้ี 1. แสดงการยกยอดกาไรขาดทุนจากงบกาไรขาดทุน 2. แสดงการโอนปิ ดยอดกาไรขาดทุนเขา้ บญั ชีกาไรสะสม เมื่อมีการโอนปิ ดยอดกาไรขาดทุนเขา้ บญั ชีกาไรสะสมแลว้ หากมีมติอนุมตั ิใหจ้ ดั สรรกาไรตาม รายการตา่ งๆ วธิ ีการบนั ทึกการจดั สรรกาไรจะกล่าวถึงตอ่ ไปในบทที่ 5 หนา้ 4

8 บทท่ี 4 งบการเงนิ งบกาไรขาดทุนแสดงให้เห็นวา่ ผลการดาเนินงานในปี 2545 ของกองทุนหมบู่ า้ นหญา้ แพรก หมู่ 1 ไดก้ าไรสุทธิ จานวน 14,400 บาท ซ่ึงผลกาไรดงั กล่าวจะนาไปแสดงเป็นส่วนเพ่ิมของ เงินกองทุนในงบดุล ตัวอย่างการจัดทางบการเงิน: งบดุล การจดั ทางบดุล จะนาบญั ชีที่อยใู่ นส่วนของหมวดสินทรัพย์ หน้ีสิน และส่วนของเงินกองทุน มาจดั ทาในที่น้ี กองทุนหมูบ่ า้ น ฯ มี บญั ชีที่อยใู่ นหมวดสินทรัพย์ ไดแ้ ก่ บญั ชีเงินฝากธนาคาร จานวน 354,400 บาท ลูกหน้ีเงินกู้ จานวน 660,000 บาท มีเงินกองทุนที่อยใู่ นส่วนของทุน จานวน 1,000,000 บาท และท่ีสาคญั ตอ้ งนาผลกาไรสุทธิท่ีไดจ้ ากการจดั ทางบกาไรขาดทุน จานวน 14,400 บาท แสดงไว้ เป็นส่วนเพมิ่ ของเงินกองทุน ดงั น้ี จัดทางบดุล บัญชีชุดที่ 1 (1) บัญชีชุดที่ 1 ข้อสังเกต: อาจใช้วิธแี ยกหมวดบัญชีโดยดจู าก เลขทีบ่ ญั ชีเพอ่ื นาไปจัดทางบดลุ หากขนึ้ ต้น ด้วยเลข 1 จะเป็ นบัญชีท่อี ยู่หมวดสินทรัพย์ เลข 2 เป็ นหนสี้ ิน และเลข 3 เป็ นทุน บัญชีชุดท่ี 1 ตัวอย่างการจัดทางบการเงินของกองทนุ หมู่บ้านหญ้าแพรก หมู่ 1 บัญชีชุดท่ี 2 (2) ส่ วนของทนุ นามาจาก ส่วนของทุน งบกาไรขาดทนุ บญั ชีที่ 1 รวมหนสี้ ินและส่วนของทนุ

9 บทที่ 4 งบการเงนิ 3 นาบญั ชี หมวดรายได้ เลขที่ จัดทางบทดลองบญั ชีชุดท่ี 2 (2) บญั ชีท่ีข้ึนตน้ ดว้ ย เลข 4 นาไปทางบ 1 นายอดคงเหลือ ณ สิ้น กาไรขาดทุน ปี 2545 จากบญั ชีแยก ประเภทของบญั ชีชุดท่ี 2 4 นาบญั ชีหมวด หมวดสินทรัพย์ ใส่จานวน คา่ ใชจ้ ่าย เลขที่บญั ชี เงินช่องดา้ นซา้ ย ส่วนบญั ชี ที่ข้ึนตน้ ดว้ ยเลข 5 แยกประเภทหมวดหน้ีสิน นาไปทางบกาไร และทนุ ใส่จานวนเงินช่อง ขาดทนุ ดา้ นขวา 2 นายอดรวมของแต่ละ ช่ือบญั ชีจากสรุปบญั ชีรายได้ ประจาปี 2545 ของบญั ชีที่ 2 ใส่จานวนเงินรวมช่อง ดา้ นซา้ ย ส่วนสรุปบญั ชี คา่ ใชจ้ ่ายประจาปี 2545ใส่ จานวนเงินรวมช่องดา้ นขวา จัดทางบกาไรขาดทนุ บัญชีชุดที่ 2 (2)

10 บทท่ี 4 งบการเงนิ สาหรับบญั ชีชุดท่ี 2 หลงั จากจดั ทางบกาไรขาดทุนเรียบร้อยแลว้ เช่นเดียวกบั การจดั ทาบญั ชีชุด ที่ 1 ตอ้ งนาผลกาไรหรือขาดทุนดงั กล่าวไปแสดงไวใ้ น “บัญชีกาไรสะสมและการจัดสรรประจาปี ” ดงั น้ี 1. แสดงการยกยอดกาไรขาดทุนจากงบกาไรขาดทุน 2. แสดงการโอนปิ ดยอดกาไรขาดทุนเขา้ บญั ชีกาไรสะสม เม่ือมีการโอนปิ ดยอดกาไรขาดทุนเขา้ บญั ชีกาไรสะสมแลว้ หากมีมติอนุมตั ิใหจ้ ดั สรรกาไรตาม รายการตา่ งๆ วธิ ีการบนั ทึกการจดั สรรกาไรจะกล่าวถึงตอ่ ไปในบทที่ 5 หนา้ 10

11 บทที่ 4 งบการเงนิ จัดทางบดุล บญั ชีชุดท่ี 2 (2) 1 นาบญั ชีหมวด สินทรัพย์ เลขท่ีบญั ชีท่ี ข้ึนตน้ ดว้ ยเลข 1 นาไปทา งบดุล 2 นาบญั ชีหมวดหน้ีสิน เลขท่ีบญั ชีที่ข้ึนตน้ ดว้ ยเลข 2 นาไปทางบดุล 3 นาบญั ชีหมวดทุน เลขที่บญั ชีท่ีข้ึนตน้ ดว้ ยเลข 3 นาไปทางบดุล นามาจาก งบกาไรขาดทนุ บัญชีชุดท่ี 2

12 บทท่ี 4 งบการเงนิ การรวมงบการเงิน ในการดาเนินงานของกองทุนหมู่บา้ น จะเห็นไดว้ า่ มีกิจกรรมหลายกิจกรรม ซ่ึงตอ้ งจดั ทาบญั ชี และรายงานทางการเงินแยกตามกิจกรรมเหล่าน้นั เพ่ือประโยชน์ในการบริหารจดั การกองทุนหมู่บา้ น ของคณะกรรมการกองทุนให้เห็นภาพรวมของผลการดาเนินงาน รวมท้งั สถานภาพปัจจุบนั ของกองทุน คณะกรรมการสามารถมองภาพรวมได้โดยนางบการเงินของทุกกิจกรรมมารวมตวั เลขเขา้ ดว้ ยกนั และ จดั ทาเป็นงบการเงินฉบบั ภาพรวมข้ึนมา โดยมีข้นั ตอนดงั น้ี ข้ันตอนที่ 1 รวมงบกาไรขาดทุน นาชื่อบญั ชีในงบกาไรขาดทุนของทุกกิจกรรมมาเขียนเรียง บรรทดั ต่อกนั หากมีช่ือบญั ชีซ้ากนั ให้เขียนเพียงชื่อเดียว การจดั เรียงกิจกรรมใหเ้ รียงเป็ นคอลมั ภ์ (แถว แนวต้งั ) ได้แก่ งบกาไรขาดทุนบญั ชีชุดท่ี 1 (1) เป็ นคอลมั ภ์ที่ 1 งบกาไรขาดทุนบญั ชีชุดท่ี 2 (2) เป็ น คอลมั ภท์ ี่ 2 ยอดรวมของงบกาไรขาดทุนบญั ชีชุดที่ 1 และ บญั ชีชุดที่ 2 เป็นคอลมั ภท์ ี่ 3 ………….………. . (1) (2) xx xx xxx xx xx xxx xx xx xxx xx xx xxx xx xx xxx xx xx xxx xx xx xxx xx xx xxx xxx xxx xxx คอลมั น์ที่ 1 คอลมั น์ท่ี 2 คอลมั น์ที่ 3

13 บทท่ี 4 งบการเงนิ ข้ันตอนที่ 2 รวมงบดุล นาช่ือบญั ชีในงบดุลของทุกกิจกรรมมาเขียนเรียงบรรทดั ต่อกนั หากมี ชื่อบญั ชีซ้ากนั ใหเ้ ขียนเพียงชื่อเดียว การจดั เรียงกิจกรรมให้เรียงเป็ นคอลมั ภ์ (แถวแนวต้งั ) ไดแ้ ก่ งบดุล บญั ชีชุดท่ี 1 เป็ นคอลมั ภ์ที่ 1 งบดุลบญั ชีชุดท่ี 2 เป็ นคอลมั ภ์ท่ี 2 ยอดรวมของงบดุลบญั ชีชุดท่ี 1 (1) และ บญั ชีชุดท่ี 2 (2) เป็นคอลมั ภท์ ่ี 3 ………….………. . (1) (2) xx xx xxx xx xx xxx xx xx xxx xxx xxx xxxx หนีส้ ินและส่วนของทุน xx xx xxx xx xx xxx รวมหนสี้ ินและส่วนของทุน xx xx xxx xx xx xxx xx xx xxx xx xx xxx xx xx xxx xx xx xxx xxx xxx xxxx คอลมั น์ที่ 1 คอลมั น์ที่ 2 คอลมั น์ท่ี 3 ตวั อย่างการรวมงบการเงิน: งบกาไรขาดทนุ และงบดุล จากตวั อยา่ งเดิม กองทุนหมบู่ า้ นหญา้ แพรก หมู่ 1 ไดจ้ ดั ทางบการเงินแยกตามกิจกรรมบญั ชีท่ี 1 และบญั ชีท่ี 2 เสร็จเรียบร้อยแลว้ เม่ือตอ้ งการมองภาพรวมของผลการดาเนินงาน (งบกาไรขาดทุน) และ สถานภาพ หรือฐานะของกองทุน (งบดุล) สามารถทาไดด้ งั น้ี

14 บทท่ี 4 งบการเงนิ วธิ ีการรวมยอดงบกาไรขาดทนุ งบกาไรขาดทุน บญั ชีรายไดด้ อกเบ้ียเงินกู้ คอลมั ภท์ ่ี 1 รายไดด้ อกเบ้ียเงินกู้ บญั ชีที่ 1 จานวน 13,400 บาท คอลมั ภท์ ่ี 2 รายไดด้ อกเบ้ียเงินกู้ บญั ชีท่ี 2 จานวน 990 บาท คอลมั ภท์ ่ี 3 ยอดรวมเทา่ กบั 14,390 บาท การรวมยอดของช่ือบญั ชีอื่นใหท้ าในลกั ษณะเดียวกนั เมื่อทาการรวมงบกาไรขาดทุนเสร็จแลว้ จะเห็น ไดว้ า่ ภาพรวมของผลการดาเนินงานกองทุนหมูบ่ า้ นหญา้ แพรก หมู่ 1 มีกาไรสุทธิในปี 2545 ท้งั สิ้น 16,512 บาท เป็นกาไรท่ีไดจ้ ากกิจกรรมบญั ชีที่ 1 (กองทุน 1 ลา้ นบาท) เป็นส่วนใหญ่ คือจานวน 14,400 บาท คิดเป็นอตั ราร้อยละ 87 (คานวณจาก 14,400 คูณ 100 หารดว้ ย 16,512) ส่วนกาไรท่ีไดจ้ ากกิจกรรม บญั ชีที่ 2 คิดเป็ นร้อยละ 13 (คานวณจาก 2,112 คูณ 100 หารดว้ ย 16,512)

15 บทท่ี 4 งบการเงนิ หนี้สินและส่ วนของทุน รวมหนีส้ ินและส่วนของทุน วธิ ีการรวมยอดงบดุล งบดุล หมวดสินทรัพย์ บญั ชีเงินสด 0 บาท คอลมั ภท์ ่ี 1 บญั ชีเงินสด บญั ชีที่ 1 จานวน 15,130 บาท คอลมั ภท์ ่ี 2 บญั ชีเงินสด บญั ชีที่ 2 จานวน 15,130 บาท คอลมั ภท์ ี่ 3 ยอดรวมเท่ากบั การรวมยอดของชื่อบญั ชีอื่นใหท้ าในลกั ษณะเดียวกนั เมื่อทาการรวมงบดุลเสร็จสิ้นแลว้ จะแสดง ภาพรวมฐานะการเงินของกองทุนหม่บู า้ นหญา้ แพรก หมู่ 1 ณ วนั ที่ 31 ธนั วาคม 2545 วา่ มีสินทรัพย์ ท้งั สิ้น 1,148,560 บาท สินทรัพยม์ ีแหล่งที่มาจากหน้ีสินจานวน 97,048 บาท และมาจากส่วนของทุน

16 บทที่ 4 งบการเงนิ จานวน 1,051,512 บาท จะเห็นไดว้ า่ กองทุนหม่บู า้ นใชท้ ุนของตนเองเป็นส่วนใหญ่เพื่อใหไ้ ดม้ าของ สินทรัพยใ์ นกองทุนหมู่บา้ น การแสดงยอดคงเหลอื ยกมาของบัญชีแยกประเภทในปี ถัดไป เม่ือมีการจดั ทารายงานทางการเงิน หรือ งบการเงินประจาปี เรียบร้อยแลว้ คณะกรรมการ กองทุนฯ หรือ ผทู้ ่ีไดร้ ับมอบหมายใหจ้ ดั ทาบญั ชี จะตอ้ งแสดงยอดคงเหลือยกมาในปี ถดั ไปดว้ ย ซ่ึง การจดั ทาน้นั จะยกยอดเฉพาะบญั ชีในหมวดของสินทรัพย์ หน้ีสิน และเงินกองทุน ฯ เท่าน้นั ในส่วน ของรายไดแ้ ละค่าใชจ้ ่าย จะไมม่ ีการยกยอดขา้ มปี เน่ืองจาก รายไดแ้ ละค่าใชจ้ ่ายไดส้ รุปผลการ ดาเนินงานเป็นกาไร หรือ ขาดทุนสุทธิไปแลว้ ซ่ึงกาไรหรือขาดทุนสุทธิที่ได้ จะนาไป เพิม่ หรือ ลด ในส่วนของเงินกองทุนฯ หรือ ส่วนของทุนอยแู่ ลว้ อยา่ งไรกต็ าม เม่ือทาการยกยอดเสร็จเรียบร้อยแลว้ คณะกรรมการกองทุน ฯ หรือ ผจู้ ดั ทา บญั ชี ควรตรวจสอบการยกยอดอีกคร้ัง โดยเปรียบเทียบกบั รายการในงบดุล ถา้ การยกยอดถูกตอ้ ง บญั ชีและจานวนเงินที่ยกยอดในปี ถดั ไป จะตอ้ งปรากฏเท่ากบั บญั ชีและจานวนเงิน ของรายการใน งบดุลของปี ก่อนหนา้ ตวั อย่างการแสดงยอดคงเหลอื ยกมาของบัญชีแยกประเภทปี ถัดไป จากตวั อยา่ งเดิม กองทุนหมบู่ า้ นหญา้ แพรก หมู่ 1 ไดท้ าการปิ ดบญั ชีสิ้นปี 2545 และจดั ทา รายงานทางการเงินเรียบร้อยแลว้ บญั ชีแยกประเภทจะแสดงยอดคงเหลือยกไปในบรรทดั สุดทา้ ย เมื่อ จดั ทาบญั ชีของปี ถดั ไป คือปี 2546 ตอ้ งแสดงยอดคงเหลือยกมาจากปี ก่อนไวใ้ นบรรทดั แรกของบญั ชี แยกประเภทก่อนท่ีจะบนั ทึกรายการบญั ชีที่เกิดข้ึนในปี ปัจจุบนั แสดงยอดคงเหลอื ยกมาของบญั ชีแยกประเภทบัญชีชุดที่ 1 (1) สาหรับบญั ชีชุดท่ี 1 ณ สิ้นปี 2545 มีบญั ชีแยกประเภทในหมวดสินทรัพย์ หน้ีสิน และทุน ท่ี ตอ้ งยกยอดมาท้งั หมด 4 บญั ชีดว้ ยกนั คือ 1. บญั ชีเงินฝากธนาคาร (1) มียอดคงเหลือยกมาจานวน 354,400.- บาท

17 บทที่ 4 งบการเงนิ 2. บญั ชีลูกหน้ีเงินกู้ (1) มียอดคงเหลือยกมาจานวน 660,000.- บาท 3. บญั ชีเงินกองทุน (1) มียอดคงเหลือยกมาจานวน 1,000,000.- บาท 4. บญั ชีกาไรสะสม (1) มียอดยกมาจานวน 14,400.- บาท ซ่ึงเป็นยอดท่ียงั ไม่ไดม้ ีการจดั สรร กาไรเน่ืองจากเป็นการปิ ดงบการเงินปี แรก ดงั น้นั รายการจดั สรรจึงยงั ไม่มียอดยกมา

18 บทที่ 4 งบการเงนิ แสดงยอดคงเหลอื ยกมาของบัญชีแยกประเภทบัญชีชุดที่ 2 (2) สาหรับบญั ชีชุดที่ 2 ณ สิ้นปี 2545 มีบญั ชีแยกประเภทในหมวดสินทรัพย์ หน้ีสิน และทุน ท่ี ตอ้ งยกยอดมาท้งั หมด 7 บญั ชีดว้ ยกนั คือ 1. บญั ชีเงินสด (2) มียอดคงเหลือยกมาจานวน 15,130.- บาท 2. บญั ชีเงินฝากธนาคาร (2) มียอดคงเหลือยกมาจานวน 38,030.- บาท 3. บญั ชีลูกหน้ีเงินกู้ (2) มียอดคงเหลือยกมาจานวน 81,000.- บาท

19 บทท่ี 4 งบการเงนิ โดยจาแนกลูกหน้ีออกเป็น 2 ประเภทยอ่ ย คือ ลูกหน้ีเงินกู้ (บญั ชีท่ี 2) และลูกหน้ีเงินกู้ (บญั ชีที่ 3) ดงั น้ี 3.1 บญั ชีลูกหน้ีเงินกู้ (บญั ชีที่ 2) ณ สิ้นปี ไมม่ ียอดคงเหลือ ดงั น้นั จึงไมต่ อ้ งเปิ ดบญั ชีแยก ประเภทเพื่อยกยอดมาเม่ือเริ่มตน้ จดั ทาบญั ชีในปี ถดั มา ยอดคงเหลือเป็ นศูนย์ ไม่ตอ้ งเปิ ดบญั ชีแยก ประเภทเพอ่ื ยกยอดมา 3.2 บญั ชีลูกหน้ีเงินกู้ (บญั ชีท่ี 3) มียอดคงเหลือยกมาจานวน 81,000.- บาท เลขท่ี 13/2 4. บญั ชีเจา้ หน้ีเงินกู้ (บญั ชีท่ี 3) มียอดคงเหลือยกมาจานวน 97,048.- บาท

20 บทท่ี 4 งบการเงนิ 5. บญั ชีเงินฝากสจั จะ (2) มียอดคงเหลือยกมาจานวน 28,000.- บาท 6. บญั ชีคา่ หุน้ (2) มียอดคงเหลือยกมาจานวน 7,000.- บาท 7. บญั ชีกาไรสะสม (2) มียอดยกมาจานวน 2,112.- บาท ซ่ึงเป็นยอดที่ยงั ไมไ่ ดม้ ีการจดั สรร กาไรเน่ืองจากเป็นการปิ ดงบการเงินปี แรก ดงั น้นั รายการจดั สรรจึงยงั ไมม่ ียอดยกมา

21 บทที่ 4 งบการเงนิ อย่าลมื ! เมื่อทาการยกยอดเสร็จเรียบร้อยแลว้ ควรตรวจสอบการยกยอดอีก คร้ัง โดยตรวจสอบกบั รายการในงบดุล ถา้ การยกยอดถูกตอ้ งบญั ชีและ จานวนเงินท่ียกยอดในปี ถดั ไป จะตอ้ งปรากฏเท่ากบั บญั ชีและจานวน เงิน ของรายการในงบดุลของปี ก่อนหนา้

บทท่ี 5 การจัดสรรกาไรขาดทนุ ประจาปี ตามระเบียบคณะกรรมการกองทุนหมู่บา้ นและชุมชนเมืองแห่งชาติ ว่าดว้ ยการจดั ต้งั และบริหาร กองทุนหมู่บา้ นและชุมชนเมืองแห่งชาติ พ.ศ.2551 ขอ้ 48 การจัดสรรกาไรสุทธิ เม่ือสิ้นปี บัญชีหากปรากฎว่า ปี ใดมีกาไรสุทธิ คณะกรรมการกองทุนหมู่บ้านสามารถนากาไรสุทธิมาจัดสรรตามระเบียบหลักเกณฑ์และ เงอ่ื นไขทก่ี องทนุ หมู่บ้านกาหนด การจดั สรรกาไรสุทธิของบญั ชีชุดที่ 1 (1) ให้คานึงถึงประโยชน์ของหมู่บา้ น และชุมชน โดยให้ จดั สรรเป็ น เงินสมทบกองทุน เงินประกนั ความเสี่ยง และเงินอ่ืนๆ ตามระเบียบกองทุนหมู่บา้ น ท้งั น้ี ห้ามมิ ให้จดั สรรกาไรสุทธิตามส่วนการถือหุน้ ของสมาชิก สาหรับเงินสมทบกองทุนและเงินประกนั ความเสี่ยงให้ คงไวใ้ นชุดที่ 1 คณะกรรมการกองทุนหมู่บา้ นอาจกาหนดหลกั เกณฑเ์ ง่ือนไข วิธีการ ในการจดั สรรกาไรสุทธิ ของชุดที่ 1 เพ่ิมเติม เพอื่ ประโยชน์ของการบริหารจดั การกองทุนหมบู่ า้ นและชุมชนเมืองแห่งชาติ ได้ การจดั สรรกาไรขาดทุนประจาปี ของกองทุนหมู่บา้ น จะเป็ นไปตามมติของท่ีประชุมใหญ่สามญั ประจาปี ของแต่ละกองทุนหมู่บา้ น โดยส่วนใหญ่จะแบ่งสรรเป็ นอตั ราร้อยละ เช่น จดั สรรเป็ นเงินปันผล ร้อยละ 50 จดั สรรเป็ นเงินประกนั ความเส่ียงร้อยละ 10 หรือ จดั สรรเป็ นเงินเฉลี่ยคืนร้อยละ 5 เป็ นต้น อยา่ งไรก็ตาม การคานวณดงั กล่าวจะดาเนินการหลงั จากท่ีมีการจดั ทางบการเงิน (งบกาไรขาดทุน งบดุล) เรียบร้อยแล้ว โดยทว่ั ไปจะเรียกว่า การปิ ดงบการเงิน ซ่ึงจะทาให้กองทุนหมู่บา้ น หรือ คณะกรรมการฯ ทราบผลการดาเนินงานวา่ มีกาไรหรือขาดทุนสุทธิเทา่ ไร หลงั จากท่ีได้มีการตรวจสอบงบการเงินดงั กล่าวจนมนั่ ใจว่า งบการเงินแสดงผลการดาเนินงาน ถูกตอ้ งตามที่ควรจะเป็นแลว้ คณะกรรมการกองทุนหมู่บา้ น หรือ ผจู้ ดั ทาบญั ชีจะตอ้ งนากาไรสุทธิมาจดั สรร ใหเ้ ป็นไปตามมติของท่ีประชุมใหญ่ ตัวอย่าง สมมติวา่ ในวนั ที่ 20 มกราคม 2546 กองทุนหมู่บา้ นหญา้ แพรก หมู่ 1 มีมติของที่ประชุม เรื่องการจดั สรรกาไร วา่ “ในกรณีที่กองทุนหมู่บา้ น ฯ ดาเนินกิจกรรม ท้งั ชุดท่ี 1 และชุดที่ 2 มีผลกาไรจาก การดาเนินงาน ใหจ้ ดั สรรเป็นอตั ราร้อยละ สาหรับรายการตา่ ง ๆ” ดงั น้ี ☺ อยา่ งไรก็ตามสาหรบั ในเรอ่ื งประเภทของรายการที่จะจดั สรรนน้ั จะมากหรอื นอ้ ยข้ึนอยกู่ บั ความจาเป็ น และความเห็นชอบของท่ีประชมุ ใหญ่ ไมจ่ าเป็ นตอ้ งจดั สรรประเภทรายการ และอตั รารอ้ ยละตามตวั อยา่ ง

2 บทที่ 5 การจดั สรรกาไรขาดทนุ ประจาปี การจัดสรรผลกาไร คณะกรรมการกองทุน ฯ หรือ ผจู้ ดั ทาบญั ชี จะนาผลสรุปจากงบกาไรขาดทุนมาจดั สรร ในท่ีน้ี จากตวั อยา่ งเดิมการจดั ทางบการเงินในบทที่ 4 ส่วนของชุดท่ี 1 (หนา้ 6) ปรากฏดงั น้ี งบการเงนิ กองทุนบญั ชีชุดที่ 1 กองทนุ หม่บู า้ นหญา้ แพรก หมู่ 1 มีผลกาไรสทุ ธิจากงบกาไรขาดทนุ จานวน 14,400.- บาท

3 บทท่ี 5 การจดั สรรกาไรขาดทุนประจาปี หลงั จากท่ีคานวณการจดั สรรกาไรตามรายการดงั กลา่ วแลว้ คณะกรรมการฯ หรอื ผจู้ ดั ทาบญั ชี ตอ้ งนาการจดั สรรกาไร มาบนั ทึกไวใ้ นแบบ “บญั ชีกาไรสะสมและการจดั สรรประจาปี ” ของบญั ชีชดุ ที่ 1 (1) แสดงการบนั ทกึ การจัดสรรกาไรขาดทุนประจาปี : จากตวั อยา่ งเดิมในบทท่ี 4 ของบญั ชีชุดที่ 1 หลงั จากยกยอดบญั ชีกาไรสะสมจากปี 2545 จานวน 14,400.- บาท แลว้ กองทุนจะมีการประชุมและมีมติอนุมตั ิใหจ้ ดั สรรกาไร เมื่อคานวณยอดเงินจดั สรรไดแ้ ลว้ นามาบนั ทึกบญั ชีกาไรสะสมและการจดั สรรประจาปี บญั ชีชุดที่ 1 ดงั น้ี

4 บทที่ 5 การจดั สรรกาไรขาดทุนประจาปี ช่องกาไรสะสม - บนั ทึกลดยอดในช่อง “รอจดั สรร” จานวน 14,400.- บาท - บนั ทึกเพ่มิ ยอดในช่อง “จดั สรรแลว้ ” จานวน 14,400.- บาท ช่องรายการจัดสรร บนั ทึกจานวนเงินท่ีจดั สรรตามช่องรายการต่างๆ เม่ือรวมยอดทุกช่องรายการตอ้ ง ไดเ้ ทา่ กบั 14,400.- บาท  บนั ทกึ วนั ทอ่ี นมุ ตั ใิ ห้จดั สรรกาไร  บนั ทกึ ลดยอดช่อง “รอจดั สรร” ไปเพม่ิ ทช่ี ่อง “จดั สรรแล้ว”  เขียนคาอธิบายจดั สรรกาไร ปี 2545  บนั ทกึ จานวนเงนิ ทจ่ี ดั สรรตามประเภทรายการ การแสดงผลในงบดุลหลงั การจัดสรรกาไร เมื่อไดจ้ ดั สรรกาไรสุทธิ เสร็จเรียบร้อยแลว้ คณะกรรมการกองทุน ฯ หรือผจู้ ดั ทาบญั ชี จะตอ้ งนา รายการต่าง ๆ ท่ีไดร้ ับการจดั สรรมาแสดงไว้ ในงบดุลดว้ ย ต่อไปน้ีจะแสดงใหเ้ ห็นภาพของงบดุลก่อนการ จดั สรรและหลงั การจดั สรรกาไรสุทธิ จากตวั อย่างเดิม งบดุลก่อนการจดั สรรกาไรสุทธิของบญั ชีชุดท่ี 1 หนีส้ ินและส่วนของทุน กาไรสุทธิในปี 2545 ทยี่ งั ไม่ได้จดั สรร รวมหนสี้ ินและส่วนของทุน

5 บทท่ี 5 การจดั สรรกาไรขาดทุนประจาปี เมอ่ื มกี ารจัดสรรกาไรท้งั หมดแล้ว ส่วนของเงินกองทุนสามารถแสดงได้ ดังนี้ บัญชีชุดท่ี 1 กองทนุ หมู่บ้านหญ้าแพรก หมู่ 1 งบดุล ณ 31 ธันวาคม 2545 สินทรัพย์ 2,880.- หน่วย : บาท เงินฝากธนาคาร 2,160.- 354,400.- ลูกหน้ีเงินกู้ 5,760.- 660,000.- รวมสินทรัพย์ 1,440.- 1,014,400.- 720.- - หนีส้ ินและส่วนของทุน 720.- 1,000,000.- หน้ีสิน 720.- ทุน แสดงกาไรสุทธิ เงินกองทุน หลงั จากจดั สรรแลว้ บวก : กาไรท่ีจดั สรรแลว้ เงินประกนั ความเสี่ยง 14,400.- เงินสมทบกองทุน 1,014,400.- เงินเฉล่ียคืน เงินตอบแทนกรรมการ กองทุนสวสั ดิการ สาธารณประโยชน์ ทุนการศึกษา รวมหนีส้ ินและส่วนของทุน กรณีที่รายการจดั สรรกาไรมีหลากหลายรายการ สามารถแสดงรายละเอียดกาไรที่จดั สรรแลว้ ไวท้ ่ี หมายเหตุประกอบงบการเงินได้ โดยไม่ตอ้ งแสดงในงบดุล ดูตวั อยา่ งไดท้ ี่ บทที่ 5 หนา้ 12

6 บทท่ี 5 การจดั สรรกาไรขาดทุนประจาปี การบันทกึ รายการกรณที มี่ กี ารเบิกจ่ายกาไรทไี่ ด้จัดสรรแล้ว เมื่อมีการเบิกจ่ายเงินสาหรับกาไรที่ไดจ้ ดั สรรไวแ้ ลว้ คณะกรรมการจะตอ้ งแสดงการบนั ทึกไวใ้ น สมุดบญั ชีรายจ่ายกองทุน บัญชีชุดท่ี 1 และนาไปบนั ทึกหักออกจาก บญั ชีกาไรสะสมและการจดั สรร ประจาปี บญั ชีชุดที่ 1 ดงั น้ี สมมติวา่ ในวนั ที่ 20 กุมภาพนั ธ์ 2546 คณะกรรมการ ฯ เบิกจ่ายกาไรที่ไดจ้ ดั สรรเป็ นเงินเฉลี่ยคืนจ่าย ให้สมาชิก 5,760.- บาท ค่าตอบแทนให้กรรมการ 1,440.- บาท และเงินทุนเพ่ือการศึกษา 720.- บาท รวม ท้งั หมดเป็นเงิน 7,920.- บาท ข้นั ตอนการบันทกึ รายการ 1. บนั ทึกในสมุดบญั ชีรายจา่ ยกองทุน บญั ชีชุดที่ 1 2. บนั ทึกในบญั ชีกาไรสะสมและการจดั สรรประจาปี บญั ชีชุดที่ 1 เพอื่ ลดยอดเงินที่ได้ เบิกจา่ ยไปใชต้ ามวตั ถุประสงคแ์ ลว้

7 บทที่ 5 การจดั สรรกาไรขาดทุนประจาปี แสดงการบันทกึ รายการข้างต้นดงั ตวั อย่างต่อไปนี้ 1. บนั ทกึ ในสมุดบัญชีรายจ่ายกองทุน บัญชีชุดท่ี 1 บนั ทึกรายการในช่องเงินฝากธนาคารจานวน 7,920.- บาท และช่องประเภทรายจ่ายอื่น ๆ ชื่อบญั ชี กาไรสะสม จานวนเงิน 7,920.- บาท ดงั น้ี สมุดบัญชีรายจ่ายกองทนุ (1) ประเภทรายจ่าย วนั เดอื นปี ท่ี รายการ เงนิ สด เงนิ ฝาก จ่ายเงนิ ก้ลู ูกหนี้ อน่ื ๆ เอกสาร ธนาคาร จานวน จานวนเงนิ กู้ ช่ือบัญชี จานวน ราย เงนิ 2546 7,920.00 กาไรสะสม 7,920.00 ก.พ. 20 จ.001/009 เบิกจ่ายกาไรท่ีจดั สรรเป็ น เงินเฉลี่ยคืน คา่ ตอบแทน กรรมการ และเงินทุนเพ่ือ การศึกษา 2. บนั ทกึ ในบัญชีกาไรสะสมและการจัดสรรประจาปี บัญชีชุดท่ี 1  บนั ทกึ วนั ทเี่ บิกจ่ายเงนิ  เขียนคาอธิบายรายการ  บนั ทกึ ลดยอดทเ่ี บกิ จ่ายกาไรสะสมที่  บนั ทกึ ลดยอดตามจานวนเงนิ ทเี่ บิกจ่ายโดยใส่จานวนเงนิ จดั สรรโดยใส่จานวนเงนิ ในวงเลบ็ ในวงเลบ็ ในช่องรายการทเี่ บิกจ่าย หมายเหต ุ: เครอื่ งหมาย ( ) แสดงการลดลง หรอื หกั ออก ของจานวนเงิน

8 บทท่ี 5 การจดั สรรกาไรขาดทนุ ประจาปี กรณี การจดั สรรกาไรสทุ ธิของบญั ชีชดุ ท่ี 2 จะดาเนินการจดั สรรในลกั ษณะเดียวกนั ดงั น้ี ตัวอย่าง จากงบกาไรขาดทุนของบญั ชีชุดท่ี 2 ในบทท่ี 4 (หนา้ 8) บัญชีชุดท่ี 2 กองทนุ หมบู่ า้ นหญา้ แพรก หมู่ 1 บญั ชีชดุ ที่ 2 จะมีผลกาไรสทุ ธิจากงบกาไรขาดทนุ จานวน 2,112.- บาท รวมหนี้สิ นและส่ วนของทุน

9 บทที่ 5 การจดั สรรกาไรขาดทนุ ประจาปี ขอ้ สงั เกต : บางครั้งการคานวนเงินท่ีไดร้ ับจากการจัดสรร อาจเป็ นจดุ ทศนิยม ซ่ึงไมส่ ะดวกในการปฏิบตั ิ และบางครงั้ การปัดจดุ ทศนยิ ม อาจมีผลทาใหจ้ านวนเงนิ ที่ ไดร้ ับการจัดสรร มากกว่า หรือ นอ้ ยกว่า กาไรสทุ ธิ อย่างไรก็ตาม ใหป้ รับปรงุ จานวนเงินที่ไดร้ ับการจัดสรรใหเ้ ท่ากับกาไรสทุ ธิประจาปี ดังตัวอย่าง ถา้ ปัดจดุ ทศนิยม ของกาไรท่ีจัดสรรใหเ้ งินทนุ เพ่ือการศึกษาจะทาให้ ยอดรวมของกาไรท่ี จดั สรรเกินกาไรสทุ ธิ ดงั นัน้ จึงไม่ปัดจดุ ทศนิยม ในกรณีที่อัตราการจัดสรรกาไรเท่ากัน คณะกรรมการสามารถพิจารณาว่าจะปัด จดุ ทศนิยมท่ีรายการใดก็ไดข้ ้ึนอย่กู ับ นโยบาย หรือ มตคิ ณะกรรมการ ซ่ึงโดยสว่ นใหญ่จานวนเงนิ ดงั กลา่ วจะนอ้ ยมาก และ ไมใ่ ชส่ าระสาคญั ของรายงานการเงนิ การปรบั ปรงุ ดงั กลา่ วก็เพื่อใหเ้ กิดความโปร่งใส และเพื่อใหต้ วั เลขหรืองบการเงนิ แสดงยอดจานวนเงนิ ท่ีถกู ตอ้ งตรงกนั

10 บทที่ 5 การจดั สรรกาไรขาดทนุ ประจาปี หลงั จากที่คานวณการจดั สรรกาไรตามรายการดงั กลา่ วแลว้ คณะกรรมการ ฯ หรอื ผจู้ ดั ทาบญั ชี ตอ้ งนาการจดั สรรกาไร มาบนั ทึกไวใ้ นแบบ “บญั ชีกาไรสะสมและการจดั สรรประจาปี ” ของบญั ชีชดุ ท่ี 2 (2) จากตวั อยา่ งเดิมในบทที่ 4 ของบญั ชีชุดที่ 2 หลงั จากยกยอดบญั ชีกาไรสะสมจากปี 2545 จานวน 2,112.- บาท แลว้ กองทุนจะมีการประชุมและมีมติอนุมตั ิใหจ้ ดั สรรกาไร เม่ือคานวณยอดเงินจดั สรรไดแ้ ลว้ นามาบนั ทึกในบญั ชีกาไรสะสมและการจดั สรรประจาปี ดงั น้ี ช่องกาไรสะสม - บนั ทึกลดยอดในช่อง “รอจดั สรร” จานวน 2,112.- บาท - บนั ทึกเพ่มิ ยอดในช่อง “จดั สรรแลว้ ” จานวน 2,112.- บาท ช่องรายการจัดสรร บนั ทึกจานวนเงินที่จดั สรรตามช่องรายการต่างๆ เม่ือรวมยอดทุกช่องรายการ ตอ้ งไดเ้ ท่ากบั 2,112.-บาท  บนั ทกึ วนั ทอี่ นุมตั ใิ ห้จดั สรรกาไร  เขียนคาอธิบายจดั สรรกาไร ปี 2545  บนั ทกึ จานวนเงนิ ทจี่ ดั สรรตามประเภทรายการ เม่ือมีการเบิกจา่ ยกาไรที่ไดจ้ ดั สรรแลว้ ของบญั ชีชุดที่ 2 (2) ใหบ้ นั ทึกรายการบญั ชีเช่นเดียวกบั ตวั อยา่ งท่ีแสดงไวข้ องบญั ชีชุดท่ี 1 (1) หนา้ 7

11 บทท่ี 5 การจดั สรรกาไรขาดทุนประจาปี การแสดงผลในงบดุลหลงั การจัดสรรกาไร วธิ ีท่ี 1 แสดงการจัดสรรไว้ในงบดุล (แสดงการจดั สรรกาไร) รวมหนีส้ ินและส่วนของทุน เมอ่ื มกี ารเบกิ จ่ายเงนิ จากกาไรทไ่ี ด้จดั สรรไว้ จะบันทกึ รายการเช่นเดยี วกบั ตวั อย่างของบญั ชีชุดที่ 1 แสดงไว้ทห่ี น้า 6-7

12 บทท่ี 5 การจดั สรรกาไรขาดทุนประจาปี วธิ ีท่ี 2 แสดงการจัดสรรไว้ในหมายเหตุประกอบงบการเงนิ (แสดงการจดั สรรกาไร) รวมหนีส้ ินและส่วนของทุน หมายเหตุประกอบงบการเงิน แสดงรายละเอียดไว้ทห่ี มายเหตุประกอบงบการเงนิ การจดั สรรกาไรสะสม กาไรท่ีจดั สรรแลว้ : เงินประกนั ความเส่ียง 422.00 เงินสมทบกองทนุ 317.00 เงินปันผล 634.00 เงินเฉล่ียคืน 211.00 ค่าตอบแทนกรรมการ 211.00 เงินทนุ สวสั ดิการ 106.00 เงินทนุ สาธารณประโยชน์ 106.00 เงินทุนเพือ่ การศึกษา 105.00 รวม 2,112.00

บทที่ 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบนั ทกึ บัญชี • ในการจดั ทาบญั ชี บางคร้ังอาจเกิดขอ้ ผดิ พลาดต่าง ๆ ไดซ้ ่ึงเกิดข้ึนจากหลายสาเหตุ เช่น เกิดจากการ บนั ทึกรายการผิดบญั ชี การบนั ทึกจานวนเงินผดิ พลาด บางคร้ังอาจเกิดจากความเขา้ ใจคลาดเคลื่อน เป็ นตน้ อยา่ งไรก็ตามเม่ือพบขอ้ ผิดพลาดแลว้ คณะกรรมการกองทุน ฯ หรือผทู้ าบญั ชีมีหนา้ ที่ตอ้ ง แกไ้ ขให้ถูกตอ้ ง สาหรับในเรื่องของการแกไ้ ขน้นั โดยสรุปวธิ ีการแกไ้ ขขอ้ ผดิ พลาด ให้ยดึ หลกั การ จากเวลาที่พบขอ้ ผดิ พลาดเป็นสาคญั ดงั น้ี 1. พบขอ้ ผดิ พลาด ในระหวา่ งเดือนที่บนั ทึกรายการ 2. พบขอ้ ผิดพลาด ในเดือนท่ีบนั ทึกรายการ หลงั จากที่รวมยอดจานวนเงินแลว้ พร้อมบนั ทึกใน บญั ชีแยกประเภท หรือบญั ชีสรุปรายได้ / คา่ ใชจ้ า่ ย ประจาปี เรียบร้อยแลว้ 3. พบขอ้ ผดิ พลาดหลงั จากท่ีปิ ดงบการเงินและนาส่งงบการเงินเรียบร้อยแลว้ การปรับปรุงรายการกรณีที่บนั ทึกจานวนเงินต่าไป 1. พบข้อผดิ พลาด ในเดือนทบี่ ันทกึ รายการ ซึ่งยงั ไม่ได้รวมยอดจานวนเงนิ ในวนั สิ้นเดือน กรณีที่คณะกรรมการพบขอ้ ผดิ พลาดระหวา่ งเดือนที่บนั ทึกรายการ การแกไ้ ขสามารถกระทาไดภ้ ายในเดือน น้นั ทนั ทีที่รู้ โดยการขีดเส้นทบั รายการ หรือ จานวนเงินที่ผิดพลาด แล้วลงลายมือช่ือกากบั พร้อมบนั ทึก รายการท่ีถูกตอ้ ง เช่น ตัวอย่าง คณะกรรมการกองทุนหมู่บา้ นหญา้ แพรก หมู่1 พบขอ้ ผิดพลาด การบนั ทึกรายการบญั ชี เมื่อวนั ท่ี 10 พ.ย 2545 โดยในวนั ดงั กล่าวคณะกรรมการกองทุน ฯ รับชาระเงินคืนเงินกูจ้ ากสมาชิกเป็ นเงิน ตน้ 60,000.- บาท และ ดอกเบ้ียเงินกูจ้ านวน 6,000.- บาท ปรากฏวา่ ในตอนจดั ทาเอกสาร คณะกรรมการ หรือผจู้ ดั ทาเอกสาร ลงรายการรับดอกเบ้ียเงินกผู้ ดิ พลาดจากรับดอกเบ้ียเงินกู้ 6,000.- บาท เป็น 600.- บาท ในกรณีท่ีพบขอ้ ผิดพลาดในระหว่างเดือน ก่อน การรวมยอดไปในบญั ชีสรุปรายได้ การแกไ้ ข สามารถทาไดด้ งั น้ี 1. แกไ้ ขในเอกสารรับเงินฉบบั เดิม (ใบเสร็จรับเงิน) โดยขีดเส้นทบั จานวนเงินเดิมในเอกสาร แลว้ ล งชื่อ กากับ พ ร้อม บัน ทึก จาน วน เงิน ที่ถูก ต้องใ นเอก ส าร (ใบ เส ร็จรับ เงิน ) ดังก ล่าว ต าม ตัวอย่างในบทที่ 6 หน้า 3 2. แกไ้ ขการบนั ทึกในสมุดบญั ชีท่ีเก่ียวขอ้ ง โดยขีดเส้นทบั จานวนเงินเดิมในสมุดบญั ชีที่เกี่ยวขอ้ ง แลว้ ลงช่ือกากบั ตามตวั อยา่ งในบทที่ 6 หนา้ 3

2 บทท่ี 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบนั ทกึ บญั ชี 1. แสดงตวั อย่างการแก้ไขเอกสารรับเงินฉบบั เดิม ก่อนการแก้ไข :

3 บทท่ี 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบันทกึ บัญชี หลงั การแก้ไขรายการในเอกสาร : 1 2 3 66,000 6,000 66,000 5 หกหมนื่ หกพนั บาทถ้วน 4 66,000 จุดทตี่ ้องแก้ไขมี 5 จุด ดังนี้ จุดที่ 1 แกไ้ ขโดยขีดเส้นทบั จานวนเงินเดิม ในช่องจานวนเงิน แสดงยอดใหมจ่ านวน 66,000.- บาท จุดท่ี 2 ช่องดอกเบ้ียขีดเส้นทบั จานวน 600.- บาท แลว้ เขียนจานวน 6,000.- บาท จุดท่ี 3 และ จุดท่ี 4 ในช่องรวมเป็นเงิน ใหข้ ีดเส้นทบั จานวนเงินเดิม และแสดงยอด 66,000.- บาท จุดท่ี 5 รวมเงิน (ตวั อกั ษร) ขีดเส้นทบั ตวั อกั ษรเดิม แลว้ เขียนตวั อกั ษรใหม่ที่ถูกตอ้ ง คือ “หกหมื่นหก พนั บาทถว้ น” ในการแก้ไขทกุ จุดต้องลงชื่อกากบั การแก้ไขให้ครบถ้วน

4 บทที่ 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบนั ทกึ บญั ชี 2. แสดงตวั อย่างแก้ไขการบันทกึ ในสมุดบัญชีทเี่ กย่ี วข้อง หลงั จากท่ีแกไ้ ขในเอกสารเรียบร้อยแลว้ ตอ้ งไปแกไ้ ขในสมุดบญั ชีท่ีใชบ้ นั ทึกรายการดงั กล่าวดว้ ย ในทีน้ีคือสมุดบญั ชีรายรับกองทุน (1) ก่อนการแก้ไข : สมุดบญั ชีรายรับกองทุน (1) หนา้ 2 ประเภทรายรับ วนั /เดอื น/ ทเี่ อกสาร รายการ เงนิ เงนิ ฝาก รับเงนิ รับชาระคนื เงนิ กู้ยมื อน่ื ๆ ปี สด ธนาคาร จดั สรร จานวน เงนิ ต้น ดอกเบีย้ ค่า ชื่อบัญชี จานวน (ทุน) ราย ปรับ เงนิ 2545 60,600 60,000 600 พ.ย. 10 ร.01/002 รับชาระคืน เงินกจู้ าก ลกู หน้ี หลงั การแก้ไข : สมุดบญั ชีรายรับกองทนุ (1) หนา้ 2 ประเภทรายรับ วนั /เดอื น/ ทเ่ี อกสาร รายการ เงนิ เงนิ ฝาก รับเงนิ รับชาระคนื เงนิ กู้ยมื อนื่ ๆ ปี สด ธนาคาร จดั สรร จานวน เงนิ ต้น ดอกเบีย้ ค่า ชื่อบัญชี จานวน (ทุน) ราย ปรับ เงนิ 2545 1 6606,,600000 2 6,600000 พ.ย. 10 ร.01/002 รับชาระคืน 60,000 เงินกจู้ าก ลกู หน้ี จุดทตี่ ้องแก้ไขมี 2 จุด ดังนี้ จุดที่ 1 ช่องเงินฝากธนาคารขีดเส้นทบั จานวนเงินเดิมแลว้ เขียนยอดใหม่จานวน 66,000.- บาท จุดท่ี 2 ช่องดอกเบ้ียขีดเส้นทบั จานวน 600.- บาท แลว้ เขียนยอดใหม่จานวน 6,000.- บาท ลงชื่อกากบั การแกไ้ ขท้งั 2 แห่ง ถา้ เป็นการพบขอ้ ผดิ พลาดที่เกิดข้ึนในระหวา่ งเดือน เมื่อดาเนินการแกไ้ ขตามข้นั ตอน ดงั กล่าวแลว้ จะถือวา่ ไดด้ าเนินการแกไ้ ขเรียบร้อยแลว้

5 บทที่ 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบันทกึ บัญชี 2. พบข้อผดิ พลาด หลงั จากทรี่ วมยอดจานวนเงินและบันทกึ ในบัญชีแยกประเภท หรือ บัญชีสรุปรายได้ / ค่าใช้จ่ายประจาปี เรียบร้อยแล้ว กรณีน้ี หมายถึง คณะกรรมการกองทุน ฯ พบขอ้ ผดิ พลาดหลงั จากท่ีไดร้ วมยอดไปบญั ชีแยกประเภท และบญั ชีสรุปรายได/้ คา่ ใชจ้ ่ายแลว้ จากตวั อย่างเดิม สมมติว่า คณะกรรมการกองทุนหมู่บา้ น ได้พบขอ้ ผิดพลาดดงั กล่าวในวนั ท่ี 31 เดือนธนั วาคม 2545 วา่ บนั ทึกรายการลงรับชาระดอกเบ้ียผดิ พลาดจาก 6,000.- บาท โดยลงรับเพียงแค่ 600.- บาท ข้นั ตอนการแก้ไข ข้นั ตอนที่ 1 จัดทาเอกสาร “ใบปรับปรุงรายการ” ข้นั ตอนน้ี คณะกรรมการกองทุน ฯ ตอ้ งสรุปให้ไดก้ ่อนวา่ สิ่งท่ีผดิ พลาดเกิดจากอะไร สาหรับกรณีน้ี สามารถสรุปไดว้ ่า คณะกรรมการกองทุนลงรับชาระดอกเบ้ียเงินกูน้ ้อยไป 5,400.- บาท (ดอกเบ้ียรับจริง 6,000.- บาท แต่ บนั ทึกรายการเพียง 600.- บาท เพราะฉะน้ัน จึงบนั ทึกบญั ชีต่าไป หรือน้อยไป เท่ากบั 6,000 – 600 = 5,400.- บาท) การวเิ คราะห์รายการเพอ่ื บนั ทกึ ในใบปรับปรุงรายการ : คณะกรรมการกองทุน ฯ ต้องทาการวิเคราะห์รายการที่ผิดพลาดก่อนว่า เกิดข้ึนจากอะไรและมี ผลกระทบกบั อะไรบา้ ง ในกรณีของตวั อยา่ ง เมื่อคณะกรรมการกองทุน ฯ พบขอ้ ผิดพลาด คือ บนั ทึกบญั ชี เงินฝากธนาคารต่าไป 5,400.- บาท มีผลทาให้ยอดเงินฝากคงเหลือในบญั ชีต่าไป 5,400 บาท การแก้ไขก็คือ ไปบันทึกเพม่ิ บัญชีเงนิ ฝากธนาคาร 5,400.- บาท สาเหตุที่บนั ทึกบญั ชีต่าไปเพราะ บนั ทึกรับดอกเบ้ียเงินกตู้ ่า ไป 5,400.- บาท จึงตอ้ งไปแก้ไขดอกเบีย้ เงินกู้โดยการบันทึกเพิ่มในบัญชีดอกเบี้ยเงินกู้จานวน 5,400.- บาท ซ่ึงสรุปได้ดังนี้ “ ช่องช่ือบญั ชี” ในใบปรับปรุงรายการจะมีบญั ชีท่ีเก่ียวขอ้ งอยู่ 2 บญั ชี คือ 1. บญั ชีเงินฝากธนาคาร ตอ้ งปรับปรุงโดย เพม่ิ จานวนเงินเท่ากบั 5,400.- บาท 2. บญั ชีดอกเบ้ียเงินกู้ ตอ้ งปรับปรุงโดย เพิม่ จานวนเงินเทา่ กบั 5,400.- บาท

6 บทที่ 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบันทกึ บัญชี ตวั อย่างใบปรับปรุงรายการ กองทุนหม่บู ้าน/ชุมชนเมอื ง..หญ้าแพรก หมู่ 1 ใบปรับปรุงรายการ เลขที่ ปป.01/45 วนั ท่ี 31 เดือน ธนั วาคม พ.ศ. 2545 ชื่อบัญชี หน้า เพม่ิ /ลด จานวนเงิน บัญชี เงินฝากธนาคาร ดอกเบ้ียเงินกู้ รร.1 เพิ่ม 5,400.00 รร.1 เพมิ่ 5,400.00 คาอธิบาย บนั ทึกรายการในวนั ที่ 10 พฤศจิกายน 2545 ผดิ พลาด โดยบนั ทึกดอกเบ้ียเงินกตู้ ่าไป 5,400.- บาท พนกั งานบญั ชี/ผทู้ ารายการ............สมสุข อยดู่ ี........................ ผอู้ นุมตั ิ ...........ประธาน.................... เลขที่ เป็นลาดบั ในการจดั ทาเอกสาร เช่น ในกรณีของตวั อยา่ ง แสดงวา่ จดั ทาเป็นลาดบั ท่ี 01 ของปี 2545 เป็นตน้ และใชส้ าหรับอา้ งอิงในการบนั ทึกในสมุดบญั ชีรายรับ/รายจ่าย วนั ที่ กองทุน หรือบญั ชีท่ีเกี่ยวขอ้ ง โดยใชอ้ กั ษรยอ่ “ปป.” (ปรับปรุง) ชื่อบัญชี วนั ที่จดั ทาเอกสาร เป็นช่ือของบญั ชีที่ตอ้ งทาการแกไ้ ข โดยจะตอ้ งทาการวเิ คราะห์ก่อนเสมอวา่ ขอ้ ผดิ พลาด เพมิ่ /ลด หรือรายการท่ีผดิ พลาด มีผลกระทบอยา่ งไร เพ่ือจะไดแ้ กไ้ ขบญั ชีดงั กล่าวใหถ้ ูกตอ้ ง ( ตวั อยา่ งการวเิ คราะห์ไดก้ ล่าวไวแ้ ลว้ ขา้ งตน้ ) เป็นผลตอ่ เน่ืองจากการวเิ คราะห์ วา่ ถา้ จะแกไ้ ขใหบ้ ญั ชีแสดงยอดที่ถูกตอ้ ง ตอ้ งไป เพม่ิ หรือ ลด บญั ชีดงั กล่าว

7 บทท่ี 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบันทกึ บญั ชี จานวนเงิน ให้ใช้ผลต่าง มาบนั ทึกบญั ชี (เอาจานวนเงินที่ถูกตอ้ ง หัก กบั จานวนเงินท่ีบนั ทึกผิดไป (เช่น ดอกเบ้ียเงินกทู้ ่ีถูกตอ้ งเท่ากบั 6,000.- บาท แต่ลงบนั ทึกเพียง 600.- บาท จานวน เงินท่ีตอ้ งนามาบนั ทึกปรับปรุงคือ 6,000 – 600 = 5,400.- บาท) คาอธิบายรายการ ระบุสาเหตุท่ีทาใหต้ อ้ งจดั ทารายการปรับปรุงวา่ เกิดขอ้ ผดิ พลาดจากอะไร พนักงานผ้จู ัดทา ลายมือช่ือผทู้ ี่ไดร้ ับมอบหมายจากคณะกรรมการกองทุนใหจ้ ดั ทาบญั ชี ผู้อนุมัติ ลายมือช่ือผทู้ ่ีไดร้ ับมอบหมายจากคณะกรรมการกองทุนใหม้ ีอานาจอนุมตั ิการแกไ้ ขขอ้ มูล ดงั กล่าวได้ ข้นั ตอนท่ี 2 บันทกึ แก้ไขในบญั ชีทเี่ กี่ยวข้อง หลงั จากที่ไดจ้ ดั ทาใบปรับปรุงรายการเรียบร้อยแลว้ ใหไ้ ปบนั ทึกแกไ้ ขในสมุดรายรับ หรือ รายจ่ายท่ีเก่ียวขอ้ ง ตามตวั อยา่ ง คณะกรรมการ ฯ ตอ้ งนารายการปรับปรุงไปบนั ทึกในสมุดรายรับในเดือน ธนั วาคม ดงั น้ี เดอื นทเ่ี กดิ ข้อผดิ พลาด สมุดบัญชีรายรับกองทุน (1) หนา้ 2 วนั / ประเภทรายรับ เดอื น/ ที่ รายการ เงนิ เงนิ ฝาก รับเงนิ รับชาระคนื เงนิ กู้ยมื อน่ื ๆ ปี เอกสาร สด ธนาคาร จดั สรร จานวน เงนิ ดอก ค่า ช่ือบัญชี จานวน (ทุน) ราย ต้น เบีย้ ปรับ เงนิ 2545 60,600 60,000 600 พ.ย. ร.01/002 รับชาระคืน 60,600 60,000 600 10 เงินกจู้ าก ลูกหน้ี รวมเดอื นนี้ (11) (12) (สร.)

8 บทท่ี 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบนั ทกึ บญั ชี เดือนทพ่ี บข้อผดิ พลาดและทาการแก้ไข สมุดบญั ชีรายรับกองทนุ (1) หนา้ 3 ประเภทรายรับ วนั / ท่ี รายการ เงนิ เงนิ ฝาก รับเงนิ รับชาระคนื เงนิ กู้ยมื อน่ื ๆ เดอื น/ปี เอกสาร สด ธนาคาร จดั สรร จานวน เงนิ ต้น ดอกเบีย้ ค่า ชื่อบญั ชี จานวน เงนิ (ทนุ ) ราย ปรับ 2545 รับชาระคืน 87,400 40 80,000 7,400 ธ.ค. 10 ร.01/003 เงินกจู้ ากลูกหน้ี รับดอกเบ้ียเงิน 1,000 ดอกเบ้ียเงิน 1,000 31 ร.01/004 ฝากธนาคาร ฝากธนาคาร 31 ปป. 1/45 ปรับปรุงรายการ 5,400 5,400 เมื่อบนั ทึกรายการในสมุดรายรับ /จ่ายท่ีเกี่ยวขอ้ งเรียบร้อยแลว้ ก็จะรวมยอดและนาไปบนั ทึกใน สมุดบญั ชีแยกประเภท และสรุปบญั ชีรายได้ ตามปกติ อย่างไรก็ตาม คณะกรรมการกองทุน ฯ ควรตรวจสอบรายละเอียดของหลกั ฐานเอกสาร และการ บนั ทึกรายการบญั ชี รวมท้งั การตรวจสอบการคานวณตวั เลข ก่อนการจดั ทางบการเงินประจาปี 3. พบข้อผดิ พลาดหลงั จากส่งงบการเงิน ในกรณีท่ีคณะกรรมการกองทุน พบขอ้ ผดิ พลาดหลงั จากมีการจดั ทางบการเงินและจดั ส่งให้ผตู้ รวจ สอบเรียบร้อยแลว้ หรือ หลงั จากการจดั สรรกาไรเรียบร้อยแลว้ ข้นั ตอนการแก้ไข ข้นั ตอนที่ 1 จดั ทาใบปรับปรุงรายการ ณ วนั ที่พบขอ้ ผดิ พลาด ข้นั ตอนที่ 2 ใหบ้ นั ทึกรายการในสมุดบญั ชีที่เกี่ยวขอ้ ง และ บนั ทึกเพอื่ เพ่ิม / ลด กาไรสะสม ในสมุด จดั สรรกาไร จากตวั อยา่ งเดิม สมมติวา่ คณะกรรมการกองทุน ฯ พบขอ้ ผดิ พลาดดงั กล่าวในวนั ท่ี 1 กมุ ภาพนั ธ์ 2546 การแกไ้ ขทาไดโ้ ดย

9 บทที่ 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบันทกึ บญั ชี ข้ันตอนท่ี 1 จัดทาใบปรับปรุงรายการ ดงั นี้ กองทนุ หมู่บ้าน/ชุมชนเมอื ง..หญ้าแพรก หมู่ 1 ใบปรับปรุงรายการ เลขที่ ปป.01/46 วนั ที่ 1 เดือน กมุ ภาพนั ธ์ พ.ศ. 2546 ช่ือบัญชี หน้า เพม่ิ /ลด จานวนเงิน บญั ชี เงินฝากธนาคาร กาไรสะสม รร. 2 เพมิ่ 5,400.00 รร.2 เพมิ่ 5,400.00 คาอธิบาย ปรับปรุงเน่ืองจากในปี 2545 บนั ทึกดอกเบ้ียเงินกตู้ ่าไป 5,400.- บาท เมื่อวนั ท่ี 10 พฤศจิกายน 2545 พนกั งานบญั ชี/ผทู้ ารายการ .........สมสุข อยดู่ ี...................... ผอู้ นุมตั ิ .............ประธาน.............. ข้ันตอนท่ี 2 การบนั ทกึ รายการในสมุดบัญชีที่เกยี่ วข้อง ในกรณีน้ี สมมติวา่ พบขอ้ ผดิ พลาดในเดือนกมุ ภาพนั ธ์ของปี ถดั ไปแลว้ คือ 2546 ดงั น้นั การแกไ้ ขการ บนั ทึกรายการบญั ชี จะนาไปบนั ทึกที่สมุดรายรับของปี 2546 ดงั น้ี

10 บทท่ี 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบนั ทกึ บญั ชี สมดุ บัญชีรายรับกองทุน (1) หนา้ 2 ประเภทรายรับ วนั / ทเ่ี อกสาร รายการ เงนิ เงนิ ฝาก รับเงนิ รับชาระคนื เงนิ ก้ยู มื อน่ื ๆ เดอื น/ปี สด ธนาคาร จดั สรร จานวน เงนิ ดอก ค่า ชื่อบัญชี จานวน (ทนุ ) ราย ต้น เบีย้ ปรับ เงนิ 2546 5,400 กาไร 5,400 ก.พ. 1 ปป. 01/46 รายการปรับปรุง สะสม หลงั จากที่บนั ทึกในสมุดรายรับปี 2546 แลว้ ตอ้ งไปบนั ทึกเพ่มิ กาไรสะสม ในบญั ชีกาไรสะสมและ การจดั สรรประจาปี ดว้ ย สาหรับการจดั สรรน้นั คณะกรรมการสามารถจดั สรรภายหลงั จากการจดั ทางบ การเงินปี 2546 เสร็จเรียบร้อยแลว้ หรือ จะจดั สรรทนั ทีที่บนั ทึกการปรับปรุงเรียบร้อยแลว้ กไ็ ด้ ตัวอย่าง การจัดสรรกาไรสะสมทเ่ี พม่ิ ขนึ้ จากการปรับปรุงรายการ แต่ยงั ไม่เบกิ จ่าย บญั ชีกาไรสะสมและการจัดสรรประจาปี (1) วนั กาไรสะสม รายการจดั สรร เดือน รายการ กาไร รอ จดั สรร เงินประกนั เงินสมทบ เงินปันผล เงิน ค่าตอบแทน เงินทุน เงินทุน เงินทนุ อ่ืนๆ ปี ขาดทุน จดั สรร แลว้ ความเส่ียง กองทนุ เฉลี่ยคืน กรรมการ สวสั ดิการ สาธารณ การศึกษา ประโยชน์ 2546 ม.ค. 1 ยอดยกมา 9,000 25 จดั สรร (9,000) 9,000 1,800 900 - 2,700 900 900 900 900 - 31 เบิกจ่าย (2,700) (2,700) ก.พ. 1 ปรับปรุงปี 5,400 1,080 540 - 1,620 540 540 540 540 - 45

11 บทที่ 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบนั ทกึ บัญชี แสดงวธิ ีคานวณการจดั สรรยอดที่ทาการปรับปรุงบญั ชีกาไรสะสม 1. เงินประกนั ความเสี่ยง 5,400 X 20% = 1,080 2. เงินสมทบกองทุน 5,400 X 10% = 540 3. เงินเฉล่ียคืน 5,400 X 30% = 4. ค่าตอบแทนกรรมการ 5,400 X 10% = 1,620 5. เงินทุนสวสั ดิการ 5,400 X 10% = 540 6. เงินทุนสาธารณประโยชน์ 5,400 X 10% = 540 7. เงินทุนการศึกษา 5,400 X 10% = 540 540 รวม 5,400 ตัวอย่าง การบันทกึ การเพมิ่ ขึน้ ของกาไรสะสมจากการปรับปรุงบัญชี แต่ยงั ไม่จัดสรร เน่ืองจากรอ จัดสรรพร้อมกบั ปี 2546 บญั ชีกาไรสะสมและการจัดสรรประจาปี (1) วนั กาไรสะสม รายการจดั สรร เดือน รายการ กาไร รอ จดั เงินประกนั เงินสมทบ เงิน เงิน คา่ ตอบแทน เงินทุน เงินทุน เงินทุน อื่นๆ ปี ขาดทนุ จดั สรร สรรแลว้ ความเส่ียง กองทุน ปันผล เฉลี่ยคืน กรรมการ สวสั ดิการ สาธารณ การศึกษา ประโยชน์ 2546 ม.ค. 1 ยอดยกมา 9,000 25 จดั สรร (9,000) 9,000 1,800 900 - 2,700 900 900 900 900 - 31 เบิกจ่าย (2,700) (2,700) ก.พ. 1 ปรับปรุงปี 45 5,400 การทาบัญชีผิดพลาด เป็ นเร่ืองท่ีอาจเกิดข้ึนได้ อย่างไรก็ตาม ขอให้ใช้ความรอบคอบและ ระมดั ระวงั เพื่อป้ องกนั ไม่ให้เกิดขอ้ ผิดพลาดบ่อยคร้ัง ซ่ึงอาจทาให้คณะกรรมการกองทุนหมู่บา้ น เกิด ความสบั สนได้

12 บทที่ 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบันทกึ บญั ชี การปรับปรุงรายการกรณีที่บนั ทึกจานวนเงินสูงไป 1. พบข้อผดิ พลาด ในเดือนทบ่ี ันทกึ รายการ ซึ่งยงั ไม่ได้รวมยอดจานวนเงินในวนั สิ้นเดือน หากคณะกรรมการพบขอ้ ผิดพลาดระหวา่ งเดือนที่บนั ทึกรายการ การแกไ้ ขสามารถกระทาไดภ้ ายในเดือน น้นั ทนั ทีที่รู้ โดยการขีดเส้นทบั รายการ หรือ จานวนเงินที่ผิดพลาด แลว้ ลงลายมือชื่อกากบั พร้อมบนั ทึก รายการที่ถูกตอ้ ง เช่นกนั เช่น ตัวอย่าง คณะกรรมการกองทุนหมู่บา้ นหญา้ แพรก หมู่1 พบขอ้ ผิดพลาด การบนั ทึกรายการบญั ชี เมื่อวนั ท่ี 10 พ.ย 2545 โดยในวนั ดงั กล่าวคณะกรรมการกองทุน ฯ รับชาระคืนเงินกูจ้ ากสมาชิกเป็ นเงินตน้ 60,000.- บาท และ ดอกเบ้ียเงินกูจ้ านวน 6,000.- บาท ปรากฏวา่ ในตอนจดั ทาเอกสาร คณะกรรมการหรือ ผจู้ ดั ทาเอกสาร ลงรายการรับดอกเบ้ียเงินกผู้ ดิ พลาดจากรับดอกเบ้ียเงินกู้ 6,000.- บาท เป็น 7,000.- บาท ในกรณีท่ีพบขอ้ ผิดพลาดในระหว่างเดือน ก่อน การรวมยอดไปในบญั ชีสรุปรายได้ การแก้ไข สามารถทาไดด้ งั น้ี 1. แกไ้ ขในเอกสารรับเงินฉบบั เดิม (ใบเสร็จรับเงิน) โดยขีดเส้นทบั จานวนเงินเดิมในเอกสาร แลว้ ลงช่ือกากับ พร้อมบันทึกจานวนเงินที่ถูกต้องในเอกสาร (ใบเสร็จรับเงิน) 2. แกไ้ ขการบนั ทึกในสมุดบญั ชีที่เกี่ยวขอ้ ง โดยขีดเส้นทบั จานวนเงินเดิมในสมุดบญั ชีท่ีเก่ียวขอ้ ง แลว้ ลงช่ือกากบั

13 บทที่ 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบันทกึ บญั ชี 1 2 3 67,000 67,000 7,000 66,000 66,000 00600,00000 66,000 5 4 หกหม่ืนหกพนั บาทถว้ น 67,000

14 บทท่ี 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบนั ทกึ บัญชี แสดงการแก้ไขในสมุดรายรับทเี่ กยี่ วข้อง สมดุ บัญชีรายรับกองทุน (1) หนา้ 2 วนั / เงนิ ประเภทรายรับ เดอื น/ ที่ รายการ สด เงนิ ฝาก รับเงนิ รับชาระคนื เงนิ ก้ยู มื อนื่ ๆ ปี เอกสาร ธนาคาร จดั สรร จานวน เงนิ ดอก ค่า ช่ือบัญชี จานวน (ทนุ ) ราย ต้น เบีย้ ปรับ เงนิ 2545 1 66,000 2 76,,000000 พ.ย. ร.01/002 รับชาระคืน 67,000 10 เงินกจู้ าก 60,000 ลูกหน้ี 3 66,000 4 76,0,00000 67,000 รวมเดอื นนี้ 60,000 (11) (12) (สร.) 2. พบข้อผดิ พลาด หลงั จากทรี่ วมยอดจานวนเงินและบันทึกในบัญชีแยกประเภท หรือบัญชีสรุป รายได้ / ค่าใช้จ่ายประจาปี เรียบร้อยแล้ว กรณีน้ี หมายถึง คณะกรรมการกองทุน ฯ พบขอ้ ผดิ พลาดหลงั จากท่ีไดร้ วมยอดไปบญั ชีแยกประเภท และบญั ชีสรุปรายได/้ คา่ ใชจ้ า่ ยแลว้ จากตวั อย่างเดิม สมมติว่า คณะกรรมการกองทุนหมู่บา้ น ไดพ้ บขอ้ ผิดพลาดดงั กล่าวใน วนั ท่ี 31 เดือนธนั วาคม 2545 วา่ บนั ทึกรายการลงรับชาระดอกเบ้ียผดิ พลาดจาก 6,000.- บาท เป็นการรับ 7,000.- บาท ข้นั ตอนการแก้ไข ข้นั ตอนที่ 1 จัดทาเอกสาร “ใบปรับปรุงรายการ” ข้นั ตอนน้ี คณะกรรมการกองทุน ฯ ตอ้ งสรุปใหไ้ ดก้ ่อนวา่ ส่ิงท่ีผดิ พลาดเกิดจากอะไร สาหรับกรณีน้ี สามารถสรุปไดว้ ่า คณะกรรมการกองทุนลงรับชาระดอกเบ้ียเงินกู้มากไป 1,000.- บาท (ดอกเบ้ียรับจริง 6,000.- บาท แต่ บนั ทึกรายการ 7,000.- บาท เพราะฉะน้นั จึงบนั ทึกบญั ชีสูงไป หรือมากไป เท่ากบั 6,000 – 7,000 = 1,000.- บาท)

15 บทท่ี 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบันทกึ บญั ชี การวเิ คราะห์รายการเพอื่ บันทกึ ในใบปรับปรุงรายการ : คณะกรรมการกองทุน ฯ ต้องทาการวิเคราะห์รายการท่ีผิดพลาดก่อนว่า เกิดข้ึนจากอะไรและมี ผลกระทบกบั อะไรบา้ ง ในกรณีของตวั อยา่ ง เมื่อคณะกรรมการกองทุน ฯ พบขอ้ ผดิ พลาด คือ บนั ทึกบญั ชี เงินฝากธนาคารสูงไป 1,000. - บาท มีผลทาให้ยอดเงินฝากคงเหลือในบญั ชีสูงไป 1,000 บาท การแก้ไขก็คือ ไปบันทกึ ในสมุดบญั ชีรายจ่ายกองทุนเพอื่ ลดบัญชีเงินฝากธนาคาร จานวน 1,000. - บาท ซ่ึงสรุปได้ดงั นี้ “ ช่องชื่อบัญชี” ในใบปรับปรุงรายการจะมีบญั ชีท่ีเก่ียวขอ้ งอยู่ 2 บญั ชี คือ 1. บญั ชีเงินฝากธนาคาร ตอ้ งปรับปรุงโดย ลดจานวนเงินเท่ากบั 1,000 . - บาท 2. บญั ชีดอกเบ้ียเงินกู้ ตอ้ งปรับปรุงโดย ลดจานวนเงินเท่ากบั 1,000 . - บาท ตัวอย่างใบปรับปรุงรายการ กองทุนหม่บู ้าน/ชุมชนเมอื ง..หญ้าแพรก หมู่ 1 ใบปรับปรุงรายการ เลขท่ี ปป.01/45 วนั ท่ี 31 เดือน ธนั วาคม พ.ศ. 2545 ชื่อบัญชี หน้า เพม่ิ /ลด จานวนเงนิ บัญชี เงินฝากธนาคาร ดอกเบ้ียเงินกู้ รจ.3 ลด 1,000.00 รจ.3 ลด 1,000.00 คาอธิบาย บนั ทึกรายการในวนั ที่ 10 พฤศจิกายน 2545 ผดิ พลาด โดยบนั ทึกดอกเบ้ียเงินกสู้ ูงไป 1,000.- บาท พนกั งานบญั ชี/ผทู้ ารายการ............สมสุข อยดู่ ี........................ ผอู้ นุมตั ิ ...........ประธาน....................

16 บทท่ี 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบันทกึ บญั ชี ข้นั ตอนท่ี 2 บันทกึ แก้ไขในบญั ชีทเ่ี กีย่ วข้อง หลงั จากท่ีไดจ้ ดั ทาใบปรับปรุงรายการเรียบร้อยแลว้ การบนั ทึกในสมุดบญั ชีให้มีขอ้ สังเกตดงั น้ี ขอ้ สงั เกตุ กรณที ลี่ งบันทกึ รายรับสูงไป การแก้ไขจะไปบนั ทกึ ใน สมดุ บญั ชีรายจ่าย กรณที ลี่ งบนั ทกึ รายจ่ายสูงไป การแก้ไขจะไปบันทกึ ใน สมุดบัญชีรายรับ ตามตวั อยา่ ง คณะกรรมการ ฯ ตอ้ งนารายการปรับปรุงไปบนั ทึกในสมุดรายจา่ ยในเดือนธนั วาคม ดงั น้ี เดือนทเ่ี กดิ ข้อผดิ พลาด (เกดิ ขนึ้ ในสมุดรายรับ) สมดุ บญั ชีรายรับกองทนุ (1) หนา้ 2 วนั / ประเภทรายรับ เดอื น/ ที่ รายการ เงนิ เงนิ ฝาก รับเงนิ รับชาระคนื เงนิ กู้ยมื อน่ื ๆ ปี เอกสาร สด ธนาคาร จดั สรร จานวน เงนิ ดอก ค่า ชื่อบัญชี จานวน (ทุน) ราย ต้น เบีย้ ปรับ เงนิ 2545 67,000 60,000 7,000 พ.ย. ร.01/002 รับชาระคืน 67,000 60,000 7,000 10 เงินกจู้ าก ลกู หน้ี รวมเดอื นนี้ (11) (12) (สร.)

17 บทที่ 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบนั ทกึ บัญชี เดือนทพี่ บข้อผดิ พลาดและทาการแก้ไข จะแก้ไขในสมุดบัญชีรายจ่ายกองทนุ สมดุ บญั ชีรายจ่ายกองทุน (1) หนา้ 3 ประเภทรายจ่าย วนั /เดอื น/ปี ทเ่ี อกสาร รายการ เงนิ ฝาก จ่ายเงนิ กู้ลูกหนี้ อ่ืน ๆ เงนิ สด ธนาคาร จานวน จานวน ช่ือบญั ชี จำนวน ราย เงนิ กู้ เงนิ 2545 1,000 ดอกเบยี้ เงนิ ก้(ู รับ) 1,000 ธ.ค. 31 ปป.1/45 ปรับปรุงรายการ (สร.) รวมเดอื นนี้ กรณีที่เป็ นการปรับปรุงรายการท่ีบนั ทึกรายการต่าไป จะสังเกตวา่ ที่บญั ชีอ่ืน ๆ “ดอกเบ้ียเงินกู้ (รับ)” เป็ น ช่ือบญั ชีท่ีปรากฎอยใู่ นสมุดบญั ชีรายรับ แตเ่ มื่อเป็นการปรับปรุงรายการ สามารถนามาแสดงไวใ้ นสมุดบญั ชี รายจ่ายได้ อย่างไรก็ตาม เพ่ือป้ องกนั ไม่ให้ผจู้ ดั ทาบญั ชีเกิดความผดิ พลาดในการบนั ทึกจึงควรใช้ (ร ) / (จ) กากบั ไว้ เมื่อบนั ทึกรายการในสมุดบญั ชีรายจ่ายท่ีเก่ียวขอ้ งเรียบร้อยแลว้ ก็จะรวมยอดและนาไปบนั ทึกใน สมุดบญั ชีแยกประเภท และสรุปบญั ชีรายไดป้ ระจาปี

18 บทที่ 6 การแก้ไขข้อผดิ พลาดของการบันทกึ บัญชี สรุปบญั ชีรายได้ประจาปี 2545 (1) ม.ค. ลาดบั เลขที่ ชื่อบญั ชี ถงึ ม.ิ ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค. รวม หมายเหตุ ท่ี บญั ชี พ.ค. 13,400 ปป. 1/45 1,000 7,400 1 41 ดอกเบีย้ เงนิ กู้ 7,000 (1,000) ดอกเบยี้ เงนิ 1,000 2 42 ฝากธนาคาร รวม 7,000 7,400 14,400 หรือ สรุปบญั ชีรายได้ประจาปี 2545 (1) ลาดบั เลขท่ี ชื่อบญั ชี ม.ค. รวม หมายเหตุ ท่ี บญั ชี ถึง ม.ิ ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค. พ.ค. 13,400 1 41 ดอกเบีย้ เงนิ กู้ 1,000 ปป. 1/45 ดอกเบยี้ เงนิ (1,000) 7,000 7,400 2 42 ฝากธนาคาร 1,000 รวม 7,000 7,400 14,400