Mémoire Novembre 2020 BRUNOIS JULIEN WEB

Première partie : Permettre à la collectivité territoriale de devenir acteur de son festival Chapitre 3 : Cadre juridique et notions spécifiques essentielles pour la collectivité territoriale et l’expert-comptable Afin de répondre à ces obligations, le professionnel doit, avant toute chose, se documenter sur le secteur public et sur le secteur culturel. Il peut, par exemple commencer par adhérer au club « secteur public51 », ou participer à des journées d’échanges professionnels sur le secteur comme les Biennales Internationales du Spectacle (BIS) qui se déroulent à Nantes et qui ont regroupé en 2020 toutes les typologies de professionnels du spectacle et du secteur culturel, soit près de 15 000 personnes avec 48 pays participants52. Toujours conformément à la norme NPMQ, il est précisé que les politiques et les procédures doivent exiger : ♪ que la structure d’exercice professionnel obtienne les informations qu’elle estime nécessaires avant d’accepter une mission pour un nouveau client, lorsqu’elle décide de conserver ou non une mission existante, et lorsqu’elle envisage d’accepter une nouvelle mission pour un client existant ; ♪ que, lorsqu’elle identifie un conflit d’intérêt directement lié à l’acceptation d’une mission pour un nouveau client ou pour un client existant, elle détermine s’il est ou non opportun d’accepter la mission ; ♪ que si les difficultés ont été identifiées et que la structure d’exercice professionnel décide d’accepter ou de maintenir la relation client, ou une mission particulière, elle doit documenter la manière dont ces difficultés seront résolues. La spécificité de la clientèle, qui est en l’espèce politisée, politique et médiatisée est un élément-clé dans la phase d’acceptation de la mission et devra être mesurée. L’accompagnement de la structure d’exercice professionnel sur ce type de clientèle imposera également un engagement complet qui sera au-delà d’une mission contractuelle. Il sera important, voire nécessaire, de participer aux événements culturels de la structure ou de la collectivité. Cela permet, d’une part de mieux comprendre les interactions entre les acteurs d’un secteur plutôt fermé 51 Disponible sur la boutique de l’ordre des experts-comptables. 52 La prochaine édition des BIS aura lieu les 19 et 20 janvier 2022 50

Première partie : Permettre à la collectivité territoriale de devenir acteur de son festival Chapitre 3 : Cadre juridique et notions spécifiques essentielles pour la collectivité territoriale et l’expert-comptable et d’autre part de favoriser les relations avec les équipes techniques et de mieux appréhender les risques liés à un événement comme le festival. 2. Le cadre de la mission dans le référentiel normatif Les missions d’expertise comptable sont nombreuses et définies par le cadre de référence53 qui est régulièrement mis à jour par le Conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables. Elles s’appliquent à l’ensemble des missions réalisées par les structures d’exercice professionnel d’expertise comptable. Ce cadre définit trois catégories de missions contractuelles : 1. Les missions d’assurance sur des comptes complets historiques Cette mission a pour objectif de permettre au professionnel de l’expertise comptable d’exprimer une assurance modérée sur la cohérence et la vraisemblance des comptes annuels ou intermédiaires (NP 2300) ou encore sur leur conformité au référentiel comptable applicable (mission d’examen limité NP 2400 ou mission d’audit NP2910) 2. Les autres missions d’assurance qui portent sur des informations autres que sur des comptes complets historiques Deux normes sont prévues par le cadre de référence. La norme professionnelle applicable aux missions d’assurance sur des informations autres que des comptes complets historiques (NP 3100) et la norme professionnelle applicable à la mission d’examen d’informations financières prévisionnelles (NP 3400). L’expert-comptable doit apporter ici une assurance dont le niveau est à définir avec le client. Cette mission ne porte pas forcément sur des informations que le cabinet a contribué à élaborer. On peut citer par exemple des missions liées à des prévisions financières ou la mission d’attestation de chiffre d’affaires pour une demande de subvention. 53 Agréé le 17 juillet 2019 qui annule et remplace l’agrément du 13 mars 2017 51

Première partie : Permettre à la collectivité territoriale de devenir acteur de son festival Chapitre 3 : Cadre juridique et notions spécifiques essentielles pour la collectivité territoriale et l’expert-comptable 3. Les missions sans assurance Les missions normalisées qui ne donnent pas lieu à une expression d’assurance du professionnel de l’expertise comptable sont prévues, soit par la loi et les règlements (les missions portant sur les comptes de campagnes par exemple), soit par la mise en place à l’initiative du client54. En l’espèce, la mission d’accompagnement d’une collectivité territoriale dans la création d’un festival de musiques actuelles, objet de ce mémoire, peut regrouper plusieurs missions qui se situent sur différents niveaux d’assurance. Il est possible de proposer à la collectivité un accompagnement dans le choix du mode de gestion du service public, qui entre dans la catégorie des missions sans assurance. De proposer une mission d’examen d’informations financières prévisionnelles, qui se situe dans la catégorie des missions d’assurance qui portent sur des informations autres que sur des comptes complets historiques. Enfin, selon le mode de gestion retenu, il peut être opportun de proposer en complément de ces deux premières missions, la mission de présentation des comptes annuels. 3. L’application de la norme anti-blanchiment Cette norme professionnelle en annexe de la NPMQ précise les règles relatives aux obligations des professionnels de l’expertise comptable pour la prévention de l’utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme. Ces obligations s’exercent dans les limites de leurs missions et des normes professionnelles qui s’y appliquent. La présente norme a pour objet de définir les principes relatifs à la mise en œuvre des dispositions qui concernent : ♪ la vigilance à l’égard de l’identification du client et du bénéficiaire effectif ; 54 Avec les missions de compilation de comptes NP 4410 et d’examen d’informations sur la base de procédures convenues NP 4400. 52

Première partie : Permettre à la collectivité territoriale de devenir acteur de son festival Chapitre 3 : Cadre juridique et notions spécifiques essentielles pour la collectivité territoriale et l’expert-comptable ♪ la vigilance à l’égard des opérations réalisées par le client ; ♪ la déclaration à TRACFIN55 ♪ les procédures et mesures de contrôle interne à mettre en place au sein des structures d’exercice professionnel. La norme précise également que les professionnels de l’expertise comptable doivent exercer leur obligation de vigilance sur la base d’une analyse des risques et selon trois niveaux de vigilance : ♪ allégée, dans ce cas il est nécessaire de justifier que l’étendue des mesures est appropriée aux risques ; ♪ normale lorsque les circonstances n’autorisent pas une vigilance allégée ou n’imposent pas une vigilance renforcée ; ♪ renforcée lorsque le risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme apparaît élevé. Dans ce cas, l’expert- comptable devra appliquer des mesures de vigilance complémentaires. L’identification du bénéficiaire effectif dans le cadre du questionnaire en matière de lutte contre le blanchiment sera, pour un EPIC, le président du conseil d’administration. Il est également important de préciser que les établissements publics français à caractère industriel et commercial ne sont pas soumis à l’obligation relative à la communication des informations sur les bénéficiaires effectifs56. 4. Formalisation du budget d’honoraires et proposition d’une lettre de mission spécifique au secteur La mission d’accompagnement d’une collectivité territoriale dans la création d’un festival de musiques actuelles peut se décomposer en trois phases indépendantes les unes des autres avec une intervention : 55 Traitement du renseignement et action contre les circuits financiers clandestins 56 En effet, seules « les sociétés et entité juridiques mentionnées aux 2°, 3° et 5° du I de l’article L. 123-1 du code de commerce » sont tenues à cette déclaration. Les EPIC sont cités au 4° du même article et ne sont donc pas tenus à cette obligation. 53

Première partie : Permettre à la collectivité territoriale de devenir acteur de son festival Chapitre 3 : Cadre juridique et notions spécifiques essentielles pour la collectivité territoriale et l’expert-comptable ♪ lors de la sélection du mode de gestion du service public ; ♪ pour la réalisation du budget prévisionnel du festival, de son suivi jusqu’à son édition ; ♪ lors de l’établissement des comptes annuels. Avant son intervention, l’expert-comptable doit conclure une lettre de mission avec son client. L’O.E.C propose différents exemples de lettres de mission correspondant aux missions que peut être amené à effectuer un professionnel de l’expertise comptable. Conformément aux règles du secteur public, l’expert-comptable doit effectuer quelques modifications au contrat afin de tenir compte de la particularité du secteur. De plus, cette lettre de mission peut être soumise à une procédure de marché public dans l’hypothèse où le montant des honoraires est supérieur à 40 000 euros hors taxes. Intervention dans le choix du mode de gestion du service public Cette mission essentiellement juridique peut également aboutir à la rédaction de statuts dans le cas, par exemple, d’un établissement public. Cette première mission n’aboutira pas à la remise d’une attestation mais d’un rapport de fin de mission57. Pour faciliter l’évaluation du montant d’honoraires, il peut être plus aisé de dissocier le montant des honoraires en deux parties : une facturation à l’heure pour la partie conseil sur le choix du mode de gestion et une facturation au forfait pour la rédaction de l’acte juridique. Il est évidemment impératif de formuler une proposition cohérente et précise à la collectivité territoriale et il peut être envisagé à titre d’exemple un budget temps décomposé de la façon suivante : ♪ première réunion de travail : étude des besoins de la CT58 4 heures ; ♪ recherche du mode de gestion 7 heures ; ♪ seconde réunion : restitution des travaux 3 heures ; 57 Des modèles de rapport de fin de mission sont disponibles sur le site du CSOEC 58 Collectivités territoriales 54

Première partie : Permettre à la collectivité territoriale de devenir acteur de son festival Chapitre 3 : Cadre juridique et notions spécifiques essentielles pour la collectivité territoriale et l’expert-comptable ♪ présentation à la CT du mode de gestion 4 heures ; ♪ émission du rapport de fin de mission 3 heures ; Il reste à la structure d’exercice professionnel d’appliquer, à ce budget temps, son taux horaire en fonction des intervenants de la mission. Pour finaliser ce travail, un modèle de lettre de mission est proposé en annexe 11. Intervention dans la réalisation d’un prévisionnel et de la présentation des comptes annuels Ces deux missions récurrentes pourront être proposées sur la même lettre de mission. La détermination du budget d’honoraires sera propre à la structure d’exercice professionnel qui peut être un forfait pour la réalisation du prévisionnel et un budget temps pour la mission de présentation des comptes annuels. Attention, la majorité des lettres de mission du secteur privé prévoit, dans la section « durée de la mission » que la mission est conclue pour une durée d’une année et renouvelable chaque année par tacite reconduction sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception x mois avant le début de l’exercice comptable. La mention d’une tacite reconduction doit ici être supprimée, sous peine de devoir réaliser la procédure de marché public, y compris dans le cas où le montant des honoraires facturé ne dépasserait pas le seuil des 40 000 euros. Voici un exemple de paragraphe qui peut être proposé dans cette même section : Figure 2 - Durée de la mission 55

Première partie : Permettre à la collectivité territoriale de devenir acteur de son festival Chapitre 3 : Cadre juridique et notions spécifiques essentielles pour la collectivité territoriale et l’expert-comptable Partie 2 : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public 56

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation Selon les paramètres juridiques évoqués en première partie, le festival « Petit Bouchon » inspiré d’un cas réel, est le fil rouge de ce mémoire. Il va permettre d’éclairer le professionnel de l’expertise comptable sur toutes les phases de vie de cet événement dont un descriptif vous est proposé en annexe 12. Ce festival a été voulu conjointement par une commune et par une salle de concert exploité sous la forme d’un EPIC. Ce projet a donc naturellement été intégré dans cette structure existante permettant ainsi de mutualiser les ressources humaines, financières et techniques. Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation Cette première phase peut s’apparenter à une boîte à outils que l’expert- comptable doit utiliser afin de verrouiller et structurer les prises de position nécessaires à l’accomplissement du festival. Section 1 : Etude et recensement des acteurs du projet avant la phase de lancement 1. Etude de faisabilité La mise en place d’un festival ou la reprise d’un festival existant constituent un acte d’engagement fort pour une collectivité territoriale quelle que soit sa nature et sa dimension. Cet engagement doit être réfléchi et maîtrisé pour que le projet de festival, souvent fédérateur et excitant, ne se transforme pas en un échec cuisant, lourd de conséquences politiques, financières et sociales. Témoignage de professionnel du secteur, Cédric Cheminaud, directeur artistique du festival La Magnifique Society : « Avant tout nouveau projet de festival, Il faut bien analyser son territoire et utiliser toutes les forces locales en présence ». 57

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation La programmation musicale ne peut être isolée de l’ensemble des scènes musicales déjà présentes sur le territoire et elle ne doit pas non plus engendrer de redondance dans la programmation déjà présente. Une identité forte pour un festival est un atout majeur dans sa pérennité ; l’identité du festival ne réside pas toujours dans son orientation musicale, mais aussi dans ses valeurs ou dans les motivations ayant initié le projet. C’est le cas notamment de Solidays, festival organisé par l’association Solidarité Sida depuis 1999 qui défend une noble cause. Le festival Hellfest quant à lui, a fait le choix d’une identité clairement marquée autour des musiques « extrêmes » ; il est devenu un des plus grands festivals de métal en Europe. L’analyse de l’existant sur le territoire est le premier travail à réaliser et le professionnel de l’expertise comptable peut être appuyé par un consultant extérieur dans cette démarche. En complément d’une étude de marché, le projet de la collectivité doit être structuré et doit définir les objectifs à atteindre. Pour cela, le professionnel peut proposer d’appliquer la méthode du questionnement « QQOQCCP » : ♪ Quoi ? Quel va être la nature de l’événement ? Quelle est la proposition faite au public ? ♪ Qui ? Pouvons-nous porter le projet sur une entité publique existante ? ♪ Où ? Festival en intérieur ou en extérieur ? un endroit atypique, un endroit populaire ? ♪ Quand ? Quelles sont les dates des autres festivals sur le territoire et territoire voisin ? Quelles sont les dates des vacances scolaires des étudiants ? Y-a-t-il d’autres manifestations sur le territoire sur cette même période ? ♪ Comment ? Quelle va être la forme du festival ? sera-t-il déambulatoire ? quel sera le type de prestation assurée ? Qui sera le porteur du projet ? 58

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation ♪ Combien ? Quel est le budget du festival ? quelles sont les ressources humaines et matérielles dont nous disposons à ce jour ? Quels sont les investissements à prévoir ? ♪ Pourquoi ? Les idées proposées répondent-elles à un besoin identifié ? à un manque sur le secteur que l’on souhaite cibler ? Cette approche, couplée par une étude de marché, permet de dresser une base solide pour la réalisation de cet événement. 2. Définir l’équipe à constituer Le festival a besoin, pour fonctionner, de personnel compétent sur la fonction administrative, technique et artistique. Le directeur artistique assume les fonctions de programmation et de management global de la manifestation culturelle. Cette fonction, fondamentale à la réussite du projet, nécessite des compétences professionnelles en la matière et impose une veille musicale permanente et efficiente. En effet, cette veille musicale se traduit par une participation aux festivals, aux concerts et tout autre événement culturel mais pas seulement. Désormais, ce sont les réseaux sociaux qui propulsent les nouvelles stars de demain. Le directeur artistique doit être capable de connaître parfaitement le secteur pour identifier les groupes émergents et les futures stars de demain. L’établissement public peut avoir recours à plusieurs stratégies pour sélectionner son directeur artistique. Il peut, soit avoir recours à un directeur artistique existant (un directeur d’un service culturel par exemple), soit à un directeur artistique externalisé (un musicien, un programmateur, etc…) ou encore à des consultants de programmation ponctuels. 59

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation La nomination du directeur artistique sera suivie par celle du responsable de la fonction administrative. Il doit assurer la gestion de la comptabilité courante et les prévisions budgétaires du festival et, le cas échéant, la gestion des ressources humaines. Cette personne doit être compétente également pour le traitement des appels d’offre. Bonne pratique : Des divergences d’intérêt peuvent exister dans le choix d’un recours à un tiers externe. L’établissement public doit veiller au respect de son projet dans la programmation artistique. La confiance accordée à un programmateur est très importante pour disposer d’une programmation originale et de haute qualité. Enfin, ce duo doit être complété d’un responsable qui a la charge de la mise en œuvre technique, de la sécurité du public et du personnel présent sur le site de la manifestation. Ce trio constitue le socle directeur du festival et devra, selon les besoins et l’ampleur de l’événement, être complété par du personnel en appui. 3. Chronologie des événements techniques et juridiques : proposition d’un retro planning Le professionnel de l’expertise comptable ainsi que l’équipe du festival doivent prendre en compte trois contraintes asynchrones dans la gestion du planning. Ces contraintes sont : ♪ relatives à l’avancement parfois chaotique des validations juridiques ; ♪ liées au fonctionnement quotidien de l’établissement public ; ♪ spécifiques au secteur du spectacle vivant. 60

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation Pour maîtriser les coûts et ne pas être dépassé par l’ampleur de l’événement, il est préférable de réfléchir à son festival le plus en amont possible. Afin d’organiser cette démarche sans fausse note, il est proposé dans ce mémoire un retro-planning en annexe 13 du festival Petit Bouchon. Il permet de structurer la progression pas à pas des acteurs du projet en identifiant d’une part les Notice vidéo responsables de tâches et d’autre part d’ordonnancer les différentes dates butoirs. Si les contraintes de temps liées à l’organisation du Outil 2 - Rétroplanning festival restent relativement souples par rapport à sa date d’édition, celles du calendrier juridique d’un EPIC demeurent fixes dans l’année. Par exemple, le vote du budget primitif sera un premier objectif à appréhender puisqu’il interviendra avant le 31 mars. Par simplification, durant la période entre le 1er janvier et le vote de ce budget, l’ordonnateur peut, sur autorisation du conseil d’administration et conformément aux dispositions de l’article L. 1612-1 du CGCT engager, liquider et mandater des dépenses de fonctionnement dans la limite de celles inscrites au budget de l’année précédente. En ce qui concerne les dépenses d’investissement, l’établissement public peut également des dépenses dans la limite du quart des crédits ouverts au budget de l’exercice précédent. Dans le cas d’une première année d’exercice comptable, la limite fixée correspond au budget voté par la collectivité territoriale lors de la création de l’établissement. 61

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation Section 2 : L’éclairage du professionnel sur les éléments fondamentaux à prendre en compte par l’organisateur 1. Risques civils et pénaux : les obligations de sécurité L’organisation d’un festival est règlementée et l’organisateur de l’événement sera à la fois responsable des biens mais aussi des personnes présentes sur l’événement : le public, les salariés, les prestataires et les tiers. On distingue deux matières de droit que l’organisateur doit tout particulièrement appréhender : le droit du travail et la réglementation des établissements recevant du public (ERP). Le code du travail impose, vis-à-vis des salariés, la rédaction d’un document d’évaluation des risques professionnels (DUERP59) et, vis-à-vis des prestataires, l’établissement d’un plan de prévention des risques60. L’expert-comptable devra être attentif à la formalisation de ces deux documents qui devront être validés par le directeur de la structure ou par toute personne à qui il en délègue la responsabilité (cette compétence est habituellement détenue par le directeur technique de l’établissement). La définition d’un ERP est régie par l’article R 123.2 du Code de la construction et de l’habitation : « Constituent des établissements recevant du public tous bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit moyennant une rétribution ou une participation quelconque, ou dans lesquels sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non. Sont considérées comme faisant partie du public, toutes les personnes admises dans l'établissement à quelque titre que ce soit en plus du personnel ». 59 Article R4121-1 du code du travail 60 Article R4512-6 du code du travail 62

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation Les ERP sont classés suivant leur activité et leur capacité. On retrouve 14 types de bâtiments et 8 types d’établissements spéciaux (en cas de plein air par exemple). Ces typologies d’ERP sont définies par l’attribution d’une lettre. A cela s’ajoutent cinq catégories d’ERP définies en fonction de la capacité d’accueil dont le récapitulatif est proposé en annexe 14. La détermination de l’effectif admis dans l’ERP est effectuée selon des modes de calcul différents pour chaque type d’ERP et les modes de détermination sont indiqués dans les dispositions particulières à chaque type d’ERP. On retrouve, dans le cadre de l’organisation d’un festival de musiques actuelles des ERP majoritairement de type L pour les salles de spectacles, de type PA pour les sites aménagés temporairement en plein air ou encore de type CTS pour les chapiteaux, tentes et structures itinérants. Figure 3 - Catégories et types d'établissements recevant du public Source Apave Le festival Petit Bouchon est organisé sur un ERP de type PA puisqu’il se déroule en plein air dans le parc Monceau de Paris. En fonction de ces types d’ERP, les exigences d’exploitation et de sécurité ne seront pas les mêmes. Tout manquement à ces obligations peut entraîner, en fonction des cas, des sanctions civiles voire même pénales dans les cas les plus graves. De triste mémoire pour le secteur artistique : l’accident en 2007 dans le parc du château de Pourtalès à Strasbourg. Un platane était tombé sur un chapiteau causant la mort 63

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation de 13 personnes. Dans cette affaire, la ville a été reconnue coupable d’homicides involontaires et blessures involontaires et a été condamnée à 150 000 euros d’amende61. 2. Risques techniques et physiques : le choix du lieu et la prise en compte des contraintes de l’environnement Le choix du lieu sera un élément déterminant dans le projet et la programmation du festival. Qu’il soit réalisé en intérieur ou en extérieur, dans une salle de concert ou dans une ancienne friche industrielle, les moyens techniques à mettre en œuvre ne seront peut-être pas les mêmes. Il est possible d’envisager, dans le choix du lieu de l’événement, trois cas de figure : ♪ un site aménagé temporairement en plein air. Ces sites peuvent être catégorisés d’ERP type CTS62 ou PA63 ; ♪ un rassemblement de personnes sur la voie publique comme des défilés, rassemblements ou cortèges… ; ♪ un site aménagé temporairement en intérieur en lieu de spectacle. C’est le cas dans une usine, une friche industrielle ou une salle de concert. Dans ce cas, le site devient un ERP de type L. Quel que soit le type de lieu qui accueille un festival, il sera impératif d’établir un contrat de mise à disposition du lieu entre le propriétaire, l’organisateur et l’exploitant du lieu. En présence d’un lieu de type ERP, un représentant de l’exploitant du lieu devra obligatoirement être sur place. Si le lieu sélectionné n’est pas un ERP, le professionnel de l’expertise comptable doit alerter son client qu’il sera nécessaire 61 Selon la déclaration du procureur adjoint, Brice Raymondeau-Castanet, la condamnation maximale prévue (225.000 euros) est « dérisoire par rapport au préjudice subi par les victimes » 62 CTS : Chapiteaux, Tentes et Structures toile 63 PA : Établissements de Plein Air 64

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation d’obtenir une autorisation de la Mairie au minimum 8 à 12 mois avant la date de l’événement. L’organisation d’un festival de musiques actuelles par un établissement public sera ici un atout majeur dans la recherche et la négociation du lieu car une majorité des festivals exploite leurs événements sur des lieux détenus par les collectivités territoriales. La plupart des festivals en France se déroulent sur des sites aménagés temporairement en plein air. Cette catégorie de lieu impose dans la majorité des cas des contraintes liées à l’environnement et nécessite la mise en place d’une logistique plus conséquente qu’en intérieur. La scène, la sécurité et centre de secours, la décoration du site, bar et restauration, toilettes, camping voire même l’électricité devront s’intégrer dans un système d’aménagement global. C’est le cas par exemple du festival du Cabaret Vert situé dans les Ardennes qui exploite son festival proche du milieu urbain et qui doit prendre en compte le passage d’un fleuve (la Meuse) qui borde le site du festival. L’application stricte des mesures sonores pour les habitations autour du festival ainsi que la sécurité près du fleuve en sont renforcées. Les contraintes d’environnement du festival peuvent aussi être imposées par la sélection d’un site protégé ou classé comme pour celui du festival We love Green qui se déroule chaque année dans le Bois de Vincennes, ce qui impose de nombreuses contraintes logistiques et techniques supplémentaires puisque le parc est certifié ISO 1400164. Cette certification impose par exemple, que les camions ne peuvent pas entrer sur le site. Cette contrainte supplémentaire a été surmontée par l’utilisation sur l’ensemble du site du festival de voiturettes de golf. Le professionnel de l’expertise comptable veillera à ce que les demandes 64 iso14001 est la dénomination d’une norme qui concerne le management environnemental et dont les caractères sont propres à rassurer les consommateurs soucieux de l’environnement. Elle est une partie intégrante des normes d’organisation et l’ISO ou Organisation Internationale de la Normalisation (International Organisation for Standardization) en est l’organisme créateur. 65

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation d’autorisation, convention de mise à disposition du lieu et la prise en compte des contraintes liées à l’environnement, soient anticipées. 3. Risques écologiques et politiques : le festival comme vitrine, la nécessaire prise en compte de l’écologie Depuis trois ans, on assiste à une nette amélioration de la prise en compte de l’environnement puisque chaque festival recherche perpétuellement une réduction de son impact écologique. De même, on retrouve dans les termes liés à l’écologie une évolution au fil du temps. A la fin des années 80, on parlait de « développement durable », puis nous avons vu apparaître dans le monde festivalier un terme venu du secteur des entreprises avec l’utilisation de l’appellation RSE (responsabilité sociétale des entreprises) et ses documents ISO65. Aujourd’hui les termes « écoresponsable » ou encore « management responsable » sont les plus fréquemment rencontrés. L’établissement public exploitant un festival de musiques actuelles sera d’autant plus concerné par la nécessité de prise en compte des mesures d’écoresponsabilité qui sont devenues primordiales dans le secteur du festival. Il sera nécessaire de construire une réflexion écologique sur l’impact du festival dans son environnement. Les axes qui devront être pris en compte sont multiples en commençant par l’un des principaux postes à fort impact écologique : la gestion des déchets. L’objectif du secteur est d’atteindre un niveau de valorisation des déchets proche des 80 %. Des questions qui font toujours débat chez les professionnels du secteur sont l’utilisation de gobelets réutilisables ou non, la mise à disposition de cendriers de poche (en plastique ? jetables ?), l’utilisation de source d’énergie alternative au 65 Norme ISO définie par l'Organisation internationale de normalisation et s'appliquant aux produits et aux services. 66

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation groupe électrogène à essence comme l’énergie solaire ou les groupes électrogènes fonctionnant au biocarburant français. Témoignage de professionnel du secteur : Najma Souroque, chef de projet développement durable du festival We Love Green : « L’utilisation du gobelet plastique réutilisable est souvent évoquée dans le secteur du festival. Bien que réutilisable, il nécessite six fois plus de plastique qu’un gobelet à usage unique. Il faut donc, pour qu’il soit intéressant écologiquement, l’utiliser au moins sept fois, ce qui, dans les faits est rarement le cas. Pour bénéficier de l’aspect écologique des gobelets réutilisés il faut, dans un premier temps, limiter une nouvelle production, favoriser les gobelets vierges de marquage, faciliter les retours des consignes, et sensibiliser le personnel des bars du festival ». L’ensemble de ces actions devra être étudié avec soin et doit chaque année être amélioré. Il ne sera pas possible d’être un festival 100 % écoresponsable sur les premières éditions mais l’établissement public devra dédier au sein de son équipe une personne responsable de cette partie écoresponsable. Une mauvaise mesure de l’impact écologique peut venir dégrader l’image que renvoie la collectivité sur son territoire. Cette image négative peut également avoir un impact politique et devenir un reproche de l’opposition ou des habitants car il ne faut pas oublier qu’un festival, au sein d’une collectivité territoriale, est devenu une vitrine économique nationale et même internationale d’où la nécessité de bien anticiper sa gestion. 4. Risques budgétaires notamment l’assurance annulation, indisponibilité d’artiste, attentats, épidémie et intempéries Il existe trois principaux types d’assurances obligatoires : ♪ L’assurance responsabilité civile organisateur (RCO) qui couvre les dommages au tiers comme les salariés ou les bénévoles ; ♪ L’assurance tous risques matériels (TRM) qui permet de couvrir les éventuels dommages aux biens ou aux matériels loués ; 67

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation ♪ Et enfin, l’assurance annulation qui permet de sécuriser la perte financière dans le cas où l’événement ne pourrait pas avoir lieu. Une couverture d’assurance doit être négociée et signée chaque année en fonction d’un cahier des charges précis et au moins un mois avant le festival. Pour que le professionnel de l’expertise comptable puisse accompagner le festival dans cette démarche, ce mémoire propose deux outils disponibles en annexe 15 qui permettent de recenser les risques liés à l’événement. Ces deux outils issus du festival Petit Bouchon pourront être envoyés à la compagnie d’assurance lors de la demande de devis, ce qui facilitera la réponse de l’assureur. L’activation de la couverture d’assurance dans le cas d’une annulation est uniquement possible selon les clauses indiquées dans le contrat. Ce sont justement ces conditions qui ont fait débat à la suite de la pandémie de la Covid 19. Selon les premiers retours du secteur, aucun festival n’était assuré pour ce type de risque puisque la majorité des contrats d’assurance prévoit une clause d’exclusion des cas de « pandémies reconnues par les autorités françaises ou par l’OMS (organisation mondiale de la santé) ». De nombreux festivals sont tout de même en litige avec leur compagnie d’assurance. La presse a très largement relayé l'exemple du Hellfest, contraint d'annuler alors qu'il devait se tenir du 19 au 21 juin. Dans les clauses d'exclusion du contrat, il est stipulé, au milieu de beaucoup d'autres éléments, qu'en cas d'épidémie de SRAS66, l'assurance ne fonctionne pas. Selon la compagnie Albingia, la Covid-19 est un SRAS, pas question donc de débourser un centime. Le festival du Petit Bouchon n’a pas échappé à l’annulation administrative de son événement l’année 2019. Cette annulation a nécessairement entraîné des conséquences financières en raison du remboursement des billets aux festivaliers. 66 Syndrome respiratoire aigu sévère 68

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation L’EPIC qui porte ce festival doit rédiger un avenant sur la régie de recette et d’avance de billetterie pour que le plafond de remboursement soit augmenté. Cet avenant est bien évidemment proposé en annexe 16 du mémoire. Section 3 : Les vérifications du professionnel de l’expertise comptable à mettre en œuvre 1. La vérification du droit de création La production d’une manifestation de spectacle vivant est une activité règlementée et l’organisateur doit, en fonction de certains critères, être détenteur d’une licence d’entrepreneur de spectacles vivants. Ce terme rassemble les spectacles « produits ou diffusés par des personnes qui, en vue de la représentation en public d’une œuvre de l’esprit, s’assurent la présence physique d’au moins un artiste percevant une rémunération »67. La danse, la musique, le théâtre, appartiennent au spectacle vivant. Celui-ci est diffusé et/ou produit par un entrepreneur de spectacles vivants, Il s’agit de toute personne qui exerce soit une activité d’exploitant de lieux, soit une activité de producteur de spectacles ou une activité de diffuseur. Il devra obligatoirement détenir la licence d’entrepreneur de spectacle. Cette licence, qui existe depuis l’ordonnance du 13 octobre 1945, a récemment été revue par le gouvernement qui a pris des mesures visant à simplifier et assouplir le système de la licence à la suite de l’ordonnance n°2019-700 du 3 juillet 201968. Il en existe trois catégories : ♪ la première catégorie pour les exploitants du lieu. Cette personne peut être différente du propriétaire du lieu (par exemple le locataire). Cette catégorie est la plus exigeante du point de vue de la sécurité et du nombre 67 Loi n° 99-198 du 18 mars 1999, art. 1er 68 Le décret n°2019-1004 et l’arrêté du 27 septembre 2019 sont parus au Journal officiel du 28 septembre pour une entrée en vigueur au 1er octobre 2019 69

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation de contrôles au cours des manifestations puisqu’il est nécessaire de réaliser une formation à la sécurité des spectacles auprès d’un organisme agréé ou de justifier de la présence dans l’entreprise d’une personne formée ; ♪ la deuxième catégorie concerne les producteurs de spectacle ou entrepreneurs de tournée. Ce sont eux qui ont la responsabilité d’employeur vis-à-vis des équipes techniques et artistiques ; ♪ la troisième catégorie destinée aux diffuseurs de spectacles qui ont la charge, dans le cadre d’un contrat, de l’accueil du public, la gestion de la billetterie et de la sécurité du spectacle. Cette licence est cependant facultative si la structure exerce cette activité de manière secondaire ou si le nombre de représentations est inférieur à six au cours de l’année. Elle est donc obligatoire si la structure exerce cette activité de manière principale ou que le nombre de présentations est supérieur à six sur l’année. Le porteur de la licence peut être une personne physique ou une personne morale. La personne physique, devra être majeure et remplir au moins une des conditions suivantes : être titulaire d’un diplôme supérieur ou d’un titre de même niveau inscrit au répertoire national des certifications professionnelles, justifier d’une expérience professionnelle de six mois au moins dans le spectacle vivant ou justifier d’une formation d’un minimum de cent vingt-cinq heures figurant dans un répertoire établi par la commission paritaire nationale compétente69. Si la licence est détenue par une personne morale, celle-ci devra justifier de la présence d’au moins une personne physique remplissant les conditions de cette même licence. Précédemment à cette réforme, il fallait obtenir une autorisation via une commission au sein des DRAC70. Mais depuis sa mise en application au 1er octobre 69 www.cpnefsv.org 70 Direction Régionale des affaires culturelles 70

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation 2019, l’activité d’entrepreneur de spectacles vivants est désormais soumise à une simple déclaration préalable au moyen d’un téléservice. De plus, cette réforme a également prolongé la durée de la licence qui est maintenant valable cinq ans (contre trois auparavant). Point de vue de l’auteur : La réforme de la licence d’entrepreneur de spectacle va considérablement assouplir le traitement des demandes de licences. Le contrôle de la licence était, avant cette réforme, « actif » puisqu’il s’effectuait lors de la délivrance de la licence. Désormais, seront effectués des contrôles « passifs » et à postériori sur la conformité des licences. Le professionnel de l’expertise comptable devra être plus vigilant et sera compétent pour contrôler que le porteur de la licence remplisse bien les conditions d’attribution. Les sanctions prévues en cas d’infraction sont des sanctions de type administrative71 qui peuvent être de 1 500 euros pour une personne physique, et 7 500 € pour une personne morale, pouvant aller jusqu’à la fermeture administrative d’une durée maximale d’un an du ou des établissements de l’entrepreneur ayant servi à commettre l’infraction. 2. La vérification des autorisations de diffusion Le montant des droits de diffusion n’est pas un poste à négliger puisqu’il peut atteindre jusqu’à 5 % du budget global. L’expert-comptable doit vérifier l’existence préalable du contrat général de représentation avec la Sacem. La Société des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de Musique est une société civile à but non lucratif. Elle a pour rôle de favoriser la création musicale tout en protégeant, représentant et servant leurs intérêts. Chaque année, elle reverse 84 % des sommes collectées. 71 Article 3 de l’ordonnance n°2019-700 du 3 juillet 2019 71

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation Toute diffusion musicale lors d’un festival doit être soumise à autorisation de la part de la Sacem. Etant donné la récurrence de la manifestation, il sera nécessaire de signer un contrat général de représentation qui précisera les conditions auxquelles l’autorisation est délivrée (nombre de représentations, nombre de personnes…). Le festival du Petit Bouchon n’échappe pas à cette règle et a signé ce contrat mais avec quelques subtilités. En effet, il est possible d’obtenir des réductions dans les deux cas suivants : ♪ le montant des droits d’auteur est réduit de 20 % dès lors qu’il a été conclu au moins 15 jours calendaires avant le festival (sous réserve qu’il soit déclaré à la Sacem dès que sa programmation est rendue publique et 30 jours au plus tard avant la première représentation) ♪ et lorsque le festival adhère à une fédération ou à un organisme professionnel ayant signé une convention de partenariat avec la Sacem. Dans notre cas fil rouge, c’est avec le SMA, Syndicat des Musiques Actuelles, qu’une convention a été signée. Attention, l’expert-comptable devra avertir l’établissement que les réductions ne seront pas cumulables et que la Sacem appliquera toujours ce qui est plus favorable pour elle. 3. La vérification de l’autorisation du débit de boissons L’exploitation du festival de musique donne également lieu à l’exploitation de buvettes. Dans la majorité des cas, ces buvettes proposent de la vente d’alcool qui est nécessairement encadrée par la loi. Dans le cas d’un festival, Il existe deux cas de figure : ♪ Soit il est exploité dans une salle qui détient déjà une licence de débit de boissons, auquel cas le festival n’aura pas besoin d’engager des démarches spécifiques. 72

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation ♪ Soit il est exploité dans un lieu qui ne détient pas de licence de débit de boisson. Dans ce cas, le professionnel de l’expertise comptable doit vérifier que l’établissement possède une licence de débit de boissons pour ce lieu ou qu’il existe une demande d’autorisation temporaire pour ce lieu. Chaque licence est délivrée à un établissement et à un lieu exploité pour un événement. S’il n’existe pas de licence sur le lieu du festival, le professionnel de l’expertise comptable sera en mesure d’accompagner l’établissement public dans l’obtention de cette licence. Pour cela, il est nécessaire d’adresser, au moins 15 jours à l’avance, une demande d’ouverture d’un débit de boisson temporaire au Maire de la collectivité territoriale concernée. Attention, il est recommandé d’anticiper cette demande d’autorisation au moins trois mois avant la date de la manifestation car les délais peuvent varier selon les communes. Pour ne pas prendre de risque, il est préférable d’effectuer cette démarche trois mois à l’avance. De plus, dans le cas d’un festival, une demande de dérogation sur les horaires de fermeture des débits de boissons doit être effectuée pour permettre la vente d’alcool après une heure du matin. Afin que l’expert-comptable puisse au mieux accompagner le client dans cette démarche, il est proposé en annexe 17 la demande d’autorisation d’ouverture d’un débit de boissons temporaire du festival Petit Bouchon ainsi qu’en annexe 18 l’autorisation d’ouverture délivrée par la collectivité territoriale. Section 4 : L’anticipation de la gestion de la masse salariale : le statut de l’intermittent du spectacle 1. « Statut » de l’équipe permanente Comme exposé précédemment, le socle nécessaire au fonctionnement de l’EPIC est composé de trois personnes, à savoir : le directeur de la régie, le responsable administratif et financier, et le responsable technique. Dans notre cas, la partie 73

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation programmation est assurée de concert entre le directeur de l’EPIC et un consultant extérieur. L’atout de ce dernier est d’apporter une ouverture, une connaissance du marché permettant de sélectionner une programmation conforme à l’identité du festival. Le personnel permanent de l’établissement peut être scindé en deux catégories avec, d’un côté, le personnel recruté par la régie et, de l’autre, le personnel de la collectivité territoriale de rattachement affecté à l’EPIC. Excepté le cas du directeur de l’établissement qui bénéficie du statut d’agent de droit public, l’ensemble du personnel recruté relèvera du droit du travail. Ils bénéficieront donc de la qualité de salarié et seront liés à l’EPIC par un contrat de travail. En ce qui concerne les agents de droit public de la collectivité territoriale de rattachement affectés à la régie, plusieurs modalités d’affectation sont possibles : ♪ Le recours à la mise à disposition, prévue aux articles 61 et suivants de la loi du 26 janvier 1984. Cette mise à disposition permet, avec l’accord de l’agent en question, de détacher cette personne du service où il exerçait les mêmes fonctions pour le placer physiquement dans l’EPIC. L’agent public continue à être rémunéré par sa collectivité d’origine et il doit être prévu une convention conclue entre l’administration d’origine et l’organisme d’accueil. ♪ Le recours au détachement, prévu aux articles 64 et suivant de la loi du 26 janvier 1984 précitée. Ce détachement est prononcé à la demande de l’agent de droit public qui souhaite dans le cadre d’une mobilité externe, par exemple, changer de territoire. A la différence d’une mise à disposition, l’agent public sera rémunéré par l’administration d’accueil. Bonne pratique : Il est possible de rencontrer cette procédure de mise à disposition pour le poste de comptable de l’EPIC. Dans ce cas, il est fait recours à une mise à disposition de personnel travaillant à la trésorerie municipale. 74

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation 2. « Statut » de l’intermittent du spectacle L’intermittent du spectacle n’a pas, à proprement parler, de « statut » véritable. Celui-ci n’est défini ni comme un type de contrat de travail, ni comme un statut particulier, mais simplement comme un emploi précaire d’artiste ou de technicien que les annexes VIII72 et X du règlement de l’assurance chômage permet d’indemniser de manière particulière, et plus avantageuse. La possibilité de recourir à un emploi artistique ou technique est définie dans ces annexes, selon l’activité principale de l’employeur et plus précisément selon la convention collective applicable au sein de l’établissement. Le professionnel de l’expertise comptable doit prendre du temps avec son client afin de déterminer la bonne convention collective. Il est impératif qu’elle corresponde à l’activité principale conformément à l’article L.2261-2 du Code du travail. Dès lors que l’activité de l’établissement entre dans le champ d’application d’une convention collective, celle-ci s’applique à tous ses salariés. La salle de concert qui porte le festival Petit Bouchon applique la convention collective des entreprises artistiques et culturelles (CCNEAC – 1285). Cette convention est également appliquée par les diffuseurs, producteurs et salles de spectacles et elle est tout à fait adaptée pour la réalisation d’un festival. L’expert-comptable doit ensuite anticiper et s’assurer que les adhésions aux caisses spécifiques de ces intermittents ont bien été effectuées en amont. Si ce n’est pas fait, l’établissement public se verra bloquer dans le projet et ne pourra pas avoir recours aux intermittents du spectacle. Voici les principales caisses spécifiques : ♪ Pôle emploi spectacle ; ♪ Audiens et congés spectacles dont l’adhésion est automatique lors de l’enregistrement à l’INSEE ; 72 L’annexe VIII regroupe environ 200 fonctions 75

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 1 : La phase de lancement du projet et l’éclairage des risques d’exploitation ♪ l’URSSAF dont l’adhésion est automatique lors de la première déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ; ♪ l’AFDAS (assurance formation des activités du spectacle) ; ♪ le CMB (Centre Médical de la Bourse), l’adhésion est automatique lors de votre adhésion à Audiens. Selon la convention collective de l’établissement public, il existera parfois d’autres organismes auxquels il sera nécessaire d’adhérer. La question des intermittents pose donc plus largement celle de la complexité du droit social dans le secteur du spectacle vivant : contrat à durée déterminée d’usage (le véritable contrat d’intermittent), contrat d’engagement collectif, contrat à durée indéterminée intermittent (qui n’a rien à voir avec le « statut » d’intermittent !), cohabitation d’une dizaine de conventions collectives dans le spectacle vivant et enregistré, la liste des « curiosités » sociales du secteur rappelle que, plus que jamais la question du droit social est ici une zone de risque que le professionnel de l’expertise comptable devra sécuriser Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival Le projet du festival du Petit Bouchon évolue et il est temps de se plonger dans la phase budgétaire du festival. L’objectif est de produire, à la fin de ce chapitre, un budget prévisionnel qui tient compte des spécificités fiscales, juridiques et techniques du festival. Section 1 : La fiscalisation des EPIC et le besoin d’accompagnement 1. Analyse fiscale de l’activité du festival Appréhender la fiscalité d’un établissement public industriel et commercial est une question complexe. Depuis une dizaine d’années, les jurisprudences ont confirmé peu à peu la fiscalisation de ces établissements. 76

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival La salle de concert qui porte le festival Petit Bouchon a été fiscalisée à la suite d’un contrôle de l’administration, il y a quelques années. L’expert-comptable doit s’appuyer sur ces cas de jurisprudence ainsi que sur les différentes sources du droit pour lui permettre de guider son analyse. Voici les quatre sources du droit à prendre en compte : L’article 1654 du CGI : ACTIVITE INDUSTRIELLE ET COMMERCIALE Dès lors qu’une collectivité publique exploite une activité industrielle et commerciale, elle est, « dans les conditions de droit commun », assujettie aux « impôts et taxes de toute nature auxquelles seraient assujetties des entreprises privées effectuant les mêmes opérations » L’article 206 1° du CGI : PERSONNES MORALES ET OPERATIONS LUCRATIVES « Les établissements publics, les organismes de l'Etat jouissant de l'autonomie financière, les organismes des départements et des communes et toute autre personne morale se livrant à une exploitation ou à des opérations à caractère lucratif » sont soumis à l’impôt sur les sociétés, sous réserve des exonérations légalement prévues par l’article 207 du même code. L’article 207 du CGI : EXONERATIONS SPECIFIQUES D'IS « Sont exonérés de l'impôt sur les sociétés : (...) 6° Les régions et les ententes interrégionales, les départements et les ententes interdépartementales, les communes, les établissements publics de coopération intercommunale à fiscalité propre, syndicats de communes et syndicats mixtes constitués exclusivement de collectivités territoriales ou de groupements de ces collectivités ainsi que leurs régies de service public » \"régie de service public\" : la notion est inconnue du droit administratif général, comme du droit de la commande publique. La notion de « régie de service public » est en fait définie par la jurisprudence : Le Conseil d’Etat a toujours entendu l’exonération de manière restrictive, puisque 77

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival ne « peuvent seules bénéficier de l’exemption (…) les régies locales s’appliquant à des services publics que les départements ou les communes « ont le devoir d’assurer », c’est-à-dire celles qui ont pour objet l’exploitation ou l’exécution d’un service indispensable à la satisfaction des besoins collectifs des habitants du département ou de la commune » (C.E., 16 janv. 1956, n°13019, 15018, 15019, Régie municipale des eaux minérales de Royat). En matière de fiscalité, ce qui importe avant tout c’est donc le caractère lucratif ou non de l’activité, qui prévaut sur le critère organique. L’établissement public n’échappe pas à cette règle : une régie gestionnaire d'un service public industriel et commercial ne peut se soustraire au paiement de l’impôt sur les sociétés que si le service offert ne présente pas un caractère lucratif. Dès lors qu’elle propose un SPIC, elle doit démontrer, afin de renverser la présomption établie à l’article 1654 du Code général des impôts, que ces services n’ont pas de caractère lucratif. En ce sens le service public n’a pas de caractère lucratif si, étant donné son objet et ses modalités de fonctionnement, il diffère d’un service géré par un opérateur privé potentiellement concurrent. En cas contraire, pour bénéficier de l’exonération prévue à l’article 206-1 du même code dont la lecture est combinée à celle de l’article 1654, la régie doit démontrer que les services à caractère lucratif sont des services indispensables aux besoins de la population de la collectivité locale, quand bien même la gestion globale du service serait désintéressée. L’administration fiscale définit une démarche qui permet d’apprécier le caractère lucratif ou non de l’établissement public, en trois étapes successives : La gestion de l’établissement est-elle désintéressée73 ? A la différence avec les organismes de droit privés, le SPIC est par nature incompatible avec une gestion intéressée. L’établissement exerce-il une activité concurrentielle ? Par nature, et par définition, le spectacle est une activité commerciale : Le code de commerce répute acte de commerce toute entreprise de spectacles publics (article L110-1). 73 Article 261-7-1-d du CGI 78

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival Mais commercial ne veut pas dire lucratif, au sens fiscal. Il convient donc d’analyser le caractère lucratif au regard des conditions de fonctionnement ; c’est-à-dire suivant la règle des « 4 P » qui consiste à comparer les conditions d’exercice de l’activité à l’aide d’une analyse de quatre critères, classés par ordre d’importance décroissante : Produit, Public, Prix, Publicité : Conditions de fonctionnement : Similaires au secteur concurrentiel ? PRODUIT proposé Commentaires de l'expert-comptable PUBLIC visé Si le bien ou la prestation correspond à un besoin mal satisfait par le marché, le OUI produit peut être considéré comme d’utilité sociale. À défaut, il doit être considéré PRIX pratiqués comme celui d’une entreprise exerçant la même activité. PUBLICITE effectuée Le public concerné justifie-t-il l’octroi d’avantages liés à sa situation économique et OUI sociale ? À défaut, le public n’est pas différent de celui d’une entreprise privée exerçant la même activité. La régie met-elle en œuvre des efforts particuliers pour faciliter l’accès du public et OUI pour se distinguer de ceux accomplis par les entreprises du secteur lucratif, notamment par un prix nettement inférieur pour des services de nature similaire Les objets de communication de la régie ne doivent pas s’apparenter à de la publicité OUI commerciale destinée à capter un public identique à celui des entreprises du secteur concurrentiel Figure 4 - Extrait de l'outil d'analyse fiscale de l'activité en annexe 19 Si les pratiques de publicité sont celles du secteur lucratif, et si le public visé est partagé avec toutes les entreprises de spectacle du secteur concurrentiel, il est beaucoup moins évident d’apprécier le critère PRODUIT ; c’est pourtant le critère prédominant du faisceau d’indices que l’administration fiscale doit apprécier pour déterminer la fiscalisation de l’activité. Un spectacle de Vanessa Paradis, appelé « grand public », pourrait être organisé par un producteur privé, dans une démarche purement lucrative. A contrario, un festival exploité par un établissement public ayant pour unique but de promouvoir des artistes amateurs, de valoriser son patrimoine local peut être un produit de même nature mais ne poursuivant pas le même objectif qu’un concert de Vanessa Paradis. La frontière entre ces deux offres culturelles, l’une a priori lucrative, l’autre a priori pas, est difficile, voire impossible, à définir. Elle est mouvante et subjective, Il n’y a pas de dichotomie possible. 79

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival Dans notre fil rouge, la fiscalisation du festival a eu un impact favorable sur les comptes de l’établissement compte tenu qu’une partie des recettes est soumise à un taux de TVA réduit et qu’à l’inverse la grande majorité des dépenses est soumise à un taux normal. Un accompagnement du professionnel de l’expertise comptable prend ici tout son Notice vidéo sens. Ce mémoire propose deux outils en annexe 19 et annexe 20. Le premier outil va permettre de dresser un diagnostic fiscal de l’ensemble de l’établissement public, le second, va Outil 3 - Analyse fiscale du festival lui permettre d’avoir un modèle de rescrit fiscal qui confortera le professionnel dans la restitution de ces travaux d’analyse. 2. Focus sur les spécificités de la TVA et de la taxe sur les salaires en présence d’un coefficient de taxation Les activités mettant à disposition du public des services publics industriels et commerciaux (SPIC) entrent de plein droit dans le champ de la TVA74. En effet, selon l’article 256-1 du CGI, « sont soumises à la taxe sur la valeur ajoutée les livraisons de biens et les prestations de services effectuées à titre onéreux par un assujetti agissant en tant que tel ». Les recettes du festival seront soumises au taux normal de TVA à l’exception des trois cas suivants : ♪ la billetterie ; ♪ les subventions. ♪ le mécénat. 74 BOI TVA CHAMP 10-20-10-10 n°40 à 170 80

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival 1) Taux de TVA sur la billetterie En vertu du 1° du F de l'article 278-0 bis du code général des impôts (CGI), la TVA à taux réduit (5,5 %) est applicable aux « concerts » où les consommations de boisson sont servies de façon facultative pendant le spectacle.75 2) Taux de TVA sur les subventions En principe, une subvention est soumise à la TVA lorsque la condition du lien direct est remplie, c’est-à-dire lorsque ce versement constitue la contrepartie d’une prestation de services ou d’une livraison de biens taxables ou le complément du prix d’une opération imposable. Dans le domaine culturel, la doctrine administrative76 indique que constituent notamment des subventions complément de prix : « les subventions versées à un organisateur de spectacles afin que ce dernier diminue, en deçà du prix de marché, les prix qu’il pratique vis-à-vis du public, et ce, en rapport avec le montant des subventions octroyées ». La qualification de complément de prix est considérée comme acquise aux structures du spectacle vivant dès lors que la convention de subventionnement contient la clause explicite selon laquelle « afin de compenser l’insuffisance de prix résultant des objectifs visant à favoriser l’accès au plus grand nombre et Notice vidéo permettant une mise en œuvre du 81 projet artistique et culturel, l’Etat/la collectivité accorde à l’organisme une subvention de X € par billet, soit un montant total de X €. Le fait que la Outil 4 - Analyse des subventions subvention puisse avoir une influence sur le prix des biens livrés ne suffit pas à la rendre imposable77. Pour bénéficier 75 Si aucun service de consommation n’est disponible sur place, le taux de TVA sera, sur les 140 premières représentations, de 2,10 %, puis 5,5 % pour les suivantes. 76 BOI-TVA-BASE-10-10-10 77 BOI-TVA-BASE-10-10-10-§ 370

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival d’une analyse de chaque subvention, ce mémoire propose un outil d’analyse disponible en annexe 21. 3) Taux de TVA sur le mécénat et partenariat A l’inverse du parrainage, l’opération de mécénat n’est pas de nature commerciale. A ce titre, elle n’est pas soumise aux impôts commerciaux et notamment à la TVA. Le contrat de partenariat est, quant à lui, un contrat de prestations de services réalisées à titre onéreux. Dans la mesure où le versement réalisé par l’entreprise s’accompagne de prestations rendues par l’établissement public, la TVA s’applique sur les facturations de partenariat. Coefficient de taxation et rapport d’assujettissement En présence de recettes partiellement soumises à TVA, il est nécessaire de déterminer le coefficient de taxation. Selon le BOI78 : ♪ les sommes à retenir au numérateur du rapport sont celles afférentes au chiffre d'affaires qui résulte des opérations ouvrant droit à déduction, c'est-à-dire les opérations soumises à la TVA, y compris les subventions directement liées au prix de ces opérations ♪ Et au dénominateur, l'ensemble du chiffre d'affaires annuel de l'entreprise afférent aux opérations figurant au numérateur ainsi qu'aux opérations placées dans le champ d'application de la TVA qui n'ouvrent pas droit à déduction, y compris les subventions directement liées au prix de ces opérations. La spécificité dans le domaine culturel est que la majorité des subventions perçues n’est pas soumise à TVA et demeure exclue du calcul du coefficient de taxation79 ce qui permet à l’établissement public de bénéficier d’un coefficient de taxation proche de 100 %. 78 BOI-TVA-DED-02-10-20-20130610 §90 et§100 79 BOI-TVA-DED-20-10-30-20130610 § 150 82

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival Etant donné qu’une grande partie des recettes, environ 29 % des recettes globales Notice vidéo pour le festival Petit Bouchon, provient de la billetterie soumise à 5.5 %, l’établissement public se retrouve, dans la plupart des cas, en Outil 5 - Calcul du coefficient de taxation crédit de TVA puisque ces dépenses sont majoritairement à 20 %. Pour simplifier cette analyse, un outil de calcul du coefficient de taxation est proposé en annexe 22. En matière de taxe sur les salaires, si l’établissement public est assujetti à la TVA sur moins de 90 % de son chiffre d’affaires80 au titre de l’année civile précédant celle du paiement des sommes imposables, il sera soumis à la taxe sur les salaires. La répartition de l’activité de mécénat (non soumis à TVA) et de partenariat (soumis à TVA) doit donc être étudiée avec soin puisque, en fonction du coefficient de taxation applicable, l’EPIC peut être soumis ou non à la taxe sur les salaires, ce qui peut, dans certains cas, représenter plusieurs milliers d’euros. Si l’établissement est soumis à la taxe sur les salaires, le professionnel de l’expertise comptable devra déterminer le rapport d’assujettissement dans le cadre du calcul de la taxe sur les salaires. Dans ce rapport, ces mêmes subventions non soumises à TVA et exclues du coefficient de taxation, devront ici être intégrées dans le calcul du rapport d’assujettissement. En effet, pour la détermination du rapport d'assujettissement à la taxe sur les salaires, il convient de retenir : ♪ Au numérateur, le total des recettes et autres produits qui n'ont pas ouvert droit à déduction de la taxe sur la valeur ajoutée ; 80 BOI-TPS-TS-20-30-20191218 § 10 83

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival ♪ Au dénominateur, le total des recettes et autres produits, y compris ceux correspondant à des opérations qui n'entrent pas dans le champ d'application de la taxe sur la valeur ajoutée. Outil 6 - Calcul du rapport d'assujettissement Dans le même esprit que l’outil Notice vidéo précédent, ce mémoire propose également un outil de calcul de ce 84 rapport d’assujettissement en annexe 23 afin de faciliter l’analyse de l’expert-comptable. Section 2 : L’identification des spécificités budgétaires avant la projection 1. Les recettes propres et les différentes sources d’encaissement possibles Le professionnel de l’expertise comptable doit prendre connaissance des sources d’encaissement existants. Selon les cas, on distingue deux sources de vente : ♪ Les ventes de la régie en direct avec la billetterie interne effectuée sur le lieu du siège social de l’EPIC ou bien tenue par la ou le régisseur. On ajoute également, à la vente interne, les recettes effectuées sur le site internet du festival. Ces deux modes d’encaissement seront comptabilisés sur un compte d’attente appelé DFT pour « Dépôts de Fonds au Trésor ». ♪ Les points de vente extérieurs, le plus souvent regroupés sous quatre points de vente qui sont, les chaînes de magasin comme la Fnac, les sites internes spécialisés See Tickets (anciennement Digitick) ainsi que Ticketmaster (anciennement Tickenet) et autres vendeurs extérieurs. Le traitement de l’encaissement de la régie de recette de la collectivité territoriale peut être différent des trois autres points de vente extérieurs car le versement des encaissements de billetterie se fera également sur le compte DFT contrairement aux autres qui pourront être faits directement sur le compte principal de l’établissement public. Cette particularité

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival s’explique par le fait qu’une régie exclusivement de recette ne peut procéder à des remboursements de billets. L’ouverture d’un compte DFT permet de faciliter le paiement des usagers car il offre une palette de moyens modernes de paiement comme le cashless81 (développé en section 4 page 93) et facilite la traçabilité et la lisibilité des opérations de régie. Il est utilisé comme un compte bancaire transitoire qui est soldé régulièrement lorsque l’établissement public « titre » le montant du solde présent sur le compte pour qu’il bascule vers le compte principal. A la clôture de l’exercice, le compte DFT, comme tout compte bancaire, doit faire l’objet d’un rapprochement bancaire. Pour illustrer ces propos, un schéma récapitulatif du cheminement des encaissements de billetterie est proposé en annexe 24. 2. L’estimation des recettes par le calcul des jauges de sécurité et d’effectif Avant même de pouvoir débuter une projection de chiffre d’affaires, le professionnel de l’expertise comptable doit définir deux jauges de calcul qui deviendront un appui pour l’estimation des recettes en estimant, dans un premier temps, la jauge de sécurité pour en déduire la jauge publique. La jauge de sécurité comporte l’effectif du public admis auquel on ajoute le personnel du festival. Le calcul de cette première jauge est déterminé en priorité par le nombre, l’emplacement et la largeur des issues de secours et des dégagements, puis en fonction du type, de l’aménagement et de la surface du lieu. La jauge est donc différente si le lieu est un ERP ou non82. Dans le cas d’un festival réalisé en intérieur (ERP de type L par exemple), la largeur des dégagements se calcule en unité de passage (UP) de la façon suivante : 81 Le cashless, littéralement de l’anglais « sans monnaie », est le terme qui désigne de manière générique l’ensemble des matériels de paiement qui permettent d’utiliser un support comme porte-monnaie. 82 Voir supra chapitre 1 section 1 et 2 ; page 59 85

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival Inférieur à 3 UP Au-delà de 3 UP 1 UP : 0,90 m n X UP = n X 0,60 m 2 UP : 1,40 m 3 UP : 1,80 m Figure 5 - Calcul des unités de passage en intérieur L’unité de référence est de 0,60 Mètre. Une porte est généralement d’une largeur de 0,90 m et correspond à 1 UP, une double porte 2 UP, et, si le nombre d’unités de passage est supérieur à 3 UP, on utilise le nombre d’UP n multiplié par 0,60m soit 6 UP x 0,60 m = 3,60 Mètres. Selon le règlement de la sécurité des ERP83, en fonction du nombre de personnes souhaité dans une salle, il est imposé un nombre minimum de dégagements qui est déterminé selon l’annexe 25. Voici un exemple concret d’une salle de concert ERP de type L (source Agence Culturelle Grand-Est). Dans le cas d’un festival qui se déroule à l’extérieur sur un ERP de type PA, les sorties de l’établissement doivent avoir une largeur calculée sur une base d’une unité de Source agence culturelle grand est passage pour 300 personnes. Le nombre de sorties est fixé à deux pour les festivals ne dépassant pas 500 personnes, à trois de 501 Figure 6 - Calcul de la jauge d'une salle de spectacle à 3 000 personnes. Au-delà de ce seuil de 3 000 personnes, une sortie doit être ajoutée par tranche supplémentaire de 3 000 personnes. Le festival Petit Bouchon se déroule en extérieur dans le parc Monceau de Paris. Celui-ci a une jauge de sécurité de 10 000 personnes. Il est donc nécessaire d’avoir 83 Arrêté du 25 juin 1980, article CO 38 86

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival au minimum 5 sorties ayant une largeur d’UP de 300 personnes. Le lieu dispose de 8 sorties d’évacuation pour évacuer le périmètre et chaque sortie de secours est surveillée par un agent de sécurité. Une fois la jauge de sécurité obtenue, le professionnel de l’expertise comptable pourra déterminer la jauge « public » en excluant l’intégralité du personnel travaillant sur le festival, afin d’en déduire le montant des recettes. Compte tenu de la jauge de 10 000 personnes par jour du festival Petit Bouchon, il a été retenu une jauge publique de 8 000 personnes. Sur ce chiffre, il est nécessaire de constater une décote de 5 % à 10 % liée au taux de remplissage afin d’obtenir la base de calcul du chiffre d’affaires. 3. Subventions, mécénats et partenariats. Application de la loi de finance 2020 Selon une étude du CNV parue en janvier 201484, sur 98 festivals étudiés entre 2008 et 2012, l’apport en numéraires des partenaires représente 12 % en moyenne de l’ensemble des recettes des festivals et celui des subventions des collectivités territoriales 22 %, soit près de 34 % au total. L’expert-comptable, qui bénéficie d’une expertise locale économique va pouvoir être un appui dans la recherche de financements. A l’instar des associations, les collectivités territoriales et les établissements publics dont la gestion est désintéressée et ayant comme activité principale la présentation de spectacles vivants, sont éligibles au mécénat fiscal dans les conditions prévues aux articles 200 et 238 bis du CGI85. L’établissement public exploitant un festival de musiques actuelles sera en mesure de délivrer le reçu fiscal de mécénat86. La loi de finance n°2019 – 1479 du 28 décembre 2019 pour 2020 fait évoluer le mécénat des entreprises en modifiant l’article 238 bis du CGI. 84 Dossier : Les festivals de musiques actuelle en France, évolution 2008-2012 d’une constellation de la diversité 85 Confirmé par la réponse ministérielle à M. François Brottes (RM n°91164 du 08/02/2006) 86 Cerfa n° 11580*04 87

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival Les principales modifications sont la baisse du taux de la réduction d’impôts passant de 60 % à 40 % pour la fraction des dons excédant 2 M€ (rare dans le cas des festivals) mais surtout le rehaussement du plafond alternatif qui passe de 10 000 euros à 20 000 euros. Les entreprises peuvent donc, au choix, appliquer le plafond de 20 000 € ou celui de 5 pour mille du chiffre d’affaires lorsque ce dernier montant est plus élevé. Une aubaine pour un établissement public au vu de l’importance cruciale des dons de mécénat dans l’exploitation d’un festival. Bonne pratique : Concernant les subventions de la Région et du Département, il est souvent imposé, dans les conditions d’obtention, de proposer un festival sur une durée minimum de trois jours. Un audit des conditions de versement des subventions doit être fait par le professionnel pour lui permettre de conforter ces prévisions budgétaires. 4. Le calcul des droits de diffusion La dernière partie essentielle, avant de débuter une projection budgétaire, est d’estimer le montant des droits de diffusion qui sera appliqué au festival. Il existe deux cotisations : la taxe spectacle du CNM87 (anciennement CNV avant le 1er janvier 2020) qui est assimilée à un impôt et les droits SACEM. Pour ce qui est de la taxe spectacle, le calcul sera relativement simple à mettre en œuvre, puisque le taux fixe de 3,5 % devra être appliqué sur la billetterie hors TVA. La déclaration doit être adressée au CNM au plus tard trois mois après la représentation. Le calcul est cependant plus complexe pour celui des droits SACEM. Le taux est toujours fixe avec, dans le cas d’un festival de musiques actuelles, un taux de 11 %. 87 Centre National de la Musique 88

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival Ce taux peut être revu à la baisse et l’établissement public peut bénéficier de réductions éventuelles, par exemple, une adhésion au SMA (syndicat professionnel) permet d’obtenir un taux fixe de 8 %. L’assiette de calcul est basée soit sur le montant total des recettes de billetterie et recettes annexes ou sur les dépenses engagées des coûts artistiques. Comme évoqué précédemment, la SACEM retiendra le montant le plus favorable pour elle. Il est proposé dans ce mémoire deux annexes pour illustrer ce calcul. L’annexe 26 qui donne en détail la méthode de calcul grâce à la convention de droit de diffusion de la SACEM88 et l’annexe 27 qui matérialise l’application de cette convention en présentant le détail du calcul des recettes et des dépenses du festival du Petit Bouchon. Section 3 : La mise en lumière du budget 1. Proposition d’un outil de gestion budgétaire adapté à un festival Le calcul des éléments préparatoires déterminé et finalisé, le professionnel de l’expertise comptable va pouvoir mettre en lumière une approche chiffrée du projet dans son ensemble. Pour cela, il est proposé de matérialiser les dépenses et les recettes du festival en les regroupant par catégories, à savoir : Pour les dépenses : Pour les recettes : Artistiques Recettes propres (billetterie, bar…) Accueil public et artistes Subventions Production Partenariats Communication Mécénats Impôts et taxes Comme tout prévisionnel, les postes de dépenses sont à étayer par des devis ou par les réponses d’appels d’offres afin de fiabiliser le budget prévisionnel. 88 Validité du 01/01/2018 au 31/12/2020 89

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival L’objectif de cette première approche étant d’apporter une vision sur la rentabilité de l’édition. Bien évidemment, des ajustements seront sans doute nécessaires pour permettre une cohérence du festival, et c’est en ce sens que l’outil proposé dans ce mémoire prévoit la gestion de variables complémentaires. Le professionnel de l’expertise comptable va pouvoir piloter le budget prévisionnel grâce à une gestion Notice vidéo du nombre de jours de l’événement, des heures d’ouverture, du total d’entrées payantes et gratuites pour les Outil 7 - Budget prévisionnel du festival partenaires, du prix du billet du festival ainsi que du ticket moyen dépensé par festivalier sur la partie débit de boisson, restauration et autres ventes annexes. L’outil proposé en annexe 28 apporte également une estimation du chiffre d’affaires « boisson et restauration ». Véritable tableur de pilotage, l’ajustement en temps réel de ces variables va permettre au professionnel de l’expertise comptable de trouver l’adéquation entre les recettes et les dépenses pour apporter in fine un prévisionnel atteignable par l’établissement public. Pour permettre à l’expert-comptable de se conforter dans la faisabilité du festival, cet outil intègre une base comparative des ratios des festivals en France comme, par exemple, l’étude comparative des ratios de 84 festivals français réalisée par le CNV en 201689. Si l’expert-comptable le souhaite, il est également possible d’intégrer une base comparative personnalisée ou même les ratios d’un festival existant. 89 Etude statistiques : Les festivals de musiques actuelles en 2016, caractéristiques et évolutions budgétaires. Disponible sur le site www.cnm.fr 90

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival 2. Les décisions d’arbitrage budgétaire Le professionnel de l’expertise comptable peut être amené à proposer plusieurs budgets différents qui, selon le projet envisagé, ne présentent pas les mêmes variables. C’est le cas par exemple du nombre de jours de festival qui peut être de deux, trois ou quatre jours et qui, en matière de budget, ne demande pas les mêmes ressources. Ces choix font souvent débat dans le secteur : ouverture le jeudi ? le dimanche pour les familles ? combien de scènes seront installées sur le site, deux ? trois ?... L’expert-comptable sera, pour l’équipe du festival, un référent pour la traduction de toutes ces questions budgétaires. Le poste de dépenses, le plus important de ce budget et qui demandera une attention particulière sera le budget artistique. En effet, il peut représenter, en fonction de la taille du festival une part allant de 30 % à 50 % des dépenses totales et devra donc être défini et cadré le plus tôt possible. En moyenne, il sera de 40 % pour un festival de musiques actuelles. Zone de risque : Le directeur artistique sera dans l’obligation d’engager un montant de cachet artistique supérieur au budget maximum. En effet, pour être certain de bloquer des artistes, il doit proposer plusieurs offres sur différents artistes dans un même laps de temps. Par exemple, Il se peut que sur cinq offres émises, seule une offre soit validée. Le risque est que toutes les offres soient acceptées et que le budget ne soit alors plus respecté. Au vu de la forte hausse, ces dernières années, du montant des cachets artistiques, l’expert-comptable veillera à ce qu’il soit scrupuleusement respecté car la rentabilité de tout le festival dépend fortement de cette ligne budgétaire, à la fois sur le chiffre d’affaires potentiel en fonction des artistes têtes d’affiche mais également en ce qui concerne le seuil de rentabilité qui peut devenir insurmontable. Ce rapport tête d’affiches / taux de remplissage est un exercice difficile que doit mener à bien le directeur artistique dans le choix de la programmation. 91

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival Après avoir obtenu une approche cohérente dans son ensemble, il convient à ce stade et préalablement au vote de ce budget par le conseil d’administration, de prendre définitivement position pour permettre de retenir un seul et unique budget prévisionnel. L’outil de gestion budgétaire devient alors, au fil du temps, une référence qui sera mise à jour selon l’évolution des recettes et dépenses réalisées. 3. Etablissement et vote du budget primitif sous l’instruction M4 Une fois les décisions d’arbitrages arrêtées, l’outil de simulation budgétaire a été construit pour permettre de le transformer en budget primitif répondant à la nomenclature M4. Pour cela, le professionnel de l’expertise comptable doit, dans l’outil proposé, renseigner les chapitres prévus à cet effet. Le budget prévisionnel précédemment défini devient alors un budget primitif. En finances locales, un budget primitif est un budget voté par le conseil d’administration avant le 31 mars de l’année N. Ce budget peut, par la suite, être modifié au cours du même exercice lors du vote, par ce même conseil, d’un budget supplémentaire et/ou d’une ou plusieurs décisions modificatives90. Les crédits accordés sont votés par chapitre et, si l’assemblée en décide ainsi, par article91. Un chapitre regroupe un ensemble de dépenses catégorisées par les articles. A titre d’exemple, le chapitre 11 regroupe les charges à caractère général (similaire à la rubrique des charges externes en comptabilité privée) et le chapitre numéro 12, les charges de personnels. Il est recommandé de se limiter au vote par chapitre pour conserver une souplesse dans la gestion de ce budget et permettre, si besoin est, d’effectuer des virements d’article à article à l’intérieur du même chapitre. En effet, dans ce cas, la répartition du crédit par article à l’intérieur du chapitre ne présente qu’un 90 Cf. section 4 du présent chapitre page 96 91 Article L. 2312-2 du CGCT 92

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival caractère indicatif. Le vote du budget primitif par le conseil d’administration verrouille les crédits budgétaires accordés à chaque chapitre. L’établissement public sera alors contraint de respecter ce montant accordé. Néanmoins, Il existe selon l’article L. 2322-1 du CGCT une procédure des dépenses imprévues. Celle-ci peut permettre à l’établissement public de répondre rapidement à des aléas budgétaires sans solliciter le conseil d’administration pour voter une décision modificative. Pour chacun des chapitres, le montant des crédits inscrits au titre des dépenses imprévues de l’exercice ne doit pas dépasser le plafond de 7,5 % des crédits correspondants aux dépenses réelles prévisionnelles du chapitre. Pour déterminer le calcul de ce plafond, le professionnel de l’expertise comptable doit, dans ce cas, rapporter le montant des dépenses imprévues au total des dépenses réelles prévisionnelles du chapitre, à l'exclusion des dépenses inscrites en restes à réaliser. En cas de dépassement du plafond fixé par la loi, une lettre d’observation peut être adressée à la collectivité locale pour suggérer une nouvelle délibération budgétaire du conseil d’administration. Si la procédure de dépenses imprévues n’est pas suffisante, l’établissement public sera dans l’obligation de formaliser une décision modificative (« DM »). Cette procédure sera détaillée dans la section suivante du présent chapitre. Section 4 : La gestion du festival après le vote du budget primitif 1. Conseils et anticipation de la mise en place du « cashless » avec la trésorerie municipale La mise en place du moyen de paiement cashless (littéralement de l’anglais « sans monnaie ») peut être bénéfique pour la gestion du festival. Ce système moderne est couramment utilisé dans l’ensemble des festivals nationaux et internationaux et permet au festivalier de se rendre à un événement sans avoir à y emmener son portefeuille. 93

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival Ce moyen de paiement électronique permet également de diminuer drastiquement la circulation d’espèces dans l’enceinte du festival et ainsi réduire le temps de commande (transaction instantanée, plus de calcul mental pour les serveurs), et de limiter les cas de fraudes, d’erreurs ou de détournements. Il permet également de connaître en temps réel le montant total des recettes encaissées sur le festival. Ce suivi des encaissements est idéal pour le régisseur car il va lui permettre de vérifier qu’il ne dépasse pas le montant du plafond d’encaissement autorisé sur sa régie de recette. Toutefois, la mise en place de ce moyen de paiement doit être anticipé avec la trésorerie municipale qui, dans la plupart des cas, ne connaît pas ce moyen de règlement. La première étape de la mise en place du système de cashless est la sélection du prestataire. Il existe aujourd’hui plusieurs prestataires qui proposent ce système sur différents supports physiques. Il est possible de l’utiliser par exemple grâce à une simple carte en plastique qui ressemble à une carte bancaire ou encore sous la forme d’un bracelet muni d’une puce électronique. D’autres prestataires vont encore plus loin avec une mise à disposition d’application pour smart phone permettant de régler ses achats sans contact. Après avoir sélectionné le prestataire, la seconde étape est de demander la validation de ce choix auprès de la trésorerie municipale. Cette demande de validation est obligatoire car le prestataire sélectionné percevra des fonds publics qu’il devra ensuite reverser sur le compte DFT. Une fois l’autorisation obtenue de la trésorerie municipale, l’établissement public doit prévoir, si cela n’est pas déjà fait, un avenant à l’acte constitutif de la régie de recettes, pour indiquer ce nouveau moyen d’encaissement de la régie. Il est proposé comme exemple d’avenant celui du festival du Petit Bouchon en annexe 29. Cette autorisation acquise, le professionnel de l’expertise comptable va pouvoir accompagner l’EPIC dans le suivi de ces marchés publics. 94

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival 2. Le rôle de l’expert-comptable dans le suivi des marchés publics Le suivi des marchés publics est un déterminant dans la gestion et la préparation du festival dans le sens où tout manquement d’appel d’offres peut entraîner un ralentissement dans le projet du festival. Pour éviter tout risque, un suivi des marchés publics doit être réalisé précisément et conformément aux règles de la commande publique. Dans le but de structurer cette démarche, l’expert-comptable prendra ici le rôle d’accompagnant. Cela va s’illustrer par la réalisation d’un état synthétique des principaux postes de dépenses présents dans le budget primitif. Cette identification doit permettre d’une part, de regrouper par famille de dépenses, les principaux postes de charge du festival et d’autre part, de mettre en lumière les dépenses qui vont devoir nécessiter une rédaction de marché public. Prenons l’exemple d’une analyse des comptes comptables « 61 » pour permettre d’identifier, dans cette fourchette, une ou plusieurs familles qui peuvent être ensuite découpées par lots de dépenses. Pour illustrer ces propos, ce mémoire propose un extrait du document d’analyse du festival du Petit Bouchon : Famille Lots Maintenance de la centrale SSI Maintenance du Système Anti intrusion Maintenance et contrôle du groupe électrogène Maintenance et contrôle des portails automatiques Maintenance du site Organisme de contrôle Maintenance préventive de la source de l’éclairage de sécurité Maintenance de notre réseau téléphonique Assainissement Maintenance des installations de cuisine Dégraissage des hottes de cuisine et conduits Impression, distribution et diffusion Impression de supports de communication écrits des supports de communication Affichage de supports de communication écrits écrits Routage Fourniture de boissons alcoolisées et Achat de bières et de boissons non alcoolisées non alcoolisées Achat de Champagne Assurance véhicules Assurance Dommages aux biens, perte d'exploitation et RC Protection juridique personnel morale Figure 7 - Famille de dépenses 95

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival Ce document doit également être complété d’un suivi chronologique pour permettre d’identifier les années de renouvellement des marchés publics. La formalisation de familles de dépenses du budget primitif constitue le premier travail d’analyse. Il est important de préciser que ce document doit être validé par le conseil d’administration et par la mise en place d’une commission d’appel d’offres (CAO). Pour rappel, la constitution de commissions d’appels d’offres est toujours obligatoire lorsqu’une procédure formalisée est mise en œuvre. Elle n’est, en revanche, pas obligatoire en procédure adaptée mais il reste opportun, dans la pratique de consulter la CAO même en deçà du seuil de procédure formalisée. Une fois finalisés et approuvés par le conseil, l’établissement public aura la capacité de rédiger ces marchés publics de façon structurée. En fonction du type de marché, l’attribution est décidée par un organe différent. Ce tableau synthétique présente les décisionnaires : Figure 8 - Tableau récapitulatif sur l’attribution des marchés Le professionnel de l’expertise comptable devra également veiller aux éventuelles conditions fixées dans les statuts de l’établissement public concernant la procédure de validation des marchés publics. 3. Les démarches à adopter en cas de modification budgétaire Théoriquement, il n’est pas possible de dépasser le montant du budget accordé sur un chapitre puisque celui-ci a été figé par le conseil d’administration. Pour permettre ce suivi, l’établissement public doit obligatoirement disposer d’outils de gestion adaptés à cette démarche. 96

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 2 : La phase budgétaire, optimisation et gestion du festival L’ensemble des logiciels de comptabilité publique prévoient naturellement cette option. Il est même possible, dans la plupart des cas, de paramétrer l’outil afin d’obtenir un niveau d’alerte quand le budget initial est atteint à hauteur de X %. Néanmoins, il reste courant de devoir ajuster ce budget. Pour cela, l’établissement public doit alors formaliser une décision modificative appelée : DM. Ces décisions modificatives ont pour but d’autoriser des dépenses non prévues ou insuffisamment évaluées lors de la formalisation du budget primitif. Bonne pratique : Il est essentiel de prévoir une marge de sécurité dans le cadre notamment du chapitre 12 – Charges de personnel et frais assimilés. En effet, dans le cas où l’établissement public atteint le plafond voté dans le budget primitif par le conseil d’administration, l’établissement peut se retrouver dans l’impossibilité de payer les salaires du personnel tant que la décision modificative n’est pas adoptée. Ces dépenses doivent, le plus souvent être équilibrées par des recettes ou la réduction d’autres chapitres de dépenses. Dans tous les cas, les décisions modificatives doivent être approuvées par le conseil d’administration. Chapitre 3 : La phase de contrôle et d’analyse de l’édition réalisée La première édition du festival du Petit Bouchon s’est déroulée avec succès. Afin de pouvoir clôturer définitivement cette édition et avant d’en analyser ses résultats, le professionnel de l’expertise comptable doit accompagner l’établissement public dans la finalisation des opérations comptables afin de sécuriser les informations financières. 97

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 3 : La phase de contrôle et d’analyse de l’édition réalisée Section 1 : La finalisation des comptes après l’édition 1. Contrôle et gestion des remboursements des festivaliers Dans un festival, quel que soit le système de paiement utilisé, il est obligatoire d’assurer le remboursement des festivaliers. Il doit être distingué, dans le cadre des remboursements, deux sources distinctes : ♪ la partie bar / restauration avec soit des jetons non utilisés soit un solde de carte cashless non consommée ; ♪ la partie billetterie. Pour rappel, seule une régie de recettes et d’avances peut procéder aux encaissements et au remboursements. Il est donc nécessaire de prévoir, bien en amont et comme évoqué dans le chapitre trois, cette possibilité d’avances. L’établissement public a, pour le remboursement des festivaliers, deux possibilités : ♪ soit elle décide de rembourser directement le client par virement ou par carte bancaire via l’utilisation du compte DFT ; ♪ soit elle décide, si elle dispose d’un point de vente, de rembourser le client en espèces. Cette possibilité doit néanmoins être prévue dans le cadre de la régie d’avance. Le traitement comptable des remboursements des festivaliers n’appelle pas d’autre commentaire particulier. Cependant le traitement du reliquat éventuel de jetons ou de cashless est, lui, intéressant. En effet, lors d’une édition, il arrive qu’il existe un solde de recettes non consommé par les clients sur leur carte de quelques euros. Ce reliquat peut être traité comptablement sous deux formes : ♪ soit il peut s’apparenter à un don dans la mesure où cette possibilité est clairement indiquée dans les conditions générales de ventes. ♪ soit il est comptabilisé en compte 758 - produits divers de gestion courante 98

Deuxième partie : L’accompagnement du professionnel de l’expertise comptable dans chaque phase de vie du festival géré dans un établissement public Chapitre 3 : La phase de contrôle et d’analyse de l’édition réalisée Dans le cas d’une comptabilisation en don, ce mémoire propose un extrait des conditions générales de vente du festival du Petit Bouchon qui rend possible ce traitement comptable : « toute absence de demande de remboursement équivaudra à un don du participant à l’organisateur, ce dont le participant a pleinement conscience. L’acceptation de cette clause est déterminante dans la conclusion du présent contrat. Le participant déclare, en connaissance de cause, vouloir faire don de tout reliquat d’unités de valeur inscrites sur son support à l’issue de l’événement et pour lequel il n’aurait formulé aucune demande de remboursement dans la période fixée par l’organisateur ». 2. Contrôle et reconstitution des régies de recettes La reconstitution des régies de recettes consiste à effectuer un rapprochement entre les différentes sources d’encaissements du festival (terminal de paiement électronique, cashless ou jeton plastique, espèces…) et le compte DFT. L’objectif de ce contrôle est de vérifier dans un premier temps l’absence d’écart. En cas de survenance d’un écart de rapprochement, une recherche plus poussée doit être investiguée. Au terme de cette recherche, le professionnel de l’expertise comptable peut être confronté à deux types d’écart : ♪ l’écart est positif, ce qui s’apparente à un produit. Dans ce cas et si et seulement si cet écart est jugé non significatif, l’établissement public peut le comptabiliser en compte 758 – Produits divers de gestion courante ; ♪ à l’inverse, en cas d’écart négatif, c’est-à-dire que l’on constate une insuffisance de recettes encaissées, une procédure spécifique doit être entamée. Dans ce second cas, la responsabilité du régisseur peut être engagée. S’il s’agit d’une simple erreur de caisse et que l’établissement public estime que cette erreur n’est pas intentionnelle, l’EPIC doit formaliser un recours à la DGFIP afin de demander une remise gracieuse. En cas d’accord, le conseil 99