İşlem Tabloları Dersi - Ünitelerin Tamamı (Birleştirilmiş)

152 İşlem Tabloları eğer_yanlışsa_değer; mantıksal sınama YANLIŞ olduğunda döndürelecek değerdir Şekil 6.19 EĞER işlevinin (Atlanırsa YANLIŞ gelir.). kullanımı Örneğin, üç öğrencinin not ortalamasının değerlendirilmesinde 100 puan üzerinden 35 ve daha düşük puan alanlar Başarısız, 35’ten büyük puan alanların Başarılı yazıldığı bir liste oluşurulmak istenmektedir. Buna göre, notları Şekil 6.19’daki çalışma sayfasında görülen üç öğrenci için C2 hücresine formül çubuğunda görüntülenen formül girilerek doldur-kopyala yöntemi ile C3 ve C4 hücrelerine kopyalanmıştır. EĞER İşlevinin İç İçe Kullanımı Veri tablolarında iç içe EĞER işlevi kullanılarak daha fazla koşul bir arada kullanılabilir. Örneğin, bir toptancı sattığı ürünlerin satış miktarına göre birim fiyatı üzerinden indirim uygulamaktadır. İndirim oranları, 100-299 birim için %5, 300-499 birim için %8, 500 ve daha fazlası için %12’dır. Şekil 6.20’deki çalışma sayfasında satış miktarına göre indirimli fiyat sütunu iç içe işlev kullanımı ile oluşturulmuştur. Bu işlem için formül çubuğunda görüntülenen formül E2 hücresine girilerek E3:E6 hücrelerine kopyalanmıştır. Şekil 6.20 EĞER işlevinin iç içe kullanımı 3 Şekil 6.20’deki tabloda C sütunundaki miktarlar için 300’den küçük ise DÜŞÜK, 300-500 ara- sında ise ORTA, 500 ve daha büyük ise YÜKSEK kelimelerinin G sütununda otomatik olarak Metin işlevleri kullanılırken görüntülenmesi için ilk olarak G1 hücresine girilmesi gereken EĞER işlevini oluşturunuz. bağımsız değişken olarak hücre başvuruları alınıyorsa çift tırnak METİN İŞLEVLERİ işareti kullanılmaz. Metin işlevleri, işlem tablosu çalışma sayfalarında metin ve veri işlevlerini kullanarak hücrelerde yer alan metinler üzerinde işlemleri gerçekleştirmek için kullanılır. İşlev içinde metinlerin doğrudan kullanımı çift tırnak içerisinde verilmelidir. Metin işlevleri

6. Ünite - İşlevler 153 ile metinler de sayılar gibi karşılaştırma operatörleri ile küçük büyük harf duyarlılığı olmadan karşılaştırılabilir. Yapılan bu karşılaştırmalar da alfabetik sıra göz önüne alı- narak yapılmaktadır. BİRLEŞTİR İşlevi BİRLEŞTİR işlevi, çalışma sayfasında birden fazla hücre içeriğini tek bir hücrede birleştir- mek için kullanılır. En az 1, en fazla 255 hücre içeriği birleştirebilir. İşlevin genel kullanımı; =BİRLEŞTİR(metin1;metin2;…;metin255) şeklindedir. Bağımsız değişkenleri; metin1;metin2;…;metin255; metinler, sayılar veya tek hücre adresi olabilir. Birleştir- me sırasında ögeler arasında boşluk verilerek birleştirme yapılmak istenirse çift tırnak içinde boşluk verilerek aralara eklenemelidir. Bağımsız değişkenler arasında “;” kullanıl- malıdır. Hücre aralıkları girildiği takdirde A1:A5 gibi #DEĞER! hatası verir. Örneğin; Şekil 6.21’de D1 hücrsinde BİRLEŞTİR işlevi kullanılarak A1, B1 ve C1 hüc- releri ile “-I” metni klavyeden yazılarak birleştirme işlemi gerçekleştirilmiştir. Şekil 6.21 BİRLEŞTİR işlevinin kullanımı BÜYÜKHARF İşlevi BÜYÜKHARF işlevi, bir hücredeki metni büyük harfe çevirmek için kullanılır. İşlevin genel kullanımı; =BÜYÜKHARF(metin) şeklindedir. Bağımsız değişkeni; metin; bir metin ya da başvuru olabilir. Örneğin; Şekil 6.22’de BÜYÜKHARF ile BİRLEŞTİR işlevlerinin iç içe kullanılması ilişkin bir uygulama yapılmıştır (Birleştirilen metinler arasında boşluk vermek için çift tırnak arasında boşluk klavyeden girilerek gerçekleştirilmiştir.). Şekil 6.22 BÜYÜKHARF işlevinin kullanımı KÜÇÜKHARF İşlevi KÜÇÜKHARF işlevi, bir hücredeki metni küçük harfe çevirmek için kullanılır. İşlevin genel kullanımı; =KÜÇÜKHARF(metin) şeklindedir. Bağımsız değişkeni; metin; bir metin ya da başvuru olabilir. Örneğin, Şekil 6.23’te A1 hücresindeki metne KÜÇÜKHARF işlevi ugulanmıştır.

154 İşlem Tabloları Şekil 6.23 KÜÇÜKHARF işlevinin kullanımı YAZIM.DÜZENİ İşlevi YAZIM.DÜZENİ işlevi, bir hücredeki metin dizesindeki her sözcüğün ilk harfini büyük harfe, diğer tüm harfleride küçük harfe çevirmek için kullanılır. İşlevin genel kullanımı; =YAZIM.DÜZENİ(metin) şeklindedir. Bağımsız değişkeni; metin; metin içeren bir hücre, tırnak işareti içinde bir metin, metin veren bir formül ya da kısmen büyük harf yapılması istenen metin içeren bir hücre başvurusudur. Örneğin, Şekil 6.24’te B1 hücresindeki metine YAZIM.DÜZENİ işlevi uygulanmıştır. Şekil 6.24 YAZIM.DÜZENİ işlevinin kullanımı SAĞDAN İşlevi SAĞDAN işlevi, bir metin dizesinin sonundan (en sağından) belirtilen sayıdaki kadar karakteri verir. İşlevin genel kullanımı; =SAĞDAN(metin;sayı_karakterler) şeklindedir. Bağımsız değişkenleri; metin; almak istenilen karakterleri içeren metni, sayı_karakterler; alınacak karakter sayıdır. Herhangi bir sayı belirtilmezse varsayılan olarak 1 alınır. Örneğin, Şekil 6.25’te A1 hücresindeki metinin sonundan SAĞDAN işlevi ile 4 karak- ter alınmıştır. Şekil 6.25 SAĞDAN işlevinin kullanımı SOLDAN İşlevi SOLDAN işlevi, bir metin dizesinin başından (en solundan) belirtilen sayıdaki kadar ka- rakteri verir. İşlevin genel kullanımı; =SOLDAN(metin;sayı_karakterler) şeklindedir. Bağımsız değişkenleri; metin; alınmak istenilen karakterleri içeren metni, sayı_karakterler; alınacak karakter sayısıdır. Herhangi bir sayı belirtilmezse varsayılan olarak 1 alınır.

6. Ünite - İşlevler 155 Örneğin, Şekil 6.26’da A1 hücresindeki metnin başından SOLDAN işlevi ile 3 karakter alınmıştır. Şekil 6.26 SOLDAN işlevinin kullanımı PARÇAAL İşlevi PARÇAAL işlevi, bir metin dizesinde belirtilen bir karakterden başlayarak istenilen sayı kadar karakteri alır. İşlevin genel kulanımı; =PARÇAAL(metin;başlangıç_sayısı;sayı_karakterler) şeklindedir. Bağımsız değişkenleri; metin; alınmak istenilen karakterleri içeren metin dizesi, başlangıç_sayısı; metindeki ilk karakterin konumu (Metnin ilk karakteri 1’dir), sayı_karakterler; metinden alınacak karakter sayısıdır. Örneğin, Şekil 6.27’de PARÇAAL işlevi ile A1 hücresindeki metnin 4. karakterinden itibaren 2 karakter alınmıştır. Şekil 6.27 PARÇAAL işlevinin kullanımı KIRP İşlevi KIRP işlevi, metin içeren hücrelerin başında ve sonunda görünmeyen boşluklar varsa kal- dırmak için kullanılır. Metin dizesindeki kelimeler arasındaki birden fazla boşluk varsa tek boşluğa indirgerken tek boşluklar etkilenmez. İşlevin genel kullanımı; =KIRP(metin) şeklindedir. Bağımsız değişkeni; metin; içinden boşlukların kaldırılması istenilen metin dizesidir. Hücre başvurusu olarak kullanılabilir. Örneğin, Şekil 6.28’de A1 hücresinde başında, sonunda ve arada gereksiz boşluklara sahip olan metin dizesine KIRP işlevi uygulanmıştır. Şekil 6.28 KIRP işlevinin kullanımı TARİH İŞLEVLERİ İşlem tablolarının tarih ve saat işlevleri kullanılarak çalışma sayfasındaki hesaplamalar hızlı ve kesin bir şekilde yapılabilir. Örneğin, çalışma sayfası bir firmanın ücret bordrosu hesaplamak için kullanılıyorsa çalışanların normal mesai mi (pazartesi-cuma) yoksa fazla mesaiyle mi (cumartesi ve pazar) ücretlendirileceğini belirlemek için HAFTANINGÜNÜ

156 İşlem Tabloları işlevleri kullanılabilir. Bu başlıkta, işlem tablolarının tarih işlevlerinden en çok kullanılan işlevleri incelenmiştir. Tarih ve saat işlevlerinin tümüne ulaşmak ve bilgi edinmek için işlem tabloları çevrimiçi yardımdan ulaşılabilir. İşlem tabloları tarihleri seri değerler olarak bilinen sıralı seri numaraları olarak saklar. Yani her tarihin sayısal olarak bir karşılığı vardır. Tarihler ve saatler, sayısal değerler olarak kabul edildikleri için toplanabilir, çıkarılabilir veya başka hesaplamalara eklenebilir. Tarih veya saat bilgisi içeren bir hücre Genel biçimine çevrildiğinde, tarih bilgisi bir seri değe- rine, saat bilgisi ise ondalıklı bir değere çevrilebilir. Örneğin, iki tarih arasındaki geçen zaman gün olarak hesaplamak için biri diğerinden çıkarılarak hesaplama yapılabilir. 1904 tarih sisteminde, 1 Ocak Tarih Sistemleri 1904 tarihi 1 rakamına karşılık gelmektedir. İşlem tabloları programı 1900 ve 1904 olarak iki tarih sistemini desteklemektedir. İşlem tabloları varsayılan olarak Windows için 1900 tarih sistemini, Macintosh için 1904 tarih sistemini kullanmaktadır. 1900 tarih sisteminin anlamı, bir hücreye 1 Ocak 1900 yazılıp sağ tıklanarak gelen listeden hücreleri biçimlendir komutu ile Genel biçimine çevrildiğin- de 1 rakamına çevrilmiş olur. İlk tarih 1 Ocak 1900, 1 rakamına karşılık gelirken 31 Ara- lık 9999 son tarihtir. Bir hücreye 1 Ocak 2016 tarihi girilip aynı işlem tekrar edildiğinde 42370 sayısı ile karşılaşılır. 42370 sayısı, 1 Ocak 1900’den 1 Ocak 2016’ya kadar geçen gün sayısını göstermektedir. 1904 tarih sistemine geçmek için “Dosya/Seçenekler/Gelişmiş” kategorisi altından “Bu çalışma kitabını hesaplarken” bölümünün altından tarih sistemi değiştirebilir. Tarih sistemi işlem tablosu programının açıldığı işletim sistemine göre oto- matik olarak değişmektedir. GÜN, AY, YIL İşlevleri GÜN, AY, YIL işlevleri aynı mantıkla çalışan işlevlerdir. Seri numarayla gösterilen bir ta- rihin gününü verir. Ya da girilen bir tarihin gün, ay ya da yıl kısmını parçalamak için kullanılır. İşlevlerin genel kullanımları; =GÜN(seri_numarası) =AY(seri_numarası) =YIL(seri_numarası) şeklindedir. Bağımsız değişkenleri; seri_numarası; tarih-saat kodundaki sayısal bir değerdir. Eğer tarih değeri doğrudan girilecek ise çift tırnak içinde yazılmalıdır. Formül sonucu, GÜN işlevi için gün olarak 1-31 arasında, AY işlevi için ay olarak 1-12 arasında, YIL işlevi için yıl olarak 1900-9999 arasında bir tamsayı olarak verilmektedir. Örneğin, Şekil 6.29’da A1:A3 aralığına 25.12.2015 tarihi girilmiş, B1, B2 ve B3 hücre- lerinde sırasıyla GÜN, AY ve YIL işlevleri kullanılarak parçalanmıştır. (Formüller “Ctrl+,” tuşu ile görüntülenmiş, C1:C3 aralığındaki değerler gösterim için elle yazılmıştır). Şekil 6.29 GÜN, AY ve YIL işlevlerinin kullanımı

6. Ünite - İşlevler 157 ŞİMDİ İşlevi ŞİMDİ işlevi, çalışma sayfasında kullanıldığı andaki tarih ve saati verir ancak sürekli bir güncelleme yapılamaz. Çalışma sayfasında kullanıldığında ya da sayfaya yeni bir veri girişi yapıldığında otomatik olarak güncellenerek o andaki tarih ve saati verir. Bağımsız değiş- kenleri yoktur. İşlevin genel kullanımı; =ŞİMDİ() şeklindedir. BUGÜN İşlevi BUGÜN işlevi, çalışma sayfasında kullanıldığı andaki tarihi verir. BUGÜN işlevinin kul- lanıldığı bir çalışma kitabı ne zaman açılırsa açılsın günün tarihi otomatik olarak görün- tülenir. İşlevin genel kullanımı; =BUGÜN() şeklindedir. Bağımsız değişkenleri yoktur. Tarih aralıklarını hesaplamak için yararlı bir işlevdir. Örneğin, 1971 yılında doğan bir kişinin bu yılki yaşını bulmak için =YIL(BU- GÜN())-1971 formülü kullanılabilir. Bu formülde, geçerli yılı almak için BUGÜN işlevi, YIL işlevinin bağımsız değişkeni olarak kullanılır ve bundan 1971 çıkarılarak kişinin yaşı bulunabilir. Bu işlevin kullanımı Şekil 6.30’daki çalışma sayfasındaki Formül Çubuğunda ve formül sonucu ise E1 hücresinde gösterilmiştir. Şekil 6.30 YIL ve BUGÜN işlevlerinin iç içe kullanılarak yaş hesaplaması HAFTANINGÜNÜ İşlevi HAFTANINGÜNÜ işlevi, girilen bir tarihe karşılık gelen sayıyı kullanarak haftanın günü- nü tanımlayan 1 ile 7 arasındaki bir rakamı verir. İşlevin genel kullanımı; =HAFTANINGÜNÜ(seri_no;döndür_tür) şeklindedir. Bağımsız değişkenleri; seri_no; tarihi gösteren sayı, döndür_tür; haftanın ilk gününün hangi gün olacağını belirlemek için, pazar ise 1, pazartesi ise 2, pazartesi 0 ise 3 rakamının kullanılması gerekmektedir. Örneğin; Şekil 6.31’de A sütununa bir tarih aralığı girilmiş ve B sütunda pazartesi 1. gün olmak üzere haftanın hangi günlerine geldiği bulunmuştur. Şekil 6.31 HAFTANINGÜNÜ işlevinin kullanılması

158 İşlem Tabloları 29 Ekim 1923 tarihinin haftanın hangi gününe denk geldiğini işlev kullanarak bulunuz. 4 ARAMA VE BAŞVURU İŞLEVLERİ Arama ve Başvuru işlevleri, İşlem Tablosu çalışma sayfalarındaki hücre ve hücre aralıkları adreslerini ve verileri bilgi kaynağı olarak kullanmak için kullanılırlar. DÜŞEYARA İşlevi DÜŞEYARA işlevi, sütunlar şeklinde oluşturulmuş bir tablonun en soldaki sütunundaki bir değeri arayarak aynı satırda belirtilen bir sütundan bir değeri verir. Arama yapılırken küçük büyük harf duyarlılığı yoktur. Eğer aranan bilginin bulunduğu sütun artan olarak sıralanmış olması bu işlevin daha sağlıklı çalışmasını sağlar. Ancak aranan sütunda aynı değerden birden fazla varsa ilk değerin bulunduğu satırda belirtilen sütundaki değeri ve- rir. İşlevin genel kullanımı; =DÜŞEYARA(aranan_değer;tablo_dizisi;sütun_indis_sayısı;aralık_bak) şeklindedir. Bağımsız değişkenleri; aranan_değer; verilerin bulunduğu tablonun ilk sütununda aranılan değeri, tablo_dizisi; verilerin bulunduğu tablonun hücre alanı, sütun_indis_sayısı; dönüş değerini içeren sütunun numarası (En soldaki sütunun nu- marası 1’dir), aralık_bak; mantıksal değer, yaklaşık eşleştirme için DOĞRU ya da 1, tam eşleştirme için YANLIŞ ya da 0 girilmelidir. Girilmediği takdirde varsayılan olarak DOĞRU alınır ancak listede yer almayan bir veri aranıyorsa listenin son satırındaki belirtilen sütundaki değeri verir. YANLIŞ girildiği takdirde aranan veri, ilk sütundaki verilerle birebir eşleştir- me yapılır ve tam eşleşen bir veri yoksa #YOK! hatası verir. Örneğin, Şekil 6.32’de bir firmadaki ürünlerin barkod numaraları, stok miktarı, alış fiyatı ve satış fiyatını gösteren bir tablo oluşturularak, A9 hücresine barkod numarası girildiğinde satış fiyatını ve stok miktarını otomatik olarak getirmek için DÜŞAYARA işlevi kullanılmıştır. B9 hücresine =DÜŞEYARA(A9;A2:D6;3;0) işlevi, C9 hücresine ise =DÜŞEYARA(A9;A2:D6;4;0) işlevi girilmiştir. Şekil 6.32 DÜŞEYARA işlevinin kullanımı YATAYARA İşlevi YATAYARA işlevi, bir tablonun üst satırındaki veri ya da veriler dizisini arar ve aynı sü- tunda belitilen satırdan değeri verir. İşlevin genel kullanımı;

6. Ünite - İşlevler 159 =YATAYARA(aranan_değer;tablo_dizisi;sütun_indis_sayısı;aralık_bak) şeklindedir. Bağımsız değişkenleri; aranan_değer; verilerin bulunduğu tablonun ilk satırında aranılan değer, tablo_dizisi; verilerin bulunduğu tablonun hücre alanı, sütun_indis_sayısı; dönüş değerini içeren satırın numarası (İlk satırın numarası 1’dir), aralık_bak; mantıksal değer, yaklaşık eşleştirme için DOĞRU ya da 1, tam eşleştirme için YANLIŞ ya da 0 girilmelidir. Girilmediği takdirde varsayılan olarak DOĞRU alınır ancak listede yer almayan bir veri aranıyorsa listenin son satırındaki belirtilen sütundaki değeri verir. YANLIŞ girildiği takdirde aranan veri, ilk sütundaki verilerle birebir eşleştir- me yapılır ve tam eşleşen bir veri yoksa #YOK! hatası verir. Örneğin, Şekil 6.33’te takip edilen 5 hisse senedine ait bilgileri içeren bir tabloda B10 hücresine tablodaki hisse senetlerinden biri adı girildiğinde, o hisse senedine ait en yük- sek değeri ve günlük değişimi sırasıyla B11 ve B12 hücrelerinde görüntülemek için YATA- YARA işlevi kullanılmıştır. B11 hücresindeki YATAYARA işlevi ile oluşturulmuş formül, Formül Çubuğunda görüntülenmektedir. Şekil 6.33 YATAYARA işlevinin kullanımı MATEMATİK İŞLEVLERİ Matematik işlevleri ile çalışma sayfaları fonksiyonel bir hesap makinesi gibi kullanılarak bir- çok matematiksel hesaplama yapılabilir. İşlem tablosu programında en çok kullanılan işlev olan TOPLA işlevi 5. ünitede Otomatik Toplam düğmesi kullanımı altında incelenmiştir. TOPLA.ÇARPIM İşlevi TOPLA.ÇARPIM işlevi, bir veri tablosunda belirlenen hücre alanındaki sayısal değerler ile birbirine karşılık gelen sayısal değerleri çarparak bu çarpımların toplamını verir. İşlevin genel kullanımı; =TOPLA.ÇARPIM(dizi1;dizi2;…;dizi255) şeklindedir. Bağımsız değişkenleri; dizi1; girilmesi zorunlu, bileşenlerinin çarpılıp toplanmak istenen istenenilen dizi değişkenleri, dizi2,…dizi255; isteğe bağlı, bileşenlerinin çarpılıp toplanmak istenen istenenilen dizi de- ğişkenleridir. Bağımsız değişkenler aynı boyuta sahip olmalıdır, olmadıkkarı tatirde #DEĞER! ha- tası verir.

160 İşlem Tabloları Örneğin, Şekil 6.34’te 5 adet ürüne ait satış fiyatları ve miktarları verilen bir tabloda Şekil 6.34 TOPLA.ÇARPIM toplam ödeme tutarını bulmak için C8’de yer alan ve formül çubuğunda görüntülenen işlevinin kullanımı TOPLA.ÇARPIM işlevi kullanılmıştır. dizi1 olarak B2:B6, dizi2 olarak C2:C6 hücre ara- lıkları bağımsız değişkenler olarak alınmıştır. ETOPLA İşlevi ETOPLA işlevi, seçili hücre alanında belirlenen bir koşula bağlı olan toplamları alır. İşle- vin genel kullanımı; =ETOPLA(aralık;ölçüt;toplam_aralığı) şeklindedir. Bağımsız değişkenleri; aralık; değerlerin arandığı hücre alanı, ölçüt; hangi hücrelerin toplancağı tanımlayan sayı, ifade, metin biçimindeki koşul, toplam_aralığı; aralık değişkeninde koşula bağlı toplamı alınacak hücrelerdir. Örneğin, Şekil 6.35’te bir yolculuğa ait çeşitli giderler ve tutarlarını gösteren bir tablo oluşturulmuştur. Buna göre, F1 hücresine yemek ifadesi girildiğinde, F2 hücresinde bu yolculuktaki yemek giderlerinin toplamının hesaplanması için formül çubuğunda görün- tülenen ETOPLA işlevi kullanılmıştır. Bu işlevle F2 hücresinde oluşturulan formül, For- mül Çubuğunda görüntülenmektedir. Şekil 6.35 ETOPLA işlevinin kullanımı

6. Ünite - İşlevler 161 Bir çalışma sayfasına Şekil 6.35’teki veri tablosunu aktararak Ulaşım giderleri toplamını 5 ETOPLA işlevi ile bulunuz. ÇOKETOPLA İşlevi ÇOKETOPLA işlevi, seçili hücre alanında belirlenen birden fazla koşula bağlı olan top- lamları alır. İşlevin genel kullanımı; =ÇOKETOPLA(toplam_aralığı;ölçüt_aralığı;ölçüt1;[ölçüt_aralığı2;ölçüt2];...) şeklin- dedir. Bağımsız değişkenleri; Toplam_aralığı; değerleri içren toplanacak asıl hücreler, ölçüt_aralığı1,ölçüt_aralığı2,…,ölçüt_aralığı127; belirli bir koşula göre değerlendiril- mesi istenen hücre aralığı (en az 1 en fazla 127 adet aralık), ölçüt1,ölçüt2,…,ölçüt127; toplamı alınacak hücreleri tanımlayan sayı, ifade, metin bi- çimindeki koşuldur (En az 1, en fazla 127 adet). Örneğin; Şekil 6.35’teki tabloda 03.01.2016 tarihi ve öncesindeki yemek giderlerinin toplamı =ÇOKETOPLA işlevi ile F2 hücresinde hesaplanması istenmektedir. Bu işleve ait Fonksiyon Bağımsız Değişkenleri penceresi Şekil 6.36’da gösterilmiştir. Bu pencerede de görülebileceği gibi formül sonucu 120 olarak bulunmuştur. Şekil 6.36 ÇOKETOPLA işlevinin Fonksiyon Bağımsız Değişkenleri penceresi ALTTOPLAM İşlevi ALTTOPLAM işlevi, bir liste ya da veri tablosundan bir ögeye ait alt toplamını verir. Bu işlev, İşlev Ekle ya da çalışma sayfasına elle yazmak yerine “Veri” menüsü, “Anahat” grubu altından “Alt Toplam” düğmesi ile daha kolay bir şekilde kullanılabilir. Bu işlevin düzgün çalışması için öncelikle verilerin yer aldığı tablo bir sütuna göre sıralandıktan sonra, ve- rilere ait sütun etiketlerinide seçerek Alt Toplam düğmesine tıklanmalıdır. Ayrıca “Veri” menüsünden “Filtre” komutu ile daha etkili kullanılabilir. Örneğin, Şekil 6.35’teki veri tablosu seçilerek Gidere göre sıralandıktan sonra Alt Top- lam düğmesi tıklandığında Şekil 6.37’deki pencere ile karşılaşılır.

162 İşlem Tabloları Bu pencerede, “Aşağıdakilerin her değişimin- de” bölümü hangi sütundaki verilerin değişiminin Şekil 6.37 temel alınacağını, “Kullanılacak işlev” bölümü, Alt Toplam penceresi verilerin üzerinde kullanılacak işlevin belirlenme- sini, “Alt toplam ekleme yeri” ise kullanılan işlev Şekil 6.38 ve değişen verilere göre hesaplama sonuçlarının Alt Toplam belirleneceği sütunu seçmek için kullanılır. Veri komutunun kullanımı grupları altına işlev hesaplama ara sonuçları ve sayfa sonları verilebilir. Alt Toplam uygulandıktan sonra çalışma sayfasının solundaki kısımdan hücre grupları daraltılıp genişletilebilir. Şekil 6.38’de Alt Toplam komutu uygulandıktan sonra, C16 hücre- sinde yer alan ve formül çubuğunda görüntülenen =ALTTOPLAM(9;C9:C15) işlevi görüntülenmekte- dir. C16 hücresinde formül sonucu olarak 180 de- ğeri bu yolculuktaki tüm yemek giderleri toplamını ifade etmektedir. Sonuç olarak Alt Toplam ile veri tablolarında çeşitli toplamlar kolayca alınabilir. KUVVET İşlevi Kuvvet işlevi, bir sayının kuvvetini almak için kullanılır. İşlevin genel kullanımı; =KUVVET(sayı;üs) şeklindedir. Genel kullanımda ya da formüllerde bu işlev yerine, örneğin x’in y’inci kuvvetini al- mak için x^y ya da x ve y’nin yer aldığı hücre başvuruları kullanılabilir. S_SAYI_ÜRET İşlevi S_SAYI_ÜRET İşlevi, 0 ile 1 arasında eşit dağılımla rastgele sayı üretir. İşlevin genel kullanımı; = S_SAYI_ÜRET() şeklindedir. Bağımsız değişkeni yoktur. F9 tuşu ile yenilenebilir.

6. Ünite - İşlevler 163 RASTGELEARADA İşlevi RASTGELEARADA işlevi, belirlenen tamsayılar arasından rastgele bir sayı üretir. F9 tuşu ile yenilenebilir. İşlevin genel kullanımı; =RASTGELEARADA(alt;üst) şeklindedir. Bağımsız değişkenleri; alt; döndürülecek en küçük tamsayı, üst; döndürülecek en büyük tamsayıdır. Şekil 6.39’da A1 hücresine girilen RASTGELEARADA işlevin kullanımı gösterilmiştir. Şekil 6.39 RASTGELEARADA işlevinin kullanımı İSTATİSTİKSEL İŞLEVLER İstatistik işlevleri, veriler üzerinde çeşitli istatistiksel hesaplamalar ihtiyaç duyulan, çok kul- lanışlı ve kolay sonuçlar veren işlevlerdir. En çok kullanılan istatistik işlevleri ORTALAMA, MAK ve MİN işlevleri 5. Ünitede Otomatik Toplam düğmesi kullanımında incelenmiştir. BÜYÜK İşlevi BÜYÜK işlevi, bir veri kümesi içindeki k. büyük değeri bulmak için kullanılır. İşlevin genel kullanımı; =BÜYÜK(dizi;k) şeklindedir. Bağımsız değişkenleri; dizi; en büyük değerin bulunacağı sayı dizisi ya da hücre başvuruları k; bulunmak istenen k. sıradaki sayıdır. Şekil 6.40’taki çalışma sayfasında A1:A20 hücre aralığındaki veri listesinde 3. büyük değeri bulmak için B1 hücresinde BÜYÜK işlevinin kullanımı ve C1 hücresinde de formül sonucu görüntülenmiştir. KÜÇÜK İşlevi KÜÇÜK işlevi, bir veri kümesi içindeki k. küçük değeri bulmak için kullanılır. İşlevin genel kullanımı; =KÜÇÜK(dizi;k) şeklindedir. Bağımsız değişkenleri; dizi; en küçük değerin bulunacağı sayı dizisi ya da hücre başvuruları, k; bulunmak istenen k. sıradaki sayıdır. Şekil 6.40’taki çalışma sayfasında A1:A20 hücre aralığındaki veri listesinde 5. küçük değeri bulmak için B2 hücresinde KÜÇÜK işlevinin kullanımı ve C2 hücresinde de for- mül sonucu görüntülenmiştir. EĞERSAY İşlevi EĞERSAY işlevi, bir hücre aralığı içindeki boş olmayan hücrelerde verilen koşula uyan hücrelerin sayısını bulmak için kullanılır. İşlevin genel kullanımı; =EĞERSAY(aralık;ölçüt) şeklindedir. Bağımsız değişkenleri; aralık; hücrelerin bulunduğu aralık,

164 İşlem Tabloları ölçüt; hangi hücrelerin sayılacağını tanımlayan sayı, ifade ya da metin biçiminde be- lirtilen koşuldur. Şekil 6.40’daki çalışma sayfasında A1:A20 hücre aralığında “YBS203U” değerini içeren hücrelerin sayısını bulmak için B3 hücresinde EĞERSAY işlevinin kullanımı ve C3 hücre- sinde de formül sonucu görüntülenmiştir. 6 Bir çalışma sayfası açarak A1:A20 hücre aralığında her hücreye bir harf gelecek şekilde A, B ve C harflerini karışık şekilde yazarak A harfinden kaç tane olduğunu bulan formülü yazınız. Şekil 6.40 BÜYÜK, BAĞ_DEĞ_SAY İşlevi KÜÇÜK, EĞERSAY, BAĞ_DEĞ_SAY işlevi, bir hücre aralığında sayı içeren hücrelerin sayısını bulmak için BAĞ_DEĞ_SAY, kullanılır. İşlevin genel kullanımı; BAĞ_DEĞ_DOLU_ SAY işlevlerinin =BAĞ_DEĞ_SAY(değer1; değer2; …; değer255) şeklindedir. kullanımı Bağımsız değişkenleri; değer1, değer2, … değer255; her çeşit verinin yer alabildiği ancak yalnız sayıların dik- kate alındığı en az 1 en fazla 255 tane bağımsız değişkendir. Şekil 6.40’daki çalışma sayfasında A1:A20 hücre aralığında sayı içeren hücrelerin sayı- sını bulmak için B4 hücresinde BAĞ_DEĞ_SAY işlevinin kullanımı ve C4 hücresinde de formül sonucu görüntülenmiştir. BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY İşlevi BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY işlevi, bir hücre aralığındaki boş olmayan hücrelerin sayısını bulmak için kullanılır. İşlevin genel kullanımı; =BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY (değer1; değer2; …; değer255) şeklindedir. Bağımsız değişkenleri; değer1, değer2, … değer255; her çeşit verinin yer alabildiği en az 1, en fazla 255 tane bağımsız değişkendir. Şekil 6.40’taki çalışma sayfasında A1:A20 hücre aralığında boş olmayan hücrelerin sa- yısını bulmak için B5 hücresinde BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY işlevinin kullanımı ve C5 hüc- resinde de formül sonucu görüntülenmiştir.

6. Ünite - İşlevler 165 Özet 1 İşlev kavramını ve ögelerini açıklamak 5 Tarih işlevlerini sıralamak İşlevler önceden oluşturulmuş hazır formülerdir. İş- İşlem tabloları tarihleri seri değerler olarak bilinen sı- levlerin kullanımındaki kural mutlaka eşittir işareti ralı numaralar olarak saklar. Tarihler sayısal değerler ile başlamak, işlevin adını girmek daha sonra paran- olarak kabul edildikleri için toplanabilir, çıkarılabilir tez açarak bağımsız değişkenleri ve gerekiyorsa para- veya başka hesaplamalara eklenebilir. Tarih bilgisi metreleri girmek son olarak parantezi kapatmak şek- içeren bir hücre Genel biçimine çevrildiğinde, tarih lindedir. Bazı işlevlerin kullanımında parantez içinde bilgisi bir seri değerine çevrilebilir. Bu şekilde iki tarih bağımsız değişkenler seçimlik olarak yer almayabilir- arasında geçen gün sayısı hesaplanabilir. ken bazılarında ise parantez içi boş bırakılarak kesin- likle bağımsız değişken ya da parametre yer almaz. Arama ve başvuru işlevlerini açıklamak 6 Arama ve başvuru işlevleri, çalışma sayfasındaki hüc- 2 Finansal işlevleri sıralamak İşlem tabloları programında sunulan finansal işlevler re başvurularını, verileri bilgi kaynağı olarak kullanı- labilmesi için oluşturulmuş formüllerdir. uzun ve karmaşık formülleri kullanmadan paranın bugünkü, gelecekteki gibi değerlerini hesaplamak için Matematik işlevlerini açıklamak 7 Matematiksel işlevler ile birçok matematiksel hesapla- kullanılırlar. ma rahatlıkla yapılabilir. 3 Mantıksal işlevleri açıklamak İstatistiksel işlevleri açıklamak Karşılaştırma yapılan bağımsız değişkenlerin DOĞ- İstatistiksel işlevler ile çeşitli istatistiksel hesaplama- 8 RU ya da YANLIŞ gibi sonuçlarına dayandırılan iş- lemleri gerçekleştirmek için kullanılan işlevlere man- larda ihtiyaç duyulan fonksiyonları içeren. İstatistik- tıksal işlevler adı verilmektedir. sel işlevlerin kullanımı için istatistik bilgisi gerekir. Bu kategorideki işlevleri kullanırken istatistik kitapların- 4 Metin işlevlerini ifade etmek dan yardım almak kullanımı kolaylaştırabilir. Metin değerleri üzerinde işlem yapmaya yarayan iş- levlerdir. Bir işlev içinde metinler doğrudan kullanı- caksa çift tırnak (“) işareti içinde verilmelidir. İşlev içerisinde hücre başvurusu kullanılırken çift tırnak işareti kullanılması gerekmemektedir.

166 İşlem Tabloları Kendimizi Sınayalım 6. 1. Çalışma sayfalarında karmaşık işlemleri ve hesaplamala- Yukarıdaki çalışma sayfasında A1 hücresinde görün- rı kolay ve hızlı bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlayan özel meyen herhangi bir karakter yoktur. B1 hücresine araçlara ne ad verilir? =PARÇAAL(A1;7;5) işlevi girildiğinde B1 hücresinde aşağı- dakilerden hangisi görüntülenir? a. İşlev b. İşleç a. TABLO c. Değişken b. M TABLO d. Ölçüt c. TABLOL e. Grafik d. TABLOLA e. TABL 2. İşlevlerin kullanımında ilk olarak yazılması gereken işa- ret aşağıdakilerden hangisidir? 7. Bir çalışma sayfası kullanıldığında ya da sayfaya yeni bir veri girişi yapıldığında otomatik olarak güncellenerek o an- a. ; daki tarih ve saatin görüntülenmesi için aşağıdaki işlevlerden b. “ hangisi kullanılmalıdır? c. = d. : a. AY e. & b. YIL c. GÜN 3. Bir işlevin başka bir işlevin bağımsız değişkeni olarak d. ŞİMDİ kullanılmasına ne ad verilir? e. BUGÜN a. Bağlantılı işlev 8. b. Bağlantılı nesne c. Köprü d. İç içe işlev e. Formül 4. Bir malın belirli bir dönem için yıpranma payını hesapla- mak için aşağıdaki işlevlerden hangisi kullanılır? a. GD b. DA c. BD d. YAT e. NBD 5. Bir çalışma sayfasında A2 hücresine Yukarıdaki veri tablosunda A16 hücresine bir ay adı girildi- =EĞER(A1<10;”DOĞRU”;”YANLIŞ”) formülü girilmiştir. ğinde B16 hücresinde o aya ait bir gider tutarının görüntü- Buna göre A1 hücresine 10 sayısı girildiğinde A2 hücresinde lenmesi istenmektedir. Buna göre, B16 hücresinde aşağıdaki aşağıdakilerden hangisi görüntülenir? işlevlerden hangisi kullanılmalıdır? a. #AD! a. ETOPLA b. #DEĞER! b. YATAYARA c. #YOK! c. DÜŞEYARA d. DOĞRU d. BAĞ_DEĞ_SAY e. YANLIŞ e. EĞERSAY

6. Ünite - İşlevler 167 Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 9. Bir veri tablosunda belirlenen hücre alanındaki sayısal 1. a Yanıtınız yanlış ise “İşlevler” konusunu yeniden göz- değerler ile birbirine karşılık gelen sayısal değerleri çarparak 2. c den geçiriniz. bu çarpımların toplamını hesaplamak için aşağıdaki işlevler- 3. d Yanıtınız yanlış ise “İşlevler” konusunu yeniden göz- den hangisi kullanılabilir? 4. b den geçiriniz. 5. e Yanıtınız yanlış ise “İşlevler” konusunu yeniden göz- a. TOPLA 6. a den geçiriniz. b. TOPLA.ÇARPIM 7. d Yanıtınız yanlış ise “Finansal İşlevler” konusunu ye- c. ETOPLA 8. c niden gözden geçiriniz. d. ÇOKETOPLA 9. b Yanıtınız yanlış ise “Mantıksal İşlevler” konusunu e. ALTTOPLAM 10. a yeniden gözden geçiriniz. Yanıtınız yanlış ise “Metin İşlevleri” konusunu yeni- 10. den gözden geçiriniz. Yanıtınız yanlış ise “Tarih İşlevleri” konusunu yeni- den gözden geçiriniz. Yanıtınız yanlış ise “Arama ve Başvuru İşlevleri” ko- nusunu yeniden gözden geçiriniz. Yanıtınız yanlış ise “Matematik İşlevleri” konusunu yeniden gözden geçiriniz. Yanıtınız yanlış ise “İstatistiksel İşlevler” konusunu yeniden gözden geçiriniz. Yukarıdaki çalışma sayfasında A8 hücresine =BAĞ_DEĞ_ SAY(A1:A7) işlevi girildiğinde hesaplama sonucu kaçtır? a. 3 b. 4 c. 5 d. 6 e. 7

168 İşlem Tabloları Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Sıra Sizde 1 Sıra Sizde 2 Sıra Sizde 3 =EĞER(C2<300;”DÜŞÜK”;EĞER(C2<500;”ORTA”;”YÜKSEK”)) Sıra Sizde 4 =HAFTANINGÜNÜ(E12;2)

6. Ünite - İşlevler 169 Sıra Sizde 5 Yararlanılan ve Başvurulabilecek Kaynaklar Sıra Sizde 6 =EĞERSAY(A1:A20;”A”) Bağcı, Ö., (2014). İleri Düzey Excel 2013, Ankara: Seçkin Ya- yıncılık San. ve Tic. A.Ş. Frye, C., D., (2007). Adım Adım Microsoft Excel 2007, Çev. Kopuzlu Z., Ankara: Arkadaş Yayınevi. Naralana A., (2015). Excel, Ankara: İmaj Kitabevi. Stinson, C., Dodge, M., (2002). Microsoft Excel Sürüm 2002 Eni- ne Boyuna, Çev. Varol, N., Tüfek, Ö. M., Yıldırım, E. K., An- kara: Arkadaş Yayınevi. Uzunköprü S., (2015). Yeni Başlayanlar İçin Excel, İstanbul: İnkılâp Kitabevi Yayın san. Tic. A.Ş. Üçüncü H., (2014). Örnek Uygulamalı Excel 2010 ve Excel 2013 Yenilikler Eğitim Kitabı, İstanbul: Alfa Basım Yayım Dağıtım San. ve Tic. Ltd. Şti.

7İŞLEM TABLOLARI Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra;  Veri listelerini tablo olarak tanımlayabilecek,  Tablo üzerinde gerçekleştirilen işlemleri açıklayabilecek,  Excel tablolarında filtreleme ve sıralama işlemlerini uygulayabilecek,  Dış veri kaynaklarından veri alma yöntemlerini sıralayabilecek,  Al ve Dönüştür ile sorgulama araçlarını açıklayabileceksiniz. Anahtar Kavramlar • Filtreleme • Dış Veri Alma • Veri Listeleri • Al ve Dönüştür • Tablo Oluşturma • Sıralama • GİRİŞ • VERİ LİSTELERİ İLE ÇALIŞMAK • DIŞ VERİ KAYNAKLARI İLE ÇALIŞMAK İçindekiler • AL VE DÖNÜŞTÜR İLE ÇALIŞMA İşlem Tabloları Veri Yönetimi

Veri Yönetimi GİRİŞ İşlem tablosu yazılımları verilerin saklanması, düzenlenmesi ve analiz edilmesi için oluş- turulmuş genel amaçlı uygulama yazılımlarıdır. İşlem tablosu yazılımlarının masaüstü bil- gisayarlara kurulmak suretiyle ya da bulut üzerinde İnternet tarayıcılar vasıtasıyla kulla- nılabilen sürümleri mevcuttur. Bu bölüme kadar işlem tablosunda veri girme, kopyalama, grafik oluşturma ve işlev kullanımı hakkında bilgilere yer verilmiştir. Bu ünitede işlem tablosu yazılımlarında veri listeleri üzerinde gerçekleştirilen işlemlere, dış veri kaynakla- rından verileri nasıl getirileceğine ve veri sorgulama yöntemlerine yer verilecektir. İşlem tablolarının bahsedilen işlevlerini öğrenirken örnek ekran çıktıları ve örnek dosyalar ile okuyucuların tanımlanan işlemleri gerçekleştirmesi öğrenmeyi pekiştirecektir. Geniş bir kullanım alanına sahip olan işlem tablolarının veri işleme ve analiz etme yetenekleri giderek gelişmektedir. Kullanıcıların bu yeni yöntem ve uygulamaları ihtiyaç- larına uygun olarak kullanmalarında yazılımların sunduğu yardım olanaklarını etkin ola- rak kullanması oldukça önemlidir. Önceleri sadece “F1” tuşu ile aramak suretiyle bulunan yardım ögelerine artık birçok ekrandan hızlı bir şekilde ulaşılabilmektedir. VERİ LİSTELERİ İLE ÇALIŞMAK Veri listeleri, ilgilendiğimiz varlıkların örneklerini ve özelliklerini tablo hâlinde depola- dığımız yapılar olarak tanımlanabilir. Günlük işlerimizde ve iş hayatında çok sık olarak listeler oluşturur, düzenler ve kullanırız. Alışveriş listeleri, harcama listeleri, personel lis- teleri, sipariş ve teslimat listeleri ilk akla gelen listelerdir. MS Excel ve diğer işlem tabloları yazılımları bu listelerin oluşturulması, sıralanması, hesaplanması ve analiz edilmesini sağ- layan birçok işleve sahiptir. İşlem tablolarının ilk sürümlerinde bir dosyada depolanabile-

172 İşlem Tabloları İşlem tabloları ile çalışırken cek veri listesinin uzunluğu oldukça sınırlıydı. Son yılarda kullandığımız Excel sürümleri standart işlemlerin hızlı olarak 1.048.576 satır veriyi bir tabloda saklayabilmektedir. Ancak bu uzunluktaki bir veri liste- gerçekleştirilmesi için kısa yollar sinin MS Excel’de işlenmesi çok uygun değildir. Bunun yerine verileri iki boyutlu tablolar oldukça önemlidir. Bu nedenle bu hâlinde organize eden özel yazılımlar kullanılmaktadır. Veritabanı Yönetim Sistemi adı ünitede anlatılacak işlevlerin kısa verilen bu yazılımlar milyonlarca satır veriyi depolamak, işlemek ve birçok kullanıcı tara- yol ulaşımlarına yer verilecektir. fından erişimini sağlamak üzere geliştirilmiş ve tasarlanmıştır. Şekil 7.1 Veri listelerini sıralama, hesaplanmış sütun oluşturma ve benzeri işlemleri gerçekleştir- Örnek veri listesi mek için örnek bir veri listesini kullanacağız. Şekil 7.1’de görüntüsü verilen Excel’de oluş- turulmuş listeye burada tanımlanan işlemleri deneyimlemek için https://goo.gl/6wv5QR İnternet adresinden ulaşabilirsiniz. 30 adet satırdan oluşan örnek listede bir işletmenin müş- terilerine ait verilerin olduğu varsayılmaktadır. Az sayıda veri için örnekleyeceğimiz işlemle- rimiz gerçekte çok daha uzun listeler için tekrarlanabilir olacaktır. Bir işletmenin pazarlama, üretim ya da insan kaynakları bölümleri için benzer veri listeleri ile çalışılmaktadır. Bu ünitedeki örnekleri kendi bilgisayarlarınızda aynı veri ile uygulamak için https:// goo.gl/6wv5QR adresindeki Excel dosyasını kendi bilgisayarınıza indirebilirsiniz. Tablo Oluşturma ve Kullanımı Excel işlem tablolarında veri listeleri ile daha hızlı ve etkin çalışmak için “Tablo” yapısı bulun- maktadır. Tablolar veri listelerinin yönetilmesinde ve analiz edilmesinde kolaylık sağladığı gibi filtreleme, sıralama ve satır gölgelendirme özellikleri de sunmaktadır. Veri listelerini tab- lo olarak tanımlamanın bir diğer faydası da veri listesinin bütünlüğünü korumaktır. Bir çalış-

7. Ünite - Veri Yönetimi 173 ma sayfasında bulunan veri listenizi “Tablo” olarak kullanabilmek için önce komut şeridinin Veri listelerinde tablo oluşturmak “Ekle” sekmesinde soldan 3. komut olan Tablo düğmesine tıklanır. İlgili veri listesi seçilerek için“Ctrl L”kısa yol tuşu tablo hâline getirilir. Bir veri listesini tablo olarak oluşturmak, bir veri listesi üzerinde gerçek- kullanılabilir. leştirilecek işlemlerin hızlı olarak gerçekleştirmenizi sağlar. Bir tablo oluşturduğumuzda veri listemizin başlık sütunu hücrelerinin sağ kenarında filtre okları oluşur. Ayrıca liste satırları- +ctrl L nın daha rahat okunmasını sağlayan “Şeritli Satır” görünümü uygulanır. Tablo oluşturmak için uygulanacak adımlar ve tablo tasarımı komut şeridi Şekil 7.2’de yer almaktadır. Şekil 7.2 Veri listesinden “Tablo” oluşturmak Veri listesinden tablo oluşturduktan sonra etkin hücrenin tablo üzerine getirilmesi durumunda komut satırının en sağında tablo araçları sekmesi görüntülenir. Bu sekmede tablo üzerinde uygulanabilecek komutlar bir araya getirilmiştir. Tablo tasarım şeridindeki komutlar ve işlevleri aşağıda tanımlanmıştır. Özellikler: Tabloya verilen isim yer alır. Varsayılan olarak Tablo 1 ismi verilir. Kullanıcı tarafından değiştirilebilir. Ayrıca tablonun kapsadığı veri listesinin boyutları bu kısımdan tekrar değiştirilebilir. Araçlar: Tablo üzerinde uygulanabilecek 4 farklı aracın ulaşım komutları bu kısımda yer almaktadır. Oluşturulan tablonun pivot tablo ile özetlenmesi, tablo içinde yer alan yi- nelemelerin kaldırılması, dilimleyici olarak adlandırılan özel filtre yapıları oluşturulabil- mektedir. Oluşturulan bir Tablo yapısının iptal edilmesi için bu kısımda yer alan “Aralığa Dönüştür” komutu uygulanmalıdır. Dış Tablo Verileri: Tabloda yer alan verilerin dışarı aktarılması ya da tablonun içeriği dış veri kaynağından sağlanıyorsa verinin yenilenmesi gibi işlemler bu kısımdan kullanı- labilmektedir. Tablo Stili Seçenekleri: Tablonun kullanıcıların isteğine göre farklı şekilde görüntülen- mesini sağlayacak seçenekler yer almaktadır. Tablonun başlık satırının görüntülenmesi (Üstbilgi Satırı), ilk ve son sütunlardaki metnin koyu görüntülenmesi (İlk Sütun, Son Sü- tun), sütun başlıklarında yer alan filtre düğmelerinin görüntülenmesi (Filtre Düğmesi), en alt satırda toplamların hesaplanması (Topla Satırı), satır ve sütunların kolay okunmasını sağlayan birbirini takip eden satır veya sütunların farklı zemin rengi ile boyanması (Şeritli Satırlar, Şeritli Sütunlar) bu kısımdaki seçenek kutuları ile kolayca ayarlanabilmektedir. Tablo Stilleri: Tablonun görüntüsünün önceden hazırlanmış stiller sayesinde kolayca uygulanması sağlanabilmektedir.

174 İşlem Tabloları Tablolarda satır eklemek veri Tablo İşlemleri listesine yeni bir üyenin eklenmesi anlamına, yeni bir sütun Veri listeleri ya da veritabanı tabloları ilgilendiğimiz varlıkların örneklerinin satırlarda, eklendiğinde ise yeni bir özelliğin özelliklerinin ise sütunlar olarak organize edildiğinden bahsedilmişti. Tablolara yeni bir eklendiği anlamına gelmektedir. nesne diğer bir deyişle ilgilendiğimiz varlığın bir örneğini eklemek istersek en altta yer alan satıra veri girişi yapmamız yeterli olacaktır. Bu durumda Excel tablonun alanını ek- lenen son satırı da içine alarak genişletecektir. Klavyeden giriş ile değil de başka bir tablo- dan verinin kopyalanarak bir alt satıra kopyalanması da yeni satırların tabloya otomatik olarak eklenmesini gerçekleştirir. Tabloya yeni bir sütunun eklenmesi ise ilgilendiğimiz varlığın bir özelliğini daha tab- lomuza eklemek anlamına gelmektedir. Örnek tablomuzda müşteri varlığının yaşadığı şe- hir bilgilerini de tablomuzda depolamak istersek bu defa en sağdaki sütunun ilk satırına giderek bir sütun ismi yazmamız gerekmektedir. Bu sayede tablomuza otomatik olarak yeni bir sütun ilave edilmiş olur. Ancak bir tabloya sütun eklemek satır eklemekten olduk- ça farklıdır. Bunun nedeni eklenen sütunun tüm örnekler için doldurulması gerekliliğidir. Müşteri tablosuna “iller” sütunu eklendiğinde tüm müşteriler için bu verinin tamamlan- ması gerekebilecektir. Hesaplanmış Alan Oluşturma Tablolardaki verilerle ilgili olarak önemli bir işlev de hesaplanmış alanların oluşturulma- sıdır. Önceki ünitelerde formül ve işlev yapılarını kullanarak bir hücrenin değerini diğer hücreleri referans ederek hesaplama yapılmıştı. Benzer olarak mevcut sütunlardaki veriler kullanılarak yeni bir sütunun elde edilmesi mümkündür. Ancak bu bir veri listesi olduğu için oluşturulan sütun ilgilendiğimiz varlığın bir özelliği olacağı için tüm satırlar için aynı formülün kullanılması gerekebilmektedir. İşte bu nedenle tablonun en sağında ve üstünde bir satır formül girdiğimizde tablo yapısı bu formülü tüm satırlara kopyalayacaktır. Ör- nek tablomuzda her müşterinin yaşını hesaplayacak bir formül oluşturalım ve bu formülü “K1” hücresine girelim. Bu durumda sonuç Şekil 7.3’te görüldüğü gibi tüm satırlar için otomatik olarak kopyalanacaktır. Bir hücreye formül girilirken diğer hücreler referans edildiğinde ilgili hücrelerin adresleri yazılır (=A1*2 gibi). Dikkat edilirse tablolara eklenen formüller hesaplanmış alan oluştur- duğundan sütun isimleri ile referans edilir( [@Doğum Tarihi]). Bunun olası nedeni hesapla- mayı ilgili nesne için yaptığından hatayı engellemektir. 1 Şekil 7.1’de yer alan veri listesinden oluşturulan tabloya aylık harcamalarının aylık gelirleri- ne oranını hesaplayan yeni bir hesaplanmış alan oluşturmak istendiğine yazılması gereken Şekil 7.3 formülü belirleyiniz. Hesaplanmış sütun oluşturma

7. Ünite - Veri Yönetimi 175 Yinelenen Satırların Silinmesi Veritabanı ya da veri listelerinde her bir satırın birbirinden benzersiz olması veri tutar- lılığı açısından önemli olabilmektedir. Bunun en önemli nedeni aynı nesnenin birden fazla kopyasının hataya neden olabilmesidir. Örneğin; bir öğrencinin sınıf listesinde iki kere yer alması, bir müşterinin aynı siparişinin iki kere girilmesi büyük hatalara neden olabilmektedir. Bu nedenle veritabanı yönetim yazılımlarında bu hataları en- gellemek için çeşitli mekanizmalar bulunmaktadır. Excel tablolarında ise tekrarlı olan satırların bulunarak silinmesini sağlayan bir komut bulunmaktadır. Şekil 7.1’de verilen örnek veri listemiz dikkatlice incelendiğinde 4 ve 26 no’lu satırlarda aynı verinin tekrar edildiği görülebilir. Büyük listelerde bu tür kontrolün gözle yapılması çok kolay olma- maktadır. Bu nedenle tablo tasarım komut şeridinde “Yinelenenleri Kaldır” komutu kullanılarak tüm liste için tekrarlı satırlar bir adet bırakılacak şekilde kopyaları sili- nebilir. Şekil 7.4’te yinelenen satırların silinmesi için izlenen adımlar görülmektedir. Yinelenen satırların taranması ve silinmesi için komut kullanıcıya hangi sütunlarda tekrarlı verinin taranacağını sorar. Örnek listemizde “Sıra No” dışındaki tüm alanların aynı olması durumunda fazla olan satırın silinmesi gerektiğini belirtmiş oluruz. Ko- mut uygulandığında 26. satırdaki veri silinerek 29 benzersiz satır kaldığı kullanıcıya bildirilmektedir. Şekil 7.4 Yinelenen satırların silinmesi Veri Listelerini Filtrelemek Bir tablodaki ilgilendiğimiz satırları görüntülemek ya da gizlemek için “Filtre” özelliği kullanılır. Tablo olarak tanımlanmamış bir veri listesinde “Filtre” işlemi otomatik olarak uygulanmaktadır. Böylece en üst başlık satırlarında ok işaretlerine basarak filtreleme se- çenekleri kullanılabilir hâle gelmektedir. Filtrelenmek istenen sütunda yer alan verinin sayısal ya da metin içerikli olması filtre türlerini de farklılaştırmaktadır. Şekil 7.5’te sayı ve metin veri türlerine göre filtre seçeneklerini görülmektedir. Oka basınca açılan komut lis- tesinde tüm seçeneklerin yer aldığı en alt kısımda kullanıcı istediği veriyi seçmek suretiyle filtreleme yapabilmektedir. Daha ayrıntılı filtreleme işlemleri için “Sayı Filtreleri”, “Metin Filtreleri” ve “Tarih Filtreleri” seçenekleri kullanılmaktadır.

176 İşlem Tabloları Sayısal verilerin filtrelenmesinde sayı değerlerine göre filtre uygulanabilir. Sayısal de- ğerin istenilen sınırdan büyük, büyük veya eşit, küçük, küçük veya eşit, ya da eşit olma- ması gibi kısıtlar girilebilmekte ya da istenilen bir aralık ile sınırlanabilmektedir. Ayrıca “İlk 10”, “ortalama değerinin üstünde” ya da “ortalama değerin altında” seçenekleri ile filtreleme yapmak mümkün olabilmektedir. Metin verilerin filtrelenmesinde ise sütunlar herhangi bir metine eşit ya da eşit olma- ması, başlangıcında ya da sonunda ilgilenilen metin ifadelerinin olması ile kısıtlanabil- mektedir. Metin filtre seçeneklerinden biri olan “içerir” seçeneği de ilgili metinler içeri- sinde istenilen değerinin olması şartı ile satırların görüntülenmesini sınırlandırmaktadır. Tarih verilerinin filtrelenmesi için çok sayıda seçenek bulunmaktadır. Belirli bir tarih- ten önce ya da sonra, dün, bugün, yarın gibi seçeneklerin yanı sıra haftalık, aylık ve çeyrek temelinde filtreleme yapılabilmektedir. Şekil 7.5 Tablolarda filtreleme işlemleri Şekil 7.1’de yer alan örnek veri listesinde ilgi alanları “Müzik” veya “Seyahat” olan müşteri- 2 leri bulmak için nasıl bir filtre uygulamak gerekir? Tablolarda filtre uygulandıktan sonra sütun başlıklarındaki ok simgeleri huni ( ) şeklinde değişir. Bu sayede kullanıcı hangi sütunlara filtre uygulandığını görebilir. Uy- gulanan filtrelerin iptal edilmesi ya da temizlenmesi için bu simgelere basarak “Filtreleri Temizle” seçeneği tıklanır. Filtre uygulamaları verinin içeriğine göre yapılabildiği gibi rengine göre de uygulana- bilmektedir. Veri Listelerini Sıralamak Sıralama karar vericilerin ihtiyaç duyduğu en basit ve temel işlevlerden biridir. Bireysel ve iş hayatımızda mevcut veri listemizi farklı ölçütlere göre sıralamak isteriz. Bir fiyat listesinin düşük fiyattan yüksek fiyata göre sıralanması, ürünlerin stok değerlerine göre dizilmesi ya da isim listelerinin kolay kullanımı için alfabetik olarak sıralanması bu işleve örnek olarak gösterilebilir.

7. Ünite - Veri Yönetimi 177 Tablolar tek bir sütunda yer alan verilere göre sıralanabileceği gibi birden fazla sütun değeri için de sıralanabilmektedir. Excel veri listelerini hücre değerlerinin yanı sıra “Hücre Rengi”, “Yazı Tipi Rengi” ve “Hücre Simgesine” göre sıralama yeteneğine sahiptir. Metin verilerin sıralanmasında büyük ya da küçük harf kullanımının da dikkate alınması sağla- nabilmektedir. Sıralama işleminin Excel de uygulanması için aşağıdaki işlemlerin sırası ile uygulanması gerekmektedir. • Aktif hücrenin sıralanmak istenen tablo üzerinde herhangi bir hücrede bulunması sağlanır. • Komut şeridindeki “Veri” sekmesinde yer alan “Sırala” düğmesine basılır. • Açılan sıralama kutusunda sıralama ölçütleri seçilir. Veri listesi hangi sütun- lara göre sıralanmak isteniyorsa her bir sütun için “Düzey Ekle” düğmesine basılır. Daha sonra her bir sütun için sıralama ölçütleri, sıralama koşulları ve sıralama düzeni bilgisi girilir. Sıralama düzeni değerlere göre artan veya azalan belirlenebildiği gibi özel listelere göre (ay, gün, kullanıcı listeleri vb.) belirlene- bilmektedir. • “Tamam” tuşuna basılarak listenin sıralanması sağlanır. Sıralama işleminin örnek veri listesi üzerinde uygulanması, kavram ve seçeneklerin daha iyi anlaşılmasını sağlayacaktır. Bu nedenle müşteri verilerinin yer aldığı örnek tablomuzdaki verileri sırasıyla “Yazı Tipi Rengi”, “Meslek”, “Cinsiyet” ve “Aylık Harca- ma” verilerine göre azalan şekilde sıralamak isteyelim. Bu durumda Şekil 7.6’da gös- terildiği gibi sıralama kriterlerinin oluşturulması gerekmektedir. Sıralama ekranında önce [Sıra No] sütununun “Yazı Tipi Rengi” daha sonra sırasıyla [Meslek], [Cinsiyet] ve [Aylık Harcama] sütunlarının yer aldığı görülmektedir. Her bir seçenek için “Düzey Ekle” düğmesine basılarak açılan kutudan tablo alanlarının ve ölçütlerin seçilme işlemi gerçekleştirilmiştir. Tablo olarak belirlenmemiş veri listelerinde sıralama yapmak için sıralanacak sütun ve sa- tırların seçilmesi gerekmektedir. Aksi durumda listenin hatalı sıralanması ile verinin geri dönülmez bir şekilde bozulmasına neden olunabilir. Şekil 7.6 Örnek veri listesi için veri listesi sıralama ekranları

178 İşlem Tabloları MS Excel çok sayıda dış veri DIŞ VERİ KAYNAKLARI İLE ÇALIŞMAK kaynağına bağlanarak bu verilerin hesap tablosuna getirilmesi ve İşlem tabloları verilerin analiz edilmesi ve raporlanabilmesi için kolay kullanılan etkili istenildiği zaman kaynaktan araçlara sahiptir. İş ve günlük hayatta yaygın olarak kullanılan işlem tablosu yazılımları güncellenmesine olanak birçok farklı yazılımın ve ortamın depoladığı verilere erişebilmektedir. “Dış Veri” ifadesi sağlamaktadır. ile aktif olarak kullanılan Excel dosyası dışındaki program dosyaları, metin verileri, veri- tabanı, sunucu, web sayfası ve benzeri ortamlarda yer alan veriler kastedilmektedir. Dış veri alma araçları sayesinde kullanıcının analiz etmek istediği farklı kaynaklardaki verilere erişerek Excel yazılımına getirilmesi mümkün olmaktadır. Ayrıca veri bağlantısı kurul- duktan sonra verinin istenilen zamanda ilgili kaynaktan tekrar getirilerek güncellenmesi de sağlanabilmektedir. Excel dış veri kaynakları ile ilgili komutları komut şeridinin veri sekmesinde bulun- durmaktadır. Şekil 7.7’de yer alan dış veri ile ilgili komutlar “Dış Veri Al”, “Al ve Dönüştür” ve “Bağlantılar” bölmelerinde yer almaktadır. Excel’in daha eski sürümlerinin dış veriler ile ilgili yetenekleri bir dış veri kaynağından verinin alınarak işlem tablosuna getirilmesi ile sınırlıydı. Yazılımın son sürümlerinde bu yetenekler genişletilerek farklı veri kaynak- larından sorgulanması, verilerin bir araya getirilmesi, dönüştürülmesi, birleştirilmesi ve analize hazır hâle getirilmesi mümkün hâle gelmiştir. Bu ünitede anlatılan konular MS Excel 2016 sürümü kullanılarak anlatılmıştır. Daha eski sürümlerde komut şeridi bu ünitedeki görsellerden farklı olabilmektedir. Veri sekmesinde “Al ve Dönüştür” kısmındaki işlevler daha önceki sürümlerde “Power Query” eklentisi ku- rularak sağlanmaktadır. Şekil 7.7 Şekil 7.7 Dış veri komutları Dış veri alma ile verilecek örnekleri kendi bilgisayarınızda uygulamak için https://goo. gl/6wv5QR adresinde erişiminize sunulan dosyalardan faydalanabilirsiniz. Dış Verinin Konumu Dış veri kaynaklarından verinin alınabilmesi ya da sorgulanabilmesi için öncelikle veri kaynağına erişilmesi gerekmektedir. Bir veri dosyasına erişmek için gerekli iki temel bilgi verinin nerede olduğunu bilmek ve veriye erişim yetkisi için oturum açma gereksinimle- rinin sağlanması gerekmektedir. Bu genellikle ilgili veri kaynağının güvenlik ayarlamaları ve sistem yöneticisinin belirlediği güvenlik politikalarına göre belirlenmektedir. Veri kaynağının konumu aşağıdaki seçeneklerden biri olabilmektedir. • Bilgisayar: Erişmeye çalışılan veri Excel’in kullanıldığı bilgisayarın sabit sürücü- sünde, CD veya DVD medyasında, ya da taşınabilir hafıza ürünlerinin birinde dosya olarak bulunabilmektedir. Bu durumda veri dosyasının hangi klasörde oldu- ğunu tanımlamanız gerekecektir.

7. Ünite - Veri Yönetimi 179 • Ağ Ortamı: Veri dosyası yerel ağ ya da geniş alan ağına bağlı bir bilgisayarın klasö- ründe diğer kullanıcılar ile paylaşılmış olabilir. Bu durumda veriye erişim için ilgili ağ adresi ve erişim için kullanıcı adı ve parolanın bilinmesi gerekecektir. • Sunucu: Veri SQL Server veya Oracle gibi sunucu tabanlı veritabanı yönetim sis- temlerinde olabilmektedir. Bu durumda erişim için sunucunun adı veya ağ adresi bilinmelidir. • Web sayfası: Verinin bir web sayfasında metin ya da tablo şeklinde bulunması du- rumda ilgili web sayfasının adresinin tam olarak bilinmesi gerekir. • Web sunucu: Web sunucular İnternet üzerinden iletilen veri taleplerini gerekli şart- ların sağlanması durumunda talep istemciye ulaştırabilmektedir. Veriye erişmek için web sunucusunun servis özelliklerinin (login bilgileri, veri parametreleri, geri dönen veri yapısı vbg.) bilinmesi gerekir. Ağ üzerinden veritabanı yönetim sistemlerine bağlanmak için güvenlik duvarlarının ya- pılandırılmış olması gerekebilir. Veritabanları yönetim sistemleri genellikle farklı erişim portlarından hizmet verdiği için ilgili portların kullanılan bilgisayar ve ağ cihazları tarafın- dan erişime izin verecek şekilde ayarlanmasını gerektirebilir. Dış Veri Kaynaklarından Veri Alma Excel yazılımında kullanıcıların dış veri kaynaklarına hızlı ve etkili bir şekilde erişimi- nin sağlanması için “Sihirbaz” adı verilen iletişim menüleri sunulmaktadır. Birbirini takip eden adımlar şeklinde tasarlanan bu menüler farklı veri türlerinin başarılı olarak alın- maları için kullanıcıyı yönlendirirler. Excel işlem tabloları yazılımı birçok farklı türdeki veri kaynağına erişim sağlayabilmektedir. Bu veri kaynakları ve erişim için uygulanması gereken adımlar aşağıda sıralanmıştır. Access Veritabanı Tablosu Access veritabanında veriler Access Veritabanı yazılımı kullanıcıların küçük ölçekli ilişkisel veritabanı oluşturmaları tablolarda depolanmaktadır. için tasarlanmış bir ofis yazılımıdır. Access Yazılımı kullanıcıların veri görüntüleme, veri Ancak tablolardan isteğe uygun girişi ve düzenleme yapmak için basit ve hızlı kullanıcı arayüzü tasarlayabildikleri, ra- veri kümelerini elde etmek için porlama ve programlama yapabildikleri kullanışlı bir yazılımdır. Küçük ölçekli firmaların sorgular oluşturulabilir. Sorgular kullandıkları bu yazılımdan Excel’e veri aktarmak mümkündür ile elde edilecek veriler de Excel’ veri olarak alınabilir. Şekil 7.8’de bir Access dosyasında yer alan veri tablosunun 4 adımda Excel çalışma sayfasına alınma işlemleri görüntülenmektedir. Bu dört adım aşağıda sırasıyla verilmiştir. Adım 1: Komut şeridinde veri sekmesinde yer alan “Acces’ten” seçeneği tıklanır. Adım 2: Dosya seçme penceresinden veri almak istediğimiz Access dosyası seçilir. Adım 3: Access dosyasının içerisinde veri sağlayacak veritabanı nesneleri görüntülenir. Bu listeden Excel’e almak istenen nesne seçilir. Tablo Seç iletişim kutusunun üzerindeki “birden fazla tablo seçimini etkinleştir seçeneği” çok sayıda veri tablosu seçilebilir. Bu durumda seçilen her bir tablo yeni bir veri sayfasına eklenecek şekilde Excel’e getirilir. Adım 4: “Veri İçeri Aktar” iletişim kutusu verinin çalışma kitabında nasıl görüntüle- neceğinin belirlenmesi için kullanılmaktadır. Veriler “Tablo”, “Pivot Tablo”, “Pivot Grafiği”, “Power View Raporu” ya da bağlantının daha sonra kullanılabilmesini sağlayan “Yalnızca Bağlantı Oluştur ” seçeneği ile Excel’e alınabilir. Verinin sayfa içinde bir konuma mı alı- nacağı ya da yeni bir çalışma sayfasına mı getirileceği de bu iletişim kutusunda yer alır.

180 İşlem Tabloları Adım 5: 4. Adımda tablo olarak al seçeneğinin işaretlenmesi sonucu Access tablosu- nun içeri çalışma sayfasına “Tablo” olarak getirilir. Şekil 7.8 Access tablosundan verileri Excel çalışma sayfasına alma Access’ten Excel’e yukarıdaki yöntemle getirilen veri üzerinde çalışılırken dikkat edilmesi gereken bazı noktalara değinmekte fayda vardır. Excel’e getirilen veri mev- cut durumda Access’e bağlı durumdadır. Bu bağ tek yönlüdür. Excel’de kopyası bu- lunan veride yapılacak değişiklikler Access’teki orijinal veriyi etkilemeyecektir. An- cak Access’teki değişiklikler istenirse güncellenebilecektir. Şekil 7.8’de 6. numaralı “Tablo-Tasarım” komut şeridinde yer alan “Yenile” komutu verinin güncellemesini sağlayacaktır. Ayrıca “Bağlantı Özellikleri” seçeneğinde istenilen aralıklarla verinin güncellenmesi sağlanabilir. Bazı durumlarda sürekli güncel verinin sağlanması uygun bir durum iken bazen de veri üzerinde değişiklikler yapılması gerekebilmektedir. Bu durumda yapılan değişikliklerin kaybolmaması için yine aynı menüde yer alan “Bağ- lantıyı Kaldır” komutu çalıştırılabilir. Böylece Access ile Excel arasındaki veri bağı sonlandırılmış olacaktır. Access veritabanında yer alan bir tablonun Excel’e getirilmesinin amacı ne olabilir? 3 Web Sayfaları Bir çalışma sayfasına web sayfasından veri almak oldukça basit bir işlemdir. Verinin bu- lunduğu web sayfasında verinin tablo olarak tasarlanmış olması bu süreci kolaylaştır- maktadır. Şekil 7.9’da Boğaziçi Üniversitesi Kandilli Rasathanesi web sayfasından (http:// www.koeri.boun.edu.tr/scripts/lst9.asp) son depremlere ilişkin verileri çalışma sayfasına getiren bir uygulama yer almaktadır. Web sayfasından veri alma işlemi Web sorgu ekranı ile kolay hâle getirilmiştir. Web sayfasının adresi girilerek ilgili tablo işaretlenir ve çalışma sayfasına getirilir.

7. Ünite - Veri Yönetimi 181 Şekil 7.9 Web sayfasından verilerin çalışma sayfasına getirilmesi Metin Dosyaları Metin dosyaları verilerin dışarı aktarılması için yaygın olarak kullanılan bir formattır. Bu nedenle bilinmesi gereken veri alma yöntemlerinden biridir. Sadece Excel değil birçok or- tamda metin dosyasından veri almak için kullanılan araçlar birbirine benzemektedir. Me- tin dosyalarında veri depolamada satırlar “Satır Sonu Özel Karakteri” sütunlar ise “Tab”, “Virgül” ya da bazı özel karakterler konularak birbirinden ayrılır. Böylece veriyi okuyarak sütunlara ayıklayacak algoritmalar verileri sütunlara ve satırlara bölerek kendi formatları- na dönüştürebilecektir. Örneğin, sütunların nokta ile ayrılmasını sağlayacak şekilde metin verisi oluşturulsaydı metin ve sayı içerisinde bu karakterlerin yer alması durumu içinden çıkılamayacak bir durum oluşturabilecektir. Ayrıca bu özel karakterlerin metin türündeki verinin içinde bulunması durumu da söz konusu olabilir. Bu durumda ise genellikle metin türündeki verilerin ayıklanması için çift tırnak (“) gibi karakterler kullanılmaktadır. Şekil 7.10’da bu ünite içerisinde kullandığımız örnek veri listesinin metin dosyadan Excel çalışma sayfasına alınmasını gösteren adımlar yer almaktadır. Diğer tüm veri alama işlemlerindeki gibi önce veri dosyasının fiziksel konumu seçilir arkasından 3 adımlık bir sihirbaz yardımı ille metin dosyasının tanımlaması yapılmaktadır. Metin İçeri Aktarma Sihirbazında belirlenmesi gereken önemli seçenekler aşağıda sıralanmıştır:

182 İşlem Tabloları • Metin verisi içerisinde sütunların özel karakterlerle mi yoksa sabit genişliklerle mi ayrıldığı belirtilir. • Verilerin en üst satırında başlık satırının olup olmadığı işaretlenir. • Sütunları sabit genişlikle ayrılan metin dosyası seçeneği işaretlenmiş ise kullanıcı- nın el ile sütun genişliklerini işaretlemesi gerekir. • Sütunları “sınırlandırılmış” seçeneği seçilmişse hangi karakterler ile sütunların ay- rıldığı belirtilir, metin ayracı kullanılmış ise belirtilir. Sihirbazın son aşamasında sütunlar ön izleme gösterilerek veri türlerinin işaretlenmesi gerçekleştirilir. Sütunlardaki verilerin virgülle ayrılması için kullanılan standart yöntem (Comma Separa- ted Values - CSV) Türkçe dili için sorun oluşturabilmektedir. Ondalık işaretinin İngilizcede “Nokta”, Türkçede ise “Virgül” olması nedeniyle Türkçe dili için CSV formatlarında metin verilerinde virgül(,) yerine noktalı virgül (;) kullanımı yaygındır. Şekil 7.10 Metin dosyasından çalışma sayfasına veri alma adımları Diğer Veri Kaynaklardan Veri Alma Excel çalışma sayfasına yukarıda ayrıntısı verilen veri alma yöntemleri dışında birçok veri kaynağından veri alınabilmektedir. Komut şeridinin veri sekmesinde yer alan “Diğer Kay- naklardan” seçeneği tıklanarak aşağıdaki veri kaynaklarından veri almak için ilgili sihir- bazlara ulaşılabilmektedir. • SQL Server’dan: MS Sql Server veritabanı yönetim sistemine bağlantı oluşturularak veri almak için kullanılan seçenektir. Bu seçenekle bir veritabanı tablosundan, sor- gudan veri sağlanabilmektedir.

7. Ünite - Veri Yönetimi 183 • Analysis Services’nden: Büyük ve çok boyutlu veri kümeleri üzerinde hızlı hesap- lamalar yapmaya olanak sağlayan bir veritabanı yönetim sunucusuna bağlanmak için kullanılır. • Windows Azur Marketi’nden: Microsoft firmasının bulut üzerinde çalışan veritaba- nı yönetim sistemlerinden veri almayı sağlar. • OData Veri Akışından: OData (Open Data Protocol) veri akışına bağlantı oluş- turur. • XML Verisi İçeri Aktarma İşlemlerinden: XML dosyalarının Excel’de açılmasını sağlar. • Veri Bağlantı Sihirnazı’ndan: Microsoft Sorgu Sihirbazı’nı ve ODBC’yi kullanarak veriin aktarılmasını sağlar. • Microsoft Query’den: Microsoft Sorgu Sihirbazı’nı ve ODBC’yi kullanarak verilerin Excel çalışma sayfasına getirilmesi için kullanılır. Sql Server’dan Excel çalışma sayfasına veri almak için hangi bilgilere ihtiyaç vardır ve adım- 4 lar nelerdir? AL VE DÖNÜŞTÜR İLE ÇALIŞMA Excel’in 2010 ve 2013 Pro sürümlerinde “Data Explorer” adı ile eklenti ile sunulan “Al ve Dönüştür” 2016 masaüstü sürümüyle standart olarak kullanıcılara sunuldu. “Al ve Al ve Dönüştür (Get & Transform) Dönüştür” bir önceki bölümde bir veri dosyasından veri almanın ötesinde farklı veri veri kaynaklarına bağlanarak kaynaklarından veri sorgulama bu verileri dönüştürme ve birleştirme yeteneklerini de verinin alınması ve verinin analize sağlamaktadır. Bu araç kullanıcılara veri analizi için veri kümelerini Excel ortamında hazırlanmasını sağlayan kullanışlı hazırlamalarına olanak sağlamaktadır. İşletme bilgi sistemlerinde bu tür veri analizle- bir araçtır.“Power Query”olarak rinin periyodik olarak güncel verilerle tekrarlanması oldukça yaygındır. Bu durum göz da adlandırılır. önüne alınarak bu araçla yapılan veri hazırlık ve analiz süreci kaydedilerek daha sonraki zamanlarda tekrarlanabilmektedir. Diğer bir deyişle aynı kaynaklardan güncel veri ile yapılan iş- lemler tekrar edilebilmektedir. BAĞLAN DÖNÜŞTÜR BİRLEŞTİR PAYLAŞ Sorgu Oluşturma ve Dönüştürme Dış veri alma işlemlerinde olduğu gibi “Al ve Dönüştür” araçlarında da dış veriye ulaşma imkânı bulunmaktadır. Ancak buradaki temel fark bu kısımdaki dış kaynak kullanımının veritabanı sistemlerindeki sorgulama işlemlerinin bir benzeri olmasıdır. Excel dış kaynak- tan bir sorgulama gerçekleştirdiği zaman verinin kaynağının geldiği sunucu ya da dosyayı bir bağlantı olarak, veri tablosu ya da düzenlenmiş veri kümesini kaydeder. Dolayısıyla istendiği zaman bu veri kümesi kaynağından yenilenebilmektedir. Veri sorgulama yapılabilecek veri kaynakları Şekil 7.11’de menüler hâlinde sıralanmış- tır. Komut şeridinin “Veri” sekmesinde yer alan “Yeni Sorgu” açılan düğmesine tıklandı- ğında “Dosyadan”, “Veritabanından”, “Azure’dan” ve “Diğer Kaynaklardan” olmak üzere dört ana başlık altındaki veri kaynakları seçeneklerine ulaşılır. Kurumsal ağda yer alan bir veritabanı yönetim sisteminden web sayfasındaki tabloya, bulut ortamındaki veritabanla- rından sosyal medya verileri için sorgu oluşturulabilmektedir.

184 İşlem Tabloları Şekil 7.11 Yeni sorgu oluşturmak için kullanılabilecek veri kaynakları, seçenekleri Sorgu düzenleme uygulaması Veri sorgusu oluşturmak için öncelikle Şekil 7.11’deki yer alan veri kaynağı seçenekle- yapılandırılmış veri sorgulama rinden birinin seçilmesi gerekmektedir. SQL Server veritabanında yer alan veri tablosu ya (SQL) dili kullanmaksızın da veri tablolarını Excel tablosunda sorgu oluşturmak için Veri sekmesinden “Yeni sorgu” kullanıcıların grafik ortamda düğmesini kullanarak “Veritabanından” menü ögesinden “Sql Server Veritabanından” se- kendi verilerini düzenlemesi çeneğini tıklanmalıdır. Daha sonra SQL Server veritabanına bağlanmak için sunucunun için geliştirilmiş kullanışı bir ağ adı, ip adresi ya da web adresi tanımlanmalıdır. Kullanıcı denetiminin ardından hangi ara-yüzdür. tablo, sorgu ya da saklı yordamdan veri alınacağı belirtilerek verinin düzenlenmesi ekra- nına ya da doğrudan çalışma sayfasına veri taşınabilmektedir. Şekil 7.12’de sorgu düzen- Şekil 7.12 leme ekranında Sql Server kaynağından oluşturulmuş bir sorgunun düzenleme ekranı yer almaktadır. Şekilde verilmiş komut şeritlerindeki işlevler kullanıcının veri analizi için Sorgu düzenleme veri üzerinde gerçekleştireceği işlemler için kullanabileceği işlevleri barındırır. Bu işlevler ekranı ve komut Tablo 7.1’de açıklamalı olarak verilmiştir. şeritleri

7. Ünite - Veri Yönetimi 185 Diğer kaynaklarından veri alma seçeneklerinde yer alan “Facebook’tan” seçeneğini nasıl 5 kullanılabileceğini araştırınız. Sütunları Yönet Veri tablosunda görüntülenecek sütunların seçilmesini sağlayan Tablo 7.1 komutlardır. Sorgu düzenleyicisi komutları ve Sütunları Azalt Veri tablosunun satırlarının azaltılması, yinelemelerin açıklamaları kaldırılması, hata bulma işlevleri bu kısımda yer alır Giriş Sırala Veri tablosunun seçili sütunu için sıralama işlemini gerçekleştirir. Dönüştür Sütunları bölme, veri kümesini gruplandırma, veri türünü Birleştir değiştirme, sütun değerlerini “bul ve değiştir” gibi işlem komutları yer alır. Sorgu tablolarının alanlarını eşleştirerek birleştirme (join), tabloları alt alta ekleme (Union) işlemlerini gerçekleştiren işlevlerdir. Yeni Sorgu Sorgu ekranındayken yeni bir veri kaynağından sorgu oluşturmayı sağlar. Tablo Kaynaktan gelen veri tablosunu istenilen sütun ya da sütunlara göre gruplama, tablonun satırlarını sütun sütunlarını ise satır olarak dönüştürülmesi, veri satır sırasının tam tersine çevrilmesi, tablodaki satır sayılarının hesaplanması “Dönüştür” komut sekmesinin “Tablo” kısmındaki işlevler olarak sunulmuştur. Herhangi Bir Sütun Bu kısımda sütun işlemleri bir arada yer almaktadır. Sütunun veri türünün belirlenmesi ya da otomatik algılanması, sütun isimlerinin değiştirilmesi, sütundaki değerlerin istenilen değerle değiştirilmesi, boş sütunların komşu değerlerle doldurulması gibi işlemler bu kısımda yer alır. Dönüştür Metin Sütunu Metin veri içeren sütunlar için sütunlara bölme, metin biçimleme, sütunları birleştirme, Ayıklama işlemlerinin yanı sıra XML ve JSON türündeki veri türlerinin ayrıştırılması işlemleri “Metin Sütunu” kısmında gerçekleştirilir. Sayı Sütunu Sayısal veri türünde değer içeren sütunlardaki veriler üzerinde istatistik hesaplamalar, aritmetik işlemler, basit işlevler, trigonometrik işlemler, yuvarlama ve benzeri işlemlerin uygulanmasını sağlayan komutlardır. Tarih ve Saat Tarih ve saat türündeki sütunlar üzerinde gerçekleştirilecek Sütunu işlemler bu kısımda yer alır. Tarih türündeki veriden yıl, ay, gün, saat ve dakika Yapılandırılmış İç içe geçmiş verilerin bir üst düzeye taşınmasını sağlar. Sütun Genel Sütün ekleme ile ilgili komutlar bu kısımda alır. Mevcut sütunlardan yeni sütun ekleme, dizin sütunu oluşturma ve Sütun Ekle mevcut sütunların kopyalarının üretilmesi bu kısımdaki komut düğmeleri ile gerçekleştirilebilir. Metinden, Sayıdan, Dönüştür kısmındaki metin, sayı ve tarih işlemlerinin aynıları Tarih& Saatten bu kısımda yer alır. Buradaki komutlar ilgili sütunların istenilen şekilde dönüştürüldükten sonra veri tablosunda yeni bir sütun olarak kopyalanmasını sağlar.

186 İşlem Tabloları Çalışma tablosuna eklenmiş Sorguları Yönetme ve Paylaşma sorguların görüntülenmesi, son eklenen veri kaynaklara erişim Şekil 7.12’de görüntülenen sorgu düzenleme ekranının sol kısmında çalışma tablosun- için“Al ve Dönüştür”kısmındaki da tanımlanan sorgular görüntülenir. Bu sorgular kullanıcı tarafından farklı veritabanla- komutlar kullanılabilir. rından alınmak üzere tanımlanmış olmasının yanı sıra üzerinde gerçekleştirilen ekleme, dönüştürme ve diğer işlemleri de saklarlar. Sorgu düzenleme ekranın sağ tarafında gö- rüntülenen sorgu uygulama adımları veritabanından gelen veri üzerinde yapılan işlemleri göstermektedir. Bunun en büyük avantajı ise aynı işlemlerin kaynaklardan gelen verilerin yenilenmesi durumunda da tekrar çalıştırılacağıdır. Özellikle çoğu bilgi sisteminde peri- yodik olarak gerçekleştirilen işlem, analiz ve raporlar için oldukça kullanışlı bir veri işlemi ortamı sunabilmektedir. “Al ve Dönüştür” hizmeti ile oluşturulan veri sorguları Microsoftun verilerin görselleş- tirmesi, özetlenmesi ve anliz edilmesine olanak sağlayan “Power BI” platformuna aktarıla- bilmektedir. Bu sayede kullanıcılar organizasyonları ile ilgili geliştirdikleri veri modelleri- ni iş arkadaşları, yöneticileri veya paydaşları ile paylaşabilmektedirler. Power BI ortamına oluşturulan sorguyu Power BI veri kataloglarına aktarmak için Şekil 7.13’te gösterilen 3 adımı uygulaması yeterlidir. Şekildeki 3. adımda ilgili organizasyonun Power BI hesabın- da oturum açması ve yükleme işlemini gerçekleştirmesi gerekmektedir. Şekil 7.13 Hazırlanan sorguların organizasyondaki kullanıcılarla Power BI ortamında paylaşılması Yazılımların sürüm yenilemelerinde ara yüz ve bazı menüler şekil değiştirebilmekte ve burada şekillerde yer alan arayüz görüntüleri farklılaşabilmektedir. Ancak sırlama, filtre- leme, tablo ve veri alma gibi temel işlevlerin çalışma mantığı aynı kalacaktır. Bu nedenle örnek uygulamalar ile Excel’de uygulanması bu yazılımı etkin olarak kullanımına fayda sağlayacaktır.

7. Ünite - Veri Yönetimi 187 Özet 1 Veri listelerini tablo olarak tanımlamak Dış veri kaynaklarından veri alma yöntemlerini sıra- Veri listeleri günlük ve iş hayatında sıkça kullanılan 4 lamak belirli bir amaç için bir araya getirilmiş benzer nes- İşlem tabloları verilerin analiz edilmesinde oldukça güçlü bir araçtır. Verilerin depolanması ve işlenmesi nelerin ilgilenilen özelliklerinin alt alta getirildiği ya- amacıyla daha çok küçük veri kümeleri için uygun olmaktadır. Oysaki büyük organizasyonların bilgi pılardır. Excel işlem tablolarında veri listeleri ile ilgili sitemleri, tüm verilerini büyük ve merkezi veritaba- nı yönetim sistemlerinde depolar. Excel’in bu verilere işlemleri daha kolay gerçekleştirmek için “Tablo” ya- erişim için “Dış Veri Alma” işlevlerini kullanır. Dış veri alama Excel in “Veri” komut şeridinde yer almak- pısı bulunmaktadır. Bir veri listesi “Tablo” olarak ta- ta ve kullanıcının erişmek istediği veri kaynağına özel seçenekler sunar. Her veri kaynağına ulaşmanın ve nımlandığında veri listesi üzerinde gerçekleştirilecek verilerinin Excel’e getirilmesinin farklı adım ve işlem- leri gerektirmesi nedeniyle bu işlemleri kolaylaştıran işlemler kullanıcıya bir arada sunularak bu işlemlerin “Sihirbazlar” oluşturulmuştur. kolay ve hatasız gerçekleştirilmesine yardımcı olunur. 2 Tablo üzerinde gerçekleştirilen işlemleri açıklamak Tablo olarak tanımlanmış bir veri listesinin tasarımı kolayca yapılabilmektedir. En üst satırının otomatik başlık olarak şekillendirilmesi, tablonun okunurlu- ğunu arttıran “Şeritli Satırla” ve benzeri görünüm özellikleri bir tıklama ile gerçekleştirilebilir. Ayrıca 5 Al ve Dönüştür ile sorgulama araçlarını açıklamak Excel’in 2016 sürümüyle daha önce eklenti ile sınırlı verinin içeriği ile ilgili işlemlerin hızlı ve güvenilir şe- kilde gerçekleştirilmesi sağlanır. Hesaplanmış yeni bir kullanıcılara sunulan “Al ve Dönüştür” hizmeti stan- alanın oluşturulması, veri içerisinde tekrarlı alanların dart olarak sunulmaya başlamıştır. “Al ve Dönüştür” bulunup silinmesi nu tür kolaylıklara örnek verilebilir. kullanıcıların farklı veri kaynaklarında bulunan veri- lerin Excel ortamında bir araya getirilmesini, analize Excel tablolarında filtreleme ve sıralama işlemlerini uygun dönüştürülmesi ve toplu olarak düzenlenme- 3 uygulamak sine olanak sağlamaktadır. Ayrıca verilere ulaşım Veri listelerinin filtrelenmesi ve sıralanması listeler üzerinde gerçekleştirilen en temel işlemlerdir. Karar ve üzerinde gerçekleştirilen işlemler bir liste olarak vericilerin kullandığı en temel analiz faaliyeti olarak niteleyebileceğimiz bu işlemler için Excel de birçok saklanmakta ve yeniden uygulanmasına olanak sağ- özellik yer almaktadır. Filtreleme işlemlerinde mevcut sütunların içeriği analiz edilerek veri içeriği hakkında lamaktadır. Bu da mevcut sorgu ve analizlerin belirli kullanıcıya özet bilgi sunulur. Bu sayede kullanıcı il- gilendiği alt veri kümelerine çok daha rahat ulaşabil- aralıklarla verinin güncellenerek tekrarlanmasına ola- mektedir. Listelerin sıralanmasında da verinin sadece içeriği ya da değerine göre değil şekilsel özelliklerine nak sağlamaktadır. göre de sıralama yapılabilmektedir.

188 İşlem Tabloları Kendimizi Sınayalım 6. Sıralama işlemi ile ilgili aşağıdaki ifadelerden hangisi doğrudur? 1. “Ctrl +L” kısayol tuşunun işlevi aşağıdakilerden hangi- sidir? a. “Düzey ekle” ile sıralanan listeye alfabetik sıralanır. b. Yazı tipi büyüklüğüne göre veri sıralanabilir. a. Veri listesini Tablo olarak tanımlamak c. Sırlama işleminde kullanıcı filtre oluşturabilir. b. Yeni satır eklemek d. Sıralama için tek bir sütun ölçüt olarak kullanılabilir. c. Özet tablo oluşturmak e. Sıralamada kullanıcı ölçüt olarak kendi listesini ta- d. Yeni bir çalışma sayfası açmak e. Hücre biçimlendirme menüsünü açmak nımlayabilir. 2. Veri listesinin “Tablo” yapısını iptal etmek için aşağıdaki 7. Excel’de dış veri almak için komut şeridinin hangi sek- komutlardan hangisi uygulanmalıdır? mesi kullanılır? a. Yinelenenleri Kaldır a. Dosya b. Aralığa Dönüştür b. Giriş c. İlk sütunu Sil c. Ekle d. Tabloyu Sil d. Formüller e. Listeyi Filtrele e. Veri 3. Tablolarda sütunlara referans vermek için sütun başlığı- 8. CSV veri formatında sütunlar genellikle hangi karakter na aşağıdaki sembollerden hangisi kullanılır? ile ayrılır? a. ! a. : b. % b. % c. & c. , d. @ d. “ e. | e. & 4. “İçerir” filtreleme seçeneği aşağıdaki filtre türlerinden 9. Excel’in dış veri kaynaklarından veri alması ile ilgili aşa- hangisinde bulunur? ğıdaki ifadelerden hangisi yanlıştır? a. Sayı a. Access dosyasından veri alınabilir. b. Yüzde b. Veriler istenildiğinde kaynaktan tekrar getirilebilir. c. Metin c. XML dosyalarını almak mümkündür. d. Tarih d. Dış kaynaktan alınan veri değiştirilerek kaynak e. Nesne güncellenebilir. 5. Filtreleme işlemi ile ilgili aşağıdakilerden hangisi yanlıştır? e. Web sayfalarında bulunan veriler Excel’e alınabilir. a. Filtreleme işleminde sütun içeriği kullanıcıya göste- rilir. 10. “Al ve Dönüştür” ün yeni sorgu oluşturma menülerinde b. Filtre kısıtlarına uymayan satırlar gizlenir. aşağıdakilerden hangisi bulunmaz? c. Filtre uygulanan sütun başlıklarında filte uygulandığı belirtilir. a. Dosyadan d. Bir sütuna uygulanan filtre “Filtre temizle” komutu b. Veritabanından ile iptal edilebilir. c. İnternet’ten e. Liste filtre edilen alana göre artan sıralanır. d. Azure’dan e. Diğer Kaynaklardan

7. Ünite - Veri Yönetimi 189 Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 1. a Yanıtınız yanlış ise “Tablo Oluşturma ve Kullanımı” Sıra Sizde 3 2. b konusunu yeniden gözden geçiriniz. Access ofis yazılımlarının masaüstü veritabanı yönetim 3. d Yanıtınız yanlış ise “Tablo Oluşturma ve Kullanımı” sistemi olarak tasarlanmıştır. Excel’e göre çok daha büyük 4. c konusunu yeniden gözden geçiriniz. veri kümeleri ile çok daha verimli çalışır. Farklı tablolardaki 5. e Yanıtınız yanlış ise “Hesaplanmış Alan Oluşturma” verilerin eşleştirilmesi, tabloların indekslenmesi, verilerin 6. e konusunu yeniden gözden geçiriniz. özetlenmesi ve raporlanmasında etkin olarak kullanılabilir. 7. e Yanıtınız yanlış ise “Veri Listelerini Filtrelemek” ko- Fakat verinin analiz edilmesi konusunda işlevleri birkaç is- 8. c nusunu yeniden gözden geçiriniz. tatistik işlevi dışında yok denecek kadar azdır. Bu nedenle 9. d Yanıtınız yanlış ise “Veri Listelerini Filtrelemek” ko- buradaki verilerin analizi için Excel tablosuna getirilmesi 10. c nusunu yeniden gözden geçiriniz. gerekebilmektedir. Yanıtınız yanlış ise “Veri Listelerini Sıralamak” ko- nusunu yeniden gözden geçiriniz. Sıra Sizde 4 Yanıtınız yanlış ise “Veri Listelerini Sıralamak” ko- MS SQL Server veritabanı yönetim sistemine erişim için nusunu yeniden gözden geçiriniz. gerekli olan sunucunun ağ adı ya da network adresi ya- Yanıtınız yanlış ise “Metin Dosyaları” konusunu ye- zılarak yetkili bir kullanıcı bilgisi ile sunucuya bağlanılır. niden gözden geçiriniz. Sunucuya bağlantı sonrasında ekrana gelen veritabanla- Yanıtınız yanlış ise “Dış Veri Kaynakları ile Çalışma” rından ilgili olan seçilerek verinin alınacağını tablo seçilir. konusunu yeniden gözden geçiriniz. Bu aşama sonrası verinin Excel çalışma sayfasına alınması Yanıtınız yanlış ise “Al ve Dönüştür ile Çalışma” ko- gerçekleştirilir. nusunu yeniden gözden geçiriniz. Sıra Sizde 5 Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Facebook’tan veri alma aracı gelişmiş bir web uygulaması olan Facebook servislerine bağlanarak talep edilen verinin Sıra Sizde 1 getirilmesini sağlar. Verinin getirileceği bir profil kimliği Veri listesine yer alan [Aylık Harcama] ve [Yıllık Gelir] sütun- ya da sayfa gibi nesne kimliği ve nesnenin hangi bileşenin- ları kullanılarak ilgili oran hesaplanabilir. Öncelikle Yıllık ge- den beri getirileceği belirtilmelidir. Böylece Excel Facebook lir verisini aylığa çevirmeli daha sonra ise oran hesaplanma- servislerine talebi ileterek ilgili veriyi sorgu ortamına ge- lıdır. Bu bilgi ışığında formülümüzü “=[@[Aylık Harcama]]/ tirecektir. Aşağıdaki şekilde Açıköğretim Sisteminin Face- ([@[Yıllık Gelir]]/12)” şeklinde yazabiliriz. Yazılan formül book hesabının bağlantılar kısmındaki verilerin getirilmesi satırlar için de tekrarlanacak ve “0,38” şeklinde bir sayı olarak örneklenmiştir. hesaplanacaktır. Bu verinin yüzde olarak görünmesi için sü- tunun tüm hücreleri seçilerek yüzde sayı formatı ayarlanabilir. Sıra Sizde 2 Yararlanılan ve Başvurulabilecek Örnek veri listesinde [İlgi Alanları] sütunu incelendiğinde Kaynaklar metinlerin atomik olmadığı diğer bir deyişle tek bir değer- den oluşmadığı görülmektedir. Eğer tek bir değerden olu- Alexander M., Decker J., Wehbe B. (2014). Microsoft Business şan veri yapısı olsaydı bu sütunu filtrelemek için “Müzik” Intelligence Tools for Excel Analysts. John Wiley & Sons. değeri için “eşittir” filtre seçeneğini kullanacaktık. Fakat birden fazla değer olduğu için “içerir” filtre seçeneğine Excel Yardımı, https://support.office.com/tr-tr/excel “Müzik” veya “Seyahat” ifadesi girilerek istenilen veri kü- Get & Transform in Excel 2016, https://support.office.com/ mesi elde edilebilir. Bu filtrenin giriş ekranı aşağıda göste- rilmektedir. en-us/article/Get-Transform-in-Excel-2016-881c63c6- 37c5-4ca2-b616-59e18d75b4de?ui=en-US&rs=en- US&ad=US&fromAR=1 McFedries, P. (2013). Excel Data Analysis: Your visual blueprint for analyzing data, charts, and pivotTables. John Wiley & Sons. Walkenbach, J. (2015). Microsoft Excel 2016 Bible. John Wiley & Sons.

8İŞLEM TABLOLARI Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra;  Excel veri analiz araçlarını sıralayabilecek,  Durum çözümlemesi araçlarını tanımlayabilecek,  PivotTable araçlarının sağladığı olanakları sıralayabilecek,  PivotTable ve PivotChart raporu oluşturma adımlarını açıklayabilecek,  Çözücü ve Çözümleyici Araç takımı işlevlerini sıralayabileceksiniz. Anahtar Kavramlar • PivotChart • Çözücü • Durum Çözümlemesi(What if) • Çözümleyici Araç Takımı • Hedef Arama • Senaryo Yöneticisi • PivotTable İçindekiler İşlem Tabloları Excel ile Veri Analizi • GİRİŞ • EXCEL VE VERİ ANALİZ ARAÇLARI • DURUM ÇÖZÜMLEMESİ • PİVOT TABLO VE PİVOT GRAFİK • ÇÖZÜCÜ VE ÇÖZÜMLEYİCİ ARAÇ TAKIMI

Excel ile Veri Analizi GİRİŞ Veri analizi karar vermeyi desteklemek, sonuç çıkarmak ve veriden anlamlı bilgileri türetmek için verinin kontrol edilmesi, temizlenmesi, dönüştürülmesi ve modellenmesi sürecidir. İşlem tabloları verileri hücreler şeklinde organize eden yapısı, işlev kütüpha- neleri, dış veri kaynakları ile beraber çalışma olanaklarının yanı sıra durum çözümle- mesi, istatistiksel analizler ve en iyi değerin belirlenmesine yönelik analiz araçları sun- maktadır. Excel’in verileri hücreler şeklinde organize ederek birbirleri arasında ilişki kurma, formül oluşturma gibi olanaklar kullanıcıların veri üzerinde istedikleri analiz hesaplamaları yapmalarına olanak vermektedir. Karmaşık modellerin ya da istatistiksel analizlerin her defasında kullanıcı tarafından formülize edilmesi, eniyileme algoritma- ların programlanması hatalara neden olabileceği gibi zaman kaybına da neden olmakta- dır. Bu nedenle Excel ve diğer işlem tabloları yazılımları veri üzerinde gerçekleştirilecek analizlere yönelik araçları yazılım içerisinde sunmaktadır. Excel ayrıca Kullanıcıların ya da üçüncü parti yazılımcı ya da firmaların yeni araçları üretmesine yönelik alt yapı sunmaktadır. Bu ünitede Excel’in veri analizinde kullanılabilen temel araçlarına yer verilmiştir. MS Excel’de ilgili araç, komut ve yardım dosyalarında “analiz” kelimesi yerine “çözümleme” ifadesi kullanılmaktadır. Ünite başlığında analiz ifadesinin tercih edilmesinin nedeni bir- çok alanda bu ismi ile kullanılıyor olmasıdır. Kavram kargaşasına yol açmaması amacıyla bu ünitede analiz ve çözümleme eş anlamlı olarak kullanılmıştır. Kullanıcıların bu ünitede anlatılan konuları kendi bilgisayarlarında deneyimlemeleri analiz araçlarını öğrenmeleri- ni kolaylaştırabilecektir. Bu amaçla ünitede verilen örneklerin dosyaları İnternet üzerin- den ulaşılabilir konumda tasarlanmıştır. EXCEL VE VERİ ANALİZ ARAÇLARI Excel verilerin analiz edilmesi için birçok araç ve eklenti sunmaktadır. Bu araçlar istatis- tiksel analizler, veri madenciliği eklentileri, eniyilemeye yönelik matematiksel modeller farklı problemlerin çözülmesinde ya da verinin analiz edilmesinde kullanılabilmektedir. Excel kullanıcıların karar vermelerine yönelik kullanılabilecek aşağıdaki işlev ve araçları içermektedir. • Sıralama • Filtreleme • Koşullu biçimlendirme

192 İşlem Tabloları Durum Çözümlemesi (What • Durum Çözümlemesi (What-if) if Analizi) bir modelde girdi • Pivot Tablo ve Pivot Grafik parametrelerinin değerlerinin • Çözücü (Solver) değişmesi durumunda sonucun bu • Çözümleyici Araç Takımı (Analysis ToolPak) değişiklikten nasıl etkilendiğinin Listenin ilk üç elemanı bir önceki ünitede anlatılan verinin yönetilmesi ve anlaşılma- analizi olarak tanımlanır. sına yönelik temel araçlardır. Günlük hayatımızda ve iş süreçlerinde verilerin sıralanması, istenilen verilerin süzülmesi ve belirli koşullara uyan hücrelerin otomatik olarak şekillen- dirilmesi yaygın olarak kullanılan araçlardır. Durum çözümlemesi varsayımsal durumların modellenerek farklı girdi değerleri ile sonucun ne olacağını hızlı bir şekilde hesaplama ve değerlendirme imkânı sunan analiz araçlarıdır. Durum çözümlemesi başlığı altında örnek ile açıklanacak olan bu araç iş haya- tında seçeneklerin değerlendirilmesi konusunda yaygın bir kullanıma sahiptir. Bilgi sistemlerinde üretilen ya da farklı şekillerde toplanan uzun veri listelerinin analiz edilmesinde Pivot Tablo ve Pivot Grafikler yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu araçlar veri tablolarında sayısal ve metin verilerin gruplandırılması, özetlenmesi, eğilimlerin saptan- ması gibi farklı analiz ihtiyaçları için kullanışlı araçlardır. Çözümleyici ve Çözümleyici Araç Takımı Excel’e eklenti olarak dahil edilebilen ve uygulanması bazı matematiksel ve istatistiksel konularda bilgi sahibi olunmasını gerekti- ren araçlardır. Bu amaçla bu ders kapsamında Çözümleyici Araç Takımı’nın genel analiz araçları sıralanacak ancak ayrıntısına yer verilmeyecektir. Excel in analiz araçları burada bahsedilen temel araçlarla sınırlı değildir. Power Query, Power Pivot, SQL Server Data Mining, Risk Solver ve benzeri onlarca eklenti Excel yazılı- mına dahil edilebilmektedir. DURUM ÇÖZÜMLEMESİ Durum çözümlemesi (what if) analizleri varsayımsal durumların analiz edilmesi için en yaygın kullanılan veri analiz tekniğidir. İşlem tablolarının formül yapısı ile oluşturulan karar modellerinin en temel üstünlüğü veri ve parametrelerin değişmesi durumunda so- nucun otomatik olarak güncellenebilmesidir. Bu sayede karar vericiler olası durumlarda sistemin davranışları konusunda fikir sahibi olabilmektedirler. Durum çözümlemesi ve Excel’de uygulama araçlarının anlaşılmasını kolaylaştırmak için bir örnek üzerinde çalışmak faydalı olacaktır. Şekil 8.1’de bir işletmenin dış kaynak kullanarak gerçekleştireceği bir satın alma işlemi Excel tablosu olarak formülize edilmiş- tir. Bu tablonun üst kısmında kullanıcı tarafından girişi yapılan parametreler yer almakta, alt kısımda ise kullanılacak kredinin hesaplanması yapılmaktadır. Formüller ile oluşturu- lan tablo kullanıcının kullanacağı kredi oranı, ödeme süresi ve kredi faizi oranını girerek oluşacak ödeme koşullarını hesaplayabilmektedir. Basit bir durum çözümlemesi olarak tanımlanabilecek bu yapı ile kullanıcı olası alternatif girdi değerleri ile nasıl bir ödeme ile karşılaşabileceğini görüntüleyebilmektedir. Durum çözümlemesi ile ilgili örnek uygulamalara https://goo.gl/Vea3JW adresinde yer alan “DurumCozumleme_YBS203U_İşlemTablolarıU8.xlsx” dosyasından ulaşabilirsiniz.

8. Ünite - Excel ile Veri Analizi 193 Şekil 8.1 Durum çözümlemesi örnek işlem tablosu Şekil 8.1’ deki modeli 24 ay kredi süresi ve yıllık %15 faiz oranı için hesaplayınız. 1 İşlem tabloları modellerin farklı değerler ile çalıştırılmaları için çeşitli araçlar sunmak- tadır. Şekil 8.1’de kullanıcı tanımlı durum çözümlemesine ek olarak “Veri Tabloları”, “He- def Arama” ve “Senaryo Yöneticisi” seçenekleri bulunmaktadır. Durum Çözümlemesinde Veri Tablosu Durum çözümlemesinde parametrelerin farklı değerleri için hesaplama modelini oto- matik olarak çalıştırıp sonuçlarını tablo olarak sunan “veri tablosu” aracı yer almakta- dır. Bu araç kullanıcının tek tek her bir parametren değerinin modeli nasıl etkilediğini görmesini kolaylaştırarak kullanıcının istediği parametre dizisinin tamamı için hesap- lamayı otomatik olarak gerçekleştirir. Şekil 8.1’deki kredi kullanım hesaplaması örne- ğinde farklı faiz oranları ve farklı kredi kullanım süresi için ödeme seçeneklerinin nasıl değiştiğini bu araçla kolayca oluşturulabilmektedir. Bu işlem için aşağıdaki adımların izlenmesi gerekir. Adım 1: Modelde değişikliği izlenmek istenen parametrelerin satır ya da sütunda yer alacağı bir tablo hazırlanır. (Şekil 8.2’de faiz oranının satırlarda, kredi süresinin sütunlarda yer aldığı bir tablo hazırlanmıştır.) Adım 2: Hazırlanan tablonun sol üst köşesine hesaplanması istenen modeldeki ilgili sonuç hücresinin adresi girilir. (Örnekte ödenen faiz miktarının hesaplandığı B14 hücre- sinin adresi tanımlanmıştır.) Adım 3: Hesaplamanın yapılacağı tablo satır ve sütunları ile birlikte seçilir. Adım 4: Komut şeridinde “veri” sekmesinde yer alan “Durum Çözümlemesi” düğme- sindeki “veri tablosu” komutu seçilir. Adım 5: Açılan “veri tablosu” iletişim kutusunda tablodaki sütun ve satır değerlerinin modelde hangi hücrelere girilerek hesaplama yapacağını belirlemek için adresler tanım- lanır. (Şekil 8.2’de satır giriş hücresi olarak kredi süresi ($B$7), sütun giriş hücresi olarak faiz oranı ($B$8) hücreleri tanımlanır. Adım 6: Tamam tuşuna basılarak tüm tablonun hücreleri için modelin hesaplanması sağlanır.

194 İşlem Tabloları Şekil 8.2 Durum Çözümlemesinde “Veri tablosu” kullanım adımları ve ekran görüntüleri Durum çözümlemesinde “Veri Tablosu” aracı sistemdeki karar değişkenlerinin değişi- minin nasıl bir değişime yol açtığını izlemek açısından oldukça kullanışlı bir karar destek aracıdır. Elde edilen değerlerin üç boyutlu alan grafiklerine dönüştürülmesi karar verici- lere oldukça önemli bilgilerin sunulmasını sağlayabilmektedir. Durum Çözümlemesinde Hedef Arama Bir modelde ulaşılmak istenen sonuç biliniyor ve girdi parametrelerin alması gereken değer hesaplanmak isteniyorsa “Hedef Arama” aracı kullanılır. Şekil 8.1’deki durum çözümleme- sinde işletmenin 36 ay ve 3.000TL ödeme yapması durumunda satın almak istenilen ürünün ne kadarlık miktarının kredi ile karşılanabileceği hesaplanabilir. Sonuç değerinin verilip gir- di parametrelerinden herhangi birinin hesaplanabileceği “Hedef Ara” kullanıcıları karmaşık denklem çözümlerini hızlı ve basit şekilde çözmelerine yardımcı olur. Bunun için izlenmesi gereken adımlar aşağıda, adımların Excel ekran görüntüleri de Şekil 8.3’te verilmiştir. Adım 1: Komut şeridindeki “Veri” sekmesinde yer alan “Durum Çözümlemesi” düğ- mesinde yer alan “Hedef Arama” komutu seçilir. Adım 2: “Hedef Ara” iletişim kutusunda “aranacak hücre” kısmına elde edilmek iste- nen sonuç, “Sonuç hücre” kısmına ulaşılmak istenen değer, “Değişecek hücre” kısmına hangi girdi parametresinin değiştirileceği işaret edilir. (Şekil 8.3’te 3.000 TL tutarında ay- lık ödeme ile %12 faiz oranı ve 36 aylık bir kredi kullanımı öngörüldüğünde satın alınmak istenen demirbaşın ne kadarı için kredi kullanılması gerektiği hesaplanmaktadır.)

8. Ünite - Excel ile Veri Analizi 195 Adım 3: İstenilen hesaplama yapılarak eğer uygun bir çözüm varsa kullanıcıya görün- tülenir. Kullanıcı sonucun tabloya yansıtılması için “Tamam”, iptal edilmesi için “İptal” tuşuna basması gerekir. Adım 4: Hesaplanan değer tabloya yansıtılır. Şekil 8.3 Hedef Çözümleme işlem Adımları Hedef Arama kullanıcılar için karmaşık problemlerde oldukça kullanışlı bir araçtır. Özellikle finansal ve ticari hesaplamalardaki denklem çözümlerinde kullanılabilmektedir. Bu araç sadece bir girdi parametresinin değerini hesaplamak için kullanılabilir. Daha son- ra bu ünitede yer verilecek olan “Çözücü” eklentisi birden fazla karar değişkeninin en iyi sonuç için alması gereken değerleri hesaplayan bir çözümleme aracıdır. Durum Çözümlemesinde Senaryo Yöneticisi Senaryo yöneticisi durum çözümlemesinde öngörülen durumların otomatik olarak he- saplanmasını sağlayan bir araçtır. Girdi parametrelerinin farklı değer kümelerini isim ve- rerek saklayabilir ve analiz ederken bu girdi kümelerine göre hesap yapılabilmektedir. Ör- neğin Şekil 8.4’te oluşturulan tabloda bir üretim sisteminin 3 adet ürün için kâr-maliyet hesabının yapıldığı bir çözümleme yer almaktadır. Bu tablonun üst kısmında “saatlik iş- çilik maliyeti” ve “ham madde maliyeti” tanımlanmıştır. Bu maliyet değerleri kullanılarak ürünlerin maliyetleri hesaplanmakta ve bu değerlerle gerçekleştirilen üretimden elde edi-

196 İşlem Tabloları “Senaryo Yöneticisi”aracı len kâr elde edilmektedir. Bu modelin farklı girdi parametreleri ile hangi kâr oranlarının oluşturulan bir çözümleme elde edilebileceğini “Senaryo Yöneticisi” ile gerçekleştirmek için Şekil 8.4’te işlem sıraları- modelinde yer alan girdi nın izlenebildiği aşağıdaki işlemleri gerçekleştirmek gerekir. parametrelerinin farklı değer kümeleri için modelin sonuçlarının Adım 1: Komut şeridindeki “Veri” sekmesinde yer alan “Durum Çözümlemesi” düğ- karşılaştırılmasına olanak sağlar. mesinde yer alan “Senaryo Yönetimi” komutu seçilir. Adım 2: Açılan “Senaryo Yöneticisi” iletişim kutusundan “Ekle” komutuna basılarak bir senaryo ekleme talimatı verilir. Adım 3: “Senaryo Düzenleme” iletişim kutusundan “senaryo adı” ve modeldeki girdi parametrelerinin hücre adresleri yazılır (ya da fare yardımıyla seçilir) ve “Tamam” düğ- mesine basılır. Adım 4: Senaryo değerleri tanımlanır. (Örnekte saatlik işçilik maliyeti ve hammadde maliyetleri ilgili senaryo için girilir.) Adım 5: “Senaryo Yönetici” ekranına dönülerek eklenecek senaryo sayısı kadar Adım 3 ve 4 tekrar edilir. Adım 6: “Senaryo Yöneticisi” ekranında eklenen senaryolar seçilerek “Göster” tuşuna basılabilir. Bu şekilde kar analizi tablosunda ilgili senaryo sonucunda oluşan sonuçlar iz- lenebilir. Bir diğer seçenek ise tüm senaryoların değerlendirilebilmesine yönelik özet bir tablo hazırlanabilir. Şekil 8.4 Durum Çözümlemesinde Senaryo Yöneticisinin uygulama adımları ve ekran görüntüleri İsim tanımlama bir Excel tablosunda istenilen hücreye bir isim tanımlama işlemidir. Bu sa- yede formüllerde hücre ya da hücrelerin adresleri yerine kullanıcının tanımladığı isim kul- lanılır. Şekil 8.4’te aktif olan B3 hücresine “İscilikM” ismi tanımlanmıştır. Bu isim Senaryo Yöneticisi tanımlamasının 4. adımında nasıl yer aldığına dikkat ediniz. PİVOT TABLO VE PİVOT GRAFİKLER Microsoft firmasının işlem tablosu ürünü olan Excel yazılımında daha önceki sürümler- de “Özet Tablo” ve “Özet Grafik” isimleri ile Türkçeleştirilen Pivot Tablo ve Pivot Grafik araçları daha sonraki sürümlerde orijinal adları ile kullanılmıştır. PivotTable ve PivotC- hart isimlerini Microsoft firmasının ticari bir marka olarak lisanslanması ile yazılımda bu adlarla yer almaya başlanmıştır. Diğer yandan bu analiz aracının veri üzerinde gerçek-

8. Ünite - Excel ile Veri Analizi 197 leştirdiği işlemler düşünüldüğünde İngilizcede “döndürmek”, “çevirmek” manasına gelen PivotTable işlem tabloları ve iş Pivot adının bu işleve neden verildiğini açıklamaktadır. Bu ünitede Excel yazılımının Pi- analitiği yazılımlarında verinin vot Tablo işlemleri için yazılımın ara-yüzlerinde ve yardım dosyalarında “PivotTable” ve özetlenmesi için yaygın olarak “PivotChart” isimleri kullanmaktadır. Bu iki araç birbirine benzer işlevler sunmaktadır. kullanılan araçlara verilen isimdir. Bu nedenle önce PivotTable çalışma şekli ve örneklerine yer verilecek ardından PivotChat aracına yer verilecektir. PivotTable bir veritabanından ya da veri tablosundan dinamik olarak üretilen özet raporlar olarak tanımlanabilir. PivotTable bir veritabanı yönetim sisteminden getirilen dış veri tablosunu ya da Excel çalışma sayfasında yer alan bir veri listesinin hızlı bir şekilde analiz edilmesini sağlayacak işlevlere sahiptir. Çok sayıda satır ve sütundan oluşan ve- rilerin istenilen düzende görüntülenmesinin yanı sıra PivotTable’ın özetleme, gruplama ve filtreleme işlemlerinin interaktif bir şekilde uygulanması kullanıcıların bu aracı etkin olarak kullanılmasını sağlamaktadır. Bu ünitede PivotTable ile ilgili işlemlerin daha iyi anlaşılması ve okuyucuların aynı dosya üzerinde anlatılan konuları deneyimlemeleri için Şekil 8.5’te bir kısmı görüntülenen örnek bir veri seti oluşturulmuştur. 1000 adet satırdan oluşan bu veriye https://goo.gl/Vea3JW adresinden ulaşılabilmektedir. PivotTable ile ilgili örnek uygulamalarına https://goo.gl/Vea3JW adresinde yer alan “Pivot- Table_YBS203U_İşlemTabloları_U8.xlsx” dosyasından erişebilirsiniz. Şekil 8.5 PivotTable aracı ile ilgili örneklerde kullanılacak örnek veri seti PivotTable aracı veritabanı tablosu yapısındaki verilerin analiz edilmesi için geliştiril- miştir. Veritabanı tabloları gerçek dünyadaki varlıkları bilgisayar ortamında depolamak için oluşturulan veri modelleridir. Bu yapılar ilgilenilen varlıkların özelliklerini sütunlar, nesnelerini (örneklerini) satırlar halinde organize eder. Örneğin Şekil 8.5’te yer alan bir işletmenin satışlarına yönelik verinin depolandığı tabloda satış işlemlerine ait özellikler (Tarih, Şube, Bölge, Meslek, MüşteriDurumu, Cinsiyet, Ürün No, Satış Tutarı) sütunlarda yer almaktadır. Her bir satır ise bir adet satışı temsil etmektedir. Bu şekilde dikey olarak depolanan verilerde aynı sütunda yer alan tüm veriler aynı veri türünde olmaktadır. “Satış Tutarı” sütunundaki (alanındaki) tüm veriler sayısal veri içermektedir. Böylece tüm sü- tundaki verilere aynı işlemler uygulanabilmekte ve sütunlar arası veriler ilişkilendirilebil- mektedir. Örneğin, müşterilerin mesleklerine göre 2016 yılındaki ortalama satış tutarları- nın hesaplanması mümkün olabilmektedir. PivotTable ve PivotChart aracı bu ve benzeri hesapları yapmak üzere tasarlanmıştır.

198 İşlem Tabloları PivotTable bir veri tablosundan Bir veri tablosunu PivotTable aracı ile analiz etmek için kullanıcının sonuçta ulaşmayı benzersiz değerleri elde etme, amaçladığı veri kümesini tanımlaması gerekir. Hangi alana göre verinin gruplanacağı, hangi özetleme, veri alanları arasında alanların filtreleneceği ve üzerinde hesap yapılacak alanların ve işlem özelliklerinin tanım- ilişkileri belirleme ve eğilimlerin lanması gerekir. PivotTable aracı aşağıda tanımlanan analiz ihtiyaçlarına yanıt verebilir. izlenmesi için uygun bir veri analiz aracıdır. Benzersiz Değerler: Büyük bir veri kümesi ile çalışırken alanların içerdiği değerler kü- mesinin (etki alanı) elde edilmesi gerekebilir. Şekil 8.5’teki veri kümesi için hangi meslek grubundan müşterilerin olduğunu öğrenmek için “Meslek” sütununun benzersiz bir lis- tesinin oluşturulması sağlanabilir. Eğer veri ilişkisel bir veri tabanı yönetim sisteminden elde edilmiş ise muhtemelen benzersiz veri kümesi kolayca elde edilebilir. Ancak el ile ha- zırlanmış veri listelerinde yazım hataları ya da farklı isimlendirmeler yüzünden benzersiz değer listesi elde edilemeyebilir. PivotTable aracından bu gibi durumların fark edilmesi ve düzeltilmesi için yararlanılabilmektedir. Özetler: PivotTable araçları uzun veri listelerinin özetlenmesi için etkin ve interaktif bir analiz ortamı sunar. Kullanıcılar ilgilendikleri alanların diğer alanlara göre kırılımla- rını kolayca hesaplayabilir. Örnek veri kümesinde bölge ve şubelere göre toplam satışların hesaplanması bu tür analize örnek verilebilir. İlişkiler: Büyük veri kümeleri ile çalışırken alanlar arasındaki ilişkilerin belirlenmesi oldukça sık karşılaşılan durumlardır. Hangi meslekteki müşterilerin hangi ürünü tercih ettikleri, cinsiyete göre alışveriş alışkanlıkları gibi ilişkiler PivotTable ile araştırılabilir. Eğilimler: Veri kümelerinde zamana bağımlı olayların incelenmesinde PivotTable araçları kullanılabilmektedir. Tarih bilgisi yer alan bir alanı aylara, haftalara ve günlere göre otomatik olarak sınıflayabilmesi eğilimlerin belirlenmesinde kolaylık sağlar. PivotC- hart aracında yatay eksende zamanın yer alması eğilimlerin görselleştirilmesini ve anlaşıl- masını sağlayabilmektedir. PivotTable Oluşturma PivotTable analiz aracı Excel’deki diğer araçlara göre farklılık içermektedir. Birçok araç bir sihirbaz yardımıyla adım adım uygulanırken bu araç interaktif olarak veri üzerinde işlem- ler uygulayarak veri analizini olanaklı kılar. PivotTable oluşturmak için aşağıdaki adımlar- la başlanmalı ve ardından alanları ilgili bölmelere taşıyarak istenilen rapora ulaşılmalıdır. Adım 1: PivotTable oluşturulacak veri tablosu sütun başlıklarını da kapsayacak şeklide seçilmelidir. Daha önce bir “Tablo” yapısı olarak belirlenmiş veri listelerinde ise etkin hüc- renin ilgili tablo üzerinde bulunması bir sonraki adım için yeterli olmaktadır. Adım 2: Komut şeridinde “Ekle” sekmesinde yer alan “PivotTable” düğmesine tıklanır. (Aynı sekmedeki “PivotTable Önerileri” komutu da mevcut veri incelenerek kullanıcının tercih edebileceği hazır özet tablo seçenekleri sunar.) Adım 3: “PivotTable Oluştur” iletişim kutusunda analiz için kullanılacak veri tablosu önceden seçildiğinden yazılı olarak gelecektir. PivotTable raporunun oluşturulacağı ad- res de bu ekranda tanımlanır. En yaygın kullanım yeni bir çalışma sayfasında PivotTable raporunun oluşturulmasıdır. Kullanıcılar varsayılan rapor konumunu istedikleri bir veri sayfasındaki bir hücreye de tanımlayabilirler. PivotTable raporları oluşturma sürecinde tabloların boyutunun değişmesi ilgili veri sayfasındaki mevcut hücreleri kaplayabileceğin- den genellikle boş bir sayfada raporun oluşturulması tercih edilir. Yukarıdaki üç adım yerine getirildikten sonra Şekil 8.6’da sağ taraftaki çalışma sayfası oluşturulur. Bu aşamadan sonra kullanıcı ilgilendiği veri alanlarını sayfanın sağ kısmın- daki “Alanlar Listesi” bölmesinden gerçekleştirir. “Alanlar listesi” bölmesinde veri tab- losunun sütun isimleri diğer bir deyişle alanlar yer almakta alt kısmında ise PivotTable raporunun bölmeleri yer almaktadır. Bu bölmelerin işlevleri aşağıda genel hatları ile kısa- ca anlatılacaktır. Ancak okuyucuların veri üzerinde bu süreci deneyimlemesi PivotTable aracını öğrenmede çok daha etkili bir yöntem olacaktır.

8. Ünite - Excel ile Veri Analizi 199 Filtreler: Özet tabloda yer almayacak ancak kısıtlama yapılacak alanlar bu kısma sü- rüklenmelidir. PivotTable raporunda yer alacak alanlarla ilgili filtreleme işlemleri rapor üzerinde uygulanır. Sütunlar: Raporda sütun olarak yer alacak alanlar bu kısımda yer almalıdır. Seçilmesi zorunlu değildir. Veri alanları arasındaki ilişkilerin incelenmesinde birden çok alan sütun bölmesinde özetlenebilmektedir. Satırlar: Raporda satır kısmında yer alacak alanlar bu bölmeye sürüklenir. PivotTable raporlarında satır ve sütunlara taşınan alanlardaki değerler tekrarsız olarak görüntülenir- ler. Örnek verideki “ÜrünNo” alanı taşındığında 1000 satırlık veride 6 adet faklı veri oldu- ğundan satırlarda altı adet değer görüntülenir. PivotTable raporlarının çıktı alınabilir ya da görüntülenebilir olması amacıyla genellikle çok sayıdaki değerler satır alanına taşınır. Değerler: Raporda değerler kısmı satır ve sütunlara taşınan alanlar arasındaki ilişkiyi sağlayacak alandır. Bu bölmeye metin değeri içeren bir alan taşınır ise sayma işlemi ger- çekleştirilebilir. Ancak sayısal bir veri alanının taşınması durumunda hesaplamalar ya- pılabilmektedir. Örnek veri setinde bölgelere göre hangi üründen toplam ne kadar satış yapıldığı analiz edilmek istendiğinde Satır bölmesine “Bölge”, sütun bölgesine “Ürün No” ve değerler bölgesine “Satış Tutarı” alanları taşınması gerekir. Şekil 8.6 PivotTable oluşturma adımları ve Alan Listesi bölmesi PivotTable Ögeleri ve İşlemleri ÖRNEK 1 PivotTable raporlarının hazırlanmasında mevcut işlevleri tanımlamak konunun öğrenil- mesi için çok anlamlı değildir. Bunun yerine örnek bir problem tanımlanarak hangi işle- vin nasıl uygulanması gerektiğini belirtmek daha uygun olacaktır. Bu amaçla bu bölümde iki adet örnek üzerinde anlatım gerçekleştirilmiştir. Şekil 8.5’te yer alan veri kümesinde bölgelere ve illere göre satılan ürün sayılarının azalan şekilde sıralanarak listelenmesini sağlayan PivotTable’ı oluşturunuz.

200 İşlem Tabloları Şekil 8.7 Çözüm: Örnekte istenilen raporun hazırlanması için öncelikle veri hakkında bilgi sahibi Örnek 8.1 için olmak gerekir. Eğer veri kümesi hiç tanınmıyor ise bir iki deneme yapılarak ilgili alanlarda- oluşturulan ki benzersiz veri miktarı belirlenebilir. Eğer verilerin içeriğinde sorun varsa bu durumda PivotTable’ın verilerin düzenlenmesi gerekebilmektedir. Bu örnekte bölge ve il sayısının satırlarda, ürün adımları bilgilerinin ise sütunlarda olması dikey bir raporun oluşturulması için tercih edilmelidir. Bu çerçevede yapılması gereken işlemler adımlar halinde aşağıda yer almakta ve bu adımların yerine getirilmesi için kullanılan ekran ve menüler de Şekil 8.7’de görüntülenmektedir. Adım 1 (Alan seçimi): İstenilen raporun oluşturulması için Alanlar Listesinde satırlar bölmesine sırayla “Bölge” ve “Şube” alanı, sütunlar bölmesine “Ürün No” alanı taşınır. Bu alanlar arsındaki ilişki ise satılan ürün sayısı olarak istenmektedir. “Değerler” bölmesine “Satış Tutarı” bilgisi taşındığında toplam satış bilgisi otomatik olarak hesaplandığı Şekil 8.7’de görülmektedir. Adım 2 (Değer Alanı “Say” olarak ayarlanır): Hesaplanan alan bölmesinde satılan ürün sayılarını görüntülemek için “Değerler” bölmesinde yer alan “Satış Tutarı” alanına tıkla- narak “Değer alan ayarları” seçilir. Şekilde 8.7 de 2.1,2.2 ve 2.3 olarak belirtilen menülerde değer alan ayarı “say” olarak değiştirilir. Adım 3 (Satır değerleri sıralama ölçütü değiştirilir): Rapordaki satır ve sütun değerleri otomatik olarak alfabetik olarak küçükten büyüğe göre sıralanır. Kullanıcının isteğine göre bu sıralamanın değiştirilmesi için rapor üzerindeki ilgili alanı aktif hücre haline getirerek sol fare tıklaması ile sıralama seçeneği seçilir (şekildeki 3.1 ve 3.2 ile belirtilen menüler). Sıra- lamada “Diğer sıralama” seçeneği ile ilgili alanın “Değerler” bölmesinde seçilen alana göre artan ya da azalan sıralanması sağlanır. Bu işlem ilgili raporda “Şube” bilgisi içinde yapılarak illerin alfabetik olarak değil satılan ürün sayısı toplamına göre azalan sıralanması sağlanır. PivotTable raporu ve “Alan Listesi” bölmesinde yer alan nesnelere fare ile tıklamak suretiyle komutlara ulaşılabildiği gibi PivotTable aktif hale geldikten sonra komut şeridine eklenen “Çözümleme” ve “Tasarım” komut sekmeleri de kullanılabilir. Yukarıdaki adımlar uygulanılarak elde dilen PivotTable raporu Şekil 8.8’de görüntülen- mektedir. PivotTable rapor görünümü ile Alan Listesinde ilgili bölmelere taşınan alanla- rı dikkatle inceleyiniz. Ayrıca oluşturulan tablodaki verilerin öncelikle bölge toplamlarına göre azalan daha sonra Şube bazında satış sayılarına göre azalan sıralandığına dikkat ediniz.

8. Ünite - Excel ile Veri Analizi 201 Örnek 8.1’de hazırlanan raporu satılan ürün sayısı değil de satış tutarlarının ortalamasına 2 göre raporlanmak istenseydi nasıl bir değişiklik uygulanması gerekirdi Şekil 8.8 Örnek 8.1 için oluşturulan PivotTable görünümü PivotTable raporunda satır ve sütunlara sürüklenen alanların değerleri tekil olarak gö- rüntülerken tablo içerisinde görüntülenen sayılar, değerler bölmesine sürüklenen alandan hesaplanmaktadır. Böylece dikey kaynak veri tablosunda Pivortable raporunun satır ve sütunlarına göre ilgili hücrelerin hesaplanması sağlanır. Excel varsayılan olarak sayısal veri türü için “Toplama” metin veri türü için “sayma” işlemini gerçekleştirir. Excel Pivot- Table aracı değerler üzerinde gerçekleştirilebilecek farklı hesaplama seçenekleri sunmak- tadır. Bu hesaplamalar aşağıda kısaca açıklanmıştır. Toplam: Sayısal veri türündeki alalar için kullanılabilir. Hücreler üzerinde toplama iş- lemi gerçekleştirilir. Say: Kaynak veri kümesindeki hücrelerin sayısını görüntüler. Ortalama: Sayısal değerlerin ortalaması hesaplanır. En Büyük: Sayısal alanlardaki en büyük değeri getirir. En Küçük: Sayısal alanlardaki en küçük değeri getirir. Çarpım: Sayısal değerlerin birbiri ile çarpılarak sonucu görüntülenir. dfs Sayıları Say: Sayısal olan hücreler sayılarak görüntülenir. StdSapma: Standart sapmayı bir örneğe bağlı olarak tahmin eder (Standart sapma, de- ğerlerin ortalama değerden (ortalama) ne kadar uzaklaştığının ölçümüdür) StdSapmaS: Bağımsız değişkenler olarak verilen tüm popülasyon temelinde standart sapmayı hesaplar. Değişken: Varyansı, bir örneğe bağlı olarak tahmin eder hesaplar. Vars: Varyansı, tüm popülasyon temelinde hesaplar.