หลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล

การประยกุ ต์ใชม้ าตรฐานระหวา่ งประเทศสำ� หรบั คำ� อธบิ ายจดหมายเหตุ (ISAD(G)) โดย ยวญิ ฐากรณ์ ทองแขก ข้อเขียนน้ี เป็นการอธิบายตัวอย่างการประยุกต์ใช้มาตรฐานระหว่างประเทศส�ำหรับค�ำอธิบายจดหมายเหตุ (ISAD(G)) ของ หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ในการจัดท�ำ “คู่มือสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุ ชุดเอกสารประชุม สภามหาวทิ ยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช พ.ศ. 2521 - 2527” เปน็ คู่มือชว่ ยค้นเอกสารที่จดั พิมพ์เป็นเอกสารเลม่ ข้อมลู เบื้องตน้ เอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลัย ของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชที่น�ำมาจัดท�ำค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุนี้ เป็น ชดุ เอกสาร ระหวา่ ง พ.ศ. 2521 ถงึ พ.ศ. 2527 จำ� แนกเปน็ ชดุ ยอ่ ย (Sub-series) ได้ 3 ชดุ ยอ่ ย ตามสมยั /วาระของกรรมการสภามหาวทิ ยาลยั สุโขทยั ธรรมาธริ าช คือ ชดุ ท่ี 1 เอกสารการประชมุ สภามหาวิทยาลยั ต้ังแต่เดอื นพฤศจิกายน 2521 ถึง เดือนเมษายน 2524 ชดุ ท่ี 2 เอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลยั ตั้งแต่เดอื นพฤษภาคม 2524 ถึง เดือนสงิ หาคม 2526 ชดุ ท่ี 3 เอกสารการประชมุ สภามหาวทิ ยาลัย ต้งั แตเ่ ดือนพฤศจิกายน 2526 ถึง เดอื นตุลาคม 2527 ค�ำอธบิ ายเอกสารจดหมายเหตุ โดยการใช้มาตรฐานระหวา่ งประเทศส�ำหรบั คำ� อธิบายจดหมายเหตุเปน็ กรอบ คำ� อธบิ ายทีน่ �ำมาใช้ มี 2 ระดบั คือ ระดับชุดยอ่ ย จ�ำแนกหนว่ ยข้อมูลเป็น 7 สว่ น 26 หนว่ ยข้อมูลยอ่ ย (รายการ) ระดบั แฟ้ม จ�ำแนกเปน็ 5 ส่วน 14 หนว่ ยขอ้ มลู ย่อย (รายการ) ดังแสดงในตารางขา้ งลา่ งนี้ สว่ นหน่วยข้อมลู รายการระดบั ชดุ ยอ่ ย ส่วนหนว่ ยขอ้ มูล รายการระดบั แฟ้ม ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ระดบั ชดุ ยอ่ ย 1.1 รหสั อา้ งอิง (Reference ระดับแฟม้ 1.1 รหัสอา้ งองิ (Reference ส่วนท่ี 1 คำ� อธบิ ายเกีย่ วกับ code) code) เอกสาร (Identity 1.2 ช่อื เอกสาร (Title) สว่ นที่ 1 ค�ำอธบิ ายเกย่ี วกบั 1.2 ชื่อเอกสาร (Title) Statement Area) 1.3 วนั เดือนปีของเอกสาร เอกสาร (Identity 1.3 วันเดือนปขี องเอกสาร (Date) (Date) Statement Area) 1.4 ระดบั ของคำ� อธบิ ายเอกสาร สว่ นที่ 2 ค�ำอธบิ ายเกยี่ วกบั 1.4 ระดบั ของค�ำอธิบายเอกสาร (Level of description) บรบิ ทของเอกสาร (Level of description) ไม่มี 1.5 ขนาดและสอื่ ของเอกสาร (Content Area) 1.5 ขนาดและสื่อของเอกสาร – ปริมาณ จำ� นวน และขนาด – ปรมิ าณ จำ� นวน และขนาด (Extent and medium of the (Extent and medium of the unit of description) unit of description) - 2.1 ชอ่ื ผู้ผลิตเอกสาร (Name of Creator) - 2.2 ประวัตหิ นว่ ยงานหรือ ประวัตเิ จา้ ของเอกสาร (Administrative/Biographical History) 99

ส่วนหน่วยขอ้ มลู รายการระดับชดุ ย่อย สว่ นหน่วยขอ้ มลู รายการระดบั แฟม้ ระดับชดุ ยอ่ ย ระดับแฟ้ม - ส่วนที่ 3 ค�ำอธิบายเน้อื หา - และโครงสรา้ งของเอกสาร 2.3 ประวัติของหอจดหมายเหตุ (Content and Structure (Archival History) 2.1 ขอบเขตและเนอ้ื หาของ Area) เอกสาร (Scope and Content) ส่วนที่ 4 ค�ำอธิบายเกย่ี วกับ 2.4 แหล่งเอกสารหรือหนว่ ยงาน เงอ่ื นไขการเข้าถงึ และการ หรอื ผมู้ อบหรือผู้โอนย้าย 2.2 ระบบการจัดเรยี งเอกสาร ใชเ้ อกสาร (Conditions of เอกสาร (Immediate source (System of Arrangement) Access and Use Area) of acquisition or transfer) - ส่วนที่ 5 ค�ำอธิบายเกย่ี วกบั 3.1 ขอบเขตและเน้อื หาของ สว่ นที่ 2 ค�ำอธบิ ายเน้อื หา - สิ่งทีเ่ กยี่ วข้อง (Allied เอกสาร (Scope and และโครงสรา้ งของเอกสาร 3.1 เงอ่ื นไขในการเขา้ ถึงเอกสาร Materials Area) Content) (Content and Structure (Conditions Governing Access) Area) 3.2 เง่ือนไขการท�ำสำ� เนาเอกสาร 3.2 การประเมนิ คุณค่า การ (Conditions Governing ทำ� ลาย และการกำ� หนดอายุการ Reproduction) เกบ็ เอกสาร (Appraisal 3.3 ภาษา/ตัวอักษรของวสั ดุ Description and Scheduling จดหมายเหตุ (Language / Information) Scripts of Material) 3.4 ลักษณะทางกายภาพ และทาง 3.3 การเพิ่มขึน้ ของเอกสาร เทคนคิ ทม่ี ีผลต่อการใชเ้ อกสาร (Accruals) (Physical Characteristics and Technical Requirement) 3.4 ระบบการจัดเรยี งเอกสาร - (System of Arrangement) - 4.1 เง่ือนไขในการเข้าถงึ เอกสาร สว่ นท่ี 3 ค�ำอธิบายเกี่ยวกบั - (Conditions Governing เงือ่ นไขการเขา้ ถึง และการ Access) ใช้เอกสาร (Conditions of Access and Use Area) 4.2 เงื่อนไขการทำ� ส�ำเนา เอกสาร (Conditions Governing Reproduction) หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 4.3 ภาษา/ตัวอกั ษรของวัสดุ จดหมายเหตุ (Language / Scripts of Material) 4.4 ลกั ษณะทางกายภาพ และ ทางเทคนคิ ทมี่ ผี ลต่อการใช้ เอกสาร (Physical Characteristics and Technical Requirement) 4.5 เคร่อื งมอื ชว่ ยคน้ (Finding Aids) 5.1 สถานทเ่ี กบ็ เอกสารตน้ ฉบบั ไม่มี (Existence and Location of Originals) 5.2 สถานที่เกบ็ เอกสารฉบับ ส�ำเนา (Existence and Location of Copies) 100

สว่ นหนว่ ยข้อมูล รายการระดับชดุ ยอ่ ย ส่วนหน่วยขอ้ มลู รายการระดบั แฟ้ม ระดบั ชดุ ย่อย ระดบั แฟ้ม - 5.3 เอกสารทเ่ี ก่ยี วขอ้ ง (Related Units of Description) 5.4 ข้อความเกีย่ วกบั การพมิ พ์ - (Publication Note) ส่วนที่ 6 ค�ำอธิบายเพ่ิมเติม 6.1 หมายเหตุ (Notes) สว่ นท่ี 4 คำ� อธิบายเพิม่ เตมิ 4.1 หมายเหตุ (Notes) หรอื สว่ นหมายเหตุ (Notes อืน่ ๆ หรอื สว่ นหมายเหตุ 5.1บนั ทกึ ของนักจดหมายเหตุ Area) (Notes Area) (Archivist’s Note) ส่วนที่ 5 คำ� อธบิ ายเก่ยี วกับ 5.2 วัน เดอื น ปี ทีจ่ ัดทำ� ค�ำอธิบาย ส่วนที่ 7 คำ� อธิบายเกีย่ วกับ 7.1 บันทกึ ของนกั จดหมายเหตุ การควบคุมการท�ำค�ำอธบิ าย เอกสาร (Date of Description) การควบคมุ การท�ำคำ� อธบิ าย (Archivist’s Note) เอกสาร (Description เอกสาร (Description Control Area) Control Area) 7.2 กฎ ระเบยี บ หรือแนว ปฏิบตั ิ (Rules or Conventions) 7.3 วนั เดือน ปีทจี่ ดั ทำ� ค�ำ อธบิ ายเอกสาร (Date of Description) วธิ ีการลงรายการค�ำอธิบาย แตล่ ะสว่ นแตล่ ะรายการในการลงรายการทัง้ ระดบั ชดุ ยอ่ ย และระดบั แฟม้ มกี ารลงค�ำอธิบายดังนี้ สว่ นที่ 1 ค�ำอธิบายเกี่ยวกบั เอกสาร (Identity Statement Area) รายการข้อมลู ระดบั ชดุ ย่อย ระดบั แฟ้ม ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล 1.1.รหัสอ้างอิง (Reference code) บนั ทึกรหสั เอกสารตามท่ีก�ำหนดไว้ ลงรหสั เอกสารตามที่กำ� หนดไว้ทป่ี กแฟม้ เชน่ แต่ละแฟ้ม 1.2 ชื่อเอกสาร (Title) มสธ.งป.1.1 เชน่ (มสธ.งป. เปน็ อักษรยอ่ ท่ีใชแ้ ทน มสธ.งป.1.1_1/21/1 1.3 วันเดือนปีของเอกสาร (Date) งานการประชมุ ในสงั กดั มหาวิทยาลยั (เปน็ แฟ้มเอกสารการประชุมสภา 1.4 ระดับของคำ� อธบิ ายเอกสาร สุโขทัยธรรมาธริ าช) มหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธิราช ครงั้ ที่ (Level of description) 1.1 เป็นรหสั ท่ใี ชแ้ ทนชดุ เอกสารจดหมายเหตุ 1/2521 แฟ้มที่ 1) ชดุ เอกสารการประชุมสภา ชุดย่อยที่ 1 บันทึกชื่อชดุ เอกสาร บนั ทกึ ชอื่ เอกสารตามปกแฟม้ เช่น เชน่ เอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลยั การประชมุ สภามหาวทิ ยาลัย สุโขทยั ธรรมาธริ าช ชุดท่ี 1 สุโขทัยธรรมาธิราช ครั้งท่ี 1/2521 แฟ้มท่ี 1 (พ.ย.2521-เม.ย.2524) บันทึกวันเดือนปีของเอกสารที่อยใู่ นชดุ ยอ่ ยนนั้ บันทกึ วนั เดือนปีเอกสารที่อยู่ในแฟ้มนน้ั เชน่ เช่น วันท่ี 23 พ.ย. 2521- 2 เม.ย. 2524 วนั ที่ 23 พ.ย.2521 ระดบั ชดุ ย่อย ระดบั แฟ้ม 101

รายการข้อมลู ระดบั ชุดยอ่ ย ระดับแฟ้ม 1.5 ขนาดและสือ่ ของเอกสาร ระบจุ �ำนวนกลอ่ งและแฟม้ ระบจุ �ำนวนเร่ืองและจำ� นวนหน้า (แผ่น – ปริมาณ จ�ำนวน และขนาด เช่น เช่น (Extent and medium of the 4 กล่อง 21 แฟ้ม 6 เรื่อง 396 แผน่ unit of description) ส่วนที่ 2 ค�ำอธิบายเกีย่ วกบั บริบทของเอกสาร (Content Area) มีเฉพาะระดบั ชุดยอ่ ย คอื ค�ำอธบิ ายเก่ียวกับบรบิ ทของเอกสาร ขอ้ มลู เกยี่ วกบั ทม่ี าของเอกสารตน้ ฉบบั เชน่ ชอ่ื ผผู้ ลติ เอกสาร ประวตั หิ นว่ ยงานหรอื ประวตั เิ จา้ ของเอกสาร ประวตั ขิ องเอกสารจดหมายเหตุ และแหล่งเอกสารหรือหนว่ ยงานหรอื ผมู้ อบหรอื โอนยา้ ยเอกสาร รายการขอ้ มูล ระดบั ชดุ ย่อย ระดบั แฟ้ม 2.1 ชื่อผ้ผู ลติ เอกสาร (Name of ระบุชื่อผทู้ ี่ทำ� หน้าท่ใี นการผลิต คือ คณะ - Creator) กรรมการสภามหาวิทยาลยั สุโขทัยธรรมาธริ าช - 2.2 ประวัตหิ นว่ ยงานหรือประวตั ิ เขยี นข้อมลู เก่ยี วกบั ประวัติทีแ่ สดงถึงการเร่ิม - เจ้าของเอกสาร (Administrative/ ต้น ความกา้ วหน้า พัฒนาการ และภารกจิ ของ Biographical History) หนว่ ยงานของหนว่ ยงานทีผ่ ลิตเอกสารอย่างยอ่ - 2.3 ประวตั ิของหอจดหมายเหตุ การอธบิ ายถึงประวัตกิ ารรบั มอบหรือการโอน (Archival History) ย้ายเอกสารมาเกบ็ ไว้ในหนว่ ยจดหมายเหตุ มหาวทิ ยาลยั โดยกลา่ วถึงประวัตกิ ารเกบ็ 2.4 แหลง่ เอกสารหรือหน่วยงาน รกั ษา ประวัตกิ ารจัดเรยี ง หรอื การสรา้ ง หรือผู้มอบหรอื ผู้โอนย้ายเอกสาร เครือ่ งมือในการสืบค้นอยา่ งยอ่ (Immediate source of ระบขุ ้อมูลเก่ียวกับแหล่งเอกสารหรือหน่วยงาน acquisition or transfer) หรือผูม้ อบหรือโอนย้ายเอกสาร พรอ้ มทงั้ ระบุ วันที่และ/หรือวิธีการไดร้ บั เอกสาร หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เช่น งานการประชุม กองกลาง สำ� นกั งานอธิการบดี เปน็ หนว่ ยงานหลักท่สี ง่ มอบเอกสารการ ประชมุ สภามหาวิทยาลยั สุโขทัยธรรมาธริ าช ให้หนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลัย เม่ือวันที่ 2 มิถนุ ายน พ.ศ. 2531 โดยผสู้ ่งมอบ คือ นางสาวไพรนิ ทร์ บัวแดง 102

ส่วนที่ 3 ค�ำอธบิ ายเน้ือหาและโครงสรา้ งของเอกสาร (Content and Structure Area) ค�ำอธบิ ายเน้ือหาและโครงสร้างของ เอกสาร คือ ข้อมลู เกยี่ วกับเอกสารที่ชว่ ยใหผ้ ู้ใชไ้ ดพ้ ิจารณาเพอื่ การตัดสนิ ใจใชเ้ อกสารนนั้ เชน่ ขอบเขตและเนอ้ื หาของเอกสาร ขอ้ มลู เกีย่ ว กบั การประเมนิ คุณค่า การท�ำลายและการกำ� หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร การเพม่ิ ข้ึนของเอกสาร และระบบการจดั เรียงเอกสาร รายการข้อมลู ระดับชุดย่อย ระดบั แฟม้ 3.1 ขอบเขตและเนอื้ หาของเอกสาร (Scope and Content) อธิบายเนือ้ หาของเอกสารในภาพรวมที่ การลงรายการขอบเขตและเนอ้ื หาในระดบั สอดคลอ้ งกบั กรอบอำ� นาจหนา้ ที่ของคณะ แฟม้ จะน�ำชอ่ื เร่อื งท่ีปรากฏในระเบยี บวาระ 3.2 การประเมนิ คุณค่า การทำ� ลาย กรรมการสภามหาวิทยาลยั สุโขทัยธรรมาธริ าช การประชุมของเอกสารแตล่ ะแฟม้ มาลง และการกำ� หนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร เช่น เอกสารชุดน้ีมเี นอ้ื หาเกย่ี วกับ รายการ (Appraisal Description and 1. การแต่งตัง้ บคุ คลและคณะกรรมการตา่ งๆ Scheduling Information) เชน่ นายกสภาและกรรมการผ้ทู รงคุณวฒุ ิ 3.3 การเพ่ิมข้นึ ของเอกสาร อปุ นายก เลขานกุ ารสภามหาวทิ ยาลยั (Accruals) อธิการบดี ผู้อ�ำนวยการสำ� นัก ประธานสาขา 3.4 ระบบการจดั เรียงเอกสาร วิชา (23 เรือ่ ง) (System of Arrangement) 2. การจดั วางระเบียบและข้อบังคับต่างๆ ของ มหาวิทยาลัย (19 เร่ือง) 3. การเงินและทรพั ย์สินของมหาวิทยาลัย (15 เร่อื ง) 4. การพจิ ารณาการจัดตัง้ ยบุ รวม และเลกิ ส�ำนกั งานอธกิ ารบดี สถาบนั ส�ำนกั และสาขา วิชา (15 เรือ่ ง) ระบุขอ้ มลู เก่ยี วกบั การด�ำเนินการเพือ่ การ ประเมินคณุ ค่า การทำ� ลายและการก�ำหนดอายุ การเกบ็ เอกสารท่ไี ดม้ กี ารดำ� เนนิ การไปแล้ว หรอื เป็นขอ้ มูลที่มกี ารวางแผนไวใ้ นการ ประเมินคุณค่าการท�ำลาย และการก�ำหนดอายุ การเก็บเอกสารในอนาคต เชน่ “หน่วยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลัยไดจ้ ดั เกบ็ เปน็ เอกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั และจะ จดั เก็บตลอดไป” เขียนขอ้ มลู ท่เี ก่ียวกับการเพิม่ ปรมิ าณของ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล เอกสาร เพื่อแจง้ ให้ผใู้ ช้ทราบถงึ การเพมิ่ ข้ึน ของเอกสารในอนาคต โดยคาดการณถ์ งึ ปริมาณและความถี่ในการเพ่ิมขน้ึ ของเอกสาร เช่น “เอกสารชดุ นี้ครบถ้วนสมบูรณแ์ ลว้ ไมม่ ี การเพมิ่ แตก่ ารประชมุ สภามหาวทิ ยาลยั สโุ ขทัยธรรมาธริ าชยังคงมีการประชุมอย่าง ตอ่ เน่ือง” จดั เรยี งตามปี และแตล่ ะปจี ดั เรียงตามครง้ั ที่ “จดั เรียงตามลำ� ดบั วาระการประชมุ ของ การประชุมและตามวาระการประชุมแต่ละ เอกสารแตล่ ะแฟ้ม” แฟ้ม” 103

สว่ นท่ี 4 คำ� อธิบายเก่ยี วกับเงือ่ นไขการเข้าถงึ และการใชเ้ อกสาร (Conditions of Access and Use Area) คำ� อธบิ ายเกย่ี ว กบั เงอื่ นไขการเขา้ ถงึ และการใชเ้ อกสาร คอื ขอ้ มลู เกยี่ วกบั การใชเ้ อกสารชดุ นนั้ เชน่ เงอ่ื นไขในการเขา้ ถงึ เอกสาร เงอื่ นไขการท�ำสำ� เนาเอกสาร ภาษา/ตวั อกั ษรของวัสดจุ ดหมายเหตุ ลักษณะทางกายภาพและทางเทคนิคทีม่ ีผลต่อการใชเ้ อกสารและเคร่ืองมอื ช่วยคน้ รายการขอ้ มูล ระดบั ชุดยอ่ ย ระดบั แฟ้ม 4.1 เง่ือนไขในการเข้าถึงเอกสาร เขยี นข้อมลู ทร่ี ะบุถึงเง่ือนไขการให้ใชเ้ อกสาร หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล (Conditions Governing Access) โดยระบขุ ้อมูลเก่ียวกับกฎ ระเบียบ ข้อบงั คบั 4.2 เงือ่ นไขการท�ำสำ� เนาเอกสาร หรือนโยบายตา่ งๆ ซ่งึ เป็นขอ้ จ�ำกดั หรอื มีผลตอ่ (Conditions Governing การเข้าถึงเอกสาร ซ่งึ ถา้ มใี ห้ระบุระยะเวลาการ Reproduction) ปิดและวันทสี่ ามารถเปดิ ใชไ้ ดด้ ว้ ย 4.3 ภาษา/ตวั อกั ษรของวสั ดุ เช่น จดหมายเหตุ (Language / Scripts “เอกสารน้เี ปิดใชไ้ ด้เม่ือจัดเสรจ็ แลว้ ” of Material) ขอ้ มลู ระบุเงื่อนไขการทำ� ส�ำเนาเอกสารที่ 4.4 ลกั ษณะทางกายภาพ และทาง เกี่ยวข้องกับ ลขิ สทิ ธ์ิ หรือเงื่อนไขท่ีหน่วยงาน เทคนคิ ทมี่ ีผลตอ่ การใชเ้ อกสาร ก�ำหนด (Physical Characteristics and เชน่ Technical Requirement) “ผ้ใู ชต้ อ้ งขออนญุ าตกอ่ นการท�ำสำ� เนา” ขอ้ ความที่ระบุถึงภาษาหรอื ตวั อกั ษรทีใ่ ช้บันทึก 4.5 เครือ่ งมอื ชว่ ยค้น (Finding เอกสารนัน้ Aids) เช่น เอกสารการประชมุ สภามหาวทิ ยาลัยสุโขทัย ธรรมาธิราช พ.ศ. 2521 – 2527 ภาษาทใี่ ชค้ ือ ภาษาไทย เอกสารบางรายการบนั ทึกเปน็ ภาษาอังกฤษ ข้อมูลทร่ี ะบุลักษณะสำ� คญั ทางกายภาพ ภายนอกของเอกสาร และลกั ษณะทางเทคนคิ ท่ีมีผลตอ่ การใชเ้ อกสาร ซึง่ มาตรฐานการ ก�ำหนดให้ลงรายการ โดยระบขุ อ้ มลู สภาพทาง กายภาพที่ส�ำคัญ เช่น จ�ำเป็นตอ้ งอนุรกั ษ์ ซึง่ มี ผลตอ่ การใช้เอกสาร หรือเทคนคิ ท่ีมผี ลตอ่ การ ใช้เอกสาร เชน่ โปรแกรมหรือเครือ่ ง คอมพิวเตอรท์ ีส่ ามารถเปิดดูเอกสารได้ เช่น การผลิตเอกสารเปน็ ระบบโรเนยี ว โดยมี กระดาษ 3 ขนาด คอื ขนาดกว้าง 21.50 ซม. ยาว 34.50 ซม., ขนาดกว้าง 22.00 ซม. ยาว 25.00 ซม. และขนาดกวา้ ง 22.00 ซม. ยาว 32.00 ซม. และมีหลายประเภท ได้แก่ เอกสารเล่ม แผนผัง แผน่ พบั และ ขา่ ว มสธ. ระบุข้อมลู เกี่ยวกับเครื่องมือชว่ ยคน้ ท่ใี ห้ข้อมลู เนื้อหาและบรบิ ทของเอกสารทหี่ น่วยงานผู้ ผลิตเอกสารหรือผูเ้ กบ็ รกั ษาเอกสารไดด้ ำ� เนิน การจัดท�ำไว้ เชน่ “รายช่ือเรือ่ งตามวาระการประชุม” 104

ส่วนท่ี 5 คำ� อธิบายเก่ยี วกับส่ิงทเี่ กีย่ วข้อง (Allied Materials Area) ใหข้ อ้ มูลเกยี่ วกบั วัสดุทเ่ี ก่ยี วข้องกับเอกสาร เชน่ สถานท่ี จดั เก็บเอกสารตน้ ฉบบั สถานท่จี ดั เก็บส�ำเนาเอกสาร เอกสารทีเ่ ก่ียวขอ้ ง และขอ้ ความเก่ยี วกับการจดั พมิ พ์ รายการข้อมลู ระดบั ชดุ ย่อย ระดบั แฟ้ม 5.1 สถานที่เก็บเอกสารต้นฉบับ ข้อมูลเก่ียวกับหน่วยงาน สถานทีห่ รอื พ้นื ท่เี ก็บ (Existence and Location of เอกสารต้นฉบบั พร้อมทั้งให้เลขควบคุม Originals) เอกสารชดุ นั้นด้วย เช่น 5.2 สถานทเี่ ก็บเอกสารฉบับส�ำเนา “หน่วยจดหมายเหตมุ หาวิทยาลยั ” (Existence and Location of ระบขุ อ้ มูลเก่ยี วกบั หน่วยงาน สถานที่ หรือ Copies) พนื้ ทจี่ ดั เกบ็ เอกสารฉบับส�ำเนา พรอ้ มทัง้ ให้ เลขควบคุมเอกสารชดุ น้นั ด้วย 5.3 เอกสารที่เกย่ี วข้อง (Related เช่น “ไม่มีขอ้ มลู เกี่ยวกบั สถานท่เี ก็บส�ำเนา Units of Description) เอกสาร” 5.4 ข้อความเกย่ี วกับการพมิ พ์ ระบชุ อื่ ชุดเอกสารย่อยทเี่ กย่ี วข้อง (Publication Note) เขยี นขอ้ มลู เก่ยี วกบั การจัดพมิ พห์ รือจัดท�ำ สำ� เนาทถี่ อดแบบออกมาเหมอื นต้นฉบับ เช่น “ไม่มขี ้อมลู เกย่ี วการจัดพิมพ์” ส่วนที่ 6 ค�ำอธิบายเพ่ิม เติมหรือส่วนหมายเหตุ (Notes Area) ระบุข้อมูลส�ำคัญแต่ไม่สามารถอธิบายในส่วนท่ีก�ำหนดไว้ทั้ง 5 สว่ นได้ รายการขอ้ มลู ระดบั ชุดยอ่ ย ระดบั แฟม้ 6.1 หมายเหตุ (Notes) บนั ทึกข้อมูลส�ำคัญแตไ่ มส่ ามารถอธิบายในสว่ น ท่กี �ำหนดไว้ทง้ั 5 ส่วนได้ เชน่ เอกสารการประชมุ คร้งั ที่ 1/2524 เป็น หนงั สือเชิญประชมุ ของศาสตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรสี อ้าน ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล 105

ส่วนที่ 7 คำ� อธบิ ายเกยี่ วกบั การควบคุมการทำ� คำ� อธิบายเอกสาร (Description Control Area) แสดงขอ้ มูลเกย่ี วกบั การจัดทำ� คำ� อธบิ ายเอกสาร เชน่ บนั ทกึ ขอ้ มลู ของนักจดหมายเหตุ ข้อมลู เกยี่ วกบั กฎ ระเบยี บ หรือแนวปฏิบัติ และวนั เดอื น ปี ทจ่ี ดั ทำ� คำ� อธบิ าย เอกสาร มีหลกั เกณฑ์การลงรายการ ดงั นี้ รายการข้อมลู ระดบั ชดุ ยอ่ ย ระดบั แฟม้ 7.1 บันทกึ ของนกั จดหมายเหตุ ขอ้ ความอธิบายถงึ การจัดท�ำคำ� อธบิ าย และช่อื (Archivist’s Note) ผ้จู ัดท�ำคำ� อธบิ ายเอกสาร 7.2 กฎ ระเบียบ หรอื แนวปฏิบัติ เชน่ ผ้จู ัดทำ� ค�ำอธิบายเอกสาร คือ “................. (Rules or Conventions) ...............” เขียนข้อความเกีย่ วกับขอ้ ตกลงที่ใช้ในการจดั 7.3 วัน เดือน ปี ทจ่ี ัดท�ำคำ� อธบิ าย ท�ำค�ำอธบิ ายเอกสาร ซึ่งอาจเปน็ กฎ ระเบยี บ เอกสาร (Date of Description) หรือแนวปฏบิ ัติในระดับสากล ระดับชาติหรือ ระดบั หนว่ ยงาน เชน่ “จัดท�ำค�ำอธิบายเอกสารตามหลกั เกณฑ์ การลงรายการเอกสารการประชมุ สภา มหาวิทยาลยั สโุ ขทัยธรรมาธริ าช โดยประยุกต์ ใชม้ าตรฐานการจดั ท�ำค�ำอธิบายจดหมายเหตุ ระหว่างประเทศ” ข้อความทีร่ ะบุวนั เดือน ปี ทีจ่ ัดทำ� ค�ำอธิบาย เอกสารต้งั แต่การจัดเตรียม จดั ทำ� และ/หรือ ปรบั ปรุงคำ� อธบิ ายเอกสาร เช่น “วันท่ี 19 ธ.ค. 2549” หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 106

ตวั อยา่ ง ค�ำอธิบายเอกสารการประชมุ สภามหาวทิ ยาลัยสโุ ขทัยธรรมาธริ าช พ.ศ. 2521 - 2527 ที่ไดล้ งรายการข้อมูลเปน็ คมู่ ือช่วยค้น รายการค�ำอธบิ ายระดบั ชดุ ยอ่ ย ชือ่ ชุดย่อย: เอกสารการประชมุ สภามหาวิทยาลัยสโุ ขทัยธรรมาธริ าช (พ.ย. 2521 - เม.ย. 2524) รหัสอา้ งอิง มสธ.งป.1.1 วัน เดือน ปี ของเอกสาร วนั ที่ 23 พ.ย. 2521 – 2 เม.ย. 2524 จ�ำนวนเอกสาร 4 กลอ่ ง 21 แฟ้ม ชอ่ื ผู้ผลติ เอกสาร คณะกรรมการสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช โดยมีนายเกษม สุวรรณกุลเป็นนายกสภา มหาวิทยาลยั สุโขทัยธรรมาธิราช ประวัติหน่วยงานเจ้าของ นายกและกรรมการผทู้ รงคณุ วฒุ ขิ องสภามหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าชชดุ แรกนไ้ี ดร้ บั พระบรม เอกสาร ราชโองการโปรดเกลา้ ฯ แตง่ ตัง้ เม่ือวันที่ 24 ตุลาคม พ.ศ. 2521 ไดแ้ ก่ นายเกษม สวุ รรณกุล ซึ่งเป็นนายกสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช และกรรมการผู้ทรงคุณวุฒิ 9 คน คือ นายกมล วรรณประภา นายชนะ รงุ่ แสง นายพชิ ยั วาสนาสง่ นายระพี สาครกิ นายระวี ภาวิไล นายวิจติ ร ศรีสอ้าน นายอภิลาส โอสถานนท์ นายอ�ำพน นะมาตรและนายเอกวทิ ย์ ณ ถลาง และกรรมการโดยต�ำแหน่งอกี จ�ำนวนหน่ึง ไดแ้ ก่ ปลดั ทบวงมหาวิทยาลัยหรอื ผแู้ ทน อธิบดีกรม ประชาสัมพันธ์หรือผู้แทน อธิบดีกรมไปรษณีย์โทรเลขหรือผู้แทน ผู้อ�ำนวยการองค์การส่ือสาร มวลชนแหง่ ประเทศไทยหรอื ผแู้ ทนผวู้ า่ การสอ่ื สารแหง่ ประเทศไทยหรอื ผแู้ ทน อธกิ ารบดซี งึ่ เปน็ กรรมการโดยตำ� แหนง่ กรรมการสภาวชิ าการซง่ึ สภาวชิ าการเลอื กจำ� นวนหนง่ึ คน รองอธกิ ารบดี หนง่ึ คนทสี่ ภามหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าชแตง่ ตง้ั โดยคำ� แนะนำ� ของอธกิ ารบดเี ปน็ เลขานกุ าร สภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชมีหน้าที่ควบคุมกิจการท่ัวไปของมหาวิทยาลัย โดยเฉพาะ มหี นา้ ท่ี ดังนี้ 1. วางนโยบายของมหาวิทยาลัยเก่ียวกับการศึกษา การวิจัย การให้บริการทางวิชาการ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล แก่สังคมและการท�ำนุบ�ำรุงวัฒนธรรม ทั้งน้ีโดยให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของมหาวิทยาลัย และนโยบายของรัฐ 2. จดั วางระเบียบและขอ้ บงั คบั มหาวิทยาลยั 3. อนมุ ตั ิให้ปริญญา ประกาศนยี บตั รชั้นสูง อนุปรญิ ญา และประกาศนยี บัตร 4. พิจารณาการจัดตง้ั ยุบ รวม และเลกิ สำ� นกั งานอธกิ ารบดี สถาบนั ส�ำนกั และสาขาวชิ า แล้วแตก่ รณี 5. อนมุ ัติการรับสถาบันวชิ าการชน้ั สูงเข้าสมทบในมหาวิทยาลยั 6. พิจารณาการแตง่ ตงั้ และถอดถอนอธกิ ารบดแี ละศาสตราจารย์ประจำ� 7. อนุมัติการแต่งตั้งและถอดถอนอธิการบดี ผู้อ�ำนวยการสถาบัน/ส�ำนัก รองผู้อ�ำนวยการ สถาบนั /สำ� นกั รองศาสตราจารยแ์ ละผู้ช่วยศาสตราจารย์ 8. จัดวางระเบยี บเก่ยี วกับการเงนิ และทรัพยส์ นิ ของมหาวิทยาลัย 9. แต่งตงั้ คณะกรรมการเพือ่ การกระทำ� ใดๆ ตามท่สี ภามหาวทิ ยาลยั มอบหมาย 10. หน้าที่อน่ื เกยี่ วกับกิจการของมหาวิทยาลยั ทีม่ ิไดร้ ะบุใหเ้ ปน็ หนา้ ที่ของผูใ้ ดโดยเฉพาะ นายกและกรรมการผทู้ รงคณุ วฒุ ขิ องสภามหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าชชดุ นม้ี กี ารประชมุ ครงั้ แรก ในวันพฤหัสบดีท่ี 23 พฤศจิกายน พ.ศ. 2521 ณ ห้องประชุมทบวงมหาวทิ ยาลัย และ มีการประชุมในคร้ังต่อๆ มาดงั น้ี พ.ศ. 2521 มีการประชุม 2 ครงั้ พ.ศ. 2522 มกี ารประชมุ 5 คร้ัง พ.ศ. 2523 มกี ารประชุม 4 ครง้ั และ พ.ศ. 2524 มกี ารประชุม 4 คร้ัง 107

ประวตั ิของเอกสาร งานการประชุม กองกลาง ส�ำนกั งานอธกิ ารบดี เป็นหนว่ ยงานทเ่ี กบ็ รักษาและโอนย้ายเอกสาร จดหมายเหตุ มาจัดเก็บยังหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ซึ่งก่อนท่ีจะมีการด�ำเนินการโอนย้ายเอกสาร มาน้นั งานการประชุมได้มีจัดเก็บเอกสารแบง่ ตามเรือ่ ง จำ� นวน 4 เรือ่ ง คือ หนังสอื เชิญประชมุ รายงานการประชุม มติสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช และเร่ืองการเสนอโปรดเกล้าฯ แตง่ ต้ังนายกสภาและกรรมการผู้ทรงคณุ วุฒิ โดยภายในแตล่ ะเร่ืองจดั เรยี งตามล�ำดบั เหตุการณ์ หรอื วนั เดอื น ปี ของเอกสาร สว่ นเครอ่ื งมอื ชว่ ยคน้ ทง่ี านการประชมุ จดั ทำ� ขน้ึ เพอ่ื ใชส้ บื คน้ เอกสาร ระหว่างท่ีเก็บรักษาอยู่ คือ รายการเอกสาร โดยงานการประชุมจะจดรายช่ือเอกสารจากเร่ือง ทเ่ี สนอเขา้ พจิ ารณาในการประชมุ แต่ละคร้งั หน่วยงานโอนย้ายเอกสาร งานการประชุม กองกลาง ส�ำนักงานอธิการบดี เป็นหน่วยงานหลกั ทีส่ ่งมอบเอกสารการประชุม สภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชให้หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย เมื่อวันท่ี 2 มิถุนายน พ.ศ. 2531 โดยผสู้ ง่ มอบ คอื นางสาวไพรินทร์ บวั แดง ขอบเขตและเนอ้ื หาของเอกสาร เอกสารชดุ น้มี ีเนอื้ หาเก่ียวกบั 1. การแต่งต้ังบุคคลและคณะกรรมการต่างๆ เช่น นายกสภาและกรรมการผู้ทรงคุณวุฒิ อุปนายก เลขานุการสภามหาวิทยาลัย อธิการบดี ผู้อ�ำนวยการส�ำนัก ประธานสาขาวิชา (23 เรือ่ ง) 2. การจัดวางระเบยี บและข้อบังคบั ตา่ งๆ ของมหาวทิ ยาลัย (19 เรื่อง) 3. การเงนิ และทรัพยส์ นิ ของมหาวิทยาลัย (15 เร่ือง) 4. การพิจารณาการจดั ต้งั ยบุ รวม และเลกิ ส�ำนกั งานอธกิ ารบดี สถาบนั ส�ำนกั และสาขา วชิ า (15 เรอื่ ง) 5. ที่ท�ำการ อาคารและที่ดนิ ของมหาวิทยาลยั (15 เร่อื ง) 6. การจัดการเรียนการสอนของมหาวทิ ยาลยั (10 เรือ่ ง) 7. ตรา สแี ละครุยประจ�ำมหาวทิ ยาลยั (9 เร่ือง) 8. อน่ื ๆ (34 เรอ่ื ง) หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล ข้อมูลการประเมนิ คุณคา่ หนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลัยไดจ้ ดั เก็บเปน็ เอกสารจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลยั การเพ่มิ ขึน้ ของเอกสาร เอกสารชุดยอ่ ยนมี้ กี ารจัดเก็บครบถว้ นแล้วจะไมม่ กี ารเพมิ่ เติม แต่การประชุมสภามหาวิทยาลัย ระบบการจดั เรยี งเอกสาร สโุ ขทยั ธรรมาธริ าชยังคงมีการประชมุ อย่างต่อเนือ่ ง เงื่อนไขในการเข้าถึง จดั เรยี งตามปี และแต่ละปีจดั เรยี งตามคร้ังท่ีการประชุมและวาระการประชุมแต่ละแฟ้ม เงอื่ นไขการทำ� ส�ำเนา เอกสารนีเ้ ปิดใชไ้ ด้เม่ือจดั เสร็จแล้ว ภาษา/ตวั อักษรของ ผู้ใช้ต้องแจ้งความต้องการและเจ้าหน้าที่จะด�ำเนินการท�ำส�ำเนาโดยผู้ใช้ต้องเสียค่าใช้จ่ายตามที่ วสั ดุจดหมายเหตุ มหาวิทยาลยั กำ� หนด ลักษณะทางกายภาพ ภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ของเอกสาร 1. การผลิตเอกสารเปน็ ระบบโรเนียว การผลิตเอกสารการประชมุ เปน็ แบบโรเนยี ว กระดาษ มี 3 ขนาด คอื ขนาดกว้าง 21.50 ซม.ยาว 34.50 ซม. , ขนาดกว้าง 22.00 ซม. ยาว 25.00 ซม.และขนาดกว้าง 22.00 ซม. ยาว 32.00 ซม. 3. เอกสารประกอบการประชมุ มหี ลายประเภท ดงั นี้ 3.1 เอกสารเลม่ 12 รายการ (ครงั้ ที่ 1/2521, 2/2522, 3/2522, 5/2522, 1/2523, 3/2523, 4/2524) 3.2 แผนผัง 3 รายการ (ครง้ั ที่ 2/2522, 1/2524, 4/2524) 3.3 แผ่นพับ 1 รายการ (คร้ังท่ี 4/2524) 3.4 ขา่ ว มสธ.2 รายการ (คร้งั ท่ี 2/2524, 3/2524) 108

เครอ่ื งมอื ช่วยคน้ คู่มือสืบคน้ เอกสารการประชุมสภามหาวทิ ยาลัยสุโขทยั ธรรมาธิราช พ.ศ. 2521 ถงึ 2530 ฉบับ สถานท่จี ัดเกบ็ ตน้ ฉบับ พ.ศ. 2531 สถานท่จี ดั เก็บสำ� เนา หน่วยจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลยั เอกสารท่ีเก่ียวข้อง - - ขอ้ มลู เกย่ี วกับการจัดพมิ พ์ - หมายเหตุ เอกสารการประชมุ ครั้งท่ี 1/2524 พบหนงั สอื เชิญประชุมของศาสตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรสี อ้าน บนั ทกึ ข้อมูลของ และเอกสารการประชมุ ครง้ั ท่ี 2/2521, 2/2522, 3/2522, 4/2522, 2/2523, 3/2523, 1/2524 นกั จดหมายเหตุ และ 4/2524พบลายมอื ของศาสตราจารย์ ดร.วจิ ิตร ศรีสอ้าน จัดท�ำคำ� อธบิ าย โดย นางสาวพชั รี ทองแขก ขอ้ มลู เกยี่ วกบั กฎ ระเบยี บหรอื การลงรายการขอ้ มลู ในคมู่ อื นจ้ี ะลงรายการตามหลกั เกณฑก์ ารลงรายการเอกสารการประชมุ สภา แนวปฏิบัติ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ท่ีประยุกต์จากมาตรฐานการจัดท�ำค�ำอธิบายจดหมายเหตุ ระหว่างประเทศ วนั เดอื น ปี วันท่ี 19 ธ.ค. 2549 ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล 109

ระดบั แฟ้มมีการการออกแบบรปู แบบในการลงรายการดังน้ี จำ� นวน ระดับ สัญลักษณ์หรอื รหสั อา้ งอิง คำ� อธบิ าย วนั เดอื นปี เอกสาร ช่ือเอกสาร แฟม้ ที่ 1 (กลอ่ งท่ี 1) มสธ.งป.1.1/21/1 เอกสารการประชมุ สภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธริ าช คร้ังที่ 1/2521 แฟ้มท่ี 1 วนั ที่ 23 พ.ย. 2521 จ�ำนวน 3 เรอ่ื ง 51 แผ่น มีการจัดเรยี งตามล�ำดับวาระการประชมุ แต่ละคร้ังมเี นื้อหาเก่ียวกบั เรือ่ ง หนา้ ขอบเขตและเนือ้ หา ระเบยี บวาระการประชมุ 1 ของเอกสาร รายงานการประชมุ 2-5 พระราชบัญญตั มิ หาวทิ ยาลัยสโุ ขทัยธรรมาธิราช พ.ศ. 2521 6 เงอ่ื นไขการเข้าถึง มหาวิทยาลัยเปิด : รายงานสรุปของคณะอนุกรรมการพิจารณาศึกษา 7 และการใชเ้ อกสาร และจดั ทำ� โครงการมหาวทิ ยาลยั เปดิ การแต่งตั้งนายกสภามหาวิทยาลัยและกรรมการผู้ทรงคุณวุฒิของ 8 - 10 มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เงื่อนไขในการเข้าถึงเอกสารและการใช้เอกสาร : ผู้ค้นคว้าต้องขออนุมัติจากผู้อ�ำนวยการ ส�ำนักบรรณสารสนเทศ อย่างน้อย 2 สัปดาห์ ก่อนท่ีจะใช้และอาจจะไม่ได้รับอนุมัติทุกคร้ังและ การท�ำส�ำเนาเอกสารอนุญาตให้ท�ำส�ำเนาได้ในอัตราที่มหาวิทยาลัยก�ำหนดภาษาของวัสดุแฟ้มน้ี คือ ภาษาไทย ลกั ษณะทางกายภาพและเทคนคิ ทีม่ ีผลต่อการใช้เอกสาร : ภาษา เงอ่ื นไขการท�ำ 1. การผลิตเอกสารการประชุมเปน็ แบบโรเนียว ส�ำเนาเอกสาร กระดาษมีขนาด กวา้ ง 21.50 ซม. ยาว 34.50 ซม. ลกั ษณะทางกายภาพ 2. เอกสารประกอบการประชมุ ทม่ี ลี ักษณะอน่ื คอื มีเอกสารเลม่ 2 รายการ หมายเหตุ : จัดทำ� ค�ำอธิบาย โดย นางสาวพัชรี ทองแขก วันที่ 19 ธ.ค. 2549 จัดทำ� คำ� อธิบาย หมายเหตุ 110

ตวั อยา่ งการทำ� คำ� อธบิ ายเอกสารการประชมุ สภามหาวทิ ยาลยั ระดบั แฟม้ แฟม้ ท่ี 2 (กล่องที่ 1) มสธ.งป.1.1_1/21/2 เอกสารการประชมุ สภามหาวิทยาลัยสุโขทยั ธรรมาธริ าช ครง้ั ท่ี 2/2521 แฟ้มท่ี 2 วนั ท่ี 23 พ.ย. 2521 จ�ำนวน 3 เร่อื ง 345 แผ่น มีการจดั เรยี งตามล�ำดบั วาระการประชมุ แต่ละครั้งและมีเนอื้ หาเกีย่ วกับ เรื่อง หนา้ รายงานผลการวจิ ยั เรอื่ ง ความคดิ เหน็ ของประชาชนตอ่ มหาวทิ ยาลยั เปดิ 1 การแต่งต้ังอปุ นายกสภามหาวิทยาลัย 2 การแตง่ ตั้งอธกิ ารบดีคนแรกของมหาวิทยาลัยสุโขทยั ธรรมาธริ าช 3 เงอ่ื นไขในการเขา้ ถงึ เอกสารและการใชเ้ อกสาร : เอกสารน้ีเปดิ ใชไ้ ด้เมอื่ จดั เสรจ็ แล้วและการท�ำสำ� เนา ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล เอกสารผใู้ ชต้ อ้ งแจง้ ความตอ้ งการและเจา้ หนา้ ทจี่ ะดำ� เนนิ การทำ� สำ� เนาโดยผใู้ ชต้ อ้ งเสยี คา่ ใชจ้ า่ ยตาม ทีม่ หาวทิ ยาลัยกำ� หนด ภาษาของวัสดุแฟ้มนี้ คือ ภาษาไทย ลักษณะทางกายภาพ : 1. การผลิตเอกสารเปน็ ระบบโรเนียว 2. กระดาษมขี นาด กวา้ ง 22.00 ซ.ม. ยาว 25.00 ซม. 3. เอกสารประกอบการประชมุ ทีม่ ลี กั ษณะอน่ื คอื มีเอกสารเล่ม 1 รายการ หมายเหตุ : จดั ทำ� คำ� อธิบาย โดย นางสาวพชั รี ทองแขก วนั ที่ 19 ธ.ค. 2549 111

แฟ้มที่ 3 (กล่องที่ 1) มสธ.งป.1.1_2/21/3 เอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลัยสุโขทยั ธรรมาธริ าช ครง้ั ที่ 2/2521 แฟม้ ท่ี 3 วนั ท่ี 27 ธ.ค. 2521 จำ� นวน 8 เร่ือง 61 แผ่น มีการจดั เรียงตามลำ� ดับวาระการประชมุ แตล่ ะครั้งและมีเน้อื หาเกย่ี วกับ เร่ือง หน้า ระเบียบวาระการประชุม 1 รายงานการประชมุ 2-12 ส�ำนักงานคณะกรรมการการศึกษาแห่งชาติอนุญาตให้ใช้ส�ำนักงาน - โครงการพัฒนามหาวิทยาลยั เดิมเป็นที่ท�ำการชัว่ คราวของมหาวทิ ยาลัย สโุ ขทยั ธรรมาธิราช 13-20 ข้อบงั คบั การประชมุ ของสภามหาวิทยาลยั สโุ ขทัยธรรมาธริ าช 21-24 การแบ่งสาขาวิชา 25-76 การแบ่งสว่ นราชการ 77 การแตง่ ตั้งคณะกรรมการต่างๆ ของมหาวทิ ยาลยั สุโขทัยธรรมาธริ าช 78 สถานที่ตั้งของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ตราประจำ� มหาวทิ ยาลยั - ขา่ วหนังสือพิมพ์ 79-101 หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เงื่อนไขในการเข้าถึงเอกสารและการใช้เอกสาร : เอกสารนี้เปิดใช้ได้เม่ือจัดเสร็จแล้วและการท�ำส�ำเนาเอกสารผู้ใช้ต้องแจ้ง ความต้องการและเจ้าหน้าที่จะด�ำเนินการท�ำส�ำเนาโดยผู้ใช้ต้องเสียค่าใช้จ่ายตามที่มหาวิทยาลัยก�ำหนด ภาษาของวัสดุแฟ้มนี้ คอื ภาษาไทย ลักษณะทางกายภาพ : 1. การผลติ เอกสารเป็นระบบโรเนียว 2. กระดาษมีขนาด กว้าง 22.00 ซ.ม. ยาว 25.00 ซม. และขนาดกว้าง 21.50 ซม.ยาว 34.50 ซม. 3. เอกสารประกอบการประชุมที่มีลกั ษณะอื่น คอื มแี ผนผัง 1 รายการ หมายเหตุ : พบลายมอื ของศาสตราจารย์ ดร.วจิ ติ ร ศรสี อา้ น จัดท�ำค�ำอธบิ าย โดย นางสาวพัชรี ทองแขก วันท่ี 19 ธ.ค. 2549 112

แฟ้มท่ี 4 (กล่องท่ี 1) มสธ.งป.1.1_1/22/4 เอกสารการประชมุ สภามหาวิทยาลัยสุโขทยั ธรรมาธริ าช คร้งั ท่ี 1/2522 แฟม้ ท่ี 4 วนั ท่ี 29 ม.ค.2522 จ�ำนวน 8 เรือ่ ง 29 แผน่ มีการจดั เรียงตามล�ำดบั วาระการประชมุ แตล่ ะครงั้ และมีเน้อื หาเกยี่ วกับ เรอื่ ง หน้า ระเบยี บวาระการประชมุ 1 รายงานการประชุม 2-6 จดหมายจาก British Council แจง้ ว่าส่งศาสตราจารย์ไมเคลิ โอนลั มา 7-10 รว่ มงานกับมหาวิทยาลัยสโุ ขทัยธรรมาธิราช การแตง่ ตัง้ รองอธกิ ารบดี 11-25 การแตง่ ตง้ั เลขานุการทีป่ ระชุมสภามหาวทิ ยาลัย - ขอ้ บงั คบั การประชมุ ของสภามหาวทิ ยาลัย การแบง่ สาขาวิชาและการแบ่งสว่ นราชการ 26-29 การจดั หาสถานท่ตี ง้ั ของมหาวทิ ยาลยั - ตราประจำ� มหาวทิ ยาลัย 30 การใชส้ อ่ื มวลชนเพื่อการสอน 31 32-42 เง่ือนไขในการเข้าถึงเอกสารและการใช้เอกสาร : เอกสารนี้เปิดใช้ได้เม่ือจัดเสร็จแล้วและการท�ำส�ำเนาเอกสารผู้ใช้ต้องแจ้ง ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ความต้องการและเจ้าหน้าท่ีจะด�ำเนินการท�ำส�ำเนาโดยผู้ใช้ต้องเสียค่าใช้จ่ายตามท่ีมหาวิทยาลัยก�ำหนด ภาษาของวัสดุแฟ้มน้ี คอื ภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ลกั ษณะทางกายภาพ : 1. การผลิตเอกสารเปน็ ระบบโรเนยี ว 2. มีขนาด กวา้ ง 21.50 ซม. ยาว 34.50 ซม. และกว้าง 22 ซม. ยาว 32 ซม หมายเหตุ : - จัดท�ำค�ำอธบิ าย โดย นางสาวพชั รี ทองแขก วนั ท่ี 19 ธ.ค. 2549 113

แฟม้ ที่ 5 (กล่องที่ 1) มสธ.งป.1.1_2/22/5 เอกสารการประชมุ สภามหาวทิ ยาลยั สุโขทยั ธรรมาธิราช ครง้ั ท่ี 2/2522 แฟ้มท่ี 5 วนั ที่ 21 มี.ค. 2522 จำ� นวน 7 เรื่อง 77 แผน่ มีการจัดเรยี งตามลำ� ดับวาระการประชมุ แตล่ ะคร้งั และมีเน้อื หาเก่ยี วกบั เรอ่ื ง หนา้ ระเบยี บวาระการประชมุ 1 รายงานการประชุม 2-12 ตราประจ�ำมหาวิทยาลัย - งบประมาณและอัตรากำ� ลงั ปีงบประมาณ 2522 13-22 งบประมาณปี 2523 - อตั ราก�ำลงั ปีงบประมาณ 2523 ท่ีไดร้ ับอนมุ ตั จิ าก ก.ม. 23-31 สถานท่ีตงั้ มหาวทิ ยาลัย 32-69 การแตง่ ต้ังคณะกรรมการชดุ ต่างๆ 70-71 โครงการใช้ส่ือสารมวลชนประเภทวิทยุกระจายเสียงและวิทยุโทรทัศน์ 72 เพือ่ การสอน หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เงื่อนไขในการเข้าถึงเอกสารและการใช้เอกสาร : เอกสารนี้เปิดใช้ได้เมื่อจัดเสร็จแล้วและการท�ำส�ำเนาเอกสารผู้ใช้ต้องแจ้ง ความต้องการและเจ้าหน้าที่จะด�ำเนินการท�ำส�ำเนาโดยผู้ใช้ต้องเสียค่าใช้จ่ายตามที่มหาวิทยาลัยก�ำหนด ภาษาของวัสดุแฟ้มน้ี คือ ภาษาไทย ลักษณะทางกายภาพ : 1. การผลติ เอกสารเป็นระบบโรเนยี ว 2. กระดาษมขี นาด กวา้ ง 22.00 ซ.ม. ยาว 25.00 ซม. และขนาดกว้าง 21.50 ซม.ยาว 34.50 ซม. 2. เอกสารประกอบการประชมุ มเี อกสารเลม่ 1 รายการ หมายเหตุ : พบลายมือของศาสตราจารย์ ดร.วจิ ิตร ศรีสอา้ น จดั ท�ำคำ� อธิบาย โดย นางสาวพัชรี ทองแขก วนั ท่ี 19 ธ.ค. 2549 114

แฟม้ ท่ี 6 (กลอ่ งที่ 1) มสธ.งป.1.1_3/22/6 เอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช คร้ังที่ 3/2522 แฟม้ ท่ี 6 วันท่ี 27 เม.ย. 2522 จำ� นวน 7 เรือ่ ง 81 แผ่น มกี ารจัดเรียงตามล�ำดับวาระการประชุมแต่ละครง้ั และมเี นื้อหาเกยี่ วกบั เรอ่ื ง หน้า ระเบียบวาระการประชุม 1 รายงานการประชุม 2-7 การจดั ตัง้ สาขาวิชาและการแบง่ ส่วนราชการ 8-10 การบรจิ าคที่ดนิ 11 การเชา่ ที่ท�ำการช่วั คราวของมหาวทิ ยาลยั 12-13 รายงานของศาสตราจารย์ไมเคิล โอนีล 14-15 การแต่งต้ังผ้อู �ำนวยการส�ำนักตา่ งๆ 16-41 ระเบียบวา่ ดว้ ยการศึกษาระดับปริญญาตรี 42-66 แผนปฏิบตั งิ านของมหาวิทยาลัย 67 เง่ือนไขในการเข้าถึงเอกสารและการใช้เอกสาร : เอกสารน้ีเปิดใช้ได้เม่ือจัดเสร็จแล้วและการท�ำส�ำเนาเอกสารผู้ใช้ต้องแจ้ง ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ความต้องการและเจ้าหน้าที่จะด�ำเนินการท�ำส�ำเนาโดยผู้ใช้ต้องเสียค่าใช้จ่ายตามท่ีมหาวิทยาลัยก�ำหนด ภาษาของวัสดุแฟ้มน้ี คือ ภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ลกั ษณะทางกายภาพ : 1. การผลิตเอกสารเปน็ ระบบโรเนยี ว 2. กระดาษมขี นาด กวา้ ง 22.00 ซ.ม. ยาว 25.00 ซม. และขนาดกว้าง 21.50 ซม.ยาว 34.50 ซม. 3. เอกสารประกอบการประชมุ มีเอกสารเล่ม 1 รายการ หมายเหตุ : พบลายมือของศาสตราจารย์ ดร.วจิ ติ ร ศรสี อา้ น จดั ท�ำคำ� อธิบาย โดย นางสาวพชั รี ทองแขก วันท่ี 19 ธ.ค. 2549 115

แฟ้มที่ 7 (กล่องท่ี 1) มสธ.งป.1.1_4/22/7 เอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลยั สุโขทยั ธรรมาธริ าช ครัง้ ท่ี 4/2522 แฟม้ ท่ี 7 วันที่ 15 ม.ิ ย. 2522 จ�ำนวน 10 เรื่อง 27 แผ่น มกี ารจัดเรยี งตามล�ำดับวาระการประชมุ แต่ละคร้งั และมเี นอ้ื หาเก่ยี วกับ เรือ่ ง หน้า ระเบยี บวาระการประชมุ 1 รายงานการประชมุ 2-7 รายงานสรุปการไปเจรจาธรุ กิจและดูงาน ณ ต่างประเทศ 8-10 การแตง่ ต้ังผู้อำ� นวยการสำ� นักทะเบยี นและวดั ผล 11 ข้อบงั คบั การเลอื กประธานกรรมการและกรรมการประจำ� สาขาวิชา 12-13 ตราประจ�ำมหาวิทยาลยั 14-15 แต่งต้ังกรรมการในคณะกรรมการศึกษาและจัดท�ำโครงการสาขาวิชา 16-41 วิทยาศาสตร์สขุ ภาพ แตง่ ต้ังกรรมการศึกษาและจดั ทำ� โครงการสาขาวิชานติ ิศาสตร์ 42-66 แต่งต้ังกรรมการศึกษาและจัดท�ำโครงการสาขาวิชาการจัดการงาน 67 กอ่ สร้าง หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล บรษิ ัทสยามกลการบริจาครถยนต์ การคัดเลือกคณาจารย์ ร่าง พ.ร.บ.โอนกิจการทรัพย์สิน หน้ีสิน ข้าราชการ ลูกจ้าง และเงิน งบประมาณของสำ� นักงานปลดั ทบวง ทบวงมหาวทิ ยาลัย เฉพาะที่เกี่ยว กบั ราชการของโครงการมหาวทิ ยาลยั เปดิ ไปเปน็ ของมหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช เง่ือนไขในการเข้าถึงเอกสารและการใช้เอกสาร : เอกสารน้ีเปิดใช้ได้เม่ือจัดเสร็จแล้วและการท�ำส�ำเนาเอกสารผู้ใช้ต้องแจ้ง ความต้องการและเจา้ หนา้ ทีจ่ ะด�ำเนนิ การท�ำสำ� เนาโดยผู้ใช้ตอ้ งเสยี ค่าใช้จ่ายตามทีม่ หาวทิ ยาลัยก�ำหนด ลักษณะทางกายภาพ : 1. การผลิตเอกสารเปน็ ระบบโรเนยี ว 2. กระดาษมขี นาด กว้าง 21.50 ซม. ยาว 34.50 ซม. 3. เอกสารประกอบการประชุม มเี อกสารเลม่ 1 รายการ หมายเหตุ : พบลายมอื ของศาสตราจารย์ ดร.วจิ ิตร ศรสี อ้าน จดั ท�ำค�ำอธบิ าย โดย นางสาวพชั รี ทองแขก วันที่ 19 ธ.ค. 2549 116

การจดั ทำ� เครอื่ งมอื ชว่ ยคน้ ดว้ ยการประยกุ ตใ์ ชค้ ำ� อธบิ ายจากมาตรฐานระหวา่ งประเทศสำ� หรบั คำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตุ (ISAD ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล (G)) ของหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลยั มหาวิทยาลัยสุโขทยั ธรรมาธิราชน้นั เป็นการเรม่ิ น�ำมาใช้กบั กลมุ่ เอกสารรายงานการประชมุ เพยี ง กลมุ่ เดยี ว ยงั ไมไ่ ดน้ ำ� มาใชใ้ นการจดั ทำ� คำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตกุ ลมุ่ อนื่ ทมี่ ลี กั ษณะหลายอยา่ งทแี่ ตกตา่ งกนั เชน่ ทมี่ า เจา้ ของเอกสาร การได้มา การจดั เรียง และยังไม่ไดน้ �ำคำ� อธิบาย/เมตาดาตามาลงโปรแกรมระบบคอมพวิ เตอรเ์ พื่อคน้ คนื ออนไลน์ จึงประเมินไม่ไดว้ า่ เกณฑ์ และวิธีการลงรายการข้อมูล/เมตาดาตาของเอกสารจดหมายเหตุจะปฏิบัติได้ดีหรือไม่ และค้นเอกสารจดหมายเหตุ และสืบค้นสารสนเทศ ที่ต้องการได้สะดวกหรือไม่ จึงเป็นความท้าทายที่หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยจะต้องศึกษา แสวงหาและพัฒนาแนวปฏิบัติท่ีเหมาะสม ตอ่ ไป บรรณานกุ รม พัชรี ทองแขก. (2549). การจัดท�ำคู่มือสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช กลุ่มเอกสารประชุมสภา มหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช. (วทิ ยานิพนธป์ รญิ ญาศิลปศาสตรมหาบัณฑติ ). กรงุ เทพฯ: มหาวิทยาลัยศลิ ปากร. 117

ตอนท่ี

การเตรยี ม สือ่ ดจิ ิทัล ท่มี คี ณุ ภาพ

แนวปฏิบตั ิ การบริหารจัดการ สอ่ื ดิจทิ ลั

แนวปฏิบัติการบรหิ ารจัดการสอ่ื ดจิ ทิ ัล โดย บุญเลิศ อรุณพบิ ูลย์ บุญเกียรติ เจตจ�ำนงนุช การสร้างเอกสารรูปแบบต่างๆ ในปัจจุบัน ได้มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบไปจากเดิมอย่างมาก หลายๆ สื่อมีรูปแบบเป็นดิจิทัล ต้ังแต่ต้นก�ำหนด เช่น การพิมพ์วิทยานิพนธ์ ค�ำส่ัง เอกสารวิชาการ รายงาน ส่ือน�ำเสนอ ส่ือกราฟิก รวมท้ังเส้นทางการดำ� เนินทางของ สอ่ื ดงั กลา่ ว กย็ งั อยบู่ นฐานของดจิ ทิ ลั เชน่ การเผยแพรส่ อ่ื กราฟกิ ผา่ นระบบเครอื ขา่ ยผา่ นทางสอ่ื สงั คมออนไลน์ (Social Media) จะเหน็ ไดว้ า่ วงจรชวี ติ ของสอื่ ในปจั จบุ นั สามารถอยใู่ นรปู แบบดจิ ทิ ลั ไดเ้ กอื บ 100% การบรหิ ารจดั การสอ่ื ดงั กลา่ ว จงึ เปน็ เรอื่ งใหม่ และมคี วามทา้ ทายมาก เช่น ท�ำอย่างไรให้ส่ือดังกล่าวถูกส่งต่อไปยังผู้ใช้งานได้โดยปราศจากปัญหาการเข้าถึง การแสดงผลถูกต้องตามที่ผู้สร้างก�ำหนดต้ังแต่ต้น และเม่อื เวลาผ่านไปก็ยงั คงสภาพทำ� งานไดด้ งั ตน้ ก�ำเนดิ ทกุ ประการ หรอื ดที ี่สุด สอ่ื ดจิ ิทลั ในปจั จบุ นั จงึ เกย่ี วขอ้ งกับบุคคลจำ� นวนมากทม่ี ารว่ มกันทำ� งานผา่ นเวลาและสถานทที่ ี่แตกตา่ งกัน ซงึ่ สอ่ื ดจิ ิทัลจ�ำนวนมาก อาจจะเกิดปัญหาจากการใช้งานจากการสร้างสรรค์ เช่น การท่ีไม่สามารถเปิดแฟ้มเอกสารดิจิทัลเพราะความแตกต่างของรุ่น (Version) ของโปรแกรมท่ีใช้สร้าง/เปิดแฟ้มเอกสาร การจัดหน้าเอกสารท่ีผิดเพ้ียนจากต้นฉบับ การแสดงผลภาษาไทยท่ีผิดพลาดทั้งประเด็นจาก แบบอักษร (Font) และการเข้ารหัสภาษาไทย (Thai Encoding) รวมถึงปญั หาจากการละเมดิ ลขิ สิทธิ์ การก�ำหนดแนวปฏบิ ตั ิทีเ่ ก่ยี วขอ้ งกบั ส่อื ดิจิทลั เพ่ือใหไ้ ด้คุณภาพ จงึ มคี วามจ�ำเปน็ และหน่วยงานต้องกำ� หนดเป็นแนวปฏบิ ัติระดับองค์กรรว่ มกนั นอกจากน้ียังเป็นนิมิตหมายที่ดีส�ำหรับประเทศไทยท่ีหน่วยงานส�ำคัญหลายหน่วยงานต่างให้ความส�ำคัญกับส่ือดิจิทัลที่มีคุณภาพ และ/หรอื กำ� หนดแนวปฏบิ ตั เิ กยี่ วกบั สอ่ื ดจิ ทิ ลั เผยแพรใ่ หใ้ ช้ เชน่ สำ� นกั เลขาธกิ ารคณะรฐั มนตรี ไดป้ ระกาศคำ� อธบิ ายการพมิ พห์ นงั สอื ราชการ ดว้ ยโปรแกรมการพิมพ์ในเครือ่ งคอมพิวเตอร์ วนั ท่ี 30 พฤศจิกายน พ.ศ. 2553 ดงั ประกาศ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล หนา้ เว็บไซตส์ ำ� นกั นายกรฐั มนตรที ี่ประกาศคำ� สั่ง 121

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล รูปแสดงประกาศสำ� นักนายกรฐั มนตรเี ก่ยี วกบั การพมิ พ์ดว้ ยโปรแกรมการพิมพค์ อมพวิ เตอร์ 122

ประกาศข้างตน้ มหี ลายประเด็นท่ีชว่ ยใหก้ ารสรา้ งเอกสารเป็นไปอย่างมีระบบระเบยี บมากขึน้ แตย่ งั มปี ระเด็นจากประกาศดงั กลา่ ว ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล กลับท�ำใหก้ ารใช้งานเอกสารในอนาคตอาจจะตอ้ งพิจารณาระมดั ระวงั เปน็ พเิ ศษ เชน่ การใชฟ้ อนตไ์ ทยสารบรรณ เปน็ ต้น เพราะเปน็ ฟอนต์ ทไ่ี มไ่ ดม้ ากับระบบปฏบิ ตั ิการ และไม่มีในคอมพิวเตอรส์ ว่ นมาก รวมทัง้ อาจจะมีผลต่อการเรียกใช้งานในอนาคต เอกสารทผ่ี ลติ วนั นี้ ในวนั หนา้ อาจเปน็ จดหมายเหตุ จงึ จำ� เปน็ ตอ้ งจดั การเอกสารตงั้ แตต่ ง้ั แตต่ น้ กำ� เนดิ เพอ่ื ใหเ้ ปน็ เอกสาร / สอื่ ดจิ ทิ ลั ทมี่ คี ุณภาพ ฝ่ายบริการความร้ทู างวิทยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี ส�ำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยแี หง่ ชาติ โดยงานพัฒนาและบริการ สื่อสาระดิจิทลั จึงไดศ้ ึกษาประเดน็ ต่างๆ เก่ยี วกบั สื่อดิจทิ ลั พร้อมทั้งทดสอบ ปฏิบัติจริง จนได้เป็นค�ำแนะนำ� เพ่ือเป็นแนวทางใหก้ บั ผ้สู นใจ ทุกภาคส่วนที่ต้องการสร้างสรรค์ส่ือดิจิทัลที่มีคุณภาพอย่างแท้จริง โดยมีประเด็นส�ำคัญท่ีเก่ียวข้องกับการสร้างสรรค์ส่ือดิจิทัลที่มีคุณภาพ ดงั นี้ 1. การบริหารจัดการโฟลเดอรแ์ ละแฟ้มเอกสารดิจทิ ัล 2. การสร้างเอกสารงานพิมพท์ ่ีมีคณุ ภาพ 3. การสร้างส่อื นำ� เสนอท่มี คี ณุ ภาพ 4. การจัดการเอกสาร PDF 5. การเตรียมภาพดจิ ิทัล 6. ขอ้ ก�ำหนดการพฒั นาเอกสารเวบ็ 123

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การบริหารจัดการโฟลเดอร์และแฟ้มเอกสารดิจทิ ลั สอ่ื ดจิ ทิ ลั จะถกู จดั เกบ็ ในรปู แบบของแฟม้ เอกสารดจิ ทิ ลั (File) ในอปุ กรณจ์ ดั เกบ็ รปู แบบตา่ งๆ ทงั้ ฮารด์ ดสิ ก์ อปุ กรณจ์ ดั เกบ็ แบบพกพา ดงั นน้ั การจดั วางโครงสรา้ งการจดั เกบ็ ทดี่ ยี อ่ มทำ� ใหก้ ารเขา้ ถงึ และใชง้ านแฟม้ เอกสารดจิ ทิ ลั เปน็ ไปอยา่ งสะดวก รวดเรว็ โครงสรา้ งการจดั เกบ็ แฟ้มเอกสารดจิ ทิ ลั เก่ยี วข้องกบั โฟลเดอร์ (Folder) และช่อื แฟ้มเอกสาร (File name) โดยมีหลักปฏิบตั ิ ดังนี้ รูปแสดงการจัดเก็บเอกสาร การจัดการโฟลเดอร์ การสรา้ งโฟลเดอรก์ อ่ นทจี่ ะสรา้ งสอ่ื ใดๆ เปน็ ขน้ั ตอนสำ� คญั ทคี่ วรปฏบิ ตั ิ โดยเฉพาะสอ่ื ดจิ ทิ ลั ทมี่ กี ารทำ� งานเกย่ี วขอ้ งกนั หลายๆ แฟม้ เช่น การสร้างเอกสารเว็บ การสร้างบทเรียนเชิงโต้ตอบ อันจะช่วยป้องกันปัญหาจากจุดเชื่อม (Link) ท่ีผิดพลาด นอกจากนี้การก�ำหนด ชือ่ โฟลเดอรก์ ็เปน็ ประเด็นส�ำคัญเชน่ กนั ซึง่ มแี นวปฏิบัติดังนี้ ชื่อโฟลเดอร์ควรใช้ค�ำภาษาอังกฤษท่ีกระชับ ส้ัน และส่ือความหมาย โดยเฉพาะชื่อโฟลเดอร์ในการพัฒนาเว็บไซต์อันจะมี ส่วนชว่ ยให้ Search Engine มาจัดเกบ็ ไปท�ำรายการสบื ค้นได้ง่าย หลีกเลีย่ งการใช้ภาษาไทย ค�ำภาษาอังกฤษท่ีใช้ควรเป็นตัวพิมพ์เล็ก (a - z) และ/หรือผสมตัวเลข (0 - 9) ทั้งน้ีการใช้ตัวเลขหากมีค่าประจ�ำหลักตั้งแต่ หลักสบิ ขึ้นไป ให้น�ำตวั เลขเด่ียวดว้ ย 0 เช่น 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09 กรณที ่ีมคี ำ� หลายค�ำประกอบกัน ให้ใชเ้ คร่อื งหมาย Hyphen - เช่ือมระหว่างคำ� หลีกเลย่ี งการใชเ้ ครื่องหมาย Space (ชอ่ งว่าง) และเคร่อื งหมาย Underscore _ 124

การต้ังชอื่ แฟ้มเอกสาร ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ช่อื แฟม้ เอกสารควรใช้คำ� ภาษาอังกฤษที่กระชับ สนั้ และส่อื ความหมาย หลกี เลีย่ งการใชภ้ าษาไทย ค�ำภาษาอังกฤษที่ใช้ควรเป็นตัวพิมพ์เล็ก (a - z) และ/หรือผสมตัวเลข (0 - 9) ท้ังน้ีการใช้ตัวเลขหากมีค่าประจ�ำหลักต้ังแต่ หลกั สบิ ข้ึนไป ให้นำ� ตัวเลขเดีย่ วดว้ ย 0 เชน่ 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09 กรณที ีม่ ีค�ำหลายคำ� ประกอบกัน ใหใ้ ชเ้ ครือ่ งหมาย Hyphen - เชือ่ มระหว่างคำ� หลีกเลีย่ งการใชเ้ ครอื่ งหมาย Space (ช่องว่าง) และเครอื่ งหมาย Underscore _ ใชส้ ว่ นประกอบต่อไปนีผ้ สมในช่ือแฟม้ เอกสาร รุ่นของเอกสาร (Version number) เช่นเอกสารรุ่นที่ 1 ก�ำหนดด้วยรหสั v1 วันที่สรา้ งเอกสาร (Date of creation) เชน่ เอกสารถูกสรา้ งวันที่ 24 มนี าคม 2552 ก�ำหนดเปน็ 20120324 ชื่อผสู้ ร้างเอกสาร (Name of creator) เชน่ เอกสารถูกสรา้ งโดย MR. Rupert B. Smith สามารถกำ� หนดเป็น RBSmith หรอื RBS ค�ำอธิบายเก่ียวกับเอกสาร (Description of content) เช่น เอกสารเก่ียวข้องกับ Media kit สามารถก�ำหนดเป็น medkit หรือ mk วันท่ีเผยแพร่เอกสาร (Publication date) เช่น เอกสารถูกเผยแพร่วันที่ 24 ธันวาคม 2003 สามารถก�ำหนดเป็น pub-20031224 เลขทีโ่ ครงการ (Project number) เช่น เอกสารจากโครงการรหัส 739 สามารถกำ� หนดเป็น proj739 ตัวอย่าง สวทช. ได้ก�ำหนดให้ใช้วันท่ีสร้างหรือเผยแพร่เอกสารกับหน้าช่ือแฟ้มเอกสารในรูปแบบ yyyymmdd โดยผสม รว่ มกับรนุ่ ของเอกสาร เช่น เอกสารทีส่ ร้างวันท่ี 7 มิถุนายน 2554 ใหก้ �ำหนดช่ือเปน็ 20110607-degital-media.doc กรณีท่ีมีการแก้ไขเอกสารดังกล่าวในวันเดียวกัน ให้เติมรุ่นของการแก้ไขต่อท้าย เช่น 20110607-digital-media-1.doc กรณีท่ีมีการแก้ไขเอกสารดังกล่าวในวันถัดๆ ไป ให้ต้ังช่ือเอกสารใหม่ โดยการเปลี่ยนวันที่ เช่น 20110615-digital- media.doc การสรา้ งเอกสารงานพมิ พ์ท่มี คี ณุ ภาพ เอกสารงานพมิ พ์ทส่ี ร้างดว้ ยซอฟตแ์ วรป์ ระมวลผลคำ� เช่น Microsoft Word, OpenOffice.org Writer รวมถึงซอฟต์แวร์จัดการ งานพิมพ์ (DTP: Desktop Publishing) นับเป็นส่ือดิจิทัลแต่ก�ำเนิด (Born-Digital Media) ซึ่งมีคุณภาพในตัวสูงมาก หากมีการสร้าง จดั เกบ็ บริหารจัดการทม่ี คี ณุ ภาพต้ังแต่ขัน้ ตอนแรก ย่อมท�ำใหก้ ารแลกเปล่ยี นข้อมูล การเช่ือมโยงข้อมูล และการใชง้ านต่อในรูปแบบตา่ งๆ เช่น การแปลงเป็นเอกสาร PDF การนำ� เข้าระบบห้องสมดุ ดิจทิ ัล ระบบบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุดจิ ิทัล หรอื คลงั สื่อดิจิทัลต่างๆ ยอ่ มทำ� ให้ลดขนั้ ตอนได้ ข้อก�ำหนดการสร้างเอกสารงานพมิ พท์ ่ีมคี ุณภาพ ท่ีหนว่ ยงานควรใหค้ วามสำ� คัญ ได้แก่ 1. การก�ำหนดฟอนต์มาตรฐานท้ังชุดภาษาไทย และภาษาอังกฤษ และ/หรือการใช้ชุดภาษาแบบผสมทั้งไทยและอังกฤษ รวมถึงภาษาอ่นื ๆ การสร้างเอกสารงานพิมพ์ผ่านระบบปฏิบัติการท่ีต่�ำกว่า Windows ME แนะน�ำให้เลือกใช้ฟอนต์ตระกูล UPC เช่น Angsana UPC การสร้างเอกสารงานพิมพ์ผ่านระบบปฏิบัติการท่ีสูงกว่า Windows ME แนะน�ำให้เลือกใช้ฟอนต์ตระกูล NEW เช่น Angsana NEW หรอื ฟอนต์มาตรฐานราชการไทย การสร้างเอกสารงานพิมพ์ผ่านระบบปฏิบัติการอ่ืนๆ นอกเหนือระบบปฏิบัติการ Windows แนะน�ำให้เลือกใช้ ฟอนต์มาตรฐานราชการไทย ทัง้ นห้ี น่วยงานอาจจะเลือกฟอนตอ์ ื่นๆ นอกเหนือจากทแี่ นะน�ำได้ แต่ควรก�ำหนดเป็นแนวปฏิบตั ิรว่ มกันในภาพรวมของ องคก์ ร การเลอื กฟอนตใ์ ดๆ ทไ่ี มไ่ ดม้ าพรอ้ มกบั ระบบปฏบิ ตั กิ าร ควรฝงั ฟอนต์ (Embed) ดงั กลา่ วไปกบั เอกสารกอ่ นเผยแพร่ 125

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 2. การพมิ พเ์ อกสารตอ้ งใชค้ วามสามารถการพมิ พด์ ว้ ยสไตล์ (Style) โดยกำ� หนดสไตลพ์ นื้ ฐานเปน็ Heading 1, Heading 2, Heading 3, Normal, Body เปน็ ตน้ การกำ� หนดสไตลใ์ หเ้ อกสาร ควรพจิ ารณาใหเ้ หมาะสมกับประเภทของเอกสาร 3. หน่วยงานควรออกแบบแม่แบบเอกสาร (Document Template) ให้เหมาะสมกับการท�ำงาน และประกาศใช้งาน ในภาพรวมขององค์กร 4. การพิมพเ์ อกสาร ควรแนะนำ� เทคนคิ การพมิ พ์ที่เหมาะสม เชน่ การพิมพด์ ว้ ยซอฟต์แวร์ประมวลผลค�ำ มีแนวปฏบิ ตั ิดงั น้ี ไมต่ อ้ งกดปุ่ม Enter เม่อื พมิ พ์จบบรรทดั เพราะโปรแกรมสามารถตัดค�ำไดเ้ อง หากตอ้ งการตดั คำ� ใดๆ ก่อนจบบรรทดั ใช้ปุ่ม Shift พร้อมกบั ปุม่ Enter การขนึ้ หนา้ ใหม่กอ่ นจบหนา้ ปกติ ให้ใช้ปุ่ม Ctrl พร้อมกบั ปมุ่ Enter หรือคำ� สั่งข้นึ หนา้ ใหม่ (Page Break) การใสช่ ่องว่าง ควรเคาะเพียง 1 ชอ่ งว่าง กรณที เี่ ปน็ ช่องว่างแบบ 2 เท่าของชอ่ งว่างปกตใิ หใ้ ชค้ ำ� สง่ั พเิ ศษที่มาพรอ้ มกบั ซอฟตแ์ วร์ประมวลผลคำ� ในการช่วยใสเ่ ครอ่ื งหมาย สญั ลกั ษณพ์ เิ ศษ การใช้สัญลกั ษณ์พเิ ศษ ควรใหค้ วามส�ำคญั เป็นพิเศษ เช่น 2 ไมเ่ ทา่ กบั 5 ควรใช้สัญลกั ษณพ์ เิ ศษ ดงั น้ี 2 ≠ 5 หรือใชค้ �ำสัง่ พเิ ศษที่มาพร้อมกบั ซอฟตแ์ วรป์ ระมวลผลค�ำในการช่วยใส่เครือ่ งหมาย สญั ลักษณพ์ ิเศษ รปู แสดงค�ำส่งั แทรกเครื่องหมาย สญั ลักษณพ์ เิ ศษของ Microsoft Office Word ใหค้ วามสำ� คญั กบั เคร่อื งหมายวรรคตอนทเี่ หมาะสมกับการพมิ พด์ ว้ ยซอฟต์แวรป์ ระมวลผลค�ำ เช่น เคร่อื งหมายไมย้ มก ให้พมิ พต์ ิดกบั ค�ำ ดงั น้ี ตา่ งๆ ไม่ใช่ ต่าง ๆ 5. ให้ความส�ำคัญกับการเขียนค�ำทับศัพท์ที่ถูกต้องตามราชบัณฑิตยสถาน เช่น Internet ค�ำท่ีถูกต้องคือ อินเทอร์เน็ต ไม่ใช่ อินเตอรเ์ นต็ หรือ อนิ เตอรเ์ น็ท 6. แฟ้มเอกสารงานพมิ พ์ดจิ ทิ ัลทกุ แฟ้ม ควรกำ� หนดขอ้ มลู บรรณานกุ รมให้เหมาะสมก่อนจัดเก็บและ/หรือเผยแพร่ 7. กรณที มี่ กี ารวา่ จา้ งใหห้ นว่ ยงานภายนอก จดั ท�ำตน้ ฉบบั เอกสาร จะตอ้ งก�ำหนดใหผ้ รู้ บั จา้ งสง่ มอบแฟม้ เอกสารดจิ ทิ ลั ตน้ ฉบบั แฟม้ เอกสาร PDF ทมี่ คี วามละเอยี ดสงู และสภาพเหมอื นตวั เลม่ แฟม้ เอกสาร PDF ความละเอยี ดปานกลาง แฟม้ เอกสารขอ้ ความ Text แฟ้มแบบอักษรท่ีไม่ละเมิดลิขสิทธ์ิ แฟ้มภาพท่ีใช้ประกอบการจัดท�ำท่ีไม่ละเมิดลิขสิทธิ์ให้หน่วยงานทุกคร้ัง รวมทั้งมีข้อความแสดง ความรับผดิ ชอบของผูร้ บั จา้ งเกย่ี วกับประเดน็ ทรพั ยส์ นิ ทางปัญญาในสัญญาว่าจ้าง 126

การสร้างสื่อนำ� เสนอท่ีมีคณุ ภาพ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล สอ่ื นำ� เสนอทสี่ รา้ งดว้ ย Microsoft PowerPoint, OpenOffice.org Impress, LibreOffice Impress ตลอดทงั้ การสรา้ งจาก Online Services เช่น Google Presentation เป็นส่ือดิจิทลั แต่กำ� เนดิ ท่ีใหข้ ้อมลู เชงิ สรุปที่น่าสนใจ ให้ความส�ำคญั กับเน้อื หาสรุป และการออกแบบ การจดั วางองคป์ ระกอบ และภาพทโี่ ดดเดน่ มากกวา่ เอกสารงานพมิ พ์ แนวปฏบิ ตั ทิ ค่ี วรกำ� หนดเพอื่ สนบั สนนุ การสรา้ งสอื่ นำ� เสนอทม่ี คี ณุ ภาพ ไดแ้ ก่ 1. การกำ� หนดฟอนต์มาตรฐานทงั้ ชุดภาษาไทยและภาษาองั กฤษ และ/หรือการใชช้ ุดภาษาแบบผสมทง้ั ไทยและอังกฤษ รวมถงึ ภาษาอ่นื ๆ การเลอื กฟอนตใ์ ดๆ ท่ไี มไ่ ดม้ าพร้อมกบั ระบบปฏิบัติการ ควรฝงั ฟอนต์ (Embed) ดังกลา่ วไปกบั เอกสารกอ่ นเผยแพร่ 2. เลอื กรูปแบบสไลดใ์ ห้ตรงกบั เนื้อหาทน่ี �ำเสนอ เช่น สไลด์แรกควรเลือกเป็น Title Slide 3. ให้ความสำ� คัญกับประเดน็ หลัก หรอื หวั ขอ้ มากกว่ารายละเอยี ด หรือการพิมพ์ในลกั ษณะพารากราฟ รายละเอยี ดทีเ่ ป็นขอ้ ความ ควรปรับใหเ้ ปน็ ผงั ภาพ (Diagram / illustration) ทส่ี ื่อความหมายได้ถกู ตอ้ ง ขอ้ ความในแต่ละสไลดไ์ ม่ควรเกิน 8 บรรทัด ขนาดตัวอกั ษร สตี วั อกั ษรควรเด่นชดั 4. หนว่ ยงานควรออกแบบแมแ่ บบเอกสารสไลด์ (Slide Template) ใหเ้ หมาะสมกบั การทำ� งาน และประกาศใชง้ านในภาพรวม ขององค์กร 5. การพิมพ์เอกสาร ควรแนะนำ� เทคนคิ การพิมพท์ ีเ่ หมาะสม เช่น ไม่ตอ้ งกดปุม่ Enter เม่อื พิมพ์จบบรรทัด เพราะโปรแกรมสามารถตัดค�ำได้เอง หากตอ้ งการตดั คำ� ใดๆ กอ่ นจบบรรทดั ให้ใช้ปมุ่ Shift พรอ้ มกบั ปุ่ม Enter ชอ่ งวา่ ง ควรเคาะเพยี ง 1 ชอ่ งวา่ ง กรณที เี่ ปน็ ชอ่ งวา่ งแบบ 2 เทา่ ของชอ่ งวา่ งปกตใิ หใ้ ชค้ ำ� สง่ั พเิ ศษทม่ี าพรอ้ มกบั ซอฟตแ์ วร์ ประมวลผลค�ำในการชว่ ยใสเ่ ครื่องหมาย สัญลกั ษณพ์ เิ ศษ การใช้สญั ลักษณพ์ เิ ศษ ควรใหค้ วามส�ำคญั เปน็ พเิ ศษ เชน่ 2 ไมเ่ ท่ากบั 5 ควรใชส้ ัญลักษณ์พิเศษ ดงั นี้ 2 ≠ 5 หรอื ใช้คำ� สง่ั พิเศษทมี่ าพรอ้ มกบั ซอฟตแ์ วรป์ ระมวลผลคำ� ในการช่วยใส่เครอ่ื งหมาย สัญลักษณ์พิเศษ ให้ความส�ำคัญกับเครื่องหมายวรรคตอนท่ีเหมาะสมกับการพิมพ์ด้วยซอฟต์แวร์ประมวลค�ำ เช่น เคร่ืองหมายไม้ยมก ใหพ้ ิมพต์ ิดกับคำ� ดงั น้ี ต่างๆ ไม่ใช่ ตา่ ง ๆ 6. จัดวางผังภาพ รูปแบบใหเ้ หมาะสม 7. ให้ความส�ำคัญกับการเขียนค�ำทับศัพท์ที่ถูกต้องตามราชบัณฑิตยสถาน เช่น Internet ค�ำที่ถูกต้องคือ อินเทอร์เน็ต ไม่ใช่ อนิ เตอรเ์ นต็ หรอื อินเตอร์เน็ท 8. แฟม้ เอกสารงานพมิ พด์ จิ ิทลั ทุกแฟ้ม ควรก�ำหนดขอ้ มลู บรรณานกุ รมใหเ้ หมาะสมก่อนจัดเก็บและ/หรือเผยแพร่ 9. กรณที ม่ี กี ารวา่ จา้ งใหห้ นว่ ยงานภายนอก จดั ท�ำตน้ ฉบบั เอกสาร จะตอ้ งก�ำหนดใหผ้ รู้ บั จา้ งสง่ มอบแฟม้ เอกสารดจิ ทิ ลั ตน้ ฉบบั แฟม้ เอกสาร PDF ทม่ี คี วามละเอยี ดสงู และสภาพเหมอื นตวั เลม่ แฟม้ เอกสาร PDF ความละเอยี ดปานกลาง แฟม้ เอกสารขอ้ ความ Text แฟม้ แบบอกั ษรทไี่ มล่ ะเมดิ ลขิ สทิ ธิ์ แฟม้ ภาพทใ่ี ชป้ ระกอบการจดั ทำ� ทไี่ มล่ ะเมดิ ลขิ สทิ ธใ์ิ หห้ นว่ ยงานทกุ ครง้ั รวมทง้ั มขี อ้ ความแสดงความ รับผิดชอบของผู้รับจา้ งเกี่ยวกับประเด็นทรัพย์สนิ ทางปญั ญาในสัญญาวา่ จ้าง 127

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การจัดการเอกสาร PDF เอกสาร PDF (Portable Document Format) เปน็ ฟอรแ์ มตเอกสารดิจทิ ัล รูปแบบหนึ่งท่ีพฒั นาเพอื่ เนน้ การคงสภาพของเอกสาร ให้สามารถเรียกชมได้สะดวก โดยไม่มปี ัญหาการจัดหน้ากระดาษ การจดั พารากราฟ จึงถกู น�ำไปประยกุ ต์ใช้ในหลากหลายทัง้ การส่งเอกสาร เพอ่ื แลกเปลย่ี น การเกบ็ เปน็ คลงั เอกสาร การใชน้ ำ� เสนอผา่ นสอื่ อนิ เทอรเ์ นต็ นอกจากความสามารถการคงความเปน็ เอกสารตน้ ฉบบั ไดอ้ ยา่ ง สมบูรณ์แลว้ เอกสาร PDF ยงั สามารถกำ� หนดระบบรกั ษาความปลอดภยั ของข้อมูลได้หลายระดับต้งั แต่การเปิดเรียกดู การคัดลอก จนถึง การสง่ั พมิ พ์ หนว่ ยงานต่างๆ จึงให้ความสำ� คญั กบั การจดั เกบ็ เอกสาร PDF เปน็ อย่างมาก โดยมวี ธิ ีด�ำเนินการหลกั 2 วิธีไดแ้ ก่ 1. การสแกนเอกสารต้นฉบับ ซ่ึงมักจะเป็นตัวเลม่ หรือกระดาษ ใหเ้ ป็นเอกสารดิจิทลั รปู แบบ PDF 2. การแปลง (Convert) หรือส่งออก (Export) เอกสารตน้ ฉบบั ท่อี ยใู่ นรปู ของแฟ้มดิจิทัล เช่น .doc, .xls, .ppt, .odt ใหเ้ ปน็ เอกสาร ดิจทิ ลั รูปแบบ PDF เอกสาร PDF ที่ได้มาด้วยวิธีด�ำเนินการข้างต้น หลายๆ แฟ้มเอกสารอาจจะสามารถน�ำไปใช้งานต่อยอดได้ และก็มีจ�ำนวนไม่น้อย ท่ไี มส่ ามารถใช้งานตอ่ ยอดได้ ดงั เชน่ 1. การสแกนเอกสารตน้ ฉบับด้วยความละเอียดตำ�่ ท�ำใหเ้ อกสาร PDF ท่ีได้ไม่สามารถผา่ นกระบวนการ OCR ได้ 2. การสแกนเอกสารตน้ ฉบบั โดยไมใ่ ส่ใจประเด็นความเอียงของเอกสารตน้ ฉบบั ทำ� ใหไ้ ดเ้ อกสาร PDF ทไี่ ม่สวยงาม อา่ นยาก 3. การแปลงหรอื สง่ ออกเอกสารตน้ ฉบบั ทม่ี กี ารใชฟ้ อนตท์ หี่ ลากหลายและหรอื ฟอนตท์ ตี่ อ้ งการการตดิ ตง้ั เพมิ่ เตมิ ทำ� ใหเ้ อกสาร PDF มปี ัญหาเกยี่ วกบั การแสดงผลฟอนต์ 4. การเสียเวลาจัดทำ� Bookmark ของเอกสาร PDF ดงั นน้ั เพอ่ื ใหก้ ระบวนการบรหิ ารจดั การเอกสาร PDF ของหนว่ ยงาน เปน็ ไปอยา่ งถกู ตอ้ งและเหมาะสม ขอนำ� เสนอประเดน็ ควรทราบ และปรับใชง้ าน ดงั นี้ เอกสาร PDF ท่ีได้ดว้ ยกระบวนการสแกน การสแกน เป็นกระบวนการสร้างเอกสาร PDF ที่ได้รับความนิยมมานานและยังคงมีการปฏิบัติอยู่อย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ดี การสแกนเอกสาร ควรมีแนวปฏบิ ตั ิดังน้ี 1. เลอื กอุปกรณส์ แกนที่เหมาะสมกบั สภาพเอกสาร 2. กำ� หนดความละเอียด (Resolution) หรอื คุณภาพ (Quality) ของอุปกรณส์ แกน ให้อยใู่ นระดบั สูง เช่น 300 dpi ขึน้ ไป 3. วางกระดาษ หรือต้นฉบับเอกสารใหต้ รง หรือตามสภาพจริงของกระดาษ 4. ดำ� เนนิ การสแกน ตามขัน้ ตอน โดยขน้ั ตอนการสแกน มกี ระบวนการยอ่ ยที่ตอ้ งพิจารณา ดงั น้ี เม่ือสแกนเอกสารแล้ว เข้าสู่กระบวนการตัดขอบ (Crop) การปรับแนวกระดาษ รวมท้ังกระบวนการปรับแต่งเอกสาร ซ่ึงมี รายละเอียดย่อยดังน้ี 128

เม่ือจบขั้นตอนจะไดเ้ อกสาร PDF ทีม่ ีคณุ ภาพสงู และคุณภาพทีพ่ ร้อมเผยแพร่ อย่างไรก็ดใี นการจ้างบคุ คลหรือหนว่ ยงานภายนอก ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ด�ำเนินการสแกน ควรก�ำหนดรายละเอยี ดต่างๆ ใน TOR วา่ จ้างใหช้ ัดเจน เอกสาร PDF จากการแปลงหรอื การสง่ ออก เอกสาร PDF จ�ำนวนมากในปจั จุบัน มักจะได้มาด้วยกระบวนการแปลง (Convert) หรอื การสง่ ออก (Export) โดยผ่านซอฟตแ์ วร์ หรอื ค�ำสง่ั เฉพาะ เช่น การแปลงเอกสารที่สร้างด้วย MS Office เป็นเอกสาร PDF ผา่ นโปรแกรม Acrobat Processional Pro หรอื การ สง่ ออกเอกสารทส่ี ร้างดว้ ย OpenOffice.org/LibreOffice เปน็ PDF ดว้ ยค�ำส่ัง Export เปน็ ตน้ ทง้ั นเี้ อกสาร PDF ทด่ี �ำเนนิ การดว้ ยการแปลงหรอื ส่งออก ควรมีแนวปฏบิ ตั ดิ ังน้ี 1. เอกสารต้นฉบบั ควรสร้างด้วยความสามารถ Style เพอื่ ให้ระบบแปลงเน้อื หา Heading 1, Heading 2,… เปน็ Bookmark ใหอ้ ตั โนมตั ิ 2. เอกสารต้นฉบับ ควรระบุข้อมูลเอกสาร (Document Properties หรือ Metadata) ให้เหมาะสม เพื่อให้ได้เอกสาร PDF ทีม่ ี Metadata จากต้นแหลง่ (เอกสารตน้ ฉบบั เชน่ Word, PowerPoint เปน็ ตน้ ) 3. เอกสาร PDF ควรมีขอ้ มูลบรรณานกุ รมเพื่อประกอบการสบื คน้ และการใหข้ อ้ มูลต่อระบบเชื่อมโยงตา่ งๆ 4. กำ� หนดรูปแบบการแปลงหรือส่งออกเอกสาร PDF ใหเ้ หมาะสม ดงั นี้ เอกสาร PDF รปู แบบปกติ เพ่อื การใช้งานทัว่ ไป เอกสาร PDF รูปแบบ Smallest File เพอื่ เผยแพรผ่ ่านอินเทอรเ์ น็ต เอกสาร PDF รูปแบบ /a (PDF/A) เพือ่ การจดั เกบ็ เป็น Archives 5. ก�ำหนดเงอื่ นไขการใช้เอกสาร PDF ใหเ้ หมาะสมก่อนเผยแพร่ เช่น สิทธิ์ในการคดั ลอกข้อความ การส่ังพิมพ์ 6. หากเอกสารต้นฉบับ เช่น เอกสารงานพิมพ์ สื่อน�ำเสนอ มีการใช้ฟอนต์พิเศษ (ที่ไม่ละเมิดลิขสิทธิ์) ควรฝังฟอนต์ดังกล่าว มากับเอกสาร PDF ด้วยทุกครั้ง เอกสาร PDF จากกระบวนการวา่ จา้ ง หน่วยงานหลายหน่วยงาน มีกระบวนการว่าจ้างผลิตเอกสารส่ิงพิมพ์ โดยจัดท�ำต้นฉบับเอกสารจากหน่วยงาน ส่งให้ผู้ว่าจ้าง ดำ� เนนิ การจัดรปู แบบเอกสาร พรอ้ มจัดพิมพ์ตวั เล่ม และส่งมอบเปน็ “เอกสารตัวเล่ม” โดยลมื ประเด็นเอกสาร PDF สง่ ผลใหห้ ลายๆ ครง้ั ตอ้ งนำ� เอกสารตวั เลม่ มาสแกน และไดเ้ อกสาร PDF ทน่ี ำ� ไปตอ่ ยอดไดย้ าก เอกสารอา่ นยาก และเสยี เวลา (อาจจะตอ้ งเสยี งบประมาณวา่ จา้ ง สแกน) ดงั นั้นหน่วยงานควรใสใ่ จในประเด็นการวา่ จ้าง โดยระบใุ นสัญญาการว่าจา้ งให้ชัดเจนว่า จะต้องสง่ มอบ 1. เอกสารตัวเลม่ 2. เอกสารดจิ ิทัลฉบับเหมอื นตวั เลม่ รูปแบบ PDF ทีฝ่ งั ฟอนตแ์ บบความละเอียดสูง (300dpi) และแบบปกติ (72 – 150dpi) 3. แฟ้มเอกสารต้นฉบับในฟอร์แมต Text File … เพื่อความสะดวกในการน�ำเนื้อหาเผยแพร่ผ่านเว็บไซต์ หรือปรับแต่งในครั้ง ถัดไป 4. แฟม้ ภาพดิจทิ ลั ท่ีประกอบการจัดท�ำเอกสารสง่ิ พิมพ์ และไม่ละเมดิ ประเดน็ ทรัพย์สินทางปัญญา 5. แฟม้ แบบอกั ษร (Font) ทใ่ี ชจ้ ัดหน้าเอกสาร และไมล่ ะเมดิ ประเด็นทรัพยส์ ินทางปญั ญา ตวั อยา่ งข้อก�ำหนดการว่าจ้างการสแกนเอกสาร 1. ผรู้ ับจ้างตอ้ งสแกนเอกสารตามทผ่ี วู้ า่ จา้ งกำ� หนดและจัดเตรยี มไว้ให้ 2. ผู้รบั จ้างต้องสแกนเอกสารไดท้ งั้ ท่เี ปน็ แผ่น หรอื เปน็ เล่มเอกสาร 3. ผู้รบั จา้ งตอ้ งสแกนเอกสารไดท้ ุกขนาด และให้ผลลัพธม์ ีขนาดเท่ากัน (Actual Size) กับต้นฉบับ 4. ผู้รับจ้างต้องสแกนเอกสารให้ผลลัพธ์มีลักษณะแนวต้ัง หรือแนวนอนเหมือนต้นฉบับทุกประการ หากผลลัพธ์มีลักษณะเอียง จะต้องเกิดจากความเอียงของเอกสารต้นฉบับ ไม่ใช่เกิดจากกระบวนการสแกนเอกสารหรือหากต้นฉบับเป็นเอกสาร 2 หน้า ภาพผลลัพธ์ จะตอ้ งมี 2 หนา้ ดว้ ยเช่นกัน 5. ผรู้ บั จา้ งตอ้ งสแกนเอกสารใหค้ รบถว้ นสมบรู ณต์ ามตน้ ฉบบั ซง่ึ เมอ่ื นำ� เขา้ ระบบจดั เกบ็ แลว้ ตอ้ งดภู าพไดอ้ ยา่ งตอ่ เนอื่ ง และสามารถ อา่ นข้อความทป่ี รากฎไดอ้ ย่างชดั เจนเช่นเดียวกับการอา่ นจากตน้ ฉบบั 6. ผู้รบั จา้ งตอ้ งสแกนเอกสารโดยทีไ่ ม่ให้พน้ื ของภาพมสี ีด�ำ หรือสีอืน่ ๆ ท่ีไมไ่ ด้มใี นตน้ ฉบับ 7. ผู้รับจ้างต้องสแกนภาพเอกสารที่สามารถรองรับการปรับปรุงคุณภาพเอกสารได้ เช่น ปรับแก้ความบิดเบี้ยวของเอกสาร ลบเสน้ บรรทัด ลบสที ีต่ ้องการ ลบรอยเจาะรู เป็นตน้ 129

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 8. ผูร้ บั จ้างตอ้ งสแกนเอกสารเก่า เอกสารหายาก หรือเอกสารที่ต้องการถนอมรักษาตามขอ้ ตกลงดังต่อไปน้ี ผู้รบั จ้างตอ้ งไมต่ ัดสันเล่ม และ/หรอื ไมท่ ำ� ให้เอกสารเสยี หาย กรณีทีม่ กี ารตัดเสน้ หรือแยกตวั เลม่ เอกสารตน้ ฉบับ จะตอ้ งเยบ็ เลม่ ให้สมบรู ณต์ ามแบบ และรา้ นทผ่ี ู้ว่าจา้ งกำ� หนดกอ่ น สง่ มอบคนื ทั้งน้ีคา่ ใชจ้ า่ ยในการเยบ็ เล่ม ผู้ว่าจ้างตอ้ งรับผิดชอบ กรณีทเ่ี อกสารตน้ ฉบับชำ� รุด ฉกี ขาดบางส่วนหรอื ฉกี ขาดทั้งแผ่นที่เป็นเอกสารทม่ี สี าระสำ� คญั กอ่ นสแกนผูร้ บั จา้ งจะตอ้ ง ด�ำเนินการซ่อมแซมหรอื จัดท�ำให้อยู่ในสภาพทเี่ รียบร้อยเป็นเอกสารต่อเน่ืองที่ไม่หลุดออกจากกนั กรณีที่ต้นฉบับมีการฉีกขาดจากกันบางส่วนหรือขาดจากกันทั้งแผ่น แต่พิจารณาแล้วเห็นว่าเป็นเอกสารที่ต่อเนื่องกัน ผู้ว่าจา้ งจะต้องดำ� เนินการให้สามารถสแกนภาพจดั เก็บเป็นชน้ิ เดยี ว 9. ผู้รับจ้างต้องสแกนเอกสารให้ได้ภาพผลลัพธ์ท่ีได้จากการสแกนเอกสารในรูปแบบของ JPEG โดยมีความละเอียดของภาพ ไมน่ ้อยกวา่ 300 dpi (dot per inch) ในโหมดสีหรอื ขาว-ดำ� ตามเอกสารตน้ ฉบับ 10. ผู้รับจ้างต้องสแกนเอกสารทุกหน้าตามล�ำดับท่ีเรียงไว้ในเอกสาร โดยให้จัดเก็บภาพผลลัพธ์ของเอกสารที่สแกนแล้วเป็น JPEG File (จดั เกบ็ 1 หนา้ ตอ่ 1 ไฟล)์ และใหจ้ ดั เกบ็ ไฟลท์ งั้ หมดของเอกสารเดยี วกนั ไวใ้ นโฟลเดอรเ์ ดยี วกนั ตง้ั ชอ่ื ไฟลแ์ ละโฟลเดอรต์ ามรหสั ข้อมูลทีผ่ ้วู ่าจา้ งกำ� หนดให้ โดยโฟลเดอรท์ ้ังหมดตอ้ งจัดเกบ็ ไวใ้ นส่ือบันทึก DVD จ�ำนวน 2 ชุด (ชดุ ต้นฉบับและชดุ ส�ำเนา) 11. ผูร้ ับจ้างต้องนำ� เอกสารสแกนทกุ รายการมารวมเป็นหนังสอื อเิ ล็กทรอนิกสใ์ นรปู แบบ PDF File โดยมคี ณุ สมบตั ดิ ังนี้ ความละเอียดของภาพไม่นอ้ ยกวา่ 300 dpi ในโหมด RGB (Red Green Blue) สี หรือขาว-ดำ� ตามเอกสารตน้ ฉบับ ผรู้ บั จ้างต้องท�ำ Bookmark ผูร้ บั จา้ งตอ้ งลงรายการเมตาดาตา ผู้รับว่าจ้างตอ้ งกำ� หนดสิทธ์ิ File เอกสารวา่ ไมส่ ามารถพิมพ์หรอื บันทกึ ได้เพื่อป้องกนั มใิ หผ้ ้ใู ช้บริการบันทกึ หรอื ทำ� สำ� เนา โดยมไิ ด้รับอนุญาต มรี หัสผา่ นเมอ่ื ตอ้ งการสง่ั พมิ พผ์ ลลพั ธ์เพ่อื ให้ผูใ้ ชเ้ ขา้ ถงึ ได้อยา่ งสะดวกเหมาะสม ผู้รับจ้างต้องเก็บ PDF File ของแต่ละโฟลเดอร์ไว้ในโฟลเดอร์เดียวกับท่ีจัดเก็บ JPEG File โดยโฟลเดอร์ทั้งหมดต้อง จัดเก็บไว้ในส่อื บนั ทกึ DVD จ�ำนวน 2 ชดุ (ชดุ ตน้ ฉบับและชดุ สำ� เนา) ผู้รับจ้างต้องใส่ภาพลายน�้ำ (Watermark) ตามท่ีผู้ว่าจ้างก�ำหนดไว้บนภาพผลลัพธ์ทุกหน้า โดยภาพลายน้�ำจะปรากฏ ต่อเมื่อพิมพ์ภาพออกทางเครื่องพิมพ์เท่านั้นแต่จะไม่ปรากฏภาพลายน้�ำขณะผู้ใช้บริการเปิดภาพเอกสาร และมีรหัสผ่านเพ่ือป้องกันมิให้ ผู้ใชบ้ ริการทำ� ส�ำเนาโดยมิไดร้ บั อนุญาต หรือใช้รหัสผ่านเมื่อตอ้ งการสง่ั พมิ พ์ภาพผลลพั ธ์โดยมิให้ปรากฏภาพลายนำ้� ผูว้ า่ จา้ งสงวนสทิ ธ์กิ ารเป็นเจ้าของสทิ ธ์ิดิจิทลั ไฟล์ ตามรายการจา้ งเหมาแต่เพียงผเู้ ดียว ถ้าหากผูร้ ับจ้างน�ำไปเผยแพรโ่ ดย ไม่ได้รับอนุญาตผู้รับจ้างต้องชดใช้ค่าเสียหายไม่น้อยกว่าราคาค่าจ้างทั้งหมดท่ีก�ำหนดไว้ในสัญญา และผู้รับจ้างจะต้องถูกด�ำเนินคดีตาม กฎหมาย 12. หากผวู้ ่าจ้างพบวา่ ดจิ ทิ ลั ไฟลท์ ผี่ ้รู ับจ้างสง่ มอบใหม้ คี ุณภาพไม่ได้ตามข้อก�ำหนด ผรู้ บั จ้างจะด�ำเนินการแกไ้ ขใหม่ โดยไมค่ ิดคา่ ใช้ จา่ ยเพิม่ 13. หากผลลัพธ์เอกสารท่ีได้ไม่เป็นไปตามท่ีก�ำหนดไว้ในรายละเอียดที่ก�ำหนด ผู้รับจ้างจะต้องปรับปรุงแก้ไขให้แล้วเสร็จโดย เร็วท่ีสดุ และผู้รบั จ้างตอ้ งไม่คดิ ค่าใชจ้ ่ายใดๆ เพม่ิ เติม 14. ผรู้ ับจา้ งจะตอ้ งตรวจสอบคณุ ภาพของผลลพั ธ์เอกสารท่ีสแกนเรียบรอ้ ยแล้วก่อนสง่ มอบ 15. ผรู้ บั จา้ งจะตอ้ งสง่ มอบเอกสารตน้ ฉบบั ใหผ้ วู้ า่ จา้ งในสภาพเดมิ หลงั จากดำ� เนนิ การสแกนเอกสารแลว้ เสรจ็ ทกุ สน้ิ วนั (กอ่ นกลบั บา้ น) 16. ไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ท่ีด�ำเนินการแล้วเสร็จท้ัง JPEG File และ PDF File ให้ส่งมอบผลงาน 2 ไฟล์ต่อ 1 ช่ือเร่ือง ในส่ือบนั ทึก ขอ้ มูลประเภท External Hard Disk ของผลติ ภัณฑ์ Seagate หรือ Western Digital จำ� นวน 2 ชดุ ชุดแรกเป็นไฟล์เอกสาร ทไี่ ด้จากการสแกนเอกสารทุกหนา้ และไฟลท์ ี่ 2 เปน็ การสแกนเอกสารเฉพาะหนา้ ปก ค�ำนำ� สารบัญ และเนือ้ หาประมาณ 10 หน้า และ บันทึกในส่ือบันทกึ ขอ้ มูลประเภท DVD ของผลติ ภณั ฑ์ Sony หรอื Verbatim หรือ HP หรอื Imation ให้ไดค้ ุณภาพในการบนั ทกึ ในการ ส่งมอบให้น�ำสง่ พรอ้ มกลอ่ งบรรจุคุณภาพสูง และแสดงรายงานข้อมูล (Label) ตามแบบทผี่ วู้ ่าจ้างก�ำหนด ทัง้ บนปก และบนตัวแผน่ DVD แบบถาวร จำ� นวน 2 ชุด ชดุ แรกเป็นไฟลเ์ อกสารท่ีไดจ้ ากการสแกนเอกสารทุกหน้า และไฟล์ท่ี 2 เป็นการสแกนเอกสารเฉพาะหน้าปก ค�ำน�ำ สารบัญ และเนอื้ หา 1 ตอน 1 เร่อื ง หรอื ประมาณ 10 หน้า เพ่อื ใชซ้ อ่ มแซมภาพดิจิทัล กรณีภาพดิจทิ ัลเสียหาย 17. รายงานรายชิ้นและรายงานสรุป เอกสารท่ีสแกนเข้าระบบ ส�ำหรับตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนเป็นเอกสาร 1 ชุด และ DVD 1 ชุด 130

ข้อกำ� หนดการเผยแพรเ่ อกสารในฟอรแ์ มต PDF ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ฟอร์แมตเอกสารทีเ่ หมาะสมในการเผยแพรส่ ูส่ าธารณะ หรอื เพื่อการแลกเปล่ียน คือ PDF - Portable Document Format (PDF) ดงั นั้นก่อนเผยแพร่เอกสารใดๆ ควรแปลงเอกสารตน้ ฉบับใหเ้ ปน็ เอกสาร PDF ทตี่ รงกบั ลักษณะการใชง้ าน เช่น Standard ส�ำหรบั การสรา้ งเอกสาร PDF ที่พร้อมใช้งานทัว่ ไป Press Quality & High Quality Print ส�ำหรับการสร้างเอกสาร PDF ท่ีต้องการคุณภาพสูงและ/หรือ สำ� หรบั การสง่ โรงพิมพ์ เหมาะสำ� หรบั การท�ำต้นฉบบั เอกสารสง่ิ พิมพ์ Smallest File Size ส�ำหรับการสร้างเอกสาร PDF ท่ีมีการลดขนาดไฟล์เพื่อการส่งผ่าน อเี มลหรือนำ� เสนอผ่านเวบ็ ไซต์ PDF/A ส�ำหรับการสร้างเอกสาร PDF เพ่ือจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ใหอ้ ยเู่ ปน็ เวลานาน เอกสารจะมกี ารฝงั ฟอนตแ์ ละรบั ประกนั วา่ สามารถ เปิดเรียกดูได้ในอนาคตผ่าน PDF Reader ต่างๆ นอกจากนี้ เอกสาร PDF จะต้องก�ำหนด Document Properties ให้เหมาะสมและถูกต้องเช่นเดียวกับเอกสารต้นฉบับ รวมทั้ง ควรกำ� หนด PDF Security ทีเ่ หมาะสมกอ่ นเผยแพร่สำ� หรับเอกสารแตล่ ะประเภท รูปแสดงการกำ� หนด PDF Security ของ Acrobat Professional 131

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การใชง้ านโปรแกรมตา่ งๆ เพอื่ สรา้ งสื่อดจิ ิทลั ทมี่ คี ณุ ภาพ เนื่องจากประเด็นต่างๆ ที่เก่ียวข้องกับส่ือดิจิทัลมีเทคนิคและแนวปฏิบัติท่ีเฉพาะ อาจจะแตกต่างจากหลักการใช้งานท่ีหลายๆ ท่านคุ้นเคย ค่มู ือฉบบั น้ีขอน�ำเสนอเทคนิคการใชง้ านโปรแกรมตา่ งๆ ประกอบเพือ่ ใหส้ ามารถเข้าใจหลกั การทำ� งานไดช้ ดั เจนขนึ้ ฟอนตม์ าตรฐาน หน่วยงานควรก�ำหนดแบบอักษรทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษของหน่วยงานให้เป็นชุดเดียวกัน และต้ังให้เป็นค่า Default ของโปรแกรมในทกุ ๆ ครง้ั โดยระบบ Microsoft Windows ตำ่� กวา่ XP แนะนำ� ใหเ้ ลอื กฟอนตต์ ระกลู UPC และระบบ Microsoft Windows ต้ังแต่ XP ข้ึนไปแนะน�ำให้เลอื กฟอนตต์ ระกูล NEW หรือ Tahoma ท้ังน้ีประเทศไทยได้มีประกาศคณะรัฐมนตรี วันที่ 7 กันยายน 2553 เก่ียวกับการใช้ฟอนต์เอกสารดิจิทัลในประเทศไทย โดยกำ� หนดใหใ้ ชฟ้ อนต์มาตรฐานราชการไทย ดังรายละเอียด กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสาร (ทก.) รายงานว่า ปัจจุบันส่วนราชการจ�ำนวนมากมีการใช้ฟอนต์ที่หลากหลาย ไมม่ มี าตรฐานในเอกสารทางราชการ อกี ทง้ั ยงั มหี นว่ ยงานราชการหลายแหง่ ใชม้ าตรฐานฟอนตข์ องบรษิ ทั เอกชนทผ่ี กู ขาด ลขิ สทิ ธขิ์ องระบบ ปฏิบัติงาน ท�ำให้จ�ำกัดสิทธิ์ต่างๆ ที่จะมีมาตรฐานเอกสารเป็นเสรี ไม่ข้ึนกับระบบปฏิบัติการใดๆ เช่น Angsana อาจมีปัญหาเรื่องการ ฟ้องร้องละเมิดลิขสิทธ์ิได้ จึงได้มีการพัฒนาและมีการประกวดแข่งขันฟอนต์ ซ่ึงเป็นการส่งเสริมให้เกิดการใช้ Open Source Software ท่ีเป็นซอฟต์แวร์เสรีให้ส่วนราชการไทยประกาศมาตรฐานเอกสารดิจิทัลและรูปแบบของฟอนต์ที่ไม่ข้ึนกับระบบปฏิบัติการและลิขสิทธิ์ ของบริษัทใดๆ เพ่ือความภาคภูมิใจในความเป็นชาติและเอกลักษณ์ของความเป็นชาติไทย ซึ่งในขณะนี้มีฟอนต์ท่ีส่วนราชการไทยสามารถ เปน็ เจา้ ของและพรอ้ มแจกจ่าย ใหก้ บั ผู้ประสงค์จะใช้งาน รวม 13 ฟอนต์ ซ่ึงเปน็ ลขิ สิทธ์ิ สำ� นักงานส่งเสริมอตุ สาหกรรมซอฟตแ์ วร์แห่งชาติ (องค์การมหาชน) และกรมทรัพยส์ นิ ทางปญั ญาเพอ่ื แจกจา่ ยให้ใชอ้ ย่างเสรีปราศจากปญั หาดา้ นลิขสทิ ธ์ิ ดังน้ันเพื่อให้เอกสารต่างๆ ของภาครัฐ เป็นไปอย่างมีมาตรฐานปราศจากปัญหาลิขสิทธิ์และไม่ได้ขึ้นกับระบบปฏิบัติการระบบใด ระบบหนง่ึ และเพอ่ื เปน็ การเทดิ พระเกยี รตพิ ระบาทสมเดจ็ พระปรมนิ ทรมหาภมู พิ ลอดลุ ยเดช เนอ่ื งในวโรกาสมหามงคลเฉลมิ พระชนมพรรษา 84 พรรษา จึงเห็นควรให้หน่วยงานราชการปฏบิ ตั ดิ ังนี้ 1. ด�ำเนินการติดตั้งฟอนต์สารบรรณและฟอนต์อ่ืนๆ ทั้งหมดจ�ำนวน 13 ฟอนต์ ของส�ำนักงานส่งเสริมอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์ แห่งชาติ (องค์การมหาชน) และกรมทรัพย์สินทางปัญญา เพิ่มเข้าไปในระบบปฏิบัติการ Thai OS และใช้ฟอนต์ดังกล่าวแทนฟอนต์เดิม และใหถ้ ือเปน็ มาตรฐานของหน่วยงานภาครัฐทุกหน่วย 2. ใหต้ ดิ ตงั้ และใชง้ านใหแ้ ลว้ เสรจ็ กอ่ นวนั ที่ 5 ธนั วาคม 2553 และใหร้ ายงาน ทก. เมอ่ื ไดด้ ำ� เนนิ การแลว้ เสรจ็ โดยมชี อ่ื ทสี่ งวนไว้ สำ� หรบั โปรแกรมคอมพวิ เตอรฟ์ อนตน์ ้ี (มรี ายละเอยี ดการตดิ ตงั้ ศกึ ษาไดท้ ่ี การกำ� หนดคา่ Default Font ของ Microsoft Word 2003 เลอื กคำ� สง่ั Format, Font แลว้ กำ� หนดฟอนตท์ เ่ี ลอื กในรายการ Latin text font และ Complex scripts รวมทง้ั Font style, Font size ใหต้ รงกัน จากนนั้ คลิกปุ่ม Default 132

การก�ำหนดค่า Default Font ของ Microsoft Word 2007 ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล เลือกค�ำสั่งใน Home Ribbon สังเกตด้านล่างขวาของส่วนควบคุม Font ปรากฏปุ่มลูกศรช้ีเฉียงลงดังภาพ คลิกปุ่มลูกศร ชเ้ี ฉยี งลง หรือใช้คียล์ ดั Ctrl+D ก�ำหนดฟอนต์ที่เลือกในรายการ Latin text font และ Complex scripts รวมทั้ง Font style, Font size ให้ตรงกัน จากนั้นคลิกปมุ่ Default การก�ำหนดค่า Default Font ของ Microsoft Word 2010 เลือกค�ำสั่งใน Home Ribbon สังเกตด้านล่างขวาของส่วนควบคุม Font ปรากฏปุ่มลูกศรชี้เฉียงลงดังภาพ คลิกปุ่มลูกศร ชี้เฉยี งลง หรอื ใชค้ ียล์ ดั Ctrl+D ก�ำหนดฟอนต์ที่เลือกในรายการ Latin text font และ Complex scripts รวมท้ัง Font style, Font size ให้ตรงกัน จากนน้ั คลกิ ปุม่ Set As Default 133

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การก�ำหนดคา่ Default Font ของ Microsoft Word 2013 เลือกค�ำส่ังใน Home Ribbon สังเกตด้านล่างขวาของส่วนควบคุม Font ปรากฏปุ่มลูกศรชี้เฉียงลงดังภาพ คลิกปุ่มลูกศร ชเี้ ฉียงลง หรอื ใชค้ ียล์ ัด Ctrl+D ก�ำหนดฟอนต์ที่เลือกในรายการ Latin text font และ Complex scripts รวมท้ัง Font style, Font size ให้ตรงกัน จากน้นั คลิกปุ่ม Set As Default 134

การกำ� หนดค่า Default Font ของ Microsoft Word 2016 ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล เลือกค�ำส่ังใน Home Ribbon สังเกตด้านล่างขวาของส่วนควบคุม Font ปรากฏปุ่มลูกศรช้ีเฉียงลงดังภาพ คลิกปุ่มลูกศร ช้เี ฉยี งลง หรือใชค้ ีย์ลัด Ctrl+D กำ� หนดฟอนตท์ ี่เลอื กในรายการ Latin text font และ Complex scripts รวมทง้ั Font style, Font size ให้ตรงกัน จากนน้ั คลิก ปมุ่ Set As Default เลือกค�ำสัง่ All documents based on the Normal template? เพอ่ื ให้โปรแกรมจ�ำคา่ ฟอนต์ท่ไี ด้ต้ังไว้ 135

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การก�ำหนดค่า Default Font ของ OpenOffice.org Writer เลอื กค�ำสง่ั Tools, Options จากน้ันคลกิ เลอื กรายการ OpenOffice.org Writer กำ� หนดฟอนต์ท่เี ลอื กในรายการ Basic fonts (Western) และ Basic fonts (CTL) ให้ตรงกัน คลิกปมุ่ OK การก�ำหนดคา่ Default Font ของ LibreOffice Writer เลือกค�ำสั่ง Tools, Options จากนั้นคลิกเลือกรายการ LibreOffice Writer ก�ำหนดฟอนต์ที่เลือกในรายการ Basic fonts (Western) และ Basic fonts (CTL) ให้ตรงกนั คลกิ ปุม่ OK จากนัน้ ใหบ้ นั ทึกการตั้งคา่ นเ้ี ป็น Templates โดยให้ไปท่ีเมนู File, Template, Save as Template … 136

ตงั้ ชอื่ ไฟล์ Template ตรง Template Name และกำ� หนดใหอ้ ยใู่ น My Templates พรอ้ มทง้ั คลกิ เลอื ก Set as default template ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล จากนนั้ คลกิ ปมุ่ Save และทดสอบการตง้ั คา่ โดยการปดิ โปรแกรม แลว้ เปิดโปรแกรมขึน้ มาอกี ครัง้ จะพบว่าคา่ ทีไ่ ดต้ ั้งไวจ้ ะปรากฏ คือ ฟอนต์ TH Sarabun New การก�ำหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2003 การกำ� หนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint แบง่ ได้ 2 กรณีคอื กรณที ี่เลือกเปน็ Blank Presentation และกรณี ที่เลือกแม่แบบสไลด์ ซ่ึงจะต้องก�ำหนดหลังจากเลือกแม่แบบสไลด์ และหากมีการเปล่ียนแปลงแม่แบบสไลด์ก็ต้องก�ำหนด Default Font อกี คร้งั เพราะ Font ของ Microsoft Point จะถูกควบคุมดว้ ยแม่แบบสไลด์ด้วย เลือกคำ� สั่ง View, Master, Slide Master เพือ่ เขา้ สู่โหมดการท�ำงานแม่แบบสไลด์ ซ่งึ จะมจี อภาพ ดังนี้ จดุ สงั เกตคอื กลอ่ งขอ้ ความจะปรากฏคำ� วา่ “Click to edit …” โดยในสภาวะการทำ� งานปกติ จะแสดงดว้ ยคำ� วา่ “Click to add …” 137

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เลือกข้อความที่ตอ้ งการกำ� หนดฟอนต์ กรณนี ี้ให้ท�ำ 2 ครง้ั คอื คลิกเลือกกลอ่ งขอ้ ความบนเพ่ือกำ� หนด Font ใหก้ ับ Title ของสไลด์ และคลิกกล่องข้อความล่างเพื่อก�ำหนด Font ให้กับเน้ือหาสไลด์ จากนั้นเลือกค�ำสั่ง Format, Font… ก�ำหนด Font ให้กับรายการ Latin text font และ Complex scripts font ใหต้ รงกัน เชน่ Tahoma ตอ่ ดว้ ยการก�ำหนดรูปแบบเชน่ Font style, Size, Color และ Effects ตามตอ้ งการ เม่อื ก�ำหนด Font ใหก้ บั กลอ่ งข้อความท้งั สองแลว้ ใหก้ ลบั สโู่ หมดการท�ำงานปกติโดยเลือกคำ� ส่งั View, Normal การกำ� หนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2007 การกำ� หนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2007 ใชห้ ลกั การเดียวกับ Microsoft PowerPoint 2003 โดยเริ่มจาก การเข้าสโู่ หมดแกไ้ ขแม่แบบสไลดด์ ้วยการคลกิ ที่ View Ribbon แล้วคลิกปมุ่ Slide Master 138

จากนน้ั เลอื กรูปแบบสไลดจ์ ากจอภาพควบคุมดา้ นขวา แนะนำ� ให้เลือกเพยี ง 2 สไลด์แรก ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ต่อด้วยการคลิกกล่องข้อความแต่ละกล่อง เลือกฟอนต์โดยเลือก Home Ribbon แล้วคลิกปุ่มลูกศรเฉียงลงท่ีมุมล่างขวาของ สว่ นควบคมุ Font ปรากฏสว่ นกำ� หนดฟอนต์ ดงั นี้ เลือกฟอนต์ให้ตรงกันท้ัง Latin text font และ Complex scripts font เช่น Tahoma และลักษณะอื่นๆ ตามต้องการแล้ว คลิกปุ่ม OK ท�ำซ�้ำจนครบทุกรูปแบบสไลด์และทุกกล่องข้อความ จึงกลับสู่โหมดการท�ำงานปกติโดยคลิก Slide Master Ribbon แล้ว คลิกปุ่ม Close Master View 139

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การกำ� หนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2010 การก�ำหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2010 ใช้หลักการเดียวกับ Microsoft PowerPoint 2007 โดยเรม่ิ จากการเขา้ สโู่ หมดแก้ไขแม่แบบสไลดด์ ว้ ยการคลกิ ท่ี View Ribbon แล้วคลิกปุ่ม Slide Master จากนั้นเลอื กรูปแบบสไลดจ์ ากจอภาพควบคุมด้านขวา แนะนำ� ใหเ้ ลือกเพียง 2 สไลดแ์ รก ต่อด้วยการคลิกกล่องข้อความแต่ละกล่อง เลือกฟอนต์โดยเลือก Home Ribbon แล้วคลิกปุ่มลูกศรเฉียงลงท่ีมุมล่างขวา ของสว่ นควบคมุ Font ปรากฏส่วนกำ� หนดฟอนต์ ดงั นี้ 140

เลือกฟอนต์ให้ตรงกันท้ัง Latin text font และ Complex scripts font เช่น Tahoma และลักษณะอื่นๆ ตามต้องการแล้ว ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล คลกิ ปมุ่ OK ท�ำซำ้� จนครบทกุ รูปแบบสไลด์และทุกกล่องข้อความ กลบั สโู่ หมดการทำ� งานปกติโดยคลิก Slide Master Ribbon แลว้ คลิกปุ่ม Close Master View การกำ� หนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2013 การก�ำหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2013 ก็ใช้หลักการเดียวกับ Microsoft PowerPoint 2010 โดย เริม่ จากการเขา้ สูโ่ หมดแกไ้ ขแม่แบบสไลดด์ ว้ ยการคลิกที่ View Ribbon แล้วคลกิ ปุ่ม Slide Master จากนั้นเลือกรปู แบบสไลด์จากจอภาพควบคุมดา้ นขวา แนะนำ� ใหเ้ ลือกเพยี ง 2 สไลด์แรก ตอ่ ดว้ ยการคลกิ กลอ่ งขอ้ ความแตล่ ะกลอ่ ง เลอื กฟอนตโ์ ดยเลอื ก Home Ribbon แลว้ คลกิ ปมุ่ ลกู ศรเฉยี งทมี่ มุ ลา่ งขวาของสว่ นควบคมุ Font 141

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล ปรากฏส่วนก�ำหนดฟอนต์ ดังน้ี เลือกฟอนต์ให้ตรงกันท้ัง Latin text font และ Complex scripts font เช่น Tahoma และลักษณะอ่ืนๆ ตามต้องการแล้ว คลิกปุ่ม OK ท�ำซ้�ำจนครบทุกรูปแบบสไลด์และทุกกล่องข้อความ จึงกลับสู่โหมดการท�ำงานปกติโดยคลิก Slide Master Ribbon แล้ว คลิกปุม่ Close Master View การก�ำหนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2016 การกำ� หนด Default Font ของ Microsoft PowerPoint 2016 กใ็ ชห้ ลกั การเดียวกับ Microsoft PowerPoint 2013 โดยเรมิ่ จาก การเข้าสู่โหมดแกไ้ ขแม่แบบสไลด์ดว้ ยการคลิกที่ View Ribbon แล้วคลกิ ปุม่ Slide Master จากนั้นเลอื กรูปแบบสไลดจ์ ากจอภาพควบคมุ ดา้ นขวา แนะนำ� ให้เลอื กเพียง 2 สไลด์แรก 142

ต่อด้วยการคลิกกล่องข้อความแต่ละกล่อง เลือกฟอนต์โดยเลือก Home Ribbon แล้วคลิกปุ่มลูกศรเฉียงที่มุมล่างขวาของ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ส่วนควบคุม Font ปรากฏสว่ นก�ำหนดฟอนต์ ดังน้ี เลือกฟอนต์ใหต้ รงกนั ท้งั Latin text font และ Complex scripts font เชน่ TH Sarabun New และลักษณะอื่นๆ ตามต้องการ แล้วคลิกปุ่ม OK ท�ำซ้�ำจนครบทุกรูปแบบสไลด์และทุกกล่องข้อความ จึงกลับสู่โหมดการท�ำงานปกติโดยคลิก Slide Master Ribbon แล้วคลกิ ปุ่ม Close Master View การกำ� หนด Default Font ของ OpenOffice.org Impress ใชแ้ นวทางเดยี วกบั Microsoft PowerPoint 2003 โดยเปลีย่ นเฉพาะค�ำส่งั Format, Font… เป็น Format, Character… หรอื จะใช้วิธกี ำ� หนดจาก Style โดยเลือกเมนคู ำ� สั่ง Format, Style and Formatting… แล้วก�ำหนดแบบอักษรจาก Style แต่ละ รายการจนครบทกุ รายการ 143

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การก�ำหนด Default Font ของ LibreOffice Impress ใชล้ กั ษณะเดียวกับ OpenOffice.org Impress โดยเลอื กคำ� สง่ั Format, Character… หรือจะใช้วิธีก�ำหนดจาก Style โดยเลือกเมนคู �ำสงั่ Format, Style and Formatting… แลว้ ก�ำหนดแบบอกั ษรจาก Style แตล่ ะ รายการจนครบทุกรายการ 144

การฝังฟอนต์ กรณีท่ีมีการเลือกใช้แบบอักษรพิเศษ (ไม่ควรละเมิดลิขสิทธ์ิ) จะต้องฝังแบบอักษร (Embedded) ดังกล่าวไปกับเอกสารก่อน เผยแพร่ โดยเฉพาะเอกสารท่ีเลือกใช้ฟอนต์มาตรฐานราชการไทยตามประกาศคณะรัฐมนตรี วันท่ี 7 กันยายน 2553 เพื่อใหม้ ่นั ใจได้วา่ ผู้รับ สามารถเปิดเอกสารและแสดงผลดว้ ยฟอนตไ์ ด้ถูกตอ้ ง การฝงั ฟอนต์ของ Microsoft Word 2003 เลือกคำ� สั่ง File, Save AS… จากนัน้ คลกิ ตวั เลือก Tools ทีป่ รากฏมุมบนขวาของจอภาพ เลือกคำ� ส่งั ย่อย Save Options… คลกิ เลือกรายการ Embed TrueType fonts ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล 145

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การฝังฟอนต์ของ Microsoft Word 2007 คลกิ ปุ่ม Quick Button และเลอื กปุม่ Word Options ดา้ นลา่ ง จากนัน้ ใหเ้ ลือกคำ� ส่ัง Save แลว้ คลกิ เลือกคำ� สงั่ ยอ่ ยทรี่ ายการ Embed fonts in the file การฝงั ฟอนต์ของ Microsoft Word 2010 คลิกปุ่ม Quick Button และเลอื กป่มุ Word Options ด้านล่าง จากนั้นให้เลือกคำ� ส่ัง Save แลว้ คลิกเลือกค�ำสัง่ ย่อยทีร่ ายการ Embed fonts in the file การฝังฟอนตข์ อง Microsoft Word 2013 คลิกท่เี มนู File และเลือกค�ำส่งั Save as จากนน้ั ใหต้ ัง้ ชื่อไฟล์ทต่ี ้องบันทึก กอ่ นกดบนั ทกึ ใหค้ ลกิ ทคี่ ำ� สง่ั Tools, Save Options … 146

เลือกค�ำส่งั ในส่วนของ Save แล้วคลกิ เลือกคำ� สง่ั ยอ่ ยทร่ี ายการ Embed fonts in the file ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล การฝังฟอนต์ของ Microsoft Word 2016 คลิกทเ่ี มนู File และเลอื กคำ� สง่ั Save as จากน้ันให้ตัง้ ช่อื ไฟล์ที่ต้องบนั ทกึ กอ่ นกดบนั ทึกใหค้ ลกิ ทีค่ ำ� สัง่ Tools, Save Options … เลอื กค�ำส่ังในส่วนของ Save แล้วคลิกเลือกคำ� ส่ังยอ่ ยทีร่ ายการ Embed fonts in the file หมายเหตุ OpenOffice.org และ LibreOffice ทั้ง Writer และ Impress ยังไม่สามารถฝังฟอนต์ไปกับเอกสารใด จงึ ควรใชค้ วามระมัดระวัง ในการเลือกฟอนตพ์ ิเศษ และ/หรือควรแนบฟอนต์ แจง้ ลิงก์ดาวนโ์ หลดฟอนตไ์ ปด้วยทุกคร้งั ท่ีมีการเผยแพรเ่ อกสารทมี่ กี ารใช้ฟอนตพ์ เิ ศษ 147

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การกำ� หนดรูปแบบเอกสาร Style หวั ใจส�ำคญั ของงานพมิ พย์ คุ ดจิ ิทลั เอกสารงานพมิ พ์จะตอ้ งสรา้ งด้วยการพิมพใ์ นรูปแบบสไตล์ (Style) โดยกำ� หนด Heading 1, Heading 2, Heading 3, Normal และ/หรือ Body ให้เหมาะสมกับเอกสารแตล่ ะประเภท การก�ำหนด Style ของ Microsoft Word 2003 เลือกเมนคู ำ� สั่ง Format, Styles and Formatting… จะปรากฏแถบด้านข้างแสดงรายชอื่ สไตลข์ องเอกสาร สไตล์สำ� คัญท่คี วรปรับ ไดแ้ ก่ Heading 1, Heading 2, Heading 3 และ Normal โดยการคลิกป่มุ ขวาของเมาสท์ ่สี ไตลแ์ ล้วเลือกคำ� สง่ั Modify… 148