หลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล

ตวั อยา่ ง ขอ้ มลู ที่ปรากฏใน “แนวทางการจัดเก็บเอกสารและโสตทัศนวัสดุจดหมายเหตุ” ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ปัจจุบันหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยได้ศึกษาพันธกิจ/ภารกิจของแต่ละหน่วยงานด้วยการศึกษาจากเอกสาร ส่ิงพิมพ์ คมู่ อื เวบ็ ไซตข์ องแตล่ ะสว่ นงาน/หนว่ ยงานภายในมหาวิทยาลัย เช่น เอกสารทเ่ี ก่ียวกับกฎหมายการก่อตง้ั และกำ� หนดภารกจิ ของหน่วยงาน คมู่ อื การเกบ็ หนงั สอื ราชการของมหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช รายงานประจำ� ปขี องหนว่ ยงานตา่ งๆ และรายงานประจำ� ปขี องมหาวทิ ยาลยั รวมถงึ การสมั ภาษณผ์ ปู้ ฏิบัตงิ านและ/หรือรับผดิ ชอบด�ำเนินงานกจิ กรรมในหน่วยงานนน้ั ๆ แลว้ วิเคราะห์ข้อมลู เพ่ือทำ� ความเข้าใจพันธกิจ/ ภารกิจหลกั และกิจกรรมของแตล่ ะส่วนงาน/หนว่ ยงาน และสุดท้ายไดจ้ ดั ทำ� สรุปเปน็ “ตารางจ�ำแนกเอกสารและโสตทัศนวัสดุจดหมายเหตุ ที่หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยจะจัดเก็บ” ข้อมูลในตารางประกอบด้วย ช่ือส่วนงาน/หน่วยงาน รายการเอกสารตามพันธกิจของ หน่วยงาน ระยะเวลาการเก็บเอกสาร และชุดทจ่ี ะเกบ็ ดังตวั อยา่ ง 49

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล นอกจากนใี้ นการปฏบิ ตั จิ ะมกี ารบนั ทกึ ขอ้ มลู ของเอกสารทจี่ ะคดั เลอื กเปน็ เอกสารจดหมายเหตใุ น “แบบประเมนิ คณุ คา่ เอกสาร จดหมายเหตุ” ดังตัวอยา่ ง 2.2 การจดั และจัดท�ำคำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลยั สุโขทัยธรรมาธริ าช 2.2.1 การลงทะเบียนเอกสารจดหมายเหตมุ หาวิทยาลยั เอกสารทผ่ี า่ นการคดั เลอื กเปน็ เอกสารจดหมายเหตจุ ะนำ� มาลงทะเบยี นตามประเภทของเอกสาร โดยมรี ายการขอ้ มลู / เมตาดาตาของเอกสาร ดงั น้ี 1. เลขทะเบยี น กำ� หนดเปน็ รหสั พยญั ชนะยอ่ ของกลมุ่ เอกสาร ตามดว้ ยเลขลำ� ดบั ตอ่ เนอ่ื งของเอกสารทรี่ บั มอบเขา้ มา และปีพทุ ธศกั ราช ท่ีลงทะเบียนรับเอกสาร เช่น จ 445/61 คือ เอกสารประเภทจลุ สาร ที่น�ำมาลงทะเบยี นเป็นอันดับท่ี 445 และลงทะเบยี น รับเอกสารในปพี ุทธศกั ราช 2561 2. วันเดอื นปี บนั ทึกวนั ท่ีลงทะเบียนเอกสารจดหมายเหตุ 3. ชอ่ื เอกสาร บนั ทึกช่อื เอกสาร 4. ค�ำอธิบาย บันทกึ รายละเอยี ดเนอื้ หาโดยย่อเกย่ี วกบั เอกสาร 5. จำ� นวน บันทึกจำ� นวนเอกสาร 6. หนว่ ยงานเจา้ ของเอกสาร บนั ทกึ หนว่ ยงานเจา้ ของทม่ี อบเอกสาร/ผสู้ ง่ มอบเอกสาร บนั ทกึ ตำ� แหนง่ หรอื ชอื่ ผสู้ ง่ มอบ เอกสาร 7. หมายเหตุ บันทกึ รายละเอียดอ่ืนๆ ทจี่ ำ� เป็น 50

ตวั อยา่ งแบบฟอรม์ ทะเบียนเอกสารจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลยั ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ทง้ั นีจ้ ะบันทึกเลขทะเบียนที่ตัวเอกสารจดหมายเหตุแต่ละรายการด้วย 2.2.2 การจัดเอกสารจดหมายเหตมุ หาวิทยาลยั ในระยะแรกเอกสารจดหมายเหตุทห่ี นว่ ยจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลยั ได้มาเป็นการรวบรวมจากหลายสว่ นงาน เอกสาร ท่ีได้มามีระบบการจัดเก็บแตกต่างกัน เอกสารบางแฟ้มไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ บางแฟ้มไม่ได้เรียงเอกสารภายในแฟ้มอย่างเป็นระเบียบ หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยจึงต้องจัดระเบียบเอกสารให้เป็นกลุ่ม และจัดแฟ้มใหม่ การจัดเรียงเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ในลกั ษณะนจี้ งึ ไมส่ อดคลอ้ งตามหลกั วชิ าการและใชเ้ วลาอยา่ งมากในการจดั เรยี งเอกสาร ตอ่ มาเมอ่ื บคุ ลากรหนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั มคี วามรทู้ างวชิ าการและมปี ระสบการณม์ ากขนึ้ จงึ กำ� หนดแนวทางการบรหิ ารจดั การเอกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ตง้ั แตก่ ารจดั หาทำ� ให้ ไดร้ บั มอบเอกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั จากหนว่ ยงานเจา้ ของเอกสาร และเอกสารทรี่ บั มอบมกี ารจดั เรยี งระเบยี บดขี นึ้ โดยเฉพาะเอกสาร การประชุม และเอกสารบางประเภทมีความสมบรู ณ์ในตวั เช่น โนต้ เพลง โปสเตอร์ทชี่ นะการประกวด ปฏิทิน และอนทุ นิ เป็นตน้ สามารถ จดั ระเบยี บไดง้ ่าย กระบวนการจดั เอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธริ าช สรุปภาพรวมไดด้ งั นี้ 1) จ�ำแนกเอกสารทไ่ี ด้รับเป็นกล่มุ จ�ำแนกเอกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ตามที่หนว่ ยจดหมายเหตุมหาวิทยาลยั ไดก้ �ำหนด ไว้เปน็ 6 กลมุ่ คือ 1. กลมุ่ เอกสารการประชุม 2. กลุม่ เอกสารราชการ แบง่ ออกเปน็ 9 กลมุ่ ยอ่ ย ได้แก่ ค�ำสง่ั ประกาศ บนั ทึกขอ้ ตกลงความรว่ มมอื หนงั สอื ภายใน หนงั สอื ภายนอก เอกสารการประชมุ วิชาการ (Proceeding) เอกสารโครงการ/กิจกรรมส�ำคัญ เกยี รติคุณ/ประกาศนยี บัตร และสมดุ ลงนาม 3. โสตทศั นจดหมายเหตุ แบง่ ออกเปน็ 9 กลมุ่ ยอ่ ย ไดแ้ ก่ ภาพถา่ ย ซดี /ี วซี ดี /ี ดวี ดี ี ฟลิ ม์ เนกาทฟี /สไลด์ แผนท/ี่ แผนผงั พมิ พเ์ ขยี ว สัญลกั ษณ์อักษรย่อ โนต้ เพลงมหาวทิ ยาลัย โล่รางวลั และของท่ีระลกึ 4. สงิ่ พมิ พ์มหาวทิ ยาลัย แบ่งออกเปน็ 11 กลมุ่ ย่อย ได้แก่ ปฏิทนิ โปสเตอร์ บัตรเชิญ/เมนอู าหาร แผน่ พับ สูจิบัตร/จุลสาร อนทุ นิ หนงั สือ ทค่ี ั่นหนงั สือ บัตรอวยพร ส่ิงพิมพ์ต่อเนือ่ ง และกฤตภาค 5. เอกสารสว่ นบคุ คล แบง่ ออกเปน็ เอกสารสว่ นบคุ คล ศาสตราจารย์ ดร.วจิ ติ ร ศรสี อา้ น และเอกสารสว่ นบคุ คล ศาสตราจารย์ ศรรี าชา เจริญพานชิ 6. เอกสารดิจทิ ัล/เอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ 2) จัดระเบยี บเอกสารจดหมายเหตุ การจดั ระเบยี บเอกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ประเภทเอกสารการประชมุ และเอกสารราชการ มแี นวทางการปฏบิ ตั ิ ดงั น้ี ขนั้ ที่ 1 จดั เอกสารจดหมายเหตพุ นั ธกจิ /ภารกจิ /กจิ กรรมเดยี วกนั ไวด้ ว้ ยกนั และ/หรอื รบั มอบจากสว่ นงานเดยี วกนั รวมไวด้ ว้ ยกนั เช่น เอกสารการประชุมสภามหาวทิ ยาลยั พ.ศ. 2555 ขน้ั ที่ 2 จดั เรยี งเอกสารจดหมายเหตพุ ันธกจิ /ภารกิจ/กจิ กรรมเดียวกนั และหรือรับมอบส่วนตามลักษณะของเอกสาร เชน่ เรยี งเอกสารการประชุมสภามหาวทิ ยาลัยตามครง้ั ท่ปี ระชมุ ขน้ั ที่ 3 จดั เรยี งเอกสารจดหมายเหตุตามระเบยี บเดมิ ที่เคยใช้งาน เชน่ เรยี งเอกสารการประชมุ แตล่ ะคร้ังตามระเบยี บวาระการประชมุ ขน้ั ท่ี 4 จัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุในวสั ดจุ ดั เกบ็ และชั้นเก็บ 51

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การปฎบิ ัติตอ่ กายภาพเอกสารมแี นวทางการจัด ดังน้ี กรณเี ปน็ เอกสารจดหมายเหตมุ หาวิทยาลัยประเภทเอกสารการประชมุ และเอกสารราชการ มกี ารจัดดังนี้ 1) จัดเอกสารใส่แฟ้ม จัดเรียงล�ำดับเอกสารตามที่หน่วยงานเจ้าของเอกสารเคยจัด โดยใช้แฟ้มไร้กรดอย่างหนา 300 แกรม ขนาด 14.5 x 9.6 นิ้ว บันทึกรายการข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายเหตุที่ปกแฟ้ม ข้อมูลท่ีบันทึก เช่น ชื่อชุดหรือหมวด รหัสประจ�ำแฟ้ม และเลขลำ� ดบั แฟม้ เป็นต้น ตัวอยา่ ง การบันทึกข้อมูลที่ปกแฟม้ 2) จัดแฟ้มเอกสารใสก่ ลอ่ งเอกสารจดหมายเหตุ เปน็ กลอ่ งมาตรฐาน ขนาด 5 x 10.5 x 15 นวิ้ มฝี าปิดเพื่อป้องกนั ฝุ่นและแมลง ทีเ่ ปน็ ตัวทำ� ลายเอกสาร มกี ารจดั ท�ำปา้ ยกลอ่ งเอกสาร ข้อมูลทป่ี รากฏท่ีปา้ ย คอื ขอ้ มลู เก่ยี วกับเอกสารจดหมายเหตทุ ีอ่ ยู่ภายในกลอ่ งนัน้ เลขประจ�ำกล่อง และตำ� แหนง่ ที่เกบ็ กล่องเอกสารจดหมายเหตุ ตัวอย่าง ปา้ ยกลอ่ งเอกสาร 3) จัดเรยี งกล่องเอกสารจดหมายเหตุบนช้นั เกบ็ จดั เรยี งล�ำดบั กลอ่ งเอกสารชุดเดียวกันไวด้ ้วยกัน โดยมกี ารจดั ทำ� หมายเลขต้/ู ชน้ั เก็บ 52

ตัวอย่าง การจัดเรยี งกลอ่ งเอกสารจดหมายเหตบุ นชน้ั ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ส�ำหรับการจัดเอกสารจดหมายเหตุประเภทอ่ืนๆ เช่น พิมพ์เขียว สัญลักษณ์อักษรย่อ โน้ตเพลงมหาวิทยาลัย โล่รางวัล ของ ท่ีระลกึ ปฏิทิน โปสเตอร์ บตั รเชญิ /เมนูอาหาร แผ่นพับ สูจบิ ัตร/จุลสาร อนทุ นิ หนังสือ ทีค่ ั่นหนังสอื บตั รอวยพร สงิ่ พมิ พต์ อ่ เน่อื ง กฤตภาค ใช้หลักการจัดแบบง่าย โดยการจ�ำแนกเอกสารจดหมายเหตุเป็นกลุ่มตามประเภทเอกสาร และก�ำหนดเลขทะเบียน บันทึกเลขทะเบียน แล้วน�ำเอกสารดังกล่าวมาบรรจุในวัสดุจัดเก็บและจัดเก็บในช้นั หรอื ตู้เก็บทเี่ หมาะสม ดังตวั อย่าง ตวั อย่าง การจัดเกบ็ เอกสารจดหมายเหตปุ ระเภทอน่ื ๆ 2.2.3 การจัดท�ำคำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตุ ในระยะแรกหน่วยจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลัยไดจ้ ดั ท�ำค�ำอธบิ ายเอกสารจดหมายเหตุ โดยจัดท�ำเป็นแบบฟอร์มไว้ เช่น แบบฟอร์มการลงรายการค�ำอธิบายเอกสารการประชุม ประกอบด้วยข้อมูล ได้แก่ ช่ือเอกสาร แหล่งท่ีมา วันเดือนปี เรื่องและค�ำอธิบาย จำ� นวนหน้า และหมายเหตุ 53

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล ตัวอยา่ ง แบบฟอร์มการลงรายการค�ำอธิบายเอกสารการประชมุ ต่อมาหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยได้ปรับปรุงการจัดท�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยโดยประยุกต์ใช้มาตรฐาน การจัดท�ำค�ำอธบิ ายจดหมายเหตรุ ะหวา่ งประเทศ (ISAD(G) : General International Standard Archival Description) ดว้ ยเหตผุ ลทีว่ ่า เปน็ มาตรฐานทส่ี ามารถจำ� แนกแยกแยะและอธบิ ายลกั ษณะเนอ้ื หา (Content) และบรบิ ท (Context) ของเอกสารจดหมายเหตไุ ดค้ รอบคลมุ ตง้ั แตก่ ารจัดทำ� การประเมนิ คุณค่า การลงทะเบยี น การอนรุ กั ษ์ และการจดั เรียงเอกสาร เปน็ ตน้ รายการคำ� อธิบายเอกสารจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลัยทเ่ี ลือกใช้ มีดงั น้ี 1. สัญลักษณ์หรือรหัสอ้างอิง (Reference code(s)) เอกสารจดหมายเหตุทุกกลุ่มจะมีรหัสตามท่ีก�ำหนดไว้ คือ STOU เปน็ รหัสแสดงถึงหน่วยงานเจ้าของเอกสาร คือ มหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธิราช (Sukhothai Thammathirat Open University) ต่อดว้ ย AMC ซึ่งเปน็ รหัสทีแ่ สดงให้ทราบว่าเปน็ ทรัพยากรสารสนเทศประเภทเอกสารจดหมายเหตุ และตน้ ฉบับตวั เขยี นมาจากค�ำ Archival and Manuscripts Control และต่อดว้ ยรหัสท่กี �ำหนดใหเ้ อกสารแตล่ ะกลุ่ม/ชดุ เชน่ สภม. คือ รหสั แทนกล่มุ เอกสารการประชมุ คณะกรรมการ สภามหาวิทยาลยั และตอ่ ดว้ ยหมายเลข ซ่ึงเป็นหมายเลขตามล�ำดบั running number ทีก่ �ำหนดให้ ตัวอย่างรหสั อา้ งอิง STOUAMC สภม. เปน็ รหัสแทน กลุ่มเอกสารการประชมุ คณะกรรมการสภามหาวิทยาลยั ฯ 2. ชอื่ เอกสาร (Title) เปน็ การระบชุ อ่ื ทใี่ ชเ้ รยี กแทนกลมุ่ /ชดุ /แฟม้ เอกสารนนั้ ขน้ึ อยกู่ บั กำ� หนดชอ่ื เอกสารจดหมายเหตใุ นระดบั ใด เช่น - กล่มุ เอกสารการประชมุ (กลมุ่ หลกั ทก่ี ำ� หนดไว)้ - เอกสารการประชมุ (Fonds) - เอกสารการประชมุ คณะกรรมการสภาวิชาการ (Series) - เอกสารการประชุมคณะกรรมการสภาวชิ าการ ปี พ.ศ. 2560 (Sub-Series) - เอกสารการประชมุ คณะกรรมการสภาวชิ าการ ครั้งท่ี 10/2561 (File) 54

3. วนั เดอื นปขี องเอกสาร (Date(s)) เปน็ การระบวุ นั เดอื น ปี ของเอกสาร ซง่ึ เปน็ ชว่ งเวลาทคี่ รอบคลมุ ระยะเวลาการผลติ เอกสาร ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ไว้ใชใ้ นการปฏบิ ัตงิ าน ต้งั แต่วันเดือนปีท่เี ร่ิม (เกา่ ทีส่ ุด) จนถึงวนั เดอื นปที ี่สน้ิ สุด (ใหมท่ ี่สดุ ) เชน่ 31 มกราคม 2522 – 26 ธนั วาคม 2522 4. ขนาดหรือปรมิ าณและส่อื ทใ่ี ช้บรรจเุ อกสาร (ปริมาณ จำ� นวนหรือขนาด) (Extent and medium of the unit of description (quantity, bulk, or size)) เปน็ การระบุขอ้ มูล จ�ำนวนของเอกสารจดหมายเหตุ เช่น จ�ำนวน 4 กลอ่ ง (20 แฟ้ม) 5. ชอื่ ผผู้ ลิตหรอื เจา้ ของเอกสาร (Name of creator(s) เป็นการระบชุ ื่อหนว่ ยงานท่ผี ลิตเอกสารหรอื เจา้ ของเอกสาร เชน่ งานสารบรรณ กองกลาง สำ� นักงานอธกิ ารบดี 6. ประวัติหน่วยงานหรือประวัติเจ้าของเอกสาร (Administrative / Biographical history) เป็นการระบุข้อมูลเกี่ยว กับประวตั ิการบริหารงานของหน่วยงานทผี่ ลติ เอกสารหรือรบั ผิดชอบการรวบรวมเอกสารน้ัน เชน่ ประวตั ผิ ูผ้ ลิตเอกสาร คอื คณะกรรมการประจ�ำสาขาวิชานิติศาสตร์ เขียนประวัตไิ ว้ ดงั นี้ คณะกรรมการประจำ� สาขาวิชานิตศิ าสตร์ จัดตั้งโดยอาศัยอ�ำนาจตามความในมาตรา 20 และ 22 ในพระราชบัญญัติมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช พ.ศ. 2521 โดยประกอบด้วยประธานกรรมการคนหน่ึงและกรรมการจ�ำนวนไม่น้อยกว่า 3 คนแต่ไม่เกิน 7 คนซ่ึงเป็น คณาจารยป์ ระจำ� ในสาขาวชิ านนั้ เลอื ก และคณะกรรมการจะแตง่ ตง้ั เลขานกุ าร คณะกรรมการดำ� รงตำ� แหนง่ 4 ปี เลอื กใหม่ ได้ มีหน้าท่ีและความรับผิดชอบเกี่ยวกับการพิจารณาด�ำเนินงานด้านบริหารและกล่ันกรองงานด้านวิชาการของสาขาวิชา งานปรับปรุงพัฒนาหลักสูตรและชุดวิชาของสาขาวิชา รวมทั้งหน้าที่ประเมินผลการประกันคุณภาพภายในสาขาวิชาและ ใหค้ ำ� ปรกึ ษาการบริหารงานภายในสาขาวชิ า หรอื ปฏบิ ตั หิ นา้ ทอ่ี ืน่ ที่สภามหาวทิ ยาลัยหรือสภาวชิ าการมอบหมาย 7. ประวัติของเอกสารจดหมายเหตุ (Archival history) เป็นการระบุข้อมูลเก่ียวกับประวัติของเอกสารจดหมายเหตุ เช่น การจัดท�ำเครือ่ งมอื ชว่ ยค้นของผรู้ ับผิดชอบหรือผเู้ ก็บรกั ษาเอกสารชดุ /กลุ่มน้ัน เชน่ ประวตั ิเอกสารจดหมายเหตุ ประเภทเอกสารราชการ ซ่ึงมาจาก ส่วนงานสารบรรณ กองกลาง เขยี นประวตั เิ อกสาร ดงั น้ี ประวตั เิ อกสารจดหมายเหตุ งานสารบรรณ กองกลาง ส�ำนักงานอธิการบดี ได้มีการรวบรวมประกาศชุดนี้มาจัดพิมพ์เป็นหนังสือ จ�ำนวน 2 คร้ัง โดยคร้ังที่ 1 แบ่งออกเป็น 2 เล่ม คือ เล่มแรกเป็นภาคท่ี 1-2 เรื่อง ระเบียบและข้อบังคับมหาวิทยาลัยสุโขทัย ธรรมาธริ าช เล่มท่ี 1 (พ.ศ.2522-2534) ภาคที่ 1-2 และ เลม่ ที่ 2 เป็นภาคที่ 3 เร่อื ง ระเบยี บและขอ้ บังคบั มหาวทิ ยาลัย สุโขทัยธรรมาธริ าช เลม่ ท่ี 2 (พ.ศ.2522-2534) ภาคท่ี 3 ส่วนครั้งที่ 2 เป็นการรวมทัง้ 3 ภาคไวใ้ นเล่มเดยี ว เรอ่ื ง ระเบยี บ ขอ้ บังคับและประกาศ (บางส่วน) มหาวทิ ยาลัยสโุ ขทัยธรรมาธิราช ครั้งท่ี 2 (พ.ศ.2535-2542) 55

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 8. แหล่งเอกสารหรือหนว่ ยงานหรือผ้มู อบหรอื โอนยา้ ยเอกสารน้ัน (Immediate source of acquisition or transfer) เป็นการให้ขอ้ มลู เกี่ยวกับแหล่งเอกสารหรอื หนว่ ยงานหรอื ผูม้ อบหรือโอนย้ายเอกสารนั้น พร้อมทงั้ ระบวุ ันท่แี ละ/หรือวิธีการได้รับเอกสาร เช่น หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยได้เอกสารชุดนี้มาด้วยวิธีการรับมอบเอกสาร จากส�ำนักงานอธิการบดี กองกลาง มสธ. งานสารบรรณ โดยคณุ ภาวนา สุพัฒนกุล เมื่อวนั ที่ 25 พฤษภาคม 2548 9. ขอบเขตและเนอื้ หาของเอกสาร (Scope and content) เปน็ การระบุข้อมลู เกีย่ วกบั ขอบเขตเนอ้ื หาของเอกสาร เชน่ เน้ือหาของเอกสารเป็นเรื่องเก่ียวกับการพิจารณาการด�ำเนินงานด้านบริหารและด้านวิชาการของสาขาวิชา นติ ศิ าสตร์ ตง้ั แตก่ ารปฏบิ ตั งิ านของหนว่ ยเลขานกุ ารกจิ สาขาวชิ า การจดั ทำ� แผนการปฏบิ ตั งิ านประจำ� ปี 2524 การพจิ ารณา แผนการผลติ ชดุ วชิ าและการจดั ทำ� หลกั สตู รของสาขาวชิ า การพจิ ารณาคณุ สมบตั ขิ องบคุ คลทจ่ี ะแตง่ ตงั้ เปน็ คณะกรรมการ กลมุ่ ผลติ ชุดวชิ า และการก�ำหนดคุณสมบตั ขิ องนกั ศึกษาสาขาวชิ านติ ศิ าสตร์ 10. การระบุขอ้ มลู เก่ียวกบั การประเมนิ คุณค่า การท�ำลาย และการก�ำหนดอายุการเกบ็ เอกสาร (Appraisal, destruction and scheduling information) เป็นระบุข้อมูลเก่ียวกับการด�ำเนินการเพื่อการประเมินคุณค่า การท�ำลายและการก�ำหนดอายุการ เก็บเอกสารน้นั เช่น เอกสารการประชมุ คณะกรรมการประจ�ำสาขาวชิ านติ ศิ าสตร์ มสธ. เป็นเอกสารตน้ ฉบับท่ีไดร้ บั มอบจากสาขา วชิ านติ ศิ าสตร์ ผา่ นการประเมนิ คณุ คา่ ตามหลกั เกณฑว์ า่ สมควรจดั เกบ็ เปน็ เอกสารจดหมายเหตแุ ละดำ� เนนิ การอนรุ กั ษโ์ ดย วธิ กี ารสงวนรกั ษา คอื การทำ� ความสะอาด แกะลวดเยบ็ กระดาษออก จากนน้ั ดำ� เนนิ การคดั แยกและจดั แฟม้ ตามกระบวนการ เทคนิคจดหมายเหตุ จดั ท�ำสารบญั ประจำ� แฟ้มเพื่อให้รายละเอียดเนอ้ื หาภายในแฟม้ จัดเรยี งตามล�ำดับครง้ั ท่ีประชมุ และ จัดเก็บใสแ่ ฟ้มและกลอ่ งไรก้ รด 11. เงอ่ื นไขในการเขา้ ถงึ เอกสาร (Conditions governing access) เปน็ การระบขุ อ้ มลู เกย่ี วกบั เงอ่ื นไขการใหใ้ ชเ้ อกสารชดุ นนั้ เชน่ เงอ่ื นไขการใหบ้ รกิ าร คอื ใหบ้ รกิ ารในระบบชนั้ ปดิ และสงวนสทิ ธกิ์ ารยมื สำ� หรบั หนว่ ยงานเจา้ ของเอกสารเทา่ นน้ั หากเป็นหน่วยงานอ่นื หรือบุคคลอน่ื ต้องได้รับการพจิ ารณาอนญุ าตเป็นรายๆ ไป 12. ภาษา/ตวั อกั ษรของวสั ดุจดหมายเหตุ (Language / scripts of materials) เป็นการระบุถงึ ภาษาหรือตัวอกั ษรท่ีใช้ บันทึกเอกสารนัน้ เช่น ภาษาอังกฤษ ภาษาจนี 13. ลักษณะทางกายภาพและทางเทคนิคของเอกสาร (Physical characteristics and technical requirements) เป็น การระบลุ กั ษณะสำ� คัญทางกายภาพภายนอกของเอกสาร และลกั ษณะทางเทคนิคท่ีจำ� เปน็ ตอ่ การใชเ้ อกสาร เชน่ รูปแบบเอกสาร เป็นเอกสารโต้ตอบ ภาพถ่าย แผนที่ วีดิทัศน์ 56

14. หมายเหตุ (Note) เปน็ การระบขุ ้อมูลอนื่ ๆ ทีส่ �ำคัญและจ�ำเป็นต้องแจง้ ใหท้ ราบ ซึ่งไมส่ ามารถระบุในรายการอนื่ ได้ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล เช่น เอกสารกลุม่ คำ� ส่ังทีอ่ าจมเี อกสารบางรายการทีไ่ ม่ได้รับมอบ ให้เขียนในหมายเหตุไว้ ดังน้ี มีค�ำสั่งบางเร่ืองที่ไม่ได้รับมอบ เนื่องจากถูกกําหนดช้ันความลับไว้เป็นลับและปกปิด ได้แก่ ค�ำส่ังหมายเลข 015-016/2527, 088/2527, 199/2527, 415/2527, 442/2527, 542/2527 2.3 การจัดทำ� เครอื่ งมอื ช่วยคน้ เอกสารจดหมายเหตุ หนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ไดจ้ ดั ทำ� เครอ่ื งมอื ชว่ ยคน้ เอกสารจดหมายเหตทุ ดี่ ำ� เนนิ การจดั เสรจ็ เรยี บรอ้ ยแลว้ คอื เอกสาร การประชมุ คณะกรรมการสภามหาวทิ ยาลยั พ.ศ. 2521 ถงึ พ.ศ. 2535 โดยจดั ทำ� เปน็ เลม่ ชอื่ “คมู่ อื สบื คน้ เอกสารการประชมุ สภามหาวทิ ยาลยั สุโขทัยธรรมาธิราช” ลกั ษณะคู่มือดังกลา่ ว จำ� แนกเนอื้ หาเปน็ 2 ภาค คือ ภาคที่ 1 ประวัติพัฒนาการของสภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชและลักษณะเน้ือหาของเอกสารการประชุม เป็นการอธิบายข้อมูลเก่ียวกับประวัติพัฒนาการของหน่วยงานหรือบุคคลเจ้าของเอกสาร โดยรวบรวมจากแหล่งข้อมูลต่างๆ อาทิ ส่ิงพิมพ์ มหาวิทยาลัย และจากเอกสารจดหมายเหตุชดุ นัน้ ภาคน้นี ำ� เสนอเน้อื หาโดยแบ่งเปน็ 4 ตอน คอื 1. ประวตั ิพัฒนาการของสภามหาวิทยาลัย สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช ซง่ึ ประกอบไปดว้ ยอำ� นาจหนา้ ทข่ี องสภามหาวทิ ยาลยั องคป์ ระกอบของสภามหาวทิ ยาลยั รายนามนายกสภามหาวทิ ยาลยั และกรรมการผทู้ รงคณุ วฒุ ทิ ไ่ี ดร้ บั พระบรมราชโองการโปรดเกลา้ ฯ แตง่ ตงั้ และการประชมุ ของสภามหาวทิ ยาลยั 2. คำ� อธบิ ายลกั ษณะเนอ้ื หา ของการประชมุ สภามหาวทิ ยาลยั โดยสรปุ 3. คำ� อธบิ ายลกั ษณะทางกายภาพของเอกสารการประชมุ สภามหาวทิ ยาลยั ทงั้ จำ� นวนกลอ่ งและ จำ� นวนแฟ้มในแต่ละปี และ 4. คำ� อธิบายการสืบค้นเอกสารการประชุมสภามหาวทิ ยาลัย เปน็ การอธิบายรปู แบบการลงรายการเอกสาร ภาคท่ี 2 บัญชีรายการเอกสารการประชุมสภามหาวิทยาลัย ซ่ึงมีลักษณะเนื้อหาเป็นรายการเอกสารการประชุมสภา มหาวทิ ยาลยั ในแตล่ ะปแี ละในแตล่ ะครงั้ การประชมุ โดยประกอบไปดว้ ยรายการขอ้ มลู เกยี่ วกบั หมายเลขสบื คน้ วนั เดอื นปี เรอ่ื งและคำ� อธบิ าย และหมายเหตุเก่ียวกับเอกสาร ภาพคู่มอื สบื คน้ เอกสารการประชมุ สภามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ทง้ั น้คี ่มู ือสบื ค้นดงั กล่าวไดจ้ ัดพิมพ์เปน็ เล่มเพอื่ ใช้เปน็ เครือ่ งมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุกลุ่มดังกล่าว จำ� นวน 5 ชุด สำ� หรับเอกสารการประชุมกลุม่ อื่นๆ เช่น เอกสารการประชมุ สภาวิชาการ เอกสารการประชุมผ้บู รหิ ารมหาวิทยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช เอกสารการประชมุ คณะกรรมการประจำ� สำ� นกั บรรณสารสนเทศ เอกสารการประชมุ คณะกรรมการประจำ� สาขาวชิ าศลิ ปศาสตร์ เปน็ ตน้ ไดจ้ ดั ทำ� เครอ่ื งมอื ชว่ ยคน้ คอื “บญั ชรี ายการเอกสาร” มลี กั ษณะแบง่ เปน็ สว่ นความนำ� เปน็ การอธบิ ายภาพรวมเกย่ี วกบั กลมุ่ เอกสาร ได้แก่ รายนามคณะกรรมการ ระยะเวลาของเอกสารทั้งกลุ่ม และสรุปจ�ำนวนคร้ังการประชุม และ ส่วนรายการเอกสาร เป็นการอธิบาย รายการเอกสารแตล่ ะชดุ อยา่ งละเอยี ด ไดแ้ ก่ ชอ่ื เรอื่ ง ครงั้ ทกี่ ารประชมุ วนั เดอื นปขี องเอกสาร ปรมิ าณหรอื จำ� นวนหนา้ เอกสาร และหมายเหตุ 57

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล นอกจากนีไ้ ด้จดั ท�ำเครื่องมือช่วยคน้ ประเภทดรรชนี ทั้งในรูปบตั รขนาด 3 x 5 น้วิ และในรูปเล่ม สำ� หรบั ในรูปบตั ร สำ� หรบั คน้ หารายการเอกสารจดหมายเหตุบางประเภท เชน่ กฤตภาค เพื่อชว่ ยค้นเรื่องที่ส�ำคญั หรอื เรือ่ งท่ีมผี ู้สนใจใชม้ าก ซง่ึ บตั รดรรชนีน้ีจะบันทึก รายการขอ้ มูลที่สำ� คัญต่างๆ ในกฤตภาค ได้แก่ เลขทะเบียน ชอ่ื ผเู้ ขียน (ถ้าม)ี ชือ่ เรือ่ ง ชื่อคอลมั น์ หนงั สือพิมพ์/วารสาร ปที ่ี ฉบับที่ (ถ้าม)ี วนั เดือน ปี และ เลขหนา้ สว่ นในรูปเลม่ เป็นคำ� ดรรชนหี ัวเรอ่ื ง ซ่ึงเป็นคำ� ทีป่ รากฏอย่ใู นเนอ้ื หาเอกสารการประชมุ สภาวชิ าการ โดยมีการ จดั เรยี งตามล�ำดับอักษร ตวั อยา่ งภาพดรรชนเี รือ่ ง และบัตรดรรชนีทีจ่ ดั ท�ำ ตง้ั แต่ พ.ศ. 2553 หนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ไดเ้ รมิ่ ทดลองนำ� รายการขอ้ มลู /เมตาดาตาเอกสารจดหมายเหตบุ างประเภท เข้าสู่ระบบห้องสมุดอัตโนมัติของส�ำนักบรรณสารสนเทศ และสามารถสืบค้นผ่าน OPAC ของส�ำนักบรรณสารสนเทศ ท�ำให้ผู้ใช้สามารถ ค้นคนื เอกสารจดหมายเหตุและสารสนเทศไดส้ ะดวกขึ้น ในอนาคตหนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวิทยาลัยคาดหวังว่าจะสามารถน�ำรายการขอ้ มลู จากคู่มอื ช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตมุ าลงในโปรแกรมเฉพาะทีเ่ หมาะสมตอ่ ไป 58

ตัวอย่างการคน้ หน้าเอกสารจดหมายเหตุผ่านหน้าจอ OPAC ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล 2.4 การบรกิ ารและเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตแุ ละสารสนเทศ หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชได้จัดบริการให้ใช้เอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยและบริการอ่ืนๆ รวมท้ังมีการจัดกิจกรรมในลักษณะต่างๆ เพื่อส่งเสริมให้รู้จักและมีการใช้เอกสารจดหมายเหตุและสารสนเทศมากขึ้น การจัดบริการและ การจัดกิจกรรมเพื่อการเผยแพร่และส่งเสริมการใช้เอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยและสารสนเทศ ที่หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ได้ด�ำเนนิ การตง้ั แต่อดตี จนถึงปจั จุบนั สรปุ ได้ดังนี้ 2.4.1 การบรกิ ารเอกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลัย 1) กลุ่มเปา้ หมายในการใช้บรกิ ารเอกสารจดหมายเหตมุ หาวิทยาลยั ไดแ้ ก่ 1.1) คณาจารย์ ข้าราชการและพนักงานของมหาวทิ ยาลยั 1.2) บุคลากรอ่ืนที่ต้องการศึกษาค้นคว้าเร่ืองราวเกี่ยวกับมหาวิทยาลัย ซ่ึงได้รับการสัมภาษณ์จากหัวหน้า ฝ่ายบริการสนเทศและหัวหน้าหน่วยจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลัย และไดร้ ับอนุญาตให้เขา้ มาใชบ้ รกิ ารได้ 59

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 2) การบรกิ าร มีประเด็นส�ำคญั ดังนี้ 2.1) แนวปฏบิ ัติในการใชเ้ อกสารจดหมายเหตุ ผูใ้ ช้บริการจะต้องกรอกแบบฟอรม์ ขอใช้เอกสารและย่ืนตอ่ เจ้าหนา้ ที่ ผู้ใช้บริการต้องค้นเอกสารผ่านเครื่องมือช่วยค้นแล้วแจ้งรายละเอียดของเอกสารที่ต้องการแก่เจ้าหน้าท่ีก่อน การใช้ เนอื่ งจากการใหบ้ ริการเอกสารจดหมายเหตทุ กุ ประเภทเปน็ ระบบช้นั ปดิ ผ้คู น้ คว้าไม่สามารถหยบิ เอกสารเองได้ เม่ือได้เอกสารแล้ว ผใู้ ชบ้ รกิ ารตอ้ งนง่ั อา่ นในบริเวณทอ่ี ่านท่ีจดั ไว้ใหเ้ ท่าน้นั 2.2) เงอ่ื นไขการใชบ้ ริการ 2.2.1) เอกสารบางรายการทมี่ เี งอื่ นไขการใชท้ ผ่ี คู้ น้ ควา้ ตอ้ งขออนมุ ตั จิ ากผอู้ ำ� นวยการสำ� นกั บรรณสารสนเทศ อย่างน้อย 2 สัปดาห์ ก่อนท่ีจะใช้ และอาจจะไม่ได้รับอนุมัติทุกครั้ง ประเภทเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยท่ีต้องได้รับการอนุมัติ ก่อนการใช้ มีดังนี้ เอกสารสว่ นบุคคลเฉพาะรายการทเี่ จา้ ของเอกสารระบมุ ใิ หเ้ ปดิ เผย เอกสารที่ระบวุ ่าเป็นเอกสารลับ เอกสารการประชมุ อ.ก.ม. ยกเวน้ งานการประชมุ เอกสารการประชุมคณะกรรมการการเงนิ หรือคณะกรรมการนโยบายการเงนิ และทรัพยส์ ิน ยกเว้นรายงานการประชุม 2.2.2) เอกสารบางรายการอนญุ าตให้ถ่ายสำ� เนาเอกสารไดใ้ นอัตราทีส่ �ำนักบรรณสารสนเทศก�ำหนด 2.2.3) ผ้คู น้ คว้าต้องใช้เอกสารจดหมายเหตุอย่างระมดั ระวัง ไมข่ ดี เขยี นหรือทำ� เครือ่ งหมายใดๆ บนเอกสาร ไม่ใชข้ องหนักๆ ทับลงบนกระดาษ ไมป่ ลดเอกสารออกจากแฟ้ม ฯลฯ 2.2.4) เมื่อท�ำการศกึ ษาคน้ คว้าเสร็จแล้ว และได้ตีพิมพห์ นังสือ วทิ ยานิพนธ์ รายงานหรอื บทความเรยี บร้อย แล้ว ผคู้ ้นควา้ ควรมอบส�ำเนางานเขียนนั้นให้หนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวิทยาลยั 1 ชุด ท้ังน้ีผู้ใช้บริการบางรายอาจได้รับการคัดเลือกให้ประเมินความพึงพอใจในการรับบริการเอกสารจดหมายเหตุ มหาวทิ ยาลยั ตามแบบฟอรม์ ที่ก�ำหนด ดังตัวอย่าง 60

3) ประเภทการบรกิ ารของหน่วยจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลยั ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล 3.1) บริการตอบค�ำถามและช่วยการค้นคว้าจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย โดยเป็นบริการตอบค�ำถามเกี่ยวกับสารสนเทศ ทมี่ ีในเอกสารจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลยั มที ัง้ บริการตอบคำ� ถามและชว่ ยการค้นคว้าอยา่ งง่ายท่ใี ช้เวลาในการค้นคว้าไม่เกนิ 30 นาที และ บรกิ ารตอบคำ� ถามและชว่ ยการคน้ ควา้ เชงิ ลกึ ซงึ่ ตอ้ งใชเ้ วลาคน้ มากกวา่ 30 นาทขี น้ึ ไป ทง้ั นมี้ ชี อ่ งทางในการขอใชบ้ รกิ าร คอื 1. มารบั บรกิ าร ตอบคำ� ถามและชว่ ยการคน้ ควา้ โดยเดนิ ทางมาหนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ดว้ ยตนเอง 2. รบั บรกิ ารตอบคำ� ถามและชว่ ยการคน้ ควา้ ทาง โทรศพั ท์ และ 3. รบั บริการตอบคำ� ถามและชว่ ยการค้นควา้ ทางไปรษณยี ์อิเลก็ ทรอนิกส์ (e-mail) ในอนาคตคาดว่าจะเพิ่มการบรกิ ารทาง ช่องทาง ผา่ นทางเว็บไซตห์ อ้ งสมดุ 3.2) จัดที่น่ังอ่านเอกสารจดหมายเหตภุ ายในพ้ืนที่ทก่ี �ำหนดให้ 3.3) บริการถา่ ยส�ำเนาเอกสารจดหมายเหตุตามความตอ้ งการ โดยหนว่ ยจดหมายเหตุมหาวิทยาลยั จะดำ� เนนิ การสำ� เนา ให้ ยกเว้นในกรณีผใู้ ชบ้ ริการถ่ายเอกสารมากกว่าอัตราทก่ี �ำหนดไว้ จงึ ตอ้ งเสียคา่ ใชจ้ ่ายในการส�ำเนาเอง 3.4) บรกิ ารรวบรวมขอ้ มลู เฉพาะเรอ่ื งจากเอกสารจดหมายเหตุ เพอ่ื การบรหิ ารงาน การปฏบิ ตั งิ าน และเพอื่ ใชใ้ นกจิ กรรม พเิ ศษตา่ งๆ เชน่ จดั ทำ� หนงั สอื รายงานประจำ� ปี หรอื หนงั สอื ทรี่ ะลกึ ในโอกาสตา่ งๆ ทงั้ ของหนว่ ยงานและคณะกรรมการตา่ งๆ ของมหาวทิ ยาลยั เช่น ในโอกาสครบรอบ 30 ปสี าขาวิชา ขอข้อมลู ประวตั ิของสาขาวชิ าตงั้ แตจ่ ดั ตั้งถึงปจั จุบัน เปน็ ตน้ 2.4.2 การจัดกจิ กรรมเพอ่ื การเผยแพรแ่ ละส่งเสรมิ การใช้เอกสารและสารสนเทศจดหมายเหตุ หนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ได้จดั กจิ กรรมเพอ่ื เผยแพรแ่ ละสง่ เสรมิ การใชเ้ อกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั และ สารสนเทศหลากหลายรปู แบบ เช่น 1) การจดั นทิ รรศการ เปน็ การนำ� เอกสารและเนอ้ื หาสาระจากเอกสารจดหมายเหตมุ านำ� เสนอเปน็ นทิ รรศการภายใน ท่ีท�ำการหนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ในลกั ษณะ เปน็ นทิ รรศการหมุนเวียน เช่น การจัดนทิ รรศการ ย้อนร�ำลกึ ความเปน็ มสธ. ปฏิทนิ ท่ีได้รับรางวัล พระมหากรุณาธิคุณในสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวมหาวชิราลงกรณ บดินทรเทพยวรางกูร ท�ำไมต้องมีจดหมายเหตุ มสธ. และ ประวัติการทูลเกล้าฯ ถวายปริญญาดุษฎีบัณฑิตกิตติมศักด์ิของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช เป็นต้น และการจัดนิทรรศการภายใน มหาวิทยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช ในวาระหรอื โอกาสพิเศษของมหาวิทยาลยั เช่น การจดั นทิ รรศการแรกมีใน มสธ. และพระมหากรณุ าธิคณุ ธ ย่ิง เหนือเกล้าฯ มสธ. เปน็ ต้น ซงึ่ การจัดนทิ รรศการดังกลา่ วหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยอาจดำ� เนนิ การจัดท�ำเองและ/หรือรว่ มมือกับ หน่วยงานอืน่ ในมหาวิทยาลยั 61

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล ภาพการจดั แสดงนทิ รรศการในที่ท�ำการและในโอกาส/วาระพเิ ศษ ในงานสถาปนามหาวทิ ยาลัย พ.ศ. 2546 จัดงานนิทรรศการเร่ืองแรกมใี น มสธ. โดยมอี ธกิ ารบดี (รองศาสตราจารย์ ดร. ทองอนิ ทร์ วงศโ์ สธร) นำ� นายกสภามหาวทิ ยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (ศาสตราจารย์ ดร. เกษม สุวรรณกลุ ) เขา้ เย่ยี มชมภายในอาคารวทิ ยทศั น์ มหาวทิ ยาลัยสุโขทยั ธรรมาธริ าช 2) การจดั สัมมนา บรรยายหรอื ฝึกอบรมเชิงปฏบิ ตั ิการ หนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลัยได้จดั สมั มนาเผยแพรค่ วามรู้ แก่บุคลากรภายในมหาวิทยาลัย เพื่อให้ความรู้ที่เกี่ยวข้องกับวิชาการจดหมายเหตุและกระตุ้นให้ตระหนักถึงความส�ำคัญของเอกสารการ ปฏิบัติงานของหนว่ ยงานของตน และเตรียมการสง่ มอบเอกสารใหห้ น่วยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลัย เช่น เมือ่ วันที่ 16 ตลุ าคม พ.ศ. 2533 จัดการสัมมนา เรื่อง การจัดการงานเอกสารราชการ: การเตรียมการด�ำเนินงานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช และ เมื่อ วันท่ี 23 ธันวาคม พ.ศ. 2541 จัดการบรรยาย เร่ือง แนวคิดการบริหารงานจดหมายเหตุในยุคเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ โดยผูอ้ ำ� นวยการส�ำนกั บรรณสารสนเทศ (รองศาสตราจารย์ ดร.สมสรวง พฤติกลุ ) เปน็ ต้น 3) การน�ำชมและฝึกงาน เป็นการน�ำชมหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยแก่คณะบุคคลในวาระและโอกาสต่างๆ และฝึกงานด้านการจัดการจดหมายเหตแุ กบ่ คุ ลากรตามทีข่ อความรว่ มมือ 4) การจัดข้อมูลเผยแพร่ผ่านส่ือ เช่น การจัดท�ำข้อมูลแนะน�ำหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย การบริการและ การจัดกิจกรรมต่าง ๆ การแนะน�ำเอกสารจดหมายเหตุแนะน�ำการค้นหาเอกสารจดหมายเหตุผ่านส่ือส่ิงพิมพ์ และเว็บไซต์ห้องสมุด (http://library.stou.ac.th) เป็นต้น 62

ภาพเว็บไซต์ห้องสมดุ ท่ีเผยแพรแ่ ละแนะน�ำเอกสารจดหมายเหตุ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล 2) การจัดท�ำสิ่งพิมพ์เพื่อเผยแพร่ประชาสัมพันธ์สารสนเทศจากเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ในรูปแบบ และในโอกาส/วาระพิเศษต่างๆ เช่น แรกริเร่ิมมีท่ี มสธ. เน้ือหาเป็นการน�ำเสนอเร่ืองที่น่าสนใจเกี่ยวกับมหาวิทยาลัยเป็นการช่วยผู้อ่าน เข้าใจสาระก่อนถึงตัวเอกสาร บรรณานุกรมผลงานวิชาการ ศาสตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรีสอ้าน เนื้อหาเป็นการน�ำเสนอผลงานวิชาการ ท่ีบางส่วนเป็นเอกสารส่วนบุคคลในหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย หรือ มสธ. ใต้ร่มพระบารมีพระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพล อดุลยเดช เน้ือหาเป็นการแสดงความอาลัยในการเสด็จสู่สวรรคาลัยและแสดงความส�ำนึกในพระมหากรุณาธิคุณที่มหาวิทยาลัยได้รับ พระราชทานในโอกาสตา่ งๆ เปน็ ต้น ภาพส่ิงพมิ พท์ เี่ ผยแพร่ 63

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 2.5 การสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุ หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยตระหนักดีว่าเอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารท่ีมีเพียงชุดเดียวในโลกหรือมีจ�ำนวนจ�ำกัด และเป็นเอกสารที่ต้องจัดเก็บรักษาไว้ตลอดไป ดังนั้นการสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยจึงด�ำเนินการในทันทีท่ีได้รับมอบ เอกสารเขา้ มา โดยเนน้ การป้องกัน การปฏบิ ตั เิ พอ่ื การป้องกนั เอกสารจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลัยท่หี น่วยจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลัยได้ด�ำเนินการ มีสรปุ ไดด้ ังนี้ การท�ำความสะอาดด้วยการปัดฝนุ่ เมอ่ื รบั เอกสารจดหมายเหตเุ ข้ามาใหม่ การใช้วสั ดุจดั เกบ็ เอกสารจดหมายเหตทุ เ่ี หมาะสม กล่าวคือ ใช้แฟม้ กระดาษไรก้ รด และกล่องเอกสารจดหมายเหตุโดยมี การทดสอบค่าความเปน็ กรดของเอกสาร ด้วยกระดาษคอื pH paper วสั ดุจัดเก็บทนี่ ำ� มาใช้ต้องมีคา่ เป็นกลาง หรอื เป็นด่าง (ระดบั pH = 7 หรือสูงกว่า) ใช้ซองพลาสตกิ ไมลาร์ (Mylar) ในการจัดเก็บภาพโดยบรรจุซองละ 1 ภาพ การใชช้ นั้ เกบ็ เอกสารแบบชน้ั เหลก็ แทนชน้ั ไม้ ซงึ่ อาจเปน็ ทอี่ าศยั ของแมลง และอาจปลอ่ ยแกส๊ พษิ ออกมาทำ� ลายเอกสารได้ การทำ� ความสะอาดพื้นทเ่ี กบ็ เอกสารจดหมายเหตุและกำ� จดั แมลงอยา่ งสม�ำ่ เสมอ การควบคุมแสงสว่างบริเวณพ้ืนท่ีเก็บเอกสาร ด้วยการเคลือบฟิล์มท่ีหน้าต่างกระจก การปิดไฟฟ้าในบริเวณพ้ืนที่เก็บ เอกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลัย และเปิดไฟฟ้าเมือ่ จ�ำเปน็ การวางมาตรการรกั ษาความปลอดภยั ตา่ ง ๆ เชน่ จดั ใหม้ เี จา้ หนา้ ทดี่ แู ลหอ้ งเกบ็ เอกสาร ไมอ่ นญุ าตใหผ้ ทู้ ไ่ี มม่ หี นา้ ทเี่ ขา้ ไป ในบริเวณที่เก็บเอกสาร ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้หยิบเอกสารเอง ให้ผู้ใช้ลงทะเบียนทุกครั้งท่ีขอใช้บริการ ก�ำหนดกฎและระเบียบการใช้และ ประชาสัมพันธ์ให้ผู้ใชท้ ราบ ไมใ่ หผ้ ้ใู ช้นำ� กระเปา๋ ยา่ มและถงุ เขา้ ไปในหอ้ งบริการ ไมใ่ ห้น�ำเคร่อื งดม่ื และอาหารเข้าห้องบริการ มีการส�ำรวจ เอกสารที่ใชเ้ สรจ็ แล้วกอ่ นเกบ็ คืน และมกี ารส�ำรวจเอกสารโดยสมำ่� เสมอ เป็นตน้ การแปลงเอกสารจดหมายเหตุแบบดัง้ เดมิ เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และแปลงเป็นเอกสารดิจิทลั ที่มมี าตรฐานเพื่อการ ใชง้ านและเพือ่ เก็บรกั ษาได้ยาวนาน โดยยังเกบ็ รกั ษาเอกสารจดหมายเหตุตน้ ฉบบั 2.6 การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการจดั การจดหมายเหตุมหาวิทยาลยั ต้ังแต่ ปีพุทธศักราช 2553 หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยได้เริ่มน�ำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ในการจัดการ เอกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลัย และดำ� เนนิ โครงการตอ่ เน่อื ง จนถึงปจั จุบนั 3 โครงการ คอื จดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั สุโขทยั ธรรมาธิราช อิเล็กทรอนิกส์ในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ สารสนเทศดิจิทัลศาสตราจาย์ ดร.วิจิตร ศรีสอ้าน และระบบลงทะเบียนและสืบค้นสารสนเทศ จดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลัยสุโขทยั ธรรมาธิราช รายละเอียดมดี งั นี้ 1) โครงการจดหมายเหตมุ หาวิทยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าชอเิ ล็กทรอนิกส์ในระบบหอ้ งสมุดอตั โนมตั ิ โครงการน้ีได้น�ำระบบห้องสมุดอัตโนมัติ VTLS ของส�ำนักบรรณสารสนเทศมาใช้ในการจัดเก็บและสืบค้นเอกสาร จดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั โดยเนน้ เอกสารจดหมายเหตทุ ม่ี เี นอ้ื หาเกยี่ วกบั ประวตั ิ พฒั นาการ ความเจรญิ เตบิ โตทงั้ ดา้ นกายภาพและนโยบาย ของมหาวิทยาลยั กลมุ่ เอกสารจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลัย ที่คดั เลอื กตามโครงการนี้ ประกอบดว้ ยเอกสารการประชุม เอกสารราชการอ่ืนๆ เช่น บันทึกข้อตกลงความร่วมมือ ค�ำส่ัง ประกาศ สิ่งพิมพ์เพ่ือการประชาสัมพันธ์และเผยแพร่ข่าวมหาวิทยาลัย เอกสารจดหมายเหตุใน รูปลักษณ์อ่ืนๆ อาทิ ภาพถ่าย พิมพ์เขียว เอกสารส่วนบุคคล เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารดิจิทัล ในโครงการนี้ได้เลือกเอกสาร จดหมายเหตบุ างรายการท่มี ีคุณค่า และ/หรอื มีความตอ้ งการใชง้ านสงู อย่างไรก็ดีระบบนี้เป็นเพียงการน�ำข้อมูล/เมตาดาตาของเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยมาสร้างเป็นระเบียนท่ีเป็น ตัวแทนเอกสารเพอื่ การสบื คน้ ออนไลน์ ผา่ นโอแพ็ก (OPAC) การลงรายการข้อมูลเอกสารจดหมายเหตไุ ด้เลอื กใช้บางรายการของมาตรฐาน การจัดท�ำค�ำอธิบายจดหมายเหตุระหว่างประเทศ (ISAD (G): General International Standard Archival Description และใช้ หลกั เกณฑก์ ารสรา้ งหรอื ลงรายการแบบแองโกลอเมรกิ นั ฉบบั พมิ พค์ รง้ั ท่ี 2 แกไ้ ขเพม่ิ เตมิ (AACR2R) ในสว่ นวสั ดปุ ระเภทเอกสารจดหมายเหตุ และตน้ ฉบบั ตวั เขยี น รวมทง้ั ใชม้ าตรฐานการเขา้ รหสั ระเบยี นรายการเอกสารดงั กลา่ ว ดว้ ยรปู แบบการลงรายการทเี่ ครอ่ื งอา่ นไดร้ ปู แบบมารค์ (MARC format) โดยกำ� หนดใช้โครงสร้างของข้อมูล (รหัสข้อมูลเพอื่ การส่ือสารทางบรรณานกุ รมและกลมุ่ เขตขอ้ มูล - Leader & Fields) และเลอื กประเภทของระเบยี น (type of record) ในแบบของวสั ดปุ ระเภทวสั ดผุ สมหลายรปู แบบ (mixed materials – (MX)) รวมทงั้ เลอื ก ใช้ลกั ษณะการนำ� เสนอ/เผยแพรเ่ น้ือหา (bibliographic level) ในลักษณะของการรวมกลมุ่ เอกสาร (collection) 64

ข้นั ตอนการด�ำเนินงาน มีประเดน็ ท่ีสำ� คัญ ดงั น้ี ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล 1) คดั เลือกกลุ่มเอกสาร กล่มุ เอกสารจดหมายเหตุมหาวทิ ยาลัย ประกอบดว้ ย เอกสารการประชุม เอกสารราชการอนื่ ๆ เช่น บันทึกข้อตกลงความร่วมมือ ค�ำส่ัง ประกาศ ส่ิงพิมพ์เพื่อการประชาสัมพันธ์และเผยแพร่ข่าวมหาวิทยาลัย เอกสารจดหมายเหตุใน รปู ลกั ษณอ์ น่ื ๆ อาทิ ภาพถ่าย พมิ พเ์ ขียว เอกสารสว่ นบคุ คล เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์และเอกสารดิจทิ ัล เปน็ ต้น ซงึ่ ในการเลือกกลุ่มเอกสาร ตอ้ งค�ำนงึ ถงึ คุณคา่ ความส�ำคญั ปริมาณและมผี ู้ใช้บริการเป็นลำ� ดับแรก 2) จดั เรยี งกลมุ่ เอกสารจดหมายเหตวุ ทิ ยาลยั ตามหลกั การจดั เรยี งเอกสารตามแหลง่ ทมี่ าหรอื ทรี่ จู้ กั โดยทว่ั ไปวา่ respect des fonds หรือ principle of provenance โดยมีการแบ่งเปน็ ระดับ (level of arrangement) เชน่ ระดบั กลุ่ม (Fonds) ระดับกล่มุ ยอ่ ย (Sub-fonds) ระดับชดุ เอกสาร (Series) ระดบั แฟม้ (Files) และระดับช้นิ (Items) 3) รวบรวมข้อมูลจากเครื่องมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุและแหล่งอื่นๆ เช่น รวบรวมจากบัญชีรายการเอกสาร ซึง่ มีข้อมูลท่จี �ำเปน็ ส�ำหรับจัดทำ� รายการ เชน่ ชื่อเอกสาร ประวตั ิของหน่วยงาน อำ� นาจหน้าท่ี รายชือ่ บคุ ลากรระดบั บริหาร วนั เดือนปขี อง เหตุการณ์ และเน้ือหาในภาพรวม และข้อมูลจากแหล่งอ่ืนมาประกอบ เช่น แฟ้มการรับมอบเอกสาร เพ่ือดูวันเดือนปีท่ีรับมอบ และ ชื่อผ้รู บั มอบ เป็นต้น 4) จัดเอกสารให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานเพ่ือควบคุมลักษณะทางกายภาพ เน่ืองจากเอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสาร ต้นฉบับมีเพียงชิ้นเดียว ดังน้ันก่อนน�ำเอกสารมาศึกษา วิเคราะห์ ส�ำรวจ หรือหาข้อมูลต่างๆ ต้องด�ำเนินการจัดสภาพให้พร้อม เช่น การ คัดแยก การจัดเรียง บรรจุกล่อง และจัดท�ำป้ายระบุต�ำแหน่งที่อยู่ เพื่อควบคุมและรักษาสภาพทางกายภาพของเอกสารและป้องกัน การสูญหาย 5) กำ� หนดรหสั ประจำ� เอกสารเพอ่ื การอา้ งองิ และสะดวกตอ่ การจดั เกบ็ และคน้ หา การกำ� หนดรหสั ของเอกสารจดหมายเหตุ (reference code) เป็นการก�ำหนดตัวอกั ษรหรอื ตัวเลขประจำ� กลมุ่ ชดุ แฟ้ม และชน้ิ /แผน่ ของเอกสาร เพื่อสื่อถึงตวั เอกสารและเป็นการ ควบคมุ เอกสารทางกายภาพ เพือ่ ความสะดวกในการจดั เกบ็ และสืบค้น ซ่งึ สัญลกั ษณท์ ี่ใช้เปน็ ตวั อักษรและตวั เลขผสมกัน โดยทกุ กล่มุ จะมี อกั ษรยอ่ แทนกลมุ่ เอกสาร คือ STOUAMC หมายถงึ คอลเลก็ ชัน หรอื กลุ่มทรพั ยากรสารสนเทศประเภทเอกสารจดหมายเหตุและตน้ ฉบับ ตวั เขยี นของมหาวทิ ยาลยั ฯ (AMC – Archival and Manuscripts Control) ตามดว้ ย อกั ษรยอ่ ของกลมุ่ เอกสารแตล่ ะกลมุ่ เชน่ STOUAMC สภม. หมายถงึ กลมุ่ เอกสารการประชุมคณะกรรมการสภามหาวิทยาลยั ฯ ท้ังนส้ี ำ� หรับเอกสารกลมุ่ บนั ทกึ ข้อตกลงความรว่ มมอื จะมลี �ำดับ ทเ่ี ขา้ มาของเอกสารและปีด้วย เชน่ STOUAMC MOU 001/45 เปน็ ตน้ 6) การจัดท�ำระเบียนรายการเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ เป็นกระบวนการในการ วเิ คราะหแ์ ละทำ� รายการเอกสารจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ใหเ้ ปน็ ระเบยี นตวั แทนสารสนเทศ (surrogate records) ประเภทระเบยี นรายการ (catalog records) ในรปู แบบทเี่ ครอ่ื งคอมพวิ เตอรอ์ า่ นได้ (MARC format) โดยใหบ้ รกิ ารคน้ คนื ระเบยี นดงั กลา่ วในระบบหอ้ งสมดุ อตั โนมตั ิ ตัวอย่างแผน่ งานส�ำหรับบันทึกขอ้ มลู เพื่อการลงรายการ (STOUAMCCAT workform) 65

ตัวอย่าง การกำ� หนดโครงสร้างท่ัวไปส�ำหรับระเบียนเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย รูปแบบ MARC21 bibliographic format (อยา่ งยอ่ ) หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล Leader & Fields คำ� อธบิ ายการใชแ้ ละตัวอย่าง Leader p = mixed material Ldr/06 Type of record c = collection Ldr/07 Bioliographic level d = subunit 008 Fixed-Length Data Elements I = Inclusive dates (entirely) คือใช้ Inclusive dates ของ 008/06 Type of date collection 008/07-14 Date 1-Date 2 บนั ทกึ ภาษาของเอกสาร เป็นการบนั ทึก The create of the materials 041 - Language 110 2# $a มหาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช. $b สภามหาวทิ ยาลยั 1XX: Main Entry 245 10 $kPapers, $f 1869-1946, $g 1914-1939 110 - Main Entry - Corporate Name บันทึกปีทผ่ี ลิต/เผยแพร่เอกสาร 111 - Main Entry - Meeting Name ระบลุ ักษณะทางกายภาพของ materials 245 - Title Statement 300 ## $a 14 linera ft. (35 boxes) 260 - Publication, Distribution, etc. (Imprint) ระบขุ ้อมลู การจัดโครงสร้าง/จัดเรียง collection of materials 300 - Physical Description 351 ## $a Organized in four series: I. Corresspondence II. 351 - Organization and Arrangement of Materials Writings, lectures & research materials 500 - General Note ระบุหมายเหตุทั่วไป เช่น บันทึกการประเมินคุณค่า ท�ำลาย และ แผนการปฏบิ ัติต่อเอกสาร 506 - Restrictions on Access Note 500 ## $a All the Mabo Papers that were transferred 520 - Summary, etc. to the National Library have been preserved. (Fonds) 541 - Immediate Source of Acquisition Note ระบหุ มายเหตุเกย่ี วกบั ขอ้ จ�ำกัดในการเขา้ ถึงเอกสาร 545 - Biographical or Historical Data 506 #1 $a Correspondance of Elsie Malinowska & Josefa 610 - Subject Added Entry - Corporate Name Malinowska 650 - Subject Added Entry - Topical Term ระบเุ รอ่ื งยอ่ 710 - Added Entry - Corporate Name 520 ## $a Correspondence, manuscript of writings 740 - Added Entry - Uncontrolled Related/ & lectures and other papers Analytical Title ระบหุ มายเหตเุ ก่ียวกับแหลง่ เอกสาร ผู้มอบ ผโู้ อนยา้ ย พร้อมวนั ที่ 852 - Location และวธิ กี ารได้รบั เอกสาร 866 - Textual Holdings - Basic Bibliographic Unit 541 ## $a Malinowski, Valetta; $c gift; $d 1972 ระบหุ มายเหตเุ ก่ียวกบั การจัดการ Finding aids ของเอกสาร 541 1# $a Unpublished finding aids in repository ระบุหัวเรื่องและ Index term ระบุรายการเพมิ่ ชอ่ื /ชอื่ เรอื่ ง ระบุท่ีต้งั เอกสาร ระบคุ รัง้ ท/ี่ ปี . 66

ตัวอยา่ ง ระเบยี นรายการฯ รปู แบบ MARC 21 เอกสารการประชมุ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล 2) โครงการสารสนเทศดจิ ิทลั ศาสตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรีสอา้ น โครงการนเ้ี รมิ่ มาตงั้ แตป่ งี บประมาณ พ.ศ. 2554 เพอื่ เพม่ิ ชอ่ งทางในการเขา้ ถงึ สารสนเทศทเ่ี ปน็ ผลงานของศาสตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรีสอ้าน ผู้ก่อตั้งและอธิการบดีคนแรกของมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช และหน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยได้จัดเก็บดูแล รกั ษาเปน็ เอกสารสว่ นบคุ คล โดยมเี ปา้ หมายใหส้ ามารถสบื คน้ ขอ้ มลู ไดใ้ นระบบเครอื ขา่ ยและไดเ้ นอื้ หาในลกั ษณะเอกสารเตม็ รปู (Full Text) เอกสารสว่ นบุคคลดงั กล่าวประกอบไปด้วยเอกสาร 2 กลมุ่ คือ กลมุ่ เอกสารการปฏบิ ตั งิ าน เชน่ เอกสารการประชุมในคณะกรรมการตา่ งๆ และกลมุ่ เอกสารทเ่ี ปน็ ผลงานทางดา้ นวชิ าการ ซง่ึ เปน็ เอกสารผลงานทางวชิ าการในรปู แบบ ตำ� รา บทความ เอกสารบรรยายและปาฐกถาตา่ งๆ การดำ� เนินการทส่ี ำ� คัญของโครงการ คอื 1) การจัดการดา้ นเนื้อหา และ 2) การจดั ท�ำบรรณานุกรมผลงานในรูปดจิ ทิ ัล และพฒั นาเว็บชวี ประวตั แิ ละผลงานบคุ คลสำ� คญั มรี ายละเอียด ดงั นี้ 1. การจัดการด้านเน้ือหา เปน็ การเตรียมและคดั เลอื กเนื้อหา ประกอบด้วย 2 กิจกรรมหลัก คอื 1. การรวบรวม จดั กลมุ่ เนอ้ื หาชวี ประวัตแิ ละ ผลงาน และ 2. การดำ� เนินงานด้านเทคนิคหอ้ งสมุดของผลงานทร่ี วบรวมได้ พรอ้ มทง้ั ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถว้ น สมบรู ณข์ องผลงาน ซึ่งแต่ละกิจกรรมมรี ายละเอียด ดงั น้ี 1.1 การรวบรวม และจดั กลมุ่ เนอ้ื หาชวี ประวตั แิ ละผลงาน มกี ระบวนการตงั้ แตก่ ารกำ� หนดแนวคดิ ในการจดั โครงสรา้ ง กลมุ่ เอกสารผลงาน การกำ� หนดรปู แบบของผลงานทจ่ี ะรวบรวม การกำ� หนดแหลง่ ทจี่ ะรวบรวมขอ้ มลู และการจดั กลมุ่ เนอื้ หา ซงึ่ มรี ายละเอยี ด โดยสรปุ ดงั น้ี 1) การกำ� หนดแนวคดิ ในการจดั โครงสรา้ งกลมุ่ เอกสารผลงาน ซงึ่ การจดั โครงสรา้ งกลมุ่ เอกสารไดพ้ จิ ารณาวธิ กี าร จดั อยหู่ ลายวธิ ีด้วยกนั เช่น การจดั ตามหัวขอ้ ส�ำคญั การจัดตามรปู ลกั ษณ์ การจัดตามแหล่งทีม่ า หรือการจัดตามสาขาวิชา ซ่ึงในโครงการนี้ ไดเ้ ลอื กวิธกี ารจดั ใน 2 ระดบั คอื ระดับที่ 1 จดั ตามหวั ข้อสำ� คัญ เพราะสามารถสะทอ้ นผลงานของศาสตราจารย์ ดร.วิจติ ร ศรสี อ้านในแตล่ ะ ดา้ นไดอ้ ย่างชดั เจน และ ระดับท่ี 2 จัดตามลำ� ดบั เวลา 67

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 2) การก�ำหนดรูปแบบของผลงานท่ีจะรวบรวม โครงการได้ก�ำหนดรูปแบบของผลงานที่จะรวบรวมอันได้แก่ หนังสอื บทในหนังสือ บทความ เอกสารบรรยาย ปาฐกถา ค�ำปราศรัยและสไลดพ์ าวเวอรพ์ อยต์ 3) การก�ำหนดแหลง่ ทีจ่ ะรวบรวมข้อมูล โดยเลือกแหลง่ ทมี่ ีความเก่ียวข้องกบั ศาสตราจารย์ ดร.วจิ ติ ร ศรสี อ้าน จ�ำนวนกว่า 40 แหล่งข้อมูล เช่น สถาบันวิจัยจุฬาภรณ์ คณะครุศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย สํานักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ มหาวิทยาลัยราชภัฏเทพสตรี มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ ส�ำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน ส�ำนักงานเลขาธิการคุรุสภา มหาวทิ ยาลัยศรีปทุม สำ� นกั งานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ และกระทรวงศึกษาธิการ เป็นตน้ ซ่ึงผลจากการรวบรวมข้อมลู ท�ำใหไ้ ด้ บรรณานุกรมผลงานและบรรณานกุ รมบทความทกี่ ลา่ วถงึ ศาสตราจารย์ ดร.วิจติ ร ศรสี อ้าน จำ� นวน 781 รายการ 4) การจดั กลุ่มเนื้อหาตามหัวขอ้ สำ� คญั จำ� นวน 14 หัวข้อ ได้แก่ กฎหมายการศกึ ษา การบริหารการศกึ ษา การ บรหิ ารการศกึ ษาไทย การเมอื งการปกครองกบั การศกึ ษา การศกึ ษา (ปรชั ญา) การศกึ ษาขน้ั อดุ มศกึ ษา การศกึ ษาทางไกล การศกึ ษาระบบเปดิ กิตตกิ าร ขอ้ บงั คบั และตราสาร ปาฐกถาและค�ำปราศรยั มหาวทิ ยาลัยในก�ำกับของรฐั โรงเรยี นสาธติ และสหกิจศึกษา 1.2 การด�ำเนินงานด้านเทคนิคห้องสมุดของบรรณานุกรม โดยจัดท�ำรายการอ้างอิง (Reference list) ตามคู่มือ APA Publication manual ฉบับพิมพค์ รัง้ ที่ 6 และการบรหิ ารจัดการดว้ ยโปรแกรม Zotero พรอ้ มทง้ั ตรวจสอบความถูกตอ้ ง ครบถว้ น สมบรู ณ์ของผลงาน 2. การจดั ทำ� บรรณานุกรมผลงานในรปู ดจิ ิทลั การจัดทำ� บรรณานุกรมผลงานในรปู ดจิ ิทัลประกอบด้วย 3 กจิ กรรมหลัก ดังน้ี 2.1 การแปลงขอ้ มลู ใหอ้ ยใู่ นรปู ดจิ ทิ ลั (digital object) ซง่ึ ในการแปลงขอ้ มลู ใหส้ ามารถนำ� ไปใชง้ านไดอ้ ยา่ งมคี ณุ ภาพ ต้องใช้ความช�ำนาญและทักษะทางเทคนิค มีการก�ำหนดขนาดและตรวจสอบคุณภาพกับข้อมูลต้นฉบับ ใช้เวลาและค่าใช้จ่ายในการด�ำเนิน งาน ซง่ึ ในโครงการนี้จึงใช้วิธีการจา้ งหนว่ ยงานภายนอกสแกน (outsourcing) 2.2 การทำ� รายการเมตาดาตา (metadata) สำ� หรบั การลงรายการขอ้ มลู ดจิ ทิ ลั มลี กั ษณะทมี่ รี ายละเอยี ดแตกตา่ งจาก การลงรายการสงิ่ พมิ พห์ รอื สงิ่ ไมต่ พี มิ พโ์ ดยทว่ั ไป จงึ มกี ารกำ� หนดรปู แบบการลงรายการขอ้ มลู ดจิ ทิ ลั ทเ่ี รยี กวา่ เมตาดาตา ซงึ่ โครงการนเ้ี ลอื ก ใชม้ าตรฐานการลงรายการเมตาดาตาตามแบบแผนของหอสมุดรฐั สภาอเมรกิ ัน ได้แก่ Metadata Object Description Schema - MODS ในการพรรณนาวัสดุสารสนเทศดิจิทัล ซ่ึงมี elements หลักทั้งส้ิน 19 elements เช่น titleInfo name typeOfResource genre originInfo language physicalDescription subject เปน็ ตน้ และ Metadata Encoding and Transmission Standard - METS ในการระบแุ ละจดั การขอ้ มลู ทางเทคนคิ ตา่ งๆ ทเี่ กยี่ วกบั เมตาดาตาและวตั ถสุ ารสนเทศดจิ ทิ ลั ตลอดถงึ การเชอ่ื มโยงและจดั ระเบยี บไฟลข์ อง วัตถสุ ารสนเทศดจิ ทิ ัล และใช้โปรแกรม Greenstone Digital Library Software (GSDL) ในการค้นหาและให้บรกิ ารบนระบบอนิ เทอร์เนต็ ซงึ่ วธิ กี ารค้นหามี 2 วิธี คือ 1) searching เปน็ การค้นโดยใชโ้ ปรแกรมทำ� การคน้ ศัพทท์ ่ีตอ้ งการ และ 2) browsing เป็นการค้นจากค�ำหรอื ขอ้ ความท่ีก�ำหนดไว้ให้ 4 ชอ่ งทาง คอื การค้นตามประเภทส่อื (materials) การคน้ ตามล�ำดับช่อื เร่อื ง (title A-Z) การค้นตามประเภทของ กลุ่มเนือ้ หา (collection) และการคน้ ตามหวั เรื่อง (Subject) 2.3 การพฒั นาเวบ็ ชวี ประวตั แิ ละผลงานบคุ คลสำ� คญั เพอื่ เปน็ ชอ่ งทางการใชบ้ รกิ ารสารสนเทศชวี ประวตั แิ ละผลงาน บุคคลสำ� คัญในรปู แบบดจิ ิทัล ผา่ นอนิ เทอรเ์ น็ตได้ตลอด 24 ช่ัวโมง โดยมีการออกแบบโครงสรา้ งเนอื้ หาของเวบ็ ประกอบดว้ ย 2 ส่วนหลัก คอื 1. ส่วนชวี ประวัติจำ� แนกเปน็ 4 ดา้ น ได้แก่ ประวัติและผลงาน ศาสตราจาย์ ดร.วจิ ิตร ศรสี อ้าน ศาสตราจาย์ ดร.วิจติ ร ศรีสอ้านกบั มสธ. ศาสตราจาย์ ดร.วจิ ิตร ศรสี อ้านกับการอุดมศกึ ษา และเกยี รตคิ ณุ และรางวัล 2. สว่ นผลงาน แบ่งเป็นบรรณานกุ รมผลงานและบรรณานุกรม บทความท่ีกล่าวถึง ในส่วนน้ีจะมีการคัดเลือกผลงานที่โดดเด่นและส�ำคัญทางด้านการศึกษามาน�ำเสนอในหน้าโฮมเพจด้วย ผลงานส�ำคัญ จำ� แนกเปน็ 4 กลุม่ ผลงาน ได้แก่ ผลงานการจดั ตัง้ มหาวทิ ยาลัย ผลงานนวตั กรรมทางการศึกษา ผลงานด้านวิชาการ ผลงานด้านการปฏิรปู การศกึ ษา จ�ำนวนทัง้ ส้นิ 43 ผลงาน และมฐี านขอ้ มลู ผลงานของศาสตราจาย์ ดร.วจิ ิตร ศรสี อา้ น ทสี่ ามารถสืบค้นสารสนเทศท่ีแปลงให้อยู่ ในรูปดิจทิ ลั อกี จ�ำนวน 250 รายการ 68

ผลการด�ำเนินงานที่ได้จากการพัฒนาโครงการน้ีท�ำให้ได้ชีวประวัติและบรรณานุกรมผลงาน จ�ำนวน 781 เร่ือง ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ได้บรรณานุกรมผลงานในรูปดิจิทัลส�ำหรับให้บริการค้นคว้าและเผยแพร่ผ่านส่ือคอมพิวเตอร์ตามหลักเกณฑ์มาตรฐานสากล จ�ำนวน 250 ระเบยี น และไดเ้ วบ็ ชวี ประวตั ิและผลงานบุคคลสำ� คญั จำ� นวน 1 เวบ็ ทส่ี ำ� คัญไดพ้ ัฒนาตน้ แบบบรรณานกุ รมผลงานในรูปดิจทิ ลั สำ� หรบั ให้ บริการค้นคว้าและเผยแพร่ผ่านสื่อคอมพิวเตอร์ตามหลักเกณฑ์มาตรฐานสากลอันอาจจะยังประโยชน์ให้กับหน่วยงานอื่นสามารถน�ำไป ประยกุ ต์ใช้ได้ต่อไป 3) โครงการระบบลงทะเบยี นและสบื ค้นสารสนเทศจดหมายเหตมุ หาวิทยาลัยสโุ ขทัยธรรมาธิราช โครงการน้ีเร่ิมมาตั้งแต่ปี พ.ศ. 2559 โดยมีเป้าหมายเพ่ือใช้ในการลงทะเบียนและสืบค้นสารสนเทศจากเอกสาร จดหมายเหตุมหาวิทยาลัยผ่านทางอินเทอร์เน็ต เพ่ือเพิ่มความสะดวก รวดเร็วและง่ายต่อการบริการโดยผู้ใช้ไม่จ�ำเป็นต้องมาสืบค้นท่ี หนว่ ยจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั และเพอื่ ใหผ้ ใู้ ชส้ ามารถเขา้ ถงึ ตวั เอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ สไ์ ดแ้ บบเตม็ รปู (Full-text) ผา่ นเครอื ขา่ ยอนิ เทอรเ์ นต็ ท�ำให้ลดการจับต้องสัมผัสกับต้นฉบับเอกสารจดหมายเหตุและลดความเส่ียงในการสูญหายของเอกสารต้นฉบับด้วย ซ่ึงการด�ำเนินงาน แบง่ ออกเปน็ 2 ขน้ั ตอนหลกั คอื 1) การจดั กลมุ่ /จดั หมวดหมสู่ ารสนเทศ จดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั สโุ ขทยั ธรรมาธริ าช และ 2) การออกแบบ และพฒั นาระบบลงทะเบียนและสืบค้นสารสนเทศจดหมายเหตุมหาวิทยาลยั สุโขทยั ธรรมาธิราช แต่ละขัน้ ตอนมรี ายละเอยี ด ดงั น้ี 1) การจัดกล่มุ /จัดหมวดหม่สู ารสนเทศจดหมายเหตุมหาวิทยาลยั สุโขทัยธรรมาธิราช 1.1) การจัดกลุ่มสารสนเทศจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย โดยคัดเลือกและจัดกลุ่มเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ส�ำหรับใช้ในการจัดท�ำระบบน้ี จ�ำนวน 4 กลุ่มใหญ่ ได้แก่ เอกสารราชการ โสตทัศนจดหมายเหตุ สิ่งพิมพ์มหาวิทยาลัย และเอกสาร ส่วนบุคคล ภายใตก้ ลุ่มใหญย่ งั แบ่งเป็นกลมุ่ ย่อย ดงั นี้ 1.1.1) เอกสารราชการ ประกอบดว้ ย 9 กลมุ่ ยอ่ ย ไดแ้ ก่ คำ� สงั่ (Order) ประกาศ (Announced) บนั ทกึ ขอ้ ตกลง ความรว่ มมือ (Memorandum of Understanding) หนงั สือภายใน (Inside official letter) และหนังสือภายนอก (Outside official letter) เอกสารประกอบการประชุม อบรม สัมมนา อภิปราย (Proceeding) โครงการ/กิจกรรมส�ำคัญ (Important projects event) โนต้ เพลงมหาวิทยาลัย (Music) เกียรตคิ ุณ/ประกาศนยี บตั ร (Certification) และสมดุ ลงนาม (Book signing) 1.1.2) โสตทัศนจดหมายเหตุ ประกอบดว้ ย 8 กลมุ่ ย่อย ได้แก่ ภาพถา่ ย (Photo) ซีดี/วซี ีด/ี ดวี ีดี/มัลตมิ ีเดยี (Compact disc) ฟิล์มเนกาทฟี /สไลด์ (Negative film) แผนท่ี แผนผงั (Map/Plan) พิมพ์เขยี ว (Blueprint) สญั ลักษณอกั ษรย่อ (Symbol acronym) โล่รางวลั (Plaque) และของทร่ี ะลึก (Souvenir) 1.1.3) สิ่งพิมพ์มหาวิทยาลัย ประกอบด้วย 11 กลุ่มย่อย ได้แก่ ปฏิทิน (Calendar) โปสเตอร์ (Poster) บัตรเชิญ/เมนอู าหาร (Invitation /Menu) แผน่ พบั (brochure) จุลสาร/สจู ิบัตร (Booklet/Program) อนุทนิ (Diary) หนงั สือ (Book) ค่ันหนังสือ (Bookmark) บัตรอวยพร (Greeting card) สงิ่ พมิ พต์ อ่ เน่อื ง (Periodical) และกฤตภาค (Clipping) 1.1.4) เอกสารสว่ นบคุ คล ประกอบดว้ ย 2 กลมุ่ ยอ่ ย ไดแ้ ก่ เอกสารสว่ นบคุ คลศาสตราจารย์ ดร.วจิ ติ ร ศรสี อา้ น (Professor Dr.Wichit Srisa-an Documents) และเอกสารส่วนบุคคลศาสตราจารย์ศรีราชา เจริญพานิช (Professor Sriracha Charoenpanich Documents) 69

1.2) การก�ำหนดรหัสประจ�ำเอกสาร มีการก�ำหนดรหัสประจ�ำเอกสารกลุ่มย่อย จ�ำนวน 30 กลุ่มย่อย ซึ่งมีทั้งรหัส ภาษาไทยและรหัสภาษาอังกฤษ ใช้ตัวอักษร 1-2 ตัวส�ำหรับรหัสภาษาไทย และใช้ตัวอักษรตัวเล็ก 3 ตัวส�ำหรับรหัสภาษาอังกฤษ เช่น กลมุ่ ที่ 1 เอกสารราชการ ประกอบด้วยเอกสารกลมุ่ ยอ่ ย จ�ำนวน 9 กลมุ่ มรี หัสประจ�ำเอกสาร ดงั นี้ ล�ำดับที่ ชอื่ เอกสาร รหสั ประจ�ำเอกสาร รหสั ประจำ� เอกสาร (ภาษาไทย) (ภาษาองั กฤษ) 1.1 ค�ำสั่ง (Order) 1.2 ประกาศ (Announced) ค ord 1.3 บนั ทึกข้อตกลงความรว่ มมือ (Memorandum of Understanding) ปก ann 1.4 - หนังสือภายใน (Inside Official Letter) บ mou นน iol - หนงั สอื ภายนอก (Outside Official Letter) นอ ool 1.5 เอกสารประกอบการประชุม อบรม สัมมนา อภิปราย (Proceedings) อก pro 1.6 โครงการ/กิจกรรมสำ� คัญ (Important projects event) คก eve 1.7 โน้ตเพลงมหาวิทยาลยั (Music) นพ mus 1.8 เกยี รติคณุ /ประกาศนียบตั ร (Certification) บป cer 1.9 สมดุ ลงนาม (Book Signing) สน bos หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 1.3) การสแกนเอกสารต้นฉบับเพื่อการอัพโหลดไฟล์ข้ึนในระบบ เป็นการจัดเตรียมเอกสารต้นฉบับตามรายช่ือ กลุ่มย่อย ท�ำการสแกน โดยก�ำหนดมาตรฐานวิธีการสแกนด้วยการต้ังค่าความละเอียด 300 dpi รูปแบบไฟล์ pdf (เพ่ือเผยแพร่ผ่าน อินเทอรเ์ นต็ ) ตัง้ ชอ่ื ไฟล์เอกสารทสี่ แกนโดยใชร้ หัสประจำ� เอกสาร (ภาษาอังกฤษ) ลำ� ดับทลี่ งทะเบียนและปที ี่รบั มอบเอกสาร 1.4) การจดั เตรยี มขอ้ มลู ทเ่ี กยี่ วขอ้ งกบั เอกสารเพอื่ นำ� มาลงทะเบยี นในระบบ ไดแ้ ก่ ขอ้ มลู เกย่ี วกบั แหลง่ ทม่ี า แหลง่ จัดเกบ็ สภาพเอกสาร เง่อื นไขการใช/้ การเข้าถึงเอกสาร คำ� อธิบายเอกสาร ปที ี่ผลติ เอกสาร เอกสารฉบับเตม็ เลขทะเบียนเอกสาร แหล่งจัด เก็บอนื่ และชื่อผลู้ งทะเบียนในระบบ 2) การออกแบบระบบลงทะเบียนและสบื ค้นสารสนเทศจดหมายเหตมุ หาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมธิราช เป็นการออกแบบ ตามกระบวนการของวงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle: SDLC) ประกอบดว้ ย 2.1) การก�ำหนดความต้องการของระบบ (System Requirements) เพ่ือวิเคราะห์ปัญหาของการลงทะเบียน การสบื คน้ และการใหบ้ รกิ าร แลว้ กำ� หนดความตอ้ งการของระบบทจี่ ะพฒั นาใหม่ เพอื่ แกไ้ ขปญั หาและเพอ่ื ใหต้ อบสนองความตอ้ งการของผใู้ ช้ 2.2) การออกแบบและพฒั นาระบบ (System Analysis & Design) เปน็ การก�ำหนดองค์ประกอบของระบบทส่ี ำ� คญั เช่น ประเภทเอกสาร แหล่งทีม่ า แหล่งจดั เก็บ สภาพเอกสาร เง่อื นไขการใช้ ปีที่ผลติ เอกสาร เอกสารฉบบั เตม็ และแหลง่ จัดเก็บอ่ืน เปน็ ตน้ และเลือกซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมที่สนับสนุนการพัฒนาระบบ คือ โปรแกรม MySQL ในการบริหารจัดการระบบ เน่ืองจากเป็น โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์แบบตารางที่สามารถเช่ือมโยงกับโปรแกรมต่างๆ ในกลุ่ม Microsoft ได้ดี น�ำโปรแกรม Adobe Dreamweaver มาใช้ในการสร้างหน้าเว็บเพจ และใช้ภาษา PHP ในการก�ำกับการท�ำงานของระบบในเร่ืองของค�ำสั่งต่างๆ ทั้งในระบบ จัดเก็บ การแก้ไขข้อมูล การลบขอ้ มลู และการสบื ค้น 2.3) การวเิ คราะห์และออกแบบขนั้ ตอน (Work Flow) เปน็ การออกแบบและวิเคราะห์ฟังก์ชนั่ การทำ� งานของระบบ การออกแบบโครงสร้างสถาปตั ยกรรม (System Architecture) ทีร่ องรับการปฏิบัตงิ านและการใหบ้ รกิ าร การออกแบบข้ันตอนการปฏบิ ัติ งานในการพัฒนาระบบฐานข้อมูลเอกสารฉบับเต็มรูป การจัดกลุ่มข้อมูล การก�ำหนดช่ือไฟล์เอกสาร การปรับปรุงแก้ไข การลบข้อมูล และการจัดท�ำคำ� อธบิ ายสารสนเทศจดหมายเหตุมหาวิทยาลยั 2.4) การพัฒนาระบบและสว่ นติดตอ่ กบั ผู้ใช้ (Web Interface) เพ่ือใช้ในการปฏบิ ตั ิงาน การค้น การแสดงผลการคน้ การรายงานผล และการเชื่อมโยงขอ้ มูลจากเขตข้อมูลตา่ งๆ ของระบบ มกี ระบวนงานตงั้ แต่การออกแบบหน้าจอการค้น กำ� หนดเขตขอ้ มลู การคน้ เชน่ ชอ่ื เอกสาร ปขี องเอกสาร ชอ่ื ผใู้ หเ้ อกสารหรอื ชอ่ื หนว่ ยงานเจา้ ของเอกสาร เมอ่ื คน้ พบเอกสารตามค�ำคน้ ระบบจะแสดงผลขอ้ มลู ในรปู แบบบรรณานุกรม ค�ำอธบิ ายเอกสาร และเอกสารฉบบั เต็มหรอื ฉบับยอ่ นอกจากนัน้ มกี ารพัฒนาหนา้ จอการบันทกึ ขอ้ มูล การแก้ไข และการลบระเบียนขอ้ มูล ตลอดจนการประมวลผล 70

ภาพหนา้ จอระบบลงทะเบยี นและสืบค้นสารสนเทศจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล 2.5) การทดสอบและตดิ ตง้ั ระบบ เพอ่ื ใหผ้ ใู้ ชร้ ะบบแตล่ ะกลมุ่ ซง่ึ ไดแ้ ก่ ผปู้ ฏบิ ตั งิ าน ผสู้ บื คน้ และผใู้ ชบ้ รกิ ารสารสนเทศ จดหมายเหตุได้ทดลองใช้งานจริง พร้อมบันทึกปัญหา ข้อผิดพลาด และข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุงการออกแบบระบบลงทะเบียนและ สบื คน้ สารสนเทศจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั ได้ถูกต้องตรงตามความต้องการมากยิ่งขึ้น 71

ปจั จุบันมีเอกสารจดหมายเหตมุ หาวิทยาลยั ทไี่ ดน้ �ำเขา้ ระบบแล้ว จ�ำนวน 468 ระเบยี น จ�ำแนกเป็น 3 กลุม่ ใหญ่ 15 กลุม่ ยอ่ ย และมีจำ� นวน 314 ระเบียนทีอ่ ยรู่ ะหวา่ งดำ� เนินการสแกน มรี ายละเอียด ดังน้ี กลมุ่ ใหญ่ กลมุ่ ยอ่ ย ช่วงปขี องเอกสาร (พ.ศ.) จำ� นวน (ระเบียน) 1. เอกสารราชการ 2529-2531, 2533-2535, 2537-2539, 2541-2558 76 1.1 บันทกึ ขอ้ ตกลงความรว่ มมือ (MOU) 2524-2426, 2530-2531 5 1.2 โครงการ/กิจกรรมสำ� คญั 2551 1 1.3 เอกสารการประชมุ วชิ าการ/สัมมนา 2548 1 1.4 เกยี รติคณุ /ประกาศนยี บตั ร 2527, 2529 3 2. โสตทศั นจดหมายเหตุ 2530 6 2525 1 2.1 ภาพถา่ ย 2.2 สัญลักษณ์อักษรยอ่ และแบบตวั อกั ษร 2523-2526 15 2.3 โนต้ เพลงมหาวิทยาลัย 2541-2542, 2545-2547, 2550, 2554, 23 3. ส่งิ พิมพม์ หาวทิ ยาลัย 2558 314 2522-2554 3 3.1 จดหมายขา่ ว, ขา่ ว มสธ. 2546, 2554 4 3.2 จลุ สาร/สูจบิ ัตร 2532, 2541, 2553, 2558 13 2544, 2546 1 3.3 หนงั สอื 2 3.4 อนุทนิ 2555 468 3.5 ปฏทิ ินแขวน/ปฏทิ นิ ตง้ั โตะ๊ 2558 3.6 บตั รอวยพรปีใหม่ 3.7 บัตรเชิญ/เมนอู าหาร รวม 3.8 แผน่ พบั หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล บรรณานุกรม สำ� นกั งานรฐั บาลอเิ ลก็ ทรอนกิ ส.์ (2560). รา่ งแผนพฒั นารฐั บาลอเิ ลก็ ทรอนกิ สข์ องประเทศไทย พ.ศ. 2560-2564. สบื คนื 12 มถิ นุ ายน 2561, จาก https://www.ega.or.th//upload/download/file_27e10c57b074745911de3e6eaa36c9a6.pdf Council of Australasian Archives and Records Authorities. (2006). Digital archiving in the 21st century: Archives Domain discussion paper. Retrieved June 12, 2018, from https://www.caara.org.au/wp-content/uploads/2010/03/ DigitalArchiving21C.pdf 72

Kamatula, Gwakisa A. and Mnkeni-Saurombe, Nampombe. (2013). The role of archives in the promotion of ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล documentary national heritage in Tanzania, South Africa and Botswana. Retrieved June 12, 2018, from https://www.researchgate.net/publication/258108819_The_role_of_archives_in_the_promotion_of_ documentary_national_heritage_in_Tanzania_South_Africa_and_Botswana Northern Territory Government. (2016). Records Disposal Schedule Library Services Charles Darwin University Disposal Schedule No. 2016/22 November 2016. Retrieved July 12, 2018, from https://dtc.nt.gov.au/__data/ assets/pdf_file/0003/385662/Disposal-Schedule-2016.22_CharlesDarwinUniversity_LibraryServices.pdf. State Archives and Records Authority of New South. (2018). Glossary of Recordkeeping Terms. Wales. Retrieved July 6, 2018, from https://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/resources/glossaryUniversity Archives. (2018). How to Send University Records to the Archives. Retrieved July 12, 2018, from https://muarchives. missouri.edu/sendrec.html 73

ตอนท่ี

การบริหารจดั การ เอกสารจดหมายเหตุ ดจิ ิทลั

แนวทางการบริหาร จัดการเอกสาร จดหมายเหตุดิจิทลั

แนวทางการบริหารจดั การเอกสารจดหมายเหตดุ ิจิทัล ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล รองศาสตราจารย์ ดร.สมสรวง พฤติกุล* การเปล่ียนแปลงทางเทคโนโลยีท่ีเกิดข้ึนอย่างรวดเร็วเป็นกระแสกดดันให้ทุกภาคส่วนของสังคมต้องน�ำเทคโนโลยีมาใช้ในทุกมิติ การพัฒนาโครงสร้างพ้ืนฐาน นวัตกรรม ข้อมูลและทรัพยากรอ่ืนๆ รวมท้ังการพัฒนาทักษะในด้านเทคโนโลยีแก่คนทุกภาคส่วน ทุกสาขา วชิ าชพี ทกุ วยั เพอื่ สามารถสรา้ งสรรคแ์ ละใชเ้ ทคโนโลยอี ยา่ งชาญฉลาดและเหมาะสมกบั การใชช้ วี ติ ประจำ� วนั การประกอบอาชพี การทำ� งาน การบริการ ในส่วนภาครัฐได้มีการน�ำเทคโนโลยีมาปฏิรูปการบริหารจัดการ การท�ำงานตามพันธกิจและการบริการแก่สาธารณชนเพื่อ ความสะดวก รวดเรว็ แมน่ ย�ำ สนองความต้องการและเหมาะสมกับพนั ธกิจความรับผดิ ชอบของส่วนงาน เพิ่มความโปร่งใส ผลพวงหน่งึ ที่ ส�ำคัญจากการใช้เทคโนโลยี คือ เกิดข้อมูล/เอกสารดิจิทัลอย่างมากมายมหาศาล และทุกภาคส่วนมีแนวโน้มท่ีจะใช้เทคโนโลยีมากข้ึน การปรับตัวให้พร้อมและเท่าทันต่อการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว จึงเป็นความจ�ำเป็นที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ รวมทั้งหน่วยงาน/หอจดหมายเหตุก็ต้อง เผชิญกับความทา้ ทายดงั กลา่ วดว้ ย หน่วยงาน/หอจดหมายเหตุมีบทบาทและหน้าท่ีส�ำคัญ คือ การเก็บรักษาเอกสาร/ข้อมูลอันทรงคุณค่าต่อองค์กรและต่อมนุษยชน ใหค้ งอยู่อยา่ งยง่ั ยนื ถาวรตลอดไปและสามารถนำ� มาใชป้ ระโยชน์ไดโ้ ดยไม่มีข้อจ�ำกัดเรื่องเวลาและสถานท่ี โดยเอกสาร/ข้อมลู เหล่านน้ั ยังคง มคี ุณลกั ษณะท่สี �ำคญั คือ มคี วามแท้จรงิ (authenticity) มีความน่าเชอ่ื ถือ (reliability) มีความเป็นเอกภาพ/บรู ณภาพ (integrity) และ สามารถนำ� มาใช้ได้ (useability) พันธกิจหลักท่ีส�ำคัญของหน่วยงาน/หอจดหมายเหตุท่ีได้เคยปฏิบัติมาแต่เดิม คือ การรวบรวม จัดการและดูแลรักษาเอกสาร จดหมายเหตุด้งั เดมิ ที่เปน็ แอนะลอ็ ก โดยเอกสารจดหมายเหตเุ หลา่ น้ันอาจเปน็ แฟม้ เอกสาร สงิ่ พิมพ์ แผนท่ี แบบแปลน ภาพวาด สื่อบนั ทึก เสียง วีดิทัศน์ ภาพถ่าย สิ่งของตัวอย่าง ฯลฯ แต่ความท้าทายที่หน่วยงาน/หอจดหมายเหตุต้องเผชิญในยุคเศรษฐกิจและสังคมดิจิทัล คือ การจัดการเอกสารจดหมายเหตุท่ีเกิดจากการแปลงรูป (digitization) เอกสารจดหมายเหตุด้ังเดิมท่ีเป็นแอนะล็อก ให้เป็น “เอกสารจดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์” (electronic archives) และการจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล (digital archives) ท่ีเป็น เอกสารดจิ ิทลั ตง้ั แตเ่ กดิ (born-digital) เทคนิคและวิธีการจัดการและด�ำเนินงานเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลไม่สามารถใช้เทคนิคและวิธีการแบบเดิมที่เคยใช้ในการ ด�ำเนินงานเอกสารจดหมายเหตุแบบด้ังเดิม เน่ืองจากเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลมีคุณลักษณะเฉพาะหลายอย่างท่ีแตกต่างจากเอกสาร แอนะลอ็ กและความยงั่ ยนื ของเอกสารขน้ึ อยกู่ บั ฮารด์ แวรแ์ ละซอฟตแ์ วรซ์ งึ่ มกี ารเปลย่ี นแปลงอยา่ งรวดเรว็ มผี ลกระทบทำ� ใหเ้ กดิ ปญั หา เชน่ อายุการใช้งานเอกสารสั้นลง ข้อมูลเสียหายหรือสูญหายง่ายด้วยเหตุต่างๆ การไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ เนื่องจากเทคโนโลยีท่ีใช้ล้าสมัย หรอื เทคโนโลยไี มเ่ ขา้ กนั หรอื ไมเ่ ปน็ มาตรฐานเดยี วกนั ฯลฯ การบรหิ ารจดั การและการดำ� เนนิ งานเอกสารจดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั จงึ มเี ทคนคิ และ วิธีการท่ีแตกต่างและซับซ้อนกว่าปัจจุบัน (พ.ศ. 2561) ยังไม่มีหลักการและทฤษฎีการจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลท่ีรับรองจาก วงวิชาการวิชาชีพ เพียงแต่หน่วยงาน/หอจดหมายเหตุหลายแห่งได้พัฒนาแนวทางปฏิบัติ (guidelines) และ วิธีปฏิบัติ (approaches) การบริหารจัดการและการด�ำเนินงานเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลส�ำหรับหน่วยงาน/หอจดหมายเหตุของตนเอง บางแห่งด�ำเนินการเป็น โครงการวิจยั ขอยกตวั อย่างกรณีของหอจดหมายเหตุแห่งชาตอิ อสเตรเลยี (National Archives of Australia) ไดศ้ กึ ษาวจิ ยั และนำ� เสนอตน้ แบบ แนวทางการบรหิ ารจดั การเอกสารจดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั เพอ่ื การสงวนรกั ษาเอกสารจดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั ใหอ้ ยอู่ ยา่ งยง่ั ยนื และเขา้ ถงึ ได้ มปี ระเดน็ ท่ีสรปุ เป็นสาระสำ� คญั ทค่ี วรกล่าวถึงดงั น้ี * กศ.บ. (การสอนภาษาองั กฤษ), อ.ม. (บรรณารักษศาสตร)์ , M.A. (Overseas Records Management and Archive Administration), Ph.D. (Records and Information Management) 77

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 1. ความชัดเจนในการบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล หน่วยงาน/หอจดหมายเหตุต้องตระหนักถึงตัว “ข้อมูลดิจิทัล” ด้วยการแปลงให้เป็นรูปแบบไฟล์เปิดตามมาตรฐานท่ีรับรองได้ว่าจะสามารถเข้าถึงเนื้อหาได้ในอนาคตและสามารถท�ำงานร่วมกันได้กับ ซอฟต์แวร์อ่ืนๆ หอจดหมายเหตุแห่งชาติออสเตรเลียจึงได้พัฒนาซอฟต์แวร์เป็นเครื่องมือในการแปลงข้อมูลเป็นรูปแบบไฟล์เปิด และ เคร่ืองมือส่งข้อมูลออกเป็นรูปแบบเดิมท่ีเคยน�ำเสนอ การใช้ซอฟต์แวร์รูปแบบเปิดท�ำให้ส่วนงานอื่นๆ สามารถสร้างเครื่องมือท่ีจะน�ำเสนอ หรือปรบั เปลีย่ นขอ้ มลู ทห่ี อจดหมายเหตเุ คยจดั เกบ็ รักษาไว้ได้ 2. วิธีการจัดเก็บรักษาเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล หอจดหมายเหตุแห่งชาติออสเตรเลียใช้วิธีการจัดเก็บและรักษาเอกสารดิจิทัล เปน็ 3 ชน้ั คอื 1) กระบวนการรบั และจดั เกบ็ รกั ษาเอกสารดจิ ทิ ลั 2) สภาพแวดลอ้ มและโครงสรา้ งพนื้ ฐาน โดยใชฮ้ ารด์ แวรแ์ ละระบบรปู แบบ เปิด 3) ซอฟต์แวร์ส�ำหรับการจัดเก็บและบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลของหอจดหมายเหตุ ใช้แพลตฟอร์มซอฟแวร์ส�ำหรับการจัดเก็บและ สงวนรกั ษา (the preservation software platform) 3. กระบวนการจดั การเอกสารจดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั จำ� แนกเปน็ 3 ขนั้ ตอน คอื 1) การตรวจสอบ (quarantine) เอกสารจดหมายเหตุ ดิจิทัลก่อนน�ำเข้าระบบ เป็นขั้นตอนน�ำเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลที่คัดเลือกและจัดท�ำเป็นรายการพร้อมข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ด้วยการน�ำ เอกสารดิจทิ ลั มาตรวจไวรัสคอมพวิ เตอร์และสิง่ แปลกปลอม ตรวจสอบคุณภาพ ด้านความครบถ้วนสมบรู ณ์ของเอกสาร เมตาดาตา เงื่อนไข การใช้ลิขสิทธิ์เพื่อน�ำมาพิจารณาด�ำเนินการในข้ันต่อไป 2) การน�ำเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลมาเก็บรักษาในระบบ (preservation) เป็น การนำ� เอกสารดิจิทลั ทคี่ ดั เลือกและผ่านการตรวจสอบในข้นั ท่ี 1 เรยี บร้อยแล้วมาเข้าระบบการจัดเก็บและสงวนรกั ษา ด้วยเทคนคิ /วิธีการที่ เหมาะสม เชน่ การทำ� ใหเ้ ปน็ บรรทดั ฐานตามทก่ี ำ� หนด (normalized) หรอื การเปลยี่ นแปลง (converted) ดว้ ยซอฟตแ์ วรซ์ นี า (Xena-XML Electronic Normalising of Archives) ของหอจดหมายเหตุแห่งชาติประเทศออสเตรเลีย เพ่ือสงวนรักษาเอกสารดิจิทัลให้อยู่ยาวนาน ซึ่งเป็นเคร่ืองมือหน่ึงท่ีใช้สะดวกและใช้ในการแปลงข้อมูลดิจิทัลของเอกสารส�ำนักงานให้มีฟอร์แมตแฟ้มแบบเปิด (open file formats) เพ่อื เก็บรักษาระยะยาว ซอฟตแ์ วรน์ ้ีสามารถดาวนโ์ หลดได้ที่ http://xena.sourceforge.net/download.html ดังตัวอย่าง 3) การจัดเก็บรักษา (storage) เอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลเข้าคลัง เป็นการน�ำเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลท่ีด�ำเนินการตามขั้นตอนที่ 2 มาเก็บไว้ในระบบ โดยค�ำนึงถึงการเก็บรักษาเอกสารได้ระยะยาว สามารถจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลตามก�ำหนดได้เม่ือต้องการ สามารถเขา้ ถงึ และคน้ คืนเอกสารจดหมายเหตุดจิ ิทลั ได้ หอจดหมายเหตุแห่งชาติออสเตรเลียยังคงมีการวิจัยและพัฒนาอย่างต่อเน่ืองด้วยตระหนักถึงการเปล่ียนแปลงของเทคโนโลยีและ การเคล่ือนไหวของระบบการจัดการเอกสาร โดยการเน้นเรื่อง 1) กระบวนการ (process) เพ่ือให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ ทางธุรกิจและพัฒนาการด้านการจัดการเอกสารต้งั แต่การสร้างเอกสาร การจัดการ และการจัดเก็บรกั ษาเอกสาร 2) โครงสรา้ งพนื้ ฐาน เพือ่ ใหส้ ามารถรองรบั การจดั เกบ็ เอกสารดจิ ทิ ลั ของหนว่ ยงานของรฐั ทมี่ คี ณุ คา่ 3) ซอฟตแ์ วร์ เพอื่ ใหท้ นั ตอ่ สภาพแวดลอ้ มของการทำ� งานเอกสาร ทเี่ ปลยี่ นแปลงไป ปจั จบุ นั ยงั คงมเี อกสารดจิ ทิ ลั มากมายหลากหลายฟอรแ์ มตอยใู่ นแตล่ ะสว่ นงานทร่ี อการจดั การ และเอกสารดจิ ทิ ลั ทจี่ ะเกดิ ขึน้ ในอนาคตอกี มากมายมหาศาล จึงเปน็ ความทา้ ทายทจ่ี ะตอ้ งเตรียมรับ 78

สำ� หรบั ประเทศไทย รฐั บาลไดก้ ำ� หนดโมเดล ประเทศไทย 4.0 เพอื่ เปลย่ี นแปลงประเทศจาก “ประเทศกำ� ลงั พฒั นา” ไปเปน็ “ประเทศ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ทีพ่ ฒั นาแลว้ ” รฐั บาลจงึ ได้ก�ำหนดนโยบายและพัฒนารฐั บาลดิจทิ ลั ของประเทศ โดยกำ� หนดกรอบแนวคดิ นโยบาย แผนและยทุ ธศาสตร์ ระดับชาติเพื่อมุ่งไปสู่รัฐบาลดิจิทัลสมบูรณ์แบบ โดยระยะแรกเริ่มด�ำเนินการตั้งแต่ พ.ศ. 2560 - 2564 โดยมุ่งให้แต่ละหน่วยงานภาครัฐ ไม่ว่าจะในระดับส�ำนัก กรม หรือกระทรวงสามารถน�ำเทคโนโลยีและนวัตกรรมมาปรับใช้กับการท�ำงานของภาครัฐ ตลอดจนใช้พัฒนา บริการ หรือกระบวนการด�ำเนินงานต่างๆ ได้ คาดว่าในอนาคตปัญหาที่หน่วยงานต้องเผชิญ อันเกิดจากการที่แต่ละหน่วยงานได้สร้าง /รับไว้ ใช้งาน จัดการและเก็บ ข้อมูล/เอกสารดิจิทัล ปัญหาที่อาจเกิดข้ึน อาทิ ข้อมูล/เอกสารดิจิทัลสูญหายเน่ืองจากเทคโนโลยีล้าสมัย ไมม่ รี ะบบการจัดการเอกสารระดบั องค์กรที่ดี ไม่สามารถรบั รองความแทจ้ รงิ ของเอกสาร (authenticity) และรักษาความเป็นเอกภาพของ เอกสาร (integrity) ปริมาณข้อมูล/เอกสารดิจิทัลเพิ่มข้ึนอย่างท่วมท้นมากมายมหาศาล ไม่มีวิธีการประเมินคุณค่าข้อมูล/เอกสารดิจิทัล วา่ ขอ้ มูล/เอกสารดจิ ทิ ลั ใดควรเก็บรกั ษาถาวรและขอ้ มูล/เอกสารดิจิทลั ใดไม่ควรเก็บไว้ในระบบ ระบบการลงรายการขอ้ มลู /เมตาดาตาไม่มี แบบมาตรฐาน และการจัดการระบบให้มีความย่ังยืนและระบบไมไ่ ด้เป็นระบบแบบเปดิ โมเดลการบรหิ ารจัดการขอ้ มลู /เอกสารดจิ ิทลั ของส่วนงานภาครัฐของประเทศไทยควรเป็นแบบใด หนว่ ยงานใดควรเป็นผู้น�ำในการ สร้างต้นแบบ และสร้างมาตรฐานต่างๆ ที่เก่ียวข้องกับการจัดการข้อมูล/เอกสารดิจิทัลของหน่วยงานภาครัฐ เน่ืองจาก “ข้อมูล/เอกสาร ดิจทิ ัล” ท่เี กดิ จากการดำ� เนนิ งานตามพันธกิจของหน่วยงานภาครัฐ ย่อมถือเป็น “หนังสือราชการ” ด้วย บรรณานุกรม สำ� นกั งานรฐั บาลอเิ ลก็ ทรอนกิ ส.์ (2560). รา่ งแผนพฒั นารฐั บาลอเิ ลก็ ทรอนกิ สข์ องประเทศไทย พ.ศ. 2560-2564. สบื คนื 12 มถิ นุ ายน 2561, จาก https://www.ega.or.th//upload/download/file_27e10c57b074745911de3e6eaa36c9a6.pdf Council of Australasian Archives and Records Authorities. (2006). Digital archiving in the 21st century: Archives Domain discussion paper. Retrieved June 12, 2018, from https://www.caara.org.au/wp-content/uploads/2010/03/ DigitalArchiving21C.pdf 79

มาตรฐานเมตาดาตาส�ำหรบั เอกสารจดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั จากคำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตุ เปน็ เมตาดาตาเอกสาร จดหมายเหตุ และ มาตรฐานทเ่ี ก่ยี วขอ้ งกับ การจดั เอกสารจดหมายเหตดุ ิจทิ ัล

มาตรฐานเมตาดาตาสำ� หรับเอกสารจดหมายเหตดุ ิจทิ ัล: ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล จากคำ� อธิบายเอกสารจดหมายเหตเุ ป็นเมตาดาตาเอกสารจดหมายเหตุ และ มาตรฐานทีเ่ กยี่ วขอ้ งกับการจดั การเอกสารจดหมายเหตดุ จิ ทิ ัล โดย รองศาสตราจารย์ ดร. สมสรวง พฤติกุล กระบวนงานพื้นฐานหน่ึงท่ีส�ำคัญของการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ คือ การท�ำค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ (archival description) ค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ คือ รายการข้อมูลส่วนต่างๆ ที่เป็นรายละเอียดที่ส�ำคัญของเอกสารจดหมายเหตุ เช่น ผู้จัดท�ำ ชื่อชุด/ช่ือเรื่อง วันเดือนปี (ช่วงเวลาของเอกสารจดหมายเหตุ) จ�ำนวน/ปริมาณ ขนาด ขอบเขต และเน้ือหาของเอกสารจดหมายเหตุ ดังนั้น การท�ำค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ จึงหมายถึง กระบวนการวิเคราะห์ เรียบเรียง จัดระเบียบ และบันทึกรายละเอียดเก่ียวกับ ส่วนต่างๆ ของเอกสารหรือของชุดเอกสาร ผลผลิตที่ได้จากกระบวนการดังกล่าวคือ ข้อมูลท่ีจะน�ำมาใช้ประโยชน์ในการควบคุมเอกสาร จดหมายเหตุ การจัดท�ำเครอ่ื งมือชว่ ยค้นเอกสารจดหมายเหตุ การจัดค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุมีเหตุผลส�ำคัญ คือ เพ่ือบันทึกข้อมูลท่ีเป็นรายการส�ำคัญของเอกสารจดหมายเหตุทั้งบริบท และเน้ือหาอันจะได้น�ำมาเป็นเคร่ืองมือในการควบคุมและการบริหารจัดการเอกสารและแหล่งทรัพยากรจดหมายเหตุ ใช้เป็นช่องทางใน การน�ำพาให้สามารถพิสูจน์ความเป็นแท้จริงและความเป็นเอกภาพของเอกสารจดหมายเหตุ ช่วยในการค้นหาและค้นคืนสารสนเทศ และเพอ่ื ฝงั ขอ้ มลู เชงิ เทคนคิ อันจะท�ำให้สารสนเทศท่มี อี ย่ใู นแหล่งท่จี ดั เกบ็ สามารถแสดงและอา่ นได้ รายการขอ้ มลู สำ� คญั ทเ่ี ปน็ คำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตปุ ระเภทแฟม้ เอกสาร ทจ่ี ะพบในเครอื่ งมอื ชว่ ยคน้ ของหอจดหมายเหตตุ า่ งๆ มรี ายการดงั น้ี 1) ชอื่ เรื่อง (title) เช่น ช่อื กลมุ่ กลุม่ ย่อย ชุดเอกสารและแฟม้ ท่หี น่วยงานจดหมายเหตุไดก้ ำ� หนดไว้ 2) ช่อื ผจู้ ดั ท�ำ (author) (ถา้ มี) 3) เลขทะเบยี นหรอื เลขอา้ งองิ (registration number or other unique identifiers) อาจเปน็ รหสั ทหี่ นว่ ยงานจดหมายเหตุ กำ� หนดใหแ้ ก่เอกสารจดหมายเหตุ 4) วันเดือนปีสร้างหรือรับเอกสาร (date created or received) เป็นวันเดือนปีของเอกสารจดหมายเหตุในชุด กลุ่มหรือ หมวดนัน้ ต้ังแตว่ นั ที่เกา่ ทส่ี ดุ และวันทใี่ หม/่ ล่าสดุ ของเอกสารจดหมายเหตุในชุด กลุ่มหรือหมวดน้ัน 5) หัวเร่ืองหรือค�ำส�ำคัญ (subject matter) เน้ือหาสรุป ข้อความอธิบายให้ทราบในภาพรวมของเนื้อหาของเอกสาร จดหมายเหตชุ ดุ /กลุ่มน้นั 6) รูปแบบ (format) หรือ ลักษณะหรือประเภทของเอกสารจดหมายเหตุ อธิบายลักษณะของเอกสารจดหมายเหตุ ที่มองเห็น และอธบิ ายได้ เช่น เป็นจดหมาย ลายมอื เขยี น ถา่ ยสำ� เนา ขา่ วตัดหรอื กฤตภาค หนงั สอื เอกสารการประชุม โทรเลข ภาพวาด แผนภูมิ แผนที่ บตั รเชิญ บัตรอวยพร ฯลฯ 7) ประวัติท่ีส�ำคัญเกี่ยวกับเอกสาร (history of use) เช่น ช่ือของหน่วยงานหรือบุคคลผู้รวบรวมเอกสารจดหมายเหตุเพ่ือ การดำ� เนนิ งานหรือใชห้ รอื กจิ กรรมท่ที �ำให้เกิดเอกสารน้ัน 8) อน่ื ๆ เชน่ - ภาษาของเอกสาร เช่น เขยี นดว้ ยตวั อักษรไทยแตบ่ างหนา้ เขียนเป็นภาษาฝรง่ั เศส - ค�ำอธบิ ายเก่ยี วกับสภาพของเอกสาร เชน่ บางแฟ้มปกฉีกขาด เอกสารหน้าท่ี 9 หมึกจางอ่านไมไ่ ด้ - ปริมาณหรือจ�ำนวนเอกสารจดหมายเหตุ (หน่วยท่ีใช้วัดปริมาณหรือนับจ�ำนวนเอกสารจดหมายเหตุชุด กลุ่มหรือหมวดนั้น เช่น ปกึ มัด แผน่ แฟม้ กลอ่ ง หรือวดั เปน็ ความยาวของสันแฟม้ จดหมายเหตเุ มือ่ มาวางเรยี งกนั บนช้นั ) 81

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล - การจัดเรียงลำ� ดับเอกสารจดหมายเหตุ ระดบั ชุด กลมุ่ หรอื หมวด กลมุ่ ยอ่ ย จนถึงระดบั แฟม้ คือค�ำอธบิ ายใหท้ ราบวา่ เอกสาร จดหมายเหตุมีการจัดเรียงล�ำดับในลักษณะใด เช่น เรียงตามล�ำดับวันเดือนปี เรียงตามล�ำดับหมายเลข เรียงตามคร้ังที่ประชุม เรียงตาม ช่อื หน่วยงาน - ความสมั พนั ธข์ องเอกสาร หากเอกสารชดุ กลมุ่ หรอื หมวดของเอกสารจดหมายเหตนุ นั้ ๆ เกย่ี วขอ้ ง/สมั พนั ธ์ เชอ่ื มโยง กบั เอกสาร จดหมายเหตุชุด กล่มุ หรือหมวดอน่ื หรอื ตอ้ งใช้ด้วยกนั - เงอื่ นไขการเกบ็ รกั ษาและการใชเ้ อกสารจดหมายเหตุ คอื การระบเุ งอ่ื นไขการใชใ้ นกรณที ม่ี ขี อ้ จำ� กดั เชน่ จะเปดิ เผยเมอ่ื เอกสาร จดหมายเหตมุ อี ายคุ รบ 50 ปี - ชอื่ ผจู้ ัดเอกสารจดหมายเหตุหรอื ผู้บนั ทกึ รายการ คอื ชือ่ ผทู้ ที่ ำ� หนา้ ท่ีจดั เอกสารจดหมายเหตชุ ุด กลมุ่ หรือหมวดนั้น - วันเดือนปีที่จัดเอกสารจดหมายเหตุหรือจัดท�ำค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ คือ วันเดือนปีที่จัดเอกสารจดหมายเหตุชุด กลุ่มหรือหมวดนั้นเสร็จเรียบร้อย รายการข้อมูลค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุเหล่าน้ีหอจดหมายเหตุส่วนใหญ่น�ำมาจัดเรียงล�ำดับโดยแยกเป็นส่วนๆ เพ่ือจัดท�ำ เป็นเคร่อื งมือช่วยคน้ โดยนำ� มาจัดเรยี งและจ�ำแนกเปน็ ส่วนๆ ได้ ดงั ตวั อยา่ ง ส่วนที่ 1 ขอ้ มูลภาพรวมเก่ยี วกบั เอกสาร ไดแ้ ก่ 1) ข้อมูลเกีย่ วกบั ผจู้ ัดทำ� /หน่วยงานทีจ่ ดั ท�ำเอกสาร 2) ขอ้ มูลเก่ยี วกับกายภาพของเอกสาร 3) ขอ้ มูลอธิบายสาระ/เรือ่ ง/เน้อื หายอ่ ของเอกสาร 4) ชว่ งเวลา (วนั เดอื นปี) ของเอกสาร 5) เงื่อนไข/ขอ้ จ�ำกดั ตา่ ง ๆ ส่วนท่ี 2 ข้อมูลเกย่ี วกบั ชวี ประวตั หิ รือประวัติส�ำคัญของเอกสาร 1) ขอ้ มลู เกี่ยวกับผจู้ ดั ท�ำ 2) ประวตั ขิ องเอกสาร 3) ขอ้ มลู สรปุ เก่ียวกบั ภมู ิหลงั ของ บุคคล ตน้ ตระกูล หนว่ ยงานท่ีจดั ท�ำเอกสาร ส่วนที่ 3 ข้อมลู เกย่ี วกบั ขอบเขตและเนอ้ื หาของเอกสาร 1) สรปุ สาระของหมวด/กล่มุ /ชุดเอกสาร 2) การจัดเรยี ง 3) ค�ำอธบิ ายชุดเอกสาร สว่ นท่ี 4 ขอ้ มูลเก่ียวกับการใชเ้ อกสาร 1) เงอื่ นไข/ข้อจ�ำกัดการให้ใชเ้ อกสาร 2) ขอ้ ตกลงกบั ผ้บู รจิ าค/ใหอ้ ภินันทนาการเอกสาร 3) ลิขสทิ ธแิ์ ละการอนญุ าตการให้ใช้เอกสาร 4) ประวตั ิของผู้ครอบครองสทิ ธ์ิ และการจดั หา/การไดม้ าเอกสารชุดนี้ 5) การจดั เอกสารทไี่ ดเ้ พมิ่ เติม (หากม)ี สว่ นที่ 4 ขอ้ มูลเพม่ิ เติม เป็นข้อมลู ท่ตี ้องการเพ่มิ เตมิ เช่น ความสมั พันธก์ บั เอกสารชดุ อืน่ ภาษาของเอกสาร การเขยี นอา้ งอิง ในกรณีท่ใี ชใ้ นการวิจยั ผู้สนับสนนุ หรอื ให้ความอนเุ คราะหเ์ กีย่ วกับเอกสารชดุ นี้ วันเดือนปที ่ีดำ� เนนิ การจดั เอกสารชุดนี้ ส่วนท่ี 5 ค�ำคน้ เปน็ รายการคำ� ทีใ่ ชใ้ นการค้น เชน่ หัวเร่ือง ชอื่ บุคคล ชอื่ หน่วยงาน ที่เกย่ี วข้องกบั เนื้อหาของเอกสาร ส่วนที่ 6 รายการเอกสารกล่มุ /หมวด/ชุด เป็นรายการเอกสารทมี่ ีการจดั เรียงอยา่ งเป็นระบบตามระดับการจัดเรียง ตง้ั แต่ รายการกล่องในแต่ละกลุ่ม/หมวด/ชุดเอกสารนั้น รายการแฟ้มเอกสารในแต่ละกล่อง และรายการเอกสารแต่ละเร่ืองในแต่ละแฟ้ม พร้อมทง้ั ขอ้ มูลเกี่ยวกบั ชือ่ เรอ่ื ง วันเดือนปี คำ� อธบิ ายสาระ/เนื้อหายอ่ ของเอกสาร คำ� อธิบายวิธกี ารจดั เรียง เง่ือนไขและขอ้ จ�ำกดั ตา่ งๆ เกยี่ วกบั เอกสารกลมุ่ /หมวด/ชุดเอกสารดงั กลา่ ว 82

หากเทยี บเคยี ง “การจดั ทำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหต”ุ กบั “การทำ� รายการบรรณานกุ รมของทรพั ยากรสารสนเทศของหอ้ งสมดุ ” ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล พบว่ามีลักษณะคล้ายคลึงกัน แต่ในแวดวงวิชาชีพจดหมายเหตุร่วมมือกันในการจัดท�ำมาตรฐานส�ำหรับการท�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ มีความล่าช้ากว่าแวดวงวิชาชีพบรรณารักษศาสตร์ที่ได้ร่วมมือกันจัดท�ำมาตรฐานการลงรายบรรณานุกรมและใช้ในการท�ำบัตรรายการ มานานแล้ว เช่น AACR 2 (Anglo-American Cataloguing Rules second edition) ท้ังน้ีอาจเน่ืองจากหอจดหมายเหตุแห่งชาติ แต่ละประเทศมีการจัดท�ำค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุท่ีเป็นลักษณะเฉพาะของแต่ละแห่งมายาวนาน ตั้งแต่รายการข้อมูลท่ีน�ำมาจัดท�ำ ค�ำอธิบาย วิธีการลงรายการข้อมูล การจัดเรียงล�ำดับ ดังนั้นการใช้และ/หรือการค้นหาเอกสารจดหมายเหตุของหอจดหมายเหตุแห่งชาติ แต่ละแห่งและแต่ละประเทศจึงเป็นหน้าท่ีของผู้ใช้ที่ต้องศึกษาและท�ำความเข้าใจค�ำการลงรายการข้อมูลในค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ กอ่ นค้นหาเอกสารจดหมายเหตุ ในกระแสโลกาภิวตั นท์ ีเ่ ทคโนโลยสี ารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทในทุกมติ ทิ งั้ ชีวติ ประจ�ำวนั ของมนษุ ย์ การทำ� งานของมนุษย์ทุกสาขา วิชาชีพท่ีอยู่ทุกแห่งหนบนโลกนี้แบบไร้พรมแดนและไม่มีขีดจ�ำกัด ส่งผลกระทบให้เกิดการเปล่ียนแปลงอย่างใหญ่หลวง การท�ำงานต่างๆ ของทกุ สาขาวชิ าชพี ตอ้ งปรบั เปลยี่ นกระบวนทศั น์ ในแวดวงวชิ าชพี จดหมายเหตกุ ไ็ ดร้ บั ผลกระทบดงั กลา่ ว ทง้ั การบรหิ ารจดั การกระบวนการ ท�ำงานต่างๆ รวมทงั้ การเกิดเอกสารจดหมายเหตุรปู แบบใหม่ ท่ีเรียกว่า เอกสารจดหมายเหตุอเิ ล็กทรอนกิ สแ์ ละเอกสารจดหมายเหตทุ ่เี กิด เป็นดิจทิ ลั ต้ังแต่ตน้ (electronic archives and born-digital archives) และผู้ใช้บรกิ ารเอกสารจดหมายเหตุมกี ารใชเ้ ทคโนโลยีทม่ี ีความ หลากหลาย ประกอบกับเกิดสังคมเครือข่ายทางสารสนเทศ ด้วยความร่วมมือกันระหว่างชุมชนต่างๆ ในลักษณะการแลกเปล่ียนข้อมูล การใช้ข้อมูลร่วมกัน การใช้ท่ีจัดเก็บข้อมูลร่วมกัน การใช้ฮาร์ดแวร์และ/หรือซอฟต์แวร์ร่วมกัน ฯลฯ จึงเป็นความท้าทายต่อวงวิชาชีพ จดหมายเหตทุ ตี่ ้องปรับเปลยี่ นหลายๆ เร่อื งรวมถึงกระบวนทัศนก์ ารท�ำงาน การเปลยี่ นแปลงกระบวนทศั น์การทำ� งาน ทั้งแนวปฏบิ ตั /ิ วธิ กี ารท�ำงาน เคร่ืองมือการทำ� งาน และรายการขอ้ มลู สำ� คัญของเอกสาร จดหมายเหตุที่เคยน�ำมาจัดท�ำเป็นค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุเป็นประเด็นที่นักจดหมายเหตุต้องศึกษาและแสวงหาแนวทางเพ่ือให้ทัน ตอ่ การเปลี่ยนแปลงเหล่านน้ั คำ� “เมตาดาตา” (metadata) เปน็ คำ� ใหมท่ เ่ี กดิ ขนึ้ เมอ่ื มกี ารใชเ้ ทคโนโลยสี ารสนเทศ นกั วชิ าการอธบิ ายความหมายคำ� นแ้ี ตกตา่ งกนั แต่หากอธิบายความหมายง่ายๆ คือ ค�ำอธิบายข้อมูล (descriptive data) ตัวอย่างของเมตาดาตาส�ำหรับเอกสาร เช่น ชื่อเรื่อง (title) ช่ือผจู้ ดั ทำ� (author) เลขทะเบยี นหรือเลขอา้ งองิ ท่ีก�ำหนด (any registration number or other unique identifier) วนั ทจ่ี ัดทำ� หรือวนั ทสี่ ่ง (date created or received) เรือ่ งหรอื หวั เรอ่ื ง (subject) รปู แบบ (format) และประวัตกิ ารใช้ (history use) เมื่อพิเคราะห์รายการ ข้อมลู ดังกล่าวพบว่า คอื รายการข้อมลู ส�ำคัญเอกสารทน่ี กั จดหมายเหตุนำ� มาจัดท�ำคำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตนุ ั่นเอง จึงอาจกล่าวไดว้ า่ “คำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตุ” กค็ ือ “เมตาดาตา”นนั่ เอง แต่รายการข้อมูลส�ำคัญที่เคยน�ำมาจัดท�ำค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุในอดีตไม่เพียงพอและไม่สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงถึง วธิ กี ารทำ� งาน เครอื่ งมอื และรปู แบบเอกสารจดหมายเหตทุ เี่ กดิ ขนึ้ ใหมต่ ามเทคโนโลยสี ารสนเทศ และจะสง่ ผลทำ� ใหข้ อ้ มลู เชน่ ขอ้ มลู อธบิ าย ถึงบริบทเอกสาร ข้อมูลอธิบายลักษณะเอกสารไม่ครบถ้วน และจะมีผลท�ำให้การค้นหา การค้นคืน และการใช้งานเอกสารจดหมายเหตุ และสารสนเทศยุ่งยาก ท�ำให้กลุ่มนักจดหมายเหตุและสถาบันจดหมายเหตุจึงมีการศึกษา วิจัยและพัฒนาอย่างกว้างขวาง โดยเฉพาะใน ต่างประเทศ หอจดหมายเหตุแห่งชาติได้ศึกษา วิจัยและพัฒนาแนวปฏิบัติและสร้างมาตรฐานเมตาดาตาเพ่ือใช้ในการจัดการเอกสาร จดหมายเหตุท้งั เอกสารจดหมายเหตแุ บบดงั้ เดิมและเอกสารจดหมายเหตุรปู แบบใหม่ๆ เมตาดาตาเปน็ หวั ใจสำ� คญั มากในการจดั การเอกสารจดหมายเหตดุ จิ ทิ ลั เพราะเปน็ องคป์ ระกอบสำ� คญั ทที่ ำ� ใหส้ ามารถสบื คน้ เอกสาร ดิจิทลั ได้ และสามารถนำ� เอกสารและ/หรอื สารสนเทศมาใช้งานได้ เมตาดาตาของเอกสารดิจทิ ัลจงึ มอี งค์ประกอบยอ่ ยๆหลายสว่ นทั้งส่วนท่ี ทำ� หน้าทีห่ ลัก (function) และสว่ นสนบั สนุน (support) เชน่ Descriptive Metadata คอื คำ� อธบิ ายถงึ มวลทรพั ยากร แหลง่ สารสนเทศ และบรบิ ททเี่ กย่ี วขอ้ งกบั เอกสารจดหมายเหตุ ทำ� หนา้ ท่ี ใหข้ อ้ มลู ทร่ี ะบตุ วั ตน ตำ� แหนง่ สบื คน้ แหลง่ ทรพั ยากรสารสนเทศ รวมถงึ การจดั หมวดหมู่ ดรรชนแี ละคำ� คน้ และเชอ่ื มโยงไปสแู่ หลง่ ทรพั ยากร สารสนเทศอื่นๆ 83

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล Technical Metadata คือ ค�ำอธบิ ายถึงกระบวนการทางเทคนคิ เชงิ วิชาการท่ใี ช้ในการผลิต หรือจ�ำเปน็ ตอ้ งใชส้ ำ� หรบั วัตถุดิจทิ ลั (digital object) Administrative Metadata คอื ค�ำอธบิ ายต่างๆ ท่ใี ช้ในการบริหารจัดการ เช่น สทิ ธทิ รพั ย์สินทางปัญญา และการจัดหารวมทัง้ ค�ำอธิบายเก่ียวกบั การจัดทำ� การเปลีย่ นแปลงร่นุ /ฉบับ Use Metadata คือ ค�ำอธบิ ายทเ่ี กยี่ วกบั การใช้งานของผู้ใช้ เช่น การเขา้ ถงึ การติดตามการใช้ และสารสนเทศต่างๆ ทีใ่ ช้งาน Preservation Metadata คือ ค�ำอธิบายการด�ำเนินการต่างๆ ต่อเอกสารเพื่อการสงวนรักษาเอกสารดิจิทัล เช่น การโอนย้าย (migrations) และ checksum calculations หากน�ำแผนภาพจาก Jenn Riley เรอ่ื ง “Seeing Standards : A Visualization of Metadata Universe” มาพจิ ารณาแยกแยะ เฉพาะชมุ ชนจดหมายเหตุ (ดูภาพขยายได้ท่หี น้า 87) จะพบวา่ มาตรฐานเมตาดาตาทชี่ มุ ชนหอจดหมายเหตนุ ำ� มาใชใ้ นการจดั การเอกสารจดหมายเหตุ ในระดบั มาก มดี งั น้ี AGLS, APPM, DACS, EAC-CPF, EAD, GILS, ISAAR(CPF), ISAD(G), RAD ข้อมูลเพมิ่ เตมิ เก่ียวกับเอกสารเหลา่ นี้ มดี ังน้ี AGLS Metadata Standard เปน็ มาตรฐานประเภท Descriptive Metadata และ Structure Standard เริ่มจาก Australian Government Locator Service ได้ริเร่ิมจัดท�ำมาตรฐานน้ี ต่อมาหอจดหมายเหตุแห่งชาติออสเตรเลียได้จัดท�ำเป็น AGLS Metadata เผยแพร่บนเว็บในปี 1998 ซึ่งมีการพัฒนาและจัดพิมพ์เป็นมาตรฐานของออสเตรเลีย AS 5044-2010 มาปรับปรุงอีกครั้งในปี 2010 ดว้ ยการเปลยี่ นแปลงข้อมูลบางส่วนตามทแ่ี นะนำ� ไวใ้ น Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) in January 2008 รวมทั้งเปล่ยี นขอ้ มูล เชิงเทคนคิ วิชาการเพ่อื การเชื่อมโยงขอ้ มลู กับ Semantic Web มาตรฐานเมตาดาตา AGLS นี้เปน็ ชดุ เมตาดาตาของค�ำอธบิ ายคุณลักษณะ ของแหลง่ สารสนเทศออนไลน์ (แตล่ ะแหง่ ) เพ่อื ความชดั เจน บรหิ ารจดั การและใชง้ านได้ ชดุ มาตรฐานเมตาดาตานปี้ ระกอบดว้ ย AGLS Metadata Standard: Part 1, Reference Description AGLS Metadata Standard: Part 2, Usage Guide AGLS Metadata Standard: Guide to Expressing AGLS metadata in XML v1.o AGLS Metadata Standard Guide to Expressing AGLS metadata in RDF v1.0 Validation of AGLS properties in HTML5 ชดุ เมตาดาตาน้ีสามารถดาวน์โหลดได้ที่ http://www.agls.gov.au/ 84

APPM (Archives, Personal Papers, and Manuscript) เป็นมาตรฐานดา้ น Structure Standard และ Content Standard ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ริเริ่มโดย Steven L. Hensen และ หอสมุดรัฐสภาอเมริกัน (The Library of Congress) ได้น�ำมาจัดพิมพ์เผยแพร่ในปี 1983 ต่อมา สมาคมนักจดหมายเหตุอเมริกัน (The Society of American Archivists) ได้น�ำมาปรับปรุงและจัดพิมพ์เป็นฉบับที่สอง ปี 1989 เป็น มาตรฐานเมตาดาตาในการจดั ทำ� บตั รรายการสำ� หรับเอกสารจดหมายเหตุระดับกล่มุ เอกสาร (collection level) ประกอบดว้ ย คำ� อธบิ าย เชงิ บรรณานุกรมและขอ้ มลู เพ่ือการเขา้ ถงึ เอกสาร การสรา้ งเมตาดาตานีย้ ดึ กฎเกณฑ์การลงรายการตาม Anglo-American Cataloguing Rules. DACS (Describing Archives: A Content Standard) เป็นมาตรฐานด้าน Content Standard เริ่มแรกจัดท�ำและเผยแพร่ โดยสมาคมนักจดหมายเหตุอเมริกัน ปี 2004 และปรับปรุงพิมพ์เป็นฉบับท่ีสอง เผยแพร่ในปี 2013 เมตาดาตาน้ีเป็นใช้เพ่ือท�ำค�ำอธิบาย เอกสารจดหมายเหตุ เอกสารส่วนบุคคล และหนังสือตัวเขียน และประยุกต์ใช้กับวัสดุประเภทอ่ืนๆ ด้วย เน้ือหาในฉบับปรับปรุงและ พมิ พ์เป็นฉบับทสี่ อง จ�ำแนกเน้อื หาเปน็ สองส่วน คือ สว่ นแรกเปน็ คำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตแุ ละผู้รบั ผดิ ชอบ สว่ นทีส่ องเป็นการอธิบาย เอกสารระดับต่างๆ และข้อมูลท่ีเก่ียวกับการเข้าถึง มีส่วนภาคผนวกที่กล่าวถึงมาตรฐานอื่นๆ ที่เก่ียวเน่ือง เช่น ISAD(G), ISAAR (CPF), MARC 21, EAD, EAC, and Resource Description and Access (RDA).. EAC-CPF (Encoded Archival Context – Corporate bodies, Persons, and Families) เป็นมาตรฐานด้าน Structure Standard, Descriptive Metadata และ Record Format เป็นมาตรฐานเมตาดาตาที่นักวิชาชีพสารสนเทศและนักจดหมายเหตุ ไดร้ ว่ มกนั จดั ทำ� มาระยะหนง่ึ และนำ� เสนอสมาคมนกั จดหมายเหตอุ เมรกิ นั ไดจ้ ดั นำ� มาจดั พมิ พเ์ ผยแพรเ่ ปน็ ฉบบั ทส่ี อง ปี 2011 เปน็ มาตรฐาน เมตาดาตาเกีย่ วกับบริบทท่ีเก่ยี วกับบคุ คล หนว่ ยงาน และครอบครัว/ตระกลู ทีเ่ ก่ียวขอ้ งกับการจัดทำ� เอกสารจดหมายเหตุ การจดั เก็บและ การดูแลรกั ษาเอกสารจดหมายเหตทุ ีใ่ ช้ XML (Extensible Markup Language) และสนบั สนุนมาตรฐานเมตาดาตา ISAAR (CPF) EAD (Encoded Archival Description) เป็นมาตรฐานด้าน Structure Standard และ Markup Language เป็นมาตรฐาน เมตาดาตาที่จัดท�ำและเผยแพร่ด้วยความร่วมมือกันของสมาคมนักจดหมายเหตุอเมริกันและหอสมุดรัฐสภาอเมริกัน เพ่ือใช้ในการจัดท�ำ คำ� อธิบายทีส่ ร้างเปน็ เครอ่ื งมือชว่ ยค้นเอกสารจดหมายเหตแุ ละหนงั สอื ตัวเขียน โดยการใช้ XML ISAAR (CPF)  (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families) เป็นมาตรฐานดา้ น Structure Standard พัฒนาโดยสมาพนั ธจ์ ดหมายเหตรุ ะหวา่ งประเทศ (the International Council on Archives -ICA) เป็นมาตรฐานเมตาดาตาที่ใช้ในค�ำแนะน�ำการท�ำค�ำอธิบายข้อมูลเก่ียวกับผู้รับผิดชอบที่เก่ียวข้องกับเอกสารจดหมายเหตุและข้อมูล ท่เี ช่ือมโยงกับคำ� อธิบายเอกสารจดหมายเหตุอน่ื ๆ และผู้รับผดิ ชอบอ่นื ๆ มาตรฐานเมตาดาตา ISAAR(CPF) และ ISAD(G) เปน็ พ้นื ฐานของ DACS ISAD(G) (General International Standard Archival Description เปน็ มาตรฐานด้าน Structure Standard และ Descriptive Metadata รเิ ริม่ จัดทำ� โดยการสนับสนุนของยูเนสโก และจดั พิมพเ์ ผยแพร่ฉบบั แรก ปี 1993/94 โดยสหพันธจ์ ดหมายเหตรุ ะหว่างประเทศ (ICA) และปรบั ปรงุ เปน็ ฉบบั ทสี่ อง เมอื่ ปี 2000 เพอื่ ใชเ้ ปน็ แนวทางการจดั ทำ� คำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตุ (ดรู ายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ ในหวั ขอ้ มาตรฐานที่เกยี่ วขอ้ งกับการจัดการเอกสารจดหมายเหตุดจิ ทิ ลั ) RAD (Rules for Archival Description) เป็นมาตรฐานดา้ น Content Standard รเิ ร่ิมจัดทำ� โดยสมาพนั ธจ์ ดหมายเหตแุ คนาดา (Canadian Council of Archives) จดั พิมพเ์ ผยแพร่เปน็ ฉบับท่ีสอง ปี 2008 ใชเ้ ปน็ กรอบในการจดั ท�ำเมตาดาตาส�ำหรบั ค�ำอธบิ ายเอกสาร จดหมายเหตุและค่มู ือชว่ ยคน้ เอกสารจดหมายเหตุในระดับตา่ งๆ มีโครงสรา้ งเนอื้ หาคลา้ ยคลึงกับ AACR2 85

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล จากท่ีกล่าวมาข้างต้นจะเห็นว่า มาตรฐานเมตาดาตาส�ำหรับเอกสารจดหมายเหตุท้ังหมดพัฒนาและจัดท�ำโดยกลุ่มแวดวงวิชาชีพ จดหมายเหตทุ งั้ หนว่ ยงานระดบั ชาตแิ ละสมาคมวชิ าชพี เชน่ หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ สมาคมจดหมายเหตุ และสมาพนั ธจ์ ดหมายเหตรุ ะหวา่ ง ประเทศ และมาตรฐานเมตาดาตาทงั้ หมดทก่ี ลา่ วมาเหมาะสำ� หรบั การทำ� คำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตทุ เี่ ปน็ ภาษาองั กฤษ หอจดหมายเหตุ ในประเทศไทยที่มีเอกสารจดหมายเหตุบันทึกเป็นภาษาไทยอาจน�ำมาประยุกต์ใช้ในการจัดท�ำค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุได้บางส่วน จึงเป็นความทา้ ทายต่อแวดวงวิชาชีพจดหมายเหตุของประเทศ ปัจจบุ นั หอจดหมายเหตหุ ลายแห่งได้เร่ิมใชม้ าตรฐานเมตาดาตาบางรายการ ในการจัดการเอกสารจดหมายเหตุของหนว่ ยงานตนเอง เช่น ใช้ ISBD (G) น�ำมาใชใ้ นการจดั ท�ำอธิบายเพอื่ จัดท�ำเคร่อื งมอื ช่วยค้นเอกสาร จดหมายเหตุที่บันทึกเป็นภาษาไทย แต่เป็นลักษณะท่ีแต่ละแห่งวางเกณฑ์การลงรายการข้อมูล/เมตาดาตาภาษาไทยเฉพาะของ หอจดหมายเหตแุ ตล่ ะแหง่ การลงรายการขอ้ มลู /เมตาดาตาภาษาไทยบางรายการอาจมกี ารทำ� คำ� อธบิ ายแตกตา่ งกนั เชน่ ขอ้ มลู /เมตาดาตา เกี่ยวกับวันเดือนปี (date) สามารถท�ำค�ำอธบิ ายไดห้ ลากหลายแบบ อาทิ วันที่ 2 เดือนสิงหาคม พ.ศ. 2535 วันท่ี 2 สิงหาคม 2535 วนั ที่ 2 สค. 2535 2 สค. 2535 2/08/2535 02/08/35 ฯลฯ หากมีการสร้างมาตรฐานเมตาดาตาและหอจดหมายเหตุทุกแห่งใช้มาตรฐานในการจัดท�ำค�ำอธิบาย จะก่อให้เกิดประโยชน์อย่างย่ิง ในการจดั การ การสบื ค้น การแลกเปลย่ี นขอ้ มลู การใชซ้ อฟต์แวร์ร่วมกนั และสะดวกแก่ผ้ใู ช้บรกิ าร สดุ ทา้ ยนจ้ี งึ เสนอแนะใหห้ อจดหมายเหตทุ มี่ คี วามพรอ้ มรว่ มมอื กนั ในการก�ำหนดมาตรฐาน/เกณฑใ์ นการลงขอ้ มลู /เมตาดาตาส�ำหรบั เอกสารจดหมายเหตภุ าษาไทย บรรณานุกรม Canadian Committee on Archival Description. (2018). Rules for Archival Description. Retrieved August 3, 2018, from http://www.cdncouncilarchives.ca/archdesrules.html. International Council on Archives. (2018). International Standards. Retrieved August 3, 2018, from https://www.ica.org/ enwww.naa.gov.au Society of American Archivists. (2018). Standards. Retrieved August 3, 2018, from https://www2.archivists.org/ Riley, Jenn. (2018). Seeing Standards : A Visualization of Metadata Universe. Retrieved August 3, 2018, from http:// jennriley.com/metadatamap/ 86

87 แผนภาพจาก Jenn Riley เร่อื ง “Seeing Standards : A Visualization of Metadata Universe” หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล

มาตรฐานทีเ่ ก่ยี วข้องกบั การจดั การเอกสาร จดหมายเหตดุ จิ ิทัล

มาตรฐานทเ่ี กีย่ วข้องกบั การจดั การเอกสารจดหมายเหตดุ จิ ิทลั ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล โดย กรพนิ ธ์ุ ทวีตา บุญเลิศ อรุณพิบลู ย์ รองศาสตราจารย์ ดร. สมสรวง พฤติกุล การจดั ท�ำคำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตขุ องหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ตามพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 ได้ให้ความหมายของ เอกสารจดหมายเหตุ ว่า คือเอกสารที่ส้ินกระแส การใช้งานและได้รับการประเมินคุณค่า ควรแก่การเก็บรักษาและอนุรักษ์ไว้เพ่ือเป็นมรดกทางวัฒนธรรมด้านประวัติศาสตร์ของชาติ และ เพื่อประโยชนใ์ นการศกึ ษา การค้นคว้า หรือการวิจยั ซึง่ กรมศิลปากรได้จดั ทําทะเบยี นไว้เป็นเอกสารจดหมายเหตุ ทง้ั นีห้ มายความรวมถงึ เอกสารสว่ นบคุ คลท่ีรับมอบจากบุคคลส�ำคัญหรือทายาทดว้ ย เอกสารจดหมายเหตุเป็นข้อมูลที่เก็บความทรงจ�ำ ประวัติการด�ำเนินงานของเจ้าของเอกสาร และต่อมาได้กลายเป็นความทรงจ�ำ ของประเทศด้วย เอกสารจดหมายเหตุให้ข้อมลู ท่มี ีความส�ำคัญ และมคี ุณค่าตอ่ การศกึ ษา คน้ คว้า วิจัยในเร่ืองตา่ งๆ อันครอบคลุมถึงประวัติ การด�ำเนนิ งานของบุคคล หนว่ ยงาน และกระแสเหตุการณใ์ นประวัตศิ าสตร์ ไมว่ ่าจะเป็นด้านการเมือง การปกครอง เศรษฐกิจ สงั คม และ วฒั นธรรม หรือสง่ิ แวดลอ้ ม สำ� นักหอจดหมายเหตุแหง่ ชาติได้จัดแบง่ เอกสารจดหมายเหตุ ไว้ 4 ประเภทดงั น้ี 1. เอกสารจดหมายเหตปุ ระเภทลายลักษณอ์ กั ษร (Textual Archives) คือ เอกสารทีส่ อื่ ความหมาย เน้อื หาด้วยลายลกั ษณ์อักษร ไม่ว่าจะเป็นตวั เขยี นหรอื ตวั พมิ พ์ เช่น เอกสารโตต้ อบ เอกสารประชมุ แผนงาน โครงการ รายงาน บทความ ฯลฯ 2. เอกสารจดหมายเหตุประเภทโสตทศั นจดหมายเหตุ (Audio-Visual Archives) คือ เอกสารทส่ี ื่อความหมายด้วยภาพหรอื เสียง เชน่ ภาพถ่าย ฟิลม์ เนกาตีฟ สไลด์ โปสเตอร์ ปฏิทนิ บัตรอวยพร แถบบนั ทึกเสียง แถบทนั ทึกภาพ ฟิลม์ ภาพยนตร์ ฯลฯ 3. เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนท่ี แผนผัง แบบแปลน (Cartographic Archives) เช่น แผนที่ แผนผัง แบบแปลน พิมพ์เขยี ว ฯลฯ 4. เอกสารจดหมายเหตปุ ระเภทวัสดคุ อมพิวเตอร์ (Machine-Readable Archives) เปน็ เอกสารทบ่ี นั ทึกข้อมูล และค้นหาขอ้ มูล ทีบ่ ันทึกไว้นัน้ ดว้ ยเครอื่ งคอมพวิ เตอร์ เช่น ดิสเกตต์ซดี ี วซี ีดี ดีวดี ี ฯลฯ (ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ, 2556) เอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับเหลา่ นีต้ ้องมีการเก็บรกั ษาไวอ้ ย่างดี ถกู ตอ้ งตามหลักวิชาการ อย่างไรก็ตามเอกสารจดหมายเหตยุ อ่ มมี การเสื่อมสภาพได้ตามกาลเวลา หากต้องการยืดอายุของเนื้อหาของเอกสารจดหมายเหตุให้คงไว้ตลอดไป สามารถท�ำได้โดยการถ่ายทอด เนอื้ หาของเอกสารจดหมายเหตนุ นั้ ๆ ไปสวู่ สั ดอุ น่ื ทมี่ คี วามคงทนกวา่ วสั ดตุ น้ ฉบบั เดมิ โดยใชเ้ ทคโนโลยตี า่ งๆ เขา้ มาชว่ ย วธิ กี ารอนรุ กั ษเ์ อกสาร จดหมายเหตุจงึ เปน็ การชะลอความช�ำรดุ เส่ือมสภาพ ทีม่ ุ่งเน้นการหยุดยัง้ หรือลดอตั ราเส่ียงของการช�ำรดุ เส่อื มสภาพจากปจั จยั ตา่ งๆ ท้งั นี้ การอนุรักษ์ยังรวมถึงการเก็บรักษาให้อยู่ในสภาพแวดล้อมท่ีเหมาะสม ซ่อมแซมให้มีสภาพดีดังเดิมหรือใกล้เคียงของเดิม และรวมถึงการ ถ่ายทอดเนื้อหาจากวัสดุเดิมไปบันทึกในวัสดุรูปแบบใหม่อื่นๆ อันนับเป็นหัวใจส�ำคัญในการเก็บรักษาเอกสารจดหมายเหตุให้มีอายุยืนยาว เป็นมรดกทางวัฒนธรรมของชาติที่ย่ังยืนตลอดไป เอกสารจดหมายเหตปุ ระเภทวสั ดคุ อมพวิ เตอร์ (Machine-Readable Archives) ซงึ่ เปน็ เอกสารประเภทหนงึ่ ทห่ี อจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กำ� หนด ไดม้ าจากการอนรุ กั ษเ์ อกสารจดหมายเหตปุ ระเภทลายลกั ษณแ์ ละเอกสารจดหมายเหตปุ ระเภทโสตทศั นจดหมายเหตดุ ว้ ยการแปลง ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์โดยกระบวนการสแกน นับเป็นตัวอย่างของเอกสารจดหมายเหตุมิติอิเล็กทรอนิกส์ที่หอจดหมายเหตุ ไดป้ ฏบิ ตั สิ บื ตอ่ กนั มา ดงั ปรากฏรายละเอยี ดในหนงั สอื คมู่ อื การแปลงรปู แบบไมโครฟลิ ม์ จดหมายเหตเุ ปน็ ระบบดจิ ทิ ลั (สำ� นกั หอจดหมายเหต,ุ 2556) และคมู่ ือการปฏบิ ัตงิ านการจัดเกบ็ ฟิลม์ เนกาตฟี ของหอจดหมายเหตุแห่งชาติ (ส�ำนักหอจดหมายเหตุแหง่ ชาต,ิ 2554) 89

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล ต้ังแต่ พ.ศ. 2560 ประเทศไทยได้ออกพระราชบัญญัติการพัฒนาดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม พ.ศ. 2560 (ราชกิจจานุเบกษา เล่มที่ 134 ตอนท่ี 10 ก วันท่ี 24 มกราคม 2560) โดยได้ให้ความหมายของ “ดิจิทัล” ว่า เทคโนโลยีท่ีใช้วิธีการนําสัญลักษณ์ศูนย์ และหนึง่ หรอื สัญลกั ษณ์อ่ืนมาแทนคา่ ส่งิ ท้ังปวง เพอื่ ใชส้ ร้าง หรอื ก่อให้เกดิ ระบบต่างๆ เพ่อื ใหม้ นษุ ยใ์ ชป้ ระโยชน์ และ “ดิจิทัลเพื่อเศรษฐกจิ และสังคม” หมายถึง ระบบเศรษฐกิจและสังคมที่มีการติดต่อส่ือสาร การผลิต การอุปโภคบริโภค การใช้สอย การจําหน่ายจ่ายแจก การพาณชิ ยอ์ เิ ลก็ ทรอนกิ ส์ การทาํ ธรุ กรรมทางอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ การคมนาคมขนสง่ การโลจสิ ตกิ ส์ การศกึ ษา การเกษตรกรรม การอตุ สาหกรรม การสาธารณสุข การเงินการลงทุน การภาษีอากร การบริหารจัดการข้อมูล และเนื้อหาหรือกิจกรรมทางเศรษฐกิจ และสังคมอื่นใด หรือ การใดๆ ทมี่ กี ระบวนการหรอื การดาํ เนนิ งานทางดจิ ทิ ลั หรอื ทางอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ทงั้ ในกจิ การกระจายเสยี ง กจิ การโทรทศั น์ กจิ การวทิ ยคุ มนาคม กจิ การโทรคมนาคม กิจการสอ่ื สารดาวเทยี ม และการบรหิ ารคลน่ื ความถ่ี โดยอาศัยโครงสรา้ งพน้ื ฐานเทคโนโลยีสารสนเทศและการสือ่ สาร รวมท้ังเทคโนโลยีทมี่ กี ารหลอมรวม หรอื เทคโนโลยีอนื่ ใดในทาํ นองเดียวกันหรือคล้ายคลงึ กัน สืบเนื่องจากพระราชบัญญัติดังกล่าว รัฐบาลจึงได้จัดท�ำนโยบายและแผนระดับชาติว่าด้วยการพัฒนาดิจิทัลเพ่ือเศรษฐกิจ และ สงั คมขึน้ โดยมเี ป้าหมายและแนวทาง ดงั ต่อไปนี้ 1. การดําเนินการและการพัฒนาให้การใช้เทคโนโลยีดิจิทัลก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยวิธีการอย่างหน่ึงอย่างใดที่ทําให้สามารถ ใช้ร่วมกันหรือเช่ือมโยงกันได้หรือวิธีอ่ืนใดที่เป็นการประหยัดทรัพยากรของชาติและเกิดความสะดวกต่อผู้ที่เก่ียวข้อง รวมถึงการ เพม่ิ ประสทิ ธิภาพในการใช้จา่ ยงบประมาณประจาํ ปี 2. การพฒั นาโครงสรา้ งพน้ื ฐานทางเทคโนโลยดี จิ ทิ ลั ทเ่ี ปน็ การพฒั นาเศรษฐกจิ และสงั คม ซง่ึ ตอ้ งครอบคลมุ โครงขา่ ยการตดิ ตอ่ สอื่ สาร แพรเ่ สยี ง แพรภ่ าพในทกุ รปู แบบไมว่ า่ จะอยใู่ นภาคพน้ื ดนิ พน้ื นำ้� ในอากาศ หรอื อวกาศ และเปา้ หมายในการใชค้ ลน่ื ความถใี่ หเ้ กดิ ประโยชน์ สงู สุดตอ่ การพฒั นาเศรษฐกจิ และสังคม และประโยชนข์ องประชาชน 3. การส่งเสริมและสนับสนุนให้มรี ะบบการใหบ้ รกิ ารหรอื แอพพลิเคชน่ั สําหรับประยุกตใ์ ชง้ านด้วยเทคโนโลยดี ิจิทัล 4. การส่งเสริมให้เกิดมาตรฐานหรือกฎเกณฑ์ในการใช้งานเทคโนโลยีดิจิทัลให้สอดคล้องกัน เพ่ือให้การทํางานระหว่างระบบ สามารถทาํ งานเชอื่ มโยงกนั ไดอ้ ยา่ งมคี วามมน่ั คงปลอดภยั อยใู่ นสภาพพรอ้ มใชง้ าน รวมตลอดทง้ั ทาํ ใหร้ ะบบหรอื การใหบ้ รกิ ารมคี วามนา่ เชอ่ื ถอื และแนวทางการสง่ เสรมิ ใหเ้ กดิ การใชง้ านเทคโนโลยดี จิ ทิ ลั ในการทาํ ธรุ กรรมทางอเิ ลก็ ทรอนกิ สแ์ ละพาณชิ ยอ์ เิ ลก็ ทรอนกิ ส์ และมหี ลกั ประกนั การเขา้ ถึงและใช้ประโยชน์ของประชาชนอยา่ งเท่าเทยี ม ทวั่ ถงึ และเปน็ ธรรม โดยไมเ่ ลือกปฏิบัติ 5. การส่งเสริมและสนับสนุนการพัฒนาให้เกิดอุตสาหกรรมและนวัตกรรมด้านเทคโนโลยีดิจิทัล การพัฒนาให้เกิดการใช้เทคโนโลยี ดจิ ิทัลเพ่อื สร้างหรือเผยแพร่เนื้อหาผ่านทางส่อื ทกี่ อ่ ใหเ้ กดิ ประโยชนต์ ่อเศรษฐกิจ สังคม วัฒนธรรมและความมนั่ คงของประเทศ 6. การส่งเสริมและสนับสนุนการผลิตและพัฒนากําลังคน ให้เกิดความพร้อมและความรู้ด้านเทคโนโลยีดิจิทัล และส่งเสริมและ สนับสนุนให้หน่วยงานของรัฐและเอกชน ใช้เทคโนโลยีดิจิทัล ให้เกิดประโยชน์ทางเศรษฐกิจและสังคม รวมทั้งสร้างความตระหนักและ รเู้ ทา่ ทนั สอื่ และสารสนเทศอนื่ สง่ เสรมิ และสนบั สนนุ ใหล้ ดความเหลอ่ื มลาํ้ ในการเขา้ ถงึ บรกิ ารทจี่ าํ เปน็ ตอ่ การพฒั นาคณุ ภาพชวี ติ ของประชาชน 7. การพฒั นาคลังขอ้ มลู และฐานข้อมูลดจิ ิทัล การบริหารจัดการความรู้ รวมทง้ั การสง่ เสรมิ เพอ่ื ให้มรี ะบบทีเ่ ป็นศนู ยแ์ หง่ การเรยี นรู้ และให้บรกิ ารข้อมูลทางอิเลก็ ทรอนกิ ส์ที่ทันสมยั ซง่ึ เอื้อต่อการนาํ ไปใช้ประโยชน์ในรูปแบบที่เหมาะกับยคุ สมยั กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารจึงได้จัดท�ำแผนพัฒนาดิจิทัลเพ่ือเศรษฐกิจและสังคมและผ่านการเห็นชอบจากคณะ รัฐมนตรี วันท่ี 5 เมษายน 2559 ประเทศไทยจึงเข้าสู่ยคุ ดิจทิ ลั ไทยแลนด์ ผลจากการพฒั นาดจิ ิทัลเพอื่ เศรษฐกจิ และสงั คมดงั กลา่ ว ย่อมมี ผลกระทบตอ่ การบริหารจดั การเอกสารจดหมายเหตุท่ตี ้องเพม่ิ มิติการบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตอุ ิเล็กทรอนกิ ส์/ดจิ ิทัล อีกท้ัง ประเทศไทยได้มีประกาศของคณะกรรมการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการในการจัดทําหรือแปลง เอกสารและข้อความให้อยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2553 ซึ่งสามารถน�ำมาประยุกต์เป็นแนวปฏิบัติเพ่ือบริหารจัดการเอกสาร จดหมายเหตุอิเลก็ ทรอนกิ ส/์ ดจิ ทิ ลั ไดต้ ่อไป ดงั เชน่ มาตรฐานขั้นต่ำ� ส�ำหรับความละเอียดของภาพ (Resolution)1 1 ข้อก�ำหนดแนบท้ายประกาศคณะกรรมการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการในการจัดท�ำหรือแปลงเอกสารและข้อความให้อยู่ในรูปของ ขอ้ มลู อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ พ.ศ. 2553 ฉบับที่ 1 ว่าดว้ ยขอ้ กำ� หนดวิธีปฏบิ ัติในการจดั ทำ� หรอื แปลงเอกสารและขอ้ ความใหอ้ ยใู่ นรปู ของข้อมลู อิเล็กทรอนิกส์ 90

1. ภาพลายเส้น หรอื ภาพขาวดำ� อยา่ งนอ้ ย 150 จดุ ต่อนิว้ (dot per inch หรือ dpi) 2. ภาพสีเทา อยา่ งน้อย 200 จุดตอ่ นิ้ว 3. ภาพสี อย่างนอ้ ย 300 จุดตอ่ นว้ิ 4. ภาพสำ� หรบั งานเวบ็ อยา่ งเดียว อยา่ งนอ้ ย 72 จดุ ตอ่ น้ิว มติ กิ ารบรหิ ารจดั การเอกสารจดหมายเหตอุ เิ ลก็ ทรอนกิ ส/์ ดจิ ทิ ลั นบั เปน็ เรอ่ื งใหมท่ ผ่ี เู้ กยี่ วขอ้ งทกุ ภาคสว่ นจะตอ้ งศกึ ษา และกำ� หนด แนวปฏบิ ัตใิ หเ้ ป็นรปู ธรรม โดยเฉพาะอย่างย่งิ เอกสารรูปแบบใหม่ ทีเ่ รยี กวา่ Born-digital Content เปน็ เอกสารทถี่ กู สร้างเป็นประจำ� วนั ใน การท�ำงาน ในรูปแบบของเอกสาร Word เอกสาร PDF ภาพถ่ายจากกล้องถ่ายภาพดิจิทัล กล้องในโทรศัพท์พกพา ไฟล์เสียงบันทึกด้วย ฟังก์ชันของโทรศัพท์พกพา ข้อความที่ถูกส่งในรูปแบบอีเมล ข้อความสั้นใน Line Application หรือ Messenger ซึ่งเอกสารในรูปแบบ Born-Digital เมื่อได้รับการประเมินคุณค่า ให้เป็นเอกสารจดหมายเหตุก็จะเกิดเป็นรูปแบบใหม่ของเอกสารจดหมายเหตุ ซ่ึงจ�ำเป็นต้องมี กระบวนการบรหิ ารจัดการอยา่ งเหมะสม ในต่างประเทศ หอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ เช่น หอจดหมายเหตแุ ห่งชาตอิ งั กฤษ (The National Archives-TNA) หอจดหมายเหตุ แหง่ ชาตอิ อสเตรเลีย (The National Archives of Australia - NAA) หอจดหมายเหตุแห่งชาตสิ หรฐั อเมรกิ า (The National Archives and Records Administration –NARA) หอจดหมายเหตุแหง่ ชาติแคนาดา (The National Archives of Canada) ได้มีการศกึ ษาวิจยั เพอ่ื หาแนวปฏิบัติในการจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส/์ ดจิ ิทัล พฒั นาฮารด์ แวร์และซอฟต์แวร์ พฒั นานกั จดหมายเหตุ และเรม่ิ ด�ำเนินงาน สงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตดุ จิ ิทลั มาตั้งแต่ ปี 2000 เปน็ ตน้ มา และมกี ารพัฒนากา้ วหนา้ เป็นล�ำดับ แต่ยงั ไมม่ ีการสรุปเปน็ หลกั การและ ทฤษฎีท่ียอมรับอย่างกวา้ งขวาง วธิ ีการเหลา่ น้นั เปน็ เพียงแนวปฏิบตั ทิ ี่ดที ี่หอจดหมายเหตตุ า่ ง ๆ อาจน�ำไปประยกุ ตเ์ ป็นแนวปฏิบตั ิได้ ในประเทศไทย การบรหิ ารจดั การเอกสารจดหมายเหตอุ เิ ลก็ ทรอนกิ ส/์ ดจิ ทิ ลั เปน็ สง่ิ ทา้ ทายของผเู้ กยี่ วขอ้ งอยา่ งยงิ่ หอจดหมายเหตุ เฉพาะดา้ นหลายแหลง่ เรม่ิ มีการบริหารจดั การเอกสารจดหมายเหตุอเิ ล็กทรอนิกส/์ ดิจทิ ัล แตด่ ำ� เนินการภายใต้ขอบเขตทจ่ี �ำกดั ดงั นนั้ แนวทางหน่งึ ท่ีจะชว่ ยให้การบรหิ ารจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส/์ ดจิ ิทัลของทกุ แหง่ สามารถด�ำเนนิ การได้อย่างเปน็ รปู ธรรม คือการรว่ มมือกนั ของหอจดหมายเหตุต่าง ๆ รว่ มกนั ศกึ ษาและพัฒนามาตรฐานต่าง ๆ ทีเ่ กยี่ วขอ้ งและใช้รว่ มกนั มาตรฐานหนงึ่ ทส่ี ำ� คญั ของงานจดหมายเหตุ คอื มาตรฐานคำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตุ คำ� อธิบายเอกสารจดหมายเหตขุ องหอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ก�ำหนดและใช้อธิบายเอกสารจดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์ (เอกสารจดหมายเหตุท่ีได้แปลงข้อมูล เป็นไฟล์ดจิ ทิ ลั ) เรียกว่า ข้อมลู อภพิ นั ธุ์ ประกอบดว้ ยรายการตา่ งๆ ดังนี้ 1. Creator ชื่อหน่วยงานจดหมายเหตทุ ่เี ป็นผู้จดั ทำ� เชน่ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ส�ำนักหอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ หอจดหมายเหตุแห่งชาติเฉลิมพระเกยี รตพิ ระบาทสมเด็จพระเจา้ อยหู่ วั ภูมพิ ลอดลุ ยเดช หอจดหมายเหตุนายกรัฐมนตรี พลเอก เปรม ติณสลู านนท์ หอจดหมายเหตุแห่งชาติ จนั ทบุรี 2. Creator:Address ที่อย่ขู องหนว่ ยงาน เชน่ ถนนสามเสน แขวงวชริ พยาบาล เขตดสุ ิต กรุงเทพมหานคร 10300 3. Creator:eMail ที่อยู่อเี มลของหน่วยงาน 4. Creator:Website เวบ็ ไซตข์ องหนว่ ยงาน 5. Keywords คำ� สบื คน้ 6. Description คำ� อธบิ ายรายละเอียดของเอกสารจดหมายเหตุ 7. Date Created วนั เดือนปี (คริสตศักราช) ท่สี แกนหรือแปลงดจิ ทิ ลั เอกสารจดหมายเหตุ หรอื วันที่สร้างไฟล์ดจิ ิทลั ในรูปแบบ yyyy/mm/dd 91

8. Sublocation ชื่อส่อื บนั ทกึ ทสี่ ำ� รองไฟล์ดิจิทลั (DVD, Blue-Ray หรอื External Hard Disk) 9. Title ช่ือเรอ่ื ง หรือรายการในบญั ชี 10. Credit Line รหัสเอกสารจดหมายเหตุ 11. Source หนว่ ยงานเจ้าของเอกสาร ตามทำ� เนยี บนามสงเคราะห์ หรอื ชื่อบุคคลเจา้ ของเอกสาร 12. Copyright Notice กรรมสทิ ธ์ิ 13. Copyright Status รูปแบบของการให้สิทธิ์ รายการขอ้ มลู ดงั กลา่ วอาจเรียกวา่ คือ “เมตาดาตา” (metadata) เมตาดาตา คอื ขอ้ มลู ทใี่ ชอ้ ธบิ ายเกย่ี วกบั ขอ้ มลู หรอื กลมุ่ ขอ้ มลู ของเอกสารจดหมายเหตอุ เิ ลก็ ทรอนกิ สท์ จ่ี ำ� เปน็ ตอ้ งมกี ารอธบิ ายเพอื่ ใหค้ นใชง้ านเอกสารไดใ้ หท้ ราบวา่ เอกสารเกยี่ วกบั อะไร เขา้ ใจถงึ บรบิ ทและวตั ถปุ ระสงคข์ องเอกสาร และสามารถคน้ หาไดง้ า่ ยเมอื่ ตอ้ งการ Jenn Riley (http://jennriley.com/metadatamap)2 ได้จัดท�ำแผนภาพแสดงประเภทมาตรฐานท่ีการออกแบบ พัฒนา และ ประกาศใชเ้ ป็นมาตรฐานในการใช้งาน ไว้เรียกชื่อวา่ “Seeing Standards: A Visualization of Metadata Universe” ไว้ดังน้ี หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล (ดภู าพสีไดท้ ่ปี กหลงั ดา้ นในของหนงั สอื นี้) ท่ีมา : http://scimaps.org/images/maps/865W/IT_07_08_Seeing-Standards.jpg 2 http://jennriley.com/metafatamap 92

จากแผนภาพจ�ำแนกเมตาดาตา เปน็ 4 มิติ คือ Domain, Community, Functions และ Purpose และแตล่ ะมติ ิ แยกยอ่ ยได้ ดงั น้ี ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล มติ ิ Domain แยกยอ่ ยเป็น • Cultural Objects • Datasets • Geospatial Data • Moving Images • Musical Materials • Scholarly Texts • Visual Resources มิติ Community แยกยอ่ ยเปน็ • Libraries • Archives • Museums • Information Industry มิติ Functions แยกย่อยเป็น • Conceptual Model • Content Standards • Controlled Vocabularies • Framework/Technology • Markup Languages • Record Formats • Structure Standards มิติ Purpose แยกยอ่ ยเปน็ • Technical Metadata • Structural Metadata • Rights Metadata • Preservation Metadata • Metadata Wrappers • Descriptive Metadata • Data 93

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล หากจ�ำแนกมาตรฐานสำ� หรับชุมชนหอจดหมายเหตจุ ากแผนภาพ จะมีมาตรฐานทยี่ กเป็นตัวอยา่ ง ดังน้ี • AGLS (Australian Government Locator Service) เป็นมาตรฐานด้าน Descriptive Standard และ Structure Standard • APPM (Archives, Personal Papers, and Manuscript) เป็นมาตรฐานด้าน Structure Standard และ Content Standard • DACS (Describing Archives: A Content Standard) เป็นมาตรฐานดา้ น Content Standard • EAC-CPF (Encoded Archival Context – Corporate bodies, Persons, and Families) เปน็ มาตรฐานด้าน Structure Standard, Descriptive Standard และ Record Format • EAD Encoded Archival Description เป็นมาตรฐานดา้ น Structure Standard และ Markup Language • ISAAR(CPF)  International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR(CPF) เปน็ มาตรฐานด้าน Structure Standard • ISAD(G) ( General International Standard Archival Description เป็นมาตรฐานด้าน Structure Standard และ Descriptive Metadata • RAD (Rules for Archival Description) เป็นมาตรฐานดา้ น Content Standard มาตรฐาน ที่กล่าวข้างต้น เป็นมาตรฐานท่ีกลุ่มสถาบันจดหมายเหตุระดับชาติและนานานชาติได้มีการสร้างและท่ีน�ำมาใช้ใน งานจดหมายเหตุ สำ� หรบั มาตรฐานคำ� อธบิ ายเอกสารจดหมายเหตสุ ำ� คญั ทห่ี อจดหมายเหตทุ กุ ประเภททกุ ระดบั สามารถนำ� มาประยกุ ตใ์ ชใ้ นการจดั ทำ� ค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุทั้งแบบดั้งเดิมที่เป็นกระดาษหรือแอนะล็อกและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์/ดิจิทัล คือ มาตรฐานการจัดท�ำ คำ� อธิบายจดหมายเหตรุ ะหวา่ งประเทศ ( General International Standard Archival Description - ISAD(G)) มาตรฐานการจัดทำ� ค�ำอธิบายจดหมายเหตุระหว่างประเทศ มาตรฐานการจัดท�ำค�ำอธิบายจดหมายเหตุระหว่างประเทศ หรือ ISAD(G) พัฒนาโดยคณะกรรมการพัฒนามาตรฐานค�ำอธิบาย เอกสาร (The AdHoc Commission for the Development of Description Standard) ของสภาการจดหมายเหตุระหวา่ งประเทศ (ICA) เพื่อจัดท�ำคำ� อธบิ ายจดหมายเหตุหลายระดบั ลกั ษณะท่ีสำ� คญั ของ ISAD(G) second edition มดี งั น้ี หน่วยข้อมูล ISAD(G) second edition จดั แบ่งออกเป็น 7 ส่วน ดังนี้ สว่ นที่ 1 ค�ำอธบิ ายเกี่ยวกับเอกสาร (Identity Statement Area) สว่ นที่ 2 ค�ำอธิบายเก่ยี วกบั บริบทของเอกสาร (Content Area) ส่วนที่ 3 ค�ำอธบิ ายเนอื้ หาและโครงสร้างของเอกสาร (Content and Structure Area) สว่ นที่ 4 คำ� อธบิ ายเกีย่ วกับเง่อื นไขการเขา้ ถงึ และการใช้เอกสาร (Conditions of Access and Use Area) ส่วนที่ 5 ค�ำอธบิ ายเก่ียวกบั สิ่งท่ีเก่ยี วข้อง (Allied Materials Area) ส่วนที่ 6 ค�ำอธิบายเพม่ิ เติมอน่ื ๆ หรือสว่ นหมายเหตุ (Notes Area) สว่ นที่ 7 คำ� อธิบายเกีย่ วกบั การควบคมุ การท�ำค�ำอธบิ ายเอกสาร (Description Control Area) 94

หนว่ ยขอ้ มลู ยอ่ ย หนว่ ยขอ้ มูลทัง้ 7 สว่ น จำ� แนกเปน็ หนว่ ยขอ้ มูลย่อย ไดอ้ กี 26 รายการ ดงั น้ี ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล สว่ นที่ 1 คำ� อธบิ ายเกย่ี วกบั เอกสาร (Identity Statement Area) ค�ำอธิบายเกี่ยวกับเอกสาร หมายถึง ส่วนท่ีให้ข้อมูลส�ำคัญในการอ้างถึงเอกสารที่อยู่ในหน่วยค�ำอธิบายเดียวกัน ประกอบด้วย 5 รายการ ดงั น้ี 1. รหัสอ้างอิง (Reference code) หมายถงึ สัญลกั ษณห์ รือเลขหมวดหมู่ของเอกสาร เพื่อความสะดวกในการเก็บรักษา และ เพ่ืออ้างอิงในการน�ำกลับมาใช้ กฎน้ีก�ำหนดให้บันทึกรหัสท่ีใช้จ�ำแนกเอกสารทั้งรหัสประเทศ รหัสสถานท่ีเก็บเอกสาร รหัสอ้างอิงท้องถ่ิน หรือหมายเลขควบคุม 2. ช่อื เอกสาร (Title) หมายถึง ช่อื ท่ีใชเ้ รยี กแทนกลมุ่ เอกสาร เป็นการระบุองค์กรผผู้ ลิตเอกสาร หรือชือ่ ทสี่ ะทอ้ นใหเ้ หน็ ภาระ หน้าทีห่ รอื กจิ กรรม 3. วันเดือนปีของเอกสาร (Date) หมายถึง วนั เดือน ปี หรอื ชว่ งเวลาทผ่ี ลิตหรือสะสมเอกสารไว้ใช้ในการปฏิบัตงิ าน 4. ระดับของค�ำอธิบายเอกสาร (Level of description) หมายถงึ ระดับช้นั ของเอกสาร ตัง้ แต่เอกสารระดบั กลมุ่ (Fonds) ระดบั กลมุ่ ยอ่ ย (Sub-Fonds) ระดบั ชดุ (Series) ระดบั ชดุ ยอ่ ย (Sub-Series) ระดบั แฟม้ (File) และระดบั เรอ่ื ง (Item) เพอ่ื ใหท้ ราบถงึ ระดบั ช้นั ของเอกสาร 5. ขนาดและส่อื ของเอกสาร – ปรมิ าณ จำ� นวน และขนาด (Extent and medium of the unit of description) หมายถงึ ข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะทางกายภาพของเอกสาร ได้แก่ จ�ำนวน ขนาด ปริมาณ หรือส่ือลักษะพิเศษท่ีใช้บันทึกเอกสาร เช่น เทปแม่เหล็ก แผ่นซีดรี อม เปน็ ต้น สว่ นท่ี 2 คำ� อธบิ ายเกีย่ วกับบรบิ ทของเอกสาร (Content Area) ค�ำอธิบายเก่ียวกบั บริบทของเอกสาร หมายถงึ ส่วนทใ่ี ห้ข้อมลู เกย่ี วกับทีม่ าของเอกสาร ประกอบด้วย 4 รายการ ดงั นี้ 1. ชอ่ื ผผู้ ลติ เอกสาร (Name of Creator) หมายถงึ ชื่อหน่วยงาน หรือชอื่ เจ้าของเอกสาร อาจรวมทัง้ ผรู้ บั ผิดชอบในการผลิต การสะสม การดูแลรักษา และรวบรวมเอกสาร 2. ประวัติหน่วยงาน หรือประวัตเิ จ้าของเอกสาร (Administrative / Biographical History) หมายถึง ขอ้ มูลเกยี่ วกบั ประวตั ิ การบริหารงานของหน่วยงานท่ีผลิตเอกสาร หรือสะสมเอกสาร โดยให้ข้อมูลตั้งแต่เร่ิมต้นพัฒนาการ และภารกิจของหน่วยงาน หรือระบุ ขอ้ มูลเกย่ี วกับประวตั ิเจ้าของเอกสารตง้ั แตว่ นั เกดิ สถานทเี่ กิด อาชีพ สถานท่ที ำ� งาน หรือข้อมูลแสดงคุณวฒุ ิ ตลอดจนวนั เวลาที่เสียชีวิต ของเจา้ ของเอกสาร 3. ประวัติของหอจดหมายเหตุ (Archival History) หมายถงึ ขอ้ มลู เกย่ี วกบั ประวัติการโอนยา้ ยเอกสารจากเจ้าของเอกสารเดมิ ไปยงั หนว่ ยงานท่ีจดั เกบ็ รกั ษา และใหบ้ ริการ การจัดเรียง การจดั ท�ำคมู่ อื ช่วยค้น ผ้รู บั ผดิ ชอบ และผู้ดูแลเอกสารนั้นๆ 4. แหล่งเอกสารหรือหน่วยงานหรอื ผ้มู อบหรือผโู้ อนย้ายเอกสาร (Immediate source of acquisition or transfer) หมายถึง ข้อมลู เก่ยี วกบั แหลง่ เอกสาร หรอื หน่วยงาน หรอื ผู้มอบหรือโอนยา้ ยเอกสารนัน้ และต้องลงวนั ท่ี เดอื น ปี ช่ือหนว่ ยงาน บุคคล ตระกลู หรือ ทจี่ ัดทำ� หรอื วิธกี ารไดม้ าของเอกสาร สว่ นที่ 3 ค�ำอธิบายเนอ้ื หาและโครงสรา้ งของเอกสาร (Content and Structure Area) ค�ำอธบิ ายเนือ้ หาและโครงสรา้ งของเอกสาร หมายถึง ขอ้ มูลเกี่ยวกับเอกสารทชี่ ว่ ยให้ผใู้ ชไ้ ด้พจิ ารณาเพือ่ การตดั สินใจใชเ้ อกสาร นัน้ ประกอบดว้ ย 4 รายการ ดงั น้ี 1. ขอบเขตและเนอ้ื หาของเอกสาร (Scope and Content) หมายถึง ข้อมลู เกีย่ วกับขอบเขตของเอกสาร ชดุ หรอื หมวดนั้น เชน่ ชว่ งเวลาของเอกสาร เขตพน้ื ทีท่ างภมู ศิ าสตร์ เปน็ ตน้ และเน้ือหาของเอกสาร เชน่ ขอ้ มลู เก่ียวกบั ลกั ษณะเอกสาร เนอื้ หาทเี่ กยี่ วขอ้ ง การบรหิ าร และการดำ� เนนิ การเก่ียวกับเอกสาร เป็นตน้ 2. การประเมินคุณค่า การท�ำลาย และการก�ำหนดอายุการเก็บเอกสาร (Appraisal Description and Scheduling Information) หมายถงึ กระบวนการประเมินคุณค่าเอกสาร การทำ� ลายเอกสาร และการจดั ท�ำตารางกำ� หนดอายุการจดั เก็บเอกสารน้ันๆ 3. การเพมิ่ ขน้ึ ของเอกสาร (Accruals) หมายถงึ ขอ้ มลู เกย่ี วกบั การเพมิ่ ปรมิ าณของเอกสารทจ่ี ดั เกบ็ รกั ษาในหนว่ ยงานจดหมายเหตุ 4. ระบบการจัดเรียงเอกสาร (System of Arrangement) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับระบบการจัดเรียงเอกสาร ระบบการจัด หมวดหมูเ่ อกสาร หรือโครงสรา้ งภายในของเอกสาร 95

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล สว่ นท่ี 4 ค�ำอธิบายเก่ยี วกบั เงอ่ื นไขการเขา้ ถึง และการใชเ้ อกสาร (Conditions of Access and Use Area) คำ� อธบิ ายเกย่ี วกบั เงอ่ื นไขการเขา้ ถงึ และการใชเ้ อกสาร หมายถงึ เงอ่ื นไขในการเขา้ ใชเ้ อกสาร ในกรณที ม่ี ขี อ้ จำ� กดั ตา่ งๆ ประกอบ ด้วย 5 รายการ ดงั นี้ 1. เงอ่ื นไขในการเขา้ ถึงเอกสาร (Conditions Governing Access) หมายถงึ ขอ้ มูลเกย่ี วกบั กฎหมาย กฎระเบียบ ข้อบังคบั หรือนโยบายทม่ี ีผลกระทบตอ่ การเขา้ ถึงหรือใชเ้ อกสาร 2. เง่ือนไขการท�ำส�ำเนาเอกสาร (Conditions Governing Reproduction) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับลิขสิทธ์ิ หรือเง่ือนไข ในการทำ� สำ� เนาเอกสาร ถา้ ไมม่ ขี อ้ มลู จากหนว่ ยงานเจา้ ของเอกสารเดมิ ใหจ้ ดั ทำ� ขอ้ มลู นขี้ น้ึ เพอ่ื ใชเ้ ปน็ กฎหรอื ระเบยี บในการใหส้ ำ� เนาขอ้ มลู เน่ืองจากเป็นขอ้ มลู ท่จี ำ� เป็น 3. ภาษา/ตัวอกั ษรของวสั ดุจดหมายเหตุ (Language / Scripts of Material) หมายถึง การระบุข้อมูลเก่ียวกบั ภาษา ตวั เขยี น หรอื สญั ลกั ษณ์ท่ใี ชบ้ ันทกึ เอกสารนน้ั เชน่ ภาษาไทย ภาษาองั กฤษ ภาษาฝรงั่ เศส เปน็ ต้น 4. ลกั ษณะทางกายภาพ และทางเทคนิคท่มี ีผลต่อการใช้เอกสาร (Physical Characteristics and Technical Requirement) หมายถึง ขอ้ มูลเกีย่ วกับลักษณะทางกายภาพภายนอกของเอกสารแตล่ ะชนิ้ แตล่ ะรายการ เช่น ลายมือเขียน พมิ พ์ดีด ถ่ายสำ� เนา ข่าวตดั (กฤตภาค) รวมเล่ม เขา้ แฟ้ม แยกเปน็ แผ่น ภาพพมิ พ์ ภาพถ่าย ภาพถ่ายเนกาตีฟ และแถบเสียง เปน็ ตน้ และการระบลุ ักษณะทางเทคนิค ที่มีผลต่อการใช้เอกสาร เช่น การจัดท�ำเป็นรูปแบบรายการ เร่ืองย่อ สาระสังเขป ดรรชนี โปรแกรมและหรือเคร่ืองคอมพิวเตอร์ที่จ�ำเป็น ในการใชเ้ อกสาร เป็นตน้ 5. เครื่องมือชว่ ยคน้ (Finding Aids) หมายถึง ขอ้ มลู เกย่ี วกบั เครื่องมอื ชว่ ยคน้ ที่หน่วยงานผผู้ ลติ เอกสารไดจ้ ัดทำ� ไว้ ส่วนที่ 5 ค�ำอธบิ ายเกี่ยวกับสิง่ ท่เี กีย่ วขอ้ ง (Allied Materials Area) ค�ำอธิบายเกยี่ วกับสง่ิ ท่ีเก่ยี วข้อง หมายถงึ ข้อมูลท่เี กี่ยวข้องกบั เอกสารในแตล่ ะชดุ ทงั้ ทางเนอื้ หาสาระ หรือกจิ กรรม ประกอบ ด้วย 4 รายการ ดงั น้ี 1. สถานที่เกบ็ เอกสารตน้ ฉบับ (Existence and Location of Originals) หมายถึง ชอ่ื หนว่ ยงาน หรอื สถานท่ี หรอื พน้ื ที่จัดเกบ็ เอกสารตน้ ฉบบั 2. สถานทเี่ กบ็ เอกสารฉบบั สำ� เนา (Existence and Location of Copies) หมายถงึ ขอ้ มลู เกยี่ วกบั หนว่ ยงาน สถานที่ หรอื พนื้ ท่ี จัดเก็บเอกสารฉบบั สำ� เนา 3. เอกสารที่เก่ยี วขอ้ ง (Related Units of Description) หมายถงึ ข้อมูลเก่ียวกบั เอกสารชุดอ่นื ท่ีมีความเก่ียวขอ้ งกับเอกสาร ชุดทีจ่ ัดเกบ็ ในหน่วยงานนั้นๆ 4. ข้อความเกีย่ วกบั การพมิ พ์ (Publication Note) หมายถงึ ขอ้ มลู เกีย่ วกบั การจดั พิมพ์ที่เกดิ จากผูใ้ ช้เอกสารน้ัน แลว้ น�ำขอ้ มลู ที่ได้จากการศกึ ษาค้นควา้ หรือการวเิ คราะห์ไปจัดพิมพ์เปน็ รปู เลม่ สำ� หรับการเผยแพร่ ส่วนท่ี 6 คำ� อธบิ ายเพมิ่ เตมิ อน่ื ๆ หรือส่วนหมายเหตุ (Notes Area) คำ� อธิบายเพ่มิ เตมิ อน่ื ๆ หรอื ส่วนหมายเหตุ หมายถึง ข้อมูลเพ่มิ เติมที่ไมส่ ามารถจดั ทำ� ให้อยใู่ นทใี่ ดๆ ของค�ำอธบิ ายจดหมายเหตุ ส่วนอืน่ ๆ ทงั้ 5 ส่วนขา้ งตน้ ได้ มี 1 รายการ ดังน้ี 1. หมายเหตุ (Notes) หมายถงึ ข้อมลู เพิม่ เติมที่ไม่สามารถจัดท�ำให้อยูใ่ นทใ่ี ดๆ ของคำ� อธบิ ายจดหมายเหตสุ ว่ นอ่ืนๆ ท้งั 5 สว่ น ขา้ งตน้ ได้ 96

ส่วนท่ี 7 ค�ำอธบิ ายเกีย่ วกับการควบคมุ การท�ำค�ำอธบิ ายเอกสาร (Description Control Area) ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล คำ� อธบิ ายเก่ยี วกับการควบคมุ การท�ำคำ� อธิบายเอกสาร หมายถึง ข้อมลู เกยี่ วกับการจดั ท�ำคำ� อธบิ ายเอกสาร ซง่ึ ใช้เปน็ หลักฐาน ในการควบคุมเอกสาร ประกอบดว้ ย 3 รายการ ดงั นี้ 1. บนั ทกึ ของนกั จดหมายเหตุ (Archivist’s Note) หมายถงึ ขอ้ มลู การจดั เตรยี ม การจดั ทำ� การปรบั ปรงุ คำ� อธบิ ายเอกสาร และ ระบุช่อื ผจู้ ัดทำ� และแก้ไขปรบั ปรุงค�ำอธบิ ายเอกสารนั้น 2. กฎ ระเบียบ หรือแนวปฏิบตั ิ (Rules or Conventions) หมายถงึ ขอ้ มลู เกีย่ วกับขอ้ ตกลงท่ใี ชใ้ นการจัดทำ� ค�ำอธบิ ายท่นี ำ� มา ใชเ้ ป็นกฎ ระเบยี บ หรือแนวปฏบิ ตั ริ ะหวา่ งประเทศ ระดบั ประเทศ หรือระดับหนว่ ยงาน หรอื ระเบยี บในการปรบั ปรุงคำ� อธิบายเอกสาร 3. วัน เดือน ปีที่จัดท�ำค�ำอธิบายเอกสาร (Date of Description) หมายถึง วัน เดือน ปี ที่จัดท�ำหรือปรับปรุงค�ำอธิบาย เอกสารนัน้ ๆ ส�ำเรจ็ บรรณานกุ รม ประกาศคณะกรรมการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการในการจัดท�ำหรือแปลงเอกสารและข้อความให้อยู่ในรูป ของขอ้ มูลอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ พ.ศ. 2553. (2553, 26 ตลุ าคม). ราชกจิ จานุเบกษา เลม่ 127 ตอนพิเศษ 124 ง. หน้า 47. พระราชบญั ญตั ิจดหมายเหตแุ ห่งชาติ พ.ศ. 2556. (2556, 13 มีนาคม). ราชกิจจานเุ บกษา. เล่ม 130 ตอนท่ี 23 ก. หนา้ 1. ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ. (2554). คู่มือการปฏิบัติงานการจัดเก็บฟิล์มเนกาทีฟของหอจดหมายเหตุแห่งชาติ. กรุงเทพฯ: ส�ำนัก หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ. สำ� นกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาต.ิ (2556). คมู่ อื การแปลงรปู แบบไมโครฟลิ ม์ จดหมายเหตดุ ว้ ยระบบดจิ ติ อล. กรงุ เทพฯ: สำ� นกั หอจดหมายเหตุ แห่งชาต.ิ Riley, Jenn. (2010. Seeing Standards: A Visualization of the Metadata Universe. Retrieved July 1, 2018, from http://www.dlib.indiana.edu/~jenlrile/metadatamap/ 97

การประยกุ ตใ์ ช้มาตรฐาน ระหวา่ งประเทศส�ำหรับ คำ� อธิบายจดหมายเหตุ (ISAD(G))