หลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล

เมอื่ คลิกรายการ Modify ทีส่ ไตลท์ ี่เลอื กจะปรากฏจอภาพก�ำหนดค่าตา่ งๆ ของสไตล์ ดังน้ี ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล คลิกป่มุ Format แลว้ กำ� หนดค่าแบบอักษร การจดั พารากราฟและอืน่ ๆ ตามตอ้ งการ การก�ำหนด Style ของ Microsoft Word 2007 เลือกค�ำสัง่ Ribbon Home จะปรากฏ Styles ต่างๆ ให้เลอื ก ใหเ้ ลือกสไตลส์ ำ� คัญทีค่ วรปรับ ไดแ้ ก่ Heading 1, Heading 2, Heading 3 และ Normal โดยการคลกิ ปุม่ ขวาของเมาส์ท่สี ไตล์ แลว้ เลอื กคำ� สง่ั Modify… 149

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เม่ือคลิกรายการ Modify ที่สไตล์ที่เลอื กจะปรากฏจอภาพกำ� หนดค่าต่างๆ ของสไตล์ ดงั น้ี คลิกปุม่ Format กำ� หนดคา่ แบบอักษร การจดั พารากราฟและอ่นื ๆ ตามตอ้ งการ การกำ� หนด Style ของ Microsoft Word 2010 เลือกค�ำส่ัง Ribbon Home จะปรากฏ Styles ตา่ งๆ ใหเ้ ลือก ให้เลือกสไตล์ส�ำคัญทค่ี วรปรับ ไดแ้ ก่ Heading 1, Heading 2, Heading 3 และ Normal โดยการคลิกป่มุ ขวาของเมาสท์ ่สี ไตล์ แล้วเลอื กค�ำส่งั Modify… 150

เมอ่ื คลิกรายการ Modify ท่สี ไตลท์ ี่เลอื กจะปรากฏจอภาพก�ำหนดค่าตา่ งๆ ของสไตล์ ดังน้ี ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล คลิกปุม่ Format ก�ำหนดค่าแบบอักษร การจดั พารากราฟและอนื่ ๆ ตามตอ้ งการ การกำ� หนด Style ของ Microsoft Word 2013 เลอื กคำ� สั่ง Ribbon Home จะปรากฏ Styles ใหเ้ ลือกตา่ งๆ ให้เลือกสไตล์สำ� คัญทคี่ วรปรับ ได้แก่ Heading 1, Heading 2, Heading 3 และ Normal โดยการคลิกปุ่มขวาของเมาสท์ สี่ ไตล์ แล้วเลอื กคำ� สงั่ Modify… 151

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เม่ือคลิกรายการ Modify ที่สไตลท์ ีเ่ ลือกจะปรากฏจอภาพก�ำหนดค่าต่างๆ ของสไตล์ ดังน้ี คลิกปุม่ Format แล้วกำ� หนดค่าแบบอกั ษร การจัดพารากราฟและอ่ืนๆ ตามต้องการ การกำ� หนด Style ของ Microsoft Word 2016 เลือกค�ำส่ัง Ribbon Home จะปรากฏ Styles ใหเ้ ลือกตา่ งๆ ให้เลือกสไตล์ส�ำคญั ที่ควรปรับ ได้แก่ Heading 1, Heading 2, Heading 3 และ Normal โดยการคลิกปุ่มขวาของเมาส์ท่สี ไตล์ แล้วเลอื กค�ำส่งั Modify… 152

เม่ือคลกิ รายการ Modify ที่สไตลท์ ีเ่ ลือกจะปรากฏจอภาพกำ� หนดค่าต่างๆ ของสไตล์ ดงั นี้ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล คลิกปุ่ม Format แลว้ ก�ำหนดค่าแบบอักษร การจัดพารากราฟและอ่นื ๆ ตามต้องการ การกำ� หนด Style ของ OpenOffice.org Writer เลือกคำ� ส่งั Format, Styles and Formatting จะปรากฏแถบควบคุมการตัง้ คา่ สไตล์ ดังนี้ 153

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล คลกิ ปมุ่ ขวาของเมาสท์ ส่ี ไตลท์ ต่ี อ้ งการปรบั แลว้ เลอื กคำ� สง่ั Modify… กำ� หนดคา่ แบบอกั ษร การจดั พารากราฟและอน่ื ๆ ตามตอ้ งการ การก�ำหนด Style ของ LibreOffice Writer เลอื กคำ� สัง่ Format, Styles and Formatting จะปรากฏแถบควบคุมการต้ังคา่ สไตล์ ดังนี้ 154

คลกิ ปมุ่ ขวาของเมาสท์ ส่ี ไตลท์ ตี่ อ้ งการปรบั แลว้ เลอื กคำ� สง่ั Modify… กำ� หนดคา่ แบบอกั ษร การจดั พารากราฟและอนื่ ๆ ตามตอ้ งการ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล การใชง้ านสไตล์ การใชง้ านสไตลท์ ำ� ไดง้ า่ ยๆ และสะดวก โดยคลกิ เลอื กสไตลท์ ตี่ อ้ งการกอ่ นพมิ พข์ อ้ ความ หรอื จะใชก้ ารคลกิ ณ ขอ้ ความเดมิ แลว้ เลอื ก สไตล์ที่ต้องการ การสร้างสารบัญเนอื้ หาจากสไตล์ เอกสารทส่ี รา้ งดว้ ยสไตลส์ ามารถนำ� เนอ้ื หาดงั กลา่ วมาสรา้ งเปน็ สารบญั เนอ้ื หาไดง้ า่ ย โดยคลกิ เมาส์ ณ ตำ� แหนง่ ทต่ี อ้ งการสรา้ งสไตล์ แล้วเลอื กค�ำส่งั กรณี Microsoft Word 2003 เลือกคำ� สัง่ Insert, Reference, Index and Tables จากนัน้ คลิกเลือกแทบ็ Table of Contents เมื่อคลิกปมุ่ OK จะปรากฏสารบัญจากเน้ือหาให้อตั โนมัติ กรณี Microsoft Word 2007 เลือกคำ� ส่งั References, Table of Contents จากนน้ั เลอื กรปู แบบของ Table of Contents ท่ีตอ้ งการ กรณี Microsoft Word 2010 เลอื กค�ำสง่ั References, Table of Contents จากน้นั เลือกรปู แบบของ Table of Contents ท่ีต้องการ กรณี Microsoft Word 2013 เลือกคำ� สง่ั References, Table of Contents จากนน้ั เลือกรูปแบบของ Table of Contents ทตี่ อ้ งการ กรณี Microsoft Word 2016 เลือกคำ� สั่ง References, Table of Contents จากนน้ั เลอื กรปู แบบของ Table of Contents ทีต่ ้องการ กรณี OpenOffice.org Writer เลอื กคำ� สั่ง Insert, Indexes and Tables, Indexes and Tables… เลอื กแท็บ Index/Table เมอ่ื คลิกปุ่ม OK จะปรากฏสารบญั จากเนอ้ื หาใหอ้ ัตโนมัติ กรณี LibreOffice Writer เลือกค�ำส่ัง Insert, Indexes and Tables, Indexes and Tables… เลือกแท็บ Index/Table เม่อื คลกิ ปุ่ม OK จะปรากฏสารบัญจากเนือ้ หาให้อัตโนมตั ิ 155

การจัดแนวกระดาษ โดยปกตเิ มอ่ื ก�ำหนดหนา้ กระดาษเปน็ แนวตงั้ หรอื แนวนอน เอกสารทกุ หนา้ กจ็ ะมแี นวกระดาษแบบเดยี วกนั ทงั้ หมด แตใ่ นการท�ำงาน จริงจะพบว่าเอกสารแต่ละหน้าจะมีการจัดแนวกระดาษแตกต่างหรือผสมผสานกันไป เช่น หน้าที่ 1 - 5 อาจจะจัดแนวเป็นแนวต้ัง แตพ่ อขึ้นหน้าท่ี 6 - 8 เนอื้ หาที่น�ำเสนอเปน็ รายการหลายคอลัมน์ จ�ำเป็นตอ้ งน�ำเสนอในแนวนอนและกลบั มาเป็นแนวต้ังอีกครัง้ ในหน้าท่ี 9 เป็นต้นไป ถ้าเป็นการสร้างเอกสารแบบเดิมมักจะใช้วิธีการแยกไฟล์เป็น 2 ไฟล์ ซ่ึงไม่สะดวกต่อการใช้งานและแก้ไข Microsoft Word ไดเ้ ตรยี มความสามารถทเี่ รยี กว่า “ตอน” หรือ Section เพ่อื ควบคมุ การจดั แนวหน้ากระดาษ รวมถึงลักษณะของหวั กระดาษ ทา้ ยกระดาษ เลขหน้าให้แตกตา่ งออกไปได้ รูปแสดงสัญลกั ษณ์ “ตอน” หรอื Section บน Status Bar ดว้ ยค�ำวา่ Section 1 ตอนที่ 1 ตอนท่ี 2 การก�ำหนดแนวกระดาษ ของ Microsoft Word 2003 การจัดแนวหน้ากระดาษขณะสร้างเอกสารใหม่ ให้ข้ึนตอนใหม่ ด้วยค�ำส่ัง แทรก, ตัวแบ่ง, หน้าถัดไป หรือ Insert, Break, Next Page ท้ังนจ้ี ะต้องระวังไมใ่ หข้ น้ึ หน้าใหมโ่ ดยการพมิ พ์ หรือการกดปุม่ <Enter> หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 156

การก�ำหนดแนวกระดาษ ของ Microsoft Word 2007, 2010, 2013 และ 2016 ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล การจัดแนวหน้ากระดาษขณะสร้างเอกสารใหม่ ให้ขึ้นตอนใหม่ ด้วยค�ำสั่ง Layout, Break เลือก Next Page ท้ังน้ีจะต้องระวัง ไมใ่ หข้ ึ้นหนา้ ใหมโ่ ดยการพมิ พ์หรอื การกดปุ่ม <Enter> เมื่อใช้ค�ำสั่ง Break ระบบจะสร้างหน้าเอกสารว่างๆ ขึ้นมาแต่ให้สังเกตท่ีสถานะด้านล่างจะกลายเป็น Section 2 หากท�ำอีกคร้ัง ก็จะกลายเปน็ Section 3 ตามลำ� ดับ จากนน้ั ใหเ้ ปลยี่ นแนวกระดาษเป็นแนวนอนทคี่ ำ� ส่ัง Layout, Orientation เลือกคำ� ส่งั Landscape จะปรากฏดงั ตวั อย่าง 157

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การก�ำหนดแนวกระดาษของ OpenOffice.org Writer และ LibreOffice Writer เลอื กค�ำสง่ั Insert, Manual Break… จากนน้ั ใหเ้ ลือก Style อ่ืนๆ เชน่ Index สงั เกตจะมีหนา้ เอกสารท่ชี ่ือ Index ดงั ภาพ เมอ่ื ระบบสรา้ งเพมิ่ หนา้ เอกสารแลว้ สามารถเปลยี่ นแนวกระดาษเปน็ แนวนอนไดต้ ามตอ้ งการทเี่ มนู Format, Page เลอื ก Landscape หน้าเอกสารก็จะปรากฏแนวต้ังหรอื แนวนอน ตามการจัดแนวกระดาษทต่ี ้องการได้ 158

การส่งออกเป็น PDF แลว้ ได้ Bookmark อัตโนมัติจากสไตล์ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล จุดเด่นของสไตลอ์ ีกประการก็คือ เมื่อมีการส่งออกเอกสาร PDF ตามข้อกำ� หนดทถี่ ูกตอ้ ง โปรแกรมจะแปลงข้อความจากสไตลเ์ ปน็ Bookmark ของ PDF ใหอ้ ตั โนมัติ การส่งออกเป็น PDF ด้วย Acrobat Professional เปดิ เอกสารทส่ี ร้างด้วย Style แล้วเลือกค�ำสง่ั Adobe PDF, Convert to Adobe PDF เม่ือเสรจ็ สน้ิ การส่งออกเปน็ PDF จะได้เอกสาร PDF ท่ีมี Bookmark จากสไตล์ ดงั นี้ หมายเหตุ: ไมแ่ นะน�ำใหส้ ่งออกเปน็ PDF ด้วยคำ� สง่ั File, Print การส่งออกเป็น PDF ดว้ ย Microsoft Word 2007 เลือกค�ำส่งั Save As 159

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เปล่ยี นนามสกลุ ไฟล์ เป็น PDF ในสว่ นของ Save as type ปรากฏจอภาพเลอื กไดรฟ์ /โฟลเดอร์และก�ำหนดช่อื แฟม้ เอกสาร .pdf ดงั น้ี ให้คลิกปมุ่ Options… ปรากฏรายการเลอื ก ดงั นี้ 160

คลกิ เลอื กรายการ Create bookmarks using Headings แลว้ คลกิ ปมุ่ OK เม่อื เสร็จสน้ิ การส่งออกเป็น PDF จะไดเ้ อกสาร PDF ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ท่มี ี Bookmark จากสไตล์ ดงั น้ี จะไดไ้ ฟล์ PDF ทีส่ รา้ ง Bookmarks ให้อตั โนมัติทางด้านซา้ ยไมต่ ้องเสยี เวลาในการสร้าง Bookmarks เอง การสง่ ออกเปน็ PDF ดว้ ย Microsoft Word 2010 เลือกค�ำสง่ั Save As เปลีย่ นนามสกุลไฟล์ เปน็ PDF ในสว่ นของ Save as type และจะปรากฏจอภาพเลอื กไดรฟ์ /โฟลเดอรแ์ ละก�ำหนดชอื่ แฟ้มเอกสาร .pdf ดังนี้ 161

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล ใหค้ ลิกปมุ่ Options… ปรากฏรายการเลือก ดังน้ี คลกิ เลือกรายการ Create bookmarks using Headings แลว้ คลิกปุม่ OK เมอื่ เสร็จส้ินการส่งออกเป็น PDF จะไดเ้ อกสาร PDF ท่ี มี Bookmark จากสไตล์ ดงั น้ี การสง่ ออกเปน็ PDF ดว้ ย Microsoft Word 2013 เลือกคำ� สง่ั Save As 162

เปล่ยี นนามสกุลไฟล์ เป็น PDF ในส่วนของ Save as type ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ปรากฏจอภาพเลอื กไดรฟ์ /โฟลเดอร์และก�ำหนดชอ่ื แฟ้มเอกสาร .pdf ดังน้ี 163

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล ใหค้ ลิกปมุ่ Options… ปรากฏรายการเลอื ก ดงั นี้ คลกิ เลือกรายการ Create bookmarks using: Headings แล้วคลิกปุ่ม OK เมื่อเสร็จส้ินการสง่ ออกเป็น PDF จะไดเ้ อกสาร PDF ท่ี มี Bookmark จากสไตล์ ดงั นี้ การสง่ ออกเปน็ PDF ด้วย Microsoft Word 2016 เลือกคำ� สง่ั Save As 164

เปล่ยี นนามสกุลไฟล์ เป็น PDF ในส่วนของ Save as type ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ปรากฏจอภาพเลอื กไดรฟ์ /โฟลเดอร์และก�ำหนดชอ่ื แฟ้มเอกสาร .pdf ดังน้ี 165

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล ใหค้ ลิกปุ่ม Options… ปรากฏรายการเลือก ดงั นี้ คลกิ เลือกรายการ Create bookmarks using: Headings แล้วคลกิ ปุม่ OK เม่ือเสร็จสนิ้ การส่งออกเป็น PDF จะไดเ้ อกสาร PDF ทีม่ ี Bookmark จากสไตล์ ดงั นี้ 166

การส่งออกเป็น PDF ด้วย OpenOffice.org Writer ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล เลือกค�ำสั่ง File, Export as PDF… คลิกเลือกรายการ Export bookmarks แล้วคลิกปุ่ม Export เม่ือเสร็จสิ้นการส่งออกเป็น PDF จะได้เอกสารที่มี Bookmark จากสไตล์อัตโนมตั ิ การสง่ ออกเปน็ PDF ดว้ ย LibreOffice Writer เลอื กคำ� สง่ั File, Export as PDF… คลิกเลือกรายการ Export bookmarks แล้วคลิกปุ่ม Export เมื่อเสร็จสิ้นการส่งออกเป็น PDF จะได้เอกสารท่ีมี Bookmark จากสไตลอ์ ัตโนมัติ 167

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การสรา้ งสไลด์อตั โนมตั จิ ากเอกสาร Style เอกสารท่ีสร้างด้วย Style ยังมีประโยชน์ในการน�ำไปใช้สร้างต้นร่างของสไลด์ โดยไม่ต้องมาเสียเวลากับการเปิด Word และ Presentation แลว้ Copy/Paste ไปมาให้เสยี เวลา การสรา้ งสไลดจ์ ากเอกสาร Style สำ� หรับ Microsoft Word 2003 เปิดแฟม้ เอกสาร Word 2003 ท่สี รา้ งในลกั ษณะ Style จากนัน้ เลอื กค�ำส่งั File, Send to, Microsoft Office PowerPoint … รอสักครูจ่ ะปรากฏสไลดโ์ ดยมเี นอ้ื หาจาก Word การสรา้ งสไลดจ์ ากเอกสาร Style ส�ำหรบั Microsoft Word 2007 เปิดโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 คลกิ เลอื ก Home Ribbon จากนั้นคลิกปมุ่ ลกู ศรเล็กๆ ของปุ่มเครื่องมือ New Slide เลือกรายการคำ� ส่งั Slides from outline… จะปรากฏจอภาพให้เลือกแฟม้ เอกสาร Word ท่ีจัดสรา้ งด้วย Style รอสกั ครูจ่ ะปรากฏสไลด์ โดยมเี น้ือหาจาก Word การสร้างสไลด์จากเอกสาร Style สำ� หรับ Microsoft Word 2010 เปิดโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2010 คลกิ เลอื ก Home Ribbon จากนั้นคลกิ ป่มุ ลูกศรเล็กๆ ของปุม่ เคร่ืองมือ New Slide เลือกรายการคำ� สั่ง Slides from outline… จะปรากฏจอภาพใหเ้ ลือกแฟ้มเอกสาร Word ที่จัดสรา้ งดว้ ย Style รอสักครจู่ ะปรากฏสไลด์ โดยมีเนอ้ื หาจาก Word 168

การสรา้ งสไลด์จากเอกสาร Style สำ� หรับ Microsoft Word 2013 ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล เปดิ โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013 คลิกเลือก Home Ribbon จากนน้ั คลิกปุ่มลูกศรเล็กๆ ของปุม่ เครื่องมือ New Slide เลอื กรายการค�ำสง่ั Slides from outline… จะปรากฏจอภาพใหเ้ ลอื กแฟม้ เอกสาร Word ที่จัดสร้างดว้ ย Style รอสกั ครจู่ ะปรากฏสไลด์ โดยมเี นอ้ื หาจาก Word การสร้างสไลดจ์ ากเอกสาร Style ส�ำหรบั Microsoft Word 2016 เปดิ โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2016 คลิกเลอื ก Home Ribbon จากน้นั คลกิ ป่มุ ลกู ศรเล็กๆ ของป่มุ เคร่อื งมอื New Slide เลอื กรายการคำ� สัง่ Slides from outline… จะปรากฏจอภาพใหเ้ ลือกแฟ้มเอกสาร Word ที่จัดสร้างดว้ ย Style รอสกั ครจู่ ะปรากฏสไลด์ โดยมีเนื้อหาจาก Word การสร้างสไลด์จากเอกสาร Style ส�ำหรับ OpenOffice.org Impress และ LibreOffice Impress ใชห้ ลกั การเดยี วกับ Microsoft Word 2003 แต่เปลี่ยนค�ำสัง่ เปน็ File, Send, Outline to presentation หมายเหตุ: จะต้องปดิ ไฟล์ Word กอ่ น 169

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การใส่ค�ำอธิบายภาพ/ตาราง ภาพและตารางที่น�ำมาประกอบในเอกสาร มักจะมีค�ำอธิบายก�ำกับโดยการพิมพ์ค�ำอธิบายภาพ/ตาราง เพ่ือส่งต่อให้สารบัญภาพ สารบัญตาราง จำ� เปน็ ตอ้ งปรับเปล่ียนวธิ ีการโดยใชค้ วามสามารถ Insert Caption ดังน้ี การใส่ค�ำอธบิ ายตารางดว้ ย Microsoft Word 2007, 2010, 2013 และ 2016 การใสค่ ำ� อธบิ ายตาราง ทำ� ไดโ้ ดยการสรา้ งตารางทต่ี อ้ งการ จากนนั้ ใหน้ ำ� เมาสไ์ ปอยใู่ ตต้ ารางเพอื่ ใสค่ ำ� อธบิ ายตารางดว้ ยการไปทเ่ี มนู References, Insert Caption เมื่อไดห้ นา้ ตา่ งคำ� สง่ั แล้วใหค้ ลิกในส่วนของ Label เลอื ก ตาราง หรอื Table จากนน้ั คลิกในรายการ Caption พมิ พ์ข้อความอธบิ ายตารางตามขอ้ มูล เชน่ ตาราง 1 ตารางสรปุ ขอ้ มูลการเงนิ แลว้ คลิกปมุ่ OK ทำ� ซ้�ำกับตารางอ่นื ๆ ดว้ ยหลักการเดยี วกนั กรณีทเี่ ปน็ การแทรกตาราง Microsoft Word จะลำ� ดับตัวเลขลำ� ดับของตารางใหอ้ ัตโนมตั ิ การสรา้ งสารบญั ตาราง เมือ่ ก�ำหนดค�ำอธบิ ายตารางด้วยวิธกี ารข้างตน้ แล้ว การสรา้ งสารบัญตารางสามารถท�ำได้สะดวก รวดเรว็ โดยเล่อื น Cursor ไปยงั ต�ำแหนง่ ทีต่ อ้ งการสร้างสารบญั ตาราง จากนน้ั คลิกเลอื กคำ� สง่ั References, Insert Table of Figures 170

เลือกรายการ Caption label ใหต้ รงกับคำ� ท่รี ะบใุ นขั้นตอนการใส่ Caption ตวั อยา่ งเปลยี่ น Caption label เปน็ ตารางที่ เมื่อ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล คลิกปมุ่ Ok จะปรากฏสารบัญตารางอัตโนมัติ ดงั น้ี หมายเหตุ การสรา้ งสารบัญภาพ ใชห้ ลกั การลกั ษณะเดยี วกัน การใส่ค�ำอธิบายตารางด้วย OpenOffice.org Writer และ LibreOffice Writer การใส่คำ� อธิบายตาราง ท�ำได้โดยการสรา้ งตารางท่ีต้องการ จากนนั้ คลกิ เมาสใ์ นตาราง แลว้ เลอื กคำ� สั่ง Insert, Caption สงั เกตรายการ Category จะปรากฏตวั เลอื กเปน็ Table หรอื อน่ื ๆ ใหค้ ลกิ เพอ่ื เลอื กรายการทตี่ อ้ งการ กรณที ไ่ี มพ่ บรายการทตี่ อ้ งการ เช่น ค�ำว่า ตารางท่ี สามารถพมิ พ์ไปในรายการดังกลา่ วไดด้ ังน้ี จากนน้ั คลิกในรายการ Caption พมิ พข์ อ้ ความอธิบายตารางตามข้อมูล เชน่ ตารางสรุปขอ้ มูลการเงนิ แล้วคลิกปมุ่ OK ท�ำซำ้� กบั ตารางอน่ื ๆ ดว้ ยหลกั การเดียวกัน กรณที ี่เป็นการแทรกตาราง OpenOffice.org Writer หรอื LibreOffice Writer จะลำ� ดบั ตวั เลขล�ำดับ ของตารางให้อัตโนมตั ิ 171

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การสร้างสารบัญตาราง เมื่อก�ำหนดคำ� อธิบายตารางดว้ ยวธิ กี ารข้างตน้ แล้ว การสร้างสารบญั ตารางสามารถทำ� ไดส้ ะดวก รวดเร็ว โดยเลือ่ น Cursor ไปยงั ต�ำแหน่งท่ตี ้องการสร้างสารบัญตาราง จากน้ันคลกิ เลอื กคำ� สง่ั Insert Indexe and Table, Indexe and Table คลกิ เลอื กแทบ็ Index/Table พมิ พค์ ำ� อธบิ ายสารบญั ในรายการ Title เชน่ สารบญั ตาราง แลว้ เลอื กรายการ Type เปน็ Illustration Index เลอื กรายการ Category ใหต้ รงกับคำ� ท่ีระบใุ นข้นั ตอนการใส่ Caption ตัวอย่างเปลีย่ น Illustration เป็น ตารางท่ี เมอ่ื คลกิ ปุ่ม OK จะปรากฏสารบัญตารางอัตโนมัติ ดังน้ี หมายเหตุ: การสรา้ งสารบัญภาพ ใชห้ ลักการลกั ษณะเดียวกนั 172

ขอ้ มลู บรรณานกุ รมแฟ้มเอกสารดิจทิ ัล เพมิ่ ประสทิ ธิภาพการสืบคน้ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล เอกสารทุกเอกสารจะต้องก�ำหนด Document Properties เพอื่ ใหก้ ารสบื คน้ เอกสารเปน็ ไปไดง้ า่ ย สะดวก รวดเร็ว อกี ทั้งยงั เปน็ ขอ้ มูลส�ำคัญสำ� หรบั Search Engine และโปรแกรมจดั การห้องสมุดดจิ ทิ ัลทไ่ี ดม้ าตรฐาน เอกสารจากชุด Microsoft Office 2003 เลอื กค�ำสงั่ File, Properties แลว้ ปอ้ นรายการดงั ตัวอย่าง เอกสารจากชดุ Microsoft Office 2007 คลกิ ป่มุ Quick Button แล้วเลอื กคำ� สง่ั Prepare, Properties แล้วป้อนรายการดงั ตัวอยา่ ง เอกสารจากชดุ Microsoft Office 2010 คลกิ ปุม่ File แลว้ เลอื กค�ำสง่ั Info แล้วปอ้ นรายการทางด้านขวาในสว่ นของ Properties ดังตวั อย่าง 173

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เอกสารจากชุด Microsoft Office 2013 คลกิ ปุ่ม File แล้วเลือกค�ำส่งั Info แลว้ ปอ้ นรายการทางด้านขวาในส่วนของ Properties ดงั ตวั อยา่ ง เอกสารจากชดุ Microsoft Office 2016 คลิกปมุ่ File แลว้ เลอื กคำ� สั่ง Info แล้วปอ้ นรายการทางดา้ นขวาในส่วนของ Properties ดังตัวอยา่ ง หรอื คลิกที่ Properties, Advance Properties 174

ไปทบ่ี ตั รรายการ Summary ดังตัวอยา่ ง ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล เอกสารจากชดุ OpenOffice.org เลอื กค�ำสั่ง File, Properties… ป้อนคา่ ตามรายการ 175

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เอกสารจากชุด LibreOffice เลือกค�ำสัง่ File, Properties… ปอ้ นคา่ ตามรายการ เอกสาร PDF เอกสาร PDF จะต้องกำ� หนด Document Properties ใหเ้ หมาะสมและถูกต้องเชน่ เดยี วกับเอกสารต้นฉบับ กรณีที่เอกสารต้นฉบบั ไดก้ ำ� หนด Document Properties ไวแ้ ลว้ การสง่ ออกดว้ ยวธิ กี าร OpenOffice.org PDF Export และการสง่ ออกดว้ ยคำ� สงั่ ของ Microsoft Office 2007 ค�ำส่งั ส่งออกเป็น PDF ดังกลา่ วจะโอนขอ้ มลู Document Properties จากเอกสารต้นฉบบั ไปยงั เอกสาร PDF โดยอตั โนมัติ ซึง่ สามารถตรวจสอบได้โดยเปิดเอกสาร PDF ดว้ ย PDF Reader แลว้ คลกิ เลอื กเมนูคำ� ส่งั File, Properties… จะปรากฏผล ดังน้ี สำ� หรบั การใส่ PDF Properties ในเอกสาร PDF สามารถทำ� ได้โดยผ่านโปรแกรม Acrobat Professional จากนัน้ เลือกค�ำสงั่ File, Properties 176

ฟอร์แมตเอกสารที่เหมาะสมในการเผยแพร่สู่สาธารณะหรือเพื่อการแลกเปล่ียน คือ Portable Document Format (PDF) ดงั นัน้ ก่อนเผยแพรเ่ อกสารใดๆ ควรแปลงเอกสารต้นฉบบั ใหเ้ ป็นเอกสาร PDF โดยมีข้อกำ� หนดดงั น้ี การแปลงไฟล์ PDF ทถี่ ูกตอ้ ง กรณกี ารสง่ ออกดว้ ย Acrobat Professional สร้างเอกสาร PDF ด้วยคำ� ส่ัง File, Print, Adobe PDF คลกิ เลือกปุม่ Properties คลกิ แท็บ Adobe PDF Settings จากนนั้ เลือกรูปแบบการส่งออก PDF ที่เหมาะสมจากรายการ Default Settings Standard สำ� หรบั การแปลงเอกสารที่ต้องการรอตรวจสอบค่าบางอยา่ ง ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล Press Quality & High Quality Print ส�ำหรับการสร้างเอกสาร PDF ที่ต้องการคุณภาพสูงและ/หรือส�ำหรับการส่ง โรงพิมพ์ เหมาะสำ� หรับการทำ� ตน้ ฉบับเอกสารสงิ่ พมิ พ์ Smallest File Size ส�ำหรับการสร้างเอกสาร PDF ท่ีมีการลดขนาดไฟล์เพื่อการส่งผ่านอีเมลหรือ น�ำเสนอผา่ นเวบ็ ไซต์ PDF/A-1b:2005 (CMYK) มาตรฐานการสร้างเอกสาร PDF เพ่ือจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้อยู่ เป็นเวลานานท่ีสนับสนุนชุดสี CMYK หรือการจัดเก็บเข้าคลัง (Archives) โดยมีจุดเด่น คือ เอกสารจะมีการฝังฟอนต์ การโอนข้อมูล Document Properties เป็น PDF Properties และรับประกันว่าสามารถเปิดเรียกดูได้ ในอนาคตผ่าน PDF Reader ต่างๆ 177

PDF/A-1b:2005 (RGB) มาตรฐานการสร้างเอกสาร PDF เพื่อจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้อยู่เป็นเวลานาน ท่ีสนับสนุนชุดสี RGB โดยมีจุดเด่น คือ เอกสารจะมีการฝังฟอนต์ การโอนข้อมูล Document Properties เป็น PDF Properties และรับประกันว่าสามารถเปิดเรียกดู ไดใ้ นอนาคตผา่ น PDF Reader ตา่ งๆ หรอื จะใชโ้ ปรแกรม BeCyPDFMetaEdit ซ่งึ เปน็ Freeware ทีช่ ่วยในการใส่ PDF Properties ได้อยา่ งมีประสทิ ธิภาพ หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล PDF/X-1a:2001 มาตรฐานการสรา้ งเอกสาร PDF เพอื่ การแลกเปลย่ี นสอื่ มลั ติมเี ดียและสอ่ื กราฟิก ตัว X หมายถงึ eXchange คือการแลกเปลีย่ นไฟล์ PDF ส�ำหรบั งานเตรียมพมิ พ์ มาตรฐานการสร้างเอกสาร PDF เพอ่ื การแลกเปลี่ยนสอ่ื มลั ติมเี ดียและส่ือกราฟิก PDF/X-3:2002 178

กรณกี ารส่งออกด้วย Microsoft Office 2007 ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล การสร้างเอกสาร PDF โดยเลือกคำ� สง่ั Save As, PDF or XPS จากนั้นให้ต้งั ชื่อ และคลิกปุ่ม Publish ปรากฏจอภาพเลือกไดร์ฟ/โฟลเดอรแ์ ละก�ำหนดชอ่ื แฟม้ เอกสาร .pdf ดงั น้ี หมายเหตุ หากไมป่ รากฏเมนู PDF & XPS จะตอ้ งติดต้ังโปรแกรมเพม่ิ เติมตามท่รี ะบบแจ้ง หรอื ใช้วธิ กี าร Save as และเลือก Save As Type เป็น PDF กรณที ต่ี ้องการส่งออก PDF เพื่อ จัดเกบ็ เป็นส�ำเนาหรือเพอื่ สง่ั พมิ พ์ ควรเลอื กรายการ Optimize for เป็น Standard แนบไปกับอีเมล หรือเผยแพรผ่ ่านเวบ็ ไซต์ ควรเลอื กรายการ Optimize for เปน็ Minimum size จัดเก็บเป็น Archives หรือเอกสารน้ันไม่มีการปรับแก้ไขอีก เช่น วิทยานิพนธ์ รายงานโครงการวิจัยต่างๆ ให้คลิกปุ่ม Options… ปรากฏรายการเลอื ก ดงั นี้ 179

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล คลกิ เลือกรายการ ISO 19005-1 compliant (PDF/A) แล้วคลิกปมุ่ OK เม่ือเสร็จสิ้นการส่งออกเป็น PDF จะไดเ้ อกสาร PDF ที่ส่ง ออกเป็นฟอรแ์ มตเพอ่ื การจัดเกบ็ เขา้ คลัง (Archives) กรณีการสง่ ออกดว้ ย Microsoft Office 2010 เลือกคำ� สั่ง Save As เปล่ยี นนามสกุลไฟล์ เปน็ PDF ในสว่ นของ Save as type และจะปรากฏจอภาพเลอื กไดรฟ์ /โฟลเดอรแ์ ละกำ� หนดชอื่ แฟม้ เอกสาร .pdf ดังนี้ 180

ใหค้ ลกิ ปุม่ Options… ปรากฏรายการเลอื ก ดังนี้ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล กรณีที่ตอ้ งการสง่ ออก PDF เพอื่ จดั เกบ็ เปน็ สำ� เนาหรอื เพื่อสงั่ พมิ พ์ ควรเลือกรายการ Optimize for เป็น Standard แนบไปกับอีเมล หรอื เผยแพร่ผา่ นเวบ็ ไซต์ ควรเลือกรายการ Optimize for เปน็ Minimum size จัดเก็บเป็น Archives หรือเอกสารนั้นไม่มีการปรับแก้ไขอีก เช่น วิทยานิพนธ์ รายงานโครงการวิจัยต่างๆ ให้คลิกปุ่ม Options… ปรากฏรายการเลือก ดงั น้ี คลิกเลอื กรายการ ISO 19005-1 compliant (PDF/A) แลว้ คลกิ ปุ่ม OK เมื่อเสรจ็ สนิ้ การสง่ ออกเป็น PDF จะได้เอกสาร PDF ทสี่ ่ง ออกเปน็ ฟอร์แมตเพอ่ื การจัดเก็บเขา้ คลัง (Archives) กรณีการส่งออกด้วย Microsoft Office 2013 เลอื กค�ำสง่ั Save As 181

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เปลยี่ นนามสกลุ ไฟล์ เป็น PDF ในส่วนของ Save as type ปรากฏจอภาพเลอื กไดรฟ์ /โฟลเดอรแ์ ละกำ� หนดชอ่ื แฟ้มเอกสาร .pdf ดังนี้ กรณที ่ีต้องการสง่ ออก PDF เพื่อ จดั เก็บเป็นส�ำเนาหรือเพอ่ื สั่งพิมพ์ ควรเลอื กรายการ Optimize for เป็น Standard แนบไปกับอเี มล หรอื เผยแพรผ่ า่ นเว็บไซต์ ควรเลือกรายการ Optimize for เปน็ Minimum size จัดเก็บเป็น Archives หรือเอกสารนั้นไม่มีการปรับแก้ไขอีก เช่น วิทยานิพนธ์ รายงานโครงการวิจัยต่างๆ ให้คลิกปุ่ม Options… ปรากฏรายการเลอื ก ดังนี้ 182

คลิกเลือกรายการ ISO 19005-1 compliant (PDF/A) แล้วคลิกปุ่ม OK เมื่อเสร็จส้ินการส่งออกเป็น PDF จะได้เอกสาร PDF ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ทีส่ ง่ ออกเป็นฟอรแ์ มตเพอ่ื การจัดเก็บเขา้ คลัง (Archives) กรณีการสง่ ออกด้วย Microsoft Office 2016 เลือกค�ำส่ัง Save As 183

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เปล่ียนนามสกุลไฟล์ เป็น PDF ในสว่ นของ Save as type ปรากฏจอภาพเลือกไดร์ฟ/โฟลเดอรแ์ ละกำ� หนดชื่อแฟม้ เอกสาร .pdf ดงั น้ี กรณีทตี่ อ้ งการสง่ ออก PDF เพือ่ จดั เก็บเปน็ สำ� เนาหรือเพอื่ ส่ังพมิ พ์ ควรเลอื กรายการ Optimize for เปน็ Standard แนบไปกับอเี มล หรอื เผยแพรผ่ า่ นเวบ็ ไซต์ ควรเลือกรายการ Optimize for เปน็ Minimum size จัดเก็บเป็น Archives หรือเอกสารนั้นไม่มีการปรับแก้ไขอีก เช่น วิทยานิพนธ์ รายงานโครงการวิจัยต่างๆ ให้คลิกปุ่ม Options… ปรากฏรายการเลือก ดังนี้ คลกิ เลอื กรายการ PDF/A compliant แลว้ คลกิ ปมุ่ OK เมอื่ เสรจ็ สนิ้ การสง่ ออกเปน็ PDF จะไดเ้ อกสาร PDF ทสี่ ง่ ออกเปน็ ฟอรแ์ มต เพอื่ การจัดเก็บเข้าคลัง (Archives) 184

กรณีการส่งออกด้วย OpenOffice.org ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล เลอื กค�ำส่งั File, Export as PDF… ถา้ ต้องการสง่ ออกเป็นเอกสาร PDF เพอ่ื เผยแพรผ่ า่ นเว็บ แนบอเี มล ควรกำ� หนดค่า Reduce Image Resolution จาก 300 dpi ใหต้ �ำ่ กวา่ 150 dpi รวมทง้ั กำ� หนดค่า JPEG compression ประมาณ 70% – 90% ถา้ ตอ้ งการส่งออกเพ่ือเกบ็ เป็นคลัง (Archives) ให้คลกิ เลือกรายการ PDF/A-1a กรณกี ารส่งออกดว้ ย LibreOffice เลอื กคำ� ส่ัง File, Export as PDF… ถ้าต้องการส่งออกเปน็ เอกสาร PDF เพื่อเผยแพร่ผา่ นเวบ็ แนบอีเมล ควรก�ำหนดค่า Reduce Image Resolution จาก 300 dpi ให้ต�ำ่ กวา่ 150 dpi รวมท้งั ก�ำหนดค่า JPEG compression ประมาณ 70% – 90% ถา้ ตอ้ งการส่งออกเพื่อเก็บเปน็ คลงั (Archives) ให้คลกิ เลอื กรายการ PDF/A-1a 185

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การก�ำหนดค่าความปลอดภยั ของ PDF (PDF Security) เอกสาร PDF จะตอ้ งกำ� หนดสทิ ธิก์ ารเขา้ ถงึ เอกสารและเน้ือหาให้เหมาะสมกอ่ นเผยแพร่ กรณีใช้งาน Acrobat Professional ส่งออกด้วยค�ำส่งั File, Print, Adobe PDF คลิกเลือกปุ่ม Properties เลอื กรายการ Adobe PDF Security เป็น Reconfirm … จากน้นั คลกิ ปุ่ม Edit เพอื่ เข้าไปกำ� หนดสทิ ธ์ิการเข้าถงึ เน้ือหาและเอกสาร ใหเ้ หมาะสม คลกิ เลือกรายการ Require a password to open the document เพื่อกำ� หนดรหสั ผา่ นใหก้ ับเอกสาร PDF ส�ำหรบั การเปิด เรยี กดูเอกสาร คลิกเลือกรายการ Restrict editing and printing of the document เพ่อื กำ� หนดสทิ ธิก์ ารเขา้ ถึงเน้อื หา ดงั น้ี Printing Allowed อนุญาตใหพ้ มิ พเ์ อกสารไดห้ รอื ไม่ และไดร้ ะดับใด Changes Allowed อนญุ าตใหป้ รบั แกไ้ ขเอกสารได้หรอื ไม่ อย่างไร Enable Copying of text, image and other content อนญุ าตให้คดั เลอื กเนอื้ หาได้หรอื ไม่ 186

กรณีท่ีสง่ ออกด้วย OpenOffice.org ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล คลกิ เลอื กแทบ็ Security เมื่อส่งออกเอกสารเป็น PDF รายการเลือกลกั ษณะเดยี วกับทไ่ี ด้แนะน�ำไปข้างต้น การฝงั ฟอนตก์ บั เอกสาร PDF Acrobat Professional การฝังฟอนต์ดว้ ย Acrobat Professional นบั เป็นวิธกี ารท่ีดีทีส่ ุด และย่งั ยืนที่สุด โดยจะต้องใช้ค�ำส่งั สง่ ออกด้วยค�ำสงั่ File, Print, Adobe PDF คลิกเลือกปมุ่ Properties จากน้นั เลอื กรปู แบบการสง่ ออกจากรายการ Default Settings คลกิ ปุม่ Edit แล้วเลอื กฟอนต์ ท่ตี ้องการฝงั จากแทบ็ Font 187

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การสร้างแม่แบบเอกสาร (Document Template) แมแ่ บบเอกสาร คอื เอกสารต้นแบบทีไ่ ดอ้ อกแบบสำ� หรับใช้งานใดๆ เชน่ แมแ่ บบจดหมาย แม่แบบบนั ทกึ แม่แบบรายงาน แม่แบบ วิทยานพิ นธ์ ซึง่ แต่ละแม่แบบจะมีการกำ� หนดลกั ษณะกระดาษ ขอบกระดาษ แนวกระดาษ แบบอกั ษร และ/หรอื ตัวอกั ษร ข้อความต้งั ตน้ เพอื่ ใหผ้ ู้ใชส้ ามารถใชง้ านไดอ้ ยา่ งสะดวก โดยปกตจิ ะมีสว่ นขยายเฉพาะ เช่น แม่แบบเอกสารของ Microsoft Word 2003 จะมสี ว่ นขยาย เป็น .dot หรอื OpenOffice.org Writer จะมสี ่วนขยายเป็น .ott เปน็ ต้น อย่างไรก็ดีพบว่ามีความเข้าใจผิดเกี่ยวกับแม่แบบเอกสาร คือ หลายหน่วยงานมักจะออกแบบแม่แบบเอกสาร แม่แบบสไลด์เพียง เน้นความสวยงาม เชน่ การออกแบบแมแ่ บบสไลดโ์ ดยนำ� ภาพท่ตี อ้ งการมาวางเปน็ Background แลว้ บอกวา่ น่ีคือแมแ่ บบสไลด์ขององคก์ ร หรอื การสร้างแมแ่ บบเอกสารโดยพิมพข์ อ้ ความทตี่ ้องการเพือ่ ให้ผู้ใชส้ ะดวก และปอ้ นเพยี งบางสว่ น แตไ่ ม่มีการกำ� หนด Style และรูปแบบ พารากราฟให้เหมาะสม แย่กว่านั้นคือการใชส้ ญั ลกั ษณ์พิเศษมาเปน็ สว่ นประกอบของรายการเลือกในฟอร์ม แทนท่ีจะใชค้ วามสามารถของ Form Control ทค่ี วรจะเปน็ ตวั อยา่ งการสรา้ งแมแ่ บบท่นี ำ� Drawing มาเปน็ ส่วนประกอบ ดงั นนั้ การออกแบบ/สรา้ งแมแ่ บบเอกสารไมว่ า่ จะเปน็ รปู แบบใดๆ ควรจะใหค้ วามสำ� คญั ถงึ แบบอกั ษร Style การจดั พารากราฟ และ อน่ื ๆ ดว้ ย แทนทจ่ี ะเน้นแค่กราฟิกเพื่อความสวยงาม การสรา้ งแม่แบบเอกสาร Style ด้วย Microsoft Word 2003 การสร้างแมแ่ บบเอกสารดว้ ย Microsoft Word 2003 กรณีทีใ่ ช้ Style มาควบคุมใช้หลักการเดียวกับทไ่ี ด้แนะน�ำไปแลว้ ในเอกสาร หน้า 71 แต่จะมีความแตกต่างในการบันทกึ เอกสาร (Save) คือ จะต้องบันทกึ เป็นแฟ้มเอกสารแม่แบบ ทีม่ ีสว่ นขยายเปน็ .dot ดว้ ยค�ำสง่ั File, Save As… จากนั้นเลือก Save as type: เปน็ Document Template (*.dot) 188

Microsoft Word จะกำ� หนดไดรฟ์ /โฟลเดอรใ์ หอ้ ตั โนมตั ิ สำ� หรบั การเรยี กใชง้ านแมแ่ บบเอกสาร ทำ� ไดโ้ ดยเลอื กจากเมนคู ำ� สงั่ File, New ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ปรากฏแถบ New Document ดา้ นขวาของจอภาพ ให้เลือกรายการ On my computer… ในรายการ Templates จะปรากฏ รายการเลอื ก ดังน้ี คลกิ เลอื กแมแ่ บบเอกสารทต่ี อ้ งการ แลว้ คลกิ ปมุ่ OK เพยี งเทา่ นก้ี จ็ ะเปน็ การเปดิ ใชง้ านแมแ่ บบเอกสารทอ่ี อกแบบไวด้ ว้ ยเทคนคิ Style การสร้างแมแ่ บบเอกสาร Style ดว้ ย Microsoft Word 2007 ใช้หลักการเดียวกับการสร้างแม่แบบเอกสารเทคนิค Style ด้วย Microsoft Word 2003 แต่ให้คลิกเลือกรายการ Save in: เปน็ Trusted Templates เพอ่ื ให้โปรแกรมเลอื กโฟลเดอรท์ ีเ่ กบ็ แฟ้มเอกสารแมแ่ บบ 189

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การสร้างแมแ่ บบเอกสาร Style ด้วย Microsoft Word 2010 เม่ือสร้างเอกสาร Templates เรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม File, Save & Send คลิกที่ค�ำส่ัง Chang File Type และ คลิกเลือก Template (*.dotx) คลกิ ป่มุ Save As โปรแกรมจะให้ใสช่ ่อื ไฟล์ของ Templates น้ี การใช้งานให้คลิกปุ่ม File, New และหา Templates ตามช่อื ทีไ่ ด้ต้งั ไว้ การสร้างแม่แบบเอกสาร Style ดว้ ย Microsoft Word 2013 เม่ือสร้างเอกสาร Templates เรียบร้อยแลว้ ให้คลิกปมุ่ File, Export คลกิ ท่คี ำ� ส่ัง Chang File Type และ คลิกเลอื ก Template (*.dotx) คลกิ ปุ่ม Save As โปรแกรมจะให้ใสช่ ื่อไฟล์ของ Templates น้ี 190

การใช้งานให้คลกิ ปมุ่ File, New และหา Templates ตามชือ่ ทไ่ี ด้ต้ังไว้ ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล การสร้างแม่แบบเอกสาร Style ดว้ ย Microsoft Word 2016 เมื่อสร้างเอกสาร Templates เรยี บรอ้ ยแล้วให้คลกิ ป่มุ File, Export คลกิ ที่คำ� สั่ง Chang File Type และ คลกิ เลือก Template (*.dotx) คลิกปมุ่ Save As โปรแกรมจะให้ใส่ชอ่ื ไฟลข์ อง Templates นี้ การใช้งานให้คลกิ ป่มุ File, New และหา Templates ตามช่ือทไ่ี ด้ตั้งไว้ 191

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การสรา้ งแม่แบบเอกสาร Style ด้วย OpenOffice.org Writer ใช้หลกั การเดียวกับ Microsoft Word 2003 แตเ่ ปลี่ยนคำ� ส่งั เป็น File, Templates, Save… ซึง่ จะปรากฏจอภาพควบคมุ ดงั น้ี คลิกเลอื ก Categories เป็น My Templates แล้วตัง้ ช่อื แฟม้ แม่แบบในรายการ New template จากนน้ั คลกิ ป่มุ OK การสรา้ งแม่แบบเอกสาร Style ด้วย LibreOffice Writer เม่อื สร้าง Templates เรยี บรอ้ ยแล้วให้คลิกเมนคู �ำส่งั File, Save as Template… คลิกเลือก Categories เป็น My Templates แล้วต้ังช่ือแฟม้ แมแ่ บบในรายการ New template จากนั้นคลิกปมุ่ OK 192

การสร้างแม่แบบสไลด์ด้วย Microsoft PowerPoint 2003 ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล ใช้หลักการเดียวกับการก�ำหนด Default Font แต่ให้เพิ่มการตกแต่งสไลด์ เช่น การใส่สีหรือรูปภาพ Background การตกแต่ง ดว้ ย Drawing จากนัน้ บนั ทึกด้วยค�ำสงั่ File, Save As… เลือกรายการ Save as type เป็น Design Template (*.pot) จากนั้นต้งั ช่ือแฟ้มแม่แบบสไลด์แลว้ คลกิ ปมุ่ Save การสรา้ งแม่แบบสไลดด์ ้วย Microsoft PowerPoint 2007 ใช้หลกั การเดยี วกบั Microsoft PowerPoint 2003 การสร้างแม่แบบสไลด์ดว้ ย Microsoft PowerPoint 2010 ใชห้ ลกั การเดียวกบั Microsoft PowerPoint 2003 การสรา้ งแม่แบบสไลดด์ ้วย Microsoft PowerPoint 2013 ใชห้ ลกั การเดยี วกบั Microsoft Word 2013 คอื ไปทเ่ี มนคู ำ� สง่ั File, Export , Chang File Type แลว้ เลอื ก Template (*.potx) กำ� หนดชอ่ื ตามต้องการ การสรา้ งแมแ่ บบสไลดด์ ว้ ย Microsoft PowerPoint 2016 ใชห้ ลกั การเดยี วกบั Microsoft Word 2013 คอื ไปทเ่ี มนคู ำ� สง่ั File, Export , Chang File Type แลว้ เลอื ก Template (*.potx) ก�ำหนดชอ่ื ตามต้องการ การสร้างแมแ่ บบสไลด์ดว้ ย OpenOffice.org Impress ใชห้ ลกั การเดียวกับ Microsoft PowerPoint 2007 แต่เปลย่ี นคำ� ส่งั เป็น File, Templates, Save… การสรา้ งแม่แบบสไลดด์ ้วย LibreOffice Impress ใช้หลักการเดียวกับ LibreOffice Writer คือไปที่เมนูค�ำส่ัง File, Save As Template… คลิกเลือก Categories เป็น My Templates แลว้ ตง้ั ช่อื แฟ้มแม่แบบในรายการ New template จากน้นั คลกิ ปุ่ม OK แม่แบบเอกสารเทคนคิ Form ด้วย Microsoft Word 2003 นอกจากแม่แบบเอกสารดว้ ยเทคนคิ Style แลว้ ยังอาจจะมกี ารสรา้ งแม่แบบเอกสารในลกั ษณะการก�ำหนดช่องปอ้ นรายการดว้ ย Form ตา่ งๆ ดงั นี้ 193

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล แมแ่ บบเอกสาร ดงั ตวั อย่างท�ำไดโ้ ดย 1. สรา้ งแฟ้มเอกสารใหมด่ ้วยคำ� ส่งั File, New, Blank document 2. ก�ำหนดขนาดกระดาษ และแนวกระดาษด้วยคำ� สั่ง File, Page Setup… 3. คลกิ เมาส์ ณ ต�ำแหนง่ ทตี่ อ้ งการแล้วพิมพข์ ้อความเพื่อแสดงป้ายก�ำกบั (Label) ดงั ตัวอยา่ ง จะใชเ้ ครื่องมอื ตาราง (Table) ควบคมุ การจัดวางองคป์ ระกอบหรือไม่กไ็ ด้ 4. เปดิ เครื่องมือ Form ดว้ ยคำ� ส่งั View, Toolbars, Forms 5. คลิกเลือกเครือ่ งมือทตี่ อ้ งการ เชน่ ตอ้ งการให้ผู้ใชป้ อ้ นชื่อโครงการต่อจากรายการ Project Title: ใหค้ ลิกเมาส์หลงั ขอ้ ความ จากนั้นคลิกเคร่ืองมือ Text Form Field จะปรากฏแถบสเี ทา ดังตัวอยา่ ง 6. ทำ� ซำ้� ตำ� แหนง่ อน่ื ๆ ตามความเหมาะสม 194

7. กรณที ร่ี ายการอนื่ ๆ ตอ้ งการปรบั รปู แบบการปอ้ น เชน่ Target Audiences: ตอ้ งการใหค้ ลกิ เลอื ก สามารถใชเ้ ครอื่ งมอื Check ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล box form field ได้ ดงั น้ี 8. บนั ทกึ แฟม้ เป็น .doc เพอ่ื เปน็ เอกสารต้นฉบับ 9. คลกิ ปุ่ม Protect Form ปมุ่ รูปแม่กญุ แจ เพอื่ ปอ้ งกนั ไมใ่ ห้ผู้ใชแ้ กไ้ ขข้อความใดๆ ได้นอกจากป้อนขอ้ ความในฟอรม์ เท่านั้น 10. บันทกึ แฟม้ เป็นแมแ่ บบเอกสาร (.dot) แม่แบบเอกสารเทคนิค Form ดว้ ย OpenOffice.org แม่แบบเอกสาร ดงั ตวั อย่างท�ำไดโ้ ดย 1. สรา้ งเอกสารใหม่ แลว้ พิมพ์ขอ้ ความดังตวั อยา่ ง จากน้นั บนั ทึกแฟม้ เอกสาร 2. เปดิ แถบเคร่ืองมอื จดั การ Form ด้วยคำ� ส่งั View, Toolbars, Form Controls 195

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล 3. คลิกเมาส์ ณ ต�ำแหน่งที่ต้องการวางฟิลด์ เช่น หลังข้อความ Project Title: คลิกปุ่มควบคุมฟอร์มที่ต้องการ กรณีน้ีคือ ฟลิ ด์ Text Box แล้วคลกิ เมาส์ ณ ต�ำแหนง่ จุดเร่ิมตน้ ใช้เทคนิค Drag & Drop สรา้ งกล่องข้อความให้ไดข้ นาดที่ตอ้ งการ 4. ดบั เบลิ คลิกท่ฟี ิลด์ท่ีสร้างเพือ่ เปิดหน้าต่าง Properties ปรับแต่งค่าใหเ้ หมาะสม 5. ท�ำซ�้ำสว่ นอนื่ ๆ จนครบ 6. คลิกปุ่ม Design mode on/off เพ่อื ปิดสถานการณอ์ อกแบบฟอร์ม 7. บนั ทึกแฟม้ เอกสาร แลว้ บนั ทกึ เปน็ แม่แบบด้วยคำ� ส่ัง File, Templates, Save เทคนคิ การสรา้ ง Filed ของ OpenOffice.org การสรา้ งฟิลด์วันที่ 1.คลิกเมาส์ ณ ต�ำแหนง่ ท่ตี ้องการวางฟลิ ดว์ ันท่ี คลกิ ปุ่ม More Control เพ่อื เปิดแถบเครือ่ งมือเพิ่มอีก 1 ชุด 196

2. คลกิ ปุม่ Date Field แล้วสร้างกล่องฟิลด์ จากนนั้ ดบั เบิลคลิกกล่องฟิลดเ์ พ่ือเขา้ สกู่ ารก�ำหนดค่าผา่ น Properties ห ัลกและแนวป ิฎบัติการจัดการจดหมายเห ุตดิจิ ัทล 3. เล่อื นหารายการ Dropdown แล้วปรับแก้ไขคา่ เป็น Yes 4. ทดสอบโดยปดิ โหมดแกไ้ ข Form ดว้ ยปุ่ม Design Mode On/Off หมายเหตุ หากตอ้ งการใหเ้ อกสารแมแ่ บบฟอรม์ ถกู เปดิ แลว้ ไม่อนุญาตใหแ้ ก้ไขขอ้ ความใดๆ ยกเวน้ เติมขอ้ มลู ในฟอรม์ ให้เลือกคำ� ส่งั Tools, Options, OpenOffice.org, Security จากน้ันคลกิ เลอื กรายการ Open this document in read only mode 197

หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล การเตรียมภาพดิจทิ ลั ทีม่ คี ณุ ภาพ ข้อก�ำหนดการเตรียมภาพดิจทิ ัล การน�ำเสนอรปู ภาพเพ่ือประกอบการน�ำเสนอในลักษณะตา่ งๆ โดยภาพทไี่ ดม้ านัน้ มีทั้งภาพทีถ่ ่ายดว้ ยกลอ้ งถ่ายภาพดิจทิ ัล (Digital Camera) ภาพจากเครอื่ งกราดภาพ (Scanner) ซง่ึ มคี า่ กำ� หนดการจดั เตรยี มภาพ และการใช้งานทีแ่ ตกต่างท้ังความละเอียด (Resolution) ขนาดภาพ (Image Size) เพื่อให้การน�ำภาพไปใช้ในลักษณะต่างๆ เป็นไปอย่างถูกต้อง ควรมีการเตรียมภาพให้เหมาะสมกับรูปแบบการ ใช้งาน วันท่ี เวลาของอุปกรณ์เตรียมภาพดิจิทัล วันท่ี/เวลาของกล้องภ่ายภาพดิจิทัล และเคร่ืองคอมพิวเตอร์มีความส�ำคัญอย่างมากในการจัดการภาพดิจิทัล กล้องถ่ายภาพดิจิทัล และเคร่ืองสแกนเนอร์ในปัจจุบันมีการเก็บข้อมูลวันท่ี/เวลาท่ีถ่าย สแกน หรือแก้ไขลงไปในแฟ้มภาพดิจิทัล ผ่านส่วนการท�ำงานท่ีเรียกว่า Image Metadata โดยเฉพาะภาพฟอรแ์ มต JPG และ TIFF ซง่ึ มีซอฟต์แวร์จ�ำนวนมากทีส่ ามารถดงึ ค่าวันท/ี่ เวลาดังกล่าวมาใช้ประโยชน์ ได้ เช่น การน�ำมาใช้เป็นส่วนประกอบในช่ือของภาพ (File name) ดังนั้นการถ่ายภาพ หรือสแกนภาพ ควรก�ำหนดวันท่ี/เวลาของกล้อง ถา่ ยภาพดิจทิ ัล คอมพิวเตอรท์ ีต่ อ่ สแกนเนอร์ให้ถูกต้องตรงตามความเป็นจรงิ ทุกคร้ัง รูปแสดงการต้งั คา่ วนั ท่/ี เวลาของกล้องถา่ ยภาพดิจทิ ลั (คำ� ส่ังแตกต่างกนั ได้) วนั ทท่ี ถี่ า่ ยภาพ สแกนภาพ และปรบั แกไ้ ขภาพฟอรแ์ มต JPG และ TIF จะจดั เกบ็ ไวใ้ นรายการของเมตาดาตาชดุ EXIF (Exchangeable Image File Format) ดงั ตวั อยา่ งขา้ งลา่ งเปน็ รายการ EXIF Metadata ของภาพจากกลอ้ งถา่ ยภาพดจิ ทิ ลั ทเ่ี ปดิ เรยี กดดู ว้ ยซอฟตแ์ วร์ XnView รปู แสดงค่า EXIF ของภาพดิจิทัลท่ไี ด้จากกลอ้ งถา่ ยภาพดจิ ิทลั 198