Manual del Sistema de Información de Adultos

Secretaría Auxiliar de Servicios Educativos a la Comunidad Manual del Usuario del Sistema de Información de Adultos (SIA) 11/2014 Ley Pública Federal 105-220, “Workforce Investment Act of 1998, Tittle II: Adult Education and Family Literacy”El Departamento de Educación no discrimina de ninguna manera por razón de edad, raza, color, sexo, nacimiento, condición de veterano, ideología política o religiosa, origen o condición socialS, oirsietnetamcióandseexuIanlfooidremntaidcadiódne gdéenerAo,dduislctaopascidad o impedimento físico o mental; ni por ser víctima de vioMlenacniaudaoml déseticlaU, asgureasiróinose–xuSaIlAo acecho. i

TABLA DE CONTENIDOGuía de Botones.................................................................... 1I. Entrada al Sistema........................................................... 3 Formulario de creación de cuenta SIA ............................. 3II. Módulo de Administración (Administradores del SIA) ............ 10 General .................................................................................................................................. 11 Diplomas, Certificados y Certificaciones .............................................................................12 Admisiones ...........................................................................................................................12 Seguimiento de Cumplimiento .............................................................................................12 Asuntos Académicos.........................................................................................................13 Registraduría .....................................................................................................................13 Personal ............................................................................................................................. 14 Organización Escolar ........................................................................................................14III. Módulo de Asuntos Académicos (Administradores del SIA) ...... 17 Sesión ................................................................................................................................ 18 Año Académico ................................................................................................................20 Periodo Académico...........................................................................................................22 Ofrecimientos.................................................................................................................... 24 Cursos ...............................................................................................................................27 Secuencia de Ofrecimientos..............................................................................................29 Carta Circular....................................................................................................................32 Documentos por Tipo de Persona (Puesto).......................................................................34IV. Módulo de Organización Escolar.................................... 35 Contrato (Administradores del SIA) ....................................................................................36 Centro (Administradores del SIA)........................................................................................41 Teléfonos........................................................................................................................... 42 Direcciones .......................................................................................................................43 Edificios ............................................................................................................................44 Salones de Clase ...............................................................................................................45 Documentos ......................................................................................................................46 Reportes ............................................................................................................................47 Calendario Académico......................................................................................................48 Excepciones de Clases ......................................................................................................49 Fechas Límites o Periodos Especiales ..............................................................................51 Secciones de Clases ..........................................................................................................51V. Módulo de Personal ......................................................... 53 Información de Personal ...................................................................................................54 Dirección ........................................................................................................................... 56 Teléfonos........................................................................................................................... 57 Correo Electrónico ............................................................................................................58 Contactos........................................................................................................................... 59 Destrezas ...........................................................................................................................62 Contratos del Personal ......................................................................................................60Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA ii

Documentos .....................................................................................................................61 Asignar Secciones.............................................................................................................63 Reportes ............................................................................................................................65VI. Módulo de Admisiones................................................... 66 Información Participante...................................................................................................67 Información Demográfica.................................................................................................70 Educación .......................................................................................................................... 71 Dirección ........................................................................................................................... 72 Teléfonos........................................................................................................................... 73 Correo Electrónico ............................................................................................................74 Contactos........................................................................................................................... 75 Documentos ......................................................................................................................76 Admisión ........................................................................................................................... 77 Reportes ............................................................................................................................78 Informe de Estatus de Participantes..................................................................................79VII. Módulo de Registraduría .............................................. 80 Asignación de Cursos .......................................................................................................81 Convalidar Cursos.............................................................................................................83 Bajas.................................................................................................................................. 84 Readmisión .......................................................................................................................86 Progreso Académico .........................................................................................................87 Certificación de Matrícula ................................................................................................88 Proceso de Graduación .....................................................................................................89 Transcripción de Créditos .................................................................................................90 Informes de Participantes..................................................................................................91 Ver/Cambiar Notas FINAL...............................................................................................92 Asistencia .......................................................................................................................... 94 Asignar Notas....................................................................................................................96 Informe de Lista de Participantes .....................................................................................98VIII. Módulo de Seguimiento de Cumplimiento................... 99 Definir Cuestionario........................................................................................................100 Cuestionario Participante ................................................................................................103IX. Módulo de Portal de Participantes .............................. 106 Portal de Participantes.....................................................................................................112X. Módulo de Seguridad (Administradores del SIA) ................. 111 Rol de Usuario ................................................................................................................112 Perfil de Usuarios............................................................................................................114 Usuarios ..........................................................................................................................115XI. Módulo de Reportes ..................................................... 117 Reportes Federales ..........................................................................................................118 Reportes Generales .........................................................................................................119XII. Módulo de Diplomas, Certificados y Certificaciones ... 120 Solicitud de Diplomas.....................................................................................................120 Aprobación de Solicitud .................................................................................................122 Impresión de Diplomas ...................................................................................................124Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA iii

Re-impresión de Diplomas .............................................................................................125 Verificación de Estatus ...................................................................................................126 Solicitud de Certificados.................................................................................................127 Impresión de Certificados ...............................................................................................128 Certificaciones ................................................................................................................129 Reportes ..........................................................................................................................131XIII. Módulo de Pruebas.................................................... 133 Configuración .................................................................................................................133 Mantenimiento de Pruebas..............................................................................................133 Asignar Pruebas ..............................................................................................................135 Resultados Pruebas .........................................................................................................138Lista de Apéndices......................................................... 140Apéndice A ........................................................................ 141 Guía para Establecer los Cohortes ..................................................................................141Apéndice B ........................................................................ 161 Tablas Federales para el NRS .........................................................................................162Apéndice C ........................................................................ 174 Formularios/Documentos ................................................................................................ 175Glosario ......................................................................... 192Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA iv

Guía de BotonesDurante la utilización del Sistema de Información de Adultos (SIA) el usuario encontrarádistintos botones los cuales tendrán diferentes propósitos. A continuación incluimos unadescripción de los mismos: Conectar – este botón brindará al usuario acceso al sistema, si cumple los requisitos de entrada Inicio – este botón regresara al usuario a la pantalla principal del sistema Perfil – este botón permitirá al usuario acceder a la pantalla de información de perfil del usuario Logout – este botón permitirá al usuario salir del sistema Añadir / Crear – este botón permitirá al usuario añadir o crear algún elemento en el sistema Buscar – este botón permitirá al usuario realizar una búsqueda con los criterios completados Limpiar – este botón permitirá al usuario limpiar los campos completados Guardar – este botón permitirá al usuario grabar datos registrados Actualizar – este botón permitirá al usuario actualizar información registrada Cancelar – este botón permitirá al usuario cancelar procesos Seleccionar – este botón permitirá al usuario seleccionar un elemento Editar – este botón permitirá al usuario editar algún elemento Eliminar – este botón permitirá al usuario eliminar algún elemento Flecha hacia Abajo – este botón permitirá al usuario bajar un elemento de una lista, para asignarla a otra Flecha hacia Arriba – este botón permitirá al usuario subir un elemento de una lista, para asignarla a otra Flecha hacia la Izquierda – este botón permitirá al usuario mover un elemento de una lista, para asignarla a otra a la izquierda Flecha hacia la Derecha – este botón permitirá al usuario mover un elemento de una lista, para asignarla a otra a la derecha Generar – este botón permitirá al usuario generar procesos o informes, según la pantallaSistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 1

Impresora – este botón permitirá al usuario imprimir el informe o reporte generadoView Report – este botón permitirá al usuario generar o ver reportesAyuda – este botón permitirá al usuario ver o imprimir el Manual del SIASistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 2

I. Entrada al Sistema La aplicación del Sistema de Información de Adultos (SIA) se accede a través de la Web con la siguiente dirección electrónica http://sia.dde.pr Formulario de creación de cuentas SIA Para ingresar al Sistema de Información de Adultos SIA el usuario debe tener una cuenta de acceso con los permisos necesarios. Para solicitar una nueva cuenta de acceso oprima el enlace en la parte superior derecha de la página que lee: “Solicitud cuenta de usuario”Ilustración 1. Solicitud de cuentaComplete el formulario para la creación de cuenta.  Verifique haber completado todos los campos requeridos y haber seleccionado su supervisor inmediato o el funcionario que aprobará su solicitud.  Luego de someter su solicitud el sistema enviará un correo electrónico al supervisor para la aprobación de su cuenta.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 3

Los camposmarcados en rojoson requeridosIlustración 2. Formulario para Autorización de cuenta  El email para la aprobación del supervisor incluye un enlace para ver el formulario completado por el usuario.  El supervisor designado, aprueba o rechaza la solicitud y somete nuevamente el formulario oprimiendo el botón de enviar. Puede también editar la información de la solicitud o cambiar el rol autorizado para el usuario.  Luego de ser sometido el formulario aprobado, el sistema re-enviará un correo electrónico al personal de apoyo con la notificación para la creación de la cuenta.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 4

Proceso de Solicitud para el acceso al Sistema de Información de Adultos (SIA)Ilustración 3. Proceso de solicitud y aprobación de cuenta  El personal de apoyo creará la nueva cuenta y enviara un correo electrónico de confirmación al buzón personal del usuario referido en el formulario.  En el correo electrónico se incluirá las credenciales de acceso al sistema. (Usuario y contraseña)Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 5

Ilustración 4. Entrada al Sistema Esta es la primera pantalla para acceder a la aplicación del SIA. En esta pantalla el usuario entrará su identificación de usuario y contraseña. Luego con el ratón “mouse” dar doble clic al botón de conectar para que despliegue la pantalla en que seleccionará el ambiente de trabajo de acuerdo a la función a realizar por el usuario.  Usuario – Identificación del usuario. El mismo será asignado por el Administrador de la aplicación.  Contraseña – Al entrar la misma se despliegan asteriscos (*), ya que la misma es secreta.Ilustración 4a. Restablecer Contraseña Ilustración 4b. Pregunta de Seguridad Restablecer contraseña – Al entrar al sistema por primera vez tendrá que cambiar la contraseña. Pregunta de Seguridad – El usuario tendrá que establecer una pregunta de seguridad con su respectiva contestación.DEBERÁN OBSERVAR LAS REGLAS DE ORTOGRAFÍA EN LA ENTRADA DE INFORMACIÓN AL SISTEMA.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 6

Cuando el usuario entra exitosamente al sistema, lo próximo que encontrará es una pantalla similar a la siguiente (Ilustración 5): Ilustración 5. Menú PrincipalEn esta pantalla se muestra los diferentes enlaces de los módulos de la aplicación. Losdiferentes módulos se definen a continuación:  Administración – Este módulo es el centro de la aplicación en donde se crean el ente administrativo y se registran los históricos de transacciones para cada uno de los módulos.  Asuntos Académicos – Este módulo crea y edita los programas, cursos por programas, pre requisitos, destrezas requeridas y atributos necesarios. En donde se entra la carta circular.  Organización Escolar – En este módulo es donde se crean los centros, se registran los contratos, los puestos en donde podrá registrar los servicios autorizados a ofrecer y cada centro podrá registrar los edificios y salones en donde se ofrecerán los servicios.  Personal – Este módulo tendrá la funcionalidad de registrar al personal, sus destrezas e información personal. Asignará la vacante disponible según el contrato del centro.  Admisiones – Este módulo registra a los participantes, verifica los requisitos de elegibilidad y procesa la admisión.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 7

 Registraduría – En este módulo es donde se registran los candidatos hasta llegar a ser matriculados, registra las notas, computa el aprovechamiento académico y registra la asistencia. Puede dar alta, bajas parciales y bajas administrativas. Seguimiento de Cumplimiento – Este módulo permite registrar la información para documentar las “Medidas Medulares de Seguimiento de Logros”. Portal de Participante – En este módulo el participante podrá ver anuncios generales y sus últimas calificaciones registradas por curso y su último programa de clase. Seguridad – Este módulo hace valer los roles y seguridad en el acceso a la aplicación como de los menús y pantallas según se designen los parámetros de seguridad y el rol asignado a cada usuario. Reportes – Este módulo contienen los accesos para los informes federales según el NRS y los informes gerenciales necesarios con gráficos de métricas aplicadas. Diplomas, Certificados y Certificaciones – Este módulo permite imprimir los diplomas, certificados y certificaciones para participantes que cumplan con los requisitos. Pruebas – En este módulo se podrán definir las pruebas, asignarlas a los participantes y ver los resultados de los participantes.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 8

Esta aplicación está regida por un módulo de seguridad, por tanto, según el rol es que tienenacceso a las diferentes pantallas, módulos, regiones, municipios y centros al cual se le fueronasignados.En el encabezado de la pantalla (parte superior) se encuentra el campo de Región. El usuariodebe seleccionar una región para luego seleccionar un municipio y un centro. Los enlaces yopciones están definidos a continuación: Rol – Se refiere a la funcionalidad que va a tener el usuario en ese momento Región – Se refiere a la región donde se van a efectuar las transacciones. Municipio – Se refiere al municipio donde se van a efectuar las transacciones. Centro – Se refiere al centro donde se van a efectuar las transacciones. Inicio – Este botón permite regresar a esta pantalla principal de cualquier pantallade la aplicación. Perfil de Usuario – Este botón lleva al usuario a la pantalla de cambio decontraseña y pregunta de seguridad. Salir – Este botón le lleva a la pantalla de salida de la aplicación. Ayuda –Este botón permitirá al usuario ver el Manual del Usuario del SIA. Incidencias – Para preguntas o reportar incidencias con la aplicación envíe suscomentarios al [email protected] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 9

II. Módulo de AdministraciónEste módulo es para uso de los administradores del SIA (Nivel Central).Para acceder a este módulo el usuario (si tiene autorización) debe presionar el enlace deAdministración en el menú principal.Ilustración 6. Menú AdministraciónEl módulo de Administración es el centro de la aplicación en donde se crea el enteadministrativo. Es utilizado para darle mantenimiento a la aplicación. Se registran loshistóricos de las transacciones para cada uno de los módulos.Según se visualiza en la pantalla anterior, el menú del módulo de Administración es divididoen distintas áreas o sub-menús, dependiendo de su uso en la aplicación. A continuación sedefinen los enlaces de mantenimiento de este módulo.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 10

General  Ciudadanía – Se completan los valores de Ciudadanía. Ejemplo: Americana  Código de Métrica – Si es alto, medio o bajo.  Estado Civil – Se completan los valores de estado Civil. Ejemplo: Casado, Soltero  Género – Se completan los valores de Género. Ejemplo: Femenino, Masculino  Grado Escolar Aprobado – Se definen los valores de grados escolares. Ejemplo: Desconocido, Primer grado.  Grupo de Documento – Nombre en el que son clasificados los documentos. Ejemplo: Documentos de Matrícula  Grupo de Edad – Se clasifican las edades por grupo. Ejemplo: 16-18  Instituciones Educativas – Se definen los valores de las instituciones que ofrecen servicios. Ejemplo: Centros Públicos, Instituciones Privadas.  Lugar de Puesto Regular – Ubicación del puesto regular del personal. Ejemplo: Región Arecibo.  Lugar de Residencia – Se define los distintos tipos de vivienda. Ejemplo: Barriada, Condominio, Parcelas.  Personal por Funciones y Estatus de Trabajo – Se clasifican las funciones del personal en un grupo. Ejemplo: Puestos Gerenciales.  Preparación Académica – Se definen los valores de preparación académica. Ejemplo: Bachillerato.  Red Social – Se definen las diferentes redes sociales actuales. Ejemplo: Facebook.  Tipo de Correo Electrónico – Se escribe si es Personal, Trabajo, etc.  Tipo de Dirección – Se escribe si la dirección es Física o Postal.  Tipo de Documento de Participantes – Se escribe el nombre del documento que es parte del grupo ‘Participantes’. Ejemplo: Certificado de Vacunas.  Tipo de Documento de Personal – Se escribe el nombre del documento que es parte del grupo ‘Personal’. Ejemplo: Certificación de Buena Conducta.  Tipo de Persona – Se escribe el rol o función de un personal que va dentro de un grupo. Ejemplo: Consejero, Maestro.  Tipo de Registración – Se escribe si es Visa o Seguro Social  Tipo de Teléfono – Se escribe si es Teléfono de la Casa, Celular, etc.  Tipo de Visa – Se definen los distintos tipos de visa que podría tener una persona. Ejemplo: Extranjeros en Tránsito.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 11

Diplomas, Certificados y Certificaciones  Estatus de Batch – Se define los estatus del proceso de impresión de diplomas.  Tipo de Batch - Se define el tipo de solicitud con el que se va a trabajar. Si es de Diploma, Certificado o Certificación.Admisiones  Años de Servicio para Información de Personal – Se definen las categorías de años de servicio del personal. Ejemplo: Menos de un (1) año, De uno (1) a tres (3) años.  Categoría de Matrícula – Se definen los distintos tipos de matrícula. Ejemplo: Educación a distancia, Presencial.  Estado Laboral – Se definen los distintos estados laborales que pueda tener una persona. Ejemplo: Desempleado.  Estatus de Matrícula – Se definen los distintos estatus de la matrícula del participante. Ejemplo: Admitido, Baja.  Grupo de Categoría de Matrícula – Se define el grupo al que pueden pertenecer las distintas categorías de matrícula. Ejemplo: Programa Institucional.  Grupo de Metas – Se escriben los nombres de las clasificaciones a las que puedan pertenecer las metas. Ejemplo: Metas primarias.  Grupo Poblacional – Se definen los distintos grupos poblacionales existentes. Ejemplo: Asiático.  Lugar de Residencia – Se define el área o lugar de residencia. Ejemplo: Barriada  Metas – Se definen las metas medulares y otras metas del Programa de Adulto. Ejemplo: Conseguir empleo.  Parentesco – Se definen los tipos de relación o vínculos familiares, entre otros. Ejemplo: Abuelo, Encargado.  Preparación Académica General – Se definen los niveles de educación hasta donde llegó un participante. Ejemplo: Sexto Grado.  Situación Actual – Se define la situación actual de un participante. Ejemplo: Padre o Madre soltero(a), Recibe asistencia pública.  Tipo de Comunicación – Se definen las distintas maneras de notificar al participante. Ejemplo: Carta, Llamada.  Tipo de Evento – Se definen los eventos o sucesos a ocurrir en el calendario académico. Ejemplo: Acción de Gracias, Día de la Recordación, Semana Santa.  Tipo de Prueba – Se define el tipo de examen o prueba. Ejemplo: Pre-prueba.  Tipo de Seguimiento – Se define el tipo de seguimiento a un participante. Ejemplo: Carta, Correo Electrónico.  Zona – Se escribe si es Rural o Urbana.Seguimiento de Cumplimiento  Grupo de Pregunta – Se escriben las clasificaciones a la que pertenece una pregunta. Ejemplo: Obtuvieron empleo.  Respuesta – Se escribe las repuesta Si y No.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 12

 Tipo de Cuestionario – se define el tipo de cuestionario. Ejemplo: Cuestionario de Seguimiento a las Metas Medulares.  Tipo de Respuesta – Si la respuesta a una pregunta es una respuesta libre o si la respuesta es Sí o No.Asuntos Académicos  Área de Curso – Se definen las distintas áreas a las que pertenece un curso.  Categoría de Nivel de Funcionamiento – Se definen los distintos niveles de funcionamiento los cuales dentro de sí están divididos por subniveles. Ejemplo: ASE I – Educación Secundaria Inicial (9-10.9).  Departamento – Se define el Departamento si aplica de un curso. Ejemplo: Departamento de Ciencias.  Evaluación de Aprobación – Cuando se evalúa por Aprobación, se define Aprobado o No Aprobado.  Evaluación de Nota – Cuándo se evalúa por nota se escribe si la nota fue A, B, C, D, F.  Grupo de Programa – Se define los nombres a los que pertenece un programa.  Nivel de Funcionamiento – Se escriben los distintos niveles o subniveles de funcionamiento de un programa. Ejemplo: Alfabetización Primaria.  Sesión – Se escribe las distintas sesiones que un centro va a ofrecer. Ejemplo: Diurno, Nocturno.  Sistema de Evaluación – Se definen los tipos de evaluación. Ejemplo: por nota (A, B, C, D, F) o es por Aprobación (Aprobado, No Aprobado).  Tipo de Dependencia de Curso – Se define la dependencia de un curso con otro. Ejemplo: Curso pre-requisito.  Tipo de Periodo – Se define el tipo de periodo que puede ocurrir en un año académico y que será detallado en el calendario académico. Ejemplo: Periodo de Matrícula.  Tipo de Término – Se definen los tipos de términos, Ejemplo: Ciclo, Trimestre, etc.Registraduría Código de Asistencia – Se define los códigos de asistencia. Ejemplo: Presente, Ausente o Tardanza. Estatus de Nota del Profesor – Se define el estatus que pueda tener una nota. Ejemplo: Sometida. Estatus de Progreso Académico – Se definen los estatus del progreso Académico de los participantes. Ejemplo: Programa Completado. Estatus del Curso – Se define el estatus que pueda tener un curso. Ejemplo: Completado, En Progreso. Razón de Baja – Se definen las distintas razones por la cual un participante se dio de baja. Tipo de Asistencia – Se define si la asistencia se va a completar Semanal o Diaria. (Esto para el módulo de Registraduría)Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 13

 Tipo de Baja – Se define los tipos de baja. Ejemplo: Baja Administrativa.  Tipo de Evaluación – Se escriben los diferentes tipos de avalúo en un año escolar. Ejemplo: Avalúo 1, Final Parcial.Personal  Categoría de Puesto – Se definen las categorías de puestos. Ejemplo: Docente o No docente.  Estatus de Puesto – Se definen los estatus que podría tener un empleado. Ejemplo: Transitorio, Regular.  Habilidades de Persona – Se definen las habilidades o destrezas del personal. Ejemplo: Trabajar remotamente.  Periodo de Pago – Se definen los periodo de pago. Ejemplo: Semanal o quincenal según aplique.  Razón de Jubilación – Se definen las posibles razones de jubilación, según el formulario. Ejemplo; Por edad.  Tipo de Jornada – Se define la jornada del personal. Ejemplo: Jornada Parcial.  Tipo de Patrono – Se define el tipo de patrono de un empleado. Ejemplo: Agencia.Organización Escolar  Tipo de Centro – Se definen los tipos de centros. Ejemplo: Privado o público.  Tipo de Edificio – Se definen los tipos de edificios. Ejemplo: Principal, anfiteatro, etc.  Tipo de Excepción – Se definen las excepciones de clases que pueden surgir en un año académico. Ejemplo: Clase de Sustitución, Día Festivo.  Tipo de Salón – Se definen los tipos de salón, si el salón tiene alguna clasificación. Ejemplo: LaboratorioSistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 14

El administrador del producto debe completar los campos de mantenimiento en el módulo deAdministración. Todas las pantallas de este módulo son similares a la siguiente:Ilustración 7. Pantalla de MantenimientoSi se desea realizar una búsqueda de un dato en específico, se debe completar los criterios debúsqueda y presionar el botón de [Buscar] . Si el Administrador del Producto desea crearnuevos datos debe presionar el botón de [Añadir] . Si desea editar algún dato debepresionar el botón relacionado bajo la columna de Editar .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 15

Para estas últimas dos opciones la pantalla que se presentará será la siguiente:Ilustración 8. Crear o editar datosEl Administrador debe completar los campos de Valor y Valor Lenguaje Alterno. Si desea unorden en específico puede seleccionarlo en el campo de Orden. Para activar o desactivarseleccione la casilla de Activo. Siempre debe recordar presionar el botón de [Guardar] . Encaso de no querer grabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 16

III. Módulo de Asuntos Académicos Este módulo crea y edita los programas, cursos por programas, pre requisitos, destrezas requeridas y atributos necesarios. En donde se entra la carta circular.Este módulo es para uso de los administradores del SIA (Nivel Central).Recuerde que los parámetros definidos en este módulo serán la base para asignar lospermisos y contratos del centro, entre otras cosas.Para acceder a este módulo el usuario debe presionar el enlace de Asuntos Académicos en elmenú principal.Ilustración 9. Menú de Asuntos AcadémicosEl módulo de Asuntos Académicos es utilizado para crear y editar las sesiones, los añosacadémicos, los periodos académicos, los ofrecimientos, cursos (cartera de cursos), cursos porprogramas (secuencia de ofrecimiento), carta circular y atributos necesarios para cada uno.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 17

SesiónIlustración 10. Pantalla SesiónPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Sesión del menú de AsuntosAcadémicos. En esta pantalla se detalla la duración de las sesiones. Las sesiones, que yafueron definidas en el módulo de Administración, son detalladas en este módulo. Acontinuación se presenta como completar la descripción de las sesiones.Si se desea realizar una búsqueda de un dato en específico, se debe completar o seleccionarlos criterios de búsqueda y presionar el botón de [Buscar] . Para crear una nuevadescripción de una sesión ya definida se debe presionar el botón de [Crear] . Para editar ladescripción de una sesión ya definida se debe presionar el botón de editar bajo la columnade Editar al lado de la sesión deseada.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 18

La pantalla a continuación se presentará cuando una de estas dos opciones (crear o editar) seaseleccionada.Ilustración 11. Crear o editar sesiónLa funcionalidad de la pantalla es la siguiente:Como bien se especifica en la ilustración, lo primero que el usuario hace es seleccionar lasesión. Una vez haya seleccionado la sesión, debe seleccionar una hora de comienzo y unahora de terminación. Es importante escoger los días de reunión permitidos para esa sesión.Una vez el usuario seleccione y complete los campos de esta pantalla, debe presionar el botónde [Guardar] . En caso de no querer grabar los cambios debe presionar el botón de[Cancelar] .Los datos que deben ser completados o seleccionados son los siguientes:  Sesión  Descripción de Sesión  Días de ReuniónSistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 19

Año AcadémicoIlustración 12. Año AcadémicoPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Año Académico en el menúde Asuntos Académicos. En esta pantalla se define el comienzo y terminación de los añosacadémicos.Si se desea realizar una búsqueda de un dato en específico, se debe completar o seleccionarlos criterios de búsqueda y presionar el botón de [Buscar] . Para crear un nuevo añoacadémico se presiona el botón de [Crear] . Para editar un nuevo año académico sepresiona el botón de editar bajo la columna de Editar al lado del año académico.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 20

La pantalla a continuación se presentará cuando una de estas dos opciones (crear o editar) seaseleccionada.Ilustración 13. Crear o Editar Año AcadémicoLos datos que deben ser completados o seleccionados son los siguientes:  Año de comienzo  Año de terminación  Fecha de comienzo  Fecha de terminaciónLuego de completar los parámetros necesarios, presione el botón de [Guardar] . En caso deno querer grabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 21

Periodo AcadémicoIlustración 14. Período AcadémicoPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Término Académico en elmenú de Asuntos Académicos. En esta pantalla se define el comienzo y terminación de lostérminos académicos.Si se desea realizar una búsqueda de un dato en específico, se debe completar o seleccionarlos criterios de búsqueda y presionar el botón de [Buscar] . Para crear un nuevo periodoacadémico se presiona el botón de [Crear] . Para editar un nuevo periodo académico sepresiona el botón de editar bajo la columna de Editar al lado del periodo académico.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 22

La pantalla a continuación se presentará cuando una de estas dos opciones (crear o editar) seaseleccionada.Ilustración 15. Crear o Editar Periodo AcadémicoLos datos que deben ser completados o seleccionados son los siguientes:  Año académico al que pertenece ese período  Tipo de período académico  Fecha de comienzo  Fecha de terminaciónLuego de completar los parámetros necesarios, presione el botón de [Guardar] . En caso deno querer grabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 23

OfrecimientosIlustración 16. OfrecimientosPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Ofrecimientos en el menúde Asuntos Académicos. Si se desea realizar una búsqueda de un dato en específico, se debecompletar o seleccionar los criterios de búsqueda y presionar el botón de [Buscar] . Paracrear una nueva organización se presiona el botón de [Crear] . Para editar un ofrecimientose presiona el botón de editar bajo la columna de Editar al lado del ofrecimiento.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 24

La pantalla a continuación se presentará cuando una de estas dos opciones (crear o editar) seaseleccionada.Ilustración 17. Crear o Editar OfrecimientoEn esta pantalla se definen los ofrecimientos completando o seleccionando los siguientesdatos:  Nombre de ofrecimiento  Nombre de ofrecimiento en inglés (código)  Abreviatura  Grupo  Créditos de Ofrecimiento  Horas Contacto  Fecha de Comienzo  Fecha de Terminación  Edad Mínima para Matricularse  Sesiones PermitidasSistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 25

Ilustración 18. Asignar documentos requeridos al ofrecimientoEsta parte de la pantalla se utiliza para relacionar tipos de documentos y sus equivalencias, siaplican, con un ofrecimiento en específico. Si el documento es uno requerido para elofrecimiento, debe marcarse la casilla de [Requerido]. Si el documento es uno que tiene fechade expiración, debe marcarse la casilla de [Expira]. Luego se debe presionar el botón de[Añadir] para relacionar el/los documentos necesarios y se debe repetir por cada documentoque se deba relacionar.Luego de completar los parámetros necesarios, presione el botón de [Guardar] . En caso deno querer grabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 26

CursosIlustración 19. CursosPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Cursos en el menú deAsuntos Académicos.Si se desea realizar una búsqueda de un dato en específico, se debe completar o seleccionarlos criterios de búsqueda y presionar el botón de [Buscar] . Para crear un nuevo curso sepresiona el botón de [Crear] . Para editar un curso se presiona el botón de editar bajo lacolumna de Editar al lado del curso.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 27

La pantalla a continuación se presentará cuando una de estas dos opciones (crear o editar) seaseleccionada.Ilustración 20. Crear o Editar CursosLos campos a completar o seleccionar son los siguientes:  Código de Curso  Nombre del Curso  Abreviación del Curso  Organización (ofrecimiento al que pertenece el curso de aplicar)  Créditos  Horas Contacto  Horas Semanal  Sistema de evaluaciónLos demás campos no son requeridos pero pueden ser completados.Si desea añadir Destrezas requeridas por el Profesor o Cursos Pre-requisito debe primeroescoger o seleccionar la opción deseada en la lista pertinente y luego presionar el enlace deAñadir. La información añadida se irá presentando en la parte posterior de cada opción. Unavez el usuario complete esta pantalla debe presionar el botón de [Guardar] . En caso de noquerer grabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 28

Una vez los ofrecimientos estén creados, es importante asignarle una secuencia. Para crearesta secuencia de ofrecimientos, el usuario debe presionar el enlace de Secuencia deOfrecimientos en el menú de Asuntos Académicos.Se presentará la siguiente pantalla.Secuencia de OfrecimientosIlustración 21. Secuencia de OfrecimientosSistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 29

El usuario debe seleccionar el ofrecimiento al cual va a crearle la secuencia (presionar elbotón bajo la columna de Seleccionar al lado del ofrecimiento deseado). Se presentarála siguiente pantalla:Ilustración 22. Seleccionar OfrecimientoUna vez aparezca esta pantalla, el usuario debe seleccionar el enlace de Editar secuencia. Enesta pantalla se presentará una lista de cursos con su código y créditos.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 30

Si se desea buscar un curso en específico, el usuario debe completar los criterios de búsqueday presionar el botón de [Buscar].Ilustración 23. Secuencia de OfrecimientoPara crear la secuencia del ofrecimiento, el usuario debe seleccionar los cursos que pertenecena ese ofrecimiento para añadirlos a la secuencia. A continuación los pasos que debe seguir. 1. Seleccione el primer curso a añadir en la secuencia marcando el botón de la extrema izquierda . 2. Seleccione el Nivel de Funcionamiento al que pertenece el curso. 3. Luego de seleccionar el nivel, presione la flecha en dirección hacia abajo. Al presionar la flecha el usuario está añadiendo el curso a la secuencia (del ofrecimiento y nivel seleccionados). 4. El sistema mostrará la suma de los créditos de los cursos que se van añadiendo a la secuencia, en el campo de Total de créditos en el ofrecimiento. 5. Una vez añada todos los cursos de organización en los diferentes niveles, presione [Guardar] . En caso de no querer grabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 31

Carta CircularIlustración 24. Carta CircularPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Carta Circular en el menúde Asuntos Académicos.Si desea buscar una carta circular en específico, el usuario debe completar los criterios debúsqueda y luego presionar el botón de [Buscar] . Si el usuario desea editar o añadirofrecimiento o años académicos a la Carta Circular, debe presionar el botón de editar en lacolumna de Editar a la extrema derecha de la carta circular deseada.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 32

La pantalla a continuación se presentará cuando una de estas dos opciones (crear o editar) seaseleccionada.Ilustración 25. Crear o editar Carta CircularLos campos a completar o seleccionar son los siguientes:  Título Carta Circular  Número Carta Circular  Descripción  Fecha de Comienzo  Fecha de Terminación  Año Académico  Organización (Ofrecimiento)Los años académicos y las organizaciones (ofrecimientos) que pertenecen a la carta circulardeben ser añadidos. Para añadirlos primero debe seleccionarlos de la lista a la derecha de lapantalla y luego presionar el botón de [Añadir].Una vez haya completado los campos debe presionar el botón de [Guardar] . Si no deseaguardar la información, presione [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 33

Documentos por Tipo de Persona (Puesto)Ilustración 26. Menú Documentos por Tipo de Personal (Puesto)Para acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Documentos por Tipo dePersonal (Puesto) en el menú de Asuntos Académicos.Esta pantalla se utiliza para relacionar tipos de documentos y sus equivalencias, si aplican,con el tipo de personal. Se debe seleccionar al ‘Tipo de Persona’ al que aplicarán losdocumentos, luego se selecciona el documento. Si el documento es uno requerido, debemarcarse la casilla de [Requerido]. Si el documento es uno que tiene fecha de expiración, debemarcarse la casilla de [Expira]. Si el documento tiene algún otro que podría ser suequivalencia se debe seleccionar del campo ‘Documento Equivalente’. Luego se debepresionar el botón de [Añadir] para relacionar el/los documentos necesarios y se debe repetirpor cada documento que se deba relacionar.Luego de completar los parámetros necesarios, presione el botón de [Guardar] . En caso deno querer grabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 34

IV. Organización EscolarNota Importante: Antes de acceder a este módulo el usuario deberá seleccionar el centro aser trabajado marcando el campo de ‘Centro’, el mismo se encuentra en la parte superiorde la pantalla.Para acceder a este módulo el usuario debe presionar el enlace de Organización Escolar en elmenú principal. Se presentará la siguiente pantalla.Ilustración 27. Menú Organización EscolarEn este módulo es donde se crean los centros, se registran los contratos del centro, los puestosen donde podrá registrar los servicios autorizados a ofrecer, cada centro podrá registrar oeditar información del centro como teléfonos, dirección, los edificios y salones en dondeofrecerán los servicios y podrán hacer ajustes al calendario entre otras cosas.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 35

ContratoEste enlace es para uso de los administradores del SIA (Nivel Central).Ilustración 28. ContratoPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Contrato en el menú deOrganización Escolar. En el contrato de centro se define la duración del contrato, se asignanpermisos y el personal a contratar.Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 36

La pantalla a continuación se presentará cuando una de estas dos opciones (crear o editar) seaseleccionada.Ilustración 29. Crear o editar ContratoSi desea buscar un contrato en específico, el usuario debe completar los criterios de búsqueday luego presionar el botón de [Buscar] . Si el usuario desea crear o editar algún contratodebe presionar el botón [Crear] o el botón de editar en la columna de Editar a la extremaderecha del contrato deseado.Los datos que deben ser completados o seleccionados son los siguientes:  Carta Circular  Año Académico  Numero de Actividad  Fecha de Comienzo  Fecha de TerminaciónLuego de completar los parámetros necesarios, presione el botón de [Guardar] . En caso deno querer grabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 37

Para asignarle los permisos al Centro (una vez está creado el contrato), presione el enlace dePermisos. Se presentará la siguiente pantalla:Ilustración 30. Asignar PermisosEl usuario debe seleccionar organización (ofrecimiento) u organizaciones (ofrecimientos) queel centro tendrá autorizado a ofrecer. Luego debe seleccionar la sesión.Aparecerán los niveles de funcionamiento de organización (ofrecimiento) seleccionado. Paraasignar el permiso debe escoger uno o más de los niveles de organización (ofrecimiento) quese ofrecerán en el centro. Una vez seleccione los niveles a ofrecer, presione la flecha condirección a la derecha . El sistema colocará la información seleccionada en la tabla a laderecha de la pantalla. Si el usuario desea ver los cursos que se ofrecen en un nivel defuncionamiento puede presionar el enlace de Ver Detalles . Una vez haya terminado,presione [Guardar] . En caso de no querer grabar los cambios debe presionar el botón de[Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 38

Para asignarle las vacantes al Centro (una vez está creado el contrato), presione el enlace dePersonal. Se presentará la siguiente pantalla:Ilustración 31. PersonalSistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 39

Para asignar nuevo personal el usuario debe presionar el botón de [Crear] . Se presentará lasiguiente pantalla:Ilustración 32. Crear PersonalPara crear las vacantes el usuario deberá seleccionar el ‘Tipo de Personal’ y la ‘Cantidad’ devacantes permitidas para el puesto. En el caso de los maestros la pantalla mostrará un listadode los cursos permitidos al centro y el usuario deberá indicar la cantidad de vacantes a crearpor cursos.Luego de completar los parámetros necesarios, presione el botón de [Guardar] . En caso deno querer grabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 40

CentroEste enlace es para uso de los administradores del SIA (Nivel Central).Para crear un centro, el usuario debe presionar el enlace Centro en el menú de la izquierda deOrganización Escolar. El sistema mostrará la información del centro que fue seleccionado enel campo ‘Centro’ localizado en la parte superior de la pantalla y te mostrará la siguientepantalla.Ilustración 33. Seleccionar o crear un CentroSi desea buscar un centro en específico, utilice los criterios de búsqueda y seleccione el centroa utilizar. Si desea crear un nuevo centro presione el botón de [Nuevo Centro] en la partesuperior derecha de la pantalla.Los campos a completar o seleccionar son los siguientes: Código del Centro Nombre del Centro Tipo de Centro Director Región MunicipioUna vez el usuario complete todos los campos, presione [Guardar] . En caso de no querergrabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] . Para crear información adicionalSistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 41

del centro, presione los enlaces de Teléfono, Dirección, Edificios, Salones de Clase yContrato.TeléfonosDe este enlace en adelante corresponde al centro y Regiones Educativas (AuxiliaresAdministrativos, Directores de centros, Directores Ejecutivos de SASEC, AuxiliaresAdministrativos III en las Regiones Educativas).Ilustración 34. TeléfonoPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Teléfonos en el menú deOrganización Escolar. Esta pantalla permitirá el registro de los números telefónicos del centro.Para crear un nuevo registro se deberá presionar el botón de [Crear] , para editar algúnregistro se debe presionar el botón de editar bajo la columna de Editar.Los campos a completar o seleccionar son los siguientes:  Área (código de área)  Teléfono  Tipo de Teléfono (escoger solamente la opción de “Escuela o Centro”)Una vez el usuario complete todos los campos, presione [Guardar] . En caso de no querergrabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 42

DireccionesIlustración 35. DirecciónPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Dirección en el menú deOrganización Escolar (Apéndice C). Esta pantalla permitirá el registro de las direcciones delcentro. Para crear un nuevo registro se deberá presionar el botón de [Crear] , para editaralgún registro se debe presionar el botón de editar bajo la columna de Editar.Los campos a completar o seleccionar son los siguientes:  Tipo de Dirección  País  Pueblo  Dirección  Código PostalUna vez el usuario complete todos los campos, presione [Guardar] . En caso de no querergrabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 43

EdificiosIlustración 36. EdificiosPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Edificios en el menú deOrganización Escolar. Esta pantalla permitirá el registro de los edificios existentes del centro.Si desea buscar un edificio en específico, el usuario debe completar los criterios de búsqueday luego presionar el botón de [Buscar] . Para crear un nuevo registro se deberá presionar elbotón de [Crear] , para editar algún registro se debe presionar el botón de editar bajo lacolumna de Editar.Los campos a completar o seleccionar son los siguientes:  Nombre del edificio  Nombre Corto del Edificio  DescripciónUna vez el usuario complete todos los campos, presione [Guardar] . En caso de no querergrabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 44

Salones de ClaseIlustración 37. SalonesPara acceder a esta pantalla el usuario debe presionar el enlace de Salones de Clase en elmenú de Organización Escolar. Esta pantalla permitirá el registro de los salones del centro. Sidesea buscar un salón en específico, el usuario debe completar los criterios de búsqueda yluego presionar el botón de [Buscar] . Para crear un nuevo registro se deberá presionar elbotón de [Crear] , para editar algún registro se debe presionar el botón de editar bajo lacolumna de Editar.Los campos a completar o seleccionar son los siguientes:  Edificio  Número de Salón  Capacidad Máxima  Capacidad Mínima  Descripción del SalónUna vez el usuario complete todos los campos, presione [Guardar] . En caso de no querergrabar los cambios debe presionar el botón de [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 45

DocumentosPara tener acceso a esta pantalla, el usuario debe presionar el enlace de Documentos en elmenú de la izquierda de Organización Escolar. El sistema mostrará la siguiente pantalla.Ilustración 38. DocumentosPara cargar un documento del centro el usuario deberá seguir los siguientes pasos:  Completar los campos de Fecha de Vencimiento del Documento y Tipo de Documento.  Presionar [Browse] para localizar el documento.Una vez el documento se haya localizado, presione [Guardar] para cargar el documento. Sino desea guardar el documento, presione [Cancelar] .Sistema de Información de Adultos Manual del Usuario – SIA 46