สื่อการสอนวิชาบัญชีสินค้าและใบสำคัญ 1-2564

ใหท้ า 1. งบกาไรขาดทุน จาแนกค่าใชจ้ ่ายตามหนา้ ท่ี 1.1 แบบขน้ั เดยี ว (Single Step) 1.2 แบบหลายข้นั (Multiple Step) 2. งบแสดงฐานะการเงิน 3. รายละเอียดประกอบงบการเงิน

1. งบกาไรขาดทนุ จาแนกค่าใชจ้ ่ายตามหนา้ ท่ี 1.1 แบบขัน้ เดียว (Single Step)

1.2 แบบหลายข้นั (Multiple Step)

2.งบแสดงฐานะการเงนิ













2.จัดทาและนาเสนองบการเงนิ ของธรุ กิจซอ้ื ขายสินค้าท่ีไม่จดทะเบยี นภาษมี ลู คา่ เพม่ิ -วิธีบนั ทกึ บัญชสี ินค้าคงเหลอื แบบต่อเนื่อง ตัวอย่างท่ี 4 ต่อไปน้ีเป็นงบทดลองหลังรายการปรับปรุงของร้านบารุงพาณิชย์ กิจการใช้วิธีบันทึกบัญชีสินค้า คงเหลือแบบตอ่ เนือ่ ง









ให้ทา 1. งบกาไรขาดทุน จาแนกคา่ ใช้จ่ายตามหน้าที่ 1.1 แบบขน้ั เดียว (Single Step) 1.2 แบบหลายขนั้ (Multiple Step) 2. งบแสดงฐานะการเงิน 3. รายละเอียดประกอบงบการเงิน 1. งบกาไรขาดทุน จาแนกค่าใชจ้ า่ ยตามหน้าท่ี 1.1 แบบขั้นเดยี ว (Single Step) 1.2 แบบหลายขน้ั (Multiple Step) เหมือนตัวอยา่ งท่ี 3 2. งบแสดงฐานะการเงนิ เหมอื นตวั อยา่ งที่ 3 3. รายละเอียดประกอบงบการเงนิ เหมือนตัวอยา่ งท่ี 3 ทุกรายการยกเวน้ รายละเอียด 3 ต้นทนุ ขาย ไม่ตอ้ งคานวณ

หนว่ ยท่ี 6 ระบบใบสำคญั

สำระกำรเรยี นรู้ 1. ความหมายและความสาคญั ของใบสาคญั 2. เอกสารประกอบการลงบัญชี 3. การจดั ทาระบบใบสาคญั และการกาหนดเลขท่ีเอกสาร 4. ใบสาคญั จ่าย 5. การจดั เก็บใบสาคญั เขา้ แฟ้ม 6. ระบบใบสาคัญ 7. ทะเบียนใบสาคญั จา่ ย 8. ทะเบยี นจ่ายเชค็ 9. การจัดเกบ็ ใบสาคญั คา้ งจา่ ย

ควำมหมำยและควำมสำคัญของใบสำคญั ใบสำคัญ หมายถึง เอกสารที่ใชเ้ ป็นหลักฐานในการบันทกึ บัญชี เพื่อควบคุมการรบั และจา่ ยเงนิ ของกจิ การให้รดั กุม ซึ่งแบ่งออกเปน็ 2 ประเภท คือ 1. ใบสาคัญรบั 2. ใบสาคญั จา่ ย 1. ใบสำคญั รบั เป็นเอกสารทีเ่ ก่ียวกบั การบัญชีทางด้านการรบั เงิน ไม่วา่ จะเป็นการรบั เงนิ จากการขายสินค้าหรอื บริการ การรบั ชาระหน้ี การรบั เงนิ จากรายได้เบ็ดเตลด็ การรบั เงินจากการจาหนา่ ยสนิ ทรัพย์ เป็นต้น 2. ใบสำคัญจำ่ ย เป็นเอกสารทเ่ี กี่ยวกบั การบญั ชที างด้านการจา่ ยเงิน ไมว่ า่ จะเป็นการ จ่ายเพือ่ ซ้อื สินค้า จ่ายชาระหน้ี จา่ ยซื้อสินทรัพย์ หรอื จา่ ยคา่ ใช้จ่ายตา่ งๆ เปน็ ต้น

เอกสำรประกอบกำรลงบัญชี 1. เอกสำรประกอบกำรลงบญั ชี หมายถึง เอกสารท่ีใชเ้ ปน็ หลักฐานสาคญั ในการลงบัญชี ไม่ ว่าจะเปน็ การลงรายการในบญั ชเี งนิ สด บญั ชรี ายวนั และบัญชีสินคา้ ทอ่ี ย่ใู นความครอบครองก็ตาม ซ่ึงเอกสารประกอบการลงบญั ชตี ามประกาศของ 1กรมทะเบียนการคา้ กระทรวงพาณชิ ย์ แยก ออกเป็น 3 ประเภท คอื 1) เอกสำรทจี่ ัดทำขึน้ โดยบคุ คลภำยนอก เอกสารท่จี ดั ทาข้ึนโดยบุคคลภายนอก เปน็ เอกสารทีบ่ คุ คลภายนอกเป็นผู้จดั ทาข้ึนเพ่อื สง่ ให้กิจการ ได้แก่ - ใบสงั่ ซอ้ื - ใบส่งของ - ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหน้ี - ใบเสร็จรบั เงิน บิลเงินสด - ใบเพมิ่ หน้ี ใบลดหนี้ - เช็ค ตว๋ั เงนิ รบั - บลิ เรยี กเก็บหนี้



2) เอกสำรทจ่ี ัดทำข้ึน โดยผ้มู หี น้ำที่จัดทำบัญชเี พ่ือออกให้แก่บคุ คลภำยนอก เอกสารทีจ่ ดั ทาขึ้นโดยผูม้ หี น้าท่จี ัดทาบัญชีเพื่อออกใหแ้ ก่บุคคลภายนอก เปน็ เอกสารท่กี จิ การเป็นผอู้ อกให้แก่ บคุ คลภายนอกในการขายสินคา้ เช่น ใบสง่ ของ/ใบแจง้ หน้ี ใบเสร็จรบั เงนิ ใบสง่ ของ/ใบกากับภาษโี ดยเอกสารที่ เกิดขึ้นจะเรียงลาดับวันที่ของการเกดิ รายการคา้ นน้ั ๆ กิจการจะตอ้ งจดั ทาข้นึ อยา่ งน้อย 2 ฉบบั โดยตน้ ฉบับจะต้อง ออกใหแ้ กล่ ูกค้า โดยกจิ การเกบ็ สาเนาไว้ทตี่ ้นขว้ั เอกสารเพ่อื ใช้ประกอบในการบันทกึ บัญชี นอกจากใบส่งของ กจิ การจะตอ้ งเก็บตน้ ฉบบั และให้สาเนาแกล่ กู คา้ เมื่อลกู คา้ ไมน่ าเงินมาชาระหน้ีภายในกาหนดเวลา กจิ การจะได้ นาตน้ ฉบบั ไปเป็นหลักฐานในการฟอ้ งร้องดาเนนิ คดตี ่อไป เอกสารประเภทนไ้ี ดแ้ ก่ - ใบสง่ั ซื้อ - ใบส่งของ - ใบกากับภาษ/ี ใบแจง้ หน้ี - ใบเสรจ็ รบั เงนิ - บิลเงนิ สด - ใบเพ่มิ หนี้ - ใบลดหน้ี

ใบสง่ั ซ้ือ เป็นเอกสารทจี่ ดั ทาขน้ึ โดยผมู้ หี นา้ ที่จดั ทาบัญชเี พอื่ ออกให้แกบ่ ุคคลภายนอกแผนกจัดซ้อื จะ รวบรวมรายการทฝี่ า่ ยตา่ งๆ ต้องการสงั่ ซื้อ สง่ ไปยังรา้ นค้าภายนอก หลงั จากผู้มอี านาจอนุมัตกิ ารจดั ซอ้ื แลว้

บลิ เงินสด ใบเสรจ็ รบั เงิน ใบเสรจ็ รบั เงนิ /ใบกากบั ภาษี เป็นไดท้ ัง้ เอกสารท่ีจัดทาข้ึนโดยผูม้ หี น้าท่ีจัดทาบัญชี เพ่ือออกใหแ้ กบ่ คุ คลภายนอก และเอกสารที่จดั ทาขน้ึ โดยบคุ คลภายนอก ใหพ้ จิ ารณาจากผ้ทู ่ที าหน้าท่ีออกเอกสาร ดังกล่าววา่ เป็นผูซ้ ้ือ หรือผู้ขายสนิ ค้า 3) เอกสำรทีจ่ ัดทำขนึ้ โดยผู้มหี น้ำที่จัดทำบัญชีเพอื่ ใชใ้ นกิจกำร เอกสารทจ่ี ดั ทาข้ึนโดยผู้มีหนา้ ท่ีจดั ทาบัญชเี พอ่ื ใชใ้ นกิจการ เปน็ เอกสารทก่ี จิ การออกเพ่อื ใชใ้ นกิจการเองเพื่อใช้ใน การควบคุมการดาเนินงานของกิจการ เอกสารประเภทนี้จะเป็นเอกสารท่ีอานวยความสะดวกภายในกิจการให้ สามารถค้นหาเอกสารได้ง่าย สะดวกในการลงบัญชี และการสอบยัน แล้วแต่ว่ากิจการจะวางระบบบัญชีอย่างไร เอกสารประเภทนี้ได้แก่ - ใบรบั พัสดุ ใบจ่ายพัสดุ ใบสาคัญจา่ ย - ทะเบียนลูกหน้ี ทะเบยี นเจ้าหน้ี - ทะเบียนคมุ คา่ จ้าง แรงงาน เงินเดอื น เป็นตน้





2. บัญชคี มุ เจำ้ หน้ี เป็นบญั ชีทค่ี มุ บัญชีเจ้าหนีแ้ ต่ละรายซึ่งในแฟ้มใบสาคัญจ่ายทย่ี งั ไม่ไดจ้ า่ ยเงินจะทราบแต่ เพยี งวา่ มเี จา้ หนีใ้ ครบา้ ง เปน็ การซอ้ื ในแตล่ ะครง้ั เปน็ จานวนเงินเทา่ ใด แต่ไม่สามารถจะบอกยอดรวมของเจ้าหนไี้ ด้ ถ้าอยากทราบก็ต้องนามาหายอด แต่ในบัญชคี ุมยอดเจ้าหนน้ี ั้น กจิ การสามารถทราบจานวนหน้ที ง้ั หมดได้โดยดทู ี่ บตั รเจา้ หน้ี

เอกสำรท่ใี ช้เป็นหลกั ฐำนในกำรบันทึกบัญชี ต้องมีรายการต่อไปนี้ 1. ช่ือหรือชื่อทใ่ี ชใ้ นการประกอบธรุ กจิ ของผจู้ ัดทาเอกสาร 2. ชอื่ ของเอกสาร 3. เลขท่ขี องเอกสารและเล่มที่ (ถ้ามี) 4. วัน เดอื น ปี ที่ออกเอกสาร 5. จานวนเงนิ รวม



กำรจัดทำระบบใบสำคัญและกำรกำหนดเลขท่เี อกสำร กำรจัดทำระบบใบสำคญั สรปุ ขั้นตอนดังน้ี 1. สร้างแบบฟอรม์ 2. จดั ทาใบสาคัญ 3. บันทึกบัญชีทที่ ะเบียนใบสาคญั จ่าย 4. จัดเกบ็ ใบสาคัญเขา้ แฟ้ม 5. จา่ ยชาระเงนิ ตามใบสาคัญ 6. ทารายละเอยี ดใบสาคัญค้างจา่ ย

1. สร้ำงแบบฟอร์ม ทั้งใบสาคัญจ่าย ทะเบียนใบสาคัญจ่าย และทะเบียนจ่ายเช็ค โดยเน้นให้มีรายการ ตามท่ีกฎหมายกาหนด 2. จดั ทำใบสำคัญ เมื่อเกดิ รายการคา้ ทีเ่ ก่ยี วกบั รายจ่าย ต้องนาเอกสารทีเ่ กี่ยวขอ้ ง เช่น ใบสั่งซอื้ ใบรับของ ใบกากับสินค้า ฯลฯ มาแนบประกอบการจัดทาใบสาคัญ เสนอผู้มีอานาจอนุมัติโดยท่ัวไปมักจะเก่ียวข้องกับ รายจ่าย ดงั น้ี 2.1 สาหรับการซ้ือ เช่น การซือ้ สินคา้ วัตถุดบิ ทรัพยส์ นิ เป็นตน้ จะต้องตรวจสอบระหว่างใบส่งของ กับใบสงั่ ซือ้ วา่ ถกู ต้องตรงกันหรอื ไม่ เกยี่ วกับเร่ืองคุณภาพ ปริมาณ ราคา ตลอดจนในเรื่องของเง่ือนไขการชาระ เงนิ เปน็ ต้น 2.2 สาหรับการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ ต้องตรวจสอบเก่ียวกับ รายละเอียดของบิลค่าซ่อมแซมหรือ รายละเอียดของคา่ ใชจ้ า่ ยนั้นๆ ว่าถกู ตอ้ งหรือไม่ 2.3 สาหรับการจ่ายชาระหนี้ ต้องตรวจสอบเงื่อนไขในการชาระเงินว่าควรจ่ายเมื่อไรจ่ายอย่างไร เป็นต้น 3. บันทึกบัญชีที่ทะเบียนใบสำคัญจ่ำย เม่ือผ่านข้ันตอนท่ี 2 แล้ว นารายการที่อนุมัติการจ่ายเงิน มา บนั ทึกทีท่ ะเบยี นใบสาคญั จ่าย

4. จดั เกบ็ ใบสำคญั เข้ำแฟม้ นาเอกสารท่ีบันทึกในทะเบยี นใบสาคญั จ่าย จดั เก็บเข้าแฟ้มโดยแยกออกเป็น 2 ประเภท คือ 4.1 แฟม้ ใบสาคัญทีจ่ ่ายเงินแลว้ 4.2 แฟ้มใบสาคัญท่ียงั ไม่ไดจ้ ่ายเงนิ เพ่อื ความสะดวกในการตรวจสอบความถูกตอ้ งในการบันทกึ บัญชี และการเก็บรายละเอียดใบสาคัญ ค้างจ่ายควรเรียงเอกสารตามวันทที่ ีค่ รบกาหนดการจา่ ยเงนิ 5. จ่ำยชำระเงินตำมใบสำคัญ เม่ือใบสาคัญถึงกาหนดชาระ ฝ่ายการเงินทาหน้าท่ีตรวจสอบเอกสารว่า ถูกต้องครบถ้วน ก็จะทาการเขียนเช็คส่ังจ่ายเงินให้แก่เจ้าหน้ี ตามใบสาคัญพร้อมส่งหลักฐานให้เจ้าหน้าท่ีบัญชี บันทกึ บญั ชใี นทะเบยี นจา่ ยเชค็ พรอ้ มทัง้ แยกเอกสารท่ชี าระเงนิ แลว้ เกบ็ เข้าแฟ้มใบสาคญั ทจ่ี า่ ยเงินแล้ว 6. ทำรำยละเอยี ดใบสำคัญคำ้ งจำ่ ย เมอื่ ถึงวันสิ้นงวดบญั ชี ต้องจัดเก็บรายละเอียดใบสาคัญค้างจ่าย โดย จัดรวบรวมจากแฟ้มใบสาคัญท่ียังไม่ได้จ่ายเงินพร้อมท้ังตรวจสอบยอดคงเหลือในบัญชีใบสาคัญจ่ายว่าถูกต้อง ตรงกนั หรือไม่



ขน้ั ตอนกำรจัดทำใบสำคญั กำรกำหนดเลขทเี่ อกสำร เม่อื สัง่ สนิ ค้าหรือบรกิ ารไปยงั รา้ นคา้ ที่กิจการติดตอ่ สง่ั ซอ้ื รา้ นค้าจะ ดาเนนิ การส่งสนิ คา้ หรือบรกิ ารมายงั กจิ การโดยรา้ นคา้ จะออกเอกสารทางการคา้ เช่น ใบสง่ ของ ใบกากบั สินคา้ ใบเสรจ็ รับเงิน ฯลฯ กจิ การจะนาเอกสารดังกลา่ วมาออกเลขทใ่ี บสาคญั ในการออกเลขที่ใบสาคัญ น้ันกจิ การจะออกเลขทต่ี ามลาดับ วันที่กอ่ นหลงั เรยี งตามลาดับไปเรอ่ื ยๆ

ใบสำคญั จ่ำย ระบบใบสาคัญ เปน็ วธิ กี ารควบคุมการปฏบิ ัติงาน ด้านการจา่ ยเงินของกจิ การขนาดใหญ่ เมอื่ มกี ารจดั ซ้อื สนิ ทรพั ย์ หรอื ส่งิ ของ เชน่ การซอื้ สนิ คา้ ซอื้ วัตถุดบิ สินทรัพย์ วสั ดุ รวมถงึ การจา่ ยค่าใชจ้ า่ ยตา่ งๆดงั นั้น ก่อนการ จ่ายเงนิ ทุกครง้ั กจิ การจะตอ้ งจัดทาใบสาคญั จา่ ยเท่ากบั จานวนเงินทต่ี ้องจา่ ยและแนบหลกั ฐานประกอบทกุ ครงั้ เพือ่ การตรวจสอบ ใบสำคัญจำ่ ย เป็นเอกสารในการบันทึกบญั ชีทกี่ ิจการเป็นผจู้ ดั ทาไวใ้ ชใ้ นกจิ การเอง สร้างแบบฟอรม์ ได้ หลายแบบฟอร์ม โดยอาจจะมดี า้ นเดียวหรอื มี 2 ดา้ นกไ็ ดใ้ นกรณที กี่ จิ การสรา้ งแบบฟอรม์ ใบสาคญั จา่ ย แบบมี ดา้ นเดียวจะตอ้ งกาหนดเลขทใี่ บสาคญั วนั ทขี่ องใบสาคญั วันที่ครบกาหนดจา่ ยเงนิ จ่ายให้ใคร รายละเอียด เกย่ี วกับรายจา่ ยท่เี กดิ ขึ้น พร้อมทั้งผ่านการตรวจสอบและการอนุมัตกิ ารจ่ายเงนิ การกาหนดเลขทใี่ บสาคัญ การ จาแนกประเภทรายจา่ ย วนั ทจ่ี ่ายเงินเลขท่ีเช็ค และผ้อู นุมตั ิการจ่าย ตัวอยา่ งเช่น



กรณีทีม่ ี 2 ดา้ น ดา้ นหน้าของใบสาคญั จะประกอบด้วย เลขที่ใบสาคัญ วนั ท่ขี องใบสาคญั วนั ที่ครบ กาหนดจ่ายเงิน จ่ายใหใ้ คร รายละเอยี ดเกีย่ วกบั รายจ่ายท่เี กดิ ขึ้น พรอ้ มทงั้ ผา่ นการตรวจสอบและการ อนมุ ัติการจา่ ยเงนิ การกาหนดเลขทใ่ี บสาคัญ ด้านหลังของใบสาคัญประกอบดว้ ย การจาแนกประเภทรายจา่ ย วนั ท่จี า่ ยเงิน เลขท่ีเช็ค และผอู้ นุมตั ิ การจ่ายเงนิ











กำรจดั เกบ็ ใบสำคัญเข้ำแฟ้ม นาเอกสารที่บนั ทึกในทะเบียนใบสาคัญจา่ ยจดั เก็บเขา้ แฟม้ โดยแยกออกเป็น 2 ประเภท คือ 1. แฟ้มใบสำคัญท่ีจ่ำยเงินแล้ว เม่ือรายจ่ายท่ีถึงกาหนดชาระเงิน และได้มีการอนุมัติการจ่ายเงิน พนักงานจะทาการจ่ายเช็คให้กับทางร้านบุคคลภายนอก ใบสาคัญที่ได้มีการจ่ายชาระเงินแล้วจะแยกเก็บไว้ ตา่ งหากเพ่ือความสะดวกในการตรวจสอบ ซึ่งการแยกเกบ็ สาหรบั แฟ้มใบสาคัญทจ่ี ่ายเงินแล้วสามารถเรียงตาม วธิ ใี ดวิธีหนึง่ ตามนโยบายของกิจการ ดังนี้ 1.1 เรียงตามเลขท่ีใบสาคญั หรอื 1.2 เรยี งตามเลขที่เช็ค 1.3 เรยี งตามตัวอกั ษรช่ือเจา้ หนี้

2. แฟม้ ใบสำคัญที่ยงั ไม่ได้จ่ำยเงิน ใบสาคญั ทไ่ี ด้รบั อนุมตั ิการจา่ ยเงนิ และนาขอ้ มลู ดงั กลา่ วไปบนั ทึกบญั ชใี นทะเบยี นใบสาคญั จา่ ยเรยี บรอ้ ยแล้ว จะจัดเก็บรวบรวมใบสาคญั ทยี่ ัง ไมไ่ ดจ้ า่ ยเงินใหเ้ ป็นระเบียบ โดยจะเรยี งลาดบั ตามใบสาคญั กอ่ นหลงั ตามวนั ท่ีที่ถึงกาหนดชาระ เพ่ือความสะดวกในการตรวจสอบว่าใบสาคญั ฉบบั ใดถงึ กาหนดการชาระเงนิ ในวันใด เพ่ือจะได้ จัดทาเชค็ สง่ั จ่ายตามวันเวลาท่ถี ึงกาหนดในแตล่ ะใบสาคญั ท้งั ยังปอ้ งกนั การหลงลืมในการจา่ ย ชาระเงินตามกาหนดเพ่อื ให้ไดส้ ว่ นลดในการชาระหน้ีด้วย

ระบบใบสำคัญ การดาเนินงานของสถานประกอบการขนาดใหญ่ จะมีรายการค้าท่ีเกิดข้ึนเป็นจานวนมากดังน้ัน ผู้บริหารสถานประกอบการหรือเจ้าของกิจการ ไม่สามารถควบคุมการดาเนินงานได้อย่าง ท่ัวถึงจึง จาเป็นที่จะต้องวางแผนการควบคุมภายในกิจการให้รัดกุม โดยมีการแบ่งแยกหน้าที่ ความรับผิดชอบ ใหแ้ ก่บุคคลหลายคนในการดาเนินงานของกจิ การใหช้ ัดเจน โดยมอบหมายงานให้ผรู้ บั ผิดชอบงานในแต่ ละหนา้ ท่ีสามารถตรวจสอบงานซงึ่ กันและกนั ได้ และในขณะเดียวกัน การทางานในแต่ละหน้าที่ต้องไม่ ทางานซ้าซ้อนและสามารถสอบยันกันได้ เพื่อป้องกันความผิดพลาดและการทุจริตที่อาจเกิดขึ้นได้ใน การจดั ทาบัญชี และให้งานที่ทาดาเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ “ระบบใบสาคัญ (Voucher System)” เปน็ วธิ ีการหนึง่ ท่สี ามารถปอ้ งกนั การทุจรติ ผดิ พลาดได้

เงินสด ถือวา่ เป็นสนิ ทรัพย์หมุนเวยี นท่เี กิดการทุจริตและสูญหายง่าย ธุรกิจจึงจาเป็นต้องมี ความระมัดระวังอย่างสูง และเพ่ือให้เกิดความแน่ใจในการจ่ายเงินทุกคร้ัง จึงจาเป็นต้องวาง ระเบียบแบบแผนในการควบคุมการจ่ายเงินให้รัดกุม ถูกต้อง โดยใช้ระบบใบสาคัญ (Voucher System) กล่าวคือ การใช้ระบบใบสาคัญในการควบคุมการจ่ายเงินจะดาเนินการได้ เม่ือเกิด รายการค้าที่เกี่ยวกับรายจ่ายทุกรายการ ต้องนารายการดังกล่าวไปจัดทาใบสาคัญ เพื่อบันทึก รายการทีจ่ ะต้องจา่ ยเงิน โดยใหถ้ ือเปน็ หน้ีก่อน และนาใบสาคัญน้ันมาบันทึกท่ีทะเบียนใบสาคัญ จ่าย ใบสาคัญท่ีถึงกาหนดการจ่ายเงินให้จ่ายเป็นเช็คทุกคร้ัง และในการที่จ่ายเงินออกไปได้นั้น รายจ่ายดังกลา่ วตอ้ งผ่านการบันทกึ บญั ชีที่ทะเบยี นใบสาคญั จ่ายก่อน สาหรบั รายจ่ายรายเล็กราย น้อย กจิ การจะต้ังวงเงินสดย่อย โดยให้ผู้รกั ษาเงินสดยอ่ ยเป็นผ้รู บั ผดิ ชอบในการจ่ายเงิน กิจการที่ ใช้ระบบใบสาคญั จงึ ไมจ่ าเป็นต้องใชส้ มุดรายวันซ้อื สินค้า และสมุดรายวันจ่ายเงิน

ลักษณะของระบบใบสำคัญ ระบบใบสาคญั เป็นวิธกี ารทางบัญชีท่ีชว่ ยปอ้ งกนั การทุจริต และการลงบญั ชผี ดิ พลาด ช่วยให้กจิ การควบคมุ ภายในทางด้านรายจ่ายให้รดั กมุ ถกู ตอ้ ง ซึง่ สามารถสรปุ วิธกี ารไดด้ ังน้ี 1. วิธกี ำรจำ่ ยเงิน รายจ่ายทกุ รายจ่ายทเ่ี ขา้ มาในกจิ การจะต้องจ่ายด้วยเช็คเสมอ ยกเว้นรายจ่ายราย เลก็ รายนอ้ ย เช่น ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ค่ารับรอง ค่าพาหนะ กิจการจะต้ังวงเงินสดย่อย โดยให้ผู้รักษาเงินสดย่อย เป็นผู้รับผิดชอบในการจ่ายเงินเม่ือเงินสดย่อยคงเหลือเล็กน้อย ผู้รักษาเงินสดย่อยจะนารายการจ่ายเงินพร้อม ใบสาคัญการจา่ ยเงิน มาขอเบิกเงนิ ชดเชยจากกจิ การ กจิ การก็จะนารายจา่ ยดงั กลา่ วมาบันทึกท่ีทะเบียนใบสาคัญ จ่าย และกิจการจะจา่ ยเงินชดเชยให้กับผรู้ กั ษาเงนิ สดยอ่ ยเปน็ เช็คเช่นกัน 2. กำรจำ่ ยเงินทุกรำยกำรตอ้ งจดั ทำใบสำคญั ก่อนเสมอ เพื่อรวบรวมหลกั ฐานต่างๆ ทเี่ กยี่ วขอ้ ง เสนอใหแ้ ก่ผู้มีอานาจอนมุ ตั ิ

ทะเบยี นใบสำคญั จำ่ ย 1. ทะเบียนใบสำคัญจำ่ ย เป็นสมดุ บันทึกรายการขน้ั ต้นท่ีใชบ้ นั ทกึ ใบสาคญั เมอื่ พนกั งานบัญชไี ด้รับเอกสาร ทางการคา้ (รายจ่าย) พนกั งานบัญชจี ะตรวจสอบความถกู ตอ้ ง แล้วนาเอกสารดงั กล่าวมาจดั ทาใบสาคัญ ใบสาคัญ จ่ายถือเป็นเอกสารภายในที่กิจการจัดทาข้ึนเอง แล้วจึงนามาบันทึกในทะเบียนใบสาคัญจ่าย ซึ่งแบบฟอร์ม ทะเบียนใบสำคัญจ่ำย ประกอบดว้ ย 1. วัน เดือน ปี 2. เลขทใ่ี บสาคญั 3. ผู้รบั เงิน 4. คาอธิบายรายการ (ท่ที าใหเ้ กดิ การจ่ายเงิน) 5. เงื่อนไขการจา่ ยเงนิ (ถา้ มี) 6. การจ่ายเงิน ประกอบด้วย ชอ่ งวนั ที่ทจ่ี า่ ยเงนิ และชอ่ งเลขที่เชค็

7. ด้านเครดติ ใบสาคญั จ่าย 8. ด้านเดบิต ซอื้ 9. ด้านเดบิต ภาษีซ้อื 10. ดา้ นเดบิต คา่ ขนส่งเขา้ 11. ดา้ นเดบติ วสั ดุสานักงาน 12. ดา้ นเดบติ บญั ชอี ่นื ๆ ประกอบดว้ ยช่อง ช่อื บญั ชี เลขทบ่ี ัญชี และจานวนเงนิ สาหรบั ช่องที่ 8-11 เรียกว่าช่องเฉพาะ หมายถึง รายการท่ีบันทึกในช่องเฉพาะ ไม่ต้องผ่านบัญชีไปยัง บญั ชแี ยกประเภท ทนั ทีทเ่ี กดิ รายการคา้ จะผา่ นรายการไปยังบัญชแี ยกประเภทเมื่อวันสน้ิ เดือนและชอื่ บญั ชีที่ใส่ ในชอ่ ง 8-11 สามารถกาหนดชือ่ อน่ื ใดก็ได้ ตามความเหมาะสมของธรุ กจิ