สื่อการสอนวิชาบัญชีสินค้าและใบสำคัญ 1-2564

หมายเหตุ 1. ทะเบยี นรบั สินค้าบนั ทึกเฉพาะยอดซอ้ื สนิ คา้ เท่านนั้ ไม่ไดบ้ ันทกึ ยอดยกมา 2. การเบิกจ่ายสินคา้ ใช้วธิ ีซอ้ื มาก่อนขายไปกอ่ น ฉะนัน้ จะเปน็ ยอดยกมาก่อนจึงเปน็ ยอดท่ซี ื้อ เม่ือวนั ที่ 4 มกราคม 25X2 ตามลาดบั

3. บัญชแี ยกประเภทสินคา้ จะแสดงรายการรบั จ่ายสินค้าแต่ละชนิดทาให้ทราบยอดคงเหลือของ สนิ คา้ แต่ละประเภท ตามตัวอย่าง 7-1 จะผ่านรายการจากทะเบียนรับสินค้าและทะเบียนจ่ายสินค้าไป ยังบัญชีแยกประเภท 4 บัญชีตามชนิดของสินค้า ซ่ึงบัญชีแยกประเภทจะมี 2 แบบ ในกรณีท่ีกิจการ จัดทาทะเบียนรับสินค้าและทะเบียนจา่ ยสินคา้ จะใช้บัญชีแยกประเภทแบบที่ 1 เนอื่ งจากจานวนบญั ชีแยกประเภทสนิ ค้าต้องเพ่มิ เตมิ กันอยตู่ ลอดเวลา บญั ชีแยกประเภทสินค้าจึง ควรใช้สมุดแบบใบปลิวท่ีถอดได้ (Loose leaf) แต่ท่ีนิยมใช้กันมากนั้น คือ ใช้วิธีแบบแผ่นบัตรเพราะ สามารถหาซ้ือตู้ดรรชนี (Cardex) ได้ท่ัวไปในตลาด เหตุผลที่ใช้แบบแผ่นบัตรก็เพราะคลังสินค้าขนาด ธรรมดานน้ั มักจะมีสินค้าชนิดและประเภทแตกต่างกันเป็นจานวนมาก และถ้าเป็นกิจการอุตสาหกรรม ด้วยก็จะย่ิงมีจานวนเป็นพันๆ ชนิด จานวนของบัญชีแยกประเภทสินค้าจะต้องมีจานวนเท่ากับจานวน ของชนิดและประเภทของสงิ่ ของ ซงึ่ เป็นการยากท่ีจะหาสมดุ บญั ชที ่หี นาถึงขนาดท่ตี ้องการได้ และถ้าจะ หาได้ก็คงไมส่ ะดวกแก่การลงบญั ชี

ตวั อย่างท่ี 2 จากตวั อยา่ งที่ 1 จะผา่ นรายการจากทะเบยี นรับสนิ คา้ ไปทะเบยี นจา่ ยสนิ ค้าไปยังบญั ชแี ยก ประเภทสินค้า ดงั นี้





ในบัญชีแยกประเภทสนิ คา้ จะอ้างถงึ เลขทบี่ ตั รสินค้า (Bin Card) ซึง่ บัตรสินคา้ จะแสดงเฉพาะจานวน สนิ ค้า ยอดคงเหลือจะตรงกบั แยกประเภทสินคา้ และในวันสิน้ งวดพนกั งานบญั ชีสนิ คา้ จะจดั ทารายงาน สินคา้ คงเหลือดังนี้





บญั ชีแยกประเภทแบบท่ี 1 จะใช้ค่กู ับทะเบยี นรบั สินคา้ และทะเบียนจ่ายสนิ คา้ ซึง่ จานวนสนิ ค้า คงเหลอื จะตรงกับบตั รสนิ คา้ (Bin Card) ส่วนบัญชีแยกประเภทแบบท่ี 2 จะแสดงเปน็ ทะเบียนสนิ คา้ ซง่ึ จะ แสดงรายละเอยี ดการรบั สนิ ค้าและจ่ายสนิ ค้า

4. ทะเบียนสินค้า คือ บัญชีแยกประเภทสินค้ารูปแบบหน่ึงนั่นเอง ซ่ึง จดบันทึกการรับสินค้าและการเบิกจ่ายสินค้าแต่ละประเภท ซ่ึงจะแสดง จานวนสินค้าราคาต่อหน่วยและจานวนเงิน พร้อมทั้งยอดคงเหลือของสินค้า ทุกครั้งที่เกิดรายการรับหรือจ่ายสินค้า ซึ่งทะเบียนสินค้าจะนาใบรับและใบ เบิกมาบันทึกโดยตรงไม่ได้ผ่านมาจากทะเบียนรับ ทะเบียนจ่ายสินค้า ทะเบียนสินค้าน้ันจะใช้สาหรับกิจการท่ีใช้วิธีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ แบบต่อเน่ือง (Perpetual Inventory System) ซึ่งใช้สาหรับกิจการท่ี คานวณตน้ ทนุ สนิ ค้าคงเหลือวิธี FIFO และ Moving Average เทา่ นัน้ 4.1 ทะเบียนสินค้าวิธีเข้าก่อนออกก่อน (FIFO : First-in, First- out Method)เป็นการบันทึกสินค้าโดยถือว่าสินค้าท่ีซื้อมาก่อนให้ขาย ออกไปก่อน ต้นทุนของสินค้าท่ีขายไปคิดจากราคาทุนของสินค้าต้นงวดและ สินคา้ ทซ่ี ื้อมาก่อนตามลาดบั สินคา้ คงเหลือจงึ เปน็ สินค้าทซี่ ้ือมาหลังสุด

ตวั อยา่ งที่ 3 จากตวั อยา่ งที่ 1 จะจดั ทาทะเบียนสนิ คา้ ของเครอ่ื งถ่ายเอกสารได้ ดงั น้ี

4.2 ทะเบยี นสนิ คา้ วิธีต้นทุนถวั เฉลยี่ เม่ือรบั เข้า หรือวธิ ีตน้ ทนุ ถวั เฉลีย่ แบบเคล่ือนท่ี (Moving Average Method) เปน็ การบนั ทกึ บัญชีสนิ ค้าโดยจะถัวเฉลยี่ ราคาตอ่ หนว่ ยใหม่ทุกครง้ั ท่มี ีการซือ้ สนิ คา้ เข้ามา เมือ่ ขายสนิ ค้าจะใชร้ าคาทถ่ี วั เฉลยี่ ไว้คร้ังหลังสดุ กอ่ นขาย ตัวอยา่ งท่ี 4 จากตัวอยา่ งที่ 1 จะจัดทาทะเบยี นสินค้าของเครอ่ื งคอมพิวเตอร์ดงั นี้ วธิ ี Moving Average นี้ ราคาหน่วยละ ใชท้ ศนยิ ม 4 ตาแหน่งปัดเศษ (ถา้ ม)ี

การควบคมุ ค่าใชจ้ า่ ยเกยี่ วกับสินคา้ การควบคมุ คา่ ใช้จา่ ยเกย่ี วกับสนิ คา้ กเ็ พือ่ ทาให้ค่าใช้จ่ายเกย่ี วกับสินคา้ ต่าท่ีสุดทาให้ กาไรสุทธิสูงสุดซ่ึงค่าใช้จ่ายเก่ียวกับสินค้าคงเหลือ (Inventory Expenses) แบ่งเป็น 3 ประเภท คือ 1. ค่าใช้จ่ายในการส่ังซ้ือหรือส่ังผลิตสินค้า (Ordering Costs) หมายถึง คา่ ใชจ้ า่ ยในการให้ได้มาซ่ึงสินค้า ค่าใช้จ่ายน้ีจะเกิดขึ้นทุกครั้งที่มีการส่ังซื้อสินค้าหรือสั่ง ผลิตและจะมีจานวนคงท่ี (Fixed Cost) เสมอ ไม่ว่าจะสั่งซ้ือมากหรือน้อยก็ตาม ค่าใช้จ่ายนี้จะผันแปรไปตามจานวนคร้ังท่ีสั่งซื้อ หรือผลิตการส่ังซ้ือหรือสั่งผลิตคร้ังละ มากๆ จะประหยัดค่าใช้จ่ายประเภทน้ี รวมท้ังค่าขนส่งและยังอาจได้รับส่วนลด (Discount) จากการซื้อจานวนมากดว้ ย คา่ ใช้จา่ ยน้ีแบ่งเปน็ 2 ชนดิ คอื

1.1 ค่าใชจ้ ่ายในการส่งั ซื้อ หมายถึง คา่ ใช้จ่ายท่เี กิดขนึ้ เพ่อื ให้ไดม้ าซึง่ สนิ คา้ ประกอบด้วยคา่ ใช้จ่าย ดงั นี้ - ค่าใช้จ่ายในการออกใบส่ังซ้ือ ประกอบด้วยค่าใบส่ังซ้ือ เงินเดือนพนักงานที่ทาหน้าท่ีสั่งซ้ือ ค่าเอกสาร ตา่ งๆ ถ้าส่ังซอ้ื ครงั้ ละมากๆ กจ็ ะประหยัดคา่ ใบส่ังซ้ือ คา่ เอกสารได้ - ค่าใช้จ่ายในการขนส่งสินค้า สินค้าท่ีส่ังซื้อก็ต้องส่งจากแหล่งผลิต ไปยังร้านค้าซึ่งจะต้องเสียค่าใช้จ่ายใน การสง่ สินค้า หากสั่งซอ้ื ครงั้ ละมากๆ ลดจานวนคร้งั การสัง่ ซ้ือก็จะลดคา่ ขนส่งสินคา้ ได้ - คา่ ใช้จ่ายในการตรวจรับและตรวจสอบสินค้า ซึ่งต้องมีการตรวจกับใบส่ังซื้อสินค้าท่ีรับเข้าถูกต้องหรือไม่ และบางคร้ังต้องมกี ารทดสอบคณุ ภาพ รวมถงึ คา่ ใช้จ่ายเกีย่ วกบั เอกสารในการตรวจรับ 1.2 คา่ ใช้จ่ายในการสั่งผลิต นอกจากจะควบคุมการจัดซ้ือสินค้าให้เพียงพอและทันกับความต้องการผลิต แล้ว ยังต้องควบคุมงานระหว่างทา และสินค้าสาเร็จรูปให้เพียงพอกับความต้องการของลูกค้าด้วย ค่าใช้จ่ายใน การผลิตมีหลายประการคือ ค่าล่วงเวลา ค่าใช้จ่ายว่าจ้างคนงาน ค่าวัตถุดิบและแรงงานในขั้นทดลองการผลิต และค่าเสือ่ มราคาเครอื่ งจกั ร

2. คา่ ใชจ้ ่ายในการเกบ็ รกั ษา (Inventory Carrying Cost) เกิดจากการมสี นิ คา้ คงเหลือในโกดงั คา่ ใชจ้ า่ ยนผี้ ันแปรไปตามปรมิ าณของสินค้า ค่าใช้จา่ ยเหลา่ นีไ้ ดแ้ ก่ 2.1 คา่ สูญเสียโอกาส (Opportunity Cost) เงินทุนทีจ่ ดั ไวเ้ พ่ือซื้อสนิ ค้าคงเหลอื ไมส่ ามารถจะนาไปใช้ ทางอื่นได้ ดังน้นั จงึ เสียโอกาสทจ่ี ะใช้เงินทนุ นท้ี างด้านอ่นื เชน่ นาไปลงทุนในหลักทรพั ย์แทนที่จะนาเงนิ มาจมกับ สนิ ค้า 2.2 ค่าใชจ้ า่ ยในการขนย้าย สินคา้ คงเหลอื จะตอ้ งมกี ารขนยา้ ยจากโกดังไปยงั แหลง่ ทใ่ี ชค้ า่ ใชจ้ ่ายในการ ขนยา้ ยปกตมิ ักจะคงท่ี แตบ่ างครั้งก็ผันแปรไปตามจานวนของสินคา้ บางคร้ังสินค้าคงเหลือมีจานวนมาก การขน ย้ายลาบากหรือจดั เกบ็ ไมด่ ตี ้องเสยี ค่าใช้จา่ ยสงู 2.3 ค่าใช้จ่ายสถานท่ีจัดเกบ็ ประกอบด้วยคา่ อานวยความสะดวกในการจัดเก็บสนิ ค้าเช่น คา่ เช่าสถานที่ คา่ ไฟฟา้ ค่าน้า ค่าบารงุ คา่ รักษาบรเิ วณหรือสถานที่ 2.4 คา่ ใชจ้ ่ายจากสินคา้ เสยี หาย สนิ ค้าหลายอย่างอาจเกดิ การชารดุ เสยี หายตลอดเวลาในการจดั เกบ็ สินค้า เชน่ สินคา้ ประเภทอาหารอาจบูด ประเภทโลหะอาจเกดิ สนิม ประเภทกระดาษอาจสตี กซ่งึ ทาให้สินคา้ ขาย ไม่ไดห้ รอื ขายไดใ้ นราคาขาดทุน

2.5 คา่ ใชจ้ ่ายจากสนิ คา้ ลา้ สมยั เนอื่ งจากความตอ้ งการในสนิ ค้าลดลงต้องขายในราคาตา่ เชน่ ผจู้ าหนา่ ย เส้ือผา้ สตรจี ะพบว่าแบบของตนลา้ สมัย ผ้จู าหน่ายรถยนตจ์ ะพบว่ารถยนตข์ องตนรุ่นนี้ ลา้ สมยั เหตนุ ้ีสนิ คา้ ที่ ล้าสมยั จะกอ่ ให้เกิดผลขาดทนุ แกบ่ รษิ ทั ท่ีเกบ็ รกั ษาสนิ คา้ ไว้ 2.6 คา่ ใช้จ่ายเกี่ยวกบั วิธปี ฏิบตั ิงาน เปน็ ค่าใช้จา่ ยการจัดการสนิ คา้ คงเหลอื เชน่ คา่ ประกันภัย ค่าภาษี ค่าบันทกึ และตรวจนับสินคา้ 3. คา่ ใช้จ่ายเนอื่ งจากสนิ ค้าขาดแคลน (Out of Stock Cost) สนิ คา้ ขาดแคลนแบ่งเป็น 2 กรณี คือ 3.1 เกดิ จากสนิ ค้าทไ่ี มพ่ อแกก่ ารผลิตหรือขาย แตส่ ามารถจดั หาโดยเร่งด่วนได้ ซงึ่ ต้องเสยี คา่ ใช้จ่ายใน การจัดหาอยา่ งเร่งดว่ นสงู จึงทาให้ขายสนิ คา้ ไดต้ ามกาหนดหรอื การผลิตดาเนนิ ตอ่ ไป 3.2 สนิ คา้ มีไมพ่ อขาย ผขู้ ายกจ็ ะขาดรายได้ทีค่ วรจะได้จากการขายสนิ คา้ นั้น ยง่ิ กวา่ น้ันต้องเสียคา่ ความ นิยมและเสยี ลกู คา้ ซึ่งอาจจะไปซือ้ สนิ ค้าจากคแู่ ข่งขนั คา่ ใช้จา่ ยกจ็ ะสงู ขน้ึ

การควบคมุ ปรมิ าณการส่งั ซ้ือ การควบคมุ ปริมาณการส่ังซือ้ คือการควบคุมราคาสนิ ค้าเพ่ือประหยัดค่าใช้จ่าย โดยการสง่ั ซือ้ โดยประหยัด ซึง่ จะตอ้ งคานวณหาปริมาณการสง่ั ซอ้ื ที่ประหยัด (Economic Order Quantity) เพราะถา้ สงั่ ซื้อปริมาณท่ี เหมาะสมก็จะประหยัดค่าใช้จา่ ยในการสงั่ ซือ้ ปริมาณการส่ังซ้ือท่ปี ระหยัดมสี ตู รในการคานวณดงั น้ี

ตวั อย่างท่ี 5 ร้านมานพ ใช้ระบบการควบคมุ ภายในโดยควบคุมการสง่ั ซอ้ื ซงึ่ กิจการคาดวา่ จะขายสนิ คา้ ได้ 5,000 หนว่ ย ค่าใช้จ่ายในการสัง่ ซือ้ ต่อคร้ัง 15 บาท ค่าใชจ้ า่ ยในการเกบ็ รักษา 10 บาทต่อหน่วย ใหค้ านวณปริมาณการสงั่ ซอ้ื ท่ปี ระหยดั ปริมาณการสั่งซ้ือทีป่ ระหยดั คอื จานวน 1,225 หนว่ ย/คร้ัง หลังจากคานวณหาปริมาณการสงั่ ซือ้ ทป่ี ระหยดั แลว้ จะสามารถคานวณหายอดที่ เกี่ยวข้องอีก คือ การคานวณหาจานวนครง้ั ของการส่ังซ้อื

จานวนครั้งของการสัง่ ซือ้ 4 ครั้ง/ปี หลังจากทราบจานวนครั้งของการสง่ั ซ้อื แล้วสามารถคานวณหาระยะเวลาการสงั่ ซือ้ (Lead time) ซ่งึ หมายถงึ ชว่ งระยะเวลาระหวา่ งท่ที าคาส่งั ซอ้ื จนถงึ เวลาไดร้ ับของเขา้ เกบ็ โกดังโดยมี สูตรในการคานวณ ดงั นี้

การควบคุมปรมิ าณสินค้าคงเหลือ การควบคมุ ปริมาณสินคา้ คงเหลอื คอื การปอ้ งกนั ไม่ให้สนิ ค้าในมอื มจี านวนมากหรือ น้อยเกนิ ไปเพราะอาจจะทาใหเ้ กดิ ความเสียหายในการดาเนนิ งานได้ ซึ่งควรจะควบคมุ ในเรือ่ ง ดงั น้ี 1. จานวนสนิ ค้าคงเหลอื 2. จดุ สงั่ ซ้อื เพิม่ 3. ปริมาณการส่งั ซือ้ เพิ่ม

1. จานวนสนิ คา้ คงเหลือ จะกาหนดสนิ ค้าคงเหลือสงู สดุ (Maximum Inventory Limit)และจานวนสินคา้ คงเหลือต่าสดุ (Minimum Inventory Limit) ซ่ึงสาคญั ต่อการควบคมุ ปริมาณสนิ ค้าคงเหลอื คือ สนิ คา้ คงเหลอื สูงสดุ (Maximum Inventory Limit) คือปรมิ าณสินคา้ ทต่ี ัง้ ไวส้ าหรับสนิ ค้าแตล่ ะ ชนดิ มใิ ห้มีสินคา้ เหลอื เก็บไว้ในโกดงั สนิ ค้าเกินกวา่ จานวนทกี่ าหนดไว้ เพราะถ้ามีสินค้ามากเกินความตอ้ งการ จะ ทาให้เงินจมกับสนิ คา้ เชน่ สนิ คา้ ตามสมยั นิยม สินค้าตามฤดูกาล ถา้ เกบ็ ไวน้ านๆก็จะหมดความนยิ มหรือ เส่ือมสภาพทาให้เกดิ ผลเสยี หายได้ สินค้าคงเหลอื ต่าสุด (Minimum Inventory Limit) คอื ปริมาณสนิ คา้ ที่นอ้ ยทส่ี ดุ ทกี่ ิจการจะตอ้ ง มีไว้ไม่ให้ขาดมอื ไม่ใช่เพอ่ื การกาหนดปริมาณการสัง่ ซ้อื ทปี่ ระหยดั แตเ่ พ่อื ต้องการให้ธรุ กจิ ดาเนนิ ต่อไปได้เมือ่ ความตอ้ งการในสินค้าเพมิ่ ข้นึ ฉะนั้นสินค้าคงเหลอื ตา่ สุดต้องมากกว่าศนู ย์ (0) เพื่อความปลอดภัยถา้ กิจการ สามารถประมาณการความต้องการสินคา้ และระยะเวลาส่งั ซือ้ (Lead Time) ไดอ้ ย่างถกู ต้องกส็ ามารถมสี นิ ค้า คงเหลือตา่ สุดเป็นศนู ย์ (0) หรอื ไมม่ เี ลยก็ได้ เพราะสามารถออกใบสัง่ ซอ้ื และคาดว่าสินค้าจะไดร้ บั มาในวนั ทส่ี นิ ค้า ในโกดังหมดพอดี

2. จุดสัง่ ซือ้ เพ่ิม (Reorder Point) หมายถึง จานวนของสินคา้ คงเหลือระดับทต่ี อ้ งการออกใบส่งั ซอ้ื สนิ คา้ เพิม่ หรอื สัง่ ผลติ กอ่ นที่จะถงึ จานวนต่าสุด การคานวณหาจุดสง่ั ซ้อื เพ่ิมสามารถคานวณหาได้ 3 วิธี คือ 2.1 คานวณหาจุดส่ังซื้อจากจานวนสนิ คา้ คงเหลือสงู สุดและต่าสดุ ตัวอย่างท่ี 6 สมมติวา่ กจิ การแห่งหนงึ่ กาหนดจานวนสนิ คา้ คงเหลอื สงู สุดไว้ 250 หนว่ ย จานวนตา่ สดุ 50 หนว่ ย ปรมิ าณท่ใี ช้สินค้าระหว่างรอการสง่ั ซือ้ และรบั ของ 50 หนว่ ย ให้คานวณหาจดุ สง่ั ซอ้ื = 50 + 50 จุดสัง่ ซื้อเพิม่ = 100 หนว่ ย

2.2 คานวณหาจุดสัง่ ซื้อ กรณีทราบระยะเวลาการส่งั ซ้อื (Lead Time) ตวั อยา่ งท่ี 7 สมมติวา่ ระยะเวลาการสง่ั ซ้ือสินค้า 1 เดือน และอตั ราการใชเ้ ดือนละ 200 หนว่ ย 2 กจิ การกาหนดสนิ คา้ คงเหลอื ตา่ สุด 50 หนว่ ย

เม่อื ทราบจดุ ส่งั ซื้อเพ่มิ แล้ว สามารถคานวณหาปริมาณการสั่งซ้อื เพิ่ม ดงั น้ี

2.3 คานวณหาจดุ สง่ั ซอ้ื ในกรณีไม่ทราบสินค้าคงเหลอื สูงสดุ และตา่ สุด ตัวอย่างท่ี 8 สมมตวิ ่าอตั ราการใชส้ ินค้า 15 หนว่ ยต่อวนั Lead Time 10 วนั

3. ปรมิ าณการส่งั ซื้อเพ่มิ หมายถึง ปรมิ าณสินค้าท่ีซ้ือเข้ามาเพื่อให้เพียงพอสาหรับการ ขายหรือสาหรับการผลติ ไมใ่ ชป่ ริมาณการส่ังซื้อทป่ี ระหยดั ซง่ึ มุ่งหวังประหยดั ค่าใช้จา่ ย ปรมิ าณ การสงั่ ซ้ือสามารถคานวณไดด้ ังน้ี ตัวอย่างที่ 9 จากตัวอยา่ งท่ี 6 คานวณหาปรมิ าณการส่ังซอื้ เพิม่ ได้ดงั นี้

3. ปรมิ าณการส่ังซ้ือเพมิ่ หมายถงึ ปรมิ าณสนิ ค้าทีซ่ อื้ เขา้ มาเพ่อื ให้เพยี งพอสาหรับการขายหรอื สาหรบั การ ผลติ ไมใ่ ช่ปรมิ าณการสง่ั ซื้อท่ีประหยัดซ่ึงมุ่งหวังประหยดั คา่ ใชจ้ ่าย ปรมิ าณการสัง่ ซ้ือสามารถคานวณไดด้ งั นี้ ตวั อยา่ งท่ี 9 จากตวั อยา่ งที่ 6 คานวณหาปรมิ าณการสงั่ ซื้อเพิ่มได้ดงั นี้

การใช้รหสั รหัสแท่งหรอื บาร์โคด้ (Bar Code) คอื รหัสผลิตภัณฑ์ท่ีเป็นภาษาสากลทางธุรกิจที่ใช้กัน ทั่วโลก(Global Language of Business) ซ่ึงปัจจุบันบาร์โค้ดสร้างข้ึนภายใต้แบบแผนของสมาคม สัญลกั ษณร์ หสั แทง่ สากล (International Article Numbering Association) แบง่ เปน็ 2 กลุ่ม คือ 1. ระบบ UPC = Universal Product Code ใชใ้ นอเมรกิ าและแคนาดา 2. ระบบ EAN = European Article Numbering ใช้กันมากทั่วโลก เช่น ยุโรป เอเชีย- แปซิฟิกออสเตรเลีย และลาตินอเมรกิ า รวมทั้งประเทศไทยดว้ ย (EAN International)

รหสั แทง่ ของไทยเรียกวา่ “TAN” (Thai Article Numbering) มีวธิ กี ารใชโ้ ดยติดบาร์โค้ดบนตัว สินคา้ ซ่ึงจะอ่านไดโ้ ดยเครอื่ งคอมพวิ เตอรห์ รือเคร่อื งสแกนนิ่ง เมอื่ อ่านรหัสแทง่ ณ จดุ ขาย เคร่ืองอ่านจะแปลง รหสั แท่งเป็นเลขหมายสนิ ค้า ราคาสนิ ค้าจะปรากฏบนเครอ่ื งบนั ทกึ เงินสดและพิมพ์ใบเสรจ็ รับเงนิ ใหล้ ูกคา้ ได้ ทันที เป็นการใช้รหัสแทง่ รว่ มกับประเทศตา่ งๆ ท่วั โลก โดยสมาชกิ EAN จะใช้แบบแผนอนั เดียวกันทาใหอ้ า่ น รหสั ได้เชน่ เดยี วกันในทุกประเทศ ผ้ใู ชร้ ะบบ TAN ในประเทศไทยกเ็ ชน่ เดยี วกัน จะอ่านรหสั ท่ีเปน็ สินคา้ นาเข้า ทั้งระบบ EAN และ UPC

รหสั แทง่ ของไทย (TAN) จะกาหนดเลขหมายประจาสินค้าเปน็ 2 ประเภท คอื 1. เลขหมายชดุ มาตรฐาน (TAN - 13) จะใช้ตวั เลข 13 หลัก 1.1 เลขหมายนาหน้า 3 หลัก 8 8 5 หมายถึงสินคา้ ผลติ ในประเทศไทย 1.2 เลขหมาย 4 หลักถดั มา 1 2 3 4 เปน็ เลขหมายผูผ้ ลติ จะระบุถึงธุรกิจ ชือ่ ยี่หอ้ ผู้ควบคมุ การบรรจุหบี หอ่ และปา้ ย 1.3 เลขหมาย 5 หลักถัดมา 5 6 7 8 9 เป็นเลขหมายสินค้าท่ีผู้ผลิตกาหนดให้กับสินค้าแต่ละประเภทที่ผลิตจะเป็น ตัวเลขอะไรก็ได้ 1.4 เลขหมายสดุ ท้าย 8 เป็นเลขหมายตรวจสอบ 1 หลัก กาหนดข้ึนเพ่ือใช้ตรวจสอบความถูกต้องของรหัสท้ัง 12 ตัว แรก

2. เลขหมายชดุ มาตรฐานยอ่ (TAN - 8) จะใชต้ ัวเลข 8 หลัก สาหรับสินค้าที่มบี รรจผุ ลติ ภณั ฑข์ นาดเลก็ ฉะน้ัน 5 หลกั แรกจะใชเ้ ลข 0 แทน แล้วจงึ ตามด้วยรหัสประเทศไทย รหสั ผผู้ ลิตและหมายเลขตรวจสอบดังน้ี 2.1 เลขหมาย 5 หลักแรกใช้ 0 0 0 0 0 เพ่ือให้ตวั เลขครบ 13 หลกั 2.2 เลขหมาย 3 หลกั ถัดมา 8 8 5 เปน็ สนิ คา้ ทีผ่ ลติ ในประเทศไทย 2.3 เลขหมาย 4 หลักสุดทา้ ย 1 2 3 4 เปน็ เลขหมายผู้ผลติ สาหรับกิจการขนาดใหญ่ในปจั จบุ ันจะนยิ มใช้รหสั แท่ง (Bar Code) เพราะเปน็ มาตรฐานสากล สามารถตรวจสอบจานวน ราคาสินค้าได้ เพราะเมอื่ บาร์โคด้ ถูกอ่านกจ็ ะสง่ ขอ้ มลู ไปตดั ยอดสนิ ค้าจากบัตรสนิ คา้ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ทาให้ทราบยอดสินค้าคงเหลือทนั ที ซึ่งสะดวก รวดเร็ว กิจการทีใ่ ชร้ หัสแทง่ จะไม่ตรวจนับสนิ ค้าคงเหลอื ทกุ ชนิด เพราะมกี ารบันทกึ บญั ชีสนิ คา้ คงเหลอื วิธี ตอ่ เนือ่ งโดยป้อนข้อมลู รับเข้าและตดั ยอดเมื่อจาหนา่ ยสนิ ค้าด้วยบารโ์ คด้ จะตรวจนบั สนิ ค้าคงเหลือ โดยวธิ ีการ สมุ่ ตัวอยา่ งกบั สนิ ค้าบางชนดิ เทา่ นน้ั

หนว่ ยท่ี 3 การตรวจนับ การวดั มลู ค่าและการ รายงานสินค้าคงเหลอื ในวนั สิ้นงวดบญั ชี

สาระการเรยี นรู้ 1. การตรวจนับสนิ ค้าคงเหลอื 2. ประโยชน์ของการตรวจนับสินคา้ คงเหลือ 3. การนบั รวมสินค้าทถี่ อื เปน็ สินค้าคงเหลอื 4. วิธีการตรวจนับสนิ คา้ คงเหลอื 5. การวดั มูลค่าสินค้าคงเหลอื ในวันสน้ิ งวดบญั ชี

การตรวจนับสินคา้ คงเหลือ การตรวจนับสินค้าคงเหลอื คือ การตรวจสอบสินคา้ ที่มอี ย่จู รงิ กบั บญั ชีสนิ คา้ คงเหลอื หรือทะเบยี นสนิ คา้ ซงึ่ จะต้องมกี ารตรวจนับ อย่างน้อยปีละ 2 คร้ังคือ การตรวจนับเปน็ ปกติประจาปี และตรวจ นับกอ่ นการตรวจนบั ปกติ กจิ การทีบ่ ันทึกรายการเกีย่ วกับสนิ คา้ คงเหลอื วธิ สี ิ้นงวด จะตอ้ ง ทาการตรวจนับสินค้าเพอ่ื ให้ทราบจานวนสินคา้ เม่ือวนั สน้ิ งวดบัญชี ส่วนกจิ การท่บี นั ทึกรายการเก่ียวกับสนิ คา้ คงเหลอื วธิ ตี อ่ เน่ือง จะตรวจ นบั สินคา้ เพือ่ ตรวจสอบกับจานวนทีบ่ นั ทึกไวใ้ นบญั ชสี นิ ค้าคงเหลอื

ประโยชน์ของการตรวจนับสนิ ค้าคงเหลอื การตรวจนบั สินค้าคงเหลอื มีประโยชนด์ งั น้ี 1. เพอ่ื ทาให้ทราบจานวนสนิ ค้าคงเหลอื ทแี่ ทจ้ รงิ หากมีของขาดหรอื เกนิ ตอ้ งปรบั บญั ชใี หถ้ กู ต้อง 2. เพอื่ เปรียบเทยี บสนิ คา้ คงเหลอื ท่ีตรวจนบั ไดก้ บั สินค้าคงเหลอื ในทะเบยี นสนิ คา้ 3. ทาให้ทราบความเสยี หายของสินค้าท่มี ี เชน่ ถูกทาลายโดยแมลง เสอื่ มสภาพ ลา้ สมัยจะได้หาวิธปี อ้ งกนั ข้อบกพรอ่ ง หรือพิจารณาวา่ ควรเก็บสนิ คา้ นั้นไว้อีกหรอื ควรจาหน่ายออกไป 4. เพื่อปอ้ งกันการทุจรติ การยักยอก การสญู เสียของสินคา้ 5. เพ่ือป้องกันการขาดแคลนสนิ ค้า เพราะทราบยอดคงเหลอื จากการตรวจนับ ถา้ สินค้าเหลอื น้อยหรือถงึ จุดสัง่ ซอ้ื จะไดส้ งั่ ซอื้ ทันที เนื่องจากการส่งั ซื้ออาจลา่ ชา้ ได้ 6. เพ่อื นาจานวนสินคา้ คงเหลือท่ตี รวจนบั ไดไ้ ปจัดทางบการเงนิ หรอื รายงานทางการเงินตอ่ ไป

การนับรวมสนิ ค้าทถี่ อื เป็นสนิ คา้ คงเหลือ การนับรวมสินคา้ ท่ีถอื เปน็ สนิ ค้าคงเหลือในวันสนิ้ งวดบญั ชี ควรนบั รวมเฉพาะสนิ ค้าท่ีเปน็ กรรมสทิ ธ์ขิ อง กิจการเทา่ นน้ั ซ่งึ กรรมสทิ ธใ์ิ นสนิ ค้า มไิ ดม้ เี ฉพาะสนิ คา้ ทีค่ งเหลอื อยใู่ นกิจการและยังไม่ไดข้ ายแตย่ งั รวมถงึ สนิ คา้ ที่ มิได้อยู่ในกจิ การด้วย สินคา้ คงเหลือเปน็ สนิ ทรพั ยห์ มนุ เวยี น เนือ่ งจากตามสภาพปกตจิ ะต้องเปล่ียนเปน็ เงนิ สดหรอื สนิ ทรพั ย์ หมนุ เวยี นอน่ื ภายในรอบระยะเวลาการดาเนนิ ธรุ กจิ ของกจิ การ สนิ ค้าล้าสมยั ทข่ี ายไม่ไดถ้ า้ มีปรมิ าณมากให้แยก ออกจากการจดั ประเภทเป็นสนิ ค้าคงเหลอื เวน้ แต่จะไดม้ กี ารจาหนา่ ยในรอบระยะเวลาการขายปกตขิ องกิจการ ตามหลักการรับรรู้ ายไดแ้ ละค่าใชจ้ ่าย บญั ชซี ้ือสินค้าหรือบัญชสี ินคา้ คงเหลอื จะถกู บันทึกเมื่อการแลกเปลยี่ นหรอื กรรมสิทธิใ์ นสนิ ค้าไดโ้ อนเปลย่ี นมอื กันแลว้ และกจิ การสามารถประมาณค่าใช้จ่ายทจี่ ะเกดิ ขนึ้ จากรายการซอ้ื สนิ คา้ ได้แน่นอน การบันทกึ บัญชสี ินคา้ คงเหลอื เม่อื ได้รบั สนิ ค้ามเี หตผุ ลเน่อื งจากกิจการไม่อาจทราบระยะเวลา แนน่ อนทีก่ รรมสิทธิ์ในสนิ คา้ แต่ละชนดิ จะโอนเปน็ ของกจิ การและถา้ มิไดป้ ฏบิ ตั โิ ดยสมา่ เสมอแลว้ จะไมท่ าให้ เกิดผลตา่ งเป็นนยั สาคญั มากในการตรวจนบั และบันทกึ สนิ ค้าคงเหลอื มกี รณีทีค่ วรพจิ ารณา ดังต่อไปน้ี

1. สนิ ค้าระหวา่ งทาง (Goods inTransit) สินคา้ ท่ีกิจการซือ้ แล้วและยังอยใู่ นระหว่างการขนส่งในวันสนิ้ งวดบัญชี เรียกวา่ สนิ ค้าระหวา่ งทาง ในกรณที ก่ี รรมสทิ ธ์ิทางกฎหมายตกเปน็ ของกิจการแลว้ รายการสนิ ค้านีต้ ้อง นามาบันทกึ รวมอยู่ในบญั ชสี นิ ค้าคงเหลอื ของกิจการ ในกรณกี ารซื้อสนิ คา้ จากตา่ งประเทศโดยมีเงื่อนไขการขนสง่ เปน็ F.O.B. จะต้องดเู งื่อนไขการระบสุ ถานทีด่ งั นี้ • F.O.B. Shipping Point หมายถงึ การทีผ่ ู้ขายรบั ผิดชอบการขนส่งจนถึงเมอื งทา่ ต้นทางดงั นัน้ ความ รับผิดชอบจะเปน็ ของผู้ซื้อเม่อื สนิ ค้าไดร้ ับการบรรทุกลงเรือ สนิ ค้าระหว่างทางกรณีน้จี ะต้องนามานับรวมเปน็ สนิ ค้าคงเหลอื ของกจิ การผซู้ อื้ • F.O.B. Destination หมายถงึ การทผ่ี ขู้ ายรบั ผิดชอบการขนส่งจนถงึ เมืองท่าปลายทางบางครัง้ สญั ญาอาจ ระบุเมืองท่าชัดเจน เชน่ F.O.B. กรุงเทพฯ ในกรณีนี้สนิ คา้ อยใู่ นความรบั ผดิ ชอบของผู้ขายจนกวา่ จะถึงเมืองท่า ปลายทาง สินค้าเปน็ กรรมสทิ ธิข์ องผู้ซือ้ นับแต่วนั ทส่ี นิ คา้ อยทู่ ที่ ่าเรือพร้อมที่จะให้ผู้ซอ้ื ไปรับของได้ และสินค้า ระหวา่ งทางไมต่ อ้ งนบั รวมเป็นสินค้าคงเหลอื ของกิจการผซู้ ้อื

2. สินค้าฝากขาย (Consigned Goods) การฝากขายเป็นวิธีการจาหน่ายวิธีหนึ่งท่ีบุคคลฝ่าย หน่ึงเรียกว่า ผู้ฝากขาย (Consignor) ส่งสินค้าไปฝากขายไว้กับอีกบุคคลหนึ่งเรียกว่า ผู้รับฝากขาย (Consignee) ซ่ึงทาหน้าทีเ่ ป็นตัวแทนในการขายสนิ คา้ ผรู้ ับฝากขาย ยนิ ยอมรบั สนิ คา้ โดยไม่มคี วามเสี่ยง ตอ่ กาไรขาดทนุ ในการขาย ความรบั ผิดชอบมเี พียงการดูแลรกั ษาสินค้าใหป้ ลอดภัยจากการชารดุ เสียหาย จนกวา่ สินคา้ น้ันจะขายได้ เม่ือขายสินค้าไดผ้ รู้ บั ฝากขายจะรวบรวมสรปุ ค่าขายหกั ค่านายหนา้ ในการขาย และค่าใช้จ่ายทจ่ี าเป็นในการขายต่างๆ ยอดคงเหลอื ส่งมอบใหแ้ ก่ ผ้ฝู ากขาย สนิ คา้ คงเหลอื ในมือของผรู้ ับฝากขายเป็นสนิ ค้าในกรรมสทิ ธิข์ องผู้ฝากขายและต้องนามารายงาน ในงบการเงนิ ของผฝู้ ากขายในวนั ส้นิ งวดบัญชใี นราคาตน้ ทุนซอ้ื หรือต้นทุนผลิต ในกรณีที่สินค้าฝากขายมี จานวนเป็นสาระสาคญั สินค้าฝากขายนน้ั อาจแยกแสดงรายการตา่ งหากจากสนิ ค้าคงเหลือในทางการค้า โดยปกติของกิจการทางด้านผู้รับฝากขายจะต้องระมัดระวังไม่นาสินค้ารับฝากขายมานับรวมเป็นสินค้า คงเหลอื ของกิจการ 3. สินค้าท่แี ยกไว้ตา่ งหาก (Segregated Goods) เป็นสนิ คา้ ทท่ี าขึน้ เป็นพเิ ศษตามคาสัง่ จา้ ง ของลกู คา้ และแยกไวต้ ่างหากเพอื่ สง่ มอบให้แก่ลูกค้า เม่อื ทาเสร็จและพรอ้ มท่ีจะมอบใหล้ กู คา้ ถอื ว่า ขายสนิ คา้ ได้แลว้ จะไมน่ ับรวมอยใู่ นสินค้าคงเหลือ

4. สินค้าที่มีข้อตกลงการขายเป็นกรณีพิเศษ (Special Sale Agreements) ในการพิจารณา บันทึกรวมเป็นสินค้าคงเหลือของกิจการอาศัยหลักเกณฑ์การโอนกรรมสิทธิ์ของสินค้าเป็นปัจจัยในการ พิจารณา ในบางครั้งสิทธิและสาระประโยชน์ทางเศรษฐกิจไม่สอดคล้องกัน เช่น กรรมสิทธิ์ในสินค้าได้โอน ไปยังผู้ซ้ือแล้วแต่ความเส่ียงในฐานะเจ้าของยังคงเป็นของผู้ขาย หรือกรรมสิทธ์ิยังไม่โอนแต่ผู้ซ้ือมีความ รบั ผดิ ชอบและความเสี่ยงอยา่ งเจา้ ของท้ังส้นิ ได้แก่ 4.1 สินคา้ ท่ีมีข้อตกลงการรับซ้ือคืน (Sales with Buyback Agreement) ในทางปฏิบัติการ ขายโดยมีข้อตกลงการรับซ้ือคืน เป็นแนวทางหนึ่งในการหาเงินทุนมาซื้อสินค้าโดยหลีกเลี่ยงการรายงาน หนีส้ ินหรือสินทรัพยใ์ นงบแสดงฐานะการเงนิ วิธีการขายทาข้ึนโดยมีข้อตกลงท่ีชัดแจ้งหรือไม่ชัดแจ้งในการ ซือ้ คนื โดยระบรุ าคาและระยะเวลาการซ้ือคนื โดยขอ้ เท็จจริงแลว้ ผูข้ ายสนิ คา้ ใช้สินค้าในการวางเป็นประกัน การกยู้ มื เท่าราคาสินคา้ และผู้ซ้ือเป็นผู้สนับสนุนการเงินให้แก่ผู้ขาย แม้ว่ากรรมสิทธิ์ในสินค้าตกเป็นของผู้ ซ้อื แต่ความเส่ียงในสนิ ค้าอย่กู บั ผู้ขาย ผ้ขู ายเพยี งแตม่ อบสนิ คา้ ให้แสดงในงบแสดงฐานะการเงินของผู้ซ้ือใน ระยะเวลาสั้นๆ

4.2 สินค้าท่ีมีอัตราการรับคืนสูง (Sales with high rate of return) สินค้าบางชนิดมีข้อตกลงให้คืน สินคา้ ไดโ้ ดยรบั ประกนั การคนื เงินเท่ากบั มลู ค่าสนิ คา้ ทซี่ ้อื หรือเปล่ียนตวั สนิ คา้ เช่น เทปวิทยุ เคร่ืองดนตรี หนังสือ อปุ กรณ์กฬี า การขายสนิ ค้าทางไปรษณยี ์ เป็นต้น ในกรณีท่ีกิจการขายสินค้าและรับประกันการรับคืนเต็มจานวน กิจการผู้ขายมีวิธีการบันทึกการขายได้ 2 วิธี คือ บันทึกการขายเต็มจานวนและประมาณการรับคืนและส่วนลด การขายในบัญชีต่างหาก หรืออีกวิธีหนึ่งคือไม่บันทึกการขายจนกว่าจะพ้นกาหนดการรับคืนสินค้า ตามหลักการ บัญชีท่ีรับรองท่ัวไป ถ้าสินค้าท่ีคาดว่าจะได้รับคืนสามารถประมาณจานวนและมูลค่าได้อย่างมีเหตุผล ให้กิจการ บันทึกการขายในทันทีท่ีเกิดรายการและตัดสินค้าออกจากบัญชีสินค้าคงเหลือ ในทางตรงกันข้ามถ้าไม่อาจ ประมาณจานวนสินค้ารับคนื ได้ กจิ การยงั ไม่ควรตดั สนิ ค้าออกจากบัญชี 4.3 การขายผ่อนส่ง (Sales on Installment) การขายผ่อนส่ง หมายถึง การขายท่ีจ่ายชาระเงินเป็น งวดๆ ในระยะเวลาที่ตกลงกัน เน่ืองจากความเสี่ยงต่อหนี้สูญในการขายผ่อนส่งมีมาก ผู้ขายมักจะเรียกร้องการ คมุ้ ครองความเสย่ี งในรูปของการทาสญั ญาขายซ่งึ จะยงั ไมโ่ อนกรรมสทิ ธใ์ิ ห้ผ้ซู อื้ จนกว่าจะสง่ เงินครบทัง้ หมด ดงั น้นั ปญั หาคอื สินค้าจะถอื เป็นการขายหรอื ยงั แมว้ า่ ยงั ไมโ่ อนกรรมสทิ ธ์ิ โดยหลักการบัญชี สินค้าจะโอนออกจากบัญชี สินค้าคงเหลือของผู้ขายในกรณีทอ่ี ตั ราหนสี้ ูญสามารถประมาณได้

วธิ กี ารตรวจนบั สนิ คา้ คงเหลือ การตรวจนับสินค้าคงเหลือควรมีการตรวจนับสินค้าคงเหลือไม่ต่ากว่า 2 คร้ัง ต่อทุกงวดบัญชี คือตรวจนับ ปกติในวันสิ้นงวดบัญชีครั้งหนึ่ง และอีกครั้งหน่ึงไม่ควรกาหนดเวลาแน่นอน เพ่ือไม่ให้เจ้าหน้าท่ีผู้เกี่ยวข้องรู้ ล่วงหน้า ดังน้นั ผู้รักษาคลังสินค้าจึงต้องมีการวางแผนให้มีการตรวจนับสินค้าคงเหลือบางส่วนในแต่ละวัน แต่ละ สปั ดาหห์ รือแตล่ ะเดือน การตรวจนบั สนิ คา้ แบบตอ่ เนื่องจะทาใหพ้ บขอ้ ผิดพลาดได้เร็วขึ้น โดยไม่ต้องรอให้ถึงการ ตรวจนบั วนั สิ้นปี การท่ีจะชว่ ยให้การตรวจนับเปน็ โดยรวดเร็วและได้ผลถูกต้องนั้น ในข้ันแรกควรจะกาหนดวันท่ีจะตรวจนับ เสียกอ่ น ซง่ึ ควรจะเป็นวันทีใ่ กล้กบั วนั ปิดบัญชีประจาปี เนอ่ื งจากการตรวจนับสนิ คา้ คงเหลือบางกิจการอาจตอ้ งใช้ เวลาหลายวัน ดังนั้นถ้ามีการตรวจนับสินค้าประมาณวันท่ี 20 – 25 ธันวาคม เมื่อตรวจนับเสร็จแล้วและมีการ แก้ไขปรับปรุงรายการในบัญชีคุมสินค้าคงเหลือให้ถูกต้องแล้ว จานวนสินค้าคงเหลือที่ปรากฎในบัญชีคุมสินค้า คงเหลอื แต่ละชนิดน้ันก็อาจถือได้ว่าเป็นยอดที่ถูกต้องท่ีจะนาไปแสดงในงบแสดงฐานะการเงินในวันสิ้นงวดบัญชี คือ วันท่ี 31 ธันวาคม ฉะน้ัน เมื่อมีการกาหนดวันตรวจนับสินค้าที่แน่นอนแล้ว ก็ควรลดจานวนสินค้าท่ีส่ังซื้อ สนิ ค้าเข้ามา เพื่อให้สินค้าคงเหลือมนี อ้ ยท่ีสุดเทา่ ทจ่ี ะเป็นไปได้ ซง่ึ จะได้สะดวกตอ่ การตรวจนบั

วิธกี ารตรวจนับสินคา้ คงเหลอื มีดงั น้ี 1. จัดทาแผนผังแสดงที่เกบ็ สนิ ค้าแต่ละแหง่ โดยละเอยี ด ในกรณมี ที ี่เก็บหลายแห่งและมอบแผนผัง ให้เจา้ หนา้ ที่ทุกคนทที่ าหนา้ ทีต่ รวจนบั สนิ คา้ 2. จดั เจ้าหนา้ ที่ทาการตรวจนับสินค้าออกเป็นชุดโดยให้แต่ละชุดมี 2 คน พร้อมทั้งแจ้งให้ทราบว่าจะ ทาการตรวจนบั บริเวณใด และกาหนดให้มกี ารตรวจนับสองครั้งในแตล่ ะบริเวณโดยใช้เจา้ หน้าทตี่ า่ งชดุ กัน 3. จดั ทารายละเอยี ดของสินคา้ ที่จะตรวจนบั ในแต่ละบริเวณจากบัญชีคุมสินค้าคงเหลือ เพื่อให้ทราบ ว่าการจดบนั ทึกหนว่ ยของสนิ คา้ น้ันจะจดเปน็ นา้ หนักหรือเปน็ จานวนชิ้น 4. จัดเจา้ หนา้ ท่เี พือ่ ควบคุมการตรวจนบั แตล่ ะแห่ง หรอื หลายแหง่ รวมกนั โดยแจง้ ให้ทราบล่วงหน้าว่า จะต้องรับผดิ ชอบแหง่ ใดบ้าง 5. เตรียมปา้ ยตรวจนับสินค้า (Inventory tag) ซ่ึงแบ่งออกเป็น 2 ตอน สาหรับจดบันทึกจานวนของ สนิ ค้าท่ีตรวจนับได้ แบบฟอร์มนจี้ ะตอ้ งพมิ พ์เลขท่เี รยี งตามลาดับไวล้ ่วงหนา้

6. เจ้าหน้าทคี่ วบคมุ การตรวจนบั จะต้องนับป้ายตรวจนับสนิ ค้าให้เพียงพอกบั จานวนสินค้าท่ีจะต้อง ตรวจนับ ในการควบคุมการใช้ป้ายตรวจนับสินค้าจาเป็นต้องทาตารางควบคุมป้ายตรวจนับสินค้าคงเหลือ (Inventory tag control schedule) และใหผ้ ู้รบั เซน็ ช่ือไวเ้ ปน็ หลักฐาน เพ่ือให้แน่ใจว่าจะได้รับกลับคืนมา ครบทุกฉบับ และสินค้าทกุ ชนิดท่มี ีการตรวจนับได้นามาคานวณเปน็ สินคา้ คงเหลือในวันส้นิ งวดครบถ้วน 7. แจกคู่มือแสดงวิธีตรวจนับสินค้าให้แก่ผู้ควบคุม และเจ้าหน้าท่ีผู้ตรวจนับสินค้าทุกคน โดยให้มี เวลาเพียงพอที่จะศึกษาคมู่ อื น้นั ให้เขา้ ใจกอ่ นลงมือปฏิบตั ิ 8. ใหเ้ ริม่ การตรวจนบั ให้เรว็ ทีส่ ุด ถ้าหากปา้ ยตรวจนับสนิ คา้ ทใี่ หไ้ ปนัน้ ไม่เพยี งพอหา้ มมิให้ทาการขอ ยืมจากชุดอน่ื ป้ายตรวจนับสินค้าทกุ ใบจะตอ้ งขอเบกิ จากผคู้ วบคุมการตรวจนบั 9. ชดุ แรกจะทาการตรวจนับสนิ คา้ พรอ้ มทัง้ เอาป้ายตรวจนบั ผกู ตดิ ไวก้ ับกองสินค้านัน้ กรอกจานวน สินคา้ ทนี่ บั ได้ลงในแบบฟอร์มตอนล่าง (การนับคร้ังท่ี 1) ของป้ายตรวจนับสินค้าและฉีกแบบฟอร์มท่อนน้ัน ออก เพอื่ นาส่งใหผ้ คู้ วบคุมการตรวจนับสินค้าเก็บไว้ เม่ือชุดทาการตรวจนับชุดท่ี 2 มาทาการตรวจนับก็จะ กรอกจานวนสินคา้ ทีน่ บั ไดล้ งในแบบฟอร์มตอนบน (การนับครง้ั ท่ี 2) พร้อมท้ังมอบแบบฟอร์มส่วนน้ันให้แก่ ผคู้ วบคมุ การตรวจนับซึ่งจะไดใ้ ชเ้ ปรยี บเทยี บกบั การตรวจนับของชดุ แรก

10. ผ้คู วบคมุ การตรวจนับจะนาปา้ ยที่ไดร้ บั คืนมาจดั เรยี งตามเลขที่ ถา้ ฉบับใดสญู หายกต็ ้องติดตามมาให้ ครบ แล้วส่งมอบใหพ้ นักงานบญั ชี 11. พนักงานบญั ชีจะแยกปา้ ยตรวจนบั สนิ คา้ ออกตามชนิดสนิ ค้า เชน่ กิจการผลิตก็จะแยกเป็นสินคา้ สาเร็จรปู งานระหวา่ งทา วตั ถุดิบ และวสั ดโุ รงงาน 12. จดั ทารายงานการตรวจนบั สินค้าคงเหลอื (Inventory Sheet) แยกตามชนิดของสนิ คา้ แสดงจานวน พรอ้ มทั้งหาราคาสนิ ค้าคงเหลอื 13. เมอ่ื จดั ทารายงานการตรวจนับสนิ ค้าคงเหลอื แลว้ จะต้องจดั ทารายงานเปรยี บเทยี บสินคา้ คงเหลอื ตามทนี่ บั ได้และตามบญั ชี ซ่งึ จะต้องคานวณหาผลตา่ งทง้ั ปริมาณและจานวนเงนิ ซงึ่ แผนกตรวจสอบภายในจะเป็น ผจู้ ัดทาเพื่อเสนอคณะกรรมการเพอ่ื ขออนุมตั ปิ รับปรุงยอดสนิ ค้าคงเหลอื ตามบญั ชีสนิ คา้ คงเหลอื ใหเ้ ท่ากบั จานวน ที่นบั ได้จรงิ

วิธีการตรวจนับสนิ คา้ ดังกลา่ วเปน็ การตรวจนับสนิ ค้าคงเหลือตามระบบบันทกึ บญั ชีสนิ คา้ คงเหลอื วธิ ีสิน้ งวด (Periodic Inventory System) ซ่ึงจะตอ้ งคานวณตน้ ทนุ สินคา้ คงเหลอื ท่ีตรวจนับได้เพอ่ื นาไปจดั ทางบ การเงินต่อไป ส่วนระบบบันทกึ บญั ชสี ินค้าคงเหลอื วธิ ตี ่อเนือ่ ง (Perpetual Inventory System) จะทาการตรวจนบั เพ่อื เปรียบเทียบสนิ ค้าที่มีอยู่จริงกับสนิ ค้าคงเหลอื ที่บนั ทกึ ไวต้ อ่ เน่อื ง โดยไมต่ อ้ งคานวณต้นทนุ สินคา้ คงเหลอื เพราะทราบราคาสินค้าคงเหลอื ตลอดเวลา เนื่องจากเป็นระบบบนั ทกึ บัญชสี นิ คา้ คงเหลอื วธิ ีต่อเนอื่ ง หากสินคา้ ท่ี มอี ย่จู รงิ ไม่ตรงกับบัญชจี งึ จะจดั ทารายงานการเปรียบเทียบสนิ ค้าคงเหลอื ตามทีน่ ับได้และตามบัญชี เพือ่ เสนอ คณะกรรมการขออนมุ ตั ปิ รับปรุงยอดสนิ คา้ คงเหลอื

สาเหตทุ ่ที าให้สินค้าทม่ี อี ยจู่ ริงไมต่ รงกบั บัญชี มดี งั น้ี 1. หยบิ ของแลว้ วางผดิ ท่ี หรือจา่ ยของผดิ ชนดิ 2. เขียนใบเบิกผดิ ทาให้ตัดบญั ชีผิด 3. ไม่ไดบ้ นั ทกึ การเบกิ จา่ ย 4. เบกิ ของโดยไม่มีใบเบิก หรอื ให้ยืมของโดยไมม่ หี ลกั ฐาน 5. ไม่บนั ทกึ การรบั ของเขา้ คลังสินคา้