RAC 2014 - II

Cleberson Eller Loose - Eidiane Leite Pereira - Clodoaldo de Oliveira Freitas3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Esta pesquisa teve o objetivo de demonstrar as mudançasocorridas no processo de arrecadação de ISSQN após aimplantação do sistema de emissão de NFE-s nas empresasque prestam serviço na área da saúde, caracterizando-se comoum estudo de caso realizado no município de Rolim de Mouracom abordagem qualitativa. Pesquisa qualitativa de acordocom Teixeira e Pacheco (2005), não emprega um instrumentalestatístico como base do processo de análise de um problema ougeneralização. Sendo assim, a pesquisa qualitativa não procuraenumerar e/ou medir os eventos estudados, e possui algumascaracterísticas básicas onde tem o ambiente como fonte dedados e o pesquisador como seu principal instrumento, os dadoscoletados são predominantemente descritivos, a preocupaçãocom o processo é muito maior do que com o produto. A amostragem foi definida por meio de pesquisa junto aAssociação Comercial e Industrial de Rolim de Moura – RO –ACIRM onde foram colhidos os dados referentes às trinta eduas empresas associadas que prestam serviço no ramo dasaúde no município e que emitem a NFE-s. A partir de então foiaplicado um questionário aos funcionários de todas as empresas,contendo quinze questões com o intuito de verificar a percepçãodos funcionários em relação às mudanças ocorridas após aobrigatoriedade da NFE-s. Porém apenas funcionários de dezoitoempresas responderam a pesquisa. Na prefeitura do município, mais especificamente com osfuncionários do setor de arrecadação, foi aplicado um questionáriocontendo dez questões com a intenção de verificar as mudançascausadas na prefeitura e no município a partir da emissãoda NFE-s, o qual foi respondido por seis dos oito funcionáriosdaquele setor. Os questionários foram confeccionados com perguntasabertas e fechadas e foram deixados no setor de arrecadação daprefeitura municipal e nas empresas emitentes da NFE-s ondeforam respondidos. Em alguns casos os participantes entraramem contato por meio de telefone e solicitaram visitas e explicaçõespara que fossem sanadas algumas dúvidas em relação aosquestionamentos.200

MUDANÇAS NO PROCESSO DE ARRECADAÇÃO DO ISSQN EM ROLIM DE MOURA - RO COM O USO DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA DE SERVIÇOS A prefeitura municipal disponibilizou também os dadosreferentes às receitas do período de janeiro de 2010 até outubrode 2013 os quais foram utilizados para analisar a arrecadação doISSQN antes e depois da implantação da NFE-s. As respostas dos questionários foram tabuladas e organizadasde acordo com suas categorias, sendo também analisadas como auxilio de ferramentas eletrônicas e posterior apresentação pormeio de gráficos e descrição em forma textual dos resultadosobtidos.4 ANÁLISE DOS DADOS E RESULTADOS Os dados da pesquisa foram coletados com pessoasresponsáveis por emitir a NFE-s nas empresas que prestamserviço no ramo da saúde, e por funcionários que trabalham nosetor de fiscalização da Prefeitura municipal de Rolim de Moura– RO. O questionário que foi aplicado aos emissores de NFE-s eraconstituído de quinze perguntas e o que foi aplicado aos fiscaistributários era formado com dez. Ambos os questionários tiveramo interesse de verificar as mudanças causadas nas empresase na prefeitura após a implantação da NFE-s, suas vantagense dificuldades. As perguntas foram divididas em quatro grupos,sendo eles: perfil dos entrevistados, comparações entre asformas de emissão da NFE-s, vantagens obtidas e as dificuldadesencontradas pelos entrevistados com a nova obrigação.4.1 PERFIL DOS ENTREVISTADOS Em relação à qualificação dos funcionários da arrecadação daPrefeitura Municipal de Rolim de Moura foi constatado que quatro(67%) possuem ensino superior completo e dois (33%) possuemsuperior incompleto. Quanto ao cargo ocupado, todos os seisentrevistados são fiscais tributários no setor de fiscalização. No que se refere à qualificação das pessoas que trabalhamnas empresas prestadoras de serviços, seis (33,33%) possuemnível médio completo, seis (33,33%) o nível superior completo, eoutros seis (33,33%) possuem o nível superior incompleto. 201

Cleberson Eller Loose - Eidiane Leite Pereira - Clodoaldo de Oliveira Freitas Sobre o cargo ocupado nas empresas prestadoras de serviçosno ramo da saúde, quatorze (78%) tem a função de secretária,dois (11%) são gerentes do departamento pessoal e outros dois(11%) são enfermeiras.4.2 COMPARAÇÕES ENTRE AS FORMAS DE EMISSÃO DA NOTA FISCAL DE SERVIÇOS Ao serem questionados sobre as formas de emissãodas notas fiscais de serviço, os funcionários da arrecadação daPrefeitura responderam que o procedimento para emissão daantiga nota fiscal começava com a elaboração de um processoa ser protocolado na prefeitura mediante o pagamento de umataxa. Após a análise e deferimento desse processo, era emitida aAutorização de Impressão de Documentos Fiscais - AIDF o queautorizava a gráfica a confeccionar os blocos de notas fiscais. Com o bloco de notas em mãos o contribuinte já estavaapto a prestar os seus serviços e emitir a nota fiscal. Com o fimdo ano-calendário, os prestadores de serviço tinham ainda aobrigatoriedade de emitir e encadernar uma relação, mês a mês,de todas as notas fiscais emitidas por ele durante o ano paraque a prefeitura pudesse acompanhar a movimentação de cadaempresa e comparar com a arrecadação do ISSQN e dos demaistributos devidos. Sobre os novos procedimentos de emissão da nota fiscalque passou a ser eletrônica, os funcionários da arrecadação daPrefeitura responderam que o processo passou a ser mais rápidoem função da informatização. Em relação à informatização doprocesso de emissão da NFE-s Alves (2011) enfatiza que estanova modalidade possibilita como beneficio ao fisco municipaluma maior facilidade em fiscalizar por meio de informaçõesmelhores e padronizadas. Para emitir a NFE-s, o contribuinte deve pagar a taxa daliberação da AIDF e entregar o comprovante no departamento defiscalização da prefeitura. O processo é iniciado com a verificaçãoda situação da empresa no que se referem a cadastro, emissãode alvarás, pagamentos de ISSQN, tributos em geral, entreoutras obrigações. Caso a empresa esteja irregular ela não202

MUDANÇAS NO PROCESSO DE ARRECADAÇÃO DO ISSQN EM ROLIM DE MOURA - RO COM O USO DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA DE SERVIÇOSconseguirá autorização para emitir a nota fiscal. Se estiver comsuas obrigações em dia, os fiscais verificarão quais são as suasatividades e autorizarão a prestar os seus serviços com posterioremissão da NFE-s. Os entrevistados ressaltaram também que com ainformatização dos sistemas, o contribuinte deixou de ser obrigadoa entregar qualquer outro tipo de documento à prefeitura no finalde ano calendário, visto que as notas já ficam armazenadas nosistema interno da prefeitura podendo ser analisadas a qualquermomento. Essa mudança já era esperada por Young (2009) a qual relatouque o novo modelo de emissão de nota fiscal proporcionariaadequação de todos os contribuintes, fazendo com que eles sevissem obrigados a ter maior controle de suas operações e umaconsiderável diminuição em suas obrigações acessórias, no caso,o livro fiscal de apuração de ISSQN. A desburocratização no processo de emissão de notas fiscaisfoi o motivo pela qual a Prefeitura Municipal de Rolim de Moura-RO implantou o a NFE-s com o Decreto municipal n° 2067 de 06de fevereiro de 2013 onde a mesma simplificaria o cumprimentodas obrigações tributárias acessórias em relação à emissão earmazenamento das notas fiscais de serviço. Questionados sobre a forma eletrônica de emissão danota fiscal de serviços, dezesseis (88,89%) dos funcionários dasempresas prestadoras de serviço responderam que o processo setornou mais fácil e trouxe inúmeras vantagens para a empresa edois (11,11%) foram contra e disseram que o novo modelo de notafiscal não trouxe facilidades para a empresa. Machado (2007) citaque além da redução nos gastos e facilidade de armazenamentodos dados, a NFE-s tem como beneficio a facilidade no seuprocesso de emissão.4.3 VANTAGENS OBTIDAS COM A IMPLANTAÇÃO DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA DE SERVIÇOS Sabe-se que a NFE-s, assim como todos os projetos doSPED, surgiu com a necessidade de trazer melhorias para ofisco, contribuintes e população em geral. O terceiro grupo de 203

Cleberson Eller Loose - Eidiane Leite Pereira - Clodoaldo de Oliveira Freitasperguntas foi elaborado para verificar as vantagens obtidas apósa implantação da NFE-s na Prefeitura Municipal de Rolim deMoura. Sobre as vantagens que a emissão de NFE-s trouxe aomunicípio, todos os funcionários da arrecadação da prefeituraresponderam que o seu trabalho teve inúmeras melhorias apósa implantação da NFE-s. Com a nova ferramenta foi possível tercontrole dos cadastros das empresas sem precisar fazer consultaa papeis arquivados e as liberações de AIDFs passaram a sermais ágeis. Houve também mudanças nos processos de fiscalizaçãoonde os fiscais passaram a fazer grande parte do trabalho pelopróprio sistema, e somente após ter certeza das irregularidadesdas empresas é que iriam autuá-las, diminuindo o tempo gasto eos gastos com os procedimentos necessários. De acordo com Azevedo e Mariano (2009) o fisco teriacomo consequência desse sistema a redução nos gastos comfiscalização, pois esta passaria a ser feita eletronicamente nãotendo a necessidade dos fiscais se deslocarem até a empresa(AZEVEDO E MARIANO, 2009). Alves (2011) salienta que a utilização dessa nova modalidadepermite que o fisco municipal tenha conhecimento em temporeal das notas emitidas e do ISSQN a ser arrecadado podendofiscalizar, aumentar a arrecadação e melhorar o atendimento aoscontribuintes, contadores e demais usuários. A fiscalização de acordo com Duarte (2011) é fundamentalpara diminuir a sonegação tributária. Segundo os entrevistados,a sonegação fiscal diminuiu após a agilidade nos processos defiscalização, visto que não há mais como esconder a emissão deuma nota fiscal referente o serviço prestado e consequentementeo ISSQN devido, já que a implantação da NFE-s permitiu aosfiscais ter livre acesso a todas as informações eletronicamente. Questionados sobre as melhorias consequentes daimplantação da NFE-s no município de Rolim de Moura, osfuncionários da arrecadação da prefeitura informaram que amelhor delas foi o aumento na arrecadação do ISSQN o qual é omais importante tributo municipal.204

MUDANÇAS NO PROCESSO DE ARRECADAÇÃO DO ISSQN EM ROLIM DE MOURA - RO COM O USO DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA DE SERVIÇOS Sobre as vantagens geradas ao município após a NFE-s,Alves (2011) enfatiza a diminuição nos gastos públicos coma fiscalização e o aumento da arrecadação dos tributos com autilização dessa ferramenta de gestão. No que se refere aos resultados positivos nas empresasemissoras da NFE-s, quatorze (77,78%) dos entrevistadosresponderam que a emissão eletrônica da nota fiscal deserviços trouxe resultados positivos para a empresa e apenasquatro (22,22%) foram contra dizendo que nada mudou apósa obrigatoriedade, as respostas podem ser melhor detalhadasconforme apresentado na figura 1.Figura 1 – Resultados após a obrigatoriedade da NFE-s.22% teve resultados positivos 78% Não teve resultados positivosFonte: Dados da pesquisa (2014). Os funcionários responderam que o processo de emissãotrouxe inúmeros benefícios para a empresa, entre eles destacaramque, a partir da emissão eletrônica o tempo gasto para emitir umanota fiscal ficou menor e que os erros também diminuíram issoporque não há como rasurar a nota, quando há um erro é sóapagar e digitar novamente. Questionados sobre a consulta a documentos fiscais, osfuncionários das empresas prestadoras de serviço informaramque com a emissão da NFE-s tornou-se fácil a consulta às notasfiscais já emitidas, pois no sistema é possível procurá-las pormeio do número ou do período de emissão. Com essa ferramentao contribuinte tem mais agilidade na hora em que a nota fiscal forsolicitada pelo escritório de contabilidade, cliente e até mesmopelos fiscais tributários da prefeitura em uma possível visita aoestabelecimento. 205

Cleberson Eller Loose - Eidiane Leite Pereira - Clodoaldo de Oliveira Freitas Os funcionários disseram que o seu trabalho diminuiu apósa obrigatoriedade da NFEs, ressaltaram ainda que a empresapassou por melhorias nos processos internos e que o sistemaeletrônico diminuiu a quantidade de procedimentos administrativosreferente às obrigações acessórias decorrentes da emissão denota fiscal de serviços. Tais vantagens estão de acordo com oposicionamento de Young (2009) quando diz que o novo modelode emissão de nota fiscal diminuiu as obrigações acessórias,como exemplo, os livros fiscais de ISSQN que passaram a serfeitos eletronicamente sem que os contribuintes tenham queimprimir e registrar de forma física na prefeitura. Segundo Azevedo e Mariano (2009), um dos objetivos danota fiscal eletrônica é a redução de gastos tanto para a empresaquanto para o fisco, pois os documentos eletrônicos não precisamser impressos e nem arquivados o que diminui o dispêndio compapel, tinta e armazenamento. A figura 2 mostra os dados da pesquisa referente às alteraçõesnos gastos com a nota fiscal. Quatro (22,22%) dos entrevistadosrelataram que não houve mudanças nas despesas da empresaa partir da obrigatoriedade da emissão da NFE-s e quatorze(77,78%) responderam que obtiveram uma relevante diminuiçãonos gastos, principalmente com impressão e armazenamento denota fiscal.Figura 2 – Diminuição dos gastos após a obrigatoriedade da NFE-s22% teve redução nos gastos 78% Não teve redução nos gastosFonte: Dados da pesquisa (2014). Essa vantagem foi possível porque o emissor passou aimprimir somente uma via da nota fiscal para ser entregue ao206

MUDANÇAS NO PROCESSO DE ARRECADAÇÃO DO ISSQN EM ROLIM DE MOURA - RO COM O USO DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA DE SERVIÇOScliente a fim de provar que a mesma foi emitida e a empresadeixou de armazenar folhas, visto que a nota fiscal fica salva noprograma emissor e pode ser consultada facilmente a qualquermomento. Tais mudanças estão de acordo com Young (2009) eAlves (2011) os quais se referem à diminuição dos gastos comemissão e armazenamento de nota fiscal como um importanteobjetivo da NFE-s. Outra vantagem a qual os funcionários das empresasprestadoras de serviço foram questionados é a do incentivo aocomércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias. Todos osentrevistados afirmaram que a obrigatoriedade da emissão daNFE-s incentivou as empresas a se informatizarem e a adquirircomputadores, internet e softwares compatíveis com o avanço damodernidade fiscal. Sobre o incentivo ao comércio eletrônico e aouso de novas tecnologias Azevedo e Mariano (2009) destacamque a emissão de NFE-s incentiva a sociedade a usar meiostecnológicos e o comércio eletrônico aumentando indiretamenteas oportunidades de emprego.4.4 DIFICULDADES ENCONTRADAS COM A OBRIGATORIEDADE DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA DE SERVIÇOS A obrigatoriedade da emissão eletrônica da nota fiscal deserviços trouxe várias vantagens para as empresas e para o fisco,mas para que essas vantagens fossem atingidas os usuáriosprecisaram passar por outras fases de adaptação. Questionados sobre as dificuldades na implantação da NFE-sno município de Rolim de Moura - RO, três (50%) dos funcionáriosda arrecadação da prefeitura relataram que houve resistência porparte dos contribuintes e outros três (50%) responderam que nãohouve qualquer dificuldade conforme Figura 3. 207

Cleberson Eller Loose - Eidiane Leite Pereira - Clodoaldo de Oliveira FreitasFigura 3 – Resistência dos contribuintes à obrigatoriedade da NFE-s50% 50% Houve resistência Não houve resistênciaFonte: Dados da pesquisa (2014). Os entrevistados disseram ainda que as maiores reclamaçõesdos contribuintes eram referentes à obrigatoriedade de escriturarno sistema de emissão da NFE-s as notas fiscais convencionaisemitidas durante o decorrer do ano de 2011. Tal exigência foi feita pela prefeitura com a publicação doDecreto n° 1825 de 20 de Janeiro de 2011 onde obrigou oscontribuintes a escriturarem as notas fiscais no sistema para queo livro fiscal de ISSQN do ano já fosse feito eletronicamente. Outros problemas enfrentados pelos contribuintes, segundoos funcionários da arrecadação da prefeitura, foram à faltade informações referente às novas obrigações e a falta deconhecimento em informática. Segundo Uehara (2009) aspequenas empresas não possuem pessoal capacitado paracumprir tais alterações fiscais. Questionados sobre as dificuldades encontradas após aobrigatoriedade da NFE-s, seis (25%) dos funcionários dasempresas prestadoras de serviços responderam que foi difícilse adequar as novas obrigações e dezoito (75%) não tiveramdificuldades para se adequar. Entre as dificuldades encontradas, os funcionários destacaramos inúmeros documentos arquivados que tiveram que serregistrados no sistema de emissão da NFE-s e a demora em seadequar ao sistema, sendo que esta dificuldade está relacionadaao tamanho das empresas pesquisadas.208

MUDANÇAS NO PROCESSO DE ARRECADAÇÃO DO ISSQN EM ROLIM DE MOURA - RO COM O USO DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA DE SERVIÇOS Sobre esse assunto, Uehara (2009) relata que os pequenosempresários possuem dificuldades para se adequarem as novasobrigações devido à falta de estrutura básica como computadores,internet e pessoas qualificadas para emitir a nota fiscal.4.5 COMPARAÇÕES NA ARRECADAÇÃO DO ISSQN APÓS A OBRIGATORIEDADE DA NFE-S Entre as inúmeras vantagens da emissão de NFE-s a que maisse destaca para o fisco municipal é sem dúvida a possibilidade deaumentar a arrecadação de ISSQN no município. Essa vantagemtorna-se possível, pois com a obrigatoriedade da emissãoeletrônica da nota fiscal de serviços o fisco passou a ter maiscontrole das operações de seus contribuintes podendo com issofiscalizar e tomar medidas para que consiga diminuir a sonegaçãode impostos. Os municípios procuram formas para melhorar o atendimentoao público, os serviços prestados e diminuir a sonegação, umadessas formas foi à modernização da gestão municipal a partirda implantação de um sistema eletrônico para emissão de notasfiscais (ALVES, 2011). Os contribuintes do município de Rolim de Moura – ROpassaram a ser obrigados a emitir a NFE-s a partir do dia 1° deMarço de 2012. Os dados da arrecadação total do ISSQN noperíodo de janeiro de 2010 a Outubro de 2013 foram obtidos naPrefeitura Municipal juntamente com o secretário da fazenda,onde pode se observado que não há como separar qual é o valorarrecadado por cada tipo de atividade, não sendo possível saberqual foi o valor da arrecadação das empresas que prestam serviçona área da saúde no município. Os dados da arrecadação podemsem comparados e melhor visualizados na figura 4. 209

Cleberson Eller Loose - Eidiane Leite Pereira - Clodoaldo de Oliveira FreitasFigura 4 – Arrecadação do ISSQN no município de Rolim de Moura – ROFonte: Dados da pesquisa (2014). Analisando os dados, percebe-se que a arrecadação ISSQNaumentou com o decorrer dos anos, porém existem vários motivospara justificar esse fato, por exemplo, o aumento da quantidadede empresas instaladas no município, ou seja, não pode serafirmado que a arrecadação aumentou em função da implantaçãoda NFE-s. A arrecadação do ISSQN apresenta grandes oscilaçõesdurante os meses. No ano de 2012 observa-se uma maiorarrecadação principalmente no mês de março, mês de implantaçãoda NFE-s, onde houve um aumento significativo evidenciando apreocupação do contribuinte em relação à fiscalização por partedo fisco municipal o que não se manteve no ano de 2013. Analisando os dados da arrecadação do mês de março de 2012o município arrecadou o valor de R$ 494.639,27 (quatrocentos enoventa e quatro mil seiscentos e trinta e nove reais e vinte e setecentavos) e no mês de março de 2013 esse valor diminui para R$271.796,85 (duzentos e setenta e um mil setecentos e noventa eseis reais e oitenta e cinco centavos). Percebe-se então que nãose pode afirmar que a arrecadação municipal aumentou devido àobrigatoriedade da NFE-s, pois existem vários outros fatores queinterferem nos valores.210

MUDANÇAS NO PROCESSO DE ARRECADAÇÃO DO ISSQN EM ROLIM DE MOURA - RO COM O USO DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA DE SERVIÇOS5 CONSIDERAÇÕES FINAIS A implantação da NFE-s tornou o processo de emissão dodocumento fiscal mais fácil e trouxe inúmeras vantagens para asempresas e para o fisco do município de Rolim de Moura – RO. A informatização dos sistemas possibilitou rapidez nosprocedimentos além de diminuir as obrigações acessórias doscontribuintes. O fisco municipal obteve melhorias no seu ambientede trabalho passando a ter maior controle no cadastro e namovimentação das empresas do município além de agilizar nosprocessos de autorização de emissão das notas fiscais. Os fiscaispassaram a efetuar fiscalizações sem precisar se locomover atéas empresas e sem ter que verificar diversos papéis armazenadosmuitas das vezes em locais sujos e impróprios. Para os contribuintes, a emissão da NFE-s permitiu adiminuição nos erros cometidos e no tempo gasto, redução nosgastos com impressão, fácil acesso às notas emitidas no sistemaeletrônico agilizando os trabalhos posteriores além de incentivaro comércio eletrônico e o uso de novas tecnologias. Contudo, houve reclamações por parte dos contribuintes emrelação à falta de informação, conhecimento em informática e aobrigatoriedade de digitar as notas emitidas no ano de 2011 nosistema. A obrigatoriedade da NFE-s possibilita o aumento naarrecadação do ISSQN visto que os contribuintes não conseguemmais emitir uma nota fiscal e não recolher o imposto devido, poiso fisco tem conhecimento de toda a emissão. Não se pode dizer que a arrecadação no município de Rolimde Moura – RO aumentou devido à implantação da NFE-s visto quevárias podem ser os motivos para o aumento de tal arrecadação.Os contribuintes tiveram um pouco de receio no primeiro mês daobrigatoriedade o que fez com que a arrecadação sofresse umgrande aumento, porém nos próximos meses a arrecadação doISSQN diminuiu e continuou oscilando como ocorria em períodosanteriores. 211

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Carlos Tiago Ferreira da Silva - Carlos Eduardo Ruschel Anes - Jeferson Luís Lopes Goularte - Ariel Behr CONTROLE E ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS ESTOQUES: O CASO DA SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DE SANTANA DO LIVRAMENTO/RS Carlos Tiago Ferreira da Silva24 Carlos Eduardo Ruschel Anes25 Jeferson Luís Lopes Goularte26 Ariel Behr27RESUMOEste artigo trata da gestão e controle de estoques, levando em conta suas limitações devido à quase inexistência deestudos desse tipo na área pública. O trabalho apresenta-se na forma de um estudo de caso no almoxarifado da Secretariade Educação do Município de Santana do Livramento/RS e tem como objetivo propor ações que promovam maior agilidadee melhor controle dos itens deste setor. O artigo coletou dados por meio de entrevista, e teve como principal resultadoa proposta de uma nova forma de gerência dos estoques, com movimentação física dos bens de forma mais eficiente emenos desgastante para os funcionários do setor.Palavras chaves: Gestão Pública; Controle; Demanda; Estoques.ABSTRACTThis paper deals with the management and inventory control, taking into account their limitations due to the few studiesconducted in the public area. It is presented as a case study in the warehouse of the Secretary of Education of theMunicipality of Santana do Livramento/RS. The aim is to propose actions to promote greater flexibility and better controlof items in this sector. The paper collected data through interviews, and had as main result the proposal for a new wayof managing inventories, with physical movement of goods that is more efficient and less stressful for employees in theindustry.Keywords: Public Management; Control; Demand; Stocks.1 INTRODUÇÃO A especialização e profissionalização da Gestão Públicaestão sendo contempladas como prioridades das políticaspúblicas nacionais. Evidência disso encontra-se nos editaisde ofertas de cursos pela Universidade Aberta do Brasil e na24 Universidade Federal do Pampa - UNIPAMPA. Tecnólogo em Gestão Pública pela UNIPAMPA. Universidad Nacional de25 Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS. Mestre em Agronegócios pela UFRGS.26 Universidade Federal do Pampa - UNIPAMPA. Mestre em Integración y Cooperación Internacional pela Rosario (UNR).27 Universidade Federal do Rio Grande do Sul - UFRGS. Doutor em Administração pela UFRGS.216

CONTROLE E ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS ESTOQUES: O CASO DA SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DE SANTANA DO LIVRAMENTO/RSeducação continuada promovida por entidades de classe, comoos Conselhos Regionais de Contabilidade e Administração, nabusca por atualização dos profissionais e adaptação às novasnormas aplicadas ao setor público. Uma das áreas de estudoscom foco nessa especialização é a da gestão do patrimônio, etambém a gestão de materiais. De acordo com Martins e Campos(2009) a gestão de estoques constitui uma série de ações quepermitem ao administrador verificar se os estoques são bemutilizados, bem localizados, bem manuseados e bem controlados.Para Lélis (2007) a escolha do sistema de controle deve ser feitade acordo com o tipo de controle que se deseja e o que mais seajuste às necessidades da organização. O presente artigo utiliza como base a análise da atualsituação de gestão dos materiais no almoxarifado da Secretariade Educação do Município de Santana do Livramento/RS. Porse tratar de órgão público, a gestão correta dos materiais dessedepartamento é um ponto fundamental para o bom andamento dossetores dependentes do almoxarifado. Demora na distribuição edecorrente falta de material, devido a controle realizado de formaineficaz, causa atraso significativo em serviços consideradosessenciais para o bom andamento das atividades escolares noâmbito municipal. Partindo dessa premissa, esta pesquisa tem como objetivoidentificar a atual situação do almoxarifado na organização públicaescolhida, apresentando uma proposta de ações que promovammaior agilidade e melhor controle dos itens desse setor, além decolaborar para o bom andamento dos demais setores que, diretaou indiretamente, dependem do almoxarifado. Este estudo parteda preocupação de melhor aproveitamento dos espaços ociososdo setor analisado, e que entende ser necessária uma proposta dereestruturação do sistema atual de localização de materiais. Estalocalização tem influência em todo o trajeto do material dentro doalmoxarifado, desde sua chegada até sua distribuição, facilitandoo controle e a separação do mesmo para posterior distribuição. Em uma visão mais abrangente justifica-se este trabalhopela necessidade de maior eficiência e eficácia dos órgãospúblicos, com exigências sempre maiores a respeito da agilidade 217

Carlos Tiago Ferreira da Silva - Carlos Eduardo Ruschel Anes - Jeferson Luís Lopes Goularte - Ariel Behre qualidade nos serviços oferecidos. Já em uma visão maisespecifica, o setor do almoxarifado de materiais da Secretaria deEducação de Santana do Livramento/RS apresenta oportunidadede melhoria no controle dos materiais e de agilidade na separaçãodos itens para distribuição. Mesmo com o aumento de demandapelos serviços do setor, não houve implantação de nenhummétodo de controle a respeito de gestão de materiais. Salienta-se também a existência de poucos estudos publicados com focona área pública, daí a importância deste, que visa à análise e àpossível correção das falhas existentes nesse processo de gestãode materiais do setor analisado. O presente artigo estrutura-se em cinco partes: A primeiraé a introdução, que apresenta um breve resumo, além de umajustificativa para a problemática estudada e um foco particulardo tema. A segunda parte apresenta breve referencial teórico,na qual são especificados os estudos sobre gestão de materiais,previsão de demanda, administração de estoques, objetivos dosestoques, métodos de identificação, classificação e codificaçãode materiais. A terceira parte é a análise da atual situação doalmoxarifado. A quarta parte enfoca o método utilizado, bem comoa forma de coleta de dados e as análises deste estudo. E, porfim, a quinta apresenta a análise dos resultados e as conclusões,pelas quais se elucida o problema de pesquisa, mostrando osprincipais resultados e nossas interpretações, além das limitaçõesdo estudo e a possibilidade de pesquisas futuras na área.2 A GESTÃO DE MATERIAIS NA ESFERA PÚBLICA A Administração de Materiais abordada ao longo do curso deGestão Pública proporcionou uma base de sustentação teóricaimportante para este trabalho. Vários autores foram estudados naárea de materiais e serão citados no decorrer desta seção. Parte-se da premissa de que o gestor deve sempre administrara organização pública focado nos Princípios Básicos da GestãoPública. De acordo com Meirelles (2009), esses princípios sãodoze: legalidade, moralidade, impessoalidade ou finalidade,publicidade, eficiência, razoabilidade, proporcionalidade, ampladefesa, contraditório, segurança jurídica, motivação e supremacia218

CONTROLE E ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS ESTOQUES: O CASO DA SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DE SANTANA DO LIVRAMENTO/RSdo interesse público. Esses princípios devem ser observados pelogestor público, cuja obrigação é prezar o patrimônio público ezelar por ele, inclusive em relação a estoques. A função dos estoques é maximizar o atendimento aosservidores pertencentes à organização, levando em conta aagilidade e o controle em todo o processo. De acordo comDias (2009), para organizar um setor de controle de estoques,inicialmente deveremos descrever seus objetivos principais quesão: determinar “o que” deve permanecer em estoque (númerosde itens); determinar “quando” se devem reabastecer os estoques(periodicidade); determinar “quanto” de estoque será necessáriopara um período predeterminado (a quantidade de compra);comunicar o departamento de compras para executar aquisição deestoque (solicitação de compras); receber, armazenar e guardar osmateriais estocados de acordo com as necessidades; controlar osestoques em termos de quantidade e valor; fornecer informaçõessobre a posição do estoque; manter inventários periódicos paraavaliação das quantidades e estados dos materiais estocados eidentificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. Considerando o contexto do almoxarifado da Secretaria deEducação de Santana do Livramento e a necessidade de melhorara gestão do estoque do setor, é importante avaliar a importânciada previsão do consumo dos materiais, que deve fornecer o valordas demandas, a qualidade e a localização desses materiais nofuturo. A utilização de modelos de previsão de demanda é o primeiro passo operacional na gestão dos estoques. Esses modelos são elaborados a partir de um estudo do histórico de consumo de cada item e da utilização de bases estatísticas que permitam a construção de um modelo matemático que represente o comportamento do consumo de cada material. Isso resulta em projeções de demanda dentro de níveis adequados que permitam suprir as necessidades de consumo de estoques menores. Um bom estudo do comportamento da demanda não só permitirá a utilização de um modelo matemático mais adequado para projetar as demandas futuras como também facilitará o dimensionamento dos estoques suplementares, também conhecidos como estoques de segurança (GONÇALVES, 2010, p.4). 219

Carlos Tiago Ferreira da Silva - Carlos Eduardo Ruschel Anes - Jeferson Luís Lopes Goularte - Ariel Behr Outro ponto significante, segundo Gonçalves (2010), refere-se à redução do tempo de ressuprimento, que representa o tempodecorrido entre o aparecimento da necessidade de um materialaté a sua disponibilidade para consumo. Esse período também éconhecido como tempo de reposição ou lead-time e tem importânciacapital nas questões relacionadas ao dimensionamento dosestoques operacionais e estoques adicionais, também conhecidoscomo estoque de segurança. Na esfera da gestão pública, esse aspecto torna-se relevantepela necessidade de adequação e integração do tempo necessáriopara reposição do material com o tempo necessário à elaboraçãode editais de licitação para aquisição de materiais. O tempo de reposição é um cálculo importante que deveser observado para não acarretar a falta do item, pois envolvea emissão da requisição de compra, pedido, verificação deorçamento, preparação do pedido e transporte. Para reposiçãodos materiais, existem modelos dinâmicos de quantidade fixaou modelos baseados no tempo de reposição. Dessa forma, oresultado da escolha trará diminuição dos investimentos emestoque, além de redução dos custos operacionais permitindomelhorar o atendimento aos colaboradores da organização. Além disso, de acordo com Gonçalves (2010), o uso de umaferramenta complementar de análise objetiva a depuração dosestoques e pretende estruturar sua gestão de acordo com osprincípios de priorização daqueles materiais que representammaior valor de demanda: a centralização da gestão de formapriorizada pelo controle dos itens de maior valor de demandaresulta em sensíveis reduções dos custos operacionais. Esseprocesso de análise de estoque é conhecido como análise dePareto, análise ABC dos estoques ou lei dos 20/80 que, em cercade 20% dos itens de estoques, representam 80% do valor detodos os materiais armazenados. Na esfera pública, essa análisevai ao encontro da importância da otimização dos recursospúblicos destinados a aquisição de manutenção dos estoques demateriais.220

CONTROLE E ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS ESTOQUES: O CASO DA SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DE SANTANA DO LIVRAMENTO/RS2.1 O PAPEL DO ESTOQUE A função principal da administração de estoques, segundoPozo (2010), é maximizar o uso dos recursos envolvidos na árealogística da organização, e com grande efeito dentro dos estoques.O gestor, porém, irá deparar-se com um dilema, que é o causadorda inadequada gestão de materiais, percebida em inúmerasorganizações privadas ou públicas, e que impactam diretamentenos recursos financeiros disponíveis. Por um lado, procura-se manter um volume de suas variações, servindo o estoquecomo um pulmão e, por outro lado, busca-se a minimização dosinvestimentos nos vários tipos de estoques, para redução dosgastos nesse setor. Dias (2009) afirma que a função da administração de estoquesé maximizar o efeito lubrificante no feedback de satisfação dossetores que dependem do almoxarifado. Simultaneamente, deveminimizar o capital investido em estoques, pois ele é caro eaumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro aumenta.Sem estoque é impossível o almoxarifado acima citado trabalhar,pois ele funciona como um termômetro para avaliação do serviçoprestado pelo órgão público. Se ele falhar, os demais setoresfalharão também. Quanto maior o investimento nos vários tiposde estoque (supondo que ele seja estritamente necessário), tantomaiores são a capacidade e a responsabilidade de cada setor. As deficiências do controle de estoques normalmente sãomostradas por reclamações contra sintomas específicos e nãopor críticas diretas a todo o sistema. Para Dias (2009), algunsdesses sintomas normalmente encontrados são: descumprimentode prazos para entrega, quantidades elevadas de estoque, faltade materiais, almoxarifados mal dimensionados e baixa rotaçãode determinados itens (obsoletismo).2.2 IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS EM ESTOQUES Para Carretoni (2000), essa tarefa consiste na análise e noregistro dos principais dados individualizadores que caracterizame particularizam um item em relação ao universo dos materiaisexistentes na organização. Ela busca, portanto, estabelecer a 221

Carlos Tiago Ferreira da Silva - Carlos Eduardo Ruschel Anes - Jeferson Luís Lopes Goularte - Ariel Behridentidade do material novo ou em uso na organização, por meioda especificação das principais características do item e defineuma descrição padronizada para ele. A classificação de materiaisé um processo cujo objetivo é agrupar todos os materiais comcaracterísticas comuns. Os elementos básicos necessários àespecificação e, consequentemente, à individualização de umitem, estão presentes no Quadro 01, e compreendem as seguintesinformações:Quadro 01 - Elementos básicos necessários à especificação Nomenclatura básica – o que é? Aplicação do material – onde ele é usado? fabricação ou material técnico - materiais administrativos - materiais de apoio e ou conservação etc. Normas técnicas Especificação da embalagem – litros, cm³, galões, caixas, quantidades etc. Tipo – sextavado, quadrado, incandescente, fluorescente etc. Referência comercial Número do fabricante Nome do modeloFonte: baseado em Carretoni (2000) Carretoni (2000) informa que a obtenção destes dados éfeita por meio de consulta a catálogos ou listas de produtos dosfabricantes, às normas técnicas existentes e pela visualizaçãodos materiais. Para identificar materiais, pode-se utilizar o método descritivo.Para Carretoni (2000), esse método pode ser entendido comoaquele em que a identificação é feita pela descrição detalhadado material, por meio da qual se procuram levantar todas asparticularidades ou características físicas que individualizamo material, independentemente da referência do fabricante.Carretoni (2000) diz ainda que é apropriado quando para aidentificação do produto são usadas particularizações descritivas.Essas particularizações proporcionadas pelo método descritivovisam introduzir na empresa a descrição padronizada, que seconstitui na associação de três elementos destacados no Quadro02, abaixo.222

CONTROLE E ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS ESTOQUES: O CASO DA SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DE SANTANA DO LIVRAMENTO/RSQuadro 02 - Descrição Padronizada Nome básico (O que é?) É a denominação mais simples ou primária do material e que constitui ponto de partida para a identificação. Nome modificador (1ª característica: tipo, uso, aplicação) É a denominação complementar do nome básico e se destina a estabelecer a individualização de cada um dos itens, portadores do mesmo nome básico. Características complementares Compostas por dados de: especificações técnicas, aplicações, embalagem, referência comercial. São adições descritivas que proporcionam a identificação total do item material. O nome padronizado + características complementares = descrição padronizada.Fonte: baseado em Carretoni (2000). Na identificação de materiais, é preciso considerar aimportância da sua classificação, que consiste na definição ouno estabelecimento de grupos ou “famílias” de materiais emuso na organização, de acordo com a sua utilidade, natureza,função ou no atendimento de objetivo específico da organização(CARRETONI, 2000). Dessa forma, classificam-se os materiais de acordo com osseguintes critérios: quanto a sua natureza e quanto a sua funçãoou aplicação.Quadro 03 - Classificação dos materiais quanto à natureza, função ou aplicaçãoQUANTO A NATUREZA QUANTO A FUNÇÃO OU APLICAÇÃOCombustíveis: solventes, gasolina, produtos Matérias-Primas: (itens básicos para elaboraçãoquímicos, lubrificantes, graxas etc. industrial) chapa de aço, barra de ferro, madeira, couro, chapa de compensado, cola, barra eMateriais Elétricos Gerais: fios, interruptores, alumínio etc.tomadas, plugs, pinos, lâmpadas, fusíveis, Material Conservação: óleo, graxa, tinta, verniz,disjuntores. lubrificantes etc.Materiais Elétricos Especiais: Materiais Investimento: (aquisições para aplicaçãotransformadores, motores elétricos, estufas, em investimento) computadores, máquinas,geradores, compressores etc. equipamentos etc.Máquinas Operatrizes: frezas, plainas, Materiais de Embalagem: (itens destinados otornos, furadeiras etc. acondicionamento) papel, caixas, sacolas, fita adesiva, fita de aço, barbantes etc. 223

Carlos Tiago Ferreira da Silva - Carlos Eduardo Ruschel Anes - Jeferson Luís Lopes Goularte - Ariel BehrMateriais de Limpeza: palha de aço, Materiais de Consumo: (produtos colaterais/sabão em pó/barra, sabonete, detergente, secundários) café, açúcar, guardanapo, copos,desinfetante etc. água mineral, sacos de lixo etc.Ferramentas: alicate, chave de fenda, Materiais de Escritório: impressos, fitas deserrote, martelo etc.. máquinas, tintas para impressoras, disquetes, canetas, blocos de papel, lápis etc.Outros Material de Limpeza: detergentes, sabão em pó/ barra, vassouras, desinfetantes etc.Fonte: Elaborado pelos autores com base em Carretoni (2010) Para auxiliar ainda mais as organizações na identificação dosmateriais, existe a opção de codificar os materiais. De acordocom Carretoni (2000), a codificação de material é um imperativo esua existência é fundamental como elemento básico no processode gestão operacional da organização. Nesse aspecto, torna-seimportante estabelecer questões que devem ser respondidas apartir do momento em que se aplica, na prática, a codificação demateriais. São elas: • Como será possível controlar os milhares de itens de materiais existentes na empresa se ela não possuir um eficiente sistema de codificação de materiais? • Como será possível a empresa localizar e fornecer rapidamente e com segurança certo item de material? • E como será possível a empresa obter informações corretas e seguras sobre os materiais em uso e/ou disponíveis em diferentes intervalos de tempo? Essas e outras questões poderão ser respondidas ou viabilizadas se a organização tiver um setor apropriado (Almoxarifado) devidamente estruturado, e maneira que com facilidade, possa identificar, localizar, fornecer e controlar eficientemente os materiais sob sua responsabilidade, atendendo desta forma, as diversas solicitações da empresa e provendo-a de um eficiente e seguro sistema de informação sobre materiais em uso e/ou disponíveis na organização (CARRETONI, 2000, p.61).224

CONTROLE E ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS ESTOQUES: O CASO DA SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DE SANTANA DO LIVRAMENTO/RS Os objetivos da codificação de materiais destacados porCarretoni (2000) vão ao encontro da classificação de itens, pormeio de atributos como utilidade, natureza, função, objetivo,depois atribuindo códigos aos grupos e subgrupos de itens,unificando a identificação dos itens e, por último, padronizandoas denominações. De acordo com Carretoni (2000), o propósito da organizaçãoe codificação dos materiais vai ao encontro da necessidade deidentificar, localizar e movimentar com maior agilidade. Além disso,favorece a análise e controle dos itens, bem como oportunizaà empresa um fácil e eficiente processo de comunicação einformações sobre seus materiais. Conforme o referido autor, para qualquer sistema decodificação de materiais ser eficiente, deve apresentar asseguintes características ou atributos fundamentais, presentesno Quadro 04.Quadro 04 - Características ou Atributos Fundamentais para o Sistema Ideal de CodificaçãoExpansividade Refere-se à particularidade de o sistema de codificação de materiais comportar ou aceitar um aumento no rol de sua classificação e codificação, quando houver necessidade de inclusão de novos itens.Singularidade ou Refere-se à necessidade de o sistema de codificação de materiaisunicidade apresentar somente um código para cada item. Concisão Refere-se à particularidade de o sistema de codificação de materiais Conveniência possuir um mínimo de letras ou números (dígitos) para cada item de Significância material Operacionalidade Refere-se à aplicabilidade e entendimento (fácil e eficiente), de o sistema estar em consonância com a estrutura organizacionalFonte: Carretoni (2000, p.63) operacional (porte e ramo) e necessidade da empresa. Refere-se à particularidade de o sistema de codificação de materiais possibilitar identificar ou indicar características do material. Refere-se à particularidade de o sistema de codificação de material oferecer facilidade de aplicação a processos manuais, mecânicos ou de processamento de dados (informática), com menores custos operacionais. Segundo Carretoni (2000), as etapas de codificação demateriais iniciam pelo levantamento do universo dos itens demateriais da empresa, análise dos itens, identificação dos itens,a classificação e a definição de grupos ou “famílias”, segundo 225

Carlos Tiago Ferreira da Silva - Carlos Eduardo Ruschel Anes - Jeferson Luís Lopes Goularte - Ariel Behratributos ou características dos itens. Em seguida a disposição dorol ou listagem em rigorosa ordem alfabética, escolha do sistema“ideal” de codificação e atribuir códigos ou codificar. Os sistemas de codificação de materiais mais conhecidossão: o numérico (números arábicos); o alfabético (utilização deletras); o alfanumérico (números e letras) e o de classificaçãodecimal. Este último, segundo Carretoni (2000), provém de umaadaptação do sistema concebido por Louis Kossuth DeweyMelville em 1851. Esse sistema é fruto de um trabalho relacionadocom a administração de bibliotecas, desenvolvido pelo autor eque deu origem ao livro intitulado Decimal Classification. Posteriormente, o sistema adaptado para uso na codificaçãode materiais se baseia no estabelecimento de Grupos ou Famíliasde Materiais, denominados Grupos ou Chaves. Carretoni(2000, p. 66 a 69) afirma que esse sistema procura classificar,individualizar e descrever os materiais em três agrupamentos,conforme Quadro 05.Quadro 05 - Etapas de Codificação de Materiais 1ª FASE: DETERMINAÇÃO DO UNIVERSO Partindo-se do universo de materiais em disponibilidades na empresa, procura classificá-los em Famílias ou Grupos, segundo alguns critérios peculiares dos materiais, seja em termos de sua natureza, utilidade, função ou objetivo específico. 2ª FASE: LISTAGEM DOS GRUPOS Caracterizados e classificados os itens de materiais, começa-se a trabalhar individualmente os grupos particulares ou comuns de itens, detalhando-os preferivelmente, ordenados em ordem alfabética ou por suas especificações (não necessariamente). 3ª FASE: CODIFICAÇÃO Nesta fase, codificam-se os itens de materiais através de seus distintos grupos ou chaves, com base nas seguintes considerações: 1º Grupo ou chave – Aglutinante – 2 dígitos Também conhecido como chave-mater, é aquele que designa o agrupamento (família, grandes grupos) do material. 2º Grupo ou chave – Individualizador – 2 dígitos É o grupo ou chave que identifica cada um dos subgrupos de materiais que constam do primeiro agrupamento. 3º Grupo ou chave – Descritivo – 3 dígitos ou mais Também conhecido como chave definidora, é aquele que descreve ou caracteriza um item particular de material pertencente ao 2º grupo.Fonte: Carretoni (2000, p.66-69)226

CONTROLE E ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS ESTOQUES: O CASO DA SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DE SANTANA DO LIVRAMENTO/RS Para Carretoni (2000), a partir de 1985, o Brasil tornou-seum dos 26 países integrantes da Associação Internacional deCódigos, entidade que normatiza o uso de códigos de barrasbaseado o padrão EAN – European Articles Number – usado pormais de 61 mil indústrias e empresas comerciais de 30 países,incluindo todos os membros do Mercado Comum Europeu. Códigode Barras, de acordo com Carretoni (2000), é a marcação gráfica,feita por sequências de barras paralelas claras e escuras, cujascombinações representam caracteres alfanuméricos, compondouma informação. Cada um dos traços que formam o código de barras corresponde a uma informação. O padrão EAN é formado por treze dígitos: três – identificam o país; quatro para o fabricante, cinco para o produto e mais um dígito verificador (CARRETONI, 2000, p.72). Segundo Carretoni (2000), o que existe de novo em códigode barras são as barras bidimensionais. Existem dezenas desimbologias de códigos de barras, o que resultou em padronizaçãopor segmento de mercado. O código de barras apresenta umenorme leque de aplicações, cujas principais são: a identificaçãode produtos, o controle automático de caixa, a automação econtrole de estoques e circulação de mercadorias, a identificaçãoem portarias de clube, organizações dentre outras, além do cartãode ponto eletrônico integrado à folha de pagamentos.3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Nesta seção, são apresentados os procedimentosmetodológicos utilizados nesta pesquisa. Este estudo se valeu deuma pesquisa exploratória, em abordagem qualitativa, mediadapela técnica do estudo de caso. Foi realizado um estudo decaso único, que, para Gil (2010), é uma modalidade de pesquisaamplamente utilizada nas ciências sociais e consiste no estudoprofundo e exaustivo de um ou poucos objetos de maneiraa permitir seu amplo e detalhado conhecimento. A pesquisaocorreu na Secretaria de Educação do Município de Santana doLivramento/RS, onde, inicialmente, buscou-se identificar a forma 227

Carlos Tiago Ferreira da Silva - Carlos Eduardo Ruschel Anes - Jeferson Luís Lopes Goularte - Ariel Behrcomo é feita a gestão de materiais no almoxarifado, e como umconjunto de ações poderia auxiliar na melhoria dos controles e daorganização física dos materiais daquele setor. A coleta de dados foi realizada com a utilização de umaentrevista semiestruturada, que, para Yin (2005), é uma das maisimportantes fontes de informações para estudo de caso.Além dessatécnica de coleta de dados, também foi utilizada a observaçãoparticipante que, de acordo com Lakatos e Marconi (2009),consiste na participação real do pesquisador com a comunidadeou grupo. Neste tipo de técnica de coleta, o pesquisador seincorpora ao grupo, ficando tão próximo do fenômeno de estudoquanto um membro do grupo que está estudando e participa dasatividades normais deste grupo (LAKATOS; MARCONI, 2009). A entrevista foi elaborada com base na ordem e estruturado referencial teórico deste artigo, perguntando com questõesabertas sobre os seguintes assuntos: capacitação dos servidores;sistema de compras; controle e gestão do estoque; organizaçãofísica do almoxarifado; abastecimento de materiais nas escolas;e principais carências do setor. Além disso, foram feitas questõesabertas sobre a gestão do estoque, visando compreender comoé feito o cálculo dos pontos de pedido e de estoque mínimo. Aentrevista realizou-se no mês de novembro de dois mil e onze,com o responsável pelo setor de almoxarifado da Secretariade Educação do Município de Santana do Livramento/RS. Aobservação ocorreu durante uma semana útil, também no mêsde novembro de dois mil e onze, dando especial atenção àspráticas de gestão e controle do estoque, desenvolvidas peloscolaboradores do setor. No que tange à análise dos dados, utilizou-se a análiseinterpretativa que Flores (1994 apud CLOS; ANTONELO, 2011),denomina procedimentos interpretativos ou estratégias de análiseque atuam sobre dados qualitativos. Esses autores partem dopressuposto de que a realidade social é múltipla, mutante eresultante de construção social e buscam compreender e interpretara realidade como entendida pelos próprios participantes. Nessesentido, a entrevista foi transcrita, identificadas categorias a seremexploradas, e seu teor analisado, agrupando-se os resultados a228

CONTROLE E ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS ESTOQUES: O CASO DA SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DE SANTANA DO LIVRAMENTO/RSfim de melhor retratar as práticas de gestão do estoque, e depropor ações de melhoria. Uma descrição do ambiente estudadoe o resultado das análises dos dados estão apresentados naseção que segue.4 PROCESSO ATUAL DE GESTÃO DE MATERIAIS O almoxarifado da Secretaria Municipal de Educação deSantana do Livramento/RS, localizado na Rua Senador SalgadoFilho, dispõe de um quadro de funcionários com sete servidoresestatutários e que desempenham diversas funções, cujasprincipais são: controle de materiais, recebimento, estocagem edistribuição. A atual situação do almoxarifado pode ser descrita daseguinte forma: começa pelo processo de compras e passa peloprocesso de recebimento, armazenagem, controle, distribuição ereposição dos itens. No processo de compras, é feita uma solicitação de materiaisno início de cada ano para que seja realizada licitação namodalidade tomada de preços e posterior ata de registro depreços ou contrato com as empresas vencedoras. Em seguida,são feitos pedidos trimestrais para abastecimento do almoxarifadoe posterior distribuição nas escolas de ensino fundamental einfantil, SME (Secretaria Municipal de Educação), Cid (Centro deinclusão digital) e UAB (Universidade Aberta do Brasil). O recebimento dos materiais é feito por comissão que verificase os itens entregues conferem com os itens solicitados, masessa conferência mais detalhada é feita pelos responsáveispor cada setor. Havendo divergências entre pedido e entregaessa informação é passada para o responsável pelo setor dealmoxarifado, este faz uma ata e comunica ao setor de compras.Este, por sua vez, solicita à empresa vendedora que envie ositens ou a nota será paga parcialmente, descontados os itens emfalta. Já com o controle de materiais, o problema se intensifica,pois não há no almoxarifado um sistema de informática apto arealizar controles dos mesmos, tendo em vista que um sistemaeficaz de controle facilitaria e agilizaria o processo, com base naentrevista com o funcionário responsável pelo setor. O controle 229

Carlos Tiago Ferreira da Silva - Carlos Eduardo Ruschel Anes - Jeferson Luís Lopes Goularte - Ariel Behrdos materiais é realizado com a utilização de tabelas nas quaisconsta saldo, entrada e saída de materiais e posterior inventáriodos mesmos. Também são usadas fichas de prateleira. [...] a saída é contabilizada de acordo com as requisições enviadas pelos diversos setores da SME (Secretaria Municipal de Educação), bem como pelas Escolas Municipais. (Entrevistado) A distribuição de material didático, de limpeza e cantina nasescolas municipais é realizada mensalmente, e, em situaçõesadversas, conforme a necessidade específica de cada escola.A escola ou setor da SME envia uma requisição de materiaisdevidamente identificada e assinada por diretor ou responsávelpela retirada. Já com o material elétrico e de manutenção, essadistribuição é feita de acordo com a necessidade. Os diretoresentram em contato com os responsáveis (elétrico e manutenção),agendam o dia da manutenção e o material é retirado doalmoxarifado. Qualquer sobra retorna ao almoxarifado. No que se refere à reposição de materiais, o almoxarifadorealiza a média de consumo mensal e depois verifica o estoque.Quando este corresponder a um mês de consumo nova requisiçãoé enviada para o setor de compras. O chefe desse setor, por suavez, faz solicitação de empenho à Secretaria da Fazenda e, apósa liberação desse documento, o setor de compras faz contatocom as empresas e encaminha os empenhos. Esse seria o fimdo ciclo, o qual se reinicia de acordo com as necessidades dereposição.5 ANÁLISE DOS RESULTADOS Depois de verificar a situação do almoxarifado e examinara teoria pertinente ao assunto, temos várias propostas demodificações que poderão trazer melhorias significativas nocontrole, movimentação física e armazenagem dos itens no setoracima citado. Para uma boa gestão de materiais, começamospelas previsões de demanda que, de acordo com Gonçalves(2010), é o primeiro passo operacional na gestão e controledos estoques. Para isso, devemos analisar os dados dos itenscoletados, conforme Quadro 06, abaixo.230

CONTROLE E ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS ESTOQUES: O CASO DA SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DE SANTANA DO LIVRAMENTO/RSQuadro 06 - Consumo dos itens nos últimos três anos Produto A Lâmpada fluorescente 40W Ano Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez 2008 297 302 184 238 307 318 344 293 196 279 243 182 2009 322 347 201 280 398 376 395 352 232 301 299 220 2010 407 411 230 306 421 408 416 392 388 367 351 290 Produto B Lâmpada incandescente 100W Ano Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez 2008 131 127 77 65 130 132 147 98 71 81 71 90 2009 198 186 120 113 192 215 203 143 122 133 124 138 2010 220 234 170 167 246 274 259 182 173 198 177 193 Produto C Reator eletrônico 2 X 40W bivolt Ano Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez 2008 99 89 44 37 52 61 89 45 50 41 57 34 2009 142 134 87 71 85 92 110 77 83 81 92 78 2010 188 170 117 103 111 120 167 97 101 107 122 109 Produto D Interruptor 2 secção interno Ano Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez 2008 21 17 12 9 8 11 14 7 4 13 10 14 2009 41 33 21 20 17 25 27 17 12 28 20 21 2010 67 72 37 48 34 52 42 35 27 47 44 38 Produto E Fio rígido 6 mm rolo com 100m Ano Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez 2008 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2009 2 2 2 2 2 1 1 1 2 2 2 1 2010 5 5 5 3 3 4 3 3 6 2 2 5Fonte: Elaborado pelos autores Com base no Quadro 06, elaborado a partir dos dadoscoletados, os itens aumentam a cada ano com um consumomaior nos meses de janeiro, fevereiro, junho e julho. O aumentonos meses de janeiro e fevereiro é causado pela manutençãointensificada no início de cada ano letivo. Já o aumento emjunho e julho é ocasionado pelo período de frio nos meses deinverno quando a rede elétrica é danificada devido a chuvas maisfrequentes. 231

Carlos Tiago Ferreira da Silva - Carlos Eduardo Ruschel Anes - Jeferson Luís Lopes Goularte - Ariel Behr Para bom controle, devemos acompanhar o processo decompras, desde a solicitação do pedido, passando pela elaboraçãodos empenhos, pelo envio dos mesmos às empresas, até orecebimento do material solicitado, para determinarmos o tempodespendido até o pedido ser entregue no almoxarifado. Com ainformação desse tempo, propõe-se melhoria que se baseia noponto ideal de pedido e toma por referência o estoque mínimo deum mês de consumo e o tempo de reposição de três meses. De acordo com Gonçalves (2010), inicia-se com a somados itens usados durante todo o ano, depois se divide por dozemeses. Assim, temos a média de consumo mensal de um item e,posteriormente, aplicamos a fórmula abaixo. O exemplo usadofoi o item A no ano de 2010, mas deve ser elaborado o ponto depedido com todos os itens armazenados no almoxarifado. A formade cálculo está apresentada no exemplo do Quadro 07 abaixo.Quadro 07 - Fórmulas utilizadas para apuração do ponto de pedido. Media de consumo = m1+m2+m3+m4+m5+m6+m7+m8+m9+m10+m11+m12 12 Média de consumo = 407+411+230+306+421+408+416+392+388+367+351+290 12 Média de consumo = 366 por mês Depois se aplica a fórmula: PP= C x TR + E.Mn Onde PP = Ponto de pedido C = Consumo médio TR = Tempo de reposição E.Mn = Estoque mínimo Continuação do exemplo: PP = 366 x 3 + 366 PP = 1464Fonte: Elaborado pelos autores com base em Gonçalves (2010) Como vimos, o ponto de pedido seria quando o item citadono exemplo atingisse um estoque de 1464 unidades. Esse pontode pedido evita eventuais faltas de material, além de acúmulos dematerial no setor com acréscimo de recurso financeiro investidoem almoxarifado. Justificamos essa sugestão, com fulcro naentrevista com o responsável pelo setor de almoxarifado.232