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Jair Antonio Fagundes - Alex Fabiano Bertollo Santana - Sidimara Santos Falanqui - Jeferson de Araujo Funchal O estudo de caso se dará em uma empresa de médio porte,situada em Ji-Paraná-RO, pretende-se, com esta pesquisa,analisar os métodos de controle interno atualmente utilizadoe verificá-los se estão em conformidades com os Princípios deControle interno, a fim de evitar erros, fraudes e perdas.3.1 COLETA DE DADOS E INSTRUMENTOS Para coleta de dados no estudo de caso utiliza-se: • Reuniões com o responsável pelo setor de estoques, a fim de se obter informações sobre o controle de estoque atualmente utilizado na empresa; • Pesquisa documental: relatório de compras e saídas de materiais para verificar a eficácia dos controles atualmente existentes na empresa; • Observação assistemática do ambiente empresarial, para melhor compreensão da política da empresa e os métodos utilizados para a organização de seus estoques. Segundo Lakatos e Marconi (2002, p. 35) “análise é a tentativade evidenciar as relações existentes entre o fenômeno estudadoe outros fatores”. Após a obtenção dos dados, será possível analisar a eficáciado controle interno existente e orientar os gestores quanto aimportância de uma adequado sistema de controle de estoque, afim de evitar erros, fraudes e perdas.4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS Neste capítulo, será avaliada a empresa M S Indústria deLaticínios Ltda, quanto ao nível de controle interno no setor doalmoxarifado, especificamente nos estoques de insumos paraprodução, desde a solicitação de compras, passando pelosprocedimentos operacionais do setor, até uma nova solicitaçãode compra, verificando se os componentes de controle interno ese estes estão de acordo com os princípios de controle interno.200

ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS DE ESTOQUES DE UMA INDÚSTRIA DE LATICÍNIOS EM JI-PARANÁ-RO4.1 IDENTIFICAÇÕES DOS MÉTODOS DE CONTROLES INTERNOS Para análise do controle de estoque, direcionada a empresaem estudo, foi necessário estabelecer que o modelo fosseutilizado como meio de avaliação interna, onde permite gerenciarinformações que possam monitorar o seu desenvolvimento atuale estrutura organizacional. Apresenta-se a seguir o organograma do setor de almoxarifadoda empresa.Figura 1 – Organograma do Setor Almoxarifado ALMOXARIFADO GERALCOMPRAS CONTROLESetor de Setor de Setor de Setor de Setor de Setor de Setor deManteigas Cr.deLeite L.Condens Leite UHT Achocolatado Queijos Leite em PóFilial Jaru Filial Filial Filial S. Filial São Filial Cacoal Urupá Luzia Francisco SeringueiraFonte: Elaboração própria a partir de dados da pesquisa Como é possível observar, o almoxarifado de Ji-paraná éresponsável por passar as informações ao setor de comprasquando o estoque de insumos para produção estiver na suaquantidade mínima e na emissão de pedidos de comprasjuntamente com o setor responsável da produção. Assimsendo, todas estas unidades são atendidas semanalmente peloalmoxarifado da matriz, através de pedidos que são recebidos viae-mail e faxes. A empresa possui caminhões tanques que diariamentetem acesso às unidades, na captação de matéria-prima (leiteresfriado), para as produções na unidade de Ji-Paraná, para oatendimento dos pedidos das unidades, os meios de transportesão através destes caminhões. 201

Jair Antonio Fagundes - Alex Fabiano Bertollo Santana - Sidimara Santos Falanqui - Jeferson de Araujo Funchal A empresa tem definida quantidade mínima e máxima deestoque de cada produto, o responsável pelo estoque emitediariamente um relatório dos produtos que atingiram a quantidademínima. Esse relatório é repassado ao responsável de cada setor,o qual emite requisição para compra dos materiais necessários,o responsável pelo estoque não poderá fazer requisição sem aautorização do responsável do setor, pois podem existir materiaisque não serão mais utilizados ou serão substituídos por outramarca, após a aprovação o almoxarifado emite o pedido eenvia para o setor de compras de insumos, localizado na filialadministrativa em São Paulo. Para responder ao primeiro objetivo da pesquisa, que era“Identificar os métodos de controles internos aplicados à área deestoques da empresa em estudo”, na figura 01, abaixo relacionada,apresenta-se o ciclo do almoxarifado objeto de estudo.Figura 1 – Ciclo do AlmoxarifadoFonte: Elaboração própria a partir de dados da pesquisa A figura evidencia os controles existentes na empresa emestudo, os quais são descritos nos itens que seguem.202

ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS DE ESTOQUES DE UMA INDÚSTRIA DE LATICÍNIOS EM JI-PARANÁ-RO4.1.1 Controle As entradas e saídas de insumos são registradas em umsoftware desenvolvido pela própria empresa, lançados através denotas fiscais, guias de remessas e requisições, gerenciando asquantidades de forma que, além de possibilitar relatórios analíticosda movimentação também demonstra o saldo em estoque de cadaitem devidamente cadastrado. Este mesmo software também tema opção de demonstrar para o usuário em que momento que oinsumo chegou a seu estoque mínimo, iniciando imediatamente oprocesso de ressuprimento. Estoque mínimo ou estoque de segurança: Determinadopor cada setor produtivo em conjunto com setor de compras eo controle do almoxarifado, analisando uma série de fatores quepossam contribuir negativamente no processo de ressuprimento,tais como: Localização do fornecedor, transportador adequado,tempo de cotação para que consiga menor custo com qualidade,tempo de entrega, assim como outros, de modo que todo oprocesso seja analisado minuciosamente e tratado de maneiraque não venha prejudicar no tempo de reposição de estoque.4.1.2 Pedido Como parte inicial do processo de ressuprimento, o pedido éelaborado pelo setor de controle juntamente com o responsável dosetor de produção que utiliza aquele insumo, depois de assinadoo mesmo é transmitido via fax ou e-mail para o departamentode compras localizado na filial administrativa na cidade de SãoPaulo.4.1.3 Compra Como dito anteriormente, este setor fica localizado nacidade de São Paulo, capital, atualmente composto por (02) doisprofissionais com vasta experiência em compra de insumos paralaticínios. Estes são responsáveis pela realização das cotações,aprovações da diretoria, pela efetiva compra dos insumos, assimtambém como pelas contratações de transportadores, tendo 203

Jair Antonio Fagundes - Alex Fabiano Bertollo Santana - Sidimara Santos Falanqui - Jeferson de Araujo Funchalsempre que priorizar a agilidade no processo de forma que nãogaste muito tempo, onde será levado em consideração o valorunitário, valor total e as condições de pagamento e de qualidadesdo produto negociado com o fornecedor selecionado pelaempresa. A assinatura do diretor de produção e responsável peloorçamento da empresa para viabilizar o recurso na ocasião sãoindispensáveis.4.1.4 Recepção De posse de um documento chamado de manifesto de carga,anteriormente enviado ao almoxarifado pelo setor de comprasfilial São Paulo, o responsável pelo almoxarifado recepciona achegada do veículo, confrontando todos os dados informados taiscomo: veículo, placa, motorista, transportadora, assim como asnotas fiscais registradas no manifesto, partindo logo em seguidapara conferência da mercadoria.4.1.5 Conferência A conferência da mercadoria é considerada também desuma importância pois uma vez recebida e conferida sem asanotações das não conformidades torna-se muito difícil qualquersolução de problema detectado posteriormente. A conferência damercadoria é realizada fisicamente confrontando com os dadosinformados em notas fiscais. A conferência das mercadorias,especificamente dos insumos a produção passa por um processode check-list, onde são verificados data de fabricação, validade,especificações técnicas do produto pelo funcionário responsávelpelo almoxarifado que analisa a mercadoria, confrontando asinformações do pedido, nota fiscal e produto. Após a conferênciaé realizado uma análise do insumo no setor de qualidade nolaboratório da empresa que havendo a aprovação o produtoestará apto á estocagem e consequentemente o uso.204

ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS DE ESTOQUES DE UMA INDÚSTRIA DE LATICÍNIOS EM JI-PARANÁ-RO4.1.6 Estocagem Previamente definido os locais de cada insumo dentro doalmoxarifado, os mesmos são estocados de forma ordenada,facilitando a movimentação em que o primeiro que entra sejao primeiro que saia (PEPS); por serem insumos a produção deprodutos alimentícios são estocados em locais sempre limpos, namaioria das vezes e dependendo do produto, ficam acoberto porencerados (lonas) que protegem de poeiras, assim como tambémsão protegidos por um sistema eficiente de controle de pragas.4.1.7 Expedição Atividade que complementa todo o processo de controleinterno de estoques, responsável pela efetiva saída dos produtosaos setores e filiais. Após recepcionar os pedidos ou requisições, providencia-se a separação do produto, certifica-se se o que foi solicitadoestá realmente em conformidade, prepara a documentação deremessa quando trata-se de pedido de filias (guia de remessaou nota fiscal de transferência, dependendo do caso), após umachecagem do material confrontando com a guia de remessapassa-se para o carregamento do veículo que após carregadoefetiva-se a liberação do transporte coletando a assinatura domotorista no documento de remessa.4.2 ANÁLISES DOS COMPONENTES DE CONTROLES INTERNOS Para responder ao segundo objetivo proposto, serãoanalisados os componentes de controles internos no que dizrespeito aos procedimentos e à organização adotados comoplanos da empresa. Segundo Crepaldi (2012, p. 415): São todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio. 205

Jair Antonio Fagundes - Alex Fabiano Bertollo Santana - Sidimara Santos Falanqui - Jeferson de Araujo Funchal Para examinar os controles internos, analisa-se a “organizaçãodos controles” e também a “execução” deles. Sendo assim,apuraram-se os planos adotados internamente pela empresa paraproteger seus ativos, controlar a validade dos dados fornecidospela Contabilidade, de maneira que possa ampliar a eficácia eassegurar a boa aplicação das instruções da direção.4.2.1 Ambiente de Controle O ambiente ou meio de controle constitui o andaime parao desenvolvimento das ações e reflete a atitude assumida pelaalta direção em relação com a importância do controle internoe sua incidência sobre as atividades da entidade e resultados,pelo que deve ter presente todas às disposições, políticas eregulações que se consideram necessárias para sua implantaçãoe desenvolvimento exitoso. O Ambiente de Controle é de todosos componentes, a base para o desenvolvimento do resto deles. Em relação a este quesito, a empresa possui atualmente09 funcionários no almoxarifado, sendo um gestor, três naparte administrativa documental e cinco efetivamente na parteoperacional.4.2.2 Avaliação de Riscos O controle interno foi pensado essencialmente para limitaros riscos que afetam as atividades das entidades. Através dainvestigação e análise dos riscos relevantes e o ponto até o qualo controle vigente os neutraliza, avalia-se a vulnerabilidade dosistema. Para isso deve adquirir-se um conhecimento prático deentidade e seus componentes como maneira de identificar ospontos positivos e negativos, enfocando os riscos tanto daentidade (internos e externos) como da atividade. As avaliações dos riscos estão relacionadas ao nãocumprimento das metas e objetivos operacionais, de informaçãoe de conformidade da entidade. Quanto à avaliação de risco,observou-se que a empresa enfrenta problemas em relação aocumprimento das metas em relação ao transporte.206

ANÁLISE DOS CONTROLES INTERNOS DE ESTOQUES DE UMA INDÚSTRIA DE LATICÍNIOS EM JI-PARANÁ-RO4.2.3 Atividades de Controle As atividades de controle são procedimentos que ajudam aassegurar-se que as políticas da gestão se levam a cabo, e devemestar relacionadas com os riscos que determinou e assume agestão. As atividades de controle se executam em todos os níveisda organização e em cada uma das etapas da gestão, partindoda elaboração de um mapa de riscos, conhecendo os riscos,dispõem-se os controles destinados a evitá-los ou minimizá-los. As atividades de controle possuem as principais funções,pois permite a prevenção e detecção de erros e fraudes. Estecompreende em controle de acessos, controle da entrada eda saída de funcionários e materiais, senhas para arquivoseletrônicos e acesso ao software. Neste quesito de análise dos componentes do controleinterno da empresa, constatou-se que o setor está devidamenteatualizado em relação a essas atividades. Observando cadadetalhe nas entradas e saídas de mercadorias assim como defuncionários.4.2.4 Informação e Comunicação A informação relevante deve ser captada, processada etransmitida de tal modo que chegue oportunamente a todosos setores e permita assumir as responsabilidades individuais.A comunicação é inerente aos sistemas de informação. Aspessoas devem conhecer, em tempo, as questões relativas àsua responsabilidade de gestão e controle. Cada função deveespecificar-se com clareza, entendendo como tal as questõesrelativas à responsabilidade dos indivíduos dentro do Sistema decontrole Interno. A comunicação é essencial para o bom funcionamento doscontroles, informações sobre planos, ambiente de controle, deveser transmitida a toda a entidade. As informações recebidasdevem ser identificadas, capturadas, verificadas quanto à suaconfiabilidade e relevância, processadas e comunicadas àspessoas que as necessitam, tempestivamente e de maneiraadequada. 207

Jair Antonio Fagundes - Alex Fabiano Bertollo Santana - Sidimara Santos Falanqui - Jeferson de Araujo Funchal Notou-se que este quesito é um dos pontos que necessitamser tratado na empresa, mesmo com a criação de uma ferramentade comunicação coorporativa, ainda assim, detectou-se que osfuncionários da organização ainda necessitam de treinamentospara saberem usar a informação e a comunicação comoferramentas do processo.4.2.5 Monitoramento É o processo que avalia a qualidade do controle interno notempo. É importante monitorar o controle interno para determinarse este está operando na forma esperada e é necessário fazermodificações. As atividades de monitoramento permanente incluematividades de supervisão realizadas de forma permanente,diretamente pelas diferentes estruturas de gestão. O monitoramento é feito através do acompanhamentocontínuo das atividades por avaliações pontuais, tais como auto-avaliação, revisões eventuais de auditoria interna. Este monitoramento existe na empresa são feito pelo setorde auditoria e controle, onde de tempo em tempo avalia osprocedimentos internos do setor, de forma que são atualizadosde acordo com as necessidades existentes.4.3 O Controle interno de acordo com seus Princípios Para responder ao terceiro objetivo, será analisado o sistemade controle na atual estrutura da empresa e a necessidadede adequação aos princípios de controle interno. Como jámencionado no capítulo 2.3, não há um modelo universalestabelecido para definir o controle interno, cada organizaçãodeverá avaliar e assumir os que se adequarem aos valores daempresa serve também para fiscalizar se as rotinas estão sendocorretamente cumpridas por seus funcionários, não existindoessas rotinas dentro da empresa ficaria difícil um planejamentosobre as operações ou atividades relacionadas na entidade.208