06_Учет материалов

Учет материалов 51 Рисунок 3.38. Стоимость переработки в акте на резку При распределении в ходе занесения цен из стоимости списанного материала вычитаются стоимости по строкам оприходования, в которых стоимость зафиксирована, и эти строки не участвуют в распределении. Если среди материалов, полученных с резки, присутствуют материалы, у которых значение системного реквизита «Отходы» равно «Да», по строке автоматически проставляется нулевая стоимость и производится ее фиксация (Рисунок 3.39, Рисунок 3.40). В случае необходимости фиксация может быть снята вручную. Кроме того, при сохранении документа по таким строкам не проверяется совпадение плотности и типа бумаги. Рисунок 3.39. Реквизит \"Отходы\" на материале Рисунок 3.40. Отходы в акте на резку Для того чтобы суммы не пересчитывались можно перед сохранением зафиксировать учетную сумму (подробнее в книге «Основные принципы работы с системой» раздел «Фиксация учетной суммы»). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 52 При сохранении документа производится проверка на совпадение у списываемого и оприходуемого материала значений реквизитов «Плотность материала» и «Тип бумаги». Если учетная операция является черновиком, то в случае несовпадения значений выдается предупреждение. Если операция является чистовиком, то сохранение запрещается (Рисунок 3.41). Рисунок 3.41. Ошибка в фактурной части акта на резку Кроме этого, при сохранении документа сравнивается площадь списываемого и оприходуемых материалов. Как именно сравнивается – зависит от настройки системы (меню «Настройка – Параметры…») (Рисунок 3.42). Рисунок 3.42. Настройка проверки акта на резку Если выбран вариант «полученная площадь не больше списанной», то проверяется, чтобы площадь получившихся материалов не была больше площади исходного. В противном случае выдается сообщение об ошибке (Рисунок 3.43). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 53 Рисунок 3.43. Сообщение о превышении площади Если выбран вариант «полученная площадь равна списанной», то требуется совпадение площадей. Допускается отклонение не более 0.01 м2. Если площади не совпадают, то выдается сообщение об ошибке (Рисунок 3.44). Рисунок 3.44. Сообщение о несовпадении площадей Если в параметрах системы (меню «Настройка – Параметры…») установлен флаг «Проверять в акте на резку – Разрешать сохранение» (Рисунок 3.45), при несовпадении площадей в акте на резку выдается предупреждение, но остается возможность сохранить документ (Рисунок 3.46). Рисунок 3.45. Флаг «Разрешать сохранение» ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 54 Рисунок 3.46. Предупреждение о превышении площади Для отображения в таблице для акта резки можно использовать реквизиты «Передано на резку» и «Получено с резки». Если в результате резки получено более одной номенклатуры, в реквизите «Получено с резки» они будут перечислены через запятую (Рисунок 3.47). Рисунок 3.47. Отображение переданного на резку и полученного с резки Из акта на резку можно породить операции «Внутреннее перемещение», «Преобразование» и «Списание в производство» (Рисунок 3.48). Рисунок 3.48. Порождение операций из акта на резку При этом при порождении существуют следующие особенности: если акт на резку является черновиком, то в порождаемый документ попадает переданная на резку бумага, а место хранения, где производится резка, считается получателем; если акт на резку является чистовиком, то в порождаемый документ попадает полученная с резки бумага, а место хранения, где производится резка, считается отправителем, причем отходы не попадают в порождаемый документ. При автоматическом резервировании по результатам акта на резку можно оприходовать полученную с резки бумагу на заказы, отличные от того, по которому бумага была передана на резку (в случае разных заказов по строкам фактурной части документа). 3.13. Смешивание пантона Для регистрации документа на смешивание пантона (Рисунок 3.49) необходимо заполнить следующие реквизиты:  Номер документа. Может быть сформирован автоматически в соответствии с алгоритмами нумерации (см. книгу «Настройка системы» раздел «Нумерация заказов и учетных операций»).  Статус документа (черновик/чистовик).  Дата операции.  Подразделение. Подразделение, в котором выполняется операция. Выбирается из списка подразделений, обозначенных как места хранения.  Материально ответственное лицо. ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 55  Примечание. Рисунок 3.49. Смешивание пантона Фактурная часть документа всегда содержит строку «Смесевой пантон». Смесевой пантон выбирается из группы (или групп, если их несколько) смесевых пантонов, которая указана в таблице (таблицах) смешивания пантонов (Рисунок 3.50). Рисунок 3.50. Группа, из которой будут выбираться смесевые пантоны Выбор смесевого пантона осуществляется стандартным образом (Рисунок 3.51). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 56 Рисунок 3.51. Выбор смесевого пантона После выбора смесевого пантона и указания его количества в документ добавляются строки с рассчитанным количеством базовых пантонов. Количество рассчитывается по таблице рецептуры смешивания красок. По каждой из этих строк выводится следующая информация:  Объект учета.  Количество.  Единица измерения.  Цена.  Сумма. Из этих колонок допускается только корректировка цены и суммы. Цена и сумма для смесевого пантона рассчитывается автоматически, исходя из количества и цены базовых пантонов, входящих в состав смесевого. Для того чтобы суммы не пересчитывались можно перед сохранением зафиксировать учетную сумму (подробнее в книге «Основные принципы работы с системой» раздел «Фиксация учетной суммы»). При автоматическом создании заявки на материалы из заказа, если в меню «Настройка – Параметры…» установлен флаг «Создавать заявки на базовые пантоны» (Рисунок 8.24), документ «Смешивание пантона» автоматически привязывается к заявкам на материалы. Базовые пантоны, на которые есть резерв по выбранному в документе заказу, списываются, а получившийся смесевой пантон резервируется, если на него существует заявка. 3.14. Преобразование Операция преобразования позволяет в рамках одного документа как списать, так и оприходовать несколько ТМЦ. В шапке документа необходимо заполнить следующие реквизиты (Рисунок 3.52): ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 57 Рисунок 3.52. Преобразование  Номер документа. Может быть сформирован автоматически в соответствии с алгоритмами нумерации (см. книгу «Настройка системы» раздел «Нумерация заказов и учетных операций»).  Статус документа (черновик/чистовик).  Дата операции.  Подразделение. Подразделение, в котором выполняется операция. Выбирается из списка подразделений, обозначенных как места хранения.  Материально ответственное лицо.  Примечание. Фактурная часть этого документа разделяется на две части: «Списано» и «Оприходовано», и добавление строк при нажатии на кнопку «Добавить» происходит в ту часть, которая выбрана на момент нажатия кнопки. Фактурная часть содержит следующие реквизиты:  Объект учета.  Количество.  Единица измерения.  Цена.  Сумма. При занесении учетных стоимостей сумма стоимостей списываемых ТМЦ заносится в стоимость оприходуемой ТМЦ только в том случае, если оприходуется в результате преобразования одна строка, в противном случае стоимости полученных ТМЦ должны быть занесены в документ вручную и зафиксированы. Существует возможность выбирать списываемые ТМЦ по номеру заказа. В документ загружаются ТМЦ, зарезервированные на выбранный заказ. При этом если в фактурной части документа присутствует ссылка на заказ, эти материалы отмечаются как списанные в соответствующих заявках на материалы. 3.15. Передача в переработку Для регистрации передачи в переработку (Рисунок 3.53) необходимо заполнить следующие реквизиты: ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 58 Рисунок 3.53. Передача в переработку  Номер документа. Может быть сформирован автоматически в соответствии с алгоритмами нумерации (см. книгу «Настройка системы» раздел «Нумерация заказов и учетных операций»).  Статус документа (черновик/чистовик).  Дата операции.  Поставщик. Выбирается из списка собственных предприятий.  Получатель. Выбирается из справочника контрагентов.  Подразделение-отправитель. Выбирается из списка подразделений, обозначенных как места хранения.  Материально ответственное лицо контрагента.  Наше материально ответственное лицо.  Номер доверенности.  Дата доверенности.  Примечание. В фактурной части документа заполняются следующие реквизиты:  Объект учета. Выбирается из справочника материалов.  Количество.  Единица измерения.  Цена без НДС  Сумма без НДС. Суммовые реквизиты в процессе ввода пересчитываются по заданной схеме (см. книгу «Основные принципы работы с системой» раздел «Пересчет значений реквизитов фактурной части»). При печати накладной по «Передаче в переработку» в поле «Основание» указывается, что материалы передаются в переработку на давальческих условиях. Из операции «Передача в переработку» может быть порождена операция «Возврат из переработки» (Рисунок 3.54). Рисунок 3.54. Порождение из передачи в переработку ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 59 3.16. Возврат из переработки Для регистрации возврата из переработки (Рисунок 3.55) необходимо заполнить следующие реквизиты: Рисунок 3.55. Возврат из переработки  Номер документа. Может быть сформирован автоматически в соответствии с алгоритмами нумерации (см. книгу «Настройка системы» раздел «Нумерация заказов и учетных операций»).  Статус документа (черновик/чистовик).  Дата операции.  Поставщик. Выбирается из списка собственных предприятий.  Получатель. Выбирается из справочника контрагентов.  Подразделение-получатель. Выбирается из списка подразделений, обозначенных как места хранения.  Материально ответственное лицо контрагента.  Наше материально ответственное лицо.  Примечание.  Документ на передачу.  Стоимость услуг. В список доступных документов на передачу включаются учетные операции «Передача в переработку», являющиеся чистовиками, с тем же получателем, что и отправитель в документе на возврат. При порождении возврата из передачи этот реквизит заполняется автоматически. В фактурной части документа заполняются следующие реквизиты:  Объект учета. Выбирается из справочника материалов.  Количество.  Единица измерения.  Цена без НДС  Сумма без НДС. Расчёт учетной стоимости полученных ТМЦ осуществляется в общем расчете учетных стоимостей при сохранении документа. Распределение стоимости исходного сырья в случае нескольких возвратов по нему осуществляется пропорционально стоимости услуг по переработке; распределение по строкам оприходованных ТМЦ делается пропорционально их количеству. 3.17. Передача давальческого сырья Подробно описана в разделе 11.6. Передача давальческого сырья между давальцами. ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 60 ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 61 4. Учет материалов в альтернативных единицах измерения с дополнительными реквизитами Система позволяет вести учет материалов в единицах измерения, в которые возможно пересчитать только на этапе ввода документов – бумага в ролях с разным весом или разной длиной роля, краска в банках с разным количеством в банке, готовая продукция в пачках с разным количеством в пачке и т.п. При этом можно вести как количественный учет (5 ролей по 1000 м, 6 ролей по 1100 м и т.д.), так и штучный (роль номер 123 длиной 1000 м, роль 124 длиной 1000 м, роль 125 длиной 1100 м и т.д.). В дальнейшем для примера будут использоваться роли, хотя вместо ролей может быть использована любая другая единица измерения (банки, пачки и т.п.). Если речь идёт именно о ролевом учете, то в настройках системы (меню «Настройка – Параметры…») можно указать единицу измерения ролевого учета (Рисунок 4.1). Ее установка позволяет ускорить пересчет в альтернативные единицы измерения из ролей, а также влияет на занесение учетных цен в документы, в которых движение введено в ролях. Рисунок 4.1. Единица измерения ролевого учета 4.1. Количественный учет Задача следующая – хотим учитывать бумагу в ролях. Основная единица измерения бумаги – метр. Выполняем следующие действия:  Пишем алгоритм пересчета ролей в метры. Для этого используем реквизит ТМЦ «Длина роля» (Рисунок 4.2). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 62 Рисунок 4.2. Алгоритм пересчета ролей в метры  В справочнике материалов на закладке «Альтернативные единицы измерения» добавляем единицу измерения роль и определяем соотношение между ролями и метрами, привязав алгоритм пересчет ролей в метры (Рисунок 4.3). Рисунок 4.3. Добавление единицы измерения «роль»  Переходим в колонку «Дополнительные реквизиты» и нажимаем на появившуюся кнопку (Рисунок 4.4). Рисунок 4.4. Кнопка в колонке \"Дополнительные реквизиты\"  В появившемся окне выбираем в левой части окна реквизит ТМЦ «Длина роля» и помещаем его в правую часть (Рисунок 4.5). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 63 Рисунок 4.5. Выбор длины роля После этого в приходных документах можно будет заносить бумагу в ролях. Для этого после выбора материала в приходном документе необходимо перейти в колонку «Количество» и нажать появившуюся кнопку (Рисунок 4.6). Рисунок 4.6. Кнопка расшифровки количества На экран будет выдано окно, в котором необходимо ввести количество материалов в расшифровке по ролям (Рисунок 4.7). Рисунок 4.7. Расшифровка количества по ролям После нажатия кнопки «Сохранить» в поле «Количество» будет занесено общее количество в основной единице измерения. Количество и единица измерения будут выделены жирным шрифтом (Рисунок 4.8). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 64 Рисунок 4.8. Выделение количества в разрезе ролей в приходном документе Для документов можно настроить реквизиты расшифровки количества (меню «Настройка – Шаблоны объектов…») (Рисунок 4.9). Рисунок 4.9. Настройка реквизитов расшифровки количества Рисунок 4.10. Реквизит в окне расшифровки © Моноритм, 2003-2019 ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием

Учет материалов 65 При редактировании таких реквизитов не производится пересчет количества в основной единице измерения. Если реквизит ТМЦ «Обязательность расшифровки количества» имеет значение «Да» (Рисунок 4.11), то при определении количества этой номенклатуры в документах определение расшифровки количества в альтернативной единице измерения будет обязательным (Рисунок 4.12). Рисунок 4.11. Реквизит «Обязательность расшифровки количества» Рисунок 4.12. Сообщение о необходимости определения расшифровки Расходные документы тоже необходимо вводить в расшифровке по ролям. Для этого необходимо нажать кнопку, которая появляется в поле «Количество». В появившемся окне будет показан текущий остаток в разрезе ролей (Рисунок 4.13). Рисунок 4.13. Остаток в разрезе ролей © Моноритм, 2003-2019 ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием

Учет материалов 66 Необходимо поставить количество ролей, которые расходуются. Если расходуются целые роли, то количество в метрах будет рассчитано автоматически. Если его изменить на меньшее, это будет означать, что роль израсходован не полностью. В этом случае роль будет списан, при этом будет оприходован другой роль с меньшей длиной роля (Рисунок 4.14). Рисунок 4.14. Расход ролей и приход остатка роля Если вручную будет введено количество метров, превышающее количество, пересчитанное из ролей в метры, будет выдано сообщение об ошибке (Рисунок 4.15). Рисунок 4.15. Сообщение о неправильно введенном количестве После нажатия кнопки «Сохранить» данные в поле «Количество» будут выделены жирным шрифтом (Рисунок 4.16). Рисунок 4.16. Выделение количества в разрезе ролей в расходном документе В остатках по складу можно увидеть остаток по материалу в разрезе ролей (Рисунок 4.17). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 67 Рисунок 4.17. Остаток в разрезе ролей 4.2. Штучный учет Задача следующая – хотим учитывать бумагу в ролях по номерам ролей. Основная единица измерения бумаги – метр. Номера ролей хотим формировать автоматически. Выполняем следующие действия:  Пишем алгоритм пересчета ролей в метры. Для этого используем реквизит ТМЦ «Длина роля» (Рисунок 4.2).  Создаем реквизит ТМЦ «Номер роля». Пишем алгоритм расчета этого реквизита. Для этого делаем следующие действия: o Создаем счетчик «Номер роля» (меню Настройка – Нумерация…) (Рисунок 4.18). Рисунок 4.18. Счетчик для номера роля o Создаем алгоритм для получения номера роля (Рисунок 4.19). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 68 Рисунок 4.19. Алгоритм для получения номера роля  В справочнике материалов на закладке «Альтернативные единицы измерения» добавляем единицу измерения роль и определяем соотношение между ролями и метрами, привязав алгоритм пересчет ролей в метры (Рисунок 4.3).  Переходим в колонку «Дополнительные реквизиты» и нажимаем на появившуюся кнопку (Рисунок 4.4).  В появившемся окне выбираем в левой части окна реквизиты ТМЦ «Длина роля» и «Номер роля» и помещаем его в правую часть. Для реквизита «Номер роля» выбираем алгоритм получения номера и ставим флаг «Идентифицирующий» (Рисунок 4.20). Рисунок 4.20. Реквизиты \"Номер роля\" и \"Длина роля\" Алгоритм можно не выбирать. В этом случае при приходе материала будет необходимо проставлять номер роля вручную. Флаг «Обновлять при частичном использовании» служит для определения того, что делать с номером роля при списании части роля – оставить старый или получить новый. Для оприходования бумаги в ролях необходимо после выбора материала в приходном документе перейти в поле «Количество» и нажать кнопку, которая при этом появится. В появившемся окне необходимо внести данные по полученным ролям. После нажатия кнопки «Добавить запись» необходимо ввести нужную длину роля. Номер роля будет сформирован автоматически на основании алгоритма (Рисунок 4.21). Рисунок 4.21. Добавление первого роля © Моноритм, 2003-2019 ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием

Учет материалов 69 Если нужно добавить еще какое-то количество ролей, можно встать на добавленную запись и нажать кнопку «Добавить запись с копирование данных». На экране появится окно, в котором надо ввести количество добавляемых ролей (Рисунок 4.22). Рисунок 4.22. Количество добавляемых ролей После ввода количества и нажатия кнопки «Продолжить» в таблицу будет добавлено необходимое количество ролей с номерами, полученными автоматически и длиной роля, введенной в первой строке (Рисунок 4.23). Рисунок 4.23. Добавленные роли После этого можно откорректировать длины ролей (Рисунок 4.24). Рисунок 4.24. Роли с откорректированными длинами После нажатия кнопки «Сохранить» в поле «Количество» будет занесено общее количество в основной единице измерения. Количество и единица измерения будут выделены жирным шрифтом (Рисунок 4.25). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 70 Рисунок 4.25. Выделенное количество Расходные документы тоже необходимо вводить в расшифровке по ролям. Для этого необходимо нажать кнопку, которая появляется в поле «Количество». В появившемся окне будет показан текущий остаток в разрезе ролей с их номерами (Рисунок 4.26). Рисунок 4.26. Остаток в разрезе ролей с номерами Если в окне расшифровки количества ввести данные в поле фильтра (Рисунок 4.27), таблица будет отфильтрована по идентифицирующему реквизиту. Рисунок 4.27. Отфильтрованная таблица Если после фильтрации в таблице осталась одна невыбранная строка, то, после нажатия клавиши Enter в поле фильтрации, эта строка будет выбрана и поле фильтрации очищено (Рисунок 4.28). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 71 Рисунок 4.28. Выбор строки с помощью фильтра При наличии идентифицирующего реквизита в таблицу расшифровки запрещено изменять значения реквизитов и добавлять строки. Необходимо выбрать роли, которые расходуются. Если расходуются целые роли, то количество в метрах будет рассчитано автоматически. Если его изменить на меньшее, это будет означать, что роль израсходован не полностью. В этом случае роль будет списан, при этом будет оприходован другой роль с меньшей длиной роля (Рисунок 4.29). Если при настройке альтернативных единиц измерения был установлен флаг «Обновлять при частичном использовании» (Рисунок 4.20), оприходованный роль получит новый номер. Если флаг не установлен, то номер роля не изменится, изменится только его длина. Рисунок 4.29. Расход ролей и приход остатка роля с номерами Замечание. В учетной операции «Внутреннее перемещение» невозможно указание количества метров вручную. Если вручную будет введено количество метров, превышающее количество, пересчитанное из ролей в метры, будет выдано сообщение об ошибке (Рисунок 4.30). Рисунок 4.30. Сообщения о неправильно введенном количестве После нажатия кнопки «Сохранить» данные в поле «Количество» будут выделены жирным шрифтом. ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 72 В остатках по складу можно увидеть остаток по материалу в разрезе ролей с номерами (Рисунок 4.31). Рисунок 4.31. Остаток в разрезе ролей с номерами ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 73 5. Остатки 5.1. Просмотр остатков Для работы с остатками материалов необходимо выбрать пункт меню «Склад – Остатки…». На экране появится информация об остатках (Рисунок 5.1). Рисунок 5.1. Остатки После этого необходимо выбрать уровень системного классификатора, дату, на которую нужно видеть остатки и подразделение, в котором находятся интересующие нас материалы. Если выбрать подразделение верхнего уровня и установить флаг «Показывать подчиненные», будут показаны остатки по всем местам хранения, которые входят в выбранное подразделение. Для ограничения объема информации можно воспользоваться универсальным фильтром, фильтром по наименованию, а также фильтром по владельцу. Можно определить дату, которая будет выставляться по умолчанию. Для этого необходимо нажать кнопку «Определить дату», которая находится рядом с датой. После этого на экране появится окно определения даты (Рисунок 5.2). Рисунок 5.2. Установка режима работы с датой Можно установить следующие даты по умолчанию:  Начало месяца – будут показываться остатки на начало текущего месяца.  Сегодня – показываются остатки на начало сегодняшнего дня.  Завтра – показываются остатки на начало завтрашнего дня (или на конец текущего). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 74 В таблице жирным шрифтом отображаются строки с материалами, по которым вручную введен начальный остаток. Если остаток получился только в результате ввода приходных или расходных документов, то такие строки будут показаны обычным шрифтом. Для получения информации о дате ввода начального остатка необходимо на нужной строке навести мышь в клетку в самом начале строки. Появится информация о дате, на которую зафиксирован начальный остаток (Рисунок 5.3). Рисунок 5.3. Информация о дате фиксации начального остатка Если необходимо отменить выделение жирным шрифтом зафиксированных остатков, то нужно в таблице нажать правую кнопку мыши и в появившемся меню снять флаг «Выделять зафиксированные остатки» (Рисунок 5.4). Рисунок 5.4. Настройка выделения зафиксированных остатков Историю изменений начального остатка можно просмотреть, выбрав пункт контекстного меню «История изменений начального остатка…». На экране появится следующее окно (Рисунок 5.5). Рисунок 5.5. История изменений начального остатка Отрицательные остатки выделяются красным цветом ячейки (Рисунок 5.6). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 75 Рисунок 5.6. Выделение отрицательного остатка По умолчанию остатки отображаются в основной единице измерения для каждого материала. Но можно посмотреть и откорректировать остатки в других единицах измерения, определенных для выбранного материала. Для этого необходимо выбрать единицу измерения в выпадающем списке, расположенном над таблицей. После этого остатки по всем материалам в таблице будут пересчитаны в выбранную единицу измерения (Рисунок 5.7). Рисунок 5.7. Остатки в других единицах измерения Если для каких-то материалов невозможно пересчитать остаток в выбранную единицу измерения, ячейка будет выделена желтым цветом и вместо остатка на экране появятся символы «???», при наведении на которые можно будет увидеть причину, по которой остаток не может быть пересчитан (Рисунок 5.8). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 76 Рисунок 5.8. Расшифровка причины отсутствия остатка Если учет в выбранной единице измерения ведется в разрезе дополнительных реквизитов, можно получить расшифровку остатка в разрезе значений дополнительных реквизитов. Для этого надо нажать значок «+», который появится в начале строки для таких материалов, либо выделить нужную строку и выбрать пункт «Развернуть выделенные строки» из контекстного меню. После этого на экране появится расшифровка остатка (Рисунок 5.9). Рисунок 5.9. Расшифровка остатка Если в контекстном меню выставлен флаг «Подводить количественные итоги для разных единиц измерения» (Рисунок 5.10), то итоги по количественным колонкам подводятся независимо от того, совпадают ли единицы измерения во всех строках таблицы или нет. Рисунок 5.10. Флаг «Подводить количественные итоги для разных единиц измерения» Можно настроить режим показа остатков. Для этого нужно выбрать в выпадающем списке «Отображать», находящемся над таблицей остатков, один из следующих вариантов:  Ненулевые остатки. В этом случае будут показаны материалы, у которых есть остаток, не равный нулю. ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 77  Все остатки. Будут показываться все остатки, в том числе и нулевые.  Всю номенклатуру. Будет показываться все строки номенклатурного справочника, вне зависимости от того, был ли для материала когда-то определен остаток или нет. Этот режим удобен для начального ввода остатков. Флаг «Только с неснижаемым остатком» позволяет просмотреть остатки по материалам, для которых определен неснижаемый остаток (подробнее о неснижаемом остатке в п. 7.2). Флаг «Только меньше неснижаемого» позволяет просмотреть материалы, остатки по которым меньше определенного для них неснижаемого остатка. Флаг «Только с ненулевым текущим» предназначен для просмотра материалов с ненулевым текущим остатком. Кроме того, здесь же можно увидеть, сколько материала в настоящий момент зарезервировано. Количество и сумма зарезервированного материала отображаются в соответствующих колонках. Для подробной расшифровки резерва необходимо нажать кнопку «Показать информацию о резервировании материала». На экран будет выдано окно, в котором будет отображена информация о том, на какие заказы зарезервирован выбранный материал (Рисунок 5.11). Рисунок 5.11. Информация о резервировании материала Если необходимо что-то изменить, например, снять резерв, по «двойному клику» мыши будет открыта соответствующая заявка, с которой можно будет производить необходимые действия (Рисунок 5.12) (подробнее – в разделе «Работа с заявками»). Рисунок 5.12. Заявка на материал Добавить заявку на материал можно с помощью кнопки \"Добавить заявку на материал\" панели инструментов (Рисунок 5.13). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 78 Рисунок 5.13. Кнопка «Добавить заявку на материал» Помимо фиксированных колонок в таблице остатков можно настроить отображение других нужных реквизитов (подробнее в книге «Основные принципы работы с системой» в разделе «Настройка отображения реквизитов в таблицах»). Информацию об остатках можно выгрузить в Microsoft Excel. Для этого необходимо нажать кнопку «Экспортировать данные в Microsoft Excel». Данные из таблицы остатков будут выгружены (Рисунок 5.14). Рисунок 5.14. Остатки в Microsoft Excel 5.2. Начальный ввод остатков Начальный ввод остатков можно произвести несколькими способами:  Установить в выпадающем списке «Отображать» значение «Всю номенклатуру». В этом случае будет выдана вся номенклатура и будет достаточно в столбцах «Количество» и «Сумма» (или «Цена») ввести значения на выбранную дату. В результате остатки будут зафиксированы на эту дату.  При другом значении в списке «Отображать» в случае, если по материалу уже есть остаток поступить как в предыдущем случае. Если остатка нет, то нажать кнопку «Добавить». В этом случае появится новая строка, в которой нужно будет выбрать материал и ввести остаток. При этом обязательно должно быть выбрано конкретное место хранения.  Если необходима расшифровка (например, ролей), то необходимо обязательно выбрать место хранения, единицу измерения, нужный материал, после чего нажать кнопку ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 79 «Добавить подробный остаток». После этого ввести значение дополнительных реквизитов (Рисунок 5.15), количество и сумму. Рисунок 5.15. Ввод подробного остатка Следует отметить, что после ввода остатков таким образом считается, что остаток зафиксирован на выбранную дату. Остатки на последующие даты будут рассчитываться как «Остаток на фиксированную дату» + «Приход» – «Расход». Остаток на даты, предшествующие фиксированной дате будет рассчитан как «Остаток на фиксированную дату» + «Расход» – «Приход». Но это относится только к количественному учету. Суммы будут корректно рассчитываться только для остатков после даты фиксации. Поэтому в документах, которые зарегистрированы до даты фиксации остатка, учетные суммы должны быть зафиксированы (подробнее в книге «Основные принципы работы с системой» раздел «Фиксация учетной суммы»). 5.3. Фиксация остатков на выбранную дату Фиксация остатков на выбранную дату производится с помощью кнопки «Зафиксировать» (Рисунок 5.16). Рисунок 5.16. Кнопка «Зафиксировать» При этом открывается окно (Рисунок 5.17), в котором можно выбрать, фиксировать остатки по выделенным строкам или по всем загруженным в таблицу, и на какую дату производить фиксацию. Также можно выбрать параметры фиксации: единицу измерения и фиксировать ли ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 80 остатки с детализацией в альтернативной единице измерения (при возможности) и по адресам хранения. Существует возможность автоматического определения параметров, которые в этом случае определяются на основании существовавших начальных остатков и/или имеющегося движения по каждой ТМЦ. Рисунок 5.17. Окно «Фиксация начальных остатков» Для фиксации остатков необходимо нажать кнопку «Занести». По результатам фиксации выдается информация о возникших проблемах в случае, если таковые имелись (Рисунок 5.18). Рисунок 5.18. Ошибки фиксации остатков ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 81 6. Обороты 6.1. Просмотр оборотов Для работы с оборотами необходимо выбрать пункт меню «Склад – Обороты…». В появившемся окне нужно выбрать подразделение, которое является местом хранения и период, за который требуется получить данные об оборотах, после чего нажать кнопку «Перечитать». На экране появятся данные об оборотах за выбранный период (Рисунок 6.1). Рисунок 6.1. Обороты С помощью кнопки «Определить период» (Рисунок 6.2) можно настроить период по умолчанию. Рисунок 6.2. Определение периода по умолчанию ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 82 В отличие от режима просмотра остатков, выбранное подразделение обязательно должно являться местом хранения. В противном случае на экран будет выдано соответствующее сообщение (Рисунок 6.3). Рисунок 6.3. Сообщение о подразделении, не являющимся местом хранения Если необходимо видеть только строки с ненулевыми оборотами, нужно снять флаг «С нулевыми оборотами», расположенный на панели инструментов. При установленном флаге «С нулевыми оборотами» становится доступен флаг «В том числе с нулевыми остатками», установив который, можно увидеть строки с нулевыми остатками. Для ограничения объема информации можно воспользоваться универсальным фильтром, фильтром по наименованию, а также фильтром по владельцу. В таблице жирным шрифтом отображаются строки с материалами, по которым вручную введен начальный остаток. Если остаток получился только в результате ввода приходных или расходных документов, то такие строки будут показаны обычным шрифтом. Для получения информации о дате ввода начального остатка необходимо на нужной строке навести мышь в клетку в самом начале строки. Появится информация о дате, на которую зафиксирован начальный остаток (Рисунок 6.4). Рисунок 6.4. Информация о дате фиксации начального остатка Если необходимо отменить выделение жирным шрифтом зафиксированных остатков, то нужно в таблице нажать правую кнопку мыши и в появившемся меню снять флаг «Выделять зафиксированные остатки» (Рисунок 6.5). Рисунок 6.5. Настройка выделения зафиксированных остатков Отрицательные остатки выделяются красным цветом ячеек (Рисунок 6.5). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 83 Рисунок 6.6. Выделение отрицательных остатков По умолчанию данные об оборотах показываются в основной единице измерения. Если есть необходимость просмотра данных в других единицах измерения, можно единицу измерения изменить, выбрав нужную среди доступных единиц в соответствующем поле на панели инструментов. Тогда данные на экране будут представлены в выбранной единице измерения (Рисунок 6.7). Рисунок 6.7. Обороты в другой единице измерения В нижней части окна находится итоговая строка, в которой отображаются суммарные стоимостные показатели. В случае, когда все количественные обороты выражены в одной единице измерения, также отображаются и суммарные количественные показатели. При этом неизвестные или недоступные значения считаются нулевыми. Если по какой-то причине нет возможности показать данные в указанной единице измерения, соответствующее поле таблицы будет выделено желтым цветом и в нем появятся знаки «???», при наведении мыши на которые можно будет получить расшифровку причины, по которой это невозможно сделать (Рисунок 6.8). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 84 Рисунок 6.8. Причина, по которой нельзя показать данные в выбранной единице измерения Для просмотра списка документов по выбранному материалу необходимо нажать кнопку «Показать/скрыть окно с документами». При нажатой кнопке в нижней части окна появятся документы за указанный период по материалу, выбранному в верхней части (Рисунок 6.9). Рисунок 6.9. Быстрый просмотр списка документов по материалу Здесь можно увидеть следующие данные:  Вид операции.  Дата операции.  Номер документа.  Отправитель/получатель. Для приходных внешних документов указывается отправитель, для расходных – получатель.  Приход, количество, Приход, стоимость. Для приходных документов количество и сумма по документу.  Расход, количество, Расход, стоимость. Для расходных документов количество и сумма по документу.  Исходящее количество, Исходящая стоимость. Количество и стоимость, получившиеся после регистрации этого документа.  Цена. Цена остатка материала после регистрации этого документа. ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 85  Исходящий остаток, количество.  Исходящий остаток, стоимость. Можно настроить отображение списка документов в единице измерения документа или в выбранной единице измерения, а также в детализированном виде или в суммарном виде (для документов, оформленных в альтернативных единицах измерения, например, при ролевом учете). Эти настройки доступны в случае, когда в списке документов присутствует движение в единице измерения, отличной от выбранной, и в развороте по альтернативным единицам измерения соответственно. Кроме того, нажав кнопку «Настроить» можно настроить дополнительные реквизиты, которые будут отображаться в таблице (подробнее в книге «Основные принципы работы с системой» в разделе «Настройка отображения реквизитов в таблицах») (Рисунок 6.10). Рисунок 6.10. Настройка дополнительных реквизитов В этом списке можно выбрать нужный документ и нажать кнопку «Редактировать». Откроется окно с этим документом (Рисунок 6.11). Рисунок 6.11. Редактирование документа Права на редактирование и просмотр документов определяются обычным образом. Информацию об оборотах можно выгрузить в Microsoft Excel. Для этого необходимо нажать кнопку «Экспортировать данные в Microsoft Excel». Данные из таблицы оборотов будут выгружены (Рисунок 6.12). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 86 Рисунок 6.12. Обороты в Microsoft Excel При определении суммарных оборотов по приходу и расходу по месту хранения не учитываются документы на внутреннее перемещение внутри подразделения. Замечание. В режиме «Обороты» в случае, когда для всех ТМЦ, загруженных в таблицу, у пользователя отсутствуют права доступа к стоимостным показателям, стоимостные колонки не отображаются. 6.2. Пересчет учетных сумм по документам В режиме работы с оборотами можно пересчитать учетные суммы по документам. Для этого необходимо выполнить предварительно следующие действия:  Выбрать метод оценки запасов (меню «Настройка – Параметры…») (Рисунок 6.13). Рисунок 6.13. Метод оценки запасов ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 87  Указать период для расчета учетных цен (меню «Настройка – Рабочие периоды…») (Рисунок 6.14) Рисунок 6.14. Период для расчета учетных цен При этом период расчета учетных цен должен находиться внутри открытого периода. При попытке затронуть закрытый период будет выдано сообщение (Рисунок 6.15). Рисунок 6.15. Сообщение о некорректности периода расчета учетных цен После этого необходимо с помощью классификатора, фильтра или выделения ограничить список материалов на экране до нужного и нажать кнопку «Рассчитать» (Рисунок 6.16). Рисунок 6.16. Кнопка расчета учетных цен В появившемся диалоге (Рисунок 6.17) выбрать нужный режим и нажать кнопку «Рассчитать». Рисунок 6.17. Занесение учетных сумм в документы ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 88 В результате для выбранного списка материалов для каждого документа, входящего в указанный период будут пересчитаны учетные цены в соответствии с установленным методом оценки запасов за выбранный период (кроме документов с зафиксированной учетной суммой). Для занесения учетных цен по всем материалам и по всем складам за расчетный период можно нажать кнопку «Рассчитать» в режиме «Рабочие периоды» (меню «Настройка – Рабочие периоды…») (Рисунок 6.18). Рисунок 6.18. Занесение учетных сумм по всем материалам Доступ к занесению учетных цен настраивается в подсистеме доступа ASystemAccess в режиме «Функции – Формы – Рабочие периоды» (Рисунок 6.19). Рисунок 6.19. Доступ к занесению учетных сумм 6.3. Анализ данных по ТМЦ в открытом периоде Анализ данных осуществляется с помощью кнопки «Проверить» в режиме «Рабочие периоды» (меню «Настройка – Рабочие периоды…») (Рисунок 6.20). Рисунок 6.20. Кнопка «Проверить» в окне «Рабочие периоды» Возможен анализ данных по четырём критериям: ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 89  Занесение учетных стоимостей. Проверяется, во все ли документы складского учета, находящиеся в открытом периоде, занесены учетные стоимости.  Остатки на начало периода. Проверяются остатки на начало открытого периода. Некорректными считаются все отрицательные остатки; остатки, которые невозможно рассчитать (например, из-за того, что не определены соотношения между разными единицами измерения); нулевые количественные остатки с ненулевой стоимостью и ненулевые количественные остатки с нулевой стоимостью.  Остатки на начало периода. То же, что и в предыдущем пункте, но на конец открытого периода.  Начальные остатки. Проверяется наличие ТМЦ с большим количеством оборотов после даты занесения начального остатка или за всю историю, если начальный остаток не определен. Наличие большого количества таких ТМЦ может приводить к медленной работе системы при сохранении учётных операций. После выбора критериев и подразделения в окне «Анализ данных в открытом периоде» необходимо нажать кнопку «Проверить» (Рисунок 6.21). Рисунок 6.21. Кнопка «Проверить» в окне «Анализ данных в открытом периоде» После завершения проверки на экран будет выведен список с результатами проверки. Если установлен флаг «С учётом подчинённых», то список будет древовидным (Рисунок 6.22). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 90 Рисунок 6.22. Результаты проверки В этом окне возможна настройка отображаемых реквизитов и выгрузка данных в Excel с помощью соответствующих кнопок. Раскрыв каждую из проблемных позиций списка, можно увидеть описание проблемы (Рисунок 6.23). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 91 Рисунок 6.23. Описание найденных проблем Кроме того, в части списка, относящейся к занесению учётных стоимостей, доступна кнопка «Исправить», позволяющая занести учётные стоимости в документы из выделенной строки списка (Рисунок 6.24). Рисунок 6.24. Занесение учётных сумм в документы Кнопка «Исправить» доступна и в разделе проверки материалов с частым движением и устаревшими начальными остатками. В этом случае выдаётся запрос (Рисунок 6.25), и остатки фиксируются с автоматическим определением параметров на дату начала открытого периода для учетных операций, если она находится в пределах 60 дней от текущей даты, и на начало ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 92 текущего месяца во всех остальных случаях. Подробнее про параметры фиксации – в разделе 5.3. «Фиксация остатков на выбранную дату». Рисунок 6.25. Запрос на фиксацию начальных остатков Если на предприятии не ведется учёт готовой продукции, она исключается из анализа данных по ТМЦ. ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 93 7. Контроль отрицательных и неснижаемых остатков 7.1. Отрицательные остатки При сохранении документа проверяется, не привело ли сохранение этого документа к отрицательному свободному остатку материала. Проверка производится при сохранении расходных документов, а также при различных действиях (изменение суммы, удаление строки фактуры, замена в строке фактуры одного материала на другой, удаление документа целиком) для приходных документов. Проверка выполняется только при сохранении чистовиков документов. Какой именно остаток проверяется, зависит от настройки (меню «Настройка – Параметры…) (Рисунок 7.1). Рисунок 7.1. Настройка проверки свободного остатка Настройка позволяет либо проверять текущий свободный остаток, либо все остатки, начиная от даты документа и заканчивая текущей. В первом случае если документ вводится задним числом, проверяется только текущий остаток и остатки за предыдущие даты могут быть отрицательными. Если текущий остаток будет отрицательным, то будет выдано соответствующее сообщение. В зависимости от настройки прав доступа (Рисунок 7.2) будет выдано либо предупреждение (Рисунок 7.3), если доступ дан, либо запрет (Рисунок 7.4), если доступ отсутствует. ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 94 Рисунок 7.2. Доступ к сохранению документов, приводящих к отрицательному остатку Рисунок 7.3. Предупреждение об отрицательном остатке Рисунок 7.4. Запрет на сохранение отрицательного остатка Во втором случае проверяются остатки на все даты, начиная с даты документа и заканчивая текущей. Если на какую-нибудь из этих дат остаток будет отрицательным, то будет выдано сообщение (Рисунок 7.5). Вид этого сообщения (предупреждение или запрет) также зависит от настройки прав доступа (Рисунок 7.2). Рисунок 7.5. Сообщение о недостатке материала на дату Кроме того, есть возможность проверять остатки на отрицательность только в открытом периоде. Помимо этого, можно установить флаг «Внутри одной даты» (Рисунок 7.1). При установленном флаге будут контролироваться отрицательные остатки внутри одной даты. 7.2. Неснижаемые остатки Неснижаемый остаток устанавливается в режиме корректировки остатков (меню «Склад – Остатки…») (Рисунок 7.6). Неснижаемый остаток устанавливается отдельно для каждого места хранения. ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 95 Рисунок 7.6. Неснижаемый остаток в справочнике остатков Для установки неснижаемого остатка необходимо встать на нужный материал, выбрать нужный склад и нажать кнопку «Определить размер неснижаемого остатка» (Рисунок 7.7). Рисунок 7.7. Кнопка «Определить размер неснижаемого остатка» Будет открыто окно ввода неснижаемого остатка (Рисунок 7.8). Неснижаемый остаток для материала может быть определен только в основной единице измерения. Рисунок 7.8. Установка неснижаемого остатка Кроме того, неснижаемый остаток может быть определен в справочнике материалов на закладке «Остатки». Неснижаемый остаток можно установить по группе материалов. Для этого необходимо пометить нужные материалы и нажать кнопку «Определить размер неснижаемого остатка» (Рисунок 7.9). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 96 Рисунок 7.9. Групповая установка неснижаемого остатка После ввода неснижаемого остатка и нажатия кнопки сохранить неснижаемый остаток будет установлен для всех выделенных материалов (Рисунок 7.10). Рисунок 7.10. Установленный неснижаемый остаток для выделенных материалов При этом следует помнить, что групповая установка неснижаемого остатка возможна, только если у всех выделенных материалов будет одна и та же основная единица измерения. В противном случае будет выдано сообщение об ошибке (Рисунок 7.11). Рисунок 7.11. Сообщение об ошибке при групповой установке неснижаемого остатка Проверка осуществляется так же, как и проверка на неотрицательность, только результат сравнивается не с нулем, а с указанным неснижаемым остатком. При этом всегда есть возможность сохранить документ, если остаток неотрицательный, но меньше неснижаемого. Если по материалу остаток становится меньше неснижаемого, то неснижаемый остаток выделяется красным цветом в списке остатков материалов. В колонке «Нехватка» отображается нехватка в случае, если текущий остаток меньше неснижаемого (Рисунок 7.12). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 97 Рисунок 7.12. Выделение неснижаемого остатка больше текущего Права доступа к изменению неснижаемого остатка определяются в модуле настройки прав доступа (Рисунок 7.13). Рисунок 7.13. Права доступа к изменению неснижаемого остатка Если права доступа у пользователя отсутствуют, то кнопка «Определить размер неснижаемого остатка» (Рисунок 7.7) становится недоступной. ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 98 8. Снабжение 8.1. Формирование заявки на материалы Заявка на материалы может быть сформирована двумя способами – непосредственно из режима «Снабжение» (меню «Склад – Снабжение…») и из заказа. 8.1.1. Формирование заявки на материалы из режима «Снабжение» Необходимо войти в режим «Склад – Снабжение…» и нажать кнопку «Добавить». На экране откроется окно добавления заявки (Рисунок 8.1). Рисунок 8.1. Добавление заявки После этого необходимо нажать кнопку «Определить материал». На экран будет выдано меню (Рисунок 8.2). Рисунок 8.2. Меню определения материала ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 99 При выборе меню «Конкретный материал» будет открыто стандартное окно выбора материала (Рисунок 8.3). Рисунок 8.3. Выбор материала После выбора материала необходимо указать (Рисунок 8.4): Рисунок 8.4. Формирование заявки  Требуемое количество.  Единицу измерения.  Срок поставки требуемый.  Срок поставки ожидаемый.  Номер заказа (не обязательно). Выбор заказа осуществляется из списка заказов, в котором присутствуют номер заказа, наименование, дата оформления заказа и заказчик (Рисунок 8.5). ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019

Учет материалов 100 Рисунок 8.5. Выбор заказа В контекстном меню таблицы, вызываемом по правой кнопке мыши, можно отключить отображение даты заказа, наименования и заказчика (Рисунок 8.6). Рисунок 8.6. Контекстное меню таблицы заказов  Технологическую операцию заказа (не обязательно).  Менеджера (не обязательно, автоматически подставляется при выборе заказа).  Заказчика (не обязательно, автоматически подставляется при выборе заказа).  Договор (не обязательно, автоматически подставляется при выборе заказа). Если для договора определено собственное предприятие, оно учитывается при заполнении списка договоров.  Примечание (не обязательно). При выборе меню «Группа + условия» (когда не нужен конкретный материал, а достаточно его описания) необходимо выбрать группу материала и указать условия, ограничивающие выбор материала в дальнейшем (Рисунок 8.7). Рисунок 8.7. Выбор группы и условий После этого указываются те же самые параметры, что и при выборе конкретного материала. ASystem – система автоматизации управления полиграфическим предприятием © Моноритм, 2003-2019