Notarial Digital Practice: Práctica digital notarial

PRÁCTICA NOTARIAL DIGITAL AB. DALYS GONZALEZ JIMENEZ, MGS. NOTARIA PRIMERA DEL CANTON BALAO “NO DESCUIDES EL CARISMA QUE HAY EN TI Y QUE TE FUE DADO PARA PONERLO AL SERVICIO DE LOS DEMÁS” 1 Timoteo 4, 14

El notario o escriba, como se conocía en los pueblos hebreos y egipcios, tenía funciones meramente empíricas, las mismas que fueron adaptándose paulatinamente al derecho público, hasta tomar formas rigurosas en la celebración de actos y contratos jurídicos. Con el transcurso del tiempo y la evolución de las necesidades de la sociedad, la tecnología ha presentado grandes cambios, lo que ha hecho posible un mejor desempeño en las labores cotidianas de las personas, tanto así, que en la actualidad, existe una enorme facilidad en las comunicaciones entre individuos que se

hallan a cientos de kilómetros de distancia, así como, la transmisión de documentación necesaria para realizar cualquier trámite desde otro punto del planeta. La creación de la red informática más conocida del mundo como la internet, ha hecho posible la transmisión rápida, efectiva y eficaz de información, desde cualquier lugar del mundo, basta con poseer un computador o un teléfono móvil, para ser parte activa de esta gran evolución. De ahí, la importancia de la creación de este libro de Práctica Notarial Digital, para

los estudiantes y profesionales del derecho actuales, quienes requieren de forma rápida una guía en la elaboración de documentos jurídicos. La presente obra, contiene una breve descripción de los actos y contratos que serán autorizados por el notario público, los requisitos y documentos habilitantes que se deben adjuntar según el tramite a realizarse y un modelo de minuta o petición según sea el caso. AB. DALYS GONZALEZ JIMENEZ, MGS. NOTARIA PRIMERA DEL CANTON BALAO

ACTOS Y CONTRATOS DE CONFORMIDAD CON LAS ATRIBUCIONES DEL NOTARIO ESTABLECIDAS EN EL ARTICULO 18 DE LA LEY NOTARIAL VIGENTE. 1. ACTOS Y CONTRATOS JURÍDICOS. - 1.1. Definición. Los actos jurídicos son el hecho dependiente de la voluntad humana que ejerce algún influjo en el nacimiento, modificación o extinción de las relaciones jurídicas.

Los contratos jurídicos es el acuerdo entre dos o más personas sobre una declaración de voluntad común, destinada a reglar sus relaciones jurídicas. Diccionario-jurídico elemental Guillermo Cabanellas 2. ESCRITURAS PÚBLICAS. 2.1. Definición. Es el documento matriz que contiene actos y contratos o negocios jurídicos ordenados por la ley o acordados por voluntad de las

partes, que se otorgan ante notario y que éste autoriza e incorpora a su protocolo. 3. PROTOCOLO. 3.1. Definición. El protocolo es el conjunto de escrituras matrices y los documentos públicos o privados que el Notario autoriza o incorpora por mandato de la ley, orden de autoridad competente o a petición de parte, que están ordenados cronológicamente. Estos se formarán anualmente y se dividirán en libros o tomos mensuales o de quinientas fojas cada uno, debiendo existir por cada protocolo un índice alfabético.

3.2. PROTOCOLIZAR INSTRUMENTOS PÚBLICOS O PRIVADOS POR ORDEN JUDICIAL O A SOLICITUD DE PARTE. Art. 18, numeral 2. 3.2.1. Requisitos:  Orden de autoridad competente, o Petición de parte interesada patrocinado por abogado.  Original y copia de los documentos de identificación del peticionario, y credencial del abogado.  Documento a protocolizar.

IMPORTANTE:  Al protocolizar un documento, el original se archiva en el protocolo de la notaría y se entregan dos testimonios o copias certificadas al peticionario, cuya finalidad es dejar constancia de la existencia del documento en la fecha en que fue protocolizado. El cobro de tasa notarial depende del número de fojas que tenga el documento. 3.3.2. Documentos a protocolizarse:  Contratos celebrados con el sector público

 Planos  Expropiación de Gobiernos autónomos y descentralizados y sus empresas.  Resolución de Concesión de frecuencia de radio y televisión  Resolución de Concesión de frecuencia de radio y televisión comunitaria.  Concesión de minas  Concesiones que realizan los organismos del Estado con cuantía indeterminada.  Documentos públicos o privados. 3.3.3. Modelo de petición: SEÑORA NOTARIA. -

……. y ….., con cédula de ciudadanía número …… y ….., ecuatorianos, de estado civil casados entre sí, agricultor y quehaceres domésticos respectivamente, mayores de edad, domiciliados en ……cantón ….., Provincia del ……., a Usted respetuosamente solicito: Se sirva protocolizar las CINCO fojas útiles que adjunto, que contienen LA RESOLUCION ADMINISTRATIVA DEL GAD MUNICIPAL DE … en la que aprueba el FRACCIONAMIENTO AGRICOLA DEL LOTE DE TERRENO UBICADO EN EL SECTOR …,

CANTON …, PROVINCIA DEL …, de propiedad de los peticionarios, así como los levantamientos planimétricos de dicho fraccionamiento que adjuntan. - De conformidad al artículo 18 numeral 2 de la Ley Notarial Vigente. Sírvase usted agregar las demás cláusulas de estilo y rigor que sean necesarias para la plena validez del presente acto. ….. …… C.C. No. …. C.C. No. ….. Ab. ..

4. RECEPTAR DECLARACIONES JURAMENTADAS. Art. 18, numerales 10, 11, 12. 4.1. Definición. La manifestación de voluntad bajo juramento que hace una o varias personas sobre sí mismo o en representación de una persona jurídica, sobre hechos propios que surten efectos jurídicos ante las autoridades sean judiciales o administrativas.

4.2. Requisitos  Original y copia de los documentos de identificación del declarante o declarantes (de ser persona jurídica acompañar nombramiento, inscripción en el registro mercantil, ruc).  Minuta de abogado (no es obligatorio). IMPORTANTE: La declaración juramentada, también constituye un requisito, que una vez practicada debe agregarse como habilitante a los trámites de Extinción o Subrogación de Patrimonio Familiar, Donación, y Posesión Efectiva.

Dependiendo del contenido de la declaración, el declarante debe adjuntar la documentación que justifique sus aseveraciones, por ejemplo, si se encuentra en posesión de un inmueble durante varios años y se encuentra tributando al municipio, debe acompañar el pago de los mismos.

4.3. Modelos de Minuta.- Minuta 1 Señora Notaria. - Yo, ……, con número de cédula ……, de nacionalidad ecuatoriana, de estado civil soltero, de ocupación agricultor, domiciliado en el recinto San Carlos de este cantón …., conocedor de las penas de perjurio y falso testimonio que establecen las Leyes del Ecuador, así como en el Código Orgánico Integral Penal, bajo juramento declaro: a) Afirmo que me encuentro en Posesión por más de CINCO años del SOLAR

signado con el número DIECISEIS de la Manzana “P”, ubicada en la Lotización La Beatriz, , cantón …., provincia del …., el mismo que fue adquirido por compra al señor …., conforme lo justifico con el documento de pago que en copias certificadas adjunto. b) Que la posesión que mantengo sobre el solar antes indicados es Pacífica e ininterrumpida, con ánimo de señor y dueño, de forma pública, notoria y regular por todo el tiempo que tengo en dichos inmuebles. c) Que dentro del solar se encuentra una villa, la misma que ha sido edificada con recursos propios evidenciándose actos

posesorios públicos sin interrupción alguna. d) Declaro que el dominio del bien, así como su uso, goce, y tenencia, no ha sido materia de pronunciamiento previo, de órgano jurisdiccional alguno en estado de cosa juzgada, ni se encuentra en estado de Litis pendencia en la jurisdicción ordinaria, ni en procesos administrativos ante el organismo competente. e) Acepto en caso de existir litigio sobre la propiedad o posesión del terreno en el cual estoy habitando, NO consideraré a CNEL EP Unidad de Negocio El Oro como dirimente, si no que acudiré a las

Autoridades competente, para que estas me asistan justicia. Es todo lo que manifiesto en honor a la verdad, para los fines legales consiguientes. ….. C.C. No. …..

Minuta 2 Señora Notaria. - Yo,……….. como representante de la compañía de ….., bajo juramento, declaro: a) Que mi representada es propietaria de tres vehículo: 1.- UN VEHICULO DE SERIE: ….; MODELO: ..; MARCA ….; AÑO: …; MOTOR: …; CHASIS …., 2.- UNA MOTO SUZUKI MOTOR: ….; CHASIS: …; COLOR: …; CAMV o CPN ….; AÑO ….: 3.- UNA MOTO SUZUKI MOTOR: …; CHASIS…; CAMV O CPN: ….; AÑO: ..; conforme consta en las copias de facturas que se acompaña como habilitantes. b) Mediante acta de bajas de bienes obsoletos e inservibles, realizada

con fecha …., se deja constancia que los vehículos mencionados, fueron demolidos; además declaro que los vehículos antes mencionados hace más de cuatro años ya no existen por deterioro y vejez; por tal motivo solicito que se proceda a dar de baja los mencionados vehículos en la Empresa Pública Municipal de Movilidad de …; D) Asumo toda responsabilidad que se derive de los actores que realice la Agencia Nacional de Transito como consecuencia de esta declaración para la baja de los citados vehículos, por lo que la Agencia Nacional de Transito, no tiene responsabilidad alguna que se presente o produzca con relación a los vehículos

descritos en la presente declaración. E) Que conozco que el proceso de baja de los vehículos constituyen un proceso irreversible. F) Autorizo a la Agencia Nacional de Transito a fin de que verifique lo aquí declarado y en caso de faltar a la verdad me someteré a las acciones penales correspondientes. G) Me comprometo a cancelar todos los valores pendientes respecto a los vehículos señalados hasta que se concrete la baja del mismo. Es todo cuanto manifiesta en honor a la verdad, para los fines legales consiguientes. f. ___________________ C.C. No. _______ Ruc. No. ____________

5. DAR FE DE LA SUPERVIVENCIA DE LAS PERSONAS NATURALES. Art. 18 numeral 4 de la Ley Notarial. 5.1. Definición. Cualquier persona que se hubiera ausentado durante largo tiempo, ya sea por motivo de un viaje o por enfermedad, podrá solicitar que el notario de fe de que esta persona se encuentra viva. Por lo que deberá presentar una petición y presentarse físicamente ante el Notario para que se proceda con el presente acto notarial.

5.2. Modelo de minuta.- Señora Notaria Yo, ……, ante usted comparezco, el dia de hoy lunes 08 de abril del 2019, para solicitarle que, de FE de mi supervivencia, ya que me encuentro en perfecto estado de salud, mi domicilio lo tengo ubicado en las calles …. de la parroquia y cantón de …., provincia del …., República del Ecuador de conformidad con lo estipulado en el numeral 4 del artículo 18 de la Ley Notaria Vigente. …… C.C. No. ……………….

6. EXTINCIÓN DE PATRIMONIO FAMILIAR. - Art. 18 numeral 10 de la Ley Notarial. 6.1. Definición. El Código Civil en su artículo 851 establece las causas para dar lugar a extinción del patrimonio familiar: 1. El fallecimiento de todos los benef iciarios, ¿si el constituyente es célibe; 2. La terminación del estado de matri monio, ¿siempre que hubieren fallecid o los beneficiarios; 3. El acuerdo entre los cónyuges si no existiere algún hijo o nieto de uno de

ellos o de ambos, que tuviere derecho a ser beneficiario; y, 4. La subrogación por otro patrimoni o que podrá ser autorizada por el juez, o el notario o la notaria, previa solicitud del instituyente. 5. El juez calificará la conveniencia e n interés común de los beneficiarios. 6.2. Procedimiento. Previo a la extinción el patrimonio familiar, los propietarios del bien deben presentar una declaración juramentada acompañados de dos testigos idóneos, quienes deberán acreditar la necesidad de extinguir o subrogar el patrimonio familiar

constituido sobre los bienes. Esta declaración servirá como documento habilitante para la elaboración del acta notarial. 6.3. Requisitos  Copia de escrituras debidamente inscritas.  Certificado del Registro de la Propiedad.  Certificado de Avalúo y catastro.  Certificado de No Adeudar al Municipio.  Certificado de No adeudar a los Bomberos.  Impuesto Predial.

 Copia de cédula y certificado de votación a color del solicitante (y del cónyuge en caso de ser casado).  Copia de cédula y certificado de votación a color de DOS TESTIGOS. IMPORTANTE Si el patrimonio familiar ha sido constituido como mandato de la Ley, deberá contarse con la aceptación de las instituciones involucradas. De no existir dichas instituciones, ya sea porque ha sido disueltas, liquidadas, canceladas o se encuentran inactivas, esta situación deberá

acreditarse con el certificado respectivo, sin necesidad de agregar la aceptación del instituyente del patrimonio familiar. 6.4. Modelo de Minuta SEÑOR NOTARIO: En el protocolo de escrituras públicas a su cargo, sírvase incorporar una en la cual conste la DECLARACIÓN JURAMENTADA PARA EXTINCIÓN DE PATRIMONIO FAMILIAR, al tenor de las cláusulas siguientes:

PRIMERA: INTERVINIENTES. - Comparecen al otorgamiento del presente instrumento público, los cónyuges señor …. y señora …., por sus propios y personales derechos y por los de la sociedad conyugal que tienen formada, para Extinguir el patrimonio Familiar que pesa sobre el bien inmueble de su propiedad; y, por otra parte, en calidad de TESTIGOS, la señora … y señora …., cada una por sus propios y personales derechos.- SEGUNDA: ANTECEDENTES. - Los cónyuges señor … y señora …., son propietarios de un solar signado con el

número …., de la manzana …, ubicado en la Urbanización … del cantón …, provincia de …., cuyo código catastral es el …. Con los siguientes linderos y dimensiones: POR EL NORTE: Solar número quince con veinte metros, cuarenta centímetros; POR EL SUR: Calle vehicular con trece metros, veinticuatro centímetros; POR EL ESTE: Solar número catorce con veinticuatro metros, cincuenta centímetros; y, POR EL OESTE: Calle vehicular con veinticinco metros, cincuenta y tres centímetros. Con un área total de CUATROCIENTOS DOCE

METROS CUADRADOS, CUATRO CENTÍMETROS CUADRADOS. HISTORIA DE DOMINIO: Los cónyuges señor … y señora …, adquirieron este predio mediante Adjudicación que les hiciera la Cooperativa de Vivienda …. ., el día uno de abril del dos mil nueve, extendida ante el Notario …., e inscrita en el Registro de la Propiedad el siete de agosto del dos mil nueve, bajo el tomo …., número de inscripción …, repertorio … . TERCERA: DECLARACION JURAMENTADA.- Con los antecedentes expuestos, los cónyuges señor … y señora

…, por sus propios derechos y por los de la sociedad conyugal que tienen formada, bajo juramento declaran que es su deseo extinguir el Patrimonio Familiar constituido por mandato de la ley sobre el bien inmueble descrito en el cláusula segunda, que es necesario, útil y conveniente para sus intereses y los de su familia ya que sobre el mismo se realizará una transferencia de dominio; demás declaran que mantienen otros bienes inmuebles con los cuales podrán subrogar el mismo. CUARTA: DECLARACIÓN DE LOS TESTIGOS. - Por su parte, los testigos señora … y señora …., declaran que saben

y les consta lo aseverado por los cónyuges señor … y señora …., por ser vecinos desde hace muchos años de los declarantes.- QUINTA: PETICIÓN.- Por lo expuesto, los cónyuges señor … y señora …, amparados en el artículo ochocientos cuarenta y nueve; artículo ochocientos cincuenta y uno, numeral cuatro del Código Civil y artículo dieciocho, numeral diez de la Ley Reformatoria de la Ley Notarial, publicado en el Suplemento del Registro Oficial número sesenta y cuatro, del ocho de noviembre de mil novecientos noventa y seis, solicitan se autorice la Extinción del Patrimonio Familiar que

pesa sobre el referido inmueble de nuestra propiedad, para lo cual se servirá levantar el acta correspondiente ordenando la inscripción en el Registro de la Propiedad del cantón ….- Cumpla usted Señor Notario con las demás formalidades de Ley para la mayor validez y perfeccionamiento de este instrumento público. – Ab.

7.DONACIÓN DE UN BIEN. Art. 18 numeral 11 de la Ley Notarial. 7.1. Definición Según el diccionario jurídico la donación es el acto por el que se da o entrega algo sin contraprestación de ninguna especie. Contrato por el que una persona enajena gratuitamente algo a favor de otro, el que lo acepta en forma implícita o explícita. El diccionario jurídico español, señala la donación como el contrato por el que una parte (donante) atribuye a otra (donatario) un bien o derecho sin contraprestación.

De acuerdo con el código civil, la donación es el acto por el cual, una persona con la libre disposición de sus bienes, transfiere de forma gratuita e irrevocablemente una parte de los bienes a favor de un tercero, debiendo para su completa validez, realizar la insinuación, cuando el valor del objeto donado supera los ochocientos dólares de los Estados Unidos de América. La insinuación para donar, no es otra cosa que la autorización legal para proceder a la donación que se deja sentada mediante acta notarial, donde además se requiere de la intervención de dos testigos idóneos,

que acrediten que el donante tiene bienes suficientes adicionales que garanticen su subsistencia. Una vez aceptadas las donaciones, son esencialmente irrevocables; pero pueden ser revocadas de existir circunstancias por incapacidad, indignidad, desheredación o repudiación, o por haber sobrevenido otro legitimario de mejor derecho, o de darse el caso del incumplimiento de las condiciones impuestas para recibir la donación. Cuando el beneficiario de la donación fuera un legitimario (hijos o padres), la

transferencia de dominio no estará obligada al pago del impuesto de alcabala, como lo determina el artículo 527 literal d) del Código Orgánico De Organización Territorial. 7.2. Jurisprudencia. - DONACIONES REVOCABLES E IRREVOCABLES El carácter de revocable o irrevocable de una donación depende principalmente de la voluntad del donante que se deduce, si no consta expresada en las estipulaciones y declaraciones de éste, de todas las circunstancias jurídicas que rodean a su

otorgamiento. El hecho de imputar a la legítima del donatario no modifica la naturaleza de la donación, puesto que toda donación sea revocable o irrevocable hecha a un legitimario que tenía entonces la calidad de tal, es imputable a su legítima por disposición expresa de las Arts. 1243, 1245 y 1246 del Código Civil. Por manera que ni siquiera es necesario que ni siquiera que ésto aparezca de las declaraciones hechas por los otorgantes en el respectivo instrumento. La insinuación judicial es propia de las donaciones irrevocables. La donación irrevocable es un contrato que queda perfeccionado por la aceptación del donatario, mientras que por la donación

por causa de muerte o revocable, seguida de la tradición de los bienes donados, adquiere el donatario tan solo los derechos y obligaciones de un usufructuario. Gaceta Judicial. Año LXXVII. Serie XII. No. 13. Pág. 2913. (Quito, 16 de septiembre de 1976) INSINUACION JUDICIAL La donación no es nula en la parte relacionada con la mujer del donante, pues es revocable y no necesitaba ser insinuada en esa parte; es nula y necesitaba del requisito de insinuación en lo relativo a las porciones asignadas a los otros donatarios, por exceder la suma de estas porciones de

la cantidad que prefija el Código civil. Gaceta Judicial. Año 1. Serie I. Nro. 30. Pág. 238. (Quito, 18 de mayo de 1895) 7.3 Requisitos.  Copia de escrituras debidamente inscritas.  Certificado del Registro de la Propiedad.  Certificado de Avalúo y catastro.  Certificado de No Adeudar al Municipio  Certificado de No adeudar a los Bomberos.  Impuesto Predial.

 Pago de ALCABALAS (no se requiere cuando el donatario es legitimario).  Copias de cédula y certificado de votación a color de donantes y donatario.  Copias de cédula y certificado de votación de DOS TESTIGOS (cuando la donación requiera insinuación). IMPORTANTE: Previo a la inscripción en el Registro de la Propiedad, el donatario debe presentar la declaración del impuesto a la renta de ingresos provenientes de herencias, legados y donaciones en la página web

institucional www.sri.gob.ec del Servicio de Rentas Internas, dicha declaración y pago respectivo será validado en la misma página web, por parte del funcionario que proceda al registro del acto notarial. “Código Civil Art. 1003.- El impuesto a la renta que grava a las herencias, legados y donaciones se cargará a los respectivos beneficiarios”. “Ley de Régimen Tributario Interno, Art. 36.- Los ingresos gravados provenientes de herencias legados y donaciones están constituidos por el valor de los bienes y derechos sucesorios, de los

legados o de las donaciones. A estos ingresos, se aplicarán únicamente las siguientes deducciones: a) Todos los gastos de la última enfermedad, de funerales, de apertura de la sucesión, inclusive de publicación del testamento, sustentados por comprobantes de venta válidos, que hayan sido satisfechos por el heredero después del fallecimiento del causante y no hayan sido cubiertos por seguros u otros medios, en cuyo caso solo será considerado como deducción el valor deducible pagado por dicho heredero. Si estos gastos hubiesen sido cubiertos por seguros u otros, y que por lo tanto no son deducibles para el heredero, la falta de

información u ocultamiento del hecho se considerará defraudación. b) Las deudas hereditarias inclusive los impuestos, que se hubiere encontrado adeudando el causante hasta el día de su fallecimiento; y, c) Los derechos de albacea que hubieren entrado en funciones con tenencia de bienes”. TABLA DE IMPUESTO A LA RENTA DE INGRESOS PROVENIENTES DE HERENCIAS, LEGADOS Y DONACIONES (2019)  NAC-DGERCGC18-00000439, publicada en el 3S.R.O. 396 de 28/12/2018

Fracción Exceso Impuesto Impuesto Básica Hasta Fracción Fracción (USD) (USD) Básica Excedente (USD) (%) 0 72.060 0 0% 72.060 144.120 0 5% 144.120 288.240 3.603 10% 288.240 432.390 18.015 15% 432.390 576.530 39.637 20% 576.530 720.650 68.465 25% 720.650 864.750 104.495 30% 864.750 En 147.727 35% adelante

7.4. Modelo de minuta.- “SEÑORA NOTARIA. En el Protocolo de Instrumentos Públicos a su cargo sírvase autorizar e incorporar uno por el cual conste una DONACION, que se estipula al tenor de las siguientes cláusulas: PRIMERA: INTERVINIENTES. - Comparecen la celebración y suscripción de la presente Escritura Pública, por una parte, en calidad de DONANTE, el señor ……., por sus propios derechos, a quien

en adelante se lo podrá denominar como “EL DONANTE”; y, por otra parte, el señor …….., por sus propios derechos, a quien en adelante se lo podrá denominar como “EL DONATARIO”.- SEGUNDA: ANTECEDENTES. - El señor ………, declara que es actual y absoluto propietario de un bien inmueble, predio rustico, ubicado en el Sector …….., del cantón ….., Provincia del …., con los siguientes linderos y medidas: LOTE NÚMERO ….: Por el Norte, con el lote …., con …. metros; Por el Sur, con …., con … metros con … centímetros, siguiendo la linderación de dicha hacienda; Por el Este,