คู่มือปฏิบัติงานธุรการ

สแกนเพ่ืออา่ น e-book

ระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรีว่า และท่แี กไ้ ขเพิม่ เติม (ฉ จัดทำและร นางสาวสพุ ชิ ฌาย์ กลน่ิ สำนกั กฎหมายและระเบยี บกลาง ส

าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖(เอกสารประกอบการบรรยาย) ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ รวบรวมโดย นหอม นิตกิ รชำนาญการ สำนกั งานปลดั สำนักนายกรฐั มนตรี

ความหมายของ งานสารบรรณ หมายถึง งานทเ่ี เริม่ ตง้ั แตก่ ารจัดทำ การรับ การ การทำลาย ในทางปฏิบตั ิ การบรหิ ารงานเอ อา่ น รา่ ง เขยี น แต่ง พิมพ์ จด รับ บนั ทกึ จดรายงานการประช ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าที่ คน้ หา ต

งงานสารบรรณ เกี่ยวกับการบรหิ ารงานเอกสาร รส่ง การเกบ็ รักษา การยมื จนถงึ อกสารทั้งปวงจะเรม่ิ ตั้งแต่การคิด จำ ทำสำเนา สง่ หรอื สือ่ ขอ้ ความ ชมุ สรปุ ย่อเรือ่ ง เสนอ สัง่ การ ตดิ ตามและทำลาย

ระเบยี บสำนักน วา่ ด้วยงานสารบร

นายกรัฐมนตรี รรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

ระเบียบสำนักน ว่าด้วยงานสารบรรณ (

นายกรัฐมนตรี (ฉบับท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

ภาคผนวกท้ายระเบียบสำนกั นายกรฐั มน และที่แกไ้ ขเพมิ่ เตมิ (ฉ ภาคผนวก ๑ การกำหนดเลขทห่ี นังสอื ออก ภาคผนวก ๒ คำขนึ้ ตน้ สรรพนาม คำลงทา้ ยใ ภาคผนวก ๓ การลงชือ่ และตำแหนง่ ภาคผนวก ๔ แบบหนงั สือราชการภาษาอังกฤ ภาคผนวก ๕ การกำหนดเลขทห่ี นงั สือออกแล ท่ปี ระจำในต่างประเทศ ภาคผนวก ๖ หลกั เกณฑ์และวธิ กี ารปฏบิ ตั ิใน ด้วยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอน

นตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ในหนงั สอื ราชการ และคำที่ใชใ้ นการจา่ หนา้ ซอง ฤษ ละการออกหนังสือราชการของส่วนราชการ นการรบั ส่งขอ้ มลู ขา่ วสารและหนังสอื ราชการ นิกส์

ขอบเขตกา ระเบียบน้ใี ช้บังคับแก่ส่วนรา ส่วนราชการ หมายความวา่ หรือหน่วยงานอ่นื ใดของรฐั ทัง้ ในร บรหิ ารส่วนภมู ิภาค ราชการบรหิ าร และใหห้ มายความรวมถงึ คณะกรร คณะกรรมการ หมายความว จากทางราชการใหป้ ฏบิ ตั งิ านในเรอื่ คณะทำงาน หรอื คณะบคุ คลอื่นท่ปี

ารใชบ้ ังคับ าชการ า กระทรวง ทบวง กรม สำนกั งาน ราชการบริหารส่วนกลาง ราชการ รสว่ นทอ้ งถิน่ หรือในตา่ งประเทศ รมการด้วย ว่า คณะบุคคลทไี่ ดร้ บั มอบหมาย องใด ๆ ซงึ่ รวมถงึ คณะอนกุ รรมการ ปฏิบัติงานในลกั ษณะเดยี วกัน

ขอ้ ยก ๑. สว่ นราชการใดมคี วามจำเปน็ ท ไปจากที่ได้กำหนดไว้ในระเบยี บนี้ ใหข้ ระเบยี บน้ี ๒. ในกรณที กี่ ฎหมาย หรอื ระเบยี บว กำหนดวิธปี ฏบิ ตั เิ กยี่ วกับสารบรรณไว้เ กฎหมาย หรอื ระเบยี บวา่ ดว้ ยการนัน้

กเว้น ทจ่ี ะตอ้ งปฏบิ ตั งิ านสารบรรณนอกเหนอื ขอทำความตกลงกบั ผรู้ กั ษาการตาม วา่ ดว้ ยการรกั ษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ เปน็ อยา่ งอ่ืน ให้ถอื ปฏิบัติตาม

ชั้นคว ชนั้ ความลบั แบง่ ออกเป็น ๓ ช้ัน ไดแ้ ๑. ลับทีส่ ดุ (TOP SECRET) หากเป จะกอ่ ใหเ้ กดิ ความเสียหายตอ่ รฐั อยา่ งร้า ๒. ลบั มาก (SECRET) หากเปดิ เผย จะก่อให้เกิดความเสียหายตอ่ รฐั อยา่ งรา้ ๓. ลับ (CONFIDENTIAL) หากเป จะกอ่ ให้เกดิ ความเสยี หายตอ่ รฐั

วามลับ แก่ ปิดเผยทงั้ หมดหรือบางส่วน หรอื รวั่ ไหล ายแรงท่สี ุด ยท้ังหมดหรือบางสว่ น หรอื ร่วั ไหล ายแรง ปดิ เผยท้งั หมดหรอื บางสว่ น หรือรั่วไหล

หนังสอื ราชการ คอื เอกสา ได้แก่ ๑. หนงั สือท่ีมีไปมาระหวา่ งส่วนราชการ ๒. หนังสือท่ีส่วนราชการมไี ปถึงหนว่ ยงาน บคุ คลภายนอก ๓. หนงั สอื ทหี่ นว่ ยงานอนื่ ใดซง่ึ มใิ ชส่ ว่ นราชก ๔. เอกสารที่ทางราชการจัดทำข้ึนเพ่อื เป็น ๕. เอกสารทที่ างราชการจดั ทำขึ้นตามกฎห ๖. ขอ้ มลู ขา่ วสารหรอื หนงั สือท่ไี ด้รบั จากร

ารท่ีเปน็ หลักฐานในราชการ นอน่ื ใดซง่ึ มิใชส่ ่วนราชการ หรอื ท่ีมไี ปถึง การ หรอื ทบ่ี คุ คลภายนอกมมี าถงึ สว่ นราชการ นหลกั ฐานในราชการ หมาย ระเบียบ หรือขอ้ บังคบั ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์

ชนิดและแบบขอ ๑. หนงั สือภายนอก ๒. หนังสือภ (แบบท่ี ๑) (แบบท่ี ๔. หนงั สือสงั่ การ ๕. หนงั สอื ประช คำส่ัง (แบบที่ ๔) ประกาศ (แบ ระเบียบ (แบบที่ ๕) แถลงการณ์ (แ ข้อบังคบั (แบบท่ี ๖) ขา่ ว (แบบท

องหนังสือราชการ ภายใน ๓. หนังสือประทับตรา ๒) (แบบท่ี ๓) ชาสัมพันธ์ ๖. หนงั สือที่เจา้ หนา้ ท่จี ดั ทำขึน้ หรือรบั ไว้เป็นหลักฐานในราชการ บบที่ ๗) หนงั สอื รบั รอง (แบบที่ ๑๐) แบบที่ ๘) รายงานการประชุม (แบบท่ี ๑๑) ที่ ๙) บันทึก หนงั สอื อน่ื

หนงั สอื ภ

ภายนอก

หนงั สอื ภายนอก หนังสอื ติดตอ่ ราชการที่เปน็ แบบพธิ ี ตดิ ต่อระหว่างสว่ นราชการ หรอื สว่ นราชการมถี ึงหน่วยงานอ่นื ใด ซึง่ มใิ ชส่ ว่ นราชการ หรือทีม่ ีถึง บคุ คลภายนอก ใช้กระดาษตราครุฑ จดั ทำตามแบบท่ี ๑ ท้ายระเบียบ



ลักษณะครฑุ แ ขนาดตัวครฑุ สงู ๓ เซนติเมตร

แบบมาตรฐาน ขนาดตัวครุฑสงู ๑.๕ เซนติเมตร

ชัน้ ควา หนังสือที่ตอ้ งปฏบิ ัติใหเ้ รว็ กวา่ ป ดำเนนิ การทางสารบรรณดว้ ยค แบง่ เปน็ ๓ ประเภท คอื ๑. ด่วนทีส่ ุด ใหเ้ จา้ หนา้ ท ๒. ดว่ นมาก ใหเ้ จา้ หนา้ ท ๓. ดว่ น ให้เจ้าหนา้ ทีป่ ฏิบ

ามเร็ว ปกติ เปน็ หนงั สือท่ีตอ้ งจดั ส่งและ ความรวดเรว็ เปน็ พิเศษ ที่ปฏิบัตใิ นทนั ทีท่ไี ดร้ ับหนังสือ ทป่ี ฏบิ ัตโิ ดยเรว็ บัติเรว็ กวา่ ปกติ เท่าทจ่ี ะทำได้

เลขท่หี นังสอื ออกขอ รหัสตวั พยัญชนะ นร ๐ ประจำกระทรวง เลขประจำ ตวั เลขสองตวั แรก หมายถงึ สว่ นราชการระดับกรม โดยเร่ิมจากตัวเลข ๐๑ เรียงไปตามลำดับส่วนราชการตามกฎหมาย ว่าด้วยการปรบั ปรุง กระทรวง ทบวง กรม สำหรบั ส่วนราชการที่ไม่สงั กัดสำนักนายกรัฐมนตร กระทรวง หรอื ทบวง ใหใ้ ช้ตวั เลข ๐๐

องราชการสว่ นกลาง ๐๑๐๖ /๑ เลขทะเบียน หนังสอื ส่ง ำเจ้าของเรอ่ื ง ตัวเลขสองตัวหลงั ข หมายถงึ สำนกั กอง หรือส่วนราชการ ทม่ี ีฐานะเทียบเทา่ กอง โดยเร่มิ จากตวั เลข ๐๑ เรยี งไปตามลำดบั สว่ นราชการ รี ตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งสว่ นราชการ

เลขท่หี นงั สอื ออกของ รหสั ตัวพยัญชนะ นบ ๐๐ ประจำจงั หวดั เลขประ ตวั เลขสองตวั แรก หมายถงึ อำเภอหรือก่งิ อำเภอ โดยเรม่ิ จากต ๐๑ ซ่งึ โดยปกติให้ใชส้ ำหรบั อำเภอเมอื ง เรีย ตามลำดับตามทก่ี ระทรวงมหาดไทยกำหนด สำหรับหน่วยงานในราชการสว่ นภูมภิ าคท่ขี จงั หวัดโดยตรง ใหใ้ ช้ตัวเลข ๐๐

งราชการสว่ นภูมิภาค ๐๒๓ /๑ เลขทะเบยี น หนังสือส่ง ะจำเจ้าของเรื่อง ตัวเลขสองตวั หลัง ตัวเลข หมายถงึ หน่วยงานในราชการ ยงไป สว่ นภูมภิ าคทสี่ งั กดั จงั หวัดหรือ ด อำเภอ ข้นึ กับ

เลขทห่ี นังสือออกข การกำหนดเลขทีห่ นังสอื ออกของคณะ เลขประจำของเจ้าของเรื่อง ในกรณีท่คี ณะกรรมการประสงค์จะกำ ไดไ้ มเ่ กินสต่ี ัว โดยให้อยู่ในวงเล็บตอ่ จ และรหสั ตวั พยัญชนะดังกล่าวจะตอ้ งไ ภาคผนวก ๑ แลว้ ต่อด้วยเลขประจำข ยกตัวอยา่ งเช่น คณะอนุกรรมการฝ่าย

ของคณะกรรมการ ะกรรมการ ให้ลงรหัสตวั พยญั ชนะและ ำหนดรหสั ตัวพยญั ชนะเพ่ิมข้ึน ให้กำหนด จากรหัสตวั พยัญชนะของเจา้ ของเรอื่ ง ไม่ซำ้กับรหสั ตัวพยัญชนะทก่ี ำหนดไว้ใน ของเจา้ ของเร่ือง ยกฎหมาย นร (อกม)

เลขรหัสของสว่ นราชการระ สำหรบั สว่ นราชการระดับตำ่ กว่ากรมหรือจ หรือเพือ่ ประโยชน์แกก่ ารปฏบิ ัตงิ านสารบร จงั หวดั กำหนดเลขรหัสใหไ้ มเ่ กนิ สามตำแหน แลว้ ตอ่ ด้วยเลขรหสั ทก่ี ำหนดข้นึ ดังกล่าว การใหเ้ ลขรหสั น้ี ถ้าสามารถจัดเรียงสว่ นรา กใ็ ห้เรียงตามนัน้ ยกตัวอยา่ งเช่น นร ๐๑๐๖.๑ นร ๐๑๐๖.๐๑ นร ๐๑๐๖.๐๐๑

ะดบั ต่ำกว่ากรมหรือจงั หวดั จงั หวัด หากจำเปน็ ตอ้ งออกหนังสอื ราชการเอง รรณ ใหส้ ่วนราชการระดับกรมเจ้าสงั กดั หรอื นง่ โดยให้ใส่จดุ หลงั เลขประจำเจา้ ของเรือ่ ง าชการตามลำดับพยญั ชนะและสระได้

หนังสือ หนงั สอื เวยี น คอื หนงั สอื ทมี่ ถี งึ ผรู้ บั เป วใหเ้ พ่ิมรหัสตวั พยญั ชนะ ห เปน็ เลขทห่ี นงั สอื เวยี นโดยเฉพาะ เรม่ิ สน้ิ ปปี ฏทิ นิ หรอื ใชเ้ ลขทข่ี องหนงั สอื อยา่ งหน่งึ อย่างใด เมอื่ ผรู้ บั ได้รับหนังสือเวียนแลว้ เห็น บคุ คลในบงั คบั บญั ชาในระดบั ตา่ ง ๆ สำเนา หรือจัดส่งใหห้ นว่ ยงาน หรอื

อเวียน ปน็ จำนวนมาก มีใจความอยา่ งเดยี วกนั หนา้ เลขทะเบยี นหนงั สอื สง่ ซ่ึงกำหนด มตงั้ แตเ่ ลข ๑ เรยี งเปน็ ลำดบั ไปจนถงึ อทว่ั ไปตามแบบหนงั สอื ภายนอก นวา่ เรื่องนั้นจะต้องให้หน่วยงาน หรือ ๆ ได้รบั ทราบดว้ ย กใ็ หม้ หี นา้ ทจ่ี ดั ทำ อบุคคลเหลา่ นนั้ โดยเร็ว

สว่ นราชการเจ ให้ลงช่ือส่วนราชการ สถานทร่ี ซึง่ เปน็ เจา้ ของหนังสอื น้นั โดยปกตใิ ห้ลงทต่ี ้ังไว้ด้วย สำนกั งานปลัดสำนกั นายกรฐั มนตรี ทำเนยี บรฐั บาล กรุงเทพมหานคร ๑๐๓๐๐ สำนักงานปลดั สำนกั นายกรฐั มนตรี ศาลา ทำเนยี บรัฐบาล กทม. ๑๐๓๐๐

จ้าของหนงั สือ ราชการ หรือคณะกรรมการ คณะกรรมการรถราชการ สำนักงานปลัดสำนกั นายกรัฐมนตรี ทำเนียบรฐั บาล กรงุ เทพฯ ๑๐๓๐๐ ากลางจังหวดั นนทบุรี อำเภอเมอื งนนทบรุ ี จังหวดั นนทบุรี ๑๑๐๐๐

วนั เด ท่…ี ………………. ตัวเลขของ

ดือน ปี (ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ) (ที่ตัง้ ) ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๕ งวันท่ี ตวั เลขของปพี ุทธศักราช ชื่อเต็มของเดอื น

เร่อื ใหล้ งเร่ืองยอ่ ทีเ่ ปน็ ใจความสัน้ ท่สี ในกรณที เี่ ปน็ หนังสือต่อเน่อื ง โดย ยกตัวอยา่ งเชน่ เรอ่ื ง วิธปี ฏิบัติเกี่ยวกับการรบั เร่ือง การระบหุ มายเลขโทรส

อง สุดของหนงั สือฉบับน้นั ยปกตใิ หล้ งเร่อื งของหนังสอื ฉบบั เดมิ บรองสำเนาหนังสือ สารในหนงั สือราชการ

คำขน้ึ ต้นแล คำข้ึนต้น ให้ใชค้ ำขน้ึ ตน้ ตามฐานะของผูร้ ับหนงั สอื ตามตาร ใชค้ ำข้นึ ตน้ สรรพนาม และคำลงท้าย ท่ีกำหนด ภาคผนวก ๒ แลว้ ลงตำแหนง่ ของผู้ทหี่ นงั สือนน้ั หรอื ช่อื ของบคุ คลในกรณที ่ีไมเ่ ก่ียวกบั ตำแหน่งห กราบเรียน ฯพณฯ นายกรัฐมนตรี เรียน ท่านรองนายกรฐั มนตรี เรยี น ปลดั สำนักนายกรฐั มนตรี ผา่ น รอง

ละคำลงท้าย คำลงท้าย ราง การ ใหใ้ ช้คำลงทา้ ยตามฐานะของผรู้ ับ ดไว้ใน หนงั สือตามตารางการใชค้ ำขนึ้ ต้น นมีถึง สรรพนาม และคำลงท้าย ท่กี ำหนดไว้ หน้าท่ี ในภาคผนวก ๒ ระบคุ ำนำนาม ชื่อ และนามสกุล งปลัดสำนกั นายกรฐั มนตรี (………………..)

ภาคผน คำข้ึนต้น สรรพนาม และค และคำที่ใช้ในก ผู้รบั หนังสือ ๓.๑ ประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ประธานรัฐสภา ประธานสภาผแู้ ทนราษฎร ประธานวุฒสิ ภา ประธานศาลฎกี า ประธานศาลรัฐธรรมนูญ ประธานศาลปกครองสงู สดุ ประธานกรรมการการเลือกตง้ั ประธานกรรมการสทิ ธมิ นษุ ยชนแห่งชาติ ประธานกรรมการปอ้ งกนั และปราบปรามการทุจรติ แหง่ ชาติ ประธานผูต้ รวจการแผน่ ดินหรือผู้ตรวจการแผ่นดนิ อยั การสงู สุด รัฐบรุ ษุ หนงั สอื สำนกั นายกรัฐมนตรี ที่ นร ๐๑๐๖/ว ๙๑๓ ลงวนั ท่ี ๘ พฤษภาค

นวก ๒ คำลงทา้ ยในหนังสอื ราชการ การจา่ หนา้ ซอง คำข้ึนต้น สรรพนาม คำลงท้าย คำทใ่ี ชใ้ นการ จา่ หนา้ ซอง กราบเรยี น ข้าพเจา้ ขอแสดงความนบั ถือ กระผม - ผม อย่างยงิ่ กราบเรียน ดฉิ นั - ท่าน คม ๒๕๕๕ (การแกไ้ ขเพิม่ เตมิ ภาคผนวก ๒ ขอ้ ๓.๑)

อ้างถงึ ใหอ้ ้างถงึ หนงั สือทเ่ี คยมีติดตอ่ กนั เฉพาะหนังส จะจากสว่ นราชการใดกต็ าม โดยใหล้ งช่ือสว่ น วันท่ี เดอื น ปพี ทุ ธศักราช ของหนังสอื น้ัน การอา้ งถงึ ใหอ้ ้างถงึ หนงั สอื ฉบบั สดุ ท้ายที่ติ ดิ สาระสำคัญตอ้ งนำมาพิจารณา จงึ อ้างถึงหนงั ให้ทราบดว้ ย ยกตวั อย่างเช่น อา้ งถงึ หนังสอื สำนักนายกรฐั มนตรี ท่ี นร ๐๑ อา้ งถึง หนงั สอื สำนักนายกรัฐมนตรี ลับ ด่วน ลงวนั ท่ี ๑ พฤษภาคม ๒๕๕๕ อ้างถึง หนงั สือ นร. ที่ นร ๐๑๐๖/ว ๑๑๓๓