รวมเล่ม

128 จานวนมากที่ถูกเผยแพร่ผ่านสื่อหรือช่องทางต่าง ๆ จนต้องมีกระบวนการจัดการกับข้อมูลเหล่าน้ีให้ เหมาะสม ในที่น้ีจะกล่าวถึงกระบวนการจัดทาคลังข้อมูลและเหมืองข้อมูล (Data Warehouse and Data Mining) ฐานข้อมูลบนเว็บไซต์ (Website Database) ฐานข้อมูลมัลติมีเดีย (Multimedia Database) และการใช้งานข้อมูลขนาดใหญ่ (Big Data) 1. คลงั ขอ้ มลู และเหมอื งขอ้ มลู เม่ือมีการจัดเก็บข้อมูลมากขึ้น และเทคโนโลยีด้านฐานข้อมูลสูงขึ้น ทาให้กระบวนการ จัดเก็บข้อมูลเป็นไปอย่างง่ายดาย ส่งผลให้เกิดการเก็บข้อมูลได้ในจานวนมาก ทั้งข้อมูลท่ีได้จาก ภายในองคก์ รเอง ข้อมูลท่ีได้จากภายนอกองค์กรหรือขอ้ มูลที่มาจากระบบงานเดิมทีป่ ฏิบัตติ อ่ เน่ืองกัน มายาวนาน ประเด็นสาคัญคือในองค์กรจะสามารถเลือกข้อมูลท่ีมีเป็นจานวนมากน้ันมาใช้ประโยชน์ ได้อย่างไร นอกจากการคัดเลือกข้อมูลแล้วยังมีประเด็นที่น่าสนใจว่าข้อมูลมากมายเหล่าน้ันมี ความสัมพันธ์กันอย่างไร สามารถหาความสัมพันธ์ของข้อมูลเพ่ือนาไปใช้ประโยชน์ได้หรือไม่ ซึ่ง กระบวนการจัดเก็บข้อมูลขนาดใหญ่นี้เรียกว่า คลังข้อมูล และกระบวนการคัดเลือกข้อมูลเพื่อใช้ ประโยชน์ เรียกว่า เหมืองข้อมูล 1.1 คลังข้อมูล (Data Warehouse) คือฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่เก็บข้อมูลจานวนมากท้ัง จากอดีตและในปัจจุบัน โดยมีวัตถุประสงค์หลักคือการนาข้อมูลจานวนมากมาวิเคราะห์เพ่ือนาไปใช้ ประโยชน์ โดยใช้ในการพยากรณ์เหตุการณ์ในภายหน้า หรือใช้ในการตอบคาถามกรณี “จะเกิดอะไร ขนึ้ ถ้า......” (What…. If…..) ต่างจากระบบฐานขอ้ มูลธรรมดาท่ีมีวตั ถุประสงคห์ ลักเพื่อจัดเก็บและดึง ข้อมูลออกมาใช้ ไม่ถึงข้ันนามาวิเคราะห์เพื่อหาความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลใน คลังข้อมูลนี้ต้องมีกระบวนการในการพักข้อมูลหลังจากนาเข้า เน่ืองจากข้อมูลมีจานวนมากและต้อง ทาการเปลี่ยนให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบเดียวกัน หลังจากนั้นจะจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลส่วนกลางเพื่อ เตรยี มวเิ คราะหต์ ่อไป โดยสว่ นประกอบของคลงั ข้อมูล แสดงดงั ภาพที่ 4.12

129 ข้อมลู ภายใน ข้อมลู ปฏิบัติงาน องคก์ ร (Operational Data) ขอ้ มลู เก่า วิเคราะห์/ (Historical Data) เปลี่ยนโครงสร้าง ขอ้ มลู ภายนอก คลังขอ้ มูล Query/รายงาน เวบ็ เพจ โอแลปเหมืองขอ้ มลู ข้อมูลภายนอก องคก์ ร ข้อมลู ภายนอก HTML , XML ภาพท่ี 4.12 สว่ นประกอบของคลงั ขอ้ มูล ที่มา : พรรณี สวนเพลง. 2555 : 376. องค์กรสามารถใช้งานคลงั ข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ หากต้องการสร้างคลังข้อมูล ทีใ่ ช้เฉพาะส่วนหรือขนาดเล็ก อาจสร้างเปน็ ดาต้ามาร์ต (Data Mart) ซ่ึงเป็นส่วนหน่ึงของคลังข้อมลู ท่ี เน้นเฉพาะข้อมูลท่ีมีวัตถุประสงค์เฉพาะและเก็บแยกไว้กับส่วนงานที่ต้องการใช้ โดยดาต้ามาร์ตจะมี ตน้ ทนุ ในการสร้างที่ตา่ กว่า ดาเนินการได้รวดเร็วกวา่ การสร้างเปน็ คลงั ขอ้ มลู ขนาดใหญ่ 1.2 เหมืองขอ้ มูล (Data Mining) เป็นกระบวนการบริหารจัดการในคลังข้อมูล ซ่ึงมีขอ้ มูล จานวนมาก นับเป็นเคร่ืองมือที่ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลที่สามารถสกัดสารสนเทศเฉพาะที่ต้องการ และมีคุณค่าได้จากคลังข้อมูล เปรียบได้กับการขุดเหมืองแร่ท่ีทาการขุดจากดินจานวนมากและมีการ รอ่ นแรธ่ าตทุ ตี่ ้องการและมีคณุ ค่าออกมาใช้งาน กระบวนการเหมืองข้อมูล เป็นซอฟต์แวร์ท่ีใช้เทคนิคพิเศษในการค้นหารูปแบบท่ี ซ่อนอยู่ ได้ผลลัพธ์เป็นการคาดคะเนผลที่จะเกิดข้ึนในอนาคต โดยสามารถจาแนกข้อมูลด้วยการ แบ่งกลุ่ม แบ่งประเภท และคาดคะเนเพื่อให้ได้ความรู้ท่ีซ่อนอยู่ในข้อมูลจานวนมากน้ัน เช่น การใช้ หลักการเหมืองข้อมูลมาใช้ในการแนะแนวทางเลือกในการศึกษาต่อให้กับนักศึกษาอย่างเหมาะสม โดยนาข้อมูลประวัติการศึกษาของนักศึกษาที่เก็บไว้หลายปี มาใช้หาความสมั พันธใ์ นการศึกษาต่อ ทา ให้ได้ผลลัพธ์เปน็ ทางเลือกในการเลอื กวิชาเอกของนักศึกษาได้ หรอื การจัดหมวดหม่ขู องลกู ค้าที่จะยื่น

130 กู้ท่ีธนาคาร โดยดูจากประวัติและข้อมูลประกอบอ่ืน ๆ จนสามารถแบ่งกลุ่มผู้ยื่นกู้เป็นกลุ่มที่มีความ เชอ่ื มนั่ ดา้ นการก้ตู า่ ปานกลาง และดี 2. ฐานขอ้ มูลบนเวบ็ ไซต์ ผลจากความนิยมใช้งานสารสนเทศบนเครือข่ายเว็บหรือเทคโนโลยีเว็บที่มีมากข้ึน และมี การพัฒนารูปแบบการใช้งานให้มีประสิทธิภาพมากกว่าการนาเสนอข้อมูลเพียงอย่างเดียว ส่งผลให้ เกิดข้อมูลท่ีต้องการจัดเก็บผ่านเทคโนโลยีเว็บเพื่อใช้ในการค้นคืนจานวนมาก แต่เน่ืองจาก กระบวนการทางานของเทคโนโลยีเว็บนนั้ อยู่ในรูปแบบของเครื่องให้/รับบริการ (Client/Server) ผู้ใช้ สั่งหรอื ดงึ ข้อมูลโดยใชโ้ ปรแกรมเวบ็ เบราเซอร์ โดยมีการทางานดังภาพที่ 4.13 โปรแกรม ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ เวบ็ เบราเซอร์ ฐานขอ้ มลู โอราเคลิ หรอื อื่นๆ โปรแกรม เครอ่ื งใหบ้ ริการเวบ็ ฐานข้อมลู ท่ีไมใ่ ช่ เว็บเบราเซอร์ ฐานขอ้ มูลเชิงสมั พันธ์ (web server) โปรแกรม ฐานข้อมูลประเภท เวบ็ เบราเซอร์ VSAM, ISAM ขอ้ มลู ภาพ เสยี งและ มัลติมเี ดยี อืน่ ๆ ภาพท่ี 4.13 การทางานกับโปรแกรมฐานข้อมูลทหี่ ลากหลายบนเวบ็ ท่ีมา : ปรบั ปรุงจาก Kroenke and Auer. 2012 : 479. จากภาพที่ 4.13 รูปแบบการจัดเก็บฐานข้อมูลบนเครื่องให้บริการหรือเว็บเซิร์ฟเวอร์น้ันมี หลากหลายชนิด รวมถึงโปรแกรมสาหรับการเรียกดูเว็บอาจมีรูปแบบการทางานท่ีแตกต่างกัน และ เพ่ือให้การทางานบนเทคโนโลยีเว็บสามารถเช่ือมต่อประสานกันได้โดยไม่ต้องคานึงถึงรูปแบบการ จัดเก็บและโปรแกรมเบราเซอร์ จึงจาเป็นต้องมีเคร่ืองมือเพื่อติดต่อระหว่างฐานข้อมูลบนเคร่ือง ให้บริการกับเครื่องของผู้ใช้ เรียกว่าส่วนต่อประสานโปรแกรมประยุกต์ หรือเอพีไอ (Application Program Interface : API) เพื่อเป็นตัวกลางติดต่อประสานระหว่างเครื่องให้บริการเว็บ ฐานข้อมูล

131 และเบราเซอร์ ตัวอย่างของโปรแกรมเอพีไอ เช่น โอดีบีซี (Open Database Connectivity : ODBC) เป็นเอพีไอมาตรฐาน เจดีบีซี (Java Database Connectivity) ซึ่งเป็นเอพีไอท่ีใช้เช่ือมต่อกับ เว็บทพ่ี ฒั นาดว้ ยภาษาจาวา โดยมกี ารเช่อื มต่อประสาน ดังภาพที่ 4.14 โปรแกรม ดบี เี อม็ เอส ฐานข้อมูลเชิงสมั พนั ธ์ เว็บเบราเซอร์ ฐานขอ้ มูลโอราเคิล (DBMS) โปรแกรม หรอื อื่นๆ เวบ็ เบราเซอร์ โอดบี ซี ี ฐานข้อมูลทไ่ี มใ่ ช่ โปรแกรม (ODBC) ฐานขอ้ มูลเชิงสมั พนั ธ์ เวบ็ เบราเซอร์ เครื่องให้บรกิ ารเวบ็ ฐานข้อมูลประเภท (web server) VSAM, ISAM ข้อมลู ภาพ เสยี งและ มัลตมิ ีเดียอื่นๆ ภาพท่ี 4.14 การเชื่อมตอ่ โดยใชเ้ อพไี อ ทีม่ า : ปรบั ปรุงจาก Kroenke and Auer. 2012 : 481. 3. ฐานขอ้ มลู มัลตมิ ีเดีย ขอ้ มูลมัลติมีเดียเปน็ ขอ้ มูลที่ประกอบไปด้วยขอ้ มูลหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นการผสมกัน ระหว่างตัวอักษร รูปภาพ ภาพวาด ภาพเคลื่อนไหว เสียงและวีดิทัศน์ ผสมผสานในรูปแบบต่าง ๆ โดยฐานข้อมูลมัลติมีเดียเป็นกรอบแนวคิดในการจัดเก็บและค้นคืนสื่อผสมเหล่าน้ี ข้อมูลมัลติมีเดีย สามารถแบง่ 3 ประเภท ได้แก่ 3.1 สือ่ สแตติก (Static Media) คือสื่อที่ไม่ถูกควบคุมด้วยเวลา ไม่มีการตอบสนองกับผ้ใู ช้ เชน่ ภาพถ่าย ภาพวาด 3.2 สื่อพลวัตร (Dynamic Media) คือสื่อที่ถูกควบคุมด้วยเวลาในการนาเสนอ มีการ เคล่ือนไหวและอาจตอบสนองกบั ผู้ใชง้ านได้ เชน่ เสยี ง ภาพเคล่ือนไหว

132 3.3 ส่ือหลายมิติ (Dimensional Media) คือสื่อที่มีการแสดงผลเป็นรูปทรง มีความกว้าง ความยาว ความสูงหรือความลึกขึ้นอยู่กับมิติ เช่น เกมคอมพิวเตอร์แบบสามมิติ เกมเสมือนจริง (Virtual Reality) การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อจัดเก็บข้อมูลมัลติมีเดียจะมีความละเอียดมากกว่าการจัดเก็บ ข้อมูลทั่วไป ซ่ึงเคร่ืองคอมพิวเตอร์สามารถใช้คาหรือตัวอักษรในการเปรียบเทียบได้ ในขณะท่ีข้อมูล มัลติมีเดียไม่ได้มีลักษณะเป็นตัวอักษรท่ีสามารถแปลงค่าให้คอมพิวเตอร์เข้าใจได้ จึงมีกระบวนการ ออกแบบฐานข้อมูลมัลตมิ ีเดียโดยเฉพาะ ดว้ ยการกาหนดขอ้ มูลประจาตวั ให้กบั ส่อื มลั ตมิ ีเดยี ท่ตี ้องการ จัดเก็บ เรียกว่า เมทาดาทา (Metadata) ซึ่งแปลว่าข้อมูลของข้อมูล เป็นการกาหนดรายละเอียด ให้กับข้อมูลอีกครง้ั หนึง่ และใช้เมทาดาทาในการจัดเก็บและค้นคนื ในฐานข้อมลู เมื่อได้เมทาดาทาท่ีพร้อมในการจัดเก็บข้อมูลมัลติมีเดียนั้น จึงจะนาเข้าสู่ฐานข้อมูลที่ เหมาะสม โดยดีบีเอ็มเอสที่เหมาะสมของการจัดเก็บฐานข้อมูลมัลติมีเดีย ได้แก่โอโอดีบีเอ็มเอส (Object-Oriented Database Management System : OODBMS) ซ่ึงเป็นเทคโนโลยีการเก็บ ข้อมูลท่ีใช้เก็บข้อมูลท่ีซับซ้อนกว่าการเก็บตัวอักษร เพราะมองข้อมูลในรูปของวัตถุมากกว่าการมอง เพียงมิติเดียว ตัวอย่างของโปรแกรมที่สามารถจัดเก็บข้อมูลประเภทมัลติมีเดียได้ เช่น โปรแกรม ประเภทห้องสมดุ ดจิ ิทัล (Digital Library) 4. ฐานขอ้ มลู ขนาดใหญ่ ฐานข้อมูลขนาดใหญ่หรือบิ๊กดาทา (Big Data) หมายถึงข้อมูลท่ีมากมายมหาศาล สามารถนิยามด้วยคาย่อว่า 3V คือ Volume, Velocity และ Variety (กระทรวงวิทยาศาสตร์และ เทคโนโลยี. 2558 : 67) โดยมคี าอธิบายดงั นี้ Volume หรือจานวน คือ จานวนข้อมูลที่มีมากเกินกว่าระบบฐานข้อมูลแบบเดิมจะ สามารถจดั การได้ Velocity หรือความเร็ว คือ ข้อมูลจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เช่น ข้อมูลจากส่ือ โซเชียลมีเดีย ข้อมูลการซื้อขาย ข้อมูลธุรกรรมด้านการเงินหรือการใช้โทรศัพท์ หรือข้อมูลที่ได้จาก การอา่ นค่าจากเคร่ืองรบั รู้ หรือเซนเซอร์ (Sensor) Variety หรือความหลากหลาย คือ ข้อมูลจะมีหลากหลายรูปแบบท้ังแบบมีโครงสร้างที่ กาหนดไวแ้ ละไมม่ โี ครงการ อาจอยูใ่ นรูปฐานขอ้ มูลทัว่ ไป ตัวอักษร ภาพถ่าย หรือแบบอ่ืน ๆ

133 เน่ืองจากข้อมูลในฐานข้อมลู ขนาดใหญ่นม้ี ีเป็นจานวนมาก หากมีการประมวลผลใหอ้ ยู่ใน รูปที่ผู้ใช้สามารถนาไปวิเคราะห์และสังเคราะห์เพื่อนาไปสู่การตัดสินใจท่ีสาคัญตามสภาวการณ์ จะ เป็นประโยชน์ในการตัดสินใจเป็นอย่างยิ่ง ข้อมูลตัวอย่างของฐานข้อมูลขนาดใหญ่นี้ เช่น ข้อมูลท่ี กูเกิล (Google) ได้ทาการวิเคราะห์ไว้เมื่อปี ค.ศ.2008 ว่าข้อมูลท้ังหมดบนอินเทอร์เน็ตมีขนาด ประมาณ 5 ล้านล้านเมกะไบต์ (Trillion Megabytes) เป็นข้อมูลที่กูเกิลสามารถทาดัชนีได้เพียง ร้อยละ 0.004 แสดงว่ามีข้อมูลอีกว่าร้อยละ 99 บนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตท่ียังไม่ถูกค้นพบ จึงต้องมี ระบบเข้ามารองรับเพื่อช่วยในการวิเคราะห์และจัดเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ (วิเชียร เปรมชัยสวัสด์ิ. 2555 : 359-360) โดยเทคโนโลยีฐานข้อมูลท่ีนามาใช้จัดการนั้นมีหลายอย่าง เช่น เทคโนโลยี ฐานข้อมูลโนเอสคิวแอล (NoSQL) ซ่ึงมีโปรแกรมมองโกดีบี (MongoDB) โปรแกรมฮาดูป (Hadoop) เปน็ ตัวจัดการขอ้ มลู เปน็ ต้น สรุป การใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดเก็บข้อมูล จาเป็นต้องมีการวางแผนการจัดเก็บอย่างเป็น กระบวนการ เพื่อลดข้อผิดพลาดในการทางาน โดยทั่วไปผู้ออกแบบระบบควรกาหนดรูปแบบของ ขอ้ มูลท่ีจะจัดเก็บใหเ้ หมาะสม ซ่งึ อาจแบง่ ข้อมลู เปน็ 7 รูปแบบ ได้แก่ แบบอักขระหรือตัวอักษร แบบ จานวน แบบรหัส แบบวันที่ แบบภาพลักษณ์ ภาพเคล่ือนไหว และเสียง จากนั้นนาข้อมูลต่าง ๆ ไป จดั เก็บซึง่ อาจจัดเกบ็ เปน็ รปู แบบแฟม้ ข้อมูลที่ เก็บเนือ้ หาท่ีใกล้เคียงกันไว้ด้วยกัน โดยกาหนดกลุ่มของ ข้อมูลหรือหัวข้อของข้อมูล เรียกว่า ฟิลด์หรือเขตข้อมูลและทาการบันทึกข้อมูลแต่ละรายการตาม หัวข้อของข้อมลู เรียกว่า ระเบียน ทั้งหมดนี้เก็บรวมกันเรยี กว่าแฟม้ ข้อมูล ซึ่งแฟม้ ขอ้ มูลแบ่งได้เป็น 3 ประเภท ได้แก่ แฟ้มข้อมูลหลัก แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง และแฟ้มข้อมูลสารอง และในการ บันทึกข้อมูลลงแฟ้มข้อมูลน้ัน สามารถทาได้ 3 ประเภท คือการจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลาดับ แบบ เข้าถงึ โดยตรง และแบบเรียงลาดับดชั นี ทง้ั น้ีข้ึนกับสอ่ื ทใ่ี ช้ในการจดั เกบ็ ข้อมลู การจัดเก็บข้อมูลแบบแฟ้มข้อมูลนั้น มีโอกาสเกิดปัญหาขึ้นได้เมื่อมีการเพ่ิ ม ลบหรือ เปลี่ยนแปลงข้อมูลในแฟ้มข้อมูล จึงมีการจัดการแฟ้มข้อมูลให้เป็นระบบ เรียกว่า ระบบฐานข้อมูล โดยใช้ระบบจดั การฐานข้อมูล (DBMS : Database Management System) เข้ามาจัดการ หากแบ่ง ประเภทของระบบฐานข้อมูลโดยคานึงถึงรูปแบบของผู้ใช้ สามารถแบ่งได้เปน็ 4 ประเภท ได้แก่ แบบ ผู้ใช้คนเดียว แบบผู้ใช้หลายคน ฐานข้อมูลพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ และเหมืองข้อมูล แต่หากแบ่งตาม

134 รูปแบบการจัดเก็บข้อมูล จะสามารถแบ่งได้เป็น 4 ประเภท ได้แก่ ฐานข้อมูลเชิงปฏิบัติการ ฐานข้อมูลแบบกระจาย ฐานข้อมูลภายนอก และฐานข้อมูลไฮเปอร์มีเดียซ่ึงระบบฐานข้อมูลจะช่วย แกป้ ญั หาท่จี ะเกิดกับข้อมูลเม่ือมีการเพม่ิ ลบหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูล เนื่องด้วยการทางานของระบบฐานข้อมูลมีความซับซ้อน จึงจาเป็นต้องมีกระบวนการในการ พฒั นาระบบฐานข้อมูล ซึ่งสามารถแบ่งได้เป็น 4 กระบวนการหลัก ได้แก่ การศกึ ษาความต้องการใช้ ข้อมูล การออกแบบทางตรรกะ การออกแบบทางกายภาพ และการพัฒนา ติดตาม และปรับปรุง ฐานข้อมูล ทุกกระบวนการองค์กรควรมีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบฐานข้อมูลทุกกระบวนการ และ ควรพิจารณาว่าจะออกแบบระบบฐานข้อมูลจากข้อมูลเดิมขององค์กร ซึ่งเป็นการแปลงจากการ จดั เก็บในแฟ้มข้อมูลมาเป็นระบบฐานข้อมลู ออกแบบระบบฐานข้อมูลใหม่ทั้งหมด หรือออกแบบเพ่ือ ปรับปรุงระบบฐานข้อมูลท่ีเคยใช้อยู่เดิม เม่ือพัฒนาระบบฐานข้อมูลเสร็จแล้ว องค์กรต้องวางแผนถึง แนวทางการบริหารฐานข้อมูลท้ังในด้านความมั่นคง การกาหนดนโยบายความม่ันคง ส่วนท่ีอ่อนไหว ตอ่ ความมัน่ คง และการบริหารการเข้าถึงของผู้ใช้ เมื่อเทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์มีมากขึ้น ส่งผลให้การจัดเก็บข้อมูลจานวนมากทาได้สะดวก ย่ิงขึ้น จึงต้องมีกระบวนการจัดการกับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ต่าง ๆ น้ัน ได้แก่ การจัดเก็บแบบ คลังข้อมูลและมีกระบวนการคัดข้อมูลเพื่อนาไปใช้ประโยชน์เรียกว่า การทาเหมืองข้อมูล รวมถึงการ จัดเก็บข้อมูลท่ีอยู่บนเว็บไซต์ซึ่งมีรูปแบบการจัดเก็บท่ีหลากหลายและมีข้อมูลจานวนมาก จึงเกิด เทคโนโลยีการจัดเกบ็ ขอ้ มูลโดยใชเ้ มทาดาทาในการจดั เกบ็ และคน้ คนื ขอ้ มูล

135 คาถามทบทวน 1. จงอธิบายความหมายของคาต่อไปน้ี ก) ฟิลด์ ข) ระเบยี น ค) แฟ้มข้อมลู 2. กรณีใดบา้ งทจี่ ะสง่ ผลให้ขอ้ มูลเกิดความผดิ ปกติ (data anomalies) 3. จงอธบิ ายคุณสมบตั อิ ะตอมมคิ ของข้อมลู 4. ระบบจดั การฐานข้อมลู คืออะไร มคี วามสาคญั อย่างไร 5. เหตใุ ดระบบฐานข้อมลู จึงมีความสาคญั ในสงั คมในยคุ สารสนเทศ 6. สถาบนั บริการสารสนเทศ เชน่ หอ้ งสมดุ พิพิธภัณฑ์ หอจดหมายเหตุ หรอื ศนู ย์ขอ้ มูล ควร จัดทาระบบฐานขอ้ มูลด้านใดบ้างเพ่ือเพิ่มศักยภาพในการให้บรกิ าร 7. ฐานขอ้ มูลเชงิ สัมพนั ธ์ (Relational Database) มีลกั ษณะอยา่ งไร เอกสารอ้างองิ กระทรวงวิทยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี. (2558). แผนแมบ่ ทเทคโนโลยสี ารสนเทศและการสอ่ื สาร กระทรวงวทิ ยาศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี พ.ศ. 2558-2562. กรุงเทพฯ : กระทรวงวทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลย.ี ครรชิต มาลัยวงศ.์ (2555). “แนวคดิ เก่ียวกับข้อมูล” ใน เอกสารประกอบการสอนชดุ วิชา การจัดการระบบฐานข้อมลู หนว่ ยที่ 1-8. หน้า 12. พมิ พ์ครัง้ ท่ี 12. นนทบุรี : สานกั พิมพ์มหาวทิ ยาลัยสุโขทยั ธรรมาธริ าช. พรรณี สวนเพลง. (2555).ระบบสารสนเทศเชิงกลยทุ ธ์. กรงุ เทพฯ : ซเี อ็ดยูเคชน่ั . วเิ ชียร เปรมชัยสวสั ด์ิ. (2555).ระบบฐานข้อมูล. พมิ พ์คร้งั ท่ี 18. กรุงเทพฯ : สมาคมสง่ เสริม เทคโนโลยี (ไทย-ญ่ีปุ่น). Doyle, Stephen. (2014). Information Systems for You. 4th ed. London : Oxford University Press.

136 Hoffer, Jeffrey A, V. Ramesh and Heikki Topi. (2011). Modern Database Management. 10th ed. New Jersey : Prentice Hall. Kroenke, David M and David J. Auer. (2012). Database Processing, Fundamentals, Design and implementation. 12nd ed. Boston : Pearson Education. Teorey, Tobey and others. (2011). Database Modeling and Design : Logical Design. 5th ed. Massachusetts : Elsevier.

บทที่ 5 การพัฒนาระบบสารสนเทศ แนวทางการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ดี เป็นปัจจัยในการสร้างและพัฒนาระบบให้ตรงต่อ ความต้องการของผู้ใช้ สามารถแก้ปัญหาและเพ่ิมศักยภาพการแข่งขันให้กับองค์กรได้ หากผู้ใช้งาน ระบบในองค์กรและผู้พัฒนาระบบมีความเข้าใจตรงกันในปัญหาขององค์กร แนวทางแก้ไข วิธี ปฏิบัติงานและรายละเอียดอื่น จะส่งผลให้พัฒนาระบบได้อย่างคุ้มค่า ในขณะเดียวกันหากขาดการ วางแผนในการพัฒนาระบบ อาจส่งผลให้การพัฒนาระบบล่าช้า สิ้นเปลืองงบประมาณ เวลา และ กาลังบุคลากร องค์กรที่จะลงทุนพัฒนาระบบจึงให้ความสาคัญในการวางแผนการพัฒนาระบบให้ เรม่ิ ต้นอยา่ งถกู ต้องตามกระบวนการ หรือทาการวิเคราะห์และออกแบบระบบใหด้ ีก่อนทจี่ ะเรม่ิ พฒั นา การพัฒนาระบบสารสนเทศหรอื การวิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศ มีกระบวนการ ที่ต้องการให้องค์กรศึกษาปัญหาที่แท้จริงขององค์กร รวมท้ังความเป็นไปได้ที่องค์กรจะติดต้ังระบบ สารสนเทศ เมอ่ื ได้ปญั หาและแนวทางแกป้ ญั หาทีเ่ หมาะสมแลว้ ยงั มีแนวทางเพ่ือพิจารณาวา่ การไดม้ า ของระบบสารสนเทศแบบใดท่ีเหมาะสมกับการบริหารงานองค์กร รวมถึงขั้นตอนการวิเคราะห์ ออกแบบ พัฒนา ถ่ายโอนและประเมินระบบสารสนเทศ เพ่ือให้ได้ระบบสารสนเทศท่ีสามารถ สนบั สนนุ งานแตล่ ะรปู แบบในองค์กรได้ ความรูท้ ่วั ไปเกยี่ วกับการพัฒนาระบบสารสนเทศ ผู้ใช้จานวนมากมีความเข้าใจว่า การนาอุปกรณ์คอมพิวเตอร์เข้าไปติดตั้งในองค์กรหมายถึง การพัฒนาระบบสารสนเทศ แต่หากพิจารณาตามองค์ประกอบของระบบสารสนเทศแล้ว เครื่อง คอมพิวเตอร์เป็นเพียงเครื่องมือหน่ึงในการพัฒนาเท่าน้ัน ไม่อาจแก้ปัญหาท้ังหมดขององค์กรได้ ซึ่ง หากพิจารณาแล้วอาจพบว่าปัญหาขององค์กรในบางประเด็น สามารถแก้ไขได้ด้วยวิธีการปรับเปล่ียน กระบวนการทางานเท่าน้ัน ไม่จาเป็นต้องลงทุนด้วยงบประมาณจานวนมาก ดังน้ัน ก่อนท่ีองค์กรจะ พจิ ารณาลงทุนด้านระบบสารสนเทศ จึงควรทาความเข้าใจกับความหมายของระบบ วิธกี ารได้มาของ ระบบและข้ันตอนการพัฒนาระบบสารสนเทศ เพื่อใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาระบบให้คุ้มค่ากับการ แกป้ ญั หาขององค์กรตอ่ ไป

138 1. ความหมายของระบบ คาว่า ระบบ ตามความหมายที่ระบุไว้ในพจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ.2554 หมายถึง “กลุ่มของสิ่งซึ่งมีลักษณะประสานเข้าเป็นส่งิ เดียวกันตามหลกั แห่งความสัมพันธท์ ่ีสอดคล้อง กันด้วยระเบียบของธรรมชาติ หรือหลกั เหตผุ ลทางวชิ าการ เช่น ระบบประสาท ระบบทางเดินอาหาร ระบบจักรวาล ระบบสังคม ระบบการบริหารประเทศ” ซ่ึงอาจมองภาพของระบบว่าเป็นการทางาน ร่วมกันขององค์ประกอบต่าง ๆ เพ่ือให้ผลผลิตตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ ทั้งน้ีระบบแต่ละระบบสามารถมี ระบบยอ่ ยทท่ี างานร่วมกันอยู่ภายใน เพ่ือให้เกิดเปน็ ระบบใหญ่ได้ อธบิ ายไดด้ ังภาพที่ 5.1 ระบบยอ่ ย ระบบย่อย ระบบใหญ่ ระบบยอ่ ย ระบบย่อย ภาพท่ี 5.1 รูปแบบของระบบ ทม่ี า : ณัฏฐพันธ์ เขจรนันท์. 2551 : 17. ทงั้ นี้ ณฏั ฐพันธ์ เขจรนนั ท์ (2551 : 17) ได้สรุปลักษณะท่สี าคัญของระบบไวด้ งั นี้ 1.1 องค์ประกอบของระบบทุกองค์ประกอบ จะมีความสัมพันธ์และพ่ึงพาอาศัยกัน การศกึ ษาระบบใหญ่ใด ๆ คอื การศกึ ษาความสัมพันธร์ ะหวา่ งองคป์ ระกอบของระบบน้ัน 1.2 ระบบจะทางานได้ต้องพจิ ารณาองค์ประกอบทง้ั หมดของระบบ ซึ่งหมายรวมถึงระบบ ย่อยดว้ ย 1.3 ทุกระบบต้องมีเป้าหมายแน่นอน องค์ประกอบภายในระบบแม้จะมีภาระหน้าที่ ต่างกัน แตต่ อ้ งมเี ป้าหมายเพื่อให้บรรลุตามเปา้ หมายของระบบใหญ่ 1.4 ทุกระบบต้องมปี จั จัยนาเข้า (Input) และผลลพั ธ์ (Output) 1.5 การทางานในระบบต้องมีข้ันตอน (Process) เพ่ือกระทาปัจจัยนาเข้าให้ได้ผลลัพธ์ ตามเปา้ หมายท่ตี อ้ งการ

139 1.6 ระบบทุกระบบต้องมีขอบเขตท่ีกาหนดแน่นอน ส่วนท่ีอยู่นอกเหนือไปจากการ ควบคมุ ของระบบ เรียกว่า สง่ิ แวดล้อม 1.7 ระบบทุกระบบตอ้ งมีแผนการดาเนินงาน มีการควบคุมและต้องใหข้ อ้ มูลย้อนกลบั เพื่อ นาไปปรับปรงุ ได้ 1.8 ระบบจะมโี ครงสรา้ ง และสามารถแบง่ ออกเปน็ ระบบย่อยได้เปน็ ลาดบั ช้นั 1.9 ระบบย่อยต่าง ๆ จะมีภารกิจในการดาเนินงานตา่ งกนั แต่สามารถเขยี นความสมั พันธ์ ของแต่ละระบบเขา้ ดว้ ยกันได้ 1.10 การดาเนินการภายในของระบบ สามารถทาได้หลายทาง โดยต้องบรรลุ วตั ถปุ ระสงค์สุดท้ายของระบบเหมอื นกัน สรุปได้ว่า ระบบ คือขั้นตอนการทางานท่ีมีความสัมพันธ์กัน และการทางานร่วมกันของ ระบบย่อยหลายระบบ จะส่งผลให้บรรลุวัตถุประสงค์ของระบบใหญ่ ทั้งน้ีต้องมีการกาหนดขอบเขต ของระบบใหช้ ดั เจนเพ่ือให้มกี ารกาหนดแผนการดาเนินงาน และการควบคุมประเมนิ ผลได้ หากพจิ ารณาคาว่า “ระบบสารสนเทศ” จึงเป็นระบบการจัดการกบั สารสนเทศทน่ี าเข้ามา ผ่านการประมวลผล และได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ โดยระบบสารสนเทศประกอบไปด้วยการทางาน ร่วมกันระหว่างระบบย่อยของฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์และโทรคมนาคม บคุ ลากร กระบวนการ และฐานขอ้ มลู ดังที่ได้กล่าวไวแ้ ล้วในบทที่ 1 2. องค์กรกับการพัฒนาระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศเป็นเคร่ืองมือหน่ึงท่ีสนับสนุนการทางานขององค์กรให้มีความถูกต้อง รวดเร็วและเช่ือถือได้ โดยการเพ่ิมประสิทธิภาพ (Efficiency) และประสิทธิผล (Effectiveness) ใน การทางาน (อรยา ปรีชาพานิช. 2557 : 25-26) โดยมรี ายละเอียดดงั น้ี 2.1 การเพมิ่ ประสิทธภิ าพในการทางาน คาว่าประสทิ ธิภาพ คือผลการปฏิบัตงิ านที่เกิดข้ึน เมื่อเทียบกับทรัพยากรที่ใช้ไปในการปฏิบัติงาน ซ่ึงทรัพยากรในการบริหารงานองค์กร อาจหมายถึง เงินทุน เวลา วัสดุ บุคลากร เป็นต้น ดังน้ัน การเพ่ิมประสิทธิภาพ จึงหมายถึง การปฏิบัติงานที่ได้ผลงานมากข้ึนโดยใช้ทรัพยากรน้อยลง เช่น พนักงานทางานได้รวดเร็วข้ึน โดยใช้ ระบบรหัสแท่ง (Barcode) มาช่วยในการบันทึกรหัสสินค้า และบาร์โค้ดจะจัดเก็บข้อมูลราคาของ สินค้า เพื่อคานวณราคาขายโดยอัตโนมัติ ทาให้ลดข้อผิดพลาดในการแจ้งราคาแก่ลูกค้า หรือการลด

140 ต้นทุนขององค์กร โดยระบบสารสนเทศจะสามารถช่วยในการวางแผนการผลิตให้เหมาะสมกับ ยอดขาย ลดปัญหาในการจดั การวตั ถดุ ิบและสนิ คา้ คงคลงั สาหรับเวลา ซึ่งนับได้ว่าเป็นทรัพยากรแบบหนึ่ง ดังน้ันการประหยัดเวลาใน การประสานงานระหว่างสาขา หรือกับองคก์ รท่ีต้องทางานรว่ มกัน โดยใช้ประโยชน์ในการสื่อสารจาก เครอื ข่ายอนิ เทอรเ์ น็ต นบั วา่ เปน็ การเพม่ิ ประสิทธิภาพการทางานในแบบหนึ่ง 2.2 การเพ่ิมประสิทธิผลในการทางาน คาว่าประสิทธิผล คือผลการปฏิบัติงานเมื่อเทียบ กับเป้าหมายที่กาหนดไว้ ดังนั้น การประเมินว่างานใดมีประสิทธิผลอย่างไร ต้องพิจารณาจาก เป้าหมายที่องค์กรได้กาหนดไว้ก่อนเริ่มงานน้ัน ๆ เช่น การต้ังเป้าหมายว่าจะต้องมียอดขายเพ่ิมข้ึน ร้อยละ 50 จากยอดขายเดิม จึงใช้ระบบการขายผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตมาขยายตลาดมาก ข้ึน ทาให้มโี อกาสขายสินคา้ ไดม้ ากขนึ้ หรือหอ้ งสมดุ ตงั้ เปา้ หมายวา่ จะลดอตั ราการคา้ งสง่ หนงั สอื และ ต้องการเพิ่มความพึงพอใจของผู้ยืมหนังสือ จึงใช้ระบบสารสนเทศรายงานชื่อสมาชิกท่ีมีหนังสือใกล้ ครบกาหนดส่ง และทาการแจ้งเตือนให้ผู้ยมื หนังสอื ทราบลว่ งหน้า เพือ่ ลดปญั หาหนังสอื ค้างอยู่กับผใู้ ช้ ทาให้มีหนังสือหมุนเวียนได้เร็วข้ึน และผู้ใช้มีความพึงพอใจในการเอาใจใส่ในการบรกิ ารของเจ้าหนา้ ที่ ห้องสมุด ทั้งนี้ องค์กรควรศึกษาสถานภาพของระบบงานในปัจจุบัน ว่าจาเป็นต้องใช้ระบบ สารสนเทศเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทางานหรือไม่ โดยอาจสารวจสภาพ ปญั หาปัจจุบนั เปรียบเทียบกบั ผลการดาเนินการขององค์กรในลกั ษณะเดยี วกัน เชน่ ตอ้ งการปรับปรุง เวลาทางานให้รวดเรว็ ขน้ึ ลดขั้นตอนท่ีผดิ พลาดและซา้ ซ้อน ตอ้ งการเพิ่มความพึงพอใจของลูกคา้ โดย ใช้เครื่องมือในการบริหารธุรกิจ เช่น เครื่องมือการวิเคราะห์จุดอ่อนจุดแข็ง (SWOT Analysis) มาใช้ และอาจกาหนดทางเลือกในการแก้ปัญหาว่าองค์กรยังสามารถใช้ระบบงานเดิมได้อยู่ หรือปรับปรุง เลก็ นอ้ ย หรอื ต้องพัฒนาระบบขนึ้ มาใหม่ 3. วธิ กี ารได้มาซึง่ ระบบสารสนเทศ หลังจากองค์กรได้ดาเนินการพิจารณาว่าจาเป็นต้องใช้ระบบสารสนเทศ ไม่ว่าจะเป็นการ ปรบั เปลี่ยนเลก็ นอ้ ย หรอื การเร่มิ ต้นพฒั นาใหม่ท้ังระบบ ประเด็นสาคญั อีกประเดน็ หน่ึงซ่ึงองค์กรควร รว่ มกันพิจารณาคือ วิธีการได้มาซึ่งระบบสารสนเทศหรือวิธีการจัดหาระบบสารสนเทศ โดยพิจารณา จากงบประมาณ ทรัพยากรบุคคลหรืออุปกรณ์ที่องค์กรมีอยู่เพื่อให้ได้รูปแบบท่ีเหมาะสม โดยท่ัวไป

141 การได้มาซึ่งระบบสารสนเทศ แบ่งเป็น 3 วิธี ได้แก่ การจัดซื้อระบบหรือซอฟต์แวร์สาเรจ็ รูป การจ้าง องค์กรภายนอกดาเนินการ การพฒั นาระบบขน้ึ เอง ดงั นี้ 3.1 การจัดซื้อระบบหรือซอฟต์แวร์สาเร็จรูป (Package Software) วิธีการนี้คือการเลือก ซ้ือระบบหรือซอฟต์แวร์ท่ีมีผู้จัดจาหน่ายอยู่โดยท่ัวไป เช่น ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ระบบสานักงาน อัตโนมตั ิ ซึ่งจะใชเ้ วลาในการตดิ ต้ังเพอ่ื ใชง้ านนอ้ ยท่ีสุด เน่ืองจากระบบมกี ารพัฒนาไว้เรียบร้อยแลว้ ข้อดีของวิธีการจัดซ้ือซอฟต์แวร์สาเร็จรูป นอกเหนือไปจากการใช้เวลาในการติดตั้ง นอ้ ย ไดแ้ ก่ องคก์ รจะได้รับการบริการจากบริษัทหรือผู้จาหน่าย เป็นการลดภาระของบคุ ลากรภายใน องค์กร และซอฟต์แวร์สาเร็จรูปเหล่านี้ ส่วนใหญ่จะได้รับการพัฒนามาจากระบบท่ีผ่านการปรับปรุง มาจากหลายองค์กรทเี่ คยใช้บริการมาก่อนหน้า จงึ ทาให้กระบวนการทางานของระบบคอ่ นข้างเป็นไป อย่างถูกต้อง และหากเป็นระบบที่มีผู้ใช้หลากหลาย องค์กรจะมีเครือข่ายกลุ่มผู้ใช้ระบบเดียวกันเพ่ือ ร่วมกันพัฒนาการใช้งานได้ในภายภาคหน้า และองค์กรไม่จาเป็นต้องจ้างบุคลากรทางด้าน คอมพิวเตอร์เพ่ือเป็นพนักงานประจาจานวนมาก เพียงแตม่ ีผู้ทมี่ ีความสามารถดูแลแกไ้ ขปัญหาการใช้ งานเบอ้ื งตน้ ได้ สาหรับขอ้ จากดั ของวธิ กี ารน้คี ือ การลงทุนในการจัดซ้ือคอ่ นข้างสงู ยิ่งหากต้องมีการ ปรับปรุงรายละเอียดการทางานของระบบแล้ว องค์กรอาจต้องเสียค่ าใช้จ่ายเพ่ิมเติมในการ ปรับเปล่ียนรปู แบบการทางานดงั กล่าว 3.2 การจ้างองค์กรภายนอกดาเนนิ การ (Outsourcing) เป็นวิธีการจ้างองค์กรท่ีมีความ เชี่ยวชาญในการพัฒนาระบบ มาดาเนินการวิเคราะห์และพัฒนาระบบสารสนเทศให้ ซึ่งวิธีน้ีจะ เหมาะสมกับองค์กรที่มีลักษณะงานเฉพาะหรือมีรายละเอียดงานท่ีต้องการเน้นเป็นพิเศษ จึงต้องการ ใช้ระบบทแ่ี ตกต่างจากระบบทว่ั ไป ข้อดีของการจ้างองค์กรภายนอกคือ องค์กรไม่จาเป็นต้องจ้างบุคลากรทางด้าน คอมพวิ เตอร์เพือ่ เป็นพนักงานประจาจานวนมาก เชน่ เดยี วกับการซอ้ื ระบบสาเร็จรปู มาใช้ และองค์กร ยังได้ผู้เช่ียวชาญในด้านการจัดทาระบบมาช่วยแก้ปัญหาการดาเนินงานขององค์กรได้โดยตรง เนอื่ งจากการวเิ คราะห์ปัญหาเป็นการวิเคราะห์การทางานขององค์กรอยา่ งแทจ้ ริง ข้อจากัดของวิธีการน้ีคือ องค์กรมีความเสี่ยงท่ีจะต้องเปิดเผยกระบวนการทางาน ขององค์กรใหก้ บั บุคคลภายนอก ดงั นัน้ อาจตอ้ งทาขอ้ ตกลงระหวา่ งกันใหช้ ดั เจน

142 3.3 การพัฒนาระบบขึ้นเอง (In-House) โดยใช้บุคลากรหรือพนักงานประจาขององค์กร เป็นผู้พัฒนา วิธีการนี้มักใช้กับองค์กรขนาดใหญ่ท่ีมีบุคลากรทางด้านคอมพิวเตอร์จานวนมาก โดย องค์กรต้องลงทุนเร่ืองเงินเดือนและค่าตอบแทนประจา รวมถึงสวัสดิการต่าง ๆ ของบุคลากรเหล่านี้ อยแู่ ลว้ ข้อดีของการพัฒนาระบบขึ้นเอง คือ องค์กรลดความเส่ียงต่อการต้องเปิดเผยข้อมูล ให้กับบุคคลภายนอก และผู้พัฒนาระบบจะเข้าใจระบบงานได้ดี เนื่องจากเป็นบุคลากรประจาองค์กร อย่แู ลว้ ทาให้การวิเคราะห์ระบบสะดวกและรวดเร็วข้ึน รวมถึงองค์กรสามารถปรับเปลย่ี นรูปแบบการ ทางานของระบบได้โดยสะดวก เนอื่ งจากผพู้ ฒั นาระบบเปน็ บคุ ลากรภายในหนว่ ยงาน ข้อจากดั ของการพัฒนาระบบขึ้นมาเองคอื องค์กรจาเป็นตอ้ งลงทุนจ้างบุคลากรทาง คอมพิวเตอร์ให้มากเพียงพอ และด้วยความท่ีการเป็นบุคลากรประจาองค์กร ทาให้มีภาระงานด้านอื่น แทรกเยอะ อาจส่งผลใหร้ ะบบไม่สาเร็จตามเวลาท่กี าหนดได้ 4. ขน้ั ตอนการพฒั นาระบบสารสนเทศ เมื่อองค์กรได้พิจารณาแล้วว่าควรจะจัดทาระบบสารสนเทศใหม่ องค์กรจาเป็นต้อง ตัดสินใจว่าจะพัฒนาระบบสารสนเทศขึ้นมาเอง โดยใช้บุคลากรภายในหรือทาการจ้างหน่วยงานอ่ืน พัฒนา ซึ่งหากต้องการพัฒนาระบบเอง องค์กรสามารถดาเนินการวิเคราะห์ระบบตามขั้นตอนท่ีจะ กล่าวต่อไปได้ทันที แต่หากเป็นการจ้างหน่วยงานอ่ืน องค์กรควรจัดทาข้อกาหนดหรือ TOR (Term of Reference) เพือ่ ใหผ้ ู้รับจา้ งนาไปวิเคราะห์หาแนวทางการดาเนินงานให้ตรงตามความตอ้ งการของ องค์กร โดยขั้นตอนการพัฒนาระบบประกอบด้วยการกาหนดปัญหา การศึกษาความเป็นไปได้ การ วิเคราะห์ระบบ การออกแบบระบบ การสร้างระบบหรือพัฒนาระบบ การติดต้ังระบบ และการ ประเมนิ ผลและการบารุงรกั ษาระบบ (ปานใจ ธารทศั นวงศ์. 2554 : 46-55) ข้ันที่ 1 การกาหนดปัญหา (Problem Definition) เป็นการหาข้อปัญหาขององค์กร เพื่อให้นักวิเคราะห์ระบบเข้าใจปัญหาและความต้องการของผู้ใช้ เพ่ือออกแบบให้ระบบสามารถ แก้ปัญหาให้องค์กรได้ ซึ่งเม่ือกาหนดปัญหาได้แล้วจะช่วยให้การกาหนดกิจกรรมในระบบงานถูกต้อง ยง่ิ ข้นึ และช่วยให้องคก์ รประมาณค่าใชจ้ า่ ยในการดาเนนิ งานครา่ ว ๆ ได้ดว้ ย

143 ขั้นท่ี 2 การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) เพ่ือค้นหาแนวทางที่เป็นไปได้ใน การดาเนินโครงการ การเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาและประมาณการค่าใช้จ่ายท่ีเหมาะสม โดย พิจารณาจากปัจจยั สามประเดน็ ดังตอ่ ไปน้ี 2.1 ความเป็นไปได้ด้านเทคนิค (Technically Feasibility) โดยพิจารณาว่าในทาง เทคโนโลยีหรือเครื่องมืออื่น ๆ สามารถรองรับระบบที่ได้ออกแบบใหม่หรือไม่ เช่น หากออกแบบให้ ระบบนาข้อมูลเข้าด้วยรหัสแท่งหรือบาร์โค้ดจานวน 20 หลัก ต้องพิจารณาว่ามีเครื่องอ่านรหัสแท่งที่ อา่ นไดถ้ งึ 20 หลกั แล้วหรือไม่ 2.2 ความเป็นไปได้ดา้ นการปฏิบัติ (Operational Feasibility) พิจารณาวา่ การใช้งาน ระบบใหม่น้ันกระทบกับวิธีการทางานเดิมขององค์กรหรือไม่ หากต้องกระทบองค์กรสามารถยอมรับ ไดห้ รือไม่ บุคลากรมคี วามสามารถหรอื มีจานวนเพยี งพอตอ่ การปฏบิ ตั งิ านหรือไม่ 2.3 ความเป็นไปได้ด้านการลงทุน (Economic Feasibility) โดยพิจารณาว่าสามารถ พฒั นาระบบสารสนเทศภายในงบประมาณที่องค์กรกาหนดไวห้ รือไม่ หรือเมอ่ื ดาเนนิ การพฒั นาระบบ แลว้ จะคุม้ ค่าต่อการลงทุนหรอื ไม่ ข้ันท่ี 3 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) เป็นข้ันตอนในการศึกษาปัญหาของ ระบบเดิม โดยนักวิเคราะห์ระบบต้องทาการรวบรวมข้อมูล โดยการศึกษาจากเอกสารท่ีใช้ในระบบ การสังเกตวิธีการทางานปัจจุบัน การใช้แบบสอบถามหรือสัมภาษณ์ รวมถึงการสังเกต เม่ือพบข้อ ปัญหาในระบบแล้วจึงจะทาการออกแบบระบบใหม่เพ่ือเป็นแนวทางการแก้ปัญหา โดยพิจารณาใน รายละเอยี ดว่าสว่ นใดจะตอ้ งใชเ้ ครือ่ งคอมพวิ เตอรท์ างานและสว่ นใดทยี่ ังคงทางานในรปู แบบเดมิ ได้ ขนั้ ท่ี 4 การออกแบบระบบ (System Design) เมื่อได้วเิ คราะห์ระบบจนไดร้ ะบบใหม่แล้ว นั้น นักวิเคราะห์ระบบจะทาการออกแบบรายละเอียดของระบบ เช่น ออกแบบรายละเอียดและ ลักษณะของฐานขอ้ มูลทีใ่ ช้ในการจัดเกบ็ รปู แบบหนา้ จอในการนาขอ้ มลู เขา้ และรายงานผลข้อมลู ข้ันที่ 5 การสร้างระบบ (System Construction) หรือการพัฒนาระบบ โดยนักพัฒนา โปรแกรมหรือโปรแกรมเมอร์ (Programmer) จะเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ตามขอ้ มูลที่ได้วิเคราะห์ และออกแบบมา และจะต้องมีการทดสอบโปรแกรมร่วมกับนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้ในองค์กร ซึ่ง จะกล่าวถงึ รายละเอียดในหวั ข้อวธิ ีการพัฒนาระบบสารสนเทศต่อไป

144 ขั้นที่ 6 การติดตัง้ ระบบ (System Implementation) คอื การนาโปรแกรมซึ่งพฒั นาเสร็จ แล้วมาติดตั้งเพ่ือใช้งานจริง ซึ่งรูปแบบของการติดต้ังจะกล่าวถึงในหัวข้อการเปลี่ยนโอนระบบ สารสนเทศต่อไป วธิ กี ารพฒั นาระบบสารสนเทศ จากขั้นตอนการพัฒนาระบบสารสนเทศดังที่กล่าวมาแล้ว ในส่วนของการสร้างระบบหรือ พัฒนาระบบนั้น นักวิเคราะห์ระบบสามารถเลือกวิธีการพัฒนาระบบที่เหมาะสมกับองค์กรได้ โดย พจิ ารณาจากวิธกี ารดงั น้ี 1. การพฒั นาระบบด้วยวงจรพฒั นาระบบ วงจรพัฒนาระบบ (Software Development Life Cycle : SDLC) เป็นกระบวนการ ซึ่งเป็นไปตามมาตรฐาน ISO/IEC 12207 ท่ีเป็นมาตรฐานสากลท่ีกาหนดขั้นตอนต้ังแต่กระบวนการ ศึกษาความต้องการของผู้ใช้จนกระทั่งถึงการทาคู่มือเพ่ือใช้งานและดูแลระบบ มีท้ังหมด 6 ขั้นตอน โดยต้องมกี ารจัดทาเอกสารประกอบทุกข้ันตอน ดงั นี้ ข้ันที่ 1 วางแผนและวิเคราะห์ความต้องการ เป็นขั้นตอนในการหาความต้องการของผู้ใช้ วเิ คราะห์ความเสี่ยงและศึกษาความเปน็ ไปได้ในการพฒั นาซอฟต์แวร์เพื่อใช้ในระบบ ขั้นท่ี 2 กาหนดความต้องการของผู้ใช้ ในขั้นตอนน้ีจะทาให้ผู้พัฒนาระบบและผู้ใช้ได้ กาหนดขอบเขตของระบบ ข้ันที่ 3 ออกแบบระบบ จะแสดงให้เห็นถึงกระบวนการทางานของระบบ ในขั้นตอนนี้ ประกอบไปด้วยการออกแบบเชิงตรรกะ (Logical Design) กล่าวคือผ้ใู ช้จะไดร้ ับรู้ลกั ษณะการทางาน ของระบบว่าจะมีการประมวลผล และมีการส่งต่อข้อมูลแบบใด โดยดูจากแผนภาพการออกแบบ ดัง ตวั อยา่ งการออกแบบเชิงตรรกะในภาพที่ 5.2

145 รหัสนศ. ช่ือ รหสั วชิ ำ ชอ่ื วชิ ำ นกั ศกึ ษำ M เรียน M วิชำ หน่วยกติ M สกลุ เกรดเฉลีย่ รหัส อจ. สกุล ชอื่ สอน ตำแหน่ง M อำจำรย์ ภาพที่ 5.2 ตวั อย่างการออกแบบเชิงตรรกะ (Logical Design) เมื่อทาการออกแบบเชิงตรรกะแล้ว ทางผู้พัฒนาระบบจะทาการออกแบบเชิงกายภาพ (Physical Design) คือการแปลงโครงร่างข้อมูลท่ีได้ออกแบบในเชิงตรรกะ ให้อยู่ในรูปแบบท่ีเป็นไป ตามโครงสร้างของโปรแกรมที่จะนามาใช้พัฒนาระบบ ในแต่ละโปรแกรมอาจมีรายละเอียดท่ีแตกต่าง ดังภาพท่ี 5.3 เปน็ ตวั อยา่ งผลการออกแบบเชงิ กายภาพ จากข้อมูลที่ได้ออกแบบเชิงตรรกะมาแล้ว นกั ศกึ ษำ ชอื่ สกลุ เกรดเฉลย่ี วชิ ำ รหัสนศ. รหสั วิชำ ชอ่ื วชิ ำ หน่วยกิต อำจำรย์ ช่อื สกุล ตำแหน่ง กำรเรยี น รหัสวชิ ำ รหัส อจ. รหัสนศ. กำรสอน รหสั วิชำ รหสั อจ. ภาพท่ี 5.3 ตวั อย่างการออกแบบเชงิ กายภาพ (Physical Design) ขั้นท่ี 4 การพัฒนาระบบหรือการพัฒนาโปรแกรม เป็นหน้าท่ีของนักเขียนโปรแกรมหรือ โปรแกรมเมอร์ท่จี ะสรา้ งโปรแกรมจากรปู แบบทไ่ี ด้ออกแบบไว้ ข้ันท่ี 5 ทดสอบระบบ โดยมีการทดสอบเร่ืองการประมวลผลข้อมูลและรูปแบบการนา ข้อมลู เข้าและออก วา่ จะไมม่ ขี อ้ ผิดพลาดใด ๆ ขนั้ ท่ี 6 ติดตัง้ ระบบเพื่อใช้งานจริง

146 จากข้ันตอนทั้ง 6 ขั้นตอน สามารถแสดงรูปแบบกระบวนการพัฒนาระบบด้วยวงจรพัฒนา ระบบ หรอื SDLC ได้ดงั ภาพท่ี 5.4 วำงแผนและวเิ ครำะห์ควำมตอ้ งกำร กำหนดควำมต้องกำรของผูใ้ ช้ ออกแบบระบบ พฒั นำระบบ ทดสอบระบบ ตดิ ต้ังระบบ ภาพท่ี 5.4 กระบวนการพฒั นาระบบดว้ ยวงจรพฒั นาระบบ (SDLC) วงจรพัฒนาระบบเป็นกระบวนการท่ีนับได้ว่าเป็นต้นแบบในการพัฒนาระบบ เป็น กระบวนการที่จาเป็นต้องใช้เอกสารประกอบจานวนมากแต่มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดน้อย เหมาะกับ การพัฒนาระบบให้กับองค์กรขนาดใหญ่ ท้ังน้ี ในการปฏิบัติงานจรงิ อาจต้องยดื หยุ่นในการวนกลับไป แก้ไขข้ันตอนที่ผา่ นมาหากยังผิดพลาดหรือไม่สมบูรณ์ เพราะจะส่งผลให้เกิดความผิดพลาดในข้ันตอน ต่อไปได้ 2. การพัฒนาระบบแบบท้าซ้า เน่ืองจากข้อจากัดของการพัฒนาระบบด้วยวงจรพัฒนาระบบ (SDLC) ท่ีจะเกิดความ ยุ่งยากเม่ือเกิดการปรับเปลี่ยนความต้องการของผู้ใช้ จึงมีการพัฒนาระบบแบบทาซ้า (iterative model) เพ่ื อให้ สามารถปรับเปล่ียนระบ บตามความต้องการของผู้ใช้ได้สะดวกข้ึน ซึ่ง กระบวนการพัฒนาระบบแบบทาซ้าจะทยอยพัฒนาระบบจากความต้องการของผู้ใช้ทีละส่วน ซ่ึง ระหว่างพัฒนาระบบย่อยระบบหน่ึง ผู้พัฒนาระบบสามารถวิเคราะห์ระบบอื่นควบคู่กันไป และ กลับมาทากระบวนการเดิมซ้ากับระบบย่อยระบบใหม่ เมื่อเสร็จสิ้นแล้วจึงจะนาระบบทั้งหมดมา ดาเนนิ งานรว่ มกนั ดงั ภาพที่ 5.5

147 งำนที่ 1 ออกแบบและ ทดสอบ ตดิ ตง้ั พัฒนำระบบ ระบบ ระบบ ควำมตอ้ งกำร งำนที่ 2 ออกแบบและ ทดสอบ ตดิ ตง้ั ของผู้ใช้ พฒั นำระบบ ระบบ ระบบ งำนที่ 3 ออกแบบและ ทดสอบ ตดิ ตง้ั พฒั นำระบบ ระบบ ระบบ ภาพท่ี 5.5 การพัฒนาระบบแบบทาซา้ ทม่ี า : “SDLC – ITERATIVE MODEL”. Tutorialspoint. Online. n.d. การพัฒนาระบบแบบทาซ้าช่วยใหก้ ารพัฒนาในแตล่ ะสว่ นเป็นไปอยา่ งรวดเร็ว และง่ายใน การปรับเปล่ียน เนื่องจากแต่ละส่วนงานมีขนาดเล็ก เกิดผลกระทบน้อยและจัดการความเส่ียงใน การพัฒนาระบบได้ดี แต่ไม่เหมาะกับองค์กรที่มีภาพรวมของระบบงานท้ังหมดเล็กเกินไป เน่ืองจาก ยุ่งยากในการแบ่งสว่ นยอ่ ยของงาน 3. การพฒั นาระบบดว้ ยเทคนคิ ต้นแบบ การใชเ้ ทคนิคตน้ แบบ (Prototyping) เป็นการสร้างระบบสารสนเทศขน้ึ มาเป็นต้นแบบให้ ผู้ใช้ทดลองใช้ เม่ือผู้ใช้ทดลองใชแ้ ล้วจะแจ้งปัญหาหรือความต้องการเพ่ือให้ปรับแก้ระบบ เม่ือทาการ ปรับแก้แล้ว ผู้พัฒนาระบบจะให้ผู้ใช้ทดลองใช้อีกครั้งและปรับแก้จนเป็นท่ีพอใจ จึงจะนาไปสู่การใช้ งานจรงิ ประกอบดว้ ย 5 ขน้ั ตอนดังนี้ ขนั้ ท่ี 1 วินิจฉัยปัญหา (Identify Problem) เพื่อให้ได้ความต้องการเริ่มต้นของผู้ใช้ระบบ จากน้ันผอู้ อกแบบระบบร่วมกบั นกั พฒั นาโปรแกรม จะนามาวเิ คราะหเ์ พื่อพฒั นาระบบต้นแบบ ขั้นที่ 2 พัฒนาต้นแบบ (Develop Prototype) ในข้ันตอนน้ี จะทาให้เกิดต้นแบบของ ระบบ เพอื่ ใหผ้ ู้ใชเ้ ขา้ ใจในระบบได้ชัดเจนขึ้น

148 ขั้นท่ี 3 ดาเนินการและทดลองใช้ (Implement and Use Prototype) ในการทดลองใช้ ผู้ใช้จะพบข้อดี ข้อจากัด และข้อผิดพลาดของระบบต้นแบบ ซ่ึงผู้พัฒนาระบบจะต้องดาเนินการ ปรับปรุง ขั้นที่ 4 ทบทวนและยกระดับต้นแบบ (Revised and Enhance Prototype) เป็นการ ดาเนินการตามทผ่ี ้ใู ชไ้ ด้พบปญั หาในขนั้ ทดลองใช้ ข้ันที่ 5 เปลี่ยนจากต้นแบบเป็นงานจริง (Convert to Operational System) เม่ือ ผู้พัฒนาระบบปรับแก้จนเป็นท่ีพอใจของผู้ใช้แล้ว จากนั้นจะทาการติดต้ังระบบเพ่ือใช้งานจริง โดยมี กระบวนการดังภาพท่ี 5.6 วินิจฉัยปญั หำ ความต้องการเร่ิมตน้ พัฒนำตน้ แบบ (identify problem) (develop prototype) ความต้องการใหม่ ต้นแบบระบบ เปลยี่ นจำกตน้ แบบเป็นงำนจรงิ ทบทวนและยกระดับต้นแบบ (convert to operational system) (revised and enhance prototype) ตน้ แบบทางานไดด้ ี มปี ัญหา แกไ้ ข ดำเนินกำรและทดลองใช้ (implement and use prototype) ภาพที่ 5.6 การพฒั นาระบบดว้ ยเทคนิคต้นแบบ ทีม่ า : ปานใจ ธารทศั นวงศ์. 2554 : 57. ท้ังน้ีจากภาพที่ 5.6 จะพบว่าเมื่อใช้งานไปซักระยะหนึ่ง ผู้ใชอ้ าจต้องการปรับปรุงระบบท่ี ใช้งานอยู่ กระบวนการจะเรม่ิ วนกลับไปทข่ี ั้นของการวินิจฉยั ปญั หาใหมอ่ ีกครั้งหน่ึง การเปล่ียนโอนระบบสารสนเทศ เมื่อผ่านข้ันตอนการพัฒนาระบบแล้ว องค์กรจะมีระบบสารสนเทศใหม่เพื่อพร้อมใช้งาน ซ่ึง การนาระบบสารสนเทศใหม่มาใช้แทนที่ระบบเดิม ต้องคานึงถึงความพร้อมขององค์กร ท้ังในด้าน

149 ความเช่อื มน่ั ตอ่ ระบบใหม่ และศกั ยภาพของบุคลากรในการใชง้ านระบบใหมด่ ้วย ท้ังนี้การเปลย่ี นโอน จากระบบเดมิ ไปเป็นระบบใหม่ มีแนวทางดาเนินงาน ดังน้ี 1. การเปลี่ยนโอนแบบขนาน การเปล่ียนโอนแบบขนาน (Parallel Conversion) เป็นการทดลองใช้ระบบใหมค่ วบคู่ไป กับระบบเดิม เพื่อเปรียบเทียบผลการดาเนินงานทั้งสองระบบว่าสอดคล้องกันหรือไม่ และเพ่ิมความ ม่ันใจให้กับผู้ใช้ระบบ การเปล่ียนโอนแบบขนานน้ีในช่วงแรกผู้ใช้ต้องทางานซ้าซ้อน เพราะต้องทา ตามระบบเดิมและระบบใหม่ เช่น ลงรายการบัญชีในสมุดบัญชี แล้วต้องลงรายการบัญชีในโปรแกรม บญั ชีสาเร็จรูปดว้ ย ดงั ภาพท่ี 5.7 ระบบเดมิ ระบบใหม่ ช่วงเวลำ ภาพที่ 5.7 การเปล่ยี นโอนระบบสารสนเทศแบบขนาน วิธีการเปล่ียนโอนแบบขนาน จะลดความเสี่ยงเร่ืองข้อผิดพลาดของระบบ เน่ืองจากยังมี ระบบเดิมสารองการทางานของระบบใหม่ และยังเปรยี บเทยี บได้วา่ การทางานของระบบใหม่สามารถ รองรับข้อมูลและทดแทนการทางานของระบบเดิมได้อย่างถูกต้องท้ังหมดหรือไม่ เพิ่มความม่ันใจและ ความชานาญให้กับผู้ใช้ก่อนจะเร่ิมใช้งานจริง แต่ในขณะเดียวกันจะเป็นการเพ่ิมภาระงานให้กับผู้ใช้ เนือ่ งจากต้องทางานซา้ ซ้อน องคก์ รจงึ ควรมีการทาความเขา้ ใจกบั ผใู้ ช้ดว้ ย 2. การเปลีย่ นโอนแบบทนั ทีทนั ใด การเปล่ียนโอนแบบทันทีทันใด (Direct Conversion) คือเปล่ียนเอาระบบใหม่มาใช้แทน ระบบเก่าในทันที ซึ่งในท่ีน้ีระบบใหม่จะต้องได้รับการทดสอบตามขั้นตอนท่ีกล่าวไว้ใน กระบวนการพัฒนาระบบแล้ว การเปลี่ยนโอนแบบทันทที ันใดเหมาะสมกับองค์กรท่ีต้องการแก้ปัญหา จากระบบเดิมให้ทันท่วงที อาจเนื่องจากระบบเดิมมีปัญหาจนไม่สามารถใช้งานต่อไปได้ หรือการ ทางานซ้าจะไปกระทบกับผู้รับบริการ เช่น การเปล่ียนระบบจัดการที่จอดรถจากการจดหมายเลข

150 ทะเบียนรถลงกระดาษให้กบั ลูกค้า กับการเปล่ียนเปน็ บันทึกลงระบบจัดการที่จอดรถแบบอัตโนมัติลง บัตรแบบแข็ง ซงึ่ หากใช้ทัง้ สองแบบควบค่กู นั อาจเป็นภาระของผใู้ ช้บรกิ ารในการเก็บบตั รสองใบ ระบบเดมิ ระบบใหม่ ช่วงเวลำ ภาพท่ี 5.8 การเปลี่ยนระบบสารสนเทศแบบทันทที นั ใด การเปลี่ยนระบบสารสนเทศแบบนี้ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการปรับเปลี่ยน ระบบ แต่มีความเส่ียงในการผิดพลาดสูง เน่ืองจากผู้ใช้อาจยังไม่คุ้นชินกับการใช้งานระบบใหม่ และ ช่วงแรกอาจเกิดความล่าช้า ดังน้ันองค์กรต้องออกแบบการสารองข้อมูลและจัดการความเส่ียงใน ขอ้ ผิดพลาดที่อาจเกดิ ขนึ้ ได้ 3. การเปลย่ี นโดยใช้ระบบทดลอง การเปล่ียนโดยใช้ระบบทดลอง (Pilot Conversion) เป็นการนาระบบสารสนเทศใหม่ไป หาส่วนงานบางส่วนทดลองใช้ก่อน เช่น มหาวิทยาลยั มีห้องสมุดตามคณะต่าง ๆ อาจให้ห้องสมุดคณะ ก. นาระบบยืมคืนหนังสืออัตโนมัติไปทดลองใชก้ ่อน โดยคณะ ก. อาจเปลี่ยนระบบด้วยวิธีแบบขนาน หรือเปลี่ยนโอนแบบทันทีทันใด เมื่อคณะ ก. ทาการทดลองใช้จนได้ผลดี จึงนาระบบห้องสมุด อตั โนมตั ิน้นั ไปติดตัง้ ท่คี ณะอ่นื ๆ จนครบทุกคณะตอ่ ไป คณะ ก. ระบบใหม่ ระบบใหม่ คณะ ข. ระบบเดมิ ระบบใหม่ ช่วงเวลำ ภาพที่ 5.9 การเปลยี่ นโดยใช้ระบบทดลอง

151 การเปลยี่ นระบบโดยใช้ระบบทดลองนี้ เหมาะสาหรับองค์กรท่ีมีหน่วยงานย่อยอยู่ภายใน หลายหน่วยงาน เม่ือหน่วยงานที่เป็นหน่วยทดลองได้ลองใช้ระบบสารสนเทศใหม่แล้ว จะเกิดความ ชานาญในการใช้งานจนสามารถเป็นที่ปรึกษาให้กับหน่วยงานอื่นได้ ทั้งยังช่วยประหยัดหรือชะลอ ค่าใชจ้ ่ายในการตดิ ต้งั ระบบ โดยทยอยติดตั้งทลี ะหนว่ ยงานแทนการลงทุนจานวนมากในครง้ั เดียว 4. การเปล่ียนโอนทีละขน้ั การเปล่ียนโอนทีละขั้น (Phased Conversion) คือการแบ่งการทางานของระบบใหญ่ ออกเป็นระบบย่อย แล้วติดตงั้ แต่ละระบบเปน็ ระยะ เช่น ระบบห้องสมุดอัตโนมตั ิ ประกอบดว้ ยระบบ ย่อยภายใน ได้แก่ ระบบบริหารจัดการสมาชิก ระบบให้บริการยืมคืน ระบบสรรหาทรัพยากร สารสนเทศ ทางห้องสมุดเลือกติดตั้งระบบบริหารจัดการสมาชกิ ก่อน เพื่อนาข้อมูลสมาชกิ ในรูปแบบ เอกสารไปไว้ในฐานข้อมูล เม่ือระบบบริหารจัดการสมาชิกใช้ได้สมบูรณ์ จึงเร่ิมติดต้ังระบบให้บริการ ยมื คืนเป็นระบบต่อมา ทาเชน่ นีจ้ นกระท่งั ตดิ ตัง้ ระบบย่อยครบทกุ ระบบ ระยะ 1 ระบบใหญ่ ระบบย่อย 3 ระยะ 2 ระบบย่อย 1 ระยะ 3 ระบบย่อย 1 ระบบย่อย 2 ระบบยอ่ ย 1 ระบบย่อย 2 ช่วงเวลำ ภาพท่ี 5.10 การเปล่ียนโอนทีละข้นั การเปลี่ยนโอนของระบบย่อยในแต่ละระบบ องค์กรอาจเลือกใช้การเปล่ียนโอนแบบ ขนาน หรือการเปลี่ยนโอนแบบทันที ได้แล้วแต่ความเหมาะสมของหน่วยงาน เช่น การเปลี่ยนระบบ บริหารจัดการสมาชิก อาจใช้วิธีบันทึกข้อมูลสมาชิกลงในคอมพิวเตอร์ ควบคู่ไปกับการกรอก แบบฟอร์มลงกระดาษและเก็บใส่แฟ้ม ซ่ึงเป็นวิธีการเปล่ียนโอนแบบขนาน แต่ระบบให้บริการยืมคืน อาจเปลี่ยนจากระบบยืมคืนด้วยบัตรกระดาษเป็นยืมคืนผ่านระบบคอมพิวเตอร์แทนทั้งหมด ซ่ึงเป็น วธิ ีการเปลยี่ นโอนแบบทันที ทั้งนี้ข้ึนอยูก่ บั ความเหมาะสมขององคก์ ร

152 วิธีการเปล่ียนโอนทีละข้ันเหมาะกับระบบงานท่ีมีขนาดใหญ่ และมีระบบงานย่อยจานวน มากอยู่ภายใน เพราะผู้ใช้จะมีเวลาในการศึกษาระบบงานแต่ละส่วน และองค์กรสามารถตรวจสอบ และแก้ไขความผิดพลาดในแต่ละส่วนได้ทันท่วงที แต่จะใช้ค่าใช้จ่าย และระยะเวลามากในการติดตั้ง ระบบในภาพรวมทงั้ หมด เม่ือถึงกระบวนการเปล่ียนโอนระบบ ไม่ว่าองค์กรจะเลือกใช้วิธีการใด สิ่งที่องค์กรควร คานึงถึง คือผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับผู้ปฏิบัติงาน เนื่องจากผู้ปฏิบัติงานหรือผู้ใช้ระบบจะต้องทาการ เรียนรแู้ ละอาจตอ้ งมภี าระงานเพม่ิ มากข้ึน อาจส่งผลใหผ้ ้ปู ฏิบัติงานอาจเกิดทศั นคติไมด่ ตี ่อระบบ หรือ การทางานล่าช้าลงเนื่องจากยังไม่ชานาญและต้องทางานซ้าซ้อน องค์กรจึงควรทาความเข้าใจกับ ผู้ปฏิบัติงานให้ชดั เจนก่อนทาการเปล่ียนโอน และร่วมกับผู้ปฏิบัตงิ านในการเลือกแนวทางที่เหมาะสม ในการเปล่ียนโอนระบบ กลุ่มที่มีส่วนได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนโอนระบบอีกกลุ่มหน่ึงคือกลุ่ม ลูกค้าหรอื ผู้ใช้บริการขององค์กร ซึ่งอาจได้รับบริการล่าช้าเนื่องจากมีการเปลี่ยนระบบหรือจากการที่ พนักงานตอ้ งทางานซา้ ซ้อน ดังน้ัน องคก์ รควรมีกระบวนการสอ่ื สารให้ผู้ใชบ้ รกิ ารรบั ทราบขอ้ จากดั ใน การให้บริการระหว่างชว่ งปรบั โอนระบบ และหาวธิ ีการอานวยความสะดวกให้ผู้ใช้บริการดว้ ย การประเมนิ ระบบสารสนเทศ การประเมินเป็นกระบวนการตรวจสอบความสาเร็จของการดาเนินงาน ในช่วงเวลาพัฒนา ระบบสารสนเทศนั้นองค์กรสามารถประเมินความสาเร็จของขั้นตอนในการพัฒนาได้เป็นระยะ นับต้ังแต่เร่ิมต้นพัฒนาระบบ จนกระท่ังติดต้ังระบบแล้ว เพ่ือองค์กรจะได้ทาการสรุปผล แก้ไข พัฒนาและปรับปรุงระบบ รวมถึงประเมินให้ทราบว่าการลงทุนกับระบบสารสนเทศนั้นคุ้มค่าหรือไม่ ในท่ีน้ีจะนาเสนอแนวทางการประเมินระบบสารสนเทศ ประเด็นที่องค์กรควรจะใช้ประเมินระบบ สารสนเทศ และการประเมินระบบสารสนเทศโดยใช้แนวคิดวิธีการวัดผลแบบสมดุล ซึ่งเป็นการนา ทฤษฎกี ารประเมินผลทางธรุ กิจมาประยกุ ตใ์ ช้ 1. แนวทางการประเมนิ ระบบสารสนเทศ หากพิจารณาถึงการประเมินระบบสารสนเทศ องค์กรสามารถแบ่งประเด็นการประเมิน โดยแยกตามองค์ประกอบของระบบ ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ระบบ โทรคมนาคม ฐานข้อมูล และบุคลากร เพื่อให้ทราบว่าระบบสารสนเทศทางานได้สมบูรณ์ตาม

153 วัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้หรือไม่ การประเมินโดยท่ัวไปจะใช้วิธีจัดทาแบบสอบถามเพื่อถามความคิดเห็น จากผู้เกี่ยวข้องว่ามีความพึงพอใจระบบสารสนเทศในด้านต่าง ๆ ในระดับใด ระบบมีข้อผิดพลาดใดที่ ต้องปรับปรุงหรอื พัฒนาให้ดยี ่ิงขึ้น แต่ข้อจากัดท่ีมักพบจากการประเมินระบบแบบเน้นความพึงพอใจ ของผู้ใช้ พบว่าผู้ใช้ส่วนใหญ่สามารถประเมินความพึงพอใจในเรื่องปฏิสัมพันธ์ระหว่างระบบกับผู้ใช้ เช่น วิธีการบันทึกข้อมูล รูปแบบการนาเสนอข้อมูล หน้าจอ ความง่ายในการใช้งาน แต่ไม่สามารถ ประเมินประสิทธภิ าพด้านการทางานไดช้ ดั เจน องค์กรจึงควรประเมินระบบสารสนเทศโดยอิงความต้องการหรือความคาดหวังของผู้ใช้ ก่อนการพัฒนาระบบมาเป็นประเด็นในการประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้ และควรกาหนดตัวช้ีวัด ประสิทธิภาพของระบบเพ่ิมเติม เช่น ระยะเวลาในการเสนอผลลัพธ์ ไม่ควรช้ากว่าหน่ึงนาทีหลังได้รับ คาสั่ง หรือความเสถียรของระบบ ว่าสามารถรองรับการทางานได้ตลอด 24 ชั่วโมง ซึ่งอาจเก็บข้อมูล ได้ท้ังในรูปแบบของแบบสอบถาม หรือแบบการสังเกต การบันทึกผลงานตามช่วงเวลาท่ีกาหนดเพื่อ นามาเปรียบเทยี บเป็นสถติ ิ 2. ประเดน็ ที่ใช้ประเมินระบบสารสนเทศ บางองค์กรจะทาการประเมินระบบสารสนเทศโดยพิจารณาตั้งแต่กระบวนการพัฒนา ระบบสารสนเทศ ว่ามีความเหมาะสมคุ้มค่าเพียงใด จนกระทงั่ ถึงเปล่ียนโอนระบบสารสนเทศ โดยทา การประเมินในมติ ิประโยชน์ของระบบสารสนเทศ ความสมบูรณ์ของผลลพั ธท์ ่ีได้จากระบบสารสนเทศ และการให้บรกิ ารขององค์กรภายนอกท่ีเขา้ มาติดตัง้ หรือพัฒนาระบบสารสนเทศ ซง่ึ ในการประเมินจะ คานึงถงึ ประเดน็ หลกั (Platisa and Balaban. 2009 : 13) ดงั น้ี 2.1 การประเมินสมรรถนะของระบบสารสนเทศ โดยพิจารณาจาก ระยะเวลาตอบสนอง ของระบบ คือเวลาท่ีใช้แสดงผลลัพธ์เมื่อผู้ใช้กาหนดเง่ือนไขต่าง ๆ ให้แก่ระบบ การรองรับการใช้งาน ของผู้ใช้อย่างเท่าเทียม เช่น รองรับการใช้งานสาหรับผู้ใช้ท่ีบกพร่องทางการมองเห็น (Accessibility) ความพรอ้ มของระบบในการใช้งานเมื่อผใู้ ชต้ ้องการ 2.2 การประเมินศักยภาพของสารสนเทศ โดยประเมินความถูกต้อง ความเท่ียงตรง ความเชื่อถอื ได้ และความสมบรู ณข์ องผลลพั ธ์ 2.3 ความสามารถในการปรับรูปแบบผลลพั ธ์ให้เหมาะสมกบั ทผ่ี ้ใู ชต้ ้องการ 2.4 ความพงึ พอใจของผู้ใช้ ในประเดน็ ความคุม้ ค่าในการลงทนุ

154 2.5 ระบบตรงต่อความคาดหวงั ของผ้ใู ช้ 2.6 ประสิทธิภาพการให้บริการของผู้พัฒนาระบบ ประเมินจากความพึงพอใจของผู้ใช้ว่า ผู้พัฒนาระบบดาเนินการได้ดีหรือไม่ โดยประเมินตั้งแต่ข้ันการออกแบบระบบว่ามีส่วนร่วมกับผู้ใช้ เพียงใด มีค่มู อื และการอบรมกับผใู้ ช้อยา่ งมีประสทิ ธภิ าพหรือไม่ ใหค้ าปรกึ ษาไดด้ เี พียงใด 2.7 ความเขา้ กันไดก้ ับใช้งานร่วมกับระบบอนื่ โดยทัว่ ไป องค์กรนิยมใช้การออกแบบสอบถามความคิดเหน็ ตามประเด็น เพอื่ สอบถามผู้ท่ี เกย่ี วข้อง ดงั ตัวอย่างในตารางท่ี 5.1 ตารางที่ 5.1 ตัวอยา่ งแบบสอบถามเพอื่ ประเมินระบบสารสนเทศ ระดับความพึงพอใจ ลา้ ดบั ประเด็นค้าถาม มาก มาก ปาน น้อย นอ้ ย ท่สี ุด กลาง ท่สี ดุ 1 ผูใ้ ช้มคี วามพึงพอใจในการใช้ระบบสารสนเทศ 2 ระบบสารสนเทศมคี วามพรอ้ มใชต้ ลอดเวลา 3 สามารถใช้ข้อมูลร่วมกับระบบงานอน่ื ได้ 4 คู่มือการใช้งานระบบละเอยี ดและงา่ ยต่อการศึกษา 5 กระบวนการฝกึ อบรมการใช้งานสมบูรณ์และใช้ไดจ้ ริง 6 ระบบงา่ ยต่อการปรบั เปลยี่ นเพ่ือใช้งานรว่ มกบั ระบบอน่ื 7 รองรับความตอ้ งการของผู้ใช้ได้ตามท่ตี อ้ งการ 8 ระบบมีขอ้ ผดิ พลาดนอ้ ย อยใู่ นระดบั ทย่ี อมรับได้ 9 ระบบช่วยลดความผิดพลาดในการปฏบิ ัติงานได้ 10 หน้าจอระบบสารสนเทศมีความสวยงาม ใช้งานงา่ ย 11 ขอ้ มลู ท่ีใชใ้ นระบบมีความปลอดภยั สูง 12 ระบบสามารถสง่ ผลใหก้ ารดาเนนิ งานขององคก์ รบรรลุ เปา้ หมายระยะยาวทีต่ ้งั ไวไ้ ด้ 13 ผลลัพธ์ของระบบมคี ณุ ภาพ ใชง้ านไดจ้ รงิ 14 รูปแบบผลลัพธ์มีการสรุปผลทีเ่ ข้าใจง่าย 15 ผลลัพธ์ทีไ่ ดม้ คี วามทันสมยั และทนั ต่อเวลาทต่ี ้องการ ปรบั ปรุงจาก : Platisa and Balaban. 2009 : 13.

155 3. การประเมินระบบสารสนเทศด้วยแนวคิดวิธีการวดั ผลแบบสมดลุ เป็นวิธีการประเมินท่ีดัดแปลงมาจากวิธีการประเมินและวัดผล ในด้านการบริหาร งาน องค์กรท่ีเป็นท่ีนิยมแบบหนึ่ง ชื่อการวัดผลองค์กรแบบสมดุล (Balanced Scorecard : BSC) ซ่ึงแบ่ง มุมมองการวดั ผลการปฏิบัติงานเป็น 4 ด้าน คือ ด้านการเงิน จะวัดผลโดยใช้ผลตอบแทนทางการเงิน เป็นหลัก เช่น กาไร ด้านลูกค้า จะวัดผลโดยใช้ประเด็นของลูกค้าเป็นหลัก เช่น ความพึงพอใจของ ลูกคา้ ด้านกระบวนการภายใน วดั ผลโดยใช้ประสทิ ธิภาพของกระบวนการทางาน เช่น ชว่ งระยะเวลา ในการให้บริการแต่ละเรื่อง และด้านการเรียนรู้และพัฒนา วัดผลโดยใช้ประเด็นของบุคลากรภายใน เป็นหลัก เช่น ความพึงพอใจของบุคลากร โดยหลักการแล้ว ผลการประเมินทั้ง 4 ด้านควรมีความ สอดคล้องกัน เพ่ือให้องค์กรพัฒนาไปในทิศทางที่เหมาะสม เช่น หากด้านการเงินได้ผลประเมินดี แต่ ด้านลูกค้าได้ผลประเมินต่า อาจมีแนวโน้มว่าความพึงพอใจของลูกค้าลดลง ในอนาคตอาจทาให้ผล การดาเนนิ การดา้ นการเงินตา่ ลงได้ ในขณะเดียวกัน การประเมินระบบสารสนเทศในระบบดั้งเดิมคือการประเมินความคุ้มค่า ทางการเงนิ และเพ่ิมประเด็นรายละเอียดอ่ืน แต่มักจะมุ่งประเด็นการประเมินไปด้านใดด้านหนึ่งเป็น หลัก ในขณะท่ีระบบสารสนเทศมีมุมมองที่จะส่งผลให้ประสบความสาเร็จได้หลายด้าน จึงมีการนา หลักการของการวัดผลองค์กรแบบสมดุลมาปรับให้เป็นการวัดผลระบบสารสนเทศ โดยเปลี่ยนช่ือ มุมมองให้แสดงถึงสิ่งท่ีต้องการประเมินให้ชัดเจน กาหนดจุดประสงค์และตัววัดผลให้สอดคล้องกับ งานระบบสารสนเทศ (ศรีสมรัก อนิ ทุจันทรย์ ง. 2556 : 11-12) ดังตารางท่ี 5.2 ตารางท่ี 5.2 การประเมนิ ผลระบบสารสนเทศด้วยแนวคิดวิธกี ารวดั ผลแบบสมดุล มมุ มองตาม มมุ มองตามระบบ จดุ ประสงค์ในการประเมิน ตัววัดผล กรอบ BSC สารสนเทศ ด้านการเงิน - ระบบสามารถสร้างมลู ค่าให้กบั - รอ้ ยละของค่าใชจ้ า่ ยที่ใช้ไป ด้านคุณคา่ ต่อธุรกจิ องค์กร เทียบกบั งบประมาณ ดา้ นลกู ค้า หรือ - ควบคมุ คา่ ใชจ้ า่ ยในการ - ค่าใชจ้ า่ ยท่ีประหยัดได้อันเกดิ ดา้ นการตอบแทน ดาเนนิ งานขององค์กร จากการใชง้ านระบบ องคก์ ร - ค่าใช้จ่ายต่อการใหบ้ รกิ ารแต่ - ระบบสามารถสร้างความ ละรายการ ดา้ นผู้ใช้ พึงพอใจใหก้ บั ผ้ใู ชง้ าน - ความพงึ พอใจของผูใ้ ชร้ ะบบ - อตั ราหรอื ความถ่ีในการใช้งาน

156 มมุ มองตาม มมุ มองตามระบบ จุดประสงค์ในการประเมิน ตวั วดั ผล กรอบ BSC สารสนเทศ - สร้างทัศนคติท่ดี ีกับผใู้ ช้ในการใช้ ระบบ ดา้ น ดา้ นกระบวนการ กระบวนการ ภายใน งานระบบ - รอ้ ยละความน่าเชื่อถอื ของ ภายใน ดา้ นความพรอ้ มใน - สรา้ งความสมั พันธท์ ่ีดีในการ ระบบ ดา้ นการเรียนรู้ อนาคต และพฒั นา ทางานรว่ มกนั ภายในองคก์ ร - การเพมิ่ ประสทิ ธิภาพการทางาน - คา่ ใช้จา่ ยในการทารายการตอ่ ในองคก์ ร รายการในระบบสารสนเทศ - ระยะเวลาในการตอบสนองของ - จานวนปญั หาในการ ระบบ ดาเนินงาน - สรา้ งความสมั พันธ์ทด่ี ีในการ - ระยะเวลาเฉลยี่ ที่ระบบลม่ ทางานร่วมกบั พนั ธมิตร หรอื ใช้งานไมได้ - การตดั สนิ ใจของผู้บรหิ าร - ระยะเวลาสูงสดุ ที่ระบบลม่ - ประสทิ ธภิ าพในการทางานของ หรือใชง้ านไมไ่ ด้ ระบบสารสนเทศ - ระบบสามารถสรา้ งภาพลกั ษณ์ที่ - จานวนวนั ทต่ี อ้ งใช้ที่ปรึกษาใน ดใี ห้กับองค์กร การใชง้ านระบบ - การเพิม่ ทกั ษะทางดา้ น - ข้อเสนอแนะในการปรบั ปรุง เทคโนโลยี ระบบจากผู้ใช้ - ความพรอ้ มรบั การเปล่ยี นแปลง - คา่ เฉลย่ี ของระยะเวลาที่ใชใ้ น ท่จี ะเกิดในอนาคต การฝึกอบรมตอ่ ผูใ้ ช้ - การเป็นผนู้ าทางดา้ นเทคโนโลยี - ความพร้อมของบุคลากรใน การปรับตวั ต่อการเปลีย่ นแปลง ทมี่ า : ศรสี มรัก อินทุจนั ทรย์ ง. 2556 : 11-12. องค์กรสามารถนาประเด็นจากจุดประสงค์ในการประเมินไปต้ังเป็นข้อคาถามสาหรับผู้ใช้ และใชข้ อ้ มลู ในช่องตัววดั ผลเปน็ ตวั ประเมินความสาเรจ็ ของระบบสารสนเทศได้ สรปุ การพัฒนาระบบสารสนเทศ เป็นการสร้างระบบงานเพ่ือแก้ปัญหาในการดาเนินงานของ องค์กร ซ่ึงตอ้ งมีการทางานร่วมกนั ขององค์ประกอบย่อย ได้แก่ ฮารด์ แวร์ ซอฟต์แวร์ ระบบเครือข่าย คอมพิวเตอร์ ระบบโทรคมนาคม ฐานข้อมูล และบุคลากร ท้ังน้ี องค์กรต้องร่วมกันพิจารณาถึง

157 ประโยชน์ท่ีจะได้รับจากการพัฒนาระบบสารสนเทศให้ชัดเจน จึงพิจารณาต่อว่าจะพัฒนาระบบ สารสนเทศด้วยวธิ ีซื้อซอฟต์แวรส์ าเรจ็ รปู จ้างองค์กรภายนอกดาเนินการ หรอื พฒั นาระบบขึ้นเอง การพัฒนาระบบจาเป็นต้องมีการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานก่อนที่จะลงมือสร้าง ระบบงานใหม่ โดยมีขั้นตอนของการกาหนดปัญหา การศึกษาความเป็นไปได้ในการพัฒนาระบบ ทั้ง ความเป็นไปได้ด้านเทคนิค ด้านปฏิบัติ และด้านลงทุน การวิเคราะห์ระบบ การออกแบบระบบ การ สรา้ งระบบ และการติดตัง้ ระบบ การวิเคราะห์และออกแบบระบบ เปน็ ขน้ั ตอนที่จัดทาต่อจากศกึ ษาความเป็นไปได้ในการ พฒั นาระบบ โดยองค์กรรว่ มกบั นักวิเคราะห์ระบบควรเลือกแนวทางการพฒั นาระบบที่เหมาะสมกบั องค์กร ซงึ่ ท่นี ยิ มโดยทวั่ ไปไดไ้ ด้แก่ การวิเคราะห์ระบบดว้ ยวงจรพฒั นาระบบ การพัฒนาระบบแบบ ทาซา้ และการพัฒนาระบบด้วยเทคนิคต้นแบบ เม่ือทาการพัฒนาระบบสารสนเทศแล้ว องค์กรจะต้องทาการเปล่ียนโอนระบบสารสนเทศ คือกระบวนการเปลี่ยนแปลงจากระบบสารสนเทศแบบเก่ามาเป็นระบบสารสนเทศแบบใหม่ โดยทั่วไปมีวิธีการเปล่ียนโอน 4 แบบ ได้แก่ การเปลี่ยนโอนแบบขนาน การเปลี่ยนโอนแบบ ทนั ทีทันใด การใชร้ ะบบทดลอง และการเปลย่ี นโอนทีละข้ัน คุณสมบัติของระบบสารสนเทศที่ดี ต้องมีความถูกต้อง น่าเช่ือถือ ใช้งานง่าย สะดวกในการ ปรับเปลี่ยน นามาใช้งานใหม่ได้ สามารถเข้ากันได้กับระบบท่ีแตกต่าง มีประสิทธิภาพ สะดวกในการ เคลื่อนย้าย และมีความปลอดภัย สาหรับการประเมนิ ระบบสารสนเทศนัน้ มักตรวจสอบประเด็นเรอ่ื ง ความถูกต้องของข้อมูลเน่ืองจากเป็นสิ่งสาคัญ และความพึงพอใจของผู้ใช้ โดยสามารถนาทฤษฎีใน การประเมินผลต่าง ๆ มาประยุกต์เพื่อจัดทาแบบสอบถามหรือแบบประเมินประสิทธิภาพการทางาน ของระบบได้ คา้ ถามทบทวน 1. จงอธบิ ายความหมายและความสาคญั ของการพฒั นาระบบสารสนเทศ 2. องค์กรควรใชป้ ระเด็นใดในการพจิ ารณาว่าจาเป็นต้องพัฒนาระบบสารสนเทศหรอื ไม่ 3. จงอธิบายความแตกต่างของวิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศ และความเหมาะสมในการ นาไปใชใ้ นองคก์ รลักษณะตา่ ง ๆ 3.1 การพัฒนาระบบด้วยวงจรพัฒนาระบบ

158 3.2 การพฒั นาระบบแบบทาซา้ 3.3 การพัฒนาระบบดว้ ยเทคนิคตน้ แบบ 4. กรณีศึกษา หากห้องสมุดต้องการเปล่ียนระบบสารสนเทศ จากเดิมที่ให้บริการยืมคืนโดย ใช้บัตรประจาตัวสมาชิกห้องสมุดร่วมกับสมุดบันทึกการยืมคืนเป็นการจัดเก็บข้อมูลสมาชิกไว้ใน ฐานข้อมูล และบันทึกข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์ เม่ือผู้ใช้ต้องการยืมหรือคืน ผู้ใช้จะแจ้งเลขประจาตัว หรือใช้บตั รประจาตัวแกพ่ นกั งาน พนักงานจะทาการยืมหรือคนื โดยใช้ขอ้ มูลจากฐานขอ้ มลู ดงั นัน้ ผใู้ ช้ ไม่จาเป็นต้องใช้สมุดบันทึกการยืมคืนของตนเลย แต่ห้องสมุดยังไม่ได้ดาเนินการจัดเก็บข้อมูลผู้ใช้ลง ในฐานข้อมลู จงึ ยังไมส่ ามารถใหบ้ ริการด้วยระบบสารสนเทศใหมไ่ ดใ้ นทนั ที จากกรณีศึกษานี้ นักศึกษามีความเห็นว่าห้องสมุดควรใช้วิธีการเปลี่ยนโอนระบบแบบใด เพราะเหตุใด และควรมีขน้ั ตอนการดาเนนิ การอย่างไร 5. จงอธบิ ายถงึ เหตุผลและความจาเป็นในการประเมินผลระบบสารสนเทศในประเดน็ ตอ่ ไปน้ี 5.1 ประเดน็ เกี่ยวกบั ขอ้ มูลหรือสารสนเทศ 5.2 ประเดน็ เกยี่ วกบั การทางานระบบ 5.3 ประเด็นเก่ียวกับสว่ นตอ่ ประสานกบั ผใู้ ช้ เอกสารอา้ งอิง ณัฏฐพนั ธ์ เขจรนนั ทน์. (2551). การวเิ คราะหแ์ ละออกแบบระบบสารสนเทศ. กรงุ เทพฯ : ซเี อด็ ยเู คชน่ั . ปานใจ ธารทศั นวงศ์. (2554). การวเิ คราะหแ์ ละออกแบบระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในมมุ มอง ด้านการบริหาร. กรุงเทพฯ : คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลยั ศิลปากร. พรรณี สวนเพลง. (2555). ระบบสารสนเทศเชิงกลยทุ ธ.์ กรุงเทพฯ : ซเี อด็ ยเู คชัน่ . ศรสี มรัก อินทจุ ันทรย์ ง. (ตลุ าคม – ธันวาคม 2556). “การใช้การวัดผลองค์กรแบบสมดลุ (BSC) ใน การประเมนิ ระบบสารสนเทศ.” บริหารธรุ กจิ . 36(140) : 10-14. อรยา ปรีชาพานชิ . (2557). คมู่ อื เรียนการวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analysis and Design) ฉบบั สมบรู ณ์. นนทบรุ ี : ไอดีซี พรเี มยี ร์.

159 Platisa, Gordana and Nedo Balaban. (February 2009). “Methodological Approaches to Evaluation of Information System Functionality Performances and Importance of Successfulness Factors Analysis.” Management Information Systems. 4(2) : 13. Tutorialspoint. (n.d.) Learn SDLC Software Development Life Cycle. [online]. Available : http://www.tutorialspoint.com/sdlc/index.htm [11 July 2016].

160

บทท่ี 6 การประยุกต์ใชร้ ะบบสารสนเทศในสถาบนั บรกิ ารสารสนเทศ สถาบันบริการสารสนเทศ เป็นแหล่งสารสนเทศที่จัดตั้งขึ้นเพื่อรวบรวม จัดเก็บและ ให้บริการสารสนเทศตามความต้องการของผู้ใช้ ได้แก่ ห้องสมุด ศูนย์สารสนเทศ ศูนย์ข้อมูล พิพิธภัณฑ์ หอจดหมายเหตุ สถาบันบริการสารสนเทศเชิงพาณิชย์ เป็นต้น แต่ในลักษณะของการ ดาเนินงานน้ัน สถาบันบริการสารสนเทศนับว่าเป็นองค์กรในรูปแบบหนึ่งซึ่งต้องมีโครงสร้างการ บริหารงานท่ีเป็นลักษณะงานทั่วไป และงานเฉพาะขอองค์กรนั้น ๆ มีผู้บริหารและพนักงานท่ีต้องใช้ ระบบสารสนเทศในการปฏิบัติงานเพ่ือช่วยประมวลผลข้อมูล แบบสรุปและวิเคราะห์แนวโน้มใน อนาคตเพอ่ื การตัดสินใจได้ การนาระบบสารสนเทศมาเพื่อประยุกต์ใช้งานในสถาบันบริการสารสนเทศหรือองค์กรใด ๆ นั้น ต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับโครงสร้างของการบริหารงานและพันธกิจหรือหน้าที่ขององค์กร สาหรับสถาบันบริการสารสนเทศจะพิจารณานาระบบสารสนเทศไปสนับสนุนงานหลักต่าง ๆ ได้แก่ งานธุรการ งานบรกิ ารสารสนเทศ งานเทคนิค และงานนโยบายและแผน ท้ังนี้องค์กรต้องพิจารณาว่า จะพัฒนาระบบขึ้นเอง ให้หน่วยงานภายนอกพัฒนาให้หรือจัดซื้อระบบสาเร็จรูปตามหลักการที่ได้ กลา่ วแลว้ ในบทที่ 5 การจัดการงานในสถาบันบรกิ ารสารสนเทศ การดาเนินงานของสถาบันบริการสารสนเทศ หรือองค์กรโดยทั่วไปไม่ว่าจะเป็นภาครัฐหรือ เอกชน จาเป็นจะตอ้ งมีการแบ่งสว่ นงานเพ่ือให้บริการหรือดาเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ โดยทั่วไป สถาบันบริการสารสนเทศหรือห้องสมุด แม้จะมีช่ืองานที่แตกต่างกันไป แต่สามารถแบ่งงานได้เป็น 4 ประเภทหลัก (มัลลิกา นาถเสวี. 2550 : 28-35) ไดแ้ ก่ งานธุรการ งานบริการสารสนเทศ งานเทคนิค และงานแผนและนโยบาย สรุปได้ดงั น้ี 1. งานธุรการ เป็นแหล่งปฏิบัติงานท่ีทาหน้าที่ประสานเพ่ือให้การดาเนินงานในสานักงานเป็นไป โดยสะดวก สาหรบั งานธุรการในสถาบันบริการสารสนเทศมีส่วนที่ตอ้ งรับผดิ ชอบเกีย่ วกับเร่อื งตอ่ ไปน้ี

162 1.1 สถานที่ เพื่อความสะดวกในการปฏิบตั งิ าน โดยตอ้ งดแู ลความสะอาด ความสะดวกใน การเขา้ ออก ความสวยงาม ความเป็นระเบียบเรียบรอ้ ย รวมถงึ ความปลอดภัยของสถานที่ 1.2 การเงิน โดยต้องพิจารณาเรื่องการวางแผนในการใช้จ่าย และการเบิกจ่ายท่ีถูกต้อง ตามกาหนดเวลา 1.3 การจัดซื้อหนังสือและพัสดุ เป็นงานที่ต้องกาหนดแนวทางในการปฏิบัติว่าช่วงใดจะ จัดซื้อหนงั สอื หรือพสั ดุ ตอ้ งวางแผนการใช้จ่ายงบประมาณเพื่อใหม้ ีงบประมาณเพียงพอตลอดทง้ั ปี 1.4 งานสารบรรณหรืองานเอกสาร ส่วนใหญ่เกี่ยวกับหนังสือราชการและเอกสารต่าง ๆ โดยมีการจัดระบบรับหนังสือเข้า จัดเก็บ ส่งต่อให้กับผู้เก่ียวข้อง ตอบกลับ รวมถึงทาลายเอกสารเม่ือ หมดอายจุ ัดเก็บ 1.5 งานเก่ียวกับบคุ คล เร่ิมตง้ั แต่การคัดเลือกบุคคลเข้าทางาน การพัฒนาศักยภาพ การ กาหนดเสน้ ทางความกา้ วหนา้ การประเมินผล 1.6 งานการพิมพ์ ซ่ึงในปัจจุบันได้นาคอมพิวเตอร์เข้ามาจัดการด้านงานพิมพ์ ช่วยให้มี ความสะดวกและมรี ูปแบบทีส่ วยงามมากยง่ิ ขึ้น รวมทั้งสามารถเก็บไว้แก้ไขภายหลงั ไดง้ ่าย 1.7 งานเก่ียวกับระเบียบปฏิบัติ เพื่อกาหนดแนวปฏิบัติให้เหมาะสมทั้งของผู้ปฏิบัติงาน ภายในสถาบนั บรกิ ารสารสนเทศ และผ้ใู ช้บรกิ าร เชน่ ระเบียบการเปดิ ปิด ระเบยี บการยืมคนื 1.8 งานจดั ทาทะเบียนและสถิติ เช่น สถิติผู้เข้าใช้ สถิติการใช้บริการ เพื่อใช้เป็นข้อมูลใน การตัดสนิ ใจบริหารงาน 1.9 งานเบด็ เตลด็ อ่นื ๆ 2. งานบรกิ ารสารสนเทศ งานบรกิ ารสารสนเทศนับวา่ เปน็ งานหลกั งานหน่ึงของสถาบันบริการสารสนเทศ เน่ืองจาก เป็นงานทีต่ อ้ งตดิ ตอ่ กับผู้ใชโ้ ดยตรง งานบริการสารสนเทศทสี่ าคญั ทเ่ี ก่ยี วข้องกบั สอ่ื ส่งิ พิมพม์ ีดังน้ี 2.1 งานจ่ายรับหนังสือ ได้แก่ การให้ผู้ใช้ยืมหนังสือ รวมถึงทรัพยากรสารสนเทศออก จากสถาบันบริการสารสนเทศ และรับคืนหนังสือและทรัพยากรเหล่าน้ัน ดังนั้นจึงต้องมีการจัดทา ระเบียบการยืมคืน ทาสถิติการยืมคืน และหลายแห่งมีการแจ้งเตือนให้ผู้ใช้ทราบว่าใกล้ถึงกาหนด ส่งคืน เพื่อเป็นการสร้างความประทับใจให้ผู้ใช้และเพ่ือให้มีหนังสือและทรัพยากรสารสนเทศมาทัน ให้บรกิ ารแก่ผอู้ ื่นต่อไป

163 2.2 บริการเอกสารสนเทศ พัฒนากระบวนการมาจากบริการตอบคาถามและช่วยค้นคว้า เปน็ บรกิ ารเพ่ืออานวยความสะดวกให้ผู้ใช้ได้รับข้อมูลท่ีตรงกับความต้องการ โดยช่วยค้นหนังสือหรือ ทรัพยากรสารสนเทศท่ีมีเน้ือหาหรือประเด็นที่เกี่ยวข้องให้ผู้ใช้สาม ารถนาไปใช้งานต่อได้ตรงตาม วตั ถุประสงค์ 2.3 บรกิ ารการอ่าน เพอ่ื ช่วยส่งเสริมการอ่านให้กับองค์กรท่ีสถาบันบริการสารสนเทศนั้น สังกัดอยู่ เช่น จัดกิจกรรมเล่าเรื่องหนังสือ การทายปัญหา การเล่านิทาน จัดนิทรรศการแนะนา หนงั สือใหม่ หรอื จดั ทาสอ่ื ทน่ี ่าสนใจอนื่ ๆ เพ่ือเป็นการกระตุน้ ให้ผู้ใชส้ นใจการอ่านมากขน้ึ 2.4 บรกิ ารหนังสือจอง ใช้ในสถาบันบริการสารสนเทศของสถาบันการศึกษา โดยหนังสือ จองมักเป็นหนังสือท่ีมีปริมาณไม่มาก แต่มีผู้สนใจใช้ค่อนข้างมากหรือหนังสือท่ีอาจารย์กาหนดให้ ผู้เรียนได้ใช้ค้นคว้า และเม่ือแจ้งความประสงค์พิเศษ ทางเจ้าหน้าท่ีจะจัดหนังสือจองแยกไว้ต่างหาก และอาจมีระยะเวลาในการยืมสน้ั กว่าหนงั สือท่ัวไป 2.5 บริการแปลเอกสาร เพ่ืออานวยความสะดวกแต่ผู้ใช้ให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องตามหลัก ภาษาเดิม โดยการแปลเอกสารน้ี สถาบันบริการสารสนเทศอาจทาความร่วมมือกับหน่วยงานอ่ืนท่ีมี ความชานาญในการแปลได้ 2.6 บริการบรรณานุกรม คือการจัดทารายช่ือหนังสือหรือทรัพยากรสารสนเทศใหม่ที่ใช้ ประกอบการค้นคว้าสาหรับนักวิชาการหรือนักวิจัย เพื่อช่วยในการค้นคว้าทรัพยากรสารสนเทศที่ เกี่ยวข้องกับเรื่องท่ีกาลังศึกษาอยู่ บริการนี้มักมีอยู่ในสถาบันบริการสารสน เทศที่อยู่ภายใน สถาบันการศกึ ษา ห้องสมุดเฉพาะ ศูนยส์ ารสนเทศเฉพาะทาง และหอสมุดแห่งชาติ 2.7 บริการจดั ทาสาระสงั เขป คือการทาเรื่องยอ่ บทความทางวชิ าการ วิทยานิพนธ์หรือสื่อ อน่ื ๆ ตามทีผ่ ู้ใช้ต้องการ 2.8 การบริการข่าวสารทันสมัย เป็นบริการที่ช่วยให้ผู้ใช้ได้ทราบข้อเท็จจริง ข่าวสารหรือ ความก้าวหน้าใหม่ ๆ ในสาขาวิชาที่เก่ียวข้อง ข่าวสารทันสมัยมักได้จากสิ่งพิมพ์ต่อเน่ือง ได้แก่ หนังสือพิมพ์ วารสาร จุลสาร เป็นต้น โดยทั่วไปทางสถาบันบริการสารสนเทศจะทาดรรชนีวารสาร โดยกาหนดเปน็ หัวเรอ่ื งหรือคาหลกั ไว้เพ่อื ให้ผใู้ ชส้ ามารถสบื ค้นได้ 2.9 บริการฝึกอบรม สามารถจัดอบรมเพื่อเป็นการพัฒนาบุคลากรทั้งในและนอก หน่วยงานได้ เพราะสถาบันบริการสารสนเทศเป็นแหล่งรวมศาสตร์ที่หลากหลาย โดยดาเนินการใน

164 รปู แบบการเป็นผูป้ ระสานงานในการจัดกจิ กรรม หรอื หนว่ ยงานจดั อบรมเอง กิจกรรมนีช้ ่วยให้สถาบัน บริการสารสนเทศเป็นหนว่ ยงานท่ีเป็นแหล่งพ่งึ พงิ ในการคน้ ควา้ หาความรู้ในเร่อื งราวทท่ี นั สมัย 2.10 บริการถา่ ยสาเนาสิง่ พมิ พ์ โดยท่ัวไปสถาบนั บริการสารสนเทศจะจัดให้มีบริการถ่าย สาเนาส่ิงพิมพ์หรือถ่ายเอกสารสาหรับทรัพยากรสารสนเทศท่ีผู้ใช้ไม่สามารถยืมออกไปได้ แต่ต้อง กาหนดแนวทางการให้บรกิ ารเพ่อื ป้องกนั การละเมิดลิขสิทธ์ิ 2.11 บริการยืมระหว่างห้องสมุด ในปัจจุบัน ห้องสมุดเป็นสถาบันบริการสารสนเทศที่มี ข้อตกลงร่วมกันในการให้บริการยืมคืนทรัพยากรสารสนเทศอย่างชัดเจน โดยผู้ใช้ท่ีเป็นสมาชิกของ ห้องสมดุ หนึ่งสามารถใชส้ ทิ ธ์ิยืมทรัพยากรสารสนเทศจากห้องสมุดที่ทาความร่วมมือ ประหน่ึงเหมือน เป็นสมาชิกหอ้ งสมดุ นัน้ ด้วยเชน่ กนั 2.12 บริการโสตทัศนวัสดุ จัดให้มีการยืมคืนลักษณะเดียวกับส่ือส่ิงพิมพ์อื่น ๆ ใน ขณะเดยี วกันสถาบันบรกิ ารสารสนเทศอาจเพมิ่ อุปกรณเ์ พ่ือให้บริการโสตทัศนวสั ดุภายในองคก์ รดว้ ย 2.13 บรกิ ารสารสนเทศชนิดพิเศษ คือบริการการค้นคว้า รวบรวมข้อมูลพิเศษ เช่น ข้อมูล ทอ้ งถิ่น ข้อมลู ท่เี ป็นเอกลกั ษณ์ของแต่ละสถาบัน ข้อมลู เชงิ พาณิชย์ 2.14 บริการคน้ หาและคน้ คืนทางออนไลน์ ผูใ้ ชส้ ามารถสืบค้นและเรียกใช้สารสนเทศของ สถาบนั บริการสารสนเทศผ่านระบบเครือข่ายอินเทอรเ์ นต็ โดยไม่จากดั เวลาและสถานที่ จะเห็นได้ว่างานบริการของสถาบันบริการสารสนเทศ เป็นงานที่ต้องคานึงถึงความ ต้องการของผู้ใช้เป็นหลัก และต้องมีการพัฒนากระบวนการให้บริการเพื่อให้ผู้ใช้ได้รับสารสนเทศท่ี ถูกต้อง ทนั ตอ่ ความต้องการ สะดวกในการใชง้ าน ไมว่ ่าจะเปน็ การจดั ระบบการจัดเก็บให้ค้นหาได้ง่าย การยืมคืนทส่ี ะดวกรวดเร็วและไมม่ ีข้อผิดพลาด ระบบสารสนเทศสามารถสนับสนุนให้การดาเนินงาน ดงั กล่าวมีประสทิ ธิภาพย่ิงขน้ึ 3. งานเทคนิค งานเทคนิค เป็นงานเบ้ืองหลังเพ่ือจัดเตรียมทรัพยากรสารสนเทศให้พร้อมให้บริการ โดย บุคลากรฝ่ายงานเทคนิคจะทาหน้าที่สรรหาทรัพยากรสารสนเทศท่ีสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของ สถาบนั บริการสารสนเทศ และความต้องการของผู้ใช้ จากนั้นนามาผ่านกระบวนการจัดเก็บอย่างเป็น ระบบ จัดทาเครอ่ื งมอื เพื่อช่วยใหผ้ ้ใู ชไ้ ดส้ ืบค้น ลักษณะงานท่ีเปน็ งานเทคนคิ ได้แก่

165 3.1 งานเลอื กทรัพยากรสารสนเทศ เป็นการคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศท่ีครบถ้วนและ ตรงกับวัตถุประสงค์การให้บรกิ ารของสถาบันบรกิ ารสารสนเทศ โดยท่วั ไปจะมีกิจกรรมเพื่อให้ผู้ใช้ได้มี ส่วนช่วยเลือก เพื่อให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ และมีสื่อที่หลากหลาย เช่น การจัดงานหนังสือ (book fairs) เพื่อให้ผู้ใช้ได้คัดเลือกหนังสือจากผู้จาหน่ายโดยตรง การเปิดโอกาสให้นาเสนอรายชื่อ หนังสอื ดว้ ยวธิ กี ารต่าง ๆ 3.2 งานตรวจรบั ทรัพยากรสารสนเทศเข้าสถาบันบริการสารสนเทศ เป็นข้ันตอนของการ บันทึกประวัติการได้มาของทรัพยากรสารสนเทศ เช่น ได้มาจากการซ้ือ การรับบริจาค ทาการ ประทับตราของสถาบัน กาหนดหมายเลขทะเบียนของสื่อเพ่ือใช้อ้างอิง ระบุวันเดือนปีที่ได้รับมา เพือ่ ใหท้ ราบประวตั กิ ารได้มาของทรพั ยากรสารสนเทศ ใช้ในการตรวจสอบสาหรับกิจกรรมอ่ืน ๆ ท่ีจะ เกดิ ข้นึ ตอ่ ไปได้ 3.3 งานวิเคราะห์สารสนเทศ เป็นการเตรียมทรัพยากรสารสนเทศที่ให้ยืม โดยการจัด หมวดหมู่ และกาหนดหมายเลขประจาทรพั ยากรสารสนเทศนัน้ 3.4 งานบันทึกข้อมูลรายการเพื่อสืบค้น การติดบัตรหรือสัญลักษณ์ท่ีตัวทรัพยากร สารสนเทศ เดิมทีคืองานพิมพ์บัตรรายการ แต่ในภายหลังสถาบันบริการสารสนเทศขนาดใหญ่นิยม บนั ทกึ ขอ้ มูลลงในคอมพิวเตอร์ จงึ ลดการทาบตั รรายการลง 3.5 งานสารวจทรพั ยากรสารสนเทศ เพื่อให้ทราบว่ามีทรัพยากรสารสนเทศจานวนเท่าใด ขาดหายหรือไม่ มีช้ันวางเพียงพอหรือไม่ หรือมีข้อบกพร่องใดที่ต้องปรับปรุงแก้ไข โดยท่ัวไปควรทา อยา่ งน้อยปลี ะหนึง่ คร้ัง 3.6 งานคัดทรัพยากรสารสนเทศเก่า หากทรัพยากรสารสนเทศนั้นล้าสมัย หรือมีการ เน้ือหาใหม่ สถาบันบริการสารสนเทศควรพิจารณาคัดออก เพ่ือให้มีเน้ือที่เพียงพอรองรับทรัพยากร สารสนเทศทจี่ ะเข้ามาใหม่ โดยอาจนาไปบรจิ าคใหก้ บั ผู้สนใจต่อไป ทงั้ นส้ี ถาบันบริการสารสนเทศควร กาหนดเกณฑ์ในการพิจารณาลักษณะของทรัพยากรสารสนเทศที่ควรคัดออก เพ่ือป้องกันการคัด ทรพั ยากรสารสนเทศบางชิน้ ทเ่ี ก่า เนอ้ื หาล้าสมยั แตย่ ังมีคณุ คา่ ต่อการค้นคว้าออกไป 3.7 งานส่ิงพิมพ์ต่อเนื่อง สาหรับสถาบันบริการสารสนเทศประเภทห้องสมุดจะให้บริการ สง่ิ พิมพ์ท่อี อกตอ่ เนื่อง ได้แก่ วารสาร และหนังสือพิมพ์ โดยใหบ้ ริการลักษณะเดียวกับหนังสือ แต่ต้อง มกี ารติดตามทวงถาม เนือ่ งจากสง่ิ พิมพ์ตอ่ เน่ืองจะมรี ะยะเวลาในการเผยแพรท่ ่ีต่อเน่ืองแน่นอน และมี ความถ่ีกว่าหนังสือ เช่น เป็นรายสัปดาห์ รายปักษ์ เม่ือมีฉบับใหม่ออกเผยแพร่ ทางสถาบันบริการ

166 สารสนเทศจะเย็บรวมเล่มวารสารท่ีเป็นประโยชน์ หรือการคัดเลือกบทความท่ีน่าสนใจไปจัดทาเป็นก ฤตภาค เพ่อื ให้ผใู้ ช้ค้นควา้ ไดต้ ่อไป 3.8 งานซ่อมหนงั สอื การเข้าปกหนงั สือ และเข้าปกเอกสารต่าง ๆ ท้ังปกอ่อนและปกแข็ง รวมทั้งการซ่อมหนังสือท่ีชารุด และการเย็บปกวารสารรวมเล่ม โดยสถาบันบริการสารสนเทศท่ีเป็น หอ้ งสมุดจะมีงานซ่อมหนังสือมากกว่าสถาบันบริการสารสนเทศประเภทอื่น ในขณะเดียวกันหากเป็น พิพิธภัณฑ์ อาจเป็นกระบวนการซ่อมสิ่งของจัดแสดงท่ีชารุด ทั้งนี้ขึ้นกับประเภทของสถาบันบริการ สารสนเทศน้นั 4. งานแผนและนโยบาย เปน็ งานทีเ่ น้นในเรื่องการวางแผนเพือ่ ให้การดาเนินงานของสถาบนั บรกิ ารสารสนเทศมีผล การดาเนินงานตามเป้าหมายทีก่ าหนดไว้ มกี ารกาหนดโครงการหรือกิจกรรมที่เพ่ิมเติมจากงานประจา เพอื่ รองรบั แนวคดิ ของผู้บรหิ ารสถาบันบริการสารสนเทศ ซ่ึงมงี านท่ตี อ้ งปฏิบตั ิต่าง ๆ ดังตอ่ ไปนี้ 4.1 วางแผนหรือทาโครงการท่ีจะปฏิบัติงานท่ัว ๆ ไป โดยมีการวางแผนระยะยาว 3-5 ปี และแจกแจงรายละเอยี ดการปฏบิ ตั เิ ป็นแผนปฏบิ ตั งิ านรายปี 4.2 จัดหน่วยงานในสถาบันบริการสารสนเทศ เพ่ือให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถรองรับงานท่ี ปรากฏในแผนปฏิบัติงานรายปีได้เพียงพอและเต็มศักยภาพ งานแผนและนโยบาย ควรมีการติดตาม ผลการดาเนนิ งานใหเ้ ป็นไปตามแผน และนาเสนอให้ผบู้ รหิ ารรับทราบ 4.3 ประสานงานกับหน่วยงานอื่น ๆ ท่ีเก่ียวข้อง ท้ังการประสานภายในองค์กรเดียวกัน และภายนอกองคก์ ร เพื่อสร้างความรว่ มมอื ในการทางานดา้ นตา่ ง ๆ 4.4 แก้ไขปัญหาของสถาบันบริการสารสนเทศ งานแผนและนโยบายควรติดตาม การดาเนินงาน และพยากรณ์แนวโน้มได้ว่ามีความเส่ียงในการเกิดปัญหาใดบ้าง เพ่ือแจ้งให้ผู้บริหาร หาแนวทางในการป้องกันหรือแก้ปัญหาต่อไป โดยท่ัวไปจะจัดทาเป็นแผนการจัดการความเสี่ยงและ แผนการควบคุมภายในเพ่อื จดั โครงการหรอื กิจกรรมปอ้ งกันการเกิดปญั หาขององคก์ ร 4.5 จดั ทางบประมาณของสถาบนั บริการสารสนเทศในแต่ละปี ท้ังน้ีงานแผนและนโยบาย อาจกาหนดแนวทางเพ่ือหางบประมาณเพิ่มเติมในลักษณะการหารายได้ หากไม่เป็นการขัดต่อ ระเบียบปฏิบตั ขิ องหนว่ ยงาน

167 4.6 จดั ทารายงานประจาปเี พอื่ เปน็ การสรปุ ผลงานและเผยแพร่ผลงานของสถาบันบริการ สารสนเทศ 4.7 งานอน่ื ๆ ทเี่ ปน็ การวางแผนและพัฒนาสถาบันบริการสารสนเทศ การปฏิบัติงานของงานแผนและนโยบาย จะทาควบคู่ไปกับงานธุรการ เพราะงานธุรการ ตอ้ งดแู ลเรื่องการจดั ทาเอกสารรายงานต่าง ๆ ในขณะที่งานนโยบายและแผนต้องนารายงานเหล่าน้ัน มาพิจารณาเพื่อประกอบการปฏิบัติงาน แต่งานตามแผนจะสาเร็จได้หรือไม่นั้นต้องใช้ความร่วมมือ ของทกุ ฝา่ ยรว่ มกนั จงึ จะสาเรจ็ ได้ 5. การแบง่ ฝ่ายงานในสถาบนั บริการสารสนเทศ แม้งานหลักของสถาบันบริการสารสนเทศจะประกอบด้วยงานธุรการ งานบริการ สารสนเทศ งานเทคนิค งานแผนและนโยบาย แต่สถาบันบริการสารสนเทศยังคงมีพันธกิจอ่ืนท่ีได้รับ มอบหมายเพ่ิมเติม ดังนัน้ การแบ่งฝา่ ยงานจงึ แตกต่างกัน ดังกรณีศกึ ษาต่อไปนี้ 5.1 สถาบันบริการสารสนเทศในสถาบันอุดมศึกษา การจัดการเรียนการสอนใน สถาบนั อดุ มศึกษา มีลกั ษณะที่ส่งเสริมให้นักศึกษาได้ค้นคว้าและเรียนด้วยตนเองมากกว่าการเรียนใน ระดับมัธยม สถาบันบริการสารสนเทศในสถาบันอุดมศึกษาจึงมีบทบาทในการให้บริการทรัพยากร สารสนเทศในรูปแบบที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นแบบส่ิงพิมพ์หรือรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เพ่ือรองรับ การค้นคว้าของนักศึกษา และเป็นแหล่งค้นคว้าเกี่ยวกับการพัฒนารูปแบบการสอนและการวิจัยของ บคุ ลากรในสถาบันอุดมศึกษาด้วย จากภาพที่ 6.1 แสดงใหเ้ หน็ โครงสรา้ งการแบง่ ส่วนบริหารงานของสานกั วทิ ยบริการ และเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครราชสีมา ซึ่งจัดกลุ่มงานธุรการ งานวางแผนและ นโยบายไว้ท่ีสานักงานผู้อานวยการ งานบริการสารสนเทศและงานเทคนิค อยู่ในกลุ่มงานทรัพยากร สารสนเทศ นอกจากนีย้ ังมีพนั ธกิจการให้บริการด้านอื่นได้แก่การให้บริการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และงานโสตทศั นปู กรณ์และพัฒนาสอ่ื มลั ตมิ ีเดีย

168 สำนกั วทิ ยบริกำรและเทคโนโลยสี ำรสนเทศ สำนกั งำน กลมุ่ งำนทรพั ยำกร กลุ่มงำนเทคโนโลยี กลมุ่ งำนโสตทศั นูปกรณ์ ผอู้ ำนวยกำร สำรสนเทศ สำรสนเทศ และพัฒนำสื่อมลั ติมเี ดยี งำน งำนพฒั นำ งำนพัฒนำ งำน บรหิ ำรงำน ทรพั ยำกร เทคโนโลยี โสตทศั นปู กรณ์ สำรสนเทศ สำรสนเทศ ทวั่ ไป งำนผลติ สอื่ งำนบริกำร งำนบรกิ ำร มัลติมีเดีย สำรสนเทศ เทคโนโลยี สำรสนเทศ ภาพที่ 6.1 การแบ่งส่วนงานของสานักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏ นครราชสีมา ท่ีมา : มหาวิทยาลัยราชภัฏนครราชสีมา. สานักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ. ออนไลน์. 2559. 5.2 สถาบันบริการสารสนเทศในโรงเรียน สถาบันบริการสารสนเทศในโรงเรียนหรือ หอ้ งสมดุ โรงเรยี น หมายรวมถึงหอ้ งสมดุ โรงเรยี นระดับประถมศึกษาและระดบั มัธยมศึกษา ที่มีพันธกิจ สนับสนุนการเรียนการสอนตามรายวิชา ลักษณะเดียวกับห้องสมุดในสถาบันอุดมศึกษา แต่ห้องสมุด โรงเรียนจะมีหน้าท่ีในการแนะนา และฝึกอบรมการใช้ห้องสมุดให้แก่นักเรียน รวมไปถึงการจัด กิจกรรมเพื่อให้นักเรียนมีนิสัยรักการอ่าน การเรียนรู้ด้วยตนเอง ใช้ห้องสมุดเป็น จึงมักมีการสอน รายวิชาการใช้ห้องสมุดและกิจกรรมรักการอ่านอย่างสม่าเสมอ จากภาพที่ 6.2 เป็นโครงสร้างการ บริหารห้องสมุดโรงเรียนลาปางกัลยาณี ซึ่งกาหนดฝ่ายงานกิจกรรมเพ่ือจัดกิจกรรมส่งเสริมการอ่าน และสง่ เสริมการเรยี นรู้ และงานสอนและสนบั สนนุ การสอนทาหน้าที่สอนรายวิชาทเี่ ก่ียวข้องกับการใช้ ห้องสมุด รวมถึงดูแลกิจกรรมชมรมบรรณารักษ์น้อยเพ่ือเป็นการส่งเสริมให้นักเรียนได้เรียนรู้เกี่ยวกับ การดาเนนิ งานในหอ้ งสมุด

169 ผอู้ ำนวยกำรโรงเรยี นลำปำงกลั ยำณี รองผู้อำนวยกำรกลุม่ บรหิ ำรวิชำกำร หัวหนำ้ งำนหอ้ งสมดุ งำนบรหิ ำร งำนเทคนคิ งำนบรกิ ำร งำนบริหำร -กำหนดนโยบำย -งำนจัดหำ -บริกำรยืมคืน -งำนอำคำรสถำนท่ี -งำนวิเครำะห์ทรัพยำกร -บริกำรตอบคำถำมและ -งำนส่งเสริมนสิ ัยรัก -งำนบุคลำกร -งำนลงทะเบยี นหนงั สือ ชว่ ยกำรคน้ คว้ำ กำรอ่ำน -งำนวสั ดุ ครุภัณฑ์ -งำนวำรสำรและสง่ิ พิมพ์ -บริกำรสบื ค้นสำรสนเทศ -งำนนิทรรศกำร -งำนงบประมำณ -งำนบนั ทึกทรัพยำกรลง ทำงอินเทอรเ์ น็ต ทรัพยำกร -งำนแผนงำน ฐำนขอ้ มูลห้องสมุด -บรกิ ำรยืมเอกสำรไปถำ่ ย สำรสนเทศใหม่ -งำนสถติ ิและ -งำนเตรยี มทรพั ยำกร เอกสำร -งำนสง่ เสรมิ กำรใช้ รำยงำน ก่อนให้บรกิ ำร -บรกิ ำรยมื เอกสำร แหล่งเรียนรู้ -งำนสำรบรรณ -งำนซ่อมหนงั สือ ล่วงเวลำ -งำนสำรวจและจำหนำ่ ย -บริกำรจองหนงั สอื งำนสอนและ ออก -บรกิ ำรเข้ำใชห้ อ้ งสมุด สนบั สนนุ กำรสอน -บริกำรเข้ำใชห้ ้องสมุด เปน็ รำยวิชำ -งำนสอนกำรใช้ -บรกิ ำรเอกสำรล่วงเวลำ หอ้ งสมุด แกก่ ลุ่มสำระภำยใน -งำนสอนวิชำระบบ โรงเรียน สำรสนเทศ -บรกิ ำรบรรณำนกุ รม -ชุมนมุ บรรณำรักษ์ -บรกิ ำรหอ้ งสมุดภำพ น้อย และเสียง -บริกำรหอ้ งสมดุ อิเลก็ ทรอนกิ ส์ ภาพท่ี 6.2 โครงสรา้ งการบรหิ ารงาน ห้องสมุดโรงเรยี นลาปางกลั ยาณี ทม่ี า : โรงเรียนลาปางกัลยาณี. ออนไลน์. ม.ป.ป. 5.3 สถาบันบริการสารสนเทศเฉพาะทาง สถาบนั บรกิ ารสารสนเทศเฉพาะทางจะให้บริการข้อมลู ข่าวสารที่เก่ียวข้องกับด้านใด ดา้ นหนึ่งเป็นการเฉพาะ ดังนัน้ จงึ ตอ้ งมสี ่วนในการบริหารงานหลักขององค์กรด้วย ตวั อย่างจากภาพท่ี 6.3 เป็นโครงสร้างการบริหารงานของสถาบันวิจัยไม้กลายเป็นหินและทรัพยากรธรณี

170 ภาคตะวันออกเฉียงเหนือ เฉลิมพระเกียรติ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครราชสีมา ซ่ึงมีการดาเนินงานใน สว่ นของสถาบนั บริการสารสนเทศในรปู แบบของพพิ ธิ ภณั ฑ์ และงานวจิ ัยเฉพาะทาง ผ้อู ำนวยกำรสถำบันวิจัยไมก้ ลำยเปน็ หนิ ฯ รองผู้อำนวยกำร รองผูอ้ ำนวยกำร รองผ้อู ำนวยกำรฝำ่ ยสง่ เสรมิ ฝำ่ ยบรหิ ำร ฝ่ำยวิจัยและบริกำรวชิ ำกำร และพัฒนำพิพธิ ภณั ฑ์ สำนกั งำนผู้อำนวยกำร กล่มุ งำนวิจยั กล่มุ งำนบรกิ ำร กลมุ่ งำนพิพิธภณั ฑ์ วิชำกำร งำน งำน งำนวิจัย งำน งำน บริหำร อำคำร งำนคลังซำก งำนบริกำร มคั คเุ ทศก์ นิทรรศกำร สำนกั งำน สถำนท่ี ดกึ ดำบรรพ์ วชิ ำกำร งำนเสรมิ สร้ำง ควำมรู้ ภาพท่ี 6.3 โครงสร้างการบรหิ ารงาน สถาบันวิจัยไมก้ ลายเป็นหนิ ฯ ท่ีมา : มหาวิทยาลัยราชภัฏนครราชสีมา. สถาบันวิจัยไม้กลายเป็นหินและทรัพยากรธรณีภาค ตะวันออกเฉียงเหนอื เฉลมิ พระเกยี รติ. ออนไลน์. ม.ป.ป. แม้ว่าสถาบันบริการสารสนเทศแต่ละแห่งจะมีการจัดรูปแบบองค์กรท่ีแตกต่างกัน แต่ ยงั คงต้องมีงานหลักอนั ได้แก่ งานธุรการ งานบริการสารสนเทศ งานเทคนิค งานแผนและนโยบาย ซึ่ง อาจจะมกี ารตง้ั ช่ืองานแตกต่างกันไป การประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศในงานธุรการ จากท่ีกล่าวถึงงานธุรการ ในหัวข้อการจัดการงานในสถาบันบริการสารสนเทศแล้วนั้น เห็น ไดว้ า่ สว่ นของงานธุรการตอ้ งรับผิดชอบเรอ่ื งโดยท่ัวไปได้แก่ อาคารสถานท่ี การเงิน การจัดซ้ือหนังสือ และพัสดุ งานสารบรรณหรืองานเอกสาร งานเก่ียวกับบุคคล งานการพิมพ์ งานเกี่ยวกับระเบียบ ปฏิบัติ การจัดทาทะเบียนและสถิติ และงานอื่นท่ัวไป มีระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการทางานหลัก

171 ได้แก่ ระบบสารสนเทศสานักงาน ระบบสารสนเทศด้านบัญชีและการเงิน ระบบสารสนเทศด้าน บริหารงานบคุ คล และระบบสารสนเทศทีส่ นบั สนนุ งานด้านอื่น 1. ระบบสารสนเทศสานักงาน เอกสารหรือข้อมูลในสานักงาน มีความสาคัญเนื่องจากเป็นแหล่งข้อมูลท่ีช่วยบันทึก เร่ืองราวเหตุการณ์ขององค์กร สามารถสืบหาได้ว่าใครทาอะไร ที่ไหน อย่างไร และผลท่ีเกิดข้ึนเป็น อย่างไร เป็นหลกั ฐานสาคัญทแ่ี สดงถึงการปฏิบัติตามกฎระเบยี บขอ้ บังคับทางกฎหมาย และมาตรฐาน การดาเนินงานขององค์กร (ชนวัฒน์ โกญจนาวรรณ. 2550 : 137-138) สถาบันบริการสารสนเทศ หรือองคก์ รหลายแห่งจึงจัดหาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อบริหารงานเอกสารสะดวกข้ึน ซ่ึงมี ทง้ั แบบทตี่ อ้ งใชง้ บประมาณในการซอื้ หรือพัฒนาขึ้นมาใหม่ และการใช้โปรแกรมสาเร็จรูปแบบไม่เสีย คา่ ใชจ้ ่าย ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึงการรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่าน ระบบสือ่ สารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ (เนตร์พัณณา ยาวิราช. 2556 : 231) และระเบียบสานัก นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ ได้กาหนดลักษณะหนังสือราชการที่และครอบคลุมถึงหนังสือ ราชการทปี่ รากฏในระบบอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ด้วย ดงั น้ี 1.1 หนังสอื ที่มไี ปมาระหวา่ งสว่ นราชการ 1.2 หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถงึ หน่วยงานอน่ื ใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการ หรอื ท่มี ีไปถึง บคุ คลภายนอก 1.3 หนงั สอื ที่หน่วยงานอ่นื ใดซึง่ มใิ ช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมมี าถงึ สว่ นราชการ 1.4 เอกสารทีท่ างราชการจัดทาขึ้นเพอ่ื เป็นหลกั ฐานในราชการ 1.5 เอกสารทท่ี างราชการจัดทาขึ้นตามกฎหมาย ระเบยี บ หรือขอ้ บงั คบั 1.6 ขอ้ มูลข่าวสารหรอื หนงั สือที่ไดร้ ับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ เมื่อนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในองค์กร จะช่วยให้สามารถยืนยันและ ตรวจสอบไดว้ ่าผู้ส่งทาการส่งหนังสือเม่ือใด ผู้รับได้รับหนังสือและเปิดอ่านเมื่อใด สามารถลงในระบบ ติดตามได้ว่าได้มอบหมายใหผ้ ู้ใดเปน็ ผู้ปฏิบตั งิ านต่อ รวมถงึ การจัดเก็บท่ีเป็นระบบ สามารถส่งต่อและ สืบค้นได้สะดวกขึ้น ขณะน้ีระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 2)

172 พ.ศ.2548 อนุญาตให้มีการรับรองเอกสารที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ เอ้ือถึงการใช้เทคโนโลยีท่ีเรียกว่า ลายเซน็ อิเล็กทรอนกิ สใ์ นการยนื ยนั ตวั ตนของผูอ้ นุมัตหิ รือลงนามรับรองไดด้ ้วย ในภาพท่ี 6.4 เป็นตัวอย่างการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของมหาวิทยาลัยราชภัฏ นครราชสีมา เพ่ือทาการกาหนดเลขเอกสารหรือเลขหนังสือราชการ เม่ือจะทาการส่งออกหนังสือ ราชการไปยังหน่วยงานอ่ืน ระบบสารสนเทศจะตรวจสอบหมายเลขและกาหนดเลขหนังสือโดย อัตโนมัติเพ่ือป้องกันหมายเลขเอกสารซ้าซ้อนกัน จากภาพ เป็นการกาหนดหมายเลขหนังสือออก หมายเลข 18/2557 โดยอัตโนมัติ ผู้ใช้เป็นเพียงผู้ลงรายละเอียดของเอกสารตามท่ีระบบกาหนดเพื่อ ใช้เป็นขอ้ มลู ในการส่งตอ่ และสืบค้นต่อไป ภาพที่ 6.4 การกาหนดเลขเอกสารในระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ ท่มี า : มหาวิทยาลยั ราชภฏั นครราชสมี า. สานกั คอมพวิ เตอร์. ออนไลน์. 2558. ภาพท่ี 6.5 เป็นการบันทึกรายละเอียดของหนังสือราชการเม่ือมาถึงหน่วยงานของผู้รับ เอกสาร ผู้รับสามารถลงบันทึกรายละเอียดว่าใครเป็นผู้รับเอกสาร ส่งมาจากหน่วยงานใด และมีการ มอบหมายใหใ้ ครเปน็ ผ้ปู ฏิบตั งิ านตอ่ เพ่อื ความสะดวกในการติดตามการดาเนนิ งาน

173 ภาพท่ี 6.5 การบันทกึ รายละเอียดของหนงั สอื ราชการในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ ท่มี า : มหาวทิ ยาลัยราชภฏั นครราชสีมา. สานกั คอมพวิ เตอร์. ออนไลน์. 2558. 2. ระบบสารสนเทศด้านบัญชแี ละการเงนิ สถาบันบริการสารสนเทศ หรือองค์กรไม่วา่ จะเปน็ องค์กรหวังผลกาไร หรือไม่หวังผลกาไร จะต้องมีระบบบัญชีและระบบการเงินเพื่อเป็นการตรวจสอบการใช้จ่ายงบประมาณขององค์กรให้ ถูกตอ้ ง โปร่งใส และประมาณการตน้ ทุนในการบริหารงานต่อไปได้ ซ่ึงกิจกรรมทางบัญชีที่สาคัญได้แก่ การลงรายการระบบบัญชีแยกประเภททั่วไปและการจัดทารายงานทางการเงิน ซึ่งระบบสารสนเทศ ด้านบัญชีและการเงินจะช่วยเพ่ิมประสิทธิภาพในการทางานได้ (นิตยา วงศ์ภินันท์วัฒนา. 2555 : 311-313) ดังน้ี 2.1 ควบคมุ การกาหนดรหัสบญั ชีในผังบญั ชีขององค์กร 2.2 ควบคมุ การเข้าถึงข้อมลู ในระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป 2.3 จดั ทารายงานเพอ่ื ให้ผ้ใู ชน้ าไปใช้งานได้ในเวลาทีเ่ หมาะสม ทนั ทว่ งที 2.4 จัดทารายงานดา้ นบรหิ ารให้กบั ผ้ใู ชต้ ามรูปแบบที่ต้องการได้

174 ภาพที่ 6.6 การลงรายการบัญชีในระบบสารสนเทศของบรษิ ทั โปรซอฟท์ คอมเทค จากัด ที่มา : โปรซอฟท์ คอมเทค. ออนไลน์. 2553. จากภาพที่ 6.6 แสดงหน้าจอของระบบสารสนเทศทางการบัญชีแบบสาเร็จรูป สถาบัน บริการสารสนเทศหรือองค์กรต้องซ้ือโปรแกรมบัญชีซึ่งทาเสร็จแล้วไปติดตั้งและใช้งานที่เครื่อง คอมพิวเตอร์ขององค์กร โดยในภาพตัวอย่างเป็นการลงรายการจ่ายขององค์กร โดยระบบต้องมีการ ตรวจสอบว่าในชอ่ งเดบิตและช่องเครดติ ของรายการบญั ชีให้ตรงกัน

175 ภาพที่ 6.7 การกาหนดรหัสคา่ ใช้จ่ายในระบบสารสนเทศทางการบัญชีของบริษัท โปรซอฟท์ คอมเทค จากดั ที่มา : โปรซอฟท์ คอมเทค. ออนไลน์. 2553. จากภาพที่ 6.7 เป็นการกาหนดรหัสบัญชีในผังบัญชีค่าใช้จ่ายสาหรับองค์กร เก็บไว้เป็น ฐานข้อมูล พนักงานจะต้องนารหัสบัญชีไปใช้ในการลงรายการจ่ายในบัญชีประเภทต่าง ๆ ให้ตรงกัน ทั้งระบบและท้ังองคก์ ร ชว่ ยลดขอ้ ผิดพลาดในการลงรหสั บญั ชแี ละเพ่ิมความรวดเร็วในการดาเนินงาน เพราะพนักงานสามารถค้นหารหสั บญั ชีคา่ ใช้จ่ายทีถ่ กู ต้องได้ทนั ทกี อ่ นทาการลงบัญชี ระบบสารสนเทศทางด้านบัญชีและการเงินจะช่วยให้องค์กรสามารถจัดทารายงาน ทางการเงินเพื่อแสดงผลการดาเนินงานได้สะดวก และสามารถใช้ในการควบคุมการปฏิบัติงานของ ผบู้ ริหารให้เป็นไปตามหลักธรรมาภิบาลและโปร่งใส ทั้งยังคาดการณ์แนวโน้มด้านสถานะทางการเงิน ขององค์กร เพ่ือให้ผบู้ ริหารนาไปใชต้ ดั สนิ ใจในการวางแผนบริหารงานไดด้ ว้ ย

176 3. ระบบสารสนเทศด้านบรหิ ารงานบคุ คล การบริหารงานบุคคล หรือในปัจจุบันนิยมเรียกว่าการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management) หมายถึงนโยบายและการปฏิบัติท่ีเก่ียวกับบุคคลในการทางาน ที่องค์กร จะต้องดาเนินการให้บรรลุสู่ความสาเร็จ โดยมีกิจกรรมตั้งแต่การสรรหาพนักงาน การคัดเลือก การฝึกอบรม การประเมินผลการปฏิบัติงาน การให้รางวัล การดูแลเร่ืองความปลอดภัย จริยธรรม และสภาพแวดลอ้ มที่มคี วามเปน็ ธรรมตอ่ พนกั งาน (เดสเลอร์. 2555 : 2-3) ทั้งนี้เพื่อให้ได้พนักงานที่มี ความสามารถตรงกับงาน ทางานเต็มความรู้ความสามารถ มีประสิทธิภาพอันเน่ืองมาจากมีการ ฝึกอบรมที่ดี ลดอัตราลาออกของพนักงานอันเกิดจากสาเหตุความไม่พอใจองค์กร และองค์กรมีความ ปลอดภัยในการทางาน ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการบริหารงานบุคคลหรือการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information Systems) พัฒนาข้ึนเพ่ือรวบรวมข้อมูลที่จาเป็นของพนักงานใน องค์กร เช่น ข้อมูลคุณสมบัติของพนักงานตาแหน่งต่าง ๆ ประวัติการทางาน การเลื่อนขั้นเงินเดือน การถกู ลงโทษ หรืออ่นื ๆ ประวตั ใิ นการเขา้ รบั การอบรมสมั มนาของพนกั งานในด้านต่าง ๆ เพื่อใช้เป็น ขอ้ มูลการตัดสินใจพฒั นาพนกั งานให้มีศักยภาพตรงกับงาน จากการเปล่ียนแปลงของกระแสโลกาภิวัตน์ที่ส่งผลให้องค์กรต้องมีการปรับตัวอย่าง รวดเร็ว ทั้งจากความต้องการของผู้ใช้บริการและลูกค้าท่ีเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา การดาเนินงานที่ ตอ้ งการลดต้นทุนแต่คุณภาพสูงข้ึนตามความคาดหวังของผู้ใช้บริการ จึงเกิดกระแสผลักดันให้องค์กร ต้องหาแนวทางในการเรียนรู้และปรับตัวเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) เพ่ือ สร้างความได้เปรียบในการแข่งขันระยะยาว รับมือกับสิ่งแวดล้อมท่ีเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว พนักงานทางานเกื้อหนุน มีบรรยากาศการแลกเปล่ียนเรียนรู้เพื่อสร้างคุณค่าในการทางาน และสร้าง ภาพลกั ษณ์ทด่ี ใี ห้กับองค์กร โดยลักษณะขององค์กรแห่งการเรียนรู้ คือองค์กรท่ีมีกิจกรรมท่ีสนับสนุน การเรียนรู้ของพนักงานอย่างเป็นระบบ มีวิธีสร้างและค้นหาความรู้ที่จาเป็นสาหรับองค์กร พนักงาน สามารถนาความรู้ที่เป็นท้ังในรูปแบบที่จับต้องได้ เช่น หนังสือ ตารา และความรู้ในรูปแบบที่จับต้อง ไม่ได้ เช่น ประสบการณ์จากผู้ท่ีปฏิบัติงานมาก่อน มาใช้ในการปรับปรุงองค์กร (ภาคภูมิ ฤกขะเมธ. 2555 : 9-11) การพัฒนาองคก์ รใหเ้ ปน็ องคก์ รแห่งการเรียนรู้ เป็นแนวทางหนึ่งในการพัฒนาพนักงาน ใหม้ คี วามร้ทู เ่ี หมาะสมกบั การเตบิ โตขององคก์ ร

177 ระบบสารสนเทศเพ่ือพัฒนาองค์กรไปสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ ต้องมีกระบวนการจัดเก็บ ความรู้ ได้แก่ระบบฐานข้อมูลและคลังข้อมูลเพ่ือเก็บความรู้ต่าง ๆ อย่างเป็นระบบ และใช้เทคโนโลยี ประมวลผลข้อมูลเชิงวิเคราะห์มาประยุกต์เพ่ือจัดทารายงานที่เจาะลึก เพ่ือให้องค์กรได้รับทราบ ความรู้ใหม่ ๆ จากนั้นต้องมีการนาเสนอ แบ่งปันและเผยแพร่ความรู้ที่ได้ให้แก่พนักงานในองค์กรได้ นาไปใช้ในการปฏิบัติ ซึ่งท้ังหมดท่ีกล่าวมานั้นได้แก่การใช้เทคโนโลยีด้านฐานข้อมูล ด้านฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์เพ่ือประมวลผล และโทรคมนาคมเพ่ือช่วยในการนาเสนอและเผยแพร่ความรู้ (สารวย กมลายตุ ต์. 2555ก : 12-2) 4. ระบบสารสนเทศดา้ นการบริหารอาคารสถานท่ี หลกั การสาคญั ในการจดั ทาระบบสารสนเทศด้านการบริหารอาคารสถานท่ี คือเร่ืองความ ปลอดภัยและการประหยัดค่าใช้จ่ายในการบารุงซ่อมแซมอาคาร แบ่งได้เป็นระบบสารสนเทศท่ีใช้ใน การดูแลบารุงรักษาอาคาร ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการจัดการความปลอดภัย และระบบสารสนเทศ ในการจดั การทรพั ยากรอาคารอยา่ งมปี ระสิทธภิ าพ (ภิรมย์ แจ่มใส. 2555 : 13-20 – 13-42) ดงั นี้ 4.1 ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการดูแลบารุงรักษาอาคาร โดยการเก็บข้อมูลวัสดุท่ีใช้ใน อาคาร รวมถึงวัสดทุ ่ีใช้สาหรับโครงสรา้ งและการตกแต่ง เพื่อเตรียมการจัดหาวัสดุเม่ือมีการชารุดหรือ เมื่อถึงเวลาจะต้องเปลี่ยนแปลงตามระยะเวลาใช้งาน เช่น น้ายาทาความสะอาด ไส้กรอง เคร่อื งปรับอากาศ หลอดไฟ สายไฟฟา้ 4.2 ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการจัดการความปลอดภัย การรักษาความปลอดภัยต้องใช้ ขอ้ มูลการจดั การทรี่ วดเรว็ ฉับไว การติดตอ่ ประสานงานที่ทันท่วงทีเมื่อเกิดเหตุที่อาจกระทบกับความ ปลอดภัย องคก์ รสามารถใช้ระบบสารสนเทศมาจัดเก็บ ตรวจสอบและปฏิบัติการ เช่น การเก็บข้อมูล ผู้ที่เข้ามาภายในอาคาร สาหรับตรวจสอบคู่กับระบบโทรทัศน์วงจรปิดเพ่ือตรวจสอบการกระทาของ มจิ ฉาชีพ การค้นข้อมูลรปู ภาพเหตุการณ์และวันเวลาที่เกิดเหตุไดอ้ ยา่ งถกู ต้อง 4.3 ระบบสารสนเทศในการจัดการทรัพยากรอาคารอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อการบริหาร เคร่ืองใช้ไฟฟ้าหรืออุปกรณ์การอานวยความสะดวกต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับจานวนพนักงานที่ ปฏิบัติงาน ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายและป้องกันอันตรายจากการใช้อุปกรณ์ไฟฟ้าหรืออุปกรณ์อ่ืน ๆ เกินกาลัง จึงมีการนาโปรแกรมสาเร็จรูปมาใช้ เช่น ระบบอาคารอัตโนมัติ (Building Automation System) ใชค้ วบคุมและตรวจสอบการทางานของระบบสาธารณูปโภคทั้งหมดของอาคาร ผ่านระบบ