วิชา คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี ระดับ ปวช.

วชิ า การใชค้ อมพิวเตอร์ในงานบญั ชี รหสั วชิ า 20201 - 2007 หลกั สตู รประกาศนียบตั รวชิ าชีพ (ปวช.) พุทธศักราช 2562 สาขางานบญั ชี ปีการศึกษา 2564 เรยี บเรยี งโดย นาง กลุ นันท์ ขามะวนั แผนกวชิ าการบญั ชี วทิ ยาลัยเทคนคิ ลาพนู สานักงานคณะกรรมการอาชวี ศึกษา กระทรวงศึกษาธกิ าร

คำนำ รายวิชา การใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี รหัสวิชา 20201 - 2007จานวน 3 หน่วยกิต 5 ชั่วโมง ตามหลักสูตรประกาศนียบัตรวิชาชพี (ปวช.) พทุ ธศักราช 2562 ประเภทวิชาพาณิชยกรรม สาขาวิชาพณิชยการ สาขางานการบัญชี เล่มน้ี ข้าพเจ้าได้จัดทาข้ึนเพื่อเป็นแนวทางประกอบการจัดกิจกรรมการเรียนรู้ การใช้ คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี สาหรับนักศึกษาระดับประกาศนียบัตรวิชาชีพ (ปวช.) วิทยาลัยเทคนิคลาพูน ได้แบ่ง เนือ้ หาการเรียนรู้ออกเป็น 9 หน่วย เริม่ จาก เอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชีของกิจการบริการและกจิ การซ้อื ขาย สินค้า ความรู้เบอ้ื งตน้ เก่ียวกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting การติดต้ังและการเร่ิมใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accounting การเพ่ิมชอ่ื บริษัท การกาหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายการบัญชี การเตรียมฐานข้อมูลในแต่ ละระบบ การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ การบันทึกรายการรายวัน การปรับปรุงรายการบัญชีและการปิด บัญชี และการออกรายงาน และการจัดทางบการเงนิ ข้าพเจ้าหวังว่าเนื้อหาเล่มน้ีจะเป็นประโยชน์ในการจัดกิจกรรมการเรียนรู้ การใช้คอมพิวเตอร์ในงาน บัญชี สาหรับนักศึกษาระดับประกาศนียบตั รวิชาชีพ (ปวช.) วิทยาลยั เทคนคิ ลาพูน และนาไปสกู่ ระบวนการจดั การ เรยี นรู้ทมี่ ีประสิทธิภาพตอ่ ไป กุลนันท์ ขามะวัน แผนกวชิ าการบัญชี วิทยาลัยเทคนคิ ลาพูน

สำรบญั หน้า คานา ก สารบญั ข รายละเอียดรายวิชา ค หน่วยการเรยี นรทู้ ่ี 1 เอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชีของกจิ การบริการและกจิ การซ้ือขายสนิ คา้ 1 หนว่ ยการเรยี นรทู้ ี่ 2 ความรู้เบอ้ื งต้นเกย่ี วกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting 21 หน่วยการเรียนรู้ท่ี 3 การตดิ ตง้ั และการเร่มิ ใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accounting 38 หนว่ ยการเรียนรทู้ ่ี 4 การเพ่มิ ชื่อบริษทั การกาหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายการบญั ชี 61 หนว่ ยการเรยี นรทู้ ่ี 5 การเตรยี มฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 81 หน่วยการเรยี นรู้ที่ 6 การบันทกึ ยอดยกมาในแต่ละระบบ 117 หน่วยการเรียนรทู้ ่ี 7 การบันทกึ รายการรายวัน 134 หน่วยการเรยี นรู้ท่ี 8 การปรบั ปรุงรายการบญั ชีและการปดิ บัญชี 175 หน่วยการเรียนรู้ท่ี 9 การออกรายงาน และการจัดทางบการเงิน 190

รายละเอยี ดรายวิชา หลกั สูตร ประกาศนยี บตั รวิชาชีพ (ปวช.) 2562 ประเภทวชิ า พาณิชยกรรม สาขาวิชา พณิชยการ สาขางาน การบัญชี รหัสวชิ า 20201-2007 ชือ่ วิชา การใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี ทฤษฎี 1 ชวั่ โมง/สัปดาห์ ปฏิบัติ 4 ชัว่ โมง/สปั ดาห์ จานวน 3 หน่วยกิต จุดประสงค์รายวิชา 1. เข้าใจหลักการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบญั ชี เกย่ี วกับเอกสารทางการคา้ และกระบวนการจดั ทาบัญชขี อง ธรุ กิจ 2. มที ักษะการปฏิบตั ิงานบญั ชโี ดยการใช้คอมพวิ เตอร์ในงานบัญชี 3. มีกจิ นสิ ยั มรี ะเบยี บ ละเอยี ดรอบคอบ ซอื่ สัตย์ มวี ินยั ตรงต่อเวลา และมีเจตคติทด่ี ตี อ่ วชิ าชีพบัญชี สมรรถนะรายวิชา 1. แสดงความรเู้ กย่ี วกับการใช้คอมพวิ เตอร์ในงานบัญชี 2. จดั ทาบญั ชโี ดยใช้คอมพิวเตอร์เกย่ี วกับเอกสารทางการคา้ และการบันทกึ ข้อมูลรายการคา้ 3. จัดทางบการเงนิ ตามกฎหมายที่เกี่ยวขอ้ ง คาอธบิ ายรายวชิ า ศึกษาและปฏิบัติเกย่ี วกับรายการทางการบญั ชขี องกจิ การบรกิ ารและกิจการซอื้ ขายสินคา้ โดยจดั ทา เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี การป้อนขอ้ มูล รวมทง้ั การออกรายงาน และการจดั ทางบการเงนิ ผ่านการใช้ คอมพวิ เตอร์

1 หนว่ ยท่ี 1 ความรเู้ บอ้ื งตน้ เกย่ี วกับเอกสารประกอบการบันทึกบญั ชี ของกจิ การบรกิ ารและกิจการซือ้ ขายสนิ ค้า 1.สาระสาคญั พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ในหมวด 3 มาตรา 20 กาหนดผู้ทาบัญชตี ้องจัดทาบัญชีเพื่อใหม้ ีการ แสดงผลการดาเนินงาน ฐานะการเงิน หรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของผู้มีหน้าท่ีจัดทาบัญชีที่เป็นอยู่ตาม ความเป็นจริง และตามมาตรฐานการบัญชี โดยมีเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน นอกจากข้อกาหนดตามพระราชบญั ญัตกิ ารบัญชี พ.ศ. 2543 แล้ว เอกสารประกอบการบันทกึ บัญชียงั ต้องจัดทาขึ้น ให้สอดคล้องและถกู ต้องกับข้อกาหนดในประมวลรัษฎากร ซึง่ ไดก้ าหนดลกั ษณะของใบกากบั ภาษดี ้วย 2. สมรรถนะประจาหน่วย 1. แสดงความร้เู กีย่ วกบั เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชขี องกจิ การบริการและกิจการซ้ือขายสินค้า 2. ประยกุ ตใ์ ชค้ วามรูเ้ กี่ยวกับเอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชีของกิจการบริการและกจิ การซื้อขายสินค้า ในชีวติ ประจาวนั และการประกอบอาชพี 3. จดุ ประสงค์การเรยี นรู้ จดุ ประสงค์ทั่วไป เพือ่ ใหผ้ ูเ้ รียนมีความรู้ ความเขา้ ใจเก่ียวกับเอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชีของกจิ การบรกิ ารและกิจการ ซื้อขายสินค้า ตลอดจนมีคณุ ธรรม จริยธรรม คา่ นยิ มและคุณลักษณะอันพึงประสงค์ดาเนนิ ชีวิตโดยยึดหลักปรัชญา ของเศรษฐกจิ พอเพยี ง จุดประสงคเ์ ชิงพฤติกรรม 1. บอกความหมาย ความสาคัญ และประเภทของเอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชีได้ 2. บอกลักษณะของเอกสารประกอบการบันทึกบญั ชไี ด้ 3. บอกเอกสารประกอบการบันทึกบญั ชีของกจิ การบรกิ ารได้ 4. บอกเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีของกิจการซอ้ื ขายสินคา้ ได้ 5. ยกตวั อยา่ งเอกสารทีใ่ ช้ในการบนั ทกึ บัญชไี ด้ 6. วิเคราะหแ์ ละนาเอกสารมาบันทึกบัญชขี องกจิ การได้ 7. อธบิ ายแนวทางการปฏิบตั ิเก่ียวกับการออกหนงั สอื รบั รองการหกั ภาษี ณ ท่ีจา่ ยได้ 8. ปฏิบัติงานดว้ ยความมีวนิ ยั ขยนั ซือ่ สตั ย์ รับผิดชอบ สุภาพ ดาเนนิ ชวี ติ โดยยดึ หลกั ปรัชญาของ เศรษฐกจิ พอเพียง 4. สาระการเรยี นรู้ 1. ความหมาย ความสาคญั และประเภทของเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี 2. ลักษณะของเอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชี

2 3. เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชขี องกิจการบรกิ าร 4. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีของกิจการซ้อื ขายสนิ คา้ 5. ตัวอย่างเอกสารท่ใี ช้ในการบันทึกบญั ชี 6. การนาเอกสารมาบันทกึ บญั ชขี องกจิ การ 7. การปฏิบตั เิ ก่ยี วกับการออกหนงั สือรับรองการหักภาษี ณ ที่จา่ ย 1. ความหมาย ความสาคญั และประเภทของเอกสารประกอบการบันทึก บัญชี กรมพัฒนาธุรกจิ การคา้ กระทรวงพาณชิ ย์ ใหค้ วามหมายของเอกสารใชป้ ระกอบการบันทึกบญั ชี ว่าหมายถงึ บนั ทึก หนงั สือ หรอื เอกสารใด ๆ ทใี่ ช้เป็นหลกั ฐานในการลงรายการในบัญชี ซ่งึ แบ่งไดเ้ ป็น 3 ประเภทคือ 1) เอกสารท่ตี ้องใชป้ ระกอบการบันทกึ บญั ชที ีไ่ ด้รบั จากบุคคลภายนอก หมายถงึ เอกสารท่ีบุคคล ภายนอกจัดทาขึ้น และออกให้เพื่อใช้เปน็ หลักฐานเนอ่ื งจากการซื้อ ขาย แลกเปล่ยี น บริการ และติดต่อ ทางธุรกจิ เช่น ต้นฉบับใบเสรจ็ รับเงิน ต้นฉบบั ใบส่งของ/ใบกากับภาษี ซง่ึ ผู้ขายเป็นผู้ออกให้ 2) เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบันทกึ บัญชีจดั ทาข้นึ โดยผมู้ ีหน้าท่จี ัดทาบญั ชี เพ่อื ออกให้แก่ บคุ คลภายนอก หมายถึงเอกสารท่กี ิจการต้องออกให้แกบ่ ุคคลภายนอกเพ่ือใชเ้ ปน็ หลกั ฐานในการซื้อ ขาย แลกเปลี่ยนบริการ และตดิ ตอ่ ทางธรุ กจิ เชน่ สาเนาใบเสรจ็ รบั เงินสาเนาใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี เป็นผูอ้ อกใหก้ ับลูกค้า 3) เอกสารที่ตอ้ งใชป้ ระกอบการบนั ทกึ บญั ชีจดั ทาขึ้นโดยผ้มู หี น้าทจ่ี ดั ทาบัญชี เพ่ือใช้ในกจิ การ ของตนเอง หมายถึงเอกสารทีจ่ ัดทาขนึ้ เพื่อใช้เองในกจิ การ เพือ่ เป็นหลกั ฐานในการรับเงนิ จ่ายเงิน และ ตดิ ต่อทางธรุ กิจ เช่น ใบสาคัญรับเงนิ ใบสาคญั จ่ายเงิน ใบรบั สนิ คา้ ใบเบกิ สินคา้ การบันทึกบัญชตี อ้ งใช้เอกสารประเภทที่ 1 และ 2 แล้วแต่กรณี เวน้ แตไ่ มม่ เี อกสารดังกลา่ วจึงใช้ เอกสารประเภทที่ 3 เม่ือมรี ายการค้าใด ๆ เกดิ ขึ้นท้ังภายในและภายนอกกิจการ จะต้องมกี ารจดั ทาเอกสารขน้ึ เพือ่ ให้ ผู้เกยี่ วขอ้ งเก็บไวเ้ ป็นหลกั ฐานในการบนั ทึกบัญชี ซึ่งเอกสารเหลา่ นจี้ ะต้องเกบ็ รักษาไวเ้ ป็นอยา่ งดี ไม่ให้ สญู หายหรอื ชารดุ ตามพระราชบญั ญตั ิการบญั ชี พ ศ 2543 กาหนดไว้วา่ ผู้มีหนา้ ท่จี ดั ทาบญั ชีตอ้ งเกบ็ รกั ษบญั ชีและเอกสารทใ่ี ช้ประกอบการบนั ทกึ บัญชีไวเ้ ป็นเวลาไมน่ อ้ ยกว่า 5 ปี นับแตว่ ันปิดบญั ชี และ ตอ้ งเกบ็ รักษาไว้ ณ สถานประกอบธุรกจิ ไดแ้ ก่ สถานที่ทาการ สถานท่ที ใ่ี ช้เปน็ ทที่ าการผลติ หรอื เก็บสินค้า เป็นประจา สถานที่ทเี่ ป็นทที่ างานประจา หากประสงคจ์ ะเกบ็ รักษาบญั ชีและเอกสารท่ีตอ้ งใช้ประกอบการ บันทึกบัญชไี ว้ ณ สถานทอ่ี ่ืน ผูม้ ีหนา้ ที่จัดทาบัญชตี อ้ งขออนุญาตจากสารวตั รใหญ่บัญชี หรอื สารวตั รบัญชี

3 และในกรณจี าเป็น อธบิ ดีโดยความเห็นชอบของรฐั มนตรีขยายระยะเวลาจัดเกบ็ ได้แตต่ อ้ งไมเ่ กิน 7 ปี เมือ่ มีรายการค้าเกิดขึน้ ไมว่ ่าจะเป็นการซ้อื สินทรัพย์ การจา่ ยคา่ ใช้จา่ ยตา่ ง ๆ การรบั ค่าบริการยา่ งๆ กิจการจะตอ้ งเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้เปน็ หลักฐานในการบันทึกบญั ชี ในกรณีท่ีผรู้ บั เงนิ ไมส่ ามารถออก ใบเสรจ็ รับเงนิ ใหไ้ ด้ เชน่ จา่ ยค่ารถรบั จา้ ง จ่ายคา่ ใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด กิจการจะต้องจดั ทาใบสาคญั จ่ายขนึ้ และ ให้ผู้รบั เงินหรอื ผู้ท่เี กย่ี วข้องลงลายมือชอื่ ไว้เป็นหลกั ฐาน 2.ลักษณะของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี มี 2 ลกั ษณะดงั น้ี 2.1 เอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชดี ามพระราชบญั ญตั กิ ารบญั ชี พ.ศ. 2543 เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชที ุกประเภทต้องมีรายการตามที่กาหนดดังนี้ 1) ช่อื ของผจู้ ัดทาเอกสารซึง่ อาจใช้ช่อื ท่ีใช้ในการประกอบธุรกจิ ของผู้จัดทาเอกสารกไ็ ด้ 2) ชื่อของเอกสาร 3) เลขทข่ี องเอกสาร และเลม่ ที่ (ถ้าม)ี 4) วัน เดอื น ปี ทอี่ อกเอกสาร 5) จานวนเงนิ รวม นอกจากเอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชตี อ้ งมรี ายการทกี่ าหนดตามข้างต้นแล้ว เอกสารแตล่ ะ ประเภทยังต้องมรี ายการเพิม่ เตมิ ดงั น้ี 1) กรณเี ปน็ หลกั ฐานในการรบั ชาระเงิน รบั ฝากหรือตวั๋ เงนิ เชน่ ใบเสรจ็ รบั เงนิ ต้องมีรายการ (1) เลขประจาตวั ผเู้ สยี ภาษีอากรของกจิ การท่จี ัดทาเอกสาร (2) สถานท่ีตงั้ ของกจิ การทจี่ ัดทา เอกสาร (3) รายละเอยี ดเก่ียวกบั การรับเงนิ หรือตัว๋ เงิน (4) ชือ่ ชนิด จานวน หนว่ ยนับ ราคาตอ่ หนว่ ย และราคาของสินค้าหรอื บริการแต่ละ (5) ลายมือชอื่ ของผู้รับเงิน เว้นแตเ่ ป็นเอกสารทจ่ี ดั ทาและส่งมอบดว้ ยคอมพวิ เตอร์ 2) กรณเี ปน็ หลักฐานในการจาหน่าย จา่ ย โอน ส่งมอบสินคา้ บรกิ ารโดยทย่ี งั ไมไ่ ดช้ าระเงินหรือตวั๋ เงนิ เชน่ ใบกากับ สินค้า ตอ้ งมีรายการ (1) เลขประจาตัวผู้เสียภาษอี ากรของกจิ การทจ่ี ัดทาเอกสาร (2) สถานทีต่ ้ังของกจิ การทจ่ี ัดทาเอกสาร (3) ชื่อ ชนดิ จานวน หน่วยนับ ราคาตอ่ หน่วย และราคาของสนิ ค้าหรือบริการแตล่ ะ (4) ชอื่ หรอื ชือ่ ทใี่ ช้ ในการประกอบธุรกจิ ท่ีอยู่ของผู้ซ้ือหรอื ผรู้ บั สนิ คา้ หรือผรู้ บั บริการ

4 (5) ลายมอื ชอ่ื ผู้จัดทาเอกสาร (6) ลายมอื ชอ่ื ผรู้ บั สินคา้ หรือรบั บรกิ าร 3) กรณีเปน็ เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทกึ บัญชไี ดจ้ ัดทา ขึ้นโดยผู้มีหนา้ ที่จัดทาบญั ชเี พอ่ื ใชใ้ นกจิ การของ ตนเองเช่น ใบสาคัญจ่าย ใบสาคญั รายวนั ท่วั ไป จะตอ้ งมรี ายการดังต่อไปนเ้ี พิ่มขน้ึ จากรายการทั่วไป (1) คาอธิบายรายการ (2) วธิ ีการและการคานวณตา่ งๆ (ถ้าม)ี (3) ลายมือชื่อของผูม้ ีหน้าที่จดั ทาบัญชี หรอื ผู้ไดร้ ับมอบหมายให้เป็นผู้อนุมตั ริ ายการ เอกสารที่ต้องใชป้ ระกอบการบนั ทึกบญั ชีทจี่ ัดทาขน้ึ โดยผู้มีหน้าทจ่ี ัดทาบญั ชีเพ่อื ออกให้แก่ บุคคลภายนอก ต้องมีสาเนาเก็บไวอ้ ย่างน้อย 1 ฉบบั 2.2 เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชตี ามประมวลรัษฎากร 2.2.1 เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเกย่ี วกับการขายสนิ คา้ ซึ่งออกโดยผ้ปู ระกอบการ 1) เอกสารที่ใชบ้ ันทึกรายการขายสนิ ค้าเปน็ เงนิ สด บันทกึ ในสมุดรายวันขาย เชน่ ใบเสรจ็ รับเงินใบกากบั ภาษี 2) เอกสารที่ใชบ้ นั ทกึ รายการขายสนิ ค้าเปน็ เงินเช่ือ บันทึกในสมุดรายวนั ขาย เชน่ ใบกากับสนิ ค้า/ใบกากบั ภาษกี รณีท่เี อกสารไมไ่ ดอ้ อกเป็นชุดเมื่อมีการขายสินค้า ความรับผิดในภาษีจะเกิดขนึ้ เม่ือมีการขาย หรอื สง่ มอบสินคา้ ไมว่ า่ จะมีการชาระเงินโดยทนั ทหี รอื ไมก่ ต็ าม ดังนนั้ ใบสง่ ของหรือใบกากับ สนิ คา้ จะต้องแสดงเปน็ ใบกากบั ภาษีด้วย เพอื่ ใชเ้ ป็นหลักฐานในการยื่นชาระภาษใี นเดือนที่มีการขายหรอื สง่ มอบสนิ คา้ 2.2.2 ใบกากับภาษี (Tax Invoice) คอื เอกสารหลักฐานสาคัญที่ผปู้ ระกอบการจดทะเบยี น ภาษมี ูลค่าเพ่ิมต้องจัดทา และออกให้กับผูซ้ ือ้ สินค้าและบรกิ ารทุกคร้งั ที่มกี ารขายสนิ คา้ หรือบรกิ าร เพ่ือแสดงมลู คา่ ของสินค้าหรือบรกิ าร และจานวนภาษมี ูลค่าเพ่มิ ทผ่ี ้ปู ระกอบการเรียกเก็บหรอื พงึ เรียกเกบ็ จากผซู้ ้ือสินค้าหรอื รับ บริการในแต่ละครงั้ ซ่ึงอัตราภาษมี ูลคา่ เพ่ิมในปจั จุบนั เก็บรอ้ ยละ7 แต่อาจเปลย่ี นแปลงได้ตามนโยบายของรัฐบาล แต่ละสมัย ขึ้นอยู่กบั เศรษฐกิจโดยรวมของประเทศ ใบกากับภาษีแบง่ ได้เป็น3 รปู แบบ ไดแ้ ก่ 1) ใบกากบั ภาษเี ตม็ รปู แบบ (Full Invoice) มีความสาคัญต่อระบบภาษมี ูลคา่ เพมิ่ และระบบ ภาษสี รรพากรไทยเปน็ อย่างมาก เพราะเป็นเอกสารสาคญั ท่แี สดงรายละเอยี ดขอ้ เทจ็ จรงิ เก่ยี วกบั รายการขายสินคา้ หรอื การให้บริการต่างๆ อยา่ งครบถ้วน ผู้ประกอบการต้องจัดทาและสง่ มอบต้นฉบบั ใบกากบั ภาษแี บบเต็มรปู แบบ ใหแ้ กผ่ ู้ซ้อื เมื่อมีการส่งมอบสินค้า สว่ นสาเนาจะเก็บรักษาไว้เปน็ หลกั ฐานประกอบการบันทกึ บญั ชี และรายงานภาษี ขายใบกากับภาษเี ต็มรูปแบบตอ้ งมีรายการครบถ้วนตามท่ีกฎหมายกาหนดทกุ รายการโดยไมส่ ามารถแสดงรายการ

5 ยอ่ ได้แมแ้ ต่รายการเดยี ว และผู้ประกอบการทจ่ี ดทะเบียนไมว่ า่ จะประกอบกจิ การในลกั ษณะใดต้องจัดทาใบกากับ ภาษีและสาเนาใบกากบั ภาษีเต็มรปู แบบ มขี ้อความอย่างน้อยดงั ต่อไปน้ี (1) คาวา่ \"ใบกากับภาษ\"ี ในท่ีทเี่ หน็ ได้ชดั (2) ชือ่ ท่อี ยู่ และเลขประจาตวั ผู้เสียภาษอี ากร ของผปู้ ระกอบการจดทะเบียนทอ่ี อก ใบกากบั ภาษี (3) ชอ่ื ทอ่ี ยู่ ของผู้ซอ้ื สนิ คา้ หรอื ผ้รู ับบรกิ าร (4) หมายเลขลาดับของใบกากบั ภาษี และหมายเลขลาดับของเลม่ (ถ้ามี) (5) ชอื่ ชนดิ ประเภท ปริมาณ และมูลคา่ ของสินคา้ หรือบริการ (6) จานวนภาษีมลู ค่าเพิม่ ที่คานวณจากมูลค่าของสนิ ค้าหรอื บรกิ าร โดยออกจากมลู ค่าของสินค้าและหรอื บริการให้ชัดเจน (7) วนั เดือน ปี ท่อี อกใบกากับภาษี (8) ข้อความอน่ื ท่อี ธบิ ดีกรมสรรพากรกาหนดตามประกาศฯ เชน่ - คาว่า เอกสารออกเป็นชุด\" กรณที ่ีผปู้ ระกอบการจดทะเบียนประสงค์ จะจดั ทาใบกากบั ภาษีแบบเตม็ รูปรวมกับเอกสารทางการค้าอื่น เชน่ ใบเสรจ็ รบั เงิน ใบส่งของ ใบแจ้งหน้ี ซ่ึงมีหลายฉบับอยูใ่ นชดุ เดยี วกัน - คาว่า \"สาขาท่อี อกใบกากับภาษีคือ...... กรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน มสี ถานประกอบการหลายแหง่ และสถานประกอบการท่มี ิใช่สานักงานใหญ่ได้นาใบกากบั ภาษีของ สถานประกอบการที่เป็นสานักงานใหญ่ไปส่งมอบให้ผู้ซื้อสนิ ค้าหรือบริการ 2) ใบกากับภาษอี ย่างย่อ (Invoice summary) เป็นเอกสารที่ผขู้ ายสนิ คา้ หรือ ผู้ให้บริการในระบบภาษีมูลค่าเพ่ิมทีเ่ ป็นผู้คา้ ปลีกหรือผ้ใู ห้บริการรายยอ่ ยแก่บุคคลจานวนมาก โดยมี จดุ ประสงคท์ ่ีจะเป็นอกสารทงี่ า่ ย สะดวก และเหมาะสมแกก่ ารประกอบธุรกิจของผูป้ ระกอบการ ใบกากับภาษีอยา่ งย่อจะใชเ้ ปน็ หลกั ฐานในการหักภาษีซือ้ ไมไ่ ด้ ผู้มสี ทิ ธอิ อกใบกากับภาษีอยา่ งย่อ ได้แก่ ผปู้ ระกอบการจดทะเบยี นท่ีประกอบกิจการขายสินคา้ ในลักษณะขายปลีก หรือให้บรกิ ารในลักษณะ บริการรายยอ่ ยแก่บุคคลจานวนมาก เช่น ร้านขายของชา ร้านขายยา ห้างสรรพสินค้าโรงแรม กิจการซอ่ มแซม ทกุ ชนดิ โรงภาพยนตร์ (1) ใบกากับภาษอี ย่างยอ่ ตอ้ งมีรายการอย่างน้อยดงั ต่อไปนี้ - คาว่า ใบกากับภาษีอย่างยอ่ \" ในทท่ี ี่เห็นได้เด่นชัด - ชอ่ื หรือชื่อยอ่ และเลขประจาตวั ผเู้ สียภาษอี ากรของผปู้ ระกอบการ - หมายเลขลาดับของใบกากบั ภาษี และหมายเลขลาดับของเล่ม (ถ้าม)ี - ช่ือ ชนดิ ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสนิ ค้าหรือบรกิ ารซ่ึงจะออกเป็น

6 - ราคาสนิ ค้าหรือค่าบรกิ าร ต้องมีข้อความระบชุ ดั เจนวา่ ได้รวมภาษีมลู ค่าเพมิ่ - วนั เดือน ปี ที่ออกใบกากับภาษี - รายการอน่ื ท่ีอธบิ ดีกรมสรรพากรกาหนด (2) ใบกากับภาษีอยา่ งย่อ ที่ออกโดยเครอ่ื งบนั ทกึ เงนิ อตั โนมตั ิ จะมรี ายการดงั นี้ - คาว่า ใบกากบั ภาษีอยา่ งย่อ\" หรอื คาว่า Tax Invoice (ABB) - ชือ่ หรอื ชอ่ื ยอ่ ขอผู้ประกอบการจดทะเบยี นทอี่ อกใบกากบั ภาษี - เลขประจาตัวผู้เสยี ภาษีอากรของผ้อู อกใบกากับภาษี - ชอื่ ชนดิ ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสนิ คา้ หรือบริการซึ่งจะออกเป็น - ราคาสินค้าหรือคา่ บรกิ าร ตอ้ งมีข้อความระบุชัดเจนว่าไดร้ วมภาษี - วัน เดือน ปี ทอี่ อกใบกากบั ภาษี - เลขรหสั ประจาเคร่ืองบนั ทกึ การเกบ็ เงนิ - หมายเลขลาดับของใบกากบั ภาษี 3) เอกสารทีถ่ อื เปน็ ใบกากับภาษี (1) ใบเพ่มิ หนี้ (Debit Note) เปน็ เอกสารท่ีผปู้ ระกอบการจดทะเบียนออกให้ กับผูซ้ ้ือหรือผู้รับบรกิ าร เมือ่ พบวา่ มูลคา่ สินคา้ หรือบรกิ ารที่ออกใบกากับภาษีไปแล้วมีจานวนตา่ กวา่ ความเปน็ จริง ซึ่งอาจจะเกิดจากการคานวณราคาต่าไป สง่ สินคา้ เกนิ ไป เป็นตน้ ผูป้ ระกอบการจดทะเบยี น จึงตอ้ งเพิ่มมูลคา่ สินค้าหรือบรกิ าร รวมทั้งจานวนภาษมี ูลค่าเพิ่มโดยการออกใบเพ่มิ หนซ้ี ึง่ ถือเปน็ ใบกากบั - ภาษีอยา่ งหนงึ่ มีผลทาให้ยอดขายและภาษขี ายเพิม่ ข้นึ ในจานวนทถี่ กู ตอ้ ง (2) ใบลดหน้ี (Credit Note) เป็นเอกสารท่ีผูป้ ระกอบการจดทะเบยี นออกให้กับ ผูซ้ ือ้ หรือผู้รับบริการ เมือ่ พบว่ามูลคา่ สินค้าหรือบรกิ ารท่อี อกใบกากบั ภาษีไปแล้วมีจานวนสงู กว่าความเป็นจรงิ ซง่ึ อาจจะเกิดจากการลดราคาสินค้า สนิ คา้ ชารดุ คานวณราคาสูงไป เปน็ ตน้ ผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนจึงตอ้ งลด มลู คา่ สนิ ค้าหรือบรกิ าร รวมทั้งจานวนภาษีมูลค่าเพ่มิ โดยการออกใบลดหนซ้ี ่งึ ถือเป็นโบกากบั กาช่อื ย่างหน่งึ มผี ลทา ใหย้ อดขายและภาษีขายลดลงในจานวนทีถ่ กู ต้อง 2.2.3 รายงานภาษขี าย (Output Tax) เป็นเอกสารทกี่ ฎหมายกาหนดให้ผปู้ ระกอบการ จดทะเบียน จัดทาขึน้ เพื่อใชใ้ นการบนั ทึกภาษีขายทีเ่ รียกเกบ็ กับลกู คา้ เมื่อขายสนิ ค้าหรือใหบ้ ริการ ในแต่ละเดอื น รวมทงั้ ใชบ้ นั ทึกภาษีขายตามใบเพ่ิมหน้ี ซ่ึงมผี ลทาให้ภาษีขายเพ่มิ ขึ้น และบันทกึ ภาษขี าย

7 ตามใบลดหนี้ซ่ึงมีผลทาให้ภาษีขายลดลง ภาษีขายทเ่ี กิดขึน้ ในเดอื นใดถือเป็นภาษขี ายของเดอื นนนั้ โดยจะตอ้ งบันทกึ ภาษีขายในรายงานภาษีขายให้แลว้ เสร็จภายใน 3 วัน นับแต่วนั ท่มี ีการออกใบกากับภาษี ใบเพ่มิ หนีห้ รือใบลดหน้ี 2.24 รายงานภาษซี ้อื (Input Tax) เป็นเอกสารท่ีกฎหมายกาหนดให้ผู้ประกอบการ จดทะเบยี นจัดทาข้นึ เพ่ือใช้ในการบันทกึ ภาษซี อื้ ท่เี กิดจากการซอ้ื สนิ ค้าหรือบริการจากผปู้ ระกอบการ จดทะเบียน เมื่อชื่อสนิ ค้าหรือรับบรกิ ารในแต่ละเดอื นทงั้ ใชบ้ นั ทกึ ภาษีซือ้ ตามใบเพ่มิ หนี้ ซึ่งมีผลทาให้ ภาษีชือ่ เพม่ิ ขึน้ และบนั ทกึ ภาษซี ื้อตามใบลดหนีซ้ ่ึงมีผลทาให้ภาษีซื้อลดลง ภาษีซอื้ ที่เกิดขน้ึ ในเดอื นใด ถือเป็นภาษซี ื้อของเตือนนนั้ โดยจะพจิ ารณาจากวันที่ปรากฏในใบกากบั ภาษี หากผู้ประกอบการ จดทะเบยี นไมไ่ ด้บนั ทกึ ภาษีซ้อื ในรายงานภาษีซ้ือของเดือนนนั้ ด้วยเหตจุ าเป็นหรอื เหตุสุดวิสยั สามารถ นาภาษซี ้ือไปบนั ทึกในรายงานภาษซี ือ้ ของเดือนหลงั จากน้ันได้ แต่ต้องไม่เกิน 3 ปี นับจากวนั ทร่ี ะบไุ ว้ ในใบกากับภาษี ใบเพ่ิมหน้ี หรือใบลดหน้ี 2.2.5 รายงานสินค้าและวตั ถตุ ิบ เป็นเอกสารท่กี ฎหมายกาหนดให้ผ้ปู ระกอบการจดทะเบยี น จดั ทาขึน้ เพ่ือใช้ในการบนั ทึกแสดงปริมาณและชนดิ ของสนิ ค้าและวัตถุดิบ ท่ผี ู้ประกอบการจดทะเบียน มีอยู่ได้มาและจ่ายไปในแต่ละเตอื น เน่อื งจากการซอ้ื -ขายสนิ คา้ และวตั ถดุ บิ โดยมีใบสาคัญรบั สนิ ค้าแสะ ใบสาคญั จา่ ยสนิ ค้าเป็นหลักฐานในการบันทกึ รายการในรายงานสินคา้ และวตั ถุดบิ สาหรบั ผู้ประกอบก ที่เป็นผู้ผลิตสินค้าหรือผู้ประกอบการทซ่ี ้ือมาขายไปตอ้ งจัดทารายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบ แต่ถา้ เป็น ผ้ปู ระกอบการใหบ้ ริการไม่ตอ้ งจัดทารายงานสินคา้ และวัตถุดิบ 3. เอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชขี องกิจการบรกิ าร กจิ การบรกิ าร (Service Firm) เปน็ ธุรกิจที่ดาเนนิ กิจกรรมในลักษณะที่ให้ผลประโยชนห์ รอื การสรา้ ง ความพึงพอใจเพอื่ ตอบสนองความต้องการของลกู คา้ โดยจะไดร้ บั ผลตอบแทนในรปู ของคา่ บรกิ ารเช่น โรง ภาพยนตร์ โรงพยาบาลโรงแรมและรีสอรท์ สานกั งานทนายความ สานกั งานรบั ทาบัญชคี ู่ขอมรถยนต์ ร้านเสรมิ สวย เป็นสินค้าทีไ่ มส่ ามารถจบั ตอ้ งได้ ลูกค้าหรอื ผใู้ ช้บริการจะไม่สามารถมองเห็นหรือเกดิ ความรูส้ ึกไดก้ อ่ นทจ่ี ะมกี ารใช้ บริการ ดังนัน้ ผู้ให้บริการตอ้ งสรา้ งความเชอื่ มนั่ ในแงข่ องสถานท่ีบคุ คลผู้ให้บรกิ าร เคร่ืองมือและวัสดทุ ใี่ ช้ในงาน บรกิ าร สัญลักษณ์ และราคา เอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชีของกจิ การบริการไดแ้ ก่ 1) ใบแจง้ หน้ี เป็นเอกสารที่ใช้ในการเรียกเกบ็ เงนิ จากลูกหนี้ 2)ใบเสร็จรับเงนิ หรือใบเสร็จรบั เงนิ /ใบกากับภาษี เปน็ เอกสารที่แสดงการชาระเงนิ ถา้ กจิ การจดทะเบียนภาษมี ลู คา่ เพมิ่ กต็ ้องมีใบกากับภาษมี าเกยี่ วข้องนอกเหนอื จากใบเสร็จรับเงนิ ซ่ึงสามารถใชใ้ บกากบั ภาษีกับใบเสร็จรบั เงินในฉบบั เดียวกนั ได้

8 3) ใบเสรจ็ รับเงิน/ใบกากับภาษี /ใบแจง้ หนี้ กรณกี ารให้บริการของผ้ปู ระกอบการทจี่ ดทะเบยี น ภาษีมลู ค่าเพมิ่ ได้รบั รายไดค้ ่าบรกิ ารเป็นเงินสด ตอ้ งออกใบกากบั ภาษมี ูลค่าเพิ่มพรอ้ มทั้งสง่ มอบให้ แก่ผ้รู บั บรกิ ารทันทที ีไ่ ดร้ บั ชาระคา่ บรกิ าร 4. เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีของกจิ การซอ้ื ขายสนิ คา้ กจิ การซอ้ื ขายสนิ ค้า (Merchandising Firm) เปน็ ธุรกจิ ทดี่ าเนินกิจกรรมในลักษณะซอ้ื สินคา้ มา และขายสนิ ค้าไป รายไดเ้ กดิ จากการขายสินค้า ส่วนค่าใชจ้ ่ายคือต้นทนุ สนิ ค้าท่ีขาย รวมถึงค่าใช้จ่าย ในการซอื้ และคา่ ใชจ้ ่ายทเ่ี กิดขึน้ จากการทาให้สนิ คา้ อยใู่ นสภาพพร้อมที่จะขาย นอกจากน้ียงั มคี ่าใช้จา่ ย ในการดาเนนิ การ และดอกเบ้ยี จ่าย ธรุ กิจซอ้ื ขายสนิ ค้า ได้แก่ ห้างสรรพสินค้า รา้ นจาหนา่ ยเส้ือผ้า รา้ นจาหนา่ ยหนังสอื เอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชขี องกิจการซือ้ ขายสินคา้ ได้แก่ 1) ใบแจ้งหน้ี ใบกากบั ภาษี หรือ ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ ใบแจ้งหน้ี เปน็ เอกสารท่ใี ชใ้ นการ เรียกเกบ็ เงนิ จากลูกหน้ี กรณีมกี ารซ้อื -ขายสินค้าเปน็ เงนิ เช่ือ ของผ้ปู ระกอบการทจ่ี ดทะเบียนภาษี-มูลค่าเพม่ิ 2) ใบเสรจ็ รับเงนิ เปน็ เอกสารท่ีแสดงการชาระเงนิ จากการซอ้ื -ขายสนิ คา้ 3) ใบเสรจ็ รับเงินใบกากับภาษี ใบแจง้ หนี้ กรณีผ้ปู ระกอบการทจี่ ดทะเบียนภาษมี ูลค่าเพ่ิม ได้รับรายไดค้ ่าสนิ ค้าเปน็ เงินสด ต้องออกใบกากับภาษีมลู ค่าเพ่ิมพร้อมท้ังสง่ มอบใหแ้ ก่ลูกค้าทันทีท่ไี ด้รับชาระคา่ สินค้า 5. ตัวอยา่ งเอกสารที่ใชใ้ นการบันทกึ บัญชี ตวั อย่างเอกสารทีใ่ ช้ในการทาบัญชีไดแ้ ก่ 5.1 เอกสารที่เกย่ี วกับการขายสินค้า เอกสารทีน่ ามาใช้เปน็ หลักฐานในการบันทึกบัญชเี ก่ียวกับการขายสินค้า จะเป็นเอกสารสาเนา เน่อื งจากตน้ ฉบบั จะต้องมอบให้กบั ผ้ซู ้ือสนิ ค้า 5 1.1 เอกสารที่ใชบ้ นั ทึกเกี่ยวกบั รายการขายสินคา้ เป็นเงินเชอ่ื ได้แก่ สาเนาใบกากบั สินค้า ใบกากบั สินค้า/ใบกากับภาษี หรอื ใบส่งของใบกากบั ภาษี เอกสารที่ใช้บันทึกรายการขายสนิ คา้ เปน็ เงินเชื่อ

9 กรณีเอกสารไมไ่ ดอ้ อกเป็นชุดเมื่อมีการขายสินคา้ ความรับผดิ ในภาษจี ะเกดิ ขน้ึ เม่ือมกี ารขาย หรือส่งมอบ สินค้าไมว่ า่ จะมีการชาระเงินโดยทันทีหรือไม่ก็ตาม ดังนัน้ ใบสง่ ของหรือใบกากบั สนิ คา้ จะตอ้ งแสดง เป็นใบกากับภาษีด้วยเพื่อเป็นหลักฐานในการชาระภาษใี นเดือนทมี่ ีการขาย หรือสง่ มอบสนิ คา้ (ภาพท่ี 1.1) 5.1.2 เอกสารทใ่ี ช้บนั ทกึ รายการรับชาระหนจ้ี ากการขายสินคา้ เป็นเงินเชอ่ื กรณเี อกสาร ไม่ไดอ้ อกเป็นชุด เมื่อมกี ารชาระเงิน ไดแ้ ก่ สาเนาใบเสร็จรบั เงิน ซง่ึ จะไม่มขี ้อความแสดงเป็น ใบทากับภาษอี กี เนอ่ื งจากใบกากับภาษีแสดงอยู่ในเอกสารใบสง่ ของหรอื ใบกากบั สินคา้ เมื่อมกี ารขาย หรอื สง่ มอบสนิ ค้าแล้ว ในกรณีนีใ้ บเสรจ็ รับเงนิ ใชเ้ ป็นหลักฐานในการเรยี กเก็บเงินและบนั ทกึ บญั ชีเท่าน้ัน ไมไ่ ดใ้ ชเ้ ปน็ หลกั ฐานในการชาระภาษี (ภาพท่ี 1.2) 5.1.3 เอกสารทบ่ี ันทึกเกี่ยวกับรายการขายสินค้าเป็นเงนิ สด ได้แก่ สาเนาใบเสรจ็ รับเงิน สาเนาใบเสร็จรับเงิน /ใบกากบั ภาษี (ภาพที่ 1.3)

10

11

12

13 6. การนาเอกสารมาบนั ทกึ บัญชขี องกจิ การ 6.1 การจดั กล่มุ เอกสาร การนาเอกสารมาบันทึกบัญชโี ดยทว่ั ไปจะทาการแยกเอกสารแต่ละชนิด เพ่ือความสะดวก ในการบนั ทกึ บัญชี เนอื่ งจากในทางปฏบิ ตั ิกิจการมักจะแบ่งหนา้ ท่กี ารทางานของพนกั งานบญั ชีออกเป็น หลายฝ้ายเช่น พนกั งานบนั ทึกบัญชซี อ้ื และบญั ชเี จ้าหนี้ พนักงานบันทึกบัญชชี ายและบญั ชีลกู หน้ี พนักงาน บันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ ดังน้นั จงึ สามารถแยกเอกสารให้พนักงานแตล่ ะฝา่ ยทาการบนั ทึกบญั ชี และ เก็บรกั ษาเอกสาร เอกสารฉบบั ใดมีความจาเปน็ ต้องใช้มากกว่า 1 แผน่ ให้ทาสาเนาเพ่ือส่งให้กับผทู้ ี่ตอ้ งการ ใชเ้ อกสารนัน้ ๆ การนาเอกสารมาบนั ทกึ บญั ชีอาจจะใชก้ ารบนั ทกึ จากเอกสารโดยตรง หรือบนั ทกึ จากใบสาคญั ท่ีใช้ปะหนา้ เอกสารก็ได้ 6.1.1 เอกสารการรบั เงิน เปน็ เอกสารท่ีบนั ทก่ี รายการเก่ยี วกับการไดร้ บั เงนิ ทุกประเภท ซึง่ ผ้ปู ระกอบการจะออกใหก้ ับบุคคลภายนอกในกรณที ี่ไดร้ บั เงนิ จากการขายสินค้าเปน็ เงินสด การรับ ชาระหนี้ หรอื ได้รบั รายได้อน่ื ๆ เป็นเงินสดจะบันทึกในสมุดรายวนั รับเงิน โดยเรยี งเลขท่ีตามเอกสาร ทอ่ี อก เอกสารท่ีนามาบันทึกบัญชี ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรบั เงนิ สาเนาใบเสร็จรบั เงิน/ใบกากบั ภาษี ใบสาคญั รับเงิน สาเนาใบสง่ คืนสนิ ค้า 6.1.2 เอกสารการจ่ายเงิน เปน็ เอกสารทบี่ นั ทีก่ รายการเกยี่ วกบั การจ่ายเงินทุกประเภท ซงึ่ ผู้ประกอบการจะไดร้ ับจากบุคคลภายนอกกิจการได้ เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีเหล่าน้ีมาเน่ืองจาก การซอื้ สินค้าเปน็ เงินสด การซอ้ื สนิ ทรัพย์เปน็ เงนิ สด การจ่ายชาระหน้ี รวมทงั้ การจา่ ยคา่ ใช้จา่ ยต่างๆ เป็นเงนิ สด จะบันทกึ ในสมุดรายวนั จ่ายเงนิ โดยจะเรยี งลาดบั เลขที่ขึ้นมาใหม่ ซึง่ การใหเ้ ลขรหัสข้นึ อยูก่ ับ ผบู้ นั ทกึ บญั ชวี ่าจะกาหนดอย่างไร ทง้ั น้ีจะต้องส่อื ความหมายถึงเอกสารท่ีเกย่ี วขอ้ งได้เป็นอย่างดี เอกสาร ท่ีนามาบันทกึ บัญชี ได้แก่ ต้นฉบบั ใบเสรจ็ รับเงิน ตน้ ฉบบั ใบเสรจ็ รับเงิน/ใบกากบั ภาษี ใบสาคญั จ่ายเงนิ 6.1.3 เอกสารเงนิ เช่อื เปน็ เอกสารทีบ่ ันทกึ รายการเกย่ี วกับการซ้อื และขายเปน็ เงนิ เชือ่ ทุกประเภท ซึ่งผู้ประกอบการจะได้รบั ทัง้ จากบุคคลภายนอกและเปน็ ผู้ออกใหแ้ ก่บคุ คลภายนอก

14 แบบฝึกปฏิบัติท้ายหน่วยที่ 1 เรอ่ื ง เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีของกิจการบรกิ ารและกจิ การซ้อื ขายสินค้า ตอนท่ี 1 จงตอบคาถามต่อไปนี้ 1. บอกความหมาย ความสาคญั และประเภทของเอกสารประกอบการบันทึกบญั ชีโดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. จงอธิบายลักษณะของเอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชโี ดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. จงบอกเอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชีของกิจการบริการโดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. จงบอกเอกสารประกอบการบันทึกบัญชขี องกิจการซื้อขายสินค้าโดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

15 5. จงยกตัวอย่างเอกสารที่ใช้ในการบันทึกบญั ชี ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6. จงอธิบายการวิเคราะห์ และการนาเอกสารบันทึกบัญชีของกิจการโดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 7. จงอธิบายแนวทางในการปฏิบัติเก่ยี วกบั การออกหนงั สอื รับรองการหกั ภาษี ณ ทจ่ี ่ายโดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

16 วิเคราะหต์ ามหลักการบัญชี ตอนที่ 2 สินทรพั ย์ = หน้สี ิน + ทุน 1. จงวเิ คราะห์รายการค้าทีก่ าหนดตามหลักสมการบญั ชี สินทรัพย์ หนสี้ นิ ทนุ รายการ ขายสินค้าเป็นเงนิ สด ซอื้ สนิ ทรพั ยเ์ ป็นเงนิ เชื่อ ซอ้ื สนิ ค้าเปน็ เงินสด ขายสนิ ค้าเป็นเงนิ เช่อื รับชาระหน้ี จ่ายชาระหนี้ ซ้อื สินคา้ เปน็ เงนิ เช่อื จ่ายค่าใชพ้ าหนะเป็นเงนิ สด รับรายไดค้ า่ บรกิ าร ส่งคืนสินค้าท่ีซ้ือเป็นเงนิ เช่ือ จา่ ยเงินเดือนพนักงาน

17 2. จงบอกช่ือเอกสารใช้ในการบนั ทึกบญั ชีสมดุ บญั ชีขั้นตน้ และรปู แบบการบันทกึ บญั ชตี ามทก่ี าหนด (กิจการจดทะเบยี นภาษมี ลู คา่ เพิม่ 7%) รายการคา้ ชือ่ เอกสาร สมดุ บญั ชีขนั้ ต้น รูปแบบการบนั ทึกบญั ชี ขายสนิ คา้ เป็นเงนิ สด ซอ้ื สนิ ทรัพย์เปน็ เงนิ เช่อื ชอ้ื สินคา้ เปน็ เงินสด ขายสินคา้ เปน็ เงนิ เชอ่ื รับชาระหนเี้ ป็นเชค็ นาเช็คฝากบญั ชอี อมทรพั ย์ ซือ้ สินคา้ เป็นเงินเชื่อ จา่ ยชาระหนี้เป็นเช็ค จ่ายเงินค่าพาหนะเป็นเงนิ สด รบั รายได้คา่ บริการเปน็ เงินสด สง่ คืนสนิ คา้ ทซ่ี อื้ เป็นเงินเชอ่ื จา่ ยเงนิ เดอื นพนักงานเปน็ เงนิ สด ทาการหักภาษีเงินได้ ณ ทีจ่ ่ายและเงิน ประกันสังคมของพนกั งานไวด้ ้วย

18 3. จงเตมิ คาตอบลงในชอ่ งวา่ งใหถ้ ูกต้อง จงระบุวา่ เอกสารทีบ่ รษิ ทั กขค จากดั จัดทาหรือไดร้ บั เกดิ จากกรณีใดต่อไปน้ี A. ขายสินค้า/บรกิ ารเปน็ เงินสด B. ซื้อสินคา้ ซ้อื บริการเป็นเงินสด C. ขายสินคา้ เป็นเงนิ เช่อื D. ซ้ือสนิ คา้ เปน็ เงนิ เชอ่ื E. ให้บริการเปน็ เงินเชอื่ F. ซ้ือบรกิ ารเป็นเงนิ เชือ่ G. รบั ชาระหนี้คา่ สินค้า H. รบั ชาระหน้ีคา่ บรกิ าร I. จ่ายชาระหนค้ี ่าสินค้า J. จ่ายชาระหน้ีค่าบรกิ าร 1. จดั ทาใบส่งของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบเสรจ็ รับเงนิ …………………………………………………………………………….. 2. จดั ทาใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจง้ หน้ี ……………………………………………………………………………… 3. จัดทาใบกากับภาษ/ี ใบเสรจ็ รับเงิน ……………………………………………………………………………… 4. จดั ทาใบเสรจ็ รับเงนิ ……………………………………………………………………………… 5. จัดทาใบแจง้ หนี้ ……………………………………………………………………………… 6. ได้รบั ใบสง่ ของ/ใบกากับภาษ/ี ใบเสร็จรับเงนิ ……………………………………………………………………………… 7. ได้รบั ใบส่งของใบกากับภาษี/ใบแจง้ หนี้ ……………………………………………………………………………… 8. ไดร้ ับใบกากับภาษี/ใบเสรจ็ รบั เงิน ……………………………………………………………………………… 9. ได้รบั ใบเสรจ็ รับเงิน ……………………………………………………………………………… 10. ได้รับใบแจ้งหนี้ ………………………………………………………………………………

19 แบบทดสอบหลังเรยี น หน่วยที่ 1 เรอ่ื ง ความรู้เบอื้ งตน้ เกยี่ วกบั เอกสารประกอบการบันทึกบัญชขี องกิจการบริการและกจิ การซ้ือขายสนิ คา้ คาชี้แจง : ใหเ้ ลอื กคาตอบท่ีถกู ตอ้ งทส่ี ุดเพียงขอ้ เดยี วและทาเคร่อื งหมายกากบาท (X) ลงในกระดาษคาตอบ 1. ตามพระราชบญั ญัตกิ ารบญั ชี พ.ศ.2543 กาหนดไว้ว่า ผูม้ ีหนา้ ที่จดั ทาบัญชีต้องเกบ็ รักษาบัญชแี ละเอกสารทใี่ ช้ ประกอบการบนั ทกึ บญั ชีไว้เป็นเวลาก่ปี ี ก. ไมน่ ้อยกวา่ 10 ปี นบั แต่วนั ปดิ บญั ชี ข. ไมน่ อ้ ยกวา่ 7 ปี นบั แตว่ ันปิดบญั ชี ค. ไม่น้อยกว่า 3 ปี นบั แต่วนั ปดิ บญั ชี ง. ไม่นอ้ ยกว่า 5 ปี นบั แต่วนั ปดิ บัญชี 2. ข้อใดเป็นเอกสารทีใ่ ช้ประกอบการบันทึกบญั ชี ท่ีจัดทาขนึ้ โดยผู้มีหนา้ ทีจ่ ดั ทาบญั ชเี พ่อื ใช้ในกจิ การของตนเอง ก. ใบสาคัญจ่าย ข. ใบเสร็จรบั เงิน ค. ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจ้งหน้ี ง. ใบสง่ ของ/ใบกากับภาษ/ี ใบเสร็จรบั เงนิ 3. เอกสารทต่ี ้องจัดทาในระบบภาษีมูลคา่ เพม่ิ คือขอ้ ใด ก. ใบสาคัญจ่าย ข. ใบกากบั ภาษี ค. ใบเสร็จรบั เงิน ง. ใบสาคญั รับ 4. ขอ้ ใดเปน็ เอกสารทใ่ี ช้สาหรับบนั ทกึ บัญชขี องกิจการทีจ่ ดทะเบยี นภาษมี ูลคา่ เพม่ิ กรณขี ายสนิ คา้ เปน็ เงินสด ก. สาเนาใบเสรจ็ รับเงนิ ข. สาเนาใบส่งของ/ใบกากับภาษี ค. ต้นฉบับใบกากับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ง. สาเนาใบกากบั ภาษ/ี ใบเสร็จรบั เงนิ 5. ข้อใดเป็นเอกสารทใี่ ชส้ าหรบั บันทึกบัญชขี องกจิ การท่จี ดทะเบียนภาษมี ูลคา่ เพมิ่ กรณีซ้ือสินคา้ เป็นเงนิ เช่อื ก. ต้นฉบบั ใบเสนอราคา ข. ต้นฉบบั ใบส่งของ/ใบกากับภาษี ค. ตน้ ฉบับใบสง่ั ซอื้ ง. ตน้ ฉบบั ใบวางบลิ

20 6. เอกสารทใ่ี ช้บันทกึ บัญชีของกิจการที่จดทะเบยี นภาษีมลู คา่ เพม่ิ กรณีรับชาระหนี้จากการใหบ้ รกิ ารเป็นเงนิ เชื่อ ก. สาเนาใบสาคญั รับ ข. สาเนาใบสาคญั จา่ ย ค. สาเนาใบกากบั ภาษ/ี ใบเสรจ็ รับเงนิ ง. สาเนาใบเสรจ็ รบั เงิน 7. เอกสารต่อไปนไ้ี มส่ ามารถนามาเปน็ หลักฐานในการขอคืนภาษีได้ ก. ใบลดหน้ี ข. ใบเพ่ิมหนี้ ค. ใบสง่ ของ/ใบกากับภาษี ง. ใบกากับภาษีอย่างย่อ 8. การขายสนิ คา้ เป็นเงนิ เช่ือ กจิ การจะตอ้ งบันทกึ บัญชี ในสมดุ รายวันข้อใด ก. สมุดรายวนั ขาย ข. สมดุ รายวนั ทว่ั ไป ค. สมุดรายวนั รับเงิน ง. สมุดรายวนั จ่ายเงิน 9. การซือ้ สินคา้ เป็นเงนิ เชอ่ื มผี ลกระทบตอ่ ฐานะทางการเงนิ ตามหลักสมการบัญชอี ย่างไร ก. หนีส้ นิ เพิ่ม ทนุ ลด ข. สนิ ทรพั ย์เพมิ่ สนิ ทรัพยล์ ด ค. สินทรพั ย์เพม่ิ ทุนเพ่มิ ง. สนิ ทรัพย์เพมิ่ หนส้ี ินเพม่ิ 10. กรณใี ดท่ีกจิ การจะตอ้ งทาการหักภาษี ณ ท่ีจา่ ย เม่อื ชาระหนใี้ ห้เจ้าหนี้ ก. ชาระหนเ้ี งินกู้ ข. ชาระหนคี้ ่าสนิ ค้า ค. ชาระหนคี้ า่ บริการ ง. ชาระหนี้คา่ สนิ ทรพั ย์

21 หนว่ ยที่ 2 ความรู้เบื้องตน้ เกย่ี วกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting 1.สาระสาคัญ โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกสั้นๆ ว่า โปรแกรมบัญชี Smartbiz เป็นโปรแกรม สาเร็จรูปทางการบัญชีโปรแกรมหนึ่งที่บริษัทคริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) และบริษัทคริสตอลฟอร์มูล่า จากัด ได้พัฒนาขึ้นเพื่อให้ผู้ประกอบการไทย (SME) ผู้เรียนหรือผู้ท่ีสนใจทั่วไปได้ใช้ซอฟต์แวร์ระบบบัญชี ที่ใช้งานได้จรงิ ไมม่ ีการลอ็ กหรอื จากัดการใชง้ าน สามารถใช้กับธุรกจิ ซ้อื มา-ขายไป ธรุ กิจบริการ และธรุ กิจผลิต อย่างง่าย โดยบริษทั คริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) เปิดให้ Download โปรแกรม Smartbiz และคมู่ ือการใช้ งานไดท้ ี่ www.crystalsoftwaregroup.com 2. สมรรถนะประจาหน่วย 1. แสดงความร้เู กย่ี วกับความร้เู บื้องตน้ เก่ียวกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting 2. ประยกุ ตใ์ ชค้ วามรเู้ กยี่ วกับความร้ใู นชีวิตประจาวนั และการประกอบอาชพี 3. จดุ ประสงค์การเรียนรู้ จดุ ประสงค์ท่ัวไป เพื่อให้ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจเก่ียวกับคุณลักษณะทั่วไป การทางาน ประเภทเอกสาร ประกอบการลงบัญชีของโปรแกรม Smartbiz Accounting ตลอดจนมีคุณธรรม จริยธรรม ค่านิยมและ คุณลกั ษณะอันพงึ ประสงคด์ าเนนิ ชีวติ โดยยึดหลกั ปรัชญาของเศรษฐกจิ พอเพียง จุดประสงคเ์ ชิงพฤตกิ รรม 1. บอกคณุ ลกั ษณะทั่วไปของโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้ 2. อธบิ ายภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้ 3. บอกประเภทเอกสารประกอบการลงบญั ชใี นโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้ 4. ปฏิบัติงานดว้ ยความมวี นิ ยั ขยนั ซ่ือสตั ย์ รบั ผดิ ชอบ สภุ าพ ดาเนินชีวิตโดยยึดหลกั ปรัชญาของ เศรษฐกจิ พอเพียง 4. สาระการเรียนรู้ 4. คุณลกั ษณะทั่วไปเกยี่ วกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting 5. ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting 6. ประเภทเอกสารประกอบการลงบญั ชีในโปรแกรม Smartbiz Accounting 1. คณุ ลักษณะทั่วไปเกี่ยวกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting

22 โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกส้ันๆ ว่า โปรแกรมบัญชี Smartbiz เป็นโปรแกรม สาเรจ็ รูปทางการบัญชโี ปรแกรมหนง่ึ ที่บริษัทคริสตอลซอฟท์จากัด(มหาชน)และบริษัทคริสตอลฟอรม์ ูล่า จากัด ร่วมกับมหาวิทยาลัยรามคาแหงได้พัฒนาขึ้นเพื่อให้ผู้ประกอบการไทย (SME) ผู้เรียนหรือ ผู้ท่ีสนใจท่ัวไปได้ใช้ ซอฟทแ์ วรร์ ะบบบัญชีท่ีใช้งานไดจ้ รงิ ไม่มีการล็อกการใช้งานหรือจากดั การใช้งาน สามารถใช้กบั ธรุ กจิ ซื้อมา-ขาย ไป ธรุ กิจบรกิ ารและธุรกจิ ผลติ อยา่ งงา่ ย โดยบริษทั ครสิ ตอลซอฟท์จากัด (มหาชน) เปิดให้Download โปรแกรม Smartbiz และคู่มือได้ท่ีPage Download โปรแกรม Smartbiz มีการพัฒนามาอย่างต่อเนื่องจนถึงปัจจุบัน โปรแกรมท่ีใช้ในหนงั สือเรียนเล่มนเี้ ปน็ Version10.5 โปรแกรม Smartbiz Accountingประกอบด้วยระบบจัดซื้อและวิเคราะห์ซื้อ (Purchase Order and Purchase Analysis System: PO) เพื่อใช้ในการจัดซ้ือสินค้าหรือจ้างทางานระบบขายและวิเคราะห์ การขาย (Sale Order Entry and Sale Analysis System: SO) เพ่ือใช้ในการออกเอกสารขาย รายงาน วิเคราะห์ รายการขายระบบลกู หนแ้ี ละวิเคราะห์ลกู หน้ี(Account Receivable System: AR) เพ่อื ทาการ ติดตามหนพ้ี ิมพ์ ใบเสร็จรับเงิน ภาษีหัก ณ ท่ีจ่าย ระบบเจ้าหนี้และวิเคราะห์เจ้าหนี้(Account Payable and Analysis System: AP) เพื่อทาการชาระหนี้และวิเคราะห์เจ้าหน้ีระบบควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control System: IC) เพื่อช่วยในการบริหารจัดการสนิ ค้าคงเหลือ ระบบเช็คและ เงินฝากธนาคาร (Cheque and Bank Transaction System: CQ) เพอ่ื ใช้ในการบนั ทึกรายละเอียด การรับ-จ่ายเงินระบบสินทรพั ยแ์ ละค่าเสือ่ มราคา สินทรัพย์(Fixed Assets and Depreciation System: FA) ใช้ในการจัดทาทะเบียนสินทรัพย์ของธุรกิจและ คานวณคา่ เส่ือมราคา ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger System: GL) เพ่อื จดั ทางบการเงินของธรุ กิจ ซ่ึงระบบย่อยต่างๆ ใน Smartbiz Accounting จะมีการทางานเช่ือมโยงกันดังภาพท่ี2.1นอกจากนี้ยังมี ระบบงานท่ีใช้ในการเช่ือมต่อและ ส่งข้อมูลกับสานักงานบัญชีท่ีรับทาบัญชีด้วยคริสตอลออนไลน์โดยส่งผ่าน ข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต และ มีระบบBusiness Intelligentอย่างง่ายซ่ึงเป็นโปรแกรมสร้างรายงานสาหรับ ผู้บรหิ าร (แบบ Viewer) 2. ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบด้วย 4 ข้ันตอนดงั นี้

23 2.1 การกาหนดโครงสรา้ งองค์กร (Organization Structure) เชน่ บรษิ ัททีจ่ ะใช้งานมีบริษัทใด มกี ส่ี าขา มีฝา่ ยและแผนกในการทางานอะไรบา้ ง นอกจากน้ี ยงั มกี ารกาหนดนโยบายทางบัญชที ่สี าคัญ ซง่ึ จะกาหนดไว้ที่ฐานข้อมูลบรษิ ทั หรอื ฐานข้อมูลสาขา เนอ่ื งจากมผี ลต่อ การทางานทั้งบริษทั เช่น ที่ฐานข้อมูลบรษิ ัทมีให้กาหนดวิธีการบันทึกบญั ชีสนิ ค้า ว่าเปน็ แบบ Perpetual หรือ Periodic กาหนดการตรี าคาสนิ คา้ สาเรจ็ รปู เปน็ แบบ FIFO, Average หรอื Specific 2.2 การบนั ทึกฐานข้อมูลของระบบตา่ งๆ (Setup Master Files) เป็นการเตรียมฐานข้อมูลของระบบต่างๆ ที่ถูกเรียกใช้งานซ้าๆ เอาไว้เป็น Master Files เช่น ในระบบขาย Master Files ท่ีตอ้ งเตรียมก็คือ รายชอื่ ลกู ค้า เม่ือมีการบนั ทึกรายการค้าต่างๆ ก็ดงึ รายชอ่ื ลกู ค้า จาก Master Files มาใช้ ไม่ต้องพิมพ์รายช่ือลูกค้าซ้าๆ ทุกคร้ังที่ทารายการ ในระบบบริหารสินค้าคงคลัง Master Files ท่ตี ้องเตรียมกค็ ือรายชอื่ สินคา้ รายชือ่ หน่วยนับของสนิ ค้า เปน็ ต้น 2.3 การบนั ทกึ ยอดยกมากอ่ นเร่มิ ใช้งานโปรแกรม (Set Balance Data) เป็นการบันทึกยอดยกมาของรายการค้าที่เกิดข้ึนก่อนที่มาเร่ิมใช้งานโปรแกรม แต่ถ้าธุรกิจใด เริ่มใช้โปรแกรมพร้อมกับการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทฯ จะไม่ต้องทาข้ันตอนนี้ ตัวอย่างยอดยกมาของ ระบบต่างๆ เช่น ยอดยกมาที่จะมาบันทึกเข้าในระบบบริหารสินค้าคงคลังคือยอดสินค้าคงเหลือยกมา ซ่ึงเราจะได้จากรายงานมูลค่าสินค้าคงเหลือของรอบบัญชีก่อนมาบันทึกเป็นยอดยกมาในรอบบัญชีนี้ ยอดยกมาท่ีจะมาบันทึกเข้าในระบบลูกหนี้คือรายการใบส่งของที่ยังค้างชาระ ใบลดหนี้ ท่ียังค้างชาระ ยอดยกมาที่จะมาบันทึกเข้าในระบบบัญชีแยกประเภทคือยอดยกมาของบัญชีต่างๆ โดยเอาตัวเลข มาจากงบแสดงฐานะการเงินของรอบบัญชีกอ่ น 2.4 บนั ทกึ รายการค้าและการทารายงาน (Entry Transactions and Reporting) เป็นการบันทึกรายการค้าต่างๆ ที่เกิดข้ึน และการจัดทารายงาน ซึ่งจะเก่ียวข้องกับการทางาน ระบบต่างๆ เชน่

24 2.4.1 ระบบซ้ือ (Purchase Order System หรือ PO) มีการบันทึกรายการค้าและการจัดทา รายงานท่ีเก่ียวกับการซ้ือสินค้าและบริการเร่ิมต้ังแต่การทาใบเสนอ ขออนุมัติจัดซ้ือ การสั่งซื้อสินค้า การซ้อื สินคา้ และบริการ ทั้งการซอ้ื สด ซอ้ื เชื่อ การส่งคืนสนิ คา้ และไดร้ บั ใบลดหนีจ้ ากเจา้ หนี้ เป็นตน้ 2.4.2 ระบบขาย (Sales Order System หรือ SO) มีการบันทึกรายการค้าและการจัดทา รายงานที่เก่ียวกับการขายสินค้าและบริการเริ่มตั้งแต่การทาใบเสนอราคา การรับคาส่ังขายการขายสินค้า และบริการทีเ่ ป็นการขายสด ขายเช่ือ การรับคืนสินคา้ จากลกู คา้ และออกเปน็ ใบลดหนใ้ี หก้ ับลูกหนี้ เปน็ ต้น 2.4.3 ระบบเจ้าหนี้ (Account Payable System หรือ AP) มีการบันทึกรายการค้าและ การจัดทารายงานท่ีเกี่ยวกับเจ้าหน้ี เช่น การรับวางบิลการจ่ายชาระหน้ีค่าสินค้าและค่าบริการให้กับเจ้าหน้ี และรายการเชค็ จ่าย การบนั ทกึ รายการภาษีหัก ณ ท่ีจา่ ยสาหรบั งานบรกิ ารและใหก้ บั เจ้าหนี้

25 2.4.4 ระบบลูกหน้ี (Account Receivable System หรือ AR) มีการบันทึกรายการค้าและ การจัดทารายงานท่ีเก่ียวกับลูกหนี้ เช่น การติดตามหนี้โดยจัดทาใบวางบิล ซ่ึงมีทั้งแบบจัดทาเองทีละใบ หรือให้โปรแกรมสร้างใบวางบิลให้อัตโนมัติ สาหรับ Invoice ค้างชาระทั้งหมดของลูกหนี้ทุกราย การรับ ชาระหน้ีค่าสินค้าและค่าบริการจากลูกหนี้ และรายการเช็ครับ หรือใบโอนเงิน การบันทึกรายการภาษี หัก ณ ที่จ่ายสาหรับงานบรกิ าร 2.4.5 ระบบบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory Control System หรือ IC) โดยส่วนใหญ่ การเพ่ิมข้ึน หรือลดลงของสินค้าคงคลังได้มาจากการบันทึกรายการซื้อ ขาย ในระบบซ้ือและระบบขาย ซ่ึงโปรแกรมจะทาการปรับปรุงยอดสินค้าคงเหลือ (Update Inventory Balance) ให้อัตโนมัติโดยผู้ใช้งาน ไมต่ ้องมาบนั ทึกรายการซ้าซอ้ นอกี แตก่ ารเพ่ิมข้ึนหรือลดลงของสนิ ค้าอาจเกิดจากกรณีอ่ืนๆ ได้อีก เช่น 1) สินค้าแตกหัก ชารุด ทาให้ต้องตัดสินค้าที่ชารุดออกมาจากคลัง ก็จะบันทึกปรับปรุง ยอดให้ถกู ตอ้ งโดยใชใ้ บปรบั ยอดสินค้า

26 2) ทาการตรวจนับสินค้าประจาปี เมื่อตรวจนับจานวนสินค้าท่ีมีอยู่จริงได้เท่าไหร่ จงึ จะมาบันทกึ ใบตรวจนับสนิ คา้ เพอ่ื ตรวจสอบกับจานวนสินค้าในระบบ 3) การเบกิ วสั ดุสน้ิ เปลอื ง/วัสดุสานกั งานไปใช้ 4) บางธุรกิจที่มีคลังสินค้าหลายคลัง อาจจะมีการบันทึกโอนสินค้าระหว่างคลังต่างๆ โดยใชใ้ บโอนสินค้าระหว่างคลัง 5) ธุรกิจผลิตอาจทาการบันทึกเบิกวัตถุดิบไปใช้ในการผลิต การบันทึกรับสินค้า สาเร็จรูปที่ ผลิตเสรจ็ แล้วเขา้ คลัง เปน็ ต้น 2.4.6 ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร (Cheque and Bank Account System หรือ CQ) โดยทั่วไปมักจะบันทึกรายการเช็ครับเช็คจ่ายไปพร้อมกับการบันทึกใบเ สร็จรับเงินในระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหน้ี ซ่ึงรายการเช็คท่ีบันทึกจากระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ จะปรากฏให้เห็นท่ีระบบเช็คและ เงนิ ฝากนี้ด้วย แตย่ งั มบี างกรณีที่จะมาบันทกึ รายการในระบบเช็คโดยตรง เช่น 1) นาฝากเชค็ รบั ท่ีถึงกาหนดนาฝากโดยทาเปน็ ใบนาฝาก (Pay in) 2) ปรับปรุงสถานะของเช็ครับว่าผ่านบัญชี โดยทาการปรับปรุงสถานะเช็ครับตามวันที่ ท่ีเช็คไดผ้ า่ นบัญชแี ล้ว 3) ปรับปรุงสถานะของเช็คจ่ายว่าผ่านบัญชีแล้ว โดยทาการปรับปรุงสถานะเช็คจ่าย ตามวันทที่ เี่ จ้าหนีน้ าเช็คมาข้นึ เงิน 4) ปรับปรุงสถานะของเช็ครับท่ีไม่ผ่านบัญชี (เช็คเด้ง) โดยทาการปรับปรุงสถานะของ เช็คและระบุสาเหตุทไ่ี มผ่ ่านบัญชตี ามเอกสารทไ่ี ดจ้ ากธนาคาร 5) ปรับปรุงสถานะของเช็คจ่ายที่ไม่ผ่านบัญชี (เช็คเด้ง) โดยทาการปรับปรุงสถานะของ เช็คและระบุสาเหตทุ ไ่ี ม่ผา่ นบัญชี ตามเอกสารที่ไดจ้ ากธนาคาร

27 6) บันทึกใบถอนเงินจากบัญชีออมทรัพย์เพ่ือนาฝากเข้าบัญชีกระแสรายวัน สาหรับ เชค็ ที่ไดจ้ ่ายออกไปซ่งึ เรามักจะทาไปพรอ้ มกับการบันทกึ ใบสาคัญลงบญั ชี 2.4.7 ระบบสินทรัพย์และค่าเส่ือมราคาสินทรัพย์ ( Fixed Assets and Depreciation System หรือ FA) การทางานในระบบน้ีจะเป็นการคานวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ โดยผู้ใช้งานสามารถ ส่ังประมวลค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ในช่วงเดือนท่ีต้องการ โปรแกรมจะทาการคานวณค่าเส่ือมราคา ให้ตามจานวนวันของแต่ละเดือนและทาการลงบัญชีให้อัตโนมัติไปยังระบบบัญชีแยกประเภท แต่ในกรณี ที่ผู้ใช้งานต้องการปรับปรุงตัวเลขค่าเสื่อมราคาท่ีได้จากการคานวณ ต้องทาการปรับปรุงท่ีระบบสินทรัพย์ ใหเ้ รียบร้อยก่อนแลว้ โปรแกรมจะ Update รายการไปลงบญั ชีใหถ้ ูกตอ้ ง 2.4.8 ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger System หรือ GL) เป็นระบบ Back End ซึ่งได้ข้อมูลมาจาก 2 แหล่ง คือส่วนที่ 1 ได้จากการบันทึกบัญชีจากระบบ Front End ต่างๆ เช่น

28 จากระบบขาย จากระบบซื้อ จากระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ส่วนท่ี 2 ได้จากการบันทึกรายการบัญชีเข้าไป เองโดยตรง เช่น บันทึกรายการรายวันเงินสดจ่าย บันทึกรายวันปรับปรุงสินค้าคงเหลือสิ้นงวดบันทึก ปรับปรงุ กาไรสะสม นอกจากรายการรายวันที่บันทึกผ่าน Voucher แล้ว โปรแกรมยังมีความสามารถ เพ่ิมเติมในการเช่ือมโยงไปยังระบบย่อย หรือระบบ Front End ต่างๆ โดยใช้หน้าเชื่อมโยง (Link) โดยมรี ูปแบบดงั นี้ รูปแบบแรก เป็นการตรวจสอบเอกสารท่ีถูกส่งมาจากระบบ Front End ซึ่งผู้ใช้งาน ไมส่ ามารถแกไ้ ขเอกสารต้นตอได้ แต่สามารถแก้ไขหรอื ปรบั ปรงุ รายการบัญชที ี่หน้า Voucher ได้ รูปแบบท่ีสอง ผู้ใช้งานบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี เสมือนว่าทางาน Front End ด้วยขณะที่บันทึกรายการ Voucher ถ้าเป็นลักษณะนี้ผู้ใช้งานเป็นผู้สร้างเอกสารต้นตอเอง ดังนั้น ผู้ใชง้ านกส็ ามารถแกไ้ ขเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ การทางานในระบบบญั ชแี ยกประเภท มีขนั้ ตอนการทางานสรปุ เปน็ แผนภาพได้ดังนี้ 1) การตรวจสอบย้อนกลบั รายการและเอกสารทบ่ี ันทึกมาจากระบบอ่ืน (Trace Back) ใน ระบบนี้จะมีเมนูท่ีใช้ในการบันทึกเอกสาร คือ เมนูบันทึกรายการรายวัน โดยจะมีสมุดรายวันให้เลือก เข้าทางาน ซึ่งส่วนใหญ่รายการรายวันเหล่าน้ีจะเกิดจากการลงบัญชีอัตโนมัติมาจากระบบต่างๆ เข้ามา ที่ระบบบัญชีแยกประเภทเป็นการตรวจสอบเอกสารท่ีถูกส่งมาจากระบบ Front End ซึ่งผู้ใช้งาน ไมส่ ามารถแก้ไขเอกสารตน้ ตอได้ แต่สามารถแกไ้ ขหรือปรบั ปรุงรายการบญั ชีท่หี น้า Voucher ได้ (1) ระบบซื้อ เม่ือทารายการซื้อเช่ือ ลดหนี้เงินเชื่อ จะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ โดยมาสร้างใบสาคัญซ้ือเช่ือไว้ในสมุดรายวันซื้อเช่ือ (Purchase on Credit Journal: PD) หรือ เม่ือทาการ ซือ้ สด ลดหนีเ้ งินสด จะลงบัญชีท่สี มดุ รายวันเงินสดจา่ ย (Purchase on Cash Journal: PC)

29 (2) ระบบเจ้าหน้ี เม่ือทาการจ่ายชาระหนี้ โปรแกรมจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ โดยมาสร้างใบสาคัญเงินสดจา่ ยไว้ในสมุดรายวันเงนิ สดจ่าย (3) ระบบขาย เมื่อทารายการขายเช่ือ ลดหนี้เงินเชื่อ จะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ โดยมาสร้างใบสาคัญขายเชื่อไว้ในสมุดรายวันขายเชื่อ (Sale on Credit Journal: SD) หรือเมื่อทาการ ขายสด ลดหนี้เงินสด จะลงบญั ชที สี่ มดุ รายวันเงนิ สดรับ (Sale on Cash Journal: SC) (4) ระบบลูกหนี้ เมื่อทาการรับชาระหน้ี โปรแกรมจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติโดยมา สร้างใบสาคญั เงนิ สดรับไวใ้ นสมุดรายวันเงนิ สดรับ (5) ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร เมื่อทาการนาฝากเช็ค (Pay in) โปรแกรมจะ สร้างใบสาคญั ทว่ั ไปไว้ในสมดุ รายวันทัว่ ไป (General Journal: GJ) 2) การบันทึกรายการโดยตรงที่ระบบบัญชีแยกประเภท นอกจากรายการรายวัน ท่ีเกิดจากการลงบัญชีอัตโนมัติท่ีเกิดจากการบันทึกรายการค้าจากระบบอ่ืนๆ แล้ว ผู้ใช้ยังสามารถบันทึก รายการค้าต่างๆ ได้เอง โดยบันทึกเป็นเอกสารประกอบการลงบัญชีขณะบันทึกรายการ เสมือนว่าทางาน Front End ด้วย หากเป็นลักษณะน้ีหมายความว่าผู้ใช้งานเป็นผู้สร้างเอกสารต้นตอเอง ดังนั้นผู้ใช้งาน กส็ ามารถแกไ้ ขเอกสารประกอบการลงบัญชไี ด้ เชน่ (1) บันทึกต้ังค้างจ่ายค่าน้า ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ซ่ึงเป็นใบส่งของ/ใบแจ้งหน้ี 3 รายการ แต่จัดทาใบสาคญั ซ้ือเชื่อ (Voucher) 1 ใบจงึ บนั ทึกในสมดุ รายวันทว่ั ไปของระบบบัญชแี ยกประเภท (2) บันทกึ ใบเสรจ็ จา่ ยค่าน้า ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ทเ่ี คยต้งั หนีไ้ วซ้ ึง่ เป็นใบเสรจ็ 3 รายการ แตม่ ีใบสาคัญจา่ ย (Voucher) เพียง 1 ใบ เราสามารถบันทกึ ในระบบบญั ชแี ยกประเภท ได้ ท่ีเมนู “บันทึกรายการรายวัน” และเข้าไปบนั ทกึ ใบเสรจ็ ทั้ง 3 ใบ โดยใบเสร็จน้ีตัดชาระใบสง่ ของ/ ใบ แจ้งหน้ี ทเี่ คยต้งั หนี้เอาไว้ได้ (3) บันทึกขายสด ขายเช่ือ สินค้า แบบไม่บันทึกรายการสินค้า เช่น รายการ ทีไ่ มต่ อ้ งการควบคมุ ยอดสนิ คา้ คงเหลอื ก็จะบนั ทึกที่รายการรายวนั หนา้ Link เชอื่ มโยง (F7-Link) (4) บันทึกซ้ือสดซื้อเช่ือสินค้าแบบไม่บันทึกรายการสินค้า เช่น รายการท่ีไม่ต้องการ ควบคุมยอดสินคา้ คงเหลือก็จะบนั ทึกทร่ี ายการรายวันหนา้ Link เชอื่ มโยง (F7-Link) (5) เม่ือทาใบเสร็จรับเงินที่เป็นงานบริการ จะบันทึกใบเสร็จและใบภาษีหัก ณ ที่จ่าย รวมถึงเช็ครับไปพร้อมกัน ก็จะบันทึกที่รายการรายวัน และบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี ทั้งใบเสร็จ ใบหัก ณ ที่จ่าย เช็ครับไปพร้อมกัน เอกสารประกอบการลงบัญชีท่ีได้บันทึกไว้จากหน้า F7-Link นี้จะไป

30 ปรากฏท่ีระบบนั้น ๆ ด้วย เช่น บันทึก Invoice ขายเช่ือ ไว้ทีหน้าเอกสารประกอบการลงบัญชี F7-Link ทีร่ ะบบบญั ชีแยกประเภทเมอ่ื เขา้ ไปทีร่ ะบบขายที่เล่มขายเชอื่ กจ็ ะเหน็ Invoice ขายเชอื่ รายการนดี้ ว้ ย 3) การกาหนดการบันทึกบญั ชีอตั โนมตั ิกาหนดได้ 4 ระดับ ดงั นี้ (1) กาหนดให้ลงบัญชีเหมือนกันท้ังบริษัท ทาท่ี เมนู “กาหนดหน้าท่ีของผังบัญชี ในสภาวะทั่วไป” (2) กาหนดให้ลงบัญชีแยกตามเล่มเอกสาร เช่น บริษัทฯ จะเพิ่มเล่มขายเช่ือ เล่มที่ 2 โดยใหม้ กี ารลงบัญชอี ตั โนมตั ิตา่ งจากการขายเชอ่ื เล่มเดิม (3) ก า ห น ด ใ ห้ ล ง บั ญ ชี แ ย ก ต า ม ก ลุ่ ม ฐ า น ข้ อ มู ล เ ช่ น ล ง บั ญ ชี ต่ า ง กั น ไ ป ตามกล่มุ สินคา้ กลมุ่ ลกู คา้ (4) กาหนดให้ลงบัญชีแยกตามฐานข้อมูล เช่น ลงบัญชีต่างกันสาหรับสินค้าแต่ละ รายการลูกคา้ แตล่ ะรายหรอื ตา่ งกนั ตามผูจ้ าหนา่ ยแตล่ ะราย 4) การปรับปรุงรายการตอนสิ้นงวด และปิดบัญชี นอกจากรายการรายวันที่กล่าวมาแล้ว ยังมีรายการรับ–จ่าย ต่าง ๆ เช่น การจ่ายเงินเดือนเป็นเงินสด การนาส่งเงินสมทบประกันสังคมให้กับ สานักงานประกันสังคมซ่ึงเป็นการบันทึกรายการตามปกติโดยทาการเดบิต เครดิต บัญชีที่ต้องการ และ หากรายการเหล่านี้ไม่มีเอกสารประกอบการลงบัญชีก็ไม่ต้องเข้าไปคีย์รายการที่หน้า Link เช่ือมโยง (F7-Link) และเม่ือถึงสิ้นงวดบัญชีในที่นี้สมมติว่างวดบัญชีคือสิ้นเดือน เราจะทาการปรับปรุงรายการต่าง ๆ เช่น ต้ังค้างรับรายได้ค้างรับ ตั้งค้างจ่ายค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คานวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ แล้วทาการ ปิดบัญชีภาษีซื้อ ภาษีขาย การโอนปิดสินค้าคงเหลือต้นงวด และบันทึกยอดสินค้าคงเหลือปลายงวด การปิดบญั ชรี ายได้–ค่าใช้จ่าย และการปิดบัญชีกาไร-ขาดทุนเขา้ บัญชีกาไรสะสม 5) การยกเลิกการปิดบัญชีหลังจากทาการปิดบัญชีแล้ว หากพบว่ามีรายการท่ีต้องแก้ไข ผู้ใช้ไม่สามารถกลับไปแก้ไขรายการที่อยู่ในงวดที่ปิดบัญชีแล้วได้ จะต้องทาการยกเลิกการปิดบัญชีจึงจะ กลบั ไปแกไ้ ขรายการเดิมได้

31 3. ประเภทเอกสารประกอบการลงบญั ชใี นโปรแกรม Smartbiz Accounting 3.1 เอกสารทใี่ ชส้ าหรับธุรกจิ ซอื้ มา-ขายไป หรอื ค่าใชจ้ า่ ยอน่ื ๆ ชื่อเอกสาร ประเภทเอกสาร ซ้ือ/จา่ ย ขาย/รบั 1. ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบเสรจ็ รบั เงิน (บิลเงินสด) 2. ใบเพม่ิ หนเี้ งินสด BR SR 3. ใบลดหนเี้ งินสด BD SD 4. ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจง้ หน้ี (บิลเงินเช่ือ) BC SC 5. ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษ/ี พมิ พใ์ บแจง้ หนแ้ี ยก BI SI 6. ใบเพ่ิมหน้เี งินเชื่อ - SQ 7. ใบลดหนเ้ี งินเชื่อ BX SX 8. ใบเสร็จรับเงิน BM SM PI RI 3.2 เอกสารท่ีใชส้ าหรับธรุ กจิ งานบรกิ าร (เป็นภาษไี มถ่ ึงกาหนด) ชอื่ เอกสาร ประเภทเอกสาร ซื้อ/จ่าย ขาย/รับ 1. ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี/ใบเสรจ็ รบั เงนิ (บิลเงนิ สด) 2. ใบเพิ่มหน้เี งนิ สด BU SU 3. ใบลดหน้ีเงนิ สด BB SB 4. ใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบแจง้ หนี้ (บิลเงินเช่อื ) BA SA 5. ใบเพิ่มหน้ีเงินเชื่อ BV SV 6. ใบลดหนีเ้ งนิ เชือ่ BZ SZ 7. ใบเสรจ็ รับเงิน BN SX PV RV

32 ตวั อยา่ ง ประเภทเอกสารประกอบการลงบญั ชีในโปรแกรมที่ใชส้ าหรบั ธรุ กิจ ตวั อยา่ งกจิ กรรมทางธรุ กจิ ใหเ้ ลอื กใช้ BR, SR ทาการซื้อ-ขายสนิ ค้าเป็นเงินสด ทาการซื้อ-ขายสนิ ทรพั ยเ์ ป็นเงินสด BD, SD จ่ายคา่ น้า-ค่าไฟฟ้า-ค่าโทรศพั ท์เปน็ เงนิ สด BC, SC ทาการเพิ่มหน้เี ป็นเงินสด สาหรบั การซื้อ-ขายสินค้า BI, SI ทาการลดหนเ้ี ปน็ เงนิ สด สาหรับการซือ้ -ขายสินค้า BX, SX BM, SM ทาการซอื้ -ขายสนิ คา้ เปน็ เงินเช่อื BU, SU ทาการซือ้ -ขายสนิ ทรัพย์เป็นเงินเชอื่ BB, SB จ่ายคา่ น้า-ค่าไฟฟา้ เปน็ เงนิ เชอ่ื BA, SA ทาการเพ่ิมหนซ้ี ้ือ-ขายสินค้า โดยตง้ั หนี้ไว้ และจะเรยี กมาตดั จ่ายเมอ่ื มใี บเสร็จ BU, SU BB, SB ทาการลดหนี้ซื้อ-ขายสินคา้ โดยตงั้ หน้ีไว้ และจะเรยี กมาตัดจา่ ยเมื่อมีใบเสรจ็ BA, SA รายรับ-รายจา่ ยงานบริการเปน็ เงินสด เชน่ จา่ ยค่าโฆษณาเปน็ เงนิ สด ทาการเพม่ิ หนี้เป็นเงนิ สด สาหรับงานบริการ ทาการลดหนี้เปน็ เงินสด สาหรบั งานบริการ รายรบั -รายจ่าย งานบริการเปน็ เงนิ เช่ือ เชน่ คา้ งจ่ายค่าโฆษณา ทาการเพิ่มหน้ีเปน็ เงนิ เชอ่ื สาหรับงานบรกิ าร และจะเรียกมาตดั จ่ายเม่อื มใี บเสรจ็ ทาการลดหนี้เป็นเงนิ สดสาหรบั งานบริการ และจะเรียกมาตดั จ่ายเมอื่ มีใบเสร็จ

33 แบบฝึกปฏิบตั ทิ ้ายหน่วยที่ 2 เร่อื ง ความร้เู บอื้ งต้นเกยี่ วกับโปรแกรม Smartbiz Accounting ตอนที่ 1 จงตอบคาถามตอ่ ไปน้ี 1. จงบอกคณุ ลักษณะทวั่ ไปของโปรแกรม Smartbiz Accounting โดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. จงอธิบายภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting โดยสงั เขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. จงระบุประเภทของเอกสารประกอบการลงบัญชีใน Smartbiz Accounting โดยสังเขป ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ตอนท่ี 2 1. คาสง่ั จงทาเครื่องหมาย ✓ หนา้ ข้อความที่ถูกตอ้ ง และทาเครอื่ งหมาย ✗ หนา้ ขอ้ ความที่ผิด 1. ______ โปรแกรม Smartbiz Accounting สามารถนามาใชก้ ับธรุ กจิ บริการได้ 2. ______ โปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบดว้ ยระบบซื้อ ระบบขาย ระบบลูกหน้ี และระบบเจา้ หนี้ เทา่ นน้ั 3. ______ โปรแกรม Smartbiz Accounting ไมม่ ีการลอ็ คการใชง้ าน หรือจากัดการใช้งาน 4. ______ PO หมายถงึ ระบบจัดซอื้ และวเิ คราะหซ์ ือ้ 5. ______ SO หมายถงึ ระบบลูกหนแี้ ละวิเคราะหล์ กู หน้ี 6. ______ IC หมายถึง ระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร 7. ______ AR หมายถึง ระบบเจ้าหนี้และวเิ คราะห์เจา้ หน้ี 8. ______ AP หมายถงึ ระบบสินทรัพยแ์ ละคา่ เสื่อมราคาสินทรัพย์ 9. ______ GL หมายถงึ ระบบบญั ชแี ยกประเภท 10. ______ ระบบบญั ชีแยกประเภทเป็นระบบ Back End ซงึ่ ได้ข้อมลู มาจาก 2 แหล่ง

34 2. คาสงั่ จงตอบคาถามต่อไปนี้ 1. จงบอกคณุ ลกั ษณะทว่ั ไปของโปรแกรม Smartbiz Accounting ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting มีกข่ี น้ั ตอน อะไรบา้ ง ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. จงยกตัวอย่างชื่อและประเภทเอกสารท่ีใช้สาหรับธุรกิจซ้ือมา-ขายไป หรือค่าใช้จ่ายอ่ืนๆ กรณีซื้อสินค้า มา 5 รายการ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. จงยกตัวอย่างชื่อและประเภทเอกสารท่ีใช้สาหรับธุรกิจซื้อมา-ขายไป หรือค่าใช้จ่ายอ่ืนๆ กรณี ขายสินค้า มา 5 รายการ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5. จงยกตวั อยา่ งชือ่ และประเภทเอกสารทีใ่ ช้สาหรบั ธรุ กิจบริการ กรณีซื้อ มา 5 รายการ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6. จงยกตัวอยา่ งชื่อและประเภทเอกสารที่ใช้สาหรบั ธรุ กจิ บรกิ าร กรณขี าย มา 5 รายการ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

35 3. คาสง่ั ใหผ้ เู้ รียนแบ่งกลุ่มเปน็ 3 กลมุ่ ช่วยกันทาาแผนผังความคิด (Mind Mapping) สรุปความรู้ เบอ้ื งต้นเกี่ยวกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting แล้วมานาาเสนอหนา้ ชน้ั เรียน โดยแต่ละ กลุ่มรบั ผดิ ชอบ หัวขอ้ ดังน้ี กลมุ่ ท่ี 1 คุณลักษณะทั่วไปของโปรแกรม Smartbiz Accounting กลมุ่ ท่ี 2 ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting กลุ่มท่ี 3 ประเภทเอกสารประกอบการลงบัญชใี นโปรแกรม Smartbiz Accounting

36 แบบทดสอบหลงั เรียน หนว่ ยท่ี 2 เร่อื ง ความรูเ้ บอ้ื งต้นเก่ียวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting คาชีแ้ จง : ให้เลอื กคาตอบท่ถี ูกตอ้ งท่สี ุดเพยี งข้อเดยี วและทาเครื่องหมายกากบาท (X) ลงในกระดาษคาตอบ 1. ใครไมเ่ กีย่ วข้องกับการพฒั นาโปรแกรม Smartbiz Accounting ก. บรษิ ทั คริสตอลซอฟท์ จากดั (มหาชน) ข. บริษัท ครสิ ตอลฟอรม์ ลู า่ จากดั ค. กรมสรรพากร ง. มหาวทิ ยาลัยรามคาแหง 2. โปรแกรม Smartbiz สามารถ download ไดท้ ่เี วบ็ ไซต์ใด ก. www.rd.go.th ข. www.dbd.go.th ค. www.thaisoftware.com ง. www.crystalsoftwaregroup.com 3. โปรแกรม Smartbiz Accounting สามารถนามาใชก้ บั ธรุ กิจในขอ้ ใด ก. ธรุ กิจซื้อขายสนิ ค้า ข. ธรุ กจิ เสริมสวย ค. ธรุ กิจ SME ง. ถูกทกุ ขอ้ 4. ระบบใดตอ่ ไปนี้ไม่ใช่ส่วนประกอบของโปรแกรม Smartbiz Accounting ก. ระบบขาย ระบบจดั ซอ้ื ข. ระบบลกู หนี้ ระบบเจ้าหน้ี ค. ระบบตรวจสอบบญั ชี ง. ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร 5. Organization Structure หมายถงึ ข้อใด ก. การบันทึกฐานข้อมูล ข. การบันทกึ ยอดยกมา ค. การบันทกึ รายการคา้ ง. การกาหนดโครงสร้างองคก์ ร 6. Setup Master files หมายถึงข้อใด ก. การกาหนดโครงสร้างองค์กร ข. การบนั ทึกยอดยกมา ค. การบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู ง. การบันทึกรายการค้า

37 7. Set Balance data หมายถึงขอ้ ใด ก. การกาหนดโครงสรา้ งองคก์ ร ข. การบนั ทึกฐานข้อมูล ค. การบันทึกรายการค้า ง. การบนั ทึกยอดยกมา 8. Entry Transactions หมายถงึ ข้อใด ก. การกาหนดโครงสร้างองค์กร ข. การบนั ทกึ รายการคา้ ค. การบันทกึ ฐานขอ้ มลู ง. การบนั ทกึ ยอดยกมา 9. ขอ้ ใดแสดงลาดับขน้ั ตอน การทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้ถกู ต้อง ก. บนั ทึกยอดยกมา > บนั ทึกรายการคา้ > กาหนดโครงสรา้ งองค์กร > บนั ทึกฐานข้อมลู ข. บนั ทกึ รายการค้า > กาหนดโครงสร้างองค์กร > บนั ทึกฐานขอ้ มลู > บนั ทกึ ยอดยกมา ค. บนั ทกึ ฐานข้อมูล > กาหนดโครงสรา้ งองคก์ ร > บันทึกยอดยกมา > บันทกึ รายการคา้ ง. กาหนดโครงสรา้ งองค์กร > บันทึกฐานข้อมูล > บันทึกยอดยกมา > บันทึกรายการคา้ 10. การบนั ทกึ รายการโดยตรงทีร่ ะบบบัญชีแยกประเภท ถา้ มเี อกสารประกอบการลงบัญชีจะบนั ทกึ อย่างไร ก. บนั ทึกรายการที่ระบบซือ้ หรือระบบขาย ข. บันทกึ รายการท่ฐี านข้อมลู ของบัญชแี ยกประเภท ค. บนั ทึกทร่ี ายการรายวันหนา้ Link-เชือ่ มโยง (F7-Link) ง. บันทกึ รายการท่รี ะบบบัญชแี ยกประเภท แลว้ กด F9

38 หนว่ ยที่ 3 การตดิ ต้งั และการเร่มิ ใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accounting 1.สาระสาคญั การตดิ ตั้งโปรแกรมบญั ชสี าเร็จรปู Smartbiz แบ่งข้นั ตอนการตดิ ตงั้ ออกเปน็ 2 ส่วน คือ การตดิ ตง้ั ซอฟต์แวร์ พื้นฐาน และการติดต้ังโปรแกรมบัญชีสาเร็จรูป โปรแกรม Smartbiz เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมา ให้สามารถใช้ได้ทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ เมื่อทาการติดต้ังโปรแกรม Smartbiz All version 10.5 คร้ังแรก จะแสดงชือ่ เมนแู ละหน้าต่างการทางานเป็นภาษาอังกฤษและใช้ปี ค.ศ. ซ่ึงผู้ใช้สามารถเปลยี่ นเมนเู ป็นภาษาไทยและใช้ ปี พ.ศ. ได้ 2. สมรรถนะประจาหน่วย 1. ทาการติดต้ังโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้ 2. ประยุกต์ใช้ความรู้เกี่ยวกับการติดต้ังและการเร่ิมใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accounting ในชีวติ ประจาวนั และการประกอบอาชพี 3. จุดประสงค์การเรยี นรู้ จุดประสงคท์ ่ัวไป เพื่อให้ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับการติดต้ังโปรแกรม Smartbiz Accounting ตลอดจนมี คณุ ธรรม จรยิ ธรรม ค่านยิ มและคุณลกั ษณะอันพึงประสงคด์ าเนนิ ชวี ติ โดยยดึ หลกั ปรัชญาของเศรษฐกจิ พอเพยี ง จุดประสงคเ์ ชิงพฤตกิ รรม 1. อธบิ ายการตดิ ตงั้ โปรแกรม Smartbiz Accounting ได้ 2. อธบิ ายการกาหนดการใชภ้ าษาของโปรแกรม และการกาหนดรปู แบบ ปี พ.ศ./ค.ศ. ได้ 3. บอกสาเหตขุ องการติดต้ังโปรแกรมไม่สาเรจ็ ได้ 4. อธบิ ายการยกเลกิ หรอื ถอนการตดิ ตัง้ (Uninstall) โปรแกรมได้ 5. อธิบายการลงทะเบยี น Register Online ได้ 6. อธบิ ายการเข้าเมนูเพื่อใช้งานโปรแกรมได้ 7. อธิบายการ Copy ขอ้ มลู เพ่อื ย้ายไปทาเคร่อื งอนื่ และการนาข้อมูลท่ี Copy ไว้มาใชไ้ ด้ 8. อธบิ ายการบารงุ รักษาขอ้ มูลได้ 9. อธิบายการแกไ้ ขปญั หาโปรแกรมแสดงภาษาไม่ถูกต้องได้ 10. ปฏิบัติงานดว้ ยความมีวินยั ขยัน ซื่อสตั ย์ รบั ผิดชอบ สภุ าพ ดาเนนิ ชวี ิตโดยยึดหลกั ปรัชญาของ เศรษฐกจิ พอเพยี ง 4. สาระการเรยี นรู้ 1. การติดต้งั โปรแกรม Smartbiz Accounting 2. การกาหนดการใช้ภาษาของโปรแกรม และการกาหนดรูปแบบ ปี พ.ศ./ค.ศ.

39 3. สาเหตขุ องการติดตง้ั โปรแกรมไม่สาเรจ็ 4. การยกเลกิ หรือถอนการติดตัง้ (Uninstall) 5. การลงทะเบยี น Register Online 6. การเข้าเมนเู พ่ือใชง้ านโปรแกรม 7. การ Copy ขอ้ มลู เพ่อื ยา้ ยไปทาเครือ่ งอ่ืน และการนาข้อมูลที่ Copy ไว้มาใช้ 8. การบารงุ รักษาข้อมูล 9. การแกไ้ ขปญั หาโปรแกรมแสดงภาษาไมถ่ กู ตอ้ ง 1. การติดตงั้ โปรแกรม Smartbiz Accounting การติดต้ังโปรแกรม Smartbiz Accounting เคร่ืองคอมพวิ เตอร์สาหรับการตดิ ตัง้ จะตอ้ งมี คณุ สมบตั ิ ดงั นี้ CPU Speed : ความเร็วอย่างตา่ 600 MHz Memory (RAM) : หนว่ ยความจาขนาด256 Mbขนึ้ ไป(แนะนาท5ี่ 12 Mb) Harddisk : พ้นื ท่ีวา่ งของโปรแกรมแต่ละโปรแกรมประมาณ 60 Mb Software OS : ระบบปฏบิ ัติการ Windows XP, Windows Vista, Windows 2000 หรอื Windows 7, Windows 8, Windows 10 การติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting แบ่งขั้นตอนการติดตั้งออกเป็น2ส่วนคือการติดต้ัง ซอฟต์แวร์พื้นฐาน และการติดต้ังโปรแกรมบัญชีสาเร็จรูปในที่นี้จะเป็นการติดต้ังโปรแกรม Smartbiz Version10.5 ซ่งึ มีวธิ กี ารติดต้งั ดงั นี้ 1) นาแผ่น CD โปรแกรม ใส่เข้าไปใน Drive CD-ROM ของเครื่องคอมพิวเตอร์ เข้าไปที่ Drive CD- ROM แล้วหาไฟล์ชื่อ “Setup.exe” จากนั้นดับเบิลคลิกท่ีไฟล์เพ่ือเริ่มข้ันตอนการติดตั้งโปรแกรม กรณีท่ี Download โปรแกรม Smartbiz All มาจาก Website จะได้เป็น Zip File ให้ทาการแตก Zip ก่อน เม่อื ดูใน Folder ของชุดตดิ ตง้ั จะเห็น File ตา่ งๆ ดังน้ี 2) ปรากฏหน้าต่างเตรียมการติดต้ัง ดังภาพท่ี 3.2 รอจนกระทั่งปรากฏหน้าต่างการติดต้ัง โปรแกรมดังภาพที่3.3คลิกปุม่ “Next”

40 3) เม่ือหน้าจอปรากฏหน้าต่างให้เลือกรูปแบบการติดต้ังโปรแกรม (ภาพท่ี 3.4) ทาเครื่องหมาย เลอื กในช่อง “Anyone who uses this computer (all users)” แล้วคลิกปุ่ม “Next” 4) เมื่อหน้าจอปรากฏหน้าต่างให้เลือก Drive และ Folder ท่ีจะติดต้ังโปรแกรม (ภาพท่ี 3.5) โดยเริ่มต้นโปรแกรมจะแสดงท่ีติดต้ังโปรแกรมไว้ที่ C:\\Program Files\\Smartbizall.Win หากต้องการ ติดต้ังไว้ทตี่ าแหนง่ อน่ื ให้กดปมุ่ “Change…” เพ่อื ระบุ Drive และ Folder ท่ตี ้องการแลว้ คลกิ ป่มุ “Next” 5) เม่ือหน้าจอปรากฏหน้าต่างเริ่มติดตั้งโปรแกรม (ภาพที่3.6) คลิกปุ่ม “Install” จะปรากฏหน้าต่าง แสดงการติดตง้ั รอจนปรากฏหนา้ ตา่ งเสรจ็ สน้ิ การตดิ ตงั้ (ภาพที่3.7) คลกิ ป่มุ “Finish”

41 6) เม่ือตัวโปรแกรมบัญชีสาเร็จรูป Smartbiz ถูกติดต้ังเสร็จเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมชุดติดตั้ง จะทาการตดิ ตง้ั ในสว่ นของฐานขอ้ มูลให้อตั โนมตั ิ โดยสามารถเลือกตดิ ต้ังได้ 4 แบบ (ภาพท่ี3.8) คอื แบบท่ี 1 “Update new version with retain existing data” (เพื่อใช้กับข้อมูลเดิมท่ีมีอยู่แล้ว) การทผ่ี ใู้ ชง้ านจะเลือกติดตง้ั แบบที่ 1 น้ี ก็ตอ่ เม่อื ผใู้ ชง้ านไดม้ ีการใชโ้ ปรแกรม Version เกา่ อยู่กอ่ นแลว้ เม่อื ติดตั้งโปรแกรมใหมก่ วา่ กจ็ ะตอ้ งทาการ Update ฐานข้อมูลเดมิ ให้ใช้กับ Version ใหมไ่ ด้ แบบท่ี 2 “New Installation with example data” (ข้อมูลใหม่แบบมีผังบัญชีแบบฟอร์ม และ ข้อมูลบริษัทตัวอย่าง) การที่ผู้ใช้งานจะเลือกติดต้ังแบบท่ี 2 น้ี ก็ต่อเม่ือต้องการทดลองบันทึกเอกสารต่างๆ หรือตอ้ งการดกู ารกาหนดค่าในฐานข้อมลู จากบรษิ ทั ตัวอยา่ ง

42 แ บ บ ท่ี 3 “New Installation with default forms and chart of account” (ข้ อ มู ล ใ ห ม่ แบบมีผังบัญชีและแบบฟอร์มงบตัวอย่าง) ผู้ใช้งานควรจะเลือกการติดตั้งแบบท่ี 3 น้ีก็ต่อเมื่อมีความเข้าใจ ในการใชง้ านโปรแกรมพอสมควรแล้วและตอ้ งการทจี่ ะเร่มิ ทางานจรงิ แ บ บ ท่ี 4 “New Installation with default forms but without chart of account” (ข้อมูลใหม่แบบข้อมูลว่างท้ังหมด) การติดตั้งแบบที่ 4 นี้ผู้ใช้งานจะต้องทาการสร้างข้อมูลผังบัญชี แบบฟอรม์ พิมพ์ แบบฟอร์มงบการเงนิ ใหมท่ งั้ หมด 7) เมื่อเราเลือกติดต้ังฐานข้อมูลแบบใดแล้วโปรแกรมจะระบุว่าให้เก็บข้อมูลไว้ที่ใด ถ้าเก็บข้อมูล ไวใ้ นสว่ นทโี่ ปรแกรมแนะนา (C:\\SMARTBIZ.WIN\\FMDATA) ใหค้ ลิกทป่ี มุ่ OK (ภาพท่ี3.9) 8) เมื่อระบุว่าให้เก็บข้อมูลไว้ที่ใดแล้วหากเคยมีการลงโปรแกรมแล้วจะมีหน้าต่างแจ้งให้ทราบว่า มีข้อมูลแล้ว ต้องการลงข้อมูลใหม่ทับข้อมูลเดิมหรือไม่ ให้คลิกท่ีปุ่ม “Yes” (ภาพท่ี 3.10) รอจนกระท่ัง ปรากฏหน้าต่างเสรจ็ สน้ิ การติดตง้ั (ภาพท่ี3.11)

43 9) โปรแกรมจะทาการสร้าง Shortcut ไว้ที่ หน้า Desktop ให้อัตโนมัติ (ภาพที่ 3.12) เพื่อให้ ผใู้ ช้งานสามารถเรยี กใชโ้ ปรแกรมไดส้ ะดวก 10) เม่ือต้องการเปิดใช้งานโปรแกรมให้ คลิกขวาที่ Shortcut จ ะ ป ร า ก ฏ เ ม นู ดังภาพท่ี 3.13 เลือก “Run as administrator” 11) เม่ือปรากฏหน้าต่าง Login ให้ใช้งานโปรแกรม ให้ใส่ User Name : BIGBOSS และ Password : bigboss (ภาพที่ 3.14) แล้วกดปุ่ม “Login” จะปรากฏหน้าต่างแสดงลิขสิทธิ์โปรแกรม (ภาพที่3.15) คลกิ ปุม่ “Accept/ยอมรับ” 12) เมื่อหน้าจอปรากฏหน้าต่าง “เลือก Directory ข้อมูลของบริษัทที่ต้องการทางาน” (ภาพท่ี3.16) การเร่ิมทางานกับโปรแกรมครั้งแรกจะเลือก ช่ือบริษัท [Undefine] หรือ [ยังไม่ระบุเจ้าของ] ท่ี Folder

44 ท่ี “FMDATA” จากนั้นคลิกปมุ่ “Enter” หนา้ จอจะปรากฏหน้าตา่ งโปรแกรม Smartbiz (ภาพที่ 3.17) พร้อมเขา้ ใช้งานโปรแกรมบญั ชี 2. การกาหนดการใชภ้ าษาของโปรแกรม และการกาหนด รปู แบบ ปี พ.ศ./ค.ศ. โปรแกรม Smartbiz เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาให้สามารถใช้ได้ท้ังภาษาไทยและภาษาอังกฤษ เม่ือทาการติดตั้งโปรแกรม Smartbiz All หากโปรแกรมแสดงชื่อเมนูและหน้าต่างการทางานเป็น ภาษาอังกฤษ และใช้ปี ค.ศ. ผู้ใช้สามารถเปล่ียนเมนูเป็นภาษาไทย และใช้ปี พ.ศ. ในการบันทึกรายการ บัญชจี ะต้องดาเนินการดังนี้ 1) การเปล่ียนเมนูเป็นภาษาไทยใหเ้ ขา้ ที่ Organization Structure หวั ข้อ Configuration เลอื ก เมนูChange Screen Interface’s Language และ Change Menu’s Language เลือกเป็น Thai (ภาพท่ี 3.18) 2) เมื่อทาการเปลี่ยนภาษาของโปรแกรม เรียบร้อยแล้วให้ Log out ออกจากโปรแกรมก่อน แลว้ จึงเขา้ ใช้โปรแกรมใหมอ่ ีกคร้ังหนง่ึ โปรแกรมจึงจะแสดงเมนเู ป็นภาษาไทย

45 3) การเปลี่ยนปี ค.ศ. เป็น ปี พ.ศ. ให้เข้าที่ Organization Structure หัวข้อ Configuration เลือกเมนู Set Century Mode (B.E/C.E) โดยเลือกเปน็ B.E. (ภาพท่ี 3.19) 3. สาเหตุของการติดตัง้ โปรแกรมไม่สาเร็จ หากตดิ ตั้งโปรแกรมไมส่ าเรจ็ อาจเกดิ จากสาเหตดุ ังนี้ 1) เครื่องคอมพิวเตอร์ (Hardware) หรือระบบปฏิบัติการ (OS) ไม่ตรงตาม System Require-ment 2) มีการติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัส (บางโปรแกรม) หรือโปรแกรมป้องกันการรันอัตโนมัติ ฉะนั้นหากตดิ ต้ังไมส่ าเร็จใหป้ ดิ โปรแกรมปอ้ งกนั ไวรสั หรอื โปรแกรมป้องกนั การรันอตั โนมตั ิเสยี ก่อน 3) มีการกาหนดค่าที่ Windows ไม่ให้ Drive CD-ROM รันอัตโนมัติ ให้เข้าไปคลิกท่ี Drive CD-ROM หรอื เข้าไปคลกิ ท่ี Setup.bat หรอื Setup.exe หรือ Dotnetsetup.bat ได้เลย 4) Window XP บางรุ่นไม่มีโปรแกรม Visual Foxpro Library ดังน้ันให้ติดต้ังโปรแกรม\"Fox- 9Library.exe\" ก่อน โดยเข้าไปที่ InstallFile\\SetupFile\\swprequirement\\

46 5) CD-ROM อาจมีปัญหาให้ลองคัดลอก (Copy) ไฟล์ท้ังหมดไปไว้ในฮาร์ดดิส (Harddisk) ก่อน แล้วตดิ ตัง้ โปรแกรมจากฮาร์ดดสิ โดยคลกิ ทไ่ี ฟล์ Setup.exe หรือ Setup.bat 6) มีการกาหนดสิทธิ์ไว้ท่ี Windows ให้เป็น User Account แบบ Limited คือ หาก User Account ท่ีใช้ Login เขา้ Windows เป็น User ทไ่ี ม่ได้ตัง้ สทิ ธไ์ิ ว้จะไมม่ สี ิทธใิ์ นการติดตั้งโปรแกรมใดๆ 7) โปรแกรม Windows ทต่ี ิดตงั้ ไวแ้ ลว้ ไม่ได้ติดตงั้ ไวท้ ี่ Drive C:\\WINDOWS 8) โปรแกรม Windows ติดตั้งแบบ Ghost ไม่ได้ Setup จากแผ่น Windows ทาให้อาจเกิด Error เมอ่ื เขา้ โปรแกรมหรือเม่ือใช้งาน 4. การยกเลกิ หรอื ถอนการติดตง้ั โปรแกรม (Uninstall) การยกเลกิ หรอื ถอนการตดิ ตง้ั โปรแกรมออกทาไดโ้ ดยลบไฟล์ ดงั นี้ 1) ไฟล์โปรแกรมซึ่งปกติจะกาหนดไว้ท่ีC:\\ProgramFiles\\ ช่ือโปรแกรม.WIN เช่น C:\\Program Files\\SMARTBIZALL.WIN 2) ไฟล์ข้อมูล ซึ่งปกติจะกาหนดไว้ที่ C:\\ช่ือโปรแกรม.WIN\\FMDATA เช่น C:\\SMARTBIZ. WIN\\FMDATA 5. การลงทะเบียน Register Online โปรแกรมโดยทั่วไปจะให้ทาการลงทะเบียนทันทีเมื่อติดตั้งเสร็จ สาหรับโปรแกรมน้ีสามารถใช้งาน โดยไม่ลงทะเบียนได้แต่เม่ือครบ 6 เดือน จะต้องทาการลงทะเบียน Online ซึ่งทาเพียงคร้ังเดียวเท่าน้ัน หากผู้ใชง้ านลืมลงทะเบียน ภายใน 6 เดือน เม่ือเข้าใชง้ านโปรแกรมจะเปลีย่ นเป็น Mode “Read Only” ซึ่งทาให้เรียกดูรายการเดิมได้ แต่ไม่สามารถเพิ่มรายการใหม่ หรือแก้ไขรายการเก่าได้จึง แนะนาว่าคว ร ลงทะเบียนก่อนครบ 6 เดอื นโดยตอ้ งตอ่ Internet ไว้ด้วย และดาเนินการดังน้ี 1) เข้าโครงสร้างองค์กร (Configuration) Smartbiz Register เข้าเมนู Smartbiz Register จะได้ หน้าต่างลงทะเบยี นผู้ใชง้ าน ภาพที่ 3.20