Учебник по ДОУ

В. А. Арасланова ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ Учебно-практическое пособие в схемах, таблицах, образцах 2-е издание, дополненное и переработанное в соответствии с действующими нормативами Рекомендовано Советом Учебно-методического объединения по образованию в качестве учебного пособия для студентов, обучающихся по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение» Москва Берлин 2020

УДК 651:35.077.1(075) ББК 60.844я7 А79 Рецензенты: Быкова Т. А., кандидат исторических наук, доцент, Томский государственный университет; Ларьков Н. С., доктор исторических наук, профессор, Томский государственный университет; Гололобов Е. И., доктор исторических наук, профессор, Сургутский государственный педагогический университет Арасланова, В. А. А79 Документационное обеспечение управления : учеб.-практ. пособие в схемах, таблицах, образцах / В. А. Арасланова. — Москва ; Берлин : Директ-Медиа, 2020. — 265 с. ISBN 978-5-4499-1454-5 Пособие разработано в соответствии с требованиями действующих нор- мативных документов, Национальных стандартов Российской Федерации: ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе- ния»; ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечно- му и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». В пособии приведены термины, даны определения, теоретический мате- риал систематизирован и представлен в виде схем, таблиц, формуляров, что значительно облегчает усвоение материала. Каждый раздел пособия завер- шается вопросами и заданиями для самостоятельного контроля. Адресовано студентам направления «Документоведение и архивоведе- ние». Пособие может быть использовано в учебном процессе студентами раз- личных направлений, обучающимися по программам высшего и среднего профессионального образования, изучающими делопроизводство, а также оказать практическую помощь широкому кругу специалистов при составле- нии документов. УДК 651:35.077.1(075) ББК 60.844я7 ISBN 978-5-4499-1454-5 © Арасланова В. А., текст, 2020 © Издательство «Директ-Медиа», оформление, 2020

ОГЛАВЛЕНИЕ ОГЛАВЛЕНИЕ ..................................................................................................................................................................3 ВВЕДЕНИЕ ......................................................................................................................................................................... 6 Раздел 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ..................................... 10 ДОКУМЕНТ И СПОСОБЫ ЕГО ПЕРЕДАЧИ......................................................................................................................... 10 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ......................................................................11 ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.............................................................................................11 ДОКУМЕНТЫ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ.............................................................................................................................. 12 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.............................................................................13 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ............................................................................................................................................................. 14 Раздел 2. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СООТВЕТСТВИИ С НАЦИОНАЛЬНЫМ СТАНДАРТОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОСТ Р 7.0.97- 2016 ................................................................................................................................................................................... 15 ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ....................................15 ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ.............................................................................................34 СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ ДОКУМЕНТА (С ПРОДОЛЬНЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ).......................................................................................................................................................................................... 35 СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ ДОКУМЕНТА (С УГЛОВЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ).......................................................................................................................................................................................... 36 БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ.......................................................................................................................... 37 ПОЛЯ НА БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ ....................................................................................................................................... 38 НУМЕРАЦИЯ СТРАНИЦ В МНОГОСТРАНИЧНОМ ДОКУМЕНТЕ....................................................................39 ПРИМЕРЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ ................................................................................................................................... 40 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ............................................................................................................................................................. 44 КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ.............................................................................................................................................................. 45 Раздел 3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ.......................................................................................... 46 КЛАССИФИКАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ................................................................................46 УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ...................................................................................................................................................................... 47 СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ...............................................................................50 ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ....................................................................................................................... 51 ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ.................................................52 ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ...............................................................................................53 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ................................................................................................................................................ 55 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ............................................................................................................................................................. 57 КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ.............................................................................................................................................................. 58 Раздел 4. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ........................................................................................ 59 КЛАССИФИКАЦИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ..............................................................................59 ПРИКАЗ.......................................................................................................................................................................................................... 60 3

РАСПОРЯЖЕНИЕ.................................................................................................................................................................................... 73 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.............................................................................................................................................................75 КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ..............................................................................................................................................................76 Раздел 5. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ.............................................................77 КЛАССИФИКАЦИЯ СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ............................................77 АКТ..................................................................................................................................................................................................................... 78 ПРОТОКОЛ................................................................................................................................................................................................... 85 СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО ......................................................................................................................................................................96 ТЕЛЕГРАММА ........................................................................................................................................................................................ 106 ДОКЛАДНАЯ (СЛУЖЕБНАЯ), ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКИ.....................................................................109 СПРАВКА .................................................................................................................................................................................................... 113 ТЕЛЕФОНОГРАММА ........................................................................................................................................................................116 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ..........................................................................................................................................................119 КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ...........................................................................................................................................................121 Раздел 6. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ................................................................................. 122 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ........................................................................122 ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ....................................................................................................................123 ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ...............................................................................125 ВНЕСЕНИЕ ЗАПИСИ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ РАБОТНИКА............................................................................141 ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ РАБОТНИКА.............................................................143 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ..........................................................................................................................................................144 КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ...........................................................................................................................................................144 Раздел 7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ .................................................................... 145 ВНУТРЕННИЕ И ВНЕШНИЕ ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ...........................................................................145 ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ.............................................................................................................................146 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ....................................................................147 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ..........................................................................149 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ......................................................... 151 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ...................................................................................................................153 ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА.....................................................................................................................155 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛ ПРИ ТЕКУЩЕМ ХРАНЕНИИ.........................................................162 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ................................................................................................................................................................................................163 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛ, ОТОБРАННЫХ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ...................164 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ..........................................................................................................................................................165 КОНТРОЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ...........................................................................................................................................................166 ПРИЛОЖЕНИЯ .......................................................................................................................................................... 167 4

ПРИЛОЖЕНИЕ 1................................................................................................................................................................................... 167 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ................................167 ПРИЛОЖЕНИЕ 2................................................................................................................................................................................... 169 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ........................................................................................................................................................................................................ 169 ПРИЛОЖЕНИЕ 3................................................................................................................................................................................... 170 СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ.......................................................................................................................170 ПРИЛОЖЕНИЕ 4................................................................................................................................................................................... 185 СЛОВАРЬ ИНОСТРАННЫХ СЛОВ (НАИБОЛЕЕ ЧАСТО УПОТРЕБЛЯЕМЫХ В ДЕЛОВОЙ ПРАКТИКЕ)................................................................................................................................................................... 185 ПРИЛОЖЕНИЕ 5................................................................................................................................................................................... 209 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ НЕКОТОРЫХ СЛОВ ДЕЛОВОГО ЯЗЫКА..........................209 ПРИЛОЖЕНИЕ 6................................................................................................................................................................................... 214 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ОТДЕЛЬНЫХ УСТОЙЧИВЫХ СЛОВОСОЧЕТАНИЙ ПРИ ПОДГОТОВКЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ...............................................214 ПРИЛОЖЕНИЕ 7................................................................................................................................................................................... 217 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО НАПИСАНИЮ ДАТ И ЧИСЕЛ В ТЕКСТЕ ДОКУМЕНТА.................................217 ПРИЛОЖЕНИЕ 8................................................................................................................................................................................... 219 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УПОТРЕБЛЕНИЮ ДОПУСТИМЫХ СОКРАЩЕНИЙ ПРИ УКАЗАНИИ АДРЕСОВ...................................................................................................................................................................... 219 ПРИЛОЖЕНИЕ 9................................................................................................................................................................................... 220 ПЕРЕЧЕНЬ ПОЛНЫХ И СОКРАЩЕННЫХ НАИМЕНОВАНИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ........................................................................................................................220 ПРИЛОЖЕНИЕ 10................................................................................................................................................................................ 223 ИЗВЛЕЧЕНИЯ ИЗ ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (ОК 011-93).............................................................................................223 ПРИЛОЖЕНИЕ 11................................................................................................................................................................................ 227 ИЗВЛЕЧЕНИЯ ИЗ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ.................................................................................227 ПРИЛОЖЕНИЕ 12................................................................................................................................................................................ 248 ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ................................................................................248 СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ................................................................................................... 255 5

Документ — инструмент управ- ления, а у хорошего мастера ин- струмент всегда в порядке. В. Янковая ВВЕДЕНИЕ Деятельность любой современной организации документируется, то есть в любой организации создаются документы. Основное назна- чение документа — зафиксировать и передать информацию, необхо- димую для осуществления управленческих функций. Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с документами, а систему ин- формационного обеспечения управленческого аппарата. Делопроизводство в организациях различных типов и видов осу- ществляется специальными структурными подразделениями (кан- целярией, общим отделом, управлением делами и др.) или секретар- скими службами. Характерной для современного управления чертой является комплектование штатов организаций компетентными спе- циалистами соответствующих профилей. Подготовка специалистов в области документационного обеспе- чения управления и архивного дела осуществляется в образователь- ных организациях высшего и среднего профессионального образова- ния на основе Федеральных Государственных образовательных стандартов, содержащих требования к обязательному минимуму знаний по общеобразовательным, профессиональным и специаль- ным дисциплинам. Деятельность специалистов современной организации непосред- ственно связана с разработкой, оформлением, редактированием зна- чительных объемов служебных документов. В практической работе специалисты в области делопроизводства оформляют и регистриру- ют организационно-распорядительные и информационно- справочные документы, контролируют сроки их исполнения. Часто проекты служебных документов готовят отдельные должностные лица, либо структурные подразделения организации, не владеющие достаточными навыками в сфере делопроизводства, и специалистам по документационному обеспечению управления современной орга- низации приходится приводить в соответствие с действующими нормативами данные проекты. Специалист в области документационного обеспечения управле- ния и архивного дела должен знать порядок подготовки организаци- онных, распорядительных и информационно-справочных докумен- тов, ориентироваться в вопросах легитимности документов 6

организации. Уметь доводить содержание служебных документов до конкретных исполнителей. При подготовке выпускников важным является изучение курсов документационного обеспечения управления, документоведения, делопроизводства и др. Так, при изучении документоведения сту- денты получают теоретические знания о роли документа и инфор- мации в управленческом процессе, о способах документирования и их развитии, системах документации, а также формируют навыки со- ставления и оформления управленческих документов. Изучение организации и технологии делопроизводства предпола- гает сосредоточение внимания на трех блоках вопросов: организации службы делопроизводства, технологии работы с документами, текущем хранении документов и подготовке их к сдаче в архив организации. Современная работа с документами не мыслима без использова- ния информационных технологий, поэтому молодые специалисты должны знать классификацию, структуру, назначение, область при- менения, эффективность, принципы организации личного и корпо- ративного информационного обеспечения. Кроме того, они должны уметь работать с документальными и информационными системами, осуществлять обоснованный выбор вида, метода, технологии созда- ния и применения информационных систем. Материалы пособия ориентированы на формирование професси- ональных компетенций обучающихся: — составлять, редактировать и оформлять организационно — распорядительную документацию, создаваемую в организации, со- гласно требованиям Государственных стандартов (ГОСТ) по оформ- лению документов с использованием современных видов организа- ционной техники; — оформлять и регистрировать организационно-распорядитель- ные документы, контролировать сроки их исполнения; — составлять и оформлять служебные документы, материалы с использованием формуляров документов конкретных видов; — самостоятельно работать с документами, содержащими кон- фиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу; — составлять и оформлять номенклатуру дел организации, формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность в текущем делопроизводстве с исполь- зованием современных видов организационной техники; — осуществлять подготовку дел к передаче на архивное хранение; — составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к пере- даче в архив организации, государственные и муниципальные архи- вы и др. 7

Документы организации должны разрабатываться в соответствии с требованиями ГОСТа Р 7.0.97–2016. Национальный стандарт Россий- ской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документа- ция. Требования к оформлению документов». Организационные документы разрабатываются, как правило, юридической службой организации в соответствии с требованиями существующих на момент разработки законодательных, норматив- ных и ведомственных актов. Особое внимание следует уделить изучению распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления и основные оперативные задачи, стоящие перед органом управления. Справочно-информационные документы особенно часто приме- няются в деловой практике организаций и гражданских лиц. Среди общей массы управленческих документов выделяется от- дельный комплекс оформления трудовых отношений между физиче- скими и юридическими лицами, включающий документы, регулиру- ющие вопросы приема на работу, перевода, предоставления отпусков, поощрений, взысканий и др., относящиеся к документам по личному составу (кадровым документам). Изучение раздела «Организация работы с документами» поможет создать и поддержать в организации условия, обеспечивающие свое- временную, полную, качественную обработку документированной ин- формации, подготовку и передачу документов на архивное хранение. Работа с пособием поможет обучающимся в освоении следующих видов профессиональной деятельности: — организация документационного обеспечения управления и функционирования организации; — организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации; — информационно-документационная деятельность и др. В предлагаемом пособии теоретический материал сведен в таб- лицы, схемы, даны определения, приведены термины и примеры до- кументов, предлагаются формуляры документов, которые могут ока- зать значительную помощь при разработке и оформлении документов. Каждый раздел пособия завершается контрольными вопросами и контрольными заданиями. В приложениях приведены: термины и определения, представ- ленные в виде словаря, что облегчит повторение изученного матери- ала; словарь иностранных слов, наиболее часто употребляемых в де- ловой практике; рекомендации по написанию дат и чисел, 8

употреблению допустимых сокращений при указании адресов. При- ведены перечни полных и сокращенных наименований Федеральных органов исполнительной власти; документов, подлежащих утвер- ждению и заверению, а также извлечения из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе де- ятельности государственных органов, органов местного самоуправ- ления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённо- го приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 и инструкция по применению перечня. Данное пособие может совершенствоваться, дорабатываться, и лицам, изучающим документационное обеспечение управления, предлагается дополнить изученные разделы схемами собственной разработки. Автор с благодарностью примет все замечания и предложения по совершенствованию пособия. Ваши замечания и предложения можно направить по адресу: [email protected]. 9

Какой-то странный человек Придумал, меру перепутав, Коротенькое слово — век И очень длинное — минута. В. Федотов Раздел 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ДОКУМЕНТ И СПОСОБЫ ЕГО ПЕРЕДАЧИ Документ — зафиксированная на носителе информация с рекви- зитами, позволяющими ее идентифицировать. Телеграфная Курьерская Факсимильная связь связь связь Почтовая Способы Телефонная связь передачи связь информации Электронная связь Документы, передаваемые и отправляемые по каналам связи Почтовая связь Прием и передача различных видов документов Телеграфная связь Прием и передача телеграмм Прием и передача e-mail-сообщений, различных видов доку- Электронная связь ментов Прием и передача различных видов документов Курьерская связь Прием и передача телефонограмм Телефонная связь Прием и передача телефаксограмм Факсимильная связь 10

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ знаопсиистьелиенпфоорумстаацниоивДлндеоеаянкнтнуоемылсеьимннтоптеасрлтцаеьив,пиоцонлеуналсмоетнеааонпборевасвлплееенчнненныоимоебпуерпсарпвеаичвиллваеамнюизщяапа—яись информации на функции управления документами Документирование — Организация работы с документами — запись информации на носителе организация документооборота, по установленным правилам хранения и использования документов в текущей деятельности организации Задачи делопроизводства Отражение деятельности организации Обеспечение в соответствующих документах рационального использования документов в деловой практике ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Оперативность быстрая и четкая работа с документами Современное техническое персональные компьютеры, факсимиль- оснащение ные и копировальные аппараты, сканеры и всевозможные средства малой оргтех- Целесообразность всех ники, облегчающие работу с документами делопроизводственных каждая работа с документами должна операций быть необходима для деятельности пред- приятия, оправдана конкретной конечной Умелое сочетание целью документационного управле- ния с бездокументационным составление документов только в том случае, когда это действительно необхо- Компетентность персонала димо или установлено государственными нормативными актами на каждом рабочем месте должны рабо- тать профессионалы 11

Подлинники Копии Письменные Фотодокументы Выписки Дубликаты Графические ДОКУМЕНТЫ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ По виду По средствам 12 оформления фиксации Служебные По Документы По срокам Срочные происхождению По форме исполнения Несрочные Интересы организа- По месту По содержанию составления ции Личные Интересы одного лица Внешние Внутренние Трафаретные Индивидуальные Типовые Простые Сложные Входящие Функциониру- Часть отпечатана, Используется Созданы для Рассматрива- Рассматрива- и исходящие ющие внутри а часть заполняет- бланк документы организации ся при составлении группы однород- ется один ется несколько ных организаций вопрос вопросов

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Организационно-распорядительные документы (ОРД) — до- кументы, отражающие административные и организационные во- просы; вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регули- рования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. 1 Организационные – устав документы – учредительный договор – положение о персонале 2 Распорядительные – должностная инструкция документы – структура и штатная численность аппарата управле- Справочно- ния 3 информационные – штатное расписание документы – правила внутреннего трудового распорядка – положение о структурном подразделении 4 Документы – приказ по личному составу – распоряжение – решение – постановление – докладная (служебная) и объяснительная записки – акт – письмо – справка – протокол – телеграмма – телефонограмма – трудовой договор – приказы о движении кадров – трудовая книжка – личная карточка работника – личное дело – лицевой счет по заработной плате 13

Контрольные вопросы 1. ДОКУМЕНТ И СПОСОБЫ ЕГО ПЕРЕДАЧИ 1.1. Сформулируйте понятие документа. 1.2. Укажите способы передачи информации. 1.3. Перечислите документы, передаваемые и отправляемые по каналам связи. 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Сформулируйте понятие делопроизводства. 2.2. Перечислите задачи делопроизводства. 2.3. Укажите условия, обеспечивающие качество работы с доку- ментами. 2.4. Назовите принципы организации делопроизводства. 2.5. Укажите условия, обеспечивающие оперативность работы с документами. 2.6. Перечислите требования к техническому оснащению служ- бы документационного обеспечения управления. 3. ДОКУМЕНТЫ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ 3.1. Классифицируйте документы по срокам исполнения. 3.2. Классифицируйте документы по виду оформления. 3.3. Классифицируйте документы по средствам фиксации. 3.4. Классифицируйте документы по содержанию. 3.5. Классифицируйте документы по форме. 3.6. Классифицируйте документы по месту составления. 3.7. Классифицируйте документы по происхождению. 4. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 4.1. Сформулируйте понятие организационно-распорядитель- ных документов. 4.2. Классифицируйте организационно-распорядительные до- кументы. 4.3. Сформулируйте понятие организационных документов. 4.4. Перечислите организационные документы. 4.5. Сформулируйте понятие распорядительных документов. 4.6. Перечислите распорядительные документы. 4.7. Сформулируйте понятие справочно-информационных до- кументов. 4.8. Перечислите справочно-информационные документы. 4.9. Сформулируйте понятие документов по личному составу. 4.10. Перечислите документы по личному составу. 14

Завтра каждый индивид Должен сесть за алфавит. Кто не знает алфавита — Пусть мечтать не норовит! ∗∗∗ Ну, а кто не смог понять — На себя должён пенять: Столь прозрачные намеки Даже стыдно объяснять!.. Л. Филатов Раздел 2. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СООТВЕТСТВИИ С НАЦИОНАЛЬНЫМ СТАНДАРТОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОСТ Р 7.0.97-2016 ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ Реквизит документа (от лат. reguisitum, т. е. требуемое, необхо- димое) — элемент оформления документа. При подготовке и оформлении документов используют реквизи- ты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопро- изводство и архивное дело. Термины и определения». 01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта РФ, герб (геральдический знак) муниципального образо- вания); 02 — эмблема; 03 — товарный знак (знак обслуживания); 04 — код формы документа; 05 — наименование организации — автора документа; 06 — наименование структурного подразделения — автора до- кумента; 07 — наименование должности лица — автора документа; 08 — справочные данные об организации; 09 — наименование вида документа; 10 — дата документа; 11 — регистрационный номер документа; 12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего до- кумента; 13 — место составления (издания) документа; 15

14 — гриф ограничения доступа к документу; 15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — заголовок к тексту; 18 — текст документа; 19 — отметка о приложении; 20 — гриф согласования документа; 21 — виза; 22 — подпись; 23 — отметка об электронной подписи; 24 — печать; 25 — отметка об исполнителе; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка о поступлении документа; 28 — резолюция; 29 — отметка о контроле; 30 — отметка о направлении документа в дело. № Реквизит документа Требования к оформлению Пояснения, примеры Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Рос- 01 сийской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образо- вания) — изображение герба (Государственного, субъекта Российской Феде- рации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) Помещается: Государственный Герб Герб  по середине верхнего поля бланка Российской Федерации города Сургута документа над реквизитами организации — автора документа,  на расстоянии 10 мм от верхнего края листа ! Герб РФ помещают в соответствии с Положением о Государственном Гербе РФ1 ! Герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования не воспроизводится, если на бланке помещен Герб РФ 1 Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государствен- ном гербе РФ» с изм. и доп. от 09.07.2002. 16

Продолжение табл. № Реквизит документа Требования к оформлению Пояснения, примеры 02 Эмблема организации — условное или символьное изображение какой-либо организации Помещается:  по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа,  на расстоянии 10 мм от верхнего края Эмблема Сургутского государственного листа в соответствии с уставом педагогического университета (положением об организации) ! Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ или герб субъекта РФ 03 Товарный знак (знак обслуживания) — знак, зарегистрированный в установ- ленном законодательством порядке Помещается: Допускается захватывать часть  по середине верхнего поля бланка левого поля. документа над реквизитами Может указываться коммерческое организации — автора документа, обозначение юридического лица  слева на уровне наименования организации — автора документа ! Воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положе- нием об организации) 04 Код формы документа — знак или совокупность знаков, присваиваемых документу с целью его идентификации Пример. Форма по ОКУД 0211151 Проставляется ОКУД предназначен для решения следующих  на унифицированных формах докумен- задач: тов в соответствии с Общероссийским — регистрации форм документов; классификатором управленческой до- — упорядочения информационных потоков; кументации (ОКУД) или локальным — сокращения количества применяемых классификатором форм; — исключения из обращения неунифициро- Располагается ванных форм документов;  в правом верхнем углу рабочего поля — обеспечения учета и систематизации документа, состоит из: — слов «Форма по» форм на основе их регистрации; (наименование классификатора); — контроля за составом форм докумен- — цифрового кода тов и исключения дублирования информа- ции, применяемой в сфере управления; — организации контроля за применением унифицированных форм 17

Продолжение табл № Реквизит документа Требования к оформлению Пояснения, примеры 05 Наименование организации — автора документа Располагается Автономное учреждение  под наименованием организации профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа — Югры в скобках указывается сокращенное «СУРГУТСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» наименование организации, если оно (АУ «Сургутский политехнический колледж») предусмотрено уставом (положением) ! Должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении) Наименование структурного подразделения — автора документа (в том 06 числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совеща- тельного или иного органа) Используется Бюджетное учреждение высшего образования Ханты-  в бланках писем и бланках конкрет- Мансийского автономного округа — Югры ных видов документов соответствую- «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ щих подразделений (органов) в соот- ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» ветствии с локальными нормативными актами СОЦИАЛЬНО-ГУМАНИТАРНЫЙ ФАКУЛЬТЕТ Указывается  под наименованием организации 07 Наименование должности лица — автора документа — используется в блан- ках должностных лиц Располагается МИНИСТЕРСТВО НАУКИ  под наименованием организации или И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ наименованием территории (края, об- ласти, автономной области и др.), если (МИНОБРНАУКИ РОССИИ) документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федера- ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА ции, муниципального образования ! Наименование должности лица — автора документа указывается в соответ- ствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назна- чении на должность 18

Продолжение табл. № Реквизит документа Требования к оформлению Пояснения, примеры 08 Справочные данные об организации — информация о нахождении организа- ции, дающая возможность связаться в случае необходимости Указываются в бланках писем. Маяковского ул., д. 41, г. Сургут, Включает: Ханты-Мансийский  почтовый адрес организации,  номер телефона, факса, автономный округ — Югра, 628426  адрес электронной почты, Тел./факс: (3462) 20-69-40, 31-90-30;  сетевой адрес e-mail: [email protected]; http://www.surpk.ru ОКПО 03288094, ОГРН 1028600613348, ИНН/КПП 8602200072/860201001 ! Дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом 09 Наименование вида документа — обозначение вида письменного документа Указывается на всех документах:  УСТАВ Располагается  ПОЛОЖЕНИЕ  ИНСТРУКЦИЯ  под реквизитами автора документа  ПРАВИЛА  ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (наименованием организации, наиме-  ПРИКАЗ нованием структурного подразделе-  РАСПОРЯЖЕНИЕ ния, наименованием должности)  ПРОТОКОЛ  СПРАВКА  АКТ  ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА  ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА  ТЕЛЕГРАММА  НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ и др. ! Для деловых (служебных) писем не указывается, кроме гарантийных 10 Дата документа — дата его подписания, (утверждения), события, зафиксиро- ванного в документе Указывается Последовательность оформления даты: дата подписания или утверждения доку- день месяца, месяц, год. мента: Цифровой способ — 05.06.2019  для протокола — дата заседания, (арабские цифры, две разделительные  для акта — дата события, точки), день месяца и месяц — две цифры,  для приказа, справки, письма — датагод — четыре цифры. регистрации Словесно-цифровой — 5 июня 2019 г. день месяца — цифры, месяц — слово, год — четыре цифры и сокращённо год (г.) ! Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату 19

Продолжение табл. № Реквизит документа Требования к оформлению Пояснения, примеры 11 Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации Состоит: На документе, составленном совместно  из порядкового номера документа, двумя и более организациями:  по усмотрению организации,  проставляются регистрационные дополняется цифровыми или номера документа, присвоенные буквенными кодами (индексами) каждой из организаций. в соответствии с используемыми классификаторами: 01–03/05–84л Регистрационные номера: — индексом дела по номенклатуре  отделяются друг от друга косой чертой, дел,  проставляются в порядке указания — кодом корреспондента, — кодом должностного лица и др. авторов в заголовочной части или преамбуле документа 12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа — рек- визит, оформляемый в письмах-ответах Включает: На №___от________  регистрационный номер,  дату входящего инициативного до- Облегчает поиск документа, исключает необхо- димость пересказа содержания текста кумента, на который дается ответ ! Применяется только в исходящих ответных документах 13 Место составления или издания документа — указание населенного пункта, в котором составлен документ Указывается: г. Сургут  в соответствии с принятым админи- стративно-территориальным делени- ем (с использованием общепринятых сокращений),  во всех документах, кроме служебных писем и внутренних информационно- справочных документов ! Не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения 20

Продолжение табл. № Реквизит документа Требования к оформлению Пояснения, примеры Гриф ограничения доступа к документу — ограничения доступа в соответ- 14 ствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Россий- ской Федерации (должны быть закреплены в локальных нормативных актах) Проставляется: Входит ограничительная надпись:  в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа,  Для служебного пользования, сопроводительного письма к  Конфиденциально, документу),  Коммерческая тайна или др.  на границе верхнего поля при наличии в документе информации Может дополняться: — номером экземпляра документа, — другими сведениями.  Коммерческая тайна. Экз. № 2 ! Ограничение доступа к документу регулируется законодательством РФ 15 Адресат — организация или физическое лицо, которому адресован документ Располагается Генеральному директору  в заголовочной части документа, справа ПАО «Свема» Горюнову В. И. Указывается наименование адресатов:  организаций или структурных ПАО «РосНефть» Начальнику ОТП подразделений (в именительном падеже),  должностных или физических лиц Зуеву Н. А. (в дательном падеже) Перед фамилией должностного При направлении документа в лица допускается употреблять несколько однородных организаций сокращение: (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно:  «г-ну» (господину), если адресат Ректорам вузов мужчина;  «г-же» (госпоже), если адресат женщина ! Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относи- тельно самой длинной строки 21

Продолжение табл. № Реквизит документа Требования к оформлению Пояснения, примеры 16 Гриф утверждения документа — реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию ! Располагается в правом верхнем углу документа. ! Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки При утверждении должностным лицом УТВЕРЖДАЮ  УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) Директор ПАО «Спецтехника» Подпись В. О. Шмелев С указанием: 12.03.2019  наименования должности утверждающе- го лица,  его подпись, инициалы, фамилия,  дата утверждения При утверждении документа распоряди- УТВЕРЖДЕНО тельным документом указывается: Приказом руководителя  УТВЕРЖДЕН (документ мужского ро- от 30.04.2019 № 69 да — устав (он),  УТВЕРЖДЕНА (документ женского ро- да — инструкция (она),  УТВЕРЖДЕНО (документ среднего ро- да — положение (оно),  УТВЕРЖДЕНЫ (документа во множе- ственном числе — правила (они) Согласованного:  с наименованием вида утверждаемого документа,  наименования распорядительного доку- мента в творительном падеже,  его даты, номера При утверждении документа нескольки- УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ ми должностными лицами Директор АУ «Эра» Директор ПАО «Луч» _______ В. О. Зуев И. П. Буев  их подписи располагают на одном уровне 12.03.2019 _______ 12.03.2019 22

Продолжение табл. № Реквизит документа Требования к оформлению Пояснения, примеры 17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа Оформляется Формулируется с предлогом «О» («Об»).  под реквизитами бланка слева, Отвечает на вопрос: от границы левого поля В указах, постановлениях, приказах,  Приказ (о чем?): — о создании аттестационной издаваемых органами власти: комиссии,  заголовок к тексту может оформляться — об утверждении штатного над текстом посередине расписания рабочего поля документа,  Письмо (о чем?) — о предоставле-  центрируется относительно самой длин- нии информации ной строки  Протокол (чего?) — заседания Совета директоров  Акт (чего?) — инвентаризации, (о чём?) — об отсутствии на рабочем месте Облегчает процесс регистрации доку- ментов ! Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не пре- вышает 4–5 строк 18 Текст документа — элемент документа, несущий основную смысловую нагрузку В деятельности государственных орга- Составляется нов, организаций РФ используются:  на русском языке как государственном  государственный язык РФ, языке РФ  государственные языки республик РФ,  иные языки народов РФ  Может содержать: Уровней рубрикации текста  разделы, подразделы, пункты,  не должно быть более четырех подпункты,  нумеруются арабскими цифрами Употребляются При употреблении в тексте фамилий  только общепринятые аббревиатуры и лиц инициалы указываются после графические сокращения фамилии (Иванов И. И.) 23

№ Продолжение табл. Требования к оформлению Реквизит документа Пояснения, примеры ПРИКАЗ Текст излагается  от первого лица единственного числа приказываю: Текст излагается ДОКУМЕНТЫ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ  от третьего лица единственного числа: И СОВЕЩАТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ • КОЛЛЕГИЯ... ПОСТАНОВЛЯЕТ…, • СОБРАНИЕ... РЕШИЛО… ПРОТОКОЛ Текст излагается  от третьего лица множественного числа: • СЛУШАЛИ: … • ВЫСТУПИЛИ: … • ПОСТАНОВИЛИ: …, РЕШИЛИ: … ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ Текст излагается АКТ, СПРАВКА  от третьего лица единственного или множественного числа: • отдел осуществляет функции..., • в состав управления входят..., • комиссия провела проверку... СОВМЕСТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Текст излагается  от первого лица множественного числа: • ПРИКАЗЫВАЕМ: …, • РЕШИЛИ: … 24

Требования к оформлению Продолжение табл. Пояснения, примеры ДЕЛОВЫЕ (СЛУЖЕБНЫЕ) Текст излагается: ПИСЬМА  от первого лица множественного числа: • просим направить..., • представляем на рассмотрение...;  от третьего лица единственного числа: • министерство не возражает..., • общество считает возможным...;  от первого лица единственного числа: • считаю необходимым..., • предлагаю рассмотреть..., если письмо оформлено на должностном бланке Могут использоваться:  вступительное обращение: • Уважаемый господин Председатель! • Уважаемый господин Губернатор! • Уважаемый господин Прохоров! • Уважаемая госпожа Захарова! • Уважаемый Николай Петрович! • Уважаемая Ольга Николаевна! • Уважаемые господа!  в обращении по должности — наименование должности пишется с про- писной буквы;  в обращении по фамилии — инициалы лица не указываются  заключительная этикетная фраза — С уважением, … 25

№ Продолжение табл. Требования к оформлению Реквизит документа Пояснения, примеры 19 Отметка о приложении — сведения о документах, прилагаемых к основному документу СПОСОБЫ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ Если приложение названо в Приложение: на 2 л. в 5 экз. тексте Для приложения, не названного в Приложение: 1. Справка о …на 2 л. в 1 экз. тексте: 2. Акт о … на 1 л. в 1 экз.  указывается его наименование,  при наличии нескольких приложений — их нумеруют Если приложения сброшюрованы Приложение: устав ПАО «Маяк» в 2 экз.  количество листов не указывают Если документ, являющийся Приложение: письмо Росархива приложением, имеет от 05.02.2019 № 02-6/147 приложения и приложение к нему, всего на 2 л. с самостоятельной нумерацией страниц Если приложение направляют не Приложение: на 3 л. в 2 экз. только во все указанные в документе в первый адрес адреса Если приложением является Приложение: CD в 1 экз. обособленный электронный На вкладыше (конверте), в который носитель: помещается носитель, указываются — компакт-диск, наименования документов, записанных на — usb-флеш-накопитель и др. носитель, имена файлов Если в приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу указывается  Приложение, либо Приложение № 2 Приложение 1, к приказу Росархива либо Приложение № 1, от 05.03.2019 № 321 с указанием: — наименования распоряди- тельного документа, — его даты, — регистрационного номера ! Наличие реквизита отметка о приложения позволяет проверить комплект- ность при регистрации документа и при получении корреспонденции 26

№ Продолжение табл. Требования к оформлению Реквизит документа Пояснения, примеры 20 Гриф согласования документа — проставляется на документах, согласо- ванных органами власти, организациями, должностными лицами В зависимости от вида документа  на первом листе документа (если документ и особенностей его оформления имеет титульный лист — на титульном ли- может проставляться: сте, в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием доку- мента ближе к нижнему полю);  на последнем листе документа под текстом;  на листе согласования, являющемся неотъ- емлемой частью документа Состоит: СОГЛАСОВАНО  из слова СОГЛАСОВАНО Директор ПАО «Маяк» ____________ Н. А. Федотов (без кавычек), 00.00.0000  должности лица, которым со- гласован документ (включая наименование организации),  его собственноручной подписи,  инициалов, фамилии,  даты согласования Если согласование осуществля- СОГЛАСОВАНО ется коллегиальным органом: Советом директоров  в грифе согласования указыва- ПАО «Маяк» (протокол от _________ № __) ют сведения об органе, согла- СОГЛАСОВАНО совавшем документ, письмом Росархива  дате и номере протокола, в от _________ № __ котором зафиксировано реше- ние о согласовании СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Директор АУ «Эра» Директор ПАО «Луч» Если согласование осуществля- _________ В. О. Зуев __________ И. П. Буев ется письмом: 00.00.0000 00.00.0000  указывают вид документа,  организацию — автора докумен- та,  дату и номер письма При согласовании документа несколькими должностными лицами  их подписи располагают на одном уровне 27

Продолжение табл. № Реквизит документа Требования к оформлению Пояснения, примеры 21 Визы согласования документа — внутреннее согласование проекта документа должностными лицами Виза включает: Юрисконсульт  должность лица, визирующего С. С. Сидоров документ, 05.03.2019  подпись,  расшифровку подписи При наличии замечаний к документу: (инициалы, фамилию), Замечания прилагаются.  дату визирования Руководитель юридического отдела Подпись И. О. Фамилия Дата В документах, подлинники ко- ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА торых хранятся в организации, визы проставляют: _______________ ___________ _________________  на последнем листе документа под подписью,  на обороте последнего листа подлинника документа,  на листе согласования (визиро- вания), прилагаемом к докумен- ту (наименование (личная (И. О. Фамилия) должности) подпись) __________________ _______________ ___________ (наименование (личная (И. О. Фамилия) должности) подпись) В исходящих документах визы проставляются  на экземплярах документов, помещаемых в дело По усмотрению организации мо- жет применяться полистное визи- рование документа и его приложе- ний ! В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019) 28

Продолжение табл. № Реквизит документа Требования к оформлению Пояснения, примеры 22 Подпись — собственноручная подпись должностного лица, придающая до- кументу юридическую силу и подтверждающая его подлинность Включает в себя: Генеральный директор Федот Н. А. Федотов  наименование должности,  личную подпись,  расшифровку подписи: — инициалы, — фамилия Если документ оформлен не Генеральный директор Федот Н. А. Федотов на бланке, в наименование должности включается: ПАО «Профиль»  наименование организации Генеральный директор Федот Н. А. Федотов Допускается центровать  наименование должности лица, ПАО «Профиль» подписавшего документ, относи- тельно самой длинной строки При оформлении документа на Федот Н. А. Федотов бланке должностного лица  должность этого лица в подписи не указывается При подписании документа Директор института Подпись И. О. Фамилия несколькими должностными лица- Главный бухгалтер Подпись И. О. Фамилия ми, занимающими разное положе- ние Председатель комиссии Подпись И. О. Фамилия  их подписи располагаются одна Члены комиссии Подпись И. О. Фамилия под другой в последовательности, Подпись И. О. Фамилия соответствующей иерархии зани- Подпись И. О. Фамилия маемых должностей И. о. ген. директора Подп. И. О. Фамилия В документах, составленных или: комиссией  в подписи указывается статус лица Исполняющий обязанности ген. директора Подпись И. О. Фамилия в составе комиссии При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руково- дителя  подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением) ! При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае времен- ного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта доку- мента вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов ! Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием долж- ности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо 29

Продолжение табл. № Реквизит документа Требования к оформлению Пояснения, примеры 23 Отметка об электронной подписи — используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью Включает:  фразу «Документ подписан элек- тронной подписью»,  номер сертификата ключа элек- тронной подписи,  фамилию, имя, отчество владельца сертификата,  срок действия сертификата ключа электронной подписи Может включать:  изображение герба,  эмблемы органа власти (организа- ции),  товарного знака (знака обслужива- ния) организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации Печать — отпечаток текста (графического изображения) на бумаге, при- 24 меняемый для удостоверения наиболее важных документов организации, свидетельствующий об их подлинности Заверяет подлинность подписи Печать должностного лица на документах:  удостоверяющих права лиц,  фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами,  на иных документах, предусматри- вающих заверение подписи печа- тью в соответствии с законодатель- ством Российской Федерации Проставляется:  не захватывая собственноручной МП подписи лица, подписавшего доку- мент,  или в месте, обозначенном «МП» (Место печати) 30

Продолжение табл. № Реквизит документа Требования к оформлению Пояснения, примеры 25 Отметка об исполнителе — информация о должностном лице, исполнившем документ, дающая возможность наведения справок Отметка об исполнителе включает: Петров Петр Петрович, управление  фамилию, имя, отчество исполнителя, делами, ведущий специалист,  номер его телефона; +7(000) 000-00-00, [email protected] может дополняться:  наименованием: Иванова Ирина Ивановна, секретарь, + 7 (3462) 00-00-00 (доб. 210), — должности, [email protected] — структурного подразделения,  электронным адресом исполнителя Оформляется: Может оформляться:  на лицевой стороне последнего листа  как нижний колонтитул  печататься шрифтом меньшего раз- документа от границы левого поля,  при отсутствии места — на оборотной мера стороне внизу слева 26 Отметка о заверении копии — подтверждение соответствия копии доку- мента (выписки из документа) подлиннику документа Проставляется Верно  под реквизитом «подпись» Инспектор Подпись Г. А. Шлык Включает: 12.08.2019  слово «Верно»;  наименование должности лица, Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп заверившего копию;  его собственноручную подпись;  расшифровку подписи (И. О. Фамилия);  дату заверения копии (выписки из документа) ! Если копия выдается для представления в другую организацию — отметка о заверении копии:  дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изго- товлена копия («Подлинник документа находится в (наименование органи- зации) в деле № ... за ... год»),  заверяется печатью организации 31

Продолжение табл. № Реквизит документа Требования к оформлению Пояснения, примеры 27 Отметка о поступлении документа — подтверждение факта поступления документа в организацию Включает: Вх. № 288 от 12.03.2019  дату поступления,  входящий регистрационный номер Может проставляться с помощью штампа документа ! При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа 28 Резолюция — указание по исполнению документа Оформляется: Волковой Н. Г. Подготовить ответ  на свободном месте рабочего поля к 21.03.2019 документа, 12.03.2019  на бланке резолюции,  вносится непосредственно в си- Ивановой П. И., Степановой И. С., стему электронного документо- Федуновой С. С. оборота Подготовить информацию к 25.04.2019 Резолюция включает: 12.03.2019  фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей),  поручение по документу,  при необходимости срок исполнения,  подпись лица, вынесшего резолю- цию,  дату резолюции  ! Если исполнителей несколько — ответственность за исполнение возлагается на лицо, указанное в резолюции первым 32

Окончание табл. № Реквизит документа Требования к оформлению Пояснения, примеры 29 Отметка о контроле — совокупность действий, обеспечивающих своевре- менное исполнение документов Свидетельствует КОНТРОЛЬ  о постановке документа на контроль Проставляется  штампом «Контроль» на верхнем поле документа 30 Отметка о направлении документа в дело — определяет место хранения документа после завершения работы с ним Включает: В дело № 01-18 за 2018 г.  слова «В дело», Зав. отделом маркетинга  индекс дела по номенклатуре дел, 12.06.2019 в которое помещается документ на хранение, Отправлено письмо-ответ  год, 12.03.2019 № 12  должность лица, оформившего отметку, В дело № 01-12 за 2019 год  подпись, 12.06.2019  дату ! Может дополняться краткими сведениями о характере исполнения доку- мента 33

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ Документы могут создаваться на бумажном носителе с соблюдением установленных в электронной форме правил оформления документов Выбор шрифта  свободно распространяемые бесплатные шрифты;  рекомендуемые размеры шрифтов № 12, 13, 14; При подготовке документа  при составлении таблиц допускается использование могут быть применены шрифтов меньших размеров Выбор абзацного отступа Абзацный отступ в тексте документа  1,25 см Оформление заголовков разделов и подразделов Заголовки разделов  печатаются с абзацным отступом; и подразделов  центрируются по ширине текста Оформление многострочных реквизитов  печатаются через один межстрочный интервал; Многострочные реквизиты  составные части реквизитов отделяются допол- нительным интервалом Оформление интервалов  1–1,5 межстрочных интервала;  2 межстрочных интервала — если документ гото- Межстрочные интервалы в текстах документа вится для издания с уменьшением масштаба Интервал между  обычный буквами в словах Интервал между словами  один пробел Выравнивание текста документа Текст документа  по ширине листа (по границам левого и правого по- выравнивается лей документа); Длина самой длинной  при угловом расположении реквизитов строки реквизита не более 7,5 см.;  при продольном расположении реквизитов не более 12 см Локальное нормативное регулирование создания документов в организации Нормативными право-  наличие титульного листа в многостраничных документах выми актами органи-  выделение реквизитов • Адресат зации может быть (отдельных фрагментов • Заголовок к тексту предусмотрено текста) полужирным шриф- • Подпись том 34

СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ ДОКУМЕНТА (с продольным расположением реквизитов) Заголовочная часть (01) Герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, документа герб (геральдический знак) муниципального образования) (02) Эмблема организации, (03) Товарный знак (знак обслуживания) (29) Отметка о контроле (14) Гриф ограничения доступа к до- кументу (04) Код формы документа (05) Наименование организации-автора документа (06) Наименование структурного подразделения-автора документа (07) Наименование должности-автора документа (08) Справочные данные об организации (09) Наименование вида документа (10) Дата документа (11) Регистрационный (16) Гриф утверждения номер документа (15) Адресат (12) Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (13) Место составления или издания доку- мента (17) Заголовок к тексту (28) Резолюция Основная часть до- (18) Текст документа кумента (19) Отметка о приложении Оформляющая часть (22) Подпись (23) Отметка об электронной подписи документа (24) Печать (20) Гриф согласования документа (21) Виза (26) Отметка о заверении копии (25) Отметка об исполнителе (30) Отметка (27) Отметка о направлении о поступлении документа в дело документа 35

СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ ДОКУМЕНТА (с угловым расположением реквизитов) Заголовочная часть (01) Герб (Государственный герб РФ, герб субъ- (29) Отметка о документа екта РФ, герб (геральдический знак) муници- контроле пального образования) (16) Гриф утвер- ждения (02) Эмблема организации, (15) Адресат (03) Товарный знак (знак обслуживания) (05) Наименование организации-автора документа (28) Резолюция (06) Наименование структурного подразделения-автора документа (07) Наименование должности автора документа (08) Справочные данные об организации (04) Код формы документа (09) Наименование вида документа (10) Дата документа (11) Регистрационный номер документа (12) Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (13) Место составления или издания документа (17) Заголовок к тексту Основная часть (18) Текст документа документа (19) Отметка о приложении Оформляющая часть (22) Подпись (23) Отметка об электронной подписи документа (24) Печать (20) Гриф согласования документа (21) Виза (26) Отметка о заверении копии (25) Отметка об исполнителе (30) Отметка о (27) Отметка о направлении поступлении документа в документа дело 36

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ Бланк документа — с реквизитами, идентифицирующими лист бумаги автора официального документа; с воспроизведенной на нем постоян- (электронный ной информацией документа и ме- шаблон) стом, отведенным для переменной информации. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаб- лоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Нормативными правовыми актами организации устанавливают- ся виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.). ВИДЫ БЛАНКОВ Общий бланк Бланк Бланк письма (бланк для внутренних конкретного вида (бланк для внешних документов) документа документов) ВАРИАНТЫ БЛАНКОВ (в зависимости от расположения реквизитов) Продольный бланк Угловой бланк Центрированное (продольное) Флаговое (угловое) расположение реквизитов расположение реквизитов ФОРМАТЫ БЛАНКОВ (применяемые чаще всего) А6 (105×148 мм) — А4 (210×297 мм) А5 (148×210 мм) — для изготовления для изготовления бланков резолюций бланков резолюций 37

ПОЛЯ НА БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ Поле документа — отступ от края листа, предназначенный для подшивки документа, указания страниц в многостраничном доку- менте, на случай износа бумаги. РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ ДОКУМЕНТОВ Не менее 20 мм Левое — для подшивки документов Верхнее — для указания страниц в много- страничных документах Нижнее — на случай износа бумаги Не менее 10 мм — Правое — на случай износа бумаги Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. 20 мм 20 мм 10 мм 20 мм 38

НУМЕРАЦИЯ СТРАНИЦ В МНОГОСТРАНИЧНОМ ДОКУМЕНТЕ Номер страницы 2 _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ ПОРЯДОК НУМЕРАЦИИ СТРАНИЦ ДОКУМЕНТА Страницы нумеруются все, кроме первой арабскими цифрами без знаков препинания (точек)  без указания слов «страница»,  сокращенных вариантов «стр.» или «с.» Номер страницы без знаков тире («черточек») При двустороннем создании документа проставляются посередине верхнего поля доку- мента на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа  лицевые стороны — нечетные цифры,  оборотные стороны — четные ширина левого поля на лицевой стороне листа равна ширине правого поля на оборотной сто- роне листа 39

ПРИМЕРЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ Автономное учреждение профессионального образования «Усть-Илимский технологический колледж» _______________ № _____________ Пример общего бланка организации 40

ПРИМЕР БЛАНКА КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА ОРГАНИЗАЦИИ Автономное учреждение профессионального образования «Усть-Илимский технологический колледж» ПРИКАЗ _______________ № _____________ 41

ПРИМЕР УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА ОРГАНИЗАЦИИ Автономное учреждение профессионального образования «Усть-Илимский технологический кол- ледж» г. Усть-Илимск-15, а/я 842, Иркутская обл., 666685 Тел/факс (395 35) 7-51-56; тел. 7-56-53 E-mail: ui_college @ mail.ru ОКПО 03288094, ОГРН 1028600613348, ИНН/КПП 8602200072/860201001 ________________ № __________________ На № _____________ от ______________ 42

Автономное учреждение профессионального образования «Усть-Илимский технологический колледж» г. Усть-Илимск-15, а/я 842, Иркутская обл., 666685 Тел/факс (395 35) 7-51-56; тел. 7-56-53 E-mail: [email protected] ОКПО 03288094, ОГРН 1028600613348, ИНН/КПП 8602200072/860201001 ________________ № __________________ На № _____________ от ______________ Пример продольного бланка письма организации 43

Контрольные вопросы 1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДО- КУМЕНТОВ 1.1. Сформулируйте понятие реквизита документа. 1.2. Сформулируйте понятие даты документа и укажите способы оформления даты документа. 1.3. Укажите способы утверждения документа. 1.4. Укажите назначение реквизита «отметка о контроле». 1.5. Обоснуйте использование реквизита «печать» на документе. 1.6. Укажите способы оформления реквизитов «гриф согласова- ния документа» и «виза». Их сходства и отличия. 1.7. Укажите способы оформления реквизитов «гриф согласова- ния документа» и «гриф утверждения документа». Их сход- ства и отличия. 1.8. Укажите назначение реквизита «регистрационный номер до- кумента». 1.9. Укажите назначение реквизита «место составления (издания) документа». 1.10. Укажите требования к оформлению реквизита «адресат» на документах, направляемых в несколько однородных органи- заций. 1.11. Укажите назначение реквизита «заголовок к тексту». 1.12. Перечислите основные требования к оформлению реквизита «текст документа». 1.13. Укажите назначение реквизита «отметка о приложении». 1.14. Укажите особенности оформления реквизита «подпись». 1.15. Укажите назначение реквизита «отметка об исполнителе». 2. ФОРМУЛЯРЫ И БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Сформулируйте понятие формуляра документа. 2.2. Укажите расположение реквизитов на документе. 2.3. Сформулируйте понятие бланка документа. 2.4. Перечислите форматы бланков. 2.5. Перечислите требования к оформлению полей документа. 2.6. Укажите назначение общего бланка документа. 2.7. Укажите назначение бланка конкретного вида документа. 2.8. Назовите отличия бланка письма от бланка письма долж- ностного лица. 2.9. Укажите, в каких бланках документов применяется реквизит «справочные данные об организации». 2.10. Укажите, в каких документах используется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа». 44

Контрольные задания 1. Разработайте реквизит «эмблема». 2. Оформите реквизит «наименование организации-автора доку- мента». 3. Оформите реквизит «справочные данные об организации». 4. Разработайте на основе общего бланка бланки конкретных ви- дов документов: акта, протокола, справки. 5. Оформите реквизит «адресат» должностному лицу и учреждению. 6. Оформите реквизит «гриф утверждения документа» всеми из- вестными Вам способами. 7. Оформите реквизит «отметка о направлении документа в дело». 8. Оформите реквизит «отметка о поступлении документа». 9. Составьте резолюцию и объясните назначение данного реквизита. 10. Оформите реквизит «отметка о приложении». 11. Заверьте копию документа. 12. Зарегистрируйте входящий документ. 13. Разработайте бланк письма организации. 14. Разработайте общий бланк организации. 15. Разработайте варианты бланков организации с продольным и угловым расположением реквизитов. 16. Разработайте схемы, которые, на Ваш взгляд, смогли бы допол- нить данный раздел. 45

Пусть Федот проявит прыть, Пусть сумеет вам добыть То — Чаво — На — Белом — Свете — Вообще — Не — Может — Быть! ∗∗∗ Мне бы саблю! Да коня — Да на линию огня! А дворцовые интрижки — Энто все не про меня! Л. Филатов Раздел 3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ КЛАССИФИКАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ Организационные документы — документы, составляющие пра- вовую основу деятельности организации. Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах действующего законодательства, которые обязательны для исполнения персоналом независимо от организационно-правовой формы организации. Организационная функция — одна из основных управленческих функций, в содержание которой входит: — создание, реорганизация, ликвидация организации; — установление структуры; — определение штатной численности и номенклатуры должностей; — регламентация деятельности структурных подразделений и работников; — формирование коллегиальных и совещательных органов управления; — регламентация деятельности аппарата управления; — лицензирование деятельности в необходимых случаях; — установление режима работы и системы охраны; — организация и оценка труда работников и другие виды работ. 46

УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими ор- ганизациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной и хозяйственной деятельности. Индивидуальные Типовые Уставы Примерные Процедура утверждения устава Виды уставов Органы, утверждающие устав Органы государственной власти и управ- Общие уставы ления Уставы общественных организаций Съезды общественных организаций Уставы государственных предприятий и Вышестоящие органы учреждений (министерства, ведомства) Уставы муниципальных предприятий Районные и городские администрации В уставе организации указываются Наименование юридического лица Место его нахождения Порядок управления деятельностью Другие сведения, предусмотренные Гражданским кодексом Российской Федерации 47

Примерная структура текста устава Общие положения Содержатся полное и сокращенное наименование организации, цели и основание ее создания с указанием наименования, даты Основные задачи и номера соответствующего правового акта; указывается, чем Функции руководствуется организация в своей деятельности, кем воз- Права главляется и кому подчиняется, какие печати и официальные и обязанности бланки имеет Руководство Формулируются цели деятельности организации или проблемы, Реорганизация которые призвана решить организация и которые определяют и ликвидация характер и основные направления ее деятельности Перечисляются действия или виды работ, которые должна вы- полнить организация для решения поставленных перед ней задач Содержится перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя Устанавливается, кем осуществляется руководство организаци- ей, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также сфера его компетенции Устанавливается, в каком порядке и кем осуществляется реор- ганизация и ликвидация предприятия Пример титульного листа устава УТВЕРЖДЕН Общим собранием учредителей (Протокол № 01 от 15.03.2019) УСТАВ ПУБЛИЧНОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «ПЛАКАТ» Москва 2019 48

Процедура регистрации устава Юридическое лицо считается созданным с момента его государ- ственной регистрации в соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц». Физическое лицо Юридическое лицо (учредитель) Подготовка и предоставление пакета документов Налоговый орган Внесение записи Присвоение основного о создании юридического лица государственного в Единый государственный реестр регистрационного номера (ОГРН), юридических лиц 13-значного цифрового кода Выдача свидетельства Выдача свидетельства о государственной о постановке на учет регистрации юридического лица юридического лица в налоговом органе по месту нахож- дения на территории Российской Федерации Статус юридического лица 49

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ Структура и штатная численность — правовой акт, регламен- тирующий состав структурных подразделений организации и штат- ную численность. Оперограмма подготовки и утверждения структуры и штатной численности организации Оперограмма — схематическое изображение последовательно- сти делопроизводственных операций. Поручение руководителя Подготовка проекта кадровой службой Корректировка и визирование Утверждение руководителем Пример документа, регламентирующего структуру и штатную численность организации Акционерно-коммерческий УТВЕРЖДЕНА банк Советом директоров АКБ «ИНФО-БАНК» «ИНФО-БАНК» (протокол № 6 от 15.03.2019) СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ Москва Код подразделения Наименование Штатная подразделения численность, чел. 01 Руководство 02 Финансовое управление 8 03 Отдел персонала 6 4 50