Dua Dasawarsa Pembangunan Kearsipan di Jawa Timur

LITERASI SERI KE-3 Dua Dasawarsa PENYELENGGARAAN KEARSIPAN JAWA TIMUR DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR

LITERASI SERI KE-3 Dua Dasawarsa PENYELENGGARAAN KEARSIPAN JAWA TIMUR Tim Kerja Koordinator dan Editor: Drs. SUPRATOMO, M.Si. Anggota Penulis: Tidor Arif T. Djati Diah Ismiatun Bowo Herdiyanto Wafdane Dyah Prima Jati Kontributor data, dokumentasi, grafis dan ilustrasi: Susilo Dwi Atmodjo; Isnat KusnantoWahyu Setyawan; Subiarto; Mirna Atika Parinita; Duhriyatin Thoyibah, Ina Indah Mustopo; Hari Sugianto; Yusuf Dri Widiarto. Desain cover: Susilo Dwi Atmodjo Penerbit: Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Jalan Jagir Wonokromo 350 Surabaya, Jalan Menur Pumpungan 23 Surabaya E-mail: [email protected]; Website : http://disperpusip.jatimprov.go.id Sanksi Pelanggaran pasal 113 Undang_Undang Nomo 28 tahun 2014 tentang Hak Cipta sebaagamana diatur dan diubah dari UU 19 tahun 2002 bahwa: a. Setiap Orang yang dengan tanpa hak melakukan pelanggaran hak ekonomi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf i untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp 100.000.000 (seratus juta rupiah). b. Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf c, huruf d, huruf f, dan/atau huruf h untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah). c. Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (l) huruf a, huruf b, huruf e, dan/atau huruf g untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 4 (empat) tahun dan/ atau pidana denda paling banyak Rp. 1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah). d. Setiap Orang yang memenuhi unsur sebagaimana dimaksud pada ayat (3) yang dilakukan dalam bentuk pembajakan, dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp.4.000.000.000,00 (empat miliar rupiah).

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 i

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur ii

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 PENGANTAR PENULIS Assalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakaatuuh. Tim penulis sangat bersyukur kehadhirat Allah Subhanahu wataala yang telah melimpahkan rahmad dan hidayah-Nya, sehingga buku dengan judul “Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur” sampai di tangan pembaca. Buku ini sebagai representasi dan bagian dari tanggung jawab literasi lembaga Kearsipan Provinsi Jawa Timur kepada masyarakat. Tim penyusun sangat beruntung mendapatkan kepercayaan dari bapak kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur untuk membantu merekonstruksi dua puluh tahun sejarah penyelenggaraan kearsipan di Provinsi Jawa Timur. Meski hanya dalam waktu yang singkat, tidak lebih dari tiga bulan, buku ini dapat diwujudkan. Dalam kurun waktu tersebut tentu banyak masalah dan kendala yang dihadapi tim penulis, baik dalam rangka mengumpulkan sumber-sumber dan referensi penulisan, melaksanakan kritik atas sumber yang ada, dan penuangan narasi data dan historis sebagai bagian dari materi buku. Bersyukur pula jauh sebelum tugas menulis buku ini ditetapkan kepala dinas, Tim Kerja melalui Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan telah melakukan pengumpulan data-data, referensi, dokumentasi, laporan-laporan kegiatan yang masih berserakan di beberapa unit-unit kerja dinas. Tidak dapat dipungkiri penulisan buku ini terinspirasi oleh buku sejarah kearsipan yang diterbitkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dalam menyambut lima puluh tahun Indonesia merdeka, dengan judul “ANRI Dalam Gerak Langkah 50 Tahun Indonesia Merdeka”. Bersyukur pula setidaknya ada 3 (tiga) penulis buku dimaksud yang juga terlibat dalam penulisan buku ini. Sejauh ini tim kerja belum menemukan referensi yang mengupas tentang sejarah kearsipan di daerah, layaknya buku referensi dari ANRI iii

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur dimaksud. Buku ini mencoba untuk menguraikan perjalalan, gerak, dan dinamika organisasi kearsipan Provinsi Jawa Timur, dimulai dari tahun 2001 sebagai tonggak awal operasional penyelenggaraan kearsipan sampai pada tahun 2020 sebagai titik akhir tahun penulisan buku. Perjalanan dan gerak tersebut dimulai saat lembaga kearsipan bernama Badan Arsip pada akhir tahun 2000, kemudian bermetamorfosa menjadi Badan Perpustakaan dan Kearsipan pada akhir tahun 2008, dan pada akhir tahun 2016 berganti nama menjadi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Dalam setiap periode perubahan tersebut nama lembaga kearsipan dalam operasionalnya selalu dimulai pada awal tahun anggaran. Tentu buku ini belum mampu mencerminkan seluruh aktivitas penyelenggaraan kearsipan yang pernah dijalankan lembaga kearsipan Provinsi. Penulisan buku lebih karena tidak utuhnya temuan dan serpihan data dan hasil kinerja yang ditemukan selama mengumpulkan sumber-sumber penulisan. Masih banyak potensi informasi dan fakta yang terekam secara utuh dan lengkap untuk dituangkan dalam isi buku. Dalam kurun waktu lain, diharapkan buku ini masih terus dapat dilengkapi dan disempurnakan jika ditemukan data atau bukti lain, baik dalam bentuk dokumentasi-dokumentasi kegiatan, seperti gambar, visual, audio, dan laporan-laporan tahunan lembaga, atau referensi lain yang relevan dan kontekstual dengan tema buku ini. Dengan selalu memohon ridlo Allah Subhanahu wata’ala, kita berharap Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selalu memposisikan diri terdepan dalam mewujudkan literasi yang lebih baik di Jawa Timur. Surabaya, 21 Desember 2020 Tim Penulis iv

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 DAFTAR ISI Sambutan Kepala Dinas ...................................................................... i Pengantar Penulis ............................................................................... iii Daftar Isi ............................................................................................. v 1. Pendahuluan .................................................................................... 1 A. Latar Belakang .................................................................................. 1 B. Maksud dan Tujuan .......................................................................... 3 C. Ruang Lingkup .................................................................................. 3 2. Gambaran Umum .............................................................................. 5 A. Kepemimpinan ................................................................................... 5 B. Sarana dan Prasarana ........................................................................ 6 C. Personel ............................................................................................. 8 D. Anggaran ........................................................................................... 9 E. Mitra kerja di DPRD ........................................................................... 12 F. Permasalahan Penyelenggaraan Kearsipan .......................................... 14 3. Profil Lembaga Kearsipan Nasional .................................................... 25 A. Lembaga Kearsipan Masa Kolonial ...................................................... 26 B. Lembaga Kearsipan Nasional Masa Republik ....................................... 28 4. Profil Lembaga Kearsipan Provinsi Jawa Timur .................................. 39 A. Kantor Arsip Daerah (KAD) ................................................................. 39 B. Arsip Nasional RI Wilayah Jawa Timur ................................................ 41 C. Badan Arsip Provinsi Jawa Timur ....................................................... 45 D. Badan Perpustakaan dan Kearsipan ................................................... 49 E. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan .................................................... 53 F. Kantor Arsip Daerah Kabupaten/Kota ................................................. 55 v

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 5. Kinerja Pengembangan, Pembinaan, Pemasyarakatan, dan 63 65 Pengawasan Kearsipan ...................................................................... 69 A. Pengembangan dan Regulasi Kearsipan .............................................. 76 B. Pembinaan Kearsipan ......................................................................... 77 C. Pemasyarakatan Kearsipan ................................................................. 81 D. Pengawasan Kearsipan ....................................................................... 83 E. Pelatihan Sekretaris Desa ................................................................... F. Sosialisasi Kearsipan di Pondok Pesantren .......................................... 6. Kinerja Penyelamatan dan Pemanfaatan Arsip ................................... 95 A. Pengelolaan Arsip Inaktif .................................................................... 96 1. Pemindahan dan Penyimpanan Arsip Inaktif .................................. 97 2. Penilaian Arsip Inaktif ................................................................... 103 3. Penyusutan Arsip Inaktif ............................................................... 104 B. Pengelolaan Arsip Statis ..................................................................... 106 1. Akuisisi Arsip Statis ...................................................................... 107 2. Pengolahan Informasi .................................................................... 110 3. Pemeliharaan Arsip ....................................................................... 114 4. Pelastarian / Restorasi Arsip ......................................................... 115 5. Digitalisasi / Alih Media Arsip Statis .............................................. 118 6. Pengolahan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) .............. 119 7. Pengolahan Data Jaringan Local Area Network (LAN) ...................... 123 C. Layanan Informasi Kearsipan ............................................................. 124 7. Inovasi Kearsipan ............................................................................. 133 A. Wisata Arsip untuk Anak-anak Sekolah (WARAS) ................................ 134 B. Restorasi Arsip Aset Desa (Rest Area) .................................................. 138 C. Digitalisasi Arsip Register Kelulusan Siswa SMA dan Sederajat ............ 143 D. Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip (FKMSA) ........................... 146 E. Pelatihan Pengguna Arsip di Perguruan Tinggi ..................................... 150 vi

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 8. Literasi Kearsipan ............................................................................. 159 A. Penerbitan Naskah Sumber Arsip ....................................................... 159 B. Penerbitan Buku Sejarah .................................................................... 163 C. Penerbitan Buletin Kearsipan ............................................................. 164 9. Pengakuan Dedikasi .......................................................................... 167 A. Penghargaan Nasional ........................................................................ 170 B. Penghargaan Skala Provinsi ................................................................ 171 10. Penyelenggaraan Kearsipan Kabupaten / Kota ................................... 179 A. Riwayat Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota ..................................... 179 B. Nomenklatur LKD Kabupaten/Kota .................................................... 181 C. Data Penyelamatan Arsip Kabupaten/Kota .......................................... 182 D. Regulasi Penyelenggaraan Kearsipan Kabupaten/Kota ........................ 184 E. Distribusi Arsiparis Kabupaten/Kota .................................................. 187 F. Penyelenggara Kearsipan Kabupaten/Kota .......................................... 188 11. Fasilitasi Organisasi Profesi Arsiparis Jawa Timur ............................. 191 12. Daftar Pustaka .................................................................................. 211 vii



Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 1 Pendahuluan A. Latar Belakang Sejarah sebagai aktualitas dan peristiwa adalah sebuah fakta dan kejadian yang sesungguhnya. Dalam bahasa sejarawan, sejarah disebut dengan fakta keras, nyata dan tidak perlu harus diinterpretasikan. Sebagai sebuah fakta, sejarah akan memiliki nilai dan pesan yang bermacam-macam. Meskipun sejarah sebagai sebuah fakta bersifat autentik, akan tetapi tidak semua fakta tersebut mampu direkam, dikomunikasikan dan ditrasformasikan secara utuh oleh banyak pelaku dan saksi yang mungkin pernah terlibat di dalamnya atau bahkan rekaman informasi yang tercipta pada zamannya. Sejarah sebagai sebuah narasi adalah bangunan rekonstruksi dari sebuah atau berbagai peristiwa/kejadian. Narasi yang dibangun dalam sejarah merupakan rangkaian dan himpunan dari berbagai informasi yang terekam pada zamannya atau periode sesudahnya. Sejarah sebagai narasi dibangun dan direkonstruksi setelah peristiwa sejarah berlalu. Dalam keberlaluan, peristiwa sejarah hanya dapat direkonstruksi melalui jejak, bukti, tutur para saksi sejarah, maupun catatan-catatan tertulis, terekam maupun terdokumentasi. Sadar akan keterbatasan kemampuan dalam merekam informasi yang bermuara pada rekonstruksi sejarah, maka sejarah yang baik salah satunya dapat diperoleh melalui penulisan sejarah yang dekat dengan peristiwanya. Meski hal tersebut tidak selalu mutlak, akan tetapi penulisan sejarah yang dekat dengan zamannya atau peristiwanya setidaknya akan memberikan peluang adanya sumber-sumber informasi yang masih dapat dan mudah dilacak keberadaannya. 1

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Menyadari realitas tersebut, maka penulisan buku ini juga merupakan upaya memenuhi kebutuhan informasi sejarah yang terkait dengan berbagai aktivitas, kegiatan, capaian dan segala macam seluk beluk yang dijalani dan dihadapi penyelenggara kearsipan di Jawa Timur dalam menjalankan perannya sebagai motor penyelenggaraan kearsipan di Jawa Timur. Beberapa alasan mengapa buku ini ditulis antara lain: a. Niat dan motif baik lembaga kearsipan provinsi untuk berkontribusi dalam membangun literasi di Jawa Timur dengan memberikan dan menyajikan infomasi kejadian penting, capaian kinerja penyelenggaraan kearsipan di Jawa Timur selama kurun waktu dua dasawarsa (dua puluh tahun) penyelenggaraan kearsipan sejak tahun 2001-2020. b. Beberapa penulis utama dalam buku ini merupakan generasi pertama yang terlibat langsung dalam pergulatan kinerja penyelenggaraan kearsipan di Jawa Timur dari tahun 2001 sampai sekarang. Dengan demikian, penulis, sebagai pelaku juga sebagai informan dan penggali informasi dari produk informasi yang dihasilkan selama bekerja. c. Masih banyak pelaku sejarah yang terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan di Jawa Timur yang berpotensi menyimpan informasi penting yang kiranya dapat direkonstruksikan dalam buku ini. Akan tetapi, masih banyak pula pelaku sejarah penyelenggaran kearsipan di Provinsi Jawa Timur yang belum terakomodasi infomasi dan sumbernya untuk melengkapi substansi buku ini. d. Penulisan buku yang dekat dengan masa kejadian akan memudahkan penulis dalam merekontrsuksi sejarah dan membangun narasi melalui bukti-bukti yang jauh lebih mudah ditemukan dan dilacak dibanding ditulis jauh dari masa-masa kejadian. Setidaknya dengan empat alasan dan latar belakang pemikiran tersebut penulisan buku “Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan” ini nantinya dapat bermuara pada upaya terus menerus untuk meningkatkan kinerja kearsipan di Jawa Timur yang lebih efektif, efisien, 2

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 transparan, dan akuntabel, sehingga motto Gubernur Khofifah Indar Parawansa, yaitu Cepat, Efisien, Tanggap, Transparansi, dan Responsif (CETTAR), dapat tercapai dalam setiap periode kepemimpinannya. B. Maksud dan Tujuan Penyusunan buku “Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan” oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dimaksudkan sebagai informasi awal atas pelaksanaan tugas dan fungsi kinerja urusan kearsipan di Jawa Timur yang telah dijalankan selama 20 tahun sejak tahun 2001-2020. Adapun tujuannya adalah: 1. Terkomunikasikannya informasi tentang kondisi objektif, capaian kinerja dan perkembangan penyelenggaraan kearsipan di Jawa Timur yang objektif. 2. Terwujudnya kepedulian penyelenggara kearsipan di Jawa Timur dalam rangka penyelamatan arsip dan informasi sumber arsip sebagai informasi tangan pertama yang autentik, terpercaya dan dapat diandalkan nilai informasinya. 3. Terhindarkannya distorsi infomasi sejarah dari kejadian yang sesungguhnya terjadi. Sekaligus menghindari adanya informasi yang tidak valid dan mengantisipasi makin banyaknya saksi-saksi sejarah penyelenggara kearsipan di lembaga kearsipan provinsi yang akan mengakhiri masa purna tugas. C. Ruang Lingkup Buku ini setidaknya disiapkan dan disusun dengan memanfaatkan metode sejarah. Di mana dalam penulisan harus melakukan langkah- langkah metodologi sejarah sebelum menulis buku ini. Diantaranya melakukan pengumpulan sumber-sumber arsip dan referensi untuk memperkuat penulisan, melakukan analisis terhadap sumber yang ditemukan, serta secara kritis menyajikan informasi seobjektif mungkin, sehingga buku ini nanti benar-benar dapat dipertanggung jawabkan. Oleh karena itu buku ini dapat dikatakan sebagai historiografi perjalanan penyelenggaraan kearsipan di Jawa Timur. 3

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Sebagai sebuah historiografi, kiranya buku ini memiliki batasan dan ruang lingkup, baik secara temporal, spasial, dan kontekstual. Secara temporal, buku ini membatasi periode tahun 2001 hingga tahun 2020. Titik awal dari batasan tersebut diambil agar lebih fokus pada penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif yang dilakukan Pemerintah Provinsi Jawa Timur melalui kehadiran lembaga kearsipan dengan nama Badan Arsip yang dibentuk Pemerintah Provinsi Jawa Timur di akhir tahun 2000. Meskipun demikian, dinamika historis yang terjadi sebelum periode tersebut tidak akan diabaikan begitu saja untuk diuraikan sebagai latar sejarah yang tidak terpisahkan dalam menjelaskan peristiwa, kondisi, perkembangan, dan perubahan historis dalam penyelenggaraan kearsipan di Jawa Timur. Pembatasan akhir dari lingkup tulisan ini adalah untuk menghadirkan sisi kekinian dan informasi sumber terdekat dari setiap aspek kinerja kearsipan yang sudah dilakukan oleh lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur. Pada aspek tempat, buku ini secara spesifik hanya akan menyajikan informasi historis dan capaian kinerja lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur. Oleh karena itu, meskipun pada tahun 2009 dalam prakteknya urusan kearsipan secara hukum formal lembaganya digabung dengan urusan perpustakaan. Akan tetapi dalam lingkup kontekstual, buku ini hanya fokus merekonstruksi aspek-aspek kearsipan semata yang dilakukan dan dicapai oleh pemerintah Provinsi Jawa Timur. Secara komprehensif, buku ini berisi muatan sebagai berikut: bagian 1, berisi tentang pendahuluan; bagian 2, memuat gambaran umum lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur; bagian 3, profil lembaga kearsipan nasional; bagian 4, profil lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur; bagian 5, menguraikan kinerja pengembangan, pembinaan pemasyarakatan, dan pengawasan kearsipan; bagian 6, membahas kinerja penyelamatan dan pemanfaatan arsip; bagian 7, membahas inovasi kearsipan; bagian 8, membahas literasi kearsipan; bagian 9, memuat pengakuan dedikasi; bagian 10, memuat penyelenggaraan kearsipan di kabupaten/kota; dan bagian 11, memuat fasilitasi Organisasi Profesi Arsiparis Jawa Timur. 4

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 2 Gambaran Umum Gambaran umum yang dimaksud dalam buku ini adalah potensi yang dimiliki lembaga kearsipan provinsi dari aspek kepemimpinan, prasarana dan sarana, personel, aspek anggaran, dan kemitraan dengan legislatif yang menopang kinerja penyelenggaraan kearsipan selama kurun waktu 2001-2020. Dari kondisi yang menyertai perjalanan lembaga kearsipan memang ada yang bersifat stagnan. Akan tetapi juga terdapat kondisi dinamis, fluktuatif, dan terus berubah, baik karena faktor perkembangan atau sebaliknya, faktor penyusutan dari kondisi awal pembentukan lembaga kearsipan tersebut. Kondisi umum yang cenderung bersifat stagnan adalah kondisi sarana dan prasarana, sedangkan yang fluktuatif misalnya terkait anggaran dan kinerja lembaga. Sedangkan, kondisi yang terus mengalami penurunan adalah kondisi kuantitas sumber daya manusia akibat pensiun dan minimnya kebijakan zero growth dalam penerimaan pegawai. A. Kepemimpinan Keberhasilan kinerja lembaga kearsipan salah satunya juga dipengaruhi oleh faktor kepemimpinan. Selama dua puluh tahun lembaga kearsipan berdiri, telah tiga kali mengalami pergantian nomenklatur, struktur, maupun tata kerja organisasi. Perubahan melalui restrukturisasi dipengaruhi oleh kebijakan nasional organisatoris, perubahan tiga aspek tersebut, ditambah lagi dengan penggabungan urusan perpustakaan dan kearsipan yang juga berdampak terhadap capaian kinerja penyelenggaraan kearsipan. 5

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Pada satu sisi hal tersebut berdampak positif untuk prinsip efisensi. Namun demikian, perubahan kebijakan dengan penggabungan dua urusan juga berdampak negative. Meskipun keputusan Pemerintah Provinsi Jawa Timur untuk menggabungkan urusan perpustakaan dan kearsipan dalam satu lembaga merupakan pilihan politik yang dinilai realistis saat itu. Selama dua puluh tahun lembaga kearsipan provinsi berdiri, telah dipimpin oleh 10 (sepuluh) kepala dengan kronologi waktu sebagai berikut: Tabel 1: Nama-Nama Pimpinan Lembaga Kearsipan Provinsi Jawa timur Tahun 2001-2020 Nama lembaga Masa Nama Kepala Wakil Kepala Badan Arsip 2001-2001 Drs. H Boimin, MM H. M. Hakim, SH. MM Badan Arsip 2001-2008 H. M. Hakim, SH, MM Dra. Titik Sumilah, MM H. M Natsir, SH, MM Badan 2009-2010 Ir. Gentur Prihantono, MT Ir. Tadjuddin, Noor K.MP Perpustakaan Dra.Madanijah, MM Kearsipan 2010-2011 Tanpa wakil kepala Bapersip 2011-2012 Bapersip 2012-2012 Ir. Masruri Tanpa wakil kepala Bapersip 2012-2014 Dr. H. Idrus Tanpa wakil kepala Bapersip 2014-2016 Dr. Akmal Budianto, MSi Tanpa wakil kepala Bapersip 2016-2018 Dr. H.Mudjib Afan MARS Tanpa wakil kepala Drs. Soedjono, MM Tanpa wakil kepala Dinas 2018-2020 Perpustakaan 2020- Drs. Soedjono, MM Tanpa wakil kepala dan Kearsipan sekarang Dispersip Dr. Ir. H. Abdul Hamid Tanpa wakil kepala Dispersip Drs. Supratomo, Msi Tanpa wakil kepala B. Sarana dan Prasarana Salah satu keberhasilan untuk menunjang kinerja kearsipan lembaga pemerintah daerah adalah terpenuhinya aspek prasarana dan 6

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 sarana, baik untuk ruang kerja pegawai dan fasilitas simpan arsip. Fasilitas simpan arsip pada awalnya hanya untuk kebutuhan simpan arsip inaktif perangkat daerah provinsi yang dikelola oleh Kantor Arsip Daerah (KAD), sedangkan fasilitas penyimpanan arsip statis yang harus dicukupi untuk menjalankan fungsi utama lembaga kearsipan, yaitu mengelola, menyimpan dan melestarikan arsip statis, belum terpenuhi. Pada masa kepemimpinan H. Boimin, sarana yang tersedia hanyalah tempat kerja pegawai dan ruang simpan arsip inaktif yang telah ada sebelum lembaga kearsipan dengan nomenklatur Badan Arsip dibentuk. Sadar akan kebutuhan tempat simpan arsip statis, maka pada awal masa kepemimpinan H. M. Hakim pada tahun 2003-2005, oleh Pemerintah Provinsi dibangun satu gedung dan depot arsip inaktif dan arsip statis yang baru (lantai II) secara bersamaan dengan luas + 580 m2.1 Sedangkan bangunan depot arsip inaktif yang sebelumnya dipakai dibangun menjadi ruang perkantoran. Kedua bangunan tersebut terletak di Jalan Jagir Wonokromo Nomor 350 Surabaya. Pembangunan pusat arsip inaktif pemerintah provinsi tersebut pada tahun-tahun berikutnya tidak cukup menampung arsip-arsip yang dipindahkan dari perangkat daerah. Akhirnya pada tahun 2007, oleh Gubernur Jawa Timur, Badan Arsip diizinkan untuk membangun Depot Arsip Inaktif di Jalan Raya Pandaan, Kab. Pasuruan.2 Rencana awal pembangunan di Jalan Raya Pandaan tersebut diproyeksikan untuk pembuatan kantor badan arsip dan depot arsip statis. Namun demikian, akibat keterbatasan anggaran dan pertimbangan akan berakhirnya masa kepemimpinan Gubernur Imam Utomo, Badan Arsip dihadapkan pada dua pilihan. Pilihan pertama, yaitu membangun depot arsip statis sesuai standar nasional dengan konsekuensi anggaran hanya cukup membangun konstruksi bangunan 1 Badan Perpustakaan dan Kearsipan, Buku Informasi tahun 2014, hlm. 17. 2 Lokasi ini pada awal tahun 1997 pernah diserahkan ke Arsip Nasional RI untuk dibangun kantor Arsip Nasional RI Wilayah Jawa Timur. Pembangunan dilaksnakan oleh Dinas Perumahan Rakyat, Kawasan Permukiman dan Cipta Karya Provinsi Jawa Timur. 7

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur depot. Pilihan kedua, membangun pusat arsip inaktif sampai selesai dan langsung dapat dioperasionalkan. Dihadapkan pada dua pilihan tersebut, H. M. Hakim mengambil keputusan untuk membangun gedung pusat arsip inaktif. Keputusan tersebut harus diambil sebagai penanda dan legacy atas kepemimpinan Gubernur Imam Utomo yang peduli terhadap urusan kearsipan, sebelum beliau mengakhiri masa kepemimpinannya di tahun 2008. Legacy ini terbukti sebelum Gubernur Imam Utomo mengakhiri tugasnya tahun 2008, depot arsip inaktif tersebut dapat diresmikan3 dan digunakan. Depot arsip inaktif seluas + 1.270 m2 tersebut juga merupakan legacy dari periode kepemimpinan H. M. Hakim yang di akhir tahun 2008 memasuki purna tugas. C. Personel Secara kuantitas pada awal berdirinya lembaga kearsipan saat bernama Badan Arsip, jumlahnya tidak lebih dari 75 (tujuh puluh lima) orang. Jumlah tersebut terdiri dari 26 (dua puluh enam) pegawai dari Arsip Nasional RI Wilayah, 25 (dua puluh lima) PNS Kantor Arsip Daerah, dan sisanya adalah tenaga kontrak pemerintah provinsi. Dari seluruh pegawai yang dimaksud, 5 (lima) orang diantaranya adalah Arsiparis. Tentu saja kondisi personel kearsipan untuk menjalankan tugas dan fungsi lembaga kearsipan dirasa kurang. Untuk menambah kebutuhan pegawai, oleh M. Hakim saat itu diangkat pegawai honorer sebanyak 7 (tujuh) orang. Sepanjang tahun 2001-2008 praktis tidak ada penambahan pegawai negeri sipil pada lembaga kearsipan. Penambahan pegawai baru dari unsur PNS dalam bidang kearsipan (Arsiparis) baru terjadi tahun 2013 sebanyak 1 orang dan tahun 2019 sebanyak 2 (dua) orang. 3 Peresmian depot arsip inaktif oleh Asisten Administrasi Umum, Drs. H. Mulyadi, MM. 8

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Minimnya tenaga kearsipan dan Arsiparis selama masa itu juga digerus dengan pindahnya 3 (tiga) Arsiparis ke 3 (tiga) perangkat daerah provinsi, dan 1 (satu) ke provinsi lain. Belum lagi pada tahun sesudahnya satu-persatu pegawai juga telah memasuki usia purna tugas. Sampai tahun 2013 jumlah Arsiparis sebagai salah satu penopang kinerja kearsipan berjumlah 14 orang, dengan kategori 7 (tujuh) orang Arsiparis tingkat terampil dan 7 (tujuh) orang Arsiparis tingkat ahli. Hingga tahun 2020, saat buku ini ditulis, jumlah Arsiparis di lembaga kearsipan provinsi berjumlah 22 (dua puluh dua) orang. Sedangkan personel yang secara khusus bertugas menjalankan fungsi kearsipan yang terdapat di dua unit kerja bidang kearsipan plus 1 seksi kearsipan sebanyak 51 (lima puluh satu) orang, terdiri dari pejabat struktural, fungsional Arsiparis, staf pelaksana umum, dan tenaga honorer.4 D. Anggaran Pembiayaan dalam penyelenggaraan kearsipan lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur dalam kebijakan anggaran internal tidak berbasis prioritas kerja, tetapi lebih pada plafon anggaran yang tersedia. Bisa jadi hal ini dipengaruhi oleh politik anggaran yang lebih didominasi pada plafon dan bukan pada orientasi program kerja. Oleh karena itu, tidak dapat dipungkiri bahwa dalam alokasi anggaran lembaga kearsipan, termasuk di dalamnya alokasi anggaran antar fungsi bidang, terkadang mengabaikan unsur skala prioritas. Konsep keseimbangan anggaran antar unit kerja menjadi bagian tak terpisahkan dari proses penyusunan anggaran lembaga. Dalam beberapa dokumen internal lembaga yang didapatkan sampai buku ini ditulis, kondisi anggaran penyelenggaraan kearsipan sebagaimana tertuang pada tabel dan grafik di bawah ini. 9

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Tabel 2: Data Perkembangan Anggaran Substantif Kegiatan Kearsipan Lembaga Kearsipan Provinsi Tahun 2010-2019 No Tahun Jumlah Jumlah Nilai Anggaran Anggaran Program Kegiatan 1 2010 3 21 4.450.000.000 2 2011 3 16 3.761.000.000 3 2012 3 16 5.476.991.500 4 2013 3 16 10.901.902.000 5 2014 3 15 9.924.300.000 6 2015 3 14 7.050.000.000 7 2016 3 13 3.035.535.000 8 2017 3 8 2.975.000.000 9 2018 3 11 2.348.379.000 10 2019 3 11 1.942.417.000 Grafik 1: Perkembangan APBD Substansi Kearsipan Tahun 2010-2019 Di samping anggaran APBD, lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur juga mendapatkan alokasi dana dekonsentrasi yang bersumber dari APBN melalui ANRI. Dana dekonsentrasi sudah dirancang oleh ANRI dengan nilai dan peruntukan kegiatan sesuai prioritas program nasional (ANRI). Dana dekonsentrasi dimulai tahun 2010. Tahun 2014 alokasi 10

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 anggaran sempat berhenti, karena prioritas untuk pemilihan presiden dan wakil presiden serta pemilu legislatif. Tabel 3: Data Perkembangan Anggaran Dekonsentrasi Urusan Kearsipan Provinsi Tahun 2010-2019 No Tahun Prioritas Kegiatan Jenis Kegiatan Nilai Anggaran Anggaran 1 2011 Arsip Masuk Desa Pelatihan Sekdes 149.706.000 Arsip Masuk Desa Pelatihan Sekdes 147.706.000 2 2012 Arsip Masuk Desa Pelatihan Sekdes 167.706.000 3 2013 - - - Arsip Masuk Desa Pelatihan Sekdes 185.719.000 4 2014 Penciptaan Arsiparis Diklat Penciptaan 317.549.000 Arsiparis Terampil 5 2015 Pengawasan Audit Kearsipan 702.280.000 Pengawasan Audit Kearsipan 512.892.000 6 2016 Pengawasan Audit Kearsipan 765.067.000 7 2017 8 2018 9 2019 Grafik 2: APBN Dekonsentrasi Urusan Kearsipan Tahun 2011-2019 Dana Dekonsentrasi 2011 -2019 900000000 800000000 702.280.000 765.067.000 700000000 600000000 500000000 512.892.000 400000000 DANA DEKONSTERASI 300000000 200000000 317.549.000 100000000 149.706.000 167.706.000 185.719.000 147.706.000 00 0 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 11

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur E. Mitra Kerja di DPRD Harus diakui bahwa keberhasilan maupun kegagalan lembaga kearsipan dalam menjalankan tugas tidak terlepas dari mitra kerja eksekutif, yaitu DPRD. DPRD melalui komisi yang bermitra dengan lembaga kearsipan ikut menentukan hitam putihnya capaian kinerja dalam penyelenggaraan kersipan di Jawa Timur. Sejak Badan Arsip didirikan tahun 2001-2008 lembaga kearsipan bermitra kerja dengan Komisi A DPRD yang membidangi masalah pemerintahan. Selama kemitraan dengan Komisi A banyak hal-hal positif yang telah dilaksanakan, antara lain pembangunan kantor lembaga kearsipan provinsi, pembangunan Depot Arsip Statis di Jalan Jagir Wonokromo No.350 Surabaya, Pusat Arsip Inaktif di Jalan Raya Pandaan, Pasuruan, dan kemitraan dalam penelusuran hari jadi Provinsi Jawa Timur. Namun demikian, semenjak urusan kearsipan digabung dengan perpustakaan tahun 2009, lembaga kearsipan yang berubah nomenklatur menjadi Badan Perpustakaan dan Kearsipan tidak lagi berinteraksi dengan Komisi A. Kemitraan dijalani Badan Perpustakaan dan Kearsipan dengan Komisi E Bidang Kesejahteraan. Dalam situasi seperti itu dapat dipahami jika urusan kearsipan kurang menjadi topik pembahasan. Walaupun urusan kearsipan tidak lebih banyak dibahas dalam setiap komunikasi antar lembaga, harus diapresiasi bahwa kelahiran Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan adalah wujud komitmen dari Komisi E untuk menjadikan penyelenggaraan kearsipan di Jawa Timur lebih baik dari tahun-tahun sebelumnya, sekaligus memperkuat peran lembaga kearsipan provinsi dalam membantu gubernur menjalankan amanat undang-undang. Bahkan secara politis kelahiran peraturan daerah tersebut menjadi bagian inisiatif Komisi E DPRD Provinsi Jawa Timur. Peran Komisi E DPRD Provinsi Jawa Timur dalam penyusunan peraturan daerah penyelenggaraan kearsipan tersebut semakin antusias ketika lembaga kearsipan juga berkomitmen membantu dalam 12

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 mempersiapkan rancangan peraturan dan naskah akademiknya. Tidak lebih dari 4 bulan rancangan peraturan daerah tentang (raperda) penyelenggaraan kearsipan yang disiapkan pada akhir tahun 2014 dan mulai dibahas tahun 2015 tersebut, sudah disahkan dalam rapat paripurna DPRD pada tanggal 18 Mei 2015. Pengesahan raperda menjadi peraturan daerah oleh DPRD pada tanggal tersebut merupakan kado indah dari DPRD dalam penyelenggaraan kearsipan Jawa Timur, karena tanggal tersebut bertepatan dengan hari ulang tahun kearsipan nasional. Komisi E DPRD Jatim Usai Uji Publik Raperda Kearsipan di Bakorwil Malang. Semangat Komisi E dalam perumusan peraturan daerah tersebut juga diiringi dengan kunjungan studi banding anggota Komisi E ke Arsip Nasional RI, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan DKI, Kementerian Dalam Negeri, Komisi Informasi Publik, Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Tengah, Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Barat, dan DPRD Jawa Barat. 13

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Kunjungan Komisi E DPRD Jatim ke Badan Arsip dan Perpustakaan Jawa Tengah Dalam Rangka Penyusunan Perda Kearsipan. Dukungan yang sama dari Komisi E antara lain saat lembaga kearsipan mengusulkan dan memprogramkan pelatihan kearsipan pada sekretaris desa selama 6 (enam) tahun (2010-2015), sosialisasi kearsipan di pondok pesantren (2010-2020), wisata arsip untuk anak-anak sekolah (2015-sekarang), serta restorasi arsip aset desa (2017-sekarang). F. Permasalahan Penyelenggaraan Kearsipan. Salah satu hal penting yang perlu disampaikan dalam buku ini adalah problem-problem yang dihadapi, baik yang saat penyelenggaraan kearsipan di Jawa Timur di awal berdirinya lembaga kearsipan, hingga dua dasawarsa dalam penyelenggaraan kearsipan di Provinsi Jawa Timur antara lain: 1. Rendahnya persepsi aparatur bahkan perangkat daerah di Jawa Timur terhadap eksistensi urusan kearsipan. Banyak bukti yang dapat dirasakan dan dialami lembaga kearsipan dalam berinteraksi dengan lembaga pencipta arsip, misalnya proses pemindahan arsip inaktif yang seharusnya dilakukan dengan benar umumnya masih dilakukan dalam bentuk bendel atau dalam kondisi tidak teratur dan arsip dikarungi tanpa disertai dengan daftar arsip. Akibatnya 14

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 lembaga kearsipan yang sekarang tidak memiliki tugas dan fungsi untuk menata arsip inaktif perangkat daerah harus terkuras waktu dan energinya untuk membenahi dan menata arsip inaktif perangkat daerah agar dalam keadaan teratur. Praktis perangkat daerah merasa sudah selesai tanggung jawabnya setelah memindahkan arsipnya ke lembaga kearsipan. 2. Perangkat daerah tidak memiliki anggaran khusus untuk mengelola, menata dan menyimpan bahkan memelihara arsip-arsip yang diciptakannya. Akibatnya praktis semua kegiatan kearsipan mulai dari pemindahan arsip inaktif, pembinaan SDM, bahkan fasilitas simpan seperti boks arsip masih mengandalkan inisiatif dari lembaga kearsipan. 3. Perangkat daerah tidak cukup optimal mendayagunakan SDM yang telah dilatih oleh lembaga kearsipan untuk menjalankan fungsi pengelolaan arsip di perangkat daerahnya. Bahkan dalam beberapa kesempatan SDM perangkat yang diikutsertakan dalam pendidikan dan pelatihan pengangkatan jabatan fungsional Arsiparis tidak banyak yang ditindaklanjuti dengan mengangkat mereka sebagai Arsiparis. Banyak diantara mereka yang pada awalnya mendapatkan pelatihan tentang kearsipan justru ditugaskan di luar urusan kearsipan. 4. Minimnya minat SDM provinsi untuk menjadi fungsional Arsiparis sebagai garda depan dalam penyelenggaraan kearsipan. Hingga tahun 2020 Pemerintahan Provinsi Jawa Timur hanya memiliki 39 (tiga puluh sembilan) Arsiparis dengan rincian 22 (dua puluh dua) Arsiparis bertugas di lembaga kearsipan provinsi selebihnya bertugas di perangkat daerah. Fakta ini membuktikan bahwa tidak lebih dari 20 (dua puluh) perangkat daerah provinsi yang memiliki Arsiparis. 5. Sampai saat ini masih ada perangkat daerah di Jawa Timur yang tidak memiliki pusat arsip inaktif, apalagi yang sesuai dengan standar nasional sebagaimana amanat dari UU kearsipan. Pusat arsip perangkat daerah provinsi umumnya hanya memanfaatkan 15

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur ruangan seadanya. Tidak sedikit arsip-arsip inaktif perangkat daerah dikumpulkan dengan barang inventaris kantor yang sudah tidak digunakan, diletakkan di tempat yang lembab dan dapat memudahkan arsip berjamur atau rusak. 6. Hingga tahun 2016 belum adanya program pengawasan kearsipan yang dapat digunakan sebagai dasar mengevaluasi dan mengaudit penyelenggaraan kearsipan provinsi. Program pengawasan baru diimplementasikan secara nasional tahun 2015 setelah berlakunya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Konsekuensinya lembaga kearsipan Provinsi Jawa Timur sebelum tahun tersebut tidak memiliki instrumen khusus untuk mengukur keberhasilan atau kegagalan perangkat daerah provinsi dalam mengelola arsip dinamis yang diciptakannya. Untuk mengukur keberhasilan penyelenggaraan kearsipan di perangkat daerah dirumuskan sendiri oleh lembaga kearsipan pada saat melaksanakan kegiatan lomba-lomba penyelenggaraan kearsipan antar unit kearsipan perangkat daerah, lomba antar pemerintahan desa, dan lomba penyelenggaraan kearsipan antar lembaga kearsipan kabupaten/kota. 7. Dalam hal penggabungan atau pembubaran perangkat daerah akibat restrukturisasi lembaga, arsip-arsip atau dokumen seringkali tidak diperlakukan atau dikelola dengan benar oleh lembaga baru hasil penggabungan. Ini berbeda sikap jika harus menerima limpahan tambahan tugas, personel, perlengkapan, bahkan pembiayaan. 16

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Dokumentasi Kepala Lembaga Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tahun 2001-2020 Drs. H. Boimin, MM H. M. Hakim, SH. MM Ir. Gentur Prihantono, MT 2001-2001 2001-2008 2009-2010 Ir. Masruri Dr. H. Idrus Akhmad, MA Drs. H. Mudjib Affan. MARS. 2010-2011 2011-2012 2012-2014 Drs. Soedjono, MM. Dr. Abdul Hamid, MPA. Drs. Supratomo, MSi. 2014-2018 2018-2020 2020-Sekarang 17

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Kumpulan Copy SK Penetapan Kepala Lembaga Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tahun 2001-2020 18

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 19

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 20

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Depot Arsip Inaktif Pandaan Depot Arsip Inaktif Pandaan (Sumber: Disperpusip) (Sumber: Disperpusip) 21

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Halaman Depan Depot Arsip Inaktif Pandaan (Sumber: Disperpusip) Gedung Kantor Kearsipan Jalan Jagir Wonokromo 350 Surabaya (Sumber: Disperpusip) Pejabat Struktural Badan Arsip 2007 (Sumber: Disperpusip) 22

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Pejabat Struktural Badan Perpustakaan dan Kearsipan 2010-2011 (Sumber: Disperpusip) Arsiparis dan Pustakawan Badan Perpustakaan dan Kearsipan 2010-2011 (Sumber: Disperpusip) 23

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Pemberian Tali Asih Masa Purna Tugas Kepala M. Hakim oleh Penggantinya, Ir. Gentur Prihantono (Sumber: Dispersip) Peresmian Depot Arsip Inaktif oleh Drs. Mulsyadi, M.Si. (Asisten Administrasi Umum) (Sumber: Dispersip) 24

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 3 Profil Lembaga Kearsipan Nasional Salah satu aspek penting yang perlu digali lebih mendalam dalam buku ini adalah keberadaan lembaga kearsipan nasional. Hal ini terkait dengan penggambaran eksistensi lembaga yang menjalankan urusan pemerintah di bidang kearsipan. Di samping itu, kehadiran lembaga kearsipan di daerah tidak dapat dilepaskan dari kebijakan pemerintah pusat, peraturan perundangan yang berlaku, filosofi pendirian, bahkan sangat mungkin juga realitas sosiologis, ekonomi dan budaya yang ada. Setidaknya ada dua pertimbangan dan alasan dibentuknya sebuah lembaga kearsipan, yaitu pertimbangan praktis dan pertimbangan budaya.1 Pertimbangan praktis didasarkan pada realitas makin banyaknya volume arsip yang tercipta dari setiap organisasi pencipta arsip akibat berlangsungnya proses administrasi yang terus menerus. Sedangkan dasar pertimbangan budaya adalah bahwa arsip yang merekam informasi setiap peristiwa maupun kejadian sesungguhnya merupakan cerminan budaya setiap manusia yang menjalankan aktivitasnya. Menurut T.R. Schelleberg dalam bukunya “Modern Archives”,2 pendirian organisasi kearsipan disebabkan oleh empat faktor: 1. Kebutuhan praktis dalam meningkatkan administrasi pemerintahan; 2. Kebutuhan budaya dalam menjamin pelestarian arsip sebagai salah satu sumber budaya manusia; 1 Arsip Nasional RI, ANRI dalam gerak langkah 50 Tahun Indonesia Merdeka, 1995, hlm. 4. 2 TR. Schelleberg, Modern Archives, hlm. 7-10. 25

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 3. Kebutuhan khusus yang berakar pada sejarah perkembangan kemasyarakatan; dan 4. Kebutuhan resmi dalam menunjang kepentingan administrasi aparatur negara. A. Lembaga Kearsipan Masa Kolonial Sebagaimana disampaikan di awal keberadaan organisasi kearsipan daerah di Indonesia, khususnya di Provinsi Jawa Timur, tidak dapat dipisahkan dengan kebijakan pemerintah pusat dan peraturan perundangan yang berlaku. Secara formal, dalam konteks nasional eksistensi lembaga kearsipan sudah ada sejak masa kemerdekaan. Bahkan lembaga kearsipan telah mendapatkan tempat tersendiri pada masa pemerintah kolonial Hindia Belanda. Pada awalnya eksistensi urusan kearsipan masa kolonial tidak secara formal dilakukan dengan membentuk lembaga atau organisasi kearsipan, akan tetapi lebih pada penyediaan sumber daya manusia yang ditugaskan untuk mengelola arsip-arsip pemerintah Belanda. Pada masa pemerintah kolonial Hindia Belanda telah ditugaskan seorang profesional kearsipan bernama Jacob Anne van der Chijs untuk menghimpun arsip-arsip pemerintah kolonial Hindia Belanda dari berbagai koleksi di Hindia Belanda. Akhirnya pada tahun 1882 Van der Chijs berhasil menerbitkan inventaris masa Hindia Belanda. Sebagai penghargaan atas peran pentingnya Van der Chijs diangkat sebagai kepala Landsarchief berdasarkan keputusan Gubernur Jenderal Hindia Belanda tanggal 28 Januari 1892. Tugas utama Landsarchief saat itu adalah bertanggung jawab memelihara arsip lama (statis) dari masa pemerintahan Hinda Belanda dan VOC untuk kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan, serta membantu kelancaran pelaksanaan pemerintahan di wilayah Hindia Belanda.3 Seiring dengan berjalannya waktu, saat pemerintah Hindia Belanda menghadapi gerakan menuntut Indonesia merdeka, Landsarchief mendapat tugas khusus, yaitu: 3 Staatsblaad 1982, nomor 34. 26

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 1. Ikut aktif dalam pekerjaan ilmiah untuk penulisan sejarah Hindia Belanda. Dalam konteks ini, Landsarchief bukan hanya dilibatkan dalam memperjuangkan dan membela hak sejarah Belanda dalam menguasi wilayah Indonesia, tetapi juga menjadi pusat penelitian sejarah. 2. Mengawasi dan mengamankan peninggalan-peninggalan orang Belanda, seperti gedung-gedung, kuburan-kuburan, dan lain sebagainya. Menjelang jatuhnya pemerintah kolonial Hindia Belanda oleh Jepang, Landsarchief melakukan penyelamatan arsip-arsip pemerintah Hindia Belanda (1940-1942), baik yang lama maupun yang baru, dan menyiapkan peraturan kearsipan (archives ordonantie).4 Rancangan peraturan mengatur tentang posisi dan kedudukan Landsarchief sebagai badan ilmiah yang bertugas: 1. merawat dan mengolah arsip-arsip secara ilmiah; 2. mengembangkan kearsipan di Hindia Belanda; 3. ikut serta dalam penilaian dan penulisan sejarah Hindia Belanda; dan 4. memberikan penerangan tentang sejarah Hindia Belanda. Untuk menguatkan tugas tersebut pemerintah juga mengatur hal- hal sebagai berikut: 1. bahwa arsip pemerintah adalah hak milik tunggal pemerintah; 2. batas arsip baru dan lama adalah 40 tahun; dan 3. arsip-arsip yang melampaui masa usia 40 tahun harus diperlakukan secara khusus dan diserahkan kepada Algemeene Landsarchief di Batavia. Berbeda dengan masa penjajahan Belanda, pada periode penjajahan Jepang tidak banyak informasi yang dapat digali untuk menelusuri keberadaan lembaga kearsipan di Indonesia. Masa pendudukan Jepang merupakan masa yang relatif singkat dan gelap dalam sisi kearsipan, baik dari aspek peninggalan arsipnya, maupun sejarah lembaganya. 4 Ordonantie tersebut sampai masuknya Jepang belum sempat disahkan oleh volksraad. 27

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Pendeknya masa Jepang di Indonesia bisa saja menjadi argumentasi minimnya informasi tentang kearsipan masa tersebut. Namun demikian, meski hanya sekitar tiga tahun kekuasan pemerintah Jepang juga sempat melakukan perubahan nomenklatur Landsarchief menjadi Kobunsyokan di bawah Bunkyokokyu.5 Di saat Belanda melancarkan Agresi Militer I, Juli 1947, Belanda mengambil alih kembali lembaga landsarchief dan menempatkan seorang guru besar, Prof. W. Ph. Coolhaas, sebagai pimpinan hingga berdirinya Republik Indonesia Serikat (RIS). B. Lembaga Kearsipan Nasional Masa Republik Eksistensi lembaga kearsipan Indonesia yang berkedudukan di Jakarta pada hakekatnya adalah meneruskan keberadaan lembaga kearsipan yang dibangun oleh pemerintah Kolonial Hinda Belanda. Dalam buku yang diterbitkan Arsip Nasional RI berjudul “ANRI: Dalam Gerak Langkah 50 Tahun Indonesia Merdeka”, dalam konteks nasional dapat ditemukan beberapa informasi penting tentang sejarah lembaga kearsipan. Dalam sumber tersebut ditemukan beberapa kali perubahan nomenklatur lembaga kearsipan nasional yang pernah ditetapkan pemerintah, mulai bernama Arsip Negeri (1945-1947), Arsip Negara (1950-1959), Arsip Nasional (1959-1967), dan Arsip Nasional RI ( 1967- sekarang). Nama lembaga kearsipan tahun 1947-1949 bernama landsarchief, karena pada tahun tersebut lembaga kearsipan saat itu dikuasai Belanda. Selama kurun waktu dan perubahan nomenklatur tersebut, lembaga kearsipan secara bergantian berada di bawah kementerian tertentu dan pada tingkat tertentu pula. Artinya, selama itu lembaga kearsipan nasional selain mengalami perubahan nomenklatur lembaga/organisasi juga mengalami banyak perpindahan lembaga induk dan pasang surut posisi, tugas dan fungsinya. 5 Arsip Nasional RI berjudul ANRI: Dalam Gerak Langkah 50 tahun Indonesia Merdeka. 28

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Perubahan-perubahan nomenklatur, induk kementerian, posisi dan tugas lembaga kearsipan nasional adalah sebagai berikut: 1. Arsip Negeri (1945-1947). Meski bernama Arsip Negeri namun kedudukannya berada dalam struktur Kementerian Pendidikan, Pengajaran dan Kebudayaan. Hingga kini belum diketahui siapa pejabat yang memimpin Arsip Negeri dalam kurun waktu tersebut. 2. Arsip Negara (1950-1959). Meski nomenklatur Arsip Negeri diubah namanya menjadi Arsip Negara, akan tetapi posisi, kedudukannya juga masih dalam struktur Kementerian Pendidikan, Pengajaran dan Kebudayaan. Bahkan pada masa ini Arsip Negara berada di bawah Bagian Dokumentasi Sejarah dan Jawatan Kebudayaan. Pada periode inilah Prof Dr. Soekanto diangkat sebagai pimpinan Arsip Negara. Saat kepemimpinan Arsip Negara dijabat oleh Drs. R. Mohamaad Ali, keberadaan Arsip Negara berubah di bawah lembaga sejarah di Kementerian pendidikan, Pengajaran dan Kebudayaan. Perubahan itu ditetapkan melalui Surat Keputusan Menteri Nomor 130433/5, tanggal 24 Desember 1957. 3. Arsip Nasional (1959-1967). Perubahan nomenklatur Arsip Negara menjadi Arsip Nasional terjadi pada tahun 1959. Perubahan nomenklatur tersebut belum mengubah status lembaga ini menjadi lembaga yang mandiri. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan, Pengajaran, dan Kebudayaan Nomor 69626/a/s, nomenklatur Arsip Negara diganti menjadi Arsip Nasional. Perubahan ini berlaku surut semenjak 1 Januari 1959. Semenjak ditetapkan, Arsip Nasional berkedudukan di bawah kementerian yang berbeda- beda. a. Arsip Nasional di bawah Kementerian Pertama RI (1961-1962). Eksistensi tersebut berdasarkan Keputusan Presiden RI Nomor 215 Tahun 1961 tanggal 16 Mei 1961. Tugas dan Fungsi Arsip Nasional mengalami perluasan, khususnya sejak terbitnya Peraturan Presiden Nomor 19 Tahun 1961, tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Berdasarkan Peraturan Presiden tersebut, tugas dan fungsi Arsip Nasional tidak 29

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur hanya menyelenggarakan kearsipan statis, akan tetapi juga terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan dinamis.6 b. Arsip Nasional di bawah Menteri Pertama Bidang Khusus (1962- 1963). Berdasarkan Keputusan Presiden RI Nomor 188 Tahun 1962, Arsip Nasional ditempatkan di bawah Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus. Penempatan tersebut dimaksudkan agar urusan kearsipan lebih mendapat perhatian, khususnya bagi tujuan penelitian sejarah. c. Arsip Nasional di bawah Menko Hubra (1963-1966). Pada tahun 1964 nama Kementerian Pertama Bidang Khusus berganti menjadi Kementerian Kompartemen Hubungan dengan Rakyat (Menko Hubra). Perubahan tersebut disesuaikan dengan tugas dan fungsinya dalam mengkoordinasi kementerian-kementerian negara. Dengan bergantinya nama kementerian tersebut, otomatis Arsip Nasional berada di bawah kementerian baru tersebut. Di bawah kementerian ini, Arsip Nasional mendapat tugas untuk melakukan pembinaan arsip. Namun demikian, perubahan tersebut tidak mempengaruhi tugas dan fungsi Arsip Nasional sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Presiden Nomor 19 Tahun 1961. d. Arsip Nasional di bawah Wakil Perdana Menteri Bidang Lembaga-lembaga Politik (1966-1967). Pada tahun 1966 terjadi perubahan induk lembaga Arsip Nasional. Berdasarkan Keputusan Wakil Perdana Menteri Nomor 08/WPM/BLLP/KPT/1966, Arsip Nasional ditempatkan di bawah Wakil Perdana Menteri Republik Indonesia (Waperdam RI) bidang lembaga-lembaga politik. Meski berada di bawah kementerian baru, akan tetapi secara fungsional, Arsip Nasional tetap memusatkan pada kegiatan-kegiatan ilmiah dan kesejarahan. 6 Sesuai Peraturan Presiden, kearsipan statis disebut dengan arsip lama dan kearsipan dinamis disebut dengan arsip baru. 30

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 4. Arsip Nasional RI (1967-sekarang). Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi lembaga kearsipan nasional, karena berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 228/1967 tanggal 2 Desember 1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai lembaga pemerintah non departemen yang bertanggung jawab langsung kepada Presiden. Meski demikian, untuk sementara anggaran pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran Sekretariat Negara. Penetapan Arsip Nasional sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen diperkuat melalui Surat Pimpinan MPRS No. A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan bahwa Arsip Nasional sebagai aparat teknis pemerintah tidak bertentangan dengan UUD 1945, bahkan merupakan penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet.7 Dengan status baru tersebut, pada tahun 1968 Arsip Nasional berusaha mengajukan dua usulan, yaitu perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional RI dan perubahan Peraturan Presiden Nomor 19/1961 menjadi Undang-undang tentang Pokok-pokok Kearsipan. Kedua usulan tersebut hingga masa berakhirnya kepemimpinan Drs. R. Mohammad Ali (1970) belum dapat diwujudkan. Di bawah kepemimpinan Dra. Sumartini, Arsip Nasional berjuang untuk melanjutkan cita-cita pemimpin sebelumnya. Atas dukungan Menteri Sekretaris Negara, Sudharmono, SH., cita-cita merubah Peraturan Presiden Nomor 91 Tahun 1961 dalam memajukan Arsip Nasional tercapai dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Tiga tahun kemudian, berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1974, nomenklatur Arsip Nasional diubah menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan langsung bertanggung jawab kepada Presiden. Berdasarkan keputusan tersebut, maka secara yuridis Arsip Nasional RI telah sah sebagai Lembaga Pemerintah non Departemen. Kebijakan dan pemikiran ke arah penyempurnaan tugas dan fungsi Arsip Nasional RI diwujudkan pada masa kepemimpinan Dr. 7 https://anri.go.id/profil/sejarah. 31

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Noerhadi Magetsari (1991-1998), yang menggantikan Dra. Soemartini. Pada masa kepemimpinannya terjadi perubahan struktur organisasi Arsip Nasional RI dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden RI Nomor 92 Tahun 1993 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RI. Berdasarkan Keputusan Presiden tersebut, Arsip Nasional Republik Indonesia disingkat dengan nama ANRI. Perubahan yang cukup mencolok adalah pengembangan struktur organisasi dengan adanya Deputi Pembinaan, Deputi Konservasi, dan pembentukan Unit Pelaksana Teknis di daerah dengan nama Perwakilan Arsip Nasional RI di Daerah Tingkat I yang kemudian menjadi Arsip Nasional RI Wilayah. Mulai tahun 1992, seiring dengan pengembangan struktur organisasi tersebut, dilaksanakan pengembangan SDM kearsipan dengan merekrut pegawai baru, untuk diangkat menjadi Arsiparis. Oleh karena itu, pada masa tersebut jumlah Arsiparis di ANRI meningkat tajam. Puncaknya adalah tahun 1995-1996, di mana jumlah Arsiparis di ANRI Pusat mencapai 137 orang. Kepemimpinan Dr. Noerhadi Magetsari berlangsung hingga tahun 1998. Penggantinya adalah DR. Moekhlis Paeni (mantan Deputi Konservasi ANRI dan mantan Kepala ANRI Wilayah Ujung Pandang). Pada masa kepemimpinan DR. Moekhlis Paeni (1998 - 2003), ANRI berusaha meningkatkan sistem kearsipan nasional yang handal dengan mencanangkan visi ANRI, “arsip sebagai simpul pemersatu bangsa”. Dalam rangka efektivitas dan efisiensi kinerja ANRI, dilakukan rekonstrukturisasi lembaga melalui terbitnya Keputusan Presiden Nomor 17 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas dan Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departeman. Kepemimpinan ANRI selanjutnya dijabat oleh Drs. Oman Syahroni, M.Si. sejak tanggal 3 Juni 2003, berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 74/M/2003. Oman Syahroni sebelumnya berkarir di Kementerian Dalam Negeri. Kepemimpinan Oman Syahroni hanya berlangsung singkat hingga tahun 2004. Pada masa kepemimpinnya, 32

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 dikembangkan Program Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (SIPATI), yaitu aplikasi pengelolaan arsip dinamis secara elektronik. Pada tanggal 6 Juli 2004, kepemimpinan ANRI beralih ke tangan Drs. Djoko Utomo, MA. Pelantikannya berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 87/M/2004, tanggal 21 Juni 2004. Djoko Utomo adalah Kepala ANRI yang berkarir dan dibesarkan di lingkungan ANRI. Pada masa ini, program disesuaikan dengan perkembangan globalisasi dan kebutuhan yang ada di lingkungan ANRI. Perkembangan dan perubahan yang paling signifikan pada masa kepemimpinanya adalah merubah regulasi kearsipan dari Undang- Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan menjadi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Undang-undang ini adalah momentum reformasi penyelenggaraan kearsipan Indonesia secara menyeluruh. Dari segi fisik, pembangunan di era Djoko Utomo juga dilakukan. Gedung layanan publik yang berada paling depan yang merupakan ujung tombak layanan masyarakat direnovasi, sehingga menimbulkan kenyamanan bagi pengunjung yang datang. Momen penting lainnya adalah terjalinnya kerjasama nasional dan internasional digiatkan untuk memajukan dunia kearsipan termasuk kerjasama pengiriman pegawai ANRI untuk belajar di luar negeri. Langkah tersebut dilanjutkan oleh pemimpin ANRI berikutnya, H.M. Asichin, SH., M.Hum. (2010-2013) melalui pengembangan kerja sama dengan institusi di dalam negeri mapun lembaga kearsipan luar negeri. Pada masa kepemimpinannya, dibentuk Balai Arsip Tsunami Aceh di Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam. Pada masa ini juga terbit peraturan pelaksanaan dari Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 berupa Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang makin memperjelas fungsi dan peran ANRI. Meski demikian cukup disayangkan peraturan pemerintah tersebut tidak cukup representatif mampu menjabarkan isi Undang-Undang 43 Tahun 2009 secara keseluruhan. 33

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Perkembangan lembaga kearsipan secara nasional oleh pemerintah juga terus ditingkatkan dan diperkuat penerus berikut, Dr. Mustari Irawan, MPA (2014-2019) 8 dan Dr. Muhammad Taufik, M.Si (2019- 2020). 8 Mustari Irawan satu-satunya kepala Arsip Nasional RI yang banyak menelurkan karya sastra dalam bentuk antologi puisi. 34

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Dokumentasi ANRI di Provinsi Jawa Timur Tahun 2001-2020 Penyerahan Buku Citra Daerah Oleh Kepala Arsip Nasional RI, Drs. Djoko Utumo kepada Gubernur Jawa Timur, Imam Utomo (Sumber: Disperpusip) Penyerahan Mobil Sadar Arsip Oleh Inspektur ANRI, Drs. Biner Sitompul, SH., kepada Kepala Badan Arsip, M. Hakim (Sumber: Disperpusip) 35

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Salam hangat perpisahan kepala ANRI, Drs. Djoko Utomo, MA. oleh Kepala Bapersip Jatim, Ir. Masruri (Sumber: Disperpusip) Pemberian Cindera Mata Usai Penyerahan Peta Wilayah Jawa Timur oleh Kepala ANRI, M. Asichin, SH., kepada Gubenur Jawa Timur, Dr. Soekarwo (Sumber: Disperpusip) 36

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 Kepala ANRI, M. Asichin, SH., Menerima Kunjungan Gubenur Jawa Timur, Dr. Soekarwo (Sumber: Disperpusip) Penyerahan Aplikasi SIKS oleh Kepala ANRI, M. Taufik, SH., MM., kepada Kepala 5. Disperpusip Jatim, Dr. Abdul Hamid, MPA. (Sumber: Disperpusip) 37

2020 Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur Penyerahan Aplikasi Perangkat IT dan Aplikasi SIKD oleh Deputi Bidang Pembinaan ANRI, Dr. Andi Kasman, SE, MM., kepada Sekretaris Disperpusip Jatim (Sumber: Disperpusip) Dukungan Tim Penanganan Arsip Pasca Bencana ANRI di Situbondo (Sumber: Disperpusip) 38

Dua Dasawarsa Penyelenggaraan Kearsipan Jawa Timur 2020 4 Profil Lembaga Kearsipan Provinsi Jawa Timur A. Kantor Arsip Daerah (KAD) Dalam konteks Jawa Timur, berdirinya lembaga kearsipan diawali dengan pembentukan Kantor Arsip Daerah (KAD) Tingkat I (eselon IIIB). Pendirian KAD tidak dapat dilepaskan dengan kebijakan nasional, utamanya kehadiran Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Secara yuridis formal, KAD Tingkat I Jawa Timur dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Tingkat I Jawa Timur Nomor 10 Tahun 1992 tanggal 28 Desember 1992. Meskipun eksistensi lembaga kearsipan secara “de jure” dibentuk sejak tahun 1992, akan tetapi secara “de facto” KAD baru memulai fungsinya tahun 1995 setelah pengangkatan Drs. Suprijanto H.S., sebagai kepala di akhir tahun 1994. Pembentukan KAD saat itu merupakan perluasan fungsi unit Sub Bagian Arsip di Biro Umum, Sekretariat Wilayah Daerah Provinsi Jawa Timur.1 Pembentukan KAD merupakan implementasi Pasal 8 Undang- Undang No. 7 Tahun 1971 terkait dengan pembentukan unit kearsipan di Provinsi Jawa Timur. Langkah awal Drs. Suprijanto, H.S dalam menjalankan roda organisasi adalah kebutuhan memiliki kantor dan tempat penyimpanan dan pengelolaan arsip. Melalui Surat Nomor 011/008/ARDA/1994 tanggal 13 Agustus 1994 kepada Sekretaris Wilayah Daerah Tingkat I Jawa Timur Kepala KAD meminta agar sementara waktu dapat menempati lantai III gedung bagian perlengkapan yang berada di Jalan 1 Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 2 Tahun 1981. 39