Ebook_ตำราเทคโนโลยีสำนักงานสมัยใหม่

37 ให้อีกฝ่าย ซ่ึงผู้ท่ีถูกมอบหมายงานอาจจะเป็นเพ่ือนร่วมงาน พนักงานท่ีอยู่ใต้บังคับบัญชา หรือ บุคคลภายนอกองค์การที่ว่าจ้าง โดยจะเกิดข้อผูกมัดและพันธสัญญาว่าต้องทางานน้ันให้สาเร็จ แต่ สาหรับงานในสานักงานมักจะเป็นการมอบหมายงานระหว่างผู้บังคับบัญชามอบหมายงานให้กับ ผู้ใต้บังคับบัญชา การมอบหมายงานจึงเป็นทักษะท่ีสาคัญสาหรับผู้บริหารที่ต้องการใช้เวลาและ ทรัพยากรของตนเองให้คุ้มค่าที่สุด โดยวัตถุประสงค์ของการมอบหมายงานก็เพื่อให้ผู้มอบหมายงาน กับผู้รับมอบหมายงานมีความเขา้ ใจท่ีตรงกัน และปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง การมอบหมายงานทาให้ ภารกจิ หน้าทขี่ องผู้บรหิ ารลดลง สาหรับประโยชน์ของการมอบหมายงานสรปุ ได้ ดังน้ี 1. ช่วยทาความเข้าใจในเน้ือหาของงานท่ีผู้มอบหมายงานส่งมอบให้กับผู้รับมอบ ก่อให้เกิด กระบวนการทางานอยา่ งมีประสทิ ธิภาพ สัมฤทธ์ผิ ลตามเป้าหมาย 2. ช่วยลดภาระงานของผู้บริหาร เน่ืองจากผู้บริหารยังคงต้องมีการปฏิบัติภารกิจอ่ืน ๆ ท่ี สาคญั จะช่วยใหผ้ ู้บริหารมเี วลาเพอ่ื ทจี่ ะสามารถไปบรหิ ารจัดการงานในด้านอื่น ๆ 3. เป็นการแลกเปล่ียนประสบการณ์ระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา ในการ แบ่งปนั ความคิดเห็นและประสบการณ์ร่วมกัน 4. สร้างขวัญและกาลังใจ เน่ืองจากผู้รับมอบหมายงานจะเกิดความรู้สึกว่าตนเองสาคัญถึง ไดร้ ับมอบหมายให้ทางานชิ้นน้ัน 5. เป็นการสร้างทมี งาน เนอื่ งจากงานบางงานไม่สามารถทาสาเร็จไดเ้ พียงคนคนเดียว จึงเกิด การรว่ มทีมกันทางานเพ่อื ใหง้ านสาเรจ็ บรรลเุ ป้าหมาย 6. ลดความเสี่ยงและข้อผิดพลาดของงาน เนื่องจากการมอบหมายงานถือได้ว่าเป็นการเปิด โอกาสให้ผอู้ น่ื ได้รว่ มแสดงความคิดเหน็ ส่งผลให้งานน้นั มีคุณภาพ การมอบหมายงานจึงเป็นประโยชน์สาหรับผู้บริหารและองค์การ เพราะเป็นการแบ่งเบา ภาระหน้าท่ีของผู้บริหาร และส่งผลให้งานน้ันมีคุณภาพเนื่องจากมีบุคคลช่วยตรวจสอบ แต่ความ ล้มเหลวของงานมักเกิดข้ึนได้เสมอ เพราะผู้มอบหมายมักขาดความเข้าใจในงาน ไม่กาหนดขอบเขต งาน ความรบั ผิดชอบ กรอบเวลา มาตรฐานของงาน และการวดั ผล เปน็ ต้น ดังนน้ั การมอบหมายงาน ทด่ี ีท่ีคาดหวังผลควรตอ้ งปฏิบัติ ดงั นี้ (เนตรพ์ ัณณา ยาวิราช, 2559, หน้า 115) 1. ผมู้ อบหมายงานควรทาความเข้าใจในงานก่อนสง่ มอบ ประเดน็ ที่ต้องพิจารณา เชน่ งานน้ัน เป็นงานเกี่ยวกับอะไร ต้องทาอย่างไร มีความจาเป็นและความสาคัญในระดับใด เป็นงานท่ีละเอียด หรอื ไม่ มีกฎระเบียบอะไรทเ่ี กยี่ วข้อง และเป็นงานทีต่ ้องการความคิดสร้างสรรค์หรือไม่ เป็นตน้ 2. ทาความรู้จักกับผู้รับมอบ เพราะหากงานน้ันมีความสาคัญมาก ต้องมอบงานนั้นให้กับผู้ที่ สามารถทางานนัน้ ได้สาเรจ็ 3. อธิบายถึงความสาคัญและความจาเป็น พร้อมทั้งประโยชน์ที่จะได้รับแก่ผู้รับมอบอย่าง ชดั เจน เพื่อใหผ้ รู้ ับมอบได้เห็นถงึ ความสาคญั ของงานน้นั

38 4. อธบิ ายและมอบหมายงานดว้ ยความชัดเจน 5. กาหนดเป้าหมายท่ีต้องการ อธิบายให้ทราบถึงเป้าหมายของงานว่าส่ิงท่ีคาดหวังว่าจะ ไดร้ ับคืออะไร จากการมอบหมายงานเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เพ่ือให้งานท่ีได้รับมอบเป็นไปตามเป้าหมายท่ีต้ัง ไว้ ผู้บริหารควรมีการควบคุมงาน ซ่ึงการมอบหมายงานและการควบคุมงานก็เพื่อเพ่ิมประสิทธิภาพ ขององค์การ โดยวัตถุประสงค์ของการควบคุมงานในสานักงานอธิบายได้ ดังน้ี (เนตรพ์ ัณณา ยาวิราช, 2559, หนา้ 119) 1. เพอื่ ให้ผลงานมีมาตรฐาน เช่น มาตรฐานทางด้านเอกสาร มาตรฐานระบบคณุ ภาพ เป็นต้น 2. เพ่ือป้องกันทรัพย์สินของหน่วยงาน ไมใ่ ห้เสื่อมสภาพก่อนเวลาอันควร จะช่วยประหยดั ใน เรื่องของค่าใชจ้ ่ายในการซ่อมบารุงรักษา หรือเป็นการป้องกันการมีทรัพยส์ ินทม่ี ากจนเกินไป เป็นการ ใช้ทรัพยากรอย่างคมุ้ คา่ 3. เพื่อควบคุมการปฏิบัติงานไม่ให้ก้าวก่ายหรือซ้าซ้อนกับงานอื่น ๆ สามารถทางานภายใต้ ขอบเขตทไ่ี ด้กาหนดเอาไว้ 4. เพ่ือควบคุมผลของการปฏิบัติงาน เป็นการควบคุมผลงานท่ีพนักงานสามารถทาได้ เพ่ือ ประโยชน์ในการฝึกอบรม และแกไ้ ขขอ้ บกพร่อง 5. เพ่ือควบคุมให้นาไปสู่ความถูกต้อง และเป็นการจงู ใจพนักงานในหน่วยงาน สร้างขวัญและ กาลงั ใจใหด้ ีขึน้ การควบคุมงานมีความจาเป็นที่ต้องให้ความสาคัญทั้งกระบวนการต้ังแต่การมอบหมายงาน การควบคุมติดตามงาน รวมไปถึงการให้กาลังใจแก่ผู้ทางานท้ังก่อนมอบหมายงาน ระหว่างติดตาม งาน และหลังจากทางานเสรจ็ ตามทีไ่ ด้รบั มอบหมาย เพ่ือเพิม่ ประสทิ ธิภาพของผลงานและให้บรรลผุ ล สาเร็จตามเปา้ หมายท่ตี ั้งไว้

39 สรปุ ผู้บริหารสมัยใหม่ต้องใช้ทั้งศาสตร์และศลิ ป์ในการบริหาร เพื่อให้การดาเนินงานขององค์การ บรรลุเป้าหมาย ผู้บริหารจึงเปรียบเสมือนผู้ที่เป็นตัวแทนของการเปล่ียนแปลง เป็นบุคคลที่มีอิทธิพล ต่อบุคคลหรือกลุ่มคนอื่น ๆ ดังน้ัน ภาวะผู้นาจึงเป็นส่วนท่ีสาคัญในการพัฒนาองค์การ เนื่องจาก ปัจจุบันมีการเปล่ียนแปลงอย่างรวดเรว็ โดยเฉพาะเทคโนโลยีทีพ่ ฒั นาอยา่ งไม่หยดุ น่งิ ผบู้ ริหารจงึ ต้อง พัฒนาตนเองและพร้อมท่ีจะเรียนรู้และเปล่ียนแปลงให้ทันต่อสภาพแวดล้อมและสถานการณ์ต่าง ๆ ขณะเดียวกันผู้บริการต้องระมัดระวังการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงจากพนักงาน ส่ิงท่ีจัดการได้ดีท่ีสุด คือ การสอ่ื สาร เพราะจะช่วยลดความขัดแย้งและเปน็ การอธบิ ายถงึ ความจาเป็นในการเปล่ียนและทา ความเข้าใจกันทั้งสองฝ่าย ทักษะการส่ือสารจึงมีความสาคัญและเป็นส่ิงที่จาเป็นอย่างย่ิงท่ีผู้บริหาร สานกั งานต้องเรยี นรู้ เพอ่ื ให้ทกุ ๆ ฝา่ ยปฏบิ ตั งิ านรว่ มกนั อย่างสนั ติสุข นอกจากนี้ปฏิเสธไม่ได้ว่าในยุคปัจจุบันต้องใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ และเทคโนโลยีเองก็มี หลากหลายประเภท ผู้บริหารจึงต้องปฏิบัติตนเป็นผู้นาในด้านเทคโนโลยี จะต้องสามารถปรับเปลี่ยน องค์การและพนักงานให้ทางานได้ดีภายใต้สังคมยุคใหม่ท่ีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว โดยใช้ เทคโนโลยีเป็นตัวขับเคลื่อน ในขณะเดียวกันก็ต้องรู้จักท่ีจะเรียนรู้งานเพื่อถ่ายทอดความรู้ไปสู่ ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือที่เรียกว่า การมอบหมายงาน เพ่ือเป็นการแบ่งเบาภาระงาน ให้สามารถไป บริหารจัดการงานในดา้ นอื่น ๆ ได้ ตลอดจนติดตามควบคมุ งานเพื่อให้งานถูกตอ้ งบรรลุผลสาเร็จตาม เป้าหมายทีต่ ง้ั ไว้

40 คาถามท้ายบท จงตอบคาถามตอ่ ไปน้ี 1. จงอธิบายความหมายของภาวะผนู้ า 2. จงอธิบายคุณลกั ษณะพิเศษที่แสดงให้เหน็ ถึงศักยภาพในการบริหารงานในฐานะของผู้นาสมยั ใหม่ 3. จงอธบิ ายสาเหตุของการเปลีย่ นแปลงอธบิ ายและวิธีการการจัดการการเปลี่ยนแปลง 4. การเปลยี่ นแปลงมกั เกย่ี วข้องกบั เร่ืองใดบ้าง 5. การตอ่ ต้านการเปลีย่ นแปลงมักเกีย่ วข้องกบั เรอ่ื งใดบ้าง 6. จงยกตวั อย่างแรงผลักดนั ท่ีก่อให้เกดิ การเปลยี่ นแปลง 7. การส่อื สารมคี วามสาคญั อยา่ งไรต่อบทบาทการเป็นผู้บริหารสานักงานสมยั ใหม่ 8. จงอธิบายบทบาทของผบู้ ริหารในการเปน็ ผนู้ าในด้านเทคโนโลยี 9. จงอธิบายประโยชนข์ องการมอบหมาย 10. จงอธบิ ายประโยชน์ของการควบคมุ งาน

41 เอกสารอา้ งอิง กัลยารัตน์ ธีระธนชยั กุล. (2558). การพัฒนาองค์การ. กรงุ เทพฯ: วี พริน้ ท์ (1991). ชัชวาล อรวงศ์ศภุ ทตั . (2556). ผนู้ าแหง่ อนาคตจากความคดิ ของ Marshall Goldsmith. คน้ เมื่อ พฤษภาคม 29, 2562, จาก http://tpa.or.th/writer/read_this_book_topic.php? bookID=1444&read=true&count=true ณฐั วุฒิ พงศ์สริ .ิ (2560). ผนู้ าในยุคดิจทิ ลั Economy. คน้ เมอ่ื พฤษภาคม 29, 2562, จาก https://www.dharmniti.co.th/ผ้นู าในยคุ -digital-economy/ ณิรดา เวชญาลกั ษณ์. (2560). ภาวะผนู้ าทางการบรหิ าร. กรงุ เทพฯ: จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย. ธญั ญามาส โลจนานนท.์ (2557). ภาวะผู้นาและแรงจงู ใจในการทางานทส่ี ่งผลต่อความคิด สรา้ งสรรค์ของพนกั งาน กรณศี ึกษา บรษิ ัท ซิลลคิ ฟาร์มา จากัด. วิทยานพิ นธ์ บรหิ ารธุรกจิ มหาบณั ฑิต คณะบริหารธุรกิจ มหาวทิ ยาลยั ศิลปกร. เนตร์พณั ณา ยาวริ าช. (2559). การจัดการสานกั งาน. กรุงเทพฯ: ทรปิ เพ้ิล กรปุ๊ . . (2560). การจัดการสมัยใหม่. กรุงเทพฯ: ทรปิ เพล้ิ กรุ๊ป. มหาวิทยาลัยมหาสารคาม. (2562). ทาไมพนกั งานต้องต่อตา้ นการเปล่ียนแปลงในองค์การ. ค้นเมื่อ พฤษภาคม 29, 2562, จาก http://www.plan.msu.ac.th/kmplan/KMDetails.php? stat=read&kmid=221&group=7 เรอื งวิทย์ เกษสวุ รรณ. (2557). การพัฒนาองค์การ. กรุงเทพฯ: บพิธการพมิ พ์. วรางคณา กาญจนพาที. (2556). ภาวะผูน้ าและภาวะผู้ตามที่มอี ิทธพิ ลต่อประสิทธผิ ลขององค์การ: กรณีศกึ ษา ธนาคารเพือ่ การสง่ ออกและนาเขา้ แหง่ ประเทศไทย. วทิ ยานพิ นธ์บรหิ ารธรุ กิจ มหาบณั ฑิต คณะบรหิ ารธุรกิจ มหาวิทยาลยั เทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรี. วิเชยี ร วิทยอดุ ม. (2556). พฤตกิ รรมองคก์ าร. นนทบรุ ี: ธนธัชการพมิ พ์. สารวย กมลายุตต์. (2557). ระบบสารสนเทศสานกั งาน (หน่วยที่ 1-8). นนทบุร:ี มหาวิทยาลยั สโุ ขทยั ธรรมธริ าช. สุรสั วดี ราชกลุ ชัย. (2561). การบรหิ ารสานักงาน. กรุงเทพฯ: จฬุ าลงกรณ์มหาวิทยาลยั . Daft, R. L. (1992). Organization theory and design. (4th ed.). Singapore: West Publishing. David, A. N., & Michael, L. T. (1990). Beyond the charismatic Leader: leadership and organization change. California management review, 32(2), 70-79.

42 Gibson, J. L., Ivancevich, J. M., & Donnelly, J. H. (1997). Organization behavior structure process. (9th ed.). New York: McGraw-Hill. Kotter, J. P., & Schlesinger, L. A. (1979). Choosing strategies for change. Harvard Business Review, 57, 111. Lussier, R. N., & Achua, C. F. (2007). Effective leadership. (3rd ed.). Ohio: South-Western. Robbins, S. P., & Coulter, M. (2008). การจดั การและพฤตกิ รรมองค์การ [management] (วริ ัช สงวนวงศว์ าน, ผแู้ ปลและเรยี บเรยี ง) (พิมพ์ครั้งท่ี 8). กรุงเทพฯ: เพียร์สัน เอด็ ดเู คชนั่ อนิ โดไชน่า. (ตน้ ฉบบั พมิ พป์ ี ค.ศ. 1957).

บทที่ 3 การบรหิ ารเอกสารสานกั งานสมัยใหม่ จากท่ีผู้เขียนได้กล่าวไปแล้วในบทที่ 2 ถึงบทบาทของผู้บริหารในการบริหารสานักงาน สมัยใหม่ ในภาวะของการเป็นผนู้ าสมัยใหม่ การจัดการการเปล่ียนแปลง ทักษะการสื่อสาร ความเป็น ผู้นาในด้านเทคโนโลยี การมอบหมายงานและการควบคุมงาน ซึ่งผู้บริหารสมัยใหม่ต้องใช้ท้ังศาสตร์ และศลิ ป์ในการบริหาร เพอ่ื ให้การดาเนินงานขององค์การบรรลุเป้าหมาย ผู้บริหารจึงเปรียบเสมอื นผู้ที่ เป็นตัวแทนของการเปลี่ยนแปลง สาหรับการบริหารสานักงานสมัยใหม่มีความสาคัญเป็นอย่างมาก เนื่องจากงานท่ีเกิดข้ึนในสานักงานล้วนแล้วเกี่ยวเนือ่ งกับทุก ๆ ฝ่ายขององค์การ เป็นแหล่งของข้อมูล และสารสนเทศที่ถูกนามาใช้สนับสนุนการดาเนินงาน และเป็นศูนย์รวมของการให้บริการ เพอื่ ให้การ บริการที่มีประสิทธิภาพ และอานวยความสะดวกแก่ผู้รับบริการ ผู้บริหารควรต้องเข้าใจถึงสภาพของ งานที่เกิดขึ้นในสานักงาน และต้องสามารถบริหารจัดการทรัพยากรต่าง ๆ ได้ โดยเฉพาะการบริหาร เอกสารในสานักงาน เนื่องจากการปฏิบัติงานในสานักงานเป็นงานท่ีเกี่ยวข้องกับงานเอกสารต่าง ๆ เช่น การจัดการเอกสาร การรับ-สง่ เอกสาร การแจกจ่ายเอกสาร การจัดเก็บเอกสาร เอกสารการนัดหมาย และเอกสารการประชุม เป็นต้น ผู้บริหารจึงจาเป็นต้องนาเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาใช้ในการบริหาร เอกสารในสานกั งาน เพ่ือใหก้ ารบริหารงานสานักงานเปน็ ไปอยา่ งมีประสิทธิภาพ ในบทน้ีจะได้อธิบายถึงความรู้เบ้ืองต้นเกี่ยวกับเอกสารในสานักงาน วงจรชีวิตเอกสาร ปัญหาการจัดเก็บเอกสารในสานักงาน กระบวนการจัดการเอกสารในสานักงาน ประโยชน์ของการ จัดเก็บเอกสารในสานักงาน การวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติ และเทคโนโลยีการบริหารงาน เอกสารในสานกั งาน โดยมีรายละเอยี ดดงั น้ี ความร้เู บอ้ื งต้นเก่ยี วกบั เอกสารในสานกั งาน เอกสารในสานักงานมีหลากหลายรูปแบบแตกต่างกันออกไปในแต่ละลักษณะงาน โดยท่ัวไป สามารถจาแนกเอกสารได้หลายลกั ษณะ ดงั นี้ (สมพร พทุ ธาพิทกั ษ์ผล, 2557, หน้า 8-11) 1. เอกสารสานักงานจาแนกตามแหล่งที่มา เอกสารประเภทน้ีจาแนกเป็นท้ังเอกสารภายใน และภายนอก โดยเอกสารภายใน คือ เอกสารท่ีเกดิ ขึ้นจากกิจกรรมในสานักงานและภายในหน่วยงาน ขององค์การ เช่น เอกสารประกาศต่าง ๆ ขององค์การ หนังสือเวียน ประกาศรับสมัครงานภายใน ประชาสัมพันธ์การรับสมัครงานภายใน เป็นต้น สาหรับเอกสารภายนอก คือ เอกสารท่ีมีแหล่งที่มา

44 จากหน่วยงานภายนอกองค์การ เช่น จดหมายเชิญ ใบส่ังซื้อสินค้าจากลูกค้า ประชาสัมพันธ์หลักสูตร การฝึกอบรม เป็นตน้ 2. เอกสารสานักงานจาแนกตามระดับความสาคัญ เอกสารประเภทน้ีสามารถจาแนกระดับ ความสาคัญได้ 4 ระดับ คือ เอกสารท่ีไม่สาคัญ เอกสารท่ีมีประโยชน์ เอกสารที่สาคัญ และเอกสารที่ สาคัญท่ีสุด (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล, 2557, หน้า 8-11 อ้างถึงใน สมสรวง พฤติกุล, 2545, หน้า 9) เอกสารที่ไม่สาคัญเป็นเอกสารท่ีมาจากหน่วยงานภายนอกและไม่ได้เก่ียวข้องกับภารกิจขององค์การ เช่น เอกสารประชาสัมพันธ์หรือเชิญชวนให้เข้าร่วมกิจกรรมต่าง ๆ เอกสารนาเสนอสินค้าหรือบริการ อ่ืน ๆ เป็นต้น เอกสารที่มีประโยชน์ คือ เอกสารท่ีได้รับจากหน่วยงานภายนอกเพื่อใช้ประโยชน์ใน กิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งขององค์การ เมื่อใช้เสร็จแล้วก็หมดความสาคัญ เช่น เอกสารขออนุญาตใช้ ห้องประชุม เอกสารขอยืมอุปกรณ์ต่าง ๆ ในสานักงาน เป็นต้น เอกสารที่สาคัญ คือ เอกสารจาก หน่วยงานภายนอกเพ่ือใช้ในการดาเนินกิจกรรมตามหน้าท่ี และเพ่ือเป็นเอกสารหรือหลักฐานในการ ดาเนินงานตามข้อกาหนด กฎหมาย หรือระเบียบ เช่น เอกสารต้นฉบับของหนังสือส่ังการ หนังสือ รายงานการประชุม ระเบียบ และข้อบงั คับ เป็นต้น สาหรบั เอกสารที่สาคญั ที่สุด คือ เอกสารท่ีได้จดั ทา ขึ้นและใช้ในการดาเนินงานที่มีคุณค่าต่อความอยู่รอดขององค์การ อีกท้ัง ยังสามารถใช้เป็นหลักฐานใน ชนั้ ศาลได้ เชน่ สัญญาจดั ซ้ือจดั จ้าง หนงั สือการจดั ตัง้ บรษิ ัท บัญชแี ละงบดุลตา่ ง ๆ เปน็ ตน้ 3. เอกสารจาแนกตามสื่อที่จัดเก็บ เอกสารประเภทน้ีสามารถจาแนกออกเป็น 3 ประเภท กระดาษ ไมโครฟอร์ม อิเล็กทรอนิกส์หรือดิจิทัล สาหรับกระดาษเป็นเอกสารท่ีคุ้นกันมาแต่ยาวนานและ ถูกใช้กันอย่างแพร่หลายตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน เนื่องจากมีความสะดวกในการใช้งานแต่มีความยุ่งยาก ส้ินเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บ ส่วนการใช้ไมโครฟอร์ม (microform) เป็นการใช้เทคโนโลยีไมโครกราฟิก (micrographic technology) ซ่ึงเป็นเทคโนโลยีการถ่ายภาพย่อส่วนสารสนเทศจากต้นฉบับ บันทึกลง บนแถบไมโครฟิล์มในรูปแบบไมโครฟอร์มต่าง ๆ ซึ่งมีขนาดเล็กจนไม่สามารถอ่านได้ด้วยตาเปล่า จะต้องอา่ นด้วยเคร่ืองอ่านโดยเฉพาะและสามารถจดั เกบ็ เอกสารทเ่ี ป็นขอ้ ความและภาพ ไมโครฟอร์ม เป็นคารวมเรียกรูปแบบของสารสนเทศย่อส่วนที่บนั ทึกลงแถบฟิล์มในรปู แบบต่าง ๆ ซ่ึงเป็นแถบฟิล์ม โปรง่ แสง เน้ือละเอียด มคี ณุ สมบตั ิในการแยกสสี ูง เชน่ ฟลิ ์มมว้ น ไมโครฟชิ แจ็กแกต็ และอเพอร์เจอร์คาร์ด เป็นต้น ปจั จุบันได้มีความนิยมในใช้ส่ืออิเล็กทรอนิกส์หรือดิจิทัลในการจัดเก็บ เช่น ซีดี ดีวีดี แฟลชไดร์ ฮาร์ดดิสก์ หรือโซลิดสเตต (solid state drive: SSD) เป็นส่ือท่ีมีความจุสูง สามารถจัดเก็บข้อมูลหลาย รูปแบบ เช่น ข้อความ รปู ภาพ วีดีโอ ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บพร้อมทั้งยังค้นหาได้งา่ ย 4. เอกสารจาแนกตามโครงสร้าง เอกสารประเภทน้ีสามารถจาแนกออกเป็น 3 ประเภท คือ เอกสารท่ีมีโครงสร้าง เอกสารกึ่งโครงสร้าง และเอกสารไม่มีโครงสร้าง สาหรับเอกสารที่มีโครงสร้าง คือ เป็นแบบแผนที่ใช้สาหรับการจัดทาเอกสารสานักงานเพ่ือเป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วท้ังสานักงานและ องค์การ เช่น แบบฟอร์มการสมัครงาน ท่ีถูกกาหนดไว้เป็นรูปแบบเฉพาะ เอกสารแบบฟอร์มการขอใช้

45 ห้องประชุม เป็นต้น ส่วนเอกสารก่ึงโครงสร้าง คือ เอกสารที่มีแบบแผนในการจัดทาอยู่ในระดับหน่ึง แต่ อาจไม่ครบถ้วนทั้งฉบับ เช่น บันทึกโต้ตอบในสานักงาน ซึ่งมีรูปแบบไว้ชัดเจนแต่เน้ือหาในบันทึกไม่มี โครงสร้างท่ีชัดเจน ผู้จัดทาเอกสารสามารถออกแบบได้ตามความเหมาะสม เป็นต้น และเอกสารไม่มี โครงสร้าง คือ เอกสารท่ีไม่มีแบบแผนในการจัดทา ซ่ึงไม่ได้ถูกกาหนดไว้เป็นมาตรฐาน ขึ้นอยู่กับผู้จัดทา ในการกาหนดความยาว การแบ่งหัวข้อ การใส่รูปภาพ เช่น รายงานศึกษาการดูงานท่ีไม่มีโครงสร้าง รายงานการฝกึ อบรม เป็นตน้ ดงั ภาพท่ี 3.1 – 3.3 ภาพที่ 3.1 แสดงตวั อยา่ งเอกสารที่มีโครงสร้าง

46 บันทึกข้อความ สว่ นราชการ คณะวทิ ยาการจัดการ มหาวทิ ยาลัยราชภัฏกาญจนบรุ ี ท่ี ศธ.053.4/ว 112 เรือ่ ง ขอเรียนเชญิ เปน็ วิทยากร วันท่ี 13 กมุ ภาพนั ธ์ 2562 เรียน อาจารยม์ าลินี คาเครือ ด้วย ด้วยสาขาวิชาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏ กาญจนบุรี ไดร้ บั การจัดสรรงบประมาณ ประจาปงี บประมาณ 2561 เพอ่ื ใช้ในกิจกรรม“การฝึกอบรม เชงิ ปฏิบตั ิการการเสรมิ สร้างผลิตภัณฑ์ชุมชนสู่เศรษฐกิจยคุ ดจิ ิทลั ” เพ่ือเสริมสร้างความเขม้ แข็งให้กับ ชุมชน เกิดการพัฒนาชุมชนอย่างต่อเน่ือง ส่งเสริมและสนับสนุนการสร้างอาชีพให้กับชุมชนบนพื้น ฐานเศรษฐกิจพอเพียง โดยกลุ่มเป้าหมาย คือ ประชาชนในเขตชุมชนทุ่งสมอ จานวน 50 คน โดยกิจกรรม ประกอบไปด้วยการให้ความรู้เทคนิคกลยุทธ์การส่ือสารการตลาดออนไลน์ เทคนิคการนาผลิตภัณฑ์ ชุมชนสรู่ ะบบพาณิชย์อเิ ลก็ ทรอนิกส์ และเทคนิคการออกแบบผลติ ภัณฑ์ชุมชนใหม้ ีความโดดเด่น โดย จะดาเนินการจัดโครงการในวันท่ี 23 มีนาคม 2561 เวลา 07.00 น. – 16.30 น. ณ ห้องประชุม องคก์ ารบรหิ ารสว่ นตาบลทงุ่ สมอ อาเภอพนมทวน จงั หวดั กาญจนบุรี ทั้งน้ี เพ่ือให้การจัดโครงการเป็นไปด้วยความเรียบร้อย และบรรลุวัตถุประสงค์ของ โครงการ สาขาวิชาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ คณะวิทยาการจัดการ จึงมีความประสงค์ขอความอนุเคราะห์ เรยี นเชญิ ท่านเปน็ วิทยากรในการบรรยายตามกาหนดการท่ีแนบมาพร้อมน้ี จึงเรียนมาเพอ่ื โปรดพิจารณา (ผ้ชู ว่ ยศาสตราจารย์ธรี ะพนั ธ์ โชคอุดมชัย) คณบดคี ณะวิทยาการจัดการ ภาพที่ 3.2 แสดงตัวอยา่ งเอกสารกงึ่ โครงสรา้ ง

47 รายงานสรุปการศึกษาดูงาน ณ บรษิ ัท รงุ่ เจรญิ ฤดี จากดั วนั ท่ี 23 มิถนุ ายน 2562 รายงานสรปุ การศกึ ษาดงู าน ณ บริษัทจดัรุง่ทเจาโรดญิ ยฤดี จากัด วแันผทน่ี ๒กทรมพั ถิ ยนุ าากยรนม๒น๕ุษ๖ย๒์ นายน ๒๕๖๒ ประจาปงี บประมาณ พ.ศ. 2562 ภาพที่ 3.3 แสดงตวั อยา่ งเอกสารไม่มีโครงสรา้ ง

48 วงจรชวี ิตเอกสาร ถึงแม้จะมีเทคโนโลยีท่ีทางด้านซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ที่ถูกนามาใช้ในการจัดพิมพ์เอกสารและถูก จัดเก็บไว้ในรูปแบบของไฟล์ข้อมูล แต่ปฏิเสธไม่ได้ว่าส่วนใหญ่งานในสานักงานยังคงมีการจัดเก็บ เอกสารท่ีสาคัญท่ีถูกนาเสนอแก่ผู้บริหารและอยู่ในรูปของรายงาน และเอกสารสาคัญต่าง ๆ ซึ่ง ลักษณะของขั้นตอนเอกสารในวัฏจักรที่เรียกกันว่า วงจรชีวิตเอกสาร (record life cycle) มี 5 ขน้ั ตอน ดังนี้ (สรุ สั วดี ราชกุลชัย, 2561, หน้า 179-182; สมพร พุทธาพทิ ักษผ์ ล, 2557, หน้า 18-23) 1. การผลิตเอกสาร (creation) งานในสานักงานมักเก่ียวข้องกับงานด้านเอกสาร ซึ่งการทาให้ เกิดเอกสารสามารถทาได้หลายรูปแบบ เช่น การพิมพ์ เขียน ถ่ายเอกสาร อัดสาเนา เป็นต้น ในอดีต การผลิตเอกสารด้วยกระดาษจานวนมาก เรียกว่า งานเอกสาร (paperwork) แต่ในปัจจุบันมีการนา เทคโนโลยีท่ีทางด้านซอฟต์แวร์ต่าง ๆ มาใช้จึงทาให้งานเอกสารหายไป เรียกว่า งานไร้เอกสาร (paperless) 2. การจัดเก็บเอกสาร (storage) เป็นการจัดเก็บเพื่อสนับสนุนการดาเนินธุรกิจ เพื่อให้ เอกสารอยู่ในสภาพพร้อมใช้งาน และสะดวกต่อการนามาใช้ประโยชน์ การจัดเก็บเอกสารสามารถ แบ่งได้เปน็ 2 ประเภท หลกั ๆ ดงั น้ี 2.1 การจัดเก็บและรักษาเอกสารในท่ีเก็บทางกายภาพ (physical) เป็นการจัดเก็บและ คัดแยกเอกสาร นาเอกสารใส่แฟ้มต้องกาหนดระบบแฟ้ม และเก็บไว้ในตู้เอกสาร ช้ันวางเอกสาร มี กระบวนการจดั หาอปุ กรณ์จดั เก็บทเี่ หมาะสมและเพยี งพอ 2.2 การจัดเก็บและรักษาเอกสารในท่ีเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ (electronic) เป็นลักษณะ การจัดเก็บในรูปแบบแฟ้มข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ หรือจัดเก็บไว้ในส่ืออิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ เช่น ฮาร์ดิสค์ แผ่นบันทึกข้อมูล เป็นต้น การจัดเก็บในลักษณะน้ีจะทาให้การเข้าถึงข้อมูลได้สะดวก ขอ้ มูลมีความปลอดภัยจากผู้ไม่เกี่ยวข้อง แตอ่ าจมีราคาสูงกว่า และอาจมีการเส่ือมสภาพของอุปกรณ์ เก็บข้อมูล 3. การนาเอกสารมาใช้ (retrieval) เป็นกระบวนการนาเอาเอกสารมาใช้อย่างเป็นขั้นตอน และมคี วามสาคัญ เน่ืองจากความรวดเรว็ ในการนาเอกสารมาใช้มีบทบาทตอ่ การตัดสินใจขององคก์ าร นามาใชเ้ พือ่ ประกอบการตดั สนิ ใจ โดยใหค้ วามสาคญั กับความถูกต้อง และรวดเร็ว 4. การดูแลรักษาเอกสาร (maintenance) การจัดจาแนกประเภทเอกสารอาจแบ่งประเภท ตามลาดับความสาคัญ พร้อมกับการพฒั นากระบวนการปฏิบัติงานในระบบเอกสารใหม้ ีประสิทธิภาพ การทาข้อมูลให้ทันสมัย การปรับปรุงข้อมูลและการป้องกันข้อมูล ในการเก็บข้อมูลอาจมีการสารวจ

49 ความต้องการและการใช้เอกสารของแต่ละส่วนงาน แล้วจัดทาตารางหรือแผนการดูแลรักษาเอกสาร ซึ่งจะเก่ียวพนั กบั นโยบายบริษัทในเรื่องท่สี มั พนั ธก์ บั สิง่ เหล่าน้ี 5. การทาลายเอกสาร (disposition) เม่ือครบอายุการรักษาเอกสารจะมีการทาลายเพ่ือให้มี พ้นื ท่วี ่างในการจัดเก็บเอกสารใหม่ ๆ โดยเอกสารที่ถูกทาลายมักเป็นเอกสารที่ไม่ได้ใช้ ไม่จาเป็น และ ไมม่ ีประโยชน์ ครบอายกุ ารเกบ็ รักษา ซงึ่ การทาลายมี 2 วธิ กี าร ดงั น้ี 5.1 พรี ิออดิก เมะติด (periodic method) เป็นการตรวจเอกสารทุกรอบระยะเวลาคงท่ี เช่น 6 เดือน หรือ 1 ปี เพื่อพิจารณาเอกสารท่ีไม่ค่อยได้ใช้จากที่เก็บเอกสารหรือโยกย้ายข้อมูลไปสู่สื่อท่ีมี ราคาถกู กว่า 5.2 คอนทินิวอัส เมะติด (continuous method) เป็นการโยกย้ายเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ ตามอายุเอกสารหรือตามระยะเวลาการเก็บรักษา ข้ึนกับสานักงานแต่ละแห่ง เช่น สานักงานทนายยัง ต้องเก็บข้อมูลที่จาเป็นของลูกความ อาจใช้เวลาเก็บมากกว่า 10 ปี หรือบางแห่งอาจเก็บเพียง 5 ปี แล้วค่อยทาลาย เป็นตน้ อย่างไรก็ตามสานักงานมักเก่ียวข้องกบั งานด้านเอกสาร ซ่ึงบางคร้ังอาจมีทัง้ เอกสารทัว่ ไป และเอกสารท่ีเป็นความลับ เช่น เอกสารทางด้านการเงิน เอกสารประวัติลูกค้า เป็นต้น ดังนั้น การ จดั เก็บหรือการทาลายต้องมีการตรวจสอบอย่างละเอียดถ่ีถ้วน เพ่ือไม่ให้เกิดความเสียหายได้ ผู้เขียน สามารถสรปุ เป็นแผนภมู ิวงจรชวี ติ เอกสารไดด้ งั แผนภูมทิ ่ี 3.1 การทาลาย การผลิต การจดั เก็บ เอกสาร เอกสาร เอกสาร วงจรชีวิต เอกสาร การดแู ล การนา รกั ษา เอกสารมาใช้ แผนภูมทิ ่ี 3.1 วงจรชวี ิตเอกสาร

50 ปัญหาการจดั เก็บเอกสารในสานกั งาน ปัญหาการจดั เก็บเอกสารในสานักงานส่วนใหญ่มกั พบปัญหาทางด้านการจดั เก็บเอกสาร หาก เอกสารมีจานวนมากข้ึนแต่พ้ืนที่จัดเก็บไม่เพียงพอ ทาให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระบบ เกิดการทับซ้อน ในการจัดเก็บอันเน่ืองมาจากข้อจากัดทางด้านพื้นที่ ซึ่งจะส่งผลให้สิ้นเปลืองระยะเวลาในการค้นหา เอกสารที่เกิดจากการจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ จากงานวิจัยของ จินตนาภรณ์ แสงทอง (2558, หน้า 412-422) ที่ได้ศึกษาปัญหาในการปฏิบตั ิงานธุรการของพนกั งานธุรการ องคก์ ารบริหารสว่ นตาบล ใน เขตจังหวัดนครสวรรค์ พบว่า ปัญหาในการปฏิบัติงานของพนักงานธุรการที่พบมากที่สุด คือ ปัญหา ด้านการเก็บรักษาหนังสือราชการ รองลงมาเป็นปัญหาด้านการรับหนังสือราชการ ด้านการจัดทา หนังสือราชการ ด้านการทาลายหนังสือราชการ ด้านการส่งหนังสือราชการ และด้านการยืมหนังสือ ราชการ จะเหน็ ไดว้ ่าไม่วา่ จะเป็นองคก์ ารภาครัฐหรอื เอกชน ปญั หาทพ่ี บมกั จะเปน็ ปัญหาทางด้านการ จดั เก็บเอกสาร เพราะงานเอกสารเป็นหวั ใจหลักท่ีสาคัญอย่างยิ่งของการดาเนินงานในทุกองค์การ ซ่ึง ความสาคญั ของเอกสารไม่ว่าจะเป็นหนังสอื ราชการ หนังสอื ประชาสัมพันธ์ หนังสือสง่ั การ ทเี่ จ้าหนา้ ท่ี จัดทาข้ึน หรือข้อร้องเรียนต่าง ๆ เกิดจากผู้มาขอรับบริการ ล้วนมีความจาเป็นอย่างยิ่งในการ ดาเนินงาน เอกสารเหลา่ น้ีใชเ้ ป็นข้อมลู หรือหลกั ฐานอ้างองิ หรือนาข้อมลู ท่ีไดร้ ับมาปรบั ปรุงพัฒนางาน ให้ดยี ่งิ ขึน้ ใช้วางแผนแก้ไขปญั หาหรอื เป็นขอ้ มูลสนับสนนุ การตดั สนิ ใจได้ เมื่อในแต่ละองค์การมคี วาม จาเปน็ ต้องใช้เอกสารในการดาเนนิ งาน จงึ มักพบปัญหาต่าง ๆ ทเ่ี กิดขนึ้ ดงั น้ี 1. เมื่อมีผู้ใช้เอกสารหลายคนอาจทาให้เอกสารมีการเคลื่อนย้าย เน่ืองจากไม่จัดเก็บไว้ ตามเดิม ทาใหเ้ อกสารเกดิ การสูญหายได้ หรอื อาจตอ้ งใชร้ ะยะเวลานานในการคน้ หา 2. การค้นหาเอกสารท่ีเกิดจากการจัดเก็บที่ไม่เป็นระบบอาจทาให้เอกสารเกิดการปะปนกัน ได้ ทาใหไ้ ม่สามารถคน้ หาเอกสารได้ในทนั ทต่ี ้องการใช้งาน 3. การจัดเก็บเอกสารไว้ในเคร่ืองคอมพิวเตอร์ในลักษณะการสแกนในรปู ของไฟล์ หากเครื่อง คอมพิวเตอร์มปี ัญหาอาจทาใหเ้ อกสารสูญหายได้ 4. ไม่มผี ู้รบั ผดิ ชอบงานจัดเกบ็ เอกสารโดยตรง ไม่มีมาตรฐานในการจัดเก็บ ต่างคนต่างเกบ็ ใน รูปแบบท่ีตนเองคิดว่าดีและเหมาะสม ทาให้เกิดระบบที่ไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน หากมีเจ้าหน้าท่ีเข้า มาทดแทนทาให้ไม่สามารถค้นหาเอกสารได้ 5. เจา้ หนา้ ทข่ี าดทกั ษะและความร้ใู นการจดั เกบ็ เอกสารให้งา่ ยต่อการค้นหา 6. ขาดอปุ กรณ์ในการจัดเก็บ สานักงานบางแห่งมักพบปัญหาการจัดเก็บเอกสาร เน่ืองจากไม่ มีงบประมาณในการซือ้ วสั ดุ และอุปกรณใ์ นการจดั เกบ็ เอกสาร

51 7. เอกสารไม่ได้ถูกนามาเก็บไว้ทันทีหลังจากท่ีถูกนาไปใช้งาน อาจถูกวางไว้บนโต๊ะ ช้ันวาง ของ หรือแฟม้ งานอ่ืน ๆ ทาใหย้ ากตอ่ การคน้ หา ผ้อู น่ื ไมส่ ามารถค้นหาได้ 8. เอกสารถูกวางไว้บนโต๊ะโดยไมไ่ ดบ้ อกกลา่ ว อาจทาใหเ้ อกสารสญู หายได้ 9. ผบู้ งั คับบญั ชาไม่ใหค้ วามสาคัญในการจดั เกบ็ เอกสาร โดยไมไ่ ดก้ าหนดนโยบายหรือจัดสรร งบประมาณไวใ้ ช้ในสว่ นของการจัดเก็บเอกสาร 10. ไม่มีระบบการทาลายเอกสาร การทาลายเอกสารสามารถดูได้ถึงความจาเป็นต่อการ นามาใชง้ าน หรือพจิ ารณาจากความสาคญั และจานวนปีที่จดั เกบ็ ผู้บริหารควรมีการวางแผนและกาหนดนโยบายหรือแนวทางในการจัดเก็ บเอกสารอย่าง ชัดเจน พร้อมท้ังจัดสรรงบประมาณสว่ นหน่งึ ที่นามาชว่ ยในการบริหารงานทางดา้ นเอกสาร ตลอดจน การจัดเก็บเอกสาร พร้อมท้ังฝึกอบรมบุคลากรในสานักงานให้มีความรู้ความสามารถในการดูแล จัดการเอกสารอย่างถูกวิธีและเป็นระบบ เพ่ืออานวยความสะดวกในการนามาใช้งาน และความเป็น ระบบระเบียบในสานักงาน ซึง่ บุคคลากรในสานกั งานเองต้องมคี วามละเอยี ดรอบคอบดว้ ยเช่นกนั กระบวนการจดั การเอกสารในสานกั งาน ด้วยความเจริญก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีทาให้สานักงานมีการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มากขึ้น โดยพยายามให้เป็นสานักงานไร้กระดาษ ซึ่งกระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใน สานักงานมีความสาคัญในต่อการบริหารงานเอกสารในสานักงาน ปัจจุบันมีการนาเทคโนโลยี สารสนเทศสมยั ใหม่มาใชใ้ นการบริหารจัดการงานทางดา้ นเอกสารต้ังแต่การผลิต การควบคุมเอกสาร การพิจารณาอนุมัติ การพิสูจน์และการตรวจสอบ การจัดเก็บ และการทาลายเอกสาร ซ่ึงมีข้ันตอน ดังน้ี (เนตรพ์ ณั ณา ยาวิราช, 2559, หนา้ 126-127) 1. การผลติ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นลักษณะกระบวนการนาเข้าดว้ ยเครื่องสแกนเนอร์ การ ใชโ้ ปรแกรมเวิรด์ โปรเซสเซอรห์ รอื ใช้วธิ ีอน่ื ๆ มาผลิตเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ 2. การควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อเกิดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นจะต้องมีการ ลงทะเบียนเอกสาร การอนุมตั เิ อกสารจากผูม้ ีอานาจ รวมไปถึงการควบคุมความปลอดภัยของเอกสาร และการควบคมุ การกระจายการนาไปใชง้ าน 3. การอนุมัติเอกสารอิเล็กทอนิกส์ ปัจจุบันมีการอนุมัติในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ อาจใช้ ลายมือช่ืออิเล็กทรอนิกส์หรือวิธีอ่ืน ๆ ซึ่งเป็นวิธีการพิสูจน์ตัวตนในการรักษาความปลอดภัยเอกสาร อเิ ล็กทรอนกิ ส์ ปัจจุบันนิยมใช้ลายเซ็นดิจิทลั (digital signature) ซ่ึงเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และ

52 บริการสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ท่ีสามารถลงลายเซ็นเอกสารออนไลน์ ใช้เป็นหลักฐานทาง กฎหมาย และหลักฐานในชนั้ ศาลได้ 4. การแจกจ่ายใช้งานเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ เป็นข้ันตอนที่สาคญั การกระจายเอกสารจะต้อง สามารถรบั -ส่ง ในรปู แบบอเิ ล็กทรอนิกส์ เชน่ หนังสอื เวียนอิเล็กทรอนกิ ส์ เป็นจดหมายอิเลก็ ทรอนกิ ส์ ทสี่ ่งไปในฝ่ายต่าง ๆ ไดอ้ ยา่ งปลอดภยั สง่ ไปยังผ้รู บั ได้อย่างถูกตอ้ งและรวดเร็ว 5. การจัดเก็บและค้นหา การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นกระบวนการจัดเก็บใน ซอฟต์แวร์หรืออุปกรณต์ ่าง ๆ การค้นหาและเรียกใช้ การควบคุมการเข้าถึงเอกสาร การสารองข้อมูล การกู้คืนข้อมูลและการป้องกันความเสียหาย การทาลาย และการกาหนดผู้มีอานาจรับผิดชอบ สิ่ง เหล่านีจ้ ะช่วยให้ม่นั ใจไดว้ ่าเอกสารที่ถูกจัดเกบ็ มีความปลอดภยั นากลับมาใชง้ านได้ใหม่ และคน้ หาได้ สะดวกรวดเร็ว สิ่งต่าง ๆ เหล่านี้จึงทาให้สานักงานสมัยใหม่จึงต้องมีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วย ในการบริหารงานทางด้านเอกสาร เพ่ือสะดวกต่อการใช้งานและอานวยความสะดวกในการผลิต การ ควบคมุ เอกสาร การพจิ ารณาอนมุ ตั ิ การพิสจู น์และการตรวจสอบ ตลอดจนการจดั เก็บเอกสาร ประโยชน์ของการจัดเกบ็ เอกสารในสานักงาน เอกสารอาจเพิ่มข้ึนอย่างมากเน่ืองจากการขยายตัวขององค์การ ในขณะเดียวกันองค์การต่าง ๆ ตั้งอยู่ท่ามกลางความคับแคบของพ้ืนท่ีสานักงาน ดังนั้น การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบจึงมี ความสาคัญเป็นอย่างยิ่ง นอกจากจะช่วยประหยัดในเรื่องเวลาแล้วยังช่วยลดพ้ืนท่ีสานักงานอีกด้วย โดยประโยชนข์ องการจดั เกบ็ เอกสารในสานกั งานสามารถจาแนกได้ ดงั นี้ 1. ใช้เป็นหลกั ฐานในการอ้างอิง การจดั เก็บเอกสารท่ไี ด้ดาเนินการติดต่อ หรือตอบโตก้ ันเป็น ท่ีเรียบร้อยแล้วจะทาการจัดเก็บเอกสารโดยสาเนาเอกสารต้นฉบับไว้ในกระบวนการจัดเก็บ เพื่อใช้ อ้างอิงในหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษร เช่น สัญญาจ้าง เอกสารทางการเงิน จดหมายสาคัญ ประกาศตา่ ง ๆ เป็นตน้ 2. ใช้เป็นเครื่องมือในการดาเนินงาน ซ่ึงการดาเนินธุรกิจต้องอาศัยเคร่ืองมือท่ีใช้ในการ ติดตอ่ สอื่ สารหรือโต้ตอบกัน เพื่อเปน็ การสื่อความหมายใหเ้ กิดความเขา้ ใจซ่ึงกันและกนั เชน่ จดหมาย สอบถาม จดหมายสั่งซ้ือสินค้า การติดต่อสื่อสารด้วยเอกสารสามารถสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องได้ เอกสารจึงถือไดว้ า่ เปน็ เครอ่ื งมือในการดาเนนิ งานใหบ้ รรลตุ ามวัตถปุ ระสงค์ได้ตามที่ตอ้ งการ 3. ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน เอกสารประเภทน้ี เช่น นโยบายของบริษัท กฎระเบียบ และข้อบังคับต่าง ๆ เป็นเอกสารท่ีใช้เป็นแนวทางในการตัดสินใจต่าง ๆ เพื่อใช้เป็นแนวทางในการ

53 ยึดถือปฏิบัติ ซ่ึงเกิดจากการระดมสมองของหลาย ๆ ฝ่ายเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน และมี คณุ คา่ แก่การเก็บรักษาไว้ 4. ใช้เป็นแนวทางในการประกอบการตัดสินใจ เอกสารประเภทนี้ เช่น รายงาน สถิติ ผลการวิจัย ซึ่งในแต่ละปีจะมีการสรุปตัวเลข และสรุปผลงาน จึงเป็นเอกสารท่ีถือได้ว่าเป็นข้อมูลท่ี สาคัญ ซ่ึงการกาหนดนโยบายต่าง ๆ กต็ ้องอาศัยข้อมูลเหลา่ นี้ เพ่ือใช้เปน็ เครื่องมือที่ชี้แนวทางในการ ดาเนินงานขององคก์ าร 5. ช่วยให้การดาเนินงานมีประสิทธิภาพ สามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารไว้ในตู้หรือแฟ้ม โดยรายละเอียดส่วนใหญ่ถูกบันทึกลงใน เคร่ืองคอมพิวเตอร์ ประหยัดเวลาในการคัดแยกเอกสาร เพ่ิมประสิทธิภาพในระบบจัดเก็บเอกสาร โดยจัดเก็บในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในระบบคอมพิวเตอร์ ทาให้ประหยัดพ้ืนท่ีในการ จัดเก็บ ลดความซ้าซ้อนในการเก็บเอกสาร คน้ หาเอกสารได้รวดเร็ว และถูกตอ้ งมากข้นึ อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารควรคานึงถึงการจัดเก็บเอกสารท่ีดีโดยรองรับการขยายตัว ในอนาคต ผู้เกบ็ หรือผู้ดูแลจะต้องเปน็ ผู้ท่ีมีความรู้เรอื่ งการจัดเก็บเอกสารเป็นอยา่ งดี และควรจดั เก็บ เอกสารทเ่ี หมาะสมกับประเภทและชนิดของเอกสาร เพอื่ ให้ค้นหาเอกสารได้งา่ ย และเป็นระบบที่ง่าย แกก่ ารเขา้ ใจ การวางแผนระบบแฟม้ ข้อมลู อัตโนมตั ิ การที่สานักงานมักเกี่ยวข้องกับข้อมูลท่ีมีปริมาณมาก จึงต้องมีแนวทางการจัดระเบียบ แฟ้มข้อมูลขึ้นเพื่อสร้างความสะดวกต่อการบริหารจัดการข้อมูล ซึ่งการประมวลแฟ้มข้อมูลแบบ ดงั้ เดิมจะมีความยุ่งยากสาหรับการนาข้อมูลต่าง ๆ ไปใช้ประโยชน์ รวมไปถึงการจัดเก็บข้อมูลให้เป็น ระบบ โดยลักษณะของการประมวลแฟ้มข้อมูลแบบดั้งเดิมจะมีลักษณะการจัดเก็บเอกสารไว้ในแฟ้ม เอกสาร โดยท่ีแต่ละแผนกจะมีการจัดเก็บเป็นของตนเอง เมื่อระยะเวลาผ่านไปนานมากขึ้นปริมาณ ข้อมูลและเอกสารจะเพ่ิมข้ึนเรื่อย ๆ ซ่ึงยากต่อการค้นหา ทาให้สูญเสียเวลาในการค้นหา ปัจจุบัน เทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทมากขน้ึ สานักงานหลายแหง่ มกี ารนาระบบคอมพวิ เตอร์มาใช้ เพ่ือจัดเก็บข้อมูล แต่ก็ยังมีความยุ่งยากและพบปัญหาด้านอื่น ๆ ตามมา (พรรณี สวนเพลง, 2555, หน้า 363) ดังภาพท่ี 3.4 แสดงให้เห็นถึงระบบแฟ้มข้อมูลที่กระจายอยู่ในแต่ละแผนก เช่น แผนก การเงินจะมีแฟ้มการเงิน แผนกบญั ชีจะมแี ฟม้ ข้อมูลเก่ียวกับงบตา่ ง ๆ แผนกการตลาดจะมแี ฟ้มข้อมูล ด้านการตลาด แฟ้มลูกค้า และแผนกทรัพยากรมนุษย์จะมีแฟ้มข้อมูลประวัติพนักงาน แฟ้มข้อมูล ประวตั กิ ารฝึกอบรม เป็นตน้

54 แผนกการเงิน แผนกบญั ชี แผนกการตลาด แผนกทรัพยากรมนุษย์ แฟ้มการเงิน แฟ้มงบตา่ ง ๆ แฟม้ การตลาด แฟม้ ลูกค้า แฟม้ พนกั งาน แฟม้ อบรม ภาพท่ี 3.4 ระบบแฟ้มขอ้ มูลที่กระจายอยู่ในแตล่ ะแผนก การเก็บรวบรวมข้อมูลไม่เป็นระบบทาให้เกิดความยุ่งยาก และส่งผลต่อการนาข้อมูลไปใช้ ประโยชน์ ซง่ึ ปญั หาจากการประมวลแฟม้ ขอ้ มูลแบบดัง้ เดิม สรุปได้ดังนี้ 1. ข้อมูลมีความซ้าซ้อน การจัดเก็บข้อมูลในปริมาณมาก ๆ ทาให้ผู้จัดเก็บไม่ทราบว่าได้เคย จัดเก็บข้อมูลใดไปแล้วบ้าง และไม่แน่ใจว่าได้เคยจัดเก็บข้อมูลดังกล่าวไปแล้วหรือไม่ อาจทาให้เกิด ความผิดพลาดในการจัดเก็บข้อมลู เดิมอีกครงั้ ทาให้ขอ้ มลู มีความซ้าซ้อนกัน หรือข้อมูลชุดเดียวกันแต่ ถกู จัดเกบ็ กันคนละแห่ง 2. ความยุ่งยากจากการประมวลผล การประมวลผลหรือการเรียกใช้แฟ้มข้อมูลในระบบ คอมพิวเตอร์ผู้ใช้จะต้องเขียนคาส่ังในโปรแกรมเพ่ือระบุแฟ้มที่ต้องการใช้งาน โดยรูปแบบของคาส่ัง เหล่านี้ถูกกาหนดไว้ในภาษาคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ โดยต้องเขียนให้สอดคล้องกับข้อกาหนดของภาษา เช่น ถ้าภาษาคอมพิวเตอร์ท่ีใช้กาหนดว่าจะต้องระบุช่ือแฟ้มข้อมูล ผู้ใช้ต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด การใช้แฟ้มข้อมูลในแบบนี้ มีลักษณะจากัด คือ ต้องระบุรายละเอียดของแฟ้ม วิธีการจัดแฟ้มข้อมูล และรายละเอยี ดของระเบยี นท่ีอยูใ่ นแฟ้มเอาไวใ้ นโปรแกรมอยา่ งครบถ้วน หากกาหนดรายละเอียดผิด ไปหรือกาหนดไมค่ รบ ทาใหโ้ ปรแกรมทางานผดิ พลาดได้ 3. มีความถูกต้องของข้อมูลน้อย สืบเน่ืองมากจากการจัดเก็บข้อมูลท่ีไม่เป็นระบบ มีความ ซ้าซ้อนกัน จึงทาใหไ้ มท่ ราบไดว้ ่าข้อมลู ใด คอื ข้อมูลทถ่ี กู ตอ้ ง และเป็นปัจจุบันทีส่ ุด 4. ยากตอ่ การควบคุมความเป็นมาตรฐาน จากการจดั เก็บขอ้ มลู กันคนละแผนกจึงทาให้แตล่ ะ แผนกมีความเป็นอิสระในการพัฒนาโปรแกรมข้ึนมาเพื่อใช้งานเป็นของตนเอง ทาให้ยากต่อการ ควบคุมสิทธิของผู้ใช้งาน ซ่ึงแฟ้มข้อมูลที่พัฒนาข้ึนอาจมีโครงสร้างของข้อมูลท่ีแตกต่างกันทาให้ยาก ตอ่ การควบคุมความเปน็ มาตรฐาน

55 5. ยากต่อการบูรณาการข้อมูล แฟ้มข้อมูลเดียวกันแต่จัดเก็บคนละแผนกอาจทาให้ข้อมูลไม่ ตรงกัน เช่น แผนกการขายได้รับการสั่งซื้อสนิ ค้าเขา้ ลูกค้าเพิ่มเข้ามา และได้บันทึกข้อมูลการส่ังซื้อลง ไป ทาให้แฟ้มข้อมลู ของแผนกงานขาย และแฟม้ ข้อมูลของฝ่ายผลิตไม่ตรงกัน หากจะให้ข้อมูลถูกต้อง จะต้องรวบรวมข้อมูลจากทุกแผนกมาประมวลผลรวมกัน ณ เวลาหน่ึง เพื่อปรับปรุงข้อมูล ซ่ึงทาให้ สิ้นเปลอื งเวลา จะเห็นได้ว่าการประมวลผลแฟ้มข้อมลู แบบด้งั เดมิ มีความยุ่งยากและซบั ซ้อน ทาใหข้ าดความ เช่ือมั่นในการท่ีจะนาข้อมูลไปใช้ประโยชน์ จึงทาให้เกิดกลยทุ ธ์การวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติ ขึ้นเพื่อการจัดระเบียบของแฟ้มข้อมูล โดยรูปแบบของการจัดระเบียบแฟ้มข้อมูลมี 3 รูปแบบ ดังน้ี (โอภาส เอ่ียมสริ วิ งศ์, 2554, หน้า 194-196; พรรณี สวนเพลง, 2555, หน้า 365-368) 1. การจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลาดับ (sequential file organization) เป็นการจดั เก็บข้อมูล แบบเรียงลาดับต่อเน่ืองกันไปตามค่าของคีย์ เช่น รหัสสินค้า ซ่ึงอาจเรียงลาดับจากน้อยไปมาก หรือ มากไปน้อย การค้นหาแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลาดับจะทาการค้นหาต้ังแต่ต้นด้วยการอ่านค่าข้อมูลทีละ ระเบียนไปเรอื่ ย ๆ จนกระทั่งพบหรอื ไม่พบขอ้ มลู โดยไมข่ ้ามระเบียน ซึ่งอาจทาให้เสียเวลาในการอ่าน ข้อมูลจากแฟ้ม เช่น แฟ้มข้อมูลสินค้า มีรหัสสินค้ามากกว่า 20,000 ระเบียน จะต้องอ่านต้ังแต่ ระเบยี นที่ 1 จนถึงระเบยี นที่ 20,000 ทาใหเ้ สียเวลาแต่ขอ้ ดี คอื เปน็ วิธีท่งี ่ายเพราะจัดเกบ็ ข้อมูลแบบ เรียงลาดับ ทาให้ประหยดั เนื้อท่ีในการจัดเก็บ การจดั แฟ้มข้อมูลแบบเรียงลาดับ แสดงดงั ภาพท่ี 3.5 รหัสสินคา้ ช่อื สินค้า ราคา/หนว่ ย 00001 ปนู กาว 130 00002 กระเบ้อื ง 45 00003 ไม้ 200 ……….. …………………….. …….. 10000 อิฐบล็อก เกรด A 10 ภาพท่ี 3.5 การจดั แฟม้ ข้อมูลแบบเรยี งลาดับ ท่ีมา (ดัดแปลงจาก พรรณี สวนเพลง, 2555, หนา้ 366) 2. การจัดแฟม้ ข้อมลู แบบเข้าถงึ โดยตรง (directed file organizations) การจดั แฟ้มข้อมลู ในลกั ษณะน้ีจะไมส่ ามารถเข้าถงึ ตาแหนง่ ขอ้ มลู ที่ต้องการได้ทนั ที ทาให้เสียเวลามากสาหรับขอ้ มูลท่ี ตอ้ งการคน้ หาอยู่ในตาแหน่งท้าย ๆ ในขณะที่การเข้าถึงแฟม้ ข้อมูลโดยตรงนัน้ สามารถเข้าถงึ ได้ทนั ที

56 ด้วยการกาหนดคยี ์ฟิลดท์ ่ีใชส้ าหรับระบุตาแหนง่ ของข้อมูลมาผา่ นฟงั กช์ นั่ แฮช (hashing) คอื สูตรท่ี สร้างขนึ้ มาเพ่ือแปลงคา่ คียใ์ ห้เปน็ ตาแหน่งที่อยู่ (address) เพื่อใช้จัดเกบ็ ข้อมลู ในหน่วยความจา การ จัดแฟ้มขอ้ มูลแบบเขา้ ถงึ โดยตรง แสดงดังภาพที่ 3.6 key รหัสสินค้า ช่ือสนิ ค้า ราคา/หน่วย (อฐิ บล็อก เกรด A) 00001 ปูนกาว 130 00002 กระเบ้ือง 45 hashing 00003 ไม้ 200 algorithms ……….. …………………….. …….. 10000 อิฐบล็อก เกรด A 10 เขา้ ถงึ ขอ้ มูลโดยตรง ภาพที่ 3.6 การจัดแฟม้ ข้อมลู แบบเรยี งลาดับ ท่มี า (ดดั แปลงจาก พรรณี สวนเพลง, 2555, หน้า 367) 3. การจัดแฟ้มขอ้ มลู แบบเรยี งลาดับดชั นี (indexed sequential organization) เป็นการนา ขอ้ ดีของการจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลาดับ และการจัดแฟ้มข้อมูลแบบเข้าถึงโดยตรงมาบูรณาการกัน สามารถเข้าถึงได้ทั้งสองแบบ แต่หากต้องการเข้าถึงข้อมูลแบบโดยตรงจะต้องไปยังพ้ืนท่ีดัชนี (index area) เพื่อค้นหาตาแหน่งเมื่อพบตาแหน่งแล้วจะช้ีไปยังตาแหน่งแรกของข้อมูลนั้น ในลาดับถัดไปจะ ทาการค้นหาขอ้ มูลแบบเรียงลาดบั จนกระทั่งพบข้อมูลทีต่ ้องการ Key poongroud FP Y KL M OP R IK N kabuang mai poonchang itbox poongroud ภาพท่ี 3.7 การจัดแฟ้มขอ้ มลู แบบเรียงลาดับ ที่มา (ดัดแปลงจาก พรรณี สวนเพลง, 2555, หน้า 368)

57 จากภาพที่ 3.7 มีการค้นหาสินค้า “poongroud” ลาดับแรกจะไปค้นหาตรงพ้ืนท่ีดัชนีก่อน และเม่ือได้ตัวชี้วัดจะช้ีไปยังตาแหน่งแรกของข้อมูล จะพบชื่อสินค้า “poonchang” ก่อน ซึ่งยังไม่ตรง กับช่ือสินค้าท่ีต้องการ และข้ันตอนต่อจากนั้นจะเป็นการอ่านข้อมูลทีละระเบียบแบบเรียงลาดับไป เรื่อย ๆ จนกว่าจะพบ “poongroud” ตามท่ีต้องการ หากไม่พบในแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลาดับดัชนี จะไม่มีการค้นหาข้อมูลต้ังแต่ต้นจนจบเหมือนกับแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลาดับ ข้อดีของการจัด แฟ้มข้อมูลแบบเรียงลาดับดัชนี คือ เข้าถึงได้แบบท้ังเรียงลาดับหรือแบบสุ่ม ค้นหาได้เร็ว ข้อเสีย คือ เปลอื งเนือ้ ท่ีในการจดั เก็บ การเข้าถึงแฟ้มข้อมูลอัตโนมตั ิทัง้ 3 รูปแบบ มีข้อดีข้อเสยี ท่แี ตกตา่ งกัน การเลอื กใชข้ ้ึนอยกู่ ับ วัตถุประสงค์ของการใช้งาน โดยทั้ง 3 รูปแบบยังคงมีความยุ่งยากอยู่บ้าง ซ่ึงปัจจุบันมีการพัฒนา ฐานข้อมูลและเทคโนโลยีจัดการข้อมูล เพ่ืออานวยความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลและช่วยแก้ไข ปัญหาการเก็บข้อมูลท่ีซ้าซอ้ น โดยเนอ้ื หาดังกล่าวผู้เขียนได้อธบิ ายไว้ในบทท่ี 5 หัวข้อเทคโนโลยีด้าน การจัดการข้อมูล เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสารในสานกั งาน การบริหารงานเอกสาร (records management) หมายถึง กระบวนการท่ีเก่ียวกับการเก็บ ข้อมูล เพื่อช่วยเพ่ิมประสิทธิภาพของงานในสานักงาน นอกจากน้ียังเป็นข้อมูลท่ีช่วยสนับสนุนการ ตดั สินใจทุกระดับของผู้บริหาร เน่อื งจากมีความจาเปน็ ต้องมขี ้อมูลประกอบเพ่ือความถกู ต้องของการ ปฏิบัติงาน การบริหารเอกสารจึงเป็นการดาเนินงานเอกสารให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามลาดับขั้นตอน ตั้งแต่การวางแผน ควบคุม ดูแลหรือกระบวนการต้ังแต่เร่ิมต้นจนสิ้นสุดวงจรของเอกสาร ปัจจุบัน เอกสารประเภทกระดาษมักจะถูกเก็บไว้ในแฟ้มเอกสาร ซ่ึงจะถูกแปลงสภาพเป็นข้อมูลระบบ อิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถจัดเก็บและถูกนามาใช้งานใหม่ได้อย่างสะดวกด้วยกระบวนการที่มีศักยภาพ สูงและปลอดภัย ดังนั้น สานักงานใดท่ีมีปริมาณเอกสารและกิจกรรมในแฟ้มเอกสารมาก ๆ จึงหันมา สนใจกระบวนการแปรสภาพดังกล่าวเพิ่มมากข้ึน (Sharon, Nelda & Lucy, 1998, p. 151) การ บริหารงานเอกสารจึงเป็นหวั ใจสาคัญย่ิงของการดาเนินงาน เพราะถ้าสามารถบริหารงานเอกสารให้มี ประสิทธิภาพแล้ว จะสามารถลดต้นทุนในการดาเนินงานให้ต่าลงได้ สานักงานสมัยใหม่ต้องเป็น สานักงานไร้กระดาษ การสร้างสานักงานไร้กระดาษ (paperless organization) ช่วยเปล่ียน กระบวนการทางานสู่ระบบดิจิทัลท้ังกระบวนการ เปลี่ยนกระดาษให้เป็นข้อมูลดิจิทัลที่สร้างมูลค่า ให้กับองคก์ าร เปลี่ยนกระบวนการภายในสู่ระบบอัตโนมัติ โดยสานักงานสมัยใหม่ตอ้ งเปล่ียนเอกสาร ให้เป็นไฟล์ดิจิทัล การจัดการเอกสาร (document management) มีส่วนสาคัญในการเพิ่มประสิทธิผล

58 (productive) และลดต้นทุนขององค์การ การเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัลไฟล์ด้วยการสแกน เอกสารสามารถช่วยจัดการเอกสารในสานักงาน และเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในสานักงานได้ โดย ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเปน็ ดิจิทัลไฟล์อฺธิบายได้ ดังน้ี 1. ช่วยประหยัดพ้ืนท่ีสานักงาน การสแกนเอกสารจะช่วยให้สานักงานลดพ้นื ทใี่ นการจดั วางตู้ และการจัดเก็บเอกสารได้มาก เพ่ิมความสุขให้กับพนักงาน เพราะหากพนักงานทางานในสถานท่ีท่ี แออัดเต็มไปด้วยเอกสารและตู้จัดเก็บเอกสารจะทาให้เกิดความรู้สึกอึกอัดจากปัญหาฝุ่นละออง และ ยงั ส่งผลต่อปัญหาสขุ ภาพอกี ดว้ ย 2. ชว่ ยสร้างสภาพแวดล้อมการทางานท่ดี ี จากการสแกนเอกสารจะช่วยใหส้ านกั งานลดพื้นท่ี ในการจดั วางตแู้ ละการจัดเกบ็ เอกสารได้มากแลว้ นั้น ยังเป็นการสร้างบรรยากาศให้กับพนักงานในการ ปฏบิ ตั ิงานอีกด้วย 3. ช่วยประหยัดเวลา การสแกนเอกสารจะช่วยให้ประหยัดเวลาในการจัดส่งเอกสาร เพราะ สามารถส่งเปน็ ไฟลไ์ ด้ ไมต่ ้องเสียเวลาในการเดนิ จัดส่งเอกสาร 4. สามารถใช้ไฟล์เอกสารร่วมกันได้ การสแกนเอกสารจะอยู่ในรูปแบบไฟล์เอกสารดิจิทัล ทั้งหมด ซง่ึ บุคลากรในสานกั งานสามารถใช้ไฟล์ข้อมลู ร่วมกันได้ ทาให้สะดวกต่อการปฏบิ ัติงานเพราะ งา่ ย สะดวก และรวดเร็ว เปน็ การแบง่ ปนั ข้อมูลร่วมกัน และช่วยเพ่มิ ประสทิ ธภิ าพการถา่ ยโอนเอกสาร และแชร์เอกสารระหว่างกันทัง้ ภายในและภายนอก 5. ไฟล์เอกสารไม่สูญหาย หากเป็นการเก็บเอกสารในรปู แบบของกระดาษมีโอกาสมากในการ สูญหายของข้อมูล และอาจหาไม่พบ ไม่ทราบแหล่งในการจัดเก็บขอ้ มูล แตห่ ากมกี ารสแกนเอกสารไว้ ในรปู แบบดิจทิ ัลไฟลจ์ ะชว่ ยทราบถึงแหลง่ ท่จี ดั เก็บ สามารถค้นหาได้ง่ายและสะดวก 6. เอกสารและข้อมูลปลอดภัย อย่างที่ได้กล่าวไปแล้วว่าการสแกนเอกสารจะอยู่ในรูปแบบ ไฟล์เอกสารดิจิทัลท้ังหมด จึงทาให้ถูกจัดเก็บไว้ในระบบของคอมพิวเตอร์ที่ผู้ใช้สามารถกาหนด ขอบเขต จากัดการเข้าถึงข้อมูลด้วยการกาหนดสิทธิ์ และป้องกันด้วยรหัสผ่านได้ เพื่อป้องกันความ เสี่ยงต่อการสญู หาย และถกู ขโมยขอ้ มลู 7. สร้างภาพลักษณ์ที่ดี การเป็นสานักงานไร้กระดาษสะท้อนภาพลักษณ์ที่ดีแก่องค์การ เพราะแสดงถึงการบริหารจัดการที่ดี โดยนาเทคโนโลยีมาใช้ในการบริหารจัดการ ซึ่งสะท้อนความ น่าเช่ือถือขององค์การ ปัจจุบันสานักงานสมัยใหม่ต่างนาเทคโนโลยีมาใช้ในการจัดเก็บเอกสารในสานักงาน ซ่ึงเป็น เทคโนโลยีสมัยใหม่ในการอานวยความสะดวกในการบริหารจัดการเอกสาร ผู้เขียนจึงได้รวบรวม เทคโนโลยตี า่ ง ๆ ท่ีสานกั งานสมัยใหมม่ กั นิยมนามาใช้ในการบริหารจัดการเอกสาร ดังน้ี 1. การบริหารเอกสารด้วยแอปพลิเคชัน (application) ปัจจุบันเทคโนโลยีต่าง ๆ ท่ีเข้ามา ช่วยในการบริหารจัดการเอกสารในสานักงานท่ีได้รับความนิยม คือ แอปพลิเคชัน ซ่ึงแอปพลิเคชัน

59 การบรหิ ารจัดการเอกสารสามารถชว่ ยให้การส่งและการควบคุมข้อมูลหรือไฟล์ภายในองค์การเป็นไป อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ปัจจุบันแอปพลิเคชันได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก ซ่ึงหลายองค์การไม่ วา่ จะเปน็ ท้ังภาครัฐ หรอื ภาคเอกชนตา่ งพฒั นาระบบแอปพลิเคชนั มาช่วยในการบริหารจัดการเอกสาร ตลอดจนให้บริการผ่านแอปพลิเคชัน เพ่ือให้ข้อมูลท่ีเกิดข้ึนอยู่ในระบบฐานข้อมูลออนไลน์ ทาให้ บริหารเอกสารได้ง่ายข้ึน ตั้งแต่การค้นหา เรียกใช้ และจัดเก็บ นอกจากนี้แอปพลิเคชันยังทาให้ กระบวนการทางธุรกิจมีความง่ายขึ้น โดยการทาขั้นตอนการทางานซ้าอย่างอัตโนมัติ อีกท้ังมีการ กาหนดเส้นทางของเอกสารและมีการแจ้งเตือนด้วยระบบอีเมล์ ระบบการบริหารจัดการเอกสารยัง ช่วยให้กระบวนการธุรกิจเสร็จอย่างรวดเร็ว โดยความสามารถในการเข้าถงึ ข้อมูลในทันที สร้างความ ร่วมมือภายในและระหว่างหน่วยงานให้ดีขึ้น เป็นการเสริมสร้างความปลอดภัยให้กับไฟล์ข้อมูล นอกจากนี้การบรหิ ารจัดการเอกสารดว้ ยแอปพลิเคชันยงั มีความสามารถอืน่ ๆ จาแนกได้ ดังน้ี 1.1 สามารถจัดการเอกสารจานวนหลายล้านไฟล์และกู้คืนหรือเปล่ียนแปลงแก้ไขได้ อย่างถกู ต้องภายในเวลาเพียงไมก่ ี่วินาที 1.2 สามารถทาการใช้เอกสารร่วมกันกับเพ่ือนร่วมงาน ขณะเดียวกันยังมีการป้องกัน ขอ้ มูลทเ่ี ปน็ ความลับและกาหนดสิทธิใ์ นการเขา้ ใช้งาน 1.3 สามารถทาการสง่ ไฟลท์ างอีเมล์หรอื ทางแฟกซไ์ ด้ทันที 1.4 สามารถเขา้ ใช้งานเอกสารต่าง ๆ ไดท้ ุกท่ที ุกเวลา 1.5 สามารถทาการสารองไฟลแ์ ละเรคอร์ดเพื่อกู้คนื ข้อมูลในกรณีทรี่ ะบบมปี ัญหา อย่างไรก็ตามเพื่อให้ผู้อ่านได้เห็นภาพที่ชัดเจนมากข้ึนผู้เขียนจึงขอยกตัวอย่างผลงานวิจัยท่ี เกิดจากการพัฒนาแอปพลิเคชันและถูกนามาใช้ในการให้บริการการรับข้อร้องเรียนต่าง ๆ ของ ประชาชน และสามารถจัดเก็บเอกสารข้อรอ้ งเรียนไว้ในระบบฐานข้อมูลออนไลน์ ซึ่งเป็นผลงานวิจัยของ มาลินี คาเครือ และจรัสพงษ์ โชคชัยสิริ (2561) ท่ีได้ทาการศึกษาวิจัยเร่ือง “การพัฒนาแอปพลิเคชันบน ระบบปฏิบัติการแอนดรอยด์สนับสนุนงานท้องถน่ิ ของเทศบาลเมอื งกาญจนบุรี สู่การเปน็ ชมุ ชนบริการ อจั ฉริยะ (smart service)” เน่ืองจากเทศบาลเมืองกาญจนบรุ ีมีปญั หาในเรอื่ งของการให้บรกิ ารขอ้ มูล ข่าวสาร ประชาชนไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ขาดช่องทางการให้ข้อเสนอแนะและการ ให้บริการที่อานวยความสะดวกให้กับประชาชน จึงเป็นท่ีมาของการปรับปรุงขั้นตอนการปฏิบัติงาน และการให้บริการประชาชนของเทศบาลเมืองกาญจนบุรี พร้อมทั้งส่งเสริมความรู้ สร้างความเข้าใจ เผยแพร่ข้อมูลข่าวสารเก่ียวกับงานและภารกิจของเทศบาลเมืองกาญจนบุรี เพื่อให้ประชาชนเข้าถึง ข้อมูลข่าวสารและการบริการได้อย่างทั่วถึง และท่ีสาคัญมีความต้องการจัดเก็บเอกสารข้อร้องเรียน ต่าง ๆ ไว้ในระบบฐานข้อมูลออนไลน์ ท่ีสามารถเรียกดู และจัดเก็บเป็นไฟล์ข้อมูลที่เป็นระบบ สามารถค้นหาได้ง่าย และลดปริมาณเอกสารในสานักงาน นักวิจัยจึงได้พัฒนาระบบแอปพลิเคชัน “KanchanaburiSmartCity” ที่สามารถรองรับข้อมูลข่าวสาร การประชาสัมพันธ์ บริการแจ้งทุกข์

60 เร่ืองร้องเรียนของเทศบาลเมืองกาญจนบุรี รวมถึงแนะนาสถานท่ีท่องเท่ียว และเบอร์โทรฉุกเฉิน ผ่าน แอพลิเคชันบนอุปกรณ์โทรศัพท์มือถือระบบปฏิบัติการแอนดรอยด์ สาหรับระบบบริหารจัดการข้อมูล สามารถเรียกดู เพ่ิม ลบ แก้ไขและปรับปรุง ข้อมูลข่าวสาร การประชาสัมพันธ์ ข้อมูลการร้องเรียน ร้องทุกข์ สถานทท่ี ่องเที่ยว และมีการเชื่อมข้อมูลระหวา่ งระบบฐานขอ้ มูลเซฟิ เวอร์กบั แอพลิเคชันผา่ น ระบบเครือข่าย โดยสามารถใช้บริการการแจง้ เสีย/แจง้ ซ่อมต่าง ๆ ผ่านเมนู “แจ้งเสีย/ แจ้งซ่อม” ได้ โดยระบบของแอปพลิเคชันจะจัดเก็บเอกสารข้อร้องเรียนต่าง ๆ ไว้ในระบบฐานข้อมูลออนไลน์ท่ี สามารถเรียกดูได้ตลอดเวลา เป็นการลดเอกสารในสานักงาน และจากการประเมินประสิทธิภาพของ แอปพลเิ คชัน โดยรวมอยใู่ นระดบั มาก สาหรบั ความพึงพอใจของผู้ใช้งาน พบว่า มคี วามพงึ พอใจอยใู่ น ระดับมากที่สุดด้วยเช่นเดียวกัน ซ่ึงจากการพัฒนาแอปพลเิ คชันดังกล่าวทาให้สานักงานเทศบาลเมือง กาญจนบุรี สามารถลดปรมิ าณเอกสารจากข้อรอ้ งเรยี นตา่ ง ๆ ได้มาก และมีระบบการจัดเก็บเอกสาร ท่ีเป็นระบบ สามารถค้นหา ตรวจสอบได้สะดวกยิ่งขึ้น ตัวอย่างแอปพลิเคชันที่นักวิจัยได้พัฒนาข้ึน แสดงดงั ภาพท่ี 3.8 – 3.10 ภาพที่ 3.8 ภาพสญั ลักษณแ์ อปพลิเคชัน “KanchanaburiSmartCity” ที่มา (มาลนิ ี คาเครอื และจรสั พงษ์ โชคชัยสิริ, 2561, หน้า 33)

61 ภาพที่ 3.9 หนา้ แรกแอปพลิเคชนั “KanchanaburiSmartCity” ท่มี า (มาลนิ ี คาเครือ และจรัสพงษ์ โชคชยั สิริ, 2561, หนา้ 33) ภาพที่ 3.10 ภาพแสดงการใหบ้ ริการ แจง้ เสีย/แจ้งซอ่ ม ของเทศบาลกาญจนบุรี ทีม่ า (มาลนิ ี คาเครือ และจรัสพงษ์ โชคชยั สริ ิ, 2561, หนา้ 36)

62 2. การพัฒนาระบบการจัดการเอกสารด้วยเว็บแอปพลิเคชัน (web application) เป็นการ พัฒนาระบบบริหารจัดการด้วยระบบเว็บไซต์ท่ีพัฒนาข้ึนมาตามความต้องการของหน่วยงาน ซ่ึง ปัจจุบันมีเทคโนโลยีหลายตัวที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้ในการสร้างหรือกาหนดรูปแบบของเว็บไซต์ใน การตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ คือ ภาษาต่าง ๆ ท่ีเกี่ยวข้องกับการสร้างเว็บไซต์ เช่น HTML XHTML PHP หรือ JavaScript เป็นตน้ ตัวอย่างเช่นผลงานวิจัยของ ช่อทพิ ย์ ศิวพรอนันต์ (2559) ได้ พัฒนาระบบการจัดการเอกสารและผลงานบุคลากรคณะศิลปศาสตร์ โดยกระบวนการท้ังหมดของ ระบบการจัดเก็บเอกสารอยู่ในรูปของเว็บแอปพลิเคชัน เพื่อความสะดวกและรวดเร็วต่อการใช้งาน ผลจาก การพัฒนาแอปพลิเคชันและการนาไปใช้งาน พบว่า จากการพัฒนาระบบดังกล่าวสามารถช่วยเพ่ิม ประสิทธิภาพในการจัดเก็บเอกสารและผลงานของบุคลากรได้เป็นอย่างดี อีกท้ัง ช่วยลดปัญหาด้าน การส่ือสาร การสูญหายของเอกสาร การสบื ค้นข้อมลู เอกสาร และลดการส้ินเปลืองทรพั ยากรกระดาษ ในส่วนของมหาวิทยาลัยราชภัฏกาญจนบุรี ได้นาระบบการรบั ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ เพื่อป้องกันการสูญหายของเอกสาร ทาให้ระบบการจดั การเอกสารภายในมีประสทิ ธิภาพมากขึ้นและ สามารถติดตามเอกสารได้สะดวกขึ้น เพ่ิมศักยภาพการปฏิบัติงานสารบรรณ บันทึกการรับ-ส่ง แจ้ง เวียนหนังสือราชการ และท่ีสาคัญ คือ ช่วยลดปัญหาเอกสารฉบับจริงสูญหายโดยจัดเก็บสาเนา เอกสารไวใ้ นระบบ ตวั อยา่ งระบบการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ แสดงดงั ภาพที่ 3.11 ภาพที่ 3.11 ระบบการรับสง่ เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ ทีม่ า (มหาวิทยาลัยราชภัฏกาญจนบุรี, 2563)

63 3. การจัดเก็บเอกสารบนคลาวด์เซิร์ฟเวอร์ (cloud server) ด้วยความก้าวหน้าของ อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง ทาให้ในปัจจุบันเกิดผู้ให้บริการจัดเก็บไฟล์ข้อมูลไว้บนอินเทอร์เน็ตที่ทาให้ การจัดเก็บโอนย้ายถ่ายเทข้อมูลได้สะดวกและปลอดภัยมากขึ้น แม้แต่ไฟล์ขนาดใหญ่เป็นกิกะไบต์ ก็สามารถจัดการได้อย่างงา่ ยดาย โดยใชบ้ รกิ ารท่ีเรยี กกันว่า คลาวด์ “cloud” ปัจจุบนั มีผู้ให้บริการที่ มีความน่าเชื่อถือและมีผู้ใช้งานมากท่ีสุดเป็นลาดับต้น ๆ ได้แก่ กูเกิลไดรฟ์ (google drive) สกายไดรฟ์ (skydrive) ดรอปบ๊อกซ์ (dropbox) และ ไอคลาวด์ (iCloud) ทุกวันนี้มีองค์การจานวนไม่น้อยใช้ ประโยชน์จากการที่โลกเข้าสู่ยุคดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นอินเทอร์เน็ตหรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ ท่ีเข้ามามีส่วน ในการช่วยให้การดาเนินธุรกิจมีความสะดวกมากย่ิงข้ึน รวมไปถึงเพ่ิมช่องทางในการเข้าถึงลูกค้าราย ใหม่ หรือแม้กระท่ังการเกิดข้ึนของธุรกิจประเภทใหม่ ๆ มากมาย ย่ิงไปกว่าน้ันในยุคนี้คงจะปฏิเสธ ไม่ได้ว่าทุกธุรกิจนั้นต้องอาศัยข้อมูลมหาศาล ในขณะเดียวกันการจัดเก็บข้อมูลจึงมีความสาคัญอย่าง มาก ทาให้การเลือกช่องทางการจัดเก็บข้อมูลนั้นมคี วามสาคัญไปด้วยเช่นกัน ในการตัดสินใจว่าจะใช้ บริการคลาวด์เซิร์ฟเวอร์น้ัน มีความจาเป็นอย่างมาก คลาวด์เซิร์ฟเวอร์ คือ กลุ่มของฟิสซิเคิล เซิร์ฟเวอร์ (physical server) หลาย ๆ ตัวท่ีช่วยกันทางานให้มีประสิทธิภาพดีย่ิงข้ึน ซึ่งคลาวด์ เซิร์ฟเวอร์น้ีจะให้บริการในรูปแบบเซิร์ฟเวอร์เสมือน (virtual server) ผู้ใช้ไม่จาเป็นต้องไปซ้ือ เซิร์ฟเวอร์ท่ีมีค่าใช้จ่ายสูงดังเช่นแต่ก่อน ผู้ใช้สามารถจัดเก็บเอกสารบนคลาวด์เซิร์ฟเวอร์ได้และ สามารถคน้ หาและเรียกใช้งานได้ทุกท่ีทกุ เวลา โดยข้อดีของระบบคลาวด์เซิรฟ์ เวอร์ คอื ความสามารถ ในการขยายสูง สามารถรองรับการขยายได้อย่างรวดเร็วไม่ว่าจะเป็นความจุหน่วยความจาในการ จัดเก็บขอ้ มลู (จีเอเบิล, 2562) นอกเหนือจากนี้สานักงานสมัยใหม่ยังได้นาเอาเทคโนโลยีทางด้านซอฟต์แวร์มาช่วยจัดการ เอกสารในสานักงาน ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารหรือท่ีเรียกว่า Document Management Systems (DMS) เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ได้รับการออกแบบมาเป็นพิเศษเพ่ือติดตามปรับปรุง และจัดการเอกสาร โดยมีวัตถุประสงค์หลักในการลดปริมาณงานและเพ่ิมประสิทธิภาพของ กระบวนการทางาน ซ่ึงซอฟตแ์ วร์ทีถ่ ูกนามาใช้ในการบริหารเอกสารในสานกั งาน และได้รบั ความนิยม เป็นอย่างมาก ผู้เขียนไดร้ วบรวมไว้ ดังนี้ 1. ซอฟต์แวร์อัลเฟรสโก (alfresco) พัฒนาโดยบริษัท ไทยทีเซนส์ จากัด เป็นระบบจัดการ เอกสาร และจัดการเน้ือหาเอกสาร โดยจัดเก็บและบริหารจัดการไฟล์ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ หลากหลายรูปแบบ เช่น การบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลโดยการแปรสภาพเอกสารกระดาษไป เป็นไฟล์ดิจิทัล รวมถึงเรื่องการรักษาความปลอดภัย การกู้คืนระบบจากความเสียหายทางภัยพิบัติ การประสานงานระหว่างกัน ระบบสืบค้นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และการบริหารจัดการงานพิมพ์ เป็นต้น ระบบจัดการเอกสารอัลเฟรสโก เป็นระบบการจดั การเอกสาร (document management system: DMS) แบบฟรซี อฟต์แวร์ (open source) คอื ผู้ใช้สามารถแก้ไขปรับปรงุ โปรแกรมตามความตอ้ งการ

64 ได้อย่างอิสระ ตัวอย่างไฟล์เอกสารที่สามารถใช้ได้กับอัลเฟรสโก เช่น html, xml, pdf, jpg, gift, raw, avi เป็นตน้ ตวั อย่างซอฟตแ์ วรอ์ ัลเฟรสโก แสดงดงั ภาพที่ 3.12 ภาพที่ 3.12 ตัวอย่างหน้าจอการใชง้ านซอฟต์แวรอ์ ลั เฟรสโก ทมี่ า (ไทยทีเซนส์, 2562) ฉตั รฐพงศ์ ไทยอาษา (2558) ได้ทาการศึกษาระบบจัดการเอกสารในองคก์ าร เปน็ การปรับใช้ ระบบ Enterprise Content Management (ECM) โดยได้มีการนาเอาระบบจัดการเอกสารอัลเฟรสโก ที่ได้มาจากกระบวนการการคัดเลือกโดยวิธีการให้คะแนนถ่วงน้าหนัก (weight score) มาปรับใช้กับ การจัดการเอกสาร การควบคุมเอกสาร การแก้ปัญหาเรื่อง เอกสารสูญหาย และเพ่ิมประสิทธิภาพใน การปฏิบัติงานด้านการจัดการเอกสารของแผนกโครงการ บริษัท สโตน แอปเป้ิล คอนซัลต้ิง จากัด เพ่ือเป็นการนาร่องในการปรับใช้ระบบจัดการเอกสารอัลเฟรสโกกับแผนกอ่ืน ๆ ในบริษัท โดย ผู้พัฒนาได้มีการปรับปรุงข้อกาหนดของระบบฟังก์ชันต่าง ๆ ได้แก่ ฟังก์ชันซีเลคทคอนเทนต์ไทพ (select content type) ฟังก์ชันแมนเนจเม็นคอนเทนต์เวอรช์ ัน (manage content version) และ ฟงั ก์ชันเซิร์ชคอนเทนต์ (search content) รวมท้ังพัฒนาฟังก์ชันการจัดทารายงานข้ึนใหม่ เน่ืองจาก ระบบจัดการเอกสารอัลเฟรสโกเดิมนั้นไม่มีฟังก์ชันนี้ ซ่ึงได้พัฒนาฟังก์ชันใหม่โดยติดต้ังส่วนเสริม

65 อัลเฟรสโกออดิทแชร์ (alfresco audit share) สาหรับบนั ทึกกจิ กรรมของผู้ใชง้ านลงฐานข้อมูลโพสต์ เกรสคิวเอล (PostgreSQL) ซึ่งเป็นฐานขอ้ มูลทีต่ ิดตั้งมาพรอ้ มกับระบบจัดการเอกสารอัลเฟรสโกและ ใช้เจสเปอร์รพี อรต์ (JasperReports) เปน็ เครือ่ งมอื สาหรบั จัดทารายงาน นอกจากน้ี ฉัตรฐพงศ์ ไทยอาษา ได้ใช้แบบจาลองความสาเร็จของระบบสารสนเทศของ ดีโลน และแมคลีน Delone & McLean ทฤษฏี TAM และทฤษฏี TRA เป็นกรอบแนวคิดในการสรุปผลการ ประเมินการปรับใช้ระบบจัดการเอกสารอัลเฟรสโก สาหรับโครงการนาร่องน้ี พบว่า ผู้ใช้ส่วนใหญ่ 9 ใน 10 คนในแผนกโครงการมีความต้ังใจใช้ระบบจัดการเอกสารอัลเฟรสโก โดยปัจจัยท่ีมีผลต่อความ ต้ังใจดังกล่าวได้แก่ คุณภาพของระบบในด้านการเข้าถึงฟังก์ชันต่าง ๆ ของระบบ และระยะเวลาใน การตอบสนองทีร่ วดเร็ว คณุ ภาพของสารสนเทศในดา้ นความถูกต้องและครบถ้วนของข้อมลู เอกสารที่ จดั เก็บในระบบ และทัศนคติของผู้ใชท้ ี่มีตอ่ ระบบจดั การเอกสารอลั เฟรสโก พบวา่ เปน็ โปรแกรมทีน่ ่าใช้ ซ่ึงเป็นผลมาจากการรับรู้ในความง่ายของระบบ และการรับรู้ถึงประโยชน์ของระบบที่ช่วยแก้ปัญหา การสูญหายของเอกสาร และช่วยให้การทางานดา้ นการจัดเอกสารดีขึน้ เร็วขึ้น และสะดวกมากยงิ่ ขึ้น ซง่ึ จากผลงานวิจัยชี้ให้เห็นถึงประสิทธิภาพของระบบจัดการเอกสารอัลเฟรสโกทีถ่ ูกนาไปใช้งานอย่าง กว้างขวางและเป็นที่ยอมรับกนั ในสานักงานต่าง ๆ ท่ีมีการนาระบบจัดการเอกสารอัลเฟรสโกไปใช้ใน การบรหิ ารจดั การเอกสารและข้อมลู ตา่ ง ๆ ท่ีเกดิ ขน้ึ ในองค์การ 2. ซอฟต์แวร์เทลโล (trello) มีสาหรับเอาไว้ใช้ทางานร่วมกันในทีมหรือในองค์การ ซึ่งเป็น โปรแกรมบริหารจัดการงานท่ีช่วยวางแผนติดตามงานและจัดการโครงการในรูปแบบของกระดาน แทสก์บอร์ด (task board) สมาชิกสามารถจัดการงานต่าง ๆ ร่วมกันได้ และสามารถเข้ามาดูงานใน แตล่ ะส่วน เสรมิ สรา้ งการทางานเปน็ ทมี ใหเ้ ป็นระบบมากขึ้น แทสก์บอร์ดเป็นซอฟตแ์ วร์ที่ถูกออกแบบ มาตั้งแต่กระบวนการมอบหมายงาน ดาเนินงาน และติดตามงาน ผู้ใช้งานสามารถแนบไฟล์ บันทึก ข้อมูลทั่วไป ระบุเวลาการทา แจ้งเตือน ระบุผู้ที่เก่ียวข้อง จัดหมวดหมู่ ทาให้ผู้ใช้งานสามารถบริหาร จดั การงานได้เป็นอย่างดี อีกทั้งโปรแกรมสามารถใช้งานได้ฟรี ผู้ใช้งานสามารถออกแบบบอร์ดตัวเอง ได้ไม่จากัด ซ่ึงนอกจากการใช้บริหารงานแล้วยังสามารถอัปโหลดรูปภาพ วิดีโอ แนบไฟล์ เพ่ือจัดเก็บ ข้อมูลได้ ทาให้การดาเนินงานสะดวกและรวดเร็วขึ้น ลดปริมาณเอกสารในสานักงาน ตัวอย่าง ซอฟต์แวร์เทลโล แสดงดงั ภาพท่ี 3.13

66 ภาพที่ 3.13 ตัวอยา่ งหนา้ จอการใช้งานซอฟต์แวรเ์ ทลโล ท่ีมา (โคด๊ บี, 2560) 3. ซอฟต์แวร์อีไฟล์แคบบิเนท (eFileCabinet) เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารชั้นนาใน ปัจจุบัน ถูกพัฒนาข้ึนเพื่ออานวยความสะดวกในการจัดเก็บและแบ่งปันไฟล์เอกสารในสานักงาน ฟงั ก์ชันของซอฟต์แวร์นอกเหนอื จากการจัดการเอกสารแลว้ ยังมีการตดิ ตั้งเครือ่ งมือทางการบญั ชีและ ทรัพยากรบุคคล ซอฟต์แวร์อีไฟล์แคบบิเนทผู้ใช้สามารถสารองไฟล์บนคลาวด์ได้โดยตรงผ่าน แพลตฟอร์มของซอฟต์แวร์ ด้วยวิธีน้ีผู้ใช้สามารถดูและแยกไฟล์ผ่านอุปกรณ์ใด ๆ ได้โดยท่ีอุปกรณ์ ดังกล่าวเชอื่ มต่อกบั ระบบอนิ เทอรเ์ น็ต ตวั อยา่ งซอฟตแ์ วรอ์ ไี ฟลแ์ คบบเิ นท แสดงดงั ภาพที่ 3.14 ภาพท่ี 3.14 ตัวอย่างหนา้ จอการใชง้ านซอฟต์แวร์อีไฟลแ์ คบบิเนท ท่ีมา (อไี ฟลแ์ คบบิเนทดอทคอม, 2559)

67 4. ซอฟต์แวร์โอวเพิ่นเคเอ็ม (OpenKM) เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ได้รับความนิยม มากทีส่ ุด เนื่องจากเปน็ ซอฟต์แวรก์ ารจัดการระดบั องค์การที่หลากหลาย ซงึ่ สร้างขน้ึ เพอื่ ดาเนินงานใน สานักงานตั้งแต่การจดั การเอกสารไปจนถึงการทางานอัตโนมัตใิ นเวิร์กโฟลวไ์ ปจนถึงหน้าท่ีการบริหาร เครือ่ งมอื น้อี อกแบบมาเป็นพเิ ศษสาหรบั คอมพิวเตอร์วินโดว์ส (windows) สามารถเข้าถึงได้ผ่านโฮสต์ ของระบบปฏิบัติการเดสก์ท็อปอื่น ๆ เช่น ลินุกซ์ ( Linux) ซอฟต์แวร์โอวเพ่ินเคเอ็ม สามารถผนวก รวมเข้ากับเครื่องมือสานักงานที่เกี่ยวข้อง เช่น ออโตแคด (AutoCAD) เวิร์ดเพรสส์ (WordPress) กูเกิล ไดรฟ์ (Google Drive) ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ (Microsoft Office) และอื่น ๆ อีกมากมาย ตัวอย่าง ซอฟตแ์ วร์โอวเพนิ่ เคเอ็ม แสดงดงั ภาพที่ 3.15 ภาพที่ 3.15 ตวั อย่างหน้าจอการใชง้ านซอฟต์แวร์โอวเพ่ินเคเอ็ม ที่มา (โอวเพน่ิ เคเอ็มดอทคอม, 2562) 5. ซอฟต์แวร์อดี ไี อ (electronic data interchange: EDI) คือ ระบบการแลกเปล่ียนเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ทางธุรกิจ ระหว่างบริษัทคู่ค้าในรูปแบบมาตรฐานสากลจากเครื่องคอมพิวเตอร์เคร่ือง หน่ึงไปยังเคร่ืองคอมพิวเตอร์อีกเคร่ืองหน่ึง ภายใต้มาตรฐานท่ีกาหนดไว้ โดยผ่านผู้ให้บริการ แวน “VAN” คือ ผู้ท่ีมีหน้าที่ในการให้บริการอีดีไอ ทาหน้าที่เป็นศูนย์กลางไปรษณีย์ ในการรับส่งข้อมูล ระหว่างคู่ค้า ให้สามารถรับส่งข้อมูลได้ตลอด 24 ช่ัวโมง รักษาความปลอดภัยของตู้ไปรษณีย์ (mailbox) ของลกู ค้าแต่ละราย และไมใ่ ห้ผู้อื่นเข้าไปดูขอ้ มูลได้ ตวั อยา่ งซอฟตแ์ วร์อดี ไี อ แสดงดังภาพ ท่ี 3.16

68 ภาพที่ 3.16 ตัวอยา่ งหนา้ จอการใช้งานซอฟต์แวร์อีดีไอ ท่ีมา (อดี ีไอสยามดอทคอม, 2562) ก า ร น า ร ะ บ บ ก า ร แ ล ก เ ป ลี่ ย น เ อ ก ส า ร อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ ม า ใ ช้ ใ น ส า นั ก ง า น จ ะ ช่ ว ย เ พ่ิ ม ประสิทธิภาพในการทางานได้ดยี ่ิงข้ึน และเป็นการสร้างภาพลักษณ์ทดี่ ีให้กับองค์การ จากผลงานวิจัย ของ มาลินี บุตรดี (2557) ที่ได้ทาการศึกษาวิจัยเรื่อง การประยุกต์ใช้ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูล อเิ ล็กทรอนิกสใ์ นระบบการวางแผนทรัพยากรทางธุรกจิ ขององค์การโดยรวม กรณีศกึ ษา บรษิ ัท มาลินี (ประเทศไทย) จากัด เป็นการศึกษาในลักษณะของการเปรียบเทียบประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน การรับสินค้าแบบเดิม และการประยุกต์ใช้ระบบการรับสินค้าแบบระบบการแลกเปล่ียนข้อมูลทาง อิเล็กทรอนิกส์ ผลการศึกษา พบว่า การประยุกต์ใช้ระบบการรับสินค้าแบบระบบการแลกเปลี่ยน ข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ใช้เวลาได้ดีกว่าและสามารถลดเวลาในการทางานได้ถึง 25 นาที และลด ความสูญเปล่าท่ีเกิดขึ้นในกระบวนการ และพบความผิดพลาดในการรับส่งเอกสารเป็นค่าเฉล่ีย 1 คร้ัง ต่อเดือน ท่ีมีความผดิ พลาดน้อยกว่าระบบการปฏิบัติงานการรับสนิ คา้ แบบเดิมท่มี คี วามผิดพลาดสงู ถึง 8 คร้ังต่อเดือน ถือได้ว่าเป็นการลดความผิดพลาดในการรับส่งเอกสาร และเพิ่มความถูกต้องแม่นยา เป็นการเพม่ิ ประสิทธภิ าพให้กับกระบวนการทางาน ซ่ึงผลงานวจิ ัยแสดงใหเ้ ห็นได้ว่าการนาระบบการ แลกเปล่ียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในสานักงานจะชว่ ยเพิ่มประสิทธิภาพในการทางานได้เป็นอยา่ งดี

69 การบริหารงานเอกสารในสานักงานสมยั ใหม่ สามารถทาไดโ้ ดยอาศัยเทคโนโลยีด้านฮาร์ดแวร์ เทคโนโลยีด้านซอฟต์แวร์ เทคโนโลยีด้านการจัดการข้อมูล และเทคโนโลยีด้านการสื่อสารข้อมูลและ เครือข่าย ซ่ึงเป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่สามารถทาให้สานักงานมีระบบการบริหารจัดการเอกสารท่ีเป็น ระบบระเบียบ และมีความสะดวกต่อการใช้งานมากยิ่งข้ึน แต่หากสานักงานใดที่ยังไม่พร้อมใช้งาน เทคโนโลยีอันเน่ืองมาจากข้อจากัดบางประการ เช่น งบประมาณจากัด ขาดบุคลากรท่ีมีความรู้ ทางด้านเทคโนโลยสี ารนเทศ เป็นตน้ ก็สามารถใช้ระบบการจดั เกบ็ เอกสารในลักษณะเดมิ ได้ แต่ควรมี กระบวนการท่เี ป็นข้ันตอน มรี ะบบระเบียบในการจดั เก็บ เพื่อความสะดวกต่อการนาไปใชง้ าน สรุป เอกสารในสานักงานมีหลากหลายรูปแบบ สามารถจาแนกได้เป็นเอกสารสานักงานจาแนก ตามแหล่งที่มา เอกสารสานักงานจาแนกตามระดับความสาคัญ และเอกสารจาแนกตามส่ือท่ีจัดเก็บ ซึ่งสานักงานยังคงเก่ียวข้องกับงานทางด้านเอกสาร โดยวงจรชีวิตเอกสารมี 5 ข้ันตอน คือ การผลิต เอกสาร การจัดเก็บเอกสาร การนาเอกสารมาใช้ การดูแลรักษาเอกสาร และการทาลายเอกสาร ปัญหาในการจัดเก็บเอกสารในสานักงานส่วนใหญ่มักพบปัญหาเอกสารมีจานวนมากขึ้นแต่พื้นท่ี จัดเก็บไม่เพยี งพอ ผู้บริหารควรมีการวางแผนและกาหนดนโยบายหรือแนวทางในการจัดเก็บเอกสาร อย่างชัดเจน พร้อมท้ังจัดสรรงบประมาณส่วนหน่ึงที่นามาช่วยในการบริหารจัดการเอกสารใน สานักงาน โดยกระบวนการจัดการเอกสารในสานักงานสมัยใหม่ประกอบไปด้วย การผลิตเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ การควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การอนุมัติเอกสารอิเล็กทอนิกส์ การแจกจ่ายใช้ งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การจัดเก็บและค้นหา ประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสารในสานักงาน สามารถใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ใช้เป็นเคร่ืองมือในการดาเนินงาน ใช้เป็นแนวทางในการ ปฏิบตั ิงาน และใช้เป็นแนวทางในการประกอบการตดั สนิ ใจ การจัดเก็บข้อมูลและการประมวลแฟ้มข้อมูลแบบด้ังเดิมทาให้เกิดความซ้าซ้อนของข้อมูล ปัจจุบันสานักงานสมัยใหม่ต้องเป็นสานักงานไร้กระดาษ โดยมีการนาเทคโนโลยีมาใช้ในการจัดเก็บ เอกสารในสานักงาน ซ่ึงเป็นการอานวยความสะดวกในการบริหารจัดการเอกสาร เช่น การบริหาร เอกสารด้วยแอปพลิเคชัน การพัฒนาระบบการจัดการเอกสารด้วยเว็บแอปพลิเคชัน และการจัดเก็บ เอกสารบนคลาวดเ์ ซิร์ฟเวอร์ พร้อมทง้ั มีการนาซอฟต์แวร์สมยั ใหมเ่ ข้ามาชว่ ยในการบริการจัดการงาน ทางด้านเอกสาร เช่น ซอฟต์แวร์อัลเฟรสโก ซอฟต์แวร์อีไฟล์แคบบิเนท และซอฟต์แวร์โอวเพ่ินเคเอ็ม เปน็ ต้น

70 คาถามท้ายบท จงตอบคาถามต่อไปน้ี 1. จงอธบิ ายลกั ษณะเอกสารในสานกั งาน มาพอสงั เขป 2. วงจรชีวิตเอกสารมีก่ีขนั้ ตอน ไดแ้ ก่อะไรบา้ ง 3. จงยกตวั อย่างปัญหาในการจัดเก็บเอกสารในสานักงาน พรอ้ มทัง้ แนวทางแก้ไขปัญหาดังกล่าว 4. จงอธิบายกระบวนการจดั การเอกสารในสานักงานสมัยใหม่ มาพอสงั เขป 5. ลายเซ็นดจิ ทิ ลั คืออะไร มปี ระโยชนอ์ ยา่ งไร 6. จงยกตวั อยา่ งประโยชนข์ องการจดั เกบ็ เอกสารในสานักงาน 7. จงอธบิ ายการบริหารงานเอกสาร มาพอสงั เขป 8. จงอธบิ ายประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจทิ ัลไฟล์ 9. การจัดระเบียบแฟ้มขอ้ มลู อตั โนมตั ิมีก่ีรูปแบบ ไดแ้ ก่อะไรบ้าง 10. จงยกตัวอยา่ งเทคโนโลยีสมัยใหมท่ ่สี านักงานมักนยิ มนามาใช้ในการบริหารจดั การเอกสาร

71 เอกสารอา้ งอิง พรรณี สวนเพลง. (2555). ระบบสารสนเทศเชงิ กลยทุ ธ์. กรงุ เทพฯ: วี พรนิ้ ท์ (1991). โคด๊ บ.ี (2560). trello โปรแกรมบรหิ ารจัดการงาน. คน้ เมื่อ พฤษภาคม 7, 2562, จาก https://www.codebee.co.th/labs/วิธใี ช้-trello/ จินตนาภรณ์ แสงทอง. (2558, ธันวาคม). ปัญหาในการปฏิบัติงานธุรการของพนักงานธุรการ องค์การบริหารส่วนตาบล ในเขตจังหวัดนครสวรรค์. (เอกสารเสนอต่อที่ประชุมวิชาการ ระดบั ชาติครั้งที่ 2 มหาวทิ ยาลัยราชภัฏกาแพงเพชร, กาแพงเพชร). จีเอเบลิ . (2562). แนวทางการนาระบบคลาวด์มาใชใ้ นองค์การ. คน้ เมื่อ พฤษภาคม 7, 2562, จาก https://www.g-able.com/digital-review/ระบบ-cloud-ในองค์กร/ ฉัตรฐพงศ์ ไทยอาษา. (2558). ระบบจัดการเอกสารในองค์การ. วทิ ยานพิ นธ์วิทยาศาสตรมหาบัณฑิต คณะพาณิชยศาสตรแ์ ละการบัญชี มหาวทิ ยาลยั ธรรมศาสตร์. ช่อทิพย์ ศิวพรอนันต์. (2559). ระบบการจัดการเอกสารและผลงานบุคลากรคณะศิลปศาสตร์. นครปฐม: มหาวิทยาลยั ราชมงคลรัตนโกสินทร์. ไทยทเี ซนส์. (2562). ของโซลชู น่ั Alfresco สาหรับองค์กร. ค้นเมอ่ื มถิ นุ ายน 2, 2562, จาก http://www.skytizens.com/ระบบจัดการเอกสาร-alfresco/bangkok-dms-watermark/ เนตร์พณั ณา ยาวิราช. (2559). การจดั การสานักงาน. กรงุ เทพฯ: ทรปิ เพ้ิล กร๊ปุ . มหาวทิ ยาลัยราชภัฏกาญจนบุรี. (2563). ระบบการรับสง่ เอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์. คน้ เม่ือ พฤษภาคม 10, 2563, จาก http://10.0.0.198/e-document/ มาลินี คาเครอื และจรัสพงษ์ โชคชยั สริ ิ. (2561). การพฒั นาแอปพลิเคชันบนระบบปฏิบัติการแอนดรอยด์ สนับสนุนงานท้องถิ่นของเทศบาลเมืองกาญจนบุรี สู่การเป็นชุมชนบริการอัจฉริยะ (smart service). กาญจนบรุ ี: มหาวทิ ยาลยั ราชภัฏกาญจนบุรี. มาลินี บุตรดี. (2557). การประยุกตใ์ ช้ระบบแลกเปล่ียนข้อมูลอเิ ลก็ ทรอนิกสใ์ นระบบการวางแผน ทรพั ยากรทางธุรกจิ ขององค์การโดยรวม กรณีศกึ ษา บริษทั มาลินี (ประเทศไทย) จากัด. วทิ ยานพิ นธ์วทิ ยาศาสตรมหาบณั ฑติ คณะโลจสิ ติกส์ มหาวิทยาลยั บรู พา. สมพร พุทธาพทิ ักษ์ผล. (2557). ระบบสารสนเทศสานกั งาน (หน่วยท่ี 9-15). นนทบรุ ี: มหาวิทยาลยั สุโขทยั ธรรมธิราช. สุรัสวดี ราชกลุ ชัย. (2561). การบรหิ ารสานักงาน. กรงุ เทพฯ: จฬุ าลงกรณ์มหาวิทยาลยั . อไี ฟล์แคบบเิ นทดอทคอม. (2559). efilecabinet. ค้นเม่ือ พฤษภาคม 7, 2562, จาก https://www4.efilecabinet.com/home-2016-03/efilecabinet-isolated-screenshot/

72 โอวเพนิ่ เคเอม็ ดอทคอม. (2562). OpenKM. คน้ เม่ือ พฤษภาคม 7, 2562, จาก https://www.openkm.com/ อดี ีไอสยามดอทคอม. (25620. ตวั อย่างหนา้ จอการใช้งานซอฟตแ์ วรอ์ ดี ไี อ. ค้นเม่ือ มิถนุ ายน 2, 2562, จาก www.edisiam.com โอภาส เอยี่ มสริ วิ งศ์. (2554). ระบบสารสนเทศเพอ่ื การจัดการ. กรุงเทพฯ: ส. เอเชยี เพรส (1989). Sharon, B., Nelda, S., & Lucy, M. J. (1998). Procedures for the automated office. (4th ed.). New Jersey: Prentice-Hall.

บทที่ 4 การบรหิ ารทรพั ยากรมนุษยใ์ นสานกั งานสมัยใหม่ สำนักงำนถือได้ว่ำเป็นองค์ประกอบสำคัญท่ีทำให้องค์กำรประสบควำมสำเร็จ จึงทำให้ ทรัพยำกรมนุษย์ในสำนักงำนเป็นทรัพยำกรที่มีค่ำมำกท่ีสุดด้วยเช่นกัน หำกขำดทรัพยำกรมนุษย์ กระบวนกำรในกำรดำเนินงำนใด ๆ ในสำนักงำนอำจไม่บรรลุดังวัตถุประสงค์ตำมท่ีกำหนดได้ สำนักงำนสมัยใหม่ในยคุ ปัจจุบันได้มีกำรนำเทคโนโลยีเข้ำมำใช้ในกำรบรหิ ำรจัดกำร ส่งผลให้มีกำรลด บทบำทของบุคลำกรลง ซึ่งมีควำมจำเป็นอย่ำงยิง่ ท่ีผู้บรหิ ำรจะต้องเขำ้ มำมีบทบำทในกำรบริหำรจดั กำร และกำหนดบทบำทหน้ำที่งำนอย่ำงชัดเจน พร้อมท้ังศึกษำกระบวนกำรบริหำรทรัพยำกรมนุษย์ เพ่ือ ขับเคลื่อนสำนกั งำนให้มีสภำพแวดล้อมกำรทำงำนท่ีดี สำมำรถดำเนนิ งำนไดอ้ ยำ่ งปกติ พร้อมท้ังสรำ้ ง ขวญั และกำลงั ใจอันจะนำไปสกู่ ำรทำงำนอย่ำงเต็มศกั ยภำพ ในบทนี้จะได้อธิบำยถึงควำมสำคัญของหน้ำที่และบทบำทใหม่ของงำนกำรบริหำรทรัพยำกร มนุษย์ สมรรถนะท่ีจำเป็นในกำรบรหิ ำรทรัพยำกรมนุษย์ยุคใหม่ กระบวนกำรบริหำรทรัพยำกรมนษุ ย์ กำรจัดกำรควำมรูข้ องทรัพยำกรมนุษย์สู่กำรเป็นองค์กำรแห่งกำรเรียนรู้ คุณภำพชีวติ กำรทำงำน และ กำรวจิ ัยดำ้ นทรพั ยำกรมนษุ ย์ โดยมีรำยละเอยี ดดงั นี้ ความสาคญั ของหนา้ ท่แี ละบทบาทใหมข่ องงานการบรหิ ารทรัพยากรมนษุ ย์ กำรบริหำรทรัพยำกรมนุษย์มีควำมจำเป็นอย่ำงมำก เนื่องจำกงำนทำงด้ำนทรัพยำกรมนุษย์ เป็นงำนที่เชื่อมโยงกับกำรปฏิบัติงำนและนโยบำยขององค์กำร มีควำมมุ่งเน้นและให้ควำมสำคัญ โดยตรงกับตัวบุคลำกรในองค์กำร เร่ิมตง้ั แต่กำรประกำศรับตลอดจนเม่ือบุคคลดังกล่ำวได้เกษียณอำยุ ตนเองออกจำกงำนไป ซ่ึงกระบวนกำรต่ำง ๆ นั้นจะช่วยให้บุคลำกรสำมำรถบรรลุวัตถุประสงค์ของ องค์กำร ควำมสำคัญของกำรบริหำรทรัพยำกรมนุษย์ คือ กำรทำให้เข้ำใจในข้อผิดพลำดที่เกิดข้ึน ป้องกัน และแก้ไข เช่น กำรนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ำมำใช้ในสำนักงำนทำให้บุคลำกรรู้สึกว่ำตนเองไม่ สำคัญและไม่มีกำลังใจในกำรปฏิบัติงำน ผู้บริหำรจะต้องมีแนวทำงในกำรแก้ไขปัญหำและสร้ำง แรงจูงใจเพ่ือกระตุ้นให้บุคลำกรอยำกที่จะมำปฏิบัติงำน ซ่ึงส่งผลต่อผลสัมฤทธิ์ขององค์กำร หำก ผู้บริหำรให้ควำมสนใจและให้ควำมสำคัญกับงำนด้ำนกำรบริหำรทรัพยำกรมนุษย์ จะทำให้สำมำรถ หลีกเลีย่ งควำมผดิ พลำดทีเ่ กิดขึน้ ได้ ดังนี้ (จตรุ งค์ ศรีวงษ์วรรณะ, 2558, หน้ำ 9-10) 1. ทำให้ได้รับผลประโยชน์จำกบุคลำกรที่มีควำมรู้ควำมสำมำรถที่ตรงกับสำยงำน โดยผ่ำน กำรสรรหำ คดั เลอื ก และจ้ำงงำน

74 2. ทำให้บุคลำกรมีควำมกระตือรือร้นอยำกที่จะปฏิบัติงำน โดยผ่ำนกำรบริหำรค่ำจ้ำงและ เงินเดือน กำรบรหิ ำรสวัสดกิ ำรและควำมเป็นอยู่ทีด่ ขี องบุคลำกร กำรบริหำรทรัพยำกรมนุษย์เป็นกำรเพิ่มควำมสำมำรถในกำรแข่งขันให้แก่องค์กำร โดยใช้ ทรัพยำกรมนุษย์ขององค์กำร คือ คน ซ่ึงเป็นทรัพย์สินที่สำคัญท่ีสุด และเป็นหน่ึงในต้นทุนที่สำมำรถ ควบคุมได้ในโครงสร้ำงธุรกิจ (อนันต์ชัย คงจันทร์, 2557, หน้ำ 63) ดังนั้น นอกจำกผู้บริหำรแล้วฝ่ำย บริหำรงำนทรพั ยำกรมนุษยจ์ ะตอ้ งมสี ว่ นรว่ มในกำรบริหำรทรัพยำกรมนษุ ย์ด้วยเชน่ กัน ซึ่งทัง้ ผูบ้ รหิ ำร และฝ่ำยบริหำรงำนทรัพยำกรมนุษย์จะต้องเป็นนักวำงแผนท่ีดี โดยบทบำทใหม่ของงำนกำรบริหำร ทรัพยำกรมนุษย์ คือ บทบำทหน้ำที่ของกำรเป็นนักวำงแผนทรัพยำกรมนุษย์ สำมำรถอธิบำยได้ ดังน้ี (William, Rothwell & Kazanas, 2003, pp. 29-30; ยุวดี ศริ ยิ ทรัพย์, 2560, หนำ้ 12-13) 1. เป็นนักประสำนองค์กำรด้ำนทรัพยำกรมนุษย์ (human resource organizational coordinator) ซึ่งจะทำหน้ำที่เป็นผู้ประสำนกิจกรรมต่ำง ๆ ขององค์กำรให้มีควำมสอดคล้องกับ เป้ำหมำยและแผนขององค์กำรทง้ั ในระยะส้ันและระยะยำว ท้ังน้ีเพ่ือให้เกิดกำรดำเนินงำนท่ีเป็นไปใน ทิศทำงเดยี วกันกับกำรดำเนนิ งำนขององค์กำร 2. เป็นนกั วิเครำะหง์ ำน (work analyst) ทำหนำ้ ที่ศกึ ษำและตรวจสอบ เก็บขอ้ มลู ของงำนใน แต่ละงำน เช่น ควำมรับผิดชอบ ขอบข่ำยหน้ำที่ของงำน ลักษณะงำน สภำพแวดล้อมในกำรทำงำน รวมไปถึงมำตรฐำนในงำน เป็นตน้ 3. เป็นนักวิเครำะห์แรงงำน (workforce analyst) ทำหน้ำท่ีในกำรวิเครำะห์ ตรวจสอบ ประเภทของงำนในแต่ละตำแหน่งว่ำมีควำมถูกต้องเหมำะสมหรือไม่ เช่น ควำมรู้ ทักษะ ควำมสำมำรถ และควำมชำนำญ รวมไปถงึ คณุ สมบตั อิ น่ื ๆ ท่ีมีควำมจำเป็นต่อกำรปฏิบัติงำนในหน้ำที่นั้น ๆ 4. เป็นนกั ตรวจสอบด้ำนทรัพยำกรมนุษย์ (human resource auditor) ทำหน้ำท่ีตรวจสอบ ดำ้ นกำรบรหิ ำรทรัพยำกรมนุษย์ โดยมีวตั ถุประสงคเ์ พื่อศึกษำจุดแขง็ จุดออ่ นท่ีเกิดขึ้น เช่น ต้นทนุ และ ควำมคุ้มค่ำในกำรจัดกิจกรรม ต้นทุนและควำมคุ้มค่ำในกำรพัฒนำบุคลำกร กำรท่ีองค์กำรได้ส่ง บุคลำกรไปฝึกอบรมทักษะภำษำอังกฤษด้ำนต่ำงประเทศ เมื่อกลับมำแล้วสำมำรถปฏิบัติงำนให้กับ องค์กำรได้ และสำมำรถเพิ่มรำยได้หรือสร้ำงประสิทธิภำพกำรทำงำนจนทำให้องค์กำรได้รับ ผลประโยชน์ องค์กำรจะสำมำรถนำข้อมูลดังกล่ำวมำใช้เป็นแนวทำงในกำรปรับปรุงบุคลำกรของ ตนเองต่อไป ทั้งนี้กำรตรวจสอบข้อมูลด้ำนทรัพยำกรมนุษย์เป็นกำรนำข้อมูลดังกล่ำวไปใช้ในกำร ปรับปรุงและพัฒนำงำนดำ้ นทรัพยำกรมนุษยใ์ หม้ ปี ระสิทธภิ ำพมำกยิง่ ข้นึ 5. เป็นนักสำรวจสภำพแวดล้อมท่ีส่งผลกระทบต่อองค์กำร (environmental scanner) ทำ หน้ำท่ีสำรวจสภำพแวดล้อมท่ีจะส่งผลกระทบท้ังทำงตรงและทำงอ้อมต่อองค์กำร เช่น สังคม กำรเมือง เศรษฐกิจ เทคโนโลยี วัฒนธรรม คู่แข่งขัน เป็นต้น ข้อมูลดังกล่ำวจะเป็นประโยชน์ท่ีดีต่อ กำรนำไปใชใ้ นกำรพัฒนำองค์กำรและปรับตัวให้ทนั ตอ่ กำรเปลยี่ นแปลงทจ่ี ะเกดิ ขึ้นในอนำคต

75 6. เป็นนักพยำกรณ์ด้ำนทรัพยำกรมนุษย์ (human resource forecaster) ทำหน้ำท่ีเป็นผู้ คำดกำรณห์ รือพยำกรณจ์ ำนวนทรพั ยำกรมนษุ ย์ที่องคก์ ำรต้องกำรในอนำคต เพอื่ เปน็ กำรเตรยี มควำม พร้อมด้ำนทรัพยำกรมนุษย์และรองรับกระบวนกำรทำงำนให้บรรลเุ ป้ำหมำยตำมวัตถุประสงค์ท่ไี ด้ตัง้ ไว้ 7. เป็นนักวำงแผนทรัพยำกรมนุษย์ (human resource planning formulator) ต้องเป็นผู้ที่ สำมำรถมองภำพรวมทิศทำง หรือสำมำรถคำดกำรณ์แนวโน้มกำรเปล่ียนแปลงท่ีจะเกิดข้ึนกับองค์กำร ได้ในอนำคต เชน่ กำรนำเทคโนโลยใี หม่ ๆ เข้ำมำใช้ในกำรจัดกำรสำนกั งำนไม่ว่ำจะเป็นซอฟต์แวร์หรือ ฮำร์ดแวร์ นักวำงแผนทรัพยำกรมนุษย์จะต้องมีกำรเตรียมควำมพร้อมให้กับบุคลำกรสำมำรถใช้ เทคโนโลยีดังกลำ่ วได้ เป็นต้น 8. เป็นนักบูรณำกำรด้ำนทรัพยำกรมนุษย์ (human resource integrator) ทำหน้ำที่บูรณำกำร กิจกรรมและแผนด้ำนทรพั ยำกรมนุษยใ์ ห้มีควำมสอดคล้องกับแผนกลยุทธท์ ั้งในระดบั องคก์ ำร ฝ่ำยงำน แผนก และบคุ คล ทง้ั นเ้ี พ่อื ให้ทกุ คนมีสว่ นรว่ มในกจิ กรรมอนั จะนำไปสกู่ ำรบรรลเุ ปำ้ หมำยทีต่ อ้ งกำร 9. เป็นผู้จัดกำรด้ำนกำรวำงแผนทรัพยำกรมนุษย์ (human resource planning manager) ทำหน้ำท่ีเป็นผู้นำ ผู้สอนงำน ผู้ควบคุมบังคับบัญชำ และผู้ดูแลหน้ำที่งำนต่ำง ๆ ของรูปแบบ กระบวนกำรของกำรบริหำรทรัพยำกรมนุษย์ เช่น กำรสร้ำงแรงดึงดูด กำรคัดเลือก กำรธำรงไว้ กำร พฒั นำ กำรประเมนิ กำรปรับเปล่ยี น 10. เป็นนักประเมินแผนทรัพยำกรมนุษย์ (human resource planning evaluator) ทำ หน้ำที่ควบคุมงำนให้บรรลุเป้ำหมำย โดยพิจำรณำตั้งแต่กำรวำงแผน กำรปฏิบัติงำน และผลท่ีได้รับ ซ่ึงเป็นกำรติดตำมผลกำรดำเนินงำน ควำมก้ำวหน้ำ และควำมสำเร็จของกำรดำเนินงำน เมื่อพบ ปัญหำจะสำมำรถแกไ้ ขปญั หำไดท้ ันทว่ งที นกั วำงแผนทรัพยำกรมนุษย์ที่ดีจะต้องสำมำรถบริหำรจัดกำรกับส่ิงต่ำง ๆ ที่เกิดข้ึนได้ ซ่ึงถือ เป็นควำมท้ำทำยอย่ำงหนึ่งที่ผู้บริหำรและฝ่ำยบริหำรงำนทรัพยำกรมนุษย์จะต้องมีส่วนร่วมในกำร บริหำรจัดกำรและร่วมกันพัฒนำ เพอื่ ใหภ้ ำพรวมขององค์กำรเป็นไปในทิศทำงทีถ่ ูกต้องและสอดคล้อง กบั กลยุทธข์ ององค์กำร อนั จะนำไปส่กู ำรบรรลวุ ตั ถปุ ระสงคข์ ององค์กำรได้ สมรรถนะทจี่ าเป็นในการบริหารทรพั ยากรมนษุ ยย์ คุ ใหม่ บุคคลเป็นทรัพยำกรที่มีควำมสำคัญมำกท่ีสุดในปัจจัยกำรดำเนินงำนขององค์กำร ถึงแม้ว่ำ องคก์ ำรจะมีทรัพยำกรด้ำนอ่ืน ๆ จำนวนมำกก็ตำม แต่หำกขำดบุคลำกรทีม่ ีควำมรู้ควำมสำมำรถ เข้ำ มำทำหน้ำทเ่ี ปน็ ผใู้ ช้ทรัพยำกรเหล่ำนั้นอย่ำงมปี ระสทิ ธิภำพ อำจส่งผลให้องค์กำรขำดประสิทธิภำพใน

76 กำรทำงำน และขำดศักยภำพในกำรแขง่ ขันได้ ซง่ึ หำกกลำ่ วถึง สมรรถนะ (competency) หลำยท่ำน มกั จะคุน้ เคยและไดย้ ินคำนี้เป็นอย่ำงดีในวงกำรกำรบรหิ ำรทรพั ยำกรมนุษย์ หรอื เรียกอีกอย่ำงหน่ึงว่ำ “ขีดควำมสำมำรถ” ศำสตรำจำรย์เดวิด แมคเคลแลนด์ (David C. McClelland) นักจิตวิทยำของ มหำวิทยำลยั ฮำรว์ ำรด์ เป็นผรู้ เิ รม่ิ แนวคิดเกี่ยวกับสมรรถนะ (competency) โดยพฒั นำแบบทดสอบ ทำงบคุ ลกิ ภำพเพื่อศึกษำว่ำ บุคคลท่ีทำงำนอย่ำงมีประสทิ ธิภำพน้ันจะมีทศั นคติและนิสัยอยำ่ งไร และ ได้ใช้ควำมรู้ในเรื่องเหล่ำน้ีช่วยแก้ปัญหำกำรคัดเลือกบุคคลให้กับหน่วยงำนของรัฐบำลสหรัฐอเมริกำ ได้แก่ ปัญหำกระบวนกำรคัดเลือกท่ีเน้นกำรวัดควำมถนัดท่ที ำให้คนผิวดำและชนกลุ่มน้อยอื่น ๆ ไม่ได้ รับกำรคัดเลือก และปัญหำผลกำรทดสอบควำมถนัดท่ีมีควำมสัมพันธ์กับผลกำรปฏิบัติงำนน้อยมำก ซึ่งแสดงว่ำผลกำรทดสอบไม่สำมำรถทำนำยผลกำรปฏิบัติงำนได้ อีกทั้ง ยังได้เก็บข้อมูลของกลุ่มที่มี ผลงำนโดดเด่น และผู้ท่ีไม่ได้มีผลงำนโดดเด่นด้วยกำรสัมภำษณ์ ซ่ึงพบว่ำสมรรถนะเกี่ยวกับควำม เข้ำใจข้อแตกต่ำงทำงวัฒนธรรม เป็นปัจจัยที่มีควำมสัมพันธ์กับผลกำรปฏิบัติงำน ไม่ใช่กำรทดสอบ ด้วยแบบทดสอบควำมถนัด นอกจำกน้ีบทควำมเรื่อง Testing for Competence Rather than for Intelligence ของ เดวิด แมคเคลแลนด์ ที่ตีพิมพ์ในปี 1973 ได้รับกำรกล่ำวถึงอย่ำงกว้ำงขวำง และ น้ีจึงเป็นจุดเริ่มต้นของกำรพัฒนำสมรรถนะให้เป็นอีกทำงเลือกหน่ึง นอกเหนือไปจำกกำรวัดเชำวน์ ปัญญำ และได้ใช้กันต่อ ๆ มำจนได้รับควำมนิยม เดวิด แมคเคลแลนด์ ได้จำกัดควำมคำว่ำ “สมรรถนะ” คือ บุคลิกลักษณะที่ซ่อนอยู่ภำยในตัวบุคคล ซึ่งสำมำรถทำให้บุคคลนั้นสร้ำงผลกำร ปฏิบัติงำนที่ดีในเกณฑ์ที่กำหนดตำมควำมรับผิดชอบของตน นอกจำกน้ี ในพจนำนุกรม รำชบณั ฑิตยสถำน พ.ศ. 2554 ได้ใหค้ วำมหมำยของ สมรรถนะ คอื ควำมสำมำรถ และสำนักงำน ก.พ (2548, หน้ำ 6) ได้นิยำมคำว่ำ สมรรถนะ คือ คณุ ลักษณะเชงิ พฤติกรรมท่ีเป็นผลมำจำกควำมรู้ ทักษะ ควำมสำมำรถ และคุณลักษณะอ่ืน ๆ ท่ีทำให้บุคคลสำมำรถสร้ำงผลงำนได้โดดเด่นกว่ำเพ่ือนร่วมงำน อ่ืน ๆ ในองค์กำร คุณลักษณะของสมรรถนะเป็นสิ่งท่ีบ่งบอกถึงลักษณะแนวพฤติกรรมท่ีส่งผลต่อกำรแสดงออก กำรแสดงควำมคิดหรือควำมเห็นในสถำนกำรณ์หน่ึง ๆ โดยคุณลักษณะของสมรรถนะจะประกอบไป ด้วย 5 สง่ิ ดงั น้ี (พชิ ิต เทพวรรณ์, 2555, หนำ้ 29-30; มำลนิ ี คำเครอื , 2562, หน้ำ 45) 1. แรงจงู ใจ (motive) เปน็ สงิ่ ทค่ี วบคุมพฤติกรรมของมนษุ ยท์ ี่ทำให้เกดิ พฤตกิ รรมอันเกดิ จำก ควำมต้องกำร แรงกดดัน หรือควำมปรำรถนำที่จะพยำยำมดิ้นรนเพ่ือให้บรรลุผลสำเร็จตำม วตั ถปุ ระสงค์ 2. อปุ นสิ ยั (trait) ลกั ษณะนิสัยทัว่ ไปท่จี ะตอบสนองต่อข้อมูลหรือสถำนกำรณท์ เี่ ผชิญอยู่ เป็นควำมประพฤติที่เคยชินเป็นพ้ืนมำในตัวบุคคล ถูกสะสมมำต้ังแต่เล็กจนกระทงั่ เตบิ โต

77 3. มโนทัศน์ส่วนตัว (self-concept) ภำพทัศนคติและควำมคิดฝันท่ีเกิดในใจซ่ึงเป็นตัวแทน ของส่ิงหลำยส่ิงที่เป็นตัวแทนของบุคคลที่จะทำให้เกิดแรงจูงใจ และทำนำยถึงพฤติกรรมของ สถำนกำรณ์ตำ่ ง ๆ ได้ 4. ควำมรู้ (knowledge) เป็นกำรรวบรวมเอำสำรสนเทศ ประสบกำรณ์ และควำมเข้ำใจ มำ ผสมผสำนกนั โดยสำมำรถนำมำใชแ้ กไ้ ขปญั หำต่ำง ๆ ทำงธุรกจิ หรอื ใชป้ ระเมินสถำนกำรณต์ ำ่ ง ๆ ได้ 5. ทักษะ (skills) ควำมชัดเจน ควำมชำนำญ หรือควำมสำมำรถของบุคคลในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ซ่งึ อำจเป็นทักษะด้ำนร่ำงกำย สติปญั ญำ หรอื สังคมท่เี กิดขน้ึ จำกกำรฝึกฝน หรือกำรกระทำบ่อย ๆ คร้งั ผเู้ ขียนจึงสรปุ ได้วำ่ สมรรถนะ คือ คุณลักษณะเชงิ พฤตกิ รรม ควำมรู้ ทกั ษะ และคณุ ลักษณะ สว่ นบุคคล สง่ ผลต่อกำรแสดงออกของพฤติกรรมที่บุคคลจำเป็นต้องมีในกำรปฏิบัติงำนในตำแหนง่ นั้น ๆ เพ่ือให้กำรปฏิบัติงำนในหน้ำท่ีควำมรับผิดชอบประสบควำมสำเร็จ ซึ่งเป็นแนวคิดที่สำมำรถนำไป ประยกุ ต์ใช้เพ่ือพัฒนำองค์กำรและทรพั ยำกรมนษุ ย์ให้ประผลสำเรจ็ ได้ นอกจำกนี้ยงั สำมำรถใช้ในกำร สรรหำ คัดเลือก พัฒนำ และประเมินผลงำนของบุคลำกรได้ตรงวัตถุประสงค์ของตำแหน่งงำนและ องค์กำรมำกท่ีสุด สมรรถนะท่ีจำเป็นในกำรบริหำรทรัพยำกรมนุษย์ยุคใหม่ คือ กำรนำสมรรถนะไป ปรับใช้ในกำรบริหำรทรัพยำกรมนุษย์ ซ่ึงเป็นทรัพยำกรท่ีมีค่ำย่ิงสำหรับองค์กำร ในโลกของกำร แข่งขันทำงธุรกิจมีกำรวิจัยพบว่ำ กำรพัฒนำคนคูแข่งจะสำมำรถตำมทันต้องใช้ระยะเวลำ 7 ป ในขณะท่ีเทคโนโลยีใช้เวลำเพียง 1 ป สำมำรถตำมทันได้เพรำะซ้ือหำได ดังนั้น สมรรถนะ จึงมี ควำมสำคัญอย่ำงย่ิงต่อกำรปฏิบัติงำนของบุคลำกรและองค์กำร (สุทัศน์ นำพูลสุขสันต์, 2546, หน้ำ 2) อย่ำงไรก็ตำมผลงำนวิจัยหลำยช้ินท่ีแสดงให้เห็นถึงกำรนำแนวคิดสมรรถนะไปปรับใช้ใน องค์กำร ตัวอย่ำงงำนวิจัยของ วรรณภำ ลือกิตินันท์ (2558, หน้ำ 19-36) ได้ทำงำนวิจัยเรื่อง กำร ประยุกต์ใช้แนวคิดสมรรถนะในกำรจัดกำรทรัพยำกรมนุษย์: กรณีศกึ ษำ บริษัทผลิตยำงรถยนต์ชั้นนำ ระดับโลกแห่งหน่ึง โดยมีวัตถุประสงค์เพ่ือศึกษำแนวทำงกำรประยุกต์ใช้แนวคิดสมรรถนะในงำนกำร จัดกำรทรัพยำกรมนุษย์ของบริษัท โดยวิธีกำรสัมภำษณ์ และเก็บรวบรวมข้อมูลทุตยิ ภูมิทีเ่ กีย่ วข้องกับ บรษิ ทั เพิ่มเติม ผลจำกกำรศกึ ษำพบวำ่ กำรนำแนวคิดสมรรถนะมำใชใ้ นกำรจัดกำรทรัพยำกรมนุษย์ใน องค์กำร เร่ิมจำกกำรระบุสมรรถนะ และระดับสมรรถนะของพนักงำนแต่ละตำแหน่ง จำกนั้นจึง ประเมินระดับสมรรถนะขอพนักงำนรำยบุคคล หำกพบว่ำพนักงำนมีสมรรถนะไม่ถึงเกณฑ์ตำมที่ได้ กำหนดไว้ หรือเกดิ ช่องว่ำงของสมรรถนะ บรษิ ัทจะวำงแผนเพื่อทำกำรพัฒนำพนักงำนเป็นรำยบุคคล อย่ำงเร่งด่วน รวมถึงข้อมูลท่ีได้จำกกำรประเมินสมรรถนะยังถกู นำไปใช้ในกำรประเมินผลกำรปฏบิ ัติงำน และกำรวำงแผนพฒั นำทรพั ยำกรมนุษย์ในองค์กำรด้วย สำหรับตัวอย่ำงกำรนำสมรรถนะไปประยุกต์ใช้ ในงำนวิจัยเรื่องนี้ วรรณภำ ลือกติ ินันท์ ไดอ้ ธิบำยเพ่ิมเติมไว้ว่ำเน่ืองด้วยบริษัทเป็นบริษัทขำ้ มชำติ จึง ใช้รูปแบบและวิธีจัดกำรทรัพยำกรมนุษย์ท่ีถูกกำหนดมำจำกบริษัทแม่ (home country) ผู้บริหำร และหัวหน้ำงำนในประเทศไทยเพียงแต่นำวิธีกำรปฏิบัติด้ำนทรัพยำกรมนุษย์มำตรวจสอบ และ

78 ปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับบริบทกำรทำงำนในประเทศไทยเพ่ิมเติม ซ่ึงบริษัทได้วิเครำะห์งำน เพ่ือ กำหนดสมรรถนะให้สอดคล้องกับกำรปฏิบัติงำนของพนักงำนในประเทศไทย และจัดทำคำบรรยำย ลักษณะงำน (job description) คุณสมบัติเฉพำะตำแหน่งงำน (job specification) เพื่อระบุ รำยละเอียดของงำนพฤติกรรมของพนักงำน และผลลัพธ์ท่ีองค์กำรคำดหวัง เพื่อใช้เป็นมำตรฐำนใน กำรปฏบิ ัติงำนและกำรวดั ผลกำรปฏบิ ัติงำนของพนักงำน โดยในสว่ นของกำรนำสมรรถนะไปใช้ในกำร จดั กำรทรพั ยำกรมนษุ ยด์ ้ำนอ่ืน สำมำรถสรปุ เป็นกรอบกำรดำเนนิ งำนได้ดังแผนภูมิที่ 4.1 และขนั้ ตอน ของกำรนำสมรรถนะไปประยกุ ต์ใช้ ดังแผนภูมทิ ี่ 4.2 กำรสรรหำและกำรคดั เลอื ก (recruitment and selection) กำรฝกึ อบรมและ กำรพฒั นำสำยอำชพี (career development) กำรพัฒนำ (training and กำรประเมินผลกำรปฏิบตั งิ ำน (performance assessment) development) แผนภมู ทิ ่ี 4.1 กรอบกำรดำเนนิ งำน ทม่ี า (วรรณภำ ลอื กิตินนั ท์, 2558, หนำ้ 32) กำรระบสุ มรรถนะ กำรวเิ ครำะห์ กำรประเมินกำร กำรฝึกอบรมและ (competency ช่องว่ำงสมรรถนะ ปฏบิ ตั งิ ำนจริง กำรพฒั นำ determining) (competency (performance (training and gap analysis) appraisal) development) แผนภมู ิท่ี 4.2 ขั้นตอนของกำรนำสมรรถนะไปประยุกต์ใช้ ทม่ี า (วรรณภำ ลือกติ นิ ันท์, 2558, หน้ำ 34) อย่ำงไรก็ตำมกำรนำเอำสมรรถนะไปปรับใช้ในกำรบริหำรทรัพยำกรมนุษย์จะสำเร็จได้มำก น้อยเพียงใดน้ันข้ึนอยู่กับผู้บริหำรที่จะเป็นผู้ผลักดันนโยบำยดังกล่ำวให้เกิดข้ึนจริงเป็นรูปธรรม ตลอดจนต้องมีกำรวำงแผนที่ดีและมีกำรทำงำนท่ีเป็นระบบ จึงจะสำมำรถนำสมรรถนะไปปรับใช้ใน กำรบรหิ ำรทรพั ยำกรมนษุ ย์ไดอ้ ย่ำงมีประสิทธิภำพ

79 กระบวนการบริหารทรพั ยากรมนษุ ย์ กำรบริหำรทรัพยำกรมนุษย์เป็นสิ่งสำคัญเพรำะเก่ียวข้องกับทรัพยำกรท่ีมีค่ำขององค์กำร สำหรับกระบวนกำรของกำรบริหำรทรัพยำกรมนุษย์ ประกอบด้วย กำรวิเครำะห์งำน กำรสรรหำ คัดเลือก กำรประเมินผลกำรปฏิบัติงำน กำรพัฒนำทรัพยำกรมนุษย์ กำรบริหำรค่ำตอบแทนและกำร สรำ้ งแรงจูงใจ รำยละเอียดดังน้ี 1. กำรวิเครำะห์งำน (job analysis) เป็นกระบวนกำรท่ีเป็นระบบในกำรจับกลุ่มและอธิบำย เกี่ยวกับข้อมูลทำงำน ลักษณะงำนต่ำง ๆ และควำมสัมพันธ์ระหว่ำงงำน ( Ash, 1998, p. 3) เปรียบเสมือนกิจกรรมพ้ืนฐำนของกำรจัดกำรทรัพยำกรมนุษย์ในองค์กำร เน่ืองจำกสำรสนเทศท่ีได้ จำกกำรวิเครำะห์งำนจะถูกนำไปใช้ในกิจกรรมสำคัญ เป็นกำรรวบรวมข้อมูลท่ีเก่ียวข้องกับงำนแต่ละ งำนว่ำมีหน้ำท่ีภำรกิจและกิจกรรมอะไรบำ้ ง เมื่อวิเครำะห์เสรจ็ จะจดั ทำรำยงำนสรุป เพ่ือจะนำข้อมูล ทไ่ี ดไ้ ปใชใ้ นกิจกรรมกำรบรหิ ำรทรัพยำกรมนษุ ย์ขององค์กำร (นทิ ศั น์ ศริ ิโชติรตั น์, 2559, หน้ำ 64) ซ่ึง ควำมสำคัญของกำรวิเครำะห์งำนจะทำให้ทรำบว่ำทำไมจึงต้องมีตำแหน่งงำนน้ี บุคลำกรต้อง ปฏิบัติงำนเม่ือไร บุคลำกรต้องปฏิบัติงำนที่ไหน บุคลำกรต้องปฏิบัติงำนอะไรบ้ำง และทำให้ทรำบว่ำ ตำแหน่งงำนน้ีต้องกำรบุคลำกรที่มีคุณสมบัติอะไรบ้ำง (จตุรงค์ ศรีวงษ์วรรณะ, 2558, หน้ำ 96) ควำมสำคัญของกำรวเิ ครำะห์งำนผู้เขียนไดแ้ สดงดังแผนภูมทิ ่ี 4.3 ควำมสำคญั ของ ทำให้ทรำบว่ำทำไมจึงตอ้ งมตี ำแหน่งงำนน้ี กำรวิเครำะห์งำน ทำให้ทรำบวำ่ บคุ ลำกรต้องปฏบิ ตั งิ ำนเมอื่ ไร ทำใหท้ รำบวำ่ บคุ ลำกรต้องปฏบิ ัตงิ ำนทไ่ี หน ทำใหท้ รำบว่ำบคุ ลำกรต้องปฏบิ ตั ิงำนอะไรบ้ำง ทำใหท้ รำบว่ำตำแหนง่ งำนน้ตี ้องกำรบุคลำกรท่ีมี คณุ สมบัติอะไรบำ้ ง แผนภูมิท่ี 4.3 ควำมสำคัญของกำรวิเครำะหง์ ำน

80 นอกจำกนี้ จตุรงค์ ศรีวงษ์วรรณะ (2558, หน้ำ 95) กล่ำว่ำ กำรวิเครำะห์งำนก็เพื่อให้ บคุ ลำกรเข้ำใจถึงหน้ำท่ีของตนเอง และสำมำรถปฏิบัติงำนนั้น ๆ ได้ตรงตำมวัตถุประสงค์ของงำน ซ่ึง จะทำให้บรรลุเป้ำหมำย ผลของกำรวิเครำะห์งำนจะทำให้องค์กำรสำมำรถแสดงส่ิงที่สำคัญ 2 สิ่งที่ จำเป็นในกำรกำหนดภำระหน้ำท่ี แสดงดงั แผนภูมทิ ่ี 4.4 การวเิ คราะหง์ าน การวเิ คราะห์งาน การวเิ คราะห์บคุ ลากร 1. ตำแหน่งงำน 1. คุณสมบตั ิ 2. หน้ำท่ีควำมรับผดิ ชอบ 2. ประสบกำรณ์ 3. ควำมสมั พันธ์ของงำน 3. ควำมร้แู ละควำมสำมำรถ 4. ลกั ษณะของงำน 4. ทักษะและทัศนคติ แผนภมู ิที่ 4.4 กำรวเิ ครำะห์งำน ท่มี า (Stone, 2006, p. 336) โดยกระบวนกำรวิเครำะห์งำน ประกอบไปด้วยขั้นตอนหลัก ๆ 6 ข้ันตอน ดังต่อไปน้ี (Dessler, 2008, pp. 81-82; นิทัศน์ ศิริโชติรัตน์, 2559, หน้ำ 65; บุญอนันต์ พินัยทรัพย์, 2560, หน้ำ 123) 1.1 กำรต้ังวัตถุประสงค์เพื่อนำข้อมูลจำกกำรวิเครำะห์ไปใช้ประโยชน์ เป็นกำรกำหนด แนวทำงเพ่ือทำกำรเก็บรวบรวมข้อมูลและรำยละเอียดต่ำง ๆ ให้ครบถ้วน ตรงกับแนวทำงของกำร นำไปใช้ประโยชน์ทำงด้ำนกำรบริหำรทรพั ยำกรมนษุ ย์ 1.2 กำรเลือกตำแหน่งงำนที่เป็นตัวแทน ส่วนใหญ่มักจะเลือกตำแหน่งงำนท่ีมีผู้ดำรง ตำแหน่งจำนวนมำก งำนท่ีส่งผลกระทบต่อควำมสำเร็จหรือควำมล้มเหลวขององค์กำร งำนที่มักพบ ปญั หำ และงำนทคี่ รอบคลุมควำมรบั ผดิ ชอบระดบั ตำ่ ง ๆ 1.3 กำรรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เก็บรวบรวมข้อมูลท่ีเกี่ยวข้องในตำแหน่งท่ีจะทำกำร วิเครำะห์ โดยกำรวิเครำะห์ควำมรู้ ควำมสำมำรถ ทักษะ และลักษณะอื่น ๆ ท่ีจำเป็นต้องใช้ในกำร ปฏิบัติงำน ท้ังภำพรวมของงำนในตำแหน่งน้ัน ๆ ควำมเกี่ยวเน่ืองและควำมสัมพันธ์กับงำนอ่ืน ตลอดจนรำยละเอยี ดอ่นื ๆ เชน่ แผนผังองค์กำร แผนผงั กระบวนกำร คำบรรยำยลกั ษณะงำน เปน็ ตน้

81 1.4 กำรเลือกวิธีกำรวิเครำะห์งำนและกำรเก็บรวบรวมขอ้ มูล มีเครื่องมือที่นำมำใช้ในกำร วิเครำะห์งำนมำกมำยท่ีได้รับควำมนิยม เช่น แบบสอบถำม กำรสังเกตกำรณ์ กำรสัมภำษณ์ กำร บนั ทกึ ขึน้ อยกู่ บั สภำพแวดลอ้ มและประเพณีนิยมขององค์กำร 1.5 กำรตรวจสอบควำมถกู ต้องของข้อมลู ผูบ้ งั คับบญั ชำในตำแหน่งน้นั ๆ จะมีส่วนชว่ ย ในกำรตรวจสอบควำมถกู ต้องทไี่ ดจ้ ำกกำรวเิ ครำะหง์ ำน ซึง่ จะทำให้ข้อมูลท่ไี ด้มคี วำมถกู ต้องสมบูรณ์ มำกยง่ิ ข้ึน 1.6 กำรพัฒนำคำบรรยำยลักษณะงำน และข้อกำหนดคุณสมบัติเฉพำะของผู้ปฏิบัติงำน เป็นกำรอธบิ ำยหรือบรรยำยลกั ษณะข้อกำหนดคุณสมบัติเฉพำะของผูป้ ฏบิ ัติงำนทไ่ี ดจ้ ำกกำรวเิ ครำะห์ งำน กำรบรรยำยลักษณะงำนจะเขียนเน้นกำรอธิบำยกิจกรรมควำมรับผิดชอบ ส่วนข้อกำหนด คุณสมบัติเฉพำะของผู้ปฏิบัติงำนจะเน้นอธิบำยตัวบุคคล เช่น ควำมรู้ ควำมสำมำรถ ทักษะ และ คณุ ลักษณะอืน่ ๆ ท่ีจำเปน็ ต่อตำแหน่งนนั้ ๆ กำรวิเครำะหง์ ำนจงึ เป็นข้ันตอนท่ีสำคัญที่จะนำไปสู่กำรทรำบลกั ษณะของงำน และคุณสมบัติ ของบุคคลในตำแหน่งนัน้ ๆ ซ่ึงหำกองค์กำรได้บุคลำกรทมี่ ีควำมรู้ควำมสำมำรถ และปฏิบัติงำนได้ตรง ตำมตำแหนง่ หน้ำทีแ่ ละขอบเขตงำนที่ได้กำหนดไว้ จะทำใหอ้ งค์กำรประสบควำมสำเร็จในกำรบริหำร จดั กำรด้ำนทรพั ยำกรมนษุ ย์ไดอ้ ย่ำงรวดเร็ว 2. กำรสรรหำและคัดเลือก องค์กำรท่ีจะมีควำมเติบโตอย่ำงย่ังยืนมีควำมจำเป็นที่จะต้อง วำงแผนกำลังคนไวใ้ นอนำคต (เลิศชัย สุธรรมำนนท์, 2560, หน้ำ 78) จำกแผนกำลังคนจะนำไปส่กู ำร สรรหำและคัดเลือก โดยกำรสรรหำ คอื กระบวนกำรแสวงหำผู้ที่มคี วำมรู้ควำมสำมำรถตำมคณุ สมบัติ ที่ต้องกำร ส่วนกำรคัดเลือกเป็นกระบวนกำรท่ีดำเนินต่อเนื่องจำกกำรสรรหำ (สุมิตร สุวรรณ, 2561, หน้ำ 47-49) ซึ่งกำรสรรหำอำจมำได้จำกทั้งภำยในและภำยนอก แต่มีข้อพจิ ำรณำท่ีตำ่ งกนั ออกไป คือ หำกเป็นกำรสรรหำจำกภำยในจะทำให้พนักงำนในองค์กำรมีควำมต้ังใจในกำรทำงำนและเห็นถึง ควำมก้ำวหน้ำในงำน เป็นกำรเปิดโอกำสก้ำวหน้ำในงำน ส่วนกำรสรรหำจำกภำยนอกจะทำให้ได้ ควำมคิดใหม่ ๆ สำมำรถนำมำประยุกต์ใช้ในองค์กำรได้ แต่ท่ีต้องระวัง คือ พนักงำนใหม่ท่ีได้จำก ภำยนอกอำจไมไ่ ด้รับกำรยอมรับจำกพนักงำนท่ีอยู่กอ่ น (บุญอนนั ต์ พินัยทรพั ย์, 2560, หน้ำ 178-179) กำรสรรหำมีหลำกหลำยช่องทำงหำกเป็นกำรสรรหำจำกภำยในอำจใชว้ ิธีกำรสรรหำ เชน่ กำรใชร้ ะบบ คอมพิวเตอร์ในองค์กำร กำรติดประกำศงำน กำรฝกึ อบรม กำรหมุนเวียนเปลี่ยนงำน หรือกำรแต่งต้ัง เป็นต้น สำหรบั กำรสรรหำจำกภำยนอก เช่น กำรลงโฆษณำประกำศรับสมัครงำน ตัวแทนบริษัทผู้ทำ กำรสรรหำ กำรสรรหำจำกสถำบนั กำรศกึ ษำ หนังสอื พมิ พ์ นิตยสำร ทีวี วิทยุ กำรแนะนำจำกบุคคลอื่น สำนักงำนจัดหำงำน หรือสื่อใหม่ในปัจจุบันที่ได้รับควำมนิยม คือ สื่อสังคมออนไลน์ เว็บไซต์ โดยเฉพำะเว็บไซต์ที่เป็นสื่อกลำงในกำรติดต่อกันระหว่ำงผู้ประสงค์จะหำงำนและผู้ประสงค์จะว่ำจ้ำง ผปู้ ระสงค์ท่ีจะหำงำนสำมำรถไปฝำกประวัตขิ องตนเองหรือท่ีเรยี กว่ำ เรซเู ม่ (resume) ไว้ที่เวบ็ ไซต์ท่ี

82 ให้บริกำรได้โดยกำรสมัครสมำชิก และเมอื่ ผวู้ ่ำจ้ำงต้องกำรบุคลำกรจะสำมำรถมำสืบค้นจำกเว็บไซต์นี้ ได้โดยมีท้ังแบบฟรีและเสียค่ำบริกำรตำมเง่ือนไขที่เว็บไซต์ได้กำหนดไว้ เช่นเดียวกันหำกบริษัท ต้องกำรประกำศตำแหน่งงำนว่ำงเพ่ือทำกำรสรรหำพนักงำนก็สำมำรถลงประกำศได้ท่ีเว็บไซต์นี้ ตวั อยำ่ งเว็บไซต์ลงประกำศรับสมัครงำนทไ่ี ดร้ บั ควำมนิยมในปจั จุบนั แสดงดงั ภำพที่ 4.1 - 4.5 ภาพท่ี 4.1 ตวั อย่ำงเวบ็ ไซต์ลงประกำศรับสมัครงำนจอ๊ บส์ท็อปกนั ทม่ี า (จอ๊ บส์ท็อปกนั ดอทคอม, 2562) ภาพท่ี 4.2 ตวั อยำ่ งเวบ็ ไซตล์ งประกำศรบั สมัครงำนจ๊อบส์ดบี ี ทมี่ า (จ๊อบส์ดบี ีดอทคอม, 2562)

83 ภาพที่ 4.3 ตวั อย่ำงเวบ็ ไซต์ลงประกำศรับสมคั รงำนจ๊อบสบ์ เี คเค ทีม่ า (จอ๊ บส์บเี คเคดอทคอม, 2562) ภาพท่ี 4.4 ตัวอยำ่ งเว็บไซต์ลงประกำศรับสมัครงำนจ๊อบส์ไทย ท่มี า (จ๊อบสไ์ ทยดอทคอม, 2562)

84 ภาพท่ี 4.5 ตัวอย่ำงเวบ็ ไซตล์ งประกำศรบั สมัครงำนไทยเบสจ๊อบส์ ทีม่ า (ไทยเบสจ๊อบส์ดอทคอม, 2562) เมื่อทำกำรสรรหำเป็นท่ีเรียบร้อยแล้ว ลำดับต่อไปจะนำไปสู่ข้ันตอนของกำรคัดเลือก ซ่ึงเป็น กระบวนกำรจ้ำงงำนหรือไม่จ้ำงงำน เป็นกระบวนกำรตัดสินใจในคุณสมบัติบุคลิกภำพที่ต้องกำร เพ่ือให้ได้งำนที่มีประสิทธิภำพ เป็นกำรวัดคุณสมบัติของผู้สมัคร ผู้ประเมินจะต้องทำหน้ำท่ีในกำร ตัดสินใจในกำรจ้ำงงำน ส่วนใหญ่จะเน้นควำมสำคัญไปที่ควำมสำมำรถมำกกว่ำแรงจูงใจ ซึ่งจริง ๆ แล้วท้ัง 2 ปัจจัยต่ำงมีควำมสัมพันธ์กับผลงำน (อนันต์ชัย คงจันทร์, 2557, หน้ำ 69-70) ปัจจัยท่ีมี ควำมสัมพนั ธก์ บั ผลงำน แสดงดังภำพที่ 4.6 ผลงำน ควำมสำมำรถ แรงจูงใจ (performance) (ability) (motivation) ภาพที่ 4.6 ปัจจัยทมี่ ีควำมสมั พันธก์ บั ผลงำน ทมี่ า (อนันตช์ ยั คงจันทร์, 2557, หนำ้ 70) ปัจจุบันมีกำรแข่งขันกันอย่ำงมำกเพื่อลดต้นทุนและมีกำรดึงตัวบุคคลที่มีควำมสำมำรถให้มำ ปฏิบัติงำนในองค์กำรของตนเอง น้ีคือเหตุผลว่ำทำไมองค์กำรที่ให้ควำมสำคัญกับกำรสรรหำและ คัดเลือกบุคคลถึงประสบควำมสำเร็จ ดังน้ัน องค์กำรจึงต้องมีกำรวำงแผนกลยุทธ์ในกำรสรรหำและ

85 คัดเลือก (จตรุ งค์ ศรีวงษว์ รรณะ, 2558, หนำ้ 116) สโตน (Stone, 2006, p. 187) ได้สรุปกำรสรรหำ เชิงกลยทุ ธ์ไว้ แสดงดงั แผนภมู ิที่ 4.5 กลยทุ ธ์ขององคก์ ำร กำรวำงแผนทรัพยำกรมนุษย์ feedback กำรวเิ ครำะหง์ ำน กำรพรรณนำลกั ษณะงำน กำรกำหนดคุณลักษณะงำน กำรสรรหำและคัดเลือก แผนภมู ิท่ี 4.5 กำรสรรหำเชิงกลยุทธ์ ทม่ี า (Stone, 2006, p. 187) กำรสรรหำและคัดเลือกเป็นกระบวนกำรที่สำคัญ องค์กำรจะได้บุคลำกรที่มีควำมรู้ ควำมสำมำรถตรงตำมคุณสมบัติได้หรือไม่นั้นขน้ึ อยู่กับกำรคัดเลือก ดังน้ัน ผู้ท่ีทำหน้ำท่ีสรรหำจะต้อง ทำกำรกล่ันกรองผู้สมัครให้มีคุณสมบัติตรงตำมตำแหน่งให้มำกที่สุด ซ่ึงคุณสมบัติน้ันจะมำจำกกำร วเิ ครำะหง์ ำนนนั่ เอง ซ่ึงได้อธบิ ำยไว้แล้วในหัวขอ้ ก่อนหนำ้ น้ี 3. กำรประเมินผลกำรปฏิบัติงำน คือ กระบวนกำรที่องค์กำรสำมำรถใช้ในกำรประเมินผล กำรทำงำนของพนักงำนได้ ซ่ึงผลที่ได้จำกกำรประเมินผลกำรปฏิบัติงำนจะเป็นประโยชน์อย่ำงยิ่งต่อ กำรตดั สนิ ใจในกำรจัดกำรทรัพยำกรมนุษย์ขององคก์ ำร ทั้งยังชว่ ยใหพ้ นกั งำนสำมำรถทรำบถึงผลกำร ปฏิบัติงำนของตนเอง และช่วยให้เกิดกำรปรับปรุงและพัฒนำประสิทธิภำพกำรทำงำนของพนักงำน (อนนั ต์ชยั คงจนั ทร์, 2557, หนำ้ 109; บญุ อนันต์ พนิ ัยทรพั ย์, 2560, หนำ้ 189)

86 กำรประเมินผลกำรปฏบิ ัตงิ ำนเป็นข้ันตอนที่มีควำมยุ่งยำก เน่ืองจำกต้องคำนึงถงึ ผลกระทบที่ จะตำมมำ และต้องมีควำมระมดั ระวังไมใ่ ห้เกิดควำมลำเอียงใด ๆ โดยวตั ถุประสงคข์ องกำรประเมินผล กำรปฏบิ ัตงิ ำนมีรำยละเอียด ดังนี้ 1. เพื่อนำผลที่ได้จำกกำรประเมินไปใช้ในกำรบริหำรทรัพยำกรมนุษย์ เช่น กำรจ่ำย ค่ำตอบแทน กำรเลื่อนขั้นเงินเดือน กำรจ่ำยโบนัสประจำปี กำรให้รำงวัล หรือผลตอบแทนอื่น ๆ ตลอดจนกำรให้ออกจำกงำน เป็นตน้ 2. เพื่อพัฒนำประสิทธิภำพกำรทำงำนของพนักงำน โดยสำมำรถนำผลกำรปฏิบัติไปกำหนด ขอบเขตของกำรพัฒนำฝกึ อบรมใหก้ บั พนกั งำนได้อยำ่ งเหมำะสม เพื่อเพิม่ ประสทิ ธิภำพในกำรทำงำน 3. เพื่อสะท้อนผลกำรปฏิบัติงำน โดยพนักงำนสำมำรถทรำบถึงผลกำรปฏิบัติงำนของตนเอง และช่วยใหเ้ กดิ กำรปรับปรงุ และพฒั นำงำน ในมุมมองของเป้ำหมำยกลยุทธ์จะใช้ผลกำรปฏิบัติงำนในกำรเชื่อมโยงกับกิจกรรมของ พนักงำนที่จะส่งผลให้เป็นไปตำมท่ีองค์กำรได้กำหนดเป้ำหมำยเอำไว้ โดยที่พฤติกรรมกำรทำงำนของ พนักงำน บุคลิกลักษณะของพนกั งำน ถอื เปน็ ปัจจัยทีส่ ำคัญท่จี ะใหป้ ฏิบตั ติ ำมเปำ้ หมำยท่ไี ด้วำงไว้ โดย ทจี่ ะต้องสำมำรถวัดและประเมินผลได้ (บุญอนันต์ พินัยทรัพย์, 2560, หน้ำ 192) ร๊อบบินส์, มีลเล็ท, คำ ซิโอพี และมำฌวอเตอร์ (Robbins, Millett, Cacioppe & Marsh-Waters, 2001, p. 670 อ้ำงถึงใน จตรุ งค์ ศรวี งษว์ รรณะ, 2558, หน้ำ 141) ไดน้ ำเสนอวัตถุประสงค์หรือสำเหตุทอี่ งคก์ ำรตอ้ งดำเนนิ กำร ประเมินผลกำรปฏบิ ตั งิ ำนของพนักงำนในประเดน็ สำคัญ ดังตำรำงที่ 4.1 ตารางท่ี 4.1 วตั ถุประสงค์หรอื สำเหตุของกำรประเมินผลกำรปฏิบตั ิงำนของพนักงำน Use Percent 1. ค่ำจำ้ งและสวัสดิกำร (compensation) 85.6 2. ขอ้ มูลย้อนกลับบุคลำกรเกี่ยวกบั ประสทิ ธภิ ำพในกำรทำงำน (performance 65.1 feedback) 3. กำรฝกึ อบรม (training) 64.3 4. กำรเลื่อนข้นั (promotion) 45.3 5. กำรวำงแผนทรัพยำกรมนุษย์ (human resource planning) 43.1 6. กำรเกษยี ณ กำรปลด (retention/discharge) 30.3 7. กำรวิจัย (research) 17.2 ท่ีมา (Robbins, Millett, Cacioppe & Marsh-Waters, 2001, p. 670 อ้ำงถึงใน จตุรงค์ ศรีวงษ์วรรณะ, 2558, หนำ้ 141)