วิชา การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสำเร็จรูป

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู 131 5. การแทรก Task เขา้ ในโครงการ วิธีท่ี 1 1. คลิกท่ี หมายเลขหวั แถวของ task ที่ตอ้ งการ แทรก (เช่น หวั แถว เลข 3) 2. คลกิ เมนู Task 3. คลิก ปุม Task   วธิ ที ี่ 2 คลิกท่ี หมายเลขหัวแถวของ task > คลกิ เมาส์ (ขวา) > Insert Task จากวธิ ที ่ี 1 และท่ี 2 จะปรากฏ ผลลพั ธ์ New Task ดงั น้ี ภาพท่ี 6.6 ขัน้ ตอนการแทรก Task ในโครงการ

132 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู 6. การลบ Task ในโครงการ วธิ ที ี่ 1 คลิกที่ หมายเลขหัวแถวของ task > คลิกเมาส์ (ขวา) > cut Task หรือ Delete Task ภาพท่ี 6.7 การลบTask ในโครงการ วธิ ที ่ี 2 คลิกท่ี หมายเลขหวั แถวของ task > กดปมุ Del บนแปูนพิมพ์ 7. การยา้ ย Task 1. คลิกเมาส์ เลือก หัวแถว ของ Task ทีต่ ้องการย้าย (คลกิ เลือก แลว้ ปลอ่ ยเมาส์) 2. กลบั มาคลกิ ที่หวั แถว Task ที่ต้องการย้ายอีกคร้ัง (คลกิ เมาส์ แบบค้างไว้) 3. ทาการลาก เมาส์ ย้าย Task ไปอยู่ทีต่ าแหน่งทต่ี ้องการ 8. การคดั ลอก Task 1. คลิกเมาส์ ที่เลขหัวแถวทต่ี ้องการคดั ลอก Task 2. เลือก เมนู Task > Copy 3. คลิกเมาส์ ที่เลขหัวแถวทีต่ อ้ งการแทรก Task 4. เลือก Task > Paste    ภาพท่ี 6.8 ขนั้ ตอนการคัดลอก Task

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป 133 9. การสรา้ ง Task ใหม่โดยใชเ้ มาส์ 1. ใหค้ ลกิ เมาสต์ รงตาแหน่งวนั ที่เร่มิ ต้น Task 2. ลากเมาสไ์ ปวนั ท่สี ้ินสุด Task 3. พมิ พช์ อื่ Task และขอ้ มลู เพ่มิ เติมใน Task sheet  เริ่มตน้ ส้ินสดุ ภาพท่ี 6.9 การสรา้ ง Task ดว้ ยเมาส์ ระยะเวลา งาน 10. การย้าย Task โดยการใชเ้ มาส์ 1. นาเมาสว์ างบน Task Bar จนกระทั่งตวั ชเี้ มาสเ์ ปล่ยี นเป็นรูปกากบาท 2. ลากเมาสไ์ ปตาแหน่งทต่ี ้องการ แลว้ ปลอ่ ยเมาส์ ลากเมาสไ์ ปตาแหน่งท่ีตอ้ งการ ภาพท่ี 6.10 การย้าย Task ด้วยเมาส์

134 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป 11. การแยกงาน การแยกสว่ นงานเป็นการ แบ่ง กิจกรรมงาน ออกเปน็ ส่วน ๆ เพื่อเป็นการแบ่งระยะเวลา การทางาน ตามความต้องการของแผนงาน สามารถ ทาได้โดยวธิ กี ารดงั น้ี 1. คลิกเมนู Task 2. คลิกปมุ Split Task 3. เล่อื นเมาส์ไปที่ Task Bar ทต่ี อ้ งการแยกงาน 4. คลกิ เมาส์ ลงท่ี Task Bar 5. ลากส่วนท่ีแยกไปวันทต่ี อ้ งการ      ภาพท่ี 6.11 ข้นั ตอนการแยกส่วนงาน

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป 135 12. การเขียนโนต้ งาน การเขียนโนต้ งาน คือการลงรายละเอียดขอ้ มูล กากบั กิจกรรมงาน (Task) เพ่ิมเติมเป็น กรณพี เิ ศษ หรือเรยี กไดว้ า่ เป็นการใสร่ ายการข้อมูลแสดงความคดิ เหน็ สาหรบั Task มวี ธิ ีการใส่ ขอ้ มูลดงั น้ีคือ วธิ ีท่ี 1 1. เลอื กTaskทตี่ ้องการ เขยี นโนต้ คลิก เมนู Task 2. คลกิ เลอื ก ปมุ Notes  ภาพที่ 6.12 ข้ันตอนการเขยี นโนต้ งาน วิธีท่ี 1 วธิ ที ่ี 2 1. คลกิ ขวา ท่ี Task ท่ีตอ้ งการเขียนโน้ต 2. คลกิ รายการ Notes   ภาพที่ 6.13 ขน้ั ตอนการเขียนโน้ตงานวธิ ที ี่ 2

136 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู จากท้งั 2 วธิ ี จะปรากฏ Task information 1. ให้พิมพ์ข้อความทีต่ ้องการ 2. คลกิ Ok 3. จะปรากฏไอคอนรูป ที่ หนา้ Task name    ภาพท่ี 6.14 ขั้นตอนและผลการเขียนโน้ตงาน

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 137 13. การเพิ่มคอลมั น์ (Column) การเพ่ิมคอลมั น์ เป็นการเพิม่ รายการ การทางานในโครงการเพ่ิมขึ้น สามารถเพิ่มไดด้ ังน้ี 1. ท่ี Add New Column และคลกิ 2. จะปรากฏรายการย่อย ให้เลือกรายการท่ีต้องการ (เช่น เลอื ก Cost) 3. จะปรากฏรายการคอลัมน์ทเ่ี ลือกเพ่ิมขึน้ มา    ภาพที่ 6.15 ข้นั ตอนการเพ่ิมคอลมั น์ .

138 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 14. การซ่อนคอลัมน์ (Column) การซอ่ นคอลมั น์ (Column) เปน็ การ เอา รายการคอลมั นท์ ี่ไม่ต้องการออกไปจาก โครงการ ซ่งึ สามารถทาไดด้ ังนี้ 1. คลิกขวาท่ชี อ่ื คอลัมน์ ทต่ี ้องการเอาออก (เช่น ไม่ต้องการ Column Cost) 2. เลอื กคาส่ัง Hide Column 3. คอลัมน์ Column Cost จะหายไป   ภาพท่ี 6.16 ขัน้ ตอนการซอ่ นคอลมั น์

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูป 139 15. การกาหนดจุดบ่งบอกความก้าวหนา้ ของงาน เรียกอีกอย่างว่า การกาหนด Milestone โดย Milestone จะไม่ใช่งานที่ต้องกระทา ในโครงการ แต่เป็น Task ท่ีใส่ไว้เพื่อบ่งบอกความก้าวหน้าของงาน เช่น ในตัวอย่างทางาน work 4 เสร็จแล้ว งานต่อไปคือการเช็คความก้าวหน้าของโครงการ ซ่ึงกาหนดไว้ในชื่อ work 5 แสดงว่า งาน Work 5 จะเปน็ งานหรือจุดเช็คความก้าวหนา้ ของงานท่ีผา่ น ซึ่งงาน ณ จุดเช็คความก้าวหน้านี้ จะถกู แทนคา่ ด้วย สญั ลกั ษณ์ ซ่ึงนิยมกาหนด จุดเช็คความก้าวหน้า ไว้ ณ วันสุดท้าย ของงาน ท่ี ผ่านมา ซ่ึงสามารถกาหนดได้ดังนี้คือ 1. Task Name ท่ี ต้องการให้เป็น งาน หรอื จดุ เชค็ ความก้าวหน้า ใหก้ าหนดค่า Duration เทา่ กับ 0 แลว้ แสดงว่า Task นน้ั คือ Milestone 2. จะปรากฏ สัญลักษณ์ ขึน้ ในสว่ น งาน Gantt Chart ตรงกบั Task Name ท่ี ได้เลือกไวเ้ ป็น จุด Milestone  ภาพที่ 6.17 ขนั้ ตอนกาหนดจุด Milestone 16. การกาหนดขอบเขตงาน ในส่วนการทางาน โครงการ สามารถ ระบุขอบเขตงานของแต่ละ กิจกรรมได้ โดย วิธีการกาหนดด้วย Constrain Task (ขอบเขตข้อจากัดของงาน) ในส่วนงาน Deadline (วันส้ินสุด งาน) ในส่วนงาน Constraint Type(ประเภทขอบเขตและข้อจากัด) และ ในส่วนงาน Constraint Date(วันที่ระบุขอบเขตงาน) ทั้งน้ีเพื่อให้ทราบข้อจากัด ในส่วนกาหนดการทางาน ท้ังในเรื่องวันเริ่ม งาน วันส้ินสุดการทางาน หรือเสร็จงาน ของกิจกรรมงาน ว่าต้องเป็นอย่างไร ณ วันที่อะไร โดย ประเภทขอ้ จากัดสามารถเลือกกาหนดได้ดังน้ี

140 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู ตารางที่ 6.4 ประเภทขอบเขตงาน Constraint Type ประเภทขอบเขตงาน As Late As Possible ใหง้ านเสร็จชา้ ทส่ี ุดเท่าท่ีจะเป็นไปได้ ในวนั ท่ีระบุ As Soon As Possible ให้งานเสร็จช้าท่ีสดุ เทา่ ทจ่ี ะเป็นไปได้ ในวันทีร่ ะบุ Finish No Earlier Than เสร็จงานในวนั ที่ระบุ หรือชา้ กวา่ ได้ Finish No Later Than เสรจ็ งานในวันท่ีระบุ หรือเรว็ กวา่ ได้ Must Finish On ตอ้ งเสรจ็ งาน ใหต้ รงกบั วันทรี่ ะบุ Must Start On ตอ้ งเริ่มงาน ให้ตรงกับวนั ท่รี ะบุ Start No Earlier Than เร่มิ งานในวนั ท่รี ะบุ หรือชา้ กวา่ ได้ Start No Later Than เร่ิมงานในวนั ทร่ี ะบุ หรือเร็วกวา่ ได้ ซง่ึ สามารถกาหนดการระบุขอบเขตงานไดด้ ังน้ี 1. คลิกเลอื ก Task ทต่ี อ้ งการกาหนดขอบเขตงาน 2. คลกิ เลือก ปมุ Information ใน เมนู Task หรือ ดบั เบิล้ คลิกที่ Task ท่ีเลือก 3. จะปรากฏหน้าตา่ ง Task Information คลิกเลอื ก Advanced 4. กาหนด ในกรอบงาน Constrain task ส่วนงาน Deadline โดยระบวุ ันสิน้ สุดงาน (ตวั อยา่ ง ระบวุ นั ที่ 6/2/14) แล้วคลิก OK 5. จะปรากฏ หวั ลกู ศรสีเขยี วที่ Task Bar ตรงกับวนั ท่ี 6/2/14 เปน็ สญั ลักษณ์แสดงถึง วันสน้ิ สุดวนั 6. ถ้าชีเ้ มาสไ์ ปท่ี หวั ลูกศรสีเขียวน้นั จะปรากฏ กรอบข้อความแสดงสถานะของการ ทางาน วา่ เป็นจดุ Deadline (วนั ส้ินสุดการทางาน)

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 141      ภาพที่ 6.18 ขนั้ ตอนกาหนดขอบเขตวนั สน้ิ สดุ การทางาน

142 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป สาหรับการกาหนดขอบเขตการทางานในสว่ น Constraint Type สามารถกาหนดได้ดงั น้ี 1. ในสว่ น Constraint Type ใหเ้ ลือกขอบเขตงานท่ีต้องการ (เชน่ เลือก Finish No Later Than(เสรจ็ งานในวันทรี่ ะบุ หรอื เรว็ กว่าได้) 2. ในสว่ น Constraint Date ให้เลอื กวนั ทตี่ ้องการ (เช่นเลอื ก วนั ที่ 6/2/14) 3. คลิก OK 4. ระบบจะถามวา่ ต้องการดาเนินการตามท่ี จดั การไว้อย่างไร ใหเ้ ลือก รายการ Continue เพอ่ื ยืนยนั การทางานต่อ 5. คลกิ OK 6. ระบบจะแสดงสถานะ ให้ยนื ยันการเช่ือมต่อกิจกรรมงาน ที่อาจเปล่ียนแปลงไป ให้ เลือก Continue เพ่ือยืนยันการทางานต่อ 7. คลกิ OK

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู 143        ผลลัพธ์ที่ไดจ้ ากการกาหนดค่า Constraint ภาพท่ี 6.19 ขั้นตอนกาหนดขอบเขตงาน

144 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป 17. การเช่อื มต่องาน (Link) ในโครงการสว่ นใหญ่น้ันงานบางงานสามารถเสรจ็ ได้ด้วยตัวของมันเอง แต่กม็ ีงานอีก มากทจ่ี าเปน็ ตอ้ งอาศัยการเกิดตามลาดับระยะเวลา นน่ั คืองานหนึง่ ๆ ไม่สามารถเกิดข้นึ ไดเ้ มื่องาน กอ่ นหนา้ นีย้ ังไม่สนิ้ สดุ เช่น ในการทางานโดยทัว่ ไปนน้ั จาเปน็ ตอ้ งอาศัยการวางแผนงานก่อน ล่วงหนา้ จึงจะสามารถทางานในข้ันตอนต่าง ๆ ทถี่ ัดมาได้ เป็นต้น ภาพท่ี 6.20 ตวั อยา่ งการเชอ่ื มตอ่ งาน การเช่อื มต่องานน้ัน เป็นการกาหนดให้งานมคี วามสัมพันธ์กนั คือ เมื่อส้นิ สดุ งานแรกแล้ว จงึ สามารถทางานถัดมากได้ เหมาะสาหรบั งานทต่ี ้องการทาตอ่ เนื่องกนั ไป โดยท่ีลักษณะของการ เช่ือมตอ่ งานนั้นสามารถแบง่ ไดเ้ ป็น 4 ชนิดด้วยกนั งานทีก่ ารเช่อื มต่อจากจุดส้ินสดุ ไปยังจุดเรม่ิ ต้น (Finish – to – Start) หรือ FS การเชื่อมต่องานแบบแรกน้ี เป็นความสัมพนั ธ์ที่เมอ่ื งานแรกไดส้ ้นิ สดุ ลง งานถัดมาจงึ จะ สามารถเรม่ิ ทางานได้ ซึ่งการเชอ่ื ต่อแบบนี้เป็นวธิ ที ีม่ กี ารเรียกใช้คอ่ นขา้ งบ่อย อีกทั้งยังเป็นการ เชอ่ื มตอ่ งานแบบมาตรฐาน (Default) ของ Project อีกด้วย ภาพท่ี 6.21 การเช่อื มต่อแบบ (Finish – to –start) งานทม่ี ีการเชอ่ื มต่อจากจุดส้ินสุดไปยงั จดุ ส้ินสุด (Finish – to – Finish) หรอื FF การเชือ่ มต่องานแบบนี้ โดยทัว่ ไปจะหมายความถึงงานท่ีแตกต่างกัน 2 งาน แตจ่ ะเสรจ็ ใน เวลาเดยี วกัน เชน่ เรากาลังออกแบบวารสารเก่ียวกบั คอมพิวเตอร์ เม่ือ Layout ของงาน Predecessor มีการออกแบบเสร็จแลว้ น่ันหมายถงึ การส้ินสุดการขายโฆษณา Successor เนือ่ งจากในขณะนนั้ รปู แบบของวารสารไดม้ ีการออกแบบไวเ้ สรจ็ แลว้ ดังนัน้ ไมม่ กี ารเพิ่มเตมิ สว่ นท่ี เป็นโฆษณาอีกแต่อย่างใด

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูป 145 ภาพท่ี 6.22 การเช่ือมต่อแบบ (Finish to Finish) งานท่มี ีการเชื่อมต่อจากจุดเริ่มต้นไปยังจดุ เร่มิ ต้น (Start – to – Start) หรอื SS การเช่อื มต่อแบบน้ีจะเป็นการเชือ่ มต่องาน 2 งาน ทมี่ วี นั เร่ิมตน้ เปน็ วันเดยี วกัน โดยจะมี การเรียกใช้การเชือ่ มต่อแบบน้ีเมอื่ เราเห็นว่าทรัพยากรที่ทางานทง้ั 2 นมี้ ีความสัมพนั ธ์กันสามารถ ทางานควบคู่กันไปได้ ภาพท่ี 6.23 การเชื่อมต่อแบบ (Start – to – Start) งานทมี่ กี ารเชอ่ื มต่อจากจุดเริ่มต้นไปยังจุดสิน้ สดุ (Start – to – Finish) หรอื SF การเช่อื ต่องานแบบน้ี จะมีความซบั ซ้อนมากกว่าในแบบอ่ืน ๆ ซงึ่ ก็จะเป็นวิธีท่มี ีการใช้น้อย ทส่ี ดุ อีกดว้ ย โดยที่วธิ นี ้งี านที่เปน็ predecessor จะไม่สารถเสรจ็ ได้จนกระทั่งงานท่เี ป็น Successor เริ่มต้น ภาพที่ 6.24 การเชอ่ื มต่อแบบ (Start – to – Finish)

146 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป 18. วธิ ีการเช่ือมต่องาน ในหัวขอ้ น้เี ราจะกลา่ วถงึ ข้ันตอนการเชื่อมงาน ซ่ึงสามารถแบ่งวิธีการในการเชือ่ มต่อ งานไดด้ งั ต่อไปนี้ - การเชอื่ ต่องานใน Task Sheet - การเชือ่ มต่องานโดยการใช้เมาส์ - การเช่ือมต่องานโดยการใช้ Toolbar - การเช่ือต่องานโดยการใช้ Task Information วธิ ที ี่ 1 การเชอื่ มตอ่ งานใน Task Sheet สาหรบั การเช่ือมต่องานโดยการใชง้ าน Task Sheet น้ัน จะอาศยั คอลัมน์ Predecessor ซง่ึ เป็นคอลัมนท์ ี่ใชก้ าหนดหมายแถวของงานที่อยู่ก่อนหน้างานนน้ั ๆ โดยรูปแบบการใส่ สญั ลักษณ์ (ท่ี Column Predecessor) เพอ่ื เชอื่ มตอ่ งาน แต่ละ ชนิด เป็นดังนี้ ตารางท่ี 6.5 ชนดิ การเชือ่ มต่องาน ชนดิ การเช่ือมต่อ Predecessor ความหมาย (Finish – to – Start) หรอื FS 1 เมือ่ งานแถวท่ี 1 เสร็จ ให้เร่ิม ทางานนไ้ี ด้ (งานแถวท่ี 1 เสรจ็ กอ่ น) (Finish – to – Finish) หรือ FF 1ff ทางานเสร็จพร้อมกบั งานที่อยู่ แถว ท่ี 1 (งานแถวท่ี 1 เสร็จกอ่ น) (Start – to – Start) หรอื SS 1ss เริม่ ทางานพรอ้ มกบั งานท่ีอยู่ แถวที่ 1 (งานแถวท่ี 1 เริ่มก่อน) (Start – to – Finish) หรอื SF 1sf เม่ืองานที่ อยู่แถวที่ 1 เร่ิมข้ึน งานนี้ ให้หยุดได้ (งานแถวท่ี 1 เรม่ิ ก่อน) หมายเหตุ 1. หมายเลขท่ี ระบุในการเชอื่ มโยง คือ หมายเลขแถวลาดบั งาน 2. สาหรับการเชือ่ มโยง แบบ (Finish – to – Start) หรือ FS ไมต่ ้องใส่ สัญลกั ษณ์ FS ตอ่ ท้ายหมายเลข เพราะระบบ กาหนดเปน็ คา่ ต้ังต้น เรยี บร้อยแล้ว 3. เมอื่ ใส่สญั ลกั ษณ์ การเชื่อมต่อที่ Predecessor เรยี บร้อยแล้วให้ กด <Enter> เพอ่ื ยนื ยนั การกาหนดการเชอื่ มต่อนัน้ 4. ในกรณที ต่ี ้องการเพิ่มค่าของ Predecessor ให้มหี ลายค่า สามารถใช้เครื่องหมาย ‘,’ เปน็ ตวั คนั่ Predecessor แต่ละตัว

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 147 ตวั อยา่ งการเช่ือมต่องาน แบบ (Finish – to – Start) ตวั อยา่ งการเช่ือมต่องาน แบบ (Finish – to – Finish) หรือ FF ตวั อย่างการเชื่อมต่องาน แบบ (Start – to – Start) หรือ SS ตัวอยา่ งการเชื่อมต่องาน แบบ (Start – to – Finish) หรอื SF ภาพที่ 6.25 ตัวอย่างการเชื่อมตอ่ งานชนดิ ตา่ งๆ วธิ ีที่ 2 การเชือ่ มต่องานโดยการใช้เมาส์ เน่อื งจากการเช่ือมต่องานด้วยวิธีนี้ จะกาหนดชนดิ ของการเชอื่ มตอเป็น แบบ Finish – to – Start เทา่ น้นั ดงั น้ันในกรณที ีเ่ ราต้องการเปลี่ยนแปลงชนดิ ของการเชอ่ื มตอ่ จงึ ต้องทาใน ภายหลัง 1. เลอื่ นตัวชี้เมาสไ์ ปบน Task bar ของงานที่ตอ้ งการกาหนดให้เป็นงานที่ต้องทาก่อน เราจะเรียนวา่ Predecessor 2. คลิกเมาสค์ า้ งไว้ แล้วลากเมาสไ์ ปวางทบั งานทเ่ี ราต้องการกาหนดใหท้ าต่อจากงานท่ี เราเลอื กในขณะนี้ โดยงานที่ทาต่อนเ้ี ราจะเรยี กวา่ Successor 3. เมื่อปลอ่ ยเมาสจ์ ะเกิดเปน็ แนวการเชอ่ื มต่อแบบ Finish – to – Start เกดิ ขนึ้

148 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู    ภาพที่ 6.26 ขั้นตอนการเชอ่ื มต่องานด้วยเมาส์ วธิ ีท่ี 3 การเช่ือมต่องานโดยการใช้ Toolbar เราสามารถใช้งาน Toolbar ในการเชือ่ มต่องานได้ โดยท่ีชนิดของการเชื่อมต่อน้ันจะเป็น แบบ Finish – to – Start ซ่ึงในกรณีที่เรามีความตอ้ งการที่จะเปลี่ยนชนิดของการเช่อื มต่อ กส็ ามารถ ทาไดใ้ นภายหลงั 1. เลอื กงานตั้งแต่ 2 งานใดๆ ทีต่ ้องการเชือ่ มตอ่ 2. คลิกปุมเชอื่ มตอ่ งาน 3. จะปรากฏแนวการเช่อื มต่องานท่ี Task Bar    ภาพที่ 6.27 ข้ันตอนการเชื่อมตอ่ งานด้วยToolbar

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู 149 วธิ ีที่ 4 การเชื่อมต่องานโดยการใช้ Task Information หน้าต่าง Task Information จะแสดงรายละเอียดตา่ ง ๆ เก่ยี วกับงาน โดยทีจ่ ะ ประกอบดว้ ยรายการย่อย ๆ 6 รายการ โดยท่ีรายการ Predecessor จะเปน็ รายการทเ่ี ราสามารถ กาหนดและแก้ไขให้มกี ารเชอื่ มตอ่ ระหวา่ งงานได้ ซึ่งวธิ กี ารกาหนด สามารถทาได้ดงั นี้ 1. คลิกเลอื ก Task Name ที่ต้องการทาการเชื่อมต่อ และคลกิ เมนู Task 2. คลกิ Information 3. จะปรากฏ หน้าต่าง Task Information ทร่ี ายการ Predecessor ตรงคอลัมน์ Task Name ให้เลือก Task name ที่ตอ้ งการ 4. ทค่ี อลัมน์ Type ให้เลอื กชนิดของการเช่อื มตอ่ ท่ตี ้องการ โดยระบบจะกาหนดค่า Default คอื ชนดิ Finish – to – Start 5. คลกิ เมาสป์ มุ OK เพ่ือสิ้นสุดการกาหนดการเชอ่ื มตอ่ 6. จากนัน้ จะปรากฏแนวการเชื่อมต่อขึ้น ท่ี Task Bar และปรากฏค่าลาดบั แถวงาน ที่ คอลัมน์ Predecessor ขนึ้ จากการเลอื กในข้อ 4      ภาพท่ี 6.28 ขนั้ ตอนการเชื่อมต่องานโดยการใช้ Task Information

150 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป 19. การยกเลิกการเช่ือมต่องาน (Unlink Task) หากเราจาเป็นต้องยกเลกิ การเชอ่ื มต่องานในการยกเลิกการเช่ือมตอ่ งานหรือเปลี่ยน ชนิดการเชื่อมต่อน้นั สามารถทาไดด้ ว้ ยวธิ กี ารตา่ ง ๆดงั น้ี 1. คลิกเมาส์ไปที่ Task Name ทตี่ อ้ งการยกเลิกการเช่ือมต่อ (เชน่ Work 1) 2. ท่ี เมนู Task ใหค้ ลิกเมาส์ปุม 3. การเชือ่ มต่องาน จะถูกยกเลกิ   ภาพที่ 6.29 ข้นั ตอนการยกเลิกการเชื่อมต่องาน 20. การใช้งาน Lead และ Lag Time การใช้งาน Lead และ Lag Time สาหรบั งานใด ๆ นั้น เป็นการกาหนดระยะ เวลาของ Predecessors โดยจะเร่ิมต้นชา้ หรือเร็วก็ข้นึ อยู่กบั ประเภทของความสัมพันธ์ที่ไดก้ าหนด ไว้ว่าเปน็ แบบใด ลกั ษณะและรปู แบบของการ Lead และ Lag Time Lead Time เป็นรูปแบบของงาน Successor โดยทรี่ ะยะเวลางาน จะมีชว่ งเวลา การทีซ่ ้อนกันกับงานที่ เป็น Predecessor นั่นคืองานทเ่ี ป็น Successor จะสามารถเรม่ิ ต้นทาได้ โดยท่งี านที่เป็น Predecessor ยังไมเ่ สรจ็ สน้ิ สาหรบั ในงานท่มี กี ารเชื่อมต่อแบบ Finish – to – Start ดงั นี้ ภาพท่ี 6.30 การชอื่ ต่อแบบ Lead Time

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู 151 Lag Time เปน็ รูปแบบของงานท่มี คี วามลา่ ช้า Delay เกดิ ขึน้ ชว่ งระหวา่ ง งานท่ี เป็น Predecessor และ Successor นั่นคืองานทเี่ ปน็ Successor น้นั จะเร่ิมตน้ ไดก้ ต็ ่อเมือ่ งานทเ่ี ป็น Predecessor ไดส้ ิ้นสดุ ลงและมีการ Delay ระยะเวลาออกไปตามท่ีกาหนดไว้ ดงั รปู ภาพท่ี 6.31 การเชอ่ื มต่อแบบ Lag Time สาหรับการใช้งาน Lead และ Lag Time นนั้ ถอื ว่าเปน็ การจัดตารางเวลาพิเศษ ให้กบั งานบางงาน โดยเฉพาะในกรณที ่ีเราไม่ทราบระยะเวลาแนช่ ดั ในการทางานดังกลา่ ว และถือ ว่าเป็นการกาหนดระยะเวลาในการทางานน้ัน ๆ อยา่ งครา่ ว ๆ อกี ด้วย การกาหนด Lead และ Lag Time ในการกาหนด Lead และ Lag Time น้ัน เราจาเป็นจะตอ้ งทราบเกี่ยวกบั รายละเอียด ของหน้าต่าง Task Dependency ซ่งึ หน้าตา่ งดังกล่าวนมี้ ักใช้งาน ในการลบ หรอื เปลีย่ นชนิดของ การเช่อื มต่องาน ตลอดรวมถึงการกาหนด Lead และ Lag Time ภาพท่ี 6.32 หนา้ ตา่ งสาหรบั กาหนดคา่ Lead Time และ Lag Time From แสดงชื่องานเรม่ิ ต้น ที่มกี ารเชอ่ื มตอ่ หรือ Predecessor To แสดงช่อื งานส้นิ สุด ที่มีการเชือ่ มต่อหรือ Successor Type แสดงชนดิ ของการเช่ือมต่อ โดยที่สามารถเปลี่ยนแปลงชนิดการเชอ่ื มต่อได้ Lag เปน็ การกาหนด Lead และ Lag Time โดยในกรณีท่ีเป็น Lead จะมคี า่ เป็นลบ กรณีทีเ่ ปน็ Lag จะมคี ่าเปน็ บวก Delete เปน็ ปมุ ทใ่ี ชใ้ นการลบการเชื่อมต่องาน

152 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป ในสว่ นของการ Lead และ Lag Time นั้นจะอาศัยหน้าต่าง Task Dependency ดงั กลา่ วในการกาหนด ซ่งึ เราสามารถทาได้ด้วยวธิ กี ารดังต่อไปนี้ 1. ดบั เบล้ิ คลกิ บนแนวการเช่ือมตอ่ ระหว่างงาน ท่ตี ้องการทา Lead หรอื Lag 2. จะปรากฏหนา้ ต่าง Task Dependency ข้ึน ให้คลิกปมุ ในส่วนของ Type เพ่อื เลือกชนดิ ท่ตี ้องการเชื่อมต่อที่ต้องการในท่ีนีจ้ ะเลือก Finish – to – Start 3. สาหรบั การ Lead Time และ Lag Time คลิกปุม ขึ้นหรือลงในส่วน ของ Lag เพ่ือกาหนดจานวนวนั ท่ใี ชใ้ นการ Lag หรือ Lead โดยท่ี - กาหนดคา่ เปน็ ลบ จะเป็นการกาหนด Lead Time - กาหนดคา่ เปน็ บวก จะเปน็ การกาหนด Lag Time 4. คลิกเมาสป์ ุม เปน็ การยืนยันการทางาน 5. จะปรากฏผลลพั ธ์การเชอ่ื มโยงตามท่ีเลือกจาก ขอ้ 2 และ 3      แสดง Lead-time จากค่า Lag คอื -3d  แสดง Lag-time จากค่า Lag คอื 3d ภาพที่ 6.33 แสดงขัน้ ตอน กาหนดคา่ Lead Time และ Lag Time

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู 153 21. งานทีเ่ กิดขน้ึ เป็นประจา งานท่เี กดิ ขึ้นเปน็ ประจา คือ งานที่เก่ยี วข้องกับการทางานท่ีเกิดขึน้ แบบซ้าๆ บ่อยๆ เช่น งานประชมุ งานตรวจสอบ งานอบรม เปน็ ตน้ ซง่ึ สามารถกาหนดการจดั การงาน ไดด้ ังน้ี 1. คลกิ เลอื กแถวลาดบั งาน ทต่ี อ้ งการแทรกงานประจา (ควรจะเป็นแถวลาดับงานท่ียงั ไมม่ ชี ื่องาน) 2. คลกิ เมนู Task คลกิ ปมุ Task 3. คลกิ รายการ Recurring Task   ภาพที่ 6.34 ขัน้ ตอนกาหนดงานประจา จะปรากฏหน้าต่างการทางาน Recurring Task Information ให้กาหนดข้อมลู ตาม ตอ้ งการ ซ่งึ สามารถ กาหนดรูปแบบการทางาน ได้ 4 รูปแบบคอื 1 ทางานประจาเปน็ รายวนั 2 ทางานประจาเป็นรายสัปดาห์ 3 ทางานประจาเปน็ รายเดอื น และ 4 ทางานประจาเป็นรายปี ใสช่ ือ่ งาน  ระยะเวลาในการทางานตอ่   กาหนดคจราั้งนวนคร้งั การ  ทาซ้า กาหนดวัน หรือกาหนดวันสิ้นสุดการ เร่ิมต้น ทาซา้ ภาพที่ 6.35 ขนั้ ตอนการกาหนดงานประจา

154 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป รายละเอียดของรูปแบบงานประจาแต่ละแบบ    ภาพที่ 6.36 รายละเอียดงานประจาในรูปแบบต่างๆ

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป 155 เช่น กาหนดชอ่ื งานประจาคร้ังน้ี คอื งานประชุมหัวหน้าฝุาย โดยจัดประชมุ ครั้งละ 1 วนั ในวันทางาน แบบวนั เว้นวัน และจดั การประชุมทั้งหมด 4 คร้งั ใสช่ ่ืองาน เลือกลกั ษณะการทาซ้าของ ระยะเวลาในการทางานตอ่ งาน ครัง้ กาหนดวนั กาหนดจานวนคร้ังการ เร่ิมต้น ทาซ้า หรอื กาหนดวนั สน้ิ สดุ การ ทาซา้ ผลปรากฏดงั น้ี คลกิ ที่ เครื่องหมาย + เพ่ือแสดงเนือ้ หาย่อย ภาพที่ 6.37 ตวั อย่างการกาหนดงานประจารูปแบบรายวัน

156 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป 22. งานย่อยและงานหลกั งานทัง้ หมดในโครงการของนั้น อาจมบี างงานทเ่ี ปน็ งานย่อยอยู่ในงานที่อืน่ ๆ หรือท่ี เรยี กวา่ “งานยอ่ ย” Subtask ภาพที่ 6.38 ตวั อยา่ งงานหลักและงานย่อย สญั ลกั ษณแ์ สดงถงึ การเป็นงานหลัก คือ และงานย่อยจะมเี คร่ืองหมาย + และ - Summary task จะเป็นสีดา 23. งานหลัก(Summary Task) และงานย่อย (Subtask) ในการวางแผนงานโครงการของนั้น ต้องระบุลงไปว่าแผนงานของน้ันมีงานอะไรบ้าง และใครเป็นคนดูแลรับผิดชอบงานแต่ละช้ิน บางครั้งพบว่าจะเป็นการง่ายต่อการดูแลและบริหาร โครงการ ถ้าแจกแจงงานหลัก (Summary Task) ออกมาเป็นงานย่อย (Subtask) เพราะอาจช่วย ติดตามงานได้ง่ายขึ้น ยกตัวอย่าง เช่น มีโครงการอบรมวิชาการแก่ชุมชน ซ่ึงแบ่งหัวข้อการอบรม ออกเป็น 3 เร่ืองงานหลัก คือ อบรมการใช้อินเตอร์เน็ต อบรมการซ่อมบารุงคอมพิวเตอร์ และอบรม การลงโปรแกรม สาหรับในแต่ขั้นตอนของงานหลกั นัน้ ประกอบไปด้วยงานย่อย ซง่ึ วิธกี ารใสง่ านหลัก และงานย่อย ให้โครงการทาได้ดังน้ี สร้างแฟูมโครงการใหม่ และใส่รายละเอียดต่าง ๆ ของงานหลัก และงานย่อยของ โครงการตามปกติระบุวันเริ่มต้นทางาน วันส้ินสุดทางาน และระยะเวลาของการทางานเฉพาะงาน ย่อยเท่าน้ัน ส่วนงานหลักยังไม่ต้องระบุเพราะ ระบบ จะคิดให้เองโดยอัตโนมัติ หลังจากท่ีใส่ รายละเอียดของงานย่อยเรียบร้อยแล้ว ต่อไปคือ การกาหนดว่า Task ไหนคืองานหลัก Task ไหน คืองานยอ่ ย 1. คลิกเลอื กงานที่ต้องการกาหนดให้เป็นงานยอ่ ย 2. จากน้นั คลกิ ที่ปุม Indent ในเมนู Task งานนั้นกจ็ ะกลายเปน็ งานยอ่ ยทันที

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 157   ภาพที่ 6.39 ขัน้ ตอนกาหนดงานยอ่ ย ซึ่งงานยอ่ ยในโครงการของน้ัน กส็ ามารถมงี านย่อยไดอ้ ีกเชน่ กัน โดยการคลกิ เลอื กงาน แลว้ คลกิ ทีป่ ุม Indent งานทีเ่ ลือกจะกลายเป็นงานย่อยอยูใ่ ต้งานหลกั งานหลกั งานหลกั งานย่อย ภาพท่ี 6.40 ตวั อยา่ งงานหลกั งานย่อย

158 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู ภาพที่ 6.41 ตวั อยา่ งงานหลักงานย่อย (ต่อ) จากหน้าต่าง Task Sheet จะเห็นว่า Task ท่ีเป็นงานหลัก หรือ Task ในบรรทัด ก่อนหน้างานย่อยนั้น จะมีไอคอน Outlining หรือ ปรากฏอยู่ ซ่ึงจากภาพตัวอย่างนั้น “อบรมการใช้ Internet” เป็นงานหลัก โดยประกอบไปด้วยงานย่อย “ดาเนินการอบรม” และ “ประเมนิ การอบรม” 24. การเปล่ียนสถานะงานหลกั และงานยอ่ ย จากการกาหนดวนั เรมิ่ ต้น , วันสิ้นสุด และระยะเวลาของงานหลักให้เองอัตโนมัติ โดย วันเร่ิมต้นของงานหลักจะเป็นวันเริ่มต้นของงานย่อยงานแรก และวันสิ้นสุดของงานหลักคือวันส้ินสุด ของงานย่อยงานสุดทา้ ย สว่ นระยะเวลาของงานหลักก็คานวณจากระยะเวลาวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด ของงานหลกั แต่ถ้าตอ้ งการเปลย่ี นงานย่อยกลับมาเปน็ งานหลัก 1. ให้คลิกเลือกงานยอ่ ย 2. คลกิ ท่ีปุม Outdent หรือ เพ่อื เล่ือนลาดบั งานไปข้างหน้า จากนน้ั งานย่อยนน้ั จะกลับมาเป็นงานหลกั อย่างเดิม  เลือกงานย่อย ภาพท่ี 6.42 ขนั้ ตอนการเปลย่ี นสถานะเปน็ งานหลัก

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู 159 งานย่อยกลบั คนื สถานะงานปกติ Task Bar กลบั คนื สถานปกติ ภาพที่ 6.43 คือสภาพสถานะจากงานยอ่ ยเป็นงานหลกั 25. การเลื่อนลาดับงานไปขา้ งหนา้ Outdent โดยใชเ้ มาส์ 1. เลอื กงานทตี่ ้องการเลื่อนลาดับงานไปข้างหนา้ โดยงานต้องไม่อยใู่ นระดบั บนสุด หรอื ซา้ ยมือสดุ และช้ีเมาส์ไปท่ีตัวอกั ษรแรกของงานทต่ี ้องการออกจากงานย่อย เมาสเ์ ปลย่ี นเปน็ รูป 2. ให้ลากเมาส์เล่อื นออกมาทางซา้ ย 3. งานจะถูกลดระดบั ลงมาอกี ข้ันหน่งึ และ Task Bar จะคนื กลับสถานะเดิม    ภาพที่ 6.44 ขน้ั ตอนการคนื สถานงานหลักดว้ ยเมาส์

160 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป สรปุ ท้ายบทเรยี น การจดั ทา Work Breakdown Structure (WBS) ซงึ่ เปรียบเสมือนเปน็ แผนแมบ่ ทแสดง งานทีจ่ ะต้องทาในโครงการพูดง่ายๆ กค็ ือ เราใช้ WBS เปน็ เครอื่ งมอื ในการระบวุ า่ งานทีจ่ ะต้องทาใน โครงการนนั้ มีอะไรบ้าง โดยพิจารณาจากรายละเอยี ดขอบเขตโครงการท่ีระบุไว้ใน WBS มีรปู แบบการเขยี นทชี่ ัดเจนโดยจะแบ่งออกเป็นระดบั ต้งั แตง่ านที่ใหญ่ทสี่ ดุ (โครงการ) จนถึงงานในระดับย่อยทส่ี ุดทีเ่ ปน็ Work package WBS จะมลี กั ษณะเปน็ แผนภูมิรากไม้ แบง่ งานในโครงการออกเปน็ หมวดๆ ย่อยลงไป เร่อื ยๆ ตามหมวดหมู่ และเทคนิคของงาน มุมมองตา่ งๆ ในการจดั การโครงการ ด้วยโปรแกรม MS Project ประกอบดว้ ย - Calandar - Tracking Gantt - Gantt Chart - Resource Form - Network Diagram - Resource Graph - Task Form - Resource Sheet - Task Sheet - Resource Usage - Task Usage - More View - Timeline

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู 161 แบบฝึกหัดท้ายบทท่ี 6 1. โครงสรา้ งกจิ กรรมงาน Work Breakdown Structure คอื อะไร 2. Work Breakdown Structure มคี วามสาคญั ต่อโครงการอย่างไรบ้าง 3. ใหอ้ ธิบายหลักในการพจิ ารณาการทางาน Work Breakdown Structure 4. ให้สรปุ คณุ สมบัตใิ นการทางานของ Work Breakdown Structure มาพอสังเขป 5. ให้สรปุ ประเดน็ จากการจาแนกโครงสร้างกิจกรรมงาน Work Breakdown Structure มาเป็นข้อ ๆ 6. เนือ้ หาในตารางกจิ กรรมงาน ควรประกอบด้วยเร่อื งอะไรบ้าง 7. แผนผังแสดงกลุ่มงาน ระหว่าง PBS กับ PAP มีความแตกต่างกนั อย่างไร 8. ให้เสนอแนะแนวทางในการจัดทาโครงสรา้ งกิจกรรมงาน 9. ใหอ้ อกแบบโครงสร้างกิจกรรมงาน (WBS) ใหก้ บั โครงการทีจ่ ัดทาขึน้ จาก แบบฝกึ หดั ทา้ ยบทที่ 5 10. ให้อธบิ ายงานทเี่ กดิ ข้นึ ในภาพ ในเรอื่ ง (การเชอื่ มต่อการ งานหลกั งานย่อย) จาก ภาพท่กี าหนดให้ 11. ใหจ้ ัดการโครงการ ด้วยโปรแกรม MS Project “กรณีศึกษา โครงการผลิตสนิ สนิ คา้ ใหม่” โดยจัดทาโครงการใน สถานะของปฏิทิน ปี 2014 รหัสงาน รายการงาน จานวนเวลา งานท่ี รูปแบบงาน Note งาน ทาก่อน 1 ระดมความคิดสร้าง 1 เดือน start เรมิ่ วนั ที่ 1 มี.ค. 2557 ผลติ ภัณฑใ์ หม่ 2 วเิ คราะห์ความ 2 สัปดาห์ 1 เปน็ ไปได้ของ ผลิตภัณฑ์ 3 ระดมไอเดียกาหนด 3 สัปดาห์ 2 กลมุ่ เปูาหมาย

162 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู รหสั งาน รายการงาน จานวนเวลา งานที่ รปู แบบงาน Note งาน ทาก่อน แยกส่วน 4 รวบรวมขอ้ มลู ในการ 3 สัปดาห์ start แยกสว่ นทางาน ตัดสินใจ (ทางาน 2 สัปดาห์ งาน หยดุ 1 สัปดาห์ แลว้ จงึ ทางานต่อ) 5 ประชุมเร่อื งโอกาส 2 ชวั่ โมง start เปน็ รปู แบบงานประจา ประชมุ สารวจเบ้อื งตน้ โดยประชุมทุกสัปดาห์ เบ้ืองตน้ ในวันอังคารการประชุม เสรจ็ ส้นิ พรอ้ มงาน 4 6 ตัดสินใจเรื่องการ 3 วัน 5 สารวจเบ้ืองต้น (yes/no) 7 การสารวจขอ้ มูล 2 สปั ดาห์ 6 เบือ้ งต้น 8 กาหนดทมี ในการ 1 สัปดาห์ 7 สารวจ 9 รายงานนาเสนอ เชค็ ความ 8 Milestone ทีมในการสารวจ คบื หน้าของ งาน 10 ประเมินตลาด 2 สปั ดาห์ 8 แยกส่วนทางาน (ทางาน 1 สัปดาห์ หยุด 2 สปั ดาห์ แลว้ จงึ ทางานต่อ) 11 วเิ คราะห์คู่แขง่ 2 สัปดาห์ 10 แยกสว่ นทางาน (ทางาน 1 สัปดาห์ หยดุ 1 สัปดาห์ แลว้ จึงทางานต่อ) 12 วิเคราะหค์ วาม 1 สัปดาห์ 11 เป็นไปได้ดา้ นเทคนิค 13 สรปุ ความเปน็ ไปได้ 2 สัปดาห์ 12 ทางด้านเทคนิค

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู 163 รหสั งาน รายการงาน จานวนเวลา งานท่ี รูปแบบงาน Note 14 ประชมุ ยอ่ ย งาน ทากอ่ น เปน็ รปู แบบงานประจา ประชุมยอ่ ย ประจาเดอื น โดยประชุมทัง้ หมด 3 ประจา 15 3 ชวั่ โมง 10 ครัง้ ในวันพุธ ณ เดอื น รายงานนาเสนอสรปุ เช็คความ 14 สัปดาหส์ ดุ ท้ายของ ความเปน็ ไปไดข้ อง คืบหน้าของ เดือน Milestone โครงการ งาน

164 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูป เอกสารอ้างอิง เจตณรงค์ เชาวช์ เู ดช. (2552). การจดั ทา Work Breakdown Structure. สืบค้นเม่อื 10 กนั ยายน 2556, จาก https://sites.google.com/site/costengineeringsite/ bth-thi-2-khwam-ru-beuxng-tn-khxng-xngkh-prakxb-ngan-tang-ni-khorngkar- taela-prapheth/bth-thi-3-kar-cad-tha-work-breakdown-structure นลิน จนั ทร. (2554). Microsoft Project 2010. กรุงเทพฯ: ซิลพลิฟาย. ปกรณ์ ปรยี ากร. (2542). การบริหารโครงการแนวความคดิ และแนวทางในการสรา้ งความสาเรจ็ . สืบค้นเมื่อ 10 กันยายน 2556, จาก http://www.mpa9.net/Doc/780/ AJ_Pakorn/ pa780_mpa18bb_pakorn.pdf ___________. (2542). การวางแผนการวเิ คราะห์และแนวทางในการบริหารโครงการใหป้ ระสบ ผลสาเร็จ. (ม.ป.ท.): สถาบันบณั ฑิตพัฒนบรหิ ารศาสตร์. เพ็ญศรี ปักกะสนี งั . (2556). การจัดการโครงการเทคโนโลยสี ารสนเทศ. กรุงเทพฯ: ซเี อด็ ยูเคชั่น. สมบัติ ธารงธญั วงศ์. (2547). การบริหารโครงการ. พิมพ์ครง้ั ท่ี 4. กรงุ เทพฯ: เสมาธรรม. สมาคมวศิ วกรรมสถานแหง่ ประเทศไทย ในพระบรมราชูปถัมภ์ คณะอนุกรรมการบรหิ ารงานก่อสร้าง. (2552). แนวทางการบรหิ ารโครงการและควบคมุ งานก่อสรา้ ง / คณะอนกุ รรมการ สาขาบรหิ ารงานกอ่ สร้าง วศิ วกรรมสถานแห่งประเทศไทย ในพระบรมราชูปถัมภ์ (วสท.). กรงุ เทพฯ : วศิ วกรรมสถานแหง่ ประเทศไทย ในพระบรมราชูปถมั ภ.์ สเุ ทพ โลหณตุ . (2557). Microsoft Project 2013 บรหิ ารคน บริหารโครงการ ใหอ้ ยหู่ มัด. กรงุ เทพฯ: วิตตก้ี รุป๊ . สุพจน์ โกสิยะจินดา. (2550). การบรหิ ารโครงการในระบบงานไอท่ี. กรุงเทพฯ: วทิ ยพัฒน์. อรอุมา เอกตาแสง. (2555). คู่มือ Microsoft Project ฉบบั สมบรู ณ์. นนทบรุ ี: ไอดีซฯี . อัสตนิ , โรเบริ ์ต ดี. (2556). การบรหิ ารโครงการ (คมสนั ขจรชพี พันธง์ุ าม, ผแู้ ปล). แปลจาก Managing Projects Large and Small. กรงุ เทพฯ: แอคทีฟ พรนิ้ ท์. Goodman , Louis.J. & Love R.N. (1980). Integrated Project Planning and Management . New York: Pergamon Press.

แผนบริหารการสอนประจาบทท่ี 7 การจัดการทรัพยากรในโครงการ เวลาเรยี น 8 ช่ัวโมง วัตถุประสงค์ หลังจากทไ่ี ด้ศึกษาบทเรยี นนี้แล้ว นักศกึ ษาควรมีพฤติกรรมดังน้ี 1. บอกถงึ แนวคดิ ในการจัดสรรทรัพยากรของโครงงานได้ 2. อธิบายและยกตวั อยา่ งหน้าท่ีของบุคลากรแตล่ ะประเภทในโครงการได้ 3. สรุปประเด็นถงึ ผรู้ ับผิดชอบงานตามการจัดลาดับของโครงการได้ 4. อธบิ ายถึงความแตกตา่ งระหว่างหน้าท่แี ละความรบั ผดิ ชอบของบุคลากรในโครงการได้ 5. อธิบายถงึ ความแตกต่างของรูปองค์กรโครงการได้ 6. เขียนขอ้ เสนอแนะเพ่อื ปรับปรุงการจดั รูปแบบองค์กรโครงการได้ 7. ออกแบบกิจกรรมท่ีเก่ยี วกบั เร่ืองงบประมาณในโครงการได้ 8. สามารถประยุกตใ์ ช้งานโปรแกรม MS Project ในการจัดการทรัพยากรในโครงการได้ หัวข้อเน้ือหา 1. การจดั สรรทรพั ยากรโครงงาน 2. บุคลากรในโครงการ 3. ผูร้ บั ผดิ ชอบการจัดลาดบั โครงการ 4. หน้าท่แี ละความรบั ผดิ ชอบของบุคลากร 5. รปู แบบองคก์ รโครงการ 6. ขอ้ พิจารณาในการเลอื กรปู แบบองค์กรโครงการ 7. ปจั จยั สาคัญแห่งความสาเร็จของคณะทางานโครงการ 8. การจดั ทางบประมาณโครงการ 9. การจดั การทรัพยากรในโครงการดว้ ยโปรแกรม Microsoft Project วิธกี ารสอนและกจิ กรรม 1. บรรยายเนื้อหาสาระสาคญั ประกอบ PowerPoint 2. ตั้งคาถามอภิปรายระหวา่ งอาจารย์กบั นกั ศึกษา 3. สรปุ ประเด็นเน้อื หาร่วมกนั 4. ใหต้ อบคาถามทา้ ยบทเรียน

166 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู สอ่ื การสอน 1. เอกสารประกอบการสอน 2. Microsoft PowerPoint ประจาบทเรียน 3. คอมพวิ เตอร์ และเครือข่ายอินเตอรเ์ นต็ 4. แบบฝกึ หัดทา้ ยบทเรยี น การวัดผล 1. สังเกตพฤตกิ รรมการมสี ว่ นรว่ มในห้องเรยี น 2. ความรบั ผิดชอบในงานท่ีได้รบั มอบหมาย 3. ประเมนิ การทางานตามท่ีมอบหมาย 4. ประเมินการตอบคาถามและทางานท้ายบทเรยี น

บทที่ 7 การจัดการทรัพยากรในโครงการ เมือ่ มีการวางแผนโครงสร้างตารางงานเป็นท่ีเรียบร้อยแล้ว ลาดับการดาเนินการข้ันต่อมาก็ คือการจัดการวางแผนหรือจัดการทรัพยากรในโครงการ โดยทรัพยากรในท่ีน้ีก็คือผู้รับผิดชอบงาน รวมท้งั วัสดุ อุปกรณ์ต่างๆ ตลอดจนค่าใช้จ่ายท่ีเกิดข้ึนในโครงการ ท้ังนี้วิธีการจัดการทรัพยากรนั้นมี หลากหลายรูปแบบหลากหลายวิธี ซ่ึงก็ข้ึนอยู่กับความเหมาะสมในการเลือกใช้ ตามลักษณะการ ดาเนนิ งานของโครงการ การจดั สรรทรัพยากรโครงงาน ในการจดั ทาโครงการสว่ นประกอบสาคญั สว่ นหน่ึงท่ีจะทาไห้โครงการสาเร็จได้โดย ราบรื่น จะต้องดาเนินการโดยบุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับโครงการ ต้ังแต่ระดับสูงจนถึงระดับปฏิบัติการ ทุก องค์กร กระบวนการในการทาโครงการต้องอาศัยประสบการณ์ของบุคลากรทุกระดับ ความมุ่งมั่น ความตัง้ ใจการให้เวลา การใหก้ ารสนบั สนุนความขยนั หม่ันเพียร ความพร้อมใจ ความท่ีมีจุดมุ่งหมาย เดียวกัน สิ่งเหล่าน้ีจะต้องสร้างไห้เกิดในองค์กรที่มีโครงการ เพื่อให้โครงการน้ันมีโอกาสประสบ ความสาเรจ็ ไดอ้ ยา่ งสูง ดังนั้นการจัดบุคลในองค์กรเมื่อเร่ิมต้นโครงการ จึงมีความสาคัญอย่างมากดัง คากล่าวที่ว่า หากโครงการใด จัดองค์กรท่ีมีความเหมาะสม มีบุคคลที่มีความรู้ความสามารถ ครอบคลุมงานไดค้ รบถว้ น เทา่ กับว่างานสาเรจ็ ไปครงึ่ หนงึ่ (สุพจน์ โกสิยะจินดา, 2550) เป็นท่ียอมรับกันว่าการออกแบบองค์กรโครงการที่เหมาะสมที่สุดมีความสาคัญต่อการนา โครงการไปปฏิบัติให้ประสบความสาเร็จ เนื่องจากองค์กรเป็นกลไกทางการบริหารที่ช่วยให้ ผู้ปฏิบัติงานซึ่งมีความรู้ความสามารถร่วมกันทางานตามความเหมาะสม การออกแบบองค์กรควร ดาเนินการใดขณะท่ีจัดทาโครงการ และก่อนการคัดเลือกผู้บริหารโครงการ ท้ังนี้เพื่อประหยัดเวลา และทรัพยากร รวมทั้งปูองกันปัญหาท่ีจะเกิดขึ้นเม่ือนาโครงการไปปฏิบัติ โครงสร้างขององค์กร โครงการที่เหมาะสมควรสอดคล้องกับลักษณะของผู้บริหารโครงการเพ่ือให้โครงการบรรลุ วัตถุประสงค์ด้านต่างๆภายใต้ข้อจากัดด้านวัฒนธรรมองค์กรแต่ละแบบที่แตกต่างกัน(มยุรี อนุมาน ราชธน, 2551) การออกแบบองค์กรโครงการใช้หลักการเดียวกันกับการออกแบบองค์กรที่ดาเนินงาน บริหารท่ัวไป ดรักเกอร์ (drucker, 1973: 601-602 ) เมเรดิธ และแมนเทล (Meredith & mantel, 1995:166-167) กลา่ วว่าหลักการออกแบบองคก์ รโครงการคือ ออกแบบองค์กรให้เรียบง่ายท่ีสุดเท่าที่ จะทาได้ ไม่ซับซ้อนและควรเหมาะสมกับงานท่ีต้องดาเนินการเพ่ือสร้างผลผลิต/ผลิตภัณฑ์ บริการท่ี สาคัญก็คือ ผู้ออกแบบองค์กรต้องคานึงถึงโครงสร้างขององค์กรโครงการที่กาลังออกแบบว่าต้อง สามารถตอบสนองวัตถปุ ระสงคท์ เี่ ปน็ ภารกิจขององค์กรหลกั ได้

168 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู “Organization are the engine of management” องคก์ รตา่ งๆ ทาหน้าท่ี เปรียบเสมอื นเครื่องจักรกลในการจัดการ กล่าวโดย (Goodman and Lov, Project Planning and Management: An Integrate Approach, 1980) สิง่ ท่ีต้องพิจารณาในการจัดองค์กรโครงการ 1. การจาแนกโครงสร้างงาน (Work Breakdown Structure) 2. มาตรฐานของข้ันตอนในการปฏิบัติงาน (SOP : Standard Operating Procedure) 3. นโยบายของรฐั ทเี่ กี่ยวข้อง 4. ระบบรายงาน 5. แนวทางปฏบิ ตั ิ 6. คาอธิบายลกั ษณะงาน 7. อานาจหน้าทีแ่ ละความรบั ผิดชอบ 8. กาหนดการ บุคลากรในโครงการ โครงการในโครงการเป็นภารกิจหรือเป็นงานท่ีต้องกระทาไม่ว่าจะเป็นโครงการขนาดใหญ่ โครงการขนาดเล็ก หรือเป็นโครงการที่มีความสลับซับซ้อนเพียงใด จะสามารถดาเนินการลุล่วงไป ด้วยดีย่อมขึน้ อยูก่ ับความสามารถของบุคคลหลายฝาุ ย หรือบรหิ ารงานโดยคณะบคุ คลโครงการหน่ึง ๆ จะมีบุคคลหลายฝุายและหลายระดับรับผิดชอบ อย่างน้อยที่สุดอาจจาแนกออกเป็น 3 ระดับ คือ ระดับผู้กาหนดนโยบายโครงการ ระดับผู้ประสานงานโครงการ และระดับผู้ปฏิบัติ หรือ ระดับผู้ บรหิ ารงานโครงการ เปน็ ต้น (สภุ าพร พศิ าลบุตร, 2553) 1. ระดับผู้กาหนดนโยบายโครงการ หมายถึง ผู้บริหารโครงการ หรือคณะบุคคลใน ระดับสูงซึ่งทาหน้าท่ีในการกาหนดนโยบาย ระเบียบข้อบังคับควบคุม อานวยการ เร่งรัด ตรวจสอบ ประชาสัมพันธ์ จัดสรรค่าใช้จ่าย ประเมินผล และกาหนดรายละเอียดต่างๆ ในการบริหารโครงการ โดยส่วนรวมหรือโดยทั่วๆ ไป ผู้บริหารโครงการระดับนี้จึงมักได้ชื่อว่าเป็นผู้บริหารท่ัวไป (General manager) ของโครงการ ฉะนั้นจึงมีลักษณะเป็นผู้บริหารแบบผู้ผสมผสาน หรือนักบูรณการ (Integrator) หรอื เป็นผบู้ ริหารแบบรู้ท่ัวไปหรือรู้อยา่ งกวา้ งๆ ทเ่ี รียกวา พหูสูต (Generalist) ผู้บริหาร โครงการระดับนี้จะมีอานาจในการสนับสนุนอนุมัติโครงการหรือมีอา นาจในการตัดสินใจยกเลิก โครงการได้ และเปน็ ผรู้ บั ผิดชอบโครงการหลายโครงการ หรือโครงการท้งั หมดในองค์กร 2. ระดับผู้ประสานงานในโครงการ หมายถึง คณะบุคคล ซ่ึงทาหน้าท่ีในการนา นโยบายและแนวคิดท่ีระดับผู้กาหนดนโยบายกาหนดขึ้นไว้ แตกเป็นแผนหรือโครงการเพื่อการ ปฏิบัติงานรวมท้ังหาหน้าที่ประสานงานกับองค์กรอื่น ๆ เพื่อให้โครงการบรรลุถึงวัตถุประสงค์และ เปูาหมายอย่างมีประสิทธิภาพ หรือเป็นผู้ที่ทาหน้าที่การยกร่างโครงการนาเสนอโครงการ และ นาเสนอโครงการไปปฏิบัติให้เป็นผลสาเร็จ รวมทั้งทาหน้าที่โนการประสานงานโครงการท้ังหลายใน องค์กรด้วย บุคลากรโครงการระดับนี้มักเป็นผู้ชานาญเฉพาะโครงการใดโครงการหน่ึง ฉะน้ันจึงมัก เรียกผู้บริหารโครงการระดับนี้ว่าผู้ชานาญพิเศษ (Technical specialist) หรือผู้ชานาญโครงงาน

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 169 (program specialist) เป็นต้น โดยจะรับผิดชอบการดาเนินงานโครงการให้เป็นผลสาเร็จ สามารถ ตัดสินใจแก้ปัญหาในระหว่างการดาเนินงานโครงการ เฉพาะโครงร่างที่รับผิดชอบตลอดการ ประสานงานกบั โครงการอ่ืน ๆ เพื่อการดาเนินงานโครงการทั้งหมดขององค์กรเป็นไปโดยราบร่ืน และ บรรลุถึงเปูาหมายอยา่ งมีประสทิ ธภิ าพ 3. ระดับผู้ปฏิบัติงาน หมายถึง คณะบุคคลซึ่งทาหน้าท่ีปฏิบัติโครงการ โดยอาจเป็นท้ัง ผู้เสนอโครงการหรือ ผ้เู ขียนโครงการและเปน็ ผู้ลงมอื กระทาโครงการนั้นด้วยตนเองท้ังโครงการ บุคคล ที่กาหนดข้ึนมาในระดับปฏิบัติงาน จะต้องได้รับการพิจารณาเห็นชอบ และอนุมัติให้ดาเนินการจาก องค์กรระดับประสานงานและระดบั กาหนดนโยบายโครงการซ่ึงเป็นองค์กรระดับสงู ขน้ึ ไป อย่างไรกด็ บี คุ ลากรโครงการ ไมว่ ่าจะมกี ร่ี ะดบั หรือมจี านวนมากน้อยเพียงใด มิใช่เป็นสิ่ง เดียวท่ีชีห้ รอื ประกนั ไว้วา่ จะทาให้โครงการน้นั ประสบกับความสาเร็จ ความสาเร็จอย่างมีคุณค่าและมี ประสิทธิภาพของโครงการขึ้นอยู่กับหลายส่ิงประกอบกัน กล่าวคือ โครงการท่ีกาหนดขึ้นจะต้องมี ความชัดจน และผู้กาหนดโครงการเป็นผมู้ คี วามรู้ความสามารถ ผ้ปู ระสานงานโครงการจะต้องเป็นคน ที่มีความซื่อสัตย์สุจริตและมุ่งประโยชน์ของส่วนรวมเป็นสาคัญ ผู้ปฏิบัติงานโครงการจะต้องเป็นผู้มี ความรู้ความสามารถ และมีความมุ่งม่ันท่ีจะทาโครงการนั้นให้บรรลุถึงผลสาเร็จ การบริหารโครงการ จะประสบกับความล้มเหลว และองค์กรจะมีแต่ความหายนะถ้าผู้บริหารโครงการทุกระดับขาด ความสามารถ ไม่รวมมือประสานงานซึ่งกันและกัน ขาดความซ่ือสัตย์สุจริต และขาดความมุ่งม่ันใน การดาเนนิ งานโครงการอย่างแทจ้ ริง ผู้รบั ผิดชอบการจัดลาดบั โครงการ ดังที่ได้กล่าวแล้วว่าการจัดลาดับโครงการเพ่ือความแน่นอนในการปฏิบัติจริงน่าจะต้องมี บุคคลหลายฝาุ ยรบั ผิดชอบ บุคคลหลายฝุายท่ีจะกล่าวต่อไปนี้ มิได้หมายความว่าจะเป็นบุคคลใดก็ได้ แต่จะหมายถึงบุคคลที่มีความเก่ียวข้องกับโครงการ โดยอาจประกอบด้วยผู้เสนอโครงการ ผู้บริหาร โครงการ ผู้วิเคราะห์โครงการ และผู้บริหารซึ่งมีอานาจในการตัดสินใจคัดเลือกและจัดลาดับกิจกรรม ในโครงการ(สภุ าพร พิศาลบตุ ร, 2553) 1. ผู้เสนอโครงการ หมายถึง คณะบุคคลซึ่งทาหน้าท่ีในการศึกษาปัญหา และศึกษา ข้อมูลต่างๆ แล้วเขียนเป็นโครงการข้ึน โดยมุ่งหวังว่าโครงการท่ีเขียนข้ึนจะสามารถแก้ปัญหาของ องค์กรได้ ผู้เสนอโครงการจะเป็นบุคคลหรือกลุ่มบุคคลแรกๆ ที่จะแสดงให้เห็นว่าโครงการที่ตนเสนอ ขึ้นไปนั้นมีความสาคัญอย่างไร และเมื่อปฏิบัติไปแล้วจะก่อให้เกิดผลประโยชน์ใดบ้าง สามารถจะ แก้ปัญหาได้มากน้อยเพียงใดและอย่างไร เหตุผล ข้อมูล ตลอดถึงความจาเป็นที่เสนอ โดยผู้เสนอ โครงการ จะเปน็ ปจั จยั ท่ีสาคัญอย่างหน่ึง ทใ่ี ชใ้ นการจัดลาดบั งานของโครงการ 2. ผู้วิเคราะห์โครงการ หมายถึง คณะบุคคล ซ่ึงทาหน้าท่ีวิเคราะห์ หรือ ทาการ ประเมินโครงการก่อนการปฏิบัติงาน แล้วนาข้อมูลเสนอต่อผู้มีอานาจว่าโครงการท่ีผู้จัดทาข้ึนนั้น จะ ให้ประโยชน์หรือไม่ให้ประโยชน์มากน้อยเพียงใด มีข้อดีข้อเสียที่ควรพิจารณาอย่างไรบ้าง การ นาเสนอข้อมูล หรือการรับรองโดยผู้วิเคราะห์โครงการจะเป็นปัจจัยท่ีสาคัญอีกประการหนึ่ง ในการ

170 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูป จัดลาดับงานในโครงการ ผู้วิเคราะห์โครงการอาจหมายถึงผู้ประเมินโครงการซ่ึงอาจเป็น บคุ คลภายนอกหรอื เปน็ บคุ คลภายในองคก์ รก็ได้ บุคคลในระดบั น้สี ่วนใหญ่จะเป็นนักวิชาการท่ีมักไม่มี ส่วนได้ส่วนเสียกับผลประโยชน์ของโครงการโดยตรง จึงสามารถให้ข้อมูลได้อย่างชัดเจนและ ตรงไปตรงมา 3. ผู้บริหารโครงการ หมายถึง คณะบุคคลซ่ึงทาหน้าที่การนาโครงการไปปฏิบัติ กล่าวคือ เม่ือโครงการได้รับการกล่ันกรองอย่างดีแล้ว ผู้บริหารโครงการจะนาโครงการน้ันไป ดาเนินงาน จึงอาจมีหลายโครงการท่ีจะต้องทา เพื่อให้บรรลุเปูาหมายโดยรวม ฉะน้ันผู้บริหาร โครงการ อาจจาเป็นที่จะตอ้ งพจิ ารณาโครงการใดควรทาก่อน และโครงการใดท่ีจะต้องทาลาดับต่อไป และในบางครัง้ เมอ่ื เกดิ แรงบีบคนั้ จากอทิ ธิพลต่างๆ ทงั้ ทางการเมืองและการบริหาร ผู้บริหารโครงการ อาจจาเปน็ ตอ้ งจัดลาดบั ความสาคญั เสยี ใหม่ เพื่อหลีกเลียงหรอื ให้สอดคล้องกับแรงกดดันหรืออิทธิพล เหล่านนั้ ผู้บริหารระดับสูงหรือผู้มีอานาจในการตัดสินใจข้ันสูงสุดในองค์กร หมายถึง องค์คณะ บคุ คลหรอื บคุ คล ซ่งึ ทาหน้าท่กี ารตัดสินใจข้ันสดุ ท้าย เมื่อผ้บู ริหารในระดบั สูงไดร้ ับขอ้ มูลท่ีชัดเจนและ เห็นถึงความเหมาะสมของโครงการต่างๆ ในองค์กรโดยส่วนรวม ผู้บริหารในระดับนี้อาจตัดสินใจ ดาเนินโครงการโดยจัดลาดับโครงการเสียใหม่ เพื่อให้การปฏิบัติงานโครงการสนองตอบปัญหาและให้ ประโยชนก์ บั องค์กรหรอื นโยบายขององคก์ รได้อยา่ งแท้จริง การจัดลาดับโครงการเป็นภารกิจท่ีผู้บริหารพึงต้องกระทาและให้ความสาคัญ อย่าง สาคัญ การปฏิบัติงานโครงการอย่างต่อเน่ือง และเป็นไปตามลาดับความสาคัญย่อมทาให้การ ปฏิบัติงาน การบริหารองค์กรบรรลุเปูาหมายอย่างมีประสิทธิภาพ ทาให้ไม่เกิดความสับสนและ ซา้ ซอ้ นในการบริหารงาน การจัดลาดับความสาคัญของโครงการเป็นหลักการสาคัญอย่างหนึ่งของการ วางแผนทบ่ี ุคคลหลายฝุายควรมคี วามรับผิดชอบรว่ มกนั ทง้ั น้ีเพ่อื ใหโ้ ครงการมีผลในการปฏบิ ตั จิ ริง หน้าท่แี ละความรับผดิ ชอบของบคุ ลากร 1. หน้าทแี่ ละความรับผดิ ชอบของคณะผบู้ ริหาร (hit,1985:163-164; koontz & o’donnell, 1976 อา้ งถึงใน มยุรี อนุมานราชธน, 2551) 1.1 กาหนดผทู้ างานทห่ี ัวหนา้ โครงการและคณะทางาน 1.2 กาหนดวัตถุประสงค์ ขอบขา่ ยงาน และนโยบาย 1.3 กาหนดเงื่อนไขของการทางาน 1.4 อนมุ ัตแิ ผนงาน 1.5 ตดิ ตามและทบทวนความคืบหนา้ ของโครงการ 1.6 ใหก้ ารสนบั สนนุ หรอื ขออนุมัติจากฝาุ ยบรหิ ารในเร่ืองที่จะเกินกวา่ ขอบเขต 1.7 แกข้ ้อขดั แยง้ หรือปญั หาสาคัญ 1.8 ทบทวน หรือขออนุมัติการเปลยี่ นแปลง

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป 171 2. หน้าที่และความรบั ผิดชอบของคณะทางาน 2.1 ร่วมในการกาหนดขอบข่ายงาน และชนิดของงาน 2.2 รว่ มกันทาแผนงาน 2.3 เสรมิ สร้างความเขา้ ใจและพัฒนาระบบงานเป็นอย่างขน้ั เปน็ ตอน 2.4 ใช้เครอ่ื งมือเครื่องใช้และเทคนคิ อย่างมีประสทิ ธิภาพ 2.5 รว่ มดาเนินงานในโครงการ 2.6 สื่อสารความคบื หน้าของโครงการใหค้ ณะทางานให้ทราบท่ัวกนั 3. หน้าทแี่ ละความรบั ผดิ ชอบคณะทปี่ รกึ ษาโครงการ 3.1 ให้การสนับสนนุ และชี้แนะให้แก่คณะทางาน 3.2 คงความรับผิดชอบและอานาจหนา้ ทด่ี า้ นบรหิ าร 3.3 รว่ มตดั สนิ ใจในการแกป้ ัญหาสาคญั 3.4 ควบคมุ ติดตาม ดูแลผลงานของผใู้ ตบ้ ังคับบญั ชาทอ่ี ยู่ร่วมในคณะทางาน 4. หนา้ ทีแ่ ละความรบั ผิดชอบคณะท่ีใหก้ ารสนับสนุน 4.1 ให้ขอ้ สนเทศเก่ียวกบั ทางเทคนิค 4.2 เข้ารว่ มดาเนนิ การทางด้านเทคนิคเกย่ี วกับฐานขอ้ มูล การออกแบบระบบ การ จดั การด้านอุปกรณ์และระบบสารสนเทศ 4.3 รับรเู้ กย่ี วกับระบบงานท่ีได้ต้งั งบประมาณไวแ้ ละดาเนนิ การจัดหาตามงบประมาณ 5. หนา้ ท่ีของสมาชิกในคณะทางานโครงการ เมื่อมาร่วมกันทางานในโครงการเดียวกัน ส่ิงสาคัญท่ีต้องคาน่ึงถึงคือ เราจะทางาน ร่วมกัน รับผิดชอบร่วมกันทั้งคณะ (Team Work ) ในการทางานโครงการใดๆเช่น โครงการ เก่ียวกับคอมพิวเตอร์ จะเป็นการนาบุคคลจากสองกลุ่มมาทางานร่วมกัน คือ จากฝุายงานเทคโนโลยี สารสนเทศและจากผ้เู ป็นเจา้ ของระบบงานเรื่องท่ีต้องคานึง คือให้ได้บุคลผู้มีความชานาญในงานน้ันๆ และต้องทางานร่วมกันได้จึงประสบความสาเร็จ คณะทางานประกอบด้วยบุคลจาก 2 ฝุายคือ ฝุาย งานเทคโนโลยีสารสนเทศและผู้ใช้ระบบงาน มารวมกันเพ่ือทางานด้วยกันอย่างมีประสิทธิภาพและ นาไปสคู่ วามสาเร็จซงึ่ ขอ้ พิจาณาคอื 5.1 ใหไ้ ด้ผู้ชานาญการแตล่ ะฝุาย ตามที่ต้องการ 5.2 สามารถทางานดว้ ยกนั ได้ โดยเร่อื งน้เี ปน็ เร่ืองสาคญั ทสี่ ดุ ถงึ แมจ้ ะไม่ได้ผู้ชานาญ ตามทตี่ ้องการ เพียงขอให้แต่ละบุคคลสามารถทางานด้วยกันได้ กส็ ามารถได้ผลการทางานที่มากกว่า มีผู้ชานาญการแต่ทางานร่วมกันไม่ได้ ซ่ึงแสดงให้เห็นว่าความรู้ ความชานาญ สามารถเรยี นรกู้ นั ได้ ฝกึ ฝนกันได้

172 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูป ผ้อู านวยการ หวั หน้าโครงการ ผ้ดู แู ลฝ่ ายงาน • ควบคมุ ดแู ล • พฒั นาภาระกิจ • กาหนดแผนงาน โครงการ ของโครงการ และแนวทาง • ติดตามโครงการ • จดั วาง • จดั หาและ กาหนดการ สนบั สนนุ โครงการ ทรัพยากร • จดั หาจดั ซอื ้ • รับผดิ ชอบ ทรัพยากรในสว่ น กิจกรรมโครงการ ของโครงการ ทงั้ กอ่ นและหลงั โครงการยตุ ิ • จดั การโครงการ ให้สาเร็จ ภาพท่ี 7.1 หน้าที่ของทรัพยากรแตล่ ะกลมุ่ รปู แบบองค์กรโครงการ รูปแบบขององคก์ รสามารถจาแนกได้ดงั ต่อไปน้ี (ปกรณ์ ปรียากรณ์ ,2549) 1. Functional Organization คือรูปแบบองค์กรโครงการแบบหน้าท่ี โดยทางานประจา ควบคู่กบั งานโครงการ เป็นองคก์ รท่ีแบ่งสว่ นงานโดยถอื เอาประเภทของหน้าท่ีเป็นหลัก เช่น ด้านวิจัย และพัฒนา ด้านวิศวกรรม ด้านการผลิต ด้านการตลาด ด้านการเงิน ด้านบริหารงานบุคคล เป็นต้น หนา้ ทีเ่ หลา่ นี้เป็นสิ่งทต่ี อ้ งปฏิบตั ใิ ห้ลุล่วง เพ่ือบรรลุวตั ถุประสงค์ขององคก์ ร

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป 173 หวั หน้าโครงการ ประสานงาน ฝุายธุรการ ฝาุ ยพสั ดุ ฝุายอบรม สมาชิก สมาชิก สมาชกิ สมาชิก สมาชกิ สมาชกิ ภาพที่ 7.2 ผงั องค์กรแบบหน้าที่ Functional Organization ทมี่ า: ดัดแปลงจาก ปกรณ ปรียากรณ์ (2549:24) ข้อดีของการจัดองค์กรแบบหนา้ ที่ 1. หน้าทถี่ กู จดั เปน็ กลมุ่ ตามหลกั เหตุผล 2. ความรับผิดชอบและอานาจหนา้ ท่ีชัดเจน 3. วิธกี ารควบคุมจากเบื้องบน 4. เออื้ อานวยตอ่ การตดิ ต่อส่ือสาร 5. ให้หลกั การดา้ นความเช่ยี วชาญหรือความชานาญด้านอาชีพ 6. เนน้ การฝกึ อบรมผูป้ ฏิบตั งิ าน ข้อเสยี ขององค์กรแบบหน้าที่ได้แก่ 1. ความรับผดิ ชอบเปน็ หนา้ ที่ของผู้บริหารระดบั สูงเพียงคนเดียว 2. โครงสรา้ งขององคก์ รคงทแี่ น่นอนและต่อตา้ นการเปลี่ยนแปลงการปรับตวั 3. ผเู้ ชยี วชาญซ่ึงเป็นฝาุ ยปฏบิ ัตงิ านมวี สิ ยั ทัศนแ์ ละทักษะทแ่ี คบ 4. องค์กรแบบนี้ไมม่ ีการเตรยี มบุคลากรไวส้ าหรบั อนาคต 2. Projectized Organization or Project Task Force คือรูปแบบองค์กรโครงการ แบบเฉพาะกิจ โดยแยกโครงการไปทาโดยเฉพาะ หรือเรียกว่าองค์กรข้างเคียง องค์กรแบบนี้มุ่งแก้ไข ขอ้ บกพรอ่ งขององค์กร แบบหน้าท่ซี งึ่ เน้นความเป็นระเบียบและเสถยี รภาพ ดังนั้นองค์กรจึงเน้นความ ยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับตัว องค์กรแบบกลุ่มงานเฉพาะกิจเป็นการจัดองค์กรเพ่ือดาเนิน ที่เฉพาะเจาะจงและมีความซับซ้อนเก่ียวข้องกับหลายๆองค์กร ผู้ปฏิบัติงานซึ่งมีภูมิหลัง ทักษะ ความรู้ทแี่ ตกต่างกัน และมาจากองค์กรต่างๆ ขององค์กรด้วยเหตุน้ีกิจกรรม ทักษะและความชานาญ

174 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป ในการปฏิบัติงานจะถูกจัดให้อยู่ในกลุ่มเดียวกันภายใต้หัวหน้าทีมคนเดียวซึ่งได้รับการแต่งตั้งอย่าง ถาวรใหม้ าทางานเฉพาะกจิ องคก์ รแบบกลุ่มงานเฉพาะกิจเป็นเครือ่ งมอื ทมี่ ปี ระสทิ ธภิ าพ ท่ชี ่วยให้องค์กรแบบหน้าท่ี มีความยืดหยุ่นและปรับตัวเองได้ เมื่อต้องจัดการกับปัญหาหรือการดาเนินงานที่ต้องอาศัยความ ร่วมมือของหลายๆองค์กร ผู้ปฏิบัติงานขององค์กรแบบกลุ่มงานเฉพาะกิจ อาจมีลักษณะการทางาน แบบเตม็ เวลาหรือแบบบางเวลา เมื่อปัญหาได้รับการแก้ไขหรืองานโครงการแล้วเสร็จ องค์กรแบบนี้ก็ สลายไป ในบางกรณีอาจจัดต้ังองค์กรแบบกลุ่มงานเฉพาะกิจอย่างถาวร เพื่อมาทาหน้าที่แทนองค์กร แบบหน้าท่ี เมื่อภารกจิ เสร็จสิน้ ก็ทาภารกิจอน่ื ต่อไป หวั หนา้ โครงการ ฝุายธุรการ ฝุายพสั ดุ ฝาุ ยอบรม สมาชิก สมาชิก สมาชกิ สมาชกิ สมาชิก สมาชกิ ประสานงาน ภาพที่ 7.3 Projectized Organization or Project Task Force ท่มี า: ดดั แปลงจาก ปกรณ ปรียากรณ์ (2549:24) ลักษณะสาคัญขององคก์ รแบบกลมุ่ งานเฉพาะกจิ กค็ ือ 1. มงุ่ กาหนดปญั หาและแก้ไขปัญหาซ่งึ องค์กรแบบหนา้ ที่ไม่อาจแก้ไขได้ 2. เป็นสว่ นประกอบขององคก์ รแบบหนา้ ท่ี 3. ดาเนนิ การควบคุมคู่ไปกับองค์กรแบบหนา้ ท่ี 4. ประกอบดว้ ยผ้ปู ฏิบตั งิ านกล่มุ เดียวกัน กบั ทีป่ ฏบิ ัตงิ านในองค์กรแบบหน้าที่ 5. ผลผลิตขององคก์ รแบบกล่มุ งานเฉพาะกจิ เป็นปัจจยั นาเข้าใหแ้ ก่หน้าท่ี 6. ดาเนนิ การภายใต้บรรทัดฐานทแ่ี ตกตา่ งจากบรรทัดฐานขององค์กรแบบหนา้ ท่ี ขอ้ ดขี ององคก์ รแบบกลุม่ งานเฉพาะกิจได้แก่ 1. ทาให้องค์กรคล่องตัวและยืดหยุ่น 2. สามารถรวบรวมสมาชิกทีมงานจากองค์กรอนื่ ๆ เพื่อมาจัดการแก้ไข ปัญหาใด ปัญหาหน่งึ ซง่ึ ไมส่ ามารถดาเนินการได้ตามลาพัง

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู 175 3. เป็นวธิ ีการใหมใ่ นการจัดการสิ่งตา่ งๆ 4. ชว่ ยสร้างโอกาสของการเจรญิ เตบิ โตและพัฒนา 5. สามารถจูงใจผู้ปฏิบตั ิงานได้ 6. ชว่ ยผ้บู รหิ ารระดบั สูงในการกาหนดและฝกึ ฝนผูน้ าขององค์กรแบบหน้าทีใ่ น อนาคต ข้อเสยี ขององคก์ รแบบกลุ่มงานเฉพาะกจิ ไดแ้ ก่ 1. การเปล่ียนแปลงองค์กรบอ่ ยๆ ทาให้ผ้ปู ฏบิ ัตงิ านเกิดความรู้สึกกังวล ถึงความไม่ ม่ังคง 2. ผปู้ ฏบิ ัตงิ านจะร้สู ึกไมม่ ั่นใจในกรณีที่ขาดการติดตอ่ ส่ือสารกับองค์กรตน้ สังกดั เปน็ เวลานานเม่อื ไปปฏบิ ัตงิ านเฉพาะกิจ 3. ผู้ปฏิบัติงานไมส่ ามารถวางแผนระยะยาวสาหรบั ความกา้ วหน้าในอาชีพของ ตัวเองได้ 4. ผู้ปฏบิ ตั ิงานในวิชาชีพใดกม็ ักชอบทีจ่ ะทางานในองคก์ รที่มีกลมุ่ อาชีพเหมือนกัน ทาใหก้ ารใช้ทรัพยากรคนขาดประสิทธิภาพ 3. Matrix organization คือ รูปแบบองค์กรโครงการแบบผสมผสาน แยกโครงการจาก งานประจาชัดเจน แต่ร่วมมือและประสานงานกันใกล้ชิดระหว่างฝุายงาน หรือเรียกว่า องค์กรแบบ ผสมผสานหรอื บางกรณีอาจเรียกว่าองคก์ รคขู่ นาน ถือเป็นองค์กรท่ีมีท้ังเสถียรภาพและความยืดหยุ่น มีการดาเนินงานท่ีผสมผสานลักษณะขององค์กรแบบหน้าท่ีและแบบกลุ่มงานเฉพาะกิจในเวลา เดียวกัน ผู้ปฏิบัติงานในกลุ่มงานเฉพาะกิจแต่ละคนซ่ึงมีองค์กรต้นสังกัด ในองค์กรแบบหน้าที่อาจ ไดร้ ับมอบหมายใหไ้ ปทางานชั่วคราวในกลุ่มงานเฉพาะกจิ กลุ่มใดกลุม่ หนงึ่ หรือมากกว่าหนึ่งกลุ่ม โดยมี ผู้ปฏบิ ัตงิ าน 2 กล่มุ หรือ กลา่ วคอื ผู้ปฏบิ ตั ิงานจากองคก์ รแบบหน้าทแ่ี ละผู้ปฏิบัติงานจากองค์กรแบบ กล่มุ งานเฉพาะกจิ ต่างไดร้ ับมอบหมายอานาจหนา้ ที่ในการตัดสนิ ใจ ในโครงการเดียวกนั

176 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป หัวหน้าโครงการ ฝุายธรุ การ ฝุายพสั ดุ ฝาุ ยโครงการ สมาชิก สมาชิก หัวหน้างาน ประสานงาน สมาชิก สมาชิก หัวหน้างาน ภาพท่ี 7.4 Matrix organization ทมี่ า: ดดั แปลงจาก ปกรณ ปรียากรณ์ (2549:24) ขอ้ ดขี ององค์กรแบบเมทริกซ์ไดแ้ ก่ 1. ทาให้องค์กรมที ้ังเสถยี รภาพและความยืดหยุ่น 2. ผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนมีโอกาสก้าวหน้าในอาชีพของตน และสามารถพัฒนาการ ทางานจากการร่วมปฏิบัติงานในกลุ่มงานเฉพาะกิจ ขณะท่ียังคงรู้สึกม่ันคงในงานเพระยังเป็น ผู้ปฏบิ ตั ิงานในองคก์ รต้นสังกัด 3. แบ่งเบาภารกจิ ซึง่ เป็นงานประจาขององค์กรใหน้ อ้ ยทีส่ ดุ 4. ทาให้การใช้ทรัพยากรมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือเคร่ืองใช้ และสิ่ง อานวยความสะดวกต่างๆ ข้อเสียขององค์กรแบบเมทริกซ์ ไดแ้ ก่ 1. อานาจและความรับผดิ ชอบไมช่ ัดเจน 2. จาเป็นตอ้ งใช้การตดิ ต่อสอื่ สารแบบแนวนอนและแนวทแยง 3. ผมู้ อี านาจตดั สนิ ใจมจี านวนมากข้ึน ทาให้เกนิ ความวุน่ วายเพ่ิมขน้ึ ได้ 4. อาจเกดิ ความซา้ ซ้อนของงาน ข้อพจิ ารณาในการเลอื กรปู แบบองคก์ รโครงการ ในการพิจารณาการเลือกรปู แบบองค์กรสาหรบั โครงการสามารถพิจารณาไดจ้ ากประเด็น ดังตอ่ ไปนี้ 1. ทักษะของผจู้ ดั การโครงการ 2. ทกั ษะของทีมงาน

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 177 3. ระบบการวางแผนและการควบคุม 4. ข้อไดเ้ ปรยี บและข้อจากดั ของรูปแบบขององคก์ ร และสามารถแจกแจงประเดน็ ต่างๆ เพื่อเปรียบเทียบการจัดการรูปแบบโครงสร้างองค์กร โครงการ ดังน้ี ตารางที่ 7.1 เปรียบเทียบประเดน็ พิจารณารปู แบบโครงสร้างองคก์ ร ประเดน็ พจิ ารณา Functional Matrix Projectized ความไม่แนน่ อน เทคโนโลยี นอ้ ย มาก มาก กจิ กรรมซบั ซอ้ น ธรรมดา ซบั ซ้อน ใหม่ ระยะเวลา ตา่ ปานกลาง สูง ขนาดโครงการ สั้น ปานกลาง ยาว ระดับความสาคญั เลก็ กลาง ใหญ่ กลุม่ เปูาหมาย น้อย ปานกลาง มาก พึง่ พิงภายใน กระจาย ผสมผสาน เป็นกลุ่ม พงึ่ พิงภายนอก นอ้ ย ปานกลาง มาก ข้อจากัดเวลา มาก ปานกลาง น้อย ใช้ความชานาญงาน นอ้ ย ปานกลาง มาก ข้อจากดั ทรัพยากร น้อย มาก ปานกลาง ขนึ้ อยู่กับลักษณะและความจาเป็น ท่มี า: ปกรณ ปรียากรณ์ (2549:25) ไม่มีสูตรสาเร็จในการพิจารณาเร่ืองรูปแบบขององค์กรโครงการ แต่ละรูปแบบต่างมีข้อดี และข้อจากัด แตกตา่ งกนั ไป การตดั สินใจในการเลือกรูปแบบองคก์ รโครงการจึงข้ึนอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ หลายด้าน เช่น ลักษณะของกิจกรรมโครงการ ความจาเป็นขององค์กร และสภาพแวดล้อมของ โครงการ ปัจจัยสาคัญแหง่ ความสาเร็จของคณะทางานโครงการ การที่จะทาให้เป็นคณะทางานท่ีประสบความสาเร็จ ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในคณะ ต้องดีมาก กิจกรรมการประชุมประจาสัปดาห์ จะเป็นกิจกรรมท่ีทาให้ทุกคนได้รับทราบความคืบหน้า ของโครงการรับทราบปัญหาท่ีอาจจะเกิดขึ้นและเตรียมการแก้ปัญหาไว้ล่วงหน้า เมื่อเกิดข้ึนจริงจะ สามารถแกไ้ ขได้ ความสมั พนั ธร์ ะหว่างผู้พัฒนาหรือปฏิบัติงานและผู้แลโครงการ ที่เกิดขึ้นโดยท่ีเข้าใจ รูปแบบระบบงานและความต้องการ ทางานใกล้ชิดกับผู้ปฏิบัติงานและร่วมรับผิดชอบกับผลที่ได้จาก โครงการ ท้ังที่เป็นข้อผิดพลาดและผลสาเร็จ โดยต้องมีความรับผิดชอบร่วมกัน การทางานให้เป็น คณะ เมอ่ื เกิดความผดิ พลาดขึน้ ไม่ตอ้ งหาว่าผู้ใดเป็นคนทาผิด ต้องพยายามช่วยกันแก้ปัญหาที่เกิดข้ึน

178 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู ประสานงานกันในคณะทางาน ให้ส่ือสารให้เข้าใจท่ัวกัน พยายามมองในผลสาเร็จของทั้งโครงการ ไม่ใช่ความสาเร็จของคนใดคนหนึ่งในคณะทางาน หากมีบุคคลใดไม่สามารถ ดาเนินงานได้ทันคนอ่ืน ทุกคนต้องเข้ามาช่วยให้คนน้ันสามารถทางานได้ทันกับคนอ่ืนๆ ส่วนผู้ปฏิบัติงานโครงการเองหาก สามารถเพิ่มพูนความรู้เก่ียวกับการทาโครงการทุกข้ันตอน ก็จะกลายเป็นปัจจัยที่สาคัญแห่ง ความสาเร็จของโครงการได้เชน่ กัน (สพุ จน์ โกสิยะจินดา , 2550) การจัดทางบประมาณโครงการ อัสตนิ , โรเบริ ต์ ดี. (2556) กล่าวถึงเร่ืองการจัดทางบประมาณท่ีจะเกิดขึ้นกับเรื่องต่างๆใน การจัดทาโครงการไวด้ ังน้ี งบประมาณ ( budget ) คือ การแปลงแผนงานไปสู่ค่าใช้จ่ายและผลลัพธ์ที่คาดหวังภาย ในชว่ งระยะเวลาหนึง่ ซง่ึ สามารถวัดเปน็ ตัวเลขได้ ในความหมายน้ีงบประมาณก็เป็นเหมือนพิมพ์เขียว หรือแผนปฏิบัติงานสาหรับโครงการ สาหรับธุรกิจท่ัวไปการมีงบประมาณท่ีดีจะสามารถทาให้เกิด ความแตกต่างระหว่างความสาเร็จ และความล้มเหลวของธุรกิจ เพราะงบประมาณท่ีดีและการยึดมั่น ในงบประมาณน้นั จะเป็นทรัพยากรท่ีจาเป็นต่อการทางาน ส่งผลต่อความสาเร็จแก่คนท่ีมีส่วนร่วมได้ เป็นอย่างดี คาถามแรกที่จะต้องถามเม่ือมีการจัดทางบประมาณก็คือ ต้องมีทรัพยากรใดบ้าง ซ่ึงจาเป็น ต่อการประสบความสาเร็จของโครงการ เพ่อื ใหส้ ามารถกาหนดตน้ ทนุ ของโครงการได้ และให้แยกแยะ ตน้ ทุนทง้ั หลายเปน็ หวดหม่สู าคญั ๆ ตามทคี่ าดการณไ์ ว้ ซ่ึงต่อไปน้ีคือหมวดหมู่โดยทั่วไปสาหรับต้นทุน ในโครงการ: บคุ ลากร ต้นทุนสว่ นนนี้ ่าจะเปน็ ส่วนท่ใี หญ่ท่ีสดุ ของงบประมาณทกุ โครงการ ซึ่งในส่วน น้ีจะตอ้ งรวมทง้ั คนงานท่ีทางานประจา และคนงานท่ที างานช่ัวคราวด้วย การเดินทาง บคุ ลากรในโครงการอาจต้องเดินทางจากทห่ี น่งึ ไปยังอีกที่หน่ึงเพ่ือทางาน โครงการให้สาเร็จ ทุกคนในทีมนั้นสามารถอยู่ในท่ีทางานเดิมของตน หรือว่าจะต้องนาพวกเขาให้มา รวมกันในท่ีแห่งหนึ่ง เพื่อทางานโครงการ ซึ่งต้องไม่ลืมเผื่องบประมาณ สาหรับอาหารและที่พักไว้ สาหรับบคุ ลากรในโครงการด้วย การฝึกอบรม เราจาเป็นต้องมีการฝึกอบรมหรือไม่ ถ้าคาตอบคือ ใช่ การฝึกอบรมนั้น จะจดั ข้นึ ท่สี ถานท่ที างาน หรือว่าจะต้องมีค่าใช้จ่ายในการเดินทางมาเกี่ยวข้องหรือไม่ ถ้าวางแผนจ้าง คนจากภายนอกมาทาการฝึกอบรม งบประมาณส่วนนี้ก็ต้องรวมถึงค่าธรรมเนียมและค่าใช้จ่ายที่ เก่ียวขอ้ งด้วย วสั ดอุ ุปกรณ์ นอกเหนือไปจากของใช้ทัว่ ๆ ไป เช่น คอมพวิ เตอร์ ปากกา กระดาษ และ ซอฟต์แวร์ ซง่ึ อาจตอ้ งใชอ้ ุปกรณ์พเิ ศษอ่นื ๆ อีก ตอ้ งทาการศึกษาและคาดการณ์ว่าอุปกรณ์อะไรบ้างท่ี โครงการจาเปน็ ต้องมี

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู 179 พ้ืนท่ี บางคนในทมี งานจาเปน็ ตอ้ งโยกย้ายทน่ี ง่ั ทางาน ซึ่งจะต้องเช่าพ้ืนที่เพ่ิมด้วย ต้อง ทาการศกึ ษาวงเงินทีต่ อ้ งใช้สาหรบั เหตุการณด์ งั กล่าว การวิจัยการบริการจากมืออาชีพ หากจาเป็นจะต้องซื้อผลการศึกษาวิจัย หรือจ้าง บริษัททาการวิจัยตลาด โครงการจะต้องวางแผนท่ีจะจ้างท่ีปรึกษา หรือต้องการข้อแนะนาทางด้าน กฎหมายหรอื ไม่ งบประมาณจะต้องสะท้อนต้นทุนของรายการเหล่านี้ เนื่องจากต้นทุนได้ถูกประเมินไว้ตั้งแต่ก่อนการเริ่มงานจริงในการจัดทางบประมาณ อาจทาให้สมาชิกในทีมต้องกลับมาจะถามตัวเองว่า “พวกเขาต้องการที่จะทาโครงการนี้จริงๆหรือไม่ เม่ือพิจารณาถึงต้นทุนแล้ว” และผู้สนับสนุนโครงการอาจพิจารณาโครงการใหม่หรือปรับลดขอบเขต ของโครงการลงเม่ือต้นทุนได้ถูกประเมินแล้ว ถ้าผู้สนับสนุนไม่เต็มใจท่ีจะจัดหางบประมาณอย่าง เต็มท่ีให้กับโครงการ ผู้จัดการโครงการ และคนอื่น ๆ ท่ีมีส่วนรับผิดชอบกับความสาเร็จ และความ ล้มเหลวอาจจะต้องการที่จะถอนตัวได้ ซ่ึงโครงการที่ไม่ได้รบการจัดหาทุนอย่างเต็มที่น้ี ก็จะเป็น โครงการทตี่ กอยใู่ นอนั ตรายตง้ั แต่เรม่ิ ต้น ในบางกรณี งบประมาณโครงการก็ไม่สามารถยืดหยุ่นได้ เช่น โครงการท่ีผูกพันตามสัญญาโดยมีค่าใช้จ่ายคงที่ อย่างไรก็ตามโครงการท่ีดาเนินงานเป็นการ ภายใน โดยทั่วไปแล้วจะมีความยืดหยุ่นได้บ้าง ซ่ึงก็เป็นเร่ืองจาเป็น เพราะมันเป็นการยากอย่างย่ิงที่ จะคาดการณ์ค่าใช้จ่ายทุกๆ รายการไว้ได้ โครงการที่ดีที่สุด จะสามารถปรับตัวเองได้เม่ือพบกับ อุปสรรคและเผชิญโอกาสใหม่ มันจึงเป็นเหตุผลท่ีผู้จัดการโครงการหลายคน ต้ังค่าเผ่ือการ เปลี่ยนแปลงไว้สาหรับงบประมาณโครงการของตน ซึ่งโดยทั่วไปจะต้ังประมาณการไว้ 5 % ของ งบประมาณที่ประเมินไว้สาหรับ ค่าเผื่อดังกล่าว ค่าเผื่อพิเศษเหล่าน้ีจะทาให้ผู้จัดการมีความสามารถ ระดบั หน่ึง ทจ่ี ะจัดการกบั ต้นทุนทไี่ ม่คาดคิด โดยไม่ตอ้ งขอใหผ้ ู้สนับสนุนโครงการหาเงินทุนเพม่ิ เตมิ เม่ือโครงการเริ่มต้นข้ึน ผู้จัดการโครงการก็สามารถใช้งบประมาณ เพ่ือติดตามและควบคุม ความก้าวหน้า โดยการเปรียบเทียบระหว่างผลลัพธ์ท่ีเกิดขึ้นจริงกับงบประมาณที่ได้ต้ังไว้ ซึ่งข้อมูล ปูอนกลับหรือการติดตามควบคุม และการประเมินความก้าวหน้าท่ีจะช่วยให้ ทีมงานสามารถ ดาเนนิ การแกไ้ ขไดอ้ ยา่ งทนั ท่วงที การจัดการกบั ทรัพยากรในโครงการด้วยโปรแกรม Microsoft Project ในการทจ่ี ะดาเนนิ โครงการให้บรรลุเปาู หมายที่ ได้กาหนดไว้ ส่วนที่สาคัญที่สุดส่วนหนึ่งคือ ทรัพยากร ซึ่งเป็นปัจจยั ที่ผลกั ดนั ใหง้ านสาเร็จตามแผนการทว่ี างไว้ มีผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการงานด้วย Microsoft Project หลายท่านได้ให้ข้อคิดเห็น เกย่ี วกบั การจัดการทรัพยากรดว้ ยโปรแกรม Microsoft Project ดังน้ี สเุ ทพ โลหณตุ (2557) กล่าวว่า ทรัพยากร หมายถึง เคร่ืองใช้หรือส่ิงอานวยความสะดวกที่ ช่วยให้งานเสร็จเร็วขึ้นไม่ว่าจะเป็นแรงงานคน เครื่องจักร วัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ ส่วนต้นทุน หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการนาทรัพยากรมาใช้ในแผนงาน และการจัดการทรัพยากรด้วย Microsoft Project คือ การกาหนดรายการทรัพยากรเพือ่ ใช้สาหรบั มอบหมายงานในโครงการ

180 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู เพ็ญศรี ปักกะสีนัง (2556) ให้ข้อมูลว่า ทรัพยากร หมายถึง บุคลากร วัสดุ อุปกรณ์และ เครือ่ งมอื ตา่ ง ๆ ท่ีจาเปน็ ตอ่ การทางานในโครงการ ทรพั ยากรในการจัดการดว้ ยโปรแกรมไมโครซอฟต์ โปรเจ็กตแ์ บ่งเป็น 3 ประเภทคอื 1.เวิรก์ (Work) 2.เมทีเรียล (Material) และ 3.คอสต์ (Cost) อรอุมา เอกตาแสง (2555) ให้ข้อมูลถึงทรัพยากร (Resource) คือ คน เคร่ืองจักร อุปกรณ์ วัตถุดิบ รวมถึงค่าใช้จ่ายบางอย่างที่ทาให้ดาเนินโครงการให้สาเร็จลุล่วงได้ โดยทรัพยากรที่ใช้ใน Microsoft Project มี 3 ประเภทคือ 1.Work Resource 2.Material Resource และ 3.Cost Resource นลิน จันทร (2554) กล่าวว่า ทรัพยากรในโครงการคือ สิ่งท่ีมีผลต่อการปฏิบัติงาน ทาให้ งานดาเนินไปข้างหน้าได้ตามท่ีกาหนดไว้ เช่น ทรัพยากรที่เป็นบุคลากร/แรงงาน หรือส่ิงของ เช่น อุปกรณต์ ่าง ๆ จากขอ้ มูลขา้ งตน้ จะเห็นได้วา่ ทรพั ยากร เป็นปัจจัยหน่ึงที่สาคัญมากในการดาเนินโครงการ โดยกล่าวได้ว่าทรัพยากร คือ ปัจจัยหลักท่ีต้องเกิดข้ึนในโครงการ โดยแบ่งทรัพยากรท่ีต้องเกิดขึ้นใน โปรแกรมMicrosoft Project เป็น 3 ประเภทคือ 1.คนทางาน (Work Resource) เช่นวิทยากร ผู้ประสานงาน เป็นต้น 2.อุปกรณ์ ส่ิงของ (Material Resource) เช่น เอกสารอบรม กระดาษ ปากกา เป็นตน้ 3. ค่าใชจ้ ่าย (Cost Resource) เช่น ค่าเช่าสถานที่ ค่าน้า ค่าไฟ ค่านา้ มนั รถ เปน็ ตน้ ในโปรแกรม Microsoft Project มมี ุมมองสาหรับการจดั การทรัพยากรคือ มมุ มองแบบ Resource Sheet ภาพที่ 7.5 รายการในมุมมอง Resource Sheet