วิชา การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสำเร็จรูป

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 31 กระบวนการคดั เลือกโครงการ มยุรี อนุมานราชธน (2551) กล่าวถึง การคัดเลือกข้อเสนอโครงการในองค์กรหนึ่ง ๆ เป็น บทบาทของผู้บริหาร ระดับสูง ระดับกลาง และระดับล่าง โดยร่วมกันคัดเลือกโครงการท่ีองค์กรจัด ทาโครงร่าง/ข้อเสนอของโครงการขึ้นมา การตัดสินใจในการคัดเลือกโครงการนี้ มักกระทาโดยกลุ่ม บุคคลมากกว่าบุคคลเพียงคนเดียว โดยมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ คัดเลือกโครงการ ซึ่งโครงการท่ี เลือกจะต้อง ก่อเกิดผลประโยชน์/ผลได้สูงสุดให้เกิดแก่องค์กร/สังคมโดยรวม โดยเฉพาะอย่างย่ิง โครงการท่ีเลือกนั้น จะต้องมีความน่าจะเป็นท่ีจะประสบผลสาเร็จอยู่ ในระดับสูง หรือมีความเสี่ยงที่ โครงการจะลม้ เหลวอยใู่ นระดับท่ยี อมรับได้ วิธีการคัดเลือกโครงการ อาจมี ข้อสมมติฐานเบื้องต้นที่สาคัญคือ ผู้ทาการตัดสินใจใช้หลัก เหตุผลตามหลักวิชาการในการพิจารณา เน่ืองจากผู้ทาการตัดสินใจต่างต้องการผลตอบแทนท่ีดีท่ีสุด จากการดาเนินงานโครงการท่ีจัดทา โครงร่าง/ข้อเสนอโครงการจานวนหนึ่ง การที่จะตัดสินคัดเลือก โครงการใด เพื่อนาโครงการไปปฏิบัติให้บรรลุวัตถุประสงค์ด้านใดด้านหนึ่งท่ีกาหนดไว้ ผู้บริหารต้อง อาศัยขอ้ มูลซึง่ เปน็ ปจั จยั นาเข้าที่ใชต้ ัดสินใจ ผู้ปฏิบัติงาน ผู้ชานาญการ ผู้เกี่ยวข้อง/ผู้ได้รับผลกระทบ จากโครงการ จะให้ข้อมูลหลายรูปแบบ กล่าวคือ ผู้ปฏิบัติงานจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับงานท่ีเกิดขึ้นเป็น ประจา ผู้ชานาญการจะใหข้ ้อมูลเฉพาะทางทไี่ ด้จากการรวบรวมค้นคว้าและการศึกษาแนวโน้มของสิ่ง ท่ีอาจจะเกิดข้ึนในองค์กรและสังคม รวมทั้งข้อมูลเก่ียวกับความสามารถขององค์กรในการดาเนินงาน โครงการที่จัดทาโครงร่าง/ข้อเสนอให้พิจารณา ข้อมูลดังกล่าวข้างต้นนี้ จัดทาในลักษณะระบบ สารสนเทศ ผู้บรหิ ารจะใชส้ ารสนเทศประเภทท่ีเปน็ ระบบ สนับสนุนการตัดสินใจ (decision support system : DSS) โดยต้ังคาถามประเภท “สมมติว่าเป็นอย่างน้ี แล้วจะเกิดอะไรข้ึน?\" (what if) นั่นคือ “สมมติว่าตัดสินใจ คัดเลือกโครงการน้ีแล้วจะเกิดผลอะไรข้ึน?” ข้อมูลท่ีทาการจัดเก็บภายในองค์กร และที่อยู่ภายนอกองค์กรจาเป็นสาหรับการตอบคาถามที่ยังไม่มีความซัดเจนน้ี ระบบสารสนเทศ ประเภทระบบสนับสนนุ การตดั สนิ ใจของผูบ้ รหิ ารในการคัดเลือก โครงการจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถ ใช้ข้อมูลสนับสนุนการจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่ จากัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด ข้อมูลท่ีจัดทาเป็น สารสนเทศน้ี ส่วนหน่ึงเป็นข้อมูลเกี่ยวกับตัวโครงการอีกส่วนหนึ่งเป็นข้อมูลที่ผู้บริหารมอบหมายให้ ผู้รับผิดชอบระบบ สนับสนุนการตัดสินใจทาการวิเคราะห์ข้อมูลซ่ึงมีความซับช้อน เพื่อนาข้อมูล จานวนมากมาจัดให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมเพื่อนาเสนอให้ผู้บริหารตัดสินใจ (สัลยุทธ์ สว่างวรรณ, 2545; อ้างถงึ ใน มยรุ ี อนมุ านราชธน, 2551) โดยทว่ั ไป ผบู้ ริหารโครงการมกั เขา้ มาปฏิบัติงาน เม่ือโครงการผ่านขั้นตอนการคัดเลือกแล้ว แต่บางคร้ังผู้บริหารโครงการอาจเป็นผู้ริเร่ิมโครงการและพยายามโน้มน้าวให้นาโครงการใดโครงการ หน่ึงไปปฏิบัติ การคัดเลือกโครงการจึงมักเป็นหน้าที่ ของคณะผู้บริหารท่ีจะทาการตัดสินใจ โดย หลักการขององค์กรส่วนใหญ่ ผู้ทาการตัดสินใจอาจจะใช้วิธีการคัดเลือกโครงการ โดยพิจารณา กระบวนการคัดเลอื กโครงการ ซง่ึ ประกอบดว้ ย 4 วิธี ได้แก่ (Souder, 1988; อ้างถึงใน มยุรี อนุมาน ราชธน, 2551)

32 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป ผ้ปู ฏิบตั ิงาน ผ้ใู ช้บริการ ฝ่ ายวิจยั และ ฝ่ ายจดั การ พฒั นา ฝ่ ายจดั ซอื ้ ข้อเสนอ ฝ่ าย วสั ดอุ ปุ กรณ์ โครงการใหม่ การตลาด ข้อเสนอโครงการท่ี การคัดโครงการออก ขอ้ เสนอโครงการทรี่ อ ถูกคดั ออก การพิจารณา การประเมินผล โครงการท่ถี ูก การพจิ ารณาอนุมตั ิ ยกเลิก กลุม่ และองค์กร งบประมาณ โครงการทผ่ี ่านการคัดเลือกแล้ว โครงการทีด่ าเนนิ การจนเสร็จแลว้ ภาพที่ 2.2 กระบวนการคดั เลือกโครงการ ท่มี า: ดดั แปลงจาก มยุรี อนุมารราชธน (2551:74) 1. การคัดโครงการออก (screening) เป็นการแสวงหาข้อมูลข้ันต้น สาหรับแยกแยะ โครงการตา่ ง ๆ ที่เสนอเข้ามา 2. การประเมินผล (evaluation) เป็นการวิเคราะห์โครงการที่ผ่านวิธีการ คัด โครงการออกมาแล้ว โดยพจิ ารณารายละเอยี ดโครงการเปน็ สาคญั 3. การพิจารณาอนุมัติงบประมาณ (portfolio) เป็นการกาหนดงบประมาณ ท่ีจะ จัดสรรให้โครงการทีผ่ ่านการประเมนิ ผล

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูป 33 4. กลุ่มและองค์กร (group and organization) เป็นการแสวงหาความเห็นพ้อง ตอ้ งกันและความผกู พัน/พันธกรณขี องผ้ซู ึ่งเกย่ี วข้องกับโครงการ โครงการท่ีผ่านการพิจารณาโดยวิธีการต่าง ๆ ดังกล่าว จะถูกส่งไปรอการพิจารณา อนมุ ัติงบประมาณ โครงการท่รี อการจัดสรรงบประมาณอาจถกู นาไปพจิ ารณาใหม่ได้ แต่โครงการท่ีถูก คดั ออกแลว้ ในตอนแรกจะไม่นามาพิจารณา อีกตอ่ ไป สรุปได้ว่า กระบวนการคัดเลือกโครงการมีความต่อเนื่องเป็นลาคับ โดยผ่าน วิธีการทั้ง 4 ข้างตน้ และอาจจะดาเนินการช้าใหม่ได้ตลอดเวลา เม่ือข้อมูลด้าน ทรัพยากร ต้นทุนและความสาเร็จ ของโครงการได้เปลย่ี นแปลงไป กจิ กรรมสาหรบั เตรียมจดั ทาโครงการ ในสว่ นงานกจิ กรรมสาหรบั เตรยี มจดั ทาโครงการ ได้มีผูเ้ ช่ยี วชาญใหข้ อ้ มลู ไว้ดังน้ี สุพาดา สิรกิ ุตตา, ไสว ศิรทิ องถาวร, และ อานาจ เลิศประเสริฐวงศ์ (2543) ได้กล่าวไว้ว่า การบรหิ ารโครงการมักนามาใช้ดาเนินงานกับกิจกรรมที่มีลักษณะพิเศษ กิจกรรมท่ีเป็นเร่ืองสาคัญต่อ องค์กรหรือสังคม กิจกรรมที่เป็นเรื่องเร่งด่วนหรือต้องอาศัยความเช่ียวชาญเฉพาะทาง เนื่องจาก โครงการมีลักษณะซับซ้อนทาให้ไม่อาจดาเนินการโดยใช้เพียงแค่การทางานตามหน้าที่โดยเฉพาะได้ เมื่อเป็นกิจกรรมที่ครอบคลุมงานประจาของหลายๆองค์กร ดังน้ันการเตรียมจัดทาโครงการจึงเป็น เร่ืองสาคญั เนื่องจากขอ้ เสนอโครงการเป็นเอกสารทีม่ เี นอื้ หาและข้อมลู เกีย่ วกบั ต้นทุน การดาเนินงาน รายละเอียดของผลิตภัณฑ์/บริการท่ีโครงการต้องการส่งมอบใหผ้ ใู้ ช้บรกิ าร/ผู้รับบริการ มาตรฐานของ ผลิตภณั ฑ์/บริการ ช่ือองค์กรที่จะดาเนินงานโครงการและผู้รับผิดชอบบริหารโครงการ รวมท้ังความ เป็นไปได้ของโครงการ ดังนั้นก่อนที่จะจัดทาข้อเสนอโครงการ ผู้เขียนข้อเสนอโครงการต้องศึกษา ขอ้ มูลประกอบการจัดทาข้อเสนอ เพ่ือให้ผู้มีอานาจตัดสินใจพิจารณาอนุมัติให้ดาเนินงาน สาหรับ โครงการภาคเอกชน ควรมีการเตรียมจัดทาโครงการโดยมีกิจกรรมตามลาดับดังน้ี การวิเคราะห์ ความต้องการ(need analysis) การศึกษาเบ้ืองต้น (preliminary study) การจัดทาข้อเสนอ โครงการ (proposal) และการจดั ทาโครงการ (project) การวเิ คราะหค์ วาม การศกึ ษาเบ้ืองต้น การจดั ทาขอ้ เสนอ การจดั ทาโครงการ ตอ้ งการ โครงการ ภาพท่ี 2.3 ลาดบั ภาพกิจกรรมเพ่ือเตรียมจัดทาโครงการภาคเอกชน

34 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูป สาหรับโครงการภาครัฐ จะมีลาดับกิจกรรมเพ่ือเตรียมจัดทาโครงการอาจแตกต่างจาก ภาคเอกชนบ้างเล็กน้อย เน่ืองจากโครงการภาครัฐต้องอนุมัติภายใต้กรอบของงบประมาณ การ ตอบสนองวัตถปุ ระสงค์ของนโยบายใดนโยบายหน่ึง และความคุ้มค่าของโครงการดังนั้นเมื่อข้อเสนอ โครงการไม่เป็นที่ยอมรับ องค์กรของภาครัฐอาจมีคาร้องขอให้ปรับปรุงแล้วส่งข้อเสนอโครงการใหม่ โดยผู้เขียนขอ้ เสนอจะนาข้อมูลมาศึกษาเบื้องต้นใหม่อีกครั้งหนึ่ง ในกรณีการส่งข้อเสนอของโครงการ ใหม่ อาจต้องศึกษาลาดับกิจกรรมเพื่อเตรียมจัดทาโครงการ ดังนั้นการจัดเตรียมโครงการของภาครัฐ จึง ควรวิเคราะห์ความต้องการ การศึกษาเบ้ือองต้นเก่ียวกับ คาร้องขอให้ส่งขอเสนอโครงการ การ จดั ทาข้อเสนอโครงการ และจงึ สามารถดาเนนิ การจัดทาโครงการดงั กล่าวได้ การวิเคราะห์ การศึกษา คาร้องขอให้ส่ง การจดั ทา การจดั ทา ความต้องการ เบื้องต้น ข้อเสนอ ข้อเสนอ โครงการ โครงการ ภาพที่ 2.4 ลาดบั กิจกรรมเพื่อเตรียมจดั ทาโครงการภาครัฐ 1. การวิเคราะห์ความต้องการ การวิเคราะห์ความต้องการในผลิตภัณฑ์/บริการ ของโครงการที่กาลังจัดทาข้อเสนอ เปน็ สงิ่ จาเป็นต่อการรเิ ริ่มจดั ทาโครงการ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่จะยืนยันว่าโครงการนั้นเป็นท่ีต้องการของ ผู้ใช้บริการเพียงใด หากโครงการที่กาลังดาเนินการหรือได้เร่ิมจัดทาไปแล้ว ได้มาพบว่าผลิตภัณฑ์/ บริการน้ันไม่เป็นที่ต้องการ ก็อาจจะยุติการจัดทาโครงการนั้นเลย ในกรณีท่ีต้องตัดสินใจจัดทา โครงการก็ต้องพิจารณาว่าความต้องการผลิตภัณฑ์/บริการของโครงการนั้นจาเป็นมากน้อยเพียงใด แล้วจึงจัดลาดับความต้องการโครงการท่ีสาคัญมากไว้ลาดับแรกๆ ความคิดริเริ่มท่ีจะจัดทาโครงการ หนง่ึ มักก่อตัวมาจากปญั หาหรือความตอ้ งการภายในองค์กรและ/หรือสงั คมนนั้ ปัญหาในองค์กรและ/ หรือสังคมใดสังคมหน่ึงอาจเป็นปัญหาท่ีกาลังเกิดอยู่หรือคาดคะเนว่าจะเกิดข้ึนในอนาคต จึงหาทาง ปอู งกนั ไม่ใหป้ ัญหานั้นๆ เกดิ ขึน้ สงิ่ ทค่ี นท่วั ไปเหน็ พอ้ งกนั วา่ เป็นสงิ่ ไม่ดี เป็นตัวกระตุ้นให้เกิดสิ่งไม่พึง ปรารถนาและเปน็ ปัญหาทต่ี ้องแกไ้ ข จะชว่ ยทาให้มีการแกไ้ ขปญั หาน้ันรวดเร็วขึ้น ส่วนความต้องการ ของบุคคลหรือองคก์ รซ่ึงเปน็ สาเหตุให้จัดทาโครงการอาจแบง่ เป็น 2 ประเภทคือ 1.1 ความต้องการที่เกิดข้ึนภายในองค์กร อาจเกิดจากการที่ผู้เช่ียวชาญด้าน เทคนิค/ผู้ปฏิบัติงานในองค์กรเป็นผู้ริเร่ิมคิดค้นผลผลิต/ผลิตภัณฑ์/บริการใหม่จนเกิดเป็นความ ตอ้ งการในผลิตภัณฑ์/บรกิ ารของโครงการหรือต้องการให้มีการปรับปรุงกระบวนการดาเนินงานอย่าง ใดอย่างหนึ่งอาจเรียกความต้องการนี้ว่าความต้องการท่ีเป็นผลเนื่องมาจากการเปลี่ยนแปลง เทคโนโลยี

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 35 1.2 ความต้องการที่เกิดขึ้นในสังคมซึ่งเป็นสภาพแวดล้อมภายนอกองค์กร เป็น ความต้องการในผลิตภัณฑ์/บริการ หรือกระบวนการดาเนินงานท่ีมีประสิทธิภาพโดยผู้ใช้บริการ/ ผ้รู ับบริการซง่ึ อยใู่ นสังคมภายนอกองคก์ รเปน็ ผเู้ รียกร้อง อาจเรียกความต้องการนี้ว่าความต้องการที่เป็นผลเน่ืองมาจากการริเริ่มของ ผเู้ ชย่ี วชาญ หรือ ผู้ปฏิบัติงานนี้ ซ่ึงอาจไม่ใช่ความต้องการในผลิตภัณฑ์/บริการของโครงการท่ีแท้จริง เพราะไม่ใช่ส่ิงที่ผู้ใช้บริการ/ผู้รับบริการรู้สึกว่าเป็นความต้องการของตนเอง และความคิดเห็นท่ีไม่ สอดคล้องกันกับความต้องการในผลิตภัณฑ์/บริการของโครงการน้ี อาจนาไปสู่ความขัดแย้งและเป็น อุปสรรคในการวางแผนจัดทาโครงการได้ (Obradovitch & Stephanou, 1990; อ้างถึงใน สุพาดา สริ กิ ุตตา และคณะ, 2543) สาหรับการวิเคราะห์ความต้องการในผลิตภัณฑ์/บริการ ของโครงการใดโครงการ หนึ่ง เพื่อนาผลการวิเคราะห์มานาเสนอให้ผู้อนุมัติโครงการ ควรจะเร่ิมด้วยการตอบประเด็นคาถาม ตอ่ ไปน้ี 1) ผูใ้ ช้บริการ/ผูร้ ับบรกิ ารของโครงการที่กาลังจัดทาข้อเสนอ ยังมีความต้องการ ในผลิตภัณฑ์/บริการน้ันอยู่ และเต็มใจที่จะจ่ายค่าผลิตภัณฑ์/บริการถ้ามีการปรับปรุงผลิตภัณฑ์/ บริการหรอื ไม่ 2) กฎระเบียบหรอื พระราชบัญญตั ิท่ีเกีย่ วข้องกับผลิตภัณฑ์/บริการของโครงการ ส่งผลกระทบต่อความต้องการในผลิตภณั ฑ์หรอื การจาหนา่ ยผลิตภัณฑ์หรอื ไม่ 3) ผู้เขียนเสนอโครงการท่ีผลิตภัณฑ์/บริการลักษณะคล้าย ๆ กัน (ซ่ึงอาจเป็น คู่แข่งของโครงการ) มที ่าท่ี / ปฏิกิรยิ าตอ่ ผลติ ภัณฑ์/บรกิ ารใหม่ของโครงการอย่างไร 4) สภาวะเศรษฐกิจซ่ึงเป็นสภาพแวดล้อมของโครงการเป็นอย่างไร ขณะท่ี โครงการทาการผลติ ภณั ฑ์/บรกิ ารนัน้ ๆ 5) ผู้ผลิต/ผู้ให้บริการนาเสนอข้อมูลที่น่าเชื่อถือและถูกต้องเกี่ยวกับตัวโครงการ หรอื ไม่ 6) ผู้ปฏิบัติงานโครงการฝุายเทคนิคสนใจเฉพาะตัวผลิตภัณฑ์ของโครงการ มากกว่าผลได้ทางเศรษฐกจิ หรอื ไม่ 7) ปกติการวิเคราะห์ความต้องการอาจดาเนินการไว้ก่อนแล้วจึงดาเนินการ ศึกษาเบอื้ งตน้ ภายหลัง หรอื อาจนาไปดาเนนิ การรวมเป็นสว่ นหนงึ่ ของการศกึ ษาเบือ้ งต้น 2. การศกึ ษาเบ้ืองต้น หลังจากวิเคราะห์ความต้องการแล้ว พบว่าผลิตภัณฑ์/บริการของโครงการเป็นที่ ต้องการจริง ๆ ก็จะทาการศึกษาเบ้ืองต้นเพ่ือกาหนดรายละเอียดของผลิตภัณฑ์/บริการท่ีจะนามา ตอบสนองความต้องการนั้น ๆ การศึกษาเบ้ืองต้นนี้เป็นส่วนท่ีเกี่ยวกับความเป็นไปได้ด้านต่างๆ ของ ผลิตภัณฑ์/บริการ เช่น ความเป็นไปได้ด้านเทคนิค ความเป็นไปได้ด้านสังคม ความเป็นไปได้ด้าน เศรษฐกิจ ความเป็นไปได้ด้านการเงิน เป็นต้น บางที่เรียกการศึกษาเบื้องต้นน้ีว่า การศึกษาความ เป็นไปได้หรือการศึกษาเชิงสารวจ (feasibility or exploratory study) การศึกษาเบื้องต้นนี้อาจ เกยี่ วขอ้ งกบั ประเด็นตา่ ง ๆ ต่อไปนี้

36 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู 2.1 กาหนดแนวคดิ เกยี่ วกับทางเลอื กท่สี อดคล้องกับความต้องการ ทไ่ี ดว้ ิเคราะห์ แล้วในเบ้อื งตน้ 2.2 ระบุประเด็นปัญหาท่สี าคัญ 2.3 เสนอแนวทางแกไ้ ขท่ีเปน็ ไปได้สาหรับประเด็นปัญหานั้น 2.4 ศกึ ษาความเป็นไปได้ด้านเทคนิค ความเปน็ ไปไดด้ ้านสงั คม ความเปน็ ไปได้ ด้านเศรษฐกจิ และความเปน็ ไปไดด้ ้านการเงิน 2.5 ตัดสินใจทาสัญญาโครงการ 2.6 ระบุงานหลักและงานย่อยเพื่อจดั ทาโครงสร้างการแยกแยะงาน 2.7 กาหนดความต้องการและข้อสมมตเิ บ้อื งตน้ ของระบบยอ่ ยๆ ของโครงการ 2.8 ศกึ ษาผลกระทบด้านสง่ิ แวดล้อมและผลกระทบด้านอื่นๆที่มีตอ่ บุคคลอนื่ และ สังคม 2.9 ศึกษาความเปน็ ได้ท่ผี ลิตภัณฑ์/บริการจะเป็นที่ยอมรับในสงั คม 3. คาร้องขอให้สง่ ข้อเสนอโครงการ ถา้ ให้องค์กรภายนอกองคก์ รรับผดิ ชอบในการดาเนินโครงการ จาเป็นจะต้องมีคาร้อง ขอให้สง่ ขอ้ เนอโครงการ เพ่ือกาหนดใหม้ ีองคก์ รทเี่ หมาะสมสาหรบั ดาเนนิ งานโครงการ และเพื่อทราบ ต้นทุนของการดาเนินงานโครงการ การขอให้ส่งข้อเสนอโครงการเป็นการให้โอกาสแก่ผู้ท่ีสนใจจะ ดาเนินโครงการเข้าไปประมูลโครงการเพ่ือมาจัดทาโครงการในกรณีที่ องค์กรของรัฐต้องจัดหาเงิน สนับสนุนโครงการ จะขอให้ส่งข้อเสนอโครงการเพื่อนารายชื่อผู้ประมูลท่ีมีคุณสมบัติเหมาะสมไปทา การคัดเลือก การส่งข้อเสนอโครงการในภาคเอกชนไม่ค่อยจะมีรูปแบบที่เป็นมาตรฐานเหมือนกับใน ภาครัฐ เพราะแต่ละองค์กรก็จะมรี ปู แบบของเอกสารรูปแบบข้อมูลที่ต้องการ และกระบวนการในการ ขอให้จัดทาโครงการท่ีมีลักษณะเฉพาะของแต่ละแห่ง โดยท่ัวไปเนื้อหาสาระของคาร้องขอให้ส่ง ข้อเสนอโครงการ จะเก่ียวขอ้ งกบั ประเดน็ ตา่ ง ๆ ดังน้ี 3.1 ความเปน็ มาของโครงการซึง่ เกี่ยวขอ้ งกบั ประเดน็ ปัญหาทีโ่ ครงการต้องการ แก้ไข และเหตผุ ลท่ีทาใหต้ ้องจดั ทาโครงการ 3.2 ผลติ ภัณฑ์/บริการที่เกดิ จากการดาเนินงานโครงการ 3.3 รายละเอียดและมาตรฐานของผลิตภัณฑ์/บรกิ าร 3.4 เงนิ ทุนทจ่ี ะจัดหาไดเ้ พื่อดาเนินงานโครงการ 3.5 การจัดทารายงาน เช่น รูปแบบ ลักษณะ และความถี่ในการจัดทาซึ่งอาจเป็น รายเดือน ราย 4 เดือน รายงานท่ีเป็นลายลักษณ์อักษร รายงานฉบับรวม รายงานสภาพการณ์ รายงานฉบบั สมบรู ณ์ 3.6 ภาคผนวก ประกอบด้วยข้อมูลที่ผู้ทาสัญญาต้องการทราบส่ิงอานวยความ สะดวกพเิ ศษทจี่ าเป็น รูปแบบของรายงานความก้าวหน้า วิธีการประเมินข้อเสนอโครงการ คาแนะนา เก่ียวกับการผลิตผลิตภณั ฑ์ และคาแนะนาอน่ื ๆ

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป 37 3.7 สาหรับโครงการท่ีรัฐบาลให้เงินสนับสนุน อาจจะมีข้อมูลอื่นเพิ่มขึ้น เช่น เอกสารรับรองเก่ียวกับสิ่งอานวยความสะดวก ที่องค์กรอ่ืนๆ จะให้แก่โครงการ การสนับสนุนในการ นาโครงการไปปฏบิ ตั ิ หรอื การลงโทษในการแจ้งข้อมูลเท็จ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับราคาต้นทุน คาชี้แจง เกี่ยวกบั เคร่อื งมือ อุปกรณแ์ ละสงิ่ อานวยความสะดวกท่รี ฐั บาลจะจดั หามาให้ 4. การจัดทาขอ้ เสนอโครงการ ข้อเสนอโครงการเป็นการให้โอกาสแก่ผู้เขียนข้อเสนอโครงการ นาเสนอแผนการ ดาเนินงานท้ังโครงการ โดยวิธีการจัดทาข้อเสนอโครงการจะแตกต่างกัน ตามลักษณะขององค์กร ผู้จัดทาข้อเสนอโครงการอาจเพียงแต่กรอกแบบฟอร์มของการขอให้จัดทาข้อเสนอโครงการ หรือ อาจจะนาเสนอรายละเอยี ดต่างๆ ต้ังแตป่ ระเดน็ ปัญหา ท่ีข้อเสนอโครงการต้องการแก้ไข วิธีการแก้ไข ปัญหา คา่ ใชจ้ า่ ยของโครงการ ระยะเวลาดาเนินงานและผู้รับผิดชอบโครงการ สาหรับโครงการท่ีต้อง ใชเ้ ทคโนโลยี อาจกล่าวถึงรายละเอียดของเทคนิค หรือเทคโนโลยีที่โครงการจะนามาใช้ รายการของ งานหลักและงานย่อย วันที่งานโครงการจะแล้วเสร็จ กาหนดการของงาน บุคลากรและส่ิงอานวย ความสะดวก การจดั องคก์ รของโครงการ บุคลากรและประสบการณ์ของบุคลากร ต้นทุนท่ีคาดการณ์ ไว้ วันส่งมอบโครงการและ กาหนดการจัดทารายงาน จะเห็นว่าประเด็นดังกล่าวบางบางประเด็น ได้รับการพิจารณามาบ้างแล้วในการศึกษาเบ้ืองต้น แต่ยังไม่มีรายละเอียดมากนัก ประเด็นต่าง ๆ เหลา่ นี้จึงนามาพิจารณาในการจดั ทาขอ้ เสนอโครงการอีกครงั้ และเน่ืองจากผู้บริหารระดับสูงไม่ค่อยมีเว ลามากพอท่ีจะอ่าน รายละเอียดของ ข้อเสนอโครงการได้ท้ังหมด จึงควรจัดทาบทคัดย่อข้อเสนอโครงการ ซึ่งประกอบด้วยสาระสาคัญ ๆ จานวนประมาณ 1-2 หน้า ส่วนใหญ่เป็นรายละเอียดเด่ียวกับความสามารถและประสบการณ์ของ องค์กรทีจ่ ดั ทาขอ้ เสนอโครงการนัน้ ๆ ไดแ้ ก่ 1) ประสบการณ์ชององค์กรท่ีเก่ียวกับสงิ่ ทโ่ี ครงการจะจัดทา 2) ความสามารถของทีมงานและองค์กรในการดาเนนิ งานตามขอ้ เสนอโครงการ 3) ประเด็นหลัก ๆ เกี่ยวกบั ปญั หาทโ่ี ครงการต้องการแก้ไข 4) วิธกี ารท่โี ครงการจะนามาใชใ้ นการดาเนินงาน 5) เหตุผลต่าง ๆ ท่ีควรจะอนมุ ตั ิข้อเสนอโครงการ องคก์ รท่ีอนุมตั ิขอ้ เสนอโครงการในภาครฐั มกั ต้องดาเนนิ การตามกระบวนการเจรจา ต่อรองที่มีระเบียบแบบแผนค่อนข้างแน่นอน ขณะท่ีองค์กรภาคเอกชนอาจมีระเบียบแบบแผนของ การดาเนินงานท่ีแตกต่างออกไป องค์กรภาครัฐจะเริ่มเจรจาต่อรองกับผู้จัดทาข้อเสนอโครงการซ่ึง เสนอราคาทตี่ ่าสดุ และให้ข้อเสนอท่ดี ที สี่ ดุ ราคาทเ่ี สนอมาจะต้องทาการประเมินอย่างรอบคอบเพื่อให้ สอดคล้องกับมาตรฐานข้ันต่าสุดท่ีรัฐบาลกาหนดไว้ โดยปกติรัฐบาลจะเสนอราคาโครงการที่ต่ากว่า ราคาท่ีผ้จู ัดทาขอ้ เสนอโครงการเสนอมา และผู้จัดทาข้อเนอ แต่ละคนไม่ควรทราบราคาโครงการของ ผู้จัดทาข้อเสนอคนอ่ืน ดังน้ันองค์กรของรัฐอาจเปิดการเจรจาต่อรองใหม่กับผู้จัดทาข้อเสนอรายที่ 2 ซ่งึ เสนอราคาโครงการในการเจรจาตอ่ รองเป็นสง่ิ สาคัญในระบบตลาดเสรี

38 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูป สรุปท้ายบทเรยี น โครงการ เป็นภารกิจ หรือระบบการปฏิบัติงานที่ประกอบด้วยกิจกรรม และรายละเอียด ตา่ งๆ รวมถงึ ทรพั ยากร เวลา งบประมาณ อุปกรณ์เครอ่ื งมอื ทมี่ ีอยู่อย่างจากัด ท่ีกาหนดขึ้นไว้ เพื่อใช้ ในวาระดาเนินงานในโครงการ โดยมีระยะเวลาเร่ิมต้น มีระยะเวลาส้ินสุดของการดาเนินงาน และ ดาเนินการปฏบิ ัติงานดังกลา่ วใหบ้ รรลถุ ึงวัตถปุ ระสงคท์ ไี่ ด้กาหนดไว้ โครงการภาคเอกชนจะดาเนินโครงการตามลาดับเริ่มจาก การวิเคราะห์ความต้องการ การศกึ ษาเบ้อื งต้น การจดั ทาขอ้ เสนอโครงการ การจัดทาโครงการ ตามลาดบั โครงการภาครัฐจะดาเนินโครงการตามลาดับเร่ิมจาก การวิเคราะห์ความต้องการ การศกึ ษาเบอื้ งต้น คารอ้ งขอใหส้ ง่ ข้อเสนอ การจัดทาข้อเสนอโครงการ การจดั ทาโครงการ ตามลาดบั โดยโครงการจากทางภาครัฐจะมีความขั้นตอนการดาเนินงาน การจัดทาโครงการท่ียุ่งยาก กว่าภาคเอกชน ในเรื่องการจัดทาข้อเสนอโครงการโดยต้องผ่านกระบวนการส่งยื่นเสนอต่อ ผู้บงั คบั บญั ชาหลายขั้นตอนตามระบบท่ีองค์กรนนั้ ดังกลา่ วกาหนดขึน้

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป 39 แบบฝึกหัดท้ายบทท่ี 2 1. ให้นยิ ามความหมายของ โครงการ มาตามความเข้าใจ 2. ส่วนประกอบทส่ี าคญั ของโครงการมีอะไรบ้าง 3. เรือ่ งใดบา้ งเปน็ ข้อบ่งชถ้ี งึ ลักษณะทด่ี ีของโครงการ 4. ให้สรุปประเด็นในการดาเนินงานของโครงการพฒั นานวตั กรรม และโครงการวจิ ยั และ พฒั นา 5. ใหเ้ ขียนวงจรโครงการและบรรยายลกั ษณะการทางานในแตล่ ะชว่ งวงจร 6. ให้อธบิ ายความแตกต่างของการดาเนินงานในแตล่ ะชว่ งของวงจรโครงการ 7. กระบวนการคดั เลอื กโครงการเกี่ยวขอ้ งกับเร่ืองใดบ้าง 8. โครงการทม่ี ีรายละเอียดท่เี ข้าใจง่ายมปี ระโยชน์ต่อการดาเนินงานอยา่ งไร และสง่ ผลการ คัดเลอื กโครงการอย่างไร 9. เหตใุ ดจงึ ควรศึกษาสภาพแวดลอ้ ม และปัญหาของโครงการ กอ่ นจัดทาโครงการ 10. ให้เปรียบเทียบความแตกต่าง ในเร่ืองการจัดเตรยี มทาโครงการในส่วนภาครฐั กับ ภาคเอกชน 11. ใหอ้ อกแบบกจิ กรรมสนบั สนุนการเตรียมจัดทาโครงการในชมรมที่นักศึกษาสังกดั

40 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู เอกสารอ้างอิง ฐาปนา ฉิ่นไพศาล. (2556). การบรหิ ารโครงการและการศกึ ษาความเปน็ ไปได.้ พมิ พ์ครั้งท่ี 11. กรุงเทพฯ: บรษิ ทั ธรี ะฟิลม์ และไซเทก็ ซ์ จากัด. ปกรณ์ ปรยี ากร. (2542). การวางแผนการวิเคราะห์และแนวทางในการบรหิ ารโครงการให้ ประสบผลสาเร็จ. (ม.ป.ท.): สถาบนั บัณฑติ พฒั นบริหารศาสตร์. ประชุม รอดประเสริฐ. (2535). นโยบายและการวางแผน : หลักการและทฤษฎี. พมิ พครัง้ ที่ 4. กรงุ เทพฯ : เนตกิ ลุ การพิมพ. ประสทิ ธิ์ ตงยงิ่ ศิริ. (2545). การวางแผนและการวิเคราะหโ์ ครงการ. กรงุ เทพฯ: ซเี อ็ดยเู คชน่ั . มยรุ ี อนมุ านราชธน. (2551). การบริหารโครงการ. พมิ พ์คร้ังท่ี6. กรงุ เทพฯ: ดมู ายเบส. วรี ะพล สุวรรณนันต์. (2530). การบริหารโครงการ. กรุงเทพฯ: สถาบนั บณั ฑติ พฒั นบริหารศาสตร์. สลั ยทุ ธ์ สว่างวรรณ. (2545). ระบบสารสนเทศเพอ่ื การจัดการ. กรงุ เทพฯ: เพียรสัน เอ็ดดูเคชน่ั , อนิ โดไชน่า. สุพาดา สิริกตุ ตา, ไสว ศริ ทิ องถาวร, และ อานาจ เลศิ ประเสรฐิ วงศ์. (2543). การวางแผนและ การบรหิ ารโครงการ. กรุงเทพฯ: [ม.ป.พ.]. สภุ าพร พศิ าลบตุ ร. (2553). การวางแผนและการบรหิ ารโครงการ. พมิ พ์ครงั้ ที่7. นนทบุรี: Urai Thoophom. อรอุมา เอกตาแสง. (2555). คู่มอื Microsoft Project ฉบับสมบูรณ์. นนทบุรี: ไอดีซฯี . Morris, Peter. W.G. “Managing Project Interfaces – Key Point for Project Success.” In Cleland D.I. and King W.R. (ed.). (1988). Project Management Handbook. 2nd ed. New York: Van Nostrand Reinhold. Obradovitch, M.M. & Stephanou S.E. (1990). Project Management: Risks and Productivity. Oregon: Daniel Spencer Publishers. Souder, William E. “Selecting Projects that Maximize Profits.” In Cleland D.l. and King W.R. (ed.). (1988). Project Management Handbook. 2nd ed. New York: Van Nostrand Reinhold.

แผนบริหารการสอนประจาบทท่ี 3 การวางแผนโครงการ เวลาเรียน 4 ช่ัวโมง วัตถุประสงค์ หลังจากที่ได้ศกึ ษาบทเรียนนี้แลว้ นักศึกษาควรมีพฤตกิ รรมดังนี้ 1. บอกถงึ ส่งิ ทีเ่ กย่ี วขอ้ งกับแผนโครงการได้ 2. อธบิ ายถงึ ความจาเป็นของการวางแผนโครงการได้ 3. ยกตัวอย่างความสาคัญของการวางแผนโครงการได้ 4. บอกความแตกต่างระหวา่ งการวิเคราะห์โครงการและแผนงานได้ 5. นาเสนอข้อคิดเห็นถึงความจาเปน็ และความสาคญั ของการวิเคราะห์โครงการและ แผนงาน 6. ออกแบบกจิ กรรมในกระบวนการวางแผนโครงการได้ หัวข้อเนอื้ หา 1. แผนโครงการ 2. ความจาเป็นของการวางแผนโครงการ 3. ความสาคัญของการวางแผนโครงการ 4. การวเิ คราะหโ์ ครงการและแผนงาน 5. ความจาเปน็ และความสาคัญของการวิเคราะหโ์ ครงการและแผนงาน 6. กระบวนการวางแผนโครงการ วธิ ีการสอนและกิจกรรม 1. บรรยายเน้ือหาสาระสาคญั ประกอบ PowerPoint 2. ตงั้ คาถามอภปิ รายระหว่างอาจารยก์ บั นักศึกษา 3. สรุปประเดน็ เนื้อหารว่ มกัน 4. ใหต้ อบคาถามทา้ ยบทเรียน สื่อการสอน 1. เอกสารประกอบการสอน 2. Microsoft PowerPoint ประจาบทเรียน 3. คอมพวิ เตอร์ และเครือขา่ ยอินเตอรเ์ นต็ 4. แบบฝกึ หดั ทา้ ยบทเรียน

42 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู การวดั ผล 1. สงั เกตพฤตกิ รรมการมสี ว่ นรว่ มในห้องเรยี น 2. ความรับผดิ ชอบในงานท่ไี ด้รบั มอบหมาย 3. ประเมนิ การทางานตามท่ีมอบหมาย 4. ประเมินการตอบคาถามและทางานทา้ ยบทเรยี น

บทท่ี 3 การวางแผนโครงการ โครงการกับการวางแผนมีความสัมพันธ์กันโดยไม่สามารถแยกออกจากกันได้ กล่าวคือ โครงการต้องเป็นส่วนหน่ึงของการวางแผนเสมอ และเช่นเดียวกัน การวางแผนต้องเป็นส่วนหน่ึงของ โครงการเสมอ ซง่ึ แผนจะมคี วามยุ่งยากมากในการนาไปปฏบิ ตั ิหากปราศจากโครงการ ฉะน้ันโครงการ คอื ฐานหรือเคา้ โครงที่สาคัญของแผน หากแผนขาดโครงการย่อมหมายถึง ความด้อยคุณภาพของแผน ที่ไม่อาจนาไปปฏิบัติให้บรรลุถึงจุดมุ่งหมายที่กาหนดไว้ได้ หรืออาจกล่าวใดว่าการนาแผนไปปฏิบัติ คอื การนาเอาโครงการทบี่ รรจไุ วใ้ นแผนไปปฏบิ ตั หิ รือดาเนินการนัน่ เอง แผนโครงการ เม่อื โครงการไดร้ ับการจดั ทาข้อเสนอและมีการตัดสินใจให้ดาเนนิ โครงการ จาเป็นต้องจัดทา แผนดาเนินงาน (plan of execution ) สาหรับโครงการน้ันๆ แผน หมายถึง ลาดับของเหตุการณ์ท่ี จัดทาแบบมีโครงสร้าง เพื่อนาไปสู่วัตถุประสงค์ ที่พึงปรารถนา โดยมีรายละเอียดให้ทราบว่าใครต้อง ทาอะไร เม่ือไรและอย่างไร รวมถึงการตัดสินใจที่สาคัญท้ังหมด แผนจึงเป็นกลไกลาหรับการ ตดิ ตอ่ ส่ือสาร ระหว่างผู้ปฏบิ ัติงานในโครงการ แผนจึงต้องถูกจัดทาก่อนกาหนดการ แล้วจึงนากาหนดการมาจัดทาปฏิทินงานสาหรับ ดาเนินการ อย่างไรก็ดีแผนโครงการควรจะได้รับการแก้ไขระหว่างดาเนินงานโครงการ ตามความ เหมาะสม ในแต่ละสภาพการณ์ เช่น สภาพแวดล้อมของโครงการ ผู้ใช้บริการ/ผู้รับบริการ เปลี่ยนแปลงไป โดยอาจจะดาเนินงานโครงการ ในลักษณะที่แตกต่างไปจากท่ีวางแผนไว้ต้ังแต่เริ่ม โครงการ (Smith, 1989; อ้างถึงใน มยุรี อนุมานราชธน, 2551) เพื่อให้แผนโครงการเกิด ประสิทธภิ าพและประสทิ ธผิ ล ผูว้ างแผนต้องคานึง ถงึ สิ่งตอ่ ไปนี้ 1. ข้อมูลที่จาเป็นสาหรับแผน ก่อนจะวางแผนดาเนินงานโครงการ ผู้วางแผน จาเป็นต้องจัดหาข้อมูลที่เก่ียวข้องต่างๆ ดังนี้ ประเภท สถานะ และสถานที่ต้ังของโครงการ ขอบเขต ของงานท่ีต้องดาเนินการ ประมาณการต้นทุนเบ้ืองต้น รายงานผลการมาตรวจงาน ณ สถานท่ี โครงการ วัตถุประสงค์หลักของ โครงการ สัญญาท่ีเก่ียวข้องกับโครงการ การออกแบบโครงการ ขอ้ จากัดดา้ นสภาพแวดล้อม รายงานผลการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ และ เอกสารข้อเสนอ ของโครงการทไ่ี ด้รบั ความเหน็ ชอบแลว้ 2. การมีส่วนร่วมในแผนโครงการ แม้ว่าผู้บริหารโครงการมีบทบาทสาคัญใน การ เตรยี มแผนดาเนนิ งานโครงการ แตก่ ารมีส่วนร่วมของผู้เกย่ี วขอ้ งกบั โครงการ เช่น วิทยากรโครงการ ผู้ จัดหาทรพั ยากร ผู้ประสานงาน ผู้ปฏิบัติงานในโครงการอื่น ๆ ผู้ได้รับประโยชน์ และผู้เสียประโยชน์ จากการดาเนินงานโครงการ รวมทั้งนกั วชิ าการวางแผนและประเมินผล เป็นต้น เป็นส่ิงจาเป็นสาหรับ สร้างความเข้าใจในบุคคลดังกล่าวเก่ียวกับ วัตถุประสงค์และผลประโยชน์ที่จะได้รับจากโครงการ เน่ืองจากความเข้าใจทตี่ รงกนั หรือเปน็ ไปในทิศทางเดียวกันอย่างถูกต้อง จะส่งผลต่อความสาเร็จของ การดาเนิน งานโครงการ เมื่อได้ร่างแผนดาเนินงานโครงการแล้ว ควรส่งแผนไปให้ผู้บริหารได้ พิจารณา และให้ข้อคิดเห็นซ่ึงอาจจะต้องนาแผนกลับมาปรับปรุงแก้ไข เพ่ือให้แผน สามารถนาไป

44 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป ปฏิบัติได้และเกิดความแน่ใจว่าทรัพยากรที่จาเป็นต่อการดาเนินงานโครงการ จะได้รับการจัดสรรมา ตามที่ต้องการ เม่ือร่างของแผนได้จัดทาจนเรียบร้อย แล้ว ควรนาเสนอแผนโครงการให้ผู้ใช้บริการ/ ผู้รับบริการได้ทราบอย่างเป็นทางการ เพื่อให้ความเห็นชอบ แล้วจึงนาแผนดาเนินงานโครงการไป จดั พมิ พ์และเผยแพรใ่ ห้ ผู้เกีย่ วขอ้ งกบั โครงการทราบกันทุก ๆ คน ความจาเป็นของการวางแผนโครงการ สภุ าพร พิศาลบตุ ร (2553) โครงการเปน็ ส่วนประกอบที่สาคัญของแผนงาน แผนแต่ละ แผนจะประกอบดว้ ยโครงการทต่ี ้องครอบคลมุ งานทุกส่วนของแผน แผนไมส่ ามารถจะดาเนินไปได้ หรือดาเนินไปได้อย่างไม่มีประสทิ ธภิ าพ หากแผนน้นั ขาดโครงการหรือมีโครงการแต่ไม่ครอบคลมุ งาน ทจ่ี ะต้องทาหากจะกล่าวโดยสรปุ อาจถอื ได้ว่าวัตถปุ ระสงค์หนึ่งหรอื จุดมงุ่ หมายหน่ึงของแผนกค็ ือ โครงการหนงึ่ นนั้ เอง การแตกแผนเป็นโครงการจะมลี กั ษณะดังนี้ โครงการ 1 โครงการ 2 แผน โครงการ 3 โครงการ 4 ภาพท่ี 3.1 การแตกแผนเปน็ โครงการ ทมี่ า: ดดั แปลงจาก สุภาพร พิศาลบตุ ร (2553:79) โครงการทุกโครงการจะต้องมีเปูาหมายและวิธีการที่ชัดเจน เพ่ือให้การดาเนินงานบรรลุ ตามวัตถุประสงค์หรือจุดมุ่งหมายของโครงการ หากรายการปฏิบัติงานหรือโครงการมีความชัดเจน แล้ว ย่อมจะทาให้การดาเนินงานของโครงการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และในที่สุดก็คือความ เป็นไปได้ของแผนงานที่ได้กาหนดข้ึนน่ันเอง ฉะนั้นจึงกล่าวได้ว่า การวางแผนมีแผนงานที่เป็น ระดบั ชั้น (Hierarchy of plans) ลดหลน่ั และสอดคล้องกันไป การวางเเผนโครงการมีกระบวนการเเละข้ันตอน เช่นเดียวกับกระบวนการวางแผน โดยท่ัวไป กล่าวคือการวางแผนประกอบด้วยกระบวนการ การกาหนดวัตถุประสงค์การรวบรวมและ การวิเคราะห์ข้อมูล การค้นหาโอกาสและการพิจารณาถึงอุปสรรค ปัญหา การพิจารณาแนวทาง ปฏิบัติที่เป็นไปได้ ทางเลือกแนวทางหรือวิถีทางที่ดีท่ีสุดและกระบวนการสุดท้ายคือ การตรวจสอบ ทบทวนและ การประเมินผลโครงการการวางแผนโครงการมีความจาเป็นต่อแผนการปฏิบัติงาน ดงั ตอ่ ไปน้ี 1. ช่วยให้แผนมีความชัดเจน โดยบุคคลที่เกี่ยวข้องมีความเข้าใจและรับรู้ถึงปัญหาของ แผนร่วมกัน 2. ช่วยให้การปฏิบัติตามแผนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และครอบคลุมงานท้ังหมด หรือเปน็ ไปตามแผนงานสว่ นมากของแผน

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป 45 3. ช่วยให้แผนมีทรัพยากรใช้อย่างเพียงพอ และเหมาะสมกับสภาพการปฏิบัติจริง เพราะมรี ายละเอียดในการใชท้ ชี่ ดั เจน 4. ช่วยให้แผนมีความเป็นไปได้สูง เพราะมีผู้รับผิดชอบ และมีความเข้าใจในการ ดาเนินงานเฉพาะโครงการไมป่ ะปนกนั 5. ช่วยลดความขัดแย้ง และขจัดความซ้าซ้อนในหน้าที่และภาระรับผิดชอบขององค์กร ภายในองค์กรเอง เพราะแต่ละองค์กรมีโครงการท่ีได้รับการมอบหมายเป็นการเฉพาะอย่างเหมาะสม กบั ความรคู้ วามสามารถขององค์กรและบุคคลในองค์กร 6. สร้างทัศนคติท่ีดีต่อบุคลากรในองค์กร โดยส่งเสริมให้ทุกคนมีความสามัคคีและมี ความรับผดิ ชอบร่วมกนั ตามความรคู้ วามสามารถและศักยภาพของแตล่ ะบุคคลอย่างเต็มที่ 7. สร้างความมั่นคงให้กับแผน และสร้างความมัน่ ใจในการดาเนินงานให้กับผู้มีหน้าที่ใน การวางแผนและผู้ใช้แผน 8. การควบคุมแผนงานทาได้ง่ายเเละไม่ซับซ้อน เพราะงานได้แยกออกเป็นส่วนตาม ลกั ษณะเฉพาะของงาน อน่งึ ความจาเป็นของโครงการ หรือการวางแผนโครงการ คือการแยกแยะงานให้ได้มาก เพื่อส่งผลให้แผนทม่ี คี วามชัดเจนและเป็นแผนที่มีรายละเอียดที่สมบูรณ์ นาไปสู่ปฏิบัติได้อย่างแท้จริง โครงการทุกโครงการควรต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของแผน และมีความเหมาะสมรัดกุมกับ สภาพของงาน จึงจะทาใหแ้ ผนงานบรรลถุ ึงเปูาหมายทก่ี าหนดไวห้ รือสามารถทาให้แผนเป็นประโยชน์ ต่อการพัฒนาองคก์ รไดอ้ ย่างแทจ้ รงิ ความสาคัญของการวางแผนโครงการ การวางแผนเป็นการพิจารณา การกาหนดเปูาหมาย ขั้นตอนการปฏิบัติงาน การ ประสานงาน การกาหนดมาตรฐานการทางาน เพื่อประโยชน์ในการควบคุม และพัฒนาทางเลือกของ แนวทางการดาเนินงานที่ได้รับความเห็นชอบแล้ว การวางแผนโครงการอย่างมีประสิทธิภาพมี ความสาคัญมากต่อความสาเรจ็ และความล้มเหลวของโครงการ อาจสรุปความสาคัญของการวางแผน โครงการดงั นี้ (Harrison, 1993; Forsberg et al., 1996; อา้ งถงึ ใน มยรุ ี อนุมานราชธน, 2551) 1. การวางแผนโครงการอย่างเป็นระบบ ทาให้การใช้ทรัพยากรท่ีมีจากัด เป็นไปอย่าง มีประสิทธิภาพ ท้ังน้ีต้องอาศัยความรู้ความเข้าใจเก่ียวกับตัวโครงการ ไม่ว่าจะเป็นปัญหาท่ีโครงการ ต้องการแก้ไขความสัมพันธ์ของแต่ละสาเหตุของปัญหา กลุ่มเปูาหมายท่ีได้รับผลกระทบจากปัญหา และความคาดหวงั จากการแกไ้ ขปัญหานัน้ โครงการใดเม่ือดาเนินงานแลว้ เสรจ็ จะสามารถแก้ไขสาเหตุ ของปัญหาได้ และโครงการต้องประสานกับโครงการอื่นเพียงไร จึงจะช่วยให้งานโครงการ บรรลุ เปาู หมาย รวมท้ังความเปน็ ไปได้ของโครงการดา้ นตา่ ง ๆ การวางแผนที่ดีสง่ ผลใหก้ ารบรหิ ารโครงการ บรรลุวตั ถปุ ระสงค์ที่กาหนดได้ 2. การวางแผนโครงการเป็นระบบย่อยระบบหน่ึง ของการบริหารโครงการ ซ่ึงต้อง เกี่ยวพันกับระบบย่อยหลาย ๆ ระบบ ถ้าพิจารณาขั้นตอนของวงจรโครงการ การวางแผนเป็น กจิ กรรมเพอ่ื เตรียมการสาหรับขั้นตอนอ่ืนๆ ต่อไป และยังเป็นกลไก ประสานองค์ประกอบต่างๆ ของ

46 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู โครงการ กระบวนการวางแผนต้องดาเนินการก่อน เพื่อกาหนดกิจกรรมท่ีจาเป็นต่อความสาเร็จของ โครงการได้ 3. การวางแผนโครงการแบบมีโครงสร้าง จะก่อให้เกิดงานที่มีประสิทธิภาพ ทาให้ โครงการบรรลุ ตามวัตถุประสงค์ภายในระยะเวลาท่ีกาหนดและภายใต้กรอบงบประมาณ โดยการ วางแผนแบบมีโครงสร้าง ในทนี่ ค้ี อื โครงสรา้ งการวางแผนตามระยะของวัตถุประสงค์ เช่นการคานึงถึง วตั ถปุ ระสงคร์ ะยะยาวคอื การบรรลุภารกิจขององค์กรและสังคม ส่วนวัตถุประสงค์ระยะกลางคือการ จัดการในระดับกลยุทธ์ และวัตถุประสงค์ระยะสั้นคือการจัดการในระดับยุทธวิธี เพ่ือให้กิจกรรม ปริมาณข้อมูล กลุ่มและองค์กรท่ีเก่ียวข้อง รวมทั้งระบบย่อยๆ ของโครงการดาเนินงานอย่างเป็น ระบบ การวางแผนโครงการแบบมีโครงสร้างน้ัน ได้นาเข้ามาใช้ในปี ค.ศ.1980 โดยเป็นวิธีการ วางแผน แบบมองไปข้างหน้าแทนการมองย้อนหลังและใช้การวิเคราะห์ความแปรปรวนเป็นเป็น สาคัญ มีการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์และระบบสารสนเทศเพ่ือการบริหารโครงการแบบบูรณาการ (integrated project management information system: IPMIS) เพื่อชว่ ยให้การ ประสานระบบ ยอ่ ยๆ ทาไดง้ า่ ยมากข้ึน 4. ในการดาเนินงานโครงการตามแผน อาจเกิดการเบ่ียงเบนไปจากแผน และเกิด เหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด ซ่ึงกิจกรรมและผลผลิตของโครงการที่เกิดข้ึนย่อม แตกต่างจากที่คาดหวัง เพราะในการนาโครงการไปปฏิบัติ มักปรากฏว่าผู้เกี่ยวข้องกับโครงการไม่ปฏิบัติตามแผนท่ีวางไว้ อย่างไรก็ตามการวางแผนโครงการ ก็ยังจาเป็นเน่ืองจากไม่เพียงแต่ทาให้สามารถตัดสินใจริเริ่ม โครงการได้ รวมทั้งจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ยังทาให้สามารถจัดสรรทรัพยากร ใหม่ได้เมื่อจาเปน็ ตลอดระยะเวลาของโครงการ การวเิ คราะหโ์ ครงการและแผนงาน สภุ าพร พิศาลบตุ ร (2553) การประเมินผลหรือประเมินค่าหรือ evaluation ที่เรามักจะ เรียกปะปนกันนน้ั มกี ารนาไปใช้แตกตา่ งกัน คือ การประเมินข้ันต้น (pre- investment evaluation) จะนาใช้ในตอนวิเคราะห์โครงการหรือแผนงานเพื่อคัดเลือกโครงการหรือแผนงานท่ีดีที่สุดเข้าไว้ใน แผน ซ่ึงเหตุการณน์ ไ้ี มม่ ีการดาเนินงานตามโครงการหรือแผนงาน ซ่ึงมักจะใช้ว่า project appraisal หรือ programmer appraisal แล้วแต่กรณี ในภาษาไทยน้ันงานในช้ันน้ีควรเรียก “การวิเคราะห์ โครงการและแผนงาน” หรือถ้าในบางโอกาสอาจจะเรียก “การประเมินโครงการและแผนงาน” ก็ นา่ จะใชไ้ ดแ้ ตไ่ มค่ วรเรียกว่า “การประเมินผลโครงการและแผนงาน” หรือ “การประเมินค่าโครงการ และแผนงาน” เพราะค่าท้งั สองน้ีชวนให้สับสนกับการประเมินผลโครงการและแผนงานท่ีกระทา เมื่อ ไว้มีการดาเนินงานตามแผนแลว้ ความสัมพันธ์ระหว่างคาว่า “การประเมินโครงการและแผนงาน” กับคาว่า “การวิเคราะห์ โครงการแผนงาน” อยู่ที่ว่าคาแรกนั้นมุ่งต่อผลของกิจกรรมตอนนี้คือ เพ่ือคัดเลือกเอา โครงการหรือ แผนงานทีด่ ีทส่ี ดุ จงึ ใช้วา่ “ประเมนิ ” เพอ่ื หาโครงการทดี่ ีทีส่ ุด สว่ นคาว่า การวิเคราะห์ “โครงการและ แผนงาน” นั้น มุ่งต่อวิธีการศึกษาในการคัดเลือก คือต้องการทาการ “วิเคราะห์” โครงการและ แผนงานแต่อย่างไรก็ตามท้ังสองคาน้ีเป็นงานประเมินหรือ evaluation หรือ appraisal ก่อนมีการ

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู 47 ดาเนินงานตามโครงการ หรือ แผนงาน สาหรับในภาษาอังกฤษนั้นมักนิยมใช้คาว่า appraisal กัน มากกว่า สาหรบั งานประเมินผลภายหลงั เมื่อมกี ารดาเนินงานตามโครงการและแผนงานแล้วเป็นการ ประเมินผลของการดาเนินงาน ใชว้ ่า progress evaluation การประเมินผลโครงการและแผนงาน ด้วยเหตุน้ีความหมายของ “การวิเคราะห์โครงการและแผนงาน” จึงหมายถึงการศึกษา รายละเอียดของต้นทุนและค่าใช้จ่าย เปรียบเทียบกับผลตอบแทนท่ีได้รับจากโครงการ และแผนงาน ต่าง ๆ ว่าเป็นไปอย่างประหยัดมีประสิทธิภาพและบังเกิดประสิทธิผลตามวัตถุประสงค์และเปูาหมาย หรอื ไมเ่ พยี งใด ทงั้ น้เี พอื่ คดั เลือกโครงการหรอื แผนงานที่ดีทส่ี ุดเขา้ ไวใ้ นแผน ความจาเป็นและความสาคัญของการวเิ คราะหโ์ ครงการและแผนงาน สุภาพร พิศาลบุตร (2553) เน่ืองจากการวางแผนก็มุ่งที่จะกาหนดรายละเอียดในการ ดาเนินงาน เพื่อให้เกิดผลดีท่ีสุดแก่โครงการและการท่ีจะทาแผนให้ดีที่สุด ก็อยู่ท่ีมีโครงการและ แผนงานที่ดีท่ีสุดเป็นหลักสาคัญ ด้วยเหตุน้ี เม่ือมีการทาโครงการ/แผนงานต่าง ๆ แล้ว ก็ควรจะ คัดเลือกเอาโครงการแผนงานท่ีดีท่ีสุดไปปฏิบัติ ดังนั้นจึงจาเป็นท่ีจะต้องวิเคราะห์โครงการ/แผนงาน ต่าง ๆ อย่างละเอียดรอบคอบเพื่อจัดลาดับความสาคัญของโครงการและแผนงานขึ้น และคัดเลือก โครงการและแผนงานที่ดีท่ีสุดไว้ตามขีดความสามารถ ในการสนับสนุนทางทรัพยากรท่ีมี ด้วยเหตุนี้ การวิเคราะห์โครงการและแผนงาน จึงมีความจาเป็นและมีความสาคัญต่อการวางแผนและต่อ โครงการด้วย การเตรียมโครงการเป็นการร่างหรือกาหนดรายละเอียดของโครงการ เพื่อนาไปสู่การ ประเมินถึงความเหมาะสมของโครงการที่จะนาไปใช้ในการปฏิบัติ การดาเนินงานในข้ันตอนนี้จะเป็น ผลที่สืบเนื่องมาจากการนาทางเลือกท่ีได้เลือกสรรแล้ว มากาหนดเป็นโครงการพร้อมกับแสดง รายละเอียดที่จะบ่งบอกถึงความเป็นไปได้ในการปฏิบัติ สาหรับเป็นแนวทางให้ผู้บริหารพิจารณา อนุมัติให้ดาเนินการต่อไป และเพ่ือให้โครงการท่ีได้จัดทาขึ้นมีรายละเอียดการดาเนินงานอย่าง ครบถ้วนมีเหตุมีผล มีความเชื่อมโยงระหว่างกิจกรรมที่ใช้ปฏิบัติอย่างเป็นระบบและมีความเป็นไปได้ สูงที่จะนาไปใช้ในการปฏิบัติให้บรรลุตามเปูาหมายและวัตถุประสงค์ที่ได้กาหนดไว้ผู้จัดทาโครงการ ควรจะต้องพยายามเลือกสรรเทคนิคและวิธีการต่าง ๆ ที่จะนามาใช้ในการดาเนินโครงการให้ดีที่สุด โดยทว่ั ไปจะเก่ียวขอ้ งกับการศึกษาวิเคราะห์ในองคป์ ระกอบตา่ ง ๆ น้ี 1. การวิเคราะห์ทางด้านอุปสงค์ เป็นการวิเคราะห์และคาดคะเนความต้องการให้ ผลผลิตของโครงการท่ีต้องการจะให้เกิดข้ึนจากการปฏิบัติโครงการนั้น การวิเคราะห์ทางด้านอุปสงค์ โดยทวั่ ไปจะเกยี่ วกับการวเิ คราะห์ กรณตี ่าง ๆ ดังนี้ 1.1 การเก็บและการวิเคราะห์เก่ียวกับข้อมูลในอดีต เพื่อดูว่าความต้องการและ แนวโนม้ ของความต้องการในขณะน้นั วา่ เปน็ อยา่ งไร 1.2 การวิเคราะห์ความต้องการผลผลิตในอนาคต เพื่อดูแนวโน้มของความต้องการ ผลผลิตท่ีจะเกิดขึ้นในอนาคตวาจะเป็นอย่างไร เพ่ือจะได้เตรียมแนวทางดาเนินงานให้สอดคล้องกับ ความตอ้ งการทีจ่ ะเกิดข้ึนดงั กล่าว

48 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป 1.3 การวิเคราะห์กิจกรรมที่มีอยู่จะสนองความต้องการของโครงการได้มากน้อย เพยี งใด 2. การวเิ คราะห์ทางด้านเทคนิค เป็นการวิเคราะห์เพ่ือเลือกหาวิธีการท่ีเหมาะสมท่ีจะ นามาปฏบิ ัตใิ นโครงการนน้ั ซ่ึงโดยท่วั ไปจะเกี่ยวข้องกบั กรณตี า่ ง ๆ ดงั นี้ 2.1 การวเิ คราะห์หาแนวความคิดใหม่ ๆ ทจ่ี ะนามาใช้ในการดาเนินโครงการ 2.2 การวิเคราะห์หาแนวทางแก้ไขปัญหาอุปสรรคของโครงการท่ีมีผลกระทบต่อ สง่ิ แวดล้อม 2.3 การวิเคราะห์หาความเหมาะสมหรือความเป็นไปได้ในการปฏิบัติโครงการโดย สอดคล้องกบั ขดี ความสามารถท่ีมีอยู่ 3. การวิเคราะห์ทางด้านการเมือง เป็นการวิเคราะห์ถึงบทบาทและแนวความคิด ตลอดจนวิถีทางการเมืองท่ีเข้ามามีบทบาทต่อการตัดสินใจและการดาเนินโครงการของ องค์กรที่จะ ดาเนินการปฏิบัติ เหตุผลทางด้านการเมืองนับเป็นเรื่องท่ีละเอียดอ่อนเพราะอาจจะทาให้การดาเนิน โครงการ จากหน่วยปฏิบัติเปล่ียนแปลงไป หรือไม่ได้รับการพิจารณาอนุมัติให้ดาเนินการได้ แม้ว่า โครงการจะมีความสมบรู ณ์และมีโอกาสท่ีจะสมั ฤทธผิ ลเป็นอยา่ งมากก็ตาม ดังนั้นเพ่ือให้สอดคล้องกับ อุดมการณ์ทางด้านการเมือง และให้การดาเนินโครงการสนองเจตนารมณ์ของทุกๆ ฝุาย ผู้จัดทา โครงการจึงควรศึกษาและวเิ คราะหถ์ ึงแนวโนม้ เก่ียวกบั นโยบายทางด้านการเมืองอย่างใกลช้ ดิ 4. การวิเคราะห์ทางด้านเศรษฐกิจ เป็นการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ทางด้าน เศรษฐกิจว่า โครงการท่ีกาลังเตรียมอยู่นั้นจะให้ผลตอบแทนต่อส่วนรวมได้มากหรือน้อยแค่ไหน เพื่อ แนวทางการใช้ทรัพยากรท่ีมีอยู่จะได้เกิดผลประโยชน์ต่อส่วนรวมได้สูงสุด การวิเคราะห์ทางด้าน เศรษฐกจิ โดยท่วั ไปจะพิจารณาจากกรณีต่าง ๆ ดงั น้ี 4.1 ปริมาณการลงทุนและผลตอบแทนกล่าวคือ ถ้าโครงการได้ผลตอบแทน มากกว่าการลงทุนกถ็ อื ว่าโครงการนั้นมคี วามเปน็ ไปทางเศรษฐกจิ สงู เป็นตน้ 4.2 ระยะคืนทุน เป็นการกาหนดระยะเวลาท่ีจะได้ผลตอบแทนคุ้มทนุ ท่ีเสยี ไป 4.3 อัตราผลตอบแทนต่อการลงทุน เป็นการกาหนดอัตราร้อยละของผลตอบแทน ได้รับจากการลงทนุ ในแต่ละระยะเวลา 5. การวิเคราะห์ทางด้านการเงิน เป็นการวิเคราะห์ถึงการลงทุนและผลตอบแทนของ โครงการเป็นหลัก ซึ่งรวมถึงการวางแผนทางด้านการเงินท่ีเหมาะสมกับโครงการน้ันมีความคล่องตัว และสามารถปฏิบัติได้โดยต่อเน่ือง และบรรลุเปูาหมายที่กาหนดไว้โดยประสิทธิภาพสูงสุด การ วิเคราะห์ทางด้านการเงินน้ีจะ แตกต่างกับการวิเคราะห์ทางด้านเศรษฐกิจในกรณีท่ีว่า การวิเคราะห์ ทางด้านเศรษฐกิจจะเป็นการวิเคราะห์ที่แสดงให้เห็นถึงการลงทุนและผลตอบแทนในภาพรวมทั้ง ประเทศ ส่วนการวิเคราะห์ทางด้านการเงินจะเป็นการวิเคราะห์เฉพาะเรื่องเงิน และ การวางแผน ทางด้านการเงินของโครงการเทา่ นน้ั โดยแนวทางการวิเคราะห์ทางด้านการเงินจะประกอบด้วย กรณี ตา่ ง ๆ ดงั น้ี 5.1 การคาดคะเนการเงินของโครงการ 5.2 การวิเคราะห์ความสามารถให้เกดิ ผลผลิตของโครงการสงู สุด 5.3 การประเมินผลตอบแทนทางการเงนิ ของโครงการ

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู 49 5.4 แหลง่ ทีม่ าของเงินทุน 5.5 ปัญหาด้านการเงินอ่ืน ๆเช่น ค่าของเงนิ ที่เปลยี่ นไป เปน็ ต้น 6. การวิเคราะห์ทางดา้ นการบริการ เป็นการวิเคราะห์เพ่ือพจิ ารณาว่าโครงการนั้นได้มี ระบบการบริหาท่ีเก้ือกูลหรือเป็นอุปสรรคต่อความสาเร็จของโครงการหรือไม่เพียงโด เพ่ือจะได้หา แนวทางขั้นตอนการดาเนนิ โครงการใหบ้ ังเกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติและสามารถบรรลุเปูาหมาย และวัตถุประสงค์ท่ีได้กาหนดอย่างมีประสิทธิภาพ การวิเคราะห์ทางด้านการบริหารโดยท่ัวไปจะ เกย่ี วข้องกบั องค์ประกอบตา่ ง ๆ ดงั น้ี 6.1 การจดั รูปแบบของกิจกรรมและรปู แบบของโครงการ 6.2 การจัดวิธหี รอื ข้นั ตอนการบริหารของโครงการ (การวางแผนของโครงการ) 6.3 การวางกฎหรือระเบยี บเพ่อื นาไปใชป้ ระโยชนใ์ นการปฏบิ ัติ 6.4 วธิ กี ารควบคมุ ตดิ ตามและประเมนิ ผลโครงการ 6.5 การบรหิ ารบุคคล 7. การวิเคราะห์ทางด้านสง่ิ แวดล้อม เปน็ การวิเคราะห์ถึงสภาพการณ์ต่าง ๆ ที่เป็นผล สืบเนื่องมาจากสิ่งแวดล้อมหรือกลุ่มอิทธิพลในด้านต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร เพ่ือรู้ว่า ส่งิ แวดลอ้ มหรือกลมุ่ อิทธพิ ลดงั กลา่ วน้ัน จะมีผลต่อการดาเนินโครงการหรือการเปล่ียนแปลงโครงการ อะไรบ้าง และจะทาให้บังเกิดผลในลักษณะเกื้อกูลหรือเป็นอุปสรรคต่อการดาเนินโครงการอย่างใด เพ่อื จะได้หาแนวทางหรอื ยุทธวธิ ปี รบั ปรุงการดาเนินโครงการให้เหมาะสมและสามารถบรรลุเปูาหมาย และวัตถุประสงคท์ ไี่ ด้กาหนดไวอ้ ย่างมีประสิทธิภาพ กระบวนการวางแผนโครงการ การวางแผนต้องกระทาในทุกขั้นตอนของวงจรโครงการเพื่อเตรียมไปสู่ ข้ันตอนต่อไป นอกจากนยี้ งั อาจกระทาในหลายๆ ระดับพร้อมๆ กัน โครงการหน่ึง มักประกอบด้วยหลายแผนท่ีแยก ออกจากกนั ในแต่ละชว่ งเวลาและขน้ั ตอนของโครงการ เช่น แผนการจัดซื้อจัดจ้าง(acquisition plan) แผนการนาโครงการไปปฏิบัติ (implementation plan) แผนการดาเนินงานและการบารุงรักษา (operation and maintenance plan) แผนการคัดเลือกแหล่งทุน (source selection plan) แผนการ เลิกจ้างงาน (deployment plan) แผนการยุติโครงการ (deactivation plan) แผนการ ตรวจสอบ (validation and verification plan) เป็นต้น บางแผนอาจจะปรากฏ เฉพาะในบาง โครงการ เช่น แผนการจัดซ้ือจัดจ้าง และแผนการคัดเลือกแหล่งทุน ส่วนแผนการนาโครงการไป ปฏิบัตมิ กั พบอยใู่ นทุกโครงการและเป็นแผนท่ีใช้ แสดงกระบวนการดาเนินงานท้ังหมด (Forsberg et al., 1996; อา้ งถงึ ใน มยุรี อนุมานราชธน, 2551) แผนการนาโครงการไปปฏิบัติ ซ่ึงอาจเรียกว่าแผนการดาเนินงาน หรือแผนยุทธวิธี เป็น กระบวนการแปรเปลี่ยนสิ่งท่ีโครงการต้องการทั้งหมดให้เป็นกลุ่มงาน ต่างๆ ตามลาดับด้วยหลัก เหตุผล ซงึ่ ประกอบด้วย 7 ข้นั ตอนดังน้ี (Hitt, 1985; อ้างถงึ ใน มยุรี อนุมานราชธน, 2551)

50 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู ระบคุ วามต้องการของ กาหนดวตั ถปุ ระสงค์ / กาหนดสง่ิ ท่ีเป็ นผลผลิต/ ผ้ใู ช้บริการ/ผ้รู ับบริการ เป้ าหมายของโครงการ บริการของโครงการ กาหนดงาน ของโครงการ มอบหมายงาน กาหนดงบประมาณ กาหนดการไหลของ โครงการ งานและกาหนดการ ภาพที่ 3.2 กระบวนการวางแผนโครงการ ทมี่ า: ดัดแปลงจาก มยุรี อนุมานราชธน (2551:100) 1. การระบุความตอ้ งการ ของผู้ใช้บริการ หรือผู้รับบริการของโครงการ พร้อม สาเหตุ ที่ทาให้เกิดความต้องการนั้น ก่อนที่จะกาหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ ผู้วางแผนโครงการต้อง พิจารณาสภาพแวดล้อม ความต้องการของผู้ใช้บริการ/ผู้รับ บริการ และปัญหาต่าง ๆ จากการ ดาเนินงานตามนโยบายท่ีมีอยู่ โดยอาจจะประมวล ความคิดและรวบรวมข้อมูลข่าวสารจากการ วิเคราะห์หรือผลงานวิจัยของผู้เชี่ยวชาญ ผู้ใช้บริการหรือผู้เก่ียวข้องกับปัญหา/ความต้องการ เทคนิค ที่ใช้ระบุความต้องการ ได้แก่ การระดมสมอง กลุ่มจาลอง การคิดแบบจินตนาการ การวิเคราะห์ รูปลักษณ์ และการสัมภาษณ์และแบบสอบถาม (ปาริชาติ วลัยเสถียร และ สุรพล ปธานวนิซ, 2535; อ้างถึงใน มยรุ ี อนุมานราชธน, 2551: 100-101 ) ดงั มรี ายละเอยี ดตอ่ ไปน้ี 1.1 การระดมสมอง (brainstorming) คือ กระบวนการคิดแบบเป็นกลุ่ม เซิง สรา้ งสรรค์ที่นามาใชเ้ พ่อื ก่อให้เกิดขอ้ คิดเหน็ เก่ียวกับแนวทางแก้ไขและคาตอบ สาหรับปัญหาหนึ่งๆ โดยเฉพาะปัญหาใหม่ หรือแนวทางใหม่สาหรับการแก้ไขปัญหาเก่า แนวทางน้ีให้นา ผู้เข้าระดม สมองมา 6-12 คน ปลอ่ ยให้ตา่ งคนคดิ โดยลาพงั คนเดยี วก่อน แลว้ เขียนความคิดน้ันลงในบัตรโดยไม่ มกี ารวจิ ารณ์ความคิดของคนอื่น ช่วยกันจัดเรียงบัตรความคิดทาแบบนี้หลายรอบจนพอใจความคิด ท่สี ามารถนามาใชไ้ ด้ 1.2 กลุ่มจาลอง (nominal group technique) คอื การระดมสมองแบบ หน่ึง เป็น กระบวนการคิดแบบเป็นกลุ่มย่อยที่นามาใช้กาหนดองค์ประกอบของ ปัญหาโดยเฉพาะองค์ประกอบ ทางการเมือง สังคม และวัฒนธรรม กาหนดและจัดลาดับเปูาหมายและตัวผู้เช่ียวชาญเพ่ือให้ได้ ความคิดเห็น แล้วคัดเลือกความคิดท่ีดี มาใช้ในการตัดสินใจซ่ึงจะเป็นการเพ่ิมความมีเหตุผลและการ สรา้ งสรรค์ เม่ือเผชิญกับสถานการณ์ของปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างหรือไม่สามารถระบุสาเหตุของปัญหา ได้ อยา่ งเป็นเหตุเปน็ ผล

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 51 1.3 การคิดแบบจินตนาการ (Synectics) คือ กระบวนการของกลุ่ม ปฏิสัมพันธ์ที่ นามาใช้นิยามปัญหาและหาแนวทางแก้ไขปัญหาที่เป็นไปได้โดยการ ให้ความหมายแก่ปัญหาใหม่ ใน ลักษณะทท่ี าให้ปัญหาใหม่เป็นเร่ืองธรรมดา หรือให้ความหมายแก่ปัญหาเก่าในมุมมองท่ีแตกต่างจาก เดมิ การคิดแบบจนิ ตนาการนี้ ใชก้ ารอุปมาแบบต่าง ๆ เช่น คิดแบบเอาใจเราไปใส่แทนว่า “สมมติว่า เราเป็นแบบ นั้น จะแก้ไขปัญหาอย่างไร’’ คิดแบบตรง ๆ คือ “ปัญหาที่ต้องการแก้ไขเป็นอย่างไร ปัญหานคี้ ลา้ ยกับอะไร จะแก้ไขอย่างไร” หรือคิดแบบใช้สัญลักษณ์เช่น กาหนดคา/ ประโยค/รูปภาพ แลว้ จึงแตกเปน็ ความคดิ และเช่ือมโยงความคิด 1.4 การวเิ คราะห์รูปลกั ษณ์ (morphological analysis) คอื กระบวนการ วิเคราะห์ ปัญหาอย่างเป็นระบบโดยเฉพาะองค์ประกอบของปัญหาและความสัมพันธ์ ขององค์ประกอบ เพื่อ จดั ทาทางเลอื กสาหรบั โครงการและแผนงานในอนาคตเมือ่ เกิดสถานการณข์ องปัญหาข้ึน 1.5 การสัมภาษณ์ (interviews) และแบบสอบถาม (questionnaires) คือ วิธีการ เพื่อระดมความคิดและข่าวสารข้อมูล โดยการต้ังคาถามที่มีหรือไม่มี โครงสร้างเน้ือหาแก่ผู้ตอบ เพื่อให้ได้ข้อมูลเกี่ยวกับภูมิหลังของสถานการณ์ของ ปัญหา บรรยากาศที่เอ้ืออานวยต่อโครงการ ความคดิ เห็นของกลมุ่ เปูาหมายของ โครงการ และผเู้ ชยี่ วชาญหรอื นกั วชิ าชีพ 2. การกาหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ วัตถุประสงค์ของการวางแผนโครงการเป็น ส่ิงเดียวกับวัตถุประสงค์ของโครงการ โดยทั่วไปผลผลิต/ผลิตภัณฑ์/บริการที่เป็นผลลัพธ์จากการ ดาเนินงานโครงการแสดงให้ทราบว่าโครงการบรรลุวัตถุประสงค์แล้ว ผู้วางแผนต้องทราบว่า วัตถุประสงค์หลักของโครงการ 3 ด้านได้แก่ เวลา ต้นทุน และคุณภาพ วัตถุประสงค์ใด ที่กล่าวมา สาคัญกว่า วัตถุประสงค์ด้านอื่นๆ ส่วนใหญ่วัตถุประสงค์ของโครงการมักขัดแย้งกัน ทาให้ไม่สามารถ ใหค้ วามสาคัญแกว่ ตั ถุประสงค์ด้านใดด้านหน่ึง โดยไม่ลดความสาคัญของวัตถุประสงค์ด้าน อ่ืนๆ เช่น ถา้ ลดความสาคัญของเวลาดาเนินการโครงการ อาจต้องเสียต้นทุน(เงนิ ) มากข้ึน และมักส่งผลต่อเนื่อง ไปถึงวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพของผลผลิต และอาจมีผลกระทบต่อองค์กร ดังนั้น การทราบว่า วัตถุประสงค์ใดมีความสาคัญในข้ัน ตอนนิยามโครงการ จะช่วยให้สามารถตัดสินใจและเลือกใช้ เทคนิคการวางแผนท่ีเหมาะสม มฉิ ะนนั้ ผบู้ รหิ ารโครงการอาจให้ความสาคัญกับวัตถุประสงค์ด้านเวลา โดยอตั โนมัติ อาจเนอื่ งมาจากเวลาเปน็ วัตถุประสงค์ท่ีเป็นรูปธรรมเห็นได้ชัดเจน ผู้บริหารโครงการมัก ควบคุมเวลาได้มากกว่าต้นทุนและคุณภาพ โดยใช้โครงข่ายเป็นเคร่ืองมือควบคุม และผู้บริหาร โครงการท่ีดีต้องสามารถควบคุมเวลาของโครงการได้ ด้วยเหตุน้ีผู้วางแผนต้องคานึงถึงลาดับ ความสาคัญทใ่ี ห้แก่วตั ถปุ ระสงค์ดงั กล่าวเมื่อ นิยามโครงการ (Turner, 1993; อ้างถึงใน มยุรี อนุมาน ราชธน, 2551) ในการกาหนดวัตถุประสงคข์ องแผนโครงการ อาจใชเ้ ทคนิค 2 แบบ ได้แก่แผนผงั วตั ถุประสงค์ และโครงสร้างของวตั ถุประสงค์ ท้งั 2 เทคนิคนี้ เน้นการจัดโครงสรา้ งของวัตถปุ ระสงค์ ตามสาดับชั้น 2.1 แผนผังวัตถุประสงค์ (objective trees) เป็นเทคนิคที่ใช้กาหนด วัตถุประสงค์ ของโครงการ และใช้เป็นแนวทางการจัดวัตถุประสงค์เหล่านั้นให้อยู่ในโครงสร้างท่ีเป็นลาดับช้ัน เพื่อ บ่งชี้ว่าสัมฤทธิ์ผล วัตถุประสงค์ย่อยจะเกื้อกูลต่อสัมฤทธ์ิผลของวัตถุประสงค์ในระดับสูงกว่าได้

52 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู อย่างไร? วัตถุประสงค์เหล่านั้น มีความสัมพันธ์กันอย่างไร? แผนผังวัตถุประสงค์ใช้ในการประเมินผล กระทบของโครงการ รวมทงั้ กาหนดหลักเกณฑ์ในการประเมนิ ผลทางเลือกต่าง ๆ 2.2 โครงสร้างของวัตถุประสงค์ (intent structures) เป็นเทคนิคที่ใช้นิยาม วัตถุประสงค์ ความสัมพนั ธ์เชิงเหตผุ ลระหว่างวัตถปุ ระสงค์ และระบุผู้เก่ียวขอ้ ง กับวัตถุประสงค์แต่ละ ด้าน เทคนิคนี้นอกจากใช้กาหนดและจัดลาดับช้ันของ วัตถุประสงค์แล้ว ยังใช้เพื่อแยกแยะ วตั ถุประสงค์ของกลุ่มผลประโยชนต์ า่ ง ๆ แสดง ให้เหน็ ถึงความขดั แยง้ ท่อี าจมอี ย่ใู นวัตถุประสงคย์ ่อย 3. การกาหนดสิง่ ทเ่ี ป็นผลผลิตหรือบริการ ของโครงการทั้งขณะดาเนินโครงการ และ เม่ือโครงการยุติ การกาหนดส่ิงที่ต้องการส่งมอบให้ผู้ใช้บริการหรือผู้รับบริการอาจ เขียนเป็นลาย ลักษณ์อักษรในรูปของรายงานที่มีการอธิบายรายละเอียดต่าง ๆ หรือ อาจเป็นผลผลิตหรือผลิตกัณฑ์ เช่น ตัวแบบ เคร่ืองมอื เคร่อื งใช้ ระบบการส่งเช้ือเพลิง ระบบคอมพิวเตอร์ ระบบขับเคลื่อนไปช้างหน้า ของเครื่องบินท้ิงระเบิดของฐานทัพอากาศ เป็นต้น สิ่งท่ีโครงการต้องการส่งมอบให้ผู้ใช้บริการหรือ ผูร้ ับบริการต้องกาหนด 4. การกาหนดงานโครงการ หลังจากกาหนดวัตถุประสงค์และส่ิงท่ีต้องการ ส่งมอบให้ ผู้ใช้บริการ หรือ ผู้รับบริการแล้ว ก็ต้องกาหนดสิ่งท่ีโครงการจะดาเนินการและหรือ หรือจะไม่ ดาเนินการ กล่าวคอื ข้นั ตอนนีจ้ ะกาหนดงานท้ังหมดท่ีจะดาเนนิ การต่อไป โดยแสดงให้เห็นถึงงาน ชุด ของงาน องค์กรย่อยและกลุ่มงานให้ถูกต้องมากที่สุด เท่าที่จะทาได้ ในการกาหนดงานของโครงการน้ี เทคนิคท่ีใช้แยกย่อยงานโครงการ ในลักษณะโครงสร้างท่ีเป็นลาดับช้ันน้ีเรียกว่า โครงสร้างการ แยกแยะงาน 5. การกาหนดการไหลของงาน ทั้งน้ีเพ่ือได้มีการจัดเตรียมลาดับการดาเนินงาน ก่อนหลังอย่างเหมาะสม โดยสามารถดาเนินงานไดต้ ามขั้นตอนดงั น้ี 5.1 แยกงานโครงการในรายละเอียดออกเป็นงานย่อยๆ และเชื่อมโยงลาดับงาน กอ่ นหลังอยา่ งชัดเจนในรปู แบบแผนผังโครงขา่ ยงาน 5.2 ประมาณการเวลาและทรัพยากรท่ีต้องใชใ้ นการทางาน แตล่ ะงาน 5.3 กาหนดเวลากิจกรรามในโครงการ เชน่ เวลาเรม่ิ ตน้ งานทเ่ี ร็วท่ีสดุ เวลาแล้วเสร็จ งานทีเ่ ร็วทสี่ ุด เวลาเริ่มตน้ งานท่ชี า้ ที่สดุ หรือเวลาแลว้ เสรจ็ งานทช่ี า้ ทีส่ ุด 5.4 จดั สรรทรัพยากร โดยกาหนดผรู้ บั ผิดชอบงานท่ีเหมาะสมกับเวลาทก่ี าหนดไว้ 5.5 กาหนดจดุ ควบคมุ งาน เพ่อื ตรวจสอบการทางานทีผ่ ่านมา 6. การกาหนดงบประมาณ โดยกาหนดค่าใช้จ่ายท่ีต้องเกิดขึ้นในแต่ละกิจกรรมงาน โดยเร่ืองงบประมาณน้ีเป็นเร่ืองของการใช้จ่ายเงินกับกิจกรรมต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นค่าตอบแทนผู้มา รบั ผิดชอบงาน คา่ วสั ดุ อปุ กรณ์ ในกจิ กรรมงาน และอนื่ ๆ 7. การมอบหมายงาน เพ่ือเป็นการชี้แจงต่อสมาชิกในโครงการให้รับทราบถึงบทบาท ความรับผดิ ชอบของตนตอ่ งานทไ่ี ด้รบั มอบหมาย และเพ่ือเป็นการยืนยันในสิ่งที่ได้วางแผนว่ากิจกรรม ท้ังหมดนนั้ จะเกิดข้นึ ตามทีไ่ ดว้ างแผนและกาหนดไว้

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู 53 และกระบวนการวางแผนควรพจิ ารณาเก่ียวกับเรื่องดงั ต่อไปนี้ (สุพจน์ โกสยิ ะจินดา , 2550) 1. ทาไมจึงต้องวางแผนโครงการ (Why) การวางแผนโครงการเป็นเรื่องที่สาคัญของ การบริหารโครงการเป็นแนวทางท่ีจาเป็นให้ผู้เก่ียวข้องในระหว่างการพัฒนาระบบงานได้รับทราบว่า จะต้องทาอะไรบ้าง เป็นงานหลักท่ีต้องกระทาเมื่อเริ่มทางาน จะเห็นได้ว่าในทฤษฎีการจัดการ การ วางแผนจะมาก่อนงานอ่ืน ๆเช่น POSDCORB (Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting) การมีแผนงานทาให้เห็นกระบวนการของเร่ืองท่ีเกิดข้ึน เขา้ ถึงปัญหากอ่ นที่เกดิ ขน้ึ และสามารถหาทางแก้ไขได้ก่อนที่จะสายเกินแก้ คานิยามของการวางแผน แผนงานคือ การเขยี นให้มีลาดบั งานที่จะเกดิ ขึ้นในอนาคต เพื่อให้ได้ งานทต่ี ้องการการวางแผนจึงเป็น กระบวนการที่จะต้องตัดสินใจล่วงหน้า เพื่อให้งานเป็นไปตามวัตถุประสงค์นโยบายแนวทางปฏิบัติ ดงั น้ันแผนงาน จงึ เปน็ งานท่ีต้องกระทาเป็นประจา ไม่ใช่งานฝาก และต้องใช้เวลาอย่างน้อยประมาณ 10% ของเวลาของโครงการทั้งหมด กระบวนการวางแผนเป็นการลดความซ้าซ้อนของการใช้ ทรัพยากร และกอ่ ให้เกิดการประสานงานท่ีดใี นหม่ผู ู้ที่อย่ใู นงานนน้ั วัตถุประสงค์ของการวางแผน โครงการกาหนดเปูาหมายของโครงการ เห็นภาพชัดเจน แปลงความต้องการให้ปรากฏในองค์กร การ กาหนดงานต่างๆ ท่ีจะต้องทาให้มีวันเริ่มต้น และวันสุดท้ายของแต่ละงาน กาหนดทรัพยากรท่ี ตอ้ งการใช้เพ่อื ใหใ้ ช้งานได้อยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพเป็นสือ่ ให้องคก์ รที่เก่ียวข้องกับโครงการ รวมทั้งองค์กร ภายนอกโครงการ เพอื่ เป็นแนวทางและพ้นื ฐานในการประมาณการ ตดิ ตาม และควบคมุ โครงการ 2. การวางแผนงานในเรือ่ งอะไร (What) การวางแผนเก่ียวข้องกับทรัพยากรในเร่ือง ต่างๆคือ ขอบข่ายงาน ชนิดงานต่างๆ เวลาท่ีต้องใช้ และทรัพยากร (บุคลากร เคร่ืองคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ เงินทุน และ วิธีการ เทคนิคต่างๆ)แผนงานสาคัญของโครงการมีอะไร แผนงาน ดาเนนิ การแผนการใชบ้ ุคลากรแผนการ ควบคุมการเปลี่ยนแปลงแผนการทารายงานแสดงสถานภาพ นอกจากนั้นมีแผนงานท่ีเกี่ยวกับโครงการ อีกหลายแผนงานคือ แผนศึกษาความต้องการของระบบ แผนออกแบบระบบ แผนการทดสอบ แผนการทาเอกสาร แผนการทาการบารุงรักษาระบบ แผนการ ใชเ้ งนิ แผนการใช้อปุ กรณ์ แผนการศกึ ษา ฝกึ อบรม แผนการจดั บคุ ลากรจากองค์กรท่ีจะเข้ามาร่วมใน โครงการ แผนการจัดองค์กรที่เก่ียวกับองค์กร แผนการทบทวนโครงการ การมีแผนงานทาให้ผู้ที่ เก่ียวข้องกับโครงการ ได้เห็นสิ่งท่ีจะเกิดข้ึนใช้ทรัพยากรให้ได้ประโยชน์สูงสุด เป็นแนวทางในการ ทางานอยใู่ นรปู แบบท่ีกาหนดไว้การวางแผนจะช่วยทาให้สามารถทาในสิ่งท่ีจาเป็นและทาสิ่งท่ีจาเป็น ใหด้ แี ละถกู ต้อง 3. เมื่อไรจึงวางแผนโครงการ (When) เราจะทาแผนงาน เม่ือได้รับมอบหมายให้ทา โครงการ เป็นสงิ่ ทต่ี ้องดาเนนิ การโดยด่วนและปรับเปล่ียนได้ตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในขณะน้ันๆ การ ทาแผนเหมือนการถ่ายภาพ ทุกครั้งท่ีถ่ายหน่ึงครั้งจะเห็นการเปลี่ยนแปลงเกิดข้ึนจากภาพเม่ือเทียบ กับอกี ภาพหนงึ่ ดงั น้นั ภาพงานจึงถูกปรับเปลี่ยนได้ตามเหตุการณ์ แผนงานเป็นเอกสารท่ีใช้ปฏิบัติงาน มีไว้คอยดูแลติดตามงานต่างๆ ที่ปรากฏในแผนงาน เมื่อมีการเปล่ียนแปลงแผนงาน ทรัพยากรต่างๆ ที่จาเป็นและระยะเวลาสามารถทบทวนใหม่ได้ เมื่อวัตถุประสงค์เปลี่ยน เกิดความซับซ้อนในงานที่ วางแผนไว้ เกิดภาวะท่ีแตกต่างจากเดมิ ผู้วางแผนในโครงการจะคานึงถึงผลท่ีจะเกิดต่อเนื่องจาก

54 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู การวางแผนดาเนินการ มิใช่เพียงคานึงผลท่ีจะได้รับจากการดาเนินการน้ันโดยตรงเท่านั้น แต่ ผลกระทบที่จะเกดิ ขนึ้ ตอ่ เน่ืองจะต้องพิจารณารวมอยูใ่ นการวางแผนน้นั ดว้ ย 4. ใครเป็นผู้วางแผนงาน (Who) การทาแผนงานข้ึนอยู่กับความรู้ความเข้าใจ ระบบงานที่จะทาและประสบการณ์ของผู้เข้ามาร่วมในการทาแผนงาน ผู้ท่ีต้องการใช้แผนงาน มีผู้ที่ เกีย่ วข้องดงั นี้ 4.1 หัวหนา้ โครงการ เปน็ บคุ คลสาคญั ของโครงการท่ีมีผลทาให้โครงการสาเร็จหรือ ล้มเหลวได้ ดงั น้ันหัวหน้าโครงการจงึ จาเปน็ ต้องมีแผนงานไวเ้ ปน็ แนวทางในการปฏิบัติงานรู้ถึงสถานะ ของโครงการทกุ ขณะ เพื่อใหไ้ ดท้ ราบปัญหาล่วงหนา้ ก่อนทจี่ ะเกิดขึน้ และหาทางแก้ไขได้ทันท่วงท่ี เม่ือ ทางานสาเรจ็ จะไดร้ ้วู า่ งานทท่ี าสาเรจ็ แล้วผิดไปจากแผนมากน้อยเพยี งใดและใชเ้ ป็นบทเรียนในการทา โครงการในอนาคต 4.2 คณะทางานเป็นผู้ท่ีจะดาเนินงานให้โครงการเป็นไปตามที่ได้รับมอบหมายไว้ ดังนั้นคณะทางานต้องได้ภาพรวมของโครงการ เพื่อได้รู้ว่าแต่ละส่วนของโครงการจะดาเนินการ อยา่ งไรและผู้ใดเป็นผู้ดาเนินการอย่างนั้นๆ เห็นความสัมพันธ์แต่ละงานว่า เชื่อมโยงกันอย่างไร ในแต่ ละงานใช้เวลาเท่าไร และในแต่ละคนต้องใช้แรงงานในโครงการมากนอ้ ย /เพียงใด 4.3 เจ้าของระบบงาน ซ่ึงจะเป็นผู้รับผลพวงของโครงการ จะต้องทราบว่า มี แผนงานอะไรบา้ ง จะได้ตดิ ตามความคบื หน้าของโครงการได้ 4.4 ฝุายบริหารและคณะผู้บริหารโครงการต้องการแผนงานไว้ดูว่าโครงการมีความ คืบหน้าเพียงใดเม่ือได้รับรายงานประจาแต่ละเดือน เมื่อคณะทางานขอการสนับสนุนไปจะได้ ดาเนนิ การได้ถกู ต้องตรงตามทตี่ อ้ งการได้ ดังน้ันคณะจัดทาแผนงานประกอบด้วยหัวหน้าโครงการ และสมาชิกในโครงการทุกคน แผนงานต้องได้รับความเห็นชอบจากสมาชิกในคณะทางานโดยพร้อมเพียงกันในการจัดทาแผนงาน ประกอบด้วย การกาหนดเปูาหมาย กาหนดงานต่างๆ ว่ามีอะไรบ้าง จัดลาดับงานว่า งานใดควรทา ก่อนหลัง กาหนดเวลาที่ต้องใช้ทรัพยากรและการทางานต่างๆ มีจุดตรวจสอบความคืบหน้าของ โครงการ 5. การวางแผนทาอย่างไร (How) เครื่องมือท่ีช่วยในการจัดทาแผนงานประกอบด้วย วิธีการต่างๆ ดงั น้ี 5.1 WBS (Work Breakdown Structure) การกระจายงานลงมาเป็นโครงสร้าง กจิ กรรมงาน (Work Breakdown Structure - WBS) คานยิ ามของ WBS คือการกระจายงานเป็นขั้น ลงมา มีลักษณะเป็นโครงสร้างบอกถึงขอบข่ายงานท้ังหมด ส่ิงใดที่ไม่ปรากฏใน WBS ถือว่างาน เหล่านั้นไม่รวมอยู่ในขอบข่ายงานท่ีกาหนดของโครงการ เราใช้ WBS ในการพัฒนาระบบงานหรือ ยืนยัน เพ่ือสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับขอบข่ายงานแต่ละละดับที่ลดหลั่นลงมา ทาให้เพ่ิมรายละเอียด โครงสร้างของโครงการใน 2-3 ระดับแรกของ WBS จะกล่าวถึงส่วนของเจ้าของระบบงานในเร่ือง ต้นทุนระยะเวลา เพื่อให้สามารถติดตามและรายงานผลจากกระบวนการตามข้ันตอนของโครงการ ส่วนของผู้จัดการโครงการและคณะทางานจะปรากฏในระดับท่ีต่าลงมา ซึ่งแสดงถึงการทางานของ โครงการ

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู 55 5.2 Bar Chart หรือเรียกอีกช่ือหน่ึงว่า GANTT Chart เป็นวิธีง่ายๆ ในการจัดทา แผนงานโดยลากเส้นบอกระยะเวลาของแต่ละงาน การทาแผนงานโดยใช้ Bar Chart มักจะเป็นงาน ขนาดไมใ่ หญ่ มจี านวนงานไมม่ าก สามารถดแู ลได้ท่ัวถงึ ตวั อย่าเช่น 5.3 PERT/CPM (Program Evaluation and Review Technique/Critical Path Method) PERT/CPM เป็นกระบวนการทางานเป็นเครือข่ายเหมาะกับงานขนาดใหญ่ ท่ีมีเน้ือ งานจานวนมากยากแกก่ ารตดิ ตามได้ท่ัวถงึ วธิ กี ารนส้ี ามารถแสดงความสัมพันธ์ของงานแต่ละงานและ แสดงเส้นวกิ ฤติให้เหน็ วา่ ส่วนใดของงานหากลา่ ชา้ ไปแล้วจะกระทบกระเทือนงานสว่ นอื่นๆ แต่ถ้าเป็น งานที่ไม่ได้อยู่บนเส้นวิกฤติ ถึงแม้ว่าช้าไปบ้างก็ไม่ก่อให้เกิดปัญหากับงาน วิธีการนี้ทาให้การใช้ ทรัพยากรไดป้ ระโยชนส์ ูงสุดและคุ้มคา่ ที่สุด ควบคุมงานใหอ้ ยูภ่ ายในระยะเวลาท่กี าหนด 5.4 Project Risk Analysis and Management เป็นการประเมินและการบริหาร ความเส่ียงของโครงการเมื่อจัดทาโครงการ การประเมินความเสี่ยงเป็นกลยุทธ์แห่งความสาเร็จ ท่ี ย่งิ ใหญ่หากไม่ดาเนนิ การเก่ยี วกับความเส่ียงไว้ล่วงหน้า อาจก่อให้เกิดปัญหาได้ ในการจัดทาโครงการ จะต้องนาวิธีการบริหารโครงการ เข้ามาช่วยทาให้แต่ละขั้นตอนของโครงการเป็นไปตามท่ีวางแผน และประมาณการไว้ แต่ก่อนท่ีจะดาเนินการใดๆควรที่จะทดสอบดูว่า งานแต่ละงานมีความเส่ียง หรือไม่ จากอดีตท่ีผ่านมาอาจจะกล่าวได้ว่ามีองค์กรไม่ก่ีแห่งที่ดาเนิน การจัดการเกี่ยวกับความเส่ียง ว่ามากน้อยเพียงใด จะได้หาทางแก้ไข ปรับปรุง ให้ความเส่ียงลดน้อยลง จนอยู่ในระดับพอใจ จึงเริ่ม ปฏิบัติการ การจัดการศึกษาเก่ียวกับความเส่ียง (Risk Assessment) จะทาให้คณะทางานผู้บริหาร โครงการ มีความม่ันใจว่าโครงการจะประสบความสาเร็จสูง ข้อผิดพลาด หรือปัญหาระหว่าง ดาเนินการโครงการมีน้อย หรือค่อนข้างต่า การศึกษาความเสี่ยง จึงมีความจาเป็นก่อนเร่ิมโครงการ ทกุ ครั้ง เพอื่ ให้โครงการประสบผลสาเร็จอยา่ งสงู ถึงแม้จะต้องใช้เวลาในการศึกษา แต่คุ้มค่ากับปัญหา ที่เกิดขึ้นในระหว่างดาเนินการโดยไม่ทราบปัญหามาก่อน การแก้ไขเพ่ือให้หลุดพ้นจากปัญหา อาจจะ ยุ่งยาก หรือไม่มีเวลาเพียงพอที่จะแก้ไขความยุ่งยากน้ัน จนทาให้โครงการล้มเหลว หรือผิดไปจาก แผนการทีไ่ ด้กาหนดไว้ 5.5 Brain Mapper แผนภูมิสมอง (Brain Mapper Diagram) เปนการจัดทา รายการเบื้องตน หรือจุดขอความ และสรางภาพรวม เพ่ือการอภิปราย หรือเปนเคร่ืองเตือนความจา โดยเขียนจากวงกลมศนู ยก์ ลางเป็น หัวเร่ืองใหญ่ แตกออกไปเป็นรัศมี และท่ีปลายของรัศมีนั้นจะเป็น หัวเร่ืองย่อย ดงั นนั้ ระหวา่ งเส้นรัศมีจะสามารถแตกกิ่งก้านออกไปได้เรื่อยๆ คล้ายแผนภูมิก้างปลา ที่ ตรงึ สว่ นหวั -สว่ นท้ายไวด้ ้วย หัวเร่อื งย่อย................................................................................................

56 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู วตั ถปุ ระสงค์ กลมุ่ เปาู หมาย คณะทางาน โครงการ บริการชุมชน กจิ กรรม ภาพท่ี 3.3 แผนภมู สิ มอง Brain Mapper ท่มี า: ดดั แปลงจาก (http://www.bloggang.com/viewdiary.php?id=pasawutt&group=6) 5.6 Software Package เป็นเครอ่ื งชวยในการวางแผน การจัดการโครงการ ซง่ึ เป็นโปรแกรมที่พฒั นาขนึ้ เพ่ือ สนับสนุนการทางานของโครงการ เชน่ (Software) ตา่ งๆ ต่อไปนี้ - Microsoft Project - Artimis - Project/2 series X - Harvard Project Management - Timeline Project Management สรุปท้ายบทเรยี น แผนโครงการ หมายถึง ลาดับของเหตุการณ์ท่ีจัดทาแบบมีโครงสร้าง เพื่อนาไปสู่ วัตถปุ ระสงค์ ที่พึงปรารถนา การวางแผนโครงการมีความจาเป็นต่อแผนการปฏิบัติงานในเรื่อง ช่วยให้แผนมีความ ชดั เจน ชว่ ยให้การปฏบิ ัติตามแผน ช่วยใหแ้ ผนมีทรพั ยากรใช้อย่างเพียงพอ ช่วยให้แผนมีความเป็นไป ได้สูง ช่วยลดความขัดแย้ง สร้างทัศนคติที่ดีต่อบุคลากรในองค์กร สร้างความม่ันคงให้กับแผน การ ควบคมุ แผนงานทาไดง้ ่าย การวางแผนโครงการอย่างมีประสทิ ธิภาพ สามารถ ประสานระบบย่อย ๆ ทาได้ง่ายมากขึ้น การวางแผนโครงการถอื เป็นสิง่ จาเป็นเน่อื งจากไมเ่ พยี งแต่ทาให้สามารถตัดสินใจริเร่ิมโครงการจัดสรร ทรัพยากร อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ยังทาให้สามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้เม่ือจาเป็นตลอด ระยะเวลาของโครงการ การดาเนินงานโครงการตามแผน อาจเกิดการเบ่ียงเบนไปจากแผน และเกิดเหตุการณ์ที่ไม่ คาดคดิ ซ่ึงกจิ กรรมและผลผลิตของโครงการทเี่ กดิ ข้นึ ย่อม แตกต่างจากท่ีคาดหวัง

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 57 การวิเคราะห์โครงการและแผนงาน ทาให้เกิดการศึกษารายละเอียดของต้นทุนและ ค่าใช้จ่าย เปรียบเทียบกับผลตอบแทนท่ีได้รับจากโครงการ และแผนงานต่าง ๆ ว่าเป็นไปอย่าง ประหยัดมีประสิทธิภาพและบังเกิดประสิทธิผลตามวัตถุประสงค์และเปูาหมาย หรือไม่เพียงใด การ วเิ คราะห์โครงการและแผนงาน มคี วามสาคัญของต่อเรื่องการวิเคราะห์ทางด้านอุปสงค์ การวิเคราะห์ ทางด้านเทคนิค การวิเคราะห์ทางด้านการเมือง การวิเคราะห์ทางด้านเศรษฐกิจ การวิเคราะห์ ทางด้านการเงนิ การวิเคราะห์ทางด้านการบริการ การวิเคราะหท์ างดา้ นสงิ่ แวดล้อม เคร่อื งมือที่ชว่ ยในการจดั ทาแผนงานประกอบดว้ ย WBS (Work Breakdown Structure) (Bar Chart) (PERT/CPM) (Project Risk Analysis and Management) (Brain Mapper) และ (Software Package)

58 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู แบบฝึกหัดท้ายบทท่ี 3 1. การทาใหแ้ ผนโครงการเกดิ ประสทิ ธผิ ลทต่ี อ้ งคานึงถึงอะไรบ้าง 2. ให้อธบิ ายถึงความจาเปน็ ของการวางแผนโครงการ 3. ให้ยกตัวอย่าง ประกอบภาพจากเรอ่ื ง การแตกแผนเป็นโครงการ โครงการ 1 โครงการ 2 แผน โครงการ 3 โครงการ 4 4. ใหย้ กตวั อยา่ งความสาคัญของการวางแผนโครงการ 5. ให้บอกความแตกต่างระหวา่ งการวเิ คราะหโ์ ครงการและแผนงานได้ 6. ใหน้ าเสนอข้อคิดเหน็ ถึงความจาเป็นและความสาคัญของการวิเคราะห์โครงการและ แผนงาน 7. ใหอ้ ธบิ ายถึงสง่ิ ทีต่ อ้ งพิจารณาใน กระบวนการวางแผนเรื่อง เหตใุ ดทาไมตอ้ งวางแผน โครงการ (Why) 8. ให้อธบิ ายถงึ สง่ิ ทต่ี อ้ งพจิ ารณาใน กระบวนการวางแผนเรอื่ ง อะไรบ้างท่ีควรตอ้ ง วางแผนในโครงการ (What) 9. ใหอ้ ธิบายถึงสิง่ ทีต่ อ้ งพจิ ารณาใน กระบวนการวางแผนเรื่อง เวลาใดทเ่ี หมาะสมในการ วางแผนสาหรบั โครงการ (When) 10. ให้อธิบายถึงสง่ิ ท่ตี ้องพจิ ารณาใน กระบวนการวางแผนเรื่อง ใครบ้างควรจะเป็นผู้ วางแผน หรอื เก่ียวข้องในโครงการ (Who) 11. ใหอ้ ธบิ ายถึงสิ่งท่ีต้องพิจารณาใน กระบวนการวางแผนเรื่อง การวางแผนควรมี กิจกรรม ทาอะไร อย่างไร บา้ ง (How) 12. ใหย้ กตวั อยา่ งกิจกรรมทีเ่ กิดข้ึนตามกระบวนการวางแผนโครงการจากแผนภาพท่ี กาหนดให้

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู 59 ระบคุ วามต้องการของ กาหนดวตั ถปุ ระสงค์ / กาหนดส่งิ ท่ีเป็ นผลผลติ / ผ้ใู ช้บริการ/ผ้รู ับบริการ เป้ าหมายของโครงการ บริการของโครงการ กาหนดงาน ของโครงการ มอบหมายงาน กาหนดงบประมาณ กาหนดการไหลของ โครงการ งานและกาหนดการ 13. ให้ออกแบบกิจกรรมประกอบภาพเครอื่ งมือ “แผนภูมิสมอง” ท่ชี ว่ ยในกระบวนการ วางแผนโครงการ กลุ่มเปูาหมาย วตั ถุประสงค์ โครงการ ?... คณะทางาน กิจกรรม

60 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป เอกสารอ้างอิง ปารชิ าติ วลยั เสถยี ร และสุรพล ปธานวนิช (ผู้แปล). (2535). ระบบเครือ่ งมือสาหรบั การวางแผน โครงการ. กรงุ เทพฯ: สานกั พมิ พ์มหาวิทยาลยั ธรรมศาสตร์. มยุรี อนมุ านราชธน. (2551). การบริหารโครงการ. พิมพ์ครง้ั ที่6. กรุงเทพฯ: ดมู ายเบส. สุพจน์ โกสยิ ะจินดา. (2550). การบริหารโครงการในระบบงานไอที่. กรงุ เทพฯ: วทิ ยพัฒน์. สภุ าพร พิศาลบุตร. (2553). การวางแผนและการบริหารโครงการ. พิมพ์ครั้งท่ี7. นนทบุรี: Urai Thoophom. Forsberg, K., Mooz H. & Cotterman H. (1998). Visualizing Project Management. New York: John Wiley & Sons, Inc. Harrison, F.L. (1993). Advanced Project Management: A Structured Approach. 3rded. Hants: Gower House. Hitt, William D. (1985). Management in Action: Guidelines for New Managers. Columbus: Battelle Press. Smith, E.W. (1989). “The Project Plan.” In Kimmons L.R. & Loweree H.J. (ed.) Project Management : A Reference for Professionals. New York : Marcel Dekker. Turner, J. Rodney. (1993). The Handbook of Project-based Management: Improving the Processes for Achieving Strategic Objectives. London: McGraw-Hill Co.

แผนบริหารการสอนประจาบทที่ 4 ความเป็นไปได้ของโครงการ เวลาเรียน 4 ช่ัวโมง วัตถุประสงค์ หลงั จากท่ีได้ศกึ ษาบทเรยี นน้ีแล้ว นักศึกษาควรมพี ฤตกิ รรมดังนี้ 1. บอกถึงแนวคดิ การศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการได้ 2. แสดงความคดิ เหน็ เกย่ี วกบั หลักการในการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการได้ 3. เลือกใช้ข้อมูลสาหรบั การศึกษาความเปน็ ไปได้ของโครงการได้ 4. นาเสนอความขอ้ คดิ เห็น จุดที่สาคญั ในความแมน่ ยาของการประมาณการได้ 5. เสนอแนะแนวทางในเร่ืองหัวใจสาคัญของการศึกษาความเป็นไปได้ 6. นาเสนอแนวคิด ออกแบบการประเมนิ โครงการก่อนดาเนนิ งานได้ หวั ข้อเน้อื หา 7. แนวคิดการศึกษาความเปน็ ไปได้ 8. หลกั การในการศกึ ษาความเป็นไปได้ 9. การแสวงหาข้อมลู สาหรับการศกึ ษาความเป็นไปได้ 10. ความแมน่ ยาของการประมาณการ 11. หัวใจสาคญั ของการศึกษาความเป็นไปได้ 12. การประเมินและอนมุ ัตโิ ครงการ วิธกี ารสอนและกจิ กรรม 1. บรรยายเนื้อหาสาระสาคญั ประกอบ PowerPoint 2. ตัง้ คาถามอภปิ รายระหว่างอาจารย์กบั นักศึกษา 3. สรปุ ประเด็นเน้ือหารว่ มกนั 4. ใหต้ อบคาถามทา้ ยบทเรยี น สือ่ การสอน 1. เอกสารประกอบการสอน 2. Microsoft PowerPoint ประจาบทเรยี น 3. คอมพิวเตอร์ และเครือข่ายอินเตอร์เนต็ 4. แบบฝึกหดั ท้ายบทเรียน

62 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู การวัดผล 1. สงั เกตพฤตกิ รรมการมีส่วนรว่ มในห้องเรียน 2. ความรบั ผดิ ชอบในงานท่ีได้รับมอบหมาย 3. ประเมนิ การทางานตามที่มอบหมาย 4. ประเมินการตอบคาถามและทางานท้ายบทเรยี น

บทที่ 4 ความเป็นไปได้ของโครงการ การพัฒนาหรือจัดทาโครงการใดๆ สิ่งหน่ึงท่ีจาเป็นสาหรับการศึกษาก่อนในเบื้องต้น คือ การศึกษาความเปน็ ไปได้ในการจดั ทาโครงการ ท้ังน้ีความไปได้น้ันจะเป็นตัวบ่งช้ีว่า โครงการน้ีควรจะ ดาเนินการต่อไปหรือไม่ เพราะเหตุใด หากผลการศึกษาความเป็นไปได้ปรากฏว่า เหมาะสมและ เป็นไปได้ ก็สามารถส่งผลให้โครงการเกิดขึ้นได้ และได้ดาเนินงานต่อไปลาดับต่อไป แต่หากผล การศึกษาความเป็นได้ปรากฏว่าไม่เหมาะสมและไม่น่าเป็นไปได้ ก็สามารถส่งผลให้เกิดการระงับ โครงการ และกลบั มาวิเคราะห์ พจิ ารณาถึงปญั หาท่ีเกดิ ขึ้นเพอ่ื หาทางแกไ้ ขในลาดับต่อไป แนวคดิ การศกึ ษาความเป็นไปได้ มผี เู้ ชยี่ วชาญหลายทา่ นได้ให้ข้อมลู เกี่ยวกบั การศึกษาความเปน็ ไปได้ไว้ดังต่อไปน้ี ฐาปนา ฉิ่นไพศาล (2556) ให้ขอ้ มูลวา่ การศกึ ษาความเปน็ ไปได้ของโครงการ เพื่อให้ประสบ ความสาเร็จตามเปูาหมายท่ีวางไว้นั้นจะต้องมีการวิเคราะห์โครงการด้านต่างๆ คือ การศึกษาด้าน การตลาดหรืออุปสงค์ การศกึ ษาด้านเทคนิค การวเิ คราะห์สภาพแวดล้อมของโครงการ การศึกษาด้าน เศรษฐกิจ การศกึ ษาด้านการเงนิ และการศึกษาดา้ นการบริการ เจริญวิชญ์ สมพงษ์ธรรม (2554) กล่าวว่า การศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ คือ การศกึ ษาวิเคราะห์และจดั ทาเอกสารประกอบด้วย ข้อมูลต่าง ๆทีจ่ าเปน็ เพื่อเป็นการแสดงถึงเหตุผลท่ี จะสนบั สนนุ ถึงความเหมาะสมของโครงการ สามารถนาไปสกู่ ารปฏบิ ตั ไิ ดจ้ ริงให้ผลประโยชน์ตอบแทน คุม้ คา่ ต่อการลงทนุ พิชิต สุขเจริญพงศ์ (2553) ได้กล่าวว่าการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการประกอบด้วย 5 ด้าน คือ ศึกษาความเป็นไปได้ทางการตลาด ความเป็นไปได้ทางการเงิน ความเป็นไปได้ทาง เศรษฐศาสตร์ ความเปน็ ไปไดท้ างเทคนิค และความเปน็ ไปได้ทางสังคมและส่งิ แวดล้อม สภุ าพร พศิ าลบุตร (2553) ได้กล่าวว่า การศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการมีความหมาย เช่นเดยี วกบั การวเิ คราะหโ์ ครงการ ซ่งึ จะเปน็ การประเมินถึงขอ้ ดี และขอ้ เสียและเน้นไปที่การประเมิน ความคุ้มคา่ ของโครงการ ในเร่ืองผลตอบแทนและค่าใชจ้ ่ายทีเ่ สียไป ณัฏฐพันธ์ เขจรนันทน์ (2551) ได้กล่าวว่า การศึกษาความเป็นไปได้จะมุ่งเน้นถึงการ วิเคราะห์ข้อมูลใน 4 ด้านคือ ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงานหรือการ ดาเนินการ ความเปน็ ไปไดท้ างเศรษฐศาสตร์ และความเป็นไปไดด้ า้ นตารางเวลา สุพจน์ โกสิยะจินดา (2550) ได้สรุป การศึกษาความเป็นไปได้มีทั้งหมด 6 ด้าน คือ ความ เป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางปฏิบัติ ความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ ความเป็นไปได้ใน เรอ่ื งเวลา ความเปน็ ไปได้ทางสังคมวทิ ยา ความเป็นไปได้ทางจิตวิทยา ชูชีพ พิพัฒน์ศิถิ (2544) ให้ความหมายว่าเป็นการวิเคราะห์โครงการ(Project Analysis) โดยการจัดทาโครงการเม่ือถึงข้ันตอน การออกแบบและกะประมาณต้นทุนในรายละเอียดเม่ือนาไป ปฏิบัติโดยแสดงออกมาในรูปของการวิเคราะห์ทางด้านเทคนิค วิชาการ การเงิน เศรษฐกิจ สังคม สถาบัน และสิ่งแวดล้อม เหตุผลท่จี าเปน็ ในการตัดสินใจว่าจะรับหรอื ปฏิเสธโครงการเพ่ือการลงทนุ

64 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป ปกรณ์ ปรียากร. (2542) กล่าวว่าการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการมีความจาเปน็ สาม ประการคือ 1. เพื่อตรวจสอบวา่ ส่งิ ต่างๆ ท่ีกาหนดไว้ในโครงการมคี วามเป็นไปได้ (Feasible) ทจี่ ะ ประสบผลสาเรจ็ ตามวัตถุประสงค์หรือไม่ 2. เพื่อประเมนิ (Appraisal) วา่ โครงการท่ีวางไวค้ วรลงทนุ หรือไม่ 3. เพอื่ ใชเ้ ป็นแนวทางในการวางรายละเอียดด้านต่างๆ ในขนั้ การวางแผนดาเนินงาน สรุ ศกั ดิ์ นานานุกลู (2539) กลา่ วว่าโครงการคืองานใหม่หรอื งานพิเศษที่ริเร่ิมขึ้นใหม่อาจจะ เป็นการขยายงามเดิมขยายปริมาณการผลิตเดิม หรือขยายงานใหม่ แผนกใหม่ โรงงานใหม่ หรือ แม้แตก่ ารต้ังกิจการใหม่ โครงการอาจเป็นงานง่ายๆ ที่มีการลงทุนไม่มากนักในอุปกรณ์เครื่องใช้หรือ ระบบงานที่ไม่แพงนัก ไปจนถึงงานที่ใหญ่โตซับซ้อน ท่ีมีการลงทุนมกมายมหาศาล ปัญหาของ โครงการอยู่ทคี่ วามเป็นงานใหมห่ รืองานพเิ ศษ ซ่ึงไมเ่ หมือนงานเดิม และเป็นงานท่ีเกิดข้ึนไม่บ่อยนัก หรอื เป็นงานทตี่ อ้ งลงทนุ มาก ดงั น้นั จึงต้องมีการวางแผนให้เกิดความสาเร็จให้ได้หากผิดพลาดไปก็ไม่ มโี อกาสแก้ตัวอกี และเกิดความเสียหายไดม้ าก มีโครงการจานวนไม่น้อย ท่ีได้ริเร่ิมข้ึนมาโดยไม่มีการศึกษาโครงการก่อนล่วงหน้า หรอื มไิ ดม้ ีการเตรยี มการอยา่ งรอบคอบ แต่ก็สามารถดาเนนิ โครงการไปได้ ประสบความสาเร็จและมี ผลกาไรอย่างงดงามด้วย ในทานองเดียวกัน และเช่นเดียวกันมีโครงการอีกไม่น้อยที่มีการศึกษาและ จัดทารายงานการศึกษาโครงการเล่มใหญ่โต แต่ในท่ีสุดแล้วไม่สามารถที่จะริเร่ิมดาเนินโครงการได้ ตามท่ศี กึ ษาไว้ หรอื บางคร้ังริเรม่ิ ตามโครงการได้ แต่ไม่ประสบความสาเร็จตามคาดเม่ือเป็นดังนี้จึงมี ข้อท่ีน่าคิดว่าทาไมจึงจะต้องทาการวางแผนโครงการหรือศึกษาความเป็นไปได้ ในเม่ือผู้ที่ไม่ ทาการศกึ ษาก็ยงั สามารถทาได้สาเร็จ แต่ผทู้ ี่ทาการศึกษากลบั ไม่ได้รบั ความสาเรจ็ และในปัจจบุ นั นีก้ ิจการเหล่าน้ีต่างกไ็ ดเ้ จริญเติบโต และขยายตัวใหญ่ขึ้นมามากอีกทั้งคู่ แขง่ ขันก็ขยายตวั ขึน้ มาเป็นเงาตามตัวจานวนคู่แข่งก็เพิ่มมากขึ้นส่วนตลาดสินค้าก็เร่ิมคับแคบลง จน ต้องหนั ไปขายตลาดต่างประเทศ ตามสภาพน้ีจะเห็นได้ว่าโชคที่เคยมี นับวันแต่จะลดโอกาสลงเรื่อย ๆ ตลาดสินค้าและราคาสินค้าทั้งในประเทศและต่างประเทศก็ไม่มีความแน่นอนข้ึนๆลงๆอยู่เป็น ประจา ภาวะเงนิ เฟูอก็ทาใหค้ ่าใชจ้ ่ายตา่ งๆ สูงข้ึนมาก เงินทุนของเจ้าของโครงการไม่เพียงพอสาหรับ กิจการขนาดใหญ่ ต้องกู้จากแหล่งเงินทุนอีกเป็นจานวนมาก บ่อยคร้ังต้องกู้มากกว่า เงินทุนของ ตนเองกว่า 2 เท่า ทาให้ผลกาไร ของกิจการลดลง เพราะต้องนาไปชาระดอกเบ้ีย ส่วน ความสัมพันธ์กับลูกค้าที่สาคัญน้ันก็ไม่เพียงพอ เพราะกิจการต้องขายให้ได้ระดับสูงจึงจะคุ้มทุน แม้แต่สถาบันการเงินท่ีเคยมีความสัมพันธ์กับเจ้าของโครงการมาเนิ่นนาน ก็เร่ิมมีความกังวลใจ เก่ียวกับความเสย่ี งของลูกคา้ รายใหญๆ่ ทบ่ี รหิ ารงานอย่างไม่มีระบบ จึงทาให้การบริการด้านการเงิน ของกจิ การไม่ราบร่ืนเหมอื นอดีต ทโ่ี ครงการยังมีขนาดเลก็ อยู่ ดงั น้ันเราจงึ อาจกล่าวได้ว่า ความหวัง ที่จะประสบความสาเร็จโดยมิต้องมีการศึกษาให้รอบคอบน้ัน นับวันมีแต่จะมืดมนลง เพราะแม้แต่ กิจการขนาดใหญ่ท่ีเคยประสบความสาเร็จโดยอาศัยโชคช่วยนั้น ในปัจจุบันก็เริ่มจะต้องอาศัยฝีมือ ความสามารถและวิชาการเปน็ หลักในการบรหิ ารงานเช่นกนั สาหรบั โครงการที่เคยล้มเหลวไปทั้งๆที่มีการศึกษาอย่างละเอียดน้ัน อาจจะเป็นเพราะ ความโชครา้ ยเป็นเหตุผลสาคัญ คือ ภาวะตลาดไม่อานวยให้ หรือภาวะเงินทุนขาดแคลนไม่อานวย

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป 65 ใหก้ ิจการสามารถฟันฝุาอปุ สรรคไปได้ โดยเฉพาะอยา่ งยงิ่ หากเจ้าของกิจการมิใช่บุคคลกว้างขวาง ไม่ มีความสาพันธ์กับตลาดสินค้าและแหล่งเงินทุน ก็อาจทาให้กิจการขาดความเช่ือถือ และไม่มีใคร ช่วยเหลือในยามตกอับเหตุผลสาคัญอีกประการหน่ึงก็คือ การท่ีเจ้าของกิจการไม่มีฝีมือ ไร้ความ สารถ อาจจะทาการศึกษาผิดพลาดมาต้ังแต่ต้น ไม่มีการวิเคราะห์โครงการอย่างถูกต้องหรืออาจ ศกึ ษาถกู ตอ้ งพอควรแลว้ แตใ่ นขั้นการดาเนินโครงการ ได้ทาการผิดพลาดโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์ ขาด ความสามารถในการบริหารโครงการใหส้ าเรจ็ ลลุ วงไปได้ จากข้อมูลข้างต้นสรุปได้ว่า การศึกษาความเป็นไปได้มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจในการ ดาเนินโครงการ โดยพึงยึดหลักการศึกษาใน 9 ด้านดังน้ี คือ ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ศึกษาความ เป็นไปได้ทางการตลาด ความเป็นไปได้ทางการเงิน ความเป็นไปได้ทางเศรษฐกิจ ความเป็นไปได้ทาง สังคมวิทยาและการเมือง ความเป็นไปได้สภาพแวดล้อมและสภาวะนิเวศน์ ความเป็นไปได้ด้านเวลา และความเปน็ ไปได้ทางจิตวทิ ยา หลกั การในการศกึ ษาความเป็นไปได้ เพ็ญศรี ปักกะสีนัง (2556) กล่าว่า การศึกษาความเป็นไปได้เพ่ือให้เกิดความสมบูรณ์ท่ีสุด มปี ระเด็นทีต่ อ้ งพจิ ารณา ความเปน็ ไปไดท้ งั้ หมด 6 ดา้ นดงั นี้ 1. ความเป็นไปไดด้ ้านเทคนคิ 2. ความเป็นไปได้ด้านปฏิบตั ิงาน 3. ความเป็นไปไดด้ า้ นเศรษฐศาสตร์ 4. ความเปน็ ไปไดด้ ้านเวลา 5. ความเปน็ ไปได้ด้านสงั คมวทิ ยา 6. ความเปน็ ไปไดด้ า้ นจิตวิทยา ดา้ นเทคนคิ ดา้ นจติ วิทยา การศกึ ษ ดา้ น ดา้ นสงั คม าความ ปฏบิ ตั ิงาน เปน็ ไปได้ วิทยา ดา้ น เศรษฐศาสตร์ ดา้ นเวลา ภาพท่ี 4.1 การศึกษาความเป็นไปได้ 6 ดา้ น ทม่ี า: ดัดแปลงจาก เพ็ญศรี ปักกะสนี งั (2556:126)

66 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู สุรศักด์ิ นานานกุ ูล (2539) กล่าวว่าการศึกษาความเปน็ ไปไดใ้ ช้หลักการง่าย ๆ ว่า โครงการ ท่ีจะเป็นไปได้คือ โครงการท่ีการเตรียมการในด้านการบริหารธุรกิจที่ดี เพราะถ้าหากได้เตรียมการ บริหารธุรกจิ แตล่ ะดา้ นไวด้ แี ลว้ โอกาสทีจ่ ะประสบความสาเร็จยอ่ มมีอยู่มาก โดยการบริการธุรกิจท่ีดีประกอบด้วย หลักการบริหารในด้านต่าง ๆ คือ (1) การผลิต (2) กาตลาด (3) การบรหิ ารและบุคลากร (4) การเงนิ หรือในบางครง้ั มีผู้กล่าวว่า การบริหารธุรกิจ ประกอบด้วย การบริหาร 4M คือ (1) Machinery และ Materials ซ่ึงเทียบได้กับการผลิต (2) Market ซึ่งเทียบได้กับการตลาด (3) Man ซึ่งเปรียบเทียบได้กับการบริหารและบุคลากร และ (4) Money ซ่ึงเปรียบไดก้ บั การเงิน และหลกั การในการศกึ ษาความเป็นไปได้ จะแบ่งการศกึ ษาออกเปน็ 4 ด้าน คือ 1. ด้านเทคนิค (Technical) เป็นการศึกษาว่าจะจัดหาเครื่องจักร และวัตถุดิบ มาอยา่ งไร จะผลิตอย่างไร และจะผลิตในตน้ ทุนตา่ ไดไ้ หม 2. ด้านเศรษฐกิจและการตลาด (Economic & Marketing) เป็นการศึกษาว่า จะผลติ สินคา้ ลกั ษณะไหน จะขายใหใ้ คร จะขายอยา่ งไร และจะมีผ้ซู ือ้ หรือไม่ 3. ด้านการบริหาร (Managerial) เป็นการศึกษาว่าจะบริหารกิจการอย่างไร ฝาุ ยบรหิ ารมีความสามารถ ประสบการณ์ และมีความผกู พัน (Commitment) กบั โครงการแค่ไหน 4. ดา้ นการเงิน ( Financial) เป็นการศึกษาว่าจะจัดหาเงินทุนอย่างไร จะใช้จ่าย อยา่ งไรจงึ จะเพยี งพอ และทาอยา่ งไรจงึ จะคมุ้ กบั เงนิ ลงทนุ การศกึ ษาด้านการตลาด การกาหนดขอบเขต การศึกษา การศึกษาด้านเทคนคิ การศกึ ษาดา้ นการบรหิ าร การศึกษาดา้ นการเงิน การศึกษาความแปรเปลย่ี น ภาพท่ี 4.2 การศกึ ษาความเป็นไปได้ ทมี่ า: ดัดแปลงจาก สรุ ศักดิ์ นานานกุ ูล (2539:90)

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป 67 ขอบข่ายของการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ จะมีความแตกต่างกันออกไปตาม ประเภทและลกั ษณะของโครงการดงั นี้ (ปกรณ์ ปรียากร, 2542: 44-50) 1. โครงการเดิมหรือเป็นโครงการประเภทเดียวกันท่ีไม่เคยทามาก่อน ไม่มีความ จาเปน็ ต้องศึกษาในรายละเอียดทกุ ดา้ น 2. โครงการใหม่หรือโครงการบุกเบิกนาร่อง (pilot project) ควรศึกษารายละเอียดทุก ดา้ น 3. โครงการภาครัฐจุดสนใจของการวิเคราะห์จะอยทู่ ค่ี วามอยู่ดมี สี ขุ ของประชาชน 4. โครงการภาคเอกชน จุดสนใจจะอยู่ท่ีผลกาไรจากการลงทุนจึงอาจเน้นความสาคัญ ไปท่ีการวเิ คราะหด์ ้านการตลาด โดยการวเิ คราะหโ์ ครงการที่ไมใ่ ชม่ ลู คา่ ปัจจุบนั มวี ิธกี ารคานวณแบบไม่ปรับค่าเวลา ดังนี้คือ 1. ระยะเวลาคนื ทนุ (Payback Period : PB) 2. อตั ราผลตอบแทนจาการลงทุน(Rate of return on : Investment : ROI) 3. จดุ คุม้ ทนุ (Break Even Analysis) ซง่ึ การวิเคราะหโ์ ครงการท่ีใช้มูลคา่ ปัจจุบัน โดยวิธีการคานวณแบบปรบั ค่าเวลาคือ 1. มูลค่าปัจจุบันของโครงการ เป็นการปรับค่าของเงิน เรียกว่า อัตราส่วนลด (Discount rate) 2. อตั ราส่วนของผลประโยชนต์ อ่ ต้นทุน (Benefit Cost Ratio) 3. อตั ราผลตอบแทนภายในของโครงการ (Internal rate of return) โดยประเด็นท่ีควรศึกษาความเป็นไปได้ ในการพัฒนาโครงการ มีประเด็นท่ีควรศึกษาความ เปน็ ไปได้ดงั น้ี ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ศึกษาความเป็นไปได้ทางการตลาด ความเป็นไปได้ทาง การเงิน ความเป็นไปได้ทางเศรษฐกิจ ความเป็นไปได้ทางสังคมวิทยาและการเมือง ความเป็นไปได้ สภาพแวดล้อมและสภาวะนิเวศน์ ความเปน็ ไปได้ด้านเวลา และความเปน็ ไปไดท้ างจิตวทิ ยา - การศกึ ษาดา้ นเทคนิคหรือดา้ นวชิ าการ (Technical Study) - การศกึ ษาดา้ นการจัดการ (Management Study) - การศึกษาดา้ นการตลาด (Market Study) - การศกึ ษาดา้ นการเงิน (Financial Study) - การศึกษาด้านเศรษฐกจิ (Economic Study) - การศึกษาดา้ นสงั คมและการเมอื ง (Social and Political Study) - การศึกษาด้านสภาพแวดล้อมและสภาวะนิเวศน์ (Environmental and Ecological Study) - การศึกษาความเป็นไปไดด้ า้ นเวลา (Time Study) - การศึกษาความเปน็ ไปได้ดา้ นจติ วิทยา (Psychology Study)

68 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป 1. การศึกษาด้านเทคนิคหรือด้านวิชาการ (Technical Study) เป็นการศึกษา ข้อมูลเก่ียวกับขั้นตอนต่างๆ และความจาเป็นในเชิงเทคนิคหรือวิชาความรู้ รวมทั้งวิทยาการแขนง ต่างๆ (Technical Know How) อนั จาเปน็ ตอ่ การทางานในแตล่ ะกจิ กรรมให้สมบูรณ์ ประเด็นคาถาม ทใ่ี ช้ในการวิเคราะห์ ไดแ้ ก่ 1.1 ขั้นตอนในการดาเนินงานด้านต่างๆ ของโครงการ ควรจะเป็นอย่างไร มีความ เหมาะสมหรือไม่ อย่างไร 1.2 ในการดาเนินงานแต่ละข้ันตอนจะต้องใช้ความรู้ เทคนิค รวมทั้งเทคโนโลยีท่ี จาเปน็ อะไรบา้ ง 1.3 ประเมินความพรอ้ ม และความเหมาะสมของเทคโนโลยี เครื่องมอื อปุ กรณต์ ่างๆ 1.4 ประเมินความเพียงพอและการสนับสนุนต่างๆ ในกรณีท่ีต้องการปรับ เทคโนโลยี หรือต้องการการสนบั สนุนอปุ กรณ์หรืออะไหล่ 1.5 ประเมนิ เปรียบเทียบกบั เทคนคิ และเทคโนโลยขี องกิจการอนื่ 1.6 ในกรณีท่ีมีความจาเป็นต้องใช้วัตถุดิบ จะประเมินถึงแหล่งท่ีมาและความ เพียงพอของวัตถดุ ิบ 1.7 ในกรณีท่ีมีโรงงาน อาคารสานักงาน ร้านค้า ศูนย์สาธิตให้ประเมินความ เหมาะสมของสถานทท่ี ี่ต้ัง รวมท้งั ความพร้อมของระบบสาธารณปู โภคพ้ืนฐานต่างๆ 1.8 ประเมินความต้องการหรือแผนกาลังคน (Manpower planning) แผนการ ฝึกอบรมและพฒั นาพนักงาน 1.9 แนวทางและความเป็นไปได้ในการวิจัยและพัฒนาเพ่ือประสิทธิภาพคุณภาพ และโอกาสในการแขง่ ขัน 2. การศึกษาดา้ นการจดั การ (Management Study) เป็นการศึกษาความเหมาะสม และความพรอ้ มดา้ นองค์กรและการจดั การ ในประเด็นตา่ งๆ ทส่ี าคญั คือ 2.1 ความสาคัญของโครงการ เม่ือพิจารณาถึงความสอดคล้องหรือการสนองตอบ ของโครงการตอ่ นโยบายของรัฐบาล 2.2 การพิจารณากฎเกณฑ์และเง่ือนไขด้านกฎหมาย ระเบียบแบบแผน ท่ีกาหนด โดยองค์กรภาครัฐและหรือภาคเอกชนท่ีเก่ียวข้อง กับผลที่อาจจะเกิดข้ึนต่อโครงการท้ังในด้านบวก และลบ 2.3 การวเิ คราะห์ศักยภาพและความสามารถในเชงิ เปรยี บเทยี บกับค่แู ข่งขัน 2.4 การวางแนวทางในการจัดองค์กรโครงการท่เี หมาะสม ในรปู แบบใดรูปแบบหนึ่ง ระหว่างการจัดการโครงการ โดยองค์กรประจา (Functional organization) หรือ โดยคณะทางาน (Pure project or task organization) หรือ ด้วยการจัดองค์กรแบบผสมผสานระหว่างองค์กร (Matrix organization) 2.5 การจัดวางระบบการบริหารงานบุคคล นับต้ังแต่การกาหนดตัวผู้จัดการ โครงการ ทีมงานโครงการ เงินเดือนและค่าตอบแทน ค่าใช้จ่ายด้านอื่นที่เก่ียวข้องกับตัวบุคคล การ กาหนดอานาจหน้าทแี่ ละความรับผิดชอบ

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 69 2.6 แนวทางในการจัดวางระบบการควบคุม ระบบสารสนเทศ ระบบส่ือสารและ ระบบอานาจหน้าที่และความรบั ผดิ ชอบ 2.7 แนวทางและวิธีการจัดการโครงการในด้านต่างๆ โดยเน้นท่ีการจัดการใน เชิง คุณภาพ (quality management) การบริหารเวลา (time management) และการจัดการด้าน การเงิน (financial management) 2.8 การพิจารณาเร่ืองโอกาสในการได้รับการสนับสนุนหรือความช่วยเหลือด้าน ตา่ งๆ (เช่น การเงิน วชิ าการ เทคโนโลย)ี จากรฐั บาล องคก์ รภาครัฐ ภาคเอกชนและองค์กรประชาชน ทงั้ ภายในและภายนอกประเทศ 3. การศกึ ษาดา้ นการตลาด (Market Study) เป็นการศึกษาความเหมาะสม ในอันที่ จะตอบสนองความต้องการของลูกค้าและผู้รับบริการโดยอาศัยหลักการวิเคราะห์ด้านการตลาดมา ประยุกต์ สาหรับคาถามที่เปน็ ประโยชน์ประกอบดว้ ย 3.1 การพิจารณาสภาพความต้องการสินค้าหรือบริการโดยรวม และพิจารณาถึง แนวโนม้ ของการเตบิ โตดา้ นความตอ้ งการ 3.2 การศึกษาสภาพความต้องการของกลุ่มเปูาหมาย (target groups) ในประเด็น ต่อไปน้ี - สถานะทางเศรษฐกิจและสังคม - จุดมงุ่ หมายและความต้ังใจ - ความพร้อมด้านกาลงั ทรัพย์ - ค่านิยมด้านผลิตภณั ฑ์ - คา่ นยิ มดา้ นราคา - คา่ นิยมด้านการบริการ 3.3 รปู แบบทางการตลาดของคแู่ ข่งเดิม และคแู่ ข่งรายใหม่ ท่ีมีอยู่ในปัจจุบัน และท่ี นา่ จะเกิดขน้ึ ในอนาคต 3.4 รูปแบบการจดั จาหน่าย และการจัดส่งสินค้าที่เป็นอยู่ และท่ีควรจะเป็น กลไก ราคา และสภาพการแข่งขันในตลาด 3.5 การพจิ ารณาเร่ืองสินคา้ และบรกิ าร ทีส่ ามารถทดแทนกนั ได้ 3.6 โอกาสและขอ้ จากดั ในการเจาะตลาดใหม่ และรกั ษาตลาดเดมิ 3.7 ความสมั พันธข์ องกจิ การของเรา กับกิจการของตวั แทน 3.8 สภาพการยอมรับและการใช้ประโยชน์ ในตัวสินคา้ ของลูกคา้ และผรู้ บั บริการ 4. การศึกษาและวิเคราะห์ทางการเงิน (Financial Study) การวิเคราะห์ทาง การเงินถือเป็นเรื่องที่มีความสาคัญเป็นอย่างย่ิง เพราะโครงการโดยแท้ท่ีจริงคือการลงทุน ดังน้ันการ วิเคราะหเ์ รื่องนีจ้ ึงเป็นการตอบคาถามท่สี าคญั ดังตอ่ ไปน้ี 4.1 โครงการต้องใช้งบประมาณหรือตน้ ทุนในการดาเนินงานทุกด้านรวมกันท้ังหมด เป็นจานวนเท่าไร 4.2 แหลง่ ทม่ี าของงบประมาณมีอะไรบ้าง มีกี่ช่องทาง ท่ีสามารถเกิดขนึ้ ได้

70 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 4.3 การวิเคราะห์การใช้จ่ายทางการเงินล่วงหน้า (projected cash flow) ตาม กรอบเวลาของโครงการ เพ่ือกาหนดแผนการระดมทุน แผนการใช้เงิน แผนการกู้ยืม แผนการจัดเก็บ รายได้ และแผนการใช้เงินคนื 4.4 การกาหนดแบบแผนท่ีเหมาะสมในการจัดวางระบบบัญชีและรายงานทางการ เงนิ ควรเป็นเช่นไร 4.5 การวิเคราะห์รายได้และผลประโยชน์ต่างๆ ของโครงการเม่ือเปรียบเทียบกับ คา่ ใช้จา่ ยหรือต้นทนุ 5. การศึกษาและวิเคราะห์ทางเศรษฐกิจ (Economic Study) เป็นการวิเคราะห์ที่ กระทาพร้อมกับการวิเคราะห์ทางการเงิน คือเป็นการวิเคราะห์ความเหมาะสมของการลงทุนและผล ทางเศรษฐกิจทจ่ี ะมตี ่อองค์กรในการวิเคราะห์ทด่ี ีจะครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้ 5.1 โครงการมคี วามเหมาะสมทีค่ วรจะลงทุนหรือไม่ เมื่อวเิ คราะหจ์ าก - ระยะเวลาคนื ทุน (payback period) โดยอาศัยการคานวณจดุ คมุ้ ทุน - มลู คา่ รวมของโครงการเม่ือคิดค่าเปน็ ปัจจุบันสุทธิ (net present value) - อตั ราผลตอบแทนภายใน (internal rate return) - อตั ราผลตอบแทนหรอื ผลกาไรเมือ่ เปรยี บเทยี บกบั คา่ ใช้จ่ายหรือตน้ ทนุ (benefit/cost ratio) 5.2 การวเิ คราะห์ผลทางเศรษฐกจิ ทจี่ ะเกิดขนึ้ ต่อสังคม เชน่ - ผลของโครงการท่ีมีต่อการจ้างงาน - ผลต่อเนือ่ งของโครงการทจี่ ะมีตอ่ การออมและการลงทุนด้านต่างๆ - การสรา้ งโอกาสใหม่ๆ ในแง่ของการกระจายบริการหรอื อน่ื ๆ - ผลลพั ธข์ องโครงการทน่ี ่าจะมีผลต่อการกระจายรายได้ - ผลกระทบในด้านลบท่ีน่าจะเกิดข้ึน ตลอดจนค่าสูญเสียโอกาสต่างๆ (opportunity cost) ท่ีจะพึงมีต่อสังคม รวมทงั้ แนวทางในการปอู งกันหรือชดเชยการสูญเสยี 5.3 การวิเคราะห์ผลลัพธ์และผลกระทบท่ีจะมีต่อเศรษฐกิจและการค้าระหว่าง ประเทศ 6. การศึกษาและวิเคราะหท์ างสงั คมและการเมอื ง (Social and Political study) การวิเคราะห์เรื่องนเี้ ปน็ ความหมายทจ่ี ะตอบคาถามดา้ นต่างๆ คอื 6.1 ผลลัพธ์และผลกระทบ (หรือผลประโยชน์และความเสียหายที่น่าจะเกิดข้ึน) ของโครงการท่ีน่าจะมีต่อปัจจัยทางสังคม เช่น การศึกษา การสาธารณสุข วัฒนธรรม วิถีชีวิตชุมชน สวสั ดกิ ารสังคม สวัสดิภาพตา่ งๆ 6.2 ผลลัพธ์และผลกระทบที่โครงการจะพึงมีต่อภาวะทางการเมือง เช่น ลักษณะ ของการกระจายประโยชน์ การวิเคราะหก์ ล่มุ ที่ได้ประโยชน์ และกลุม่ ท่ีจะเสียประโยชน์ 6.3 การคาดหมายล่วงหน้าว่าโอกาสท่ีสังคมจะยอมรับหรือสนับสนุนโครงการ รวมท้งั ภาพของการคดั คา้ นหรือต่อต้านโครงการมมี ากน้อยเพียงใด เกดิ จากปจั จยั ทางสงั คมด้านใด

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 71 6.4 การวิเคราะห์กฎเกณฑ์ กฎหมาย ระเบียบ และนโยบายตลอดจนพลังทางการ เมอื ง ท่ีจะเปน็ เงอ่ื นไขในการสนับสนุนให้โครงการดาเนินไปได้ ขณะเดียวกันก็ต้องวิเคราะห์สภาพการ คัดค้านโครงการ ทอี่ าจจะเกิดจากปัจจยั ทางการเมอื ง 7. การศึกษาวิเคราะห์ด้านสภาพแวดล้อมและสภาวะนิเวศน์ (Environmental and Ecological Study) เป็นการวิเคราะห์ผลกระทบของโครงการท่ีอาจมีต่อเงื่อนไขใน สภาพแวดล้อมทางธรรมชาติ โดยประเดน็ ที่จะวิเคราะหอ์ าจครอบคลมุ ประเดน็ ต่อไปน้ี 7.1 สภาพพื้นท่ีและสภาพทางธรรมชาติ เอ้ืออานวยต่อการจัดการให้ประสบ ผลสาเรจ็ หรือไม่ 7.2 แนวทางในการจัดการที่เก่ียวข้องกับ การใช้ทรัพยากรธรรมชาติมีความ เหมาะสมหรอื ไม่ มากน้อยเพยี งใด 7.3 ในกรณีท่ีมีการใช้วัตถุดิบเพ่ือการผลิตสินค้าหรือบริการต่างๆ ขั้นตอนใน กระบวนการผลิต จะก่อให้เกิดปัญหาหรือมลภาวะในสภาพแวดล้อมหรือไม่ หากมีได้วางแนวทางใน การปูองกันไวอ้ ย่างเหมาะสมเพยี งใด 7.4 การวิเคราะห์วิธีการดาเนินงานด้านน้ี โดยคานึงถึงว่าเงื่อนไขและมาตรการท่ี โครงการวางไว้ สอดคลอ้ งกับกฎเกณฑ์ที่องคก์ รภาครฐั กาหนดหรือไม่ 8. การศึกษาความเปน็ ไปไดด้ ้านเวลา (Time Study) เปน็ การศกึ ษาความเป็นไปได้ ของระยะเวลาที่ใช้ในการจัดทาโครงการ ท้ังน้ีให้คานึงถึงเวลาและค่าใช้จ่ายท่ีเกิดข้ึน ซ่ึงโดยส่วนมาก การจัดทาโครงการมักใช้เวลานาน ในการเตรียมความพร้อม ดังนั้น ต้องมีการวางแผนเรื่องระยะเวลา ให้รอบคอบ เพอ่ื ไม่ค่าใช้จ่ายบานปลาย 9. การศึกษาความเป็นไปได้ด้านจิตวิทยา (Psychology study) เป็นการศึกษาถึง ความละเอียดอ่อนถึงความรู้สึกนึกคิดของผู้ร่วมโครงการ ทั้งนี้ต้องมีการพูดคุย ประชุม ปรึกษาหารือ กันเป็นระยะๆ เพ่ือให้ สมาชิกทุกฝุายมีความเข้าใจกัน และสร้างการมีส่วนร่วมในการทางานให้ทุก ฝุายเข้าใจถึงบทหน้าทข่ี องตนเองและผอู้ ื่น เจริญวิชญ์ สมพงษ์ธรรม (2554) กล่าวว่าการศึกษาความเป็นได้ของโครงการ เน้นเรื่องที่ สาคัญท่ีผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องจัดทาข้ึน เพื่อให้ได้โครงการที่ดีมีประสิทธิภาพสามารถนาไป ปฏิบัติได้จริง บรรลุวัตถุประสงค์ภายใต้ข้อจากัดในด้านงบประมาณ เวลา และลักษณะของผลผลิต ของโครงการท่ีต้องการโดยมีขอบข่ายการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการในด้านเทคนิค ด้านการ จัดการ ด้านการตลาด ด้านการเงนิ ดา้ นเศรษฐกิจ ดา้ นสังคม และการเมอื ง และด้านสภาพแวดล้อม และสภาวะนเิ วศน์ แ ล ะ ส า ม า ร ถ ส รุ ป เ ป็ น เ อ ก ส า ร ร า ย ง า น ก า ร ศึ ก ษ า ค ว า ม เ ป็ น ไ ป ไ ด้ ข อ ง โ ค ร ง ก า ร (Feasibility report or project preparation report) สาหรับใช้ประกอบการประเมินค่าของ โครงการ ประกอบด้วย

72 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป 1. สรุปสาระสาคัญ (Executive Summary) ควรมีเนื้อหาประกอบด้วย ภูมิหลัง เปูาหมาย ระยะเวลา สถานที่ต้ัง ขนาด ผดู้ าเนนิ การ ผู้รว่ มโครงการ ผู้รับประโยชน์ ส่วนประกอบ หลักของโครงการ ระยะการลงทนุ ตน้ ทนุ การจัดองคก์ รและผลตอบแทน 2. ภมู หิ ลงั ของโครงการ (Background) เป็นส่วนเร่ิมต้นของรายงานที่กล่าวถึง ความ จาเปน็ ของโครงการ อาจรวมถึงจดุ เริม่ ตน้ ของแนวคิดของโครงการ เช่น การกาหนดโครงการ ความ ร่วมมือและช่วยเหลือจากหน่วยราชการ องค์กรเอกชน องค์กรระหว่างประเทศที่มีส่วนในการ ชว่ ยเหลอื โครงการ 3. หลกั การและเหตุผลของโครงการ (Project Rationale) แสดงเหตุผลว่าทาไมจึง เลือกโครงการนี้ รวมทงั้ เหตุผลทางเทคนิค เศรษฐกิจและสังคม การพิจารณาถึงเกสารและช่องทาง ของการพิจารณาตลอดจนอุปสรรคต่างๆ พร้อมเหตุผลของการเลือกขนาดของโครงการ ควร ช้ีให้เห็นความเสี่ยงของโครงการและวิธีลดความเสี่ยงที่ได้เลือกใช้ในการจัดทาโครงการ ตลอดจน วิธกี ารดาเนินการตามโครงการ 4. พื้นที่โครงการ (Project Area) แสดงให้เห็นภาพพจน์ทางกายภาพ โครงสร้าง พนื้ ฐานสงิ่ แวดล้อมทางสังคม เศรษฐกจิ สถาบนั การตลาด คู่แข่ง ฯลฯ 5. โครงการ (The Project) รายละเอียดในส่วนที่เกี่ยวกับลักษณะ วัตถุประสงค์ และกจิ กรรมรวมทง้ั ส่วนประกอบอืน่ ๆ ของโครงการ 6. ต้นทุนของโครงการ (Project Cost) ได้แก่ ตน้ ทุนค่าลงทุน (Capital Cost or Investment Costs) และต้นทนุ ดาเนนิ การบารุงรักษาและการผลติ (Operation management and production costs) และต้นทุนสังคม (Social Costs) 7. การจัดองค์กรและการบริหารโครงการ (Organization and Management) มีวัตถุประสงค์เพ่ือแสดงให้เห็นว่าฝุายใดรับผิดชอบกิจกรรมใดในโครงการและดาเนินการให้บรรลุ วัตถุประสงค์ได้อย่างไร ฝุายบริหารโครงการ มีอานาจที่จะบริหารงานใด มีบุคลากร วัสดุอุปกรณ์ และงบประมาณอย่างพอเพียง มีการประสานงานกันระหว่างฝุายต่างๆ ภายในโครงการอย่างมี ประสิทธิภาพ ส่วนประกอบของคณะกรรมการบริหาร ส่วนประกอบของคณะกรรมการชุดต่างๆ ตลอดจนระเบียบในการปฏบิ ตั ิงานร่วมกัน 8. ผลตอบแทนและผลประโยชน์ของโครงการ (Benefit and Justification) ได้แก่ ผลตอบแทนทางสงั คม ผลตอบแทนทางการเงนิ และผลตอบแทนทางเศรษฐกิจ 9. สรุปและเสนอแนะ (Conclusion and Recommendation) เป็นการสรุปผล ของการวเิ คราะหส์ าคญั ๆ และข้อเสนอแนะเพ่อื นาไปสกู่ ารพฒั นาโครงการอยา่ งมีประสทิ ธภิ าพ 10. ภาคผนวก (Appendixes) เป็นส่วนท่ีประกอบด้วยรายละเอียดของการ สนับสนนุ รายงาน การแสวงหาข้อมูลสาหรับการศกึ ษาความเปน็ ไปได้ สุรศักด์ิ นานานุกูล (2539) ให้ความเห็นว่า ถึงแม้ว่าเราจาเป็นจะต้องคาดคะเนยอดเงิน ลงทนุ และคา่ ใชจ้ ่ายในการดาเนินการตา่ งๆใหแ้ มน่ ยาทส่ี ดุ เทา่ ทจี่ ะทาได้ แต่ก็มีข้อจากัดเกี่ยวกับต้นทุน ในการคาดคะเน ตลอดจนระยะเวลาท่ีอานวยให้ในการศึกษาน้ัน ซึ่งบ่อยครั้งเรามีข้อจากัดและ

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป 73 จาเป็นต้องหามาตรการที่จะประมาณการ ให้ใกล้เคียงท่ีสุดเท่าท่ีจะทาได้ ทางเลือกในการดาเนินการ มีดงั ตอ่ ไปนี้คือ 1. ขอ้ มูลจากโครงการที่คล้ายกัน อาจจะใช้ค่าใช้จ่ายและต้นทุน จากโครงการอ่ืนๆ ท่ีมี ลกั ษณะคลา้ ยคลงึ กันและนาคา่ ใช้จา่ ยมา ประมาณการ Spec หรอื รายการวสั ดสุ ่ิงของท่กี าหนดข้ึน 2. ข้อมูลต่อหน่วย โดยปกติผู้มีประสบการณ์ จะศึกษาโครงการที่คล้ายคลึงกันและ คานวณหา Unit Cost หรือตน้ ทนุ ต่อหน่วย เป็นต้นว่า ต้นทุนต่อ Cubic Meter หรือต้นทุนต่อตาราง เมตร ของอาคารสถานท่ตี า่ งๆ แล้วใชป่ จั จัยนี้มาคานวณสาหรบั โครงการใหม่อย่างคราวๆ 3. ข้อมูลบางส่วนจากโครงการท่ีมีส่วนคล้ายคลึงกัน เคร่ืองจักรและอุปกรณ์บางส่วน คลา้ ยกบั โครงการอนื่ ทีม่ ลี ักษณะคลา้ ยคลงึ กัน จะสามารถนาเอาอุปกรณ์หรือเคร่ืองจักรเป็นกลุ่มๆ น้ัน มาคานวณหาค่าใช้จ่าย แบ่งเป็น ส่วนๆ เป็นกลุ่มๆ ตามแต่จะมีข้อมูลเทียบเคียงได้ แต่อาจจะมีความ ผิดพลาดพอสมควร อาจจะมีการหลงลืมเคร่ืองจักรบางส่วน เพราะรายละเอียดในกลุ่มเครื่องจักของ โครงการอื่นท่นี ามาเทียบเคยี ง อาจจะตา่ งกนั ความแมน่ ยาของการประมาณการ สุรศักดิ์ นานานกุ ลู (2539) ใหข้ อ้ มลู วา่ การประมาณการเงินลงทุน และค่าใชจ้ ่ายในการ ผลิต จะใกล้เคียงขนึ้ เร่ือยๆ ตามข้ันตอนการศกึ ษา อาจกลา่ วไดว้ ่า 1. การศกึ ษาโอกาสในการลงทุน อาจผดิ พลาดได้ 30% 2. การศึกษาความเปน็ ไปได้ข้นั ต้น อาจผิดพลาดได้ 20% 3. การศกึ ษาความเปน็ ไปได้ อาจผดิ พลาดได้ 10% ไมว่ ่าจะมกี ารประมาณการเงินลงทุนในลักษณะใดกต็ าม ควรจะพิจารณาปัจจัยเหล่านี้ ประกอบไปด้วยกนั คือ 1. อตั ราดอกเบีย้ สาหรบั แหล่งเงินทุนทกุ แหล่งในแตล่ ะปี 2. อตั ราเงินเฟอู แตล่ ะปีสาหรับปัจจยั การกอ่ สรา้ งและเครื่องจักรอุปกรณ์ 3. ความผนั ผวนในอตั ราแลกเปลย่ี นเงนิ ตราต่างประเทศในอนาคต 4. ความแตกต่างในสภาพของท้องถ่นิ เชน่ อากาศ ซ่ึงอาจจะต้องทาไห้ต้องลงทนุ ใน ระบบเคร่ืองปรับอากาศแตกต่างกนั ไป 5. กฎหมาย และข้อบังคบั ตา่ งๆ ซึ่งอาจจะกระทบกระเทือน การลงทุน เช่น การรักษา ความปลอดภัยในท้องถิ่นนน้ั เปน็ ตน้ 6. การเขา้ ถงึ ทาเลท่ีจะก่อสรา้ งโรงงาน ซ่ึงอาจจะทาคา่ ใชจ่ ่ายในการก่อสรา้ งแตกตา่ ง ออกไป นอกจากการประมาณการเงินลงทุนแล้ว เราจาเป็นต้องประมาณการ ต้นทุนการผลิต ซ่ึง จะตอ้ งอาศยั ขอ้ มูลปัจจัยเกี่ยวกับการผลิต เช่น วัตถุดิบ กาลังคน และค่าโสหุ้ยต่างๆ เราสามารถท่ีจะ หาข้อมูลเกี่ยวกับ ราคาวัตถุดิบ และค่าจ้างแรงงานได้จากท้องถ่ินน้ันๆ ถ้าหากมีการสั่งวัตถุดิบจาก ต่างประเทศ ก็อาจจะสอบถามราคาประมาณการจากผู้ส่ังเข้าได้ กฎหมายแรงงาน และ ประสิทธิภาพ ของแรงงานในท้องถิ่นก็ต้องนามาพิจารณาในการคานวณปัจจัยทางด้านแรงงาน ข้อมูลต่างๆ เหล่านี้

74 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู อาจจะแสวงหาได้จาก สมาคมอุตสาหกรรม สมาคมผู้ผลิตเคร่ืองจักรอุปกรณ์ และสถาบันการเงิน ตา่ งๆ โดยทีข่ ้อมลู เหลา่ น้ี จะไวใ้ จไดเ้ พยี งใดกต็ อ้ งพิจารณาถงึ วธิ ีการเกบ็ ข้อมูล วันท่ีเก็บข้อมูล ขนาด ของโรงงาน ประเทศท่เี ป็นผใู้ ห้ข้อมลู แล้วหาทางแปลงข้อมูลเหล่านี้ให้เหมาะสมกับท้องถิ่นนอกจากนี้ อาจจะมีการหาข้อมูลเกี่ยวกับสถานท่ีต้ังโรงงานสภาพแวดล้อมของโรงงานนั้นและปั ญหาทางด้าน วิศวกรรมโยธา ซึ่งจะต้องไปเก็บข้อมูลในท้องที่ ข้อมูลเหล่าน้ีจะต้องมีการตรวจสอบให้ถูกต้อง วันที่ๆ เกบ็ ขอ้ มูล วิธีการเก็บข้อมูล บุคคลที่เก็บข้อมูลต้องระบุให้ชัดเจน หากจาเป็นต้องมีการทดสอบสินค้า ในหอ้ ง lab หรอื ตอ้ งตัง้ โรงงานข้ึนทดลองผลิตก็อาจจะตอ้ งทา หัวใจสาคัญของการศกึ ษาความเปน็ ไปได้ สุรศักดิ์ นานานุกูล (2539) กล่าวถึงการทา Feasibility Study นั้นเป็นเพียงเคร่ืองมือ อย่างหน่ึงในการตัดสินใจเท่าน้ัน การศึกษามิใช่เป็นตัวท่ีจะตัดสิน ดังนั้นจึงไม่จาเป็นว่า ผลการศึกษา ออกมาอย่างไรจะตอ้ งตดั สนิ ใจให้เปน็ ไปตามน้นั หลักความสาคัญในการวางแผนโครงการ และการศึกษาความเป็นไปได้ให้ดีท่ีสุด อยู่ที่การ คิดอย่างรอบครอบ และผลสาเร็จที่เกิดข้ึน ก็ข้ึนอยู่กับคุณภาพของข้อมูลที่ใช้เป็นหลักในการศึกษา และวิเคราะห์ต่างๆ ทั้งนี้แสดงว่าต้องมีการหาช่องทางในการหาข้อมูลให้ครบถ้วน ตลอดจนมี การศึกษาด้วยวิธีการท่ีถูกต้อง ดังนั้นการวางแผนท่ีรอบครอบจึงหมายถึงการวิจัยและวิเคราะห์อย่าง รอบครอบถี่ถ้วนที่สดุ โดยผู้บริหารระดับสูงจะต้องมีส่วนร่วมในการวิเคราะห์และตัดสินใจ และมีความ ผูกพนั กบั ผลสาเรจ็ ของโครงการด้วย ดังนั้นผู้ศึกษาโครงการ จะต้องศึกษาโครงการทุกแง่ทุกมุม เพื่อท่ีจะตอบคาถามเหล่าน้ี ให้ได้ ส่วนความละเอียดในการศึกษาน้ัน ก็แล้วแต่ความจาเป็นเพราะบางเรื่องอาจจะทาการศึกษา รายละเอียดไมไ่ ด้ ไม่มีเวลา หรอื ต้องเสยี คา่ ใชจ้ ่ายมากเกินไปโดยไม่จาเป็น ก็อาจจะยกเว้นไม่ศึกษาได้ หัวข้อใดที่ไม่ได้ศึกษา ก็ไม่ควรจะหลอกตนเอง โดยนาเอาข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องมาประดับให้โครงการดู สวยงามกว่าท่ีเป็นจริง และหลังจากการศึกษาแล้วก็ไม่จาเป็นต้องเขียนออกมาเป็นเล่มหนาหรือ ตกแต่งใหส้ วยงาม หรอื ตกแต่งใหส้ ละสลวย กว่าที่เป็นจรงิ นอกจากในกรณีทม่ี ีการลงทุนร่วมกับหลาย คน หรือกรณที ต่ี อ้ งการรวบรวมข้อมลู ไวอ้ า้ งองิ ภายหลัง ก็อาจจะเขียนข้ึนมาเป็นรูปเล่มโดยเฉพาะ ใน กรณีที่ต้องการติดต่อแหล่งลงทุน แหล่งวัตถุดิบ ผู้ขายเครื่องจักร หรือการว่าจ้างบุคคลสาคัญมาทา หน้าที่บรหิ ารในโครงการ ก็นา่ จะมรี ายงาน การศึกษาโครงการท้ังฉบับย่อและฉบับละเอียด เพื่อแสดง ภาพของโครงการไดถ้ ูกตอ้ ง และครบถ้วนเป็นท่ีประทบั ใจของผู้อา่ น ยกตัวอย่างการทาศึกษาความเป็นไป (Feasibility Study)ได้เร่ืองหน่ึงเก่ียวกับ “โครงการ การออกพนื้ ทบ่ี ริการวิชาการแก่ชุมชน” ซึง่ สรุปผลว่ามี หลายองค์กรที่ต้องการได้รับบริการวิชาการ ท่ี เหมาะแกก่ ารทาโครงการอย่างย่งิ โดยหากตอ้ งออกพ้ืนท่ีให้บริการทุกองค์กรตามท่ีสารวจมาก ต้องให้ งบประมาณค่าใช้จ่ายประมาณ 30,000 บาท แต่งบประมาณที่มีใช้จริงมีเพียง 5,000 บาท จึง จาเป็นต้องปรับกระบวนการศกึ ษาความเป็นไปได้ ให้สอดคล้องกบั งบประมาณท่ีมีอยู่ หากพิจารณาใน แง่ของการตอบสนองความต้องการสาหรับองค์กร จะเห็นว่าโครงการที่จัดทาน้ีไม่สามารถสอดรับ ความตอ้ งการองค์กรทั้งหมดได้ จึงต้องมีการปรับกระบวนกิจกรรมใหม่ เพื่อให้โครงการออกพ้ืนที่เพ่ือ บริการวิชาการแก่ชุมชนนั้นสามารถดาเนินและเกิดขึ้นได้อย่างเหมาะสมและเกิดประโยชน์สูงสุดตาม

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู 75 เจตนารมณ์ ในก่อต้ังโครงการ ซึง่ ถือเป็นการตัดสนิ ใจทีถ่ กู ในแง่ของการพิจารณาจัดทาโครงการ โดยดู ศักยภาพในการจัดทาก่อน ว่าความเป็นไปได้ มากน้อยเพียงไร และดาเนินการตามความเหมาะสม เพื่อใหโ้ ครงการที่จัดทาขนึ้ เปน็ โครงการที่เสร็จสมบูรณอ์ ย่างมคี ุณภาพทสี่ ดุ วิธีการอย่างหนึ่งที่จะทาให้เกิดการศึกษาอย่างรอบครอบ คือการมีรายการตรวจสอบ (Checklist) เพ่ือตรวจดูว่ามีเรื่องอะไรบ้างที่ต้องศึกษา แต่การศึกษาโครงการอย่างรอบครอบไม่ใช่ เป็นสิ่ง ค้าประกันว่าโครงการจะประสบความสาเร็จ การศึกษาเป็นเพียงเคร่ืองมือปูองกันความเสี่ยง เป็นเคร่ืองมือ สาหรับการวางแผนไว้ล่วงหน้าเท่าน้ัน ส่วนความสาเร็จของโครงการน้ัน ยังข้ึนอยู่กับ ความสามารถในการบรหิ ารโครงการ และการดาเนนิ การตามแผนเป็นสาคญั

76 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู รายการตรวจสอบการศกึ ษาความเป็นไปได้ต่างๆ การตลาด ทาเลทตี่ งั้ - สภาวะการตลาด - ความใกลแ้ หลง่ วัตถดุ ิบ - สภาวะการแข่งขนั - ความใกล้ตลาด/แหล่งขาย - ปัจจยั ทางฤดกู าล - ขอ้ กาหนดกฎหมาย - ระดบั ราคา - หนว่ ยราชการ การบริหารการเงิน การวจิ ัยพฒั นา - ต้นทนุ และคา่ ใช่จา่ ย - การจดลิขสิทธ์ - ราคา/งบประมาณ - สตู รผสม - การคานวณความคมุ้ ทนุ - การทดลองในแลป - อตั ราผลตอบแทน - โรงงานตวั อย่าง สนิ ค้า กระบวนการผลติ - ลักษณะ/ชอื่ สนิ คา้ - การวจิ ยั - เครอื่ งหมายการค้า - การพัฒนา - กลยทุ ธการขาย - การผลติ - การทดสอบการตลาด - การควบคมคณุ ภาพ การกอ่ สรา้ ง การคลงั สินคา้ - ระยะเวลาก่อสร้าง - วตั ถุดิบ - ลักษณะโครงการ - สนิ คา้ สาเร็จรปู - วสั ดุสร้าง - ความจาเปน็ ในท้องท่ี - แรงงาน - ลกั ษณะการซือ้ และการส่งมอบ - สถาปนกิ - อปุ กรณเ์ คลอื่ นย้าย แรงงาน การขนส่ง - แรงงานฝีมือ - ความใกล้แหล่งวัตถุดิบ - แรงงานทไี่ มม่ ที กั ษะ - ความใกล้ตลาด/แหลง่ ขาย - แรงงาน หญิง ชาย - ชนดิ ของสินค้า - แรงงานในเวลาปกติ - ความถใ่ี นการขนสง่ ภาพท่ี 4.3 รายการตรวจสอบการศึกษาความเปน็ ไปได้ตา่ งๆ ที่มา: ดัดแปลงจาก สรุ ศักด์ิ นานานกุ ลู (2539:105)

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู 77 การประเมินโครงการก่อนดาเนนิ งาน สุภาพร พิศาลบุตร (2553) กล่าวถึงการประเมินโครงการก่อนดาเนินงาน เป็นการ พิจารณาถึงความพร้อมและความสมบูรณ์ของโครงการก่อนที่จะอนุมัติโครงการ ซึ่งระดับผู้บริหารผู้ พิจารณาโครงการจะตอ้ งทาการตรวจสอบดูว่ารายละเอียดของโครงการทีเ่ สนอมานั้นมีความสมบูรณ์มี ความเป็นไปได้ในการปฏิบัติและก่อให้เกิดผลท่ีมีความคุ้มค่าในเชิงเศรษฐกิจ สังคม และการบริหาร ขององคก์ รมากน้อยเพยี งใด เพอื่ จะไดส้ ามารถตดั สินใจอนุมัติโครงการได้ถูกต้องและสามารถปรับปรุง แก้ไขปัญหาอุปสรรคของการปฏิบตั ิโครงการ ซ่ึงอาจจะเกิดข้ึนจากการดาเนินโครงการก่อนที่จะมีการ อนมุ ัตโิ ครงการนนั้ การประเมินโครงการขน้ั ตอนน้อี าจจะกระทาไดเ้ ปน็ 2 ลกั ษณะ คอื 1. การศึกษาความเป็นไปได้ในการจัดทาโครงการ ซ่ึงเป็นการศึกษาท่ีต้องการจะตอบ คาถามว่าควรจะริเริ่มทาโครงการน้ีหรือไม่โครงการน้ีเป็นโครงการท่ีมุ่งแก้ปัญหาที่ สาคัญหรือไม่ มี ทรัพยากรทง้ั ทางด้านงบประมาณ บุคลากร วัสดุครุภัณฑ์ อาคารสถานท่ี และระบบการจัดการพร้อม ทจ่ี ะทาโครงการหรอื ไม่ 2. การประเมินร่างโครงการ เป็นการศึกษาเพื่อจะตอบคาถามแผนหรือโครงการ ท่ี เสนอมานั้นมีความเหมาะสมและมีความเป็นไปได้ที่จะนาไปใช้ให้บรรลุผลสาเร็จหรือไม่ ควรปรับปรุง แก้ไขตรงไหนบ้าง ซง่ึ ถา้ ไมม่ ีขอ้ เสยี ทตี่ ้องปรับปรงุ แกไ้ ข ก็สมควรอนุมัติใหด้ าเนนิ โครงการต่อไปได้ แตอ่ ยา่ งไรก็ตามเพ่ือใหเ้ กดิ ผลตอ่ การพจิ ารณาอนุมัติ โครงการไดอ้ ย่างถูกตอ้ ง และมี ประสทิ ธิภาพ การประเมนิ โครงการควรจะดาเนินงานตามข้นั ตอน ดงั นี้ 1. วเิ คราะห์สภาพแวดลอ้ มต่าง ๆ ท่ีจะเข้ามามีผลกระทบต่อโครงการโดยตรงหรือโดย อ้อม เพื่อดูว่าแนวนโยบายเปูาหมายและแรงกดดันทางเศรษฐกิจ สังคม การเมืองได้แสดงให้เห็นถึง ความต้องการและความจาเป็นท่ีจะต้องมีการกาหนดโครงการสาหรับใช้ปฏิบัติอย่างไรบ้าง เพื่อการ กาหนดทิศทางและวัตถุประสงค์ในการดาเนินโครงการจะได้เป็นไปอย่างถูกต้องมีเหตุมีผล และ สอดคลอ้ งกบั แนวนโยบาย เปาู หมาย และสภาพแวดล้อมต่าง ๆ ตามรายละเอยี ดขา้ งต้นได้ 2. พิจารณาความสอดคล้องและความสมบูรณ์ของโครงการ ซึ่งจะดูจากองค์ประกอบ ต่าง ๆ ดังนี้ 2.1 วตั ถปุ ระสงคแ์ ละเปูาหมายของโครงการ เพอ่ื ดูวา่ วัตถุประสงค์และเปูาหมายของ โครงการนั้นมีความชัดเจนและสอดคล้องกับนโยบายของรัฐบาล แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคม แหง่ ชาติและแผนปฏบิ ตั ิการขององค์กรหรือไมเ่ พยี งใด 2.2 วิธีการดาเนินงานของโครงการ เพื่อดูว่าการกาหนดขั้นตอนการปฏิบัติโครงการ ในรูปกิจกรรมตา่ ง ๆ นั้น มคี วามเชื่อมโยงและสอดคล้องกันอย่างเป็นระบบหรือไม่ และเทคนิคต่าง ๆ ที่ใช้ในการดาเนินโครงการมีเทคนิคอะไรบ้าง และเทคนิคดังกล่าวมีความเป็นไปได้ที่จะประสบกับ ความสัมฤทธ์ผิ ลในการปฏบิ ตั โิ ครงการหรือไม่เพียงใด

78 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป 2.3 คา่ ใช้จา่ ยของโครงการ เพ่อื ดูวา่ คา่ ใช้จ่ายของแต่ละกิจกรรมและทั้งโครงการเป็น จานวนเท่าไร จาแนกเป็นประเภทอะไรและได้มาจากแหล่งใดบ้าง เพ่ือเปรียบเทียบกับกิจกรรมและ โครงการท่ปี ฏิบัติแลว้ จะเป็นคา่ ใช้จา่ ยทอ่ี ยใู่ นเกณฑ์ทีเ่ หมาะสมหรอื ไมเ่ พยี งใด 3. พจิ ารณาความเหมาะสมและประโยชนข์ องโครงการ ซึง่ จะดูจากกรณตี า่ ง ๆ ดังน้ี 3.1 เหตุผลและความจาเป็นท่ีมีโครงการ เพื่อดูว่าโครงการท่ีกาหนดให้มีข้ึนน้ัน มี ความจาเป็นเร่งด่วนและสอดคล้องกับหน้าท่ีความรับผิดชอบมากน้อยเพียงใด และมีผลกระทบกับ ผลลพั ธห์ รอื เหตกุ ารณ์ใดบ้างหรือไม่ และหากไม่มโี ครงการดงั กล่าวจะเกดิ ผลเสียอะไรบ้าง ฯลฯ 3.2 จังหวะและระยะเวลาที่จะดาเนินโครงการ เพ่ือดูว่าเป็นระยะเวลาท่ีเหมาะสม กบั การที่จะนาผลผลิตของโครงการไปใช้ประโยชน์สาหรับกิจการอ่ืน หรือโครงการอื่น ท่ีจะเป็นผลให้ การดาเนนิ งานเปน็ ไปอย่างเป็นระบบครบวงจร และก่อให้เกิดผลสัมฤทธ์ิในวัตถุประสงค์ขององค์กรท่ี ไดก้ าหนดข้นึ เพียงใด 3.3 ประโยชน์ในเชิงเศรษฐกิจและสังคม เพ่ือดูว่าผลผลิตหรือผลลัพธ์ที่ได้รับจาก โครงการน้ัน ก่อให้เกิดผลประโยชน์ต่อส่วนรวม และสอดคล้องกับแนวนโยบายเปูาหมายและ วตั ถปุ ระสงค์ทางดา้ นการพัฒนาเศรษฐกจิ และสังคมมากน้อยเพยี งใด 3.4 ความสอดคล้องระหว่างรายจ่ายและผลตอบแทน เพ่ือดูว่าค่าใช้จ่ายท่ีจะใช้ ดาเนินโครงการกับผลผลิต (output) ผลประโยชน์ท่ีจะได้รับตามมาหรือผลลัพธ์ (outcome) และ ผลกระทบ (impact) จะมีความเหมาะสม ประหยดั และสอดคลอ้ งกันหรอื ไม่เพียงไร 4. พิจารณาความเป็นไปไดข้ องโครงการ ซ่งึ จะดูจากกรณตี า่ ง ๆ ดังนี้ 4.1 ความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐกิจ เพ่ือดูว่าผลผลิตหรือผลประโยชน์ที่ได้รับจาก โครงการเมื่อเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในการลงทุนแล้วจะมีความคุ้มค่าในเชิงเศรษฐกิจ โดยทั่วไปจะ พิจารณาจากการวิเคราะห์เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายกับผลประโยชน์หรือผลตอบแทน(Cost-Benefit Analysis) ที่ได้รับจากการปฏิบัติโครงการและการวิเคราะห์ต้นทุนและประสิทธิผล(Cost- Effectiveness Analysis ) 4.2 ความเป็นไปได้ทางด้านการเงิน เพ่ือดูว่าปริมาณค่าใช้จ่ายที่จะใช้ในการดาเนิน โครงการ ในแต่ละกจิ กรรมจะมแี นวทางไดม้ าจากแหล่งใดบ้าง และจะมโี อกาสหรือความเป็นไปได้มาก น้อยเพียงใดท่ีจะทาให้การได้มาซึ่งค่าใช้จ่ายนั้น สอดคล้องกับความจาเป็นหรือความต้องการท่ีจะ นาไปใช้จ่ายในแต่ละช่วงเวลา ท่ีจะเป็นผลให้การดาเนินโครงการเป็นไปอย่างต่อเน่ือง และสามารถ บรรลุผลตามเปาู หมายและวตั ถปุ ระสงคท์ ่ีกาหนดไว้ในแผนไดอ้ ย่างมีประสิทธิภาพ 4.3 ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค เพื่อดูว่าเทคนิคแต่ละวิธีการท่ีจะนามาใช้ในการ ดาเนินโครงการน้ันเป็นเทคนิคและวิธีการท่ีเหมาะสมและสอดคล้องกับลักษณะของโครงการ ตลอดจน มคี วามสามารถในการดาเนินโครงการให้บรรลุผลตามเปูาหมาย และวัตถุประสงค์ท่ีกาหนด ไวไ้ ดห้ รือไม่ เพียงใด 4.4 ความพรอ้ มและความสามารถขององค์กร เพื่อดูว่าจานวนบุคลากร งบประมาณ ทรัพยากรอ่ืนๆ และขีดความสามารถ ท่ีองค์กรน้ันมีอยู่ สามารถใช้ดาเนินโครงการในระยะต่างๆ ใน โครงการได้เพียงใด เละผู้ปฏิบัติการนั้นมีแผนดาเนินงานสาหรับการได้มาซึ่งทรัพยากร ท่ีจะนาไปใช้

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 79 ปฏบิ ตั ิในระยะตอ่ ไป ใหส้ ามารถดาเนินการไดอ้ ย่างต่อเนอ่ื งหรือไม่ เพียงไร ซึ่งถ้ามีความพร้อมตามนัย ดังกล่าว โอกาสท่ีจะสามารถดาเนินโครงการให้บรรลุผลตามเปูาหมายและวัตถุประสงค์ท่ีกาหนดไว้ก็ จะมีความเปน็ ไปไดส้ งู 4.5 ข้อจากดั อนื่ ๆ เป็นการดวู า่ ในโครงการนั้นจะมขี ้อจากัดอ่ืนใดที่จะเป็นปัญหาและ อุปสรรคต่อการปฏบิ ตั ิหรือไม่ เพียงใด เพื่อประโยชน์ในการหาแนวทางแก้ไขปรับปรุง ก่อนที่จะมีการ อนุมตั โิ ครงการน้ัน เมื่อผู้ประเมินโครงการได้วิเคราะห์ตามนัยข้างต้นแล้ว ก็จะสามารถประเมินได้ว่า โครงการน้ันมีความสมบูรณ์และเหมาะสมที่จะนาไปใช้ปฏิบัติได้หรือไม่เพียงใด จากน้ันก็กาหนดเป็น ข้อเสนอหรอื เปน็ สารสนเทศ ให้แกผ่ ู้บริหารสาหรับตัดสนิ ใจอนมุ ตั ิโครงการให้ดาเนนิ การตอ่ ไปดังน้ี การกาหนดทางเลือก แนวทางหรอื สรุปแบบทใ่ี ช้ มาตรฐาน ระดบั โครงการ พจิ ารณาทางเลอื ก/โครงการ ความสาคัญของโครงการ • โครงการท่ี 1 • **ววเิ ิเคครราาะะหห์ ์** • โครงการที่ 1 • โครงการท่ี 2 • โครงการท่ี 2 • โครงการท่ี 3 • สภาพแวดลอ้ มของโครงการ • โครงการที่ 3 • โครงการท่ี 4 • ความสอดคลอ้ งและสมบูรณข์ อง • โครงการที่ 4 • โครงการที่ 5 • โครงการท่ี 5 โครงการ • ความเหมาะสมและประโยชน์ ของโครงการ • ความเปน็ ไปไดข้ องโครงการ ตัดสินใจเลอื กโครงการท่ดี ีทส่ี ุด ภาพท่ี 4.4 แสดงการประเมินและการอนุมตั ิโครงการ ทมี่ า: ดัดแปลงจาก สุภาพร พิศาลบุตร (2553:99) แต่อย่างไรก็ตาม เพื่อให้ผู้พิจารณาอนุมัติโครงการได้ทราบถึงรายละเอียด หรือความ เป็นไปได้ในเชิงปฏิบัติ ของโครงการโดยครบถ้วน และได้ทราบถึงทิศทางของผลลัพธ์ท่ีจะเกิดข้ึนจาก การปฏิบัติโครงการ ตลอดจนได้ทราบถึงความเป็นไปได้ของโครงการ ที่จะบรรลุถึงผลสัมฤทธ์ิตาม เปาู หมายและวัตถุประสงค์ท่ีได้กาหนดไว้ ผู้พิจารณาอนุมัติโครงการอาจจะดาเนินการศึกษาวิเคราะห์ หรือพิจารณารายละเอียดของโครงการอีกครั้งหนึ่งก่อนท่ีจะอนุมัติโครงการนั้น เพ่ือดูว่ารายละเอียด ของโครงการได้เสนอมานั้นสามารถตอบคาถามในสิ่งท่ีต้องการได้ครบถ้วนหรือไม่เพียงใด ซึ่งคาถาม ดังกลา่ วประกอบด้วยคาถาม 6w + H ดังนี้ 1.W1 = who หมายถึงคาถาม ท่ีเก่ียวกับ “ใครเป็นผู้ดาเนินโครงการ” เพื่อ ประโยชน์สาหรับการประเมินขีดความสามารถที่จะปฏิบัติโครงการ และการติดต่อและสอบถาม

80 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป ความกา้ วหน้า ปญั หาอุปสรรคและผลสัมฤทธิ์ของโครงการหลังจากท่ีได้ดาเนินโครงการแล้ว หรือมอง ว่าเป็นการคาดการณ์ด้านกาลังคนท่ีต้องการ ลักษณะหรือประเภทของหน่วยงานท่ีรับผิดชอบ การ มอบหมายอานาจหน้าท่ีและความรับผดิ ชอบต่างๆ ทจ่ี ะเป็นประโยชน์ต่อโครงการ 2. W2 = what หมายถึงคาถาม ท่ีเกี่ยวกับ “จะทาอะไรบ้าง” มีวัตถุประสงค์หรือ จดุ หมายปลายทางสาหรบั ปฏิบัติเป็นอย่างไร เป็นวัตถุประสงค์และทิศทางการดาเนินโครงการที่สอง กบั นโยบายของรัฐบาล แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติและขององค์กรมากน้อยเพียงใด และ เป็นโครงการที่ควรจะอยู่ในแผนงานใด เพ่ือจะได้สามารถใช้เป็นแนวทางสาหรับวิเคราะห์ใน รายละเอียดโครงการในข้ันตอนต่อไปได้อย่างถูกต้อง มีหลักเกณฑ์สมเหตุสมผลและมีประสิทธิภาพ เพิ่มข้ึน หรือเป็นการเป็นการพิจารณาว่าวิธีการต่างๆ ท่ีกาหนดไว้นั้น จะต้องมี กิจกรรมหลักท่ีสาคัญ ตั้งแต่จุดเร่มิ ตน้ ไปถงึ จุดสดุ ทา้ ยอะไรบ้าง 3. W3 = when หมายถงึ คาถาม ที่เก่ียวกับ “จะดาเนินโครงการเมื่อไหร่” เป็นคาถาม เพื่อทราบถึงระยะเวลาของการปฏิบัติโครงการ ซ่ึงผู้จัดทาโครงการจะต้องแสดงในรูปของระยะเวลา เรมิ่ ต้นและส้ินสดุ ของการปฏบิ ัตโิ ครงการทง้ั ส้นิ ตามระยะเวลาการดาเนินงานของแต่ละกิจกรรม ทั้งน้ี เพ่ือประโยชน์ในการพิจารณาที่ว่าผลงานโครงการท่ีเกิดขึ้นจะทันการณ์ หรืออยู่ในระยะเวลาท่ีจะ นาไปใช้ประโยชนห์ รือไม่เพียงไร หรอื เปน็ การคานงึ ถึงกรอบเวลาในการดาเนินโครงการ ว่าสอดคล้อง กับเวลาเปูาหมายท่ีกาหนดไว้หรือไม่ หรือมองท่ีกาหนดการของ กิจกรรมต่างๆ การเรียงลาดับ กจิ กรรมซ่งึ จะเปน็ ประโยชนใ์ นการจัดทาแผนปฏิบัตกิ าร หรอื ไมอ่ ยา่ งไร 4. W4 = Where หมายถึงคาถาม ที่เก่ียวกับ “จะดาเนินโครงการท่ีไหน” เป็นการ บอกให้ทราบถึงสถานที่ ที่จะดาเนินโครงการว่ามีข้อจากัดหรือปัญหาอุปสรรค หรือไม่เพียงใด หรือ เป็นการพิจารณาเรื่องของสถานท่ีดาเนินการ ว่าจะใช้สถานที่ใดมีความเกี่ยวข้องกับสภาพทาง กายภาพต่างๆ หรือไมอ่ ย่างใด เช่น การใช้ประโยชน์จากสถานท่ใี นเร่อื งอะไรบ้าง 5. W5 = why หมายถึงคาถาม ท่ีเก่ียวกับ “จะทาโครงการน้ีไปทาไม” เป็นการถาม เพ่ือทราบถึงเหตุผลของการดาเนินโครงการน้ันว่า สาเหตุท่ีมีการจัดทาโครงการ น้ันเป็นผลสืบ เน่อื งมาจากสภาพปญั หาอะไร และหากจะดาเนนิ โครงการนั้นแล้วจะส่งผลให้สามารถแก้ปัญหาที่มีอยู่ หรือสามารถพฒั นา การดาเนนิ งานท่เี ปน็ อยู่ในปัจจบุ ันใหด้ ีขึน้ มีประสิทธภิ าพเพ่มิ ขึน้ หรือไม่เพยี งใด 6. W6 = To whom หมายถึงคาถาม ท่ีเก่ียวกับ “ใครเป็นผู้ได้รับประโยชน์” เป็น การหาคาตอบ เพ่อื ทราบถึงผลตอบแทนหรือผลประโยชน์ท่ีจะได้จากโครงการน้ันน่าจะตกอยู่กับกลุ่ม ใดมากนอ้ ยเพียงโด ซึง่ เทา่ กบั จะเปน็ เครื่องบ่งชถ้ี ึงความคุม้ คา่ ของการดาเนินไดอ้ ีกอยางหนง่ึ ด้วย 7. H = How หมายถึงคาถาม ท่ีเกี่ยวกับ “จะดาเนินโครงการอย่างไร” เป็นการหา คาตอบเพ่ือให้ทราบถึงกรรมวิธีหรือยุทธวิธีของการปฏิบัติโครงการ ซึ่งรวมถึงการกาหนดกิจกรรม ประมาณการ การใช้ทรัพยากร และแผนงานสาหรับดาเนินการปฏิบัติโครงการนั้นว่าเป็นอย่างไรและ มีความเหมาะสมกับการดาเนินโครงการหรือไม่เพียงใด ซ่ึงถือเป็นเป็นงานสาคัญท่ีสุดด้านหนึ่งในการ วางแผน เพราะถ้าตอบคาถามน้ีไม่ชดั เจน แผนทกี่ าหนดกจ็ ะเปน็ เพยี งความคาดหวงั โดยประเด็นในการตอบคาถามนี้ จงึ มคี าถามยอ่ ยตามมาอกี หลายคาถาม เช่น - ข้ันตอนในการดาเนนิ กจิ กรรมของโครงการทรี่ ะบุไวใ้ นมอี ะไรบ้าง - แตล่ ะข้ันตอนจะต้องทางานตามแนวทางขอ้ มลู ทม่ี ีอยู่เดิมหรือไม่ มอี ะไรบา้ ง