วิชา การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสำเร็จรูป

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป 181 ตารางที่ 7.2 รายการ ในมุมมอง Resource Sheet รายการ ความหมาย การใช้งาน Resource Name ชื่อทรัพยากร กาหนดชอ่ื ทรัพยากรตามต้องการ Type ประเภททรัพยากร มีให้เลือก 2 แบบ ระหวา่ ง Work (คน) กบั Material Material (อปุ กรณ์) Initials ชอื่ หนว่ ย Material ระบุชอื่ เรียก ของหน่วยอปุ กรณ์ Group ชือ่ ยอ่ ทรัพยากร โปรแกรมจะนาตวั อกั ษรแรกของช่ือทรัพยากรมาใช้ Max เปน็ ช่อื ย่อ ใหเ้ ปลีย่ นได้ตามต้องการ Std Rate กล่มุ งานทรัพยากร ใสก่ ลมุ่ ของทรัพยากร เพอื่ ความสะดวกในการ จดั การกจิ กรรมในโครงการ Ovt Rate ปริมาณการทางานของ กาหนดค่าปริมาณเป็น % ทรพั ยากร (ปกติ จะ เทา่ กับ 100%=ทางานเต็มเวลา) Cost Use อัตราค่าตอบแทน หรือ ลงจานวนเงิน พรอ้ มหนว่ ยการใช้เงิน เช่น 300/d = ค่าใชจ้ า่ ยท่เี กิดขน้ึ กับ 300ตอ่ วัน (ค่าปกติจะเปน็ ต่อช่วั โมง) สามารถ Accrue at ทรพั ยากรต่อ 1 หนว่ ย เปลยี่ นแปลง การทางาน Base Calendar อตั ราคา่ ตอบแทนเกนิ ลงจานวนเงนิ พร้อมหน่วยการใช้เงนิ เชน่ 50/hrs Code เวลาหน่วยการทางาน = 50บาทต่อ ชวั่ โมง (คา่ ปกติจะเปน็ ตอ่ ชว่ั โมง) สามารถเปลี่ยนแปลง อตั ราคา่ ตอบแทนต่อ ลงจานวนเงิน สาหรบั การเรียกใช้ทรัพยากรในครง้ั การ เรียกทางานต่อ นั้น เชน่ เปน็ คา่ เช่าอปุ กรณ์ต่อครัง้ หรือ คา่ นา้ มนั ที่ ครั้ง ต้องจ่ายต่อครงั้ รูปแบบการจ่าย มใี หเ้ ลือก 3 รปู แบบ ค่าตอบแทน (prorate = จา่ ยตามจริง) (Start=จา่ ยตอนเริ่มงาน) (End=จ่ายตอนทางานเสร็จ) รปู แบบปฏทิ นิ ในการ รูปแบบ ปฏิทนิ มีใหเ้ ลอื ก3แบบ จา่ ยคา่ ตอบแทน รหสั ของทรัพยากรใน ใส่รหัสอ้างองิ สาหรบั ทรัพยากรในโครงการ การทางาน

182 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู 1. ขั้นตอนการระบุทรัพยากรเข้าในโครงการ ในตาราง Resource Sheet ซ่งึ มไี ว้สาหรับระบุทรัพยากรต่าง ๆ ทมี่ ีอยู่ในโครงการ โดยจะให้ Resource Sheet ในการระบทุ รัพยากรต่าง ๆของ Task ในโครงการ โดยมีวธิ เี ลือก มมุ มอง Resource Sheet ดังนี้ 1. คลิกขวา ท่ี แถบมุมมอง ทางซ้าย ของโปรแกรม จะปรากฏรายการมมุ มอง 2. คลกิ เลือกคาสั่ง View Bar 3. จะปรากฏ แถบมุมมอง View Bar ให้เลอื ก Resource Sheet 4. จะปรากฏ การทางานในแบบ Resource Sheet ที่สามารถลงรายละเอยี ด ทรัพยากรได้     ภาพท่ี 7.6 ขั้นตอนการกาหนดมมุ มอง Resource Sheet

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูป 183 โดยตัวอยา่ งน้ี ไดว้ างแผนให้บุคลากรเหลา่ น้ีเปน็ ทรัพยากร โครงการบริการวิชาการแก่ ชุมชน คือ ตารางที่ 7.3 ตวั อย่าง รายการทรัพยากรโครงการบริการวิชาการแก่ชมุ ชน ช่อื ทรพั ยากร ค่าใชจ้ ่าย / หนว่ ย กลุ่มงาน หนา้ ท่ี นายสมชาติ นามสถติ คา่ ตอบแทน คา่ ตอบแทน วทิ ยากร นายโชติชว่ ง มหาศาล วิทยากร นางสาวดวงใจ ดเี ลิศ 1,800 วัน อบรม วิทยากร นางสาวประนอม ยิง่ ยนื 1,800 วัน อบรม ติดตอ่ ห้องอบรม นางสาวเกสร อ่อนละมลุ 1,800 วัน อบรม ติดต่อห้องอบรม นางสาวกติ ติยา สุขประดษิ ฐ์ ตดิ ตอ่ วทิ ยากร นายประทีป ชไู ทย 0 วนั สว่ นกลาง ตดิ ต่อวทิ ยากร นายวินยั รกั ษาสิทธิ์ 0 วัน สว่ นกลาง ตดิ ตอ่ ผ้เู ขา้ อบรม นายเกื้อกลู อนรุ กั ษ์ 0 วนั สว่ นกลาง ตดิ ต่อผูเ้ ข้าอบรม นางสาวมาลีรัตน์ ประชาราษฎร์ 0 วัน ส่วนกลาง ตดิ ต่ออาหาร นางสาววิมาดา ยุตธิ รรม 0 วนั สว่ นกลาง จดั ทาเอกสารอบรม เอกสารการอบรม การใช้ 0 วัน สว่ นกลาง ใช้ในการอบรม อินเตอรเ์ น็ต 0 วนั ส่วนกลาง ใชใ้ นการอบรม เอกสารการอบรมการซ่อมบารุง 0 วัน สว่ นกลาง ใชใ้ นการอบรม คอมพวิ เตอร์ 25 ชดุ สว่ นกลาง ใช้ในการอบรม เอกสารการอบรมการลง 25 ชดุ ส่วนกลาง ใช้ในการอบรม โปรแกรม 25 ชุด ส่วนกลาง อาหารมื้อเท่ียง 60 ชุด ส่วนกลาง อาหารว่าง 30 ชุด ส่วนกลาง

184 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป ภาพท่ี 7.7 รายละเอยี ดข้อมลู ทรัพยากรในมมุ มอง Resource Sheet 2. การจดั สรรทรพั ยากรตา่ ง ๆ ใหก้ บั Task ของโครงการ หลงั จากที่ ไดร้ ะบุงานต่าง ๆ ในโครงการของ ลงในตาราง Task Sheet และรายการ ทรพั ยากรต่าง ๆ ท่มี ีอยู่ในโครงการของ ลงในตาราง Resource Sheet แลว้ ขนั้ ตอ่ ไปคือการ เชอ่ื ม Task และทรัพยากรเข้าดว้ ยกัน ซงึ่ ก็คือการจดั สรรทรัพยากรให้กบั Task น่ันเอง ในการจัดสรรทรัพยากรให้กบั Task น้นั ถา้ ปรากฏว่าวนั เวลาการทางานของ Task นั้น เกิดขดั แย้งกบั วนั เวลาของทรัพยากร โปรแกรมจะทาการปรบั เปล่ยี นวันเร่มิ ต้นและวันสน้ิ สุดของ Task นน้ั ให้สอดคลอ้ งกบั ทรัพยากรที่ถกู จัดสรรให้เองโดยอตั โนมัติ การจดั สรรทรพั ยากรใหก้ ับ Task ในโครงการ มีข้ันตอนดังต่อไปนี้ วิธที ี่ 1 กาหนดท่ี Resource Name 1. ใช้งานมุมมอง Gantt Chart 2. ในคอลัมน์ Resource Name เลอื กทรัพยากรให้กบั Task ตา่ ง ๆ ได้ตาม ตอ้ งการ โดยการคลกิ เลือกที่  หน้าชือ่ ทรพั ยากร

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู 185   แสดงการเลือกทรัพยากรให้กับ Task ตา่ งๆ โดยการ คลกิ กลอ่ ง  หน้าช่ือทรัพยากร ภาพท่ี 7.8 ขั้นตอนกาหนดทรัพยากรให้กิจกรรมดว้ ย Resource Name วธิ ีท่ี 2 กาหนดท่ี Task Information โดยการกาหนด ทรัพยากร ผ่านทางหนา้ ตา่ ง Task Information ซ่ึงสามารถทาได้ ดงั น้ี 1. คลิกเลือก เมนู Task 2. คลกิ เลือกปุม Task Information 3. จะปรากฏ หน้าหนา้ ต่าง Task Information ใหค้ ลกิ เลอื ก Tap Resource 4. คลิกเลือกชอ่ื ทรัพยากรที่ Resource name พร้อมกาหนด Unit

186 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู     ภาพท่ี 7.9 ข้ันตอนกาหนดทรัพยากร ดว้ ย Task Information วิธีท่ี 3 กาหนดทรพั ยากร ใน Task โดยใช้ ปุ่ม Assign Resource (ซ่ึงวิธนี ้ีเหมาะ สาหรับการ ทาTask name ในรปู แบบ Recurring task เนือ่ งจาก เม่ือทาการเลือกทรัพยากรจาก ตาแหน่งงาน Summary Task ทรพั ยากรที่เลอื กจะ ถูกวางในตาแหน่ง Sub Task ทงั้ หมด โดย อัตโนมตั ิ) ซง่ึ มีขน้ั ตอนดังน้ี 1. คลิกเลือก ช่อง Resource name ของ Task name ทตี่ อ้ งการจะลงใส่ขอ้ มูล ทรัพยากร 2. คลิกเลอื ก เมนู Resource 3. คลิกเลอื กปมุ Assign Resource 4. จะปรากฏหน้า Assign Resource ให้คลิกเลอื ก รายการทรัพยากรท่ีต้องการ 5. แล้วคลกิ เลือก ปุม Assign (จะปรากฏเคร่ืองหมาย  หน้ารายการทรัพยากรที่ เลือก)

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู 187 6. ทรพั ยากรทเ่ี ลือก ใหใ้ ส่คา่ Units (จานวนหนว่ ยทใี่ ช้) ตามต้องการ 7. เม่ือเลอื กทรัพยากรเรยี บร้อย ให้คลิกปุม Close    ยงั ไมม่ ขี อ้ มูล ทรัพยากร  ปุมสาหรับลบ  ทรพั ยากร ปุมสาหรับ เปล่ียน เพอ่ื เลอื กช่ือ ทรพั ยากร ภาพท่ี 7.10 ขัน้ ตอนกาหนดทรพั ยากรดว้ ย Assign Resource

188 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป Summary Task Sub Task ชือ่ ทรพั ยากร ปรากฏ อัตโนมัติ ทุกรายการงานท่เี ปน็ Sub task ยกเว้น รายการ Summary Task ภาพที่ 7.11 รายละเอยี ดทรัพยากรท่ีกาหนดดว้ ย Assign Resource วิธีที่ 4 กาหนดทรัพยากรโดย มุมมอง Task Entry สามารถเห็นรายละเอียดต่าง ๆ ของทรพั ยากรรวมท้งั ยังสามารถระบุรายละเอยี ดต่าง ๆ ของทรัพยากรได้จากหน้าจอเดียวกนั ดังนี้ 1. เลือก Resource Names ใน Task ทตี่ ้องการกาหนดทรัพยากร 2. เลอื ก มมุ มอง More View ที่แถบ View Bar 3. จะปรากฏ หนา้ ตา่ ง More Views ให้เลอื ก Task Entry 4. คลกิ ปุม Apply 5. จะปรากฏหนา้ ต่างการทางาน ของมุมอง Task Entry รวมอยู่ในหนา้ ต่างการทางาน Gantt Chart 6. ใหเ้ ลอื ก รายช่ือ ที่คอลัมน์ Resource Name 7. แล้วคลกิ OK 8. จะปรากฏ ชอื่ ทรัพยากรทเ่ี ลอื ก ใน แถบคอลมั น์ Resource Name ของมุมมอง Gantt Chart ในส่วนงาน Task sheet และ Task Bar

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป 189       ภาพที่ 7.12 ข้นั ตอนกาหนดทรัพยากรด้วย Task Entry

190 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป   ภาพที่ 7.13 ขน้ั ตอนกาหนดทรพั ยากรดว้ ย Task Entry (ตอ่ ) 3. การกาหนดวนั เรมิ่ ต้นทางานของทรัพยากร หลังจากท่ีจัดสรรทรัพยากรให้กับงานเรียบร้อยแล้ว การกาหนดวันเริ่มต้นการทางาน ของทรัพยากร สามารถกาหนดให้ ไม่ตรงกับวันเริ่มต้น ของ Task ได้ เพราะใน Task หนึ่ง ๆ อาจจะจัดสรรให้มีทรัพยากรได้มากกว่าหน่ึงทรัพยากรดังนั้นวันเร่ิมต้นของการใช้ทรัพยากรอาจจะ พรอ้ มกันกับวนั เร่ิมตน้ ของ Task หรอื หลังจากวันเร่ิมต้นของ Task ก็เป็นได้ ถ้าวันเร่ิมต้นของการทางานของทรัพยากรนั้นอยู่หลังจากวันเร่ิมต้นของ Task สามารถ กาหนดเวลาที่เล่ือนออกไปได้ ท่ีคอลัมน์ Delay ในส่วนการทางานของ Resource Schedule (ซึ่ง เป็นส่วนงานสนับสนุนการทางาน ในการกาหนดวันทางานให้กับทรัพยากรได้ตามความเหมาะสม ซ่ึง อาจคาดเคลื่อนจากการวางแผนงานท่ีจัดเตรียมไว้) โดยจานวนเวลาท่ีเลื่อนออกไปอาจเป็นหน่วย วัน , ชัว่ โมง หรอื สัปดาห์กไ็ ด้ ซ่ึงมวี ิธีการดังดงั นี้ 1. ในหน้าต่าง มมุ มอง Task Entry ใหค้ ลิกขวา จะปรากฏรายการยอ่ ย ใหเ้ ลือก รายการ Resource Schedule 2. จะปรากฏหนา้ ต่าง มุมมอง Task Entry ในแบบ Resource Schedule 3. ระบุจานวนวันทตี่ ้องการเลอ่ื น ใน คอลัมน์ Delay (เช่น ให้ทรัพยากรทางานชา้ กวา่ วันเรมิ่ ตน้ ของ Task 2 วัน)

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู 191 4. คลกิ OK 5. จะปรากฏ สถานการณท์ างานที่ Task Bar คอื จะเกดิ แนวเสน้ ประเป็นระยะ เวลา 2 วนั จากวนั เร่ิมงาน ทวี่ างแผนไว้ แลว้ จงึ เป็นสญั ลักษณ์ Task Bar การทางานของทรพั ยากร     ภาพที่ 7.14 ขั้นตอนกาหนดวันเรมิ่ งานของทรัพยากรดว้ ย Resource Schedule

192 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป สรปุ ทา้ ยบทเรียน รูปแบบการจดั องค์กรมี 3 ประเภทคือ 1. Functional Organization : ทางานประจาควบค่กู ับงานโครงการ 2. Projectized Organization or task force : แยกโครงการไปทาโดยเฉพาะ 3. Matrix organization : แยกโครงการจากงานประจาชดั เจน แต่รว่ มมอื และ ประสานงานกันใกล้ชดิ การจัดสรรทรัพยากรต่าง ๆ ใหก้ ับ Task ของโครงการ ในโปรแกรม Microsoft Project สามารถกาหนดได้ 4 วิธคี ือ 1. กาหนดที่ Resource Name 2. กาหนดที่ Task Information 3. กาหนดทรัพยากร ใน Task โดยใช้ ปมุ Assign Resource (ซึง่ วธิ ีน้เี หมาะ 4. กาหนดทรัพยากรโดย มุมมอง Task Entry

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป 193 แบบทดสอบท้ายบทที่ 7 1. สง่ิ ท่ีตอ้ พจิ ารณาในการจัดสรรทรพั ยากรของโครงงานมีอะไรบา้ ง 2. บุคลากรระดับนโยบาย ระดับประสานงาน และระดับปฏิบัติมีบทบาทต่างกันอย่างไร ใหอ้ ธิบายและยกตัวอยา่ งหนา้ ท่กี ารทางานของบุคลากรดังกล่าว 3. ใหส้ รุปประเด็นถงึ ผรู้ ับผดิ ชอบงานตามการจัดลาดับของโครงการ 4. บุคลากรในส่วนผู้เสนอโครงการ ผู้วิเคราะห์โครงการ และผู้บริหารโครงการมีหน้าที่ การทางานต่างกันอย่างไร 5. องค์กรแบบ Functional Organization แตกต่างจาก องค์กรแบบ Projectized Organization or Task Force 6. หากต้องการเลอื กรปู แบบองค์กรให้เหมาะสมกับโครงการจะมีขอ้ พิจารณาในการเลือก รูปแบบองค์กรโครงการอยา่ งไร 7. ให้เขยี นข้อเสนอแนะเพ่ือปรบั ปรุงการจดั รูปแบบองค์กรโครงการ 8. ให้ออกแบบกิจกรรมท่ีเก่ียวข้องกับค่าใช้จ่ายในการจัดทาโครงการ โดยแจกแจงแยก ตามประเภทให้ชัดเจน 9. ให้อธบิ ายลักษณะการกาหนดทรพั ยากร จากภาพทก่ี าหนดให้ 10. ให้วางแผนในการออกแบบทรัพยากรโครงการ ให้กับโครงการท่ีจัดทาขึ้นในบทที่ 5 ด้วยวิธีการจัดองค์กรโครงการแบบ Matrix organization และ ทาการกาหนดทรัพยากรดังกล่าวใน โครงการดว้ ย โปรแกรม Microsoft Project

194 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู เอกสารอ้างอิง นลิน จันทร. (2554). Microsoft Project 2010. กรงุ เทพฯ: ซลิ พลิฟาย. เพ็ญศรี ปักกะสีนัง. (2556). การจดั การโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ. กรุงเทพฯ: ซีเอ็ดยูเคช่ัน. มยรุ ี อนมุ านราชธน. (2551). การบรหิ ารโครงการ. พมิ พค์ รั้งที่6. กรุงเทพฯ: ดมู ายเบส. สเุ ทพ โลหณุต. (2557). Microsoft Project 2013 บรหิ ารคน บรหิ ารโครงการ ให้อยู่หมัด. กรงุ เทพฯ: วิตตีก้ รุ๊ป. สพุ จน์ โกสิยะจินดา. (2550). การบรหิ ารโครงการในระบบงานไอท่ี. กรุงเทพฯ: วทิ ยพัฒน์. สภุ าพร พิศาลบตุ ร. (2553). การวางแผนและการบริหารโครงการ. พมิ พค์ ร้ังท่ี7. นนทบุรี: Urai Thoophom. อรอมุ า เอกตาแสง. (2555). คมู่ ือ Microsoft Project ฉบบั สมบรู ณ์. นนทบรุ ี: ไอดีซีฯ. อัสติน, โรเบิร์ต ดี. (2556). การบริหารโครงการ(คมสนั ขจรชีพพันธ์ุงาม, ผ้แู ปล). แปลจาก Managing Projects Large and Small. กรงุ เทพฯ: แอคทีฟ พรนิ้ ท์. Burke, Rory. (1999). Project Management : Planning and Control Techniques. 3rd ed. West Sussex: Promatec International. Drucker, Peter. (1973). Management : Tasks, Responsibilities and Practices. New York: Harper & Row Publishers. Goodman , Louis.J. & Love R.N. (1980). Integrated Project Planning and Management . New York: Pergamon Press. Hitt, William D. (1985). Management in Action: Guidelines for New Managers. Columbus: Battelle Press. Koontz H. & O’Donnell C. (1976). Management: A System of Contingency Analysis of Managerial Functions. New York: McGraw-Hill Book Co. Meredith, J.R & Mantel S.J., Jr. (1995). Project Management : A Managerial Approach. 3rd ed. New York: John Wiley & Son, Inc. Turner, J. Rodney. (1993). The Handbook of Project-based Management: Improving the Processes for Achieving Strategic Objectives. London: McGraw-Hill Co.

แผนบริหารการสอนประจาบทที่ 8 การติดตามและประเมินผลโครงการ เวลาเรียน 8 ช่ัวโมง วตั ถุประสงค์ หลังจากท่ไี ด้ศึกษาบทเรยี นนี้แล้ว นกั ศกึ ษาควรมพี ฤติกรรมดงั นี้ 1. บอกถงึ แนวคิดการตดิ ตามและประเภทการติดตามได้ 2. แสดงความคดิ เหน็ ถึงการสร้างระบบการตดิ ตามและควบคมุ ทเี่ หมาะสมได้ 3. สรุปการดาเนนิ การประเมินผลโครงการได้ 4. เขียนสรุปประเด็นวัตถุประสงค์ของการประเมินผล และขอคิดในการประเมินผล โครงการได้ 5. บอกความแตกต่างของจดุ มุงหมายและความสาคัญของการประเมินผลโครงการได้ 6. แสดงตัวอย่างการการประเมินผลตามระยะเวลา (Evaluation) การติดตามผลลัพธ์ (outcome monitoring) การประเมินผลลัพธ์ (outcome evaluation) ได้ 7. เสนอแนะแนวทางการจัดทาข้อมูลและสารสนเทศเพื่อการประเมินผลตามระยะเวลา ของโครงการได้ 8. สามารถประยุกต์การใช้งานโปรแกรม Microsoft Project กับการการติดตาม ความกา้ วหน้าของโครงการได้ หัวข้อเนอื้ หา 1. แนวคดิ การตดิ ตาม 2. ประเภทการติดตาม 3. การตดิ ตามโครงการ 4. การประเมินผลโครงการ 5. วตั ถปุ ระสงค์ของการประเมินผล 6. ขอคิดในการประเมนิ ผลโครงการ 7. จุดมงุ หมายของการประเมนิ ผลโครงการ 8. การประเมินผลตามระยะเวลา 9. การประเมนิ ผลลพั ธ์ 10. ความสาคญั และจาเป็นของการตดิ ตามและประเมินผล 11. ความตอ้ งการข้อมลู สารสนเทศตามชว่ งเวลาของโครงการ 12. การติดตามความก้าวหนา้ ของโครงการดว้ ย Microsoft Project

196 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู วธิ ีการสอนและกิจกรรม 1. บรรยายเนื้อหาสาระสาคัญประกอบ PowerPoint 2. ตัง้ คาถามอภปิ รายระหวา่ งอาจารย์กับนกั ศึกษา 3. สรุปประเด็นเนื้อหารว่ มกนั 4. ให้ตอบคาถามทา้ ยบทเรียน สอ่ื การสอน 1. เอกสารประกอบการสอน 2. Microsoft PowerPoint ประจาบทเรยี น 3. คอมพิวเตอร์ และเครือขา่ ยอินเตอร์เน็ต 4. แบบฝึกหดั ท้ายบทเรียน การวดั ผล 1. สังเกตพฤติกรรมการมสี ว่ นรว่ มในหอ้ งเรยี น 2. ความรับผดิ ชอบในงานที่ได้รับมอบหมาย 3. ประเมนิ การทางานตามท่ีมอบหมาย 4. ประเมินการตอบคาถามและทางานทา้ ยบทเรียน

บทที่ 8 การติดตามและประเมินผลโครงการ หากการดาเนินการจัดการทรัพยากรให้กับกิจกรรมในโครงการเป็นท่ีเรียบร้อยแล้ว ลาดับ ต่อมาก็คือโครงการดาเนินงานตามแผนที่วางไว้ได้ และในช่วงการดาเนินงานนี้ กิจกรรมหนึ่งที่เกิดขึ้น ในระหวา่ การดาเนินงาน คอื การตดิ ตามการดาเนนิ งานเพื่อประเมนิ ผลโครงการ ท้ังน้ีการติดตามจะทา ให้โครงการไดท้ ราบข้อเทจ็ จรงิ ในการดาเนินงานวา่ เกดิ เหตุการณ์ใดข้ึนบ้าง การดาเนินงานเป็นไปตาม แผนที่กาหนดไว้หรือไม่ เกิดการเปลี่ยนแปลงใดขึ้นหรือไม่ ซ่ึงข้อเท็จจริงที่เกิดน้ีจะถือเป็นการ ประเมินผลโครงการได้ระดับหนึ่ง และโครงการสามารถปรับเปล่ียนแผนเพื่อรองรับสถานการณ์ที่ เกิดขึ้นได้ตามความเหมาะสมเพ่ือให้โครงการสารมารถดาเนินงานไปได้และบรรลุวัตถุประสงค์ที่ กาหนดไว้ แนวคดิ การติดตาม มีผูเ้ ชย่ี วชาญหลายทา่ นไดใ้ หค้ วามหมายเกีย่ วกับ การติดตาม ไวด้ งั น้ี สุเทพ โลหณุต (2557) ให้ข้อมูลไว้ว่าการติดตามโครงการ คือข้อมูลประกอบการตัดสินใจ เพ่อื นาไปใช้เปรียบเทียบกับแผนงานเดมิ ทไ่ี ด้วางไว้ เยาวดี รางชัยกุล (2556) กล่าวว่า การติดตามและประเมินผล เป็นเครื่องมือสาคัญสาหรับ ผูบ้ ริหารหรือผสู้ นับสนุนเงนิ ทนุ ในการตัดสนิ การดาเนนิ โครงการ ฐาปนา ฉิน่ ไพศาล (2556) ใหค้ วามหมายการติดตาม คือ กระบวนการตรวจสอบหรือศึกษา การเปล่ียนแปลงของปัจจัยนาเข้า กระบวนการ และผลผลิต โดยการติดตามจะต้องกระทาอย่าง ตอ่ เน่อื งตลอดช่วงการดาเนินงาน เพ็ญศรี ปกั กะสีนัง (2556) ให้ความหมายการติดตาม หมายถึง การเก็บรวบรวมข้อมูลการ ปฏิบัติงานตามแผนงานที่กาหนดไว้ เพ่ือตัดสินใจแก้ไขปรับปรุงวิธีการปฏิบัติให้ผลงานเป็นไปตาม แผนงานอยา่ งมีประสทิ ธภิ าพมากทส่ี ดุ อรอุมา เอกตาแสง (2555) ให้ข้อมูลว่า การติดตามงาน เป็นขั้นตอนติดตามผลจริงๆ ว่า ผา่ นไปแลว้ หรอื ทาเสร็จไปแล้วกี่เปอร์เซน็ ต์ มีปัญหาอะไรเกิดขนึ้ หรอื ไม่ และแก้ปญั หาใหส้ าเร็จลลุ ว่ ง สุภาพร พิศาลบุตร (2553) ให้ความหมายว่า การติดตาม หมายถึง การเก็บรวบรวมข้อมูล ต่าง ๆ เกี่ยวกับการปฏิบัติงานตามแผนท่ีกาหนดไว้ แล้ววิเคราะห์ข้อมูลมาใช้ในการปรับปรุงแก้ไขวิธี ปฏบิ ตั ิงาน เพือ่ ใหไ้ ด้ผลงานตามทก่ี าหนดไวอ้ ย่างมีประสทิ ธิภาพ ณรงค์เดช รักษ์ดารงค์ (2554) ให้ข้อมูลว่า การติดตามผล (Monitoring) เป็นการติดตาม ตรวจสอบความก้าวหน้าในการ ดาเนินงานการจัดสรรทรัพยากร (input) เป็นการพิจารณา ความสัมพันธร์ ะหว่างการใช้ทรพั ยากรในโครงการ (input) กับผลผลิต (output) ของโครงการร่วมกับ ปัจจยั ภายนอกท่มี ีผลกระทบตอ่ การดาเนนิ งาน การติดตามผลเป็นเคร่ืองมือในช่วงการปฏิบัติงานของ โครงการ เพือ่ ให้เกดิ ความม่นั ใจว่าการส่งมอบปจั จยั การผลิต กาหนดการทางาน การผลิตผลผลิต และ การดาเนนิ งานต่าง ๆ ไดด้ าเนนิ การไปตามแผนทีว่ างไว้

198 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู กรมหม่อนไหม (ม.ป.ป.) ให้นิยามกรอบแนวคิดการติดตามและประเมินผลโครงการ ว่า เป็นเป็นเคร่ืองมือสาคัญช่วยให้การจัดการโครงการมีประสิทธิภาพมากข้ึน ช่วยให้ทราบปัญหา อุปสรรคสาคัญ ช่วยให้ทราบว่าโครงการบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่ เพราะเหตุใด ช่วยในการตัดสินใจ ว่าสมควรดาเนินโครงการตอ่ ไปหรอื ไม่ จากข้อมูลท่ีกล่ามาข้างต้นจะสรุปได้ว่า การติดตาม หมายถึง การติดตามการดาเนินงาน ของโครงการ ตามแผนท่ีกาหนดไว้ ติดตามการเปลี่ยนแปลงท่ีเกิดข้ึน ติดตามปัญหาท่ีเกิดขึ้น และนา ขอ้ มูลท่ีได้มาวิเคราะห์วางแผนงานทเี่ หมาะสมเพื่อให้บรรลวุ ัตถปุ ระสงค์ทีก่ าหนดไว้ การจัดทาโครงการ การดาเนินงาน การประเมินผลโครงการ • ช่อื โครงการ • ตดิ ตาม • ประเมนิ ผล(เรอื่ ง) • วตั ถุประสงค์ ความก้าวหน้า • ผลผลติ • แผนดาเนนิ งาน โครงการ (เรอ่ื ง) • คณุ ภาพงาน • งบประมาณ • การวางแผน • ผลกระทบ • ตัวชีว้ ัด • ระยะเวลา • ความคุม้ คา่ • ผู้รบั ผดิ ชอบ ปฏบิ ัตงิ าน • งบประมาณ ภาพที่ 8.1 แนวคิดการตดิ ตามผลและประเมนิ ผลโครงการ ทม่ี า: ดัดแปลจาก กรมหม่อนไหม (http://www.qsds.go.th/KMweb/knowledge/knowledge33.html) ประเภทการติดตาม การติดตามและการประเมินผลทาข้ึนเพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลสารสนเทศ หรืออีกนัยหน่ึง ระบบติดตามและประเมินผลก็คือระบบข้อมูลสารสนเทศ (information system) ที่ใช้วัด ความก้าวหนา้ วัดการดาเนนิ งานและวดั ผลโครงการท่กี าหนดไว้ในแต่ละลาดับชั้นของวัตถุประสงค์คือ การรวบรวมและบริหารจัดการข้อมูลท่ีเก่ียวเน่ืองสัมพันธ์กับตัวชี้วัดความสาเร็จของโครงการโดย ดาเนินการอย่างต่อเน่ืองตลอดระยะเวลาดาเนินงานโครงการอาจแบ่งการติดตามผลได้เป็น 4 ประเภทหลกั (กรมอนามัย กองแผนงาน ศูนย์แลกเปลีย่ นเรยี นรู้, ม.ป.ป.) ดงั นี้ 1. การติดตามองค์กร (Institutional monitoring) เป็นการติดตามปัจจัยนาเข้า เช่น งบประมาณเพ่ือดูเส้นทางการจัดสรรและการเบิกจ่าย ติดตามทางกายภาพ (physical

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู 199 monitoring) ซ่ึงเป็นการติดตามความก้าวหน้าของกิจกรรมในเชิงปริมาณและเวลา เช่นเป็นไปตาม กาหนดเวลาหรือไม่ มีความเท่าเทียมในกลุ่มเปูาหมายหรือไม่และประสิทธิภาพในการดาเนินงาน หรือไม่ ขอ้ มูลเหลา่ น้ีจะไดจ้ ากรายงานประจาเดอื นของเจ้าหนา้ ทีใ่ นพน้ื ท่ี และข้อมูลจากองค์กรท่ีเข้า รว่ มโครงการ อย่างไรก็ดี หลายโครงการพบวา่ แม้ขอ้ มลู จากการติดตามทางกายภาพจะเป็นไปตาม แผน แต่ไม่ก่อประโยชน์ให้แก่ประชากรเท่าท่ีควรและไม่สร้างผลกระทบที่ย่ังยืน จึงจาเป็นต้องมีการ ตดิ ตามปจั จัยอน่ื ท่มี ีผลต่อความสาเร็จของโครงการ เช่น ศักยภาพของบุคลากรนับต้ังแต่กระบวนการ เลือก/คัดสรร การอบรม การดาเนินงาน ความสัมพันธ์ภายในองค์กรและระหว่างองค์กร ความสมั พนั ธก์ ับกลุ่มเปาู หมาย รวมถงึ การตดิ ตามประสิทธภิ าพของระบบติดตามและประเมินผล 2. การติดตามบริบท/ปัจจัยแวดล้อม (Context monitoring) เพ่ือให้รู้ภาวะวิกฤติ หรอื ความเส่ียงใดๆท่ีอาจเกิดข้ึนในบริบททั่วไปของโครงการ รวมถึงเกิดในปัจจัยต่างๆท่ีอยู่นอกเหนือ การควบคุมและมีผลต่อความสาเร็จของโครงการ ซ่ึงปัจจัยเหล่านี้ควรได้รับการติดตามอย่าง สมา่ เสมอ เพื่อจะได้ปรับเปลย่ี นกลยทุ ธห์ รอื สิ่งแทรกแซง (interventions) ให้เหมาะสมก่อนปัญหาจะ ขยายตัว ตัวอย่างปัจจัยแวดล้อม เช่น สภาพเศรษฐกิจ สังคม การเมือง และนโยบายต่างๆที่มีผลต่อ โครงการหรอื กระทบต่อศกั ยภาพของกล่มุ เปูาหมาย ส่ิงแทรกแซง (interventions) มีหลายลักษณะ ทั้งท่ีมาในรูปของแผนงาน โครงการ กิจกรรมงาน หรือมาในรูปของความช่วยเหลือท่ีจับต้องไม่ได้ (‘soft’ assistance*) เช่น การให้คาแนะนา การช้ีนา การชี้แจงนโยบาย การแลกเปล่ียนความคิดเห็นและปรับความเข้าใจให้ ตรงกันในประเด็นนโยบาย โดยท้ังหมดนี้มีจุดมุ่งหมายเพ่ือให้ทุกฝุายทางานแบบประสานกันและ นาไปส่ผู ลลัพธ์หรอื การพัฒนาทตี่ อ้ งการ 3. การติดตามผลของโครงการ (Results monitoring) ผลของโครงการมีท้ัง ผลกระทบระยะสั้น (effect) ทเี่ กิดขึ้นโดยตรงกับกลุ่มเปูาหมายของโครงการและผลกระทบระยะยาว (impact) ที่เกิดข้ึนในวงกว้าง เช่น เกิดขึ้นโดยกระทบส่วนงานภายนอกโครงการ หรือระดับชุมชน การประเมินผลกระทบระยะส้ัน เป็นการประเมินความคิดเห็น ปฏิกิริยาและการตอบรับของ กลุ่มเปูาหมายที่มีต่อผลผลิตโครงการซึ่งจะช่วยให้เจ้าหน้าท่ี/ผู้บริหารรู้ถึงระดับการยอมรับของ ประชากรเปูาหมาย ตัวช้ีวัดดูได้จากทัศนคติและพฤติกรรมท่ีเปล่ียนไป เช่น ผู้เข้าอบรมเปล่ียนจาก การบันทกึ งานในกระดาษมาจัดการข้อมลู ด้วยคอมพิวเตอร์ หรอื เด็กนักเรยี นใช้เวลาว่างจากการเรียน มาฝกึ ปฏิบัติใช้งานโปรแกรมคอมพวิ เตอร์ ลดการเล่นเกม และมาฝึกทักษะคอมพิวเตอรม์ าก เป็นต้น ส่วนการประเมนิ ผลกระทบระยะยาวชว่ ยใหร้ วู้ า่ กลยทุ ธ์ท่ใี ช้นั้นจะนาไปสู่จุดมุ่งหมาย สุดท้าย (final goal) ของโครงการหรือไม่ โดยวัดจากผลการทดสอบการใช้งานคอมพิวเตอร์ท่ีดีข้ึน เช่น การไปแข่งขันและได้รางวัล ความสามารถในการใช้งานคอมพิวเตอร์ท่ีเพิ่มข้ึน หรือศักยภาพใน การสร้างผลิตชิ้นงานจากคอมพวิ เตอร์ดว้ ยตนเองไมพ่ ่งึ พาการจ้างบคุ คลอ่นื เป็นต้น ข้อมูลสารสนเทศ ในระดับนี้เป็นได้ทั้งข้อมูลเชิงปริมาณ และเชิงคุณภาพ ส่วนวิธีการเก็บข้อมูลส่วนใหญ่ใช้การ สมั ภาษณ์และการสงั เกต และอาจใช้ข้อมูลเสริมจากรายงานขององค์กรทเ่ี กย่ี วขอ้ ง

200 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป 4. การตดิ ตามวตั ถปุ ระสงค์ (Objectives monitoring ) เ พ่ื อ ต ร ว จ ส อ บ ว่ า ใ น สถานการณท์ เ่ี ป็นอยู่นั้น โครงการจะสามารถบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่ ส่วนใหญ่เป็นการหาอุปสรรค หรือสิ่งนอกเหนือความคาดหมายที่กอ่ ผลขา้ งเคยี ง(ในทางลบ)ให้กับโครงการ การตดิ ตามโครงการ กรมหม่อนไหม (ม.ป.ป.) ให้ข้อมูลถึง การติดตามโครงการ ( Project Performance Monitoring) คือ กระบวนการวัดปัจจัยนาเข้า (Inputs) กิจกรรม (Activities) และผลผลิต (Outputs) ของโครงการซ่ึงกระทาเป็นประจาตามช่วงเวลาต่าง ๆ ระหว่างนาโครงการไปปฏิบัติ เพื่อ ระบุปัญหาและอุปสรรคของการดาเนินโครงการว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ เพื่อหามาตรการแก้ไขได้ ทันเหตุการณ์ สาหรับการติดตามงานสามารถทาได้ทั้งเป็นรายเดือนและรายไตรมาส การจะติดตาม อะไรและเม่ือใดน้นั ควรกาหนดขอบเขตการติดตามความก้าวหน้าโครงการในดา้ นต่างๆ เชน่  ติดตามด้านการเตรยี มการและการวางแผนโครงการ  ตดิ ตามด้านการดาเนนิ โครงการ  ติดตามด้านการเบิกจา่ ยเงิน อัสติน, โรเบิร์ต ดี (2556) ให้ข้อมูลว่า ผู้บริหารท้ังหลายต้องมีเคร่ืองตรวจสอบเพ่ือติดตาม กจิ กรรมตา่ งๆ ใหอ้ ยู่ภายใต้การควบคุม โดยผู้บริหารจะใช้งบประมาณเพ่ือวัดความคืบหน้าของการใช้ จ่ายท่ีเก่ียวกับเปูาหมายที่ตั้งไว้ นอกจากนี้ยังต้องตรวจสอบคุณภาพผลผลิต เพ่ือหาว่ากระบวนการ ทางานดาเนินไปอย่างถูกต้องหรือไม่ และทาการพิจารณาตรวจสอบความก้าวหน้าเป็นระยะๆ เพื่อ สร้างความมนั่ ใจว่างานต่างๆ ยงั คงดาเนินการไปตามกาหนดการ 1. วธิ ีการตดิ ตามโครงการ 1.1 การเตรียมการและวางแผนโครงการ (Project Preparation and Planning) วัตถุประสงค์ เพอื่ ติดตามว่าเป็นไปตามแผนหรอื ไม่ สาเหตุความล่าชา้ ของโครงการ (ถา้ มี) โดยกาหนด ประเดน็ และวิธีการติดตามดังนี้ (กรมหม่อนไหม, ม.ป.ป.) เอกสาร 1.1.1 การวางแผน : เปรียบเทยี บวนั เสร็จจริงกบั ทีว่ างแผนไว้ 1.1.2 การอนมุ ัติแผน : เปรียบเทียบวนั อนุมัติจริงกับท่วี างแผนไว้ 1.1.3 การจดั ซอ้ื จดั จ้าง : เปรยี บเทยี บวันเสรจ็ จรงิ กบั ท่วี างแผนไว้ 1.1.4 สาเหตขุ องความล่าช้า : สอบถามผรู้ ับผดิ ชอบโครงการ/ตรวจสอบจาก 1.2 การดาเนนิ โครงการ (Project implementation Program) วตั ถุประสงค์เพ่ือ ทราบว่าผลผลติ โครงการเปน็ ไปตามแผนหรือไม่ เพราะอะไร โดยกาหนดประเด็นและวิธีการตดิ ตาม ดงั นี้ 1.2.1 เปรยี บเทียบผลผลิตจริง คดิ เป็นร้อยละของผลผลติ ตามแผน

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป 201 1.2.2 เปรยี บเทียบผลผลิตระหว่างดาเนินการ คดิ เปน็ ร้อยละของผลผลิตตาม แผน 1.2.3 เปรยี บเทียบผลผลิตที่ยกเลิก คดิ เปน็ ร้อยละของผลผลติ ตามแผน 1.2.4 การเบิกจา่ ยเงินโครงการเป็นไปตามแผนหรอื ไม่ ถา้ ไม่ มีสาเหตมุ าจาก อะไร โดยเปรียบเทียบการเบิกจา่ ยเงินจรงิ คดิ เป็นร้อยละของการเบิกจ่ายเงนิ ตามแผน 2. การตดิ ตามงบประมาณ การจะใช้งบประมาณเพื่อติดตามกิจกรรมต่างๆ ของโครงการนั้น การติดตามจะ สาเร็จได้จากการเปรียบเทียบผลท่ีเกิดขึ้นจริงสาหรับช่วงเวลาหนึ่งกับงบประมาณ ถ้าการประเมินนี้ เผยใหเ้ ห็นวา่ การใชจ้ า่ ยของโครงการเป็นไปตามเปูาหมาย เม่ือนั้นการปรับเปลี่ยนก็ไม่จาเป็น อย่างไร ก็ตาม ถ้าผลที่เกิดขึ้นจริงแตกต่างไปจากผลที่คาดไว้ เมื่อน้ันผู้จัดการโครงการก็ต้องดาเนินการแก้ไข ความแตกต่างระหว่างผลท่ีเกิดขึ้นจริง กับผลท่ีคาดหวัง ในงบประมาณนี้เรียกว่า \"การเบ่ียงเบน (variance)\" การเบี่ยงเบนอาจเป็นเป็นไปในทางท่ีหน้าพอใจ เม่ือผลท่ีเกิดข้ึนจริงดีกว่าผลที่คาดไว้ หรอื อาจเป็นไปในทางทไ่ี มน่ า่ พอใจ เมือ่ ผลทีเ่ กิดขึ้นจริงแยก่ วา่ ผลท่คี าดไว้ (อสั ตนิ , โรเบริ ์ต ดี, 2556) ขอ้ คิดสาหรับการตดิ ตามงบประมาณ เม่ือเกิดการติดตามต้นทุนท่ีเกิดขึ้นจริงเทียบกับงบประมาณของคุณจงระหวังปัจจัย ตอ่ ไปน้ี ซ่ึงสามารถจะส่งผลใหโ้ ครงการของคณุ ใช้เงนิ เกนิ งบประมาณได้: 2.1 เงินเฟอู ที่เกดิ ข้ึนกับโครงการทม่ี รี ะยะเวลาดาเนนิ การยาวนาน 2.2 การเปล่ยี นแปลงของอตั ราแลกเปลยี่ นเงินตราท่เี ปน็ ไปในทางท่ีไมน่ ่าพอใจ 2.3 การไมส่ ามารถไดร้ าคาเดิมตามทตี่ กลงไว้ ในการจัดซือ้ วสั ดอุ ปุ กรณ์ 2.4 ต้นทุนทางด้านบุคลากรที่ไม่ได้วางแผนไว้ รวมทั้งค่าร่วงเวลา ซ่ึงเกิดขึ้นเพื่อทา ให้โครงการดาเนินไปได้ตามกาหนดการ 2.5 คา่ ใช้จา่ ยในการฝึกอบรมและคา่ ธรรมเนียมทปี่ รกึ ษาซึ่งไม่ได้คาดการณ์ไว้ อะไรคือสง่ิ ท่ีควรทา ถ้าการติดตามพบว่ามีการเบ่ียงเบนท่ีไม่น่าพอใจเกิดขึ้น ควรสืบ หาสาเหตุ ทาไมจึงเกิดขึ้นมันมีแนวโน้มจะเกิดขึ้นหรือไม่ เราจะต้องค้นหามาตรการแก้ไขอะไรมาใช้ โดยรว่ มกนั แกป้ ัญหากับผู้เกีย่ วข้องในปัญหาดงั กล่าว 3. การตดิ ตามโดยการตรวจสอบคุณภาพ การตรวจสอบคุณภาพ เปน็ อกี วธิ กี ารหนง่ึ ที่จะทาใหโ้ ครงการดาเนินไปได้ตามทิศทาง ท่ีวางไว้ การตรวจสอบคุณภาพมีบทบาทท่ีสาคัญอยู่ในทุกโครงการ เหมือนกับที่มันมีบทบาทใน กระบวนการทางาน ท่ัวๆ ไปในการดาเนินการตรวจสอบคุณภาพ ผู้จัดการโครงการต้องตรวจชิ้นงาน บางช้นิ ในจานวนท่ีเหมาะสม เพื่อเปน็ หลกั ประกนั วา่ ชนิ้ งานนนั้ มีคณุ สมบัตติ ามทีก่ าหนด อย่างเช่น ถ้า โครงการกาลังจะดาเนินการอบรมการใช้งานคอมพิวเตอร์อีกไม่กี่วันข้างหน้า ผู้รับผิดชอบโครงการ ต้องทดสอบโปรแกรมกับเคร่ืองคอมพิวเตอร์ ทุกเคร่ืองให้ม่ันใจว่าจะทางานได้ในวันอบรมจริง ตาม

202 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู แผนที่วางไว้ ไม่ควรที่จะรอจนกระทั่งถึงวันอบรม เพราะ ณ เวลานั้น หากพบปัญหาเกี่ยวกับเคร่ือง คอมพวิ เตอร์ อาจทาให้เสียท้ังเวลาและเสียโอกาสในการได้รับความไว้วางใจจากผู้เข้าอบรม ซึ่งจะก่อ เกิดปัญหาใหญ่ตามมาภายหลงั การตรวจสอบคุณภาพเป็นระยะๆ น้ันจะช่วยบ่งชี้สภาพงานท่ีไม่ได้เป็นไปตามคุณสมบัติ ที่ต้ังไว้ เม่ือปัญหาเหล่านี้ถูกค้นพบ ทีมงานโครงการก็จะสามารถหาสาเหตุ และแก้กระบวนการท่ีทา ให้เกิดปัญหาน้ันได้ตั้งแต่เนิ่นๆ วิธีการติดตามและมาตรการแก้ไขปัญหาดังกล่าว จะทาให้ม่ันใจได้ว่า ผลลพั ธจ์ ากการทางานทต่ี ามมานั้นจะมคี ุณภาพตามมาตรฐาน และทาให้โครงการดาเนินไปในทิศทาง ทวี่ างไว้ (อัสตนิ , โรเบริ ์ต ดี, 2556) 4. จุดตรวจสอบความก้าวหน้า จุดตรวจสอบความก้าวหน้าเป็นเสมือน จุดเช็คความก้าวของงาน ในสมัยก่อนนัก เดนิ ทางใชป้ ูายหนิ แกะสลกั ปกั อยู่ตามทาง เพื่อประเมินความการเดินทางไปข้างหน้าของพวกเขา โดย เรียกปูายหินเหล่าน้ันว่า หินบอกระยะทาง (milestones) ในปัจจุบันในงานโครงการใดๆ หาก ต้องการเช็คความก้าวหน้าของงาน เพ่ือแสดงถึงระยะทางของงานที่ผ่านไป ก็จะใช้จุดตรวจสอบท่ี เรยี กว่า หรือจุดตรวจสอบความก้าวหนา้ (milestones) เช่นกนั ทงั้ น้ีก็เพ่ือเป็นสัญลักษณ์แจ้เตือนให้รู้ วา่ ได้ดาเนนิ งานมาถึงไหน และจะตอ้ งดาเดนิ ต่อไปอกี อย่างไรเพียงใด จดุ ตรวจสอบทีส่ าคัญสงู สุด ก็คอื การดาเนนิ โครงการจนสาเรจ็ การตรวจสอบควรจะ มีการแสดงให้เห็นอย่างเด่นชัดในกาหนดการ และควรถูกนาไปใช้เพ่ือติดตามความก้าวหน้า จุด ตรวจสอบยังควรจะถกู ใชเ้ ป็นโอกาสสาหรบั ฉลองความสาเร็จของโครงการ อันที่จริงแล้ว ทุกๆ งานที่อยู่ในกาหนดการล้วนเป็นจุดตรวจสอบความก้าวหน้า ได้ทัง้ สน้ิ แตบ่ างงานกม็ ีความสาคัญมากกวา่ งานอืน่ จุดท่ีถกู ทาเครื่องหมายไว้ซึ่งมีความสาคัญมากกว่า จะมีผลในการดึงดูดทางจิตวิทยาแก่สมาชิกได้ในระดับสูง ควรใช้จุดบอกความก้าวหน้าเป็นโอกาสใน การ ประสานมิตรภาพสร้างการมีส่วนร่วมมือในโครงการ และส่ือคาพูดที่เสริมสร้างกาลังใจอย่างเช่น \"ตอนน้ีพวกเราผลิตส่ือสาหรับการอบรม มาเรื่องสุดท้ายแล้วนะ มาเร่งงานทาให้สาเร็จทันกาหนดกัน เถอะ\" 5. การสรา้ งระบบการตดิ ตามและควบคุมทีเ่ หมาะสม การสร้างระบบการติดตามและควบคุมที่เหมาะสม ในที่นี้ อาจใช้งบประมาณการ ตรวจสอบคุณภาพ และจุดตรวจสอบความก้าวหน้า ซึ่งเป็นเครื่องมือพ้ืนฐานในการติดตามและ ควบคุม ซึ่งถูกนามาใช้กับโครงการโดยท่ัวไป แต่อาจมีเครื่องมืออ่ืนๆ ท่ีนามาประยุกต์ใช้โดยเพาะกับ สถานการณ์ของคุณได้อีก รายการต่อไปนี้คือคาแนะนาบางประการสาหรับการเลือกและการนาไปใช้ ในการตดิ ตามและควบคมุ ทเี่ หมาะสม ดังน้ี 5.1 จดจ่ออยู่กับสิ่งที่สาคัญ จาเป็นต้องตั้งคาถามขึ้นว่า อะไรเป็นส่ิงสาคัญสาหรับ องค์กร อะไรคือสิ่งท่ีโครงการพยายามจะทา ส่วนใดของโครงการที่มีความสาคัญท่ีสุดในการติดตาม และควบคุม อะไรคอื จุดทีจ่ าเปน็ ต้องมีการควบคมุ 5.2 สรา้ งมาตรฐานสาหรับการแก้ไขข้อผดิ พลาดในระบบ ในช่วงท่ีเร่ิมต้นควรจะเน้น ย้าไปยังเร่ืองการตอบสนอง ถ้าข้อมูลที่ถูกควบคุมไม่ได้ชักนาให้เกิดการตอบสนอง เมื่อน้ันระบบ

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 203 ควบคุมจะไร้ประโยชน์ ระบบควรมีมาตรการเพื่อการแก้ไข มิเช่น น่ันสิ่งที่ทาได้ก็จะมีเพียงแค่การ ตดิ ตาม แต่ไมไ่ ด้ดาเนนิ การควบคุมใดๆ ถ้าคุณภาพต่ากว่ามาตรฐาน ก็ควรต้ังกลุ่มเฉพาะกิจข้ึนมาเพื่อ ค้นหาสาเหตุและแก้ปัญหานั้น โดยให้ทาเช่นเดียวกัน ถ้าหากทีมงานโครงการใด ทางานได้ล่าช้ากว่า กาหนดการ อย่างไรก็ตาม พึงระมัดระวังเป็นพิเศษที่จะไม่ให้การควบคุมนั้นล้าเส้นไปกลายเป็นการ บริหารจดั การในทกุ รายละเอียด และจงส่งเสริมใหค้ นที่อยู่ใกล้ชิดกับปัญหาที่สุด ดาเนินมาตรการเพ่ือ แก้ไขปญั หา 5.3 เน้นย้าการตอบสนองอย่างทันเวลา โครงการต้องได้รับข้อมูลอย่างรวดเร็ว เพื่อ การตอบสนองที่ดีๆ โดยหากเป็นไปได้ความต้องการข้อมูลที่เกิดข้ึนจริงในเวลาน้ันๆ แต่ในกรณีส่วน ใหญ่การได้รับข้อมูลใหม่สัปดาห์ละครั้งก็เพียงพอแล้วไม่มีระบบควบคุมใดท่ีจะเหมาะสมกับทุกๆ โครงการ ระบบซึ่งเหมาะกับโครงการใหญ่โครงการหนึ่ง จะเต็มไปด้วยงานด้านเอกสารที่มากเกินไป สาหรับโครงการเล็กๆ ในขณะที่ระบบซึ่งใช้งานได้กับโครงการขนาดเล็ก ก็จะมีความสามารถไม่ เพยี งพอสาหรบั โครงการขนาดใหญ่ ดังนัน้ จงหาระบบทเี่ หมาะสมกบั โครงการ การประเมนิ ผลโครงการ ณรงค์เดช รักษ์ดารงค์ (2554) การบริหารงานที่ประสบความสาเร็จน้ัน ส่วนหน่ึงมาจาก ความสามารถของผู้บริหารใน การนาเทคนิคและกระบวนการบริหารมาใช้บริหารงานให้สาเร็จลุล่วง ตามวัตถุประสงค์ และบรรลุเปูาหมายท่ีกาหนดไว้ การติดตามและประเมินผลก็เป็นส่วนหน่ึงของ กระบวนการบริหาร ซึ่งมีหลักการสาคัญคือ การติดตามความก้าวหน้าในการปฏิบัติงานและการ ประเมินผล ความสาเร็จของงาน อันจะนาไปสู่การดาเนินการแก้ไขปรับปรุงร่วมกันให้บรรลุเปูาหมาย ผู้บริหารจึงจาเป็นต้องมีการติดตามและประเมินผล เพ่ือให้ทราบประสิทธิภาพและประสิทธิผลของ ระบบงานตา่ ง ๆ ขององคก์ รวา่ อยู่ในระดับทเ่ี หมาะสมสอดคลอ้ งกับสถานการณป์ จั จุบนั เพียงใด การประเมนิ ผล ถอื เป็นข้ันตอนทสี่ าคญั ประการหนึง่ ในกระบวนการบรหิ ารงาน/โครงการซึ่ง หลังจากได้ผ่านกระบวนการวางแผน (Planning) การปฏิบัติตามแผน (Implementation) และการ ประเมินผล (Evaluation) ถือเป็นเครื่องมือท่ีสาคัญในการวัดความสาเร็จของผลการดาเนินงาน ซ่ึง เปน็ การประเมินผลการปฏิบัตงิ าน (Performance ประกอบดว้ ย 2 ส่วน คือ 1. การประเมินผลระหว่างการดาเนินงาน (On-going evaluation) เป็นการ ประเมินถึง ผลผลิต (output) และผลลัพธ์ (outcome) เป็นการศึกษาและวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้จาก การติดตามผลการปฏิบัติงาน เพ่ือประเมินความก้าวหน้าของโครงการหรือแผนงานว่ามีการใช้ ทรัพยากร /ปัจจัยต่าง ๆ อย่างไร มีการดาเนินงานเป็นไปตามแผน ตามข้ันตอน ตามกฎเกณฑ์ และ ตามเวลาทกี่ าหนดหรือไม่ ตลอดจนมีผลงานเป็นไปตามแผน วัตถุประสงค์ และเปูาหมายหรือไม่ โดย พิจารณาถึงองค์ประกอบที่สาคัญ 3 ประการ คือประสิทธิภาพ (Efficiency) ประสิทธิผล (Effectiveness) และผลกระทบ (Impact) 1.1 ประสิทธิภาพ (Efficiency) เพ่ือให้ทราบว่าการดาเนินงานน้ันได้ผลคุ้มค่ากับ ต้นทุนหรือไม่และมีแนวทางอื่นที่ดีกว่าท่ีจะทาให้บรรลุเปูาหมายที่กาหนดไว้หรือไม่เพียงใด เป็นการ พิจารณาถึงความสามารถในการผลิต/ผลงานท่ีใช้ปัจจัยหรือต้นทุนการดาเนินงาน (Input) โดยเทียบ กับผลผลติ หรอื ผลลพั ธ์ (output) ของโครงการ/แผนงาน

204 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป 1.2 ประสิทธิผล (Effectiveness) เพื่อให้ทราบว่าการดาเนินงานได้ผลตาม วัตถุประสงค์เปูาหมายท่ีกาหนดไว้หรือไม่เพียงใด มีเหตุผลอะไรที่ทาให้การปฏิบัติงานนั้นประสบ ความสาเรจ็ หรือความลม้ เหลว 1.3 ผลกระทบ (Impact) เพอ่ื ให้ทราบว่าผลผลิตหรอื ผลลัพธ์จากการดาเนินงานตาม เปูาหมายทีไ่ ดก้ าหนดไวน้ ัน้ มีผลกระทบตอ่ การพัฒนาโดยสว่ นรวมและกลุม่ เปาู หมายต่าง ๆ อย่างไร 2. การประเมินผลภายหลงั การดาเนนิ งาน (Ex-post evaluation) เป็นการประเมิน ถงึ ผลลพั ธ์ (outcome) และผลกระทบ (impact) Input/แผนงาน Process/ปฏบิ ตั งิ าน Output/ผลผลติ จาก กระบวนการ ตดิ ตามความก้าวหน้า Outcome/ ความสาเร็จของโครงการ ตดิ ตามผล Impact/ผลกระทบท่ี ประเมินผล เกิดขนึ ้ ภาพที่ 8.2 การตดิ การผลการปฏบิ ตั ิงาน ทีม่ า : ดดั แปลงจาก ณรงคเ์ ดช รกั ษ์ดารงค์ (2554 : 21) วัตถุประสงคข์ องการประเมินผล วัตถปุ ระสงค์ของการประเมนิ ผล สามารถแจงแจกรายละเอียดไดด้ ังน้ี 1. เพื่อให้ทราบว่าโครงการที่ดาเนินการไปน้ันประสบผลสาเร็จ หรือล้มเหลวหรือไม่ และสามารถพิจารณาได้วา่ ควรสนับสนุนตอ่ ไปหรือไม่ 2. เพ่ือปรับปรุงโครงการ กล่าวคือ กรณีโครงการประสบความล้มเหลวอย่างส้ินเชิงการ ประเมินจะช่วยให้ทราบขอ้ บกพรอ่ งและสามารถเสนอแนะเพอื่ ปรบั ปรุงแก้ไขโครงการได้ 3. เพ่ือการจัดสรรทรัพยากรให้แก่โครงการต่าง ๆ ท่ีมีระดับความสาคัญ และจาเป็น ต่างกันได้อยา่ งเหมาะสม 4. เพื่อเพ่ิมประสิทธิภาพการบริหารโครงการและช่วยให้ผู้มีหน้าท่ีในการตัดสินใจที่ ถูกตอ้ ง

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป 205 ขอคดิ ในการประเมนิ ผลโครงการ ข้อคดิ ในการประเมนิ ผลโครงการมดี ังน้ี (สมพศิ สขุ แสน, 2547) 1. ไมควรประเมินผลโครงการถาไมประสงคจะทราบผลของการประเมิน เพราะเปน การส้ินเปลืองและสูญเปลา 2. การประเมินผลโครงการยอมไรคา ถาไมมีการนาผลของการประเมินไปใชใหเกิด ประโยชน \"เปรยี บเสมือนงานวจิ ัยถา้ ทาเสร็จแลว้ ถาปราศจากผูใช้ประโยชน์ งานวิจัยนั้นก็ยอมไรประ โยชน\" นั่นก็คือเนนใหผูบริหารนาผลการประเมินไปปรับปรุงแกไขงานในโครงการ ไม่ควรเก็บผลการ ประเมินไวในหอ้ งทางานเทาน้นั 3. การประเมินผลเพียงชวยใหผูบริหารและผูปฎิบัติงานในโครงการไมกระทาผิดซ้าอีก ในเรอื่ งเดมิ นัน่ คือผูบริหารจะตองมีขอมูลที่แมนตรงและเชื่อถือไดและควรเปนบุคคลท่ีใจกวางยอมรับ ฟงความคิดเห็นและการวิพากษวิจารณจากบุคคลอ่ืน การทราบผลการประเมินจะชวยใหผูบริหาร สามารถปรับกลยุทธ์ในการบริหารงานใหมีประสิทธิภาพได ดังคากลาวของนโปเลียนที่วา \"ถาเราไม รู้จัก ปรับกลยุทธ์ในการรบในที่สุดขาศึกก็จะใชวิธีการรบเหมือนเรา\" ทานองเดียวกัน ถาเราไมมี ขอมูลจากการประเมนิ ผล เรากไ็ มสามารถปรับกลยุทธใหเหมาะสมได 4. การประเมินผลเปนการมองยอนกลับไปในอดีต แตการวางแผนเปนการมองไปสู อนาคต (Future) แตในปจจุบันการประเมินผลจะเร่ิมมีลักษณะการคิดไปขางหนามากย่ิงขึ้น โดย โครงการขนาดเล็ก ซง่ึ เปนโครงการท่เี กย่ี วกบั นวตั กรรม (Innovation) จะตองทาเปนโครงการทดลอง (ExperimentalProject) ซึ่งจะตองมีการประเมินผลกอนดาเนินการ ประเมินผลระหวางดาเนินการ และประเมินผลหลงั สิ้นสดุ โครงการ 5. การประเมินผลท่ีดอยคุณภาพและกอใหเกิดความเขาใจผิด สูไมมีการประเมินเสีย ดกี วา น้นั คือ ในการประเมินผล ขอมูลที่ไดจากการประเมินจะตองมีความแมนตรงและเชื่อถือได้ จึง จะเกดิ ประโยชนต์ ่อโครงการ จดุ มงุ หมายของการประเมนิ ผลโครงการ การประเมนิ ผลเปนขัน้ ตอนที่สาคญั มากซ่งึ จุดมุงหมายของการประเมนิ ผลโครงการมีดังน้ี (สมพศิ สขุ แสน, 2547) 1. เพ่ือสนับสนุนหรือยกเลิก การประเมินผลจะเปนเครื่องมือชวยตัดสินใจวาควรจะ ยกเลิกโครงการหรือสนับสนุนให มีการขยายผลต อไป ผลท่ีไดจากการดาเนินโครงการได รับ ผลตอบแทนคุมคากับเงินทุนที่สูญเสียไปมากนอยเพียงใด และโครงการท่ีดาเนินไปน้ันกอใหเกิดผล ขางเคียง (SideEffects) ทงั้ ทางบวกและลบหรอื ไมอย่างไร 2. เพือ่ ทราบถงึ ความกาวหนาของการปฏิบัติงานตามโครงการ วาเปนไปตามที่กาหนด วัตถุประสงคและเปาหมาย หรือกฎเกณฑที่กาหนดไวหรือไม เพียงใด ถาโครงการท่ีดาเนินไปแลวไม เปนไปตามกาหนดการ หรือกาวหนาชา ผูบริหารโครงการจะไดปรับปรุงแกไขวิธีดาเนินการในชวง ตอไป หรอื ปตอไป

206 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู 3. เพื่อปรับปรุงงาน ถาบริหารโครงการไประยะหนึ่งแลว พบวาบางโครงการไมไดเกิด ผลเสียทั้งหมดแตก็ไมบรรลุวัตถุประสงคท่ีกาหนดไวทุกขอ ควรนาโครงการน้ันมาปรับปรุงแกไขใหดี ข้นึ โดยพิจารณาวาโครงการนัน้ บกพรองในเร่ืองใด เชน วิธีดาเนินโครงการ การขาดความรวมมือของ กลุ่มเปูาหมาย ขัดตอคานิยมของกลุ่มเปูาหมาย หรือสมรรถนะขององคการที่รับผิดชอบต่า เม่ือทราบ ผลของการประเมินผล ก็จะไดปรบั ปรงุ แกไขใหตรงประเด็น 4. เพ่ือศึกษาทางเลือก ที่เหมาะสม โดยปกติในการบริหารโครงการนั้น ผูบริหาร โครงการจะพยายามแสวงหาทางเลือกที่ดีท่ีสุด จากทางเลือกอย างนอย 2 ทางเลือก ดังน้ันการ ประเมินผลจะเปนการเปรียบเทียบทางเลือก กอนที่จะตัดสินใจเลือกทางเลือกใดปฏิบัติ ทั้งน้ีเพื่อลด ความเสย่ี งใหนอยลง 5. เพอื่ ขยายผล ถาเราประเมินผลโครงการเปนระยะ สม่าเสมอ ผลปรากฎวาโครงการ นั้นบรรลุผลสาเร็จตามที่กาหนดวัตถุประสงค เราก็ควรจะขยายผลโครงการนั้นตอไปในหลายหลาย กลุมหรอื หลายพืน้ ท่ี การประเมนิ ผลตามระยะเวลา การประเมนิ ผลเปน็ การวัดตามระยะเวลา (periodic assessment) ดังน้ี (กรมอนามัย กอง แผนงาน ศนู ยแ์ ลกเปลีย่ นเรียนรู้, ม.ป.ป.) 1. การศกึ ษาพ้นื ฐาน (Baseline study) เปน็ การเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลตัวช้ีวัด ก่อนการแทรกแซงของโครงการ (interventions) เพ่ือใช้เป็นตัวเปรียบเทียบ (benchmark) ตอนกลางของโครงการและเมื่อโครงการส้ินสุด นอกจากน้ีการวิเคราะห์ข้อมูลตัวช้ีวัดก่อนเร่ิม โครงการยังบอกให้รู้แต่เนิ่นๆว่าตัวช้ีวัดที่โครงการกาหนดน้ัน สามารถวัดได้หรือไม่ (measurability) เพือ่ ปรบั ใหเ้ หมาะสมสาหรบั การประเมนิ ระยะต่อไป 2. การทบทวนประจาปี (Annual review) เป็นการประเมินภายในโดยทีมบริหาร โครงการซ่งึ จะทาอย่างตอ่ เนอ่ื งทกุ ปีตลอดอายโุ ครงการ ข้อมูลที่ใช้ส่วนใหญ่ได้จากการติดตามผล เช่น งบประมาณ ข้อมูลทางกายภาพ ผลกระทบระยะสั้น และข้อสันนิษฐาน วัตถุประสงค์เพื่อวัด ความก้าวหน้าโครงการ ทบทวนกลยทุ ธ์ รวมถงึ เปรียบเทยี บผลงานกับเปาู หมายทรี่ ะบุในแผน 3. การศึกษาเชิงพเิ คราะห์/วนิ ิจฉยั (Diagnostic study) ทาเมื่อต้องการข้อมูล เจาะลึกเกี่ยวกับข้อจากัดและ/หรือโอกาสของโครงการ การศึกษาชนิดน้ีไม่ต้องทาเป็นประจาแต่จะ ให้ข้อมูลทีร่ วดเร็วและมีประโยชน์ตอ่ การวางแผนและบรหิ ารจัดการโครงการ 4. การประเมนิ ผลกลางเทอม (Mid-term Evaluation) เ ป็ น ก า ร ป ร ะ เ มิ น ผ ล โครงการระหว่างดาเนินงาน และให้ข้อเสนอแนะโดยประเมินในประเด็นผลงาน ผลการเบิกจ่าย งบประมาณ โครงสร้างองค์กร การพัฒนาองค์กร การพัฒนาบุคลากรเพ่ือเสริมงานโครงการ รูปแบบโครงการ ความเชื่อมโยงระหว่างกลยุทธ์ ความสมั พันธ์กบั ภาคี ผลกระทบทเ่ี กิดข้ึน การตอบ รับของกลุ่มเปูาหมาย ปัจจัยเส่ียงและข้อสันนิษฐาน รวมถึงข้อมูลท่ีได้จากรายงานประจาปีและ ทาการศึกษาเชิงพิเคราะห์ (โครงการมีระยะเวลาดาเนินการมากกว่า 1 ปีข้ึนไป การประเมินผลกลาง เทอมจงึ ไม่ใชก่ ารประเมินรอบ 6 เดือนหรอื การประเมนิ กลางปี )

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 207 5. การประเมินเมื่อส้ินสุดโครงการ (Final Evaluation) สามารถทาได้เป็นการ ภายในหรอื มีบุคคลภายนอกรว่ มคณะประเมนิ ข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์จะเหมือนกับข้อมูลท่ีใช้ในการ ประเมินกลางเทอมแตอ่ าจเพ่มิ ประเดน็ ความคุ้มค่า แหล่งข้อมูลมาจากเอกสารโครงการ การดูงานใน พื้นที่ การประชุม/การแลกเปล่ียนความคิดเห็นกับกลุ่มคนท่ีเกี่ยวข้องในโครงการ เช่น ประชากร เปูาหมาย เจ้าหน้าที่โครงการ ผู้บริหาร และผู้ให้ทุนสนับสนุน วิธีการวิเคราะห์ข้อมูลท่ีทาในการ ประเมนิ เม่ือสนิ้ สุดโครงการมี 2 วิธหี ลกั ไดแ้ ก่ 5.1 before and after เปรียบเทียบผลการเปล่ียนแปลงที่เกิดขึ้นในตัวชี้วัดก่อน เร่ิมโครงการโดยดูจาก baseline study และเม่ือโครงการส้ินสุด ข้อจากัดของวิธีนี้คือ ไม่สามารถ บอกได้ว่า เมื่อโครงการส้ินสุดไปแล้ว ประโยชน์ท่ีกลุ่มเปูาหมายได้รับจะยังคงอยู่อย่างย่ังยืนหรือไม่ และอะไรคอื ปัจจยั ทีท่ าให้ย่ังยืน (หรอื ไม่ยัง่ ยืน) 5.2 with and without เปรียบเทียบการเปลี่ยนแปลงทเี่ กิดขึ้นระหว่างกลุ่มท่ีได้รับ ผลจากกิจกรรมการแทรกแซงของโครงการและกลุม่ ทไ่ี ม่มโี ครงการ 6. การประเมนิ หลงั การสน้ิ สดุ โครงการ (Ex-post evaluation) คือการ ดาเนินการ ประเมินภายหลังโครงการส้ินสุดแล้ว ตามระยะเวลาท่ีกาหนดไว้ เช่น ประเมินโครงการต่อเน่ืองทุกปี โดยคณะประเมินจากภายนอก เพื่อประเมินความยั่งยืนของผลการพัฒนาตามโครงการ โดยดูทั้งผล ทีเ่ กดิ กบั กล่มุ เปูาหมายของโครงการ ในขอ้ เท็จที่เกิดข้ึนท้ังผลที่ได้รับและผลกระทบท่ีเกิดข้ึน เช่นกลุ่ม ผู้เข้ารับการอบรมคอมพิวเตอร์ สามารถประยุกต์ใช้งานต่อไปได้และ มีความต้องการเพิ่มเติมในเร่ือง การอบรมอื่น เป็นต้น ซ่ึงข้อมูลที่ได้ อาจมาจากการสัมภาษณ์ การสังเกต เอกสารรายงานและ เอกสารผลการประเมินโครงการ การติดตามและประเมินผลเพ่ือได้มาซ่ึงข้อมูลสารสนเทศเป็นสิ่งจาเป็นและมีประโยชน์ แต่ในทางปฏิบัติอาจพบจุดอ่อนหลายประการ จุดสาคัญอยู่ท่ีสามารถหาจุดแข็งจุดอ่อนพบหรือไม่ หากเรารจู้ กั โครงการมากเท่าใด เราจะพฒั นาและปูองกันไดม้ ากเทา่ น้ัน ตารางที่ 8.1 ตวั อยา่ งการวเิ คราะห์จุดแข็งและจุดอ่อนของการติดตามประเมนิ ผลของโครงการ “บรกิ ารวชิ าการแกช่ ุมชน” จุดแข็ง จุดอ่อน 1. จดั เกบ็ ข้อมูลสมา่ เสมอและมรี ะบบ 1. การปรับปรุงแกไ้ ขงานท่ีเกิดข้ึนยงั ไม่สามารถ รายงานชัดเจน ดาเนินการได้ในรอบโครงการปัจจบุ นั 2. ทกุ กิจกรรมอบรม มีแบบฟอร์มเกบ็ ข้อมลู เนอ่ื งจากระยะเวลาไม่สอดคล้องกับกิจกรรม ที่ต้องดาเนินการแก้ไข และแบบรายงานเปน็ มาตรฐานเดียวกนั 2. ข้อมูลไหลทางเดยี ว คือมรี ายงานผลจากการ 3. มที รัพยากรสนับสนนุ การตดิ ตาม ดาเนนิ กิจกรรม เขา้ สสู่ ่วนกลาง ไมม่ ีการ ตอบรับหรือแนะนาจากส่วนกลางกลับลงมา ประเมนิ ผลอย่างเพยี งพอ ในช่วงกจิ กรรมโครงการ 4. เผยแพร่ข้อมลู สารสนเทศทัว่ ถึงทุกฝุายท่ี เก่ียวขอ้ ง เชน่ ผอู้ นุมตั โิ ครงการ ฝาุ ยงาน ประกบั คุณภาพระดับคณะฯ เปน็ ต้น

208 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู ตารางที่ 8.1 (ต่อ) จดุ แขง็ จุดอ่อน 5. เจา้ หน้าท่ผี รู้ บั ผิดชอบการติดตาม 3. ผ้เู ข้าร่วมโครงการขาดหวงั ผลจากการ ประเมนิ ผลมีความตง้ั ใจในการทางาน ดาเนินโครงการระดบั สูง เช่น คาดหวังการ ทาใหง้ านมีคณุ ภาพ ให้มีระยะเวลาการอบรมที่ยาวนานกวา่ ที่ 6. ศกั ยภาพของโครงการ เชน่ มีการวางแผน โครงการวางแผนไว้ อย่างเป็นเหตเุ ปน็ ผล (logical 4. โครงการเกดิ ขึ้นกระชั้นชิด ขาดการ framework) มกี รอบการตดิ ตาม ประชาสมั พนั ธ์วงกว้าง ประเมินผล มีเจ้าหน้าท่ีที่มีความสามารถ 5. ระยะเวลาเตรยี มโครงการน้อย จงึ สง่ ผลให้ ในการจดั การงาน กจิ กรรมในการอบรมมจี านวนไม่มาก 6. ความตอ้ งการของผเู้ ข้าอบรมไมไ่ ด้รบั การ & Evaluation System) m ตอบสนองปรบั ปรุงในช่วงกจิ กรรมโครงการ การประเมนิ ผลลัพธ์ เน่ืองดว้ ยระยะเวลาจากัด 7. ขาดการเชื่อมโยงระหว่างการจดั ทาแผนท่ี เป็นเหตุเปน็ ผล กบั การติดตามและ ประเมนิ ผล การประเมินผลลัพธ์ (outcome evaluation) มีคุณสมบัติบางประการเหมือนกับการ ติดตามผลลัพธ์ (outcome monitoring) กล่าวคือ มีการเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลอย่างเป็นระบบเพื่อ ดคู วามเปลย่ี นแปลงที่เกดิ ขึ้นเม่ือเทยี บกับข้อมูลพ้นื ฐานกอ่ นเริม่ โครงการ และทาความเข้าใจถึงสาเหตุ ท่ีเกิด/ไม่เกิดการเปล่ียนแปลง ท้ังการติดตามและประเมินผลลัพธ์จะสัมพันธ์กับกระบวนการ ตัดสินใจในระดับโครงการ (program) และระดับนโยบาย และต่างก็ให้ข้อมูลสารสนเทศท่ีเป็น ประโยชน์ต่อการปรับปรุงกลยุทธ์และ interventions อย่างไรก็ดี การติดตามผลลัพธ์และการ ประเมินผลลัพธ์ยังมีข้อแตกต่างในด้านวัตถุประสงค์ ดังน้ี (กองแผนงาน ศูนย์แลกเปล่ียนเรียนรู้, ม.ป.ป.)

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู 209 ตารางท่ี 8.2 ขอ้ แตกต่างระหว่างการตดิ ตามผลลัพธ์และการประเมนิ ผลลัพธ์ วัตถุประสงค์ การติดตามผลลัพธ์ การประเมินผลลัพธ์ จุดเน้น ติดตามการเปลยี่ นแปลงจาก แสดงหลักฐานว่าบรรลุผลสาเร็จใน สถานการณ์กอ่ นเริ่มโครงการไปสู่ เร่อื งใดบ้าง ดว้ ยเหตุใดและอยา่ งไรจงึ วธิ ีการ ผลลพั ธท์ ตี่ ้องการ บรรลุผลสาเรจ็ /หรือไม่สาเรจ็ การควบคมุ เนน้ ผลผลติ ของโครงการย่อย เปรยี บเทยี บผลลพั ธท์ ี่ได้กับแผนท่ีวาง การใช้ประโยชน์ (projects) โครงการใหญ่ ไว้ เนน้ ”อยา่ งไร” และ”ทาไม” (programmer) ความรว่ มมือของ ผลผลติ และกลยุทธท์ ีใ่ ชจ้ ึงนาไปสู่ พันธมิตร และ soft assistance ท่ี ความสาเร็จ มีส่วนทาให้เกิดผลลัพธ์ ตดิ ตาม วดั และวเิ คราะห์ ประเมินความสาเรจ็ ตามตวั ช้ีวัดโดย ความก้าวหนา้ ของตัวช้วี ดั ในแต่ เปรียบเทยี บระหวา่ งกอ่ นและหลงั ช่วงเวลา โครงการ อาศัยข้อมลู จากการติดตาม ผลและจากแหล่งภายนอก โดย Programmer Managers , ตามกาหนดเวลา ลงลกึ ประเมนิ โดย Project Managers และพนั ธมิตร บคุ คลภายนอกและพนั ธมิตร ท่ีสาคัญ ทาอยา่ งต่อเนื่องและเปน็ ระบบ สง่ สญั ญาณเตือนผบู้ รหิ ารใหท้ ราบ เสนอกลยุทธ์/นโยบายใหมเ่ ป็น ถงึ ปัญหาและหาหนทางใหมท่ ี่ ทางเลือก และสรุปบทเรยี น ถกู ต้อง ที่มา: กองแผนงาน ศูนย์แลกเปลย่ี นเรยี นรู้ (ม.ป.ป. : 13) ความสาคญั และจาเป็นของการติดตามและประเมนิ ผล ความสาคัญและจาเป็นของการติดตามและประเมินผล คือ ให้ได้สารสนเทศ (information) เพื่อ 1. ประกอบการตัดสินใจของทุกฝาุ ยท่เี กี่ยวข้องในโครงการทง้ั ทางตรงและทางอ้อม 2. ใชศ้ กึ ษาเรียนรู้ความสาเรจ็ อปุ สรรค และความลม้ เหลวของโครงการ ตัวอย่างของการใชป้ ระโยชน์จากข้อมลู สารสนเทศ เช่น 1. ติดตามการใช้ทรัพยากรและงบประมาณเพื่อปรับปรุงการจัดสรร และกระจาย ทรพั ยากรใหโ้ ครงการสามารถดาเนนิ ไปไดต้ ามเปูาหมาย และตามกรอบงบประมาณทกี่ าหนด

210 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป 2. ศึกษาปัญหาและสาเหตุของปัญหาและอุปสรรคเพื่อดาเนินการแก้ไขได้ตรงจุดตรง เวลา 3. ติดตามความครอบคลุมและประโยชน์ที่กลุ่มเปูาหมายพึงได้รับอย่างทั่วถึง ไม่กระจุก ตวั อยทู่ กี่ ลุ่มใดหรอื พื้นทใี่ ดเปน็ พเิ ศษ 4. ตรวจสอบว่าประชากรกลุ่มเปูาหมายให้การยอมรับและใช้ประโยชน์จากโครงการ มากน้อยเพียงใด 5. ประเมินผลกระทบระยะยาวท่ีเกิดข้ึนกับกลุ่มเปูาหมาย เช่น การยกระดับ ความสามารถ คณุ ภาพชวี ิต ในเรอื่ งทีเ่ ก่ยี วข้อง กบั ผลของโครงการทด่ี าเนนิ การผ่านไป 6. แสดงความรับผิดชอบของผู้จัดทาโครงการท่ีจะต้องรายงานผลงานผลเงินให้ทุกฝุาย ที่เกย่ี วขอ้ งรบั ทราบ ความตอ้ งการข้อมูลสารสนเทศตามช่วงเวลาของโครงการ ความต้องการข้อมูลสารสนเทศตามช่วงเวลาของโครงการ (Project Stages and Information Needs) น้ันถือเป็นการจัดทาข้อมูลและสารสนเทศ ซึ่งไม่จากัดว่าจะต้องมีขึ้นเม่ือ โครงการได้ดาเนินการไปแล้ว ผู้จัดทาโครงการสามารถเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลได้ตั้งแต่ก่อนเร่ิม โครงการจนแม้เม่ือโครงการไดส้ ้นิ สดุ ไปแลว้ หลายปี ทง้ั นอ้ี าจแบ่งโครงการออกเปน็ 6 ระยะ ได้แก่ 1. ก่อนเร่มิ โครงการ 2. เร่ิมโครงการ 3. ระยะดาเนินการ 4. ระยะกลางเทอม 5. สิ้นสดุ โครงการ 6. ภายหลังโครงการสนิ้ สุด โดยข้อมลู ที่ได้มาจะมีลักษณะและการใชป้ ระโยชนแ์ ตกตา่ งกนั ขน้ึ อยู่กับระยะเวลาดงั กลา่ ว ดงั นี้ ตารางที่ 8.3 ระยะโครงการและขอ้ มูลที่ต้องการ (Project Stages and Information Needs) ระยะโครงการ ขอ้ มูลทตี่ ้องการ ก่อนเรมิ่ โครงการ ปญั หา ปัจจัยทก่ี ่อปัญหา ความตอ้ งของกลมุ่ เปาู หมาย Before Project ทรพั ยากรทจ่ี าเป็น ข้อมูลเหลา่ นีน้ าไปสกู่ ารวางรปู แบบ หรือออกแบบโครงการ เรมิ่ โครงการ สถานการณป์ จั จุบัน เพ่ือเป็น baseline data กอ่ นลงมือ Project Start-up ปฏิบัตกิ าร

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป 211 ระยะโครงการ ตารางท่ี 8.3 (ต่อ) ดาเนินการ ขอ้ มูลทต่ี ้องการ Implementation การปฏิบตั ิงานเปน็ ไปตามแผนหรอื ไม่ กลางเทอม กลยุทธ์ใช้ไดผ้ ลหรือไม่ ระบบบริหารจดั การและการ Mid-term ประสานภาคีเป็นอย่างไร มีสิง่ ใดบ่งชีค้ วามสาเรจ็ ของ โครงการ สิน้ สุดโครงการ ผลสัมฤทธ์ิของโครงการ End of Project ภายหลงั โครงการส้ินสุด ประโยชน์หรือผลกระทบทปี่ ระชาชนไดร้ ับจากโครงการ After Project และความยง่ั ยนื ของประโยชน์นน้ั ที่มา: กองแผนงาน ศูนยแ์ ลกเปลย่ี นเรียนรู้ (ม.ป.ป.:4) นอกจากจะข้ึนอยกู่ บั ระยะเวลาทีเ่ ก็บ ขอ้ มูลสารสนเทศที่ต้องการยังข้ึนอยู่กับวัตถุประสงค์ ของโครงการท่ีมีการจัดแบ่งไว้เป็นลาดับชั้น (Hierarchy of objectives) การติดตามประเมินผลจึง ไม่ควรมองเพียงภาพรวมหรือมองมิติใดมิติเดียวโดยละเลยรายละเอียด เพราะจะทาให้ได้ข้อมูลที่ไม่มี คุณภาพ ไม่เห็นภาพการแทรกแซงของโครงการ (Project interventions) ว่ามีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ตอบสนองจุดมุ่งหมาย (goals) หรือวัตถุประสงค์ (objectives) โครงการแต่ละระดับ หรอื ไมเ่ พียงใด ประเด็นสาคัญในการใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการติดตามและประเมนิ ผลโครงการ ในการ จัดทาระบบสารสนเทศ นอกจากจะดูคุณภาพของข้อมลู ในแง่ ความถกู ตอ้ ง (accuracy) ตรงประเด็น ( relevance) ทนั เวลา (timeliness) และเชอ่ื ถือได้ (credibility) ยงั ต้องให้ความสาคัญกบั เรอื่ ง ต่อไปนี้ 1. อิทธพิ ลของโครงการ (Attribution) เป็นข้อมูลท่ีแสดงให้รู้ว่าผลที่เกิดขึ้นมาจาก การแทรกแซงของโครงการมิใชจ่ ากปจั จัยอนื่ ดงั นนั้ จึงตอ้ งมีการวางแผนเก็บข้อมูลต้ังแต่เริ่มโครงการ โดยมวี ิธีการได้มาซ่ึงข้อมลู ดังน้ี 1.1 เปรียบเทียบระหว่างการมีและไม่มีโครงการ (the ‘with/without’ scenario) เปรียบเทียบระหว่างกลุ่มท่ีมีการแทรกแซงของโครงการและกลุ่มที่ไม่มี ทั้งสองกลุ่มต้องมีคุณสมบัติที่ เทา่ เทียมกันหรอื คลา้ ยกัน หากกลุ่มท้ังสองไมเ่ หมอื นกนั จะเป็นจดุ อ่อนของข้อมลู ทไี่ ด้มา 1.2 เปรียบเทียบก่อน-หลัง (the ‘before and after’ scenario) การประเมินด้วย วิธีน้ี ก่อนเร่ิมโครงการต้องมีการเก็บข้อมูลพื้นฐานตามตัวช้ีวัดที่กาหนดและเก็บอีกคร้ังเม่ือโครงการ

212 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู ส้ินสุด (final evaluation) อย่างไรก็ตามวิธีนี้ยังมีจุดอ่อนตรงไม่สามารถระบุได้ชัดเจนว่าผลท่ีเกิดข้ึน น้ันมาจากการแทรกแซงของโครงการโดยตรง หรือมาจากปัจจัยอ่ืนด้วย และไม่สามารถบอกได้ว่าผล การพฒั นานน้ั จะย่งั ยืนตอ่ ไป 2. ประสิทธิผลโครงการ (Effectiveness) การประเมินประสิทธิผลโครงการอาจทา ในระดบั ผลผลิตหรือผลทโี่ ครงการควบคุมได้ แต่มักจะมีจุดอ่อนทเ่ี น้นจานวนมากกว่าคุณภาพ 3. ความสาคัญโครงการ (Significance) ประเมินเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของภาคี และกลุม่ เปูาหมายในขั้นตอนการวางแผน การบรหิ ารจดั การ และการประเมนิ ผล ประเมินขนาดความ ครอบคลุมประชากร (scale) และประเมินการนาไปใช้ต่อ (replicability) เพ่ือดูว่ารูปแบบโครงการ สามารถนาไปใชใ้ นโครงการอืน่ กับชุมชนอ่นื ไดห้ รอื ไม่ 4. ความยั่งยนื (Sustainability)เพื่อดูว่ากิจกรรมโครงการยังคงดาเนินต่อไปหรือไม่ แม้โครงการจะส้ินสุดแล้วก็ตาม ซ่ึงความต่อเนื่องน้ันอาจอาศัยงบประมาณของชุมชนหรือจากการ สนับสนุนขององค์กรปกครองท้องถิ่น ในกรณีท่ีมีการมอบหมายองค์กรใดองค์กรหน่ึงรับผิดชอบ ดาเนินงานต่อ การประเมินความยั่งยืนจะรวมถึงความย่ังยืนขององค์กรน้ันด้วย เช่น ความมั่นคง ขององค์กร ศักยภาพ ประสิทธิผลของการปฏิบัติงาน และสถานภาพทางการเงิน เป็นต้น และอีก มุมมองหนึ่งของการประเมินความย่ังยืน คือ ประเมินผลกระทบท่ีมีต่อสิ่งแวดล้อม ระบบนิเวศ และ ทรัพยากรธรรมชาติ ตวั อยา่ งการประเมนิ ความยั่งยนื เชน่ 4.1 แม้โครงการส้ินสุดไปแล้วแต่ในพ้ืนท่ียังคงมีความต่อเนื่องของกิจกรรม แสดง วา่ กล่มุ เปูาหมายยงั ต้องการกจิ กรรมนั้นๆ 4.2 การยอมรับและนาเทคโนโลยีทไี่ ด้จากโครงการไปประยุกตใ์ ช้ แสดงความ ยัง่ ยืนของการใชป้ ระโยชน์ระดับบคุ คล 4.3 การขยายผลการพัฒนาทาใหเ้ กิดเทคโนโลยีใหม่ 4.4 ผลติ ผลที่ไดจ้ ากการพัฒนา 4.5 ผลกระทบต่อสิง่ แวดล้อม 4.6 ผลกระทบท่ีมีตอ่ กลุม่ เปูาหมายในอนาคต การกาหนดตวั ชว้ี ัดจะอิงกบั ลาดบั ช้ันของวัตถุประสงค์ เชน่ ข้อมูลเกยี่ วกับปัจจัยนาเขา้ และกจิ กรรมจะแสดงผ่านตวั ชีว้ ดั กระบวนการ สว่ นตัวชว้ี ดั ผลผลิตจะช่วยให้ผบู้ รหิ ารรวู้ า่ โครงการอยู่ หา่ ง/ใกล้เปาู หมายเพียงใด แนวโนม้ และจุดท่เี ป็นอุปสรรคมีอะไรบ้าง ดังน้ี

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป 213 ตารางที่ 8.4 ประเภทของตวั ชีว้ ัดจาแนกตามลาดับของวตั ถุประสงค์ ลาดบั ของ ประเภทตัวช้ีวดั ลักษณะตัวชี้วัด ตัวอย่าง วตั ถปุ ระสงค์ มคี วามต้องการใหจ้ ัด จดุ มงุ่ หมาย ผลกระทบ วัดความเปลยี่ นแปลงท่ี โครงการอบรมวิชาการแก่ สดุ ทา้ ย ระยะยาวระดับ เกดิ ข้นึ และความยั่งยนื ชมุ ชนอยา่ งต่อเน่ือง จดุ มุง่ หมายระยะ Impact มจี านวนผสู้ นใจเขา้ รว่ ม กลาง ผลกระทบระดับ บง่ ชี้การตอบรับของ โครงการอบรมเกนิ ผลผลิต effect กลมุ่ เปูาหมายท่ีมตี ่อ เปูาหมายท่ีกาหนดไว้ ผเู้ ข้าร่วมโครงการสามารถ กจิ กรรม ผลผลิตโครงการ ประยกุ ต์ใช้งานคอมพวิ เตอร์ ผลผลิต แสดงถงึ ผลผลิตโครงการ ได้ ปัจจัยนาเขา้ กิจกรรมอบรมวิชาการแก่ หรือสิง่ ทีไ่ ด้จากการจดั ทา ชุมชน แบ่งกิจกรรมย่อย กจิ กรรม เปน็ การอบรม 3 เรอ่ื ง กระบวนการ แสดงถงึ กิจกรรม หรือ สถานทีส่ าหรับอบรม กระบวนการดาเนินงาน อปุ กรณ์เครื่องมือสาหรับ โครงการ การอบรม ปัจจยั นาเขา้ แสดงถึงทรัพยากรที่ใชใ้ น วิทยากรผอู้ บรม โครงการ ผปู้ ระสานงานโครงการ ที่มา: กองแผนงาน ศนู ย์แลกเปล่ียนเรียนรู้. (ม.ป.ป. : 15) นอกจากนี้ ประเภทของตัวช้วี ัดอาจจาแนกได้ตามประเดน็ ที่ต้องการประเมิน แสดงดังน้ี

214 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป ตารางที่ 8.5 ประเภทของตวั ชีว้ ดั จาแนกตามประเด็นท่ีต้องการประเมิน ประเด็นที่ตอ้ งการประเมนิ สงิ่ ท่แี สดงในตวั ช้ีวดั ตัวอย่าง availability มคี วามพร้อมของโครงการ ในเรอ่ื ง มีอาสาสมัครทีผ่ ่านการอบรม ต่างๆ(available)หรอื ไม่ แล้ว 1 คนในทุก 10 หลังคา เรอื น relevance กจิ กรรมของโครงการมีความสมั พันธ์ กิจกรรมอบรมวชิ าการคือ กันหรอื ไม่ (relevant)หรือเหมาะสม อบรมการใชง้ านคอมพิวเตอร์ ( appropriate)อย่างไร ผ้เู ขา้ อบรมคือ กลุ่มนกั เรยี น ระดับประถม accessibility บ่งช้ีว่ามกี ารเข้าถึงเร่อื งต่างๆ ได้ ผเู้ รยี น หรือ วทิ ยากร หรือไม่ สามารถเดินทางมาเข้ารว่ ม การอบรมได้ utilization บง่ ช้ีว่ามีการนาไปใชป้ ระโยชน์ตรง นักเรยี นผเู้ ข้าอบรมมีการนา ตามวตั ถุประสงคห์ รอื ไม่ ความร้จู ากการอบรมไปใช้ ประโยชน์จรงิ coverage บ่งชี้ว่ากลมุ่ เปาู หมายไดร้ บั สทิ ธิใน ผู้เข้าร่วมอบรมได้รับการ ฐานะผูเ้ ข้าร่วมโครงการหรอื ไม่ อบรมครบทกุ เรื่องตาม กาหนด quality บง่ ชี้คุณภาพหรือมาตรฐาน หัวขอ้ การอบรมมีประโยชน์ สามารถนาไปประยุกต์ใช้งาน ไดจ้ ริง effort บง่ ชส้ี ่งิ ท่ีลงทุนลงแรงไป(invest) จากการประชาสมั พันธ์ เพอื่ ใหไ้ ดผ้ ลตามวตั ถปุ ระสงค์ โครงการ มยี อดผสู้ นใจเขา้ ร่วมอบรม เกินเปูาหมายท่ี กาหนดไว้ efficiency บง่ ชปี้ ระสทิ ธิภาพหรอื ทรัพยากร/ จานวน ผเู้ ข้ารว่ มอบรม และ กจิ กรรมท่ีได้ดาเนนิ การเพื่อให้บรรลุ จานวนวนั ในการอบรมบรรลุ วตั ถุประสงค์ ตามเปูาหมายที่กาหนด impact บ่งชว้ี ่าสง่ิ ทีโ่ ครงการได้ทาไปแล้วน้ัน มคี วามต้องการใหจ้ ดั อบรม กอ่ ใหเ้ กิดการเปลี่ยนแปลงระยะยาว โครงการอยา่ งตอ่ เน่ือง และ หรอื ไม่ ผูเ้ ขา้ รว่ มอบรมสามารถนา ความรู้ไปใชป้ ระโยชนไ์ ด้จรงิ ท่ีมา: กองแผนงาน ศนู ย์แลกเปลยี่ นเรยี นรู้. (ม.ป.ป. : 15-16)

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 215 ตัวอยา่ งเอกสารสารสนเทศในการตดิ ตามและประเมนิ ผล การจัดการเอกสารสารสนเทศในการตดิ ตามและประเมินผลสามารถนาเสนอได้ดงั นี้ (อสั ติน, โรเบริ ์ต ดี, 2556) การติดตามและประเมินผลโครงการ ชื่อ โครงการ......................................................................................................................................... ตอนท่ี 1 : ขอ้ มลู ทั่วไปของผ้ใู หข้ ้อมลู 1.1 ช่อื ........................................นามสกุล........................................ 1.2 ตาแหน่ง.................................................................................... ตอนท่ี 2 : ข้อมูลการประเมนิ ผลสัมฤทธิ์ของโครงการ 2.1 วตั ถปุ ระสงค์ บรรลุตามวัตถุประสงคข์ องโครงการ ไม่บรรลตุ ามวัตถุประสงค์ของโครงการ เพราะ ............................................................................................................................. ..................... 2.2 ผลการดาเนนิ งานที่คาดเคล่อื น (ด้านเวลา) กจิ กรรม แผนงาน ปฏบิ ตั ิงานจริง ระยะเวลา งาน ท่คี าด ระยะเวลา วนั เร่มิ ต้น วันสิ้นสดุ ระยะเวลา วันเรม่ิ ต้น วนั ส้นิ สุด เคล่อื น 2.3 ผลการดาเนนิ งานท่ีคาดเคลอื่ น (ด้านผู้รบั ผิดชอบ) ความคาด หมายเหตุ กิจกรรมงาน ผูร้ ับผดิ ชอบตามแผนงาน ผู้รับผิดชอบ เคล่ือน ปฏบิ ัติงานจริง

216 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู 2.4 ผลการดาเนินงานท่ีคาดเคลื่อน (ดา้ นงบประมาณ) กจิ กรรมงาน งบประมาณ ตาม งบประมาณ ความคาด หมายเหตุ แผนงาน ปฏิบัตงิ านจริง เคลอื่ น 2.5 ปัญหา/อปุ สรรคในการดาเนินงานโครงการ ไมม่ ี มี(ระบ)ุ .................................................................................................................................. 2.6 แนวทางการแก้ไข ............................................................................................................................. ................................... ................................................................................................ ................................................................ ลงชอ่ื ………………………………………………………… (ผ้รู ับผดิ ชอบโครงการ) การติดตามความกา้ วหนา้ ของโครงการดว้ ย Microsoft Project การติดตามความก้าวหน้าของโครงการด้วย Microsoft Project กับ Baseline คือการ ตดิ ตามการทางานทเ่ี กิดขึน้ ในโครงการ โดยติดตามในเรื่องกจิ กรรมงาน ติดตามเร่ืองค่าใช้จ่าย ติดตาม ความเปลี่ยนแปลงท่ีเกิดขึ้นกับเร่ืองเวลาการทางาน วันเร่ิมต้นงาน วันส้ินสุดงาน จานวนวันทางานท่ี เปลี่ยนแปลงไป มีผู้เช่ียวชาญหลายท่านได้ให้ความคิดเห็นเกี่ยวกับการติดตามความก้าวหน้าของโครงการ ดว้ ย Microsoft Project ดังนี้ สุเทพ โลหณุต (2557) ให้ข้อมูลว่า การติดตามโครงการคือการทางานที่จะเป็นข้อมูล ประกอบการตัดสินใจเพ่ือนาไปใช้เปรียบเทียบกับแผนงานเดิมได้วางไว้ รวมถึงปรับแก้ไขแผนให้งาน เป็นไปตามเปูาหมายท่ีกาหนด รวมถึงช่วยในการเก็บตกรายละเอียดเล็ก ๆ น้อยๆ ท่ีไม่ได้วางแผนไว้ ในเบอื้ งตน้ ทาใหส้ ามารถปรับแกไ้ ขใหต้ รงกบั เน้ืองานจริงๆได้ เพ็ญศรี ปักกะสีนัง (2556) กล่าวว่า การติดตามความคืบหน้าโดยการเปรียบเทียบกับ Baseline ซ่ึง Baseline คือ สิ่งที่สร้างข้ึนเพ่ือให้หยุดสิ่งนั้น ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง แล้วสามารถนามา เป็นบรรทดั ฐานในการเปรยี บเทียบกับส่งิ เดียวกันนีเ้ มอ่ื เวลาเปลย่ี นไป

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรูป 217 อรอุมา เอกตาแสง (2555) กล่าวว่า การจัดการบันทึก Baseline เป็นการทางานเกี่ยวกับ เงิน (Budget) และ เวลา (Schedule) ซึ่งจะใช้เปรียบเทียบกับเงินท่ีใช้ไปจริง (Actual Cost) และ งานทท่ี าได้ผลจรงิ (Earned Value) ในระหว่างการดาเนินงานโครงการ นลิน จันทร (2554) กล่าวว่า Baseline เป็นการบันทึกสถานะโครงการ ณ เวลาใดเวลา หน่งึ สาหรบั ใช้ในการเปรียบเทียบถงึ การเปลี่ยนแปลงท่ีเกิดขึน้ ในระหว่าการดาเนินงาน จากข้อมูลข้างต้นจะเห็นได้ว่า Baseline เป็นเคร่ืองมือที่สนับสนุนการทางานในส่วนการ บันทึกการวางแผนในเรื่องเวลางาน และเร่ืองค่าใช้จ่าย โดยการทางานด้วย Baseline คือการบันทึก งานที่ได้วางแผนไว้ในช่วงเวลาหนึ่งและสามารถนาผลการดาเนินงานที่เปล่ียนแปลงไปมาทาการ เปรยี บเทียบไดว้ า่ เกิดการเปล่ียนแปลงไปอย่างไรบา้ ง การติดตามความก้าวหน้าของโครงการด้วย Microsoft Project กับ Baseline คือการ ติดตามการทางานทเ่ี กดิ ขน้ึ ในโครงการ โดยตดิ ตามในเรือ่ งกจิ กรรมงาน ติดตามเร่ืองค่าใช้จ่าย ติดตาม ความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเรื่องเวลาการทางาน วันเริ่มต้นงาน วันส้ินสุดงาน จานวนวันทางานท่ี เปลย่ี นแปลงไป แนวคิด แผนงาน ความเปน็ จรงิ ภาพท่ี 8.3 แนวคดิ การทางาน Baseline Baseline เปน็ เคร่อื งมือท่ีแสดงใหเ้ ห็นถึงความเปลีย่ นแปลงของการทางาน โดยเมือ่ วางแผนงานเสร็จให้ทาการบันทึก Baseline ก่อน เปน็ อันดบั แรก โดยมขี ้ันตอนดังนี้คอื 1. วิธีบนั ทกึ Baseline การบนั ทกึ Baseline หรอื บนั ทกึ แผนงานเพื่อปรบั เปล่ยี นแผน กาหนดการบนั ทึกได้ดงั นี้ 1. คลิกเมนู Project 2. คลิกปุม Set Baseline และคลกิ เลอื ก รายการ Set Baseline 3. ปรากฏ หนา้ ตา่ ง Save Baseline ใหเ้ ลอื กชอ่ื Save baseline ( ระบบยอมรับ การตั้งชื่อบันทึก Baseline ได้ 11ชอ่ื ) 4. แล้วเลือกวา่ จะSave For Entire project (ท้ังโครงการ) หรือ Select tasks (เฉพาะงานที่เลือก) 5. คลิก OK

218 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป 6. ให้ลองทาการเปลีย่ นแปลงกิจกรรม ที่ Gantt Bar เช่นเลอ่ื นวันทางานออกไป หรอื เปล่ยี นกาหนดวนั สน้ิ สุดงานใหเ้ รว็ กวา่ เดิม 7. ให้ทาการ เพมิ่ คอลัมน์ Baseline Start = เพื่อให้แสดงวันเร่มิ ต้นงานจากการบนั ทึก Baseline Baseline Finish = เพอ่ื ให้แสดงวนั ส้นิ สุดงานจากการบันทกึ Baseline Baseline Duration = เพ่ือแสดงจานวนวนั ทางานจากการบันทึก Baseline Duration Variance = เพอื่ แสดงจานวนวนั ทางานทีเ่ ปลี่ยนแปลงไป 8. คลกิ มุมมอง Tasking Gantt ท่ีส่วนงาน Task Bar จะแสดงผล Task Bar ทงั้ ใน สว่ นงานท่ีเป็นแผนงานก่อนการเปล่ยี นแปลง และ Task Bar ในสว่ นการเปลีย่ นแปลงทเ่ี กดิ ขน้ึ หลัง บันทกึ Baseline Bar สี ฟาู แสดง งานท่เี กดิ ขึน้ จรงิ หรือเปลย่ี นแปลงไป Bar สี เทา แสดง งานท่ีเคยเป็นแผนงาน ก่อนหนา้ นี้

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป 219      แผนงานที่ กาหนดก่อนบนั ทึก Baseline (เริ่มงานวันที่ 17/2/57)  แผนงานท่ี เปล่ียนแปลง หลงั บันทกึ Baseline (กาหนดใหง้ านเลือ่ นออกไป 5 วัน) ภาพที่ 8.4 ข้นั ตอนการบันทกึ Baseline

220 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรูป   ภาพที่ 8.5 ขั้นตอนการบันทึก Baseline (ต่อ)

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู 221 สรปุ ท้ายบทเรียน จุดติดตามงาน (จุดเช็คความก้าวหนา้ ของงาน เรยี กว่า (Milestone) การติดตามและการประเมินผล คือข้นั ตอนหน่ึงของการดาเนนิ โครงการ ซ่งึ จดั ทาขึน้ เพือ่ ให้ ไดม้ าซึ่งข้อมูลสารสนเทศ ทใี่ ชว้ ัดความก้าวหนา้ วดั การดาเนนิ งานและวดั ผลโครงการที่กาหนดไวใ้ น แตล่ ะลาดับชน้ั ของวตั ถปุ ระสงค์ โดยจดุ มุงหมายคือ 1. เพ่อื สนับสนนุ หรือยกเลกิ โครงการ 2. เพือ่ ทราบถงึ ความกาวหนาของการปฏบิ ัติงานตามโครงการ 3. เพอ่ื ปรับปรุงงาน 4. เพ่ือศึกษาทางเลือก ทเี่ หมาะสม 5. เพอ่ื ขยายผลโครงการ ขอคิดในการติดตามประเมินผลโครงการมีดงั น้ี 1. การตดิ ตามประเมนิ ผลเป็นผู้ช่วยให้ในการปรับกลยทุ ธ์การดาเนินโครงการ 2. ถา้ ไม่นาผลการประเมินไปพัฒนาหรอื ปรับปรุงก็ไมจ่ าเป็นต้องประเมิน 3. การประเมนิ ผลโครงการจะไรค่า หากไมน่ าผลการประเมินมาใชป้ ระโยชน์ 4. การประเมินผลเป็นการมองอดตี แต่การวางแผนเป็นการมองอนาคต 5. ข้อมูลจากผลการประเมนิ ควรเปน็ ขอ้ มูลท่เี ช่อื ถือได้

222 การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป แบบฝึกหัดท้ายบทท่ี 8 1. การตดิ ตามคอื อะไร 2. การติดตามสามารถแบง่ ได้ก่ปี ระเภทอะไรบ้าง 3. ใหแ้ สดงความคิดเหน็ ถงึ การสรา้ งระบบการตดิ ตามและการควบคุมท่เี หมาะสมจาก ความเขา้ 4. ใหเ้ ขยี นสรปุ การดาเนินการประเมนิ ผลโครงการมาพอสังเขป 5. ให้เขยี นสรปุ ประเดน็ วัตถปุ ระสงคข์ องการประเมนิ ผล และขอคิดในการประเมินผล โครงการ 6. ให้อธิบายถึงความแตกต่างของจุดมุงหมายและความสาคัญของการประเมินผล โครงการ 7. ให้อธบิ ายความแตกต่างและยกตัวอยา่ ง ในเร่ืองการประเมินผลตามระยะเวลา (Evaluation) การติดตามผลลัพธ์ (outcome monitoring) การประเมินผลลพั ธ์ (outcome evaluation) 8. ให้เสนอแนะแนวทางการจดั ทาข้อมูลและสารสนเทศเพื่อการประเมินผลตาม ระยะเวลาของโครงการได้ 9. สารสนเทศเพื่อการประเมินผลมีความสาคัญกับโครงการอย่างไรบา้ ง 10. ค่า Baseline คอื อะไร จะกาหนดคา่ Baseline เมื่อใด ผลทเี่ กดิ ข้ึนมปี ระโยชน์ อยา่ งไร 11. ให้จัดการทางานจากกรณีศึกษา โครงการ Computer For Sale ใน Ms Project เงือ่ นไขในการทางานคอื ใหม้ ีการจัดทาการตดิ ตามโครงการด้วย Baseline ตามความเหมาะสม และ ใหอ้ ธิบายการติดตามโครงการดงั กลา่ ว ในเรอ่ื งระยะเวลาท่ีเปน็ แผนงาน และระยะเวลาท่ีเกดิ ข้นึ จริง กรณศี กึ ษาโครงการ Computer For Sale ลกั ษณะโครงการ เปน็ โครงการ รวบรวมอุปกรณค์ อมพวิ เตอร์ ของร้านคา้ ในจังหวัดอดุ ร มาจัดจาหน่าย พร้อมกนั ท่ีห้างสรรพสินค้า โครงการจะหยุดทางานทุกวนั เสาร์ และ อาทติ ย์ รหัสงาน รายการงาน จานวนเวลางาน งานท่ีทา รปู แบบงาน ก่อน 1 ประชุมแจกแจงงาน start เรมิ่ วันที่ 1 - ประชมุ เร่ืองการจัดงาน 1 วัน เม.ย. 2557 - ประชุมแบง่ งาน 1 วนั - ประชุมเรอื่ งสถานท่ีจดั งาน 1 วนั เปน็ งานหลกั - ประชุมคดั เลอื กรา้ นคา้ รว่ ม 1 วัน และงานย่อย โครงการ

การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเร็จรปู 223 รหัสงาน รายการงาน จานวนเวลางาน งานทท่ี า รปู แบบงาน 5 วัน ก่อน 2 หาสถานทจ่ี ดั งาน 1 3 ตดิ ต่อร้านรว่ มโครงการ 3 สัปดาห์ 2 4 ติดต่อหาอุปกรณต์ ดิ ตั้งใน 2 สัปดาห์ 1 แยกส่วนทางาน งาน 2 ชว่ั โมง ทางานละ 1 สปั ดาห์ ชว่ ง 5 ประชมุ ติดตามงาน 0 วัน เว้น1 สปั ดาห์ 6 เชค็ ความก้าวหน้าของงาน 1 มงี านประจาทา 7 ประเมินการตอบรบั การเข้า เป็นงานย่อยคือ เข้าประชมุ ทกุ ร่วมโครงการ วนั พุธ และศุกร์ 8 ระดมความคิดการ ของสัปดาห์ จน เสร็จสิน้ งาน 4 ประชาสัมพันธ์ 9 ดาเนินการประชาสมั พันธ์ 5 จุด Milestone 10 ประชมุ ติดตามงาน 5 วนั 2 11 จัดงาน IT Computer For Sale 2 สปั ดาห์ ชว่ งที่แยก แยกทางาน เวน้ งาน สปั ดาหเ์ วน้ 12 จดั ทารายงานสรุปโครงการ ของงาน 4 สปั ดาห์ 13 นาเสนอรายงานสรปุ 3 สัปดาห์ 8 โครงการ 2 ชัว่ โมง 5 มีงานประจาทา เป็นงานยอ่ ยคือ เข้าประชมุ ทกุ วนั ศกุ ร์ ของ สปั ดาห์ เปน็ เวลา 4 ครั้ง 1 สปั ดาห์ สน้ิ สดุ พร้อม งาน 9 2 วนั 11 เชค็ ความคืบหน้าของงาน

224 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รปู เอกสารอ้างอิง กรมอนามยั กองแผนงาน ศนู ย์แลกเปล่ียนเรียนรู้. (ม.ป.ป.). การตดิ ตามและประเมินผล. สืบค้นเม่ือ 12 มกราคม 2557, จาก http://planning.anamai.moph.go.th/kmportal/ news/files/anamai_5631075.doc ฐาปนา ฉิน่ ไพศาล. (2556). การบริหารโครงการและการศกึ ษาความเป็นไปได้. พิมพ์คร้ังที่ 11. กรงุ เทพฯ: บริษทั ธีระฟิล์ม และไซเท็กซ์ จากดั . ณรงคเ์ ดช รกั ษ์ดารงค์. (2554). คู่มอื การปฏบิ ัติงาน การติดตามและประเมินผลการดาเนินงาน. สบื คน้ เม่ือ 12 เมษายน 2557, จาก http://www.phetchabun.go.th/fileupload/ download_document/1331641698_28j8thcd.pdf นลิน จนั ทร. (2554). Microsoft Project 2010. กรงุ เทพฯ: ซลิ พลิฟาย. เพญ็ ศรี ปักกะสนี งั . (2556). การจดั การโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ. กรงุ เทพฯ: ซีเอ็ดยเู คชั่น. เยาวดี วิบูลย์ศร.ี (2556). การประเมนิ โครงการ : แนวคิดและแนวปฏบิ ตั ิ. กรงุ เทพฯ: โรงพิมพ์ แห่งจฬุ าลงกรณ์มหาวิทยาลัย. สมพศิ สขุ แสน. ( 2547). การประเมนิ ผลโครงการ. อตุ รดิตถ : มหาวทิ ยาลัยราชภฏั อตุ รดิตถ สเุ ทพ โลหณตุ . (2557). Microsoft Project 2013 บรหิ ารคน บรหิ ารโครงการ ให้อยหู่ มดั . กรงุ เทพฯ: วิตต้กี รปุ๊ . สภุ าพร พศิ าลบตุ ร. (2553). การวางแผนและการบรหิ ารโครงการ. พมิ พค์ รั้งท่ี7. นนทบรุ ี: Urai Thoophom. อรอมุ า เอกตาแสง. (2555). คู่มือ Microsoft Project ฉบับสมบูรณ์. นนทบรุ ี: ไอดีซีฯ. อสั ติน, โรเบิรต์ ด.ี (2556). การบริหารโครงการ(คมสัน ขจรชพี พนั ธุ์งาม, ผแู้ ปล). แปลจาก Managing Projects Large and Small. กรงุ เทพฯ: แอคทีฟ พรนิ้ ท์.

แผนบริหารการสอนประจาบทท่ี 9 การรายงานและปิดโครงการ เวลาเรียน 12 ชั่วโมง วัตถปุ ระสงค์ หลังจากท่ไี ด้ศกึ ษาบทเรียนนี้แล้ว นกั ศกึ ษาควรมีพฤตกิ รรมดงั น้ี 1. บอกถงึ แนวคดิ เกีย่ วกับการรายงานผลการดาเนนิ งานโครงการได้ 2. อธบิ ายเกีย่ วกบั การรายงานผลการดาเนินงานโครงการในรูปแบบต่างๆ ได้ 3. เขยี นรายผลการปฏบิ ัติงานของโครงการได้ 4. บอกความเปลีย่ นแปลงท่ีเกิดขึน้ ในโครงด้วยการจดั ทารายงานความกา้ วหนา้ ได้ 5. เขียนขอ้ เสนอแนะในการจัดการปิดโครงการได้ 6. ออกแบบการรายงานสรุปการดาเนินงานของโครงการได้ 7. สามารถประยุกต์ใชง้ าน โปรแกรม Microsoft Project ในการออกแบบและการพมิ พ์ รายงานในโครงการได้ หวั ข้อเน้อื หา 1. การรายงานผลการดาเนินงาน 2. การประเมินผลการปฏบิ ตั ิงาน 3. การรายงานความกา้ วหนา้ 4. การจัดการปิดโครงการ 5. การออกแบบรายงานและการพมิ พใ์ นโปรแกรม Microsoft Project วิธกี ารสอนและกิจกรรม 1. บรรยายเน้อื หาสาระสาคญั ประกอบ PowerPoint 2. ต้งั คาถามอภิปรายระหวา่ งอาจารย์กบั นักศึกษา 3. สรุปประเด็นเนื้อหารว่ มกัน 4. ใหต้ อบคาถามท้ายบทเรียน สอ่ื การสอน 1. เอกสารประกอบการสอน 2. Microsoft PowerPoint ประจาบทเรยี น 3. คอมพิวเตอร์ และเครือขา่ ยอินเตอร์เน็ต 4. แบบฝึกหดั ท้ายบทเรียน

226 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใช้โปรแกรมสาเรจ็ รปู การวดั ผล 1. สงั เกตพฤตกิ รรมการมสี ่วนร่วมในห้องเรยี น 2. ความรับผดิ ชอบในงานทไ่ี ด้รบั มอบหมาย 3. ประเมนิ การทางานตามที่มอบหมาย 4. ประเมินการตอบคาถามและทางานทา้ ยบทเรยี น

บทที่ 9 การรายงานและปิดโครงการ เมื่อดาเนินกิจกรรมโครงการเสร็จเรียบร้อย ข้ันสุดท้ายของการทางานก็คือการรายงานผล การดาเนินงานโครงการ รวมถึงการปิดโครงการ การรายงานผลในท่ีนี้จะเป็นผลงานด้านเอกสารที่ แสดงถึงกจิ กรรมการดาเนนิ งานของโครงการในเร่อื งต่างๆ โดยการสรุปเน้ือหาออกมาเป็นรายงานเช่น การออกรายงานทรัพยากรโครงการ การออกรายงานกิจกรรมที่เกิดข้ึนในโครงกร การออกรายงาน ค่าใช้จา่ ยในโครงการ เป็นต้น ซึ่งสามารถนารายงานนี้เป็นส่วนหนึ่งของการจัดทาสรุปรายงานเพ่ือปิด โครงการ การรายงานผลการดาเนินงาน มีนกั วิชาการหลายทา่ นให้ความคดิ เหน็ ตอ่ การจัดทารายงานผลการดาเนนิ งานดังนี้ อัสติน, โรเบิร์ต ดี (2556) กล่าวว่า โครงการใหญ่ ๆ ทุกโครงการต่างก็ต้องจัดทางาน เอกสารในการรายงานผลกาดาเนินงาน เช่น ข้อมูลงบประมาณ การประเมินผลการปฏิบัติงาน เอกสารหรือการรายงานผลการดาเนินงานมีความสาคัญต่อการได้เห็นผลงานในอดีต และสามารถ นามาเปน็ ขอ้ มูลสนับสนนุ การทางานในอนาคตได้ มยุรี อนุมาราชธน (2551) ให้ขอ้ มูลว่า รายงานฉบับสมบรู ณ์ ของโครงการไม่ใช่รายงานการ ประเมินผล แต่เป็นประวัติของโครงการที่มีการรายงานเหตุการณ์พร้อมวันที่เรียงตามลาดับก่อนหลัง ตลอดอายุ รายการย่อของของสิ่งท่ีโครงการดาเนินงานแล้ว รายการย่อของผู้ปฏิบัติงาน รายการย่อ ของผลลพั ธ์ ผลผลิต ผลิตภัณฑ์ ของโครงการ วิสูตร จิระดาเกิง (2548) กล่าวว่าการจัดทารายงานผลการดาเนินงาน หรือ รายงาน โครงการการเปน็ ส่วนหนึ่งของการปดิ โครงการซ่ึง เปน็ จดั ทาเปน็ รปู แบบเอกสารรายงานสิ่งที่เกิดขึ้นใน โครงการประกอบด้วย ชอ่ื โครงการ ชอื่ ผ้จู ัดทา วันส้นิ สดุ ผลงาน(กิจกรรมงาน) ผู้รับผิดชอบ งานท่ีมี ปัญหา วนั ทคี่ าดว่าแลว้ เสรจ็ วนั ท่ีจดั ทารายงาน เปน็ ตน้ สมบัติ ธารงธัญวงศ์ (2547) กล่าวว่าการรายงานผลการดาเนินงาน ถือเป็นรายงานข้ัน สุดท้าย (Final report) ไม่ใช่รายงานความก้าวหน้า รายงานขั้นสุดท้ายเช่น สรุประสาคัญของ โครงการท่ีกระทาเสร็จสมบูรณ์ รายการท่ีต้องส่งมอบทั้งหมด โดยนาเสนอในแบบตาราง แผนภาพ รปู ภาพ การรายงานผลการดาเนินงาน (Performance reporting) เป็นการเก็บรวบรวมและการ เผยแพร่ข้อมูลขา่ วสารดา้ นผลการดาเนินงานในรูปของรายงานสถานะภาพ การวัดความคืบหน้า และ การพยากรณ์ การรายงานผลการดาเนินงานเป็นการช้ีแจงให้บุคคลที่เกี่ยวข้องได้ทราบว่า ทรัพยากร ด้านต่างๆ ได้ถูกใช้ไปเพื่อให้โครงการบรรลุตามเปูาหมายท่ีวางไว้ได้อย่างไร การรายงานผลการ ดาเนินงานดังกล่าวมักจะออกมาในรปู ของเอกสาร ดังนี้ รายงานสถานภาพ (Status report) ซ่ึงจะรายงานให้ทราบวา่ โครงการได้ถูกดาเนินการ ไปถึงไหนแล้ว ณ เวลาใดเวลาหน่ึง รายงานสถานภาพจะแสดงให้เห็นว่า โครงการอยู่ในสถานภาพใด เพื่อเปรียบเทียบกับเปูาหมายของขอบเขตงาน เวลา และต้นทุนท่ีได้กาหนดไว้ ยกตัวอย่าง เช่น

228 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู โครงการได้ใช้เงินไปจานวนเท่าใดแล้วจากอดีตถึงปัจจุบัน จะต้องใช้เวลานานเท่าใดในการดาเนิน กิจกรรมใดกิจกรรมหน่ึง งานท่ีทากาลังเป็นไปตามแผนที่ได้วางไว้หรือไม่ เป็นต้น รายงานสถานภาพ สามารถจัดทาข้ึนไดใ้ นหลายรูปแบบ ข้นึ อย่กู ับความตอ้ งการของบุคคลทเ่ี ก่ยี วข้อง รายงานความกา้ วหนา้ (Progress report) ซ่งึ จะรายงานให้ทราบว่า ทีมงานโครงการได้ ดาเนินโครงการไปได้มากน้อยเพียงใดในช่วงระยะเวลาหน่ึงๆ บางโครงการกาหนดให้สมาชิกทีมงาน แต่ละคน จัดทารายงานความก้าวหน้าประจาเดือนหรือประจาสัปดาห์ในบางคร้ัง ขณะท่ีผู้จัดการ โครงการหรือหัวหน้าทีมงานมักจะจัดทารายงานความก้าวหน้าฉบับสมบูรณ์ โดยอาศัยข้อมูลที่ได้รับ จากสมาชิกทีมงานมาอีกตอ่ หน่งึ รายงานการพยากรณ์โครงการ (Project forecasting) ซ่ึงจะพยากรณ์สถานภาพและ ความคืบหน้าของโครงการต่อไปในอนาคต โดยอาศัยข้อมูลสารสนเทศและแนวโน้มที่มีมาในอดีต ยกตัวอย่าง เช่น จะต้องใช้เวลาอีกนานเท่าใดโครงการจึงจะแล้วเสร็จถ้ายึดตามสถานการณ์ท่ีเป็นอยู่ จาเปน็ จะตอ้ งใชเ้ งนิ อีกจานวนเทา่ ใดจึงจะทาให้โครงการแล้วเสรจ็ ลงได้ เปน็ ตน้ นอกจากน้ัน เทคนิคท่ีสาคัญอีกอย่างหน่ึงสาหรับการรายงานผลการดาเนินงาน คือ การ ประชุมเพ่ือทบทวนสถานภาพ (Status review meeting) ซึ่งเป็นการประชุมที่ถูกกาหนดให้จัดขึ้น เปน็ ระยะๆ และถือเป็นวิธีท่ีดีวิธีหนึ่งท่ีเน้นการให้ความสาคัญกับข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในเอกสารสาคัญๆ ของโครงการ วิธีนี้จะเปดิ โอกาสใหส้ มาชิกทีมงานท่ีเกี่ยวข้องได้แสดงความรับผิดชอบด้วยการรายงาน หรืออธิบายงานของตนให้ที่ประชุมทราบ และสามารถถกเถียงปัญหาท่ีสาคัญๆ ของโครงการกันซ่ึงๆ หน้าได้อย่างเต็มท่ี โครงการและผู้จัดการโครงการจานวนมากได้จัดให้มีการประชุมเพื่อทบทวน สถานภาพขึ้นเป็นประจาทุกเดือน เพ่ือแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารสาคัญๆ เกี่ยวกับโครงการ และ กระตุ้นให้พนักงานได้มีความคืบหน้าในการทางาน ถ้าสมาชิกโครงการรู้ว่า พวกเขาจะต้องรายงาน ความคืบหน้าอย่างเป็นทางการทุกเดือนต่อหน้าบุคคลสาคัญๆ ของโครงการ พวกเขาจะต้องแน่ใจว่า งานที่ตนเองรับผดิ ชอบอย่มู ีความคืบหน้า ขณะเดียวกัน ผู้บริหารระดับสูงก็มักจะมีการจัดการประชุม เพ่ือทบทวนสถานภาพทุกๆ เดือน หรือทุกๆ ไตรมาส เพ่ือให้ผู้จัดการโครงการได้รายงานสถานภาพ โดยรวมของโครงการอีกที่หนึ่ง การประชุมเพื่อทบทวนสถานภาพบางคร้ังจึงกลายเป็นสนามรบของ ความขัดแย้งระหว่างกลุ่มคน ดังน้ัน ผู้จัดการโครงการหรือผู้บริหารระดับสูงจึงควรท่ีจะกาหนด กฎเกณฑ์สาหรับการประชุมดังกล่าวไว้ เพ่ือใช้ในการควบคุมความขัดแย้งท่ีอาจจะเกิดข้ึนได้ และ เตรียมพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาท่ีอาจจะเกิดข้ึนตามมา การส่งรายงานสถานภาพประจาสัปดาห์หรือ ประจาเดือนเป็นลายลักษณ์อักษร โดยทั่วไปแล้ว จะไม่ดีเท่าการนาเสนอด้วยวาจาอย่างเป็นทางการ สิ่งสาคัญก็คือ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมดจะต้องช่วยกันค้นหาปัญหาท่ีเกิดจากการ ปฏบิ ัตงิ านให้ได้จากรายงานสถานภาพดังกล่าว การประเมินผลการปฏิบตั งิ าน การประเมินผลการปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับการพิจารณาว่าโครงการดาเนินงานได้ดีเพียงใด ใน 3 เร่อื งสาคญั ซึง่ ปรากฏอยูใ่ นเอกสารอนุมัติโครงการ และเอกสารโครงการดังน้ี 1. วัตถุประสงค์หรือส่ิงที่คาดว่าจะได้รับ โครงการได้บรรลุวัตถุประสงค์ทุกข้อแล้ว หรือยัง ผลทีไ่ ดร้ บั จากโครงการเป็นไปตามท่ีได้กาหนดไว้หรือไม่ อย่างเช่น ถ้าเอกสารอนุมัติโครงการ

การวางแผนและจัดการโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูป 229 ระบุว่า ต้องมีการส่งมอบแผนงานท่ีเสร็จสมบูรณ์สาหรับกิจกรรมใหม่ ซึ่งรวมทั้งข้อมูลเร่ือง กลุ่มเปูาหมาย รวยช่ือเคร่ืองมือและอุปกรณ์เคร่ืองใช้ และข้อมูลท่ีเก่ียวข้องอ่ืนๆ แผนงานท่ีโครงการ นาเสนอกค็ วรจะต้องถูกประเมนิ โดยเปรยี บเทยี บกบั รายละเอยี ดเหลา่ นน้ั แต่ละรายการ 2. กาหนดการกิจกรรมงาน สาเร็จไดต้ ามกาหนดการหรือไม่ ถ้าไม่สาเร็จโครงการควร ทาในสองสิ่งต่อไปนีไ้ ดแ้ ก่ 2.1 ประเมินตน้ ทุนของความลา่ ช้าที่มีต่อองค์กรและ 2.2 หาสาเหตุของความลา่ ช้า และหนทางปอู งกนั ไม่ใหเ้ กดิ ข้นึ อีก 3. ต้นทุน การทาโครงการให้เสร็จส้ินนี้ ต้องใช้ต้นทุนไปเท่าใด ต้นทุนเหล่านั้นยังคง อยู่ภายใต้งบประมาณท่ีกาหนดไว้หรือไม่ ถ้าหากโครงการมีต้นทุนเกินกว่างบประมาณ ทีมงาน โครงการก็ควรหาสาเหตุของการใชจ้ ่ายมากเกนิ ไป และวธิ กี ารหลีกเลี่ยงการเบีย่ งเบนทเ่ี กิดขึ้นนั้น โดยมีขน้ั ตอนการประเมินผลโครงการ คอื เรม่ิ ต้งั แต่การศึกษารายละเอียดต่างๆ ของ สิ่งท่ีจะประเมิน และศึกษารูปแบบการประเมิน เช่นประเมินความพึงพอใจต่อโครงการที่จัดทาขึ้น จากนั้นก็ออกแบบเคร่ืองมือในการเก็บรวบรวมข้อมูล ตรวจสอบคุณภาพเคร่ืองมือ เก็บรวบรวม วเิ คราะห์ แปรผล สรุปผล และจัดทารายงาน ดังนี้ (เพ็ญศรี ปกั กะสีนงั , 2556) ตารางท่ี 9.1 ตัวอยา่ งแบบสอบถามความคดิ เห็นต่อโครงการ “โครงการบรกิ ารวชิ าการแกช่ ุมชน” รายการ ระดบั ความคดิ เห็นต่อโครงการ มากท่สี ุด มาก ปานกลาง น้อย นอ้ ยทสี่ ดุ ดา้ นวิทยากรอบรม ความร้คู วามสามารถในการถ่ายทอดเน้ือหา การสร้างการมีสว่ นร่วมระหว่างผเู้ ขา้ อบรม มนุษยส์ มั พันธ์ต่อผู้เข้าอบรม การแต่งกาย ด้านการจัดกิจกรรมอบรม ความเหมาะสมของเอกสารประกอบการอบรม ความเหมาะสมของกิจกรรมระหว่างการอบรม ความเหมาะสมของระยะเวลาในการอบรม ความเหมาะสมของสถานท่อี บรม

230 การวางแผนและจดั การโครงการโดยใชโ้ ปรแกรมสาเร็จรปู ขัน้ ตอนการประเมินสามารถนาเสนอไดด้ งั น้ี ขน้ั ตอนการประเมนิ ศึกษารายละเอยี ด ศึกษาความตอ้ งการของ ของสงิ่ ทถ่ี ูกประเมิน ผู้ใชผ้ ลการประเมิน กาหนดประเดน็ การประเมิน กาหนดตวั ชีว้ ดั พฒั นาตัวชี้วัด (กาหนดแหล่งขอ้ มลู กาหนดเครอ่ื งมือ กาหนดเกณฑ์ หรอื มาตรฐานตัวชี้วัด) ออกแบบการประเมิน (ออกแบการสุม่ ตวั อยา่ ง ออกแบบการวเิ คราะห์ข้อมลู ออกแบบการเสนอรายงานการประเมนิ ) ขนั้ ตอนการประเมนิ (สร้างเครื่องมอื ตรวจสอบคุณภาพเครอ่ื งมอื เก็บขอ้ มลู ) วเิ คราะห์ข้อมูล แปลผลและสรปุ ผล จัดทาข้อเสนอแนะในการใชผ้ ลการประเมิน เขยี นรายงาน ภาพที่ 9.1 ข้ันตอนการประเมินโครงการ ทมี่ า : สุวิมล ตริ กานนั ท์ (2547:14) อา้ งถึงใน เพ็ญศรปี ักกะสีนัง (2556:274)