คู่มือการปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณ

- 191 -

- 192 -

- 193 -

- 194 -



- 196 - ความร้บู างประการเก่ยี วกับระเบยี บวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ ๑. ถาม คาว่าา “หนังสือราชการ” ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าาด้ว่ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ มีคว่ามหมายอยาางไร หนังสือท่ีโรงเรียนเอกชนหรือเอกชนทาข้ึน ถือว่าาเป็นหนังสือ ราชการดว้ ่ยหรอื ไมา ตอบ คาว่า “หนังสือราชการ” ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ คือ เอกสารท่เี ปน็ หลกั ฐานในราชการ ไดแ้ ก่ ๑. หนังสอื ที่มีระหวา่ งส่วนราชการ ๒. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอ่ืนใด ซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไป ถงึ บคุ คลภายนอก ๓. หนังสือท่ีหน่วยงานอ่ืนใด ซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึง สว่ นราชการ 4. เอกสารท่ที างราชการจดั ทาขึน้ เพ่อื เปน็ หลกั ฐานในราชการ ๔. เอกสารทท่ี างราชการจัดทาขน้ึ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอ้ บังคบั สาหรับหนังสือที่โรงเรียนเอกชนหรือเอกชนทาขึ้น เพื่อมาถึงส่วนราชการ เมื่อส่วน ราชการรับหนังสือนั้นไว้เป็นหลักฐานแล้วก็ถือว่าหนังสือนั้นเป็นหนังสือราชการตามระเบียบว่าด้วย งานสารบรรณได้ หนงั สอื ราชการตามระเบยี บวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ มี ๖ ชนิด คือ ๑. หนังสือภายนอก ๒. หนังสอื ภายใน ๓. หนังสือประทับตรา ๔. หนังสือสัง่ การ ๕. หนังสอื ประชาสมั พนั ธ์ ๖. หนงั สือท่ีเจ้าหน้าท่ที าขนึ้ หรือรบั ไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ ๒. ถาม หนังสือภายนอกกบั ภายใน มขี อ้ แตกตาา งกนั อยาางไร ตอบ หนังสือภายนอก คือ หนงั สือตดิ ต่อราชการที่เปน็ แบบพธิ กี ารมากกว่าหนังสือภายใน โดยใช้กระดาษตราครุฑ เปน็ หนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใด ซึง่ มใิ ชส่ ่วนราชการหรือที่มถี ึงบุคคลภายนอก หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนงั สือตดิ ตอ่ ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกนั ใช้กระดาษบนั ทึกขอ้ ความ

- 197 - ขอ้ แตกตา่ งของหนังสือภายนอกกบั หนงั สือภายใน คือ ๑. หนังสือภายนอกใช้กระดาษตราครุฑแต่หนังสือภายในใช้กระดาษบันทึก ข้อความ ๒. หนังสือภายนอกเป็นหนังสือท่ีเป็นแบบพิธีการมากกว่าหนังสือภายใน กล่าวคือ ตามแบบหนังสือภายนอก อ้างถึง สิ่งท่ีส่งมาด้วย คาลงท้าย ส่วนราชการเจ้าของเร่ืองและ เลขหมายโทรศัพท์ แต่ตามแบบหนังสือภายในไม่ตอ้ งมรี ายการต่าง ๆ ดงั กล่าวนแ้ี สดงไว้ในรูปแบบ ๓. การติดต่อกับบุคคลภายนอก ตามระเบียบกาหนดให้ใช้หนังสือภายนอก สาหรับหนงั สือภายในไม่ไดกาหนดใหใ้ ช้กับบุคคลภายนอก ๔. หนังสือภายใน เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัด เดยี วกนั เทา่ น้ัน แต่หนังสอื ภายนอกสามารถใชต้ ิดต่อทง้ั ในและนอกกระทรวง ทบวง กรม หรอื จงั หวัด ๓. ถาม ในกรมจงั หว่ดั เดียว่กัน จะใช้เฉพาะหนงั สือภายในอยาา งเดียว่ได้หรอื ไมา ตอบ ในกรมหรือจังหวดั เดียวกนั ส่วนราชการใดจะใช้หนังสือภายนอกหรือหนังสือภายใน ข้ึนอย่กู บั ดลุ พนิ จิ ของส่วนราชการน้นั ๆ ว่า เป็นการทาหนังสือที่ต้องใช้แบบมีพิธีการมากหรือน้อยเป็น ประการสาคัญ ถ้าพิจารณาเห็นว่าหนังสือราชการฉบับนั้นจะต้องแสดงรายการอ้างอิง ถึงสิ่งที่ส่งมา ด้วย คาลงท้าย ส่วนราชการของเร่ืองและเลขหมายโทรศัพท์ ด้วย ซึ่งถือว่ามีพิธีการมากก็ควรทาเป็น หนังสอื ภายนอกจะสะดวกและเหมาะสมกวา่ ทาเปน็ หนังสือภายใน ตัวอย่างที่ ๑ การทาหนังสือภายนอก เช่น ส่วนราชการจังหวัดทาหนังสือถึงอาเภอ ในจังหวัดเดียวกัน แจ้งเร่ืองโครงการประชุมอบรมว่าด้วยงานสารบรรณ โดยส่งโครงการ ตารางการ ประชุมและแบบสารวจรายช่ือผู้เข้าประชุมอบรมไปด้วยเช่นกัน ควรเป็นหนังสือภายนอกจะสะดวก และเหมาะสมกว่าและเมือ่ อาเภอตอบหนังสอื ฉบบั นี้ กค็ วรทาเป็นหนังสือภายนอกเช่นเดียวกัน ตัวอย่างที่ ๒ การทาหนังสือภายใน เช่น ส่วนราชการระดับกรม สังกัด กระทรวงศึกษาธิการมีราชการพิเศษเก่ียวกับงานวิชาการโดยเฉพาะองค์การพบผู้อานวยการ สถานศึกษาในจังหวัดนนทบุรี เพื่อปรึกษาหารือ อาจทาหนังสือภายในเชิญผู้อานวยการสถานศึกษา น้นั มาพบย่อมได้ เพราะหนังสอื ฉบับน้ไี มเ่ ปน็ แบบพิธีมากแตอ่ ยา่ งใด ตัวอย่างท่ี ๓ ส่วนราชการระดับกรมหรือจังหวัด มีหนังสือถึงบุคคลภายนอกใน จังหวัดเดียวกันตามระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ ต้องทาเป็นหนังสือภายนอก จะทาเป็นหนังสือ ภายในไมไ่ ด้ (ตามระเบียบ ขอ้ ๑๑) จากตัวอย่างทีย่ กมาใหท้ ราบน้ี จะเห็นได้ว่าในกรมหรือจังหวัดเดียวกัน จะใช้หนังสือ ภายในอย่างเดียวย่อมไม่ได้ เพราะตามระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณให้ทาได้ทั้งหนังสือภายนอกและ หนังสือภายในท้ังนี้ขึ้นอยู่กับการทหนังสือฉบับน้ัน ถ้าจาเป็นต้องมีแบบพิธีการมาก ก็ทาเป็นหนังสือ ภายนอกถ้ามีแบบพธิ นี ้อยกท็ าเปน็ หนังสือภายใน และหากเป็นการทาหนังสือถึงบุคคลภายนอกก็ต้อง ทาเป็นหนงั สอื ภายนอก

- 198 - ๔. ถาม หนังสือประทับตรา คือหนังสืออะไร กรมสงระเบียบไปให้จังหว่ัดเพื่อทราบและถือ ปฏบิ ตั ิโดยทาเป็นหนังสอื ประทับตราไดห้ รอื ไมา ตอบ หนังสือประทับตรา เป็นหนังสือตามระเบียบงานสารบรรณ ชนิดหน่ึงในจานวน ๖ ชนิด เป็นหนังสือประทับตราแทนการลงช่ือของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้า สว่ นราชการระดบั กองหรือผทู้ ีไ่ ด้รบั มอบหมายจาหวั หนา้ สว่ นราชการระดับกรมข้ึนไปเป็นผู้รับผิดชอบ ลงชอ่ื ย่อกากบั ตรา หนงั สอื ประทับตราให้ใช่ได้ท้ังระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการและระหว่างส่วน ราชการ กบั บคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีไม่ใช่เร่ืองสาคัญ ๑. การขอรายละเอยี ดเพิ่มเติม ๒. การสง่ สาเนาหนังสือ ส่งิ ของ เอกสาร หรือบรรณสาร ๓. การตอบรับทราบทไี่ ม่เกย่ี วกบั ราชการสาคญั หรอื การเงิน ๔. การแจง้ ผลงานทด่ี าเนินการไปแลว้ ใหส้ ่วนราชการทเ่ี ก่ยี วขอ้ งทราบ ๕. การเตอื นเรื่องค้าง ๖. เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไปกาหนด โดยทาเป็นคาสั่ง ให้ใช้ หนงั สือตราประทบั ๕. ถาม ทาานมีคว่ามรูค้ ว่ามเขา้ ใจในคาส่งั ตาอไปนีเ้ พียงใด หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือที่เจ้าหน้าท่ีทาขึ้น หนังสือท่ีรับไว่้เป็น หลักฐานในราชการ หนงั สอื อนื่ ตอบ หนังสือสั่งการ เปน็ หนังสือราชการชนิดหนึ่งใน ๖ ชนิด ตามระเบียบว่าด้วยงานสาร บรรณกาหนดไว้ ได้แก่ คาสั่ง ระเบียบและข้อบังคับ การจัดทาหนังสือเหล่าน้ี ต้องเป็นไปตามท่ี กาหนดไว้ในทา้ ยระเบยี บว่าด้วยงานสารบรรณ หนังสือประชาสัมพันธ์ เป็นหนังสือราชการชนิดหนึ่งใน ๖ ชนิด ตามท่ีระเบียบว่า ด้วยงานสารบรรณกาหนดไว้ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว การจัดทาหนังสือเหล่านี้ต้อง เป็นไปตามที่กาหนดไว้ในระเบียบและต้องใช้ตามแบบที่กาหนดไว้ในท้ายระเบียบว่าด้วยงานสาร บรรณ หนังสอื ทเี่ จ้าหน้าท่ที าขนึ้ เป็นหนังสือราชการชนิดหน่ึงใน ๖ ชนิด ตามที่ระเบียบว่า ดว้ ยงานสารบรรณกาหนดไว้ ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม และบันทึก การจัดทาหนังสือ รับรอง รายงานการประชุมและบันทึกต้องเป็นไปตามที่กาหนดไว้ในระเบียบ และใช้ตามแบบที่ กาหนดไว้ในท้ายระเบียบว่าดว้ ยงานสารบรรณ หนังสือท่ีรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ เป็นหนังสือราชการชนิดหนึ่งใน ๖ ชนิด ตามท่ีระเบยี บว่าด้วยงานสารบรรณกาหนดไว้ ไดแ้ ก่หนังสือทีห่ น่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการ หรือ บคุ คลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการและทางราชการรับไวเ้ ปน็ หลกั ฐานทางราชการ

- 199 - หนังสืออ่ืน เป็นหนังสือราชการชนิดหนึ่งใน ๖ ชนิด หนังสืออ่ืน คือหนังสือหรือ เอกสารอ่ืนใดท่ีเกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซ่ึงรวม หมายถึง ภาพถ่าย ฟิล์มแถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด้วย หรือหนังสือบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อ เจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ได้รับไว้และลงทะเบียนทางราชการไว้แล้ว มีรูปแบบตามท่ีกระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสมเว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด แผนท่ี แผนผัง สัญญา หลกั ฐานการสบื สวนและสอบสวน และคารอ้ งเป็นตน้ ๖. ถาม จงอธิบายคาว่า สาว่นราชการเจ้าของหนังสือ สาว่นราชการเจ้าของเร่ือง หนาว่ยงาน เจ้าของหนังสอื หนวา ่ยงานเจา้ ของเรื่อง หนาว่ยงานที่ออกหนังสอื หรือหนวา ่ยงานทร่ี บั ผดิ ชอบ ตอบ สว่ นราชการเจ้าของหนังสือ หมายถึง ส่วนราชการท่ีออกหนังสือ ซ่ึงอาจเป็นระดับ กระทรวง ทบวง กรม หรือต่ากว่ากรม โดยมีส่วนสัมพันธ์กับหัวหน้าส่วนราชการ ซึ่งเป็นผู้ลงนามใน หนงั สือน้ัน ตัวอย่าง ส่วนราชการเจ้าของหนังสือระดับกระทรวง เช่น สานักงาน คณะกรรมการอาชีวศึกษา ทาหนังสือฉบับหนึ่งให้รัฐมนตรีว่าการกระทรวงศึกษาธิการ ลงนามใน กระทรวงในกรณีน้ี ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ (อยู่บรรทัดด้านขวามือระดับตีนครุฑ) คือ กระทรวงศกึ ษาธกิ าร สาหรับสานักงานคณะกรรมการอาชีวศึกษา เป็นเพียงส่วนราชการเจ้าของเรื่อง (อยู่บรรทัดลา่ งแนวเส้นกน้ั หน้าถดั จากบรรทดั ตาแหน่งในชุดคาลงทา้ ย) ตัวอย่าง ส่วนราชการเจ้าของหนังสือระดับกรม เช่น สานักงานคณะกรรมการ อาชวี ศกึ ษาเปน็ สว่ นราชการเจา้ ของหนังสอื ผลู้ งนามคอื เลขาธิการสานักงานคณะกรรมการ ตัวอย่าง ส่วนราชการเจ้าของหนังสือระดับต่ากว่ากรม เช่น วิทยาลัยเทคนิค ฉะเชิงเทรา ผลู้ งนามหนงั สือ คือ หัวหนา้ สว่ นราชการน้ันๆ หรือผู้ลงนามแทน ส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ซ่ึงมีตั้งแต่ระดับกรมและระดับ ต่ากว่ากรม เช่น กระทรวงศึกษาธิการ เป็นส่วนราชการเจ้าของหนังสือฉบับใดของกรมใด กรมนั้นก็ เป็นส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ต้องพิมพ์ชื่อกรมนั้นไว้ที่บรรทัดล่างแนวเส้นก้ันหน้า ถัดจากบรรทัด ตาแหน่งหรือส่วนราชการเจ้าของเร่ืองเป็นระดับกอง เช่น สานักงานคณะกรรมการอาชีวศึกษาเป็น ส่วนราชการเจ้าของหนังสอื สานกั นโยบายและแผน เป็นสว่ นราชการเจ้าของเร่ือง เป็นต้น หน่วยเจ้าของหนังสือ หมายถึง หนังสือท่ีมิใช่เป็นหนังสือของส่วนราชการ เช่น หนังสือขององค์การรัฐวิสาหกิจต่างๆ และสานักงานเลขานุการคุรุสภา ซ่ึงหน่วยงานเจ้าของหนังสือ จะพมิ พอ์ ยู่บรรทดั เชน่ เดียวกบั ส่วนราชการเจ้าของหนงั สอื หน่วยเจ้าของเร่ือง หมายถึง หน่วยงานระดับต่ากว่าหน่วยงานเจ้าของหนังสือ ซึ่ง เป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่ในการทาหนังสือเท่าน้ัน เช่นหน่วยงานเจ้าของหนังสือเป็น “สานักงาน เลขาธิการคุรุสภา” หน่วยงานเจ้าของเรื่องผู้ทาหนังสือนั้น ได้แก่ “กองกลาง” เป็นต้น ช่ือหน่วยงาน จ้าของเรื่องตอ้ งพมิ พอ์ ยู่ทแ่ี นวกั้นหน้าถัดจากบรรทัดตาแหน่งเช่นเดยี วกบั สว่ นราชการเจา้ ของเร่ือง

- 200 - หน่วยงานที่ออกหนังสือหรือหน่วยงานท่ีรับผิดชอบ คือ หน่วยงานท่ีเป็นผู้ทา หนงั สอื นนั้ แต่มไิ ด้เป็นสว่ นราชการตามกฎหมาย ตัวอย่างท่ี ๑ สานักงานคณะกรรมการอาชีวศึกษา เป็นส่วนราชการเจ้าของหนังสือ แต่ผู้ทาหนังสือนั้น คือ หน่วยตรวจสอบภายใน ซึ่งยังมิได้เป็นส่วนราชการท่ีถูกต้องตามกฎหมาย หนว่ ยตรวจสอบภายในจงึ เป็นเพียงหน่วยงานทอี่ อกหนังสอื หรือหน่วยงานท่ีรับผิดชอบการทาหนังสือ นนั้ ช่ือหน่วยงานท่ีออกหนังสือหรือหน่วยงานท่ีรับผิดชอบจะต้องพิมพ์อยู่บรรทัดล่าง แนวเสน้ ก้ันหนา้ ถดั จากบรรทัดตาแหน่ง เชน่ เดยี วกับส่วนราชการเจา้ ของเรือ่ ง การรู้จักใช้คาเหล่าน้ี มีประโยชน์ในการทาหนังสือภายนอก ผู้ทาหนังสือภายนอก ตอ้ งมีความรูความเข้าใจ คาเหล่านี้และใช้ไดอ้ ย่างถูกต้อง ๗. ถาม เรื่องราชการทจ่ี ะดาเนินการหรือสัง่ การดว้ ่ยหนงั สือได้ไมาทนั หรือการสงา ข้อคว่ามทาง เครอื่ งมอื สอ่ื สารซึ่งไมมา หี ลกั ฐานปรากฏชดั แจง้ มที างปฏบิ ัติอยาางไร ตอบ เรื่องราชการท่ีจะดาเนินการหรือส่ังการด้วยหนังสือได้ไม่ทันให้ส่งข้อความทาง เครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ์ โทรศัพท์ วิทยุส่ือสาร วิทยุกระจายเสียง หรือ วิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น ให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ แต่ถ้ามีกรณีท่ีจาเป็นต้องยืนยันยัน หนงั สอื ให้ทาหนงั สือยืนยันตามไปทันที สาหรับการสง่ ขอ้ ความทางเครื่องมือสื่อสาร ซ่ึงไม่มีหลักฐานปรากฏชัดแจ้ง เช่นทาง โทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร วิทยุส่ือสาร หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น ให้ผู้ส่งและผู้รับบันทึกข้อความไว้เป็น หลักฐาน ๘. ถาม หนังสอื เว่ียนคอื อะไร มแี นว่ทางปฏิบตั อิ ยาา งไร ตอบ หนังสือเวียน คือ หนังสือท่ีมีถึงผู้รับเป็นจานวนมาก มีใจความอย่างเดียวกันให้เพ่ิม รหัสพยัญชนะ “ว”หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซ่ึงกาหนดเป็นเลขหนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่ ๑ เรียงเป็นลาดับไปจนถึงสิ้นปฏิทิน หรือใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไป ตามแบบหนังสือภายนอกอย่าง หนึ่งอยา่ งใด เมอื่ ผูร้ ับได้รบั หนงั สอื เวียนแลว้ เหน็ วาเร่อื นน้ั จะต้องใชห้ น่วยงานหรอื บุคคลในบังคับ บัญชาในระดับต่างๆ ได้รับทราบด้วย ก็ให้มีหน้าที่จัดทาสาเนาหรือจัดส่งให้หน่วยงานหรือบุคคล เหล่านนั้ ไดท้ ราบโดยเร็ว ๙. ถาม ทาานมีคว่ามรู้คว่ามเข้าใจในการทาหนังสือภายนอกชุดคาข้ึนต้นที่มีคาว่าา “เร่ือง เรียน อา้ งถงึ สิ่งท่ีสงา มาดว้ ่ย” เพียงใด ตอบ ขา้ พเจ้ามคี วามรู้ความเขา้ ใจในการทาหนังสือภายนอก ชดุ คาขน้ึ ต้น ดังนี้

- 201 - ๑. เกีย่ วกับรูปแบบ ๑.๑ ให้พิมพ์ชุดคาขึ้นต้นชิดแนวเส้นกั้นหน้าถัดจากบรรทัด วันท่ี เดือน ปี พุทธศกั ราช อยหู่ ่างกนั ๔ เคาะวรรค (แนวเสน้ กั้นหนา้ อย่หู า่ งจากรมิ กระดาษด้านซ้ายมือ ๓ ซม.) ๑.๒ ระหว่างบรรทัดของคาว่า เรื่อง เรียน อ้างถึง ส่ิงที่ส่งมาด้วย อยู่ห่างกัน ระยะขนาดตวั อกั ษรเปน็ Before 6 pt ๑.๓ ใหพ้ ิมพ์อกั ษรตัวแรกท่อี ยจู่ ากคาว่า เร่ือง เรียน อ้างถึง ส่ิงที่ส่งมาด้วย ห่าง ๒ ชอ่ งตัวอักษร (๔ เคาะวรรค) ๒. เกีย่ วกับการใช้ขอ้ ความ ๒.๑ เร่ือง ให้ลงเรื่องย่อท่ีเป็นใจความท่ีสั้นที่สุดของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีที่ เป็นหนงั สือต่อเนอ่ื งโดยปกตใิ ห้ลงเรือ่ งของหนงั สือฉบับเดิม ๒.๒ เรียน เป็นการใช้กับผู้รับหนังสือที่เป็นบุคคลธรรมดาโดยทั่วไป นอกเหนือ จาการใช้กับประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ปรานรัฐสภา ประธานวุฒิสภา ประธานสภา ผู้แทนราษฎร ประธานศาลฎีกา และรัฐบุรุษ ทั้ง ๗ ตาแหน่งนี้ ต้องใช้คาว่า กราบเรียน ปัจจุบันได้ เพิ่มเติมอีก ๗ ตาแหน่ง คือ ประธานศาลรัฐธรรมนูญ ประธานศาลปกครองสูงสุด ประธานกรรมการ การเลอื กต้ัง ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ประธานกรรมการป้องกันและปราบปรามการ ทุจริตแห่งชาติ ประธานกรรมการตรวจเงนิ แผน่ ดิน และผตู้ รวจการแผ่นดินรัฐสภา นอกจากนี้ถ้าเป็นการใช้พระราชวงศ์ และพระภิกษุต้องเป็นไปตามท่ีกาหนดไว้ใน ภาคผนวก ๒ ทา้ ยระเบยี บวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ ๒.๓ อ้างถึง ถ้ามีหนังสือที่จะต้องอ้างถึง ให้พิมพ์คานี้ไว้ด้วย ถ้าไม่มีหนังสือที่ อา้ งถงึ กไ็ ม่ตอ้ งพมิ พ์คาว่า อา้ งถงึ ลงไว้ ถ้ามีหนังสือท่ีอ้างถึงให้อ้างถึงหนังสือท่ีเคยมีตดต่อกันเฉพาะหนังสือท่ีส่วนราชการ ผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้วจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและ เลขทห่ี นังสือ วันท่ี เดอื น ปีพทุ ธศกั ราช ของหนังสือน้ัน การอ้างถึง ถ้ามีหนังสือติดต่อในเร่ืองเดียวกัน หลายฉบับ ให้อ้างถึงหนังสือฉบับหลังสุดเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอ่ืนท่ีเป็นสาระสาคัญต้องนามา พิจารณา จึงอา้ งถงึ หนังสอื ฉบับอ่ืนๆทเี่ ก่ียวขอ้ งกับเร่อื งน้ันโดยเฉพาะใหท้ ราบดว้ ย ๒.๔ สง่ิ ท่สี ่งมาดว้ ย ถ้ามีสิ่งทีส่ ง่ มาดว้ ย ให้พมิ พ์คานีไ้ ว้ด้วย ถา้ ไม่มีสง่ิ ท่ีส่งมาด้วย กไ็ มต่ ้องพมิ พ์คา ส่ิงท่ีส่งมาด้วย ลงไว้ ตัวอยา่ งที่ ๑ “สง่ิ ท่ีสง่ มาดว้ ย วารสารจนั ทรเกษม จานวน ๑ เล่ม” ตัวอย่างท่ี ๒ “สิ่งที่สง่ มาด้วย เงินสดจานวน ๕๐๐ บาท (หา้ รอ้ ยบทถว้ น)” ตวั อย่างที่ ๓ “สิง่ ทีส่ ่งมาดว้ ย ๑. รายงานการประชมุ จานวน ๑ ชดุ ๕ แผ่น ๒. ระเบยี บวาระการประชุมจานวน ๑ ฉบบั ”

- 202 - ๑๐. ถาม การลงรายการ “อ้างถึง” ในหนังสือภายนอก ถ้าเป็นการตอบหนังสือจาก “ศาลา กลางจงั หว่ัด...”และ “ท่วี ่าา การอาเภอ...” จะลงว่าาอยาางไรจึงจะชอบด้ว่ยระเบยี บว่าา ด้ว่ยงานสารบรรณ ตอบ ตามระเบยี บว่าด้วยงานสารบรรณ การลง “อ้างอิง” ให้ลงช่ือส่งส่วนราชการเจ้าของ หนังสือเพียงอย่างเดียว การเรียกชื่อส่วนราชการต้องเป็นไปตามกฎหมายที่กาหนดไว้ สาหรับจังหวัด และอาเภอถือได้ว่าเป็นชื่อส่วนราชการตามกฎหมายว่าด้วยระเบียบบริหารราชการแผ่นดินได้ระบุไว้ ว่า “ให้จัดระเบียบบริหารราชการส่วนภูมิภาคดังนี้ (๑) จังหวัด (๒) อาเภอ” ดังน้ันถ้าจะอ้างถึง หนังสือจาก “ศาลากลางจังหวัด...”และ “ที่ว่าการอาเภอ...” จะต้องใช้คาว่า “อ้างถึงหนังสือจังหวัด นครปฐมที่ นฐ ๐๐๓๐/๘๓๖ ลงวันที่ ๒ กรกฎาคม ๒๕๔๖” และ “อ้างถึง หนังสืออาเภอเมืองกระบี่ กบ ๐๑๓๐/๑๒๒ ลงวันที่ ๔ กรกาคม ๒๕๔๖” การท่ีไม่ใช้ว่า “อ้างถึง หนังสือศาลากลางจังหวัดนครปฐม ท่ี...” ฯลฯ และไม่ใช้ว่า “อ้างถึง หนังสือที่ว่าการอาเภอเมือกระบี่ ที่ ...” ฯลฯ เพราะคาว่า “ศาลากลางจังหวัดนครปฐม” และ “ท่ีว่าการอาเภอเมืองกระบ่ี” ไม่ใช่ช่ือส่วนราชการแต่เป็นชื่อสถานที่ราชการหากนามาใช้อ้างถึง ย่อมไมช่ อบด้วยระเบียบวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ ๑๑. ถาม ทาานมีคว่ามรู้คว่ามเข้าใจเก่ียว่กับการเขียนข้อคว่ามในหนังสือภายนอก เฉพาะ ขอ้ คว่ามตอนเหตุหรอื ภาคเหตุ เพียงใด จงอธบิ ายพรอ้ มยกตัว่อยาา งมาใหด้ ดู ว้ ่ย ตอบ การเขยี นข้อความตอนเหตุ หรอื ภาคเหตุ มขี ้อควรทราบดงั น้ี ๑. ถ้าทาหนังสอื ภายนอกโดยเป็นผู้เร่ิมตน้ การขน้ึ ต้นข้อความภาคเหตุ มักขึ้นต้นว่า “ด้วย....ฯลฯ....” หรืออาจข้ึนต้น “กระทรวงศึกษาธิการ....ฯลฯ...” (นาข้อความของเร่ืองโดยย่อ เฉพาะสาระสาคญั มากล่าวไวต้ ามสมควร แลว้ จบดว้ ยขอ้ ความภาคเหตุในตวั ของมนั เอง) เชน่ “กระทรวงศกึ ษาธิการได้วางโครงการประชุมสัมมนาผู้บริหารงานสารบรรณทุกกรม กองในสังกัดกระทรวงศึกษาธิการ รวม ๔ รุ่น รายละเอียดปรากฏตามโครงการและกาหนดการ ประชุมสัมมนาท่ีไดส้ ง่ มาพรอ้ มหนงั สือน้ี” ๒. ถ้าทาหนังสือภายนอกโดยเป็นการตอบหนังสือจากส่วนราชการอ่ืน ท่ีมีมาถึง การใชข้ ้อความภาคเหตุ นิยมใชข้ ้อความดงั น้ี “ตามหนังสือที่อ้างถึง...(นาข้อความโดยย่อเฉพาะสาระสาคัญของหนังสือท่ีอ้างถึง แล้วจบด้วยข้อความว่า...ความแจ้งแล้วน้ัน หรือรายละเอียดแจ้งแล้วนั้น” โดยเว้นวรรคตรงข้ึน ประโยคว่า ความแจ้งแลว้ น้ัน หรอื รายละเอียดแจง้ แล้วนัน้ มิใช้เวน้ วรรคตรงคาว่า นัน้ ) ๓. การทาหนงั สอื ภายนอกโดยเท้าความถึงภาคเหตุ โดยไม่มีหนังสือที่อ้างถึง มักใช้ คาข้ึนต้นว่า “ตามท่ี...แล้วนาข้อความโดยย่อเฉพาะสาระสาคัญของเร่ืองที่ยกมากล่าวเป็นความ ภาคเหตุและจบลงด้วยคาว่า น้ัน” ให้เว้นวรรคตรงคาสุดท้ายของข้อความโดยย่อท่ียกมาเป็นข้อความ ภาคเหตกุ ับคาวา่ นนั้ เช่น

- 203 - “ตามท่ี ที่ประชุมได้ลงมติว่า เม่ือศึกษาธิการจังหวัดประชุมคณะผู้บริหารการศึกษา และผู้บริหารสถานศึกษาจังหวัดเสร็จแล้ว จะส่งรายงานการประชุมให้แก่สานักงานศึกษาธิการเขต เขตการศึกษา ๑๒ จานวน ๑ ชดุ ดว้ ย นนั้ ” ๑๒. ถาม ทาานมีคว่ามรู้คว่ามเข้าใจเก่ียว่กับการเขียนข้อคว่ามในหนังสือภายนอก เฉพาะ ขอ้ คว่ามตอนผลหรอื ภาคคว่ามประสงคแ์ ละภาคสรปุ เพียงใด จงอธิบาย ตอบ การเขยี นข้อความตอนผลหรอื ภาคความประสงคแ์ ละภาคสรปุ ในหนงั สอื ภายนอก ๑. การเขยี นขอ้ ความภาคประสงค์ ๑.๑ ถ้ามีข้อความภาคประสงค์มาก และบางคร้ังอาจยกมาเป็นข้อๆ ด้วยก็ควร ข้ึนย่อหน้าใหม่ เมื่อจบข้อความภาคความประสงค์แล้ว จึงเขียนย่อหน้าข้อความภาคสรุปในตอน ท้ายสุด ๑.๒ ถา้ มีข้อความภาคเหตุและภาคความประสงค์ไม่มากนัก อาจเขียนข้อความ ภาคความประสงค์โดยใช้เว้นวรรคต่อจากข้อความภาคเหตุก็ได้ แล้วจบโดยข้ึนย่อหน้าข้อความภาค สรปุ ในตอนท้ายสดุ ๒. การเขยี นข้อความภาคสรุป การเขียนหนังสอื ภายนอก มักนิยมให้มีการเขียนข้อความภาคสรุป โดยเขียนย่อ หน้าข้ึนบรรทัดใหม่ไว้ในตอนท้ายด้วย ทั้งนี้แล้วแต่เน้ือหาของข้อความภาคความประสงค์ ว่าจะ สมควรเขียนข้อความภาคสรุปอย่างไร จึงจะตรงตามความประสงค์ของหนังสือฉบับน้ัน ตัวอย่างการ เขียนขอ้ ความภาคสรปุ เชน่ - จึงเรียนมาเพือ่ ทราบ - จึงเรยี นชแ้ี จงาเพื่อโปรดทราบ - จงึ เรียนมาเพอ่ื ทราบและถือปฏบิ ตั ติ อ่ ไป - จงึ เรียนซ้อมความเขา้ ใจมา - จึงเรยี นมาเพื่อโปรดพิจารณา - จงึ เรียนมาเพอื่ โปรดพิจารณาอนมุ ัติ - จึงเรยี นมาเพอื่ โปรดพิจารณาอนญุ าต - จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพจิ ารณาให้ความเหน็ ชอบ

- 204 - การบนั ทกึ และการเสนอหนังสอื ๑๓.ถาม ทาานมคี ว่ามรคู้ ว่ามเข้าใจเรอื่ งการบันทกึ เสนอเพยี งใด จงอธิบาย ตอบ บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชา ส่ังการแกผ่ ใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา หรือขอ้ ความทเี่ จ้าหนา้ ทห่ี รอื หนว่ ยงานระดับตา่ กว่าส่วนราชการระดับกรม ติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ผู้บันทึกคนแรกในกระดาษ บันทึกข้อความซึ่งได้เขียนวันท่ี เดือน และปีพุทธศักราชไว้ท่ีตอนบนของระดาษบันทึกแล้ว การใช้ คาขึ้นต้นให้ใช้คาว่า เรียน หรือ กราบเรียน แทนคาว่า เสนอ และขอประธานเสนอ เมื่อบันทึก ข้อความจบให้ลงชื่อและนามสกุลภายในวงเล็บและลงตาแหน่งแล้วไม่ต้องลงวัน เดือน ปี ไว้ใน ตาแหนง่ อกี การบันทกึ ต่อเน่ือง โดยปกติให้ผู้บันทึกระบุคาขึ้นต้น และใจความบันทึก แล้วลงช่ือ เขียนช่ือ และนามสกุลภายในวงเล็บและให้ลง วัน เดือน ปี กากับด้วยเลขไทยไว้ด้วย หากไม่มี ความเห็นใดเพ่ิมเติมให้ลงชือ่ เขยี นชอื่ และนามสกลุ ภายในวงเล็บและลงวัน เดอื น ปี ย่อกากบั เท่านน้ั เนื้อหาของการบันทกึ เสนอทส่ี าคัญ คอื การบนั ทกึ ยอ่ เรือ่ งและบนั ทกึ ความเห็น การบันทกึ ยอ่ เร่อื ง คือ การเรยี บเรียงขอ้ ความโดยเก็บประเด็นสาคัญแต่ให้ได้เน้ือหา ครบถว้ นมีขอ้ ความควรทราบดังน้ี ๑. อา่ นเรื่องราวใหล้ ะเอยี ด ๒. จับประเด็นสาคัญเขียนเป็นข้อความสั้น ๆ ก่อนย่อเร่ืองควรต้ังหัวข้อเรื่อง วา่ อะไร เม่ือไร ท่ีไหน ใคร ทาไม อยา่ งไร ๓. เรียบเรียงข้อความให้เข้าใจง่าย การบันทึกความเห็น เมื่อเขียนบันทึกย่อเรื่องเสร็จแล้ว จะต้องบันทึกความเห็นเพ่ือ ประกอบการพิจารณาส่ังการของผู้บังคับบัญชา ถ้าเป็นเร่ืองสั่งการได้หลายทาง ให้บันทึกทางเลือกไว้ และแจ้งด้วยว่าแต่ละทางเลือกจะเกิดผลอย่างไร หากมีการอ้างกฎหมาย ระเบียบ หรือเอกสารอ่ืน ๆ ก็ควรแนบเสนประกอบดว้ ย ๑๔. ถาม จงยกตวั ่อยาา งข้อคว่ามท่ีใช้ในการบันทึกคว่ามเห็นตาอท้ายบันทึกยาอเร่ือง หรือบันทึก รายงานมาให้ทราบ ตอบ เม่ือทาบันทึกย่อเร่ืองหรือบันทึกรายงานเสร็จแล้ว ควรจบข้อความบันทึกความเห็น เพ่ืออานวยความสะดวกในการพิจารณาสั่งการของผู้บังคับบัญชา ตัวอย่างข้อความบันทึกความเห็น ตอนท้ายสุดมีดงั นี้ - เพือ่ โปรดทราบ - เพือ่ โปรดทราบและแจ้งให้ทราบ.........ทราบด้วย

- 205 - - เพอื่ โปรดทราบและลงนามใน.............ดังแบบ - เพอื่ โปรดพิจารณาอนุญาต - เพื่อโปรดพจิ ารณาอนมุ ตั ิ - เพอ่ื โปรดพิจารณาอนมุ ตั แิ ละลงนามใน....... - เพื่อโปรดพิจารณาลงนาม - เพื่อโปรดสั่งการใหถ้ ือปฏิบัติต่อไป - เพอื่ โปรดพิจารณา ๑. อนุญาต ๒. ลงนามในหนงั สืออาเภอรวม.......ฉบบั - เพื่อโปรดพิจารณาสง่ั การ (ให้ใช้เฉพาะกรณีจาเป็นจริง ๆ ซึ่งสุดวิสัยที่เจ้าหน้าที่ ผู้นาเสนอจะชีแ้ จงแนวทางการสง่ั การใหแ้ ก่ผู้บงั คับบัญชาได้เทา่ นน้ั ) การจะเลือกใช้ข้อความเห็นประโยคใด ขึ้นอยู่กับเน้ือหาของบันทึกย่อเรื่องหรือ บันทึกรายงานว่าประสงค์จะให้ดาเนินการประการใด และควรให้ผู้บังคับบัญชาส่ังการอย่างไร เป็น สาคัญ ๑๕.ถาม ทาานมีคว่ามรูค้ ว่ามเข้าใจเรอ่ื งการเสนอหนงั สือตาอผูบ้ งั คับบัญชาเพยี งใด จงอธบิ าย ตอบ ข้าพเจ้ามีความรู้ความเขา้ ใจเรือ่ งการนาเสนอหนงั สือต่อผบู้ งั คับบัญชา ดังน้ี ๑. การจดั เร่ืองในแฟ้มเสนอ ควรเรยี งตามลาดับ ดังนี้ ๑.๑ เร่ืองด่วนท่สี ุด ด่วนมาก ดว่ น ๑.๒ เรอ่ื งเพอ่ื ทราบ ๑.๓ เรื่องเพือ่ อนุมัต-ิ อนญุ าต ๑.๔ เร่ืองสง่ั การ ๑.๕ เรื่องเพอื่ พิจารณา ๒. บางหน่วยงานกาหนดใหเ้ จา้ หนา้ ที่รับหนงั สือ จัดเสนอหนังสือเข้าใหม่ประจาวัน ให้ผู้บังคับบัญชารับทราบเป็นการภายในก่อน ก็ต้องจัดเตรียมเสนอแฟ้มหนังสือเข้าใหม่ด้วย การจัด หนังสือเข้าใหม่ไว้ในแฟ้มควรลงรับในตรารับหนังสือและลงรับไว้ในทะเบียนรับหนังสื อให้เรียบร้อย แลว้ ประทับตรา วัน เดอื น ปี ยอ่ ทม่ี มุ ล่างดา้ นซ้ายสุดของหนงั สือทุกฉบับไว้ให้เสร็จ เม่ือผู้บังคับบัญชา ลงช่ือยอ่ วัน เดอื น ปี ยอ่ แลว้ ถือวา่ ผู้บังคบั บญั ชารับทราบเร่ืองนั้นแล้ว ๓. การเสนอหนังสือเพ่ือลงนามให้จัดฉบับจริงไว้ข้างบน สาเนาคู่ฉบับอยู่ข้างล่าง และทมี่ ุมลา่ งดา้ นขวา

- 206 - ของสาเนาคู่ฉบบั ตอ้ งพมิ พ์คาว่า ........................................ผ้รู า่ ง ........................................ผ้พู มิ พ์ ........................................ผู้ตรวจ (โดยมีลายเซ็นช่ือกากับท้ัง ๓ บรรทัดให้ พร้อมก่อนเสนอ) ๔. การเสนอหนังสือเพื่อให้ตรวจหรือพิจารณา หรือลงนาม ต้องแนบเรื่องเดิมไว้ใน ปึกเร่อื งเดียวกนั ดว้ ย ๕. การจัดเรืองบรรจุในแฟ้มเสนอ ทรี่ ะหวา่ งปกกับหนา้ แรกของแฟ้ม ควรเว้นว่างไว้ ควรเริ่มใช้แฟ้มระหว่างหน้าหลังของแผ่นสีชมพูแผ่นแรกกับหน้าแรกของแผ่นสีชมพูแผ่นที่สอง ท้ังน้ี เพ่ือป้องกนั มใิ ห้ปกแฟ้มและเนอ้ื ในของแฟ้มฉีกขาดง่าย ๖. การวางแฟ้มเสนอบนโต๊ะผู้บังคับบัญชา เม่ือเสนอหนังสือให้วางแฟ้มบริเวณมุม บนของโต๊ะด้านซ้ายมือของผู้บังคับบัญชา เมื่อผู้บังคับบัญชาพิจารณาหรือลงนามเสร็จแล้ว ผู้ บั ง คั บ บั ญ ช า จ ะ ห ยิ บ แ ฟ้ ม ท่ี เ ส ร็ จ แ ล้ ว ย้ า ย ไ ป ว า ง ไ ว้ ท่ี บ ริ เ ว ณ มุ ม บ น ข อ ง โ ต๊ ะ ด้ า น ข ว า มื อ ข อ ง ผู้บังคับบัญชาทันที ซ่ึงจะสะดวกต่อการท่ีเจ้าหน้าที่จะนาแฟ้มหนังสือท่ีผู้บังคับบัญชาพิจารณาหรือ ลงนามเสร็จแล้วไปดาเนินการตอ่ ไป โดยไมล่ า้ ช้า ๗. การเสนอเรอื่ งด่วน ควรนาเสนอทันที ไมค่ วรรงั้ รอไว้จนเสยี หายแก่ราชการ ๘. เรอื่ งท่เี สนอ เมื่อผูบ้ งั คับบญั ชาสัง่ การแลว้ ถา้ เห็นสมควรแจ้งให้ผ้เู กยี่ วข้องทราบ กค็ วรแจ้งให้ทราบทันที

- 207 - การร่างหนังสือ ๑๖.ถาม การทาหนังสือตา่ ง ๆ จาเป็นต้องมีการร่างหนงั สอื หรอื ไม่ จงอธบิ าย ตอบ การทาหนังสือต่าง ๆ เช่น หนังสือภายใน หนังสือภายนอก รายงานการประชุม คากล่าวรายงานและคากลา่ วปราศรัยในพิธีการต่าง ๆ บางอย่างมีความจาเป็นต้องร่างหนังสือข้ึนก่อน และมีการตรวจร่างก่อนส่งไปให้เจ้าหน้าที่พิมพ์เป็นฉบับท่ีใช้จริง แต่ในการทาหนังสือบางฉบับ ซ่ึงมี เน้ือหาไม่มากนัก หรือเป็นลักษณะงานที่ปฏิบัติเป็นการประจา เช่น การทาหนังสือนาส่งสิ่งของหรือ เงินสด การตอบรับเอกสารหรือเงินสด หนังสือเชิญประชุม การทาบันทึกเสนอในรูปแบบที่เป็นการ เสนองานประจาปกติ นอกจากน้ี การทาหนงั สอื ภายนอกที่เป็นงานประจาปกติ เช่น หนังสือแจ้งเร่ือง การประชุมสัมมนา หนังสือเชิญวิทยากร ก็อาจใช้ตัวอย่างหนังสือชนิดเดียวกันท่ีเคยทามาแล้วเป็น แนวทาง หรืออาจจะยกร่างโดยทาเป็นแบบต่าง ๆ ข้ึนใช้ ก็ย่อมทาได้ จะเป็นการประหยัดเวลา แรงงาน และชว่ ยให้การปฏิบัติงานสะดวกรวดเรว็ ยง่ิ ขึน้ ดว้ ย ๑๗.ถาม จงกลาาว่ถงึ การราางหนงั สอื ท่ไี มาเหมาะสมมาเปน็ ข้อๆ มาพอเขา้ ใจ ตอบ การร่างหนังสอื ทไี่ มเ่ หมาะสม มีดังนี้ ๑. ไมใ่ ช้ถอ้ ยคาสานวนราชการทีเ่ หมาะสม ๒. ใชถ้ อ้ ยคาสานวนตอนเหตไุ ม่ถูกต้อง เช่น มีหนังสือที่อ้างถึง แต่ไม่ใช้คาข้ึนต้นว่า “ตามหนังสือท่ีอ้างถึง...” แต่ใช้ “ตามท่ี....” แทน ๓. ใช้ถ้อยคาสานวนตอนแจ้งความประสงค์ไม่ชัดเจน บางครั้งเป็นการแจ้งความ ประสงคซ์ ้าซอ้ นไมเ่ หมาะสม ๔. ใชต้ วั สะกด การนั ต์และวรรคตอนคลาดเคล่ือน ๕. เรยี กช่อื บุคคล ตาแหนง่ สถานทร่ี าชการคลาดเคลื่อน ๖. รา่ งหนงั สือไม่ครบถ้วนทุกประเดน็ ไมช่ ดั เจนพอและจดั ลาดับความไมด่ ี ๗. ไม่รู้จกั ใชถ้ อ้ ยคาสภุ าพไม่เหมาะสมกับฐานะผรู้ ับ ๘. ความใดท่ีอ้างอิงถึงกฎหมาย ระเบียบ คาส่ัง หรือเรื่องท่ีอ้างอิงถึงไม่ระบุให้ ถูกตอ้ งชดั เจน ๙. ใชค้ าราชาศัพท์และคาทีใ่ ชก้ บั พระภิกษุไม่ถกู ต้อง ๑๐.ใชถ้ อ้ ยคาสานวนทไ่ี ม่เป็นผลดตี ่อราชการ ๑๘.ถาม การราา งหนงั สือทด่ี ี มีหลกั ท่ีคว่รยึดถือปฏบิ ัติอยาางไรบ้าง จงแจ้งมาเป็นข้อๆ ตอบ การร่างหนังสอื ทีด่ มี หี ลกั ท่คี วรยดึ ถือปฏบิ ัติ ดงั น้ี ๑. ต้องรูแ้ ละเข้าใจเรื่องราวให้แจม่ แจ้งก่อน แลว้ ร่างให้ไดค้ รบถว้ นทุกประเด็น และ จดั ลาดับขอ้ ความเชื่อมสมั พนั ธก์ นั ดี

- 208 - ๒. ให้ข้ึนต้นเร่ิมใจความที่เป็นเหตุก่อน ต่อไปจึงเป็นข้อความท่ีเป็นความประสงค์ ถา้ มีหลายขอ้ ใหแ้ ยกเป็นข้อ ๆ แล้วมกั จบลงดว้ ยข้อความที่เป็นความประสงค์สดุ ทา้ ย ๓. ความใดที่อ้างอิงถึงกฎหมาย ระเบียบ คาสั่ง หรือเร่ืองตัวอย่าง ต้องระบุให้ ถกู ตอ้ งชดั เจน ๔. ใช้ข้อความสั้นๆ เป็นลักษณะสานวนราชการ แต่ละประโยคชัดเจนเข้าใจง่าย ไม่ใช้ถ้อยคาท่มี ีความหมายมากหลายทาง ๕. ระมดั ระวงั เรอื่ งตัวสะกด การนั ต์และวรรคตอน ต้องใช้ใหถ้ กู ตอ้ ง ๖. ตอ้ งรู้จกั ชือ่ ตาแหน่ง และช่ือสว่ นราชการทถี่ กู ตอ้ ง ๗. ตอ้ งนกึ ถึงวา่ ผรู้ บั หนังสอื จะเข้าใจถกู ต้องตามความประสงค์ที่มีหนังสือไปหรือไม่ จึงต้องอ่านทบทวนโดยสมมติตวั เองเป็นผ้รู ับหนงั สอื นน้ั ๘. ควรใช้ถ้อยคาสุภาพให้สมฐานะของผู้รับหนังสือ ถ้ามีการปฏิเสธคาขอ ก็ควร มเี หตผุ ลให้ผูข้ อเหน็ ใจ ๙. ตอ้ งเปน็ นกั สังเกตการณ์ใช้ถ้อยคาสานวน รวมท้งั การใช้คาราชาศพั ท์และคาที่ใช้ กับพระภกิ ษุแลว้ จดจามาใชใ้ หถ้ ูกตอ้ งเหมาะสม ๑๐.เมื่อรา่ งเสร็จแลว้ ต้องอา่ นตรวจทานอย่างนอ้ ย 1 คร้งั ก่อนเสนอให้ผู้บงั คับบัญชา ตรวจร่างหรือส่งพมิ พ์ ๑๙.ถาม หลักการราางท่ีดี ต้องรู้จักใช้ถ้อยคาสุภาพและรู้จักใช้ถ้อยคาให้เหมาะสมกับฐานะ ของผ้รู บั หนงั สอื ดว้ ่ย จงยกตัว่อยาางการใช้ถอ้ ยคาดงั กลาาว่มาให้ดูอยาางละ ๓ ประโยค ตอบ ตัวอย่างการใชถ้ อ้ ยคาสุภาพ “ขอใหส้ ่ง” ใช้ถอ้ ยคาสภุ าพวา่ “โปรดส่ง” “ขอใหจ้ งั หวดั ....” ใชถ้ อ้ ยคาสภุ าพว่า “ขอจังหวดั โปรด....” “ทา่ นเข้าใจผดิ ” ใช้ถอ้ ยคาสภุ าพว่า “ความเขา้ ใจดงั กลา่ วยังคลาดเคลอื่ นอยู่” ตัวอยา่ งการใช้ถ้อยคาใหเ้ หมาะสมกบั ฐานะของผู้รับหนังสือ ผูน้ อ้ ยใชก้ บั ผู้ใหญ่ ผู้ใหญใ่ ชก้ ับผู้น้อย “จงึ เรยี นมา” “จงึ แจ้งมา” “จงึ รายงานมา” “จงึ ส่งมา” “จึงเรยี นขอความอนเุ คราะห์มา” “จงึ ขอความรว่ มมือมา” ๒๐.ถาม การราางหนังสือในกรณีใช้คาว่าา “สางไป” และ “สางมา” ต้องยึดหลักการอยาางไร จงอธิบายพรอ้ มยกตวั ่อยาางประกอบดว้ ่ย ตอบ การใช้คาว่า “ส่งไป” และ “ส่งมา” ต้องยึดหลักการว่า ผู้รับหนังสือเป็นผู้อ่าน หนังสือน้ัน จึงควรให้ผู้รับหนังสือเข้าใจข้อความท่ีมีมาถึงผู้รับหนังสือซึ่งเป็นผู้อ่านหนังสือนั้นโดยตรง เป็นสาคัญ ยกตัวอยา่ ง

- 209 - ๑. สานักงานศึกษาธิการเขต ทาหนังสือฉบับหนึ่งถึงกระทรวงศึกษาธิการ ปลัดกระทรวงศึกษาธิการเป็นผู้อ่าน ข้อความในหนังสือท่ีกล่าวถงึ นต้ี ้องใชค้ าวา่ “สง่ ไป” คือ “ตามหนังสือท่ีอ้างถึง กระทรวงศึกษาธิการได้ส่งแบบรายงานการศึกษาไปให้ สานกั งานศึกษาธกิ ารเขต จานวน ๓ ฉบบั ความแจ้งน้ัน” ๒. สานักงานศึกษาธิการเขตเคยจ้างจังหวัดว่า เมื่อจังหวัดได้ดาเนินการประชุม ผบู้ รหิ ารการศึกษาและผู้บริหารสถานศึกษาในจังหวัด ประจาเดือนหนึ่ง ๆ แล้ว ให้ส่งรายงานประชุม แก่สานักงานศึกษาธิการเขต เพ่ือนาส่งรายงานการประชุมดังกล่าว (ศึกษาธิการเขตเป็นผู้อ่าน) ข้อความในหนังสอื น้ีตอ้ งใชค้ าวา่ “สง่ มา” คอื “ตามท่ีสานักงานศึกษาธิการเขต ขอให้จังหวัดส่งรายงานการประชุมผู้บริหาร การศึกษา และผู้บริหารสถานศึกษาในจังหวัด ประจาเดือนหนึ่ง ๆ แก่สานักงานศึกษาธิการเขต จานวน ๑ ชุดด้วย น้ัน จังหวัดได้ดาเนินการประชุมเสร็จแล้ว จึงส่งรายงานการประชุมประจาเดือน มกราคม ๒๕๓๓ มาพรอ้ มหนงั สือนเี้ พ่อื พจิ ารณาต่อไป” ๒๑.ถาม ให้ทาานพจิ ารณาตรว่จแก้ราา งขอ้ คว่ามตอา ไปน้ี ให้มีคณุ ภาพดีขนึ้ กว่าาเดมิ “ได้รว่บรว่มงานที่ทา มาออกเป็นว่ารสารเผยแพรา ทั้งงานจากจังหว่ัดและงานจาก กระทรว่ง ทาให้ชาองว่าางระหว่าางจังหว่ัดกับโรงเรียนลดลง ทดลองทามาแล้ว่ ๓ เดือน และเจ้าหน้าท่ี สามารถตอบคาถามไดท้ ุกคน” ตอบ ไดพ้ ิจารณาตรวจแก้รา่ งขอ้ ความใหม่ ดังนี้ “ได้รวบรวมงานท่ีทา ท้ังงานจากจังหวัดและงานจากกระทรวง มาออกเป็นวารสาร เผยแพร่ทดลองทามาแล้ว ๓ เดือน เจ้าหน้าที่สามารถตอบคาถามได้ทุกคน ทาให้ช่องว่างระหว่าง จงั หวัดกับโรงเรยี นลดลง” ๒๒.ถาม ขอ้ สรุปลกั ษณะสาคญั ของการราา งหนังสือมีอยาางไรบ้าง จงกลาาว่มาเปน็ ข้อ ๆ ตอบ ข้อสรปุ ลกั ษณะสาคัญของการร่างหนงั สือ มดี ังนี้ ๑. ลาดับความถกู ตอ้ งและเช่อื มโยงสมั พันธก์ ันดี ๒. กะทัดรดั ๓. ตรงประเด็น เน้นจุดท่ีควรเน้น ๔. ไดส้ าระสมบรู ณ์ ๕. ถูกตอ้ งชัดเจน ๖. รู้จกั ใชถ้ อ้ ยคาสุภาพให้เหมาะสมกบั ฐานะของผ้รู บั หนงั สอื ๗. บรรลุจดุ ประสงค์ ๘. เปน็ ผลดี

- 210 - การลงชือ่ และตาแหน่ง ๒๓.ถาม ทาานมีคว่ามรู้คว่ามเข้าใจเก่ียว่กับการลงช่ือและตาแหนางในหนังสือราชการ โดยใช้ คาว่าา ปฏบิ ัติหน้าท่ีแทน รักษาราชการแทน รักษาการแทน ปฏิบัติราการแทน และรักษาการตาแหนาง อยาางไรบา้ ง ตอบ ขา้ พเจา้ มคี วามรคู้ วามเขา้ ใจ ดงั นี้ ๑. การใช้คา ปฏิบัติหน้าท่ีแทน รักษาการแทน รักษาแทน ปฏิบัติราชการแทน และรักษาการในตาแหน่ง ตอ้ งเป็นไปตามท่กี ฎหมายกาหนดไว้ จะนามาใชต้ ามความเข้าใจของตนเอง ไมไ่ ด้ ๒. ในกรณที ไี่ ม่มีกฎหมายกาหนดไว้ ตามระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ (ภาคผนวก ๓ ข้อ ๔ วรรคสอง) ให้ใช้คา “แทน” โดยลงตาแหน่งของผู้ลงชื่อแทนไว้ก่อน แล้วต่อท้ายคา “แทน” ไวใ้ นตาแหน่งของเจ้าของหนงั สือ

- 211 - การจดรายงานการประชมุ ๒๔.ถาม ผู้จดรายงานการประชุมมหี ลกั ที่คว่รยดึ ถอื ปฏบิ ตั ิอยาางไรบา้ ง จงแจง้ มาเป็นข้อ ๆ ตอบ ผจู้ ดรายงานการประชุมมหี ลัดทคี่ วรยึดถอื ปฏบิ ัติ ดงั นี้ ๑. ต้องมีความรู้ความเข้าใจในระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ รวมทั้งคาอธิบาย ประกอบระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๔๖ ในเร่ืองการจดรายงาน การประชุม ๒. ต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้แบบรายงานการประชุมตามระเบียบว่าด้วย งานสารบรรณ ๓. ต้องมีความเขา้ ใจเน้อื หาและประเดน็ ท่ีควรจด ๔. ต้องมีสมาธใิ นการฟงั การประชมุ ทุกระเบียบ ๕. ต้องทราบว่าการจดรายงานการประชุมทุกระเบียบวาระหรือทุกข้อในตอนท้าย ควรมีมตหิ รอื ข้อสรุปของท่ปี ระชมุ ๖. ต้องคานึงถึงหลักธรรมดาว่า ควรจดรายงานการประชุมให้ได้เนื้อหาอย่างไร จงึ จะทาใหผ้ ้อู า่ นเข้าใจเรอ่ื งราวไดด้ ีอยา่ งกะทัดรดั ๗. ต้องพยายามเขียนหนังสือให้ไว้ สามารถเข้าใจการใช้ภาษาและเคร่ืองหมาย ต่าง ๆ ของตนเองรวมท้งั การเขยี นประโยคแบบยอ่ ๘. ต้องรู้จักสังเกตการณ์ ใช้ถ้อยคาสานวนของเน้ือหาในแต่ละระเบียบวาระหรือ แตล่ ะข้อแลว้ นาไปใชไ้ ดอ้ ย่างเหมาะสม ๙. ต้องย่อความเก่ง กล่าวคือเป็นผู้เข้าใจเรียบเรียงข้อความใหม่ให้กะทัดรัดและ ได้ใจความสาคญั ครบถว้ น ๑๐.ต้องมีความรู้พ้ืนฐานในเร่ืองการบันทึกย่อเรื่องและหลักการร่าง หนังสือจะช่วย ให้การจดรายงานการประชุมมปี ระสทิ ธภิ าพมากขึ้น ๑๑.ตอ้ งร้จู ักใช้รหัสและอักษรยอ่ ตา่ ง ๆ ให้ถกู ต้อง ๑๒.ตอ้ งรจู้ กั ใชเ้ ลขข้อใหญ่ ข้อย่อย ให้เหมาะสม สามารถอา้ งขอ้ ได้โดยไมซ่ ้าซ้อน ๒๕.ถาม เพื่อให้การจดรายงานการประชุมได้เนื้อหาที่เหมาะสม ทาานมีข้อเสนอแนะเก่ียว่กับ ประเด็นและสาระสาคญั ในการจดรายงานประชุมแตลา ะระเบยี บว่าระอยาา งไรบา้ ง ตอบ มีข้อเสนอแนะเก่ียวกับประเด็นและสาระสาคัญในการจดรายงานการประชุมแต่ละ ระเบียบวาระดงั น้ี ก่อนจดรายงานการประชุมตามระเบียบวาระที่ ๑ เมื่อเขียนคาว่า “เร่ิมประชุมเวลา ....” แล้วต้องเขียนคากล่าวนาก่อน ดงั นี้

- 212 - “เมื่อประธานกล่าวเปิดประชุมแล้ว ได้ดาเนินการประชุมตามระเบียบวาระการ ประชุม ดังต่อไปน้ี” ๑. ระเบยี บวาระที่ ๑ เรอ่ื งทป่ี ระธานแจ้งใหท้ ่ีประชุมทราบ - แจ้งเรื่องอะไร มีเนื้อหาโดยย่อว่าอย่างไร ถ้ามีมากกว่า ๑ เร่ือง ระบุให้ ชัดเจนเป็นข้อ ๆ - ท่ปี ระชมุ มีมติหรือขอ้ สรุปวา่ อยา่ งไร ๒. ระเบยี บวาระที่ ๒ เรือ่ งการรับรองรายงานการประชุม ครัง้ ท.่ี .... ควรจดเนื้อหาดงั นี้ “ที่ประชุมได้พิจารณารับรองรายงานการประชุม.....คร้ัง..../.... โดยมีการ ปรับปรุงแก้ไขรวม.....แห่ง ดังน้ี” (ถ้าไม่มีการปรับปรุงแก้ไขก็ใช้คาว่า “โดยไม่มีการปรับปรุงแก้ไข แตอ่ ย่างใด”) ถ้ามีการปรับปรุงแก้ไข มากกว่า ๑ แห่ง ควรเขียนข้อเป็นข้อๆ ให้ทราบว่า ปรับปรงุ แกไ้ ขระเบียบวาระทเ่ี ท่าไร หนา้ อะไร ข้อใด บรรทัดที่เทา่ ใด (นับบรรทัดที่ของระเบียบวาระท่ี หรอื ข้อ) ควรเดิมว่าอยา่ งไร แก้เปน็ อยา่ งไร ทป่ี ระชุมมีมตหิ รอื ขอ้ สรุปว่าอย่างไร ๓. ระเบียบวาระที่ ๓ เรอ่ื งสบื เนอ่ื งจากการประชุมคร้ังก่อน ควรจดเน้อื หาดังน้ี ตามระเบียบวาระท่ีเท่าไร หน้าอะไร ข้อใด บรรทัดท่ีเท่าใด เรื่องอะไร ได้จัด ดาเนนิ การไปอย่างไร ท่ีประชุมมมี ตหิ รือขอ้ สรปุ วา่ อยา่ งไร ๔. ระเบียบวาระที่ ๔ เรอื่ งทเี่ สนอให้ที่ประชมุ ทราบ ควรจดเน้ือหาดังนี้ - เรือ่ งอะไร (แสดงเป็นขอ้ ๆ) สรปุ ประเด็นท่ีกะทัดรดั วา่ อยา่ งไร - ท่ปี ระชมุ มมี ตหิ รือขอ้ สรุปว่าอย่างไร ๕. ระเบียนวาระที่ ๕ เรื่องท่เี สนอให้ประชุมพิจารณา ควรจดเนือ้ หาดงั น้ี - ใครเสนอ เรื่องอะไร (ถ้ามมี ากกวา่ ๑ เรือ่ งให้จดเป็นข้อ ๆ) - สรุปประเดน็ ท่ีกะทดั รดั วา่ อยา่ งไร - ผลการพิจารณาของท่ีประชมุ เปน็ ประการใด - ท่ีประชมุ มมี ตหิ รอื ข้อสรปุ วา่ อย่างไร ๖. ระเบยี บวาระท่ี ๖ เรื่องอ่ืนๆ ควรจดเนอื้ หาดงั น้ี - ใคร เสนอเรื่องอะไร - สรุปประเด็นทกี่ ะทัดรัดวา่ อย่างไร - ท่ปี ระชมุ มีมตหิ รอื ขอ้ สรปุ วา่ อยา่ งไร

- 213 - ๒๖. ถาม ทาานมีคว่ามรู้คว่ามเข้าใจในทางปฏิบัติเก่ียว่กับการจดรายงานการประชุมเฉพาะ หวั ่ขอ้ ผมู้ าประชมุ ผไู้ มมา าประชมุ และผ้เู ข้าราว่มประชุมเพียงใด จงอธบิ าย ตอบ ผู้มาประชุม หมายถึง ผู้ท่ีประธานเชิญให้มาประชุมหรือผู้ที่มีหน้าที่ต้องมาประชุม เป็นประจาให้ลงช่ือและหรือตาแหน่งของผู้ได้รับเชิญหรือแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซ่ึงมาประชุม ในกรณที ีม่ ีผูม้ าประชุมแทน ใหล้ งว่า มาประชุมแทนผูใ้ ด หรอื ตาแหน่งหรอื หน่วยงานใด ผู้ไม่มาประชุม หมายถึง ผู้ท่ีประธานเชิญประชุมหรือผู้ท่ีมีหน้าท่ีต้องมาประชุมเป็น ประจาแต่ไม่ได้ประชุมในครั้งน้ัน และไม่ได้ส่งผู้ใดมาประชุมแทน ให้ลงช่ือและหรือตาแหน่งของ ผู้ได้รับเชิญหรือแต่งต้ังเป็นคณะท่ีประชุมซึ่งได้มาประชุมพร้อมด้วยเหตุผลท่ีไม่สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบดว้ ยกไ็ ด้ ผู้เข้าร่วมประชุม หมายถึง บุคคลอ่ืนที่เข้าร่วมประชุมเป็นครั้งคราว ให้ลงชื่อและ หรือตาแหน่งของผู้ที่มิได้รับเชิญหรือแต่งตั้งเป็นคณะประชุม แต่อาจได้รับเชิญเข้าร่วมประชุม เฉพาะคราว ๒๗. ถาม การจดรายงานการประชุมมักใช้ถ้อยคาตาแบบรายงานการประชุมคลาดเคล่ือนจาก ระเบียบว่าาด้ว่ยงานสารบรรณกาหนดไว่้ จงยกตวั ่อยาางมาใหท้ ราบ ตอบ การจดรายงานการประชุมที่มักใช้ถ้อยคาตามแบบรายงานการประชุมคลาดเคล่ือน มดี งั น้ี ๑. ตอนหัวเรื่อง ชื่อรายงานการประชุม....ใช้คลาดเคลื่อนเป็น “บันทึกการประชุม ....” และ “วนั ที่.....” มักไมล่ งวา่ “เมือ่ วนั ที่.....” ๒. คาว่า “ผู้มาประชุม” ใช้คลาดเคลื่อนเป็น “ผู้เข้าประชุม” และ “ผู้ไม่มา ประชุม” ใชค้ ลาดเคล่ือนเปน็ “ผูไ้ มเ่ ข้าประชมุ ” ๓. คาวา่ “เริม่ ประชมุ เวลา.....” ใช้คลาดเคลื่อนเปน็ “เปิดประชมุ เวลา.....” ๔. ตรงเริ่มบันทึกข้อความที่ประชุม ตามระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณกาหนดให้ เรมิ่ ดว้ ยขอ้ ความ ประธานกล่าวเปดิ ประชุมกอ่ นบนั ทกึ เรอื่ งทีป่ ระชุม ปรากฏวา่ ในรายงานการประชุม หลายฉบับ ไม่ได้เร่มิ บันทึกข้อความนไ้ี ว้ดว้ ย ๕. คาวา่ “ระเบียบวาระท่ี.....” ใชค้ ลาดเคลอ่ื นเปน็ “วาระท่.ี ....” ๖. คาว่า “เลิกประชมุ เวลา.....” ใช้คลาดเคลือ่ นเป็น “ปิดประชุมเวลา.....” ๗. คาวา่ “..................................ผจู้ ดรายงานการประชมุ ” ใช้คลาดเคลือ่ นเปน็ (พิมพช์ ่อื และนามสกลุ ) “....................................ผูบ้ ันทกึ รายงานการประชุม” และไม่พมิ พช์ อื่ และ นามสกุลไว้ใตล้ ายมอื ชอ่ื ด้วย ๒๘. ถาม ในแบบรายงานการประชุมตามระเบียบว่าาด้ว่ยงานสารบรรณ ตอนท้ายมีกาหนด เฉพาะให้ลงช่ือผู้จดรายงานการประชุมเทาานั้น แตาโดยทั่ว่ไปมักเพ่ิมลายมือชื่อผู้ตรว่จรายงาน

- 214 - การประชุมถัดจากบรรทัดผู้จดรายงานการประชุมด้ว่ย จะเป็นการเหมาะสมหรือไมา ให้แสดง คว่ามคิดเหน็ ตอบ ข้าพเจ้ามีความเห็นว่า ในการจดรายงานการประชุมแต่ละคร้ัง นอกจากมี ผจู้ ดรายงานการประชมุ แล้ว ก่อนท่จี ะนารายงานการประชุมไปพิมพ์ ควรเสนอให้เลขานุการท่ีประชุม หรือผู้ช่วยหัวหน้าส่วนราชการท่ีเข้าประชุมด้วย หรือประธานการประชุมได้ตรวจรายงานการประชุม นั้น ก่อนนาไปพิมพ์ จะทาให้ ๆ ได้รายงานการประชุมที่มีคุณภาพยิ่งขึ้น ดังนั้น การเพิ่มลายมือชื่อ ผู้ตรวจรายงานการประชุม ถัดจากบรรทัดผู้จดรายงานการประชุมไว้ด้วย นับว่าเป็นการเหมาะสม ถ้าเป็นการประชุมเป็นการภายในของส่วนราชการหรือหน่วยงานใดโดยเฉพาะในรายงา นการประชุม จะเพ่ิมลายมือชื่อผู้ตรวจรายงานการประชุมไว้ด้วย คงไม่ถือว่าเป็นการเสียหายแต่ประการใด แต่ถ้า เป็นการประชุมร่วมกับส่วนราชการอื่น ๆ ด้วย และเกรงจะถูกวิจารณ์ว่าการพิมพ์ผู้ ตรวจรายงาน การประชุมเพิ่มเป็นการไม่ถูกต้องตามที่ระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณกาหนดไว้ ก็อาจพิมพ์เป็น หลักฐานเฉพาะฉบับท่ีเก็บไว้ในส่วนราชการเจ้าของรายงานการประชุมเพียงแห่งเดียว คงแก้ปัญหา การวจิ ารณด์ ังกลา่ วได้ ๒๙.ถาม ถ้าทาานเป็นผู้ตรว่จรายงานการประชุม คว่รมีหลักการยึดถือปฏิบัติอยาางไรบ้าง จงแจง้ มาเปน็ ขอ้ ๆ ตอบ ผ้ตู รวจรายงานการประชมุ ควรมีหลกั ยดึ ถอื ปฏิบัติอยา่ งไร ๑. มีความรู้ความเข้าใจในเรื่องการจดรายงานการประชุมตามระเบียบว่าด้วย งานสารบรรณ และคาอธิบายประกอบระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เป็นอย่างดี ๒. มีความละเอียดรอบคอบ ๓. มีความรู้เรื่องการใช้ภาษาอย่างถูกต้องเหมาะสม รวมทั้งในเร่ืองการเขียน ยอ่ หนา้ วรรคตอนและการใช้เลขข้อใหญ่ ข้อยอ่ ย ๔. รู้จักย่อความและเข้าใจเป้าหมายหรือประเด็นของการประชุมแต่ละระเบียบ วาระ ๕. รู้จักเขียนข้อความที่ได้เน้ือหาสาระ เมื่อตรวจแก้แล้วผู้ใดอ่านรายงาน การประชุมนัน้ จะเขา้ ใจโดยง่ายและทราบความหมายตรงกัน ๖. ทาเคร่ืองหมายการแก้ไขแต่ละจุดให้เรียบร้อย ชัดเจน สะดวกต่อการอ่านและ การนาไปพิมพ์ ๗. เม่ือตรวจแก้เท่ียวแรกเสร็จ ควรอ่านทานการตรวจทั้งหมดแล้วพิจารณา ปรับปรุงแกไ้ ขอกี ครงั้ หนึ่ง เพื่อใหม้ ีข้อบกพรอ่ งน้อยทสี่ ุด ๘. โดยปกติผ้ทู าหน้าทตี่ รวจการจดรายงานการประชมุ ควรเป็นผไู้ ด้เขา้ ประชุมดว้ ย

- 215 - ๙. ถ้าเลขานุการการประชุมเป็นผู้ตรวจการจดรายงานการประชุม หลังจากการ ตรวจเสร็จแล้วหากพิจารณาเห็นว่ายังไม่แน่ใจในผลการตรวจ ควรนาเสนอประธานการประชุมเพื่อ การตรวจสอบความถกู ต้องเหมาะสมอกี ครัง้ หนึ่ง ๑๐.ผู้ตรวจการจดรายงานการประชุม ควรรับผิดชอบผลการตรวจสอบของตนเอง โดยเป็นผู้รว่ มลงชือ่ ในรายงานการประชมุ ในฐานะ “ผตู้ รวจรายงานการประชมุ ” ด้วย ๓๐.ถาม ทาา นมขี อ้ เสนอแนะในการพิมพร์ ายงานการประชุมประการใดบ้าง จงแจง้ มาเป็นข้อๆ ตอบ ข้าพเจ้ามขี อ้ เสนอแนะในการพิมพร์ ายงานการประชุม ดังนี้ ๑. การเวน้ ริมกระดาษด้านบน เมอื่ พิมพข์ ้อความชอื่ การประชุมบรรทัดแรกควรเว้น เน้อื ทไ่ี ว้ประมาณ ๕ ซม. สาหรับรมิ กระดาษดา้ นล่างเมือ่ พิมพ์ข้อความบรรทัดสุดท้าย ควรเว้นเน้ือท่ีไว้ ประมาณ ๒ ซม. ๒. การกะแบ่งส่วนท้ายกระดาษ ควรเว้นเส้นกั้นหน้าประมาณ ๓ ซม. และการ พิมพ์ขอ้ ความ ควรเวน้ รมิ กระดาษด้านขวามือประมาณ ๒ ซม. ๓. การพิมพ์วันท่ี เดือน พ.ศ. ที่หัวเรื่อง ให้เว้นช่องไประหว่างวันท่ีกับเดือน และ เดือนกับพ.ศ. ๒ ช่อง ตัวอักษร (๒ เคาะ) แต่ถ้าพิมพ์วันท่ี เดือน พ.ศ.ในข้อความ ให้เว้นช่องไปเพียง ๑ ช่องตัวอักษร ๔. การย่อหน้าแรกของข้อความ ควรอยู่ห่างจากเส้นกั้นหน้าประมาณ ๒ ซม. ถ้ามี ย่อหน้าจากขอ้ ความตอนแรกอกี ก็ให้ยอ่ หน้าเย้อื งไปทางขวามือประมาณ ๑ ซม. ๕. การเว้นวรรคมีทั้งเว้นวรรคน้อย (๑ ช่องตัวอักษร) และเว้นวรรคใหญ่ (๒ ช่อง ตัวอักษร) การเว้นวรรคตอนของคาหรือประโยคจะต้องให้สะดวกต่อการอ่านและไม่ทาให้ความหมาย ผิดไป ๖. การพิมพ์เลขข้อ ถ้าเป็นข้อใหญ่ควรพิมพ์เยื้องจากย่อหน้าแรกไปทางขวามือ ประมาณ ๑ ซม. หากมีข้อย่อยอีกก็พิมพ์ให้เยื้องจากข้อใหญ่ไปทางขวามือประมาณ ๑ ซม. จึงจะดู เหมาะสม นอกจากน้ีไม่ควรพิมพ์เลขข้อใหญ่และข้อย่อยในรายงานการประชุม แต่ละหน้าให้มี ลกั ษณะเหมือนกนั ทาให้ไม่สามารถอ้างเลขข้อในรายงานการประชมุ ได้อย่างถูกตอ้ ง ๗. การพิมพ์แยกคา เช่น พิมพ์ “จังหวัดประจวบ” อยู่บรรทัดบน แล้วพิมพ์ “คีรีขันธ์” อยู่บรรทัดถัดไปหรือพิมพ์ชื่อไว้บรรทัดบนแล้วพิมพ์นามสกุลไว้บรรทัดถัดไป เป็นการไม่ สมควร ๘. ตอ้ งระมดั ระวังการพิมพ์การใชค้ าภาษาไทยที่มักใช้ผดิ พลาดบ่อยๆ เชน่ ปรากฏ พิมพ์เป็น ปรากฎ โอกาส พมิ พเ์ ปน็ โอกาศ กฬี า พมิ พ์เปน็ กฬิ า ศลี ธรรม พิมพเ์ ป็น ศิลธรรม

- 216 - เทิดทูน พิมพ์เปน็ เทอดทูน สังเกต พมิ พเ์ ปน็ สังเกตุ ฯลฯ ๙. การพิมพ์ช่ือและนามสกุล ควรยึดถือปฏิบัติให้ถูกต้องตามหลักการเขียนช่ือและ นามสกุล คือ ระหว่างคานาหน้าช่ือกับช่ือไม่ต้องเว้นวรรค ให้เว้นวรรคเฉพาะระหว่างชื่อกับนามสกุล ๑ ช่องตัวอักษร (๑ เคาะ) เท่านั้น และถ้ามีการพิมพ์รายช่ือจานวนหลายคนไว้คนละบรรทัดก็ไม่ควร พมิ พน์ ามสกุลใหต้ รงเป็นแนวเดียวกันทุกบรรทดั ควรยดึ ตามหลกั การเขียนชือ่ และนามสกุลเป็นสาคัญ ๑๐.โดยปกติในการเขียนหรือพิมพ์ข้อความภาษาไทย ไม่นิยมใช้เคร่ืองหมายต่าง ๆ ให้เหมือนภาษาอังกฤษ ได้แก่เครื่องหมาย , (จุลภาค) . (มหัพภาค) ? (ปรัศนีย์) ! (อัศเจรีย์) เว้นแต่กรณีจาเป็นจริง ๆ เท่าน้ัน เช่น การพิมพ์ตัวเลขจานวนเงินมากกว่าหลักร้อย ขนึ้ ไป ควรใช้จุลภาคกากับ จะชว่ ยใหอ้ ่านง่ายขึ้น ๓๑.ถาม ทาานมีคว่ามรู้คว่ามเข้าใจแนว่ปฏิบัติเรื่องการรับรองรายงานการประชุมเพียงใด จงอธบิ าย ตอบ การรับรองรายงานการประชุม เป็นกิจกรรมอย่างหนึ่งในเร่ืองการจดรายงานการ ประชุมอาจทาได้ ๓ วธิ ี คอื ๑. รับรองในการประชุมคร้ังนั้น ใช้สาหรับกรณีเร่ืองเร่งด่วน ให้ประธานหรือ เลขานุการของทปี่ ระชมุ อ่านสรุปมติให้ท่ปี ระชมุ พจิ ารณารับรองก่อน ๒. รับรองในการประชุมคร้ังต่อไป ประธานหรือเลขานุการเสนอรายงาน การประชมุ คร้งั ทแ่ี ล้ว มาใหท้ ี่ประชมุ พจิ ารณารับรอง ๓. รับรองโดยการแจ้งเวียน ใช้ในกรณีท่ีไม่มีการประชุมคร้ังต่อไป หรือมีแต่ยัง กาหนดเวลาประชุมคร้ังต่อไป หรือมีแต่ยังกาหนดเวลาประชุมครั้งต่อไปไม่ได้ หรือมีระยะเวลาห่าง จากการประชุมคร้ังน้ันมาก ให้เลขานุการส่งรายงานการประชุมไปให้บุคคลในคณะกรรมการ พจิ ารณารับรองภายในระยะเวลาทกี่ าหนด เนอ่ื งจากรายงานการประชุมเป็นหนังสือราชการชนิดหน่ึงตามที่ระเบียบว่าด้วย งานสารบรรณและถอื เปน็ หลกั ฐานของสว่ นราชการหรือหน่วยงานเพื่อเก็บไว้หลักฐานอ้างอิง สามารถ นาแจ้งผลการประชุมให้บุคคลท่ีเก่ียวข้องทราบและถือปฏิบัติต่อไปได้ ดังนั้น ในการจัดทารายงาน การประชุมจงึ ตอ้ งปฏิบัติให้ชอบด้วยระเบียบ ด้วยความละเอียดรอบครอบและให้ได้คุณภาพที่เป็นท่ี เชอ่ื ถอื ได้ ดว้ ยเหตนุ ี้จึงควรมีการรับรายงานการประชุมที่เป็นหลักฐานทุกครั้ง โดยเฉพาะการประชุม ที่เป็นลักษณะประจาย่ิงมีความจาเป็นมาก การรับรองรายงานการประชุมที่เป็นหลักฐาน ผู้เป็น เลขานุการท่ีประชุมควรบันทึกข้อความท่ีที่ประชุมในการรับรองรายงานการประชุมไว้ท้ายรายงาน ในการประชมุ แล้วเสนอใหป้ ระธานการประชมุ ลงนามรบั รองเพ่ือเปน็ หลักฐาน ดังน้ี

- 217 - “ท่ีประชุมครั้งน้ี....../......วันที่........ได้พิจารณารับรองรายงานการประชุม ครัง้ ท่ี......../........ เม่ือวันท่ี...... โดยมีการประชุมแก้ไข รวม....... แห่ง (หรือโดยไม่มีการแก้ไขเพ่ิมเติม แตอ่ ย่างใด) ( ลายมอื ชอื่ ) ....................................... (ชอ่ื และนามสกุลตวั บรรจง) ประธานการประชุม” ๓๒.ถาม ทาานมคี ว่ามรคู้ ว่ามเข้าใจในเรือ่ งการจดั ระเบียบว่าระการประชุมเพียงใด ตอบ การจัดระเบยี บวาระการประชุมมี ๒ ลักษณะ ลักษณะที่ ๑ เป็นการจดั ระเบียบวาระ การประชุมแบบถาวร ซึ่งเป็นการประชุมเป็นประจาของส่วนราชการหรือหน่วยงานนั้น ๆ อาจเป็น การประชุมประจาเดือน ๆ ละ ๑ ครั้ง หรือ ๒ เดือนคร้ัง หรือการประชุมตามงวดปีงบประมาณ การประชุมลักษณะดังกล่าวนี้ ควรจัดระเบียบวาระการประชุมตามแนวคาอธิบายประกอบระเบียบ สานกั นายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซ่งึ สานักนายกรฐั มนตรีไดก้ าหนดไว้ ดังนี้ ระเบียบวาระท่ี ๑ เร่ืองทีป่ ระธานแจ้งให้ท่ีประชมุ ทราบ ระเบียบวาระที่ ๒ เร่ืองการรบั รองรายงานการประชมุ ระเบียบวาระที่ ๓ เรื่องทเี่ สนอใหท้ ่ปี ระชมุ รับทราบ ระเบียบวาระที่ ๔ เร่ืองท่ีเสนอใหท้ ปี่ ระชมุ พจิ ารณา ระเบยี บวาระที่ ๕ เรื่องอ่นื ๆ (ถ้ามี) พิจารณาการจัดระเบียบวาระการประชุมตามลักษณะที่ ๑ ในระเบียบวาระท่ี ๑ เร่ืองที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ บางแห่งอาจใช้ว่า เรื่องที่ประธานแจ้งต่อท่ีประชุมก็มี ท้ังน้ี เพราะเห็นว่าเป็นประโยคท่ีความหมายกว้างกว่า คือประธานอาจแจ้งให้ท่ีประชุมทราบก็ได้ และหรือ อาจแจ้งสอบถามหรือหารือท่ีประชมุ กไ็ ด้ ซงึ่ นับว่าเหมาะสมดี นอกจากน้ีถ้าเป็นการประชุมครั้งต่อไป อาจมีการเพ่ิมระเบียบวาระ เร่ืองสืบเน่ือง จากการประชุมคร้ังก่อน เข้าไว้เป็นระเบียบวาระที่ ๓ แล้วแก้ระเบียบวาระท่ี ๓, ๔, ๕ เดิมเป็น ระเบียบวาระที่ ๔, ๕, ๖ ตามลาดับ ก็ย่อมทาได้ เพราะการเพ่ิมระเบียบวารเรื่องสืบเนื่องจากการ ประชุมคร้ังก่อน จะช่วยให้เรื่องที่เคยประชุมคร้ังก่อนกันไว้ไม่มีเร่ืองค้างการประชุม ซ่ึงเป็นการ เหมาะสม สาหรับการจัดระเบียบวาระการประชุมลักษณะที่ ๒ เป็นการจัดระเบียบวาระการ ประชุมเป็นครั้งคราว ซึ่งเป็นการประชุมเฉพาะกิจ ประสงค์จะให้ที่ประชุมพิจารณาเป็นเร่ือง ๆ ไป

- 218 - ก็เอาช่อื เร่อื งที่จะพิจารณานนั้ ๆ มากาหนดเป็นระเบียบวาระการประชุมเรียงตามลาดับ ตัวอย่างเช่น ในการประชมุ เรื่อง การจดั งานวนั สถาปนากรมอาชีวศึกษา อาจจัดระเบยี บวาระการประชมุ ดงั น้ี ระเบียบวาระท่ี ๑ เร่ืองประธารแจ้งตอ่ ที่ประชมุ ระเบียบวาระท่ี ๒ เร่อื งกาหนดวนั สถานที่ จัดงานวันสถาปนากรมอาชวี ศึกษา ระเบยี บวาระท่ี ๓ เร่อื งการเชิญประธานในพธิ เี ปิด – ปิด กรมอาชวี ศกึ ษา และแขกผมู้ เี กยี รติ ระเบียบวาระที่ ๔ เรือ่ งการแต่งต้ังคณะกรรมการฝา่ ยต่าง ๆ ระเบยี บวาระที่ ๕ เร่อื งการจัดสถานท่ีจดุ ตา่ ง ๆ ในงานวันสถาปนากรมอาชวี ศึกษา ระเบยี บวาระที่ ๖ เร่อื งการจัดทาหนังสืองานวนั สถาปนากรมอาชวี ศกึ ษา ระเบียบวาระท่ี ๗ เรอ่ื งการปรบั ปรุงข้อปญั หาตา่ ง ๆ จากการจัดงานวันสถาปนา กรมอาชีวศกึ ษาคร้ังกอ่ น ระเบยี บวาระท่ี ๘ เรื่องอ่ืน ๆ (ถ้ามี) ๓๓.ถาม การจัดระเบยี บว่าระการประชมุ ตามคาอธิบายประกอบระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าาด้ว่ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ระเบียบว่าระท่ี ๑ เรื่องท่ีประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบกับ ระเบยี บว่าระท่ี ๓ เร่อื งทีเ่ สนอใหท้ ่ีประชุมทราบ จะถือว่าาเป็นการจัดระเบียบว่าระการประชุมซ้าซ้อน กันหรอื ไมา จงอธบิ าย ตอบ ไม่ถือวา่ เปน็ การจัดระเบยี บวาระการประชุมซา้ ซอ้ น ท้งั น้ีเพราะตามเจตนารมณ์ของ การจัดระเบียบวาระที่ ๑ เร่ืองที่ประธานแจ้งให้ท่ีประชุมทราบ เป็นการจัดระเบียบวาระให้แก่ ประธานการประชุมโดยเฉพาะ เพราะส่วนมากประธานมักมีเรื่องพิเศษนอกเหนือจากเรื่องตาม ระเบียบวารท่ี ๓ เร่ืองทีเ่ สนอใหท้ ป่ี ระชุมทราบ มาแจ้งต่อท่ีประชมุ เชน่ ประธานอาจไปราชการที่หน่ึง ท่ีใด ได้ประสงค์พบเห็นเร่ืองหน่ึงเรื่องใด ซ่ึงเป็นเร่ืองที่เกี่ยวข้องกับการประชุมย่อมนาเร่ืองนั้น ๆ มา แจง้ ตอ่ ท่ีประชมุ ได้เสมอ ซึ่งบางคร้งั ประธานอาจไม่เร่อื งแจง้ ต่อทีป่ ระชมุ ตามระเบยี บวาระที่ ๑ กไ็ ด้ สาหรับเรื่องท่ีเสนอให้ท่ีประชุมทราบตามระเบียบวาระที่ ๓ เป็นเรื่องที่เลขานุการ ของที่ประชมุ ได้รวบรวมหนงั สอื ราชการจากส่วนราชการตา่ ง ๆ ที่มีมาถึงในรอบเดือนหนึ่งๆ แล้วนามา เสนอให้ท่ีประชุมทราบเป็นเร่ือง ๆ จึงไม่ถือว่าเป็นการซ้าซ้อนกับระเบียบวาระท่ี ๑ เรื่องท่ีประธาน แจง้ ให้ที่ประชมุ ทราบ ๓๔.ถาม ข้อพงึ ปฏิบัติในการใชส้ มุดประชุมมีอยาา งไรบาง จงแจ้งมาเปน็ ข้อ ๆ ตอบ ข้อพงึ ปฏิบตั ใิ นการใช้สมดุ ประชุม มีดงั น้ี ๑. ควรใช้สมดุ ปกแขง็ ขนาดใหญ่ (สมดุ เบอร์ ๑) เปน็ สมุดประชมุ ๒. ควรเขียนข้อความลงในแผน่ กระดาษแลว้ ปดิ ไว้ท่ีหนา้ ปก ดงั น้ี

- 219 - สมุดประชมุ เลม่ ท.ี่ ...... ของ ......................................................................... เริม่ ใช้เมื่อวนั ท.ี่ ...... เดอื น...................พ.ศ. .............. ถึงวันที.่ ..........เดอื น.......................พ.ศ. ................... ๓. จดั หอ่ ปกพลาสตกิ ให้เรยี บรอ้ ยเพอื่ ความคงทนถาวร ๔. หน้าแรกควรวันไว้ ๑-๒ แผ่น เพ่ือเขียนสารบัญรายการประชุมแต่ละคร้ัง (ถ้ามี การประชุมหลายประเภทอาจจดั ใหม้ ีสมุดในการประชุมมากกว่า ๑ เล่มก็ได)้ ๕. ในการประชุมแต่ละคร้ังต้องให้ผู้เข้าประชุมลงช่ือในสมุดไว้เป็นหลักฐานโดยใช้ แบบบญั ชีลงชือ่ ดงั น้ี การประชมุ .............................. ครง้ั ท.่ี ......../............ วันท่ี...................เวลา............. น. ณ................................................. ผู้มาประชมุ เลขที่ ชื่อ (ตัวบรรจง) ตาแหน่ง ลายมอื ช่อื หมายเหตุ (ถา้ เข้าประชุมแทนเข้า ประชมุ ในฐานะผ้เู ขา้ ร่วม ประชุม ใหเ้ ขยี นแสดงไว้ ในชอ่ งหมายเหตดุ ว้ ย) ๖. หนา้ ถดั จากหลกั ฐานลงชื่อเขา้ ประชุม ให้ทารายงานการประชุมคร้ังนั้น ๆ มาติด ไวใ้ ห้ครบถว้ น ๗. เมื่อถึงการประชุมครั้งต่อไป จะมีการรับรองรายงานการประชุมครั้งก่อนด้วย เพ่ือเป็นหลักฐาน เลขานุการการประชุมควรบันทึกข้อความการรับรองรายงานการประชุมไว้ ทใ่ี ตล้ ายมือช่อื ผ้จู ดรายงานการประชมุ ทางด้านซา้ ยมือ ๘. เลขานุการการประชุม จะตอ้ งจัดทาสมดุ ประชมุ ให้เปน็ ปัจจบุ ันเสมอ 37.ถาม ในกรณีท่ีมีผู้มาประชุมจานว่นมาก เชาน มีผู้มาประชุมจานว่น 100 คนขึ้นไป ใน การทารายงานการประชุม จะต้องพมิ พ์ชื่อผูม้ าประชุมให้ครบถ้ว่นหรือไมา จงอธบิ าย ตอบ ในการประชุมที่มีผู้มาประชุมจานวนมาก เช่น ในการประชุมคณะครู-อาจารย์ของ สถานศกึ ษาประจาเดอื น ซึ่งมผี ู้มาประชุมจานวน 100 คนขนึ้ ไป ในการทารายงานการประชุม อาจ

- 220 - ไม่ตอ้ งพมิ พช์ ื่อผู้มาประชุมทุกคนแสดงไว้ในรายงานการประชุมท้ังหมดก็ได้ แต่ควรเขียนจานวนผู้มา ประชมุ ทกุ คนแสดงไว้ แลว้ บันทกึ ตอ่ ทา้ ยว่า “ตามรายชือ่ ในสมดุ ประชมุ ของ..........แทน” ดังนี้ “ผูม้ าประชุม มผี มู้ าประชุมท้ังส้นิ จานวน.......... คน ตามรายช่อื ในสมุดประชุมของสถานศกึ ษา” ๓6.ถาม การจดรายงานการประชุมมีปัญหาและข้อเสนอแนะอะไรบ้าง จงแจ้งให้ทราบ เปน็ ข้อ ๆ ตอบ การจดรายงานการประชมุ มปี ัญหาและข้อเสนอแนะ ดังน้ี ปญั หา ขอ้ เสนอแนะ ๑. ขาดความรู้ความเข้าใจ ขาดประสบการณ์ - ตอ้ งศึกษาระเบยี บว่าด้วยงานสารบรรณ และไมม่ คี วามรใู้ นรูปแบบการจดรายงานการ ให้มคี วามรู้ ความเขา้ ใจอยา่ งแท้จรงิ และ ประชมุ หาประสบการณ์ในเรื่องการจดรายงาน ๒. ขาดทักษะในการใช้สานวนภาษา และการใช้ การประชมุ ภาคปฏบิ ัติด้วยการใชส้ านวนภาษา ถอ้ ยคาทเี่ หมาะสม และการใช้ถอ้ ยคาท่ีเหมาะสม แลว้ นามาใช้ ๓. ขาดทักษะและสมาธิในการฟัง ทาให้จับ ใหบ้ งั เกดิ ผลดี ใจความสาคัญไม่ได้ เพราะการย่อใจความ - ตอ้ งมีใจจดจ่อในการฟังการประชมุ และ ยงั ไม่ดพี อ ทราบว่าแตล่ ะระเบยี บวาระการประชุมต้อง จดตอ้ งเนื้อหาสาคญั อะไรบ้าง จะไดจ้ ด รายงานการประชมุ ให้ตรงตามสาระสาคญั ได้ ครบถ้วน ๔. ผู้จดรายงานการประชุมส่วนใหญ่มักใช้แนว - การตอ้ งศกึ ษารายงานการประชุมทด่ี ี แลว้ การจดตามเคย ไม่พยายามฝึกฝนปรับปรุง พยายามปรบั ปรุงการจดรายงานการประชมุ ขอ้ บกพรอ่ งของตนใหเ้ หมาะสมดีข้นึ ของตนใหไ้ ด้มาตรฐานจนเป็นที่พอใจ ๕. ไมท่ ราบการใช้ ชอ่ื -นามสกลุ ตาแหนง่ ของ - ตอ้ งศึกษาและสอบถามให้ทราบการใช้ท่ี บุคคล ชื่อหน่วยงานและสถานทรี่ าชการที่ ถกู ต้องแล้วรวบรวมไวใ้ ห้มากทสี่ ดุ เพอื่ ถูกต้อง รวมทง้ั การใชร้ หัสและอักษรย่อ สามารถนามาใชไ้ ด้อยา่ งเหมาะสม ต่าง ๆ ๖. การประชมุ ท่ีไม่มรี ะเบียบวาระการประชมุ - ตอ้ งพยายามจดั ทาระเบียบวาระประชมุ ขึน้ ทาใหย้ ากต่อการจดรายงานการประชุม ทุกครัง้ ทีม่ กี ารประชมุ การ

- 221 - ๗. ประธานการประชุมไม่ดาเนินการประชุม ๑. จดั หาตาราเกี่ยวกับการเป็นประธานการ ตามระเบียบวาระ ไม่สามารถควบคุมการ ประชมุ ใหศ้ กึ ษาล่วงหน้า ประชุมให้ดาเนินไปอย่างเรียบร้อย พูดวกวน พูดเร็ว พูดมากเกินไป ขาดทักษะการสรุป ๒. จดั วทิ ยากรบรรยายใหค้ วามรู้ ประเดด็ ของการประชุม ๓. จัดให้เข้ารับการฝึกอบรมภาคปฏิบัติ ประชุมให้ตรงตามสาระ สาคัญ ได้ ครบถว้ น การกากบั ดูแลงานสารบรรณ ๓๗.ถาม จงกลาาว่ถึงแนว่ทางปฏบิ ตั ใิ นการกากบั ดูแลงานสารบรรณใหท้ ราบพอเขา้ ใจ ตอบ แนวทางปฏบิ ตั ใิ นการกากับดแู ลงานสารบรรณ มีดงั น้ี ๑. จัดทาคาส่งั แบง่ งานของส่วนราชการไว้เป็นหลักฐานใหเ้ ป็นปัจจุบัน ๒. หวั หนา้ ส่วนราชการ หรอื หน่วยงาน และหรอื ผชู้ ว่ ย ทาการจดบันทึกหนังสือเข้า ใหม่ บางเรื่องที่มีความสาคัญและหรือท่ีมีกาหนดให้ส่ง เพ่ือช่วยติดตามสอบถามในโอกาสใกล้ถึง กาหนดสง่ งาน ๓. จัดทาบัญชีกาหนดส่งงานให้เป็นปัจจุบัน โดยพิมพ์แจกเจ้าหน้าท่ีผู้เกี่ยวข้อง ทกุ คนและเขยี นรายการส่งงานประจาเดือนในแผน่ ป้ายประจาสานกั งานด้วย ๔. จดั ระบบการข้นั ตอนการเดินหนังสือราชการใหเ้ หมาะสม และแจ้งให้ผู้เก่ียวข้อง ทราบทัว่ กนั ๕. จัดกระบวนการปฏิบัติงานสารบรรณของหน่วยงานให้เป็นระบบงานที่ดี ทุกขนั้ ตอน ๖. จัดให้เจา้ หน้าที่ใชแ้ ฟม้ ตา่ ง ๆ ในการปฏิบัติงานอย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ ๗. จัดทาเอกสารหลักฐานที่ต้องมีการกากับดูแลให้ครบ และกาชับเจ้าหน้าที่ ผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติตามเอกสารหลักฐานต่าง ๆ ให้เรียบร้อยเป็นปัจจุบัน เช่น ทะเบียนหนังสือ รับ ทะเบียนหนังสือส่ง สมุดส่งหนังสือ ทะเบียนรหัสหนังสือ ทะเบียนคุมเรื่อง บัญชีหนังสือส่งเก็บ สารบญั เรื่องประจาแฟม้ ทะเบยี นหนังสือเก็บ ทะเบยี นคมุ การเกบ็ หนังสือตอนสิ้นปี และบัญชีเก่ียวกับ การเงนิ ๘. ดูแลตรวจสอบเอกสารหลักฐานท่ีต้องมีการกากับดูแล โดยการขอดูและ ตรวจสอบเป็นระยะ ๆ บางอย่างอาจกาหนดระยะเวลาการขอตรวจสอบไว้เป็นการแน่นอน เช่น บัญชี – ทะเบยี นเก่ยี วกับการเงนิ เปน็ ตน้ ๙. หัวหน้าส่วนราชการสอบถามการปฏิบัติงานของผู้ช่วยหัวหน้างานส่วนราชการ และเจ้าหน้าท่รี ะดบั ต่าง ๆ ตามโอกาสอันสมควร ผูช้ ่วยหวั หน้าสว่ นราชการ หมน่ั สอบถามหัวหน้าฝ่าย

- 222 - หัวหน้างานตามโอกาสอันควร และดูบัญชีกาหนดส่งงานควบคู่ไปด้วย บางคร้ังอาจขอตรวจสอบการ ปฏิบตั ิจากทะเบยี นคุมเรอ่ื งโดยตรงบา้ ง หวั หน้าฝ่าย หัวหน้างาน สอบถามเจ้าหน้าท่ีผู้ปฏิบัติและดูแล บัญชกี าหนดส่งงานรวมทั้งตดิ ตามการปฏิบัตจิ ากทะเบยี นคมุ เรื่องตามจังหวะอนั ควร ๑๐.จดั เกบ็ หนงั สือในระหวา่ งปแี ละตอนสนิ้ ปใี หเ้ ปน็ ระบบทีด่ ี ๑๑.จัดประชุมผู้มีหน้าท่ีกากับดูแลและเจ้าหน้าท่ีผู้ปฏิบัติตามโอกาสอันควร โดย สม่าเสมอเพ่ือปรึกษาหารือแนวทางปฏิบัติ รับทราบปัญหา และข้อเสนอแนะ แล้วช่วยกันปรับปรุง แก้ไขใหง้ านพฒั นายง่ิ ขน้ึ และควรจดั ประชุมเพอ่ื ประเมินผลงานประจาปอี ีกด้วย ๓๘.ถาม การใช้แฟ้มตาาง ๆ อยาางมีประสิทธิภาพ มีคว่ามสาคัญในด้านการปฏิบัติและ การ กากับดูแลงานสารบรรณ จงยกตัว่อยาางการจัดแฟ้มของเจ้าหน้าที่รับ – สางหนังสือ และเจ้าหน้าท่ี เจ้าของเรื่อง คว่รมีแฟม้ อะไรบ้าง ตอบ ๑. เจา้ หนา้ ที่ รบั - ส่ง หนงั สอื ควรจดั ให้มแี ฟ้มตา่ ง ๆ ดังนี้ ๑.๑ แฟม้ หนงั สอื เขา้ ใหม่ (ใช้แฟม้ หนีบปกแขง็ หรอื แฟ้มปกอ่อนเจาะใน) ๑.๒ แฟ้มเสนอตา่ ง ๆ ไดแ้ ก่ ๑.๒.๑ แฟ้มเสนอหนังสือเขา้ ใหม่ ๑.๒.๒ แฟม้ เสนอเรอื่ งธรรมดา ๑.๒.๓ แฟม้ เสนอเรอ่ื งดว่ น ๑.๓ แฟม้ รอส่ง (ใช้แฟม้ เช่นเดยี วกับ ๑.๑) ๑.๔ แฟ้มประชุมตา่ ง ๆ (ตามทไี่ ด้รับมอบหมายใหจ้ ัดเกบ็ ) ๑.๕ แฟ้มอน่ื ๆ ๒. เจา้ หน้าท่เี จา้ ของเรื่อง ควรจัดให้มีแฟม้ ตา่ ง ๆ ดงั นี้ ๒.๑ แฟ้มกาลังจัดทาหรอื แฟ้มระหวา่ งปฏิบตั ิ (ใชแ้ ฟม้ เช่นเดียวกบั ๑.๑) ๒.๒ แฟ้มรอตอบ (ใช้แฟ้มเดียวกบั ๑.๑) ๒.๓ แฟ้มรอเก็บ (ใช้แฟ้มแขวนหรือแฟ้มปกอ่อนเจาะใน) ควรจัดทาสารบัญ เรื่องประจาแฟ้มโดยมีแผ่นค่ันบ่งช้ีกากับ และควรแยกเก็บตามรหัสกลุ่มเรื่องของหนังสือ โดยมี ทะเบยี นรหสั หนังสอื กากับด้วย ๒.๔ แฟ้มระเบยี บ (ใช้แฟม้ ปกอ่อนชนดิ เจาะใน) ควรจดั ทาสารบัญเรื่องประจา แฟม้ และมแี ผน่ คั่นบ่งชีก้ ากับดว้ ย ๒.๕ แฟม้ ประชมุ ๒.๖ แฟ้มอ่นื ๆ

- 223 - การเกบ็ หนังสือ ๓๙. ถาม มีปัญหาและสาเหตใุ ดบา้ ง จึงจาเปน็ ตอ้ งจัดเก็บหนังสือให้ชอบด้ว่ยระบบทดี่ ี ตอบ มปี ัญหาและสาเหตทุ ี่จาเป็นตอ้ งจดั เกบ็ หนงั สือให้ชอบด้วยระบบทีด่ ี ดังนี้ ๑. ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ได้ยกเลิก ระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖ รวมทั้งเรื่องการจัดกลุ่มหนังสือต่าง ๆ ในงานการจัดเก็บ หนงั สือและไม่ได้ช้แี จงแนะนาวธิ กี ารเกบ็ หนงั สอื ไวใ้ หช้ ัดเจนเปน็ ปัญหาในทางปฏิบตั ิ ๒. ในปัจจุบันงานเกี่ยวกับการบริหารเอกสาร โดยเฉพาะการจัดเก็บหนังสือของ สว่ นราชการและหนว่ ยงานตา่ ง ๆ โดยท่ัวไปยังไม่ไดจ้ ัดเก็บหนงั สือให้เปน็ ระบบที่เหมาะสม ๓. ในแต่ละส่วนราชการและหน่วยงานต่าง ๆ ต่างจัดเก็บหนังสือตามความรู้สึก นกึ คดิ ของตนเอง การกาหนดรหัสของหนังสือของแต่ละส่วนราชการยังไม่เป็นสากล และยังไม่มีคู่มือ หรือแนวทางให้ถือปฏบิ ัตแิ ตอ่ ยา่ งใด ๔. ขาดความคลอ่ งตวั ในการปฏิบัตงิ านสารบรรณ รวมท้ังงานการเก็บหนงั สอื ๕. การควบคุมงานและการติดตามงานเกี่ยวกบั หนงั สือยังไม่มปี ระสิทธภิ าพดพี อ ๖. เมื่อเจ้าหนา้ ทเ่ี จ้าของเรอื่ งไมอ่ ยู่ เจ้าหนา้ ที่คนอืน่ ไม่สามารถทาหน้าท่แี ทนได้ ๗. มักปรากฏอยู่เสมอว่าคน้ หาหนงั สือ ๆ ไดย้ ากและมหี นงั สือหายอยู่เสมอ ๘. ผู้บริหารและเจ้าหน้าท่ีขาดความสนใจ ขาดความกระตือรือร้น ไม่คิดหาทาง ปรบั ปรงุ งานการเกบ็ หนังสือใหด้ ีขึ้น ๙. ผู้บรหิ ารและเจา้ หน้าทีข่ าดความรคู้ วามเข้าใจเก่ยี วกบั การเก็บหนังสือ ๑๐.การจัดเกบ็ หนังสอื ขาดความเปน็ ระเบยี บเรียบร้อย ไม่เป็นตัวอย่างที่ดี ๔๐.ถาม การเก็บหนังสอื ตามระเบยี บว่าาดว้ ่ยงานสารบรรณ มกี ลี่ ักษณะ จงอธบิ าย ตอบ การเก็บหนังสือแบ่งออกเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเม่ือปฏิบัติเสร็จแล้ว และการเกบ็ ไวเ้ พ่ือใช้ตรวจสอบ การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ยังปฏิบัติไม่เสร็จ ให้อยู่ใน ความรับผิดชอบของเจา้ ของเรอื่ ง การเก็บเม่ือปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และ ไม่มีอะไรท่ีจะตอ้ งปฏบิ ัติต่อไปอีก อยู่ในความรบั ผดิ ชอบของเจา้ หน้าทเี่ จา้ ของเร่อื ง การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จเรียบร้อย แล้วแต่จาเป็นต้องใช้ ในการตรวจสอบเป็นประจา ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของ ส่วนราชการ ให้เจ้าหน้าท่ีเจ้าของเร่ืองเก็บเป็นเอกเทศโดยแต่งต้ังเจ้าหน้าที่ข้ึนรับผิดชอบก็ได้

- 224 - เม่ือหมดความจาเป็นท่ีจะต้องใช้ในการตรวจสอบแล้ว ให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยเก็บของส่วน ราชการ ๔๑.ถาม ทาไมจึงต้องจดั เกบ็ หนังสอื ใหช้ อบด้ว่ยระเบยี บและเป็นระบบที่ดี ตอบ การท่ตี ้องจดั เก็บหนงั สือใหช้ อบดว้ ยระเบยี บและเปน็ ระบบทดี่ ี มีวตั ถุประสงค์ดงั นี้ ๑. เพื่อให้การบริหารเอกสาร โดยเฉพาะการจัดเก็บหนังสือเป็นระบบท่ีดีและ เปน็ ไปตามเจตนารมณข์ องระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงานสรบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ๒. เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อย สวยงาม สะดวกต่อการปฏิบัติงานสามารถ คน้ หาได้รวดเรว็ ๓. เพ่ือให้เจ้าหนา้ ท่สี ามารถปฏิบัตงิ านแทนกันได้ ๔. เพอื่ เสริมสรา้ งบรรยากาศทด่ี ใี นการทางาน และให้บังเกิดความสบายใจ ๕. เพ่ือเสริมสร้างวินัยที่ดีในการทางาน และการเก็บรักษาสิ่งของให้เป็นระเบียบ เรยี บร้อย ๖. เพื่อเก็บหนังสือให้อยู่ในสภาพท่ีดีภายในกาหนดระยะเวลา ได้รับการดูแล อยู่เสมอและปอ้ งกนั มใิ หห้ นงั สือสูญหาย ๗. เพื่ออานวยความสะดวกแก่ผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้างานงาน หรือผู้เก่ียวข้อง ในการควบคมุ ตรวจสอบ และตดิ ตามเร่ืองตา่ ง ๆ ๘. เพ่ือสง่ เสรมิ การปรบั ปรุงงานให้เจริญก้าวหนา้ ๙. เพื่ออานวยความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อและเป็นแบบอย่างท่ดี ี ๑๐.เพอ่ื ความสะดวกในการคดั แยกหนังสือก่อนขออนุญาตทาลาย ๔๒.ถาม การจดั เก็บหนงั สอื ใหบ้ งั เกิดผลดี มหี ลกั สาคัญท่คี ว่รยดึ ถือปฏิบตั ิอะไรบา้ ง ตอบ การจัดเก็บหนังสือให้บงั เกดิ ผลดี มหี ลกั สาคญั ควรยึดถือปฏบิ ตั ิ ดังน้ี ๑. จัดเก็บใหช้ อบดว้ ยระเบียบวา่ ด้วยงานสารบรรณ ๑.๑ จัดเก็บให้ครบท้ัง ๓ ลักษณะ คือ เก็บระหว่างปฏิบัติ เก็บเม่ือปฏิบัติเสร็จ แลว้ และเกบ็ ไว้เพ่อื ใช้ในการตรวจสอบ ๑.๒ จัดเกบ็ ใหเ้ ป็นไปตามอายกุ ารเกบ็ หนังสอื ตามที่ระเบียบกาหนดไว้ ๑.๓ ใช้แบบบญั ชีตา่ ง ๆ ตามทรี่ ะบุไวใ้ นระเบยี บ ๑.๔ จัดทารหัสแฟม้ การเก็บหนงั สือ ๑.๕ รจู้ กั รกั ษาหนังสือให้คงสภาพเดมิ ๒. จัดเกบ็ ให้ชอบด้วยระบบที่ดี ๒.๑ มีรหสั ของหนงั สอื และแฟ้มทเี่ ปน็ สากลของสว่ นราชการนนั้ ๆ

- 225 - ๒.๒ มีทะเบยี นจัดระบบการเก็บ ๒.๓ จัดแฟ้มต่าง ๆ อยา่ งเหมาะสม ๒.๔ แยกตู้และชนั้ เกบ็ เป็นสัดสว่ น ๒.๕ ค้นหาสะดวก รวดเรว็ ๒.๖ เจา้ หน้าทส่ี ามารถปฏิบตั แิ ทนกนั ได้ ๓. รวู้ ธิ กี ารจัดเกบ็ คอื มีคู่มือการจัดเก็บหนังสอื เพื่อใชเ้ ป็นแนวทางในการจดั เกบ็ ๔. มีอปุ กรณ์ เครื่องมอื เครอ่ื งใช้ ในการจัดเกบ็ ให้พรอ้ ม ๕. จดั เกบ็ ใหเ้ รียบรอ้ ย สวยงาม ๔๓.ถาม หนงั สอื ราชการท่ีต้องจัดเก็บมอี ะไรบ้าง ตอบ หนังสอื ราชการท่ตี อ้ งจัดเก็บ มีดังนี้ ๑. หนังสอื ภายนอก ๒. หนงั สือภายใน ๓. หนังสือประทับตรา ๔. หนังสือสงั่ การ ๕. หนงั สือประชาสัมพนั ธ์ ๖. หนังสือท่ีเจ้าหน้าท่ีทาข้ึนหรือรับไวเ้ ป็นหลักฐานในราชการ ๔๔.ถาม ผมู้ ีหน้าท่ีในการจัดเก็บหนงั สือไดแ้ กใา ครบา้ ง ตอบ ผู้มีหนา้ ท่ีในการจดั เก็บหนงั สอื ไดแ้ ก่ ๑. เจ้าหน้าทรี่ ับ – สง่ หนังสอื ๒. เจ้าหนา้ ที่เจา้ ของเรอ่ื ง ๓. หัวหนา้ งาน หัวหนา้ ฝ่าย ๔. ผูช้ ่วยผบู้ รหิ ารของสว่ นราชการหรือหน่วยงาน ๕. ผบู้ รหิ ารของสว่ นราชการหรอื หน่วยงาน ๖. เจา้ หนา้ ทีเ่ ก็บหนังสือประจาหนว่ ยเกบ็ ของสว่ นราชการหรือหน่วยงาน ๔๕.ถาม เจ้าหน้าที่เก็บหนังสือประจาหนาว่ยเก็บ หมายคว่ามว่าาอยาางไร ทุกสาว่นราชการหรือ หนาว่ยงานจะตอ้ งจัดใหม้ เี จา้ หนา้ ทีเ่ ก็บหนงั สอื ประจาหนาว่ยเกบ็ หรือไมา ตอบ เจ้าหนา้ ทีเ่ กบ็ หนงั สอื ประจาหน่วยเก็บ หมายถึง เจ้าหน้าท่ีหนังสือของส่วนราชการ หรือหน่วยงานน้ัน ๆ ยกตัวอย่างเช่น สานักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการในสมัยก่อนเคยแบ่งส่วน ราชการโดยมีแผนกเก็บ (ปัจจุบันเป็นงานจัดเก็บเอกสาร) ซึ่งถือว่าเป็นหน่วยเก็บหนังสือของส่วน

- 226 - ราชการ หัวหน้าแผนกเก็บจึงเป็นเจ้าหน้าท่ีเก็บหนังสือประจาหน่วยเก็บของสานักงานปลัดกระทรวง ศกึ ษาธิการ สาหรบั สว่ นราชการอ่ืนอยู่ท่ีเล็กกว่าระดับกรม ยังไม่มีการแบ่งส่วนราชการเป็นหน่วยเก็บ หนังสือของส่วนราชการ และยังไม่มีผู้รับผิดชอบงานนี้โดยเฉพาะ คือยังไม่มีเจ้าหน้าที่เก็บประจา หน่วยเกบ็ แต่อย่างใด ในทางปฏิบัติ เพ่ือให้เป็นไปตามเจตนารมณ์ของระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ สว่ นราชการต่าง ๆ ควรแต่งตั้งให้มีผู้ทาหน้าที่เจ้าหน้าท่ีเก็บหนังสือประจาหน่วยเก็บของส่วนราชการ เพื่อรบั ผิดชอบการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จแล้วของฝ่าย งานต่าง ๆ ตอนส้ินปีหน่ึง ๆ ขึ้นโดยเฉพาะ กจ็ ะทาให้งานเก็บหนงั สือของส่วนราชการเป็นการปฏบิ ตั ิท่ชี อบด้วยระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ อน่ึง ส่วนราชการบางแห่งท่ีมีเจ้าหน้าท่ีจานวนจากัด ได้กาหนดให้เจ้าหน้าท่ี เจ้าของเรื่อง ทาหน้าทเ่ี จ้าหน้าทเี่ ก็บประจาหน่วยเก็บของส่วนราชการด้วย ก็ถือว่าเป็นการแก้ปัญหา เฉพาะหน้าได้ทางหน่ึง แต่ควรออกคาสั่งแต่งตั้งให้ทาหน้าท่ีเจ้าหน้าที่เก็บหนังสือประจาหน่วยเก็บ ของสว่ นราชการไว้เปน็ หลักฐานดว้ ย ๔๖.ถาม จงกลาา ว่ถงึ อายกุ ารเกบ็ หนังสอื ตามระเบยี บว่าา ด้ว่ยงานสารบรรณมาให้ทราบ ตอบ อายุการเก็บหนังสือโดยปกติให้เก็บไวไ้ ม่น้อยกวา่ ๑๐ ปี เวน้ แต่หนังสอื ดงั นี้ ๑. หนงั สือทีต่ ้องสงวนเปน็ ความลบั ให้ปฏบิ ตั ิตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการ รกั ษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ ๒. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สานวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวน หรือหนังสืออ่ืนใดท่ีได้มีกฎหมายและระเบียบแบบแผนกาหนดไว้เป็นพิเศษ การเก็บให้เป็นไปตาม กฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น ๓. หนงั สือทเี่ กยี่ วกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียม จารีตประเพณี สถิติหลักฐาน หรือเร่ืองที่ต้องใช้สาหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกันให้เก็บเป็นหลักฐานทาง ราชการตลอดไป หรอื ตามทก่ี องจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศลิ ปากร กาหนด ๔. หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จแล้วและเป็นคู่สาเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่น ใหเ้ ก็บไวไ้ ม่นอ้ ยกว่า ๕ ปี ๕. หนังสือที่เป็นเร่ืองธรรมดาสามัญ ซ่ึงไม่มีความสาคัญและเป็นเรื่องท่ีเกิดข้ึนเป็น ประจา เมอ่ื ดาเนนิ การแล้วเสรจ็ ใหเ้ กบ็ ไว้ไม่น้อยกว่า ๑ ปี ในกรณีหนังสือเกี่ยวกับการเงิน ซ่ึงมิใช่เป็นเอกสารสิทธิ หากเห็นว่าไม่มีความ จาเป็นตอ้ งเกบ็ ไวถ้ งึ ๑๐ ปี ใหท้ าความตกลงกับกระทรวงการคลังเพ่อื ขอทาลาย สรุปได้ว่า อายุการเกบ็ หนังสือ มีต้ังแต่ต้องเก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑ ปี ๕ ปี ๑๐ ปี และ ต้องเกบ็ ไว้ตลอดไปหรือตามทก่ี องจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร กาหนด ๔๗.ถาม หนังสอื ของสาว่นราชการทมี่ อี ายุครบ ๒๕ ปี จะต้องปฏบิ ตั ิอยาา งไร

- 227 - ตอบ ทุกปีปฏิทินให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีการอายุครบ ๒๕ ปี นับจากวันที่ได้จัด ข้ึนที่เก็บไว้ ณ สว่ นราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๕ ปี ให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปถี ัดไป เวน้ แตห่ นงั สอื ดงั ต่อไปน้ี ๑. หนงั สอื ที่ตอ้ งสงวนเป็นความลับ ใหป้ ฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการ รักษาความปลอดภัยแหง่ ชาติ ๒. หนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบท่ีออกใช้เป็นการทั่วไปกาหนดไว้ เป็นอยา่ งอื่น ๓. หนังสือที่ส่วนราชการมีความจาเป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการน้ัน ให้จัดทาบัญชี หนังสอื ครบ ๒๕ ปี ท่ีขอเกบ็ เอง ส่งมอบให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากร ๔๘.ถาม แนว่ทางปฏิบัติเก่ียว่กับหนังสือที่สาว่นราชการประสงค์จะฝากให้กองจดหมายเหตุ แหางชาติ กรมศิลปากรเกบ็ ไว่้ มีอยาางไรบ้าง ตอบ หนังสือท่ียังไม่ถึงกาหนดทาลาย ซ่ึงส่วนราชการเห็นว่าเป็นหนังสือที่มีความสาคัญ และประสงคท์ ีจ่ ะฝากให้กองจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากรเก็บไว้ ใหป้ ฏิบัติดังน้ี ๑. จัดทาบัญชีฝากหนังสือตามแบบท่ี ๒๓ ท้ายระเบียบด้วยงานสารบรรณอย่าง นอ้ ยให้มีตน้ ฉบับและสาเนาคูฉ่ บบั ด้วย ๒. ส่งต้นฉบับและสาเนาคู่ฉบับ บัญชีฝากหนังสือพร้อมกับหนังสือท่ีจะฝากให้กอง จดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร ๓. เม่ือกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือ แล้วใหล้ งนามในบญั ชฝี ากหนงั สอื แลว้ คืนต้นฉบับให้ส่วนราชการผู้ฝากเก็บไว้เป็นหลักฐาน หากส่วน ราชการผู้ฝากต้องการหนังสือหรือขอคืน ให้ทาได้โดยทาหลักฐานต่อกันให้ชัดแจ้งเมื่อถึงกาหนดการ ทาลายหนงั สือใหส้ ่วนราชการผฝู้ ากดาเนินการตามระเบียบ ๔๙.ถาม ตามระเบียบว่าาด้ว่ยงานสารบรรณ ได้กลาาว่ถึงเร่ืองการรักษาหนังสือไว่้อยาางไร จงแจง้ มาใหท้ ราบ ตอบ การรักษาหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ ทุกโอกาส หากชารุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม หากสูญหายต้องหาสาเนา มาแทน ถา้ ชารดุ เสียหายจนไมส่ ามารถซอ่ มแซมไดใ้ หค้ งสภาพเดมิ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบ และ ให้หมายเหตไุ ว้ในทะเบียนเก็บหนังสือดว้ ย ถ้าหนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมาย หรือหนังสือสาคัญที่เป็นการ แสดงเอกสารสทิ ธิ กใ็ หด้ าเนนิ การแจง้ ความตอ่ พนักงานสอบสวน ๕๐.ถาม จงอธิบายถงึ ว่ิธีเก็บหนังสอื ระหว่าางปฏบิ ตั มิ าให้ทราบพอเข้าใจ

- 228 - ตอบ การเก็บหนังสือระหว่างปฏิบัติ เป็นการเก็บเรื่องที่ยังปฏิบัติไม่เสร็จในระหว่างปี มแี นวทางปฏิบัตแิ ละวิธจี ดั เก็บ ดังน้ี ตราลงรหสั หนังสือ ๑. ลงรหสั ประจาเร่ืองในหนังสือหนา้ แรก รหสั ............................. ทแ่ี นวระดบั ชดุ คาขึ้นตน้ ผู้ปฏบิ ตั ิ ............................ .......................................... ............/.............../............ ๒. นาเสนอหวั หน้าหนว่ ยงาน ลงชอ่ื ยอ่ และวนั เดือน ปี กากับท่ตี รารหสั หนงั สอื ๓. ลงทะเบยี นรบั ในทะเบียนหนงั สือรับ ๔. ผู้ช่วยผู้บริหารพิจารณามอบหมาย หัวหน้าฝ่ายต่าง ๆ หรือเจ้าหน้าที่รับไป ปฏบิ ัติโดยลงชือ่ รับเรอ่ื งเป็นหลักฐานในทะเบยี นรบั ๕. เร่อื งใดอยูใ่ นระหว่างปฏิบตั ิ ใหน้ าเกบ็ ในแฟม้ ระหว่างปฏิบัติ ๖. เรอื่ งใดรอตอบจากหน่วยงานที่เกย่ี วข้อง นาสาเนาคฉู่ บับเก็บไวใ้ นแฟ้มรอตอบ ๗. ในแตล่ ะวนั ให้เกบ็ แฟ้มระหว่างปฏบิ ตั ิและแฟม้ รอรอตอบไว้ทชี่ ้นั หรือตู้พักเร่ือง ๘. เรื่องทสี่ ง่ ออก เม่ือทะเบียนสง่ แลว้ เก็บไวใ้ นแฟม้ รอส่ง ๙. เรอ่ื งลับ เก็บไว้ในแฟม้ ลบั ควรจัดเก็บไวอ้ กี ตหู้ นึง่ โดยเฉพาะอยู่ในทป่ี ลอดภัย ๕๑.ถาม จงอธิบายว่ธิ เี กบ็ หนงั สอื ท่ีปฏบิ ัติเสรจ็ แล้ว่ระหว่าา งปฏบิ ัติ มาใหท้ ราบพอเข้าใจ ตอบ การเก็บหนังสอื ที่ปฏิบัติเสรจ็ แล้วปฏิบตั ิระหวา่ งปี มแี นวทางปฏบิ ตั ิและวิธีเกบ็ ดังน้ี ๑. เจ้าหนา้ ทเ่ี จ้าของเรือ่ งเป็นผจู้ ดั เกบ็ ๒. จัดเก็บตามรหัสในทะเบียนจัดเก็บหนังสือราชการ โดยแยกเร่ืองเข้าแฟ้มเก็บ ระหว่างปตี ามรหสั หมวดหนังสือ กล่มุ เรอื่ ง และเรอ่ื งย่อ ๓. แฟม้ เกบ็ ระหวา่ งปี มี ๒ ชนดิ คอื ๓.๑ แฟ้มแขวน ๓.๒ แฟม้ ปกออ่ นชนิดเจาะใน แต่ละหมวดหนังสือควรใชแ้ ฟม้ สีเดียวกนั ๔. จดั เก็บแฟม้ ในตรู้ ะหวา่ งปี ใหต้ รงตามทะเบียนรหัสหนังสือ 5. ตู้เก็บแฟ้มระหว่างปี ใช้ตู้เหล็ก ๔ ลิ้นชักสาหรับเก็บแฟ้มแขวน และตู้ชนิด ๒ บานเปดิ สาหรับเกบ็ แฟ้มปกอ่อนเจาะใน ใหเ้ ขยี นทีต่ ้วู ่า “ตู้เก็บหนังสอื ระหว่างปี”

- 229 - ๖. การเก็บเรื่องเสร็จแล้วระหว่างปี แต่ละปีกเร่ืองไม่ต้องสลับหนังสือที่มีวันที่มา กอ่ นไวช้ า้ งบน 7. ทาทะเบียนจัดระบบการเก็บหนังสือระหว่างปีของเจ้าของเร่ืองไว้ ๒ ชุด เจ้าหนา้ ท่ีเจา้ ของเรื่องเกบ็ ไว้ ๑ ชุด อีก ๑ ชุดมอบผู้ช่วยผบู้ รหิ ารเกบ็ ไว้ 8. การเก็บเรื่องท่ีเป็นระเบียบให้แยกแฟ้มระเบียบ ตามกลุ่มเร่ือง เพื่อสะดวกใน การคน้ หา ๕๒.ถาม จงอธิบายการเกบ็ หนังสอื ทีป่ ฏบิ ัตเิ สรจ็ แล้ว่ตอนสนิ้ ปมี าใหท้ ราบ ตอบ ตามระเบียบว่าด้วยสารบรรณ ส่วนราชการและหน่วยงานต่าง ๆ ต้องจัดให้มี เจ้าหน้าท่เี กบ็ ประจาหนว่ ยเก็บของสว่ นราชการน้นั ๆ แตใ่ นทางปฏิบัติจรงิ ๆ ปรากฏว่า ส่วนราชการ หรือหน่วยงานต่าง ๆ มีเจ้าหน้าที่จานวนจากัด จึงมักกาหนดให้เจ้าหน้าที่เจ้าของเร่ืองทาหน้าที่เก็บ หนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จแล้วตอนส้ินปีด้วย ซ่ึงอาจกล่าวได้ว่าให้เจ้าหน้าท่ีเจ้าของเร่ืองทาหน้าท่ีเก็บ ประจาปีหนว่ ยเก็บตอนสนิ้ ปี โดยอนุโลมมีแนวทางปฏิบัติในการจดั เก็บดังน้ี ๑. ประทับตรากาหนดอายุการเก็บไว้ท่ีมุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรก ดังนี้ “เกบ็ ถึง พ.ศ. ...............” หรือ “หา้ มทาลาย” ๒. เก็บตามรหัสหมวดหนังสือ กลุ่มเรื่อง และเรื่องย่อ ตามท่ีจัดไว้ในทะเบียนรหัส หนังสือ ๓. จัดแฟ้มเก็บเม่ือส้ินปีไว้อีกชุดหน่ึง โดยยึดรหัสหนังสือตามทะเบียนรหัสหนังสือ เป็นหลัก เช่นเดยี วกัน ๔. แต่ละปึกให้เรียงหนังสือที่มีวันท่ีมาก่อนไว้ข้างบนหนังสือท่ีมีวันท่ีมาภายหลังไว้ ข้างลา่ งตามลาดบั ๕. จดั ทาบัญชหี นงั สือสง่ เกบ็ ๒ ชุด เจ้าหน้าท่ีเจ้าของเร่ืองเก็บไว้ ๑ ชุด อีกชุดหน่ึง มอบให้เจ้าหน้าที่เก็บประจาหน่วยเก็บของส่วนราชการ ๖. รวบรวมเร่ืองต่าง ๆ โดยระบายมาจากแฟ้มเก็บเรื่องเสร็จแล้วระหว่างปีแล้ว จัดเก็บไว้ในแฟ้มสันหนาเจาะกระดาษภายในหรือแฟ้มสันผูก เขียนหมายเลขประจาแฟ้ม พ.ศ. และ รหสั กลุ่มเร่ืองไวด้ ้วย ๗. จดั ทาสารบรรณเร่ืองท่ีเก่ยี วประจาแฟม้ ไว้ที่ปกดา้ นหน้าในแฟ้ม ๘. จดั ทาทะเบยี นหนังสือเก็บ จานวน ๒ ชดุ ๙. ที่ชนั้ หรอื ต้เู กบ็ หนังสอื เขียนไว้วา่ “ชั้นเก็บหนังสอื สน้ิ ปี” ๑๐.ระเบยี บและเรอื่ งท่ีใช้ตรวจสอบควรแยกเกบ็ ตา่ งหาก ให้สะดวกตอ่ การค้นหา ๕๓.ถาม จงอธิบายการเก็บหนังสือทปี ฏิบัตเิ สรจ็ แลว้ ่ ซ่ึงเป็นเรื่องเดิมหลาย พ.ศ. มาให้ทราบ พอเขา้ ใจ

- 230 - ตอบ หนังสือที่ปฏิบัติเสร็จแล้วซึ่งเป็นเรื่องเดิมหลาย พ.ศ. คือหนังสือเร่ืองเดิมที่ส่วน ราชการหรือหน่วยงานต่าง ๆ จัดเก็บไว้ตามความคิดเห็นของตนเอง ส่วนมากจัดเก็บไม่เป็นระบบท่ีดี ทั้งน้ี เพราะทางราชการยังไมไ่ ดจ้ ดั ทาคมู่ อื แนะแนวทางปฏิบัติในการจัดเก็บขึ้นไว้ให้ถือปฏิบัติ อย่างไร ก็ดี เม่ือทราบแนวปฏิบัติเก่ียวกับวิธีการเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จแล้วตอนส้ินปีแล้ว ก็จะช่วยให้มี ความเข้าใจในการเก็บหนังสือเรื่องเดิมได้เป็นอย่างดี เพราะมีแนวทางปฏิบัติอย่างเดียวกัน มขี อ้ เสนอแนะวธิ เี กบ็ ดงั น้ี ๑. หนังสือเร่ืองใดควรทาลายให้คัดแยกไว้ต่างหาก แล้วขออนุญาตทาลายตาม ระเบียบ เพ่อื จะไดม้ หี นังสอื ทจี่ ะจัดเกบ็ ปริมาณน้อยลง ๒. แต่ตงั้ เจา้ หนา้ ทเ่ี พ่อื ชว่ ยกนั คดั แยกหนังสือเรอื่ งเดมิ ๓. คดั แยกหนังสือท่ีจะจัดเก็บตามหมวดหนังสือ กลุ่มเร่ือง โดยยึดรหัสของหนังสือ ตามทะเบียนจัดระบบการเก็บหนังสือของส่วนราชการหรือหน่วยงานน้ัน ๆ เป็นหลักในการทาลาย เครื่องหมายรหัสลงในหนงั สือทค่ี ัดแยก เพื่อรวบรวมจัดเขา้ แฟ้มเกบ็ ต่อไป ๔. ดาเนินการจัดเก็บแบบเดียวกับการเก็บหนังสือปฏิบัติเสร็จแล้วตอนส้ินปี โดย เร่ิมจัดเก็บหนังสือของปีท่ีล่วงมาแล้วเป็นปีแรกก่อน แล้วจึงจัดเก็บหนังสือของ พ.ศ. ถัดไปตามลาดับ เปน็ ราย พ.ศ. ๕. สว่ นราชการต้องระดมสรรพกาลังเจ้าหน้าที่ช่วยกันปฏิบัติในการจัดเก็บหนังสือ ของทุกฝา่ ย งานพร้อมกนั ดว้ ยความรว่ มมือร่วมใจเปน็ อันดี ๖. จัดทาบัญชีหนังสือส่งเก็บและทะเบียนหนังสือเก็บตามระเบียบว่าด้วยงาน สารบรรณให้เรียบร้อย ๗. หลักสาคัญในการเก็บหนังสือ จะต้องเขียนแสดงรหัส หมวดหนังสือกลุ่มเร่ือง และ พ.ศ. ไวท้ ีแ่ ฟ้มหรือกล่องเก็บหนังสือให้ตรงกับทะเบียนคุมการเก็บหนังสือ และให้ทราบว่าอยู่ที่ตู้ หรอื ชัน้ ใดเพ่ือสะดวกต่อการคน้ หา ๘. ถ้าสามารถทาได้ ควรแต่งตั้งเจ้าหน้าท่ีเก็บเป็นประจาหน่วยเก็บหนังสือของ ส่วนราชการข้ึนไว้ด้วยจะได้มีผู้รับผิดชอบโดยเฉพาะ ท้ังเป็นการปฏิบัติท่ีชอบด้วยระเบียบว่าด้วยงาน สารบรรณ ๕๔.ถาม การเกบ็ หนังสือหมว่ดระเบียบ มวี ่ิธเี ก็บอยาา งไร จงอธบิ ายมาพอเขา้ ใจ ตอบ การเกบ็ หนังสอื หมวดระเบียบ หมายถึง กฎหมาย ขอ้ บงั คับ คาสงั่ ระเบียบ ประกาศ หนังสือสั่งการให้ถือปฏิบัติ หนังสือเหล่าน้ีโดยปกติจะไม่ทาการเก็บในลักษณะเก็บเร่ืองที่ปฏิบัติ เสร็จแล้วตอนส้นิ ปี แตเ่ ก็บในลักษณะระหวา่ งปฏิบัติ ทั้งน้ี เพราะหนังสือหมวดระเบียบจาเป็นต้องใช้ อ้างอิงอยู่เสมอ ตัวอย่างการจัดหนังสือหมวดระเบียบของสานักงานศึกษาธิการอาเภอได้แยกไว้ จานวน ๑๕ กลุ่มเรื่อง สาหรับส่วนราชการหรือหน่วยงานอื่นอาจจาแนกหนังสือหมวดระเบียบให้ มีกลุ่มเร่อื งนอ้ ยกวา่ ๑๕ กลุ่มเรื่อง ตามความจาเปน็ และเหมาะสมกไ็ ด้ มีแนวทางการจดั เก็บ ดงั นี้

- 231 - ๑. ควรจัดเก็บแฟ้มปกแข็งหรือแฟ้มปกอ่อนชนิดเจาะใน ถ้าจานวนระเบียบไม่มาก จนลน้ แฟ้มให้เกบ็ กลุ่มเรอ่ื งละ ๑ แฟม้ ถ้าระเบยี บกลมุ่ เร่อื งใดมีปริมาณน้อยจะจัดเก็บแฟ้มละ ๑ กลุ่ม เร่อื งก็ได้ ๒. ควรจัดเกบ็ แฟ้มระเบียบให้เป็นสเี ดยี วกนั เขียนเลขที่ประจาแฟ้มเรียงตามลาดับ และเขยี นรหัสกลุ่มเร่ืองเดียวกันไว้ทส่ี ันแฟ้มตอนบนให้เรียบร้อย สวยงาม ๓. การบรรจุระเบียบในแฟ้ม ถ้าเป็นระเบียบที่ออกก่อนควรเรียงไว้ข้างล่าง ระเบยี บท่ีออกภายหลงั ไว้ขา้ งบน ๔. จัดทาสารบาญเร่ืองประจาแฟ้มปิดทับไว้ที่กระดาษแผ่นหน้าของระเบียบ ฉบับแรก แล้วจัดทาแผ่นคั่นบ่งช้ีติดคั่นระเบียบต่าง ๆ ในแต่ละแฟ้ม โดยระบุตัวเลขที่สารบาญเร่ือง ประจาแฟ้ม เพือ่ สะดวกต่อการค้นหา ๕. ระเบยี บฉบบั ใดถา้ มีการแกไ้ ขต้องหมายเหตุไว้ในฉบับเก่า ส่วนฉบับใดถูกยกเลิก แลว้ ให้บนั ทกึ แสดงไว้ในระเบียบฉบับน้นั เพ่ือทราบดว้ ย และต้องพยายามจดั ใหเ้ ปน็ ปจั จบุ ันเสมอ ๖. ระเบียบฉบับใดมีความหนามากไม่อาจเก็บไว้ในแฟ้มได้ ให้บันทึกไว้ในทะเบียน จัดระบบการเก็บหนังสือในช่องหมายเหตุว่า เป็นเอกสารรูปเล่มมีอยู่ในหนังสือชื่ออะไร หน้าใด เกบ็ ไวท้ ่ีไหน เพอื่ สะดวกต่อการค้นหา ๗. ให้เก็บแฟ้มระเบียบไว้ท่ีตู้หรือช้ันเรียงตามลาดับกลุ่มเรื่อง โดยต้ังแฟ้มระเบียบ ให้สันแฟ้มอยู่ด้านนอก สามารถมองเห็นหมายเลขประจาแฟ้มและรหัสกลุ่มเรื่องได้ชัดเจน และที่ตู้ หรือช้ันที่เก็บระเบียบควรเขียนหมวดระเบียบและกลุ่มเร่ืองแสดงไว้ด้วย เพื่อความคล่องตัวในการ ค้นหา ๘. จัดทาทะเบียนคุมแฟ้มการเก็บระเบียบต่าง ๆ ไว้ด้วย เพื่อความสะดวกในการ ค้นหา การเกบ็ หนงั สอื หมวดระเบียบตามท่ีกลา่ วมานี้ เปน็ การเกบ็ ระเบียบของส่วนราชการ ซึ่งต้องกาหนดเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บโดยเฉพาะ สาหรับเจ้าหน้าท่ีเจ้าของเรื่อง หากเห็นว่า ตนจะต้องมีระเบียบเพ่ือใชอ้ ้างองิ ในขณะปฏิบัติงานตามเจ้าหน้าท่ีความรับผิดชอบ เพ่ือความคล่องตัว ในการปฏิบัติงาน ก็ควรถ่ายเอกสารระเบียบน้ัน ๆ เก็บไว้ในแฟ้มระเบียบประจาเจ้าหน้าท่ีเจ้าของ เร่ืองอีกด้วยกไ็ ด้ ๕๕.ถาม การเกบ็ หนงั สอื เรื่องลบั ใครเป็นผเู้ ก็บ และคว่รเกบ็ อยาา งไร ตอบ การเก็บหนังสือเรื่องลับ ในระหว่างปฏิบัติ (ระหว่างปี) ให้หัวหน้าหน่วยงานเป็น ผู้จัดเก็บไว้ในแฟ้มปกอ่อนชนิดเจาะใน หรือแฟ้มปกแข็งชนิดสปริงจับใน แล้วนาไปเก็บไว้ในตู้เหล็ก ๔ ล้ินชักหรือตู้เหล็กชนิด ๒ บาน ซึ่งเป็นตู้เก็บหนังสือของหัวหน้าหน่วยงานโดยเฉพาะ ให้ใส่กุญแจ ไว้ดว้ ย หรอื อาจพจิ ารณามอบให้เจ้าหน้าท่ีเจ้าของเรื่องเป็นผู้จัดเก็บก็ได้ โดยถือปฏิบัติตามระเบียบว่า ด้วยการรักษาความลับและความปลอดภยั แห่งชาติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้วตอนส้ินปี ควรจัดเก็บ

- 232 - ตามวิธีเดียวกันกับการเก็บหนังสือเม่ือปฏิบัติเสร็จแล้ว แต่ควรแยกเก็บไว้ในตู้เหล็กท่ีเก็บเรื่องลับ โดยเฉพาะ ใส่กุญแจให้เรียบร้อย และจัดทาทะเบียนคุมการเก็บหนังสือกากับด้วย เพ่ือสะดวกต่อ การค้นหา ๕๖.ถาม การปฏิบัตงิ านการเกบ็ หนงั สือ มีข้อสรปุ ในเชิงเสนอแนะอยาางไรบ้าง ตอบ การปฏิบัติงานการเก็บหนังสือ มขี อ้ สรปุ ในเชงิ เสนอแนะ ดงั น้ี ๑. ควรศึกษาค่มู อื และทะเบยี นรหสั หนงั สอื ใหเ้ ข้าใจดี ๒. ควรหาโอกาสไปดูงานการเกบ็ หนงั สือจริง ๆ ๓. กอ่ นเร่มิ งานจัดเกบ็ หนงั สอื ควรจัดเตรียมอปุ กรณ์ เครอื่ งมือ เคร่อื งใชใ้ ห้พรอ้ ม ๔. ควรดาเนินการจัดเก็บหนังสือในปีปัจจุบันให้เข้าระบบท่ีดีก่อน แล้วจึง ดาเนนิ การเกบ็ หนงั สือตอนสิ้นปี ๕. ในระหว่างการดาเนินการเก็บหนังสือ หากประสบปัญหา ควรช่วยกันคิดและ แก้ปญั หานนั้ ๆ ดว้ ยตนเอง ๖. การทาบัญชีเร่ืองประจาแฟ้มและทะเบียนคุมแฟ้มเก็บหนังสือมีความสาคัญ เพราะจะช่วยใหค้ ้นหาเร่ืองไดส้ ะดวก ๗. การเก็บหนังสือให้เป็นระเบยี บทด่ี ี ชว่ ยใหก้ ารบรหิ ารสานักงานมีประสทิ ธิภาพ ๘. ผ้บู ริหารและเจ้าหน้าท่ีต้องร่วมมือกัน ช่วยกันปฏิบัติงานการเก็บหนังสือให้เป็น ผลสาเร็จดว้ ยดี ๙. ทะเบียนรหัสหนังสือ ควรจัดทาให้ปัจจุบัน จัดให้มีทั้งทะเบียนกลางและ ทะเบยี นประจาตวั เจ้าหน้าทีเ่ จ้าของเร่ืองโดยเฉพาะด้วย

- 233 - แนวทางการพฒั นางานสารบรรณ ๕๗.ถาม จงแสดงข้อคิดเห็นเกี่ยวกับแนวทางในการพัฒนางานสารบรรณของส่วนราชการ ต่าง ๆ มาใหท้ ราบ ตอบ คาถามข้อนี้ขอแบ่งคาตอบออกเป็นสองขั้นตอน ข้ันตอนแรกเป็นการเสนอแนวทาง พัฒนางานสารบรรณของส่วนราชการโดยตนเอง ขั้นตอนที่สองเป็นการเสนอแนะส่วนราชการระดับ กระทรวง ทบวง กรม เรื่องพฒั นางานสารบรรณอยา่ งกว้างขวาง เพราะพจิ ารณาเห็นว่า ถ้าประสงค์ ให้งานสารบรรณเจริญก้าวหน้าโดยพร้อมเพรียงทั่วถึงกัน ทั้งจักรตัวใหญ่ และจักรตัวเล็กจะต้อง ช่วยกันพัฒนางานให้เกย่ี วขอ้ งสัมพนั ธ์กัน ๑. แนวทางการพัฒนางานสารบรรณของสว่ นราชการโดยตนเอง ๑.๑ จัดประชุมอบรมให้ความรู้ความเข้าใจแก่บุคลากรในสานักงานท้ัง ภาคทฤษฎแี ละปฏบิ ัติ 1.2 จัดทาและหรือจัดหาคู่มือการปฏบิ ตั ิงานสารบรรณ ให้บุคลากรใช้เป็นคู่มือ และแนวทางในการปฏบิ ัตงิ านสารบรรณ ๑.๓ จัดทาร่างแบบบันทึกเสนอ แบบบันทึกภายนอก และแบบอ่ืน ๆ ซ่ึงเป็น งานประจาเพอื่ ใชป้ ระจาหนว่ ย จะช่วยใหค้ วามสะดวกและคลอ่ งตวั ในการทางาน ๑.๔ จัดระบบการไหลเวียนของหนังสือใหเ้ ป็นระบบงานทเ่ี หมาะสม ๑.๕ จดั ระบบการกากบั ดูแลงานสารบรรณของสานักงานให้มปี ระสทิ ธภิ าพ ๑.๖ จดั เก็บหนงั สอื ให้เปน็ ระบบที่ดี และจัดทาลายหนงั สือตามระเบยี บ ๑.๗ จัดประชมุ ปรกึ ษาหารอื เพ่อื ปรบั ปรงุ งานสารบรรณตามโอกาสอันควร ๑.๘ จัดใหม้ ีการนิเทศ ตดิ ตามงาน และประเมินผลงานประจาปี ๒. ข้อเสนอแนะให้มกี ารพัฒนางานสารบรรณระดบั กระทรวง ทบวง กรม

- 234 - ๒.๑ จัดประชุมสัมมนาเชิงปฏิบัติว่าด้วยงานสารบรรณ โดยเชิญผู้รอบรู้และ สนใจงานสารบรรณทุกกรมมาเข้าประชุม เพ่ือพิจารณาปัญหาและแนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณ แล้วจดั ทาคมู่ อื การปฏบิ ตั งิ านสารบรรณขึน้ ด้วย ๒.๒ ขอให้จัดขณะผู้ให้การฝึกอบรมระดับกระทรวงและหรือกรมขึ้น เพ่ือ ดาเนินการจัดฝกึ อบรมคณะวทิ ยากรระดับเขต ๒.๓ กรมที่มีสถานศึกษาในสังกัด เช่น สถาบันราชภัฎ สานักงานคณะกรรม การอาชีวศึกษา สถาบันเทคโนโลยีราชมงคล ควรจัดบรรจุหลักสูตรงานสารบรรณไว้ในหลักสูตร การศึกษาอยา่ งกว้างขวาง ให้สามารถออกไปปฏบิ ตั ิงานสารบรรณในสว่ นราชการตา่ ง ๆ ได้เปน็ อยา่ งดี ๒.๔ จัดให้มีการนิเทศ ติดตามงาน และประเมินผลการงานสารบรรณของ สว่ นราชการตา่ ง ๆ เป็นประจา ๒.๕ จัดประชุมสัมมนาผู้บริหารและเจ้าหน้าท่ีของส่วนราชการต่าง ๆ เพื่อให้ ความรู้ ความเข้าใจพิจารณาปญั หาและปรับปรงุ งานสารบรรณอย่างทั่วถึงเป็นประจาทกุ ปี ๒.๖ มอบหมายงานให้สถาบันพัฒนาผู้บริหารการศึกษา (ศธ.) เป็นเจ้าของเร่ือง ในการพฒั นางานสารบรรณระดบั กระทรวง และเผยแพรง่ านนใี้ นการฝกึ อบรมผ้บู ริหารทกุ รุ่น ข้อสังเกตบางประการเกย่ี วกบั สารบรรณ ๕๘. ถาม การเรียกชื่อและการเขียนสาว่นราชการคาว่าา “สานักงานปลัดกระทรว่ง” กระทรว่งศึกษาธิการ หรือ “สานักงานปลัดกระทรว่งศึกษาธิการ” ใช้อยาางไหนจึงจะเป็นการใช้ ทถ่ี ูกตอ้ ง ตอบ จาได้ว่า เก่ียวกับเร่ืองน้ีเคยมีหนังสือจากสานักนายกรัฐมนตรี ชี้แจงซักซ้อมความ เข้าใจเกี่ยวกับการใช้คาน้ีไว้ โดยช้ีแจงว่า ไม่ว่าจะเป็นการเรียกช่ือส่วนราชการหรือช่ือตาแหน่ง ถ้าคาสดุ ทา้ ยของช่อื ในประโยคแรกกับคาแรกของช่ือในประโยคหลังเป็นคาซ้ากัน ให้ยุบเหลือเพียงคา เดียว เชน่ ๑. สานักงานปลัดกระทรวง กระทรวงศึกษาธิการ ให้ใช้ว่า “สานักงาน ปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ าร” ๒. ศาลากลางจังหวดั จงั หวดั นนทบรุ ี ให้ใช้วา่ “ศาลากลางจังหวัดนนทบรุ ี” ๓. ปลดั กระทรวง กระทรวงศกึ ษาธกิ าร ให้ใชว้ ่า “ปลัดกระทรวงศกึ ษาธกิ าร” ๔. ผู้ว่าราชการจังหวดั จังหวดั ลพบรุ ี ให้ใชว้ ่า “ผู้วา่ ราชการจังหวดั ลพบุรี” ดังนั้น จากคาถามจึงขอตอบว่าให้ใช้คาว่า “สานักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ” เปน็ การถกู ตอ้ งทง้ั นเ้ี ว้นแต่กรณีทเี่ ป็นแบบพมิ พ์ได้พมิ พข์ อ้ ความวา่ “กรม..............กระทรวง..............” แยกกันไว้ ถ้าจะกรอกข้อความในแบบพิมพ์น้ัน ก็ควรกรอกตามแบบพิมพ์ว่า “กรม สานักงาน ปลัดกระทรวง กระทรวง ศกึ ษาธกิ าร” คงใช้ได้

- 235 - ๕๙.ถาม ทาา นมคี ว่ามรคู้ ว่ามเข้าใจในการใช้คา “อนญุ าต” และ “อนมุ ัติ” อยาางไร จงอธบิ าย ตอบ การใชค้ า “อนญุ าต” และ “อนมุ ัติ” โดยปกติต้องใช้ใหถ้ ูกตอ้ งตามกฎหมายระเบียบ และหลกั การ เช่น การไปราชการและการลาต่าง ๆ ต้องใช้คา “อนุญาต” เรื่องเกี่ยวกับการเงิน มักใช้ คาว่า “อนุมัติ” เป็นส่วนใหญ่ เว้นเฉพาะบางรายการ เช่น ในแบบพิมพ์การรายงานการเดินทางไป ราชการเพื่อเบิกเงิน ใช้คาว่า “อนุญาตให้จ่ายได้” ดังน้ัน การใช้คาท้ังสองน้ี ต้องถือตามกฎหมาย และระเบยี บกาหนดไวเ้ ปน็ ประการสาคัญ แต่ถ้ายังไม่มีกฎหมายหรือระเบียบกาหนดไว้อย่างแน่นอน ว่าให้ใช้คาใด การตัดสินใจของผู้ทาหนังสือราชการควรยึดหลักเร่ืองนั้น ๆ ผู้มีอานาจควรจะสั่ง ในลักษณะที่มีอานาจมากน้อยเพียงใด และประสงค์จะให้ผู้รับคาสั่งปฏิบัติ มีความมั่นใจในการนาไป ปฏบิ ตั ติ ามทสี่ ง่ั อย่างมนี ้าหนกั มากเพียงใด ท้งั นี้ เพราะตามรูปศัพท์คาว่า “อนุญาต” แปลว่า ยินยอม ยอมให้ ตกลง ซ่ึงมีน้าหนักท้ังด้านอานาจผู้สั่งและผู้ถือปฏิบัติตาม มากกว่าคาว่า “อนุมัติ” ซึ่งแปลว่า เห็นชอบตาม ซง่ึ มนี า้ หนักในด้านอานาจของผู้สัง่ และผู้ถือปฏบิ ัติตามนอ้ ยกว่าคาว่า “อนุญาต” จึงต้อง เลอื กใช้คาใดคาหนง่ึ ให้เหมาะสมกับเรือ่ งท่ีปฏบิ ตั ิ ในกรณีเจ้าหน้าที่เจ้าของเร่ืองบันทึกเสนอใช้คาว่า “อนุญาต” หรือ “อนุมัติ” โดย ปกติ ผู้มีอานาจสั่งการควรสั่งการตามคาที่ผู้บันทึกเสนอเลือกใช้ แต่ถ้าเห็นว่าผู้บันทึกเสนอใช้คาที่ ไม่เหมาะสมผู้มีอานาจสั่งการอาจเลือกใช้อีกคาหนึ่งก็ย่อมได้ หากมีกฎหมายหรือระเบียบกาหนดไว้ แน่นอน ผบู้ นั ทกึ เสนอควรใช้คาให้ชอบด้วยกฎหมายหรอื ระเบียบและผู้มีอานาจส่ังการก็ควรส่ังการให้ ชอบดว้ ยกฎหมายหรือระเบยี บเชน่ เดียวกนั ไมค่ วรส่งั การให้ขดั กัน ๖๐.ถาม การออกคาสั่งแตางตั้งข้าราชการหรือบุคคลโดยมีการใช้คาว่าา “จึงขอแตางต้ัง” “จึง สมคว่รแตางตัง้ ” และ “จึงใหแ้ ตงา ต้งั ” เป็นการชอบหรือไมา จงอธบิ าย ตอบ ได้พิจารณาแล้วเห็นว่า การใช้คาท้ัง ๓ นี้ ยังไม่เหมาะสม เพราะผู้มีอานาจยังไม่ได้ ใชอ้ านาจแต่งตั้งอย่างแท้จรงิ คาวา่ “จงึ ขอแตง่ ต้งั ” แสดงวา่ เพียงขอแต่งต้ังเทา่ น้ัน ยงั ไม่เป็นการแตง่ ตั้งจรงิ ๆ คาวา่ “จงึ สมควรแต่งต้ัง” แสดงเพียงความเห็นสมควรแต่งต้ังเท่าน้ัน ยังไม่เป็นการ แตง่ ต้งั จรงิ ๆ คาว่า “จึงให้แต่งต้ัง” แสดงเพียงคาบอกเล่าว่าให้แต่งต้ังเท่านั้น ยังไม่เป็นการ แตง่ ต้ังจรงิ ๆ ถ้าจะใหเ้ ป็นการแต่งต้งั จรงิ ๆ ต้องใชค้ าวา่ “จงึ แต่งตั้งให้ ...............................................ดารงตาแหน่ง......................................” หรือ “จึงแต่งตง้ั คณะกรรมการ............................... ดงั นี้” ๑. ........................................................... ๒. .......................................................... ๓. ..........................................................

- 236 - ฯลฯ ๖๑.ถาม การเขียนช่ือและชื่อสกุล มีหลักการเขียนอยาางไร นอกจากนี้ในการปฏิบัติงาน สารบรรณทาานมีข้อสังเกตเก่ียว่กับการใช้คาอะไรบ้างท่ีมักใช้คลาดเคล่ือน จงยกตัว่อยาางมาให้ทราบ จานว่น ๕ คา ตอบ การเขยี นช่ือและชอ่ื สกุลในราชการ ต้องเว้นช่องไฟให้ถูกต้องตามหลักภาษาไทย คือ เวน้ เฉพาะระหวา่ งชอ่ื กับช่อื สกุลประมาณ ๑ ช่องตัวอกั ษร ระหว่างคานาหนา้ ชอ่ื และชอื่ ไม่ตอ้ งเวน้ ตัวอย่าง “นายสุภรณ์ ประดับแก้ว” ถ้าเขียนหรือพิมพ์รายช่ือเรียงกันเป็นรายบรรทัด ไม่ต้องให้ชื่อ สกุลเป็นแนวเส้นตรงกันทุกบรรทัด เพราะเป็นการเขียนหรือพิมพ์ชื่อและชื่อสกุลท่ีผิดหลักภาษาไทย ทถี่ ูกตอ้ ง สาหรับในการปฏิบัติงานสารบรรณ ข้าพเจ้ามีข้อสังเกตเก่ียวกับการใช้คาที่ คลาดเคลอ่ื น ดงั นี้ ๑. “ณ” อ่านว่า “นะ” ต้องไม่ใช่จุดมหัพภาค เม่ือจะเขียนพิมพ์คาน้ีแล้วให้เว้น ๑ ช่องตัวอักษร ท้ังด้านหน้าและด้านหลัง ตัวอย่าง “อิศรางกูร ณ อยุธยา” บางท่านอาจเข้าใจว่า ใช้กับสถานท่ีเท่าน้ัน แท้ที่จริง “ณ” แปลว่าใน หรือ ท่ี เป็นคาบ่งเวลาหรือสถานที่ ดังนั้น ถ้าจะใช้ ขอ้ ความ “จงึ ขอขอบคณุ มา ณ โอกาสนี้” ย่อมใชไ้ ดไ้ มผ่ ดิ ๒. “ฯพณฯ” เป็นคาท่ีมีผู้ใช้นาหน้าตาแหน่งหรือช่ือราชการผู้ใหญ่ระดับรัฐมนตรี ขึ้นไป ไม่ใช่เขียนหรือพิมพ์ว่า “ฯพณฯ” หรือ “ฯพณฯ ท่าน” ตามระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ วินิจฉัยว่า ให้เขียนคาขึ้นต้นแล้วลงตาแหน่งของผู้ที่หนังสือมีถึงโดยไม่มีคานาหน้า ตาแหนง่ จึงไมจ่ าเปน็ ต้องใช้คานาหนา้ ช่ือและตาแหน่งดว้ ยคาวา่ “ทา่ น” หรือ “ฯพณฯ” แต่อย่างใด ๓. “หมายก่าหนดการ” ส่วนใหญ่สานักพระราชวังเป็นผู้ใช้คาน้ี คือ เป็นผู้ออก หมายกาหนดการ สาหรบั สว่ นราชการ หน่วยงานและเอกชนโดยทั่วไป ถ้าเป็นผู้ออกกาหนดการด้วย ตนเองต้องใช้คาว่า “ก่าหนดการ” ๔. “พระอุโบสถ” ใช้กับพระอารามหลวงเท่าน้ัน วัดโดยท่ัวไปต้องใช้ว่า “อุโบสถ” หรอื “โบสถ”์ ๕. “จตุปัจจัยไทยธรรม” ใช้ในการถวายเคร่ืองจตุปัจจัยแด่พระภิกษุสงค์ หรือ เรียกว่า “เครื่องไทยธรรม” ใช้คาน้ีในกรณีทาบุญกับพระภิกษุต้องใช้ “จตุปัจจัยไทยธรรม” ไม่ใช่ “ไทยทาน”

- 237 - ๖๒. ถาม คากลาาว่ทีว่ ่าา “ใหถ้ อื ปฏิบตั ติ ามระเบยี บแบบแผน” เฉพาะคาว่าา “ระเบียบ” ก็พอจะ เขา้ ใจดี แตคา าว่าา “แบบแผน” หมายถงึ อะไร จงยกตัว่อยาา งมาให้ทราบ ตอบ คาว่า “แบบแผน” หมายถึง การถือปฏิบัติเรื่องหนึ่งเร่ืองใด ซึ่งเป็นท่ียอมรับหรือ เป็นท่นี ิยมกันโดยทว่ั ไปวา่ เป็นการถือปฏิบตั ิไวช้ ัดเจนแต่อยา่ งใด ยกตัวอยา่ งเชน่ การเสนอหนังสือให้ผู้บังคับบัญชาลงนาม นิยมจัดฉบับจริงอยู่ด้างบน สาเนาคู่ฉบับ อยู่ด้างล่างและการนาแฟ้มเสนอให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณา ให้วางไว้ที่โต๊ะผู้บังคับบัญชาด้างซ้ายมือ ของผู้บังคับบัญชา เมื่อผู้บังคับบัญชาลงนามแล้วก็เลื่อนแฟ้มไปไว้ด้างขวามือของตนเอง คือ เข้าซ้าย ออกขวา ตามแบบการจดรายงานการประชุมในระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณตอนท้าย มีเฉพาะ ลงช่ือผู้จดรายงานการประชุม พร้อมพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุลไว้ใต้ลายมือช่ือเท่านั้น แต่ในทางปฏิบัติส่วนใหญ่มักเพ่ิมลงชื่อ ผู้ตรวจรายงานการประชุม พร้อมพิมพ์ช่ือเต็มและนามสกุลไว้ ใตล้ ายมอื ช่ือ อีกดว้ ย เพราะเหน็ ว่าจะช่วยใหไ้ ดร้ ายงานการประชมุ ท่ถี กู ตอ้ ง เรยี บรอ้ ย สมบูรณ์ยง่ิ ข้ึน การอ้างถึงหนังสือของพระภิกษุที่มีมาถึง มักนิยมใช้คา “ลิขิต” แทนคา “หนังสือ” เช่น เขียนว่า “ตามลิขิตของพระคุณท่าน.....” ดังนั้น คา “ลิขิต” (แปลว่า หนังสือ จดหมาย หรือ เขยี น) จงึ เป็นคาทใี่ ช้กับพระภกิ ษุ ซึ่งใชก้ บั เปน็ แบบแผนหรือแบบธรรมเนียมโดยทัว่ ไปแลว้ ๖๓.ถาม การใช้เคร่ืองหมายตาาง ๆ ของภาษาไทยในการเขียนหนังสือราชการ จาเป็นต้องใช้ ให้ครบทุกเครื่องหมายหรือไมา เชาน ไม้ยมก ๆ ยัติภังค์ – อัญประกาศ “................” นขลิขิต (......) จลุ ภาค , มหัพภาค . ปรัศนี ? อัศเจรีย์ ! โดยเฉพาะอยาางยิ่งให้อธิบายการใช้เครื่องหมายไม้ยมก ๆ ใหเ้ ข้าใจด้ว่ย ตอบ การใชเ้ ครือ่ งหมายตา่ ง ๆ ของภาษาไทยในการเขียนหนังสือราชการไม่จาเป็นต้องใช้ ให้ครบทุกอยา่ งบางอย่างมีความจาเป็นหรือมีท่ใี ชม้ าก เช่น ไม้ยมก ๆ ยัตภิ งั ค์ - อญั ประกาศ “.......” นขลขิ ิต (..........) บางอย่างมใี ช้นอ้ ย เชน่ จุลภาค , และมหัพภาค . บางอย่างไม่นิยมใช้ เช่น ปรัศนี ? และอศั เจรยี ์ ! สาหรับการใช้เครื่องหมายไม้ยมก “ๆ” ให้เขียนไว้ข้างหลังคาหรือความเพ่ือให้อ่าน คาหรือความนั้นซ้ากันสองหน แต่ต้องเป็นคาหรือความชนิด เดียวกัน เช่น “ใช้ข้อความสั้น ๆ”

- 238 - “เขามาหาฉันทกุ เดือน ๆ” (อ่านว่า ทุกเดอื น ทุกเดือน) ถ้าเป็นคาหรือความต่างชนิดกัน แม้จะมีรูป เหมือนกนั ก็ใช้ไมย้ มกไมไ่ ด้ ต้องเขยี นคาซา้ อีก เชน่ “ ทกุ คนชอบทที่ บ่ี ้านฉนั ” นอกจากน้ี พึงเข้าใจด้วยว่า ถ้าเป็นคาประเภทร้อยกรอง เช่น คาบทกลอน แม้เป็น คา ๆ เดียวกนั ก็ไม่นยิ มใชไ้ มย้ มก เช่น “งานทกุ อยา่ งจงสรา้ งแตน่ ้อยนอ้ ย แลว้ ค่อยค่อยปรงุ ปรบั กระฉบั กระเฉง ยากจะหายงา่ ยจะมาอย่างกริ่งเกรง คนท่ีเกง่ คือ คนกล้าฝ่างานเอย”